Office Central de la Coopération à l’École

Des Bouches-du-Rhône
Membre de la Fédération nationale de l’OCCE reconnue d’utilité publique
1, boulevard de la Liberté - 13001 MARSEILLE
Tél. : 04 91 12 60 30 - Fax : 04 91 12 60 32 - ad13@[Link]
Site Internet : [Link]

L’argent et la
comptabilité de la
coopérative

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 Les ressources et les dépenses de la coopérative

 Quelles ressources financières pour la coopérative ?

Les ressources de la coopérative proviennent :

 Du produit de la vente de la photographie scolaire qui est la seule tolérée. (Tout achat
effectué en vue d’une revente, s’apparente à un acte purement commercial au sens de
l’art L110-1 du code de commerce et demeure une pratique interdite).
 De la vente d’objets fabriqués par ses coopérateurs, en vue de financer un projet
précis.
 De la participation financière des familles aux activités dites « facultatives » c'est-à-dire
toutes celles qui débordent du temps scolaire (séjours, sorties…) Mais attention : les
activités organisées sur le temps scolaire sont obligatoires et doivent donc être gratuites.
 Des subventions pour des projets (Mairie, Conseil Général, Conseil Régional…)
 Du produit des fêtes, kermesse, lotos…
 Des participations volontaires des familles
 Des dons (attention la coopérative peut recevoir des dons mais ces dons devront
transiter par le siège de l’association seul à être habilité à émettre des reçus)

 Quelles dépenses peut-on faire pour la coopérative ?

La coopérative scolaire n’a pas pour but de se substituer aux obligations des collectivités territoriales concernant
les charges d’entretien et de fonctionnement des écoles publiques.
Elle ne doit contribuer ni à la réalisation de travaux, ni à la location ou l’achat de moyens
d’enseignement (photocopieur, manuels ou fournitures scolaires), ni au financement des
activités obligatoires.

 Financement Mairie : le fonctionnement de l’école

- Frais structurels : locaux, entretien, meubles, électricité, chauffage, téléphone, fax,
internet, frais affranchissement courrier concernant l’école…
- Frais de personnel : agent communaux
- Frais pédagogiques : matériel pédagogique collectif, fournitures individuelles…
 Financement Education Nationale
- Enseignants
- Projets spécifiques (classes à PAC…)

Ce qui est autorisé :

 L’Achat de photographie scolaire

 Les charges d’activités éducatives dans le cadre des projets de la coopérative, à noter
dans le cahier de décision de la coopérative
 Les cotisations versées à l’OCCE + assurance de la coopérative

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  Les charges courantes touchant au fonctionnement de la coopérative et non de l’école
 Les achats de biens durables (achat de matériel qui s’inscrit dans le cadre d’un projet
de la coopérative et qui doit être noté dans le cahier d’inventaire)

Ce qui n’est pas autorisé :

 Les achats à crédit ou en leasing et tout engagement pluriannuel (exemple :

photocopieur)
 Le versement de salaires : la coopérative ne peut être employeur
 Les frais d’affranchissement, de téléphone concernant l’administration ou ceux ne se
rapportant pas directement à la coopérative
 Les recettes provenant d’actions commerciales
 La gestion de la cantine, garderie ou étude
 La gestion des crédits communaux destinés à financer les fournitures scolaires
 Les actions ayant pour effet ou pour objet de procurer des bénéfices de façon directe
ou indirecte à un commerçant ou une entreprise

La comptabilité de la coopérative

Toutes les recettes et dépenses de la coopérative doivent être inscrites dans un cahier de
comptabilité, soit version papier, soit de manière informatisée (un tableur Excel est mis à votre
disposition gratuitement sur le site : [Link])

Il est nécessaire de tenir la comptabilité à jour d’une manière rigoureuse.

 Toutes les opérations de dépenses doivent être justifiées par une facture qui doit faire
apparaître :

- Le nom de la Coopérative scolaire OCCE Ecole….

- Le nom, l’adresse, le numéro Siret, la forme juridique du fournisseur, le montant HT,
TVA et TTC, la date et numéro de facture.

 Les achats de biens durables c'est-à-dire les biens dont la durée de vie est supérieure à 1 an
acquis par la Coopérative scolaire doivent être répertoriés dans un cahier d’inventaire des
biens acquis par la coopérative. (Voir modèle sur le site internet)

 Toutes les opérations de recettes doivent être justifiées :

- Par une notification d’attribution lorsqu’il s’agit d’une subvention

- Par un bordereau indiquant la nature des versements (participation volontaire des
parents, photos, spectacles…) qui doit être impérativement rempli par chaque classe et
signé par l’enseignant et un mandataire. Ce document devra être conservé avec le ou
les bordereaux de remise en banque (Voir modèle sur le site internet)
- Par un titre de recettes pour les kermesses, lotos, vide greniers… Ce document devra
être signé par la ou les personnes qui remettent l’argent et un mandataire. (Voir modèle
sur le site internet)

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 - Par une attestation pour les dons (exemple : association de parents d’élèves)

Toutes les pièces de votre comptabilité doivent être numérotées et conservées dans l’école pendant
10 ans.

Attention : il est impératif d’enregistrer tous les chèques que vous avez émis du 1er sept au 31 août
à la date à laquelle vous les avez émis.

 La régie d’avance : (avance sur frais)

Elle donne la possibilité à un enseignant d’avoir les moyens d’effectuer des achats pour sa classe.
Toutefois, il est impératif de respecter certaines règles et certains engagements mutuels pour un
bon fonctionnement de la coopérative.

Important:

Toutes les dépenses relatives à cette régie seront inscrites sur un cahier de comptabilité de classe ou
sur un tableur Excel « régie d’avance feuillet de comptabilité de classe » (téléchargeable sur le site
OCCE 13). Les factures, reçus, tickets de caisse classés et numérotés seront joints à ce cahier dont
le bilan sera intégré en fin d'année à la comptabilité de la coopérative de l'école.

Les entrées d'argent (recettes) doivent obligatoirement transiter par le compte de la coopérative de
l'école.

Tous les justificatifs de dépenses et reliquats de la présente régie devront être remis aux
mandataires de la coopérative au plus tard le dernier jour de classe de l'année scolaire en cours.

Le reliquat d'une régie d'avance ne peut être reconduit d'une année sur l'autre.

Les achats effectués sous la procédure de régie d'avance respectent les mêmes règles de
fonctionnement que celles de la coopérative.

Un reçu pour régie d’avance devra être émis en double exemplaire : un pour la coopérative et un
pour l’enseignant (voir modèle sur le site internet).

 La ventilation :

Toutes les dépenses et recettes de la coopérative doivent être ventilées dans un compte de
charges ou produits.

Nomenclature des comptes

60700008 C1 Achats de produits pour cessions : il 70700008 P1 Ventes de produits de
s'agit d'objets achetés pour les revendre cessions: contrepartie du
en l'état. Attention : Tout achat effectué compte 60700008, vente des
en vue d'une revente, s'apparente à un photos de classe.
acte purement commercial au sens de
l'art. L 110-1 du Code de commerce, et
demeure une pratique interdite. Seule la
vente de "la photo de classe" est tolérée.

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61681008 C4 Assurances versées : pour les activités 70800008 P2 Produits des activités
de la coopérative (coopérateurs et éducatives : contrepartie
matériels). Elle est versée en même temps du compte 61810008,
que la cotisation par le biais du bulletin ventes d'objets fabriqués,
d’adhésion. journaux, Participation des
parents aux voyages,
sorties, spectacles

61810008 C2 Charges des activités éducatives : 74100008 P3 Subvention d'exploitation

documentations, livres BCD, voyages, : Mairie, caisse des écoles,
sorties, spectacles… conseil régional,
association, fondation…

62810008 C3 Cotisations versées à l'OCCE 75000008 P5 Autres produits

courants : recettes du loto,
kermesse, fêtes

65000008 C5 Autres charges courantes : 75600008 P6 Participation volontaire

correspondance, lotos, kermesse, frais des Parents : uniquement
de tenue de compte pour la participation
suggérée par la coopérative
en début d'année.

67000008 C6 Charges exceptionnelles : événement 77000008 P7 Produits exceptionnels:

imprévu, solidarité, etc. événement imprévu,
68000008 C7 Achats de biens durables : certains remboursement assurance,
matériels peuvent être utilisés pendant plusieurs reversement suite à des
années. Ils doivent être enregistrés dans ce
compte et dans l’inventaire des biens de la
dissolutions de
coopérative. coopératives.

 Le rapprochement bancaire :

Lors de la réception d’un relevé bancaire, il est indispensable de « rapprocher » celui-ci de la

comptabilité de votre coopérative.
Cette pratique consiste à identifier les écarts éventuels entre le relevé bancaire et la comptabilité
dans le triple but de :

- déceler d’éventuelles erreurs de la banque pour en demander la correction

(Frais prélevés à tort par exemple) ;
- déceler d’éventuelles erreurs de la comptabilité pour les rectifier (inversion de chiffres,
oubli d’une dépense, etc.) ;
- et surtout connaître le montant réellement disponible pour régler les dépenses à venir.

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  Réalisation du rapprochement bancaire :

- Prendre le solde banque de votre comptabilité compte 5120

- Soustraire les chèques à créditer (c'est-à-dire les chèques déposés à la banque mais
pas encore crédités sur votre compte bancaire)
- Ajouter les chèques à débiter (c'est-à-dire chèques émis mais pas encore encaissés
par le fournisseur)
- L’ensemble de ces opérations doit permettre de retrouver au centime près le solde
inscrit sur votre relevé bancaire.

Le compte rendu financier et d’activités

Le compte rendu financier donne une « image » des comptes de la coopérative sur un exercice (il
commence le 1er septembre de chaque année et se termine le 31 août de l’année suivante).

Le « report à nouveau » est la somme que vous possédiez en début d’année scolaire. Ce montant
figure sur le compte rendu financier de l’année précédente à la rubrique « actif ».

Lorsque vous réalisez votre compte-rendu financier, s’il y a une différence entre le montant de
votre actif et la somme réellement disponible en banque, réalisez un « rapprochement bancaire ».

Le CRA : compte-rendu d’activités

A compléter, car l’ensemble des CRA des écoles donne une image des domaines d’utilisation des
fonds de la coopérative.

Documents :
Joignez impérativement les justificatifs de versement de subventions.

Signature vérificateurs :
Les vérificateurs sont les personnes qui valident le Compte-Rendu Financier rempli par le
mandataire. Les vérificateurs contrôlent, par sondages aléatoires, que les opérations enregistrées
correspondent bien aux pièces justificatives présentées. Si les mandataires doivent obligatoirement
être des enseignants, les vérificateurs peuvent indifféremment être des enseignants ou des parents
d’élèves.
Dans un souci de transparence et pour éviter de nombreux désagréments, l’OCCE 13 conseille
qu’il y ait un enseignant et un parent d’élèves pour vérificateurs.

Les mandataires sont tenus de présenter en conseil d’école les comptes de la coopérative au moins
une fois par an. Une fois encore, pour être totalement transparent et éviter tout problème de
communication, il est vivement conseillé de les présenter aussi souvent que possible.

Votre dossier est complet, il ne reste plus qu’à nous envoyer le volet avant le 30 septembre :
« Exemplaire à retourner » à l’association départementale OCCE 13 - 1, bd de la liberté 13001
Marseille.

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