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SEMINAIRE DE REDACTION ADMINISTRATIVE

Conçu et animé par M. Gabriel DANZI, HDR

Professeur des universités
Ancien Secrétaire général de la Présidence de la
République
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La rédaction administrative

Table des matières

Introduction

PREMIERE PARTIE : GENERALITES

1. LE STYLE ADMINISTRATIF ET SON FONDEMENT

2. LES ORIGINES LOINTAINES DU STYLE ADMINISTRATIF
3. NAISSANCE DU STYLE ADMINISTRATIF MODERNE

CHAPITRE I : LES CARACTERES DU STYLE ADMINISTRATIF

I.1. Notions sommaires sur la structure de l’Etat
I.1.1. De haut en bas
I.1.2. De bas en haut
I.2. Notions sommaires sur la nature et la personnalité morale de l’Etat
I.3. Les Règles spécifiques du style et du vocabulaire administratifs
I.3.1. Le respect de la Hiérarchie
I.3.2. Le sens de la Responsabilité
I.3.3. La Dignité
I.3.4. L’Objectivité
I.3.5. La Courtoisie
I.3.6. La Prudence
I.3.7. La Précision et l’Exactitude
I.3.8. La Clarté, la Concision et l’Efficacité
I.3.9. L’Homogénéité formelle
I.3.10. Du bon usage des Majuscules.

CHAPITRE II – LA PREPARATION DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE ET

LES DIFFERENTS TYPES DE FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE
ADMINISTRATIF ET LOCUTIONS UTILISEES
II-1. La préparation de la rédaction administrative
II.2. Les formules consacrées au vocabulaire administratif (formules d’appel,
d’introduction, d’exposition, de conclusion)
II.2.1. Les formules d’appel
II.2.1. 1. Pour les autorités diplomatiques et consulaires
II.2.1. 2. Pour les autorités politiques et administratives
II.2.1. 3. Pour les autorités militaires
II.2.2. L’Introduction : quelques formules
II.2.2.1. Formules d’introduction (lorsqu’il n’y a pas de correspondance
antérieure)
II.2.2.2. Pour répondre à une correspondance antérieure
II.2.2.3. Expressions admises (document adressé à un supérieur)
II.2.2.4. Documents adressés à un égal
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II.2.2.5. Documents adressés à un subordonné

II.2.2.6. Formules employées pour pièces jointes :
II.2.3. L’Exposé ou le Corps du sujet
II.2.4. Les formules de Conclusion.

DEUXIEME PARTIE : LES DOCUMENTS ESSENTIELS DE LA REDACTION

ADMINISTRATIVE

CHAPITRE III : LA LETTRE ET L’USAGE DE MENTION

III.1. La lettre administrative ordinaire
III.2. La lettre administrative en forme personnelle
III.3. Les différents types de lettres

CHAPITRE IV : LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE AUTRES QUE LA

LETTRE
IV.1. La Note
IV.2. Le Bordereau d’envoi
IV.3. Les documents d’instruction

CHAPITRE V : LES DOCUMENTS D’INFORMATION INTERNE ET LES

DOCUMENTS D’ETUDE
V.1. Les Comptes rendus
V.2. Les Procès verbaux
V.3. Les Rapports

CHAPITRE VI : AUTRES MOYENS DE COMMUNICATION

VI.1. L’Internet
VI.2. Le Téléphone officiel
VI.3.Les Avis et Communiqués.

Référence bibliographique

Jacques GANDOUIN et Jean-Marie ROUSSIGNOL, Rédaction administrative, Préface de

Léopold Sédar Senghor, Paris, Armand Colin, 3è édition, 2003 [1979].
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Objectifs généraux du séminaire

A la fin de cette formation, l’apprenant doit être capable de :

 Développer ses compétences en expression écrite pour maîtriser les techniques de la

rédaction administrative ;
 Approfondir ses techniques de rédaction et de présentation de documents
administratifs ;
 Pratiquer la lecture efficace ;
 Synthétiser les documents.

Public concerné
 Responsables ;
 Cadres et Agents de l’Administration générale ;
 Enseignants de l’enseignement supérieur.

Pré requis
Aucun.

Méthodes pédagogiques
Cours magistral suivi d’exercices d’application en groupes de TP.

Contenus
Principes, règles, contraintes et particularités du langage écrit.
 Les particularités du langage écrit :
- Les 4 principes de base et leurs applications : objectivité, neutralité, impersonnalité
et courtoisie
- Norme d’écriture du langage administratif : ponctuation, emploi des majuscules,
les noms propres, les noms de famille, les titres et fonctions, les formules d’appel
et leur construction…
- Lexique du langage administratif.
 Domaine d’application de la rédaction administrative :
- La lettre en forme personnelle ; la lettre en forme administrative ; le rapport ; la
note de service ; le compte rendu de réunion…
- Nomenclature de présentation
- La simplification du langage administratif : procédés et moyens
- Les documents d’information interne et les documents d’injonction, etc.
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Introduction

Cette formation comporte deux aspects distincts et complémentaires : la

communication écrite et la rédaction administrative.
La rédaction administrative répond à des exigences particulières qui la différencient
des autres types de rédaction. Il s’agit donc de dispenser aux futurs responsables et cadres
supérieurs de l’administration les techniques appropriées à des situations rédactionnelles
précises.
La communication écrite est déterminante dans la gestion administrative d’une
entreprise ou d’une organisation. Elaborer des documents est un art dont il convient que les
responsables, les cadres et les agents de l’Administration en comprennent et maîtrisent les
contours : lettre, compte rendu, note, procès verbal, rapport, etc.
La présente séance de formation vise à permettre aux participants d’avoir un guide
pratique, à approfondir, sur les techniques de rédaction et de présentation de documents
administratifs.
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PREMIERE PARTIE

GENERALITES
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CHAPITRE I

LE STYLE ADMINISTRATIF ET SON FONDEMENT

L’évolution de la vie des Etats a entraîné au fil des ans voire des siècles
l’augmentation considérable des interventions de l’Administration, interventions elles-mêmes
dues au progrès de la technique.
Mais l’action administrative ne peut être utile et efficace que si sa mise en œuvre se
fait grâce à des documents écrits ayant un contenu clair, précis et cohérent. C’est pourquoi, la
rédaction administrative est considérée comme représentant une part appréciable de la vie
administrative. Il est donc indispensable que l’agent public sache s’exprimer convenablement
par écrit.
Certes, la rédaction administrative qui est différente de la rédaction privée ou de la
correspondance commerciale, du style littéraire ou militaire est un art dans la pratique duquel
on se perfectionne progressivement pendant le déroulement de la carrière professionnelle.
Cependant, il est nécessaire et utile d’accueillir en la matière les connaissances de base
indispensables avant d’entrer dans la vie active.
A propos des origines du style administratif, nous les situerons à deux niveaux :
- les origines lointaines
- et les origines modernes.

I.1. Les origines lointaines

Il n’est pas certain que le style administratif ait des origines bien précises. Peut-être y
en avait-il déjà à une époque très reculée correspondant à l’âge des cavernes des
fonctionnaires chargés de la surveillance du feu. Mais ces préposés ne devaient guère utiliser
qu’un parler très rudimentaire.
Il est donc sûr de dire que le style administratif, encore qu’il devait se confondre avec
le style littéraire de l’époque, s’est formé avec la naissance de l’administration des cités dans
la Grèce antique et dans la société romaine.
Sous Charlemagne, les Missi Dominici (envoyés du Maître) qui ont été les ancêtres
des inspecteurs des affaires administratives employaient peut-être un style particulier pour
rendre compte de leur mission.
Mais les Etats en s’organisant, en voulant asseoir leur autorité et se fixer des
frontières, ont été amenés à mettre en place une administration et à recruter des
fonctionnaires. C’est ainsi qu’il y a des officiers chargés de l’ordre, des maîtres de requête et
des sénéchaux1 rendant la justice, des receveurs du domaine, etc.
Le développement économique et démographique, l’évolution sociale et politique ont
donné naissance à des besoins nouveaux et comme corollaire la création des bureaux et des
ministères.
Pour mener à bien sa mission, l’Administration a pris des directives et donné des
ordres dans un style qui, peu à peu, s’est détaché dans ses formes d’expression du langage
ordinaire.

1
Titre donné à des officiers royaux possédant des attributions judiciaires et financières
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Le style judiciaire a vraisemblablement été le premier à s’écarter du style courant. Il

conserve encore certaines particularités qui le distinguent du style généralement employé dans
l’administration.
Les hommes investis des charges publiques ont au cours des siècles établi les bases de
ce que l’on appelle aujourd’hui le style administratif qui doit incarner l’Etat et personnifier
l’administration.

I.2. Naissance du style administratif moderne

Le style administratif moderne avec ses caractéristiques propres est né, semble-t-il, de
la réforme administrative par l’Assemblée Nationale Constituante Française. Cette Assemblée
pendant un peu plus de deux ans, du 9 juillet 1789 au 30 septembre 1791, a accompli une
œuvre considérable.
Elle a en effet rendu près de 2500 lois et décrets et entrepris des profondes réformes
qui marquent encore le style administratif et judiciaire français.
Napoléon 1er a poursuivi et complété cette œuvre prépondérante. Mais déjà, la
Constituante en organisant cette nouvelle structure administrative se préoccupa de donner des
instructions précises.
La Constituante avait en effet compris que la création d’un service reste sans efficacité
si l’on n’a pas pris soin de fixer les buts, d’en prévoir les moyens d’expression par des
instructions, des conseils clairs et cohérents.
Elle entreprit donc une véritable codification des règles administratives à l’intention de
ses agents et définit dans quels sens devaient s’établir les rapports entre les administrés et les
administrations, entre les supérieurs et les subordonnés, etc.
Ces directives encore valables forment la toile de fond du style administratif dont le
particularisme s’explique par l’image que l’administration veut donner d’elle-même.
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CHAPITRE II

NOTIONS SOMMAIRES SUR LA STRUCTURE DE L’ETAT

Il convient d’abord de rappeler que le rédacteur administratif s’exprime au nom d’une

tierce personne : l’Etat, l’Administration qui est l’appareil de l’Etat.
Mais comment se présente l’Etat au nom de qui agit le personnel administratif ?
L’Etat se présente comme une pyramide de hiérarchie et de service avec au sommet :
- le Président de la République ;
- les Ministres ;
- les Préfets et Chefs de Services Départementaux et Régionaux ;
- les Sous-préfets et Chefs de Services de Sous-préfectures, etc.

Dans cette pyramide d’autorité et de service, il faut que la pensée circule de façon
claire, rapide, précise et efficace de haut en bas, de bas en haut et aussi sur le plan horizontal.

II-1. De haut en bas

Le Président de la République donne un ordre, précise une instruction. Chacun des
échelons de la hiérarchie de l’Etat explicite cet ordre, ces instructions, les précise par écrit car
pour administrer, on ne se contente pas de coups de fils ni de communications verbales, etc.

II-2. De bas en haut

Il faut que les échelons supérieurs de la hiérarchie soient informés. Le Chef de l’Etat,
les Ministres, etc. seront informés par les rapports, les lettres, les notes, etc.
Une affaire administrative s’étendant dans le temps, elle a donc un passé et un futur.
Et l’on comprendra aisément que la mémoire de l’homme ne puisse parvenir à enregistrer tous
ces développements. Il faut donc que les écrits classés dans les dossiers puissent permettre à
tout moment aux services compétents de connaître où on en est avec telle ou telle affaire.
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CHAPITRE III

NOTIONS SOMMAIRES SUR LA NATURE ET LA PERSONNALITE

MORALE DE L’ETAT

L’Etat est l’ensemble des services qui exercent le pouvoir, la puissance publique.
Comme tel, l’Etat s’impose aux sujets, aux citoyens. Il les domine, il impose sa volonté étant
d’une nature supérieure à celle des humbles mortels qui le constituent.
La mission de l’Etat et de son appareil exécutif (l’Administration), est d’assurer le
service de l’intérêt général de l’Administration et des citoyens.
C’est dans cet esprit que l’Administration assure la gestion des affaires publiques,
oriente et contrôle l’ensemble des appareils juridiques et réglementaires nécessaires à
l’exécution de la politique du Gouvernement et au fonctionnement continu des services
essentiels qui conditionnent la vie de la Nation.
L’Administration est au service de la Nation et du citoyen. Mais agissant au nom de
l’intérêt général son action se place dans l’échelle des valeurs sociales au-dessus des
contingences qui atteignent l’individu dans leur vie et leur durée.
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DEUXIEME PARTIE

COMMENT SE PREPARER A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

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CHAPITRE I
DE LA REDACTION EN GENERAL

La rédaction administrative est toute rédaction utilisée pour la réalisation de

documents qui traduisent les projets des études et les décisions d’une administration donnée ;
elle est un système qui a pour but de satisfaire les besoins de la collectivité.
La rédaction administrative diffère de la rédaction en général par l’emploi de certaines
termes, formules, expressions et de certaines règles.
Pour rédiger correctement un document administratif, il faut savoir exprimer par écrit
la pensée de certains, développer ou résumer celle des autres, décrire les événements, analyser
une situation, transmettre un message, etc.
Pour ce faire, il faut avoir une connaissance suffisante de la langue (français, anglais,
etc.), c’est-à-dire de son orthographe, de son vocabulaire et de sa grammaire, autrement dit,
avoir un bon style, savoir s’exprimer, savoir arranger les mots avec clarté, précision et
concision. Tout cela s’acquiert et s’améliore par l’exercice, en s’astreignant à rédiger des
textes courts que l’on relira en se corrigeant ; cette aptitude s’acquiert aussi et surtout par la
lecture. Il faut lire souvent, beaucoup et lire de « bons auteurs ». Mais il faut savoir lire
« activement », intelligemment si l’on veut retirer de sa lecture le plus grand profit, le crayon
à la main afin de pouvoir souligner les mots ou passages que l’on souhaite se rappeler ou
retrouver facilement. Pour ce faire, on lira lentement, en notant les mots nouveaux, ou les
expressions ou certaines tournures : on apprendra par cœur certains passages qui auront
particulièrement frappé par leur élégance ou par leur force.
Ecrire un document suppose :
- que le rédacteur ait quelque chose à dire, avoir une idée de ce que l’on veut exposer.
Il est donc question d’avoir une parfaite connaissance du dossier, une idée nette des
réponses à y apporter ou plus généralement de la suite à donner.
Cette idée quelquefois vague à l’origine, sera précisée et enrichie par des lectures et
recherches appropriées. Ces lectures et recherches peuvent porter sur des événements, des
articles doctrinaux, des décisions de jurisprudence, des textes législatifs ou réglementaires,
etc.
Au fur et à mesure des investigations, le problème que l’on se propose de traiter prend
une forme précise à la fois dans son ensemble et dans sa particularité.
Ecrire un document suppose que le rédacteur sache l’exprimer clairement dans un
ordre logique.
La réussite à cet exercice exige l’application des 5 principes suivants :
- connaître, reconnaître, comprendre
- rassembler les éléments, faits et idées
- mettre en ordre logique, établir un plan
- rédiger
- relire.

I-1. Préparation de la rédaction

Se lancer dans la rédaction administrative suppose une préparation minutieuse. Pour
cela, il faut :
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I-1.1. Connaître, reconnaître, comprendre

Pour bien écrire, la première condition qu’il faut observer, c’est d’avoir quelque chose
à dire ou encore avoir une parfaite connaissance du dossier, une idée nette des réponses à y
apporter, généralement de la suite à donner.

I.1.2. Rassembler les éléments, faits, idées

A ce niveau, on se servira des notes prises au cours de la recherche (conférences,
séminaires, réunions, etc.) pour décrire les faits, sources d’information. C’est à partir de ce
point qu’on pourra préciser clairement l’utilisation que l’on veut en faire, le parti à prendre, la
solution à laquelle on entend aboutir. Cela nous permet d’aborder aisément le plan du travail.

I.1.3. Etablir un plan

Une fois tous les matériaux rassemblés, il y a lieu de penser à établir un plan de la
correspondance. Le plan comporte obligatoirement l’introduction, le corps du devoir et la
conclusion. Cette démarche est valable pour une simple lettre.
I.1.3.1. L’Introduction
Elle prépare, prévient le lecteur, le met au fait de ce qui va suivre en une ou deux
phrases. Elle comporte certains éléments indispensables, à savoir la date de la
correspondance antérieure (ou son importance). Bien que substantielle, l’introduction doit être
brève et précise.

I.1.3.2. Le corps du devoir

Le corps du devoir comporte plusieurs parties (3, 4 au maximum), ce qui permettra au
plan de s’imposer facilement et clairement à l’esprit du lecteur. On tient compte de l’équilibre
des parties. On respecte le principe de l’argumentation.

I.1.3.3. La conclusion
Elle doit être brève et soignée. Elle tire les conséquences de ce qui est dit dans le corps
du devoir.

I-2. Le choix du temps

L’indicatif est le temps le mieux approprié : le présent de narration, le passé composé.
On fera usage des formes personnelles. Le pluriel de majesté est utile dans les actes solennels.
L’écrit administratif doit être accessible à tous. Il comporte par conséquent des
tournures propres à l’administration. Son vocabulaire doit être compris de tous et comme le
dit clairement Georges Pompidou : « Une administration qui ne se fait pas comprendre
immédiatement et sans interprète ne remplit pas sa mission. » a ce niveau, l’auteur doit rester
impersonnel. Il n’y a pas de place pour l’imagination, pour le talent, encore moins pour
l’esprit créateur. Toute fantaisie doit être bannie. Le langage administratif doit être tout
simplement correct. Quelle que soit la spécialité des uns et des autres (juristes, philosophes,
psychologues, commerçants, industriels, etc.), le devoir de celui qui tient une plume est de
s’exprimer dans un langage clair et précis.
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Le passé simple a l’inconvénient de paraître quelque peu prétentieux et d’offrir des

sonorités insolites. On s’abstiendra donc d’y recourir.
En revanche, on emploiera certains procédés qui ont l’avantage de faciliter parfois
l’exposé. Par exemple, la prétérition qui est une figure de style souvent employée dans l’art
oratoire qui consiste à parler d’une chose en déclarant qu’on ne veut pas en parler.
Enfin, le premier jet constituant rarement un texte définitif, il faut relire lentement et
souvent à haute voix pour se rendre compte des cacophonies qui ne peuvent se déceler qu’à
l’oreille.
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CHAPITRE III
LES CARACTERES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE OU LES REGLES
SPECIFIQUES DU STYLE ET DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIFS

L’Administration pour satisfaire ses besoins doit intervenir dans plusieurs domaines.
Ces interventions indispensables accroissent les activités de cette Administration. La bonne
marche des services administratifs (services publics) qui couvrent divers aspects de la vie
sociale, nécessite des gens formés en conséquence et qu’on appelle fonctionnaires ou agents
de l’Etat.
La tâche de ces derniers consiste à prendre ou à préparer des décisions précédées
d’étude, d’enquête, de concertation entre divers services. Cette activité multiforme ne saurait
se concevoir sans l’utilisation de documents écrits qui permettent soit de liaison soi de
transfert d’information, soit de la conservation d’éléments de multiples procédures.
Cette action de l’Administration ne peut être utile ou efficace que si elle s’exerce dans
la clarté, la précision, la courtoisie et la cohérence. Une bonne Administration dépend de la
qualité de ses agents. C’est le lieu de reconnaître que le langage administratif a un vocabulaire
qui lui est propre et que l’Administration n’écrit pas comme tout le monde.
Animée par un esprit de service public, l’Administration doit s’exprimer de manière
compréhensible pour tous. Il s’agit en effet de se faire comprendre avec le minimum
d’ambigüité.
La prééminence et la permanence sont le caractère essentiel de l’Etat. Ce qui précède
justifie que le langage et le style de ceux qui représentent cette personne morale sont soumis à
des règles particulières.
Ainsi l’écrit administratif du fait qu’il émane d’une autorité supérieure investie de la
puissance publique, doit posséder certaines qualités qui impose l’éminente dignité de
l’Administration et que le rédacteur administratif doit connaître pour être jugé lui-même
digne.
Pour toutes ces raisons, l’écrit et le langage administratif se caractérisent par certaines
qualités qui sont les suivantes :

1. le respect de la hiérarchie
2. le sens des responsabilités
3. la dignité
4. l’objectivité
5. la courtoisie
6. la prudence
7. la précision et l’exactitude
8. la clarté, la concision et l’efficacité
9. l’homogénéité formelle
10. du bon usage des majuscules.

Pour résumer, nous dirons que le fonctionnaire doit être déférent envers ses supérieurs,
courtois avec ses égaux, juste et ferme avec ses subordonnés.
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I – 4.2.1. Le respect de la hiérarchie

L’Administration est une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement.
L’organisation de l’administration se fonde sur la hiérarchie. Du simple agent au Ministre, il
existe un ensemble complexe de rapports de subordination. Ces principes gardent leur valeur
mais doivent être éclairés, précisés et actualisés.
Au sens de l’Administration, il y a donc :
- une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas ;
- une subordination hiérarchique du bas vers le haut.
Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle régneraient le désordre et
l’anarchie la plus complète dans les services de l’Etat.
L’obéissance, la discipline doivent être raisonnées, mais ni aveugles ni serviles. C’est
le droit d’un fonctionnaire mais surtout son devoir d’appeler l’attention de la hiérarchie sur
des problèmes qui auraient pu échapper à ses supérieurs. De telles mises en garde doivent se
faire confidentiellement et non publiquement.
Le respect de la hiérarchie se traduit dans des écrits administratifs, des tournures et des
nuances. Ainsi certaines expressions, certains termes ne sont utilisés que par le supérieur
hiérarchique s’adressant au subordonné, d’autres sont réservés au subordonné s’adressant à
son supérieur.
Certaines tournures seront également employées entre égaux ou par le supérieur
lorsque celui-ci ne veut pas faire ressentir la supériorité de sa position.
Voici quelques exemples précis des tournures et nuances exprimant le respect de la
hiérarchie dans la correspondance.

1. Pas de connotation hiérarchique : relation entre égaux ou avec les tiers, ou bien
désir du supérieur d’atténuer par courtoisie la relation hiérarchique.
 Formules utilisables :
- Je vous serais très obligé de …
- J’ai l’honneur de vous informer (faire connaître, faire parvenir, demander de bien
vouloir)
- Entre égaux : suggérer, proposer.

2. De supérieur à subordonné, avec connotation hiérarchique

 Exemples de tournures :
- J’ai l’honneur de vous faire connaître (savoir) qu’une réunion aura lieu… à
laquelle je vous prie d’assister.
- Je tiens à (je crois devoir) vous faire observer (faire remarquer) que…
- Je vous demande de me donner votre avis (de régler cette affaire) dans les
meilleurs délais.
- Je vous envoie ci-joint pour étude…
- Je vous engage à faire preuve de plus de circonspection à l’avenir.
- Je vous prie de bien vouloir* me transmettre…
- J’attache du prix (un grand prix, le plus grand prix) à la réalisation rapide de ce
projet.
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- J’attache de l’intérêt (un grand intérêt, le plus grand intérêt) aux résultats de cette
campagne.
- Je vous ordonne d’être dorénavant présent à 7 h 30 à votre poste.

3. De subordonné à supérieur (subordination hiérarchique)

 Expressions :
- J’ai l’honneur de vous rendre compte des résultats de ma mission (de vous
exposer les motifs de …, de solliciter l’autorisation de …, de vous faire
parvenir ci-joint le rapport…, de soumettre à votre bienveillante attention…)
- Je vous suis** gré (serais) très obligé** de la bienveillante attention que
vous voudrez bien porter à ma demande (à ma requête).
- Je vous saurais** gré de bien vouloir* m’accorder l’autorisation de …

Remarque * ** : Vouloir bien et bien vouloir.

Bien, placé avant, atténue l’expression de la volonté (bienveillance, bonne volonté,
bon vouloir).
Bien, placé après, la renforce (lorsque ces deux constructions sont possibles)
Remarque ** : On écrit : savoir gré, mais être obligé de.

En résumé, pour employer une formule triviale, le subordonné propose, le supérieur

dispose. Néanmoins, vis-à-vis des subordonnés faire preuve de rigueur ne doit pas être le
reflet d’un complexe d’infaillibilité. Mieux vaut convaincre qu’imposer. Et si la discipline
demeure indispensable, elle n’exclut pas - bien au contraire - que s’instaure un travail
d’équipe.
Vis-à-vis des tiers l’Administration ne doit jamais cesser d’apparaître comme une
structure solidaire et unitaire. C’est l’une des conditions de son efficacité.

I – 4.2.2. Le sens des responsabilités

Les écrits de l’Administration l’engagent aux yeux du public. L’autorité signataire
d’un document endosse la responsabilité de son contenu même si elle n’en est pas l’auteur.
L’Administration est fondée sur le principe de la responsabilité. Ses actes sont signés
exclusivement par la plus haute autorité du service ; mais dans la pratique, la délégation de
signature conduit à l’assouplissement du principe. Ce souci de responsabilité se manifeste par
le refus de l’anonymat. Le pronom indéfini « on » n’a pas de place dans les correspondances
administratives.
Toute signature sera suivie de sa transcription dactylographique et précédée de la
mention de la qualité du signataire, éventuellement, de la délégation qui l’habilite. La
correspondance sera rédigée à la première personne du singulier Je, qui marque la
responsabilité de celui qui s’exprime.
Exemples :
- Je vous informe
- J’ai décidé de
- J’ai l’honneur.
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Dans le commerce et l’industrie, où l’organisation repose le plus souvent sur les

sociétés anonymes gérées par des organes collectifs (Conseils d’administration), la première
personne du pluriel « Nous » est généralement employée. Cependant, le « Nous » est parfois
réservé à des actes d’une particulière importance, auxquels on veut donner une solennité.
Exemple : « Nous, Sous-préfets de … arrêtons… »

Si donc on fait état dans un document de renseignements de faits, de circonstances

dont on ne veut pas révéler l’origine, on utilisera des formules du type :
- Mon attention a été attirée sur
- Il m’a été rapporté
- Il m’a été rendu compte
- Il m’a été donné de constater…

On ne doit pas donner la source de son information, d’où l’utilisation du conditionnel.

Exemple : « Il m’a été rapporté que des incidents se seraient produits… »

I – 4.2.3. La dignité
La nature de l’Administration, sa mission de service public et les attributions de
puissance publique dont elle est revêtue, lui imposent de manifester cette dignité particulière
de l’Etat dont elle émane dans toutes ses actions et notamment par la qualité de ses écrits.
La dignité ici se traduit non seulement par la politesse et la courtoisie, mais aussi et
surtout par une langue respectueuse des règles grammaticales et du choix du vocabulaire. A
cet effet, il y a lieu d’éviter les tournures grammaticales douteuses, les « à peu près », les
« laisser-aller », les négligences, les vulgarités. La dignité se traduit également par la
considération que l’on manifeste à l’égard de son interlocuteur dans la façon de s’adresser à
lui.

I – 4.2.4. L’objectivité
L’administration est au service du bien public. Elle sert non seulement les intérêts
particuliers mais aussi l’intérêt général. Elle se doit d’être impartiale, objective et sereine, elle
se départit de tous sentiments personnels.
Le rédacteur étant rarement le signataire du document, il s’abstiendra des sentiments
que ne pourrait partager le signataire du document. Le signataire écrit au nom de
l’administration et en raison des fonctions qu’il exerce. A ce propos, il s’abstiendra des
expressions à caractère sentimental, émotionnel, arbitraire : espoir, tristesse, bonne ou
mauvaise humeur. Il doit éviter les expressions trop personnelles.

Exemples :

Au lieu de : On écrira :
Je vous annonce que… (idée de surprise) J’ai l’honneur de vous faire connaître que…
Dans l’espoir d’une réponse favorable, je vous Je vous prie d’agréer (supprimer ce qui précède)
prie d’agréer…
Je vous serais très reconnaissant si vous pouviez Je vous serai(s) obligé (ou je vous saurai(s) gré
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me renvoyer ce dossier avant le… de me renvoyer ce dossier…

Je serais heureux que vous preniez ma requête en Je vous serais obligé de bien vouloir prendre ma
considération requête en considération
Je suis vraiment désolé de ne pouvoir prendre J’ai le regret de vous faire connaître qu’il ne
votre requête en considération m’est pas possible de… (ou : Je suis au regret de
ne pouvoir prendre votre requête en considération

N .B. : Futur ou conditionnel, la demande change de ton. « J’ai le plaisir » peut être employé
dans la correspondance à forme personnelle pour annoncer à l’interlocuteur connu du
signataire un événement agréable, une décision favorable (promotion, distinction honorifique,
succès à un concours, etc.)
« Jai le regret » est remplacé par « J’ai l’honneur » pour atténuer une réponse négative.

I – 4.2.5. La courtoisie
La courtoisie, c’est le respect dû à l’égard des citoyens, l’aptitude à utiliser le service
de ses subordonnés.
L’Administration n’est pas une fin en soi ; elle est au service des administrés qu’elle a
le devoir de satisfaire dans le cadre des lois et règlements. La qualité des fonctionnaires qui
apposent leurs signatures au bas des documents, fait qu’ils incarnent l’Etat, c’est-à-dire le
souverain. Et chacun sait que la politesse est la marque des rois et des personnes de haute
distinction. Cette courtoisie se manifeste par le respect de la hiérarchie et l’absence
d’éléments passionnels. Les qualificatifs désagréables, péjoratifs ou les termes triviaux n’ont
aucune place dans les textes administratifs.
On n’y trouvera pas des termes tels que : « idiot, insensé, absurde, stupide », etc.
A leur place, préférez les formules suivantes :
- Il me paraît regrettable…
- Il me semble inopportun…
- Je déplore…
- Il me semble qu’il eût été préférable…

Pour opposer un refus à une demande, ou lorsque l’Administration se trouve dans

l’impossibilité de trouver une satisfaction immédiate, elle doit entourer la fin de non recevoir
d’un voile pudique et même ne pas briser définitivement l’espoir du requérant. Ainsi, on
parlera avec un certain euphémisme, c’est-à-dire l’art d’atténuer, de voiler quelque chose, des
idées qui peuvent être blessantes, désagréables, déplaisantes ou désobligeantes.

Exemples de formules souvent utilisées :

- Il ne m’a pas été possible, pour le moment (dans les circonstances actuelles) de…
- Je ne manquerai pas de, le moment venu (dès que les circonstances le permettront…)

D’une manière générale, on dira :

- les contributions plutôt que les impôts
- le marché parallèle plutôt que le marché noir
- les économiquement faibles plutôt que les pauvres
 19

- les personnes déplacées plutôt que les réfugiés

- les files d’attente plutôt que les queues
- les maisons de santé au lieu d’asiles de fous
- les sans domicile fixe au lieu de clochards
- les enfants non accompagnés au lieu d’orphelins
- les filles libres au lieu de prostituées.

I- 4.2.6. La prudence
La prudence caractérise l’action administrative. Cette qualité est inséparable du sens
de la responsabilité, de l’objectivité et de la courtoisie. Elle découle de ce que toutes les
qualités que nous venons de citer (dignité de l’Administration, principe de la responsabilité,
obligation de courtoisie) interdisent l’erreur. Dans l’administration, on doit apprendre à être
prudent dans tous les actes qu’on pose, car toute faute, erreur, ou négligence révélée par un
écrit sera imputée par le public à l’ensemble de l’administration, voire au gouvernement.
Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice à la personne qui en est l’objet.
Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront nuancés et le
plus souvent exprimés au futur ou au conditionnel. Il est parfois nécessaire de ne pas trop
engager l’avenir, c’est pourquoi on doit se ménager la possibilité de revoir les décisions en
fonction de données nouvelles.

Ainsi :

On n’écrira pas : Mais on écrira :

Je rejette définitivement votre demande Il ne m’est pas possible, pour le moment, donner
une suite favorable à votre demande
Il faut réviser à tout prix cette position J’estime qu’il conviendrait de…
Monsieur « Un Tel » m’a dit que vous étiez parti Il m’a été signalé que vous seriez parti en voyage
en voyage

Dans l’optique de la continuité de l’administration, la mesure prise par un

fonctionnaire doit être acceptée par son successeur.

I – 4.2.7. La précision et l’exactitude

Les documents administratifs sont généralement des dispositions à appliquer. Pour
cela, les informations qui y sont doivent être assez précises pour éviter des interprétations
divergentes. Elles doivent être au contraire comprises de la même manière par tous les agents
de l’administration. Cela facilitera du même coup la continuité que toute l’administration doit
avoir. Ainsi tout ce qui est sujet à caution doit être exprimé avec prudence, ce qui est certain
et vérifié doit l’être avec exactitude et précision.
L’identité d’un document est constitué par la date, le numéro d’enregistrement, l’objet,
les références, l’identité du signataire et du destinataire.
 20

Un document administratif doit être facilement identifiable. Pour cela, il

faut indiquer :
- la date de façon claire, précise et en entier (quantième en chiffres, mois en lettres,
année en chiffres, et en lettres dans les procès-verbaux)
- les références complètes des documents de base de l’écrit (correspondances, textes
réglementaires)
- l’appellation complète au lieu des sigles (ceux-ci seront utilisés dans les documents
s’ils ont été explicités au moins une fois).

Exemples :

On n’écrira pas : Mais on écrira :

Bangui, 15/03/14 Bangui, le 15 mars 2014
Suite à votre lettre du 20 courant Comme suite à votre lettre du 10 mars 2014
En réponse à votre lettre sus référencée En réponse à votre lettre n° ../MES du 10 mars
2014
Votre référence… Référence : Votre lettre n° 21/MES/DIRCAB du
27 février 2014

I – 4.2.8. La clarté, la concision et l’efficacité

Ces trois qualités découlent des précédentes. Un texte est clair s’il est précis et exact.
de l’utilisation du mot juste à sa place en évitant les phrases et les formules trop complexes.
On gagnera donc en clarté en utilisant des phrases courtes liées entre elles par des connecteurs
logiques qui expriment clairement l’idée et précisent les liaisons qui existent entre elles.
L’exactitude est aussi l’un des soucis majeurs de l’écrit administratif. Pour cela, il ne
faut y écrire que le strict nécessaire par des formules exprimant exactement les faits et les
pensées en évitant le l’accessoire ou le superflu.
La concision est le résultat de la recherche de l’exactitude. Elle s’impose à l’écrit
administratif parce que celui-ci est un outil de travail. Le lecteur doit y trouver rapidement les
éléments utiles à l’accomplissement de sa tâche.
Il faut donc que l’écrit administratif soit efficace. Chaque information doit faire
avancer vers la solution du problème traité.
En somme, il faut tout mettre en œuvre pour éviter les pertes de temps aussi bien pour
les administrés que pour l’Administration.

I – 4.2.9. L’homogénéité formelle

L’homogénéité du style administratif est le résultat de l’observation, par tous les
rédacteurs, à quelque service qu’ils appartiennent et quel que soit leur lieu d’affectation, des
règles exprimées ci-dessus.
Par elles, le rédacteur s’efface derrière l’Administration qu’il représente.
L’homogénéité du style exprime ainsi la prééminence et la permanence de l’Administration.
En conclusion, on peut dire que chacune des qualités de l’écrit administratif que nous
venons de présenter a une justification précise. Elles sont nées des nécessités du service et se
 21

sont affirmées par une longue pratique. Elles deviennent donc des normes de rédaction qui
s’imposent à tout rédacteur administratif.
I – 4.2.10. Du bon usage des majuscules
L’attention du rédacteur administrateur, et du lecteur en général, est attirée sur l’usage
des majuscules et des minuscules. A titre de rappel, la majuscule est un signe orthographique
dont l’emploi obéit à des règles précises trop souvent oubliées ou délibérément transgressées.
Certains ont tendance à abuser de la majuscule, à l’inverse on constate, depuis
quelques années, notamment chez certains imprimeurs, graphistes, affichistes, la tendance à
supprimer systématiquement les majuscules. Cette tendance, provoquée par une certaine
recherche maladroite de l’originalité, est encore plus fâcheuse que la précédente et dénote un
mépris des valeurs culturelles, mépris auquel les fonctionnaires ont le devoir de rester
étrangers. Pour se convaincre de l’importance de ces valeurs, il suffit de rappeler le décret du
10 octobre 1975 promulgué par l’ancien et défunt Président de la République du Sénégal,
Léopold Sédar Senghor, décret dont les dispositions fixent l’emploi des majuscules dans les
textes administratifs.
 22

CHAPITRE IV
LES FORMULES CONSACREES AU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

Il s’agit essentiellement des formules d’appel, d’introduction, d’exposition et de

conclusion.

IV-1. Les formules d’appel

Contrairement à la lettre en forme administrative qui mentionne le destinataire dans la
suscription, dans la lettre à forme personnelle le destinataire fait l’objet d’un appel.

Exemples :

IV-1.1. Pour les Autorités diplomatiques :

IV-1.1.1. Un Ambassadeur = Monsieur l’Ambassadeur ;
IV-1.1.2. Les Consuls généraux et les Consuls = Monsieur le Consul Général ;
Monsieur le Consul.

IV-1.2. Pour les Autorités politiques et administratives :

IV-1.2.1. Le Roi, l’Empereur = Sire

IV-1.2.2. Le Président de la République = Monsieur le Président.
Mais si l’on s’adresse oralement au Chef de l’Etat, on dira alors :
Monsieur le Président de la République.
IV-12.3. Les Ministres et Secrétaires d’Etat = Monsieur le Ministre, Madame
le (la) Ministre.

IV-12.4. Le Ministre de la Justice = Monsieur le Garde des Sceaux.

IV-2.5. Les Présidents et Vices Présidents des Grandes Institutions (Assemblée
Nationale, Conseil Economique et Social, Cour Constitutionnel, etc.) =
Monsieur le Président, Madame la Présidente.

Ces appellations sont conservées même après cessation de service.

IV-1.3. Pour les Autorités judiciaires et administratives :

- Monsieur le Président,
- Monsieur le 1er Président (pour les présidents d’une juridiction)
- Monsieur l’Avocat général,
- Monsieur le Procureur général,
- Monsieur le Substitut, etc.

Ces appellations sont également conservées après cessation de service.

IV-1.4. Pour les Autorités militaires :

IV-1.4.1. Les Officiers généraux = Mon Général.
IV-1.4.2. Les Colonels et Lieutenants-Colonels = Mon Colonel.
IV-1.4.3. Les Commandants = Mon Commandant.
IV-1.4.4. Les Officiers subalternes = Monsieur.
IV-1.4.5. Les Capitaines de Vaisseaux, de Frégate, de Corvette = Commandant
IV-1.4.6. Les Officiers généraux de la marine = Amiral.
IV-1.4.7. Les Officiers subalternes = Monsieur.
 23

Le possessif est exclusivement employé par le rédacteur de sexe masculin. Les

femmes disent simplement : Général, Amiral, Colonel, Commandant.
NB : Toutes ces formules d’appel ne concernent que les correspondances à forme
personnelle.

IV-2. L’Introduction
C’est la présentation ou le rappel de l’affaire, de la question ou du problème que l’on
va traiter.
Le rôle que doit jouer une bonne introduction est de renseigner rapidement et
complètement sur le problème traité, le signataire du document administratif sans que ce
dernier soit contraint de se reporter au dossier de l’affaire. L’usage administratif a consacré en
particulier deux formules d’introduction que l’on trouve au début de presque toutes les lettres
et rapports administratifs.

Il s’agit des locutions :

- J’ai l’honneur de…
- Je vous prie de bien vouloir…

C’est vraiment là l’utilisation de ce style administratif un peu solennel marqué

traditionnellement d’une politesse un peu compassée, car en fait l’Administration éprouve en
réalité aucun honneur à entrer en relation avec l’un quelconque de ses administrés qu’elle peut
d’ailleurs amener à l’obéissance autrement qu’avec des prières.

Exemple : J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir…

« Bien vouloir » constitue l’auxiliaire habituel de tous les verbes par lesquels
l’Administration traduit son action. Soit elle constate, soit elle demande ou ordonne quelque
chose.
Exemple :
- Vous avez bien voulu m’informer que…
- Je vous serai obligé de bien vouloir m’adresser…
- Je vous prie de bien vouloir…
- Vous voudrez bien, etc.

IV-2.1. Quelques formules d’introduction (lorsqu’il n’y a pas de correspondance

antérieure) :
- J’ai l’honneur de vous faire connaître que…
- J’ai l’honneur de vous signaler ; de vous informer…
- J’ai l’honneur de vous rendre compte…
- J’ai l’honneur de vous exposer…
- J’ai l’honneur de vous soumettre…
- Je vous prie de trouver ci-joint…
- Il m’a été signalé que…
- Il m’a été donné de constater que…
- Il me revient que…

IV-2.2. Quelques formules d’introduction pour répondre à une correspondance

antérieure :
- J’ai été saisi par…
- J’ai été tenu informé de…
 24

- La question m’a été posée de savoir…

- Vous avez bien voulu m’entretenir de…
- Vous avez appelé (ou attiré) mon attention sur…
- Par lettre en date du…
- Par lettre visée en référence…
- En réponse à…
- Comme suite à…

IV-2.3. Quelques expressions admises

IV-1.3.1. Pour un document adressé à un supérieur :
- J’ai l’honneur de vous rendre compte (et non pas d’informer : on rend
compte à un supérieur, on ne l’informe pas)…
- J’ai l’honneur de vous faire parvenir…
- J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir…
- J’ai l’honneur de vous adresser en retour…
- J’ai l’honneur de vous exposer ce qui suit…
- J’ai l’honneur de vous transmettre…

IV-2.3.2. Documents adressés à un égal :

- J’ai l’honneur de vous faire connaître…
- J’ai l’honneur de vous exposer…

IV-2.3.3. Documents adressés à un subordonné :

- J’ai l’honneur de vous adresser…
- J’ai l’honneur de vous demander de vouloir bien …
- J’ai l’honneur de vous faire connaître…
- J’ai l’honneur de vous informer…
- J’ai l’honneur de vous faire observer…
- J’ai l’honneur d’attirer votre attention…

IV-2.4. Formules employées pour pièces jointes :

IV-2.4.1. De supérieur à subordonné :
Ci-joint les pièces communiquées à savoir :
IV-2.4.2. De subordonné à supérieur :
- J’ai l’honneur de vous adresser ci-joint :
- Je joins à ma lettre les pièces qui suivent :

NB :
 « Ci-joint » : placé avant le début du document désigné reste invariable quel
que soit le genre ou le nombre de documents.
Exemples : Veuillez trouver ci-joint copie ou les exemplaires demandés

En revanche, « ci-joint » s’accorde comme adjectif lorsqu’il est placé après.

Exemple : Les documents ci-joints ; les copies ci-jointes.
 25

 « Sous couvert de » : est employé de supérieur à subordonné, tandis que « par

l’intermédiaire » de subordonné à supérieur. Cependant, dans la pratique,
« sous couvert de » s’emploie dans les deux sens.
 « Le plus tôt possible » : est une expression admise à chaque échelon de la
hiérarchie. Cependant, il vaut mieux dire « le plus tôt qu’il vous sera
possible ».
 « Faire retour » : ne s’emploie que de supérieur à subordonné et le verbe
« retourner » ne s’emploie jamais.
Exemples :
- De supérieur à subordonné : J’ai l’honneur de vous faire retour de…
- De subordonné à supérieur : J’ai l’honneur de vous adresser en retour…

 « A l’attention de » : s’emploie lorsqu’on connaît le nom du fonctionnaire

chargé de suivre la question. Cette expression a pour but d’accélérer
l’acheminement du document.

IV-3. L’Exposé ou le Corps du Sujet

Il s’agit dans cette partie du document administratif et de la lettre plus particulièrement
de l’examen de l’affaire quant au fond.
Le raisonnement doit s’appuyer sur les textes réglementaires ou législatifs et les faits
réels. Il doit être rigoureux et logique.
Les quelques formules que nous venons de passer en revue nous ont permis de lier
conversation en quelque sorte avec notre destinataire. Et là encore, l’arsenal de la littérature
administrative met à notre disposition toute une série de verbes et de locutions verbales dont
la plupart servent de référence à exposer le sujet à analyser et à marquer les points essentiels
du développement.
A retenir que les verbes : ajouter, confirmer, considérer, constater, estimer, noter,
observer, préciser, rappeler, signaler, souligner, sont presque toujours utilisés à la première
personne du singulier (« je »).
Ainsi :
IV-3.1. Pour parler avec une certaine atténuation, de politesse, on écrira par exemple :
- Je me permets de souligner, de rappeler, de préciser…
- Je crois devoir noter, observer…
- Je ne peux que souligner…
- Je ne sous-estime pas…
- Je ne perds pas de vue…
- Il ma paraît opportun (ou préférable) de…
- Il conviendrait de…

IV-3.2. Pour parler avec une certaine autorité, on écrira par exemple :
- Il m’appartient ; il vous appartiendra de…
- Je prends bonne note de… ; je prends note de…
- Je me réserve de…
 26

- Je serai conduit, amené, appelé à…

- Je vous prie de vouloir bien…
- Je vous demande de… ; je vous convie à…
- J’attire votre attention sur…
- J’attacherai du prix à…
- Je vous serai obligé de…

IV-3.3. Formules tendant à prévenir certains arguments :

- Je n’ignore pas que… cependant…
- Je ne doute pas que… cependant…
- Je ne suis pas sans savoir…
- Je ne suis pas sans connaître…
- Vous n’êtes pas sans savoir (et non : je ne suis pas ou n’êtes pas sans ignorer,
ce qui signifie très exactement le contraire de ce que l’on veut dire à savoir
que vous ignorez complètement).

Votre position peut encore être plus catégorique si vous êtes formellement opposé à
une solution envisagée par votre interlocuteur. Cependant, vous n’écrirez pas, par exemple :
« Je vous interdis de…ou : je refuse d’adopter la position que vous me proposez. Le verbe
« savoir » vous donnera la possibilité de ne pas brutaliser votre interlocuteur.
Vous écrirez donc :
- Il ne saurait être question d’apporter à votre question une suite favorable.
- Il ne saurait vous échapper… ou : vous ne saurez ignorer qu’en la conjoncture
actuelle la solution que vous me proposez ne peut être retenue.
- Je ne saurais perdre de vue la question dont vous avez bien voulu m’entretenir (si
vous ne vous ne voulez pas opposer une fin de non recevoir catégorique et laisser un espoir à
votre interlocuteur).

IV-3.3. Les formules énumératives (lorsque les idées se suivent) :

En premier lieu ; en second lieu
D’une part ; d’autre part
Par ailleurs ; enfin
Etant donné que ; compte tenu de (du)…

IV-3.4. Les formules de transition (lorsqu’on passe d’une idée à une autre) :
D’un côté ; d’un autre côté
Par contre ; à l’opposé ; n sens contraire
En outre ; en revanche.

IV-3.5. Les formules pour préciser la pensée ou présenter un point de vue :

A ce sujet ; à cet égard
En effet ; en particulier
En propre ; notamment
Sous réserve de ; au surplus
 27

En tout état de cause ; d’une manière générale

En ce cas ; à mon avis
Pour ma part ; en ce qui me concerne.

IV-4. Les formules de Conclusion

La conclusion est la partie la plus importante du document administratif général. C’est
elle qui fera connaître la décision de l’Administration que ce soit une réponse affirmative, ou
une réponse négative ou d’attente.
La conclusion doit logiquement découler du développement, de l’exposé des
arguments des éléments que nous avons passés en revue.
Si l’on rédige un document adressé par un subordonné à un supérieur hiérarchique, on
peut ne pas conclure objectivement mais plutôt suggérer une solution.
On pourra utiliser les formules suivantes : « A mon avis » ; « à mon sens » ; « j’estime
pour ma part », etc.
Lorsqu’on soumet à un supérieur hiérarchique un projet de texte à son appréciation ou
à sa signature, on écrira :
- J’ai l’honneur de présenter à votre agrément
J’ai l’honneur de soumettre à votre appréciation (ou à votre approbation, ou pour avis,
etc.).
Lorsque vous demandez des instructions ou une suite à une affaire, vous écrirez :
- Je vous serais obligé de bien vouloir me donner des instructions sur…
- Je vous serais reconnaissant de bien vouloir donner une suite favorable à…

NB : Toutes les formules utilisées dans l’introduction et l’exposé peuvent se retrouver

dans la conclusion.
Exemples :
- J’ai l’honneur de vous rendre compte…
- Je vous prie de bien vouloir me rendre compte de…

Si vous rédigez un document adressé par un supérieur hiérarchique à un subordonné,

vous aurez certainement à conclure. Et les vocabulaires administratifs disposent à cet égard
d’un arsenal fourni, le rôle principal de l’Administration étant d’ordonner ou de prescrire.
L’ordre est donné sous une forme impersonnelle par courtoisie d’une part, mais aussi
parce que la mesure à prendre présente généralement un caractère d’urgence relatif.

Exemples :
- Il convient de…
- Il importe de…
- Il y a lieu de…
- Il est (ou paraît) nécessaire de…
- Il est indispensable que…

Vous emploierez la 1ère personne du singulier nette et catégorique si la situation urge

ou si vous n’avez pas à ménager votre destinataire.
 28

Vous écrirez alors :

- J’ai décidé de…
- Je me réserve de…
- Je vous convie à…
- Je vous engage à…
- Je demande que (et non : je demande à ce que)…

Mais si la 1ère personne peut encore être assortie de nuances propres à ménager votre
destinataire, vous écrirez :
- J’attacherai du prix (à être rapidement informé).

Avec une nuance plus ou moins poussée selon que vous utilisez le futur ou le
conditionnel, vous écrirez :
- Je vous prie de veiller personnellement à l’application scrupuleuse de ces
instructions.
Ou :
- Je vous prie de veiller à la bonne exécution de ces directives.
Ou encore :
- Je vous serai reconnaissant
Ou même encore dans les relations de subordonné à supérieur mais cette fois avec le
conditionnel:
- Je vous serais obligé de veiller à la bonne exécution de ces directives.

IV-4.1. Usage des expressions :

IV-4.1.1. « Etre obligé de » et « être reconnaissant de »
L’usage de ces deux expressions est très répandu. Elles servent souvent à exprimer
poliment un ordre. Et on les utilisera alors au futur : « je vous serai obligé de… et
reconnaissant de… »
Mais, elles ne prennent tout leur sens que lorsqu’elles marquent effectivement un lien
d’obligation, une promesse de reconnaissance c’est-à-dire qu’elles sont employées au
conditionnel par une personne qui sollicite quelque chose sans vouloir ou sans être en mesure
de l’exiger.
Exemple : un Directeur s’adressant à un Ministre dira : « Je vous serais obligé (je vous
saurais gré) de me donner votre accord.
De même, un administré écrivant au Préfet de son département écrira : « Je vous serais
reconnaissant de bien vouloir me réserver une audience ».

IV-4.1.2. « Rendre compte »

L’on se complaisait naguère à « rendre compte de ce que ». Cette formule
inélégante est à proscrire. Et si l’on répugne à « rendre simplement compte », il sera toujours
possible
- soit de dire : « J’ai l’honneur de vous rendre compte du fait que… »
- soit de recourir à un autre verbe tel que : informer, faire connaître, etc.
 29

IV-4.1.3. « Haute considération »

Cette formule est réservée aux très hautes personnalités : Chef de l’Etat, Présidents de
Grandes Institutions, Ministres, Anciens Ministres.
L’usage veut que des Chefs d’Etats amis s’adressent leur « haute et fraternelle
considération ».

IV-5. Les formules de politesse

La formule de politesse doit traduire l’affection, l’amitié, la considération, le
dévouement, la déférence, que le signataire veut exprimer au destinataire et commence le plus
souvent par l’expression « Je vous prie de croire », « Je vous prie d’agréer »…
Les formules de politesse sont utilisées dans les lettres à forme personnelle qui
commencent par une formule d’appel. La formule d’appel utilisée doit être reprise dans la
formule de courtoisie.
Ces sentiments sont à nuancer selon la situation, les rapports hiérarchiques, l’âge, le
sexe, le degré d’intimité des correspondants.
Les formules de politesse peuvent varier à l’infini. Cependant, un certain nombre de
règles doivent être respectées. Elles contiennent le plus souvent soit « l’assurance » soit
« l’expression de ». Ces deux formules ne sont pas équivalentes.
La formule « les assurances de… » est propre au corps diplomatique et n’est utilisée
que dans la correspondance officielle entre agents diplomatiques. Par contre, la formule
« croire à l’assurance » est moins déférente que « agréer l’expression ». On la réserve aux
correspondants envers lesquels on n’est tenu à aucune marque de courtoisie allant au-delà de
la politesse normale.
Les salutations, les hommages « s’expriment », on n’en donne pas l’assurance.
A retenir également que s’agissant de l’expression et de l’assurance, un subordonné
prie son supérieur d’agréer l’expression de son dévouement et non l’assurance.
En conclusion, nous dirons pour clore cet examen du vocabulaire que nous n’avons
retenu que quelques mots et locutions dont les documents administratifs font un usage
courant.
Ce choix ne saurait donc être considéré comme exclusif ou définitif. En effet, certaines
administrations spécialisées (justice, finances, douanes, marine marchande, etc.) utilisent des
mots particuliers sanctionnés par la tradition. C’est ainsi que l’on entendra parler de
dispositifs et considérant d’un jugement, de prescription quadriennale, de tonneaux de jauge,
de pantière, de bas bord, tribord, avec lesquels on se familiarisera selon la spécialité qu’on
aura choisie.
 30

DEUXIEME PARTIE

LES DOCUMENTS ESSENTIELS DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE

 31

Il existe de nombreux documents administratifs. Et chaque domaine de l’activité

administrative a ses documents, qu’il s’agisse de la comptabilité, de l’état-civil, des marchés
administratifs, etc.
Il y a cependant quelques documents qui sont d’une utilisation générale à tous les
services. Il s’agit des lettres, bordereaux de transmission, de notes, de comptes rendus, de
circulaires, etc.
L’ensemble de ces documents est soumis à des règles générales.
 32

CHAPITRE I
LA LETTRE

L’Administration utilise 2 types de lettres : la lettre à forme personnelle ou « lettre

personnelle », et la lettre entre service ou « lettre administrative ».
La lettre est le document administratif le plus courant. En effet, la complexité
croissante des problèmes auxquels les Administrations ont à faire face, la multiplication des
rapports entre les administrés et les services publics entraînent un accroissement de la
correspondance dont la lettre est l’élément prépondérant. C’est pourquoi, sa rédaction exige le
maximum de soins.

I-1. La lettre administrative ordinaire

Comme son nom l’indique, elle est adressée par un service administratif à un autre
service administratif relevant du même Etat et d’une même structure gouvernementale, y
compris les services publics du pays qui sont à l’étranger ainsi que les services communaux.

I-1.1. Les particularités de la lettre administrative ordinaire

La lettre administrative tient compte de la hiérarchie ; elle est objective, courtoise et
prudente. Elle doit s’attacher avec un soin plus particulier à la précision et à l’efficacité.
La lettre administrative ne comporte :
- pas de formule d’appel avant le texte (Monsieur) ;
- pas de formule de politesse à la fin du texte (Veuillez agréer).

Ces formules de courtoisie sont remplacées par la formule « J’ai l’honneur de », qui
figure le plus souvent en tête du premier paragraphe (mais pas obligatoirement).

I-1.2. Les mentions obligatoires

I-1.2.1. L’appellation de l’Etat
La lettre administrative a une présentation particulière qui est pratiquement toujours la
même ; elle comporte un certain nombre de mentions spécifiques qui renforcent son caractère
officiel.
Sur une même ligne et en lettres capitales on trouve l’appellation de l’Etat, suivie de la
devise nationale placée en dessous.

Exemple : REPUBLIQUE CENTRAFRICAINE

Unité Dignité Travail

Ces mentions en haut de la première page sont soit centrées au milieu de la ligne à
égale distance des bornes latérales soit à droite soit à gauche. Le choix de l’emplacement
décidé par le service sera respecté une fois pour toutes.
 33

I-1.2.2. Le timbre
Il figure en haut et à gauche de la page. C’est la mention d’identification du service
émetteur du document.

Exemple : Ministère de l’Education Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la

Recherche scientifique
**********
Direction de Cabinet
**********

I-1.2.3. Le lieu et la date

Ces mentions sont portées en haut à droite de la feuille sous l’appellation et la devise
de l’Etat.
Elles comportent :
- le nom de la ville en toutes lettres ;
- le quantième en chiffres ;
- le mois en toutes lettres (lettres minuscules) ;
- l’année en quatre chiffres.
Exemple : Bangui, le 24 mars 2013.

I-1.2.4. La suscription ou réclame

C’est la mention d’identification de l’émetteur et du destinataire.
Dans la lettre entre services, cette mention est obligatoirement porté en haut à droite
sous la date.
Exemple :
Le Directeur des Affaires Académiques et de la Coopération
à
Monsieur le Secrétaire général de l’Université de Bangui.

I-1.2.5. Les initiales du rédacteur et de l’opératrice de saisie (de la dactylo au-

dessus du timbre
Son utilité pour le service émetteur réside dans le fait que l’autorité responsable pourra
savoir qui est l’auteur du document que l’on présente à sa signature et quelle est la secrétaire
qui l’a saisie (dactylographiée).

I-1.2.6. L’objet
C’est la mention aussi brève que possible de la matière traitée dans la lettre ou tout
autre document.
L’appellation « objet » toujours soulignée et en toutes lettres est portée sur le côté
gauche de la feuille en respectant la marge normale prévue pour le corps de la lettre ou
légèrement à gauche de celle-ci.
 34

I-1.2.7. Référence
Elle se place immédiatement en dessous de l’objet. C’est un rappel du ou des
document(s) antérieur(s) au(x)quel(s) le rédacteur se rapporte ou répond.
Exemple : Votre lettre n° X du…

I-1.2.8. Le numéro d’enregistrement

Il s’agit du numéro d’enregistrement du document au courrier départ dans le service
émetteur. Il est suivi du sigle du service émetteur et éventuellement de celui de la division
lorsque c’est de celle-ci qu’émanent les documents. Ces éléments sont séparés par des barres
obliques et se succèdent dans l’ordre hiérarchique.

Exemple : n° 007/MENESRS/DIRCAB/R…
Le numéro d’enregistrement se place sous le timbre. Il arrive parfois qu’on le trouve
sous la date.

I-1.2.9. La signature
C’est la marque manuscrite que l’on appose au bas d’un écrit pour attester que l’on en
est l’auteur et qu’on approuve le contenu.
La signature d’une même personne doit être constante pour pouvoir être reconnue
authentique par tous. La signature gagne à être simple et aussi lisible que possible. La
signature est l’élément fondamental du document administratif en ce sens qu’un document
non signé peut être considéré en droit comme inexistant et n’a donc aucune autorité. La
signature est la condition de validité des actes administratifs.

Deux cas sont à considérer en matière de signature :

 Le signataire de la lettre est la personne qui détient légalement l’autorité.
Dans ce cas, l’autorité qui signe, par exemple le Préfet, ne fait pas précéder sa
signature de la mention de son titre lorsque ce dernier est rappelé dans la
suscription. Mais son nom suivra sa signature.
 Le signataire du document ne détient pas l’autorité.
Sa signature est alors précédée d’une attache qui indique sa qualité et la
justification de ses pouvoirs.

C’est ainsi que suivant les cas le responsable signera :

 Par délégation avec la formule suivante (pour le Préfet du département, et
par délégation le Secrétaire général de la Préfecture, signature et son nom en
dessous).
Il est à noter que la délégation de signature par laquelle une autorité
administrative autorise un fonctionnaire à signer certaines décisions en son
nom est personnelle, provisoire et soumise à certaines conditions.
Elle doit faire faire l’objet d’un acte officiel (arrêté de la part du déléguant)
qui doit y être autorisé par les textes.
L’objet de la délégation et ses limites sont fixés avec précision. La formule
« par délégation » ne peut donc être utilisée que dans le cas où le signataire
 35

possède bien ce pouvoir et uniquement dans les domaines prévus par l’acte
réglementaire l’autorisant.
La délégation de signature n’est pas à confondre avec la délégation de pouvoir
qui, elle, est permanente et impersonnelle.
Elle affecte un ensemble de compétence dévolue à une certaine fonction.
Exemple : Le Préfet du département du Mbomou délègue à Monsieur le
Secrétaire général dudit département le pouvoir de prendre les décisions en
matière de…

 La signature par autorisation

La formule « par autorisation » implique que le signataire aura obtenu de son
supérieur et la plupart du temps oralement le pouvoir de signer en permanence
un certain nombre de documents relevant de son service.

Exemple : Pour le Recteur de l’Université de Bangui et par autorisation

Le Vice Recteur
Signature
B. ZOKWEZO

 La signature par ordre ou P.O

Cette formule implique une autorisation restreinte ou momentanée et plus
précise que la précédente.
Elle est la signature qui en l’absence de toute délégation écrite est utilisée par
un fonctionnaire qui signe à la place de son chef momentanément empêché.

Exemple : Pour le Préfet et par ordre

Le Chef de la première Division
Signature
A. SOZOLA

 La signature par intérim

La formule « par intérim » est utilisée en cas d’absence momentanée du
titulaire de l’autorité ou de vacance de poste.
Un intérimaire est désigné soit par arrêté soit par décision, soit par note de
service, pour assurer l’expédition des affaires courantes.

I-1.3. Les mentions circonstancielles

Elles n’apparaitront que si les circonstances l’exigent dans la mesure où elles sont
destinées à attirer l’attention du destinataire sur les aspects particuliers de son document.

Exemples :
 Urgent : dactylographié (saisi) en majuscule ou apposé au tampon sous le
timbre ;
 36

 A l’attention de : dactylographié (saisi) en minuscule ou au tampon sous la

suscription ;
 Rappel : en minuscule ou au tampon sous le timbre ;
 Visé le ou Visa : en majuscule ou porté au tampon dans la marge de la lettre ;
 Sous couvert de … ou S/C : viendra s’ajouter sous la suscription lorsque le
document doit suivre la voie hiérarchique, etc.

D’autres mentions relatives au secret professionnel peuvent être utilisées :

 Personnel ;
 Confidentiel ;
 Diffusion restreinte ;
 Secret (se rapporte à la sécurité nationale, les prestiges ou l’activité du
Gouvernement).
Toutes ces mentions sont à utiliser dans des conditions très strictes.

Les mentions relatives à l’acheminement postal

 Recommandé ;
 Recommandé avec accusé de réception ;
 Express, etc.

I-1.4. Les différents types de lettres

Il est possible d’établir une classification de lettres administratives entre services en
fonction de leur objet et des circonstances qui les ont motivées.

Ainsi nous avons :

I-1.4.1. La lettre d’information

Exemples :
 J’ai l’honneur de vous faire connaître ou de vous signaler, ou de porter à votre
connaissance, etc.
Des lettres d’exposition ou de compte rendu :
 J’ai l’honneur de vous rendre compte du fait que…

I-1.4.2. La lettre sollicitant un avis ou des instructions

Exemple :
 J’ai l’honneur de vous demander ou de vous prier de bien vouloir me donner
des instructions à propos de…

I-1.4.3. La lettre d’accusé de réception

C’est le document par lequel on accuse réception d’une autre correspondance. Le
même résultat est obtenu par l’usage du cahier ou registre de transmission lorsque le courrier
est porté directement de service en service par un agent de transmission.
La signature du service destinataire sur le registre vaut décharge pour l’expéditeur et
accusé de réception.
 37

Toutefois, dans certains cas il sera nécessaire ou même utile d’envoyer une lettre
d’accusé de réception.

Exemples :
 Pour un simple accusé de réception : « J’ai l’honneur d’accuser réception de
votre lettre n° x du… relative à…
Elle a été enregistrée sous le n° x du… et fera l’objet d’un examen dans les
meilleurs délais.
 Pour un accusé de réception constituant également lettre d’attente : « J’ai pris
bonne note de votre demande du…, relative à… J’ai soumis la question que
vous m’aviez posée à l’étude de mes services et je ne manquerai pas de vous
informer de la suite qui pourra lui être réservée.
- Ou bien : « Par lettre n° x en date du…, vous avez bien voulu appeler mon
attention sur… Je ne manquerai pas de vous tenir informé de la suite qui sera
donnée à cette affaire après étude par mes services.
- Ou bien encore : « Par lettre n° x en date du…, vous m’avez soumis (ou
présenté) un dossier relatif à… J’ai l’honneur de vous faire connaître qu’en
raison de la complexité de cette affaire, il ne m’apparaît pas possible d’y
apporter une réponse dans l’immédiat.
Je ne manquerai pas, toutefois, de vous communiquer après études les
conclusions (les dispositions) qu’il y aura lieu de retenir (de prendre).

I-1.4.4. Pour répondre à une réclamation :

Exemple : « J’ai pris bonne note de votre réclamation en date du…, relative
à… Cette affaire a particulièrement retenu toute mon attention et recevra après
étude la suite qu’elle mérite et dont je ne manquerai pas de vous faire part dans
le meilleur délai.

I-1.4.5. Pour signaler que la demande a été transmise à un autre service

normalement compétent :
Exemple : « Par lettre n° x en date du…, vous m’avez adressé un document
relatif à… J’ai l’honneur de vous faire connaître que votre demande a été
transmise à… pour traiter cette affaire sous le bordereau n° x en date du…
Vous voudrez bien prendre l’attache de ce service pour toute information
complémentaire.

I-1.4.6. La lettre de transmission

Entre services, on n’envoie généralement pas de lettre de transmission mais un simple
bordereau beaucoup plus expéditif. Cependant, lorsque l’on adresse un document à une haute
personnalité ou à une personne étrangère à l’Administration, la lettre de transmission doit être
préférée au bordereau.
La transmission peut être faite « pour attribution », « pour information », « pour
avis », ou pour solliciter des instructions.
 38

I-1.4.7. La lettre d’accompagnement ou lettre de présentation

C’est la lettre par laquelle on transmet à une autre autorité soit un projet de lettre soit
un projet de texte réglementaire, législatif ou un projet de décret en Conseil de ministres.
Dans ce type de lettre, il faut un commentaire pour expliquer les raisons qui ont
motivé le projet (loi, décret, jurisprudence).

I-1.4.8. La lettre de rappel

Elle a pour objet d’inviter le destinataire à répondre à une lettre précédemment
envoyée lorsqu’il a omis de le faire dans un délai raisonnable. C’est aussi la correspondance
par laquelle le supérieur hiérarchique s’adresse à ses subordonnés pour leur rappeler certaines
obligations ou certaines correspondances.

I-2. La lettre à forme personnelle

I-2.1. Utilisation
La lettre à forme personnelle est utilisée :
I-2.1.1. Par les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour
lui exposer un problème personnel (demande de mutation, de mande de congé, demande de
révision de sa situation administrative, demande de mise à la retraite, etc.), et par les
supérieurs hiérarchiques répondant à un subordonné ou lui écrivant à propos d’un problème
personnel.
Dans la correspondance entre un agent et ses supérieurs hiérarchiques, c’est la
caractère personnel du motif de cette correspondance, sortant de l’activité ordinaire du
service, qui justifie l’emploi de la forme personnelle.

I-2.1.2. Par les représentants de l’Administration lorsque ceux-ci s’adressent à une

personne privée ou au représentant d’un organisme privé.
Lorsqu’elle s’adresse aux personnes privées, l’Administration se doit d’exprimer les
marques de courtoisie et de politesse auxquelles ces personnes sont elles-mêmes accoutumées
dans leur propre correspondance. Elles ne comprendraient pas que l’Administration s’adresse
à elles de façon sèche, anonyme et impersonnelle. Cette sensation d’anonymat trop souvent
ressentie par l’administré dans ses contacts avec les services est, en effet, particulièrement
néfaste aux relations entre l’administré et l’Administration.

I-2.1.3. Par les représentants de l’Administration lorsqu’ils s’adressent aux

représentants d’une administration étrangère ou internationale.

I-2.2. Caractères de la lettre à forme personnelle

Dans sa forme la plus simple, la lettre à forme personnelle comporte cinq éléments : la
date, la formule d’appel, le corps de la lettre, la formule de courtoisie et la signature.
- elle ne comporte pas de timbre, pas de mention de l’Etat ni de devise : le
fonctionnaire qui fait une demande n’écrit pas au nom de l’Etat mais en son nom
personnel. Il ne doit pas faire usage du papier à en-tête mais du papier ordinaire :
- la lettre est datée mais non numérotée :
 39

- l’indication de l’expéditeur : l’identité de l’expéditeur doit être connue (nom,

prénom, grade, classe, échelon, lieu d’affectation actuelle, numéro matricule, etc.)
- le destinataire doit être le supérieur hiérarchique compétent pour donner une suite
complète à la requête ;
- la lettre comporte une formule d’appel et une formule de politesse :
- le corps de la lettre est rédigé dans un style administratif : la concision, la politesse,
la précision sont de rigueur ;
- l’introduction comporte la formule « J’ai l’honneur » ;
- la lettre se termine par une formule de politesse : « Veuillez agréer, Monsieur,
Madame, l’expression de mes sentiments respectueux, dévoués… »

I-2.2.1. La formule d’appel

C’est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre. La lettre à forme
personnelle se distingue essentiellement de la lettre administrative en ce qu’elle commence en
interpellant son destinataire et qu’elle se termine par une formule de courtoisie.
Lorsque le destinataire est un simple particulier, on écrira comme il est d’usage dans les
lettres habituelles et selon les cas

Exemples :
- Monsieur
- Madame
- Mademoiselle
- Mon cher Benoît
- Mon cher ami.

Lorsque le destinataire a une fonction officielle, semi officielle ou simplement

professionnelle, on ajoutera son titre.

Exemples :
- Monsieur le Préfet
- Monsieur le Ministre
- Monsieur le Député.

NB : en français, on ne met pas de majuscule aux titres et fonctions (on écrira : un

préfet, le ministre de l’Enseignement supérieur) sauf pour le Président de la République, ou
lorsqu’on s’adresse aux personnes qui en sont titulaires (Monsieur le Préfet, Monsieur le
Ministre).

La lettre à forme personnelle surtout lorsqu’elle est destinée à une personne privée ne
comporte pas de suscription en haut de la page.
Mais l’adresse du destinataire qui se place en bas de la première page à gauche, en
marge et en dessous du texte ou légèrement plus bas que la signature si la lettre se réduit à une
page unique, suffit.
 40

Cette position de l’adresse ne peut s’utiliser que lorsqu’elle ne prend pas la place des
ampliations. Mais la mention « ampliation » ne s’utilise pas en principe dans les lettres à
forme personnelle surtout lorsqu’elles sont adressées à des personnes privées.
Il est à remarquer toutefois que si cette position de l’adresse n’est pas gênante pour le
destinataire lorsque celui-ci est une personne privée, elle l’est pour les besoins du classement
dans les services pour lesquels la position en suscription facilite les manipulations. Il semble
préférable du moins pour les lettres à forme personnelle échangées de service en service,
sinon pour toutes les lettres à forme personnelle, d’utiliser la formule de suscription placée en
haut et à droite au-dessus du texte et sous la date comme pour une lettre à forme strictement
administrative.

I-2.2.2. La formule de courtoisie

C’est la phrase finale de la lettre. Elle sert à exprimer ses sentiments au destinataire.
Elle doit correspondre à la formule d’appel. L’une et l’autre sont fonction de l’attention, de
l’amitié, de la considération ou du respect que le rédacteur de la lettre éprouve à l’égard de
son correspondant.
On distinguera « l’expression » de « l’assurance ». le premier terme est obligatoire
lorsqu’on s’adresse à une autorité d’un rang supérieur pour qui la considération, le
dévouement, le respect doivent être tenus pour acquis et que l’on n’a pas à « assurer de ses
sentiments ». Le terme « assurance » ne s’emploie qu’à l’égard d’un rang égal ou inférieur au
signataire de la lettre.

NB : « Monsieur », « Madame », « Mademoiselle » suivis d’un nom de famille

s’écrivent en abrégé quand la personne en question est étrangère au destinataire de la lettre
(M. X ; Mme Y ; Mlle Z), et ils s’écrivent en toutes lettres quand il s’agit d’un parent du
destinataire.
Si l’on fait allusion à sa propre épouse ou à son propre époux, on écrit : « ma femme »,
« mon mari ».

I-2.2.3. La signature
Une signature est souvent peu lisible, aussi est-il impératif d’écrire en dessous et en
caractères d’imprimerie (s’il s’agit d’une lettre manuscrite), à la machine (s’il s’agit d’une
lettre dactylographiée/saisie par ordinateur) le prénom et le nom du signataire (le prénom en
minuscules suivi du nom en majuscule).
La signature se place immédiatement après la formule de courtoisie.

I-2.3. Ecriture manuscrite ou dactylographiée/saisie par ordinateur

L’envoi de lettres dactylographiée/saisie par ordinateur à des supérieurs hiérarchiques
est parfaitement admis et offre au destinataire une lecture plus facile et donc plus rapide que
des textes manuscrits parfois difficiles à lire.
Cependant, parce que la lettre manuscrite exige un effort personnel supplémentaire,
elle est considérée comme plus déférente. Il faut donc l’employer chaque fois que l’on désire
marquer à un supérieur sa gratitude ou sa sympathie (condoléances, félicitations, etc.)
 41

On n’oubliera pas que la présentation crée une impression, bonne ou mauvaise, auprès
du destinataire du document, impression qui peut avoir des répercussions importantes.

I-2.4. Le traitement
Il ne faut pas confondre « l’appel » et le « traitement », le traitement n’étant employé
que dans le corps de la lettre ou du discours et non en formule d’appel.

Exemples :
- Votre majesté pour un souverain ;
- Votre altesse pour un prince ;
- Votre sainteté pour le pape ;
- Votre éminence pour un cardinal
- Votre excellence pour un Chef d’Etat, Ministre, Ambassadeur et Evêque.
 42

Forme de la lettre administrative

Timbre du service Appellation de l’Etat

N° d’enregistrement Devise

Objet Suscription

Réf/PJ (s’il y a lieu) S/C

Pas de Formule d’appel :

Monsieur,

Introduction (J’ai l’honneur…………)

Corps de la lettre

Conclusion

Pas de formule de politesse

Ampliation Signature : x
(s’il y a lieu)
Prénom(s), Nom(s)
 43

Forme de la lettre semi-administrative

Timbre du service Appellation de l’Etat

(pas obligatoire)

Devise (pas obligatoire)

N° d’enregistrement
Suscription

Objet S/C

Réf/PJ (s’il y a lieu)

Formule d’appel

Introduction (J’ai l’honneur…………)

Corps de la lettre

Conclusion

Formule de politesse

Ampliation Signature : x
(s’il y a lieu)
Prénom(s), Nom(s)
 44

Forme de la lettre à caractère personnel

Nom(s), Prénom(s) Lieu et date

Adresse

Suscription

Objet S/C (s’il y a lieu)

Réf/PJ (s’il y a lieu)

Formule d’appel

Introduction (J’ai l’honneur…………)

Corps de la lettre

Conclusion

Formule de politesse

Ampliation Signature : X
(s’il y a lieu)
Prénom(s), Nom(s)
 45

I-3. La note et les documents de correspondance autres que la lettre

I-3.1. La Note
La Note est un mode de correspondance utilisé à l’intérieur d’un même service entre
les fonctionnaires. C’est une relation écrite destinée à transmettre un ordre, une indication ou
tout simplement une information et d’en garder trace.
La Note comme les autres modes de correspondances s’adresse à un égal, à un
supérieur ou à un subordonné.
Elle a pour signification :
- Soit d’accompagner un document pour l’expliquer ;
- Soit d’être une analyse d’un dossier dont elle résume les éléments ;
- Soit d’être l’indication générale d’un travail à effectuer ;
- Soit de porter une instruction générale à l’intérieur d’un service et elle est à ce
moment-là une Note de Service.

Traditionnellement, sa présentation change suivant la situation hiérarchique de

l’expéditeur et du destinataire.
S’il s’agit d’une note adressée à un égal, ce sera une Note à Monsieur X.
S’il s’agit d’une note adressée à un supérieur, ce sera Note à l’attention de Monsieur
X.
S’il s’agit d’une note adressée à un subordonné, ce sera une Note pour Monsieur X.
Mais en fait on utilise communément, pour des raisons de courtoisie, la deuxième
formule.
La caractéristique de rédaction de la note est certainement la brièveté liée à la
concision qui doit faire ressortir les informations d’une manière particulièrement claire.
La note peut être nominale ou fonctionnelle.

Exemples :
- Note à l’attention de Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur et de la
Recherche.
- Note pour Monsieur X.

Pour la commodité de la présentation, il est possible de distinguer en fonction de leur

but plusieurs types de notes :

I-3.1.1. La note d’information

Plus ou moins brève ou longue selon l’importance ou la complexité de la question
présentée, c’est le document de correspondance utilisé au sein du même ministère d’une
même entité administrative organique (Préfecture, Sous Préfecture, Mairie, etc.)
Elle sert à exposer au(x) destinataire(s) une question qui déterminante dont elle fait
l’analyse et pour laquelle elle propose une ou les solutions possibles.
 46

I-3.1.2. La note d’instruction

C’est toujours du supérieur au subordonné pour lui donner des directives précises
nécessaires au traitement d’une affaire.
Deux cas sont possibles :
- Le supérieur répond à une demande du subordonné.
- Le supérieur en confiant un travail au subordonné l’appuie d’une note dans laquelle
il souhaite voir le problème traité dans le sens qu’il indique ou il lui donne des
instructions dans ce sens.

Exemples :
- Vous m’avez demandé mon point de vue sur…
- Vous avez exprimé le désir que je mette un avis sur l’affaire…, objet de… Vous
trouverez dans la présente note ce que je pense du problème objet de…

I-3.1.3. La note de présentation

Elle sert à accompagner un projet de lettre, un rapport, un dossier, etc. pour donner
certaines précisions et explications justificatives de la mesure proposée (sanction, décision,
etc.).
Cette note doit être brève sinon elle s’apparenterait plutôt au rapport de présentation.

I-3.1.4. La note de synthèse

Elle est rédigée la plupart du temps par un subordonné à la demande du supérieur.
Mais le subordonné peut dans certains cas agir de sa propre initiative. La forme est ici
condensée. C’est là un travail difficile qui met en jeu les capacités d’analyse, de discernement,
de synthèse du rédacteur.
Sont aussi des notes de synthèse, les pièces établies sous forme impersonnelle sur une
question déterminée et qui ne s’adressant à aucun destinataire particulier, constituent des
éléments d’information, des documents techniques que l’on annexera à certains dossiers.

Exemple : Note sur un programme de création d’une filière de formation

professionnelle.

Il faut retenir enfin que la note à tous les échelons est très utilisée.
Plus on monte dans la hiérarchie, plus la concision est de rigueur puisqu’on s’adresse à
des personnes particulièrement occupées et préoccupées par la décision à exécuter. Il faut
donc apprendre à être bref.
Un ministre par exemple n’a pas le temps de tout lire. Ce sont les conclusions qui
comptent pour lui. On ne saurait trop prévenir ici les rédacteurs contre les détails superflus.

I-3.1.5. La note de service

La note de service ne s’apparente à la note décrite ci-dessus que par son titre ou son
cadre d’utilisation qu’est aussi le service. Mais alors que la note ordinaire s’emploie aussi
bien entre égaux ou de supérieur à subordonné et vice-versa, qu’elle n’a en principe qu’un
 47

seul destinataire et traite d’un sujet ponctuel, la note de service est toujours un document
hiérarchique à destination collective.
C’est un document interne par lequel un supérieur hiérarchique donne à ses
subordonnés soit des informations soit des instructions à caractère permanent ou temporaire
sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de
celui-ci.
Ces instructions resteront applicables tant que leur objet subsistera ou jusqu’à ce
qu’une nouvelle note de service vienne les abroger. La note de service peut s’adresser à
l’ensemble du personnel d’un service ou à une partie seulement de celui-ci. Elle peut être
prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque supérieur à l’intention de ses propres
subordonnés.
Dans sa présentation, la note de service doit être conservée et classée dans un recueil
des instructions permanentes relatives à l’organisation et au fonctionnement du service.
Le titre de note de service est dactylographié (saisi) en majuscule au milieu de la ligne
au-dessus du texte.
La date, le numéro et l’objet peuvent être incorporés au titre.

Exemple : Note de service n° x du 15 mars relative à la procédure d’enregistrement du

courrier.
Notons enfin que l’exemple classique de la note de service est celle concernant les
heures d’entrées et de sorties des bureaux.

I-3.2. Le bordereau d’envoi

On l’appelle aussi bordereau de transmission.
Il s’agit d’un document sommaire dans sa rédaction utilisé pour la transmission de
pièces de service à service chaque fois que cette transmission n’implique pas de commentaire
qui justifierait la transmission d’une lettre.
Le bordereau obéit aux règles de timbre, d’enregistrement, de date et de signature.
Le but du bordereau de transmission sera précisé par certaines locutions dont les plus
courantes sont :
 « Pour attribution » : la pièce est envoyée à titre définitif car elle relève de la
compétence du destinataire. Celui-ci en fera l’usage qui lui paraît convenir.
 « Pour information » : pièce envoyée à titre indicatif et pouvant présenter un
intérêt pour le destinataire.
 « A toutes fins utiles » : l’expéditeur suppose que la pièce peut intéresser le
destinataire. Il la lui transmet à titre définitif. Les destinataire en fera l’usage
éventuel qu’il jugera utile.
 « En communication » : le destinataire devra renvoyer la pièce à l’expéditeur
après usage. Cette communication est généralement faite pour étude ou pour
avis. Ces dernières formules peuvent d’ailleurs se trouver seules.
 « Pour suite à donner » : le document est transmis au destinataire pour que
celui-ci traite l’affaire ou la question portée par ce document. C’est
généralement une réponse à l’auteur du document.
 48

 « Pour éléments de réponse » : le supérieur transmet à un subordonné une

pièce pour étude et lui demande en fait de lui soumettre un projet de réponse.
D’autres formules de transmission sont également possibles. Cette liste de locutions
n’est pas limitative.
Il va sans dire que la teneur de ces locutions est influencée par la hiérarchie
administrative et qu’un subordonné n’adressera pas un bordereau de transmission à un
supérieur avec une mention telle que « pour suite à donner » ou même « pour attribution ».

NB : le bordereau prend le titre de « Soit transmis » pour les transmissions au sein

d’une même administration. Il s’emploie normalement de supérieur à subordonné avec les
pièces et les instructions relatives à leur traitement.

I-3.3. Les instructions

Ce sont des documents dans lesquels une autorité donne aux agents qui lui sont
subordonnés les renseignements, les indications, les prescriptions dont ces agents ont besoin
pour accomplir leur mission conformément aux décisions de l’autorité supérieure.
Ce sont : l’instruction proprement dite, la directive, la circulaire, la décision, l’ordre.
Les instructions sont des documents d’ordre interne en ce sens qu’elles ne sont pas
opposables aux particuliers.

I-3.4. L’instruction proprement dite

Le plus souvent ministérielle, l’instruction émane généralement du chef suprême de
l’Administration : Chef d’Etat, Ministre. Elle a une portée générale et demeure valable tant
qu’elle n’a pas été abrogée ou modifiée. C’est en quelque sorte un acte d’usage interne.
L’instruction comme la circulaire s’annonce par son titre et dans ce cadre revêt les
mêmes caractéristiques que cette dernière. Mais elle ne s’adresse pas dans son libellé à des
destinataires expressément désignés. Elle ne comporte pas normalement de suscription.
La date est reprise au-dessus de la signature avec la mention « Fait à … le… ».

I-3.5. La directive
C’est un document qui est surtout utilisé dans l’administration militaire. De portée
plus restreinte que la circulaire, elle a un caractère essentiellement temporaire car elle vise une
situation particulière. La directive s’adresse aux échelons supérieurs de la hiérarchie auxquels
elle fixe les buts à atteindre et les moyens d’y parvenir.

I-3.6. La décision
La décision est une mesure édictée par une autorité sur une question relevant de sa
compétence. La décision peut être individuelle ou collective. Elle ne vise généralement que
les agents de l’administration. Elle se distingue en cela de l’arrêté ou du décret.
On recourra par exemple à la décision pour opérer les organisations de service, les
mutations, etc.
 49

I-3.7. L’ordre
L’ordre est l’injonction faite à un agent de l’administration d’exécuter une décision,
une prescription émanant de son supérieur hiérarchique.

Exemple : Ordre de mission, ordre de service, etc.

L’ordre peut être collectif mais reste le plus souvent individuel.

I-3.8. L’avis et le communiqué

L’avis est un document d’information destiné à l’affichage. Il est destiné à un public
relativement restreint : le personnel ou les usagers de service.
Il sert à présenter les informations essentiellement temporaires : conférence, réunion
générale, annonce de travaux, etc.
Le communiqué procède de la même intention, mais est destiné à un public beaucoup
plus large. Il est diffusé par voie de presse ou de radio.

I-3.9. La notification
Lorsque l’Administration veut faire connaître à un administré une décision le
concernant, elle la lui notifie. Cette notification, lorsqu’il s’agit d’affaire ordinaire, prend la
forme d’une simple lettre qui fait généralement l’objet d’envoi recommandé, mais n’appelle
pas de commentaire particulier quant à sa réaction.
Toutefois, certaines notifications lorsqu’elles concernent des décisions ayant des
incidences importantes pour les administrés ou lorsqu’elles relèvent du contentieux, doivent
être faites dans des formes particulières prescrites par la loi.

I-3.10. La circulaire
C’est un document hiérarchique à destination collective. Elle est le moyen pour un
chef d’administration centrale de faire connaître aux autorités déconcentrées ou décentralisées
les conditions dans lesquelles doivent être appliquées les lois et règlements.
Ce sera le cas par exemple lorsqu’un ministre adressera une communication à tous les
préfets sous forme de lettre ou lorsqu’un ministre notifiera ces instructions à tous ses
directeurs ou chefs de service.
La circulaire s’annonce par son titre.

Exemple :
- Circulaire à Messieurs les…
- Circulaire sur…
- Circulaire relative à…

Si donc la circulaire contient des prescriptions, elle a généralement un aspect

documentaire. Souvent prise à la suite de la publication d’un texte règlementaire important,
elle vise à en rappeler les buts et en précise les modalités d’application à l’usage des services
subordonnés. L’étendue et la diffusion qui en sont faites doivent inciter à veiller
particulièrement à sa rédaction de façon à éviter toute ambigüité d’interprétation.
 50

Enfin, la signature obéit aux règles de présentation habituelles. On notera toutefois la

reprise de la date en fin de texte comme pour les actes règlementaires.
La circulaire interministérielle est signée par chacun des ministres intervenants.
Note de service et circulaire constituent des actes d’injonction les plus utilisées dans
l’Administration.
 51

I-4. Les documents d’information et les documents d’étude

I-4.1. Le compte rendu

C’est un document par lequel on relate de manière détaillée ou concise soit un
événement soit une situation de fait, soit les discussions qui se sont déroulées au cours d’une
réunion. Il a pour but de rendre compte à un supérieur hiérarchique et de conserver trace écrite
de ce qui est relaté.
C’est un document descriptif et non interprétatif (relation objective des faits sans
conclusion personnelle ni proposition).
Le compte rendu doit être détaillé, précis, exact.
Contrairement au rapport, il est un document dans lequel on relate ce qu’on a entendu
ou constaté. C’est un document d’information.

I-4.2. Le compte rendu hiérarchique

Il comprend :
I-4.2.1. Le compte rendu d’activité ou de mission
C’est un document détaillé d’un agent ou de son service pendant une période donnée :
le mois, le trimestre, le semestre, l’année, ou de mission particulière confiée à cet agent.
Etabli sur papier libre ou à en-tête, le compte rendu comportera :
- Le timbre ;
- Le titre du compte rendu suivi de la désignation de l’activité présentée et
éventuellement du nom et de la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une activité
individuelle ou d’une mission.

Exemple :
COMPTE RENDU
de l’activité de Monsieur X., chargé de mission…
pour la période du… au…

Ou bien :
COMPTE RENDU
de la mission effectuée du … au…

Le style du compte rendu est celui de la narration.

NB :
- Le lieu et la date de rédaction de compte rendu peuvent figurer aussi bien sous le
texte avant la signature qu’en tête de la première page à droite en face du timbre.
- La signature du rédacteur est présentée comme pour la lettre.

I-4.2.2. Le compte rendu d’accident

Il s’impose en cas d’accident qu’il s’agisse d’un accident de personne, de véhicule ou
de machine. Car il s’agit principalement d’aider à la détermination des responsabilités et pour
cela d’établir les liens ou l’absence de liens entre l’accident et le service.
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Le compte rendu d’accident comportera les mêmes éléments de forme que

précédemment indiqués pour les comptes rendus de mission.
Le titre comportera toutes les précisions utiles à l’identification rapide des cas
particuliers.

Exemple :
COMPTE RENDU
de l’accident survenu le… au véhicule Peugeot 504
immatriculé… sur l’avenue Barthélemy ZOKWEZO.

Le compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :

I-4.2.2.1. S’il s’agit d’un accident de personne :

- Date, heure et lieu de l’accident ;
- Indication des véhicules et de leurs documents de circulation ;
- Identité des chauffeurs et des propriétaires de véhicules ;
- Relation de l’accident au besoin accompagné d’un croquis de la position des
véhicules ;
- Inventaire des dégâts ;
- Identité et adresse éventuelle des témoins ;
- Mention du constat s’il y a lieu.

I-4.2.2.2. S’il s’agit d’un accident de machine :

- Identification de la machine ;
- Circonstances et relation de l’accident ;
- Identité du ou des opérateurs de la machine au moment de l’accident ;
- Nature et étendu des dégâts, durée prévisible d’immobilisation ;
- Mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.

I-4.3. Le procès verbal

Le procès verbal est la relation par un agent de l’autorité de ce qu’il a fait, de ce qu’il a
vu ou de ce qu’il a entendu. Il se différencie du compte rendu sur deux points ;
- D’une part, il constitue un acte qui fait foi et dont les affirmations ne peuvent être
mises en doute que par l’administration de preuve contraire. Il ne peut donc être établi
que par l’administration des personnes spécialement habilitées à le faire, ayant été
commissionnées par l’autorité judiciaire et possédant, de ce fait, la qualité d’officier
de police judiciaire.
- D’autre part, il ne peut relater que des faits que l’agent verbalisateur a pu constater
par lui-même ou qui lui ont été directement rapportés. Dans ce cas, c’est le rapport qui
est constaté et non le fait lui-même.

Les procès verbaux sont rédigés à la 1 ère personne du pluriel. Ils commencent par
l’indication de la date en toutes lettres, suivie du nom et de la qualité du fonctionnaire et de
l’instruction sur laquelle il se fonde.
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Exemple : « L’an deux mil quatorze, le 15 mars à neuf heures cinquante minutes,
nous, Jean-Bedel ZOAYEKEZO, gendarme de la Brigade de Recherche, agissant en vertu
d’une réquisition de Monsieur le Directeur Général, nous sommes rendu en la commune de
B… pour y entendre Monsieur BANALE, entrepreneur demeurant en ladite commune, lequel
nous a déclaré………………………………………………………………………………

Le procès verbal se termine par la formule : « En foi de quoi, nous avons établi le
présent procès verbal et signé avec les témoins et après en avoir donné lecture à ceux-ci. »

I-4.4. Le compte rendu de réunion

Il est soumis aux mêmes obligations d’exactitude, de précision et d’objectivité.
Bien qu’il n’y ait pas de règle de présentation impérative, on doit cependant trouver dans ce
type de compte rendu certaines mentions particulières, en rapport avec leur objet.
En plus du timbre du service, on trouvera ainsi le titre, COMPTE RENDU, suivi des
indications d’identification de la réunion, la mention précise des lieu, date et heure de celle-ci,
la reprise de l’ordre du jour, la mention exacte des présents et des absents, la mention du
président et éventuellement du secrétaire de séance, et, pour clore le compte rendu, une
formule consacrée donnant l’heure de levée de séance, suivie de la date de rédaction du
compte rendu et de la signature du rédacteur.

NB : Le compte rendu de réunion est signé par le secrétaire, par contre le procès
verbal est signé par le président de la séance.

I-4.5. Le rapport
Le rapport est une des manières dont un subordonné rend compte à son supérieur
d’une question importante.
Le rapport diffère du compte rendu en ce qu’il a une portée plus générale, il n’est pas
une simple relation et il comporte une conclusion.
Alors que le compte rendu relate les faits sans les interpréter, le rapport, au contraire,
évoque non seulement un nombre de données objectives, mais s’efforce également d’en
dégager des conclusions et d’aboutir à des propositions sur lesquelles le destinataire du
rapport aura à se prononcer.
Ces propositions seront rédigées au conditionnel, ce qui souligne la liberté pour le
destinataire de les approuver ou de les rejeter.
Le rapport comporte une introduction qui contient le plus souvent la référence aux
faits ou aux instructions qui sont à l’origine du document. Dans une première partie, les faits
sont relatés et analysés. Dans une seconde partie, sont étudiées les conséquences de ces faits
ainsi que la conclusion qui doit comporter une proposition de décision.
C’est pourquoi, le rapport se termine souvent par la formule : « Si ces propositions
recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me retourner le
présent rapport revêtu de votre approbation, pour valoir décision. »