L’importance du processus d’achat

La fonction Achats est chargée de procurer les matières premières et composants

nécessaires à la production et au déroulement d'une activité. Les achats représentent en
moyenne 60 % du chiffre d'affaires dans les entreprises européennes. La façon de se procurer
ces biens joue un rôle déterminant dans la compétitivité de la firme.

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L’importance du processus d’achat

L’importance de la fonction Achats ou Approvisionnement peut s’appréhender à plusieurs niveaux :

q
Sur Le Plan Financier : la politique d’achats contribue à la rentabilité de l’entreprise en influant sur les coûts des composants et
donc sur la marge de l’entreprise.
q
Sur Le Plan Commercial : la fonction d’approvisionnement permet de fournir des produits de bonne qualité tout en évitant les
ruptures de stocks.
q
Sur Le Plan Stratégique : la fonction achats contribue à la compétitivité de l’entreprise tant en termes de coûts que de délais.

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 Modélisation du processus d’achat

Les acteurs du processus

q
Services Initiateurs De La Commande : Ils émettent des « demandes d’achat ».

q
Service Achat : Il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d’achat.

q
Magasin : Il reçoit et achemine les produits au service demandeur.

q
Département Financier :

ü
Il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.

ü
Il met les facture en paiement.

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 Modélisation du processus d’achat

StoryTelling
Tout achat trouve son origine dans l’émission d’un besoin provenant d’une certaine source dans l’organisation. Le service déclencheur rédige la
fiche de demande qui comporte en général les informations suivantes :

q
Description détaillée du besoin.

q
Quantité souhaitée.

q
Délai sous lequel l’utilisateur souhaite la mise à disposition

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Modélisation du processus d’achat

StoryTelling

Lorsque le service achat reçoit la fiche de demande, il est de sa responsabilité de vérifier que le besoin a été
parfaitement défini, et qu’il correspond pour l’entreprise à une décision économique. Une fois la demande
approuvée, le service établit le bon de commande qui doit exprimer clairement les intentions d'achat.

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Modélisation du processus d’achat

StoryTelling

L’évaluation des fournisseurs s'appuie sur la collecte des devis et d’information, obtenus par des sources
internes et externes à l’entreprise. Elle permettra par la suite d’effectuer une sélection entre les fournisseurs
selon une procédure plus ou moins formelle. Un devis validé est envoyé au fournisseur choisi qui conduit à la
passation de la commande et l’établissement d’une facture.

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Modélisation du processus d’achat

StoryTelling

Le magasinier reçoit la commande des transporteurs ou des fournisseurs eux-mêmes,valide le bon de

réception et achemine le produit au service demandeur

Le département financier enregistre les factures des commandes reçues par le magasinier et les met en
paiement.

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La Modélisation Du
Processus achat
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9
Le Tableau Des Flux

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●
Acteur ●
Activité ●
input ●
traitement ●
Output
●
Service déclencheur ●
Rédiger la fiche de demande ●
-Quantité, qualité, désignation, statut du ●
Saisir la fiche de demande ●
Fiche de demande d’achat
demandeur d’achat
●
Service achat ●
Traiter la demande ●
-Fiche de demande, -Fiche des disponibilités ●
-Valider la demande d’achat ● -Fiche de demande d’achat validée
en stock, ●
-Refuser la demande d’achat ● -Fiche de demande d’achat rejetée

●
Service déclencheur ●
Rectifier la fiche de demande d’achat ●
-Fiche de demande rejetée, ●
-Ressaisir la fiche de ●
-Fiche de demande d’achat rectifiée
●
-motif de rejet demande d’achat

●
Service Achat ●
Rédiger le bon de commande pro ●
-Fiche de demande d’achat ou Fiche de ●
-Saisir le Bon de commande ● -Bon de commande pro forma
●
  forma demande d’achat rectifiée approuvée pro forma
●
-liste des fournisseurs
●
 
●
Service Achat ●
-Traiter la nouvelle fiche de demande ●
-Fiche de demande d’achat rectifiée ●
-Valider la fiche de ●
-Fiche de demande d’achat validée
d’achat demande d’achat rectifiée ●
-Fiche de demande d’achat rejetée
●
-Refuser la fiche de
demande d’achat rectifiée

●
Service Achat ●
Choisir l’offre ●
-Devis reçu, ●
-Etudier les offres et rédiger ● -Bon de commande
●
-Liste des fournisseurs du bon de commande
●
-Historique des commandes
●
-Etat des fonds disponible
●
Magasin ●
Recevoir les produits ●
-Bon de livraison ●
-Valider le Bon de livraison ●
-Bon de réception
●
-Bon de commande, -Fiche des disponibilités en
stock
●
Magasin ●
Acheminer le produit au service ●
Bon de réception validé, fiche de demande ●
-Confirmer la réception ●
-Accusé de réception des produits par service
demandeur rectifiée, fiche de demande rejetée concerné

●
Département Financier ●
Comptabiliser la facture ●
Facture reçue du Frs, bon de réception, bon de ●
Enregistrer la facture ●
-Copie de facture avec mention « comptabilisé »
livraison ●
-Ecriture comptable sur le journal d’achat.

●
Département Financier ●
Régler la facture ●
Facture reçue du Frs, Etat des fonds disponible, ● Débloquer les fonds ●
-Copie de facture avec mention « payer »
Ecriture comptable sur le journal d’achat. 11
●
-Ecriture comptable sur le journal de la banque/caisse.
●
 
●
Zone référentiel
●
-Fiche de demande: quantités , qualités, référence
●
-Liste des fournisseurs; nom , référence, adresse, n°tél, e-mail,
●
-Demande de prix: qté , prix, références, délai de paiement, date de livraison
●
-Bon de commande: quantités, qualités, référence, fournisseur, Prix, Montant de l’avance
-Bon de réception; :référence, Quantités reçues,, date de livraison , référence des produits livrés, mention de
conformité
●
-Facture Fournisseur: date , référence de la facture, prix HT , tva, prix TTC, Mt avance, mode de règlement,
échéance, référence des produits
●

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Module achat sur
ODOO
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• Nous avons ajouté une fiche de la demande dans le
module achat.

• Par le biais de cette fiche, Le service déclencheur exprime sa

demande qui comporte en général les informations
suivantes:

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• Une fois la fiche de demande est consultée par le responsable du service achat ( qui a l’accès à
l’ensemble des fiches effectuées), ce dernier vérifie la réalité du besoin pour approuver ou rejeter la
demande

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• Après l’approbation de la demande, le service achat établie une demande de prix qui sera envoyée aux fournisseurs.

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• Après la réception des devis et le choix de celui le plus avantageux, le service achat confirme la commande
par l’établissement d’un bon de commande qui sera envoyé au fournisseur choisi.

Ce processus sera complété à travers les autres modules( inventaire et comptabilité)

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