SOMMAIRE
INTRODUCTION
- Définition du concept de projet ?
- Quelques types de projets
ÉTAPE 1
L’IDÉE
LA DISCUSSION
LA MISE EN COMMUN DES SAVOIRS DE CHACUN
LA PREMIÈRE VERSION DU PROJET
ÉTAPE 2
L’ÉLABORATION D’UN PROJET ÉCRIT
ÉTAPE 3
L’ORGANISATION ET LA RÉALISATION DU PROJET
ÉTAPE 4
LE BILAN ET LES PERSPECTIVES D’AVENIR
Introduction
- Définition du concept de projet ?
- Quelques types de projets
Etape 1 : DEFINITION DE L’IDEE DE VOTRE PROJET
DÉFINITION
C’est la conception de ce que vous avez envie de faire ou de réaliser. Elle est souvent individuelle. C’est sur elle
que repose le projet et ses objectifs.
Formulez cette idée le plus clairement possible en lui laissant la possibilité d’évoluer par la suite. Les opinions
d’autres personnes, peuvent vous aider à clarifier cette idée.
CONSEILS
Trouvez des personnes qui adhèrent à l’idée de base et qui sont prêtes à s’investir.
Faites évoluer l’idée dans un climat constructif.
LA MISE EN COMMUN DES SAVOIRS DE CHACUN
Elle est collective et regroupe d’autres personnes susceptibles d’être intéressées par le projet. Chacune d’entre
elles peut apporter son avis et enrichir ainsi l’idée initiale.
Elle permet l’implication de tous. C’est l’occasion pour chacun de dire comment il a envie de s’engager dans le
projet, en fonction de ses savoirs et de ses compétences.
CONSEILS
Nommez un coordinateur de projet (si la taille de votre projet le demande).
Pensez à bien évaluer vos propres capacités. Ne croyez pas tout savoir et tout pouvoir faire.
Partagez les tâches et les responsabilités lors d’une discussion
LA PREMIÈRE VERSION DU PROJET
Sur la base des discussions qui ont eu lieu, une première mouture du projet est élaborée par écrit en répondant
aux questions suivantes : quoi ? pour qui ? qui ? quand ? où ? comment ? combien ?
CONSEILS
Mettez sur papier les différentes tâches et responsabilités de chacun.
Commencez à évaluer le temps nécessaire pour la réalisation des différentes étapes de votre projet
Faites un premier planning
Évaluez la charge de travail que le projet va nécessiter pour chacune des étapes.
Regardez dans quels domaines vous aurez besoin de ressources extérieures.
Etape 2 : L’ELABORATION DU PROJET ECRIT
Dans tous les cas (même s’il n’y a pas besoin d’aides financières), l’élaboration d’un dossier écrit vous permet de
mieux définir votre projet et d’en clarifier les contours. Ce document vous sera d’une grande utilité quand il
s’agira, par exemple, de demander une autorisation à la commune, de rechercher des soutiens financiers, de
recruter des bénévoles, etc.
Pour élaborer un dossier, vous devez répondre de manière précise et exhaustive à la série de questions déjà
évoquées à l’étape précédente, à savoir :
- De quoi s’agit-il ? L’idée de projet
- Pour quel public ? La cible
- Par qui ? Les porteurs du projet
- Quand ? Le moment de lancement du projet
- Où ? Le lieu d’implantation ou de réalisation du projet
- Combien ? Le cout du projet
- Comment ? Les modalités de financement du projet
DE QUOI S’AGIT- IL ?
En quelques phrases, une description du projet est élaborée de la manière la plus complète et la plus claire
possible. Un nom est donné au projet.
CONSEILS
N’oubliez pas que vous vous adressez à des personnes qui ne connaissent pas votre projet.
Soyez brefs et précis.
Mettez en avant les points forts de votre projet.
POUR QUEL PUBLIC ?
Il est important de définir le public cible (à qui s’adresse le projet), afin de savoir s’il y a un réel intérêt pour votre
projet. Cela permet d’évaluer la taille de l’événement, de mieux adapter l’offre, mais également d’élaborer de
façon optimale la communication future.
CONSEILS
Pour évaluer l’intérêt que votre projet pourrait susciter, renseignez-vous sur des expériences similaires
ayant déjà eu lieu.
Parlez de votre projet autour de vous (et pas seulement à vos amis) pour estimer l’intérêt qu’il suscite.
PAR QUI ?
Qui sont les porteurs du projet ? avec leurs nom, âge et adresse.
Nom de l’association, si elle existe.
CONSEILS
Veillez, pour une meilleure efficacité, à ce que le nombre de porteurs ne soit pas trop grand ; en sachant
qu’au-delà de 10 personnes, les discussions sont longues et les prises de décision difficiles.
Regroupez-vous en association, si besoin est. Cela peut être un moyen d’être pris au sérieux et donc un
atout supplémentaire pour l’obtention d’éventuelles aides, aautorisations ou financements.
QUAND ?
C’est le moment prévu ou la période choisie pour la réalisation ou le lancement de votre projet.
CONSEILS
Donnez-vous suffisamment de temps pour la préparation et la réalisation de votre projet.
Soyez attentifs aux autres projets (similaires ou non) ayant lieu au même moment dans la région.
Pensez à choisir la période optimale en fonction de la nature de votre projet.
Soyez attentifs à la disponibilité des gens engagés dans le projet, ainsi que de celle du public ciblé.
Faites parvenir votre dossier de demande de soutien financier dans les délais fixés par les organismes
contactés (souvent plusieurs mois à l’avance).
OÙ ?
Lieu de lancement ou de mise en œuvre du projet. Choix d’un lieu ou d’une zone précise pour la réalisation de
votre projet.
CONSEILS
Choisissez le lieu en fonction de la taille du projet.
Pensez aux conséquences du choix du lieu sur vos propres trajets.
Pensez à l’accessibilité maximale du public ciblé (par ex., transports en commun pour un festival).
Veillez à ce que l’endroit choisi ait toutes les caractéristiques techniques requises.
Souvenez-vous que le lieu choisi a des conséquences sur d’éventuels soutiens d’institutions locales.
COMBIEN ?
La réalisation d’un projet coûte toujours quelque chose. Il est très important d’évaluer toutes les activités pour
avoir un montant consolidé cohérent. Cela permet de savoir ce que coûtera la réalisation du projet, mais aussi
d’évaluer son financement. Le budget, qui regroupe ces aspects dans un même tableau, est la première chose
qu’un financeur potentiel regardera quand lui sera adressée une demande de soutien financier.
CONSEILS
Rédiger un budget clair faisant ressortir d’une part les activités à financer et les sources de financement
d’autre part. En effet, le budget doit être équilibré.
Prévoyez une part d’autofinancement de votre projet parce qu’il est rare que les bailleurs de fonds
financent un projet dans son intégralité.
Soyez le plus précis possible dans l’estimation des coûts. Si les montants sont surestimés, vous aurez
plus de peine à obtenir des aides financières. Si les montants sont sous-estimés, vous risquez de vous
retrouver en déficit.
Indiquez de manière claire la somme demandée à l’organisme à qui vous adressez votre dossier.
COMMENT ?
Le cout du projet et le budget étant estimé, il conviendra de mobiliser les ressources pour réaliser votre projet.
Ces moyens peuvent être financiers ou de toute autre nature.
CONSEILS
Listez les prestations en nature et financières. Vous pourrez ainsi voir en un coup d’œil ce que vous
devrez aller chercher.
Désignez une personne de contact, responsable des relations extérieures, que vous mentionnerez pour
toute demande. N’oubliez pas d’indiquer ses coordonnées.
Pensez à adapter votre dossier de présentation aux organismes que vous sollicitez.
LES PRESTATIONS EN NATURE
Les communes peuvent vous aider dans la mise disposition :
D’infrastructures (local, salle de réunion, ordinateur, etc.).
De prestations de services (nettoyage, affichage gratuit, etc.).
Les proches peuvent vous fournir :
Leurs forces de travail,
Des prêts de matériels,
Un accès à leur réseau de connaissances.
Les organismes privés (comme les entreprises) peuvent vous fournir :
Des prêts de matériels.
Des services de toutes sortes.
Une équipe de bénévoles :
Des jeunes ou des adultes intéressés à s’investir dans le projet.
LES PRESTATIONS FINANCIÈRES
Elles peuvent être octroyées par :
Des communes : elles disposent parfois d’un budget pour financer certains projets d’intérêt commun ou
concernant certaines catégories socio professionnelles, etc.).
Des établissements de services financiers divers (banques, EMF,…etc.).
Des entreprises locales.
Etape 3 : L’ORGANISATION ET LA MISE EN OEUVRE DU PROJET
En fonction des réponses aux aides sollicitées, vous devez prendre la décision de mettre en œuvre ou non votre
projet, ou encore de l’adapter selon les moyens à disposition. La période d’organisation, souvent intense, est
celle où tout se met en place. Elle vous permet d’être prêts le jour J, chacun sait alors ce qu’il doit faire pour que
le projet se réalise le mieux possible.
L’ORGANISATION DU PROJET
C’est une phase qui se situe juste avant la réalisation du projet. Elle comprend deux aspects principaux : :
l’organisation interne et la communication externe.
Pour ce qui concerne l’organisation interne, c’est la période où :
Vous mettez en place une équipe de gestion du projet, en charge de la coordination et de la mise en
œuvre et du suivi de l’avancement des différentes activités et de la gestion des ressources humaines
Vous définissez de manière précise, les rôles et les responsabilités de chacun,
Vous rédigez un planning exhaustif faisant ressortir : les activités à mettre en œuvre, les délais, les
moyens nécessaires, les personnes responsables, les priorités et les personnes les personnes
ressources,
Pour ce qui concerne la communication externe, C’est la période où :
Le projet est communiqué aux médias.
La publicité est réalisée et diffusée.
CONSEILS
Mieux vaut communiquer trop que pas assez.
Ne prenez pas de décisions importantes sans en parler au reste du groupe.
Assumez le mieux possible vos responsabilités. Si nécessaire, n’hésitez pas à demander de l’aide.
N’oubliez pas que vous avez une vie à côté et que vous avez besoin de souffler par moment.
Élaborez un communiqué concis et clair pour la communication à la presse.
Adaptez votre publicité au public ciblé.
N’oubliez pas l’importance du bouche-à-oreille pour faire la promotion de votre projet.
LA RÉALISATION DU PROJET
C’est la phase où tout ce qui a été pensé et organisé se réalise concrètement. C’est la phase de mise en œuvre
et de suivi de toutes les activités déjà planifiées.
CONSEILS
Distribuez les tâches et les responsabilités à chaque personne de la manière la plus précise,
conformément au planning.
Procédez au suivi et au reporting périodique pour s’assurer que tout se passe comme prévu,
Pensez à inviter les partenaires qui ont soutenu votre projet et que vous aurez invités au préalable.
Désigner une personne de référence pour cette tâche, c’est un atout pour la qualité de l’accueil.
Etape 4 : LE BILAN ET LES PERSPECTIVES DU PROJET
Après la réalisation du projet, il est bon de tirer un bilan global de tout le processus. Celui-ci permet de répondre
à la question suivante : continuons-nous l’aventure ? Si oui, sous quelle forme ? Ce bilan permet également de
valoriser ce qui a été entrepris.
LE BILAN
C’est une évaluation où chacun peut donner son avis sur le projet, globalement ou sur des points particuliers. Elle
se situe à deux niveaux différents : les résultats (évaluation quantitative) et l’organisation interne (évaluation
qualitative).
LES RÉSULTATS
Bilan chiffré pour connaître l’impact du projet sur le public ciblé.
Bilan financier pour savoir s’il y a bénéfices ou pertes.
Cette évaluation permet l’élaboration d’un dossier à adresser aux partenaires qui ont soutenu votre projet
L’ORGANISATION INTERNE
Bilan humain : collaboration, communication, gestion des responsabilités, gestion du temps, etc.
Bilan de la recherche de fonds : évaluation de la stratégie notamment.
Bilan de la communication : évaluation de la stratégie médiatique, impact de la publicité, etc.
CONSEILS
Marquez le coup par une fête, un repas en commun, une sortie ou autres ; cela favorise la bonne
cohésion du groupe.
Pensez à envoyer un bilan succinct de l’événement à vos partenaires incluant des remerciements. Ce
document devrait également évoquer l’impact de votre projet et comporter un bilan financier.
LES PERSPECTIVES D’AVENIR
Une fois le bilan effectué, il s’agit de réfléchir ensemble (notamment sur la base de ce bilan) à une éventuelle
poursuite du projet.
CONSEILS
Essayez de lister ce qui a bien fonctionné et ce qui devrait être amélioré en proposant quelques pistes.
Estimez les forces vives nécessaires pour une éventuelle continuation du projet en demandant qui est
intéressé à poursuivre l’aventure.
Pensez à d’autres personnes pouvant apporter de nouvelles idées au projet.
