Support de cours enseignés : contrôle interne
CHAPITRE II : LES PROCEDURES DES ACHATS FOURNISSEURS
SECTION I : LES OBJECTIFS ESSENTIELS DU CONTROLE INTERNE CONSISTENT A :
Les commandes d’achats de marchandises et de matière ne doivent être fait qu’en fonction
des besoins et pour des quantités optimales.
Un contrôle de réception doit être prévu
Le contrôle de réception doit être prévu
Le contrôle des factures doit être prévu
Le contrôle des factures doit être effectué avant le règlement
La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour lesquelles
aucune facture n’est encore parvenu (cutt-off) ainsi que les factures comptabilisée pour
lesquelles aucune marchandises n’est encore reçue.
Les fonctions suivantes doivent être confiées à des personnes ou à des services différents :
Fonction commande
Fonction réception
Fonction courrier
Fonction comptabilité
Fonction trésorerie
SECTION II : PROCEDURES ADMINISTRATIVES
1. Commandes aux fournisseurs
Les procédures doivent répondre aux questions suivantes :
Qui peut déclancher la commande
A quels fournisseurs doit-on s’adresser
Quand passer la commande
Quelle quantité doit-on commander
Demande d’achat
Un bon interne de demande d’achat peut être créé quand la taille de l’entreprise le permet. Les besoins
de réapprovisionnement peuvent être déterminés par le magasinier en fonction d’un niveau minimal de
stock par produit déterminé à l’avance ou par le service approvisionnement en fonction des besoins de
la production.
Consultation des fournisseurs
En principe une consultation systématique des fournisseurs doit être prévue. Le mode de consultation
doit être défini. Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des possibilités
offertes, le meilleur prix dans les limites de la qualité exigée et des conditions de crédit. Une bonne
méthode consiste à établir la liste des fournisseurs agrées pour les différents produits achetés indiquant
leurs offres de prix, leurs délais de livraison et leurs conditions de crédit. Cette liste doit faire l’objet
d’une remise en cause et d’une mise à jour périodique.
Bon de commande
Un bon de commande pré numéroté doit être établi. Ce bon doit être dressé en autant d’exemplaires
que de besoin. Le bon doit comporter :
Support de cours enseignés : contrôle interne
La date de création
Le nom du fournisseur
Le délai de livraison convenu.
Les conditions de transports.
La désignation de la qualité, du prix et des conditions de paiement.
Le régime de taxes sur le chiffre d’affaires.
Le nom de la personne qui l’a établi et le visa éventuel du responsable.*
Les cadres réservés aux visas.
La date de la passation de la commande et les quantités à commander dépend essentiellement des
quantités en stocks, du taux de consommation et des délais de livraison. Un exemplaire du bon de
commande doit être communiqué au service chargé de la réception des commandes. Une procédure
particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non livrées à la date
prévue. Le non respect de telles procédures peut conduire à des achats à des conditions non
économiques ou à des troubles d’exploitation :
Soit par des achats excessifs.
Soit par des achats insuffisants ou des commandes en retard.
Soit par des retards de livraison.
2. Réception des commandes
Les livraisons ne doivent être acceptées que dans la mesure où la réception correspond à un ordre
d’achat. Pour atteindre cet objectif le magasinier doit être avisé du bon de commande.
Vérification des réceptions
Une vérification systématique doit porter sur la qualité des livraisons et les quantités livrées. Cette
vérification doit être matérialisée par un visa. Les procédures doivent prévoir les mesures à adopter :
Si la qualité n’est pas conforme
Si les quantités reçues ne sont pas conformes.
Si les marchandises ont été avariées au cours du transport.
Bon d’entrée ou de réception
Il doit être établi un bon pour chaque réception. Ce bon doit être pré numéroté. Il doit être dressé en
autant d’exemplaires que de besoins. La vérification de qualité et de quantité est matérialisée sur ce
bon. Le service Achat doit être informé des réceptions pour pouvoir surveiller les délais de livraison.
Les défauts de procédures quant aux qualités et quantités reçues peuvent notamment conduire lors de
la réception des marchandises à :
La non détection de quantité reçue inférieure à la commande.
A l’acceptation de quantité ou de qualité non commandé pouvant entraîner des difficultés
de production ou des coûts de retour de marchandises.
3. Enregistrement des factures
Les factures d’achat doivent être enregistrées dans le cahier de réception du courrier.
Compostage des factures
Dès l’arrivée, et après vérification de l’entreprise destinataire, l’indication copie est apposée sur les
copies jointes à l’original ainsi que l’indication « original » sur ce dernier.
Vérification des factures
Les vérifications portent sur :
Les calculs arithmétiques
Les taxes sur le chiffre d’affaire
Le nom du destinataire
Support de cours enseignés : contrôle interne
La conformité avec le bon de réception (quantité, qualité, référence, date…..).
La conformité avec le bon de commande (quantité, qualité, référence, date…..).
Enregistrement en comptabilité
Lors de l’enregistrement des factures, la référence d’enregistrement doit être portée sur la facture
« original ». Les procédures doivent prévoir le mode d’affectation comptable des achats. La
comptabilité doit contrôler la suite numérique des :
Bons de commande aux fournisseurs : pour pouvoir détecter les numéros non encore parvenus
correspondants aux commandes en cours.
Bons de réception pour pouvoir détecter les marchandises reçues et non comptabilisées.
Numéros internes des factures et des avoirs pour pouvoir détecter les factures et avoirs
fournisseurs reçus et non encore transmis à la comptabilité.
Bons de réclamations pour pouvoir détecter les litiges en cours.
4. Paiement des factures
Le bon à payer
Il doit être porté uniquement sur l’original. Les procédures doivent désigner les conditions dans
lesquelles est établie ce bon à payer.
Document de paiement
Les précautions doivent être prises avec pour que la personne qui signe les documents de paiement soit
certaine, que la facture peut être payée et que les délais de paiement prévus ont été respectés.
Annulation des factures
Les factures qui sont réglées doivent être annulées par la mention de ce règlement sur la facture de
manière à ce qu’elles ne puissent plus être utilisées à nouveau.
5. procédures des avoirs
Demande d’avoir
Une procédure systématique de demande d’avoir doit être prévue pour les livraisons incomplètes ou
non-conformes aux commandes.
Vérification des avoirs
Une procédure de vérification des avoirs doit prévoir :
La vérification des calculs arithmétiques
Le rapprochement systématique avec les factures qui sont destinées à être annulées, les bons de
réclamation et les bons de retours.
Compostage des avoirs
L’indication copie et originale doit être apposée dès l’ouverture du courrier. Le courrier doit faire
l’objet d’un enregistrement sur un cahier de réception de courrier.
Enregistrement en comptabilité
Lors de l’enregistrement de l’avoir, la référence d’enregistrement doit y être portée. L’affectation dans
les comptes doit être conforme à l’affectation précédemment donnée à la facture annulée.
Imputation des avoirs sur les règlements
Si l’avoir n’est pas remboursé par le fournisseur, les procédures doivent assurer que la personne qui
règle la facture soit sûre que les avoirs y correspondants sont bien déduits ou que les avoirs en cours
sont déduits de la facture à régler.
