La phase préanalytique en
Biologie Médicale
Younes El Jahiri
Pharmacien Biologiste
Expert visiteur MICNT NM. ISO15189
Programme du séminaire
10 Décembre 2011
Matinée : 8h30 à 12h30
08h30 : Accueil
La Phase pré-analytique :
Généralités
Management de la phase pré-analytique
Aspect réglementaire et normatif
10h30 : Pause
Atelier1 :
Conduite et mise en place des recommandations pré-analytiques du GBEA marocain
(proposition de suggestions pour la mise en conformité par rapport aux exigences
réglementaires)
Après midi : 14h30 à 18h30
Phase pré-analytique :
en Biochimie
en Hématologie
en Microbiologie
17h00: Pause
Atelier2 :
Les non-conformités de la phase pré-analytique
Le contexte : L’acte de biologie médicale
Transmission CR= Prescription
Délais et modalités
Étape postanalytique
Étape préanalytique
de communication des
résultats
Accueil
Prélèvement
Acheminement
Édition du Réception
CR d’analyse
Conformité
Le patient
Validation biologique Enregistrement
Maintenance
CQI/EEQ Pré-traitement
Validation technique
Validation analytique
Étape analytique
Les étapes du processus préanalytique
Prescription médicale = « contrat implicite »
Gestion de la demande d’analyses :
Accueil
Enregistrement et création du dossier…
Exécution du prélèvement
Gestion des échantillons biologiques
Acheminement
Réception
Analyse de la NC
Enregistrement
Prétraitement
Conservation
La prescription médicale
Point de départ de la phase préanalytique
Ordonnance conforme à la NABM
«feuille de prescription» : informations nécessaires pour identifier le patient
et le prescripteur, «données cliniques pertinentes» (5.4.1 Norme NF ISO EN 15189)
Les cas de figures :
Accueil du patient au laboratoire
Prélèvement à domicile sur rendez-vous
Prélèvement externe : patients hospitalisés
Échantillons transmis par un laboratoire externe : sous-traitance
Analyse et validation de la prescription
Personne habilité :
Nom-prénom-titre-adresse-téléphone-fax
Identité du patient : précise et lisible
Nom- prénom- date de naissance
Actes à réalisés sans équivoque
Notion d’urgence
Renseignements cliniques = contexte
Analyses requérant l’obtention de renseignements particuliers
L’accueil du patient
Qualité de l’accueil
Analyse et validation de la prescription
Prise de rendez-vous éventuelle
Enregistrement : création du dossier
Nom-prénom
Date de naissance
Analyses demandées
Renseignement cliniques éventuels
Préconisations pour le patient
Confidentialité à respecter :
Structurellement
Organisationnellement
Comportementalement
Les prélèvements
Le préleveur
Les différents type de prélèvements
Prélèvements sanguins :
Veineux
Artériels
Capillaires
Choix des tubes
Prélèvements urinaires
Prélèvements des liquides de ponctions :
LCR
Liquide pleural
Liquide articulaires…
Prélèvements bactériologiques
Prélèvements parasitologiques
Prélèvements mycologiques
Autres prélèvements
Le préleveur
Habilitation et qualification
Le préleveur doit :
Accueillir
Informer
Rassurer
Vérifier : identité - prescription
Respecter PSH
Appliquer la CAT en cas d’incident survenant au cours du
prélèvement
Étiqueter les prélèvements
Récupérer des informations si possible
(ttt en cours-repas…)
Remplir la fiche de transmission (traçabilité)
Accompagner
EXEMPLE DE FICHE DE PRELEVEMENT :
libre choix dans la conception
EXEMPLE DE FICHE DE RECOMMANDATION POUR LE
PRELEVEUR
Identification des échantillons
biologiques : étiquetage
Étape déterminante, se déroule :
Au moment du prélèvement
Par le préleveur lui-même
L’étiquette comporte :
Identité du patient
Code patient
Nature de l’échantillon
Date et heure du prélèvement
Initiales du préleveur
La place de l’informatique reste essentiel
Transport des échantillons biologiques
Objectifs :
Garantir l’intégrité de l’échantillon
Respecter la confidentialité
Échantillons concernés :
Prélevés à domicile ou aux unité de soins (manuel de prélèvement - plan de tournée)
Transmis à d’autres laboratoires (sous-traitance)
Échantillons Iaires ou IIaires (aliquotage)
Les points importants :
Respecter les conditions préanalytiques :
Le conditionnement
Délai
Température d’acheminement
Assurer la communication : labo-labo ; labo-unité de soins
Ne pas oublier le volet sécurité
Transport des prélèvements
Le Délai
Qui transporte le prélèvement ?
coursier, infirmière, agent hospitalier, patient,
En intra ou interlaboratoire ?
Quels moyens ?
manuporté, conteneurs , pneumatique…
Dans quelles conditions?
37°C, température ambiante, +4° C, -20°C…
Quel est le délai ?
Le délai total de transport
Le délai préanalytique au laboratoire
de l’ordre de 15 minutes, inférieur à 2h ou supérieur…
Existe-il des exigences particulières?
urgence, fiche de suivi…..
Choix du conditionnement
Transport aérien ou sur la route
Conforme à la réglementation et aux exigences en
vigueur pour le transport des échantillons des groupes à
risque 1, 2, 3 et 4:
OMS : organisation mondiale de santé
ADR : accord européen relatif au transport international des
marchandises dangereuses par route
IATA : Association du Transport aérien international
Triple emballage: instruction P650 de l’ADR
Récipient primaire contient l’échantillon :
hermétique, étanche, contenu indiqué sur étiquette.
enveloppé dans un volume suffisant de matériau absorbant
Récipient secondaire: hermétique et étanche
Emballage extérieur : protège contre les dommages matériels
qui pourraient se produire en cours de transport.
Choix du conditionnement
Transport aérien ou sur la route
Numéro ONU : UN 3373
Réception au laboratoire
Interface à maitriser
À l’arrivée au laboratoire : poste de réception
Vérifier : l’identification correcte des échantillons
biologiques : couple « échantillon-patient »
Identifier : numéro unique pour chaque tube – patient –
demande
Etiqueter : manuel – code à barre
Détecter les NC :
fiche de NC
Échantillon refusé?
Échantillon accepté « sous réserve »?
Gérer les urgences
Dispatcher les échantillons en fonction :
UFT
Prétraitements prévus
Les demandes urgentes
Procédure : circuit des demandes urgentes
Signalement à l’accueil
Étiquetage spécial
Orientation vers circuit d’urgence
Prise en compte par le technicien
Réalisation des analyses
Validation biologique « bilan urgent »
Transmission des résultats
IEC : les notions
Urgences cliniques
Urgences analytiques
Optimisation du DRR urgents
Prétraitement : centrifugation
Respect des paramètres de centrifugation :
Temps
Vitesse
Température
Critères de choix des centrifugeuses
Contrôle des centrifugeuses
Respect des règles d’hygiène et de sécurité
Prétraitement : aliquotage
Objectifs :
Dépend de l’organisation du laboratoire
Analyse simultanée de l’échantillon à différents postes
Conservation : aspect réglementaire
Sérothèque
Répartition de l’échantillon Iaire :
Après centrifugation
1 ou plusieurs échantillon IIaires
Choix des tubes IIaires : polyéthylène-bouchon vissant
Étiquetage et traçabilité : couple « aliquote-tube-patient »
Procédé manuel :
débouchage-rebouchage-AES!!
Procédé automatique :
chaine robotique préanalytique
Conservation :
Objectifs :
Respect de la réglementation
Analyses différées
Répétition de l’analyse
Analyses complémentaires
Gestion de la sérothèque
Garantir l’intégrité du constituant biologique
Respect des conditions de conservation
Température
Délai
Mise en place d’un système de gestion de la
sérothèque
Garantir la traçabilité des échantillons
La phase préanalytique
Plusieurs interfaces - plusieurs acteurs
Sources de variabilité d’un paramètre biologique
Variabilités physiologiques
« intra-individuelle » Variabilité pathologique
« inter-individuelle »
Paramètre biologique
Variabilité
intrinsèque
« Laboratoire »
Erreurs « grossières ; aléatoires
et systématiques »
Problématique : erreurs des LBM
type et fréquence
51746 paramètres
7615 Bilans
17514 Tubes
393/51746 résultats suspects (0,76%)
0,3% (160) confirmés par le laboratoire
Errors in a Stat Laboratory: Types and Frequencies 10 Years Later
Paolo Carraro et Mario Plebani; clin chem, 2007, 53,1338-42
Situation par rapport à la qualité
Accréditation
Certification
GBEA
L’immobilisme
Contrôle qualité
Management de la phase pré analytique
Passe par :
La Maitrise : rester maître de ce que l’on fait
des sous processus
Des documents (organisationnel et technique)
des compétences / Autorités / Responsabilités
L’assurance de la qualité : communiquer la confiance
Le système d’amélioration continue : accroitre l’efficience
Cadre réglementaire :
Loi 12-01
Arrêté : GBEA
Approche normative :
ISO 9001
ISO 15189
ISO 17025
MAÎTRISER LA QUALITÉ
Le système qualité
Responsabilité
Planification de la de la Direction
Qualité
Le système est-il
Que doit-on
faire ? adéquat et
efficace ?
Formation
Comment Que faut-il
le faire ? savoir ?
Que faut-il
Système de faire pour
documentation changer ?
Actions
Audits de qualité Internes Correctives
Ce qui est dit est-il vraiment
fait ?
Approche processus
Exemple : Sous processus : prescription - réception du prélèvement
LE SYSTEME DOCUMENTAIRE
"JE DIS CE QUE JE VAIS FAIRE"
MANUEL
QUALITE
PROCEDURES
MODES OPERATOIRES/INSTRUCTIONS
FORMULAIRES / ENREGISTREMENTS
Et je l'écris ….
Acteurs/Responsabilités Actions moyens/méthodes/doc
Personnel du LBM Création ou modification d’un Doc Q Fiche de suivi des doc qualité
RAQ+personnel concerné Analyse de la demande Vs réglementation et à
l’intérêt dan s le LBM
Non
RAQ+Direction Doc. accepté
Oui Motif? Fiche de suivi des doc qualité
RAQ Identification Méthodologie d’identification
Méthodologie de rédaction
Personnel désigné Rédaction et modèle
Méthodologie de vérification
Personnel concerné Vérification
Visa du vérificateur si oui
Doc. validé
Non si non justificatifs
Oui Conformité par rapport au SQ ,
Direction Approbation aux objectifs et politique
du laboratoire
Visa de l’approbateur si oui
Doc. approuvé si non justificatifs
Non
Oui
Personnel concerné
personnel désigné+RAQ IEC/Diffusion
Application et suivi
Personnel du LBM Mise en application
GBEA
GBEA : approche par chapitre
INTRODUCTION
1. LOCAUX
CHAPITRE PREMIER : 2. INSTRUMENTATION
ORGANISATION DU LABORATOIRE 3. CONSOMMABLES
4. DMDIV
5. PERSONNEL
1. PRELEVEMENT-IDENTITOVIGILANCE-
IDENTIFICATION-CONSERVATION
CHAPITRE II : 2. PROCEDURES ET MODES OPERATOIRES
FONCTIONNEMENT DU 3. COMPTE – RENDU DES ANALYSES
LABORATOIRE ET
REALISATION DES ANALYSES 4. TRANSMISSION DES RESULTATS
DE BIOLOGIE MEDICALE 5. TRANSMISSION DE PRELEVEMENT ENTRE
LABORATOIRES
6. MAINTENANCES DES APPAREILS
1. CQI
CHAPITRE III : ASSURANCE QUALITE
2. EEQ
CHAPITRE IV : SECURITE ET HYGIENE
GBEA : approche par processus
Voir présentation Atelier1
Processus de management
CR d’analyses
Prescription
Phase préanalytique Phase analytique Phase postanalytique
Processus métier
Processus support
Phase pré analytique :
GBEA Marocain vs GBEA Français
Processus Préanalytique GBEA Marocain GBEA Français
Accueil Patient NP Procédure
Salle de prélèvement NP Exigences spécifiques
Prélèvement PR prélèvement et PR prélèvement et choix des
choix des récipients récipients
Identification Procédure Procédure-code à barre-fiche de
suivi
Traitement des échantillons Procédure Procédure
avant analyse
Conservation échantillons avant Procédure Procédure
analyse
Gestion des NC des échantillons Non Détaillée Procédure détaillée
Norme ISO 9001
Chapitre 4
Exigences de Management
Norme ISO 17025
Chapitre 5 Norme ISO 15189
Exigences
Techniques
Seul référentiel pour l’accréditation des LBM
2009 : La norme ISO 15189
La norme NM ISO 15189 vs 2009
4.1 Organisation et management
4.2 Système de management de la qualité
4.3 Maîtrise des documents
4.4 Revue de contrats
4.5 Analyses transmises à des laboratoires sous-traitants
4.6 Services externes et approvisionnement
4.7 Prestations de conseils
Chapitre 4 4.8 Traitement des réclamations
4.9 Identification et maîtrise des non-conformités
4.10 Actions correctives
4.11 Actions préventives
4.12 Amélioration continue
4.13 Enregistrements qualité et enregistrements techniques
4.14 Audits internes
4.15 Revue de direction
Chapitre 5 •Chapitre généraliste
•Maîtrise documentaire (organisationnel et technique)
• Maîtrise des compétences / Autorités / Responsabilités
• Système d’amélioration continue => le cœur du SMQ
La norme NM ISO 15189 vs 2009
Chapitre 4
• Chapitre spécifique
• Maîtrise des compétences techniques / médicotechniques
• Maîtrise des trois phases
5.1 Personnel
5.2 Locaux et conditions environnementales
5.3 Matériel de laboratoire
Chapitre 5 5.4 Procédures préanalytiques
5.5 Procédures analytiques
5.6 Assurer la qualité des procédures analytiques
5.7 Procédures postanalytiques
5.8 Compte rendu des résultats
Annexes A, B, C
Cartographie des processus
La norme ISO 1589
définition de la phase préanalytique
« Série d’étapes commençant chronologiquement
par la prescription des analyses par le clinicien,
comprenant :
la demande d’analyse,
la préparation du patient,
le prélèvement du spécimen
l’acheminement jusqu’au laboratoire et au sein du
laboratoire
et finissant au début de la procédure analytique. »
La norme ISO 1589
Les recommandations pour la phase préanalytique
4.5 : Prestation de conseil
5.4: Procédures préanalytiques
5.4.1 : Feuille de prescription
5.4.2 : Le manuel de prélèvement des échantillons Iaires
5.4.3 : Composition
5.4.5 : identification et traçabilité des échantillons Iaires
5.4.6 : conditions de transport des échantillons
5.4.7 : Réception et enregistrement des échantillons Iaires
5.4.7 : Critères d’acceptation ou rejet des échantillons Iaires
5.4.9 : Révision des exigences en volume échantillon
4.4.10 : Revue des feuilles de prescription et échantillons
5.4.11 : Prise en charge des urgences
4.4.12 : Traçabilité des aliquotes
5.4.13 : Politique écrite sur les prescriptions formulées oralement
4.4.14 : stockage des échantillons
5.4.3 : le manuel de prélèvement
a) des copies ou des références à
1) des listes d’analyses de laboratoire disponibles proposées,
2) des formulaires de consentement, le cas échéant,
3) des informations et des instructions fournies aux patients en rapport avec leur propre
préparation avant le prélèvement des échantillons primaires, et
4) des informations données aux utilisateurs des prestations du laboratoire sur les indications
médicales et le choix approprié des méthodes disponibles;
b) des procédures concernant
1) la préparation du patient (par exemple instructions destinées au personnel soignant et aux
personnes effectuant les prélèvements),
2) l’identification de l’échantillon primaire, et
3) le prélèvement de l’échantillon primaire (par exemple prélèvement de sang, de peau, d’urine
et autres liquides biologiques) avec la description du matériel de recueil des échantillons
primaires et de tout additif nécessaire;
c) des instructions concernant
1) la façon de renseigner la feuille de prescription ou l’équivalent électronique,
2) le type et la quantité de l’échantillon primaire à prélever,
3) le moment précis auquel le prélèvement doit être effectué, si nécessaire,
4) tout besoin de manipulation particulière entre le moment du prélèvement et le moment de la
réception par le laboratoire (exigences de transport, réfrigération, chauffage, livraison
immédiate, etc.),
5.4.3 : le manuel de prélèvement
5) l’étiquetage des échantillons,
6) les renseignements cliniques nécessaires (par exemple prise de
médicaments),
7) l’identification détaillée du patient à qui l’échantillon primaire a été prélevé,
8) l’enregistrement de l’identité de la personne ayant procédé au prélèvement
de l’échantillon
primaire, et
9) l’élimination en toute sécurité des matériaux utilisés pour le prélèvement;
d) des instructions concernant
1) le stockage des échantillons examinés,
2) les délais pour prescrire une analyse complémentaire,
3) les analyses complémentaires éventuelles, et
4) la répétition des analyses en raison d’une défaillance analytique ou des
analyses complémentaires
du même échantillon primaire.
GBEAf vs Norme ISO 15189
Le système d’amélioration
continue
Dynamique vivante partant du traitement des non conformités
jusqu’au plan d’action issu de la revue de direction du laboratoire.
Mise en place de la gestion des IQ :
Réclamations clients ( patient-prescripteur-service de soins)
Enquête de satisfaction
D2RU
Non-conformités : analyses des causes / conséquences
Indicateurs et amélioration continue : FSEI
Actions curatives
Actions correctives
Auto-évaluations et audits internes
Revue de direction et suivi du plan d’action
Outil d’évaluation de la phase préanalytique :
L’enquête de satisfaction
Dans le cadre de l’amélioration continue de la qualité, vous avez entrepris une
enquête de satisfaction auprès de vos clients « Patients » afin d’évaluer la qualité
de l’accueil dans votre laboratoire. Les résultats qui en ressortent sont les
suivants :
Compte tenu de ces résultats, décrire votre démarche méthodologique pour
dégager les actions à entreprendre afin d’améliorer la qualité de l’accueil dans
votre laboratoire.
Outil d’évaluation de la phase préanalytique :
Les Non Conformités
Définir les NC préanalytiques
Statuer la NC par rapport à sa criticité
Absolue : interdisant la réalisation de la demande
Relative : mise en attente et exécution après
correction
Appliquer la procédure de traitement des NC
Garantir la traçabilité : Formats papier ou
électronique
De Chaque NC
Des actions correctives
Clôturer la NC+++
Exemples de NC des prélèvements à la
réception
Nature de la non-conformité Refus de la prescription
Absence de tube, tube cassé OUI
Identité absente, incomplète ou illisible OUI
Double étiquetage OUI
Discordance identités prescription et tube OUI
Absence de la date de prélèvement OUI sauf si date sur la prescription
Tube non adapté aux analyses demandées OUI
Prélèvement hémolysé OUI sauf hémolyse in vivo (incident
transfusionnel, contexte clinique)
Prélèvement coagulé OUI si hématies nécessaires à l’analyse
Sérum ou plasma décanté OUI
Exemples de NC des prélèvements à la
réception
Nature de la non-conformité Refus de la prescription
Absence de prescription NON si régularisation rapide
Identité absente, incomplète ou illisible OUI
Absence du prescripteur, établissement NON
de soins, service, LABM ou item illisible
Absence du nom du préleveur ou illisible NON si régularisation rapide
Absence de date de prélèvement OUI sauf si date sur l’échantillon
Absence de date de prélèvement sur OUI
prescription et échantillon
Nature des analyses non précisées NON si régularisation rapide
Absence de l’heure de prélèvement ou de OUI traitement d’une seule
signes acceptables permettant de détermination, refus de la 2ème
différencier 2 déterminations demandées
simultanément pour les groupes sanguins
Gestion des NC préanalytiques
Choix des indicateurs qualité :
%/demande, %/total des NC pour la période, %/prescripteurs
Exploitation statistique
Actions correctives réalisées après :
Analyse des causes
Hiérarchisation des causes, criticité
Mise à jour des procédures et recommandations
Mise à jour du MP
Test de réhabilitation du personnel
Actions préventives :
Formation et habilitation des nouveaux embauchés
Difffusion du MP
Fiche de non-conformité à la réception
Formulaire Fiche de non-conformité de prélèvement
FICHE D'AMELIORATION DE LA QUALITE
Audit interne
Outil d’évaluation du système qualité de la
phase préanalytique
Évaluation de tous les niveaux du processus
Évaluation à l’aide d’un questionnaire
élaboré
Analyse à l’aide d’outils qualité: exemple 5M
Outil : 5M = Diagramme causes-effet (Ishikawa)
MAIN
MATIERE
D'OEUVRE
CAUSE EFFET
MATERIEL MILIEU METHODE
Amélioration continue de la phase
préanalytique : Revue de direction
Le bilan annuel
Les actions préventives
La revue de contrat
Système de management de la qualité du laboratoire
Préanalytique
Tous les sous processus
ainsi que les activités de conseil
Conclusions et mesures qui en résultent
Élaboration d’un plan d’action
Prescription Accueil Dossier Patient
Dossier administratif Dossier médical
Objectif Conseil choix des Appréciation Saisie informatisée Saisie informatisée
examens Prestation maitrisée maitrisée
Données Prescripteur Patient Patient-prescription-RC
d’entrée Biologiste Patient Pièce d’identité, carte
mutuelle-prise en
charge…
Données Prescripteur Patient satisfait Dossier informatique, Dossier informatique
de sortie informé Passage secrétariat facture, fiche patient Étiquette code à barres
Prescription Salle de prélèvement Passage saisie Attente appel salle
raisonnée Récupération du CR données médicales prélèvements
Préleveur informé
Acteur Biologiste Secrétaire Secrétaire Secrétaire
Préleveur
Documents Documents PR Accueil Charte confidentialité- INS saisie dossier patient
associés techniques Manuel Prélèvement INS saisie dossier Charte de confidentialité
scientifiques administratif-PR SIL
Moyens Documentation Ergonomie salle SIL, bureautique SIL
techniques Réunions d’attente-ambiance…
indicateur Enquête de réclamations NC identité- NC, réclamations
satisfaction Enquête de réclamations-durée Durée moyenne de saisie
Retour satisfaction Patient moyenne de saisie-ES ES
d’informations
Prélèvement Identification Prétraitement Conditionnement-
échantillons transport
Objectif Échantillon de Traçabilité Assurer la qualité du Transmission avec respect
qualité échantillon/patient préttt délai, T°, destination,
réglementation
Données Patient, fiche Échantillon Échatillon à Échantillons identifiés,
d’entrée patient, Prescription prétraiter… Bordoreaux de transmission
étiquettes, Fiche patient Système de transport
ordonnace
étiquette
Données Échantillon Échantillon conforme Échantillon prétraité Échantillon et bordoreaux
de sortie identifié, et identifié, déposés
verification acheminement
conformité, fiche échantillons, dépôt
pateint dossier
Acteur Préleveur habilité Technicien technicien coursier
et qualifié
Documents Manuel de INS NC NS prétraitement INS envoi spécimens
associés prélèvement Fiche de NC Charte de confidentialité
INS identification Plan de tournée
Moyens Salle conforme, SIL, étiquette code- Centrifugeuse, portoir, Triple emballage
techniques mobilier, barres zone de travail Portoir
matériels de délimitée Zone de travail envoi
prélèvement
registre
indicateur NC échantillon, NC identification NC analytiques NC liés au transport
réclamations, réclamations
Enquête de
Automatisation du préanalytique
Les 14 tâches technicien
Automatisation du préanalytique
Automatisation du préanalytique
Références bibliographiques
Recommandation pour l’accréditation des laboratoires. Ann. Biol.
Clin. 2010, 68 (hors série n°1), éd. John Libbey Eurotext.
Szymanowics et al. Proposition de tableaux d’indicateurs utiles à la
bonne marche d’un service de Biochimie hospitalier. Immuno-
Analyse et biologie spécialisée 2008, 23 159-78.
F Flourié et al. Identitovigilance et son impact sur les résultats
d’immuno-hématologie érythrocytaire assurant la sécurité
transfusionnelle. Ann. Biol. Clin. 2008, 66 ; 597-600.
Larousse C. et al. Traitement de Non conformités en pratique
quotidienne. Ann. Biol. Clin. 2007, 65 (1) ; 99-105