Animer efficacement des réunions et actions
Animer efficacement des réunions et actions
Action
L’art d’animer,
de décider et d’agir
par Anim’Action
L’emploi du masculin ne vise qu’à alléger le texte et désigne aussi bien les femmes que les hommes.
Animer :
c’est beaucoup plus
qu’une technique
Des rôles à jouer
1. Aider un groupe à atteindre un but, à prendre une Avant d’animer un groupe, il faut se familiariser
décision, à résoudre un problème ou à élaborer un avec le milieu dans lequel il évolue, par exemple,
projet. connaître les acteurs, la culture organisationnelle
2. Favoriser au sein du groupe l’acceptation de tous les des groupes et leurs actions et savoir de quelle
participants et le respect mutuel. manière elles ont été menées.
3. Faire en sorte que tous les participants possèdent et
comprennent bien les informations essentielles à la
prise de décision collective. Avant une réunion
4. Faire en sorte que les décisions prises soient le • Préparer les outils d’animation.
résultat de ce que le groupe désire après que tous les
participants aient eu la possibilité de s’exprimer. • R
assembler tous les documents d’information relatifs
aux points à l’ordre du jour et veiller à ce qu’ils soient
5. Susciter la créativité et l’imagination collective du disponibles lors de la réunion. L’animateur de la
groupe et la rendre opérationnelle. réunion ou un membre du groupe peut se charger de
6. Identifier les meneurs naturels et les aider à exercer cette tâche.
leur leadership de façon démocratique. • T ransmettre à l’avance à chaque membre l’ordre
du jour de la réunion et le procès-verbal de la
réunion précédente, si cela fait partie de la culture
Des comportements à adopter organisationnelle du groupe.
1. Respecter le groupe.
2. Désirer qu’il progresse en fonction de son identité
propre.
3. Croire en la capacité des personnes et du groupe à
régler les problèmes et à s’engager dans l’action.
4. Permettre au groupe de se réaliser en n’agissant pas
à sa place.
5. Faire preuve d’un esprit démocratique.
6. Écouter et être ouvert aux idées.
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Présences :
Modèle d’ordre du jour
Ordre du jour
1. Ouverture de la réunion 1. …
2. Nomination d’un président et d’un secrétaire 2. …
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour …
À noter :
• L’ordre du jour peut être modifié ou remanié.
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1. La procédure La clarification
2. L’information et le contenu • Définir les termes.
3. La clarification • Interroger les participants et leur demander de
4. Le contexte socio-émotif reformuler leurs idées, le cas échéant.
• Faire en sorte que les idées soient applicables.
La procédure • F aire des liens et permettre aux participants de saisir
les éléments convergents et divergents.
• P résenter la démarche et les objectifs de la réunion,
ou demander au groupe de fixer ces objectifs • R
ésumer et faire des synthèses visuelles, par exemple
(comprendre, décider, planifier, organiser, trouver une à l’aide de tableaux.
solution, etc.). • Relancer la discussion au besoin.
• Fixer la durée de chaque point et surveiller le temps. • S ’assurer que chaque participant sache ce qui est
• Discuter les points un à un dans l’ordre adopté. attendu de lui et ce qu’il doit faire entre les réunions.
• D
emander aux participants de lever la main avant de
prendre la parole pour éviter de s’interrompre. Le contexte socio-émotif
• D
onner le droit de parole dans l’ordre (en prenant • Apporter un soutien individuel.
en note les noms sur une feuille) et veiller à ce que • Intervenir lorsque les émotions sont à vif (nommer
personne ne monopolise le débat. la situation, identifier les différentes perceptions,
• S’assurer que tout le monde écoute. proposer une solution ou inviter les participants à en
• A
vant un vote, s’entendre sur la procédure proposer une).
(consensus, unanimité ou majorité, et proposition • Permettre la confrontation des idées.
principale ou amendement). • R
econnaître les différents rôles joués par les
• R
amener dans le sujet les personnes qui participants dans le groupe : le leader, le farceur
« s’égarent ». (peut faire sortir d’une impasse), l’« aide-mémoire »,
• G
uider la prise de décision et la planification de le « louvoyeur », l’avocat du diable, le bon diable, le
l’action. moralisateur, le silencieux, le verbo-moteur, etc.
L’information et le contenu
• S ’assurer que tous les participants savent de quoi on
parle et connaissent les objectifs de la réunion.
• Aider certains d’entre eux à préciser leurs idées.
• Inviter ceux qui parlent peu à exprimer leurs idées.
• D
onner toutes les informations nécessaires à l’analyse
d’une situation et à la prise de décision.
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Rapport de forces Identifier les points de vue spécifiques aux différents acteurs.
Rapprochement Identifier les éléments convergents entre les différents acteurs sans nier
la différence. Fonder le rapprochement sur le plus petit dénominateur
commun.
La concertation peut s’animer sur une base • P rendre le temps de faire connaissance et d’exprimer ses intérêts.
territoriale, sectorielle, intersectorielle. Elle • Adopter une approche gagnant-gagnant.
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peut être temporaire et peut s’articuler • Convenir de l’importance du respect mutuel, chercher à se
autour d’un seul ou de plusieurs objectifs. comprendre.
• Cerner ce qui justifie la réflexion collective.
• Poser adéquatement le problème et le décortiquer en déterminant
Série ACTION
Les tableaux-synthèse
Ces tableaux sont essentiels pour avancer vers la prise de
décision. Ils doivent permettre aux participants de saisir,
de façon ordonnée, l’ensemble de ce qui s’est dit et de
tirer des conclusions. Car il appartient aux participants
de dégager ces conclusions. C’est une habileté difficile
à acquérir, mais qui favorise grandement la prise de
décision.
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Série ACTION
Passage à l’action
8. Formulation des objectifs à atteindre (de plusieurs
natures : économiques, politiques, idéologiques,
mobilisation de la population, renforcement d’une
organisation, etc.)
9. Élaboration d’un plan d’action ou préparation d’une
activité
10. Passage à l’action
Évaluation de l’action
11. Analyse critique des trois étapes précédentes en
fonction des objectifs fixés et des résultats obtenus
12. Reprise de la première étape
Solution 1 :
Solution 2 :
Solution 3 :
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Solution 4 :
Doit-on prioriser une solution ? Doit-on les inscrire dans une stratégie globale (commencer par l’une…) ?
C’est l’analyse d’une situation sociale spécifique. Qu’est-ce qui nous arrive? Pourquoi cette situation? Quels aspects
sont nouveaux par rapport aux années précédentes? Pourquoi? En quoi ça s’éloigne de ce que nous voudrions
vivre, du projet de société que nous portons? Que désirons-nous comme développement?
Saisir l’enjeu
Identifier l’ensemble des acteurs que la situation sociale met en cause. Cerner leurs intérêts économiques,
politiques, idéologiques. Voir lesquels s’affrontent parce qu’ils ont des intérêts différents.
Nommer nos objectifs d’action à tous les niveaux : économique, politique, idéologique, en terme de mobilisation
de la population locale, de renforcement de notre propre organisation, d’adhésion du public à notre cause, de
partenariat, etc.
Nommer les personnes et les organismes qui portent le même projet que nous et pourraient être avec nous dans l’action.
Qui peut prendre part à l’action? Quels outils doit-on utiliser pour leur permettre de s’impliquer?
La stratégie peut être consensuelle, conflictuelle, etc. Les tactiques sont les moyens d’action. Il faut réfléchir à
l’accueil de l’opinion publique et des médias.
Évaluer les actions au fur et à mesure. Se donner de la formation pour que le plan d’action soit toujours pertinent.
Fêter les gains.
Modèle de calendrier
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Attention à la Il y a une Préparer ce qu’on Il doit y avoir des Qui fait quoi? Toute activité doit
généralité et à population-cible va dire en fonction moyens pour avoir une suite et
l’abstraction. pour chaque action des objectifs et des atteindre chacun des Quel échéancier se les personnes qui y
ou activité. personnes. objectifs. donne-t-on? participent doivent
Les objectifs sont-ils en être avisées.
réalistes? Dans les moyens Pas trop de contenu. Les moyens doivent : Tenir compte des
pour la rejoindre, • être pédagogiques goûts, des habiletés, Toute activité doit
Les objectifs sont-ils tenir compte du Faire référence au • être visuels des disponibilités, être évaluée pour en
de plusieurs ordres langage, du niveau vécu des personnes • tenir compte de des réseaux saisir les acquis et les
(économique, de connaissances, concernées. la culture des d’influence de manques.
politique, des préjugés, de la personnes visées chacun, etc.
idéologique, peur, etc. S’il y a lieu, • favoriser la prise Dans l’évaluation
organisationnel, déterminer l’horaire de parole Déterminer de des résultats, se
etc.)? Des outils de précis de l’activité. • permettre aux multiples tâches demander si nous
mobilisation : personnes de pour favoriser avons eu du plaisir
• Internet faire une analyse, l’implication. à être et à travailler
• Réseaux sociaux d’être des sujets ensemble.
• Courriels actifs dans Viser à ce
• Invitations l’activité que l’activité
postales • être originaux. « appartienne » au
• Téléphone plus grand nombre
• Radio Évaluer les de personnes
• Journaux ressources humaines, possible.
• Télévision matérielles
• Bouche à oreille et financières S’il y a lieu,
• Réseaux naturels disponibles. déterminer
• Lieux de l’organisation
rassemblement technique : date,
lieu, décoration
de la salle, accueil,
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transport, climat
chaleureux, etc.
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