Lignes directrices de l’ACP C’est payant de savoir

Préparation à un
audit de la paie
Lignes directrices
des meilleures
pratiquesMCde paieMC

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L’énoncé de mission de l’Association canadienne de la paie vise à établir l’ACP en tant que chef de file en
matière de paie au moyen de la représentation et de la formation. Son engagement consiste à fournir aux
professionnels de la paie et à leurs employeurs les services dont ils ont besoin pour assurer leur conformité
aux 200 exigences réglementaires qui ont une incidence sur la paie.
Toutes les mentions des exigences réglementaires étaient à jour au moment de la publication. Toutefois,
la législation prévaudra en cas de divergence entre les lignes directrices et les actes législatifs ou les
règlements en vigueur.
Ces lignes directrices sont la propriété de l’Association canadienne de la paie/Canadian Payroll Association.
Aucune partie du contenu ne peut être reproduite sans le consentement écrit et explicite de l’Association
canadienne de la paie. Veuillez adresser toute demande de reproduction par écrit à l’adresse suivante :

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Canadian Payroll Association updated: 2016-07

Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Table des matières
INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

RECHERCHE PAR MOT CLÉ ET HYPERLIENS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

LIGNES DIRECTRICES DES MEILLEURES PRATIQUES

DE PAIE POUR LA PRÉPARATION À UN AUDIT DE LA PAIE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

QU’EST-CE QU’UN AUDIT?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

TYPES D’AUDITS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
AUDIT INTERNE DE CONFORMITÉ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
AUDIT EXTERNE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
AUDIT GOUVERNEMENTAL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Agence du revenu du Canada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP). . . . . . . . . . . . 6
10 principaux rajustements demandés suite à un audit de l’ARC. . . . . . . . . . . 6
Revenu Québec. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Indemnisation des travailleurs. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Ministère des Finances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
NORMES D’EMPLOI OU DU TRAVAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
PROCESSUS D’AUDIT DU GOUVERNEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Avis d’audit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Report de l’audit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Années à l’étude. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Lieu de l’audit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Durée de l’audit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Demandes de documents additionnels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Problèmes révélés par l’audit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Décisions fiscales anticipées rejetées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
RÉSULTATS DE L’AUDIT DU GOUVERNEMENT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Pas de nouvelle cotisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Remboursement. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Paiement exigible. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Pénalités ou amendes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Feuillets de renseignements modifiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

 Faire appel des conclusions de l’audit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Défaut de se conformer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
CONSERVATION DES DOSSIERS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

EN RÉSUMÉ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

COMMENTAIRES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

AUDIT INTERNE DE LA PAIE – LISTE DE VÉRIFICATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

TESTEZ VOS CONNAISSANCES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

TESTEZ VOS CONNAISSANCES – RÉPONSES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Annexe 1 – Contrôles internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Annexe 2 – Revenus assurables pour l’indemnisation

des travailleurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Annexe 3 – Fréquence de versement et pénalités de l’ARC. . . . . . . . . . . . 30

Annexe 4 – Fréquence de versement et pénalités de RQ. . . . . . . . . . . . . . . 31

Annexe 5 – Conservation des dossiers selon les normes

d’emploi ou du travail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

JURISPRUDENCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

REMERCIEMENTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

INTRODUCTION
En tant que source faisant autorité en matière de connaissances sur la conformité de la paie au Canada,
l’Association canadienne de la paie s’est donné entre autres objectifs celui de publier des lignes directrices
auxquelles on pourra faire référence en tant que normes de bonne pratique à l’intention des professionnels
de la paie et de leurs employeurs.
Pour bien des professionnels de la paie, le défi est de sensibiliser l’employeur au fait que l’exercice de leur
profession est crucial à la mission de l’entreprise et exige des connaissances et des aptitudes solides qui
garantissent la conformité aux lois.
Les Lignes directrices des meilleures pratiques de paie peuvent aider l’organisation à se préparer en
prévision d’un audit des registres de paie. On y trouve également des outils d’évaluation qui aident à définir
et à mettre en place de bonnes pratiques pour le traitement de la paie.
Ces lignes directrices sont l’œuvre d’un groupe de travail composé de membres du personnel de
l’Association canadienne de la paie et de professionnels spécialisés dans le domaine de la paie. Ainsi,
l’information est exacte et elle est conforme à la réalité, puisqu’elle est puisée dans des situations vécues
dans diverses organisations.
L’Association canadienne de la paie tient à remercier les professionnels qui ont participé au groupe de
travail et qui ont contribué à la rédaction des présentes.
Les membres de l’Association canadienne de la paie sont priés d’adresser toute question de nature
législative se rapportant à ces lignes directrices à :

La Ligne Info sur la paie de l’Association canadienne de la paie

Sans frais : 1-800-387-4693, poste 162
Téléphone : 416-487-3380, poste 162
Courriel LigneInfo@[Link]

RECHERCHE PAR MOT CLÉ ET HYPERLIENS

Les lecteurs qui consultent les lignes directrices de l’Association canadienne de la paie en ligne peuvent
effectuer une recherche à partir de mots-clés qui paraissent dans le document. Par exemple, si vous
cherchez de l’information sur un mot ou une expression quelconque, tapez ce mot ou cette expression
dans la fenêtre de recherche (que l’on peut activer en appuyant simultanément sur les touches « Ctrl » et «
F » dans la plupart des applications).
Des hyperliens sont présents dans le document des lignes directrices. Tous les formulaires et les guides
gouvernementaux mentionnés dans les lignes directrices sont également accessibles grâce à des
hyperliens, lesquels fonctionnaient au moment de la publication du présent document. Des liens à jour
menant aux principaux sites gouvernementaux, comme ceux de l’Agence du revenu du Canada, de Service
Canada, de Revenu Québec et des normes d’emploi ou du travail, sont accessibles à partir de la page
Ressources ➜ Liens aux sites gouvernementaux du site Web de l’Association canadienne de la paie à
l’adresse [Link]/[Link].
À la fin du document, vous trouverez un questionnaire pour mettre vos connaissances à l’épreuve. Vous
pouvez également y accéder en ligne en visitant les lignes directrices de l’Association canadienne de la
paie sur notre site Web ([Link] ➜ Ressources ➜ Lignes directrices de l’ACP).

1 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

LIGNES DIRECTRICES DES MEILLEURES
PRATIQUES DE PAIE POUR LA
PRÉPARATION À UN AUDIT DE LA PAIE
Se préparer à un audit de la paie peut être un défi de taille. Que ce soit au palier fédéral, provincial ou territorial,
les gouvernements sont habilités en tout temps à examiner les livres des organisations et à procéder à un audit
de la paie. Le spécialiste de la paie doit s’assurer de la conformité de son organisation en mettant en place des
mesures proactives, comme les suivantes :
• Vérification de la codification des paramètres des employés, par exemple, tranche d’imposition,
cotisations au régime de retraite
• Analyse du caractère raisonnable au moyen d’une auto-vérification, par exemple, pour confirmer que
l’ensemble des avantages et allocations imposables ont bien été déclarés dans les cases appropriées
des feuillets T4
• Vérification de la codification de tous les types de revenus, par exemple, les avantages imposables
• Vérification des retenues et de leur versement dans les délais, comparaison avec les documents
financiers requis, par exemple, le grand livre général
• Chaque mois ou trimestre, réalisation d’une revue des gains assurables et ouvrant droit à pension
(RGAP)

Si l’organisation a déjà effectué son propre audit interne ou externe, des mesures pourraient devoir être
prises pour modifier les procédures afin de réduire le risque de non-conformité.
Le guide Préparation à un audit de la paie résume les lignes directrices des meilleures pratiques à suivre
par les spécialistes de la paie soucieux de réussir leurs audits.

Remarque :

Les présentes lignes directrices contiennent des renseignements d’ordre général sur certaines questions qui
concernent la paie et sa conformité aux exigences législatives et/ou aux lois fiscales et du travail. Elles ne constituent
pas un avis juridique et ne doivent d’aucune façon être considérées comme tel. Tous les efforts ont été faits afin que
le contenu du présent guide soit exact; cependant, nous vous conseillons de demander l’avis d’un conseiller juridique
qualifié au sujet de votre situation particulière. Les obligations légales varient selon les faits et les circonstances, ainsi
que selon le territoire de compétence.

QU’EST-CE QU’UN AUDIT?

L’audit est une vérification indépendante des dossiers et processus de l’organisation. L’audit de la paie
est une inspection réalisée par un tiers afin de valider la conformité des activités de paie aux procédures
internes de l’organisation et aux exigences législatives.

2 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

TYPES D’AUDITS
En règle générale, dans le cadre de leurs fonctions, les professionnels de la paie pourraient faire
l’expérience de trois types d’audits.
L’audit interne de conformité sert à déterminer si les activités commerciales sont réalisées d’une manière
conforme aux objectifs stratégiques de l’organisation, en particulier sur le plan de la gestion des risques. Il
peut porter sur les aspects opérationnels et financiers.
L’audit externe sert à déterminer si le fonctionnement de l’organisation est conforme aux exigences
légales en termes de déclaration et de comptabilisation des différentes activités commerciales, dont celles
qui concernent la paie.
L’audit gouvernemental est réalisé par une agence responsable de l’administration d’une partie spécifique
d’une loi. Il sert à vérifier que l’organisation s’acquitte de ses obligations sur les plans de l’emploi, de
la rémunération, de la perception et du versement des retenues obligatoires, ainsi que sur le plan de
l’exactitude des déclarations annuelles.

AUDIT INTERNE DE CONFORMITÉ

L’audit interne de conformité est un examen complet de l’organisation dans le but de vérifier que cette
dernière se conforme aux politiques et procédures établies ainsi qu’aux lignes directrices réglementaires,
par exemple, celles de la loi Sarbanes-Oxley. Il sert à évaluer les contrôles internes, à examiner les activités
opérationnelles de routine et à détecter les erreurs administratives et les activités frauduleuses.
Pour qu’un audit interne de conformité puisse être réalisé par un auditeur qualifié, l’organisation doit
d’abord s’assurer que des processus de travail bien documentés sont en place. Pour ce faire, il faut
décortiquer les diverses fonctions administratives, établir une séparation des responsabilités, identifier
les contrôles de qualité requis en termes d’intégralité et d’exactitude et attribuer la responsabilité à un
approbateur autorisé. Une liste de contrôles internes efficaces est reproduite à l’Annexe 1.
Une fois que les processus de travail appropriés ont été documentés, on les remet à un auditeur qualifié
qui vérifie si les activités commerciales sont menées conformément à ce qui est indiqué.
L’organisation peut avoir son propre service d’audit interne ou faire appel aux services de consultants en
comptabilité, en sécurité ou en technologies de l’information (TI) afin d’évaluer la puissance et la rigueur de
ses mesures de conformité. Lorsqu’il effectue un audit de conformité, l’auditeur a pour mission d’évaluer les
politiques en matière de sécurité, les contrôles d’accès des utilisateurs et les procédures de gestion des risques.
Certains des outils d’audit de conformité de la paie se trouvent au cœur même des programmes
informatiques. Ces programmes permettent à l’organisation de démontrer rapidement aux auditeurs (et au
PDG) que l’organisation est conforme et ne fera pas l’objet de sanctions ou de pénalités coûteuses.
Au terme de son examen interne, l’auditeur prépare un rapport sommaire, identifie les sources de
préoccupation et formule des recommandations, par exemple :
• Processus de travail additionnels requis pour vérifier la conformité
• Processus de travail inexacts ou mal documentés
• Mesures à prendre pour corriger le non-respect du processus de travail

Les résultats de l’audit sont remis pour examen au représentant de la direction responsable, par exemple,
le PDG.

3 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Lorsqu’une organisation est proactive, elle procède à un audit interne de tous ses processus et se tient au
courant des changements législatifs qui pourraient venir modifier ses procédures courantes.
Le maintien de processus de travail exacts et à jour est profitable, car il permet à l’organisation d’être
toujours conforme lorsque surviennent les audits gouvernementaux. Les amendes et les pénalités de non-
conformité sont ainsi évitées.

AUDIT EXTERNE
L’audit externe le plus courant est l’audit comptable. Son but est d’émettre une opinion indépendante
sur l’exactitude des états financiers de l’organisation (en déclarant, par exemple, que les états financiers
reflètent, à tous égards importants, la position financière de l’organisation). Toutes les sociétés du secteur
privé qui sont cotées en bourse ont l’obligation de se plier à un audit financier. Plusieurs choisissent de le
faire pour satisfaire à des exigences bancaires, réglementaires ou autres. Certaines effectuent des examens
qui impliquent un moins grand nombre de tests.
L’audit financier est toujours effectué par un cabinet comptable habilité à cette fin. Le cabinet est
habituellement nommé par le conseil d’administration et il ne change pas d’une année à l’autre, à moins de
circonstances particulières.
L’auditeur vérifie l’information financière pour évaluer l’exactitude des états financiers. L’information sur la
paie est vérifiée non pas pour sa conformité à la législation sur la paie, mais bien pour son incidence sur les
états financiers. Toutefois, lorsque l’auditeur repère des anomalies, son rapport en fait mention. De même,
l’auditeur ne recherche pas des indices de fraude, mais s’il en trouve, son rapport en fait mention.
L’auditeur envoie la liste des documents qu’il souhaite réviser avant l’audit. Lorsqu’il reçoit ces documents,
il en choisit certains pour les examiner plus en profondeur. Par exemple, il pourrait demander à voir
comment les charges salariales ont été comptabilisées au grand livre général ou au registre de paie, puis il
pourrait sélectionner des transactions précises à vérifier. L’auditeur examine les calculs, les approbations
et les contrôles internes. Il procède également à une analyse de la paie pour voir s’il y a des écarts
significatifs dans les comptes (ou groupes de comptes) d’une année à l’autre. Tout ce qui a une incidence
sur les états financiers est susceptible d’être vérifié. L’auditeur peut également se renseigner sur les
processus de paie et les contrôles internes. En règle générale, la vérification des contrôles internes facilite
le travail et permet de réduire l’échantillon de transactions à réviser.
Lorsque l’organisation a l’obligation de s’astreindre à un audit comptable, cet audit doit être effectué au
moins une fois par année. L’audit est un mécanisme permanent et l’auditeur doit exécuter son mandat
à intervalles fixes. Le directeur financier de l’organisation et le cabinet comptable décident ensemble du
moment exact de l’audit.
Une fois l’audit réalisé avec succès, l’auditeur émet un avis à l’effet que les états financiers présentent
fidèlement, à tous égards importants, la situation financière de l’organisation. Cet avis est reproduit dans le
rapport annuel et/ou dans les états financiers de l’organisation.
Certains types d’entreprises doivent aussi se soumettre à un audit externe de conformité. Ce type d’audit
a pour but de confirmer aux parties prenantes, tels les investisseurs, que des contrôles adéquats sont en
place et que l’organisation déclare correctement sa situation financière.
L’auditeur de conformité doit être différent de l’auditeur habituel de l’organisation, sinon cela pourrait être
perçu comme un conflit d’intérêts.
Les éléments examinés lors d’un audit de conformité peuvent dépendre de plusieurs facteurs. Il faut
déterminer, entre autres, si l’organisation est une société publique ou privée, quel type de données elle

4 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

traite, si elle transmet ou entrepose des données financières sensibles, etc. Quoi qu’il en soit, l’organisation
doit être en mesure de démontrer sa conformité en produisant une piste de vérification, souvent générée
par le logiciel financier lui-même (p. ex., le système de paie).
Dans le cadre de son mandat, l’auditeur de conformité de la paie pose généralement une série de
questions pointues aux dirigeants des services financiers et des ressources humaines. Ces questions
peuvent concerner l’administration de la paie, les comptes débiteurs et créditeurs, l’exactitude de la
comptabilisation des avantages imposables, ou encore la conformité des pratiques d’exploitation aux lois
et règlements administrés par diverses instances, dont l’Agence du revenu du Canada, Revenu Québec, les
commissions des accidents du travail et les commissions des normes d’emploi ou du travail.
L’échec à un audit de conformité pourrait donner lieu à un audit correctif afin de déterminer de façon plus
précise quels éléments sont problématiques. L’auditeur s’assure alors que des mesures correctives ont été
prises et que des processus plus précis ont été mis en place afin de protéger l’organisation et ses parties
prenantes.

AUDIT GOUVERNEMENTAL
Au Canada, toute organisation qui exploite une entreprise employant des travailleurs peut s’attendre à
faire l’objet d’un audit à un moment ou un autre de son cycle commercial. En ce qui concerne la paie plus
spécifiquement, les agences de réglementation gouvernementales, comme l’Agence du revenu du Canada,
les commissions des accidents du travail et les ministères des finances et du travail, peuvent effectuer des
audits sur une base régulière. Au Québec, les agences comme Revenu Québec et la CNESST (Commission des
normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail) peuvent aussi procéder à un audit en tout temps.

Agence du revenu du Canada

L’Agence du revenu du Canada (ARC) administre les programmes fiscaux et de prestations fédérales au
nom de tous les Canadiens. L’ARC est responsable de s’assurer que les organisations s’acquittent de
leurs obligations, qui consistent à retenir, à verser et à déclarer les cotisations au Régime de pensions du
Canada (RPC), les cotisations à l’assurance-emploi, l’impôt fédéral et l’impôt provincial/territorial sur le
revenu (pour tous les territoires de compétence sauf le Québec).
Pour que les organisations s’acquittent de leurs obligations et que le système fiscal demeure équitable
pour tous, l’ARC sélectionne un certain nombre d’organisations et vérifie si leurs retenues sur la paie et
leurs versements sont effectués adéquatement. Le cas échéant, des remboursements sont effectués.
L’audit de l’ARC est aussi appelé « examen des comptes de fiducie » (ECF) ou « vérification du niveau
d’observation de l’employeur » (VNOE).
Dans le cadre d’un ECF, l’ARC examine les livres et les dossiers pour s’assurer que l’organisation s’est
acquittée de ses obligations relativement à la retenue, au versement et à la déclaration de l’impôt sur le
revenu, des cotisations au RPC et à l’AE et des prestations de l’employeur; que les lois fiscales sont bien
appliquées; et que l’organisation reçoit les remboursements auxquels elle a droit.
Dans le cadre d’une VNOE, l’ARC procède à un examen détaillé des livres et des dossiers de l’organisation
sur une période de deux années civiles (ou plus) afin de vérifier si des revenus ou des avantages
imposables n’ont pas été déclarés. Le statut des travailleurs pourrait aussi être vérifié pour déterminer s’il
s’agit d’employés ou de travailleurs autonomes. Enfin, l’ARC compare les renseignements qu’elle a dans
ses dossiers à ceux qui proviennent de vérifications ou d’enquêtes antérieures.

5 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

 Remarque :

Le fait d’utiliser les services d’un fiscaliste ou d’un fournisseur de services de paie ne dégage pas l’organisation de
ses responsabilités. Cette dernière doit toujours s’assurer que les retenues sur la paie et les versements sont effectués
correctement.

L’ARC effectue des audits pour toutes sortes de raisons. La plupart du temps, c’est parce que plusieurs cas de
non-conformité aux obligations fiscales ont été repérés, comme des retards de versement et de déclaration. Par
exemple, si une organisation fait constamment ses versements en retard, il est plus que probable que ses livres
de paie feront l’objet d’un audit.
Il peut également arriver que l’ARC fasse un audit dans une organisation parce qu’elle enquête sur l’ensemble
de son industrie.

Revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP)

Chaque année, l’ARC examine les feuillets T4 et les sommaires pour s’assurer que les montants déclarés
en gains assurables et ouvrant droit à pension correspondent aux montants qui ont été retenus et versés.
Les calculs sont vérifiés en comparant le montant des gains assurables et ouvrant droit à pension au
montant déclaré des cotisations au RPC et à l’AE. Ensuite, le montant déclaré sur les feuillets T4 est
comparé au montant retenu.
Lorsqu’il y a une différence entre le montant des cotisations de RPC ou d’AE retenu et le montant déclaré,
l’ARC génère un avis de RGAP. Ce rapport indique où se situent les écarts entre les montants déclarés et
les montants versés pour les employés touchés.
L’employeur qui reçoit un avis de RGAP doit analyser chacun des écarts et répondre à l’avis soit en
corrigeant les chiffres qui créent l’écart, soit en versant la différence due.

10 principaux rajustements demandés suite à un audit de l’ARC

Chaque année, l’ARC dresse la liste des dix principaux rajustements qu’elle demande aux employeurs
d’effectuer dans leurs registres de paie parce que certains salaires et avantages ne sont pas correctement
déclarés. Voici cette liste pour l’année 2014 :

1. Paiements non déclarés pour services rendus à un travailleur indépendant (T4A) – Certains
employeurs omettent de déclarer les paiements de services à des sous-traitants sur le formulaire
T4A prescrit.

2. Frais pour droit d’usage et frais de fonctionnement d’une automobile – Certains employés ne
remplissent pas un journal de bord adéquat pour séparer le kilométrage personnel et d’affaires, ce
qui fait que leur employeur ne calcule pas correctement l’avantage. Certains croient, à tort, que le
véhicule ne répond pas à la définition d’« automobile » et qu’il n’y a donc pas d’avantage à déclarer.

3. Dépenses salariales – Concerne les rémunérations non déclarées comme les primes, les
commissions, les paiements en espèces, etc.

4. Avantages des actionnaires – Les frais d’intérêts sur les prêts consentis aux actionnaires et
d’autres types d’avantages sont mal calculés ou ne sont pas déclarés.

5. Options sur titres/actions – Les options sur titres/actions sont désormais une façon courante de
rémunérer les dirigeants et les employés tout en réduisant au minimum les conséquences fiscales pour
ces derniers. Certains omettent de déclarer l’avantage imposable lorsque les options sont exercées.

6 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

6. Reclassification du statut d’emploi – Des particuliers sont traités comme des entrepreneurs
indépendants alors qu’ils devraient être traités comme des employés ou vice-versa.

7. Allocation pour automobile – Les employeurs donnent une allocation à taux fixe à leurs employés
et ne déclarent pas cet avantage comme un revenu.

8. Stationnement – Des employeurs omettent de déclarer la valeur de cet avantage. Ceux qui le font
déclarent parfois un montant minimum plutôt que la juste valeur marchande (JVM).

9. Frais personnels ou de subsistance (employés ou actionnaires) – Plusieurs propriétaires

d’entreprise considèrent ces frais comme des avances et omettent de les déclarer comme un revenu
imposable. Il en va de même pour l’appropriation d’actifs de l’entreprise à des fins personnelles. Une
entente salariale conclue avec certains employés pourrait prévoir que les frais de subsistance sont
payés par l’employeur, mais à moins que ces frais ne soient expressément visés par une exemption,
il faut les considérer comme un revenu imposable.

10. Jetons de présence d’administrateurs – Les honoraires versés aux administrateurs d’une
organisation sont considérés comme un revenu d’emploi assujetti au RPC et à l’impôt sur le revenu
qu’il faut déclarer sur un feuillet T4. Cette règle s’applique aux administrateurs résidents et non
résidents pour services rendus au Canada.

Revenu Québec
Comme l’ARC, Revenu Québec (RQ) veut s’assurer que les employeurs qui font des affaires au Québec
contribuent au système fiscal de la province et se conforment aux règles en matière de retenue, de
versement et de déclaration.
RQ est responsable de tout ce qui concerne l’administration et l’application de la Loi sur les impôts du
Québec, ce qui inclut la perception et la déclaration des éléments suivants :
• Impôt provincial du Québec sur le revenu
• Cotisations au Régime des rentes du Québec (RRQ)
• Cotisations au Régime québécois d’assurance parentale (RQAP)
• Cotisations au Fonds des services de santé (FSS)
• Axe compensatoire de 1,5 % (institutions financières)
• Primes de la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec (CSST)
• Cotisations au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre
(FDRCMO)
• Cotisations pour le financement de la Commission des normes du travail (CNT)

RQ procède à des audits similaires à la RGAP de l’ARC pour valider les montants retenus et versés au titre
du RRQ et du RQAP. En cas d’écart, l’employeur reçoit un avis indiquant les montants qui, selon RQ, n’ont
pas été déclarés ou versés.

Indemnisation des travailleurs

Les commissions des accidents du travail (CAT/CSST) des provinces et des territoires versent des indemnités
aux travailleurs victimes d’accident du travail ou de maladie professionnelle. Ces indemnités sont financées
par des primes qui sont établies, pour chaque employeur, en fonction de l’incidence et du coût des accidents.
Les taux de prime sont appliqués à la rémunération assurable, laquelle correspond généralement au montant
déclaré à la case 14 du feuillet T4 et à la case A du relevé 1. Chaque territoire de compétence prévoit un
maximum annuel de rémunération assurable.

7 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Tous les territoires de compétence exigent que les employeurs produisent une déclaration des salaires à la fin
de l’année civile.
Les employeurs qui font l’objet d’un audit peuvent être choisis au hasard. Comme les données des CAT
sont partagées avec l’ARC (et celles de la CSST avec RQ), il est important de veiller à ce que l’employeur se
conforme aux lois sur les accidents du travail des territoires de compétence concernés et qu’ils versent le bon
montant de prime aux différentes CAT. Les employeurs doivent également faire tous les efforts pour que leurs
dossiers soient facilement accessibles.
Pendant l’audit, la CAT/CSST pourrait vouloir valider le statut des hauts dirigeants, analyser les activités
opérationnelles et vérifier le statut d’entrepreneurs non déclarés.
Le tableau de l’Annexe 2 résume, pour chaque territoire de compétence, les revenus considérés comme une
rémunération assurable au titre de l’indemnisation des travailleurs.

Ministère des Finances

Quatre territoires de compétence administrent un impôt-santé que les employeurs doivent acquitter : le
Manitoba, Terre-Neuve-et-Labrador, l’Ontario et le Québec. Les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut
imposent un impôt sur le salaire que les employés acquittent au moyen d’une retenue à la source.
Lors d’un audit portant spécifiquement sur l’impôt-santé, l’auditeur vérifie notamment les éléments suivants :
• L’organisation est-elle exploitée à l’année longue ou seulement une partie de l’année?
• Comme l’ARC le vérifie, existe-t-il une relation employeur-employé ou l’organisation utilise-t-elle des
sous-traitants?
• Quels sont les types de rémunération?
• Existe-t-il une corporation associative ou des partenariats corporatifs?

Voici un résumé des différents impôts et des responsabilités de l’organisation durant le processus d’audit.

Manitoba
Les employeurs ont l’obligation de payer l’Impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement
postsecondaire (ISE) d’après la rémunération versée aux employés qui :
• se présentent au travail à un établissement permanent de l’employeur au Manitoba; et
• ne sont pas tenus de se présenter au travail à un établissement permanent de l’employeur (au Manitoba ou
ailleurs), mais sont rémunérés par un établissement permanent de l’employeur situé au Manitoba.

Les taux d’imposition pour l’ISE du Manitoba dépendent du montant de la rémunération versée au
Manitoba, comme suit :

Rémunération totale annuelle Taux d’imposition Taux payable

au Manitoba
Jusqu’à 1,25 M$ Exonéré Sans objet
De 1,25 M$ à 2,5 M$ Taux de rajustement 4,3 % sur le montant excédant 1,25 M$
Plus de 2,5 M$ Taux de base 2,15 %

Le versement doit être effectué le 15e jour de chaque mois et être calculé d’après la rémunération versée
le mois précédent. Le rapport annuel (sur la rémunération de l’année antérieure) doit être soumis avant
la fin de mars de l’année suivante et être accompagné du montant dû et d’une copie des sommaires de
renseignements T4 et T4A.
Pour en savoir plus sur l’ISE du Manitoba, consultez le Bulletin HE002.

8 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Terre-Neuve-et-Labrador
L’Impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire (ISSEPS) de Terre-Neuve-et-
Labrador est un impôt sur la masse salariale payable par l’employeur d’après la rémunération versée aux
employés qui se présentent au travail sur le territoire de Terre-Neuve-et-Labrador.
La rémunération comprend les salaires, rétributions, primes, commissions et allocations ou prestations versés
ou attribués à un employé, un dirigeant ou un administrateur. En vertu du paragraphe 5(1) et des articles 6 et
7 de la Loi de l’impôt sur le revenu, les montants versés ou attribués doivent être inclus dans les revenus que
l’employé, le dirigeant ou l’administrateur tire d’une charge ou d’un emploi au sens de la Loi.
Les employeurs ayant une masse salariale inférieure à 1,2 million de dollars sont exemptés de cet impôt.
Un taux d’imposition de 2 % s’applique aux employeurs dont la masse salariale est supérieure à 1,2 million
de dollars.
Pour de plus amples détails sur les obligations de l’employeur relativement à l’ISSEPS de Terre-Neuve-et-
Labrador, consultez le site Web (en anglais) du ministère des Finances de Terre-Neuve-et-Labrador.

Ontario
Les employeurs doivent payer l’Impôt-santé des employeurs (ISE) sur la rémunération versée aux employés qui :
• se présentent au travail à un établissement permanent de l’employeur en Ontario; et
• ne se présentent pas au travail à un établissement permanent de l’employeur en Ontario, mais sont
rémunérés par un établissement permanent de l’employeur en Ontario.

Une exonération annuelle de 450 000 $ peut être appliquée par les employeurs admissibles, lesquels sont
définis comme suit :
• employeurs du secteur privé (dont la rémunération totale annuelle en Ontario est inférieure à 5 000 000 $);
• organismes considérés comme faisant partie du secteur public de l’Ontario aux fins de la Loi sur le
contrat social, qui reçoivent une aide financière du gouvernement de l’Ontario, mais qui ne sont pas
sous le contrôle du gouvernement;
• les sociétés d’État assujetties à l’impôt en vertu de la Partie 1 de la Loi de l’impôt sur le revenu
(Canada).

Les employeurs non admissibles à l’exonération sont les employeurs du secteur public, notamment les
gouvernements fédéral et provincial, les administrations municipales, les universités, collèges, conseils
scolaires et hôpitaux. Sont également comprises les sociétés associées.
L’ISE est calculée au taux de 1,95 % de la rémunération totale en Ontario, moins l’exonération de 450 000 $
pour les employeurs admissibles. Les employeurs non admissibles doivent appliquer des taux allant de
0,98 % à 1,95 %. Pour les employeurs ayant plusieurs comptes, le taux d’ISE est déterminé d’après le total
combiné de la rémunération en Ontario de tous les comptes détenus par l’entité légale.
Pour plus de détails sur l’ISE de l’Ontario, consultez le Guide de l’ISE à l’intention des employeurs.

Québec
Les trois contributions qui suivent, basées sur la masse salariale, sont administrées par Revenu Québec.

Fonds des services de santé

Les employeurs doivent cotiser au Fonds des services de santé (FSS) du Québec. Le montant de la cotisation
dépend de la rémunération totale versée aux employés qui se présentent à un établissement de l’employeur au
Québec ou qui, sans s’y présenter, sont rémunérés par un établissement de l’employeur au Québec. Le taux de
cotisation, qui peut aller de 1,6 % à 4,26 %, est déterminé d’après la masse salariale mondiale de l’employeur.

9 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Si la masse salariale mondiale est de 5 millions de dollars ou plus, le taux est automatiquement de 4,26 %.
Une fois le taux déterminé, il est appliqué uniquement au montant de la masse salariale au Québec.
Le versement de la cotisation au FSS est fait en même temps que le versement des autres retenues à la
source et cotisations, selon la fréquence attribuée au seuil de versement. Les montants font l’objet d’un
rapprochement avant le dernier jour de février de l’année suivante sur le Sommaire 1.

Cotisation pour le financement de la Commission des normes du travail

Tous les employeurs ayant des employés qui travaillent au Québec doivent verser une cotisation pour le
financement de la Commission des normes du travail (CNT).
Cette cotisation est calculée à un taux de 0,08 % (80 cents par tranche de 1 000 $) de la rémunération
totale versée par l’employeur durant l’année civile, à concurrence d’un maximum annuel par employé.
Le maximum est calculé sur la même base que la rémunération assurable au titre de l’indemnisation
des travailleurs (au Québec, l’indemnisation des travailleurs est la responsabilité de la Commission de la
santé et de la sécurité du travail). La cotisation doit être versée à Revenu Québec au plus tard le dernier
jour de février de l’année suivante. Le formulaire LE 39.0.2, Calcul de la cotisation de l’employeur pour
le financement de la Commission des normes du travail, est utilisé pour calculer la cotisation à verser à
Revenu Québec. Le montant ainsi calculé est reporté sur le formulaire RLZ 1.S, Sommaire des retenues à la
source et des cotisations de l’employeur.

Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (FDRCMO)

Les employeurs dont la masse salariale totale excède 2 000 000 $ sont assujettis à la Loi favorisant le
développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre du Québec.
En vertu de cette loi, les employeurs doivent consacrer au moins 1 % de leur masse salariale annuelle
au Québec à des dépenses de formation admissibles. Ils doivent faire état de leur participation sur le
formulaire RLZ 1.S, Sommaire des retenues à la source et des cotisations de l’employeur. Le paiement doit
être effectué en même temps que la remise du formulaire RLZ 1.S, Sommaire des retenues à la source et
des cotisations de l’employeur, à savoir, au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante.
Si les dépenses de formation admissibles sont inférieures au montant minimum de cotisation, l’employeur
doit verser une cotisation au FDRCMO. Le montant de cette cotisation correspond à la différence entre
1 % de la masse salariale totale de l’employeur au Québec et le montant des dépenses de formation
admissibles. Ces dépenses sont définies dans le règlement.

Note:

Le 1er janvier 2016, la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST), la Commission des normes du travail
(CNT) et la Commission de l’équité salariale (CES) ont fusionné pour devenir la Commission des normes, de l’équité, de
la santé et de la sécurité du travail (CNESST), afin de créer, au bénéfice des employeurs et des travailleurs, un guichet
intégré des ressources relatives au travail.
Également le 1er janvier 2016, la Régime des rentes du Québec (RRQ) et la Commission administrative des régimes de
retraite et d’assurances (CARRA) ont fusionné pour devenir Retraite Québec, un pôle d’expertise en matière de retraite
dans le secteur public, facilitant ainsi la prestation des services.

Territoires du Nord-Ouest et Nunavut

Les gouvernements des Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut exigent un impôt sur le salaire à raison de
2 % de la rémunération des employés.
Cet impôt sur le salaire est retenu à la source sur la rémunération des employés, telle que définie par le
paragraphe 5(1) et les articles 6 et 7 de la Loi de l’impôt sur le revenu. Cela comprend tous les paiements
ainsi que la valeur de l’ensemble des allocations et avantages dont jouissent les particuliers dans le cadre
d’un emploi dans les Territoires du Nord-Ouest ou au Nunavut.

10 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

NORMES D’EMPLOI OU DU TRAVAIL
Au Canada, les lois sur les normes d’emploi ou du travail établissent les normes minimales applicables à
tous les travailleurs, sauf ceux qui sont régis par une convention collective.
Les dispositions législatives relatives aux normes d’emploi ou du travail sont généralement les plus
complexes à administrer. La complexité s’accroît lorsque l’organisation est exploitée dans plusieurs
territoires de compétence à travers le Canada.
Ces dispositions législatives sont très importantes, car elles encadrent de nombreux aspects de l’emploi
qui sont différents d’un territoire de compétence à l’autre, comme les jours fériés, les vacances, les
cessations d’emploi et le calcul des heures supplémentaires.
En pratique, plusieurs organisations exploitées dans différents territoires de compétence ont des politiques
ou des conventions collectives qui incorporent les dispositions les plus faciles à généraliser aux différents
territoires. Cela soulage les employeurs du fardeau d’avoir à administrer toutes les différences législatives, tout
en leur permettant d’adopter des pratiques équitables dans l’ensemble de leurs lieux de travail au Canada.
En règle générale, les lois sur les normes d’emploi ou du travail ont un plus grand nombre de règlements
d’application que les autres types de lois provinciales et territoriales. Le but de ces règlements est
d’encadrer les changements aux normes et leur application, comme lorsque le salaire minimum est
augmenté ou que les exigences relatives aux cessations d’emploi sont révisées, et d’illustrer les
dispositions législatives conçues pour répondre à la réalité de professions spécifiques, comme dans
l’industrie de la construction.
Les spécialistes de la paie et des ressources humaines doivent se familiariser avec les normes d’emploi
ou du travail qui s’appliquent à leurs employés afin de traiter équitablement ces derniers et d’assurer la
conformité de l’employeur. Ils doivent également être au courant des différentes positions administratives
qui pourraient s’appliquer à leurs employés.
Une position administrative est le résultat d’un processus gouvernemental destiné à étoffer la
règlementation en définissant « comment » la politique législative et la réglementation s’appliquent. Par
exemple, même si la loi ne précise pas comment l’employeur peut exercer son droit de recouvrer un trop-
payé de salaire, l’agent des normes d’emploi a peut-être une interprétation et une marche à suivre à fournir
à l’employeur dans un tel cas.
Dans chaque territoire de compétence, la loi sur les normes d’emploi ou du travail accorde de larges
pouvoirs aux inspecteurs, notamment :
• d’entrer et d’enquêter sans mandat;
• d’examiner les dossiers;
• d’exiger la production de documents pertinents;
• de saisir les dossiers et tout autre document pertinent;
• d’interroger n’importe qui, y compris les employés.

Les dossiers que les inspecteurs examinent le plus souvent sont :

• les feuilles de temps;
• les dossiers des vacances;
• les différents postes occupés dans le lieu de travail;
• les dossiers de paie.

Compte tenu des ramifications possibles si l’agent conclut à une violation de la loi, les employeurs doivent
être vigilants et prendre des mesures proactives pour s’assurer d’être conformes.

11 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

PROCESSUS D’AUDIT DU GOUVERNEMENT
Avis d’audit
L’agence gouvernementale communique avec l’organisation par téléphone ou par écrit pour prendre un
rendez-vous. Le type et la portée de l’audit sont expliqués et une liste des documents à examiner est
remise à l’organisation avant la date de l’audit.

Report de l’audit
S’il y a un conflit d’horaire ou si l’organisation ne peut pas se conformer à l’échéance qui lui est imposée
pour réunir les documents requis, il est important de communiquer avec l’agence le plus tôt possible, par
écrit, pour demander que le délai soit prolongé.

Années à l’étude
L’avis écrit que l’agence envoie à l’organisation indique les années fiscales qui seront examinées.
Comme les organisations sont tenues de conserver les dossiers pendant un certain nombre d’années,
l’agence gouvernementale peut choisir d’étudier n’importe quelle année tombant dans la période de
conservation des dossiers.

Documents
Selon l’agence qui effectue l’audit, les dossiers suivants pourraient être demandés afin d’être examinés :
• Dossiers et registres de paie et documentation connexe (p ex., sur les heures et les présences)
• États financiers
• Grand livre général
• Registre des paiements, y compris des chèques annulés
• Registre des comptes créditeurs, y compris des paiements aux sous-traitants
• Dossiers concernant les décisions relatives au travail indépendant, rendues par l’ARC, RQ ou un
organisme d’indemnisation des travailleurs
• Feuillets et sommaires T4 et T4A, ainsi que tous les autres feuillets de renseignements soumis à l’ARC
• Relevés et sommaires soumis à Revenu Québec
• Certificats de décharge pour les années examinées lors d’un audit de l’organisme d’indemnisation des
travailleurs
• Procès-verbaux de l’organisation et autres registres de propriété
• Dossiers et documents de travail utilisés pour calculer les versements de retenues sur la paie

LIEU de l’audit
C’est l’agence gouvernementale qui effectue l’audit qui décide si le processus se déroule dans ses
propres bureaux ou dans les installations de l’organisation. Lorsque l’audit se déroule dans les bureaux du
gouvernement, des dispositions sont prises pour que les dossiers demandés soient livrés au bureau de
l’auditeur. Lorsque l’audit se déroule dans les installations de l’organisation, il faut prévoir du temps lorsque
l’auditeur arrive pour lui parler de l’organisation et lui faire visiter les installations. Il est important de prévoir
un bureau ou un pupitre où l’auditeur peut travailler.

12 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Durée de l’audit
Le temps qu’il faut pour réaliser un audit dépend de la portée de l’audit. De nombreux éléments influencent
la durée de l’audit, notamment la disponibilité et l’exactitude des dossiers, la taille et la complexité de
l’organisation et les retards causés par des documents manquants.
Lorsque la documentation est en ordre et que l’organisation collabore avec l’auditeur, l’audit dure moins
longtemps.
Les retards sont causés par le fait que les dossiers demandés ne sont pas produits. Lorsque l’organisation
n’a plus certains dossiers, il faut essayer d’en obtenir une copie d’un tiers impliqué dans la transaction (par
exemple, l’institution financière ou un fournisseur). Si ce n’est pas possible, il faut en parler à l’auditeur ou
au chef de l’équipe d’auditeurs pour trouver un autre moyen de confirmer les montants déclarés.
Il peut arriver que l’auditeur doive consulter d’autres employés de son agence, par exemple, un fiscaliste
de l’ARC. Ces consultations pourraient prolonger la durée de l’audit.

Demandes de documents additionnels

L’auditeur pourrait demander l’accès à d’autres documents dans le cadre de son audit. S’il estime que
les preuves sont insuffisantes, une procédure d’audit additionnelle pourrait être réalisée. Par exemple,
l’auditeur pourrait demander l’accès aux dossiers d’une année qui n’était pas indiquée dans l’avis d’audit.

Problèmes révélés par l’audit

Pendant qu’il effectue ses vérifications, il arrive que l’auditeur identifie des aspects problématiques
dont il discute avec le ou les représentants de l’organisation. Par exemple, il pourrait être d’avis qu’un
remboursement versé à un employé par l’intermédiaire des comptes créditeurs aurait dû être traité comme
un avantage imposable et ajouté au revenu d’emploi.
L’organisation doit s’assurer que l’auditeur comprend tous les faits et dispose de tous les renseignements
nécessaires avant que l’audit ne donne lieu à l’émission d’une nouvelle cotisation. C’est beaucoup plus
difficile de faire revenir l’auditeur sur sa position une fois qu’elle est couchée sur papier. C’est donc
pendant l’audit que l’organisation doit présenter ses preuves et ses arguments valides.
L’organisation doit aussi demander d’être avisée si l’auditeur fait référence à d’autres aspects, comme les
fonctions décisionnelles, d’évaluation ou du siège social, afin de pouvoir étoffer les faits et les soumettre à
son attention.
Parfois, des problèmes surviennent parce que les faits ne confirment pas la position de l’organisation, ce
qui la place dans une situation compromettante. L’organisation doit être prête à négocier le meilleur résultat
possible sur la base des faits, de la loi et des documents qui appuient sa position fiscale, et ce, avec l’aide
de ses conseillers.
Plusieurs différends viennent d’un manque d’informations claires ou d’une mauvaise communication. S’il y a
une mauvaise compréhension des faits qui retarde la procédure, il est conseillé de produire les faits clés par
écrit et de s’entendre sur l’énoncé des faits. La résolution du vrai problème est ainsi grandement facilitée.

Décisions fiscales anticipées rejetées

Il arrive parfois qu’une décision fiscale anticipée doive être rejetée parce que la loi ou une position
administrative a changé. Le cas échéant, et si la décision anticipée n’est plus valide, l’organisation est
tenue de se conformer aux recommandations et/ou à l’évaluation de l’auditeur. Cependant, il est important
de bien comprendre la préoccupation de l’auditeur et d’en discuter avec lui avant qu’il ne propose une
nouvelle cotisation.

13 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

RÉSULTATS DE L’AUDIT DU GOUVERNEMENT
Au terme de l’audit, l’auditeur présente ses conclusions à l’organisation par écrit dans une lettre de
proposition. La marche à suivre ensuite dépend des conclusions de l’audit, expliquées ci-après.

Pas de nouvelle cotisation

Si l’auditeur est d’avis que les montants retenus, versés et déclarés sont exacts, il n’y a rien d’autre à faire.
Une lettre de fin d’audit est émise et le dossier est clos.

Remboursement
S’il s’avère que l’organisation a versé des cotisations en trop, les montants sont identifiés et un
remboursement est effectué. Le remboursement peut être appliqué au crédit du compte en réduction des
futurs versements, ou un chèque peut être émis.

Remarque :

Le remboursement pourrait être d’abord appliqué au crédit d’un autre compte de programme appartenant au numéro
d’entreprise de l’organisation avant que des fonds soient effectivement déboursés.

Paiement exigible
Lorsque l’auditeur détermine qu’il y a eu des erreurs ou des omissions dans les montants retenus, versés
et déclarés, une nouvelle cotisation est préparée. L’auditeur est généralement en mesure de fournir une
estimation des sommes exigibles avant que l’avis de nouvelle cotisation ne soit émis. Si l’organisation est
d’accord, le paiement peut être fait immédiatement pour éviter d’autres frais d’intérêts.
Une lettre de proposition officielle est émise, indiquant les raisons de la nouvelle cotisation et le montant
exigible. Ce document indique le délai à l’intérieur duquel l’organisation doit signifier qu’elle accepte ou
refuse l’évaluation – généralement 30 jours.

Pénalités ou amendes
Lorsque l’audit identifie des montants exigibles, des pénalités ou des amendes peuvent s’ajouter à ces
montants.
L’ARC et RQ imposent des pénalités :
• lorsque les montants sont déduits, mais non versés;
• lorsque les montants sont déduits, mais versés en retard.

Pour plus de détails sur les dates limites de versement et les pénalités de l’ARC, consultez l’Annexe 3 ou
visitez Les pénalités, intérêts et autres conséquences de l’ARC.
Pour plus de détails sur les dates limites de versement et les pénalités de RQ, consultez l’Annexe 4 ou
visitez Pénalités de RQ.
En vertu des lois sur les normes d’emploi ou du travail, une organisation peut être pénalisée pour omission
de se conformer à la loi ou à la réglementation. Chaque territoire de compétence est habilité à imposer des
amendes pouvant aller de quelques centaines de dollars pour une infraction mineure à plusieurs milliers de
dollars, voire même à une peine d’emprisonnement pour les infractions plus graves comme l’omission de
se conformer à une demande formelle de paiement.

14 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Les commissions des accidents du travail peuvent imposer des pénalités pour :
• production en retard de la déclaration annuelle;
• versement en retard;
• sous-estimation de la rémunération assurable.

Pour favoriser la conformité et l’équité parmi les organisations en ce qui a trait aux primes d’assurance
contre les accidents du travail, une structure de pénalités est en place :
• Des pénalités peuvent être imposées selon un barème variable, en fonction du montant de la
cotisation de l’employeur.
• L’omission d’acquitter la prime, de prendre des dispositions de paiement ou de suivre le plan de
paiement peut entraîner des mesures de perceptions, y compris des poursuites devant les tribunaux.
• L’employeur qui omet de s’inscrire en violation de la loi doit acquitter une cotisation rétroactive ainsi
que le coût total des accidents qui se sont produits avant son inscription.

L’organisation qui fait des déclarations où la rémunération assurable est inférieure à la réalité ou qui fait des
versements insuffisants peut faire l’objet d’une pénalité.

Feuillets de renseignements modifiés

L’ARC et RQ peuvent modifier les feuillets T4 et les relevés 1 à la suite d’un audit de la paie. L’employeur
reçoit une copie des feuillets modifiés.
Les employés dont les feuillets de renseignements sont modifiés pourraient recevoir un avis de nouvelle
cotisation incluant un montant exigible d’impôt rétroactif et des frais d’intérêts.

Faire appel des conclusions de l’audit

L’organisation est en droit de ne pas payer plus d’impôt, de frais d’intérêts et de pénalités que ce
qu’exige la loi. Si l’ARC, RQ ou toute autre agence gouvernementale arrive à une interprétation différente,
l’employeur qui veut s’assurer de ne pas payer plus que nécessaire doit contester la façon dont l’auditeur
interprète les faits et la loi.
Les avis de nouvelle cotisation et les différends fiscaux ne signifient pas nécessairement que l’organisation
n’est pas conforme. L’organisation qui n’est pas d’accord avec les conclusions ou l’évaluation de l’auditeur
doit faire opposition pour contester l’avis de nouvelle cotisation.
La règle générale est que l’organisation doit présenter son opposition dans les 90 jours de la date où
l’agence gouvernementale a posté l’avis de nouvelle cotisation. Si l’opposition n’est pas présentée à
l’intérieur de ces 90 jours, une prolongation du délai peut être demandée.
L’ARC étudie la demande de prolongation du délai d’opposition si elle satisfait à toutes les conditions
requises et si elle est présentée à l’intérieur d’une année suivant la période de 90 jours. Toutefois, l’ARC
peut aussi refuser la demande de prolongation. Il est donc important de présenter l’opposition à l’intérieur
de la période de 90 jours.
En règle générale, pour les employeurs, la période normale de nouvelle cotisation est de quatre ans.
Lorsque l’ARC émet un avis de nouvelle cotisation à l’intérieur de ce délai, c’est à l’employeur qu’il
incombe de prouver que la cotisation est erronée.
L’employeur doit être prêt à présenter des éléments factuels et légaux pour étayer sa position à l’effet que
la cotisation est erronée. Si l’ARC émet un avis de nouvelle cotisation en-dehors de la période normale
de nouvelle cotisation, l’employeur doit être conscient de l’impact de ce fait, à savoir que le fardeau de la
preuve est renversé, et il doit prendre des décisions stratégiques pour prendre avantage de la situation.

15 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Il est peu probable que l’ARC accepte des compromis en ce qui a trait au montant en cause, au coût des
poursuites ou à d’autres facteurs connexes.
La plupart du temps, les éléments qui font que les différends fiscaux se gagnent ou se perdent résident au-delà
des questions qui concernent la comptabilité et la terminologie utilisée dans la Loi de l’impôt sur le revenu.
En plus d’exiger une connaissance des lois en cause, le processus de règlement des différends fiscaux
est régi par la jurisprudence, les règles de procédure, le fardeau de la preuve, les normes de preuve et les
règles d’administration de la preuve. Par conséquent, la partie qui connaît le mieux la loi, la jurisprudence
et les règles bénéficie d’un avantage considérable.
Le rôle de l’ombudsman des employeurs est d’étudier les plaintes qui n’ont pas été réglées au terme de la
procédure de traitement des plaintes liées au service de l’ARC. Les plaintes liées au service comprennent,
entre autres, celles qui concernent le comportement d’un employé de l’ARC et la fourniture de renseignements
de mauvaise qualité ou trompeurs. Dans de tels cas, l’ombudsman peut fournir des conseils et faire des
recommandations au ministre du Revenu national sur les questions qui concernent les services de l’ARC.
L’ombudsman n’a pas le pouvoir de revoir, commenter ou influencer l’exactitude des audits, les objections, les
avis de cotisation ou les décisions de refuser un allègement au contribuable qui émanent de l’ARC.
Les employeurs choisissent souvent de ne pas contester le bien-fondé de l’avis de cotisation et se
contentent de demander à l’ARC d’annuler les frais d’intérêts et les pénalités en vertu des dispositions
d’allègement pour les contribuables.
Des dispositions d’allègement peuvent s’appliquer lorsqu’un contribuable n’a pas été en mesure de
respecter ses obligations fiscales en raison de circonstances extraordinaires, comme des difficultés
financières, des perturbations du service (p. ex., une grève postale), une erreur dans une publication de
l’ARC ou un désastre (p. ex., inondation ou incendie). Bien que ces dispositions puissent être un outil
puissant dans l’arsenal du contribuable, c’est l’équivalent fiscal de faire des démarches directement auprès
du ministre du Revenu national plutôt que de contester de plein droit l’avis de nouvelle cotisation sur une
base concrète. La plupart du temps, lorsqu’un contribuable a une cause défendable, la meilleure voie est
de contester l’avis de nouvelle cotisation. En cas d’échec, les dispositions d’allègement restent une option.
Pour demander d’être exonéré des pénalités et intérêts, il faut remplir le formulaire RC4288, Demande
d’allègement pour les contribuables – Annuler des pénalités ou des intérêts ou y renoncer, disponible
en ligne, et le transmettre à l’ARC avec les pièces justificatives.
Du côté de RQ, l’organisation qui n’est pas d’accord avec les conclusions de l’auditeur peut aussi entamer
une procédure d’opposition et d’appel.
La première chose à faire consiste à communiquer avec l’auditeur qui a fait l’audit et lui demander
de reconsidérer sa position. Si, après avoir communiqué avec l’auditeur en charge ou son supérieur,
l’employeur est toujours insatisfait des résultats obtenus, un avis d’opposition peut être signifié.
S’il est insatisfait de la décision rendue concernant un avis d’opposition, l’employeur peut poursuivre ses
démarches auprès des tribunaux au moyen d’un appel à la Chambre civile de la Cour du Québec. S’il
choisit cette voie, l’employeur doit respecter la procédure prescrite et les délais impartis. Pour en savoir
plus, consultez la publication IN-106, Des recours à votre portée, disponible sur le site Web de RQ.
Si l’employeur estime que RQ n’a pas accordé à sa demande toute l’attention qu’elle mérite, il peut
s’adresser à la Direction du traitement des plaintes. Celle-ci s’assure que toutes les plaintes soient
soumises aux bonnes unités administratives.
Enfin, si l’employeur estime avoir été traité de façon inappropriée relativement à toute question fiscale, ou s’il
s’estime victime d’une injustice, il peut porter plainte au Protecteur du citoyen du Québec. Le Protecteur du
citoyen reçoit les plaintes en relation avec toutes les activités administratives du gouvernement.
Les fiscalistes qui pratiquent le règlement des différends fiscaux et le litige sont peu nombreux. Tel que
discuté, les phases initiales du processus se succèdent rapidement et l’organisation se retrouve souvent
dans l’urgence pour trouver le bon fiscaliste pour le défendre. Nous recommandons aux clients de prendre
le temps de bien comprendre leurs options d’avance et de parler avec leurs professionnels comptables
pour s’assurer qu’ils connaissent ou ont déjà collaboré avec un fiscaliste qualifié, au cas où.

16 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Défaut de se conformer
Le fait de ne pas acquitter un avis de cotisation, quelle que soit l’agence gouvernementale émettrice,
entraîne d’autres pénalités et frais d’intérêts. Dans les cas graves, une peine d’emprisonnement pourrait
être imposée ou les comptes bancaires et autres actifs de l’organisation pourraient être saisis.
Les amendes pour défaut de se conformer vont de 1 000 $ à 25 000 $. Dans certaines circonstances, le
propriétaire ou les administrateurs de l’entreprise pourraient être tenus personnellement responsables des
sommes, pénalités et frais d’intérêt exigibles. Dans certains cas extrêmes, ils pourraient même se voir
imposer une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 12 mois.

CONSERVATION DES DOSSIERS

Quel que soit le type d’audit réalisé, l’organisation a l’obligation de produire les documents à examiner.
C’est à l’organisation qu’incombe la responsabilité de conserver et d’entreposer des dossiers exacts sur
ses activités commerciales.
Il importe de comprendre que les dossiers commerciaux comprennent la comptabilité et les autres
renseignements financiers et qu’ils doivent être conservés de façon organisée. Selon la loi, c’est à
l’organisation qu’incombe l’obligation de protéger ses dossiers, et ce, même si ces derniers sont détenus
par une tierce partie.
Tous les dossiers doivent être fidèles et complets, dans l’une ou l’autre des deux langues officielles. Sur
demande d’une agence gouvernementale, l’ARC par exemple, l’organisation doit permettre l’accès à ses
dossiers et en remettre une copie à l’auditeur ou permettre à ce dernier d’en faire une copie.
Les dossiers électroniques sont permis à condition d’être fournis sur un support électronique intelligible
et utilisable. Toutes les copies de sauvegarde doivent être entreposées dans un lieu autre que le lieu
d’affaires, de préférence au Canada.

Remarque :

L’ARC n’autorisera pas la conservation de dossiers à l’extérieur du Canada lorsqu’il s’agit d’organismes de
bienfaisance enregistrés, d’associations canadiennes enregistrées de sport amateur, de municipalités canadiennes ou
d’organismes publics qui exercent des fonctions gouvernementales au Canada, de sociétés d’habitation résidant au
Canada et exonérées d’impôt en vertu de la Partie I de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Les types de dossiers à conserver dépendent de plusieurs facteurs, notamment :

• le type d’organisation;
• le fait que les dossiers soient au format papier ou électronique;
• le fait que les dossiers au format papier aient été convertis au format électronique à des fins d’entreposage;
• l’exigence d’une composante de commerce électronique;
• l’existence d’une composante TPS/TVH; et
• la question de savoir si l’organisation est un employeur.

Les dossiers comprennent également des documents complémentaires, dont les suivants :
• documents de travail;
• courriels;
• correspondance relative aux transactions; et
• chèques annulés.

17 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Si l’organisation procède à des retenues au titre du RPC/RRQ, de l’AE/RQAP et de l’impôt sur le revenu sur
la rémunération ou les autres montants versés, ses dossiers doivent comprendre ce qui suit :
• heures travaillées par les employés;
• montants retenus au titre du RPC/RRQ, de l’AE/RQAP et de l’impôt sur le revenu;
• formulaires TD1/TP1015.3;
• lettres d’autorisation de l’ARC à l’effet de retenir moins d’impôt à certains employés pour une année
donnée;
• tous les feuillets de renseignement produits;
• toutes les déclarations soumises; et
• les renseignements relatifs au régime de pension agréé.

ARC ET REVENU QUÉBEC

Les dossiers concernant les revenus bruts, les cotisations au RPC/RRQ, les cotisations à l’AE/RQAP et
l’impôt sur le revenu (registre de paie) doivent être conservés pendant six années d’imposition complètes
plus l’année courante. Il faut aussi conserver les feuillets de renseignements T4 et relevés 1 ainsi que les
données des versements effectués à l’ARC et à RQ pour la même période.
Pour en savoir plus, consultez la page Tenue des registres comptables sur les exigences de l’ARC et la
page Tenue de registres d’entreprise sur les exigences de RQ.
Palier provincial et territorial
Chaque territoire de compétence a ses propres règles en ce qui concerne la conservation des dossiers des
employés. Une autorisation écrite est requise pour pouvoir les détruire plus tôt.
L’Annexe 5 contient une liste détaillée des documents exigés par les normes d’emploi ou du travail de
chaque territoire de compétence. Le tableau qui suit résume la durée de la période de conservation :

Partie III du Code canadien du travail 36 mois après que le travail ait été effectué et après la
cessation d’emploi
Alberta 3 ans à partir de la date de leur inscription au registre
Colombie-Britannique 2 ans après la cessation d’emploi
Manitoba – en général 3 ans à partir de la date de leur inscription au registre
Nouveau-Brunswick 36 mois après que le travail ait été effectué
Terre-Neuve-et-Labrador 4 ans à compter de la date de la dernière entrée au dossier
Territoires du Nord-Ouest/Nunavut 2 ans à partir de la date de leur inscription au registre
Nouvelle-Écosse 3 ans après que le travail ait été effectué
Ontario 3 ans après que le travail ait été effectué
Île-du-Prince-Édouard 36 mois après que le travail ait été effectué
Québec 3 ans après que le travail ait été effectué
Saskatchewan 5 ans après la cessation d’emploi
Yukon 12 mois après que le travail ait été effectué

Législation sur les pensions

Bien que les dispositions législatives actuelles de l’ARC ou de la Loi sur les normes de prestation de
pension (LNPP) ne prévoient pas de durée de conservation des dossiers et documents relatifs aux
pensions, la pratique courante consiste à conserver indéfiniment tous ceux qui concernent le calcul des
prestations, des facteurs d’équivalence (FE), des facteurs d’équivalence pour services passés (FESP) et
des facteurs d’équivalence rectifiés (FER).

18 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

EN RÉSUMÉ
Si votre organisation est sélectionnée en vue d’un audit des autorités législatives fédérales, provinciales ou
territoriales, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour faire en sorte que le processus se déroule sans
problèmes, notamment :
• agir de façon proactive en planifiant l’éventualité d’un audit;
• préparer les documents requis avant la date de l’audit;
• s’assurer de la disponibilité des dossiers et/ou documents liés à la paie, au format papier ou
électronique;
• déterminer qui sera impliqué dans le processus d’audit; et
• élaborer et utiliser une liste de vérification en cas d’audit.

L’organisation devrait aussi s’auto-auditer et faire l’analyse du caractère raisonnable de ses données sur
une base régulière pour s’assurer que les données sont bien codifiées et que les employés sont dans la
bonne tranche d’imposition. Les retenues à la source et les versements doivent toujours être faits à temps
pour éviter les pénalités. Il faut également les rapprocher aux comptes du grand livre général. La réalisation
d’une RGAP à des intervalles réguliers et au moins à chaque trimestre vous aidera à repérer les écarts de
cotisations au RPC/RRQ et à l’AE/RQAP, s’il y en a.
Le fait d’être préparé et d’adopter de bonnes pratiques comptables vous aidera à réduire les risques et les
pénalités et à économiser du temps lors de l’audit.

COMMENTAIRES
Constamment soucieuse d’améliorer les ressources qu’elle offre à ses membres, l’Association canadienne
de la paie apprécie vos commentaires et vos suggestions. Veuillez transmettre tout commentaire sur les
lignes directrices à :
Janet Spence, G.A.P
Directrice, Services et programmes de conformité
L’Association canadienne de la paie
Courriel : LignesDirectrices@[Link]

19 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

AUDIT INTERNE DE LA PAIE –
LISTE DE VÉRIFICATION
Élément Mesure à prendre Fait

Examen du calendrier de paie pour voir s’il y a des conflits de dates de paie/traitement
(jours fériés, etc.) ❏
Vérification du nombre de périodes de paie par année (53/27) si la fréquence est
hebdomadaire ou aux deux semaines
• Déterminer comment procéder pour l’exemption RPC/RRQ ❏
• Déterminer si des avantages imposables ou d’autres retenues sont affectés
Remettre le nouveau calendrier des dates butoir concernant la paie aux RH, aux
chronométreurs, aux gestionnaires, aux superviseurs et, le cas échéant, au syndicat ❏
Reporter les soldes
• congés annuels
• banque d’heures supplémentaires
Organisation
• jours de maladie non utilisés (si le report est permis) ❏
avant la première
• prêts à rembourser
paie de l’année
• saisies-arrêts

Mettre à jour l’exemption annuelle de base du TD1 ❏

Tester les changements de programmation de la première paie avant de procéder à
l’entrée de données réelles ❏
Rappeler aux employés de remplir un nouveau formulaire TD1 s’ils souhaitent obtenir
d’autres crédits d’impôt ❏
Rappeler aux employés rémunérés à la commission de remplir de nouveaux formulaires
TD1X/TP-1015.R.13.1 ❏
Communiquer les taux de cotisation et les maximums RPC/RRQ, AE et RQAP pour la
nouvelle année ❏
Constituer un dossier / des fichiers sur les changements ❏
Examiner les changements et s’assurer qu’ils ont été autorisés ❏
Avant l’audit
Obtenir les changements autorisés ❏
de la paie Examiner les rapports d’audit précédents et comparer le total des heures et la
rémunération ❏
Établir les dates limites avec les gestionnaires/superviseurs ❏
Tenir une réunion avec l’équipe de la paie (au besoin) ❏

20 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

 AUDIT / TRAITEMENT DE LA PAIE

Téléverser le fichier sur les changements / les heures / la rémunération ou entrer

manuellement les données ❏
Rapprocher et auditer les changements
Remarque : Ce processus doit être effectué par un autre membre de l’équipe ou un ❏
autre gestionnaire pour que les responsabilités soient bien séparées.
Apporter les rajustements nécessaires aux comptes de paie pour les chèques manuels et
annulés (s’assurer que l’impôt est corrigé en conséquence) ❏
Tester le processus de paie ou produire un rapport préliminaire pour valider les entrées ❏
Traitement de la paie
Balancer/auditer les entrées concernant les nouvelles embauches, les rapports de
changements aux données des employés, les salaires, les heures, les changements et les ❏
rapports des changements aux avantages sociaux

Vérifier l’exactitude des numéros d’assurance sociale ❏

Examiner les rapports d’essai et le rapport des retenues non effectuées pour valider les
entrées et vérifier le rapport sur les cessations d’emploi (en particulier si les employés qui ❏
ont quitté ont des heures à leur actif)

Examiner le rapport des retenues non effectuées ❏

AUDIT / TRAITEMENT DE LA PAIE

Vérifier que les avantages imposables sont calculés à chaque paie où l’employé en a la
Avantages jouissance ❏
imposables Procéder aux rajustements nécessaires, p. ex., pour l’avantage relatif à une automobile
appartenant à l’employeur ❏
Déclarations pour l’impôt-santé des employeurs
Déclarations annuelles / rapprochements pour l’indemnisation des travailleurs

Déclarations Déclarations pour l’impôt sur le salaire des Territoires du Nord-Ouest / du Nunavut
spécifiques aux Sommaires annuels à RQ :
différents territoires • Commission des normes du travail (CNT)
de compétence • Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre
(FDRCMO)
• Formulaires remplis de « Déclaration des activités de formation » (employeurs du
Québec qui cotisent au FDRCMO)

21 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

TESTEZ VOS CONNAISSANCES
Veuillez lire chaque énoncé ou question, puis sélectionner la réponse appropriée. (Les réponses sont
fournies à la page suivante.)

1. L’audit interne de conformité est un examen complet :

A. des calculs relatifs aux versements obligatoires et aux autres taxes et impôts sur la masse
salariale
B. pour vérifier que l’organisation se conforme aux politiques et procédures établies ainsi qu’aux
lignes directrices réglementaires
C. des congés rémunérés, comme les vacances, les jours de maladie, le congé de décès et le
congé pour perfectionnement professionnel
D. de la structure hiérarchique de l’organisation

2. Vrai ou faux ? Toutes les sociétés du secteur privé qui sont cotées en bourse au Canada doivent
subir un audit financier annuel.

3. Quelles sont les agences gouvernementales qui effectuent régulièrement des audits?
A. L’Agence du revenu du Canada
B. Revenu Québec
C. Les commissions des accidents du travail
D. Les normes d’emploi ou du travail
E. Toutes ces réponses

4. Vrai ou faux ? À partir du moment où l’auditeur détermine qu’un montant est exigible et qu’il impose
une pénalité et des frais d’intérêts, l’organisation n’a plus aucun recours et doit payer le montant
déterminé.

5. Vrai ou faux ? Les documents commerciaux, y compris les registres de paie, peuvent être
entreposés sur support électronique.

22 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

TESTEZ VOS CONNAISSANCES – RÉPONSES
1. L’audit interne de conformité est un examen complet :
A. des calculs relatifs aux versements obligatoires et aux autres taxes et impôts sur la masse
salariale
B. pour vérifier que l’organisation se conforme aux politiques et procédures établies ainsi
qu’aux lignes directrices réglementaires
C. des congés rémunérés, comme les vacances, les jours de maladie, le congé de décès et le
congé pour perfectionnement professionnel
D. de la structure hiérarchique de l’organisation
La bonne réponse est B. L’audit interne de conformité est un examen complet de
l’organisation dans le but de vérifier qu’elle se conforme aux politiques et procédures
établies ainsi qu’aux lignes directrices réglementaires, par exemple, celles de la
loi Sarbanes-Oxley. Il sert à évaluer les contrôles internes, à examiner les activités
opérationnelles de routine et à détecter les erreurs administratives et les activités
frauduleuses.

2. Vrai ou faux ? Toutes les sociétés du secteur privé qui sont cotées en bourse au Canada doivent
subir un audit financier annuel.
Vrai : Toutes les sociétés du secteur privé qui sont cotées en bourse ont l’obligation de se
plier à un audit financier. Plusieurs choisissent de le faire pour satisfaire à des exigences
bancaires, réglementaires ou autres. Certaines effectuent des examens qui impliquent un
moins grand nombre de tests.

3. Quelles sont les agences gouvernementales qui effectuent régulièrement des audits?
A. L’Agence du revenu du Canada
B. Revenu Québec
C. Les commissions des accidents du travail
D. Les normes d’emploi ou du travail
E. Toutes ces réponses
La bonne réponse est E. Au Canada, toute organisation qui exploite une entreprise
employant des travailleurs peut s’attendre à faire l’objet d’un audit à un moment ou un autre
de son cycle commercial. En ce qui concerne la paie plus spécifiquement, les agences de
réglementation gouvernementales comme l’Agence du revenu du Canada, les commissions
des accidents du travail et les ministères des finances et du travail peuvent effectuer des
audits sur une base régulière.

23 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

4. Vrai ou faux ? À partir du moment où l’auditeur détermine qu’un montant est exigible et qu’il impose une
pénalité et des frais d’intérêts, l’organisation n’a plus aucun recours et doit payer le montant déterminé.
Faux : L’organisation est en droit de ne pas payer plus d’impôt, de frais d’intérêts et de
pénalités que ce qu’exige la loi. Si l’ARC, RQ ou toute autre agence gouvernementale arrive
à une interprétation différente, l’employeur qui veut s’assurer de ne pas payer plus que
nécessaire doit contester la façon dont l’auditeur interprète les faits et la loi.
Les avis de nouvelle cotisation et les différends fiscaux ne signifient pas nécessairement
que l’organisation n’est pas conforme. L’organisation qui n’est pas d’accord avec les
conclusions ou l’évaluation de l’auditeur doit présenter une opposition pour contester l’avis
de nouvelle cotisation.
La règle générale est que l’organisation doit présenter une opposition dans les 90 jours de la
date où l’agence gouvernementale a posté l’avis de nouvelle cotisation. Si l’opposition n’est
pas présentée à l’intérieur de ces 90 jours, une prolongation du délai peut être demandée.

5. Vrai ou faux ? Les documents commerciaux, y compris les registres de paie, peuvent être
entreposés sur support électronique.
Vrai. Les dossiers électroniques sont permis à condition d’être fournis sur un support
électronique intelligible et utilisable. Toutes les copies de sauvegarde doivent être
entreposées dans un lieu autre que le lieu d’affaires, de préférence au Canada.

24 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Annexe 1
Contrôles internes
L’objectif de la plupart des audits de la paie est d’obtenir l’assurance raisonnable que des contrôles
adéquats et efficaces sont en place pour garantir l’intégrité des transactions de paie.
Voici des exemples de contrôles efficaces.

Séparation des Pour réduire les erreurs et le risque de fraude, les responsabilités des employés de la paie doivent être
responsabilités séparées. Ces responsabilités doivent être précisées dans les descriptions de tâches. Le traitement
de la paie et l’autorisation de la paie sont deux responsabilités différentes qui doivent incomber à deux
personnes différentes. Dans une petite organisation, le propriétaire ou la personne qu’il délègue peut
autoriser la paie avant que les fonds électroniques ou les chèques ne soient traités.

Signature des Les changements aux données d’un employé ne devraient être faits qu’avec une autorisation
autorisations de signée de ce dernier (changement aux données bancaires, à l’adresse, aux avantages sociaux,
changement etc.). Les changements aux données connexes, comme le taux de salaire, devraient être autorisés
par l’autorité déléguée appropriée, comme les ressources humaines ou la direction. Un examen du
dossier des employés devrait être fait pour vérifier l’exactitude des montants liés à la rémunération,
y compris des congés non rémunérés, des transactions et des sommes recouvrées.

Vérification des Les feuilles de temps doivent être signées par un superviseur ou un gestionnaire. Le service de la
feuilles de temps paie devrait vérifier cette signature. Tous les renseignements figurant sur la feuille de temps, dont
les heures travaillées, les heures supplémentaires et les primes, devraient être vérifiés avant que
les données ne soient entrées. Les changements d’autorité signataire devraient être consignés et
un spécimen de signature devrait être conservé en filière.

Rapport régulier Les rapports sur les écarts, notamment au niveau de la paie brute et de la paie nette, peut
des écarts permettre d’identifier des anomalies dans le processus de paie. Un rapport sur les différentes
rémunérations et les déductions devrait être réalisé et analysé sur une base mensuelle pour valider
que les vacances, les jours de maladie et les autres congés sont comptabilisés de façon exacte.

Audit du système Certains systèmes de paie sont programmés pour produire des rapports sur les changements
qui font le suivi des entrées faites par le personnel. Les changements devraient être vérifiés à
chaque cycle de paie pour s’assurer qu’ils sont faits correctement et en temps voulu. Une piste
de vérification efficace devrait permettre de remonter à la documentation source. Si le système ne
produit pas de rapport sur les changements, une documentation manuelle peut aider à vérifier que
les changements ont été entrés correctement.

Approbation Une liste complète des tâches documentées devrait être passée en revue lorsque la paie est
du traitement traitée pour s’assurer de ne pas omettre de tâches critiques. La liste de vérification des tâches
de la paie complétées devrait être signé par l’autorité déléguée. Les transferts électroniques de fonds
devraient être effectués par l’autorité déléguée. La confirmation des transferts électroniques de
fonds devrait être signée et versée au dossier électronique avec la documentation complémentaire
en vue d’un éventuel audit.

Protection des mots Les mots de passe permettant l’accès au système devraient être utilisés et modifiés régulièrement.
de passe Des contrôles et procédures devraient être en place pour faire en sorte que l’accès à la paie ne
soit permis qu’aux personnes autorisées à exécuter les tâches associées à la fonction de la paie.
Les employés ne devraient pas échanger leurs mots de passe.

Renseignements La confidentialité des données sur les employés doit être maintenue en insistant sur l’importance
personnels de la protection des renseignements personnels. Dès l’embauche, on peut demander aux
et sécurité employés du service de la paie de signer une entente de confidentialité. Le personnel de la
paie devrait travailler à un endroit sécurisé pour bien protéger les renseignements confidentiels.
Les chèques de paie et relevés d’emploi devraient être conservés sous clés et identifiés par un
numéro. Le plan de continuité de la paie devrait être conservé sous clé et accessible uniquement
par les membres de l’équipe de continuité.

25 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Comptes bancaires Des audits doivent être réalisés pour vérifier qu’aucune transaction bancaire non autorisée n’ait été
programmée dans le système de paie. Ces audits devraient être réalisés par une personne extérieure
au service de paie. L’autorisation d’un employé afin que des fonds soient déposés dans son compte
bancaire requiert un chèque annulé ou une confirmation du numéro de compte par l’établissement
bancaire. Les comptes bancaires ne devraient être ajoutés ou modifiés dans le système de paie
qu’après avoir vérifié que l’employé est bien le titulaire du compte personnel ou conjoint dont le
numéro est fourni.

Les changements à l’identité des personnes qui ont le pouvoir de signature bancaire doivent être
documentés. Ce pouvoir doit être retiré aux personnes qui quittent l’organisation.

Charges salariales Les charges salariales mensuelles devraient être révisées pour repérer les anomalies. Bien souvent,
le service de la paie n’a pas la capacité d’analyser de manière approfondie les dépenses de paie
qui sont facturées au budget du service. L’audit de la répartition des coûts salariaux devrait être
fait à chaque paie pour vérifier que les charges salariales sont imputées au bon budget. Un rapport
peut être produit pour chaque superviseur ou département pour vérifier que les bons employés sont
payés et que leur salaire est facturé au bon secteur.

Comptes du grand Des processus et procédures devraient être mis en place en collaboration avec la comptabilité
livre général et pour s’assurer que les erreurs de paie soient identifiées et corrigées afin que les rapprochements
rapprochements entre les comptes de grand livre général puissent être effectués. Les écarts significatifs doivent
être repérés et les régularisations nécessaires doivent être faites pour expliquer de façon exacte
les charges salariales en fin d’année. Les comptes de passif du grand livre général devraient
être examinés régulièrement pour s’assurer de l’exactitude des écritures comptables, y compris
en ce qui concerne les sommes détenues en fiducie pour l’Agence du revenu du Canada et les
commissions des accidents du travail. Les comptes de passif des avantages sociaux doivent faire
l’objet d’un rapprochement avec les factures du fournisseur d’avantages sociaux.

Recouvrement La date ou le degré d’exactitude des différentes transactions liées à la rémunération peuvent
des trop-payés donner lieu aux trop-payés aux employés. Les transactions courantes où cette situation pourrait
se produire comprennent les congés non rémunérés et les congés de maternité. Des contrôles
périodiques devraient être en place pour repérer et recouvrer les trop-payés de salaire. Plusieurs
comptes en lien avec les trop-payés ou les montants de paie à recouvrer devraient être contrôlés
chaque mois pour vérifier que les règles législatives ou les dispositions de la convention collective
sont suivies.

26 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Annexe 2
Revenus assurables pour l’indemnisation des travailleurs

TN/
Type de revenu AB CB MB NB TN NÉ ON IPE QC SK YK
NU
Salaires et traitements réguliers
Salaire régulier O O O O O O O O O O O O
Indemnité de présence O O O O O O O O O O O O
Heures
O O O O O O O O O O O O
supplémentaires
Salaire rétroactif O O O O O O O O O O O O
Prime d’équipe O O O O O O O O O O O O
Paie de maladie
O O O O O9 O O O O O3 O O
(pendant l’emploi)
Indemnité de
O O O O O O O O O O O O
disponibilité
Paie de jour férié O O O O O O O O O O O O
Paie de vacances O O O O O O O O O O O O
Allocations imposables en espèces
Automobile O O O N O O O O O O O O
Vêtements O O O N O O O O O O O O
Indemnité de vie chère O O O O O O O O O O O O
Logement O O O N O O O O O O O O
Repas O O O N O O O O O O O O
Déménagement O O O N O O O O O O O O
Outils O O O N O O O O O O O O
Déplacements O O O N O O O O O O O O
Cadeaux/prix
O O O O O O O O O O O O
(monétaires)
Primes
Discrétionnaires O O O O O O O O O O O O
Liées au travail O O O O O O O O O O O O
Commissions et prix
Gagnés dans les
O O O O O O O O O O O O
locaux de l’employeur
Gagnés hors des
O O O O O O O O O O O O
locaux de l’employeur
Gagnés par un vendeur
O O O O O O O O O O2 O O
sur la route

27 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

 TN/
Type de revenu AB CB MB NB TN NÉ ON IPE QC SK YK
NU
Jetons de présence d’administrateur
Employé N O O O O
O O O N N O O
Non-employé N N10
O8
O O O O 8
N N N O O
Revenus divers
Invalidité de longue
durée, payé par O O O O O9 N O O O O3 O O
l’employeur
Invalidité de courte
durée, payé par O O O O O9 N O O O O3 O O
l’employeur
Complément de
O O O O N N O N O O O O
maternité
Indemnités
O O O O O O O O O O O O
compensatoires
Partage des bénéfices
O O O O O O O O O O O O
(régime non agréé)
Prestations
complémentaires
O O O O O O O O O O O O
(payées par
l’employeur)
Pourboires (contrôlés
O O O O O O O O O O O O
par l’employeur)
Avances ou prestations
N N N N N N N N N N N N
CAT/CSST
Compléments
O O O O N7 N O N O O O O
CAT/CSST
Paiements à la cessation d’emploi
Indemnité de préavis
(requise par les O N O O O O O O O N O O
normes)
Allocation de retraite
N N N N N N N N N N N N
(forfaitaire)
Allocation de retraite
N N N N N N N N N N N N
(en versements)
Crédits de maladie
N N O N O N N N N N N N
remboursés au départ

28 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

 TN/
Type de revenu AB CB MB NB TN NÉ ON IPE QC SK YK
NU
Avantages imposables
Cadeaux/prix (non
monétaires, quasi- O1 N O1 N O1 O1 O1 O1 O1 O1 O1 O1
espèces)
Pension et repas O N O N O O O O O O O O
Véhicule appartenant/
O N O N O O O O O O O O
loué par l’employeur
Assurance-vie
O N O N O O O O O O O6 O
facultative de groupe
Paiements au REER O O4 O O O O O O O O O O
Prêt sans intérêt O N O N O O O O O O O O
Stationnement O N O N O O O O O O O O
Options d’achat
O O O N O O O O O O O O
d’actions

1
Seulement si imposable.
2
Si l’individu est réputé être un employé; non assurable si l’individu est travailleur autonome. Les règles de l’organisme
d’indemnisation s’appliquent pour déterminer le statut de l’employé.
3
Pour les 105 premiers jours de paie de maladie, d’ICD et d’ILD seulement. Non assurable dès le 106e jour.
4
À moins d’une immobilisation jusqu’à la retraite de l’employé.
6
Quand la totalité de la prime est payée par l’employeur.
7
Compléments de CAT non autorisés à Terre-Neuve-et-Labrador.
8
Seulement si la couverture est demandée et approuvée.
9
La paie de maladie jusqu’à 13 semaines consécutives est assurable. Elle n’est pas assurable pour les périodes
excédant cette durée.
10
Seulement si les jetons de présence sont payés à des administrateurs d’une société cotée en bourse dont la seule
contribution est d’assister aux réunions périodiques, autrement dit qui n’est ni un employé ni un dirigeant de la société.

Remarque :

Cette liste non exhaustive a été compilée à des fins de référence générale seulement. Pour des renseignements
additionnels ou des précisions, veuillez contacter l’organisme d’indemnisation concerné.

29 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Annexe 3
Fréquence de versement et pénalités de l’ARC
Versement mensuel Versement exigible
Type de versement Date du chèque de paie
moyen au plus tard...

Trimestriel Moins de 3 000 $ 1er janvier au 31 mars Le 15 avril

1er avril au 30 juin Le 15 juillet
1er juillet au 30 septembre Le 15 octobre
1er octobre au 31 décembre Le 15 janvier

Régulier De 3 000 $ à 24 999,99 $ Le 1er jour du mois à la fin Le 15 du mois suivant

du mois

Accéléré du seuil 1 De 25 000 $ à 99 999,99 $ du 1er au 15 du mois Le 25 du même mois

du 16 à la fin du mois Le 10 du mois suivant

Accéléré du seuil 2 100 000 $ ou plus du 1er au 7 du mois 3 jours ouvrables après
du 8 au 14 du mois le dernier jour de chaque
du 15 au 21 du mois période (sans compter les
du 22 à la fin du mois samedis, dimanches et
jours fériés)

Pénalités de retard de paiement

La structure des pénalités pour la première occurrence de retard de versement est la suivante :
• 3 % si le versement compte 3 jours ou moins de retard;
• 5 % si le versement compte 4 ou 5 jours de retard;
• 7 % si le versement compte 6 ou 7 jours de retard; et
• 10 % si le versement compte 8 jours de retard ou plus.

Les employeurs qui ont plus d’une pénalité par année civile pourraient voir la pénalité augmenter à 20 % si
le défaut a été commis sciemment ou dans des circonstances équivalant à une faute lourde.
Normalement, la pénalité n’est appliquée qu’à la partie du montant exigible excédant 500 $; toutefois,
l’ARC pourrait appliquer la pénalité à la totalité du montant, selon les circonstances.

Pénalités de retard de production des T4/T4A

La pénalité pour omission de produire les feuillets T4/T4A ou pour remise des feuillets aux employés après
la date d’exigibilité est égale au montant le plus élevé entre 100 $ et le montant déterminé comme suit :

Nombre de feuillets de
Pénalité (par jour) Pénalité maximale (100 jours)
renseignements par type

1à5 s.o. Pénalité fixe de 100 $

6 à 10 5$ 500 $
11 à 50 10 $ 1 000 $
51 à 500 15 $ 1 500 $
501 à 2 500 25 $ 2 500 $
2 501 à 10 000 50 $ 5 000 $
10 001 et plus 75 $ 7 500 $

30 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Annexe 4
Fréquence de versement et pénalités de RQ
Fréquence de versement /
Date du chèque de paie Versement exigible au plus tard...
versement mensuel moyen

Annuelle Dates de paie pendant l’année de Le 15 janvier du mois suivant

Pas plus de 2 400 $ par année référence la dernière date de paiement
Trimestrielle Janvier, février, mars Le 15 avril
Pas plus de 3 000 $ de moyenne Avril, mai, juin Le 15 juillet
mensuelle Juillet, août, septembre Le 15 octobre
Octobre, novembre, décembre Le 15 janvier
Mensuelle Du 1er jour du mois à la fin du mois Le 15 du mois suivant
De 3 000,01 $ à moins de 24 999,99 $
Bimensuelle Du 1er au 15 du mois Le 25 du mois en cours
De 25 000 $ à 99 999,99 $ Du 16 à la fin du mois Le 10 du mois suivant
Moyenne mensuelle
Hebdomadaire Du 1er au 7 du mois 3 jours ouvrables après le
100 000 $ ou plus moyenne mensuelle Du 8 au 14 du mois dernier jour de chaque période
Du 15 au 21 du mois
Du 22 à la fin du mois

Remarque :

Si le versement tombe un samedi, dimanche ou un jour férié, la date limite est reportée à la journée suivante qui n’est
pas un samedi, dimanche ou un jour férié. Les pénalités ou frais d’intérêts impayés continuent d’accumuler de l’intérêt,
ce qui augmente inutilement les coûts de l’employeur.

Pénalités de retard de versement

La règle est que l’organisation qui perçoit des taxes à la consommation au nom de Revenu Québec, mais
qui omet de verser les montants perçus dans les délais impartis, pourrait se voir imposer une pénalité de :
• 7 % du montant à verser, si le retard est de 7 jours ou moins;
• 11 % du montant à verser, si le retard est de plus de 7 jours, mais de moins de 14 jours;
• 15 % dans tous les autres cas.

Pénalités de retard de production des relevés 1

L’organisation qui ne produit pas ses déclarations, ses relevés ou ses sommaires est passible, en vertu
de la Loi sur l’administration fiscale, d’une pénalité de 25 % par jour (à concurrence de 2 500 $), plus une
pénalité de retard de versement pour l’impôt, les taxes à la consommation et les retenues à la source.

31 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Annexe 5
Conservation des dossiers selon les normes d’emploi
ou du travail

Exigence de conservation des dossiers selon le territoire de compétence

Territoire de
Renseignements requis pour chaque employé Durée de conservation
compétence

Fédéral • Nom • Renseignements sur 36 mois après l’exécution

(Partie III du • Adresse l’étalement des heures le du travail et après la
Code canadien • Dates de début et de fin de cas échéant, périodes de cessation d’emploi
du travail) l’emploi paie de l’employeur,
• NAS • Renseignements sur l’avis
• Classification de cessation d’emploi ou sur
professionnelle le préavis d’intention, avis
• Sexe d’horaire excédant la norme
• Âge (si moins de 17 ans) ou le maximum d’heures de
• Taux de salaire et base travail
salariale • Renseignements sur les
• Heures quotidiennes de absences attribuables à une
travail blessure au travail ou à une
• Salaire réel maladie professionnelle,
• Paiements faits après plus tous les changements
déductions et détails des au taux de salaire et les
déductions dates de prise d’effet
• Renseignements sur les
vacances annuelles, les
congés légaux ou les jours
fériés

Alberta • Nom • Toutes les déductions 3 ans à partir de la date où

• Adresse • Copies des ententes sur les le dossier est constitué
• Heures quotidiennes de heures supplémentaires,
travail rappels de mise à pied,
• Salaire avis de cessation d’emploi,
• Rémunération des heures montant de l’indemnité de
supplémentaires ou congés cessation d’emploi
compensatoires • Lettres, documents
• Date de naissance et certificats liés aux
• Date de début de l’emploi prestations de maternité et
• Taux de salaire incluant les d’adoption
dates et les détails de tous
les changements
Remarque : Sur demande,
• Vacances accordées avec
l’employeur doit remettre
dates et périodes d’emploi
à l’employé un relevé qui
correspondantes
indique les détails du calcul
• Montants des paies de
de son salaire et de la façon
vacances, des indemnités
dont ses primes ou allocations
de jour férié et dates de
de subsistance ont été
prise des jours fériés si autre
calculées, qu’elles soient ou
que le jour d’observance
non intégrées au salaire.

32 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Exigence de conservation des dossiers selon le territoire de compétence

Territoire de
Renseignements requis pour chaque employé Durée de conservation
compétence

Colombie- • Nom • Année de référence aux fins 2 ans après la cessation

Britannique • Adresse des vacances d’emploi
• Date de naissance • Dates et montants des paies
• Profession de vacances
• Numéro de téléphone • Indemnités de jour férié
• Date de début de l’emploi • Dates des congés
• Heures de travail compensatoires de jour férié
• Heures par jour • Date d’avis de cessation
• Heures supplémentaires d’emploi
• Taux de salaire • Date de fin d’emploi
• Salaire brut • Montant de l’indemnité de
• Salaire net préavis
• Nature et montant des • Montant de l’indemnité
déductions compensatoire de vacances
• Date de paiement du salaire • Heures en banque, date et
• Périodes de travail solde de la banque d’heures
correspondant aux • Avantages payés à
paiements l’employé
• Nature et montant des • Le dossier de paie doit être
primes, allocations, rédigé en anglais
commissions et autres
paiements

Manitoba • Nom • Heures en banque et 3 ans à partir de la date où

• Adresse temps de congé pris en le dossier est constitué
• Date de naissance remplacement du paiement
• Profession des heures supplémentaires
• Date de début de l’emploi • Dates de prise de chaque
• Taux de salaire régulier jour férié et taux de salaire
et taux de salaire versé pour les heures
supplémentaire au début travaillées ces jours fériés
de l’emploi et dates des • Dates des vacances
changements aux différents annuelles et périodes
taux de salaire d’emploi correspondantes
• Si l’horaire varie, • Dates et montants des paies
heures de travail et de vacances
heures supplémentaires • Date et montant du solde
quotidiennes de paie de vacances dû à la
• Dates de paiement du cessation d’emploi
salaire, montant de salaire • Documentation concernant
payé à chaque date, les congés de maternité,
déductions du salaire et parental ou autres, y
raison de chaque déduction compris les dates et le
nombre de jours de congé
pris, date de cessation
d’emploi

33 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Exigence de conservation des dossiers selon le territoire de compétence

Territoire de
Renseignements requis pour chaque employé Durée de conservation
compétence

Terre-Neuve-et- • Nom • Dates des périodes de repos 4 ans à partir de la date du

Labrador • Adresse dernier versement au dossier
• Date d’échéance du contrat
• Date de naissance
et tâches spécifiques pour
• Taux de salaire
lesquelles l’employé a été
• Heures quotidiennes de
embauché, le cas échéant
travail, salaire payé et
déductions Remarque : L’Industrial
• Dates de début et de fin de Standards Act indique qu’il
l’emploi est nécessaire de conserver
• Avis de cessation d’emploi les renseignements suivants,
ou préavis d’intention sans préciser de durée
• Détails des vacances de conservation : nom,
annuelles et des paies de adresse, tâches effectuées,
vacances versées heures quotidiennes et
hebdomadaires, salaire
et toute entente liée aux
conditions de travail.

Nouveau- • Nom • Détails des déductions, 36 mois après l’exécution

Brunswick • Adresse allocations de subsistance, du travail
• Date de naissance périodes de vacances, paies
• NAS de vacances, indemnités de
• Date de début de l’emploi jour férié payées ou à payer,
• Heures travaillées par jour et paie nette
par semaine • Documents relatifs aux
• Taux de salaire et paie brute divers congés, raisons
pour chaque période de paie de ces congés, dates de
tous les congédiements,
suspensions, mises à pied
et préavis correspondants

Territoires du • Nom • Taux de salaire et détails des 2 ans à partir de la date où

Nord-Ouest / • Âge changements, montants et le dossier est constitué
Nunavut • Adresse détails des déductions
• Heures travaillées par jour
• Détails des vacances
• Paie brute et paie réelle
annuelles, indemnité de
• Date de début de l’emploi et
préavis de cessation
date anniversaire
d’emploi

• Montants payés pour les

jours fériés, copie de l’avis
de cessation d’emploi

Nouvelle-Écosse • Nom • Dates de début et de fin de 3 ans après l’exécution

• Âge l’emploi du travail
• Sexe • Dates de tous les
• Adresse licenciements ou
• Taux de salaire congédiements et avis
• Heures de travail correspondants
• Périodes de vacances • Salaires cumulatifs et
• Congés, paie et paie de montants des salaires
vacances versés à tous les employés

34 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Exigence de conservation des dossiers selon le territoire de compétence

Territoire de
Renseignements requis pour chaque employé Durée de conservation
compétence

Ontario • Nom • Tous les documents 3 ans après l’exécution

• Adresse concernant les congés de du travail
• Date de naissance si maternité, parental, pour
l’employé est un étudiant de raisons médicales familiales,
moins de 18 ans pour urgence personnelle,
• Date de début de l’emploi pour urgence déclarée ou
• Nombre d’heures travaillées de réserviste doivent être
par jour et par semaine conservés trois ans après la
• Salaire de chaque paie fin du congé.
• Bulletin de salaire à la
Remarque : L’employeur de
cessation d’emploi, détails
« travailleurs à domicile » est
des vacances et des paies
également tenu de conserver
de vacances
un dossier contenant le nom,
• Détails des heures
l’adresse et le taux de salaire
excédentaires
de chaque travailleur. Ce
• Ententes d’étalement des
dossier doit être conservé
heures
trois ans après que le
travailleur cesse de travailler
pour l’employeur.

Île-du-Prince- • Nom • Montant et nature de 36 mois après l’exécution

Édouard • Adresse chaque déduction, dates de du travail
• NAS début et de fin de l’emploi
• Date de naissance • Tâches
• Taux de salaire et salaire réel • Périodes de vacances
• Heures travaillées par jour et • Paies de vacances
par semaine • Heures supplémentaires
• Salaire brut par période de accumulées et utilisées
paie

Québec • Nom • Salaire brut 3 ans après l’exécution

• Adresse • Détails des déductions du travail
• NAS • Salaire net
• Profession • Période de travail
• Date de début de l’emploi correspondant au paiement
et, pour chaque période de • Date de paiement
paie : • Année de référence
• Heures de travail par jour et • Durée des vacances
par semaine annuelles et date de prise,
• Nombre d’heures détails des jours fériés
supplémentaires • Date de naissance des
• Taux de salaire employés de moins de
• Détails des autres sommes 18 ans
payées

35 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

Exigence de conservation des dossiers selon le territoire de compétence

Territoire de
Renseignements requis pour chaque employé Durée de conservation
compétence

Saskatchewan • Nom • Détails des vacances 5 ans après la cessation

• Adresse annuelles d’emploi
• Sexe
• Détails de l’indemnité
• Date de naissance
de cessation d’emploi et
• Détails de toute entente non
détails concernant tous les
écrite et copie des contrats
employés dont le travail
écrits relativement au salaire
est normalement effectué
et aux avantages monétaires
à domicile, y compris
• Taux de salaire
l’adresse où le travail est
• Salaire total par période
effectué et la proportion du
de paie
travail effectuée à domicile
• Heures de début et de fin du
quart et de la pause repas Remarque : La Wages
• Heures totales de travail Recovery Act exige que les
par jour et par semaine où renseignements suivants
l’employé est censé être à la soient conservés 24 mois
disposition de l’employeur après le dernier versement
• Détails des déductions au dossier : détails de toute
• Date de chaque paiement entente non écrite et copie
de salaire des contrats écrits relatifs
• Date de début et de fin de au salaire et aux avantages
l’emploi monétaires, nom, sexe,
date de naissance, adresse,
description de tâches, taux
de salaire et détails des
changements, salaire total
versé par période de paie,
heures de travail par jour et
par semaine et détails des
déductions.

Yukon • Nom • Congés accordés 12 mois après l’exécution

• Adresse en contrepartie des du travail
• Heures de travail par jour heures supplémentaires
et par semaine accumulées et prises durant
• Salaire brut et détails des la semaine
déductions • Vacances annuelles prises
• Heures supplémentaires • Autres types de congés pris
par semaine • Conditions d’emploi

36 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

JURISPRUDENCE
Amende de 65 000 $ pour animaleries et administrateur d’une société ayant omis de se conformer à
des ordonnances de versement des salaires et de fournir des dossiers
Non-respect d’une ordonnance de versement de salaire à un travailleur : une société, un
administrateur reçoivent une amende de 25 000 $
Le propriétaire d’une entreprise de taxi reçoit une amende de 15 000 $ pour avoir omis de payer un
employé

DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE
Voici des lignes directrices utiles, accessibles sur le site Web de l’Association canadienne de la paie :
Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives au bulletin de paie (accès gratuit)
Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives au numéro d’assurance sociale (membres
seulement)
Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives à l’embauche (membres seulement)
Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives aux cessations d’emploi (membres seulement)
Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives aux changements au Régime de pensions du
Canada (membres seulement)
Lignes directrices des meilleures pratiques de paie relatives à la province d’emploi (membres seulement)

37 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

REMERCIEMENTS
L’Association canadienne de la paie tient à remercier les spécialistes en la matière suivants pour leur
participation au groupe de travail et leur apport à ces lignes directrices :
Cheryl Ball, G.A.P
Tina Beauchamp, G.A.P
Kim Fiume, S.C.P
Dawn Kardos, G.A.P
Sherisse Mason, G.A.P
Joseph McNamara, G.A.P
Janet Spence, G.A.P
Magdalena Szczupak, CPA, CMA

38 Préparation à un audit de la paie Lignes directrices des meilleures pratiquesMC

L’Association canadienne de la paie
250, rue Bloor Est, bureau 1600
Toronto (Ontario) M4W 1E6
Tél. : 416-487-3380
Sans frais : 1-800-387-4693

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