Procédure de l’information et de la
communication
Service Administratif Service Technique Tous
Diffusion
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Version Date Nature de Modification
01 24/06/2019 - Création
02 17/06/2020 - Mise à jour
Nom Fonction Date Visa
Rédacteur : Chargé de missions SSE 25/06/2019
BARRY Thierno Ibrahima
Vérificateur :
M. NELDE Jonathan et Mme NIANG Chargé de missions SSE
Mariama Responsable administratif 17/06/2020
Directrice Générale
Approbateur : Mme DIOP Bitty Gueye
ADRESSE 20 boulevard Djily Mbaye BP 836,
Dakar, Sénégal
TELEPHONE (221) 33 889 08 88
[email protected] / www.dhisn.com
Date : 24/06/209
Procédure de l’information et de la Référence : PIB - M03-MASE19
communication
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I) OBJET & DOMAINE D’APPLICATION
Cette procédure a pour objectif d’encadrer la communication pour l’ensemble des employés et
de la direction de DHi. Elle établit les différents canaux de communications utilisés pour la
transmission de l’information et la sensibilisation des différents intervenants. La présente
procédure d’information et de communication s’applique à la communication descendante et
ascendante au sien de DHi.
II) REFERENCE
MASE Version 2014-AXE 1 : ENGAGEMENT DE LA DIRECTION DE L’ENTREPRISE
1.7 Information et animation Sécurité Santé Environnement
III) DEFINITION & ABREVIATION :
Dans le cadre de cette procédure les mots et termes sont définis comme suit :
Mots et termes Définition
Communication Processus d’interactions par lequel une personne (ou un groupe de
personnes) émet un message (une information) et le transmet à une autre
personne (ou groupe de personnes) qui le reçoit.
informations Indication, renseignement, précision que l'on donne ou que l'on obtient
sur quelqu'un ou quelque chose
IV) ROLES ET RESPONSABILITES
A. Le personnel de DHi
Participe à la communication et à l’animation (réunion et causerie SSE ou mailing) dans
son service et favorise le dialogue en matière de SSE.
Prend connaissance des informations qui leur sont communiquées par les affiches ou par
mailing sur les aspects SSE ou non.
S’efforce d’appliquer les informations reçues dans leurs activités quotidiennes dans le
cadre de leur travail et de les faire appliquer par les visiteurs dont il pourrait avoir la charge.
Demande des informations et des clarifications au responsable hiérarchique direct ou/et à la
direction au besoin.
B. Directeurs de services
Participent à la communication (réunion ou mailing) dans son service et favorisent le
dialogue en matière de SSE à l’intérieur de son service tout en veillant à la conservation de
la traçabilité des informations.
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S’assurent que les informations s’adressant aux personnels de son service sont
communiquées et bien comprises par ces derniers.
Veillent à l’application et au suivi des informations.
C. Responsable Administratif
S’assure que les travailleurs sont informés de cette procédure.
Participe à l’identification des besoins de communications et propose des moyens (canaux)
pour atteindre les objectifs.
Procure soutien et expertise au chargé de missions SSE dans la préparation de campagne
de sensibilisation en SSE et dans l’intégration du message SSE dans les communications
au personnel.
S’assure que l’affichage des informations destinées au grand public et aux employés est
bien en vue (FInS-M03-MASE19).
D. Chargé missions SSE
S’assure de l’élaboration, de la mise en œuvre, de l’évaluation et de la mise à jour de cette
procédure.
S’assure du respect des canaux de communications SSE au sein de DHi.
Participe activement avec la personne responsable des communications (Responsable
Administratif) à l’intégration des messages de SSE et apporte des ajustements appropriés
avant leurs diffusions.
Participe et choisi des animateurs des causerie SSE.
Prépare et révise annuellement le processus d’information et de communication SSE, si
possible.
E. Comité Santé et Sécurité
Sensibilise à l’utilisation des canaux de communication SSE.
Communique (par réunion ou mailing) l’information pertinente relative à la SSE au
responsable des directions, aux personnels, collaborateurs, clients etc…
Soutient le chargé de missions SSE dans le processus d’information et de communication
SSE.
Propose des améliorations de cette procédure.
F. Direction Générale
Intègre dans ses communications officielles au personnel l’aspect SSE.
Adopte la procédure de communication.
Approuve toutes les informations et communications en matière de SSE destinées au grand
public avant leurs mises à disposition.
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V) DOCUMENTATION
Afin d’assurer la cohérence entre les différents messages et informations en matière de la Santé
Sécurité et l’Environnement (SSE) et leurs traçabilités, les documents suivant sont à référer
dans cette procédure :
- Le procès verbale (PV) des rencontres concernant nos activités sont documentés sur la
fiche ((PVRc-M03-MASE19 ou PVR-M03-MASE19)) suivie la liste de présence
(LPR-M03-MASE19 ou LPRc-M03-MASE19) ;
- Pour les informations d’origine interne et/ou externe en lien avec la SSE destinées à
l’affichage sont enregistrées sur la fiche (FInS-M03-MASE19) et affichées.
- Pour le mailing l’heure, la date et le titre peuvent servir de référents.
- Les compte-rendu des causeries SSE et réunions autre que la réunion du comité (CRC-
M03-MASE19) qui se font trimestriellement.
Chaque support d’information devra à minima comporter des références permettant d’avoir une
traçabilité et une maîtrise du support, de sa conception (ou réception) jusqu’à sa destruction.
VI) MODALITE DE REALISATION POUR LA COMMUNICATION
DESCENDANTE
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Quoi ?
Qui ? Comment ?
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Référence :
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