UL-ROI – Version du 08/07/2017

Règlement d’Ordre Intérieur

de l’Université du Luxembourg

Dates d’approbation et/ou d’avis :

Délégation du personnel : 26/06/2017

Conseil universitaire : 28/06/2017
Conseil de gouvernance : 08/07/2017
Ministre : 21/08/2017

TABLE DES MATIÈRES

Titre I : Dispositions Générales ...................................................................................................... 4

Titre II : Modalités de fonctionnement des instances de l’Université .............................................. 5
Chapitre 1. Modalités de fonctionnement du conseil de gouvernance.............................................. 5
Chapitre 2. Modalités de fonctionnement du rectorat....................................................................... 6
Chapitre 3. Modalités de fonctionnement du conseil universitaire ................................................... 7
Chapitre 4. Commission des litiges, Commission consultative d’éthique, Ethics Review Panel,
Comité d’Ethique pour l’Expérimentation Animale, Conciliateur de l’Université, Comité d’égalité
des genres ........................................................................................................................................... 7
Section 1. La Commission des litiges.............................................................................................................. 7
Section 2. Commission consultative d’éthique .............................................................................................. 8
Section 2-bis. Ethics Review Panel ................................................................................................................. 9
Section 2-ter. Comité d’Ethique pour l’Expérimentation Animale (CEEA) ...................................................... 9
Section 3. Conciliateur de l’Université ......................................................................................................... 10
Section 4. Comité d’égalité des genres ........................................................................................................ 10
Chapitre 5. Modalités de fonctionnement des facultés.................................................................... 11
Section 1. Le conseil facultaire ..................................................................................................................... 11
Section 2. Autorisation à diriger des recherches.......................................................................................... 12
Section 3. Les unités de recherche ............................................................................................................... 16
Section 4. Les unités de formation ............................................................................................................... 16
Section 5. (supprimé) ................................................................................................................................... 17
Section 6. Le vice-doyen ............................................................................................................................... 17
Chapitre 6. Gouvernance et fonctionnement des centres interdisciplinaires .................................. 17
Section 1. Le comité consultatif du centre ................................................................................................... 17
Section 2. Le directeur du centre ................................................................................................................. 18
Section 3. Le personnel permanent des centres interdisciplinaires ............................................................. 18
Chapitre 7. Modalités et déroulement des élections des membres des organes de l’Université .... 19
Chapitre 8. Modalités de fonctionnement de la commission consultative Scientifique .................. 21
Chapitre 9. (supprimé) ...................................................................................................................... 22
Chapitre 10. Modalités de fonctionnement de la commission de spécialistes ................................ 22
Chapitre 11. Dispositions sur certaines procédures d'éligibilité, de recrutement et de promotion
spécifiques......................................................................................................................................... 22
Section 1. Eligibilité des candidatures ......................................................................................................... 22
Section 2. Modalités de recrutement des chargés de cours ........................................................................ 22
Section 3. Recrutement et évaluation des candidats « FNR Attract Fellow » .............................................. 23

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Section 4. Recrutement et évaluation des candidats « ERC Fellow » .......................................................... 24

Section 5. Recrutement des « FNR PEARL Chair » et « ERC Chair « ............................................................. 25
Section 6. Promotion ................................................................................................................................... 25
Section 7. Assistants-professeurs en prétitularisation conditionnelle ......................................................... 26
Chapitre 12. Les commissions de nomination de professeur et assistant-professeur ..................... 26
Chapitre 13. Services scientifiques, administratifs et techniques .................................................... 28
Chapitre 14. Aspects financiers et prises de décision ....................................................................... 29
Section 1. Contrats et conventions .............................................................................................................. 29
Section 2. Acquisition de biens ou de services ............................................................................................. 30
Section 3. Approbation des ordonnancements ............................................................................................ 37
Section 4. Documents administratifs ........................................................................................................... 38
Section 5. Acceptation des dons et legs ....................................................................................................... 38
Section 6. Charte sur le Fundraising de l'Université du Luxembourg ........................................................... 39
Chapitre 15. Règlement d’utilisation des moyens informatiques .................................................... 39
Chapitre 16. Règlement d’utilisation de la Bibliothèque de l’Université du Luxembourg (BUL) ...... 43
Section 1. Accès ........................................................................................................................................... 43
Section 2. Prêt .............................................................................................................................................. 44
Section 3. Demande et suggestion d’acquisition ......................................................................................... 45
Section 4. Reproduction ............................................................................................................................... 46
Section 5. Internet ....................................................................................................................................... 46
Section 6. Utilisation des ressources électroniques ..................................................................................... 46
Section 7. Protection des données personnelles .......................................................................................... 46
Titre III : Le multilinguisme à l’Université ..................................................................................... 47
Titre IV : Formations offertes par l’Université .............................................................................. 47
Chapitre 1. Conditions de délivrance des diplômes et des certificats .............................................. 47
Section 1. Conditions de délivrance d’un diplôme ....................................................................................... 47
Section 2. Conditions de délivrance d’un certificat ...................................................................................... 48
Chapitre 2. Modalités d’évaluation et validation des ECTS .............................................................. 48
Chapitre 3. Conditions de validation de la mobilité des étudiants de Bachelor ............................... 50
Chapitre 4. Etudiants à temps partiel ............................................................................................... 51
Chapitre 5. Accès en première année d’études universitaires ......................................................... 53
Chapitre 6. Inscriptions successives dans le premier niveau ............................................................ 54
Chapitre 7. Modalités d’inscriptions d’étudiants pour certaines filières .......................................... 54
Chapitre 8. Méthodologie de validation des acquis professionnels ................................................. 54
Chapitre 9. (supprimé) ..................................................................................................................... 55
Chapitre 10. Formation doctorale..................................................................................................... 55
Section 1. Composition du Comité d’Encadrement de Thèse (CET) ............................................................. 55
Section 2. Etablissement de la cotutelle de thèse de doctorat. ................................................................... 55
Section 3. Procédure de soutenance de doctorat ........................................................................................ 56
Chapitre 11. Auditeurs libres ............................................................................................................ 58
Titre V : Projets de recherche ...................................................................................................... 58
Chapitre 1. Dispositions générales .................................................................................................... 58
Chapitre 2. (supprimé) ...................................................................................................................... 58
Chapitre 3. Projets de recherche faisant l’objet d’une convention avec des tiers ........................... 58
Chapitre 4. Projets de recherche internes à l’Université .................................................................. 58
Titre VI : Droits de propriété intellectuelle et Politique de Valorisation ........................................ 59
Chapitre 1. Titularité des droits de la propriété intellectuelle.......................................................... 59
Chapitre 2. Politique de Valorisation ................................................................................................ 60

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Titre VII : Des étudiants de l’Université ....................................................................................... 61

Chapitre 1. Charte des droits et devoirs de l’étudiant ...................................................................... 61
Chapitre 2. Traitement des fraudes commises par les étudiants ..................................................... 63
Chapitre 3. Règlement disciplinaire et sanctions applicables aux étudiants .................................... 64
Chapitre 4. Cas spécifique des sanctions motivées par une fraude ou tentative de fraude ............ 64
Chapitre 5. Contestations et modalités de recours .......................................................................... 65
Chapitre 6. Matching funds pour les bourses ................................................................................... 65
Titre VIII : Du personnel de l’Université ....................................................................................... 66
Chapitre 1. Règles spécifiques relatives à la discipline propres à chaque catégorie du personnel .. 66
Chapitre 2. Contrats à durée déterminée (CDD) et à durée indéterminée (CDI) ............................. 66
Chapitre 3. Charte des droits et devoirs des enseignants-chercheurs de l’Université ..................... 67
Chapitre 4. Congé scientifique et séjour de courte durée ................................................................ 68
Chapitre 5. Retraite, éméritat, professeur-visiteur et chercheur-visiteur, professeur à titre
honoraire, professeur affilié, professeur invité, activités accessoires, senior-professor ................. 69
Chapitre 6. Droits des membres du corps académique des enseignants chercheurs employés à
temps partiel ..................................................................................................................................... 72
Titre IX : Médaille de l’Université du Luxembourg........................................................................ 73
Titre X : Principes directeurs d'un code de conduite ..................................................................... 73
Annexes du Titre II...................................................................................................................... 75
Annexe II.1. Governance and operations of Interdisciplinary Centres ............................................. 75
Annexes du Titre IV .................................................................................................................... 78
Annexe IV.1. Numerus Clausus ......................................................................................................... 78
Annexe IV.2. Formations intermédiaires .......................................................................................... 78
Annexe IV.3. Tableau de correspondance des notes ........................................................................ 79
Annexe IV.4. ...................................................................................................................................... 80
Annexe IV.5. Procédure et documents relatifs à la soutenance et la diffusion de la thèse ............. 80
Annexe IV.6. Chronologie de l’encadrement de thèse ..................................................................... 86
Annexes du Titre VIII .................................................................................................................. 88
Annexe VIII.1. Catégories du personnel ............................................................................................ 88
Annexe VIII.2. Convention sur la compatibilité entre garde d’enfants et travail de recherche ....... 95
Annexes du Titre X...................................................................................................................... 95

Cette version remplace toutes les versions précédentes.

Dans le présent document, le genre masculin est utilisé sans aucune idée de discrimination et avec pour seule intention d’alléger le texte.

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Titre I : Dispositions Générales

Art. I.1.101. La Loi du 12 août 2003 portant création de l’Université du Luxembourg (abrégée ci-dessous en « la
loi ») dispose que le conseil de gouvernance élabore le règlement d’ordre intérieur (abrégé ici en ROI) de
l’Université du Luxembourg. Plus précisément, il est fait mention du ROI dans les articles suivants de la loi :

 Art. 14(2) : ROI élaboré par le conseil de gouvernance

 Art. 18 (b) : Le conseil de gouvernance élabore et arrête le ROI de l’Université
 Art. 26(2)g) : Le conseil universitaire émet un avis concernant le ROI
 Art. 22(2)i) : Le recteur veille à la mise en application du ROI
 Art. 22(1) : Dans les limites définies par le ROI, le rectorat peut déléguer une partie de ses attributions
 Art. 17(4) : Pour chaque organe, les modalités de fonctionnement et le déroulement de l’élection de
ses membres
 Art. 15(2) : Fonctionnement interne de la Faculté
 Art. 28(2) : Conseil facultaire : composition et fonctionnement
 Art. 13(4) : Modalités d’exécution des projets de recherche
 Art. 24(3) : Fonctionnement de la commission consultative scientifique
 Art. 26(2)k) : Commission consultative d’éthique : composition, attributions et fonctionnement
 Art. 42 : Le ROI organise les services scientifiques, administratifs et techniques de l’Université et
détermine leurs compétences.
 Art. 12(5) : Modalités d’inscriptions des étudiants pour certaines filières
 Art. 26(2)j) : Modalités du recours en cas de contestations des décisions prises à l’encontre d’étudiants
(lieu de recours : conseil universitaire)
 Art. 11 : Charte des droits et des devoirs des étudiants, annexée au ROI
 Art. 33 : Charte des droits et devoirs des enseignants-chercheurs, annexée au ROI.
 Art. 16(3) : Attributions du directeur du centre interdisciplinaire
 Art. 16(4) : Critères de participation aux centres interdisciplinaires et fonctionnement interne

Le ROI fait des références explicites à certains articles de la Loi, qui sont pour certains cités soit entièrement, soit
sous la forme d’extraits, afin d’éclairer de manière succincte certains des aspects du ROI.

Art. I.1.102. La version courante du ROI est applicable à tous dès le 1 er jour du semestre académique suivant
immédiatement la date de son approbation par le Ministre ayant l’Enseignement Supérieur dans ses attributions
(cf. Art. 18 de la loi). Les versions antérieures du ROI ne sont alors plus applicables.

Art. I.1.103. La durée des mandats est de 5 ans sauf mention différente explicite dans le ROI (notamment aux
articles II.5.303 et II.5.402.)

Art. I.1.104. Des documents précisant les articles marqués d’un * se trouvent sur le site web de l’Université.

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Titre II : Modalités de fonctionnement des instances de l’Université

Chapitre 1. Modalités de fonctionnement du conseil de gouvernance
Article 19 (7) de la Loi : « Le conseil de gouvernance a la faculté de recourir à l’avis d’experts s’il
le juge nécessaire. Les experts peuvent assister avec voix consultative aux réunions du conseil de
gouvernance si celui-ci le demande. »

Article 19 (9) de la Loi : « Le conseil de gouvernance se réunit sur convocation de son président
aussi souvent que les intérêts de l’Université l’exigent. Il doit être convoqué au moins trois fois
par an ou lorsque au moins la moitié de ses membres le demande. La convocation sera
accompagnée d’un ordre du jour ».

Art. II.1.101. La convocation est envoyée aux membres au moins quatre jours francs avant la réunion, sauf
urgence. La convocation est accompagnée d’un ordre du jour et des documents de travail. Les documents
devront être mis à la disposition du secrétariat général du conseil de gouvernance 12 jours ouvrables avant la
séance. A titre exceptionnel et en cas d’urgence, un document pourra être soumis au plus tard 96 heures avant
le début de la séance. Le président du conseil se réserve le droit de reporter la discussion sur un point de l’ordre
du jour dont les documents ne seraient pas parvenus dans les délais prescrits.

Art. II.1.102. L’ordre du jour est établi par le président du conseil en concertation avec le recteur.

Art. II.1.103. Les séances du conseil de gouvernance sont convoquées et présidées par son président ou, en son
absence, par le membre du conseil de gouvernance le plus ancien dans la fonction, et, si plusieurs membres du
conseil de gouvernance sont ainsi concernés, au doyen d’âge parmi ceux-ci.

Art. II.1.104. Le conseil cherche à prendre ses décisions à l’unanimité. A défaut, toute décision est prise à la suite
d’un vote. Les votes ont lieu à main levée ; si deux membres le réclament, le vote aura lieu par bulletin secret.
Le vote par procuration n’est pas admis. La décision résultant du vote n’est acquise que si au moins 5 membres
s’y rallient.

Art. II.1.105. Si la présence des membres est inférieure à 5, le Conseil peut néanmoins discuter les points figurant
à l’ordre du jour mais il se voit dans l’obligation de reporter les prises de décisions.

Art. II.1.106. Les réunions du conseil de gouvernance ne sont pas publiques et ses participants sont tenus
d’observer la stricte confidentialité au sujet des délibérations. Les questions relatives aux personnes sont traitées
de façon confidentielle.

Art. II.1.107. Les délibérations et les décisions du conseil de gouvernance sont consignées dans des procès-
verbaux par séance.

Art. II.1.108. Une copie du procès-verbal définitif, signée par le président et par le secrétaire du conseil est
transmise aux membres et aux participants du conseil de gouvernance.

Art. II.1.109. Les décisions prises par le conseil de gouvernance et ne nécessitant pas l’approbation du ministre
sont portées à la connaissance des membres de l’équipe de direction, et d’autres représentants des facultés
endéans quatre jours francs suivant la réunion du conseil de gouvernance, et portés à la connaissance de la
communauté universitaire endéans six jours francs suivant la réunion du conseil de gouvernance.

Art. II.1.110. En cas de décès, de démission, d’incapacité constatée ou d’absence prolongée du président du
conseil de gouvernance, la prise de décision ou la signature revient au membre du conseil de gouvernance le
plus ancien dans la fonction, et, si plusieurs membres du conseil de gouvernance sont ainsi concernés, au doyen
d’âge parmi ceux-ci.

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Art. II.1.111. En cas d’urgence, tout membre peut participer à la réunion du Conseil de gouvernance par
conférence téléphonique, vidéo conférence ou tout autre moyen de communication similaire grâce auquel
1. les membres gouverneurs participant à la réunion du Conseil de gouvernance peuvent être identifiés,
2. toute personne participant à la réunion du Conseil de Gouvernance peut entendre les autres
participants et leur parler,
3. les réunions du Conseil de gouvernance sont retransmises en direct, et
4. les membres peuvent valablement délibérer.

La participation à une réunion du Conseil de gouvernance par un tel moyen de communication équivaut à une
participation en personne à une telle réunion. Cette procédure d’urgence peut statuer sur un ordre du jour
comportant au maximum 2 points.

En cas d’urgence, le président du Conseil de gouvernance peut engager le Conseil de gouvernance par sa seule
signature s’il l’estime opportun. Il sera tenu de l’en informer et d’inscrire ce point à l'ordre du jour de la séance
du Conseil de gouvernance la plus proche, afin de procéder à la ratification de la décision par celui-ci, à moins
qu’il ne décide de convoquer une séance extraordinaire pour ce faire.

Art.II.1.112. Le Conseil de gouvernance peut constituer des comités en vue de préparer ses séances. Ces comités
pourront formuler des recommandations au Conseil de gouvernance.

Art. II.1.113. Afin de faciliter encore davantage la réactivité de l’Université, le président du conseil de
gouvernance peut déléguer sa signature à un membre du rectorat pour les sujets relatifs aux articles II.14.104
et II.14.204 du ROI. Cette délégation doit se faire après accord du Conseil de gouvernance, et spécifier une durée
d’exercice nécessairement très limitée dans le temps. Aucune telle délégation n’est possible pour les autres
sujets. Les clauses spécifiées dans le présent article sont distinctes et indépendantes de celles figurant à l’art.
II.1.110 du ROI.

Chapitre 2. Modalités de fonctionnement du rectorat

Art. II.2.101. Le rectorat se réunit aussi souvent que les intérêts de l’Université l’exigent, sur convocation du
recteur, ou par le membre du rectorat que le recteur désigne. Les réunions du rectorat sont présidées par le
recteur ou par le membre du rectorat que le recteur désigne. Le rectorat a la faculté de recourir à l’avis d’experts
s’il le juge nécessaire. Les réunions du rectorat ne sont pas publiques et ses membres sont tenus à la discrétion.
Les questions relatives aux personnes sont traitées de façon confidentielle. Le rectorat porte à la connaissance
des doyens les décisions intéressant les facultés dont ils ont la charge.

Art. II.2.102. Le rectorat se réunit avec les doyens aussi souvent que les intérêts de l’Université l’exigent.

Art. II.2.103. Le rectorat peut déléguer certaines attributions à l’un de ses membres, aux doyens, ou aux
directeurs des centres interdisciplinaires, en précisant la durée et la portée de cette délégation.

Art. II.2.104. Toute décision du rectorat nécessite l’assentiment du recteur.

Art. II.2.105. En cas de décès, de démission, d’incapacité constatée ou d’absence prolongée du recteur, la prise
de décision revient au vice-recteur le plus ancien en fonction et, si plusieurs vice-recteurs sont ainsi concernés,
au doyen d’âge parmi eux ; la signature revient à un des vice-recteurs, en fonction de leur champ d’attributions
respectif. Lorsque la signature relève d’un champ autre que les attributions des vice-recteurs, le vice-recteur le
plus ancien dans la fonction est habilité à signer.

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Chapitre 3. Modalités de fonctionnement du conseil universitaire

Article 27 de la Loi : Le conseil universitaire « se réunit au moins trois fois par an, sur invitation
du recteur ou sur demande de 2/3 de ses membres. »

Art. II.3.101. Le recteur fixe le jour et l’heure des réunions, et en arrête l’ordre du jour. La convocation
comportant l’ordre du jour et les documents de travail nécessaires doit être expédiée quatre jours francs avant
la tenue de la séance. Le recteur est tenu d’inscrire à l’ordre du jour toute question dont l’inscription aurait été
demandée par un quart des membres du conseil.

Art. II.3.102. Le conseil universitaire ne peut en principe délibérer que lorsque la majorité de ses membres sont
présents. Toutefois, dans le cas où le quorum n’est pas atteint dans la demi-heure suivant le début de la réunion,
le conseil peut délibérer.

Art. II.3.103. Le recteur peut déléguer un vice-recteur pour présider une séance déterminée du conseil. Le
secrétariat des séances est confié à un membre de l’Université désigné par le recteur.

Art. II.3.104. Les séances du conseil universitaire ne sont pas publiques et, pour certains sujets définis par le
président de la séance, les participants sont tenus à la discrétion sur les points évoqués en cours de séance, et
sur les documents distribués ou envoyés à cet effet. Les documents non spécifiquement désignés comme
confidentiels peuvent être diffusés par les membres du conseil auprès des instances qu’ils représentent. Les
sujets portant sur des questions de personnes sont strictement confidentiels.

Art. II.3.105. Le procès-verbal sera approuvé lors de la séance suivante. La copie signée par le recteur et le
secrétaire est transmise aux membres et participants du conseil universitaire.

Art. II.3.106. Tout membre du conseil peut demander le vote. Les votes ont lieu a priori à main levée. Le vote à
bulletin secret est organisé si 3 des membres présents en expriment la demande, ou s’il porte sur des questions
personnelles. Le vote par procuration n’est pas admis.

Art. II.3.107. Une décision est acquise par majorité simple des votes exprimés. Les avis sont émis par « oui » ou
« non » ou « abstention » sur la proposition soumise au vote.

Art. II.3.108. Les avis ou, le cas échéant, les décisions prises lors de la réunion du conseil universitaire sont
portées à la connaissance des membres de l’Université endéans six jours suivant la séance.

Art. II.3.109. Les procès-verbaux des séances consacrées à l’examen de questions personnelles ne sont pas
publiés, le recteur de l’Université informe les personnes intéressées.

Chapitre 4. Commission des litiges, Commission consultative d’éthique, Ethics

Review Panel, Comité d’Ethique pour l’Expérimentation Animale, Conciliateur
de l’Université, Comité d’égalité des genres

Section 1. La Commission des litiges

Art. II.4.101. Il est créé auprès du conseil universitaire une commission des litiges de l’Université composée d’au
moins quatre membres permanents dont un représentant des étudiants ainsi que de quatre suppléants dont un
représentant des étudiants, désignés par le recteur, après approbation du conseil universitaire. Les membres
suppléants remplaceront les membres permanents en cas d'absence prolongée, d'incapacité, ou d'identification
d’un lien direct entre le membre et l'affaire concernée. Les membres de la Commission sont nommés pour cinq
ans. Ces membres ne doivent pas avoir de lien direct avec les litiges à traiter. Dans le cas de l'existence d'un tel

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lien, le membre en question doit s’exclure de connaître l’affaire, ou pourra être récusé de connaître l'affaire, soit
d'office par les autres membres de la Commission soit à la demande de la partie intéressée. En cas de saisine par
la partie intéressée, celle-ci doit motiver les raisons de la récusation.

Atttributions
 Elle est en charge de l’évaluation de la recevabilité et du bien-fondé des réclamations et contestations
ne relevant pas des attributions réservées de l’Ethics Review Panel (section 2-bis) et de la commission
consultative d’éthique ;
 Elle est consultée pour toutes les contestations de décisions prises à l’encontre d’étudiants ;
 Elle est saisie en cas d’appel de la décision d’une sanction disciplinaire prononcée par le recteur à
l’encontre d’un étudiant (cf. Titre VII) ;
 Elle désigne un de ses membres pour rendre des avis conjointement avec la commission de spécialistes,
en cas de contestation d’un titre par un vacataire (cf. Art. II.10.102) ;
 Elle peut être saisie dans le cadre d’un recours formé par un usager de la bibliothèque de l’Université
contre une sanction prise à son encontre (cf. Art. II.16.106).

Fonctionnement
La commission des litiges est saisie par le recteur, et l’informe de ses conclusions. Elle peut recourir à l’avis
d’experts, et peut auditionner toute personne susceptible d’éclairer la situation pour laquelle elle a été saisie, et
traite également sur le fond et pas uniquement sur les aspects formels les dossiers qui lui sont soumis.

Section 2. Commission consultative d’éthique

Art. II.4.201. La commission consultative d’éthique est un organe consultatif du conseil universitaire, instauré
par ce dernier. Elle intervient à la demande du conseil universitaire ou du rectorat.

Attributions
Art. II.4.202. A l’exclusion des attributions réservées à l’Ethics Review Panel (Section 2-bis), la commission
consultative d’éthique est chargée de veiller au respect des valeurs éthiques et morales dans la vie universitaire.
La commission consultative d’éthique est en charge de veiller à éviter toute forme de discrimination, que ce soit
au niveau du sexe, des origines ethniques, de la nationalité, de l’état civil, d’un handicap ou de l’âge ou de toute
forme de harcèlement.

Composition
Art. II.4.203. La commission consultative d’éthique est composée de cinq membres, et de trois suppléants,
choisis parmi le personnel de l’Université du Luxembourg. Ces membres sont nommés par le rectorat, sur
proposition du conseil universitaire. Ils seront nommés pour une période renouvelable de cinq années.

Art. II.4.204. Des experts externes peuvent être consultés sur demande de la commission consultative d’éthique.

Fonctionnement
Art. II.4.205. Toute demande est à adresser au recteur, qui préside le conseil universitaire et qui la transmettra
le cas échéant aux membres de la commission consultative d’éthique dans un délai de 10 jours. La commission
élabore des avis écrits motivés qui sont communiqués au conseil universitaire ou au rectorat, en fonction de
l’origine de la demande, dans un délai maximal de 30 jours. Si le cas est considéré complexe, la commission en
informera le recteur qui pourra accorder à la commission un délai additionnel allant de 15 jours à 30 jours.

Art. II.4.206. La commission consultative d’éthique élit son président en son sein. Elle se réunit sur invitation de
son président, ou du recteur, au jour et à l’heure fixée par le président qui arrête l’ordre du jour des séances.
Les séances de la commission ne sont pas publiques. Les votes se font à main levée sur décision de la majorité
simple de la commission. Le vote secret peut être effectué à la demande d’un des membres de la commission.
Tout avis doit être soutenu par un vote d'au moins la majorité des deux tiers des membres présents. Un rapport
motivé du vote doit être rédigé et signé par les membres de la commission.

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Dans l'éventualité où le rectorat ne suit pas l'avis de la commission, il élaborera une motivation à l'appui de sa
décision.

Section 2-bis. Ethics Review Panel

Art. II.4.2-bis.101. Consciente de son obligation de se conformer aux standards les plus exigeants en matière
d’éthique scientifique, et en ligne avec le document « University of Luxembourg Policy on Ethics in Research »,
l’Université se dote d’un « Ethics Review Panel » (ERP). La mission de l’ERP couvre exclusivement :
a) les cas de fraude ou de suspicion de fraude en matière de recherche scientifique ;
b) l’analyse, sur le plan de l’éthique, des propositions de projets de recherches et de publications pour
lesquelles un avis afférent est demandé.

Dans le cas a), l’ERP est sollicité par le recteur et est un organe de conseil auprès de ce dernier. Dans le cas b),
l’ERP est sollicité par le vice-recteur en charge de la recherche, et est un organe de conseil auprès de ce dernier.

Art. II.4.2-bis.102. L’ERP est composé d’au moins 5 membres, dont la majorité étant du corps académique des
enseignants-chercheurs. Chaque doyen propose un membre, les directeurs de centres interdisciplinaires
proposent ensemble un membre, et l’équipe de direction propose les autres membres. Les membres sont
nommés par le recteur. Les mandats sont de 3 ans et les membres doivent être titulaires d’un CDI au moment
de leur nomination au sein de l’ERP. Les membres de l’ERP élisent le président de l’ERP en leur sein. Le vice-
recteur en charge de la recherche est invité d’office aux réunions de l’ERP dans le cas b) de l’art. II.2-bis.101.
L’ERP peut demander à consulter des personnes externes.

Section 2-ter. Comité d’Ethique pour l’Expérimentation Animale (CEEA)

Attributions
Art. II.4.2-ter.101. Le Comité d'Ethique pour l’Expérimentation Animale (CEEA) de l’Université du Luxembourg a
pour but de s’assurer que le soin et l'utilisation d'animaux pour la recherche et l’enseignement à l’Université du
Luxembourg soient conduits conformément au Règlement Grand-Ducal du 11 janvier 2013 sur la protection des
animaux utilisés dans la recherche scientifique. La mission du CEEA est de s’assurer que, pour chaque projet de
recherche, l'utilisation d'animaux soit justifiée.

Composition
Art. II.4.2-ter.102. Le CEEA est constitué d’au moins quatre membres parmi lesquels au moins un membre
appartenant à chacune des catégories suivantes :
 Catégorie A : vétérinaire avec expérience dans l’utilisation d’animaux pour la recherche scientifique et
l’enseignement,
 Catégorie B : personne qualifiée avec expérience dans l’utilisation d’animaux pour la recherche
scientifique et l’enseignement,
 Catégorie C : personne engagée à favoriser le bien-être animal, en aucun cas impliquée dans le soin et
l'utilisation d'animaux à finalité scientifique ou d’enseignement,
 Daily Care : personne responsable du soin quotidien des animaux élevés pour la recherche scientifique
et l’enseignement.

Les membres sont proposés au rectorat par les doyens et directeurs de centres concernés. Le recteur nomme
les membres du CEEA, ainsi que leur président.

Art. II.4.2-ter.103. Fonctionnement

Tout projet à réaliser au sein de l'Université doit être soumis au CEEA au moyen d'une demande d'approbation
de protocole d'expérimentation animale.
Toute demande doit être adressée au président du CEEA. Le CEEA élabore des avis écrits d'approbation ou de
rejet qui sont communiqués au chercheur concerné. Tout avis doit être soutenu par au moins les deux tiers des

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membres du CEEA désignés pour l’évaluation des projets. Des experts externes peuvent être consultés sur
demande du CEEA.

Section 3. Conciliateur de l’Université

Art. II.4.301 L’Université peut se doter d’un Conciliateur de l’Université. Le Conciliateur est nommé par le
recteur, après avis favorable du Conseil Universitaire et du Conseil de Gouvernance. Son mandat est d’une durée
de 3 ans, renouvelable. Il jouit de l’indépendance à l’égard des instances dirigeantes de l’Université.

Art. II.4.302. Le Conciliateur est à l’écoute des étudiants de l’Université du Luxembourg, des salariés de
l’Université, ou personnels de l’Etat affectés à l’Université du Luxembourg. Il peut être saisi par ces personnes
pour assurer le rôle d’intermédiaire ou apporter son conseil dans la résolution à l’amiable d’un conflit, en amont
d’éventuelles démarches officielles de saisines d’autres instances de l’Université.

Il s’engage à examiner les facettes d'un problème d'une manière impartiale, objective et confidentielle, et de
recommander des solutions. Il peut le cas échéant guider ses interlocuteurs vers l’instance compétente au sein
de l’Université. Par ailleurs, le Conciliateur peut attirer l’attention du rectorat sur des règles et procédures dont
la mise en œuvre conduit, ou pourrait conduire, à des situations inéquitables. Toute saisine du Conciliateur fera
l’objet, au besoin, d’une réponse écrite de la part de celui-ci.

Art. II.4.303. Le Conciliateur fait une analyse des sollicitations qui lui sont adressées. Après analyse du cas
d’espèce, il peut exclure :

 les conflits personnels de type privé sans rapport avec les missions universitaires,
 les conflits entre des instances de l’Université,
 les cas où un recours contentieux a été introduit sauf à obtenir au préalable le retrait dudit recours,
 toute demande qui lui paraît prématurée, vexatoire ou encore faite de mauvaise foi.
S'il constate que la sollicitation n'est pas fondée, il informe ses interlocuteurs des raisons de son refus
d'intervenir. En outre, le rôle du Conciliateur s’arrête dès lors qu’une démarche officielle de saisine d’une autre
instance de l’Université a été initiée.

Art. II.4.304. Le Conciliateur remet annuellement au recteur un compte-rendu de ses activités.

Section 4. Comité d’égalité des genres

Art. II.4.401. Objet

Le Comité d’égalité des genres a comme but de s’engager dans des missions visant les questions du genre telles
que :
 promouvoir et sensibiliser aux questions du genre dans les facultés, les centres interdisciplinaires et
l’administration de l’Université,
 favoriser la promotion et la coordination d’activités du genre dans les domaines de l’enseignement et
de la recherche,
 conseiller et aider à instituer des politiques de ressources humaines tenant compte des questions du
genre,
 veiller dans le recrutement du personnel au respect de l’équilibre entre tous les genres,
 développer des dispositifs organisationnels et infrastructurels visant à améliorer la réconciliation entre
la vie professionnelle et la vie privée, notamment en ce qui concerne la garde d'enfants et d’autres
personnes dépendantes,
 sensibiliser aux questions d'abus de pouvoir, de harcèlement moral ou sexuel,
 consulter ou conseiller sur demande la commission des litiges, la commission consultative d’éthique,
l’Ethics Review Panel et le conciliateur de l’université sur des problèmes du genre.

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Le Comité d’égalité des genres peut attirer l’attention du rectorat sur des règles et procédures sur les questions
du genre à mettre en place pour améliorer la vie universitaire entre les personnels et étudiants de l’Université
du Luxembourg.

Art. II.4.402. Composition et fonctionnement

Le Comité d’égalité des genres est composé des personnes suivantes :

 Le délégué à l'égalité des genres est désigné par le recteur pour une durée de cinq années. Il a pour
mission d’assister le rectorat dans la mise en œuvre de l’égalité des genres au sein des personnels de
l’Université.
 Les délégués facultaires à l'égalité des genres tels que visés à l’art. II.5.101 du ROI. Les centres
interdisciplinaires LCSB et SnT sont représentés par le délégué aux questions du genre de la FSTC. Le
centre interdisciplinaire d'Histoire du temps présent est représenté par la FLSHASE.

Un représentant du rectorat est invité permanent aux réunions du Comité d’égalité des genres. Les
représentants des étudiants au conseil universitaire ainsi que le délégué à l'égalité de la délégation du personnel
sont également invités permanents aux réunions du Comité d’égalité des genres.

Le président du Comité d’égalité des genres est élu par ses membres par majorité simple. Le Comité d’égalité
des genres se réunit au moins deux fois par an à l’invitation de son président ou à la demande d’un de ses
membres. Dans ce dernier cas, le président doit convoquer le Comité d’égalité des genres dans les 15 jours
suivants. Le président doit communiquer l’agenda au moins trois jours avant la réunion. Les décisions du Comité
d’égalité des genres sont prises par majorité simple. Le Comité d’égalité des genres doit rendre annuellement
un rapport de ses activités et recommandations au recteur.

Chapitre 5. Modalités de fonctionnement des facultés

Section 1. Le conseil facultaire

Composition
Art. II.5.101. Le conseil facultaire est composé d’au plus 22 membres, de la manière suivante :
 au plus cinq responsables des unités de recherche, élus par les responsables des unités de recherche ;
 au plus cinq directeurs des études, élus par les directeurs d’études ;
 au plus cinq représentants des enseignants-chercheurs (répondant aux critères de l’art. VIII.6.101 en ce
cas) et du personnel enseignant visé à l’article 59 (1) de la Loi, élus par ceux-ci ;
 au plus deux représentants du personnel scientifique, administratif et technique affecté à la faculté, élu
par les membres du personnel scientifique, administratif et technique ;
 un représentant du corps intermédiaire des assistants et assistants-chercheurs affectés à la faculté, élu
par les membres du corps intermédiaire des assistants et assistants-chercheurs ;
 un représentant des étudiants de la faculté, élu par les étudiants de la faculté ;
 le délégué facultaire à l'égalité des genres est proposé par le doyen et approuvé par le conseil facultaire;
 le vice-doyen le cas échéant ;
 le doyen.
Après consultation du délégué à la promotion féminine, le doyen nomme un membre (en CDI) de la faculté en
charge du genre, le délégué facultaire aux questions du genre. Sur décision du Conseil facultaire, cette personne
peut aussi être élue selon les procédures établies.

Attributions
Art. II.5.102. Le conseil facultaire est un lieu de réflexion et de proposition sur les initiatives émanant de la
faculté. Il est en particulier consulté sur les questions suivantes :
 les orientations stratégiques pour le développement de la faculté ;

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 le plan quadriennal de la faculté ;

 les propositions (ajout, maintien, suppression) de programmes d’études de la faculté, y compris les
filières ;
 les propositions budgétaires soumises par la faculté ;
 la répartition des postes attribués à la faculté dans le cadre du plan quadriennal.

Art. II.5.103. Le conseil facultaire peut se faire assister par des comités destinés à faciliter la gestion et le
développement de la faculté, notamment :
 le comité des responsables des unités de recherche ;
 le comité des directeurs des études ;
 un comité d’assurance qualité.
Ces comités sont présidés par le doyen ou par son délégué.

Réunions
Art. II.5.104. Le conseil se réunit au moins quatre fois par an, sur convocation du doyen. De plus, il se réunit à la
requête d’au moins un quart des membres du conseil, requête adressée au doyen. Celui-ci réunit alors le conseil
dans la quinzaine.
La convocation pour les assemblées doit être envoyée aux membres quatre jours francs avant la date de la
réunion. En cas d'absence du doyen, le conseil est présidé par le doyen d’âge des enseignants-chercheurs
membres du conseil facultaire.

Art. II.5.105. L'ordre du jour d'une réunion du conseil est proposé par le doyen : il contient l’approbation du
procès-verbal de la précédente réunion du conseil, ainsi que la documentation nécessaire aux délibérations.
Trois membres du conseil peuvent inscrire un point à l'ordre du jour d'une réunion. Leur demande doit parvenir
au doyen dix jours ouvrables avant cette réunion. L’ordre du jour est transmis aux membres avec la convocation.
Le doyen soumet aux délibérations du conseil les points portés à l'ordre du jour. Seuls ces points font l'objet des
délibérations du conseil, sauf urgence et accord de la majorité des membres présents d'y ajouter d'autres points.

Art. II.5.106. Le doyen ou le conseil facultaire peut appeler en consultation toute personne dont l’avis lui semble
susceptible de l’éclairer sur des questions figurant à l’ordre du jour d’une séance.

Art. II.5.107. Le secrétaire de séance, désigné par le doyen, rédige le compte-rendu de la réunion du conseil. Le
compte-rendu est soumis à l’approbation du conseil au début de sa réunion ordinaire suivante.

Votes et décisions
Art. II.5.108. Le Conseil facultaire ne délibère valablement que si la majorité des membres sont présents.

Art. II.5.109. Tout membre du conseil peut demander le vote. Les votes ont lieu a priori à main levée. Le vote à
bulletin secret est organisé si 3 des membres présents en expriment la demande.

Art. II.5.110. Une décision est acquise par majorité simple des votes exprimés. Les avis sont émis par « oui » ou
« non » ou « abstention » sur la proposition soumise au vote. En cas d’égalité des votes exprimés, la personne
présidant le conseil facultaire décide.

Section 2. Autorisation à diriger des recherches

Article 28 (3) de la Loi : « Le conseil facultaire constitue en son sein des commissions de professeurs
chargés d’accorder l’autorisation à diriger des recherches dans une discipline déterminée rattachée
à la faculté. Ces commissions sont présidées par le doyen. »

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Article 31 de la Loi : « L’autorisation à diriger des recherches est accordée à un enseignant-

chercheur par le conseil facultaire après examen de ses travaux de recherche sanctionné par un avis
favorable d’une commission constituée de spécialistes de la discipline de rattachement de
l’enseignant-chercheur telle que visée à l’article 28 ; cette commission est nommée par le rectorat
sur proposition du doyen de la faculté de rattachement de l’enseignant-chercheur. Cette procédure
n’est pas applicable aux personnes investies du droit de diriger des recherches qui leur a été conféré
par une université étrangère reconnue. »

Article 32 de la Loi : « Le corps académique de l’Université est composé de professeurs,

d’assistants-professeurs, de chargés de cours et de chargés d’enseignement. Ces titres
correspondent aux critères suivants :
(1) Le professeur nommé à l’Université est un enseignant-chercheur titulaire d’un doctorat et
auteur de travaux de recherche d’après thèse validés par des publications dans des ouvrages
reconnus ou titulaire d’une autorisation à diriger des recherches.

(…) »

Art. 2 du règlement grand-ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade de doctorat de

l’Université du Luxembourg : « Le directeur de thèse est, soit un professeur, soit un assistant-
professeur nommé à l’Université du Luxembourg et pouvant se prévaloir d’une autorisation à
diriger les recherches telle qu’elle est définie à l’article 31 de la loi du 12 août 2003, soit une
personne associée à l’Université du Luxembourg et étant investie du droit de diriger des recherches
à l’Université du Luxembourg. »

Art. II.5.201. Définition

L’autorisation à diriger des recherches confère le droit d’encadrer des thèses de doctorat (PhD), dont la
diplomation est de la responsabilité ultime de l’Université du Luxembourg. Cet encadrement se fait selon les
modalités propres à l’Université du Luxembourg (admission, encadrement, délivrance du diplôme).
Cette autorisation à diriger des recherches doctorales est accordée sur base d’un avis de la commission
de recrutement dans le cas des membres du corps académique des enseignants- chercheurs.
Si le/la postulante n’est pas membre du corps académique des enseignants-chercheurs, une commission
ad hoc (Art. II.5.203) est nommée pour statuer.

Art. II.5.202. Critères généraux d’évaluation des candidatures

L’évaluation des candidatures a lieu sur dossier, et en fonction de la qualité de chaque dossier. Font notamment
partie des éléments pris en considération :
 la qualité des articles dont le candidat est l’auteur et la réputation des journaux dans lesquels les articles
sont publiés ; dans les domaines où les livres et les monographies représentent le moyen de
publication le plus usité, la qualité et l’impact de ces documents sont pris en compte ;
 le mode de contribution du candidat à ces articles (articles originaux, études de cas, working papers,
position de l’auteur, impact sociétal) ; plusieurs publications en premier ou en dernier auteur sont
souhaitables.

De manière générale, il est demandé de documenter précisément :

 l'activité de recherche indépendante du candidat depuis le doctorat,
 le nombre et le niveau des publications scientifiques,
 la dissémination internationale des travaux de recherche,
 la qualité du projet de recherche envisagé,
 l'aptitude à l'encadrement de jeunes chercheurs en doctorat.

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Ceci s’appuie sur les éléments du Cadre européen pour les carrières scientifiques (2011) ; il est donc demandé
au candidat de montrer sa classification de type R3, en tant que chercheur confirmé (established
researcher: researchers who have developed a level of independence).

Art. II.5.203. La Commission d’évaluation

En référence à l’Art. 31 de la Loi, une Commission d’évaluation par discipline est nommée par le rectorat, sur
proposition du doyen, après avis du conseil facultaire : elle comprend le doyen ou son délégué, qui en assure la
présidence, et un membre du corps académique des enseignants-chercheurs (interne) et deux membres
externes à l’Université, ces derniers tous spécialistes de la discipline concernée et ayant le rang de professeur.

Dans le cadre d’une Ecole doctorale, et si elle dispose d’un conseil scientifique (scientific advisory committee),
 la Commission d’évaluation est constituée au sein du conseil scientifique de l’Ecole doctorale concernée,
selon les modalités prévues (un membre interne et deux membres externes à l’Université, susceptibles
d’évaluer les compétences du candidat) ; elle est présidée par le Doyen ou son délégué. Chaque membre
de la Commission d’évaluation rédige un rapport ;
 les avis de la Commission d’évaluation de l’Ecole doctorale sont transmis au doyen de la Faculté
concernée pour prise de position du Conseil facultaire ;
 Le Conseil facultaire décide de l’attribution de l’autorisation à diriger des recherches doctorales au
candidat ;
 Le doyen informe le candidat.

A défaut d’une Ecole doctorale, une commission ad hoc est nommée : le même processus décisionnel facultaire
prend place. Le doyen informe le candidat.

Art. II.5.204. Dépôt des candidatures

Le candidat à l’autorisation à diriger des recherches doctorales, titulaire d’un doctorat, adresse sa candidature
au doyen de la Faculté concernée. Le doyen la transmet pour évaluation à la Commission d’évaluation
disciplinaire.
La candidature est soumise à l‘aide d’un formulaire de candidature validé par le rectorat disponible en ligne. Si
la Commission d’évaluation constate que le formulaire est incomplet au regard du présent article, elle informe
le candidat du rejet de sa candidature. La Commission d’évaluation peut toutefois octroyer au candidat un délai
supplémentaire pour la transmission des documents ou des informations manquants.

Art. II.5.205. Equivalences

Est concerné, le candidat qui a accédé, dans une université étrangère, à un titre ou à une fonction jugée similaire
par la Faculté à l’autorisation à diriger des recherches doctorales de cette même faculté.
Le candidat utilise le formulaire de candidature et complète la partie « Equivalence ».
La Commission d’évaluation se prononce sur l’admissibilité d’une équivalence ; elle peut également requérir du
candidat de démontrer par écrit (introduction et conclusions générales) la cohérence de ses travaux de
recherche récents.
Si le dossier du candidat n’est pas jugé acceptable ou en cas de refus d’équivalence, la Commission d’évaluation
informe le candidat, qui peut alors soit retirer sa candidature, soit demander de suivre la procédure ordinaire
(Art. II.5.204) ; le doyen transmet un avis motivé et circonstancié au candidat dans un délai de 4 semaines.
Si la Commission d’évaluation disciplinaire juge le dossier recevable, elle transmet son avis au doyen dans un
délai de 4 semaines, qui sollicite une décision du Conseil facultaire.

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Art. II.5.206. Association

Si le conseil facultaire accepte la candidature, le candidat est investi du droit à diriger des recherches doctorales
à l’Université du Luxembourg au sens de l’Art. 2 du Règlement grand-ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention
du grade de doctorat de l’Université du Luxembourg, pour une durée illimitée, et ce à titre personnel.

Si le Conseil facultaire refuse la candidature, le doyen transmet un avis motivé et circonstancié au candidat dans
un délai de 4 semaines. Lorsqu’une candidature à l’autorisation à diriger des recherches doctorales n’est pas
retenue, le candidat peut déposer une nouvelle candidature, en suivant à nouveau le processus complet de
nomination.

Pour les personnes externes à l’Université du Luxembourg et investies du droit à diriger des recherches
doctorales, il est signé une convention précisant les modalités d’association à titre personnel à l’Université ; la
convention précise les modalités d’admission, d’inscription et de supervision des étudiants en doctorat inscrits
à l’Université du Luxembourg. Une position de professeur à titre honoraire peut être considérée au sens de l’art.
VIII.5.104 du Règlement d’Ordre Intérieur.

Si la personne associée à l’Université du Luxembourg et investie du droit à diriger des recherches doctorales à
l’Université venait à quitter son établissement de rattachement, il est entendu qu’elle perd d’office son
autorisation à diriger des recherches doctorales à l’Université. Si nécessaire, elle devra renouveler sa demande
après intégration du nouvel établissement de rattachement, au sein de l’Ecole doctorale visée.

Art. II.5.207. Limitation

L’université ne peut conférer le grade de doctorat que dans des domaines limités de disciplines, conformément
à l’art. 4 de la Loi, et à l’art. IV.10.304 du Règlement d’Ordre Intérieur de l’université, ainsi que dans les domaines
réservés aux écoles doctorales.

Par conséquent, elle reconnaît qu’elle ne peut délivrer des autorisations à diriger des recherches dans tous les
domaines de recherche.

Art. II.5.208. Procédure d’acquisition transitoire

Tout enseignant-chercheur ou chercheur qui souhaite encadrer un doctorant doit avoir une autorisation à
diriger des recherches doctorales.

Toutefois, le conseil facultaire de la faculté concernée peut autoriser un jeune enseignant-chercheur ou

chercheur (niveau inférieur à R3 du cadre européen pour les carrières scientifiques) à encadrer un doctorant,
avant d’avoir obtenu son autorisation à diriger des recherches doctorales définitive, sous réserve d’un avis
positif de l’Ecole doctorale concernée. Le conseil facultaire peut délivrer alors une autorisation à diriger des
recherches doctorales transitoire, avec la désignation possible d’un mentor.

Une demande écrite doit être faite au niveau de la faculté concernée ; en ce sens, le chercheur enverra son
parcours détaillé en utilisant le formulaire de candidature.

Un chercheur pourra être autorisé à encadrer entièrement une thèse et être directeur de thèse, mais cette
autorisation ne sera valable que pour une seule thèse. Avant la fin de la thèse, l’encadrant devra avoir obtenu
son autorisation à diriger des recherches doctorales définitive. A défaut, il ne pourra revendiquer une autre
autorisation à diriger des recherches doctorales transitoire.

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Section 3. Les unités de recherche

Art. II.5.301. Une unité de recherche (UR) au sein d’une Faculté a pour but de mettre en œuvre et de mutualiser
un ensemble cohérent, et d’un haut niveau de compétences, de recherches et d’activités scientifiques qu’elle
fédère, et encourage les synergies d’administration et d’investissement.

Art. II.5.302. L’équipe de l’UR élabore un document succinct de définition de l’UR comportant une description
des objectifs scientifiques visés et tient à jour les curricula vitae des membres de l’équipe, qui doivent chacun
par écrit marquer leur accord de participer à l’équipe.

Art. II.5.303. Une UR, qui s’appuie sur une équipe comportant des enseignants-chercheurs nommés à
l’Université, est créée ou supprimée par le rectorat sur proposition du doyen après avis du conseil facultaire
concerné, pour une durée maximale de quatre années renouvelable.
Une UR proposant un axe de recherche qui ne s’appuierait pas sur des ressources préexistantes au sein de
l’université doit avoir au préalable l’approbation du Conseil de gouvernance.
Le rectorat nomme pour un mandat de 4 ans le responsable de l’UR sur proposition du doyen, les membres de
l’UR entendus en leur avis. Le responsable de l’UR est un professeur ou un assistant-professeur de l’UL
remplissant les critères visés à l’art. VIII.6.101.

Art. II.5.304. Dispositions transitoires : Le début du mandat de responsable de l’UR est calculé de manière
rétroactive à la date effective de nomination, même si celle-ci est antérieure à la date du présent ROI.

Art. II.5.305. Chaque UR produit tous les ans un rapport de ses activités. L’évaluation de l’UR se fait selon les
modalités de l’article 43 (7) de la loi.

Art. II.5.306. L’UR gère un budget annuel de fonctionnement et d’équipement.

Section 4. Les unités de formation

Art. II.5.401. Les unités de formation sont organisées principalement sur trois niveaux (Art. 5, (1) a) et Art. 6 de
la Loi) et conduisent pour le premier niveau au grade de Bachelor, pour le deuxième niveau au grade de Master,
pour le troisième niveau au grade de Docteur. Outre ces grades, l’Université peut délivrer des diplômes et des
certificats sanctionnant d’autres formations (Art. 6, (6) de la Loi).

Art. II.5.402. Le doyen nomme pour un mandat de 4 ans un directeur des études pour chaque Bachelor, et pour
chaque Master, ainsi que pour chacune des autres formations. Le doyen peut également nommer un directeur-
adjoint des études pour un mandat de même durée. Si le directeur ou le directeur-adjoint des études est un
enseignant-chercheur de l’UL, celui-ci répond aux critères visés à l’art. VIII.6.101. Le doyen décide également de
l’opportunité d’instaurer un comité de pilotage pour la formation considérée, de sa composition, et de son mode
de fonctionnement, le cas échéant à la demande du rectorat. Ces comités de pilotage servent aux discussions et
aux propositions entre tous les partenaires concernés, en particulier les vacataires. Les directeurs des études
ont les attributions suivantes sous l’autorité du doyen :
 ils organisent et ont la responsabilité pédagogique des formations placées sous leurs responsabilités,
 ils sont les interlocuteurs des étudiants et enseignants de ces formations,
 ils organisent et président les jurys d’examen,
 ils sont responsables du centre de coût rattaché à la formation ; ils préparent et assurent le bon suivi
du budget des formations placées sous leur responsabilité,

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 ils préparent un rapport annuel d’activité,

 ils organisent la sélection des étudiants, selon les critères arrêtés ensemble avec le doyen, et rendus
publics.
Il peut être le cas échéant dérogé à cet article dans le cas des formations faisant l’objet d’une convention
spécifique.

Art. II.5.403. Dispositions transitoires : Le début du mandat de directeur des études est calculé de manière
rétroactive à la date effective de nomination, même si celle-ci est antérieure à la date du présent ROI.

Section 5. (supprimé)

Section 6. Le vice-doyen

Art. II.5.601. Le doyen peut se faire assister dans la direction de la faculté d’un vice-doyen, professeur ou
assistant-professeur de l’Université du Luxembourg. Sur proposition du doyen, et après avis conforme du conseil
facultaire, le vice-doyen est nommé par le rectorat. Le doyen délègue au vice-doyen une partie de ses
attributions sur avis du conseil facultaire.

Chapitre 6. Gouvernance et fonctionnement des centres interdisciplinaires

Article 16 de la Loi
(1) “Le centre interdisciplinaire regroupe des enseignements et des recherches sur des
thématiques transversales à plusieurs disciplines. Il favorise des approches novatrices
et des perspectives nouvelles.
(2) Le centre interdisciplinaire dispose d’un budget alimenté par le budget global de
l’Université ainsi que par des apports externes transitant par le budget global de
l’Université.
(3) Le centre interdisciplinaire est dirigé par un directeur nommé par le conseil de
gouvernance,* sur proposition du rectorat, et après avis du conseil universitaire. Il peut
s’adjoindre, le cas échéant, un organe consultatif pour l’orientation scientifique du
centre. Les attributions du directeur sont définies dans le règlement d’ordre intérieur.
(4) Les critères de participation aux centres interdisciplinaires ainsi que le fonctionnement
interne sont déterminés par le règlement d’ordre intérieur.
(5) Le centre interdisciplinaire peut accueillir des étudiants dans le cadre de formations
avancées et doctorales. Il offre à ces étudiants un encadrement scientifique et une
ouverture internationale.
(6) Il peut être créé trois centres interdisciplinaires au plus.”

* Cette nomination doit être approuvée par le Ministre (Art. 18 de la Loi).

Section 1. Le comité consultatif du centre

Art. II.6.101. Le comité consultatif du centre (CCC) a un rôle de consultation concernant les activités du centre.
Leurs membres sont nommés pour un terme n’excédant pas celui du directeur du centre.

Art. II.6.102. Le CCC est nommé par le recteur et placé sous la présidence du vice-recteur ayant la recherche
dans ses attributions. Le CCC se réunit au moins deux fois par an, et donne un avis au recteur sur les activités
suivantes du centre :

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1. Le plan stratégique,
2. Le plan annuel des activités,
3. Le budget,
4. L’assurance qualité et le contrôle.

Section 2. Le directeur du centre

Art. II.6.201. Le directeur du centre rapporte au recteur, et est en charge de la gestion journalière du centre.
Plus spécifiquement, le directeur du centre est responsable pour :
 superviser les activités du centre et s’assurer qu’elles s’insèrent dans le cadre du budget alloué,
 mettre en œuvre et assurer le suivi du plan stratégique et des activités du centre,
 sélectionner et diriger le personnel du centre. Les exceptions au modèle de contrat standard de
l’Université doivent être approuvés par le directeur administratif. Les contrats de travail relatifs aux
employés affectés spécifiquement au centre sont co-signés par le directeur administratif et le directeur
du centre,
 mettre en œuvre des accords avec le personnel de l’Université de sorte à ce que les obligations stipulées
dans les projets de recherche soient remplies.

Section 3. Le personnel permanent des centres interdisciplinaires

Art. II.6.301. Au-delà du poste de directeur du centre, il peut être créé au sein du centre interdisciplinaire trois
niveaux de postes structurels en CDI :
 « Chief Scientist » ;
 « Senior Research Scientist » ;
 « Research Scientist ».
Ces postes sont prévus dans le cadre du plan quadriennal de l’Université, et leur financement incombe au centre
interdisciplinaire d’affectation.

Art. II.6.302. Concernant le « Chief Scientist » :

 le profil du poste est élaboré par le directeur du centre et par le doyen de la faculté désignée par le
directeur du centre comme étant la plus proche thématiquement du profil du poste souhaité par le
directeur du centre ;
 le poste est celui de professeur ou assistant-professeur au sein de la faculté en question, et affecté en
tant que « Chief Scientist » au centre interdisciplinaire dans des proportions proposées par le directeur
du centre et le doyen, et sujettes à approbation par le rectorat ;
 la procédure d’approbation du profil, de la composition de la commission de nomination, et de
nomination effective est en tout point celle en vigueur pour les postes de professeur ou assistant
professeur à la différence suivante : le rectorat installe une commission de nomination en conformité
avec l’art. 34 de la Loi et avec l’art. II.5.501, sur proposition conjointe du directeur du centre et du
doyen, comportant nécessairement le directeur du centre. La commission est co-présidée par le
directeur du centre et ce doyen ;
 la nomination du candidat en tant que « Chief Scientist » au sein du centre est effective dès sa
nomination en tant que professeur ou assistant-professeur.

Art. II.6.303. Concernant le « Senior Research Scientist » :

 le profil du poste est élaboré par le directeur du centre et par le doyen de la faculté désignée par le
directeur du centre comme étant la plus proche thématiquement du profil du poste souhaité par le
directeur du centre ;

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 le poste est celui de chargé de cours au sein de la faculté en question, et affecté en tant que « Senior
Research Scientist » au centre interdisciplinaire dans des proportions proposées par le directeur du
centre et le doyen, et sujettes à approbation par le rectorat ;
 la procédure d’approbation du profil, de la composition de la commission de nomination, et de
nomination effective est en tout point celle en vigueur pour les postes de chargé de cours à la différence
suivante : en conformité avec l’art. II.11.201 du ROI, le doyen élabore avec le directeur du centre la
commission de nomination, et propose le directeur du centre en tant que président de cette
commission de nomination ;
 la nomination du candidat en tant que « Senior Research Scientist » au sein du centre est effective dès
sa nomination en tant que chargé de cours.

Art. II.6.304. Concernant le « Research Scientist » :

 Le profil du poste est défini par le directeur du centre ;
 Le poste est celui d’adjoint de recherche, et les critères de sélection, le mode de publication et les
attributions sont ceux de ce poste ;
 Le « Research Scientist » est placé sous la responsabilité d’un enseignant-chercheur désigné par le
directeur du centre, affecté au centre ;
 le recrutement incombe au directeur du centre.

Art. II.6.305. (supprimé)

Chapitre 7. Modalités et déroulement des élections des membres des organes

de l’Université
Article 17 (1) de la Loi : « Les organes de l’Université sont :
a) le conseil de gouvernance ;
b) le rectorat ;
c) le conseil universitaire ;
d) le décanat. »

Article 17 (3) de la Loi : « Tous les membres des organes universitaires sont élus ou nommés
pour un mandat de cinq ans renouvelable à son terme. La durée des mandats des étudiants est
liée à celle de leur inscription à l’Université, sans toutefois pouvoir dépasser la durée d’un
mandat. »

Article 19 (10) de la Loi : « Le recteur de l’Université visé à l’article 22, un professeur élu par le
corps enseignant, un étudiant élu par les étudiants, et le commissaire du gouvernement visé à
l’article 52 assistent aux séances du conseil de gouvernance avec voix consultative. »

Article 27 de la Loi (extrait): « Le conseil universitaire est composé de :

a) deux représentants des enseignants-chercheurs par faculté, élus par les enseignants-
chercheurs ;
b) deux représentants des étudiants par faculté, élus par les étudiants ;
c) un représentant des personnels administratifs et techniques par faculté, élu par les
personnels administratifs et techniques ;
d) un représentant du corps intermédiaire des assistants et des assistants-chercheurs par
faculté, élu par les personnels du corps intermédiaire ;
e) un représentant du personnel scientifique des bibliothèques, élu par les personnels des
bibliothèques ;

19
UL-ROI – Version du 08/07/2017

f) au plus, deux directeurs de centres interdisciplinaires, élus par les personnels nommés ou
affectés aux centres interdisciplinaires ;
g) un délégué à la promotion féminine. »

Article 28 (1) de la Loi : « Sous l’autorité du rectorat, la faculté est dirigée par le doyen. Le doyen
est professeur de l’Université. Il est nommé par le rectorat, sur proposition du corps académique
visé à l’article 32, affecté à la faculté et regroupé en conseil. »

Art. II.7.101. Les organes concernés par les modalités et déroulement des élections de ses membres sont le
conseil de gouvernance, le conseil universitaire et le décanat. Les termes « enseignants-chercheurs » visés à l’art.
27 (a) de la Loi est interprété comme concernant le corps académique des enseignants-chercheurs. Le terme
« délégué à la promotion féminine » visé à l’art. 27 (g) de la Loi est interprété comme étant le délégué aux
questions féminines visé à l’art. 25 de la Loi. Le terme « personnels administratifs et techniques » visé deux fois
à l’art. 27 (c) de la Loi est interprété comme personnel scientifique, administratif et technique au sens du
Chapitre III de la Loi.

Art. II.7.102. Le rectorat procède à l’organisation d’un appel à candidature en cas de vacance des postes suivants,
en s’assurant le cas échéant de l’éligibilité des candidatures au sens de l’art. VIII.6.101 et II.7.106 :
a) le professeur, élu par le corps enseignant, assistant avec voix consultative aux séances du conseil de
gouvernance ;
b) l’étudiant, élu par les étudiants, assistant avec voix consultative aux séances du conseil de
gouvernance ;
c) le représentant au sein du conseil universitaire du personnel scientifique des bibliothèques, élu par les
personnels des bibliothèques ;
d) les deux directeurs de centres interdisciplinaires au sein du conseil universitaire, élus par les personnels
nommés ou affectés aux centres interdisciplinaires ;
e) le délégué à la promotion féminine ;
f) le doyen. Le corps académique, visé à l’article 32 de la Loi, procède, sous le contrôle du rectorat, à une
élection pour pourvoir au poste de doyen. Le résultat de cette élection constitue la proposition du corps
académique.
Le rectorat procède à la communication du résultat des élections et nominations.

Art. II.7.103. Le doyen procède à l’organisation de l’appel à candidature, et du vote, en cas de vacance des
représentants suivants de la faculté au sein du conseil universitaire, en s’assurant le cas échéant de l’éligibilité
des candidatures au sens de l’art. VIII.6.101 et II.7.106 :
a) deux membres du corps académique des enseignants-chercheurs ;
b) deux étudiants ;
c) un membre du personnel administratif et technique ;
d) un membre du corps intermédiaire des assistants et assistants-chercheurs.
Le doyen procède à l’organisation de l’appel à candidature, et du vote, en cas de vacance des représentants
suivants de la faculté au sein du conseil facultaire :
a) le ou les responsables des unités de recherche ;
b) le ou les directeurs des études ;
c) un membre du personnel scientifique, administratif et technique ;
d) un membre du corps intermédiaire des assistants et assistants-chercheurs ;
e) un étudiant ;
f) le ou les représentants du corps académique des enseignants-chercheurs.

Le doyen procède à la communication du résultat des élections.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.7.104. Il est procédé à un classement des candidats en fonction des résultats des élections des postes visés
dans les articles 17(1), 17(3), 19(10), 27 de la Loi, et des articles II.7.101, II.7.102 (a) à (e) et II.7.103. En cas
d’égalité des résultats des candidats ayant obtenu le plus de voix, le candidat élu parmi les candidats ex-aequo
est le candidat obtenu par tirage au sort.
Le mandat du membre élu du conseil universitaire coïncide avec la date de la 1ère réunion dudit conseil à laquelle
il est convoqué.

Art. II.7.105. (supprimé)

Art. II.7.106. Afin de pouvoir briguer un mandat visé aux articles II.7.102 et II.7.103, les étudiants doivent avoir
le statut d’étudiant à temps plein. En cas de passage vers le statut d’étudiant à temps partiel, ils perdent leur
mandat de plein droit et seront remplacés selon les modalités de l’article II.7.104.

Art. II.7.107. L’art. 17 (3) de la Loi s’applique également aux mandats des membres de la commission consultative
scientifique, et de la commission consultative d’éthique. En cas de vacance d’un tel poste, et en l’absence d’un
suppléant, il est procédé à la nomination d’un nouveau titulaire qui termine le mandat de la personne qu’il
remplace. Toutefois, l’autorité en charge de la nomination d’un nouveau titulaire peut décider d’une nomination
pour l’intégralité d’un nouveau mandat.

Chapitre 8. Modalités de fonctionnement de la commission consultative

Scientifique
Art. II.8.101. Le recteur demande aux conseils facultaires de chaque faculté leurs propositions de membres de
la commission consultative scientifique. Ces propositions sont de deux membres internes et deux membres
externes à la faculté. Le rectorat peut proposer deux membres supplémentaires.

Art. II.8.102. La commission consultative scientifique élit son président en son sein. Elle se réunit sur invitation
de son président, du recteur, et/ou sur demande des 2/3 de ses membres, au jour et à l’heure fixés par le
président qui arrête l’ordre du jour des séances.

La convocation comportant l’ordre du jour doit être expédiée quatre jours francs avant la tenue de la séance.
Le président est tenu d’inscrire à l’ordre du jour toute question dont l’inscription aurait été demandée par un
quart des membres de la commission consultative scientifique.

Art. II.8.103. La Commission consultative scientifique ne peut en principe délibérer que lorsque la majorité de
ses membres sont présents. Toutefois, dans le cas où le quorum n’est pas atteint dans la demi-heure suivant le
début de la réunion, la commission consultative scientifique peut délibérer.

Art. II.8.104. Le secrétariat des séances est confié à un membre de l’Université désigné par le recteur ; cette
personne est tenue à la confidentialité.

Art. II.8.105. Les séances de la Commission Consultative Scientifique ne sont pas publiques et, pour certains
sujets définis par le président, les membres sont tenus à la discrétion sur les points évoqués en cours de séance.

Art. II.8.106. Le procès-verbal sera approuvé lors de la séance suivante. Dès son approbation, la copie signée par
le président de la commission consultative scientifique et un membre de la commission consultative scientifique
est envoyée aux membres de la commission consultative scientifique.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.8.107. Les avis de la commission consultative scientifique sont portés à la connaissance du rectorat
endéans quatre jours francs suivant la séance.

Chapitre 9. (supprimé)
Chapitre 10. Modalités de fonctionnement de la commission de spécialistes
Article 39 (3) de la Loi : « les enseignants vacataires se voient conférer le titre, soit de chargé
d’enseignement associé, soit de chargé de cours associé, soit d’assistant-professeur associé, soit
de professeur associé par une commission de spécialistes composée de cinq membres dont deux
au moins sont extérieurs à l’Université et instaurée par le rectorat sur proposition du conseil
universitaire. »

Art. II.10.101. La commission de spécialistes est placée sous la présidence d’un membre du rectorat désigné par
le recteur. La commission de spécialistes statue une fois par an sur les dossiers soumis
 par les nouveaux vacataires,
 ou par les vacataires qui demandent un nouvel examen en raison de l’évolution de leur dossier.
La décision de la commission de spécialistes est transmise aux vacataires par le recteur, sous couvert du
président de la commission de spécialistes et du service de l’Université en charge des vacataires.

Art. II.10.102. Toute demande de contestation d’un titre attribué est à adresser par le vacataire concerné au
recteur, qui la transmet au président de la commission de spécialistes. Le président de la commission de
spécialistes sollicite un nouvel avis de la part de la commission, et demande à un membre de la commission des
litiges de rendre également un avis. Le recteur arbitre en cas de désaccord entre les avis de la commission de
spécialistes, et du membre de la commission des litiges. Cet avis est alors définitif, et transmis au vacataire selon
la procédure de l’art. II.10.101.

Chapitre 11. Dispositions sur certaines procédures d'éligibilité, de recrutement

et de promotion spécifiques
Section 1. Eligibilité des candidatures

Art. II.11.101. Pour être éligible à un poste de chargé de cours, assistant-professeur ou professeur, le candidat
doit avoir obtenu un doctorat depuis au moins 3 ans. En outre, si le candidat est titulaire d'un doctorat de
l'Université du Luxembourg, il doit avoir effectué une activité post-doctorale d'une durée d'au moins 3 ans en
dehors de l’Université du Luxembourg. La clause de 3 ans est ramenée dans les deux cas à 2 ans pour les
candidats retenus comme ATTRACT « Starting Investigators » ou « ERC Starter Grant », pour lesquels la
procédure visée dans le ROI s’applique.

Section 2. Modalités de recrutement des chargés de cours

Art. II.11.201. Les postes de chargé de cours sont pourvus à la suite d’une annonce publique.
Lors de l’ouverture d’une procédure de nomination, le doyen élabore une commission de nomination composée
en principe de 5 membres en conformité avec l’art. II.5.501. Le doyen soumet la composition de la commission
de nomination, dont son président, à l’approbation du rectorat. Le rectorat installe la commission de
nomination.
Les membres de la commission ont rang de professeur ou d’assistant-professeur. La commission est chargée
d’examiner les candidatures et de proposer un classement des candidats, transmis par le doyen au rectorat.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Le rectorat nomme les chargés de cours sur proposition de la commission de nomination et sur proposition du
doyen.

Section 3. Recrutement et évaluation des candidats « FNR Attract Fellow »

Art. II.11.301. Recrutement des candidats « FNR ATTRACT Fellow »

La catégorie de candidature « FNR ATTRACT Fellow » se décline en deux sous-catégories, « FNR ATTRACT Starting
Investigators » et « FNR ATTRACT Consolidators ».

Considérant que l’appel à candidatures pour les bourses FNR ATTRACT constitue une annonce publique au sens
de l’art. 34 (1) de la Loi, il est composé une commission de nomination pour les candidats proposés par
l’Université pour l’appel FNR ATTRACT, conformément à l’art. 34 de la Loi et au ROI, intégrant des membres
proposés par le FNR.

Si le candidat FNR ATTRACT est proposé par un centre interdisciplinaire, le directeur de ce dernier fait partie de
la commission.

La décision d’attribution d’une bourse FNR ATTRACT est prise par le FNR selon ses propres procédures, sur
proposition de la commission de nomination.

La nomination à l’Université des candidats retenus est faite par le rectorat, sur proposition de la commission de
nomination.
 Les candidats retenus comme « FNR ATTRACT Starting Investigators » sont nommés chargés de cours,
et portent le titre « FNR ATTRACT Fellow ».
 Les candidats retenus comme « FNR ATTRACT Consolidators » sont nommés assistants-professeurs, et
portent le titre « FNR ATTRACT Fellow ».

Art. II.11.302. Évaluation des candidats « FNR ATTRACT Fellow » à l'issue de leur contrat FNR ATTRACT
Le rectorat installe une commission d’évaluation composée sur le modèle de la commission de nomination visée
à l’art. 34 (1) de la Loi et au Titre II, Chap. 12 du ROI.
La commission d’évaluation doit notamment statuer sur les activités menées par le candidat à l’Université depuis
son entrée en fonction dans le cadre de son contrat FNR ATTRACT, et sur les perspectives de développement de
l’activité de recherche, mais aussi d’enseignement et d’administration du candidat au sein de l’Université. Elle
doit également statuer sur le rang à occuper par le candidat à l’issue de son contrat FNR ATTRACT. Elle rend
compte de son évaluation au recteur, et lui soumet une recommandation concernant le « FNR ATTRACT Fellow ».
Sur la base d’une évaluation positive de l’Université, et sur la base de la recommandation de la commission
d’évaluation concernant le rang à occuper par le candidat à l’issue de son contrat FNR ATTRACT:
• Le « FNR ATTRACT Starting Investigator » se voit offrir par l’Université un poste à durée indéterminée
de chargé de cours ou d’assistant-professeur entrant en vigueur à l’issue de son contrat FNR ATTRACT.
• Le « FNR ATTRACT Consolidator » se voit offrir par l’Université un poste à durée indéterminée
d’assistant-professeur ou de professeur entrant en vigueur à l’issue de son contrat FNR ATTRACT, sous
réserve, dans le cas du poste de professeur, de l’application avec succès de la procédure de nomination
par appel selon l’art. 34 (1) de la Loi.

La procédure d’évaluation et de nomination au nouveau rang respectera les conditions suivantes :

1. La procédure est organisée de sorte à ce que le rectorat soit en mesure d’informer le candidat au moins
12 mois avant la fin de son contrat FNR ATTRACT ;

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

2. Le professeur responsable de la personne pendant son contrat FNR ATTRACT ne peut être membre de
la commission d’évaluation, sauf s’il est doyen ou directeur de centre interdisciplinaire. Si la personne
recrutée sur un poste FNR ATTRACT est initialement affectée à un centre interdisciplinaire, la procédure
d’évaluation ci-dessus s’applique en combinaison avec l’art. II.6.302 et avec l’art. II.6.303, de sorte à ce
que, sous réserve de succès, la procédure conduise à l’affectation de la personne en tant que « Senior
Research Scientist » ou de « Chief Scientist » au sein du Centre Interdisciplinaire.

Section 4. Recrutement et évaluation des candidats « ERC Fellow »

Art. II.11.401. Recrutement des candidats « ERC Fellow »

La catégorie de candidature « ERC Fellow » se décline en deux sous-catégories, « ERC Starter Grant» et « ERC
Consolidator Grant ».

Considérant que l’appel à candidatures pour les bourses ERC constitue une annonce publique au sens de l’art.
34 (1) de la Loi, il est composé une commission de nomination pour les candidats proposés par l’Université pour
l’appel ERC, conformément à l’art. 34 de la Loi et au Titre II, Chap. 12 du ROI.
Si le candidat ERC est proposé par un centre interdisciplinaire, le directeur de ce dernier fait partie de la
commission. La décision d’attribution d’une bourse ERC est prise par l’European Research Council selon ses
propres procédures.
La nomination à l’Université des candidats retenus est faite par le rectorat, sur proposition de la commission de
nomination et sous réserve, dans le cas du poste de professeur, de l’application avec succès de la procédure de
nomination par appel selon l’art. 34 (1) de la Loi.

 Les candidats retenus comme « ERC Starter Grant» sont nommés chargés de cours ou assistants-
professeurs, et portent le titre « ERC Fellow ».
 Les candidats retenus comme « ERC Consolidator Grant » sont nommés assistants-professeurs ou
professeurs, et portent le titre « ERC Fellow ».

Art. II.11.402. Évaluation des candidats « ERC Fellow »

Le rectorat installe une commission d’évaluation composée sur le modèle de la commission de nomination visée
à l’art. 34 (1) de la Loi et de l’art. II.5.501 du ROI.
La commission d’évaluation doit notamment statuer sur les activités menées par le candidat à l’Université depuis
son entrée en fonction dans le cadre de son contrat « ERC Fellow », et sur les perspectives de développement
de l’activité de recherche, mais aussi d’enseignement et d’administration du candidat au sein de l’Université.
Elle doit également statuer sur le rang à occuper par le candidat à l’issue de son contrat « ERC Fellow », en
conformité avec le ROI. Elle rend compte de son évaluation au recteur, et lui soumet une recommandation
concernant le candidat « ERC Fellow ».

Sur la base d’une évaluation positive de l’Université, et sur la base de la recommandation de la commission
d’évaluation concernant le rang à occuper par le candidat à l’issue de son contrat « ERC Fellow » :
 Le « ERC Starter Grant» initialement chargé de cours se voit offrir par l’Université un poste à durée
indéterminée de chargé de cours ou d’assistant-professeur entrant en vigueur à l’issue de son contrat
« ERC Fellow »; Le « ERC Starter Grant» initialement assistant-professeur se voit offrir par l’Université
un poste à durée indéterminée d’assistant-professeur ou de professeur entrant en vigueur à l’issue de
son contrat « ERC Fellow ».
 Le « ERC Consolidator » initialement assistant-professeur se voit offrir par l’Université un poste à durée
indéterminée d’assistant-professeur ou de professeur entrant en vigueur à l’issue de son contrat « ERC
Fellow », sous réserve, dans le cas du poste de professeur, de l’application avec succès de la procédure

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

de nomination par appel selon l’art. 34 (1) de la Loi; le « ERC Consolidator» initialement professeur se
voit offrir par l’Université un poste à durée indéterminée de professeur entrant en vigueur à l’issue de
son contrat « ERC Fellow ».

La procédure d’évaluation et de nomination au nouveau rang respectera les conditions suivantes :

1. La procédure est organisée de sorte à ce que le rectorat soit en mesure d’informer le candidat au moins
12 mois avant la fin de son contrat « ERC Fellow » ;
2. Si la personne recrutée sur un poste « ERC Fellow » est initialement affectée à un centre
interdisciplinaire, la procédure d’évaluation ci-dessus s’applique en combinaison avec l’art. II.6.302 et avec
l’art. II.6.303, de sorte à ce que, sous réserve de succès, la procédure conduise à l’affectation de la personne
en tant que « Senior Research Scientist » ou de « Chief Scientist » au sein du Centre Interdisciplinaire.

Section 5. Recrutement des « FNR PEARL Chair » et « ERC Chair «

Art. II.11.501. Les personnes recrutées sur un poste FNR PEARL (« FNR-PEARL Chair ») ou « ERC Advanced
Grant » (« ERC Chair ») se voient offrir un poste de professeur à durée indéterminée par l’Université, sous
réserve de l’application avec succès de la procédure de nomination par appel selon l’art. 34 (1) de la Loi.

Section 6. Promotion

Art. II.11.601. La promotion interne de chargé de cours à assistant-professeur et d’assistant-professeur à

professeur revêt un caractère exceptionnel mesuré globalement pour l’Université selon le double critère
suivant :
1. Un maximum de 10 % des postes existants dans chaque catégorie peut être pourvu par promotion
interne ;
2. Un maximum de 25 % des nouvelles nominations dans la catégorie depuis la dernière promotion interne
dans cette même catégorie peuvent être pourvus par promotion interne.

Art.II.11.602. Les critères d’éligibilité à la promotion interne sont cumulativement les suivants :
1. de remplir les critères d’éligibilité au poste visé tels que spécifiés dans la Loi et dans le ROI ;
2. d’occuper depuis au moins 3 ans le même poste, ou un poste FNR ATTRACT, ou un poste « ERC Fellow »
à l’Université au moment de l’initiation de la procédure telle que visée à l’art. II.11.603, sous réserve
d’une évaluation positive de l’Université dans les cas FNR ATTRACT et « ERC Fellow ».

En outre, une personne ayant bénéficié d’une promotion interne n’est pas éligible à une seconde promotion
interne, sauf si elle a réussi au moins un concours ouvert après l’obtention de son doctorat. FNR ATTRACT est en
particulier considéré comme concours ouvert.

Art. II.11.603. Sous réserve que les conditions de l’art. II.11.601 soient satisfaites, le rectorat prend l’initiative
d’informer le corps académique des enseignants-chercheurs sur le nombre de postes qu’il envisage d’allouer à
la promotion interne. L’appel à candidature a lieu au maximum une fois tous les deux ans. Les candidats
adressent leur demande motivée au recteur. Sur la base d’un avis du doyen et/ou du directeur de centre
interdisciplinaire, et le cas échéant du responsable de l’unité de recherche, l’équipe de direction établit une liste
restreinte des candidats parmi les demandes reçues, et élabore les profils correspondants. La procédure usuelle
s’applique alors, sauf qu’il n’y a pas d’annonce publique, l’évaluation faite par la commission de nomination visée
à l’art. 34 de la Loi devant en particulier tenir en compte du degré d’engagement du candidat auprès de
l’Université. Seules les candidatures émanant des personnes figurant sur la liste restreinte établie par l’équipe
de direction sont prises en considération par la commission de nomination.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Section 7. Assistants-professeurs en prétitularisation conditionnelle

Art II.11.701 Ouverture des postes d'assistants-professeurs en prétitularisation conditionnelle

Le rectorat détermine les profils des postes d'assistants-professeurs en prétitularisation conditionnelle et les
propose pour validation au Conseil de gouvernance.
Les postes d'assistants-professeurs en prétitularisation conditionnelle sont ouverts pour une durée de cinq
années couvrant la durée d'un projet précis d'activité scientifique et d'enseignement.
Les procédures de recrutement des assistants-professeurs au sens de l'art. 34 de la loi et du Titre II, Chap. 12 du
ROI s'appliquent à ces postes.
Les assistants-professeurs en prétitularisation conditionnelle sont nommés par le conseil de gouvernance.

Art II.11.702 Evaluation des assistant-professeurs en prétitularisation conditionnelle

 Entretien d'orientation:
Après 24 mois d’activité, un entretien d'orientation a lieu entre l’assistant-professeur en prétitularisation
conditionnelle et la même commission de recrutement qui a proposé le recrutement du candidat. Cet entretien
a pour but de préciser le positionnement scientifique et pédagogique du candidat dans l’environnement de l’UL.

 Evaluation:
Une évaluation est organisée par le rectorat qui installe une commission d’évaluation composée sur le modèle
de la commission de nomination visée à l’art. 34 (1) de la Loi et au Tit. II, Chap. 12 du ROI. Cette procédure
d’évaluation prend fin au moins 12 mois avant le terme du contrat d’assistant-professeur en prétitularisation
conditionnelle.

La commission d’évaluation doit notamment statuer sur les activités menées par le candidat à l’Université depuis
son entrée en fonction dans le cadre de son contrat d'assistant-professeur en prétitularisation conditionnelle, et
sur les perspectives de développement de l’activité de recherche, d’enseignement et d’administration du
candidat au sein de l’Université. Elle doit également statuer sur le rang à occuper par le candidat à l’issue de son
contrat d'assistant-professeur en prétitularisation conditionnelle. Elle rend compte de son évaluation au recteur,
et lui soumet une recommandation concernant l'assistant-professeur en prétitularisation conditionnelle.

Sur la base d’une évaluation positive de l’Université, et recommandation de la commission d’évaluation

concernant le rang à occuper par le candidat à l’issue de son contrat de travail, l'assistant-professeur en
prétitularisation conditionnelle se voit offrir par l’Université :
 un poste à durée indéterminée d’assistant-professeur entrant en vigueur à l’issue de son contrat
d'assistant-professeur en prétitularisation conditionnelle;
 un poste à durée indéterminée de professeur entrant en vigueur à l’issue de son contrat d'assistant-
professeur en prétitularisation conditionnelle, sous réserve de l’application avec succès de la procédure
de nomination par appel selon l’art. 34 (1) de la Loi.

Chapitre 12. Les commissions de nomination de professeur et assistant-

professeur
Attributions

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.12.101. La commission de nomination visée par l’art. 34 de la Loi est chargée d'examiner les candidatures
et de proposer un classement des postes de professeurs et d'assistant-professeur.

Composition de la commission et conflit d'intérêts

Art. II.12.102. Les commissions de nomination telles que visées par la Loi ou à l’art. II.11.201 du ROI sont
composées de telle sorte que les membres de l’Université faisant partie de ces commissions, président inclus,
ne peuvent être plus nombreux que les membres externes.

Art. II.12.103. Lors de l'ouverture d'une procédure de nomination, le doyen ou le directeur du centre
interdisciplinaire concerné par le recrutement, propose une liste des membres-professeurs composant la
commission de nomination. Les règles applicables au recrutement des professeurs contenues ci-après,
s'appliquent également au recrutement des « Chief Scientists » des centres interdisciplinaires.
Pour le recrutement de postes d'assistant-professeur, la liste des noms de la commission de nomination et les
changements introduits durant le processus de recrutement (notamment en raison du risque de conflits
d'intérêts) est communiquée au rectorat.
Pour le recrutement de postes de professeur, la liste des noms de la commission de nomination est
communiquée pour information par le rectorat au conseil de gouvernance.

Art. II.12.104. Sur la base de cette proposition de liste de noms, le rectorat approuve et installe la commission
de nomination.

Art II.12.105. Les membres de la commission de nomination ne peuvent être dans une situation ayant
l’apparence d’un conflit d’intérêt par rapport à une candidate ou un candidat. En cas de conflit d'intérêts entre
un candidat et un membre de la commission, ce dernier en informe ses collègues et doit se récuser de la
procédure de recrutement en cours.

Le président de la commission de nomination demande à chaque membre de la commission s’il y a un conflit

d’intérêt par rapport à un candidat. En cas de doute, le recteur décide si tel est effectivement le cas et dans
quelle mesure, et prend la décision de la procédure à suivre :
 Il n’y a pas de conflit d’intérêt ;
 Un membre est en situation de conflit d’intérêt par rapport à un candidat ou par rapport à l'ensemble
de la procédure en cours et par conséquent doit se récuser de la procédure de recrutement en cours;

Art. II.12.106. Les cas envisageables de conflit d’intérêt entre un membre de la commission et un candidat sont
notamment

 Relation de parenté, relation de nature privée, ou situation de conflit juridique

 Intérêts communs ou conflits d’ordre scientifique ou économique pouvant influencer l’issue de la procédure
de recrutement, en particulier :
- situation de compétition économique ou intérêts économiques communs, p. ex. par le fait de la
gestion commune d’une entreprise ;
- collaboration scientifique étroite, telle qu’un projet de recherche commun ou des publications
communes, endéans les 5 dernières années ;
- situation de compétition scientifique par rapport aux propres projets ou demandes de projet de
recherche ;
- relation étudiant/directeur de thèse, à moins qu’une activité scientifique indépendante n’existe
depuis au moins 8 ans ;
- relation de subordination au cours des 3 dernières années ;
- le candidat a été impliqué dans le déroulement de la carrière d’un membre de sa commission ;
- implication dans l’évaluation de projets ou d’institutions impliquant le candidat ou le membre de
la commission durant les 3 dernières années.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Fonctionnement de la commission

Art. II.12.107. La confidentialité est requise pour tous les membres à toutes les étapes de la procédure. Hormis
le président, les membres de la commission s'efforceront de veiller à ne contacter aucun candidat pendant la
procédure de recrutement. Avant que le rapport final ne soit transmis à d’autres organes, il n’est discuté
qu’entre membres de la commission.

Art. II.12.108. Dans le cadre de sa mission d'examen et classement des candidatures la commission de
nomination s'assure :
 qu'il n'y a pas de discrimination lors de la phase de présélection et de veiller à bannir toute
discrimination notamment liée au sexe, aux origines ethniques, à la nationalité, à l'état civil, au
handicap, ou à l'âge;
 que les personnes sélectionnées détiennent les qualifications nécessaires et l'expérience requises
et sont les mieux placées pour satisfaire aux exigences de la fonction.

Procédure de recrutement

Art. II.12.109. Négociation des candidatures

 Négociation des candidatures des assistants-professeurs.

Le rectorat mène les négociations pour le recrutement des assistants-professeurs sur la base de la liste
communiquée par la commission de nomination.

 Négociation des candidatures de professeurs.

Le conseil de gouvernance arrête la liste de nomination des professeurs et accorde au recteur un mandat de
négociation qui inclut les éventuelles conditions particulières définies dans le document de profil de poste
soumis préalablement.
Le recteur est responsable de la négociation des conditions de recrutement avec les candidats professeurs. Il est
assisté dans cette tâche par le directeur administratif et le doyen ou le directeur de centre concerné par le
recrutement.
Les propositions de recrutement liées aux salaires des professeurs sont négociées par le recteur et les
propositions de recrutement liées au personnel accompagnant le candidat recruté, son espace et ses
équipements de travail, sont négociées par le rectorat.
Dans tous les cas de figure, le rectorat retiendra de la négociation une liste restreinte de 3 candidats au plus.

Art. II.12.110. Décision de nomination du candidat

 Décision de nomination des assistants-professeurs:

Le rectorat décidera en dernier ressort de la nomination du candidat assistant-professeur.

 Décision de nomination des professeurs:

Le conseil de gouvernance nomme le candidat professeur retenu sur la base d'une lettre d'offre d'emploi signée.
Par dérogation à la procédure ordinaire de nomination, la nomination du candidat professeur peut s'effectuer
par appel sur décision à l'unanimité du conseil de gouvernance conformément à l'art 34 de la Loi.

Chapitre 13. Services scientifiques, administratifs et techniques

Art. II.13.101. Les services scientifiques, administratifs et techniques sont notamment en charge :
 de l’administration des études et de la vie étudiante ;
 de l’administration de la recherche ;
 de l’administration de l’informatique ;

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

 de la comptabilité et des finances ;

 des ressources humaines ;
 de la communication ;
 de la logistique ;
 de la bibliothèque.

Chapitre 14. Aspects financiers et prises de décision

Section 1. Contrats et conventions

Art. II.14.101. Contrats ce travail (salariés) et contrats de prestations de service. Les prestations du personnel
de l’Université font l’objet de contrats de travail (à durée déterminée ou à durée indéterminée) conclus entre
l’Université et les employés salariés.
Les enseignants vacataires au sens de l’article 39 de la loi ainsi que les professeurs invités au sens de l’article 38
de la loi sont considérés comme personnel externe, chargés temporairement d’enseignements. Leurs
prestations sont indemnisées dans le cadre de contrats de prestations de service conclus entre l’Université et le
personnel temporaire.

Personnel de l’Université

Catégorie de personnels Type de personnel Prise de décision Signature du contrat

de l’Université par :
Personnel académique Professeurs Conseil de Président du conseil de
gouvernance gouvernance + Recteur

Assistants-Professeurs Rectorat Recteur

Chargés de cours
Chargés
d’enseignement
Personnel intermédiaire Assistants Rectorat Recteur
Assistant-chercheurs

Personnel engagé sur Toutes catégories Chef du projet Directeur administratif

projet
Personnel de soutien Toutes catégories Directeur Directeur administratif
(personnel scientifique, administratif
administratif et
technique)

Toutes les décisions en relation avec la création de postes sont prises sous réserve de la disponibilité des crédits
budgétaires

Personnel externe

Catégorie de personnels Type de personnel Prise de décision Signature

temporaire

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Autre personnel Vacataires et vacataires Rectorat Recteur

enseignant suppléants

Prestataire externe

Acquisition de services Mission Prise de décision Signature

Prestataires externes Experts, consultants, Rectorat Membre du Rectorat
prestataires de services

Art. II.14.102. En cas d’incapacité de signature du président du conseil de gouvernance, un autre membre du
conseil de gouvernance peut signer les contrats pour les professeurs.

En cas d’incapacité de signature du recteur ou du directeur administratif, un autre membre du rectorat peut
signer les contrats.

Art. II.14.103. Conventions pour projets de recherche: Les conventions pour projets de recherche entre
l’Université et un partenaire externe (FNR, Commission européenne, entreprise, …) sont décidées et signées par
le recteur ou par le vice-recteur délégué à la recherche. En cas d’incapacité de signature du recteur ou du vice-
recteur, un autre membre du rectorat peut signer les conventions.

Art. II.14.104. Conventions interuniversitaires et accords de coopération: Les conventions de coopération

interuniversitaire et les accords de coopération avec des universités et autres instituts de formation, ainsi que
les accords de coopération spéciaux sont approuvés par le conseil de gouvernance, sur proposition du recteur,
et signés par le président du conseil de gouvernance et le recteur ; la signature d’un vice-recteur peut être
adjointe aux deux signatures mentionnées ci-dessus. En cas d’incapacité de signature du recteur, un autre
membre du rectorat peut signer les conventions.

Art. II.14.105. Autres contrats et conventions : Tout contrat ou convention non spécifiquement précité est
soumis à l’approbation du directeur administratif, en particulier lorsqu’ils impliquent des paiements récurrents
et notamment pour ce qui concerne les contrats d’assurance, de location et de maintenance.
La signature conjointe du recteur et du directeur administratif est requise lorsque le montant de ces contrats est
supérieur à 25.000,- euros hors TVA.
En cas d’incapacité de signature du recteur ou du directeur administratif, un autre membre du rectorat peut
signer ces contrats ou conventions.

Art. II.14.106. Frais de consultance de l’Université : Les frais d’études, de consultance ou de conseil réalisés
pour le compte de tiers par un membre du Corps académique des Enseignants-Chercheurs est à facturer au tiers
à un taux a minima équivalent au taux horaire VA (applicable aux vacataires). La facture est émise par le Service
Finances et Comptabilité (SFC) pour le compte du membre du Corps académique des Enseignants-Chercheurs
dans le cadre d’une relation contractuelle entre l’UL et le tiers.

Section 2. Acquisition de biens ou de services

Art. II.14.201. Eligibilité des dépenses: Sont éligibles les dépenses indispensables à la réalisation des missions
d’enseignement et de recherche de l’Université et/ou à son fonctionnement courant, effectuées :
- dans le respect des lois, règlements, procédures et politiques d’achats de l’Université,
- dans les conditions les plus économiques au regard du service ou du bien attendu,
- dans la limite des budgets disponibles et sous réserve que la dépense ne soit pas déjà couverte par
d’autres tiers que l’Université.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

En cas de financement d’une activité par un tiers, ce sont toujours les dispositions les plus contraignantes d’entre
ses règles et celles de l’Université qui s’appliquent.
Art. II.14.202. Responsable de budget: Un budget est identifié par un et un seul code « OTP » (organigramme
technique de projet) encodé et créé par l’Unité Gestion du Service Finances et Comptabilité (SFC); un budget est
géré en tout temps par un et un seul responsable de budget pour lui permettre d’assurer ses responsabilités
budgétaires et financières.

Art. II.14.203. Les responsables de budget sont nommés par les doyens, directeurs des centres interdisciplinaires
et/ou les membres du rectorat qui adressent un courriel au responsable de budget concerné avec copie à la
direction administrative et au SFC, et peuvent au besoin signer en lieu et place d’un responsable de budget
absent ou indisponible.
Peuvent être nommés responsables de budget :
- les membres et les chargés de missions du rectorat
- les responsables de service
- les doyens et les directeurs de centre interdisciplinaire
- les secrétaires académiques
- les responsables d’unités de recherche
- les directeurs d’études
- le corps académique des enseignants chercheurs (professeurs, assistants professeurs, chargés de cours
et chargés d’enseignement)
- les professeurs invités
- les adjoints et collaborateurs de recherche
- les assistants-chercheurs
Par dérogation au point qui précède, les rapports financiers à l’égard de tiers sont soumis à l’approbation et à la
signature des professeurs en charge de l’encadrement des chargés de cours-chercheurs, adjoints de recherche,
collaborateurs de rcherche, et assistants-chercheurs.

Art. II.14.204. Approbation et signature des commandes d’acquisition de biens ou services, des demandes
d’autorisations de voyages et de séjours et des déclarations: Les commandes d’acquisition de biens ou de
services, les demandes d’autorisations de voyages et de séjours (DAVS), et les déclarations sont soumises aux
approbations et signatures suivantes :

Montants hors TVA Jusqu’à un montant Approbation et signature des commandes,

en euros supérieurs à hors TVA et en euros de DAVS et déclarations par (*)
0,- 1.000  Responsable de budget
1.000 10.000  Responsable de budget et
 Doyen ou Directeur de centre interdisciplinaire
ou
membre du Rectorat dont relève le service
10.000 25.000  Responsable de budget et
 Doyen ou Directeur de centre interdisciplinaire (si
applicable) et
 Directeur administratif
25.000 100.000  Responsable de budget et
 Doyen ou Directeur de centre interdisciplinaire (si
applicable) et
 Directeur administratif et

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

 Recteur

100.000  Responsable de budget et

 Doyen ou Directeur de centre interdisciplinaire (si
applicable) et
 Directeur administratif et
 Recteur et
 Président du Conseil de gouvernance

(*) Sauf si des politiques d’achats spécifiques limitent les droits d’engagement ou requièrent le visa du service
compétent en fonction de la nature de la dépense.

Nul n’est autorisé à engager l’Université au-delà des pouvoirs de signature qui lui ont été conférés.

Art. II.14.205. Politiques d’achats spécifiques: Les politiques d’achats spécifiques de l’Université sont les
suivantes:

- L'acquisition de matériel ou d'équipement informatique est centralisée auprès du Service Informatique

de l'Université (SIU) sans restriction de montants.
- L'acquisition de matériel d'imagerie non fixé de manière durable dans une salle (photo, vidéo,
projecteur…) est préalablement soumise à l'accord du Service Informatique de l’Université (SIU).
- L'acquisition de mobilier, de papier et de fournitures de bureau est centralisée auprès du Service
Infrastructure et Logistique (SIL).
- L'acquisition d’équipements et d’installations de sécurité est centralisée auprès du Service
Infrastructure et Logistique (SIL)
- L'acquisition de matériel d'imagerie fixé de manière durable dans une salle (photo, vidéo, projecteur…)
est centralisée auprès du Service Infrastructure et Logistique (SIL).
- L'acquisition de documentation est centralisée auprès de la Bibliothèque de l’Université (BUL), sans
restriction de supports et de montants.
- L'acquisition de prestations d'intérimaires relève exclusivement du Service des Ressources Humaines
(SRH) avec accord préalable du directeur administratif.
- L'acquisition de matériel de télécommunication est préalablement soumise à l'accord du directeur
administratif.
- L'acquisition de véhicules de transport est préalablement soumise à l'accord du directeur administratif.
- Toute acquisition dont la nature expose particulièrement l'Université à des questions de la part des
organes de contrôle externe est préalablement soumise à l'accord du rectorat et est à soumettre au
directeur administratif (dépenses substantielles et inhabituelles dans le cadre de l’activité normale de
l’Université).

Art. II.14.206. Tout achat de plus de 55.000 € hors TVA relèvant des dispositions légales de marché public sont
à adresser au directeur administratif pour constitution du dossier de soumission, publication officielle et
traitement des offres.

Art. II.14.206bis. A titre dérogatoire, des marchés négociés sans soumission publique, respectant la Loi du 29
juin 2009 sur les marchés publics, sont possibles :
 Entre 55.000 et 100.000 € hors TVA par décision du directeur administratif après l'avis du « Comité
interne des soumissions » présidé par le directeur administratif
 Au-dessus de 100.000 € hors TVA par décision du Conseil de gouvernance après l'avis de la Commission
des soumissions instituée auprès du Ministère du Développement durable et des Infrastructures

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.14.206ter. Procédures standard et dérogatoires d’achat et de marchés publics :

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 UL-ROI – Version du 08/07/2017

Procédures standards (ouverte ou restreinte avec publication d’avis)

Seuils en € (HTVA) Marché : Publicité ou Traitement Formalisme Décision Signature

publication administratif préalable
0-1 000 National Publication via le SEC FAP + CDC RSB RSB
portail des standardisé
marchés publics
1 000 - 10 000 RSB RSB
(ou DA si service (ou DA si service
administratif) administratif)
10 000 - 25 000 SEAMP DA RSB + DA

25 000 - 55 000 DA RSB + DA + Recteur

55 000 - 100 000 DA RSB + DA + Recteur

100 000 - 209 000 CG RSB + DA + Recteur + CG

Fournitures et services
+ de 209 000 Européen publication via le SEAMP FAP + CDC CG RSB + DA + Recteur + CG
portail des standardisé
marchés publics
Travaux
+ de 5 225 000 Européen publication via le SEAMP FAP + CDC CG RSB + DA + Recteur + CG
portail des standardisé
marchés publics

Procédures dérogatoires

Seuils en € (HTVA) Marché : Publicité ou Traitement Formalisme Décision préalable Signature

publication administratif

0-1 000 National Publicité SEC CDC + BDC signé RSB RSB, Doyen,
adéquate (*) Directeur CI

1 000 - 10 000 RSB RSB, Doyen,

Directeur CI (ou DA si
service administratif)
10 000 - 25 000 SEAMP DA RSB + DA

25 000 - 55 000 DA RSB + DA + Recteur

55 000 - 100 000 FAD + CDC + avis CIS DA RSB + DA + Recteur

100 000 - 209 000 FAD + CDC + avis CIS CG RSB + DA + Recteur +CG
+ avis CDS

Fournitures et services
+ de 209 000 € Européen Publicité SEAMP FAD + CDC + avis CIS CG RSB + DA + Recteur +CG
adéquate (*) + avis CDS

Travaux
+ de 5 225 000 € Européen Publicité SEAMP FAD + CDC + avis CIS CG RSB + DA + Recteur +CG
adéquate (*) + avis CDS

LISTE DES SIGLES UTILISÉS

CIS : Comité Interne des Soumissions FAD : Formulaire d'Autorisation de Dérogation
DA : Directeur Administratif BDC : Bon de Commande (=Purchase Order)
SEAMP : Service en charge des Achats et Marchés Publics de l'Université CDS: Commission Des Soumissions
SEC : Service Emetteur de la Commande (=acheteur) RSB : Responsable de Suivi Budgétaire
FAP : Formulaire d'Autorisation Préalable au lancement d'un appel d'offres public CDC : Cahier des Charges - dossier de soumission (document type fourni
sur demande à l'acheteur par le SEAMP)
CDC Standardisé : Cahier des charges élaboré par le CRTIB, organisme en charge de
la standardisation des cahiers des charges au Luxembourg
(*) Publicité adéquate : consultation 1, 2 ou 3 opérateurs économiques minimum selon le motif de dérogation invoqué

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.14.207. Le rectorat pourra décider de politiques d’achats spécifiques complémentaires à celles prévues
au ROI pour assurer une gestion efficiente des dépenses de l’Université ou l’adaptation à l’évolution éventuelle
de lois et règlements. En particulier, en dérogation à l’art. II.14.205, le rectorat peut déterminer un montant
maximum jusqu’auquel un responsable de budget peut commander du matériel ou de l’équipement sans accord
préalable, sous réserve de la disponibilité des fonds. Les règles (sommes exactes, modes de remboursement)
sont fixées par le rectorat. Le montant maximum ne dépassera pas 1000 €/an.
Art. II.14.208. Approbation et signature des factures d’achats et des déclarations: Les factures d’achats et les
déclarations sont soumises à l’approbation et à la signature du responsable de budget concerné. Les factures
d’achats et les déclarations approuvées doivent être retournées au SFC dans un délai maximal de 8 jours pour
les premières et de 45 jours pour les secondes suivant la réalisation de la dépense. Pour assurer une césure
exacte des exercices budgétaires, une procédure spécifique concernant la remise des factures d’achats et des
déclarations approuvées peut être mise en place en fin d’année calendaire.
Les factures pour lesquelles les procédures d’engagement n’auraient pas été respectées sont soumises à
l’approbation du responsable de budget qui joint à la facture une note écrite expliquant les faits et son accord,
puis à l’approbation de toutes les personnes ou fonctions qui auraient dû approuver l’engagement de la dépense,
y compris pour les achats de documentation.
Le responsable de budget reste responsable de ses décisions au regard des organes de contrôle externes lorsque
le montant facturé est supérieur au montant engagé/commandé ou lorsque les procédures d’engagement n’ont
pas été respectées.
Le responsable de budget concerné et/ou la personne ayant engagé des dépenses non éligibles ou non
indispensables au fonctionnement et aux missions de l’Université, de manière abusive ou dans l’irrespect des
lois, règlements, procédures et/ou politiques d’achats, sont responsables de la négociation d’une solution avec
le fournisseur ou le tiers en cas de refus par l’Université de payer la dépense.
Les documents incomplets ou non conformes ne pouvant être traités par les services sont initialement retournés
au secrétariat concerné puis au secrétaire académique ou au secrétariat du Directeur de centre interdisciplinaire
en cas de retour ultérieur, ceci pour permettre l’évolution qualitative des processus au sein de la faculté ou du
centre.
Art. II.14.209. Gestion de litiges: La gestion des litiges qui exposent juridiquement l’Université envers des tiers
relèvent du rectorat et sont à signaler à la direction administrative qui en assure alors le suivi et la gestion en
concertation avec les services compétents de l’Université et d’éventuels conseillers juridiques.
La direction administrative informe le SFC de tout litige juridique de sorte que les dispositions comptables,
budgétaires et financières légales requises puissent être prises.
Art. II.14.210. Responsabilités financières: Le rectorat est responsable de l’élaboration, de l’évolution et de la
diffusion des règles, des procédures et du contrôle interne.
Les services de l’Université sont en charge du traitement des documents administratifs et comptables complets,
conformes et dûment validés, tout autre document étant à retourner aux secrétariats en charge des activités
concernées pour leur permettre d’assurer la gestion de la situation ou des éventuelles relations avec les tiers.
Le doyen ou le directeur de centre interdisciplinaire est responsable et en charge de la mise en œuvre et du
respect des lois, règlements et procédures ainsi que du contrôle interne au sein de sa faculté ou de son centre
pour ce qui concerne leurs opérations. Il décide des processus administratifs internes à sa faculté ou à son centre
dans le respect des lois, règlements et procédures de l’Université.
Le Secrétaire académique assiste le doyen dans ses missions définies au point qui précède.
Le responsable d’un budget est responsable de la qualité, de l’éligibilité, de la nature et de la justification des
dépenses engagées et réalisées dans le cadre de ses activités et des budgets pour lesquels il est responsable de
la bonne gestion et du reporting.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

En approuvant une dépense, une facture ou une déclaration, le responsable de budget approuve la réalité des
biens et services acquis ainsi que la nécessité de la dépense pour le fonctionnement de l’Université ou pour la
réalisation de ses missions d’enseignement et de recherche.
La défaillance d’un responsable de budget dans la bonne gestion de ses budgets peut justifier la nomination d’un
autre responsable de budget pour assurer le redressement de la situation créée ou simplement la gestion
courante d’une partie ou de la totalité des budgets initialement confiés, l’initiative pouvant relever du doyen
pour ce qui concerne sa faculté, du directeur de centre interdisciplinaire pour ce qui relève de son centre ou
d’un membre du rectorat.
Les défaillances de gestion s’entendent essentiellement par le fait d’usurper une fonction ou des droits de
signature, d’engager des dépenses sans existence effective d’un budget pour la couvrir, de créer des déficits,
d’ignorer ou ne pas respecter de façon volontaire ou répétée des lois, règlements, contrats, conventions,
procédures, règles ou politiques de l’Université.
Toute personne qui signe un document pour approbation en lieu et place d’un responsable de budget endosse
et assume pleinement la responsabilité de sa signature en lieu et place dudit responsable de budget.
Les secrétariats sont responsables et en charge de la vérification, avant transmission vers les services ou des
tiers, de l’intégrité et de la conformité des documents administratifs et comptables au regard des procédures en
vigueur.
Le contrôle interne est l’affaire de tous et porte sur toute opération administrative, comptable, financière ou
budgétaire impactant les comptes et finances de l’Université.
Art. II.14.211. Délégations de signatures: Le responsable du budget peut déléguer sa signature à un autre
responsable de budget ou à une personne éligible comme responsable de budget au sein de l’Université, pour
une période déterminée, en lui précisant par écrit, ainsi qu’à la direction administrative et au SFC, la période de
délégation et les codes « OTP » (organigramme technique de projet) auxquels s’applique la délégation.
Toute autre délégation de signature notamment à une secrétaire est interdite en raison du principe de
séparation des tâches et fonctions fondamentalement incompatibles entre elles.
Un budget ne peut être géré que par un et un seul responsable de budget à la fois, sauf pour les projets Tandem,
ceci pour éviter tout risque de double engagement d’une même dépense.
Le responsable de budget n’est plus autorisé à approuver des dépenses et/ou émettre des commandes pendant
la durée d’une délégation de signature donnée.
Le responsable de budget peut révoquer une délégation donnée à tout instant en précisant par écrit une date
de fin de délégation au responsable ayant initialement reçu délégation, au SFC et à la direction administrative.
Un responsable de budget ne peut mettre en place une délégation permanente car elle reviendrait à renoncer
à la gestion du budget concerné.
Le doyen ou le directeur de centre interdisciplinaire peut engager et signer en cas d'indisponibilité d'un
responsable de budget.
Le doyen, respectivement le directeur de centre interdisciplinaire, peut déléguer par écrit sa signature au
secrétaire académique de sa faculté, respectivement à son vice-directeur, pour garantir toute l’efficacité et la
fluidité nécessaire à l’émission de commandes, à l’approbation de demandes d’autorisations de voyages et de
séjours (DAVS), des factures ou déclarations.
Le membre du rectorat duquel relève le service décide, engage et signe en cas d'indisponibilité d'un responsable
de budget pour les services du rectorat.
Le responsable d’un service et le membre du rectorat dont relève le service peuvent déléguer leurs signatures à
hauteur de 5 000 € hors TVA aux personnes du service en charge d’achats dans le cadre d’une politique d’achats
et dans l’intérêt de l’Université.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Le directeur administratif décide, engage et signe en cas d'indisponibilité d'un membre du rectorat, d'un doyen
ou d’un directeur de centre interdisciplinaire.
Pour garantir toute l’efficacité et la fluidité nécessaire aux opérations de l’Université, le directeur administratif
peut déléguer par écrit sa signature au responsable du SFC et les responsables de service peuvent déléguer par
écrit leur signature à leurs coordinateurs de service pour ce qui concerne les opérations courantes.
Le recteur peut déléguer sa signature à un membre du rectorat en cas d’indisponibilité.
Les délégations de signature sont à documenter par écrit pour des raisons d’audit.
Art. II. 14.212. Questions d’interprétation ou de dérogation: Toute personne concernée par la mise en œuvre
des politiques, règles et procédures financières peut adresser à la direction administrative toutes questions
d’interprétation ou de dérogation, celles-ci relevant du rectorat.
Les services ne sont pas autorisés à prendre de décisions au regard :
- de ce que les règles ou procédures ne précisent pas,
- de ce qui serait contraire à une règle ou procédure.
La direction administrative communique :
- les décisions favorables aux demandeurs et réintroduit le cas échéant les documents validés dans leur
processus de traitement ;
- communique les éventuelles décisions défavorables aux personnes concernées par la décision et leur
retourne le cas échéant les documents non validés pour gestion éventuelle de la situation.

Section 3. Approbation des ordonnancements

Art. II.14.301. Les ordres de paiements sont soumis aux approbations et signatures suivantes avant d’être
transmis aux banques par le SFC :
Pour le paiement de montants allant jusqu’à 100.000 € :
- par le directeur administratif ou par le responsable du SFC à qui le directeur administratif peut déléguer
sa signature.
Pour des montants au-delà de 100.000 € :
- par signature conjointe du recteur et du directeur administratif ;
- par signature conjointe du recteur et du responsable du SFC à qui le directeur administratif peut
déléguer sa signature en cas d’incapacité du directeur administratif ;
- par le directeur administratif et par un autre membre du rectorat par signature conjointe en cas
d’incapacité du recteur ;
- par le directeur administratif ou par le responsable du SFC à qui le directeur administratif peut déléguer
sa signature pour toutes les dettes salariales, fiscales et sociales, sans limite des montants.
Les transferts entre comptes bancaires de l’Université n’impliquant pas de décaissements pour elle sont soumis
à l’approbation et à la signature isolée du directeur administratif ou du responsable du SFC à qui le directeur
administratif peut déléguer sa signature.
La création et la clôture de comptes bancaires pour l’Université est soumise à l’approbation du recteur et du
directeur administratif.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Section 4. Documents administratifs

Art. II.14.401. Les documents administratifs sont signés par le directeur administratif. En cas d’incapacité de
signature par le directeur administratif, ces documents peuvent être signés par le recteur, les vice-recteurs pour
ce qui concerne leur domaine de responsabilité, ou par les responsables de service pour ce qui concerne leurs
domaines d’activités respectifs.

Section 5. Acceptation des dons et legs

Article 18 de la Loi: « Attributions

Le conseil de gouvernance arrête la politique générale et les choix stratégiques de l’Université et exerce
le contrôle sur les activités de l’Université.
Pour ce faire, il: (…)
d) arrête les prises de participation, la création de filiales, l’acceptation de dons et de legs; …»

Article 22 de la Loi : « Compétences du Rectorat et du Recteur

(1) Outre la gestion journalière, le rectorat exerce les attributions suivantes: …
j) il propose la signature d’accords et de conventions, les prises de participation, la création de filiales,
l’acceptation de dons et de legs ainsi que les acquisitions immobilières; »

Article 26 de la Loi: « Attributions

(…)
(2) Le conseil universitaire exerce les attributions suivantes:…
f) il émet un avis concernant les prises de participation, la création de filiales, l’acceptation de dons et
de legs ainsi que les acquisitions immobilières; …»

Article 46 de la Loi : « Ressources

(1) L’Université peut disposer des ressources suivantes: …
d) des dons et legs en espèces et en nature; »

Art. II.14.501. En conformité avec l’article 910 du Code civil, résultant de la Loi du 22 février 1984 concernant
l’acceptation des libéralités faites au profit de l’Etat et des autres personnes morales de droit public, des
associations sans but lucratif et des établissements d’utilité publique, si l’objet du don est un bien immobilier ou
un bien mobilier d’une valeur supérieure à 12394,68 euros, une autorisation par voie d’arrêté grand-ducal est
requise pour que cette donation puisse produire ses effets.

Art. II.14.502. Tout don ou legs affecté d’une condition contraire aux bonnes mœurs ou illégale, laissant
apparaître un doute sérieux sur la régularité des activités du donateur ou de celle de l’origine des fonds, ou
portant atteinte à la mission et à la politique générale de l’Université sera refusé.

La commission consultative d’éthique (cf. Titre II, chap. 4) sera informé en temps utiles des propositions de dons
et legs qui pourraient être affectés d’une condition suspensive au regard des critères ci-dessus. Elle émettra alors
un avis quant à la recevabilité du don ou legs.

Art. II.14.503. En conformité avec l’art. 3 alinéa 6 de la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le
blanchiment, et en cas de doutes sérieux sur la légalité du don ou du legs, l’Université peut en particulier
demander des pièces justificatives supplémentaires, des mesures additionnelles de vérification ou certification
des documents fournis ou des attestations de confirmation de la part d’une institution financière.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.14.504. Selon les cas, l’Université et l’auteur du don ou legs décideront de l’établissement d’un protocole
spécifiant les obligations réciproques, notamment sur l’affectation du don ou legs, les informations réciproques
à produire, ou la communication apportée.

Section 6. Charte sur le Fundraising de l'Université du Luxembourg

Art. II.14.601. L'Université a développé une politique de fundraising contenue dans un document intitulé "Charte
sur le Fundraising de l'Université du Luxembourg". Ce document est administré par le rectorat. La version
actualisée de ce document est mise en ligne sur le site internet de l'Université du Luxembourg.

Les missions de l'Université sont de transmettre le savoir, à travers l'enseignement, mais aussi de le produire à
travers la recherche. En sus de ses sources de financement traditionnelles (dotation de l'Etat, partenariats
étatiques, obtention de subventions de la part du FNR et de la Commission européenne), l'Université favorise
également la conclusion d'accords de financements privés pour l'accomplissement de ces missions. L'Université
encourage ainsi la conclusion de conventions dans les domaines de la recherche, de la formation, de
l’infrastructure ou d’autres projets plus spécifiques.
Par ailleurs, l'Université encourage les relations et partenariats de sponsoring ainsi que les libéralités versées en
faveur du soutien de ses activités de recherche et d'enseignement.

L’UL dispose de sa propre fondation abritée sous l’égide de la Fondation de Luxembourg. Elle a pour but
d’administrer :
 le financement de bourses destinées à des étudiants méritants ou dans le besoin ;
 le soutien financier de conférences scientifiques ou de projets de recherche ;
 le financement de chaires de recherche et d’enseignement par des entreprises.

Chapitre 15. Règlement d’utilisation des moyens informatiques

Art. II.15.101. Domaine d’application. Ces règles s’appliquent à toute personne utilisant les systèmes
informatiques de l’UL, et les systèmes informatiques auxquels il est possible d’accéder à partir de
l’établissement.

Est utilisateur toute personne, quel que soit son statut, appelée à utiliser les ressources informatiques et les
réseaux de l’établissement.

Est administrateur par hiérarchie décroissante :

 le SIU ;
 le responsable de l’unité de recherche ou le directeur des études ;
 l’administrateur local d’un poste.

Les droits et devoirs de l’administrateur sont en rapport et se limitent uniquement à l’équipement, au réseau et
aux personnes se trouvant sous sa responsabilité.

Art. II.15.102. Conditions d’accès aux ressources informatiques et réseaux. L’utilisation des moyens
informatiques et réseaux de l’UL doit être limitée à des activités de recherche, d’enseignement, de gestion ou
de vie universitaire. Toute autre utilisation doit être préalablement autorisée par l’administrateur et ne doit pas
risquer d’affecter le fonctionnement du système informatique ou, d’une manière générale, porter atteinte au
fonctionnement de l’Université. L’Utilisateur doit respecter les modalités de raccordement des matériels aux
réseaux de communication telles qu’elles lui sont précisées par le SIU, et ne pourront pas être modifiées sans

39
UL-ROI – Version du 08/07/2017

autorisation préalable. Le droit d’accès à un système informatique est incessible. Le droit d’accès est révocable
et peut être retiré
 si la fonction de l’Utilisateur ne le justifie plus,
 et en cas de non-respect du présent règlement, dans les conditions et selon les modalités prévues à l’article
II.15.110.

Art. II.15.103. Respect du caractère confidentiel des informations. Les utilisateurs s’engagent à ne pas tenter
 de lire ou de copier les fichiers d’un autre utilisateur sans son autorisation ; les informations contenues dans
les fichiers d’un utilisateur sont privées, même si les fichiers sont « physiquement » accessibles.
 d’intercepter les communications privées des utilisateurs ;
 de s’approprier ou de déchiffrer le mot de passe d’un utilisateur ;
 de modifier, copier ou détruire des fichiers d’un autre utilisateur ;
 de limiter ou d’interdire l’accès aux systèmes informatiques d’un utilisateur autorisé, sauf autorisation
spéciale.

Art. II.15.104. Sécurité informatique.

Les utilisateurs sont tenus de
 participer à la sécurité du système (choix de bon mots de passe, protection de son espace de fichiers, etc.) ;
 respecter les procédures d’authentification en vigueur de façon à ce que les actions qu’il mène au sein des
systèmes soient identifiables ;
 signaler dans les meilleurs délais toute faille de sécurité portée à sa connaissance.

Les utilisateurs s’engagent à ne pas

 effectuer de manœuvre dont l’objet serait de masquer leur réelle identité ;
 effectuer d’expérimentation sur la sécurité des systèmes informatiques et réseaux, ni sur les virus
informatiques ;
 effectuer d’opérations qui pourraient avoir pour conséquence:
- d’interrompre ou modifier le fonctionnement du réseau ou d’un système connecté au réseau ;
- de détériorer le matériel informatique ;
- d’accéder aux informations privées d’autres Utilisateurs sur le réseau ;
- de modifier ou de détruire des informations sur un des systèmes connectés au réseau ;
- de nécessiter la mise en place de moyens humains ou techniques supplémentaires pour son
contrôle.

Par ailleurs, sont interdits le développement, l’installation, ou la simple détention d’un programme dont la
finalité est de contourner la sécurité d’un système et les protections des logiciels.

Art. II.15.105. Adaptation du présent règlement aux formations et recherches conduites dans le domaine de
la sécurité des systèmes. Sur autorisation explicite du membre du rectorat ayant le SIU sous sa responsabilité,
et sur avis du SIU, certains utilisateurs peuvent procéder à des expérimentations, dans le domaine de la
recherche et de la formation, de la sécurité des systèmes informatiques et réseaux ainsi que sur les virus
informatiques, de sorte que les dispositions de l’article 4 ne constituent pas un frein à leurs travaux. Ces travaux
doivent se réaliser dans un réseau séparé, autonome et dédié à cette destination.

Art. II.15.106. Gestion des ressources. Les utilisateurs sont tenus :

 de respecter les règles et procédures mises en place pour l’acquisition et la sortie des données sur les
machines de l’établissement ;
 de respecter les procédures et restrictions d’acquisition/extraction des données à partir des supports
électroniques. Ceci concerne principalement les accès téléinformatiques et les supports;

40
UL-ROI – Version du 08/07/2017

 d’utiliser uniquement les ressources pour lesquelles ils ont eu autorisation d’usage. Ceci est valable aussi
bien pour les points d’accès, que pour les périphériques (imprimantes, traceurs, etc.);
 de participer à l’exploitation des ressources en se conformant aux directives d’exploitation précisant les
modalités d’accès et de partage de ces ressources. Le développement, l’installation, ou la simple détention
d’un programme saturant les ressources (informatiques et/ou réseaux) sont également interdits ;
 de manipuler les équipements avec soin ;
 de signaler immédiatement à l’administrateur tout dysfonctionnement et dommage de l’environnement
informatique ;
 d’éviter toute utilisation de l’équipement informatique susceptible de causer un dysfonctionnement ou un
dommage éventuel ;
 de prêter une attention particulière à la consommation d’énergie.

Art. II.15.107. Limitations à l’accès et à l’utilisation du système informatique. D’une manière générale, est
prohibée toute utilisation du système informatique de L’UL qui serait contraire aux lois et règlements en vigueur,
ainsi qu’aux dispositions du présent règlement. A titre d’exemple, sont prohibés :
 tout acte contraire aux textes régissant la propriété intellectuelle et notamment toute contrefaçon, c’est-à-
dire toute reproduction, représentation ou diffusion d‘une œuvre de l’esprit protégée (ex. écrit, illustration,
photographie, musique, film, logiciel…) en violation des droits de l’auteur. A ce titre, toute utilisation de
logiciels, de documents, ou de données en général est soumise à l’acceptation des termes de la licence
concernée. Il est interdit d’effectuer des copies de logiciels, documents ou autres données sans y avoir été
autorisé. Par ailleurs il est rappelé que le développement, l’installation, ou la simple détention d’un
programme ayant la propriété de contourner les protections des logiciels sont interdits ;
 toute atteinte aux libertés individuelles et notamment à l’intimité de la vie privée d’autrui (ex. utilisation
des paroles ou de l’image d’une personne sans son consentement) ;
 toute atteinte au secret des correspondances privées (ex. lecture, interception, détournement de courrier
ou de message de nature privée);
 toute atteinte aux droits de la personne résultant des fichiers ou traitements informatiques (utilisation non
autorisée de données à caractère personnel…) ;
 toute atteinte aux systèmes de traitement automatisé/informatique de données (ex. accès non autorisé au
système informatique, entrave à son fonctionnement, fraude, altération ou suppression de données…);
 toute utilisation à caractère commercial, religieux, délictuel ou criminel ou de nature à troubler l’ordre
public (ex. injure, diffamation, discrimination, pornographie, incitation à la violence…).

Art. II.15.108. Les droits de l’administrateur. L’administrateur est responsable de la distribution et du retrait
des droits d’accès. L’Administrateur se réserve le droit de prendre toutes les dispositions nécessaires pour
assumer ses responsabilités et permettre le fonctionnement optimal des ressources informatiques dont il a la
charge.

L’administrateur peut prendre des mesures conservatoires (arrêts de travaux, suppression de droits d’accès,
verrouillage de fichiers, etc.) en vue de :
 arrêter un engorgement des ressources ;
 figer un état lors de problèmes liés à la sécurité des systèmes informatiques.

L’Administrateur peut entre autres :

 accéder à des fichiers en vue de réaliser un diagnostic, une correction d’un problème et/ou s’assurer du bon
fonctionnement des ressources dont il a la charge ;
 examiner des données utilisateurs en vue d’assurer la bonne marche du système qu’il a en charge ;
 contrôler la bonne utilisation des ressources et prendre des décisions pouvant affecter l’espace fichier ou
les travaux lancés par un utilisateur.

41
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.15.109. Les devoirs de l’administrateur. Les administrateurs sont responsables de la qualité de service
des ressources dont ils ont la charge.

Les administrateurs sont tenus

 d’appliquer la politique de sécurité informatique définie par l’établissement et les recommandations
fournies par le responsable du SIU ;
 de prévenir le responsable du SIU lors de détections de problèmes de nature sécuritaire sur les équipements
dont il est le responsable. Lorsque l’administrateur détecte, ou est informé par un Utilisateur, de problèmes
liés à la sécurité informatique, il doit avertir le responsable du SIU. Ce dernier en fonction de la nature des
problèmes et son degré de gravité déclenche un audit de sécurité avec l’administrateur.
 de respecter la confidentialité des fichiers des utilisateurs, des courriers et des sorties imprimantes auxquels
il peut être amené à consulter lors de ses tâches d’administration et/ou d’audit de sécurité ;
 de faire respecter les droits et obligations des utilisateurs sous leur responsabilité.

Les administrateurs sont également tenus à se conformer aux dispositions de la loi du 2 août 2002 relative à la
protection des personnes à l’égard du traitement des données personnelles. A ce titre, une « donnée
personnelle » peut être définie comme suit : toute information de quelque nature qu'elle soit et
indépendamment de son support, y compris le son et l'image, concernant une personne identifiée ou identifiable
("personne concernée"); une personne physique ou morale est réputée identifiable si elle peut être identifiée,
directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs
éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, culturelle, sociale ou
économique. Au niveau de la sécurité informatique des données personnelles et en conformité avec la loi du 2
août 2002 ci-dessus citée, l’administrateur
 mettra en œuvre toutes les mesures techniques et l’organisation appropriées pour assurer la
protection des données personnelles qu’il traite contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte
accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés.
 en cas de sous-traitance dans le domaine informatique, veillera à ce que le sous-traitant apporte des
garanties suffisantes au regard des mesures techniques et d’organisation relatives aux traitements
informatiques à effectuer au niveau de la sécurité des données personnelles ;
 veillera au respect qu’un certain nombre de mesures de sécurité lors du traitement de données à
caractère personnel:
- contrôle à l’entrée des installations: empêcher toute personne non autorisée d’accéder aux
installations utilisées pour le traitement des données personnelles ;
- contrôle des supports: empêcher que des supports de données personnelles puissent être lus,
copiés, modifiés ou déplacés par une personne non autorisée ;
- contrôle de la mémoire: empêcher l’introduction non autorisée de toute donnée personnelles
dans le système d’information, ainsi que toute prise de connaissance, toute modification ou
tout effacement non autorisé des données enregistrées ;
- contrôle de l’utilisation: empêcher que des systèmes de traitement de données personnelles
puissent être utilisés par des personnes non autorisées à l’aide d’installations de transmission
de données ;
- contrôle de l’accès : garantir que, dans le cadre de l’utilisation d’un système de traitement
automatisé de données personnelles, les personnes autorisées ne puissent accéder qu’aux
données relevant de leur compétence ;
- contrôle de la transmission: garantir que puisse être vérifié et constaté l’identité des tiers
auxquels des données personnelles peuvent être transmises par des installations de
transmission ;
- contrôle de l’introduction: garantir que puisse être vérifié et constaté a posteriori l’identité des
personnes ayant eu un accès au système d’information et quelles données personnelles ont
été introduites dans le système, à quel moment et par quelle personne;

42
UL-ROI – Version du 08/07/2017

- contrôle du transport: empêcher que, lors de la communication des données et du transport

de supports de données, les données personnelles puissent être lues, copiées, modifiées ou
effacées de façon non autorisée;
- contrôle de la disponibilité: constituer des copies de sauvegarde des données personnelles.

Article II.15.110: Responsabilité des utilisateurs – Sanctions.

a) Les utilisateurs sont responsables de l’utilisation qu’ils font des matériels, moyens et ressources informatiques
de l’UL, ainsi que de l’ensemble des informations qu’ils utilisent ou mettent à la disposition des tiers ou du public.
Les titulaires de comptes ou d'un dispositif de contrôle d’accès sont responsables des opérations effectuées
depuis leurs comptes ou sous le couvert des dispositifs de contrôle d'accès qui leur ont été attribués.

b) A titre provisoire ou définitif, l’UL peut appliquer des mesures de restriction d’utilisation et notamment :
 déconnecter un utilisateur, avec ou sans préavis selon les circonstances, et isoler ou neutraliser
provisoirement toute donnée ou tout fichier manifestement illégal(e) ou contraire aux dispositions du
présent document ou qui mettrait en péril la sécurité du système informatique ;
 limiter ou retirer les codes d’accès ou autres dispositifs de contrôle d’accès et fermer les comptes.

c) L’UL se réserve le droit d’engager des procédures pénale, civile ou disciplinaire à l’encontre de toute personne
en cas de manquement à l’une ou l’autre des obligations mentionnées au présent document.

Chapitre 16. Règlement d’utilisation de la Bibliothèque de l’Université du

Luxembourg (BUL)
La Bibliothèque de l’Université du Luxembourg (BUL) est l’appellation donnée à l’ensemble des quatre
bibliothèques situées sur les campus universitaires du Limpertsberg, du Kirchberg et de Walferdange.

Bibliothèque du Limpertsberg Bibliothèque du Kirchberg

162A, av. de la Faïencerie 6, rue Richard Coudenhove-Kalergi
L-1511 Luxembourg L-1359 Luxembourg
T +352 46 66 44-6709 T +352 46 66 44-5307

Bibliothèque de Walferdange Bibliothèque de l’Éveil aux sciences

B.P. 2 L-7201 Walferdange B.P.2 L-7201 Walferdange
T +352 46 66 44-9309 T +352 46 66 44-9313

Section 1. Accès

Art. II.16.101. Inscription. L’inscription à la BUL est gratuite et ouverte au public, à titre individuel, y compris au
public extérieur à l’Université. Toute inscription vaut acceptation du présent règlement.

Art. II.16.102. Une carte de lecteur est obligatoire pour fréquenter la bibliothèque, accéder aux collections et
emprunter. Elle donne accès à toutes les bibliothèques de l’Université et peut être exigée à tout moment. Cette
carte de lecteur est délivrée sur présentation d’une pièce d’identité valable (protection des données
personnelles, voir Section 7) et d’une adresse e-mail valide obligatoire. Elle est émise selon les modalités
disponibles sur les pages Internet de la BUL.

43
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.16.103. Les changements d’adresse, ainsi que la perte de la carte d’accès doivent être immédiatement
signalés à la BUL. Toute cession de carte est interdite. Sur la carte d’accès figure un numéro, qui servira au lecteur
d’identifiant pour accéder au portail électronique du Consortium Luxembourg (portail findit.lu). Le mot de passe
sera fourni lors de son inscription.

Art. II.16.104. Vestiaire. La BUL invite les usagers à utiliser les vestiaires mis à leur disposition. A l’intérieur de la
bibliothèque, les lecteurs sont invités à garder leurs affaires personnelles sous surveillance. La BUL décline toute
responsabilité en cas de vol ou de perte d’objets dans ses locaux. Pour des raisons de sécurité, la BUL se réserve
le droit d’ouvrir tout casier laissé verrouillé par les lecteurs après la fermeture de la bibliothèque, et d’en extraire
les objets qui seront conservés à l’accueil.

Art. II.16.104bis. Responsabilité en cas de vol. A l’intérieur de la bibliothèque, les lecteurs sont invités à garder
leurs affaires personnelles sous surveillance. La BUL décline toute responsabilité en cas de vol ou de perte
d’objets dans ses locaux.

Art. II.16.105. Respect et bienséance. Il est interdit de manger dans les locaux de la bibliothèque. Les animaux
ne sont pas admis. Les lecteurs sont priés de mettre en veille leur téléphone portable et de respecter le silence
à l’intérieur de la bibliothèque. Les lecteurs veillent à manipuler les documents avec soin, à ne pas les annoter
ou les abîmer. Lors de sa présence dans la bibliothèque, le lecteur respecte le personnel, les locaux, l’équipement
et le matériel informatique. La bibliothèque est un lieu de travail et d’études: une demande doit être introduite
auprès d’un bibliothécaire responsable en cas de réunion ou de travail de groupe.

Les visites de groupe doivent faire l’objet d’une autorisation préalable en s’adressant à [email protected]. Les
visites s’effectuent sous l’accompagnement d’un membre du personnel de la bibliothèque.

Art. II.16.106. Toute tentative de vol ou de détérioration volontaire entraîne l’ouverture d’un dossier
administratif, transmis sans délai aux autorités de l’Université qui statueront sur la sanction à appliquer (sanction
financière, suspension du droit de prêt, exclusion de la bibliothèque, éventuellement poursuite judiciaire et
plainte à la police pour les lecteurs externes). L’usager interne à l’Université peut introduire un recours auprès
de la Commission de litiges de l’Université en cas de contestation de la sanction. La bibliothèque peut retirer la
carte de lecteur à toute personne qui ne respecte pas le règlement d’ordre intérieur. L’accès des locaux peut lui
être refusé. La présence dans la bibliothèque en dehors des heures d’ouverture - sans accord du responsable de
la BUL ou d’un bibliothécaire responsable - est considérée comme une intrusion et peut entraîner des sanctions
(rapport aux autorités de l’Université et plainte à la police).

Section 2. Prêt

Art. II.16.201. Modalités de prêt. Les lecteurs n’étant ni membres du personnel de l’Université ni étudiants de
l’Université sont autorisés à emprunter 5 livres et 5 documents sous un autre support que le papier (DVD, CD-
ROM, CD-Audio, jeu, matériel didactique, etc.) pour une durée de 14 jours. Cette période peut être renouvelée
2 fois sur demande du lecteur (max. 42 jours).

Art. II.16.202. Les étudiants en Bachelor sont autorisés à emprunter 10 livres et 10 documents sous un autre
support que le papier (DVD, CD-ROM, CD-Audio, jeu, matériel didactique, etc.) pour une durée de 14 jours. Cette
période peut être renouvelée 2 fois sur demande du lecteur (max. 42 jours).
Les étudiants en Master ainsi que les étudiants inscrits en formation complémentaire sont autorisés à emprunter
20 livres et 20 documents sous un autre support que le papier (DVD, CD-ROM, CD-Audio, jeu, matériel
didactique, etc.) pour une durée de 14 jours. Cette période peut être renouvelée 2 fois sur demande du lecteur
(max. 42 jours).

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. II.16.203. Le personnel enseignant-chercheur, le personnel scientifique administratif et technique et les

doctorants de l’Université ont droit au prêt de livres et documents sous un autre support que le papier (DVD,
CD-ROM, CD-Audio, jeu, matériel didactique, etc.) sans limitation dans leur nombre, pour une période de 30
jours. Cette période peut être renouvelée 2 fois sur demande du lecteur (max. 90 jours).

Art. II.16.204. Le lecteur est responsable des documents qu’il emprunte : il est tenu de respecter les modalités
de prêt, tout retard entraîne un blocage de prêt. Chaque jour de retard dans la restitution des documents
empruntés entraîne une suspension du prêt d’une durée équivalente (jours ouvrables).

La BUL se réserve le droit de contacter le SEVE pour bloquer le dossier administratif de tout étudiant qui n’aura
pas rendu ses documents avant l’obtention de son diplôme.

Toute détérioration ou perte ainsi que la non-restitution d’un document emprunté entraine le paiement d’une
amende couvrant les frais de remplacement du document (prix tel qu’annoncé dans les outils bibliographiques
utilisés par la BUL).

Art. II.16.205. Les documents suivants sont exclus du prêt :

- les ouvrages marqués d’une pastille rouge ;
- les périodiques ;
- les feuillets mobiles.
Les mémoires et les thèses font également l’objet de modalités particulières de prêt et peuvent être exclus du
prêt par les bibliothécaires.

Art. II.16.206. Prêt Entre Bibliothèques (PEB). Pour accéder à une monographie appartenant à une bibliothèque
à l’étranger ou la commande d’un article scientifique, la BUL propose le Prêt International, mis en place et géré
par la Bibliothèque nationale, selon les modalités définies par la bibliothèque qui fait le prêt.

Pour le personnel enseignant-chercheur, le personnel scientifique administratif et technique de l’Université et

les doctorants, les frais relatifs aux commandes PEB d’articles scientifiques sont pris en charge par la BUL, pour
autant que la commande ait été réalisée via l’interface du catalogue a-z.lu, après identification avec le code et
mot de passe inscrit sur la carte de membre et à condition que le lecteur soit membre de la BUL.
Plus d’information sur les modalités de PEB peuvent être obtenues via l’adresse
http://www.bnl.lu/fr/services/prêt-international/index.htm et sur les pages Internet de la BUL.

Section 3. Demande et suggestion d’acquisition

Art. II.16.301. Le personnel enseignant-chercheur, le personnel scientifique administratif et technique de

l’Université, les doctorants, le Rectorat peuvent suggérer des acquisitions via les formulaires internes disponibles
au sein de l’Université.

Tout autre lecteur peut suggérer une acquisition à la BUL pour une matière qui le concerne ou un projet de
recherche.
Cette demande ainsi que toute remarque concernant la collection de la bibliothèque peuvent être adressées à
[email protected]

Art. II.16.302. Pour les documents destinés directement à alimenter les collections de la BUL et acquis sur les
budgets de la BUL, les bibliothécaires se réservent le droit de procéder ou non à l’achat sur base de la politique
documentaire énoncée dans la Charte des Collections.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Section 4. Reproduction

Art. II.16.401. Des photocopieuses sont mises à disposition des lecteurs.

Les machines installées dans les locaux de la bibliothèque sont réservées exclusivement à la reproduction de
documents provenant de celle-ci.
L’utilisation des ressources imprimées est sujette à la législation luxembourgeoise sur les droits d’auteurs.

Section 5. Internet

Art. II.16.501. Les lecteurs ont accès à Internet dans la BUL pour compléter les recherches qu’ils effectuent dans
le catalogue.

Section 6. Utilisation des ressources électroniques

Art. II.16.601. Les achats de documentation électronique sont réalisés dans le cadre du Consortium Luxembourg.

Art. II.16.602. L’utilisation des ressources électroniques est sujette à la législation luxembourgeoise sur les droits
d’auteurs. Sauf mention contraire, les contenus peuvent seulement être utilisés à des fins privées, pédagogiques
ou scientifiques. Le téléchargement systématique et/ou la distribution du contenu à des tiers non-autorisés sont
interdits.

Art. II.16.603. Le code d’accès est strictement personnel

Section 7. Protection des données personnelles

Art. II.16.701. Les données personnelles du lecteur (nom, prénom, date de naissance, adresse, numéros de
téléphone, adresse électronique, données de prêt) sont collectées et conservées afin de permettre le bon
fonctionnement de la BUL. La collecte de ces données personnelles a pour objet :
- l’inscription du lecteur dans un fichier de lecteurs et le suivi de ses emprunts;
- l’accès du lecteur aux ressources électroniques.

Art. II.16.702. Les données personnelles du lecteur seront communiquées à la Bibliothèque nationale de
Luxembourg à des fins d’inscription, notamment au portail Findit.lu de documentation électronique, et d’accès
aux ressources du catalogue collectif luxembourgeois. Les données du lecteur sont confidentielles et ne peuvent
en aucun cas être communiquées à des tiers autres que la Bibliothèque nationale de Luxembourg.

Art. II.16.703. Conformément à la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l'égard du
traitement des données à caractère personnel, le lecteur dispose d’un droit d'accès, de rectification et de
suppression portant sur les données personnelles le concernant. Le lecteur pourra exercer ces droits en
formulant sa demande à un membre du personnel de la bibliothèque ou en envoyant un message à
[email protected].

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Titre III : Le multilinguisme à l’Université

La loi dispose dans son article 3, que « le fonctionnement de l’université se fonde sur (…) le caractère multilingue
de son enseignement ».

Art. III.101. Les langues de l’Université sont : le français, l’anglais et l’allemand.

Art. III.102. Lignes directrices

 Tous les bachelors doivent être bilingues et la langue mineure doit au moins représenter 25% de la
formation, sauf si la langue détermine le contenu de la discipline.
 Masters : La majorité des masters doit être bilingue (la langue mineure doit au moins représenter 25%
de la formation) et un minimum de 20% sera en anglais, sauf si la langue détermine le contenu de la
formation.
 Chacune des trois langues doit être au moins présente dans 20% des formations.
 Avoir des étudiants, des enseignants chercheurs et du personnel administratif si possible trilingues.
- Pour les étudiants, la maîtrise des langues nécessaires à la formation est suffisante.
- Pour les enseignants et le personnel administratif, la plus grande partie doit maîtriser au moins deux
et idéalement trois des langues véhiculaires de l’Université (en l’occurrence : le français, l’anglais et
l’allemand). Le personnel administratif en contact direct avec les étudiants doit maîtriser au minimum
trois et idéalement quatre des langues suivantes : le français, l’anglais, l’allemand et le luxembourgeois.

Titre IV : Formations offertes par l’Université

Chapitre 1. Conditions de délivrance des diplômes et des certificats
Article 6 de la Loi: « Niveaux d’étude et grades
…
6) Outre ces grades, l’Université peut délivrer des diplômes et des certificats sanctionnant des
formations intermédiaires de type court aux différents niveaux.»

Section 1. Conditions de délivrance d’un diplôme

Art. IV.1.101. Conditions de délivrance d’un diplôme de Bachelor ou de Master par l’Université du
Luxembourg. Les conditions suivantes s’appliquent pour les formations de Bachelors et de Masters où l’UL offre
l’ensemble des ECTS nécessaires à l’obtention de ces grades. Elles ne s’appliquent pas pour les formations où
l’UL n’offre qu’une partie des ECTS nécessaires pour l’obtention du grade de Bachelor ou de Master.

Pour un étudiant qui a validé à l’Université du Luxembourg ou dans une institution d’enseignement supérieure
reconnue, l’ensemble des ECTS nécessaires pour obtenir un Bachelor, l’Université du Luxembourg délivre le
diplôme de Bachelor à l’une des conditions suivantes :
 l’étudiant a suivi à l’Université du Luxembourg les cours du programme de Bachelor concerné,
correspondants à 90 ECTS au moins, dont les 30 derniers, et qu’il les a validés, ou bien
 l’étudiant a suivi à l’Université du Luxembourg les cours du programme de Bachelor concerné,
correspondants aux 60 derniers ECTS, et qu’il les a validés.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Pour un étudiant qui a validé à l’Université du Luxembourg ou dans une institution d’enseignement supérieure
reconnue, l’ensemble des ECTS nécessaires pour obtenir un Master, l’Université du Luxembourg délivre le
diplôme de Master à condition que l’étudiant ait suivi à l’Université du Luxembourg les cours du programme de
Master concerné, correspondants à 60 ECTS au moins, dont les 30 derniers, et qu’il les a validés.

Art. IV.1.102. Conditions de délivrance de diplômes de Bachelor ou de Master à sceaux multiples. L’Université
du Luxembourg et des universités partenaires peuvent décider de la création de diplômes de Bachelor et de
Master à sceaux multiples, dans la mesure où les formations correspondantes sont approuvées par les instances
de tutelles respectives des universités partenaires. En ce cas, le diplôme remis aux étudiants concernés est un
unique document comportant les sceaux des institutions partenaires.

Une condition nécessaire pour que l’Université du Luxembourg puisse délivrer un diplôme de Bachelor ou de
Master à sceaux multiples est que l’étudiant a validé l’ensemble des ECTS nécessaires pour l’obtention dudit
diplôme.

L’Université du Luxembourg peut co-délivrer un diplôme de Bachelor à sceaux multiples avec les Universités
partenaires, dans la mesure où l’étudiant a suivi à l’Université du Luxembourg les cours du programme de
Bachelor concerné, correspondants à 60 ECTS au moins, et qu’il les a validés.

L’Université du Luxembourg peut co-délivrer un diplôme de Master à sceaux multiples avec les Universités
partenaires, dans la mesure où l’étudiant a suivi à l’Université du Luxembourg les cours du programme de Master
concerné, correspondants à 30 ECTS au moins, et qu’il les a validés.

Section 2. Conditions de délivrance d’un certificat

Art. IV.1.201. Une formation délivrée à l’Université dans l’un des trois niveaux d’études tels que spécifiés à l’Art.
6 (1) de la Loi peut conduire à l’attribution d’un certificat. Pour être éligible à l’attribution d’un tel certificat, la
formation doit remplir les critères suivants :
1. Représenter pour l’étudiant une charge de travail pouvant aller d’environ 250 heures à environ 2400
heures ou, si la formation donne lieu à l’attribution d’ECTS, à une charge de travail pour l’étudiant
pouvant aller de 10 ECTS à 80 ECTS ;
2. L’obtention du certificat est tributaire d’une évaluation positive ;
3. La direction de la formation est assurée par un membre du corps académique des enseignants-
chercheurs. Il peut toutefois être fait exception à cette clause lorsque la formation est organisée en
partenariat avec une structure externe à l’université dans le cadre d’une convention spécifique.

Chapitre 2. Modalités d’évaluation et validation des ECTS

Art. IV.2.101.

1. Les ECTS des formations dispensées à l’Université du Luxembourg sont décrits sous forme de nombres
entiers.
2. Un cours se voit attribuer un nombre fixe d’ECTS.
3. Les notes attribuées pour l’évaluation des cours et des modules sont des nombres compris entre 0 et
20, et arrondis à un chiffre après la virgule.
4. La moyenne pondérée des notes de tous les modules conduisant aux grades de Bachelor,
respectivement de Master, et conduisant à l’attribution d’une mention (cf. Art. 9 du Règlement Grand-
Ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade de bachelor et du grade de master de l’Université
du Luxembourg) est un nombre compris entre 0 et 20, et arrondi à un chiffre après la virgule.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

5. Les notes A, B, C, D, E (cf. Art. 10 du Règlement Grand-ducal du 22 mai 2006) sont interprétées selon le
« tableau de notation ECTS », qui est d’après le Guide d’utilisation ECTS, version 2015, un tableau
standardisé de la distribution statistique des notations pour chaque programme diplômant.
6. Pour certaines formations, les étudiants ont l'obligation de s'inscrire aux séances d'examens qu'ils
veulent suivre auprès des secrétariats des études compétents. A défaut d'inscription, l'étudiant peut ne
pas être admis à passer l’épreuve concernée lors de la session d’examens courante.
7. Les notes < 10 sont caduques, et l’étudiant doit obtenir une nouvelle évaluation de ces épreuves si le
module n’est pas validé. Les notes sont remises à 0 par défaut. Exemple : soit M un module composé
d’un cours A, d’un cours B et d’un cours C. Si un étudiant a eu 18/20 au cours A, 2/20 au cours B et 9/20
au cours C, et n’a pas validé le module M par le jeu des compensations, alors les notes du cours B et du
cours C sont remises à 0.
8. La note du cours et/ou du module est acquise et définitive si elle est supérieure ou égale à 10/20.
9. Un étudiant en première année de bachelor qui n’a pas validé 25 ECTS, au sens de l’art. 7 du Règlement
Grand-Ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade de bachelor et du grade de master de
l’Université du Luxembourg, est exclu du programme pour 2 semestres consécutifs, et conserve les ECTS
des cours ou modules acquis, ainsi que les notes correspondantes. Ainsi, un étudiant qui s’inscrit au 1er
semestre de 1ère année d’un Bachelor B (programme de 180 ECTS) en septembre de l’année X, qui n’a
pas validé 25 ECTS après les examens cumulés de février et de juin de l’année X+1, est exclu du Bachelor
B de l’année X. Il peut se réinscrire en 1er semestre de 1ère année du Bachelor B au plus tôt en
septembre de l’année X+2. La durée maximale, au sens de l’Art. 4 Règlement Grand-Ducal du 22 mai
2006 relatif à l’obtention du grade de bachelor et du grade de master de l’Université du Luxembourg,
tient compte de la période totale : dans l’exemple considéré, l’étudiant n’aura plus que 8 semestres, et
non pas 10, pour terminer son parcours.
Un étudiant qui a déjà été exclu une fois faute d’avoir validé les 25 ECTS requis et qui échoue une
seconde fois est définitivement exclu de la formation considérée.
10. Soit n le nombre d’ECTS validés à un étudiant à son entrée dans une formation. Le nombre s maximal
de semestres pour terminer la formation est égal à :
pour un Bachelor de 180 ECTS : s = 10 – (n/18)
pour un Bachelor de 240 ECTS : s = 12 – (n/20)
pour un Master de 120 ECTS : s = 6 – (n/20)
s est arrondi à l’entier supérieur.
11. La validation d’acquis dépassant 1/3 des ECTS prévus par le programme doit passer par le jury visé à
l’article 9 de la loi portant à la création de l’Université. Pour la validation d’acquis inférieure ou égale à
ce seuil, c’est le directeur des études qui en fait la proposition, après concertation avec les titulaires des
enseignements concernés. Cette proposition est à faire valider par le jury d’examen conformément à
l’article 12.1 du RGD du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade de bachelor et du grade de master.
La validation définitive des ECTS par le jury ou la commission doit donc avoir lieu au plus tard au 1 er jury
qui suit l’admission de l’étudiant.
12. Les étudiants désirant s’inscrire à deux programmes de formation simultanément sont tenus à
présenter une demande écrite au Vice-recteur académique qui, après concertation avec les Directeurs
d’études / Directeur de thèse concernés, décidera.
13. Présence obligatoire aux cours : lorsque la présence physique de l’étudiant aux cours est obligatoire
(par exemple dans les séances de TP en physique), alors cette assiduité constitue une condition
nécessaire pour se présenter aux examens. Si cette condition d’assiduité n’est pas remplie, aucune note
n’est attribuée à l’examen, et le module ne peut être évalué. Si le cours est constitué de deux ou
plusieurs composantes (p.ex. cours magistral & travaux dirigés) les notes issues de l’évaluation de la
partie que l’étudiant a suivie restent acquises.
14. Fraude : en cas de fraude ou tentative de fraude avérée (cf. Art.VII.2.107) lors d’un examen, alors
l’examen concerné, mais aussi tous les examens de la session d’examen où la fraude ou tentative de
fraude est constatée, ne font l’objet d’aucune évaluation, et les modules concernés ne sont pas évalués

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

lors de cette session d’examen. Dans le cas où la sanction disciplinaire appliquée à l’étudiant concerné
est l’avertissement, le blâme, ou l’exclusion avec sursis, alors l’étudiant est admis à représenter les
examens concernés lors de la prochaine session. Dans le cas où la sanction appliquée est l’exclusion
sans sursis pour une période maximum de cinq ans, l’étudiant est admis, à l’issue de sa période
d’exclusion de l’Université du Luxembourg, à se réinscrire dans la formation et à présenter les épreuves.
15. Les cas de fraude ou de non-assiduité aux cours où la présence est obligatoire , et les cas où l’étudiant
est absent à un examen sont les seuls cas où aucune note n’est attribuée aux cours/modules, et les
modules ne sont pas validés.
16. La validation des acquis professionnels se fait par l’attribution d’ECTS dans une formation, mais ne
donne pas lieu à l’attribution de notes pour ces modules. Pour un étudiant concerné, il est créé à cette
fin un module dit « Module de validation des acquis professionnels » auquel est affecté un nombre
d’ECTS tel que attribué par le jury visé à l’Art. 9 de la Loi du 12 août 2003 portant création de l’Université
du Luxembourg, et pouvant être > 30 ECTS à titre dérogatoire.
17. Dans le cas de l’annulation de la décision du jury suite à un recours déposé par l’étudiant, s’il est procédé
à un nouvel examen, la note obtenue à ce nouvel examen se substitue à la note attribuée auparavant
et ayant fait l’objet du recours, et le nombre de tentatives de l’étudiant pour cet examen n’est pas
affecté.
18. Il est créé un « Module externe », dans lequel est mis, sous couvert du Directeur des Etudes de la
formation, une note correspondant à la moyenne pondérée des notes obtenues par l’étudiant en
dehors de l’Université du Luxembourg, ainsi que les ECTS validés par l’étudiant en dehors de l’Université
du Luxembourg. Ce module externe comptabilise d’abord les ECTS validés, puis les notes. Ces notes
doivent être mises dans un système compatible avec celui de l’Université du Luxembourg (notes/20).
Ce module externe peut comporter un nombre d’ECTS > 30 à titre dérogatoire.
19. Dans tous les autres cas, il est recommandé, pour des raisons opérationnelles, qu’un module soit
composé de cours dont l’enseignement se déroule au sein d’un même semestre.
20. Les notes attribuées aux cours, modules et en vue de l’obtention d’une mention le cas échéant, se font
sur la base des évaluations effectivement notées.

Art. IV.2.102. Le compteur des semestres démarre dès la première inscription et se poursuit même dans le cas
d’une interruption d’études. En conséquence, la période d’interruption temporaire des études est également
prise en compte dans la durée maximale d’études. En complément aux dispositions de l’article 4 du Règlement
grand-ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade de bachelor et du grade de master de l’Université du
Luxembourg, le compteur des semestres est arrêté en cas de congé de maladie portant sur plus de 6 semaines,
en cas de congé de maternité ou d’accueil, ainsi que pour les congés spécifiques prévus par les lois et règlements
afférents (congé d’allaitement, congé parental, etc.) La période d’études maximale prévue du programme est
allongée de la durée de congé et ceci jusqu’à la fin du semestre alors en cours. Pour le troisième niveau d’étude,
en complément aux dispositions de l’article 1 du Règlement grand-ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du
grade de doctorat de l’Université du Luxembourg, le compteur de la durée des études est arrêté en cas de congé
de maladie portant sur plus de 6 semaines, en cas de congé de maternité ou d’accueil, ainsi que pour les congés
spécifiques prévus par les lois et règlements afférents (congé d’allaitement, congé parental, etc.) La période
d’études maximale prévue du programme est allongée de la durée du congé en question.

Chapitre 3. Conditions de validation de la mobilité des étudiants de Bachelor

Art. IV.3.101. Pour que l’étudiant inscrit initialement à l’Université du Luxembourg dans un Bachelor de 180 ECTS
(resp. 240 ECTS) puisse valider son parcours au 3e, 4e ou 5e semestre (resp. au 3e, 4e, 5e ou 6e semestre) dans une
autre université comme parcours de mobilité, au sens donné à l’art. 6 (1) de la Loi du 12 août 2003 portant
création de l’Université du Luxembourg, il doit s’inscrire dans l’autre université à des cours du programme de
Bachelor concerné portant sur au moins 30 ECTS.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

En outre, l’étudiant inscrit à l’autre université peut faire valoir son parcours de mobilité, au sens donné à l’art. 6
(1) de la Loi du 12 août 2003 portant création de l’Université du Luxembourg, s’il a obtenu :
 un diplôme sanctionnant au moins 4 semestres de formation universitaire en dehors du Luxembourg ;
ou bien
 au moins 25 ECTS dans une université en dehors du Luxembourg, validés par le jury tel que stipulé à
l’art. 9 de la Loi Chap. 8 du Titre IV.

Sous réserve que ces conditions soient satisfaites, l’Université du Luxembourg reconnaît à l’étudiant concerné
une période de mobilité équivalente à un semestre.

Art. IV.3.102. Dérogations. Une dérogation à l’obligation de mobilité des étudiants peut être accordée par le
doyen, sur avis du directeur des études, pour les étudiants :
 qui souffrent d’une maladie nécessitant un traitement spécifique et/ou qui se trouvent dans une
situation de handicap de nature à réduire sensiblement leur mobilité ;
 qui ont des obligations familiales qui les empêchent de s’absenter durant une période prolongée de
leur foyer familial ;
 issus d’un état tiers non-membre de l’Union Européenne s’ils peuvent attester d’un diplôme d’études
secondaires délivré dans un pays non membre de l’UE. Toutefois cette dérogation ne pourra pas être
accordée aux étudiants qui suivent une formation pour laquelle toute une promotion part en mobilité
un semestre donné.

Chapitre 4. Etudiants à temps partiel

Art. IV.4.101. Un étudiant a un statut soit d’étudiant à temps plein, soit d’étudiant à temps partiel, statut qui
peut évoluer au cours de ses études. L'étudiant ne peut changer qu'au plus deux fois de statut. Le cas échéant,
le statut obtenu lors de son second changement est le statut définitif jusqu'à la fin de son parcours dans le niveau
d'études.

Art. IV.4.102. Un étudiant dans le premier, deuxième ou troisième niveau d’études peut opter pour le statut
d'étudiant à temps partiel. L’étudiant doit faire mention de ce choix de statut au moment de son inscription ou
ré-inscription. Un statut est acquis pour le semestre en cours.

Art. IV.4.103. Le champ d'application du présent chapitre est toutefois limité dans les mesures suivantes :
 un étudiant dans le troisième niveau d’études ne bénéficiant d’aucun financement ne peut opter pour
le statut d’étudiant à temps partiel que sur avis favorable de son directeur de thèse ;
 sauf exception dûment motivée par le recteur, un chercheur en formation doctorale ayant un contrat
de travail à l’Université a systématiquement un statut à temps plein ;
 un étudiant, inscrit dans une formation du premier ou du deuxième niveau d'études spécifiquement
conçue sur un mode à temps partiel, ne peut opter pour le statut d'étudiant à temps partiel (et a donc
un statut d'étudiant à temps plein). Les règles stipulées dans les articles IV.4.105 et IV.4.106 sont
adaptées en conséquence pour les formations concernées.

Art. IV.4.104. Les droits d'inscription ne sont pas fonction du statut de l'étudiant. En outre, les conditions de
validation de la mobilité des étudiants de bachelor telles que spécifiées dans le Titre IV, Chapitre 3, restent en
vigueur. De plus, la mobilité n'implique pas un changement de statut. Enfin, si un étudiant à temps partiel d'une
formation de bachelor a un contrat de travail d'au moins 20 heures/semaine pendant les semestres où il est
susceptible d'effectuer son parcours de mobilité tel que spécifié au Titre IV, Chapitre 3, alors une dérogation à
l'obligation de mobilité peut lui être accordée par le doyen, sur avis du directeur des études.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. IV.4.105. Un étudiant à temps plein dans le premier ou le deuxième niveau au sens de l’art. 6 de la Loi
s’inscrit d’office à au moins 30 ECTS par semestre, ou au nombre d'ECTS restants pour l'obtention du diplôme
visé, si ceux-ci sont inférieurs strictement à 30 ECTS.
Un étudiant à temps partiel dans le premier ou le deuxième niveau d’études au sens de l’art. 6 de la Loi, s’inscrit
à au moins 15 ECTS par semestre, ou au nombre d'ECTS restants pour l'obtention du diplôme visé, si ceux-ci sont
inférieurs strictement à 15 ECTS. En outre, un étudiant à temps partiel dans le premier ou le deuxième niveau
s'inscrit à au plus 20 nouveaux ECTS par semestre.

Art. IV.4.106. La durée maximale des études est de :

 10 semestres effectifs pour un programme de Bachelor de 180 ECTS ;
 12 semestres effectifs pour un programme de Bachelor de 240 ECTS ;
 6 semestres effectifs pour un programme de Master de 120 ECTS ;
 4 semestres effectifs pour un programme de Master de 60 ECTS.

Art. IV.4.107. Une inscription en temps plein donne lieu à un décompte de 1 semestre effectif de la durée
maximale des études.

Une inscription en temps partiel donne lieu à un décompte de 0,5 semestre effectif de la durée maximale des
études sous condition que le nombre total des semestres d’inscriptions à temps partiel dans le programme soit
inférieur ou égal au seuil de :
 12 semestres pour un programme de Bachelor de 180 ECTS ;
 16 semestres pour un programme de Bachelor de 240 ECTS ;
 8 semestres pour un programme de Master de 120 ECTS ;
 4 semestres pour un programme de Master de 60 ECTS.
Au-delà de ce seuil, une inscription en temps partiel donne lieu à un décompte de 1 semestre effectif de la durée
maximale des études.

Une réinscription à temps plein n’est possible que si la durée restante est supérieure ou égale à 1 semestre
effectif. Une réinscription à temps partiel n’est possible que si la durée restante effective est supérieure ou égale
à 0,5 semestre effectif.

Art. IV.4.108. Un étudiant ne peut changer de statut dans un niveau d'études donné que si les conditions
suivantes sont simultanément satisfaites :
 l'étudiant n'a pas déjà changé deux fois de statut dans le niveau d'études;
 la durée différentielle telle que définie dans l'art. IV.4.106 est strictement positive.
A défaut, le dernier statut de l'étudiant est conservé.

Art. IV.4.109. L’étudiant doit avoir validé 25 crédits ECTS des deux premiers semestres de l’offre de la formation
de premier niveau dans laquelle il est inscrit. Cette condition doit être remplie dans une durée maximale de :
 deux semestres pour un étudiant uniquement inscrit à temps plein pour ces deux premiers semestres
de l’offre de formation ;
 quatre semestres pour un étudiant uniquement inscrit à temps partiel pour ces deux premiers
semestres de l’offre de formation ;
 trois semestres pour un étudiant inscrit à temps partiel pour un semestre, et à temps plein pour l’autre
semestre des deux premiers semestres de l’offre de formation.
A défaut, l’étudiant est exclu du programme pour une année.

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Chapitre 5. Accès en première année d’études universitaires

Art. IV.5.101. L’étudiant titulaire d’un diplôme de fin d’études secondaires classique luxembourgeois, ou d’un
diplôme de fin d’études secondaires technique luxembourgeois, ou de diplômes ou certificats étrangers
reconnus équivalents par le ministre ayant l’Education nationale dans ses attributions peut faire une demande
d’inscription dans tous les bachelors de l’Université.

Art. IV.5.102. L’étudiant titulaire d’un diplôme de technicien de l’enseignement secondaire technique
luxembourgeois ou de diplômes ou certificats étrangers reconnus équivalents par le ministre ayant l’Education
nationale dans ses attributions peut faire une demande d’inscription dans les bachelors de l’Université
correspondant à sa spécialité selon le système suivant, actualisé en fonction de l’évolution de l’offre de
formation de l’Université :
 Division administrative et commerciale : Bachelor en Gestion (Professionnel) ;
 Division électrotechnique : Bachelor en Ingénierie (Professionnel) ;
 Division du génie civil : Bachelor en Ingénierie (Professionnel) ;
 Division informatique : Bachelor en Informatique (Professionnel) ;
 Division mécanique : Bachelor en Ingénierie (Professionnel).
 Division équipement du bâtiment : Bachelor en Ingénierie (Professionnel).

Art. IV.5.102bis Ressortissants pays tiers. Les ressortissants de pays tiers seront admis à l’Université du
Luxembourg uniquement dans les formations académiques de bachelor, de master et de doctorat sous condition
d’obtention de l’autorisation de séjour « étudiant » auprès de la Direction de l’Immigration du Luxembourg.

Le statut d’étudiant à temps partiel n’est pas applicable pour les étudiants ressortissants de pays tiers, compte
tenu des spécificités de leur titre de séjour. De ce fait, ils n’ont pas accès aux formations à temps partiel
(formations professionnelles et continues, masters).

(1) L’admission à l’Université ne préjuge pas de l’obtention du titre de séjour. Dans tous les cas, le ressortissant
de pays tiers doit remplir les conditions de l’article 56 de la loi modifiée du 29 août 2008 sur la libre circulation
des personnes et l’immigration pour que l’autorisation de séjour soit octroyée. L’étudiant doit remettre au SEVE
copie de la décision du Ministre ayant dans ses attributions l’immigration et l’asile, portant sur l’octroi de
l’autorisation de séjour « étudiant ».

(2) L’étudiant se conforme à la loi de l’immigration et doit, dès son arrivée sur le territoire luxembourgeois,
remplir toutes les formalités afin d’obtenir son titre de séjour pour l’année académique concernée.
Le titre de séjour « étudiant » est un titre de séjour provisoire dont l'octroi et le renouvellement relève de la
compétence exclusive du Ministre ayant dans ses attributions l’immigration et l’asile. Les décisions
administratives au niveau de l’Université du Luxembourg sont de la compétence exclusive du recteur.

(3) La réinscription au semestre suivant est soumise à la présentation d’un titre de séjour valable pour l’année
en cours.

(4) Le rejet de l’autorisation de séjour implique une radiation d’office de l’admission et de l'inscription de
l’étudiant ressortissant de pays tiers.

(5) Une fois admis à l’Université, le ressortissant de pays tiers ne pourra changer de programme de formation
qu’avec une dérogation expresse du vice-recteur académique. A cette fin, il doit soumettre une demande auprès
du vice-recteur académique motivant les raisons de son changement. Une telle dérogation sera accordée une
seule fois.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

(6) Les ressortissants de pays tiers qui n’ont pas de titre de séjour permanent octroyé par le Grand-Duché de
Luxembourg ne pourront pas s’inscrire dans une formation continue.

Art. IV.5.103. Examen d’admission universitaire. L’examen d’admission visé à l’article 12(2) de la loi est organisé
par le vice-recteur académique une fois par an au cours du semestre d’été. Il comporte des éléments portant
sur les compétences nécessaires pour pouvoir suivre les programmes visés. L’Université publie les conditions de
fonctionnement des examens.

Afin d’être en situation d’obtenir le titre de séjour qui sera nécessaire à leurs études à l’UL, les étudiants
ressortissants de pays tiers doivent être déjà détenteurs de leur diplôme permettant l’accès à la formation visée
au moment de leur demande d’admission.

Chapitre 6. Inscriptions successives dans le premier niveau

Art. IV.6.101. L’étudiant
 s’étant déjà inscrit à deux formations distinctes du premier niveau d’études,
 s’étant vu exclure de chacune de ces formations en vertu de la clause concernant les 25 crédits ECTS
telle que stipulée dans l’art. 7 du RGD du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade de bachelor et du
grade de master de l’Université du Luxembourg,
 et souhaitant s’inscrire à une nouvelle formation du même niveau d’études,
s’acquitte du montant des droits d’inscription de cette nouvelle formation, augmenté de frais
administratifs d’un montant égal à neuf fois le montant de ces mêmes droits d’inscription, et ce une
seule fois lors de sa réinscription dans la formation. Par conséquent, le candidat paiera dix fois les frais
normaux d’inscription.

Chapitre 7. Modalités d’inscriptions d’étudiants pour certaines filières

Art. IV.7.101. Pour certaines filières et sur décision du recteur, le directeur des études instaure un comité. Ce
comité, placé sous l’autorité du doyen de la Faculté, est chargé de l’examen et de l’évaluation des dossiers des
candidats, qui peut comprendre une épreuve. Le comité peut procéder à un entretien avec les candidats dont
les dossiers ont été ainsi sélectionnés, et pour lesquels le comité a besoin d’un complément d’information. Ce
comité émet les recommandations de sélection des candidats au directeur des études.

Chapitre 8. Méthodologie de validation des acquis professionnels

Art. IV.8.101. Les demandes de validation des acquis professionnels ou acquis d’expérience, ou des études
supérieures déjà accomplies, sont déposées dans le but unique d’accéder aux études à l’Université du
Luxembourg. Une suite favorable donnée à une telle demande ne donne en aucun lieu à l’attribution du diplôme
spécifié à l’Art. 12 (1) ou (3) de la Loi.

Art. IV.8.102. Les demandes de validation des acquis professionnels ou acquis d’expérience, ou des études
supérieures déjà accomplies sont à introduire auprès du doyen au cours de l’année académique :
 avant le 1er décembre pour une admission éventuelle au semestre d’été ;
 avant le 1er mai pour une admission éventuelle au semestre d’hiver.

Art. IV.8.103. La demande consiste en un dossier comportant les éléments suivants :

- une lettre de motivation avec spécification de la formation pour laquelle la validation est demandée,
- un CV détaillé,
- les attestations des formations suivies,

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

- les diplômes obtenus, et en cas d’études supérieures accomplies à l’étranger avec l’attestation de
reconnaissance éventuelle,
- les certificats des activités de formation continue,
- les attestations d’activités et d’expériences professionnelles (durée, type, emplois, certificat de
l’employeur, etc.).

Art. IV.8.104. Conformément à l’art. 9 de la Loi, la demande est examinée par un jury dont les membres sont
désignés par le recteur, sur proposition du doyen de la Faculté concernée.

Art. IV.8.105. Le jury procède :

- à l’analyse du dossier,
- à un entretien avec le demandeur,
- le cas échéant à l’organisation et l’évaluation d’une mise en situation professionnelle.
Dans le cas où la demande de validation est motivée par l’accès à des études sanctionnées par un diplôme de
Bachelor ou de Master, le jury veillera à ce que la demande permette à l’étudiant de répondre aux critères de
délivrance d’un tel diplôme par l’Université du Luxembourg, tels que spécifiés dans l’Art. IV.1.101. Si cette
demande est motivée par l’accès à des études sanctionnées par un diplôme de Bachelor, le jury veillera à vérifier
la compatibilité du parcours de l’étudiant avec l’obligation de mobilité, telle que spécifiée dans le chapitre 3 du
Titre IV.

Le jury motive sa décision sur base de l’ensemble des informations obtenues dans un rapport écrit, et le transmet
au doyen.

Le doyen informe par écrit la personne ayant introduit la demande et le SEVE de la décision du jury. En cas de
décision positive, le SEVE contacte alors l’intéressé et procède à son inscription.

Chapitre 9. (supprimé)

Chapitre 10. Formation doctorale

Section 1. Composition du Comité d’Encadrement de Thèse (CET)

Art. IV.10.101 Le CET est composé de 3 membres : le directeur de thèse, 1 membre UL, et 1 membre UL ou
externe.

En cas de cotutelle, ce nombre peut être porté à 4 : les 2 co-directeurs de thèse, 1 membre UL et 1 membre UL
ou externe.

La chronologie des rapports de CET, pour les étudiants à temps plein et à temps partiel, se trouve dans l’Annexe
IV.6.

Section 2. Etablissement de la cotutelle de thèse de doctorat.

Art. IV.10.201 La convention de cotutelle doit être signée par toutes les parties au plus tard 12 mois après la
date de la première inscription en doctorat.

La durée du doctorat est fixée dans la convention de cotutelle sans pouvoir excéder le maximum des durées
permises dans chacune des Universités contractantes.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Pour le calcul de la durée des études de doctorat en cas de cotutelle, sont pris en compte les semestres à compter
de la 1re inscription au 3e niveau, que cela soit à l’UL ou dans l’université contractante.

Section 3. Procédure de soutenance de doctorat

Procédure de soutenance de doctorat à l’Université du Luxembourg

Art. IV.10.301. Avant la soutenance

 La thèse est rédigée dans une des langues suivantes : allemand, anglais, français, avec un résumé
obligatoire en anglais. Si le sujet le justifie, la thèse peut être rédigée en luxembourgeois ou, sur
autorisation du recteur, dans une autre langue.
 Le candidat présente son manuscrit au comité d’encadrement de thèse (CET). Celui-ci transmet dans les
huit semaines son avis avec l’approbation du doyen de la Faculté et une version électronique de la thèse
au Bureau des Etudes Doctorales (BED).
En cas d’avis négatif, le candidat est invité à retravailler la thèse et le directeur de thèse de l’UL informe
le BED du délai supplémentaire accordé sans que celui-ci ne puisse engendrer un dépassement du
temps maximum imparti à la réalisation de la thèse.
 Le BED vérifie que le dossier de l’étudiant est en ordre sur le plan administratif. Si tel est le cas, le BED
transmet l’avis du CET au recteur.
 A réception de cet avis, si le recteur autorise la soutenance, il informe les membres du jury nommés
selon les dispositions du Règlement grand-ducal du 22 mai 2006, le doyen, le doctorant et le BED de sa
décision. Il nomme également parmi les membres du jury, le président qui est un membre du corps
académique des enseignants-chercheurs de l’UL. Le recteur envoie l’invitation à participer à la
soutenance, en précisant le cas échéant si la thèse est couverte par un accord de confidentialité et si la
soutenance aura lieu à huis clos.
 Les deux étapes précédentes (vérification par le BED, et information par le recteur) se font dans un délai
de 4 semaines.
 Le BED attribue un numéro de thèse au doctorant et la page de garde de l’UL.
 Le doctorant avec l’aide du secrétariat de son unité de recherche transmet un exemplaire physique
(papier) et/ou électronique de son manuscrit comportant cette page de garde à chaque membre du
jury un mois avant la soutenance.
 La soutenance a lieu au plus tard dix semaines après la nomination du jury par le recteur.
 Il est procédé à une annonce publique de la soutenance par les moyens usuels.
 Le représentant désigné du BED communique au Président du jury les documents administratifs
nécessaires pour la soutenance de thèse.

Art. IV.10.302. Soutenance

 Le jury ne peut statuer que s’il réunit au moins quatre de ses membres. La présence des membres du
jury est obligatoire et ne peut se faire à distance via des moyens techniques tels que vidéo-conférence.
 Si strictement moins que quatre membres du Jury sont présents 60 minutes après l’heure de la
soutenance programmée, la soutenance est annulée et reportée à une autre date. Ce fait est signalé
sur le procès-verbal de soutenance par le Président du Jury, son suppléant ou, à défaut, tout membre
du jury présent. La nouvelle date de soutenance est proposée par le CET, sans pouvoir excéder le
maximum de la durée permise par le Règlement grand-ducal du 22 mai 2006.
 Sinon, le Président du Jury déclare la soutenance de thèse ouverte. Cette soutenance se déroule en
deux temps : un exposé du candidat, suivi d’une séance d’observations et de questions du jury. Dans le
cas d’une thèse couverte par un accord de confidentialité, la soutenance peut avoir lieu à huis clos.
A l’issue de l’exposé du candidat, le Président du Jury invite alors les membres du Jury à faire les
observations et à poser au candidat toutes les questions qui leur sembleront utiles.

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Art. IV.10.303. Délibération du Jury, élaboration du procès-verbal de soutenance et préparation du rapport de

thèse synthétique

 Après la soutenance, le Président du jury invite les membres du jury, hormis les experts à voix
consultative, à se retirer à huis-clos délibérer et rédiger le procès-verbal de soutenance ainsi que le
rapport de thèse synthétique et déterminer une appréciation de l’ensemble de la thèse et de la
soutenance. Le Président du jury conduit les débats du jury afin de parvenir à une conclusion
consensuelle. Cette conclusion doit porter tant sur le manuscrit produit par le candidat que sur la
prestation lors de la soutenance. Cette conclusion doit justifier la décision prise par le jury d’admettre
ou non le candidat au grade de docteur de l’Université du Luxembourg et la mention qui lui est
décernée, ainsi que les conditions de reproduction de la thèse.
 Pour déterminer l’appréciation finale de la thèse et de sa soutenance, le jury peut avoir recours à la
procédure décrite dans l’annexe.
 Le Président du jury remplit le procès-verbal de soutenance de thèse en conformité avec la décision du
jury, qu’il fait signer aux membres du jury séance tenante.
 Le rapport de thèse synthétique contient la conclusion des débats du jury. Il est élaboré par le Président
du jury et cosigné par tous les membres du jury présents à la soutenance puis remis dans les 30 jours
suivants la date de la soutenance.
 Le Président du jury invite le jury à rejoindre le candidat pour la communication du résultat.

Art. IV.10.304. Communication du résultat au candidat et au BED, diffusion de la thèse, émission du diplôme de
doctorat

 Le Président du Jury informe le candidat de la décision du jury ainsi que, le cas échéant, des demandes
de modification de la thèse.
 Le Président du Jury transmet au représentant du BED le procès-verbal original de soutenance de thèse,
et, dans les trente jours suivants la date de la soutenance, le rapport de thèse synthétique original,
cosigné par tous les membres du jury présents à la soutenance (hormis les experts à voix consultative),
et le cas échéant les demandes de modifications de la thèse.
 Le BED procède à la diffusion par les moyens usuels du résultat et aux démarches administratives
nécessaires.
 Le cas échéant, le candidat procède aux corrections du manuscrit demandées par le jury, et transmet
le manuscrit ainsi corrigé au Président du Jury.
 Le Président du Jury s’assure que les modifications apportées répondent aux demandes formulées par
le jury et délivre l’autorisation de reproduction. Après avoir obtenu l’autorisation de reproduction, le
doctorant remet au BED, dans les trois mois après la soutenance, trois copies papier reliées de son
manuscrit définitif, une version électronique au format PDF comprenant en particulier la page de garde
du manuscrit définitif, et l’accord ou le refus de diffusion de la thèse. Le candidat devra enregistrer les
indications bibliographiques de sa thèse sur le serveur ORBilu.
 A réception de ces documents, et vérification de la création de l’URL permanente selon le modèle de
http://hdl.handle.net/12345/12345 sur ORBilu, le BED émet le diplôme de docteur et procède au dépôt
légal de la thèse. Le candidat, le directeur de thèse, le doyen de la faculté concernée ou tout membre
du rectorat pourra obtenir copie de ces documents auprès du BED.
 Le diplôme mentionne la spécialité ou discipline parmi celles figurant dans l'art. 4 de la Loi, en intégrant
de surcroit l'histoire, la géographie, la philosophie, la psychologie, les sciences politiques et la
sociologie, considérées comme faisant partie des sciences humaines, et l’architecture comme faisant
partie des disciplines artistiques.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Procédure de soutenance de doctorat à l’Université partenaire

Art. IV.10.305. Conformément à l’Art. 11 du Règlement grand-ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade
de doctorat de l’Université du Luxembourg « les principes régissant la constitution du jury et la désignation de
son président sont précisés dans la convention. (…) Le nombre des membres du jury ne peut excéder six ».

Dans le cas où la convention de cotutelle ne préciserait pas tout ou partie de la procédure à suivre, la procédure
correspondante de l’Université où la soutenance a lieu s’applique sans aller à l’encontre des dispositions de la
convention de cotutelle. Si la soutenance de thèse se déroule à l’Université partenaire, une demande officielle
d’autorisation de soutenance via le rapport de CET sera à confirmer par le recteur de l’Université du Luxembourg.
Dans ce cas, le recteur informe uniquement les deux directeurs de thèse de sa décision.

Le Président du jury veille à ce que le procès-verbal de soutenance de thèse en conformité avec la décision du
jury et signé par ses membres soit transmis au BED de l’UL endéans les 30 jours suivants la date de la soutenance.

Chapitre 11. Auditeurs libres

Art. IV.11.101. L’auditeur libre assiste à des cours sans pour autant pouvoir se présenter aux examens et/ou
prétendre à une validation d’ECTS. L’auditeur libre doit s’inscrire en ligne et déposer son dossier de candidature
au SEVE. L’acceptation est soumise à la décision de la faculté. Des frais administratifs de 50 EUR par semestre
seront facturés à l’auditeur libre au moment de son inscription. Il recevra une carte portant la mention « auditeur
libre ». Pour le cas particulier des Auditeurs libres « junior » (lycéens préparant les olympiades en
mathématiques), les frais semestriels sont de 30€.

Titre V : Projets de recherche

Chapitre 1. Dispositions générales
Art. V.1.101. Les projets de recherche sont financés de deux manières :
 dans le cadre d’un partenariat avec des organismes, institutions, entreprises ou autres tiers ;
 par des moyens internes à l’Université.

Art. V.1.102. Les projets de recherche doivent être autorisés par le rectorat.

Chapitre 2. (supprimé)
Chapitre 3. Projets de recherche faisant l’objet d’une convention avec des tiers
Art. V.3.101. Les projets de recherche en partenariat avec des tiers, font l’objet de conventions entre l’Université
et les partenaires, qui fixent en particulier les modalités d’exécution des projets concernés.

Chapitre 4. Projets de recherche internes à l’Université

Art. V.4.101. Le projet de recherche interne à l’Université est placé sous la responsabilité d’un chef de projet,
qui est un enseignant-chercheur autorisé à diriger des projets de recherche, ou qui a une délégation pour le
faire.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. V.4.102. Le rectorat procède au moins une fois par an à un appel à proposition et/ou un appel à reconduction
des projets de recherche auprès des enseignants-chercheurs autorisés à diriger des projets de recherche.

Art. V.4.103. La proposition de projet de recherche est introduite sur base des dispositions en vigueur. Cette
proposition de projet est soumise au rectorat sous couvert du doyen ou du directeur de centre interdisciplinaire.

Art. V.4.104. Pour chaque proposition de projet, le rectorat fait appel à au moins un évaluateur externe à
l’Université, qui lui rend un avis sur l’opportunité du projet, et l’adéquation des moyens demandés pour le mener
à bien. Le rectorat décide de l’autorisation du projet de recherche, après avis du doyen ou du directeur du centre
interdisciplinaire.

Art. V.4.105. Le chef de projet produit un rapport intermédiaire après 18 mois d’activités. Il indique dans ce
rapport sa demande de poursuite ou d’arrêt du projet, et donne des indications sur l’actualisation des besoins
budgétaires et des délais nécessaires. Le rectorat décide de la poursuite du projet de recherche et, le cas échéant,
de ses conditions.

Art. V.4.106. Le chef de projet produit un rapport de fin de projet, comportant les informations concernant les
activités scientifiques menées au cours du projet, ainsi qu’un décompte budgétaire. Ce rapport final est soumis
au rectorat et au doyen ou directeur de centre interdisciplinaire concerné.

Art. V.4.107. Le rectorat peut faire appel à un évaluateur externe du rapport final, qui lui rend un avis sur les
résultats obtenus.

Titre VI : Droits de propriété intellectuelle et Politique de

Valorisation
Chapitre 1. Titularité des droits de la propriété intellectuelle
Loi du 20 juillet 1992 portant modification du régime des brevets d'invention, telle que modifiée :
Art. 13. Inventeur salarié
1. Si l'inventeur est un salarié, le droit au brevet, à défaut de stipulation contractuelle plus
favorable au salarié, est défini selon les dispositions ci-après.
L’invention appartient à l’employeur lorsqu’elle est faite par le salarié dans l’exécution, soit
d’un contrat de travail comportant une mission inventive qui correspond à ses fonctions
effectives, soit d’études ou de recherches qui lui sont explicitement confiées.
il en va de même lorsque l’invention est faite par un salarié soit dans le cours de l’exécution de
ses fonctions, soit dans le domaine des activités de l’entreprise, soit par la connaissance ou
l’utilisation de techniques ou de moyens spécifiques à l’entreprise ou de données procurées par
elle.

Loi du 18 avril 2001 sur les droits d’auteur, les droits voisins et les bases de données, telle que modifiée :
Art. 6.
Est dite « œuvre dirigée », l'œuvre créée par plusieurs auteurs à l'initiative et sous la direction
d'une personne physique ou morale qui l'édite ou la produit et la divulgue sous son nom, et
dans laquelle la contribution des auteurs participant à son élaboration est conçue pour
s'intégrer dans cet ensemble.
Sauf disposition contractuelle contraire, la personne physique ou morale sous le nom de
laquelle l'œuvre dirigée a été́ divulguée est investie à titre originaire des droits patrimoniaux et
moraux d'auteur sur l'œuvre.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. 32
2. Lorsqu'un programme d'ordinateur est créé par un employé dans l'exercice de ses fonctions
ou d'après les instructions de son employeur, seul l'employeur est habilité à exercer tous les
droits patrimoniaux afférents au programme d'ordinateur ainsi créé, sauf dispositions
contractuelles contraires.
Art. 67
2. Est producteur de base de données la personne physique ou morale qui prend l'initiative et
assume à titre principal le risque d'effectuer les investissements nécessaires à la création d'une
base de données.

Art. VI.1.101. L’Université adopte les principes suivants pour ses salariés ayant un contrat de travail avec elle :

 Une invention appartient à l’Université lorsqu’elle est faite par le salarié dans l’exécution, soit d’un
contrat de travail comportant une mission inventive qui correspond à ses fonctions effectives, soit
d’études ou de recherches qui lui sont explicitement confiées.
Il en va de même lorsque l’invention est faite par un salarié soit dans le cours de l’exécution de ses
fonctions, soit dans le domaine des activités de l’Université, soit par la connaissance ou l’utilisation de
techniques ou de moyens spécifiques à l’Université ou de données procurées par elle.
 Lorsqu'un programme d'ordinateur est créé́ par un salarié dans l'exercice de ses fonctions ou d'après
les instructions de son employeur, seul l'employeur est habilité à exercer tous les droits patrimoniaux
afférents au programme d'ordinateur ainsi créé, sauf dispositions contractuelles contraires.
 Est producteur d’une base de données l’Université dans la mesure qu’elle prend l'initiative et assume à
titre principal le risque d'effectuer les investissements nécessaires à la création de la base de données.
 Conformément à l’article 32, alinéa 2, de la loi du 18 avril 2001 sur les droits d’auteur, les droits voisins
et les bases de données, telle que modifiée, les œuvres artistiques et littéraires protégées par le droit
d’auteur (telles que les publications scientifiques, les livres, les ouvres d’art, etc.) appartiennent à leurs
auteurs.
 Par contre, la loi du 18 avril 2001, telle que modifiée, prévoit que pour les travaux effectués dans le
cadre d’un contrat mandatant l’Université par une tierce partie (« œuvres commandés ») l’Université
est investie à titre originaire des droits patrimoniaux et moraux d'auteur sur l'œuvre et est libre de
transférer les droits économiques à la tierce partie l’ayant mandatée.

Art. VI.1.102. L’Université adopte les principes suivants pour ses étudiants et, le cas échéant, les stagiaires
n’ayant pas un contrat de travail avec elle :
 L’étudiant ou stagiaire a le devoir de céder au profit de l’Université ses droits à la propriété intellectuelle
créée en collaboration avec des employés de l’Université. En revanche, l’étudiant ou stagiaire se voit
assimilé aux droits à une rémunération telle que prévue pour les employés de l’Université dans sa
Politique de Propriété Intellectuelle.
L’unité de recherche, qui envisage impliquer dans des projets de recherche un étudiant ou stagiaire qui n’est pas
employé de l’Université, assure que l’étudiant ou stagiaire concerné signe une déclaration préalablement.

Chapitre 2. Politique de Valorisation

Annex II of Commission Recommendation C(2008) 1329 of 10.4.2008 on the management of intellectual
property in knowledge transfer activities and the Code of Practice for universities and other public
research institutions

Loi du 12 août 2003 portant création de l’Université du Luxembourg

o Art. 22. Compétences du Rectorat et du Recteur
(1) Outre la gestion journalière, le rectorat exerce les attributions suivantes:
m) […] il assure la gestion du patrimoine de l’Université.́

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Art. VI.2.101. Afin de définir une politique cohérente et structurée de valorisation des résultats de recherche,
l’Université adopte les principes suivants:

 l’Université développe une culture favorable à la valorisation des résultats de recherche;

 l’Université met en œuvre les moyens adéquats pour la valorisation des résultats de recherche à travers
les coopérations avec le secteur privé, la protection systématique des droits de propriété intellectuelle,
la cession de licences sur ces droits, et la création spin-off.

Art. VI.2.102. Conformément à l’article 22(m) de la Loi, le rectorat assure la gestion du patrimoine de
l’Université, ce qui comporte le patrimoine immatériel tel que la propriété intellectuelle en forme de p.ex. des
brevets, des marques, des dessins, des logos, des noms de domaines, des logiciels et des droits d’auteurs.

Le rectorat peut déléguer la gestion des droits de propriété intellectuelle et de leur valorisation.

Le rectorat établit et publie une politique cohérente sur la propriété intellectuelle et la valorisation des résultats
de recherche pour l’ensemble de l’Université sous la forme d’un ou plusieurs documents («
Guiding principles for the valorisation of research results and intellectual property rights »).

Art. VI.2.103. Le rectorat établit annuellement un état des lieux sur le statut et le développement du portefeuille
de propriété intellectuelle que détient l’Université, et sur l’exploitation et la valorisation des résultats de
recherche.

Titre VII : Des étudiants de l’Université

Chapitre 1. Charte des droits et devoirs de l’étudiant
Art. VII.1.101. Le droit d'être traité équitablement, sans discrimination par rapport à son âge, son handicap, son
origine ethnique, son sexe, son état civil et sa nationalité, appartient à tous les membres de l’Université qui se
doivent mutuellement respect et courtoisie. Ils doivent contribuer à promouvoir un climat de confiance,
d'impartialité et d'équité, et veiller ensemble au respect des principes d'honnêteté et d'intégrité régissant le
monde universitaire.

Art. VII.1.102. L'étudiant a le droit :

 à une correction anonyme de ses copies d’examen écrites ;
 à une organisation performante des examens limitant au mieux le risque de fraudes ;
 de recevoir, dès son inscription, des informations précises et actualisées sur l’Université, ses
programmes et ses services;
 d’être informé, dans la mesure du possible par écrit, pour chaque module,
a) des objectifs et des contenus ;
b) des prérequis pour s’y inscrire ;
c) des modalités d’organisation des cours sous la forme d’enseignements magistraux, de séminaires,
travaux tutorés, travaux dirigés ou travaux pratiques, travaux de recherche, visites et stages, activités
individuelles ou en groupe ;
d) des modalités de participation des étudiants;
e) de la répartition des différents cours dans le temps ;
f) des modalités d’évaluation ;
 à une évaluation équitable et objective de son travail, de ses examens et prestations;
 à ce que ses travaux et examens soient notés et corrigés dans des délais raisonnables;

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

 de consulter sa copie d'examen après que celle-ci ait été corrigée, et de prendre connaissance des
critères d’évaluation ;
 de contester des résultats d'évaluation des examens et prestations devant une instance mandatée à
cet effet, conformément aux procédures de l’Université ;
 de demander en toute confidentialité assistance aux membres du personnel de l’Université;
 de bénéficier, dans le respect des règles de déontologie sur l'utilisation des ressources informatiques
mises à sa disposition par l’Université, de la confidentialité de ses courriers électroniques et de ses
fichiers informatiques qui utilisent les infrastructures informatiques mises à disposition par l’Université
;
 de discuter, d'enquêter et de s'exprimer librement sur tous les sujets en relation avec les matières
enseignées, sans crainte de représailles sous réserve de respecter les règles fondamentales de
déontologie ;
 de créer et de rejoindre toute association promouvant les intérêts communs des étudiants ;
 à ce qu’il ne soit pas porté atteinte à sa dignité et à son honneur ;
 à la propriété intellectuelle créée par lui même en dehors de toute collaboration quelconque avec des
employés de l’Université (cf. Art. VI.1.103, dernier point).

Art. VII.1.103. L'étudiant a le devoir:

 de donner dès son inscription des informations aussi complètes, précises et actualisées que possible;
l'étudiant ayant des besoins spécifiques doit prévenir l'institution de son invalidité avant son inscription
afin que celle-ci puisse prendre toutes les dispositions nécessaires à son accueil;
 de s’informer sur les délais de réinscription, de se réinscrire selon ces délais et de valider son inscription
en réglant les frais d’inscription. L’étudiant de troisième niveau doit se réinscrire en continu pour la
durée des études ;
 de consulter sa messagerie étudiante régulièrement, l’adresse email étudiante étant le seul moyen de
communication officiel de l’université ;
 est tenu de fournir la preuve d’une couverture médicale couvrant tous les risques sur le territoire
luxembourgeois ; de même, lors d’un séjour à l’étranger, notamment en mobilité, il est de la
responsabilité de l’étudiant de s’assurer que sa couverture médicale couvre également les risques sur
le territoire de son séjour ; en cas de non-présentation de la preuve de couverture médicale dans les
délais impartis par le SEVE, l’inscription sera annulée ;
 d'agir en membre responsable de la communauté institutionnelle en adoptant une attitude responsable
et respectueuse envers le personnel et les autres étudiants et en se conformant aux règlements
internes de l’Université;
 de s'investir dans ses études et de respecter les règles d'assiduité ainsi que les modalités du contrôle
des connaissances de chaque module;
 de respecter le droit d’autrui d'exprimer librement ses points de vue et opinions et de ne pas empiéter
sur les droits des membres de l’Université ou des autres étudiants;
 de respecter les principes de déontologie sur l'utilisation des ressources informatiques mises à sa
disposition par l’Université ;
 de ne pas interrompre ou empêcher l'enseignement ou toute procédure administrative;
 de respecter le lieu de travail et les activités académiques des autres;
 de respecter les délais fixés pour la soumission des travaux;
 de ne pas avoir recours au plagiat, à la fraude ou à toute autre méthode inéquitable ;
 de se soumettre à un contrôle de son identité avant la distribution des questionnaires d’examen ;
 de présenter, en cas d’incapacité de participer aux examens pour raisons de santé, un certificat médical
afférent endéans les 3 jours ouvrables ;
 de respecter les engagements financiers qu'il a à l'égard de l'Université ;

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

 s’il est bénéficiaire d’une chambre universitaire dans le cadre d’un contrat de bail entre lui et
l’Université, de respecter scrupuleusement ses obligations résultant de ce contrat et du règlement
d’ordre intérieur de sa résidence ;
 de ne pas porter atteinte à la dignité et à l'honneur des personnes et de l'Université ; l’étudiant sera
attentif au respect du personnel qui travaille dans l'Université, des personnes qui collaborent avec
l'Université pour la réalisation de ses missions d'enseignement et des autres étudiants qui la
fréquentent ;
 de céder au profit de l’Université ses droits à la propriété intellectuelle créée en collaboration avec des
employés de l’Université, selon les conditions prévues dans l’Article VI.1.102.

Chapitre 2. Traitement des fraudes commises par les étudiants

Art. VII.2.101. Champ d’application
Les présentes règles s’appliquent à tout type de fraude ou de tentative de fraude, notamment : plagiat,
substitution de personnes, falsification d’émargement, communication avec d’autres personnes, utilisation de
documents et matériels non explicitement autorisés, etc. En particulier, est considéré comme plagiat, la
présentation d’un texte d’autrui comme étant de son propre génie, la copie d’extraits de textes, de tableaux,
d’images et de données sans citer ses sources, le résumé d’une idée d’autrui sans citer le nom de cette personne,
et, plus généralement, le fait de faire passer indûment pour siens des passages ou des idées tirées de l’œuvre
d’autrui, dans quelque langue que ce soit.

Art. VII.2.102. Conduite à tenir par le surveillant en cas de fraude

Lorsque le surveillant constate ou suspecte une fraude ou tentative de fraude, il devra :
 prendre toutes mesures nécessaires pour faire cesser la fraude sans interrompre la participation à
l’examen.
 saisir le ou les documents ou matériels permettant d’établir ultérieurement la réalité des faits.
 dresser un procès-verbal (rapport précis et détaillé) qu’il signe, et fait signer par le ou les auteur(s) de
la fraude. En cas de refus de ce dernier, mention en est indiquée sur le procès-verbal.
 porter la fraude à la connaissance du directeur des études et du doyen de la faculté concernée.
En tout état de cause, l’étudiant est autorisé à terminer l’épreuve concernée. Le surveillant isole la copie de
l’étudiant concerné.

Art. VII.2.103. Expulsion de la salle. En cas de substitution de personnes ou de troubles affectant le déroulement
de l’épreuve, l’expulsion de la salle de déroulement des épreuves peut être prononcée par le surveillant, ou par
tout professeur ou assistant-professeur de l’Université.

Art. VII.2.104. Conduite à tenir par le correcteur en cas de fraude. En cas de constatation d’une fraude lors de
la correction de l’épreuve, le correcteur devra :
 Terminer la correction de l’épreuve.
 Dresser un procès-verbal (rapport précis et détaillé) signé par lui-même.
 Porter la fraude à la connaissance du directeur des études et du doyen de la faculté concernée.

Art. VII.2.105. Conduite à tenir par le jury d’examen en cas de fraude. Dans l’hypothèse où le candidat n’est
pas exclu de la salle de déroulement des épreuves :
 L’évaluation de ses connaissances est opérée comme pour les autres candidats.
 Le jury délibère sur ses résultats dans les mêmes conditions que pour un autre candidat. Toutefois
aucun certificat de réussite ou de relevé de notes ne peut être délivré à l’étudiant avant que le jugement
n’ait été définitivement pris.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Art. VII.2.106. Instruction de la fraude. Le doyen est saisi de la fraude. Il reçoit le rapport détaillé des faits et les
pièces justificatives. Il peut transmettre copie de ce rapport à la personne mise en cause. Le doyen procède à
l’instruction de la fraude sur base des éléments fournis, et à l’audition du ou des surveillants, du correcteur, de
l’étudiant concerné. L’instruction de la fraude fait l’objet d’un rapport écrit du directeur des études au doyen.

Chapitre 3. Règlement disciplinaire et sanctions applicables aux étudiants

Art. VII.3.101. En cas de non-respect par les étudiants de leurs obligations, des sanctions disciplinaires peuvent
être prises et prononcées par le recteur ou le doyen sur délégation du recteur.

Art. VII.3.102. Les sanctions disciplinaires sont, par ordre croissant de sévérité :
a. l'avertissement, ayant pour objet de rappeler à l’ordre l’étudiant et d'attirer son attention sur la gravité
de son comportement ;
b. le blâme qui a pour objectif de réprouver officiellement les agissements de l'étudiant ;
c. l’interdiction de s’inscrire au semestre d’études suivant dans tout programme de formation ;
d. l’exclusion de l’établissement pour une durée maximum de cinq ans. Cette sanction peut être
prononcée avec sursis si l’exclusion n’excède pas deux ans.

Art. VII.3.103. Dans le cas où la sanction disciplinaire appliquée à l’étudiant concerné est l’avertissement, le
blâme, ou l’exclusion avec sursis, alors l’étudiant est admis à représenter les examens concernés lors de la
prochaine session où ces examens sont organisés.

Dans le cas où la sanction appliquée est l’exclusion sans sursis pour une période maximum de cinq ans, l’étudiant
est admis, à l’issue de sa période d’exclusion de l’Université du Luxembourg, à se réinscrire.

Art. VII.3.104. Les sanctions ne peuvent être prononcées qu'après que l'étudiant mis en cause ait eu l'occasion
d'être entendu par l’autorité ayant prononcé la sanction, ou de présenter par écrit ses moyens de défense.

Art. VII.3.105. Le recteur ou le doyen prend sa décision à l’égard de l’étudiant au plus tard un mois après avoir
été saisi du dossier, et la lui notifie par lettre recommandée avec accusé de réception, en lui indiquant les motifs
de la décision et la possibilité de faire appel de cette décision dans les 8 jours francs à compter de la date de
réception de ladite décision, conformément à la procédure décrite au chapitre 4 du Titre VII, outre les voies de
recours commun.

Art. VII.3.106. L’étudiant qui n’a pas réglé toutes les formalités d’inscription ou de réinscription va être
automatiquement coupé de tous les services offerts aux étudiants réguliers au moment de la première journée
de cours du semestre pour lequel il avait l’intention de s’inscrire ou de se réinscrire, et ce jusqu’à règlement des
formalités. Les diplômes ou certificats ne sont pas remis à l’étudiant n’ayant pas respecté ses obligations envers
l’Université (remboursement de livres empruntés à la bibliothèque et égarés, paiement du loyer des chambres,
etc.).

Chapitre 4. Cas spécifique des sanctions motivées par une fraude ou tentative
de fraude
Art. VII.4.101. Le recteur délègue au doyen la faculté de prononcer les sanctions a. et b. telle que visée à l’art.
VII.3.102 si elles sont motivées par une fraude ou tentative de fraude d’un étudiant.

Art. VII.4.102. Si le doyen et le directeur des études considèrent qu’il y a eu fraude ou tentative de fraude, et
qu’il convient d’édicter une sanction, ils portent à la connaissance de la personne mise en cause tous les

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éléments qui ont permis d’établir la fraude. Selon le cas tel que visé à l’art. VII.4.101, le doyen propose au recteur
les sanctions disciplinaires applicables ou l’informe de la sanction prononcée.

Art. VII.4.103. Dans le cas où la sanction disciplinaire est motivée par une fraude ou tentative de fraude,
l’examen concerné ne fait l’objet d’aucune évaluation, et le module concerné n’est pas évalué lors de cette
session d’examen.

Dans ce cas, le recteur peut de surcroit décider que, non seulement l’examen concerné, mais aussi l’ensemble
des examens de la session où la fraude ou tentative de fraude a été constatée, ne font l’objet d’aucune
évaluation, et les modules concernés ne sont pas évalués lors de cette session d’examen.

Chapitre 5. Contestations et modalités de recours

Art. VII.5.101. Tous les litiges doivent être traités si possible au sein des facultés.

Art. VII.5.102. Un étudiant contestant l’évaluation qu’il a obtenue s’adresse en première instance au directeur
des études de la formation concernée, en expliquant les motifs de sa contestation. Si le directeur des études est
directement concerné, ou si la contestation n’est pas réglée au niveau du directeur des études, l’étudiant
s’adresse au doyen.

Art. VII.5.103. Si la contestation ne peut être réglée au niveau de la Faculté et est maintenue, l’étudiant dépose
une réclamation écrite et motivée auprès du recteur, agissant en tant que président du conseil universitaire. Le
recteur saisit la commission des litiges de l’Université, et informe le doyen de la faculté concernée de cette
saisine. Dans les 10 jours suivants, le doyen transmet à la commission des litiges un dossier relatant la
chronologie des évènements, en spécifiant les tentatives de règlement de la contestation au niveau de la faculté,
et incluant tout document et élément qu’il estime utile de transmettre à la commission.

Art. VII.5.104. La commission des litiges de l’Université examine la réclamation. Elle peut auditionner toute
personne qu’elle souhaite susceptible d’éclairer la situation. Elle peut recourir à l’avis d’experts et charger une
personne de procéder à une évaluation supplémentaire. Elle informe le recteur de son avis sur la réclamation.

Art. VII.5.105. L’étudiant contestant une sanction qui lui a été infligée dans le cadre du chapitre 3 du Titre VII a
la possibilité de faire un appel de cette décision. L’appel doit être introduit par l’étudiant dans les 8 jours francs
de la notification de la décision à l'étudiant intéressé. L’appel est introduit auprès du recteur, agissant en tant
que Président du conseil universitaire. Le recteur saisit la commission des litiges pour traiter l’appel, laquelle
l’informe de ses conclusions.

Art. VII.5.106. Le recteur informe le conseil universitaire de l’avis rendu par la commission des litiges. Le conseil
universitaire statue sur la réclamation.

Cette décision motivée est transmise par le recteur à l’étudiant ayant fait la réclamation.

Chapitre 6. Matching funds pour les bourses

Art. VII.6.101. L’UL peut contribuer jusqu’à hauteur de 50 % au versement de bourses, dédiées notamment à la
mobilité des étudiants, sous réserve que le complément se fasse par des sources externes à l’Université,
provenant du secteur privé.

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Titre VIII : Du personnel de l’Université

Chapitre 1. Règles spécifiques relatives à la discipline propres à chaque

catégorie du personnel
Art. VIII.1.101. Le personnel de l’Université du Luxembourg est composé de différentes catégories ayant chacune
un régime juridique propre. Ces catégories sont :
 les salariés,
 les fonctionnaires de l’Etat,
 les employés de l’Etat,
 les ouvriers de l’Etat,

Art. VIII.1.102. Tout agissement fautif d’un membre du personnel pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires,
en conformité au régime qui lui est applicable.

Art. VIII.1.103. Le régime juridique des salariés relève du Code du Travail.

Art. VIII.1.104. Le régime du personnel de l’Université du Luxembourg ayant le statut de fonctionnaire de l’Etat
est fixé principalement par la « loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le statut des fonctionnaires de l´Etat ».

Art. VIII.1.105. En ce qui concerne les employés de l’Etat, leur régime est fixé principalement par la « loi modifiée
du 27 janvier 1972 fixant le régime des employés de l´Etat ». Dans le contexte de la discipline, il y a lieu de
distinguer entre deux catégories d’employés de l’Etat.

Les employés de l’Etat qui sont en service depuis moins de 10 ans, ou qui ont moins de 35 ans, ont un contrat
de travail ordinaire régi notamment par le Code du Travail.

Dans les autres cas, il y a lieu de se référer par conséquent aux dispositions applicables aux fonctionnaires de
l’Etat en ce qui concerne les mesures disciplinaires contenues dans la « loi modifiée du 16 avril 1979 fixant le
statut des fonctionnaires de l´Etat ».

Art. VIII.1.106. Le Contrat collectif des ouvriers de l’Etat signé en date du 14 décembre 2010 détermine le statut
applicable aux ouvriers de l’Etat.

Art. VIII.1.107. Les membres du corps académique des enseignants chercheurs relèvent de plus de l’Art. 35 (3)
de la Loi, laquelle détermine notamment la procédure disciplinaire qui leur est applicable, ainsi que par la charte
des droits et devoirs des enseignants-chercheurs de l’Université.

Chapitre 2. Contrats à durée déterminée (CDD) et à durée indéterminée (CDI)

Art. VIII.2.101. Le contrat des enseignants-chercheurs du corps académique (Art. 32 de la Loi) recrutés sur CDD
peut soit se terminer à l’issue du CDD, soit être prolongé, soit un CDI peut succéder au CDD.
Le doyen demande un rapport d’évaluation à l’enseignant-chercheur, un rapport de la part des directeurs des
études des formations où intervient l’enseignant-chercheur, et un rapport de la part du responsable de l’UR de
rattachement de l’enseignant-chercheur.
Le doyen transmet le rapport d’évaluation de l’enseignant-chercheur aux membres de la commission instaurée
à l’article 34 (1) de la Loi et leur demande un avis écrit.
Le doyen rédige sur base de l’ensemble de ces éléments son propre rapport et transmet l’ensemble des éléments
collectés au recteur au plus tard 14 mois dans le cas d’un professeur (respectivement 8 mois dans les autres cas)
avant la fin du CDD.

66
UL-ROI – Version du 08/07/2017

En outre, un avis final négatif ne peut être transmis au recteur par le doyen qu’après que la commission -
éventuellement en présence des directeurs des études et responsable de l’UR concernés et du doyen – aie pu
avoir un échange de vue et entendu l’enseignant-chercheur. Chaque rapport est confidentiel tout en étant
accessible à l’enseignant-chercheur sur sa demande.
Dans le cas d’un professeur, le Conseil de gouvernance décide, au vu de ces éléments, si le contrat se termine à
l’issue du CDD, si le CDD est prolongé, ou si un CDI succède au CDD. Le Recteur notifie à l’enseignant-chercheur
au plus tard 12 mois avant la fin du CDD dans le cas d’un professeur (respectivement 6 mois dans les autres cas),
si le contrat se termine à l’issue du CDD, si le CDD est prolongé, ou si un CDI succède au CDD.

Art. VIII.2.102. La pérennisation d’un employé à l’issue d’un CDD passe soit par la création d’un CDI, soit par
l’affectation à un poste CDI ouvert. Ces démarches sont sujettes à l’approbation par le rectorat.

Chapitre 3. Charte des droits et devoirs des enseignants-chercheurs de

l’Université
Art. VIII.3.101. Les enseignants-chercheurs jouissent de la liberté académique. Le droit d'être traité
équitablement, sans discrimination par rapport à son âge, son handicap, son origine ethnique, son sexe, son état
civil et sa nationalité, appartient à tous les membres de l’Université qui se doivent mutuellement respect et
courtoisie. Ils doivent contribuer à promouvoir un climat de confiance, d'impartialité et d'équité, et veiller
ensemble au respect des principes d'honnêteté et d'intégrité qui régissent le monde universitaire.

Art. VIII.3.102. L’enseignant-chercheur a le droit :

 à une évaluation équitable et objective de son travail et de ses prestations ;
 de demander en toute confidentialité assistance aux membres du personnel ;
 de bénéficier, dans le respect des règles de déontologie sur l'utilisation des ressources informatiques
mises à sa disposition par l’Université, et du règlement d’utilisation des moyens informatiques de
l’Université, de la confidentialité de ses courriers électroniques et de ses fichiers informatiques qui
utilisent les infrastructures informatiques mises à disposition par l’Université ;
 de discuter, d'enquêter et de s'exprimer librement sur tous les sujets en relation avec les matières
enseignées, sans crainte de représailles sous réserve de respecter les règles fondamentales de
déontologie ;
 au respect par l’Université de ses libertés et droits fondamentaux.

Art. VIII.3.103. L’enseignant-chercheur a le devoir :

 de donner dès son recrutement des informations aussi complètes, précises et actualisées que possible;
le membre du personnel de l’Université ayant des besoins spécifiques doit prévenir l'institution de son
invalidité au moment de son recrutement afin que celle-ci puisse prendre toutes les dispositions
nécessaires à son accueil;
 d'agir en membre responsable de la communauté institutionnelle en adoptant une attitude responsable
et respectueuse envers le personnel et les étudiants et en se conformant aux règlements internes de
l'institution;
 de respecter les règles de confidentialité ;
 de s'abstenir de tout acte et de toute manifestation publique d'opinion qui compromettraient
l'accomplissement de la mission de l'Université, attenteraient à son renom moral ou porteraient
atteinte à la dignité de leur fonction ;
 sauf motifs légitimes, de participer aux jurys, aux examens et aux réunions concernant leurs activités.
De même, ils acceptent les charges qui leur sont confiées, par voie d'élection ou de désignation, pour
le fonctionnement de l'Université ou des entités d'enseignement ou de recherche auxquelles ils se
rattachent ;

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

 de respecter le droit d’autrui d'exprimer librement ses points de vue et opinions et de ne pas empiéter
sur les droits des membres de l’Université ou des étudiants;
 de respecter les principes de déontologie sur l'utilisation des ressources informatiques mises à sa
disposition par l’Université ;
 de ne pas interrompre ou empêcher sans raisons l'enseignement ou toute procédure administrative;
 de respecter le lieu de travail et les activités professionnelles des autres;
 de ne pas avoir recours au plagiat, à la fraude ou à toute autre méthode inéquitable.
 de se conformer en tout point au code de conduite de l'Université et notamment aux règles relatives
aux conflits d'intérêts.
Le règlement d’ordre intérieur et ses annexes ne préjugent en rien de la liberté académique prévue à l’article 30
de la Loi.

Chapitre 4. Congé scientifique et séjour de courte durée

Article 36 de la Loi :
« (1) Un congé scientifique peut être accordé à un professeur occupé à tâche complète
pour chaque période de 7 années d’enseignement à l’Université. Ce congé scientifique
continu est de six mois avec maintien de l’intégralité de la rémunération de base ou de
douze mois avec une réduction de 50 % de la rémunération de base.

(2) Les professeurs ayant exercé les fonctions de recteur, de vice-recteur, de doyen et de
directeur de centres interdisciplinaires, peuvent bénéficier sur demande d’un congé
scientifique de même durée après avoir exercé ces fonctions respectives. Cette
disposition ne s’applique qu’aux congés prenant effet au cours des deux ans qui suivent
la cessation de ces fonctions.

(3) Le congé scientifique est accordé par le conseil de gouvernance sur proposition du
rectorat. »

Art. VIII.4.101. Le congé scientifique a pour but de permettre à l’ayant droit de mettre à jour ses connaissances,
de prendre part à des projets scientifiques spécifiques ou de préparer une conversion thématique.

Art. VIII.4.102. Le professeur remplissant la condition (1) de l’art. 36 de la Loi peut, sous réserve de faire la
demande de congé scientifique, sous réserve de la condition (3) de l’art. 36 de la Loi, et sous réserve d’être
encore en fonction en tant que professeur occupé à tâche complète au sein de l’Université pendant au moins 3
ans à l’issue du congé scientifique, bénéficier d’un congé scientifique exerçable à partir de la 7 e année d’une
période de 7 années ininterrompues d’enseignement à l’Université en tant que professeur à l’Université. Une
nouvelle période de 7 ans commence à l’issue du congé scientifique.

Art. VIII.4.103. Le professeur remplissant la condition (2) de l’art. 36 de la Loi peut, sous réserve de faire la
demande de congé scientifique, et de la condition (3) de l’art. 36 de la Loi, bénéficier d’un congé scientifique
exerçable à l’issue de son activité désignée dans la condition (2) de l’art. 36 de la Loi. Le conseil de gouvernance
décide lors du traitement de la demande si la rémunération de base retenue est celle de professeur ou celle
correspondant à la dernière fonction exercée. A partir de dix ans de mandats ininterrompus, un congé
scientifique de 12 mois avec maintien intégral de la rémunération de base peut être demandé.

Art. VIII.4.104. Le professeur remplissant la condition (1) ou (2) de l’art. 36 de la Loi, et souhaitant bénéficier
d’un congé scientifique, soumet sa demande au moins un an avant la date souhaitée de démarrage du congé
scientifique.
La demande est soumise au rectorat dans le cas (1), au recteur dans le cas (2) sauf si le professeur concerné est
le recteur lui-même, auquel cas il soumet sa demande au président du conseil de gouvernance.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

L’instance appropriée telle que définie ci-dessus examine les demandes et fait les propositions au conseil de
gouvernance, en tenant compte :
 d’un avis confidentiel du doyen dans le cas (1),
 des impératifs d’enseignement et de recherche au sein de l’Université,
 de la reconnaissance du travail effectué par le professeur, de son engagement au sein de l’Université,
 des objectifs envisagés du congé scientifique,
 et des possibilités budgétaires.
Une personne exerçant un mandat électif ne peut bénéficier de congé scientifique pendant la durée de ce
mandat.

Art. VIII.4.105. Les frais de voyage et de séjour de l’ayant droit ne sont pas à la charge de l’Université.

Art. VIII.4.106. Le professeur bénéficiant d’un congé scientifique peut l’exercer auprès de toute université,
centre de recherche, dans une entreprise ou dans une administration. Il peut béneficier d‘aides à la mobilité
dans le cadre des programmes afférents d’organismes tels que e.g. le FNR. Les règles d’autorisation pour les
activités accessoires restent en vigueur pendant la durée du congé scientifique. Une personne qui bénéficie d’un
congé spécial excédant 12 jours par an ne peut bénéficier d’un congé scientifique pendant son congé spécial. A
l’issue de son congé scientifique, le professeur rédige un rapport sur ses activités menées pendant le congé
scientifique, qui est transmis au Conseil de gouvernance sous couvert du Recteur.

Art. VIII.4.107. Un membre du corps académique peut se voir autorisé à effectuer un séjour, d’une durée
comprise entre un et trois mois, dans une autre université ou institution de recherche avec laquelle l’Université
du Luxembourg entretient des liens privilégiés. L’objet du séjour est d’y mener des activités de recherche, y
dispenser un cours, des séminaires ou une série de conférences. Une telle autorisation ne comporte aucune
décharge pour sa mission d’enseignement à l’Université du Luxembourg.

Une demande motivée contenant l’invitation de l’université ou de l’institution de recherche d’accueil est
adressée au doyen, qui apprécie si l’absence engendrée est susceptible de causer un préjudice aux activités
d’enseignement et de recherche au sein de la faculté. Le doyen transmet la demande ainsi que son avis au
recteur. La décision d’autorisation est prise par le recteur, le cas échéant après avoir demandé des avis
complémentaires.

Chapitre 5. Retraite, éméritat, professeur-visiteur et chercheur-visiteur,

professeur à titre honoraire, professeur affilié, professeur invité, activités
accessoires, senior-professor
Art. VIII.5.101. Retraite
Tout membre du personnel, au sens de l’art. 29 de la Loi, souhaitant faire valoir ses droits à la retraite, le signale
auprès du rectorat un an avant la date d’entrée effective en retraite.

Art. VIII.5.102. Éméritat

(1) Tout professeur, au sens de l’art. 32 de la Loi, en retraite de l’Université du Luxembourg se voit attribuer le
titre de professeur émérite de l’Université du Luxembourg par le conseil de gouvernance, sauf refus de celui-ci,
sur proposition du recteur. Le professeur dépose sa demande d’éméritat auprès du recteur en temps utile de
sorte à ce que les engagements qu’il prend à l’égard d’étudiants ou dans le cadre de projets de recherche ne
préjugent pas d’une décision favorable du conseil de gouvernance à cette demande. L’objet de l’éméritat est de
terminer des projets de recherche ou encadrements d’étudiants déjà engagés avant le départ à la retraite. Ce
titre ne confère aucun droit supplémentaire, si ce n’est celui de :

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

 dans les premières 5 années d’exercice de son éméritat, faire partie des comités d’encadrement de
thèse, et des jurys de thèse, au sens du RGD et compte alors dans les membres de l’UL au titre de l’art 6
du RGD relatif à l’obtention du grade de doctorat de l’Université,
 conserver ses droits d’accès à la bibliothèque, conserver une adresse électronique, utiliser le papier à
en-tête, et disposer d’une adresse postale à l’Université.
Le rectorat transmet la demande et émet un avis auprès du conseil de gouvernance sur la base de la demande
d’éméritat formulée par le professeur, d’un CV, et d’un avis du doyen de la faculté concernée.

(2) Le Conseil de gouvernance peut attribuer le titre de « recteur émérite » à un ancien recteur de l’Université
du Luxembourg qui a accompli au moins un mandat complet et qui est membre du personnel de l’Université du
Luxembourg au moment de son départ à la retraite.
La demande d’éméritat est effectuée dans l’année précédant le départ à la retraite, auprès du rectorat, qui la
transmet au Conseil de gouvernance.

Art. VIII.5.103. Professeur-visiteur et chercheur-visiteur

A sa demande, tout enseignant-chercheur ou chercheur affilié à une institution externe à l’Université, et
effectuant un séjour de recherche à l’Université d’une durée supérieure à un mois peut se voir attribué par le
recteur et pour la durée du séjour à l’Université le titre de
 professeur-visiteur s’il est professeur d’université ;
 chercheur-visiteur dans tous les autres cas.
Le doyen ou le directeur de centre interdisciplinaire introduit une demande dans ce sens auprès du recteur en
précisant la durée du séjour à l’Université et le titre proposé.

Art. VIII.5.104. Professeur à titre honoraire

(1) Le titre de professeur à titre honoraire peut être conféré à une personnalité pouvant se prévaloir d’un savoir
et d’une expérience exceptionnels que l’Université souhaite s’attacher.
(2) La proposition de nomination d’un professeur à titre honoraire est soumise par le recteur, après avis du
doyen ou du directeur du centre interdisciplinaire, au conseil de gouvernance. Le recteur peut recourir à d’autres
avis avant de soumettre sa proposition. Le conseil de gouvernance nomme le professeur à titre honoraire pour
une durée déterminée ou indéterminée.
(3) Le professeur à titre honoraire n’est ni éligible ni électeur à aucune fonction statutaire au sein de l’Université.
Le professeur à titre honoraire peut être amené à assumer des responsabilités similaires à celles d’un membre
du corps académique.
(4) La description de l’étendue des activités du professeur à titre honoraire est jointe à la proposition soumise
au conseil de gouvernance. En particulier et le cas échéant, elle précise si le professeur à titre honoraire est
amené à diriger des thèses de doctorat, en conformité avec le Titre II, Chap. 5, Sect. 2 du ROI, et ses
responsabilités d’enseignement. Le titre de professeur à titre honoraire ne donne droit à aucune rémunération,
mais une activité d’enseignement peut être rémunérée au tarif d’enseignant vacataire, dans le cadre de l’art. 39
de la Loi. Le titre de professeur à titre honoraire ne donne pas droit de soumettre des projets de recherche
internes.

Art. VIII.5.104-bis Professeur affilié

(1) Le titre de professeur affilié peut être conféré à une personnalité d’une institution de recherche publique,
que l’Université souhaite s’attacher, possédant les qualifications nécessaires pour un poste de professeur de
l’Université en pouvant se prévaloir soit d’une réputation reconnue sur base de la qualité de ses travaux de
recherche dans des publications internationales, soit de compétences de recherche et d’enseignement et d’une
expérience reconnues équivalentes. Les institutions éligibles sont les organismes suivants établis sur le territoire
du Grand-Duché de Luxembourg
3. les établissements publics pour lesquels la recherche constitue une mission légale ;

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

4. les organismes, services et établissements publics, entreprenant, dans les domaines qui les
concernent, des activités de recherche ;
5. les associations et les fondations sans but lucratif régies par les dispositions de la loi modifiée du 21
avril 1928 sur les associations et les fondations sans but lucratif, dans les domaines qui les concernent,
des recherches.

(2) La proposition de nomination d’un professeur affilié est soumise par le recteur, après avis du doyen ou du
directeur du centre interdisciplinaire. Le recteur peut recourir à l’avis d’experts. Le conseil de gouvernance
nomme le professeur affilié. La nomination expire avec le départ à la retraite ou la cessation de lien contractuel
avec l’institution qui l’emploie.
(3) Le professeur affilié est électeur aux fonction statutaire au sein de l’Université, et ce dans la Faculté à laquelle
sa discipline est rattachée, sans être éligible. Le professeur affilié peut être amené à assumer des responsabilités
similaires à celles d’un enseignent-chercheur du corps académique.
(4) La description de l’étendue des activités du professeur affilié est jointe à la proposition soumise au conseil
de gouvernance. Elle contient les obligations d’enseignement. Le titre de professeur affilié donne droit à la
direction de thèses de doctorat. Le titre de professeur affilié ne donne droit à aucune rémunération. Le titre de
professeur affilié donne le droit de soumettre des projets de recherche internes, à condition qu’ils soient
soutenus de manière équivalente par l’institution qui l’emploie.

Art. VIII.5.105. Professeur invité

Article 38 de la Loi : « Professeur invité

(1) Le titre de professeur invité peut être temporairement conféré :
a) à un professeur d’une autre université, appelé à assurer une suppléance à
l’Université ou à y enseigner temporairement ;à une personnalité éminente appelée
à enseigner occasionnellement à l’Université.

(2) La proposition de nomination d’un professeur invité est soumise au rectorat par le doyen
de la faculté après avis du conseil universitaire.
(3) le professeur invité est nommé pour un terme ne dépassant pas trois ans.
(4) Le conseil de gouvernance fixe les indemnités des professeurs invités.»

En conformité avec l’art. 38 de la Loi, une personne peut être nommée pour un maximum de 6 ans, avec au plus
2 renouvellements au sein de cette période. La rémunération est proportionnelle à la tâche effectuée, et ne peut
être supérieure à celle correspondante d’un professeur de l’UL. Le montant des frais de déplacement et de
logement remboursés par l’UL ne peut excéder 30 % de la rémunération prévue pour le professeur invité.
Le nombre de professeurs invités ne doit pas excéder 15 % du nombre de professeurs de l’Université.

Art. VIII.5.106. Activités accessoires

Les paragraphes (1) et (2) de l’art. 37 de la Loi concernant les activités accessoires des enseignants-chercheurs
du corps académiques sont étendus au corps intermédiaire des assistants et des assistants-chercheurs et au
personnel scientifique, administratif et technique. Dans le cas du corps intermédiaire des assistants et des
assistants-chercheurs, les activités accessoires doivent être autorisées par le doyen, sur avis du professeur
responsable, et les revenus issus de ces activités annexes doivent être communiqués au rectorat. Dans le cas du
personnel scientifique, administratif et technique, les activités accessoires doivent être autorisées par le
directeur administratif sur avis favorable du responsable de service et/ou du vice-recteur en charge de
l’organisation.

Art. VIII.5.107. Senior professor

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Tout professeur ou assistant-professeur de l'Université du Luxembourg, au sens de l'art. 32 de la Loi, peut

adresser au rectorat une demande motivée de continuation de ses activités en qualité de « senior professor »,
au-delà de l'âge légal de la retraite au Luxembourg pour autant qu’il ait droit à une pension de vieillesse.

La demande motivée du professeur ou de l’assistant-professeur doit être communiquée au rectorat par

l’intermédiaire du doyen, en même temps que la communication qu’il souhaite faire valoir ses droits à la retraite,
soit un an à l’avance. (Art. VIII.5.101.)

Le rectorat pourra, au cas par cas, décider de la continuation des activités du professeur ou de l'assistant-
professeur, par un contrat de prestation de services en tant que « senior professor » :
 jusqu'à la fin du semestre d'été ou d'hiver en cours;
 ou pour une période d'une année supplémentaire, renouvelable pour une durée maximum de trois
ans.

La rémunération du candidat à la prolongation sera calculée conformément à la réglementation interne. La

rémunération n'ouvrera droit à aucune prime ni aucun autre paiement complémentaire.

Chapitre 6. Droits des membres du corps académique des

enseignants chercheurs employés à temps partiel
Art. VIII.6.101. Un membre du corps académique des enseignants-chercheurs, employé à temps partiel voit sa
tâche normale d’enseignement et de recherche adaptée en conséquence. En ce qui concerne les projets de
recherche en cours ou introduits durant le temps partiel et les directions de thèses en cours ou initiées durant
le temps partiel, le rectorat décide au cas par cas et toujours dans l’intérêt du projet et des étudiants concernés.

Si un enseignant-chercheur est amené à assumer la responsabilité de

- doyen ou vice-doyen ;
- directeur ou vice-directeur de centre interdisciplinaire ;
- membre du rectorat
alors cette responsabilité nécessite que l’enseignant-chercheur soit employé par un contrat à temps plein en
tant qu’enseignant-chercheur au sein de l’Université du Luxembourg.

Si un enseignant-chercheur est amené à assumer la responsabilité de :

- directeur ou vice-directeur des études d’une formation ;
- responsable d’une unité de recherche ;
- membre du conseil facultaire, membre du conseil universitaire ou professeur élu assistant avec
voix consultative aux séances du conseil de gouvernance au sens de l’art. 19 (10) de la Loi,
alors cette responsabilité est compatible avec un contrat à temps partiel en tant qu’enseignant-chercheur au
sein de l’Université du Luxembourg d’au moins 80 % d’un contrat à temps plein.

Il est toutefois fait une exception à cette limitation de 80 % dans le cas où le temps partiel est motivé par un
congé scientifique. En ce cas, l’enseignant-chercheur peut confier sa charge de directeur des études ou de
responsable d’unité de recherche à une personne faisant fonction le temps de son congé, et retrouver de plein
droit la charge à son retour de congé sous réserve que la durée du mandat ne soit pas écoulée et que l’ensemble
de la période de temps partiel motivée par un congé scientifique n’excède pas 6 mois. D’autres types de congés
seront traités au cas par cas.

Sans contrainte sur l’ampleur du temps partiel, l’enseignant-chercheur à temps partiel peut pleinement
participer à la commission consultative scientifique, à l’Ethics Review Panel, à l’Ethics Advisory Committee, à la

72
UL-ROI – Version du 08/07/2017

commission de spécialistes, à la commission de nomination au sens de l’art. 34 de la Loi, à la commission des

litiges ou être délégué à la promotion féminine.

Dans les cas où l’enseignant-chercheur à temps partiel conserve une responsabilité, son mandat dans cette
responsabilité continue de s’écouler comme s’il était à temps plein. Ses droits de vote sont aussi préservés
intégralement.

Titre IX : Médaille de l’Université du Luxembourg

Art. IX.1.101. A l’initiative du rectorat, des facultés, des centres interdisciplinaires, et sur proposition du rectorat
dans tous ces cas, ou à l’initiative du conseil de gouvernance, et après avis du conseil universitaire, le conseil de
gouvernance peut approuver la remise d’une médaille de l’Université du Luxembourg à une personnalité ayant
contribué au succès de l’Université. Cette contribution au succès de l’Université doit s’être concrétisée par un
soutien manifeste à l’Université, et par une aide au-delà des obligations professionnelles.

Art. IX.1.102. Pour être éligible, la personne ne doit pas avoir de contrat avec l’Université, ne doit être membre
d’aucun des organes de l’Université au sens de l’art. 17 de la loi, ni d’aucune structure rattachée à l’un de ces
organes, ni du gouvernement. Dans le cas où la personne a exercé l’une des responsabilités précitées, elle est
éligible après une année de moratoire.

Art. IX.1.103. L’Université peut attribuer au plus une médaille par an.

Titre X : Principes directeurs d'un code de conduite

Art. X.1.101. L'Université dispose de principes directeurs d'un code de conduite. Ces principes directeurs posent
les premiers jalons nécessaires à l'élaboration d'une déclaration officielle des valeurs et des obligations,
notamment d'ordre éthique, s'appliquant à la communauté universitaire au sens large.
Les membres de la communauté universitaire s’engagent à maintenir les plus hauts standards en matière de
conduite éthique.

Les membres de la communauté universitaire visés par les principes directeurs sont les suivants:

 l'équipe de direction, les doyens et les directeurs des centres interdisciplinaires ainsi que le
conseil de gouvernance;
 le personnel de l'Université rémunéré par l'Université et travaillant pour l'Université, y compris: le
personnel enseignant, le personnel académique intermédiaire, scientifique, administrative et du
personnel technique;
 les doctorants;
 les membres des divers types de comités et organes officiels de l'Université agissant en cette
qualité;
 les personnes détachées ou déléguées à l'Université;
 les consultants, les fournisseurs et les entrepreneurs (y compris les enseignants, les étudiants
travailleurs saisonniers, etc..);
 et les personnes qui effectuent des services pour l'Université en tant que bénévoles et qui se
prévalent d'une association ou d’un lien avec l'Université.

Les principes directeurs sont administrés par le rectorat et énoncés dans un document intitulé « code de
conduite » approuvé par le Conseil de gouvernance.

73
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Le code de conduite figure en annexe du présent règlement (Annexe du Titre X).

74
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Annexes du Titre II
Annexe II.1. Governance and operations of Interdisciplinary Centres
This annex is a translation of Title II, Chapter 6 of the present Internal Regulations (ROI). In case of doubt, the
French version prevails.

Article 16 of the University Act

(1) An Interdisciplinary Centre combines learning and research on subjects encompassing

several disciplines. It fosters innovative approaches and new perspectives.
(2) An Interdisciplinary Centre has at its disposal a budget allocated by the University,
included in the University’s global budget, as well as external funding passing through
the University’s global budget.
(3) An Interdisciplinary Centre is headed by a Director appointed by the Board of
Governors*, on a proposal from the Rectorate, after hearing advice from the
University Council. He can, if necessary, appoint an advisory board to help define the
scientific orientation of the Centre. The powers of the Director are defined in the ROI.
(4) Participation to an Interdisciplinary Centre and internal operations are defined by the
ROI.
(5) An Interdisciplinary Centre may host students in advanced and doctoral programmes.
It offers to these students a scientific guidance and international perspectives.
(6) Not more than three Interdisciplinary Centres may be created.

* This appointment has to be approved by the Minister (art.18)

Section 1. The Centre’s Advisory Board (CAB)

Art. A.II.1.101. (Art. II.6.101.) The Centre Advisory Board (CAB) serves as an advisory body on the centre’s
activities. Its members are appointed for a term that cannot exceed the expiration of the mandate of the Director
of the Centre.

Art. A.II.1.102. (Art. II.6.102.) The CAB is appointed by the President and chaired by the Vice-President in charge
of research. The CAB meets at least twice a year and presents its opinion to the President on the following
activities of the centre:
1. Strategic plan,
2. Annual activity plan,
3. Budget,
4. Quality assurance and control.

Section 2. The Director of the Interdisciplinary Centre

Art. A.II.1.201. (Art. II.6.201.) The Director of the Centre reports to the President and is in charge of the daily
management of the Centre. Specifically, the Director of the centre is responsible for
 Monitoring the activity of the centre and ensuring that they are in line with the approved budget,
 Implementing and executing the Centre’s strategic and operational plans,

75
UL-ROI – Version du 08/07/2017

 Recruiting and managing the Centre’s personnel. Employment contracts that differ from the
University’s standard contracts must be approved by the Director of Administration. Employment
contracts of staff specifically allocated to the Centre are signed by both the Director of Administration
and the Director of the Centre.
 Entering into agreements with University staff to ensure that research projects’ obligations are fulfilled.

Section 3. Permanent Staff of the Interdisciplinary Centre

Art. A.II.1.301. (Art. II.6.301.) Besides the position of the Director, permanent positions at the Interdisciplinary
Centre may be created at the three following levels:
 Chief Scientist;
 Senior Research Scientist;
 Research Scientist.
These positions are foreseen in the University’s Four-Year Plan, and their funding is at the responsibility of the
concerned Interdisciplinary Centre.

Art. A.II.1.302. (Art. II.6.302.) On the Chief Scientist:

 The profile for the position is drawn up by the Director of the Centre and by the Dean of the Faculty
which is, according to the Director of the Centre, the closest thematically to the profile of the position
envisaged by the Director of the Centre.
 The position is an equivalent of a “professeur” or an “assistant-professeur” in the concerned Faculty.
The position is assigned, as a “Chief Scientist” to the Centre. The distribution between the Centre and
the Faculty is proposed by the Director of the Centre and the Dean, and subject to approval of the
Rectorate.
 The procedure for the approval of the profile and of the Appointment Committee, as well as the
appointment itself is the same as the procedure for a “professeur” or “assistant-professeur” position,
except for the following: The Rectorate appoints an Appointment Committee complying with Art. 34 of
the University Act and Art. II.5.501 of the ROI, jointly proposed by the Director of the Centre and the
Dean, necessarily including the Director of the Centre. The Committee is chaired jointly by the Director
of the Centre and the Dean.
 The appointment of the candidate as “Chief scientist” in the Centre takes effect from the appointment
as “professeur” or “assistant-professeur”.

Art. A.II.1.303. (Art. II.6.303.) On the Senior Research Scientist
 The profile for the position is drawn up by the Director of the Centre and by the Dean of the Faculty
which is, according to the Director of the Centre, the closest thematically to the profile proposed by the
Director of the Centre.
 The position is that of a “chargé de cours” in that Faculty. The position is assigned, as a “Senior Research
Scientist, to the Centre. The distribution between the Centre and the Faculty is proposed by the Director
of the Centre and the Dean, and subject to approval of the Rectorate.
 The procedure for the approval of the profile and of the Appointment Committee, as well as the
appointment itself is the same as the procedure for a “chargé de cours” position, except for the
following: complying with Art. II.11.201 of the ROI, the Dean and the Director of the Centre jointly set
up an Appointment Committee and propose the Director of the Centre for chairing the Committee.
 The appointment of the candidate as “Senior Research Scientist” in the Centre takes effect from the
appointment as “chargé de cours”.

Art. A.II.1.304. (Art. II.6.304.) On the Research Scientist :

 The profile of the position is defined by the Director of the Centre.

76
UL-ROI – Version du 08/07/2017

 The position is an equivalent of an « adjoint de recherche » with the same criteria of selection,
publication of the position and attributions.
 The « Research Scientist » is under the responsibility of an « enseignant-chercheur », appointed by the
Director of the Centre, and assigned to the Centre.
 The Director of the Centre is in charge of the recruitment.

77
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Annexes du Titre IV
Annexe IV.1. Numerus Clausus
Art. A.IV.1.101. La liste des formations officielles pour l’année académique en cours avec, le cas échéant, les
Numerus Clausus correspondants, se trouve dans la partie « Documents Officiels » du site web de l’Université.

Annexe IV.2. Formations intermédiaires

Art. A.IV.2.101. Les étudiants de la FLSHASE ayant passé avec succès les examens sanctionnant les 60 premiers
ECTS de la formation du master en gérontologie se voient attribuer le Diplôme Universitaire (DU) en
gérontologie.
Les étudiants de la FLSHASE ayant passé avec succès les examens sanctionnant les 60 premiers ECTS de la
formation du master en médiation se voient attribuer le Diplôme Universitaire (DU) en médiation.

Art. A.IV.2.102. Les étudiants de la FSTC ayant passé avec succès les examens sanctionnant les 60 premiers ECTS
dans le cursus du bachelor académique en sciences de la vie, filière médecine, se voient attribuer le CES
(Certificat d’Etudes Supérieures) en médecine.

78
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Annexe IV.3. Tableau de correspondance des notes

79
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Annexe IV.4.
(supprimée)

Annexe IV.5. Procédure et documents relatifs à la soutenance et

la diffusion de la thèse
Le président remet aux membres du jury un bulletin de vote anonyme sur ce modèle:

passable assez bien bien très bien excellent

ausreichend befriedigend gut sehr gut very ausgezeichnet
sufficient fair good good outstanding
1 point 2 points 3 points 4 points 5 points
    

Est considéré excellent un travail classé dans les premiers 20% comparé à l’expérience récente du
membre du jury.
Est considéré très bon un travail classé dans les deuxièmes 20% comparé à l’expérience récente
du membre du jury.
Etc.

Le président ouvre les bulletins de vote et constate l’appréciation finale selon le tableau joint.

Appréciation finale :

Somme des points Moyenne ξ des points Appréciation

5à9 1.0 ≤ ξ ≤1.8 passable, ausreichend, sufficient
10 à 13 1.8 ≤ ξ <2.6 assez bien, befriedigend, fair
14 à 17 2.6 ≤ ξ <3.4 bien, gut, good
18 à 21 3.4 ≤ ξ <4.2 très bien, sehr gut, very good
22 à 25 4.2 ≤ ξ ≤ 5.0 excellent, ausgezeichnet, outstanding

Le rapport de thèse se conclut par :

Appréciation finale de la thèse et de sa soutenance

Final grading of the thesis and its defence
Abschließende Bewertung der Doktorarbeit und ihrer Verteidigung

passable assez bien bien très bien excellent

sufficient fair good very good outstanding
ausreichend befriedigend gut sehr gut ausgezeichnet

    

80
 UL-ROI – Version du 08/07/2017

Procès-verbal de soutenance de thèse

Nom et prénom du (de la) candidat(e) :
Né(e) le à
Directeur(s) de thèse :
Discipline :
Titre de la thèse :
N° de référence : PhD-Fxxx-x-20xx

Vu le règlement grand-ducal du 22 mai 2006 relatif à l’obtention du grade de doctorat de l’Université du

Luxembourg,
Vu la cotutelle avec l’Université de …
Vu l’autorisation de soutenance du candidat accordée par le recteur de l ’Université du Luxembourg le xx/xx/20xx,
Vu la nomination du jury de thèse par le Recteur de l’Université du Luxembourg le xx/xx/20xx

Titre et nom* Institution d’appartenance

Président du jury

Président suppléant

Membre du jury

Membre du jury

Membre du jury

* Indiquer soit : A-Prof Dr ; Prof. Dr. ; Dr ; A Prof. Dr -Ing; ou Prof.Dr.-Ing

Vu la soutenance du candidat à la Faculté ….., le xx/xx/20xx

Le jury

 Admet le candidat au titre de docteur de l’Université du Luxembourg

 N'admet pas le candidat au titre de docteur de l’Université du Luxembourg

Appréciation de la thèse et de sa soutenance

 passable  assez bien  bien  très bien  excellent
Autorisation de reproduction de la thèse
 La thèse peut être reproduite en l’état
 La thèse peut être reproduite sous réserve des modifications indiquées dans le rapport synthétique

Fait à …, le xx/xx/20xx

Signature Signature Signature Signature Signature

81
 UL-ROI – Version du 08/07/2017

Rapport de thèse synthétique

Nom et prénom du (de la) candidat(e) :

Né(e) le à
Directeur(s) de thèse :
Discipline :
Titre de la thèse :
N° de référence : PhD-Fxxx-x-20xx

Jury de thèse

Titre et nom Institution d’appartenance

Président du jury

Président suppléant

Membre du jury

Membre du jury

Membre du jury

Rapport de thèse

Fait à …, le xx/xx/20xx

Signature Signature Signature Signature Signature

82
 UL-ROI – Version du 08/07/2017

Accord de diffusion d’une thèse

Le présent document a pour objet de régler les questions liées à la possibilité de diffusion des thèses réalisées
à l’Université du Luxembourg (UL).

Nom et prénom de l’auteur (doctorant(e)) :

Adresse de l’auteur :
No. Etudiant :
Doctorant(e) en (discipline) :
Auteur de la thèse intitulée :
Date de soutenance : xx/xx/20xx
N° de référence : PhD-Fxxx-x-20xx

ARTICLE 1
L'auteur de la thèse est à ce titre investi des droits d'auteur* s'y rapportant. Si la thèse contient des résultats
valorisables tels qu’invention, logiciel, base de données, l’auteur veillera à communiquer à l’UL (Affaires
juridiques) ces résultats afin de permettre leur protection au titre de la propriété intellectuelle avant toute
publication et/ou divulgation de la thèse.

ARTICLE 2 : Autorisation de diffusion de la thèse au format papier

- Trois exemplaires au format papier de la thèse seront remis par l’auteur au Bureau des Etudes Doctorales qui
transmettra à la bibliothèque de l’UL à des fins de conservation, de consultation et de prêts.
- Un de ces exemplaires au format papier sera remis par la Bibliothèque de l’UL à la Bibliothèque nationale de
Luxembourg selon la règlementation en matière de dépôt légal.

L'auteur autorise la consultation et l’emprunt de son œuvre par des tiers à la bibliothèque de l’UL et à la
Bibliothèque nationale conformément aux législations et accords spécifiques en vigueur avec des tiers.

ARTICLE 3 : Autorisation de diffusion de la thèse au format électronique

La thèse au format électronique sera transmise par l’auteur au Bureau des Etudes Doctorales pour être conservé
sur un serveur interne à l’Université ainsi qu’à la Bibliothèque de l’UL, qui transmettra une copie à la
Bibliothèque nationale de Luxembourg conformément à la réglementation en vigueur sur le dépôt légal.

L'auteur autorise la diffusion du texte intégral de son œuvre sur le serveur des publications de l’UL (orbi.uni.lu)
conformément aux législations et accords spécifiques en vigueur avec des tiers. Il autorise également la diffusion
du texte intégral sur le serveur de la Bibliothèque nationale de Luxembourg ainsi que sur tout autre outil de
diffusion dans le cadre d’une politique d’accès libre à la documentation scientifique.

La thèse est par conséquent rendue librement accessible sur Internet. Cette diffusion est protégée par la licence
« Creative Commons **» selon les termes Paternité - Pas d'Utilisation Commerciale - Pas de Modification.

L’auteur enregistrera lui-même les indications bibliographiques de sa thèse sur le serveur ORBilu après sa
soutenance de thèse. Il joindra également à ces références le texte complet et les annexes nécessaires et
définira lui-même le type d’accès qu’il autorise pour ces fichiers. La licence non-exclusive de diffusion OPEN
Access propre à ORBilu sera également signée par l’auteur lors de ce dépôt.

83
 UL-ROI – Version du 08/07/2017

ARTICLE 4
Le présent accord ne concerne que les thèses dont le jury a autorisé la reproduction, toutes corrections
effectuées. A ce titre, l’auteur certifie que la thèse au format papier et électronique transmise à l’UL et mise en
ligne sur orbi.uni.lu est la version définitivement acceptée et peut être diffusée en l’état.

Le présent accord n'implique pas l'obligation pour l'UL de faire usage de l'autorisation qui lui est donnée. La
diffusion effective, tout comme son éventuelle suppression, n'implique en aucun cas une appréciation au
bénéfice de l'auteur ou des tiers du contenu de l’œuvre diffusée et ne saurait être source de responsabilité pour
l’UL à l'égard des tiers.

De même, l'auteur demeure responsable sur la base du droit commun du contenu de son œuvre.
L'auteur certifie avoir obtenu auprès des personnes et des établissements concernés les autorisations
nécessaires à la reproduction d’images, de fichiers audio ou vidéo, ainsi que de tout document figurant dans son
œuvre dont il ne serait pas propriétaire.

L’UL a le droit de modifier le format de l’œuvre à des fins de préservation et de conservation, conformément à
l’article 10 de la loi du 18 avril 2004 sur les droits d’auteur.

ARTICLE 5
L'auteur pourra à tout moment annuler la présente autorisation de diffusion sur Internet. À charge pour lui d'en
aviser l'UL et la Bibliothèque nationale par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 6
Les autorisations de diffusion données à l'UL n'ont aucun caractère exclusif et l'auteur conserve toutes les autres
possibilités de diffusion concomitantes de l’œuvre qui lui appartiennent initialement.

La présente autorisation est gratuite et non exclusive. Elle est valable pour toute la durée de la propriété
littéraire et artistique et pour le monde entier.

Fait en quatre exemplaires à …, le xx/xx/20xx

Signature de l’auteur

* Lois sur les droits d’auteur du 18 avril 2001 et du 18 avril 2004 (voir sous www.legilux.lu – Mémorial A)
** http://creativecommons.org/international/lu/
Paternité: l'oeuvre peut être librement utilisée, à la condition de l'attribuer à son l'auteur en citant son nom.
Pas d'Utilisation Commerciale: le titulaire de droits peut autoriser tous les types d’utilisation ou au contraire
restreindre aux utilisations non commerciales (les utilisations commerciales restant soumises à son autorisation).
Pas de Modification: le titulaire de droits peut continuer à réserver la faculté de réaliser des œuvres de type
dérivées ou au contraire autoriser à l'avance les modifications, traductions, etc.

84
 UL-ROI – Version du 08/07/2017

Refus de diffusion d’une thèse

Je soussigné(e),

Nom et prénom de l’auteur (doctorant(e)) :

Adresse de l’auteur :
No. Etudiant :
Doctorant(e) en (discipline) :
Auteur de la thèse intitulée :
Date de soutenance : xx/xx/20xx
N° de référence : PhD-Fxxx-x-20xx

certifie avoir remis au Bureau des Etudes doctorales de l’Université du Luxembourg pour le dépôt légal de ma
thèse
- 3 copies de mon manuscrit en version papier
- 1 version électronique de la thèse au format pdf
et avoir enregistré les indications bibliographiques de ma thèse sur le serveur ORBilu.

Je refuse la consultation et l’emprunt de ma thèse par des tiers à la bibliothèque de l’Université du Luxembourg
et la Bibliothèque Nationale de Luxembourg.

Je refuse la diffusion du texte intégral de mon œuvre sur le serveur des publications de l’UL (orbilu.uni.lu) ainsi
que la diffusion du texte intégral sur le serveur de la Bibliothèque nationale de Luxembourg ainsi que sur tout
autre outil de diffusion dans le cadre d’une politique d’accès libre à la documentation scientifique.

Les raisons du refus de consultation, d’emprunt et de diffusion sont les suivantes :

Fait en 4 exemplaires à Luxembourg, le xx/xx/20xx

Signature de l’auteur

85
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Annexe IV.6. Chronologie de l’encadrement de thèse

Chronologie pour le suivi d’un doctorant à temps plein

D : Date de début du doctorat

D Inscription du doctorant: Validation du statut.

D + 2 mois Constitution du CET = 3 membres: directeur de thèse, 1 membre UL, 1 membre UL

ou externe. En cas de cotutelle, ce nombre peut être porté à 4 membres : les 2
directeurs de thèse, 1 membre UL, 1 membre UL ou externe.
Rappel : la convention de cotutelle doit être signée au maximum un an après
l’inscription de l’étudiant.

D + 11 mois Le comité d’encadrement de thèse se réunit au moins 1 fois par an pour évaluer
l’avancement des travaux du doctorant. Celui-ci est informé du résultat de cette
évaluation qui est transmis au Bureau des Études Doctorales (BED). Si le doctorant
est également salarié de l’UL, son contrat peut être prolongé, après le 14e mois,
pour 22 mois. Le CET peut, en cas de lacunes graves, recommander au recteur de
refuser la réinscription du candidat.
Rapport N. 1

D + 24 mois Le comité d’encadrement de thèse se réunit au moins 1 fois durant cette deuxième
année. Le doctorant est informé du résultat de cette évaluation qui est transmis au
BED.
Le CET peut, en cas de lacunes graves, recommander au recteur de refuser la
réinscription du candidat.
Rapport N. 2

D +30 mois Le comité se prononce sur la qualité du travail du doctorant et transmet son avis au
BED en demandant soit:
- une autorisation de soutenance de la thèse, si l’étudiant est jugé apte à terminer
sa thèse. Dans ce cas, le BED assure le suivi de la procédure de soutenance de
doctorat telle que prévue dans le ROI.
- une prolongation d’une durée maximale de 12 mois, avec possible reconduction
du contrat de travail.
Rapport N. 3

D +42 mois Le CET demande l’autorisation de soutenance de la thèse. Dans ce cas, le BED
assure le suivi de la procédure de soutenance de doctorat telle que prévue dans le
ROI.
Rapport N. 4

D +48 mois La soutenance doit avoir lieu avant l’échéance du 48e mois.

Chronologie pour le suivi d’un doctorant en temps partiel

D : Date de début du doctorat

D Inscription du doctorant: Validation du statut.

D + 2 mois Constitution du CET = 3 membres: directeur de thèse, 1 membre UL, 1 membre UL

ou externe. En cas de cotutelle, ce nombre peut être porté à 4 membres : les 2 deux
directeurs de thèse, 1 membre UL, 1 membre UL ou externe. Rappel : la convention
de cotutelle doit être signée au maximum un an après l’inscription de l’étudiant.

86
UL-ROI – Version du 08/07/2017

D + 11 mois Le comité d’encadrement de thèse se réunit pour la première fois pour évaluer
l’avancement des travaux du doctorant. Celui-ci est informé du résultat de cette
évaluation. Le CET peut, en cas de lacunes graves, recommander au recteur de
refuser la réinscription du candidat. Un rapport d’une page de cette évaluation est
transmis au Bureau des Études Doctorales (BED). Si le doctorant est également
salarié de l’UL, son contrat peut être prolongé, après le 14e mois, pour 22 mois.
Rapport N. 1

D + 24 mois Le comité d’encadrement de thèse se réunit pour la deuxième fois sur les mêmes
prérogatives que le rapport N. 1
Rapport N. 2

D + 36 mois Le comité d’encadrement de thèse se réunit pour la troisième fois sur les mêmes
prérogatives que le rapport N. 1.
Rapport N. 3

D + 48 mois Le comité d’encadrement de thèse se réunit pour la quatrième fois sur les mêmes
prérogatives que le rapport N. 1.
Rapport N. 4

D +66 mois Le comité se prononce sur la qualité du travail du doctorant et transmet son avis au
BED en demandant soit:
- une autorisation de soutenance de la thèse, si l’étudiant est jugé apte à terminer
sa thèse avant 72 mois. Dans ce cas, le BED assure le suivi de la procédure de
soutenance de doctorat telle que prévue dans le ROI.
- une prolongation d’une durée maximale de 12 mois, ce qui porte la durée totale
de la thèse à 84 mois.
Rapport N. 5

D +72 mois Le comité d’encadrement de thèse se réunit pour la sixième fois sur les mêmes
prérogatives que le rapport N. 5.
. Rapport N. 6

D +78 mois Le CET demande l’autorisation de soutenance de la thèse.

Dans ce cas, le BED assure le suivi de la procédure de soutenance de doctorat telle
que prévue dans le ROI.
Rapport N. 7

D +84 mois La soutenance doit avoir lieu avant l’échéance du 84e mois.

87
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Annexes du Titre VIII

Annexe VIII.1. Catégories du personnel
Master,
Types de % % ou volume
Catégorie Sous-catégorie Fonction / Titre PhD maîtrise contraintes supplémentaires Description fonction Remarques
contrat Recherche d’Enseignement
(<PhD) *)
a) enseignement incluant formation initiale, avancée
> PhD+3 doctorale et continue, tutorat, orientation, conseil et
Professeur (+ auteur de travaux de contrôle des connaissances
Personnel Corps Académique des recherche d'après thèse validés CDI
Pr b) recherche
Enseignant-Chercheur Enseignants-Chercheurs obligatoire par des publications dans des ou >50 >30 1 art 33
Chief Scientist c) diffusion des connaissances et liaison avec
PE-Ch CoACE-Ch ouvrages reconnus ou titulaire CDD l'environnement économique, social et culturel
(pour les Centres Interdisciplinaires) d'une autorisation à diriger des
recherches) d) coopération internationale
e) administration et gestion
a) enseignement incluant formation initiale, avancée
doctorale et continue, tutorat, orientation, conseil et
Assistant-Professeur > PhD+3 contrôle des connaissances
Personnel Corps Académique des AsPr (+ auteur de travaux de CDI
b) recherche
Enseignant-Chercheur Enseignants-Chercheurs obligatoire recherche d'après thèse validés ou >50 >302 art 33
c) diffusion des connaissances et liaison avec
PE-Ch CoACE-Ch Chief Scientist par des publications dans des CDD l'environnement économique, social et culturel
(pour les Centres Interdisciplinaires) ouvrages reconnus)
d) coopération internationale
e) administration et gestion

a) enseignement incluant formation initiale, avancée art 33

Chargé de cours doctorale et continue, tutorat, orientation, conseil et L’accent peut être
ChaC CDI contrôle des connaissances
Personnel Corps Académique des mis davantage sur
ou b) recherche l’enseignement ( >
Enseignant-Chercheur Enseignants-Chercheurs Senior Research Scientist obligatoire > PhD + 3 > 70 ou >70
CDD c) diffusion des connaissances et liaison avec 70 %) ou sur la
PE-Ch CoACE-Ch (pour les Centres Interdisciplinaires) l'environnement économique, social et culturel recherche (> 70 %)
d) coopération internationale selon les
e) administration et gestion circonstances.

a) enseignement incluant formation initiale, avancée

doctorale et continue, tutorat, orientation, conseil et
contrôle des connaissances
Personnel Corps Académique des CDI
Chargé d'enseignement b) recherche
Enseignant-Chercheur Enseignants-Chercheurs obligatoire ou >90 art 33
ChaE c) diffusion des connaissances et liaison avec
PE-Ch CoACE-Ch CDD l'environnement économique, social et culturel
d) coopération internationale
e) administration et gestion

1
Dans le cas du Chief Scientist, la proportion d’activité d’enseignement peut être réduite sur une base individuelle.
2
Idem.

88
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Master,
Types de % % ou volume
Catégorie Sous-catégorie Fonction / Titre PhD maîtrise contraintes supplémentaires Description fonction Remarques
contrat Recherche d’Enseignement
(<PhD) *)

a) recherche
> PhD+3
b) diffusion des connaissances et liaison avec
Professeur (+ auteur de travaux de
Personnel Corps Académique des CDI l'environnement économique, social et culturel
recherche d'après thèse validés
Pr c) coopération internationale
Enseignant-Chercheur Enseignants-Chercheurs obligatoire par des publications dans des ou Chap. 11 ROI
(FNR-PEARL Chair / ouvrages reconnus) d) enseignement incluant formation initiale, avancée
PE-Ch CoACE-Ch CDD doctorale et continue, tutorat, orientation, conseil et
ERC Chair / ERC Consolidator) Financement concurrentiel
contrôle des connaissances
externe (ERC, FNR-PEARL)
e) administration et gestion
a) enseignement incluant formation initiale, avancée
> PhD+2 doctorale et continue, tutorat, orientation, conseil et
Assistant-Professeur (+ auteur de travaux de contrôle des connaissances
Personnel Corps Académique des AsPr recherche d'après thèse validés CDI
b) recherche
Enseignant-Chercheur Enseignants-Chercheurs (ERC Fellow) obligatoire par des publications dans des ou >50 >303 Chap. 11 ROI
ouvrages reconnus) c) diffusion des connaissances et liaison avec
PE-Ch CoACE-Ch (FNR ATTRACT Fellow - ATTRACT CDD l'environnement économique, social et culturel
Consolidator / ERC Consolidator) Financement concurrentiel
d) coopération internationale
externe (FNR, ERC)
e) administration et gestion
a) recherche
Chargé de cours b) diffusion des connaissances et liaison avec
Personnel Corps Académique des CDI l'environnement économique, social et culturel
ChaC > PhD +2
c) coopération internationale
Enseignant-Chercheur Enseignants-Chercheurs (ERC Fellow) obligatoire Financement concurrentiel ou Chap. 11 ROI
d) enseignement incluant formation initiale, avancée
PE-Ch CoACE-Ch (FNR ATTRACT Fellow – ATTRACT externe (FNR, ERC) CDD doctorale et continue, tutorat, orientation, conseil et
Starting Investigator) contrôle des connaissances
e) administration et gestion
Titre conféré à :
Personnel Enseignant-Chercheur Associé contrat - un professeur d'une autre université, appelé à assurer
Professeur Invité
Enseignant-Chercheur (Enseignant-Vacataire) prestataires une suppléance ou à y enseigner temporairement art 38
PrI services
PE-Ch E-ChA - à une personnalité éminente appelée à enseigner
occasionnellement à l'UL
a) il assure des cours spécialisés
b) il est employé à plein temps auprès d'un autre employeur
c) le mandat ne peut pas dépasser 4 unités d’enseignement
/ semaine; 5 unités d’enseignement / semaine en cas de
remplacements ne dépassant pas 1 année
Personnel Enseignant-Chercheur Associé contrat
Professeur Associé d) les enseignements sont proposés par la faculté
Enseignant-Chercheur (Enseignant-Vacataire) obligatoire prestataires 100 art 39
EV: PrA e) le recrutement incombe à la faculté
PE-Ch E-ChA services
f) la nomination est faite par le rectorat sur proposition du
doyen
g) mandat: 3 ans renouvelables
h) Titre : Professeur associé, décidé par la Commission de
Spécialistes de l’Université du Luxembourg

3
Idem.

89
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Master,
Types de % % ou volume
Catégorie Sous-catégorie Fonction / Titre PhD maîtrise contraintes supplémentaires Description fonction Remarques
contrat Recherche d’Enseignement
(<PhD) *)

a) il assure des cours spécialisés

b) il est employé à plein temps auprès d'un autre employeur
c) le mandat ne peut pas dépasser 4 unités d’enseignement
/ semaine; 5 unités d’enseignement / semaine en cas de
remplacements ne dépassant pas 1 année
Personnel Enseignant-Chercheur Associé contrat
Assistant-Professeur Associé d) les enseignements sont proposés par la faculté
Enseignant-Chercheur (Enseignant-Vacataire) obligatoire prestataires 100 art 39
EV: AsPrA e) le recrutement incombe à la faculté
PE-Ch E-ChA services
f) la nomination est faite par le rectorat sur proposition du
doyen
g) mandat: 3 ans renouvelables
h) Titre : Assistant-Professeur associé, décidé par la
Commission de Spécialistes de l’Université du Luxembourg
a) il assure des cours spécialisés
b) il est employé à plein temps auprès d'un autre employeur
c) le mandat ne peut pas dépasser 4 unités d’enseignement
/ semaine; 5 unités d’enseignement / semaine en cas de
remplacements ne dépassant pas 1 année
Personnel Enseignant-Chercheur Associé contrat
Chargé de Cours Associé d) les enseignements sont proposés par la faculté
Enseignant-Chercheur (Enseignant-Vacataire) prestataires 100 art 39
EV:ChaCA e) le recrutement incombe à la faculté
PE-Ch E-ChA services
f) la nomination est faite par le rectorat sur proposition du
doyen
g) mandat: 3 ans renouvelables
h) Titre : Chargé de Cours associé, décidé par la Commission
de Spécialistes de l’Université du Luxembourg
Personnel Assistant ou Chercheur en Formation 1 à 4 unités
Corps Intermédiaire Sous la direction d'un professeur, il exerce des activités
Enseignant-Chercheur doctorale obligatoire CDD >80 d’enseignement / art 40
Coln d'enseignement et de recherche en vue d’un doctorat
PE-Ch As/CFD semaine

Sous la responsabilité d'un professeur :

Personnel Assistant-chercheur ou post- 1 à 4 unités a) il conduit des recherches
Corps Intermédiaire
Enseignant-Chercheur doctorant AFR (ou assimilé) obligatoire <PhD+12 CDD >80 d’enseignement / b) exerce des activités d’enseignement art 40
Coln semaine
PE-Ch As-Ch/Post-Doc c) il publie dans des revues spécialisées dans son domaine
d’activité

90
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Master,
Types de % % ou volume
Catégorie Sous-catégorie Fonction / Titre PhD maîtrise contraintes supplémentaires Description fonction Remarques
contrat Recherche d’Enseignement
(<PhD) *)
Le chercheur est un spécialiste travaillant à la conception ou
à la création des connaissances, de produits, de procédés,
de méthodes et de systèmes nouveaux et à la gestion des
projets concernés. Son activité repose sur des exigences
d'innovation, d'imagination, de réflexion, de savoir-faire, de
connaissances, de capacités techniques...etc. Le chercheur
Personnel Scientifique publie dans des revues spécialisées dans son domaine Il n’est plus procédé
Personnel Scientifique Chercheur >PhD+3 d'activité ou dépose des brevets. Il participe aux séminaires, à des recrutements
Administratif et Technique obligatoire CDI >80
PS Ch >M+6 congrès scientifiques et colloques de recherche dans cette catégorie
PSAdT
a) enseignement avancé, doctoral et continu
b) recherche
c) diffusion des connaissances et liaison avec
l'environnement économique, social et culturel
d) coopération internationale
administration et gestion
Dans le cadre d'un projet de recherche et sous la direction
d'un enseignant-chercheur :
a) il définit les caractéristiques techniques de projets
scientifiques importants, les conduit de la conception à la
réalisation et pilote la mise en œuvre ou l'instrumentation.
Il construit des modèles, des prototypes, des appareillages
originaux, développe des méthodes et des techniques
nouvelles.
Personnel Scientifique Collaborateur Scientifique b) il met en œuvre les travaux, expériences et techniques
Personnel Scientifique
Administratif et Technique sur projet obligatoire CDD >80 définis selon les protocoles
PS c) il collecte, assemble et évalue des données pour une
PSAdT ColS(proj)
recherche
d) il analyse les résultats obtenus
e) il met en forme et interprète des données
f) il rédige et signe les rapports préliminaires.
En dehors des tâches expressément mentionnées à titre
indicatif dans son contrat de travail, le ColS pourra être
chargé d'autres travaux rentrant dans le cadre de ses
fonctions.

91
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Master,
Types de % % ou volume
Catégorie Sous-catégorie Fonction / Titre PhD maîtrise contraintes supplémentaires Description fonction Remarques
contrat Recherche d’Enseignement
(<PhD) *)

Sous la responsabilité d'un enseignant-chercheur:

a) il définit les caractéristiques techniques d'activités
a) > PhD + 3 scientifiques importantes, les conduit de la conception à la
b) Au moins 3 années réalisation et pilote la mise en œuvre ou l'instrumentation.
d’expérience dans une structure Il construit des modèles, des prototypes, des appareillages
Adjoint de recherche de recherche autre que originaux, développe des méthodes et des techniques
l’Université du Luxembourg nouvelles.
AdjR (In French)
b) il met en œuvre les travaux, expériences et techniques
Personnel Scientifique définis selon les protocoles
Personnel Scientifique Des dérogations à ces conditions
Administratif et Technique obligatoire CDI >80 c) il collecte, assemble et évalue des données pour une
PS Research Scientist (permettant notamment la prise recherche
PSAdT en considération d'une
(In English) d) il analyse les résultats obtenus
expérience acquise au sein de
l'UL) peuvent être accordées au e) il met en forme et interprète des données
cas par cas après évaluation f) il rédige et signe les rapports
effectuée par le rectorat sur la g) il présente, publie ses résultats et dépose des brevets
base du critère d'excellence h) il peut assurer une fonction d’encadrement journalière
académique. des activités d’un groupe de personnes
L’AdjR pourra être chargé d'autres travaux rentrant dans le
cadre de ses fonctions
Sous la direction d'un enseignant-chercheur:
a) il définit les caractéristiques techniques d'activités
scientifiques importantes, les conduit de la conception à la
réalisation et pilote la mise en œuvre ou l'instrumentation.
Il construit des modèles, des prototypes, des appareillages
originaux, développe des méthodes et des techniques
nouvelles.
b) il met en œuvre les travaux, expériences et techniques
Personnel Scientifique
Personnel Scientifique Collaborateur de recherche définis selon les protocoles
Administratif et Technique obligatoire CDI >80
PS ColR c) il collecte, assemble et évalue des données pour une
PSAdT recherche
d) il analyse les résultats obtenus
e) il met en forme et interprète des données
f) il rédige et signe les rapports préliminaires
En dehors des tâches expressément mentionnées à titre
indicatif dans son contrat de travail, le ColR pourra être
chargé d'autres travaux rentrant dans le cadre de ses
fonctions

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Master,
Types de % % ou volume
Catégorie Sous-catégorie Fonction / Titre PhD maîtrise contraintes supplémentaires Description fonction Remarques
contrat Recherche d’Enseignement
(<PhD) *)
Dans le cadre d'un projet de recherche et sous la
responsabilité du chef de projet :
a) il assiste à tous les niveaux les enseignants-chercheurs
dans la mise en œuvre et la conduite des expérimentations,
de la collecte et l'évaluation des données. Il réalise les
mesures, les essais, applique les protocoles expérimentaux
et assure la maintenance des appareillages.
Personnel Scientifique b) il assiste les enseignants-chercheurs et les adjoints et
Personnel Technique Collaborateur Technique sur projet
Administratif et Technique CDD collaborateurs de recherche dans la mise en œuvre et
PT ColT(proj) conduite des expérimentations
PSAdT
c) tâche essentiellement d'exécution
d) réalise les essais, mesures et travaux nécessaires à la
conduite des expérimentations et études.
En dehors des tâches expressément mentionnées à titre
indicatif dans son contrat de travail, le ColT (projet) pourra
être chargé d'autres travaux entrant dans le cadre de ses
fonctions
Sous la responsabilité d'un enseignant-chercheur :
a) il assiste à tous les niveaux les enseignants-chercheurs et
les adjoints et collaborateurs de recherche dans la mise en
œuvre et la conduite des expérimentations, de la collecte et
l'évaluation des données. Il réalise les mesures, les essais,
applique les protocoles expérimentaux et assure la
Personnel Scientifique maintenance des appareillages. soutien à la
Personnel Technique Auxiliaire Technique
Administratif et Technique >=Bac CDI b) il assiste les enseignants-chercheurs et les adjoints et recherche et à
PT AuT collaborateurs de recherche dans la mise en œuvre et l'enseignement
PSAdT
conduite des expérimentations
c) tâche d'exécution
d) il réalise les essais, mesures et travaux nécessaires à la
conduite des expérimentations et études
e) il prépare les séances de travaux dirigés ou pratiques,
séminaires
Personnel Scientifique Sous la responsabilité d’un responsable de service ou
Personnel Technique Support Technique coordinateur, il assure des tâches techniques de support soutien à
Administratif et Technique CDI
PT SuT dans les différents services (concierge, employé technique, l'administration
PSAdT femme de charge, artisan)
Personnel Scientifique Sous la direction d'un membre du rectorat :
Personnel Administratif
Administratif et Technique Responsable Service >=Bac+3 CDI a) il dirige un groupe de personnes
PAd
PSAdT b) il assure le fonctionnement d'un service

Personnel Scientifique Sous la direction d'un membre du rectorat, d'un doyen ou

Personnel Administratif Coordinateur Service (coordinateur, d'un responsable de service :
Administratif et Technique secrétaire académique, responsable CDI
PAd a) il coordonne un ensemble de tâches
PSAdT adjoint)
b) il peut gérer un groupe de personnes

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Master,
Types de % % ou volume
Catégorie Sous-catégorie Fonction / Titre PhD maîtrise contraintes supplémentaires Description fonction Remarques
contrat Recherche d’Enseignement
(<PhD) *)

Personnel Scientifique CDI Sous la direction d’un membre du rectorat, d'un doyen, d'un
Support
Personnel Administratif enseignant-chercheur ou d’un responsable de service :
Administratif et Technique (secrétaire, assistante, administrateur et
PAd a) il assiste dans les tâches quotidiennes
PSAdT réseau, informaticien) CDD b) le degré d'autonomie peut varier
Collaborateur administratif sur projet
Personnel Scientifique ColAd Dans le cadre d'un projet de recherche, sous la direction du
Personnel Administratif
Administratif et Technique (secrétaire, assistante administrative, Financement externe CDD chef de projet, il assure des tâches administratives et/ou
PAd techniques
PSAdT support informatique, support
technique)

Note *) par l'abbréviation <PhD il y a lieu d'entendre un diplôme donnant accès aux études de doctorat

94
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Annexe VIII.2. Convention sur la compatibilité entre garde

d’enfants et travail de recherche
Art.A.VIII.2.101.Objectif de la convention
 L’optimisation du travail scientifique tout en offrant la possibilité de mieux combiner vie
familiale et travail de recherche pour tout personnel parent d’enfant à bas âge (jusqu’à 4 ans,
âge d’entrée dans l’enseignement pré-scolaire) engagé en tant qu’enseignant-chercheur à
plein temps à l’Université du Luxembourg et ceci en complément à la législation en vigueur en
matière de « congé de maternité » et de « congé parental ».
 Le maintient respectivement l’approfondissement du travail scientifique (activité jugée en
général sensible aux interruptions) pour mères ou pères de famille en réduisant la charge
d’enseignement de moitié.

Art.A.VIII.2.102.Conditions à remplir et démarches à entreprendre

 après achèvement de la durée légale du congé de maternité (8 semaines respectivement 12
semaines en cas d’allaitement), une mère respectivement un père de famille peut demander
une réduction de moitié de sa charge d’enseignement ;
 cette possibilité est valable pour tout enseignant-chercheur engagé avec contrat de travail à
plein temps à l’Université du Luxembourg souhaitant élever un enfant à bas âge (jusqu’à 4 ans,
âge d’entrée en maternelle) ;
 chaque enseignant-chercheur concerné peut donc demander par écrit l’application de la
convention citée ;
 toute demande est à adresser au Recteur de l’Université ;
 le rectorat délibérera après consultation des doyens concernés ;
 doit être joint outre le contrat d’engagement à plein temps, un rapport prouvant une activité
de recherche qui ne pourra en règle générale être ni inférieure à trois ans ni excéder une
période de 15 ans ;
 toute demande ne sera accordée que pour la durée de 12 mois ;
 après cette première période une nouvelle demande, dûment justifiée et motivée, concernant
en particulier le développement de la recherche, est à réintroduire auprès du Recteur afin
qu’une prolongation de la réduction de la charge d’enseignement puisse être autorisée.

Annexes du Titre X

Annexe X.1. University of Luxembourg Code of Conduct

University of Luxembourg Code of Conduct

1 Introduction
Ethical conduct of the members of the University of Luxembourg community (members to be defined
in Section 1.1): In pursing the mission of the University of Luxembourg (UL) 1, all members of the
university community are responsible for understanding and upholding the highest standards of legal

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

and ethical conduct. These "Principles of Ethical Behaviour" define the underlying expectations for
the conduct and activities of university employees and students.

1.1 Scope
This code of conduct applies to all members of the UL community. These include
 the Rectorate, the Deans and Directors of the Interdisciplinary Centres as well as the
Board of Governors;
 UL staff paid by the UL whilst working for the UL, including: academic staff,
intermediate academic staff, scientific, administrative and technical staff, including civil
servants at the University;
 All doctoral candidates;
 All members of the various official university committees and bodies whilst acting in
that capacity;
 Individuals who are seconded or delegated to work at the UL, e.g. vacataires;
 Consultants, vendors and contractors (incl. adjunct teaching staff members, seasonal
student workers etc.); and
 Individuals who perform services for the UL as volunteers and who assert an association
with the UL.
 Students: In addition to this code of conduct, students must also conform to principles
outlined in the Charte des droits et devoirs de l’étudiant. 2

2 Complementary Policies
This Code of conduct should be interpreted in conjunction with the most recently approved
Réglement d’ordre intérieur (“ROI“)3.
This document does not address every potential conflictual situation and is not meant to be
exhaustive. Common sense should also guide our decisions and actions so that they are consistent
with the UL values and missions.
Additional and more explicit policies may govern particular actions, organisational units, functions
or committees within the UL. It is the responsibility of each person working in those units to learn
and adhere to those policies. For example, ethics in research matters are described in the “UL Ethics
Guidelines” and regulated by the Ethics Review Panel.
Researchers enjoy academic freedom as set out in Article 30 of the Law of 12 August 2003 4 on the
creation of the University of Luxembourg.
Data Protection Policy governs the processing of personal data by the University or where the
University is involved in such processing. The aim of the Data Protection policy is to ensure that all
members of the University and its staff are aware of the requirements of data protection legislation
in relation to their individual responsibilities, to define the responsibilities of the different actors and
to provide guidance.

2.1 Roles and Responsibilities

This section defines the roles and responsibilities of individuals able to provide assistance or
clarification on information provided in this document.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Line Manager: The first recommended resource for clarification of a policy, regulation or law is the
direct Line Manager. If the Line Manager cannot assist, additional resources are described below.
Human resources (SRH)5: The SRH provides guidance and support for staff on policies that govern
employment at the University.
Ombudsperson/Ombudspersons: the ombudsperson(s) are available to all concerned as
confidential advisor(s) in cases where there is suspicion of a violation of the principles of good
scientific practice, perceived or alleged harassment, discrimination or misconduct in relation with
this code. In performing their tasks, the ombudspersons are independent of the University’s
management and of superiors and colleagues.
Data Protection Officer6: The Data Protection Officer informs and advises the UL and its employees
who carry out processing of their obligations pursuant to Data Protection Regulation. He/she
monitors Compliance with this Regulation and with the policies of the UL in relation to the protection
of personal data. He/she cooperates with the supervisory Authority and acts as a contact point for
the supervisory authority on issues relating to the processing of personal data.
The Ethics Advisory Committee (Commission Consultative d’Ethique or EAC): The EAC is an advisory
body of the Rector. The EAC safeguards respect for ethical and moral values of the university
community - i.e. its faculty, staff, students and visitors (including contractors on campus) – in all its
activities, which include but are not limited to: research, education, guidance, administration and
organisation.
Ethics Review Panel (ERP)7: The ERP provides ethics reviews of research proposals and publications.
It advises and raises awareness on ethics matters. The ERP conducts inquiries into suspected or
alleged misconduct in research involving its faculty, staff, students and visitors, and, depending on
the outcome, recommends possible actions.
The ERP shall address any form of 1) harassment, behaviour as behaviour which disturbs or upsets,
and it is characteristically repetitive. In the legal sense, it is behaviour which appears to be disturbing
or threatening; and 2) discrimination with respect to gender, sexual orientation, origin, nationality,
family status, disability or age. The ERP shall also address any form of discrimination and harassment
with respect to religious or political beliefs, as far as these beliefs respect the UL’s ethical and moral
values.
Animal Experimentation Ethics Committee (AEEC)8: The AEEC ensures that the use of animals is
justified, provides for the welfare of those animals and incorporates the principles of Replacement,
Reduction and Refinement.
Litigation Committee (La Commission des Litiges)9: The committee is consulted in case a decision
taken against a student is contested, unless the complaints does already fall within the Ethics Review
Panel‘s or the Ethic Advisory Committee’s remit.
Disciplinary sanctions assigned by the President on a student may be appealed to the Litigation
Committee.
Gender Representative and gender delegates (Le/la délégué(e) aux questions féminines)10: For
general issues related to gender and sexual orientation and sexual harassment, advice may be
obtained from the UL’s Gender Delegate or the faculty gender delegates. The gender delegates are
points of contacts within the faculties, rectorate, staff delegation and students.
Disability Officer11: The disability officer provides support and advice for students and staff with
disabilities or chronic illnesses.
Psychological Service12: The psychological service of the UL provides psychological advice and
support.

97
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Staff Delegation: The general mission of this delegation is to protect and defend the interest of all
staff in relation to work conditions, job security and status. These tasks may include supporting and
providing assistance for any staff that has been the victim of harassment, sexual or otherwise,
discrimination based on disability, sex, race, or religion. The staff delegation also promotes safety
and health at work.

3 Code of Conduct for the University of Luxembourg Staff

Members of the University of Luxembourg (UL) community are expected to uphold the highest
standards of ethical conduct for yourself and the UL. University employees, staff, and students are
committed to promoting fairness, courtesy, individual dignity, transparency, integrity and
professional growth.
This Code of Conduct provides a framework to guide the staff in meeting their obligations as
members of the UL community.

4 Responsible Conduct
All members of the University of Luxembourg Community are expected to conduct themselves
ethically, and in compliance with all applicable laws, regulations, and university policies. University
employees and students are expected to practice and model ethical and responsible behaviour in all
aspects of their work. Expected conduct includes conducting fair and principled business
transactions; acting in good faith; being personally accountable for individual actions;
conscientiously fulfilling obligations towards others; and communicating ethical standards of
conduct through instruction and example.

5 Respect for Others

The University of Luxembourg recognizes that people are the most important resource in
accomplishing its mission in the areas of teaching, research, and community service. The University
of Luxembourg values academic freedom, diversity, and respect for all persons. We acknowledge
that the differences in employee backgrounds and experiences are a strength of our international,
multilingual and interdisciplinary University. The university is committed to the principle of non-
discrimination and does not tolerate harassment 13 on any basis, including sex, race, ethnicity,
religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, political affiliation, or
political philosophy. Members of the university community are expected to treat colleagues, co-
workers, and other students with respect, professionalism, and dignity in all interactions and
communications.
University research, teaching, and service are conducted in an environment of mutual support and
cooperation in which all members of the UL community feel respected.

6 Conflicts of Interest
As a Luxembourgish institution, it is imperative for both legal and ethical reasons that members of
the university community do not improperly benefit from their positions of trust at the university.
Members of the university community are expected to avoid actual and perceived conflicts of
interest related to their work and position. Actual or potential conflicts must be appropriately
disclosed in accordance with university conflict of interest policies, so that such conflicts may be

98
UL-ROI – Version du 08/07/2017

reviewed, and as appropriate, managed or eliminated. Members of the university community are
responsible for identifying potential conflicts and seeking appropriate guidance.
Conflicts of interest may also arise in the context of gifts, travel, and entertainment. Members of the
university community are expected to conduct themselves so as to ensure that their positions are
not misused for private gain with respect to the acceptance of gifts and the undertaking of university-
related travel or entertainment. Members of the university community may not solicit, accept, or
agree to accept any benefit that is intended to influence the employee or the student in the
performance of his or her university duties.
See Appendix A for further details on specific cases of conflicts of interest.

7 Research and Academic Integrity

All members of a research university have significant responsibility to ensure that research and
academic work is conducted with the highest integrity, and in compliance with federal and state
laws, and university policies. Academic freedom can flourish only in a community that values
intellectual integrity. University of Luxembourg researchers and scholars are expected to protect
people and humanely treat animals involved in research or teaching; and follow and demonstrate
accountability for sponsors and regulatory body requirements. In addition, researchers and scholars
are to ensure originality of work, accurately and fairly publish information, and fairly assign
authorship credit on the basis of intellectual contributions.

8 Stewardship of University Property

The university is committed to responsible stewardship of university resources, and members of this
community are expected to ensure that university property, funds, and technology are used
appropriately. These responsibilities include using university property, equipment, and resources
only for legitimate university purposes; promoting efficient operations; following sound financial
practices; and engaging in appropriate accounting and monitoring.
University property includes the university name, and logo. The university regulates the use of name
and related trademarks and logos in order to protect the university's reputation and to ensure that
their use is related to the university's educational, research, and community service.

9 Contributing to a Safe Workplace

The University of Luxembourg is committed to protecting the health and safety of the members of
the university community and creating a safe working and learning environment. Safe workplace
practices include participating in applicable training sessions, using appropriate personal safety
equipment; and reporting accidents, injuries, and unsafe situations. Members of the university
community are expected to conduct their activities in an environmentally responsible manner. This
includes carefully handling chemical, radioactive and biological waste, and disposing of hazardous
waste and other potentially harmful agents in an environmentally safe manner.
The illegal use and possession of controlled substances and the possession of firearms, explosives,
and other weapons on university premises compromises the safety of the university community. The
University of Luxembourg prohibits the unlawful manufacture, distribution, possession, or use of
controlled substances and the possession of weapons in or on any premises or property owned or
controlled by the University of Luxembourg.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

10 Privacy and Personal Data Protection

Members of the university community are the creators and custodians of many types of information.
Such information may relate to natural persons such as students, employees, alumni, donors,
research sponsors, patients and any other natural persons. Such information is qualified as personal
data in the Data Protection Regulations14. Employees and students are expected to comply with
applicable legal, contractual, and policy obligations to maintain the confidentiality of such
information, protect it from improper disclosure, and to comply with Data Protection Rules such as
individuals’ rights and legal principles. To meet these responsibilities, University employees and
students are expected to follow the Data Protection Policy, document preservation and retention
guidelines, and maintain data security using appropriate safeguards such as security and
organisational measures through electronic, physical safeguards and appropriate
behaviour. Guidance and support can be provided by consulting the Data Protection Officer.

11 Open and Effective Communication

The University of Luxembourg is committed to open communication and an environment of
transparency. Communicating openly with both internal and external bodies or persons improves
relationships and allows the university to operate more effectively. Members of the university
community who have questions about a policy, decision, or activity are encouraged to discuss the
issue with the individual(s) directly involved before discussing it with others. Supervisors are
expected to respond in a timely manner to concerns and communicate with all individuals involved
in the matter. The university is committed to providing the community with accurate information
regarding the business and affairs of the university. For this reason, and in order to provide a
coordinated, accurate, and timely response, all legislative inquiries should be directed to the Human
Resources Department; all media inquires to the Service for Communications and Marketing.

12 Reporting Suspected Misconduct

The University of Luxembourg is committed to meeting Luxembourg and EU legal requirements and
fostering a culture of compliance. University employees and students are expected to report known
and suspected violations of university policies, as well as violations of applicable laws and regulations
to appropriate offices. The university provides several options for reporting violations. Employees
are encouraged to first report any known or suspected violations to their direct supervisor. Fraud,
theft, embezzlement, abuse, or waste may be reported to the director of Administration. The ERP
does not allow individuals to anonymously report concerns involving a possible violation of law,
regulation, or policy. Nevertheless, complainants are encouraged to report such cases to the
Ombudsperson, who ensures the strictest confidentiality. All Members of the university community
who act in good faith in reporting known or suspected violations of law or university policy are
protected from retaliation.
Appendix B goes into further detail on the interpretation of the code and follow up to reporting.

Appendix A
1 Conflicts of Interest
1.1. Definition

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

A conflict of interest exists when a member of the University Community and/or their
spouse or any other family member has /have personal interests that are in competition
with the mission entrusted to that individual by the University thereby making it difficult
to accomplish his/her tasks with neutrality and impartiality.

1.2. General rule: UL employees and their immediate family members do not solicit or accept
gifts15 when the donor is any person or entity who either:
 seeks official action by the University; or
 does business or seeks to do business with the University; or
 has interests that may be substantially affected by the performance or non-
performance of the official duties of the University.
1.3. Exceptions: UL employees are allowed to accept any item or items from any one
prohibited source during any calendar year having a cumulative total value of less than
100 Euro.
Should any doubt about the value or appropriateness of the gift or hospitality arise, the
employee shall consult the Rector and/or the Administrative Director and obtain his/her
written approval.
1.4. In case of breach: Should an employee receive a prohibited gift, they shall either:
 pay the market value for the gift; or
 return the gift to the donor; or
 report all relevant facts to the University and give the gift (or an amount of its equal
value) to the University or to an appropriate charity.

2. Conflicts of interest with respect to an employee’s duties to the University

Any member of the University Community and/or the spouse or any member of the employee's
family may not, without prior authorization from the University, have direct or indirect shareholdings
in companies and / or organizations that would potentially conflict with the interests of the the
University and which would impede the neutrality and impartiality of the task which the employee
is required to perform on behalf of the University under this contract of employment.
To avoid any conflict of interest, the employee agrees, at the signature of his/her employment
contract and throughout his/her employment, to inform the University of any participation such as
above-stated before. If there is a conflict of interest, the employee agrees to undertake all the
measures that are needed to end this conflict of interest.
In the event that a situation arises that creates or appears to create a conflict between an employee’s
interests (personal, financial or others) and the interests of the UL, the employee shall report that
situation directly and immediately to their direct supervisor, the SRH, the Director of Administration
or the Rector as appropriate. The latter will initiate all necessary actions so that a decision can be
taken on how to resolve the issue.
2.1. External and financial interests: UL employees must have prior written consent to
directly or indirectly engage in any other outside professional activities, trade or
occupation that may present a potential conflict of interest with the UL. 16 UL employees
shall not participate in any UL activity that may benefit by their external and financial
interests, except for those situations where safeguards are put in place and formally
agreed to by the UL. UL employees acknowledge that in certain cases, they may have to
divest from a financial interest that poses a conflict.
2.2. Personal interests – Families and Relatives: UL employees shall not make, participate in,
or attempt to influence career-related decisions regarding person (incl. PhD candidates)

101
UL-ROI – Version du 08/07/2017

with whom they have a marital or familial relationship, or with whom there exists or has
recently existed a personal relationship or close ties such as mentor/mentee relationship.
This includes appointment, hiring, promotion or evaluation. They may not be in the
position of supervising or directing those persons.
2.3. Members of UL bodies or committees (e.g. Board of Governors, University Council, UL
committees…). Members of UL bodies or committees will recuse themselves from any
issue for which they have a conflict of interest. In case of a suspected conflict of interest,
the other members of UL official bodies or committees are allowed to keep a member
from participating in discussion, reporting, or voting on an issue.
2.4. Annual Declaration: The following employees are required to provide to the
Administrative Director an annual declaration of external interests, irrespective of
whether or not the interests declared are in conflict with the UL’s interests: all academic
staff members; and any employee involved in decision making on the University’s behalf
(whether or not as decision maker).
2.5. What to do in case of breach: If the University determines that a member of the University
community has breached the Code of Conduct, the individual must promptly make full
disclosure to the University of all relevant facts and circumstances giving rise to an actual,
potential or perceived conflict of interest and cooperate with the University to ensure that
all appropriate steps are taken to eliminate or manage such conflicts in accordance with
the University policy.

3. Conflict of interest in research

3.1. General rule: In relation to our research activities, members of the university community
have to act as external reviewers, assess research programs, assess teaching programs,
write references for candidates, and participate in the promotion of research staff.
Members of the university community will be honest and transparent in disclosing any
conflict of interest according to the specific rules of the organisation for which the review
is made. Members of the university community will not allow commercial interests to
negatively affect the quality of teaching programs, subvert research agendas or
inappropriately limit the exchange of scientific information. Members of the university
community will conduct research in accordance with the highest standards of ethics in
research.
3.2. Conflict of interest rules for experts who participate in the evaluation of proposals:
Members of the university community shall perform their work impartially. To this end,
we are required to:
 inform the appropriate parties of any conflicts of interest arising in the course of
their work including of any proposal competing with the proposal where the
community member may have a conflict of interest;
 confirm there is no conflict of interest for each proposal in the form required by the
organisation for which the evaluation is performed.
3.3. Definition: For any proposal, a conflict of interest exists if an expert:
 was involved in the preparation of the proposal;
 stands to benefit directly or indirectly if the proposal is accepted or rejected;
 has close family ties (spouse, domestic or non-domestic partner, child, sibling, parent
etc.) or other close personal relationship with any person representing an applicant
legal entity;
 is a director, trustee or partner or is in any way involved in the management of an
applicant legal entity;

102
UL-ROI – Version du 08/07/2017

 is employed or contracted by one of the applicant legal entities or any named

subcontractors;
 performs otherwise incompatible duties (e.g. is a National Contact Point for H2020
programs, or is directly working for the Enterprise Europe Network)
 is a member of a Programme Committee in respect to the candidate or applicant;
 has or has had during the last five years, a scientific collaboration with the principal
investigator of the proposal;
 has or has had a relationship of scientific rivalry or professional hostility with the
principal investigator of the proposal;
 has or has had in the past, a mentor/mentee relationship with the principal
investigator of the proposal;
 has submitted a proposal as a principal investigator or a team member, under the
same call;
 has close family ties (spouse, domestic or non-domestic partner, child, sibling, parent
etc.) or other close personal relationship with the principal investigator of any
proposal submitted to their panel.
 There might be other circumstances where a risk of conflict of interest should be
assessed, taking account of the objective circumstances, available information and
related risks. For example, when an expert:
o was employed by one of the applicant legal entities in the last three years
o is involved in a contract or grant agreement, grant decision or; membership
of management structures (e.g. member of management or advisory board
etc.) or research collaboration with an applicant legal entity or fellow
researcher, or had been so in the last three years;
o is in any other situation that could cast doubt on their ability to participate in
the evaluation of the proposal impartially, or that could reasonably appear to
do so in the eyes of an external third party.

3.4. Consequences of a conflict of interest: If a conflict of interest is reported by the expert or

established by an applicable party, the expert must not take part in the evaluation of the
proposal or of the call. If a conflict becomes apparent in the course of their work, the
expert must inform immediately the organisation for which the evaluation is performed.
If a conflict is confirmed, the expert must stop carrying out their work. Any comments and
scores already given by the expert will be discounted. If necessary, the expert will be
replaced.

3.5. Use of University resources: As a non-profit organisation, largely financed by the

government, European institutions, companies and supported by gifts, donations, and
grants, it is essential to maintain the highest standards of stewardship for the property
and resources entrusted to us.
As a result, the UL resources must be reserved for business purposes on behalf of the
University. They may not be used for personal gain, and may not be used for personal use
except in a manner that is incidental, and reasonable in light of our duties.
UL resources include, but are not limited to, the use of facilities, parking permits,
personnel or equipment, University systems (e.g., telephone systems, data
communication and networking services) and the domain for electronic communication
forums; the use of UL equipment (e.g., computers and peripherals, UL vehicles); the use
of procurement tools such as purchasing cards and petty cash; and, the time and effort of
staff, students and others.

103
UL-ROI – Version du 08/07/2017

Appendix B
1. Implementation and Enforcement of the Code
1.1 Clarification and interpretation: Employees are encouraged to seek clarifications
regarding the interpretation of the Code of Conduct by reporting first to their supervisor.
If further clarifications are needed on non-sensitive aspects, the question should be
discussed with the Administrative Director. In case of a sensitive question, the University
Ombudsperson should be the person of trust who can be contacted in the first instance.
The Administrative Director will be kept informed of all questions raised during the year
in relation with the Code of conduct.
1.2 How to Report Violations or Raise Serious Concerns: All members of the university
community should condemn any form of dishonesty including misuse of University funds
or property, fraud, theft, cheating, plagiarism or lying to the UL. Members of the
university community can report any violation of the Code of Conduct or raise concerns
about strong indicators of such misconduct by addressing the issue to their supervisor. If
a discussion with the supervisor is likely to be uncomfortable or the supervisor is involved
himself/herself, the question or issue should be discussed with the Ombudsperson. The
Ombudsperson will keep all information confidential (including the reporter’s identity),
unless the circumstances reasonably require that their identity is disclosed to solve the
issue. Employees can expect that the Court of Auditors (“Cour des comptes”) and/or the
police will be notified when circumstances reasonably indicate fraud or theft of University
funds.
1.3 Retaliation: Retaliation imposed on the reporter for raising a concern or an issue in good
faith is prohibited. If the reporter feels that they have been retaliated against, they should
report the fact to the SRH or the Ombudsperson. In the case of intentionally reporting
false accusations, the UL will take disciplinary measures.
1.4 It is the Obligation of the University to Follow up on all Reports of Misconduct. The UL
shall address all complaints, e.g. by conducting inquiries and investigations into suspected
violations of the Code of Conduct. Such inquiries/investigation will be undertaken by the
appropriate body (SRH, EAC, ERP…) as determined by the President and depending on the
circumstances. All persons involved will have an opportunity to present their side of the
story. Proceedings will be confidential and will be heard in private. Issues will be
monitored until a resolution is reached. If a violation is found, a fair and suitable action
will be developed to prevent future occurrences. The Ombudsperson ensures the follow
up of this action plan. Sanctions: When an individual violates the Code of Conduct there
must be consequences associated with that misconduct. Depending on how egregious the
misconduct is, the Board of Ethics has a range of sanctions that it can impose, from less to
more punitive depending on the violation and the totality of the facts.
1.5 To serve as a mechanism to educate and rehabilitate: It is important to provide feedback
to individuals who violate the Code of Conduct so that they understand and appreciate
exactly how their past conduct was inappropriate, so that it will be less likely to occur
again in the future. These measures serve a rehabilitation function.
1.5.1 To protect the public: The welfare of the administration, students, and other
employees and the reputation and integrity of the University must be protected.
1.5.2 Types of Sanctions that may be imposed:17 are defined in the Luxembourg Code du
travail.

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UL-ROI – Version du 08/07/2017

Notes to Code of Conduct

1
http://wwwen.uni.lu/university/about_the_university/mission_statement
2
ROI Réglement d’Ordre Intérieur, Titre VII, Chapitre 1.
3
http://wwwen.uni.lu/university/official_documents
4
(1) Dans l’exercice de leurs fonctions d’enseignement et de recherche, les membres de l’Université
jouissent de la liberté académique.
(2) La liberté académique inclut, outre la liberté de pensée et d’expression, la liberté de l’enseignement,
de la recherche et des études; elle s’exerce dans le respect des principes fondamentaux de
l’enseignement et de la recherche. L’exercice de cette liberté trouve ses limites dans les objectifs
assignés à l’Université, dans les programmes d’enseignement et de recherche que celle-ci s’est donnés
et dans les moyens matériels et financiers dont elle dispose.
5
http://wwwen.uni.lu/universite/presentation/organigramme/organigramme_rectorat_administratio
n_centrale/the_human_resources_department
6
NOTE: This position has legal status and will be mandatory as from 25th May 2018 for public
institutions such as the UL in application of General Data Protection Regulations, i.e. European Data
Protection Act.
7
ROI Art. II.4.202; http://wwwfr.uni.lu/recherche/chercheurs_recherche/normes_politiques
8
To contact the AEEC, applications should be sent to [email protected] .The details can be found on the
intranet https://intranet.uni.lux/the_university/AEEC/Pages/default.aspx.
9
ROI ch4; Section 1.
10
http://wwwen.uni.lu/universite/presentation/organigramme/organigramme_rectorat_administrati
on_centrale/deleguee_a_l_egalite_des_chances. Art 25 Loi du 12-08-2003
11
http://wwwen.uni.lu/universite/presentation/organigramme/organigramme_rectorat_administrati
on_centrale/le_responsable_des_personnes_aux_besoins_specifiques
12
http://wwwen.uni.lu/students/useful_information_from_a_to_z/office_of_psychological_support_f
or_students
13
Harassment covers a wide range of behaviours of an offensive nature. It is commonly understood as
behaviour which disturbs or upsets, and it is characteristically repetitive. In the legal sense, it is
behaviour which appears to be disturbing or threatening
14
Does not yet exist.
15
Donations to the UL are not covered by the Code of conduct and are governed by the ROI Chapter
14, Section 5.
16
Further rules governing side activities of the UL employees are available on the intranet or at the SRH.
17
Further consideration needed, including among others: explicit catalogue/list, decision-taker,
reporting lines.

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