1.

1 Suite PHEB pour Sage L100 i7 / Sage 1000

1.1.1 Module de Gestion des Budgets

PhEB permet de coupler la structure budgétaire et l’organigramme de l’entreprise avec le rattachement des utilisateurs
aux directions et aux services. Grâce à son ergonomie et à sa simplicité d’utilisation, le module de Gestion des Budgets
de PhEB permet de s’affranchir de la contrainte des structures budgétaires uniquement comptables en autorisant la
gestion des budgets de toute nature et en permettant la décentralisation sécurisée de la saisie et de la consultation
budgétaire dans les directions et les services.

Gestion de l’organigramme Entreprise

La définition de l’organigramme de l’entreprise est stratégique pour permettre la réelle décentralisation de

l’élaboration et de la consultation budgétaire.

La présentation graphique simplifie la visualisation de

l’organigramme de l’entreprise.

Chaque utilisateur du logiciel est rattaché à un ou

plusieurs services de façon à garantir la confidentialité
totale des informations et ce quel que soit les
modules utilisés dans PhEB.

Les directions et les services sont un des critères

principaux de sélection et de regroupement pendant
les saisies, les consultations, les extractions et les
restitutions.

Chaque ligne budgétaire peut être affectée à un ou

plusieurs services, de façon à ne présenter à
l’utilisateur que les données qui l’intéressent.

Gestion de l’organisation budgétaire

L’organisation budgétaire permet de rapprocher l’organigramme de l’entreprise avec la structure du budget.

Les critères de regroupement budgétaires sont définis sur

plusieurs niveaux paramétrables:

Les comptes de regroupement budgétaire

Les comptes budgétaires
Les lignes budgétaires…

La visualisation graphique de l’organisation budgétaire

donne une vision immédiate de la structure du budget par
service.

Les lignes budgétaires peuvent être reconduites d’une

année sur l’autre. Elles sont définies sur des fourchettes
de périodes et peuvent être utilisées uniquement dans le
cadre des budgets et des engagements, soit
exclusivement pour les budgets.

PHEB permet de décentraliser les budgets par service ou

direction en distribuant aux utilisateurs les seules lignes
de budgets autorisées.

1
 Les budgets
Les budgets peuvent être saisis en masse ou en
sélectionnant les lignes aux travers de filtres
paramétrables reprenant les éléments de
l’organigramme et de la structure budgétaire.
Un module d’exportation et de réimportation sous
Excel permet de faire saisir les budgets aux
utilisateurs non connectés au logiciel directement
sur Excel.
Le justificatif comptable des réalisations budgétaires
est consultable pour chacune des lignes budgétaires
grâce à un lien dynamique avec les écritures
comptables rattachées.
Les grilles budgétaires donnent la possibilité de
restructurer l’organisation budgétaire pour générer
des présentations synthétiques personnalisées.
Le module de consolidation budgétaire permet de
regrouper dans une structure budgétaire unifiée, les
budgets et réalisations de plusieurs sociétés.
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Paramètres généraux. - Les affectations aux lignes budgétaires des comptes
comptables et des sections analytiques sont réalisables par
- Gestion des périodes (Potentiellement indépendantes des fourchette, groupes de fourchettes ou individuellement.
périodes comptables – Trimestre, semestre, année, mois, - Un ensemble d’états de contrôle de l’affectation est
…) disponible pour vérifier les liens entre la structure
- Définition des exercices (Gestion des exercices décalés) comptable et la structure budgétaire est cohérent.
sans limite de nombre.
Exportation
- Gestion des sociétés, définition des sociétés de
consolidation budgétaire - L’ensemble des données est exportable sous Excel
- Gestion des statuts budgétaires (Simulation, préparation…) Traitements associés à la saisie
permettant la validation de budget global ou selon des
filtres personnalisés - Saisie Manuelle d’écritures budgétaires
- Création et gestion des états paramétrables (formats, - Extraction de la matrice budgétaire sous Excel,
filtres, requêtes associées). o Saisie dans Excel sur la matrice
o Réintégration dans l’application.
Administration – Gestion des Utilisateurs
Cette fonction est d’une extrême souplesse et d’une grande
- Groupes d’utilisateurs (Membres, Droits par fonction) puissance :
- Utilisateurs (Membre de groupe(s) avec des droits unitaires
qui outrepassent celui du groupe - Permet d’éclater sa matrice par service et de la consolider
à posteriori
- Gestion des affectations des utilisateurs par société et
services - Permet une saisie comparée par rapport aux montants
précédemment consommés
- Personnalisation des menus utilisateurs.
- Libellés des tables et structuration des champs associés o Budgets N-1
personnalisables, facilitant l’appréhension des utilisateurs o Réalisés N-1
au métier. o Montant Initial
- La fonction Importation de structure permet de construire o Montant Révisé
une nouvelle société par duplication de l’existante. - Préparation, révision et transfert des budgets
Organisation budgétaire - Création de simulations budgétaires multiples en se basant
sur les budgets initiaux, révisés ou réalisés d’une période.
- Cette partie permet de visualiser et d’interagir sur la - Possibilité de travailler en groupe d’utilisateurs sur une
structure budgétaire mise en place. préparation ou une révision budgétaire par communication
- Regroupement de simulation ou transfert de simulation à la validation.
- Compte Budgétaire - Nombre de version illimitée de préparation ou de révision
- Ligne Budgétaire budgétaire
- Services associés - Gestion des hypothèses multiples
- Rubrique Budgétaire - Historisation des situations budgétaires
- Un navigateur de sélection permet de filtrer la construction - Historisation des transferts budgétaires
budgétaire afin de faciliter sa lecture. -
Gestion des lois d’éclatement budgétaires - Editions disponibles – Formats multiples
- Permet de ventiler par période le budget à partir de lois - Consultations des réalisés budgétaires avec zoom sur les
d‘éclatement prédéfinies ou par saisie manuelle. justificatifs comptables
- Une bibliothèque d’états multiples est disponible (Budgets,
Liens avec la comptabilité
réalisés)
- Le lien avec la comptabilité est dynamique. En fonction du - Personnalisation des éditions budgétaires au travers d’une
contexte ce lien peut être via un traitement batch. Lecture fonction de gestion des grilles budgétaires. Cette
dynamique des écritures comptables et analytiques construction budgétaire personnalisée permet la
- Plan des comptes généraux représentation organique du budget. (Au global, par mois,
- Plan des sections analytiques par direction, par service,….) en permettant des
Gestion des affectations budgétaires regroupements différents de ceux de l’organigramme
budgétaire

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 1.1.2 Module de Gestion des Engagements
Grâce à la structure budgétaire définie dans le module budgétaire, PhEB permet de créer des engagements en
bénéficiant des règles de contrôle de l’information et des règles de confidentialité élaborées préalablement. Ce module
qui peut être couplé avec la gestion des achats, permet de décentraliser la saisie des engagements dans les services en
utilisant un processus complet de validation.
Gestion des circuits de validation
Le circuit de validation va piloter l’acceptation de
l’engagement dans l’entreprise.
Les circuits de validation sont définis sur plusieurs
critères, service, projet, nature de dépense,
dépassement, montant…. Pour chaque circuit, un
plafond d’engagement est saisi et la liste des
signataires successifs est définie.
Les signataires peuvent être informés par mail pour
valider l’engagement, le rejeter ou faire des
demandes de correction. La validation des
engagements peut se faire directement dans
Outlook (2007-2010).
Un engagement en dépassement budgétaire peut
être orienté sur un circuit de validation particulier.
L’utilisation de statuts d’engagement paramétrables
permet de faire évoluer l’engagement en fonction
des procédures utilisées dans l’entreprise. Chaque
utilisateur possède des droits sur les statuts
d’engagements.

Les engagements
Les engagements sont définis par service et peuvent être
affecté sur une ou plusieurs périodes budgétaires. La
possibilité est donnée de saisir des engagements pluriannuels.
Chaque engagement peut faire intervenir plusieurs lignes
budgétaires. Celles-ci sont choisies exclusivement parmi les
éléments budgétaires autorisés pour le collaborateur qui
saisit. La saisie en est ainsi considérablement simplifiée et les
erreurs d’imputation évitées.
Des champs complémentaires paramétrables permettent
d’affiner l’affectation des engagements. Un contrôle des
budgets disponibles est effectué à chaque ligne saisie et les
dépassements immédiatement visibles à l’écran.
Les factures enregistrées en comptabilité et relatives à
l’engagement sont consultables directement dans la fiche
engagement.

L’utilisation conjointe du module des achats de PhEB

permet à l’utilisateur qui consulte son engagement de
connaître directement la position de l’achat dans le circuit
et l’ensemble des références commandées.
Les montants déjà facturés, la date de fin d’engagement
ainsi que les périodes budgétaires concernées sont
indiqués
La clôture de l’engagement met à jour le montant
réellement engagé par rapport au montant facturé. Le
disponible budgétaire est alors réactualisé, les crédits
peuvent être libérés assurant un suivi efficace des budgets.

Paramètres généraux - Paramétrage des messages associés au Workflows

- Circuit de validation
- Définition des statuts d’engagements permettant de
paramétrer l’état d’avancement de l’engagement
- Gestion des compteurs personnalisés pour les Structure
engagements
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- Héritage d’une partie du menu existant sur le module
budgétaire.
- Possibilité d’affecter un contrat à l’engagement
- Regroupement d’engagements possibles par association de
- Suivi de l’évolution des étapes de validation de
dossiers de regroupement,
l’engagement
- Gestion des habilitations d’accès aux dossiers de
- Trace de l’ensemble des actions faites sur un engagement
regroupement
- Intégration de documents joints associés à l’engagement
- Gestion dynamique de la table des fournisseurs issue du
- Visualisation des commandes fournisseurs associées
Back Office de la comptabilité
- Visualisation des factures fournisseurs associés aux
- Saisie de renseignements complémentaires fournisseurs
engagements.
(catégories comptables, adresses, tarifs, catalogue...)
- Imputation manuelle ou dynamique des factures reçues en
comptabilité.
- Visualisation directe des engagements en dépassement
budgétaire
Administration
- Visualisation directe des engagements en attente de
validation
- Visualisation directe des engagements en attente de
- Autorisation d’accès des utilisateurs au module
clôture
d’engagement
- Clôture des engagements et mise à jour du disponible
- Définition des statuts d’engagements autorisés par
budgétaire définitif
utilisateur
- Client Outlook de validation des engagements
- Définition des utilisateurs ou des rôles utilisateurs habilités
à valider un dépassement budgétaire
- Définition d’un pourcentage autorisé de dépassement de
commande fournisseur par rapport à l’engagement initial
Imputations comptables
- Accès sécurisés aux engagements créés par chaque service
- Affectation des dossiers de regroupement aux services
- Affectation des signataires aux circuits de validation des
- Liens dynamiques ou via traitement batch avec le système
engagements et de la hiérarchie des signatures.
Back Office pour affichage des écritures sur engagement
- Visualisation des écritures comptables associées.
Traitement des engagements - Historisation des modifications des imputations comptables
des engagements

- Création d’engagement annuel et pluriannuel

- Affectation budgétaire des engagements sur une ou
plusieurs périodes budgétaires Editions
- Sélection sur les lignes budgétaires autorisées par
service/utilisateur
- Création de filtres de recherche de données permettant de - Création d’états personnalisés sur les budgets et les
sélectionner les engagements respectant la sélection engagements
- Gestion des engagements multi lignes budgétaires - Suivi des engagements par direction, service, ligne
- Visualisation en création des engagements, du budget, du budgétaire, rubrique analytique, dossier…
réalisé, du réalisé hors engagement, des engagés et du - Consultation des projections budgétaires en fonction de
disponible budgétaire à chaque ligne saisie. l’évolution du statut des engagements
- Visualisation des préparations de commande, des - Interrogation des engagements multi critères
commandes et des factures rattachées. - Personnalisation des éditions budgétaires et des
- Adjonction de documents joints ou de tâches à faire sur engagements au travers d’une fonction de gestion des
engagement grilles d’engagements. Cette construction personnalisée
- Historisation du suivi de traitement et des actions permet la représentation organique du budget, des
utilisateurs engagés, des commandés, des livrés, des facturés et des
- Gestion de la délégation de signature dans les circuits de comptabilisés (Au global, par mois, par direction, par
validation. service,….) en permettant des regroupements différents de
ceux de l’organigramme budgétaire

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1.1.3 Module de Gestion des Approvisionnements / Achats

Le module achat / Approvisionnement permet de passer des commandes et de les suivre jusqu’à leur intégration en
comptabilité. Directement lié au module engagement, il permet de mettre en place des processus achats complets.
Plusieurs processus sont disponibles dont deux particulièrement usités, l’un nécessitant la création de l’engagement
préalablement à la passation de la commande fournisseur, l’autre générant l’engagement directement à partir de la
demande d’achat et la commande fournisseur. Ces deux méthodes permettent de se plier parfaitement aux procédures
internes de l’entreprise en favorisant la connaissance des enveloppes budgétaires disponibles. De multiples processus
sont disponibles pour permettre de se plier aux exigences des entreprises. La gestion des appels d’offre et des contrats
fournisseurs permettent si nécessaire d’optimiser la procédure d’achat.

Demande d’achat

Elles peuvent être saisies via le portail Web de saisie

des demandes. La saisie peut être extrêmement
simplifiée en ne mettant qu’un libellé. La validation
de la demande d’achat permet d’activer le
traitement de la demande d’achat par les services
achats, le contrôle de gestion ou tout autre acteur
nécessaire à la chaine de décision d’achat.
Plusieurs types de demandes peuvent être
paramétrés, certains avec un traitement des achats,
d’autres pour bénéficier uniquement des processus
de validations simples et performants de PhEB sans
déclenchement d’achat.
Préparation des commandes

Etape préalable à l’envoi de la commande au

fournisseur, elle permet de contrôler l’engagement
budgétaire et de suivre le circuit de validation.
Le module de gestion des achats permet de suivre
l’évolution de la demande d’achat en passant par la
commande jusqu’à la facture sans ressaisie. Les
livraisons pour les commandes multiples et les
réceptions partielles sont prises en compte

Gestion des Achats / Approvisionnements

Gestion complète de la chaîne d’achat : Demande d’achat, Traitement de la demande d’achat, Préparation de
commande, commande, réception, facturation
Possibilité d’utiliser des articles génériques ou d’intégrer une base articles détaillée
Affectation des familles d’articles aux services et aux natures de dépenses pour une plus grande sécurité
Contrôle automatique de l’engagé par rapport au commandé
Définition d’un seuil de dépassement de commande par rapport à l’engagement

Imputations comptables
L’imputation comptable peut être liée à la fiche article.
Possibilité d’imputer comptablement les documents d’achats aux lignes articles
Possibilité d’imputer en multi axes analytiques les achats
Gestion des écritures comptables de Factures non parvenues
Comptabilisation des factures fournisseurs
Historisation des pièces comptabilisées

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 Paramètres généraux - Suivi de l’évolution des étapes de validation de la
préparation de commande.
- Définition des documents d’achats
- Transformation de la préparation de commande en
- Gestion des compteurs personnalisés pour les documents
commandes.
d’achat
- Possibilité de générer une seule commande fournisseur
- Circuit de validation des achats (Demande d’achat,
avec plusieurs préparations de commande rattachées
traitement des demandes d’achat, préparation de
- Possibilité de mettre en place un circuit de validation de la
commande, bon de commande, bon de livraison, facture)
commande avant envoi fournisseur.
- Envoi des commandes par mail ou par impression d’un bon
Structure de commande
- Saisie des bons de livraison par transformation directe des
- Héritage d’une partie du menu existant sur le module
bons de commandes
budgétaire et sur les engagements
- Saisie de bon de livraison par rattachement d’un ou
- Définition des utilisateurs ayant droit aux achats
plusieurs bons de commande
- Définition des utilisateurs du service achat
- Gestion des livraisons partielles
- Définition d’une base famille articles avec autorisation des
- Saisie des bons à payer techniques ou des litiges
familles par service
- Saisie des factures avec rattachement aux bons de
- Gestion d’une base article avec rattachement à la base
commandes ou aux bons de livraison
famille article
- Contrôle facture et vérification des imputations comptables
- Gestion dynamique de la table des fournisseurs issue du
- Gestion de la facturation totale ou partielle
Back Office de la comptabilité
- Personnalisation complète des documents des achats
- Saisie de renseignements complémentaires fournisseurs
- Clôture des commandes et historisation des commandes
(catégories comptables, adresses...)
clôturées.
- Gestion des conditions de règlement, des modes de
- Client Outlook de validation des préparations de
paiements
commandes et des commandes fournisseurs
- Gestion des proratas de Tva

Comptabilisation
Administration
- Imputation manuelle ou automatiques des lignes des
- Autorisation d’accès des utilisateurs au module achat
factures
- Définition des statuts de documents d’achats autorisés par
- Modification des imputations analytiques ou comptables
utilisateur
des lignes de facture
- Définition des utilisateurs habilités à valider les achats
- Contrôle de la cohérence des imputations comptables et
- Définition d’un pourcentage autorisé de dépassement de
analytiques
commande fournisseur par rapport à l’engagement initial
- Comptabilisation des Factures fournisseurs non parvenues
- Accès sécurisés aux achats par service et par nature de
- Comptabilisation des factures fournisseurs
dépense
- Génération des fichiers d’écritures comptables
- Accès sécurisés au référentiel de commande (article) par
- Historisation des fichiers d’écritures comptables générés
utilisateur.

Contrats fournisseurs
Traitement des achats
- Gestion des contrats, reconduction, avenant de contrat
- Demande d’achat
- Workflows de validation des contrats, avenant et
- Traitement des demandes d’achat
reconduction
- Préparations de commande
- Imputation budgétaire des contrats et présentation des
- Commandes fournisseurs
impacts budgétaires des contrats sur les préparations
- Bon de réception fournisseurs
budgétaires des années à venir
- Facture fournisseurs
- Gestion des contrats ouverts et des contrats cadres
- Avoir financier ou avoir de retour
- Gestion des droits sur les contrats par utilisateurs /Service
- Saisie décentralisée des demandes d’achat
- Rattachement des engagements et des commandes aux
- Workflows de validation des demandes d’achat
contrats
- Traitement des demandes d’achat avec ou sans passation
- Possibilité d’interdire tout achat sans contrat
de commande
- Echéancier des contrats
- Gestion de la quantité demandée, quantité acheté,
- Gestion des documents joints
quantité sortie de stock, quantité rejetée
- Gestion des services gestionnaires et des services
consommateurs Editions
- Workflows de validation du traitement de la demande
- Création d’états personnalisés sur les budgets, les
d’achat
engagements et les achats
- Possibilité de créer des préparations de commande avec
- Suivi des achats par direction, service, ligne budgétaire,
rattachement à un engagement existant
rubrique analytique, dossier…
- Possibilité de créer en même temps la préparation de
- Consultation des achats par directions, services, lignes
commande et l’engagement associé
budgétaires, fournisseurs
- Rattachement des lignes de commandes aux lignes
- Personnalisation des éditions au travers d’une fonction de
budgétaires engagées
gestion de synthèse des achats. Cette construction
- Saisie de texte libres ou de commentaires dans le corps des
personnalisée permet la représentation organique du
documents
budget, des engagés, des commandés, des livrés, des facturés
- Gestion des pièces jointes
et des comptabilisés (Au global, par mois, par direction, par
- Visualisation au niveau des engagements des commandes
service,….) en permettant des regroupements différents de
associées
ceux de l’organigramme budgétaire. Synthèses achat
- Possibilité de faire intervenir un circuit de validation de la
permettant de créer des statistiques achats personnalisés.
préparation de commande avant transformation en
commande définitive

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 1.1.4 Autres modules optionnels

Gestion des bailleurs et des conventions de

financement

Référentiel des bailleurs et des conventions de

financements liées.
Création libre de tout champ permettant de définir et de
renseigner la convention
Saisie des budgets par convention
Imputation directe des achats sur les conventions
Imputation directe des engagements sur les conventions
Imputation directe des contrats sur les conventions
Liquidation et ordonnancement par convention
Contrôle de dépassement sur convention
Etats de restitution paramétrable par bailleur /
Convention /Budget /Engagé / Acheté.
Gestion des GIE
Identification des sociétaires au GIE
Affectation des budgets par sociétaires du GIE
Exécution budgétaire et processus achat avec contrôle par sociétaires
Restitution par sociétaire.

Liquidation – Ordonnancement – Titre de paiement

- Gestion des liquidations sur facture ou sur engagement
- Gestion du workflows de liquidation
- Gestion de l’ordonnancement des factures
- Gestion du workflows de validation de l’ordonnancement
- Gestion des titres de paiement
- Gestion du workflows de validation de des titres de paiement
- Saisie des retenues et des précomptes
- Comptabilisation personnalisable des titres de paiement

** Ecran de pilotage du Budget en mode Web

7
** Ecran de synthèse Budgétaire

** Ecran de saisie d’une demande d’achat Web

8
** Ecran de validation par Outlook des engagements

*Nécessite Outlook 2010