Sage 100 Gestion

commerciale
Version 16

Manuel de référence

© 2009 Sage
Composition du progiciel
Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant :
• le cédérom sur lequel est enregistré le programme,
• la documentation électronique, présente sur le cédérom.

Propriété & Usage

Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consen-
tement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils cons-
titueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code
Pénal.
Tous droits réservés dans tous pays.
Logiciel original développé par Sage.
Documentation Sage.
Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la con-
vention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi
du 3 Juillet 1985, Art. 46).

Conformité & Mise en garde

Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel
électronique, les spécifications visées dans la présente documentation consti-
tuent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le
progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux
fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire
préalablement la documentation.

Evolution
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des
mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documenta-
tion. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présen-
ter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

La fiche Suggestion
Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation.
Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éven-
tuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en
dernière page du manuel.

Marques
Start, Sage 30, Sage 100, Intégrale, et Sage 1000 sont des marques déposées
appartenant à Sage.
Windows 98 SE, Windows 2000, Windows 2003 Server, Windows XP, les logiciels
Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, Internet Explorer et gamme
Office sont des marques déposées de Microsoft Corporation.
Macintosh, MAC/OS sont des marques déposées de Apple Computer Inc.

SAGE SAS - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros
Siège social : 10, rue Fructidor 75017 Paris - 313 966 129 R.C.S. Paris - Code
APE 722 A
Sage est locataire gérante des sociétés Adonix Applications et Services, Adonix
et Sage Coala.

© 2009 Sage
Sommaire général
Introduction 38

Menu Fichier 78

Menu Edition 417

Menu Structure 420

Menu Traitement 792

Menu Etat 1807

Menu Fenêtre 1957

Menu Aide (?) 1980

Annexes 1990

© 2009 Sage 1
 Sommaire

Sommaire

Introduction Documents de stock............................................... 46

Mouvements de stock ............................................ 46
Généralités sur le programme Impression de l’interrogation nomenclature / stock 46
Sage Gestion commerciale........................39
Dupliquer un client / fournisseur............................. 46
Généralités concernant Gestion de la période de clôture ............................ 46
Sage 100 Gestion commerciale ...................... 39
Nouveautés propres aux
Version Windows .................................................... 39
nouvelles versions de la gamme ......................46
Version Macintosh................................................... 40
Nouveautés fonctionnelles ..................................... 46
Utilisation en client / serveur ................................... 40
Nouvelle ergonomie v.16.00 .................................. 47
Installation du programme ............................... 40
Mise à jour d’une installation existante ................... 40 Particularités du programme..................... 49
Versions du programme ...................................50
Nouveautés de la version ..........................42
Versions fonctionnant sur Windows ....................... 58
Nouveautés propres à la nouvelle version Versions fonctionnant sur Macintosh ..................... 66
du programme Sage 100 Gestion commerciale42
Généralités concernant les
Projets de fabrication .............................................. 42 versions Windows et Macintosh ............................. 74
Gestion des prestations .......................................... 42
Historique des documents / A propos de ce manuel ............................. 76
Traçabilité des documents ...................................... 43
Documentation fournie .....................................76
Envoi du document par e-mail ................................ 43
Gestion des favoris ................................................. 43 Menu Fichier
Calendrier Entreprise .............................................. 43
Recherche d’articles................................................ 44 Nouveau.................................................... 80
Personnalisation des libellés Assistant de création d’un nouveau fichier.......80
Poids Net et Poids Brut ........................................... 44
Choix du mode de création -
Période de validité de saisie des documents .......... 44
Assistant de création de fichier ........................81
Calcul de la marge .................................................. 44
Création d’un fichier commercial avec ouverture
Barèmes fournisseurs ............................................. 44 d’un fichier comptable existant .........................81
Comptabilisation des factures et des règlements ... 44 Ouverture du fichier comptable -
Articles à gamme .................................................... 44 Assistant de création de fichier ........................82
Mise à jour des tarifs d’exception............................ 45 Saisie des coordonnées de l’entreprise -
Période de fermeture .............................................. 45 Assistant de création de fichier ........................83
Numéro de pièce des documents ........................... 45 Reprise des éléments commerciaux -
Assistant de création de fichier ........................84
Remplacer le document d'origine............................ 45
Modifications des factures comptabilisées............. 45 Informations sur les données commerciales -
Assistant de création de fichier ........................85
Remplacer le document d’origine............................ 45
Options de gestion de votre fichier commercial -
Articles sérialisés .................................................... 45
Assistant de création de fichier ........................85
Gestion des contremarques .................................... 45

© 2009 Sage 3
 Sommaire

Codification automatique des références Fichier comptable associé..............................109

articles - Assistant de création de fichier ......... 86
Evénements ...................................................110
Codification automatique des codes barres - Menu contextuel de la liste des événements ...... 110
Assistant de création de fichier........................ 87
Options d’initialisation des données commerciales Favoris .................................................... 111
- Assistant de création de fichier ..................... 89
Présentation ...................................................111
Structuration du catalogue articles -
Assistant de création de fichier........................ 90
Fermer .................................................... 112
Paramètres de classification du catalogue
articles - Assistant de création de fichier ......... 90
A propos de votre société ....................... 113
Paramètres des tarifs - Assistant de création
de fichier .......................................................... 91 Description de la fiche de l’entreprise ............114

Informations sur les données commerciales - Volet Identification - A propos de…................115

Assistant de création de fichier........................ 92 Volet Initialisation – A propos de… ................117
Création du fichier commercial - Volet Contacts - A propos de…......................122
Assistant de création de fichier........................ 93
Volet Comptable - A propos de…...................124
Création d’un fichier commercial et
d’un fichier comptable...................................... 94 Sous-volet Facturation -
Volet Comptable de la fiche de l’entreprise....124
Enregistrement de la raison sociale de
l’entreprise - Assistant de création de fichier... 94 Sous-volet Règlement/caisse -
Volet Comptable de la fiche de l’entreprise....129
Saisie des coordonnées de l’entreprise -
Assistant de création de fichier........................ 95 Sous-volet Général -
Volet Comptable de la fiche de l’entreprise....132
Définition de l’exercice et de la longueur des
comptes - Assistant de création de fichier....... 96 Sous-volet Engagement -
Volet Comptable de la fiche de l’entreprise....135
Identification de votre monnaie de tenue
comptable - Assistant de création de fichier.... 97 Volet Commercial - A propos de... .................135

Caractéristiques de la monnaie de tenue Sous-volet Paramètres généraux -

comptable - Assistant de création de fichier.... 97 Volet Commercial de la fiche entreprise.........136

Reprise des éléments comptables - Sous-volet Gestion des livraisons -

Assistant de création de fichier........................ 98 Volet Commercial de la fiche de l’entreprise ..142

Sélection des éléments repris - Sous-volet Gestion des stocks -

Assistant de création de fichier........................ 99 Volet Commercial de la fiche de l’entreprise ..145

Création du fichier comptable - Volet Communication - Fiche entreprise ........148

Assistant de création de fichier...................... 100 Volet Préférences - A propos de….................151
Création du fichier commercial - Volet Options - Fiche entreprise.....................154
Assistant de création de fichier...................... 101
Agenda ...........................................................157
Utilisation manuelle de la
commande Nouveau ..................................... 102 Catalogue articles...........................................158

Création d’un fichier comptable ..................... 105 Premier niveau ..................................................... 159
Autres niveaux ..................................................... 160
Ajustement automatique de la
taille des fichiers ............................................ 106 Catégorie comptable ......................................161
Catégorie tarifaire...........................................162
Ouvrir .......................................................107
Champ statistique articles ..............................163

© 2009 Sage 4
 Sommaire

Enumérés statistiques articles .............................. 164 Pays ...............................................................225

Champ statistique tiers .................................. 165 Plan analytique...............................................225
Enumérés statistiques tiers ................................... 165 Structure des numéros de sections...................... 227
Code risque ................................................... 166 Périodicité.......................................................230
Codification automatique ............................... 167 Résiliation abonnement..................................230
Référence article ................................................... 169 Service contact...............................................231
Référence gamme................................................. 170 Souches et numérotation ...............................232
Référence conditionnement .................................. 173
Structure banque............................................235
Code barres article................................................ 175
Codification des RIB............................................. 237
Code barres gamme ............................................. 177
Type contact...................................................238
Code barres conditionnement ............................... 180
Type tiers........................................................239
Condition de livraison .................................... 183
Compte général associé ...................................... 241
Conditionnement ........................................... 184
Unité d’achat et de vente................................242
Unités de conditionnement.................................... 185
Devise............................................................ 186 Paramètres ............................................. 244
Cotation................................................................. 188 Modification du calendrier standard ...............244
Ancienne cotation.................................................. 189
Fichiers liés.................................................... 189 Lire les informations................................ 245
Association d’un fichier comptable........................ 190
Configuration système et partage ........... 247
Gamme.......................................................... 191
Enumérés de gamme............................................ 192
Configuration système....................................247

Information libre............................................. 194 Utilisateurs connectés ....................................248

Détail d’une information libre................................. 195 Messagerie.....................................................250

Informations libres de type Table .......................... 198 Envoi de message................................................ 250

Informations libres de type Valeur calculée .......... 198 Réception de message ........................................ 250

Modification du paramétrage
des Informations libres .......................................... 201 Autorisations d’accès .............................. 252
Mode d’arrondi............................................... 201
Gestion du Mot de passe ........................ 253
Mode d’expédition ......................................... 203
Mode de règlement........................................ 204 Utilisateurs .............................................. 254
Niveaux d’analyse ......................................... 206 Utilisateurs......................................................254
Organisation .................................................. 206 Volet Identification - Utilisateur............................. 254
Organisation – Sélection des domaines................ 207 Volet Autorisations - Utilisateur ............................ 255
Organisation – Paramétrage des documents........ 215
Organisation – Documents internes...................... 219 Paramètres de sécurité........................... 256
Organisation – Choix du domaine......................... 222
Importer................................................... 257
Organisation – Liste des colonnes ........................ 223
Colonnes des fonctions paramétrables
de l’option Organisation ........................................ 224
Importer au format Sage ......................... 258

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 Sommaire

Importation des informations liées à la Gestion Champs de la déclaration .................................... 291

des Ressources............................................. 260
Importation d’événements agenda ................ 260 Exporter au format
d’exportation paramétrable ..................... 293
Importation des informations liées à la Gestion
des projets de fabrication .............................. 260 Sélection des informations exportées ............294
Format catalogue fournisseur........................ 261
Format import/export paramétrable ........ 297
Structure du fichier d’importation
des références fournisseur.................................... 261 Format de fichier – Détail de la fiche..............298
Format catalogue fournisseur et article ......... 264 Paramétrages d’import ...................................301
Structure du fichier d’importation Numérotation des comptes de tiers ..................... 302
des références fournisseur.................................... 264
Affectation de compte principal ............................ 303
Description des champs d’une
ligne référence fournisseur de l’article .................. 267 Propriétés des champs...................................304
Valeurs reprises par défaut en création d’article... 269 Volet Propriété - Champs
des formats de fichiers paramétrables ................. 304
Gestion des erreurs en import de données -
Volet Correspondance -
Format Sage 30 et Sage 100 ........................ 271
Champs des formats de fichiers paramétrables... 306
Journal d’import - Format Sage 30 et Sage 100 ... 273
Caractères non gérés.....................................307

Importer au format Champs du fichier Clients ..............................308

d’importation paramétrable ......................274 Champs disponibles - Champs du fichier Clients. 308
Généralités sur les importations Correspondance des champs - Champs du fichier
au format paramétrable ................................. 274 Clients .................................................................. 310

Gestion des caractères non gérés ........................ 275 Valeurs par défaut - Champs du fichier Clients.... 311

Importation en modification ................................... 276 Champs du fichier Fournisseurs.....................311

Importation en ajout .............................................. 277 Champs disponibles -
Champs du fichier Fournisseurs........................... 311
Importation des articles ......................................... 277
Correspondance des champs -
Gestion des erreurs en import de données – Champs du fichier Fournisseurs........................... 312
Format paramétrable ..................................... 278
Valeurs par défaut -
Journal d’import – Format paramétrable ............... 278 Champs du fichier Fournisseurs........................... 313
Champs du fichier Articles..............................313
Exporter ...................................................280
Champs disponibles - Champs du fichier Articles 313
Correspondance des champs -
Exporter au format Sage, HTML… ..........281
Champs du fichier Articles ................................... 314
Paramétrage des modèles d’exportation....... 283 Valeurs par défaut - Champs du fichier Articles ... 315
Critères de sélection ............................................. 286
Champs du fichier Stocks articles ..................316
Formats d’exportation.................................... 287 Champs disponibles -
Format texte .......................................................... 287 Champs du fichier Stock articles .......................... 316

Format Sylk ........................................................... 287 Champs du fichier Tarifs catégories tarifaires 316
Format HTML ........................................................ 287 Champs disponibles -
Champs du fichier Tarifs par catégories tarifaires 316
Format Classeur Microsoft Excel®........................ 289
Correspondance des champs – Champs du fichier Ta-
Déclaration d’échange de biens intra-communau- rifs par catégories tarifaires .................................. 317
taire................................................................ 289

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 Sommaire

Champs du fichier Tarifs clients .................... 317 Importation des données

Champs disponibles -
par la communication de site à site ................344
Champs du fichier Tarifs clients ............................ 317 Message E-mail ................................................... 345
Champs du fichier Tarifs fournisseurs ........... 318 Fichier magnétique............................................... 345
Champs disponibles - Journal de traitement ........................................... 346
Champs du fichier Tarifs fournisseurs................... 318
Correspondance des champs - Communications planifiées ..................... 347
Champs du fichier Tarifs fournisseurs................... 318
Liste des communications planifiées..............347
Champs du fichier Familles d’articles ............ 319
Menu contextuel de la liste des
Champs disponibles - communications planifiées ................................... 348
Champs du fichier Familles d’articles.................... 319
Détail d’une communication planifiée.............348
Correspondance des champs -
Champs du fichier Familles d’articles.................... 320 Volet Fiche principale – Communication planifiée 349

Valeurs par défaut - Volet Données – Communications planifiées....... 350

Champs du fichier Familles d’articles.................... 320 Communications planifiées
Champs du fichier Documents ...................... 321 lorsque le programme est arrêté ....................352
Champs disponibles -
Champs du fichier Documents .............................. 321 Imprimer les paramètres société............. 354
Correspondance des champs -
Champs du fichier Documents .............................. 322 Mise en page .......................................... 355
Valeurs par défaut -
Champs du fichier Documents .............................. 323 Format d’impression ............................... 356
Champs du fichier Projet de fabrication......... 323
Champs disponibles - Impression différée ................................. 357
Champs du fichier Projet de fabrication ................ 323
Champs du fichier Outils....................................................... 359
Evénement agenda ressource....................... 325
Champs disponibles - Champs du fichier Mise à jour des tarifs............................... 360
Evénement agenda ressource .............................. 325
Processus de mise à jour des tarifs ...............360

Communication site à site........................327 Assistant de mise à jour des tarifs..................361

Sélection du type de mise à jour -
Communication........................................328 Assistant de mise à jour des tarifs..................362

Opérations préliminaires................................ 328 Sélection des articles -

Assistant de mise à jour des tarifs..................364
Données concernées..................................... 330
Sélection de la catégorie tarifaire et des tarifs d'ex-
Envoi de données.......................................... 330 ception - Assistant de mise à jour des tarifs...365
Assistant communication de site à site – Paramétrage de la mise à jour des tarifs
Envoi de données ................................................. 330 d’achat - Assistant de mise à jour des tarifs...366
Exportation de données par la
communication de site à site................................. 337
Paramétrage de la mise à jour des tarifs de
vente - Assistant de mise à jour des tarifs......367
Réception de données................................... 340
Paramétrage de la mise à jour du coefficient -
Assistant communication de site à site – Assistant de mise à jour des tarifs..................367
Réception de données .......................................... 340
Paramétrage de la mise à jour des remises -
Assistant de mise à jour des tarifs..................368

© 2009 Sage 7
 Sommaire

Paramétrage du recalcul des prix de vente - Assis- Paramètres des codes barres des énumérés de
tant de mise à jour des tarifs ......................... 369 conditionnements - Assistant de mise à jour des
Répercussion sur le prix de vente......................... 370
références et des codes barres......................400

Mise à jour des tarifs - Assistant de mise à jour des Récapitulatif des paramètres de mise à jour - As-
tarifs............................................................... 371 sistant de mise à jour des références et des codes
barres .............................................................401
Validation pas à pas.............................................. 372
Utilisation manuelle de la commande Mise à jour Recalcul des informations libres ............. 403
des tarifs ........................................................ 374
Fenêtre de mise à jour des tarifs........................... 374 Réajustement des cumuls....................... 405
Répercussion sur le prix de vente......................... 378
Mise à jour des tarifs des nomenclatures.............. 380 Maintenance ........................................... 411
Validation de la mise à jour des tarifs ................... 381
Importer les préférences ......................... 412
Mise à jour des prévisions .......................385
Exporter les préférences......................... 414
Assistant de mise à jour des prévisions ........ 385
Sélection du type de traitement - Assistant de mise à
jour des prévisions ................................................ 385
Lancement des applications ................... 415
Sélection des données à mettre à jour - Assistant de
mise à jour des prévisions..................................... 387 Quitter ..................................................... 416
Période de référence - Assistant de mise à jour des pré-
visions ................................................................... 387 Menu Edition
Paramétrage des quantités à fabriquer - Assistant de
mise à jour des prévisions..................................... 389 Dupliquer................................................. 418
Duplication par Glisser / Déposer...................419
Mise à jour des références
et des codes barres .................................392
Menu Structure
Sélection du type de traitement -
Assistant de mise à jour des références et des co-
des barres...................................................... 392 Familles d’articles ................................... 421
Sélection des données à mettre à jour - Fenêtre Familles d’articles –
Assistant de mise à jour des références et des co- Gestion classique ...........................................421
des barres...................................................... 394 Liste des familles d’articles .................................. 421
Paramètres des références gammes - Classement des familles d’articles ....................... 422
Assistant de mise à jour des références et des co- Fonctions.............................................................. 422
des barres...................................................... 395
Opérations possibles
Paramètres des références de conditionnements - sur la liste des familles d’articles .......................... 423
Assistant de mise à jour des références et des co-
Menu contextuel de la liste des familles d’articles 424
des barres...................................................... 396
Gestion des familles d’articles –
Paramètres des codes barres articles -
Mode catalogue..............................................425
Assistant de mise à jour des références et des co-
des barres...................................................... 397 Sélection des niveaux .......................................... 425

Paramètres des codes barres des énumérés de Ajout d’une famille ................................................ 426
gammes - Assistant de mise à jour des références Supprimer une famille .......................................... 426
et des codes barres ....................................... 399
Consultation et modification d’une famille ............ 426

© 2009 Sage 8
 Sommaire

Famille d’articles - Détail de la fiche .............. 426 Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à double gam-
me ........................................................................ 467
Volet Fiche Principale - Famille d’articles...... 427
Détail d’une catégorie tarifaire – Article à conditionne-
Volet Complément - Familles d’articles ......... 431 ment ..................................................................... 468
Modèles d’enregistrement – Familles d'articles .... 434 Tarifs clients ...................................................469
Volet Tarification – Familles d’articles ........... 435 Détail d’un tarif client - Article sans gamme ni condition-
nement ................................................................. 471
Fournisseurs par famille d’articles......................... 436
Détail d’un tarif client - Article à gamme............... 471
Paramétrage des fournisseurs –
Familles d’articles.................................................. 436 Gestion des références fournisseurs - Tarifs
Catégorie tarifaires par famille d’articles ............... 440 d’achat............................................................472
Remise par client par famille d’articles.................. 441 Détail d’un fournisseur - Article sans gamme....... 473

Assistant de génération automatique ou manuelle Détail d’un fournisseur -

de la structure du catalogue article................ 442 Article à une seule gamme................................... 476
Détail d’un fournisseur - Article à deux gammes.. 478
Structuration du catalogue article -
Assistant de génération de la structure du catalo- Mise à jour du prix d’achat dans
gue article ...................................................... 442 les références fournisseurs .................................. 478

Paramétrage du catalogue articles - Gestion des énumérés de gamme .................480

Assistant de génération de la structure du catalo- Article à une seule gamme................................... 481
gue article ...................................................... 443
Articles à deux gammes ....................................... 482
Génération automatique des familles -
Gestion des conditionnements .......................482
Assistant de génération de la structure du catalo-
gue article ...................................................... 445 Nouveau tarif ..................................................483
Passerelle comptable - Assistant de génération de Volet Complément - Articles...........................484
la structure du catalogue article..................... 446
Catégories comptables articles ............................ 487
Résultats de l’assistant de génération de la struc-
Volet Descriptif - Articles ................................489
ture du catalogue article ................................ 447
Rubriques du glossaire - Volet Descriptif de la fiche ar-
ticle ....................................................................... 491
Articles .....................................................448
Modèles d’enregistrement .................................... 492
Fenêtre Articles - Gestion classique.............. 448
Volet Champs libres - Article ..........................493
Liste des familles d’articles ................................... 448
Sous-volet Statistique article - Volet Champs li-
Fonctions............................................................... 450
bres des articles .............................................494
Opérations possibles sur la liste des articles ........ 451
Sous-volet Information libre - Volet Champs libres
Menu contextuel de la liste des articles ................ 453 des articles .....................................................495
Fenêtre Articles – Mode catalogue................ 453 Menu contextuel de la liste des informations libres 496
Article – Détail de la fiche article ................... 455 Volet Ressources - Articles ............................496
Onglets / Volets..................................................... 456 Sous-volet Photo - Volet Champs libres des arti-
Volet Fiche principale - Articles ..................... 457 cles .................................................................498
Pour attacher une image à la fiche article ............ 498
Catégories tarifaires articles (Tarifs de vente)461
Pour supprimer une image associée.................... 499
Articles - Liste des catégories tarifaires - Menu contex-
tuel ........................................................................ 462 Sous-volet Documents - Volet Champs libres des
Détail d’une catégorie tarifaire .............................. 462 articles ............................................................499
Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à une seule Volet Stock - Articles ......................................501
gamme .................................................................. 466

© 2009 Sage 9
 Sommaire

Menu contextuel de la liste des dépôts - Volet Stock de Actions possibles dans ce volet ........................... 541
la fiche article ........................................................ 504
Menu contextuel de la liste des composants ....... 541
Dernier prix d’achat - Article sans gamme ............ 505
Volet Composition / Gammes –
Articles particuliers - Nomenclatures ...............................................541
Volet stock de la fiche article ......................... 506
Description du volet Composition / Gammes ....... 542
Article à simple gamme - Volet Stock de la fiche Actions possibles dans ce volet ........................... 542
article ............................................................. 506
Menu contextuel de la liste
Dernier prix d’achat - Article avec gamme(s) ........ 507 des gammes opératoires...................................... 543
Article à double gamme - Volet Stock de la fiche Volet Gamme opératoire - Nomenclatures.....543
article ............................................................. 509
Description du volet Gamme opératoire............... 544
Article à conditionnement - Volet Stock de la fiche
Actions possibles dans ce volet ........................... 547
article ............................................................. 511
Menu contextuel de la liste
Article suivi en sérialisé - Volet Stock de la fiche des gammes opératoires...................................... 548
article ............................................................. 513
Volet Gamme opératoire /
Article géré par lot - Gamme - Nomenclatures ...............................549
Volet Stock de la fiche article ........................ 514
Description du volet
Article en contremarque - Volet Stock de la fiche Gamme opératoire / Gammes.............................. 550
article ............................................................. 515 Actions possibles dans ce volet ........................... 550
Projets de fabrication ............................................ 515 Menu contextuel de la
Volet Statistiques - Articles............................ 516 liste des gammes opératoires .............................. 551

Sous-volet Statistiques de vente - Volet Statisti- Volet Prévisions - Nomenclatures ..................551

ques des articles............................................ 516 Volet Prévisions / Gammes - Nomenclatures.554
Sous-volet Statistiques d’achat - Volet Statisti-
ques des articles............................................ 518 Comptabilité ............................................ 556
Gestion des graphiques - Articles.................. 518
Sélection de la série du graphique........................ 518 Plan comptable ....................................... 557
Les différentes représentations graphiques .......... 519 Opérations possibles sur la liste des comptes gé-
néraux ............................................................557
Nomenclatures.........................................522 Menu contextuel de la liste du plan comptable .... 559

Typologie des nomenclatures........................ 522 Création d’un compte général ........................559

Nomenclatures de fabrication ............................... 522 Assistant de création d’un compte général comp-
Nomenclature commerciale / composé................. 523
table................................................................559

Nomenclature commerciale / composant.............. 526 Informations principales ....................................... 560

Articles liés - Nomenclatures................................. 527 Informations libres ................................................ 561

Fenêtre Nomenclatures ................................. 528 Création manuelle d’un compte général.........562

Opérations possibles sur Compte général - Détail de la fiche ................562

la fenêtre Nomenclatures ...................................... 528 Volet Fiche Principale - Compte général........563
Menu contextuel de la liste des nomenclatures .... 531
Volet Analytique - Compte général.................567
Nomenclature – Détail de la fiche.................. 531 Sélection d’une grille analytique - Compte général 568
Volet Composition - Nomenclature................ 536 Volet Bloc-notes - Compte général ................569
Description du volet Composition.......................... 537
Volet Information libre - Compte général........569

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 Sommaire

Volet Cumuls - Compte général .................... 570 Codes journaux....................................... 593

Gestion des graphiques - Comptes généraux 571 Opérations possibles sur la liste des codes jour-
Sélection de la série du graphique - naux................................................................593
Comptes généraux................................................ 571 Menu contextuel de la liste des codes journaux .. 594
Création d’un code journal .............................594
Plan analytique ........................................573
Assistant de création d’un code journal..........595
Opérations possibles sur la liste des sections ana-
lytiques .......................................................... 573 Identification du journal - Assistant de création
d’un code journal ............................................595
Menu contextuel de la liste
des sections analytiques ....................................... 575 Paramétrage d’un journal de type trésorerie - As-
sistant de création d’un code journal..............596
Plans analytiques et structure des numéros de
section ........................................................... 575 Options du journal - Assistant de création d’un
Paramétrage libre des numéros de section .......... 575
code journal....................................................597

Paramétrage d’une section en fonction d’une structure Création manuelle d’un code journal..............598
définie.................................................................... 576 Code journal - Détail de la fiche .....................599
Assistant de génération
automatique des sections.............................. 577 Banques.................................................. 603
Sélection du plan analytique - Assistant de géné- Opérations possibles sur la liste des banques603
ration automatique des sections.................... 578
Menu contextuel de la liste des banques ............. 604
Informations complémentaires - Assistant de gé-
nération automatique des sections................ 578 Banque - Détail de la fiche .............................604

Sélection des niveaux de rupture - Assistant de Volet Identification - Banque ..........................604

génération automatique des sections............ 579 Volet Contacts - Banque ................................606
Sélection par Enuméré.......................................... 579 Volet R.I.B. - Banque......................................608
Sélection par Intervalle.......................................... 580
Coordonnées de l’agence .................................... 611
Sélection par Incrément ........................................ 580
Sections totalisatrices - Assistant de génération Modèles de règlement ............................ 612
automatique des sections.............................. 580
Opérations possibles sur la liste des modèles de
Section analytique - Détail de la fiche ........... 582 règlement .......................................................612
Boutons ................................................................. 582 Menu contextuel de la liste
des modèles de règlement ................................... 613
Volet Fiche principale - Section analytique.... 583
Modèle de règlement - Détail de la fiche........613
Volet Information libre - Section analytique ... 584
Volet Cumuls - Section analytique................. 585 Modèles de grille..................................... 616
Gestion des graphiques - Section analytique 586 Opérations possibles sur la liste des modèles de
Sélection de la série du graphique - grille................................................................616
Section analytique................................................. 586 Menu contextuel de la liste des modèles de grille 617
Modèle de grille - Détail de la fiche ................617
Taux de taxes ..........................................588
Opérations possibles sur la liste Codes affaires......................................... 619
des taux de taxes .......................................... 588
Codes affaires - Liste .....................................619
Menu contextuel de la liste des taux de taxe ........ 589
Boutons ................................................................ 619
Taux de taxe – Détail de la fiche ................... 589

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 Sommaire

Menu contextuel de la liste des codes affaires ..... 621 Sous-volet Information libre - Volet Champs libres
du client ..........................................................657
Code affaire – Détail de la fiche .................... 621
Onglets / Volets .................................................... 622 Sous-volet Documents - Volet Champs libres du
client ...............................................................658
Création d’un document interne à partir de la fenêtre
d’un code affaire.................................................... 622 Volet Livraisons - Client..................................660
Volet Fiche principale - Code affaire ............. 623 Volet Tarifs - Client.........................................662
Volet Information libre - Code affaire............. 626 Sous-volet Remise par famille - Volet Tarifs du
client ...............................................................663
Volet Statistiques - Code affaire .................... 627
Sous-volet Tarif d’exception par article - Volet Ta-
Sous-volet Réalisation des objectifs - Volet Statis- rifs du client ....................................................664
tiques des codes affaires............................... 628
Détail d’un tarif d’exception .................................. 665
Domaine = Les deux ou Achat .............................. 629
Volet Abonnements - Client............................667
Domaine = Vente .................................................. 630
Volet Statistiques - Clients .............................668
Sous-volet Statistiques ventes - Volet Statistiques
des codes affaires ......................................... 630 Sous-volet Solvabilité - Volet Statistiques de la fi-
che client ........................................................669
Sous-volet Statistiques achats - Volet Statistiques
des codes affaires ......................................... 631 Sous-volet Statistiques - Volet Statistiques de la fi-
che client ........................................................670
Sous-volet Mouvements comptables - Volet Sta-
tistiques des codes affaires ........................... 632 Sous-volet Surveillance - Volet Statistique de la fi-
che client ........................................................672
Gestion des graphiques - Code affaire.......... 632
Sélection de la série du graphique - Code affaire . 633 Gestion des graphiques - Clients ...................672
Sélection de la série du graphique - Clients......... 673
Clients......................................................634 Volet Agenda - Clients....................................673
Clients - Liste................................................. 634 Saisie d’un événement agenda ............................ 675
Boutons ................................................................. 634
Menu contextuel de la liste des clients.................. 636 Fournisseurs ........................................... 677

Client - Détail de la fiche................................ 636 Fournisseurs - Liste........................................677

Volets / Onglets..................................................... 637 Boutons ................................................................ 677

Création d’un document des ventes à partir de la fenê- Menu contextuel de la liste des fournisseurs ....... 679
tre du client............................................................ 638 Fournisseur - Détail de la fiche.......................679
Volet Identification - Client............................. 639 Volets / Onglets .................................................... 680
Volet Contacts - Client................................... 642 Création d’un document des achats à partir de la fenê-
tre du fournisseur ................................................. 681
Volet Complément - Client............................. 643
Volet Identification - Fournisseur....................682
Conditions de règlement ....................................... 646
Volet Contacts - Fournisseur..........................684
Volet Banques - Client................................... 648
Coordonnées de l’agence - Client......................... 651 Volet Complément - Fournisseurs..................686
Conditions de paiement ....................................... 688
Volet Modèles - Client ................................... 652
Menu contextuel de la liste des modèles clients ... 655 Volet Banques - Fournisseurs ........................690
Coordonnées de l’agence - Fournisseur .............. 693
Volet Champs libres - Client .......................... 655
Volet Modèles - Fournisseur ..........................694
Sous-volet Statistique tiers - Volet Champs libres
du client ......................................................... 656

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Menu contextuel de la liste des Application de barèmes Rabais, remises et ristournes

modèles fournisseurs ............................................ 697 fournisseurs.......................................................... 726
Volet Champs libres - Fournisseur ................ 697 Liste Rabais, remises
et ristournes fournisseurs ...............................726
Sous-volet Statistique tiers - Volet Champs libres
de la fiche fournisseur ................................... 697 Rabais, remise et ristourne fournisseur - Détail de
la fiche ............................................................727
Sous-volet Information libre - Volet Champs libres
de la fiche fournisseur ................................... 699 Menu contextuel ................................................... 730

Sous-volet Documents - Volet Champs libres de la

fiche fournisseur ............................................ 700 Soldes et promotions clients ................... 731
Volet Tarifs - Fournisseur .............................. 701 Liste des soldes et promotions.......................731

Volet Abonnements - Fournisseur ................. 703 Menu contextuel de la liste

des soldes et promotions ..................................... 732
Volet Statistiques - Fournisseur..................... 704
Soldes et promotions - Détail de la fiche........732
Sous-volet Solvabilité - Volet Statistiques de la fi-
che fournisseur .............................................. 705
Soldes et promotions fournisseurs.......... 734
Sous-volet Statistiques - Volet Statistiques de la fi-
Présentation ...................................................734
che fournisseur .............................................. 706
Application de barèmes Soldes et promotions fournis-
Sous-volet Surveillance - Volet Statistiques de la seurs .................................................................... 734
fiche fournisseur ............................................ 707
Liste Soldes et promotions fournisseurs ........734
Gestion des graphiques - Fournisseurs......... 708
Actions possibles dans la liste Soldes
Sélection de la série du graphique........................ 708 et promotions fournisseurs ................................... 734
Volet Agenda - Fournisseur........................... 709 Menu contextuel ................................................... 735
Saisie d’un événement agenda............................. 710 Soldes et promotions fournisseurs -
Détail de la fiche.............................................735
Barèmes ..................................................712 Menu contextuel ................................................... 737

Commissions représentants ....................713 Glossaires ............................................... 738

Menu contextuel de la liste des commissions représen- Liste des glossaires........................................738
tants ...................................................................... 713
Menu contextuel de la liste des glossaires........... 739
......................Commission - Détail de la fiche714
Glossaires - Détail de la fiche.........................739
Modalités du commissionnement sur encaisse-
ment............................................................... 720
Modèles d’enregistrement....................... 741

Rabais, remises et ristournes clients .......721 Liste des modèles d’enregistrement...............741

Menu contextuel de la liste des modèles d’enregistre-
Liste des rabais, remises et ristournes .......... 721
ment ..................................................................... 742
Menu contextuel de la liste des rabais, remises et ris-
tournes .................................................................. 722 Modèles d’enregistrement - Détail de la fiche 742

Rabais, remises et ristournes - Volet Fiche principale -

Détail de la fiche ............................................ 722 Modèle d’enregistrement................................743
Assistant de paramétrage des modèles d’enregistre-
ment ..................................................................... 745
Rabais, remises et ristournes
fournisseurs .............................................726 Volet Complément -
Modèles d’enregistrement ..............................748
Présentation .................................................. 726

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 Sommaire

Ressources..............................................750 Liste des dépôts de stockage.........................779

Liste des ressources...................................... 750 Boutons ................................................................ 779

Opérations possibles sur la liste des ressources .. 751 Menu contextuel

de la liste des dépôts de stockage ....................... 780
Boutons ................................................................. 752
Dépôt de stockage - Détail de la fiche............780
Menu contextuel de la liste des ressources .......... 752
Boutons ................................................................ 780
Ressource - Détail de la fiche........................ 752
Volet Fiche principale - Dépôt ........................781
Volet Fiche principale – Ressource....................... 753
Volet Complément – Ressource ........................... 755
Volet Contacts - Dépôt ...................................782

Volet Centres de charges – Ressource ................ 756 Volet Emplacements - Dépôt..........................783

Volet Articles rattachés – Ressource .................... 757 Menu contextuel de la liste
des emplacements de stockage........................... 786
Volet Capacités – Ressource................................ 757
Boutons ................................................................ 786
Volet Agenda – Ressource ................................... 759
Assistant de création des emplacements.......786
Volet Information libre – Ressource ...................... 760
Structure des codes des emplacements - Assistant de
création des emplacements ................................. 787
Centres de charges .................................762
Codification des allées -
Liste des centres de charges......................... 762 Assistant de création des emplacements............. 787
Boutons ................................................................. 763 Codification des travées -
Assistant de création des emplacements............. 788
Opérations possibles sur la liste des centres de char-
ges ........................................................................ 763 Codification des niveaux -
Assistant de création des emplacements............. 789
Menu contextuel
de la liste des centres de charges......................... 764 Codification des positions (cases) -
Assistant de création des emplacements............. 790
Centre de charges - Détail de la fiche ........... 764
Résultat de la codification des emplacements -
Boutons ................................................................. 765 Assistant de création des emplacements............. 790
Fiche principale – Centre de charges ................... 765
Volet Articles rattachés – Centre de charges........ 767 Menu Traitement
Volet Capacités – Centre de charges ................... 768
Volet Agenda – Centre de charges ....................... 769 Documents des ventes ........................... 794
Volet Information libre – Centre de charges.......... 770 Fenêtre Documents des ventes .....................795
Affichage de la fenêtre Documents des ventes.... 795
Collaborateurs .........................................772 Présentation ......................................................... 795
Liste des collaborateurs................................. 772 Liste des documents des ventes .......................... 797
Boutons ................................................................. 773 Fonctions annexes ............................................... 798
Menu contextuel de la liste des collaborateurs ..... 773 Boutons ................................................................ 799
Collaborateur - Détail de la fiche ................... 773 Menu contextuel de la liste
des documents des ventes .................................. 799
Boutons ................................................................. 774
Sélectionner les documents -
Volet Identification - Collaborateur ................ 774 Documents des ventes......................................... 799
Volet Profil - Collaborateur ............................ 775 Zone de tri et de classement -
Volet Barème - Collaborateur ........................ 777 Documents des ventes......................................... 800
Modifier le(s) statut(s) - Documents des ventes... 800
Dépôts de stockage .................................779 Envoyer e-mail - Documents des ventes ............. 802

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 Sommaire

Imprimer le(s) document(s) - Insérer une ligne vide ........................................... 852

Documents des ventes.......................................... 806
Lignes des Bons d’avoir et des Factures d’avoir.. 852
Comptabiliser le(s) document(s) - Documents des ven-
Lignes des Bons de retour
tes ......................................................................... 810
et des Factures de retour ..................................... 853
Historique du document - Documents des ventes 812
Déplacement des lignes ....................................... 853
Paramétrage ......................................................... 812
Colonnes de saisie des
Présentation .......................................................... 812 documents des ventes ...................................853
Création des documents des ventes ............. 813 Caractéristiques des colonnes ............................. 853
Procédures à suivres ............................................ 813 Présentation des colonnes ................................... 854
Autres procédures de création .............................. 815 Sélection d’un article -
Créer des documents des ventes en réseau ........ 821 Documents des ventes...................................869
Création non autorisée de document des ventes.. 821 Procédures à suivre ............................................. 869

Appliquer la norme DGI......................................... 822 Présentation de la fenêtre Sélection d’un article .. 871

Saisie des documents des ventes ................. 822 Créer un article en saisie de document de vente . 874

En-tête - Documents des ventes ................... 823 Gestion du planning - Documents des ventes874

Valider l’en-tête d’un document des ventes .......... 828 Présentation des événements agenda................. 875

Fonctions de l’en-tête............................................ 829 Création d’événements

agenda de type Document ................................... 875
Actions - Documents des ventes ................... 831
Evénement de type Intéressé .............................. 877
Boutons ................................................................. 832
Gestion des emplacements -
Informations sur le document des ventes...... 832 Documents des ventes...................................878
Informations générales sur le document ou la ligne - Affichage de la colonne Emplacement et du bouton
Documents des ventes.......................................... 832 Emplacements ..................................................... 878
Informations sur le document - Priorités de déstockage........................................ 879
Documents des ventes.......................................... 833
Modification des emplacements ........................... 880
Informations libres - Documents des ventes ......... 840
Présentation de la fenêtre
Informations complémentaires sur une ligne de docu- Saisie des emplacements .................................... 880
ment - Documents des ventes .............................. 841
Influence des lignes de documents sur les cumuls des
Historique de la ligne - Documents des ventes..... 845 quantités par emplacements ................................ 883
Informations sur la solvabilité - Documents des Appliquer les barèmes -
ventes ............................................................ 845 Documents des ventes...................................883
Présentation de la fenêtre ..................................... 846 Cas de plusieurs barèmes ................................... 884
Valider la fenêtre Solvabilité.................................. 847 Client affilié à une centrale d’achat ...................... 884
Saisir les lignes du document des ventes ..... 847 Particularités des lignes de document -
A partir d’un modèle de document ........................ 847 Documents des ventes...................................884

Saisir les lignes d’article........................................ 848 Afficher la fiche article .......................................... 884

Menu contextuel.................................................... 850 Lignes de documents particulières....................... 884

Insérer une ligne avant une autre ........................ 885
Opérations possibles sur les lignes de saisie - Do-
cuments des ventes....................................... 851 Supprimer une ligne vide ..................................... 885
Saisir une nouvelle ligne ....................................... 851 Insérer une ligne de sous-total ............................. 885
Modifier une ligne saisie........................................ 851 Insérer une ligne de remise supplémentaire ........ 886
Supprimer une ligne .............................................. 852

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 Sommaire

Enregistrer une remise identique Procédure à suivre pour les Factures et les Bons de Li-
sur certaines lignes ............................................... 886 vraison.................................................................. 900
Recalcul des modèles d’enregistrement ............... 887 Cas particuliers .................................................... 901
Associer un texte complémentaire - Documents Transformation de documents des ventes ........... 902
des ventes ..................................................... 888 Présentation des fenêtres .................................... 903
Contexte d’utilisation ............................................. 888 Automatiser la sélection des N° de séries / lots ... 906
Affichage d’un texte complémentaire .................... 888 Modifier un N° de série / lot .................................. 908
Procédure à suivre ................................................ 889 Supprimer une ligne d’article
Insérer une ligne de texte - géré par N° de série / lot ...................................... 909
Documents des ventes .................................. 890 Articles en contremarque -
Contexte d’utilisation ............................................. 890 Documents des ventes...................................909
Procédure à suivre ................................................ 891 Présentation ......................................................... 909

Articles particuliers - Documents des ventes. 891 Articles en contremarque simple .......................... 909
Articles en contremarque et à nomenclature........ 910
Articles à conditionnement -
Documents des ventes .................................. 891 Contexte d’utilisation ............................................ 910

Présentation .......................................................... 891 Génération manuelle d’une Commande fournisseur ou

d’une Préparation de fabrication .......................... 914
Articles gérés en vente au débit - Documents des
ventes ............................................................ 893 Fenêtres Informations contremarque - Articles en con-
tremarque ............................................................. 915
Présentation .......................................................... 893
Report des informations liées............................... 917
Articles à simple gamme - Livraison partielle d'un Bon de commande client lié par
Documents des ventes .................................. 894 contremarque à une commande fournisseur........ 918
Présentation .......................................................... 894 Modification d'une ligne d'article en contremarque 918
Saisir un article à simple gamme .......................... 894 Suppression d'un document lié ............................ 919
Présentation de la fenêtre Gamme de l’article - article à Suppression d'une ligne d'article en contremarque 920
simple gamme....................................................... 895
Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des
Modifier une ligne d’article à simple gamme ......... 896
ventes.............................................................920
Supprimer une ligne d’article à simple gamme ..... 896
Définition .............................................................. 920
.... Cas particulier des articles à gamme non gérés en
stock...................................................................... 896 Gestion multi-emplacements................................ 920

Articles à double gammes - Article forfaitaire - Documents des ventes. ....922

Documents des ventes .................................. 897 Sélection de l’option ............................................. 922
Présentation .......................................................... 897 Caractéristique ..................................................... 922
Saisir un article à double gammes ........................ 897 Article facturé au poids -
Présentation de la fenêtre Gamme de l’article - article à Documents des ventes...................................922
double gammes..................................................... 898 Sélection de l’option ............................................. 922
Modifier une ligne d’article à double gammes....... 898 Caractéristique ..................................................... 922
Supprimer une ligne d’article à double gammes ... 899 Articles à nomenclature -
Cas particulier des articles à double gammes non gé- Documents des ventes...................................923
rés en stock........................................................... 899
Présentation ......................................................... 923
Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents Saisie d’articles à
des ventes ..................................................... 899 nomenclature dans les documents ...................... 924
Présentation .......................................................... 899 Valorisation avec répartition du prix de vente ...... 925

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 Sommaire

Valorisation sans répartition du prix de vente ...... 927 Transformation partielle

Articles à nomenclature et à gamme..................... 929 des documents des ventes.............................983

Articles à nomenclature et à saisie variable.......... 930 Transformation intégrale avec modification du nouveau
document ............................................................. 983
Conflits de remises - Documents des ventes 933
Transformation partielle des lignes du document. 984
Paramétrage de l’application des remises ............ 933
Transformation des documents des ventes qui
Contexte d’utilisation ............................................. 933 comportent des articles de type Ressource ...985
Articles en indisponibilité - Gestion du reliquat ............................................... 985
Documents des ventes .................................. 935
Intégration de documents des ventes ............987
Paramétrage de la gestion des
articles en indisponibilité. ...................................... 935 Contexte d’utilisation ............................................ 987

Gestion des articles en indisponibilité ................... 935 Procédure à suivre ............................................... 987

Gestion des articles non livrés - Présentation de la fenêtre Documents à intégrer. 987
Documents des ventes.......................................... 935 Compatibilité entre documents............................. 988
Gestion classique des indisponibilités - Documents des Imprimer des documents des ventes .............989
ventes.................................................................... 939
Impression de la liste des documents des ventes 989
Valorisation du document -
Documents des ventes .................................. 953 Impression d’un document des ventes................. 989
Impression du BVR Suisse -
Présentation de la fenêtre .................................... 954
Documents des ventes......................................... 995
Valorisation TTC - Documents des ventes............ 955
Les documents des ventes et leur influence sur le
Acomptes et Bons d’achat - stock ...............................................................995
Documents des ventes.......................................... 957
Création / Suppression de documents ................. 995
Présentation de la fenêtre ..................................... 957
Modification de documents .................................. 995
Bons d’achat ......................................................... 962
Chaîne logique des documents des ventes ......... 996
Echéancier - Documents des ventes .................... 964
Influence des documents des ventes sur le stock 997
Règlement comptant - Documents des ventes ..... 967
Imputation des règlements -
Documents des achats ........................... 998
Documents des ventes.......................................... 970
Fenêtre Documents des achats .....................998
Duplication des documents des ventes ......... 971
Affichage de la fenêtre Documents des achats.... 998
Transformer le(s) document(s) - Documents des
ventes ............................................................ 971 Présentation ......................................................... 999

Avantages de la transformation des documents ... 971 Liste des documents des achats ........................ 1000

Différents types de transformations Fonctions annexes ............................................. 1001

des documents...................................................... 971 Boutons .............................................................. 1002
Transformer des documents des ventes autres que des Menu contextuel ................................................. 1002
Factures ................................................................ 972
Sélectionner les documents -
Transformer des Factures..................................... 977 Documents des achats....................................... 1003
Transformer des documents avec regroupement - Zone de tri et de classement -
Documents des ventes .................................. 980 Documents des achats....................................... 1003
Transformer des documents des ventes avec regrou- Modifier le(s) statut(s) - Documents des achats. 1004
pement autorisée .................................................. 980
Envoyer e-mail - Documents des achats............ 1006
Transformer avec regroupement non autorisée - Docu-
Imprimer le(s) document(s) -
ments des ventes .................................................. 982
Documents des achats....................................... 1009

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 Sommaire

Comptabiliser le(s) document(s) - Documents des Lignes des Bons de retour

achats.................................................................. 1013 et des Factures de retour ................................... 1051
Création des documents des achats ........... 1015 Déplacement des lignes ..................................... 1051

Procédures à suivres .......................................... 1015 Trier les lignes de saisie..................................... 1052

Autres procédures de création ............................ 1016 Colonnes de saisie

Créer des documents des achats en réseau ...... 1022
des documents des achats...........................1052

Création non autorisée de document des achats 1022 Caractéristiques des colonnes ........................... 1052

Appliquer la norme DGI....................................... 1023 Présentation des colonnes ................................. 1052

Saisie des documents des achats ............... 1023 Sélection d’un article -
Documents des achats.................................1062
En-tête - Documents des achats ................. 1024
Procédures à suivre ........................................... 1062
Valider l’en-tête d’un document des achats ........ 1029
Présentation de la fenêtre Sélection d’un article 1063
Fonctions de l’en-tête.......................................... 1029
Créer un article en saisie de document d’achats 1067
Actions - Documents des achats ................. 1031 Création d’une référence fournisseur ................. 1067
Boutons ............................................................... 1032
Gestion des emplacements - Documents des
Informations sur le document des achats.... 1032 achats...........................................................1068
Informations générales sur le document ou la ligne - Affichage de la colonne Emplacement et du bouton
Documents des achats........................................ 1032 Emplacements ................................................... 1068
Informations sur le document - Modification des emplacements ......................... 1069
Documents des achats........................................ 1033 Présentation de la fenêtre
Informations libres - Documents des achats ....... 1038 Saisie des emplacements .................................. 1070
Informations complémentaires sur une ligne de docu- Influence des lignes de documents sur les cumuls des
ment - Documents des achats ............................ 1039 quantités par emplacements .............................. 1072
Historique de la ligne - Documents des achats... 1043 Appliquer les barèmes -
Documents des achats.................................1072
Informations sur la solvabilité - Documents des
achats .......................................................... 1043 Cas de plusieurs barèmes ................................. 1073
Présentation de la fenêtre ................................... 1043 Particularités des lignes de document - Docu-
Fonction Historique du document - Documents des ments des achats .........................................1073
achats.................................................................. 1044 Afficher la fiche article ........................................ 1073
Paramétrage ....................................................... 1044 Lignes de documents particulières..................... 1074
Présentation ........................................................ 1044 Insérer une ligne avant une autre ...................... 1074
Saisir les lignes du document des achats ... 1045 Supprimer une ligne vide ................................... 1074
A partir d’un modèle de document ...................... 1045 Insérer une ligne de sous-total ........................... 1074
Saisir les lignes d’article...................................... 1046 Insérer une ligne de remise supplémentaire ...... 1075
Menu contextuel ................................................. 1048 Enregistrer une remise
identique sur certaines lignes............................. 1076
Opérations possibles sur les lignes de saisie - Do-
cuments des achats..................................... 1050 Recalcul des modèles d’enregistrement ............ 1076

Saisir une nouvelle ligne ..................................... 1050 Associer un texte complémentaire - Documents
des achats ....................................................1077
Modifier une ligne saisie...................................... 1050
Contexte d’utilisation .......................................... 1077
Supprimer une ligne ............................................ 1050
Affichage d’un texte complémentaire ................. 1077
Insérer une ligne vide.......................................... 1051
Procédure à suivre ............................................. 1078
Lignes des Bons d’avoir et des Factures d’avoir. 1051

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 Sommaire

Insérer une ligne de texte - Articles gérés en FIFO / LIFO - Documents des
Documents des achats ................................ 1079 achats...........................................................1096
Contexte d’utilisation ........................................... 1079 Définition ............................................................ 1096
Procédure à suivre .............................................. 1080 Gestion multi-emplacements.............................. 1096
Articles particuliers - Documents des achats1080 Articles à nomenclature -
Documents des achats.................................1096
Articles gérés en vente au débit - Documents des
achats .......................................................... 1080 Présentation ....................................................... 1096

Présentation ........................................................ 1080 Conflits de remises - Documents des achats1097

Articles à simple gamme - Paramétrage de l’application des remises ......... 1097
Documents des achats ................................ 1081 Contexte d’utilisation .......................................... 1097
Présentation ........................................................ 1081 Valorisation du document -
Saisir un article à simple gamme ........................ 1081 Documents des achats.................................1099
Présentation de la fenêtre Gamme de l’article - article à Présentation de la fenêtre ................................. 1099
simple gamme..................................................... 1082
Valorisation TTC - Documents des achats......... 1100
Modifier une ligne d’article à simple gamme ....... 1083
Acomptes et Bons d’achat -
Supprimer une ligne d’article à simple gamme ... 1083 Documents des achats....................................... 1102
.... Cas particulier des articles à gamme non gérés en Présentation de la fenêtre .................................. 1103
stock.................................................................... 1083
Bons d’achat ...................................................... 1107
Articles à double gammes - Documents des Echéancier - Documents des achats ................. 1109
achats .......................................................... 1083
Imputation des règlements -
Présentation ........................................................ 1083 Documents des achats....................................... 1113
Saisir un article à double gammes ...................... 1084 Règlement comptant - Factures d’achats........... 1114
Présentation de la fenêtre Gamme de l’article - article à Gestion des frais d’approche ............................. 1116
double gammes................................................... 1084
Fenêtre Ventiler les frais .................................... 1119
Modifier une ligne d’article à double gammes..... 1085
Fenêtre Ventilation facture ................................ 1120
Supprimer une ligne d’article à double gammes . 1085
Duplication des documents des achats........1122
Cas particulier des articles à double gammes non gé-
rés en stock......................................................... 1085 Transformer le(s) document(s) - Documents des
achats...........................................................1123
Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents
des achats ................................................... 1085 Avantages de la transformation des documents 1123
Présentation ........................................................ 1085 Différents types de
transformations des documents ......................... 1123
Affectation des N° de série / lot - Documents des
achats.................................................................. 1089 Transformer des documents des achats autres que des
Factures ............................................................. 1124
Articles en contremarque -
Documents des achats ................................ 1091 Transformer des Factures d’achat ..................... 1128

Présentation ........................................................ 1091 Transformer des documents avec regroupement -

Documents des achats.................................1131
Fenêtres Informations contremarque - Articles en con-
tremarque............................................................ 1091 Transformer des documents des achats avec regrou-
pement autorisée ............................................... 1132
Report des informations liées.............................. 1095
Transformer avec regroupement non autorisée - Docu-
Modification d'une ligne
ments des achats ............................................... 1133
d'article en contremarque.................................... 1095
Suppression d'une ligne
Transformation partielle des documents des
d'article en contremarque.................................... 1096 achats...........................................................1134

© 2009 Sage 19
 Sommaire

Transformation intégrale avec modification du nouveau Création non autorisée de document des stocks 1157
document ............................................................ 1134
Saisie des documents des stocks ................1158
Transformation partielle des lignes du document 1134
En-tête - Documents des stocks ..................1158
Transformation partielle par le menu contextuel -
Transformer la(les) ligne(s) ................................. 1135 Zones de saisie .................................................. 1159

Intégration de documents des achats.......... 1136 Valider l’en-tête d’un document des stocks........ 1160

Contexte d’utilisation ........................................... 1136 Fonctions de l’en-tête ......................................... 1160

Procédure à suivre .............................................. 1136 Actions - Documents des stocks ..................1161

Présentation de la fenêtre Documents à intégrer 1136 Boutons .............................................................. 1162

Compatibilité entre documents............................ 1137 Informations sur le document des stocks .....1162
Imprimer des documents des achats........... 1137 Informations générales sur le document ou la ligne -
Documents des stocks ....................................... 1162
Impression de la liste des documents des achats 1137
Informations libres - Documents des stocks....... 1163
Impression d’un document des achats................ 1138
Informations complémentaires sur une ligne de docu-
Impression du BVR Suisse - ment - Documents des stocks ............................ 1165
Documents des achats........................................ 1142
Saisir les lignes des documents des stocks .1169
Les documents des achats et
leur influence sur le stock ............................ 1142 Saisir les lignes d’article ..................................... 1169

Création / Suppression de documents ................ 1142 Menu contextuel ................................................. 1170

Modification de documents ................................. 1143 Personnaliser l’affichage des colonnes des documents
des stocks .......................................................... 1170
Chaîne logique des documents des achats ........ 1143
Opérations possibles sur les lignes de saisie - Do-
Influence des documents des achats sur le stock 1144
cuments des stocks......................................1170
Saisir une nouvelle ligne .................................... 1170
Documents des stocks...........................1145
Modifier une ligne saisie..................................... 1170
Fenêtre Documents des stocks ................... 1146
Supprimer une ligne ........................................... 1171
Affichage de la fenêtre Documents des stocks ... 1146
Insérer une ligne vide ......................................... 1171
Présentation ........................................................ 1146
Déplacement des lignes ..................................... 1171
Liste des documents des stocks ......................... 1147
Trier les lignes de saisie..................................... 1172
Fonctions annexes .............................................. 1148
Colonnes de saisie
Boutons ............................................................... 1149 des documents des stocks ...........................1172
Menu contextuel.................................................. 1149
Caractéristiques des colonnes ........................... 1172
Sélectionner les documents -
Présentation des colonnes ................................. 1172
Documents des stocks ........................................ 1149
Zone de tri et de classement -
Sélection d’un article -
Documents des stocks ........................................ 1150 Documents des stocks .................................1178

Créer un projet de fabrication - Présentation de la fenêtre Sélection d’un article 1178

Documents des stocks ........................................ 1150 Créer un article en saisie
Imprimer le(s) document(s) - de document des stocks .................................... 1182
Documents des stocks ........................................ 1152 Gestion des emplacements - Documents des
Création des documents des stocks............ 1156 stocks ...........................................................1182
Procédure à suivres ............................................ 1156 Affichage de la colonne Emplacement et du bouton
Emplacements ................................................... 1182
Autre procédure de création................................ 1157
Priorité de déstockage ....................................... 1183
Créer des documents des stocks en réseau....... 1157

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 Sommaire

Modification des emplacements.......................... 1184 Articles gérés en LIFO, FIFO

et par N° de série / lot ........................................ 1207
Présentation de la fenêtre Saisie
des emplacements .............................................. 1185 Fenêtre Dépréciation du stock ........................... 1208
Influence des lignes de documents sur les cumuls des Articles à simple gamme -
quantités par emplacements ............................... 1187 Bons de dépréciation du stock ........................... 1209
Particularités des lignes de pièces - Documents Articles à double gamme -
des stocks.................................................... 1188 Bons de dépréciation du stock ........................... 1209

Afficher la fiche article ......................................... 1188 Mouvement de transfert -

Documents des stocks .................................1209
Enregistrer une remise identique
sur certaines lignes ............................................. 1188 Fenêtre Mouvement de transfert ........................ 1210
Associer un texte complémentaire - Documents Articles à simple gamme -
des stocks.................................................... 1189 Mouvements de transfert ................................... 1210

Contexte d’utilisation ........................................... 1189 Articles à double gammes -

Mouvements de transfert ................................... 1210
Affichage d’un texte complémentaire .................. 1189
Articles sérialisés ou gérés par lot - Mouvements de
Procédure à suivre .............................................. 1189 transfert .............................................................. 1210
Insérer une ligne de texte - Préparations de fabrication - Documents des
Documents des stocks ................................ 1191 stocks ...........................................................1211
Contexte d’utilisation ........................................... 1191 Création des Préparations de fabrication ........... 1211
Procédure à suivre .............................................. 1191 Fenêtre Préparation de fabrication..................... 1211
Types de documents des stocks ................. 1191 Articles à nomenclature de fabrication – Préparations
de fabrication...................................................... 1215
Mouvements d’entrée -
Documents des stocks ................................ 1192 Article en contremarque -
Préparations de fabrication ................................ 1216
Fenêtre Mouvement d’entrée .............................. 1192
Transformation des Préparations de fabrication 1219
Articles à simple gamme - Mouvements d'entrée 1193
Ordres de fabrication -
Articles à double gammes -
Mouvements d'entrée ......................................... 1195
Documents des stocks .................................1222

Articles sérialisés ou gérés par lot - Présentation de la fenêtre Ordre de fabrication . 1223
Mouvements d'entrée.......................................... 1197 Transformation des Ordres de fabrication.......... 1226
Affectation des N° de série / lot - Bons de fabrication - Documents des stocks1228
Mouvements d'entrée.......................................... 1200
Création de Bons de fabrication ......................... 1229
Mouvements de sortie -
Fenêtre Bon de fabrication ................................. 1229
Documents des stocks ................................ 1201
Affectation de ressources
Fenêtre Mouvement de sortie ............................. 1202
à un centre de charges ...................................... 1232
Articles à simple gamme - Mouvements de sortie 1202
Articles ressources - Bon de fabrication............. 1233
Articles à double gammes -
Articles gérés par lot - Bon de fabrication .......... 1234
Mouvements de sortie......................................... 1203
Articles à nomenclature - Bons de fabrication.... 1237
Articles sérialisés ou gérés par lot - Mouvements de
sortie ................................................................... 1203 Cas d’article suivi par N° de série / lot - Bons de fabri-
cation.................................................................. 1239
Automatiser la sélection des N° de séries / lots .. 1206
Cas d’article en indisponibilité -
Modifier un N° de série / lot................................. 1207
Bons de fabrication ............................................ 1239
Supprimer une ligne d’article géré
Désassemblage - Bons de fabrication ............... 1242
par N° de série / lot ............................................. 1207
Imprimer des documents des stocks............1242
Bons de dépréciation du stock - Documents des
stocks .......................................................... 1207 Impression de la liste des documents des stocks 1242

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 Sommaire

Impression d’un document des stocks ................ 1242 Transformation des documents internes ......1278
Les documents des stocks et leur influence sur le Influence des documents internes................1280
stock ............................................................ 1245
Création / Suppression de documents ................ 1245 Gestion des fabrications ....................... 1281
Modification de documents ................................. 1246
Chaîne logique des documents des stocks......... 1246 Documents de fabrication ..................... 1282
Influence des documents des stocks sur le stock 1247 Fonctions annexes ............................................. 1283
Boutons .............................................................. 1284
Documents internes...............................1248 Menu contextuel de la liste des documents de fabrica-
tion ..................................................................... 1284
Liste des documents internes...................... 1249
Sélection des documents de fabrication ............ 1285
Présentation ........................................................ 1249
Imprimer la liste des documents de fabrication .. 1285
Liste des documents internes ............................. 1250
Fonctions annexes .............................................. 1251 Saisie et gestion des
documents de fabrication .............................1285
Boutons ............................................................... 1252
Menu contextuel de la liste des Simulation de fabrication....................... 1287
documents internes............................................. 1252
Sélection des documents internes ...................... 1253
Assistant de simulation des fabrications ......1287
Etape 1 - Assistant de
Zone de tri et de classement -
simulation des fabrications ................................. 1288
Documents internes ............................................ 1253
Etape 2 - Assistant de
Statut des documents internes............................ 1254
simulation des fabrications ................................. 1288
Envoyer e-mail - Documents internes ................. 1255
Etape 3 - Assistant de
Imprimer la liste des documents internes............ 1257 simulation des fabrications ................................. 1289
Création des documents internes................ 1261 Simulation manuelle des fabrications...........1290
Saisie des documents internes.................... 1262 Boutons .............................................................. 1290
En-tête - Documents internes ............................. 1262 Zones de saisies ................................................ 1291
Informations générales sur la pièce ou la ligne – Docu- Résultat de la simulation ..............................1292
ments internes..................................................... 1267
Simulation fabrication ......................................... 1292
Informations sur le document -
Documents internes ............................................ 1268 Boutons .............................................................. 1294

Informations libres - Documents internes............ 1271 Fenêtre Génération des commandes................. 1294

Saisie des lignes - Documents internes .............. 1272 Simulation ressource.......................................... 1295

Bouton [Actions] .................................................. 1273 Imprimer l’état de simulation .............................. 1298

Colonnes de saisie des documents internes....... 1274

Calcul des besoins................................ 1299
Menu contextuel des lignes
des documents internes ...................................... 1274
Interrogation de compte nomenclature . 1300
Particularités des lignes de pièces - Documents Inter-
nes ...................................................................... 1274 Interrogation de stock - Nomenclature .........1300
Sélection d’un article – Documents internes ....... 1274 Présentation de la fenêtre ................................. 1300
Gestion des emplacements - Menu contextuel de la fenêtre d’interrogation nomen-
Documents internes ............................................ 1277 clature / stock ..................................................... 1303
Accessibilité de la colonne Emplacement et du bouton Interrogation de la gamme opératoire -
Emplacement ...................................................... 1278 Nomenclature ...............................................1304

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 Sommaire

Interrogation nomenclature / Synthèse nomencla- Sélection simplifiée – Préparations de livraisons

ture - Nomenclature..................................... 1305 clients ...........................................................1353
Interrogation des tarifs - Nomenclature ....... 1306 Format de sélection - Préparations de livraisons
clients ...........................................................1354
Interrogation commerciale - Nomenclature . 1308
Visualisation des commandes à préparer ....1356
Interrogation cas d’emploi......................1309 Liste des commandes à préparer....................... 1358
Boutons .............................................................. 1359
Interrogation de charges ressource .......1311 Sélectionner les bons de commandes à traiter .. 1359
Liste des lignes de commandes à préparer ....... 1361
Projet de fabrication...............................1315
Génération des préparations de livraison.....1362
Présentation de la fenêtre
Projets de fabrication................................... 1315
Validation des préparations de livraison
Autorisations d’accès .......................................... 1315 clients.................................................... 1366
Liste des projets de fabrication ........................... 1316
Sélection des préparations de livraison........1366
Actions - Projets de fabrication ........................... 1316
Validation unitaire des
Boutons ............................................................... 1316 préparations de livraison ..............................1367
Zone de tri et de classement - En-tête de la fenêtre........................................... 1370
Projet de fabrication ............................................ 1317
Fenêtre Gestion des colis. ................................ 1372
Modifier le(s) statut(s) - Projet de fabrication ...... 1317
Fenêtre Sélection emplacement ........................ 1373
Menu contextuel de la liste
des projets de fabrication .................................... 1318 Validation globale des
préparations de livraison ..............................1374
Création de projet de fabrication ................. 1318
Menu contextuel de la validation des préparations de li-
Présentation ........................................................ 1318 vraison................................................................ 1375
Procédure à suivre .............................................. 1319
Génération des livraisons clients..................1375
Présentation de la fenêtre Projet de fabrication .. 1320
Livraison des commandes clients ......... 1377
Saisie d’avancement par projet .............1343
Sélection simplifiée - Livraison commandes
Présentation ................................................ 1343 clients ...........................................................1377
Procédure - Déclaration Format de sélection - Livraison commandes
d’avancement d’un projet .................................... 1343 clients ...........................................................1378
Cas d’articles en indisponibilité ........................... 1345 Lignes optionnelles du format de sélection - Livraison
Cas d’articles gérés par N° de série / lot............. 1345 commandes clients ............................................ 1382

Présentation de la fenêtre Projet - Transformation et impression - Livraison commandes

Saisie d’avancement par projet........................... 1346 clients ................................................................. 1385

Saisie d’avancement par collaborateur..1350 Gestion des réceptions fournisseurs..... 1389

Présentation ................................................ 1350 Réception commande par commande ............... 1391

Conséquences .................................................... 1350 En-tête................................................................ 1391

Corps du document ............................................ 1392
Gestion des livraisons clients ................1352 Réceptions par fournisseurs .............................. 1395
Réception multiple.............................................. 1395
Préparation des livraisons clients ..........1353

© 2009 Sage 23
 Sommaire

Contrôle qualité......................................1397 nisseurs ........................................................1448

Contrôle qualité ................................................... 1399 Format de sélection - Envoi des commandes four-
Génération des documents après contrôle ......... 1401 nisseurs ........................................................1449
Lignes optionnelles du format de sélection - Envoi des
commandes fournisseurs ................................... 1452
Traitement par lot...................................1405
Transformation et impression - Envoi commandes
Facturation périodique ...........................1406 fournisseurs..................................................1452

Sélection simplifiée - Facturation périodique1406

Réception des devis confirmés ............. 1454
Format de sélection - Facturation périodique1408
Description de la fenêtre ..............................1455
Lignes optionnelles du format de sélection - Facturation
périodique ........................................................... 1412
Gestion des règlements ........................ 1456
Transformation et impression -
Facturation périodique ........................................ 1412
Saisie des règlements clients ............... 1457
Gestion du planning des ressources .....1417 Fenêtre de saisie des règlements ................1457
Réservation planning................................... 1417 En-tête................................................................ 1458

Présentation de la fenêtre Réservation planning 1419 Limitations de la liste des règlements ................ 1458

Affectation des documents au planning....... 1423 Saisie des règlements ..................................1460

Présentation de la fenêtre Affectation des documents Bons d’achat ...................................................... 1460
au planning.......................................................... 1424 Sélection de l’échéance et enregistrement du règle-
Consultation planning .................................. 1426 ment ................................................................... 1460
Saisie manuelle du règlement et affectation à une
Présentation de la fenêtre Consultation planning 1427
échéance............................................................ 1460
Contrôle planning ........................................ 1430 Menu contextuel de la saisie des règlements .... 1463
Présentation de la fenêtre Contrôle planning...... 1431
Reprise de l’historique comptable - Saisie des rè-
glements.......................................................1463
Réapprovisionnement............................1433
Rapprochement des règlements ..................1464
Sélection simplifiée - Réapprovisionnement 1433
Affectation des échéances à partir d’un règlement exis-
Format de sélection - Réapprovisionnement1437 tant ..................................................................... 1464

Export des états – Réapprovisionnement ........... 1441 Imputation d’un règlement à des échéances ..... 1465

Proposition de commande fournisseur - Réappro- Création du règlement à partir d'une sélection

visionnement ............................................... 1441 d’échéances .................................................1468
En-tête................................................................. 1442 Gestion des écarts de règlement .................1468
Corps de la fenêtre.............................................. 1442 Gestion manuelle des écarts.............................. 1469
Menu contextuel de la fenêtre Proposition de comman- Gestion automatique des écarts de règlement en cas
de fournisseur ..................................................... 1444 de saisie préalable du règlement ....................... 1470
Modifier les informations d'une ligne de réapprovision- Gestion automatique des écarts de règlement en cas
nement ................................................................ 1444 de génération du règlement ............................... 1471
Génération des commandes - Gestion des acomptes -
Réapprovisionnement ......................................... 1445 Saisie des règlements ..................................1472
Consultation des imputations
Envoi commandes fournisseurs.............1448 des règlements.............................................1473
Sélection simplifiée - Envoi des commandes four- Impression des règlements ..........................1473

© 2009 Sage 24
 Sommaire

Impression d’un règlement.................................. 1473 Saisie des lignes - Pièce type modèle..........1509
Impression de la liste des règlements................. 1474 Menu contextuel des pièces types modèles ...... 1509
Impression du BVR Suisse ................................. 1477 Fonctions annexes - Pièce type modèle ......1509
Données sur la ligne d’abonnement................... 1510
Saisie des règlements fournisseurs.......1478
Valorisation - Pièce type modèle..................1510
Fenêtre de saisie
Boutons .............................................................. 1511
des règlements fournisseurs ....................... 1478
Zone ................................................................... 1511
Génération des règlements ...................1480 Colonnes ............................................................ 1511

Sélection des échéances à régler ............... 1480 Echéancier - Pièce type modèle...................1512

Echéances à régler...................................... 1483 Boutons .............................................................. 1512

Menu contextuel de la liste Génération des documents - Modèles et presta-

des échéances à régler....................................... 1485 tions types ....................................................1514
Règlements partiels..................................... 1485 Gestion des emplacements
en génération de pièce....................................... 1516
Impression des échéances à régler............. 1487
Intégration de lignes avec
Génération des règlements ......................... 1489 article de type Ressource .................................. 1517

Traitement de l’intégration des règlements . 1491

Abonnements........................................ 1518
Modèles et prestations types .................1492
Abonnements clients............................. 1519
Liste des modèles et prestations types ....... 1492
Liste des abonnements clients .....................1519
Menu contextuel de la liste des modèles et prestations
types ................................................................... 1493 Fonctions annexes ............................................. 1520
Impression de la liste des Menu contextuel de la liste
modèles et prestations types .............................. 1493 des abonnements clients ................................... 1521

Détail d'un modèle ou d’une prestation type 1496 Sélection des abonnements clients.................... 1521

Fonctions............................................................. 1497 Impression de la liste des abonnements clients. 1522

Volets .................................................................. 1497 Export des états - Abonnements clients............. 1525

Boutons ............................................................... 1497 Détail d'un abonnement client ......................1525

Volet Fiche principale - Modèle type ........... 1497 Volets ................................................................. 1525

Volet Complément - Fonctions............................................................ 1526

Modèle et prestation type ............................ 1501 Volet Fiche principale - Abonnement client ..1526
Pièce type modèle - Zones ................................................................. 1527
Modèle et prestation type ............................ 1505 Reconduction manuelle d'un abonnement client 1531
En-tête - Pièce type modèle ........................ 1506 Volet Complément - Abonnement client.......1532
Fonctions............................................................. 1506
Volet Historique - Abonnement client ...........1535
Zones .................................................................. 1507
Pièce d'abonnement - Abonnement client....1537
Informations générales sur la pièce ou la ligne -
Pièce type modèle ....................................... 1507 En-tête - Pièce d'abonnement client.............1538

Informations générales sur la ligne - Fonctions............................................................ 1538

Pièce type modèle............................................... 1507 Zones ................................................................. 1539
Informations sur la pièce - Pièce type modèle .... 1508 Informations générales sur la pièce ou la ligne -

© 2009 Sage 25
 Sommaire

Abonnements clients ................................... 1539 Informations sur la ligne -

Abonnements fournisseurs ................................ 1568
Informations générales sur la ligne - Abonnements
clients .................................................................. 1539 Saisie des lignes -
Informations sur la pièce - Abonnements clients 1540 Abonnements fournisseurs...........................1569

Saisie des lignes - Abonnements clients ..... 1541 Fonctions annexes -

Abonnements fournisseurs...........................1569
Actions - Abonnements clients .................... 1541
Données sur la ligne d’abonnement -
Données sur la ligne d’abonnement - Abonnement Abonnement fournisseur .................................... 1570
client.................................................................... 1542
Valorisation des abonnements fournisseurs 1571
Valorisation des abonnements de ventes.... 1544
Boutons .............................................................. 1571
Boutons ............................................................... 1544
Zone ................................................................... 1572
Zone .................................................................... 1545
Colonnes ............................................................ 1572
Colonnes ............................................................. 1545
Echéancier - Abonnements des achats........1572
Echéancier - Abonnements de ventes......... 1546
Boutons .............................................................. 1573
Boutons ............................................................... 1546

Génération des abonnements............... 1575

Abonnements fournisseurs ....................1548
Sélection simplifiée - Génération des abonne-
Liste des abonnements fournisseurs........... 1548 ments............................................................1575
Fonctions annexes .............................................. 1549 Format de sélection - Génération des abonne-
Menu contextuel de la liste des abonnements fournis- ments............................................................1577
seurs .................................................................. 1550
Génération des pièces d’abonnement..........1579
Sélection des abonnements fournisseurs ........... 1550
Impression de la liste Reconduction des abonnements .......... 1581
des abonnements fournisseurs ........................... 1551
Sélection simplifiée -
Export des états - Abonnements fournisseurs .... 1554
Reconduction des abonnements..................1581
Détail d'un abonnement fournisseur ............ 1554
Format de sélection -
Volets .................................................................. 1554 Reconduction des abonnements..................1583
Fonctions............................................................. 1555
Volet Fiche principale - Mise à jour des pièces d’abonnement .. 1585
Abonnement fournisseur ............................. 1555
Zones .................................................................. 1556 Contremarque ....................................... 1590
Reconduction manuelle
d'un abonnement fournisseur.............................. 1560 Génération des c
ommandes fournisseurs........................ 1592
Volet Complément -
Abonnement fournisseur ............................. 1560 Report des informations liées............................. 1594

Volet Historique - Abonnement fournisseur. 1563 Commandes clients en attente de commande

fournisseur....................................................1594
Pièce d'abonnement fournisseur ................. 1565
En-tête................................................................ 1595
En-tête - Pièce d'abonnement fournisseur .. 1566
Corps de la fenêtre............................................. 1595
Fonctions............................................................. 1567
Menu contextuel de la liste des commandes en attente
Zones .................................................................. 1567 (Contremarque) .................................................. 1597
Informations générales sur la pièce ou la ligne - Information commande fournisseur –
Abonnements fournisseurs.......................... 1568 Contremarque ..............................................1597

© 2009 Sage 26
 Sommaire

Zones .................................................................. 1597 Génération des livraisons clients -

Boutons ............................................................... 1598 Bons de fabrication.......................................1621
Zones ................................................................. 1621
Génération des commandes fournisseurs - Con-
tremarque .................................................... 1598
Zones .................................................................. 1598
Interrogation de compte ........................ 1623
Boutons ............................................................... 1599
Interrogation de compte client............... 1624
Génération des préparations Interrogation commerciale du client .............1624
de fabrication .........................................1600 En-tête................................................................ 1625
Commandes clients en attente de préparation de Corps de la fenêtre............................................. 1626
fabrication .................................................... 1601 Affichage successif des tiers .............................. 1626
Menu contextuel de la liste des préparations de fabrica- Sélection des mouvements ................................ 1627
tion (Contremarque) ........................................... 1603
Menu contextuel de
Modifier la date de fabrication - Fabrication (con- l’interrogation commerciale client ....................... 1627
tremarque) ................................................... 1603
Impression de l’interrogation commerciale client 1627
Génération des préparations de fabrication (con-
Interrogation comptable du client .................1630
tremarque) ................................................... 1604
En-tête................................................................ 1631
Affectation des livraisons fournisseurs ..1606 Corps de la fenêtre............................................. 1632

Sélection simplifiée - Affectation des livraisons Affichage successif des tiers .............................. 1632
fournisseurs ................................................. 1607 Menu contextuel de
l’interrogation comptable du client ..................... 1633
Format de sélection - Affectation livraisons four-
nisseurs ....................................................... 1608 Sélection de la période....................................... 1633

Lignes optionnelles du format de sélection - Affectation Impression des extraits de compte client ........... 1633
livraison fournisseurs .......................................... 1612
Liste des documents du client ......................1636
Visualisation des commandes à livrer ......... 1613
En-tête................................................................. 1613 Interrogation de compte fournisseur ..... 1638
Corps de la fenêtre.............................................. 1613 Particularités de la fenêtre............................1638
Menu contextuel de la liste En-tête................................................................ 1638
des commandes à livrer ..................................... 1615
Corps de la fenêtre............................................. 1639
Génération des livraisons clients - Livraisons four-
Affichage successif des tiers .............................. 1639
nisseurs ....................................................... 1615
Zones .................................................................. 1616
Interrogation de compte article ............. 1640
Boutons ............................................................... 1617
Description de la fenêtre – Interrogation de comp-
te article........................................................1640
Affectation des bons de fabrication........1618
En-tête................................................................ 1640
Sélection simplifiée - Affectation des bons de fa-
Affichage successif des articles ......................... 1641
brication ....................................................... 1618
Interrogation du stock de l'article..................1642
Format de sélection - Affectation des bons de fa-
brication ....................................................... 1619 Menu contextuel – Interrogation du stock article 1646

Visualisation des fabrications à livrer .......... 1619 Interrogation du stock

prévisionnel de l’article .................................1647
En-tête................................................................. 1620
Sélection des mouvements - Interrogation du stock pré-
Corps de la fenêtre.............................................. 1620
visionnel ............................................................. 1650

© 2009 Sage 27
 Sommaire

Menu contextuel – Interrogation du stock prévisionnel Statistiques affaire par domaine...................1674

de l’article ............................................................ 1650
Statistiques affaire par familles ....................1676
Interrogation des tarifs de l'article................ 1650
Menu contextuel – Interrogation de compte collaborateur .. 1677
Interrogation des tarifs articles ............................ 1654
Description de la fenêtre – Interrogation de comp-
Interrogation commerciale de l'article .......... 1654 te collaborateur.............................................1677
Menu contextuel – Zones de l’en-tête .............................................. 1677
Interrogation commerciale article ....................... 1655
Sélection d'un collaborateur ............................... 1680
Sélection des mouvements - Interrogation commerciale
article................................................................... 1655 Interrogation commerciale du collaborateur .1681
Impression de l’interrogation commerciale article 1656 Sélection des mouvements - Collaborateur ....... 1682
Menu contextuel de l’interrogation commerciale colla-
Interrogation de compte affaire..............1660 borateur .............................................................. 1682

Détail de la fenêtre - Impression de l’interrogation commerciale colla-

Interrogation de compte affaire.................... 1661 borateur ........................................................1682
En-tête de la fenêtre - Sélection simplifiée - Impression de l’interrogation com-
Interrogation de compte affaire ........................... 1661 merciale collaborateur ........................................ 1682

Cumuls et valeurs - Format de sélection - Impression de l’interrogation

Interrogation de compte affaire ........................... 1662 commerciale collaborateur ................................. 1684

Fonctions complémentaires - Export des états – Impression de l’interrogation com-

Interrogation de compte affaire ........................... 1662 merciale collaborateur ........................................ 1685

Sélection d'un code affaire - Interrogation

Interrogation de compte affaire.................... 1663 des documents d’un collaborateur ...............1685

Interrogation commerciale
d’un compte affaire ...................................... 1664 Suivi traçabilité série/lot ........................ 1687
Menu contextuel - Interrogation commerciale comptes Interrogation des valeurs globales - Suivi traçabili-
affaires ............................................................... 1665 té série/lot.....................................................1687
Sélection des mouvements - Interrogation commerciale En-tête................................................................ 1687
affaire .................................................................. 1666
Corps de la fenêtre............................................. 1689
Impression de l’interrogation commerciale Affaire
Interrogation des stocks -
1666
Suivi traçabilité série/lot................................1690
Sélection simplifiée - Impression de l’interrogation com-
Menu contextuel de la
merciale Affaire ................................................... 1666
fenêtre Interrogation stocks................................ 1691
Format de sélection - Impression de l’interrogation
commerciale Affaire ............................................ 1668 Interrogation des composés - Suivi traçabilité sé-
rie/lot.............................................................1691
Export des états -
Interrogation commerciale Affaire ....................... 1670 Menu contextuel de la
fenêtre Interrogation composés ......................... 1693
Interrogation des
documents d’un compte affaire ................... 1670 Impression de l’interrogation N° de série / lot1694
Sélection simplifiée - Interrogation N° série / lot 1694
Interrogation comptable d’un compte affaire 1671
Format de sélection - Interrogation N° série / lot 1696
Menu contextuel -
Interrogation comptable affaire ........................... 1671 Impression dans un fichier -
Interrogation N° série / lot .................................. 1697
Sélection des mouvements comptables - Interrogation
comptable affaire................................................. 1671 Interrogation commerciale -
Impression de l’interrogation comptable Affaire .. 1672 Suivi traçabilité série/lot................................1697

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 Sommaire

Sélection des mouvements - Lignes de documents -

Interrogation commerciale série/lot ..................... 1699 Recherche de documents ..................... 1722
Menu contextuel de la fenêtre
Sélection simplifiée -
Interrogation commerciale .................................. 1700
Recherche Lignes de documents.................1722
Impression de l’interrogation
Format de sélection -
commerciale série/lot................................... 1700
Recherche Lignes de documents.................1723
Sélection simplifiée -
Interrogation commerciale série/lot ..................... 1700 Résultat de la recherche -
Lignes de documents ...................................1725
Format de sélection -
Interrogation commerciale série/lot ..................... 1703 En-tête................................................................ 1726

Impression dans un fichier - Menu contextuel - Résultat de la recherche de lignes

Interrogation commerciale série/lot ..................... 1704 de documents .................................................... 1727
Impression de la recherche -
Interrogation compte ressources ...........1706 Lignes de documents ......................................... 1727

Description de la fenêtre – Interrogation compte Lignes de documents -

ressource..................................................... 1706 Déclaration d’échange de biens ...................1727

En-tête de la fenêtre - Impression de la déclaration d’échange de biens 1729

Interrogation compte ressource .......................... 1706 Exportation au format texte vers IDEP CN8.1729
Corps de la fenêtre - Format d'export du fichier article ....................... 1730
Interrogation compte ressource .......................... 1707
Paramétrage du format d'import des lignes
Menu contextuel - de déclarations dans IDEP CN8 ........................ 1730
Interrogation compte ressource ......................... 1709
Fonction Imprimer l’historique ..................... 1709 Saisie d’inventaire................................. 1732
Format de sélection - Impression de l’interrogation
Sélection simplifiée - Saisie d’inventaire ......1732
compte ressource................................................ 1711
Format de sélection - Saisie d’inventaire .....1734
Traçabilité documents............................1712 Saisie d’inventaire au…................................1737
Fenêtre Traçabilité de document ........................ 1712 Saisie de l’inventaire ....................................1738
En-tête................................................................. 1712 En-tête................................................................ 1739
Corps de la fenêtre............................................. 1739
Recherche de documents......................1715
Enregistrement des réajustements –
Saisie d’inventaire ........................................1741
En-têtes de documents..........................1716
Saisie d’une nouvelle quantité en stock ............. 1741
Sélection simplifiée -
Saisie d’inventaire des articles en contrôle ........ 1742
Recherche En-têtes de documents ............. 1716
Saisie d’un nouveau prix de revient unitaire ...... 1742
Format de sélection -
Recherche En-têtes de documents ............. 1718 Menu contextuel de la liste de saisie d’inventaire 1743

Résultat de la recherche - Impression de la régularisation d’inventaire .1744

En-têtes de documents................................ 1719 Mise à jour des valeurs de stock ..................1746
En-tête................................................................. 1720 Articles gérés en FIFO/LIFO .............................. 1748
Menu contextuel - Résultat Articles gérés en sérialisé ou par lots................. 1748
de la recherche d’en-têtes de documents .......... 1720
Contrôles ............................................................ 1749
Impression de la recherche -
En-têtes de documents ....................................... 1721 Précautions d’utilisation ..................................... 1749
Importation de la situation de stock..............1750

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Import de l’inventaire........................................... 1750 Comptabilisation des règlements dans un journal de

type Général....................................................... 1776
Sélection du fichier d’importation ........................ 1751
Mise à jour des factures négatives...............1776
Structure du fichier d’importation - Inventaire1752
Description des champs d’une ligne d’inventaire 1753 Traitement des assujettissements................1777

Déroulement de la procédure d’importation ........ 1754 Mise à jour des registres ..............................1779

Exportation de la situation de stock............. 1754 Suppression d’un

exercice du fichier comptable ......................1779
Exportation de la situation
de stock sans modification .................................. 1754 Comptabilisation des frais d’expédition ........1780
Exportation à partir de la saisie d’inventaire ....... 1755 Comptabilisation des bons d’achat...............1781
Principe de la gestion des bons d’achat............. 1783
Evénements agenda..............................1757
Comptabilisation des engagements .............1783
Présentation des événements agenda ........ 1757
Gestion commune des règlements...............1783
Types d’événements agenda .............................. 1757
Application de la Norme DGI........................1784
Fenêtre Evénements agenda ...................... 1761
Proposition de clôture des écritures ................... 1784
Affichage ............................................................. 1762
Contrôle du nombre d’exercices ouverts............ 1784
Menu contextuel - Liste des événements agenda 1764
Fonctions annexes .............................................. 1764 Archivage .............................................. 1785
Création d’événement Assistant d’archivage ...................................1787
agenda de type Intéressé ............................ 1764
Informations sur les traitements - Assistant d’ar-
Fonctions............................................................. 1764
chivage .........................................................1787
Zones .................................................................. 1765
Sélection des traitements -
Assistant d’archivage ...................................1789
Mise à jour de la comptabilité ................1767
Archivage des données -
Prise en compte de la période de clôture compta- Assistant d’archivage ...................................1790
ble................................................................ 1767
Période d’archivage ........................................... 1790
Norme IFRS................................................. 1767
Création du fichier d’archive............................... 1790
Fenêtre Mise à jour de la comptabilité......... 1768
Compactage de l’historique -
Boutons ............................................................... 1768 Assistant d’archivage ...................................1792
Zones .................................................................. 1768 Période d’archivage ........................................... 1792
Mise à jour directe de la comptabilité .......... 1772 Suppression des articles en sommeil................. 1792

Mise à jour de la comptabilité par exportation d’un Report des valeurs du stock -
fichier ........................................................... 1772 Assistant d’archivage ...................................1793
Particularités de la Période d’archivage ........................................... 1793
mise à jour de la comptabilité ...................... 1772 Suppression des articles en sommeil................. 1794
Comptabilisation de l’IFRS .......................... 1773 Supprimer les mouvements de caisse -
Transfert de la date d’échéance contrepartie1774 Assistant d’archivage ...................................1794

Transfert du compte de tiers sur la ligne de contre- Opérations simultanées -

partie............................................................ 1775 Assistant d’archivage ...................................1795

Comptabilisation des règlements ................ 1776 Utilisation manuelle de la

commande Archivage...................................1795
Pour les documents des ventes : ....................... 1798

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Pour les documents des achats : ........................ 1799 Impression dans un fichier -
Pour les documents des stocks : ........................ 1799 Cadencier clients..........................................1831

Documents compactés........................................ 1801

Statistiques clients ................................ 1832
Archivage fiscal des données ................1803
Statistiques par
Etape 1 - Archivage fiscal des données ...... 1803 familles d’articles (clients) ..................... 1833
Etape 2 - Archivage fiscal des données ...... 1803 Sélection simplifiée - Statistiques clients .....1833
Dénomination des fichiers PDF........................... 1806
Format de sélection - Statistiques clients.....1836
Impression dans un fichier -
Menu Etat Statistiques clients........................................1838

Généralités sur les fonctions d’impression du Statistiques par articles (clients) ........... 1839
menu Etat ..............................................1809
Envoi d’un document par e-mail .................. 1810 Palmarès clients.................................... 1840
Devise d’édition ou d’exportation................. 1812
Mouvements clients .............................. 1841
Etats personnalisés ...............................1813 Sélection simplifiée - Mouvements clients....1841
Impression d’un état personnalisé............... 1813 Format de sélection - Mouvements clients...1842
Impression dans un fichier -
Contenu du menu ..................................1814 Mouvements clients......................................1843
Opérations possibles sur la liste des états person-
nalisés ......................................................... 1814 Analyse fournisseurs............................. 1845
Ajouter un état..................................................... 1814
Modifier un format ............................................... 1815 Activité fournisseurs.............................. 1846
Supprimer un état................................................ 1815 Sélection simplifiée - Activité fournisseur .....1846
Afficher le format ................................................. 1816 Format de sélection - Activité fournisseurs ..1847
Impression dans un fichier - Activité fournisseurs
Analyse clients.......................................1817 1850

Activité clients ........................................1818 Chiffre d’affaires fournisseurs ............... 1851

Sélection simplifiée - Activité clients............ 1818
Format de sélection - Activité clients ........... 1820 Cadencier fournisseurs ......................... 1852

Impression dans un fichier - Activité clients. 1824 Sélection simplifiée -

Cadencier fournisseurs ................................1852

Rentabilité clients...................................1825 Format de sélection -

Cadencier fournisseurs ................................1854
Risque clients ........................................1826 Impression dans un fichier -
Cadencier fournisseurs ................................1855
Cadencier clients ...................................1827
Statistiques fournisseurs....................... 1856
Sélection simplifiée - Cadencier clients ....... 1827
Format de sélection - Cadencier clients ...... 1829

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 Sommaire

Statistiques par familles Impression dans un fichier - Inventaire ........1885

d’articles (fournisseurs)..........................1857
Sélection simplifiée - Livre d’inventaire................................... 1886
Statistiques fournisseurs ............................. 1857
Format de sélection - Cadencier de livraison .......................... 1887
Statistiques fournisseurs ............................. 1859 Sélection simplifiée - Cadencier de livraison 1887
Impression dans un fichier - Format de sélection - Cadencier de livraison1888
Statistiques fournisseurs ............................. 1860
Impression dans un fichier -
Cadencier de livraison..................................1889
Statistiques par articles (fournisseurs)...1861
Statistiques ressources......................... 1890
Mouvements fournisseurs......................1862
Sélection simplifiée -
Sélection simplifiée - Statistiques ressources ................................1890
Mouvements fournisseurs ........................... 1862
Format de sélection -
Format de sélection - Statistiques ressources ................................1892
Mouvements fournisseurs ........................... 1863
Impression dans un fichier -
Impression dans un fichier - Statistiques par tiers.....................................1892
Mouvements fournisseurs ........................... 1864

Statistiques collaborateurs.................... 1894

Statistiques articles................................1865
Statistiques par tiers ............................. 1895
Statistiques par articles (articles)...........1866
Sélection simplifiée - Statistiques par tiers...1895
Sélection simplifiée - Statistiques articles.... 1866
Format de sélection - Statistiques par tiers ..1898
Format de sélection - Statistiques articles... 1869
Impression dans un fichier -
Impression dans un fichier - Statistiques par tiers.....................................1900
Statistiques articles...................................... 1871

Statistiques par articles......................... 1901

Statistiques par
familles d’articles (articles).....................1873
Statistiques par familles d’articles......... 1902
Palmarès des ventes d’articles ..............1874
Commissions représentants ................. 1903
Mouvements de stock............................1875 Sélection simplifiée -
Commissions représentants.........................1903
Sélection simplifiée - Mouvements de stock 1875
Format de sélection -
Format de sélection - Mouvements de stock1876 Commissions représentants.........................1904
Impression dans un fichier - Impression dans un fichier -
Mouvements de stock.................................. 1877 Commissions représentants.........................1905

Inventaire ...............................................1878 Tableau de bord.................................... 1906

Sélection simplifiée - Tableau de bord .........1906
Etat préparatoire ....................................1879
Format de sélection - Tableau de bord ........1907
Sélection simplifiée - Inventaire................... 1879
Format de sélection - Inventaire .................. 1883

© 2009 Sage 32
 Sommaire

Impression dans un fichier - Relevés d’échéances............................ 1932

Tableau de bord .......................................... 1908
Sélection simplifiée - Relevés d’échéances .1932

Journaux comptables.............................1909 Format de sélection - Relevés d’échéance ..1934

Sélection simplifiée - Journaux comptables 1909 Impression dans un fichier -

Relevés d’échéance .....................................1935
Format de sélection - Journaux comptables 1911
Envoyer - Relevés de factures .....................1935
Impression dans un fichier -
Journaux comptables .................................. 1913
Relevés d’échéances fournisseurs ....... 1936

Etats libres .............................................1914

Etiquettes et mailing tiers...................... 1937

Etiquettes de colisage............................1915
Etiquettes et mailing clients .................. 1938
Sélection simplifiée - Etiquettes de colisage 1915
Sélection simplifiée -
Format de sélection - Etiquettes de colisage1917 Etiquettes et mailing tiers .............................1938
Impression dans un fichier - Format de sélection -
Etiquettes de colisage ................................. 1918 Etiquettes et mailings tiers ...........................1940
Impression dans un fichier -
Relevés de factures ...............................1919 Etiquettes et mailings tiers ...........................1941
Envoyer - Etiquettes et mailings tiers ...........1941
Relevés de factures clients....................1920
Sélection simplifiée - Relevés de factures... 1920 Etiquettes et mailing fournisseurs ......... 1942
Format de sélection - Relevés de factures .. 1922
Liste de tiers.......................................... 1943
Impression dans un fichier -
Relevés de factures..................................... 1923
Liste des clients .................................... 1944
Envoyer - Relevés de factures .................... 1924
Sélection simplifiée - Liste de tiers ...............1944
Relevés de factures fournisseurs ..........1925 Format de sélection - Liste de tiers ..............1945
Impression dans un fichier - Liste de tiers....1946
Liste de documents................................1926
Sélection simplifiée - Liste de documents ... 1926 Liste des fournisseurs ........................... 1947
Format de sélection - Liste de documents... 1927
Etiquettes articles.................................. 1948
Impression dans un fichier -
Liste de documents ..................................... 1928 Sélection simplifiée - Etiquettes articles .......1948
Format de sélection - Etiquettes articles ......1951
Traites en continu ..................................1929
Impression dans un fichier -
Sélection simplifiée - Traites en continu ...... 1929 Etiquettes articles .........................................1952
Format de sélection - Traites en continu ..... 1930
Liste d’articles ....................................... 1953
Impression dans un fichier -
Traites en continu ........................................ 1931 Sélection simplifiée - Listes d’articles...........1953
Impression du BVR Suisse - Format de sélection - Liste d’articles............1955
Traites en continu ........................................ 1931
Impression dans un fichier - Liste d’articles .1956

© 2009 Sage 33
 Sommaire

Menu Fenêtre Sage sur le Web ................................... 1984

Vous ne vous êtes pas
Réorganiser ...........................................1958 encore connecté au site Sage............................ 1984
Des droits ont été souscrits ................................ 1984
Actualiser ...............................................1959
Actualiser les droits d’accès au Portail . 1986
Personnaliser l’interface ........................1960 Première actualisation........................................ 1986
Volet Affichage - Personnaliser l’interface... 1961 Renouvellement de l’actualisation...................... 1986
Volet Barres d’outils - Personnaliser l’interface ...
1964 A propos de
Sage 100 Gestion commerciale............ 1987
Volet Menus - Personnaliser l’interface ....... 1966
Volet Clavier - Personnaliser l’interface....... 1967
Annexes
Volet Répertoires - Personnaliser l’interface 1967
Volet Programmes externes - Annexe 1 – Liste des
Personnaliser l’interface .............................. 1968 colonnes de l’option Organisation......... 1991
Volet Favoris - Personnaliser l’interface ...... 1969 Organisation – Liste des colonnes ..................... 1991
Colonnes des documents des ventes ................ 1992
Personnaliser les écrans .......................1971 Colonnes des documents des achats ................ 1994
Colonnes des documents des stocks................. 1996
Personnaliser la liste..............................1972
Colonnes des documents internes ..................... 1998
Colonnes de la préparation des livraisons ......... 1999
Ajustement automatique des colonnes..1973
Colonnes de la validation des préparations ....... 2002

Préférences ...........................................1974 Colonnes du Réapprovisionnement ................... 2004

Colonnes des abonnements
clients et fournisseurs ........................................ 2005
Barre verticale........................................1976
Colonnes de la contremarque ............................ 2007
Mode Assistant ......................................1977 Colonnes de la saisie d’inventaire...................... 2008
Colonnes des règlements .................................. 2008
Mode personnalisé ................................1978 Colonnes de l’interrogation commerciale des tiers, des
articles, des nomenclatures, des affaires et des repré-
sentants.............................................................. 2009
Plus de fenêtres.....................................1979
Colonnes de l’interrogation comptable
des tiers et des affaires ...................................... 2011
Menu Aide (?)
Colonnes de l’Interrogation du stock
des articles et des nomenclatures...................... 2013
Rubriques d’aide de
Colonnes de l’Interrogation des tarifs des articles 2014
Sage 100 Gestion commerciale.............1981
Colonnes de l’Interrogation des tarifs
des nomenclatures ............................................. 2015
Consulter le manuel...............................1982
Colonnes de l’interrogation
Manuel électronique installé des charges ressources ..................................... 2016
sur le disque dur .......................................... 1982 Colonnes de l’interrogation des
Manuel électronique non documents des affaires et des collaborateurs.... 2017
installé sur le disque dur.............................. 1982 Colonnes de Tracabilité des documents ............ 2018

© 2009 Sage 34
 Sommaire

Colonnes des en-têtes de Extrait de compte tiers ....................................... 2081

recherche de documents..................................... 2019
Extrait de section analytique .............................. 2083
Colonnes des lignes de r
Famille................................................................ 2084
echerche de documents...................................... 2021
Fournisseur ........................................................ 2086
Annexe 2 – Fichiers et Fournisseur encaisseur ...................................... 2089
champs de la mise en page...................2023 Gamme opératoire ............................................. 2092
Abonnement........................................................ 2024 Gestion des livraison clients............................... 2093
Abonnement en-tête............................................ 2025 Glossaire ............................................................ 2093
Abonnement ligne ............................................... 2026 Interrogation affaire ............................................ 2094
Analyse activité ................................................... 2030 Mouvement de stock .......................................... 2095
Analyse rentabilité............................................... 2031 Nomenclature ..................................................... 2096
Analyse risque..................................................... 2032 Objet état............................................................ 2096
Article .................................................................. 2032 Pays ................................................................... 2097
Articles / Clients .................................................. 2035 Pied de document .............................................. 2097
Article / Comptabilité ........................................... 2037 Prestations types................................................ 2101
Article / Fournisseur ............................................ 2039 Prestations types en-tête ................................... 2102
Article / Stock ...................................................... 2040 Prestations types ligne ....................................... 2103
Banque................................................................ 2041 Projet de fabrication en-tête ............................... 2108
Client ................................................................... 2043 Projet de fabrication planning............................. 2108
Client payeur ....................................................... 2046 Projet de fabrication historique........................... 2109
Client / Lieux de livraison .................................... 2050 Règlement .......................................................... 2110
Collaborateur....................................................... 2050 Relevé ................................................................ 2111
Colis .................................................................... 2051 Ressource / Centre de charges ......................... 2111
Condition de livraison.......................................... 2051 Statistiques Collaborateurs ................................ 2112
Contremarque ..................................................... 2052 Statistiques tiers ................................................. 2113
Devise ................................................................. 2053 Valorisation devise ............................................. 2113
Document vente en-tête...................................... 2053 BVR Suisse ..................................................2113
Document achat en-tête...................................... 2057 Impression du BVR suisse ................................. 2113
Document stock en-tête ...................................... 2059
Document interne en-tête.................................... 2060 Annexe 3 – Remplacements
Document acompte ............................................. 2061 par la fonction Rechercher/Remplacer . 2118
Document bon d’achat ........................................ 2062 Articles ............................................................... 2119

Document échéance ........................................... 2062 Catégories comptables par article...................... 2119

Document ligne ................................................... 2063 Catégories comptables par famille ..................... 2120

Dossier entreprise ............................................... 2071 Clients ................................................................ 2120

Ecritures générales ............................................. 2075 Composants nomenclature .............................. 2120

Ecritures analytiques........................................... 2076 Données comptables ......................................... 2121

Etats libres articles .............................................. 2077 Fournisseurs ...................................................... 2121

Etats libres documents........................................ 2079 Plan analytique ................................................. 2121

Etats libres tiers................................................... 2080 Plan comptable ................................................ 2122

© 2009 Sage 35
 Sommaire

Ressources gamme opératoire .......................... 2122 Projet de fabrication planning............................. 2223

Projet de fabrication historique........................... 2224
Annexe 4 – Fonction Atteindre ..............2123
Article ................................................................. 2123 Annexe 6 - Critères de sélection
Client .................................................................. 2123 et types de fichiers d’exportation .......... 2226
Code affaire ........................................................ 2123 Formats .......................................................2227
Compte général .................................................. 2123 Détail des critères d’exportation ...................2228
Documents des achats ....................................... 2123 Abonnements .................................................... 2228
Documents des stocks ....................................... 2124 Evénement Agenda ........................................... 2232
Documents des ventes ....................................... 2124 Articles .............................................................. 2233
Documents internes ........................................... 2124 Articles / client ................................................... 2236
Fournisseur ........................................................ 2124 Articles / fournisseur .......................................... 2237
Liste des plans analytiques ................................ 2124 Articles / stock ................................................... 2238
Représentant ...................................................... 2125 Banques ............................................................ 2239
Barèmes ............................................................. 2240
Annexe 5 - Fichiers d’importation ..........2126 Centre de charges ............................................. 2242
Forme générale des fichiers d’importation .. 2126 Clients ............................................................... 2243
Liste des fichiers d’importation et drapeaux 2129 Codes journaux ................................................. 2246
Détail des fichiers d’importation................... 2135 Collaborateurs .................................................. 2247

Fichier dossier..................................................... 2135 Comptes généraux ............................................ 2247

Catalogue article ................................................. 2144 Dépôts de stockage .......................................... 2248

Type contact........................................................ 2159 Document achat en-tête .................................... 2249

Calendrier............................................................ 2164 Document interne en-tête .................................. 2251

Fichier familles............................................. 2165 Document ligne ................................................. 2252

Fichier Articles..................................................... 2169 Document ligne – Documents internes ............. 2254

Fichier comptable................................................ 2179 Documents vente en-tête .................................. 2255

Fiche client .......................................................... 2188 Document stock en-tête .................................... 2257

Fiche Fournisseur ............................................... 2193 Document règlement ......................................... 2258

Fichier Agenda .................................................... 2196 Dossier entreprise #CDOS................................. 2258

Fichier Barème.................................................... 2198 Echelonnement ................................................. 2258

Fichier Glossaire ................................................. 2201 Familles ............................................................. 2259

Fichier Collaborateurs ......................................... 2202 Familles / catégorie tarifaire .............................. 2260

Fichier Dépôts de stockage................................. 2203 Familles / fournisseur ........................................ 2261

Fichier Documents .............................................. 2204 Familles / remise par client ................................ 2261

Règlements ......................................................... 2213 Fournisseurs ..................................................... 2262

Fichier des abonnements.................................... 2214 Gamme opératoire ............................................ 2264

Modèles d’enregistrement................................... 2220 Glossaires ......................................................... 2265

Ressources ......................................................... 2221 Liens contremarque .......................................... 2265

Projet de fabrication ............................................ 2222 Modèles d’enregistrement ................................. 2266

Projet de fabrication ligne.................................... 2223 Modèles de grille ............................................... 2266

© 2009 Sage 36
 Sommaire

Modèles de règlement ........................................ 2266 Cadencier de livraison ....................................... 2299

Modèle et prestation type ................................... 2267 Statistiques représentants.................................. 2299
Nomenclature ..................................................... 2271 Commissions représentants .............................. 2301
Prévisions ........................................................... 2272 Tableau de bord ................................................. 2301
Projets de fabrication .......................................... 2272 Journaux comptables ......................................... 2303
Projets de fabrication planning............................ 2273 Etats libres et impressions du menu Traitement 2304
Règlement .......................................................... 2273
Ressources ........................................................ 2274 Annexe 8 – Fonctions des modèlesd’enregis-
trement et des formules de calcul ......... 2305
Sections analytiques .......................................... 2275
Rappel sur la structure des formules.................. 2305
Taux de taxes ..................................................... 2276
Disponibilité des fonctions prédéfinies ............... 2306

Annexe 7 - Export des états ..................2277 Fonctions prédéfinies disponibles ...................... 2307

Liste des documents des ventes ........................ 2278 Vos coordonnées .........................................2359
Etat de contrôle de la liste Votre appréciation ........................................2359
des documents des ventes ................................ 2278
Erreurs..........................................................2360
Liste des documents des achats ........................ 2278
Suggestions..................................................2361
Etat de contrôle de la liste
des documents des achats ................................ 2279
Liste des documents des stocks ........................ 2279
Etat de contrôle de la liste
des documents des stocks ................................. 2279
Etat de contrôle livraisons commandes clients et factu-
ration périodique ................................................ 2280
Réapprovisionnement ........................................ 2280
Liste des abonnements clients ........................... 2281
Liste des abonnements fournisseurs ................. 2281
Etat de contrôle liste des abonnements ............. 2281
Etat de contrôle génération des abonnements .. 2282
Etat de contrôle affectation
livraisons fournisseurs ........................................ 2283
Liste des règlements .......................................... 2283
Analyse clients .................................................... 2283
Cadencier clients ................................................ 2287
Statistiques clients .............................................. 2288
Mouvements clients ........................................... 2289
Analyse fournisseurs........................................... 2290
Cadencier fournisseurs ....................................... 2292
Statistiques fournisseurs ..................................... 2293
Mouvements fournisseurs .................................. 2294
Statistiques articles ............................................. 2295
Mouvements de stock ........................................ 2297
Inventaire ............................................................ 2298

© 2009 Sage 37
 Introduction

Introduction

Ce chapitre donne accès aux titres suivants :

• «Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale», page 39,

• «Nouveautés de la version», page 42,
• «Particularités du programme», page 49,
• «A propos de ce manuel», page 76.

© 2009 Sage 38
 Introduction

Généralités sur le programme Sage Gestion commerciale

Ce premier chapitre présente la configuration matérielle ainsi que la procédure d’installation et de

démarrage du programme.

Les points généraux concernant ce programme sont les suivants :

• «Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale», page 39,

• «Installation du programme», page 40,
• «Nouveautés de la version», page 42.

Généralités concernant Sage 100 Gestion commerciale

Le programme Sage 100 Gestion commerciale est livré sous la forme d’un CD-Rom.

Que ce soit dans le cadre d’une première installation ou d’une mise à jour d’une version déjà ins-
tallée, vous trouverez dans le « Manuel de prise en main » ainsi que dans le Manuel de la gam-
me les explications nécessaires pour cette installation.

Le présent manuel est illustré avec des vues d'écrans tirées de la version Windows. La version
Macintosh utilise des fonctions et des fenêtres tout à fait similaires, sauf en ce qui concerne les
fonctions propres aux fenêtres elles-mêmes (fermeture, cases d'agrandissement ou de réduction,
menu Système, etc.). Nous préciserons, tout au long de ce manuel, les particularités propres à
l'une des versions que l'on ne retrouve pas dans l'autre.

Version Windows

Ce programme fonctionne sur tout ordinateur utilisant le système d’exploitation Microsoft Win-
dows. Le présent manuel décrit la version du programme destinée à Windows.

Le tableau suivant présente la configuration matérielle recommandée :

Capacité mémoire vive (RAM) Processeur

Minimum 512 Mo Pentium IV cadencé à 1 GHz

Recommandée 1000 Mo Pentium IV cadencé à 2 GHz

Le tableau suivant présente le système d’exploitation recommandé en fonction du type d’installa-

tion du programme :

Type d’installation Système d’exploitation

Monoposte Windows 2000, XP ou Vista

En réseau - Poste client Windows 2000, ou 2003

La capacité des disques durs dépend des volumes d’informations à gérer et des applications installées.

© 2009 Sage 39
 Introduction

Norme Microsoft Office Compatible

Tous les programmes de la gamme Sage sont conformes à la Norme Microsoft Office Compatible.

Version Macintosh

Ce programme fonctionne sur tout ordinateur utilisant le système d’exploitation Mac OS version X
exclusivement.

Les programmes de la gamme Sage ne peuvent être installés que sur des Macintosh avec pro-
cesseur Power Macintosh ou d’un niveau supérieur.

Utilisation en client / serveur

L’utilisation du programme Sage Gestion commerciale en réseau client / serveur nécessite une
mise à jour du programme Sage Serveur Windows.

Les versions des logiciels Sage pour Windows sont compatibles Microsoft BackOffice Small Bu-
siness Server.

Installation du programme

Le processus d'installation, tant sur Macintosh que sur Windows, est décrit dans le Manuel de la
gamme et dans le Manuel d’installation. Veuillez vous y reporter.

Mise à jour d’une installation existante

S'il s'agit de la mise à jour d'une installation existante, les anciens fichiers de travail doivent, en
général, être convertis. Il est, dans ce cas, vivement conseillé de sauvegarder, avant de lancer la
mise à jour, certains fichiers que vous auriez pu modifier et que l’installation risque de supprimer.

La conversion des fichiers des versions précédentes, fichiers commercial et comptable, est né-
cessaire et doit être réalisée par le biais du programme Sage Maintenance. Si vous ouvrez les
fichiers réalisés avec une version précédente du programme, il vous sera demandé si vous sou-
haitez les convertir.

Pour plus d’informations sur la conversion des fichiers, reportez-vous au Manuel de la gamme
ou à la fonction «Ouvrir», page 107.

Précisons que seuls les modèles de mise en page peuvent être convertis d’une ancienne version à la nou-
velle. Les modèles d’export ainsi que les formats d’impression doivent être recréés.
Pensez à nommer vos propres fichiers en conséquence, lors de leur conversion ou de leur création, pour
permettre au programme de vous les proposer par défaut lors de leur prochaine utilisation.

Conversion des formats

La conversion des formats est proposée lors de l’ouverture de la fonction concernée.

Exemple
Cas des modèles d’exportation.

© 2009 Sage 40
 Introduction

Lorsque l’utilisateur ouvrira un format déjà créé dans une version précédente du programme,
après vérification de la validité de ce format (type de fonction, application…), le programme pro-
posera d’effectuer la conversion de ce format dans une version plus récente :

« Le format [Nom du format] a été créé avec une version antérieure. Souhaitez-vous effec-
tuer la conversion en nouvelle version ?
Attention ! Ce format ne pourra plus être utilisé sur la précédente version. Nous vous re-
commandons d’effectuer au préalable sa sauvegarde si cela s’avère nécessaire !
[Oui] [Non] »

Les réponses possibles ont les effets suivants :

• [Oui] : convertit et ouvre le fichier sélectionné.
• [Non] : (valeur proposée par défaut) annule l’ouverture et revient à la fenêtre de sélection.
Les formats concernés sont les suivants :

Type Extension

Modèles d’export .MGC

Modèles d’export/import paramétra- .EGC

bles

Formats de sélection .FGC

Formats de recherche .SGC

© 2009 Sage 41
 Introduction

Nouveautés de la version

La nouvelle version du programme Sage 100 Gestion commerciale s’enrichit d’un grand nom-
bre de fonctions nouvelles afin de faciliter votre activité commerciale tout en rendant le program-
me conforme aux directives européennes.

Les principales nouveautés de la version sont listées ci-dessous avec une brève explication. Pour
plus de détails sur les fonctions, voir chaque fonction en particulier.

Nouveautés propres à la nouvelle version du programme Sage 100 Gestion commerciale

Projets de fabrication

Un nouveau groupe de fonctionnalités intitulé Projets de fabrication vient compléter la gestion

de la fabrication déjà existante et s’intègre au cœur même du processus de production de
Sage 100 Gestion commerciale.

Les projets de fabrication permettent notamment :

• de planifier dans le temps une quantité d’articles à fabriquer,

• de réserver les composants à consommer, d’inscrire les ressources dans un planning de
production et d’automatiser les commandes de sous-traitance,

• de déclarer au fur et à mesure de la fabrication l’avancement (composants consommés,

temps passé et articles fabriqués),

• et enfin d’avoir un état d’avancement du projet et de son coût.

Mais les projets de fabrication, ce sont également des évolutions :

• dans la gamme opératoire de la Nomenclature :

- Afin de nommer les opérations,
- définir un chevauchement,
- mais aussi de visualiser l’ordonnancement sous forme d’un diagramme de Gantt

• ainsi qu’au niveau des ressources avec la gestion d’un calendrier permettant de connaître
leur disponibilité dans le cadre d’un projet de fabrication.

• et enfin dans l’export paramétrable avec la possibilité d’exporter certaines données du

projet de fabrication.

Gestion des prestations

Sage Gestion commerciale offre désormais la possibilité de facturer des ressources dans le cadre
de prestations commerciales (Formation, Service à la personne, location de matériel ou de véhi-
cules…) ou d’identifier les ressources utilisées dans le cadre de prestations non facturées (SAV,
intervention de dépannage dans le cadre d’une garantie).

Ainsi, toute saisie de prestation dans un document qui fait intervenir une ressource génère auto-
matiquement ou manuellement un événement agenda consultable depuis un planning.

© 2009 Sage 42
 Introduction

La Gestion des prestations en V16 s’accompagne également d’un ensemble de fonctionnalités

dédiées à la gestion du planning des ressources :

• une fonction de Réservation planning qui aide l’utilisateur à réserver des ressources
dans le planning. Cette fonctionnalité générant à partir la réservation un document de
vente ou interne.

• une fonction d’Affectation des commandes au planning permettant de générer en

rafale des événements dans le planning à partir des documents.

• enfin une fonction de contrôle planning met rapidement en évidence soit les problèmes de
surcapacité ou soit la disponibilité immédiate d’une ressource.

Mais la gestion des prestations :

• C’est également la gestion d’un calendrier dans les ressources permettant de connaître la
disponibilité des ressources dans le cadre de prestations.

• Et enfin dans l’export paramétrable la possibilité d’exporter ou d’importer des événements

agenda.
Macintosh Le planning et les fonctions de planning ne sont pas disponibles sur les versions Macintosh du
programme.

Historique des documents / Traçabilité des documents

Sage Gestion commerciale propose désormais une représentation graphique de l’historique d’un
document ou d’une ligne de document, directement depuis un document en cours de consultation.
Macintosh La représentation graphique n’est pas disponible sur les versions Macintosh du programme.

A cela s’ajoute une fonction de Traçabilité des documents qui permet de retrouver à partir d’un
N° de pièce l’ensemble des lignes de documents qui font référence à ce N° de pièce.

Envoi du document par e-mail

La fonction d’envoi d’un document par e-mail propose dans cette nouvelle version de la Gestion
commerciale une double évolution :

• le fichier joint est généré au format PDF (sur option pour les devis),
• il est possible de demander une prévisualisation du mail avant son envoi pour contrôle ou
ajout d’informations complémentaires.

Gestion des favoris

Le menu Fenêtre / Personnaliser l'interface comporte un nouveau volet Favoris permettant de

référencer les sociétés les plus couramment utilisées.

Cette nouvelle fonction permet de passer d’un dossier à un autre sans avoir à utiliser les fonctions
Fichier / fermer et Fichier / Ouvrir.

Calendrier Entreprise

Il est désormais possible de créer un ou plusieurs calendriers rattachés à l’entreprise et qui

référencent :

© 2009 Sage 43
 Introduction

• les jours travaillés,

• les jours exceptionnellement travaillés ou non travaillés,
• les grilles horaires de l’entreprise.
Chaque calendrier est ensuite affecté aux ressources de la société qui sont utilisées dans le cadre
des projets de fabrication et de la gestion des prestations.

Recherche d’articles

La nouvelle version permet d’effectuer une recherche d’articles en saisie de document sur base
de la désignation des articles, et sans respecter la casse.
Exemple : recherche de tous les articles qui contiennent dans leur désignation le mot « or ».

Personnalisation des libellés Poids Net et Poids Brut

Les libellés Poids Net et Poids Brut peuvent être renommé pour l’ensemble de l’application afin
d’étendre la gestion de la taxe parafiscale sur le poids à d’autres cas métiers.

Période de validité de saisie des documents

Il est possible de définir une période de validité de saisie afin que l'application vérifie la cohérence
de la date saisie en entête de document. Ce contrôle évite ainsi les erreurs de date qui ont une
conséquence directe sur les stocks.

Calcul de la marge

Plusieurs critères de détermination de la marge sont proposés (Prix de revient, CMUP, Dernier
prix d'achat, Prix d'achat et Coût standard).

Barèmes fournisseurs

La nouvelle version permet de définir des « Rabais, Remises et Ristournes » et des « Soldes et
Promotions » fournisseurs.

Comptabilisation des factures et des règlements

La comptabilisation simultanée des factures et des règlements est désormais optionnelle.

Articles à gamme

Depuis la saisie de document, il est désormais possible de procéder à une multi-sélection des
énumérés de gamme permettant ainsi d'affecter une quantité ou une remise à un ensemble d'énu-
mérés. Il est en outre possible d'affecter ces données à tous les énumérés de gamme en une seu-
le opération.

© 2009 Sage 44
 Introduction

Mise à jour des tarifs d’exception

La mise à jour des tarifs d’exception est maintenant dissociée de la mise à jour des catégories
tarifaires dans la fonction Mise à jour des tarifs.

Période de fermeture

Définition d'une période de fermeture annuelle dans la fiche tiers, période prise en compte dans
le calcul de la date de livraison et exploitée afin d'alerter l'utilisateur que la date de livraison saisie
dans un document tombe pendant la période de fermeture d'un tiers.

Numéro de pièce des documents

La longueur d'un N° de pièce passe de 8 à 9 caractères.

Remplacer le document d'origine

Nouvelle option de la fonction de duplication de document permettant, en cas d'erreur de saisie,

de dupliquer un document et de supprimer le document d'origine, tout en conservant le N° de piè-
ce du document d'origine.

Modifications des factures comptabilisées

Certaines zones extracomptables d’en-tête ou de ligne de document, telles que le représentant,

la date de livraison et d’autres encore sont maintenant modifiables dans les factures qui ont été
comptabilisées.

Remplacer le document d’origine

Nouvelle option de la fonction de duplication de document permettant, en cas d’erreur de saisie,

de dupliquer un document et de supprimer le document d’origine, tout en conservant le N° de piè-
ce du document d’origine.

Articles sérialisés

Un nouveau contrôle est ajouté en saisie d’un bon de retour ou d’une facture de retour client. L’ap-
plication vérifie que le numéro de série entrant en stock est bien épuisé dans le stock et dans le
cas contraire en informe l’utilisateur.

Gestion des contremarques

La transformation manuelle d’un document autorise de livrer partiellement une commande client
qui possède un article contremarque, dès lors que le document d’achat lié a lui aussi fait l’objet
d’une livraison partielle.

© 2009 Sage 45
 Introduction

Documents de stock

Il est maintenant possible dans les en-têtes de document de stock :

• de définir des informations libres,

• de renseigner un code affaire.

Mouvements de stock

L’état des mouvements de stock intègre un nouveau critère de sélection permettant de borner sur
un ou plusieurs emplacements de stockage.

Impression de l’interrogation nomenclature / stock

La nouvelle version permet d’imprimer l’état de stock d’une nomenclature de fabrication.

Dupliquer un client / fournisseur

Cette fonction permet de récupérer, pour un nouveau tiers créé, les paramètres, options et docu-
ments associés d’un tiers existant.

Gestion de la période de clôture

La nouvelle version du programme Sage 100 Comptabilité permet la clôture d’une période de
l’exercice comptable. A l’issue de cette clôture, la saisie d’écritures comptables sur cette période
n’est plus autorisée.

Cette période clôturée est prise en compte par la nouvelle version du programme
Sage 100 Gestion commerciale. Ainsi, lors de mise à jour de factures et de règlements le pro-
gramme contrôle que les écritures comptables à générer ne sont pas incluses dans la période clô-
turée.

Nouveautés propres aux nouvelles versions de la gamme

Nouveautés fonctionnelles

La nouvelle version du programme Sage 100 Gestion commerciale bénéficie des nom-
breuses modifications et améliorations apportées à la gamme des applications Sage 100.
Parmi les plus marquantes :

• Mise en sommeil des comptes généraux

Dans la nouvelle version, la fiche de chaque compte général comporte l’option Mise en
sommeil. Cette option alerte l’utilisateur sur ce type de compte lorsque celui-ci est utilisé.

• Envoi de document par e-mail

Macintosh La fonction Envoyer le(s) document(s) n’est pas disponible sur les versions Macintosh du pro-
gramme.

© 2009 Sage 46
 Introduction

- La fonction Envoyer le(s) document(s) s’enrichit et permet l’affichage de l’e-mail

avant son envoi.
- Désormais, les documents joints à l’e-mail sont au format PDF exceptés pour les devis
qui conservent le format HTML et comportent le bouton Confirmer.

• Clients / Fournisseurs
La nouvelle version permet la duplication des fiches tiers.

• Numéro de pièce des documents

La zone numéro de pièce des documents peut désormais contenir jusqu'à 9 caractères.

• Contacts
La nouvelle version permet d'associer à chaque contact un type (interlocuteur, avocat,
huissier...)

• Banques
Lors de l’enregistrement des coordonnées bancaires, de nouveaux contrôles sont réalisés
sur le Code BIC.

• Taux de taxes
La zone code taxe peut désormais contenir jusqu’à 5 caractères.

• Collaborateur
Le nouveau type de collaborateur Chargé de recouvrement est intégré dans l'onglet Pro-
fil de la fiche Collaborateur.

Nouvelle ergonomie v.16.00

La présentation des fenêtres (fiches, listes, fenêtres de saisie et de gestion) ainsi que les menus
contextuels, a été revue pour une utilisation encore plus intuitive.

L’organisation des espaces dans les fenêtres se présentent comme suit :

un entête
Cette partie haute de la fenêtre propose une barre de Fonctions reprenant, sous forme de bou-
tons, les actions possibles pour la fonction. Seules les fonctions les plus significatives sont pro-
posées par défaut. (Voir la Personnalisation de la barre de fonctions du menu contextuel)
Il est possible d’afficher des légendes aux boutons, à l’identique des icônes de la barre d’outils.
(Voir la Personnalisation de l’interface du menu Fenêtre].

un corps :
Il s’agit de l’espace de travail permettant la saisie ou la restitution de données,

un pied :
Cette partie basse de la fenêtre peut comporter :

• les Actions
sous forme de liste déroulante et de zones de saisies rattachées, telles que Associer /
Voir les écritures associées, Imprimer les modèles de document, Voir le détail,...,

• les actions de validation

sous forme de boutons très significatifs : OK, Annuler ou encore Ouvrir, Nouveau, Sup-
primer, Fermer, selon la fenêtre active.
Ces boutons ne remettent pas en cause le fonctionnement actuel des fenêtres avec les
boutons de la barre de navigation toujours actifs ainsi que les raccourcis-clavier tels
que ECHAP pour fermer une fenêtre sans valider les modification effectuées.

© 2009 Sage 47
 Introduction

le menu contextuel
Le menu contextuel intègre de nouvelle fonctions (Masquer la barre de fonctions, Mas-
quer la barre de validation) vous permettant d’adapter l’ergonomie des fenêtres selon
vos besoins.
Le menu contextuel vous permet également d’agir sur les éléments sélectionnés de la
fenêtre (Ajouter, Supprimer, Sélectionner,...), et d’accéder à des fonctions de naviga-
tion (Atteindre, Rechercher, Critères de tri, Personnaliser la liste ...).

Pour plus de détails sur cette nouvelle ergonomie, reportez-vous au Manuel de la Gamme
v16.00.

© 2009 Sage 48
 Introduction

Particularités du programme

Le programme Sage Gestion commerciale est un progiciel permettant la réalisation de toutes

les opérations de gestion commerciale :

• gestion des articles et des nomenclatures,

• gestion des familles d’articles et structuration des familles et des articles,
• gestion des articles à gamme simple ou double, à conditionnements divers, facturés au
poids, facturés forfaitairement, gérés en contremarque, sérialisés, gérés par lot, des arti-
cles liés, des nomenclatures commerciales,

• codification automatique des références et des codes barres articles,

• gestion des articles à nomenclature à gamme, sérialisés ou gérés par numéro de lot,
• gestion des fiches clients et fournisseurs,
• gestion des emplacements multiples dans les dépôts,
• informations libres paramétrables,
• mise à jour automatique et assistée des tarifs ainsi que des prévisions de fabrication des
articles à nomenclature,

• gestion, en fonction des versions, des achats, des ventes et des stocks,
• gestion de documents internes concernant les entrées et sorties d’articles ou les gains et
pertes financiers,

• édition des commandes, bons de livraison, factures et autres documents clients, fournis-
seurs et stocks, nomenclatures commerciales, cycle administratif des pièces,

• gestion par affaires,

• gestion automatique des réapprovisionnements ou des mises en fabrication et gestion des
ressources ou des centres de charges mis en jeu à cette occasion,

• gestion des réceptions fournisseurs et du contrôle de la qualité en réception,

• gestion manuelle ou automatique des articles non livrés,
• gestion des modèles et prestations types qui peuvent servir de modèles aux abonnements
ou de pièces toutes faites pour la création des pièces de vente ou d’achat,

• gestion des abonnements tant clients que fournisseurs,

• gestion des articles en contremarque avec gestion automatique des commandes fournis-
seurs dans un sens et des livraisons clients dans l’autre, ou des mises en fabrication qui
déclenchent automatiquement les commandes des composants,

• gestion des fabrications d’articles à nomenclature de fabrication ainsi que des ressources
en personnel et matériel mises en œuvre à cette fin et gestion des prévisions de fabrica-
tion de ces articles,

• saisie des règlements clients ou à l’intention des fournisseurs,

• gestion des représentants, du chiffre d’affaire qu’ils ont dégagé ainsi que de leur commis-
sionnement,

• gestion des acheteurs et des réceptionnaires du stock,

© 2009 Sage 49
 Introduction

• état du réapprovisionnement,
• état et régularisation d’inventaire,
• édition des statistiques,
• envoi de pièces ou de documents par l’intermédiaire d’un programme de messagerie
Internet (e-mail) et réception de devis acceptés par ce même moyen, devis que l’on peut
ensuite transformer en commandes fermes,

• recherche d’adresses en création de clients ou de fournisseurs,

• surveillance financière avec intégration des données dans les fiches clients ou fournis-
seurs,

• transfert de données vers le logiciel de comptabilité Sage Comptabilité,

• transferts de données de ou vers d’autres logiciels de gestion à partir de modèles paramé-
trables,

• transfert de données entre sites équipés du même programme ou bien du programme

Sage Saisie de caisse décentralisée au moyen d’un programme de messagerie Internet
(uniquement sur Windows) ou par fichiers magnétiques,

• paramétrage des transferts automatiques de ces données à intervalles réguliers (commu-

nication de site à site),

• impression d'une gamme très étendue d'états de gestion avec possibilité de personnalisa-
tion de nombre d'entre eux et de transmission par e-mail,

• comptabilisation éventuelle selon les normes DGI,

• archivage manuel ou assisté des données,
• archivage fiscal des données,
• et, bien entendu, gestion de l’euro et des devises.
Il appartient à la Sage 100 des programmes de gestion développés par le groupe Sage France
tels que Sage Comptabilité, Sage Moyens de paiement, Sage Immobilisations, Sage Ser-
veur, Sage Paie et Manager 100.

Pour chacun des environnements, les programmes de la gamme Sage sont déclinés en plusieurs
versions. Elles sont présentées ci-dessous.

Versions du programme

Le programme Sage 100 Gestion commerciale est disponible en différentes versions. Les prin-
cipales fonctions disponibles sont résumées dans le tableau ci-dessous.

Le programme Sage 30 Gestion commerciale est disponible en une seule version. Les princi-
pales fonctions disponibles sont résumées dans le tableau ci-dessous.

Fonctions Ligne 30

Menu Fichier

Nouveau Oui

© 2009 Sage 50
 Introduction

Fonctions Ligne 30

Ouvrir Oui

Fermer Oui

A propos de votre société Oui

Lire les informations Oui

Configuration système et partage Oui

Autorisations d’accès Oui

Importer

Importer au format Sage Oui

Importer au format paramétrable Oui

Exporter

Exporter au format Sage Oui

Exporter au format paramétrable Oui

Format import/export paramétrable Oui

Imprimer les paramètres société Oui

Mise en page Oui

Format d’impression Oui

Outils

Mise à jour des tarifs Oui

Réajustement des cumuls Oui

Recalcul des informations libres Oui

Maintenance Oui

Afficher le journal de maintenance Oui

Importer les préférences Oui

Exporter les préférences Oui

Lancement des applications Sage Oui

Quitter Oui

Menu Structure

Familles d’articles Oui

Structuration de la liste des familles Oui

Articles Oui

Structuration du catalogue articles Oui

Codification automatique des références articles Oui

Codification automatique des codes barres avec impression des Oui

codes barres

Tarifs par clients Oui

Nomenclatures

© 2009 Sage 51
 Introduction

Fonctions Ligne 30

Articles liés Oui

Comptabilité

Plan comptable Oui

Plan analytique 2 plans

Taux de taxes Oui

Codes journaux Oui

Banques Oui

Modèles de règlement Oui

Codes affaires Oui

Clients Oui

Fournisseurs Oui

Barèmes

Commissions représentants Oui

Glossaires Oui

Collaborateurs

Représentants Oui

Dépôts de stockage Oui

Menu Traitement

Documents des ventes Oui

Comptabilisation ponctuelle des documents des ventes Oui

Impression des documents avec personnalisation des exemplaires Oui

Documents des achats Oui

Comptabilisation ponctuelle des documents des achats Oui

Impression des documents avec personnalisation des exemplaires Oui

Documents des stocks Oui

Réapprovisionnement Manuel

Gestion des règlements

Saisie des règlements clients Oui

Code journal par mode de règlement Oui

Interrogation de compte

Interrogation de compte client Oui

Interrogation de compte fournisseur Oui

Interrogation de compte article Oui

Interrogation de compte affaire Oui

Interrogation de compte collaborateurs Oui

Saisie d’inventaire Oui

© 2009 Sage 52
 Introduction

Fonctions Ligne 30

Saisie des régularisations Oui

Mise à jour de la comptabilité

Ventes Oui

Achats Oui

Règlements clients Oui

Archivage Oui

Création du fichier d’archive Oui

Génération du report de stock Oui

Suppression des articles en sommeil Oui

Archivage fiscal des données Oui

Menu Etat

Analyse clients Oui

Rentabilité clients Oui

Statistiques clients Oui

Par article Oui

Par famille Oui

Palmarès des clients Oui

Analyse fournisseurs Oui

Activité fournisseurs Oui

Chiffre d’affaire fournisseurs Oui

Statistiques fournisseurs Oui

Par famille Oui

Par article Oui

Statistiques articles Oui

Par articles Oui

Par familles Oui

Palmarès des ventes d’articles Oui

Mouvements de stock Oui (1)

Inventaire Oui

Livre d’inventaire Oui

Etat préparatoire Oui

Commissions représentants Oui

Journaux comptables Oui

Etats libres Oui

Relevés de facture Oui

Traites en continu Oui

© 2009 Sage 53
 Introduction

Fonctions Ligne 30

Relevés d’échéances Oui

Etiquettes et mailing tiers Oui

Liste de tiers Oui

Etiquettes articles Oui

Liste d’articles Oui

Menu Fenêtre

Réorganiser Oui

Actualiser Oui

Personnaliser l’interface

Affichage Oui

Barres d’outils Oui

Raccourcis Oui

Ajustement automatique des colonnes Oui

Personnaliser la liste Oui

Préférences Oui

Barres verticales Oui

Mode assistant Oui

1. Au CMUP.

Le programme Sage Start Factures est disponible en une seule version. Les principales fonc-
tions disponibles sont résumées dans le tableau ci-dessous.

Fonctions Start Factures

Menu Fichier

Nouveau Oui

Ouvrir Oui

Fermer Oui

A propos de votre société Oui

Lire les informations Oui

Configuration système et partage Oui

Autorisations d’accès Oui

Importer Oui

Exporter Oui

Imprimer les paramètres société Oui

Mise en page Oui

Format d’impression Oui

Outils

© 2009 Sage 54
 Introduction

Fonctions Start Factures

Réajustement des cumuls Oui

Maintenance Oui

Afficher le journal de maintenance Oui

Importer les préférences Oui

Exporter les préférences Oui

Lancement des applications Sage Oui

Quitter Oui

Menu Structure

Familles d’articles Oui

Articles Oui

Codification automatique des références articles Oui

Duplication des fiches articles Oui

Comptabilité

Plan comptable Oui

Plan analytique 2 plans

Taux de taxes Oui

Codes journaux Oui

Banques Oui

Clients Oui

Glossaires Oui

Menu Traitement

Documents des ventes Oui

Comptabilisation ponctuelle des documents des ventes Oui

Impression des documents avec personnalisation des Oui

exemplaires

Gestion des règlements

Saisie des règlements clients Oui

Code journal par mode de règlement Oui

Mise à jour de la comptabilité

Ventes Oui

Réglements clients Oui

Archivage Oui

Création du fichier d’archive Oui

Génération du report de stock Oui

Suppression des articles en sommeil Oui

Archivage fiscal des données Oui

© 2009 Sage 55
 Introduction

Fonctions Start Factures

Menu Etat

Analyse clients Oui

Rentabilité clients Oui

Statistiques clients Oui

Par articles Oui

Par familles Oui

Palmarès des clients Oui

Statistiques articles Oui

Par articles Oui

Par familles Oui

Palmarès des ventes d’articles Oui

Journaux comptables Oui

Etats libres Oui

Relevés de factures clients Oui

Traites en continu Oui

Etiquettes et mailing tiers Oui

Liste de tiers Oui

Etiquettes articles Oui

Liste d’articles Oui

Menu Fenêtre

Réorganiser Oui

Actualiser Oui

Personnaliser l’interface

Affichage Oui

Barres d’outils Oui

Raccourcis Oui

Ajustement automatique des colonnes Oui

Personnaliser la liste Oui

Préférences Oui

Barres verticales Oui

Mode assistant Oui

Nous attirons tout particulièrement l’attention du lecteur sur le fait que le manuel qu’il a entre les
mains décrit la version complète du programme toutes options confondues sans préciser dans
quelles versions les commandes décrites sont disponibles. Il doit donc, lors de la lecture de ce
manuel, tenir compte des fonctionnalités dont dispose la version en sa possession et ne pas s’ar-
rêter sur les passages traitant de fonctions dont il n’aurait pas l’usage.

© 2009 Sage 56
 Introduction

Nous ne préciserons ces indisponibilités dans les explications que si elles revêtent une particularité impor-
tante ou cachée.

© 2009 Sage 57
 Introduction

Versions fonctionnant sur Windows

Sous ce système d’exploitation, la ligne de produits Sage Gestion commerciale 100 se décline
en plusieurs versions :
• la version 100 de base,
• la version 100 Pack Services,
• la version 100 Pack,
• la version 100 Pack Industrie,
• la version 100 Pack Plus.

Les principales différences entre les versions sont résumées dans le tableau qui suit.

Versions Fontions de base Fonctions additionnelles

Version 100 de base Création du fichier commercial avec

définition des options de gestion
Documents des ventes
Documents des achats
Documents des stocks
Définition de la structure du catalo-
gue articles et des familles d’articles
Codification automatique des articles
et impression des codes barres
Création des emplacements de stoc-
kage
Clients
Gestion des centrales d’achat
Fournisseurs
Interdiction de saisie sur les données
mises en sommeil
Gestion des représentants/vendeurs
et des acheteurs
Facturation périodique
Bons d’achat
Réapprovisionnement
Envoi des commandes fournisseurs
Gestion des réceptions fournisseurs
Gestion par affaires
Communication de site à site
Saisie d’inventaire
Gestion des règlements
Interrogation de comptes clients,
fournisseurs, articles, collaborateurs,
affaires
Gestion des frais de port
Comptabilisation des engagements
Personnalisation des menus et des
écrans
Exportation et importation des préfé-
rences
Archivage fiscal des données

Version 100 Pack Version 100 de base (1) + Gestion analytique article
Service Documents internes
Modèles et prestations types avec
formules de calcul des modèles
d’enregistrement
Abonnements

© 2009 Sage 58
 Introduction

Versions Fontions de base Fonctions additionnelles

Version 100 Pack Version 100 de base + Gestion analytique article

Nomenclatures commerciales
Gammes de produits
Gestion des livraisons
Livraison des commandes clients
Gestion de la contremarque fournis-
seur

Version 100 Pack Version 100 de base + Gestion analytique article

Industrie Nomenclatures commerciales
Gammes de produits
Gestion des fabrications, des prévi-
sions de fabrication et des centres de
charges
Gestion des livraisons
Livraison des commandes clients
Gestion de la contremarque fournis-
seur et fabrication

Version 100 Pack Version 100 Pack tous modules + Suivi de stock FIFO, LIFO, sérialisé
Plus et par lot
Gestion du multi-emplacement par
dépôt
Gestion des emplacements de con-
trôle
Gestion des réceptionnaires
Contrôle qualité
Traçabilité des articles sérialisés et
par lot
Gestion des prévisions de fabrication
Informations libres paramétrables
Gestion des articles liés
Gestion du cycle administratif des
pièces
Gestion des devises
Modèles et prestations types
Abonnements
1. Les fonctions suivantes ne sont pas présentes dans cette version :
Documents des stocks
Réapprovisionnement
Envoi commandes fournisseurs
Saisie d’inventaire

© 2009 Sage 59
 Introduction

Fonctions disponibles sur la version Windows

Les fonctions disponibles sur la version Windows sont précisées dans le tableau suivant. Seules
les principales fonctions sont mentionnées.

Ligne 100 Ligne 100

Ligne 100 Ligne 100
Fonctions Ligne 100 Pack Pack
Pack Pack Plus
Service Industrie

Menu Fichier

Nouveau Oui Oui Oui Oui Oui

Ouvrir Oui Oui Oui Oui Oui

Fermer Oui Oui Oui Oui Oui

A propos de votre société Oui Oui Oui Oui Oui

Lire les informations Oui Oui Oui Oui Oui

Configuration système et partage Oui Oui Oui Oui Oui

Autorisations d’accès Oui Oui Oui Oui Oui

Importer

Format Sage Oui Oui Oui Oui Oui

Importer au format paramétrable Oui Oui Oui Oui Oui

Exporter

Format Sage Oui Oui Oui Oui Oui

Exporter au format paramétrable Oui Oui Oui Oui Oui

Communication site à site

Communication Oui Oui Oui Oui Oui

Communication planifiée Oui Oui Oui Oui Oui

Imprimer les paramètres société Oui Oui Oui Oui Oui

Mise en page Oui Oui Oui Oui Oui

Format d’impression Oui Oui Oui Oui Oui

Impression différée Oui Oui Oui Oui Oui

Lancement des applications Sage Oui Oui Oui Oui Oui

Outils

Mise à jour des tarifss Oui Oui Oui Oui Oui

Mise à jour des prévisions Oui Oui

Mise à jour des références et des Oui Oui Oui Oui Oui
codes barres

Recalcul des informations libres Oui Oui Oui Oui Oui

Réajustement des cumuls Oui Oui Oui Oui Oui

Maintenance Oui Oui Oui Oui Oui

Réorganiser ma base de don- Oui Oui Oui Oui Oui

nées (1)

© 2009 Sage 60
 Introduction

Ligne 100 Ligne 100

Ligne 100 Ligne 100
Fonctions Ligne 100 Pack Pack
Pack Pack Plus
Service Industrie

Afficher le journal de mainte- Oui Oui Oui Oui Oui

nance

Importer les préférences Oui Oui Oui Oui Oui

Exporter les préférences Oui Oui Oui Oui Oui

Quitter Oui Oui Oui Oui Oui

Menu Structure

Familles d’articles Oui Oui Oui Oui Oui

Structuration du catalogue Oui Oui Oui Oui Oui

familles et articles

Articles Oui Oui Oui Oui Oui

Structuration du catalogue arti- Oui Oui Oui Oui Oui

cles

Codification automatique des Oui Oui Oui Oui Oui

références articles

Codification automatique des Oui Oui Oui Oui Oui

références énumérés de condi-
tionnement

Codification automatique des Oui Oui Oui

références énumérés de gamme

Codification automatique des Oui Oui Oui Oui Oui

codes barres avec impression
des codes barres

Suivi de stock FIFO, LIFO, séria- Oui

lisé, par lots

Nomenclatures

Articles liés Oui Oui Oui Oui Oui

Nomenclatures commerciales Oui Oui

Nomenclatures de fabrication Oui Oui

Gestion des nomenclatures Oui Oui Oui

variables

Gestion des nomenclatures à Oui Oui Oui

gammes

Gestion des prévisions de fabri- Oui Oui

cation

Centres de charges Oui Oui

Comptabilité

Plan comptable Oui Oui Oui Oui Oui

Plan analytique 2 plans 11 plans 11 plans 11 plans 11 plans

Taux de taxes Oui Oui Oui Oui Oui

Codes journaux Oui Oui Oui Oui Oui

© 2009 Sage 61
 Introduction

Ligne 100 Ligne 100

Ligne 100 Ligne 100
Fonctions Ligne 100 Pack Pack
Pack Pack Plus
Service Industrie

Banques Oui Oui Oui Oui Oui

Modèles de règlement Oui Oui Oui Oui Oui

Modèles de grille Oui Oui Oui Oui Oui

Codes affaires Oui Oui Oui Oui Oui

Clients Oui Oui Oui Oui Oui

Fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui

Barèmes

Commissions Oui Oui Oui Oui Oui

Rabais, remises et ristournes Oui Oui Oui Oui Oui

Soldes et promotions Oui Oui Oui Oui Oui

Glossaires Oui Oui Oui Oui Oui

Modèles d’enregistrement Oui Oui Oui Oui

Ressources Oui Oui

Centres de charges Oui Oui

Collaborateurs Oui Oui Oui Oui Oui

Dépôts de stockage Oui Oui Oui Oui Oui

Menu Traitement

Documents des ventes Oui Oui Oui Oui Oui

Gestion des bons d’achat Oui Oui Oui Oui Oui

Comptabilisation ponctuelle des Oui Oui Oui Oui Oui

documents des ventes

Impression des documents avec Oui Oui Oui Oui Oui

personnalisation des exemplai-
res

Recalcul des modèles d’enregis- Oui

trement

Documents des achats Oui Oui Oui Oui Oui

Gestion des bons d’achat Oui Oui Oui Oui Oui

Comptabilisation ponctuelle des Oui Oui Oui Oui Oui

documents des achats

Impression des documents avec Oui Oui Oui Oui Oui

personnalisation des exemplai-
res

Recalcul des modèles d’enregis- Oui Oui Oui Oui

trement

Liens contremarque Fournisseur Fournisseur Fournisseur

et fabrication et fabrication

© 2009 Sage 62
 Introduction

Ligne 100 Ligne 100

Ligne 100 Ligne 100
Fonctions Ligne 100 Pack Pack
Pack Pack Plus
Service Industrie

Documents des stocks Oui Oui Oui Oui Oui

Mouvements d’entrée Oui Oui Oui Oui

Mouvments de sortie Oui Oui Oui Oui

Mouvements de transfert Oui Oui Oui Oui

Dépréciation de stock Oui Oui Oui Oui

Préparations de fabrication Oui Oui

Ordres de fabrication Oui Oui

Bons de fabrication Oui Oui

Transformer (PF et OF unique- Oui Oui

ment)

Gestion des emplacements Oui

Documents internes Oui Oui

Gestion des fabrications

Documents de fabrication Oui Oui

Simulation de fabrication Oui Oui

Calcul des besoins, prévisions Oui Oui

de fabrication

Interrogation de compte nomen- Oui Oui

clature

Interrogation cas d’emploi Oui Oui

Interrogation de charges res- Oui Oui

source

Gestion des livraisons clients

Préparations de livraisons clients Oui Oui Oui

Validation des préparations de Oui Oui Oui

livraisons clients

Livraison commandes clients Oui Oui Oui Oui

Gestion des réceptions fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui

Contrôle qualité Oui

Traitements par lot

Facturation périodique Oui Oui Oui Oui Oui

Réapprovisionnement

Réapprovisionnement à date Oui Oui Oui Oui

Réapprovisionnement sur Oui Oui

prévisions de fabrication

Envoi de commandes fournis- Oui Oui Oui Oui Oui

seurs

Réception des devis confirmés Oui Oui Oui Oui Oui

© 2009 Sage 63
 Introduction

Ligne 100 Ligne 100

Ligne 100 Ligne 100
Fonctions Ligne 100 Pack Pack
Pack Pack Plus
Service Industrie

Gestion des règlements

Saisie des règlements clients Oui Oui Oui Oui Oui

Saisie des règlements fournis- Oui Oui Oui Oui Oui

seurs

Code journal par mode de règle- Oui Oui Oui Oui Oui
ment

Génération des règlements Oui Oui Oui Oui Oui

Génération des règlements à Oui Oui Oui Oui Oui

partir des écritures comptables

Modèles et prestations types Oui Oui Oui Oui

Abonnements

Abonnement clients Oui Oui Oui Oui

Abonnement fournisseurs Oui Oui Oui Oui

Génération des abonnements Oui Oui Oui Oui

Reconduction des abonnements Oui Oui Oui Oui

Mise à jour des pièces d’abonne- Oui Oui Oui Oui

ment

Contremarque

Génération des commandes Oui Oui Oui

fournisseurs

Génération des préparations de Oui Oui

fabrication

Affectation des livraisons fournis- Oui Oui Oui

seurs

Affectation des bons de fabrica- Oui Oui

tion

Interrogation de compte

Interrogation de compte client Oui Oui Oui Oui Oui

Interrogation de compte fournis- Oui Oui Oui Oui Oui

seur

Interrogation de compte article Oui Oui Oui Oui Oui

Interrogation de stock prévi- Oui Oui Oui Oui Oui

sionnel

Interrogation de compte affaire Oui Oui Oui Oui Oui

Interrogation de compte collabo- Oui Oui Oui Oui Oui

rateur

Suivi traçabilité série/lot Oui

Recherche de documents

Recherche d’en-tête Oui Oui Oui Oui Oui

© 2009 Sage 64
 Introduction

Ligne 100 Ligne 100

Ligne 100 Ligne 100
Fonctions Ligne 100 Pack Pack
Pack Pack Plus
Service Industrie

Recherche de lignes Oui Oui Oui Oui Oui

Saisie d’inventaire Oui Oui Oui Oui Oui

Saisie d’inventaire / Conditionne- Oui Oui Oui Oui Oui

ment de stock

Ventilation par emplacement Oui

Mise à jour de l’agenda Oui Oui Oui Oui Oui

Mise à jour de la comptabilité Oui Oui Oui Oui Oui

Mise à jour comptable des enga- Oui Oui Oui Oui Oui
gements (Bons de Commande,
Préparations de Livraison, Bons
de Livraison)

Gestion du lettrage et du pré-let- Oui Oui Oui Oui Oui

trage

Archivage Oui Oui Oui Oui Oui

Archivage fiscal des données Oui Oui Oui Oui Oui

Menu Etat

Etats personnalisés Oui Oui Oui Oui Oui

Analyse clients Oui Oui Oui Oui Oui

Cadenciers clients Oui Oui Oui Oui Oui

Statistiques clients Oui Oui Oui Oui Oui

Mouvements clients Oui Oui Oui Oui Oui

Analyse fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui

Cadencier fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui

Statistiques fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui

Mouvements fournisseurs Oui Oui Oui Oui Oui

Statistiques articles Oui Oui Oui Oui Oui

Mouvements de stock Oui (2) Oui (1) Oui Oui Oui

Inventaire Oui Oui Oui Oui Oui

Cadencier de livraison Oui Oui Oui Oui Oui

Statistiques représentants Oui Oui Oui Oui Oui

Commissions représentants Oui Oui Oui Oui Oui

Tableau de bord Oui Oui Oui Oui Oui

Journaux comptables Oui Oui Oui Oui Oui

Etats libres Oui Oui Oui Oui Oui

Etiquettes de colisage Oui Oui Oui Oui Oui

Relevés de facture Oui Oui Oui Oui Oui

Liste de documents Oui Oui Oui Oui Oui

© 2009 Sage 65
 Introduction

Ligne 100 Ligne 100

Ligne 100 Ligne 100
Fonctions Ligne 100 Pack Pack
Pack Pack Plus
Service Industrie

Traites en continu Oui Oui Oui Oui Oui

Relevés d’échéances Oui Oui Oui Oui Oui

Etiquettes et mailing tiers Oui Oui Oui Oui Oui

Liste de tiers Oui Oui Oui Oui Oui

Etiquettes articles Oui Oui Oui Oui Oui

Liste d’articles Oui Oui Oui Oui Oui

Menu Fenêtre

Réorganiser Oui Oui Oui Oui Oui

Actualiser Oui Oui Oui Oui Oui

Personnaliser l’interface

Affichage Oui Oui Oui Oui Oui

Barres d’outils Oui Oui Oui Oui Oui

Menus Oui Oui Oui Oui Oui

Raccourcis Oui Oui Oui Oui Oui

Personnaliser les écrans Oui Oui Oui Oui Oui

Personnaliser la liste Oui Oui Oui Oui Oui

Ajustement automatique des colonnes Oui Oui Oui Oui Oui

Préférences Oui Oui Oui Oui Oui

Barres verticales Oui Oui Oui Oui Oui

Mode assistant Oui Oui Oui Oui Oui

Mode personnalisé Oui Oui Oui Oui Oui

1. Spécifique aux versions SQL du programme.

2. Au CMUP.

Versions fonctionnant sur Macintosh

La ligne de produits Sage Gestion commerciale se décline en deux versions :

• la version 30,
• la version 100.

© 2009 Sage 66
 Introduction

Les fonctions disponibles sont listées dans le tableau suivant.

Version 30 Version 100

Création du fichier commercial avec défini- Version 30 de base

tion des options de gestion
Documents des ventes +
Documents des achats
Documents des stocks
Définition de la structure du catalogue arti-
cles et des familles d’articles
Codification automatique des articles et
impression des codes barres
Création des emplacements de stockage
Clients
Gestion des centrales d’achat
Fournisseurs
Interdiction de saisie sur les données
mises en sommeil
Gestion des représentants/vendeurs et
des acheteurs
Facturation périodique
Bons d’achat
Réapprovisionnement
Envoi des commandes fournisseurs
Gestion des réceptions fournisseurs
Gestion par affaires
Communication de site à site
Saisie d’inventaire
Gestion des règlements
Interrogation de comptes clients, fournis-
seurs, articles, collaborateurs, affaires
Gestion des frais de port
Comptabilisation des engagements
Personnalisation des menus et des écrans
Exportation et importation des préférences
Archivage fiscal des données

© 2009 Sage 67
 Introduction

Version 30 Version 100

Gestion analytique article

Documents internes
Modèles et prestations types avec formu-
les de calcul des modèles d’enregistre-
ment
Abonnements
Nomenclatures commerciales
Gammes de produits
Gestion des livraisons
Livraison des commandes clients
Gestion analytique article
Gestion des fabrications, des prévisions
de fabrication et des centres de charges
Gestion de la contremarque fournisseur et
fabrication
Suivi de stock FIFO, LIFO, sérialisé et par
lot
Gestion du multi-emplacement par dépôt
Gestion des emplacements de contrôle
Gestion des réceptionnaires
Contrôle qualité
Traçabilité des articles sérialisés et par lot
Gestion des prévisions de fabrication
Informations libres paramétrables
Gestion des articles liés
Gestion du cycle administratif des pièces
Gestion des devises
Modèles et prestations types
Abonnements

Fonctions disponibles sur la version Macintosh

Les fonctions disponibles sont précisées dans le tableau suivant. Seules les principales fonctions
sont mentionnées.

Fonctions Ligne 30 Ligne 100

Menu Fichier

Nouveau Oui Oui

Ouvrir Oui Oui

Fermer Oui Oui

A propos de votre société Oui Oui

Lire les informations Oui Oui

Configuration système et partage Oui Oui

Autorisations d’accès Oui Oui

Importer

Importer au format Sage Oui Oui

Importer au format paramétrable Oui Oui

Exporter

Exporter au format Sage Oui Oui

© 2009 Sage 68
 Introduction

Fonctions Ligne 30 Ligne 100

Exporter au format paramétrable Oui Oui

Format importation/exportation paramétrable Oui Oui

Communication Oui Oui

Communication planifiée Oui Oui

Impression des paramètres société Oui Oui

Mise en page Oui Oui

Format d’impression Oui Oui

Impression différée Oui Oui

Outils

Mise à jour des tarifss Oui Oui

Mise à jour des prévisions Oui

Mise à jour des références et des codes Oui Oui

barres

Mise à jour des informations libres Oui Oui

Réajustement des cumuls Oui Oui

Maintenance Oui Oui

Afficher le journal de maintenance Oui Oui

Importer les préférences Oui Oui

Exporter les préférences Oui Oui

Lancement des applications Sage Oui Oui

Quitter Oui Oui

Menu Structure

Familles d’articles Oui Oui

Structuration du catalogue familles et arti- Oui Oui

cles

Articles Oui Oui

Structuration du catalogue articles Oui Oui

Codification automatique des références Oui Oui

articles

Codification automatique des références Oui Oui

énumérés de conditionnement

Codification automatique des références Oui Oui

énumérés de gamme

Codification automatique des codes bar- Oui Oui

res avec impression des codes barres

Suivi de stock FIFO, LIFO, sérialisé, par Oui

lots

Nomenclatures

Articles liés Oui Oui

© 2009 Sage 69
 Introduction

Fonctions Ligne 30 Ligne 100

Nomenclatures commerciales Oui

Nomenclatures de fabrication Oui

Gestion des nomenclatures variables Oui

Gestion des nomenclatures à gamme Oui

Gestion des prévisions de fabrication Oui

Centres de charges Oui

Comptabilité

Plan comptable Oui Oui

Plan analytique 2 plans 11 plans

Taux de taxes Oui Oui

Codes journaux Oui Oui

Banques Oui Oui

Modèles de règlement Oui Oui

Modèles de grille Oui Oui

Codes affaires Oui Oui

Clients Oui Oui

Fournisseurs Oui Oui

Barèmes

Commissions Oui Oui

Rabais, remises et ristournes Oui Oui

Soldes et promotions Oui Oui

Glossaires Oui Oui

Modèles d’enregistrement Oui

Ressources Oui

Centres de charges Oui

Collaborateurs Oui Oui

Dépôts de stockage Oui Oui

Création automatique des emplacements Oui Oui

Menu Traitement

Documents des ventes Oui Oui

Gestion des bons d’achat Oui Oui

Comptabilisation ponctuelle des docu- Oui Oui

ments des ventes

Impression des documents avec person- Oui Oui

nalisation des exemplaires

Recalcul des modèles d’enregistrement Oui

Documents des achats Oui Oui

© 2009 Sage 70
 Introduction

Fonctions Ligne 30 Ligne 100

Gestion des bons d’achat Oui Oui

Comptabilisation ponctuelle des docu- Oui Oui

ments des achats

Impression des documents avec person- Oui Oui

nalisation des exemplaires

Recalcul des modèles d’enregistrement Oui

Liens contremarque Fournisseur et

fabrication

Documents des stocks Oui Oui

Mouvements d’entrée Oui Oui

Mouvements de sortie Oui Oui

Mouvements de transfert Oui Oui

Dépréciation de stock Oui Oui

Préparations de fabrication Oui

Ordres de fabrication Oui

Bons de fabircation Oui

Transformer (PF et OF uniquement) Oui

Gestion des emplacements Oui

Documents internes Oui

Gestion des fabrications

Documents de fabrication Oui

Simulation de fabrication Oui

Calcul des besoins, prévisions de fabri- Oui

cation

Interrogation de compte nomenclature Oui

Interrogation cas d’emploi Oui

Interrogation de charges ressource Oui

Gestion des livraisons clients

Préparations de livraisons clients Oui

Validation des préparations de livraisons Oui

clients

Livraison commandes clients Oui Oui

Gestion des réceptions fournisseurs Oui Oui

Contrôle qualité Oui

Traitements par lot

Facturation périodique Oui Oui

Réapprovisionnement Oui Oui

Réapprovisionnement à date Oui Oui

© 2009 Sage 71
 Introduction

Fonctions Ligne 30 Ligne 100

Réapprovisionnement sur prévisions Oui

de fabrication

Envoi commandes fournisseurs Oui Oui

Réception des devis confirmés Oui Oui

Gestion des règlements

Saisie des règlements clients Oui Oui

Saisie des règlements fournisseurs Oui Oui

Génération des règlements Oui Oui

Génération des règlements à partir des Oui Oui

écritures comptables

Modèles et prestations types Oui Oui

Abonnements

Abonnement clients Oui Oui

Abonnement fournisseurs Oui Oui

Génération des abonnements Oui Oui

Reconduction des abonnements Oui Oui

Mise à jour des pièces d’abonnement Oui Oui

Contremarque

Génération des commandes fournisseurs Oui

Génération des préparations de fabrica- Oui

tion

Affectation des livraisons fournisseurs Oui

Affectation des bons de fabrication Oui

Interrogation de compte

Interrogation de compte client Oui Oui

Interrogation de compte fournisseur Oui Oui

Interrogation de compte article Oui Oui

Interrogation de stock prévisionnel Oui Oui

Interrogation de compte affaire Oui Oui

Interrogation de compte collaborateur Oui Oui

Suivi traçabilité série/lot Oui

Recherche de documents

Recherche d’en-tête Oui Oui

Recherche de lignes Oui Oui

Saisie d’inventaire Oui Oui

Saisie d’inventaire / Conditionnement de Oui Oui

stock

Validation par emplacement Oui

© 2009 Sage 72
 Introduction

Fonctions Ligne 30 Ligne 100

Mise à jour de l’agenda Oui Oui

Mise à jour de la comptabilité Oui Oui

Mise à jour comptable des engagements Oui Oui

(Bons de Commande, Préparations de
Livraison, Bons de Livraison)

Gestion du lettrage et du pré-lettrage Oui Oui

Archivage Oui Oui

Archivage fiscal des données Oui Oui

Menu Etat

Etats personnalisés Oui Oui

Analyse clients Oui Oui

Cadenciers clients Oui Oui

Statistiques clients Oui Oui

Mouvements clients Oui Oui

Analyse fournisseurs Oui Oui

Cadencier fournisseurs Oui Oui

Statistiques fournisseurs Oui Oui

Mouvements fournisseurs Oui Oui

Statistiques articles Oui Oui

Mouvements de stock Oui (1) Oui

Inventaire Oui Oui

Cadencier de livraison Oui Oui

Statistiques collaborateurs Oui Oui

Commissions représentants Oui Oui

Tableau de bord Oui Oui

Journaux comptables Oui Oui

Etats libres Oui Oui

Etiquettes de colisage Oui Oui

Relevés de facture Oui Oui

Liste de documents Oui Oui

Traites en continu Oui Oui

Relevés d’échéances Oui Oui

Etiquettes et mailing tiers Oui Oui

Liste de tiers Oui Oui

Etiquettes articles Oui Oui

Liste d’articles Oui Oui

© 2009 Sage 73
 Introduction

Fonctions Ligne 30 Ligne 100

Menu Fenêtre

Réorganiser Oui Oui

Actualiser Oui Oui

Personnaliser l’interface

Affichage Oui Oui

Barres d’outils Oui Oui

Menus Oui Oui

Raccourcis Oui Oui

Personnaliser les écrans Oui Oui

Personnaliser la liste Oui Oui

Ajustement automatique des colonnes Oui Oui

Préférences Oui Oui

Mode assistant Oui Oui

Mode personnalisé Oui Oui

1. Au CMUP.

Généralités concernant les versions Windows et Macintosh

Les versions Macintosh et Windows utilisant les mêmes fichiers et bénéficiant des mêmes princi-
pes de fonctionnement et d’utilisation sous les deux environnements, il nous a semblé plus simple
de les décrire dans un même manuel illustré toutefois à partir de l’environnement Microsoft Win-
dows.

Lorsque les descriptions de fonctionnement et d’utilisation varient d’un environnement à l’autre,

elles sont identifiées par les mots Windows ou Macintosh placés dans la marge.

Ni Microsoft Windows, ni le système d’exploitation Mac OS ne sont fournis avec le programme.

Vous devez en faire l’acquisition séparément et l’installer sur votre disque dur avant le programme
Sage Gestion commerciale.

Le format des données est le même pour les versions Macintosh du programme Sage Gestion
commerciale et pour les versions Microsoft Windows. Vous pourrez donc échanger, sans aucun
problème, après une simple reconnaissance du système ayant servi à formater le support, les
données saisies sous l’un ou l’autre des systèmes d’exploitation. En particulier, Sage Gestion
commerciale s’accommode tout à fait des réseaux hétérogènes combinant Macintosh et PC,
dans lesquels il est possible d’interroger et de travailler sur un même fichier de gestion à partir
des deux types d’ordinateurs. Vous devez néanmoins disposer des deux versions du programme
(Macintosh et Windows) et du logiciel Sage Serveur pour prétendre à ce type d’utilisation.

Cette compatibilité s’étend en plus à la récupération des données comptables exportées.

Dans le cas où l’utilisateur possède simultanément les programmes Sage Gestion commerciale
et Sage Comptabilité, les fichiers de gestion et les fichiers comptables, dont certaines informa-
tions seront directement utilisées par la gestion, doivent être liés afin d’éviter toute conversion lors
des transferts comptables en fin de périodes.

© 2009 Sage 74
 Introduction

Le programme Sage 100 Gestion commerciale version 16 est interfacé avec le programme Sage 100
Comptabilité version 16. Si vous ne possédez pas cette dernière version, il faudra en demander la mise à
jour avant de pouvoir faire l’échange des données comptables.

Le programme Sage 30 Gestion commerciale version 16 est interfacé avec le programme

Sage 30 Comptabilité version 16. Si vous ne possédez pas cette dernière version, il faudra en demander
la mise à jour avant de pouvoir faire l’échange des données comptables.
Le fichier comptable peut également être traité par le programme Sage 100 Comptabilité version 16 mais
en perdant une partie des fonctionnalités propres aux programmes de la gamme Sage 100.

© 2009 Sage 75
 Introduction

A propos de ce manuel

La lecture de ce manuel et l’utilisation du programme sous-entendent que le maniement de Win-

dows ou de Macintosh n’a pas de secrets pour vous. Si ce n’est pas le cas, il convient de parfaire
votre connaissance du système que vous utilisez avant de poursuivre car nous ne décrirons pas
toutes les manipulations nécessaires pour ouvrir, fermer, déplacer les fenêtres, utiliser les menus,
cliquer sur les cases et les boutons et toutes les opérations qui relèvent exclusivement de l’utili-
sation de Microsoft Windows ou du système d’exploitation Mac OS.

L’usage d’une souris est indispensable. Sur Windows, cette souris peut comporter deux ou trois
boutons. Sage Gestion commerciale utilise les boutons droit et gauche. Les descriptions faites
dans ce manuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Comme tout programme fonc-
tionnant sous Microsoft Windows, il est possible de réaliser la presque totalité des manœuvres à
partir du clavier.

Il est possible, sous Windows, de paramétrer les boutons à utiliser sur une souris. Nous décrirons dans ce
manuel les boutons dans leur ordre normal c'est-à-dire pour utilisation par un droitier. Le bouton de gauche
est destiné aux opérations courantes et celui de droite à certaines fonctions annexes (apparition des menus
contextuels par exemple). Si vous avez inversé cet ordre par convenance personnelle, il y a lieu d'en tenir
compte dans la lecture des explications.

Le présent manuel donne la totalité des fonctionnalités du programme Sage 100 Gestion commerciale. Il
est élaboré autour de l’arborescence de la version 100 Pack Plus Windows et 100 Macintosh.

Documentation fournie

La documentation fournie avec le programme se compose de :

• un Manuel de la gamme, qui donne toutes les explications sur l’installation du pro-
gramme, l’utilisation des fenêtres, des menus, de la barre d’outils « Navigation », etc. ; ce
manuel vous est fourni sous forme électronique

• un « Manuel de référence », celui que vous consultez actuellement, qui vous décrit, menu
par menu, toutes les fonctions du programme ; ce manuel n’est fourni que sous forme
électronique (fichier PDF)

Pour plus d’informations sur les manuels fournis sous forme électronique (fichiers PDF), repor-
tez-vous aux paragraphes du « Manuel d’installation » traitant de l’installation de l’utilitaire
Adobe® Reader ou Adobe® Acrobat® Reader. En ce qui concerne la consultation des
manuels électroniques, voir le Manuel de la gamme.

Ce manuel de référence décrit toutes les fonctions dans l’ordre des menus et non pas dans l’ordre
logique des traitements.

Si vous recherchez des explications sur une fonction ou une zone de saisie particulière, nous vous
conseillons de consulter l’index en fin de manuel ou le sommaire au début.

Nous vous conseillons très vivement de consulter au préalable le Manuel de la gamme qui donne toutes
les explications concernant l’utilisation des fenêtres, des menus et de toutes les particularités relatives à
l’ergonomie du programme et à celles de votre environnement. Par souci de simplification, nous ne repren-
drons pas dans le présent manuel toutes les explications concernant le maniement des fenêtres et des
zones de saisie.

Nous supposerons également que vous avez installé et lancé le programme comme indiqué dans
le Manuel de la gamme.

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 Introduction

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 Introduction

© 2009 Sage 78
 Menu Fichier

Menu Fichier

Ce menu donne accès aux commandes permettant de :

• créer un fichier commercial ou un fichier comptable, cette fonction pouvant bénéficier d’un
assistant : «Nouveau», page 80,

• ouvrir, fermer un fichier commercial ou un fichier comptable : «Ouvrir», page 107,

• «Favoris», page 111,
• fermer un fichier commercial ou un fichier comptable : «Fermer», page 112,
• enregistrer, modifier, consulter la fiche de l’entreprise ainsi que toutes les options de
l’entreprise : «A propos de votre société», page 113,

• créer ou paramétrer des calendriers : «Paramètres», page 244, commande qui donne
accès à la fonction Calendrier,

• lire les informations sur l’entreprise : «Lire les informations», page 245,
• visualiser la configuration du système ainsi que le partage des fichiers de travail : «Confi-
guration système et partage», page 247,

• autoriser ou interdire l’accès à certaines commandes pour certains utilisateurs : «Autorisa-

tions d’accès», page 252, commande qui donne accès à trois autres fonctions :
- «Gestion du Mot de passe», page 253,
- «Utilisateurs», page 254,
- «Paramètres de sécurité», page 256,

• importer ou exporter des données selon un format propre aux Lignes Sage 30 et 100 ou
selon un format paramétrable : «Importer», page 257 qui donne accès aux fonctions
suivantes :
- «Importer au format Sage», page 258,
- «Importer au format d’importation paramétrable», page 274,

• exporter ces mêmes données dans les mêmes conditions : «Exporter», page 280 qui
donne accès aux fonctions suivantes :
- «Exporter au format Sage, HTML…», page 281,
- «Exporter au format d’exportation paramétrable», page 293,

• paramétrer les formats d’exportation paramétrables : «Format import/export paramétra-

ble», page 297,

• transférer les données de façon manuelle ou automatique entre le site central (Gestion
commerciale) et plusieurs sites distants (Saisie de caisse décentralisée) : «Communica-
tion site à site», page 327 qui donne accès aux fonctions suivantes :
- «Communication», page 328,
- «Communications planifiées», page 347,

• imprimer les paramètres du dossier de l’entreprise : «Imprimer les paramètres société»,

page 354,

• avoir accès à la commande de mise en page : «Mise en page», page 355,

• enregistrer le format d’impression des différents documents et états que le programme
Sage Gestion commerciale peut produire : «Format d’impression», page 356,

• lancer l’impression des documents dont l’impression a été différée : «Impression différée»,
page 357,

© 2009 Sage 78
 Menu Fichier

• mettre à jour et réajuster des données, faire des opérations de maintenance et partager
des préférences du poste avec d’autres utilisateurs : «Outils», page 359 :
- «Mise à jour des tarifs», page 360,
- «Mise à jour des prévisions», page 385,
- «Mise à jour des références et des codes barres», page 392,
- «Réajustement des cumuls», page 405,
- «Recalcul des informations libres», page 403,
- «Maintenance», page 411,
- «Importer les préférences», page 412,
- «Exporter les préférences», page 414,

• lancer les diverses applications Sage 30 ou Sage 100 qui peuvent être présentes sur
votre poste : «Lancement des applications», page 415,

• quitter le programme : «Quitter», page 416.

© 2009 Sage 79
 Menu Fichier

Nouveau
Fichier / Nouveau

Cette commande permet de créer un nouveau fichier commercial.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Nouveau fichier] de la barre
d’outils « Standard ».

Voir le Manuel de la gamme pour les explications sur les barres d’outils.

Un fichier ne peut être créé que si aucun autre n’est ouvert. Deux méthodes peuvent être utilisées
pour la création d’un fichier de gestion :
• une faisant appel à un assistant qui guide l’utilisateur à toutes les étapes de la création du
fichier de gestion et, éventuellement, du fichier comptable associé : «Assistant de création
d’un nouveau fichier», page 80,
• une méthode manuelle dans laquelle l’utilisateur doit procéder à tous les paramétrages
sans assistance : «Utilisation manuelle de la commande Nouveau», page 102.

Assistant de création d’un nouveau fichier

Si vous avez coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande Nou-
veau fera apparaître la première étape de l’Assistant de création d’un nouveau fichier.

L’utilisation manuelle de la commande Nouveau est décrite sous le titre «Utilisation manuelle de la com-
mande Nouveau», page 102.

Cet assistant vous permettra de :

• créer un fichier commercial en lui associant un fichier comptable existant,
• créer un fichier commercial et un fichier comptable,
• enregistrer les informations sur la société (celles apparaissant dans la fonction Fichier / A
propos de votre société),
• enregistrer la monnaie de tenue commerciale et la paramétrer si nécessaire,
• enregistrer la monnaie de tenue comptable et la paramétrer si nécessaire,
• enregistrer la devise d’équivalence et la paramétrer si nécessaire (cette devise est utilisée
avec l’Inverseur),
• enregistrer des informations nécessaires à un démarrage facilité de la gestion telles les
catégories tarifaires de clients, les colonnes destinées aux articles spéciaux (à gamme, à
nomenclature, à conditionnement, etc.) à afficher dans les pièces qui en traitent, les caté-
gories d’articles, etc.

Ces informations indispensables à toute utilisation du programme Sage Gestion commerciale

seront enregistrées dans les zones adéquates des fichiers et apparaîtront dans les commandes
du programme qui les utilisent. Elles nécessiteront cependant d’être complétées de certaines
données, en particulier dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Options », afin de pou-
voir débuter une gestion digne de ce nom.

La première étape de l’assistant est celle de la sélection du mode de création : «Choix du mode
de création - Assistant de création de fichier», page 81.

© 2009 Sage 80
 Menu Fichier

Prenez connaissance attentivement des informations données dans chaque fenêtre.

Choix du mode de création - Assistant de création de fichier

L’assistant propose :

• la création d’un fichier commercial avec association d’un fichier comptable existant :
«Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant»,
page 81,

• la création simultanée d’un fichier comptable et d’un fichier commercial : «Création d’un
fichier commercial et d’un fichier comptable», page 94.

Cette fenêtre vous offre le choix entre :

• Ouvrir un fichier comptable existant : le fichier commercial qui va être créé sera ratta-
ché à un fichier comptable existant ;

• Créer un nouveau fichier comptable : la création du fichier commercial s’accompagnera

de celle du fichier comptable qui lui est obligatoirement associé. Cette dernière possibilité
doit être choisie si vous ne possédez pas un programme Sage Comptabilité.

Bouton [Suivant]
Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant.

Bouton [Annuler]
Referme l’assistant en interrompant le processus engagé.

Création d’un fichier commercial avec ouverture d’un fichier comptable existant

Les étapes de l’assistant sont les suivantes :

• «Ouverture du fichier comptable - Assistant de création de fichier», page 82,

• «Saisie des coordonnées de l’entreprise - Assistant de création de fichier», page 83,
• «Reprise des éléments commerciaux - Assistant de création de fichier», page 84,
• «Informations sur les données commerciales - Assistant de création de fichier», page 85,
• «Options de gestion de votre fichier commercial - Assistant de création de fichier»,
page 85,

© 2009 Sage 81
 Menu Fichier

• «Codification automatique des références articles - Assistant de création de fichier»,

page 86,

• «Codification automatique des codes barres - Assistant de création de fichier», page 87,
• «Options d’initialisation des données commerciales - Assistant de création de fichier»,
page 89,

• «Structuration du catalogue articles - Assistant de création de fichier», page 90,

• «Paramètres de classification du catalogue articles - Assistant de création de fichier»,
page 90,

• «Paramètres des tarifs - Assistant de création de fichier», page 91,

• «Informations sur les données commerciales - Assistant de création de fichier», page 92,
• «Création du fichier commercial - Assistant de création de fichier», page 93.

Ouverture du fichier comptable - Assistant de création de fichier

Dans le cas où vous auriez coché l’option Ouvrir un fichier comptable existant dans la première
étape, la fenêtre qui suit permet justement la sélection de ce fichier.

Si vous avez coché l’option Créer un nouveau fichier comptable la fenêtre qui s’ouvre n’est pas celle-ci
mais celle présentée plus loin.

Voir le titre «Saisie des coordonnées de l’entreprise - Assistant de création de fichier», page 95.

Bouton [Parcourir]
Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Ouvrir le fichier comptable » permettant de choisir le
fichier comptable qui sera associé au nouveau fichier de gestion.

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 Menu Fichier

Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Ce rattachement est obligatoi-
re. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler], le fichier commercial ne s’ouvre pas. Vous pouvez
aussi créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton [Nouveau]. Voir plus loin les explica-
tions données sur ce point.

Voir le titre «Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable», page 94.

Il est indispensable que le fichier comptable attaché ait été conçu avec la version 16.00 du programme
Sage 100 Comptabilité ou la version 16.00 du programme Sage 30 Comptabilité. Si vous disposez d’une
version du programme Sage Comptabilité antérieure à ces versions, vous devez, d’une part, faire l’acqui-
sition de la dernière version et, d’autre part, convertir le fichier comptable à l’aide du programme
Sage Maintenance.

Le transfert en comptabilité des pièces de vente et/ou d’achat ne peut s’effectuer que sur des fi-
chiers comptables conçus avec les programmes cités dans la remarque précédente.

Si vous ne disposez pas d’un programme Sage Comptabilité, il faudra alors revenir à l’étape précédente
en cliquant sur le bouton [Précédent] et sélectionner l’option Créer un nouveau fichier comptable.

Bouton [Précédent]
Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant.

Bouton [Suivant]
Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient
actif que si un fichier comptable a été sélectionné.

Les autres boutons ont le rôle précisé plus haut.

Saisie des coordonnées de l’entreprise - Assistant de création de fichier

L’étape suivante permet l’enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée un
fichier de gestion.

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 Menu Fichier

Le programme attribue au fichier commercial la raison sociale enregistrée dans le fichier compta-
ble.

De la même façon, il reporte dans les zones de cette fenêtre les informations équivalentes trou-
vées dans le fichier comptable. Ces informations peuvent être modifiées.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont celles qui apparaissent dans le volet
« Identification » de la fiche de l’entreprise.

Voir le «Volet Identification - A propos de…», page 115 pour connaître les informations à saisir
dans les zones respectives.

Application de l’euro
Les entreprises appartenant à un pays de la zone Euro sont, sauf cas très particulier, dans l’obliga-
tion de choisir l’euro comme monnaie de tenue comptable et ceci depuis le 1er janvier 2002.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Reprise des éléments commerciaux - Assistant de création de fichier

La fenêtre suivante permet la définition des options du fichier commercial.

Trois choix sont proposés dans cette fenêtre :

• Fichier prêt à l’emploi : (valeur proposée par défaut) le programme reprend les options
telles qu’elles sont paramétrées dans le fichier modèle C_MODELE.GCM (ou CMO-
DELE.GCM sur Oracle). L’utilisateur disposera d’un fichier commercial paramétré avec les
options de base, options qu’il pourra modifier au fur et à mesure de l’utilisation du pro-
gramme et de la découverte des fonctions qui lui sont utiles.

© 2009 Sage 84
 Menu Fichier

• Paramétrage de quelques options : certaines options sont reprises du fichier modèle

évoqué dans le point précédent et certaines autres sont proposées au paramétrage de
l’utilisateur.

• Paramétrage manuel : la totalité du paramétrage est laissée aux soins de l’utilisateur.

Les écrans qui vont apparaître à la validation de cette fenêtre par le bouton [Suivant] seront fonc-
tion du choix fait ici.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Informations sur les données commerciales - Assistant de création de fichier

La fenêtre suivante rappelle les informations qui doivent être enregistrées ou créées en priorité
dans le fichier commercial. Elle apparaît quel que soit le choix fait dans l’étape précédente de l’as-
sistant.

Cette fenêtre est informative sur les opérations que l’assistant va exécuter ou celles que l’utilisa-
teur doit réaliser. Passez à l’étape suivante avec le bouton [Suivant]. Dans le cas où on a deman-
dé un fichier prêt à l’emploi, cette étape est celle de la création du fichier commercial.

Voir le titre «Création du fichier commercial - Assistant de création de fichier», page 93.

Options de gestion de votre fichier commercial - Assistant de création de fichier

La fenêtre suivante permet la définition détaillée de quelques options de gestion du fichier com-
mercial. Elle apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Re-
prise des éléments commerciaux de l’assistant.

© 2009 Sage 85
 Menu Fichier

Les options proposées ont les rôles suivants :

• Codifier automatiquement les articles et les codes barres : cette option entraînera
l’ouverture d’une fenêtre de l’assistant permettant de codifier automatiquement les réfé-
rences des articles.

• Définir les particularités des articles : permet de définir les particularités de certains
articles : gamme(s), sérialisés (affectation d’un numéro de série) ou gérés par lots (avec
affectation d’un numéro de lot), conditionnements différents pour un même article, nomen-
clatures de fabrication, gestion d’emplacements multiples par articles et par dépôts.

• Structurer votre catalogue article : permet d’ouvrir une fenêtre de l’assistant dans
laquelle la structure de la codification de vos articles pourra être définie. Cette codification
n’est pas définitive et pourra évoluer au fur et à mesure de l’évolution de votre entreprise.

• Définir les options pour la gestion des tarifs : permet d’ouvrir une fenêtre de l’assistant
dans laquelle on peut enregistrer les différentes catégories tarifaires qui seront appliquées
aux clients.

Les écrans qui vont apparaître à la validation de cette fenêtre par le bouton [Suivant] seront fonc-
tion des choix faits ici.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Codification automatique des références articles - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Re-
prise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Codifier automati-
quement les articles et les codes barres dans l’étape Options de gestion de votre fichier
commercial.

Elle permet d’enregistrer les paramètres de codification des références des articles.

© 2009 Sage 86
 Menu Fichier

Les zones de paramétrage présentes dans cette fenêtre ont les rôles suivants.

Longueur totale des références articles

Cette zone fixe le nombre de caractères de la référence article qui sera automatiquement géné-
rée lors de la création de tout nouvel article. Cette longueur est comprise entre 0 et 18 caractè-
res alphanumériques.

Voir les principes de codification sous le titre «Codification automatique», page 167.

Type de racine
Cette zone offre deux choix :
• Racine fixe : la racine de codification utilisée sera celle précisée dans la zone suivante
Racine fixe.
• Racine famille : la racine utilisée pour la codification des articles sera celle précisée dans
la fiche de la famille à laquelle appartient l’article.

Dans ce deuxième cas, consultez le titre «Familles d’articles», page 421.

Racine fixe
Cette zone n’est accessible que si le choix fait dans la zone précédente Type de racine est
Racine fixe. Dans ce cas, elle permet d’enregistrer la valeur de la racine fixe utilisée par le pro-
gramme dans la codification des articles.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Codification automatique des codes barres - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre apparaît dans les mêmes conditions que la fenêtre précédente.

Elle permet d’enregistrer les paramètres de codification des codes barres affectés aux articles.

© 2009 Sage 87
 Menu Fichier

Les zones de paramétrage présentes dans cette fenêtre ont les rôles suivants.

Voir les principes de codification sous le titre «Codification automatique», page 167.

Norme des codes barres

Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée :
• Aucune : aucune norme n’est utilisée, les codes barres sont générés automatiquement
en fonction de la longueur et des paramètres des racines.
• C39 : les codes barres générés seront au format de la norme des codes barres C39.
• EAN 8 : les codes barres seront générés sur 8 caractères numériques. Le dernier carac-
tère constitue la clé de contrôle calculée automatiquement par le programme. L’incrémen-
tation s’effectue sur les 7 premiers caractères.
• EAN 13 : les codes barres seront générés sur 13 caractères numériques. Le dernier
caractère constitue la clé de contrôle calculée automatiquement par le programme.
L’incrémentation s’effectue sur les 12 premiers caractères.
• EAN 128 : les codes barres seront constitués de caractères numériques. Le dernier carac-
tère constitue la clé de contrôle calculée automatiquement par le programme. L’incrémen-
tation s’effectue sur les premiers caractères.
Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur totale des codes
barres qui suit devient accessible pour préciser le nombre de caractères du code.

Longueur totale des codes barres

Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la com-
posant.
Cette zone est inaccessible si la norme des codes barres est EAN8 ou EAN13.

Type de racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Racine fixe : la racine du code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine fixe ci-dessous. La zone Longueur de la racine qui suit la présente zone permet
d’enregistrer le nombre de caractères de la racine.
• Racine code barre famille : la racine du code barre article sera la valeur enregistrée
dans la zone Racine code barres du volet « Complément » de la fiche de la famille à
laquelle l’article appartient.
• Référence article : la racine affectée au code barres sera la référence de l’article. Le
nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur de la
racine qui suit.

© 2009 Sage 88
 Menu Fichier

Longueur de la racine
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type de racine est Référence
article. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1
et 18.

Racine fixe
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type de
racine. Zone inaccessible dans les autres cas.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Options d’initialisation des données commerciales - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Re-
prise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Définir les particula-
rités des articles dans l’étape Options de gestion de votre fichier commercial.

Elle permet d’initialiser la présence des colonnes relatives à certains articles particuliers dans les
pièces où ces colonnes peuvent apparaître.

Les articles concernés sont les suivants.

Articles à gammes de type produit

Articles comportant des gammes simples ou doubles.
Exemple
T-shirts de différentes couleurs.

Articles sérialisés ou suivis par lot

Articles comportant des numéros de série ou de lots.

Articles à conditionnement
Articles vendus sous divers conditionnements.

Nomenclatures de fabrication
Articles dont l’assemblage est réalisé par les soins de l’entreprise.

Gestion d’emplacements multiples

Articles stockés en différents endroits ou en différents dépôts.
Exemple
Articles stockés à un emplacement avant contrôle de réception différent de l’emplacement après
contrôle.

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 Menu Fichier

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Structuration du catalogue articles - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Re-
prise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Structurer votre ca-
talogue articles dans l’étape Options de gestion de votre fichier commercial.

Elle donne quelques conseils sur la structure d’un catalogue articles.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Paramètres de classification du catalogue articles - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre apparaît à la suite de la précédente et dans les mêmes conditions de choix.

Elle permet d’enregistrer la classification du catalogue articles.

Les différentes structures de base sont enregistrées dans cette fenêtre. Elles pourront être modi-
fiées et complétées en utilisation courante du programme.

Les niveaux hiérarchiques, 4 au maximum, sont enregistrés dans cette fenêtre :

• un niveau précédé d’aucune icône ne possède pas de niveaux dépendant de lui ;
• un niveau précédé d’un triangle noir ( ) présente des niveaux hiérarchiques qui en
dépendent et qui sont listés à la suite avec un décalage ; cliquez sur l’icône pour refermer
ces niveaux ;

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 Menu Fichier

• un niveau précédé d’un triangle pointe à droite ( ) présente des niveaux hiérarchiques qui
en dépendent mais qui sont actuellement cachés ; cliquez sur l’icône pour afficher ces
niveaux.

Créer un niveau ne dépendant d’aucun autre

1 . Assurez-vous qu’aucun niveau n’est sélectionné dans la liste (CTRL + clic gauche pour le
dessélectionner).
2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste.
3 . Validez par le bouton [Ajouter] ou la touche ENTRÉE.

Le nombre de caractères de l’intitulé étant limité à 35 caractères, il est conseillé d’enregistrer des
désignations les plus concises possibles surtout si le nombre de niveaux est important.

Créer un niveau dépendant d’un autre

1 . Sélectionnez le niveau hiérarchique dont le nouveau niveau doit dépendre.
2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste en remplacement des infor-
mations qui y sont mentionnées.
3 . Validez exclusivement par le bouton [Ajouter].

Modifier un niveau
1 . Sélectionnez la ligne du niveau à modifier.
2 . Retapez désignation et/ou code dans les zones de saisie en bas de la liste.
3 . Validez par la touche ENTRÉE (exclusivement).

Supprimer un niveau
1 . Sélectionnez la ligne du niveau à supprimer.
2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer].

La suppression d’un niveau supprime également tous les niveaux qui en dépendent.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Paramètres des tarifs - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre apparaît si l’on a fait le choix Paramétrage de quelques options dans l’étape Re-
prise des éléments commerciaux de l’assistant et si l’on a coché la case Définir les options
pour la gestion des tarifs dans l’étape Options de gestion de votre fichier commercial.

Elle permet d’enregistrer les différentes catégories tarifaires qui seront appliquées aux clients.

© 2009 Sage 91
 Menu Fichier

Cette fenêtre permet d’une part de définir le type de tarif utilisé par défaut :
• HT ou
• TTC,
ainsi que les différentes catégories tarifaires que vous désirez appliquer à vos clients. Ceux-ci
seront affectés à une des catégories créées et se verront appliquer les tarifs correspondants.

Les catégories tarifaires enregistrées ici seront automatiquement reportées dans l’option Catégories tarifai-
res de la fiche de la société. Voir le titre «Catégorie tarifaire», page 162.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Informations sur les données commerciales - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre informative rappelle les informations à saisir en priorité dès que le fichier commercial
sera créé.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Dans le cas d’une création de fichier commercial et de fichier comptable, la fenêtre de l’assistant qui
s’ouvre après clic sur le bouton [Suivant] est celle de la création du fichier comptable.

Voir le titre «Création du fichier comptable - Assistant de création de fichier», page 100.

© 2009 Sage 92
 Menu Fichier

Création du fichier commercial - Assistant de création de fichier

La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être
créé.

Bouton [Parcourir]
Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l’emplacement de
stockage du nouveau fichier de gestion.

1 . Sélectionnez l’emplacement de stockage.

2 . Donnez un nom au fichier. Sous Windows, le programme ajoutera automatiquement
l’extension .GCM.
3 . Précisez éventuellement la taille du fichier. Sachez cependant que le programme aug-
mente automatiquement la taille du fichier en fonction de ses besoins.
4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer].

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] est remplacé par le bouton [Fin] dans cette fenêtre de l’assistant. Il entraîne
la génération du fichier ainsi que le transfert des données du fichier comptable reprises dans le
fichier commercial. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini.

Les autres boutons ont le rôle défini précédemment.

© 2009 Sage 93
 Menu Fichier

Lorsque la création du fichier a été réalisée, le volet « Fichier / A propos de votre société /
Identification » s’ouvre et affiche les données sur la société reprises du fichier comptable.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «A propos de votre société», page 113.

Création d’un fichier commercial et d’un fichier comptable

Les principales étapes de l’assistant sont les suivantes :

• «Enregistrement de la raison sociale de l’entreprise - Assistant de création de fichier»,

page 94,

• «Saisie des coordonnées de l’entreprise - Assistant de création de fichier», page 95,

• «Définition de l’exercice et de la longueur des comptes - Assistant de création de fichier»,
page 96,

• «Identification de votre monnaie de tenue comptable - Assistant de création de fichier»,

page 97,

• «Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable - Assistant de création de fichier»,

page 97,

• «Reprise des éléments comptables - Assistant de création de fichier», page 98,

• «Sélection des éléments repris - Assistant de création de fichier», page 99,
• «Création du fichier comptable - Assistant de création de fichier», page 100,
• «Création du fichier commercial - Assistant de création de fichier», page 101.

Enregistrement de la raison sociale de l’entreprise - Assistant de création de fichier

Dans le cas où vous auriez coché l’option Créer un nouveau fichier comptable dans la première
étape, la fenêtre qui apparaît après la validation de l’étape 1 permet l’enregistrement du nom de
la société.

Indiquez la raison sociale de votre société

Cette zone de 35 caractères alphanumériques doit être obligatoirement saisie.
Si la valeur saisie dans cette zone est différente de celle que vous avez tapée lors de l’installa-
tion du programme, un message vous demandera de confirmer cette disparité.

© 2009 Sage 94
 Menu Fichier

Les réponses possibles à ce message sont les suivantes :

• Oui : le programme passe à l’écran suivant de l’assistant ;
• Non : le programme reste sur la fenêtre actuelle de l’assistant et vous permet de la modi-
fier.

Reprise des informations de la fiche Identification

Si l’option Oui reste cochée, le programme reprendra les informations que vous avez enregis-
trées lors de l’installation du programme et les recopiera dans la fiche d’identification des fichiers
de gestion que vous paramétrez actuellement.
Si vous cochez l’option Non, l’étape suivante du paramétrage vous demandera d’enregistrer les
informations générales sur la société.

Pour plus d’informations sur la procédure d’installation, reportez-vous au Manuel de la gamme.

Bouton [Suivant]
Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient
actif que si un nom de société a été saisi.

Les autres boutons ont les rôles définis plus haut.

Saisie des coordonnées de l’entreprise - Assistant de création de fichier

Si vous avez coché la case Non à la question Reprise des informations de la fiche identifica-
tion l’étape suivante permet l’enregistrement des informations sur la société pour laquelle on crée
un fichier de gestion.

Si vous n’avez pas demandé, dans l’écran précédent, la reprise des informations saisies lors de
l’installation du programme, les zones de cette fenêtre sont vides et devront être enregistrées. Les
valeurs saisies seront reportées à la fois dans le fichier commercial et dans le fichier comptable.

Si vous avez demandé la reprise des informations d’installation, ces zones seront complétées par
les valeurs saisies. Elles restent modifiables.

Pour plus d’informations sur les zones de saisie et leur destination, reportez-vous au «Volet
Identification - A propos de…», page 115.

Activité
Zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l’activité de l’entreprise.

N° d’identifiant
Zone pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E. de la société.

© 2009 Sage 95
 Menu Fichier

Télécommunication
Cet encadré regroupe deux zones permettant de saisir les numéros de téléphone et de téléco-
pie.

Il est possible d’enregistrer d’autres numéros de télécommunications. Voir les volets « Identification » et
« Contacts » de la commande Fichier / A propos de votre société.

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Définition de l’exercice et de la longueur des comptes - Assistant de création de fichier

La création se poursuit par l’apparition d’une fenêtre permettant la saisie :

• des dates limites de l’exercice,
• de la longueur des comptes généraux,
• de la longueur des codes affaires (ou sections analytiques dans la comptabilité).

Date début / Date fin d’exercice

Le programme propose dans ces deux zones les dates limites de l’année civile en cours (date de
l’ordinateur). Un exercice comptable est limité à 36 mois.
Elles peuvent être modifiées en les tapant sous la forme JJMMAA sans séparateur.
Ces zones comportent un bouton ouvrant un calendrier.

Voir le Manuel de la gamme sur l’utilisation du calendrier.

Comptes généraux
La longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères.
Si vous laissez la valeur proposée par défaut, 0, vous précisez au programme que cette lon-
gueur doit rester « flottante», c’est-à-dire que vous vous réservez la possibilité, lors de l’enregis-
trement, de saisir un numéro de compte de 3 à 13 caractères.

Sections analytiques (Codes affaires)

La longueur des numéros des sections analytiques (ou codes affaires) obéit aux mêmes règles
que celles des comptes généraux.

Les codes affaires du fichier commercial correspondent aux sections analytiques du fichier comptable.

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

© 2009 Sage 96
 Menu Fichier

Identification de votre monnaie de tenue comptable - Assistant de création de fichier

L’écran suivant permet de préciser quelle est la monnaie qui sera utilisée pour la tenue comptable.

L’euro est proposé par défaut. Cochez la case correspondant à celle qui convient.

Application de l’euro
Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises appartenant à la zone Euro sont dans l’obligation de choi-
sir l’euro comme monnaie de tenue comptable.

Si votre comptabilité est tenue dans une autre monnaie, cochez la case Autre et enregistrez sa
désignation dans la zone de saisie adjacente. Dans ce cas une fenêtre supplémentaire de para-
métrage apparaîtra.

Voir ci-dessous le titre «Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable - Assistant de créa-

tion de fichier», page 97.

Les boutons ont le rôle défini plus haut.

Caractéristiques de la monnaie de tenue comptable - Assistant de création de fichier

Cet écran n’apparaît que si vous avez sélectionné Autre dans l’étape précédente et si vous avez
précisé une devise. Il permet d’enregistrer quelques informations indispensables sur la monnaie
de tenue comptable, informations que l’assistant enregistrera dans l’option Devise des fichiers qui
seront générés.

Le programme mentionne en haut de l’écran le nom de la monnaie de tenue de compte enregis-

trée dans l’écran précédent.

© 2009 Sage 97
 Menu Fichier

Les informations attendues sont les suivantes.

Voir plus loin les valeurs par défaut proposées par le programme.

Nombre de décimales
Zone permettant de saisir une valeur comprise entre 0 et 4. Toute autre valeur est refusée.

Séparateur de décimales
Cette zone peut être laissée vide (cas de monnaie sans décimales) ou complétée avec un des
deux caractères suivants :
• virgule (,),
• point (.).
Séparateur de milliers
Cette zone peut être laissée vide (pas de séparateur de milliers à l’affichage) ou complétée avec
un des trois caractères suivants :
• virgule (,),
• point (.),
• espace ( ).
Il n’est pas possible d’enregistrer le même séparateur pour les décimales et pour les milliers. Un message
d’erreur vous le rappellera.

Code ISO
Enregistrez dans cette zone le code ISO (3 caractères alphabétiques) de la monnaie.

Sigle
Zone de 5 caractères alphanumériques pour la saisie du sigle de la monnaie. Ce sigle apparaîtra
sur la barre des tâches en fonction de la position de l’Inverseur.
Le programme propose des valeurs par défaut qui seront appliquées si vous utilisez le franc fran-
çais ou l’euro ou bien si vous sélectionnez une autre monnaie sans paramétrer la présente fenê-
tre. Ces valeurs sont résumées dans le tableau suivant.

Séparateur Séparateur
Devise Décimales Code ISO Sigle
décimales milliers

Euro 2 , (virgule) Aucun EUR EURO

Autre 2 , (virgule) Aucun A définir A définir

Les valeurs tirées de ce paramétrage (nombre de décimales, séparateurs de décimales, sépara-

teur de milliers) serviront au paramétrage du format Montant disponible dans le volet « Fichier /
A propos de votre société / Initialisation ».
Exemple

Décimales Séparateur décimales Séparateur milliers Format Montant

2 , (virgule) Espace # ##0,00

0 , (virgule) . (point) #.##0

Reprise des éléments comptables - Assistant de création de fichier

L’étape suivante propose de choisir le mode de création du fichier comptable.

© 2009 Sage 98
 Menu Fichier

Trois cases à cocher permettent de sélectionner le mode de création du fichier comptable :

• à partir d’un modèle : ce modèle a été enregistré sur votre disque dur lors de l’installation
du programme ; il comporte toutes les données de base (comptes, journaux, etc.) néces-
saires pour débuter une gestion comptable ; il pourra être complété par la suite avec les
éléments dont vous aurez besoin ;
• à partir du modèle en sélectionnant les données à récupérer : le modèle décrit ci-des-
sus est partiellement repris ; un écran de l’assistant s’ouvre pour préciser ces données;

Voir ci-dessous le titre «Sélection des éléments repris - Assistant de création de fichier»,
page 99.
• paramétrage manuel : les données comptables devront être enregistrées par l’utilisateur.
Le modèle se nomme C_MODEL.MAE. Sur Windows il a été enregistré dans le dossier (ou répertoire) pré-
cisé, en fonction de la version du système d’exploitation utilisée, dans le « Manuel d’installation ».

Les boutons au bas de cet écran ont été détaillés plus haut.

Sauf dans le cas où le deuxième choix à partir du modèle en sélectionnant les données à ré-
cupérer aurait été fait dans la liste, la fenêtre de l’assistant qui s’ouvre en cliquant sur le bouton
[Suivant] est celle intitulée Reprise des éléments commerciaux.

Voir la description de cette fenêtre et de celles qui lui succèdent sous le titre «Reprise des élé-
ments commerciaux - Assistant de création de fichier», page 84.

Sélection des éléments repris - Assistant de création de fichier

Cette fenêtre de l’assistant ne s’ouvre que si l’on a demandé une reprise partielle du modèle four-
ni.

© 2009 Sage 99
 Menu Fichier

Cochez les données structurelles dont vous demandez la reprise à partir du modèle :
• le plan comptable : cette option est systématiquement cochée,
• les taux de taxe,
• les codes journaux,
• les modèles de saisie et
• les libellés.

La fenêtre de l’assistant qui s’ouvre en cliquant sur le bouton [Suivant] est celle intitulée Reprise
des éléments commerciaux.

Voir la description de cette fenêtre et de celles qui lui succèdent sous le titre «Reprise des élé-
ments commerciaux - Assistant de création de fichier», page 84.

Création du fichier comptable - Assistant de création de fichier

La fenêtre ouverte à la suite permet :

• de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être créé,
• de préciser approximativement le nombre de ligne enregistrées par an ou
• de fixer une taille pour le fichier.

Bouton [Parcourir]
Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection permettant de préciser le nom et l’emplacement de
stockage du nouveau fichier de gestion.

© 2009 Sage 100

 Menu Fichier

1 . Sélectionnez l’emplacement de stockage.

2 . Donnez un nom au fichier. Sous Windows, le programme ajoutera automatiquement
l’extension .MAE.
3 . Enregistrez éventuellement une taille de fichier. Sachez cependant que le programme
augmente automatiquement la taille des fichiers en fonction de ses besoins.
4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer].

Bouton [Suivant]
Il entraîne la génération du fichier ainsi que l’enregistrement des données saisies dans les fenê-
tres précédentes de l’assistant. Ce bouton n’est disponible que si un nom de fichier a été défini.

Les autres boutons ont le rôle défini précédemment.

Création du fichier commercial - Assistant de création de fichier

La fenêtre qui suit permet de préciser le nom et l’emplacement de stockage du fichier qui va être
créé.

Bouton [Parcourir]
Ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Créer le fichier commercial » permettant de préciser
le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fichier de gestion.

© 2009 Sage 101

 Menu Fichier

1 . Sélectionnez l’emplacement de stockage.

2 . Donnez un nom au fichier en respectant les règles de Windows. Le programme ajoutera
automatiquement l’extension .GCM.
3 . Enregistrez éventuellement une taille de fichier. Sachez cependant que le programme
augmente automatiquement la taille des fichiers en fonction de ses besoins.
4 . Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer].

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] est remplacé par le bouton [Fin] dans cette fenêtre. Il entraîne la génération
du fichier, le transfert des données du fichier comptable reprises dans le fichier commercial ainsi
que le report des données saisies dans les fenêtres de l’assistant. Ce bouton n’est disponible
que si un nom de fichier a été défini.

Les autres boutons ont le rôle défini précédemment.

Une fois la création effectuée, le volet « Fichier / A propos de votre société / Identification »
s’ouvre pour vous permettre de compléter les données sur l’entreprise.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «A propos de votre société», page 113.

Utilisation manuelle de la commande Nouveau

Si vous n’avez pas coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande
Nouveau permettra de l’utiliser de façon classique.

Pour créer un fichier comptable, il est nécessaire de créer d’abord le fichier commercial. Ensuite, le
programme vous demandera d’ouvrir un fichier comptable. Vous pourrez alors créer ce fichier.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Création d’un fichier comptable», page 105.

Il est nécessaire d’enregistrer immédiatement le nom et l’emplacement de stockage du nouveau

fichier.

© 2009 Sage 102

 Menu Fichier

Nom du fichier
Indiquez dans cette zone le nom du fichier commercial.
Windows Ce nom de fichier doit respecter les règles de Windows. Ce nom se termine par l’extension .GCM.
Celle-ci est automatiquement ajoutée au nom que vous donnez au dossier lors de sa création. Il
n’est donc pas nécessaire de la taper.

Chemin d’accès
Si le dossier (ou répertoire) proposé par le programme ne convient pas, reportez-vous, si néces-
saire, au manuel de Microsoft Windows ou à celui du Macintosh pour l’utilisation d’une telle fenê-
tre de dialogue.

Capacité en Ko
Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 400 Ko (environ 400 000 caractères).

Il est conseillé de fixer la taille du fichier à 500 Ko.

Ne prévoyez pas trop grand cependant, les fichiers utilisent une place inutile sur le disque dur. De plus, la
taille des fichiers augmente automatiquement à partir d'un certain seuil.

Voir la fonction «Ajustement automatique de la taille des fichiers», page 106 qui permet cet
agrandissement est décrite ci-après.

Si vous préférez faire cette augmentation de taille manuellement, il vous sera toujours possible
de les agrandir ultérieurement s’ils s’avèrent trop petits (avec la commande Agrandir du program-
me Sage Maintenance). Rappelez-vous que si vous enregistrez une taille supérieure à la capa-
cité de vos disquettes, vous ne pourrez pas sauvegarder votre fichier par une simple copie. Il vous
faudra alors employer un utilitaire de sauvegarde.

La commande «Lire les informations», page 245 vous renseigne sur l’état de remplissage des
fichiers (zones Taille et Dispo).

La taille minimale d’un fichier commercial est de 400 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga oc-
tets).

La création du fichier est lancée dès que vous cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou que vous
validez. Un message vous indique le degré d’avancement du processus.

Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l’emplacement de
stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau.

© 2009 Sage 103

 Menu Fichier

Il est ensuite proposé d’ouvrir le fichier comptable auquel le fichier commercial sera lié.

Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Ce rattachement est obligatoi-
re. Si vous cliquez sur le bouton [Annuler] le fichier commercial ne s’ouvre pas. Vous pouvez aus-
si créer un fichier comptable en cliquant sur le bouton [Nouveau].

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Création d’un fichier comptable», page 105.

Le transfert en comptabilité des pièces de vente et/ou d’achat ou des règlements ne peut s’effec-
tuer que sur un fichier comptable conçu avec les programmes cités dans l’avertissement précé-
dent.

Si vous ne disposez d’aucun programme Sage Comptabilité, il faudra alors créer ce fichier en cli-
quant sur le bouton Nouveau.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Création du fichier comptable - Assistant de

création de fichier», page 100.

© 2009 Sage 104

 Menu Fichier

Si vous avez sélectionné un fichier comptable existant, les informations de la fiche entreprise de
ce dernier seront automatiquement reportées dans celle du fichier commercial. Elles sont modi-
fiables.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «A propos de votre société», page 113.

Création d’un fichier comptable

Si vous demandez la création d’un fichier comptable, une fenêtre va s’ouvrir pour lui donner un
nom, une taille et un répertoire de stockage.
Windows Sous Windows, ce nom se termine par l’extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoutée
au nom que vous donnez au dossier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la taper.

Si un fichier du même nom que celui que vous avez enregistré existe déjà à l’emplacement de
stockage, un message de confirmation demandera si celui-ci doit être supprimé par le nouveau.

Un fichier comptable créé dans ces conditions est automatiquement lié au fichier commercial ouvert. Voir
l’option Fichiers liés dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Options».

Pour plus d’informations, reportez-vous à l’option «Fichiers liés», page 189.

Lorsque vous aurez validé la création, le programme demandera de préciser les dates de l’exer-
cice en cours. Il proposera par défaut les dates de début et de fin de l’année correspondant à la
date de l’ordinateur. Il proposera également de préciser la longueur des comptes de la comptabi-
lité.

Date début / Date de fin

Enregistrez dans ces deux zones les dates limites de l’exercice comptable. Un exercice compta-
ble est limité à 36 mois.

Rappelons que les dates doivent être saisies sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur. Les
zones de dates donnent accès à un calendrier permettent de sélectionner les dates voulues.

Pour plus d’informations sur la sélection des dates, reportez-vous au Manuel de la gamme.

Longueur d’un compte général

La longueur des comptes doit être fixée entre 3 et 13 caractères.
Si vous laissez 0, vous précisez au programme que cette longueur doit rester « flottante», c’est-
à-dire que vous vous réservez la possibilité, lors de l’enregistrement, de saisir un numéro de
compte de 3 à 13 caractères.

Longueur d’une section analytique

La longueur des numéros de sections analytiques obéit aux mêmes règles que celle des comp-
tes généraux.

© 2009 Sage 105

 Menu Fichier

A la validation de cette fenêtre, le programme procède à la création du fichier comptable puis

ouvre la fiche de saisie des paramètres de l’entreprise.

Voir la commande «A propos de votre société», page 113.

Ajustement automatique de la taille des fichiers

Lorsque l'espace libre dans un fichier est inférieure à 50 Ko, le programme procède automatique-
ment à son agrandissement.

Cet agrandissement est de 5 % de la taille actuelle du fichier avec un minimum de 100 Ko.
Exemple
Un fichier de 10 Mo sera agrandi de 500 Ko.
Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko.

Cet ajustement automatique ne vous empêche pas de réaliser vous-même les agrandissements
de fichier à l'aide du programme Sage Maintenance. Ce programme peut être lancé directement
à partir de la fonction Fichier / Outils / Maintenance.

© 2009 Sage 106

 Menu Fichier

Ouvrir
Fichier / Ouvrir

Cette commande permet d’ouvrir un fichier commercial existant et d’avoir accès aux informations
qu’il contient. Elle n’est accessible que si aucun autre fichier commercial n’est ouvert.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Ouvrir un fichier] de la barre
d’outils « Standard ».

Voir le Manuel de la gamme pour les explications sur les barres d’outils.

Sélectionnez dans la fenêtre le fichier commercial qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus,
ou bien cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si nécessaire, changez d’emplacement de stockage.

Si, à la suite d’une panne de courant survenue en cours d’utilisation du programme Sage Gestion com-
merciale, celui-ci refuse d’ouvrir un fichier commercial (ou un fichier comptable, le plus souvent les deux)
en affichant un message du genre :
« Ce dossier est déjà ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance. »

Dans ce cas, il faut lancer le programme Sage Maintenance afin de refermer ces fichiers. Pour plus de
détails, voir le Manuel de la gamme.

Si le fichier est protégé, votre mot de passe vous sera alors demandé.

© 2009 Sage 107

 Menu Fichier

Nom d’utilisateur
Liste déroulante permettant de sélectionner le niveau affecté à l’utilisateur qui tente d’ouvrir les
fichiers.

Voir la commande «Autorisations d’accès», page 252.

Rappelons que, par défaut, il faut taper <Administrateur> pour ouvrir le fichier avec des droits d’admi-
nistrateur ou le mot de passe spécifique de l’administrateur s’il a été modifié.

Mot de passe
Zone de 4 caractères alphanumériques (en fonction de l’option cochée dans la fonction Fichier /
Autorisations d’accès / Paramètres de sécurité) permettant de saisir le mot de passe correspon-
dant au nom d’utilisateur. Tapez celui-ci exactement comme il a été enregistré. Les lettres majus-
cules sont considérées comme différentes des minuscules. Afin d’en préserver la confidentialité,
les caractères tapés sont remplacés à l’écran par des étoiles sur Windows et par des points sur
Macintosh. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] ou validez.

Le mot de passe est enregistré par l’utilisateur lui-même. L’Administrateur n’a plus accès aux mots de
passe des autres utilisateurs. Ce mot de passe peut être paramétré pour être modifié tous les 90 jours.
Dans ce cas, lorsque le délai est expiré, une fenêtre d’enregistrement du mot de passe remplace celle pré-
sentée ci-dessus.
Si l’utilisateur du fichier commercial est également référencé comme utilisateur du fichier comptable mais
avec un mot de passe différent, la fenêtre de saisie du mot de passe s’affiche une seconde fois pour qu’il
saisisse son mot de passe permettent l’accès à ce dernier fichier.
Si l’utilisateur du fichier commercial est considéré comme « Invité» pour le fichier comptable, cette seconde
fenêtre ne s’affiche pas.

Voir le Manuel de la gamme pour toutes explications sur la gestion des autorisations d’accès et
l’enregistrement des mots de passe des utilisateurs.

Fichier d’une Si vous ouvrez un fichier commercial d’une version antérieure du programme, celui-ci vous pro-
version anté- pose de le convertir en affichant le message suivant :
rieure
« Ce fichier n’est pas converti. Voulez-vous effectuer la conversion en nouvelle version ?
Attention ! Cette opération peut prendre plusieurs heures selon la taille de votre fichier !
[Oui] [Non] »

[Oui] : lance la conversion.

[Non] : n’ouvre pas le fichier et n’effectue aucune conversion (valeur proposée par défaut).

Le fichier d’origine, non converti, est conservé mais rebaptisé en

<NOM DU FICHIER>_OLD.GCM

Si le fichier comptable systématiquement associé au fichier commercial n’a pas été converti non
plus, il doit l’être avant le fichier commercial. Dans ce but, un message s’affiche :

« Voulez-vous convertir le fichier lié XXX ?

[Oui] [Non] »

[Oui] : lance la conversion du fichier comptable.

[Non] : annule la procédure complète.

Si la conversion du fichier comptable est demandée, une fenêtre « Ouvrir le fichier comptable »
s’ouvre pour confirmer le fichier qui sera traité.

© 2009 Sage 108

 Menu Fichier

Vérifiez que le fichier comptable est bien celui qui est associé au fichier commercial à convertir.
Cliquez sur le bouton [Ouvrir] pour lancer la conversion.

L’utilisateur est averti des opérations qui s’effectuent grâce à des fenêtres qui s’affichent. Comme
pour le fichier commercial, l’ancienne version du fichier comptable est conservée en adjoignant
_OLD à son nom.

Voir la description du programme Maintenance dans le Manuel de la gamme.

Fichier comptable associé

Un fichier commercial ne peut être utilisé sans fichier comptable.

Deux cas peuvent se présenter :

• aucun fichier comptable n’est lié au fichier commercial : une fenêtre s’ouvre alors pour
vous permettre sa sélection ;
• un fichier comptable est lié : ce dernier est automatiquement ouvert.

Le lien avec un fichier comptable s’enregistre dans l’option «Fichiers liés», page 189.

Si le chemin pour accéder au fichier comptable lié a été modifié, la fenêtre « Ouvrir le fichier
comptable » apparaît.

Sélectionnez le fichier comptable et cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Si vous annulez cette affecta-
tion, le fichier commercial ne s’ouvre pas. Il est possible de créer un fichier comptable en cliquant
sur le bouton [Nouveau].

Si le fichier comptable est protégé, la fenêtre de saisie du mot de passe apparaîtra.

Le programme effectue un contrôle de cohérence entre la raison sociale enregistrée dans le fi-
chier commercial et celle du fichier comptable. Si elles ne correspondent pas, un message d’aver-
tissement apparaîtra. Vous pouvez passer outre. Si vous affectez un fichier comptable qui n’est
pas celui d’origine, il n’y aura plus correspondance avec les options et les résultats seront aber-
rants.

© 2009 Sage 109

 Menu Fichier

Evénements

Si certains événements sont arrivés à échéance et si vous en avez demandé leur affichage à
l’ouverture du fichier commercial (dans le volet « A propos de votre société / Préférences »), une
fenêtre s’affiche pour vous en donner la liste.

Cette liste présente les événements dont vous avez demandé d'être prévenu en cochant la zone
Pré-alerte.

Il est possible de consulter le détail d'un événement en l'ouvrant.

Rappelons que les commandes permettant de modifier l'aspect d'une liste et de consulter un des
éléments sont décrites dans le Manuel de la gamme.

Vous ne pouvez pas modifier un événement à ce stade mais seulement désactiver la zone Pré-
alerte s'il n'a plus lieu d'être mentionné dans la liste.

La création d'événement s'effectue dans la fiche client, dans la fiche fournisseur ou dans la com-
mande «Evénements agenda», page 1757 en ce qui concerne les dépôts, les représentants ou
les articles.

Refermez ensuite la fenêtre de l’agenda comme cela est décrit dans le Manuel de la gamme.

Menu contextuel de la liste des événements

Pour plus de détails sur les menus contextuels et leurs fonctions, voir le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 110

 Menu Fichier

Favoris
Fichier / Favoris

Présentation

La fonction Favoris permet d’accéder aux fichiers de gestion les plus utilisés afin de les ouvrir
rapidement. Pour plus de détails, voir le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 111

 Menu Fichier

Fermer
Fichier / Fermer

Cette commande permet de fermer le fichier commercial actuellement utilisé.

Le fichier comptable est refermé simultanément.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + W.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Fermer le fichier] de la barre
d’outils « Standard ».

Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l’écran, elles se-
ront automatiquement refermées comme si vous aviez validé, c’est-à-dire accepté les modifica-
tions éventuellement faites.

Cette commande ne sert pas à la fermeture des fenêtres ouvertes à l’écran. Pour cela, consultez le
Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 112

 Menu Fichier

A propos de votre société

Fichier / A propos de votre société

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [A propos du fichier] de la barre
d’outils « Standard ».

Cette commande permet de :

• consulter et modifier la fiche de l’entreprise,

• enregistrer les paramètres généraux de gestion,
• enregistrer les contacts au sein de votre société,
• conserver les préférences concernant le fichier de gestion utilisé,
• paramétrer les données de récupération des accusés de réception par E-mail pour la com-
munication site à site et pour E-commerce,

• paramétrer les options de l’entreprise.

Cette commande n’est accessible que si un fichier commercial est ouvert. Son nom est complété
par celui du fichier commercial ouvert.

Cette fenêtre s’affiche après la création d’un nouveau fichier commercial (sauf si le fichier a été
créé au moyen de l’Assistant de création de fichier, auquel cas les volets « Identification » et
« Initialisation » ainsi que certaines autres informations, les devises ou les catégories de factura-
tion par exemple, sont déjà renseignées).

Pour imprimer le contenu de la fiche d’identification de l’entreprise ainsi que ses options, ouvrez
le menu hiérarchique Fichier / Imprimer les paramètres société et choisissez l’information que
vous souhaitez éditer.

Par défaut, la commande A propos de votre société s’affiche sur le premier des volets qui compo-
sent la fiche de l’entreprise. En cours d’utilisation, le volet qui s’affiche par défaut est toujours le
dernier consulté.

Voir le Manuel de la gamme pour un complément d’information.

© 2009 Sage 113

 Menu Fichier

Nous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l’utilisation des fenêtres et des boutons, la
barre d’outils «Navigation», la commande Rechercher/Remplacer et bien d’autres commandes d’usage
général sont regroupées dans le Manuel de la gamme.

Description de la fiche de l’entreprise

Des boutons (sur Macintosh) et des onglets (sur Windows) donnent accès aux différents volets
dont se compose cette fonction.

Onglet / Bouton Identification

Permet de revenir au volet « Identification » lorsqu’on consulte un autre volet de la fiche.

Onglet / Bouton Initialisation

Permet d’accéder au «Volet Initialisation – A propos de…», page 117. Ce volet permet
d’enregistrer les informations générales concernant la gestion des devises de tenue
commerciale, de tenue de comptabilité ainsi que leurs formats.

Onglet / Bouton Contacts

Permet d’accéder au «Volet Contacts - A propos de…», page 122. Ce volet permet
d’enregistrer la liste des contacts ainsi que leurs coordonnées téléphoniques.

Onglet / Bouton Comptable

Permet d’accéder au «Volet Comptable - A propos de…», page 124. Ce volet permet
d’enregistrer des informations générales concernant la gestion comptable.

Onglet / Bouton Commercial

Permet d’accéder au «Volet Commercial - A propos de...», page 135. Ce volet permet
d’enregistrer des informations générales concernant la gestion commerciale.

Onglet / Bouton Communication

Permet d’accéder au «Volet Communication - Fiche entreprise», page 148. Ce volet
permet d’enregistrer les différents paramètres nécessaires aux communications Inter-
net avec Sage e-commerce.

Onglet / Bouton Préférences

Permet d’accéder au «Volet Préférences - A propos de…», page 151. Ce volet permet
d’adapter le programme par rapport à vos habitudes de travail.

Onglet / Bouton Options

Permet d’accéder au «Volet Options - Fiche entreprise», page 154. Ce volet regroupe
des informations générales à renseigner avant toute utilisation du programme.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 114

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Volet Identification - A propos de…

Les différentes zones du volet « Identification » sont décrites ci-après.

Si le fichier comptable utilisé a été préalablement créé à partir du programme Sage Comptabilité, les
zones de cette fenêtre sont automatiquement complétées avec les informations provenant de ce dernier.

Raison sociale
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum. Cette information doit être saisie obligatoire-
ment.
A l’ouverture des fichiers, un contrôle de cohérence est réalisé avec le fichier comptable associé.
Si les deux raisons sociales sont différentes, un message d’alerte vous demande de confirmer
cette disparité.

Activité
Zone de 35 caractères alphanumériques destinée à préciser l’activité de l’entreprise.

Adresse / Complément
Ces deux zones servent à l’enregistrement de l’adresse de l’entreprise. 35 caractères alphanu-
mériques chacune.

C.P. / Ville
Ces deux zones distinctes servent pour le code postal et la ville. Les informations à y saisir ne
doivent pas dépasser respectivement 9 et 35 caractères alphanumériques.

Région
Zone de 25 caractères alphanumériques permettant l’enregistrement de la région de l’entreprise.

Pays
Liste déroulante permettant l’enregistrement du pays de l’entreprise. La saisie directe est possi-
ble.
La valeur enregistrée dans cette zone pourra entraîner un contrôle de la valeur saisie dans la
zone SIRET. Voir cette zone.

Commentaire
Zone de 69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement d’informations diverses.

© 2009 Sage 115

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SIRET
La zone de gauche (14 caractères alphanumériques) permet d’enregistrer le numéro de SIRET
ou de SIREN affecté à l’entreprise.
Un contrôle de validité de saisie est effectué sur la zone SIRET dans le cas où le code pays
(c’est-à-dire le code ISO 3) correspondant au pays enregistré dans la zone Pays, est FRA
(France).

Les codes pays sont paramétrés dans l’option «Pays», page 225 de la présente commande.

Un message d’erreur apparaîtra si les valeurs saisies sont incorrectes dans les cas suivants :
• si le numéro enregistré comporte moins de 9 caractères ou s’il en comporte 9 mais que
ceux-ci soient incorrects ;
• si le numéro enregistré comporte plus de 9 caractères ou s’il en comporte 14 mais que
ceux-ci soient incorrects.
Un contrôle de validité de saisie est effectué dans le cas où le code pays (c’est-à-dire le code
ISO 3) correspondant au pays enregistré dans la zone Pays, est FRA (France).

NAF
La zone de droite (5 caractères alphanumériques au maximum) sert à la saisie du NAF (ex code
APE).
Comme le numéro de SIRET, le NAF (ou code APE) apparaîtra sur la page de présentation des
états imprimés.

N° identifiant
Zone de 25 caractères alphanumériques pour l’enregistrement du numéro d’identification C.E.E.
de la société.

Télécommuni- Téléphone
cation Zone permettant d’enregistrer le numéro de téléphone principal de la société. 21 caractères
alphanumériques.

Voir le volet «Volet Contacts - A propos de…», page 122.

Télécopie
Zone permettant d’enregistrer le numéro de télécopie principal de la société. 21 caractères
alphanumériques.

E-mail
Zone permettant de saisir une adresse E-mail à laquelle vous envoyez fréquemment des messa-
ges. 69 caractères alphanumériques.
Le titre de cette zone est un lien qui permet d’envoyer un message (e-mail) à cette adresse. Cet
envoi n’est possible que si le poste dispose d’un logiciel de communication via Internet.
Windows L’apparition de la fenêtre de saisie du message peut être précédée d’une autre demandant la sé-
lection d’un profil de messagerie si aucun n’a été enregistré. Cet enregistrement de profil par dé-
faut s’effectue dans la commande Fenêtre / Préférences. Le Service contact destinataire des
mails peut également être paramétré dans cette même fonction.

Site
Zone permettant de saisir l’adresse d’un site Internet auquel vous vous connectez fréquemment.
69 caractères alphanumériques.
Le titre de cette zone est un lien qui permet de se connecter au site mentionné. Cette connexion
n’est possible que si le poste dispose d’un programme de navigation Internet.

© 2009 Sage 116

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Exemple
L’adresse du site Internet de la maison mère.

Il est nécessaire de taper l’adresse complète. La mention du protocole n’est pas obligatoire.

Exemple
Pour vous connecter au site de Sage France, il faut enregistrer www.sage.fr.

Si aucun site n’a été enregistré, le programme de navigation est lancé avec connexion au site pa-
ramétré par défaut.

Volet Initialisation – A propos de…

On accède au volet « Initialisation » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet cor-

respondant sous Windows ou sur le bouton [Initialisation] sur Macintosh.

Cette fenêtre comporte cinq encadrés qui permettent de paramétrer différentes informations et en
particulier les monnaies utilisées :

• la monnaie de tenue commerciale et la devise d’équivalence,

• la monnaie de tenue de la comptabilité et l’application des normes IFRS,
• les périodes prévisionnelles de fabrication,
• la longueur des comptes,
• les formats d’affichage,
• ainsi que l’application optionnelle de la norme DGI.

Monnaie de Il s’agit de la devise d’expression des valeurs monétaires.

tenue commer-
ciale Intitulé
Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet « Fichier / A
propos de... / Options ». Cette devise peut être différente de celle de tenue de la comptabilité.

© 2009 Sage 117

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Par défaut, lors de la création d’un fichier commercial, le programme crée une devise nommée
« Tenue de compte ».
L’enregistrement de cette devise est obligatoire.
Il est possible de créer (ou de modifier) une devise depuis cette zone (35 caractères alphanumé-
riques) et les suivantes en sélectionnant soit une ligne vide, soit la ligne de la devise à modifier. Il
sera néanmoins nécessaire de compléter les informations sur cette devise dans le volet
« Options » comme décrit plus loin.

Application de l’euro
Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro doivent sélectionner l’euro dans cette
zone.

Unité
Zone affichant l’intitulé de la devise sélectionnée dans la zone précédente ou permettant sa sai-
sie en lettres. 21 caractères alphanumériques.
Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents des-
tinés à l’exportation ou à l’importation. Certains objets de la mise en page permettront ce genre
d’impression.

Voir la fonction Mise en page dans le Manuel de la gamme.

Sous-unité
Zone affichant l’intitulé de la sous unité de la devise sélectionnée dans la zone Intitulé ou per-
mettant sa saisie en lettres. 21 caractères alphanumériques.
Ces deux zones ne sont utilisées que pour l’impression des montants en toutes lettres. Par
défaut elles proposent l’unité et la sous-unité définies dans l’option Devise de cette même fonc-
tion pour la devise choisie comme monnaie de tenue commerciale.
Exemple
Trois mille euro et cinquante cent : euro a été enregistré comme unité monétaire et cent comme
sous-unité.

Format montant
Zone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise. Ce format
est indépendant du format Montant et sera utilisé en saisie de document.

Voir dans les «Annexes», page 1990 les différentes possibilités de paramétrage des formats.

Devise d’équivalence
Zone à liste déroulante affichant la liste des devises enregistrées dans le volet « Options »
comme décrit ci-dessus. Cette devise est utilisée par une fonction commune à tous les program-
mes des Lignes Sage 100, 30 et Start, l’Inverseur, qui permet, d’afficher instantanément à
l’écran, dans les zones de montants, soit la monnaie de tenue de compte, soit la devise paramé-
trée ici. Il permet également les saisies dans l’une ou l’autre des devises.
Cette zone propose un choix supplémentaire, Aucune, dans le cas où l’utilisateur du programme
n’aurait pas la nécessité d’utiliser l’Inverseur ni de tenir sa gestion en faisant référence à une
autre devise.

Application de l’euro
Depuis le 1er janvier 2002, les entreprises de la zone Euro doivent sélectionner l’euro dans cette
zone.
Il leur reste cependant la possibilité de sélectionner le Franc français pour conserver la possibilité
de vérifier la correspondance entre les valeurs saisies en euros et l’ancienne monnaie nationale par
utilisation de l’Inverseur.
La sélection d’une autre devise reste également possible pour les filiales de sociétés hors de la
zone Euro.

La devise définie dans cette zone sera proposée par défaut si l’Inverseur est actif :
• lors de l’impression des états,

© 2009 Sage 118

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• lors de l’export des écritures comptables par la commande Mise à jour de la comptabilité.

Monnaie de Cette zone à liste déroulante affiche la liste des devises enregistrées dans le volet «Options» de
tenue de comp- la présente commande. Cette devise peut être différente de celle de tenue commerciale. Elle est
tabilité proposée par défaut lors de la mise à jour comptable.

Voir la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1767.

Aucune saisie n’est possible depuis cette zone. Le choix d’une devise est obligatoire.

En création de fichier, cette devise est la même que celle créée pour la tenue commerciale à
moins que le fichier comptable associé ne comporte déjà une devise.

Application des Application des normes comptables internationales IFRS

normes IFRS Cette case sera cochée dans le cas où la société est concernée par les normes internationales
de tenue de la comptabilité IAS/IFRS.
Si la société n’est pas concernée, cas des entreprises n’ayant ni filiale ni maison mère à l’étran-
ger, il est conseillé de ne pas cocher cette case. Toutes les zones concernant l’IFRS seront ainsi
masquées à l’utilisateur et les fenêtres de saisie et d’affichage seront plus claires.
Si cette case est cochée, elle rendra disponible toutes les fonctionnalités qui en dépendent : dis-
ponibilité des zones propres à l’IFRS dans l’option Plan analytique, la fonction Codes journaux,
la saisie des pièces, etc.
Il n’est plus possible de décocher cette zone dès l’instant où :
• un journal de type IFRS a été créé,
• un journal analytique IFRS a été créé,
• des écritures IFRS ont été saisies.

Prévisions Cet encadré rassemble les zones de paramétrage concernant les prévisions de fabrication et les
dates par défaut des traitements.

Mois début exercice

Cette zone à liste déroulante permet d’enregistrer le mois à partir duquel commence le plan de
prévision des productions. Par défaut, le programme propose Janvier.
Exemple
Avec le choix Janvier, les périodes de prévision vont de janvier à décembre.
Avec le choix Avril, périodes de prévision vont d’avril à mars.

Si le mois de début d’exercice est modifié, un message d’avertissement s’affiche à la fermeture

de la fenêtre de la fonction :

« Attention ! Les quantités saisies dans les fiches nomenclatures vont être supprimées.
Voulez-vous réellement modifier le mois début exercice ?
[Oui] [Non] »
• [Oui] : le mois est modifié et la fonction est fermée. Les prévisions saisies dans les volets
des prévisions devront être saisies à nouveau ou générées avec la fonction Structure /
Mise à jour des prévisions.
• [Non] : la fenêtre de la fonction reste ouverte.
Cet exercice prévisionnel est totalement indépendant de l’exercice comptable.

© 2009 Sage 119

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Type périodicité
Zone à liste déroulante permettant de définir les périodes de prévision de fabrication :
• Année,
• Semestre,
• Trimestre,
• Mois,
• Semaine.
La périodicité choisie ici sera reprise dans les volets « Prévisions » et « Prévisions / Gammes »
de la fiche des nomenclatures de fabrication pour préciser les quantités prévisionnelles de fabri-
cation.

Longueur d’un Les zones décrites ci-dessous permettent de consulter, et de modifier si cela est possible, la lon-
compte gueur des comptes généraux et des sections analytiques utilisés.

Compte général
La valeur saisissable dans cette zone est au minimum de 3 et au maximum de 13. Dans ce cas
la longueur du compte est définitivement fixée et tous les comptes saisis devront respecter cette
longueur.
Vous pouvez également y laisser le zéro (0) proposé par défaut. Vous indiquez ainsi au pro-
gramme que la longueur des comptes est “flottante” c’est-à-dire qu’elle peut varier entre 3 et 13
caractères au gré de vos saisies.

Section analytique
Le format des comptes généraux s’applique aussi aux sections analytiques.

Ces longueurs ne sont plus modifiables dès lors que des comptes ont été saisis.

Si dans le programme Sage Comptabilité, l’option EDI est sélectionnée, les comptes ne peuvent pas com-
porter plus de 12 caractères alphanumériques.

Formats Zones éditables permettant de définir les formats des quantités et des prix unitaires.

• Quantité : indique le format d’affichage des quantités à l’écran et dans les états. Le format
par défaut est # ##0,00.
Exemple
Le format
# ###,00
n’imprimera rien si le nombre est nul. S’il est décimal, il s’affichera avec deux chiffres.
Les nombres négatifs sont par défaut précédés du signe moins (–).
Vous pouvez enregistrer trois formats différents pour les valeurs positives, négatives et
nulles. Ces formats devront être séparés par des points-virgules.
Exemple
Le format
# ##0,00;(# ##0,00);0
affiche les nombres positifs suivant la présentation standard et les chiffres négatifs entre
parenthèses. Les nombres nuls sont représentés par un seul zéro.

• Prix : indique le format d’affichage des montants ou des prix à l’écran et dans les états. Ce
format est enregistré dans le fichier comptable. Le signe # remplace n’importe quel chiffre.
Les chiffres non significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force l’impression d’un chiffre
(éventuellement un zéro) à la position.

© 2009 Sage 120

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Vous pouvez enregistrer jusqu’à 31 caractères, chiffres, lettres ou signes de ponctuation

(dont 4 décimales au maximum). Voir en annexe les possibilités de paramétrage de cette
zone. Le format par défaut est # ##0,00.
Exemple
Le format
# ##0,00 euro
imprimera tout montant avec au moins un chiffre des unités (0 s’il y a lieu) et deux décima-
les (égales à 0 s’il y a également lieu). Les milliers seront séparés des centaines par un
espace, les décimales par une virgule. Le symbole de l’euro sera ajouté à la fin de chaque
nombre (mais ne devra pas être saisi).

On peut modifier un format en ajoutant des décimales mais il est impossible de faire l’inverse.
Si vous augmentez le nombre de décimales, un message vous avertira que la modification du nombre de
décimales va être enregistrée dans le fichier comptable et qu’elle sera irréversible.

Le format utilisé pour les saisies est le Format montant paramétré dans l’encadré Monnaie de tenue
commerciale de ce volet.

Voir les «Annexes», page 1990 pour les formats de paramétrages.

Période de vali- A la création d’un document, la zone Date de l’en-tête affiche par défaut la date du jour (date de
dité de saisie l’ordinateur). Cette date est modifiable.
des documents
L’option Période de validité de saisie des documents autorise de dater un document avec une
date. Cette date doit être incluse dans une période de temps avant et après la date du jour.

Activation de l’option Période de validité de saisie des documents. Pour activer l’option Période
de validité de saisie des documents, un nombre de jours doit être saisi dans la zone jours
avant et après la date du jour.

En cas de modification de la date affichée dans l’en-tête du document, le programme contrôle cet-
te nouvelle date. Si la nouvelle date n’est pas incluse dans la période de validité de saisie des
documents, le message suivant s’affiche :
« La date saisie n’entre pas dans la période de validité de saisie d’un document ! [OK] »
Exemple
L’option Période de validité de saisie des documents est active et le nombre de jour affiché
est 10.
Un utilisateur créer un document le 20 mars 2009, la zone Date affiche 200309. L’utilisateur dé-
cide de modifier cette date de création, il doit saisir une date comprise entre le 10 mars 2009 et
le 30 mars 2009.

Norme DGI Cette case à cocher, non cochée par défaut, entraîne, lorsqu’elle est cochée :

• la proposition de clôture des écritures comptables lors de la mise à jour directe,

• l’interdiction de créer un nouvel exercice comptable lors d’une mise à jour comptable, si
deux exercices sont déjà ouverts.

Si cette cas est cochée et que l’utilisateur la décoche, un message d’alerte non bloquant apparaît :
« Attention ! La modification de ce paramètre engage votre responsabilité dans le cadre du
BOI 13-L-1-06 N° 12 sur les comptabilités informatisées.
(OK] »

© 2009 Sage 121

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Volet Contacts - A propos de…

On accède au volet « Contacts » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet Con-

tacts sous Windows ou sur le bouton du même nom sur Macintosh.

Les noms des personnes ou des services de votre société que l’on peut enregistrer dans ce volet
sont ceux auxquels on peut s’adresser pour les différentes opérations ou transactions effectuées.
Exemple
On peut enregistrer les noms des acheteurs ou du service achats pour que les fournisseurs puis-
sent s’adresser directement à eux.
On peut enregistrer le service commercial pour toutes les opérations concernant les ventes aux
clients.
On peut enregistrer le responsable du service comptable pour toutes les questions concernant les
règlements. Etc.

Liste des contacts

La zone de liste présente tous les contacts enregistrés.

Pour ajouter un contact : tapez les informations le concernant dans les zones du bas de l’écran
et validez.

Pour consulter ou modifier un contact : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et vali-
dez.

Pour supprimer un contact : cliquez sur sa ligne puis sur le bouton [Supprimer] de la bar-
re d’outils « Navigation ».

Le volet Contacts affiche les zones et bouton suivants :

Civilité : zone proposant les valeurs suivantes :

• M.,
• Mme,
• Mlle,
Nom
35 caractères alphanumériques,

© 2009 Sage 122

 Menu Fichier

Prénom
35 caractères alphanumériques,

Service
liste déroulante qui permet de sélectionner un des services enregistrés dans l’option Service
contact du volet «Options» de la fiche entreprise,

Fonction
35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la fonction du contact,

Type contact
Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner un type de contact enregistré dans l’option Type
contact du volet Options de la fiche entreprise.

Adresse
Cette fonction affiche la fenêtre Adresse du contact.

La fenêtre Adresse du contact affiche les zones suivantes :

Adresse
35 caractères alphanumériques,

Complément
35 caractères alphanumériques,

CP
9 caractères alphanumériques,

Ville
35 caractères alphanumériques.

Dans les modèles, des objets de mise en page permettent d’imprimer la civilité sous forme d’abréviation
(M., Mme, Mlle).

Télécommuni- Cet encadré propose les zones suivantes :

cation
Téléphone
21 caractères alphanumériques,

Portable
21 caractères alphanumériques pour le numéro du téléphone portable,

Télécopie
21 caractères alphanumériques,

E-mail
69 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de l’adresse mail du contact.

Le titre de cette zone est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie Internet ins-
tallé sur le poste et d’envoyer un e-mail à l’adresse mentionnée.

© 2009 Sage 123

 Menu Fichier

Volet Comptable - A propos de…

On accède au volet « Comptable » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet

Comptable sous Windows ou sur le bouton du même nom sur Macintosh.

Ce volet permet d’enregistrer les paramètres comptables de l’entreprise.

Ce volet donne accès aux sous-volets suivants :

• «Sous-volet Facturation - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 124.

Ce sous-volet permet de paramétrer les éléments comptables de facturation.

• «Sous-volet Règlement/caisse - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 129.

Ce sous-volet permet de paramétrer les éléments des règlements.

• «Sous-volet Général - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 132.

Ce sous-volet permet d’enregistrer les paramètres généraux de la comptabilité.

• «Sous-volet Engagement - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise», page 135.

Ce sous-volet permet de comptabiliser les engagements sur les journaux de situation.

Sous-volet Facturation - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise

On accède à ce sous-volet en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en sélectionnant

l’item Facturation dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh.

Paramètres Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour compta-
comptables par ble.
défaut

Voir la commande «Mise à jour de la comptabilité», page 1767.

© 2009 Sage 124

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Code journal ventes

Cette zone permet de paramétrer le journal qui sera proposé par défaut lors des mises à jour
comptables des ventes (il pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable).
Elle affiche la liste des journaux existant dans le fichier comptable.

Code journal achats

Cette zone est identique à la précédente mais concerne les mises à jour comptables des achats.

N° de pièce / Référence pièce

Cet ensemble de deux zones à liste déroulante permet de paramétrer l’information qui sera
reprise dans les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité.
Les différents choix offerts sont les suivants :
• N° de pièce :
- N° facture : (valeur proposée par défaut) la colonne N° de pièce des écritures compta-
bles reprend le numéro de facture de vente ou d’achat.
- Automatique : la numérotation des écritures de ventes ou d’achats sera fonction du
paramétrage fait pour la numérotation du journal destinataire.
• Référence pièce :
- N° facture : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend le numéro
de facture de vente ou d’achat.
- Référence : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend la valeur
saisie dans la zone Référence des en-têtes de factures.

Libellé ventes
Cette zone permet de paramétrer le libellé des écritures qui seront transférées en comptabilité
lors de la mise à jour comptable des écritures de ventes.
La zone de saisie (35 caractères alphanumériques) permet d’enregistrer certains codes présen-
tés ci-dessous.
L’insertion, dans le texte, du caractère @ suivi d’une lettre code permet d’insérer automatique-
ment une donnée tirée des fichiers. Ces codes sont les suivants :
• @I : affiche l’intitulé du client ou du fournisseur,
• @P : affiche le numéro de pièce de la facture,
• @R : affiche le contenu de la zone Référence de l’en-tête de pièce.
• @T : affiche le type du document : « Facture » si la valorisation est positive, « Avoir » si
elle est négative.
Exemple
On a saisi comme libellé ventes : Facture n° @P @I.
Le programme affichera des libellés de la forme :
Facture n° FA000035 Billo & fils
Facture n° FA000150 Blanc

Si aucun paramétrage n’est fait dans cette zone, le programme affichera le libellé par défaut
« Fact. » suivi de l’intitulé du tiers. Dans le cas des règlements, le libellé qui s’affiche est celui en-
registré par l’utilisateur lors de la saisie du règlement.

Libellé achats
Cette zone se paramètre de façon identique à celle des ventes. Veuillez vous y reporter.

Avoirs et retours
Cette zone permet de définir comment le programme doit traiter, lors de la mise à jour compta-
ble, les lignes et valorisations négatives trouvées dans les pièces ou résultant d’un bon de retour
ou d’un bon d’avoir financier :
• Inverser le sens : les écritures sont inversées sur les comptes concernés,

© 2009 Sage 125

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• Valeur négative : les écritures sont transférées telles qu’elles apparaissent dans les piè-
ces et sont précédées du signe moins (–).
Exemple
Une facture de vente est valorisée de la façon suivante :
Total HT– 1 000,00
TVA – 196,00
Total TTC– 1 196,00
La mise à jour comptable sera faite de la façon suivante si Inverser le sens est sélectionné :

Date N° pièce N° compte Débit Crédit

1501NN FA000001 7010000 Vente de marchan- 1000.00

dises

1501NN FA000001 445700 TVA collectée 196.00

1501NN FA000001 411000 Carat 1196.00

Si Valeur négative est sélectionnée :

Date N° pièce N° compte Débit Crédit

1501NN FA000001 7010000 Vente de marchan- –1000.00

dises

1501NN FA000001 445700 TVA collectée –196.00

1501NN FA000001 411000 Carat –1196.00

Comptabilisa- Cette option permet de définir la mise à jour comptable des factures :
tion simulta-
née des • Si l’option est sélectionnée, les règlements liés aux factures sont comptabilisés en même
factures et des temps que les factures.
règlements
• Si l’option n’est pas sélectionnée, seules les factures sont comptabilisées.
Dans ce cas, la comptabilisation des règlements s’effectue à partir de la fonction
Traitement / Mise à jour de la comptabilité.

Transfert des Si cette case est cochée, les documents et règlements reçus d’un programme seront systémati-
documents de quement transférés sur le journal associé aux règlements liés. Le code journal indiqué est repris
caisse dans le par défaut dans la fiche caisse lors de la création.
journal de
caisse

Transfert Transfert des valeurs en devises

comptable des Cette zone propose les choix suivants :
informations
• Aucun : les écritures comptables sont transférées en monnaie de tenue de comptabilité.
complémentai-
Les valeurs en devises étrangères ne sont pas transférées. Ce choix ne permet pas d’uti-
res
liser la zone Transfert devises.
• Devise : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabilité.
Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des mon-
tants en devises.

© 2009 Sage 126

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• Tenue commerciale : les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de

comptabilité. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont transférées dans la zone
devise de la comptabilité.
• Les deux : . les écritures comptables sont générées en monnaie de tenue de comptabi-
lité. Les valeurs en devises étrangères sont transférées pour les pièces comportant des
montants en devise. Les pièces ne comportant pas de montant en devise sont transférées
en devise de tenue commerciale.

Les colonnes concernant les devises sont proposées dans les journaux et les états du programme
Sage Comptabilité et permettent des analyses précises dans les différents états de ce program-
me.

Transfert devises
Cette zone à liste déroulante n’est pas accessible si la zone Devise est positionnée sur Aucune.
Elle permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme transférera les montants en
devise.
Le programme permet la gestion d’une monnaie de tenue de compte et d’une devise qui est en
général la devise d’équivalence décrite dans le volet «Initialisation» de la présente commande.
Le transfert en devise concerne donc uniquement cette devise. Cette zone permet de paramétrer
la façon avec laquelle le programme transférera les montants en devise.
Elle propose les choix suivants :
• Compte tiers : seul le montant TTC en devise de la facture sera transféré sur le compte
de tiers.
• Selon option saisie devise : les devises sont transférées sur les comptes dont l’option
Saisie devise est cochée.
• Tous les comptes : les devises sont transférées sur tous les comptes et aucun contrôle
d’équilibrage n’est fait.
• Tous les comptes avec équilibre : les devises sont transférées sur tous les comptes et
un contrôle d’équilibrage est effectué. En cas de déséquilibre, c’est le compte de TVA
ayant la plus grande valeur qui est modifié.

Valeur en devise
Cette zone permet de paramétrer la façon avec laquelle le programme calculera les totaux en
devises des documents. Elle propose les choix suivants :
• Conversion valeurs : les totaux en devises seront calculés à partir des totaux en mon-
naie locale par application du cours de la devise. Valeur proposée par défaut.
• Cumul des lignes : les totaux en devises seront calculés à partir du cumul des valeurs en
devises de chaque ligne du document.
Cette détermination s’effectuera dans les cas suivants :
• lors de l’affichage des totaux à l’écran (valorisation de la pièce),
• lors de la détermination du cumul des lignes de remise et des lignes de totalisation,
• lors de l’impression des documents,
• lors du transfert comptable.

Analytique
Liste déroulante proposant les choix suivants :
• Aucun : aucune ventilation analytique ne sera transférée en comptabilité.
• Article : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable concernera la sec-
tion analytique enregistrée dans la fiche article (volet « Complément »).
• Affaire : la ventilation analytique effectuée lors du transfert comptable portera sur le code
affaire enregistré dans les lignes de document.
• Les deux : les ventilations analytiques enregistrées dans le volet «Complément» de la
fiche article et dans le code affaire des lignes de document seront transférées en compta-
bilité,

© 2009 Sage 127

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• Tous : les transferts des ventilations sur les plans analytiques articles et affaires se feront
à l’identique de la description faite ci-dessus mais, en ce qui concerne les autres plans
analytiques, les transferts s’effectueront en fonction des paramétrages faits dans le volet
«Analytique» de la fiche des comptes généraux dont la ventilation analytique est autori-
sée.

Rappelons que le programme Sage 100 Comptabilité permet l'enregistrement de 11 plans ana-
lytiques (10 plans analytiques plus un plan IFRS s’il est utilisé) et que les cinq premiers d'entre
eux nécessitent une ventilation équilibrée des sommes reportées. En cas de déséquilibre, cette
valeur sera portée sur la section analytique d’attente définie dans l’option Plan analytique (com-
mande Fichier / A propos de...).

Lors de la mise à jour de la comptabilité, il peut se produire les cas suivants :

• les ventilations analytiques sont équilibrées par rapport à l'écriture générale : le transfert
s'effectue normalement ;

• les ventilations analytiques ne sont pas équilibrées : le tableau suivant résume les opéra-
tions qui vont s'effectuer.

Plan analytique utilisé Équilibrage analytique Conséquences

1à5 Non renseigné Message d’erreur. Le transfert comptable

ne s’exécute pas.

Renseigné Équilibrage automatique sur la section

analytique d’équilibre.

6 à 10 Non renseigné Transfert comptable des écritures analyti-

ques avec le déséquilibre.

Renseigné Équilibrage automatique sur la section

analytique d’équilibre.

Quantité
Liste déroulante définissant la façon avec laquelle les quantités seront transférées dans la
colonne Quantité des écritures comptables et proposant les choix suivants :
• Aucun : les quantités ne sont pas reportées.
• Compte HT : seules les quantités des comptes HT seront reportées.
• Selon option saisie quantité : les quantités sont reportées pour les seuls comptes dont
la zone Saisie quantité de la fiche principale est cochée.
• Tous les comptes : les quantités sont reportées pour tous les comptes de la manière
suivante :
- Comptes HT : quantités des lignes,
- Comptes TTC : quantité globale du document (si le règlement se fait en plusieurs
échéances, la quantité est générée sur la première échéance uniquement),
- Comptes TVA et escompte : quantité globale du document.
La colonne Quantité est proposée dans les journaux et les états de Sage Comptabilité et per-
met des analyses précises dans les différents états de ce programme.

Informations libres entêtes

Cette zone à liste déroulante définit dans quelles conditions les informations libres de l’en-tête de
la pièce de vente ou d’achat seront transférées dans les informations libres des écritures comp-
tables.
Ce transfert s’effectue sous les conditions suivantes :
• les intitulés des informations libres dans la gestion commerciale et dans la comptabilité
doivent être identiques,
• leurs types (texte, valeur,...) doivent être identiques.

© 2009 Sage 128

 Menu Fichier

Le nombre de caractères transféré de la gestion commerciale dans la comptabilité est celui

défini dans le paramétrage de l’information libre de la comptabilité
Les options proposées sont les suivantes :
• Aucun : aucun transfert des informations libres n’est effectué,
• Compte TTC : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture TTC de la
comptabilité,
• Compte HT : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture HT de la comp-
tabilité,
• Compte TVA : les informations libres ne sont transférées que sur l’écriture de TVA de la
comptabilité,
• Tous les comptes : les informations libres sont transférées sur toutes les écritures de la
comptabilité.
S’il y a plusieurs lignes HT ou de TVA, le report s’effectuera sur toutes les lignes en fonction du
paramétrage réalisé.

Transfert IFRS
Cette zone n’apparaît que si l’option Application des normes comptables internationales
IFRS est cochée dans le volet « Initialisation » de la présente commande.
Dans ce cas, elle propose les valeurs suivantes :
• Aucun : les ventilations IFRS ne seront pas reportées en comptabilité.
• Comptes HT : les imputations analytiques transférées en comptabilité sont celles géné-
rées uniquement sur les comptes HT.
• Tous les comptes : les imputations analytiques transférées en comptabilité sont celles
générées sur tous les comptes :
- comptes HT,
- comptes de TVA,
- comptes de tiers,
- comptes de trésorerie.

L’utilisation d’un plan analytique IFRS impose que la totalité des écritures transférées en comptabi-
lité se verront attribuer des imputations analytiques. Si aucune section IFRS n’est affectée à un
document de vente ou d’achat, c’est la section d’attente qui sera automatiquement affectée. La sec-
tion d’attente est paramétrée dans l’option Plan analytique de la présente fonction.

Sous-volet Règlement/caisse - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise

On accède au sous-volet « Règlement/caisse » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Win-

dows ou en sélectionnant l’item Règlement/caisse dans la zone à liste déroulante proposée sur
Macintosh.

© 2009 Sage 129

 Menu Fichier

Paramètres Cet encadré ainsi que le suivant réunissent toutes les options utilisées par la mise à jour compta-
comptables par ble.
défaut des
règlements Règlements ventes
Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par
défaut lors des mises à jour comptables du domaine vente, règlements ou acomptes clients (il
pourra cependant être modifié au moment de la passation comptable).
Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable.

Règlements achats
Cette zone à liste déroulante saisissable permet de paramétrer le journal qui sera proposé par
défaut lors des mises à jour comptables du domaine achat (il pourra cependant être modifié au
moment de la passation comptable).
Elle affiche la liste des journaux de type Trésorerie existant dans le fichier comptable.

Un même journal peut être utilisé aussi bien pour les règlements ventes que les règlements achats.
Il est possible, lors de l’enregistrement des règlements, de sélectionner des journaux de type Général dans
le cadre des règlements des ventes et des règlements des achats. Cependant, seuls des journaux de type
Trésorerie peuvent être enregistrés dans cette zone.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la commande «Gestion des règlements», page 1456
et aux titres «Règlement comptant - Documents des ventes», page 967 et «Règlement comptant
- Factures d’achats», page 1114.

N° pièces écritures / Référence écritures

Ces deux zones à liste déroulante permettent de paramétrer l’information qui sera reprise dans
les colonnes N° de pièce et Référence pièce du programme Sage Comptabilité lors du trans-
fert des règlements. Les différents choix sont les suivants :
• N° pièce écritures :
- N° pièce : (valeur proposée par défaut) la colonne N° de pièce des écritures compta-
bles reprend le numéro de pièce des règlements ou des acomptes.
- Automatique : la numérotation des écritures de règlements ou d’acomptes sera fonc-
tion du paramétrage fait pour la numérotation du journal destinataire.
• Référence écritures :
- N° pièce : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend le numéro
des règlements ou des acomptes.

© 2009 Sage 130

 Menu Fichier

- Référence : la colonne Référence pièce des écritures comptables reprend la valeur

saisie dans la zone Référence des règlements.

Comptabilisation des bons d’achat

Cette case à cocher permet, lorsqu’elle est cochée, la comptabilisation des bons d’achat émis à
l’intention des clients dans le cas des factures de retour, d’avoir ou des factures négatives.

Voir le titre «Bons d’achat», page 1460.

Si cette case est décochée en cours d’utilisation du programme, un message d’avertissement

apparaîtra :

« Attention ! Les bons d’achat en cours ne pourront pas être comptabilisés.

Confirmer-vous la gestion des bons d’achat sans comptabilisation ?
[Oui] [Non] »
• [Oui] : l’option est décochée.
• [Non] : l’option reste cochée.

Gestion des Les zones regroupées dans cet encadré permettront au programme de gérer automatiquement
écarts de règle- les écarts de règlement qui pourront être constatés.
ments
Code journal
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner un journal de type Général. Ce journal servira
à l’enregistrement des écritures des écarts de règlement.

Ecart maximum
Cette zone est destinée à la saisie du montant maximum qui entraînera la génération automati-
que d’une écriture d’écart de règlement.

Un complément d’information sur la génération des écarts de règlement est donné dans la com-
mande «Gestion des règlements», page 1456.

Compte débit
Zone à liste déroulante permettant la sélection du compte général sur lequel sera portée l’écri-
ture d’écart quand elle est de sens débiteur.

Compte crédit
Zone à liste déroulante permettant la sélection du compte général sur lequel sera portée l’écri-
ture d’écart quand elle est de sens créditeur.

Comptabilisa- Cette case à cocher ainsi que les deux zones dépendant de ce titre définissent si les mouvements
tion des mou- divers de caisse reçus d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée doivent être comp-
vements divers tabilisés.
de caisse
Si cette case est cochée, les mouvements divers de caisse seront comptabilisés.
Exemple
Une sortie d’argent pour l’achat de timbres ou un pourboire à un livreur.

Les deux zones présentes dans cet encadré deviennent disponibles si cette case est cochée. Les
comptes qu’il est nécessaire d’y enregistrer seront automatiquement utilisés pour la passation des
écritures de mouvements divers de caisse.

Si vous n’enregistrez pas de compte un message d’erreur vous rappellera d’avoir à le faire.

© 2009 Sage 131

 Menu Fichier

« Le compte débit de mouvement divers de caisse est obligatoire !

[OK] »

Si votre plan comptable ne comporte pas encore les comptes nécessaires à ces zones, décochez l’option
Comptabilisation mouvements divers de caisse, créez les comptes et recommencez le paramétrage de
ce volet.

Il est cependant possible de vous réserver la possibilité de choisir « au vol » le compte qui doit
être mouvementé lors de la saisie du mouvement.

Voir la commande Traitement / Mouvements de caisse dans le manuel de référence du pro-

gramme Sage Saisie de caisse décentralisée.

Compte débit
Cette zone, ainsi que la suivante, ne devient active que si la case Comptabilisation mouve-
ments divers de caisse est cochée. Elle permet d’enregistrer le compte général qui sera mou-
vementé lors de l’enregistrement d’un mouvement divers au débit de la caisse.
L’enregistrement d’un compte dans cette zone n’est pas obligatoire. Voir les explications ci-des-
sus.

Compte crédit
Cette zone a un rôle identique à la précédente mais sert dans le cas de mouvements divers cré-
diteurs de la caisse.

Sous-volet Général - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise

On accède au sous-volet « Général » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou en

sélectionnant l’item Général dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh.

Ce sous-volet permet l’enregistrement des paramètres comptables généraux.

Encours client Les deux zones dépendant de ce titre permettent de gérer le risque client. La première détermine
le moment où s’effectue le contrôle et la seconde estime le dépassement d’encours (s’il y a lieu).

© 2009 Sage 132

 Menu Fichier

Contrôle
Liste déroulante proposant les choix suivants :
• Aucun : aucun calcul de dépassement d’encours n’est effectué. La gestion du risque
client est laissée à l’appréciation de l’utilisateur par l’intermédiaire des Codes risques
enregistrés dans le volet «Options» de la présente fonction et affectés aux clients présen-
tant un risque.
• Création de l’en-tête document : le dépassement d’encours est systématiquement cal-
culé au moment de la validation de l’en-tête de pièce.
• Validation de ligne : la validation de chaque ligne de pièce (en création ou en modifica-
tion) entraîne le recalcul du dépassement d’encours en tenant compte de cette nouvelle
ligne. Ce choix implique le calcul du dépassement d’encours à la validation de l’en-tête de
pièce.
• Fermeture du document : le calcul du dépassement d’encours sera effectué lorsque la
pièce sera refermée. Ce choix implique le calcul du dépassement d’encours à la validation
de l’en-tête de pièce mais pas à la saisie ou à la modification des lignes.

Voir le «Volet Options - Fiche entreprise», page 154 ainsi que la «Informations sur la solvabilité -
Documents des ventes», page 845 et la commande «Documents des ventes», page 794.

Le contrôle est réalisé lors de la création de pièce mais pas lors d’une transformation.

Base
Liste déroulante permettant de paramétrer ce qui doit être pris en compte pour la détermination
de l’encours :
• Solde comptable : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours
maximum autorisé et le solde comptable.
• Solde + FA : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours maxi-
mum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées.
• Solde + FA + BL : le dépassement d’encours est calculé par différence entre l’encours
maximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabilisées et des
bons de livraison.
• Solde + FA + BL + PL : le dépassement d’encours est calculé par différence entre
l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabili-
sées, des bons de livraison et des préparations de livraison.
• Solde + FA + BL + PL + BC : le dépassement d’encours est calculé par différence entre
l’encours maximum autorisé et le solde comptable majoré des factures non comptabili-
sées, des bons de livraison, des préparations de livraison et des commandes en cours.

L’encours maximum autorisé est enregistré dans le volet «Statistiques» de la fiche client (menu Structure).

Article passe- Les deux articles à saisir dans cet encadré sont ceux qui serviront aux passations comptables
relle comptable pour la TVA non perçue et pour les escomptes. Les comptes généraux rattachés à ces articles
devront être ceux sur lesquels ces mouvements doivent être portés en comptabilité.

Article TVA non perçue (NP)

Cette zone ouvre une liste déroulante permettant de sélectionner l’article dont le compte servira
de passerelle comptable dans le cas de l’utilisation d’un taux de taxe de type Taxe non perçue.

Voir la commande «Taux de taxes», page 588.

Article d’escompte
Liste déroulante permettant l’enregistrement de la référence de l’article dont le compte servira de
passerelle comptable pour l’imputation des escomptes accordés ou obtenus.

© 2009 Sage 133

 Menu Fichier

Comptes Cet encadré propose deux zones permettant de sélectionner les comptes sur lesquels les écarts
d’écart de conversion en euro seront portés au débit (écritures de charges) comme au crédit (écritures
d’arrondi de de produits). Ces deux zones à liste déroulante éditables offrent les comptes généraux enregis-
conversion trés dans le plan comptable.

Ces zones reprennent les comptes enregistrés dans le volet « A propos de votre société /
Préférences » du programme Sage Comptabilité ayant éventuellement servi à la création du fi-
chier comptable.

Les comptes enregistrés ici seront enregistrés dans le fichier comptable.

Les écarts de conversion liés à l’euro ne sont plus imputés ni sur le compte de TVA ni sur le comp-
te HT. Les valeurs en monnaie de tenue commerciale sont converties par application du cours.
Exemple
La gestion commerciale est tenue en livres sterling et la comptabilité en euros.
1 euro = 0.679 £.
Compte d’écart débit : 668800.
Compte d’écart crédit : 768800.
On transfère la facture suivante en comptabilité :
Total HT : 100.00 £ soit 147.28 euros
TVA : 19.60 £ soit 28.87 euros
TTC : 119.60 £ soit 176.14 euros
Les écritures transférées sont les suivantes :

Compte Débit Crédit Commentaire

411000 176.14

668800 0.01 Le compte d’écart de conversion est utilisé. L’écart est constaté au
débit.

445719 28.87

701019 147.28

Total 176.15 176.15

Compte TVA Les deux zones de cet encadré permettent d’enregistrer le compte de contrepartie qui sera pro-
encaissement posé par défaut lors de la saisie des règlements clients et fournisseurs.

Cette option ne sera utilisée que par les sociétés assujetties à la TVA sur encaissement. Dans ce
cas, il est nécessaire d’enregistrer un numéro de compte pour chacun des domaines proposés.

Voir la commande «Gestion des règlements», page 1456.

Compte de vente
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doivent être portés
les montants de la TVA sur encaissement du domaine des ventes.

Compte d’achat
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doivent être portés
les montants de la TVA sur encaissement du domaine des achats.

© 2009 Sage 134

 Menu Fichier

Comptes Ces deux zones permettent de renseigner les comptes d’écart débit et crédit pour la comptabili-
d’écart des fac- sation des écarts des factures issues des tickets.
tures comptoir
Compte de vente
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doit être porté le
montant de l’écart lorsque l’écriture d’écart est au débit.

Compte d’achat
Liste déroulante permettant de sélectionner le compte comptable sur lequel doit être porté le
montant de l’écart lorsque l’écriture d’écart est au crédit.

Sous-volet Engagement - Volet Comptable de la fiche de l’entreprise

On accède au sous-volet « Engagement » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou

en sélectionnant l’item Engagement dans la zone à liste déroulante proposée sur Macintosh.

Ce volet permet le paramétrage de la comptabilisation des engagements.

Les zones proposées dans ce volet sont identiques à celles du sous-volet «Facturation» de la pré-
sente fonction à l’exception de la fonction de transfert des documents de caisse qui est absente.
Les fonctions disponibles dans le présent volet sont tout à fait indépendantes de celles du volet
« Facturation » et ne concernent que les engagements.

Les zones Code journal ventes et Code journal achats ne proposent que des journaux de type
Situation.

Les zones N° pièce et Référence pièce et celles de l’encadré Transfert comptable des infor-
mations complémentaires ont un fonctionnement identique à celles du volet «Facturation».

Volet Commercial - A propos de...

On accède au volet « Commercial » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet

Commercial sous Windows ou sur le bouton du même nom sur Macintosh.

© 2009 Sage 135

 Menu Fichier

Ce volet sert à l’enregistrement des données commerciales concernant l’entreprise ainsi qu’aux
données concernant la gestion des livraisons et des stocks.

Le volet « Commercial » se subdivise en trois sous-volets :

• «Sous-volet Paramètres généraux - Volet Commercial de la fiche entreprise», page 136,

• «Sous-volet Gestion des livraisons - Volet Commercial de la fiche de l’entreprise»,
page 142 et

• «Sous-volet Gestion des stocks - Volet Commercial de la fiche de l’entreprise», page 145.

Sous-volet Paramètres généraux - Volet Commercial de la fiche entreprise

On accède au sous-volet « Paramètres généraux» en cliquant sur l’onglet correspondant sur Win-
dows ou en sélectionnant l’item Paramètres généraux dans la zone à liste déroulante proposée
sur Macintosh.

Paramètres de Appel tiers

saisie des docu- Cette liste déroulante permet de paramétrer sur quelle information la sélection des tiers en saisie
ments de pièce pourra se faire par défaut :
• Sur le numéro : la sélection du tiers sera proposée par défaut sur son numéro ;
• Sur l’abrégé : la sélection du tiers sera proposée par défaut sur l’abrégé de son compte ;
• Sur le code postal : la sélection du tiers sera proposée par défaut sur son code postal.
Calcul échéances
Lors de la transformation de documents clients, le programme calcule les dates d’échéance en
fonction de la date du nouveau document issu de la transformation.

Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner le document à partir duquel les dates d’écheance
ne sont plus recalculées. La liste déroulante propose les documents suivants :

• Bon de commande,
• Préparation de livraison,

© 2009 Sage 136

 Menu Fichier

• Bon de livraison,
• Facture *.
Ainsi, lors d’une transformation, la date d’échéance des documents n’est plus recalculée. Pour les
nouveaux documents issus de transformations, leur date d’échéance est toujours la même.

* Pour les Factures, les dates d’échéances sont toujours recalculées.

Choix remises
Liste déroulante permettant de gérer le mode de calcul des remises en cas de conflits entre celle
définie dans les fiches clients, celle définie dans les familles et celle définie dans les tarifs arti-
cles.
• Choix manuel : le choix sera laissé à l’utilisateur dans chaque pièce par l’affichage d’une
fenêtre de sélection reprenant toutes les possibilités énumérées ci-dessus.
• Remise article : la remise indiquée dans les tarifs de l’article sera reprise automatique-
ment en saisie de document.
• Remise famille : la remise indiquée dans les tarifs de la famille de l’article sera reprise
automatiquement en saisie de document.
• Remise client : la remise indiquée dans la fiche client sera reprise automatiquement en
saisie de document.
• Remise cumulée : les pourcentages des remises client, famille et article s’ajouteront
arithmétiquement.
• Remise en cascade : les différents taux de remise sont appliqués en cascade.
• Choix manuel et cat / famille : identique au choix manuel mais tenant compte en plus de
la remise par catégorie et par famille.
• Remise article et cat / famille : identique à la remise article mais tenant compte en plus
de la remise par catégorie et par famille.
• Remise famille par client et cat / famille : identique à la remise par famille et par client
mais tenant compte en plus de la remise par catégorie et par famille.
• Remise famille par catégorie tarifaire : identique à la remise par famille mais tenant
compte en plus de la remise par catégorie et par famille.
• Remise client et cat / famille : identique à la remise par client mais tenant compte en
plus de la remise par catégorie et par famille.
• Remise cumulée et cat / famille : identique à la remise cumulée mais tenant compte en
plus de la remise par catégorie et par famille.
• Remise en cascade et cat / famille : identique à la remise en cascade mais tenant
compte en plus de la remise par catégorie et par famille.

Le tableau suivant précise, en fonction du choix fait ici et des remises que vous avez pu rensei-
gner, les remises appliquées par le programme.

Remise famille
par catégorie Autre remise Conflit de
Choix remise Remise appliquée
tarifaire rensei- renseignée remise
gnée

6 premières Oui Non Non Aucune

options

(anciennes) Oui Oui Non Autre remise

7 dernières Oui Non Non Remise famille par caté-

options gorie

(nouvelles) Oui Oui Oui Selon choix

© 2009 Sage 137

 Menu Fichier

Les remises par catégories tarifaires ne sont jamais prises en compte dans les 6 premiers choix.

Le tableau ci-dessous résume option par option les choix que le programme exécutera dans le
cas d’un conflit de remise en fonction de la sélection faite dans cette zone. .

Choix remise Remise appliquée ou autre événement

Choix manuel Affichage de la fenêtre de conflit de remise proposant :

– Remise article,
– Remise par famille et par client,
– Remise client.

Remise article Remise article (si elle existe).

Remise famille Remise par famille et par client (si elle existe).

Remise client Remise client (si elle existe).

Remise cumulée Cumul (si cela est possible et si elles existent) des :
– Remise article,
– Remise par famille et par client,
– Remise par client,
selon affichage de la fenêtre de conflit de remise.

Remise en cascade Application (si elles existent avec limitation à 3) des :

– Remise article,
– Remise par famille et par client,
– Remise par client,
selon affichage de la fenêtre de conflit de remise.

Choix manuel et catégories/famille Affichage de la fenêtre de conflit de remise proposant:

– Remise article,
– Remise par famille et par client,
– Remise par famille et par catégorie tarifaire,
– Remise client.

Remise article et catégorie/famille Remise article (si elle existe).

Remise famille par client et catégo- Remise par famille et par client (si elle existe).
rie/famille

Remise famille par catégorie tarifaire Remise par famille et par catégorie tarifaire (si elle existe).

Remise client et catégorie/famille Remise client (si elle existe).

Remise cumulée et catégorie/famille Cumul (si cela est possible et si elles existent) des :
– Remise article,
– soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et
par catégorie tarifaire,
– Remise par client,
selon affichage de la fenêtre de conflit de remise.

Remise en cascade et catégorie/ Application (si elles existent avec limitation à 3) des :
famille – Remise article,
– soit Remise par famille et par client, soit Remise par famille et
par catégorie tarifaire,
– Remise par client,
selon affichage de la fenêtre de conflit de remise.

Format date livraison

Liste déroulante offrant le choix du format de la date de livraison :
• Date : la date de livraison indiquée dans les pièces d’achat et de vente sera sous la forme
JJMMAA,
• Semaine : la semaine de livraison sera indiquée sous la forme d’une semaine civile de 01
à 52, la date de livraison sera sous la forme numéro de semaine/année,

© 2009 Sage 138

 Menu Fichier

• Julien : la date de livraison sera indiquée sous la forme d’un jour civil de 001 à 365, la
date de livraison sera sous la forme numéro de jour/année.

Toute modification du format de la date de livraison sera répercutée rétroactivement. Dans le cas de
lignes de documents disposant d’une date de livraison au format Semaine, la date réellement enre-
gistrée correspond au lundi de la semaine concernée.

Interdire la saisie des données mises en sommeil

Cette case à cocher permet, lorsqu’elle est cochée, de bloquer l’utilisation des éléments mis en
sommeil dans les traitements qui affichaient, dans les versions précédentes du programme, un
simple message non bloquant lorsque des tentatives de saisie étaient faites.
Si cette zone n’est pas cochée, le programme fonctionne comme dans les précédentes versions
en affichant le message mais en autorisant des saisies éventuelles.

Marge calculée selon

L’option Marge calculée selon permet de sélectionner une valeur à prendre en compte pour le
calcul de la marge. Les valeurs à prendre en compte sont les suivantes :

• Prix de revient,
• CMUP,
• Dernier prix d’achat,
• Prix d’achat,
• Coût standard.

Personnalisa- Les libellés Poids net et Poids brut sont personnalisables. La personnalisation s’effectue à partir
tion des libellés des zones suivantes :
de poids
• Libellé poids net
Utiliser cette zone pour sélectionner le type de libellé parmi :
- Poids net,
- Personnalisé.
Si Personnalisé est sélectionné, la zone Intitulé s’active.
Dans la zone Intitulé, saisir dans la limite de 21 caractères alphanumériques un libellé
personnalisé pour le poids net.

• Libellé poids brut

Utiliser cette zone pour sélectionner le type de libellé parmi :
- Poids brut,
- Personnalisé.
Si Personnalisé est sélectionné, la zone Intitulé s’active.
Dans la zone Intitulé, saisir dans la limite de 21 caractères alphanumériques un libellé
personnalisé pour le poids brut.

Unité de poids
La liste déroulante Unité de poids est inactive si les libellés Poids net ou Poids brut affichent
Personnalisé.
Utiliser alors cette liste déroulante pour sélectionner l’unité de poids parmi les suivantes :
• Tonne,
• Quintal,
• Kilogramme,
• Gramme,
• Milligramme.

© 2009 Sage 139

 Menu Fichier

Cette option défini l’unité de poids utilisée en affichage des valeurs relatives aux poids (Total
poids net, Total poids brut, etc.)

Si la liste déroulante Unité de poids est inactive, la zone Unité poids du volet Complément de la
fiche article est aussi inactive.

Exemple
Le gramme a été défini comme unité de poids.
L’article BAAR01 a comme unité de poids le gramme dans sa fiche article.
L’article PAEM01 a comme unité de poids le milligramme dans sa fiche article.
Dans les documents, les poids seront systématiquement affichés en grammes après conversion
si nécessaire.

Gestion du L’option Gestion du planning permet de définir la génération des événements au planning.
planning
La sélection de l’option Gestion du planning active la liste déroulante Evénements planning.
Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner si la génération d’événements planning /agenda
est automatique ou manuelle :

• Automatique : en saisie d’une ligne de document qui comporte une ressource, un événe-
ment planning / agenda de type Document est généré.

• Manuelle : en saisie d’une ligne de document qui comporte une ressource, aucun événe-
ment planning n’est généré.
Dans ce cas, pour générer l’événement planning, utiliser la fonction Traitement / Gestion
du planning / Affectation des documents au planning.
Macintosh La liste déroulante Evénements planning n'est pas disponible sur les versions Macintosh du pro-
gramme..

Désélection de l’option Gestion du planning. En cas de désélection de l’option Gestion du plan-

ning, le message suivant s’affiche :

« La modification de l’option Gestion du planning va supprimer l’historique des événe-

ments planning liés à la saisie de documents. Confirmez-vous la modification de cette
option ?
Oui / Non »

Cliquer sur Oui pour :

• désélectionner l’option Gestion du planning,

• supprimer l’historique des événements planning liés à la saisie de documents.
Windows Pour plus de détails sur la Gestion du planning, voir «Gestion du planning - Documents des ven-
tes», page 874.

Gestion des Unité de temps

nomenclatures Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner une unité de temps parmi les suivantes :
/ ressources
• Heure centième : dans ce cas, saisir la valeur du temps sous forme décimale (jusqu’à 2
chiffres après la virgule).
Exemple
Deux heures et demie équivaut à 2,5 heures.
Une heure trois quart équivaut à 1,75 heures.

• Minute : dans ce cas, saisir la valeur du temps en minutes.

© 2009 Sage 140

 Menu Fichier

Exemple
Deux heures et demie équivaut à 150 minutes.
Une heure trois quart équivaut à 105 minutes.

• Heure : dans ce cas, saisir la valeur du temps selon le format HH:MM:SS en heures,
minutes et secondes avec insertion du séparateur deux points (:).
Exemple
Deux heures et demie équivaut à 02:30:00.
Une heure trois quart équivaut à 01:45:00.

L’unité de temps est prise en compte dans la gestion des ressources et la détermination du prix de revient.

la fiche fournis- Interprétation Code EAN

seur,Code EAN Cette option, non sélectionnée par défaut, permet l’utilisation en écriture et en lecture du code à
barres EAN. Celui-ci étant utilisé pour les articles à prix et poids variables.
Le programme Sage Gestion commerciale permet l’utilisation des codes à barres en lecture et
en écriture par les codes C39, EAN8 et EAN13 qui représentent la quasi totalité des utilisations
en France.
Le code C39 permet d’imprimer des étiquettes codes barres qui peuvent reprendre la référence
de l’article ou le numéro de série. Ce dernier est donc d’une utilisation relativement simple.
Il est composé des caractères suivants :
• toutes les lettres majuscules de l’alphabet,
• tous les chiffres de 0 à 9,
• ainsi que les 7 caractères suivant : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pourcentage (%), le
signe (+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le signe
souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace.

Pour imprimer des étiquettes code C39 il faut utiliser le format suivant : * @ *. Ce format est à utiliser dans
la commande Fichier / Mise en page. D’autre part, il faut également sélectionner la police appropriée ainsi
que sa taille.

L’utilisation des codes EAN8 et EAN13 est réglementée par GENCOD. Nous ne rentrerons pas
dans le détail de ceux-ci dans la mesure où une inscription est obligatoire pour les fabricants qui
veulent les utiliser. Si l’option Interprétation code EAN est sélectionnée, le programme sera alors
capable d’interpréter et d’imprimer ces codes qui incluent la référence de l’article mais aussi son
prix et/ou son poids.
Les zones de sélection qui suivent ne sont pas disponibles si la case à cocher Interprétation
code EAN n’est pas sélectionnée.
Les versions 14 et suivantes du programme Sage 100 Gestion commerciale installent des poli-
ces Quartet Systems pour l’impression des codes barres.

Veuillez vous référer au Manuel de la gamme pour le parémétrage des modèles de mise en page
utilisant des champs d’impression de codes barres. Pour toute information sur l’utilisation des
polices de caractères codes barres, vous pouvez vous rendre sur le site Internet de Quartet
Systems :
www.quartet.fr/sage.html.

Préfixe 20
Liste déroulante permettant la sélection de l’information qui sera rattachée à la référence de
l’article dans le code à barres :
• Appel du prix, dans ce cas le programme ne rattache pas le prix au code à barres. Le prix
sera celui de la fiche article,
• Lecture du prix, celui-ci est inclus dans le code à barres.

© 2009 Sage 141

 Menu Fichier

Les codes commençant par 20 sont à usage interne. Ils peuvent être soit une référence article complète,
soit une référence article suivie d’un prix. Il est donc nécessaire d’indiquer au programme quelle solution a
été retenue.

Unité prix
Liste déroulante permettant la sélection de la codification du prix :
• Centimes,
• Décimes.
Exemple
Un article ayant un prix unitaire de 15 euros sera codifié 1500 en centimes et 150 en décimes.

Unité poids
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner une unité de poids parmi celles proposées :
• Tonne,
• Quintal,
• Kilogramme,
• Gramme,
• Milligramme.

Sous-volet Gestion des livraisons - Volet Commercial de la fiche de l’entreprise

On accède au sous-volet « Gestion des livraisons » en cliquant sur l’onglet correspondant sur
Windows ou en sélectionnant l’item Gestion des livraisons dans la zone à liste déroulante pro-
posée sur Macintosh.

Ce sous-volet permet d’enregistrer les données propres à la gestion des livraisons.

Priorité des Priorité 1 / Priorité 2 / Priorité 3

préparations de Ces trois zones servent à déterminer quels critères précisent l’ordre de traitement des prépara-
livraison tions de livraison.
Elles offrent toutes trois les mêmes choix mais avec des valeurs par défaut différentes :

© 2009 Sage 142

 Menu Fichier

• Date de livraison : valeur par défaut de la zone Priorité 1. La priorité de livraison est
basée sur la date de livraison mentionnée dans le bon de commande.
• Priorité client : valeur par défaut de la zone Priorité 2. La priorité de livraison est détermi-
née par rapport à l’ordre de priorité saisi dans la zone Priorité livraison du volet «Com-
plément» de la fiche client. Plus la valeur inscrite dans cette zone sera faible (à l’exception
de 0, zéro), plus le client sera prioritaire.
• Reliquat : articles en reliquat de commandes précédentes. Les dates de mise en reliquat
ne sont pas prises en compte. Seul le fait qu’un bon de commande client comporte un ou
des articles en reliquat intervient dans sa sélection qui reste subordonnée aux autres critè-
res de priorité.
• Montant HT : le montant total HT de la pièce est pris comme critère de sélection. La pièce
dont le montant total HT est le plus élevé est prioritaire.
• Date document : valeur par défaut de la zone Priorité 3. La date du bon de commande
sert de critère de priorité, la pièce la plus ancienne étant proposée en premier.
Le programme ne contrôle pas l’enregistrement du même critère de priorité dans deux zones dif-
férentes. La seule incidence est que l’on se prive d’un critère éventuel.
Les valeurs saisies dans ces trois zones seront proposées par défaut dans la fonction Traitement
/ Gestion des livraisons clients / Préparation des livraisons clients mais pourront être modifiées à
ce niveau.

Voir la fonction «Préparation des livraisons clients», page 1353.

Autres don- Proposer les commandes à livrer sous

nées de gestion Cette zone double définit les paramètres des dates de livraison qui seront prises en compte dans
la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Préparation des livraisons clients pour la
sélection des bons de commande client à transformer en préparations de livraison.
• Valeur : zone permettant de saisir une valeur entre 1 et 999 (ou à laisser vide).
• Type de valeur : zone à liste déroulante permettant de préciser le type de la valeur saisie
dans la zone précédente :
- Jours,
- Semaine,
- Mois.
Seules les lignes de commandes dont la date de livraison ne dépasse pas la date du jour du lan-
cement de la fonction de préparation des livraisons clients augmentée de la valeur saisie dans
les zones ci-dessus seront proposées.

Si aucune date de livraison n’est mentionnée dans la commande client, c’est la date de pièce qui est prise
en compte.

Si vous laissez la valeur 0 proposée par défaut, la fonction Traitement / Gestion des livraisons
clients / Préparation des livraisons clients traite uniquement les lignes de commande dont la date de
livraison ne dépasse pas la date du jour de lancement de la fonction.

La sélection s’effectue sur la date de livraison de chaque ligne du bon de commande client et non
sur la date de livraison enregistrée dans l’en-tête.

Génération des préparations de livraison

Mode de regroupement des préparations de livraison :
• Une préparation par BC : le programme proposera autant de préparations de livraison
que de bons de commande client.
• Une préparation par client : le programme regroupera les préparations de livraison à
destination d’un même client. Les critères de fusion sont déterminés dans le format de
sélection de la fonction Traitement / Gestion des livraisons clients / Préparation des livrai-
sons clients. Les critères de fusion qui peuvent y être appliqués sont très nombreux :

© 2009 Sage 143

 Menu Fichier

- par lieu de livraison,

- par affaire,
- par mode d’expédition,
- etc.

Voir la fonction «Préparation des livraisons clients», page 1353.

Statut des préparations de livraison

Les préparations de livraison générées auront le statut défini dans cette zone :
• Saisi,
• Confirmé,
• A livrer.
Le statut proposé par défaut est le premier disponible dans l’option Organisation.

Voir le circuit de validation des documents des ventes dans l’option «Organisation», page 206.

Gestion des reliquats

Cette zone précise le mode de gestion des reliquats lors de la génération des préparations de
livraison :
• Aucune : en cas de préparation de livraison partielle, les lignes du bon de commande non
traitées seront considérées comme soldées et non conservées en reliquat.
• Ligne de document : chaque ligne est traitée individuellement.
• Document complet : le document complet est mis en reliquat dès lors qu’une seule de
ses lignes donne lieu à reliquat.
Cette option est utilisée en combinaison avec l’option Livraison partielle du volet «Complé-
ment» de la fiche client.
Le tableau ci-dessous précise le fonctionnement du programme en fonction des choix faits dans
ces deux zones.

Gestion des reliquats Livraison partielle Résultat

Aucun Coché Les lignes non préparées sont considérées comme

soldées (pas de reliquat).

Ligne de document Coché Les commandes de ce tiers peuvent être préparées

partiellement.

Document complet Coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat

dès lors qu’une ligne au moins ne peut être prépa-
rée.

Aucun Non coché Les lignes non préparées sont considérées comme
soldées (pas de reliquat).

Ligne de document Non coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat
dès lors qu’une ligne au moins ne peut être prépa-
rée.

Document complet Non coché Les commandes de ce tiers sont mises en reliquat
dès lors qu’une ligne au moins ne peut être prépa-
rée.

Voir le «Volet Complément - Client», page 643 ainsi que le «Volet Complément - Fournisseurs»,
page 686.

Quantité à livrer
Cette zone à liste déroulante permet de définir le mode de fonctionnement des quantités à livrer :

© 2009 Sage 144

 Menu Fichier

• Disponible : la quantité disponible est générée dans le bon de livraison lors de la valida-
tion de la préparation de livraison.
• Aucune : aucune livraison n’est effectuée en cas d’indisponibilité.
• Stock négatif : si l’option Gestion des stocks négatifs est cochée dans le sous-volet
«Paramètres généraux» de la présente commande, le bon de livraison est généré rendant
le stock négatif pour les articles gérés au CMUP.

Sous-volet Gestion des stocks - Volet Commercial de la fiche de l’entreprise

On accède au sous-volet « Gestion des stocks » en cliquant sur l’onglet correspondant sur Win-
dows ou en sélectionnant l’item Gestion des stocks dans la zone à liste déroulante proposée sur
Macintosh.

Gestion de Déclenchement
l’indisponibi- Cette zone permet le réglage de la gestion de l'indisponibilité en stock des articles lors de la sai-
lité en stock sie des documents de vente. Les possibilités offertes sont les suivantes :
• Bon de commande : l’indisponibilité est gérée à partir du bon de commande. Dans ce
cas, lors de la saisie d'un bon de commande client, le programme proposera la fenêtre
d'indisponibilité de l'article en cours de saisie si celui-ci est partiellement ou totalement
indisponible en stock.
• Préparation de livraison : l’indisponibilité est gérée à partir des préparations de livraison.
La fenêtre d'indisponibilité apparaîtra dès que la quantité en stock sera insuffisante pour
effectuer la préparation de livraison.
• Bon de livraison : l’indisponibilité est gérée à partir des bons de livraison. Aucune fenêtre
n'apparaîtra en saisie de commande. La fenêtre d'indisponibilité apparaîtra dès que la
quantité en stock sera insuffisante pour effectuer la livraison.
• Aucun : l'indisponibilité n'est pas gérée pour les articles en cours de saisie. Voir ci-après.
Lorsque l'option Déclenchement est sur Aucun, le contrôle de l'indisponibilité s'effectue de la
manière suivante :

© 2009 Sage 145

 Menu Fichier

• L’option Gestion de stocks négatifs est cochée :

- Articles gérés au CMUP : la fenêtre d'indisponibilité n’est jamais proposée dans les
documents de vente quel que soit le type de document, et le message de confirmation
indiquant que l'opération va rendre le stock négatif n’apparaît pas.
- Articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisé et par lot : la fenêtre d'indisponibilité est pro-
posée dans les bons de livraison et factures de vente.
• L’option Gestion de stocks négatifs n’est pas cochée :
- Tous les articles gérés en stock quelle que soit la méthode : la fenêtre d'indisponi-
bilité est proposée dans les bons de livraison et factures de vente (fonctionnement
identique à la position Bon de livraison).

Gestion des stocks négatifs

Dans les documents des ventes cette option autorise la saisie de mouvement de sortie de stock
rendant négatif le solde en quantité du dépôt. Cette sortie sera valorisée au dernier prix d’achat.
Un message vous en avertira.

La gestion des stocks négatifs peut donc fausser la valorisation de l'inventaire.

Gestion multi- Cet encadré donne accès aux zones permettant la gestion des emplacements multiples d’un
emplacement même article dans les dépôts si la case Gestion multi-emplacements par dépôt est cochée.
par dépôt
Si cette case est cochée ou décochée alors que le fichier commercial ne comporte aucun mou-
vement, cette opération n’a aucune incidence.

Si cette case est cochée ou décochée alors que le fichier commercial comporte des mouvements
en historique, deux messages d’avertissements seront affichés :

• Passage de la gestion mono-emplacement au multi-emplacement :

« La gestion du multi-emplacement par dépôt implique la génération des cumuls
par emplacement à partir de l’historique de vos documents. Confirmez-vous la
modification de cette option ?
[Oui] [Non] »
- [Oui] : coche la case et lance la génération des liens avec les emplacements pour les
lignes de documents pour lesquelles il est possible de renseigner un emplacement.
- [Non] : ne coche pas la case et revient à la fenêtre d’origine.

• Passage de la gestion multi-emplacement au mono-emplacement :

« La modification de l’option Gestion multi-emplacement par dépôt va supprimer
l’historique des emplacements de vos documents. Confirmez-vous la modification
de cette option ?
[Oui] [Non] »
- [Oui] : décoche la case et supprime les liens entre les lignes des documents et les
emplacements ainsi que les cumuls par emplacement.
- [Non] : ne décoche pas la case et revient à la fenêtre d’origine.

Priorité déstockage
Cette zone est active si la case Gestion multi-emplacements par dépôt est cochée. Elle per-
met de définir l’emplacement prioritaire pour la sortie des articles du stock et propose :
• Emplacement non principal : les sorties d’articles s’effectuent en priorité sur les empla-
cements non principaux de l’article. La recherche des articles disponibles s’effectue en
fonction des Zones et des Codes emplacements (Zones A puis B puis C puis sans zone
s’il y a lieu) et ceci dans tous les dépôts où l’article est référencé (la fenêtre d’indisponibi-
lité s’affichera si l’article est disponible dans un autre dépôt et proposera à l’utilisateur de
choisir). L’emplacement principal est interrogé en dernier.

© 2009 Sage 146

 Menu Fichier

• Emplacement principal : les sorties des articles sont faites d’abord sur l’emplacement
principal puis par Zone (A puis B puis C puis sans zone) et autres dépôts si indisponibilité
dans l’emplacement principal.
• Zone emplacement : les sorties des articles sont effectuées en fonction de la Zone : A en
premier puis B puis C et enfin sans zone, sans tenir compte de l’emplacement déclaré
comme principal.

Voir dans la fonction «Dépôts de stockage», page 779 les explications données sur les principes
de stockage et les notions évoquées ici.

Gestion emplacements contrôle

Cette zone est active si la case Gestion multi-emplacements par dépôt est cochée. Elle per-
met de définir si les articles réceptionnés à la suite d’un achat doivent être stockés dans un
emplacement de contrôle.
Si cette zone n’est pas cochée, l’emplacement principal défini pour l’article est proposé en saisie
de ligne de document (il peut être modifié en saisie de pièce). Il est possible de sélectionner un
emplacement de type Contrôle si un tel emplacement a été défini dans la fiche de l’article (volet
« Stock ») mais celui-ci ne sera pas proposé par défaut.
Si cette zone est cochée, l’emplacement de contrôle proposé par défaut est celui qui est men-
tionné dans la fiche de l’article. Il peut être modifié en saisie de pièce. Si aucun emplacement n’a
été paramétré, l’emplacement principal est proposé (il peut également être modifié ponctuelle-
ment). Les articles stockés dans un emplacement de contrôle ne sont pas disponibles à la vente.
Il est nécessaire d’utiliser la fonction Traitement / Contrôle qualité pour transférer les articles sur
des emplacements standard.

Gestion Série/ Type N° série/lot

lot Cette zone permet de paramétrer la première option de numérotation des articles gérés par
numéro de série ou de lot :
• Alphanumérique : 30 caractères alphanumériques maximum disponibles pour cette
numérotation,
• Numérique : 30 caractères numériques maximum disponibles,
• EAN 8 : codes barres sur 8 caractères numériques,
• EAN 13 : codes barres sur 13 caractères numériques,
• SSCC-18 : codes barres sur 18 caractères numériques.
Cette codification ne concerne que les articles entrant en stock. Elle n’est pas appliquée aux arti-
cles déjà en stock.
Si le mode de codification pour l’une ou l’autre de ces options de numérotation est modifiée alors
qu’il existe des articles numérotés, un message d’avertissement s’ouvre :
« La modification ne sera pas reportée sur les numéros série/lot et complément série/lot
déjà saisis. Voulez-vous réellement effectuer cette modification ?
[Oui] [Non] »
• [Oui] : la modification effectuée sera prise en compte seulement sur les articles entrés en
stock à la suite de cette modification.
• [Non] : la modification effectuée ne sera pas prise en compte.
Type complément/lot
Cette zone permet de paramétrer la deuxième option de numérotation des articles gérés par
numéro de série ou de lot. Elle se comporte exactement comme la précédente.

Contrôle d’unicité des N° lot

Zone à liste déroulante offrant les choix suivants :
• Oui : le programme vérifiera qu’il n’y a aucun doublon dans les numéros de lots enregis-
trés (pour une même référence article) lors d’une entrée en stock (sauf pour les docu-

© 2009 Sage 147

 Menu Fichier

ments clients suivants : bons de retour, factures de retour, bons de livraison et factures en
négatif) ;
• Non : le programme autorise l’entrée en stock de plusieurs articles portant la même réfé-
rence avec le même numéro de lot.

Gestion de la Gestion de la contremarque

contremarque Cette liste déroulante ne concerne que les articles pour lesquels l’option Contremarque a été
cochée. Elle propose les choix suivants :
• Manuelle : lors de l’enregistrement, dans une commande client, d’un article géré en con-
tremarque, une fenêtre de génération de commande fournisseur sera proposée systémati-
quement.
• Automatique : les commandes fournisseurs liées aux commandes clients seront géné-
rées automatiquement en une seule opération. Aucune fenêtre n’apparaît lors de l’enre-
gistrement de la commande.

Voir la commande «Contremarque», page 1590.

Report informations liées

Cette zone précise comment le programme traite les informations des lignes d’articles en
contremarque :
• Aucune : aucun report n’est effectué.
• Ventes vers achats : les informations libres, la désignation et le poids mentionnés sur la
ligne de vente sont reportés dans la ligne d’achat liée.
• Achats vers ventes : les informations libres, la désignation et le poids mentionnés sur la
ligne d’achat sont reportés dans la ligne de vente liée.
• Les deux : la ligne d’achat liée récupère les informations libres, la désignation et le poids
mentionnés sur la ligne de vente et la ligne de vente récupère ces mêmes informations de
la ligne d’achat liée.

Les informations libres de type Valeur calculée ne sont jamais reportées.

Report du prix de vente lié

Cette case n’est pas cochée par défaut. Si elle l’est, les lignes de vente possédant un lien contre-
marque récupèrent en prix de revient le prix de revient de la ligne d’achat ou de stock liée et non
plus le CMUP comme c’est le cas lors de l’utilisation des fonctions Traitement / Contremarque /
Affectation des livraisons fournisseurs et Affectation des bons de fabrication.
Seule l’utilisation de ces fonctions permettra le report du prix unitaire net d’achat. La transforma-
tion manuelle d’un document de vente n’entraîne pas de report.

La gestion manuelle de la contremarque (voir zone Gestion de la contremarque) conserve le principe des
versions précédentes du programme (récupération du CMUP).

Le choix fait dans cette zone aura une influence sur le résultat de la fonction «Réajustement des
cumuls», page 405 et de l’activation éventuelle de sa case d’option Mise à jour prix de revient
contremarque.

Volet Communication - Fiche entreprise

On accède au volet « Communication » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet

correspondant sous Windows ou sur le bouton [Communication] sur Macintosh.

Ce volet permet de définir les paramètres qui seront utilisés lors des communications via Internet.

© 2009 Sage 148

 Menu Fichier

Communica- Cet encadré regroupe des paramétrages concernant la commande Fichier / Communication site
tion de site à à site.
site
Dépôt émetteur
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Aucun : aucune identification de l’émetteur ne sera faite. Choix à faire si aucune transmis-
sion par mail n’est envisagée.
• Liste des dépôts : la liste reprend les dépôts enregistrés dans la commande Structure /
Dépôts de stockage et permet de sélectionner celui qui servira à l’identification des fichiers
de données envoyés. Le dépôt sélectionné ne sera pas destinataire des données
envoyées.

Si vous utilisez le programme Sage Saisie de caisse décentralisée et la commande Communication site à
site pour transférer et recevoir les fichiers de données, enregistrez dans cette zone le nom du dépôt qui ser-
vira d’adresse d’expédition.
La sélection faite ici, comme l’adresse e-mail saisie dans la zone suivante, n’ont pas d’influence sur la
sélection des articles et ne servent que d’adresse de boîte postale.

Adresse E-mail du site principal

Zone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie de l’adresse E-mail du site à partir
duquel les données sont envoyées par l’intermédiaire d’Internet.

Voir la commande «Communication site à site», page 327.

Intégration des fichiers reçus

Cette zone à liste déroulante permet de limiter la réception des données par la fonction de com-
munication de site à site. Elle propose les choix suivants :
• Tous : tous les fichiers reçus sont intégrés sans limitation.
• Fichiers pour le dossier : seuls les fichiers destinés aux dépôts existant dans le fichier
commercial en cours d’utilisation seront traités. Le contrôle s’effectue sur le code dépôt.

© 2009 Sage 149

 Menu Fichier

Paramètres par Les informations regroupées dans cet encadré seront utilisées lors de la récupération des com-
défaut pour la mandes clients reçues du site marchand via Internet. Ce site marchand est organisé et paramétré
communica- à l’aide du programme Sage E-commerce indépendant de la gestion commerciale.
tion avec Sage
E-commerce Dans le cas de l’utilisation d’un site marchand ces informations sont indispensables.

Un site marchand est un site Internet sur lequel vous pouvez afficher les produits que vous commercialisez
et enregistrer des commandes passées par les clients. Ces commandes sont ensuite reprises dans le pro-
gramme de gestion commerciale et traitées comme des commandes normales.

Catégorie tarifaire
Zone à liste déroulante qui ouvre la liste des catégories tarifaires enregistrées dans le volet
«Options» de la présente commande et permet de sélectionner celle qui sera affectée par défaut
à la commande reçue d’un client Web.

Nous appelons un « client Web » un client qui a passé commande par l’intermédiaire du Web (ou d’Inter-
net).

Lors de la création de la fiche d’un nouveau client Web, c’est cette catégorie qui lui sera affectée
(mais restera modifiable).

Quand un client déjà référencé dans vos fichiers passe commande par l’intermédiaire du site marchand, les
catégories tarifaires et comptables qui sont affectées au bon de commande qui en résultera sont celles défi-
nies ici et non celles enregistrées dans la fiche du client.

Catégorie comptable
Zone à liste déroulante qui ouvre la liste des catégories comptables enregistrées dans le volet
«Options» de la présente commande et permet de sélectionner celle qui sera affectée par défaut
au client Web. Lors de la création de la fiche d’un nouveau client Web, c’est cette catégorie qui
lui sera affectée (mais restera modifiable).

Souche BC (bons de commande) du site

Zone à liste déroulante affichant la liste des souches affectées aux bons de commande des ven-
tes dans l’option Organisation de cette même commande. Lors de la récupération des bons de
commande reçus du site marchand les numéros affectés à ces pièces seront repris de cette sou-
che.

Article d’attente
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des articles celui qui sera utilisé
lorsque la référence de l’article commandé via Internet n’existe pas.

Dépôt de stockage
Zone à liste déroulante affichant la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure /
Dépôts de stockage et permettant de sélectionner celui qui sera affecté aux commandes reçues
du site marchand.

Condition de livraison
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des conditions de livraison celle
qui sera utilisée. Par défaut, la première de la liste est proposée.

Mode d’expédition
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des modes d’expédition celui qui
sera utilisé. Par défaut, le premier de la liste est proposé.

Périodicité
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des périodicités celle qui sera uti-
lisée. Par défaut, la première de la liste est proposée.

© 2009 Sage 150

 Menu Fichier

Statut BC (bon de commande)

Zone à liste déroulante permettant d’affecter un statut aux bons de commande reçus. Les choix
offerts correspondent aux statuts définis comme valides :
• A livrer,
• Saisi,
• Confirmé.
Régime / Transaction
Zones permettant d’enregistrer les codes régime et transaction qui seront affectés aux bons de
commande reçus. Par défaut sont proposés le code régime 21 et le code transaction 11.

Voir les explications données sur les fenêtres «Informations générales sur le document ou la
ligne - Documents des ventes», page 832.

Nb (nombre) facture
Saisissez dans cette zone le nombre d’exemplaires de la facture à imprimer. La valeur proposée
par défaut est 1.

Unité de colisage
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner dans la liste des unités de colisage celle qui
sera utilisée. Par défaut, la première de la liste est proposée.

Colisage
Zone de 3 caractères numériques permettant d’enregistrer le nombre de colis. Par défaut 1 est
proposé.

Volet Préférences - A propos de…

On accède au volet « Préférences » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet

correspondant sous Windows ou sur le bouton [Préférences] sur Macintosh.

Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes.

© 2009 Sage 151

 Menu Fichier

Préférences de Affichage marge en saisie

saisie Cette option, non sélectionnée par défaut, permet l’affichage du prix de revient total et de la
marge totale dégagée pour la pièce de vente ouverte à l’écran.

Affichage stock en saisie

Cette case à cocher entraînera l’affichage des valeurs concernant le stock de l’article dont la
ligne est sélectionnée dans une pièce d’achat, de vente ou de stock.

Voir les commandes «Documents des ventes», page 794, «Documents des achats», page 998
et «Documents des stocks», page 1145.

Recalcul des modèles d’enregistrement en modification de ligne

Cette option, non cochée par défaut, entraîne, lorsqu’elle est cochée, un recalcul des modèles
d’enregistrement lors de la modification d’une ligne qui ferait appel à un tel modèle.

Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 741.

Références Mise à jour du prix d’achat en saisie

fournisseurs Cette option permet de mettre à jour le prix d’achat ou le prix d’achat en devise d’une référence
fournisseur lors de la saisie d’un article dans une pièce d’achat. Cette mise à jour a lieu à la vali-
dation de la ligne de pièce.
Les choix offerts sont :
• Aucune : aucune mise à jour du prix d’achat n’est effectuée quelle que soit la pièce
d’achat saisie ;
• Préparation de commande : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans
une telle pièce et dans les bons de commande, bons de livraison et factures ;
• Bon de commande : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans une telle
pièce et dans les bons de livraison et factures ;
• Bon de livraison : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans une telle
pièce et dans les factures ;
• Facture : le prix d’achat (et celui en devise) pourra être modifié dans une telle pièce.
Création référence fournisseur en saisie
Cette option permet de créer une référence fournisseur pour l’article considéré en saisie de
document d’achat. Cette création n’est possible que si aucune référence fournisseur n’existe
déjà.
La fenêtre de saisie du document d’achat devra comporter la colonne Référence fournisseur
afin d’enregistrer cette nouvelle référence.
Les choix proposés sont les suivants :
• Aucune : aucune création de référence fournisseur ne sera effectuée en saisie de docu-
ment d’achat ;
• Création automatique : la référence fournisseur est créée automatiquement sans appari-
tion de fenêtre de validation ;
• Création avec confirmation : la référence fournisseur est créée après validation d’une
fenêtre proposant par défaut les valeurs issues de la ligne de document saisie.

Des précisions sur cette commande sont données dans les documents des achats.

© 2009 Sage 152

 Menu Fichier

Options de ges- Gestion des articles non livrés

tion Cette zone à liste déroulante offre plusieurs choix concernant la gestion des articles non livrés :
• Aucune : le programme assure la gestion des reliquats comme cela est indiqué pour les
articles en indisponibilité dans la commande Traitement / Documents des ventes.
• En indisponibilité totale : dans le cas d’une indisponibilité totale d’un article, ce choix
entraîne la génération d’une ligne avec une valeur nulle dans la colonne Quantité livrée.
Cette ligne sera reportée sur le bon de livraison (ou sur le document qui suit dans l’ordre
paramétré de succession des pièces) afin que le client sache que son article est toujours
en commande mais qu’il n’a pu être livré.
• Quantité à zéro : cette option se comporte de façon identique à la précédente mais ne
concerne que les articles disponibles mais dont la colonne Quantité livrée a été mise
manuellement à zéro.
• Les deux : cette option combine les deux choix précédents : livraison non assurée par
suite d’indisponibilité ou par suite d’une action volontaire du gestionnaire.

Type de tarif par défaut en création d’article

Zone à liste déroulante permettant de définir le type de tarif :
• HT ou
• TTC
qui sera proposé par défaut en cas de création de catégorie tarifaire dans le volet «Options» de
la présente commande.

Confirmation des suppressions

Liste déroulante permettant de demander une confirmation “manuelle” de l'utilisateur lors des
suppressions. La liste déroulante propose trois options :
• Aucune : en cas de suppression, le programme s'exécute immédiatement sans demander
confirmation à l'utilisateur.
• Eléments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la suppres-
sion concerne plusieurs éléments, une confirmation est demandée pour chacun.
• Liste : le programme demande également confirmation avant toute suppression ; à la dif-
férence de l'option précédente, si la suppression concerne plusieurs éléments, la confir-
mation est globale.

Ce paramétrage concerne les fichiers en cours d’utilisation. Il est possible de modifier ces réglages poste
par poste, en cas d’utilisation en réseau notamment, par la commande Fenêtre / Préférences.

Création d’éléments en saisie

Liste déroulante offrant le choix suivant :
• Les deux : un compte client ou fournisseur et/ou une référence article pourront être créés
au cours de la saisie d’une pièce.
• Tiers : un compte client ou fournisseur pourra être créé au cours de la saisie d’une pièce.
Il faudra alors taper ? dans la zone d’édition client ou fournisseur puis presser la touche
TABULATION pour accéder directement à la fiche client ou fournisseur. Il est également
possible de taper directement le numéro de compte à créer suivi d’un point
d’interrogation (?).
• Article : une référence article pourra être créée au cours de la saisie d’une pièce.
• Aucune : il sera impossible de créer un compte tiers ou une référence article au cours de
la saisie d’une pièce.

Import en mise à jour

Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les différents types d’importation pour les
fiches articles, les familles d’articles, les fiches clients et fournisseurs, les tarifs par catégories
tarifaires ainsi que les tarifs fournisseurs. Lors de l’importation d’un fichier texte comportant des

© 2009 Sage 153

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fiches articles, le programme contrôle les références articles. Si une référence article est identi-
que dans le fichier commercial le programme peut :
• arrêter l’importation,
• mettre à jour la référence article, la fiche client, la fiche fournisseur, la famille d’article, le
tarif par catégorie tarifaire, le tarif fournisseur
• ou encore afficher un message permettant la mise à jour.
Ceci dépend du paramétrage fait dans cette zone qui offre :
• Sans modification : l’importation sera arrêtée. Un message avertira l’utilisateur.
• Modification : lors de l’importation d’un fichier texte comportant une des fiches ci-dessus,
si le programme détecte une référence article, tiers, famille, tarif ou tarif fournisseur exis-
tant dans le fichier commercial, elle sera mise à jour.
• Choix manuel : lors de l’importation d’un fichier texte comportant des fiches ci-dessus, si
le programme détecte une référence article, tiers, famille, tarif ou tarif fournisseur existant
dans le fichier commercial, il affiche un message demandant la confirmation de la mise à
jour.

Agenda Alerte agenda

Cette liste déroulante détermine la façon avec laquelle vous serez prévenu de l’imminence d’un
événement de l’agenda :
• A l’ouverture : la liste des événements apparaît au moment où vous ouvrez le fichier
commercial.
• Aucune : la liste des événements n’apparaît pas à l’ouverture du fichier.
Délai de pré-alerte
Cette zone permet l’enregistrement de la durée en jours de la période préliminaire à un événe-
ment de l’agenda pendant laquelle vous serez prévenu de l’imminence de cet événement. Cet
avertissement se manifestera par l’apparition de la liste des événements arrivant à échéance
lors de l’ouverture des fichiers de gestion. La valeur limite est 999.

Volet Options - Fiche entreprise

On accède au volet « Options » de la fiche de l’entreprise en cliquant sur l'onglet corres-

pondant sous Windows ou sur le bouton [Options] sur Macintosh.

© 2009 Sage 154

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Les Options sont des informations générales qu’il est indispensable de renseigner avant toute uti-
lisation du programme de gestion.

La liste des types d’options proposés est invariable. Il est impossible d’en ajouter ni d’en suppri-
mer. Elle propose les options suivantes :

• «Agenda», page 157,

• «Catalogue articles», page 158,
• «Catégorie comptable», page 161,
• «Catégorie tarifaire», page 162,
• «Champ statistique articles», page 163,
• «Champ statistique tiers», page 165,
• «Code risque», page 166,
• «Codification automatique», page 167,
• «Condition de livraison», page 183,
• «Conditionnement», page 184,
• «Devise», page 186,
• «Type contact», page 238,
• «Fichiers liés», page 189,
• «Gamme», page 191,
• «Information libre», page 194,
• «Mode d’arrondi», page 201,
• «Mode d’expédition», page 203,
• «Mode de règlement», page 204,
• «Niveaux d’analyse», page 206,

© 2009 Sage 155

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• «Organisation», page 206,

• «Pays», page 225,
• «Plan analytique», page 225,
• «Périodicité», page 230,
• «Résiliation abonnement», page 230,
• «Service contact», page 231,
• «Souches et numérotation», page 232,
• «Structure banque», page 235,
• «Type tiers», page 239,
• «Unité d’achat et de vente», page 242.
Les options disposent de deux, trois, quatre niveaux de saisie et parfois plus (en fonction du type
d’option) :
• le premier niveau n’est pas modifiable, c’est celui de la liste des options,
• le deuxième niveau est celui des intitulés d’options ; leur nombre est en général limité ;
cela vous sera précisé pour chaque option,
• le troisième niveau (qui n’existe pas pour toutes les options) permet de subdiviser certains
intitulés d’options en énumérés,
• les niveaux suivants offrent une nouvelle subdivision du précédent.
Les intitulés d’options sont en nombre limité. Ils peuvent être saisis dans l’ordre que vous voulez
(placez les plus usités en tête de liste).

Les énumérés d’options sont, en général, en nombre illimité. Le programme les classe automati-
quement par ordre alphanumérique.

La saisie des intitulés peut varier suivant l’option. Elle vous sera précisée si besoin est. Nous ne
donnons ci-dessous que les généralités.

Pour plus d’informations sur les listes, reportez-vous au Manuel de la gamme.

Pour passer d’un niveau au suivant, effectuez un double-clic sur la ligne d’une option. Vous
pouvez aussi, après sélection de la ligne, utiliser le bouton [Voir/Modifier] de la barre
d’outils « Navigation ».

Pour créer un nouvel intitulé (de deuxième niveau) vous avez le choix entre deux méthodes :
• sélectionnez la ligne de saisie en cliquant dessus (ou utilisez les touches de direction),

• cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». La première ligne

vide est alors sélectionnée.

Tapez ensuite les informations dans les zones de droite.

La saisie de l’intitulé est obligatoire. Deux intitulés ne peuvent porter le même nom. Le contrôle
s’effectue sur tous les caractères au niveau des intitulés et sur les 13 premiers caractères au ni-
veau des énumérés.

La validation de la saisie d’un intitulé s’effectue d’une des façons suivantes :

• en cliquant sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation »,

• en tapant la touche ENTRÉE.

© 2009 Sage 156

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La modification d’un intitulé s’effectue en cliquant sur son nom. Les valeurs qui lui correspondent
apparaissent dans les zones de saisie. On peut les modifier. Validez ensuite comme pour un nou-
vel intitulé.

La suppression des intitulés s’effectue comme pour les listes classiques. Un intitulé auquel des
énumérés ont été attachés ne peut pas être supprimé. Il faut supprimer ceux-ci d’abord.

Pour passer du deuxième niveau (intitulés) au troisième (énumérés), réalisez les mêmes opéra-
tions que pour passer du premier au deuxième.

Lorsque le nombre des énumérés est illimité, la saisie s’effectue en vous plaçant dans les zones
de saisie, en y tapant les informations et en validant comme indiqué plus haut. Ce que vous tapez
est toujours considéré comme un nouvel énuméré.

Pour modifier un énuméré, il faut le sélectionner, le modifier et valider.

La suppression d’un énuméré utilise la méthode classique.

Pour remonter dans la hiérarchie des options, ouvrez la liste déroulante servant de titre à la liste
de gauche et choisissez soit Options pour remonter au premier niveau, soit le nom de l’intitulé s’il
existe.

Agenda

L’agenda permet à l’utilisateur d’être tenu informé des événements intéressant les dépôts de l’en-
treprise, les clients, les fournisseurs, les représentants et les articles. Les rubriques d’agenda
s’utilisent sur deux niveaux. Le premier niveau rassemble jusqu’à 50 sujets d’événements agen-
da. Au second niveau, les événements agenda sont en nombre illimité.

Les groupes d’événements agenda peuvent s’appliquer aux dépôts, aux différents tiers concernés
(clients, fournisseurs, représentants), aux articles et même aux ressources (centres de charges
ou compétences). Ce choix est à faire dans une liste déroulante lors de la saisie de l’intitulé.

Intitulé
Zone destinée à la saisie de la désignation du groupe d’événements sur 35 caractères alphanu-
mériques au maximum.

© 2009 Sage 157

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Intéressé
Liste déroulante destinée au choix du fichier concerné :

• Dépôt,
• Client,
• Fournisseur,
• Représentant,
• Article,
• Ressource.

Evénement On accède aux événements agenda en effectuant un double-clic sur une des lignes de groupes
agenda d’événements. On peut aussi sélectionner la ligne et utiliser le bouton [Voir/Modifier] de la barre
d’outils « Navigation ».

Le nombre d’événements par groupe est illimité.

Intitulé
Seule cette zone est accessible dans le cadre des événements agenda (21 caractères alphanu-
mériques).

Catalogue articles

Cette option permet d’enregistrer les catégories de produits et s’organise sur quatre niveaux hié-
rarchiques. Ces catégories peuvent être affectées aux familles et aux articles afin de les situer
dans le cycle de la production ou de la commercialisation.
Exemple
Exemple d’organisation portant sur les bijoux :
Premier niveau :
- Bagues,
- Colliers,

© 2009 Sage 158

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- Bracelets.
Deuxième niveau correspondant aux bagues :
- Chevalières,
- Alliances,
- Avec pierres.
Troisième niveau correspondant aux chevalières :
- Or,
- Argent,
- Platine.
Quatrième niveau correspondant aux chevalières or :
- Gravure texte,
- Gravure armoiries.

La totalité des quatre niveaux n’est pas nécessairement utilisée.

Premier niveau

Les niveaux suivis en stock sont repérés par une icône sur leur ligne.

© 2009 Sage 159

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Autres niveaux

Les niveaux disponibles sont les suivants :

• Premier niveau : il sert à enregistrer le code et le nom du niveau et à préciser si les arti-
cles qui lui appartiennent sont gérés en stock. Contrairement à ce qui existait dans les
anciennes versions (10 niveaux maximum), le nombre de niveaux est ici illimité. Validez
les informations saisies par la touche ENTRÉE.

• Trois niveaux suivants : ils permettent chacun de saisir un intitulé et un code. Ils dépen-
dent du niveau hiérarchiquement supérieur. L’accès aux niveaux suivants se fait par un
double-clic sur la ligne du niveau hiérarchiquement supérieur.
Exemple
Si le premier niveau comporte des bagues et des bracelets et que chacun d’eux existe en or et en
argent, il faudra enregistrer la structure suivante :
Bagues
- Or,
- Argent.
Bracelets
- Or,
- Argent.

Pour chaque niveau, les informations à saisir sont les suivantes.

Intitulé
35 caractères alphanumériques. Saisie obligatoire. Il est conseillé d’enregistrer les catégories
les plus usitées en premier.

Code
Information obligatoire à saisir sur 2 caractères alphanumériques majuscules. Deux éléments
d’un même niveau ne peuvent comporter le même code.
La concaténation des codes de chaque niveau permettra de constituer le code d’une famille.

Suivi en gestion de stock

Cette option n’est applicable qu’au premier niveau et impose que la famille d’articles à laquelle la
catégorie de produit en question sera affectée, sera suivie en stock selon un des modes décrits
dans la fonction Familles d’articles (menu Structure). Les niveaux suivis en stock ont leur ligne
marquée d’une icône particulière.

© 2009 Sage 160

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La ligne des catégories d’articles suivies en stock comporte une icône particulière.

Il est nécessaire de valider pour enregistrer toute modification à cette zone.

Les énumérés sont toujours modifiables. Cette modification s’applique immédiatement aux fa-
milles et aux articles concernés.

Il est impossible de modifier un niveau auquel des familles ou des articles seraient rattachés. Un
message d’avertissement le rappellera.

« Suppression impossible ! L’article XXX est rataché à l’énuméré YYY.

(OK] »

Catégorie comptable

Cette option est obligatoire pour rattacher aux articles les comptes de vente et d’achat ainsi que
les régimes de taxation. Les passerelles comptables pouvant être différentes selon les clients ven-
tes en France et ventes à l’exportation et selon les fournisseurs achats en France et achats à l’im-
portation.

Cette option présente deux niveaux.

Le premier affiche les types de catégories comptables. Les catégories comptables suivantes ne
sont pas modifiables : Vente, Achat et Stock.

La saisie des catégories comptables est obligatoire pour l’enregistrement des écritures dans le fichier
comptable.

Chacun de ces types donne accès à un maximum de 50 catégories comptables.

La première catégorie comptable étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregis-
trer la plus courante.

© 2009 Sage 161

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Chaque catégorie créée se retrouve dans une liste déroulante du volet Complément de la fiche
article.

Afin d’automatiser la passation des écritures comptables, le volet Complément de la fiche article
permet d’associer à chaque catégorie :

• des comptes généraux,

• des sections analytiques,
• des comptes de TVA,
• de comptes de taxe parafiscale.
Exemple
Une partie de vos ventes est réalisée à l’export. Il vous faudra créer une catégorie Vente / Ventes
export afin de pouvoir enregistrer, dans la Famille article, un compte de produits Ventes export et
un compte de TVA à 0,00 %.

Il est vivement conseillé d’enregistrer toutes les catégories comptables avant de commencer la gestion pro-
prement dite. Si vous ajoutez une catégorie comptable après avoir déjà créé des familles, pensez à la ren-
seigner dans les familles existantes, sans quoi les articles n’auront pas de passerelle comptable pour
l’imputation des mouvements sur cette catégorie. Il n’y aura pas non plus de valorisation de TVA non plus si
les comptes de TVA ne sont pas renseignés.

Intitulé
35 caractères alphanumériques.

Catégorie tarifaire

Cette option sert à la saisie de catégories qui seront affectées à chaque client pour lui appliquer
un tarif particulier défini dans la fiche article.

On peut enregistrer un maximum de 32 catégories tarifaires. Par article, il est donc possible de
définir 32 prix de vente en fonction de la catégorie du client.

La première catégorie tarifaire étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer
la plus courante.

© 2009 Sage 162

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Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques.

Type tarif
Zone à liste déroulante proposant les deux choix suivants :
• HT : les prix appliqués s’entendront hors taxes,
• TTC : les prix appliqués seront toutes taxes comprises.
Le choix proposé par défaut lors de toute création de catégorie tarifaire dépend du paramétrage
fait dans la zone Type de tarif par défaut en création d’article du volet « Préférences » de la
présente fonction.

Si une modification de la valeur mentionnée dans cette zone est opérée sur une catégorie tarifaire
existante, un message d’avertissement apparaîtra pour vous proposer de répercuter la modifica-
tion dans les fiches articles.

Les réponses à ce message ont les effets suivants :

• Oui : le type de tarif sera modifié dans les fiches articles qui comportent cette catégorie
tarifaire ;
• Non : aucune modification n’est apportée aux fiches articles qui pourraient mentionner
cette catégorie tarifaire. La modification du type de tarif n’interviendra que sur les articles
nouvellement créés.

Champ statistique articles

Cette option permet la création de 5 champs statistiques qui s’appliqueront aux articles et pourront
être utilisés dans les sélections. Chacun des 5 champs statistiques donne, à son tour, accès à un
nombre illimité d’énumérés statistiques.

© 2009 Sage 163

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Cette ventilation statistique permet :

• l’affectation d’informations supplémentaires dans les fiches articles,
• les ruptures lors des impressions statistiques articles,
• les critères de sélection dans les impressions.
La zone de gauche de la fenêtre donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouvent
les zones de saisie. Seul l’intitulé est saisissable.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation du champ.

Enumérés statistiques articles

L’accès aux énumérés statistiques s’effectue par un double-clic sur la ligne du champ sta-
tistique auquel ils correspondent. Il est possible aussi de sélectionner la ligne et de cliquer
sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ».

© 2009 Sage 164

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La zone de gauche donne la liste des énumérés statistiques saisis. A droite se trouve la zone de
saisie de l’intitulé.

Intitulé
Zone de 21 caractères alphanumériques au maximum permettant la saisie de la désignation de
l’énuméré.

Champ statistique tiers

Cette option permet de définir 10 champs statistiques qui sont rattachés aux fiches clients et four-
nisseurs et qui pourront être utilisés dans les sélections. Chacun des 10 champs statistiques don-
ne, à son tour, accès à un nombre illimité d’énumérés statistiques.

Cette ventilation statistique permet :

• l’affectation d’informations supplémentaires dans les fiches tiers,
• les ruptures lors des impressions statistiques clients et fournisseurs,
Contrairement aux champs statistiques articles, les champs statistiques tiers et leurs énumérés sont repris
du fichier comptable.

La zone de gauche donne la liste des champs statistiques saisis. A droite se trouve la zone de
saisie. Seul l’intitulé est saisissable.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation du champ.

Enumérés statistiques tiers

L’accès aux énumérés statistiques s’effectue par un double-clic sur la ligne du champ statistique
auquel ils correspondent. Il est possible aussi de sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton
[Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ».

© 2009 Sage 165

 Menu Fichier

La zone de gauche donne la liste des énumérés statistiques saisis. A droite se trouve la zone de
saisie de l’intitulé.

Intitulé
Zone de 21 caractères alphanumériques, permettant d’enregistrer la désignation de l’énuméré.

Code risque

Cette option permet d’associer à chaque client un code risque reflétant sa solvabilité ou son in-
solvabilité potentielle.

Cette option permet de définir 10 codes risques et de leur assigner une action. Cette action peut
être assujettie à une fourchette de valeurs qui représentent le dépassement de l’en-cours. Ces
codes risques seront affectés aux clients auxquels l’action s’appliquera.

© 2009 Sage 166

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Le premier code risque étant affecté par défaut à toute nouvelle fiche client, il est conseillé d’y enregistrer le
plus courant.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum.

Action
Ouvre une liste déroulante permettant d’associer 3 actions différentes aux intitulés Code
risque :
• A livrer : la création ou la transformation de document ne génère aucun message d’aver-
tissement concernant la solvabilité du client disposant d’un code risque ayant l’action A
livrer.
• A surveiller : la création ou la transformation d’un bon de commande client en bon de
livraison ou en facture s’accompagnera d’un message d’avertissement sur la possibilité
d’un problème de règlement.
• A bloquer : la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou en fac-
ture ne peut se faire. Il sera toutefois possible de créer un devis et/ou un bon de com-
mande avec un message d’avertissement sur sa solvabilité.

Dépassement d’encours
Les deux zones sous ce titre permettent d’enregistrer une fourchette de montants qui représen-
tent la tolérance de dépassement de l’en-cours.

Lors de la saisie d’un document des ventes pour un client (sauf les devis), le programme analy-
sera l’encours du client et, s’il constate un dépassement par rapport à la valeur saisie dans sa fi-
che, il proposera l’action associée à la fourchette de valeurs dans laquelle se situe le
dépassement.

Voir les explications données dans le «Volet Comptable - A propos de…», page 124 ainsi que
celles portant sur les «Documents des ventes», page 794 (menu Traitement). Voir aussi la com-
mande «Clients», page 634 pour ce qui concerne la saisie de l’encours maximum autorisé.

Les montants affectés à deux codes risque ne doivent pas se chevaucher. Un message d’erreur
s’affichera si tel est le cas.

Codification automatique

Cette option permet le paramétrage de la codification des références articles utilisées dans le pro-
gramme ainsi que les codes barres que l’on peut leur affecter.

Les polices codes à barres installées par le programme Sage Gestion commerciale sont les po-
lices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques,
vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.

© 2009 Sage 167

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La liste affichée à l’écran, non modifiable, précise les différentes codifications qui peuvent être
paramétrées :

• «Référence article», page 169,

• «Référence gamme», page 170,
• «Référence conditionnement», page 173,
• «Code barres article», page 175,
• «Code barres gamme», page 177,
• «Code barres conditionnement», page 180.
Selon le cas, la codification automatique peut se composer de :
• une racine qui peut être fixe ou issue de la famille d’appartenance de l’article,
• une norme (C39, EAN 128, etc.) dans le cas des codes barres,
• un complément facultatif qui peut être un intitulé ou une quantité selon le cas,
• un numéro séquentiel attribué par le programme en fonction des numéros déjà générés.

Voir les exemples donnés.

Cette numérotation est proposée par le programme mais peut être modifiée par l’utilisateur ponc-
tuellement à condition de ne pas enregistrer un numéro existant, auquel cas le programme refu-
serait la saisie avec un message d’avertissement :

« La référence XXX existe déjà pour l’article YYY !

[OK] »

Ne pas oublier de valider après la saisie de la dernière zone.

Chacune des options de codification offrant des options différentes, chaque cas est présenté ci-
dessous avec des exemples détaillés.

© 2009 Sage 168

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Référence article

Cette option est destinée au paramétrage des références des articles sans gamme ni condition-
nement.

Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes.

Numérotation
Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation :
• Manuelle : l’utilisateur définira la référence au moment de la saisie. Ce choix rend inac-
cessibles les autres zones du volet.
• Automatique : une codification de la référence est automatiquement proposée au
moment de la création d’un nouvel article. Cette codification comporte une racine qui peut
être :
- une racine fixe ou
- une racine famille : information à saisir dans la fiche de la famille d’articles.
Cette racine est complétée automatiquement par le programme par une séquence de
nombres incrémentée à chaque création.

Reportez-vous à la fonction «Familles d’articles», page 421 pour plus de précisions sur cette
racine.

Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone
Numérotation.

Longueur (numérotation)
Longueur totale de la référence y compris la racine. 2 caractères numériques maximum soit une
valeur comprise entre 1 et 99.

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Racine fixe : la racine de la référence article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous.
• Racine famille : la racine de la référence article sera la valeur enregistrée dans la zone
Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article
appartient.

© 2009 Sage 169

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Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionné dans la zone précé-
dente. Zone inaccessible lorsque le type racine est Racine famille.

Rappelons que la longueur de l’intitulé de la racine fixe ou de la racine famille est incluse dans la longueur
totale de la codification et qu’un intitulé trop long pourra limiter le nombre d’article pouvant être codifiés.

Voir les exemples donnés pour les articles à gamme.

Référence gamme

Cette option est destinée au paramétrage des références des articles comportant un énuméré de
gamme simple ou double.

Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes.

Numérotation
Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation :
• Manuelle : l’utilisateur définira la référence au moment de la saisie. Ce choix rend inac-
cessibles les autres zones du volet.
• Automatique : une codification de la référence est automatiquement proposée au
moment de la création d’un nouvel article en fonction des choix faits dans les zones sui-
vantes.

Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone
Numérotation.

Incrémentation
Cette zone propose les choix suivants :
• Non,
• Oui.
Elle permet d’indiquer si une incrémentation des références par énumérés est souhaitée.

© 2009 Sage 170

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Longueur (numérotation)
Longueur totale de la référence y compris la racine. 2 caractères numériques maximum soit une
valeur comprise entre 1 et 99.
Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la com-
posant.

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Aucune : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la
présente zone sont estompées.
• Racine fixe : la racine de la référence article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous.
• Racine famille : la racine de la référence article sera la valeur enregistrée dans la zone
Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article
appartient.
• Référence article : la racine affectée à la référence gamme sera la référence de l’article.
Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui
suit.

Longueur (racine)
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence arti-
cle. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18
caractères.
Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la réfé-
rence de la gamme.

Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone précé-
dente. Zone inaccessible dans les autres cas.

Complément
Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix
suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré. : insertion de l’énuméré de gamme (article à une seule gamme) ou de
la concaténation des deux énumérés (articles à deux gammes) dans la référence de l’arti-
cle à gamme ; dans ce cas, la zone Longueur disposée juste en dessous devient acces-
sible.

Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précé-
dente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le pro-
gramme doit afficher. 2 caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et
99.

Il est important de consulter les exemples suivants qui précisent les limites de la numérotation auto-
matique des références dans le cas des articles à gamme.

Exemples
Les généralités concernant l’article présenté dans les exemples ci-dessous sont résumées dans

© 2009 Sage 171

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le tableau qui suit.

Caractéristique Valeur

Code article BAOR02

Gamme de produit affectée à l’arti- Pierres

cle composée des énumérés suivants:
Emeraude,
Rubis
Saphir

Famille BIJOUARG

Racine famille BIJARG

Longueur de la référence 18

Les différents cas de figure ne seront pas tous explorés dans le détail. Seuls les cas de paramé-
trage complexes sont donnés en exemple.
Référence avec incrémentation, référence article et complément.
Soit le paramétrage suivant :

Zone Contenu

Incrémentation Oui

Type racine Référence article

Longueur racine 6

Complément Intitulé énuméré

Longueur complément 5

Références générées :

Enuméré Référence

Emeraude BAOR02EMERA0000001

Rubis BAOR02RUBIS0000002

Saphir BAOR02SAPHI0000003

Exemple d’article à deux gammes

Référence avec complément et article à deux gammes.

© 2009 Sage 172

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Le paramétrage à réaliser est le suivant :

Zone Contenu

Numérotation Automatique

Incrémentation Non

Longueur (numérotation) Vide

Type racine Référence article

Longueur (racine) Vide

Racine Vide

Complément Intitulé énuméré

Longueur (complément) 7

L’article considéré, dont la référence est CHAAR/VAR, se voit affecter les deux gammes Longueur
et Maille comportant respectivement les énumérés suivants :
Longueur :
- 34 cm,
- 42 cm,
- 54 cm,
- 64 cm.
Maille :
- Classique,
- Forçat.
Il va donner lieu à la création des références suivantes :

Enuméré 1 Enuméré 2 Référence générée

34 cm Classique CHAAR/VAR34_CMCL

Forçat CHAAR/VAR34_CMFO

42 cm Classique CHAAR/VAR42_CMCL

Forçat CHAAR/VAR42_CMFO

54 cm Classique CHAAR/VAR54_CMCL

Forçat CHAAR/VAR54_CMFO

64 cm Classique CHAAR/VAR64_CMCL

Forçat CHAAR/VAR64_CMFO

Les intitulés des gammes sont concaténés et limités à 7 caractères au total. L’espace est rempla-
cé par un trait de soulignement.

La longueur maximale d’une référence est de 18 caractères alophanumériques. Lorsqu’une valeur fixe est
paramétrée pour un élément de la référence, le programme écourte les autres éléments pour rester dans le
limites du champ.

Référence conditionnement

Cette option est destinée au paramétrage des références des articles comportant un conditionne-
ment.

© 2009 Sage 173

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Le principe de fonctionnement est identique à celui des articles à gamme. La seule différence ré-
side dans la zone Complément qui offre les choix suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article
à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en des-
sous devient accessible ;
• Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement.
Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si les choix Intitulé énuméré ou Qté conditionnement
ont été faits dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’inti-
tulé du conditonnement ou de la quantité de conditionnement que le programme doit afficher. 2
caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99.
Exemples
Référence avec complément.
La référence de gamme doit comporter la référence de l’article à laquelle on veut adjoindre la
quantité du conditionnement.
Le paramétrage à réaliser est le suivant :

Zone Contenu

Numérotation Automatique

Incrémentation Non

Longueur (numérotation) Vide

Type racine Référence article

Longueur (racine) Vide

Racine Vide

Complément Qté conditionnement

Longueur (complément) Vide

La création de l’article EM040 auquel on affecte le conditionnement Ecrin composé des énumérés

© 2009 Sage 174

 Menu Fichier

suivants :

Intitulé du conditionnement Quantité

Ecrin de 4 4

Ecrin de 12 12

Ecrin de 24 24

va donner lieu à la création des références suivantes :

Conditionnement Référence générée

Ecrin de 4 EM04004

Ecrin de 12 EM04012

Ecrin de 24 EM04024

Code barres article

Cette option est destinée au paramétrage des codes barres des articles sans gamme ni condition-
nement.

Rappelons que le code barres affecté à un article est enregistré dans le volet «Descriptif» de sa fiche.

Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes.

Numérotation
Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation :
• Manuelle : l’utilisateur définira le code barres au moment de sa saisie. Ce choix rend inac-
cessibles les autres zones du volet.
• Automatique : une codification automatique du code barres est proposée au moment de
la création d’un nouvel article en fonction des choix faits dans les zones suivantes.

Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone
Numérotation.

© 2009 Sage 175

 Menu Fichier

Norme
Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée :
• Aucune : aucune norme n’est utilisée ;
• C39,
• EAN 8 : longueur fixe 8 caractères,
• EAN 13 : longueur fixe 13 caractères,
• EAN 128.
Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient acces-
sible pour préciser le nombre de caractères du code.

Longueur (code)
Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la com-
posant.

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Racine fixe : la racine du code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le
nombre de caractères de la racine.
• Racine code barre famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée
dans la zone Racine code barres du volet «Complément» de la fiche de la famille à
laquelle l’article appartient.
• Référence article : la racine affectée au code barres sera la référence de l’article. Le
nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit.

Longueur (racine)
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence arti-
cle. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.

Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type
racine. Zone inaccessible dans les autres cas.
Exemples
Code barres à partir de la racine code barres famille.
Le code barres doit respecter la norme EAN13.
Le paramétrage à réaliser est le suivant :

Zone Contenu

Numérotation Automatique

Norme EAN13

Longueur (numérotation) Vide

Type racine Racine code barres

famille

Longueur (racine) Vide

Racine Vide

La racine code barres enregistrée pour la famille BIJOUXARG est 1234.

La création de l’article BAAR01 affecté à cette famille va générer un code barres 123400000001
s’il est le premier article de la famille.
Code barres à partir de la référence article.

© 2009 Sage 176

 Menu Fichier

Le code barres doit respecter la norme EAN13 et les 5 premiers caractères de la référence article
doivent être repris.
Le paramétrage à réaliser est le suivant :

Zone Contenu

Numérotation Automatique

Norme EAN13

Longueur (numérotation) Vide

Type racine Référence article

Longueur (racine) 5

Racine Vide

La création de l’article 11234 va générer un code barres 1123400000001.

Code barres gamme

L’option de génération automatique du code barres gamme utilise à la fois le principe de généra-
tion du code barres de l’article et celui de la référence gamme.

Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes.

Numérotation
Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation :
• Manuelle : l’utilisateur définira le code barres au moment de la saisie. Ce choix rend inac-
cessibles les autres zones du volet.
• Automatique : un code barres est automatiquement proposé au moment de la création
d’un nouvel article à gamme en fonction des choix faits dans les zones suivantes.

Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone
Numérotation.

© 2009 Sage 177

 Menu Fichier

Incrémentation
Cette zone propose les choix suivants :
• Non,
• Oui.
Elle permet d’indiquer si une incrémentation des codes barres par énumérés est souhaitée.

Norme
Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée :
• Aucune : aucune norme n’est utilisée ;
• C39,
• EAN 8 : longueur fixe 8 caractères,
• EAN 13 : longueur fixe 1» caractères,
• EAN 128.
Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient acces-
sible pour préciser le nombre de caractères du code.

Longueur (code)
Longueur totale du code y compris la racine. La longueur totale doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la com-
posant.

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Aucune : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la
présente zone sont estompées.
• Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le
nombre de caractères de la racine.
• Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone
Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article
appartient.
• Référence article : la racine affectée au code barres gamme sera la référence de l’article.
Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui
suit.

Longueur (racine)
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence arti-
cle. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la réfé-
rence de la gamme.

Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type
racine. Zone inaccessible dans les autres cas.

Complément
Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix
suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article
à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en des-
sous devient accessible ;
• Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement.

© 2009 Sage 178

 Menu Fichier

Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précé-
dente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le pro-
gramme doit afficher. La longueur est comprise entre 1 et 18.
Exemples
Code barres avec complément et article à une seule gamme.
Le code barres de gamme doit comporter la référence de la famille à laquelle on veut adjoindre
les 5 premiers caractères de l’énuméré.
Le paramétrage à réaliser est le suivant :

Zone Contenu

Numérotation Automatique

Incrémentation Non

Norme EAN13

Longueur (numérotation) Vide

Type racine Référence famille

Longueur (racine) Vide

Racine Vide

Complément Intitulé énuméré

Longueur (complément) 5

La famille BIJOUXARG a comme racine code barres : 1234.

La création de l’article BAOR01 auquel on affecte la gamme Pierres composé des énumérés
suivants :
- 12345,
- 23456,
- 34567,
- 45678
va donner lieu à la création des codes barres suivants :

Enumérés Codes barres générés

12345 1234123450018

23456 1234234560019

34567 1234345670010

45678 1234456780011

Le code barre se compose donc de la racine (4 caractères), du complément (intitulé énuméré sur
5 caractères), du numéro (3 caractères) et d’une clé (1 caractère) générée par le programme en
fonction de la norme. 4 + 5 + 3 + 1 = 13.
Codes barres avec complément et article à deux gammes.
Le paramétrage est identique à celui de l’exemple précédent mais l’article considéré, dont la ré-
férence est CHAAR/VAR, se voit affecter les deux gammes Longueur et Maille comportant res-
pectivement les énumérés suivants :
Longueur :
- 34,
- 42,
- 54,

© 2009 Sage 179

 Menu Fichier

- 64.
Maille :
- 10,
- 20.
Il va donner lieu à la création des codes barres suivants :

Enuméré 1 Enuméré 2 Référence générée

34 10 1234341000013

20 1234342000012

42 10 1234421000018

20 1234422000017

54 10 1234541000011

20 1234542000010

64 10 1234641000010

20 1234642000019

Les intitulés des gammes sont concaténés.

Le code barre se compose donc de la racine (4 caractères), de l’intitulé énuméré (4 caractères
soit 2 pour l’énuméré 1 et 2 pour l’énuméré 2), du numéro (4 caractères) et d’une clé (1 caractère)
générée par le programme en fonction de la norme. 4 + 4 + 4 + 1 = 13.

Code barres conditionnement

L’option de génération automatique du code barres conditionnement utilise à la fois le principe de

génération du code barres de l’article et celui de la référence conditionnement.

Les zones disponibles dans ce cas sont les suivantes.

Numérotation
Cette zone commune à toutes les codifications permet de préciser le type de numérotation :

© 2009 Sage 180

 Menu Fichier

• Manuelle : l’utilisateur définira le code barres au moment de la saisie. Ce choix rend inac-
cessibles les autres zones du volet.
• Automatique : un code barres est automatiquement proposé au moment de la création
d’un nouvel article à conditionnement en fonction des choix faits dans les zones suivantes.

Les zones ci-dessous ne sont disponibles que si le choix Automatique a été fait dans la zone
Numérotation.

Incrémentation
Cette zone propose les choix suivants :
• Non,
• Oui.
Elle permet d’indiquer si une incrémentation des codes barres par énumérés de conditionnement
est souhaitée.

Norme
Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée :
• Aucune : aucune norme n’est utilisée ;
• C39,
• EAN 8 : longueur fixe 8 caractères,
• EAN 13 : longueur fixe 1» caractères,
• EAN 128.
Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient acces-
sible pour préciser le nombre de caractères du code.

Longueur (code)
Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la com-
posant.

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Aucune : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la
présente zone sont estompées.
• Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le
nombre de caractères de la racine.
• Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone
Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article
appartient.
• Référence article : la racine affectée au code barres gamme sera la référence de l’article.
Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui
suit.

Longueur (racine)
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence arti-
cle. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la réfé-
rence de la gamme.

Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type
racine. Zone inaccessible dans les autres cas.

© 2009 Sage 181

 Menu Fichier

Complément
Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix
suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré : insertion de l’énuméré de gamme (article à une seule gamme) ou de la
concaténation des deux énumérés (articles à deux gammes) dans le code barres de l’arti-
cle à gamme ; dans ce cas, la zone Longueur disposée juste en dessous devient acces-
sible.

Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précé-
dente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le pro-
gramme doit afficher. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Exemple
Code barres avec racine fixe et quantité du conditionnement.
La racine fixe est 1255. La quantité du conditionnement est limitée à 2 caractères.
Le paramétrage à réaliser est le suivant :

Zone Contenu

Numérotation Automatique

Incrémentation Non

Norme EAN13

Longueur (numérotation) Vide

Type racine Racine fixe

Longueur (racine) Vide

Racine 1255

Complément Qté conditionnement

Longueur (complément) 2

La création de l’article EM040 auquel on affecte le conditionnement Ecrin composé des énumérés
suivants :

Intitulé du conditionnement Quantité

Ecrin de 4 4

Ecrin de 12 12

Ecrin de 24 24

va donner lieu à la création des références suivantes :

Conditionnement Code barres généré

Ecrin de 4 1255040000018

Ecrin de 12 1255120000013

Ecrin de 24 1255240000016

Le code barre se compose donc de la racine (4 caractères), du complément (intitulé de condition-

nement sur 2 caractères), du numéro (6 caractères) et d’une clé (1 caractère) générée par le pro-

© 2009 Sage 182

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gramme en fonction de la norme. 4 + 2 + 6 + 1 = 13.

Condition de livraison

Permet de définir 30 conditions de livraison utilisées lors des livraisons faites aux clients ou reçues
des fournisseurs. A chaque condition de livraison peut être rattaché un code international permet-
tant de préciser les obligations à la charge du vendeur et celles à la charge de l’acheteur.

Intitulé
Zone de 35 caractères permettant l’enregistrement de la désignation de la condition de livraison.

Code condition de livraison

Zone de 4 caractères alphanumériques permettant la saisie du code INCOTERMS 1990.

Les Incoterms proposent une série de règles internationales pour l’interprétation des termes com-
merciaux les plus utilisés dans le commerce international.

Le tableau suivant précise les sigles correspondants.

Incoterm Sigle

A l’usine... lieu convenu Ex Works exw

Franco le long du navire... port d’embarquement convenu Free Alongside Ship fas

Franco transporteur... lieu convenu Free CArrier fca

© 2009 Sage 183

 Menu Fichier

Incoterm Sigle

Franco bord... port d’embarquement convenu Free On Board fob

Coût et Fret... port de destination convenu Cost and FRaight cfr

Port payé jusqu’à... lieu de destination convenu Carriage Paid To cpt

Coût, Assurance et Fret... port de destination convenu Cost, Insurance, Freight cif

Port payé, Assusrance comprise jusqu’à... Carriage Insurance Paid cip

Rendu frontière... lieu convenu Delivered At Frontier daf

Rendu Ex-ship... port de destination convenu Delivered Ex Ship des

Rendu à Quai (Droits acquités)… port de destination con- Delivered Ex Quay deq
venu

Rendu droits non acquittés… lieu de destination convenu Delivered Duty Unpaid ddu

Rendu droits acquittés… lieu de destination convenu Delivered Duty Paid ddp

Conditionnement

Permet de définir vos différents conditionnements utilisés en indiquant les quantités d’unité de
vente de chacun d’entre eux. Cette option permet la vente d’un même article sous différents con-
ditionnements avec des prix différents tout en ne gérant le stock que sous une seule entité (l’unité
de vente).

Les rubriques de l’option Conditionnement s’utilisent sur deux niveaux. Le premier niveau permet
de définir 20 conditionnements.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation du conditionne-
ment.

© 2009 Sage 184

 Menu Fichier

Unités de conditionnement

Le deuxième niveau sert au paramétrage des unités de conditionnement.

La liste présente la dénomination des différents conditionnements ainsi que les quantités d’unité
de vente qu’ils contiennent. Le classement s’effectue par ordre croissant de quantité. Le classe-
ment est l’ordre de saisie. Les quantités par défaut ne doivent pas être nulles.

Les sélections multiples sont possibles pour les éventuelles suppressions.

Intitulé
Zone de 21 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation de l’unité de con-
ditionnement.

Quantité par défaut

Sert à la saisie du nombre d’unités de vente incluses dans le conditionnement.

Un test d’unicité est fait par le programme. Deux unités de conditionnement ne peuvent avoir le
même intitulé et la même quantité simultanément.

Si un énuméré de conditionnement est ajouté à la liste, une fenêtre s’affichera pour vous proposer
d’ajouter le nouvel énuméré aux articles disposant déjà de ce conditionnement.

« Voulez-vous reporter la création des énumérés de conditionnement pour les articles dis-
posant du conditionnement XXX ?
[Non] [Tous les articles] [Validation pas à pas] »

Les choix proposés sont les suivants :

• [Non] : l’énuméré de conditionnement ne sera pas ajouté aux articles.

• [Tous les articles] : tous les articles auxquels ce conditionnement est affecté disposeront
du nouvel énuméré. Dans ce cas la référence de l’énuméré reste vide (et pourra être com-
plétée ultérieurement).

• [Validation pas à pas] : la sélection de ce choix ouvrira une fenêtre pour chacun des arti-
cles existants.

© 2009 Sage 185

 Menu Fichier

Cette fenêtre permet :

• d’enregistrer une référence par énuméré de conditionnement pour l’article considéré (18
caractères alphanumériques maximum, d’une part cette référence doit être unique et
d’autre part le couple intitulé de l’énuméré / quantité de conditionnement doit être unique
pour l’article considéré, un contrôle est effectué),

• de fixer une quantité colisée différente si tel est le cas,

• de fixer un prix de vente pour chacune des catégories tarifaires ou pour chacun des tarifs
d’exception. Les valeurs par défaut sont également reprises.

La valeur par défaut du prix est celle du prix de vente général multipliée par la quantité colisée.

Bouton [OK]
Valide les saisies faites et propose l’article suivant.

Bouton [Suivant]
Passe à l’article suivant sans enregistrer d’information pour le présent. L’énuméré de condition-
nement n’est pas créé pour l’article considéré.

Bouton [Annuler]
Met fin au processus. Les informations précédemment validées sont enregistrées.

Devise

Cette option permet de définir les différentes devises qui seront utilisées dans les opérations avec
les clients et les fournisseurs. La définition des tarifs d’achat et de vente ainsi que la valorisation
des documents d’achat ou de vente pourra s’effectuer dans la devise du tiers.

Une conversion automatique monnaie de tenue de compte / devise aura lieu dans toute pièce
(achat ou vente) destinée à un client ou à un fournisseur ainsi concerné.

Il n’est pas nécessaire de créer une devise pivot ni d’enregistrer un Cours = 1 pour celle-ci. Le
programme propose automatiquement l’option Aucun dans les listes de critères offrant une sé-
lection sur l’option Devise, ce qui permet la sélection des clients et des fournisseurs ayant la
même devise que celle de l’entreprise.

© 2009 Sage 186

 Menu Fichier

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation de la devise.

Unité
Zone permettant la saisie en lettres de l’intitulé de la devise. 21 caractères alphanumériques.
Cette zone et la suivante permettront des impressions en toutes lettres dans les documents des-
tinés à l’export ou à l’import. Certains objets de la mise en page permettront ce genre d’impres-
sion.

Voir la commande Mise en page dans le Manuel de la gamme.

Sous unité
Zone permettant la saisie en lettres de l’intitulé de la sous unité de la devise. 21 caractères
alphanumériques.

Format
Zone de 31 caractères alphanumériques permettant de définir le format de la devise. Ce format
est indépendant du format Montant et sera utilisé en saisie de document.

Sigle
Symbole de la devise. 5 caractères alphanumériques.
Exemple
Pour l’euro : , pour le dollar : $, pour la livre sterling : £, etc.

Il est indispensable d’enregistrer des sigles dans le cas de l’utilisation de l’Inverseur car la Barre d’état affi-
chera celui de la devise d’équivalence ou de tenue commerciale suivant le cas.

Zone Euro
Cette case devait être cochée dans le cas où la devise en question appartient à la zone Euro
(tout au moins du 01/01/1999 au 31/12/2001).
Cocher cette case fixe le cours définitivement (le cours des monnaies des pays appartenant à la
zone Euro par rapport à la monnaie euro a été fixé une fois pour toutes au 01/01/99).

Si vous utilisez l’Assistant EuroPass’port pour réaliser toutes les opérations de passage à l’euro, celui-ci le
fera à votre place de même qu’il renseignera la zone Code ISO.

© 2009 Sage 187

 Menu Fichier

Code ISO
Zone de 3 caractères alphanumériques permettant la saisie du code ISO. Ce code est indispen-
sable en cas d’exportation ou d’importation de données car les devises sont repérées à l’aide de
ce code.

Code ISO num

Le code ISO numérique est utilisé dans les décomptes monétiques commerçant pour identifier la
devise de transaction.

Utiliser cette zone pour saisir le code ISO num affiché dans les fichiers de décompte monétique
pour Moyens de paiement et spécifiquement pour la banque BNP-Paribas.

Cotation

Les zones suivantes ainsi que celles apparaissant après sélection de Ancienne cotation s’affi-
chent en sélectionnant l’une ou l’autre désignation dans la zone à liste déroulante.

Application de l’euro
Les zones apparaissant sous les titres Cotation et Ancienne cotation étaient destinées aux utilisa-
teurs appartenant à un pays de la zone Euro qui pouvaient, à compter du 01/01/2002, faire leurs opé-
rations commerciales ou comptables en euro pour la totalité de leur gestion.

Les utilisateurs d’une devise d’un pays hors de la zone Euro n’utiliseront que la partie Cotation
de la fenêtre.

Cours
Cette zone permet d’enregistrer le taux de change de la devise (14 caractères numériques dont
6 décimales au maximum) qui sera utilisé pour convertir les prix exprimés dans la devise en
cours de paramétrage par rapport à la devise de cotation enregistrée plus loin. Les résultats des
calculs de conversion seront arrondis au format enregistré pour la devise plus une décimale.

Mode de cotation
Cette zone à liste déroulante permet d’indiquer le mode de conversion qui sera utilisé pour tra-
duire la devise en cours de paramétrage par rapport à la devise de cotation :
• Certain : la valeur en devise est déterminée par division du montant en devise de cotation
par le cours.
• Incertain : la valeur en devise est déterminée par multiplication du montant en devise de
cotation par le cours.

Application de l’euro
Les entreprises de la zone Euro choisiront une cotation au Certain de leur ancienne monnaie par
rapport à l’euro.

Devise de cotation
C’est la devise par rapport à laquelle on fixe le cours de la devise en cours de paramétrage.
Cette zone à liste déroulante propose la liste des devises saisies dans cette même fonction. Une
devise peut être cotée par rapport à elle même et dans ce cas son cours est 1.

Pour les utilisateurs réalisant leur gestion dans une monnaie de la zone Euro, ces zones seront modifiées
automatiquement s’ils se servent de l’Assistant EuroPass’port fourni avec le programme Sage Mainte-
nance.

Exemple de conversion
Le programme affiche automatiquement, en dessous de la zone Devise cotation, un exemple
de la conversion obtenue par application du cours, du mode de conversion et de la devise de
cotation enregistrés dans les zones qui précèdent. Vous pouvez ainsi vérifier le bien fondé de
votre paramétrage.

© 2009 Sage 188

 Menu Fichier

Cours période
Cette zone permet d’enregistrer toute information sur le cours de change de la monnaie locale
avec la devise pivot (cours moyen, cours au 1er du mois, etc.). Cette zone n’a qu’un rôle infor-
matif. 14 caractères alphanumériques.

Cours clôture
Cours de fin d’exercice qui sera utilisé, en comptabilité, pour la réévaluation des dettes et des
créances en devises. 14 caractères alphanumériques.

Ancienne cotation

Les zones apparaissant sous cette désignation seront essentiellement utilisées par les gestion-
naires dont la devise aura disparu au profit de l’euro. Elles permettront de conserver une trace de
l’ancienne cotation de la devise en cours de consultation par rapport à leur ancienne devise.

Ces zones seront modifiées automatiquement par l’Assistant EuroPass’port fourni avec le programme
Sage Maintenance.

Toutes les zones de cette partie ont un fonctionnement identique à celui des zones du même nom
décrites ci-dessus à l’exception de la suivante.

Date limite
Cette zone affiche la date à laquelle la devise en cours de consultation a cessé d’être cotée par
rapport à la devise de référence.

Fichiers liés

Cette option permet de définir le chemin d’accès aux fichiers de données des programmes
Sage 100 ou Sage 30 dont vous pourriez disposer sur votre poste.

De cette façon, par un simple clic de souris sur une des commandes du menu Fichier, vous pou-
vez lancer directement l’application Sage correspondante.

Voir les descriptions sous le titre «Lancement des applications», page 415.

© 2009 Sage 189

 Menu Fichier

Vous pouvez paramétrer :

• soit la fermeture automatique du programme Sage Gestion commerciale et l’ouverture
de la nouvelle application,
• soit l’ouverture de la nouvelle application tout en maintenant ouvert le programme Sage
Gestion commerciale afin de pouvoir travailler simultanément sur les deux.

Ce paramétrage s’effectue dans la commande «Préférences», page 1974. Voir cette commande
pour les possibilités offertes.

Les fichiers de données qui permettront de lancer les applications Sage correspondantes sont les
suivants :
• fichier comptable pour le lancement de Sage Comptabilité,
• fichier immobilisations pour le lancement de Sage Immobilisations,
• fichier moyens de paiement pour le lancement de Sage Moyens de paiement,
• fichier états comptables et fiscaux pour le lancement de Sage Etats comptabes et fis-
caux,
• fichier de trésorerie pour le lancement de Sage Trésorerie,
• fichier salariés pour le lancement de Sage Paie Macintosh.
Macintosh Ce dernier fichier n’est proposé que sur la version Macintosh du programme.

Si vous ne disposez pas d’un programme Sage Comptabilité, vous pouvez néanmoins enregistrer sur la
ligne Comptabilité le nom du fichier comptable que vous désirez associer à votre fichier commercial. De
cette façon, il s’ouvrira automatiquement avec ce dernier.

Pour attacher un fichier de données

1 . Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection s’ouvre.
2 . Sélectionnez le fichier dans le dossier où il est stocké.

Le nom du fichier attaché, précédé du chemin pour y parvenir, apparaît à la droite du bouton At-
tacher.

Pour modifier un fichier attaché

1 . Sélectionnez la ligne concernée en cliquant dessus.
2 . Cliquez sur le bouton [Attacher] et opérez comme pour un attachement.

Pour supprimer un fichier attaché

1 . Sélectionnez la ligne concernée en cliquant dessus.
2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer].

La suppression d’un fichier attaché ne supprime pas le programme correspondant de la liste des
applications présente dans le menu Fichier.

Association d’un fichier comptable

Cette fonction permet également d’associer un fichier comptable au fichier commercial actuelle-
ment ouvert.

Cette association aura pour effet d’éviter que le programme vous demande systématiquement de
lui préciser le fichier comptable à ouvrir après sélection d’un fichier commercial.

Voir la commande «Ouvrir», page 107.

© 2009 Sage 190

 Menu Fichier

Le fichier comptable sélectionné sur la ligne Comptabilité est associé par défaut au fichier com-
mercial actuellement ouvert.

La modification du fichier comptable lié n’intervient qu’après la fermeture du fichier commercial et

sa réouverture. Tant que cette opération n’a pas été faite, le fichier comptable précédemment lié est
toujours associé au fichier commercial et toute opération, comme la mise à jour comptable par
exemple, s’effectuera dans ce fichier.

Si le lien entre fichier comptable et fichier commercial est supprimé, la réouverture ultérieure du
fichier commercial sera suivie de l’ouverture de la fenêtre permettant de choisir le fichier compta-
ble à associer.

Gamme

Permet d’enregistrer les gammes qui seront utilisées pour définir les prix des articles que vous
achetez et que vous vendez :
• soit par produit : par exemple un même article peut exister en différentes tailles et/ou en
différentes couleurs,
• soit par des remises sur les quantités d’articles achetées ou vendues,
• soit par des remises sur les montants (à l’achat ou à la vente),
• soit sur les prix nets : les différentes tranches se voient appliquer des prix particuliers en
fonction des quantités.

Le premier niveau permet de définir l’intitulé de la gamme et son type. Vous pouvez saisir un maxi-
mum de 50 gammes.

Intitulé
35 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la désignation de la gamme.

Type
Liste déroulante offrant les choix suivants :
• Produit : un même article existe sous différentes présentations (taille, couleur, etc.).
• Remise par quantité : sert à la définition de gammes pour des remises par quantités (à
l’achat ou à la vente).

© 2009 Sage 191

 Menu Fichier

• Remise par montant : sert à la définition de gammes pour les remises sur le montant (à
l’achat ou à la vente).
• Prix net : applique directement un prix net, par tranches de quantités, sans passer par les
remises en quantité.

Enumérés de gamme

Le deuxième niveau sert à la définition des énumérés correspondant à la gamme. Le nombre

d’énumérés est illimité.
Exemple
Si vous avez saisi une gamme de produits composée de T-shirts, vous pourrez enregistrer les dif-
férentes tailles proposées (S, M, L, XL, XXL).

Exemple
Vous vendez de la papeterie et vous offrez une remise de 10 euros par tranche de 250 euros
d’achat à partir de 100 euros. Vous enregistrerez une gamme de remise telle la suivante :
jusqu’à 100 (rien)
jusqu’à 350 10 euros
jusqu’à 600 20 euros
jusqu’à 850 30 euros
etc.
La première tranche est laissée vide puisqu’elle ne donne pas lieu à remise. Les montants des
remises en euros sont saisis dans la fiche article.

Il est possible de modifier, de créer ou de supprimer les énumérés dans chaque fiche article sans
que cela ait de répercussion sur la liste mère enregistrée ici.

Il est possible d’enregistrer des gammes sans énumérés et de compléter ceux-ci dans la fiche article elle-
même. Ceci vous offre donc un éventail illimité de remises ou de gammes.

Si le type de gamme est Produit, l’information à saisir est l’intitulé.

Intitulé
21 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir la désignation de l’énuméré de la
gamme.

© 2009 Sage 192

 Menu Fichier

Si le type de gamme est Remise par quantité, Remise par montant ou Prix net, l’information à
saisir est la limite supérieure des tranches.

Jusqu’à
Limite supérieure de la tranche. Celle-ci est comprise dans la tranche. Pour enregistrer la limite
maximale, taper des 9 à refus.

Si un énuméré de gamme de type Produit est ajouté à la liste, une fenêtre s’affichera pour vous
proposer d’ajouter le nouvel énuméré aux articles disposant déjà de cette gamme.

« Voulez-vous reporter la création des énumérés de gamme pour les articles disposant de
la gamme XXX ?
[Non] [Tous les articles] [Validation pas à pas] »

Les choix proposés sont les suivants :

• [Non] : l’énuméré ne sera pas ajouté aux articles.
• [Tous les articles] : tous les articles auxquels cette gamme est affectée disposeront du
nouvel énuméré. Dans ce cas la référence de l’énuméré reste vide (et pourra être complé-
tée ultérieurement) et le prix d’achat sera celui de la fiche principale de l’article.
• [Validation pas à pas] : la sélection de ce choix ouvrira une fenêtre de paramétrage pour
chacun des articles existants.

Cette fenêtre permet :

• d’enregistrer une référence par énuméré pour l’article considéré (18 caractères alphanu-
mériques maximum, cette référence doit être unique, un contrôle est effectué),
• de fixer son prix d’achat, par défaut celui de la fiche principale de l’article est proposé,
• de fixer un prix d’achat pour chacun des fournisseurs, les valeurs par défaut sont reprises,
• de fixer un prix de vente pour chacune des catégories tarifaires ou pour chacun des tarifs
d’exception. Les valeurs par défaut sont également reprises.

Dans le cas d’un article à double gamme, le couple d’énuméré de gamme est spécifié.

Bouton [OK]
Valide les saisies faites et propose l’article suivant.

Bouton [Suivant]
Passe à l’article suivant sans enregistrer d’information pour le présent. L’énuméré de gamme
n’est pas créé pour l’article considéré.

© 2009 Sage 193

 Menu Fichier

Bouton [Annuler]
Met fin au processus. Les informations précédemment validées sont enregistrées.

Information libre

Cette option permet d’enregistrer des informations «libres» concernant les éléments suivants :
• les articles,
• les comptes généraux,
• les sections analytiques (et les codes affaires),
• les clients ou fournisseurs,
• les en-têtes des documents des ventes, des achats ou des stocks,
• les lignes de ces mêmes documents et des pièces d’abonnement.

Ces informations peuvent être de toutes natures et définies par l’utilisateur. Il pourra compléter
leurs désignations dans un volet particulier des fiches articles ou tiers ou des pièces de vente ou
d’achat. Elles peuvent être calculées en fonction de formules de calcul déterminées par l’utilisa-
teur.
Exemple
Vous souhaitez enregistrer dans la fiche des clients les objectifs de vente que vous vous fixez.
Créez une information libre Objectif de type Valeur et saisissez dans chaque fiche client le mon-
tant du chiffre d’affaire à réaliser.
Exemple
Vous voulez consigner dans les fiches articles le volume occupé par l’article. Enregistrez une in-
formation libre Volume.

Le premier niveau d’information libre offre six types de fichiers. Cette liste n’est pas modifiable.

• Articles : les informations libres concernent les articles et nomenclatures.

• Comptes généraux : les informations libres concernent les comptes comptables.
• Sections analytiques : les informations libres concernent les sections analytiques (ou les
codes affaires).

© 2009 Sage 194

 Menu Fichier

• Clients / fournisseurs : les informations libres concernent les clients et les fournisseurs
(mêmes informations pour les deux).

• En-tête de documents : les informations libres concernent les en-têtes des documents
des ventes, des achats et des stocks.

• Lignes de documents : les informations libres concernent les lignes de documents de

ventes, des achats et des stocks.
Les informations libres de type Lignes de documents peuvent être affichées dans cha-
que document sous forme de colonne. Pour plus de détails sur la personnalisation de
l’affichage dans une liste, voir le Manuel de la gamme.

• Numéros série/lot : les informations libres de ce type sont associées aux numéros de
série et de lot. Il est possible d’en saisir 64. Les 4 premières s’affichent dans les fenêtres
« Sérialisation » et « Gestion des lots » ouvertes lors de l’entrée en stock d’un article géré
par numéro de série ou de lot. Les autres pourront y être ajoutées par la fonction de per-
sonnalisation des colonnes.

• Ressources.

Voir les titres «Articles sérialisés ou gérés par lot - Documents des ventes», page 899 et «Arti-
cles sérialisés ou gérés par lot - Documents des achats», page 1085.

Pour ouvrir un de ces types, faites un double-clic sur sa ligne ou cliquez sur le bouton [Voir/
Modifier] de la barre d’outils « Navigation » après sélection de la ligne. Vous pouvez aussi
valider la ligne.

Les informations libres concernant les tiers, les comptes généraux et les sections analytiques sont reprises
du fichier comptable ouvert en ligne.

Détail d’une information libre

Le nombre de catégories d’informations libres qu’il est possible de saisir par fichier est limité à 64.

La saisie, modification ou suppression des informations libres s’effectue comme pour toutes les
autres options.

© 2009 Sage 195

 Menu Fichier

Voir le Manuel de la gamme pour un complément d’information.

Intitulé
Cette zone de 31 caractères alphanumériques sert pour l’enregistrement de l’intitulé de l'informa-
tion libre.
Cet intitulé pourra servir de critère de sélection dans les commandes suivantes :
• la commande Rechercher/Remplacer,
• les formats de sélection des impressions des états,
• les formats de sélection de l’exportation des données,
• dans l’identification des objets de mise en page.

Type
Cette liste déroulante offre les choix suivants :
• Texte : l’information à saisir sera un texte. Dans ce cas vous devez paramétrer, dans la
zone Longueur, la longueur maximale de l’information saisissable (de 1 à 69 caractères).
• Montant : l’information à saisir sera un montant dont le format d’affichage sera celui para-
métré dans le volet «Initialisation» de la présente fonction.
• Valeur : l’information à saisir sera une valeur numérique sans format particulier. On pourra
y saisir jusqu’à 4 décimales.
• Date : l’information à saisir sera une date courte, c’est-à-dire au format JJMMAA.
• Date longue : l’information à saisir sera une date longue, c’est-à-dire au format JJM-
MAAAA.
• Table : l’information correspondante sera choisie dans une table à compléter par l’utilisa-
teur.

Les dates de type Date courte permettent la gestion de la période allant du 01/01/1928 (01/01/28) au 01/
01/2027 (01/01/27).

Pour plus d’informations sur l’enregistrement des énumérés d’une table, reportez-vous au titre
«Informations libres de type Table», page 198.

Dans le cas d’informations libres de type Valeur calculées ou Table, deux éléments supplémen-
taires apparaissent sur la ligne de l’intitulé de l’information libre :

• une icône placée à gauche de l’intitulé symbolise que cette information est calculée ;
• un petit triangle disposé à droite rappelle à l’utilisateur qu’une page de paramétrage
supplémentaire devient accessible pour cette information.

Longueur
Cette zone n’est disponible que dans le cas où la sélection faite dans la zone Type est Texte.
Dans ce cas on peut y saisir une longueur comprise entre 1 et 69 caractères. Cette information
est obligatoire.
Cette zone est grisée dans les autres cas.

Valeur calculée
Cette option indique que le résultat de l’information libre sera une valeur déterminée à l’aide
d’une formule de calcul.

Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table.

Application source
Cette zone n’est accessible que si l’option Valeur calculée a été cochée.
Dans ce cas, cette zone permet de choisir l’application à l’origine de la mise à jour de l’informa-
tion libre :

© 2009 Sage 196

 Menu Fichier

• Toutes : l’information libre peut être mise à jour à partir de n’importe quelle application
Sage. Seuls les champs des fichiers partagés entre toutes les applications seront accessi-
bles.
• Comptabilité / Gestion commerciale/Saisie de caisse décentralisée / Immobilisa-
tions / Moyens de paiement : seule l’application mentionnée permettra l’initialisation et la
mise à jour de l’information libre concernée. Les champs disponibles seront ceux des
fichiers accessibles et gérés par l’application.
Exemple
Les fichiers partagés entre toutes les applications appartiennent au menu Structure et concernent
les comptes généraux, les sections analytiques et, sous certaines réserves, les comptes tiers.

Toute une série de messages d’erreurs pourront apparaître dans le cas où les conditions de pa-
ramétrage des informations libres calculées ne sont pas respectées.
Si vous effectuez un double-clic sur une information libre de type Valeur calculée qui n’ait pas
été enregistrée avec le programme Sage Gestion commerciale, un message d’erreur
apparaîtra :

« Saisie impossible ! La saisie/modification de la formule de calcul ne peut être effectuée

que par l’application source <Nom de l’application>
[OK]. »
Exemple
Une information libre de type Valeur calculée concernant les comptes tiers et ayant comme appli-
cation source Gestion commerciale/SCD, ne pourra pas être modifiée à partir de la Comptabilité
car les champs qui peuvent y être mentionnés peuvent être différents de ceux de la comptabilité.

Il est conseillé de paramétrer les informations libres de type Valeur calculée dans les applications
qui les calculent.

Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table.

Boutons [Monter] / [Descendre]

L’ordre d’enregistrement des désignations est celui de la saisie. Si vous souhaitez un
ordre différent, sélectionnez la ligne de l’information libre et cliquez sur le bouton
[Monter] ou [Descendre] suivant le cas.
Le bouton [Monter] est inactif lorsque vous sélectionnez la première désignation de la liste. Le
bouton [Descendre] est inactif en cas de sélection de la dernière.
Le déplacement d’une information libre est sans conséquence sur les données enregistrées pour
cette information ou les autres.

Equivalent clavier pour [Monter] :

• Macintosh : COMMANDE + CTRL + 1.

• Windows : MAJUSCULE + F1.
Equivalent clavier pour [Descendre] :

• Macintosh : COMMANDE + CTRL + 2.

• Windows : MAJUSCULE + F2.
La modification du classement n’est pas répercutée sur les formats de sélection d’impression ou
d’export déjà créés.

Si vous travaillez en réseau sur un même fichier commercial, la création d’une information libre ne sera pas
permise tant que le fichier sera utilisé par plusieurs postes.

© 2009 Sage 197

 Menu Fichier

Informations libres de type Table

Dans le cas des informations libres de type Table, il faut faire un double-clic sur l’intitulé pour
ouvrir une fenêtre permettant d’enregistrer les énumérés de la table. On peut aussi sélectionner
la ligne et cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ».

Il est également possible d’enregistrer des énumérés de table en saisie de document.

Intitulé
Saisissez dans cette zone et validez les intitulés des énumérés de la table. 21 caractères alpha-
numériques maximum. Le nombre d’énumérés n’est pas limité. Leur classement s’effectue par
ordre alphabétique.

Informations libres de type Valeur calculée

Dans le cas des informations libres de type Valeur calculée il faut faire un double-clic sur l’intitulé
pour ouvrir une fenêtre permettant d’enregistrer la formule de calcul.

© 2009 Sage 198

 Menu Fichier

Si vous tentez d’ouvrir une information libre de type Valeur calculée dont l’application source n’est pas
celle en cours d’utilisation, un message d’erreur vous en empêchera.

Les informations libres de ce type sont normalement mises à jour par la fonction Fichier / Outils /
Recalcul des informations libres. Elles peuvent également être saisies manuellement sans que
cette saisie ne détruise la formule de calcul.

Voir la fonction «Recalcul des informations libres», page 403.

Une telle information libre peut également être mise à jour par un modèle d’enregistrement.

Voir la fonction «Modèles d’enregistrement», page 741.

Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.

Zone de gauche
Cette zone reste vide et ne peut servir à enregistrer des informations.

Formule de calcul
Cette zone sert à la saisie ou à l’enregistrement de la formule de calcul. Sa capacité est de 1024
caractères alphanumériques.

Voir ci-dessous les conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul ainsi que l’«Annexe 8
– Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 2305.

Bouton [Saisie d’une fonction]

Ce bouton ouvre la fenêtre d’un assistant à la saisie des éléments de la formule de cal-
cul.

Cette fenêtre ainsi que les fonctions auxquelles elle donne accès sont décrites dans le Manuel
de la gamme. Veuillez vous y reporter.

Fonctions
Zone à liste déroulante présentant toutes les fonctions et opérateurs disponibles pour l’élabora-
tion d’une formule de calcul.

© 2009 Sage 199

 Menu Fichier

Dans le cas où le fichier source serait différent de Tous, des fonctions prédéfinies portant sur les
seules données des fichiers de la gestion commerciale (ou du programme Sage Saisie de
caisse décentralisée) sont également disponibles.

Toutes les fonctions communes aux programmes ainsi que les opérateurs sont décrits dans le
Manuel de la gamme.

Les fonctions prédéfinies propres au programme Sage Gestion commerciale sont décrites
dans l’«Annexe 8 – Fonctions des modèles d’enregistrement et des formules de calcul»,
page 2305.

Fichiers
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les fichiers du programme dont certains
champs doivent être utilisés dans la formule de calcul.
Les fichiers proposés dépendent de l’application source de la formule de calcul.

Champ
Zone à liste déroulante dont le contenu dépend du fichier sélectionné dans la zone Fichiers pré-
cédente.

Conseils pour Trois méthodes peuvent être envisagées pour l’enregistrement d’une formule de calcul :
l’enregistre- • la saisie manuelle : il est alors nécessaire d’enregistrer les intitulés des fonctions et leurs
ment d’une for- arguments strictement comme le programme les attend ;
mule de calcul
• l’utilisation d’un assistant : en cliquant sur le bouton [Saisie d’une fonction], vous appe-
lez un assistant qui vous aide dans la détermination de la fonction de calcul à utiliser ainsi
qu’au paramétrage des arguments éventuellement attendus par la fonction ;
• la méthode mixte : cette méthode sera certainement la plus souvent utilisée puisqu’elle
consiste à utiliser l’assistant pour insérer les fonctions les plus complexes et la saisie
manuelle pour les opérateurs simples comme ceux de l’addition, soustraction et autres.

Précisons que l’on peut utiliser des variables qui ne sont valables que pour la formule en cours
de paramétrage et dont le résultat ne peut être utilisé dans une autre formule.

Les différents membres d’une formule de calcul doivent être séparés les uns des autres par un
point virgule (;).

Précisons également que la valeur finale de la formule de calcul doit commencer par la mention :
Resultat =.

Exemple
Formule permettant de calculer le chiffre d’affaire brut du premier trimestre pour les clients et les
fournisseurs.
TypeTiers = CompteT.TypeTiers;
Si TypeTiers = "Client" Alors
Resultat = CAHTBrut(0;Date(1;1;3);Date(31;3;3))
Sinon
Si TypeTiers = "Fournisseur" Alors
Resultat = CAHTBrut(1;Date(1;1;3);Date(31;3;3))
Sinon
Resultat = 0
FinSi
Finsi

Pour plus de détails sur les formules de calcul simples, voir le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 200

 Menu Fichier

Pour plus de détails sur la saisie de formules de calcul prédéfinies, voir «Annexe 8 – Fonctions
des modèles d’enregistrement et des formules de calcul», page 2305.

Modification du paramétrage des Informations libres

Les modifications apportées après coup aux informations libres peuvent avoir des conséquences
importantes sur les informations enregistrées et occasionner la perte de données. Nous précisons
ci-dessous les conséquences possibles.

Création d’une nouvelle information libre

La création d’une nouvelle information libre n’a aucune influence sur les précédentes et leur con-
tenu.

Modification d’une information libre existante

Le tableau ci-dessous résume les effets des modifications possibles.

Zone modifiée Conséquences

Intitulé Aucune

Type Perte des données enregistrées précédemment pour l’information libre

modifiée

Longueur Perte des données enregistrées précédemment pour l’information libre

modifiée

Ordre Aucune

Si vous travaillez en réseau sur un même fichier commercial, la modification du type ou de la longueur ne
sera pas permise tant que le fichier sera utilisé par plusieurs postes.

Un message de confirmation s’affichera avant toute modification entraînant une perte de don-
nées.

Suppression d’une information libre

Elle n’a aucune influence sur les autres informations libres et les données enregistrées dans cel-
les-ci. Par contre, toutes les données enregistrées dans l’information libre supprimée le sont éga-
lement.

Mode d’arrondi

Cette option permet d’enregistrer 10 modes d’arrondis. Ces modes sont utilisés dans la détermi-
nation des prix des articles qui seront appliqués :
• lors de la mise à jour des tarifs,
• dans les tarifs de vente.

© 2009 Sage 201

 Menu Fichier

Valeur
14 caractères numériques maximum. L’affichage de cette zone est régi par le format montant
enregistré dans le volet «Identification» de cette même fonction.

Type
Autorise les choix suivants :
• Proche : arrondit à la Valeur la plus proche (option par défaut),
• Supérieur : arrondit à la Valeur immédiatement supérieure,
• Inférieur : arrondit à la Valeur immédiatement inférieure,
• Fin proche : affiche le montant terminé par la Valeur la plus proche,
• Fin supérieur : affiche le montant terminé par la Valeur immédiatement supérieure,
• Fin inférieur : affiche le montant terminé par la Valeur immédiatement inférieure.
Les types Fin permettent d’utiliser des prix psychologiques.
Exemple
Supposons que vous ayez enregistré la valeur 50,00 et que le prix devant subir l’arrondi soit de
814,18. Vous obtiendrez les différentes valeurs suivantes :
814,18 arrondi aux 50,00 proches = 800,00
814,18 arrondi aux 50,00 supérieurs = 850,00
814,18 arrondi aux 50,00 inférieurs = 800,00
Exemple
Supposons que vous ayez enregistré la valeur 99,00 et que le prix devant subir l’arrondi soit tou-
jours de 814,18. Vous obtiendrez les différentes valeurs suivantes :
814,18 arrondi aux 99,00 fin proches = 799,00
814,18 arrondi aux 99,00 fin supérieurs = 899,00
814,18 arrondi aux 99,00 fin inférieurs = 799,00

Si le montant à arrondir est inférieur à Valeur, le programme n’affiche rien.

© 2009 Sage 202

 Menu Fichier

Mode d’expédition

Cette option permet d’enregistrer 50 modes d’expéditions qui seront utilisés lors des livraisons
pour les clients et par les fournisseurs et, dans le cadre des documents des ventes, de déterminer
les frais d’expédition des marchandises.

Le premier mode d’expédition étant affecté par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer
le plus courant.

Intitulé
35 caractères alphanumériques permettant la saisie de la désignation du mode d’expédition.

Code mode de transport

Zone de 3 caractères alphanumériques permettant l’enregistrement d’un code pouvant être uti-
lisé pour la déclaration d’échanges de biens.

Article frais d’expédition

Cette zone permet de sélectionner l’article qui servira de passerelle comptable pour le report des
charges d’expédition en comptabilité. N’importe quel article peut être choisi mais nous con-
seillons de créer des articles spécifiques.
Exemple
Exemple d’article pour la comptabilisation des frais de transport :
ZTransport.

Calcul de frais d’expédition

Trois zones permettent la détermination des frais de transport liés au mode de transport en cours
de paramétrage :
• Type de valeur : zone à liste déroulante offrant le choix entre :
- Montant forfaitaire : ce montant doit être saisi dans la zone Valeur immédiatement à
droite.
- Quantité : le montant saisi dans la zone Valeur sera multiplié par le total des quantités
mentionnées dans la pièce de vente pour la détermination des frais de transport.
- Poids net : le montant saisi dans la zone Valeur sera multiplié par le poids net total
des articles mentionnés dans la pièce de vente pour la détermination des frais de
transport.

© 2009 Sage 203

 Menu Fichier

- Poids brut : le montant saisi dans la zone Valeur sera multiplié par le poids brut total
des articles mentionnés dans la pièce de vente pour la détermination des frais de
transport.
• Valeur : zone permettant la saisie du montant forfaitaire ou du montant unitaire des frais
de transport en fonction du choix fait dans la zone précédente.
• HT / TTC : mode d’application des frais de livraison. Cette zone propose par défaut la
valeur définie dans la zone Type de tarif par défaut en création d’article du volet «Pré-
férences» de la présente fonction :
- HT : le montant calculé des frais est inclus dans le total HT de la pièce. Les taxes sont
calculées en fonction du paramétrage de l’article frais d’expédition.
- TTC : le montant calculé des frais est inclus dans le total TTC de la pièce. Les taxes
sont déterminées en fonction du paramétrage de l’article frais d’expédition.

Les modifications éventuelles de ces frais d’expédition n’affectent pas les factures déjà enregistrées.

Franco de port
Ces trois zones permettent d’indiquer le montant au dessus duquel les frais d’expédition ne sont
plus facturés.
• Type de valeur : zone à liste déroulante offrant le choix entre :
- Montant forfaitaire : permet d’indiquer que la valeur saisie dans la zone suivante est
le montant forfaitaire au dessus duquel les frais d’expédition ne seront plus appliqués.
- Quantité : permet de préciser la quantité au dessus de laquelle les frais d’expédition
ne seront plus appliqués.
• Valeur : zone permettant la saisie du montant forfaitaire ou du montant unitaire pour la
détermination du franco de port en fonction du choix fait dans la zone précédente.
• HT / TTC : cette zone n’est accessible que si Montant forfaitaire a été sélectionné dans
la zone Type de valeur. Ellear défaut la valeur définie dans la zone Type de tarif par
défaut en création d’article du volet « Préférences » de la présente fonction :
- HT : le montant des frais n’est plus appliqué si le total HT des lignes de la pièce
dépasse le montant spécifié.
- TTC : le montant des frais n’est plus appliqué si le montant total TTC de la pièce
dépasse le montant spécifié.

Mode de règlement

Permet d’enregistrer les différents modes de règlement (30 maximum) qui sont utilisés par l’en-
treprise pour les clients et les fournisseurs. Ils sont repris du fichier comptable associé et propo-
sent la saisie des codes interbancaires aux normes de l’Association Française de Banque (AFB)
utilisés dans les rapprochements bancaires.

Si vous voulez utiliser les bons d’achat comme mode de règlement des factures d’avoir ou de retour, il est
nécessaire d’enregistrer un mode de règlement de ce type. Il en sera de même si vos fournisseurs vous
proposent des bons d’achat en contrepartie des avoirs ou des retours dont vous pouvez bénéficier.

Le premier mode de règlement étant proposé par défaut lors de l’enregistrement des conditions de paie-
ment, il est conseillé d’y enregistrer le plus courant.

© 2009 Sage 204

 Menu Fichier

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du mode de règle-
ment.

Type de règlement
Zone à liste déroulante permettant d’enregistrer une information qui automatisera certaines
actions lors de la saisie de caisse décentralisée. Les choix, et leurs actions, sont les suivants :
• Aucun : le mode de règlement ne présente aucune particularité (en saisie de caisse
décentralisée tout du moins).
• Espèce : le mode de règlement est de type espèces.
• Chèque : le mode de règlement est de type chèque. La saisie d’un tel mode lors d’une
vente comptoir lancera une impression chèque.
• Carte bancaire : le mode de règlement est de type carte bancaire. La saisie d’un tel mode
lors d’une vente comptoir lancera une communication carte bancaire.
• Bon d’achat : le mode de règlement est le bon d’achat. Dans ce cas, il est obligatoire :
- d’affecter un code journal dans les zones Code journal règlements clients et Code
journal règlements fournisseurs ; si tel n’est pas le cas, un message d’erreur
s’affichera :
« Le code journal est obligatoire pour les modes de règlement de type Bon
d’achat !
[OK} »
- que le code journal affecté soit de type Général ; si tel n’est pas le cas, un message
d’erreur s’affichera :
« Le code journal XXX n’est pas de type Général !
[OK] »

Si vous souhaitez comptabiliser les bons d’achat par le biais de la fonction Traitement / Mise à jour de la
comptabilité, il est nécessaire que le code journal associé au mode de règlement Bon d’achat dispose d’un
compte de contrepartie.

Code règlement
3 caractères alphanumériques pour la saisie du code EDI.

Code journal règlements clients

Cette zone propose la liste des journaux de type Trésorerie ou Général. Elle permet d’associer
un journal particulier au mode de règlement concerné dans le cas du règlement des clients.

© 2009 Sage 205

 Menu Fichier

Code journal règlements fournisseurs

Cette zone propose la liste des journaux de type Trésorerie ou Général. Elle permet d’associer
un journal particulier au mode de règlement concerné dans le cas du règlement des fournis-
seurs.
Il est possible d’indiquer le même code journal dans ces deux zones.

Niveaux d’analyse

Cette option permet de rattacher à chaque section analytique et à chaque code affaire un niveau
d’analyse. Les niveaux d’analyse permettent de créer une classification des dépenses indépen-
dante des plans et sections analytiques.

30 niveaux d’analyse peuvent être saisis et leur intitulé peut comprendre jusqu’à 35 caractères
alphanumériques. Vous pouvez ainsi introduire une notion qui permette des sélections sur dix
centres de coûts auxquels vous aurez rattaché certaines sections analytiques.

Les niveaux d’analyse sont repris de la comptabilité et ne sont exploitables que dans le program-
me Sage 100 Comptabilité.

La zone de gauche donne la liste des niveaux d’analyse saisis. A droite se trouve la zone de sai-
sie. Seul l’intitulé est saisissable.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer la désignation du niveau
d’analyse.

Organisation

Les options de l’Organisation s’articulent sur quatre niveaux et sont destinées à paramétrer les
documents utilisés dans les opérations d’achat, de gestion des stocks et de vente ainsi que leur
contenu et leur cycle de gestion. Ce contenu est celui qui s’affichera à l’écran et non pas celui qui
sera imprimé sur le papier.

© 2009 Sage 206

 Menu Fichier

La commande Mise en page vous permet de modifier la présentation des pièces d’achat, de vente
et de stock à l’impression.

Organisation – Sélection des domaines

Sauf dans le cas des règlements et des étiquettes de colisage, le premier niveau de l’option Or-
ganisation ne permet aucun paramétrage et ne permet que la sélection des domaines pour accé-
der à leur paramétrage.

Les niveaux suivants, auxquels on accède par un double clic sur la ligne du domaine à paramétrer
ou par sa sélection puis l’utilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation »,
permettent l’enregistrement d’informations propres à chaque fonction.

Leur ordre dans la liste correspond à celui des commandes du menu Traitement.

© 2009 Sage 207

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Le tableau ci après résume la succession des niveaux auxquels les commandes donnent accès.

Commande 1er niveau 2ème niveau 3ème niveau 4ème niveau

Documents des ven- Néant Souche par défaut par Paramétrage des
tes document colonnes
Circuit de validation
Modèle d’impression
par défaut

Documents des Néant Souche par défaut par Paramétrage des

achats document colonnes
Circuit de validation
Modèle d’impression
par défaut

Documents des stocks Néant Validité des docu- Paramétrage des

ments colonnes
Modèle d’impression
par défaut

Document interne Néant Intitulé des documents Paramétrage des

Type de mouvement colonnes
Souche par défaut
Circuit de validation
Dépôt par défaut
Modèle d’impression
par défaut

Préparation des livrai- Néant Sélection des fonc- Paramétrage des

sons tions colonnes

Validation des prépa- Néant Sélection des fonc- Paramétrage des

rations tions colonnes

Réapprovisionnement Néant Paramétrage des

colonnes

Abonnements Néant Choix du domaine Paramétrage des

colonnes

© 2009 Sage 208

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Commande 1er niveau 2ème niveau 3ème niveau 4ème niveau

Contremarque Néant Choix du domaine Paramétrage des

colonnes

Saisie d’inventaire Néant Paramétrage des

colonnes

Règlements Numérotation des piè- Paramétrage des

ces, voir «Organisa- colonnes
tion – Règlements»,
page 209
Interrogation de Néant Sélection des fonc- Choix du domaine Paramétrage des
comptes tions colonnes

Tracabilité Néant Paramétrage des

colonnes

Recherche de docu- Néant Sélection des fonc- Paramétrage des

ments tions colonnes

Étiquettes de colisage Configuration de

l’imprimante
Modèle d’impression
par défaut, voir
«Organisation – Eti-
quettes de coli-
sage», page 210
Etiquettes articles Configuration de
réceptionnés l’imprimante
Modèle d’impression
par défaut, voir
«Organisation – Eti-
quettes articles
réceptionnés»,
page 213
Projets de fabrication Numérotation des pro- Volet Origine Paramétrage des
jets de fabrication, voir Volet Planning colonnes
«Organisation – Volet Synthèse
Projets de fabrica- Volet Historique
tion», page 214
Saisie d’avancement Néant Paramétrage des
par projet colonnes

Organisation – Règlements

Le premier niveau des règlements présente un cas particulier.

© 2009 Sage 209

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Numérotation des pièces

Ces deux zones à liste déroulante, l’une pour les règlements des ventes, l’autre pour ceux des
achats, définissent la méthode avec laquelle les pièces de règlement seront numérotées :
• Automatique : le programme numérote automatiquement les pièces de règlement à partir
du numéro apparaissant dans la zone Numéro en cours.
• Manuelle : aucun numéro de pièce n’est proposé par défaut et l’utilisateur devra gérer lui-
même la numérotation des règlements.

Numéro en cours
Cette zone n’est disponible que si la précédente affiche Automatique. Dans ce cas, le pro-
gramme affiche le numéro qui sera utilisé pour la prochaine pièce de règlement. Il est possible
de modifier cette valeur en la saisissant (13 caractères alphanumériques).

Le numéro de pièce des règlements est unique.

Organisation – Etiquettes de colisage

Le premier niveau des étiquettes de colisage présente également un cas particulier.

© 2009 Sage 210

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Ce niveau permet de configurer l’imprimante et de sélectionner un modèle de mise en page par

défaut pour l’impression des étiquettes.

Configuration Le bouton [Configurer l’imprimante] ouvre une fenêtre « Mise en page » qui permet de configu-
de l’impri- rer l’impression et de définir les marges du support imprimé.
mante

Bouton [OK]
Valide les modifications apportées.

Bouton [Annuler]
Referme la fenêtre sans valider les modifications éventuellement faites.

Bouton [Imprimante]
Ouvre une seconde fenêtre «Mise en page» qui permet de sélectionner l’imprimante et de para-
métrer ses propriétés.

© 2009 Sage 211

 Menu Fichier

Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.

Bouton [Propriétés]
Ouvre la fenêtre de paramétrage spécifique à l’imprimante dont le nom est affiché dans la zone
attenante à ce bouton.

Bouton [Réseau]
Recherche d’une imprimante sur le réseau (si travail en réseau).

Bouton [OK]
Valide les modifications éventuellement apportées.

Bouton [Annuler]
Referme la fenêtre sans rien modifier.

Modèle par Cet encadré comporte deux boutons qui permettent de sélectionner un modèle d’impression pour
défaut chacune des langues utilisées.

Bouton [Attacher]
Bouton ouvrant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. La désignation du modèle
sélectionné apparaît à la droite de ce bouton.

Le chemin d’accès ainsi que le modèle sélectionné seront enregistrés dans le fichier des Préférences du
poste de travail.

La définition du modèle de mise en page s’effectue poste par poste, compte tenu qu’à chaque
poste une imprimante différente peut être affectée.
L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Sélectionner le modèle ».

Pour attacher un modèle de mise en page

1 . Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection s’ouvre.

© 2009 Sage 212

 Menu Fichier

2 . Sélectionnez le fichier dans le dossier où il est stocké.

Le nom du fichier attaché, précédé du chemin pour y parvenir, apparaît à la droite du bouton At-
tacher.

Pour modifier un modèle attaché : cliquez sur le bouton [Attacher] et opérez comme pour un
attachement.

Pour supprimer un modèle attaché : cliquez sur le bouton [Supprimer].

Voir également les informations données sous le titre «Modèle par défaut», page 217.

Bouton [Supprimer]
Ce bouton permet de supprimer l’affectation du modèle de mise en page aux étiquettes de coli-
sage.

Organisation – Etiquettes articles réceptionnés

Le premier niveau des étiquettes d’articles réceptionnés présente également un cas particulier.

© 2009 Sage 213

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Son fonctionnement est similaire à l’option d’impression des étiquettes de colisage. Elle permet
d’imprimer les étiquettes des articles réceptionnés.

Voir ci-dessus le titre «Organisation – Etiquettes de colisage», page 210.

Organisation – Projets de fabrication

Le premier niveau de Projets de fabrication affiche la zone Numéro en cours.

Utiliser cette zone pour saisir dans la limite de 9 caractères alphanumériques un N° de projet.

Le deuxième niveau affiche les intitulés suivants :

• Volet Origine,
• Volet Planning,
• Volet Synthèse,

© 2009 Sage 214

 Menu Fichier

• Volet Historique.
Ces volets sont accessibles à partir de la fenêtre Projet de fabrication, voir «Projet de fabrica-
tion», page 1315.

Organisation – Paramétrage des documents

Le deuxième niveau de l’option Organisation permet, dans la plupart des fonctions dont on peut
organiser le contenu, d’avoir accès aux fonctions suivantes :

• Définition de la chaîne des documents,

• Souche de numérotation par défaut,
• Circuit de validation,
• Modèle de mise en page par défaut et nombre d’exemplaires imprimés.
Le premier niveau de certaines fonctions ne permet pas le paramétrage de souches. Certaines
d’entre elles donnent un accès direct au paramétrage des colonnes que leurs fenêtres présentent.
Le tableau récapitulatif précédent vous précise ce point. Voir dans ce cas les explications dé-
taillées données plus loin, sous le titre « Organisation – Troisième niveau », concernant le para-
métrage des colonnes et de leur affichage.

Certaines autres permettent de sélectionner des domaines qui, à leur tour, vont donner accès à
la fenêtre de paramétrage des colonnes.

Ce niveau est disponible dans les fonctions suivantes :

• Documents des ventes,
• Documents des achats,
• Documents des stocks (ni circuit de validation, ni langue dans ce cas),
• Documents internes. La fenêtre de paramétrage comporte certaines particularités et est
décrite plus loin.

Voir la description des documents internes sous le titre «Organisation – Documents internes»,
page 219.

© 2009 Sage 215

 Menu Fichier

Cette liste n’est pas modifiable. Elle présente une liste de documents différente suivant le cycle
sélectionné.

Souche par défaut

Dans le cas des documents de vente et d’achat, une zone à liste déroulante permet de sélection-
ner celle des souches disponibles pour le type de document qui sera proposée par défaut lors de
la création d’une pièce du même type. En création de pièce, il sera cependant possible de modi-
fier cette sélection et de choisir une autre souche.

Les souches ainsi que le numéro de pièce courant sont paramétrés dans l’option «Souches et
numérotation», page 232.
Exemple
Les Bons d’avoir financier seront par défaut numérotés à partir de la souche Avoir.

Circuit de vali- Cet ensemble d’options n’est disponible que sur les documents de vente et d’achat et les docu-
dation ments internes. Il permet de préciser le circuit de validation des pièces par trois boîtes à cocher
dont la légende est différente en fonction du document sélectionné.

Pour ce qui concerne les documents internes, référez-vous au titre «Organisation – Documents
internes», page 219.

Pour les documents des ventes :

Type de document 1ère boîte à cocher 2ème boîte à cocher 3ème boîte à cocher

Devis Saisi Confirmé Accepté

Bon de commande Saisi Confirmé A préparer

Préparation de livraison Saisi Confirmé A livrer

Bon de livraison Saisi Confirmé A facturer

Bon de retour Saisi Confirmé A facturer

Bon d’avoir financier Saisi Confirmé A facturer

Facture Saisi Confirmé A comptabiliser

Facture de retour Saisi Confirmé A comptabiliser

Facture d’avoir Saisi Confirmé A comptabiliser

Facture comptabilisée Inaccessible Inaccessible Comptabilisé

© 2009 Sage 216

 Menu Fichier

Pour les documents des achats :

Type de document 1ère boîte à cocher 2ème boîte à cocher 3ème boîte à cocher

Préparation de com- Saisi Confirmé Accepté

mande

Bon de commande Saisi Confirmé Envoyé

Bon de livraison Saisi Confirmé Réceptionné

Bon de retour Saisi Confirmé Facturé

Bon d’avoir financier Saisi Confirmé Facturé

Facture Saisi Confirmé A comptabiliser

Facture de retour Saisi Confirmé A comptabiliser

Facture d’avoir Saisi Confirmé A comptabiliser

Facture comptabilisée Inaccessible Inaccessible Comptabilisé

Cochez les cases en fonction du circuit de validation que vous souhaitez pratiquer pour le docu-
ment en question.

Si la troisième case à cocher (activée par défaut) est désactivée, le document tout entier sera con-
sidéré comme non utilisé (rôle de la case à cocher Document valide des anciennes versions du
programme). Si vous ne souhaitez pas utiliser la fonction Circuit de validation mais utiliser quand
même le type de document sélectionné, laissez cochée cette seule dernière case.

Un document valide est précédé, dans la liste, par une icône particulière.

Un document désactivé est précédé, dans la liste, par une autre icône.

Cette fonction est en liaison avec les commandes suivantes :

• la commande Fichier / Autorisations d’accès dans laquelle on peut paramétrer les utilisa-
teurs qui ont le droit de se servir de cette fonction c’est-à-dire de valider les différentes
étapes d’une pièce ;

• la liste des pièces (commandes Documents des ventes et Documents des achats du
menu Traitement) dans laquelle le statut précisé ci-dessus apparaîtra sur chaque ligne de
pièce en fonction de la validation enregistrée pour elle dans cette même liste ;

• les pièces elles-mêmes dans lesquelles cette validation peut être également enregistrée à
l’aide d’une commande prévue à cet effet.

Voir chacune de ces fonctions pour les possibilités qu’elles offrent.

Modèle par Cet encadré comporte une zone de saisie, une liste déroulante et deux boutons qui permettent
défaut de sélectionner un modèle d’impression pour chacune des langues utilisées.

Langue
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner :
• Aucune : permet la sélection d’un modèle d’impression dans la langue de l’entreprise.
• Langue 1 : permet de sélectionner un modèle d’impression dans la langue 1.
• Langue 2 : permet de sélectionner un modèle d’impression dans la langue 2.
Les langues ne sont pas disponibles dans les documents des stocks.

© 2009 Sage 217

 Menu Fichier

Nbre (nombre) d’exemplaires

Cette zone permet d’indiquer le nombre d’exemplaires du document que le programme doit
imprimer par défaut. Valeur proposée par défaut : 1, saisissable : 1 à 99.
Cette zone n’est disponible que dans le cas des documents des ventes et des achats à l’excep-
tion des factures, des factures d’avoir et des factures de retour. Par contre les factures comptabi-
lisées en bénéficient.
Le nombre de factures imprimées dépend de la valeur indiquée dans l’en-tête du document :
zone Nb Facture de la fenêtre « Information document ».

Bouton [Attacher]
Bouton ouvrant la fenêtre de sélection du modèle de mise en page. La désignation du modèle
sélectionné apparaît à la droite de ce bouton. Ce rattachement doit être réalisé pour chaque lan-
gue utilisée.

Le chemin d’accès ainsi que le modèle sélectionné seront enregistrés dans le fichier des Préférences du
poste de travail.

La définition du modèle de mise en page s’effectue poste par poste, compte tenu qu’à chaque
poste une imprimante différente peut être affectée.

L’utilisation de ce bouton ouvre une fenêtre de sélection « Sélectionner le modèle ». Voir ci-des-
sous.

Choisissez le modèle correspondant au document en cours de paramétrage puis cliquez sur le

bouton Ouvrir. Le nom du modèle ainsi affecté apparaît à la droite du bouton [Attacher].
Windows Les modèles d’impression comportent l’extension .BGC.

Lors de l’impression des documents, la fenêtre de sélection du modèle de mise en page s’ouvrira
selon les dispositions suivantes :

• Si un modèle a été associé au type du document dans l’option Organisation, la fenêtre de

sélection du modèle de mise en page proposera automatiquement le dossier contenant le
modèle sélectionné.
- Si aucune langue n’a été enregistrée dans l’en-tête du document à imprimer, ou si
aucun modèle n’a été affecté à la langue 1 ou à la langue 2 suivant le cas, le pro-
gramme choisira le modèle correspondant à Aucune.
- Si une langue a été enregistrée dans l’en-tête du document, le programme sélection-
nera le modèle correspondant à la langue.
Macintosh Il faut, sur Macintosh, cliquer sur le bouton [Modèle] (qui se trouve dans la fenêtre de sélection
du modèle de document ouverte à la validation d’une impression) pour lancer l’impression en uti-
lisant le modèle défini dans l’option Organisation.

• Si aucun modèle n’a été associé au type de document, la fenêtre de sélection du modèle
de mise en page s’ouvrira sur le dernier dossier utilisé.

• Si plusieurs documents de type différents ont été sélectionnés et qu’il existe des modèles
rattachés à un type de document dans l’option Organisation, le programme ne présélec-
tionnera aucun type de document.
Macintosh Le bouton [Modèle] (qui se trouve dans la fenêtre de sélection du modèle de document) sera es-
tompé dans ces deux derniers cas.

Bouton [Supprimer]
Ce bouton permet de supprimer l’affectation du modèle de mise en page au document en cours
de paramétrage.

Si vous ne disposez que d’une seule imprimante, la mise en page enregistrée dans cette fenêtre
s’appliquera à tous les documents.

© 2009 Sage 218

 Menu Fichier

Modèles de Pour attacher un modèle de mise en page

mise en page
1 . Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection « Sélectionner le modèle »
s’ouvre.

2 . Sélectionnez le fichier dans le dossier où il est stocké.

Le nom du fichier attaché, précédé du chemin pour y parvenir, apparaît à la droite du bouton [At-
tacher].

Pour modifier un modèle attaché : cliquez sur le bouton [Attacher] et opérez comme pour un
attachement.

Pour supprimer un modèle attaché : cliquez sur le bouton [Supprimer].

Organisation – Documents internes

Lors de la création d’un fichier par la fonction Nouveau ou de la conversion ou de l’importation des
fichiers issus d’une ancienne version, le programme génère automatiquement quatre documents
internes qui sont les suivants :
• Entrée en stock,
• Sortie de stock,
• Gain financier,
• Perte financière.

Leur désignation est identique à leur type. Ces documents peuvent être renommés et leur type
changé (tant que des écritures n’ont pas été enregistrées dans ce dernier cas).

Ces documents peuvent être utilisés pour marquer une opération interne à l’entreprise.
Exemple
Une sortie de stock avant mise en fabrication d’un produit.
Une réintégration en stock à la suite d’un retour de prêt.

Deuxième niveau des documents internes

Le deuxième niveau des documents internes dans l’option Organisation permet :

© 2009 Sage 219

 Menu Fichier

• de créer jusqu’à 6 documents internes,

• de préciser l’intitulé du document interne,
• de préciser son type,
• de sélectionner la souche par défaut,
• de préciser les étapes du circuit de validation,
• de préciser le dépôt par défaut,
• d’enregistrer le modèle de mise en page utilisé par défaut pour l’impression des docu-
ments correspondants.

Les souches sont paramétrées dans l’option «Souches et numérotation», page 232.

Contrairement aux autres documents, les documents internes ne sont pas affectés à des journaux
car leurs écritures ne sont pas destinées à être passées en comptabilité.

Pour créer un document interne :

1 . Cliquez sur une ligne vide dans la liste de gauche.
2 . Enregistrez les paramètres dans les zones de droite.
3 . Validez.

Pour modifier un document interne :

1 . Cliquez sur la ligne du document à modifier dans la liste de gauche.
2 . Enregistrez les paramètres dans les zones de droite.
3 . Validez.

Pour supprimer un document interne :

1 . Cliquez sur la ligne du document à supprimer dans la liste de gauche.
2 . Décochez toutes les cases du circuit de validation.
3 . Validez.

© 2009 Sage 220

 Menu Fichier

Ne peuvent être supprimés que les documents internes sur lesquels aucune écriture n’a été por-
tée.

Les zones dont se compose cette fenêtre ont les rôles suivants.

Intitulé
Désignation du document interne. Dès sa validation il apparaît dans la liste de gauche. 65 carac-
tères alphanumériques.

Type mouvement
Zone à liste déroulante permettant de définir le type de mouvement interne qu’il est possible de
saisir dans le document :
• Aucun : les lignes saisies dans le document n’ont aucune influence sur le stock ni en
quantité ni en valeur.
• Entrée en stock : les lignes saisies dans le document augmentent le stock en quantité et
en valeur.
• Sortie de stock : les lignes saisies dans le document diminuent le stock en quantité et en
valeur.
• Gain financier : les lignes saisies dans le document n’ont aucune influence sur les quan-
tités en stock. Ce type correspond aux bons et factures d’avoir financier fournisseurs. Le
montant saisi est enregistré comme un gain.
• Perte financière : les lignes saisies dans le document n’ont aucune influence sur les
quantités en stock. Ce type correspond aux bons et factures d’avoir financier clients. Le
montant saisi est enregistré comme une perte.

Souche par défaut

Sélectionnez l’intitulé de la souche qui sera utilisée par défaut pour le document en cours.

Les souches, leur numérotation ainsi que la consultation du numéro de pièce courant sont para-
métrés dans l’option «Souches et numérotation», page 232.

Circuit de validation
Ces trois cases permettent de sélectionner la ou les étapes du circuit de validation du document
interne en cours de paramétrage :
• Saisi,
• Confirmé,
• Validé.
Si aucune de ces cases n’est cochée, le document est désactivé et ne pourra pas servir à la sai-
sie de lignes.

Dépôt par défaut

Liste déroulante permettant d’affecter au document interne un dépôt par défaut. Ce dépôt sera
systématiquement proposé dans les documents internes saisis (mais restera modifiable).
Les valeurs proposées par cette liste sont :
• Dépôt principal : le dépôt principal de la société sera proposé par défaut.
• Liste des dépôts : le programme propose la liste des dépôts enregistrés dans la com-
mande Structure / Dépôts de stockage.

Modèle par défaut

Cet ensemble de zones et de boutons permet d’associer un modèle d’impression de document
par défaut au document interne en cours de paramétrage.

Pour plus d’informations sur l’affectation des modèles, reportez-vous au titre «Modèle par
défaut», page 217 des documents classiques dont l’utilisation est identique.

© 2009 Sage 221

 Menu Fichier

Organisation – Choix du domaine

Les commandes suivantes présentent un niveau intermédiaire (et même deux dans le cas de l’in-
terrogation de compte) avant le paramétrage des colonnes :

• Préparation des livraisons :

- Liste des commandes,
- Détail des commandes,
- Liste des articles,

• Validation des préparations :

- Validation unitaire,
- Validation globale,

• Abonnements :
- Abonnements clients,
- Abonnements fournisseurs,

• Contremarque :
- Génération documents,
- Affectation livraisons/fabrications,

• Interrogation de comptes qui donne accès aux fonctions :

- Interrogation nomenclatures qui donne accès aux fonctions :
. Interrogation du stock,
. Interrogation des tarifs,
. Interrogation commerciale,
- Interrogation charges ressources,
- Interrogation tiers qui donne accès aux fonctions :
. Interrogation commerciale,
. Interrogation comptables,
- Interrogation articles qui donne accès à :
. Interrogation du stock,
. Interrogation des tarifs,
. Interrogation commerciale,
- Interrogation affaires qui donne accès à :
. Interrogation commerciale,
. Interrogation documents,
. Interrogation comptable,
- Interrogation collaborateurs qui donne accès à :
. Interrogation commerciale,
. Interrogation documents.
• Recherche de documents qui donne accès à :
- Entête de documents,
- Lignes de documents.

© 2009 Sage 222

 Menu Fichier

Cette sélection s’effectue par un double-clic sur la ligne ou par sa sélection et l’utilisation du
bouton [Voir/Modifier] de la barre d'outils « Navigation ».

Organisation – Liste des colonnes

Le niveau qui définit les colonnes affichées dans la pièce sélectionnée se présente comme suit.

Il est accessible au stade ultime à partir de tous les documents gérés à partir de l’option Organi-
sation.

A ce niveau les différentes colonnes proposées ne sont pas modifiables. On ne peut que sélec-
tionner ou dessélectionner leur affichage ou leur disponibilité dans le document correspondant.
L’administrateur peut définir quelles sont les colonnes obligatoires, disponibles ou indisponibles
pour les autres postes de travail lors d’une utilisation du programme en réseau ou par des utilisa-
teurs multiples.

© 2009 Sage 223

 Menu Fichier

L’administrateur est défini dans la commande «Autorisations d’accès», page 252.

Rappelons que chaque utilisateur dispose d’une commande Fenêtre / Personnaliser la liste qui lui permet
de modifier l’apparence et le contenu des écrans sur son propre poste. Les commandes décrites ci-après
limiteront ses propres possibilités de paramétrage.

Le statut des colonnes, c’est-à-dire leur disponibilité ou leur affichage, est rappelé par une petite
icône placée en début de ligne.

Le paramétrage du statut des colonnes s’effectue de la façon suivante :

1 . sélectionnez l’intitulé de la colonne à paramétrer ;
2 . cliquez sur l’une des cases disponibles (ou sa désignation) ;
3 . validez.

Les statuts disponibles dans cette fenêtre sont les suivants.

Obligatoire pour l’application

Une telle colonne est imposée par le programme et ne peut être dessélectionnée. Les autres
boutons à cocher sont estompés.
Une colonne dont cette option est cochée est marquée d’une icône particulière. Cette option
est estompée pour toutes les colonnes non imposées par le programme.

Obligatoire pour le fichier

Une telle colonne est imposée par l’administrateur et ne peut être dessélectionnée par les diffé-
rents utilisateurs.
Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière.

Masquée pour le fichier

Une telle colonne est interdite par l’administrateur et ne peut être affichée par les différents utili-
sateurs.

Une colonne dont cette option est active est marquée d’une icône particulière.

Disponible pour le fichier

Une telle colonne est autor«A propos de votre société», page 113isée par l’administrateur et
peut être affichée ou non par les différents utilisateurs.
Une colonne dont cette option est active est repérée par une icône particulière.

Ces réglages ne valent que pour le fichier commercial en cours d’utilisation.

Il est conseillé de consulter la partie du manuel traitant de la saisie des pièces (vente, achat et
stock) avant de définir quelles colonnes vous souhaitez voir apparaître ou pas. Certaines fonctions
et certains automatismes ne s’exécutent que si la colonne correspondante est affichée.

Les désignations des zones Informations libres apparaissent si elles ont été saisies, sinon c’est le numéro
de l’information libre qui est mentionné.

Colonnes des fonctions paramétrables de l’option Organisation

Le détail des colonnes et de leur paramétrage est précisé en Annexe.

Voir «Annexe 1 – Liste des colonnes de l’option Organisation», page 1991.

© 2009 Sage 224

 Menu Fichier

Pays

Cette option permet d’enregistrer diverses informations sur les pays avec lesquels vous commer-
cez, à l’importation ou à l’exportation. Cette information est reprise dans les fiches clients et four-
nisseurs. Il est donc conseillé de renseigner cette option avant de saisir les fiches de tiers.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du pays.

Code pays
Zone de 3 caractères alphanumériques permettant de saisir le code correspondant au pays con-
sidéré (norme ISO3166).

Code DEI
Zone de 3 caractères alphanumériques.

Code ISO 2
Zone de 2 caractères alphanumériques.

Coefficient d’assurance
Zone de 14 caractères numériques. Le coefficient d’assurance permet de calculer la valeur sta-
tistique de la ligne pour la Déclaration d’échanges de biens.
Par défaut cette zone ainsi que la suivante sont paramétrées sur 1.

Coefficient de transport
Zone de 14 caractères numériques. Le coefficient de transport permet de calculer la valeur sta-
tistique de la ligne pour la Déclaration d’échanges de biens.
La valeur statistique de la déclaration d’échanges des biens sera égale à la valeur hors taxes de
la ligne augmentée de ces deux taux.

Plan analytique

Cette option donne accès aux différents plans analytiques (11 au maximum) que vous pouvez uti-
liser en comptabilité :

• 10 plans analytiques,

© 2009 Sage 225

 Menu Fichier

• un plan IFRS si l’option Application des normes comptables internationales IFRS est
sélectionnée dans le volet Initialisation de la fiche entreprise.

Pour la gestion de la norme IFRS, voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 117.

Les plans analytiques sont repris par défaut de la comptabilité. Toutes les modifications faites ici
sont reportées dans le fichier comptable.

Cette option permet également d’enregistrer un Plan IFRS destiné au stockage des écritures de
type IFRS dans le cas où ce mode de gestion a été retenu.

La liste de gauche montre les plans analytiques déjà enregistrés.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation du plan analytique.

Le programme Sage Gestion commerciale permet la ventilation analytique à deux niveaux :

• Fiches articles : ventilation par produit : les plans de ce type sont repérés par une
icône spécifique ;

• Affaires : ventilation par affaire : les plans de ce type sont repérés par une icône spé-
cifique.

Les écritures comptables issues de la facturation pourront être ventilées sur ces deux types de
plans analytiques dans le fichier comptable.

Dès lors qu’une option est sélectionnée, l’autre devient inaccessible. Il est impossible d’utiliser le même
plan en analytique Article et Affaires.

Plan analytique Article

Case à cocher permettant de désigner le plan analytique utilisable pour la ventilation analytique
des fiches articles. Seul un plan analytique peut être utilisé en ventilation des fiches articles.
Le plan ainsi sélectionné est repéré par une petite icône dans la marge de gauche. Il ne peut
y avoir qu’un seul plan analytique affecté aux articles. La sélection d’un autre plan remplace
le précédent.

© 2009 Sage 226

 Menu Fichier

Plan analytique Affaires

Case à cocher permettant de désigner le plan analytique utilisable pour la ventilation des docu-
ments (affectation de la section analytique dans l’en-tête et sur chaque ligne des documents de
vente et d’achat).

Le plan ainsi sélectionné est repéré par une petite icône dans la marge de gauche.
Il ne peut y avoir qu’un seul plan analytique affecté aux affaires. La sélection d’un autre plan rem-
place le précédent.

Plan analytique IFRS

Cette case à cocher permet de préciser le plan destiné à la gestion IFRS. Elle est masquée si
aucune gestion IFRS n’a été demandée.
Le plan analytique Articles ou Affaires peut être celui affecté à la gestion de l’IFRS. Dans ce cas,
lors de la mise à jour en comptabilité un message indiquant que ce plan est utilisé en Articles (ou
Affaires) et IFRS s’affichera. Une confirmation sera demandée pour poursuivre le traitement en
utilisant la ventilation IFRS.

Le paramétrage de la gestion IFRS se fait dans le «Volet Initialisation – A propos de…»,

page 117.

Lorsqu’un plan est désigné comme IFRS, il apparaît dans la liste avec une icône particulière.
Un seul plan peut être désigné comme IFRS. La sélection d’un autre plan remplace le pré-
cédent.

Si le plan analytique a été affecté aux articles ou aux affaires avant d’être affecté à la gestion IFRS, il con-
serve son icône d’origine.

Il n’est pas possible de supprimer l’affectation IFRS d’un plan analytique si une section de ce plan
a été affectée à un compte de tiers.

Pour accéder aux autres niveaux de paramétrage, faites un double-clic sur la ligne ou utilisez le
bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ».

Voir ci-dessous le détail des fenêtres de paramétrage.

Il n’est pas nécessaire qu’un plan IFRS soit structuré.

Report section en achat

Cette boîte à cocher n’est active que si la zone Plan analytique Affaires a été cochée. Elle per-
met, lorsqu’elle est cochée, de reporter sur la ligne de document d’achat la section analytique
mentionnée sur la ligne du document de vente en cas de génération de commande fournisseur
suite à une indisponibilité ou en cas d’utilisation de la fonction Contremarque.

Section analytique d’attente

Cette zone à liste déroulante donne accès à la liste des sections du plan sélectionné. Elle permet
d’enregistrer une section qui servira à faire l’équilibrage analytique lors des mises à jour compta-
bles.
Une répartition partielle est possible sur les 5 derniers plans. Dans ce cas, l’équilibre analytique
n’est réalisé que si une section d’attente a été définie.

Structure des numéros de sections

Pour chaque plan analytique, le programme vous permet de définir la structure des numéros des
sections qui lui seront rattachées. Ainsi, toutes les sections du plan auront une structure de nu-
méro commune. Pour cela, il faut faire un double-clic sur la ligne du plan analytique que l’on veut
structurer.

© 2009 Sage 227

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Le plan IFRS est également un plan structuré. Rappelons que la norme IAS/IFRS prévoit deux types de
ventilation principaux : sur la zone géographique et sur l’activité.

Un plan analytique structuré est repéré dans la liste des plans analytiques par un triangle dis-
posé à la droite de sa désignation.

Ce paramétrage n’a aucun caractère obligatoire. Vous pouvez choisir de créer librement vos sections ana-
lytiques avec pour seule limite la taille des numéros de section définie lors de la création du dossier (et
éventuellement modifiée dans le volet «Initialisation»).

Exemple
Votre organisation interne prévoit la codification suivante :

Région Représentant Produits

NO - Nord DUP - M. Dupont FA - Bijouterie fan-

taisie

ES - Est ALF - M. Alfred OR - Or

OU - Ouest BER - M. Bernard

SU - Sud

Les numéros des sections du plan analytique Activité peuvent être structurés comme suit :
- les 2 premiers caractères correspondent à la Région,
- les 3 caractères suivants correspondent au Représentant,
- les 2 derniers caractères correspondent aux Produits.
Les sections analytiques du plan Activité seront donc :
- NODUPFA Nord - M. Dupont - Bijouterie fantaisie
- NODUPOR Nord - M. Dupont - Or
- ESDUPFA Est - M. Dupont - Bijouterie fantaisie
- NOALFFA Nord - M. Alfred - Bijouterie fantaisie, etc.
Cette codification vous permettra d’obtenir un plan analytique homogène.

Pour enregistrer la structure de numérotation d’un plan analytique, faites un double-clic sur son
intitulé.

© 2009 Sage 228

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Intitulé
La structure d’un numéro de section est définie par un intitulé pouvant atteindre 35 caractères
alphanumériques.

Longueur
Elle peut varier de 1 à 13.

La longueur des sections analytiques définie dans le volet «Initialisation» n’est prise en compte que pour les
plans analytiques pour lesquels aucune structure de numéro n’est enregistrée. De plus le contrôle ne
s’effectue que sur la somme des longueurs des énumérés.

A chaque plan, vous pouvez associer une structure de numéro composée de 6 éléments.
La longueur totale du numéro de section, soit le total de chacun de ses éléments ne doit pas
excéder 13 caractères.

Après la création de la première section analytique, la modification d’une structure devient impossible pour
le plan analytique concerné.

Enumérés de chaque poste de la structure

Un double clic sur un élément de liste permet d’accéder à un troisième niveau.

Vous enregistrez ici chaque poste de la structure, soit, dans notre exemple, une liste de pays.

Un poste est défini par un Numéro et un Intitulé

Numéro
2 caractères alphanumériques maximum.

Intitulé
35 caractères alphanumériques maximum.

En création de section, vous pouvez utiliser ces tables afin de fiabiliser la création des sections analytiques.

© 2009 Sage 229

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Périodicité

Cette option est affectée aux clients et permet de cadencer leur facturation.

La première valeur étant affectée par défaut à toute nouvelle fiche, il est conseillé d’y enregistrer la plus
courante.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant de saisir la désignation de la périodicité.
10 périodicités peuvent être saisies.

Résiliation abonnement

Cette option permet d'enregistrer les motifs de résiliation des abonnements.

Ces informations ne sont utilisées que dans un but statistique.

© 2009 Sage 230

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Intitulé
On peut enregistrer 30 motifs de 35 caractères alphanumériques chacun.
Ces motifs seront utilisés dans la commande Traitement / Abonnements.

Service contact

Cette option permet d’enregistrer les services auxquels appartiennent les contacts enregistrés
dans les volets « Contacts » :

• de la présente fonction pour les personnes des services centraux de votre société,
• de la commande Structure / Dépôts de stockage pour les responsables de vos dépôts,
• des commandes Clients et Fournisseurs du menu Structure pour vos différents interlocu-
teurs chez ces tiers.

Les informations enregistrées ici pourront servir à sélectionner les destinataires de mailings
adressés via la messagerie.

Le nombre de services qui peuvent être enregistrés est illimité.

Intitulé
Intitulé du service. 35 caractères alphanumériques.

Abrégé
Zone de 3 caractères alphanumériques majuscules dont la saisie n’est pas obligatoire et qui sert
à identifier le service.
Si cet abrégé est utilisé, il doit être unique. Un message d’avertissement apparaîtra en cas de
saisie d’un abrégé existant.
Ce code sera utilisé dans les objets de mise en page des documents afin d’insérer commodé-
ment des informations relatives aux contacts.

© 2009 Sage 231

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Souches et numérotation

Cette option permet :

• de définir les souches utilisées par les documents des ventes, des achats, des stocks et
internes,

• de préciser leur numérotation,

• de consulter le niveau de numérotation atteint pour chaque document des domaines cités.
La souche affectée par défaut à un type de document donné est paramétrée dans l’option Orga-
nisation.

Voir cette option sous le titre «Organisation», page 206.

Le premier niveau de la présente option permet de sélectionner les domaines concernés.

Un double clic sur une ligne ou sa sélection et l’utilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre
d’outils « Navigation » permet d’accéder au niveau suivant.

© 2009 Sage 232

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Documents des Cette fenêtre permet d’enregistrer jusqu’à 50 souches différentes pour le domaine considéré ainsi
ventes et des que les journaux de ventes, d’achat ou de situation affectés à la souche. Elle permet également
achats de paramétrer la numérotation des différentes pièces qui peuvent être gérées avec la souche cor-
respondante et de consulter, en cours d’utilisation, le numéro de pièce courant.

Il est possible d’affecter simultanément un journal d’achat / vente et un journal de situation à la

même souche. Le premier servira par défaut lors de la comptabilisation des achats ou des ventes
suivant le cas et le second pour la comptabilisation des engagements des achats ou des ventes.

Documents des Aucune souche ne peut être enregistrée pour les documents de ce domaine. Seule la structure
stocks des numéros de pièce peut être paramétrée. Il n’est pas non plus possible d’enregistrer de jour-
naux par défaut pour ce domaine.

Documents Il est possible d’enregistrer 50 souches différentes pour ce domaine mais aucun journal.
internes

Souches Seuls les documents suivants disposent de souches :

• Documents des ventes,

• Documents des achats,
• Documents internes.
Cette fenêtre permet de définir 50 souches spécifiques pour les documents d’achat, de vente et
internes et de leur affecter des codes journaux (sauf dans le cas des documents internes et de
stock) pour la comptabilisation des factures correspondantes. La mise en place de ces souches
de numérotation par cycle permet de structurer la facturation.
Exemple
Les documents de vente peuvent être subdivisés en 3 souches, une souche pour les ventes ex-
ternes à l’entreprise, une souche pour la facturation interne entre les différents services et une
autre souche pour la refacturation.

© 2009 Sage 233

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En ce qui concerne les documents des achats, il est conseillé, si vous en faites la gestion, de réserver une
souche aux factures de frais d'approche.

Activation souche
Boîte à cocher activant l’utilisation de la souche et permettant d’enregistrer les données qui la
concernent.

Intitulé souche
Zone de 35 caractères alphanumériques pour la saisie de la désignation de la souche.

Journal de vente / d’achat

Zone à liste déroulante permettant d’affecter un code journal aux pièces issues de la souche
considérée.
Lors du transfert des écritures par la fonction Traitement / Mise à jour de la comptabilité, ces écri-
tures seront portées par défaut sur le journal correspondant.

Cette zone propose tous les types de journaux dans cette zone pour permettre la sélection d’un journal de
trésorerie pour la comptabilisation directe des achats ou des ventes.

Journal de situation
Zone à liste déroulante permettant d’affecter un code journal de situation aux pièces issues de la
souche considérée. Seuls les journaux de type Situation sont proposés.
Ce code permet la comptabilisation des engagements sur un journal différent de celui paramétré
dans le volet « Fichier / A propos de votre société / Comptable / Engagement ».

Pour créer une souche :

1 . Cliquez sur la première ligne vide dans la zone de gauche.
2 . Cochez la case Activation souche.
3 . Enregistrez l’Intitulé de la souche.
4 . Paramétrez éventuellement les codes journaux.
5 . Paramétrez le format des numéros des pièces en enregistrant le numéro à partir duquel la
séquence doit commencer.
6 . Validez.

Pour modifier un souche :

1 . Sélectionnez la ligne de la souche.
2 . Apportez les modifications souhaitées.
3 . Validez. Les modifications ne s’appliquent qu’aux pièces qui seront enregistrées après la
modification.
Aucun contrôle n’est exercé si vous paramétrez des numéros de pièces qui existent déjà.

Pour supprimer une souche :

1 . Sélectionnez la souche.
2 . Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ».

Numéro de Utiliser cette zone pour saisir dans la limite de 9 caractères alphanumériques le premier numéro
pièce courant de souche correspondante pour le type de document considéré. Les documents proposés cor-
respondent au domaine sélectionné.
En cours d’utilisation, cette zone affiche le numéro qui sera proposé lors de la prochaine création
de pièce.

© 2009 Sage 234

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Structure banque

Cette option permet, dans le cadre du passage à l’euro et de la possibilité offerte aux sociétés
d’ouvrir des comptes dans des banques étrangères ou bien d’adapter les RIB des comptes ban-
caires des tiers, de préciser la structure du RIB de ces banques qui n’est pas celle des banques
françaises.

Cette option propose quatre choix :

• Locale : ce choix permet de paramétrer les structures de codes banques utilisés :

- Aucun,
- en France,
- en Espagne,
- au Portugal ou
- en Belgique.

• Autre : ce choix permet :

- soit un paramétrage correspondant à la norme EDI,
- soit un paramétrage manuel du code banque.
• BBAN : permet de paramétrer les codes banques selon la structure BBAN (Basic Bank
Accournt Number – Identifiant national d’un compte bancaire), structure actuellement utili-
sée par des banques étrangères.

• IBAN : permet de paramétrer les codes banques selon la structure IBAN (International
Bank Account Number) qui est un projet de norme internationale d’identification des
comptes bancaires.

Il est également possible de paramétrer une structure à la norme EDI en choisissant Locale.
La structure BIN des versions précédentes du programme n’existe plus.

© 2009 Sage 235

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Pour chacun de ces choix il est proposé les paramétrages résumés dans le tableau suivant.

Intitulé Locale Autre EDI BBAN IBAN

Structure Aucun, Manuelle EDI BBAN IBAN

France, Espa-
gne, Portugal
ou Belgique

Code banque 5 14 14 0 0

Code guichet 5 17 17 17 0

Numéro de 11 17 17 17 34 (1)
compte

Clé RIB 2 0 2 0 0

Gestion clé France par Non Non Non Non

défaut mais
modifiable
1. Correspond à la concaténation des zones Code guichet et Numéro de compte.

Structure EDI
C’est une codification bancaire de la forme suivante.

Zone Caractéristiques

Code Banque 14 caractères alphanumériques (appelé Code BIC)

Code Guichet 17 caractères numériques

Numéro de compte 17 caractères alphanumériques

Lorsque cette structure est sélectionnée, toutes les autres zones de la fenêtre s’estompent et
sont inutilisables. Pour les banques à l’étranger, adopter de préférence la structure EDI pour
pouvoir faire face à toutes les structures possibles. Si un RIB possède une clé, celle-ci doit être
incluse dans le numéro de compte. La structure EDI ne gère pas le contrôle de la clé.

Code Banque
Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.
Longueur : 14 caractères maximum.

Longueur
Enregistrer dans ces zones le nombre de caractères maximum de la partie correspondante du
RIB

Type
Cette zone à liste déroulante propose :
• Alphanumérique : les caractères qui composent la partie du RIB peuvent être des lettres,
des chiffres ou des signes.
• Numérique : les caractères qui composent la partie du RIB ne sont que des chiffres.
Code Guichet
Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.
Longueur : 17 caractères maximum.

N° compte
Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.
Longueur : 17 caractères maximum.

© 2009 Sage 236

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Le programme ne gérant pas les séparateurs, la totalité du RIB des banques locales est reportée
sur le numéro de compte.

Clé
Les zones à la droite de ce titre permettent de paramétrer la longueur de cette partie du RIB.
Longueur : 2 caractères maximum.

Contrôle de la clé
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Aucun : aucun contrôle de la clé n’est fait par rapport aux autres caractères du RIB. C’est
le cas des banques étrangères qui utilisent un autre algorithme que celui des banques
françaises.
• France : la clé est vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en France.
• Espagne : la clé est vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en Espa-
gne.
• Portugal : la clé est vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées au Portu-
gal.
• Belgique : la clé est vérifiée selon les règles de détermination de la clé utilisées en Belgi-
que.

Codification des RIB

En France

Rappelons que la codification des RIB en France est la suivante :

Zone Caractéristiques

Code Banque 5 caractères numériques

Code Guichet 5 caractères numériques

Numéro de 11 caractères numériques

compte

Clé RIB 2 caractères numériques (déterminés selon un algorithme de calcul)

Exemple
La structure des comptes bancaires en Belgique est la suivante : 3 caractères numériques + tiret
+ 7 caractères numériques + tiret + 2 caractères numériques (123-4567890-12).

En cas d’importation de banques (fonctions comptables, clients ou fournisseurs), le programme effectue un

contrôle sur le type de banque résidente ou étrangère. Si la longueur des comptes importés est supérieure
à celle paramétrée, ces comptes sont tronqués par la droite à la longueur enregistrée.

Codification des RIB en général

Pour une struc- • Code banque : vous disposez de 5 à 14 caractères numériques pour saisir le code de
ture banque l'agence dont relève le compte du tiers.
Locale ou
étrangère • Guichet : vous disposez de 5 à 17 caractères numériques pour saisir le code guichet dont
relève le compte du tiers.

© 2009 Sage 237

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• Numéro de compte : vous disposez de 11 à 17 caractères alphanumériques pour saisir le

numéro de compte dont relève le compte du tiers.

• Clé : Elle est saisie sur 2 caractères numériques.

Si la zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure ban-
que est positionnée sur la valeur France, la validité de la clé est contrôlée.
Si l’option Structure EDI est sélectionnée, la validité de la clé n’est pas contrôlée.

Pour une struc- Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules.
ture banque
BBAN

Pour une struc- Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Renseignez les
ture banque zones comme suit :
IBAN
• Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir le
code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé.

• Numéro de RIB : 30 caractères (7x4 + 1x2) pour enregistrer ce numéro au format Local.
Des contrôles sont effectués par le programme et génèrent des messages d’erreur si :

• la clé ne correspond pas au numéro IBAN ;

• les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays
sélectionné ;

• le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.
La gestion de l’IBAN est utilisée dans le cadre des virements internationaux gérés par le programme
Sage 100 Moyens de paiement.

Type contact

Cette option permet de saisir et d’enregistrer plusieurs types de contact.

© 2009 Sage 238

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Exemple
Les types contact peuvent être « Interlocuteur », « Avocat », « Huissier », « Chef de projet »...

Type tiers

Les types de tiers sont utilisés lors de la création des comptes de tiers (commandes Clients et
Fournisseurs du menu Structure). Ils permettent à la fois la création manuelle ou automatique des
comptes de tiers ainsi que la création automatique des comptes généraux (lorsqu'ils n'existent
pas déjà) rattachés à chaque compte de tiers.

Cette option se compose de deux niveaux. Le premier niveau permet de définir le type de tiers à
paramétrer (client ou fournisseur). Le deuxième niveau permet le paramétrage du type de tiers.

Cette fenêtre permet de paramétrer le mode de création des comptes de tiers clients et fournis-
seurs. Ce paramétrage peut être différent entre clients et fournisseurs. Il se compose des zones
suivantes.

© 2009 Sage 239

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Numérotation
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Manuelle : la saisie du compte de tiers est laissée entièrement aux soins de l’opérateur.
Dans ce cas, les zones Longueur et Racine sont inaccessibles.
• Automatique : le programme attribue de lui-même un numéro au tiers en fonction des
indications portées dans les deux zones suivantes.
• Manuelle avec racine : la racine saisie sera proposée par défaut et l’opérateur la complé-
tera avec les indications de son choix (dans la limite de la longueur définie).

La longueur des comptes de tiers est indépendante du paramétrage fait dans le volet « Initialisation » de la
présente fonction sur la longueur des comptes généraux. Elle est limitée à 17 caractères alphanumériques
comme cela est précisé plus loin.

Les valeurs enregistrées dans les zones de ce volet peuvent être modifiées à tout moment, les
modifications n’intervenant que sur les comptes de tiers enregistrés par la suite.
Exemple
Les paramétrages suivants ont été enregistrés pour les clients :
Numérotation : Automatique.
Longueur : 7.
Racine : C02 (cette racine représente, par exemple, le quantième de l’année).
Les clients successivement créés se verront attribuer les numéros (non modifiables) suivants :
C020001
C020002
C020003
etc.

Longueur
Cette zone sert à enregistrer la longueur du numéro du tiers en cas de génération automatique
ou de saisie manuelle avec racine.
Trois choix se présentent en fonction de la sélection faite dans la zone Numérotation :
• Manuelle : zone inaccessible.
• Automatique : aucune valeur n’est proposée par défaut mais elle est doit être comprise
entre 1 et 17. La longueur de la racine est incluse dans cette valeur. La valeur 0 n’est pas
admise.
• Manuelle avec racine : si une valeur entre 1 et 17 est saisie, la longueur des numéros de
tiers sera limitée à cette valeur (qui inclut la longueur de la racine saisie). La valeur 0 n’est
pas admise.
Dans ce dernier cas, si un numéro de tiers est saisi avec un nombre de caractères inférieur ou
supérieur à la valeur fixe enregistrée, un message s’affichera.
« La longueur du compte client doit être de XXX caractères ! Souhaitez-vous tronquer ou
compléter par des zéros ce numéro ?
[Oui] [Non] »
[Oui] : le programme tronque la valeur saisie ou la complète avec des zéros.
[Non] : la validation est annulée et l’utilisateur doit faire les modifications qui conviennent.

Racine
Zone de 17 caractères alphanumériques maximum pour la saisie du radical du numéro de tiers
dans le cas de saisie automatique ou manuelle avec racine.
Dans le cas de saisie manuelle avec racine, la modification de cette racine lors de l’enregistre-
ment du numéro de tiers entraîne l’apparition d’un message qui bloque la saisie tant que le radi-
cal n’est pas rétabli à sa valeur paramétrée.

Il est nécessaire de valider toute modification faite à l’une des zones de cette fenêtre.

© 2009 Sage 240

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Compte général associé

Pour accéder au deuxième niveau des types tiers faites un double-clic sur l’intitulé du tiers
à paramétrer. Vous pouvez aussi sélectionner la ligne et valider ou cliquer sur le bouton
[Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ».

Ce niveau sert au paramétrage du compte général comptable qui sera utilisé pour enregistrer les
écritures correspondant au tiers.

Intitulé
L'intitulé saisi ici constituera les premiers caractères de l'intitulé du compte général créé automa-
tiquement rattaché au compte de tiers ; il peut être saisi sur 17 caractères alphanumériques. Le
programme le complétera automatiquement par l’intitulé du compte de tiers.

Radical / Compte
Cette zone définit la composition du numéro du compte général créé automatiquement :
• Radical : le numéro du compte général sera composé d'un radical saisi, suivi du numéro
du compte de tiers ; le radical peut être saisi sur 13 caractères, les 3 premiers étant numé-
riques.
• Compte : le numéro du compte général sera le numéro saisi, sans juxtaposition du
numéro du compte de tiers ; il peut être saisi sur 13 caractères alphanumériques toujours
affichés en majuscules.
Exemple
1) Le type tiers Client est défini comme suit :
Intitulé : Clt.
Radical : 411
Lors de la création du compte tiers suivant
Numéro : DUPOND
Intitulé : Monsieur Dupond
Type tiers : Client
le programme créera automatiquement le compte général rattaché :
Numéro : 411DUPOND (radical + numéro compte tiers)
Intitulé : Clt. Monsieur Dupond (intitulé + intitulé compte tiers)
2) Le type tiers Fournisseur est défini comme suit :
Intitulé : Fr.

© 2009 Sage 241

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Compte : 401000
Lors de la création du compte tiers suivant
Numéro : DURAND
Intitulé : Monsieur Durand
Type tiers : Fournisseur
le programme créera automatiquement le compte général rattaché :
Numéro : 401000 (compte)
Intitulé : Fr. Monsieur Durand (intitulé / intitulé compte tiers)

Principal
Case à cocher permettant de définir quel compte sera repris par défaut comme compte général
de rattachement du compte tiers. Les écritures comptables de facturation seront transférées par
défaut sur le compte principal du compte de tiers.

Ce compte pourra être modifié dans l’en-tête des documents.

Par défaut, le programme propose :

Type tiers Radical Intitulé Principal

Client 411 Cl. coché

Fournisseur 401 Fr. coché

Le compte défini comme principal est repéré dans la liste par l’icône .

Il ne peut y avoir qu’un seul compte principal. Si vous voulez le supprimer, il faut en créer un autre
et lui attribuer le statut de principal.

Unité d’achat et de vente

Cette option permet de lister les différentes unités sous lesquelles les articles sont achetés et ven-
dus.

Le prix de vente de l’article sera exprimé en regard de l’unité de vente. Le programme Sage Ges-
tion commerciale permettant de gérer une unité de vente différente de l’unité d’achat, le prix
d’achat sera exprimé en regard de l’unité d’achat. Les stocks sont gérés en unités de vente.

Les unités d’achat et de vente permettent d’acheter un article dans une unité et de le revendre
dans une autre si vous modifiez le conditionnement.
Exemple
Unité d’achat : fut d’huile moteur de 200 litres.
Unité de vente : bidon d’huile moteur, conditionnement par 1, 2 ou 5 litres.

La première unité étant systématiquement proposée par défaut, ayez soin d’y enregistrer la plus
courante.

© 2009 Sage 242

 Menu Fichier

Il est possible de saisir 30 intitulés d’unités d’achat et de vente.

Intitulé
Utiliser cette zone pour saisir dans la limite de 21 caractères alphanumériques l’intitulé de l’unité
d’achat et de vente.
Windows Correspondance avec le planning

Sélectionner cette option pour rattacher une unité d’achat et de vente au planning. Les unités rat-

tachées au planning affichent l’icône suivante :

La sélection de l’option Correspondance avec le planning permet de préciser l’unité d’achat et

de vente. Les zones suivantes s’affichent :

• l’intitulé de l’unité d’achat et de vente suivi du signe égal (=).

• une zone de saisie.
Utiliser cette zone de saisie pour saisir dans la limite de 3 caractères numériques le nom-
bre d’unités de temps qui compose(nt) l’unité d’achat et de vente.

• Active une liste déroulante.

Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner l’unité de temps qui compose l’unité
d’achat et de vente.
Exemple
Si l’intitulé de l’unité d’achat et de vente est « Demi-journée », la sélection de l’option Correspon-
dance avec le planning permet de préciser qu’une demi-journée se compose de 4 heures.
Si l’entreprise propose des formations sous forme de cours d’une heure, l’intitulé de l’unité d’achat
et de vente est « Heure ». La sélection de l’option Correspondance avec le planning permet
alors de préciser qu’une heure de formation correspond à 50 minutes.

Lorsque les unités qui ont une correspondance avec le planning sont utilisées par un article qui n’est pas
une Ressource, les unités de l’article ne sont pas rattachées au planning.

© 2009 Sage 243

 Menu Fichier

Paramètres
Fichier / Paramètres

La fonction Paramètres permet d’accéder à la fonction Calendrier.

Le calendrier permet de définir, pour un fichier société donné et un pays donné, tous les
éléments :

• de son calendrier dit ’standard’,

• de son calendrier ’bancaire’.

Modification du calendrier standard

Le calendrier affecté aux ressources (par défaut calendrier standard) est modifiable pour s’adap-
ter aux horaires d’une ressource particulière.

En cas de modification des horaires du calendrier standard, le programme vous propose de re-
porter les modifications d’horaires sur toutes les ressources rattachées à ce modèle.

Pour plus de détails sur la fonction Calendrier, voir le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 244

 Menu Fichier

Lire les informations

Fichier / Lire les informations

Cette commande permet d’avoir une vue instantanée sur le contenu du fichier commercial et du
fichier comptable.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Lire les informations] de la bar-
re d’outils « Standard ».

Cette commande affiche une fenêtre reprenant la liste et éventuellement le cumul des pièces en-
registrées. Elle donne également le contenu des fichiers utilisés par le programme Sage Gestion
commerciale.

Les informations données par cette commande correspondent à un instant t.

Fichier concerné
Cette liste déroulante permet de sélectionner le fichier sur lequel portent les informations don-
nées dans la fenêtre :
• Fichier commercial,
• Fichier comptable.
Cette sélection n’a d’influence que sur la liste des fichiers affichée dans la partie droite ainsi que
sur les valeurs de la taille du fichier et de l’espace disponible.

Fichiers
Le cadre du haut à droite donne la liste des différents fichiers entrant dans la composition du
fichier sélectionné dans la zone Fichier concerné ainsi que le nombre d’enregistrements pré-
sents dans chacun d’eux.

Type de documents
Cette liste déroulante permet de sélectionner le type de document sur lequel on désire des infor-
mations.
Par défaut, l’option Tous les documents est sélectionnée et la liste du bas affiche la liste de
tous les documents. Si vous choisissez un document non autorisé dans les options de l’entre-
prise (option Organisation) la liste restera vide.
Les documents internes sont disponibles dans cette liste.

© 2009 Sage 245

 Menu Fichier

Valorisation
Liste déroulante permettant de demander la valorisation de la ou des pièces affichées dans la
liste :
• Non valorisés : seule la liste des pièces avec leur nombre, le dernier numéro utilisé et sa
date s’affichent (valeur sélectionnée par défaut),
• Valorisés : la dernière colonne de la liste affiche, en plus, le cumul HT des pièces affi-
chées.
Si vous sélectionnez Valorisés, les temps de calcul peuvent être longs (en fonction du nombre
de pièces existantes).
En ce qui concerne les documents internes, aucune valorisation n’est calculée.

Liste des documents

Le bas de la fenêtre est occupé par la liste des documents sélectionnés. Les colonnes donnent
les informations suivantes :
• Documents : donne l’intitulé des documents listés,
• Nombre : nombre de documents créés,
• N° dernier : dernier numéro de pièce utilisé,
• Date : date de la dernière pièce enregistrée,
• Valeur H.T. : cumul des montants HT des pièces correspondantes. Cette colonne n’est
renseignée que si une valorisation a été demandée dans la liste déroulante du même
nom.

Bouton [Fermer]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre.

© 2009 Sage 246

 Menu Fichier

Configuration système et partage

Fichier / Configuration système et partage

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Configuration système et par-
tage] de la barre d’outils « Standard ».

Cette commande est triple :

• elle permet d'obtenir des informations sur les fichiers ouverts,

• elle permet de connaître quels sont les utilisateurs au cas où le programme est utilisé en
réseau,

• elle donne accès, toujours dans le cas d'un fonctionnement en réseau, à une messagerie
entre les différents utilisateurs des programmes Sage.

Bouton Fermer
Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre.

Configuration système

On revient au volet « Configuration système » en cliquant sur l'onglet correspondant

sous Windows ou sur le bouton [Configuration système] sur Macintosh.

L'écran de travail est celui illustré plus haut.

Il fournit des informations sur les différents fichiers utilisés. Les fichiers sont sélectionnés par le
moyen d'une liste déroulante qui offre à choisir parmi les deux fichiers qu'il est possible d'ouvrir
sur Sage Gestion commerciale, le fichier commercial ou le fichier comptable.

Sélection du fichier
Elle s’effectue dans une liste déroulante qui propose :
• Fichier commercial ou
• Fichier comptable.
Les informations fournies sont les mêmes pour les deux fichiers.

Fichier
Nom du fichier en cours d'utilisation.

Stockage
Dossier de stockage précédé du chemin d’accès pour y parvenir.

© 2009 Sage 247

 Menu Fichier

Taille
Taille en Ko du fichier.

Taille disponible
Espace en Ko restant libre dans le fichier.

% disponible
Pourcentage d'espace disponible dans le fichier par rapport à sa taille totale.

Mode d'accès
On peut trouver dans cette zone les mentions suivantes :
• Accès sans Serveur Sage : le poste de travail n'est pas configuré pour fonctionner en
réseau avec Sage Serveur ;
• Accès client / serveur : le poste de travail est configuré pour pouvoir se connecter à un
serveur et fonctionner en réseau via Sage Serveur.
Windows Rappelons que pour fonctionner en réseau sous Windows, il est nécessaire que le poste de travail
soit connecté à un poste serveur, que le programme Sage Serveur pour Netware ou Windows NT
ait été installé sur le serveur, que le poste de travail ait été configuré par le moyen des disquettes
du programme Sage Serveur et que la zone Accès de la commande Autorisations d'accès soit
paramétrée sur Multiutilisateurs.
Macintosh La configuration en réseau sur Macintosh est identique à celle sous Windows à la différence que
la configuration du poste de travail n'est pas nécessaire.

Serveur
Désignation et version du programme Sage Serveur utilisé. Dans le cas où aucun serveur n'est
utilisé, cette zone est vide.

Utilisateur(s) en cours
Cette zone affiche le nombre d'utilisateurs connectés au fichier objet de l'interrogation. L'utilisa-
teur étant lui-même compris dans ce nombre, la valeur affichée est au minimum de 1.

Type d’accès
Cette information est positionnée par défaut sur Mono-utilisateur.
Elle ne concerne pas, à proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en
réseau.
Si vous ne travaillez pas en réseau avec le programme Sage Gestion commerciale, laissez-la
sur Mono-utilisateur. Si vous travaillez en réseau, consultez la documentation fournie avec le
programme Sage Serveur.

Utilisateurs connectés

On accède au volet « Utilisateurs » en cliquant sur l'onglet correspondant sous Windows

ou sur le bouton [Utilisateurs connectés] sur Macintosh.

© 2009 Sage 248

 Menu Fichier

Cette fenêtre n'est renseignée que dans le cas d'un fonctionnement en réseau via le programme
Sage 100 Serveur.

Elle donne la liste des différents utilisateurs connectés en même temps que vous aux différents
fichiers que vous-même utilisez.

L'ordre d'affichage des utilisateurs dépend des connexions successives aux fichiers.

Nom de l'utilisateur
Nom de l'utilisateur sur le réseau, c’est-à-dire nom sous lequel l’utilisateur s’est connecté au
réseau.

Application
Nom de l'application utilisant un des fichiers lui-même ouvert par le programme Sage Gestion
commerciale.
Exemple
Si le même fichier comptable est ouvert à la fois par Sage Comptabilité sur votre poste et par un
autre utilisateur se servant du programme Sage Gestion commerciale, c'est le nom de ce der-
nier programme qui sera mentionné.

Fichier
Nom du fichier utilisé. Il apparaîtra autant de fois que des utilisateurs et des applications différen-
tes l'utiliseront.

Etat
On trouvera dans cette colonne les mentions suivantes :
• Actif : le poste considéré effectue sur le fichier correspondant un traitement nécessitant la
recherche d’informations sur le serveur ;
• Inactif : le poste considéré n'effectue aucun traitement sur le fichier correspondant ;
• En attente : le poste considéré a un message d'attente affiché sur son écran. Un poste
peut être mis en attente par le traitement effectué sur un autre poste.
Exemple :
Si la mise à jour de la comptabilité est lancée sur un poste utilisant Sage Gestion commerciale,
tout autre poste qui essaiera d’accéder au même fichier comptable sera mis en attente.

Les informations mentionnées sont celles à l'instant de l'interrogation mais ne sont pas mises à
jour en temps réel. Pour connaître les modifications intervenues, il est nécessaire de fermer la
commande et de la relancer.

© 2009 Sage 249

 Menu Fichier

Messagerie

Envoi de message

On accède à cette commande en cliquant sur le bouton [Envoyer un message] dans la

fenêtre des utilisateurs après avoir sélectionné un ou plusieurs utilisateurs apparaissant
dans la liste.

Les différentes possibilités de sélection dans les listes sont expliquées dans le Manuel de la
gamme.

Une fenêtre de saisie « Envoi de message » s'ouvre alors pour vous permettre de saisir le mes-
sage à envoyer.

Cette commande n'est utilisable que par ceux qui disposent d'un réseau et de Sage 100 Serveur.

Elle ne prévient pas au cas où un destinataire ne serait pas en mesure de recevoir votre message.
Tel sera le cas si le destinataire exécute un traitement lors de la réception d’un message. Ce sera
aussi le cas si le destinataire a à l’écran une fenêtre par dessus laquelle il est impossible d’afficher
une autre fenêtre (le programme « bipe » si l’on tente de le faire).
Exemple
Fenêtres de sélection simplifiée des états.

Message pour
Cette zone mentionne le nom du premier utilisateur sélectionné. Si vous en avez sélectionné plu-
sieurs, le message sera cependant envoyé à tous.

De
Votre nom sur le réseau.

Texte du message
Vous disposez de 255 caractères alphanumériques pour le texte de votre message.

Bouton [Annuler]
Ce bouton referme la fenêtre de saisie de message sans rien faire.

Bouton [Envoyer]
Ce bouton envoie le message à tous les destinataires.

Réception de message

Lorsque vous recevez un message, une fenêtre « Réception message » s'ouvre sur votre écran.

© 2009 Sage 250

 Menu Fichier

Cette fenêtre mentionne votre nom sur le réseau, celui de l'expéditeur et le texte du message.
Lorsque vous en avez pris connaissance, cliquez sur le bouton [OK] pour la refermer.

Si entre le moment où votre interlocuteur a sélectionné votre nom dans la liste et a rédigé puis
envoyé son message, vous avez abandonné temporairement le programme Sage Gestion com-
merciale (sans la quitter) pour travailler sur un autre programme, le message n'apparaîtra pas. Il
s'affichera seulement si vous réactivez la gestion commerciale.
Macintosh Sur cette machine, la réception d'un message dans ces conditions fait monter et descendre le
bouton Sage dans le «Dock».

Si vous recevez un message alors qu'une fenêtre propre au système se trouve à l'écran (ouvrir
un fichier, sélection des impressions, message, etc.), il ne sera pas pris en compte.

© 2009 Sage 251

 Menu Fichier

Autorisations d’accès
Fichier / Autorisations d’accès

Cette commande permet à l’administrateur de limiter l’accès par mot de passe aux commandes
de son choix pour les autres utilisateurs.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Autorisations d’accès] de la

barre d’outils « Standard ».

Elle donne accès à un menu hiérarchique qui permet de lancer les fonctions de paramétrage des
accès.

Précisons que dorénavant la gestion des autorisations s’effectue au niveau de la gamme des ap-
plications Sage 100, 30 et Start. Vous trouverez dans le Manuel de la gamme toutes les expli-
cations concernant la mise en œuvre des protections des fichiers. Les informations données ci-
dessous sont un simple rappel des dispositifs de protection propres à la Gestion commerciale.

Le menu ouvert par cette commande donne accès aux fonctions suivantes :

• «Gestion du Mot de passe», page 253 : cette fonction permet de modifier le mot de passe
affecté à l’administrateur.

• «Utilisateurs», page 254 : cette fonction permet de gérer les utilisateurs du fichier com-
mercial actuellement ouvert.

• «Paramètres de sécurité», page 256 : ce volet permet de définir les règles de sécurité
concernant les mots de passe et leur renouvellement.

A l’exception de la première fonction du menu hiérarchique, les fonctions du menu auquel la fonc-
tion Autorisations d’accès donne accès n’est disponible que lorsque l’utilisateur ayant ouvert le
fichier est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’administrateur.
La première fonction sera toujours disponible pour que chaque utilisateur puisse enregistrer son
mot de passe ou le renouveler si nécessaire.

Par défaut, le programme est à accès libre.

© 2009 Sage 252

 Menu Fichier

Gestion du Mot de passe

Fichier / Autorisations d’accès / Gestion du Mot de passe

Cette fonction permet d’enregistrer ou de modifier le mot de passe de l’administrateur ou d’un uti-
lisateur.

Voir le Manuel de la gamme pour toutes les explications sur cette fonction.

© 2009 Sage 253

 Menu Fichier

Utilisateurs
Fichier / Autorisations d’accès / Utilisateurs

Rappelons que cette fonction n’est disponible que si l’utilisateur ayant ouvert le fichier commercial
est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’administrateur.

Cette fonction est réservée à l’Administrateur ou aux utilisateurs disposant des droits d’adminis-
trateur. Elle permet de gérer la liste des utilisateurs pouvant accéder au fichier commercial actuel-
lement ouvert ainsi que leurs droits d’accès aux fonctions qui leur sont autorisées.

Elle s’ouvre sur la liste des utilisateurs.

Voir le Manuel de la gamme pour toutes explications sur cette fonction.

Utilisateurs

Les lignes de la liste des utilisateurs donnent accès à leur fiche qui se compose de deux volets :

• «Volet Identification - Utilisateur», page 254,

• «Volet Autorisations - Utilisateur», page 255.

Volet Identification - Utilisateur

© 2009 Sage 254

 Menu Fichier

Les zones de ce volet permettent de renseigner les généralités sur l’utilisateur. Les droits sont ren-
seignés dans le volet « Autorisations » décrit plus loin.

Voir le Manuel de la gamme pour toutes explications sur cette fonction.

Volet Autorisations - Utilisateur

Les zones de ce volet permettent de renseigner les droits de l’utilisateur.

Voir le Manuel de la gamme pour toutes explications sur cette fonction.

Ce volet n’est pas visible lorsque l’utilisateur est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’adminis-
trateur.

© 2009 Sage 255

 Menu Fichier

Paramètres de sécurité
Fichier / Autorisations d’accès / Paramètres de sécurité

Rappelons que cette fonction n’est disponible que si l’utilisateur ayant ouvert le fichier commercial
est l’Administrateur ou un utilisateur ayant les droits d’administrateur.

Cette fonction permet d’enregistrer les paramètres de sécurité concernant les mots de passe et
leur renouvellement périodique s’il y a lieu.

Voir le Manuel de la gamme pour toutes explications sur cette fonction.

© 2009 Sage 256

 Menu Fichier

Importer
Fichier / Importer

Cette commande permet d’importer des informations dans un fichier de gestion commerciale.

Elle ouvre un menu hiérarchique.

La forme des fichiers d’importation peut être :

• un format fixe proposé par le programme : Format Sage 30 et 100.

• un Format paramétrable par l’utilisateur.
Voir ci-après les descriptions de ces fonctions :

• «Importer au format Sage», page 258,

• «Importer au format d’importation paramétrable», page 274.

© 2009 Sage 257

 Menu Fichier

Importer au format Sage

Fichier / Importer / Format Sage

Cette commande permet de traiter des fichiers d’importation ayant un format fixe proposé par le
programme.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Importer au format Sage] de la
barre d’outils « Fonctions avancées ».

Le Format Sage 30 et 100 est précisé en Annexe.

Ce sont des fichiers au format texte qui doivent toujours être précédés d’un “drapeau d’en-tête”,
identificateur permettant au programme Sage Gestion commerciale de déterminer quel fichier
est concerné.

De même, il doit se terminer par un “drapeau de fin” qui indique au programme la fin du fichier
d’importation.

Chaque information doit être seule sur une ligne et séparée de la suivante par un retour chariot.
Un enregistrement doit toujours être importé en entier. Les importations partielles sont refusées.
Exemple
Supposons l’importation d’un code pays. Le fichier des codes pays se compose des champs
suivants :
Intitulé
Code pays
Code DEI
Coefficient assurance
Coefficient transport
Code ISO2
Ce qui, outre les drapeaux, représente 6 lignes d’information. Si une de ces informations est man-
quante, par exemple Coefficient assurance, elle doit être remplacée par un retour chariot. Si plu-
sieurs codes pays sont importés, chaque nouveau code sera précédé du “drapeau d’en-tête” des
codes pays mais il n’y aura qu’un seul drapeau de fin.

Certaines informations doivent apparaître dans ces fichiers sous forme codifiées et non pas com-
me elles s’affichent à l’écran en utilisation normale. Les Annexes vous en donneront la correspon-
dance.
Exemple
Prenons l’exemple des catégories de produits. Parmi les informations qui peuvent être importées
sur ce fichier l’option Suivi de stock peut prendre deux valeurs Non et Oui. Ces valeurs corres-
pondent respectivement aux codes 0 et 1. Le fichier d’importation devra donc mentionner 0 ou 1.

Cette commande peut être lancée alors qu’un fichier commercial est ouvert ou non. Une fenêtre
« Ouvrir le fichier d’import » apparaît, permettant de sélectionner le fichier d’importation.

© 2009 Sage 258

 Menu Fichier

Type
Cette zone à liste déroulante propose deux choix :
• Format texte (*.TXT) : les fichiers comportant l’extension .TXT seront seuls affichés,
• Tous les fichiers (*.*) : tous les fichiers quelle que soit leur extension seront affichés.
L’utilisateur ne devra sélectionner que les fichiers de texte comportant des données com-
patibles avec le format Sage Gestion commerciale.

Suppression du fichier après import

Cette option, non cochée par défaut, entraîne, lorsqu’elle est cochée, la suppression du fichier
d’import après que les opérations se soient déroulées avec succès.

Faites les réglages désirés, sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou validez.
L’importation est immédiatement lancée.

Si le programme constate des anomalies dans les fichiers d’importation ou des doublons entre les
fichiers, il peut se produire différents événements qui sont décrits plus loin.

Voir le titre «Gestion des erreurs en import de données - Format Sage 30 et Sage 100»,
page 271.

Il est possible de procéder à la création d’un nouveau fichier commercial en cliquant sur le bouton
Nouveau. Dans ce cas, le programme procède à la création des fichiers après qu’une seconde
fenêtre se soit superposée à la précédente. Cette dernière est décrite dans la commande Nou-
veau.

La création d’un fichier de cette façon n’est possible que si le fichier d’importation contient les don-
nées du Dossier nécessaires à la création du fichier. Cette création n’entraîne pas l’apparition du
volet « A propos de votre société / Identification ».

Vous pouvez saisir les valeurs à importer dans un traitement de texte en utilisant la touche ENTRÉE pour
passer d’une ligne à la suivante. Le fichier doit être enregistré en format texte (TXT).

L’option Import en mise à jour du volet « A propos de... / Préférences » permet différents types
d’import concernant les fiches articles, les familles d’articles, les fiches clients et les fiches four-
nisseurs.

Lors de l’importation d’un fichier texte comportant des fiches articles, le programme contrôle les
références articles. Si une référence article est trouvée identique à une déjà présente dans le fi-
chier commercial le programme peut :
• arrêter l’importation,

© 2009 Sage 259

 Menu Fichier

• mettre à jour la référence article, la famille d’articles, la fiche client, la fiche fournisseur,
• ou encore afficher un message permettant de confirmer la mise à jour.
Type
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Format texte : (proposé par défaut) permet l’importation des fichiers au format des
Sage 100, Sage 30 ou Sage Start Factures (identifiés par des drapeaux et ayant comme
séparateur de champs le retour chariot).
• Catalogue fournisseur : ce type de fichier permet l’importation de références fournis-
seurs sans avoir à importer la totalité du fichier article. L'importation est effectuée unique-
ment en modification de références fournisseurs existantes.
Ce type d’imporation est détaillé sous le titre «Format catalogue fournisseur», page 261.
• Catalogue fournisseur et article : ce type de fichier permet l'importation de références
fournisseurs sans avoir à importer la totalité du fichier article. L'importation peut être effec-
tuée en modification et création de références fournisseurs et de fiches articles.
Ce type d’importation est détaillé sous le titre «Format catalogue fournisseur et article»,
page 264.

• Evénement agenda : ce type de fichier permet l'importation d’événements agenda.

• Tous les fichiers (*.*) : cette option permet l'importation des fichiers au format des Lignes
Sage 100, Sage 30 ou Start Factures. Le traitement est identique à celui du type Format
texte.

Les formats d’importation Catalogue fournisseur et Catalogue fournisseur et article diffèrent

des formats classiques Sage 100. Les champs d'un même enregistrement sont séparés par une
tabulation.

Si des erreurs sont constatées lors d’importations, le programme les signale. Voir «Gestion des
erreurs en import de données - Format Sage 30 et Sage 100», page 271.

Importation des informations liées à la Gestion des Ressources

Les deux cas suivants sont à envisager :

• Cas des Ressources avec articles rattachés dont aucun n’est défini par défaut
A l’importation, le premier article est défini comme article par défaut.

• Cas des Centres de charges avec ressources rattachées dont aucune n'est définie par
défaut
A l’importation, la première ressource est définie comme ressource par défaut.

Importation d’événements agenda

L’importation d'événement agenda de type Intéressé est autorisée dans la limite de 50 sujets évé-
nements.

Importation des informations liées à la Gestion des projets de fabrication

L’importation des projets de fabrication n'est pas autorisée.

© 2009 Sage 260

 Menu Fichier

Format catalogue fournisseur

Ce format d'importation permet, à partir d'un fichier texte contenant le catalogue des tarifs d'un
fournisseur, d'importer en mise à jour les informations. La structure du fichier d'importation, bien
qu'étant imposée est beaucoup plus simple que les structures traditionnelles existant pour l'impor-
tation d'informations dans la gestion commerciale.

Ce format sera exclusivement utilisé pour la mise à jour des tarifs des références fournisseurs du
fichier commercial.

Structure du fichier d’importation des références fournisseur

Le fichier d’importation se décompose de la manière suivante :

• 1ère ligne : numéro fournisseur (17 caractères alphanumériques majuscules),

• 2ème ligne : code d’importation (1 ou 2),
• lignes suivantes : elles correspondent aux différentes informations des références four-
nisseurs des articles concernés. A chaque ligne correspond une référence fournisseur.
Exemple
Code d’importation BILLO = numéro du fournisseur
1 = code importation
1er enregistrement = 1ère référence fournisseur/article 1
2ème enregistrement = 2ème référence fournisseur/article 2
…
nième enregistrement = nième référence fournisseur/article 1

Le code d’importation permet d’indiquer de quelle manière l’importation sera effectuée. En effet,
plusieurs cas peuvent se présenter pour l’importation d’un fichier de références fournisseurs.

L’importation peut être souhaitée :

• en modification des références fournisseurs,

• en modification des références fournisseurs et mise à jour du prix d’achat de la fiche prin-
cipale de l'article.

Deux codes différents sont disponibles pour l'importation des références fournisseurs

Code 1

Le code 1 indique au programme que l’importation est effectuée en modification de la référence

fournisseur.
Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous
souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs existant dans votre fichier commer-
cial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et le code
d'importation 1.
Seules les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées au
niveau des zones de la fiche référence fournisseur BILLO.

Code 2

Le code 2 indique au programme que l’importation est effectuée en modification de la référence

fournisseur et en mise à jour de la fiche article (Prix d’achat).

© 2009 Sage 261

 Menu Fichier

Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous
souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs existant ainsi que le prix d'achat de
la fiche principale dans votre fichier commercial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation
Catalogue fournisseur et le code d'importation 2. Seules les références fournisseurs présentes
dans la gestion commerciale seront modifiées au niveau des informations de la fiche référence
fournisseur et de la zone Prix d'achat de la fiche principale de l'article.

RÉCAPITULATION DES CODES

Mise à jour Création Mise à jour Création
Code
Réf. fournisseur Réf. fournisseur Réf. article Réf. article

1 Oui Non Non Non

2 Oui Non Oui (Prix d'achat) Non

Description des champs d’une ligne référence fournisseur de l’article

Les lignes concernant les informations d'une référence fournisseur sont séparées par un retour
chariot. Les champs de chaque ligne sont séparés par une tabulation. La présence de chaque
champ est obligatoire. Si aucune valeur n’existe pour le champ concerné, il faudra insérer une
tabulation.

© 2009 Sage 262

 Menu Fichier

Le tableau ci-dessous récapitule l'ensemble des champs se trouvant dans une ligne.

Champ Capacité de la zone Commentaire

Référence fournisseur 18 caractères alpha- Information obligatoire : référence de l'article chez le

numériques majuscu- fournisseur.
les

Prix d’achat 14 caractères numéri- Le prix d'achat est exprimé en monnaie de tenue
ques commerciale si la zone devise est égale à zéro.
Dans le cas contraire, le prix d'achat est exprimé
dans la devise correspondant au code indiqué dans
le champ devise.
Ce prix d'achat correspond au prix de l’énuméré
pour une ligne d’article à gamme.
Cette valeur sera reportée dans la zone prix d’achat
de la fiche principale pour un code importation égal
à 2 uniquement si le champ devise est égal à zéro.

Remise 14 caractères numéri- Aucune modification ne sera apportée dans la zone

ques si ce champ est vide.

Unité d’achat 2 caractères numéri- N° d'ordre des unités d'achat et de vente (A propos
ques de 1 à 30 de / volet Options).
Aucune modification ne sera apportée dans la zone
si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1
correspondant à la première unité d'achat sera enre-
gistrée pour un champ vide.

Conversion 14 caractères numéri- Unité de conversion entre l'unité d'achat et l'unité de

ques vente.
Aucune modification ne sera apportée dans la zone
si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1
sera enregistrée pour un champ vide.

Délai d’approvisionne- 3 caractères numéri- Exprimé en jours.

ment ques Aucune modification ne sera apportée dans la zone
si ce champ est vide.

Garantie 4 caractères numéri- Exprimé en mois.

ques Aucune modification ne sera apportée dans la zone
si ce champ est vide.

Colisage 14 caractères numéri- Aucune modification ne sera apportée dans la zone

ques si ce champ est vide.

QEC 14 caractères numéri- Aucune modification ne sera apportée dans la zone

ques si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), la valeur 1
sera enregistrée pour un champ vide.

Devise 2 caractères numéri- N° d’ordre de la devise dans le fichier commercial

ques de 0 à 30 (volet A propos de / Options).
Si le code devise est différent de zéro le prix d’achat
est considéré en devise.
Aucune modification ne sera apportée dans la zone
si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), un champ
vide correspond à zéro (aucune devise).

Intitulé énuméré de 21 caractères numéri- Si l'article est à gamme uniquement. Pour les arti-
gamme 1 ques cles sans gamme cette zone sera ignorée.

Intitulé énuméré de 21 caractères numéri- Si l'article est à gamme uniquement. Pour les arti-
gamme 2 ques cles sans gamme cette zone sera ignorée.

© 2009 Sage 263

 Menu Fichier

Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous
souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs existant dans votre fichier commer-
cial. Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et le code d'importation
1.
Le fichier d'importation aura l'apparence ci-après.
BILLO
1
BAR01  1500,00  10  1  1  15  12  1  1 
BP01  250  5  1  1  20  6  1  1  Rubis 
BP01  280  5  1  1  20  6  1  1   Saphir 

La tabulation est représentée par le signe .

IMPORTANT. L’importation des références fournisseurs d’articles à gamme de type produit s’effec-
tuera par la présence d’une ligne par énuméré ou couple d’énuméré dans le fichier d’importation. Le
prix d’achat ne sera alors mis à jour que pour l’énuméré ou le couple d’énuméré concerné.

Format catalogue fournisseur et article

Ce format d'importation permet, à partir d'un fichier texte contenant les informations relatives au
catalogue d'un fournisseur, d'importer en mise à jour et en création les informations des articles
que propose ce dernier. La structure du fichier d'importation, bien qu'étant imposée est beaucoup
plus simple que les structures traditionnelles existant pour l'importation d'informations dans la
gestion commerciale. Ce format diffère du précédent par le fait qu'il offre la possibilité de créer soit
la référence fournisseur pour un article existant dans le fichier commercial, soit de créer directe-
ment l'article si celui-ci n'existe pas.

Ce format sera principalement utilisé pour la création de nouvelles références fournisseurs ou de

nouveaux articles.

Structure du fichier d’importation des références fournisseur

Le fichier d’importation se décompose de la manière suivante :

• 1ère ligne : N° fournisseur (17 caractères alphanumériques majuscules),

• 2ème ligne : Code d’importation (de 1 à 4),
• lignes suivantes : elles correspondent aux différentes informations des références four-
nisseurs des articles concernés.
Exemple
BILLO = numéro du fournisseur
1 = code importation
1er enregistrement = 1ère référence fournisseur / article 1
2ème enregistrement = 2ème référence fournisseur / article 2
…
nième enregistrement = nième référence fournisseur / article 1

Code d’importation

Le code d’importation permet d’indiquer de quelle manière l’importation sera effectuée. En effet,
plusieurs cas peuvent se présenter pour l’importation d’un fichier de références fournisseurs.

© 2009 Sage 264

 Menu Fichier

L’importation peut être souhaitée en modification des références fournisseurs, en création de ré-
férences fournisseurs pour des articles existants et en création de nouvelles références articles.
Le code défini en 2ème ligne permettra d’indiquer la manière dont seront traités ces différents cas.

Le fichier d’importation comportera obligatoirement la référence de l'article et la référence fournis-

seur.

Quatre codes différents sont disponibles pour l'importation des références fournisseurs.

Code 1

Le code 1 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la

référence fournisseur uniquement.
Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous
souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs dans votre fichier commercial. Vous
savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'existent pas
dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement.
Par contre, cette création ne doit se faire que pour des articles existants. Dans ce cas, vous utili-
sez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'importation 1.
Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées au niveau
des zones de la fiche référence fournisseur BILLO, celles n'existant pas seront créées.

Code 2

Le code 2 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la

référence fournisseur avec une mise à jour de la fiche article (prix d’achat, désignation, famille et
mise à jour du prix de vente du volet fiche principale par application du coefficient au nouveau prix
d'achat).

Ce type d'importation ne diffère du précédent que par le fait de la mise à jour de certaines infor-
mations de la fiche article. Le prix de vente de la fiche principale est réactualisé s'il est le résultat
de la multiplication du prix d'achat par le coefficient.
Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous
souhaitez mettre à jour :
- les tarifs des références fournisseurs,
- les prix d'achat de la fiche principale de chaque article,
- le prix de vente de la fiche principale de chaque article.
Vous savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'exis-
tent pas dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement.
Par contre, cette création ne doit se faire que pour des articles existants. Dans ce cas, vous utili-
sez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'importation 2.
Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées, le prix
d'achat, la désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale. Les
références fournisseurs n'existant pas dans le fichier commercial seront créées, le prix d'achat, la
désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale.

Code 3

Le code 3 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la

référence fournisseur, et en création de l'article si la référence article n'existe pas.
Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous

© 2009 Sage 265

 Menu Fichier

souhaitez mettre à jour les tarifs des références fournisseurs. Sans toucher au tarif du volet Fiche
Principal de l'article.
Vous savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'exis-
tent pas dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement.
Cette création doit également se faire pour des articles n'existant pas dans le fichier commercial.
Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'im-
portation 3.
Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées, les référen-
ces fournisseurs n'existant pas dans le fichier commercial seront créées, les articles n'existant pas
dans le fichier commercial seront également créés.

Code 4

Le code 4 indique au programme que l’importation est effectuée en modification et création de la

référence fournisseur avec une mise à jour de la fiche article (prix d’achat, désignation, famille et
mise à jour du prix de vente du volet fiche principale par application du coefficient au nouveau prix
d'achat). Si la référence article n'existe pas elle sera également créée.

Ce type d'importation ne diffère du précédent que par le fait de la mise à jour de certaines infor-
mations de la fiche article. Le prix de vente de la fiche principale est réactualisé s'il est le résultat
de la multiplication du prix d'achat par le coefficient.
Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous
souhaitez mettre à jour :
- les tarifs des références fournisseurs,
- les prix d'achat de la fiche principale de chaque article,
- le prix de vente de la fiche principale de chaque article.
Vous savez par avance que certaines références fournisseurs présentes sur la disquette n'exis-
tent pas dans votre fichier commercial, et souhaitez les créer directement.
Cette création doit également se faire pour des articles n'existant pas dans le fichier commercial.
Dans ce cas, vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article avec le code d'im-
portation 4.
Les références fournisseurs présentes dans la gestion commerciale seront modifiées, le prix
d'achat, la désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale. Les
références fournisseurs n'existant pas dans le fichier commercial seront créées, le prix d'achat, la
désignation, la famille et le prix de vente seront mis à jour dans la fiche principale. Les articles
n'existant pas dans le fichier commercial seront également créés.

RÉCAPITULATION DES CODES

Mise à jour Création Mise à jour Création
Code
Réf. fournisseur Réf. fournisseur Réf. article (1) Réf. article

1 Oui Oui Non Non

2 Oui Oui Oui Non

3 Oui Oui Non Oui

4 Oui Oui Oui Oui

1. Les informations mises à jour dans la fiche article sont les suivantes :
Désignation,
Famille,
Prix d’achat (à condition qu’il ne soit pas exprimé en devise),
Prix de vente (uniquement celui calculé par application du coefficient sur le prix d’achat.

© 2009 Sage 266

 Menu Fichier

Description des champs d’une ligne référence fournisseur de l’article

Les lignes concernant les informations d'une référence fournisseur sont séparées par un retour
chariot. Les champs de chaque ligne sont séparés par une tabulation.

La présence de chaque champ est obligatoire. Si aucune valeur n’existe pour le champ concerné,
il faudra insérer une tabulation.

Champ Capacité de la zone Commentaire

Référence article 18 caractères alphanumé- Information obligatoire.

riques majuscules

Référence fournisseur 18 caractères alphanumé- Information obligatoire : référence de l'article

riques majuscules chez le fournisseur.

Prix d’achat 14 caractères numériques Le prix d'achat est exprimé en monnaie de

tenue commerciale si la zone devise est
égale à zéro. Dans le cas contraire, le prix
d'achat est exprimé dans la devise corres-
pondant au code indiqué dans le champ
devise.
Ce prix d'achat correspond au prix de l’énu-
méré pour une ligne d’article à gamme.
Cette valeur sera reportée dans la zone prix
d’achat de la fiche principale pour un code
importation égal à 2 ou 4 uniquement si le
champ devise est égal à zéro.

Remise 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans

la zone si ce champ est vide.

Unité d’achat 1 caractère numérique de N° d'ordre des unités d'achat et de vente (A

1 à 30 propos de / volet Options).
Aucune modification ne sera apportée dans
la zone si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), la
valeur 1 correspondant à la première unité
d'achat sera enregistrée pour un champ
vide.

Conversion 14 caractères numériques Unité de conversion entre l'unité d'achat et

l'unité de vente.
Aucune modification ne sera apportée dans
la zone si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), la
valeur 1 sera enregistrée pour un champ
vide.

Délai d’approvisionne- 3 caractères numériques Exprimé en nombre de jours.

ment Aucune modification ne sera apportée dans
la zone si ce champ est vide.

Garantie 4 caractères numériques Exprimé en nombre de mois.

Aucune modification ne sera apportée dans
la zone si ce champ est vide.

Colisage 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans

la zone si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), la
valeur 1 sera enregistrée pour un champ
vide.

© 2009 Sage 267

 Menu Fichier

Champ Capacité de la zone Commentaire

QEC 14 caractères numériques Aucune modification ne sera apportée dans

la zone si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), la
valeur 1 sera enregistrée pour un champ
vide.

Devise 2 caractères numériques N° d’ordre de la devise dans le fichier com-

de 0 à 30 mercial (volet A propos de / Options).
Si le code devise est différent de zéro le prix
d’achat est considéré en devise.
Aucune modification ne sera apportée dans
la zone si ce champ est vide.
En création (code d'importation 2 ou 4), un
champ vide correspond à zéro (aucune
devise).

Intitulé énuméré de 21 caractères alphanumé- Si l'article est à gamme uniquement. Pour

gamme 1 riques les articles sans gamme cette zone sera
ignorée.

Intitulé énuméré de 21 caractères alphanumé- Si article est à gamme uniquement. Pour les
gamme 2 riques articles sans gamme cette zone sera igno-
rée.

Désignation 69 caractères alphanumé- Information obligatoire pour les codes impor-

riques tation 3 et 4 permettant la création des réfé-
rences articles.
Pour les codes importation 1 et 2, aucune
modification ne sera apportée dans la zone
si ce champ est vide.

Code Famille 10 caractères alphanumé- Information obligatoire. Le code famille doit

riques majuscules exister dans le fichier commercial.
Les différentes informations de la famille
(coefficient, unité de vente, passerelle comp-
table…) seront reportées dans l'article.

Gamme 1 2 caractères numériques N° d’ordre de la gamme de type produit dans

de 0 à 30 le fichier commercial (volet A propos de /
Options).
Ce champ doit être renseigné pour les codes
importation 3 et 4 si l’article a une gamme 2
en création d’article.
Zéro correspond à aucune gamme.
Un champ vide correspond à zéro.

Gamme 2 2 caractères numériques N° d’ordre de la gamme de type produit dans

de 0 à 30 le fichier commercial (volet A propos de /
Options).
Ce champ doit être renseigné pour les codes
importation 3 et 4 si l’article a une gamme 2
en création d’article.
Zéro correspond à aucune gamme.
Un champ vide correspond à zéro.

© 2009 Sage 268

 Menu Fichier

Champ Capacité de la zone Commentaire

Suivi de stock 1 caractère numérique Code interne correspondant à la méthode de

de 0 à 5 valorisation du stock de l'article.
0 = Aucun
1 = Sérialisé
2 = CMUP
3 = FIFO
4 = LIFO
5 = Par lot
Ce champ doit être renseigné pour les codes
importation 3 et 4 en création d’article. Un
champ vide sera considéré comme ayant la
valeur 2 (CMUP) en cas d’importation sur les
codes 3 et 4.

Exemple
Votre fournisseur BILLO vous envoie une disquette contenant la totalité de son catalogue. Vous
souhaitez procéder de la manière suivante :
- mettre à jour les références fournisseurs,
- créer les références fournisseurs pour les articles n'ayant pas de référence fournisseur
BILLO,
- créer les articles inexistants,
- mettre à jour les informations de la fiche principale de l'article.
Vous utilisez le type d'importation Catalogue fournisseur et article et le code d'importation 4.
Le fichier d'importation aura l'apparence ci-après.
BILLO
4
BAAR01  BA100  186,00  10  1  12  21  12  1  2  0    Bague argent
 BIJOUXARG  0  0  2
BAOR01  BOR10  286,00  10  1  12  21  12  1  2  0  Emeraude  
Bague or et pierres  BIJOUXOR  4  0  2
CHARVAR CR02 255,00  10  1  12  21  12  1  2  0  42 cm  Classique
 Chaîne longueur et maille variable  BIJOUXARG  5  6  2

La tabulation est représentée par le signe .

L’importation des références fournisseurs d’articles à gamme de type produit s’effectuera par la
présence d’une ligne par énuméré ou couple d’énuméré dans le fichier d’importation. Le prix
d’achat ne sera alors mis à jour ou créé que pour l’énuméré ou le couple d’énuméré concerné.

Valeurs reprises par défaut en création d’article

La création d’article s’effectue à l’identique de la création en saisie. Les différents éléments de la

famille indiquée dans le fichier d’importation seront reportés sauf les informations susceptibles
d'exister dans la famille et qui concernent les tarifs fournisseurs. (unité de vente, statistiques, ga-
rantie, catégories comptables...).

© 2009 Sage 269

 Menu Fichier

Les éléments présentés dans le tableau suivant sont repris du fichier d’importation pour la créa-
tion de la fiche article.

Champ Capacité de la zone Commentaire

Référence article 18 caractères alphanumé- La création de l'article ne sera pas possible

riques majuscules si ce champ est vide.

Prix d’achat 14 caractères numériques Le prix d'achat est identique à celui de la

référence fournisseur.

Désignation 69 caractères alphanumé- La création de l'article ne sera pas possible

riques si ce champ est vide.

Code Famille 10 caractères alphanumé- Information obligatoire. Le code famille doit

riques majuscules exister dans le fichier commercial.
Les différentes informations de la famille
(coefficient, unité de vente, passerelle
comptable…) seront reportées dans l'article.

Gamme 1 2 caractères numériques N° d’ordre de la gamme de type produit

de 0 à 30 dans le fichier commercial (volet A propos
de / Options).

Gamme 2 2 caractères numériques N° d’ordre de la gamme de type produit

de 0 à 30 dans le fichier commercial (volet A propos
de / Options).

Suivi de stock 1 caractère numérique Code interne correspondant à la méthode

de 0 à 5 de valorisation du stock de l'article.
0 = Aucun
1 = Sérialisé
2 = CMUP
3 = FIFO
4 = LIFO
5 = Par lot
Un champ vide sera considéré comme ayant
la valeur 2 (CMUP) en cas d’importation sur
les codes 3 et 4.

© 2009 Sage 270

 Menu Fichier

Les éléments suivants sont repris pour la création de la référence fournisseur de l'article.

Champ Capacité de la zone Commentaire

Référence fournisseur 18 caractères alphanumé- Information obligatoire.

riques majuscules

Prix d’achat 14 caractères numériques Le prix d'achat est exprimé en monnaie de

tenue commerciale si la zone devise est
égale à zéro. Dans le cas contraire, le prix
d'achat est exprimé dans la devise corres-
pondant au code indiqué dans le champ
devise.
Ce prix d'achat correspond au prix de l’énu-
méré pour une ligne d’article à gamme.
Cette valeur sera reportée dans la zone prix
d’achat de la fiche principale pour un code
importation égal à 2 ou 4 uniquement si le
champ devise est égal à zéro.

Remise 14 caractères numériques Aucune valeur ne sera enregistrée dans la

zone si ce champ est vide.

Unité d’achat 2 caractères numériques N° d'ordre des unités d'achat et de vente

de 1 à 30 (volet A propos de / Options)
La valeur 1 sera enregistrée dans la zone si
ce champ est vide.

Conversion 14 caractères numériques Unité de conversion entre l'unité d'achat et

l'unité de vente.
La valeur 1 sera enregistrée dans la zone si
ce champ est vide.

Délai d’approvisionne- 3 caractères numériques Exprimé en nombre de jours.

ment Aucune valeur ne sera enregistrée dans la
zone si ce champ est vide.

Garantie 4 caractères numériques Exprimé en nombre de mois.

Aucune valeur ne sera enregistrée dans la
zone si ce champ est vide.

Colisage 14 caractères numériques La valeur 1 sera enregistrée dans la zone si

ce champ est vide.

Intitulé énuméré de 21 caractères alphanumé- Si l'article est à gamme uniquement. Pour

gamme 1 riques les articles sans gamme cette zone sera
ignorée.

Intitulé énuméré de 21 caractères alphanumé- Si article est à gamme uniquement. Pour les
gamme 2 riques articles sans gamme cette zone sera igno-
rée.

Gestion des erreurs en import de données - Format Sage 30 et Sage 100

IMPORTANT. Les informations ci-après ne concernent que les imports de données au moyen de
fichiers au format texte.

Rappelons que lors de l’importation de données, le programme procède en deux temps :

• d’abord il vérifie la cohérence de la totalité du fichier d’import et, en cas d’anomalie, rejette
ce fichier en totalité,

© 2009 Sage 271

 Menu Fichier

• ensuite, si la première phase n’a détecté aucune anomalie, il procède à l’import des enre-
gistrements. Si un des enregistrements présente une anomalie, ceux qui le précèdent sont
cependant importés.

Différentes solutions sont alors proposées à l’utilisateur :

• soit mettre fin à l’import des données (comme dans les versions précédentes),
• soit poursuivre l’importation des données en ignorant l’enregistrement posant problème.
Dans ce cas, un message s’affichera :

« <Description de l’anomalie>.
Souhaitez-vous poursuivre l’import en ignorant cet enregistrement ?
[Oui] [Non] »

Suivant la réponse faite, il se produira les événements suivants :

• [Oui] : le programme reprend l’importation des données en ignorant l’enregistrement liti-
gieux. Les trois premières lignes de ce dernier sont reportées dans un fichier texte
« Journal d’import ». L’enregistrement erroné complet, y compris les fichiers qui en dépen-
dent, sont reportés dans un nouveau fichier texte comportant le même nom que celui du
fichier d’import mais auquel un numéro d’ordre est ajouté (1 pour la première anomalie, 2
pour la deuxième, etc.).
• [Non] : le processus d’import est arrêté. Les enregistrements qui précédaient sont impor-
tés. Les enregistrements restants sont reportés dans une copie du fichier d’import repre-
nant le nom du fichier d’import en le faisant précéder automatiquement d’un numéro
d’ordre. Le fichier d’origine est enregistré avec l’extension .OLD.
Exemple
Supposons un fichier IMPLCLI.TXT permettant l’import de fiches clients dans un fichier commer-
cial. Il se compose des lignes suivantes :
#VER 11
#CCLI
DUPONT
.../...
#CCLI
DUVAL
.../...
#CCDL
ADRESSE DUVAL
.../...
#CCLI
DURAND
.../...
#FIN
En import de données, le message suivant s’affiche :
« Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX ! Souhaitez-vous poursuivre l’import
en ignorant cet enregistrement ? [Oui] [Non] »
- Si la réponse est [Oui], les opérations suivantes vont s’effectuer :
Report de l’erreur « Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX » dans le Journal
import.
Report des trois premières lignes du fichier dans le Journal import :
#CCLI
DUVAL
Client Duval
Report du message «Reprise de l’import Date et Heure»
Report de l’enregistrement erroné complet dans un nouveau fichier texte.
Reprise de l’import des données à partir de DURAND.
- Si la réponse est [Non], les opérations suivantes vont s’effectuer :

© 2009 Sage 272

 Menu Fichier

L’import de données est arrêté mais le client DUPONT est importé.

Report de l’erreur « Le client DUVAL existe déjà comme fournisseur, ligne XXX » dans le Journal
import.
Report du message « Arrêt de l’import Date et Heure »
Création du fichier IMPLCLI1.TXT avec les fichiers non importés :
#CCLI
DUVAL
.../...
#CCDL
ADRESSE DUVAL
.../...
#CCLI
DURAND
.../...
#FIN
Report du message « Création du fichier IMPCLI1.TXT » dans le Journal import.
Le fichier IMPLCLI.TXT est renommé IMPLCLI.OLD.

Journal d’import - Format Sage 30 et Sage 100

Le journal d’import portera le nom JIMPORT.TXT. Il comportera les informations suivantes :

• si aucune anomalie n’a été détectée :

- date et heure du début de l’importation avec le nom du fichier importé,
- nombre d’enregistrements importés,
- date et heure de la fin de l’import ;

• si la structure du fichier est incorrecte :

- date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,
- type d’incohérence détectée,
- date et heure de l’arrêt du traitement ;

• si des enregistrements incorrects ont été trouvés :

- date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,
- erreur détectée et ligne avec affichage du numéro d’ordre du caractère,
- ligne d’enregistrement concernée (seulement les caractères concernés),
- nombre d’enregistrements écrits,
- nombre d’erreurs d’importation,
- recopie du fichier d’origine,
- date et heure de l’arrêt du traitement.

Ces fichiers peuvent être consultés et imprimés au moyen d’un programme de traitement de texte
ou bien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et TeachText ou SimpleText sur Mac-
intosh.

© 2009 Sage 273

 Menu Fichier

Importer au format d’importation paramétrable

Fichier / Importer / Format paramétrable

Cette commande permet de traiter des fichiers d’importation ayant un format paramétrable par
l’utilisateur.

L’importation de données à l’aide d’un format paramétrable est détaillée dans le Manuel de la
gamme.

On peut lancer la commande Importer au format paramétrable en cliquant sur le bouton [Im-
porter selon un format paramétrable] de la barre d’outils « Fonctions avancées ».

Cette fonction permet de sélectionner un des formats qui auraient pu être créés au préalable dans
la fonction Format import/export paramétrable.

Voir cette commande «Format import/export paramétrable», page 297.

Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection d’un format d’importation paramétré
« Ouvrir le format paramétrable ».

Les fichiers de formats paramétrables comportent, sous Windows, l’extension .EGC. La sélection
d’un fichier non compatible entraîne l’affichage d’un message d’erreur.

Si des erreurs sont constatées lors d’importations, le programme les signale.

Voir le titre «Gestion des erreurs en import de données – Format paramétrable», page 278.

Généralités sur les importations au format paramétrable

Les importations peuvent porter sur :

• certaines données du menu Structure :

- fiches articles,
- stocks articles,

© 2009 Sage 274

 Menu Fichier

- fiches familles,
- fiches clients,
- tarifs clients,
- fiches fournisseurs,
- tarifs fournisseurs,
- tarifs par catégories tarifaires,

• les documents du menu Traitement :

- ventes,
- achats,
- stocks.

L’importation peut, de plus, s’effectuer en modification ou en ajout.

Gestion des caractères non gérés

Selon le champ et son format, les caractères non gérés peuvent être :

• transformés (exemple : de minuscules en majuscules : bijou devient BIJOU),

• supprimés (exemple : DIAMANT VERT deviendra DIAMANTVERT),
• enregistrement rejeté si un caractère non autorisé est présent dans un champ qui ne peut
pas être nettoyé (exemple : champ au format Montant contenant un caractère alphabéti-
que).

Le Manuel de la gamme précise les particularités de l’importation des caractères non gérés.

© 2009 Sage 275

 Menu Fichier

Les caractères non gérés présents dans le fichier d’importation sont traités comme suit.

Champ Type Caractères gérés Commentaire

Numéro de compte 17 caractères alphanu- 0à9

client ou fournisseur mériques majuscules AàZ

Numéro de compte col- 13 caractères alphanu- 3 premiers numériques

lectif mérriques majuscules Les 10 suivants :
dont les 3 premiers 0à9
sont numériques AàZ

Valeur information libre Selon le format Ignorer la valeur si elle

ne correspond pas au
format de l’information
libre

Références article, 18 caractères alphanu- 0à9

client et fournisseur mériques majucules AàZ
(C39) /
%
+
$
.
_ ou Espace

Code barres 18 caractères alphanu- 0à9

mériques majucules AàZ
(C39) /
%
+
$
.
_ ou Espace

Numéro de pièce 8 caractères alphanu- 0à9

mériques majuscules AàZ

Code emplacement 13 caractères alphanu- 0à9

mériques majuscules AàZ

Numéro de série / lot 30 caractères alphanu- 0à9

mériques majucules AàZ
(C39) /
%
+
$
.
_ ou Espace

Importation en modification

Dans ce cas, deux possibilités sont à considérer :

• Certaines données importées existent déjà dans le fichier commercial : la mise à jour des
données existantes est réalisée si l’option Import en mise à jour du volet « Préférences »
de la fiche de l’entreprise l’autorise (paramétrage autre que Sans modification).

• Les données importées n’existent pas : elles sont créées dans le fichier commercial. Si
certains champs sont absents dans le fichier d’importation, ils sont renseignés avec les
valeurs par défaut (qui pourront être modifiées manuellement et ponctuellement).

© 2009 Sage 276

 Menu Fichier

Voir le «Volet Préférences - A propos de…», page 151.

Les valeurs par défaut sont détaillées sous le titre «Format import/export paramétrable»,
page 297.

L’importation des documents ne peut pas être réalisée en modification.

L’importation des tarifs par catégories tarifaires et des tarifs fournisseurs présentent des particu-
larités détaillées ci-dessous. Il en est de même pour les articles.

Importation en ajout

L’importation ne peut se faire que pour des données n’existant pas dans le fichier commercial des-
tinataire.

C’est notamment le cas des documents dont l’importation présente les caractéristiques
suivantes :

• Si le programme constate qu’une référence pièce existe déjà dans le fichier destinataire, il
stoppe l’importation et affiche un message d’erreur dans le journal de traitement.

• Si le tiers destinataire du document importé est absent du fichier, le programme n’importe

pas le document et mentionne cette erreur dans le journal de traitement.

• Toutes les données de l’en-tête ne sont pas importées. Les valeurs non importées sont
remplacées par les valeurs par défaut. Il en est de même pour les lignes pour lesquelles
les valeurs non importées sont remplacées par les valeurs par défaut.

• Les conditions de paiement ne sont pas importées. Elles sont remplacées par les condi-
tions par défaut existant dans la fiche du tiers.

Importation des articles

Toutes les données de l’article ne peuvent être importées en une seule fois. Il est nécessaire de
lancer trois importations pour les données ci-dessous (enrespectant l’ordre d’importation) :

• données de la fiche article,

• tarifs par catégories tarifaires,
• tarifs fournisseurs.
Dans ces deux derniers cas, l’importation en ajout n’est pas totale. Les données non présentes
dans le fichier destinataires ne sont pas supprimées.
Exemple
L’article BAAR01 comporte des tarifs pour les catégories tarifaires Grossiste, Détaillant et Vente
comptoir.
On lance une importation paramétrable d’un fichier comportant uniquement les tarifs de la caté-
gorie tarifaire Grossiste et dans lequel l’article BAAR01 est mentionné.
Le programme ne supprime pas les tarifs Détaillant et Vente comptoir pour le dit article.

© 2009 Sage 277

 Menu Fichier

Gestion des erreurs en import de données – Format paramétrable

Les informations ci-après ne concernent que les imports de données au moyen de fichiers au for-
mat texte.

Rappelons que lors de l’importation de données, le programme procède en deux temps :

• d’abord il vérifie la cohérence de la totalité du fichier d’import et, en cas d’anomalie, rejette
ce fichier en totalité,

• ensuite, si la première phase n’a détecté aucune anomalie, il procède à l’import des enre-
gistrements. Si un des enregistrements présente une anomalie, ceux qui le précèdent sont
cependant importés.

Des messages d’erreur apparaîtront dans les cas suivants et l’importation sera refusée :

• la structure du fichier d’import ne correspond pas à celle définie dans le format.

L’importation sera également refusée :

• si la famille dont dépend un article importé n’existe pas ;

• si le compte comptable général associé à un tiers n’existe pas ;
• et d’une façon générale en cas de présence de tout élément non défini dans le fichier
d’importation et manquant dans le fichier destinataire.

Longueur des champs

Dans le cas de champs alphanumériques, si la longueur des données importées est supérieure à
celles du fichier destinataire, la valeur importée sera tronquée des derniers caractères.

Dans le cas des champs numériques : si la longueur des données importées est supérieure à cel-
les du fichier destinataire, la valeur importée sera également tronquée des derniers caractères,
décimales comprises.

Si les données importées sont plus courtes, aucune incidence.

Journal d’import – Format paramétrable

Le journal d’import portera le nom JIMPORT.TXT. Il comportera les informations suivantes :

• si aucune anomalie n’a été détectée :

- date et heure du début de l’importation avec le nom du fichier importé,
- nombre d’enregistrements importés,
- date et heure de la fin de l’import ;

• si la structure du fichier est incorrecte :

- date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,
- type d’incohérence détectée,
- date et heure de l’arrêt du traitement ;

• si des enregistrements incorrects ont été trouvés :

- date et heure du lancement de l’importation avec le nom du fichier importé,
- erreur détectée et ligne,
- ligne d’enregistrement concernée,
- nombre d’enregistrements écrits,
- nombre d’erreurs d’importation,
- recopie du fichier d’origine,

© 2009 Sage 278

 Menu Fichier

- date et heure de l’arrêt du traitement.

Ces fichiers peuvent être consultés et imprimés au moyen d’un programme de traitement de texte
ou bien des utilitaires Bloc Notes ou WordPad sur Windows et TeachText ou SimpleText sur Mac-
intosh.

© 2009 Sage 279

 Menu Fichier

Exporter
Fichier / Exporter

Cette commande permet d’exporter des informations d’un fichier de gestion commerciale.

Elle ouvre un menu hiérarchique.

La forme des fichiers d’exportation peut être :

• un format fixe proposé par le programme : Format Sage 30 et Sage 100, HTML.
• un Format paramétrable par l’utilisateur.
Voir ci-après les descriptions de ces fonctions :

• «Exporter au format Sage, HTML…», page 281,

• «Exporter au format d’exportation paramétrable», page 293,
• «Format import/export paramétrable», page 297.

© 2009 Sage 280

 Menu Fichier

Exporter au format Sage, HTML…

Fichier / Exporter / Format Sage, HTML…

Cette commande permet d’exporter les données enregistrées dans le fichier de gestion commer-
ciale vers un tableur ou un programme acceptant des données sous forme de fichiers au format
SYLK ou texte.

Elle permet de traiter des fichiers d’exportation ayant un format fixe proposé par le programme.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Exporter au format Sage] de la
barre d’outils « Fonctions avancées ».

Cette commande vous permet d’extraire d’un fichier du programme Sage Gestion commerciale
tout ou partie des données sous forme de :

• fichier au format SYLK qui présente les données sous une configuration reconnue par
beaucoup de tableurs,

• fichier au format Texte qui enregistre les données sous la forme d’un fichier texte au for-
mat d’import des Lignes Sage 30, 100 ou Start Factures,

• fichier au format HTML qui pourra être directement exploité par les programmes de navi-
gation sur Internet,

• fichier au format Classeur Microsoft Excel© (version 7.00 ou ultérieure) qui lancera auto-
matiquement l’ouverture de ce programme, la lecture des données exportées et leur
exploitation.
Windows Cette dernière option n’est disponible que sur les versions du programme fonctionnant sur Win-
dows.

Les documents générés par cette commande devront être ouverts à partir des applications (ta-
bleur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-des-
sus.

Si l’exportation s’effectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours générées en
colonne, séparées par un retour chariot et agrémentées de “drapeaux”, codes permettant au pro-
gramme de déterminer l’origine, le fichier concerné et la fin des enregistrements. Toutes explica-
tions concernant ces “drapeaux” sont données dans les Annexes.

L’exportation sous forme de fichier au format Texte s’effectue dans le format que le programme Sage Ges-
tion commerciale utilise pour ses importations. Il est donc possible de réutiliser un tel fichier en import sur
un autre ordinateur équipé de ce programme.

Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre « Ouvrir le modèle
d’export » permettant d’appeler un format d’exportation déjà créé ou d’en enregistrer un nouveau.

© 2009 Sage 281

 Menu Fichier

Sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser ou modifier puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou
sur le bouton [Nouveau] pour enregistrer un nouveau modèle de sélection.
Windows Sous Windows, ils comportent l’extension .MGC.

Si vous choisissez de créer un modèle de sélection, une nouvelle fenêtre « Enregistrer le modèle
d’export » s’ouvre pour la saisie du nom, de la taille et de l’emplacement de stockage de ce fichier.
La taille de 200 Ko proposée par le programme est en règle générale largement suffisante.

Dans les deux cas, un écran de paramétrage « Liaison externe » apparaît ensuite.

Le principe de cet écran est identique à celui des formats de sélection utilisés lors de l’impression
à l’aide du bouton Plus de critères. Les colonnes servent au stockage des critères de sélection et
les zones au dessus des titres des colonnes servent à leur saisie.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Paramétrage des modèles d’exportation»,

page 283.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques. L’information saisie ici est simplement destinée à
décrire plus précisément le modèle. Elle n’est pas transférée dans le fichier généré.

© 2009 Sage 282

 Menu Fichier

Boutons

Bouton [Fonctions]

Ce bouton propose les fonctions suivantes :

• Exporter
Permet de lancer la génération du fichier d’exportation en fonction des critères enregistrés
dans les colonnes de la fenêtre.

• Imprimer
Permet d’éditer et de conserver sous forme imprimée la liste des critères du modèle.
Lorsque vous cliquez sur cette fonction, une fenêtre « Créer le fichier d’export » s’ouvre
pour vous permettre de donner un nom au fichier qui va recevoir les informations et de
déterminer l’emplacement de stockage de ce fichier qui sera généré.

Windows Le programme indique l’extension à ajouter au nom du fichier en fonction du type d’export réalisé.
Si vous ne la saisissez pas, le programme l’ajoutera de lui-même.

Type
Cette liste déroulante propose les choix suivants :
• Format texte (*.TXT),
• Format sylk (*.SLK),
• Format html (*.HTM),
• Format Classeur Microsoft Excel (*.XLS).
Windows Cette dernière option n’est disponible que sur Windows.

Paramétrage des modèles d’exportation

Les colonnes qui occupent la fenêtre de paramétrage sont surmontées des zones dans lesquelles
s’effectue l’enregistrement des critères.

Ces zones de saisie présentent soit des listes déroulantes non éditables, soit des zones de saisie,
soit des zones mixtes (listes déroulantes éditables).

© 2009 Sage 283

 Menu Fichier

Les colonnes affichent la liste de tous les critères de sélection déjà enregistrés.

Le programme sélectionne par défaut tous les éléments correspondant à un critère non mention-
né.

La création d’un modèle s’effectue comme suit :

1 . appel de la fonction et création d’un nouveau modèle,
2 . enregistrement d’un titre (simple information permettant de décrire le modèle plus précisé-
ment que son nom de document),
3 . pour chaque ligne de critère, enregistrement :
- du fichier,
- du champ,
- du groupe éventuel,
- de la cellule origine du transfert si réutilisation dans un tableur,
- du critère de sélection si le champ donne lieu à une liste déroulante ou de la fourchette
de critères si le champ est éditable,
- de l’échelonnement éventuel des valeurs si la ligne de critère le permet,
4 . impression éventuelle de la liste des critères,
5 . enregistrement du modèle en refermant la fenêtre.

Par défaut, toutes les informations dépendant d’un critère de sélection non mentionné sont sélec-
tionnées.

Ajouter un critère : il suffit d’enregistrer ses valeurs dans les zones de saisie puis d’utiliser le
bouton Création d’un élément (ou Ajouter) de la barre d’outils «Navigation». Prenez garde, avant
d’effectuer cet ajout, de vérifier qu’aucune ligne de critère ne soit sélectionnée. Dans ce cas, c’est
la ligne sélectionnée qui serait modifiée.

Supprimer un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour la sélectionner puis sur le bouton Suppri-
mer de la barre d’outils «Navigation».

Modifier un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour le sélectionner. Les informations apparaissent
alors dans les zones de saisie et vous pouvez les modifier. Lorsque ces modifications sont termi-
nées, utilisez le bouton Ajouter pour les enregistrer.

Lorsque les critères ont été saisis, cliquez sur la fonction [Imprimer] pour lancer l’édition de l’état.
Le dialogue de l’imprimante vous est alors proposé.

Les colonnes dans lesquelles sont enregistrés les critères ne peuvent pas être déplacées mais
on peut en modifier la largeur. On peut également modifier la dimension de la fenêtre.

Les colonnes proposées sont de gauche à droite :

Colonne Fichier
Cette colonne permet la sélection du fichier dont seront extraites les informations à exporter. Sa
zone de saisie est une liste déroulante.

L’exportation des informations sur l’entreprise (dossier de l’entreprise) se fait d’un seul bloc sans possibilité
de sélection particulière.

Colonne Champ
Cette colonne permet de préciser le champ dont doivent être extraites les informations à expor-
ter. Les champs dépendent bien évidemment du fichier sélectionné dans la colonne précédente.
La zone de saisie est également une liste déroulante.

© 2009 Sage 284

 Menu Fichier

Colonne Groupe
Permet de réunir des lignes de critères affectées à la même sélection. Un modèle d’exportation
peut comporter autant de groupes que cette zone permet d’en saisir. Un et logique s’établit entre
les lignes d’un même groupe. Un ou logique s’établit entre les groupes.

Un complément d’information est donné plus loin sur les groupes sous le titre «Groupes»,
page 286.

Colonne Cellule L:C

Cette colonne sert à l’enregistrement de la cellule du tableur à partir de laquelle les informations
de la ligne en question seront transférées. Rappelons que les informations exportées sont insé-
rées en colonne à partir de la cellule indiquée ici.
L’adresse de la cellule doit être précisée de la façon suivante : X:Y. X est le numéro de la ligne, Y
le numéro de la colonne. Les valeurs doivent être inférieures aux limites du programme destina-
taire. Il ne faut pas taper de L pour ligne ni de C pour colonne. L’adresse est toujours numérique
même si le tableur destinataire numérote les colonnes par des lettres.
Une ligne comportant comme adresse 0:0 (zéro:zéro) est simplement destinée à la sélection
(voir l’exemple ci-dessus). Ses valeurs ne seront pas transférées dans le fichier export.
Une ligne comportant comme adresse 0:Y impose au programme d’ajouter les informations à la
suite de celles déjà insérées dans cette même colonne. Cette possibilité n’est envisageable que
si vous précisez des groupes.
Si les transferts doivent s’effectuer au format texte les informations saisies dans cette colonne
n’ont aucune importance.

Colonne De
Cette colonne sert à la saisie d’un critère de sélection. Ce critère est unique dans le cas où le
champ sélectionné l’impose. La liste déroulante permet alors d’ouvrir la liste des réponses possi-
bles. Dans le cas où une fourchette de limites peut être saisie, les valeurs doivent être tapées
dans cette colonne et la suivante.
La zone de saisie de la colonne De est mixte puisqu’elle offre une liste déroulante ou une zone
de saisie. Dans le cas où le critère de sélection ne porte pas sur une fourchette de valeurs, seule
cette colonne doit être saisie. La liste déroulante ne fonctionne que si les critères champ et
fichier s’y prêtent. Si la valeur de sélection doit être tapée en toutes lettres, aucune liste ne
s’ouvrira si vous cliquez dessus.
Le programme permet des recherches par défaut. Si votre sélection porte du début d’une liste à
un certain élément de la liste, vous pouvez laisser vide la colonne De et ne remplir que la
colonne à. Dans le même esprit, si la sélection porte d’un élément d’une liste jusqu’au dernier,
vous saisissez l’élément dans la colonne De et laissez vide la colonne à.

Colonne à
Colonne servant à l’enregistrement manuel de la deuxième limite de sélection si le champ
l’impose.

Colonne Echelonnement
Cette colonne permet de sélectionner l’échelonnement des périodes d’après lesquelles les
valeurs vont être extraites. La zone de saisie est une liste déroulante proposant les options
suivantes :
• Aucun : les valeurs sont extraites en détail,
• Jour : les valeurs sont totalisées par jour,
• Semaine : les valeurs sont totalisées par semaine,
• Mois : seuls les totaux mensuels sont extraits,
• Trimestre : les valeurs extraites sont les totaux trimestriels calendaires,
• Semestre : les valeurs extraites sont les totaux semestriels calendaires,
• Année : les totaux de l’année sont exportés.

© 2009 Sage 285

 Menu Fichier

Critères de sélection

Critères de sélection standard

Un fichier particulier porte la dénomination : Sélection standard. Ce fichier permet des sélections
rapides qui optimisent le temps d’impression des documents. La colonne Fichier permet de choi-
sir le fichier sur lequel va porter la sélection.

Les champs de sélection proposés pour ce fichier sont également proposés pour d’autres fichiers.

Si le même champ est sélectionné dans le fichier Sélection standard et dans un autre fichier, prio-
rité sera donnée au fichier Sélection standard.

Dates

Les lignes de critères concernant des dates bénéficient de possibilités de sélection élargies. Il est
maintenant possible de paramétrer les valeurs de date en cours en les mentionnant sous forme
littérale JJMMAA :
• JJ correspond au jour de la date système (date de l’ordinateur) ;
• MM correspond au mois de la date système ;
• AA correspond à l’année de la date système.
Exemple
De JJMMAA à JJMMAA : ce paramétrage ne sélectionnera que les données relatives au jour de
l’exportation.
De 01MM03 à 31MM03 : ce paramétrage sélectionnera toutes les données du mois en cours (s’il
appartient à l’année 2003).
De 0101AA à 01MMAA : ce paramétrage sélectionnera toutes les données depuis le 1er janvier
de l’année en cours jusqu’au premier jour du mois en cours.

Groupes

Il est possible de regrouper des critères de sélection d’un état pour réaliser plusieurs sélections
simultanées et indépendantes.

Pour réaliser ce regroupement, il est nécessaire que chaque ligne de critère appartenant à un
groupe mentionne la même référence de groupe. Cette référence, qui doit être tapée dans la co-
lonne Groupe, se compose d’un maximum de 6 caractères alphanumériques.

Lorsque vous enregistrez un critère de groupe, le programme le relie aux autres critères déjà sai-
sis par un opérateur Ou.

A l’intérieur d’un groupe (ou lorsque aucun groupe n’est utilisé), chaque ligne de critère est liée à la précé-
dente par un Et logique.

Les groupes permettent de créer des formats de sélection que les seuls opérateurs ne permettent
pas de réaliser.
Exemple
Supposons que l’on veuille extraire les noms des clients appartenant aux catégories tarifaires
Grossiste (la première saisie) et Centrales d’achat (la troisième saisie). On ne peut réaliser une
sélection continue car la catégorie tarifaire Détaillant qui est la deuxième serait également sélec-

© 2009 Sage 286

 Menu Fichier

tionnée. Il nous faut donc utiliser les groupes et nous paramétrerons le modèle comme suit.

Cellule
Fichier Champ Groupe De à
L:C

Clients Catégorie tarifaire A 0:0 Grossiste

Clients Intitulé A 1:1

Clients Catégorie tarifaire B 0:0 Centrale

d’achat

Clients Intitulé B 0:1

Le groupe A servira donc à sélectionner les clients grossistes mais n’insérera que leur nom dans
la feuille de calcul à partir de la cellule L1 :C1. Le groupe B fera de même pour les clients centrales
d’achat et insérera leur nom à la suite de ceux appartenant à la catégorie Grossiste. C’est la rai-
son pour laquelle nous avons mentionné 0 :1 dans la colonne Cellule L:C.

Formats d’exportation

Les documents générés par cette commande devront être ouverts à partir des applications (ta-
bleur, traitement de texte, programme de gestion) capables de lire les formats de fichiers ci-des-
sus.

Format texte

Si l’exportation s’effectue sous forme de fichier ASCII, les informations sont toujours générées en
colonne, séparées par un retour chariot et agrémentées de “drapeaux”, codes permettant au pro-
gramme de déterminer l’origine, le fichier concerné et la fin des enregistrements. Toutes explica-
tions concernant ces “drapeaux” sont données dans la commande Fichier / Importer... et dans le
fichier Annexes.

L’exportation sous forme de fichier au format Texte (ou ASCII) s’effectue dans le format que le pro-
gramme Sage Gestion commerciale utilise pour ses importations. Il est donc possible de réuti-
liser un tel fichier en import sur un autre ordinateur équipé de ce programme.

Format Sylk

Le format Sylk est un format reconnu par la plupart des tableurs.

Si vous disposez d’Excel version 7 ou ultérieure, vous pouvez également exporter les valeurs sous la forme
d’un classeur Microsoft Excel.

Voir le titre «Format Classeur Microsoft Excel®», page 289.

Format HTML

Le format HTML (Hyper Text Markup Language) permet la génération d’un fichier qui pourra di-
rectement être exploité par des navigateurs Internet.

Ce format vous permettra, par exemple, de créer un catalogue d’articles que vous copierez sur
un site Internet et qui pourra être consulté par vos clients.

© 2009 Sage 287

 Menu Fichier

Le paramétrage du modèle d’export s’effectue comme pour le format SYLK. Par contre l’adresse
de cellule indiquée pour chaque ligne du format d’export n’est utilisée que pour définir l’ordre de
l’export.
Exemple
Vous voulez exporter votre fichier article avec les informations suivantes : Référence article, Dé-
signation et Prix de vente.
Le format d’export est le suivant :

L’export au format SYLK donnerait le résultat suivant :

Vous pouvez constater que l’adressage des cellules est bien respecté. Le prix de vente est enre-
gistré dans la sixième colonne.
L’export au format HTML donne le résultat ci après :

L’ordre du format est respecté mais les adresses de cellules ne sont pas prises en compte. Le prix
de vente est enregistré dans la troisième colonne alors que c’était la sixième qui était indiquée
dans le format d’export.

© 2009 Sage 288

 Menu Fichier

Format Classeur Microsoft Excel®

L'exportation au format Classeur Microsoft Excel permet le lancement en automatique de Micro-

soft Excel et l'ouverture du fichier exporté.

Cette exportation fonctionne à identique de l'exportation au format Sylk.

Le fonctionnement de l'application dans le cadre d'une exportation au format Classeur Microsoft

Excel est le suivant :
1 . création d'un fichier doté de l'extension .XLS,
2 . ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel,
3 . extraction des informations du fichier de gestion,
4 . affichage des informations sous Microsoft Excel.

L'exportation n'est réalisable que si Microsoft Excel (version 7.00 au minimum) est installé sur le
poste de travail.

Déclaration d’échange de biens intra-communautaire

Pour faciliter l’établissement de la Déclaration d’échanges de biens intra-communautaire, des

champs ont été créés dans le cas d’un export au format Sylk des lignes des documents. Ces
champs concernent essentiellement la déclaration d’échanges de biens et permettent après mo-
dification du fichier Sylk de réimporter les informations souhaitées dans le produit Idep/CN8 (sur
Windows exclusivement).

On peut également lancer l’impression de la Déclaration d’échange de biens à partir de la commande

Traitement / Recherche de documents / Lignes de documents. Voir cette commande.

Les champs sont les suivants :

Doc. vente entête / Transaction A

Ce critère permet l’export du premier caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête
des documents des ventes.

Doc. vente entête / Transaction B

Ce critère permet l’export du second caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête
des documents des ventes.

Doc. achat entête / Transaction A

Ce critère permet l’export du premier caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête
des documents des achats.
Version En fonction de la version du programme utilisée, ce critère peut être présent mais non utilisable
si vous ne disposez pas des fonctionnalités des achats.

Doc. achat entête / Transaction B

Ce critère permet l’export du second caractère du champ Transaction renseigné dans l’entête
des documents des achats.
Version En fonction de la version du programme utilisée, ce critère peut être présent mais non utilisable
si vous ne disposez pas des fonctionnalités des achats.

Document ligne / Pays d’origine

Ce critère permet l’export de la zone “code Pays” du pays d’origine rattaché à la référence article
de la ligne du document.

© 2009 Sage 289

 Menu Fichier

Document ligne / Code NC8

Ce critère permet l’export des 8 premiers caractères de la zone “code fiscal” de la référence arti-
cle de la ligne du document.

Document ligne / Code NGP9

Ce critère permet l’export du neuvième caractère de la zone “code fiscal” de la référence article
de la ligne du document.

Document ligne / Département

Ce critère permet l’export des 2 premiers caractères du code postal du dépôt de stockage de la
ligne du document.

Document ligne / Condition de livraison

Ce critère permet l’export des 3 premiers caractères de la zone “code condition de livraison” de
la condition de livraison affectée à l’entête du document.

Document ligne / Situation du lieu

Ce critère permet l’export du quatrième caractère de la zone “code condition de livraison” de la
condition de livraison affectée à l’entête du document.

Document ligne / Valeur statistique

Ce critère permet l’export du montant hors taxes de la ligne du document majoré des frais cor-
respondant aux coefficient de transport et coefficient d’assurance définis pour le pays du lieu de
livraison désigné dans l’entête du document.

La valeur statistique est déterminée par la formule suivante :

Montant HT de la ligne + (((Montant HT de la ligne) x (Coefficient* de transport du pays tiers)) – Montant HT
de la ligne) + (((Montant HT de la ligne) x (Coefficient* d’assurance du pays tiers) – Montant HT de la ligne).

* Les coefficients de transport et d’assurance sont extraits du volet Options / Pays de la fiche entreprise.

Pour retrouver sous Microsoft Excel les informations relatives à la déclaration d’échanges de
biens, vous devez donc utiliser le format d’export suivant.

© 2009 Sage 290

 Menu Fichier

Champs de la déclaration

Les champs de la déclaration sont les suivants.

Fichier Champ Cellule De à

Sélection mouvements Document ligne Date 0:0 (1) (1)

Sélection mouvements Clients Statistique X 0:0 DEI DEI

Code Risf Document ligne Référence 1:1

article

Code NC8 Document ligne Code NC8 1:2

Code NGP9 Document ligne Code NGP9 1:3

Nature transaction A Doc. vente Transaction A 1:4

entête

Nature transaction B Doc. vente Transaction B 1:5

entête

Régime statistique Doc. vente Régime 1:6

entête

Description produit Document ligne Désignation 1:7

Pays Prov./Dest. Dossier entre- Code DEI 1:8

prise

Pays origine Document ligne Pays d’ori- 1:9

gine

Département Document ligne Département 1:10

Masse nette Document ligne Poids net glo- 1:11

bal

Unités supplémentaires Document ligne Quantité 1:12

N° TVA client Client N° identifiant 1:13

Mode de transport Dossier entre- Code expédi- 1:14

prise tion

Valeur fiscale Document ligne Montant HT 1:15

Valeur statistique Document ligne Valeur statis- 1:16

tique

N° référence déclarant Doc. vente N° pièce 1:17

entête

Condition livraison Document ligne Condition 1:18

livraison

Lieu cond. livraison Client Ville dépôt 1:19

Situation du lieu Document ligne Situation du 1:20

lieu

Valeur fact. devise Document ligne Montant HT 1:21

devise

Code Devise Dossier entre- Code Devise 1:22

prise

1. Dates à compléter en fonction des mouvements sélectionnés.

© 2009 Sage 291

 Menu Fichier

Les deux premières lignes de ce format d’export permettent de sélectionner la période de la dé-
claration et de ne reprendre que les clients dont le champ statistique N° X est renseigné par un
code réservé à la déclaration. La création de ce champ est laissé à la discrétion de l’utilisateur.

Cet exportation devra être réalisée au format Sylk. Le produit Idep CN8 n’acceptant pas l’importation de
données au format Sylk, il sera nécessaire de l’enregistrer sous Microsoft Excel® au format DIF.

© 2009 Sage 292

 Menu Fichier

Exporter au format d’exportation paramétrable

Fichier / Exporter / Format paramétrable

Cette commande permet de traiter des fichiers d’exportation ayant un format paramétrable par
l’utilisateur.

L’exportation de données au moyen d’un format paramétrable est détaillée dans le Manuel de la
gamme.

On peut lancer la commande Exporter au format paramétrable en cliquant sur le bouton [Ex-
porter au format paramétrable] de la barre d’outils « Fonctions avancées ».

Cette fonction permet de sélectionner un des formats qui auraient pu être créés au préalable dans
la fonction Format import/export paramétrable.

Voir cette commande «Format import/export paramétrable», page 297.

Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de sélection du modèle d’exportation qui doit
être utilisé dans le cadre de l’exportation de données envisagée.

Ce format peut concerner des données sur :

• les clients,
• les fournisseurs,
• les articles,
• les familles d’articles,
• les projets de fabrication,
• les événements agenda.
Ce format comporte, sous Windows, l’extension .EGC et doit avoir été paramétré au préalable à
l’aide de la fonction Fichier / Format import/export paramétrable.

Voir cette fonction ainsi que les explications données dans le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 293

 Menu Fichier

Un message d’erreur apparaîtra si le fichier sélectionné n’est pas un format paramétrable.

Après la sélection du format, le programme demande qu’on lui fournisse le nom ainsi que l’em-
placement de stockage du fichier de texte qui va être généré.

Donnez un nom et un emplacement de stockage au fichier .TXT qui va être créé. Cliquez sur le
bouton [Enregistrer] ou validez.

Sélection des informations exportées

Suivant le choix du format qui aura été fait, des fenêtres vont apparaître afin que vous précisiez
les informations à exporter.

Les critères de sélection proposés sont des champs dont la présence est obligatoire dans le format para-
métrable.

Le titre de ces deux zones de sélection dépend du format paramétrable sélectionné. La sélection
s’effectuera sur :

• le N° client dans le cas d’une exportation des données clients,

• le N° fournisseur dans le cas d’une exportation des données fournisseurs,

• la Référence article dans le cas d’une exportation des données articles,

© 2009 Sage 294

 Menu Fichier

• la Référence article et la Catégorie tarifaire dans le cas d’une exportation des tarifs par
catégories tarifaires,

• la Référence article et le N° fournisseur dans le cas d’une exportation des tarifs fournis-
seurs,

• le Code famille dans le cas d’une exportation des données sur les familles d’articles.

Les zones de et à sont des listes déroulantes éditables qui permettent de choisir une fourchette
d’informations à exporter. La sélection est faite sur un champ qui dépend du choix fait dans la
zone précédente et qui est précisé dans le tableau ci-dessous.

Type d’exportation Sélection Taille

Clients N° client 17 caractères alphanumériques

Fournisseurs N° fournisseur 17 caractères alphanumériques

Articles Référence article 18 caractères alphanumériques

Tarifs par catégories tarifaires Référence article 18 caractères alphanumériques

Catégories tarifaire Toutes

Liste des catégories tarifaires

Tarifs fournisseurs Référence article 18 caractères alphanumériques

N° fournisseur 17 caractères alphanumériques

Familles Code famille 10 caractères alphanumériques

Si vous laissez ces deux zones vides, la totalité des données sera exportée.

Cliquez sur le bouton [OK] pour générer le fichier.

© 2009 Sage 295

 Menu Fichier

Exportation des Dans le cas de l’exportation des documents, la fenêtre de sélection est plus complète.
documents

Elle propose les choix suivants :

• Domaine :
- Ventes,
- Achats,
- Stocks,
• Type document :
- Tous ou
- Liste des documents en fonction du domaine,
• Date de / à,
• N° pièce de / à,
• N° tiers de / à qui :
- offre la liste des clients si le domaine est Ventes,
- offre la liste des fournisseurs si le domaine est Achats,
- est grisé si le domaine est Stocks,
• Dépôt de / à.
Si vous laissez ces zones vides, la totalité des données sera exportée.

Cliquez sur le bouton [OK] pour générer le fichier.

© 2009 Sage 296

 Menu Fichier

Format import/export paramétrable

Fichier / Format import/export paramétrable

Cette fonction permet de paramétrer les formats de fichiers :

• pour l’importation ou l’exportation de données,

• et pour l’importation en mise à jour de données de structure, c’est-à-dire de données con-
cernant les tiers, les articles ou les familles qui viendront s’ajouter aux données existantes
dans le fichier commercial.

La définition de formats de fichiers paramétrables permet d'importer ou d'exporter des données

concernant :

• les clients,
• les fournisseurs,
• les articles,
• les tarifs par catégories tarifaires,
• les tarifs fournisseurs,
• les familles d’articles,
• les documents,
• les projets de fabrication,
• les événements agenda.
de et vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au format ASCII.

Vous pouvez également accéder à cette commande en cliquant sur le bouton [Définir les
formats d’import/export paramétrable] de la barre d’outils « Fonctions avancées ».

Cette fonction, disponible sur tous les programmes de la gamme est détaillée dans le Manuel de
la gamme.

Le lancement de cette fonction ouvre une fenêtre de dialogue « Ouvrir le format paramétrable »
permettant de sélectionner un format existant ou d’en créer un nouveau.

© 2009 Sage 297

 Menu Fichier

Si vous choisissez de créer un format, une seconde fenêtre « Enregistrer le format

paramétrable » s’ouvre.

Donnez un nom au format et choisissez un emplacement de stockage.

Format de fichier – Détail de la fiche

La fenêtre dans laquelle s’effectue ce paramétrage comporte l’intitulé « Format de fichier… »

complété par le type de donnée concerné et par l’intitulé du format.

© 2009 Sage 298

 Menu Fichier

On accède aux volets de cette fenêtre par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante sur
Macintosh.

Le second volet « Particularités » et les zones qu’il comporte est présenté dans le Manuel de la gamme.

Boutons

Bouton [Fonctions]

Ce bouton propose les fonctions suivantes :

• Vérifier
Cette fonction lance une vérification du paramétrage du format par rapport au fichier qui
doit être importé. Elle ne réalise aucune importation mais affiche des messages d’erreur
quand il rencontre des incohérences entre le fichier à importer et le paramétrage du for-
mat.

• Générer
Cette fonction permet de vérifier le format paramétré en éditant un fichier qui contient des
valeurs fictives, suites de lettres et de chiffres en fonction du format des champs insérés.
Le programme demande le nom du fichier à générer. Ce fichier au format TXT peut être
consulté avec un éditeur de texte ou un programme de traitement de texte.

• Imprimer]
Cette fonction l’édition d’un document résumant le paramétrage du format en cours de
consultation. Le format de ce document est fixe.

• Paramétrer
Cette fonction n’est disponible que lors du paramétrage des formats de type :
- Clients,
- Fournisseurs,
- Tarifs fournisseurs,
- Tarifs clients,
- Documents,
- les projets de fabrication,
- les événements agenda ressource.

© 2009 Sage 299

 Menu Fichier

Ce bouton ouvre une fenêtre «Paramétrages d’import» qui permet de modifier la numérotation
des comptes importés.

Voir le titre «Paramétrages d’import», page 301.

Intitulé
Intitulé que vous pouvez donner au format. Il sera rappelé dans le titre de la fenêtre. Il peut être
différent du nom du fichier.

Type de données
Zone à liste déroulante précisant le type de données qui peuvent être paramétrées dans le for-
mat d’import/export paramétrable. Ce sont :

• Clients,
• Fournisseurs,
• Articles,
• Stock articles,
• Tarifs catégories tarifaires,
• Tarifs clients,
• Tarifs fournisseurs,
• Références fournisseurs,
• Familles (d’articles),
• Documents,
• les projets de fabrication,
• les événements agenda ressource.
Dès qu’une ligne de champ a été enregistrée dans la liste, cette zone s’estompe et ne peut plus
être modifiée.

Liste des champs

Cette zone de liste affiche les champs qui peuvent être insérés dans les formats d’importation ou
d’exportation en fonction du type de données sélectionné dans la zone correspondante.
Les boutons qui gèrent le contenu de cette liste sont détaillés ci-dessous.
L’insertion des champs s’effectue :
• en les sélectionnant dans la zone à liste déroulante en dessous de la liste,
• en paramétrant leur longueur si elle ne correspond pas à la valeur proposée par défaut,
• en cliquant sur le bouton Insérer.
Les champs marqués d’une astérisque (*) dans la liste des champs sont obligtoires. Leur
absence à la fermeture du format entraînera un message d’erreur :
« Le champ XXX est obligatoire !
[OK] »
Les informations données dans cette liste sont les suivantes :
• Champ : intitulé du champ. Non modifiable.
• Valeur par défaut : valeur éventuellement enregistrée dans la fenêtre ouverte par le bou-
ton Propriétés.
• Longueur : nombre de caractères dont se compose le champ. Les valeurs proposées par
défaut sont modifiables.

© 2009 Sage 300

 Menu Fichier

• Position : position du premier caractère du champ dans la ligne d’enregistrement d’un

fichier de type Largeur fixe ou Longueur fixe. Correspond à la somme de la position et
de la longueur du champ précédent dans la liste.

Les colonnes Longueur et Position sont vides lorsque le type de champ est Délimité.

Les données qui peuvent faire l’objet d’un format d’import/export paramétrable et leurs particula-
rités sont résumées sous les titres suivants :

• «Caractères non gérés», page 307

• «Champs du fichier Clients», page 308,
• «Champs du fichier Fournisseurs», page 311,
• «Champs du fichier Articles», page 313
• «Champs du fichier Stocks articles», page 316,
• «Champs du fichier Tarifs catégories tarifaires», page 316,
• «Champs du fichier Tarifs clients», page 317,
• «Champs du fichier Tarifs fournisseurs», page 318,
• «Champs du fichier Familles d’articles», page 319,
• «Champs du fichier Documents», page 321.
Bouton [Insérer]
Insère dans la liste le champ qui a été sélectionné dans les zones en dessous de la liste. Si une
ligne est sélectionnée lors de cette insertion, la nouvelle ligne sera insérée au dessus. Les lignes
insérées peuvent être déplacées dans la liste par le biais des boutons Monter et Descendre.
Le programme ne contrôle pas si un champ est inséré plusieurs fois.

Bouton [Supprimer]
Supprime la ligne qui est sélectionnée dans la liste.

Bouton [Propriétés]
Ouvre la fenêtre « Champ » décrite ci-dessous sous le titre «Propriétés des champs».

Bouton [Monter]
Ce bouton déplace la ligne sélectionnée vers le haut de la liste (si cette ligne n’est pas la pre-
mière).

Bouton [Descendre]
Ce bouton déplace la ligne sélectionnée vers le bas de la liste (si cette ligne n’est pas la der-
nière).

Pour enregistrer le format, il suffit de fermer la fenêtre ou de passer au volet «Particularités».

Paramétrages d’import

Cette fonction est lancée en cliquant sur [Paramétrer] de la fenêtre de la fonction Format import/
export paramétrable. Elle n’est disponible que dans les formats dont le type de données est :
• Clients,
• Fournisseurs,
• Tarifs fournisseurs,

© 2009 Sage 301

 Menu Fichier

• Tarifs clients,
• Documents.
Elle permet de modifier la structure des comptes et, éventuellement, de leur affecter un compte
collectif si celui-ci est manquant dans le fichier d’origine.

Dans le cas des tarifs fournisseurs et clients et des documents, le paramétrage d’importation ne
peut porter que sur les numéros de comptes de tiers.

Pour modifier une numérotation, cliquez sur la ligne :

• Numérotation des comptes de tiers : si vous voulez modifier leur structure lors de
l’importation,
• Affectation de compte principal : si vous voulez affecter un compte collectif particulier,
puis cliquez sur le bouton [OK] ou validez.

Une fenêtre « Numérotation des comptes de tiers » apparaît dans le premier cas. Une fenêtre
« Affectation de compte principal » apparaît dans le second cas. Toutes les deux s’appliquent aux
formats des comptes de tiers.

Numérotation des comptes de tiers

La fenêtre « Numérotation des comptes de tiers » permet de modifier la structure des comptes de
tiers.

Cette fenêtre propose toujours les comptes clients et fournisseurs, quel que soit le format paramétré.

© 2009 Sage 302

 Menu Fichier

Le principe de paramétrage est le suivant :

• Avant conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie est remplacée.
• Après conversion : toute valeur alphabétique ou numérique saisie remplace ce qui se
trouvait à la position.
• L’astérisque (*) remplace tous les caractères du numéro à partir de la position de l’astéris-
que.
Exemple
Inspirez-vous des exemples donnés dans le tableau ci-dessous pour vos paramétrages.

Paramétrage Résultat obtenu

Commentaires
Avant Après Avant Après
conversion conversion conversion conversion

411* * 411DUPON DUPON Le radical 411 est supprimé. Le

compte tiers est alors composé des
derniers caractères du compte initial.

411* C* 411DUPON CDUPON Le radical 411 est supprimé et rem-

placé par la lettre C. Les derniers
caractères du compte initial sont con-
servés.

* F* 001 F001 Le compte initial est conservé et la let-

tre F est ajoutée devant.

001 F001 001 F001 Type de modification à apporter si un

client et un fournisseur comportent le
même numéro 001.

Pour paramétrer une conversion :

1 . Sélectionnez la ligne à paramétrer.
2 . Enregistrez les modifications dans les zones de saisie en dessous de la liste.
3 . Validez.
4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les paramétrages.

Critère de sélection
Permet de préciser si les paramètres de numérotation constituent également des critères de
sélection. Cette option n’est pas cochée par défaut.
Cette option est commune à tous les masques de paramétrage.
Exemple
Le compte fournisseur 401* est coché comme critère de sélection. Seules les lignes correspon-
dant à ce critère seront sélectionnées, les autres seront ignorées.

Si un des critères, Client ou Fournisseur, ne doit pas être utilisé pour les sélections, mettre les
valeurs proposées à zéro.

Affectation de compte principal

La fenêtre « Affectation de compte principal » permet d’affecter un compte principal ou collectif

aux comptes de tiers traités.

© 2009 Sage 303

 Menu Fichier

Par défaut les comptes suivants sont proposés :

• pour les comptes clients 411* : 4110000,
• pour les comptes fournisseurs 401* : 4010000.
L’utilisation de cette fenêtre est identique à celle de la numérotation.

Le nombre de comptes pouvant être numérotés est illimité, voir le Manuel de la gamme.

Propriétés des champs

Pour chacun des champs que l’on peut insérer dans un format de fichier, il est possible d’ouvrir
une fenêtre « Champ » en sélectionnant la ligne correspondante et en cliquant sur le bouton [Pro-
priétés].

Cette fenêtre, en fonction de la ligne qui était sélectionnée lors de son ouverture, peut prendre
divers aspects :

• Elle peut comporter un ou deux volets :

- « Propriétés » : volet toujours présent qui permet d’enregistrer les valeurs par défaut
que doit prendre le champ correspondant lors de son exportation ou de son importa-
tion, en particulier si ce champ est absent du fichier importé. Ce volet peut comporter
deux ou trois zones en fonction des informations à saisir. Ces informations sont
détaillées ci-dessous.
- « Correspondance » : volet qui n’apparaît que lorsque le champ correspond à une don-
née variable.
Exemple
Dans le cas du fichier documents, le domaine peut être : Ventes, Achats ou Stocks. Le type de
document, fonction du domaine, peut être : Devis, Bon de retour, Facture, etc.

On accède à ces volets par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante sur Mac-
intosh.

Volet Propriété - Champs des formats de fichiers paramétrables

Présentation de La présentation la plus fréquemment proposée est la suivante.

base

© 2009 Sage 304

 Menu Fichier

Valeur par défaut

Zone de saisie dont le type (alphanumérique, alphanumérique majuscules, nombre, date, etc;)
dépend du champ dont l’intitulé est rappelé dans le titre de la fenêtre. Les tableaux qui suivent
précisent les caractéristiques de chacun de ces champs.
Cette zone permet d’enregistrer la valeur fixe que prendra le champ correspondant lors de son
exportation ou de son importation.
Exemple
Affectation d’un numéro de compte collectif fixe 4110000 pour les clients exportés.

Non présent dans le fichier

Case à cocher qui précise au programme que le champ correspondant est absent du fichier qui
sera importé et qu’il doit ajouter ce champ, éventuellement en y mentionnant la valeur par défaut
saisie dans la zone correspondante, à la position où il a été paramétré.
Cette option n’est pas cochée par défaut.

Champs forma- Lorsque le champ peut présenter différents formats, tels les champs de date, une zone supplé-
tés mentaire apparaît pour préciser le format utilisé dans le fichier importé ou exporté.

Format
Enregistrez dans cette zone le format de date du champ.

Les formats de date sont décrits en Annexe.

Champs avec Lorsqu’un champ peut prendre plusieurs valeurs tels les champs des informations libres, le pro-
indice gramme ajoute une zone supplémentaire pour préciser la position de l’information libre.

© 2009 Sage 305

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Numéro d’indice
Enregistrez dans cette zone le numéro d’indice du champ à importer / exporter. Ce numéro
d’indice est affiché dans la liste des champs après l’intitulé du champ.
Exemple
L’information libre «Pourcentage teneur en or» a été enregistrée en quatrième position de la liste
des informations libres articles. Si cette information doit être traitée, il faudra enregistrer 4 dans la
zone Numéro d’indice.
Les comptes généraux de comptabilisation des mouvements des articles dépendent de la caté-
gorie comptable qui leur est affectée. Pour que le programme sache à quelle catégorie le compte
importé ou exporté est affecté, il faut préciser la position de la catégorie comptable dans la liste
(volet «Complément» de la fiche article).

Une telle zone peut être insérée plusieurs fois avec des numéros d’indices différents.

Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables

Certains champs de fichiers permettent de choisir entre différentes valeurs.

Exemple
Prenons le champ Unité de poids des articles.
Il peut prendre comme valeurs : tonne, quintal, kilogramme, etc.
Le fichier à importer mentionne T pour tonne, Q pour quintal, K pour kilogramme, etc.
Cette correspondance permet de définir quelle est la valeur de correspondance entre les deux fi-
chiers.

Pour avoir accès à ces choix :

1 . cliquez sur la ligne du champ pour la sélectionner ;
2 . cliquez sur le bouton [Propriétés] dans le volet « Description » ;
3 . cliquez sur l’onglet Correspondance pour ouvrir le volet du même nom ;

4 . sélectionnez la ligne qui convient ;

© 2009 Sage 306

 Menu Fichier

5 . enregistrez la correspondance et validez par la touche ENTRÉE ;

6 . faites de même pour les autres valeurs possibles ;
7 . cliquez sur le bouton [OK] pour refermer la fenêtre après paramétrage.

Caractères non gérés

Dans les précédentes versions du programme, l’importation était bloquée dès que le programme
rencontrait un caractère non géré.

Certains caractères non gérés par le programme sont transformés de façon à ne pas gêner cette
importation. Le Manuel de la gamme précise comment cette substitution est réalisée. Le tableau
suivant rappelle les caractères gérés sans substitution.

Champ Type Caractères gérés Commentaire

N° compte client / four- 17 AN majuscules (1) 0à9

nisseur AàZ

N° compte collectif 13 AN majuscules dont Les 10 suivants :

les 3 premiers sont 0à9
numériques AàZ

Référence article 18 AN majuscules 0à9

(C39) AàZ
/
%
+
$
.
_ ou Espace

Code barres 18 AN majuscules 0à9

(C39) AàZ
/
%
+
$
.
_ ou Espace

N° pièce 9 AN majuscules 0à9

AàZ

Valeur information libre Selon format Valeur ignorée si elle

ne correspond pas au
format de l’information
libre

1. AN : alphanumérique.

© 2009 Sage 307

 Menu Fichier

Champs du fichier Clients

Le programme permet l'import des fiches clients.

Champs disponibles - Champs du fichier Clients

Liste des champs disponibles.

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

N° compte client 17 AN Oui Majuscules. Nettoyage. Carac-

tères non gérés remplacés par
_

Intitulé 35 AN Oui

N° compte collectif 13 AN Oui Format Compte

Abrégé 17 AN

Qualité 17 AN

Contact 35 AN

Adresse 35 AN

Complément adresse 35 AN

Code postal 9 AN

Ville 35 AN

Région 25 AN

Pays 35 AN

N° Siret 14 AN

NAF (APE) 5 AN

N° identifiant 25 AN

Téléphone 21 AN

Télécopie 21 AN

E-mail 69 AN

Site 69 AN

Catégorie comptable 2 N Correspondance à définir

Payeur 17 AN Majuscules

Code devise ISO 3 AN

Intitulé banque 35 AN Banque principale uniquement

Structure banque 1 N Correspondance à définir

Code devise ISO 3 AN

compte

Code banque 14 AN Numérique pour la structure

locale

Code guichet 17 AN

© 2009 Sage 308

 Menu Fichier

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Numéro de compte 17 AN
banque

Clé RIB 2 N

Commentaire banque 69 AN

Intitulé livraison / 35 AN Lieu de livraison principal uni-

Indice quement

Adresse livraison / 35 AN
Indice

Complément livraison / 35 AN
Indice

Code postel livraison / 9 AN

Indice

Ville livraison / Indice 35 AN

Région livraison / 25 AN
Indice

Pays livraison / Indice 35 AN

Expédition livraison /
Indice

Contact livraison / 35 AN
Indice

Condition livraison /
Indice

Téléphone livraison / 21 AN
Indice

Télécopie livraison / 21 AN
Indice

E-mail livraison / Indice 60 AN

Catégorie tarifaire 2 N Correspondance à définir

Taux remise 14 N Format double

Taux escompte 14 N Format double

Taux relevé 14 N Format double

Taux R.F.A. 14 N Format double

Civilité contact / Indice 1 1 Correspondance

© 2009 Sage 309

 Menu Fichier

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Nom contact / Indice 35 AN

Prénom contact / 35 AN
Indice

Service contact / Indice 35 AN

Fonction contact / 35 AN
Indice

Téléphone contact / 20 N
Indice

Portable contact / 20 N
Indice

Télécopie contact / 20 N
Indice

E-mail contact / Indice 69 AN

Valeur info libre / Indice 69 AN

Inutilisé 1 AN Permet d’indiquer un champ du

fichier qui doit être ignoré

AN = alphanumérique.
N = numérique.

Correspondance des champs - Champs du fichier Clients

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à

définir » permettent de choisir entre différentes valeurs dans un champ offrant des choix multi-
ples.

Voir le titre «Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables», page 306.

Les correspondances proposées sont les suivantes.

Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaires

Catégorie comptable Catégorie comptable 1 1 1

à …
Catégorie comptable 50
50

Structure banque Locale 0 0

Autre 1
BBAN 2
IBAN 3

Catégorie tarifaire Catégorie tarifaire 1 1 1

à …
Catégorie tarifaire 32 32

© 2009 Sage 310

 Menu Fichier

Valeurs par défaut - Champs du fichier Clients

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche client et ceux qui ne seraient pas
présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs que prennent les zones correspondan-
tes en création de fiche.

Champs du fichier Fournisseurs

Le programme permet l'import des fiches fournisseurs.

Champs disponibles - Champs du fichier Fournisseurs

Liste des champs disponibles.

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

N° compte fournisseur 17 AN Oui Majuscules. Nettoyage. Carac-

tères non gérés remplacés par
_.

Intitulé 35 AN Oui

N° compte collectif 13 AN Oui Format compte

Abrégé 17 AN

Qualité 17 AN

Contact 35 AN

Adresse 35 AN

Complément adresse 35 AN

Code postal 9 AN

Ville 35 AN

Région 25 AN

Pays 35 AN

N° Siret 14 AN

NAF (APE) 5 AN

N° identifiant 25 AN

Téléphone 21 AN

Télécopie 21 AN

E-mail 69 AN

Site 69 AN

Catégorie comptable 2 N Correspondance à définir (*)

Encaisseur 17 AN

Acheteur 35 AN

Code devise ISO 3 AN

© 2009 Sage 311

 Menu Fichier

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Intitulé banque 35 AN Banque principale uniquement

Structure banque 1 N Correspondance à définir (*)

Code devise ISO compte

banque

Code banque 14 AN Numérique pour la structure

locale

Code guichet 17 AN

Numéro de compte banqu» 17 AN

Clé RIB 2 N

Code devise ISO banque 2 N

Commentaire banque 69 AN

Taux remise 14 N Format double

Taux escompte 14 N Format double

Civilité contact / Indice 1 1 Correspondance

Nom contact / Indice 35 AN

Prénom contact / Indice 35 AN

Service contact / Indice 35 AN

Fonction contact / Indice 35 AN

Téléphone contact / Indice 20 N

Portable contact / Indice 20 N

Télécopie contact / Indice 20 N

E-mail contact / Indice 69 AN

Valeur info libre / Indice

Taux relevé 14 N Format double

Taux R.F.A. 14 N Format double

Valeur info libre 69 AN

Inutilisé 1 AN Permet d’indiquer un champ du

fichier qui doit être ignoré

Correspondance des champs - Champs du fichier Fournisseurs

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à

définir » permettent de choisir entre différentes valeurs.

Voir le titre «Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables», page 306.

© 2009 Sage 312

 Menu Fichier

Les correspondances proposées sont les suivantes.

Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaires

Catégorie comptable Catégorie comptable 1 1 1

à …
Catégorie comptable 50
50

Structure banque Locale 0 0

Autre 1
BBAN 2
IBAN 3

Valeurs par défaut - Champs du fichier Fournisseurs

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche fournisseur et ceux qui ne seraient
pas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs que prennent les zones correspon-
dantes en création de fiche.

Champs du fichier Articles

Le programme permet l'import des fiches articles.

Champs disponibles - Champs du fichier Articles

Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés
« Indice ».

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Référence 18 AN Oui Majuscules. Nettoyage. Carac-

tères non gérés remplacés par
_.

Désignation 69 AN Oui

Famille 10 AN Oui

Prix d’achat 14 N Format prix

Coefficient 14 N Format double

Type prix de vente 1 N Correspondance à définir

Prix de vente 14 N Format prix

Gamme 1 2 N Correspondance à définir

Gamme 2 2 N Correspondance à définir

Conditionnement 2 N Correspondance à définir

Unité vente 2 N Correspondance à définir

Unité poids 1 N Correspondance à définir

Poids net 14 N Format double

© 2009 Sage 313

 Menu Fichier

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Poids brut 14 N Format double

Code barres 18 AN Contrôle unicité dans le fichier

articles et les énumérés de
gamme

Suivi stock 1 N Correspondance à définir

Champ statistique / 21 AN
Indice

Compte général / 13 AN Format compte

Indice

Section analytique / 13 AN Format section analytique

Indice

Code taxe 1 / Indice 3 AN

Taux de taxe 1 / Indice 14 N

Code taxe 2 / Indice 3 AN

Taux de taxe 2 / Indice 14 N

Code taxe 3 / Indice 3 AN

Taux de taxe 3 / Indice 14 N

Valeur info libre / Indice 69 AN

Inutilisé Permet d’indiquer un champ du

fichier qui doit être ignoré

Correspondance des champs - Champs du fichier Articles

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir »
permettent de choisir entre différentes valeurs.

Voir le titre «Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables», page 306.

© 2009 Sage 314

 Menu Fichier

Les correspondances proposées sont les suivantes.

Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire

Type prix de vente Prix de vente HT 0 0

Prix de vente TTC 1

Gamme 1 Aucune 0 0
Gamme 1 1
à …
Gamme 50 50

Gamme 2 Aucune 0 0
Gamme 1 1
à …
Gamme 50 50

Conditionnement Aucun 0 0
Conditionnement 1 1
à …
Conditionnement 20 20

Unité vente Unité vente 1 1 1

à …
Unité vente 30 30

Unité poids Tonne 1 1

Quintal 2
Kilogramme 3
Gramme 4
Milligramme 5

Suivi stock Aucun 0 0

Sérialisé 1
CMUP 2
FIFO 3
LIFO 4
Par lot 5

Valeurs par défaut - Champs du fichier Articles

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche article et ceux qui ne seraient pas
présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs que prennent les zones correspondan-
tes en création de fiche.

© 2009 Sage 315

 Menu Fichier

Champs du fichier Stocks articles

Le programme permet l'import des fiches de stocks articles.

Champs disponibles - Champs du fichier Stock articles

Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés
« Indice ».

Zones Longueur Type Obligatoire Particularités

Référence article 18 AN Oui

Intitulé dépôt 35 AN Oui

Dépôt principal 2 AN O pour oui, N pour non

Emplacement principal 13 AN

Emplacement contrôle 13 AN

Gamme 1 21 AN

Gamme 2 21 AN

Stock minimum 14 N

Stock maximum 14 N

Inutilisé 1 AN

Champs du fichier Tarifs catégories tarifaires

Le programme permet l'import des fiches des tarifs par catégories tarifaires.

Champs disponibles - Champs du fichier Tarifs par catégories tarifaires

Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés
« Indice ».

Zone Longueur Type Obligatoire Particularités

Référence article 18 AN Oui Majuscules

Coefficient / Indice 14 N Format double

Type prix de vente / Indice 1 N Correspondance à définir

Prix de vente / Indice 14 N Format prix

Devise / Indice 1 N Correspondance à définir

Prix de vente en devise / 14 N Format prix

Indice

Valeur remise / Indice 14 N Format double

Inutilisé Permet d’indiquer un champ du

fichier qui doit être ignoré

© 2009 Sage 316

 Menu Fichier

Correspondance des champs – Champs du fichier Tarifs par catégories tari-

faires

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à

définir » permettent de choisir entre différentes valeurs.

Voir le titre «Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables», page 306.

Les correspondances proposées sont les suivantes.

Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire

Type prix de vente Prix de vente HT 0 0

Prix de vente TTC 1

Devise Aucune 0 0
Devise 1 1
à …
Devise 32 32

Champs du fichier Tarifs clients

Le programme permet l'import des fiches des tarifs clients.

Champs disponibles - Champs du fichier Tarifs clients

Liste des champs disponibles.

Zone Longueur Type Obligatoire Particularités

Compte client 17 AN Oui Majuscules. Nettoyage. Arti-

cles non gérés remplacés par
_.

Référence article 18 AN Oui Majuscules. Nettoyage. Arti-

cles non gérés remplacés par
_.

Référence client 18 AN Oui

Coefficient 14 N Format Double. Indice =

numéro de catégorie tarifaire

Type prix de vente 1 N Correspondance à définir.

Indice = numéro catégorie tari-
faire

Prix de vente 14 N

Devise 1 N

Prix de vente en devise 14 N

Valeur remise 14 AN

Inutilisé 1 AN

© 2009 Sage 317

 Menu Fichier

Champs du fichier Tarifs fournisseurs

Le programme permet l'import des fiches des tarifs fournisseurs.

Champs disponibles - Champs du fichier Tarifs fournisseurs

Liste des champs disponibles.

Zone Longueur Type Obligatoire Particularités

Référence article 18 AN Oui Majuscules

N° fournisseur 18 AN Oui Majuscules

Référence fournisseur 18 AN Majuscules

Principal 1 N Correspondance à définir

Prix d’achat 14 N Format prix

Devise 1 N Correspondance à définir

Prix d’achat en devise 14 N Format prix

Valeur remise 14 N Format double

Unité d’achat 1 N Correspondance à définir

Nbre unité d’achat 14 N

Nbre unité de vente 14 N

Inutilisé 1 AN

Colisage 14 N

QEC 14 N

Garantie 4 AN

Délai approvisionne- 3 AN
ment

Correspondance des champs - Champs du fichier Tarifs fournisseurs

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à définir»
permettent de choisir entre différentes valeurs.

Voir le titre «Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables», page 306.

© 2009 Sage 318

 Menu Fichier

Les correspondances proposées sont les suivantes.

Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire

Principal Non 0 0
Oui 1

Devise Aucune 0 0
Devise 1 1
à …
Devise 32 32

Unité d’achat Unité 1 1 1

à …
Unité 20 20

Champs du fichier Familles d’articles

Le programme permet l'import des fiches familles articles.

Champs disponibles - Champs du fichier Familles d’articles

Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés
« Indice ».

Zone Longueur Type Obligatoire Particularités

Code 10 AN Oui Majuscules

Intitulé 35 AN Oui

Unité de vente 2 N Correspondance à définir (*)

Suivi stock 2 N Correspondance à définir (*)

Coefficient 14 N Format double

Unité poids 1 N Correspondance à définir (*)

Champ statistique / 21 AN
Indice

Compte général / 13 AN Format compte

Indice

Section analytique / 13 AN Format section analytique

Indice

Code taxe 1 / Indice 3 AN

Taux de taxe 1 / Indice 14 N

Code taxe 2 / Indice 3 AN

Taux de taxe 2 / Indice 14 N

Code taxe 3 / Indice 3 AN

Taux de taxe 3 / Indice 14 N

Inutilisé Permet d’indiquer un champ du

fichier qui doit être ignoré

© 2009 Sage 319

 Menu Fichier

Correspondance des champs - Champs du fichier Familles d’articles

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à

définir » permettent de choisir entre différentes valeurs.

Voir le titre «Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables», page 306.

Les correspondances proposées sont les suivantes.

Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire

Unité de vente Unité vente 1 1 1

à …
Unité vente 30 30

Suivi stock Aucun 0 0

Sérialisé 1
CMUP 2
FIFO 3
LIFO 4
Par lot 5

Unité poids Tonne 1 1

Quintal 2
Kilogramme 3
Gramme 4
Milligramme 5

Valeurs par défaut - Champs du fichier Familles d’articles

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche famille et ceux qui ne seraient pas
présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs que prennent les zones correspondan-
tes en création de fiche.

© 2009 Sage 320

 Menu Fichier

Champs du fichier Documents

Le programme permet l'import des documents.

Champs disponibles - Champs du fichier Documents

Liste des champs disponibles. Il est nécessaire de préciser l’indice des champs désignés
« Indice ».

Zone Longueur Type Obligatoire Particularités

Domaine 1 N Correspondance à définir

Type document 2 N Correspondance à définir

N° pièce 9 N Oui

Date 6 N Oui Format Date

Tiers 18 N Oui Majuscule. Nettoyage. Caractè-

res non gérés remplacés par _.

Référence article 18 AN Oui Majuscule. Nettoyage. Caractè-

res non gérés remplacés par _.

Désignation 69 AN

Référence 17 AN

Enuméré de gamme 1 21 AN Coreespondance à définir

Enuméré de gamme 2 21 AN Correspondance à définir

N° série/lot 30 AN

Type prix 1 N Correspondance à définir

Prix unitaire 14 N Format prix

Quantité 14 N Oui

Conditionnement 35 AN

Poids net global 14 N Format double

Remise 14 N Format double

Prix revient unitaire 14 N

Taux de taxe 1 N Format double

Type taux taxe 1 1 N Correspondance à définir

Taux de taxe 2 N Format double

Type taux taxe 2 1 N Correspondance à définir

Taux de taxe 3 N Format double

Type taux taxe 3 1 N Correspondance à définir

Dépôt 35 AN

Valeur info libre / Indice 69 AN

Inutilisé 1 AN Permet d’indiquer un champ du

fichier qui doit être ignoré

© 2009 Sage 321

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Correspondance des champs - Champs du fichier Documents

Les champs disponibles du tableau ci-dessus qui portent la mention « Correspondance à

définir » permettent de choisir entre différentes valeurs.

Voir le titre «Volet Correspondance - Champs des formats de fichiers paramétrables», page 306.

Les correspondances proposées sont les suivantes.

Champ Correspondances Valeur par défaut Commentaire

Domaine Ventes 0 0
Achats 1
Stocks 2

Type document Devis 0 0

Bon de commande vente 1
Préparation de livraison 2
Bon de livraison vente 3
Bon de retour vente 4
Bon d’avoir financier vente 5
Facture vente 6
Préparation de commande 11
achat 12
Bon de commande achat 13
Bon de livraison achat 14
Bon de retour achat 15
Bon d’avoir financier achat 16
Facture achat 20
Mouvement d’entrée 21
Mouvement de sortie 22
Dépréciation 23
Virement dépôt à dépôt 24
Préparation de fabrication 25
Ordre de fabrication 26
Bon de fabrication

Enuméré Gamme Aucun 0 0

1 Gamme 1 1
… …
Gamme 50 50

Enuméré Gamme Aucun 0 0

2 Gamme 1 1
… …
Gamme 50 50

Type prix HT 0 0
TTC 1

Type taux taxe 1 à Pourcentage 0 0

3 Forfaitaire 1
Par unité 2

Lorsque les champs sont absents dans le format paramétrable, les informations de la 1ère ligne sont repri-
ses par défaut (exemple Dépôt). Si l’information de l’en-tête n’existe pas dans les lignes (exemple Lieu de
livraison), l’information est reprise par défaut comme en saisie de document.

© 2009 Sage 322

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Valeurs par défaut - Champs du fichier Documents

Lors d’une importation, les champs non obligatoires de la fiche document et ceux qui ne seraient
pas présents dans le fichier d’importation prennent les valeurs que prennent les zones correspon-
dantes en création de fiche.

Champs du fichier Projet de fabrication

Le programme permet l'import des documents.

Champs disponibles - Champs du fichier Projet de fabrication

Liste des champs disponibles.

Requis Champ Taille Type Commentaires

N° de projet 9 Alphanumérique Repris à chaque ligne du fichier

d’export :

Statut projet 10 Alpha. Table des correspondances :

0 : Saisi
1 : Validé
2 : En attente
3 : Terminé
Repris à chaque ligne du fichier
d’export :

Intitulé projet 69 Alphanumérique Repris à chaque ligne du fichier

d’export :

Dépôt projet 35 Alphanumérique Repris à chaque ligne du fichier

d’export :

Date début souhaitée projet 6 Date : jjmmaa Propriété / Format :

Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.
Repris à chaque ligne du fichier
d’export :

Date fin souhaitée projet 6 Date : jjmmaa Propriété / Format :

Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.
Repris à chaque ligne du fichier
d’export :

Code affaire projet 13 Alphanumérique Repris à chaque ligne du fichier

d’export :

Référence composé 18 Alphanumérique

N° opération 10 Alphanumérique

Composant 18 Alphanumérique

Gamme 1 35 Alphanumérique

Gamme 2 35 Alphanumérique

Ressource 10 Alphanumérique

© 2009 Sage 323

 Menu Fichier

Intitulé ligne 69 Alphanumérique

Quantité/Temps total initial 14 Numérique La quantité totale initialement

prévue.

Quantité/Temps total réalisé 14 Numérique La quantité totale ajustée au

cours de l'avancement du projet.

Quantité allouée 14 Numérique

Quantité réalisée 14 Numérique

Reste à réaliser 14 Numérique

Quantité Rebut 14 Numérique

Coût prévu 14 Numérique

Coût réalisé 14 Numérique

PU HT 14 Numérique

Date début prévue 6 Date : jjmmaa Propriété / Format :

Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.

Date fin prévue 6 Date : jjmmaa Propriété / Format :

Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.

Date début réalisée 6 Date : jjmmaa Propriété / Format :

Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.

Date fin réalisée 6 Date : jjmmaa Propriété / Format :

Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.

Dépôt ligne 35 Alphanumérique

% Avancement en quantité 14 Numérique Uniquement pour composés et

opération

% Avancement en durée 14 Numérique Uniquement pour composés et

opération

© 2009 Sage 324

 Menu Fichier

Champs du fichier Evénement agenda ressource

Le programme permet l'import des documents.

Champs disponibles - Champs du fichier Evénement agenda ressource

Liste des champs disponibles.

Requis Champ Taille Type Commentaires

* Type d'événement 1 Alpha Table des correspondances :

0 : type Document
1 : type Intéressé
2 : type fabrication

* Intéressé 15 Alpha Table des correspondances :

0 : Ressource
1 : Centre de charge
2 : Dépôt
3 : Client
4 : Fournisseur
5 : Collaborateur
6 : Article

Référence Ressource / Centre 10 Alphanuméri- La référence de la ressource ou

de charges que du centre de charges.

Intitulé Ressource / Centre de 69 Alphanuméri- L'intitulé de la ressource ou du

charges que centre de charges

Type ressource 16 Alpha Table des correspondances :

0 : Machine
1 : Personnel
2 : Outil et Matériel

Confirmé 12 Alpha Table des correspondances :

0 : non confirmé
1 : confirmé

* Période 11 Alpha Table des correspondances :

0 : Le
1 : Jusqu'au
2 : À partir de
3 : Pendant

* Date de début 6 Date : jjmmaa Heure de début planifiée.

Propriété / Format :
Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.

* Date de fin 6 Date : jjmmaa Heure de fin planifiée. (dépend

de la durée de l'événement), et
du calendrier (WE, jours fériés,
…)

Propriété / Format :
Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est jjmmaa.

© 2009 Sage 325

 Menu Fichier

Heure début 5 Heure : Propriété / Format :

hh:mm Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est hh:mm.

Heure fin 5 Heure : Propriété / Format :

hh:mm Ce champ devient valide dans la
fenêtre de propriété. Le format
par défaut est hh:mm.

Durée 14 Numérique La durée correspond à la quan-

tité colisée du document pour
l'article associé à la ressource.

Unité de temps 21 Alphanuméri- Reprend l'unité de vente de la

que fiche article. C'est utile si l'export
est destiné à une autre applica-
tion que la GESCOM.

Document 8 Alphanuméri- Le n° de pièce du document

que associé à un événement de type
Document.

Client 35 Alphanuméri- Le client associé à la réservation

que de cette ressource.

Article 18 Alphanuméri-
que

Quantité ressource 14 Numérique

Dépôt 35 Alphanuméri-
que

Sujet 35 Alphanuméri- Il s'agit du libellé du sujet de

que l'événement. C'est utile si
l'export est destiné à une autre
application que la GESCOM.

Evénement 21 Alphanuméri- Il s'agit du libellé d'un événe-

que ment (pour les événements de
type Intéressé).

N° de projet 13 Alphanuméri- Le n° de pièce du projet associé

que à un événement de type Fabri-
cation.

Composé 17 Alphanuméri- Le code du composé associé à

que un événement de type Fabrica-
tion

N° d’opération 10 Alphanuméri- Le n° d’opération associé à un

que événement de type Fabrication

Commentaires 69 Alphanuméri-
que

© 2009 Sage 326

 Menu Fichier

Communication site à site

Fichier / Communication site à site

Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui donne accès aux fonctions suivantes :

• une fonction «Communication», page 328 permettant l’échange de données via la messa-
gerie Internet entre le présent programme et d’autres programmes Sage tels que Sage
Saisie de caisse décentralisée ou un autre programme Sage Gestion commerciale
installé sur un autre site ;

• une fonction de planification «Communications planifiées», page 347 permettant

d’envoyer ou de recevoir des informations à périodes régulières d’autres programmes tels
Sage Gestion commerciale ou Sage Saisie de caisse décentralisée.

© 2009 Sage 327

 Menu Fichier

Communication
Fichier / Communication site à site / Communication

Cette commande permet un échange d’informations et de données beaucoup plus simple entre
le programme Sage Saisie de caisse décentralisée et le programme Sage Gestion commer-
ciale que les classiques fonctions importer et exporter décrites précédemment.

Cette commande est identique, à quelques améliorations près, à la fonction Communication site à site des
versions précédentes du programme.

Elle sera utilisée en cas de transfert de données exceptionnel. Pour les transferts (émission ou
réception) réalisés de façon répétitive, la commande Communications planifiées du même menu
est beaucoup plus indiquée puisqu’elle conserve les paramétrages faits.

Elle génère les données sous forme de :

• fichiers joints à des messages aucun qui sont automatiquement envoyés par utilisation de
la technologie Internet : cette option nécessite que chaque site soit équipé d’un modem et
dispose d’une adresse aucun auprès d’un fournisseur de service Internet ;

• ou de fichiers magnétiques qui sont générés mais dont l’envoi doit être assuré par l’utilisa-
teur lui-même selon les techniques à sa disposition (programme de transfert de fichiers
par modem ou simple disquette).
Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiers ma-
gnétiques.

Cette commande permet également de transférer des données entre deux programmes Sage Gestion
commerciale si nécessaire.

Les opérations d’envoi et de réception de données ainsi que l’intégration des données dans les
programmes destinataires s’effectuent à l’aide d’un assistant qui décompose chaque opération à
effectuer et guide l’utilisateur pas à pas.

L’utilisation de cette commande n’est conseillée que dans le cas de gestion sur des postes distants. Si tous
les postes sont connectés par le biais d’un réseau aux mêmes fichiers de données, l’utilisation de cette
fonction est inutile.

Les données ainsi transférées ne sont pas supprimées du site à partir duquel elles sont exportées.

Il est possible de restreindre les fichiers reçus seulement à ceux destinés aux dépôts présents
dans le fichier commercial. Cette restriction s’obtient en sélectionnant l’option Fichiers pour le
dossier dans la zone Intégration des fichiers reçus du volet « Communication » de la fonction
Fichier / A propos de votre société.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Communication site à site] de
la barre d’outils « Fonctions avancées ».

Opérations préliminaires

Le transfert des données entre les programmes Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de
caisse décentralisée nécessite les paramétrages préalables suivants :

• Saisie du nom du dépôt de stockage émetteur c’est-à-dire de la désignation du dépôt

(ou site principal) à partir duquel les données sont transmises vers les postes de saisie
décentralisée (articles, clients, inventaire) ou qui reçoit les informations périodiquement
reçues de ces mêmes postes décentralisés (pièces de vente, règlements, clients). Cette
saisie s’effectue dans le volet « Fichier / A propos de… / Communication ».

© 2009 Sage 328

 Menu Fichier

• Saisie de l’adresse aucun du dépôt de stockage émetteur c’est-à-dire du site principal

détaillé ci-dessus : cette saisie doit s’effectuer également dans le volet « Fichier / A pro-
pos de… / Communication ». Cette information permettra à l’assistant de connaître
l’adresse de mail dans laquelle il doit récupérer les informations reçues.

L’enregistrement de l’adresse d’un dépôt émetteur n’a pas d’influence sur les sélections que le programme
peut effectuer.
Il est indispensable que tous les dépôts des sites décentralisés soient référencés dans le fichier commercial
du site principal afin que les données concernant les articles et familles puissent leur parvenir.

• Saisie des adresses aucun des dépôts : cette saisie s’effectuera dans les fiches des
dépôts de la commande Structure / Dépôts de stockage.

• Code des dépôts : cette information est obligatoire afin que l’assistant identifie de façon
certaine les informations qu’il envoie aux sites décentralisés. Cette information doit être
unique pour tous les sites ainsi connectés. La saisie de cette information, ainsi que de la
suivante, s’effectue dans la commande Structure / Dépôts de stockage.

• Adresse aucun des dépôts : cette adresse servira au programme pour envoyer les mes-
sages et les fichiers joints aux sites décentralisés.

• Profil pour la communication des données aucun : cette zone, qui apparaît dans la
commande Fenêtre / Préférences, sert à enregistrer le nom du profil utilisateur paramétré
dans la fonction Courrier du Panneau de configuration Windows. Les informations conte-
nues dans le profil serviront à l’identification du poste appelant et du poste appelé suivant
le cas.
Macintosh Cette dernière information n’est pas disponible sur les versions Macintosh du programme.

Voir les explications données sur ce point dans la documentation Windows.

L’absence de ces informations générera des messages d’erreur lors de l’utilisation de cette commande.

Lors de l’installation du programme, l’utilitaire d’installation créera un dossier (ou répertoire) COM-
MUNICATION dans lequel se trouveront quatre sous-dossiers :

• EMIS : dossier destiné au stockage des fichiers d’exportation une fois leur expédition réa-
lisée,

• RECUS : dossier destiné au stockage des fichiers d’importation reçus et dans lequel le
programme va rechercher les données à intégrer dans les fichiers de gestion,

• REJETES : dossier contenant les fichiers non reconnus par le programme,

• TRAITES : dossier contenant les fichiers d’importation dont les données ont été intégrées
dans les fichiers de gestion utilisés par le programme.

Si l’on ne demande pas la suppression des fichiers d’importation, il sera nécessaire de vider pé-
riodiquement ces dossiers par les fonctions de l’Explorateur Windows ou bien du Finder Macintosh
afin de ne pas les laisser encombrés de fichiers devenus inutiles.

Ces dossiers se trouvent :

• sur Windows : dans le dossier système contenant les programmes communs ; cet empla-
cement peut être modifié au moment de l’installation du programme ;

• sur Macintosh : dans le dossier SYSTÈME. Il n’est pas possible dans ce cas de modifier
leur emplacement.

Il est essentiel de ne modifier ni le nom ni l’emplacement de stockage de ces dossiers une fois l’installation
faite. Un message d’erreur apparaîtra si le programme ne les trouve pas à l’endroit où il s’attend à les trou-
ver et il sera nécessaire de recommencer l’installation du programme.

© 2009 Sage 329

 Menu Fichier

Données concernées

Les informations qu’il est possible de transférer par le biais de la commande Communication
sont résumées dans le tableau suivant.

Données Gestion commerciale Saisie de caisse décentralisée

Articles T

Clients T T

Documents et règlements T

Bons de commande T

Inventaire T

La lettre T indique que les données correspondantes peuvent être transférées d’un site équipé du
programme considéré vers un site équipé d’un autre programme.
Exemple
Les fiches clients peuvent être transférées de la gestion commerciale vers la saisie de caisse dé-
centralisée et réciproquement.
Les articles ne peuvent être transférés que de la gestion commerciale vers la saisie de caisse dé-
centralisée.

Envoi de données

Le lancement de la commande Communication fait apparaître une fenêtre d’assistant.

Assistant communication de site à site – Envoi de données

Choix du type de traitement

La première fenêtre de l’assistant permet de sélectionner le type de traitement.

Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenê-
tre de l’assistant.

Cette fenêtre offre à choisir entre :

• Emettre les données et

© 2009 Sage 330

 Menu Fichier

• Recevoir les données.

Bouton [Suivant]
Lance le traitement dont on a coché l’option.

Bouton [Annuler]
Referme l’assistant sans rien faire. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de
l’assistant.

Choix des données à transférer

La validation du traitement Emettre les données par le bouton [Suivant] fait apparaître une nou-
velle fenêtre de l’assistant.

Cette fenêtre permet d’exporter :

• Les fiches articles (et les tarifs qui leur sont rattachés) qui ont pu être enregistrées dans le
programme Sage Gestion commerciale, option cochée par défaut,

• Les fiches des clients qui ont pu être enregistrées dans le programme Sage Gestion
commerciale, option cochée par défaut,

• L’inventaire ou l’état des stocks. Option également cochée par défaut.

En ce qui concerne la gestion des stocks dans le programme Sage Saisie de caisse décentralisée, nous
invitons l’utilisateur à consulter le paragraphe concernant ce point disposé dans le chapitre concernant la
commande Traitement / Documents des stocks du manuel de référence de ce programme.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment.

Bouton [Précédent]
Ce bouton permet de revenir au stade précédent de l’assistant afin de modifier les valeurs para-
métrées. Ce bouton a un rôle identique dans toutes les fenêtres de l’assistant.

La validation par le bouton [Suivant] de la fenêtre va ouvrir d’autres fenêtres de l’assistant en

fonction des choix faits.

Transfert des tarifs et articles

Si l’option Articles et tarifs était cochée dans la fenêtre « Choix des données à transférer », la
fenêtre suivante va s’ouvrir (après validation de la précédente par le bouton [Suivant]).

© 2009 Sage 331

 Menu Fichier

Type de transmission
Cette zone à liste déroulante permet la sélection des articles à transférer :
• Nouveaux articles : tous les articles non encore transférés seront sélectionnés.
• Articles déjà transmis : tous les articles déjà transférés seront exportés.
• Tous : tous les articles, qu’ils aient déjà été transférés ou non, seront exportés.
Famille de / à
Ces deux zones de saisie de 10 caractères alphanumériques permettent de sélectionner les arti-
cles d’une famille ou d’une fourchette de familles.

Référence article de / à
Ces deux zones à liste déroulante permettent de sélectionner un article ou une fourchette d’arti-
cles.

Date de création de / à
Ces zones permettent de sélectionner les articles en fonction de leur date de création.

Date modification de / à
Ces zones permettent de sélectionner les articles en fonction de la date de leur dernière modifi-
cation.

Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement

une date.

Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande.

Transmettre les données liées aux articles

Cette case, cochée par défaut, permet de transférer les données liées aux articles telles :
• les glossaires,
• les modèles d’enregistrement,
• les familles,
• les dépôts et les emplacements dans les dépôts (y compris les emplacements principaux
ainsi que les emplacements de contrôle),
• la structure du catalogue article.
Si un compte affecté à un article n’existe pas dans le fichier destinataire, il sera créé avec l’intitulé «Compte
à créer».

© 2009 Sage 332

 Menu Fichier

Transfert des clients

Si l’option Clients était cochée dans la fenêtre « Choix des données à transférer », la fenêtre sui-
vante va s’ouvrir (éventuellement après validation de la précédente par le bouton [Suivant]).

N° client de / à
Ces deux zones permettent de sélectionner une fourchette de clients à transférer.

Rappelons que si des zones de sélection sont laissées vides, c’est la totalité des informations correspon-
dantes qui sont sélectionnées, dans ce cas tous les comptes tiers et/ou toutes les dates de création.

Date de création de / à
Ces deux zones permettent la sélection des fiches clients en fonction de leur date de création.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande.

Transfert de l’inventaire / état des stocks

Si l’option Inventaire/état des stocks était cochée dans la fenêtre « Choix des données à
transférer », la fenêtre suivante va s’ouvrir (éventuellement après validation de la précédente par
le bouton [Suivant]).

Transfert de l’état des stocks actuels (cumuls de stock)

Permet le transfert des stocks des articles tels que vous pouvez les visualiser dans les volets
«Stock» des fiches articles.
Lorsque ce choix est fait (proposé par défaut), le programme n’interroge pas l’historique des
lignes de documents pour valoriser la situation des stocks à transférer.

© 2009 Sage 333

 Menu Fichier

Cette méthode est plus rapide que la suivante mais ne permet pas de sélection de date.

Transfert de l’état des stocks à la date indiquée

Lorsque cette option est sélectionnée, les quantités d’articles en stock sont extraites de l’histori-
que des lignes de documents jusqu’à une date définie dans la zone suivante.
Cette case d’option n’est pas accessible si le choix Articles mouvementés seulement a été fait
dans la zone Type de transmission.

Cette zone est décrite plus loin.

Date de l’état des stocks

Cette zone permet de sélectionner la date d’inventaire (ou de l’état du stock). Le programme pro-
pose par défaut la date système (date de l’ordinateur).
Elle n’est disponible que si l’option Transfert de l’état des stocks à la date indiquée a été
sélectionnée.

Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement

une date.

Voir le Manuel de la gamme pour des informations sur cette commande.

Type de fichier d’inventaire

Cette zone permet de définir le type de fichier d’inventaire à envoyer :
• Avec le détail des emplacements : (valeur par défaut lorsque le fichier est paramétré sur
une gestion multi-emplacements) la situation du stock est envoyée avec le détail des
emplacements. Cette option n’est pas accessible si la gestion du multi-emplacement n’est
pas paramétrée.
• Sans le détail des emplacements : le fichier d’inventaire est émis sans le détail des
emplacements.
La gestion du multi-emplacement est paramétrée dans le sous volet « Fichier / A propos de… /
Commercial / Gestion des stocks ».

Voir le titre «Sous-volet Gestion des stocks - Volet Commercial de la fiche de l’entreprise»,
page 145.

Les quantités mentionnées dans le fichier d’inventaire ne tiennent pas compte des cumuls dans les
emplacements de contrôle.

Inventaire à transférer
Ces trois cases à cocher, exclusives l’une de l’autre, permettent de préciser comment l’exporta-
tion du stock devra être réalisée :
• Transmettre le stock du site uniquement : si cette option est sélectionnée, seule la
situation d’inventaire du dépôt destinataire sera exportée. Le ou les dépôts destinataires
seront sélectionnés dans la fenêtre suivante de l’assistant.
Exemple
Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et
correspond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants.
Si cette option est sélectionnée :
- la situation du stock de B est exportée à destination de B,
- la situation du stock de C est exportée à destination de C.

• Transmettre le stock du site concerné et du site principal : dans ce cas, la situation

d’inventaire du dépôt destinataire sera exportée accompagnée de la situation de stock du
dépôt émetteur.

© 2009 Sage 334

 Menu Fichier

Exemple
Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et
correspond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants.
Si cette option est sélectionnée :
- la situation du stock de A et de B est exportée à destination de B,
- la situation du stock de A et de C est exportée à destination de C.

• Transmettre le stock de tous les sites : dans ce cas, toutes les situations des dépôts de
stock seront exportées à destination des sites distants.
Exemple
Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et
correspond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants.
Si cette option est sélectionnée :
- la situation du stock de A, B et C est exportée à destination de B,
- la situation du stock de A, B et C est exportée à destination de C.

Pour ce qui concerne la gestion des stocks dans le programme Sage Saisie de caisse décentralisée,
nous renvoyons le lecteur à la documentation fournie avec ce programme.
Les données d’inventaire ne seront exploitables dans le programme destinataire que si les dépôts concer-
nés sont référencés dans les dits programmes (commande Structure / Dépôts de stockage).

Type de transmission
Cette zone à liste déroulante offre les choix suivants :
• Articles mouvementés uniquement : seuls les articles mouvementés depuis la dernière
communication feront l’objet d’une nouvelle transmission ;
• Tous les articles : tous les articles seront transmis, qu’ils aient été mouvementés ou non
depuis la dernière communication.

Réajustement des valeurs de stock

Ces cases à cocher permettent, si Oui (coché par défaut), de procéder à un réajustement du
stock avant et après l’importation d’inventaire.

Mode de transfert des données

La validation de la fenêtre « Transfert de l’inventaire/état des stocks » (ou d’une autre fenêtre de
l’assistant si cette dernière n’a pas été sélectionnée) ouvre une dernière fenêtre de l’assistant.

Sites (dépôts) destinataires de / à

Cette dernière étape permet d’enregistrer le ou les sites (ou dépôts) auxquels les informations
sélectionnées dans les écrans précédents de l’assistant doivent être envoyés.
Deux zones à liste déroulante servent à la sélection de la désignation d’un dépôt ou d’une four-
chette des dépôts enregistrés dans la commande Structure / Dépôts de stockage.

© 2009 Sage 335

 Menu Fichier

En cas d’envoi par aucun, ce sont les adresses de mail enregistrées dans les fiches des dépôts
retenus qui seront utilisées pour l’adressage.

Si vous n’avez pas enregistré de code dépôt dans la fiche des dépôts concernés, aucun traitement
ne sera réalisé les concernant.

Moyen de communication à utiliser

Cette dernière étape de l’assistant précise également sous quelle forme les données à transférer
doivent être exportées :
• sous la forme d’un fichier joint à un message aucun,
• sous la forme d’un fichier magnétique.
Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiers ma-
gnétiques.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] est remplacé par le bouton [Fin] dans cette fenêtre. Il marque ainsi la fin du
traitement, la sélection des données en fonction des critères enregistrés et la génération du mes-
sage ou du fichier magnétique.

Le ou les mails seront envoyés dès l’utilisation de ce bouton. Si le modem est indisponible, le ou
les mails seront classés dans les messages en attente et l’utilisateur devra alors le / les émettre
de façon manuelle par l’intermédiaire de son programme de messagerie.

La validation par le bouton Fin du dernier écran de l’assistant fait apparaître, si l’on a choisi E-mail,
une fenêtre demandant de préciser le profil Microsoft Exchange du site émetteur si cette informa-
tion n’a pas été enregistrée dans la zone Profil pour le transfert des données par aucun de la
commande Fenêtre / Préférences.

Cette fenêtre ne s’affiche que si le programme de courrier défini dans les options de Internet Ex-
plorer est :
• Microsoft Outlook,
• Microsoft Exchange 32.
Il convient alors de choisir le profil utilisé pour se connecter à la messagerie. Pour plus de détail
sur la définition des paramètres des profils, nous renvoyons l’utilisateur vers la documentation Mi-
crosoft.

Si aucune adresse n’a été enregistrée dans la zone E-mail du ou des dépôts de destination, un
message d’erreur apparaîtra.

« L’adresse E_mail du dépôt XXX n’est pas renseignée !

[OK] »

Si le code du dépôt destinataire n’a été enregistré dans la zone Code dépôt de sa fiche (com-
mande Structure / Dépôts de stockage), un message d’erreur apparaîtra.

« Le dépôt XXX ne possède pas de code dépôt ! Aucun fichier ne sera généré pour ce dé-
pôt. Souhaitez-vous continuer ?
[Oui] [Non] »

Dans le cas où la génération d’un fichier magnétique a été demandée, celui-ci sera stocké dans
le dossier EMIS lui-même présent dans le dossier COMMUNICATION.

© 2009 Sage 336

 Menu Fichier

Exportation de données par la communication de site à site

Message E-mail

Dans le cas où le choix d’un message aucun a été fait, le programme générera autant de
messages :

• qu’il y a de fichier articles/familles/clients : les articles, les familles et les clients destinés à
un dépôt décentralisé sont cependant regroupés dans un seul fichier ;

• qu’il y a de fichiers d’inventaire et de dépôts destinataires : les fichiers d’inventaire de tous

les dépôts sont regroupés dans un seul fichier. Un drapeau d’inventaire permet au pro-
gramme de différencier les situations d’inventaire appartenant à chacun des dépôts.

Pour plus d’informations, reportez-vous aux «Annexes», page 1990.

Les messages pourront être de deux types suivant les sélections faites :

• si l’on a choisi d’exporter des articles, des familles ou des clients, un fichier sera généré
qui contiendra les données de structure ;

• si l’on a choisi d’exporter une situation de stock, un fichier sera généré qui contiendra l’état
du stock de tous les dépôts considérés, les informations concernant chaque dépôt étant
séparées de celles des autres par un «drapeau d’inventaire» ;

• si l’on a choisi d’exporter à la fois des données structurelles et des situations de stock, ce
seront deux fichiers qui seront émis avec deux messages distincts.

Les fichiers joints aux messages e-mail sont systématiquement compactés afin d’utiliser moins de
place. A la réception, ils sont automatiquement décompactés au moment de leur enregistrement
dans le dossier (ou répertoire) RECUS.

Ce compactage se traduit par la modification de l’objet du message et du nom du fichier joint.

Macintosh Ce compactage n’est pas réalisé dans cet environnement.
Exemple
Trois dépôts A, B et C sont gérés dans la base du site principal. A est le dépôt émetteur et corres-
pond au site principal. B et C sont les dépôts des sites distants.
Les codes des dépôts sont les suivants :
D01 pour le dépôt A,
D02 pour le dépôt B,
D03 pour le dépôt C.
Le site principal émet le 12/08/07 un mail à chaque dépôt distant. Ce mail comporte :
- les nouveaux clients et les nouveaux articles ainsi que leurs familles,
- un inventaire de tous les dépôts (à la date du mail).
Le programme va alors émettre 4 mails dont l’objet (voir plus loin la codification des objets des
mails) et le contenu sont résumés dans les tableaux suivants :
A l’intention du dépôt décentralisé B (code dépôt : D02) :

Objet du message Contenu du fichier joint

GSC12080701D02 Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients

GIC12080701D02 Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au

12/08/02

© 2009 Sage 337

 Menu Fichier

A l’intention du dépôt décentralisé C (code dépôt : D03) :

Objet du message Contenu du fichier joint

GSC12080701D03 Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients

GIC12080701D03 Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au

12/08/03

Chaque message aura les caractéristiques suivantes :

• l’adresse du destinataire sera celle enregistrée dans la zone aucun de la fiche du dépôt
destinataire (si aucune adresse n’a été mentionnée, un message d’erreur apparaîtra, voir
ci-dessus),

• l’objet du message sera automatiquement créé par le programme et se composera des

caractères suivants :
- le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le
message : G pour le programme Sage Gestion commerciale,
- les deux caractères alphanumériques suivants identifient la structure du fichier : le pro-
gramme Sage Gestion commerciale peut générer des fichiers :
- ST : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients non compacté,
- SC : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients compacté (ces
fichiers concernent uniquement les envois par messagerie),
- IV : pour un fichier inventaire non compacté,
- IC : pour un fichier inventaire compacté (ces fichiers concernent uniquement
les envois par messagerie) ;
- les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du mes-
sage sous la forme JJMMAA,
- les deux caractères suivants représentent le code d’incrémentation :
- les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du
dépôt destinataire enregistré dans la zone Code dépôt de la fiche du dépôt (com-
mande Structure/ Dépôts de stockage).

Rappelons que ce code doit être unique pour chaque dépôt géré.

Le code d’incrémentation permet de signaler l’existence d’un fichier d’importation qui aurait été conservé
dans le dossier (ou répertoire) RECUS pour une raison quelconque.

Exemple
Exemple d’objet de message généré par le programme :
GSC15060301DE01
G programme Sage Gestion commerciale
SC structure de fichier standard compacté
150603 le mail a été généré le 15/06/03
01 code d’incrémentation
DE01 code du dépôt destinataire.

• un fichier de texte au format reconnu par le programme destinataire sera joint au message
et contiendra les informations transférées. Le nom de ce fichier est généré automatique-
ment par le programme selon la codification suivante :
- le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le
fichier : G pour le programme Sage Gestion commerciale,
- les deux caractères alphanumériques suivants identifient la structure du fichier : le pro-
gramme Sage Gestion commerciale peut générer des fichiers :
- ST : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients non compacté,
- SC : pour un fichier d’articles, de familles et/ou de clients compacté (ces
fichiers concernent uniquement les envois par messagerie),

© 2009 Sage 338

 Menu Fichier

- IV : pour un fichier inventaire non compacté,

- IC : pour un fichier inventaire compacté (ces fichiers concernent uniquement
les envois par messagerie) ;
- les 6 caractères numériques suivants représentent la date de génération du fichier
sous la forme JJMMAA,
- les deux caractères suivants représentent le code d’incrémentation :
- pour les fichiers de type ST ou SC ce code est systématiquement 01,
- pour les fichiers de type IV ou IC ce code est systématiquement 01 ; voir l’exemple ci-
dessus ;
- les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du
dépôt destinataire enregistré dans la zone Code dépôt de la fiche du dépôt (com-
mande Structure/ Dépôts de stockage) ;
- l’extension .TXT pour un fichier de texte.
Exemple
Exemple de désignation de fichier joint généré par le programme :
GIC15060301DE01.TXT
G programme Sage Gestion commerciale
IC structure de fichier d’inventaire compacté
150603 le fichier a été généré le 15/06/03
01 code d’incrémentation
DE01 code du dépôt destinataire
.TXT extension du fichier.
Macintosh Il n’y a pas d’extension dans le cas des fichiers Macintosh.
Exemple
Reprenons l’exemple ci-dessus.
Le programme va émettre 4 mails auxquels seront rattachés les fichiers joints résumés dans les
tableaux suivants :
A l’intention du dépôt décentralisé B (code dépôt : D02) :

Désignation du fichier
Contenu du fichier joint
joint

GSC12080701D02.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients

GIC12080701D02.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au

12/08/03

A l’intention du dépôt décentralisé C (code dépôt : D03) :

Désignation du fichier
Contenu du fichier joint
joint

GSC12080701D03.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients

GIC12080701D03.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au

12/08/03

Il n’y a pas d’extension TXT dans le cas des fichiers Macintosh.

Fichier magnétique

Le fichier magnétique généré, si le paramétrage a été fait en ce sens, est strictement identique au
fichier joint décrit ci-dessus.

© 2009 Sage 339

 Menu Fichier

Il est enregistré dans le dossier (ou répertoire) EMIS qui, lui-même, se trouve dans le dossier
COMMUNICATION.

Voir plus haut les informations données sur ces dossiers.

L’utilisateur devra alors utiliser les moyens en sa possession pour faire parvenir ce fichier au site
principal où il devra être enregistré dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.

Les fichiers ne sont pas compactés dans ce cas.

Exemple
Dans le cas des exemples ci-dessus, les fichiers magnétiques générés auraient les références
suivantes :
A l’intention du dépôt décentralisé B (code dépôt : D02) :

Désignation du fichier Contenu du fichier

GST12080701D02.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients

GIV12080701D02.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au

12/08/03

A l’intention du dépôt décentralisé C (code dépôt : D03) :

Désignation du fichier Contenu du fichier

GST12080701D03.TXT Fichier d’export contenant les articles, les familles et les clients

GIV12080701D03.TXT Fichier d’export concernant la situation du stock des dépôts A, B et C au

12/08/03

Réception de données

Le choix de la réception de données s’effectue dans la première fenêtre de l’assistant ouverte au

lancement de la commande Communication. Le programme accepte l’importation de fichiers
codés :

• G : les données proviennent d’un autre programme Sage Gestion commerciale,

• S : les données proviennent d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée.

La codification des fichiers est décrite plus haut.

Assistant communication de site à site – Réception de données

Choix du type de traitement

Il est nécessaire de sélectionner l’option Recevoir les données avant de cliquer sur le bouton
Suivant.

© 2009 Sage 340

 Menu Fichier

Intégration des données

La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir la fenêtre « Réception des données ».

Articles à intégrer
Cette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les articles seront importés :
• Nouveaux articles : tous les articles non présents dans le fichier commercial seront
importés. Les articles existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état.
Les familles associées aux articles seront créées si elles n’existent pas dans la base. Si
elles existent déjà, elles seront conservées en l’état.
• Tous : tous les articles seront importés. Les articles inexistants seront créés. Les articles
présents seront modifiés.
Fonctionnement identique pour les familles.

L’intégration d’articles n’est possible qu’à partir d’un fichier provenant d’un autre programme Sage Gestion
commerciale (code G).

Le paramétrage fait dans cette zone et dans la suivante annule, temporairement, les réglages faits concer-
nant les importations dans la zone Import en mise à jour du volet «Fichier / A propos de… / Préférences».

Clients à intégrer
Cette zone permet de sélectionner la manière avec laquelle les clients seront importés :
• Nouveaux clients : tous les clients non présents dans le fichier commercial seront impor-
tés. Les clients existant déjà dans le fichier seront conservés en l’état.
• Tous : tous les clients seront importés. Les clients inexistants seront créés. Les clients
présents seront modifiés.

Si le compte général associé n’existe pas, il sera créé dans le plan comptable avec l’intitulé
« Compte à créer ».

© 2009 Sage 341

 Menu Fichier

Réajustement des valeurs de stock

Ces cases à cocher permettent, si Oui (coché par défaut), de procéder à un réajustement du
stock avant et après l’importation d’inventaire.

L’intégration d’une situation de stock n’est possible qu’à partir d’un fichier provenant d’un autre programme
Sage Gestion commerciale (code G).
Dans ce cas, si le fichier d’import contient des informations concernant plusieurs dépôts, le réajustement
s’effectue une seule fois avant et après importation.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment.

La validation par le bouton [Suivant] de la fenêtre va ouvrir une autre fenêtre de l’assistant.

Réception des La réception des factures depuis le programme Sage Saisie de caisse décentralisée (SCD)
factures de SCD donne lieu à différents traitements en fonction de la gestion du multi-emplacement.

Les traitements suivants sont effectués en fonction du fichier à importer et en fonction de l’option
Gestion multi-emplacement par dépôt du fichier commercial de destination (sous volet
« Fichier / A propos de… / Commercial / Gestion des stocks »).

Voir le titre «Sous-volet Gestion des stocks - Volet Commercial de la fiche de l’entreprise»,
page 145.

Ces traitements sont appliqués uniquement sur les lignes de facture générant des mouvements
de stock.

Gestion multi-emplacement
Type d’information à importer
Non cochée Cochée

Ligne d’entrée sans emplace- Pas d’emplacement pour la ligne Ligne imputée à l’emplacement
ment importée principal de l’article.
S’il n’y a pas d’emplacement
principal, imputation sur l’empla-
cement par défaut du dépôt de
la ligne

Ligne d’entrée avec emplace- Pas d’emplacement pour la ligne Ligne imputée aux emplace-
ment importée ments du fichier d’import

Ligne de sortie sans emplace- Pas d’emplacement pour la ligne Ligne imputée à l’emplacement
ment importée selon la priorité de déstockage

Ligne de sortie avec emplace- Pas d’emplacement pour la ligne Ligne imputée aux emplace-
ment importée ments du fichier d’import.
En cas d’indisponibilité, l’imputa-
tion est effectuée selon la prio-
rité de déstockage.

La réception des bons de commande n’est pas concernée par ces traitements car les emplacements ne
sont pas enregistrés sur les lignes de commandes de vente.

Les priorités de déstockage sont paramétrées dans le «Sous-volet Gestion des stocks - Volet
Commercial de la fiche de l’entreprise», page 145.

© 2009 Sage 342

 Menu Fichier

Réception des La réception des inventaires depuis le programme Sage Saisie de caisse décentralisée (SCD)
inventaires donne lieu à différents traitements en fonction de la gestion du multi-emplacement pour les arti-
cles gérés au CMUP.

Gestion multi-emplacement
Situation de stock à importer
Non cochée Cochée

Article sans emplacement Pas d’emplacement pour les Sortie des quantités en stock de
mouvements d’inventaire l’articke et initialisation des
quantités en stock dans le fichier
de destination. Mouvements
d’entrée imputés à l’emplace-
ment principal de l’article. Si pas
d’emplacement principal, empla-
cement par défaut du dépôt. (1)

Article avec emplacement Pas d’emplacement pour les Régularisation effectuée en

mouvements d’inventaire fonction des quantités en stock
du fichier de destination et du
fichier d’inventaire. (1)
1. Les mouvements dans le fichier de destination enregistrés à une date postérieure à celle de l’inventaire sont
pris en compte.

L’importation des situations de stock rendant le stock négatif est assujettie à l’option Gestion des
stocks négatifs du fichier de destination.

Pour les modes de suivi de stock autres que CMUP, la régularisation de stock ne doit pas rendre le
stock négatif sous peine de rejet.

La gestion des stocks négatifs est autorisée dans le «Sous-volet Gestion des stocks - Volet
Commercial de la fiche de l’entreprise», page 145.

Lors de l’import d’inventaire, les quantités à contrôler sont mises à zéro. Il est donc important,
avant toute importation d’inventaire de lancer et de finaliser les opérations de contrôle qualité.

Voir la fonction «Contrôle qualité», page 1397.

Réception des données

La validation de l’option Recevoir les données par le bouton [Suivant] dans la fenêtre de l’as-
sistant précédente fait apparaître une nouvelle fenêtre.

© 2009 Sage 343

 Menu Fichier

Moyen de communication utilisé

Cette fenêtre permet de sélectionner la façon avec laquelle vous devez recevoir les données en
provenance des sites décentralisés :
• Recevoir les données par messagerie, option cochée par défaut : le programme recher-
chera les messages aucun non lus dans la boîte aux lettres dont l’adresse est enregistrée
dans la fiche du dépôt (commande Structure / Dépôts de stockage) dont le nom a été saisi
dans la zone Dépôt émetteur du volet « Fichier / A propos de… / Communication » ; s’il
en trouve, il incorporera le contenu du fichier joint dans les fichiers de gestion ouverts sur
le programme ;
• Recevoir les données par fichier magnétique : le programme recherchera les fichiers
de données entreposés dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.
Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent recevoir que des fichiers ma-
gnétiques et cette zone de choix n’apparaît pas.

Supprimer les messages ou les fichiers après importation

Cette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnéti-
ques après leur incorporation dans les fichiers du programme Sage Gestion commerciale.
Si cette case n’est pas cochée, les messages aucun sont conservés dans la boîte de réception
de votre programme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont
transférés dans le sous-dossier TRAITÉS du dossier COMMUNICATION.

Afficher le journal d’import

Cette option est sélectionnée par défaut. Elle entraîne l’affichage systématique du journal
d’import après un transfert de données.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] est remplacé par le bouton [Fin] dans cette fenêtre. Il marque ainsi la fin du
traitement et l’intégration du message ou du fichier magnétique.

Importation des données par la communication de site à site

La validation de la fenêtre «Réception des données» à l’aide du bouton [Fin] lance l’importation
des données.

Les articles, les familles et les clients sont traités comme précisé plus haut.

Les documents des ventes sont importés comme dans la commande Fichier / Importer.

Deux cas sont à considérer suivant la forme sous laquelle les données sont importées :
• sous la forme d’un fichier joint à un message aucun,
• sous la forme d’un fichier magnétique.
L’importation d’articles ne génère aucun mouvement de stock.

Si le fichier d’importation d’inventaire contient des informations concernant des dépôts non enregistrés dans
la commande Structure / Dépôts d’inventaire, les informations concernant ces dépôts n’apparaîtront pas
dans les fonctions du programme qui les mentionnent (volet «Stock» de la fiche article par exemple). Pour
que le programme puisse exploiter ces données, il est nécessaire que les dépôts aient été référencés préa-
lablement dans la commande citée plus haut.

© 2009 Sage 344

 Menu Fichier

Message E-mail

Dans le cas où l’importation des données est réalisée à partir d’un message aucun, le programme
accepte les messages dont le code origine est :

• G : les données proviennent d’un autre programme Sage Gestion commerciale,

• S : les données proviennent d’un programme Sage Saisie de caisse décentralisée.
Le programme acceptera les messages et les fichiers joints quel que soit le code dépôt mentionné
dans l’objet du mail ou dans le nom du fichier.

Voir plus haut la forme des messages et des fichiers générés lors de l’exportation.

Les messages non lus ayant comme objet une codification reconnue par l’assistant et possédant
en pièce jointe un fichier dont le nom est également accepté seront traités.

Les autres messages dont l’objet ne correspond pas seront ignorés.

Si le programme ne trouve aucun message à traiter, il affiche un message d’avertissement.

« Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter !

[OK] »

Lorsque les messages ont été traités par l’assistant communication site à site, ils sont, en fonction
du paramétrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers après importation,
soit supprimés soit notés comme lus dans la boîte de réception de votre programme de messa-
gerie. Il sera alors nécessaire que l’utilisateur du programme supprime les messages dont il n’a
plus l’utilité. Cette opération devra s’effectuer dans le programme de messagerie.

Fichier magnétique

Si l’importation est faite à partir d’un fichier magnétique, le programme incorporera les données
de tous les fichiers de texte placés dans le dossier (ou répertoire) RECUS qui, lui-même, se trouve
dans le dossier COMMUNICATION.

Voir plus haut les informations données sur ces dossiers.

Les fichiers magnétiques n’étant pas compactés, aucune opération de décompactage n’a lieu lorsqu’ils
sons enregistrés dans le dossier RECUS.

Le programme n’acceptera que les fichiers magnétiques dont le code dépôt est identique à celui
du dépôt paramétré dans la zone Dépôt émetteur du volet « Fichier / A propos de… /
Communication ».

Si le dossier RECUS n’existe pas, un message d’erreur s’affichera.

« Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter !

[OK] »

Si ce dossier ne contient aucune donnée à intégrer, un message d’alerte similaire à celui décrit
plus haut apparaîtra.

Une fois l’importation des données effectuée, les fichiers magnétiques sont, en fonction du para-
métrage fait dans la zone Supprimer les messages ou les fichiers après importation, suppri-
més ou transférés dans le dossier TRAITÉ d’où ils devront être périodiquement supprimés à partir
de l’Explorateur Windows ou du Finder Macintosh.

© 2009 Sage 345

 Menu Fichier

Journal de traitement

Chaque fois que le programme traite un fichier d’importation par le biais de la commande Com-
munication site à site il génère ou complète un journal d’import avec les caractéristiques des don-
nées importées ainsi que les erreurs rencontrées.

Ce fichier a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh. Il est en-
registré dans le dossier du programme.

Il peut être consulté ou imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes ou WordPad
sur Windows, TeachText ou SimpleText sur Macintosh) ou bien au moyen de la commande
Edition / Afficher le journal de traitement (consultation à l’écran seulement).

Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Finder Macintosh.

© 2009 Sage 346

 Menu Fichier

Communications planifiées
Fichier / Communication site à site / Communications planifiées

Cette commande permet de paramétrer des transferts (émission ou réception) de données ayant
un caractère répétitif.

On peut la lancer en cliquant sur le bouton [Communications planifiées] de la barre

d’outils « Fonctions avancées ».

Elle permet :

• d’une part d’enregistrer les périodes auxquelles les fonctions de la communication de site
à site seront automatiquement effectuées ;

• d’autre part de conserver les paramètres de sélection des données à émettre ou à rece-
voir.

De plus, cette fonction permet de lancer les communications que le programme Sage Gestion
commerciale soit actif ou non (l’ordinateur doit cependant être allumé !).

Les particularités de la transmission lorsque le programme est fermé sont données plus loin.

Les sélections que cette fonction permet sont strictement identiques à ceux décrits plus haut dans
la commande Communication. Nous invitons le lecteur à s’y référer pour plus de détails.

Un historique des communications planifiées est conservé dans le journal d’import (JIMPOT.TXT
sur Windows et JOURNAL IMPORT sur Macintosh).

L’exécution d’une communication planifiée est impossible si plusieurs utilisateurs sont connectés
au fichier commercial. Un message d’avertissement apparaîtra alors sur tous les postes, incitant
les utilisateurs à se déconnecter.

« Il existe plusieurs utilisateurs connectés. La communication site à site prévue ne peut

être lancée. Cliquez sur OK lorsque vous serez prêt à lancer le traitement !
[OK] »

[OK] : l’exécution du traitement planifié sera alors exécutée si le programme constate qu’il n’y a
plus qu’un seul utilisateur sinon le message reste.

Si le programme ne trouve aucune donnée à transmettre ou à recevoir en fonction des paramé-

trages réalisés ou bien si aucun paramétrage n’a été fait, un message s’affichera.

Liste des communications planifiées

La fonction s’ouvre sur la liste des communications déjà planifiées.

© 2009 Sage 347

 Menu Fichier

La création, la consultation, la modification ou la suppression des communications planifiées se

font comme dans toute liste d’éléments des programmes Sage 100.

Voir le Manuel de la gamme sur ces points.

Menu contextuel de la liste des communications planifiées

Pour plus de détails sur les menus contextuels et leurs fonctions, voir le Manuel de la gamme.

Détail d’une communication planifiée

La saisie des communications planifiées s’effectue dans une fenêtre intitulée «Communication
planifiée». Ce titre est suivi de l’intitulé de l’élément.

Cette fiche se compose de deux volets auxquels on accède par des onglets sur Windows et par
des boutons sur Macintosh.

Onglet / Bouton Fiche principale

Permet de revenir au volet « Fiche principale » quand on se trouve sur l’autre. Ce volet
permet d’enregistrer les données générales concernant l’élément.

Onglet / Bouton Données

Permet d’accéder au «Volet Données – Communications planifiées», page 350 qui sert
à l’enregistrements des informations à transférer ou à recevoir.

Bouton OK
Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

Bouton Annuler
Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider la paramétrage.

© 2009 Sage 348

 Menu Fichier

Volet Fiche principale – Communication planifiée

Les zones de ce volet ont les rôles suivants.

Type
Zone à liste déroulante offrant les choix suivants :
• Transfert de données : la session de communication concernera un envoi de données.
• Réception de données : la session concernera une réception de données.
Moyen de communication
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le moyen par lequel s’effectuera la transmis-
sion d’informations :
• Messagerie : c’est-à-dire par le biais d’un aucun et d’un logiciel de communication via
Internet ;
• Fichier magnétique : les informations seront transmises sur support magnétique. Dans
ce cas, le fichier devra être disponible à l’endroit où le programme s’attend à le trouver.
Macintosh Cette zone n’existe pas sur ces versions du programme car seules les transmissions par Fichier
magnétique sont disponibles dans cet environnement.

La commande «Communication», page 328 pour les opérations d’émission ou de réception de

données.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques pour l’enregistrement de la désignation de la communi-
cation planifiée.

Fréquence
Zone à liste déroulante permettant de paramétrer la fréquence des communications :
• Quotidienne : la transmission s’effectuera tous les jours y compris les samedis et diman-
ches.
• Jour ouvré : la transmission s’effectuera tous les jours du lundi au vendredi.
• Hebdomadaire : la transmission aura lieu une fois par semaine. Dans ce cas, la zone Le
devient active pour préciser le jour.
• Mensuelle : la transmission aura lieu une fois par mois. Dans ce cas, la zone Le devient
active pour préciser le jour.

Le
Cette zone n’est active que si le choix fait dans la zone Fréquence est Hebdomadaire ou Men-
suelle. Elle offre suivant le cas :
• Hebdomadaire : tous les jours de la semaine (du lundi au dimanche),

© 2009 Sage 349

 Menu Fichier

• Mensuelle : tous les jours du mois (du 1 au 31).

Dans le cas des mois de 28, 29 ou 30 jours, l’enregistrement de la valeur 31 (ou 29 ou 30 dans
le cas de février) entraînera un report de la date de transmission au dernier jour du mois.

Heure
L’heure de transmission doit être enregistrée suivant le format HH :MM.

Démarrage
Zone à liste déroulante offrant les choix suivants :
• Lorsque l’application est lancée : le déclenchement de la procédure de transmission
n’aura lieu que si le programme Sage Gestion commerciale est lancé (mais pas forcé-
ment actif).
• Lorsque l’application est arrêtée : le déclenchement de la procédure de transmission
aura lieu même si le programme Sage Gestion commerciale n’est pas lancé. L’ordina-
teur doit cependant être allumé.
Macintosh Cette zone n’existe pas sur cette version. Le démarrage ne peut avoir lieu que si le programme
est lancé (mais pas forcément actif).

Dépôts destinataires de / à
Ces deux zones à liste déroulante affichent la liste des dépôts destinataires et permettent d’en
sélectionner un ou une fourchette.

Voir la fonction «Communication», page 328.

Volet Données – Communications planifiées

On accède à ce volet en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows ou sur le bou-
ton [Données] sur Macintosh.

Le contenu de ce volet diffère :

• d’une part en fonction du type de transmission sélectionné (émission ou réception),

• d’autre part en fonction du type de données sélectionné dans la liste de gauche.

Emission de données

Dans ce cas, il est possible de paramétrer la sélection :

• des articles et tarifs,

• des clients et
• des inventaires et états des stocks.

La liste à la partie gauche de la fenêtre repère par une coche ( ) les données concernées par la
transmission ainsi paramétrée.

Il est possible de sélectionner plusieurs types de données à transférer dans une même session.

Articles et Si la transmission doit concerner les tarifs et les articles, sélectionnez cet item dans la liste puis
tarifs cliquez sur la case Articles et tarifs à la partie droite. Une coche ( ) apparaît en face de cette
désignation dans la liste lorsque vous validez par la touche ENTRÉE.

© 2009 Sage 350

 Menu Fichier

Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assis-
tant communication site à site. Veuillez vous y reporter.

Clients Si la transmission doit concerner les clients, sélectionnez cet item dans la liste puis cliquez sur la
case Clients à la partie droite. Une coche ( ) apparaît en face de cette désignation dans la liste
lorsque vous validez par la touche ENTREE.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assis-
tant de communication de site à site. Veuillez vous y reporter.

Inventaires/ Si la transmission doit concerner les inventaires et états des stocks, sélectionnez cet item dans la
états des stocks liste puis cliquez sur la case Inventaires/états des stocks à la partie droite. Une coche ( ) ap-
paraît en face de cette désignation dans la liste lorsque vous validez par la touche ENTRÉE.

© 2009 Sage 351

 Menu Fichier

Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assis-
tant de communication de site à site. Veuillez vous y reporter.

Réception de données

Dans ce cas, un seul type de paramétrage est proposé.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont identiques à celles décrites plus haut dans l’Assis-
tant communication site à site. Veuillez vous y reporter.

Communications planifiées lorsque le programme est arrêté

Windows Les informations qui suivent ne concernent que les versions Windows du programme.

Si vous désirez que les opérations de transfert de données puissent s’effectuer lorsque le pro-
gramme n’est pas en fonctionnement, il faut vous assurer des conditions suivantes :

• si vous utilisez Windows NT4, il est indispensable d’utiliser le programme Microsoft Inter-
net Explorer© version 5 ou ultérieure dont l’installation s’accompagne d’un programme
annexe nommé Tâches planifiées,

• si vous utilisez Windows 98 SE ou une version ultérieure (Windows 2000 par exemple), le
gestionnaire des tâches planifiées est automatiquement installé.

Si vous voulez vérifier sa présence, le gestionnaire des Tâches planifiées apparaît normalement dans le
dossier Programmes / Accessoires / Outils système du menu Démarrer.

© 2009 Sage 352

 Menu Fichier

L’enregistrement d’une communication planifiée lorsque l’application est arrêtée entraînera l’ap-
parition d’une telle tâche dans la fenêtre des tâches planifiées.

Si une communication planifiée est supprimée :

• dans la présente fonction : elle disparaîtra également du gestionnaire des tâches

planifiées ;

• dans le gestionnaire des tâches planifiées : elle ne sera pas supprimée dans la présente
fonction. Cette suppression devra donc se faire manuellement. Pour réactiver une com-
munication planifiée qui aurait été supprimée par mégarde dans le gestionnaire de tâches,
il est nécessaire de la valider à nouveau.

© 2009 Sage 353

 Menu Fichier

Imprimer les paramètres société

Fichier / Imprimer les paramètres société

Cette commande permet d’imprimer les informations enregistrées dans les fichiers et concernant
l’entreprise.

L’impression de ces données était autrefois accessible à partir de la fonction Rechercher de la

barre d’outils « Navigation » (ou du menu Edition). Par suite de la complète refonte de la fonction
Rechercher, ces commandes d’impression se retrouvent donc à ce niveau.

Cette commande ouvre un menu hiérarchique.

Les éléments dont il est possible d’obtenir l’impression sont les suivants :

• Dossier entreprise,
• Options,
• Agenda,
• Calendrier,
• Champs statistiques tiers,
• Champs statistiques articles,
• Conditionnement,
• Gamme.
Le processus est le même pour chacune des commandes du menu : sa sélection ouvre la fenêtre
de paramétrage des impressions.

© 2009 Sage 354

 Menu Fichier

Mise en page
Fichier / Mise en page

Cette commande permet de mettre en page les états et courriers que certaines commandes du
programme Sage Gestion commerciale permettent d’imprimer.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Mise en page] de la barre d’outils
« Standard ».

Elle donne accès à un véritable programme de mise en page comportant ses propres menus. Ce
programme sert à l’élaboration des documents de vente et d’achat et des lettres du mailing pour
les adapter à vos habitudes ou à votre papier à lettre.

Il est décrit dans le Manuel de la gamme.

Plusieurs modèles de documents ont été fournis sur le Cd-rom original. Vous pouvez les utiliser tels quels
s’ils vous conviennent ou les adapter à vos besoins. Vous pouvez également en créer de nouveaux.

Les objets de mise en page spécifiques au programme Sage Gestion commerciale sont décrits
en Annexe.

© 2009 Sage 355

 Menu Fichier

Format d’impression
Fichier / Format d’impression

Cette commande permet de paramétrer le format d’impression des documents que le programme
permet d’imprimer.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Format d’impression] de la bar-
re d’outils « Standard ».

Les paramètres affichés dans cette fenêtre dépendent de l’imprimante sélectionnée. Vous pouvez
y paramétrer des informations comme :
• les caractéristiques d’impression,
• la résolution graphique de l’impression,
• le type d’alimentation en papier (cas des imprimantes matricielles),
• les dimensions du papier utilisé,
• son orientation à la française (portrait) ou à l’italienne (paysage),
• le mode d’impression (normal ou épreuve), etc.

Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer les éventuelles modifications.

© 2009 Sage 356

 Menu Fichier

Impression différée
Fichier / Impression différée

Cette commande permet de lancer les impressions dont vous avez différé l’exécution.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Impression différée] de la barre
d’outils « Standard ».

Lorsque vous la lancez, une liste s’affiche avec toutes les impressions différées demandées.
Windows La commande est estompée si aucune impression différée n’a été enregistrée.
Macintosh Si aucune impression différée n’a été paramétrée, un message vous en avertira.

Les impressions différées sont enregistrées à partir des fenêtres d’impression ou des formats de
sélection.

Tous les documents sont dirigés vers la même imprimante. Ils disparaissent de la liste dès leur
impression achevée.

Liste des états sélectionnés

Cette liste présente tous les documents dont on a demandé l’impression différée.

Bouton [OK]
Cliquez sur ce bouton pour lancer l’impression des documents.

Bouton [Annuler]
Referme la commande sans lancer d’impression. Les documents restent inchangés dans la liste.

Bouton [Modifier]
Ce bouton permet de modifier les caractéristiques d'une impression différée (que vous avez
sélectionnée au préalable) :
• en la supprimant de la liste,
• en affichant un message :
« L’impression différée devra être enregistrée à nouveau !
[OK] [Annuler] »
que vous accepterez en cliquant sur le bouton [OK],
• en ouvrant le format de sélection (non simplifié) de la commande dont est issu l'état modi-
fié.

Il vous appartient alors de modifier les sélections faites et de relancer l'impression différée en cli-
quant sur le bouton adéquate.

Il est possible d'annuler cette modification en cliquant sur le bouton Annuler ou en validant dans
la fenêtre du message.

© 2009 Sage 357

 Menu Fichier

Vous pouvez aussi lancer cette commande en effectuant un double-clic sur la ligne à modifier.

En cas de sélections multiples, seul le premier état vous est proposé à la modification.

Rappelons que l’on peut maintenant gérer le double-clic poste par poste. Ce paramétrage s’effectue dans la
commande Fenêtre / Préférences.

Bouton [Supprimer]
Supprime les documents sélectionnés dans la liste.

Le Manuel de la gamme vous informe sur la sélection dans les listes.

© 2009 Sage 358

 Menu Fichier

Outils
Fichier / Outils

Cette fonction ouvre un menu hiérarchique qui donne accès à plusieurs fonctions permettant di-
verses opérations sur les fichiers utilisés par la Gestion commerciale et notamment les mises à
jour de données.

Ces fonctions sont les suivantes :

• «Mise à jour des tarifs», page 360,

• «Mise à jour des prévisions», page 385,
• «Mise à jour des références et des codes barres», page 392,
• «Recalcul des informations libres», page 403,
• «Réajustement des cumuls», page 405,
• «Maintenance», page 411,
• «Importer les préférences», page 412,
• «Exporter les préférences», page 414.

© 2009 Sage 359

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Mise à jour des tarifs

Fichier / Outils / Mise à jour des tarifs

Cette commande permet de modifier les prix d’achat et de vente des articles de manière automa-
tique.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Mise à jour des tarifs] de la barre
d’outils « Fonctions avancées ».

La mise à jour des tarifs peut être réalisée de deux façons possibles :

• l’une avec l’aide d’un assistant qui détaille les principales opérations à réaliser : «Assistant
de mise à jour des tarifs», page 361,

• l’autre manuellement en renseignant une fenêtre de paramétrage : «Utilisation manuelle

de la commande Mise à jour des tarifs», page 374.

Processus de mise à jour des tarifs

La mise à jour des tarifs peut s’effectuer de deux façons :

• soit une modification directe dans la fiche de l’article ou de la catégorie tarifaire avec appli-
cation immédiate,

• soit une modification globale dans laquelle on sélectionne certains produits selon des cri-
tères précis et on leur applique une nouvelle tarification.

Cette deuxième méthode, particulièrement utile lorsque le nombre de références est important,
s’enrichit de nouvelles possibilités de modifications de tarifs grâce à l’apparition dans les fiches
permettant l’enregistrement de tarifs de nouveaux volets «Nouveau tarif» qui permettent d’enre-
gistrer à l’avance les modifications de tarifs globales ou spécifiques que l’on veut appliquer à une
date donnée.

Le pré-enregistrement des modifications de tarifs s’effectue en plusieurs étapes :

1 . Dans une première étape, on enregistre dans les volets « Nouveau tarif » les nouvelles
valeurs que l’on veut affecter dans le futur aux articles ou aux fiches de tarification spécifi-
ques (catégories tarifaires clients, tarifs d’exception clients, tarifs fournisseur, etc.).
On peut préciser, pour les tarifs spécifiques, une date d’application si elle est connue ou la
laisser vide en se laissant la possibilité de la définir ultérieurement.
Lorsque le nouveau tarif est enregistré dans le sous-volet « Nouveau tarif » d’une fiche
article (tarif général de l’article), le programme impose d’enregistrer la date de validité.
Cette étape n’est pas obligatoire et peut être remplacée par celle décrite au troisième point
de cette liste.
2 . Dans une seconde étape, on décide que, à compter d’une date donnée, les tarifs de tous
les articles ou de certains d’entre eux seront modifiés en fonction de critères à saisir.
On lance donc cette fonction en sélectionnant le type de mise à jour Date d’application et
en enregistrant la date à laquelle la modification de tarif doit intervenir. On sélectionne
ensuite les articles en fonction des critères proposés par la fonction. On précise la valeur
de la mise à jour et sa méthode d’application (pourcentage, ajout ou remplacement).
Le lancement de la mise à jour va transférer dans les zones des volets « Nouveau tarif »
toutes les informations apparaissant dans les zones équivalentes des volets « Tarif
actuel » correspondants sauf dans celles qui comportent déjà des valeurs saisies manuel-
lement qui sont ainsi conservées.

© 2009 Sage 360

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La date d’application enregistrée dans la présente fonction est également recopiée dans
le volet « Nouveau tarif » sauf dans le cas où cette date est déjà renseignée.
3 . La troisième étape est facultative ou bien peut remplacer la première ou encore être utili-
sée conjointement avec elle. On peut l’utiliser pour peaufiner les tarifs proposés dans les
volets « Nouveau tarif » et y enregistrer toutes les modifications non encore saisies.
4 . La quatrième et dernière étape sera l’étape finale qui verra la modification des tarifs appli-
qués sur les articles.
On lance à nouveau la présente fonction en faisant le choix du type de mise à jour Nou-
veaux tarifs et en précisant la date de mise à jour. A ce stade, il est encore possible de
sélectionner certains articles.
Le lancement de la mise à jour transfèrera, dans la fiche principale et les fiches annexes
des articles sélectionnés, toutes les informations contenues dans les volets « Nouveau
tarif ». Le contenu des zones de ces volets sera effacé dans l’attente d’une modification
future (à l’exception des zones de ce volet qui ne permettent pas un enregistrement préa-
lable des modifications tarifaires).
Ne seront pris en compte que les nouveaux tarifs dont la date d’application mentionnée
dans leur volet est antérieure ou égale à celle enregistré dans la présente fonction. Les
articles ou fiches tarifaires spécifiques possédant une date d’application postérieure à
celle mentionnée ici ne seront pas concernées par la mise à jour.

Voir le «Volet Nouveau tarif d’une catégorie tarifaire article», page 466 pour connaître quelles
sont les zones qui ne permettent pas cet enregistrement préalable.

Assistant de mise à jour des tarifs

Le mode assistant est actif si l’option Mode assistant est sélectionnée (cochée) dans le menu
Fenêtre. Le lancement de la fonction Mise à jour des tarifs affiche la première étape de l’Assistant
de mise à jour des tarifs.

Pour une utilisation manuelle de cette commande veuillez vous reporter aux explications don-
nées sous le titre «Utilisation manuelle de la commande Mise à jour des tarifs», page 374.

Cet assistant vous permettra, sur une sélection d’articles, de :

• mettre à jour les tarifs d’achat,
• mettre à jour les tarifs de vente,
• mettre à jour les coefficients de marge,
• mettre à jour les remises clients,
• reporter si nécessaire les modifications des prix d’achat ou des coefficients sur les prix de
vente,
• imprimer un état de contrôle pour vérifier les répercussions de vos paramétrages ou
• lancer effectivement les mises à jour suivant les paramétrages faits.
Les principales étapes de l’assistant de mise à jour des tarifs sont les suivantes :

• «Sélection du type de mise à jour - Assistant de mise à jour des tarifs», page 362,
• «Sélection des articles - Assistant de mise à jour des tarifs», page 364,
• «Paramétrage de la mise à jour des tarifs d’achat - Assistant de mise à jour des tarifs»,
page 366,

• «Paramétrage de la mise à jour des tarifs de vente - Assistant de mise à jour des tarifs»,
page 367,

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• «Paramétrage de la mise à jour du coefficient - Assistant de mise à jour des tarifs»,

page 367,

• «Paramétrage de la mise à jour des remises - Assistant de mise à jour des tarifs»,
page 368,

• «Paramétrage du recalcul des prix de vente - Assistant de mise à jour des tarifs»,
page 369.

Sélection du type de mise à jour - Assistant de mise à jour des tarifs

La première étape de l’assistant de mise à jour des tarifs permet de sélectionner sur quelles in-
formations doit porter cette mise à jour.

Lisez attentivement les conseils donnés par chaque fenêtre.

Voir les explications sur le fonctionnement de la mise à jour dans le paragraphe «Processus de
mise à jour des tarifs», page 360.

Type de mise à jour

Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Directe : la mise à jour s’effectue directement sur les tarifs en vigueur en fonction des
choix faits dans les cases à cocher de cette fenêtre et des paramétrages faits dans les
autres fenêtres de l’assistant (fonctionnement identique à celui des anciennes versions du
programme).
• Date d’application : la sélection de ce choix rend active la zone se trouvant à la droite de
la présente zone. Celle-ci est destinée à la saisie obligatoire d’une date qui sera celle
d’application des nouveaux tarifs.
La validation de cette option et des paramétrages qui seront exécutés à partir des autres
étapes de l’assistant de mise à jour des tarifs va :
- transférer dans les volets « Nouveau tarif » de toutes les fonctions du programme qui
en disposent, le contenu du volet « Tarif actuel » qui leur correspond sauf dans le cas
où des informations auraient été saisies au préalable dans certaines zones de ces
volets « Nouveau tarif » ; ces informations pré-enregistrées sont alors conservées tel-
les quelles ;
- modifier, dans toutes les zones non renseignées au préalable, les valeurs reportées
des prix d’achat, des coefficients et des prix de vente en fonction des instructions para-

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métrées dans les étapes suivantes de l’assistant de mise à jour des tarifs ; le pro-
gramme exécutera tous les calculs nécessaires à l’application des nouveaux tarifs (par
exemple calcul du prix de vente après modification du coefficient) ;
- reporter dans la zone Date d’application des volets « Nouveau tarif » la date saisie ci-
dessus sauf dans les cas où une date y serait déjà mentionnée. Dans ce cas cette date
est maintenue à sa valeur enregistrée.
Lorsque ces modifications auront été exécutées, il sera nécessaire de relancer l’assistant
de mise à jour des tarifs en sélectionnant, cette fois, l’option Nouveau tarif pour finaliser
l’actualisation des tarifs.
• Nouveau tarif : la sélection de ce choix fait s’estomper toutes les autres options de la
fenêtre de l’assistant. Seule la zone de saisie de date à la droite de la présente zone est
active. Il est nécessaire d’y enregistrer la date d’application des nouveaux tarifs.
Dans ce cas, toutes les valeurs enregistrées dans les volets « Nouveau tarif » des fonc-
tions qui en disposent seront transférées dans les zones correspondantes des volets
« Tarif actuel » qui leur correspondent et remplaceront les valeurs existantes.
Les valeurs présentes dans les volets « Nouveau tarif » seront effacées ensuite.
Ne seront appliquées que les modifications pour lesquelles une date d’application avait
été paramétrée à condition que ces dates soient antérieures ou égales à celle enregistrée
dans la présente fonction.

Rappelons que les fonctions suivantes disposent des volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif » :
- Catégories tarifaires articles dans le volet « Structure / Articles / Fiche principale »,
- Tarifs clients dans le volet « Structure / Articles / Fiche principale »,
- Tarifs d’exception clients dans le volet « Structure / Client / Tarifs / Tarif d’exception »,
- Tarifs fournisseurs dans le volet «Structure / Fournisseurs / Tarifs ».

Cinq cases à cocher permettent de sélectionner :

• Inclure les gammes prix net : cette option, non cochée par défaut, permet la mise à jour
des gammes de prix nets avec les paramètres saisis dans la présente fonction. Elle sap-
plique sur les tarifs dachat et de vente lorsque la mise à jour seffectue en pourcentage ou
en ajout.

• Mise à jour des tarifs d’achat,

• Mise à jour des tarifs de vente,
• Mise à jour des coefficients,
• Mise à jour des remises.
Plusieurs options peuvent être simultanément sélectionnées.
Exemple
Mise à jour des gammes de prix nets
Soit une gamme de prix nets à l’achat subissant une augmentation de 3 %.

Enuméré de gamme Prix d’achat Nouveau prix d’achat

Prix d’achat de l’article 100,00 103,00

Jusqu’à 10 95,00 97,85

Jusqu’à 20 90,00 92,70

jusqu’à 99999999 85,00 87,55

© 2009 Sage 363

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S’il s’agissait de l’augmentation par ajout de la valeur 3 :

Enuméré de gamme Prix d’achat Nouveau prix d’achat

Prix d’achat de l’article 100,00 103,00

Jusqu’à 10 95,00 98,00

Jusqu’à 20 90,00 93,00

jusqu’à 99999999 85,00 88,00

Mise à jour des tarifs des nomenclatures

Les deux options réunies sous ce titre permettent :
• Oui : la mise à jour des tarifs des articles nomenclaturés à partir de ceux de leurs compo-
sants,
• Non : cette possibilité n’est pas autorisée.
Cette option est inaccessible si on a choisi une mise à jour des coefficients.

Bouton [Annuler]
Referme l’assistant en interrompant le processus engagé. Ce bouton a un rôle identique dans
toutes les fenêtres de l’assistant.

Bouton [Suivant]
Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Il a un rôle identique
dans toutes les fenêtres de l’assistant.

Sélection des articles - Assistant de mise à jour des tarifs

L’étape suivante, obtenue en cliquant sur le bouton [Suivant] de la fenêtre précédente, permet
de sélectionner les articles.

Dans le cas où le choix Nouveau tarif a été fait à l’étape précédente, cette étape-ci est la dernière.

La sélection peut porter sur :

• les Références articles,
• les Codes familles,

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• les Numéros de fournisseurs.

Pour chaque critère, deux listes déroulantes permettent de borner la sélection.
Si aucune sélection n’est effectuée, la mise à jour des tarifs s’applique aux éléments de chaque
critère.

Bouton [Précédent]
Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Il a un rôle identique dans tou-
tes les fenêtres de l’assistant.

Bouton [Fin]
Dans le cas où, à l’étape précédente, il a été choisi le type de mise à jour Nouveau tarif, aucune
autre sélection que celles proposées dans la présente fenêtre ne sont possibles et le bouton
[Suivant] se transforme en bouton [Fin].
Son utilisation lance la mise à jour définitive des tarifs.

Sélection de la catégorie tarifaire et des tarifs d'exception - Assistant de mise à jour des
tarifs

L’étape suivante, obtenue en cliquant sur le bouton [Suivant] de la fenêtre précédente, permet
de sélectionner la catégorie tarifaire et / ou des tarifs d’exception.

Cette fenêtre présente les zones suivantes :

Catégorie tarifaire
Ce critère sélectionné par défaut active la liste déroulante adjacente.
Dans la liste déroulante, sélectionner une catégorie tarifaire. Par défaut toutes les catégories
tarifaires sont sélectionnées.

Tarifs d’exception
Sélectionner ce critère de sélection pour activer les listes déroulantes adjacentes.
Utiliser les deux listes déroulantes pour borner la sélection client. Si aucune sélection n’est effec-
tuée, la mise à jour des tarifs s’applique à tous les tarifs d’exception clients.

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Paramétrage de la mise à jour des tarifs d’achat - Assistant de mise à jour des tarifs

Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des tarifs d’achat dans
la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ».

La mise à jour des tarifs d’achat pourra être suivie de la modification correspondante des tarifs de vente. Un
écran vous le proposera plus loin dans le processus.

Cette fenêtre présente trois zones de paramétrage.

Montant de la modification
Enregistrez ici la valeur dont la catégorie d’information doit être modifiée. Cette valeur doit être
en rapport avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques.

Type de modification
Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter au prix d’achat des arti-
cles considérés :
• Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une
majoration du prix en pourcentage.
• Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée au prix d’achat existant.
• Remplacer : la valeur saisie remplace le prix d’achat existant.
La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du prix.

Arrondi prix d’achat

Cette zone permet d’arrondir le résultat de la mise à jour en proposant les choix suivants :
• Aucun : aucun arrondi ne sera réalisé sur la valeur modifiée.
• Liste des arrondis : la liste qui s’ouvre reprend toutes les valeurs enregistrées dans
l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Mode d’arrondi et permet de sélec-
tionner celle de son choix.
La valeur modifiée sera arrondie selon la sélection effectuée dans cette liste déroulante.
Exemple
Si l’utilisateur souhaite augmenter le prix d’achat d’une série d’articles de 10 % , il sélectionnera
Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant.
S’il souhaite ajouter 100 euros à l’ancien prix d’achat, il sélectionnera Ajouter et tapera 100.
S’il souhaite remplacer tous les prix des articles sélectionnés par un même montant, 250 euros
par exemple, il sélectionnera Remplacer et tape 250.
Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut.

© 2009 Sage 366

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Paramétrage de la mise à jour des tarifs de vente - Assistant de mise à jour des tarifs

Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des tarifs de vente dans
la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ».

Cette fenêtre affiche les zones suivantes :

Prix de vente
Cette zone double comporte :

• une zone de saisie

Utiliser cette zone de saisie pour saisir dans la limite de 14 caractères numériques une
valeur de modification.

• une liste déroulante

Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner la nature de la modification parmi :
- Pourcentage : le prix de vente est majoré de la valeur saisie en pourcentage.
- Ajouter : la valeur saisie s’ajoute au prix de vente existant.
- Remplacer : la valeur saisie remplace le prix de vente existant.

La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du prix.

Arrondi prix de vente

Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner un mode d’arrondi qui s’applique au prix de vente.
Si un mode d’arrondi est enregistré dans le volet Option / Mode d’arrondi de la fiche entreprise,
cette liste déroulante permet de le sélectionner.
Exemple
Si l’utilisateur souhaite augmenter le prix de vente d’une série d’articles de 10 % il sélectionne
Pourcentage et enregistre 10 dans la zone Montant.
S’il souhaite ajouter 100 euros à l’ancien prix de vente, il sélectionne Ajouter et tape 100.
S’il souhaite remplacer tous les prix des articles sélectionnés par un même montant, 250 euros
par exemple, il sélectionne Remplacer et tape 250.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut.

Paramétrage de la mise à jour du coefficient - Assistant de mise à jour des tarifs

Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des coefficients dans la
fenêtre « Sélection du type de mise à jour ».

© 2009 Sage 367

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La mise à jour des coefficients pourra être suivie de la modification correspondante des tarifs de vente. Un
écran vous le proposera plus loin dans le processus.

Cette fenêtre présente deux zones de paramétrage.

Montant de la modification
Enregistrez ici la valeur dont les coefficients doivent être modifiés. Cette valeur doit être en rap-
port avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques.

Type de modification
Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter au coefficient de marge
des articles considérés :
• Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une
majoration du coefficient en pourcentage.
• Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée au coefficient existant.
• Remplacer : la valeur saisie remplace le coefficient existant.
La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du coefficient.
Exemple
Si l’utilisateur souhaite augmenter le coefficient d’une série d’articles de 10 %, il sélectionnera
Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant.
S’il souhaite ajouter 0,2 à l’ancien coefficient, il sélectionnera Ajouter et tapera 0,2.
S’il souhaite remplacer tous les coefficients des articles sélectionnés par une même valeur, 3 par
exemple, il sélectionnera Remplacer et tape 3.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut.

Paramétrage de la mise à jour des remises - Assistant de mise à jour des tarifs

Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché l’option Mise à jour des remises dans la fe-
nêtre « Sélection du type de mise à jour ».

© 2009 Sage 368

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Cette fenêtre présente deux zones de paramétrage.

Montant de la modification
Enregistrez ici la valeur dont les remises doivent être modifiées. Cette valeur doit être en rapport
avec le choix fait dans la zone suivante. 14 caractères numériques.

Type de modification
Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter à la remise des articles
considérés :
• Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une
majoration de la remise en pourcentage.
• Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée à la remise existante.
• Remplacer : la valeur saisie remplace la remise existante.
La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration de la remise.

Exemple
Si l’utilisateur souhaite augmenter la remise sur une série d’articles de 10 %, il sélectionnera
Pourcentage et enregistrera 10 dans la zone Montant.
S’il souhaite ajouter 0,2 à l’ancienne remise, il sélectionnera Ajouter et tapera 0,2.
S’il souhaite remplacer toutes les remises des articles sélectionnés par une même valeur, 3 par
exemple, il sélectionnera Remplacer et tape 3.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut.

Paramétrage du recalcul des prix de vente - Assistant de mise à jour des tarifs

Cette fenêtre n’apparaît que si l’utilisateur a coché une ou les deux options Mise à jour des tarifs
d’achat et Mise à jour du coefficient dans la fenêtre « Sélection du type de mise à jour ».

© 2009 Sage 369

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Cette fenêtre présente deux zones de paramétrage.

Répercussion sur le prix de vente

Cette option permet de recalculer le prix de vente dans le cas d’une mise à jour du prix d’achat
ou du coefficient. Elle offre les choix suivants :
• Aucune,
• Prix calculés,
• Tous les prix.
Ces trois cas sont décrits sous le titre plus loin.

Arrondi prix de vente

Cette zone permet d’arrondir le prix de vente mis à jour en fonction des options d’arrondis
paramétrées :
• Aucun : aucun arrondi ne sera réalisé sur la valeur modifiée.
• Liste des arrondis : la liste qui s’ouvre reprend toutes les valeurs enregistrées dans
l’option Fichier / A propos de votre société / Options / Mode d’arrondi et permet de sélec-
tionner celle de son choix.
La valeur modifiée sera arrondie selon la sélection effectuée dans cette liste déroulante.

Répercussion sur le prix de vente

Nous présentons ici les différents cas qui peuvent se produire lorsqu’on demande la répercussion
sur le prix de vente d’une modification des tarifs d’achat ou du coefficient.

Aucune répercussion sur le prix de vente. Vous voulez effectuer une modification du prix d’achat
ou du coefficient sans recalcul du prix de vente. Sélectionnez Aucune dans la zone.

Répercussion sur les prix de vente calculés. Vous voulez effectuer une modification du prix
d’achat ou du coefficient avec un réajustement du prix de vente pour les articles dont le prix de
vente est obtenu par le calcul

Prix d’achat x Coefficient.

Sélectionnez l’option Prix calculés dans la zone Répercussions sur le prix de vente.

© 2009 Sage 370

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Le prix d’achat du volet « Fiche principale » des articles répondant à la sélection sera modifié ainsi
que le prix de vente qui résulte du calcul prix d’achat * coefficient.

Répercussion sur tous les prix. Vous voulez effectuer une modification du prix d’achat ou du coef-
ficient avec un recalcul du prix de vente pour tous les articles. Sélectionnez l’option Tous les prix
dans la zone Répercussions sur le prix de vente.

Le prix d’achat du volet « Fiche principale » des articles répondant à la sélection faite sera modifié
ainsi que le prix de vente.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui décrit plus haut.

Mise à jour des tarifs - Assistant de mise à jour des tarifs

Cette dernière étape va procéder à la mise à jour des tarifs en fonction des paramétrages faits
dans les écrans précédents de l’assistant.

L’assistant vous propose un dernier choix :

• Imprimer l’état de contrôle (valeur proposée par défaut) : les mises à jour n’apparaîtront
que sur un état imprimé vous permettant de vérifier au préalable le résultat des modifica-
tions demandées ; dans ce cas la validation de cette fenêtre par le bouton [Fin] est suivie
de l’apparition de la fenêtre de paramétrage des impressions.

• Mettre à jour les tarifs : la mise à jour des tarifs, des coefficients et/ou des remises est
lancée en fonction des paramétrages faits. L’impression de l’état de contrôle et la mise à
jour des tarifs peuvent être simultanées.

Validation pas à pas

Option qui permet, quand on a sélectionné Oui, de faire défiler chaque article, en fonction des
sélections opérées, avec le résultat de la mise à jour. Il sera alors possible de modifier ou de
révoquer ce résultat.
Cette possibilité est décrite dans le paragraphe qui suit.
Ces cases d’option ne sont actives que si la case Lancer la mise à jour des tarifs est cochée.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] est remplacé par le bouton [Fin] dans cette fenêtre. Il entraîne la mise à
jour des tarifs en fonction des consignes enregistrées dans les fenêtres de l’assistant.

© 2009 Sage 371

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Les autres boutons ont le rôle défini précédemment.

Validation pas à pas

Si l’option Oui de la zone Validation pas à pas est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra au lan-
cement de la fonction et pour chacun des articles à modifier.

Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes.

Ancien / Nou- Les trois zones décrites ci-dessous concernent l’affichage du tarif du volet « Fiche principale » de
veau prix l’article.

La disponibilité de ces zones dépend de la ou des valeurs sur lesquelles porte la mise à jour.

Prix achat
Il se compose de deux zones :
• Ancien : affiche le prix d’achat existant du volet « Fiche principale ».
• Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif.
Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum.

Coefficient
Il est composé des deux zones suivantes :
• Ancien : affiche le coefficient existant du volet « Fiche principale ».
• Nouveau : affiche le nouveau coefficient résultant de la mise à jour du tarif.
Information modifiable. 14 caractères numériques.

Prix de vente
Il se compose de deux zones :
• Ancien : affiche le prix de vente existant du volet « Fiche principale ».
• Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif.
Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum.

Prix d’achat La zone de liste au milieu de la fenêtre affiche les tarifs d’achat chez le(s) fournisseur(s) s’il y en
a référencés pour l’article considéré.

© 2009 Sage 372

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La liste permet de visualiser et modifier les nouveaux prix d’achat, coefficient et remise des four-
nisseurs.

Les valeurs affichées sont les suivantes :

• la référence du fournisseur,
• la référence de l’article chez le fournisseur,
• le taux de conversion,
• l’ancien prix d’achat,
• le nouveau prix d’achat,
• l’ancienne remise, elle n’est pas modifiable,
• la nouvelle remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable.

Les zones de saisie qui se trouvent en dessous de la liste permettent de modifier les nouvelles
valeurs du prix d’achat et / ou de la remise.

Prix d’achat
Cette zone permet de modifier le nouveau prix d’achat si nécessaire.

Remise
Permet de saisir la nouvelle remise pour le fournisseur sélectionné. 14 caractères numériques.

Catégories tari- Une zone à liste déroulante disposée au dessus de la liste du bas de la fenêtre permet de choisir
faires / Tarif entre :
d’exception • Catégories tarifaires,
• Tarif d’exception.
Catégories tarifaires de vente / Tarifs d’exception
La liste permet de visualiser et de modifier les nouveaux prix de vente, coefficient et remise des
catégories tarifaires ou tarifs d’exception clients.
Les valeurs affichées sont les suivantes :
• l’intitulé des catégories tarifaires ou la référence du client,
• l’ancien coefficient de la catégorie tarifaire ou du tarif d’exception,
• le nouveau coefficient,
• l’ancien prix de vente,
• le nouveau prix de vente,
• l’ancienne remise, elle n’est pas modifiable,
• la nouvelle remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable.

Les zones de saisie qui se trouvent en dessous de la liste permettent de modifier les nouvelles
valeurs du coefficient, du prix de vente et / ou de la remise.

Coefficient
Permet de saisir le nouveau coefficient pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélectionné.
14 caractères numériques.

Prix de vente
Permet de saisir le nouveau prix de vente pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélec-
tionné. Si le prix de vente est exprimé en devise, il est nécessaire que le nouveau prix soit
exprimé dans cette devise. 14 caractères numériques.

Remise
Permet de saisir la nouvelle remise pour la catégorie tarifaire ou pour le tarif par client sélec-
tionné. 14 caractères numériques.

© 2009 Sage 373

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Bouton [OK]
Il valide la mise à jour du tarif de l’article considéré en enregistrant les éventuelles modifications
et passe à l’article suivant.
Si l’article comporte une gamme de type produit, le premier énuméré de la gamme s’affiche.

Bouton [Ignorer]
Il ne tient pas compte de la mise à jour du tarif et conserve donc les anciennes valeurs pour l’arti-
cle concerné et passe à l’article suivant.
Si l’article comporte une gamme de type produit, l’énuméré suivant de la gamme s’affiche. Il en
est de même pour les articles à conditionnement.

Bouton [Annuler]
Il interrompt le défilement des articles. Les articles précédemment validés auront leurs tarifs
modifiés.
Les articles non encore validés ne sont pas mis à jour.

Articles à Si l’article comporte une gamme de produit cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il exis-
gamme ou à te d’énumérés. L’énuméré de gamme est affiché en haut de la fenêtre.
conditionne-
ment Si l’article comporte une double gamme cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe
de couples d’énumérés. La zone Enuméré en haut de la fenêtre affiche le couple d’énumérés de
gamme.

Si l’article comporte un conditionnement cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe
de conditionnements. La zone Enuméré affiche alors l’intitulé du conditionnement.

Utilisation manuelle de la commande Mise à jour des tarifs

Si vous n’avez pas coché la commande Fenêtre / Mode assistant, le lancement de la commande
Mise à jour des tarifs permettra de l’utiliser de façon classique.

Fenêtre de mise à jour des tarifs

© 2009 Sage 374

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La mise à jour des tarifs peut s’effectuer d’une manière globale ou partielle en utilisant les diffé-
rentes possibilités de sélection proposées dans cette fonction.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton propose la fonction suivante :

• Imprimer
Lance l’impression d’un état de contrôle permettant de visualiser le résultat de la mise à
jour des tarifs. Si la zone remise a été sélectionnée, la présentation de cet état sera diffé-
rente.

Zones

La fenêtre affiche les zones suivantes :

Sélection d’après recherche

Cette option, non validée par défaut, permet quand elle est sélectionnée, de tenir compte de la
sélection qui aura été faite auparavant par l’intermédiaire de la commande Rechercher.
La sélection sera possible sur les fichiers suivants :
• Articles,
• Liste des nomenclatures,
• Fiches nomenclatures.
Rappelons que la commande Rechercher est obtenue en cliquant sur le bouton [Recher-
cher] de la barre d’outils « Navigation » (voir le Manuel de la gamme).

Les trois zones décrites ci-dessous ne sont actives que lorsque l’option Sélection d’après re-
cherche n’est pas validée. Il n’est pas obligatoire de renseigner simultanément ces critères.

Référence article de / à
Utiliser les deux listes déroulantes pour borner la sélection sur la référence article. Si aucune
sélection n’est effectuée, la mise à jour des tarifs s’applique à toutes les références articles.

Code famille de / à
Ces deux zones servent à la saisie d’une fourchette de codes familles. 10 caractères alphanu-
mériques.

N° fournisseur de / à
Zones de 17 caractères alphanumériques permettant la saisie d’une fourchette de numéros four-
nisseurs.
Si aucune sélection n’est faite dans ces zones et si vous voulez modifier le prix d’achat, la mise
à jour portera uniquement sur le prix d’achat du volet « Fiche principale » de l’article.
Pour mettre à jour les prix d’achat de vos références fournisseur, il est obligatoire de renseigner
les zones N° fournisseur. Seuls seront modifiés les prix d’achat des références fournisseur
incluses dans la sélection. Le prix d’achat du volet « Fiche principale » de l’article ne sera modi-
fié que si le prix d’achat de la référence fournisseur principal de l’article est mis à jour.
Seuls les articles correspondant aux différentes sélections ci-dessus seront proposés en mise à
jour.

Mise à jour des nomenclatures / composants

Si cette zone est cochée, le prix d’achat et le prix de vente des articles nomenclaturés seront cal-
culés à partir des prix de revient et des prix de vente des composants qui forment la nomencla-
ture.
Voir le titre plus loin consacré à cette possibilité.

© 2009 Sage 375

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Type de mise à jour

Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Directe : la mise à jour s’effecue directement sur les tarifs en vigueur en fonction des
choix faits dans les cases à cocher de cette fenêtre et des paramétrages faits dans les
autres fenêtres de l’assistant (fonctionnement identique à celui des anciennes versions du
programme).
• Date d’application : la sélection de ce choix rend active la zone se trouvant à la droite de
la présente zone. Celle-ci est destinée à la saisie obligatoire d’une date qui sera celle
d’application des nouveaux tarifs.
La validation de cette option et des autres paramétrages réalisés dans cette fenêtre va :
- transférer dans les volets « Nouveau tarif » de toutes les fonctions du programme qui
en disposent, le contenu du volet « Tarif actuel » qui leur correspond sauf dans le cas
où des informations auraient été saisies au préalable dans certaines zones de ces
volets « Nouveau tarif » ; ces informations pré-enregistrées sont alors conservées tel-
les quelles ;
- modifier, dans toutes les zones non renseignées au préalable, les valeurs reportées
des prix d’achat, des coefficients et des prix de vente en fonction des instructions para-
métrées dans les étapes suivantes de l’assistant de mise à jour des tarifs ; le pro-
gramme exécutera tous les calculs nécessaires à l’application des nouveaux tarifs (par
exemple calcul du prix de vente après modification du coefficient) ;
- reporter dans la zone Date d’application des volets « Nouveau tarif » la date saisie ci-
dessus sauf dans les cas où une date serait déjà mentionnée dans cette zone, auquel
cas elle est maintenue à sa valeur enregistrée.
Lorsque ces modifications auront été exécutées, il sera nécessaire de relancer la fonction
de mise à jour des tarifs en sélectionnant, cette fois, l’option Nouveau tarif pour finaliser
l’actualisation des tarifs.
• Nouveau tarif : la sélection de ce choix fait s’estomper toutes les autres options de la
fenêtre à l’exception de celles permettant de sélectionner les articles, le familles ou les
fournisseurs. Il est nécessaire d’enregistrer dans la zone de saisie de date à la droite de la
présente zone la date d’application des nouveaux tarifs.
Dans ce cas, toutes les valeurs enregistrées dans les volets « Nouveau tarif » des fonc-
tions qui en disposent seront transférées dans les zones correspondantes des volets
« Tarif actuel » qui leur correspondent et remplaceront les valeurs existantes.
Les valeurs présentes dans les volets « Nouveau tarif » seront effacées ensuite.
Ne seront appliquées que les modifications pour lesquelles une date d’application avait
été paramétrée à condition que ces dates soient antérieures ou égales à celle enregistrée
dans la présente fonction.

Rappelons que les fonctions suivantes disposent des volets «Tarif actuel» et «Nouveau tarif» :
- Catégories tarifaires articles dans le volet «Structure / Articles / Fiche principale»,
- Tarifs clients dans le volet «Structure / Articles / Fiche principale»,
- Tarifs d’exception clients dans le volet «Structure / Client / Tarifs / Tarif d’exception»,
- Tarifs fournisseurs dans le volet «Structure / Fournisseurs / Tarifs».

Catégorie tarifaire
Sélectionner ce critère de sélection pour activer la liste déroulante adjacente.
Dans la liste déroulante, sélectionner une catégorie tarifaire. Par défaut toutes les catégories
tarifaires sont sélectionnées.

Tarifs d’exception : clients

Sélectionner ce critère de sélection pour activer les listes déroulantes adjacentes.
Utiliser les deux listes déroulantes pour borner la sélection client. Si aucune sélection n’est effec-
tuée, la mise à jour des tarifs s’applique à tous les tarifs d’exception clients.

© 2009 Sage 376

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Inclure les gammes prix nets

Cette case à cocher, non cochée par défaut, entraîne la mise à jour des gammes de prix nets
avec les paramètres saisis dans la présente fenêtre. Elle s’applique aux tarifs d’achat et de vente
lorsque la mise à jour s’effectue en pourcentage ou en ajout.

Voir les exemples donnés sous le titre .«Sélection du type de mise à jour - Assistant de mise à
jour des tarifs», page 362.

Prix d’achat
Cette zone est active si le critère Catégorie tarifaire est sélectionné.
La zone Prix d’achat permet la modification du prix d’achat des articles. Trois zones servent à
l’enregistrement de cette information :
• une case d’option (non cochée par défaut) permet de sélectionner la catégorie d’informa-
tion sur laquelle doit porter la mise à jour,
• une zone de saisie pour saisir dans la limite de 14 caractères numériques une valeur de
modification du prix d’achat,
• une liste déroulante pour préciser la modification du prix d’achat.
Cette option modifie également le prix d’achat en devises s’il y a lieu mais uniquement si la modification
s’effectue en pourcentage.
Liste déroulante permettant le paramétrage de la modification à apporter :
- Pourcentage : la valeur saisie dans la zone précédente sera considérée comme une
majoration du prix en pourcentage.
- Ajouter : la valeur saisie sera ajoutée au prix d’achat existant.
- Remplacer : la valeur saisie remplace le prix d’achat existant.

La saisie d’un montant négatif est considérée comme une minoration du prix.
Si une catégorie tarifaire a été sélectionnée, l’option Prix d’achat sera estompée.

Coefficient
Permet la modification du coefficient multiplicateur. Les trois zones qui servent à l’enregistrement
de cette information ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les zones Prix d’achat.

Prix de vente
Permet la modification du prix de vente des articles. Les trois zones qui servent à l’enregistre-
ment de cette information ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les zones Prix
d’achat.

Cette option modifie également le prix de vente en devises s’il y a lieu mais uniquement si la modification
s’effectue en pourcentage.

Remise
Permet la modification de la remise. Les trois zones qui servent à l’enregistrement de cette infor-
mation ont un fonctionnement identique à celui décrit pour les zones Prix d’achat.

Répercussion sur prix de vente

Option qui permet quand elle est sélectionnée (non cochée par défaut) de recalculer le prix de
vente dans le cas d’une mise à jour du prix d’achat ou du coefficient.
Trois cas sont possibles. Ils sont décrits sous le titre plus loin

Validation pas à pas

Option qui permet, quand elle est sélectionnée (non cochée par défaut), de faire défiler chaque
article avec le résultat de la mise à jour. Il sera alors possible de modifier ou de révoquer ce
résultat.

Si vous voulez modifier manuellement les prix pour chaque article, sélectionnez uniquement l’option Valida-
tion avant enregistrement. Vous pouvez alors faire défiler les fenêtres de validation article par article et
saisir les nouveaux prix pour chacun d’eux.

© 2009 Sage 377

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Arrondi PA
Cette zone ne devient active que si l’option Prix d’achat est cochée. Elle propose les choix
suivants :
• Aucun : aucun arrondi ne sera réalisé sur la valeur modifiée.
• Liste des arrondis : la liste qui s’ouvre reprend toutes les valeurs enregistrées dans
l’option Mode d’arrondi du volet « Fichier / A propos de... / Options » et permet de sélec-
tionner celle de son choix.
La valeur modifiée sera arrondie selon la sélection effectuée dans cette liste déroulante.

Arrondi PV
Cette zone ne devient active que si les options Prix de vente ou Répercussion sur PV sont
cochées. Elle se comporte exactement comme la précédente.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Répercussion sur le prix de vente

Nous présentons ici les différents cas qui peuvent se produire lorsqu’on demande la répercussion
sur le prix de vente d’une modification des tarifs d’achat ou du coefficient.

Premier cas

Seul le prix d’achat du volet « Fiche principale », celui des références fournisseur répondant à la
sélection faite sur le numéro de fournisseur, celui des catégories tarifaires et celui des tarifs par
client seront modifiés. Vous voulez effectuer une hausse du prix d’achat sans recalcul du prix de
vente. Sélectionnez l’option Prix d’achat uniquement.
Exemple
Soit la fiche article suivante :

BAAR01 Bague en argent

Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente

Principal 100 2 200

Cat. Tarifaire 1 100 2 200

Cat. Tarifaire 2 100 3 300

Cat. Tarifaire 3 100 2 500

Le prix de vente de la Catégorie tarifaire 3 a été saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul
Prix d’achat * coefficient.
Vous demandez une hausse du prix d’achat de 50 euros sans répercussion sur le prix de vente.

© 2009 Sage 378

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Vous obtiendrez le résultat ci dessous :

BAAR01 Bague en argent

Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente

Principal 150 2 200

Cat. Tarifaire 1 150 2 200

Cat. Tarifaire 2 150 3 300

Cat. Tarifaire 3 150 2 500

Ni les prix de vente ni les coefficients n’ont été modifiés. Cette procédure est identique si vous
souhaitez modifier le coefficient.

Deuxième cas

Vous voulez effectuer une hausse du prix d’achat avec un réajustement du prix de vente pour les
articles dont le prix de vente est obtenu par le calcul Prix d’achat * coefficient. Sélectionnez les
options suivantes :

• Prix d’achat,
• Répercussion sur prix de vente.
Le prix d’achat du volet «Fiche principale», celui des références fournisseur répondant à la sélec-
tion faite sur le numéro de fournisseur, celui des catégories tarifaires et celui des tarifs par client
sera modifié, ainsi que le prix de vente qui résulte du calcul Prix d’achat * coefficient.
Exemple
Reprenons la fiche article de l’exemple précédent.

BAAR01 Bague en argent

Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente

Principal 100 2 200

Cat. Tarifaire 1 100 2 200

Cat. Tarifaire 2 100 3 300

Cat. Tarifaire 3 100 2 500

Le prix de vente de la Catégorie tarifaire 3 a été saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul
Prix d’achat * coefficient.
Vous demandez une hausse du prix d’achat de 60 euros avec répercussion sur le prix de vente
calculé. Vous obtiendrez le résultat ci dessous :

BAAR01 Bague en argent

Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente

Principal 160 2 320

Cat. Tarifaire 1 160 2 320

Cat. Tarifaire 2 160 3 480

Cat. Tarifaire 3 160 2 500

© 2009 Sage 379

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Les prix de vente qui résultaient du calcul Prix d’achat * coefficient ont été modifiés. Le prix de
vente qui était saisi directement n’a pas changé.

Troisième cas

Vous voulez effectuer une hausse du prix d’achat avec un recalcul du prix de vente pour tous les
articles. Sélectionnez les options suivantes :
• Prix d’achat,
• Prix de vente,
• Répercussion sur prix de vente.
Le prix d’achat du volet « Fiche principale », celui des références fournisseur répondant à la sé-
lection faite sur le numéro de fournisseur, celui des catégories tarifaires et celui des tarifs par client
sera modifié, ainsi que le prix de vente.
Exemple
Reprenons notre fiche article.

BAAR01 Bague en argent

Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente

Principal 100 2 200

Cat. Tarifaire 1 100 2 200

Cat. Tarifaire 2 100 3 300

Cat. Tarifaire 3 100 2 500

Le prix de vente de la Catégorie tarifaire 3 a été saisi directement. Il ne tient pas compte du calcul
Prix d’achat * coefficient.
Vous demandez une hausse du prix d’achat de 40 euros avec répercussion sur le prix de vente.
Vous obtiendrez le résultat ci dessous :

BAAR01 Bague en argent

Fiche Prix d’achat Coefficient Prix de vente

Principal 140 2 280

Cat. Tarifaire 1 140 2 280

Cat. Tarifaire 2 140 3 420

Cat. Tarifaire 3 140 2 280

Tous les prix de vente ont été modifiés y compris le prix de vente saisi directement.

Mise à jour des tarifs des nomenclatures

Mise à jour des nomenclatures/composants

L’activation de cette zone permet de recalculer le prix d’achat et le prix de vente des articles
nomenclaturés à partir des prix de revient et des prix de vente des composants qui forment la
nomenclature. Seuls les articles à nomenclature sont concernés par cette option.
Cette zone n’est active que si les options Coefficient et Répercussion sur PV ne sont pas
cochées. A l’inverse, ces deux options ne sont pas accessibles si la présente est cochée.

© 2009 Sage 380

 Menu Fichier

Le prix d’achat ne sera recalculé que si l’option Prix d’achat est cochée. Dans ce cas, ce prix est
égal à la somme des prix de revient des composants augmentée de la valeur enregistrée (mon-
tant fixe ou pourcentage) en regard de cette dernière option.
Le prix de revient utilisé dans ce calcul est celui correspondant au stock du dépôt principal de
l’entreprise. Si ce prix de revient est à zéro, c’est le prix d’achat enregistré dans la fiche princi-
pale du composant qui sera pris en compte.
Exemple
Soit un article nomenclaturé N qui est formé de deux articles C1 et C2.
C1 est un article couramment vendu dont le prix de revient est 15 euros.
C2 est un article qui n’est pas géré en stock et dont le prix d’achat est 30 euros.
Une mise à jour de l’article nomenclaturé N tiendra compte de ces deux montants. La valeur cal-
culée sera égale à 15 + 30 = 45 euros.

La mise à jour des articles nomenclaturés sur plusieurs niveaux nécessitera de lancer la fonction autant de
fois qu’il y a de niveaux.

Le prix de vente de la nomenclature n’est mis à jour que si l’option Prix de vente est cochée. Ce
prix de vente est égal à la somme des prix de vente des composants augmentée de la valeur en-
registrée (montant fixe ou pourcentage) en regard de l’option Prix de vente.

Le prix de vente utilisé dans ce calcul est celui enregistré dans la fiche principale du composant.

Pour obtenir le calcul d’un prix de vente d’une nomenclature par application d’un coefficient sur le prix
d’achat, il est nécessaire de ne pas cocher cette option.

Dans le cas où le mode de mise à jour est Remplacer, que ce soit pour le prix d’achat ou le prix
de vente, la valeur saisie remplacera la valeur existante sans tenir compte des composants.

Validation de la mise à jour des tarifs

Si l’option Validation pas à pas est sélectionnée, une fenêtre apparaîtra au lancement de la fonc-
tion et pour chacun des articles à modifier.

Voir plus haut les explications sur cette fenêtre sous le titre «Validation pas à pas», page 372.

Si l’article comporte une gamme de produit cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il exis-
te d’énumérés. L’énuméré de gamme est affiché en haut de la fenêtre.

© 2009 Sage 381

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Si l’article comporte une double gamme cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe
de couples d’énumérés. La zone Enuméré en haut de la fenêtre affiche le couple d’énumérés de
gamme.

Si l’article comporte un conditionnement cette même fenêtre s’affichera autant de fois qu’il existe
de conditionnements. La zone Enuméré affiche alors l’intitulé du conditionnement.

Les zones composant ces fenêtres sont les suivantes.

Les trois zones décrites ci-dessous concernent l’affichage du tarif du volet « Fiche principale » de
l’article. Si l’article comporte une gamme de type produit elles seront estompées sur les fenêtres
concernant chaque énuméré.

Prix achat
Il se compose de deux zones :
• Ancien : affiche le prix d’achat existant du volet « Fiche principale ».
• Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif.
Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum.

Coefficient
Il est composé des deux zones suivantes :
• Ancien : affiche le coefficient existant du volet « Fiche principale ».

© 2009 Sage 382

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• Nouveau : affiche le nouveau coefficient résultant de la mise à jour du tarif.

Information modifiable. 14 caractères numériques.

Prix de vente
Il se compose de deux zones :
• Ancien : affiche le prix de vente existant du volet « Fiche principale ».
• Nouveau : affiche le résultat de la mise à jour du tarif.
Cette information est modifiable. 14 caractères numériques maximum.

Liste des références fournisseurs

La partie centrale de la fenêtre vous propose la liste des références fournisseurs de l’article.
Les informations mentionnées sont :
• le Numéro du fournisseur,
• la Référence de l’article chez le fournisseur,
• le taux de Conversion,
• l’ancien Prix d’achat. Il n’est pas modifiable,
• le nouveau Prix d’achat résultant de la mise à jour des tarifs ; celui-ci sera suivi des deux
premiers caractères du nom de la devise et sera modifiable ;
• l’ancienne Remise, elle n’est pas modifiable,
• la nouvelle Remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable.
La zone de saisie qui se trouve en dessous de la liste des références fournisseurs permet de mo-
difier le prix d’achat pour la référence fournisseur sélectionnée. Si le prix d’achat est exprimé en
devise, il est bien entendu que le nouveau prix sera exprimé dans cette devise. 14 caractères nu-
mériques.

Tarifs clients et catégories tarifaires

La zone du bas permet de visualiser et de modifier les nouveaux prix de vente, coefficient et
remise des tarifs clients et des catégories tarifaires.

Si l’article comporte une gamme de type produit le coefficient ne sera pas affiché sur les fenêtres
concernant chaque énuméré.

Catégorie tarifaire
Cette liste déroulante sert à sélectionner :
• Catégorie Tarifaire,
• Tarif par client.
Si vous avez sélectionné Catégorie tarifaire, vous obtiendrez :
• l’intitulé des catégories tarifaires,
• le coefficient (estompé sur les fenêtres concernant un énuméré),
• l’ancien prix de vente,
• le nouveau prix de vente,
• l’ancienne remise, elle n’est pas modifiable,
• la nouvelle remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable.
Si vous avez sélectionné Tarif par client, vous obtiendrez :
• le numéro de client,
• le Coefficient (n’apparaît pas sur les fenêtres concernant un énuméré),
• l’ancien Prix de vente,
• le nouveau Prix de vente,
• l’ancienne Remise, elle n’est pas modifiable,
• la nouvelle Remise résultant de la mise à jour des tarifs est modifiable.

© 2009 Sage 383

 Menu Fichier

Les deux zones de saisie qui se trouvent en dessous de la liste permettent de modifier soit le coef-
ficient soit le prix de vente.

Coefficient
Permet de saisir le nouveau coefficient pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélectionné.
14 caractères numériques.

Prix de vente
Permet de saisir le nouveau prix de vente pour la catégorie tarifaire ou le tarif par client sélec-
tionné. Si le prix de vente est exprimé en devise, il est bien entendu que le nouveau prix sera
exprimé dans cette devise. 14 caractères numériques.

Remise
Permet de saisir la nouvelle remise pour la catégorie tarifaire ou pour le tarif par client sélec-
tionné. 14 caractères numériques

Bouton [OK]
Valide la mise à jour du tarif de l’article considéré en enregistrant les éventuelles modifications et
passe à l’article suivant. Si l’article comporte une gamme de type produit, passe au premier énu-
méré de la gamme.

Bouton [Suivant]
Ne tient pas compte de la mise à jour du tarif. Conserve donc les anciennes valeurs pour l’article
concerné et passe à l’article suivant. Si l’article comporte une gamme de type produit, passe au
premier énuméré de la gamme.

Bouton [Annuler]
Interrompt le défilement des articles. Les articles précédemment validés auront leurs tarifs modi-
fiés. Les articles à venir non validés ne sont pas mis à jour.

© 2009 Sage 384

 Menu Fichier

Mise à jour des prévisions

Fichier / Outils / Mise à jour des prévisions

Dans les versions antérieures du programme, cette fonction se trouvait dans le menu Structure.

Cette fonction permet de :

• mettre à jour les prévisions de fabrication des nomenclatures de type Fabrication,

• initialiser les prévisions d’un nouvel exercice. Dans ce cas, l’exercice le plus ancien est
supprimé de la liste.

La mise à jour peut s’effectuer à partir d’une période de référence et nécessite alors :
• soit que des fabrications aient été effectuées,
• soit que des ventes aient été réalisées,
• soit que des prévisions aient été saisies manuellement (ou générées à partir d’une période
de référence antérieure)
sur cette période de référence.

A la génération du fichier commercial, le programme enregistre l’année en cours (année de la date

système de l’ordinateur) comme exercice de référence. L’année précédente et la suivante seront
présentes dans le volet des prévisions. L’évolution de ces exerices sera faite par l’utilisateur
auquel il appartiendra de générer les exercices suivants et de supprimer les plus anciens par la
fonction d’initialisation des prévisions.

On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Mise à jour des prévisions] de la
barre d’outils « Fonctions avancées ».

Le lancement de cette fonction ouvre un assistant quelle que soit la position active (cochée) ou
inactive de la fonction Fenêtre / Mode assistant.

Assistant de mise à jour des prévisions

Sélection du type de traitement - Assistant de mise à jour des prévisions

Cette première étape permet de sélectionner le traitement que l’on désire effectuer.

© 2009 Sage 385

 Menu Fichier

L’assistant propose deux options :

• Mettre à jour les prévisions des fiches nomenclatures : les valeurs présentes dans les
volets « Prévisions » et « Prévisions / Gammes » des fiches nomenclatures seront mises
à jour sur une période définie dans un des volets du présent assistant.

• Initialiser les prévisions de l’exercice XXXX : cette option permet de créer un nouvel
exercice et de supprimer l’exercice prévisionnel le plus ancien.
Rappelons que l’affichage des prévisions dans les volets « Prévisions » et « Prévisions /
Gammes » des fiches nomenclatures s’effectue par rapport à l’exercice en cours et qu’on
peut y consulter par défaut l’exercice en cours, l’exercice antérieur et l’exercice suivant
(sauf si une initialisation des prévisions a été réalisée).
La sélection de cette option transforme le bouton [Suivant] en [Fin] et celui-ci lance le
traitement.
Aucune création d’exercice prévisionnel n’est opérée par le programme. Le gestionnaire
doit réaliser lui-même cette opération à la date qui lui convient.

L’initialisation est une opération définitive sur laquelle il est impossible de revenir.
Exemple
Vous avez créé votre fichier de gestion au cours de l’année 2006.
Le programme a créé l’exercice de référence 2006 et y a adjoint l’exercice antérieur 2005 et pos-
térieur 2007.
Vous avez paramétré dans la fiche de l’entreprise le mois de début et la périodicité de ces exer-
cices.
Au début de l’exercice 2007, il vous faudra lancer l’initialisation des prévisions, ce qui aura pour
effet de supprimer l’exercice 2005 et de créer 2008.

Les boutons ont leurs rôles habituels :

• [Annuler] : referme l’assistant sans rien faire.
• [Précédent] : revient à l’étape suivante de l’assistant (si cela est possible).
• [Suivant] : passe à l’étape suivante de l’assistant.
• [Fin] : lance le traitement à l’étape ultime de paramétrage de l’assistant.

© 2009 Sage 386

 Menu Fichier

Sélection des données à mettre à jour - Assistant de mise à jour des prévi-
sions

Cette étape apparaît lorsqu’on a sélectionné Mettre à jour les prévisions des fiches nomen-
clatures dans le premier volet de l’assistant et cliqué sur le bouton [Suivant].

Cette page permet de sélectionner une fourchette de nomenclatures ou de codes familles d’arti-
cles. Si ces deux zones sont laissées vides, toutes les nomenclatures de fabrication et toutes les
familles seront sélectionnées.

Dépôts
Le programme propose :
• Tous les dépôts.
• Dépôt principal de l’article : la mise à jour des prévisions s’effectuera pour le dépôt prin-
cipal de l’article nomenclaturé. Rappelons que le dépôt principal de l’article est sélectionné
dans le volet «Stock» de sa fiche article.
• Liste des dépôts : permet de sélectionner un dépôt pour ne traiter que les nomenclatures
de fabrication qu’il stocke.

Période
Le programme propose par défaut l’exercice en cours, c’est-à-dire celui correspondant à la date
de l’ordinateur (date système).
Rappelons que le volet «Initialisation» de la fiche de l’entreprise permet de paramétrer le mois de
début d’exercice.

Voir le «Volet Initialisation – A propos de…», page 117.

Il est possible d’enregistrer la même période de référence à la fois dans le volet «Sélection des données à
mettre à jour» et dans le volet «Période de référence». Ceci permet de réajuster des prévisions sur la
période donnée.

Les boutons ont le rôle décrit ci-dessus.

Période de référence - Assistant de mise à jour des prévisions

Ce volet de l’assistant permet de sélectionner la période qui servira de référence pour la mise à
jour des prévisions de fabrication.

© 2009 Sage 387

 Menu Fichier

Pas de période de référence pour les prévisions

Cochez cette case si vous ne souhaitez pas déterminer les prévisions par rapport à une période
exixtante.
Si elle est cochée, les autres zones de la fenêtre s’estompent et seul le choix Aucune sera dis-
ponible dans l’étape suivante de l’assistant « Paramétrage des quantités à fabriquer ».

Dépôts (de la période de référence)

Cette zone offre les choix suivants :
• Tous les dépôts : le calcul des prévisions s’effectuera à partir des valeurs de tous les
dépôts en fonction des choix faits dans l’étape suivante de l’assistant « Paramétrage des
quantités à fabriquer ». Voir l’exemple ci-dessous.
• Dépôts des prévisions : le calcul des prévisions ne s’effectuera que sur les dépôts dans
lesquels des prévisions ont été enregistrées sur la période de référence.
• Liste des dépôts : la détermination des prévisions se fera sur le seul dépôt sélectionné.
Le calcul s’effectue en fonction des paramètres précisés dans l’étape suivante de l’assistant
comme vous le montre l’exemple qui suit.
Exemple
La société possède deux dépôts : Bijou SA et Annexe Bijou.
Un article à nomenclature de fabrication NOMFAB01 est référencé dans ces deux dépôts.
Des prévisions de fabrication ont été saisies sur chaque mois de l’exercice 2005 sur le dépôt Bijou
SA.
Des ventes ont été faites chaque mois du même exercice à partir des dépôts Bijou SA et Annexe
Bijou mais aucune prévision n’a été enregistrée dans ce dernier dépôt.
On lance la mise à jour des prévisions de fabrication pour 2006 en prenant comme référence
2005.
Si on demande une mise à jour sur Tous les dépôts en précisant comme base de calcul Ventes
de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme va calculer des
prévisions sur les deux dépôts.
Si on demande une mise à jour sur Tous les dépôts en précisant comme base de calcul Prévi-
sions de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme va calculer
des prévisions sur les deux dépôts en répartissant la valeur globale calculée par dépôt.
Si on demande une mise à jour sur Dépôts des prévisions en précisant comme base de calcul
Ventes de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme va calcu-
ler des prévisions sur les deux dépôts en prenant comme base de calcul la valeur du dépôt cor-
respondant.
Si on demande une mise à jour sur le seul dépôt Annexe Bijou en précisant comme base de cal-
cul Prévisions de la période de référence (dans le volet suivant de l’assistant), le programme

© 2009 Sage 388

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ne calculera aucune prévision puisqu’il n’en existe pas sur 2005 pour ce dépôt.

Période de référence
Cette zone propose par défaut l’exercice en cours (date système). Sa saisie est obligatoire sauf
si le choix Pas de période de référence pour les prévisions a été fait, auquel cas cette zone
est estompée et inaccessible. Elle permet d’enregistrer la période sur laquelle l’application doit
se baser pour effectuer ses calculs de prévision.

Il est nécessaire que les périodes enregistrées dans ces zones (comme dans celles du volet «Sélection des
données à mettre à jour» appartiennent à un des exercices prévisionnels disponibles. Si tel n’est pas le cas,
un message d’erreur s’affichera.

Les boutons ont le rôle décrit ci-dessus.

Paramétrage des quantités à fabriquer - Assistant de mise à jour des prévi-

sions

Cette dernière étape de l’assistant permet de préciser d’une part par rapport à quels chiffres les
prévisions doivent être calculées et le mode de calcul de ces prévisions.

Base de calcul des prévisions

Les quatre boutons radio permettent d’indiquer au programme quelles sont les valeurs à prendre
comme base de calcul de ses prévisions :
• Fabrications de la période de référence : le programme se basera sur les quantités
fabriquées du produit pendant la période de référence.
• Ventes de la période de référence : le programme se basera sur les quantités vendues
de la période de référence.
• Prévisions de la période de référence : le programme se basera sur les quantités des
prévisions faites sur la période de référence.
• Aucune : ce choix n’est disponible que si la case Pas de période de référence pour les
prévisions a été cochée dans le volet «Période de référence» du présent assistant. Dans
ce cas, toutes les autres options sont estompées et inaccessibles. Le calcul s’effectuera
sur les prévisions déjà enregistrées sur la période à mettre à jour. Cette option permet de
modifier des prévisions déjà saisies.

Valeur de mise à jour

Saisissez dans cette zone la valeur à appliquer pour la mise à jour en fonction du choix fait dans
la zone suivante.

© 2009 Sage 389

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Des valeurs négatives, précédées du signe moins ( – ), peuvent être saisies pour indiquer une
diminution.

Type de mise à jour

Cette zone, à droite de la précédente, indique comment les calculs doivent s’effectuer :
• Pourcentage : la valeur saisie dans la zone Valeur de mise à jour sera appliquée en
pourcentage sur les bases de calcul.
• Ajouter : la valeur saisie dans la zone Valeur de mise à jour sera ajoutée aux bases de
calcul.
• Remplacer : la valeur saisie dans la zone Valeur de mise à jour sera mentionnée dans
toutes les périodes de l’exercice prévisionnel.

Attention. La valeur de remplacement saisie est globale et sera répartie sur chacune des périodes
de l’exercice traité. Voir l’exemple ci-dessous.

Cette dernière méthode permet d’initialiser des quantités sur une période donnée. On peut ensuite affiner
les prévisions par des saisies manuelles.

Mode d’arrondi
Cette zone propose :
• Aucun : aucun arrondi ne sera appliqué.
• Liste des modes d’arrondis : le programme propose les modes d’arrondis enregistrés
dans l’option Mode d’arrondi de la fiche de l’entreprise et qui seront appliqués aux valeurs
calculées.

Voir l’option «Mode d’arrondi», page 201.

Exemple récapitulatif
Le tableau suivant précise les données existantes pour une nomenclature.

Dépôt Bijou SA Dépôt Annexe Bijou

Période
Fabrication Vente Prévisions Fabrication Vente Prévisions

Janvier 100,00 90,00 110,00 70,00 65,00 75,00

2005

Février 90,00 90,00 100,00 60,00 65,00 65,00

2005

La période de calcul des prévisions est 01/01/06 au 28/02/06.

La période de référence est 01/01/05 au 28/02/05.
Un arrondi à ± 1 a été paramétré et sera appliqué.
Premier exemple de calcul de prévisions
Dépôts à mettre à jour : Tous les dépôts.
Dépôts de référence : Dépôts des prévisions.
Base de calcul : Fabrications de la période de référence.
Valeur de la mise à jour : 5.
Type de mise à jour : Pourcentage.

© 2009 Sage 390

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Prévisions obtenues.

Dépôt Période Prévisions

Bijou SA Janvier 2006 105,00

Février 2006 95,00

Annexe Bijou Janvier 2006 74,00

Février 2006 63,00

Deuxième exemple de calcul de prévisions

Dépôts à mettre à jour : Bijou SA.
Dépôts de référence : Tous les dépôts.
Base de calcul : Ventes de la période de référence.
Valeur de la mise à jour : 5.
Type de mise à jour : Pourcentage.
Prévisions obtenues.

Dépôt Période Prévisions

Bijou SA Janvier 2006 163,00

Février 2006 163,00

Troisième exemple de calcul de prévisions

Dépôts à mettre à jour : Bijou SA.
Valeurs de référence : Aucune.
Valeur de la mise à jour : 200.
Type de mise à jour : Remplacer.
Prévisions obtenues.

Dépôt Période Prévisions

Bijou SA Janvier 2006 100,00

Février 2006 100,00

Quatrième exemple de calcul de prévisions

Dépôts à mettre à jour : Tous les dépôts.
Dépôts de référence : Dépôts des prévisions.
Base de calcul : Prévisions de la période de référence.
Valeur de la mise à jour : 5.
Type de mise à jour : Pourcentage.
Prévisions obtenues.

Dépôt Période Prévisions

Bijou SA Janvier 2006 116,00

Février 2006 105,00

Annexe Bijou Janvier 2006 79,00

Février 2006 68,00

Les boutons ont le rôle décrit ci-dessus. Le bouton [Fin] remplace le bouton [Suivant].

© 2009 Sage 391

 Menu Fichier

Mise à jour des références et des codes barres

Fichier / Outils / Mise à jour des références et des codes barres

Cette fonction lance un assistant qui permet de créer ou de mettre à jour les références des énu-
mérés de conditionnement, des énumérés de gamme et des codes barres.

Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Mise à jour des références et des codes
barres] de la barre d’outils « Fonctions avancées ».

Cette fonction lance systématiquement un assistant, quelle que soit la position cochée ou non cochée de la
fonction Fenêtre / Mode assistant.

Cet assistant se compose de huit étapes :

• «Sélection du type de traitement - Assistant de mise à jour des références et des codes
barres», page 392,

• «Sélection des données à mettre à jour - Assistant de mise à jour des références et des
codes barres», page 394,

• «Paramètres des références gammes - Assistant de mise à jour des références et des
codes barres», page 395,

• «Paramètres des références de conditionnements - Assistant de mise à jour des référen-

ces et des codes barres», page 396,

• «Paramètres des codes barres articles - Assistant de mise à jour des références et des
codes barres», page 397,

• «Paramètres des codes barres des énumérés de gammes - Assistant de mise à jour des
références et des codes barres», page 399,

• «Paramètres des codes barres des énumérés de conditionnements - Assistant de mise à

jour des références et des codes barres», page 400,

• «Récapitulatif des paramètres de mise à jour - Assistant de mise à jour des références et
des codes barres», page 401.

Sélection du type de traitement - Assistant de mise à jour des références et des codes bar-
res

La première étape de l’assistant permet de choisir le ou les traitements qui vont être effectués.

© 2009 Sage 392

 Menu Fichier

Les cases à cocher pourront être cochées par défaut si des valeurs les concernant ont été enre-
gistrées dans l’option Codification automatique (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Tou-
tes ces valeurs proposées sont modifiables.

Voir le titre «Codification automatique», page 167.

Les options proposées par cette fenêtre ont les rôles suivants.

Mise à jour des références gammes

Le programme mettra à jour les références des articles à gammes simples ou doubles.

Mise à jour des références de conditionnements

Le programme mettra à jour les références des articles à conditionnements.

Mise à jour des codes barres articles

Le programme mettra à jour les codes barres des articles sans particularités.

Mise à jour des codes barres des énumérés de gamme

Le programme mettra à jour les codes barres des articles à énumérés de gamme simple ou dou-
ble.

Mise à jour des codes barres des énumérés de conditionnements

Le programme mettra à jour les codes barres des articles à conditionnements.

Mise à jour uniquement des articles pour lesquels ces codes sont inexistants
Cette zone propose deux boutons radio :
• Oui : (option cochée par défaut) la ou les mises à jour paramétrées dans les zones précé-
dentes ne s’effectueront que pour les articles pour lesquels ces références ou ces codes
articles sont vides.
• Non : la mise à jour s’effectuera pour tous les articles.
Bouton [Annuler]
Annule le processus de mise à jour.

Bontou [Précédent]
Permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Inactif dans la première étape.

Bouton [Suivant]
Permet de passer à l’étape suivante de l’assistant.

© 2009 Sage 393

 Menu Fichier

Sélection des données à mettre à jour - Assistant de mise à jour des références et des
codes barres

La deuxième étape de l’assistant permet de choisir le ou les articles qui vont faire l’objet des trai-
tements paramétrés dans l’étape précédente.

La sélection des articles s’effectue de la façon suivante.

Types d’articles Critères de sélection pris en compte

Articles sans particularités Tous les critères sauf ceux concernant les gammes et les conditionne-
ments

Articles à gamme(s) Tous les critères sauf ceux concernant les conditionnements

Articles à conditionnement(s) Tous les critères sauf ceux concernant les gammes

Les options proposées par cette fenêtre ont les rôles suivants.

Référence article de / à
Zones permettant la sélection d’une fourchette d’articles qui seront traités. Si ces zones sont
laissées vides, la sélection portera sur tous les articles.

Code famille de / à
Zones permettant la sélection d’une fourchette de familles dont les articles seront traités. Si ces
zones sont laissées vides, la sélection portera sur toutes les familles.

Gamme 1
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Toutes : tous les articles comportant une gamme simple seront sélectionnés.
• Liste des gammes de niveau 1: toutes les gammes de niveau 1 enregistrées dans
l’option Gamme du volet « Fichier / A propos de… / Options » sont proposées. La sélec-
tion des articles portera sur ceux qui possèdent la gamme sélectionnée.

Gamme 2
Zone à liste déroulante fonctionnant exactement comme la précédente mais permettant une
sélection des articles à deux gammes sur la deuxième gamme.
La liste déroulante propose une option supplémentaire :
• Toutes : tous les articles comportant une gamme double seront sélectionnés.

© 2009 Sage 394

 Menu Fichier

• Aucune : aucun article comportant une gamme de niveau 2 ne sera sélectionné.

• Liste des gammes de niveau 1: toutes les gammes de niveau 2 enregistrées dans
l’option Gamme du volet « Fichier / A propos de… / Options » sont proposées. La sélec-
tion des articles portera sur ceux qui possèdent la gamme sélectionnée.

Conditionnement
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Tous : tous les articles à conditionnement.
• Liste des conditionnements : tous les conditionnements enregistrés dans l’option Condi-
tionnement du volet « Fichier / A propos de… / Options » sont proposés. La sélection des
articles portera sur ceux qui possèdent le conditionnement sélectionné.

Fournisseur de / à
Zones permettant la sélection d’une fourchette de fournisseurs dont les articles seront traités. Si
ces zones sont laissées vides, la sélection portera sur tous les fournisseurs.
Lorsqu’un article est acheté chez plusieurs fournisseurs, seuls seront pris en compte les fournis-
seurs principaux.

Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus.

Paramètres des références gammes - Assistant de mise à jour des références et des codes
barres

La troisième étape de l’assistant permet de paramétrer les références des articles à gamme(s)
sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des réfé-
rences gammes a été cochée dans la première étape de l’assistant « Sélection du type de
traitement ».

Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codifica-
tion automatique / Référence gamme (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces va-
leurs proposées sont modifiables.

Voir le titre «Référence gamme», page 170.

© 2009 Sage 395

 Menu Fichier

Longueur totale des références (Nombre de caractères)

Zone de saisie de 2 caractères numériques reprenant la valeur saisie dans la zone Longueur de
l’option Codification automatique / Référence gamme.

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Aucune : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la
présente zone sont estompées.
• Racine fixe : la racine de la référence article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous.
• Racine famille : la racine de la référence article sera la valeur enregistrée dans la zone
Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article
appartient.
• Référence article : la racine affectée à la référence gamme sera la référence de l’article.
Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui
suit.

Longueur (racine)
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence arti-
cle. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18
caractères.
Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la réfé-
rence de la gamme.

Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone précé-
dente. Zone inaccessible dans les autres cas.

Complément
Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix
suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré. : insertion de l’énuméré de gamme (article à une seule gamme) ou de
la concaténation des deux énumérés (articles à deux gammes) dans la référence de l’arti-
cle à gamme ; dans ce cas, la zone Longueur disposée juste en dessous devient acces-
sible.

Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précé-
dente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le pro-
gramme doit afficher. 2 caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et
99.

Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus.

Paramètres des références de conditionnements - Assistant de mise à jour des références

et des codes barres

La quatrième étape de l’assistant permet de paramétrer les références des articles à conditionne-
ments sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des
références de conditionnements a été cochée dans la première étape de l’assistant « Sélection
du type de traitement ».

© 2009 Sage 396

 Menu Fichier

Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codifica-
tion automatique / Référence conditionnement (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Tou-
tes ces valeurs proposées sont modifiables.

Voir le titre «Référence conditionnement», page 173.

Le principe de fonctionnement est identique à celui des articles à gamme. La seule différence ré-
side dans la zone Complément qui offre les choix suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article
à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en des-
sous devient accessible ;
• Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement.
Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si les choix Intitulé énuméré ou Qté conditionnement
ont été faits dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’inti-
tulé du conditionnement ou de la quantité de conditionnement que le programme doit afficher. 2
caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99.

Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus.

Paramètres des codes barres articles - Assistant de mise à jour des références et des codes
barres

La cinquième étape de l’assistant permet de paramétrer les codes barres des articles sans parti-
cularités (ni à gammes ni à conditionnements) sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne
s’ouvre que si l’option Mise à jour des codes barres articles a été cochée dans la première éta-
pe de l’assistant « Sélection du type de traitement ».

© 2009 Sage 397

 Menu Fichier

Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codifica-
tion automatique / Code barres article (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces va-
leurs proposées sont modifiables.

Voir le titre «Code barres article», page 175.

Norme des codes barres

Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée :
• Aucune : aucune norme n’est utilisée ;
• C39,
• EAN 8 : longueur fixe 8 caractères,
• EAN 13 : longueur fixe 13 caractères,
• EAN 128.
Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient acces-
sible pour préciser le nombre de caractères du code.

Longueur totale des codes barres

Longueur totale du code y compris la racine. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la com-
posant.

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Racine fixe : la racine du code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le
nombre de caractères de la racine.
• Racine code barre famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée
dans la zone Racine code barres du volet «Complément» de la fiche de la famille à
laquelle l’article appartient.
• Référence article : la racine affectée au code barres sera la référence de l’article. Le
nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui suit.

Longueur
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence arti-
cle. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.

© 2009 Sage 398

 Menu Fichier

Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type
racine. Zone inaccessible dans les autres cas.

Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus.

Paramètres des codes barres des énumérés de gammes - Assistant de mise à jour des réfé-
rences et des codes barres

La sixième étape de l’assistant permet de paramétrer les codes barres des articles à gamme sim-
ple ou double sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à
jour des codes barres des énumérés de gammes a été cochée dans la première étape de l’as-
sistant « Sélection du type de traitement ».

Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codifica-
tion automatique / Code barres gamme (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Toutes ces
valeurs proposées sont modifiables.

Voir le titre «Code barres gamme», page 177.

Norme des codes barres

Cette zone permet de préciser la norme du code barres utilisée :
• Aucune : aucune norme n’est utilisée ;
• C39,
• EAN 8 : longueur fixe 8 caractères,
• EAN 13 : longueur fixe 13 caractères,
• EAN 128.
Lorsque les choix Aucune, C39 ou EAN 128 sont faits, la zone Longueur qui suit devient acces-
sible pour préciser le nombre de caractères du code.

Longueur totale des codes barres

Longueur totale du code y compris la racine. La longueur totale doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la codification portera sur la longueur totale des éléments la com-
posant.

© 2009 Sage 399

 Menu Fichier

Type racine
Zone à liste déroulante proposant les choix suivants :
• Aucune : aucune racine ne sera utilisée. Les zones Longueur et Racine qui suivent la
présente zone sont estompées.
• Racine fixe : la racine au code barres article est fixe et doit être saisie dans la zone
Racine ci-dessous. La zone Longueur qui suit la présente zone permet d’enregistrer le
nombre de caractères de la racine.
• Racine famille : la racine du code barres article sera la valeur enregistrée dans la zone
Racine référence du volet «Complément» de la fiche de la famille à laquelle l’article
appartient.
• Référence article : la racine affectée au code barres gamme sera la référence de l’article.
Le nombre de caractères qui seront affichés est paramétré dans la zone Longueur qui
suit.

Longueur (racine)
Permet d’enregistrer le nombre de caractères affichés lorsque le type racine est Référence arti-
cle. Cette zone est estompée dans les autres cas. La longueur doit être comprise entre 1 et 18.
Si cette zone est laissée vide, la référence de l’article sera reprise intégralement dans la réfé-
rence de la gamme.

Racine
Intitulé de la racine à saisir dans le cas où Racine fixe a été sélectionnée dans la zone Type
racine. Zone inaccessible dans les autres cas.

Complément
Cette zone permet d’indiquer la valeur qui sera insérée après la racine et propose les choix
suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article
à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en des-
sous devient accessible ;
• Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement.
Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si le choix Intitulé énuméré a été fait dans la zone précé-
dente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’intitulé de l’énuméré que le pro-
gramme doit afficher. La longueur est comprise entre 1 et 18.

Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus.

Paramètres des codes barres des énumérés de conditionnements - Assistant de mise à jour
des références et des codes barres

La septième étape de l’assistant permet de paramétrer les codes barres des articles à condition-
nement sélectionnés dans les étapes précédentes. Elle ne s’ouvre que si l’option Mise à jour des
codes barres des énumérés de conditionnements a été cochée dans la première étape de
l’assistant « Sélection du type de traitement ».

© 2009 Sage 400

 Menu Fichier

Toutes les valeurs affichées par défaut sont celles qui ont été enregistrées dans l’option Codifica-
tion automatique / Code barres conditionnement (volet « Fichier / A propos de… / Options »). Tou-
tes ces valeurs proposées sont modifiables.

Voir le titre «Code barres conditionnement», page 180.

Le principe de fonctionnement est identique à celui des articles à gamme. La seule différence ré-
side dans la zone Complément qui offre les choix suivants :
• Aucun : aucun complément n’est inséré ;
• Intitulé énuméré : insertion de l’énuéré du conditionnement dans la référence de l’article
à conditionnement ; dans ce cas et le suivant, la zone Longueur disposée juste en des-
sous devient accessible ;
• Qté (quantité) conditionnement : insertion de la quantité du conditionnement.
Longueur (complément)
Cette zone ne devient accessible que si les choix Intitulé énuméré ou Qté conditionnement
ont été faits dans la zone précédente. Elle permet d’enregistrer le nombre de caractères de l’inti-
tulé du conditonnement ou de la quantité de conditionnement que le programme doit afficher. 2
caractères numériques maximum soit une longueur comprise entre 1 et 99.

Les boutons ont les rôles décrits ci-dessus.

Récapitulatif des paramètres de mise à jour - Assistant de mise à jour des références et des
codes barres

La huitième et dernière étape de l’assistant rappelle tous les paramétrages qui ont été demandés
dans les étapes précédentes.

© 2009 Sage 401

 Menu Fichier

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin] et lance les traitements qui ont été deman-
dés.

Les autres boutons ont les rôles décrits ci-dessus.

© 2009 Sage 402

 Menu Fichier

Recalcul des informations libres

Fichier / Outils / Recalcul des informations libres

La fenêtre permettant de sélectionner les informations libres de type Valeur calculée est ouverte
en sélectionnant cette fonction du sous menu Outils.

Cette fonction est estompée et sa fenêtre ne s’ouvre pas si aucune information libre de ce type n’existe
dans les fichiers.

Les zones présentes dans cette fenêtre sont les suivantes.

Informations libres du fichier

Zone à liste déroulante permettant de sélectionner
• Tous les fichiers : la liste affiche toutes les informations libres ;
• Liste des fichiers : permet de sélectionner un fichier particulier pour n’afficher que les
informations libres de type Valeur calculée qu’il comporte.

Liste des informations libres

Affiche la liste des informations libres de type Valeur calculée avec, en regard, le nom du fichier
auquel elles appartiennent.
Par défaut toutes sont sélectionnées ( ).
Pour dessélectionner toutes les lignes, cliquez sur le bouton [Tout dessélectionner].
Pour sélectionner toutes les lignes, cliquez sur le bouton [Tout sélectionner].
Pour ne sélectionner que quelques lignes, cliquez sur les lignes pour les sélectionner ou les des-
sélectionner.

Bouton [Tout sélectionner]

Utiliser ce bouton pour sélectionner tout les éléments.

Bouton [Tout désélectionner]

Utiliser ce bouton pour désélectionner les éléments sélectionnés.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et lancer la fonction.

Le message suivant s’affiche :

© 2009 Sage 403

 Menu Fichier

« Les informations libres sélectionnées vont être recalculées. Les valeurs enregistrées se-
ront perdues.
Confirmez-vous le recalcul des informations libres ?
[Oui] [Non] »
Les réponses ont les effets suivants :
• [Oui] : les informations libres sélectionnées sont recalculées.
• [Non] : annule le traitement.
Ne seront recalculées que les informations libres dont l’application source est Tous ou le programme en
cours d’utilisation.
Si le programme rencontre une anomalie dans le recalcul, il affiche un message d’erreur :
« Fichier ou fonction invalide ! [OK] »

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans lancer la fonction.

© 2009 Sage 404

 Menu Fichier

Réajustement des cumuls

Fichier / Outils / Réajustement des cumuls

Cette commande permet de vérifier les cumuls dans le cas où une coupure de courant serait sur-
venue pendant l’utilisation du programme et en particulier au cours des saisies.

Cette fonction peut être lancée en cliquant sur le bouton [Réajustement des cumuls] de la
barre d’outils « Fonctions avancées ».

En cas d’interruption intempestive du programme en cours d’utilisation, il est conseillé d’effectuer

deux opérations :

• d’une part une recopie des données au moyen de la commande Recopier les données du
programme Sage Maintenance (voir le Manuel de la gamme),

• d’autre part une vérification des cumuls au moyen de la présente commande.

L’utilisation de la fonction Réajustement des cumuls est fortement conseillée après une importation
de données dans les documents d’achat, de vente et de stock.

Le lancement de la vérification affiche la fenêtre Réajustement des cumuls. Cette fenêtre per-
met de sélectionner l’opération que vous souhaitez effectuer.

La fenêtre Réajustement des cumuls affiche les zones suivantes :

Recalcul des cumuls en Qté (quantité)

Cette option (sélectionnée par défaut) permet de lancer une vérification et un éventuel réajuste-
ment des quantités en stock de chaque article. Le cumul des quantités est donné à la fois pour
chaque dépôt et pour chaque emplacement (si les emplacements sont gérés).

Les cumuls des valeurs ne sont déterminés que par dépôt et non par emplacement.

Les cumuls de stock (stock réel, commandé, réservé, à terme et valeur du stock) seront recalculés
en fonction des lignes de documents existantes.

Les cumuls des quantités par emplacement permettent le contrôle sur les emplacements à affec-
ter aux lignes lors de la sortie.
Exemple
Calcul des cumuls sur un dépôt Bijou SA d’un article géré au CMUP et stocké dans seux empla-

© 2009 Sage 405

 Menu Fichier

cements E01 et E02.

Type Quantité PRU Emplacement

Entrée 10,00 10,00 E01

Entrée 5,00 9,00 E02

Sortie – 3,00 9,67 E01

Cumul du dépôt Bijou SA.

Quantité CMUP Valeur globale

12,00 9,67 115,99

Cumul par emplacement.

Stock
Emplace- Stock Stock à
Stock réel disponi- Commentaire
ment préparé contrôler
ble

E01 7,00 0 0 7,00 Stock réel = 10,00 – 0 – 0 – 0 + 0

– 3,00

E02 5,00 0 0 5,00

Lors du recalcul des cumuls des quantités, si la quantité d’une ligne d’article est différente du cu-
mul des quantités par emplacements, la ventilation des quantités par emplacement est mise à
jour.

Cas anormal Qté de la ligne Ventilation par emplacement

Ligne d’entrée : quantité de la Non modifiée Modification de la ventilation par diminution

ligne < ventilation par emplace- de la quantité par emplacement
ment

Ligne d’entrée : quantité de la Non modifiée Modification de la ventilation par augmenta-

ligne > ventilation par emplace- tion de la quantité par emplacement
ment

Ligne de sortie : quantité de la Non modifiée Modification de la ventilation par diminution

ligne < ventilation par emplace- de la quantité par emplacement selon l’ordre
ment inverse de la priorité de déstockage

Ligne de sortie : quantité de la Non modifiée Modification de la ventilation par augmenta-

ligne > ventilation par emplace- tion de la quantité par emplacement selon
ment l’ordre inverse de la priorité de déstockage

Recalcul du CMUP
Cette option (non sélectionnée par défaut) permet, quand elle est sélectionnée, de lancer une
vérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour le mode de suivi
du stock CMUP. L’activation de cette zone rend disponible la zone Recalcul bons de retour de
vente.
Le prix de revient et le CMUP de chaque ligne de sortie de stock seront recalculés dans l’ordre
suivant : domaine (achat, stock, vente), date, numéro de pièce.

© 2009 Sage 406

 Menu Fichier

Recalcul FIFO / LIFO

Cette option (non sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer une
vérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de
suivi du stock FIFO/LIFO.

Recalcul sérialisé
Cette option (non sélectionnée par défaut) permet quand elle est sélectionnée de lancer une
vérification et un éventuel réajustement de la valorisation de chaque article pour les modes de
suivi du stock Sérialisé et par lot. Le prix de revient de chaque ligne de sortie de stock sera
recalculé dans l’ordre suivant : domaine (achat, stock, vente), date, numéro de pièce.

Recalcul bons de retour de vente

Permet de recalculer les lignes de documents de vente correspondant à des entrées d’articles
en stock. Ce calcul se fait à l’identique de celui portant sur les sorties en quantité. Cette zone
n’est active que si la zone Recalcul du CMUP a été cochée.

Recalcul entrée mouvements de transfert

Cette option permet de recalculer la valeur d’entrée du stock dans le dépôt de destination en
fonction de la valeur de sortie enregistrée sur le dépôt d’origine.
Exemple
Supposons qu’un article est géré en CMUP avec les mouvements suivants :

Date Document Qté Prix de revient unitaire

15/06/N BL fournisseur 10 100,00

20/06/N VD sortie dépôt 1 5 100,00

20/06/N VD entrée dépôt 2 5 100,00

Le 22/06/N, des frais sont imputés sur le BL fournisseur, portant alors le Prix de revient unitaire à
120,00.
Après cette modification, l’impression des mouvements de stock de l’article sont les suivants :

Date Document Qté Prix de revient unitaire

15/06/N BL fournisseur 10 120,00

20/06/N VD sortie dépôt 1 5 100,00

20/06/N VD entrée dépôt 2 5 100,00

Un recalcul avec l’option Recalcul Entrée Virement de Dépôt permettra de mettre à jour les 2 li-
gnes du virement de dépôt à dépôt ; la sortie de 5 à 120,00 et l’entrée de 5 à 120,00.

Mise à jour prix revient de vente contremarque

Permet de mettre à jour le prix de revient des lignes de vente des articles gérés en contremarque
en fonction de l’activation de l’option Report du prix de vente lié (sous volet « Fichier / A propos
de … / Commercial / Gestion des stocks »).
Si l’option Report du prix de vente lié n’est pas cochée, le CMUP est reporté dans le prix de
revient des lignes possédant un lien contremarque en fonction du mode de suivi de stock CMUP,
LIFO ou FIFO.

© 2009 Sage 407

 Menu Fichier

Exemple
Les mouvements suivants sont enregistrés pour un article A.

Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire

ME 10 100 100

FAF01 10 90 90 FAC01

FAC01 10 90 90 FAF01

Résultat de la mise à jour du prix de revient de vente contremarque.

Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire

ME 10 100 100

FAF01 10 90 90 FAC01

FAC01 10 95 95 FAF01 1900 / 20 = 95

Le CMUP et le prix de revient affectés à la ligne de vente ne tiennent pas compte du lien contre-
marque.

Si l’option Report du prix de vente lié est cochée, le prix de revient des lignes d’achat liées est
reporté dans le prix de revient des lignes de vente.
Exemple
Les mouvements suivants sont enregistrés pour un article A.

Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire

ME 10 100 100

FAF01 10 90 90 FAC01

FAC01 10 95 95 FAF01 1900 / 20 = 95

Résultat de la mise à jour du prix de revient de vente contremarque.

Document Quantité PRU CMUP Document lié Commentaire

ME 10 100 100

FAF01 10 90 90 FAC01

FAC01 10 90 90 FAF01

Le prix de revient de la ligne de sortie reprend le prix de revient de la ligne d’entrée correspon-
dante.

Recalcul des montants HT et TTC des lignes

Permet de demander le recalcul des montants HT et TTC des lignes de pièces. Option non
cochée par défaut.
Cette option est indépendante de toutes les autres de cette fenêtre et peut être lancée seule.
Sa sélection rend active les zones Période de / à.

Réajustement documents compactés

Le fait de cocher cette option permet de réajuster vos valeurs de stock issues des documents
compactés.

© 2009 Sage 408

 Menu Fichier

Mise à jour des prix de revient achat

Le programme Sage 100 Gestion commerciale permet de définir dans les documents des
achats une valeur d’entrée en stock des articles différente du prix d’achat. En cas d’erreur de sai-
sie, cette option permet de recalculer automatiquement le prix de revient des lignes des docu-
ments d’achat à partir du prix unitaire net de la ligne auquel seront ajoutés les différents frais
renseignés dans le volet stock de l’article ainsi que les frais d’approche imputés sur les lignes.

La sélection de cette option s’accompagne obligatoirement de la sélection des options relatives

au recalcul des quantités, au recalcul du CMUP, au recalcul FIFO/LIFO et au recalcul sérialisé.
Cette dernière option n’est à utiliser qu’en cas d’erreur lors de la saisie des documents d’achats.

Dans le cas où des frais d'approche ont été imputés sur certaines lignes de pièces d'achat, ils seront pris en
compte lors du réajustement des cumuls.

Voir le titre «Gestion des frais d’approche», page 1116 dans la commande Traitement / Docu-
ments des achats.

Vérification des liens

Cette option ne doit être utilisée que sur indication de l’assistance technique et nécessite une
sauvegarde préalable du fichier commercial.

L’option Recalcul des informations libres fait maintenant l’objet d’une fonction à part dans le menu hiérarchi-
que Outils.

Voir la fonction «Recalcul des informations libres», page 403.

Ecart
Cette zone n'est active que lorsque l'option Réajustement documents compactés est sélec-
tionnée.
Elle permet d'indiquer la valeur en deçà de laquelle le programme doit supprimer les lignes enre-
gistrées pour un même article dans un document compacté et pour lesquelles le solde en quan-
tité est égal à zéro et le solde en valeur est inférieur au montant indiqué dans la zone Ecart.

Le solde en valeur est exprimé dans ce cas, en valeur absolue.

Voir la commande «Archivage», page 1785.

Référence de / à
Quelles que soient les options sélectionnées, les zones Référence vous permettent de limiter le
traitement à un article ou un ensemble d’articles.

Date de / à
Ces zones ne deviennent actives que si l’option Recalcul des montants HT et TTC des lignes
est cochée.
Dans ce cas, elles permettent de préciser la période sur laquelle ces montants doivent être recal-
culés.
Chaque zone de saisie de date donne accès à un calendrier.

Pour plus d’informations sur l’utilisation du calendrier, voir le Manuel de la gamme.

Si, au cours de ce recalcul, le programme détecte une sortie de stock antérieure à une entrée (documents
antidatés), il affectera en prix de revient, la valeur du dernier prix d’achat s’il existe ou bien la valeur stockée
dans la zone Prix d’achat du volet « Fiche principale » de l’article. L’utilisation de cette dernière option, doit
être systématiquement accompagnée du recalcul des cumuls en quantité.

© 2009 Sage 409

 Menu Fichier

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 410

 Menu Fichier

Maintenance
Fichier / Outils / Maintenance

Cette fonction permet de lancer directement l’outil Sage Maintenance.

Elle peut être lancée en cliquant sur le bouton [Maintenance] de la barre d’outils
« Fonctions avancées »,

Le programme Sage Maintenance est décrit dans le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 411

 Menu Fichier

Importer les préférences

Fichier / Outils / Importer les préférences

La fonction Importer les préférences permet d’importer les préférences d’un autre poste.

Afin d’harmoniser les paramétrages de fonctionnement (échange d’informations sans disparité) entre deux
postes, la fonction Importer les préférences peut être utilisée avec la fonction Exporter les préférences.
Pour plus de détails sur l’export des préférences, voir «Exporter les préférences», page 414.

La fonction Importer les préférences n’autorise pas les transferts entre les systèmes d’exploitation Micro-
soft Windows et Apple Mac OS.
Elle n’autorise pas non plus les transferts entres deux applications Sage différentes : exemple Sage Ges-
tion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée. Des messages d’erreur s’affichent alors.

Cette fonction peut être lancée en cliquant sur le bouton [Importer les préférences] de la
barre d’outils « Fonctions avancées ».

Le format des fichiers utilisé autorise le transfert des données entre deux postes équipés de sys-
tèmes d’exploitation différents (par exemple Windows XP sur l’un et Windows 2000 Server sur
l’autre) ou sur le même poste entre deux utilisateurs différents. Les fichiers spécifiques compor-
tent l’extension .PREF.

Les informations concernées par cet échange sont précisées dans le tableau ci-dessous.

Élément Description Fonction du programme

Préférences générales du poste Taille et positionnement de la

fenêtre de l’application

Taille et positionnement des

fenêtres

Options de la fonction Préféren- Fenêtre / Préférences

ces

Affichage et ordonnancement Fichier / A propos de… / Options

des colonnes / Organisation

Personnalisation de la barre ver- Affichage et ordonnancement de Menu contextuel de la barre ver-

ticale la barre verticale ticale

Personnalisation des menus Définition des menus et fonc- Volet «Fenêtre / Personnaliser
tions l’interface / Menus»

Personnalisation des barres Boutons des barres d’outils Volet «Fenêtre / Personnaliser
d’outils l’interface / Barres d’outils» ou
menu contextuel des barres
d’outils

Personnalisation des raccourcis Définition des raccourcis clavier Volet «Fenêtre / Personnaliser
clavier l’interface / Clavier»

Elle ouvre une fenêtre « Ouvrir le fichier d’import » qui propose par défaut d’ouvrir un fichier de
préférences. Extension .PREF.

© 2009 Sage 412

 Menu Fichier

Sélectionnez le fichier dans le dossier où il a été stocké et cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou vali-
dez.

Si le poste dans lequel le fichier de préférences est importé comporte déjà une personnalisation
des menus, cette personnalisation reste inchangée dans le cas où le fichier de préférences à im-
porter ne comporte pas de paramétrage des menus.

© 2009 Sage 413

 Menu Fichier

Exporter les préférences

Fichier / Outils / Exporter les préférences

Cette fonction permet d’exporter un fichier de préférences. Elle ouvre une fenêtre « Créer le fi-
chier d’export » qui permet d’enregistrer un fichier de préférences sous le nom et dans le dossier
voulus par l’utilisateur. L’extension de ces fichiers est .PREF. Elle sera ajoutée automatiquement
par le programme.

Cette fonction peut être lancée en cliquant sur le bouton [Exporter les préférences] de la
barre d’outils « Fonctions avancées ».

S’il y a exportation des préférences d’un poste sur lequel les menus n’ont pas été personnalisés,
aucune personnalisation des menus ne sera enregistrée dans le fichier.

Si le poste destinataire de l’importation des préférences comporte une personnalisation des me-
nus, cette dernière ne sera pas modifiée.

© 2009 Sage 414

 Menu Fichier

Lancement des applications

Fichier / Applications Sage

Vont apparaître à cet emplacement du menu Fichier les intitulés des applications Sage 30 et
Sage 100 dont vous disposez sur votre poste. Cette détermination est faite automatiquement au
lancement du programme qui recherche sur les disques durs de votre poste les applications
Sage 30 et Sage 100 qui pourraient s’y trouver.

La sélection de la désignation d’une application Sage lancera cette application en ouvrant le fi-
chier de données paramétré et fermera ou non le programme Sage Gestion commerciale sui-
vant le paramétrage fait dans les options du poste de travail.

Voir la commande «Préférences», page 1974.

Si vous avez enregistré, dans le volet «Fichiers liés» des options de l’entreprise, les noms des
fichiers de données sur lesquels vous souhaitez travailler par défaut, le lancement par ce biais
d’un programme Sage ouvrira le fichier associé.

Voir l’option «Fichiers liés», page 189.

Les désignations qui peuvent apparaître à cet endroit du menu Fichier sont les suivantes :

• Comptabilité pour le lancement du programme Sage Comptabilité,

• Immobilisations pour le lancement du programme Sage Immobilisations,
• Moyens de paiement pour le lancement du programme Sage Moyens de paiement,
• Paie pour le lancement du programme Sage Paie Macintosh.
Macintosh Cette dernière désignation ne pourra apparaître que sur la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 415

 Menu Fichier

Quitter
Fichier / Quitter

Cette commande permet de quitter le programme.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + Q.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + Q ou ALT + F4.

Cette commande ferme le programme Sage Gestion commerciale. Les fichiers qui pouvaient
être ouverts sont refermés et les dernières modifications enregistrées.

Les impressions différées non encore imprimées sont supprimées. Le message suivant s’affiche :

« Les impression différées vont être supprimées !

[OK] [Annuler] »

Il est encore possible, en cliquant sur le bouton [Annuler], d'annuler l'opération et de lancer les
impressions. Si vous cliquez sur le bouton [OK] ou si vous validez, les impressions sont suppri-
mées et le programme refermé ainsi que les fichiers.

© 2009 Sage 416

 Menu Edition

Menu Edition

Ce menu vous donne accès aux fonctions classiques d’un menu Edition.

Le menu Edition comporte les fonctions suivantes :

• Annuler
• Couper
• Copier
• Coller
• Effacer
• Sélectionner tout
• «Dupliquer», page 418
• Inverseur
• Calculette Sage
• Ajouter
• Voir/Modifier
• Consulter
• Supprimer
• Précédent
• Suivant
• Rechercher
• Atteindre
• Afficher le journal de traitement
Pour plus de précisions sur ces fonctions, voir le manuel de la gamme.

© 2009 Sage 417

 Menu Edition

Dupliquer
Edition / Dupliquer

Cette commande permet de recopier dans une nouvelle fenêtre certaines des informations tirées
d’une précédente.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + D.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + D.

On peut ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils
« Standard ». Elle vous rendra de grands services lors de la saisie d’informations répétitives
en reportant d’une pièce à une autre les mêmes renseignements. Ne sont pas reportées les
informations permettant de différencier les pièces entre elles.
Exemple
Vous avez annoncé une promotion dans la presse et plusieurs clients vous demandent des devis
identiques ? Vous pourrez utiliser cette commande pour créer une nouvelle pièce à partir d’une
autre, pour un autre client ou pour une autre période.

L’action de la commande Dupliquer s’étend à plusieurs types d’éléments. La gestion commerciale

vous permet de dupliquer les éléments suivants :

• Fiche Famille,
• Fiche Article,
• Fiche client,
• Fiche fournisseur,
• Fiche Nomenclature,
• Compte général,
• Section analytique,
• Code affaire,
• Modèle de règlement,
• Modèle de grille,
• Devis client,
• Bon de commande client,
• Préparation de livraison client,
• Bon de livraison client,
• Bon de retour client,
• Bon d’avoir client,
• Facture client (comptabilisées ou non),
• Facture de retour client,
• Facture d’avoir client,
• Préparation de commande fournisseur,

© 2009 Sage 418

 Menu Edition

• Bon de commande fournisseur,

• Bon de livraison fournisseur,
• Bon de retour fournisseur,
• Bon d’avoir fournisseur,
• Facture fournisseur (comptabilisées ou non),
• Facture de retour fournisseur,
• Facture d’avoir fournisseur.
Si le stock réel ne permet pas de satisfaire à cette duplication, la fenêtre d’indisponibilité apparaî-
tra.

L’affectation des numéros de série et de lots s’effectue à l’identique des fonctions de saisie de do-
cuments.

Utilisez la duplication de la façon suivante :

1 . rendez active, en l’ouvrant, en cliquant dessus ou en la sélectionnant dans le menu Fenê-
tre, la fenêtre de l’élément que vous voulez dupliquer ;
2 . sélectionnez la commande Dupliquer ;
3 . complétez les informations de la nouvelle fiche.

La fiche d’origine n’est modifiée en aucune façon.

Une mise à jour des tarifs peut être possible lors de la duplication des pièces de vente ou d’achat. Ces cas
particuliers sont détaillés dans le chapitre traitant des documents de vente et d’achat.

Duplication par Glisser / Déposer

Voir le Manuel de la Gamme pour le mode opératoire de cette fonction.

Il est possible de :

• glisser / déposer des lignes d’un document dans un autre. Pour cela il faut que les docu-
ments soient ouverts côte à côte (ou avec un léger recouvrement).

• glisser / déposer un document dans un autre. Pour cela il faut :

1 . avoir créé le document destinataire et avoir validé son en-tête,
2 . avoir ouvert le document destinataire,
3 . mettre côte à côte la liste des documents et le document ouvert,
4 . faire glisser la ligne du document d’origine (de la liste des pièces) sur la zone d’affichage
des lignes du document destinataire tout en pressant la touche ALT sous Windows et la
touche OPTION sur Macintosh.

Lorsque les documents d’origine et destinataire sont de même type, il y a duplication. Si les do-
cuments sont de types différents, il y a transformation. Rappelons que la transformation n’est pos-
sible que pour les documents d’un même tiers.

La fenêtre de duplication ne s’affiche pas.

© 2009 Sage 419

 Menu Structure

Menu Structure

Ce menu donne accès à toutes les commandes permettant le paramétrage des fichiers du pro-
gramme Sage Gestion commerciale :

• «Familles d’articles», page 421,

• «Articles», page 448,
• «Nomenclatures», page 522,
• «Comptabilité», page 556 qui donne accès aux fonctions suivantes :
- «Plan comptable», page 557,
- «Plan analytique», page 573,
- «Taux de taxes», page 588,
- «Codes journaux», page 593,
- «Banques», page 603,
- «Modèles de règlement», page 612,
- «Modèles de grille», page 616,

• «Codes affaires», page 619,

• «Clients», page 634,
• «Fournisseurs», page 677,
• «Barèmes», page 712 comprenant :
- «Commissions représentants», page 713,
- «Rabais, remises et ristournes clients», page 721,
- «Rabais, remises et ristournes fournisseurs», page 726,
- «Soldes et promotions clients», page 731,
- «Soldes et promotions fournisseurs», page 734.

• «Glossaires», page 738,

• «Modèles d’enregistrement», page 741,
• «Ressources», page 750,
• «Centres de charges», page 762,
• «Collaborateurs», page 772,
• «Dépôts de stockage», page 779.
Le plan comptable, le plan analytique, les taux de taxes, les codes journaux, les banques et les
modèles de règlement et de grille sont repris du fichier comptable associé. Il en est de même des
clients et des fournisseurs.

© 2009 Sage 420

 Menu Structure

Familles d’articles
Structure / Familles d’articles

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les familles d’articles.

Son lancement ouvre la liste des familles déjà saisies.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des familles] de la barre
d’outils « Gestion des articles et stocks ».

Une famille d’articles sert d’une part au classement des articles et d’autre part à l’affectation des
caractéristiques communes aux articles d’une même famille.

La gestion des familles peut être réalisée de deux façons différentes :

• une gestion classique, celle des versions précédentes du programme, dans laquelle les
familles sont proposées en liste, voir ci-dessous.

• une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément une
ou plusieurs familles à partir d’un catalogue. Voir le titre «Gestion des familles d’articles –
Mode catalogue», page 425.

Fenêtre Familles d’articles – Gestion classique

Toutes les actions qui peuvent être réalisées sur les listes sont détaillées dans le Manuel de la
gamme.

Liste des familles d’articles

Cette liste permet la création, la sélection pour consultation, modification ou suppression des fa-
milles d’articles. Le nombre de familles n’est limité que par la taille du fichier.

© 2009 Sage 421

 Menu Structure

Classement des familles d’articles

Le classement de la liste s’effectue en fonction de la position de la zone Tri de la barre d’outils

« Navigation » :
• Code : classement sur le Code famille (classement par défaut),
• Intitulé : classement sur l’Intitulé de la famille,
• Type : classement sur le Type de la famille (voir ci-dessous le détail des icônes qui corres-
pondent à chaque type).

Une colonne affiche des informations particulières.

Colonne Type
Le type de famille est symbolisé par une icône :
• Détail,

• Total,

• Centralisateur.

Fonctions

La liste des familles d’articles affiche les fonctions suivantes :

Ouverture et fermeture du mode catalogue

Utiliser cette fonction pour alterner entre le mode catalogue et le mode classique.

Voir le titre «Gestion des familles d’articles – Mode catalogue», page 425.

Assistant de structuration du catalogue article

Utiliser cette fonction pour créer à l’aide d’un assistant du catalogue articles.

Voir le titre «Assistant de génération automatique ou manuelle de la structure du catalogue arti-

cle», page 442.

Cet assistant est toujours actif même si la fonction Fenêtre / Mode assistant n’est pas active.

Bouton [Ouvrir]

Utiliser ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

Bouton [Nouveau]

Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel élément.

Bouton [Supprimer]

Utiliser ce bouton pour supprimer l’élément sélectionné.

Bouton [Fermer]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre.

© 2009 Sage 422

 Menu Structure

Opérations possibles sur la liste des familles d’articles

La création, la modification, la consultation et la suppression des familles d’articles s’effectuent

comme dans toutes les listes des programmes Sage. Pour plus de détails, voir le Manuel de la
gamme.

Création des familles par duplication

Il est possible, à partir de la liste des familles d’articles, de créer des familles par duplication. Cette
possibilité ne s’applique qu’aux familles de type Détail.

Pour créer une famille par duplication :

1 . Ouvrez la fiche de la famille qui doit être dupliquée.

2. Cliquez sur le bouton [Dupliquer] de la barre d’outils « Standard » ou tapez

CTRL + D (COMMANDE + D sur Macintosh) ou encore utilisez la fonction Dupliquer du
menu Edition.
3 . Une fenêtre « Dupliquer une famille » s’ouvre pour vous permettre d’enregistrer le code et
l’intitulé de la nouvelle famille (informations obligatoires).

4 . Cliquez sur le bouton [OK] ou validez pour créer cette nouvelle famille.

Les informations NON reprises ou reprises sous condition dans la nouvelle famille lors d’une du-
plication sont résumées dans le tableau suivant.

Zone Etat Commentaire

Fiche principale

Code Non reprise Code saisi avant création

Intitulé Non reprise Intitulé saisi avant création

Type Reprise Non modifiable : Détail

Toutes les autres zones sont reprises et modifiables, même les zones permettant des choix mul-
tiples (exemple : catégories comptables).

Suppression d’une famille d’article

Pour supprimer une famille d’articles :

1 . dans la liste, sélectionner une ou plusieurs familles d’article,
2 . Cliquer sur Supprimer,
la liste n’affiche plus la ou les familles d’articles supprimées.

La suppresion d’une famille d’articles n’est pas autorisée dans les cas suivants :
- un article est affecté à la famille de type Détail,

© 2009 Sage 423

 Menu Structure

- une autre famille est affectée à la famille de type Centralisateur que l’on veut supprimer,
- la famille est affectée à un barème.

Défilement de la liste

Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de

faire défiler la liste des familles d’articles élément par élément. Il est également possi-
ble d'utiliser la bande de défilement verticale.

Rechercher une famille d’article

Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d'outils « Navigation » dont le maniement est

décrit dans le Manuel de la gamme.

Pour rechercher rapidement une famille d’article dans la liste, tapez les premiers caractères de
sa référence ou de sa désignation (contenu de la zone Classement) selon le mode de tri actif.

Il est important de saisir les caractères exactement comme ils ont été saisis pour l’élément recherché. Le
radical tapé doit correspondre au mode de tri actuellement en vigueur et paramétré sur la barre d’outils
« Navigation ».

Dans le cas de sélections multiples, seule la première famille sélectionnée s’ouvrira en cas de mo-
dification ou de consultation.

Impression des familles d’articles

L’impression des familles d’articles et des informations associées s’effectue au moyen de la com-
mande Rechercher de la barre d’outils « Navigation ». On peut imprimer :
• la Liste des familles d’articles,
• les Fiches des familles d’articles (ces deux premiers choix sont disponibles dans la
zone Type d’impression de la fenêtre qui s’affiche lors du lancement de l’impression par
la fonction Rechercher/Remplacer),
• les Catégories tarifaires par famille,
• les Remises clients par famille,
• les Fournisseurs par famille,
• les Catégories comptables par familles d’articles
en sélectionnant, pour ces dernières possibilité, les fichiers correspondants dans la liste dérou-
lante Fichier de la commande Rechercher.

Pour plus d’informations sur la fonction Rechercher/Remplacer, reportez-vous au Manuel de la

gamme.

Menu contextuel de la liste des familles d’articles

Pour plus de détails sur les menus contextuels et leurs fonctions, voir le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 424

 Menu Structure

Gestion des familles d’articles – Mode catalogue

La présentation en mode catalogue des familles d’articles s’obtient en cliquant sur le

bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] disposé sur le bord inférieur de
la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique de la présentation des familles.

Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le struc-
turant et en enregistrant les différents niveaux de structure dans l’option Catalogue article.

Voir les titres «Assistant de création d’un nouveau fichier», page 80 et «Catalogue articles»,
page 158.

Dans cette présentation, la fenêtre est divisée en deux parties :

• La partie du haut liste le catalogue des niveaux tels qu’ils ont été structurés dans l’option
Catalogue articles du volet « Fichier / A propos de… / Options ».

• Celle du bas affiche, de manière classique, les familles en fonction de leur appartenance
aux niveaux sélectionnés dans la partie du haut.

Sélection des niveaux

Les niveaux dont la ligne comporte le symbole d’un triangle vertical ( ) donnent accès à un ou
plusieurs niveaux qui en dépendent. Cliquer sur la ligne comportant cette icône fait apparaître la
liste des niveaux correspondant au niveau d’origine. La liste du bas se réduit alors à la liste des
familles appartenant à ce niveau.

Le paramétrage de l’appartenance des familles à un niveau se fait dans l’encadré Catalogue de leur fiche.

A leur tour ces niveaux peuvent donner accès à d’autres niveaux (quatre au maximum). On y ac-
cède en cliquant sur leur ligne.

Un niveau ne comportant pas ce symbole n’a pas d’autre niveau qui dépend de lui.

Pour remonter dans la liste des niveaux, il suffit de cliquer sur un autre niveau de même rang ou
de rang plus élevé ou d’utiliser la touche GAUCHE.

Les touches HAUT et BAS permettent de passer d’un élément à un autre d’un même niveau. La
sélection d’un niveau ouvre immédiatement la liste des niveaux qui en dépendent (s’il y en a).

© 2009 Sage 425

 Menu Structure

Ajout d’une famille

Pour ajouter une famille, cliquer sur le bouton [Nouveau] de la barre de validation. La fenêtre de
création de famille s’ouvrira et après avoir enregistré les informations de base qui la concernent,
il suffira, dans l’encadré Catalogue, de préciser les familles de rang supérieur dont elle dépend
éventuellement.

Vous pouvez aussi utiliser l’assistant ouvert par le bouton [Assistant de structuration
du catalogue article] disposé sur le bord inférieur de la fenêtre et compléter les familles
qui y sont mentionnées.

Cette dernière méthode est recommandée dans le cas où vous avez structuré les références des familles
d’articles. De cette manière, le programme conservera le mode de structuration paramétré.

Supprimer une famille

Cette opération se fait en sélectionnant la famille dans la liste du bas et en utilisant le bouton
[Supprimer] de la barre de validation.

La suppression d’une famille n’est possible que si aucun article ne lui est rattaché. La suppression
d’une famille comportant des sous-familles supprime ces dernières en même temps (si elle ne con-
tiennent pas d’article, auquel cas la suppression est impossible).

Consultation et modification d’une famille

Ces opérations s’exécutent en sélectionnant la famille dans la liste du bas et en utilisant le bouton
[Ouvrir] de barre de validation.

Famille d’articles - Détail de la fiche

Il existe trois types de familles d’articles :

• les familles de type Détail sont destinées au regroupement des articles,

• les familles de type Total servent à la totalisation des familles de type Détail ayant même
radical (de Code famille),

• les familles de type Centralisateur permettent de regrouper des familles possédant une
caractéristique commune constituant ainsi des “sous-familles” et d’obtenir des ruptures et
des sous-totaux dans certains états.

Pour plus d’informations, reportez-vous aux commandes du «Menu Etat», page 1807.

La fenêtre de saisie est identique dans les trois cas. Seules les zones disponibles diffèrent.

© 2009 Sage 426

 Menu Structure

Une fiche famille se compose de trois volets auxquels on accède par des onglets sur Windows ou
par des boutons sur Macintosh.

Onglet / Bouton Fiche principale

Permet de revenir au volet « Fiche principale » lorsque l’on consulte un autre volet de la
fiche famille.

Onglet / Bouton Complément

Permet de passer au «Volet Complément - Familles d’articles», page 431. Ce volet
regroupe des informations permettant la gestion tarifaire de la famille.

Onglet / Bouton Tarification

Permet de passer au «Volet Tarification – Familles d’articles», page 435. Ce volet
regroupe des informations permettant la gestion des attributs principaux des tarifs de
vente et d’achat par famille.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Volet Fiche Principale - Famille d’articles

Le volet « Fiche principale » de la famille est illustré ci-dessus.

Les différentes zones entrant dans sa composition sont décrites ci-après. Les boutons et onglets
apparaissant en haut de cette fenêtre ont le rôle décrit ci-dessus.

Toutes les informations saisies dans la famille sont reportées dans les fiches des articles appar-
tenant à cette famille, à l’exception du catalogue articles et du centralisateur. Il est cependant pos-
sible de modifier ponctuellement toutes ces informations dans l’article.

Le report des informations s’effectue :

© 2009 Sage 427

 Menu Structure

• en création de la fiche article pour toutes les zones concernant les données comptables
(comptes généraux, sections analytiques et taux de taxes),
• en utilisation courante tant qu’il existe un lien entre les données comptables de la famille
et celles de l’article. Ce lien est rompu dès l’instant où une modification est faite dans la
fiche article concernant le paramétrage des comptes généraux, des sections analytiques
ou des taux de taxes.
Exemple
Si la plupart des articles d’une même famille sont vendus par palette, mentionner cette valeur
dans Unité de vente.

Code
Zone de 10 caractères alphanumériques maximum permettant de saisir le code de la famille.
Cette saisie est obligatoire. Chaque famille a un code qui lui est propre. Une fois la fiche enregis-
trée, cette information n’est plus modifiable. Si vous vous êtes trompé, il est nécessaire de sup-
primer la famille et de la recréer. Les valeurs saisies apparaissent systématiquement en
majuscules.

Type
Cette liste permet de sélectionner l’un des trois types de familles possibles :
• Détail,
• Total,
• Centralisateur.
Cette information n’est plus modifiable une fois la fiche enregistrée. A chaque type correspond
une icône reproduite dans la liste des familles.
Du choix du type dépend la disponibilité de certaines zones de cette fenêtre. Si le type est Total
ou Centralisateur, seules les zones suivantes sont actives et accessibles :
• Code,
• Type,
• Intitulé.
Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques permettant la saisie de l’intitulé de la famille. Cette sai-
sie est obligatoire.

Suivi stock
Liste déroulante offrant le choix du mode de gestion des stocks de la famille d’article :
• Aucun : les articles de la famille ne sont pas suivis en stock, aucun calcul de la valeur du
stock et des quantités en stock n’est donc effectué. Si la catégorie de produits choisie
n’est pas suivie en stock (se référer à l’option Fichier / A propos de votre société /
Options / Catégorie de produit), cette zone affichera Aucun et sera estompée,
• Sérialisé : chaque article est repéré par son numéro de série qui est demandé à chaque
transaction (achat, vente et stock). Un article sérialisé est vendu à l’unité sans possibilité
d’y attacher un conditionnement ; ce suivi n’est pas compatible avec les articles à gamme,
la gestion des conditionnements et la vente au débit (voir plus loin). La valorisation du
stock est faite à l’unité en tenant compte de la date de péremption et de fabrication,
• CMUP : abréviation de Coût Moyen Unitaire Pondéré. La valorisation du stock résulte du
quotient des valeurs d’achat par les quantités entrées. Cette information est toujours cal-
culée par le programme, quelle que soit la méthode de suivi de stock utilisée. Elle permet
ainsi des comparaisons,
• LIFO : abréviation de la désignation anglo-saxonne Last In, First Out ou dernier entré, pre-
mier sorti. La valeur de sortie des articles du stock est déterminée sur le coût des articles
entrés en dernier,

© 2009 Sage 428

 Menu Structure

• FIFO : abréviation de la désignation anglo-saxonne First In, First Out ou premier entré,
premier sorti. La valorisation de sortie des articles du stock est déterminée sur le coût des
articles les plus anciens,.
• Par lot : chaque article est repéré par son numéro de lot. Lors d’une sortie de stock, le
programme propose la liste des lots avec leurs quantités disponibles. Une date de fabrica-
tion ainsi qu’une date de péremption peuvent être associées au numéro de lot. La gestion
du stock par lot est incompatible avec les articles à gamme de type produit, les articles à
conditionnement et les articles vendus au débit.

La valeur saisies dans les bons d’avoir financier et les bons de dépréciation pour les articles gérés en séria-
lisé, FIFO, LIFO ou par lot, ne sera répercutée que sur la valeur CMUP de l’article. La valeur du prix de
revient en sérialisé, FIFO, LIFO ou par lot n’est pas affectée par les bons d’avoir financier et les bons de
dépréciation.

Centralisation
Liste déroulante permettant de sélectionner une famille d’article de type Centralisateur et de
l’affecter à celle en cours de saisie.
Il est possible de créer une famille d’article de ce type à partir de cette zone. Il suffit dans ce cas
de taper le code de la nouvelle famille.

Unité de vente
Liste déroulante donnant la liste des unités d’achat et de vente enregistrées dans les options de
l’entreprise. La première unité saisie sera toujours proposée par défaut.
Les informations enregistrées dans cette zone seront utilisées dans la détermination des quanti-
tés en stock.

Pays d’origine
Liste déroulante permettant la sélection d’un des pays enregistrés dans les options de l’entre-
prise.
Il est possible de saisir l’intitulé du pays sur 35 caractères alphanumériques au maximum.

Champ statistique
Liste déroulante proposant la liste des champs statistiques articles enregistrés dans les options
de l’entreprise. La sélection d’une information dans cette zone et dans la suivante permet
l’impression de statistiques précises. Le premier champ statistique enregistré est proposé par
défaut.

Enumérés statistiques
Liste déroulante proposant la liste des énumérés attachés au champ statistique enregistré dans
la zone précédente.
Il est possible de ne pas rattacher les articles de la famille à un champ statistique en effaçant la
désignation de l’énuméré mentionnée dans cette zone.

Coefficient
Enregistrez dans cette zone le coefficient à appliquer au prix d’achat pour l’établissement du prix
de vente des articles de la famille. Cette zone comprend 14 caractères numériques au maximum
(y compris la virgule éventuelle). Il est possible de modifier ce coefficient dans chaque fiche arti-
cle.

Garantie
Zone de 4 caractères numériques au maximum permettant d’enregistrer la durée de la garantie
en mois.

Code fiscal
Zone de 25 caractères alphanumériques permettant de saisir le numéro de nomenclature doua-
nière de la famille de l’article.

© 2009 Sage 429

 Menu Structure

Catalogue Les quatre zones de cet encadré permettent d’affecter la famille à un des niveaux du catalogue
article structuré. La sélection d’un niveau dans la première zone entraîne la disponibilité du sui-
vant (s’il y a des niveaux qui en dépendent) dans lequel on peut choisir un élément qui dépend
hiérarchiquement du précédent et ainsi de suite (sur quatre niveaux maximum). Le paramétrage
des niveaux s’effectue dans l’option Catalogue articles du volet « Fichier / A propos de… /
Options » ou lors de la création du fichier commercial.

Les valeurs proposées par ces zones sont :

• Aucun : valeur par défaut qui précise que le niveau n’appartient pas à un niveau hiérarchi-
quement supérieur.

• Liste des niveaux du rang correspondant : niveaux qui ont été enregistrées dans
l’option Catalogue article ou bien qui découlent du paramétrage de la structure du catalo-
gue décrite plus loin.

Voir l’option «Catalogue articles», page 158.

Voir également le titre «Assistant de génération automatique ou manuelle de la structure du

catalogue article», page 442.

Catégories Toute la partie inférieure de la fenêtre concerne les catégories comptables.

comptables

Une liste déroulante permet de sélectionner les catégories comptables enregistrées dans les op-
tions de l’entreprise. Par défaut, elle affiche la première catégorie concernant les ventes. La sé-
lection d’une catégorie fait s’afficher les comptes correspondants dans la liste du bas (si des
comptes ont été saisis).

Pour chacune des catégories comptables vous pouvez enregistrer :

• un compte général de produits, de charges ou de stock suivant le cas,
• une section analytique,
• un compte de taxe 1 (TVA) identifié par son numéro de compte et son code taxe,
• un compte de taxe 2 (taxe parafiscale) s’il y a lieu, identifié de façon identique au précé-
dent,
• un compte de taxe 3 s’il y a lieu.
Il n’est pas obligatoire de saisir un compte général et un compte de taxe pour chaque catégorie
comptable existante (les comptes de taxe ne sont pas obligatoires pour la gestion des stocks),
mais ces informations sont néanmoins nécessaires pour toute passation comptable et pour le cal-
cul des taxes dans les documents de vente et d’achat.

Les comptes de taxe sont identifiés à la fois par leur numéro de compte et par leur code taxe (enregistré
dans leur fiche).

© 2009 Sage 430

 Menu Structure

Liste des comptes

Cette zone affiche, pour la catégorie comptable sélectionnée, les numéros de comptes affectés
avec leurs intitulés (éventuellement tronqués) et leur taux (dans le cas des comptes de taxe 1,
de taxe 2 et de taxe 3).

Cette liste dispose d’un menu contextuel. Pour plus de détails sur les menus contextuels et leurs fonctions,
voir le Manuel de la gamme.

Compte
Cette zone affiche les catégories comptables suivantes :
• Compte général,
• Section analytique,
• Compte Taxe 1,
• Compte Taxe 2,
• Compte Taxe 3.
Il est nécessaire que les comptes aient été enregistrés au préalable. Dans le cas des comptes
de taxe, une présélection est faite par le programme sur les comptes affectés à des taux de taxe.

Pour renseigner ou modifier un compte : il suffit de cliquer sur sa ligne puis d’utiliser la liste
déroulante pour le choix du numéro. Enregistrez le compte par la touche ENTRÉE. Un contrôle
est fait sur les comptes sélectionnés.

Pour supprimer un compte : sélectionnez sa ligne et utilisez le bouton [Supprimer] de la

barre d’outils « Navigation ».

Les sections analytiques proposées dans la liste déroulante correspondent au Plan analytique
article désigné dans les options de l’entreprise.

Volet Complément - Familles d’articles

On accède au volet « Complément » de la fiche famille en cliquant sur l’onglet du même

nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh.

Ce volet permet de gérer les attributs tarifaires des familles. Ces attributs seront repris par défaut
dans les fiches des articles rattachés à la famille (lors de la création des articles uniquement) où
ils pourront être modifiés suivant les besoins.

© 2009 Sage 431

 Menu Structure

Facturation forfaitaire
Si cette option est sélectionnée, les quantités saisies sur les articles appartenant à la famille ne
sont pas totalisées.

Rappelons que la saisie d’une quantité sur une ligne de pièce est obligatoire et que sa valeur par défaut
est 1.

Cette option permet d’utiliser des articles de charge (frais de port, emballage, remise, consigna-
tion) qui ne nécessitent pas la saisie d’une quantité. Dans les documents utilisant de tels articles,
les quantités saisies sur les lignes correspondantes ne fausseront pas les totaux relatifs aux quan-
tités. Ces quantités seront toutefois utilisées pour calculer le montant HT de la ligne.

Non impression document

Option permettant de ne pas faire figurer l’article dans le corps du document. Toutefois il pourra
apparaître à n’importe quel endroit du document, si la mise en page le permet.
Cette option permet, par exemple, de ne pas imprimer la facturation des frais de port dans le
corps du document, mais uniquement dans le pied (à condition que le modèle de mise en page
utilisé le prévoit).

Hors statistiques
Option permettant de ne pas prendre en compte le chiffre d’affaires généré par les articles de
cette famille lors des calculs des impressions des statistiques. Cette option peut être cochée
pour les articles comme les frais de port. Elle peut être révoquée lors des impressions.

Non soumis à l’escompte

Cette option permet de définir les articles de la famille comme non soumis à l’escompte. Dans ce
cas le montant hors taxe de l’article ne rentrera pas dans la base de calcul de l’escompte (option
non cochée par défaut).
Exemple
Pour créer un article concernant les frais de transport, il faut sélectionner cette option. Le montant
des frais de transport ne sera pas compris dans la base de calcul de l’escompte.

Article en contremarque
Case à cocher permettant d'indiquer que les articles de cette famille sont gérés en contremar-
que.

Voir la commande «Contremarque», page 1590.

Un article en contremarque peut bénéficier de toutes les options liées aux articles. Il peut être géré
en stock ou non.
Sa gestion en stock, cependant, offre quelques particularités car, bien que son stock soit théori-
quement toujours nul, il peut être emmagasiné temporairement le temps de préparer la livraison
du client sitôt celle du fournisseur effectuée.

Voir le volet «Volet Stock - Articles», page 501.

Vente au débit
Option permettant de saisir dans la colonne Conditionnement d’un document de vente ou
d’achat, les opérateurs et les opérandes servant au calcul de la quantité.

Cette option est incompatible (la zone est estompée) avec :

- le suivi de stock par lot,
- le suivi de stock sérialisé,
- les articles à gamme de type produit,
- les articles à conditionnement.

© 2009 Sage 432

 Menu Structure

Exemple
L’article Fermoir cliquet est géré en vente au débit. Le corps de la facture reprend les éléments
suivants :

Conditionne-
Référence Désignation Quantité Quantité colisée
ment

Valeur saisie sur la ligne de pièce

CHFE01 Fermoir cliquet 1 1 = 6*2

Valeur affichée sur la ligne après validation

CHFE01 Fermoir cliquet 12 12 6*2

L’information de la colonne Conditionnement est la seule information saisie.

Le signe égal (=) disparaît après validation de la ligne. Il ne sert qu’à permettre au programme de faire la
distinction entre un texte et une formule.

Facturation / poids net

Cette option permet d’obtenir une unité de facturation (le poids net) différente de l’unité de ges-
tion du stock (la quantité).
Pour un tel article, sélectionner cette option implique que le montant HT est calculé d’après la
formule suivante :

(Prix unitaire x Poids net global)  Remise = Montant HT

Le poids net global enregistré pour chaque article sera proposé par défaut en saisie des docu-
ments dans la colonne Poids net. Cette valeur par défaut sera ensuite multipliée par les quantités
saisies.

Pour un article appartenant à une famille pour laquelle l'option Facturation / poids net est sélectionnée,
les prix renseignés dans les tarifs de vente et d'achat sont exprimés pour une unité de l'unité de poids ren-
seignée dans le volet « A propos de... / Commercial ».

Les remises de type U (remise unitaire) s’appliquent sur les quantités.

Publié sur le site marchand

Cette option permettra de publier tous les articles de la famille sur un site marchand Internet.

Intégration des frais

Liste déroulante permettant la gestion des coûts de stockage, de transport et d’autres frais pou-
vant être définis par l’utilisateur. Les intitulés sont modifiables pour l’article et proposent par
défaut Coût de stockage et Coût de transport plus une troisième zone libre.

Ces trois zones permettent la saisie de la dénomination des frais (21 caractères alphanuméri-
ques), la zone qui se trouve en dessous de cette zone à liste déroulante permet la saisie de la
valeur de ces frais (45 caractères numériques ainsi que les opérateurs + et - et ceux mentionnés
ci-après). Le format de saisie de cette zone est identique à celui d’une zone Remise d’un énumé-
ré de gamme de remise et permet des expressions du type %, U et F (voir la commande Clients
de ce même menu).
Ces frais seront automatiquement ajoutés au prix d’achat des articles de la famille pour obtenir le
prix de revient unitaire proposé en saisie des documents des achats. Ce prix de revient unitaire
pourra être modifié manuellement en saisie.

Unité de poids
Liste déroulante permettant de déterminer l’unité de poids utilisée pour les articles de la famille.
Cette zone affiche par défaut l’unité de poids sélectionnée dans le volet « Fichier / A propos
de... / Commercial / Paramètres généraux ».

© 2009 Sage 433

 Menu Structure

Il est possible de facturer des articles en fonction du poids. Voir plus haut les explications données.

Délai de livraison
Zone permettant de saisir le nombre de jours correspondant au délai de livraison des articles de
la famille, quel que soit le format sélection dans le volet « A propos de… / Commercial / Paramè-
tres généraux ». Rappelons qu’il peut être compris entre 0 et 999 jours.

Cette information est toujours enregistrée en jours bien que la zone citée plus haut permette d’enregistrer
les dates en jours, en semaines ou en calendrier Julien.

Racine référence
Cette zone permet l’enregistrement d’une racine de 18 caractères alphanumériques majuscules
maximum qui pourra être utilisée à la génération automatique des références articles lors de leur
création.

Voir l’option «Codification automatique», page 167 pour plus d’informations sur la codification
automatique.

Racine code barres

Cette zone permet l’enregistrement d’une racine de 18 caractères alphanumériques majuscules
maximum qui pourra être utilisée à la génération automatique des codes barres articles lors de
leur création.

Voir l’option «Codification automatique», page 167 pour plus d’informations sur la codification
automatique.

Modèles d’enregistrement – Familles d'articles

La zone en bas du volet « Complément » de la commande Familles d’articles permet la sélection

de modèles d’enregistrement créés auparavant dans la commande Modèles d’enregistrement de
ce même menu.

Rappelons que les modèles d’enregistrement permettent l’insertion de valeurs numériques ou al-
phanumériques dans certaines colonnes des pièces de vente, d’achat ou de stock pour des arti-
cles auxquels ces modèles sont affectés.

Pour sélectionner un modèle :

1 . sélectionnez un modèle dans la liste de ceux déjà enregistrés,
2 . sélectionnez un domaine,
3 . validez.

On ne peut affecter que cinq modèles d’enregistrement au maximum à une famille (un par domai-
ne).

Pour supprimer un modèle :

1 . sélectionnez-le dans la liste,

2. utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation » ou pressez la tou-

che SUPPR.

Liste des modèles d’enregistrement

Cette liste ne peut comporter plus de cinq modèles. Chaque modèle est repéré par sa désigna-
tion suivie de son domaine d’application.

Cette liste dispose d’un menu contextuel dont seules les commandes Personnaliser la liste et Ajustement
des colonnes ne sont pas disponibles.

© 2009 Sage 434

 Menu Structure

Modèle
Cette zone à liste déroulante affiche et permet de sélectionner un des modèles d’enregistrement
enregistrés dans la commande correspondante du menu Structure.

Domaine
Zone à liste déroulante permettant d’affecter le modèle d’enregistrement sélectionné dans la
zone précédente à un des domaines suivants :
• Tous les domaines : le modèle d’enregistrement s’appliquera à tous les domaines, ven-
tes, achats et stocks. Toute sélection d’un autre modèle pour la famille, quel que soit le
domaine choisi, entraînera le remplacement du précédent.
• Ventes : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux ventes.
• Achats : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux achats.
• Stocks : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux stocks.
• Ventes comptoir : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux tickets (les don-
nées de structure étant communes aux programmes Sage Gestion commerciale et Sage
Saisie de caisse décentralisée).
Il n’est pas possible d’affecter plus d’un modèle par domaine. C’est la raison pour laquelle un
maximum de quatre modèles peut être affecté à une même famille. Un même modèle peut être
affecté à trois domaines (ventes, ventes comptoir et achats par exemple) sans être affecté à un
quatrième.
Toute sélection d’un modèle pour un domaine donné remplace celui qui était déjà affecté au
même domaine.

L’utilisation des modèles d’enregistrement est facultative. Elle doit être réservée aux modes de calcul parti-
culiers pouvant exister pour certains articles. Si vous n’utilisez pas les modèles d’enregistrement, les princi-
pes de saisie et de calcul classiques de l’enregistrement des articles dans les lignes de pièces sont
appliqués.

Volet Tarification – Familles d’articles

On accède au volet « Tarification » de la fiche famille en cliquant sur l’onglet du même

nom sous Windows ou sur le bouton [Tarification] sur Macintosh.

Ce volet permet de gérer les principaux attributs des tarifs de vente et d’achat des articles de la
famille. Ces attributs seront repris par défaut dans les tarifs des fiches articles rattachés à la fa-
mille uniquement lors de la création des articles.

© 2009 Sage 435

 Menu Structure

Les trois zones de liste de cette fenêtre disposent d’un menu contextuel dont seules les commandes sui-
vantes sont disponibles en fonction des sélections faites : Voir/Modifier l’élément sélectionné, Supprimer les
éléments sélectionnés, Ajouter un nouvel élément, Atteindre et Rechercher.

Fournisseurs par famille d’articles

La zone supérieure de la fenêtre sert à l’enregistrement des fournisseurs principaux des articles
de la famille concernée.

Les informations mentionnées sur la liste des tarifs d’achat sont :

• le Type de fournisseur (principal ou non),

• le Numéro Fournisseur,
• le Nom du fournisseur,
• l’Unité d’achat,
• le taux de Conversion,
• et le Taux de remise ou le mot «Gamme» si une gamme de remise est affectée.

Le fournisseur principal est précédé d’une coche .

La liste est classée par numéro de fournisseur. Le nombre des fournisseurs rattachés à une fa-
mille est illimité.

1. Pour ajouter un fournisseur, cliquez dans la zone de liste correspondante et cliquez

sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ».

2. Pour consulter et/ou modifier un fournisseur, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le

bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ». Vous pouvez aussi faire un dou-
ble-clic sur sa ligne.

3. Pour supprimer un fournisseur, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Sup-

primer] de la barre d’outils « Navigation ».

Rappelons que l’on peut maintenant gérer le double-clic par poste. Ce paramétrage s’effectue dans la com-
mande Fenêtre / Préférences.

Paramétrage des fournisseurs – Familles d’articles

La fenêtre de paramétrage d’un fournisseur a l’aspect suivant.

© 2009 Sage 436

 Menu Structure

Numéro
Liste déroulante permettant de sélectionner le numéro du fournisseur (qui doit avoir été créé au
préalable). Cette sélection est obligatoire et n’est pas modifiable après validation de la fenêtre
référence fournisseur.

Remise
Cette zone se compose d’une liste déroulante et d’une zone de saisie.
La liste déroulante offre deux choix :
• Remise : la remise enregistrée dans la zone de saisie adjacente est indépendante du
volume quantitatif ou qualitatif des différents achats effectués chez le fournisseur. Cette
zone est limitée à l’enregistrement d’un taux de remise. Elle est inactive dès lors qu’une
gamme de remise a été paramétrée pour la référence fournisseur.
• Hors remise : aucune remise n’est appliquée et la zone de saisie adjacente ainsi que la
liste des grilles de remise deviennent inaccessibles.
Si vous sélectionnez cette deuxième option alors que des remises ont été enregistrées, deux
événements peuvent se produire :
• la remise globale était enregistrée dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est sup-
primée et la zone devient inaccessible ;
• une grille de remise était enregistrée : un message d’avertissement apparaît pour vous
prévenir que la grille de remise va être supprimée. Vous pouvez encore répondre Non à
ce message et conserver les valeurs telles qu’elles étaient. Si vous répondez Oui, la grille
de remise est effacée et toutes les zones de saisie de remise s’estompent.

Cette liste dispose d’un menu contextuel dont seules les commandes suivantes sont disponibles : Suppri-
mer les éléments sélectionnés, Sélectionner tout, Dessélectionner l’élément courant, Dessélectionner tout,
Atteindre et Rechercher.

Unité d’achat
Liste déroulante permettant de sélectionner l’unité d’achat. Par défaut, la première unité est pro-
posée. Il s’agit ici de l’unité dans laquelle sera exprimé le prix d’achat de la fiche référence four-
nisseur.
Ces unités sont enregistrées dans les Options de l’entreprise.

Unité(s) d’achat = Unité(s) de vente

Ces deux zones de saisie serviront au programme pour convertir les unités d’achat entrant en
stock en unités de vente dans lesquelles sont gérés les stocks.
Exemple
Un article est acheté par palettes de 50 et revendu par lots de 2. La valeur 50 devra être saisie
dans la zone Unité(s) d’achat et la valeur 2 dans la zone Unité(s) de vente.

Il est très important de bien renseigner ces deux zones dans le cas d’un article ayant une unité d’achat dif-
férente de celle de vente. Si ces zones ne sont pas renseignées, le programme considère que l’unité
d’achat est la même que celle de vente. Cela risque de fausser les quantités entrées en stock ainsi que sa
valorisation.

© 2009 Sage 437

 Menu Structure

Fournisseur principal
Option précisant le fournisseur principal de l’article. Cette information est obligatoire. Le fait de
sélectionner cette option pour un fournisseur donné dessélectionne le précédent. L’affectation
d’un fournisseur comme principal aura une influence sur les commandes automatiques.

Voir le paragraphe «Articles en indisponibilité - Documents des ventes», page 935.

Cette précision est rappelée dans la liste des fournisseurs par une coche au début de sa ligne.
Pour la première référence fournisseur créée, le fournisseur est par défaut principal.

Devise
Liste déroulante permettant de sélectionner la devise concernant le fournisseur si vous voulez
exprimer le prix d’achat en devise, c’est-à-dire la même devise que celle de l’entreprise).
Ces devises sont celles enregistrées dans la commande Fichier / A propos de... / Options.

Colisage
Quantité minimale imposée par le fournisseur. Cette information doit être enregistrée en unités
d’achat. 14 caractères numériques au maximum.
Exemple
Vous achetez un article par cartons de 12. Vous avez enregistré Carton de 12 comme unité
d’achat. Votre fournisseur vous livre ces cartons par palette de 4 et vous impose un minimum de
2 palettes. Le colisage à saisir est donc 8.

QEC (Quantité économique de commande)

Zone de 14 caractères numériques au maximum permettant la saisie de la quantité minimum de
commande que l’on se fixe. Cette valeur ne peut être inférieure au colisage et doit être enregis-
trée en unité d’achat.

Garantie
Garantie du fournisseur pour l’article exprimé en mois. Valeurs limites 0 à 9999.

Délai appro (approvisionnement)

Délai d’approvisionnement moyen exprimé en jours. Valeurs limites : 0 à 999.

Sélection d’une gamme de remise

La liste déroulante sert à la sélection du type de remise et propose les gammes de types
Remise par quantité et Remise par montant enregistrées dans l’option A propos de… /
Options / Gamme. Cette liste propose un item supplémentaire Aucune, aucun tarif dégressif
n’est proposé pour la famille et le fournisseur sélectionnés.
La valeur sélectionnée dans cette liste déroulante reste affichée par défaut.
Si aucune gamme n’a été enregistrée dans les options de l’entreprise, les zones de saisie sont
estompées. Il n’est pas possible d’enregistrer simultanément plusieurs gammes de remises. La
sélection d’une nouvelle annule la précédente. Un message vous le rappellera.
La sélection d’une grille de remise estompe la zone de saisie de la remise globale (voir plus
haut).

Liste des tranches de remise

La liste en bas de la fenêtre affiche les différentes tranches enregistrées dans les options de
l’entreprise pour la gamme donnée.

Jusqu’à
Ces deux zones servent à l’enregistrement des remises. Pour enregistrer un taux :
1 . sélectionnez la ligne en cliquant dessus,
2 . éventuellement modifiez la limite dans la zone de gauche (14 caractères numériques),
3 . tapez le montant de la remise dans la zone de droite (voir ci-dessous),

© 2009 Sage 438

 Menu Structure

4 . validez pour enregistrer.

Pour ajouter une tranche :

1 . dessélectionnez celle qui pourrait être sélectionnée en cliquant sur sa ligne tout en pres-
sant la touche CTRL sur Windows ou COMMANDE sur Macintosh,
2 . tapez les informations dans les zones de saisie en dessous de la liste et validez.

Les tranches sont classées automatiquement par valeur croissante des limites.

Pour supprimer une tranche, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la bar-
re d’outils « Navigation ».

Les ajouts, modifications et suppressions de tranches de remise ne valent que pour la famille d’ar-
ticles en cours et ne sont pas reportés dans les options de l’entreprise. Ils ne sont pas reportés
non plus aux autres tarifs de la famille d’articles.

La façon dont vous tapez le montant de la remise conditionnera son calcul :

1 . si vous tapez un nombre seul, il sera pris comme remise en pourcentage (il s’affichera
complété d’un %),
2 . si vous tapez un nombre suivi du symbole F, il sera pris comme le montant global en
valeur forfaitaire ou en devises de la remise,
3 . si vous tapez un nombre suivi du symbole U, il sera pris comme le montant unitaire en
valeur ou en devises de la remise,
4 . vous pouvez additionner les remises en les séparant par le signe + mais vous ne pouvez
taper que deux opérateurs au maximum, c’est-à-dire 3 remises successives au maximum,
5 . vous pouvez combiner remises en pourcentage et remises en montant (monnaie locale ou
devises).
Exemple
Si vous tapez la remise 9 + 5 + 3, la remise effectivement appliquée sera de 16,14 %. Elle est
calculée de la façon suivante :
 100  9    100  5    100  3 
R  100  --------------------------------------------------------------------------------------
100  100

Exemple
Si vous tapez une remise de 5 + 500 F, la remise appliquée sera celle résultant du calcul des 5%
augmentée de 500.

L’ordre avec lequel vous saisissez les remises a une grande importance.
Exemple
Si vous tapez une remise de 5 + 500 F, la remise en pourcentage s’appliquera sur la tranche et la
remise fixe sera déduite ensuite.
Exemple
Si vous tapez une remise de 500 F + 5, la remise de 500 sera déduite avant que le calcul des 5 %
s’effectue sur le solde.

Si une tranche ne doit pas subir de remise, laissez vide le montant de sa remise. Vous pouvez
également la supprimer. Pour enregistrer la tranche maximale, tapez des 9 à refus.

Si le prix est exprimé en devise, les remises globales en montant ou à l’unité (type U ou F) seront considé-
rées comme des remises en devise.

Pour enregistrer une fiche fournisseur, refermez sa fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Win-
dows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire.

© 2009 Sage 439

 Menu Structure

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Catégorie tarifaires par famille d’articles

Nous revenons au volet « Tarification » de la fiche famille d’articles.

La zone médiane de la fenêtre permet l’enregistrement des attributs des tarifs par catégorie tari-
faire que vous consentez à vos clients.

Les informations mentionnées sur la liste sont :

• l’Intitulé de la catégorie tarifaire,

• le Coefficient,
• le Type de prix,
• et le Taux de remise ou le mot «Gamme» si une gamme de remise est affectée.
La liste est classée selon l’ordre des catégories tarifaires.

Il est impossible à ce niveau de créer une catégorie tarifaire, celle-ci doit être créée dans les Op-
tions de l’entreprise. Toutes les catégories tarifaires dont l’intitulé a été saisi au niveau de l’option
Catégorie tarifaire sont reprises dans cette fenêtre avec le coefficient renseigné dans le volet
« Fiche principale ».
1 . Pour consulter et / ou modifier une catégorie tarifaire, sélectionnez sa ligne et utilisez le
bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation » ou faites un double-clic sur celle-
ci.
2 . La suppression d’une catégorie tarifaire s’effectue dans l’option correspondante. Pour
supprimer le paramétrage d’une catégorie tarifaire (revenir au paramétrage par défaut),
sélectionnez sa ligne et utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ».

Détail d’une catégorie tarifaire – Familles d’articles

La fenêtre suivante permet le paramétrage des catégories tarifaires.

Coefficient
Zone de 14 caractères numériques autorisant la saisie d’un coefficient jusqu’à 4 décimales.

© 2009 Sage 440

 Menu Structure

Le coefficient doit être déterminé par rapport à l’expression du prix de vente.

Type
Liste déroulante permettant l’expression du prix de vente en :
• PV HT (valeur proposée par défaut),
• PV TTC.
Arrondi
Liste déroulante reprenant la liste des arrondis enregistrés dans les Options de l’entreprise. Un
item supplémentaire, Aucun, est proposé par défaut si aucun arrondi ne doit être observé. Cette
zone n’est pas accessible si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise.

Remise
Ces deux zones, liste déroulante et zone de saisie, se comportent exactement comme celles
décrites plus haut dans le paragraphe Paramétrage des fournisseurs. Veuillez vous y reporter.

Devise
Liste déroulante permettant de sélectionner la devise concernant la catégorie tarifaire si vous
voulez exprimer le prix de vente en devise.
Cette zone est inaccessible si la suivante est cochée.

Calcul du PV / P. revient
Cette option, non cochée par défaut, indique au programme que le prix de vente proposé en sai-
sie de document sera systématiquement calculé par application du coefficient sur le prix de
revient.
Cette option permet de vendre à prix coûtant ou selon un coefficient de marge défini.
La sélection de cette option entraîne la désactivation de la zone Devise.

Gammes de remises
La zone du bas de la fenêtre sert à l’enregistrement des tarifs dégressifs s’il y en a.
La sélection de la gamme de remise est expliquée ci-dessus (cf. Sélection d’une gamme de
remise).

Cette liste dispose d’un menu contextuel dont seules les commandes suivantes sont disponibles : Suppri-
mer les éléments sélectionnés, Sélectionner tout, Dessélectionner l’élément courant, Dessélectionner tout,
Atteindre et Rechercher.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Remise par client par famille d’articles

Nous revenons au volet « Tarification » de la fiche famille et nous décrivons la zone au bas de ce
volet.

Les informations mentionnées dans la liste des tarifs particuliers pour la famille sont :

• le N° Client,
• l’Intitulé du client,

© 2009 Sage 441

 Menu Structure

• le Taux de remise.
Cette liste reprend toutes les remises par clients définies dans le volet « Tarifs » de la fiche client.
Elle est classée selon le numéro de client.
1 . Pour ajouter une remise par client, sélectionnez le client dans la liste déroulante se situant
dans la partie inférieure gauche de la fenêtre, saisissez sa remise dans la zone de droite
puis validez.
2 . Pour consulter et/ou modifier un client, sélectionnez sa ligne et renseignez les zones en
bas de la fenêtre.

3. Pour supprimer une remise client, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton
[Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ».

Assistant de génération automatique ou manuelle de la structure du catalogue article

Cet assistant est lancé en cliquant sur le bouton [Assistant de structuration du cata-
logue article] disposé sur le bord inférieur de la liste des familles d’articles.

La structuration du catalogue article permet de regrouper les familles et les articles sur quatre ni-
veaux hiérarchiques et de permettre la séparation des articles suivant leurs caractéristiques et
leur destination. De plus, cette structure permet de retrouver facilement les articles en fonction de
leur appartenance à telle ou telle famille ou sous famille.

Les différentes étapes de cet assistant sont les suivantes :

• «Structuration du catalogue article - Assistant de génération de la structure du catalogue

article», page 442,

• «Paramétrage du catalogue articles - Assistant de génération de la structure du catalogue

article», page 443,

• «Passerelle comptable - Assistant de génération de la structure du catalogue article»,

page 446.

Le résultat d’un tel paramétrage est donné après la description des étapes :

• «Résultats de l’assistant de génération de la structure du catalogue article», page 447.

Structuration du catalogue article - Assistant de génération de la structure du catalogue

article

Cette première étape donne des informations générales sur la structuration et son utilité.

© 2009 Sage 442

 Menu Structure

Bouton [Annuler]
Referme l’assistant en interrompant le processus engagé.

Bouton [Précédent]
Ce bouton permet de revenir à l’étape précédente de l’assistant. Ce bouton n’est pas disponible
dans la première étape.

Bouton [Suivant]
Valide les options enregistrées et passe à l’étape suivante de l’assistant. Ce bouton ne devient
actif que si un fichier comptable a été sélectionné.

Paramétrage du catalogue articles - Assistant de génération de la structure du catalogue

article

Cette deuxième étape permet d’enregistrer les éléments de la structuration sous une forme arbo-
rescente. Les informations qui peuvent s’y trouver mentionnées par défaut sont celles qui ont été
enregistrées dans l’assistant de création de fichier ou dans l’option Catalogue articles (volet
« Fichier / A propos de… / Options »). Il est possible de les modifier ou de les compléter.

Voir les titres «Paramètres de classification du catalogue articles - Assistant de création de

fichier», page 90 ou «Catalogue articles», page 158.

Les niveaux de structure enregistrés dans cette fenêtre seront reportés dans l’option Catalogue
articles (volet « Fichier / A propos de… / Options »).

Les niveaux hiérarchiques, 4 au maximum, enregistrés ou proposés dans cette fenêtre ont les ca-
ractéristiques suivantes :

© 2009 Sage 443

 Menu Structure

• un niveau précédé d’aucune icône ne possède pas de niveaux dépendant de lui ;

• un niveau précédé d’un triangle pointe en bas ( ) présente des niveaux hiérarchiques
qui en dépendent et qui sont listés à la suite avec un décalage ; cliquez sur l’icône pour
refermer ces niveaux ;
• un niveau précédé d’un triangle pointe à droite ( ) présente des niveaux hiérarchiques qui
en dépendent mais qui sont actuellement cachés ; cliquez sur l’icône pour afficher ces
niveaux.

Créer un niveau ne dépendant d’aucun autre

1 . Assurez-vous qu’aucun niveau n’est sélectionné dans la liste (CTRL + clic gauche pour le
dessélectionner).
2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste.
3 . Validez par le bouton [Ajouter] ou la touche ENTRÉE.

Le nombre de caractères de l’intitulé étant limité à 35, il est conseillé d’enregistrer des désignations
les plus concises possibles surtout si le nombre de niveaux est important.

Créer un niveau dépendant d’un autre

1 . Sélectionnez le niveau hiérarchique dont le nouveau niveau doit dépendre.
2 . Tapez désignation et code dans les zones en bas de la liste en remplacement des infor-
mations qui y sont mentionnées.
3 . Validez exclusivement par le bouton [Ajouter].

Modifier un niveau
1 . Sélectionnez la ligne du niveau à modifier.
2 . Retapez désignation et/ou code dans les zones de saisie en bas de la liste.
3 . Validez par la touche ENTRÉE (exclusivement).

Supprimer un niveau
1 . Sélectionnez la ligne du niveau à supprimer.
2 . Cliquez sur le bouton [Supprimer].

La suppression d’un niveau supprime également tous les niveaux qui en dépendaient.

Deux éléments au même niveau hiérarchique dépendant d’un même niveau ne peuvent pas por-
ter le même code.
Exemple
Le paramétrage suivant sera refusé :
Revente RV
Bijoux or OR
Orfèvrerie OR

Par contre, on peut affecter deux codes identiques à des niveaux ne dépendant pas d’un même
troisième.
Exemple
Paramétrage accepté :
Bagues BA

© 2009 Sage 444

 Menu Structure

Or OR
Colliers CO
Or OR

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

Génération automatique des familles - Assistant de génération de la structure du catalogue

article

Cette troisième étape permet de générer automatiquement les familles ainsi que, éventuellement,
les familles centralisatrices qui permettront, lors des impressions, de cumuler les valeurs propres
à un niveau donné.

Génération automatique des familles

Cette option, cochée par défaut, entraînera la création automatique des familles d’articles en
fonction de la structure enregistrée dans l’étape précédente de l’assistant.
Si cette case est décochée, toutes les autres mentions de la fenêtre disparaissent et le bouton
[Suivant] se transforme en bouton [Fin]. Dans ce cas, la structure enregistrée est seulement
transférée dans l’option Catalogue article de la fiche de l’entreprise.

Niveaux de familles centralisatrices

Cette zone n’est accessible que si la précédente est cochée.
Elle propose par défaut le niveau maximum enregistré à l’étape précédente. Cette valeur peut
être modifiée.
Exemple
Si vous avez enregistré 3 niveaux hiérarchiques successifs dans l’une quelconque des structures,
le programme proposera Niveau 3.
Les valeurs proposées par cette zone sont les suivantes :
• Aucun : aucune famille centralisatrice ne sera créée.
• Niveau 2 : les familles centralisatrices seront créées à partir des énumérés de niveau 2.
• Niveau 3 : les familles centralisatrices seront créées à partir des énumérés de niveau 3.
• Niveau 4 : les familles centralisatrices seront créées à partir des énumérés de niveau 4.

Si votre structure ne comporte que 2 niveaux hiérarchiques successifs, les choix Niveau 3 et Niveau 4
seront sans effet.

Les boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

© 2009 Sage 445

 Menu Structure

Passerelle comptable - Assistant de génération de la structure du catalogue article

Cette quatrième étape permet d’enregistrer les passerelles comptables des familles. Ces passe-
relles comptables sont les comptes généraux, analytiques et/ou de TVA qui seront affectés aux
articles appartenant aux familles et permettront l’imputation comptable des achats et des ventes.

Les catégories comptables proposées dans cette fenêtre sont celles qui ont été enregistrées dans
l’option Catégorie comptable de la fiche de l’entreprise (volet « Fichier / A propos de… /
Options »). Il est nécessaire que des catégories comptables aient été enregistrées au préalable
pour pouvoir être imputées ici.

Si vous n’avez pas enregistré de catégories comptables, il sera nécessaire de les créer puis de les affecter
manuellement à toutes les familles créées.
Pour vous éviter cette reprise ultérieure, nous vous conseillons de procéder comme suit : Revenez à l’étape
précédente et enregistrez la structure comme cela y est indiqué (cela vous évitera d’avoir à la recommen-
cer).

Voir le titre «Catégorie comptable», page 161.

L’enregistrement des comptes et sections s’effectue dans les zones en bas de la liste après sé-
lection de la ligne à renseigner.

Pour faciliter la sélection d’un compte, vous pouvez taper sa racine puis utiliser le bouton de liste
déroulante pour faire apparaître une liste réduite.

Validez par la touche ENTRÉE lorsque tous les comptes d’une ligne ont été renseignés.

Les mêmes comptes seront affectés à toutes les familles qui vont être créées. Si vous souhaitez affecter
des comptes différents à certaines familles, il faut le faire manuellement dans la fiche famille.

Bouton [Fin[
Le bouton [Suivant] se transforme en bouton [Fin] dans cette fenêtre et son utilisation lance la
génération des familles ainsi que l’affectation des comptes.

Les autres boutons du bas de l’écran s’utilisent comme décrit ci-dessus.

© 2009 Sage 446

 Menu Structure

Résultats de l’assistant de génération de la structure du catalogue article

La création automatique des familles s’effectue selon les principes suivants.

Types familles Code Intitulé

Détail Concaténation des codes des énumérés Concaténation des intitulés des 4
des 4 niveaux (1) niveaux séparés par un espace

Total (2) Code niveau 1 Intitulé niveau 1

Code niveau 1 + code niveau 2 Intitulé niveau 1 + intitulé niveau 2

Code niveau 1 + code niveau 2 + code Intitulé niveau 1 + intitulé niveau 2 + inti-
niveau 3 tulé niveau 3

Centralisatrice Code du niveau sélectionné dans l’assis- Intitulé du niveau

tant
1. Si un code est manquant, rien n’est inséré à sa position.
2. Les familles de type Total sont créées jusqu’au niveau le plus grand moins 1.

Le nombre de caractères de l’intitulé étant limité à 35, il est conseillé d’enregistrer des intitulés les
plus concis possibles surtout si le nombre de niveaux est important.

Exemple
Soit la structure suivante à 4 niveaux et les codes correspondants.
Niveau 1 : Revente RV
Niveau 2 : Bijoux or OR
Niveau 3 : Bagues BA
Niveau 4 : Chevalières CH
Diamant DI
Rubis RU
On paramètre la génération des familles avec une centralisation au niveau 3. Le programme gé-
nérera les familles suivantes.

Type Code famille Intitulé de la famille

Détail RVORBACH Revente Bijoux or Bagues Chevalières

Détail RVORBADI Revente Bijoux or Bagues Diamant

Détail RVORBARU Revente Bijoux or Bagues Rubis

Total RVORBA Revente Bijoux or Bagues

Total RVOR Revente Bijoux or

Total RV Revente

Centralisateur BA Bagues

Si l’on désire plus de familles centralisatrices, il est nécessaire de les créer manuellement dans la liste des
familles.

Si une structure de catalogue existe, il est impossible de la modifier par l’assistant. Il est seule-
ment possible de la compléter par d’autres niveaux.

La suppression d’un niveau est impossible si des articles lui sont affectés ou sont affectés à des
niveaux qui dépendent de celui que l’on veut supprimer.

La modification des intitulés et des codes est toujours possible.

© 2009 Sage 447

 Menu Structure

Articles
Structure / Articles

Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les fiches articles.
On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton [Liste des articles]
de la barre verticale « Gestion des articles et stocks ».
Bouton correspondant : [Liste des articles] de la barre d’outils
« Gestion des articles et stocks ».

La fenêtre Articles affiche la liste des articles de l’entreprise.

La gestion des articles peut être réalisée de deux façons différentes :

• une gestion classique dans laquelle les articles sont proposés en liste, voir «Fenêtre Arti-
cles - Gestion classique», page 448.

• une gestion structurée dans laquelle un catalogue permet de sélectionner aisément un ou

plusieurs articles en fonction de leur famille d’appartenance à partir d’un catalogue. Voir
«Fenêtre Articles – Mode catalogue», page 453.

Fenêtre Articles - Gestion classique

La fenêtre Article s’affiche uniquement si une famille d’article existe.

Le nombre d’articles est seulement limité par la taille du fichier.

Liste des familles d’articles

Les colonnes affichées par cette fenêtre dépendent d’une part du mode de classement et d’autre
part de la personnalisation de la liste. Pour plus de détails, voir le Manuel de la gamme.

La liste des articles peut se présenter sous deux aspects en fonction de la sélection faite dans la
zone à liste déroulante Types d’articles disposée sur le bord inférieur de la fenêtre..

Les articles ne comportant pas de référence fournisseur dans leur fiche sont absents de cette liste.

© 2009 Sage 448

 Menu Structure

Types d’articles
Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre permet de sélectionner
les articles :
• Articles actifs : ne sont affichés que les articles dont l’option Mise en sommeil n’a pas
été cochée dans leur fiche.
Dans ce cas, la zone Classement est estompée et la zone Tri de la barre d’outils
« Navigation » permet de choisir la présentation des articles :
- Référence article : les articles sont classés sur leur référence article.
- Désignation : les articles sont classés sur leur désignation.
- Famille : les articles sont classés sur leur famille d’appartenance.
• Articles mis en sommeil : la liste ne propose que les articles mis en sommeil avec les
mêmes particularités de présentation que pour le choix précédent.
• Tous les articles : tous les articles sont affichés même ceux mis en sommeil.
Dans ce cas, la zone Classement devient active et propose les classements suivants :
- Référence article : les articles sont classés sur leur référence article.
Dans ce cas la zone Tri de la barre d’outils « Navigation » se positionne d’elle-même
sur Référence article mais il est possible ensuite de sélectionner les deux autres pos-
sibilités de tri avec les conséquences qui en découlent.
- Référence fournisseur : les articles sont classés sur leur référence chez le fournis-
seur principal. Les colonnes de la fenêtre sont automatiquement modifiées : les colon-
nes Référence fournisseur et Fournisseur apparaissent tandis que la colonne
Référence article remplace la colonne Famille (on peut cependant faire apparaître
cette dernière par la fonction Personnaliser la liste).
Dans les deux derniers cas : Articles en sommeil et Tous les articles, l’accès aux arti-
cles mis en sommeil reste libre quelle que soit la position de l’option Interdire la saisie
des données mises en sommeil du volet « Fichier / A propos de votre société / Commer-
cial / Paramètres généraux », cochée ou non cochée, ceci pour permettre l’accès à leur
fiche et modifier éventuellement leur position.

La zone Mise en sommeil apparaît dans le volet « Complément » de la fiche article.

Classement
Liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre et proposant les choix suivants :
• Référence Article : classement par défaut donnant le type, la référence article, la dési-
gnation et la famille ;
• Référence Fournisseur : les colonnes précisent de gauche à droite le type, la référence
fournisseur, la désignation, le fournisseur et la référence article.
Dans ce cas, le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue] est inactif.
Le classement de la liste est réalisé en fonction de la zone Tri de la barre d’outils « Navigation ».
Si le classement s’effectue sur la Référence article, l’ordre est le suivant :
• Référence article (classement par défaut),
• Désignation de l’article,
• Famille.
Si le classement s’effectue sur la Référence fournisseur, l’ordre est le suivant :
• Référence fournisseur,
• Numéro de Fournisseur,
• Référence article (classement par défaut).

Colonnes de la fenêtre Articles

Les colonnes suivantes affichent des informations qui se complètent.

© 2009 Sage 449

 Menu Structure

Colonne Type
Le type d’article est symbolisé par une icône :
• Article standard,

• Article à gamme,

• Article Ressource unitaire,

• Article Ressource multiple.

L’icône Article standard est affectée à tout nouvel article.

Colonne Nomenclature
Les différentes Nomenclatures sont symbolisées par les icônes suivantes :

• Article à nomenclature de fabrication,

• Article à nomenclature commerciale composé,

• Article à nomenclature commerciale composant,

• Article lié.

Si un type de nomenclature est définie pour un article, la colonne Nomenclature affiche l’icône
correspondante.

Fonctions

La liste Articles affiche la fonction suivante :

Ouverture et fermeture du mode catalogue

Utiliser cette fonction pour alterner entre le mode catalogue et le mode classique.

Ce bouton est inactif lorsque le classement des articles porte sur la Référence fournisseur.

Voir le titre «Fenêtre Articles – Mode catalogue», page 453.

Bouton [Ouvrir]

Utiliser ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

Bouton [Nouveau]

Utiliser ce bouton pour ajouter un nouvel élément.

Bouton [Supprimer]

Utiliser ce bouton pour supprimer l’élément sélectionné.

Bouton [Fermer]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre.

© 2009 Sage 450

 Menu Structure

Opérations possibles sur la liste des articles

La recherche, la création, la consultation, la modification, l’impression, la suppression des articles

s’effectuent comme dans toute liste d’éléments des programmes Sage. Pour plus de détails, voir
le Manuel de la gamme.

Rechercher un article

Pour rechercher un article, plusieurs méthodes sont possibles.

Ces méthodes s’appliquent également à une gestion d’articles en mode catalogue. Pour plus de
détails sur la gestion d’articles en mode catalogue, voir «Fenêtre Articles – Mode catalogue»,
page 453.

Fonction Utiliser la Fonction Rechercher de la barre de navigation pour rechercher un article. La fe-
Recherche de nêtre Rechercher / Remplacer s’affiche. Pour plus de détails sur cette méthode de recher-
la barre de che, voir le Manuel de la gamme.
navigation

Fonction Pour rechercher un article avec la fonction Atteindre :

Atteindre
1 . utiliser une des méthodes suivantes :

- dans la barre d’outils Gestion des articles et stocks, cliquer sur ,

- à partir de la barre d’outils Navigation, cliquer sur .

La fenêtre Atteindre s’affiche.

La fenêtre Atteindre propose la recherche d’articles selon les critères suivants :

- Référence,
- Désignation,
- Référence client,
- Référence fournisseur.

Défilement de Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils « Navigation » permettent de

la liste faire défiler la liste des articles et nomenclatures élément par élément. Il est également
possible d'utiliser la bande verticale de défilement.

Création d’un article

Pour créer un nouvel article :

1 . dans la barre de validation, cliquer sur Nouveau,
une fenêtre Article s’affiche.

© 2009 Sage 451

 Menu Structure

2 . Renseigner les onglets de la fenêtre Article, voir «Article – Détail de la fiche article»,
page 455.
3 . Cliquer sur OK,
la fenêtre Article se ferme.
L’article s’affiche dans la liste des articles.

En mode structuré avec paramétrage de la référence automatique de l’article sur la racine famille, la
création d’un article fait se positionner systématiquement le curseur dans la zone Famille pour
enregistrer celle-ci en premier. La référence est ensuite automatiquement proposée et il reste à
compléter les autres zones de la fenêtre.

Duplication d’un article

Un article peut être créé par duplication. Opérez comme suit :

1 . Ouvrez la fiche de l’article à dupliquer.

2. Lancez la commande Edition / Dupliquer du menu Edition ou cliquez sur le bouton

[Dupliquer] de la barre d’outils « Standard ».
3 . Renseignez la référence et la désignation du nouvel article dans la fenêtre « Dupliquer un
article » qui s’ouvre.

4 . Cliquez sur OK ou validez.

Certaines données sont reprises de l’article dupliqué mais peuvent être modifiées.

Suppression d’un article

Il est impossible de supprimer un article dans les cas suivants :

• des cumuls de stock existent pour cet article,
• l’article a été utilisé dans un barème,
• un événement de l’agenda est associé à l’article,
• l’article est mentionné dans une pièce,
• l’article est mentionné dans une nomenclature,
• l’article est mentionné dans le volet « A propos de... / Comptable / Général » comme arti-
cle d’escompte ou de TVA non perçue,
• l’article est utilisé comme article de substitution,
• l’article est mentionné dans un abonnement.
• l’article est mentionné dans le volet « A propos de… / Communication » comme article
d’attente de la communication Sage e-commerce,
• l’article est mentionné dans le volet « A propos de… / Commercial / Paramètres
généraux » comme article de gestion des nomenclatures et ressources.

Les sélections multiples sont possibles dans cette liste pour les suppressions. Pour les modifica-
tions et consultations, seul le premier article sélectionné s’ouvrira.

© 2009 Sage 452

 Menu Structure

La suppression d’une fiche article entraîne automatiquement celle de la fiche nomenclature si l’arti-
cle en possède.

Voir la fonction «Nomenclatures», page 522.

Impression des articles

Pour imprimer les articles et les fonctions associées, utilisez la commande Rechercher de la barre
d’outils « Navigation ». Vous pouvez imprimer :
• la liste des articles,
• les fiches articles (ces deux premiers choix sont disponibles dans la zone Type d’impres-
sion de la fenêtre qui s’affiche lors du lancement de l’impression par la fonction Recher-
cher/Remplacer),
• la liste des nomenclatures,
• les fiches nomenclatures (ces deux premiers choix sont disponibles dans la zone Type
d’impression de la fenêtre qui s’affiche lors du lancement de l’impression par la fonction
Rechercher/Remplacer),
• les articles liés,
• les tarifs par catégories tarifaires,
• les tarifs par clients,
• les tarifs par fournisseurs,
• la liste des nomenclatures,
• les fiches nomenclatures,
• les catégories comptables par article
en sélectionnant, pour ces dernières possibilités, les fichiers correspondants dans la liste dérou-
lante Fichier de la commande Rechercher.

Menu contextuel de la liste des articles

Le menu contextuel comporte la fonction spécifique Interroger le compte de l’article. Pour plus
de détails sur cette fonction, voir «Interrogation de compte article», page 1640

Pour plus de détails sur les menus contextuels et leurs fonctions, voir le Manuel de la gamme.

Fenêtre Articles – Mode catalogue

La présentation en mode catalogue des articles et des niveaux auxquels ils sont asso-
ciés s’obtient en cliquant sur le bouton [Ouverture et fermeture du mode catalogue]
disposé sur le bord inférieur de la fenêtre. Ce même bouton permet de revenir en mode classique
de la présentation des articles.

Cette présentation est particulièrement utile lorsque l’on a créé le fichier commercial en le struc-
turant et en enregistrant les différents niveaux de structure dans l’option Catalogue article.

© 2009 Sage 453

 Menu Structure

En mode catalogue, la fenêtre est divisée en deux parties horizontales :

• la partie supérieure (Catalogue) affiche le catalogue des familles et sous-familles d’arti-

cles,

• la partie inférieure affiche les articles pour la famille ou la sous-famille sélectionnée.

Sélection des niveaux

La sélection des niveaux s’effectue comme pour les niveaux des familles d’articles. Pour plus de
détails, voir «Sélection des niveaux», page 425.

Lorsqu’un niveau est sélectionné dans la zone du haut, non seulement les niveaux qui peuvent
en dépendre apparaissent automatiquement mais la liste du bas ne comporte plus que les articles
rattachés directement ou indirectement à ce niveau.

Navigation au Pour naviguer au clavier dans les niveaux, utilisez les touches GAUCHE, DROITE, HAUT et BAS.
clavier dans le
catalogue
Ajout d’un article

Pour ajouter un article, cliquer sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils « Navigation ». La fe-
nêtre de création d’article s’ouvrira et après avoir enregistré les informations de base qui la con-
cernent, il suffira, dans l’encadré Catalogue du volet « Descriptif », de préciser le niveau dont
l’article dépend directement. Cette sélection devra se faire dans l’ordre : niveau de base puis
éventuellement niveaux d’ordre inférieur.

N’oubliez pas, si vous avez paramétré une codification automatique des articles sur la racine famille d’avoir
enregistré au préalable toutes les racines de toutes les familles que vous auriez pu créer.

Supprimer un article

Cette opération se fait en sélectionnant l’article dans la liste du bas et en utilisant le bouton [Sup-
primer] de la barre d’outils « Navigation ». Les mêmes limitations à la suppression s’appliquent
que pour la gestion classique.

© 2009 Sage 454

 Menu Structure

Consultation et modification d’un article

Ces opérations s’exécutent en sélectionnant l’article dans la liste du bas et en utilisant le bouton
[Voir/Modifier] de barre d’outils « Navigation ».

Les autres fonctions de gestion des articles (menu contextuel, personnalisation de la liste, etc.)
s’appliquent comme pour la gestion classique mais uniquement à la liste du bas.

Article – Détail de la fiche article

La fiche article porte le titre « Article ». Ce titre est suivi de la référence et de la désignation de
l’article concerné.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton propose les fonctions suivantes :

• Nomenclature
Cette fonction n’est disponible que si l’article dont la fiche est ouverte comporte une
nomenclature qu’elle soit de fabrication, commerciale/composé, commerciale/composant
ou articles liés. Dans ce cas, la fiche nomenclature de l’articles’affiche.
Voir la fonction «Nomenclatures», page 522.

Seuls les articles comportant une nomenclature sont concernés par cette fonction. Les composants de la
nomenclature ou les articles sur lesquels porte un lien ne sont pas concernés et le bouton restera estompé
dans leur fiche.

• Graphique
Cette fonction donne accès à la fonction d’affichage des graphiques. Elle permet l’affi-
chage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affichées dans le volet
« Statistiques ». Voir «Gestion des graphiques - Articles», page 518.

• Interroger
Cette fonction donne accès à la fenêtre d’interrogation de l’article considéré.
Il est nécessaire, une fois la fenêtre de cette fonction ouverte, de valider pour faire appa-
raître les lignes concernant l’article. Il est possible, avant cette validation, de modifier la
référence de l’article à consulter ou bien de sélectionner le volet correspondant à l’infor-
mation attendue.
Voir la commande «Interrogation de compte article», page 1640.

• Programmes
Cette fonction permet d’exécuter un programme externe. Si aucun programme externe
n’est paramétré, la fonction est inactive. Pour plus de détails sur le paramétrage des pro-
grammes externes, voir le Manuel de la gamme.

Date de création
Le programme affiche automatiquement la date de création de la fiche client. Cette date n’est
pas modifiable et n’est pas affectée par les modifications ultérieures apportées à la fiche.

En cas de conversion ou d’importation, cette date est celle du jour de l’importation ou de la conversion (date
de l’ordinateur).

Date de modification
Cette information est identique à la précédente mais concerne la date de dernière modification.
Cette information tout comme la précédente pourront servir à la sélection des articles dans cer-
taines fonctions.

© 2009 Sage 455

 Menu Structure

Macintosh Les dates de création et de modification sont inscrites en bas et à gauche du premier volet de
l’article.
La date de modification est modifiée chaque fois que l’on modifie une information concernant les
articles sauf dans les cas résumés dans le tableau suivant.

Fichier Modification n’entraînant pas de mise à jour de la date de modification

Articles Article transféré

Dernier prix d’achat

Article/stock Valeur du stock

Quantité en stock
Quantité réservée
Quantité commandée
Quantité réservée contremarque
Quantité commandes contremarque

Article/gamme stock Valeur du stock

Quantité en stock
Quantité réservée
Quantité commandée
Quantité réservée contremarque
Quantité commandes contremarque

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Onglets / Volets

La fiche Article se compose des volets suivants :

Onglet / Bouton Fiche principale

Permet de revenir au «Volet Fiche principale - Articles», page 457 de l’article quand on
en consulte un autre.

Onglet / Bouton Complément

Permet d’accéder au «Volet Complément - Articles», page 484 de l’article.

Onglet / Bouton Descriptif

Permet d’accéder au «Volet Descriptif - Articles», page 489 de l’article.

Onglet / Bouton Champs libres

Permet d’accéder au «Volet Champs libres - Article», page 493 de l’article.

Onglet / Bouton Ressources

Permet d’accéder au «Volet Ressources - Articles», page 496 de l’article.

Pour les articles ressources, le volet Ressources remplace le volet Stock.

© 2009 Sage 456

 Menu Structure

Onglet / Bouton Stock

Permet d’accéder au «Volet Stock - Articles», page 501 de l’article.

Onglet / Bouton Statistiques

Permet d’accéder au «Volet Statistiques - Articles», page 516 de l’article.

Volet Fiche principale - Articles

Ce volet est destiné à l’enregistrement des informations générales sur l’article.

On accède à ce volet, quand on se trouve sur un autre, en cliquant sur l’onglet corres-
pondant sous Windows ou sur le bouton [Fiche principale] sur Macintosh.

Les zones composant cette fenêtre ont les caractéristiques suivantes.

Référence
Zone de 18 caractères alphanumériques au maximum permettant de saisir la référence de l’arti-
cle. Cette information est obligatoire et ne pourra plus être modifiée une fois la fiche enregistrée.
Les caractères saisis sont transformés en majuscules.

La zone Référence accepte également les 7 caractères suivants : la barre de fraction (/), le tiret (-), le pour-
centage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.) et l’espace. Ce dernier sera représenté par le
signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace.

Macintosh

Les dates apparaissant en bas et à gauche sont décrites plus haut sous les titres Date de créa-
tion et Date de modification.

Type
Utiliser cette liste déroulante pour sélectionner un type d’article parmi les types suivants :

• Standard
• Gamme

© 2009 Sage 457

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La sélection du type Gamme est possible si au moins une gamme est définie dans le volet
Option / Gamme de la fiche entreprise. Si aucune gamme n’est définie, le message sui-
vant s’affiche :
« La création d’un article de type Gamme nécessite au moins une Gamme de type
Produit.
OK »

• Ressource unitaire
Le suivi en stock d’un article Ressource unitaire est de type Aucun.
Si l’article Ressource unitaire est associé à une famille dont le suivi en stock est différent
de Aucun, le message suivant s’affiche :
« Le mode de suivi en stock est incompatible avec les articles de type
Ressource ! [OK] »

• Ressource multiple
Le suivi en stock d’un article Ressource multiple est de type Aucun.
Si l’article Ressource multiple est associé à une famille dont le suivi en stock est différent
de Aucun, le message suivant s’affiche :
« Le mode de suivi en stock est incompatible avec les articles de type
Ressource ! [OK] »

Particularités des articles. En fonction de leur type, les articles présentent certaines particulari-
tés.

Le tableau suivant présente pour chaque type d’article leurs particularités :

Type d’article

Ressource Ressource
Standard Gamme
Prestation Location

Nomenclature Oui Oui Non Non

Oui Non Non Non

Particularité des articles

Conditionnement

Gammes Non Oui Non Non

Contremarque Oui Oui Non Non

Vente au débit Oui Non Non Non

Série / lot Oui Non Non Non

Facturation / poids net Oui Oui Non Non

Pour plus de détails sur les nomenclatures, voir «Nomenclatures», page 522.

Nomenclature
Cette zone à liste déroulante non permet de choisir le type de nomenclature :
• Aucune : l’article ne possède aucune nomenclature.
• Fabrication : cas classique d’un article composé d’un ou de plusieurs autres. Un tel arti-
cle est assemblé par les soins de l’entreprise utilisatrice du programme. L’assemblage et
le désassemblage sont gérés par les bons de fabrication (voir les Documents de stock).

© 2009 Sage 458

 Menu Structure

• Commerciale / composé : un article à nomenclature commerciale / composé est com-

posé d’un certain nombre d’articles et sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en
fonction du prix de l’article composé et non de ceux des articles qui entrent dans sa com-
position.
• Commerciale / composant : un article à nomenclature commerciale / composant est,
comme le précédent, composé d’un certain nombre d’articles mais sa valorisation dans
les lignes de pièces est faite en fonction du prix de chacun des articles qui entrent dans sa
composition.
• Article lié : un article lié est associé à d’autres articles qui sont généralement vendus
ensemble. L’appel d’un article lié dans une pièce générera, lors de sa validation, l’appari-
tion des lignes des articles liés. Ces articles n’ont aucun lien avec l’article d’origine et peu-
vent être supprimés ou modifiés si besoin est.

Le tableau ci-dessous précise quels sont les articles à nomenclature qui peuvent entrer dans la
composition d’un autre article à nomenclature. Comme vous pouvez le constater, un article à no-
menclature commerciale ne peut jamais entrer dans la composition d’un autre article à nomencla-
ture commerciale.

Nomenclature Composants nomenclaturés

Commerciale/ Commerciale/
Fabrication Articles liés
composé composant

Fabrication Oui (1) Non Non Oui (2)

Commerciale / com- Oui (2) Non Non Non

posé

Commerciale / compo- Oui (2) Non Non Non

sant

Article lié Oui (2) Non Non Oui (2)

1. Un article à nomenclature de fabrication peut entrer dans la composition d’un autre article à nomenclature de
fabrication et ceci jusqu’à 10 niveaux successifs. Voir plus loin les explications sur ce point.
2. Un article à nomenclature de fabrication ou liée peut constituer un composant d’un article à nomenclature
quel que soit son type. Cette faculté est limitée à un seul niveau.

La zone Nomenclature se fige sur la valeur sélectionnée dès lors qu’une sélection autre que
Aucun est faite dans la liste et qu’un article est affecté à la nomenclature. Elle ne redevient dis-
ponible que si on supprime tous les articles de la nomenclature.
Dès qu’une valeur autre que Aucune est sélectionnée, deux opérations sont réalisées par le
programme :
• une fiche comportant la référence de l’article en cours de paramétrage est créée dans la
fonction Structure / Nomenclatures,
• le bouton Détail de la nomenclature devient utilisable et permet d’accéder à cette fenêtre
«Fiche nomenclature» pour consultation ou modification de la nomenclature.

Voir la fonction «Nomenclatures», page 522.

Les composants des nomenclatures, sauf s’ils sont eux-mêmes des nomenclatures, et les articles sur les-
quels porte un lien doivent rester paramétrés sur Aucune.
Un article à gamme de type Produit peut être à nomenclature.

Un article à nomenclature commerciale (commerciale / composant ou commerciale / composé) ne

peut être géré en stock. Un message d’erreur vous le rappellera. Pour paramétrer un tel article, il est
nécessaire d’ouvrir le volet «Stock» au préalable, de paramétrer la zone Suivi stock sur Aucun et de
revenir dans le volet «Fiche principale» pour sélectionner un de ces deux types de nomenclatures.

© 2009 Sage 459

 Menu Structure

Désignation
Zone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie du nom de l’article. Cette informa-
tion est obligatoire mais pourra être modifiée après validation de la fiche article.

Famille
Liste déroulante permettant de sélectionner la famille d’articles de type Détail à laquelle l’article
est rattaché. Cette information est obligatoire. Une fois la famille affectée et la désignation ren-
seignée, la zone Référence ne peut plus être modifiée, l’article est créé.
Les informations renseignées dans la famille (catégorie tarifaire, catégorie comptable, fournis-
seur...) sont alors attribuées à l’article en création (mais restent modifiables).
Il est obligatoire d’utiliser la touche TABULATION pour accéder aux autres zones de saisie.
Les autres zones de la fiche ne deviennent actives que lorsque les informations obligatoires
(référence, désignation, et famille) ont été saisies.

Prix d’achat
Zone permettant la saisie du prix d’achat HT de base. Lorsque pour un même article plusieurs
fournisseurs sont référencés indiquer ici le prix moyen d’achat.
Exemple
Si vous achetez des brosses à dent par cartons de 100 au prix d’achat de 300 euros (le carton)
et que vous les revendez à l’unité, le prix d’achat à mentionner est de 3 euros. Si vous les reven-
dez par deux, le prix d’achat sera alors de 6 euros.

Coefficient
Zone reprenant par défaut le coefficient enregistré dans la famille article. Il est modifiable. Le prix
de vente est déterminé par défaut par l’application de ce coefficient au prix d’achat.
Le coefficient doit être déterminé par rapport au prix de vente.

Prix de vente
Liste déroulante permettant l’expression du prix de vente en :
• PV HT (valeur proposée par défaut),
• PV TTC.
La zone de saisie adjacente sert à enregistrer ce montant. Il est par défaut égal au produit du
prix d’achat par le coefficient. Il peut cependant être modifié.

Si vous modifiez ponctuellement le prix d’achat, le coefficient ou le prix de vente, les automatismes de cal-
cul Prix d’achat * Coefficient et les arrondis ne s’effectueront plus. Pour revenir à cet automatisme, suppri-
mer le prix de vente et taper la touche TABULATION.

Gamme 1 / Gamme 2
Listes déroulantes proposant la liste des gammes de type Produit saisies dans les options de
l’entreprise. Elle offre un item supplémentaire Aucune si l’article n’en comporte pas.
La liste déroulante Gamme 1 propose uniquement les gammes de type Produit. La sélection
d’une gamme dans cette liste déroulante rend valide la liste déroulante Gamme 2.
Il est possible de rattacher à une fiche article une ou deux gammes de type Produit. La gestion
des gammes de ce type permet de définir, par article, différentes combinaisons tout en ne géné-
rant qu’une seule fiche article.
La gestion des gammes est incompatible avec :
• la gestion du stock en sérialisé,
• la gestion du stock par lot,
• la gestion d’un conditionnement,
• la vente au débit.

Conditionnement
Liste déroulante donnant la liste des conditionnements enregistrés dans les options de l’entre-
prise. Par défaut le programme ouvre cette liste sur l’item supplémentaire Aucun.

© 2009 Sage 460

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Le conditionnement permet de définir par article différentes combinaisons tout en ne gérant en

stock qu’une seule entité. La gestion des conditionnements ne concerne que les tarifs de vente
(tarifs par catégorie tarifaire et tarifs d’exception) et ne sera utilisée qu’en chaîne des ventes.
La sélection d’un conditionnement invalide les menus locaux Gamme 1 et Gamme 2.
La gestion d’un conditionnement est incompatible avec :
• la gestion du stock en sérialisé,
• la gestion du stock par lot,
• la gestion d’une gamme,
• la vente au débit.

Unité de vente
Liste déroulante reprenant par défaut l’unité de vente saisie dans la famille d’article à laquelle le
produit est affecté. Cette valeur peut être modifiée. L’unité de vente correspond à l’unité dans
laquelle est exprimé le prix de vente.

Au bas de l’écran, une liste déroulante, sur Macintosh, ou des onglets, sur Windows, permettent
de sélectionner :

• les «Catégories tarifaires articles (Tarifs de vente)», page 461 (valeur affichée par défaut) :
tarifs de vente appliqués en fonction des catégories de clients,

• les «Tarifs clients», page 469 : tarifs d’exception consentis aux clients,
• la «Gestion des références fournisseurs - Tarifs d’achat», page 472 et les tarifs d’achat,
• la «Gestion des énumérés de gamme», page 480 (seulement dans le cas d’articles à
gamme),

• la «Gestion des conditionnements», page 482 (seulement dans le cas d’articles à condi-
tionnements),

• le «Nouveau tarif», page 483 : modification des conditions de vente futures ou à compter
d’une date donnée.

Les articles ne peuvent être simultanément à gamme et à conditionnement.

Catégories tarifaires articles (Tarifs de vente)

Cette liste est accessible par la sélection de Catégories tarifaires dans la liste déroulante sur
Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet
onglet apparaissent au dessus de la liste qui se situe en bas du volet «Fiche principale» de la fiche
article.

Elle propose l’ensemble des catégories tarifaires enregistrées dans les options de l’entreprise.

La liste reprend les informations suivantes :

• l’intitulé de la catégorie tarifaire,
• le coefficient,

© 2009 Sage 461

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• le prix de vente suivi du type de prix (HT, TTC ou au format devise),

• le taux de remise ou le mot «Gamme» si une gamme de remise a été affectée.
Elle reprend par défaut le paramétrage défini dans la fiche tarifs de la famille de l’article.

Il est impossible d’ajouter / supprimer une Catégorie tarifaire dans cette fonction. Ceci doit être fait dans les
Catégories tarifaires des options de l’entreprise.

La suppression d’une catégorie tarifaire permet de revenir au tarif enregistré dans le volet «Fiche
principale».

Articles - Liste des catégories tarifaires - Menu contextuel

Un menu contextuel est disponible sur la liste des catégories tarifaires qui apparaît au bas du volet
«Fiche principale» de la fiche article.

Pour plus d’informations sur les menus contextuels, reportez-vous au Manuel de la gamme.

Détail d’une catégorie tarifaire

La fenêtre qui apparaît si l’article ne comporte pas de gamme est différente de celle des articles
à gamme. Voir plus loin la description de celle qui correspond aux articles avec gamme de type
produit et celle des articles à conditionnement.

Pour consulter une catégorie tarifaire on peut faire un double-clic sur la ligne d’une catégorie
ou la sélectionner puis utiliser le bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils « Navigation ».

Cette fenêtre se compose de deux volets.

Volet Tarif actuel d’une catégorie tarifaire article

Ce volet affiche les conditions de vente qui sont actuellement appliquées à l’article.

Prix d’achat
Zone reprenant la valeur saisie dans la zone Prix d’achat du volet «Fiche principale» de la fiche
article. Elle n’est pas modifiable.

Coefficient
Zone reprenant la valeur saisie dans la zone Coefficient du volet «Fiche principale» de la fiche
article. Elle est modifiable. Elle est inaccessible si une devise est sélectionnée dans la liste
déroulante Devise.

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Prix de vente
Liste déroulante destinée à la détermination du prix de vente :
• PV HT (valeur proposée par défaut),
• PV TTC.
Le type de prix de vente proposé par défaut est celui défini pour la catégorie tarifaire considérée
dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Catégories tarifaires.
La zone de saisie adjacente sert à enregistrer ce montant qui est par défaut égal au produit du
prix d’achat par le coefficient. Il peut cependant être modifié.
Cette zone est inaccessible si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise ou si
l’option Calcul du prix de vente par rapport au prix de revient a été cochée.

Remise
Cette zone se compose d’une liste déroulante et d’une zone de saisie.
La liste déroulante offre deux choix :
• Remise : la remise enregistrée dans la zone de saisie adjacente est indépendante du
volume quantitatif ou qualitatif des ventes effectuées aux clients de la catégorie. Cette
zone est limitée à l’enregistrement d’un seul taux de remise. Elle est inactive dès lors
qu’une gamme de remise a été paramétrée pour la catégorie tarifaire.
• Hors remise : aucune remise n’est appliquée et la zone de saisie adjacente ainsi que la
liste des grilles de remise deviennent inaccessibles.
Si vous sélectionnez cette deuxième option alors que des remises ont été enregistrées, deux
événements peuvent se produire :
• la remise globale était enregistrée dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est sup-
primée et la zone devient inaccessible ;
• une grille de remise était enregistrée : un message d’avertissement apparaît pour vous
prévenir que la grille de remise va être supprimée.
« La tarification actuelle sera perdue. Voulez-vous réellement changer de tarifica-
tion ?
[Oui] [Non] »
Vous pouvez encore répondre [Non] à ce message et conserver les valeurs telles qu’elles
étaient. Si vous répondez [Oui], la grille de remise est effacée et toutes les zones de sai-
sie de remise s’estompent.

Devise
Liste déroulante permettant de sélectionner la devise dans laquelle la catégorie tarifaire est
exprimée. La liste est celle qui a été enregistrée dans l’option Devise de la fiche de l’entreprise.

PV (prix de vente) en devise

Il s’agit du prix de vente en devise de l’article. 14 caractères numériques. Cette zone n’est saisis-
sable que si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise. Le contenu de cette
zone est régi par le format de devise défini dans l’option de la fiche de l’entreprise.
Cette zone et la précédente sont inaccessibles si l’option Calcul du prix de vente par rapport
au prix de revient a été cochée.

Arrondi
Liste déroulante reprenant la liste des arrondis enregistrés dans les options de l’entreprise. Un
item supplémentaire, Aucun, est proposé par défaut si aucun arrondi ne doit être observé. Cette
zone n’est pas accessible si une devise est sélectionnée dans la liste déroulante Devise.
Cet arrondi ne s’applique que dans le cas où le prix de vente résulte du calcul

Prix d’achat * Coefficient.

Les arrondis apparaissent dans la liste sous une forme codifiée :

• Proche : +/–,
• Supérieur : +,

© 2009 Sage 463

 Menu Structure

• Inférieur : –,
• Fin proche : F+/–,
• Fin supérieur : F+,
• Fin inférieur : F–.

Calcul du Prix de vente / Prix de revient

Cette option, non cochée par défaut, indique au programme que le prix de vente doit être calculé
par rapport au prix de revient par application du coefficient défini pour l’article et le client.
Ce prix de vente sera alors déterminé lors de la saisie du document de vente en fonction du prix
de revient de la ligne.
L’utilisation de cette option invalide les zones Prix de vente, Devise et PV en devise.
Cette option permet de vendre à prix coûtant ou selon un coefficient de marge défini.

Gamme de remise
Cette zone à liste déroulante et les zones adjacentes permettent d’enregistrer des tarifs dégres-
sifs en fonction des quantités vendues. Elle affiche la liste des grilles de remise par quantité,
montant ou prix nets enregistrées dans l’option Gammes de la fiche de l’entreprise.

Voir l’option «Gamme», page 191.

Rappelons que la liste affiche les intitulés des grilles de remises que vous avez paramétrées.

Rappelons que les types de grilles de remises offerts dans les options de l’entreprise sont les
suivants :
• Aucune : aucune grille de remise ne sera appliquée à l’article.
• Quantité : la sélection de cette option permet d’enregistrer une grille de remise par quan-
tités dans les zones disposées en dessous.
• Montant : la sélection de cette option permet d’enregistrer une grille de remise par mon-
tants dans les zones disposées en dessous.
• Prix nets : la sélection de cette option fait s’afficher la gamme de remise sur prix nets
enregistrée dans les options de l’entreprise. Il faut, dans ce cas, mentionner le prix net de
vente à appliquer en fonction des quantités vendues.

Lorsqu’on sélectionne une gamme de remise différente de celle qui existe, un message avertit
que les valeurs précédemment saisies seront perdues.

« La tarification actuelle sera perdue. Voulez-vous réellement changer de tarification ?

[Oui] [Non] »

Liste des tranches de remise

La zone de liste disposée en dessous affiche les différentes tranches de remise ou de prix nets
enregistrées pour l’article et la catégorie tarifaire considérés. Le choix de la gamme de remise
s’effectue dans la zone à liste déroulante disposée au-dessus de la liste.
L’enregistrement d’une tranche s’effectue dans les zones disposées en dessous de la liste. Les
tranches sont classées par ordre croissant de quantités.

Pour modifier une tranche :

1 . Cliquez sur sa ligne pour la sélectionner. Les valeurs s’affichent dans les zones de saisie.
2 . Apportez les modifications voulues. Il n’est pas possible que les quantités de deux tran-
ches se recouvrent.
3 . Validez.

Pour supprimer une tranche :

1 . Sélectionnez sa ligne en cliquant dessus.

© 2009 Sage 464

 Menu Structure

2. Utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ».

Saisie des tranches

Les deux zones disposées sous la liste des tranches ne deviennent accessibles que si une dési-
gnation de grille différente de Aucune est sélectionnée dans la zone Gamme de remise.
Dans ce cas, la zone de gauche sert à saisir les quantités et celle de droite le montant des remi-
ses ou les prix nets dans le cas d’une grille de remise de ce type. Il faut valider (presser la touche
ENTREE) après chaque saisie de tranche qui vient alors s’inscrire à sa position logique dans la
liste.
La quantité indiquée pour une tranche est toujours sa borne supérieure, sa borne inférieure étant
représentée par la limite de la tranche qui lui est immédiatement inférieure. Pour indiquer la tran-
che maximale, taper des 9 à refus.
La saisie des remises s’effectue comme suit :
• si la tranche ne comporte aucune remise, laissez cette zone vide ;
• si la remise s’applique en pour-cent, tapez simplement la valeur du pourcentage sans le
faire suivre d’aucun symbole distinctif ;
• si la remise est une valeur globale en monnaie de tenue commerciale, tapez le montant de
la remise suivi du symbole F ;
• si la remise est comptée unitairement en fonction de la quantité, tapez le montant de la
remise suivi du symbole U ;
• si le type de grille est prix net, saisissez le montant HT du prix de vente correspondant à la
tranche ;
• il est possible de cumuler jusqu'à trois remises différentes pour une même tranche en les
séparant par le signe plus (+) ; le calcul de la remise résultante s’effectue alors de la gau-
che vers la droite ; on peut combiner des remises en pour-cent et en montant.

Il n’est pas possible de cumuler ou de mélanger des remises et des prix nets.

Exemple
Une grille de remise pourra avoir l’aspect suivant.

Quantité Remise

50

100 3%

150 3%+ 2%

200 250F

250 250F + 10%

99999999999 15U

Ce qui se traduira de la façon suivante :

jusqu'à 50 articles pas de remise
de 51 à 100 articles 3 % de remise sur le montant global de la vente
de 101 à 150 articles 4,94 % de remise sur le montant global de la vente
de 151 à 200 articles remise globale de 250 euros (si la monnaie de tenue est l’euro)
de 201 à 250 articles remise globale de 250 euros plus 10 % sur le montant global remise fixe
déduite
au dessus de 251 articlesremise de 15 euros par article.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

© 2009 Sage 465

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L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Volet Nouveau tarif d’une catégorie tarifaire article

Ce volet permet d’enregistrer les nouveaux tarifs que vous voulez appliquer à la présente catégo-
rie tarifaire de l’article ainsi que leur éventuelle date d’application. La mise à jour globale des nou-
veaux tarifs spécifiques ainsi enregistrés se fera à l’aide de la fonction Structure / Mise à jour des
tarifs.

Le titre de cet onglet est complété avec la date enregistrée pour l’application du nouveau tarif.

Voir la fonction «Mise à jour des tarifs», page 360.

Ne peuvent être saisies dans ce volet que les informations suivantes :

• Date d’application : zone dont la saisie est facultative et qui permet de fixer à l’avance la
date à laquelle la modification de tarif interviendra. Cette modification n’est cependant pas
automatique et doit se faire par l’intermédiaire de la fonction Mise à jour des tarifs.
• Coefficient,
• Prix de vente,
• Remise,
• PV en devise.

Seules les valeurs enregistrées dans ces zones seront prises en compte lors de la mise à jour
automatisée des tarifs.

Les autres zones peuvent être modifiées dans ce volet mais leurs modifications seront immédia-
tement reportées dans les zones équivalentes du volet « Tarif actuel » de la même fiche.

Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à une seule gamme

Un article à simple gamme comporte une gamme de produit (seule la liste déroulante Gamme 1
a été renseignée).

© 2009 Sage 466

 Menu Structure

La partie centrale des deux volets « Tarifs actuel » et « Nouveau tarif » de la fenêtre décrite pré-
cédemment s’est augmentée d’une zone dans laquelle vous pouvez définir un prix pour chacun
des énumérés composant la gamme. Par défaut, le prix appliqué à chacun est celui déterminé
dans la zone Prix de vente.

Pour ajouter un énuméré : tapez les informations dans les zones de saisie et validez. Si un énu-
méré est sélectionné, il faut le dessélectionner au préalable, sinon il est modifié.

La sélection et la dessélection des éléments dans les listes sont décrites dans le Manuel de la
gamme.

Les énumérés sont classés par ordre alphabétique.

Pour modifier un prix (ou un énuméré de la gamme) : cliquez sur sa ligne puis utilisez les zo-
nes de saisie en dessous de la liste. Validez pour enregistrer les modifications.

Pour supprimer un énuméré : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la

barre d’outils « Navigation ».

Les ajouts, modifications et suppressions d’énumérés de gammes ne valent que pour l’article en
cours et ne sont pas reportés dans les options de l’entreprise. Ils se répercutent cependant à tous
les tarifs de l’article (tarifs d’achat et de vente).

Toutes les autres zones sont identiques à celles de la fenêtre des articles sans gamme.

L’utilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles à simple gamme. Dans ce cas, le
prix unitaire qui sera proposé en saisie de pièce de vente sera celui de la tranche correspondante.

Détail d’une catégorie tarifaire – Articles à double gamme

Si l’article est à double gamme, la fenêtre de définition est quasi identique à celle d’un article à
simple gamme.

La liste déroulante Gamme 2 disposée au dessus de la liste des énumérés de Gamme 1 permet
d’afficher les éléments suivants :

• Gamme 2 : dans ce cas, la liste affiche les différents énumérés de la gamme 2 qu’il est
alors possible de modifier (ajout ou suppression d’un énuméré de gamme).

© 2009 Sage 467

 Menu Structure

• Enumérés de la gamme 2 : dans ce cas la liste affiche les énumérés de la gamme 1 dis-
ponibles pour l’énuméré de gamme 2 sélectionné. Il est alors possible de modifier cette
gamme 1 par modification, ajout ou suppression d’énuméré ou du prix unitaire.

Par défaut la liste déroulante est sur le premier énuméré de la gamme 2 et la liste affiche les énu-
mérés de la gamme 1 avec leur tarif.

Après sélection d’un énuméré de la gamme 2, la liste affiche les énumérés de la gamme 1 per-
mettant la modification du prix unitaire de chacun des énumérés.

La modification, la suppression ainsi que la création d’énumérés de gamme s’effectuent comme

dans le cas d’un article mono gamme.

Les tarifs ne peuvent être définis que par couple d’énumérés.

L’utilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles à double gamme. Dans ce cas, le
prix unitaire qui sera proposé en saisie de pièce de vente sera celui de la tranche correspondante.

Détail d’une catégorie tarifaire – Article à conditionnement

La création d’un tel article s’effectue par la sélection d’un conditionnement dans le volet « Fiche
principale » de l’article.

La gestion du conditionnement permet de définir par article différentes combinaisons en ne gérant

en stock qu’une seule entité (unité de vente). Elle n’apporte aucune modification aux tarifs des
achats.

La fenêtre qui s’ouvre comporte deux volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif ».

Voir le titre «Détail d’une catégorie tarifaire», page 462 pour la description de ces volets.

Les éléments de la liste sont les suivants.

Conditionnement
Zone reprenant par défaut les énumérés du conditionnement défini dans l’option Conditionne-
ment (voir les Options de l’entreprise). Il est possible de créer, de modifier ou de supprimer un
conditionnement.

La création d’un conditionnement se répercute aussi sur les catégories tarifaires.

© 2009 Sage 468

 Menu Structure

Pour ajouter un conditionnement : saisissez les valeurs dans les zones en dessous du tableau
Conditionnement, la désignation, la quantité et le prix unitaire du conditionnement et validez.

Pour modifier un conditionnement : il suffit de le sélectionner et d’effectuer les modifications

souhaitées dans la zone conditionnement puis de valider.

Pour supprimer un conditionnement : sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Suppri-

mer] de la barre d’outils « Navigation ».

Quantité de vente
L’unité de vente de l’article est rappelée dans le titre de la colonne Quantité. Il est possible de
modifier la quantité en sélectionnant le conditionnement, et en modifiant la quantité dans la zone
prévue à cet effet.
La quantité de vente reprend par défaut la quantité définie pour l’énuméré dans l’option Condi-
tionnement (commande A propos de…).

Prix unitaire du conditionnement

Le prix de vente du tarif multiplié par la quantité d’unité de vente du conditionnement est repris
par défaut. Il est possible de modifier le prix unitaire en sélectionnant le conditionnement et en
modifiant son prix unitaire dans la zone prévue à cet effet.
Le nombre de conditionnements par article est illimité.

Les modifications apportées aux conditionnements se répercutent à l’ensemble des tarifs de vente de l’arti-
cle.

Gamme de remise
La zone du bas de la fenêtre sert à l’enregistrement des tarifs dégressifs s’il y en a.
Les remises ou les prix nets enregistrées dans ces zones s’appliqueront dans les pièces men-
tionnant l’article.

La sélection d’une gamme de remise est précisée sous le titre «Paramétrage des fournisseurs –
Familles d’articles», page 436.

L’utilisation des gammes de remise Prix nets est possible avec les articles à conditionnement. Dans ce cas,
le prix unitaire qui sera proposé en saisie de pièce de vente sera celui de la tranche correspondante.

Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Win-
dows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire.

Tarifs clients

Cette liste est accessible par la sélection de Tarifs clients dans la liste déroulante sur Macintosh
ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cet onglet ou cette liste déroulante ap-
paraissent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet « Fiche principale » de la fiche article.

Les tarifs clients ne sont pas applicables aux clients affiliés à une centrale d’achat. Un message
d’avertissement le rappelle.

« Le client XXX possède une centrale d’achat. Des tarifs clients ne peuvent être définis sur
son compte !
[OK] »

© 2009 Sage 469

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Lors de la saisie de l’article dans un document, le programme procédera de la manière suivante :

• s’il existe un tarif pour le client concerné, c’est le prix défini dans le tarif client de l’article
qui sera proposé,
• s’il n’y a pas de tarif client, c’est le prix défini dans la catégorie tarifaire du client qui sera
affiché,
• s’il n’y a pas de tarif client et s’il n’existe aucune catégorie tarifaire, c’est le prix défini dans
la fiche principale qui sera proposé.

Rappelons que le tarif client doit s’utiliser uniquement pour gérer les exceptions.

La liste présente les éléments suivants :

• le N° du client,
• la Référence client : référence de l’article pour le client (18 caractères alphanumériques),
• le Coefficient,
• le Prix de vente,
• et la Remise.

Le prix de vente est suivi de « HT » si le prix est exprimé en hors taxe, de « TTC » si celui-ci est
défini toutes taxes comprises et s’il est exprimé en devise, dans le format de la devise.

Le mot « Remise » est remplacé par le mot « Gamme » si le tarif en question possède une gam-
me de type Remise par Quantité ou Remise par Montant ou Prix net.

L’utilisation du tarif client doit se faire pour les exceptions uniquement. En effet, les catégories tarifaires qui
ont été saisies dans l’option Catégorie tarifaire (options de l’entreprise) sont systématiquement rattachées
aux articles. Par contre, les tarifs par client doivent être créés pour chaque article.

Exemple
Un de vos client est gros consommateur d’un article bien particulier. De ce fait, il vous demande
pour cet article une tarification correspondant à sa masse d’achat. Vous allez créer pour l’article
en question un tarif client qui lui sera réservé.

Dans la mesure du possible, et pour ne pas alourdir inutilement le fichier commercial, privilégier
l’utilisation des catégories tarifaires.

1. Pour ajouter un tarif, assurez-vous que le pointillé de sélection se trouve bien dans la
liste (ou qu’une ligne y est sélectionnée) puis cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre
d’outils « Navigation ». Le nombre de tarifs par client pour un article n’est limité que par la
taille de vos fichiers.
2 . Leur consultation/modification ainsi que leur suppression s’effectue comme pour les listes
classiques (voir le Manuel de la gamme).

On peut utiliser les boutons [Précédent] et [Suivant] pour faire défiler les fiches tarifs.

© 2009 Sage 470

 Menu Structure

Détail d’un tarif client - Article sans gamme ni conditionnement

La plupart des zones de la fenêtre de saisie des tarifs d’exception ont un fonctionnement identique
à celui décrit pour les catégories tarifaires. Veuillez vous y référer.

La fenêtre qui s’ouvre comporte notamment deux volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif ».

Voir le titre «Détail d’une catégorie tarifaire», page 462 pour la description de ces volets.

Seules les zones décrites ci-après sont particulières aux tarifs d’exception.

Référence
Zone de 18 caractères alphanumériques (similaire à la référence article) qui permet d’indiquer
une référence article pour le client. Cette référence article client est unique pour le client tous
articles confondus.
Si le programme constate un doublon dans les références articles clients, il affiche un message
d’erreur.

Numéro client
Cette liste déroulante permet la sélection d’un numéro de client à condition qu’il ait été enregistré
au préalable dans les fiches clients.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Détail d’un tarif client - Article à gamme

La plupart des zones de la fenêtre de saisie des tarifs d’exception ont un fonctionnement identique
à celui décrit pour les catégories tarifaires et pour les articles sans gamme ni conditionnement.
Veuillez vous y référer.

Seule la zone décrite ci-après est particulière aux tarifs d’exception des articles à gamme.

© 2009 Sage 471

 Menu Structure

Référence énuméré
Cette zone de 18 caractères alphanumériques (similaire à la référence article) apparaît dans la
liste des énumérés.
Elle permet d’indiquer une référence énuméré réservée au client. Cette référence énuméré client
est unique pour le client tous articles confondus.
Si le programme constate un doublon dans les références énumérés clients, il affiche un mes-
sage d’erreur.

Les articles à double gamme sont gérés comme ceux à simple gamme. Une référence énuméré peut
s’appliquer à chaque couple d’énumérés.

Gestion des références fournisseurs - Tarifs d’achat

Cette liste, disposée au bas du volet «Fiche principale» de l’article, est accessible par la sélection
de Fournisseurs dans la liste déroulante sur Macintosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom
sous Windows. Elle affiche l’ensemble des fournisseurs susceptibles de livrer l’article considéré.

Le fournisseur principal est marqué d’une coche .

Elle reprend par défaut les fournisseurs définis dans la famille de l’article pour lesquels il vous faut
renseigner la référence et le prix d’achat.

Pour créer une référence fournisseur, cliquez dans la zone puis sur le bouton [Ajouter] de
la barre d’outils « Navigation ».

La liste reprend les informations suivantes :

• le Type de fournisseur (principal),

• le Nom du fournisseur,

© 2009 Sage 472

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• la Référence de l’article chez le fournisseur,

• le Prix d’achat au format de la devise si celui-ci est exprimé en devise,
• le Taux de remise (ou Gamme si une gamme de remise est affectée),
• et le Taux de Conversion.
La liste des références fournisseurs est classée par numéro de fournisseur.

La consultation, la modification des fournisseurs ainsi que leur suppression s’effectue comme
pour les listes classiques (voir le Manuel de la gamme).

Les fiches fournisseurs des articles à conditionnement ne présentent pas de caractéristiques particulières.

On peut utiliser les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d'outils

« Navigation » pour faire défiler les fiches tarifs.

Détail d’un fournisseur - Article sans gamme

La fenêtre décrite ici est celle qui s’affiche si l’article ne comporte pas de gamme.

La fenêtre qui s’ouvre comporte deux volets « Tarif actuel » et « Nouveau tarif ».

Voir le titre «Détail d’une catégorie tarifaire», page 462 pour la description de ces volets.

Si l’article comporte une gamme de type produit, la fenêtre de définition est différente.

Voir le titre «Détail d’un fournisseur - Article à une seule gamme», page 476.

Référence
Il s’agit de la référence de l’article chez le fournisseur. Zone de 18 caractères alphanumériques
au maximum. Ce que vous tapez est automatiquement converti en majuscules.

La zone Référence accepte également les 7 caractères suivants ; la barre de fraction (/), le tiret (-), le pour-
centage (%), le signe plus (+), le signe dollar ($), le point (.), et l’espace. Ce dernier sera représenté par le
signe souligné (_) mais sera effectivement enregistré comme un espace.

© 2009 Sage 473

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Code barres
Zone de 18 caractères alphanumériques permettant d’enregistrer un code barres propre au four-
nisseur de l’article considéré.
Ce code barres doit être unique pour le fournisseur tous articles confondus. Un message
d’erreur apparaît en cas de doublon.
Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont
les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifi-
ques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.

Prix d’achat
Il s’agit du prix d’achat HT de l’article chez le fournisseur. Par défaut le programme reprend le
prix d’achat du volet « Fiche principale » de l’article.
Cette zone est estompée si une devise est sélectionnée.
Cette zone peut être mise à jour si l’option Mise à jour du prix d’achat en saisie a été paramé-
trée sur une valeur différente de Aucune.

Voir le volet «Volet Préférences - A propos de…», page 151.

Selon que l’article dispose d’une unité de conversion différente de 1 ou qu’il soit à gamme, la mise
à jour du prix mentionné dans cette zone présente différentes particularités.

Voir le titre «Mise à jour du prix d’achat dans les références fournisseurs», page 478.

Remise
Cette zone se compose d’une liste déroulante et d’une zone de saisie.
La liste déroulante offre deux choix :
• Remise : la remise enregistrée dans la zone de saisie adjacente est indépendante du
volume quantitatif ou qualitatif des différents achats effectués chez le fournisseur. Cette
zone est limitée à l’enregistrement d’un taux de remise. Elle est inactive dès lors qu’une
gamme de remise a été paramétrée pour la référence fournisseur.
• Hors remise : aucune remise n’est appliquée et la zone de saisie adjacente ainsi que la
liste des grilles de remise deviennent inaccessibles.
Si vous sélectionnez cette deuxième option alors que des remises ont été enregistrées, deux
événements peuvent se produire :
• la remise globale était enregistrée dans la zone de saisie adjacente : cette valeur est sup-
primée et la zone devient inaccessible ;
• une grille de remise était enregistrée : un message d’avertissement apparaît pour vous
prévenir que la grille de remise va être supprimée. Vous pouvez encore répondre Non à
ce message et conserver les valeurs telles qu’elles étaient. Si vous répondez Oui, la grille
de remise est effacée et toutes les zones de saisie de remise s’estompent.

Unité d’achat
Liste déroulante proposant la liste des unités d’achat. Il s’agit de l’unité dans laquelle est exprimé
le prix d’achat.

Unité(s) d’achat = Unité(s) de vente

Ces deux zones permettent d’enregistrer les deux facteurs pris en compte par le programme
pour convertir les unités d’achat entrant en stock en unités de vente dans lesquelles sont gérés
les stocks :
• l’unité d’achat et
• l’unité de vente.
Par défaut ces deux valeurs sont égales à 1.

L’unité de conversion est le rapport entre l’unité d’achat et celle de vente.

© 2009 Sage 474

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La détermination de l’unité de conversion se fait de la façon suivante :

• Si l’unité d’achat est égale à 1 ou si elle n’a pas été renseignée, l’unité de conversion est
égale à l’unité de vente.
Si cette dernière valeur n’a pas été précisée, l’unité de conversion prend la valeur 1.

• Si l’unité d’achat a une valeur supérieure à 1, l’unité de conversion s’exprime alors par le
rapport : Unité de vente / Unité d’achat.
Si l’unité de vente n’a pas été précisée, sa valeur est prise égale à 1.

L’unité ainsi déterminée sera celle mentionnée lors des impressions.

Exemple
Un article est acheté par palettes de 50 et revendu par lots de 2. La valeur 50 doit être saisie dans
la zone Unité(s) d’achat et la valeur 2 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est alors de
25.
En d’autres termes : 2 unités d’achat = 50 unités de vente ou plus simplement
1 unité d’achat = 25 unités de vente.
Un article est acheté à la douzaine et revendu à l’unité. La valeur 12 doit être saisie dans la zone
Unité(s) d’achat et la valeur 1 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est 12.
En d’autres termes : 1 unité d’achat = 12 unités de vente.
Un article est acheté au kilogramme et revendu au quintal. La valeur 1 doit être saisie dans la zone
Unité(s) d’achat et la valeur 100 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est 1;100.
En d’autres termes : 100 unités d’achat = 1 unité de vente.
Un article est acheté par lots de 3 et revendus par lots de 2. La valeur 3 doit être saisie dans la
zone Unité(s) d’achat et la valeur 2 dans Unité(s) de vente. L’unité de conversion est 3;2.
En d’autres termes : 2 unités d’achat = 3 unités de vente.

Il est très important de bien renseigner ces deux zones dans le cas d’un article ayant une unité d’achat dif-
férente de celle de vente. Si ces zones ne sont pas renseignées, le programme considère que l’unité
d’achat est égale à celle de vente (taux de conversion = 1). Cela risque de fausser les quantités entrées en
stock ainsi que sa valorisation.

Fournisseur principal
Case à cocher permettant de sélectionner le fournisseur principal. Cette information est obliga-
toire. Le fait de sélectionner cette option pour un fournisseur donné dessélectionne le précédent.
Le programme reprend par défaut le fournisseur principal enregistré dans la famille de l’article.
L’affectation d’un fournisseur comme principal aura une influence sur les commandes automati-
ques (voir articles en indisponibilité dans les Documents des ventes).
Cette précision est rappelée dans la liste des références fournisseurs par une coche au début
de sa ligne.

Numéro fournisseur
Liste déroulante permettant de sélectionner le numéro du fournisseur et son intitulé à condition
qu’il ait été créé au préalable.

Devise
Liste déroulante permettant de sélectionner la devise enregistrée dans l’option A propos de... /
Options / Devise.

PA en devise
Zone de 14 caractères numériques permettant de saisir le prix d’achat en devise de l’article chez
le fournisseur. Cette zone n’est saisissable que si une devise est rattachée à la référence four-
nisseur. Le montant indiqué est régi par le format de la devise (cf. l’option Fichier / A propos
de… / Options / Devise).
Le fait d’affecter une devise active la zone PA en devise et rend inactive la zone Prix d’achat.

© 2009 Sage 475

 Menu Structure

Colisage
Quantité minimale imposée par le fournisseur. Cette information doit être enregistrée en unités
d’achat. 14 caractères numériques au maximum. L’intitulé de l’unité d’achat sélectionnée appa-
raît à droite de la zone de saisie.
Exemple
Vous achetez un article par cartons de 12. Vous avez enregistré Carton de 12 comme unité
d’achat. Votre fournisseur vous livre ces cartons par palette de 4 et vous impose un minimum de
2 palettes. Le colisage à saisir est donc 8.

QEC (Quantité économique de commande)

Minimum de commande que l’on se fixe. 14 caractères numériques au maximum. Cette valeur
ne peut être inférieure au Colisage et doit être enregistrée en unités d’achat. L’intitulé de l’unité
d’achat sélectionnée apparaît à droite de la zone de saisie.

Garantie
Garantie du fournisseur pour l’article en mois comprise entre 0 et 9999.

Délai d’approvisionnement (appro)

Délai d’approvisionnement moyen en jours compris entre 0 et 999.

Gamme de remise

La zone du bas de la fenêtre sert à l’enregistrement des tarifs dégressifs s’il y en a. Les remises
enregistrées dans ces zones s’appliqueront dans les pièces mentionnant l’article.

Sélection d’une gamme de remise

La liste déroulante propose les gammes de types Remise par quantité, Remise par montant et
Prix nets enregistrées dans l’option A propos de… / Options / Gamme. Cette liste propose un
item supplémentaire Aucune : aucun tarif dégressif n’est proposé pour l’article et le fournisseurs
sélectionnés.

La sélection d’une gamme de remise est précisée sous le titre «Paramétrage des fournisseurs –
Familles d’articles», page 436.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Détail d’un fournisseur - Article à une seule gamme

Si l’article est à simple gamme, la fenêtre de définition est différente.

Un article à simple gamme comporte une seule gamme de produit (seule la liste déroulante Gam-
me 1 a été renseignée).

© 2009 Sage 476

 Menu Structure

La partie centrale de cette fenêtre s’est augmentée d’une zone dans laquelle vous pouvez définir
une référence énuméré, un code barres et un prix pour chacun des articles composant la gamme.
Par défaut, le prix appliqué à chacun est celui déterminé dans la zone Prix d’achat.

Pour ajouter un énuméré, tapez les informations dans les zones de saisie en dessous de la liste
et validez. Si un énuméré est sélectionné, il faut le dessélectionner au préalable, sinon il est mo-
difié.

Voir le Manuel de la gamme en ce qui concerne les sélections et dessélections dans les listes.

Les énumérés sont classés par ordre alphabétique.

1 . Pour modifier un prix (ou un énuméré de la gamme), cliquez sur sa ligne puis utilisez les
zones de saisie en dessous de la liste. Validez pour enregistrer les modifications.

2. Pour supprimer un énuméré, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Supprimer] de

la barre d’outils « Navigation ».

Les ajouts, modifications et suppressions d’énumérés de gammes ne valent que pour l’article en
cours et ne sont pas reportés dans les options de l’entreprise. Ils se répercutent cependant à tous
les tarifs de l’article (tarifs d’achat et de vente).

Toutes les zones sont identiques à celles de la fenêtre des articles sans gamme à l’exception des
deux suivantes qui apparaissent dans la liste des énumérés.

Référence énuméré
Cette zone de 18 caractères alphanumériques (similaire à la référence article) apparaît dans la
liste des énumérés.
Elle permet d’indiquer une référence énuméré pour le fournisseur. Cette référence énuméré four-
nisseur est unique pour le fournisseur tous articles confondus.
Si le programme constate un doublon dans les références énumérés fournisseurs, il affiche un
message d’erreur.

Code barres
Zone de 18 caractères alphanumériques permettant d’indiquer un code barres pour chaque énu-
méré de gamme ou couple d’énumérés de gamme.

© 2009 Sage 477

 Menu Structure

Le code barre doit être unique pour l’ensemble des articles du fournisseur. Un message d’erreur
apparaîtra si le programme constate la présence d’un doublon.
Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont
les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifi-
ques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.

Détail d’un fournisseur - Article à deux gammes

Si l’article est à double gamme, la fenêtre de définition est quasi identique à celle d’un article à
simple gamme.

La liste déroulante Gamme 2 disposée au dessus de la liste des énumérés de Gamme 1 permet
d’afficher les éléments suivants :

• Gamme 2 : dans ce cas, la liste affiche les différents énumérés de la gamme 2 qu’il est
alors possible de modifier (ajout ou suppression d’un énuméré de gamme).

• Enumérés de la gamme 2 : dans ce cas la liste affiche les énumérés de la gamme 1 dis-
ponibles pour l’énuméré de gamme 2 sélectionné. Il est alors possible de modifier cette
gamme 1 par modification, ajout ou suppression d’énuméré ou du prix unitaire.

Par défaut la liste déroulante est positionnée sur le premier énuméré de la gamme 2 et la liste
affiche les énumérés de la gamme 1 avec leur tarif.

Après sélection d’un énuméré de la gamme 2, la liste affiche les énumérés de la gamme 1 per-
mettant la modification du prix unitaire de chacun des énumérés de la gamme 1, la suppression
des énumérés, la création des énumérés de la gamme 1.

Les tarifs ne peuvent être définis que par couple d’énumérés.

Pour enregistrer les valeurs saisies, refermez la fenêtre ou pressez la touche ECHAP sur Win-
dows ou ESC sur Macintosh pour ne rien faire.

Mise à jour du prix d’achat dans les références fournisseurs

Mise à jour en cas d’unité de conversion

Deux cas peuvent se présenter :

• L’unité de conversion est égale à 1 : le prix d’achat est reporté sans modification.
• L’unité de conversion est différente de 1 : le prix d’achat est recalculé en appliquant la con-
version.

L’unité de conversion est décrite plus haut dans cette fonction.

Exemple
Soient les références fournisseurs suivantes :
1 unité d’achat = 1 unité de vente
Prix d’achat saisi dans le document : 100,00
Prix mentionné lors de la mise à jour : 100,00
1 unité d’achat = 12 unités de vente
Prix d’achat saisi dans le document : 100,00
Prix mentionné lors de la mise à jour : 100,00 / 12 = 8.33
3 unités d’achat = 1 unité de vente
Prix d’achat saisi dans le document : 100,00

© 2009 Sage 478

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Prix mentionné lors de la mise à jour : 100,00 / (1 / 3) = 300

Mise à jour en cas d’article à gamme de type produit

Lorsque la saisie est effectuée à partir de la fenêtre de saisie des énumérés de gamme, plusieurs
lignes peuvent être enregistrées automatiquement dans le document d’achat. Le prix d’achat mo-
difié sera celui de chaque énuméré concerné.

En cas d’article mentionnant un prix d’achat en devise, c’est cette valeur qui est modifiée dans la référence
fournisseur. La saisie des documents d’achat ne permet pas de saisir un document ayant une devise enre-
gistrée dans l’en-tête différente de celle de la référence du fournisseur. La devise ne peut pas être modifiée
à ce niveau.

Le tableau qui suit précise les types de documents qui mettent ou non à jour les prix d’achat en
fonction du choix fait dans la zone Mise à jour du prix d’achat en saisie de la fiche de l’entre-
prise.
Exemple

Type de document Position de l’option Mise à jour du prix d’achat en saisie

Prépara-
Bon de
tion de Bon de
Aucune com- Facture
com- livraison
mande
mande

Préparation de commande Non Oui Non Non Non

Bon de commande Non Oui Oui Non Non

Bon de livraison Non Oui Oui Oui Non

Bon de retour Non Non Non Non Non

Bon d’avoir fournisseur Non Non Non Non Non

Facture Non Oui Oui Oui Oui

Exemple
L’article simple BAAR01 a la référence fournisseur suivante :
N° fournisseur BILLO
Référence fournisseur BAR1
Prix d’achat 150,00
Devise Aucune
Prix d’achat en devise Vide
Option Mise à jour du prix d’achat en saisie positionnée sur Bon de commande.
Saisie d’une préparation de commande pour le fournisseur BILLO
Prix d’achat mentionné dans la pièce = 140,00
Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 150,00
Pas de modification
Saisie d’un bon de commande pour le fournisseur BILLO
Prix d’achat mentionné dans la pièce = 160,00
Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 160,00
Modification du prix d’achat
Saisie d’un bon de livraison pour le fournisseur BILLO
Prix d’achat mentionné dans la pièce = 130,00
Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 130,00
Modification du prix d’achat
Saisie d’une facture pour le fournisseur BILLO
Prix d’achat mentionné dans la pièce = 155,00
Prix d’achat mentionné dans la référence fournisseur : 155,00

© 2009 Sage 479

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Modification du prix d’achat

Exemple
L’article BRAAR10 a la référence fournisseur suivante :
N° fournisseur ECLAT
Référence fournisseur BR001
Prix d’achat Vide
Devise £
Prix d’achat en devise 40,00 £
Option Mise à jour du prix d’achat en saisie positionnée sur Bon de commande.
Saisie d’une préparation de commande pour le fournisseur ECLAT
Devise d’en-tête de pièce : £
Prix d’achat en devise mentionné dans la pièce = 35,00
Prix d’achat en devise mentionné dans la référence fournisseur : 40,00
Pas de modification
Saisie d’un bon de commande pour le fournisseur ECLAT
Devise d’en-tête de pièce : £
Prix d’achat en devise mentionné dans la pièce = 60,00
Prix d’achat en devise mentionné dans la référence fournisseur : 60,00
Modification du prix d’achat
Saisie d’un bon de livraison pour le fournisseur ECLAT
Devise d’en-tête de pièce : £
Prix d’achat en devise mentionné dans la pièce = 30,00
Prix d’achat en devise mentionné dans la référence fournisseur : 30,00
Modification du prix d’achat

Gestion des énumérés de gamme

Cette fonction, et le volet qui lui correspond, n’est disponible que pour les articles disposant d’une
ou de deux gammes.

Cette liste est accessible par la sélection de Gamme dans la liste déroulante sur Macintosh ou en
cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet onglet apparais-
sent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet «Fiche principale» de la fiche article.

Cette commande permet d’affecter une référence, un code barres et un prix d’achat aux articles
à simple gamme ou à double gamme. Elle permet aussi de gérer directement et plus simplement
les combinaisons de gammes en cas d’articles à deux gammes.

Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont les polices
Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifiques, vous pouvez vous
rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.

Lors de la saisie des documents de vente, si l’on enregistre directement, dans la colonne Réfé-
rence article, la référence par énuméré de gamme, la fenêtre de sélection des gammes ne s’af-
fichera pas et la ou les colonnes Gamme se compléteront du ou des énumérés correspondants.
La référence de l’article sera automatiquement convertie dans celle de l’article.

© 2009 Sage 480

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En cas de conversion des fichiers d’une version antérieure à la version 6.00, le prix d’achat affecté aux énu-
mérés sera celui enregistré dans la fiche du fournisseur principal (si elle existe) sinon ce sera le prix d’achat
enregistré dans le volet « Fiche principale » de l’article.

La saisie de ces informations s’effectue directement dans cette fenêtre sans qu’il soit nécessaire
d’en faire apparaître une particulière.

Code barres
Zone de 18 caractères alphanumériques permettant d’indiquer un code barre pour chaque énu-
méré de gamme ou couple d’énumérés de gamme.
Le code barre doit être unique pour l’ensemble du fichier des articles. Un message d’erreur
apparaîtra si le programme constate la présence d’un doublon.
Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont
les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifi-
ques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.

Existence d’un Lorsqu’un nouveau tarif d’achat comportant une date d’application a été enregistré dans le volet
nouveau tarif «Nouveau tarif» accessible à ce même niveau, une case à cocher Nouveau tarif au… apparaît
dans cette fenêtre.

Elle mentionne l’existence d’un nouveau tarif général enregistré pour la gamme de l’article avec
application à une date donnée. Quand on la coche, le nouveau tarif général d’achat apparaît à
droite de chaque élément de gamme (si le nouveau tarif porte sur le prix d’achat). Il est alors pos-
sible de moduler le tarif d’achat en fonction de l’élément de gamme en sélectionnant chaque ligne
et en portant les modifications dans les zones de saisie au bas de la liste puis en validant.

Cet affichage et ces saisies n’ont aucun effet sur les documents d’achat qui resteront tarifés aux
prix actuels tant qu’une mise à jour des tarifs n’aura pas été réalisée.

Article à une seule gamme

Dans le cas d’un article à une seule gamme, les zones de saisie ont l’aspect illustré plus haut.

Il est possible d’ajouter ou de supprimer des énumérés pour l’article en cours de paramétrage.

Pour ajouter un énuméré : assurez-vous qu’aucune ligne n’est sélectionnée et enregistrez réfé-
rence, nouvel énuméré et prix d’achat dans les zones de saisie en dessous de la liste. Validez
après saisie.

Voir le Manuel de la gamme pour la sélection ou la dessélection des éléments dans les listes.

Pour modifier un énuméré : cliquez sur sa ligne, apportez les modifications et validez.

Pour supprimer un énuméré : sélectionnez sa ligne dans la liste et utilisez le bouton [Sup-
primer] de la barre d’outils « Navigation ».

© 2009 Sage 481

 Menu Structure

Référence
Cette colonne permet l’enregistrement de la référence de l’article (18 caractères alphanuméri-
ques) correspondant à l’énuméré de gamme mentionné.
Cette référence doit être unique pour l’ensemble du fichier article. Elle peut être imprimée dans
les états.

Enuméré
Cette colonne, dont le contenu est modifiable, reprend l’énuméré de gamme de type Produit
affecté à l’article en cours de saisie.

Prix d’achat
Cette colonne permet la saisie du prix d’achat correspondant à l’énuméré.

Articles à deux gammes

Dans le cas d’un article à deux gammes, les zones de saisie ont un aspect différent.

Gamme 2
Cette liste déroulante disposé au dessus de la liste des énumérés permet de choisir un des énu-
mérés de second niveau pour affecter références, énumérés (de second niveau) et prix d’achat.
Le maniement est identique à celui détaillé ci-dessus.

Pour modifier les énumérés de premier niveau (Gamme 1) il faut afficher Gamme 2 dans cette liste dérou-
lante. Dans ce cas, la liste des énumérés de niveau 1 apparaît et vous pouvez travailler dessus mais seule-
ment pour en modifier la gamme.

Gestion des conditionnements

Cette commande n’est disponible que pour les articles disposant d’un conditionnement.

Cette liste est accessible par la sélection de Conditionnement dans la liste déroulante sur Mac-
intosh ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet onglet
apparaissent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet «Fiche principale» de la fiche ar-
ticle.

Cette commande permet d’affecter une référence particulière aux différents conditionnements
pratiqués. Il est possible de modifier les quantités et d’ajouter, de modifier ou de supprimer les
énumérés de conditionnements.

© 2009 Sage 482

 Menu Structure

Le maniement des zones de cette liste s’effectue exactement comme celui des énumérés de gam-
me. Veuillez vous y reporter.

La liste mentionne une colonne Codes barres qui peut être saisie manuellement (18 caractères
alphanumériques majuscules) ou renseignée automatiquement par le programme lors de la créa-
tion de l’article si on utilise la codification automatique. Ce code barres peut servir à l’appel de
l’article dans une pièce. Le programme vérifie l’unicité de ce code.

Voir l’option «Codification automatique», page 167 de la fiche de l’entreprise.

Une colonne P (Principal) précise, sous la forme d’une coche , le conditionnement principal,
c’est-à-dire celui qui sera proposé par défaut lors de la saisie de l’article dans une pièce de vente.
Il ne peut y avoir qu’un seul article principal. Le fait de cocher une ligne dessélectionne celle qui
était cochée auparavant. Le conditionnement par défaut est reporté dans le volet «Stock» pour
l’affichage des valeurs. Le programme n’affecte aucun conditionnement par défaut. Cette infor-
mation n’est pas obligatoire.

Si on veut, en saisie de pièce, modifier le conditionnement proposé par défaut, il faut presser la touche de
fonction F4 depuis la colonne Conditionnement pour ouvrir la fenêtre « Conditionnement » de l’article et
sélectionner celui qui convient.

Nouveau tarif

Cette liste est accessible par la sélection de Nouveau tarif dans la liste déroulante sur Macintosh
ou en cliquant sur l’onglet du même nom sous Windows. Cette liste déroulante ou cet onglet ap-
paraissent au dessus de la liste qui constitue le bas du volet « Fiche principale » de la fiche article.

Ce volet permet de définir le nouveau tarif principal de l’article.

Les valeurs enregistrées dans ce volet concernent l’article en général et n’ont aucune influence sur
les tarifs spéciaux appliqués aux catégories de clients, tarifs d’exception clients, etc.

Les modifications de ces tarifs spéciaux s’effectuent dans les volets « Nouveau tarif » accessibles
dans les fiches des catégories tarifaires, tarifs d’exception et autres décrites sous les titres qui les
concernent.

La mise à jour des tarifs généraux des articles s’effectue par le biais de la fonction Structure / Mise
à jour des tarifs.

Reportez-vous à la fonction «Mise à jour des tarifs», page 360 pour toute information concernant
le déroulement des mises à jour.

Pour saisir une nouvelle valeur :

1 . cliquez sur la ligne pour la sélectionner ;
2 . enregistrez la nouvelle valeur dans la zone de saisie en bas du volet ;
3 . validez.

© 2009 Sage 483

 Menu Structure

Pour modifier une valeur :

1 . cliquez sur la ligne pour la sélectionner ;
2 . enregistrez la valeur modifiée dans la zone de saisie en bas du volet ;
3 . validez.

Pour supprimer une valeur :

1 . cliquez sur la ligne pour la sélectionner ;
2 . effacez la valeur dans la zone de saisie en bas du volet ;
3 . validez.

Date d’application du nouveau tarif

La saisie de cette date est obligatoire.
Si aucune date n’est renseignée, le programme affiche un message d’erreur à la fermeture de la
fenêtre ou au changement de volet.

Un calendrier peut être ouvert à partir de cette zone pour faciliter la sélection et la saisie des dates.

L’utilisation du calendrier est décrite dans le Manuel de la gamme.

Nouveau prix d’achat / Nouveau coefficient / Nouveau prix de vente

La saisie de ces trois valeurs n’est pas obligatoire.
Si le prix d’achat et le coefficient sont saisis, le programme détermine automatiquement le prix
de vente ; ce prix de vente peut néanmoins être modifié.

Volet Complément - Articles

On accède au volet « Complément » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même

nom sous Windows ou sur le bouton [Complément] sur Macintosh.

Cette fiche rassemble des informations diverses et en particulier les informations concernant les
catégories comptables rattachées à l’article.

Les boutons et onglets de la partie supérieure de la fenêtre ont été décrits plus haut. En création
de fiche article, la plupart de ces zones reprennent les valeurs paramétrées dans la fiche de la
famille à laquelle l’article appartient. Toutes sont modifiables.

© 2009 Sage 484

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Unité de poids
Cette zone affiche par défaut l’unité de poids de la zone Unité de poids du volet Commercial /
Paramètres généraux de la fiche entreprise. Dans la fiche article, cette zone est modifiable.

La zone Unité de poids est liée aux deux zones suivantes. Ces deux zones ont par défaut les
intitulés Poids net et Poids brut. Mais, leur intitulé peut être différent si ces libellés ont été per-
sonnalisés dans la zone Personnalisation des libellés de poids du volet Commercial / Para-
mètres généraux de la fiche entreprise.

Utiliser alors ces deux zones pour y saisir une valeur.

Il est possible de facturer des articles en fonction du poids. Voir plus loin les explications données sur ce
point.

Délai de livraison
Zone permettant de saisir le nombre de jours correspondant au délai de livraison, quel que soit le
format de la date de livraison dans le volet «A propos de votre société / Commercial». Rappe-
lons qu’il peut être compris entre 0 et 999.

Garantie
Zone reprenant la valeur saisie dans la famille. Elle est également modifiable. Elle doit être com-
prise entre 0 et 9999 et être saisie en mois.

Raccourci
Zone de 6 caractères alphanumériques au maximum. Ce code permet d’appeler l’article corres-
pondant lors des saisies de pièces.
Les indications portées à la suite de la désignation de la zone ne sont qu’un simple rappel de la
façon dont, en saisie de pièce, on peut appeler ce raccourci, c’est-à-dire en tapant ce dernier en
même temps que vous maintenez enfoncées les touches CTRL + MAJUSCULE sur Windows ou
COMMANDE + OPTION sur Macintosh.

Article en contremarque
Case à cocher permettant d'indiquer que l'article est géré en contremarque.

Voir la commande «Contremarque», page 1590.

Un article en contremarque peut bénéficier de toutes les options liées aux articles. Il peut être géré
en stock ou non.

© 2009 Sage 485

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Sa gestion en stock, cependant, offre quelques particularités car, bien que son stock soit théori-
quement toujours nul, il peut être emmagasiné temporairement le temps de préparer la livraison
du client sitôt celle du fournisseur effectuée.

Voir le volet «Volet Stock - Articles», page 501.

Vente au débit
Option permettant de saisir dans la colonne Conditionnement d’un document de vente ou
d’achat, les opérateurs et les opérandes servant au calcul de la quantité.

Cette option est incompatible (la zone est estompée) avec :

- le suivi de stock par lot,
- le suivi de stock sérialisé,
- les articles à gamme de type produit,
- les articles à conditionnement.

Exemple
L’article Fermoir cliquet est géré en vente au débit. Le corps de la facture reprend les éléments
suivants :

Conditionne-
Référence Désignation Quantité Quantité colisée
ment

Valeur saisie sur la ligne de pièce

CHFE01 Fermoir cliquet 1 1 = 6*2

Valeur affichée sur la ligne après validation

CHFE01 Fermoir cliquet 12 12 6*2

L’information de la colonne Conditionnement est la seule information saisie.

Le signe égal (=) disparaît après validation de la ligne. Il ne sert qu’à permettre au programme de faire la
distinction entre un texte et une formule.

Facturation / poids net

L’intitulé de cette option peut être différent et dépend de la zone Personnalisation des libellés
de poids du volet Commercial / Paramètres généraux de la fiche entreprise.

Cette option permet d’obtenir une unité de facturation (le poids net ou libellé personnalisé) diffé-
rente de l’unité de gestion du stock (la quantité).
Pour un tel article, la sélection de cette option entraîne que le montant HT est calculé d’après la
formule suivante :
(Prix unitaire * Poids net global)  Remise = Montant HT
La valeur enregistrée dans cette fenêtre est proposée par défaut en saisie des documents dans
la colonne Poids net (ou libellé personnalisé). Cette valeur par défaut est ensuite multipliée par
les quantités saisies.

Pour un article pour lequel l'option Facturation / poids net est sélectionnée, les prix renseignés dans les
tarifs de vente et d'achat sont exprimés pour une unité de l'unité de poids renseignée dans le volet « A pro-
pos de.... / Commercial ».

Les remises de type U (remise unitaire) s’appliquent sur les quantités.

La modification de cette option n’est pas répercutée sur les articles déjà enregistrés dans les pièces.

Facturation forfaitaire
Pour un article dont cette option est sélectionnée, les quantités saisies ne sont pas totalisées.

© 2009 Sage 486

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Rappelons que la saisie d’une quantité sur une ligne de pièce est obligatoire et que sa valeur par défaut
est 1.

Cette option permet d’utiliser des articles de charge (frais de port, emballage, remise, consigna-
tion) qui ne nécessitent pas la saisie d’une quantité. Dans les documents utilisant de tels articles,
les quantités saisies sur les lignes correspondantes ne fausseront pas les totaux relatifs aux quan-
tités. Ces quantités seront toutefois utilisées pour calculer le montant HT de la ligne.

Non soumis à l’escompte

Cette option permet de définir l’article comme non soumis à l’escompte. Dans ce cas, le montant
hors taxe de l’article n’entrera pas dans la base de calcul de l’escompte (option non cochée par
défaut).
Exemple
Pour créer un article concernant les frais de transport, il faut sélectionner cette option. Le montant
des frais de transport ne sera pas compris dans la base de calcul de l’escompte.

La modification de cette option n’est pas répercutée sur les articles déjà enregistrés dans les pièces.

Non impression document

Option permettant de ne pas faire figurer l’article dans le corps du document. Toutefois il pourra
apparaître à n’importe quel endroit du document, si la mise en page le permet.
Cette option permet, par exemple, de ne pas imprimer la facturation des frais de port dans le
corps du document, mais uniquement dans le pied (à condition que le modèle de mise en page
utilisé le prévoit).

Hors statistiques
Option permettant de ne pas prendre en compte le chiffre d’affaires généré par cet article lors
des calculs des impressions des statistiques. Cette option peut être cochée pour les articles
comme les frais de port. Elle peut être révoquée lors des impressions.

Mise en sommeil
Option permettant de retirer du catalogue les articles pour lesquels la distribution n’est plus assu-
rée. Lors de la saisie des documents, un message préviendra que cet article n’est plus au cata-
logue de l’entreprise. La teneur de ce message dépend du paramétrage fait de l’option Interdire
saisie des données mises en sommeil du volet « Fichier / A propos de… / Commercial / Para-
mètres généraux ». Ce paramétrage interdira ou autorisera quand même la saisie de l’article.

Voir le «Sous-volet Paramètres généraux - Volet Commercial de la fiche entreprise», page 136.
Lors de la procédure d’archivage, il sera possible de supprimer les fiches articles pour lesquelles
cette option a été cochée. Le chiffre d’affaires et la quantité vendue de ces articles seront repor-
tés sur un article générique que vous aurez sélectionné.

Voir la commande «Archivage», page 1785.

Publié sur le site marchand

Cette option permettra la sélection de l’article pour publication sur un site marchand.

Catégories comptables articles

La liste occupant le bas de l’écran est reprise intégralement de la famille d’articles dont dépend
celui en cours de saisie. Elle présente les catégories comptables affectées à l’article. Vous pouvez
y apporter toutes les modifications que vous jugez nécessaires.

© 2009 Sage 487

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Voir la commande «Familles d’articles», page 421.

Les catégories comptables peuvent ne pas être renseignées dans les articles. Trois cas peuvent
se produire lors de la génération des écritures comptables :
• les catégories comptables ont été renseignées dans la fiche article : le programme y
recherchera les informations pour mouvementer les comptes ;
• les catégories comptables n’ont été renseignées que dans la fiche famille : celles-ci seront
reprises par défaut dans chaque article appartenant à cette famille ; contrairement aux
familles d’articles, les comptes ne peuvent être supprimés mais modifiés ;

pour revenir aux comptes hérités de la famille, utilisez le bouton [Supprimer] de la

barre d’outils « Navigation » ;
• ni les articles, ni les familles n’ont été renseignés : un message s’affiche indiquant que
l’article ne dispose d’aucun compte général.

© 2009 Sage 488

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Le tableau suivant récapitule les différents types d’articles.

Article Caractéristiques

Sans particularité Article pour lequel aucune gamme, aucun conditionnement, aucun numéro de
série ou de lot n’a été défini. Cet article n’est pas géré en vente au débit.

Simple gamme Article pour lequel la liste déroulante Gamme 1 a été renseigné par une gamme de
type Produit définie dans l’option Gamme (commande A propos de).
Exemple : article géré par tailles.

Double gamme Article pour lequel les menus locaux Gamme 1 et Gamme 2 ont été renseignés
par des gammes de type Produit définies dans l’option Gamme (commande A pro-
pos de).
Exemple : article géré par tailles et par couleurs.

A conditionnement Le conditionnement permet de définir par article différentes combinaisons de stock

tout en ne gérant qu’une seule entité en stock.
Exemple : ampoules électriques.

Suivi en sérialisé Article pour lequel un numéro de série doit être défini. Le numéro de série est pro-
pre à chaque article.
Exemple : des imprimantes informatiques.

Suivi par lot Article pour lequel un numéro de lot doit être défini. Plusieurs peuvent avoir le
même numéro de lot.
Exemple : articles pharmaceutiques.

Géré en vente au La colonne Conditionnement des pièces de vente est destinée à la saisie d’infor-
débit mations autres que l’intitulé du conditionnement, comme les opérateurs et les opé-
randes servant au calcul de la quantité. Le pris unitaire reste celui renseigné dans
la fiche article.
Exemple : vente de 80 sections de 7 m de cordages en Nylon à 76 euros/m.

Poids net Article vendu au poids.

Exemple : vente de 1 (quantité) poulet de 3 kg (poids net) à 15 euros/kg (prix uni-
taire), ce qui entraîne un montant de 45 euros pour la ligne.

Forfaitaire Article dont on ne tient pas compte de la quantité saisie. Seul le prix unitaire est
mentionné dans la pièce.
Exemple : frais de port.

Volet Descriptif - Articles

On accède au volet « Descriptif » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même nom
sous Windows ou sur le bouton [Descriptif] sur Macintosh.

© 2009 Sage 489

 Menu Structure

Les boutons et onglets de la partie supérieure de la fenêtre ont été décrits plus haut.

Catalogue Les zones de cet encadré permettent d’affecter l’article à un niveau de catalogue en cas de struc-
turation du catalogue articles.

Par défaut, ces zones reprennent (lors de la création de l’article) les niveaux affectés à la famille
d’appartenance de l’article. Ces informations sont modifiables.

Voir le «Volet Fiche Principale - Famille d’articles», page 427 pour plus d’explications sur ces
zones.

Autres zones de Langue 1 / Langue 2

la fenêtre Zones de 69 caractères alphanumériques chacune permettant la facturation des articles avec un
libellé dans une langue étrangère. Cette option se retrouve au niveau des fiches client et fournis-
seur ainsi que dans chaque en-tête de document.

Code EDI
Zones permettant la saisie de la référence de l’article aux normes EDIFACT. Ces zones ne sont
pas gérées dans la version actuelle du programme.

Code barres
Zone de 18 caractères alphanumériques permettant de relire une référence code barre différente
de la référence article. Cette zone peut se substituer à la référence article.
Lors de la lecture d’un code barre dans la colonne Référence article des documents, le pro-
gramme vérifiera si une référence article correspond à la valeur lue avant de rechercher une
référence code barres.
Les polices codes à barres installées par le programme Sage 100 Gestion commerciale sont
les polices Quartet Systems. Pour toute information sur l’utilisation ou les paramétrages spécifi-
ques, vous pouvez vous rendre sur le site internet de Quartet Systems www.quartet.fr/sage.html.

Les deux informations suivantes sont nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’échanges de

biens intra-communautaire.

© 2009 Sage 490

 Menu Structure

Code fiscal
Zone de 25 caractères alphanumériques permettant de saisir le numéro de nomenclature doua-
nière du produit.

Pays d’origine
Liste déroulante ouvrant la liste des pays renseignée dans les options de l’entreprise. Le pays
sélectionné doit être celui d’où provient l’article.

Statistique
Liste déroulante permettant de compléter la fiche article par une ou plusieurs informations de
votre choix.

Le programme fait ici référence aux Champs statistiques articles enregistrés dans le volet « Fichier / A pro-
pos de... / Options ».

Rappelons qu’un champ statistique correspond à un ensemble d’informations saisies par vos soins : les
énumérés statistiques. A chacun des 5 champs statistiques articles peut correspondre un nombre illimité
d’énumérés.

Cette zone permet de sélectionner le champ statistique dont l’un des énumérés (significatif pour
l’article en cours) sera sélectionné dans la zone située en dessous.
Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections et ruptures lors des impres-
sions.

Enuméré statistique
La liste déroulante propose les énumérés enregistrés pour le champ statistique actuellement affi-
ché sur la zone précédente.
Exemple
Pour pouvoir inventorier l’ensemble des articles de style classique de la collection Printemps/été,
vous pouvez sélectionner ici le champ statistique Style et préciser sur la zone suivante, Classique.
Pour que l’inventaire puisse faire l’objet d’une étude parallèle concernant la collection, sélection-
ner le champ statistique Collection puis sur la zone suivante, Printemps/été.

Rubriques du glossaire - Volet Descriptif de la fiche article

Les glossaires liés à l’article sont réunis dans un volet au bas de cette fenêtre (version Windows)
ou accessibles par un menu déroulant (sur Macintosh).

Liste des glossaires

Liste proposant les glossaires qui sont rattachés à l’article. Elle se compose de la rubrique (inti-
tulé du glossaire) ainsi que de la période d’application.

Pour rattacher un glossaire à un article : il faut sélectionner son intitulé dans la liste déroulante
Rubrique et valider par la touche ENTRÉE.

Seuls les glossaires disposant du domaine Article sont proposés

© 2009 Sage 491

 Menu Structure

Après avoir rattaché le glossaire à l’article, il pourra être visualisé ou modifié en faisant un double-
clic sur sa ligne.

Toute modification au texte d’un glossaire se répercute sur tous les articles disposant de ce glossaire.

La liste des glossaires est classée selon l’ordre de leur rattachement à l’article. Il est toutefois pos-
sible d’insérer un glossaire avant un autre. Sélectionnez dans la liste le glossaire qui doit figurer
après celui à insérer. Sélectionnez à l’aide de la liste déroulante le nouveau glossaire et validez
par la touche ENTRÉE.

La suppression d’un intitulé de glossaire s’effectue comme dans une liste classique.

Il est possible de créer des glossaires directement à partir de cette zone. Pour cela :
1 . Tapez le titre du glossaire dans la zone Rubrique.
2 . Si le nom tapé ne correspond pas à celui d’un glossaire existant, le message suivant s’affi-
che.
«Le glossaire XXX n’existe pas, voulez-vous le créer ?
Oui Non»
3 . La réponse [Oui] au message entraînera l’affichage de la classique fenêtre de saisie des
glossaires.
4 . La réponse [Non] effacera le nom tapé.

A la validation, le glossaire est enregistré et affecté à l’article en cours.

Modèles d’enregistrement

Le bas du volet « Descriptif » de la fiche article comporte un deuxième volet pour l’affectation des
modèles d’enregistrement. ce volet est accessible par un onglet sur Windows ou par un menu dé-
roulant sur Macintosh.

Dans cette liste apparaîtront les modèles d’enregistrement affectés à la famille de l’article consi-
déré. Il est possible d’en ajouter ou d’en supprimer. Apparaîtront également les modèles auxquels
l’article en question a été associé.

Voir la commande «Modèles d’enregistrement», page 741.

Rappelons que les modèles d’enregistrement permettent l’insertion de valeurs numériques ou al-
phanumériques dans certaines colonnes des pièces de vente, d’achat ou de stock pour les arti-
cles auxquels ces modèles sont affectés.

Pour sélectionner un modèle :

1 . sélectionnez un modèle dans la liste de ceux déjà enregistrés,
2 . sélectionnez un domaine,
3 . validez.

© 2009 Sage 492

 Menu Structure

On ne peut affecter que trois modèles d’enregistrement au maximum à un article.

Pour supprimer un modèle :

1 . sélectionnez-le dans la liste,

2. cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ».

Liste des modèles d’enregistrement

Cette liste ne peut comporter plus de trois modèles. Chaque modèle est repéré par sa désigna-
tion suivie de son domaine d’application.

Modèle
Cette zone à liste déroulante affiche et permet de sélectionner un des modèles d’enregistrement
enregistrés dans la commande correspondante du menu Structure.

Domaine
Zone à liste déroulante permettant d’affecter le modèle d’enregistrement sélectionné dans la
zone précédente à un des domaines suivants :
• Tous les domaines : le modèle d’enregistrement s’appliquera à tous les domaines, ven-
tes, achats et stocks. Toute sélection d’un autre modèle pour l’article considéré, quel que
soit le domaine choisi, entraînera le remplacement du précédent.
• Ventes : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux ventes.
• Achats : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux achats.
• Stocks : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux stocks.
• Ventes comptoir : le modèle d’enregistrement ne s’appliquera qu’aux ventes comptoir.

Il n’est pas possible d’affecter plus d’un modèle par domaine. C’est la raison pour laquelle un
maximum de quatre modèles peut être affecté à un même article. Un même modèle peut être af-
fecté à trois domaines (ventes et achats par exemple) sans être affecté à un quatrième.

Toute sélection d’un modèle pour un domaine donné remplace celui qui était déjà affecté au
même domaine.

Volet Champs libres - Article

On accède au volet « Champs libres » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même
nom sous Windows ou sur le bouton [Champs libres] sur Macintosh.

Ce volet permet de consulter ou de renseigner :

• les champs statistiques articles,

• les informations libres concernant l’article,
• une image de l’article (ou un document numérisé) et
• des documents divers concernant l’article (documents d’origines diverses, objets multime-
dia, etc.).

Rappelons que les champs statistiques ainsi que les désignations des informations libres sont enregistrés
dans les Options de l’entreprise.

Cette fenêtre donne accès à quatre sous volets intitulés :

• «Sous-volet Statistique article - Volet Champs libres des articles», page 494,
• «Sous-volet Information libre - Volet Champs libres des articles», page 495,

© 2009 Sage 493

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• «Sous-volet Photo - Volet Champs libres des articles», page 498 et

• «Sous-volet Documents - Volet Champs libres des articles», page 499.

Sous-volet Statistique article - Volet Champs libres des articles

Ce sous-volet permet de paramétrer les champs statistiques articles affectés à l’article.

On y accède en sélectionnant un onglet sur Windows ou en utilisant une zone à liste déroulante
sur Macintosh.

Champ statistique article

Cette liste permet de compléter la fiche article par une ou plusieurs informations de votre choix.

Le programme fait ici référence aux Champs statistiques articles enregistrés dans les Options de la com-
mande Fichier / A propos de….

Rappelons qu’un champ statistique correspond à un ensemble d’informations saisies par vos
soins : les énumérés statistiques. Chacun des 5 champs statistiques articles peut correspondre à
un nombre illimité d’énumérés.

La liste déroulante de cette zone permet de sélectionner le champ statistique dont l’un des énu-
mérés (significatif pour l’article en cours) sera sélectionné sur la zone située en dessous.
Exemple
Pour pouvoir étudier les ventes saisonnières de vos articles, vous sélectionnez ici le champ sta-
tistique Collection et vous précisez sur la zone suivante, la saison correspondant à la commercia-
lisation du produit.
Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections lors des impressions.

Enuméré statistique
Liste déroulante disposée en dessous de la liste et proposant les énumérés enregistrés pour le
champ statistique actuellement sélectionné dans la liste.

Vous pouvez procéder successivement à plusieurs sélections :

1 . sélectionner le premier champ statistique qui vous intéresse (exemple Collection) dans la
liste,

© 2009 Sage 494

 Menu Structure

2 . puis choisir l'énuméré à associer au client (par exemple Printemps/été) dans la zone du
bas de la fenêtre,
3 . choisir le second champ statistique à étudier (exemple Style),
4 . puis l'énuméré à associer au client (par exemple Classique)
5 . et ainsi de suite.

Il est possible, après affectation d’un énuméré statistique, de l’effacer en tapant la touche RET. ARR. sur
Windows ou ARRIÈRE sur Macintosh. De cette façon vous signifiez au programme que le client ne doit pas
ou plus être rattaché au champ statistique correspondant.

Sous-volet Information libre - Volet Champs libres des articles

Ce sous volet permet de consulter ou de renseigner les informations libres concernant l’article.

Il n’apparaît pas si aucune information libre n’a été paramétrée pour les articles dans l’option
Fichier / A propos de… / Options / Information libre.

Rappelons que les désignations des informations libres sont enregistrées dans les Options de l’entreprise.

On y accède en sélectionnant un onglet sur Windows ou en utilisant une zone à liste déroulante
sur Macintosh.

La liste reprend l’ensemble des informations libres concernant le fichier des articles et nomencla-
tures.

Les informations libres de type Numéro série/lot n’apparaissent pas dans ce volet mais dans les fenêtres
de saisie des numéros de série ou de lot lors d’une entrée en stock.

Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées par une icône particulière.

Pour renseigner une information libre : cliquez sur sa ligne, saisissez la valeur dans la zone de
saisie en bas de la fenêtre puis validez.

S’il s’agit d’une information libre de type Valeur calculée, sa mise à jour se fait normalement par
l’intermédiaire de la fonction Fichier / Lire les informations. Cette mise à jour remplacera la valeur
précédente qu’elle ait été générée par calcul ou saisie manuellement.

© 2009 Sage 495

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Voir la commande «Lire les informations», page 245.

Il est cependant possible de saisir manuellement une valeur pour cette information. La formule de
calcul n’est pas détruite par cette saisie manuelle.

S’il s’agit d’une information libre de type Table, la zone de saisie est une zone à liste déroulante
éditable. Si vous saisissez un énuméré de table qui n’existe pas, le programme vous proposera
de le créer.

« L’énuméré de table XXX n’existe pas. Voulez-vous le créer ?

[Oui] [Non] »

Pour modifier une valeur : sélectionnez sa ligne et faites comme pour un ajout.

Pour supprimer une valeur : sélectionnez sa ligne, effacez le texte dans la zone de saisie et va-
lidez.

Il n’est pas possible d’ajouter ni de supprimer une catégorie d’information libre à ce niveau, il faut le faire,
avec tous les risques que cela comporte dans le volet «Options» de la fiche de l’entreprise. Voir les explica-
tions données, notamment sur les suppressions.

Rappelons que les Informations libres peuvent être imprimées dans les états et servir de critère de sélec-
tion dans la commande Rechercher et dans les fonctions du menu Etat.

Menu contextuel de la liste des informations libres

Un menu contextuel est disponible sur la liste des informations libres de l’article.

Pour plus de détails sur les menus contextuels et leurs fonctions, voir le Manuel de la gamme.

Volet Ressources - Articles

Dans le volet Fiche principale la sélection d’un type Ressource unitaire ou Ressource multiple
à pour effet de remplacer le volet Stock par le volet Ressources.

© 2009 Sage 496

 Menu Structure

Le volet Ressources affiche les colonnes suivantes :

Défaut
Cette colonne affiche une coche sur la ligne de la ressource déclarée « ressource par défaut »
pour l’article.

Type
Cette colonne affiche pour chaque ressource ou centre de charges une icône.
Les icônes affichées dépendent du type de ressource. Le tableau suivant présente les icônes
pour chaque type de ressources ou centres de charges :

Type

Machines Personnel Outil et Matériel Centralisateur

Icone - Ressource /
Centre de charge

Code
Cette colonne affiche le code de la ressource.

Intitulé
Cette colonne affiche l’intitulé de la ressource.

Affectation de ressource

Pour affecter une ressource :

1 . dans la liste déroulante Code, sélectionner une ressource,
2 . taper sur la touche ENTREE.
La liste affiche la ressource sélectionnée.

Autre méthode possible

Méthode par glisser / déposer des ressources de la fenêtre Ressources vers le volet Ressources de la fiche
article.

La première ressource affectée à l’article est déclarée « ressource par défaut » (la colonne Défaut affiche
une coche). Plusieurs ressources peuvent être affectées à l’article mais une seule ressource est ressource
par défaut. Pour affecter d’autres ressources, recommencer la procédure ci-dessus.

Déclarer une Pour déclarer une ressource affectée par défaut :

ressource
1 . dans la liste des ressources, sélectionner la ressource,
affectée par
défaut 2 . cocher la case de la partie inférieure gauche de la fenêtre,
3 . taper sur la touche ENTREE.
La colonne Défaut affiche une coche sur la ligne de la ressource sélectionnée.

Pour les articles de type Ressource unitaire, la liste déroulante Code propose la sélection parmi les :
- ressources de type : Personnel, Machine,
- les Centres de charges.

Pour les articles de type Ressource multiple, la liste déroulante Code propose la sélection des ressources
de type Outil et Matériel.

Une ressource ou un centre de charges ne peut être affecté à l’article qu’une seule fois.

© 2009 Sage 497

 Menu Structure

Consultation de Le volet Ressources de la fiche article autorise la consultation / modification des ressources af-
ressources fectées à l’article. Pour cela :
1 . sélectionner la ressource,
2 . dans le menu Edition, cliquer sur Voir/Modifier.
La fenêtre Ressource : XXX s’affiche.

Il est possible de consulter une ressource en double cliquant sur une ressource présente dans
l’onglet.

Suppression de Pour supprimer une ressource affectée :

ressources
1 . sélectionner la ressource,
2 . dans le menu Edition, cliquer sur Supprimer.
La ressource sélectionnée est supprimée.

Sous-volet Photo - Volet Champs libres des articles

Ce sous-volet permet d’enregistrer une image concernant l’article.

On peut associer à la fiche article tout fichier d’image lisible sous Windows (JPG, BMP, GIF,
PCT,…). Si le type n’est pas géré, un message d’erreur apparaîtra lors de l’attachement.

Si le programme ne peut accéder au fichier paramétré pour s’afficher dans ce volet, il affiche un message
d’erreur :
« Le fichier XXX est introuvable ! [OK] »

Pour attacher une image à la fiche article

Cliquez sur le bouton [Attacher]. Une fenêtre de sélection « Sélectionner un document » s’ouvre.

© 2009 Sage 498

 Menu Structure

Sélectionnez le fichier concerné et cliquez sur le bouton [Ouvrir].

Il n’est pas possible d’associer plus d’une image à une fiche article. Le bouton [Attacher] devient
inactif dès qu’une image a été associée.

L’attachement ne modifie en rien le fichier image d’origine qui reste dans le dossier où il se trou-
vait. Une copie du fichier d’image est réalisée et stockée dans un sous-dossier (ou répertoire)
MULTIMEDIA créé au niveau où le fichier commercial est stocké.
Exemple
Soit un fichier d’image stocké dans le dossier suivant :
C:\IMAGES\BRACELET.JPG
Ce fichier est associé à l’article BRA OR MA. Le fichier commercial est stocké dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\GECOMAES
Le programme va faire une copie de ce fichier et la stocker sous un nouveau nom dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\BRA_OR_MA.JPG

Dans le cas où la référence de l’article comprendrait les caractères /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou
l’espace, ces caractères seront, pour permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce
par exemple), remplacés par un trait de soulignement (_).

En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) sera ajouté à la suite du nom du fichier d’image.
Une même image peut être associée à un nombre illimité d’articles.

Le lien entre document photo et fiche article est conservé dans le fichier commercial.

Pour supprimer une image associée

Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Ce bouton est inactif si aucun fichier d’image n’a été associé
à la fiche article.

Cette suppression entraîne d’une part la suppression du lien entre la fiche article et le fichier ima-
ge mais aussi la suppression du fichier existant dans le dossier MULTIMEDIA.

Sous-volet Documents - Volet Champs libres des articles

Ce sous-volet permet d’enregistrer des informations diverses concernant l’article.

© 2009 Sage 499

 Menu Structure

Les informations qui peuvent être stockées dans ce volet sous forme de fichiers peuvent être de
différentes origines :
• textes,
• feuilles de calcul,
• vidéos,
• sons, etc.

Liste des fichiers

Cette liste présente les fichiers dans l’ordre où ils ont été associés à la fiche article. A chaque
nom de fichier peut être associé un commentaire.
Le nombre de fichiers pouvant être associés n’est pas limité.

Pour attacher un fichier : voir le bouton Attacher ci-dessous.

Pour modifier un fichier : ceci doit être fait dans le programme ayant servi à la création du fichier.

Pour supprimer un fichier :

• sélectionnez le fichier dans la liste ;

• utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils « Navigation ».

La suppression d’un fichier n’affecte pas le fichier original mais supprime le lien entre le fichier et
la fiche article ainsi que la copie du fichier stockée dans le dossier MULTIMEDIA.

Commentaire sur le fichier

Cette zone permet d’enregistrer un commentaire de 69 caractères alphanumériques maximum
concernant le fichier sélectionné dans la liste.

Le commentaire peut aussi être enregistré avant de sélectionner un nouveau fichier à associer. Dans ce
cas, il concernera le fichier choisi.

Bouton [Attacher]
Ce bouton permet d’associer un fichier à la fiche article concernée. Son utilisation ouvre une
fenêtre « Sélectionner un document ».

© 2009 Sage 500

 Menu Structure

Si le type de fichier n’est pas géré, un message d’erreur apparaîtra.

L’attachement ne modifie en rien le fichier d’origine qui reste dans le dossier où il se trouvait. Une
copie du fichier est réalisée et stockée dans un sous-dossier (ou répertoire) MULTIMEDIA créé
au niveau où le fichier commercial est stocké.
Exemple
Soit un document stocké dans le dossier suivant :
C:\CONTRATS\CONTRAT MARS.DOC
Ce fichier est associé à l’article BRAORMA. Le fichier commercial est stocké dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\GECOMAES
Le programme va faire une copie de ce fichier et la stocker dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\GECOMAES\MULTIMEDIA\CONTRAT_MARS.DOC

Dans le cas où le nom du fichier comprendrait les caractères /, - (tiret), %, +, $, le point (.) ou l’espace, ces
caractères seront, pour permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exem-
ple), remplacés par un trait de soulignement (_).

En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) sera ajouté à la suite du nom du fichier du document.
Un même document peut être associé à un nombre illimité d’articles.

Le lien entre document multimédia et fiche article est conservé dans le fichier commercial.

Volet Stock - Articles

On accède au volet « Stock » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même nom
sous Windows ou sur le bouton [Stock] sur Macintosh.

Cette fiche permet de connaître l’état du stock de l’article.

La commande Traitement / Interrogation de compte / Interrogation de compte article vous donnera des
informations plus complètes sur les stocks et les mouvements.

La présentation du volet change selon que l’article possède ou non une gamme de type Produit.

© 2009 Sage 501

 Menu Structure

Les boutons et onglets de la partie supérieure de la fenêtre ont été décrits plus haut.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes.

Suivi stock
Cette liste déroulante reprend par défaut la valeur enregistrée dans la famille de l’article. Elle est
modifiable tant que des mouvements n’ont pas été enregistrés pour l’article.
Si l’article doit être à nomenclature commerciale / composant ou commerciale / composé, il ne
peut être suivi en stock et cette zone doit être nécessairement sur Aucun pour pouvoir paramé-
trer un de ces deux types de nomenclatures dans le volet «Fiche principale» de l’article.
Si l’article dispose de conditionnements ou d’une gamme de type produit ou encore est vendu au
débit, la gestion des stocks en mode sérialisé ou par lot n’est pas disponible.
La gestion des stocks en mode FIFO ou LIFO étant une gestion par lots, les entrées en stock ne
sont plus modifiables dès lors que le lot est entamé.

La valeur des bons d’avoir financier d’achat et des bons de dépréciation ne sera pas reportée sur la valeur
du prix de revient des articles gérés en FIFO, LIFO, sérialisé et par lot. Ces mouvements n’affectent que la
valeur CMUP du stock.

Substitution
Liste déroulante permettant d’enregistrer un article qui sera proposé à la place de l’article en
cours en cas de rupture de stock.
Si l’article en cours de saisie dispose d’une gamme de type produit, il ne sera pas possible
d’enregistrer de substitut (zone estompée). La référence de substitution étant un énuméré de
gamme.

Intégration des frais

Liste déroulante permettant la gestion des coûts de stockage, de transport et d’autres frais pou-
vant être définis par l’utilisateur. Les intitulés sont modifiables pour l’article et proposent par
défaut Coût de stockage, Coût de transport plus une zone libre.
Ces trois zones permettent la saisie de la dénomination des frais, la zone qui se trouve en des-
sous permet la saisie de la valeur de ces frais. Le format de saisie de cette zone est identique à
celui des zones Remise dans les énumérés de gamme de remise et permet des expressions du
type %, U et F.
Ces frais seront automatiquement ajoutés au prix d’achat de l’article pour obtenir le prix de
revient unitaire proposé en saisie des documents des achats. Ce prix de revient unitaire pourra
être modifié manuellement en saisie.

© 2009 Sage 502

 Menu Structure

Unité d’affichage des valeurs de stock

Cette zone n’est utilisée que dans le cadre des articles à conditionnement. Elle permet de définir
dans quelle unité les valeurs de stock doivent être affichées.

Voir le titre «Article à conditionnement - Volet Stock de la fiche article», page 511.

Les zones suivantes ne sont pas accessibles si la valeur Aucun est affichée dans la zone Suivi
stock.

Sélection des dépôts

Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner un dépôt et de constater les quantités de
l’article en stock dans ce dépôt. Si la liste est vide, c’est que le stock de l’article est à zéro ou qu’il
n’est pas référencé dans ce dépôt.
La liste déroulante propose :
• Tous les dépôts : tous les dépôts seront affichés dans la liste.
• Liste des dépôts : affiche la liste des dépôts enregistrés dans la fonction Structure /
Dépôts de stockage et d’en sélectionner un pour connaître l’état du stock de l’article dans
ce dépôt.

Liste des dépôts

La zone centrale du volet est une liste qui mentionne tous les dépôts dans lesquels l’article est
référencé et affiche les différents cumuls correspondants.
Le bas de cette liste affiche les totaux correspondants.
La liste des dépôts affiche les informations suivantes :
• le nom des dépôts (classement par ordre de saisie), ces désignations sont remplacées par
celles des énumérés de la gamme si elle est demandée,
• le stock réel,
• le stock à terme qui est le résultat du calcul :
Stock réel  Stock commandé  Stock réservé – Stock préparé.
Le stock réel représente les quantités effectivement en stock.
• CMUP (valeur du stock).

Voir la fonction «Interrogation de compte article», page 1640 pour un complément d’information
sur les stocks.

Le dépôt principal est marqué d’une coche .

L’affectation d’un dépôt à l’article s’effectue au moyen des zones du bas de la fenêtre. Il s’effec-
tue aussi automatiquement à partir d’un mouvement de stock.

La ligne Total indique le stock réel, le stock à terme et la valeur du stock réel.

Principal (dépôt)
Cette case à cocher permet de définir un dépôt comme principal pour l’article. Le dépôt principal
est marqué d’une coche . Il ne peut y avoir qu’un seul dépôt principal par article.
Le fait de cocher un dépôt comme principal dessélectionne le précédent.

Emplacement principal
Cette zone permet la saisie du code emplacement principal de stockage de l’article pour le dépôt
sélectionné. 21 caractères alphanumériques. Si le code emplacement saisi n’existe pas, le pro-
gramme propose de le créer.
Cette information peut être imprimée dans les documents des ventes, des achats et des stocks
ainsi que dans l’état libre Liste d’articles.
La définition des emplacements de stockage d’un article à gamme s’effectue par énuméré ou par
couple d’énumérés de gamme.

© 2009 Sage 503

 Menu Structure

Voir les titres «Article à simple gamme - Volet Stock de la fiche article», page 506 et «Article à
double gamme - Volet Stock de la fiche article», page 509.

Emplacement contrôle
Cette zone disparaît lorsque la gestion du multi-emplacement par dépôt n’est pas active.

La gestion du multi-emplacement est paramétrée dans le «Sous-volet Gestion des stocks - Volet
Commercial de la fiche de l’entreprise», page 145.

Lorsqu’elle est active, cette zone permet d’enregistrer ou de sélectionner un code d’emplacement
de stockage lors de sa réception en provenance d’un fournisseur avant contrôle.

Stock Mini
Saisir ici la quantité minimale exigée en stock pour l’emplacement et le dépôt considérés.
Le stock minimal d’un article à gamme peut être défini par énuméré ou couple d’énumérés de
gamme.

Voir les titres «Article à simple gamme - Volet Stock de la fiche article», page 506 et «Article à
double gamme - Volet Stock de la fiche article», page 509.

Stock Maxi
Saisir ici la quantité maximale autorisée en stock pour l’emplacement et le dépôts considérés.
Valider pour enregistrer ces valeurs. 14 caractères numériques maximum dans chacune de ces
zones.
Le stock maximal d’un article à gamme peut être défini par énuméré ou couple d’énumérés de
gamme.
Ces informations serviront dans la commande Traitement / Réapprovisionnement.

Pour connaître les quantités minimales et maximales : cliquez sur la ligne du dépôt. Les va-
leurs s’affichent dans les zones du bas.

Pour supprimer un dépôt : cliquez sur sa ligne et utilisez le bouton [Supprimer] de la bar-
re d’outils « Navigation ». Cette suppression ne peut s’effectuer que s’il n’existe aucun mou-
vement pour l’article dans le dépôt concerné.

Coût standard
Cette zone permet de saisir le coût standard de l’article.
Ce coût standard sera repris dans le volet « Composition » des fiches nomenclatures comme
coût standard des composants. Il permet alors de déterminer le coût global unitaire.

Voir le «Volet Composition - Nomenclature», page 536.

Dernier prix d’achat

Cette zone de 14 caractères numériques affiche des valeurs dépendant du type de l’article (sim-
ple ou avec gamme) ou des pièces d’achat enregistrées.

Voir ci-après les différents cas rencontrés sous les titres «Dernier prix d’achat - Article sans
gamme», page 505 et «Dernier prix d’achat - Article avec gamme(s)», page 507.

Menu contextuel de la liste des dépôts - Volet Stock de la fiche article

Pour plus de détails sur les menus contextuels et leurs fonctions, voir le Manuel de la gamme.

© 2009 Sage 504

 Menu Structure

Dernier prix d’achat - Article sans gamme

Dans le cas d’un article sans gamme (simple ou double) cette zone affiche le dernier prix d’achat
net remise déduite exprimé dans la monnaie de tenue commerciale saisie pour l’article dans le
dernier bon de livraison d’achat ou la dernière facture d’achat.

Cette valeur est modifiable. La valeur saisie sera conservée tant qu’aucun document d’achat (bon
de livraison ou facture) n’est saisi pour l’article. Dès l’enregistrement d’un BL ou d’une FA, la zone
sera mise à jour avec la nouvelle valeur issue du document.

La valeur apparaissant dans cette zone servira à la valorisation des inventaires sur le dernier prix
d’achat.

Elle servira également au calcul de la marge sur le dernier prix d’achat dans les états suivants :
• Analyse clients,
• Cadencier clients,
• Statistiques clients,
• Statistiques articles,
• Statistiques collaborateurs,
• Inventaire.

Elle servira aussi dans les traitements suivants :

• fonction Recalcul dans la commande Fichier / Lire les informations,

• affichage dans la commande Interrogation de stock article,
• affichage du stock en saisie dans les documents d’achat et de stock.
Exemple
Le dernier prix d’achat de l’article BAAR01 est 100,00.
La valeur est modifiée à 150,00.
Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la
valeur 150,00 est imprimée dans la colonne Prix unitaire.
Une facture est saisie pour le fournisseur BILLO :

Date Référence article Quantité Prix unitaire Remise Montant HT

150102 BAAR01 10 150,00 10% 1350,00

La valeur mentionnée dans la zone Dernier prix d’achat est modifiée en 135,00.
Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la
valeur 135,00 est imprimée dans la colonne Prix unitaire.
Une nouvelle facture est saisie pour le fournisseur BILLO :

Date Référence article Quantité Prix unitaire Remise Montant HT

150102 BAAR01 10 150,00 10U 280,00

La valeur mentionnée dans la zone Dernier prix d’achat est modifiée en 140,00.
Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la
valeur 140,00 est imprimée dans la colonne Prix unitaire.

© 2009 Sage 505

 Menu Structure

Une troisième facture est saisie pour le fournisseur BILLO :

Date Référence article Quantité Prix unitaire Remise Montant HT

150102 BAAR01 10 150,00 10F 590,00

La valeur mentionnée dans la zone Dernier prix d’achat est modifiée en 147,50.
Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, la
valeur 147,50 est imprimée dans la colonne Prix unitaire.

Articles particuliers - Volet stock de la fiche article

Certains articles disposent d’informations spécifiques en fonction de leurs types. Ces informations
sont détaillées sous les titres suivants :

• «Article à simple gamme - Volet Stock de la fiche article», page 506,

• «Article à double gamme - Volet Stock de la fiche article», page 509,
• «Article à conditionnement - Volet Stock de la fiche article», page 511,
• «Article suivi en sérialisé - Volet Stock de la fiche article», page 513,
• «Article géré par lot - Volet Stock de la fiche article», page 514,
• «Article en contremarque - Volet Stock de la fiche article», page 515.

Article à simple gamme - Volet Stock de la fiche article

Dans le cas d’un article à gamme, le volet « Stock » de la fiche article vous permet de visualiser
l’état des stocks par énuméré de gamme.

La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez
sélectionner :

© 2009 Sage 506

 Menu Structure

• Sélection Dépôt :
- Tous les dépôts,
- un des dépôts.

• Sélection Gamme 1 :
- Gamme 1,
- Intitulé de la gamme 1,
- ou l’un des énumérés de la gamme 1.

Le tableau suivant récapitule les différentes combinaisons possibles :

Sélection dépôt Gamme 1 Affichage liste

Tous les dépôts Gamme 1 Stock total tous dépôts et tous énumérés confondus

Intitulé de gamme Stock tous dépôts énuméré par énuméré

Enuméré de Stock tous dépôts de l’énuméré sélectionné

gamme

Dépôt X Gamme 1 Stock tous énumérés confondus dans le dépôt sélectionné

Intitulé de gamme Stock énuméré par énuméré dans le dépôt sélectionné

Enuméré de Stock de l’énuméré sélectionné dans le dépôt sélectionné

gamme

Stock Mini / Stock Maxi / Emplacement

Ces informations peuvent être précisées pour chaque énuméré de gamme et pour chaque
dépôt.

Coût standard
Ce coût peut être précisé pour chaque énuméré de gamme (mais pour tous les dépôts confon-
dus).

Dernier prix d’achat - Article avec gamme(s)

Dans le cas d’un article à simple ou à double gamme la zone Dernier prix d’achat ne devient
active que lorsque le détail des énumérés de gamme est demandé et qu’un des énumérés est
sélectionné dans la liste.

Dans ce cas, cette zone affiche le prix unitaire net remise déduite du dernier énuméré ou couple
d’énuméré saisi quel qu’il soit. Voir les exemples qui suivent.

Ce montant est exprimé dans la monnaie de tenue commerciale.

Exemple
L’article BAOR01 possède la gamme Pierres avec les énumérés et les valeurs suivantes :
Dernier prix d’achat : 100,00.

Énuméré Dernier prix d’achat de l’énuméré

Emeraude 100,00

Rubis 120,00

Saphir 140,00

Les valeurs sont modifiées de la manière suivante (saisie directe dans la fiche article) :

© 2009 Sage 507

 Menu Structure

Dernier prix d’achat : 200,00.

Énuméré Dernier prix d’achat de l’énuméré

Emeraude 110,00

Rubis 150,00

Saphir 200,00

Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, les valeurs
suivantes sont imprimées dans la colonne Prix unitaire :

Énuméré Prix unitaire

Emeraude 110,00

Rubis 150,00

Saphir 200,00

La zone Dernier prix d’achat de l’article n’est pas utilisée. Elle ne sert qu’à titre informatif.
Une facture est saisie pour le fournisseur BILLO :

Date Référence article Énuméré Quantité Prix unitaire Remise Montant HT

15010 BAOR01 Emeraude 3 120,00 360,00

1

15010 BAOR01 Rubis 7 140,00 980,00

1

15010 BAOR01 Saphir 10 160,00 1600,00

1

Les valeurs sont alors modifiées de la manière suivante :

Dernier prix d’achat : 160,00 (dernière ligne saisie dans la facture).

Énuméré Dernier prix d’achat de l’énuméré

Emeraude 120,00

Rubis 140,00

Saphir 160,00

Lors de l’impression de l’inventaire avec une valorisation sur le dernier prix d’achat, les valeurs
suivantes sont imprimées dans la colonne Prix unitaire :

Énuméré Prix unitaire

Emeraude 120,00

Rubis 140,00

Saphir 160,00

La zone Dernier prix d’achat de l’article n’est pas utilisée. Elle ne sert qu’à titre informatif.

© 2009 Sage 508

 Menu Structure

Article à double gamme - Volet Stock de la fiche article

Dans le cas d’un article à double gamme, le volet « Stock » de la fiche article vous permet de vi-
sualiser l’état des stocks par énuméré de gamme.

La partie centrale de la fenêtre comporte trois listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez
sélectionner :

• Sélection dépôt :
- Tous les dépôts,
- un des dépôts.

• Sélection Gamme 1 :
- Gamme 1,
- Intitulé de la gamme 1,
- ou l’un des énumérés de la gamme 1.

• Sélection Gamme 2 :
- Gamme 2,
- Intitulé de la gamme 2,
- ou l’un des énumérés de la gamme 2.

© 2009 Sage 509

 Menu Structure

Le tableau suivant récapitule les différentes combinaisons possibles.

Sélection dépôt Gamme 1 Gamme 2 Affichage liste

Tous les dépôts Gamme 1 Gamme 2 Stock total tous dépôts, toutes gammes et
tous énumérés confondus

Tous les dépôts Intitulé de Stock tous dépôts et pour toute la gamme
gamme 1 avec le détail des énumérés de la
gamme 2

Tous les dépôts Enuméré de Stock tous dépôts et pour toute la gamme
gamme 1 mais pour l’énuméré de la gamme 2
sélectionné

Tous les dépôts Intitulé de Gamme 2 Stock tous dépôts avec le détail des énu-
gamme mérés de la gamme 1 mais sans celui de
la gamme 2

Tous les dépôts Intitulé de Sélection impossible

gamme

Tous les dépôts Enuméré de Stock tous dépôts avec le détail des énu-
gamme mérés de la gamme 1 pour l’énuméré de
la gamme 2 sélectionné

Tous les dépôts Enuméré de Gamme 2 Stock tous dépôts de l’énuméré de la

gamme gamme 1 sélectionné pour tous les énu-
mérés de la gamme 2

Tous les dépôts Intitulé de Stock tous dépôts de l’énuméré de la

gamme gamme 1 sélectionné pour chaque énu-
méré de la gamme 2

© 2009 Sage 510

 Menu Structure

Sélection dépôt Gamme 1 Gamme 2 Affichage liste

Enuméré de Stock tous dépôts de l’énuméré de la

gamme gamme 1 sélectionné pour l’énuméré de
la gamme 2 sélectionné

Dépôt X Gamme 1 Gamme 2 Stock tous énumérés confondus dans le

dépôt sélectionné

Intitulé de Stock tous énumérés confondus de la

gamme gamme 1 avec le détail des énumérés de
la gamme 2, dans le dépôt sélectionné

Enuméré de Stock tous énumérés confondus de la

gamme gamme 1 pour l’énuméré de la gamme 2
sélectionné, dans le dépôt sélectionné

Intitulé de Gamme 2 Stock énuméré par énuméré de la

gamme gamme 1 sans détail de la gamme 2,
dans le dépôt sélectionné

Intitulé de Sélection impossible

gamme

Enuméré de Stock énuméré par énuméré de la

gamme gamme 1 pour l’énuméré de la gamme 2
sélectionné, dans le dépôt sélectionné

Enuméré de Gamme 2 Stock de l’énuméré sélectionné de la

gamme gamme 1 pour tous les énumérés de la
gamme 2, dans le dépôt sélectionné

Intitulé de Stock de l’énuméré sélectionné de la

gamme gamme 1 pour chaque énuméré de la
gamme 2, dans le dépôt sélectionné

Enuméré de Stock de l’énuméré sélectionné de la

gamme gamme 1 pour l’énuméré sélectionné de
la gamme 2, dans le dépôt sélectionné

La zone Dernier prix d’achat se comporte pour les articles à double gamme exactement comme
ceux à simple gamme.

Voir plus haut les explications données sur cette zone.

Stock Mini / Stock Maxi / Emplacement

Ces informations peuvent être précisées pour chaque énuméré de gamme et pour chaque
dépôt.

Coût standard
Ce coût peut être précisé pour chaque énuméré de gamme (mais pour tous les dépôts confon-
dus).

Article à conditionnement - Volet Stock de la fiche article

Le stock des articles à conditionnement est automatiquement géré en unité de vente. Le volet
Stock permet la visualisation du stock par conditionnement.

© 2009 Sage 511

 Menu Structure

La partie supérieure de la fenêtre comporte une fonction spécifique à ce type de produit.

Unité d’affichage des valeurs de stock

Cette zone à liste déroulante n’est utilisable que dans le cadre des articles à conditionnement.
Elle permet de préciser dans quelle unité de conditionnement l’affichage des valeurs de stock
doit être réalisé. La saisie d’inventaire pourra être réalisée dans l’une ou l’autre des unités de
conditionnement proposées.
Elle offre les choix suivants :
• Unité de vente de la fiche principale : les valeurs de stock affichées correspondent à
l’unité de vente mentionnée dans la zone Unité de vente du volet «Fiche principale» de
l’article.
• Liste des énumérés de conditionnement : affichage de la liste des énumérés de condi-
tionnement affectés à l’article. Les valeurs affichées dans la liste sont calculées par rap-
port à l’énuméré de conditionnement sélectionné.
L’énuméré par défaut est repéré par une coche dans la liste ouverte par cette zone.

Si un conditionnement différent de celui par défaut est sélectionné, cette sélection sera conservée pendant
toute la durée de la session ou jusqu’à ce qu’une autre unité de conditionnement soit sélectionnée.

La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez
sélectionner :

• Sélection dépôt :
- Tous les dépôts,
- un des dépôts.

• Sélection Conditionnement :
- Tous les conditionnements, la liste déroulante affiche alors l’Unité de vente ;
- l’un des énumérés de conditionnement enregistré dans les tarifs de vente. Le condi-
tionnement défini comme «Principal» est marqué d’une coche .

Pour voir le détail de chaque valeur, cliquer sur la fonction [Interroger].

© 2009 Sage 512

 Menu Structure

En fonction de la sélection des listes déroulantes, les valeurs affichées sont résumées dans le ta-
bleau suivant :

Sélection dépôt Sélection conditionnement Information affichée

Tous les dépôts Unité de vente Valeurs globales des stocks pour chaque dépôt
tous conditionnements confondus

Conditionnement particulier Valeurs globales des stocks dans chaque

dépôt pour le conditionnement sélectionné

Dépôt X Unité de vente Valeurs globales des stocks dans le dépôt

sélectionné tous conditionnements confondus

Conditionnement particulier Valeur des stocks dans le dépôt sélectionné

pour le conditionnement sélectionné

Article suivi en sérialisé - Volet Stock de la fiche article

Le détail des numéros de série peut être consulté dans la fiche de stock.

La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez
sélectionner :

• Sélection dépôt :
- Tous les dépôts,
- un des dépôts.

• Sélection Numéros série :

- Numéros de série,
- ou Numéros de série épuisés.

© 2009 Sage 513

 Menu Structure

En fonction de la sélection dans les listes déroulantes, les valeurs affichées sont résumées dans
le tableau suivant :

Sélection dépôt Sélection numéro série Information affichée

Tous les dépôts Aucun Valeurs globales des stocks pour chaque dépôt
tous articles sérialisés confondus

N° série Stock de chacun des articles sérialisés sans dis-

tinction du dépôt de stockage

N° série épuisés Numéros de série non disponibles (sortis du stock)

sans distinction du dépôt d’origine

Dépôt X Aucun Valeurs globales des stocks pour le dépôt sélec-

tionné tous articles sérialisés confondus

N° série Stock de chacun des articles sérialisés dans le

dépôt sélectionné

N° série épuisés Numéros de série non disponibles (sortis du stock)

pour le dépôt sélectionné

Lorsque l’affichage des numéros de série est demandé, la liste reprend les informations
suivantes :

• le stock réel du numéro de série,

• le stock à terme du numéro de série,
• le CMUP affiche le prix de revient sérialisé pour le numéro de série considéré.

Article géré par lot - Volet Stock de la fiche article

Le détail du numéro de lot peut être consulté dans la fiche de stock. La partie centrale de la fenêtre
s’est augmentée d’une liste déroulante dans lequel vous pouvez sélectionner :

La partie centrale de la fenêtre comporte deux listes déroulantes dans lesquelles vous pouvez
sélectionner :

• Sélection dépôt :
- Tous les dépôts,
- un des dépôts.

• Sélection numéros de lot :

- Numéros de lot,
- ou Numéros de lot épuisés.

Comme pour les numéros de série, lorsque l’affichage des numéros est demandé, la liste reprend
les informations suivantes :

• le stock réel du numéro de lot (quantité disponible du lot),

• le stock à terme du numéro de lot,
• le CMUP affiche le prix de revient du lot pour le numéro considéré.

Voir le tableau donné pour les articles sérialisés. Les informations affichées sont exactement les
mêmes.

© 2009 Sage 514

 Menu Structure

Article en contremarque - Volet Stock de la fiche article

Afin que les articles en contremarque soient bien livrés au client à l'origine de leur commande puis
de leur livraison par le fournisseur et de leur mise temporaire en stock, il est nécessaire de gérer
leur passage dans les dépôts de l'entreprise avec un soin tout particulier.

A cet effet, la gestion des articles en contremarque utilise différents cumuls de stock :

• Stock réel : quantités physiquement en stock,

• Commandé : quantités saisies dans les documents suivants :
- préparations de commande fournisseur,
- commandes fournisseurs,
- préparations de fabrication,

• Commandé contremarque : quantités saisies dans les documents suivants

- préparations de commande fournisseurs liées à des commandes clients,
- bons de commande fournisseurs liés à des commandes clients,

• Réservé : quantités saisies dans les bons de commande clients,

• Réservé contremarque : quantités saisies dans les bons de commande clients liés à des
- préparations de commande fournisseurs,
- bons de commande fournisseurs,

• Stock à terme : toujours calculé comme

Stock à terme = Stock réel + Commandé - Réservé – Préparé.

Le volet « Stock » n'affiche pas les cumuls Commandé, Commandé contremarque, Ré-
servé, Réservé contremarque et Préparé. Pour cela, il faut lancer la fonction Interroga-
tion de compte article en cliquant sur le bouton Interrogation article.

Voir la commande «Interrogation de compte article», page 1640.

Projets de fabrication

Les projets de fabrication permettent de réserver des articles à la fabrication.

Le cumul de stock articles doit prendre en compte les quantités réservées par les projets de fa-
brication dans le calcul du stock à terme à l’identique des commandes clients.

La réservation des projets de fabrication s’applique également aux articles non suivis en stock afin
de pouvoir marquer ou non leur affectation à un projet de fabrication.

© 2009 Sage 515

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Exemple

Stock réel Stock réservé Stock à terme

Avant Affectation 100 0 0

Après affectation (Qté : 25) 100 25 75

Volet Statistiques - Articles

On accède au volet « Statistiques » de la fiche article en cliquant sur l’onglet du même

nom sous Windows ou sur le bouton [Statistiques] sur Macintosh. Ce volet donne accès
à deux sous-volets :

• «Sous-volet Statistiques de vente - Volet Statistiques des articles», page 516,

• «Sous-volet Statistiques d’achat - Volet Statistiques des articles», page 518.
Ce volet permet le calcul en temps réel des statistiques de vente ou d’achat.

Sous-volet Statistiques de vente - Volet Statistiques des articles

Windows On fait apparaître les listes des statistiques de ventes en cliquant sur l’onglet correspondant.
Macintosh On fait apparaître les listes des statistiques de ventes en sélectionnant le titre correspondant dans
une liste déroulante.

Le calcul des statistiques s’effectue en prenant en compte les factures, les factures comptabili-
sées ainsi que tous les documents compactés. Après sélection des statistiques une fenêtre d’at-
tente s’affiche permettant d’annuler la fonction.

La liste présente :
• la période,
• la quantité,

© 2009 Sage 516

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• le chiffre d’affaires HT Net,

• le taux de remise moyen,
• et la marge.
Par défaut la liste présente les périodes à compter du premier document émis jusqu’au mois de
la date de l’ordinateur. Les mois durant lesquels aucune pièce n’a été émise sont indiqués.

Les valeurs affichées sont déterminées des manières suivantes.

Ca HT net
Il est déterminé comme :

CA HT net =  Montant HT des lignes

Taux de remise
Il est déterminé comme suit :
 Montant HT brut des lignes  Montant HT des lignes   100
Taux de remise  -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Montant HT brut des lignes

où, pour les articles simples :

Montant HT brut des lignes = PU * Qté

ou

Montant HT brut des lignes = PU * Poids net global de la ligne

si l’article est facturé sur le poids net.

Marge
Elle est déterminée comme :

Marge =  Marges en valeur des lignes

Prix moyen
Représente le rapport entre le chiffre d’affaires HT Net et la quantité.
Chiffre daffaires HT net
Prix moyen de vente  ------------------------------------------------------------
Quantité

Prix de revient moyen

Représente le rapport du prix de revient global des lignes de vente par la quantité.
Prix de revient global
Prix de revient moyen  ---------------------------------------------------
Quantité

% Marge / Prix de revient HT

Représente le rapport entre la marge bénéficiaire et le prix de vente de l’article.
Marge  100
% Marge / PRHT net  ------------------------------
PR global

% Marge / CA HT
Représente le rapport entre la marge bénéficiaire et le prix de revient de l’article.
Marge  100
% Marge / CA HT net  ------------------------------
CA HT net

© 2009 Sage 517

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Sous-volet Statistiques d’achat - Volet Statistiques des articles

Windows On fait apparaître les listes des statistiques d’achat en cliquant sur l’onglet correspondant.
Macintosh On fait apparaître les listes des statistiques d’achat en sélectionnant le titre correspondant dans
une liste déroulante.

Le calcul des statistiques d’achat s’effectue exactement comme celles des ventes à l’exception
des quelques points détaillés ci-après.

Montant HT brut
Il est déterminé comme suit :
• pour un article simple : PU * Qté colisée,
• pour un article facturé sur le poids net : PU;Conversion* Poids net global
Prix moyen
Représente le rapport entre le chiffre d’affaires HT Net et la quantité.
Chiffre daffaires HT net
Prix moyen dachat  ----------------------------------------------------------
Quantité

Prix de revient moyen

Représente le rapport du prix de revient global des lignes d’achat par la quantité.
Prix de revient global
Prix de revient moyen  ---------------------------------------------------
Quantité

Gestion des graphiques - Articles

Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche article, les
valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce volet. C’est la raison pour
laquelle elle est décrite ici.

La fonction [Graphique] est disponible dans les fiches articles. Il permet l’affichage de graphiques
correspondant aux valeurs statistiques affichées dans le volet « Statistiques ».

Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le gra-
phique.

Sélection de la série du graphique

Cette fenêtre permet la sélection des informations à imprimer.

Les valeurs qu’il est possible d’imprimer pour les articles sont les suivantes :
• Statistiques de vente,
• Statistiques d’achat,

© 2009 Sage 518

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• C.A. H.T. net,

• Quantité,
• Taux de remise,
• Marge sur prix de revient.

Par défaut toutes les options (sauf les statistiques d’achat) sont cochées. Il suffit de laisser cocher
celles qui vous intéressent.

En fonction des sélections faites dans la fenêtre « Sélection de la série du graphique », les deux
axes verticaux (axes des y) présenteront les informations résumées dans le tableau ci-dessous.

Options sélectionnées Axe vertical de gauche Axe vertical de droite

Toutes (ventes et / ou achats) - CA HT Net (ventes et / ou % remise (ventes et / ou achats)

achats)
– Quantités (ventes et / ou
achats)
- Marge (ventes)
- Prix de revient (achats)

% remise (ventes et /ou achats) % remise (ventes et / ou achats) Néant

- CA HT Net (ventes et /ou - CA HT Net (ventes et /ou Quantités (ventes et /ou achats)
achats) achats)
- Quantités (ventes et /ou - Marge (ventes)
achats) - Prix de revient (achats)
- Marge (ventes)
- Prix de revient (achats)

- % remise (ventes et /ou Quantités (ventes et /ou achats) % remise (ventes et /ou achats)
achats)
- Quantités (ventes et /ou
achats)

Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de

courbes ou de secteurs.

Bouton [OK]

Utiliser ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Annuler]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Les différentes représentations graphiques

Les graphiques peuvent être représentés sous trois formes différentes. L’accès aux différentes re-
présentations graphiques se fait par l’intermédiaire du bouton Fonctions.

Bouton Fonctions

Ce bouton propose les fonctions suivantes :

• Histogramme
La fonction Histogramme permet de visualiser un graphique sous la forme d’histogram-
mes.

© 2009 Sage 519

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• Courbe
La fonction Courbe permet de visualiser un graphique sous la forme de courbes.

• Secteur
La fonction Secteur permet de visualiser un graphique de type secteurs (“camembert”).
Une seule valeur sera représentée sur les différentes périodes renseignées. Dans le cas
ou plusieurs valeurs sont sélectionnées (exemple : C.A. H.T, et Marge), c’est la première
qui est proposée.

© 2009 Sage 520

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• Imprimer
La fonction Imprimer permet d’imprimer la représentation graphique sélectionnée.

Bouton [Fermer]

Utiliser ce bouton pour fermer la fenêtre.

© 2009 Sage 521

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Nomenclatures
Structure / Nomenclatures

Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les fiches des nomenclatures et
des articles liés.

Les nomenclatures sont des regroupements d’articles vendus ensemble sous une même référen-
ce. Ils présentent les particularités suivantes :

• ils peuvent être à saisie variable c’est à dire que leur composition peut être modifiée en
saisie de document de vente ou de bon de fabrication (cas des nomenclatures de fabrica-
tion) ;

• ils peuvent être à gamme simple ou double (et comporter bien évidemment des articles
composants à gamme simple ou double) ;

• ils peuvent donner lieu à des prévisions de fabrication.

Ces nouveaux modes de gestion entraînent l’apparition de nombreux volets dédiés.

Les articles liés sont des articles qui en appellent d’autres en saisie de pièce.

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Liste des nomenclatures] de la
barre d’outils « Gestion des articles et stocks ».

Typologie des nomenclatures

Nomenclatures de fabrication

Rappelons que les articles avec nomenclature de fabrication sont repérés par l’icône ci-con-
tre dans la liste des articles. Les nomenclatures de fabrication disposent de volets particuliers
qui sont détaillés aux pages suivantes du manuel :

• «Volet Gamme opératoire - Nomenclatures», page 543,

• «Volet Gamme opératoire / Gamme - Nomenclatures», page 549,
• «Volet Prévisions - Nomenclatures», page 551,
• «Volet Prévisions / Gammes - Nomenclatures», page 554.
Une nomenclature de fabrication représente le cas général d’un article dans la composition du-
quel entrent un ou plusieurs autres articles qui peuvent être vendus séparément. La saisie d’un
tel article dans un bon de fabrication déclenchera automatiquement des mouvements sur les ar-
ticles qui entrent dans sa nomenclature.

Voir la commande «Documents des stocks», page 1145.

Une nomenclature peut, elle-même, être à gamme simple ou double.

Voir le titre «Volet Composition / Gammes – Nomenclatures», page 541.

Elle peut donner lieu à des prévisions de fabrication.

© 2009 Sage 522

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Voir les titres «Volet Prévisions - Nomenclatures», page 551 et «Volet Prévisions / Gammes -
Nomenclatures», page 554.

Le programme Sage Gestion commerciale 100 permet de définir pour un article à nomenclature
des composants disposant d’une quantité négative pour indiquer l’entrée en stock d’un sous pro-
duit. Ces composants négatifs seront entrés en stock lors de la fabrication du composé avec com-
me valorisation le prix d’achat du volet «Fiche principale».

Ces composantes négatives ne sont pas prises en compte dans la détermination du prix de revient d’entrée
en stock de l’article à nomenclature.

L’article de substitution enregistré dans le volet «Stock» de la fiche article n’est pas proposé si un
des articles d’une nomenclature de fabrication est manquant lors de la saisie d’un bon de fabrica-
tion.

La zone % Répartition et le bouton Répartition automatique ne sont pas disponibles pour les articles à
nomenclature de fabrication.

Nomenclature commerciale / composé

Un article à nomenclature commerciale / composé est composé d’un certain nombre d’articles et
sa valorisation dans les lignes de pièces est faite en fonction du prix de l’article composé et non
de ceux des articles qui entrent dans sa composition.

Un article avec nomenclature commerciale / composé est repéré dans la liste des articles par
l’icône ci-contre.

La gestion de ces articles est identique à celle des articles à nomenclature de fabrication. L’appel
d’un tel article dans une pièce fait apparaître, à sa validation les lignes des composants qui for-