DRH – Direction du développement

organisationnel et de la formation

Access

André Guindon
Formateur
Téléphone : 4815
Courriel : [email protected]

Kathleen Abbott
Formatrice
Téléphone : 8862
Courriel : [email protected]

Le 18 janvier 2008
 Access 2007

Table des matières

Base de données (Définition) .................................................................................................. 2

Démarrage d'ACCESS ............................................................................................................. 2
Composante de la page Prise en main ................................................................................................. 3
Composante de la fenêtre Access (avec une base de données ouverte) ......................................... 4

Les options d'Access .............................................................................................................. 5

Format de la base de données .............................................................................................................. 5
Modifier le format du fichier de la base de données lors de sa création, .......................................... 5
Modifier le format du fichier par défaut.............................................................................................. 6
Documents à onglets .............................................................................................................................. 6
Activer les documents à onglets ....................................................................................................... 6

Le volet de navigation ............................................................................................................. 7

Le contenu du volet ............................................................................................................................... 7

Les Objets ................................................................................................................................ 8

Création d’une base de données ............................................................................................ 8
Création d'une base de données vide................................................................................................... 8
Création d'une table ................................................................................................................................ 9
Types de champ .................................................................................................................................... 10
Les propriétés d’un champ .................................................................................................................. 11
Taille d'un champ ............................................................................................................................ 11
Format d'un champ ......................................................................................................................... 11
Le masque de saisie ....................................................................................................................... 11
Légende .......................................................................................................................................... 12
Valeur par défaut ............................................................................................................................. 12
Valide Si .......................................................................................................................................... 13
Message si erreur............................................................................................................................ 13
Null interdit et Chaîne vide autorisée .............................................................................................. 13
Indexé .............................................................................................................................................. 13

Création d'une nouvelle table ................................................................................................13

Modifier la structure d'une table ............................................................................................14
Mise en forme de la table en mode Feuille de données .......................................................14
Nouveauté ....................................................................................................................................... 14

Manipulation des Colonnes et Rangées ................................................................................15

Manipulation des colonnes .................................................................................................................. 15
Manipulation des rangées .................................................................................................................... 15

Navigation d'enregistrements ................................................................................................15

Ajouter un enregistrement .....................................................................................................16

Université de Montréal – 2007 Table des matières i

 Access 2007

Supprimer un enregistrement ................................................................................................16

Trier les enregistrements .......................................................................................................16
Effacer un tri .......................................................................................................................................... 17

Filtrer les enregistrements .....................................................................................................17

Filtrer ...................................................................................................................................................... 17
Pour désactiver le filtre........................................................................................................................ 18
Filtre par sélection ................................................................................................................................ 18
Autres filtres .......................................................................................................................................... 18

Rechercher ..............................................................................................................................19
Boîte de dialogue .................................................................................................................................. 19
Barre de navigation ............................................................................................................................... 19

Remplacer ...............................................................................................................................20
Imprimer la feuille de données d'une table ...........................................................................20
La clé primaire.........................................................................................................................22
Créer une clé primaire .......................................................................................................................... 22

Les relations ............................................................................................................................22

Créer une relation ................................................................................................................................. 23
Supprimer une relation ......................................................................................................................... 24
Intégrité référentielle ............................................................................................................................. 24
Outrepasser l'intégrité référentielle ..................................................................................................... 25
Mettre à jour en cascade les champs correspondants ................................................................... 25
Effacer en cascade les enregistrements correspondants ............................................................... 25
Type de relations ................................................................................................................................... 25
Relation un-à-plusieurs ................................................................................................................... 25
Relation plusieurs à plusieurs ......................................................................................................... 25
Relation un-à-un .............................................................................................................................. 25
Type de jointure .................................................................................................................................... 26
Jointure interne................................................................................................................................ 26
Jointure externe gauche .................................................................................................................. 26
Jointure externe droite .................................................................................................................... 26
Modifier le type de jointure .................................................................................................................. 26

Requête Sélection ...................................................................................................................27

Créer une requête ................................................................................................................................. 27
Opérateurs logiques et mathématiques .............................................................................................. 28
Exemple de l'opérateur OU ............................................................................................................. 28
Exemple de l'opérateur ET .............................................................................................................. 28
Exemple de l'opérateur Entre…Et ................................................................................................... 29
Exemple de l'opérateur Est Null ...................................................................................................... 29
Exemple de l'opérateur Date() ........................................................................................................ 29
Exemple de l'opérateur Pas ............................................................................................................ 30

Université de Montréal – 2007 Table des matières ii

 Access 2007

Exécuter une requête............................................................................................................................ 30

Du volet de navigation ..................................................................................................................... 30
En mode Création ........................................................................................................................... 30
Supprimer une requête ......................................................................................................................... 30
Modifier une requête ............................................................................................................................. 31
Modifier la mise en forme d'un champ d'une requête ....................................................................... 31
Requête Paramétrée ............................................................................................................................. 31
Requête Paramétrée avec une valeur de remplacement .................................................................. 32
Requête paramétrée avec un l'opérateur Entre..Et ............................................................................ 32
Champ calculé ....................................................................................................................................... 33
Identification d'un champ calculé .................................................................................................... 33
Condition VraiFaux ............................................................................................................................. 34

Affichage spécifique d'éléments dans une feuille dynamique ............................................35

Joindre des champs de type Texte ..................................................................................................... 35
Affichage d'une partie d'un champ ..................................................................................................... 36
Gauche ............................................................................................................................................ 36
Droite ............................................................................................................................................... 36
ExtracChaîne................................................................................................................................... 37

Fonctions pour les champs de type Date ..............................................................................37

Autres fonctions de Date ..................................................................................................................... 38
joursem ............................................................................................................................................ 38
WeekDayName ............................................................................................................................... 38
Mois ................................................................................................................................................. 39
MonthName ..................................................................................................................................... 40

Autres fonctions .....................................................................................................................40

Regroupement d'enregistrements dans une requête ...........................................................41
Requête ACTION .......................................................................................................................43
Requête Mise à jour .............................................................................................................................. 43
Requête Ajout ........................................................................................................................................ 44
Requête Création de table .................................................................................................................... 45
Requête Suppression ........................................................................................................................... 46

Les formulaires .......................................................................................................................48

Créer un formulaire en Mode Création ............................................................................................... 48
Les sections d'un formulaire ............................................................................................................... 50
Identifier la source du formulaire ........................................................................................................ 50
Afficher la liste des champs................................................................................................................. 51
Insérer un champ dans le formulaire .................................................................................................. 51
Les propriétés d'un formulaire ............................................................................................................ 52
Propriétés d'un FORMULAIRE ............................................................................................................ 53
Propriétés d'une SECTION ................................................................................................................ 53
Propriétés d'un CHAMP ..................................................................................................................... 53

Université de Montréal – 2007 Table des matières iii

 Access 2007

Insérer un contrôle (objet).................................................................................................................... 54

Sous-formulaire ..................................................................................................................................... 55
Insérer un Sous-Formulaire ................................................................................................................ 56
Boîte de dialogue1: ......................................................................................................................... 57
Boîte de dialogue 2: ........................................................................................................................ 57
Boîte de dialogue 3: ........................................................................................................................ 57
Boîte de dialogue 4: ........................................................................................................................ 58
Boîte de dialogue 5: ........................................................................................................................ 58
Visualiser le sous-formulaire ............................................................................................................... 58
Mise en page du sous-formulaire ........................................................................................................ 59
Document principal.......................................................................................................................... 59
Dans le sous-formulaire .................................................................................................................. 59
Calcul dans un formulaire ................................................................................................................... 60

Filtre par formulaire ................................................................................................................62

Activer le filtre par formulaire .............................................................................................................. 62
Lancer le filtre ........................................................................................................................................ 63
Désactiver temporairement le filtre ..................................................................................................... 63
Réactiver le filtre ................................................................................................................................... 63
Effacer les filtres ................................................................................................................................... 63

Les états ..................................................................................................................................65

Création d'un état .................................................................................................................................. 65
Ouvrir un état en mode Création ......................................................................................................... 69

Créer un état groupé ...............................................................................................................69

Ajouter une section dans un état ........................................................................................................ 69

Bouton de commande ............................................................................................................73

Les Assistants Contrôles ..................................................................................................................... 73
Création d'un menu avec un bouton de commande ......................................................................... 73

Université de Montréal – 2007 Table des matières iv

 Access 2007

Module I
Environnement
Création d'une base de données
Création et manipulation d'enregistrements
 Access 2007

Base de données (Définition)

Une base de données est un ensemble structuré et organisé permettant le stockage de grandes
quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données,
etc.)

Il existe plusieurs types de base de données:

• Base de données hiérarchiques

• Base de données réseaux
• Base de données relationnelles

Access est une base de données de type relationnelle (SGBDR).

Dans les bases de données relationnelles, une table est un ensemble de données (les valeurs)
organisé selon un modèle de lignes (horizontales) et de colonnes (verticales). Chaque table est
l'implémentation physique d'une relation entre les différents champs. Chaque correspondance
est définie par une ligne de la table, et les valeurs d'un champ sont dans une même colonne.
On peut établir des relations entre les tables.

Démarrage d'ACCESS

Il existe différentes méthodes de lancer Access.

De la barre des taches: Un clic sur le raccourci

Du bouton Démarrer: Pointez sur Programmes, Microsoft Office et cliquez sur Microsoft
Office Access 2007

La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche lorsque vous démarrez Office
Access 2007 à partir du menu Démarrer de Windows ou d'un raccourci sur le Bureau (mais pas
si vous cliquez directement sur une base de données).

Par exemple, vous pouvez créer une base de données vide, créer une base de données à partir
d'un modèle ou ouvrir une base de données récente (si vous avez déjà ouvert des bases de
données). Vous pouvez également accéder directement au site de Microsoft Office Online pour
en savoir plus sur Microsoft Office system 2007 et Office Access 2007.

Vous pouvez en outre, cliquer sur le bouton Microsoft Office et utiliser le menu pour
ouvrir une base de données existante si celle-ci n'est pas affichée dans la zone Ouvrir une base
de données récente.

Université de Montréal – 2007 Access 2

 Access 2007

Composante de la page Prise en main

Barre d'outils Accès rapide

Bouton Office Création d'une base
de données

Ouvrir une base de

données avec
l'option Parcourir

Catégories des modèles

Zone des
bases de
données
récemment
ouvertes

Barre d'état

Université de Montréal – 2007 Access 3

 Access 2007

Composante de la fenêtre Access (avec une base de données ouverte)

Barre d'outils Accès rapide Barre de titre (nom et format de la base de données)

Bouton Office

Le ruban

Le ruban est le principal

outil remplaçant les
menus et les barres
Bouton de réduction/ouverture du volet d'outils ; il fournit
Le Volet de navigation l'interface de commande
d'Access.
Lorsque vous ouvrez
une bd ou en créez une Bouton de réduction/ouverture d'un objet
nouvelle, les noms des
objets qu'elle comprend
s'affichent dans le volet
de navigation. Parmi les
objets de base de
données, il faut citer les
tables, les formulaires,
les états, les pages, les
macros et les modules.
Le volet de navigation
remplace la fenêtre Base
de données utilisée dans
les versions antérieures
d'Access

Université de Montréal – 2007 Access 4

 Access 2007

Les options d'Access

Access 2007 étant la dernière version, il est possible que d'autres utilisateurs doivent utiliser vos
bases de données. Si ceux-ci possèdent des versions antérieures, ça devient problématique.
Alors voici quelques notions à considérer lors de la création d'une base de données via Access
2007.

Format de la base de données

Lorsque vous créez une base de données avec Access 2007, un message vous invite à
attribuer un nom au fichier. Par défaut, le fichier porte l'extension « .accdb ». Il est créé au
format 2007 et n'est pas lisible dans les versions antérieures d'Access.

Vous avez la possibilité de créer des fichiers, soit au format Access 2000, soit au format Access
2002-2003. Dans les deux cas, les fichiers portent l'extension « .mdb ».

Modifier le format du fichier de la base de données lors de sa création,

Dans un premier temps, lors de la création d'une base de données vide Access vous invite à
nommer le fichier. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur Chercher un emplacement

Dans un deuxième temps, à l'aide de la liste déroulante, choisissez le type du fichier parmi les
choix proposés

Université de Montréal – 2007 Access 5

 Access 2007

Modifier le format du fichier par défaut

Une option d'Access permet de modifier le format par défaut des fichiers de base de données
lors de la création

Du bouton Office , cliquez sur et dans la zone Création de bases

de données, sélectionner le format du fichier par défaut à l'aide de la liste déroulante.

Vous devez redémarrer Access pour que ce nouveau paramètre soit actif. Dorénavant les
nouvelles bases de données porteront l'extension .mdb et seront compatibles avec les versions
antérieures.

Documents à onglets

Office Access 2007 vous permet d'afficher des objets de

base de données dans des documents à onglets plutôt que
dans des fenêtres superposées. Dans le cadre d'une
utilisation interactive quotidienne, vous préfèrerez peut-être
l'interface de type documents à onglets. Vous pouvez activer
ou désactiver les documents à onglets en définissant les
options Access

Activer les documents à onglets

Du bouton Office , cliquez sur cocher Documents à onglets

Université de Montréal – 2007 Access 6

 Access 2007

Le volet de navigation

Le volet de navigation peut être réduit ou afficher en utilisant le bouton d'ouverture ou de

fermeture. Lorsque le volet est fermé, il se déplace sur le coté.

LE CONTENU DU VOLET
Avec la liste déroulante, à coté du bouton d'ouverture/fermeture du volet, les objets contenus
dans le volet peuvent être affichés sous différentes formes.

Université de Montréal – 2007 Access 7

 Access 2007

Les Objets

Les principaux objets contenus dans une base de données sont:

Les tables: Les données y sont entreposées sous forme de tableau (ligne/colonne)

Une ligne représente un ENREGISTREMENT

Une colonne représente un CHAMP

Les requêtes: Extraction de données avec ou sans critères. Les données peuvent
provenir de plusieurs tables, si celles-ci sont en relation.

Les formulaires: Interface plus conviviale pour l'entrée et la modification de données. Ici
encore, les données entrées dans un formulaire peuvent être stockées
dans différentes tables.

Les états: Mise en page et impression des données (Rapports)

Création d’une base de données

La première étape dans la création d'une base de données est de nommer celle-ci et d'indiquer
l'endroit où elle sera entreposée.

Création d'une base de données vide

• À partir de la page d'accueil d'Access, cliquez sur l'icône

• Inscrire le nom de la base de données. Si vous cliquez sur le bouton Créer, celle-ci est
stocké dans le dossier par défaut (généralement Mes Documents), sinon sélectionnez la
destination avec un clic sur le bouton Dossier pour ensuite cliquer sur le bouton Créer

Université de Montréal – 2007 Access 8

 Access 2007

Création d'une table

Access affiche une

nouvelle table en mode
feuille de données.
Basculons en mode
Création afin de créer la
structure de la table.

Cliquez sur le bouton

Mode Création

À cette étape, en voulant basculer en mode de Création,

Access doit sauvegarder la table. Saisissez le nom et
confirmez avec le bouton ok.

La structure de la table est

affichée. Il suffit maintenant
d'identifier le nom du champ, son
type ainsi que modifier les
propriétés du champ si
nécessaire.

Onglet en mode Création

Université de Montréal – 2007 Access 9

 Access 2007

Types de champ

Plusieurs types de données peuvent être utilisés dans une table Access. Il est primordial de
bien saisir le type d'information à stocker dans la table afin d'en faciliter son extraction et son
utilisation.

NuméroAuto Un champ de type NuméroAuto permet d’affecter un numéro unique pour

chaque enregistrement. Le numéro s’ajuste automatiquement lors de l’ajout d’un
nouvel enregistrement.

Texte Un champ de type texte contient une chaîne de caractères tel des noms, des
adresses, des numéros de téléphones, ainsi de suite. Longueur maximale de
255 caractères.

Mémo Similaire au type texte, sauf que le champ mémo peut contenir jusqu’à 64,000
caractères. Ce champ peut contenir des informations générales (notes, longue
description, paragraphes). Les données qui y sont stockées n'ont aucune
structure, que du texte brut.

Numérique Un champ numérique contient des valeurs numériques seulement. Ces valeurs
peuvent être entières ou fractionnées.

Date/Heure Un champ Date/Heure contient une date entre le 1 janvier 0000 et le 31

décembre 9999.

Monétaire Un champ monétaire peut contenir jusqu’à 15 numéros à la gauche et à la droite

du point décimal. Les valeurs affichées sont suivies ou précédées du signe $.

Oui/Non Un champ de type logique ne peut contenir que deux valeurs c’est-à-dire Oui ou
Non.

Objet OLE Un champ de type OLE (Object Linking and Embedding) permet d’inclure un
chiffrier, une image, une photo, un graphique, un son, etc.

Assistant liste de choix À utiliser pour démarrer l'Assistant Liste de choix qui permet de créer
un champ utilisant une zone de liste déroulante en vue de rechercher
une valeur dans une autre table, requête ou liste de valeurs.

Pour une base de données Access 2007 seulement

Pièce jointe Il s'agit du type de données privilégié pour stocker des images numériques et
tous les types de fichier binaire

Lien hypertexte À utiliser pour stocker des liens hypertexte permettant d'accéder d'un simple
clic à des pages Web via une adresse URL

Université de Montréal – 2007 Access 10

 Access 2007

Les propriétés d’un champ

Un champ possède des propriétés que vous pouvez modifier afin de transformer le mode de
fonctionnement et l'apparence du champ. Les propriétés disponibles pour un champ dépendent
du type de données du champ. Taille du champ, format, masque de saisie, légende, valeur par
défaut ne sont que quelques-unes des propriétés d’un champ.

• Taille d’un champ

• Format d’un champ
• Masque de saisie
• Légende
• Valeur par défaut
• Valide Si
• Message si erreur
• Null interdit et Chaîne vide autorisée
• Indexé

Taille d'un champ

La propriété Taille du champ permet de spécifier la taille maximale des données pouvant être
contenues dans un champ pour les données de type Texte, Numérique ou NuméroAuto.

Format d'un champ

Vous pouvez utiliser la propriété Format pour spécifier le format d'affichage de données dans un
champ. Par exemple, vous pouvez décider d'afficher toutes les dates dans un format complet,
abrégé ou réduit

Le masque de saisie

Vous pouvez utiliser la propriété Masque de Saisie (Input Mask) pour faciliter l'entrée de
données et pour contrôler les valeurs que les utilisateurs peuvent taper dans un contrôle de
zone de texte. Par exemple, vous pouvez créer un masque de saisie pour un champ Téléphone
qui vous montre exactement comment taper un nouveau numéro: "("999") "000-0000;0;_

Il est souvent plus facile de demander à l'ASSISTANT MASQUE DE SAISIE de définir la propriété à
votre place.

La propriété MASQUE DE SAISIE peut comporter d'une à trois sections séparées par des points-
virgules (;) :

Première Spécifie le masque de saisie lui-même (par exemple, !(9) 00-00-00-00). Voir la
liste des caractères que vous pouvez utiliser pour définir le masque de saisie.

Université de Montréal – 2007 Access 11

 Access 2007

Deuxième Détermine si Access enregistre les caractères d'affichage littéraux dans la table
lorsque vous introduisez des données. Si vous choisissez 0 pour cette section,
l'ensemble des caractères d'affichage littéraux (tels que les parenthèses dans un
masque de saisie Téléphone) sont mémorisés avec la valeur ; si vous introduisez
1 ou si vous laissez cette section vide, seuls les caractères tapés dans le contrôle
sont enregistrés.

Troisième Spécifie le caractère affiché par Access à la place de l'espace dans lequel vous
devriez normalement introduire un caractère dans le masque de saisie. Dans cette
section, tous les caractères sont acceptés ; pour afficher une chaîne vide, utilisez
un espace compris entre guillemets (" ").

Caractère Description

0 Chiffre (0 à 9, entrée obligatoire, signes plus (+) et moins (-) non acceptés).
9 Chiffre ou espace (entrée facultative, signes plus et moins non acceptés).
Chiffre ou espace (entrée facultative, positions vierges converties en espaces en
# mode édition, mais les espaces sont effacés lors de la sauvegarde des données,
signes plus et moins acceptés).
L Lettre (A à Z, entrée obligatoire).
? Lettre (A à Z, entrée facultative).
A Lettre ou chiffre (entrée obligatoire).
a Lettre ou chiffre (entrée facultative).
& Caractère quelconque ou espace (entrée obligatoire).
C Caractère quelconque ou espace (entrée facultative).
Séparateur de décimales, de milliers, de date et d'heure (le caractère
. , : ; - / effectivement utilisé dépend des paramètres de la boîte de dialogue Propriétés
pour Paramètres régionaux du Panneau de configuration Windows).
< Convertit tous les caractères en minuscules.
> Convertit tous les caractères en majuscules.

Équivalent aux guillemets doubles. Affiche le caractère qui suit sous sa forme
\
ASCII littérale (par exemple, \A s'affiche sous la forme A).

Légende

La légende sert d'EN-TÊTE de colonne pour le champ quand la table ou la requête est affichée en
mode feuille de données. Si aucune légende, le nom du champ est affiché.
Valeur par défaut

Vous pouvez utiliser la propriété ValeurParDéfaut (DefaultValue) pour spécifier la saisie

automatique d'une valeur lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement. Si, par exemple, la
plupart de vos fournisseurs sont basés à New York, vous pouvez définir le champ Ville de la
table Fournisseurs de manière à ce que la valeur « New York » soit entrée par défaut. Vous
pouvez accepter la valeur par défaut ou la remplacer par écrasement.

Université de Montréal – 2007 Access 12

 Access 2007

Valide Si

Vous pouvez utiliser la propriété Valide Si pour spécifier des conditions à l'entrée de données.
Lorsque les données ne répondent pas aux conditions fixées par le paramétrage VALIDE SI, le
message inscrit dans la propriété Message si erreur s'affiche
Message si erreur

Cette propriété permet à l’usager de créer son propre message d’erreur si la condition inscrite
dans la propriété Valeur SI n'est pas respectée.

Null interdit et Chaîne vide autorisée

Vous pouvez contrôler le traitement d'un champ vierge en définissant différentes combinaisons
de ses propriétés Null interdit et Chaîne vide autorisée. La propriété Chaîne vide autorisée est
uniquement disponible pour les champs Texte, Mémo ou Lien hypertexte. La propriété Null
interdit détermine si une saisie doit être effectuée.
Indexé

La propriété Indexé permet de définir un champ individuel comme index. Un index accélère les
requêtes sur les champs indexés ainsi que les opérations de tri et de regroupement. Si une CLÉ
PRIMAIRE est définie, celle-ci renferme des données qui identifient de façon UNIQUE chacun des
enregistrements d'une table. Access crée automatiquement un index sur le champ de clé
primaire de la table et l'utilise pour retrouver des enregistrements et créer des jointures entre les
tables. L'index de clé primaire exige une entrée dans chaque champ de clé primaire et n'autorise
pas les doublons.

Création d'une nouvelle table

Pour créer une nouvelle table dans une base de données existante, Cliquez sur l'onglet Créer

Pour ensuite cliquer sur l'icône Création de table

La structure s'affiche, il suffit de la compléter

Université de Montréal – 2007 Access 13

 Access 2007

Modifier la structure d'une table

En tout temps, on peut modifier la structure d'une table. Il suffit d'ouvrir la table et de basculer
en mode Création.

Avec l'aide de l'onglet Création, on peut Insérer, Supprimer, Renommer, Déplacer un champ
(Pointer et glisser). Le menu contextuel (Clic droit) offre une série d'options:

Mise en forme de la table en mode Feuille de données

L'onglet Accueil permet de modifier l'affichage de la table en mode Feuille de données.

La mise en forme affecte la totalité de la feuille, sauf si le format d'un champ de type mémo a été
modifié pour du texte enrichi.

Nouveauté

Une nouveauté d'Access 2007 est la possibilité d'afficher des totaux dans une table affichée en
mode feuille de données. L'icône affiche une ligne supplémentaire à la fin de la
feuille. On peut choisir le type de totaux à afficher pour une ou plusieurs colonnes à l'aide d'une
liste déroulante.

Université de Montréal – 2007 Access 14

 Access 2007

Manipulation des Colonnes et Rangées

En mode affichage Feuille de données, Access permet une série de manipulations sur les
colonnes (champs) et les rangées (enregistrements). Tout comme l'onglet Feuille de données,
le menu contextuel permet aussi les mêmes manipulations.

Manipulation des colonnes

Sélectionner une colonne

Sélectionner plusieurs colonnes adjacentes
Masquer une colonne
Afficher une colonne masquée
Déplacer une colonne
Supprimer une colonne

Manipulation des rangées

Sélectionner une rangée

Sélectionner plusieurs rangées consécutives
Modifier la hauteur des rangées

Navigation d'enregistrements

La barre de navigation, située en bas à gauche de la feuille de données permet de se déplacer

entre les enregistrements:

Premier enregistrement Dernier enregistrement

Enregistrement précédent Enregistrement suivant

Inscrire le numéro de l'enregistrement

Université de Montréal – 2007 Access 15

 Access 2007

Ajouter un enregistrement

En mode feuille de données, cliquez sur le bouton ajouter de la barre de navigation

Le menu contextuel permet aussi l'ajout d'un enregistrement

Supprimer un enregistrement

Sélectionnez l'enregistrement et appuyer sur la touche Suppr ou cliquez sur l’icône

Trier les enregistrements

Le groupe Trier et Filtrer de l'onglet Accueil permet de trier les enregistrements d'une table. La
position du curseur détermine la colonne qui deviendra la clé de tri.

Dans la table ci-dessous, la liste est triée en ordre croissant de Nom. Remarquez le petit
symbole près du nom du champ qui indique qu'un tri est appliqué.

Université de Montréal – 2007 Access 16

 Access 2007

Effacer un tri

Lorsqu'un ou plusieurs tris ont été appliqués sur une table, les tris peuvent être effacés
avec un clic sur le bouton Effacer tous les tris

Filtrer les enregistrements

Un filtre permet d'extraire des enregistrements qui répondent à un

certain critère. Access 2007 offre plusieurs techniques pour filtrer
les enregistrements. Les commandes se retrouvent dans le
groupe Trier et Filtrer de l'onglet Accueil

Filtrer
Le bouton affiche une liste déroulante du contenu du champ sélectionné. On peut
sélectionner un ou plusieurs critères de cette liste et appliquer le filtre avec le bouton OK.

Pour désélectionner, on décoche

Pour sélectionner, on coche

Symbole d'un filtre appliqué

Université de Montréal – 2007 Access 17

 Access 2007

POUR DÉSACTIVER LE FILTRE

On désactive un filtre de deux façons.

• Cliquez sur

• Pour ensuite cliquer sur

Ou

• Cliquez sur

Filtre par sélection

Le filtre par sélection permet de sélectionner une chaîne de caractères à l'intérieur d'un champ
et d'extraire les enregistrements dont la chaîne de caractères est égal ou non, qu'elle contient ou
non, qu'elle est supérieure ou inférieure si le champ est numérique, etc.

Il suffit de sélectionner la chaîne de caractère et de cliquer sur Une liste

déroulante vous propose différentes options.

Autres filtres

Il existe deux autres types de filtre. Le filtre par formulaire et le filtre avancé (requête). On
couvrira ces filtres dans la section requête et formulaire.

Université de Montréal – 2007 Access 18

 Access 2007

Rechercher

Access offre deux options de recherche dans une table de données.

Boîte de dialogue

Pour afficher la boîte de dialogue Rechercher, cliquer sur l'icône

Cette fonction trouve des enregistrements spécifiques. Le paramètre de recherche est inséré
dans la zone Rechercher

Champ dans lequel sera

effectué la recherche

Sens de la recherche
(haut, bas, Tout) Où chercher la chaîne de
caractères (options)

Un clic sur le bouton Suivant positionne le pointeur sur le premier enregistrement trouvé. Pour
passer au suivant, cliquer de nouveau sur le bouton Suivant et ainsi de suite.

Barre de navigation
De la barre de navigation une zone de recherche a été ajoutée.

Il suffit de saisir du texte dans la zone

Recherche pour qu'Access trouve le ou
les champs répondant à ce critère. En
appuyant sur la touche Entrée, Access se
positionne sur le prochain champ s'il y
lieu.

Université de Montréal – 2007 Access 19

 Access 2007

Remplacer

Pour remplacer le contenu d'un champ, on se sert de la boîte de dialogue qui est lancée avec le
bouton pour ensuite sélectionner l'onglet Remplacer.

Exemple: Modifier tous les enregistrements dont la ville = Montreal par Montréal

Remplacement individuel

Remplacement global

Imprimer la feuille de données d'une table

Access permet d'imprimer une table en mode Feuille de données. Par contre on ne dispose pas
de toutes les fonctionnalités d'un état. On peut modifier la taille du papier, les marges ainsi que
l'entête et le pied de page. La table est imprimée sous forme de tableau (Colonnes/Rangées)

Sélectionnez ou ouvrez la table, Du bouton Office, sélectionnez Imprimer. Pour modifier les
marges, la taille du papier, l'orientation, l'entête ou le pied de page, cliquez sur le bouton Aperçu
avant impression.

De cet onglet, vous disposez des options nécessaires.

Université de Montréal – 2007 Access 20

 Access 2007

MODULE-II
RELATIONS & REQUÊTES
 Access 2007

La clé primaire

Une clé primaire est un champ ou un ensemble de champs qui identifie de façon unique chaque
enregistrement d'une table. Dans une base de données relationnelle vous divisez vos
informations en différentes tables en fonction d'un sujet donné. Ensuite, vous utilisez des
relations entre les tables et des clés primaires pour indiquer comment rassembler à nouveau ces
informations. Access fait appel à des champs de clé primaire pour associer rapidement des
données issues de plusieurs tables et les combiner de manière significative.

Créer une clé primaire

Pour créer une clé primaire, ouvrez la table en mode création sélectionnez le ou les champs
servant à identifie de façon unique les enregistrements et cliquez sur l'icône représenté par une
clé situé dans l'onglet Création

Remarquez le symbole de la clé affiché devant le champ.

Les relations

Une relation a pour objet de faire correspondre les données de deux tables. Dans la plupart des
cas, ces champs sont la clé primaire de la première table, qui constitue un identificateur unique
pour chaque enregistrement, et la clé externe de l'autre table.

Une relation est un lien entre deux ou plusieurs tables d'une base données. Le lien est créé en
utilisant un champ commun présent dans chaque table.

Une relation permet de manipuler de l'information provenant de plusieurs tables. Ces relations
peuvent être utilisées dans les requêtes, les formulaires ainsi que dans les états.

Université de Montréal – 2007 Access 22

 Access 2007

Créer une relation

Pour créer une relation entre les tables, celles-ci doivent être fermées. Activez l'onglet
Outils de base de données et cliquez sur

La fenêtre des relations s'affiche. Les tables doivent être affichées dans la fenêtre. Si les tables
ne sont pas affichées, cliquez sur l'icône pour ajouter les tables dans la fenêtre relation.

De la table primaire, glissez le champ de la clé primaire sur le champ de la clé externe de la
table liée. Il possible qu'Access ait déjà créé la relation.

Table primaire Table liée

Clé primaire

Clé externe

Après le glissement du champ primaire sur le champ commun de la table liée, la fenêtre de
relation s'affiche, sinon double cliquez sur la ligne de la relation. Les champs communs sont
affichés.

Cochez Appliquer intégrité référentielle

Cliquez sur Créer.

Université de Montréal – 2007 Access 23

 Access 2007

Ligne de
La relation est maintenant créée. relation

Supprimer une relation

Affichez la fenêtre Relation;
Sélectionnez la relation (ligne de relation) en cliquant sur la ligne de relation;
Appuyer sur la touche Suppr ou afficher le menu contextuel et cliquez sur l'icône

Intégrité référentielle
L'intégrité référentielle est un système de règles que Microsoft Access utilise pour garantir que
les relations entre les enregistrements dans les tables liées sont valides et que vous n'effacez
pas ou ne modifiez pas, par erreur, des données liées. Vous pouvez utiliser l'intégrité
référentielle si toutes les conditions suivantes sont réunies :

• Le champ correspondant de la table primaire est une clé primaire ou possède un index
unique
• Les champs liés ont le même type de données.
• Les tables appartiennent à la même base de données Microsoft Access.

Lorsque vous appliquez l'intégrité référentielle, vous devez observer les règles suivantes :

• Pour le champ commun, dans la table liée, vous ne pouvez pas entrer une valeur qui n'existe
pas dans la table primaire.
• Vous ne pouvez pas effacer un enregistrement de la table primaire si des enregistrements
correspondants existent dans une table liée.
• Vous ne pouvez pas changer une valeur clé primaire dans la table primaire si cet
enregistrement possède des enregistrements liés.

Si vous souhaitez que Microsoft Access applique ces règles pour une relation, cochez la case
APPLIQUER L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE lorsque vous créez la relation. Si vous appliquez
l'intégrité référentielle alors qu'une des règles ci-dessus n'est pas respectée, Microsoft Access
affiche un message d'erreur et n'autorise pas la modification.

Université de Montréal – 2007 Access 24

 Access 2007

OUTREPASSER L'INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE

Vous pouvez outrepasser ces restrictions relatives à la suppression ou modification des
enregistrements liés et préserver néanmoins l'intégrité référentielle en cochant les cases Mettre
à jour en cascade les champs correspondants et Effacer en cascade les enregistrements
correspondants.

Mettre à jour en cascade les champs correspondants

Si la case Mettre à jour en cascade les champs correspondants est cochée, toute modification
d'une clé primaire dans la table primaire entraîne la mise à jour de la valeur correspondante de
tous les enregistrements correspondants.

Effacer en cascade les enregistrements correspondants

Si la case Effacer en cascade les enregistrements correspondants est cochée, toute suppression
d'enregistrement dans la table primaire entraîne la suppression des enregistrements
correspondants dans la ou les tables liées.

Type de relations

Relation un-à-plusieurs

La relation un-à-plusieurs est la plus répandue. Dans ce type de relation, un enregistrement de

la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, alors
qu'à chaque enregistrement de la table B ne correspond qu'un enregistrement de la table A.

Relation plusieurs à plusieurs

Dans une relation plusieurs à plusieurs, un enregistrement de la table A peut être mis en
correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un enregistrement
de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table A. Ce
type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table (appelée table de
jonction), dont la clé primaire est composée de deux champs - les clés étrangères des tables A
et B. Une relation plusieurs à plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un-à-plusieurs
avec une troisième table.

Relation un-à-un

Dans une relation un à un, chaque enregistrement de la table A ne peut correspondre qu'à un
enregistrement de la table B, et inversement chaque enregistrement de la table B ne peut
correspondre qu'à un enregistrement de la table A. Ce type de relation est peu répandu, car la
plupart des informations qui seraient associées de la sorte font normalement partie d'une même
table.

Université de Montréal – 2007 Access 25

 Access 2007

Type de jointure

Le type de jointure que vous définissez pour une relation dans la fenêtre Relations n'affecte pas
la jointure même ; il définit le genre de jointure qui sera utilisé par défaut lors de la création de
requêtes basées sur les tables en relation dans une base de données. Vous avez toujours la
possibilité de modifier le type de jointure lorsque vous créez la requête.

Jointure interne

L'option 1 définit une jointure interne. Jointure où les enregistrements de deux tables sont
combinés dans le résultat d’une requête uniquement si les valeurs des champs joints
correspondent. Il s’agit de la valeur par défaut.

Jointure externe gauche

L'option 2 définit une jointure externe gauche. Jointure dans laquelle tous les enregistrements
de la partie gauche de l’opération sont ajoutés aux résultats de la requête même s’il n’existe
aucune valeur correspondante dans le champ joint de la table située à droite.

Jointure externe droite

L'option 3 définit une jointure externe droite. Jointure dans laquelle tous les enregistrements de
la partie droite de l’opération sont ajoutés aux résultats de la requête même s’il n’existe aucune
valeur correspondante dans le champ joint de la table située à gauche.

MODIFIER LE TYPE DE JOINTURE

Pour modifier le type de jointure, double-cliquez sur la ligne de jointure et cliquez

sur le bouton Type de jointure pour ensuite choisir le type.

Université de Montréal – 2007 Access 26

 Access 2007

Requête Sélection

La requête Sélection extrait des données contenues dans une ou plusieurs tables et affiche les
résultats sous la forme d'une feuille de données que l'on appelle feuille dynamique.

Créer une requête

De l'onglet Créer, cliquez sur le bouton Création de requête

Une requête (vide) s'affiche ainsi que la boîte de dialogue Afficher la table permettant de
sélectionner la ou les tables à utiliser pour la requête.

Sélectionner la ou les tables requises pour votre requête.

Confirmer avec un clic sur le bouton Ajouter.

A cette étape, on glisse

dans la zone Champ les
champs à utiliser dans la
requête.

Un tri peut être appliqué

en spécifiant l'ordre
(Croissant ou décroissant) Un critère (condition) peut aussi être appliqué afin
de tri dans la zone Tri. d'obtenir les enregistrements spécifiques. On
insère le critère dans la zone Critères.

Sauvegarder la requête en lui attribuant un nom significatif.

Université de Montréal – 2007 Access 27

 Access 2007

OPÉRATEURS LOGIQUES ET MATHÉMATIQUES

L'emploi d'opérateurs logiques et/ou mathématiques dans une requête permet l'extraction
d'enregistrements spécifiques.

Opérateurs Description
Ou Une des conditions doit être Vrai.
Et Toutes les conditions doivent être Vrai.
> Plus grand que…
>= Plus grand et égal à…
< Plus petit que…
<= Plus petit ou égale à…
Pas Pas égale à…
<> Différent de…
Entre..et Entre deux valeurs
Est Null Enregistrement dont le champ est vide.
Est pas Null Enregistrement dont le champ n'est pas vide
Date() Enregistrement dont la date est égale à la date du jour (système).

Exemple de l'opérateur OU

Afficher la liste de tous les étudiants de Montréal ou de Laval

Dans la zone critère du

champ Ville, taper Montréal ou
Laval. Les guillemets ne sont
pas nécessaires, Access les
insèrera automatique après
avoir confirmé avec la touche
Entrée.

Exemple de l'opérateur ET

Afficher la liste de tous les étudiants âgés entre 20 et 25 ans

Dans la zone critère du

champ Age, taper >20 ET <25

Université de Montréal – 2007 Access 28

 Access 2007

Exemple de l'opérateur Entre…Et

Afficher la liste des étudiants qui se sont inscrit entre le 1 janvier et le 31 décembre 2002.

Dans la zone critère du champ Inscription, taper

l'expression suivante: Entre 01-01-2005 et 31-12-2002.
Lorsque vous confirmer avec la touche Entrée, Access
insère des dièses au début et à la fin des dates. C'est sa
façon de reconnaître des champs de type Date/Heure.

Exemple de l'opérateur Est Null

Afficher la liste des tous les étudiants dont le numéro d'assurance social n'est pas encore inséré
dans l'enregistrement.

Dans la zone critère du

champ NAS, taper Est Null

Exemple de l'opérateur Date()

Afficher la liste de tous les étudiants qui se sont inscrits la journée en cours.

Dans la zone critère du

champ Date-Inscription taper
Date()

Université de Montréal – 2007 Access 29

 Access 2007

Exemple de l'opérateur Pas

Afficher la liste de tous les étudiants demeurant à l'extérieur de Montréal.

Dans la zone critère du champ Ville,

taper Pas Montréal. Les guillemets ne
sont pas nécessaires, Access les
insèrera automatique après avoir
confirmé avec la touche Entrée.

Exécuter une requête

Une requête peut être exécutée de plusieurs façons.

Du volet de navigation

Du volet de navigation, sélectionnez l'objet Requêtes et

double cliquez sur le nom de la requête

En mode Création

Une requête peut être exécutée en mode Création à l'aide du bouton Exécuter
de l'onglet Créer.

Supprimer une requête

Ici encore, il existe plusieurs façons de supprimer une requête.

1. Sélectionner la requête et appuyez sur la touche Suppr.

2. Sélectionner la requête et cliquer sur l'icône

3. Clic droit sur le nom de la requête pour afficher le menu contextuel et cliquer sur

Université de Montréal – 2007 Access 30

 Access 2007

Modifier une requête

Pour modifier une requête, il suffit de l'ouvrir et de basculer en mode création ou d'utiliser le
menu contextuel pour passer directement en mode Création.

Modifier la mise en forme d'un champ d'une requête

Lors de l'affichage de la requête en mode feuille, si un élément
n'est pas affiché selon vos besoins, Il suffit de basculer en mode
création et d'accéder aux propriétés du champ à l'aide du menu
contextuel (bouton droit). Une boîte de dialogue s'affiche dans
laquelle vous pouvez modifier quelques paramètres.

Requête Paramétrée
Une requête paramétrée affiche une ou plusieurs boîtes de dialogue prédéfinies vous invitant à
entrer des valeurs.

Dans la case Critère, tapez un message placé entre crochets [ ]. Access affiche le message
lors de l'exécution de la requête.

Exemple: Pour qu'Access pose la question Entre le nom de la ville lors de l'exécution de la
requête, vous devez formuler la question dans la zone Critère du champ. Attention,
si aucune ville n'est tapée, AUCUN enregistrement ne sera affiché

La question sera posée

lors de l'exécution de la
requête. Elle sera
présentée dans une
boîte de dialogue

Université de Montréal – 2007 Access 31

 Access 2007

Requête Paramétrée avec une valeur de remplacement

Pour afficher TOUS les enregistrements si AUCUNE réponse n'est tapée dans la boîte de dialogue,
vous devez modifier quelque peu l'expression. Le mot Comme doit être inséré avant le premier
crochet et les symboles &* doivent être ajoutés à la suite du deuxième crochet;

Exemple: Comme [Entre le nom de la ville] &*

Toutes les villes dont le nom commence par la lettre L seront affichées.

P.S. Si rien n'est saisi dans la zone de texte, toutes les villes seront affichées.

Requête paramétrée avec un l'opérateur Entre..Et

Pour les champs de type Numérique ou Date, vous pouvez afficher deux messages consécutifs
afin d'extraire les enregistrements se situant entre deux valeurs.

Exemple: Afficher la liste des étudiants entre deux âges. La requête demande la première
valeur pour ensuite demander la deuxième.

Dans notre exemple, Access

demande l'âge minimum et l'âge
maximum.

Université de Montréal – 2007 Access 32

 Access 2007

Lors de l'exécution:

Première question Deuxième question

Résultat:

Les limites sont incluses

(21 à 30)

Champ calculé
Les champs calculés permettent d'effectuer des opérations (somme, compte, moyenne,
extraction de caractères, etc.) sur des champs. Comme on ne peut PAS effectuer d'opérations
dans une table, celles-ci doivent être insérées dans des requêtes, des formulaires et/ou dans
des états.

Identification d'un champ calculé

Dans la grille de la requête et dans la section Champ, vous devez identifier le nom du champ
calculé. Le nom du champ calculé doit être suivi des deux points (:). L'expression peut-être
effectuée à l'aide de champ ou de constante. Si un champ est utilisé dans l'expression, celui-ci
doit être entre crochet [nom du champ].

Exemple 1:
Dans une requête qui affiche des ventes par mois, on calcule et affiche une augmentation de
10% sur le total des ventes de chaque produit. Ce nouveau champ que nous nommerons
PRÉVISIONS servira de prévision pour l'année suivante.

Expression
Nom du champ calculé

Université de Montréal – 2007 Access 33

 Access 2007

Exemple 2
Dans la requête qui contient la liste des employés ainsi que le taux horaire et le nombre
d'heures travaillées, il est possible de calculer le salaire brut.
Expression
Nom du champ calculé

NB: Pour tous les champs calculés, il est possible de modifier sa mise en forme. Du menu
contextuel (bouton droit), sélectionner Propriétés…

Zoom

Dans les zones Champ ou Critère, les

touches Maj+F2 facilite l'écriture de
l'expression en affichant la fenêtre
«zoom».

CONDITION VRAIFAUX

La fonction VraiFaux (IIF immediate if) permet de poser une condition dans un champ calculé.
Si le résultat de la condition est vrai, un résultat est affiché, sinon, un résultat différent est
affiché.

Syntaxe: nom du champ calculé: VraiFaux(condition;Vrai;Faux)

Exemple 1:
Dans la requête qui contient la liste des employés, on désire créer un nouveau champ qui
affichera «Plein temps» si le nombre d'heures travaillées est supérieur à 25, sinon on affiche
«Temps partiel»

Nom du champ calculé Expression

Université de Montréal – 2007 Access 34

 Access 2007

Exemple 2
Dans la requête qui contient la liste des vendeurs ainsi que le total de leurs ventes, on calcule la
commission. La commission se calcule comme suit: pour les ventes inférieures à 5000$ vous
donnez 15%, sinon vous donnez 20%

Nom du champ calculé Expression

Affichage spécifique d'éléments dans une feuille dynamique

Access offre des options qui permettent d'afficher des données de façon très spécifique. Par
exemple, on pourrait créer un champ calculé qui joint deux ou plusieurs champs, on pourrait
extraire une partie des données à afficher seulement.

Joindre des champs de type Texte

Le symbole de concaténation & est utilisé pour joindre une chaîne de caractères.

Exemple:
Dans une table, j'ai un champ NOM et un champ PRÉNOM. Pour les besoins d'un publipostage, je
voudrais que le NOM et le PRÉNOM soit ensemble et séparé par une virgule et un espace. Donc,
on crée un champ calculé qui joindra les champs nom et prénom.

Le nom du champ calculé doit être

différent d'un nom de champ réel. Résultats

Université de Montréal – 2007 Access 35

 Access 2007

Affichage d'une partie d'un champ

Dans une feuille de données dynamique, les fonctions Gauche, Droite et ExtracChaîne
permettent d'extraire une partie d'un champ.

Gauche

Extrait un nombre X de caractères à partir de la gauche du champ.

Exemple:
Je veux extraire les trois premiers caractères du champ Province

Fonction
Nom du champ réel
Nom du champ calculé Nombre de caractères à extraire
à partir de la gauche

Droite

Extrait un nombre X de caractères à partir de la droite du champ.

Exemple:
Je veux extraire les huit caractères du champ Téléphone à partir de la droite. De cette façon le
code régional n'est pas inclus.
Fonction
Nom du champ réel
Nom du champ calculé
Nombre de caractères à
extraire à partir de la droite

Université de Montréal – 2007 Access 36

 Access 2007

ExtracChaîne

Extrait une partie du champ à partir d'une position définie et d'une longueur spécifique.

Exemple:
Extraire les trois chiffres du centre d'un numéro d'assurance social, si celui-ci est stocké avec un
espace entre les groupes (545 345 678)

Nom du champ réel

Nom de la fonction
Position de départ

Nom du champ calculé Nombre de caractères à

extraire

Fonctions pour les champs de type Date

La fonction PartDate permet l'extraction d'une partie d'un champ de type Date. La syntaxe
générale est Partdate("partie de la date à extraire";[nom du champ]). La valeur extraite est une
valeur numérique.

Pour extraire le jour j

Pour extraire le mois m
Pour extraire l'année aaaa

Partie de la date à
extraire
Nom du champ calculé Nom du champ de
la table

Université de Montréal – 2007 Access 37

 Access 2007

Résultat

Jour: PartDate("j";[Date Naissance])

Mois: PartDate("m";[Date Naissance])
Année: PartDate("aaaa";[Date Naissance])

AUTRES FONCTIONS DE DATE

joursem

Cette fonction affiche le numéro de la journée de la semaine (Dimanche =1, Lundi = 2, Mardi = 3,
Mercredi = 4, Jeudi = 5, vendredi= 6 et Samedi = 7)

Exemple:

Pour obtenir le numéro de la journée de la date de naissance

Nom du champ calculé Fonction

Champ de la table

WeekDayName

Cette fonction affiche, en format texte, le nom de la journée (Lundi, Mardi, Mercredi, etc.) de la
semaine.

Exemple:
Il faut dans un premier temps créer un champ calculé pour obtenir la journée de la semaine sous
forme de numéro avec la fonction Joursem.

Université de Montréal – 2007 Access 38

 Access 2007

Nom du champ calculé

Fonction qui trouve le numéro de
la journée
Nom du champ calculé

Résultat:

Mois

Cette fonction permet d'afficher le numéro du mois (Janvier =1, Février = 2, Mars = 3, ainsi de suite).
Pour obtenir le même résultat, on peut utiliser la fonction Partdate.

Exemple:

Pour obtenir le numéro du mois de la date de naissance

Nom du champ calculé Fonction

Champ de la table

Université de Montréal – 2007 Access 39

 Access 2007

MonthName

Cette fonction affiche, en format texte, le nom du mois (janvier, février, mars, etc.) de la date.

Exemple:

Il faut dans un premier temps créer un champ calculé pour obtenir le numéro du mois sous
forme de numéro avec la fonction Mois.

Nom du champ calculé

Fonction qui trouve le numéro du
mois
Nom du champ calculé

Autres fonctions

COMPTE() Compte le nombre d'enregistrements.

Syntaxe: Compte([Champ])

DATE() Affiche la date du jour.

Syntaxe: Date()

ENT() Extrait la partie entière d'une valeur numérique.

Syntaxe: Ent([Age]) 25,75 retourne 25 sans arrondir.

MAINTENANT() Affiche la date et l'heure du système.

MAJUSCULE() Convertit une chaîne de caractères en majuscule.

Syntaxe: Majuscule([champ])
Ex: Meunier MEUNIER

MAX() Trouve la valeur maximale

Syntaxe: Max([frais])

MIN() Trouve la valeur minimale

Syntaxe: Min[frais])

Université de Montréal – 2007 Access 40

 Access 2007

MINUSCULE() Convertit une chaîne de caractères en minuscule

Syntaxe: Minuscule([nom])
Ex: MEUNIER meunier

MOYENNE() Trouve la moyenne

Syntaxe: Moyenne([Frais])

NBCAR() Trouve le nombre de caractères dans une chaîne de caractères

Syntaxe: Nbcar([champ]) retourne le nombre de caractères dans le champ nom.

SOMME() Trouve la somme

Syntaxe: Somme([frais])

Regroupement d'enregistrements dans une requête

Access permet, à l'intérieur d'une requête, de regrouper des enregistrements afin d'appliquer
des opérations de synthèse.

Exemple : Afficher la liste des étudiants (Nom et prénom) et le total de leurs frais de scolarité.

1. Activez la fonction de
regroupement (Totaux)

2. Avec la liste déroulante,

sélectionnez la fonction
désirée.

3. Exécuter la requête

Tous les enregistrements d'un même étudiant ont été regroupés pour être ensuite totalisés

Université de Montréal – 2007 Access 41

 Access 2007

Avant Après

Université de Montréal – 2007 Access 42

 Access 2007

Requête ACTION

Une requête action est une requête capable de modifier un grand nombre d'enregistrements en
une seule opération. Il existe quatre types de requêtes action : les requêtes Suppression, Mise à
jour, Ajout et Création de table.

Requête Mise à jour

Ce type de requête apporte des changements globaux à un groupe d'enregistrements dans une
ou plusieurs tables.

Exemple: Imaginons que les frais de scolarité pour les étudiants de Montréal soient haussés de
10%.

Dans une nouvelle requête, on insère les champs: Nom, Prénom, Ville et Frais.
Pour modifier le type de requête, on clique sur le bouton Mise à jour de l'onglet
Créer.

Une nouvelle ligne apparaît dans la grille.

Entrer le critère Montréal sous le champ Ville. Entrer la formule pour augmenter les frais de 10%
dans la ligne Mise à jour.

Exécuter la requête en cliquant sur le bouton Exécuter

Un message affiche le nombre d'enregistrements que vous allez Mettre à jour. Ce message
vous avertit aussi qu'il sera impossible d'Annuler cette commande une fois exécutée.

Attention ! Si vous exécuter la requête une deuxième fois, les frais seront recalculés de
nouveau et impossible d'annuler.

Université de Montréal – 2007 Access 43

 Access 2007

Requête Ajout
Cette requête permet d'ajouter une série d'enregistrements dans une table.

Exemple:

J'ai une série d'enregistrements à insérer dans la table Étudiants. Ces enregistrements sont
stockés dans une table nommée: Extra. Ces enregistrements furent entrés par une tierce
personne. Donc, il s'agit de prendre tous les enregistrements de la table Extra et de les insérer
dans la table Étudiants.

Dans une nouvelle requête, insérez la table EXTRA. Glissez les champs à insérer dans la grille.
Dans notre cas, on insère tous les champs.

Pour modifier le type de requête, on clique sur le bouton Ajout de l'onglet Créer.

Une boîte de dialogue vous invite à

inscrire le nom de la table qui doit
recevoir (destination) les nouveaux
enregistrements. La liste déroulante
permet de sélectionner cette table si
celle-ci est dans la base de données
en cours, sinon il faudra cocher Autre
base de données et utiliser le bouton
Parcourir pour pointer sur la base de
données.

Exécutez la requête en cliquant sur le bouton Exécuter

Un message affiche le nombre d'enregistrements que vous allez Ajouter. Ce message vous
avertit aussi qu'il sera impossible d'Annuler cette commande une fois exécutée.

Université de Montréal – 2007 Access 44

 Access 2007

Requête Création de table

Cette requête permet de créer une autre table. La nouvelle table peut contenir tous les champs
et enregistrements de la table source ou une partie de ceux-ci selon certains critères de
sélection.

Exemple:

À partir de la table ÉTUDIANTS, je veux créer une nouvelle table qui contiendra tous les étudiants
de l'extérieur de Montréal seulement. Dans cette table, seuls les champs Nom, Prénom, Date
naissance, Ville et Téléphone sont utilisés. La nouvelle table sera nommée: Liste-Étudiants

Dans une nouvelle requête, Insérez la table ÉTUDIANTS. Glissez les champs dans la grille. Un
critère doit aussi être ajouté dans la grille sous le champ Ville.

Pour modifier le type de requête, on clique sur le bouton Création de table de l'onglet Créer.

Une boîte de dialogue vous invite à

inscrire le nom de la nouvelle table
La liste déroulante permet de
sélectionner une table (qui sera écrasée) si
celle-ci est dans la base de données en
cours, sinon il faudra cocher Autre base
de données et utiliser le bouton Parcourir
pour pointer sur la base de données.

Exécutez la requête en cliquant sur le bouton Exécuter

Un message affiche le nombre d'enregistrements que vous allez Coller dans une nouvelle table.
Ce message vous avertit aussi qu'il sera impossible d'Annuler cette commande une fois
exécutée.

Université de Montréal – 2007 Access 45

 Access 2007

Requête Suppression
Cette requête supprime un ou plusieurs enregistrements selon les critères utilisés.

Exemple:

De la table Étudiants-Cours, je veux supprimer tous les cours dont la date d'inscription est
inférieure au 1 janvier 2002

Dans une nouvelle requête, insérez la table Étudiants-Cours;

Dans la grille, insérez le champ Inscription et saisissez le critère <01/01/2002

Exécutez la requête en cliquant sur le bouton Exécuter

Un message affiche le nombre d'enregistrements que vous allez Supprimer. Ce message vous
avertit aussi qu'il sera impossible d'Annuler cette commande une fois exécutée

Université de Montréal – 2007 Access 46

FORMULAIRES
MODULE-III
 Access 2007

Les formulaires

Les formulaires sont utilisés à toutes sortes de fin. On peut créer un formulaire qui permet
l'entrée et/ou la modification de données dans une ou plusieurs tables. On peut créer un
formulaire qui agira comme menu pour gérer des formulaires et/ou des états ainsi que toutes
autres procédures. Différentes méthodes existent pour la création d'un formulaire.

L'onglet Créer du Ruban offre la possibilité de créer des formulaires instantanés si une table ou
une requête est sélectionnée. Il offre aussi la possibilité de créer des formulaires à l'aide d'un
assistant, en mode page ou en mode création.

Ces trois types de création de

formulaires s'appliquent
seulement si une table ou une
requête est sélectionnée
préalablement. Permet de sélectionner
l'Assistant Formulaire

Crée un formulaire
vierge en mode Page

Crée un formulaire vierge

en mode Création

Dans cette formation le Mode Création sera utilisé. La raison est bien simple. Ce n'est que dans
ce mode que l'on apprend à bien connaître, comprendre, manipuler, éditer les différents types
de contrôles nécessaires à la création d'un formulaire ainsi qu'à leur mise en forme. Nous
survolerons par contre les autres modes de création.

Créer un formulaire en Mode Création

On peut créer un formulaire en utilisant une table, il est par contre recommander d'utiliser une
requête et ce même si le résultat de la requête est identique à la table. Une requête est
beaucoup plus flexible.

Exemple: Je veux créer un formulaire qui facilitera l'entrée de données pour la table Les cours.
Cette table contient les champs suivants: Cours, Sigle, Spécialité, Titre, Crédit.
Dans un premier temps, je crée une requête qui contient ces champs et que je
nommerai R-COURS. Cette requête deviendra la source de mon formulaire.

Université de Montréal – 2007 Access 48

 Access 2007

De l'onglet Créer, cliquez sur le bouton Création de formulaire

Au départ seul la section

Détail est affichée. Règle

Nom du
formulaire, si les
options de la
fenêtre document
sont activés
correctement

Un clic droit sur la

grille affiche le menu
contextuel dans lequel
on peut afficher les
autres sections d'un
formulaire

Barre de défilement

En-tête de formulaire

En-tête de page

Pied de page

Pied de formulaire

Université de Montréal – 2007 Access 49

 Access 2007

LES SECTIONS D'UN FORMULAIRE

En-tête de formulaire L'information présente dans cette section est affichée qu'au
début du formulaire.

Pied de formulaire L'information présente dans cette section est affichée qu'à la fin
début du formulaire.

Détail Espace normalement réservé pour afficher les enregistrements

En-tête de page L'information présente dans cette section n'est pas affichée en
mode formulaire.

Pied de page L'information présente dans cette section n'est pas en mode
formulaire.

Identifier la source du formulaire

Afficher la fenêtre des propriétés du formulaire afin d'identifier la source

d'enregistrements pour le formulaire en cliquant sur le bouton

Assurez-vous que vous êtes bien dans les propriétés du Formulaire. Sinon, utilisez
la liste déroulante

Cliquez dans la zone Source.

Utilisez la liste déroulante pour
sélectionner la table ou la
requête. Lorsque terminé,
quittez la feuille des propriétés.

Université de Montréal – 2007 Access 50

 Access 2007

Afficher la liste des champs

Pour afficher la liste des champs cliquez sur le bouton

Insérer un champ dans le formulaire

Une fois la liste des champs affichée, vous pouvez glisser ces champs dans une zone du
formulaire. Un champ de la liste des champs est appelé contrôle dépendant. Remarquer que le
contrôle est constitué de deux zones:
Le champ Cours a
été glissé sur la grille

Libellé ou intitulé
Champ de la table

Déplacer le contrôle (LIBELLÉ et CHAMP)

Pointez sur la bordure du contrôle. Lorsque le symbole apparaît, cliquez et tenez le bouton
de la souris pour le déplacer. Les deux sections du contrôle se déplacent.

Déplacer une partie du contrôle (LIBELLÉ ou CHAMP)

Pointez sur le coin supérieur gauche de la partie du contrôle. Cliquez et tenez le bouton de la
souris pour le déplacer

Seule cette partie est déplacée.

Université de Montréal – 2007 Access 51

 Access 2007

Dimensionner un contrôle

Pour dimensionner un contrôle soit le libellé ou le champ on place le curseur sur une poignée
(petit rectangle), on clique en maintenant la souris enfoncée pour ensuite glisser à la dimension
voulue. Remarquez le curseur, celui-ci à changer de forme (flèche double)

Supprimer un contrôle

Pour supprimer un contrôle il suffit de le sélectionner et de peser sur la touche Suppr.

Mise en page des contrôles

Il est possible d'uniformiser la mise en page d'une série de contrôle dans une seule opération.
Dans un premier temps, sélectionnez tous les contrôles, par la suite afficher le menu contextuel
et choisissez parmi les options affichées.

Sélection multiple

Mise en forme

Les propriétés d'un formulaire

Un formulaire, une zone du formulaire (en-tête du formulaire, détail, pied de formulaire) ainsi que
chaque contrôle possèdent des propriétés. Les propriétés de ces zones ou contrôles peuvent
être affichés, modifiés, et/ou supprimés. Pour les afficher, on doit sélectionner le formulaire, la
zone ou le contrôle, pour ensuite cliquer avec le bouton droit de la souris. Une boîte de dialogue
s'affiche dans laquelle toutes les propriétés sont affichées. Il ne vous reste plus qu'à les
manipuler selon vos besoins.

Université de Montréal – 2007 Access 52

 Access 2007

Propriétés d'un FORMULAIRE

Pour afficher les propriétés d'un formulaire, en mode création sélectionnez le formulaire en
cliquant sur le symbole situé dans la partie supérieur gauche

Par la suite, affichez le menu contextuel et sélectionnez

Propriétés

La fenêtre des propriétés

s'affiche

Propriétés d'une SECTION

Pour afficher les propriétés d'une section, sélectionnez la section

en cliquant sur son nom. Affichez le menu contextuel et
sélectionnez Propriétés

Propriétés d'un CHAMP

Pour afficher les propriétés d'un contrôle,

sélectionnez le contrôle en cliquant sur son nom.
Affichez le menu contextuel et sélectionnez Propriétés

Université de Montréal – 2007 Access 53

 Access 2007

Insérer un contrôle (objet)

D'autres contrôles (objets) sont disponibles dans l'onglet Création du ruban sous le groupe
Contrôles. Ces contrôles permettent d'insérer des objets tels une image, un libellé, une zone de
texte, etc.

Université de Montréal – 2007 Access 54

 Access 2007

Sous-formulaire
Un sous-formulaire est un formulaire dans un formulaire. Le formulaire primaire est appelé
formulaire principal et le formulaire qu'il contient, sous-formulaire. Une combinaison
formulaire/sous-formulaire est souvent appelée formulaire hiérarchique ou formulaire père/fils.
Les sous-formulaires sont particulièrement utiles lorsque vous voulez afficher les données de
tables ou de requêtes qui ont une relation un à plusieurs. Vous pouvez, par exemple, créer un
formulaire qui contient un sous-formulaire afin d'afficher les données d'une table Les étudiants et
d'une table Étudiants-Cours.

Les données de la table Les étudiants représentent le côté « un » de la relation. Les données de
la table Étudiants-Cours représentent le côté « plusieurs » de la relation, chaque étudiant peut
être inscrit à plusieurs cours.

Visualisation du formulaire
en mode Formulaire

Côté UN de la
relation

Côté
PLUSIEURS de
la relation

Université de Montréal – 2007 Access 55

 Access 2007

Visualisation du formulaire en
mode Création

Champs de la table
Les étudiants

Sous-formulaire
Champs de la table
Cours Étudiants

INSÉRER UN SOUS-FORMULAIRE

S'assurer que la relation entre les deux tables est créée. Ouvrez le formulaire en mode création.
De la Boîte à outils, sélectionnez le bouton Sous-formulaire/Sous-état

Remarquez que la forme du curseur a changé ( ). Dessinez un cadre avec cet outil.
Lorsque vous relâchez la souris une série de boîtes de dialogue vous est affichée. Il suffit de
répondre adéquatement à chacune des questions. Une fois terminé, le sous-formulaire est
inséré. Notez que celui-ci nécessitera une mise en forme.

Les fenêtres de la création d'un sous-formulaire

Dans cet exemple, nous créons le sous-formulaire à partir d'une requête. Vous trouverez ci-
dessous les différentes boîtes de dialogue qui s'affichent lors de l'insertion du sous-formulaire.

Université de Montréal – 2007 Access 56

 Access 2007

Boîte de dialogue1:

On indique où sont stockées les données

requises pour la création du sous-formulaire

Pour créer le sous-formulaire à partir de tables

ou de requêtes existantes, cliquez sur le bouton
suivant

Boîte de dialogue 2:

A l'aide de la liste déroulante, on choisit la

requête. Les champs de cette requête
s'affichent dans la zone Champs disponibles:

Boîte de dialogue 3:

Pour sélectionner tous les champs on clique

sur le symbole >>, sinon, on sélectionne le
champ pour ensuite cliquer sur le symbole>.
Les champs seront transférés dans la zone
Champs sélectionnés:.

Il est essentiel que le champ commun soit

sélectionné. Celui-ci sera utilisé pour relier le
formulaire principal et le sous-formulaire

Université de Montréal – 2007 Access 57

 Access 2007

Boîte de dialogue 4:

À cette étape, on laisse Access choisir le lien

entre le formulaire principal et le sous-
formulaire. On clique sur le bouton suivant.

Boîte de dialogue 5:

Vous pouvez renommer le sous-formulaire. Par

défaut, celui-ci portera le nom de la table ou de
la requête utilisée et y ajoutera les caractères
«sous-formulaire»

Cliquez sur le bouton Terminer.

VISUALISER LE SOUS-FORMULAIRE
Basculer en mode formulaire en cliquant sur le bouton
Notez que le sous-formulaire est affiché par défaut en mode Feuille de données

Université de Montréal – 2007 Access 58

 Access 2007

MISE EN PAGE DU SOUS-FORMULAIRE

Par défaut, le sous-formulaire est affiché en mode Feuille de données. Il existe deux techniques
pour modifier la mise en page du sous-formulaire. Vous pouvez la modifier dans le formulaire
principal ou directement dans le sous-formulaire.

Document principal

Ouvrer le formulaire
principal en mode
création. Sélectionnez le
sous-formulaire en
cliquant sur celui-ci.

Un clic droit de la souris

affiche les propriétés du
sous-formulaire

Dans la boîte de dialogue des propriétés du sous-formulaire et avec la liste déroulante,

sélectionner le type
d'affichage que vous
désirez.

Dans le sous-formulaire

Ouvrir le sous-formulaire en
mode création, procédez à la
mise en forme comme si
celui-ci était un formulaire
principal. A cette étape,
vous pouvez modifier
complètement la mise en
forme. Le champ commun
peut maintenant être
supprimé (masqué) du sous
formulaire.

Université de Montréal – 2007 Access 59

 Access 2007

Sauvegarder et fermer le sous-formulaire. Ouvrer le formulaire principal. Les données du

sous-formulaire sont maintenant affichées selon la nouvelle mise en forme.

CALCUL DANS UN FORMULAIRE

Access permet d'effectuer des calculs dans un formulaire avec l'utilisation d'un contrôle
indépendant. Celui-est obtenu à partir de la boîte à outils du formulaire en mode création.

Exemple: On veut calculer le total des frais encourus pour les cours suivis de chaque étudiant.

Ouvrir le formulaire en mode Création

Ouvrir la section Pied de formulaire du sous-formulaire

Créer un contrôle indépendant avec le bouton

Inscrire la fonction ou l'expression dans la zone de texte

=somme([frais])

Inscrire un libellé (titre) pour le contrôle

Université de Montréal – 2007 Access 60

 Access 2007

Afin d'afficher le résultat en format monétaire on doit formater la zone de texte en affichant les
propriétés de la zone de texte (clic-droit)

Basculer en mode formulaire pour afficher le résultat.

Université de Montréal – 2007 Access 61

 Access 2007

Filtre par formulaire

Access permet de filtrer des enregistrements à partir d'un formulaire. Chaque champ du
formulaire devient une liste déroulante dans laquelle on peut sélectionner ou saisir un critère de
recherche.

Activer le filtre par formulaire

Dans un premier temps, on ouvre le formulaire. De l'onglet Accueil et du groupe Trier et Filtrer
on clique sur le bouton Options avancées.

Des options proposées, cliquez sur Filtrer par formulaire

Chaque champ peut contenir

un critère de recherche. En
se positionnant dans un
champ, une liste déroulante
est activée.

Université de Montréal – 2007 Access 62

 Access 2007

Lancer le filtre

Lorsque le ou les critères ont été saisis, un clic sur le bouton Appliquer le filtre
lance le filtre et affiche les résultats.

Dans la barre d'état, un indicateur affiche le résultat de la recherche. Il indique aussi le mode
appliqué

Désactiver temporairement le filtre

Un clic sur le bouton Filtré de la barre d'état désactive temporairement le filtre.

Access garde en mémoire les critères préalablement saisis.

Réactiver le filtre
Un clic sur le bouton réactive le filtre avec les anciens critères.

Effacer les filtres

Pour effacer tous les filtres, il suffit de cliquer sur le bouton et de
sélectionner Effacer tous les filtres.

Université de Montréal – 2007 Access 63

 ÉTATS
MODULE-IV
 Access 2007

Les états

Les états permettent de représenter efficacement vos données sous une forme imprimée. Dans
la mesure où vous avez la possibilité de définir la taille et la mise en forme de chaque élément
de l'état, vous pouvez imprimer les données exactement comme vous le souhaitez.

La plupart des informations contenues dans un état proviennent de tables ou de requêtes

constituant la source des données. Les autres informations sont quant à elles enregistrées lors
de la création.

Il existe deux façons de créer un état. On peut utiliser l'Assistant État, celui-ci vous guide dans
la création d'un état simple. On dispose aussi du mode Création d'état dans lequel vous
contrôlez toutes les composantes de l'état. Dans la formation, nous utiliserons le mode
Création.

Création d'un état

Scénario: Vous voulez créer un état qui imprime la liste des étudiants avec certains champs.
Vous voulez aussi inclure un en-tête de page et un en-tête d'état de même qu'un pied de page
et un pied d'état. Le nombre total d'enregistrements est imprimé dans le pied d'état pour ce
faire, nous utiliserons un champ calculé.

De l'onglet Créer, cliquez sur le bouton Création d'état

Un état vide s'affiche dans lequel 3 sections sont affichées par défaut.

Il est très important de connaître les différentes sections d'un état. Par défaut, seules les
sections En-tête et pied de page ainsi que Détail sont affichés. Pour afficher l'en-tête d'état et le
pied d'état, cliquez sur le bouton En-tête/pied de rapport situé dans l'onglet Réorganiser
ou afficher le menu contextuel pour les sélectionner.

Université de Montréal – 2007 Access 65

 Access 2007

Les cinq principales sections sont maintenant affichées. Prenons quelques instants pour étudier
ces sections.
Tous les contrôles insérés dans cette section seront
imprimés que sur la PREMIÈRE page de l'état

Tous les contrôles insérés dans cette section seront

imprimés au début de CHAQUE page de l'état

Tous les contrôles insérés dans cette section

seront imprimés aussi souvent que le nombre
d'enregistrements

Tous les contrôles insérés dans cette section

seront imprimés au bas de CHAQUE page de l'état

Tous les contrôles insérés dans cette section

seront imprimés que sur la DERNIÈRE page de
l'état

Différents types des contrôles peuvent être insérés dans un état :

Libellé (étiquette);
Champ dépendant (zone de texte) provenant d'une table ou d'une requête;
Champ calculé (expression ou fonction);
Image.

Université de Montréal – 2007 Access 66

 Access 2007

Dans cette étape, nous ajouterons les contrôles dans les différentes sections de l'état:

Pour afficher la liste des champs de la table ou de la requête cliquez sur le bouton Ajouter des champs existants
Pour visualiser la progression de l'état cliquez sur le bouton Affichage
Pour sauvegarder l'état cliquez sur le bouton Enregistrer

Le contenu de cette
section sera imprimé
au début de l'état

Ces en-têtes de
colonnes seront
imprimés au début de
chaque page

Cette section contient

les champs dépendants

La date est insérée en

pied de page.

Un calcul est effectué en

utilisant un contrôle
indépendant. Le résultat
sera imprimé à la fin de
l'état

Université de Montréal – 2007 Access 67

 Access 2007

Le résultat:

Université de Montréal – 2007 Access 68

 Access 2007

Ouvrir un état en mode Création

Le menu contextuel permet d'ouvrir un état en mode création. Deux techniques existent.

Technique 1: Dans le volet de navigation, sélectionnez un état et affichez le menu contextuel

(clic-doit) pour ensuite cliquer sur

Technique 2: Ouvrez un état et affichez le menu contextuel (clic-doit) pour ensuite cliquer sur

Créer un état groupé

Access permet d'insérer des sections (groupes) supplémentaires d'un état afin de regrouper les
enregistrements selon un ou plusieurs critères. Pour chacune de ces sections on peu afficher
un en-tête ou un pied de groupe dans lesquels des contrôles peuvent y être ajoutés.

Supposons que vous désirez imprimer la liste des étudiants en groupant les étudiants par ville.
De plus, vous désirez afficher le nom de la ville dans l'en-tête du groupe et le nombre d'étudiants
par ville dans le pied de groupe. Vous devez à ce moment-là ajouter une nouvelle section avec
un en-tête et un pied de groupe.

Ajouter une section dans un état

Afficher l'état en mode création. Dans la section Regrouper, trier et total cliquez sur Ajouter un
groupe.

De la liste déroulante, sélectionnez le champ

sous lequel les enregistrements seront groupés.
Dans notre exemple, on clique sur le champ Ville

Les options de regroupements

Université de Montréal – 2007 Access 69

 Access 2007

Un clic sur le bouton Plus affiche les options de regroupements supplémentaires

À l'aide de la liste déroulante sélectionnez afficher avec une section de pied de page.

L'en-tête de groupe
de la nouvelle
section est ajouté.
On y glisse le champ
ville

Le pied de groupe
de la nouvelle
section est ajouté.
On y insère un
contrôle indépendant
pour ensuite saisir la
formule qui compte
le nombre
d'enregistrement
dans le groupe.

Formule: =compte([ville])

Université de Montréal – 2007 Access 70

 Access 2007

Le résultat:

En-tête de groupe

Pied de groupe

Université de Montréal – 2007 Access 71

LES BOUTONS DE COMMANDE
 Bouton de commande

Dans un formulaire on peut utiliser des boutons de commande pour des opérations sur les
enregistrements (déplacement), les formulaires (ouvrir, fermer), les états (aperçu avant
impression, imprimer) et un ensemble de d'autres fonctions. Il est très facile de créer un menu
dans lequel l'usager n'aura qu'à cliquer sur un bouton pour obtenir un résultat quelconque.

Les Assistants Contrôles

Afin qu'Access nous guide lors de la création de bouton de commande il faut s'assurer que les
assistants de contrôle soient activés.

Créer un formulaire vierge en cliquant sur le bouton de l'onglet Créer.

De l'onglet Création, assurez-vous que le bouton soit activé

Création d'un menu avec un bouton de commande

Dans cet exemple, un menu affiche un bouton de commande qui ouvre le formulaire Étudiants.

1. Dans un formulaire Vierge, sélectionnez le contrôle Bouton de commande

situé dans le groupe contrôle de l'onglet Création;

2. Cliquez dans le formulaire.

La première fenêtre de
l'assistant demande quel type
d'opérations on désire
effectuer. Dans la section
Catégories, sélectionnez
Opérations sur formulaire et
dans la section Actions,
sélectionnez Ouvrir un
formulaire;

3. Passez à l'étape suivante;

4. Sélectionnez le formulaire à ouvrir. Pour notre exemple, sélectionnez le formulaire

F-ÉTUDIANTS et passer à l'étape suivante;

Université de Montréal – 2007 Organiser les sections du document

73
5. Dans cette fenêtre, on sélectionne d'ouvrir le formulaire et d'afficher tous les
enregistrements pour ensuite passer à l'étape suivante;

6. Choissez le type d'affichage du bouton, c'est-à-dire sur la face du bouton désirez-vous vous
du texte ou une image. On choisit texte et on saisi le texte dans la zone texte.

7. Vous complétez en cliquant sur le bouton Terminer.

Le bouton de commande est maintenant afficher dans le formulaire

Une série de contrôle peut être inséré dans le formulaire afin de le personnaliser à votre
goût. Ces contrôles sont affichés dans le groupe Contrôles de l'onglet Création.

Pour tester ou exécuter le bouton de commande du formulaire, basculez en

mode formulaire et cliquez sur le bouton. Le formulaire F-ÉTUDIANTS
apparaît. Lorsque vous quittez le formulaire, Access revient au formulaire
appelant.

La procédure est la même pour tout autre bouton de commande inséré dans un
formulaire

Université de Montréal – 2007 Organiser les sections du document

74