MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

RAPPORT DE STAGE
BREVET DE TECHNICIEN SUPERIEUR
Option : Assistanat de Direction

Thème:
hhh:
L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE
DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE
OU ADMINISTRATION

Présenté par :
EHOUMAN STEPHANIE MARIE-NOELLE

ENCADREUR MAITRE DE STAGE

Mme NEBAVIE MARIE PAUL Mme IPO Née TAGRO LÉYÉ

Session Décembre 2021

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

SOMMAIRE
SOMMAIRE................................................................................................................................. i
DEDICACE .................................................................................................................................. ii
REMERCIEMENT ...................................................................................................................... iii
AVANT-PROPOS ....................................................................................................................... iv
INTRODUCTION ........................................................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION, MISSIONS ET ORGANISATION ......................... 1
SECTION I : PRESENTATION DE LA PREFECTURE D’ISSIA ........................................ 3
I- HISTORIQUE................................................................................................................ 3
II- SITUATION GEOGRAPHIQUE .............................................................................. 3
III- MISSIONS ET ORGANISATION DES SERVICES PREFECTORAUX ............... 4
IV- ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DES SERVICES PREFECTORAUX
5
DEUXIÈME PARTIE : PRESENTATION DES TACHES EFFECTUEES ............................... 2
SECTION II : PRESENTATION DES TACHES EFFECTUEES......................................... 10
I- ETUDE DETAILLEE DU SECRETARIAT GENERAL ........................................... 10
II- TACHES EFFECTUEES............................................................................................. 11
TROISIEME PARTIE : ANALYSES, CRITIQUES ET SUGGESTIONS ................................. 8
SECTION III : ANALYSES CRITIQUES ET SUGGECTIONS .......................................... 20
I- ANALYSE CRITIQUE ............................................................................................... 20
II- SUGGESTION ......................................................................................................... 22
CONCLUSION .......................................................................................................................... 24
ANNEXES.................................................................................................................................. 28

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [i]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

DEDICACE

Je dédie ce travail à ma mère KOUADIO Amoin, mon père EHOUMAN OI EHOUMAN

Albert et à mes amis particulièrement FOFANA Mohamed.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [ii]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

REMERCIEMENT

Au terme de ce stage, j’adresse mes remerciements à tous ceux qui ont contribués à son succès
ainsi qu’à ceux qui m’ont soutenu pendant la rédaction de ce rapport, plus particulièrement à
Monsieur TRA BI Koué Jean Brice, Préfet du Département d’Issia et à son Secrétaire
General, Monsieur DIOMANDE Adama.

Egalement à mon maitre de stage, Madame IPO née TAGRO Léyé, L’Assistante du
Secrétaire Général de la Préfecture d’Issia, à mon professeur de TAB, Madame NEBAVI
Paule Marie et à l’administration de l’Université International Privée d’Abidjan (UIPA) et à
l’ensemble du personnel de la Préfecture d’Issia en particulier

✓ Monsieur EHIMAN N’Guessan Felix, Chef de Cabinet du Préfet ;

✓ Monsieur KOUAKOU Kouadio Jean, Secrétaire Administratif ;
✓ Monsieur NOMA Hippolyte Pellé, Adjoint Administratif.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [iii]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

AVANT-PROPOS

La formation professionnelle comprend deux volets : le premier est théorique et comprend

l’ensemble des cours reçus à l’école. Il constitue la base de notre formation. Le second, mené
dans une administration publique ou privée, constitue le volet pratique.

Afin de rester fidèle aux exigences de la formation professionnelle qui prône une plus
grande professionnalisation des stages, les étudiants admissibles au BTS effectuent un stage
pratique en entreprise ou dans une administration, en rapport avec leur domaine. Au terme de
ce stage un rapport est produit.

C’est ainsi que du 22 Juillet au 22 Octobre 2020, j’ai effectué un stage pratique à la
Préfecture d’Issia dans le but de m’imprégner des réalités d’une administration publique et de
mettre en pratique les connaissances théoriques acquises au cours de ma formation. Certes, je
ne pourrais établir ce rapport sans présenter l’établissement qui m’a ouvert ses porte et ma
donnée une formation de bonne qualité.

L’Université International Privée d’Abidjan, située dans la commune de Cocody-Riviera

M’Badon, non loin de l’Ambassade de Chine. A été créée en 2014 par la décision
N°052/MESRS/DGESDESPRN/S-DAH/KKJ et par la décision
N°053/MESRS/DGESDESPRN/S-DAH/KKJ par l’autorisation d’ouverture et d’agrément de
l’UIPA. UIPA est un établissement privé laïc d’enseignement supérieur, dirigé par un recteur le
Professeur titulaire de faculté de droit publique et science publique Prof Francisco DJEDJRO
Mélèdje, enseignant à l’Université de Cocody FHB (Felix-Houphouët-Boigny) et membre de la
CAMES (Conseil Africain et Malgache pour l’Enseignement Supérieur). Fondé par Monsieur
DIOMANDE Ibrahim.

Elle a une mission de formation pluridimensionnelle qui prépare les étudiants bacheliers
au diplôme de l’admissibilité du Brevet de Technicien Supérieur dans dix (10) filières
différentes qui sont :

▪ BTS en Assistanat de Direction (AD) ;

▪ BTS en Science Informatique (SI) ;
▪ BTS en Gestion Commercial (GESCOM) ;
▪ BTS en Ressource Humaine et Communication (RHCOM) ;
▪ BTS en Finance Comptable et Gestion d’Entreprise (FCGE) ;

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [iv]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

▪ BTS en Génie Civil : option Bâtiment (GEBAT) ;

▪ BTS en Logistique ;
▪ BTS en Mine, Géologie et Pétrole (MGP) ;
▪ BTS en Agriculture : option Végétale et Animal (AVA) ;
▪ BTS en Réseaux Informatique et Télécommunication (RIT).

UIPA dans le cadre du professionnaliste d’offre de l’enseignement supérieur donne une

formation dans quelques filières Universitaire suivante :

• Département de Droit, ce département regroupe la faculté de Science Politique et

Juridique ;
• Département des Sciences Économique, ce département regroupe la faculté de Science.
• Économique et Gestion. Le programme de Science économique offre les programmes
de licence et de master en économique.

La formation du BTS s’étend sur deux (02) ans et est légalisé par un examen de technicien
après l’obtention de l’Admissibilité du Brevet de Technique Supérieur.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [v]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

INTRODUCTION
L'Assistant(e) de Direction est le miroir d’une Administration, celle qui permet au patron
d'avoir un temps propre à son agenda.

Par la politique de déconcentration, l’État pour se rapprocher de la population, a délégué

certains de ses pouvoirs à des entités Administrative (Préfecture).

Pour ce fait, cette entité administrative doit se doter de ressources humaines capables d'être son
reflet, d'où l'importance d’une secrétaire Assistante de Direction compétente.

C'est dans cette optique, que trois (3) mois durant nous sommes confrontés aux réalités vécues
dans une Administration Publique.

Ce rapport qui résulte de notre stage, s’articulera autour de trois points :

La première partie traitera de la présentation, mission et organisation de la préfecture d’Issia, la

seconde partie sera réservé à la présentation des tâches et enfin la dernière partie évoquera
analyses critiques et suggestions avant de faire une conclusion générale.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [1]

 PREMIERE
PREMIERE PARTIE
PARTIE ::
PRESENTATION, MISSIONSET
PRESENTATION, MISSIONS ET
ORGANISATION
ORGANISATION
 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

SECTION I : PRESENTATION DE LA PREFECTURE D’ISSIA

I- HISTORIQUE

Issia doit son nom à un dialogue approximatif entre un autochtone bété et un colon
français qui écrivit ‘’Issia’’ en lieu et place ‘’d’Isséria’’ qui signifie les descendants de SERY.
Le poste militaire créé en 1906 par le Capitaine SIEFER devint un poste administratif
en 1915. Au départ des colons après l’indépendance, l’Etat a transféré les attributions dévolues
aux Commandants de Cercles aux Préfets. Ainsi, Issia fut d’abord érigée en Sous-préfecture
par le décret n°61-16 du 21 mars 1961, et par la suite en Département par la loi n°79-409 du 21
mai 1979, par une division du Département du Centre-Ouest dont le chef-lieu est Daloa. Il est
ouvert depuis le 15 octobre 1983. Jusqu’à ce jour, dix (10) Préfets l’ont administré (voir
annexe 1).
Le Département d’Issia compte pour l’heure sept (07) Sous-préfectures qui sont Issia,
Saïoua, Nahio, Namané, Iboguhé, Boguedia et Tapéguia, la toute dernière s’est ouverte et
fonctionne depuis février 2017.

II- SITUATION GEOGRAPHIQUE

La situation géographique de la Préfecture d’Issia, nous amène à la localiser dans un

premier temps dans le Département qu’elle dirige avant de la situer dans un second temps dans
la ville qui l’abrite.
Le Département d’Issia est donc situé dans le centre-ouest de la Côte d’Ivoire, dans la
Région du Haut-Sassandra. Il s’étend sur une superficie de
5 658 km2, soit 1,75 % du territoire national. Il est limité au Nord par les Départements de
Daloa et de Zoukougbeu, au Sud par les Départements de Gagnoa et de Soubré, à l’Est par les
Départements de Gagnoa et Sinfra, et à l’Ouest par le fleuve Sassandra, limite naturelle avec le
Département de Duékoué.
Quant à sa situation matérielle, la Préfecture d’Issia est localisée au quartier Commerce. Elle
occupe un vaste espace qui inclut la résidence du Préfet, entre la Sous-Préfecture d’Issia et le
grand marché. Bâtie en hauteur non loin du Rond-point du centre-ville et de l’espace dénommé
‘monument aux morts’ où est érigé un coq, symbole de la ville d’Issia encore appelée ‘Cité du
ZAGOTÉ’ ; elle ne passe pas inaperçue avec son enseigne en grand caractère ‘’PREFECTURE
D’ISSIA’’. Se trouve en face, la poste et à sa gauche la salle des fêtes de la mairie. Sa position

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [3]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

centrale et imposante marque toute l’étendue de sa prééminence et de ses attributs. (Voir

annexe 2).

III- MISSIONS ET ORGANISATION DES SERVICES PREFECTORAUX

1- Missions de la préfecture d’Issia

L’Etat, dans la mise en œuvre de sa politique de déconcentration, notamment le

rapprochement du pouvoir central des administrés pour une meilleure gestion et un
développement harmonieux du territoire national, a dévolu au Préfet des missions : une
générale à laquelle se greffe une mission spécifique.

1-1- Missions générales

La Préfecture est dirigée par un Préfet de Département chargé de mettre en œuvre cette
mission générale.
Selon la loi n° 2014-451 du 05 août 2014 portant orientation de l’organisation générale de
l’Administration territoriale, le Préfet de Département, à l’instar du Préfet de Région, a une
mission générale de développement et d’administration du Département. A ce titre, il rassemble
et exploite toutes informations à caractère économique, social et culturel. Cette mission vise à
favoriser le développement harmonieux de la vie économique, sociale et culturelle du
Département. Il joue un rôle d’acteur central de la politique interministérielle à l’échelon
territorial. C’est lui le garant du développement cohérent et durable des politiques de l’Etat.

1-2- Missions spécifiques

Trois (03) missions spécifiques sont dévolues au Préfet, aux membres du corps
préfectoral. C’est d’abord celle de représentation ; représentation de l’Etat c’est-à-dire du
Président de la République et de chacun des ministres. Leurs pouvoirs et attributions lui sont
délégués sauf en ce qui concerne les pouvoirs et attributions du garde des sceaux, Ministre de la
justice ainsi que celui de la Défense. Relativement donc à sa mission de représentation du
pouvoir central dans le Département, le Préfet a en charge la sécurité, les affaires politiques, les
affaires réservées et il exerce la tutelle de l’Etat sur les collectivités décentralisées. En outre, il
représente les intérêts de sa circonscription. C’est lui le porte-voix de la population auprès du
gouvernement.
Ensuite vient la mission de gestion administrative. A cet égard le Préfet assure la
gestion administrative de la circonscription. Il a en charge la Police Administrative. Il doit donc
assurer la sécurité publique des biens et des personnes, la tranquillité publique et la salubrité

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [4]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

publique. Le Préfet veille au bon fonctionnement du service public et à la délivrance des titres ;
s’occupe de la vie démocratique en organisant l’ensemble des opérations électorales ; dirige,
anime, coordonne et contrôle les activités des agents des services administratifs et techniques
de la circonscription et, d’une manière générale, de l’ensemble des services administratifs civils
de l’Etat intervenant dans le Département. Par ailleurs, les Préfectures ont traditionnellement
des fonctions juridiques qui s’exercent dans un environnement de plus en plus complexe
marqué par une multiplication des textes et la croissance des tâches d’assistance aux
collectivités. Il doit donc, à cet égard, veiller au respect de la légalité et de l’Etat de droit ; à
l’exécution des lois, des règlements et des décisions du pouvoir exécutif. Il est encore
ordonnateur secondaire des crédits délégués du budget de l’Etat, y compris des crédits délégués
par les Ministres au bénéfice des services départementaux de leur Ministère. Il assure en outre,
la gestion des personnels de l’Etat placés sous son autorité, pour tous les actes de gestion
courante relevant des attributions déléguées aux Ministres. Cette gestion du personnel
implique la délivrance et signature des titres qui justifient les états du personnel préfectoral
mais aussi de ceux des services Départementaux.
Enfin, il doit impulser ou faciliter le développement économique, social et culturel de la
circonscription. Cela par la promotion de l’intégration sociale, la cohésion sociale et lutter
contre toutes les formes d’exclusions. Il est responsable du suivi des actions de développement
du Département, ce qui vient à dire qu’il veille à l’harmonisation des actions de l’Etat avec
celles des collectivités territoriales situées dans le ressort du Département. Il doit inciter les
investissements, faciliter l’implantation des entreprises et créer les conditions sécuritaires de
développement.
Au-delà de toutes ces missions, la plus essentielle est celle d’informer l’Etat c’est-à-
dire sa hiérarchie de tout événement à même d’impacter le cours normal de la circonscription.
Néanmoins, celles-ci ne pourraient être exécutées sans une organisation et un fonctionnement
effectif de la Préfecture.

IV- ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DES SERVICES PREFECTORAUX

1- Le Cabinet du Préfet

La Préfecture d’Issia suit une organisation et un fonctionnement bien déterminés. Cette

organisation et ce fonctionnement sont non seulement internes mais aussi externes. Les services
de la Préfecture comprennent un cabinet et deux Divisions rattachées au Secrétariat Général.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [5]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

Le Cabinet du Préfet du Département d’Issia est composé du Préfet et de son secrétariat.

Le Chef de Cabinet et le service Courrier lui sont rattachés. (Voir annexe 3).
Le Préfet, nommé par décret sur proposition du Ministre en charge de l’Administration du
Territoire, est le Premier responsable des services préfectoraux. Il coordonne les activités de
ces services. Il tient des audiences en fonction du planning établi par lui en collaboration avec
le Chef de cabinet ou la Secrétaire. Toutes les réunions organisées à la Préfecture sont présidées
en principe par lui. Toutefois, il peut parfois désigner le Secrétaire Général de la Préfecture
(SGP) pour le faire en ses lieux et place. Il en est de même pour les actes édictés à la
Préfecture. Ils sont tous, en principe, portés à sa signature ; sauf pour les cas où, dans certaines
matières, délégation a été faite au SGP sans qu’il ne manque à son obligation de contrôle.
Le Chef de cabinet est l’homme de main du Préfet car il lui est directement rattaché. Il
établit avec ce dernier le programme d’activités et préparent les réunions. Il participe à toutes
ces activités afin d’y tenir les listes de présences, de rédiger les procès-verbaux ou les comptes
rendus. Il tient le livre journal de poste qui retrace au jour le jour les activités de la Préfecture.
Ce document lui permet de constituer les projets de rapports mensuels et annuels. Il organise
les tournées du Préfet et assure le Protocole lors des cérémonies publiques et réceptions
officielles. En tant que chargé d’études du Préfet, il traite des documents confidentiels qui
partent de la Préfecture.
La Secrétaire du Préfet se charge de recevoir les usagers ou visiteurs et de les orienter
soit vers le chef de cabinet ou encore de les annoncer au Préfet. Au-delà, elle répond aux appels
téléphoniques et s’occupe également des rendez-vous du Préfet. En sus, elle effectue la saisie
des courriers que lui confie ce dernier, gère personnellement le courrier confidentiel à l’arrivée
comme au départ et tient les archives confidentielles.
Le service courrier fait office de seconde entrée de la Préfecture, après la première
qu’est le Garde de Préfecture qui reçoit les visiteurs, fait le tri et les guide vers les services en
fonction de leur demande. Ces deux entités enclenchent le fonctionnement de la Préfecture. Le
service courrier reçoit ainsi tous les documents ordinaires, les enregistrent et les acheminent au
secrétariat du Préfet pour être portés à sa connaissance. Le courrier suit un cheminement
dénommé « circuit du courrier ».Le courrier ainsi en possession du Préfet, qui après s’en être
imprégné, le fait transmettre au SGP pour imputation à chaque service idoine pour le
traitement. Après cette phase, le courrier est renvoyé au secrétariat du Préfet où la secrétaire se
chargera du « dispatching » c’est-à-dire de la transmission à chaque service tel que imputé par
le SGP, à son cabinet.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [6]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

2- Le Secrétariat Général et les Divisions

Le Secrétariat Général est composé du SGP lui-même et de sa secrétaire. Il est l’autorité

hiérarchique supérieure directe des deux (02) Divisions de la Préfecture d’Issia. La première
Division est celle des Affaires Administratives et des Affaires Générales (DAAG) et La
deuxième est celle des Affaires Economiques, Financières et Sociales (DAEFS).
Le SG assure sous l’autorité du Préfet l’administration du Département et la Direction
générale de l’activité des fonctionnaires civils de l’Etat. Il est chargé de la gestion du personnel
de la Préfecture et de la coordination des activités entre la préfecture et les services extérieurs.
Sur délégation du Préfet, il préside certaines réunions ou célébrations en rendant compte au
Préfet. L’organisation des cérémonies impliquant la Préfecture sont à son actif. Il reçoit aussi
des visiteurs et signe certains actes tels les ordres de missions et, des autorisations d’absence. Il
lui est dévolu la compétence d’assurer de plein droit l’intérim du Préfet en cas de vacance ou
d’empêchement absolu du titulaire du poste.
Sa secrétaire est chargée du classement de la documentation de principes, de l’archivage
de documents et d’organiser les audiences du Secrétaire Général. Ce dernier assure la
supervision hiérarchique des deux Divisions placées sous la supervision du Chef de Cabinet du
Préfet.
La Division 1 comprend un seul agent. Il a pour tâche de gérer les dossiers
administratifs des fonctionnaires de la circonscription, de recevoir les dossiers de déclaration
d’associations, de demandes de naturalisation, et de transferts de restes mortels. En sus, il a en
charge les affaires cultuelles et professionnelles.
La Division 2, elle, contrôle les activités économiques et sociales du Département. Il
comprend également seul agent qui a en charge toutes les activités. Ce sont d’une part les
différentes opérations relatives à l’exécution du budget de la préfecture notamment par
l’engagement des dépenses et, d’autre part le suivi des différentes phases pour la soutenance de
leur budget. Il s’agit des collectivités décentralisées1 et des Etablissements sanitaires publics.
Avant d’en arriver à cette soutenance, il est donc chargé d’analyser leurs documents, lesquels
serviront à mettre en forme leur Budget. Ces documents sont la délibération des taxes, le
programme triennal, la délibération du cadre organique des emplois et des dépenses du
personnel, les états d’exécution du budget en recettes et en dépenses, le compte administratif
pour le maire et le compte de gestion pour le payeur ou le receveur. Cette division avait
également sous sa gestion le service « Domaine ». Mais depuis la réforme des Arrêtés de

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [7]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

Concessions Définitives (ACD) fixant les règles d’acquisition de la propriété des terrains
urbains, les activités sont totalement absentes.
A côté de ces services préfectoraux existent d’autres services qui sont sous la coupole
du Préfet de Département et qui participent à la gestion du Département d’Issia.
Tout au long de notre stage, nous avons effectué des travaux essentiellement au
Secrétariat Général.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [8]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

DEUXIÈME PARTIE :
DEUXIÈME
PRESENTATION DES
PRESENTATION DES TACHES
TACHESEFFECTUEES
EFFECTUEES
 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

SECTION II : PRESENTATION DES TACHES EFFECTUEES

I- ETUDE DETAILLEE DU SECRETARIAT GENERAL

1- Situation géographique

Le secrétariat général de la Préfecture d’Issia est situé à droite de la loge et fait face au
cabinet du préfet à gauche. Il est l’un des deux premiers bureaux que l’on trouve avant le
bureau du service courrier.

1-1- Les équipements

❖ Le Matériel
Le secrétariat général de la Préfecture d’Issia est doté du matériel suivant :
- Un micro-ordinateur ;
- Une imprimante, marque HP Laserjet P1102 en noir-blanc, Un poste téléphonique.

❖ Le mobilier de bureau
Il est constitué de :
- Une chaise (01) pour les visiteurs respectant les mesures barrière du COVIC-19 ;
- Un siège à cinq branches pour la secrétaire ;
- Une table en L sur laquelle sont déposés l’ordinateur et les imprimantes. La table
comprend trois tiroirs servant de meubles de rangement.

❖ Les fournitures de bureau

Ce sont :
- Une boite à divers stylos, des trombones, des agrafes et une agrafeuse ;
- Un correcteur (Blanco) et un pot de colle ;
- Des chemises et sous chemises permettant de ranger les différents documents ;
- Des paquets de rames pour les tirages ;
- Un post-it permettant de prendre de petites notes ;
- Trois chemises portant des indications de dépôt de document comme :
Une chemise pour projets ;
Une chemise pour courrier Arrivée et Départ ;
Une chemise pour les documents à signer.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [10]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

1-2- Le cabinet du Secrétaire Général et les Divisions

Le cabinet du SG est composé du SG lui-même et de sa secrétaire. Il est l’autorité

hiérarchique supérieure directe des deux (02) Divisions de la Préfecture d’Issia. La première
Division est celle des Affaires Administratives et Générales (DAAG). Le deuxième est la
Division des Affaires Économiques, Financières et Sociales (DAEFS). Le cabinet a un
fonctionnement bien établi et organisé (Voir annexe 4).

1-3-Le rôle du Secrétaire Général

Le SG assure sous l’autorité du Préfet l’administration du Département et la Direction

générale de l’activité des fonctionnaires civils de l’État. Il est chargé de la gestion du personnel
de la Préfecture et de la coordination des activités entre la préfecture et les services extérieurs.
Sur délégation du Préfet, il préside certaines réunions ou célébrations en rendant compte au
Préfet.

Il reçoit aussi des visiteurs et signe certains actes tels les ordres de missions et autorisation
d’absence. Il lui est dévolu la compétence d’assurer de plein droit l’intérim du Préfet en cas de
vacances ou d’empêchement absolu du titulaire du poste. Le Secrétariat General a connu neuf
(9) Secrétaires Généraux dont l'actuel est le neuvième Secrétaire Général et répond au nom de
Monsieur DIOMANDE Adama. (Voir annexe 5)

1-4- Le rôle de sa Secrétaire

La secrétaire est chargée du classement des documents principes, de leur archivage et

d’organiser les audiences du Secrétaire Général.

II- TACHES EFFECTUEES

Durant mon séjour à la Préfecture d’Issia, j’ai effectué des travaux administratifs et
d’autres tâches qui s’avèrent nécessaires au bon fonctionnement du service et partant, de
l’administration. Ce qui montre le rôle très important d’une assistante de direction au sein
d’une administration publique et évolutive.

Cependant, il est exigé de l’assistante un certain nombre de qualités indispensable pour

mener à bien les tâches qui lui sont confiés. Ne dit-on pas qu’une secrétaire est le reflet de la
société ?

La fiche d’attribution de l’assistante que nous somme, est à la page ci-après.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [11]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

FICHE D’ATTRIBUTION

SERVICE : Secrétariat Général

NOM : EHOUMAN STEPHANIE M.N

FONCTION : Assistante de Direction

N°
OPERATIONS

01 Réception des usagers (visiteurs) ;

02 Réception des appels téléphoniques ;

03 Saisie de certains courriers départ ;

04 Dépôt des courriers arrivés pour le traitement ;

05 Dépôt des ordres de missions pour la signature ;

Distribution des bulletins de solde des nouveaux fonctionnaires ;

06

Classement des courriers.

07

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [12]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

1- À l’accueil

Lorsqu'un usager arrive au sein de la Préfecture, il est accueilli par l'agent de sécurité de
service. Ce dernier renseigne un registre avec les informations recueillies auprès du visiteur
avant de l'orienter vers le bureau désiré.

Au niveau du cabinet du Secrétaire Général, nous recevons le visiteur en l'installant et

l'enregistrant dans le cahier de visite (voir annexe 6). Par la suite nous lui demandons les
raisons de sa visite et nous nous assurons de la disponibilité du supérieur hiérarchique. Si tel est
le cas, nous l'annonçons. Dans le cas contraire nous lui fixons un rendez-vous en accord avec le
patron. Par ailleurs, nous avions en charge la gestion de son agenda.

Voir l’organigramme du traitement des usagers venant à la Préfecture d’Issia à la page

suivante :

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [13]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

L’ORGANIGRAMME DE LA RECEPTION DES USAGERS À LA PREFECTURE

D’ISSIA

Début

Arrivée des
Usager
Accueil des usagers par
l’argent de sécurité

Demander l’objet de la visite

Orienter vers le bureau

Souhaité

NON
Avez-vous
un rendez-
vous ?
OUI

NON Le patron est-il

Présent ?
OUI

NON
Est-il
disponible ?

OUI

Lui demander de Annoncer l’usager Lui demander de Fixer un rendez-vous

Repasser Patienter

OUI
Autre
usager ?

NON

Fin

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [14]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

2- Gestion du Courrier

Notre tâche consistait à acheminer les courriers en provenance du Cabinet du Préfet. Par
ailleurs nous étions chargées d'apposer les différents cachets (cachet rond de la préfecture, le
cachet nominatif portant le nom du patron et le cachet par ‘’délégation’’ sur les courriers en
provenance de son bureau avant de les acheminer au Service Courrier qui se charge de leur
ventilation ;

2-1- Courrier « Départ »

Le courrier départ est un document qui part du service courrier pour l’extérieur. La
rédaction du document qu’on appelle en administration (Projet), se fait par le Secrétaire
General (S.G) et est donné à la secrétaire pour la saisie. Après la saisie du projet, il est transmis
au Secrétaire General afin de prendre connaissance et remettre au chef de cabinet ou l’adjoint
administratif pour apporter une correction ou plus une suggestion au projet. Ensuite, le projet
est transmis à la secrétaire pour la saisie en tenant compte de la correction et suggestion s’il en
a apporté. La secrétaire du S.G imprime le document en trois

(03) exemplaires en les apportant au S.G pour appréciation et signature suivie des cachets.
Enfin, la secrétaire transmet au service courrier les trois (03) documents pour l’enregistrer et
faire la ventilation, des documents. Celui-ci se fait :

- Une copie au Secrétaire General pour son dossier ;

- Une deuxième copie à l’intéressé(e) ;
- La troisième copie au service courrier pour le classer dans le chrono-archive de
l’Administration.

Voir la liste de contrôle ci-après

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [15]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

LA LISTE DE CONTROLE RELATIVE AUX COURRIERS DEPARTS DE LA

PREFECTURE D’ISSIA

NUMEROS OPERATIONS

1 La rédaction du projet (courrier) par le Secrétaire General ;

Saisie du projet par la secrétaire du S.G ;

2
La transmission du projet saisie au S.G pour prendre connaissance ;
3
La transmission du projet au chef de cabinet ou à l’adjoint administrative
4 pour une correction ou suggestion ;

5 Retour du projet à la secrétaire du S.G pour la saisie en tenant compte de la

correction ou suggestion s’il en a apportée ;
6
La secrétaire imprime le document en trois (03) exemplaires ;
7
La secrétaire apporte les trois (03) documents au S.G pour appréciation et
signature suivie des cachets ;

8 Après appréciation, signature et cachet les trois (03) copies sont déposées au
service courrier ;
9
Le service courrier est charge pour la ventilation du courrier.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [16]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

2-2- Courrier « Arrivée »

Le courrier ‘’Arrivée’’ est reçu par le service courrier, il contrôle pour avoir la certitude
qu’il est destiné à la Préfecture. Puis l’agent administratif fait la décharge dans le cahier de
transmission qui l’accompagne le courrier. Le service courrier enregistre dans le registre le
courrier ‘’arrivée’’ tout en lui donnant un numéro par ordre numérique, la date d’arrivée, l’objet
et l’expéditeur . L‘agent du service courrier envoie le courrier à la secrétaire au cabinet du
Préfet. La secrétaire du Préfet transmet les courriers au Préfet. Ensuite le Préfet fiat une
imputation et remet à la secrétaire pour les transmettre au secrétaire General dans un registre de
transmission ‘’interne’’ afin de prendre connaissance des courriers ‘’arrivée’’ qu’il a recul du
Préfet aux différents bureaux pour le traitement ou faire des projets. Ces projets sont retournés
au Secrétaire General pour appréciation. Ces courriers peuvent être confidentiels dans ce cas, le
courrier est transmis directement au Préfet sans passer par le service courrier. Les courriers
‘’ordinaires’’ après imputation par le Secrétaire General aux bureaux peuvent être traités ou
peuvent être classés.

2-3- Le classement des courriers

Le classement des courriers à la préfecture d’Issia sont dirigé par le service courrier. Le
classement est reparti comme suite :

➢ Le classement chronologique, ce type de classement consiste à classer les documents

par ordre d'arrivé, des plus anciens aux plus récents. Ces derniers sont donc classés
d'après leurs dates (année, mois et jour). Il permet de savoir l'ordre d'arrivée des
différents courriers et est réservé de préférence aux courriers arrivés et aux documents
internes.
➢ Le classement numérique, consiste à attribuer à chaque document un numéro et
classer les documents en respectant la suite naturelle des nombres. Il est réservé à part
entière aux copies des courriers départ et au service courrier de savoir sur une période
donnée le nombre de courriers dispatchés.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [17]

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3- Opératrice de Saisie

En dehors des tâches ci-dessus citez nous avons procédé à la saisie d’actes administratifs
que sont notamment des décisions de congé, des Télégramme Officiels, des projets de courrier,
des circulaires et des autorisations d'absence.

Tout au long de ce stage nous nous sommes imprégnés de l'environnement dans lequel
sont exécutées les différentes tâches au sein de cette administration. Ce qui nous a permis
d'avoir un regard critique, objet de la troisième partie de notre rapport.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [18]

L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

TROISIEME PARTIE :
TROISIEME PARTIE :
ANALYSES,CRITIQUES
ANALYSES, CRITIQUESETET SUGGESTIONS
SUGGESTIONS
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SECTION III : ANALYSES CRITIQUES ET SUGGECTIONS

I- ANALYSE CRITIQUE

Cette séquence consiste à relever d'une part les points de satisfaction de la Préfecture d'Issia et
d'autres part les difficultés auxquelles cette Administration fait face.

1- Acquis de la préfecture d'Issia

La force de la Préfecture d'Issia reste le dynamisme de son personnel et son équipement

en matériel informatique.

1-1- Dynamisme du Personnel

En effet, les fonctionnaires et agents de l'État en service à la Préfecture d'Issia
exécutent leurs tâches avec ardeur et rigueur à l'image du Préfet lui-même qui ne ménage pas
son temps pour exécuter son travail. Ce dynamisme dans le service est perceptible à travers la
disponibilité du personnel présent. C'est à cela que les agents font preuve d'une conscience
professionnelle traduite par leur assiduité et ponctualité au service. Ils exécutent leurs
attributions avec dévouement et célérité. Les dossiers sont traités dans les délais à la grande
satisfaction des usagers mais aussi pour la régularité de la vie administrative de la
circonscription.

1-2- Équipement Informatique

L'administration du territoire qui est le lieu par excellence (des écrits), ne pourrait
valablement accomplir sa mission, sans matériel informatique et cela, le Préfet d'Issia l'a
compris. Il met un point d'honneur à ce qu’aucune matérielle et consommable informatique ne
fasse défaut. Chaque bureau de la préfecture d'Issia est pourvu en ordinateur, imprimante,
scanneur, feuilles de papier, encre, en sommes tout le nécessaire pour la bonne marche des
services. Le personnel d'ailleurs salue cette implication du Préfet et s'assure d'exécuter
ardemment et convenablement ses fonctions. Il est vraiment acquis encensent la Préfecture
d’Issia ; néanmoins des difficultés de nature fonctionnelle et matérielle jalonnent cette
Administration.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [20]

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2- Problème de la préfecture d'Issia

2-1- Absence de Réseau Internet

La Préfecture d'Issia ne bénéficie d'aucune connexion au réseau internet. Cela est un

véritable paradoxe, car pour un service doté d'un site internet, c'est antinomique qu'il ne soit pas
connecté au réseau internet. Cette situation est un blocage car à l'heure de la mondialisation,
internet est un moyen d'échanges, le manque de donnée internet personnelle souvent fois,
constituent un handicape non seulement pour la recherche documentaire et textuelle mais
également pour le partage de correspondance et électronique.

En plus de ces écarts, des difficultés matérielles sont perceptibles.

2-2- Vétusté du Bâtiment

L'un des problèmes d'ordre matériel est le bâtiment abritant la Préfecture qui est
centenaire, il date de 1906 lors de la création du poste administratif d'Issia. Il est donc vétuste et
présente des incommodités qui écorchent son rang et son charme. Le caractère antique de la
Préfecture fait qu'il se pose des problèmes d'étanchéité et sanitaires.

En effet, en période de grandes pluies, la toiture laisse s'infiltrer l'eau par endroit. Il y a
donc risque que certains documents soient détériorés voire des façades affiche une pâleur
notoire, les murs qui ont perdu de leur fraicheur à cause de la peinture qui si elle ne s'effrite pas
par endroit, a carrément pali, les climatiseurs obsolètes qui émettent un bruit assourdissant et le
mobilier de certains bureaux qui doit être renouvelé.

Par ailleurs, les sanitaires de la Préfecture sont dans un état de délabrement avancé. Ces
salles d'eau qui doivent être un lieu de soulagement sont plutôt un lieu d'inquiétude car qu’y
rend peut en sorti avec une infection. Toutes ses imperfections sont susceptibles d'affecter le
confort et le bien-être des travailleurs qui se doivent d'être dans un environnement agréable
pour effectuer leurs activités.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [21]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

II- SUGGESTION

Hisser la Préfecture à un autre niveau de modernisme et d'efficacité revient à juguler les

impaire qui la minent, à travers des mesures correctives d'ordre fonctionnel et matériel.

1- Suggestion d'ordre fonctionnel

Ces suggestions ont trait au renforcement du personnel de la Préfecture dans un court

terme et à la prise de mesure incitative à son endroit sur les moyens et long terme.

1-1- Connexion au Réseau Internet

L'information est un élément de connaissance et un puissant outil de décision. Les

changements mondiaux sont récurrents et nous devons en être informés en temps réel. En plus,
la raison d'être principale de l'Administration du territoire demeure le recueil d'informations.
Être au parfum de tous les faits et geste, de toutes situations dans sa circonscription et même
au-delà est primordiale pour l'autorité préfectorale, et le moyen le plus rapide d'y parvenir est
d'être connecté à internet. En un clic, l'information est à notre portée. Il est vrai que tous les
faits qui circulent sur les réseaux sociaux, les plateformes, les différents sites doivent être pris
avec des pincettes, mais l'outil internet reste d'une importance capitale dans le fonctionnement
de notre administration qui se veut modernes.

Ceci est d'autant plus que grâce à cet outil, le partage d’information, de correspondances
et le transfert de document devient un jeu d'enfant. C'est un moyen rapide et plus pratique pour
la distribution de courriers. Par ailleurs, grâce à cette connexion à internet, les agents de la
Préfecture pourront valablement exploiter le site mis à leur disposition. Il est donc d'une
nécessité indéniable que la Préfecture d'Issia voire tous les services de l'Administration du
territoire soient connectés au réseau internet.

1-2- Restauration de la Préfecture

La Préfecture d'Issia a besoin d'un coup de neuf au regard de son existence centenaire.
Nous aurions pu proposer une nouvelle construction sur un site différent en remplacent de ce
bâtiment-ci, mais nous optons pour sa rénovation totale car l'emplacement de la Préfecture sur
la voie internationale est stratégique et fait tout le charme du centre-ville et de la ville. Les

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [22]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

travaux de réhabilitation doivent consister en la réfection de la toiture pour régler le problème

d’étanchéité ; le renforcement des murs pour plus de solidité ; un changement complet des
sanitaires et des salles d'eau qui sont en état avancé de délabrement ; changer les cadres des
fenêtres qui sont totalement décomposés par le poids du temps et de l’humidité ; appliquer de
nouvelles couches de peinture pour donner un coup de jeune et rafraichir les locaux. Ils devront
intervenir les week-ends ou les jours non ouvrables à l'effet d'assurer et de préserver la sécurité
des personnes mais de l'Administration. Ce projet à court terme doit être initié le plus tôt
possible parce qu'un environnement sain et un cadre agréable de travail sont aussi source de
motivation pour le travailleur.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [23]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

CONCLUSION

Ce stage de trois (3) mois effectué à la Préfecture d’Issia a été pour nous l’occasion de
nous imprégner du monde du travail.
En effet il nous a permis d’avoir contact avec les réalités de la vie professionnelle. Après tant
d’années passées dans les écoles, nous avons eu l’occasion de faire une mise en pratique des
connaissances théoriques. Nous avons véritablement pris connaissance du métier de Secrétaire
Assistante de Direction qui est l’objectif de notre formation. Nous avons en outre acquis d'autre
connaissance, notamment les missions en tant qu'entité Administrative.
Au total, ce stage nous a permis de consolider nos connaissances théoriques de la formation
d’une secrétaire, d’accroitre notre capital en termes de connaissance et d'acquérir des
expériences nouvelles susceptibles de nous être bénéfiques tout au long de notre future vie
professionnelle.

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [24]

L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

ANNEXES
ANNEXES
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(ANNEXE-1) APERCU DU BATIMENT DE LA PREFECTURE D’ISSIA

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [26]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

N°
D’ORDRE NOM ET PRENOM CORPS DATES

PRISE DE CESSATION

SERVICE DE SERVICE
01 KOUASSI ANY ADMINISTRATEUR 04-09-1986
CHRISTOPHE CIVIL 15-10-1983

02 YEBOUE OUFFOUE ADMINISTRATEUR 04-09-1986 15-08-1993

CIVIL

03 MOHIRO NIOULE RENE ADMINISTRATEUR 15-08-1993 15-03-1994

CIVIL (PREFET PAR INTERIME)
ʺ MOHIRO NIOULE RENE
15-03-1994 14-08-1996
04 GOÏ ANTOINE ADMINISTRATEUR 14-08-1996 18-08-2000
CIVIL

05 TRA BI GOÏ MATHIEU ADMINISTRATEUR 18-08-2000 20-07-2001

CIVIL DE CLASSE
EXCEPTIONNELLE

06 TAÏ BENOIT ADMINISTRATEUR 20-07-2001 26-06-2007

CIVIL DE CLASSE
EXCEPTIONNELLE

07 OSSEY ACHI OLIVIER ADMINISTRATEUR 26-06-2007 13-11-2012

CIVIL GENERAL

08 BENJAMIN EFFOLI PREFET GRADE l 13-11-2012 06-02-2017

09 ASSOUMAN KOUADIO PREFET HORS 06-02-2017 13-01-2020

AMOS GRADE

10 TRA BI KOUE JEAN PREFTE HORS 13-01-2020

BRICE GRADE

(Annexe-2)

Tableau de Prise de Service et de Cessation de Service des Préfets du Département d’Issia

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [27]

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CABINET DU PREFET

CHEF DE CABINET

SECRETARIAT

SERVICE COURRIER

SECRETAIRE GENERAL SECRETARIAT

DIVISION Ӏ

DIVISION ӀӀ

GARDE DE LA
PREFECTURE

(Annexe- 3) Organigramme de la Préfecture

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [28]

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SECRETARIT GENERAL SG

SECRETAIRE

DIVISION I DIVISION II

GARDE DE LA PREFECTURE

(ANNEXE-4) ORGANIGRAMME DU SECRETARIAT GENERAL DE LA PREFECTURE

D’ISSIA

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [29]

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DATES

N°D’ORDRE NOM ET PRENOM CORPS PRISE DE CESSATION

SERVICE DE SERVICE

01 MOHIRO NIOULE RENE ADMINISTRATEUR CIVIL 25-10-1983 20-04-1994

20-04-1994 05-09-1996

02 GBON COULIBALY ADMINISTRATEUR CIVIL

03 GBAMELE KOUAME ADMINISTRATEUR CIVIL 05-09-1996 07-09-2000

ADRIN

04 SEHI GASPAR ADMINISTRATEUR CIVIL 07-09-2000 20-07-2001

ADMINISTRATEUR

05 OSSEY ACHI CLASSE PRINCIPALE 20-07-2001 18-07-2007

06 KOUACOU N’DRI GRADE ll 18-07-2007 12-10-2010

07 TOUHOU NINSON GRADE ll 12-10-2010 31-01-2011

THEOPHILE

08 GOLLY ASSOUAGA GRADE ll 23-01-2014 14-01-2020

09 DIOMANDE ADAMA GRADE ll 14-01-2020

(Annexe-5) TABLEAU DE PRISE DE SERVICE ET DE CESSATION DE SERVICE DES

SECRETAIRES GENERAUX DE LA PREFECTURE D’ISSIA

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [30]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

REGISTRE DE VISITE

SECRETARIAT GENERAL DE LA PREFECTURE D’ISSIA

MOIS ET ANNEE

NOM : ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PRENOM : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

FONCTION : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

CONTACT : ------------------------------------------ADRESSE PORSTAL : -------------------------------------------------------------

[Link] :----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DATE : ------------------------------à--------------------------HEURE : ---------------------------------------------------------------------

OBJET :-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

RENDEZ-VOUS JOUR ET HEURE

OUI NON -------------/--------/---------à-----------------------

(Annexe-6)
APERCU DE L’UNE DES FEUILLES DU REGISTRE DE VISITE

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [31]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

TABLE DES MATIÈRES

SOMMAIRE .................................................................................................................................. i
DEDICACE .................................................................................................................................. ii
REMERCIEMENT ...................................................................................................................... iii
AVANT-PROPOS ....................................................................................................................... iv
INTRODUCTION ........................................................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : PRESENTATION, MISSIONS ET ORGANISATION ......................... 1
SECTION I : PRESENTATION DE LA PREFECTURE D’ISSIA ........................................ 3
I- HISTORIQUE................................................................................................................ 3
II- SITUATION GEOGRAPHIQUE .............................................................................. 3
III- MISSIONS ET ORGANISATION DES SERVICES PREFECTORAUX ............... 4
1- Missions de la préfecture d’Issia ................................................................................ 4
1-1- Missions générales .............................................................................................. 4
1-2- Missions spécifiques ........................................................................................... 4
IV- ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DES SERVICES PREFECTORAUX
5
1- Le Cabinet du Préfet ................................................................................................... 5
2- Le Secrétariat Général et les Divisions ...................................................................... 7
DEUXIÈME PARTIE : PRESENTATION DES TACHES EFFECTUEES ............................... 2
SECTION II : PRESENTATION DES TACHES EFFECTUEES......................................... 10
I- ETUDE DETAILLEE DU SECRETARIAT GENERAL ........................................... 10
1- Situation géographique ............................................................................................. 10
1-1- Les équipements................................................................................................ 10
Le Matériel ............................................................................................................... 10
Le mobilier de bureau .............................................................................................. 10
Les fournitures de bureau ......................................................................................... 10
1-2- Le cabinet du Secrétaire Général et les Divisions ............................................ 11
1-3-Le rôle du Secrétaire Général ................................................................................ 11
1-4- Le rôle de sa Secrétaire ........................................................................................ 11
II- TACHES EFFECTUEES............................................................................................. 11
1- À l’accueil ................................................................................................................ 13
2- Gestion du Courrier .................................................................................................. 15
2-1- Courrier « Départ » .............................................................................................. 15

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [32]

 L’IMPORTANCE D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DANS UNE ENTREPRISE OU ADMINISTRATION

2-2- Courrier « Arrivée » ............................................................................................. 17

2-3- Le classement des courriers.................................................................................. 17
3- Opératrice de Saisie .................................................................................................. 18
TROISIEME PARTIE : ANALYSES, CRITIQUES ET SUGGESTIONS ................................. 8
SECTION III : ANALYSES CRITIQUES ET SUGGECTIONS .......................................... 20
I- ANALYSE CRITIQUE ............................................................................................... 20
1-1- Dynamisme du Personnel ................................................................................. 20
1-2- Équipement Informatique ................................................................................. 20
2- Problème de la préfecture d'Issia ................................................................................. 21
2-1- Absence de Réseau Internet ................................................................................. 21
2-2- Vétusté du Bâtiment ............................................................................................. 21
II- SUGGESTION ......................................................................................................... 22
1- Suggestion d'ordre fonctionnel ................................................................................. 22
1-1- Connexion au Réseau Internet .......................................................................... 22
1-2- Restauration de la Préfecture ............................................................................ 22
CONCLUSION .......................................................................................................................... 24
ANNEXES.................................................................................................................................. 28

EHOUMAN Stéphanie Marie-Noelle [33]