La lettre Administrative
Les formules de rédaction usuelle
Les formules introductives :
J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
Comme suite à votre lettre du...
En réponse à votre lettre du...
J'ai l'honneur de vous faire connaître que...
J'ai l'honneur de vous rendre compte...
J'ai l'honneur de vous faire parvenir...
J'ai l'honneur de vous exposer...
J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir... (À un supérieur hiérarchique)
Les formules de demande :
X
Emploi des verbes: rendre compte de, exposer à, solliciter de, proposer de, prier de bien
vouloir (à un supérieur hiérarchique)
Les formules pour exposer des faits :
utiliser le présent de l'indicatif: ajouter, constater, observer, signaler, confirmer,
préciser,
Souligner, considérer, noter, rappeler
utiliser les formules: je me permets de..., je crois devoir..., je prends acte..., je crois
devoir attirer
Votre attention... (Formule autoritaire)
utiliser des formules plus souples: je prends note..., je ne manque pas de..., je n'ignore
pas que...,
je ne pers pas de vue...
Pour exprimer une impossibilité: il ne saurait vous échapper que..., vous ne sauriez
ignorer que...
Des mots outils :
d'une part..., d'autre part... ; en premier lieu..., en second lieu... ; non seulement...,
mais... ; tout
D’abord..., ensuite..., enfin... ; par ailleurs...; en outre...
À titre d'information, à titre exceptionnel...
Cependant...; mais...; toutefois...
Dès maintenant...; d'ores et déjà...; sans délai...
La conclusion :
Aussi..., dans ces conditions..., en conséquence...
Il convient de..., il y a lieu de..., il paraît souhaitable...
je vous serais obligé...; je vous serais reconnaissant...;je vous saurais gré...
Quelques expressions :
Par lettre visée ...Par lettre rappelée en référence...
Afin de...; a propos de...
X
Je vous saurais gré...
J'ai l'honneur de vous rendre compte...
Résoudre un problème
Demander que...; informer que...
La formule de politesse :
Je vous prie d'agréer, M..., l'hommage de mon respectueux dévouement.
Je vous prie de croire, M..., à l'expression de ma considération distinguée.
METTRE EN FORME UN COURRIER
Format A4 avec marges de 2,5 cm de chaque côté. Le corps du texte s'inscrit dans un
rectangle de 16 x 24,7 cm.
L'encre à utiliser est noire ou bleue.
En haut à gauche Lieu et date Exemple : Annaba, le 13 decembre2015
Alignement à gauche Cordonnées de l'expéditeur ex : Madame, Monsieur et titre ou
qualité de l'expéditeur
En haut dans la moitié droite Coordonnées du destinataire
A destination d'une personne représentant un service, inscrire : A
L’attention de… ; Ex A l'attention de Monsieur ….
A destination d'une personne par la voie hiérarchique, indiquer le titre de la personne
intermédiaire précédé de s/c [sous couvert de]
Alignement à gauche objet de la lettre ex Objet : candidature au poste de comptable
principale
Références du courrier auquel on Répond Réf. : votre courrier du 15 avril 2009
Corps de la lettre :
- La formule d'appel, le texte de la lettre et la formule de courtoisie peuvent être soit
alignés à gauche avec ou sans retrait.
- Les différents paragraphes sont séparés les uns des autres par une ligne blanche.
X de la hauteur de la lettre et doit être
- Le corps de la lettre n'occupe pas plus de la moitié
justifié (dans le cas d'une lettre non manuscrite) ou non.
Formule d'appel
Le plus souvent, la personne à qui on s'adresse est mentionnée (comme dans la formule
d'appel).
Formule de courtoisie
Plus ou moins conventionnelles, évolutives comme toute la langue, elles sont spécifiques
aux circonstances. Comme toute la langue, ces formules évoluent
Dans le Quart inférieur de la lettre :
- NE PAS OUBLIER DE SIGNER Signature manuscrite
– alignement à gauche Indication des pièces jointes s'il y a lieu– précédées de "P.J. :"
Ex : P.J. : photocopie du compte rendu de l’incident du 18 avril 2009
- Indication des personnes à qui ce courrier est également envoyé
Ex : Copie à Madame l'Inspectrice de l'Education Nationale
LA CORRESPONDANCE ELECTRONIQUE :
Le courrier électronique :
Ne traite qu’un seul sujet et a toujours un objet explicite et adapté
Style direct et rédaction courte. Termes positifs.
Peu de mise en page ou de recherche de présentation
Ton plus simple et cordial que la lettre ou la note.
Formule de politesse et de courtoisie du courrier traditionnel sont plus courtes ou
formules allégées :
- Respectueuses salutations
- Sincères salutations
- Bien cordialement
La signature : prénom, nom et titre ou fonction (en e-commerce : représente un
procédé fiable d’identification X
Recommandations : assurez-vous dans le cas de pièces jointes que votre
correspondant possède les logiciels pour les lire. Limitez la taille des fichiers joints
à 2 MO.
Utilisez de préférence les listes de diffusion et classer les adresses dans l’ordre
alphabétique
- Evitez de diffuser des adresses de destinataires personnels. Recourir si besoin, par
discrétion uniquement, la
- fonction "cci": copie cachée invisible.
- Ne pas utiliser abusivement de la fonction "répondre à tous"
