La numérisation des documents : opportunités et contraintes

Emiliane Faye

Introduction

La bibliothéconomie est, depuis le milieu des années 1990, marquée par la double révolution
du numérique et du développement des réseaux. Depuis lors, l’utilisation d’Internet, ajoutée à
la généralisation et à l’apparition des livres numériques, a amené de profonds changements
dans notre rapport avec l’écrit.

La technologie numérique, le multimédia et les réseaux perturbent les points de repère du

monde du livre, lequel est basé depuis plus de cinq siècles sur les valeurs de l'imprimerie.
Comme lors des précédentes évolutions (culture orale vers la culture écrite, puis culture écrite
se confondant avec la culture du livre), l'adoption du numérique suscite de vifs débats. Au
cœur des polémiques entretenues, on retrouve la crainte manifestée des dépositaires de savoir
de perdre leur identité.

Pourtant, les avantages de la numérisation sont incontestables. Non réductible à un simple jeu
de conservation, celle-ci réduit la consultation des documents fragiles, prolonge ainsi leur
« durée de vie », offre une grande capacité de stockage, permet la conduite de différentes
opérations de recherche et d’intervention multiforme sur le document, et enfin, démultiplie
l’accès aux documents, en particulier l’accès à distance.

Les documents numérisés ne devraient pas être destinés à la consommation exclusive des
chercheurs. Il importe de cibler aussi le grand public. Une pareille ouverture induit la
définition et l’adoption de mesures juridiques appropriées. Elles porteront, entre autres
domaines, sur la propriété intellectuelle. En somme, il va falloir enrichir le dispositif des
droits avec les droits de propriété intellectuelle.

Ce texte comporte trois parties. La première expose les objectifs aussi bien documentaires que
scientifiques fixés à la numérisation avant d’explorer les possibilités et les opportunités
qu’elle offre. La seconde consiste en une analyse des contraintes, des limites et des problèmes
qu’elle soulève. Enfin, la dernière partie affiche des propositions susceptibles de relever ces
défis.
Qu'est-ce que la numérisation ?

Le Réseau canadien d’Information sur le Patrimoine (RCIP) définit la numérisation « comme

le processus par lequel on crée une image numérique (c'est-à-dire contenue dans un
ordinateur) à partir d'un objet (document, photographie ou artefact en trois dimensions)1 ». La
numérisation est donc une technologie de conversion en images électroniques des documents
originellement disponibles sur support papier ou microfilm. Les documents peuvent être
numérisés en mode image (type fac-similé) ou en mode texte intégral en utilisant des logiciels
de reconnaissance optique de caractères.

Pourquoi numériser ?

Pierre-Yves Duchemin (1995) répond à cette interrogation dans sa communication présentée

lors de la 61ème conférence générale de l’IFLA. Il les décline en ces termes : permettre la
conservation, la préservation et la valorisation d’un patrimoine ; améliorer et multiplier les
possibilités d’accès aux documents ; permettre leur communication grâce à des media
optiques ou électroniques et des réseaux en fournissant un accès à distance ; favoriser la mise
en valeur de collections de documents rares ; inciter à la recherche par la découverte de
documents méconnus et originaux de par leur contenu, etc.

Des avantages de la numérisation

Les avantages de la numérisation sont nombreux. Les plus importants sont:

- la facilité de consultation : les moteurs de recherche permettent en effet en quelques
secondes d’aller chercher, au sein de textes de plusieurs milliers de pages, la citation
recherchée ou d’en extraire systématiquement toutes les phrases dans lesquelles, par exemple,
l’auteur a utilisé un de ses mots préférés. Les gestionnaires de fichiers permettent, quant à
eux, de classer toutes les œuvres numérisées par genre, type et catégorie, avec une facilité
dépassant l’imagination du plus efficace bibliothécaire appliquant encore aujourd’hui les
préceptes de Saint Thomas d’Aquin, recommandant de ranger les textes que l’on aime et dont
on souhaite se souvenir. En utilisant le logiciel Adobe Acrobat qui offre les avantages de
pouvoir joindre texte et images, d'agrandir et de rétrécir l'affichage à l'écran, de ne visualiser

1
Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Numériser vos collections : version pour les petits
musées, http://www.rcip.gc.ca/Francais/Contenu_Numerique/Petits_Musees/introduction.html.
qu'une seule partie d'un folio, le chercheur gagne ainsi en facilité de consultation et en
convivialité, notamment en comparaison avec le traditionnel lecteur de microfilms. En outre,
il est possible d’avoir une impression papier de qualité en cas de nécessité.
- Une plus grande accessibilité et une meilleure promotion du document : l'utilisation de
systèmes de stockage robotisés de grande capacité rend la collection numérisée accessible à
n’importe quel moment du jour avec un minimum de personnel. La numérisation offre donc
un accès distant et par plusieurs personnes en même temps, à des documents peu accessibles
ou uniques, leur assurant ainsi une valorisation.
- Une recherche plus performante : la numérisation facilite et rend plus efficace la recherche.
En effet, elle offre la possibilité d'effectuer des recherches dans les catalogues aussi bien
locaux que lointains et de créer un tissu (web) de liens ou de pointeurs renvoyant à des
documents connexes. Des recherches multicritères ou de texte intégral peuvent être
effectuées. Des techniques de recherche analogues sont actuellement en cours d’élaboration
pour les documents sonores et les images. Une diffusion élargie d'images de collections
locales ou uniques encourage l'utilisation savante de ressources enrichies.
- La possibilité d'utiliser toutes les fonctions d'édition qui correspondent à des opérations de
couper, copier et coller le document ciblé. Dans le cadre d'études comparatives, on peut ainsi
envisager d’analyser un grand nombre de documents ou d'extraits de documents. Ainsi, un
chercheur peut réunir sur son écran des textes et des images provenant de diverses sources
qu’il devait jusqu’alors consulter séparément. Il peut également faire des agrandissements par
zoom des documents numériques, lesquels vont également pouvoir très facilement être
annotés, copiés, inclus en citation dans des travaux de recherche.
- La reproduction : elle peut se faire sous forme de copie de l'information déjà numérisée en
utilisant soit le même format de stockage soit un autre format numérique, sans perte de
qualité. La reproduction à l’identique se fait sans faire subir des dégradations à l’ « original ».
On peut aussi obtenir une reproduction en utilisant une imprimante. Les techniques de
reproduction ne se limitent pas à l’écrit, mais s’appliquent également au son et à l’image. Le
« copier/coller » s’applique aussi bien à un morceau de musique qu’à une photographie ou à
une séquence de film, et la reproduction de ces œuvres de l’esprit, qui supposait autrefois un
travail parfois long et fastidieux, se fait aujourd’hui, grâce au numérique, avec une facilité
déconcertante.
- La préservation et la conservation des documents originaux : les copies numériques
facilitent la sauvegarde du document, en réduisant la fréquence de consultation et donc des
facteurs d'usure. À l'heure actuelle, tous les documents ne se prêtent pas à la réalisation d'une
copie numérique de qualité suffisante. De légères distorsions et pertes risquent de se produire.
Il faudra donc pouvoir disposer des originaux le jour où les progrès de la technologie
permettront d'apporter les améliorations nécessaires à la qualité de la reproduction. La
numérisation offre une stratégie de remplacement pour des objets fragiles, par exemple des
films et des archives sonores, en voie de détérioration.
- L’utilisation comme support pédagogique : le chercheur ou l’enseignant est souvent appelé à
communiquer les résultats de ses recherches ou encore son savoir-faire pratique à des
collègues ou à des étudiants. Il devra donc pouvoir enseigner et présenter les fruits de ses
travaux via des plates-formes multimédias, notamment dans le cadre de la formation à
distance.
- La gestion des collections : le choix des objets à numériser exige une définition des priorités,
et donc une étude de la valeur relative des objets, d'où une meilleure connaissance des
collections au sein de l'établissement. La sécurité des collections est améliorée pendant que
leur accès et les services au public sont accrus. L'assistance au catalogage rétrospectif, les
recherches dans les collections, le développement des collections et la recherche de nouvelles
acquisitions deviennent plus faciles. Les fonctions de conservation sont accomplies avec plus
d'efficacité. La gestion des déplacements d'objets est facilitée.
- L’édition numérique : la numérisation a permis à l’édition électronique d’ouvrir une
nouvelle fenêtre sur le marché, notamment, en limitant considérablement les délais et les
coûts de fabrication, de diffusion et de distribution. Cela permet par exemple aux éditeurs
électroniques de faire des offres éditoriales ou d’organiser des manifestations littéraires
suivant l’actualité du moment, et ce, à moindre coût.

En bref, la numérisation nous paraît rentable du point de vue de ses avantages : la facilité de
recherche, de consultation et de conservation des documents, même s'il se pose la question de
la propriété juridique. La perte de temps et d'énergie occasionnée par la numérisation est
rapidement amortie par la convivialité de l'utilisation, la possibilité d'enquêtes comparatives
sur de larges corpus, les avantages qu'offrent les fonctions d'édition et les facilités
pédagogiques que permettent les outils multimédias.
Les points faibles de la numérisation

Les inconvénients

Le coût est perçu comme le principal inconvénient perçu par de nombreuses personnes. Les
oppositions que suscite cet handicap de la numérisation insistent sur trois rubriques :
- l’investissement initial onéreux : le matériel nécessaire pour effectuer la numérisation
peut être coûteux et demande souvent à être utilisé par des opérateurs qualifiés pour
obtenir des résultats probants ;
- les contraintes de rangement : les supports utilisés pour stocker l'information
numérisée devront être conservés dans un environnement très propre et très stable sur
le plan climatique, ce qui accroîtra la consommation d'énergie imputable à la
collection. L'aménagement de cet espace de rangement exigerait en outre un
investissement important ;
- les coûts de préparation : la préparation en matière de saisie numérique est d’abord
d’ordre physique requise. Elle comprend aussi les opérations onéreuses ci-après :
classer et indexer le contenu initial et introduire les références textuelles dans la base
de données. Toutes ces tâches doivent être exécutées par un personnel spécialisé. La
copie de l'information des supports existants sur de nouveaux supports impliquerait
d'importantes contraintes de main-d'œuvre.

Ces problèmes de coût ont été abordés par Pierre-Yves Duchemin qui disait à ce propos que
« le coût total d’une campagne de numérisation peut être très élevé, tout particulièrement si
l’on a choisi des taux de résolution très importants, même si la numérisation aujourd’hui coûte
deux fois moins cher qu’il y a deux ans.[…] L’on doit garder à l’esprit que le coût de la
numérisation ne comprend pas la seule numérisation proprement dite, mais couvre également
les éventuels coûts de restauration, les éventuelles campagnes photographiques, le catalogage,
l’indexation, les différents supports physiques, les éventuels postes de travail spécifiques
munis d’écrans graphiques ‘‘haute définition’’, etc.».

Les trois limites principales

La numérisation présente trois limites principales. En premier lieu, nous citerons la faiblesse
de l’espace de mémoire du numérique, devenue récurrente avec l’utilisation de documents
comme les images et les collections de photographies. Ces produits documentaires appellent
l’installation d’une forte capacité mémorielle. Ensuite, il y a le fait que la définition des copies
numériques réalisées au moyen des technologies actuelles peut être insuffisante pour garantir
la haute fidélité que requièrent certains types de documents. Enfin, retenons que les
documents à caractère administratif, par exemple, perdent leur authenticité au moment de la
numérisation et par conséquent leur valeur juridique.

Il ressort de ces observations que la numérisation n'est pas actuellement un outil universel de
préservation, même si elle favorise la sauvegarde des documents en réduisant les pressions
dont les originaux font l'objet. La création d'une copie de consultation numérique n'autorise
pas à négliger ou à éliminer le document original. Les organismes de financement des
institutions de conservation doivent être bien conscients du fait que la numérisation constitue
le moyen idoine pour élargir l'accessibilité des données documentaires sans accroître les coûts
de restauration de leur support.

Les contraintes

Les objectifs d’un projet de numérisation sont souvent limités par des contraintes. La
première découle de la quantité de documents en cause : la conversion numérique ne pourra
concerner à moyen terme qu’une petite partie des collections de la bibliothèque. Il conviendra
donc de veiller à ce que la sélection se fasse de façon cohérente. S’affichent, en second lieu,
les contraintes de nature budgétaire. Elles dépendent des conditions particulières de chaque
institution. Le manque de compétences du personnel constitue un autre type de contrainte. Il
se pose aussi bien en termes de maîtrise de la technologie que de l’organisation d’un tel
projet. Des contraintes légales (droits d’auteurs) sont généralement connues au moment de
l’élaboration du projet, tandis qu’en aval on est confronté, dans bien des cas, à des limites
techniques (performance des scanners, capacité de stockage…).

En somme, la réalisation de projets de numérisation multimédia présente des contraintes

particulières telles que les quantités démultipliées, les contraintes techniques de supports, les
coûts assez élevés, les droits d’auteurs, les traitements documentaires multi-niveaux, la
présentation éditoriale plus élaborée, les habitudes des publics, les projets pédagogiques.
Observations et suggestions

Mise en réseau d’archives et de bibliothèques

Des services d'archives et de bibliothèques peuvent éventuellement se regrouper pour acquérir

des installations de numérisation. Cela permettra aux petites institutions de gérer
convenablement, après le succès de la saisie initiale, l’intermittence des autres opérations de
numérisation. Les grandes collections dotées d'un programme intensif d'accroissements
devront nécessairement posséder leur propre matériel. Les coûts d'équipement à supporter
dans le lancement d’un programme de numérisation doivent également être comparés aux
économies susceptibles d’être faites sur les coûts de préservation/restauration. Ces économies
seront rendues possibles par la concentration des ressources affectées à la préservation de la
collection sur les documents, dont la valeur ne tient pas seulement à leur caractère de supports
d'information. Le stockage numérique est le seul moyen de sauvegarder sans distorsion
pendant des millénaires l'information contenue sur nombre de supports en voie de
dégradation. Dans bien des cas, les documents à numériser ne demandent pas de remise en
état préalable. Leur restauration s’effectue souvent, plus efficacement et à meilleur coût, sous
la forme électronique. Des dégradations telles que la perte des contrastes, les bavures d'encre,
les colorations, les tâches, etc., survenues au cours de l'existence d'un document font partie de
son histoire. C'est pourquoi il est fortement recommandé de le restaurer sous une forme
numérique plutôt que par des méthodes physiques, qui sont répétées presque à l’infini.

Des profils des personnels

Les compétences exigées aux opérateurs chargés de la numérisation se situent au même

niveau que celles demandées au personnel spécialisé dans le microfilmage. Un certain
recyclage sera nécessaire ; mais l'élément coût de personnel ne devrait pas varier
sensiblement. En outre, il sera peut-être possible d'automatiser partiellement la saisie.

La situation juridique relative à l’utilisation des images numériques n’est pas simple : les lois
de propriété et de protection intellectuelle étant très strictes, l’on devra toujours rechercher
d’éventuels ayants-droit. C’est la raison pour laquelle nombre de projets de numérisation
concernent des documents anciens, pour lesquels il n’y a pas de restriction à la reproduction et
à la communication. Aujourd’hui, ces ayants-droit semblent considérer l’Internet et les autres
réseaux comme des machines destinées à les gruger. Quand ils acceptaient, il y a quelques
années, sans sérieuses discussions, la reproduction des documents dont ils détiennent les
droits, ils ne savaient pas qu’il était souvent impossible d’en contrôler l’usage. Il est possible,
avec les réseaux fermés par exemple, d’identifier l’utilisateur distant et de savoir ce qu’il fait
tandis qu’avec les réseaux ouverts tels que l’Internet, cette identification n’est pas possible :
on peut, tout au plus, savoir qui s’est connecté à la base de données.

Afin de devenir des centres communautaires où les valeurs culturelles sont échangées et
diffusées, les bibliothèques doivent reconnaître leur important potentiel dans l’ère numérique.
Les bibliothécaires doivent se défaire de leur traditionnelle image de conservateur et gardien
de l’information. Ils doivent jouer un rôle de conduit d’information et être attentifs aux
possibilités offertes par l’information numérique et les technologies de l’information et de la
communication (TIC). Possibilités que sont l’accès à une information diversifiée, le stockage
et la dissémination des savoirs autochtones, la conversion en centres communautaires
d’information et de communication, etc. Toutefois, même en y arrivant, les bibliothécaires
devront prendre conscience des dangers posés par l’usage de la technologie. Ces dangers
comprennent l’utilisation aveugle de la technologie, la dépendance des bibliothèques vis-à-vis
de la technologie au détriment de l’information, l’élargissement de la fracture numérique entre
les zones rurales et urbaines, les contraintes sur les ressources, la question de la durabilité, etc.

Gommer la fracture numérique

La fracture numérique s’observe aussi entre les pays développés et les pays pauvres. Elle est
liée à l’analphabétisme, le renouvellement insuffisant du vocabulaire des langues locales
sommées de devenir des langues de travail en matière de numérique, le faible niveau de
lettrisme technologique. Mais, la plus importante pierre d’achoppement pour les pays
africains reste l’affligeante pauvreté.

Croire que l’usage de l’information numérique dans les bibliothèques aura, de façon
automatique, des impacts positifs sur l’accès à l’information, la liberté d’expression et
d’opinion, l’alphabétisme universel et l’apprentissage tout au long de la vie, c’est négliger le
poids de facteurs limitants comme le déficit des compétences et la faible dotation en moyens
matériels (Thapisa, 2000 : 175). Autant de figures de la pauvreté que connaissent bien les
pays en voie de développement, en particulier ceux d’Afrique subsaharienne. Chisenga (2000)
montre bien que, pour certains de ces pays, l’accès à Internet, quoique significatif, demeure
un phénomène majoritairement limité aux grandes villes et agglomérations et aux habitants
dont les revenus les autorisent à s’équiper en ordinateurs et se connecter sur la « Toile ».

Conclusion

Les professionnels de l’information documentaire doivent considérer la technologie plus

comme un outil que comme une fin en soi. Aussi leur faut-il prendre conscience des
implications nocives de l’usage de la technologie, ce qui permettra de les réduire autant que
possible. Par ailleurs, un équilibre doit être trouvé entre fournir un accès juste-à-temps et un
accès juste-au-cas pour servir les différents types d’usagers. En outre, il est souhaitable que
les utilisateurs soient accompagnés tout au long de la transformation des bibliothèques. Ceci
ne rend pas caduque l’obligation d’éviter de trop miser sur la technologie et l’information
numérique. Les professionnels de l’information documentaire insisteront sur l’efficacité des
valeurs que sont la coopération, le partenariat et la performance de cadres comme les
consortia. En d’autres termes, ils auront toujours en mémoire la vérité selon laquelle
l’isolement freine leur capacité à développer la numérisation. Ou encore cette autre vérité qui
veut que les différentes initiatives prises çà et là se fixent comme objectif : réduire la fracture
numérique de façon à renforcer les capacités locales et à assurer la durabilité des projets.

La numérisation n’est pas synonyme de garantie de l’efficacité absolue de la conservation.

Gladney (1994) le confirme en ces termes : « malgré notre enthousiasme pour ce que les
sciences de bibliothèques numériques promettent, nous pensons que le verbiage appelant à
remplacer entièrement les publications conventionnelles doit être regardé avec scepticisme.
La conservation du patrimoine culturel […] a été mieux servie par le papier que par la
promesse des moyens numériques actuels et l’on s’investit peu dans des travaux destinés à y
remédier ».

La numérisation restant une première étape importante en rendant des documents disponibles,
il faut vérifier l’effectivité du besoin de numérisation dans une communauté d’utilisateurs et
s’assurer de la mise au service prioritaire des efforts de numérisation à son profit. L’examen
des technologies et des méthodes de numérisation existantes incite à la prudence et à un
certain degré de conservatisme dans le choix de projets et de technologies. Les bibliothèques
numériques, à peine nées, sont déjà entourées de mythes, dont le plus tenace est qu’Internet va
remplacer les bibliothèques traditionnelles, vouées à disparaître. Il n’en est rien. Toutefois, on
ne peut nier qu’un nouvel espace documentaire, intégrant de façon continue, papier et
électronique, est en train de prendre forme et consistance. Les textes numériques, qui ne sont
pas simplement des supports de substitution des documents traditionnels, apportent de
nouvelles valeurs aux collections des bibliothèques. Et on ne connaît certainement pas encore
toutes leurs potentialités. Cependant, ils ne sauraient remplacer le livre pour l’appréhension
d’un texte. Il est certain que l’on continuera à lire sur papier.
 Références bibliographiques (à compléter)

Balland, Marie-Hélène ; Delavanne, Alexandre ; Fortino, David ; Loore, Sylvie (1999).-

Synthèse Bibliographique 5IF : Les Bibliothèques Virtuelles.
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Chisenga, 2000, Global Information and Libraries in Sub-saharan Africa.

In: Library Management.21(4), p.178-187.

Duchemin, Pierre-Yves, 1995, «La numérisation des documents cartographiques :

problèmes techniques et juridiques; l'expérience de la Bibliothèque nationale de
France », [Communication à la 61ème Conférence générale de l’IFLA, Istanbul,
Turquie, 20-25 août 1995]. Texte disponible sur le site
http://www.ifla.org/IV/ifla61/61-ducp.htm

Gladney, Henry M. et ali., 1994, “Digital Library: Gross Structure and Requirement”,
[Report from a workshop, IBM Research Report RJ 9840].

IFLA (2002).- Guidelines for Digitization Projects for collections and holdings in the
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Jacquesson, Alain ; Rivier, Alexis (1999).- Bibliothèques et documents numèriques,

concepts, composantes, techniques et enjeux.- Paris : Editions du cercle de la librairie.

Kuny, Terry (1995).- Introduction aux technologies et aux problèmes de la numérisation.

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version pour les petits musées.
http://www.rcip.gc.ca/Francais/Contenu_Numerique/Petits_Musees/plans_de_cours.html [page
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Management, 21(4) : 170-177.

Site de Bardazeb consacré aux littératures françaises des XIXe et XXe siècles, aux livres et à
l'édition numériques, aux livres anciens et introuvables, aux éditeurs et aux libraires
http://www.membres.lycos.fr/bardazeb/Html/DossierPage2.htm [page consultée le 10 août
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Vers une nation axée sur le savoir : l’apport de la numérisation. Recommandations du

groupe de travail fédéral sur la numérisation : Rapport final, 31 décembre, 116 p.
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