PROJET DE FIN D’ETUDE

LA DIGITALISATION DU
PROCESSUS ACHAT

Présenté en vue d’obtenir le

DIPLOME DE LICENCE PROFESSIONNELLE
GESTION DES ACHATS ET SOURCING

Elaboré par: HASSNA TANI

Encadrant ESITH Mme Djoudi Fatna

Encadrant ANP M Faidi Abdellatif

Période de stage :
Du 04 Mars au 25 Mai 2019
 Remerciement
Cette page répond à une exigence morale bien qu’un habituel souci
d’honnêteté formelle. En effet, il seraitdifficile d’établir une liste exhaustive des
personnes ayant, d’une façon ou d’une autre, permis la réalisation de ce
rapport.

L’absence d’une référence explicite à chacun d’entre eux ne serait, en aucun

cas, interprétée comme un manque de reconnaissance.

Je tiens à remercier dans un premier temps, toute l’équipe pédagogique de

l’ESITH et les intervenants professionnels responsables de mon stage, pour
avoir assuré la partie théorique de celle-ci.

Cependant, je tiens nommément à remercier tout particulièrement et à

témoigner toute ma reconnaissance aux personnes suivante :

 Mme Djoudi Fatna et Mr Mitrab Abdellatif : mes professeurs et

encadrants, qui m’ont accompagné durant toute la période de stage et
n’ont épargné aucun effort pour m’encadrer, me venir en aide et m’aider
à la réalisation de ce travail
 Mr Faidi Abdellatif : mon superviseur au sein de l’entreprise, qui m’a
soutenu tout au long de la durée de ce stage
 Ainsi que toute l’équipe de l’ANP pour leurs soutiens et leurs
encouragements qui m’ont poussé tout au long de cette période à
donner le meilleur de moi-même.

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 SOMMAIRE :
Table des matières
I- Présentation de l’ANP : ................................................................................................. 6
1- Historique : ........................................................................................................................... 6
2- Fiche signalétique ................................................................................................................. 7
3- Statut juridique :................................................................................................................... 8
4- Périmètre et champ d’intervention de l’agence ................................................................... 8
5- L’organisation de l’ANP :....................................................................................................... 9
6- Procédure de l’ANP : ........................................................................................................... 10
6-1- Logigramme de la procédure ........................................................................................... 10
6-2- Déroulement de la procédure: ......................................................................................... 11
II- Analyse de l’existant et fixation des objectifs : ........................................................... 17
- Introduction :...................................................................................................................... 17
- Contexte du projet :............................................................................................................ 18
1- Fixation des objectifs : ........................................................................................................ 19
2- Analyse de l’existant interne et externe « SWOT » :........................................................... 19
 Analyse interne : ............................................................................................................. 20
Personnels .......................................................................................................................... 20
Matériels : ................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Organisationnelles : ............................................................................................................ 21
 Analyse externe .............................................................................................................. 21
Etat : ................................................................................................................................... 21
Fournisseurs :...................................................................................................................... 22
III- Méthode de travail avec l’outil DMAIC : ................................................................. 23
1- Définir : ............................................................................................................................... 24
1-1- SIPOC .......................................................................................................................... 24
1-2- QQOQCP ..................................................................................................................... 26
2- Mesurer : ............................................................................................................................ 28
2-1- La méthodologie AMDEC :........................................................................................... 28
2-2- L’Analyse des défaillances potentielles : ...................................................................... 29
3- Analyser : ............................................................................................................................ 32
3-1- Analyse du délai du processus achat : ......................................................................... 33
IV- Implémentation des solutions : ............................................................................... 34
1- Améliorer : .......................................................................................................................... 35
1-1- Récapitulatif des problèmes et les objectifs de la digitalisation : ................................. 35
1-2- Solution de soumission électronique par le PMMP : ...................................................... 36
1-3- Solution électronique interne via SI Achats : .................................................................. 42
1- La démarche et la procédure de SI Achats : ..................................................................... 42
1-4- Sourcing: ......................................................................................................................... 83

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 INTRODUCTION :
Les ports jouent un rôle primordial dans l’économie nationale et dans les
échanges commerciaux de notre pays, dont la quasi-totalité emprunte la voie
maritime. Ils sont l’un des principaux outils industriels et commerciaux pour le
développement économique et social du pays.

Le secteur portuaire doit alors s’adapter, d’une part, aux mutations socio-
économiques caractérisées par des exigences de développements internes au
pays, par des engagements du pays dans des accords de libre-échange et par
les nouveaux contextes de la mondialisation et de la globalisation du
commerce et, d’autre part, aux nouvelles contraintes et évolutions
économiques, institutionnelles, technologiques et environnementales et du
transport maritime.

Dans un contexte de globalisation croissante ; marqué par l’intensification des

échanges dans un environnement de plus en plus concurrentiel, le secteur des
ports, au Maroc et dans le monde ; est devenu un levier important du
développement et de la compétitivité d’un pays. Il doit répondre dans le même
temps à de nouveaux enjeux, sociaux, sociétaux et environnementaux.

Au cours des dernières années, le secteur a fait l’objet de réformes

institutionnelles et organisationnelles d’importance, avec pour objectif
d’adapter le statut et l’organisation de l’autorité portuaire aux besoins globaux
de la mondialisation et aux nouvelles contraintes nées de la responsabilité
sociale et du développement équitable et durable.

Acteur fort du paysage portuaire marocain, l’Agence fédère l’ensemble de la

communauté portuaire autour d’objectifs communs ; elle œuvre à la création
d’un environnement portuaire compétitif, favorisant un développement
équitable et durable, caractérisé par une concurrence saine, par l’efficacité, la
transparence et la bonne gouvernance, et assurant des services sûrs et de
qualité

La nouvelle organisation du secteur portuaire se fixe comme objectifs de :

- Définir les modes de gestion et d’exploitation des ports

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 - Doter les organismes qui auront à assurer les activités portuaires de la
souplesse nécessaire à une gestion efficace et efficiente
- Doter les ports du Royaume des moyens nécessaires pour accroitre et
améliorer leur compétitivité, leur productivité et efficacité
- Doter les opérateurs économiques en infrastructures et en équipements
performants
- Appliquer l’unicité de la manutention à travers la réalisation par le même
operateur portuaire, de l’ensemble des opérations de changement de
déchargement à bord et à quai
- Encourager et développer l’intervention progressive du secteur privé
dans la construction et l’exploitation portuaire

Une refonte structurelle profonde du secteur est nécessaire de manière à

permettre une amélioration de l’outil portuaire et son adaptation aux besoins
du commerce extérieur

Aussi, cette loi a-t-elle pour l’objet, outre de fixer le statut juridique des ports.
De créer deux nouveaux organismes en l’occurrence :
- L’Agence national des ports chargée principalement des missions
d’autorité
- La société d’exploitation des ports chargée, concurremment avec les
operateurs et les exploitants portuaires, des missions à caractère
commercial.

En conséquence, il sera procédé à la dissolution de l’Office d’exploitation des

ports, dont les missions d’autorité seront dévolues à l’Agence nationale des
ports et les activités commerciales à la Société d’exploitation des ports

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 I- Présentation de l’ANP :
1- Historique :
L’histoire du secteur portuaire national est jalonnée d’événements et de
réformes qui en ont fait, à l’aube du nouveau millénaire, un levier important du
commerce extérieur dans un environnement mondialisé. Quatre grandes
périodes ont marqué l’histoire des ports marocains.

La période antérieure à 1963

Avant 1963, les ports du Maroc et le premier d’entre eux, le port de

Casablanca, étaient placés sous le régime de la gestion déléguée, confiée à des
sociétés privées. Celles-ci assuraient l’ensemble des activités commerciales et
prenaient en charge l’entretien du matériel. Parmi ces sociétés figure la
Manutention Marocaine qui a assuré l’exploitation commerciales du port de
Casablanca. L’Etat avait en charge les grands travaux d’infrastructures et
l’acquisition des matériels neufs.

La période 1963-1984, marquée par la création de la Régie Autonome du Port

de Casablanca (RAPC)

La Régie Autonome du Port de Casablanca a été créée en 1963 ; elle était

chargée de l’exploitation du port ; elle avait la responsabilité de l’acquisition et
de l’entretien du matériel, tandis que l’Etat gardait ses prérogatives de
puissance publique, la maitrise des infrastructures et la gestion des réseaux.

La période 1984-2006, marquée par la création de l’Office d’Exploitation des

Ports (ODEP)

La réorganisation du secteur de 1084 a redéfini les rôles des différentes entités

intervenant dans les ports et leurs relations.
L’Etat exerce sa fonction de puissance publique : planification et exécution des
travaux d’infrastructures portuaires. L’Office d’Exploitation des Ports,
nouvellement créé, prend en charge l’exploitation commerciale des ports. Le
secteur privé conserve ses prérogatives passées, en particulier la manutention
à bord. Cette première réforme, matérialisée notamment par la création de

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L’ODEP a permis un saut qualitatif important, marqué par le développement
des infrastructures, servies par des équipements adaptés et performants

La période postérieure à 2006, marquée par la mise en place d’une réforme

globale du secteur et la création d’une autorité portuaire, l’Agence Nationale
des Ports (ANP)

La réforme de 2006 et la refonte du mode de gestion et d’exploitation des

ports a permis la clarification des rôles et des missions de chacun, l’unicité dans
la chaine de manutention, la libéralisation de la gestion, de l’exploitation et du
financement des ports (concessions) et l’introduction de la concurrence ainsi
que la définition d’un cadre juridique et réglementaire (Loi 15-02) pour
l’exercice de l’ensemble des activités portuaires.
2- Fiche signalétique :
Raison sociale Agence nationale des ports
(ANP)
Forme juridique Etablissement public
Siège social Agence nationale des ports à
Casablanca
Secteur d’activité Autorité et régulation portuaire

Directeur Mme Nadia LARAKI

Date de création Créée le 28/12/2006 par la loi
15-02
Localisation Lot mandarona 300, Lot n°8 a
Sidi Maârouf
Effectif 929
Téléphone 0522-78-99-11

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 3- Statut juridique :

L’Agence Nationale des Ports est un « Etablissement Public doté de la

personnalité morale et de l’autonomie financière ». La tutelle technique de
l’Agence est assurée par le ministère de l’Equipement et du transport.

L’Agence est soumise au contrôle financier de l’Etat applicable aux

établissements publics conformément à la législation en vigueur.

L’Agence exerce ses attributions sur l’ensemble des ports du royaume à

l’exception du port de Tanger Méditerranée (35 ports).

4- Périmètre et champ d’intervention de l’agence

L’Agence exerce ses attributions sur l’ensemble des ports du royaume à
l’exception du port de Tanger méditerranée (33 ports)

L’Agence s’est fixé huit priorités stratégiques :

La poursuite de la réalisation des grands chantiers portuaires

La préservation du patrimoine portuaire
La contribution à la mise en œuvre de la stratégique nationale de
compétitivité logistique
La simplification et facilitation des procédures de transit portuaire
La poursuite de la mise en ouvre de la réforme portuaire objet de la loi
15-02
La régulation des activités et des opérateurs portuaires
L’amélioration de la compétitivité du secteur portuaire
La police, la sécurité et la protection de l’environnement dans le milieu
portuaire

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 5- L’organisation de l’ANP :

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 6- Procédure de l’ANP :
6-1- Logigramme de la procédure

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6-2- Déroulement de la procédure:
1- Établir le dossier d’AO :

Suite à la définition d’un besoin d’achat par AO, l’entité concernée procède à :
 La définition de la consistance des prestations et leurs caractéristiques
techniques, et l’établissement des termes de références
 L’estimation du montant des prestations. Cette estimation est établie
d’une manière détaillée sur la base de la définition et de la consistance
des prestations et des prix pratiqués sur le marché en tenant compte de
toutes les considérations et sujétions concernant notamment les
conditions et le délai d’exécution
 La vérification de l’approbation du projet au niveau du Budget annuel et
de la cohérence de l’estimation avec le budget alloué au projet
Ensuite, l’entité concernée élabore le DAO et le transmet à l’entité achats,
accompagné de l’estimation établie sur la base des différents prix contenus,
selon le cas, dans le bordereau des prix, le détail estimatif, le bordereau des
prix-détail estimatifs, le bordereau du prix global
Le DAO doit contenir les éléments suivants :
 Copie de l’avis d’AO établi conjointement avec l’entité achats
 Le CPS
 Les documents techniques
 Le modèle de l’acte d’engagement
 Modèles bordereau des prix, du détail estimatif ou du bordereau des
prix-détail estimatif
 Modèle du bordereau des prix pour approvisionnement
 Prix global
 Cadre de sous-détail des prix
 La déclaration sur l’honneur
 Le RC (règlement de consultation)

2- Contrôler le DAO par l’entité achats :

Un contrôle préalable du DAO est effectué par l’entité achats notamment par
rapport aux dispositions réglementaires et légales en vigueur. A ce titre, l’entité
s’assure de la conformité du dossier et de l’exhaustivité des pièces qui
devraient y figurer avant de le transmettre à la commission d’AO
L’entité achats retourne le DAO pour rectification

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 3- Transmettre le DAO à la commission d’AO :
L’entité achats attribue un numéro à l’AO et transmet une copie du DAO aux
membres de la commission d’AO, pour avis et consultation, au moins 8j avant
la date de publication de l’avis d’AO

4- Examiner le DAO :
L’examen du DAO consiste à :
 S’assurer de la conformité avec les prévisions budgétaires
 Vérifier la conformité et la cohérence des termes de références
 S’assurer que toutes les dispositions devant figurer dans le CPS et le
règlement de consultation ont été intégrées conformément au
règlement relatif aux conditions et formes de passations des marchés de
l’ANP
 S’assurer de l’inexistence d’un marché en cours qui couvre les mêmes
besoins en question
 Contrôler la conformité du CPS avec le bordereau des prix
 S’assurer de la pertinence de l’objet du marché par rapport à la
consistance du projet et le lieu d’exécution des travaux
 Vérifier la numérotation des articles
 S’assurer que les spécifications techniques ne mentionnent aucune
marque à moins que l’appellation utilisée soit suivie des termes ou son
équivalent
 Vérifier l’exactitude du montant de la caution provisoire si cette dernière
est exigée par le règlement de consultation
 S’assurer que les critères d’admissibilité des concurrents et d’attribution
du marché sont objectifs, non discriminatoires et non disproportionnés
par rapport à la consistance des prestations et ont un lieu direct avec
l’objet du marché à conclure

5- Centraliser les remarques de la commission :

L’entité achats centralise les remarques des membres de la commission et les
transmet à l’entité concernée pour prise en charge et suite à donner

6- Prendre en charge les remarques de la commission :

A la réception des remarques et réserves des membres de la commission,
l’entité concernée met à jour le DAO, le cas échéant, et envoie la version
définitive à l’entité, et ce avant la date de publication de l’avis d’AO

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 7- Contrôler le DAO :
L’entité vérifie que l’ensemble des remarques et réserves émises par les
membres de la commission ont été prises en charge par l’entité concerné et
intégrée au niveau de la version définitive du DAO
Elle s’assure également que le délai entre la date prévue de la publication de
l’avis d’AO et la date d’ouverture des plis est conforme aux dispositions de
l’article 20 du règlement relatif aux conditions et formes de passation des
marchés de l’ANP

8- Lancer l’AO ouvert :

L’entité procède à la publication de l’avis d’AO dans un journal en arabe, un
journal en langue étrangère et dans le portail des marchés publics, et ce
conformément aux dispositions de l’article 20 du règlement relatif aux
conditions et formes de passation des marchés de l’ANP
Une fois l’avis d’AO publié, l’entité vérifie le texte publié dans les journaux et
sur le portail des marchés publics, ainsi que le délai de publication accordé

9- Suivre le lancement de l’AO :

 Un registre de retrait : l’entité tient un registre des concurrents qui ont
retiré le DAO. Si le concurrent choisit de retirer le DAO directement au
niveau de l’ANP, la personne retirant le DAO renseigne différents
éléments au niveau du registre : le contact de la personne, la raison
sociale et l’adresse ; avant de signer et d’apposer le cachet. Toutes les
données figurant sur le registre de retrait des AO sont ressaisies par
l’entité sur le portail afin d’avoir la liste actualisée des retraits
 Un suivi des demandes d’éclaircissements, de report ou de modification :
Le traitement des demandes d’éclaircissements émises par les
concurrents, et ce en concertation avec l’entité
Le traitement des demandes de modification introduites par la
direction concernée par le projet
Le traitement des demandes de report en concertation avec
l’entité et conformément aux disposition prévues à cet effet, par le
règlement des marchés

10. Tenir la/les séances d’ouverture des plis et de jugement des offres :
Les principales étapes des travaux de la commission se déroulent comme suit :
 Accomplir les formalités d’usage avant le démarrage de la séance public
(vérification de la présence des membres dont la présence est
obligatoire, signature de l’estimation par les membres…)
 Ouvrir les dossiers administratifs et techniques

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  Evaluer les offres techniques-examiner les échantillons
o La commission examine à huit clos les offres techniques
conformément à l’article 38
o L’évaluation des offres techniques font l’objet d’un rapport signé
par les membres de la commission
o Après l’évaluation la commission reprend la séance publique pour
annoncer la liste des concurrents admissibles et ceux non retenus
o Le président ouvre ensuite les offres financières des concurrents
retenus et la commission procède à leur évaluation à huit clos
o Si aucun concurrent n’a été retenu après examen des offres
techniques l’AO est déclaré infructueux selon les dispositions de
l’article 42
o Le PV de la séance est établi et signé séance tenante par les
membres de la commission
 Evaluer les offres financières :
o La vérification du résultat des opérations arithmétiques
o La vérification de la conformité des quantités et des désignations
des prix
o La correction des erreurs de calcul
o La détermination du montant des offres financières après
vérification
o La vérification des écarts de l’offre la plus avantageuse, par
rapports à l’estimation par prix global et par prix unitaires
o L’intégration de l’effet de la clause de la préférence nationale aux
offres des sociétés étrangères pour les marchés de travaux ou
d’études y afférentes
 Déterminer l’offre la plus avantageuse
La commission procède ensuite au classement des offres des concurrents
retenus afin de déterminer l’offre la plus avantageuse selon les dispositions
de l’article 40 du règlement relatif aux conditions et formes de passation
des marchés de l’ANP. L’évaluation des offres financières fait l’objet d’un
rapport signé

11. Attribuer l’AO :

Dès réception de la réponse du concurrent, La commission reprend ses travaux
à huit clos. Après examen des pièces et de la réponse reçue, la commission
décide :
Soit d’attribuer l’AO au concurrent concerné
Soit de l’écarter et passer au concurrent dont l’offre est classée la
suivante pour examiner les pièces et la réponse reçue

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La commission établit un PV de jugement signé séance tenante par le président
et les membres de la commission. Il est joint à ce PV tout rapport de
commission ou sous-commission

12. Publier l’extrait du PV de jugement :

Dans les 24h suivant l’achèvement des travaux de la commission, l’entité
procède à la publication d’un extrait du PV de jugement des offres sur le Portail
marocain des marchés publics et à l’affiche dans les locaux de l’ANP, et ce,
pendant un période de 15j au moins
Ensuite, l’entité achats envoie à l’entité concernée par le projet une copie du
PV de jugement des offres, l’offres technique le cas échéant et une copie de
l’offre financières du concurrent retenus à l’effet d’établir le marché
correspondant

13. Informer les concurrents des résultats de l’AO :

L’entité achats informe le concurrent retenu de l’acceptation de son offre par
lettre d’attribution recommandée avec accusé de réception ou fax confirmé ou
par tout autre moyen de communication donnant date certaine. Cette lettre
doit lui être adressée dans un délai qui ne peut dépasser 5j à compter de la
date d’achèvement des travaux de la commission

14. Etablir le dossier de marché :

L’entité concernée élabore le marché en se basant sur l’offre de l’attributaire,
les prescriptions du CDC et les résultats des travaux de la commission
Les documents d’engagement budgétaire sont détaillés comme suit :
La première page du marché
Copie de l’acte d’engagement
Copie du bordereau des prix
Copie du PV de jugement
Copie de la dernière page du marché
L’entité concernée prépare le dossier de marché qui comporte
Le marché original
Un rapport de présentation signé
La fiche d’engagement budgétaire (validée par l’entité finance et
comptabilité)

15. Contrôler le dossier de marché :

Le dossier de marché est remis à l’entité achats pour contrôle :
o Vérifie le marché sur la base du DAO et s’assure que toutes les mentions
obligatoires sont renseignées

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 o Contrôle l’exhaustivité du dossier de marché selon les dispositions du
règlement relatif aux conditions et formes de passation des marchés de
l’ANP
o Vérifie les termes du marché par rapport aux dispositions réglementaires
o S’assure de la conformité et la cohérence des pièces du marché
o S’assurer que le délai de validité de l’offre prévu par la réglementation
est respecté
o Vérifie le respect de la procédure d’AO

16. Approuver le marché :

L’entité achats présente le dossier de marché au directeur concerné pour
approbation selon les règles de délégation de signature en vigueur.
L’approbation ne peut intervenir avant l’expiration des 15 premiers jours à
compter de la date d’achèvement des travaux de la commission

17. Notifier l’approbation du marché :

Le responsable achats établit l’ordre de service de notification de l’approbation
du marché, le signe ou le fait signer et l’envoie en deux exemplaires au titulaire
pour accusé de réception, signature et retour d’un exemplaire. Dans le cas ou
ce dernier refuse ou s’attarde à recevoir l’OS, il serait fait recours à l’envoi
recommandé ou notification par un huissier de justice conformément au CCAG
Après approbation du marché, l’entité achats remet au fournisseur titulaire
une copie du marché certifiée conforme, enregistré et timbré
L’approbation du marché doit être notifiée au titulaire dans un délai maximum
de 75j à compter de la date d’ouverture des plis
Le dossier de marché complet est transmis à l’entité concernée (y compris l’OS
de notification d’approbation et le marché original)

18. Créer le code marché :

Après approbation du marché et la notification de son approbation au titulaire,
l’entité achats attribue un code au marché et procède à sa saisie sur
l’application « suivi des factures fournisseurs »
Ensuite, l’entité achats renseigne la fiche fournisseur et la communique à la
comptabilité pour création de code fournisseur
L’OS de notification de l’approbation du marché est enregistré dans le registre
des OS tenu par l’entité achats

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 II- Analyse de l’existant et fixation des
objectifs :

- Introduction :

Aujourd’hui, la fonction achats est devenue stratégique et primordiale

dans l’entreprise car son effet est significatif dans de nombreux
domaines comme le chiffre d’affaires.

Le département des achats a pour fonction de réduire les couts, veiller

sur la qualité et le délai et aussi la sécurité des approvisionnements, sans
oublier le bon relationnel aves les fournisseurs et les partenaires.

Tous ces facteurs ont pousse la DOSI à former les Directions achats à
intégré la digitalisation dans leur processus.

L’ANP vient de déployer d’autre services en ligne via Port Net,

opérationnel depuis Le 14 janvier. Ces services visent à l’amélioration de
la traçabilité des opérations, des capacités d’anticipation et de
planification, ainsi que la simplification et la poursuite de la digitalisation
des procédures et des formalités pour l’entrée ou la sortie des
marchandises.

Les avantages principales « Majeur » de l’assimilation de la digitalisation

n’est autre que la fluidité des processus habituelles, la réduction des
erreurs fréquentes, la reprise des activités pour les cas « accidents » les
plus embarrassés et le transfert de l’information « Vitesse à laquelle on
échange les informations ».

Pour cela, ces informations en temps réel permettent de projeter et de

mettre en place des nouvelles stratégies qui nécessite d’avoir la
transparence, être réactif pour garder tout simplement une harmonie
sur les marches

2018-2019 HASSNA TANI 17

 - Contexte du projet :

Etant donner que la fonction achats à une place principale dans

l’entreprise, sa dématérialisation peut ensuite éparpiller dans toutes les
fonctions qui la touchent, ainsi se disperser dans toute l’entreprise.

Arrêté du ministre de l’économie et des finances n°20-14 du 8 kaada

1435 (4 septembre 2014) relatif à la dématérialisation des procédures de
passation des marchés publics, initié depuis quelques années par la
Trésorerie Générale du Royaume.

Le digital est devenu un des facteurs clefs de succès de toute entreprise

qui souhaite rester leader sur son marché.

Pour cela, l’Agence National Des Ports désire faire une transformation du
mode opératoire classique « document physique ou son attribution est
importante dans le ralentissement et la mal organisation des procédures
», au nouveau mode opératoire appliquant en évidence la nouvelle
plateforme.

Les objectifs prioritaires à atteindre pour la dématérialisation de

processus achats public se condensent comme suit :

 Gain de temps dans la transformation des informations

 Communication plus rapide entre l’entité concernée
 Réduire les couts de gestion économique
 Sécuriser les documents et les archives et les échanges avec
l’entité concernée
 La simplification des procédures tout en gardent le même niveau
de contrôle et de fiabilité
 L’amélioration de la transparence « condition d’accès aux
information et à l’application des règles de traitement des
marchés pour l’administration »
Cadre réglementaire de la dématérialisation « Ministre de
l’économie et des finances » (VOIR ANNEXE).

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 1- Fixation des objectifs :

Dans cette approche, la dématérialisation de l’entreprise doit faire

naitre des améliorations sur tous niveaux : financier, organisationnel,
développement durable, économique, et règlementaire.

- Pilier organisationnel : Gain de temps entre la transformation des

informations, la gestion des documents est plus rapide, au niveau
de la sécurité, les informations sont archivées sur le système
d’information qui sera abordable pour toutes les entités
concernées. Cette dématérialisation abaisse fortement les risques
de perte ou de diffusion non désiré comme la divulgation, une
communication plus rapide entre les parties prenantes avec une
simplification des procédures tout en gardent le même niveau de
contrôle et de fiabilité

- Pilier développement durable : Faire disparaître le papiers,

élimination des gaspillages, économiser les ressources naturelles
et d’accommoder les buts du développement durable « Zéro
papier, Zéro déchets »
- Pilier financier : Baisser les couts de gestion économique pour
l’entreprise, rentabilisation des journées de travail pour les
collaborateurs car ils sont mobilisés pour une activités plus
rémunératrice pour l’entreprise.
Ce rapport offre une étude qui se concentre pratiquement sur les
techniques et les enjeux du processus achatsdématérialisation.
Spécialement sur les possibilités nouvelles qu’amène la digitalisation
pour l’élaboration des dossiers documentaires

2- Analyse de l’existant interne et externe « SWOT » :

Etant donner que la dématérialisation du processus achats n’est pas encore
opérationnelle, je pense qu’il n’y a pas lieu de s’attarder sur cette étude.
Cette analyse oppose deux éléments : interne et externe.
Pour l’analyse interne on va étudier les forces et les faiblesses, et pour
l’analyse externe on va étudier les opportunités et les menaces
Selon l’ANP l’analyse interne se compose de trois parties : la partie
personnelle, la partie matérielle, et la partie organisationnelle. Et pour
l’analyse externe, se compose de deux volets : volet étatique, et
voletfournisseur « concurrents »

2018-2019 HASSNA TANI 19

  Analyse interne :

Personnels

Materiels

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 Organisationnelles :

 Analyse externe :

Etat :

2018-2019 HASSNA TANI 21

 Fournisseurs :

Synthèse :

Pour l’analyse interne j’ai parlé de trois points essentiels : organisationnel,

matériel et personnel.

L’ANP doit accentuer ces personnels à une formation continue du SI, et bien
évidemment avec une élimination des documents physiques

Pour l’analyse externe je me suis appuyée sur deux points : fournisseur et

l’état.

L’ANP doit prendre par nécessité des mesures de sécurité en vers les
fournisseurs et aussi de saisir l’avantage accorder par le ministre de l’économie
et des finances concernant le projet de digitalisation global du processus achat.

2018-2019 HASSNA TANI 22

 III- Méthode de travail avec l’outil DMAIC :

Introduction :
L’outils DMAIC est une méthode de résolution de problème utilisée dans le
cadre de projets lean Six Sigma.

Cette démarche DMAIC est une abréviation ou ces initiales sont : Define
(définir), Measure (mesurer), Analyze (analyser), Control (contrôler).

2018-2019 HASSNA TANI 23

 1- Définir :
Cette étape permet de détecter et définir les zones problématiques afin
d’apercevoir et de proposer des cheminement d’amélioration en vue
d’accroitre l’efficacité et l’efficience de l’entreprise au sein du processus

1-1- SIPOC

Le diagramme SIPOC est un outil de visualisation pour identifier tous les

éléments pertinents associés à un processus P : périmètre (frontières, début et
fin), les sorties (O, les entrées (I), les fournisseurs (S) et les clients (C). Il
opportun d’employer le SIPOC dans l’étape initiale d’un projet d’amélioration
d’un processus. Il donne plus d’information qu’une cartographique
« mapping » qui se focalise sur la description sommaire des étapes. Il force à
définir qui sont les fournisseurs et les clients.

Dans la limite de la définition du problème, l’outil SIPOC s’avère le plus

convenant à notre analyse, il nous aide de cartographier tous les éléments
concernés par le problème que ce soit au niveau amont qu’au niveau aval.

Nous avons établi une lecture générale des éléments actuels rentrant dans le
processus concernés, suite à la décision de la direction achat de vouloir faire
une transition de mode opératoire.

2018-2019 HASSNA TANI 24

 Supplier INPUT PROCESS OUTPUT CUSTOMERS

Ministère de Dossier Lancement de Rapport Soumissionnaire

l’économie et d’Appel d’offre la consultation d’examen des
finance dossiers

Service Achat Portail des Réception des Rapport

Marché publics offres d’examen des
offres
technique
Secrétariat de Ouverture
la commission administratif Rapport
d’examen des
Service Evaluation offres
demandeur administratif financières

Marché
Direction Ouverture
Technique technique

Directionspécia Evaluation
lisée technique

Ouverture
financière

Evaluation
financière

Jugement de la
consultation

Figure : Diagramme SIPOC processus achat

2018-2019 HASSNA TANI 25

La phase de lancement dans le processus achat au niveau du SIPOC se consiste
de 9 étapes importante. On commence par l’établissement du dossier d’appel
d’offre qui s’élabore suite à la définition du besoin. Ensuite, l’entité achat
contrôle le DAO pour après le transmettre à la commission d’appel d’offres
pour l’examiner et centraliser les remarques afin de mettre à jour le DAO
(prendre en charge les remarques), l’entité achat contrôle à nouveau le DAO
qui a été mis à jour suite aux remarques des membres de la commission, pour
ensuite lancer un appel d’offre ouvert et suivre le lancement.

La réussite de ce processus se fait par l’aspect de plusieurs parties prenantes

tel que le Ministère de l’économie et finance, entité acheteur et demandeur,
secrétariat de la commission, direction technique, direction spécialisée

Pour les INPUT son achèvement est a travers deux entant important :1- les
dossiers d’appel d’offre qui détailles et schématisent le besoin du département
demandeur, 2- le Portail des Marchés Public qui constituent un intermédiaire
entre le service Achat de l’entreprise et les soumissionnaires au niveau du
marché marocain

Les OUTPUT du processus bénéfice la partie demandeur en leur donnant un

rapport d’examen administratif et technique, et un rapport d’examen de l’offre
technique et financière, et de ce fait l’attribution du marché au
soumissionnaire qui présente l’offre l’a moins distante.

1-2- QQOQCP

« QQOQCP » est un outil que cherche à rendre une description d’une

problématique réelle et complète

Cet outil comporte à se poser toutes les questions suivantes : QUI, QUOI, OU,
QUAND, COMMENT, POURQUOI. Afin d’expliquer et éclairer la problématique.

2018-2019 HASSNA TANI 26

 QUI ? La commissions des AO, Direction achats, Soumissionnaires

QUOI ? Numérisation/Digitalisation/Dématérialisation de processus

achats au sein de l’ANP

OU ? Direction achats/Département des affaires générales

QUAND ? La partie de passation de marché durant tous le process (tous

l’exercice)

COMMENT ? Imposition de la trésorerie générale du royaume sur la

dématérialisation de la commande public
Sécurisation des échanges
Gain de temps
Efficacité des opérations
Moyen écologique
Souplesse dans le processus
Facilité la communication entre les parties prenantes
POURQUOI ? Réduire les coûts
Sécuriser et faciliter l’accès aux archives
Confidentialité des documents
Accès facile et plus rapide aux pièces justificatives
Amélioration de la qualité du rendement
Confidentialité élevée
Une bonne présentation des documents

La trésorerie générale du royaume pousse les administrations publiques à

s’engager dans cette démarche de dématérialisation de manière à surmonter
tous les problèmes liés à la passation de marché.
Cette outil « QQOQCP » nous a permis de constater que la digitalisation du
processus achats apporte plusieurs avantages financiers et organisationnels.

2018-2019 HASSNA TANI 27

2- Mesurer :
Cette partie mesurer consiste à regrouper les informations importantes à fin
d’évaluer et quantifier la situation de l’entreprise avec l’aide des données
représentatives (statistique et chiffre) nécessaire à la comparaison des
résultats

2-1- La méthodologie AMDEC :

La méthode AMDEC suppose le déroulement de la réalisation suivante :

 Constitution de l’équipe de travail

 Analyser le mode des défaillances potentielles
 Evaluation et détermination de leur criticité (défaillance)
 Planification et définition des actions pour réduire le mode de défaillance

- Constitution de l’équipe de travail :

L’AMDEC repose essentiellement sur l’expérience des responsables de la DAG

au sein de l’ANP

Pour cela, il est nécessaire de faire un atelier nommé AMDEC avec les
acheteurs et les responsables de la DAG.

Cette équipe ou bien groupe se compose de 6 personnes.

Personnes rencontrées Fonctions

Mr FAIDI Directeur des Affaires Générales

Mr KADIRI Directeur Achats

Mr JAYKORAICHI Acheteur

Mme SEHAKI Acheteur

Mme ASSIMI Acheteur

Mme Hafssa Acheteur

2018-2019 HASSNA TANI 28

2-2- L’Analyse des défaillances potentielles :

Pour l’analyse de défaillance l’équipe a déterminer 3 critères principaux :

 La gravité
 La fréquence
 Détectabilité

On a fixé le seuil de criticité en mesure de :

Référentiel de cotation de 1 à 4
Niveau de qualité désiré (Si le seuil de criticité est élevé ça veut dire que
les exigences de qualités sont élevées)

 (3,5*3,5*4= 49)

La gravité :
 La gravité exprime l’importance de l’effet sur le mode de défaillance

Gravité de l’effet Effet du mode de défaillance Degré

Très élevé Le mode de défaillance oblige le rejet à 100% de 4

vos services et ne pouvant pas être réparés
Élevé Le mode de défaillance oblige à trier une partie 3
de vos services
Faible Le mode de défaillance oblige à reprendre ou 2
réparé 100% de vos services
Très faible Le mode de défaillance oblige à reprendre ou 1
réparé une partie de vos services

La fréquence :
 On détermine la période à laquelle la défaillance est apte de se
reproduire

2018-2019 HASSNA TANI 29

Fréquence du mode de défaillance Définition Degré

Très élevé Plus d’une occurrence par jour ou une 4

probabilité d’occurrence supérieur à
30%
Élevé Une occurrence par semaine ou une 3
probabilité d’occurrence de 10%
Faible Une occurrence à tous les 2 à 3 années 2

Très faible Une occurrence de plus de 5 années 1

Détectabilité :
 La détectabilité veut dire la probabilité de détecter le mode de
défaillance

Probabilité de détecter le mode de défaillance Degré

Aucun contrôle connu peut détecter le mode de défaillance 4

Très faible probabilité que les contrôles actuels détectent le mode de 3

défaillance

Probabilité élevée que les contrôles actuels détectent le mode de 2

défaillance

Probabilité certaine que les contrôles actuels détectent le mode de 1

défaillance

2018-2019 HASSNA TANI 30

Tableau AMDEC :
 Les 5P :
Les 5 pourquoi est un outil efficace qui nous aide à poser 5 fois la question
pourquoi, pour but d’exploiter en profondeur les causes d’un problème
J’ai utilisé les 5 P pour chercher les vraies raisons de l’écart entre le délai réel et
le délai de l’ANP du processus achat

Résoudre un L’écart entre de délai réel et le délai de l’ANP

problème

Alors, je constate que la vraie cause du problème qui montre l’apparition de

l’écart c’est que le personnel a une absence de formation du système SI Achats,
que l’entreprise l’a mis en place comme objectif de gagner le temps et de
réduire la consommation des dossiers physique
3- Analyser :
Dans cette étape, il s’agit de déterminer et de caractériser et d’identifier les
principales causes de fluctuation et de comparer les écarts entre la situation
existante et les objectifs fixés afin de pouvoir par la suite trouver les vrais
causes des problèmes.

Après l’accomplissement de la méthode AMDEC, nous analysons dans cette

phase à partir de la méthode des « 5 POURQUOI » les principales causes des
dysfonctionnements :

 Perte de temps et de document

 Les documents non sécuriser
 Excès de gaspillages des consommables
 Charge supplémentaire

3-1- Analyse du délai du processus achat :

Dans cette phase, j’ai essayé d’analyser la durée moyenne en j de passation de
marché, on me basant sur quelque donnée de 2017 et 2018 pour pouvoir
savoir l’écart entre le délai réel imposé dans le règlement et le délai effectuer
par l’ANP
Délai/ Délai de référence Donnés 2017 en Donnés 2018 en
moyenne moyenne
Délai de l’ANP (j) 175 162
Délai réel du règlement 152 152
(j)
Ecart (j) 23 10

2018-2019 HASSNA TANI 33

 180
160
140
120 Délai de l’ANP (j)
100
80 Délai réel du
60 règlement (j)
40 Ecart (j)
20
0
Donnés 2017 Donnés 2018
en moyenne en moyenne

2018-2019 HASSNA TANI 34

 IV- Implémentation des solutions :

1- Améliorer :

1-1- Récapitulatif des problèmes et les objectifs de la

digitalisation :

 Les objectifs de la numérisation au sein de la DAG

Pilier organisationnel Pilier financier Pilier développement

durable
Gain de temps Abaisser les coûts de Economiser les
gestion économique ressources naturelles
Gestion des documents Elimination des
gaspillages
Sécuriser les archives et But zéro déchets, zéro
les échanges entre papier
l’entité concernées
Communication plus
rapide avec une
simplification des
procédures

 Récapitulatif des problèmes

 L’écart entre le délai de l’ANP et le délai réel de la procédure à cause de
l’utilisation des méthodes basic dans la gestion des marchés public,
traitement manuel des documents, SI Achats et PMMP non exploité
 Charge supplémentaire des dossiers à cause des supports papier abusif
au niveau de la transmission des documents et l’archivage et le stockage
 Détournement des informations à cause de la réception des plis support
physique au niveau des soumissionnaires

2018-2019 HASSNA TANI 35

1-2- Solution de soumission électronique par le PMMP :
Cette solution s’affirme aux acheteurs publics de la DAG qui pratique la Plate-
forme de digitalisation de la commande publique (Portail Marocain des
Marchés Publics) PMMP et aussi pour les fournisseur soumissionnaires

Ce portail est une communication ou échange d’information entre les

acheteurs et les soumissionnaires, elle a été crée par la trésorerie générale du
royaume. Ce PMMP autorise aux entreprises publics et les acheteurs publics
(aux différents utilisateurs) de prendre ou télécharger les guides utilisateurs et
des outils de publication et de consultation en ligne pour une meilleure
accommodation des fonctionnalités offertes par ce portail

Selon l’article 148 et 149 du décret n°2-12-349 du portail des marchés publics :

o Au maitre d’ouvrage :
 Obtention ou non de la permission de l’AO par voie électronique
 Définition des compositions des plis électronique (genre
d’enveloppes)
 Définition des chiffrements des plis électroniques de l’AO
 Publication et évaluation des résultats de la séances d’ouverture
des plis
o Aux soumissionnaires :
 De consulter toutes les informations et renseignement relatifs à
l’AO
 Déposition des offres par plis électronique
 L’autorisation de retirer son plis électronique ou offre électronique
déposée sur PMMP
 Une opportunité de rectifier leurs erreurs matérielles et de
compléter leurs dossiers à la commission d’ouverture des plis
o A la commission d’appel d’offres :
 D’avoir la possibilité de gérer les enveloppes des soumissionnaires
 Avoir la possibilité de pouvoir demander aux soumissionnaire de
rectifier et de compléter leurs dossiers
 De vérifier et de consulter les plis des offres électroniques
déposées par les soumissionnaires

La démarche de lancement d’AO et de réception des offres électronique doit

être organiser comme suit :

2018-2019 HASSNA TANI 36

Pour assurer la mise en ligne des soumissions électroniques des AO on applique
dispositions de l’arrêté n°20-14 du 4 septembre 2014 relatif à la digitalisation
des procédures des marchés publics et le décret n°2-12-349 du 20 mars 2013
relatif aux marchés publics

La création d’une consultation dans le portail se compose de 5 parties :

1- Identification
2- Calendrier
3- Documents joints
4- Modalités de réponse
5- Droits d’accès

1- Identification :

La phase identification se compose de 3 partie :

 Réponse électronique
 Caractéristiques des réponses électroniques
 Constitution des dossiers de réponses

2018-2019 HASSNA TANI 37

 - Réponse électronique :

Aide à savoir si la soumission électronique est autorisée ou non. Si oui la partie

caractéristique des réponses électronique va apparaître pour cette
consultation. Sinon elle va être masqué

- Caractéristiques des réponses électroniques :

Elle se compose de deux parties la signature électronique des plis et le

chiffrement des plis électroniques

Pour la signature électronique des plis, elle permet de savoir si cette dernière
est requise pour soumissionner à la consultation. Si elle est requise les
fournisseurs doivent obligatoirement avoir un certificat électronique pour
signer leur réponse

2018-2019 HASSNA TANI 38

Pour le chiffrement des plis électroniques, elle permet à l’acheteur de poser
des clés chiffrement pour la consultation si la signature électronique est
requise pour procéder à l’étape de validation de la consultation

Ensuite, après la validation de la consultation et l’enregistrement pour la mise

en ligne, l’acheteur confirme pour chaque genre d’enveloppe :
 Affectation des clés de chiffrement des enveloppes de candidature
 Affectation des clés de chiffrement des enveloppes d’offre technique
 Affectation des clés de chiffrement des enveloppes d’offre financière

La partie modalités de réponse affleure aux fournisseurs après avoir publier la

consultation comme suit :

Le fournisseur assemble les plis selon le règlement de la consultation et

contrôle le mail pour recevoir l’accusé de réception. Après l’enregistrement des

2018-2019 HASSNA TANI 39

plis sur le portail, cette dernière publie un accusé de réception de la réponse
déposée par les fournisseurs, et leur envoie automatiquement un courrier
concernant l’accusé, Ce dernier comporte des détails de la consultation, du
soumissionnaire et de la réponse déposée, et affiche aussi la date de retrait des
plis

Le président de la commission a le droit d’accès après la réception et la date

limite des plis selon les conditions du portail marocain des marchés publics
(PMMP)
Les étapes d’ouverture des plis :

 Ouverture des offres administratives par voie électronique

 Evaluation des offres administratives par voie électronique
 Publication des offres administratives dans le portail

Ouverture des offres techniques par voie électronique

Evaluation des offres techniques par voie électronique
Publication des offres technique dans le portail

2018-2019 HASSNA TANI 40

  Ouverture des offres financières par voie électronique
 Evaluation des offres financières par voie électronique
 Publication des offres financières dans le portail

 Jugement par voie électronique de la consultation

L’acheteur exécute à 3 évaluations en huit clos par le portail (PMMP)

Le portail marocain des marchés publics autorise à l’acheteur de télécharger et

de prendre les documents des offres des soumissionnaires pour gagner le
temps lors du contrôle physique des documents, et il permet aussi (PMMP) de
faire la publication des résultats d’évaluations ainsi que d’informer les
soumissionnaires écartés avec justification

Dématérialisation des procédures et la procédure des

enchères électronique inversées

VOIR ANNEXE 2

2018-2019 HASSNA TANI 41

1-3- Solution électronique interne via SI Achats :

SI Achat est une application crée pour ANP selon la demande de la DAG pour
facilité la communication en interne avec l’entité concerné dès la phase de la
consultation jusqu’au marché, et cette application qui n’est pas encore bien
exploitée va aider les parties prenantes du marché à bien communiquer entre
eux et facilite les échanges avec une bonne organisation et un gain de temps et
de papier.

1- La démarche et la procédure de SI Achats :

Gestion des dossiers achats :

Cette page permet à l’utilisateur de s’authentifier pour accéder à la page

d’accueil de l’application
- Saisir le nom d’utilisateur et mot de passe dans l’interface
d’identification
- Cliquer sur le bouton authentification pour valider le login et mot de
passe pour accéder à la session Windows

2018-2019 HASSNA TANI 42

 - Page d’accueil : Barre de menu principale/ alertes et notifications/
point d’accès rapide aux dossiers d’achat et aux marches/ état
d’avancement

Cette partie décrit le point d’accès principal de l’application (page d’accueil),

ainsi que les autres points d’accès aux modules de l’application :
 Le menu utilisateur
 Le menu principal
 Le mur qui affiche les alertes à destination de l’utilisateur authentifié
 Bloc qui permet l’accès rapide au modules importants de l’application
(Dossier d’achats et Marché)
 Bloc qui affiche l’état d’avancement
 Pour DA (Dossier Achat) : indique l’avancement de processus
d’évaluation des offres concernant DA
 Marchés : indiques le budget consommé lors d’exécution de
marché

2018-2019 HASSNA TANI 43

 - Barre de menu utilisateur :

Ce menu s’affiche aux utilisateurs ayants le profil administrateur

- Paramétrage : administrer les référentiels nécessaires au bon
fonctionnement de l’application
- Administration : gestion des utilisateurs et affectation des profils
- Déconnexion : se déconnecter de l’application

1- Création de projet achat :

2018-2019 HASSNA TANI 44

La création de projet achat se passe en 2 étapes : la sélection de rubrique
budgétaire et la création de projet achat

+ Pour sélectionner la rubrique budgétaire : 1- Depuis le menu principale

(programme achat) on clique sur le menu lignes et rubriques budgétaire 2-
Activer le bouton synchroniser pour récupérer les lignes/rubriques budgétaires
nouvellement créer au niveau de SI financier

Le système calcul de budget disponible est comme suit :

SI le budget révisé est disponible alors
Budget disponible= budget révisé- budget programmé
SINON
Budget disponible= budget initial- budget programmé

+ Création de projet achat : 1- Chercher et choisir une ligne budgétaire et

sélectionner « ajouter projet d’achat » 2- Le système affiche 2 blocs, le premier
affiche le détail de la ligne budgétaire sélectionné, le deuxième affiche un
formulaire pour créer le projet d’achat
Eléments de navigation :
Le bouton créer crée le projet d’achat et change son statut a planifié
Le bouton enregistrer sauvegarde les données saisies par l’utilisateur
dans la BDD sans changer le statut projet d’achat
Le bouton quitter quitte la page de création de projet d’achat sans
enregistrement
1-2- Etape collection des attributs d’entête de DA

Appel d’offre : Disponibilité d’un projet d’achat

- La référence de programme d’achat
- L’estimation prévue pour l’appel d’offre
- Type achat (catalogue de mode de passation d’achat)
- Type de prestation en rapport avec le mode de passation d’achats
(catalogue des prestations)
- Mode de contractualisation
- Caractère des prix

2018-2019 HASSNA TANI 45

2018-2019 HASSNA TANI 46
1-3-Etape collection des attributs globaux de DA :

Cette étape le système collecte les attributs globaux en rapport avec le dossier
d’achat les attributs de cet écran sont répartis sur les différents ongles :
 Lots
 Documents
 Fournisseurs
 Publication (s’affiche après publication de l’AO)

2018-2019 HASSNA TANI 47

1-4- Etape collection des attributs par lot de DA :

Cette partie permet de collecter les attributs en rapport avec chaque lot d’un
dossier d’achat les attributs de cette partie sont répartis sur les différents
ongles : Cautions/ Bases de jugement

2018-2019 HASSNA TANI 48

Bases de jugement permet de renseigner les éléments suivants :
 Pièces à fournir lors des phases en rapport avec les séances suivantes
- La séance d’ouverture des plis d’admission
- La séance d’ouverture des plis administratifs et techniques
- Séances d’ouverture des plis (en cas d’achat par demande de prix)
 Ajout de bordereau des prix
 Prise en compte ou pas de la notation technique et pondération de
l’offre technique lors de classement des offres des concurrents
 Ajout de ligne de prix au bordereau de prix

2018-2019 HASSNA TANI 49

1-5- Etape récapitulatif :
Le système affiche à cette étape l’ensemble des données saisir par l’utilisateur
lors de processus de l’élaboration de dossier d’appel d’offre

Le système permet au maitre d’ouvrage de laisser un commentaire/remarques

à destination de la commission d’avis ou de l’entité achat dans le bloc
remarques

Lors de la validation de création de dossier achat le système envoi le dossier

appel d’offre a l’entité achat (responsable des achats de l’entité concernée du
maitre d’ouvrage) pour avis de la commission

2018-2019 HASSNA TANI 50

2- Recherche Dossier Achat :
Cette étape affiche tous les dossier achats et donne aussi la possibilité de
consulter un dossier achat, ou d’effectuer des actions rapides via des raccourcis
comme pouvoir lancer la création d’un dossier d’achat

3- Consulter Dossier Achat :

Cette partie à pour but principal de permettre à l’utilisateur de consulter un

dossier d’achat et affiche l’ensemble des données saisir par l’utilisateur lors de
la création de dossier achat

2018-2019 HASSNA TANI 51

4- Envoi de DA pour avis de la commission :
Le processus de cette étape commence dès la validation de création de dossier
d’appel d’offre par le maitre d’ouvrage, ce dernier est envoyé d’abord à l’entité
achat du maitre d’ouvrage ou le cas échéant le modifié avant de le transmettre
au membre de la commission pour avis

Le scénario nominal :

1- Le maitre d’ouvrage crée le DA

2- L’entité achat consulte le DA
3- L’entité achat constitue la commission et envoi le DA à cette commission
pour avis
4- La commission considère que le dossier est conforme et ne soulève
aucune réserve sur le DA dans un délai de 8j à compter de la date de
réception de DA
5- L’entité achat publie le DA

Le premier scénario alternatif :

2018-2019 HASSNA TANI 52

 1- Une fois créer par le maitre d’ouvrage le DA est soumis à l’entité achats
2- L’entité achat consulte DA
3- L’entité achat constitue la commission et envoi le DA à cette commission
pour avis
4- La commission soulève des réserves sur le DA (délai 8j) et fait part à
l’entité achat et au maitre d’ouvrage de son observation éventuelle dans
un délai de 8j, à compter de la date de réception de DA
5- Le maitre d’ouvrage intègre les remarques de la commission, et renvoi le
dossier d’achat à l’entité achat dans un délai de 8j, à compter de la date
de réception de DA par la commission
6- L’entité achat publie le DA

Le deuxième scénario alternatif :

2018-2019 HASSNA TANI 53

 1- Une fois créer par le maitre d’ouvrage le DA est soumis à l’entité
achat
2- L’entité achat consulte le DA
3- L’entité achat retourne le DA au maitre d’ouvrage et fait part de son
observation éventuelle
4- Le maitre d’ouvrage intègre les remarques de l’entité achat, et renvoi
le DA à l’entité achats pour le soumettre à l’avis de la commission
5- L’entité achats envoi le DA à la commission pour avis
6- La commission ne soulève aucune réserve sur le DA et le renvoi vers
l’entité achats dans un délai de 8j à compter de la date de réception
de DA
7- L’entité achats publie le DA

Le troisième scénario alternatif :

1- Le maitre d’ouvrage valide la création de DA et le soumis à l’entité

achats
2- L’entité achats consulte le DA
3- L’entité achats constitue la commission et envoi le DA à cette
commission pour avis
4- La commission n’envoie pas son retour sur le DA dans un délai de 8j à
compter de la date de réception de DA
5- L’entité achats publie le DA
6- La commission soulève des réserves sur le DA (au-delà du délai de 8j)
et fait part à l’entité achats et au maitre d’ouvrage de son observation
éventuelle

2018-2019 HASSNA TANI 54

 7- L’entité achats modifie le DA après publication

Etape à suivre pour dérouler le processus

1- Consulter le DA soumis pour avis de la commission par le maitre

d’ouvrage
2- L’entité achat peut retourner le DA au maitre d’ouvrage après avoir
renseigner ses remarques
3- Partie dans la partie commission de l’appel d’offre (le système permet au
profil achat de désigner les membres de la commission d’avis

2018-2019 HASSNA TANI 55

 4- Pour constituer la commission d’avis le profil DAG doit chercher les
utilisateurs ayants le profil « commission » via le filtre de recherche en
haut de la page, le système permet de filtrer et chercher les profils
« commission » par direction, port, département et /ou division

5- Sélectionner 2 profils commission

- La commission doit contenir au moins 2 membres : le premier sera

notifié par le système lors d’envoi de DA pour avis, l’autre membre
aura accès au système pour saisir les observations sur le DA
6- Pour le premier membre sélectionner la case a cocher « action », et pour
le deuxième sélectionner « notifications »

7- Après l’enregistrement le système affiche une nouvelle action « envoi a

la commission »

2018-2019 HASSNA TANI 56

 8- Après avoir cliquer sur le bouton envoi à la commission le système
change l’état de dossier d’appel d’offre a « en attente de retour de la
commission »
9- Se déconnecter et se connecter avec l’utilisateur ayant le profil
commission celui désigné par l’entité achat comme étant membre actif
de la commission (l’utilisateur ayant l’attribut action coché lors de sa
désignation)
10- Consultation de DA soumis pour avis de la commission

2018-2019 HASSNA TANI 57

 - Le système affiche pour le profil commission 2 bouton « avec
réserve » et « sans réserve » ces actions ne sont visible que pour les
profils de type « commission »
- Le système ne permet pas aux profils de la commission désignée
n’ayant pas le droit « action » d’agir sur l’état de DA (le système
n’affiche par pour ces profils les boutons « avec réserve »et « sans
réserve »)
- Si le DA contient des réserves alors le membre de la commission doit
obligatoirement renseigner ses observations par rapport à ce DA
avant de cliqué sur le bouton « avec réserve »
- Si un des membres qui constitue la commission affectée au DA clique
sur « avec réserve » alors l’état de DA passe de « en attente d’avis de
la commission » à « non conforme commission »
- L’état de DA passe de « en attente d’avis de la commission » à
« conforme commission » seulement si tous les membres de la
commission affecté au DA (avec droit « action ») clique sur le bouton
« sans réserve »
- Le profil commission authentifié ne pourra visualiser que ces propres
remarques
- Le bloc remarque n’affiche pas les réserves et les observations émises
par le membre de la commission authentifié ainsi que les réponses de
maitre d’ouvrage par rapport à ces remarques, les remarques des
autres membres de la commission sur le même DA ne sont pas
consultables par le membre de la commission authentifié

2018-2019 HASSNA TANI 58

 - L’état de dossier d’appel d’offre change a « conforme commission »

- L’entité achat peut désormais publier son DA

11- Se connecter avec le profil achat pour consulter l’appel d’offre

ayant l’état « conforme commission »

6- Publier un DA :

2018-2019 HASSNA TANI 59

Cette partie permet de renseigner la date d’effet de publication, la date
d’ouverture des plis, les supports effectifs de publication et le numéro de
l’article du règlement de la consultation qui spécifie les pièces justificatives.

1- Activer l’action « publier »

2- Préciser la date d’effet de publication
3- Préciser la date prévue d’ouverture des plis
4- Indiquer le lieu de dépôt de plis
5- Renseigner le N° d’article des pièces joints
6- Préciser les supports de publication

2018-2019 HASSNA TANI 60

 7- Activer le bouton publier (le système génère l’avis de publication et
change le statut de DA a « publié »

8- Activer l’action « mettre fin/annulé » (mettre fin au processus achat)

2018-2019 HASSNA TANI 61

 9- Gestion des dépôts d’offre
L’utilisateur doit tracer tous les dépôts d’offres, il sera amené à saisir
l’ensemble d’information qui permettent d’identifier les dépositaires

Le saisie des offres n’est plus possible après l’achèvement de la première

séance publique l’ouverture des plis

1- Consulter le DA publié
2- Activer le bouton dépôts d’offre

2018-2019 HASSNA TANI 62

 3- Renseigner tous les champs obligatoires

4- Enregistrer et pour modifier un dépôts double cliquer sur la ligne

dépositaire à modifier

5- Modifier les informations de dépôt puis enregistrer

Travaux de commission

Le processus de travaux de commission permet à la commission d’examen le

traiter, examiner et évoluer les offres proposées par les concurrents dans un
ordre logique et chronologique des séances prévues par rapport aux mode de
passation de DA

Page d’accueil des travaux de la commission est le point d’entré à ce module, le

système calcule et liste les séances prévues dans le cadre de processus d’achats
en fonction de mode de passation suivant un ordre chronologique

Voici un diagramme qui illustre la logique de calcule des séances en fonction de

mode de passation

2018-2019 HASSNA TANI 63

2018-2019 HASSNA TANI 64
 Page d’accueil des travaux de la commission :

Cette partie est accessible depuis écran de consultation de DA ou depuis la

page de listing DA, permet d’afficher la liste des séances d’évaluation des offres
des concurrents calculés en fonction du mode de passation de DA

Le système calcule la liste de séance prévue pour les DA en fonction de mode

de passation, la règle de calcul est :

Si le mode de passation est « Convention de droit commun ou bon de

commande » alors le système n’affiche ni le type de séance ni de la commission
et l’ordre des séances sera :
Ouverture des plis
Saisie des montants des offres
Evaluation des offres financières
Classement des offres
Adjudication

Si le mode de passation « Concours ou Appel d’offre avec présélection,

Concours architecturale » alors l’ordre des séances sera :
Séance d’admission
Séance d’ouverture des plis administratif et techniques
Sous-commission technique
Séance d’ouverture des plis financiers
Sous- commission financière
Séance intermédiaire
 Si la séance d’évaluation des offres technique par la sous-
commission technique est prévue alors le système affiche la
séance intermédiaire avec classement note globale (prise en
compte de la note technique dans l’évaluation globale)
Séance de jugement

Si le mode passation « Marché négocié avec pub ou prestation architectural

négociée avec pub » alors l’ordre des séances sera :
Séance d’admission
Séance administrative et technique
Séance de négociation
Séance de jugement

2018-2019 HASSNA TANI 65

Si le mode de passation « Marché négocié sans pub ou prestation architectural
négociée sans pub » alors l’ordre des séances sera :
Séance administrative et technique
Séance de négociation
Séance de jugement

Pour les autres modes de passation l’ordre des séances sera :

Séance administrative et technique
Sous-commission technique
Séance financière
Sous-commission financière
Séance intermédiaire
 Si la séance d’évaluation des offres technique par la sous-
commission technique est prévue alors le système affiche la
séance intermédiaire avec classement note globale (prise en
compte de la note technique dans l’évaluation globale)
Séance de jugement

Travaux de commission pour les dossiers ayants le type d’achat « achat qui
aboutit à un marché »

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 Travaux de commission pour les dossiers d’achat par demande de prix

Pop-up édition de notification les concurrents admis, écartés

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 Pop-up édition des PV de commission

Pour accéder à l’écran travaux de commission d’un dossier d’appel d’offre

 Dossier d’appel d’offre publié
o Date système >= date d’ouverture des plis de la première
séance publique
1- Consulter le DA publié

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 2- Cliquer sur le bouton travaux de commission

Le système affiche les séances de travaux de la commission pour le mode de

passation appel d’offre

La première séance publique devienne accessible si les conditions ci-dessus

sont remplis :
Date système >= date d’ouverture des plis de la première séance
publique (dans notre cas il s’agit de la séance d’ouverture des plis
administratif et technique), la fate prévue d’ouverture des plis est
affichée sur chaque ligne dans la colonne « date »

La commission d’examen est constituée (l’action

Renvoi l’utilisateur vers l’écran de constitution de la commission
d’examen)

Constituer les membres de la commission d’examen :

Cette partie accessible depuis écran de consultation des travaux de

commission, permet la constitution des membres de la commission qui doivent
évaluer les offres des dépositaires d’offres lors des différentes séances prévues
à cet effet

2018-2019 HASSNA TANI 69

Séance d’ouverture des plis administratifs et techniques :

Cette partie permet de tracer les travaux de commission d’ouvertures des plis
administratifs et techniques. La fonctionnalité principale sera la vérification de
la présence et la conformité des pièces exigées lors d’élaboration du DA, et ce
par concurrent et par lot, l’utilisateur aura la possibilité de choisir entre 3
valeurs (conforme, non conforme, non fournie), et de décider du sort du
candidat (écarter avec motif ou retenir)

Le système donnera la main à la commission pour désigner (ou pas) les

membres de la sous-commission technique avec la possibilité d’y affecter des
membres externe (non utilisateurs de la solution) avec simple saisie de
nom/prénom

L’utilisateur peut aussi à travers cet écran de reporter la séance publique suite
à l’absence d’un ou plusieurs membres

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2018-2019 HASSNA TANI 71
Etapes à suivre pour tracer les travaux de la commission lors de la séance
d’ouvertures des plis administratifs et techniques
1- Consulter le DA publié
2- Travaux de commission

Si le dossier d’appel d’offre n’est pas alloti (contient un seul lot) alors la liste
déroulante des lots s’affichera griser (inactif) sinon l’utilisateur doit
sélectionner le lot avant de commencer les travaux de vérification de la
conformité des pièces fournis

2018-2019 HASSNA TANI 72

 3- Sélectionner un lot (si dossier d’AO alloti) depuis la liste déroulante des
lots
4- Sélectionner un concurrent depuis la liste déroulante des concurrents ou
en activant le bouton concurrent suivant ou précédant
5- Depuis le bloc « examen du dossier du soumissionnaire » évaluer les
pièces fournis par les concurrents en choisissant parmi les trois valeurs
possibles (conforme, non conforme, non fournie)
6- Pour écarter ou retenir un concurrent : activer les boutons écarter ou
retenir depuis le bloc appréciation
7- Renseigner tous les champs obligatoires et cliquer sur ajouter membre
- Le système ajoute le nouveau membre de groupement dans le
tableau des membres
8- Enregistrer après avoir ajouter un membre

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 - Le système constitue le groupement et ferme le pop-up

9- Designer les membres de la sous-commission technique : sélectionner la

case à cocher « Désignation d’une sous-commission technique »
10- Chercher le futur membre dans la base de données des utilisateurs
en saisissant son nom dans le champ puis Ajouter

11- Evaluer tous les concurrents et préciser la date et le lieu de la

prochaine séance publique

2018-2019 HASSNA TANI 74

 12- Fin de travaux : le système change le statut de la séance
d’ouverture des plis administratifs et techniques à « achevée »

- Le système change le statut des séances huit-clos de sous-commission

technique et le séance publique d’ouverture des plis financiers à
« programmée »
- Toutes les actions sont désactivées sauf les actions « récapitulatif des
travaux de la commission » et « édition de PV de commission »

Séance d’évaluation des offres techniques

Cette partie permet à la sous-commission technique de tracer l’ensemble des

informations lors de l’évaluation des offres techniques des concurrents pour
chaque lot

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Séance d’ouverture des plis financiers :

Cette partie permet aux membres de la commission de saisir les montants

d’acte d’engagement en ttc et de désigner une sous-commission financière, et
permet aussi l’édition du PV de commission d’ouverture des plis financier

Séance de saisie et de contrôle des prix :

Cet écran permet d’effectuer les fonctionnalités suivantes :

 Télécharger les bordereaux scannés par concurrent

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  La saisie du bordereau par concurrent, ligne par ligne et par lot
 Contrôler le bordereau après la saisie
 Ecarter un concurrent avec précision du motif

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Séance intermédiaire :

A partir de cette partie, le système procèdera à classer les offres par ordre
décroissant, et à calculer les écarts sur le montant globale, et choisira
automatiquement le concurrent le moins disant ou l’offre la plus avantageuse

Le système prend en considération lors de calcul de la note globale la note

technique, et la note financière calculée par le système en fonction des
montants proposés par les concurrents et corrigés par la suite par la sous-
commission financière

La note globale donc sera = Note technique * Pondération (note technique) +

Note financière * Pondération (note financière)

La note financière doit être calculée par le système via la formule

Le montant d’engagement le moins disant aura la note 100
Les autres concurrents leurs note sera calculée suivant la formule :
(Montant moins disant / Montant concurrent concerné) * 100

Le système désigne l’offre la plus avantageuse et permet de consulter le détail

du bordereau des prix proposés par le concurrent, le système donne la main
par la suite à l’utilisateur pour cocher les lignes qui présentent des prix
anormalement bas ou excessivement cher, le système génère la demande de
complément de dossier et de justificatif des prix des lignes sélectionnées

Les membres de commission peuvent accéder à cette même page pour charger
les éléments de réponse reçu de concurrents ayant l’offre la plus avantageuse
et décident ensuite de retenir ce concurrent ou bien l’écarter avec précision du
motif

Si la commission décide d’écarter ce concurrent, le système choisi l’offre du

concurrent suivant (selon le classement des offres) comme étant la plus
avantageuse

Si tous les concurrents sont écartés, une alerte sera affichée à l’utilisateur pour
l’informer que le système déclarera ce dossier d’achat comme étant
infructueux

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2018-2019 HASSNA TANI 79
  Contactez concurrent :

Séance de jugement / Adjudication :

Cet écran permet de voir le détail de l’offre du concurrent déclaré attributaire,

cet écran permet également de voir tous les rapports et PV de commissions
précédentes et de notifier l’attributaire ou d’envoyer les lettres de regrets aux
concurrents écartés

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2018-2019 HASSNA TANI 81
  Pour générer la lettre de notification d’attributaire cliquer sur l’action
« lettre de notification d’attributaire »
 Pour générer la lettre de regret à destination des concurrents écartés
cliquer sur l’action « lettres de regret »
 Pour proposer à l’autorité compétente l’attribution de marché cliquer
sur l’action « proposer à l’autorité compétente l’attribution de marché
 Le statut de dossier d’AO change à « attribué »

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  Consulter le dossier d’AO : le système donne la main à l’utilisateur de
créer le marché depuis l’écran de consultation de dossier d’AO

1-4- Sourcing:

Elargissement d’une application GED (Gestion

Electronique des Documents)

GED est un assemblage des techniques et des outils qui aide à la numérisation,
le classement, stockage, et la diffusion des documents avec l’aide des
applications informatiques

L’application gestion électronique des documents a été depuis longtemps

conserver aux grandes organisations pour leurs informations importantes et
massive

2018-2019 HASSNA TANI 83

L’organisation de l’ANP à besoin d’adapter l’application GED pour bien protéger
ces données car ce logiciel accore la gestion de stockage et transmission des
données

Cette application va permettre à la DAG d’archiver et de faciliter l’accès aux

documents avec une bonne organisation d’une manière fluide et conforme et
authentique

En ce jour là, la demande de faire cette application n’est pas encore accorder et
autorisé par la commission, mais malgré cela je vais faire une définition de
besoin avec ces caractéristiques pour bien définir et expliquer l’utilité du
système

Les avantages de l’application GED

Accès rapide et facile pour trouver les document ou l’information
Une grande capacité de tracer les modifications
Réduction des document papier
Elimination du risque de perte des documents et les archives
Sécuriser et contrôler les informations sensibles
Maitrise des droits d’accès

Généralement, le GED accorde l’amélioration de la performance de

l’organisation et le check des documents et des informations tout au long de
leur emploi dans l’entreprise

Expression de besoin :

L’expression de besoin de compose de deux parties :

o La bête à corne
o La pieuvre

1- Bête à corne :
La bête à corne est un outil d’analyse de besoin qui nous aide à raisonner à
trois questions :
 A qui/ quoi le produit rend service ?
 Sur qui il agit ?

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  Dans quel but ?

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 2- Pieuvre :

La pieuvre est un outil adopter pour analyser le besoin et de distinguer les

fonctions principales et secondaires du produit

Cette outil montre les différents éléments du milieu du produit

Ce diagramme met en évidence les fonctions entre le système GED et les

éléments de l’environnement

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FP1 : Permettre aux utilisateur de modifier, d’ajouter, d’analyser les documents
désirés
FC1 : Sécuriser les données et les archives tout au long de leur emploi dans
l’entreprise
FC2 : Communiquer, échanger ou transférer les documents entre plusieurs
utilisateurs
FC3 : Permettre de suivre l’historique des données, retirer ou échanger les
dossiers/documents au niveau de l’application
FC4 : Limiter ou diminuer les déchets et le gaspillage au niveau du papier
FC5 : Avoir tous les dossiers et les archives bien classer et trier d’une façon
facile et efficace à trouver les documents
FC6 : Avoir tous les documents sauvegardés, stockés et préserver
électroniquement
FC7 : Offrir une capacité de stockage très élevés, et un accès aux utilisateurs
très élevés
FC8 : Accepter les différents genres de formats (PDF, JPG, Office, et autres
types de formats standards et reconnus)

3- SADT :
Le SADT (Structured Analysis and Design Technic) est une
méthode d’analyse par niveaux successifs d’approche
descriptive d’un ensemble quel qu’il soit. On peut
appliquer le SADT à la gestion d’une entreprise tout
comme à un système automatisé.

Le SADT est avant tout un langage de communication qui

va permettre d’organiser ces flux de données pour donner
une vision globale du système puis par une analyse des
niveaux successifs, permettre de préciser de plus en plus
finement le rôle de chacun des éléments du système.

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Selon l’analyse SADT, les documents papiers seront transformés en documents
électronique à travers des intervenants tels que le numériseur, et le scanneur.
Les documents en question seront partagés entre les utilisateurs à travers le
serveur où le GED en question est établit.

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 Conclusion :
Cette analyse m’a permis de savoir les anomalies du processus, c’est pour cela j’ai mis en
place le plan d’action qui m’a permis d’éliminer les anomalies et assurer la maitrise et
l’efficacité de la procédure
Il est opportun de réaliser un plan d’action correcte qui montre tous les acteurs du processus
pour obtenir une amélioration continue
Le travail effectué dans mon stage va permettre de répondre aux objectifs fixés par la DAG,
en appuient sur l’utilisation de la PMMP créer par la trésorerie générale du Royaume en
externe, formaliser le personnel sur le système SI Achats en interne, et instaurer le système
de la gestion électronique des documents qui va nous permettre de réduire les charges liées
à la procédure du processus toutes en prenant considération les flux et les phases
documentaire durant le processus

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Annexe 1 : Questionnaire de graviter

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Annexe 2 : Questionnaire de fréquence :

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2018-2019 HASSNA TANI 93
Annexe 3 : Chapitre VI : Dématérialisation des procédures

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2018-2019 HASSNA TANI 95
2018-2019 HASSNA TANI 96
2018-2019 HASSNA TANI 97
2018-2019 HASSNA TANI 98
2018-2019 HASSNA TANI 99
2018-2019 HASSNA TANI 100