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AMENDIS Rapport D' Etude VF1

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AMENDIS

PRESTATION D’EXPERTISE ET D’ASSISTANCE A LA MAITRISE

D’OUVRAGE POUR LA REDACTION D’UN CAHIER DES
CHARGES POUR LE LANCEMENT D’UN APPEL D’OFFRE

RAPPORT D’ETUDE / TETOUAN & TANGER

BON DE COMMANDE N° Tétouan : 3219000024
Tanger : 1219000036/1
COMPTE AMENDIS
LIBELLE DU PROJET Prestation d’expertise et d’assistance à la maîtrise d’ouvrage pour la
rédaction d’un cahier des charges pour le lancement d’un appel d’offre
du projet « Digitalisation et Gestion Electronique des Documents Archivés
à AMENDIS Tanger et Tétouan »
RAPPORT D’ETUDE

SOMMAIRE

1 Etude de l’existant........................................................................................................................................................... 4
1.1 Constats.................................................................................................................................................................. 4
1.1.1 Structure de la cartographie documentaire.......................................................................................................4
1.1.2 Arborescence documentaire (électronique)....................................................................................................13
1.1.3 Reporting du prestataire (site Tanger).............................................................................................................14
2 Analyse : Ateliers TETOUAN...........................................................................................................................................16
2.1 Liste des directions...............................................................................................................................................16
2.2 Résultats du questionnaire...................................................................................................................................17
2.2.1 DAAI................................................................................................................................................................. 17
2.2.2 DET.................................................................................................................................................................. 22
2.2.3 DEL................................................................................................................................................................... 25
2.2.4 DEA..................................................................................................................................................................29
2.2.5 DCJA................................................................................................................................................................. 33
2.2.6 DCL.................................................................................................................................................................. 34
2.2.7 DCF..................................................................................................................................................................35
2.2.8 QSE.................................................................................................................................................................. 37
2.3 Synthèse de la volumétrie : Tétouan....................................................................................................................38
3 Analyse : Ateliers TANGER..............................................................................................................................................39
3.1 Liste des directions...............................................................................................................................................39
3.2 Résultats du questionnaire...................................................................................................................................41
3.2.1 DEL................................................................................................................................................................... 41
3.2.2 DET/DEL........................................................................................................................................................... 45
3.2.3 DET.................................................................................................................................................................. 48
3.2.4 DEA..................................................................................................................................................................49
3.2.5 DCL.................................................................................................................................................................. 53
3.2.6 DAAI................................................................................................................................................................. 55
3.2.7 DRH..................................................................................................................................................................60
3.2.8 DAM.................................................................................................................................................................61
3.2.9 DCF..................................................................................................................................................................62
3.2.10 COMMUNICATION......................................................................................................................................63
3.2.11 DJCR............................................................................................................................................................ 64
3.2.12 QSE............................................................................................................................................................. 65
3.3 Synthèse de la volumétrie : Tanger......................................................................................................................66
4 SYNTHESE DE L’ETUDE & RECOMMANDATIONS............................................................................................................67
4.1 SYNTHESE : SITE TETOUAN...................................................................................................................................67

4.2 SYNTHESE : SITE TANGER......................................................................................................................................68

1 Etude de l’existant

Objectif : Ce volet comprend une analyse des outils existant chez AMENDIS :
(cartographie, Arborescence, reporting du prestataire).

Nous allons tout d’abord rappeler les axes d’analyse qui constitue la cartographie
d’AMENDIS avant d’exposer les résultats détaillés par direction et par site.

Pour rappel, l’analyse des chiffres couvre la période 2002/2018, à l’exception de la

DCL dont les données sont inférieures à 2002.

1.1 Constats
1.1.1 Structure de la cartographie documentaire
Ci-après un petit rappel des axes d’analyse repérés lors de la lecture de la cartographie communiquée par
AMENDIS :

Champs Type * Descriptif Commentaire

Métier Il s’agit des entités appartenant à Nous allons adopter la notion de
l’organisation AMENDIS. direction au niveau du futur plan de
N
classement

Index doc A - Logique de codification à détailler ?

Numéro d’ordre Il s’agit d’un code séquentiel par -
N
direction
Code document Concaténation des éléments suivants : -
A
n° d’ordre / Direction
Rubrique La rubrique représente le groupe de Nous allons adopter la notion de
type de documents auxquels seront groupe de types lors de
A
rattachés les sous-groupes de types. l’établissement du futur plan de
classement.
Sous-rubrique La sous-rubrique représente le sous- Nous allons adopter la notion de
groupe de type de documents auxquels sous-groupe de types lors de
A seront rattachés les types de l’établissement du futur plan de
documents. classement.

Intitulé du document L’intitulé du document représente le Nous allons adopter la notion de type
type de document utilisé au sein de la de document lors de l’établissement
A
direction en question. du futur plan de classement.

Responsable Il s’agit du responsable de production -

A du document identifié.

Champs Type * Descriptif Commentaire

Nécessité d’archivage Selon les normes archivistiques,
l’opération d’archivage est
conditionnée par la DUA (durée
d’utilité administrative).
A -
Cette notion est administrée par le
calendrier de conservation (non
disponible au sein d’AMENDIS).

Nécessité de Ce volet devra prendre en

dématérialisation considération une démarche de tri
pour neutraliser aussi bien les
A -
documents à ne pas neutraliser que
les doublons.

Documents partagés Ce volet permet de neutraliser les

documents produits et partagés avec
A - les différentes entités. Il permet
également d’identifier les doublons.

Type de document Nous allons adopter la notion de

Il s’agit des formats suivants
: format au niveau du futur plan de
A4/A3/A0/A2 classement.
Le format numérique de type
(WRD/PDF) sera neutralisé du
A
volume à numériser (les documents
déjà numérisés doivent être traités
au niveau d’un OCR pour la
reconnaissance des caractères : point
à valider).
Nbre de doc de 2002- Il s’agit de la consolidation du volume -
2018 documentaire relative à la période
A
2002/2018

Nbre de pages Il s’agit du nombre de pages par type -

estimatif par N de document
document
Nbre de doc classés Il s’agit des documents archivés aussi A valider
2002-2018 N bien au niveau des bureaux/des sites
d’archives/chez le prestataire
Nbre de doc scannés Il s’agit des documents numérisés Les documents numérisés doivent
2002-2018 être Issus de scan avec une liaison
OCR pour la reconnaissance des
N
index et clés de recherche.

* : A = Alphanumérique/N : Numérique

[Link] Analyse de la cartographie documentaire : AMENDIS TETOUAN

Ci-après la synthèse d’analyse de la cartographie du site TETOUAN :

# Métier (=Direction) Constats & analyse

1 DEL  Structure documentaire
o Les données sont structurées par groupes de types et sous-groupes
de types ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement.
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 et A0
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 1 793 226 Pages
o A0 : 76 500

2 DET  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types uniquement ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement ;
o Absence de sous-groupes de types.
 Format des documents
o Format non défini
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o Volume non défini

3 DEA  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types uniquement ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement ;
o Absence de sous-groupes de types ;
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 uniquement
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 1 311 125 Pages

4 DCL  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types ;
o Absence de sous-groupes de types ;
o La cartographie de la DCL n’est pas complète
 Format des documents
o Format non défini
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o Volume non défini

# Métier (=Direction) Constats & analyse

5 DAAI  Structure documentaire

o Les données rattachées à cette direction sont dispatchées au niveau
de la cartographies, une réorganisation des données liées aux
différentes entités sera envisageable au niveau du futur plan de
classement :
 ACRI
 Investissement
 Approvisionnement/magasin
 Contrôle de gestion
 Patrimoine
 Moyens généraux
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 et A0

 Volumétrie du fonds documentaire à numériser

o A4 : 1 109 752 Pages
o A0 : 1 184

6 DCJA  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types et sous-groupes
de types ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement.
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 uniquement
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 111 800 Pages

7 DCF  Structure documentaire

o La cartographie ne couvre pas la direction DCF.
 Format des documents (non défini)
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser (non défini)

8 QSE  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types ;
o Absence de sous-groupes de types ;
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 uniquement
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 113 000 Pages

Ci-après la synthèse de la volumétrie qui découle de l’analyse de la cartographie de TETOUAN :

# VOLUMETRIE
Direction
PAGES A4/A3 PAGES A0
1 DEL 1 793 226 76500
2 DET - -
3 DEA 1 311 125 -
4 DCL 10 910 510 -
5 DAAI 1 109 752 1184
6 DCJA 111 800 -
7 DCF - -
8 QSE 113 000 -
Total 15 349 413 77 684

L’analyse sera complétée par les résultats du questionnaire qui seront exposés au
niveau de la partie II du présent rapport.

[Link] Analyse de la cartographie documentaire : AMENDIS TANGER

Ci-après la synthèse d’analyse de la cartographie du site Tanger :

# Métier (=Direction) Constats & analyse

1 DEL  Structure documentaire
o Les données sont structurées par groupes de types et sous-groupes
de types ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement ;
o La cartographie de la DEL n’est pas complète
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 et A0
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 4 396 638 Pages
o A0 : 288 000 Pages

2 DET/DEL  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types et sous-groupes
de types ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement.
 Format des documents
o Existence de documents de type A4/A2/A1
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 1 806 629 Pages
o A2/A1 : 18 880 Pages

3 DET  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types et sous-groupes
de types ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement.
 Format des documents
o Existence de documents de type A0/A1/A4/A5
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 212 700 Pages
o A0/A1/A5 : 10 400 Pages

4 DEA  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types et sous-groupes
de types ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement ;
 Format des documents

# Métier (=Direction) Constats & analyse

o Existence de documents de type A4 uniquement

 Volumétrie du fonds documentaire à numériser

o A4 : 13 265 018 Pages

5 DCL  Structure documentaire

o Les données sont structurées par groupes de types et sous-groupes
de types ;
o Une réorganisation des groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement.
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 et A2
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4/A2 : 13 015 270 Pages

6 DAAI  Structure documentaire

o Les données rattachées à cette direction sont dispatchées au niveau
de la cartographies, une réorganisation des données liées aux
différentes entités sera envisageable au niveau du futur plan de
classement :
 ACRI (non couvert par la cartographie)
 Investissement
 Approvisionnement/magasin (non couvert par la
cartographie)
 Contrôle de gestion (non couvert par la cartographie)
 Patrimoine (non couvert par la cartographie)
 Moyens généraux
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 et A0

 Volumétrie du fonds documentaire à numériser

o A4 : 626 080 Pages
o A0 : 690

7 DRH  Structure documentaire

o Les données sont structurées par dossiers ;
o Une réorganisation des dossiers par groupes de type et sous-groupes,
sera envisageable au niveau du futur plan de classement.
 Format des documents
o Existence de documents de type A4 uniquement
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 1 104 056 Pages

8 DCJA  Structure documentaire

o La cartographie ne couvre pas la direction juridique.
 Format des documents (non défini)

# Métier (=Direction) Constats & analyse

 Volumétrie du fonds documentaire à numériser (non défini)

9 QSE  Structure documentaire

o La cartographie ne couvre pas la direction QSE.
 Format des documents (non défini)
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser (non défini)

1 DCF  Structure documentaire

0 o La cartographie ne couvre pas la direction DCF.
 Format des documents (non défini)
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser (non défini)

1 DAM  Structure documentaire

1 o Les données sont structurées par type de document ;
o Une réorganisation par groupes de types sera envisageable au niveau
du futur plan de classement.
 Format des documents
o Existence de documents de type A4
 Volumétrie du fonds documentaire à numériser
o A4 : 357 750 Pages

1 Communication  Structure documentaire

2 o La cartographie ne couvre pas la direction de communication.
 Format des documents (non défini)
Volumétrie du fonds documentaire à numériser (non défini)

Ci-après la synthèse de la volumétrie qui découle de l’analyse de la cartographie de TANGER :

VOLUMETRIE
# Direction
PAGES A4/A3 PAGES A0
1 DEL 4 396 638 288000
2 DET/DEL 1 806 629 18880
3 DET 212 700 10400
4 DEA 13 265 018 0
5 DCL 13 015 270 0
6 DAAI 626 080 690
7 DRH 1 104 056 0
8 DJCRA - 0
9 DAM 357 750 0
10 DCF (TE/TA) - 0
11 COM - 0
12 QSE - 0
Total 34 784 141 317 970

L’analyse sera complétée par les résultats du questionnaire qui seront exposés au
niveau de la partie II du présent rapport.

[Link] Synthèse de l’analyse : Tanger & Tétouan

Ci-après la synthèse de la volumétrie des deux sites suite à l’analyse de la cartographie :

VOLUMETRIE
# SITE
PAGES A4/A3 PAGES A0
1 TANGER 34 784 141 317 970
2 TETOUAN 15 349 413 77 684
Total 50 133 554 395 654

Le volume qui découle de l’analyse ne constitue pas un total définitif car la

cartographie analysée ne couvre pas l’intégralité des directions, comme déjà précisé
au niveau de l’analyse déjà exposée.

Cette synthèse sera complétée par les résultats issus des entretiens menés avec les
responsables des différentes directions des sites (Tanger & Tétouan).

Le plan de classement qui sera communiqué en plus du présent rapport, constituera

une version plus complète de la cartographie documentaire analysée en termes de :
structure documentaire, index de recherche, arborescence, format et volumétrie.

1.1.2 Arborescence documentaire (électronique)

Une arborescence commune Tanger – Tétouan des archives a été élaborée par l’équipe AMENDIS, définissant :

 L’Entité (ex : la Clientèle) ;

 Les rubriques (ex : Le Contrat Client, Facturation, etc…) ;
 Les sous-rubriques (ex : Identifiants Clients, Résidence, Autorisations de construire, etc.) ;
 L’intitulé du document à scanner et à archiver ;
 La date d’édition du document :
 Son partage avec les autres Entité.

Constat par rapport à l’arborescence :

 Les niveaux définis au niveau de l’arborescence documentaire sont pertinents, par ailleurs, nous avons
remarqué la nécessité d’intégrer la cote topographique (l’emplacement physique de la boite au niveau
de la salle d’archive) ;
 L’arborescence de Tétouan & Tanger devra être revue car elle n’est pas exhaustive (elle ne couvre pas
l’ensemble des directions).

Da manière générale, l’arborescence doit être formulée par groupe de type et par métier. Ci-après des
illustrations par direction :

 Direction DAM (Marché) :
o Année
 N° de marché
 Direction DCF
o Année
 Groupe de type (Comptabilité générale/fiscalité/…)
 Direction juridique
o Type d’affaire (affaire pénale, affaire sociale,…..)
 Type de document

L’arborescence cible sera formulée par direction au niveau du plan de classement joint
au présent rapport d’étude.

1.1.3 Reporting du prestataire (site Tanger)

Le prestataire qui se charge de la gestion du fonds documentaire de Tanger communique périodiquement un
reporting qui se présente comme suit :

NBRE.
1 BOITE =
DIRECTION TYPE DOCUMENT DE BOITE COMMENTAIRE
500 PAGES
S

DOS. APPELS D'OFFRES SADEPOL ne fait pas la

distinction entre les dossiers
ACHATS DOS. MARCHES/ 2 151 1 075 500 achats/marchés (DAM) et les
approvisionnements dossiers approvisionnements
(DAAI).
DOS. GRANDS TRAVAUX
DET 727 363 500 -
"VALORISATION"
DOS. FRAUDES
DOS. DEGATS CAUSES AUX TIERS
DOS. CONTRÔLE TECHNIQUE "
DEL DECLARATIONS " 2 413 1 206 500 -
DOS. CONTRIBUTIONS
DOS. VERIFICATION ET
CONTRÔLE TECHNIQUES
DOS. ENCAISSEMENTS -CAISSES-
DOS. PIECES DE PAIEMENT +
DCF 4 911 2 455 500 -
MANDATS DE PAIEMENT
DOS "CAISSES DEPENSES"
DOS. "QUITTANCES D'ARRETS"
DCL DOS. "POLICES & CONTRATS 32 490 16 245 000 -
D'ABONNEMENTS"
DRH DOS. PAIES + DOS. STAGIAIRES 331 165 500 -
DOS. ETUDES EAU POTABLE /
DET DOS. ETUDES ASS. 565 282 500 -
PLANS
DOS. GESTION PARC AUTO +
DAAI / DMG BONS STATIONS 2 302 1 151 000 -
DOS. D'INVESTISSEMENTS
DOS. EXPLOITATION ASS.
DOS. TRAVAUX HYDRAULIQUES
DEA 94 47 000 -
DOS. GRANDS TRAVAUX
DOS. PROMOTEURS
DET EL DOS. DEVIS ELECTRICITE 15 7 500 -
DCL DOS. RECTIFICATIONS 40 20 000 -
il s'agit de BOX non identifiés
*** DIVERS 362 181 000 sur la base de données de
SADEPOL
Le nombre moyen de pages
TOTAL 46 401 23 200 500 par boxe chez SADEPOL est
estimé à 500 pages max/boxe).

 Les données remontées par le prestataire ne sont pas organisées par direction. Il s’agit d’un listing
donné en vrac sans le respect de la structure documentaire prévue au niveau de la cartographie déjà
analysée :
o Il est à noter que les changements opérés au niveau de l'organisation d’AMENDIS depuis 2002
ne permettent pas de se conformer strictement à l'organisation actuelle (Exemple des dossiers
d'investissement, dossiers des grands travaux, les dossiers de la DEL, ....).

 Le prestataire précise un total de 46 401 boites, soit un total de 23 200 500 pages (avec une moyenne
de 500 pages par boite).

Par rapport à la charte archivistique, nous avons noté ce qui suit :

 Le prestataire propose une logique alphanumérique qui se présente comme suit : XX000
o Le 1er X correspond aux rayonnages classés de A à Z ;
o Le 2ème X correspond aux colonnes d'un rayonnage classées de A à Z
o Les 3 chiffres correspondent au classement sur une colonne.

 Le niveau de pertinence de la logique de codification des boites est moyen puisqu’elle ne couvre pas
l’ensemble des éléments élémentaires d’une cote archivistique :
 Numéro de la salle (ce volet n’est pas applicable pour le prestataire car il ne dispose
actuellement que d’un seul site, mais dans le cas d’une extension de site, il serait
indispensable de le définir afin de mieux repérer le classement des boites
archivées) ;
 N° de l’épi /rayon
o N° de Travée
 N° de tablette

 Par rapport au futur plan de classement à mettre en place, il est indispensable de trancher par rapport
à l’intégration de la cote archivistique :
o Option I : s’aligner sur la cote du prestataire ;
o Option II : VISIATIV AFRICA propose une cote pour que le prestataire l’applique dans la
gestion de sa salle d’archive.

Plusieurs ateliers de travail ont été menés avec les différents responsables des deux
sites, Tétouan & Tanger, avec comme objectifs :

 Identifier la structure documentaire et les conditions de classement ;

 Recenser la fréquence de production par type de document.

Les paragraphes suivants récapitulent les résultats de l’analyse basée sur le

questionnaire de chaque site.

2 ANALYSE : ATELIERS TETOUAN

Objectif : Il s’agit de recenser les points forts et les problèmes relatifs à la gestion des
archives d’AMENDIS :

 Recensement des différents groupes et sous-groupes de documents traités

au niveau de chaque direction ;
 Identification des types de documents et leur fréquence de production ;
 Etude et analyse :
o Des différents modes et formats de classement ;
o Des conditions de conservation ;
o Des instruments et champs d’index de recherche.
 Identification des modes de communication des documents ;
 Collecte des attentes et suggestions des différents responsables par rapport
au projet de gestion des archives.

2.1 Liste des directions

Ci-après la liste des responsables rencontrés par direction/entité :

# DIRECTION/ENTITE NOM & PRENOM
1 DAAI  Mr. Ahmed GHYATI
2 DET  Mme Najlae AOULAD (TAF)
 Mr. Mohamed MAIMOUNI (Etude et investissement)
 Mr. Souhail (Etude PROMO)
 Mr. TRIDAK (Travaux)
 Mme. ATI BERTALED (SIG)

3 DEL  Mr. Mohammadi FARID

4 DEA  BERDAI Mariem (TAF)

 Mr. Ahmed SAMLALI (production)
 Mr. Mohamed MRIFKI (Exploitation)
 Mme. Raouia AOUDAR (Laboratoire)
 Mr. PLAHOUAN Redouane (Détection et traçage)
 Mr SOURI Rachid (Etude)
5 ACRI  Mr. Nabil CHAARA
6 DCJA  Abdelali BENYAHYA
7 MG  Mr. Brahim KADOUSSI
8 CG  Mr. Zakaria LAEROUSSI
 Responsable Mr. Mohamed LKALAI
9 PATRIM  Mr. Brahim DILAL
1 APRO  Mr. Brahim KADOUSSI
0
1 DCL  Mr. Mourad AHOUTI

1
1 DCF  Mme. Zakia El KHARRAZ
2
1 QSE  Mr. Abdesslame STITOU
3

2.2 Résultats du questionnaire

2.2.1 DAAI

[Link] Entité1 : Approvisionnnement & magasin

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Approvisionnement
o Magasin
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o N° de boite
o N° de cote topographique
o Type de document
o N° de commande
o N° de demande d’achat
o Fournisseur
o Intitulé de l’achat.

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement année, par N° de la demande d’achat, par N° de commande
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux
o Quelques dossiers à RIO
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 ans.
Attentes
o Evacuation de l’espace de stockage
o Rapidité de la recherche

[Link] Entité 2 : Moyens généraux

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Parc auto
 Location
 Gestion GPS
 Carburant
o Garage
 Poids lourd
 Petit véhicule
o Bâtiment
 Gardiennage
 Nettoyage
 Corps d’état
 Archive
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Numéro de boite
o Cote topographie
o Type de document
o Fournisseur
o Année
o N° de demande d’achat + intitulé de la demande

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement par année et par fournisseur
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux
o La majorité se trouve au niveau du garage local (siège)
o En plus d’une partie des archives à Rio (de 2002 à 2006)
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 ans.
Attentes
o Mise en place d’un scanner par entité par personne

[Link] Entité 3 : Investissement

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Budget d’investissement
o Fiche projet et valorisation
o Réalisation et reporting d’investissement
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Année
o Type de pièce
o Numéro de boite
o Cote topographique.
Formats & classement des docs
o Format A4/A0
o Classement par année/code de valorisation
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux
o Et une partie dans le centre d’AZHAR
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an.
Attentes
o Tous les documents officiels doivent être classés comme les fiches projet.
o Permettre la recherche rapide.
o Proposer le format Excel pour le registre de prêt.
o L’archivage électronique sous format Excel ou PDF ou Word.
o Etude de l’exhaustivité des différentes fiches de projet élaborées par la (DEA DEL DET) en relation avec la
liste qui se trouve dans le dossier d’investissement qui lui correspond.

[Link] Entité 4 : Patrimoine

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Ouvrage
 Eaux/ assainissement
 Electricité
o Bâtiment
 Siège
 Agence
 Dépôt
 Magasin
o Courrier
 Courrier Entrant
 Courrier Sortant
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Groupe
o Sous-groupe
o Numéro de boite
o Cote topographique
o Type de document
o Code d’acquisition
o Type d’acquisition

Formats & classement des docs

o Format A4/A0
o Classement par Année et par Nom du projet
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux
o Durée non définie.
Attentes
o Faciliter la recherche documentaire
o Gestion de l’espace de stockage

[Link] Entité 5 : ACRI

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Dossier contractuel
o Documents de travail
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o N° de boite
o Cote topographique
o Type de document
o Année
o Mois (uniquement pour les dossiers de travail)

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement année et par mois selon la typologie
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux
o RIO
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 ans.
Attentes
o Visionneuse des documents

[Link] Synthèse DAAI

ATELIERS
DIR ENTITE (ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DAAI Total 22 495 1 716 388 -
Approvisionnement & magasin 16 500,00 510 000,00

Moyens généraux 5 880,00 1 080 180,00

Investissement 1,00 10 200,00 -

PATRIM 106,00 7 208,00

ACRI 8,00 108 800,00

2.2.2 DET

[Link] Entité 1 : Etude

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Investissement
o Grands clients
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Investissement :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 Organisme
 Année
 Secteur
 Type d’investissement (Eau, Assainissement)
o Grands clients :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 Nom du projet
 Promoteur
 Année
 Code projet (après le paiement)
Formats & classement des docs
o Format A0/A4/A3
o Classement par :
 Investissement : par année et par secteur
 Grands clients : par année et par projet
Conditions et durée de conservation
o Les archives des deux dernières années (2017 et 2018) sont conservées dans des armoires au garage et
au bureau.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 ans jusqu’à la clôture du dossier.
Attentes
o Etude (Investissement) :
 Outils informatiques
 Formation du personnel
 Ajout des conventions
o Etude (Grands clients) :
 Numérisation de l’ensemble

[Link] Entité 2 : Travaux

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Investissement des projets de conduite
o Ouvrage
o Investissement promoteur
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Code projet
Formats & classement des docs
o Format A0/A4/A3
o Les dossiers sont gérés selon le besoin de la personne responsable.
Conditions et durée de conservation
o Les dossiers inférieurs à 2016 (Des projets de conduite et d’investissement des promoteurs) sont classés
à RIO
o Les archives des deux dernières années (2017 et 2018) sont conservées dans des armoires au garage et
au bureau.
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Formation sur la dématérialisation
o Sensibilisation des fonctionnaires/ collaborateurs
o Gestion de l’espace de stockage des archives courantes

[Link] Entité 3 : TAF

Groupe et sous-groupe de type de documents

 Type de pièce
 Code du projet
 Année
 Intitulé projet.
o Facture :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de pièce
 Fournisseur
 Année
 N° de facture
 Code du projet.
o Ouverture des codes projet pour les promoteurs :
 N° de boite
 Cote topographique
 Géré dans les travaux.
Formats & classement des docs
o Format A0/A4/A3
o Classement par :
 Réclamation : par N° d’investissement et par année.
 Valorisation : par code projet et par année.
 Facture : par fournisseur, par N° de facture et par code projet.
 Ouverture des codes projet pour les promoteurs : par année et par fournisseur.
Conditions et durée de conservation
o Les documents de TAF sont archivés à RIO.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 an jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Dématérialisation du fond global.

[Link] Synthèse

ATELIERS
DIR ENTITE (ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DET Total 542 241 060 51 330
Etude 292,00 156 060,00 30 080,00

Travaux 250,00 85 000,00 21 250,00

TAF - - -

2.2.3 DEL

[Link] Entité 1 : Etude

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Grands clients
o Petits clients
o Investissement
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Numéro de la boite
o Cote topographique
o Type de document
o Code projet, année
o Secteur
o Intitulé projet.

Formats & classement des docs

o Format A4/A3
o Classement par :
 Grands clients : par année, code projet (PDF)
 Petits clients : par année, N° de CTA, N° de devis (PDF)
 Investissement : par année, N° de CTA, N° de devis (PDF)
Conditions et durée de conservation
o La conservation est faite pour les archives courantes au Garage
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Mise en place d’un scanner par entité par personne

[Link] Entité 2 : Travaux

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Investissement
o Branchement (Petits et grands clients)
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Numéro de la boite
o Cote topographique
o Type de document
o Code projet, année
o Secteur
o Intitulé projet.

Formats & classement des docs

o Format A4/A3
o Classement par :
 Investissement : par année, code projet (PDF)
 Branchement (Petits et grands clients) : par année, code projet (PDF)
Conditions et durée de conservation
o La conservation est faite pour les archives courantes au Garage
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Mise en place d’un scanner par entité par personne

[Link] Entité 3 : Réseaux

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Maintenance
o Exploitation
o Protection d’ouvrage
o Bureau central des commandes BCC
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Maintenance :
 Numéro de la boite
 Cote topographique
 Type de document
 Type de maintenance
 Secteur
 Intitulé maintenance
 Intervention
o Exploitation :
 Numéro de la boite
 Cote topographique
 Type de document
 Type d’exploitation
 Secteur
 Intitulé
o Protection d’ouvrage :
 Numéro de la boite
 Cote topographique
 Type de document
 Type d’ouvrage
 Secteur
 Intitulé
o Bureau central des commandes BCC :
 Non défini
Formats & classement des docs
o Format A4/A3
o Classement par :
 Maintenance : par année, type de maintenance, N° de CTA ou code projet
 Exploitation : par année, type de maintenance, N° de CTA ou code projet
 Protection d’ouvrage : par année, type de maintenance, N° de CTA ou code projet

 Bureau central des commande BCC : par année, type de maintenance, N° de CTA ou code projet
Conditions et durée de conservation
o La conservation est faite pour les archives courantes au Garage
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Mise en place d’un scanner par entité par personne
[Link] Entité 4 : Gestion des fraudes (comptage & rendement)

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Comptage
o Laboratoire des compteurs
o Fraudes
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Numéro de la boite
o Cote topographique
o Type de document
o N° de CTA
o Secteur
o Intitulé de la fraude, (A compléter par le client).

Formats & classement des docs

o Format A0/A4/A3
o Classement par :
 Comptage : par année
 Laboratoire des compteurs : par année
 Fraudes : par année
Conditions et durée de conservation
o La conservation est faite pour les archives courantes au Garage
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Mise en place d’un scanner par entité par personne
[Link] Entité 5 : TAF

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Valorisation
o Dossier de facturation
o Reporting
o Réclamations
o Ouverture des codes projet pour les promoteurs
o Gestion du personnel
o Gestion des dégâts
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Réclamation :

 N° de boite
 Cote topographique
 Type de pièce
 N° de réclamation
 Année
 Type de réclamation.
o Valorisation :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de pièce
 Code du projet
 Année
 Intitulé projet.
o Facture :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de pièce
 Fournisseur
 Année
 N° de facture
 Code du projet.
o Ouverture des codes projet pour les promoteurs :
 N° de boite
 Cote topographique
 Géré dans les travaux.
o Gestion du personnel
o Gestion des dégâts
Formats & classement des docs
o Format A0/A4/A3
o Classement par :
 Réclamation : par N° d’investissement et par année.
 Valorisation : par code projet et par année.
 Facture : par fournisseur, par N° de facture et par code projet.
 Ouverture des codes projet pour les promoteurs : par année et par fournisseur.
 Reporting : par année
 Gestion du personnel : par année
 Gestion des dégâts : par année

Conditions et durée de conservation

o La conservation est faite pour les archives courantes au Garage
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Mise en place d’un scanner par entité par personne

[Link] Synnthèse

ATELIERS
DIR ENTITE (ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0

DEL Total 7 200 4 173 500 187 000

Etude 3 000 2 907 000 102 000

Travaux 2 500 1 020 000 85 000

Réseaux 700 59 500 -

Gestion des fraudes 1 000 187 000 -

TAF - - -

2.2.4 DEA

[Link] Entité 1 : Etude

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Petits clients
 Dossiers

Typologie des documents et fréquence de production

o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Numéro de la boite
o Cote topographique
o Type de document
o N° CTA
o Année
o Secteur.

Formats & classement des docs

o Format A4/A3
o Classement par thème et par année
Conditions et durée de conservation
o Garage au siège.
o RIO.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 à 3 ans.
Attentes
o Gestion de l’espace
o Dématérialisation du fonds

[Link] Entité 2 : Détection & traçage

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Recherche de fuites
o Prestation de réseaux
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Numéro de la boite
o Cote topographique
o Type de document
o Zone
o N° CTA pour les fraudes
o Année
o Type de détection.

Formats & classement des docs

o Format A0/A4/A3
o Classement par classement par thème et par année

Conditions et durée de conservation

o Garage au siège.
o RIO.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 à 3 ans.
Attentes
o Gestion de l’espace
o Dématérialisation du fonds

[Link] Entité 3 : Laboratoire

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Eaux
o Assainissement
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o N° de boite
o Cote topographique
o Type de document
o Type (Eaux ou Assainissement)
o Année
o Mois
o Zone.

Formats & classement des docs

o Format A0/A4/A3
o Classement par thème et par année
Conditions et durée de conservation
o Garage au siège.
o RIO.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 à 3 ans.
Attentes
o Gestion de l’espace
o Dématérialisation du fond

[Link] Entité 4 : TAF

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Valorisation
o Facture
o Reporting
o Réclamations
o Ouverture des codes projet pour les promoteurs
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Réclamation :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 N° de réclamation
 Année
 Type de réclamation.
o Valorisation :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 Code du projet
 Année
 Intitulé projet.
o Facture :
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 Fournisseur
 Année
 N° de facture
 Code du projet
 Centre de destination
 Charge d’exploitation.
o Ouverture des codes projet pour les promoteurs :
 N° de boite
 Cote topographique
Formats & classement des docs
o Format A0/A4/A3
o Classement thématique
o Classement par thème et par année
Conditions et durée de conservation
o Garage au siège.
o RIO.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 à 3 ans.
Attentes
o Gestion de l’espace
o Dématérialisation du fonds

[Link] Entité 5 : Production & traitement

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Dossier de production & de traitement
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Non défini
Formats & classement des docs
o Format A4/A3
o Classement par classement par thème et par année
Conditions et durée de conservation
o Garage au siège.
o RIO.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 à 3 ans.
Attentes

[Link] Entité 6 : Exploitation

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Dossier d’exploitation
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Numéro de la boite
o Cote topographique
o Type de document
o Année
o Mois
o Type de rapport
o Zone.
Formats & classement des docs
o Format A0/A4/A3
o Classement par thème et par année
Conditions et durée de conservation
o Garage au siège.
o RIO.
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 à 3 ans.
Attentes
o Gestion de l’espace
o Dématérialisation du fonds

[Link] Synthèse

ATELIERS
DIR ENTITE
(ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DEA Total 16 888 404 940 42 500
Etude 500,00 59 500,00

Détection & traçage 500,00 68 000,00 42 500,00

Laboratoire 48,00 8 160,00 -

Production & traitement - - -

Exploitation 15 840,00 269 280,00 -

TAF - - -

2.2.5 DCJA

[Link] Fiche DCJA

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Dégâts
 Par tiers
 Aux tiers
o Contentieux
 Social
 Référé
 Affaires
 Administratives
 Commercial
 Civil
o Assurance
 Accidents de travail
 Lettre d’assurance
o Avis juridique
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o N° de boite
o Cote topographique
o Type de document
o Année
o N° d’ordre
o Nom
o Prénom

o CIN
o Numéro de la boite
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement chronologique
o Classé par catégorie et recherché par année

Conditions et durée de conservation

o Dans les bureaux
o AZHAR dans des salles isolées et dans le garage
o Les documents sont conservés jusqu’à clôture du dossier.
Attentes
o Le document doit être à la portée en un temps réel

[Link] Synthèse

ATELIERS
DIR ENTITE (ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DCJA Total 240 88 400 -
Assurance/Dégâts /AT/AC 100,00 17 000,00

Contentieux 40,00 64 600,00 -

Recouvrement & Avis juridique 100,00 6 800,00

2.2.6 DCL

[Link] Fiche DCL

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Abonnement
o Résiliation
o Remboursement
oBranchement
oRéclamation
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o N° de boite
o Cote topographique
o Type de document
o N° de contrat
o CIN
o Type d’abonnement

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement numérique
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux (des agences) avec un versement chaque 3 mois au site AZHAR
Attentes
o Automatiser les procédures pour gérer la clientèle
o Rendre la consultation facile
o Eliminer les doublons

[Link] Synthèse

ATELIERS
DIR ENTITE (ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DCL Total 32 400 3 610 800 -
Abonnement 30 000,00 3 570 000,00
-
Réclamation 2 400,00 40 800,00

2.2.7 DCF

[Link] Fiche DCF

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Gestion des fournisseurs
o Gestion des clients
o Comptabilité générale
o Gestion de la trésorerie
o Gestion de la fiscalité

Typologie des documents et fréquence de production

o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Gestion des fournisseurs
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 N° fournisseur
 Nom fournisseur
 Année
 Mois
o Gestion des clients

 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 Agence
 Date de journée de caisse
o Comptabilité générale
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de doc
 Mois
 N° document
 Année
o Gestion de la trésorerie
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 Mois
 N° Mandat
 Année
o Gestion de la fiscalité
 N° de boite
 Cote topographique
 Type de document
 Mois
 Année
 N° de boite
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement thématique
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux
o Les documents sont conservés pour une durée de 1 an puis versé au site MANDRI
Attentes
o Interfaçage avec la solution oracle
o Dématérialisation de la totalité des archives
o Faciliter l’accès à l’information

[Link] Synthèse DCF

La volumétrie liée à la DCF TETOUAN a été fusionnée avec celle de TANGER, en raison
de la gestion centralisée au niveau du siège.

2.2.8 QSE

[Link] Fiche QSE

Groupe et sous-groupe de type de documents

o QSE DAAI
o QSE DCL
o QSE DEA
o QSE DEL
o QSE DET
o QSE SUPPORT
Typologie des documents et fréquence de production
o Le responsable QSE nous a fourni une liste exhaustive des différents types de documents QSE que nous
allons croiser avec la cartographie documentaire et compléter le plan de classement cible.
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Codification
o Version (indice)
o Type de document
o Année
o Destination

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement chronologique avec différents formats électroniques : Word/Excel/PDF
Conditions et durée de conservation
o Dans les bureaux
o Classées au niveau de deux armoires (en plus d’une petite partie au niveau de l’AZHAR)
o Les documents sont conservés pour une durée de 2 ans.
Attentes
o Dématérialiser l’ensemble des documents
[Link] Synthèse

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
QSE Total 12 102 000 -
QSE DAAI 12 102 000 0

QSE DCL

QSE DEA

QSE DEL

QSE DET

QSE SUPPORT

2.3 Synthèse de la volumétrie : Tétouan

ATELIERS VISITE DES LIEUX/SIEGE CARTO DOC

(ARCHIVES COUR + INTER) (ARCHIVES COUR + INTER) (ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE (1) (2) (3)
NBR PAGES
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0 ML FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
(FORM ND)
Total des
79 777 10 337 088 280 830 2 966 14 830 100 - 15 349 413 77 684
directions
DEL Total 7 200 4 173 500 187 000 307 1 536 000 - 1 793 226 76 500
DET Total 542 241 060 51 330 247 1 235 000 - - -
DEA Total 16 888 404 940 42 500 380 1 900 000 - 1 311 125 -
DCL Total 32 400 3 610 800 - 1 006 5 029 100 - 10 910 510 -
DAAI Total 22 495 1 716 388 - 76 380 000 - 1 109 752 1 184
DCJA Total 240 88 400 - 38 190 000 - 111 800 -
QSE Total 12 102 000 - 38 190 000 - 113 000 -

 Source (1) :
o Les données sont issues des entretiens menés avec les responsables des
différentes directions ;
o La volumétrie est définie à partir de la fréquence de production et le
nombre de pages défini par type de document.

 Source (2) :
o La volumétrie du fonds documentaire a été mesurée en mètre linéaire
(ml) - (Cf, rapport de visite des lieux) ;

 Source (3) :
o Les données sont issues de la cartographie documentaire communiquée
par AMENDIS (déjà analysée au niveau de la première partie du présent
rapport).

3 ANALYSE : ATELIERS TANGER

Objectif : Il s’agit de recenser les points forts et les problèmes relatifs à la gestion des
archives d’AMENDIS :

 Recensement des différents groupes et sous-groupes de documents traités

3.1 Liste des directions

Ci-après la liste des responsables rencontrés par direction/entité :

# DIRECTION NOM & PRENOM

1 DEL  M. Othmane mhich
 M. Mohamed khyat
 M. Khalifa
 M. Khalifi zouhair
 M. Ajdir
 M. Lotfi
 M. Harou mohamed
 Mr kallat bousselham
2 DET/DEL  M. Touijari
 M. Bahri
 M. Abdesslam twita9
 M. Redouane laachiri
 M. Mme touijar
 M. Mohamed bel atar
 M. Chaibe guanioui
 M. Tamlali abdelah
 M. Mohamed chafik
3 DET  M. Ziouziou
4 DEA  M. Jibat karim
 Mme benali saloua
 Mme meriem
 M. Ahbouch
 Mme siham
 M. Smail regragui

# DIRECTION NOM & PRENOM

 M. Boughaba
 M. Frougui
 M. Idrissi
5 DCL  M. El hatimi
6 DAAI  M. Chair
 M. Ismail souilhi
 M. Karabila
 Mme naarjiss bouhafa
 M. Amrou
 M. Zakari benis
 M. Siad abdelah
 M. Marrakchi hassan

7 DRH  M. Erradi
8 DAM  M. Zouhair el ouali
9 INVEST  M. Serin
10 DCF  M. Benhadou
11 COMMUNICATION  Mme CHAOUDRI ZINEB
12 DJCR  Mme LAMIA
13 QSE  M. Aboudrar/ m. Choukri

3.2 Résultats du questionnaire

3.2.1 DEL

[Link] Entité 1 : Exploitation des réseaux

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Maintenance
 Maintenance
 Dépannage
 Maintenance des ouvrages
 Maintenance réseaux & GTA
o Exploitation HTA/ http
 Travaux programmés
 Coupure
 Suivi des incidents
o Protection et télécommunication
 Visites Préventives des Postes Sources
 Visites Préventives des Postes Répartiteurs
 Détection des défauts de câble
 Schémas des Postes

Typologie des documents et fréquence de production

o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Date
o N° de contrat
o N° d’intervention
o N° bon de travail
o N° de réclamation
o Année

Formats & classement des docs

o Format A0/A4/A3
o Classement par jour/par mois/Chrono

Conditions et durée de conservation

o La conservation est faite au niveau de 7 armoires
o Aucun versement à SADEPOL

Attentes
-

[Link] Entité 2 : Analyse & suivi du rendement

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Analyse & Suivi des fraudes
 Dossiers de fraude
 Courriers (lettres)
 Interventions électroniques (WTAERP)
o Anomalie de comptage
 Dossiers d’anomalies
o Suivi juridique

Typologie des documents et fréquence de production

o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o Analyse & Suivi des fraudes
 N° de PV de fraude (chrono depuis 2006) = réf unique/N°CTA
o Anomalie de comptage
 N° de dossier d’anomalie

Formats & classement des docs

o Analyse & Suivi des fraudes (Format : A4)
o Anomalie de comptage (Format A4)

Conditions et durée de conservation

o Analyse & Suivi des fraudes
 Dossier payé = archivé chez SADEPOL
 Dossier non payé : archivé dans les bureaux (box)
o Anomalie de comptage
 Dossier payé = archivé chez SADEPOL
 Dossier non payé : archivé dans les bureaux (box)

Attentes
o Charger les photos de fraude au niveau du système et les partager avec la DCL
o Centraliser l’info au niveau d’un seul système

[Link] Entité 3 : Ouvrage & infrastructure

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Projet & support
o Ouvrages et infrastructures
 Copie des marchés (DAM) (les originaux sont classés chez les achats)
 Plans A0 (sous-traitants)
 Plan d’exécution
 Plan d’écoulement
o Echanges de courriers (suivi)
o CR de réunion
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Nom du projet/Code projet
Formats & classement des docs
o Format : A0/A3/A4
Conditions et durée de conservation
o Conservation au niveau de 2 Armoires

[Link] Entité 4 : Mesure et comptage

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Contrôle client
 Vérification des installations techniques
o Comptage et desserte client moyenne tension (MT)
 Desserte client MT
o Mesure
 Mesure systématique
 Mesure sur besoin
 Fiche d’étalonnage
o Laboratoire de comptage
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Contrôle client
 N° de CTA/N° de service
o Comptage et desserte client moyenne tension (MT)
 N°CTA/Nom client/Identifiant géographique (IG)
o Mesure
 Type de document
o Laboratoire de comptage
 N°CTA/N° de compteur
Formats & classement des docs
o Contrôle client : Format A4
o Comptage et desserte client moyenne tension (MT) : A4/A0
o Mesure : A4
o Laboratoire de comptage : A4

 Classement uniquement des documents clients

Conditions et durée de conservation
o Conservation au niveau des bureaux
[Link] Entité 6 : TAF

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Valorisation
o Facture
o Reporting
o Réclamations
 Cette entité sauvegarde uniquement des copies des documents (à neutraliser du compteur de la volumétrie).
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o Code projet/Intitulé du projet/ N° de la pièce/N° de BR/N° d’appel de commande/Nom Prestataire/Date
d’établissement de la pièce
Arborescence :
o Année
 N° d’appel de commande
 N° de facture
 N° de pièce (réclamation) = n° de demande
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement : par date et par prestataire
Conditions et durée de conservation
o Conservation au niveau des bureaux (copies uniquement).

[Link] Synthèse DEL

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DEL Total 41 204 5 385 821 15 520
Exploitation des réseaux 1 997 178 058 13 600

Analyse et suivi de rendement 13 200 4 284 000 -

Ouvrage & infrastructure - - 1 920

Mesure et comptage 25 212 908 208 -

Protection & télécom 795 15 555 -

TAF - - -

3.2.2 DET/DEL

[Link] Fiche DET/DEL = Etude

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Etude promoteur
o Etude investissement
o Client particulier
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Etude promoteur
 Nom du promoteur/année/N° dossier/Intitulé du projet
o Etude investissement
 Année/intitulé de projet/Code projet
o Client particulier
 N°CTA/Identification géographique
Formats & classement des docs
o Etude promoteur
 Format A3/A4/A0
 Au niveau de la petite salle :
 Classement dans des chemises cartonnées qui portent le nom du promoteur ;
 Au niveau de 5 armoires :
 Classement par nom du projet
o Etude investissement
 Format A4 et A0
 Classement au niveau de Chemises cartonnées par année
o Client particulier
 Classement par N°CTA dans des enveloppes et dans des armoires
Conditions et durée de conservation
o Conservation pendant 2 ans avant le versement chez SADEPOL
o Espace de classement sature et non disponible

[Link] Fiche DET/DEL = Travaux

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Travaux d’investissement/ remboursement
o Travaux de branchement
o Travaux d’extension
 Extension aérienne
 Extension
o Travaux de raccordement HTA
 Equipement de poste
 Raccordement de poste
o Travaux de promoteurs
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o Travaux d’investissement/ remboursement
 Intitulé de projet/Année/Code projet
o Travaux de branchement
 Intitulé de projet/Année/N°CTA
o Travaux d’extension
 Intitulé de projet/Année/Code projet
o Travaux de raccordement HTA
 Intitulé de projet/Année/Code projet/Nom du poste
o Travaux de promoteurs
Formats & classement des docs
o Travaux d’investissement/ remboursement
 Dans les bureaux par année et nom du promoteur
 Format A3/A4/A0
o Travaux de branchement
 Classement : dans les bureaux par année et nom du promoteur
 Format des documents : A4/A3
o Travaux d’extension
 Classement : Année et code projet
 Format des documents : A4/A3
o Travaux de raccordement HTA
 Classement : dans les bureaux par année et nom du promoteur
 Format des documents : A4/A3 et A0
o Travaux de promoteurs
 Classement : dans les bureaux par année et nom du promoteur
 Format des documents : A4/A3 et A0
Conditions et durée de conservation
o Travaux d’investissement/ remboursement
 Lieu de conservation : dans les bureaux aucun versement pour le prestataire
 Durée de conservation dans : Conservation de l’ensemble
 Forme de conditionnement : boite d’archive cartonné armoire métallique (2 grand armoine et
une petite armoire)
 Espace de stockage : Saturé et non disponible
o Travaux de branchement
 Lieu de conservation : dans les bureaux aucun versement pour le prestataire
 Durée de conservation dans: Conservation de l’ensemble

 Forme de conditionnement : boite d’archive cartonné armoire métallique (2 grand armoine et

une petite armoire)
 Espace de stockage : Saturé et non disponible
o Travaux d’extension
 Lieu de conservation : dans les bureau aucun versement pour le prestataire
 Durée de conservation dans: Conservation de l’ensemble
 Forme de conditionnement : boite d’archive cartonné armoire métallique (2 grand armoine et
un petit armoire)
 Espace de stockage : Saturé et non disponible
o Travaux de raccordement HTA
 Lieu de conservation : dans les bureau aucun versement pour le prestataire
 Durée de conservation dans: Conservation de l’ensemble
 Forme de conditionnement : boite d’archive cartonné armoire métallique (2 grand armoine et
une petite armoire)
 Espace de stockage : Saturé et non disponible
o Travaux de promoteurs
 Lieu de conservation : dans les bureau aucun versement pour le prestataire
 Durée de conservation dans: Conservation de l’ensemble
 Forme de conditionnement : boite d’archive cartonné armoire métallique (2 grand armoine et
une petite armoire)
 Espace de stockage : Saturé et non disponible

[Link] Synthèse DET/DEL

ATELIERS
DIR ENTITE
(ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DET/DEL Total 9 180 2 726 851 121 280
Etude promoteur 80,00 51,00 7 680,00

Etude investissement 500,00 229 500,00 8 000,00

Client particulier 5 000,00 1 275 000,00 80 000,00

Travaux d’investissement ou remboursement 500,00 170 000,00 8 000,00

Travaux de branchement 2 500,00 637 500,00 -

Travaux d'extension 500,00 340 000,00 16 000,00

Travaux de raccordement et HTA 70,00 59 500,00 1 120,00

Travaux promoteurs 30,00 15 300,00 480,00

3.2.3 DET

[Link] Fiche DET

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Travaux réseaux
o Grands travaux
o Etudes hydrauliques
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o N° boite/Cote topographie/Type doc/Intitulé projet/Secteur/Type de travaux
Formats & classement des docs
o Format A4/A3/A0
o Classement : Non défini
Conditions et durée de conservation
o Lieu de conservation : dans les bureaux du responsable/ aucun versement au prestataire
o Durée de conservation : 4 à 5 dernières années
o Forme de conditionnement : boites cartonnées
o Espace de stockage : Saturé et non disponible

[Link] Synthèse DET

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DET Total 660 261 800 88 000
Travaux réseaux 220,00 56 100,00 35 200,00

Grands travaux 220,00 56 100,00 -

Etudes hydrauliques 220,00 149 600,00 52 800,00

3.2.4 DEA

[Link] Entité : Exploitation eau potable

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Comptage & fraude
 Enquête systématique
 Enquête suite à des réclamations
 Facturation
o Entretien réseau
o Sectorisation & régulation
o Détection de fuite
o Gestion et améliorations des réseaux
 Conduite réseau eau potable
o Enquête & réclamations
 Dossier d’enquête
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Comptage & fraude
 N° d’enquête/date
o Entretien réseau
 N° de réparation (WATERP)
 N° séquentiel
o Sectorisation & régulation
 Code stabilisateur (nombre de stabilisateurs)
o Détection de fuite
o Gestion et améliorations des réseaux
 Dossiers physiques des dégâts
 Code dégât (10 caractères)
 Numéro de dégât (6 caractères)
 Nom projet
 Quartier
 Commune
 Dossiers de recollement
 Code de projet
 Nom projet
 Quartier
 Commune
o Enquête & réclamations
 Dossier d’enquête
 Code d’enquête
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement : 4 armoires /classement par année
Conditions et durée de conservation
o Conservation depuis plus de 10 ans

[Link] Entité : Exploitation &Assainissement

Groupe et sous-groupe de type de documents

 Gestion de réseaux
o Préventif
o Curatif
 Enquête diagnostic
 Police de réseau (maitrise de la pollution industrielle)
 Gestion des stations de traitement (+GMAO)
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
 Index/Réclamation :
o Commune /quartier/n° de la réclamation/N° de tournée/date/objet/source (Waterp/courrier)
 Index/Enquête :
o Commune /quartier/n° de la réclamation/N° de tournée/date/objet
 Index/Equipement :
o Equipement/date
Formats & classement des docs
 90% : A4
 10% : A3
Conditions et durée de conservation
 Conservation des réclamations au niveau de boites (gros volume)
o Durée de conservation : une fois l’espace saturée, le fonds est versé à SADEPOL (après ou moins de 2
ans)

[Link] Entité : Gestion des stations de pompages

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Dossiers techniques des stations
o Dossier des appareils de protection réseau
o Dossier des plannings de maintenance préventive
o Rapports du contrôle réglementaire
o Dossier Appareils de mesure
o Dossier des Demandes d’interventions
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o Métier (EP/ASST) /Nom station/Année
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement : Chronologique
Conditions et durée de conservation
o Conservation au niveau des bureaux avec versement périodique chez SADEPOL.

[Link] Entité : Support & travaux de remboursement

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Etude des devis particuliers
o Travaux de branchement et d’exploitation
o Modélisation SIG et cartographie
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o Code projet/Année
Formats & classement des docs
o Format A4/A0
o Classement : Chronologique
Conditions et durée de conservation
o Versement des dossiers de branchement après chaque 3 ans (SADEPOL)

[Link] Synthèse DET

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DEA Total 55 906 5 520 600 96 000
Exploitation Eau potable 20 112,00 2 639 208,00 -

Exploitation &Assainissement 33 500,00 2 559 000,00 96 000,00

Gestion des stations de pompages 97,00 58 752,00 -

Support & travaux remboursables 2 197,00 263 640,00 -

3.2.5 DCL

[Link] Fiche DCL

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Grands comptes
 Abonnement
 Branchement
 Résiliation
 Remboursement

o Grands comptes privés

 Personne morale
 Abonnement
 Branchement
 Résiliation
 Remboursement
 Personne physique
 Abonnement
 Branchement
 Résiliation
 Remboursement
 GUP
 Branchement assainissement
 Branchement définitif eau potable
 Branchement définitif électricité
 Branchement provisoire eau potable
 Alimentation en Eau Potable pour un projet de lotissement ou construction
 Demande de Renseignement
 Dossier d’Etude Préliminaire
 Dossier technique d’Assainissement pour un projet de construction / lotissement
 Equipement en Electricité pour un projet de lotissement ou construction
 Dépôt dossier branchement eau
 Dépôt dossier branchement électricité

o Grand public (Agence)

 Personne physique
 Abonnement
 Résiliation
 Remboursement
 Facilité de paiement

 Personne morale
 Abonnement
 Résiliation
 Remboursement
 Facilité de paiement
o Opérations centrales (=rectifications)
 Dossiers de rectifications (en partie numérique)
 Recouvrement
 Dépôt dossier branchement eau
 Dépôt dossier branchement électricité
 Segment grand compte

 Dossiers rectifications
 Dossiers de remboursement
 Protocole d'accord pour faciliter de paiement
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o Code client
o N°CTA
o Activité (branchement/abonnement/)
o Agence
o Tournée (IG : Identifiant géographique)
o Année
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement au niveau des armoires de l’agence

Conditions et durée de conservation

o Conservation :
 Opérations de branchement : classées chez les directions de métier
 Autres, an armoires ou en agence

[Link] Synthèse DCL

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DCL Total 97 000 7 718 000 -
Abonnement 65 000,00 6 630 000,00

Remboursement (DCF) - - -

Résiliation 32 000,00 1 088 000,00

Rectifications (docs = 0) - - -

3.2.6 DAAI

[Link] Approvisionnement

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Achat non stocké
o Achat stocké
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o Métier (EP/ASST) /Nom station/Année
Arborescence :
o Année/N°DED
Formats & classement des docs
o Classement numérique/ Format A4
Conditions et durée de conservation
o Conservation des archives dans des armoires et placard métallique (2 métalliques/ 10 tiroirs/ 40 par
tiroir) et 1 en bois codifié par numéro du dossier
o Conservation des archives courantes des deux dernières années dans le bureau
o Existence de boites d’archive cartonnées
o Espace de conditionnement saturé et non disponible

[Link] Achats Magasin

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Magasin (Eau et assainissement)
o Magasin (Electricité)
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle
Index/Clé de recherche
Clé de recherche :
o Code projet/Référence /Date de la pièce/Année/mois/type de document
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement :
 Bon de sortie /bon de retour/ bon de transfert/ Bon de dépôt :
 Classement par année/N° référence Eau / électricité par Année/mois/Référence
 Classement par année/fournisseur pour bon de réception (le bon de livraison il est attaché au
réception)
 Classement par année pour les carnets de décharge
Conditions et durée de conservation
o Conservation des archives courants au niveau des bureaux des responsables ;
o Conservation des archives dans une salle au niveau du magasin ;
o Conservation depuis 2002
o Boite d’archive en plastique et chemise à élastique

[Link] Parc auto

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Parc auto
 Location
 Gestion GPS
 Carburant
o Véhicule
 Véhicule propriété (poids lourd)
 Véhicule de location (Petit véhicule)
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o N° de véhicule ou immatriculation/direction (référence unique)
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement chronologique
Conditions et durée de conservation
o Conservation au niveau des bureaux (espace saturé)
o Versement des bons de carburant après chaque 3 ans à SADEPOL

[Link] Entretien du bâtiment

Groupe et sous-groupe de type de documents

 Etude et suivi de projets bâtiments (selon le type de financement)
o Aménagement
o Réaménagement
o Travaux neufs
 Entretien du bâtiment
o Préventif
o Curatif
o Nettoyage
o Jardinage
o Jardinage
 Sureté du bâtiment & ouvrage
o Gardiennage
o Télésurveillance
o Vidéosurveillance
 Moyens de communication
o Téléphonie
 Mobile :
 Fixe
 Gestion d’archives
 Photocopieuse

Typologie des documents et fréquence de production

o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
 Etude et suivi de projets bâtiments
o Code projet/année/objet de marché
 Entretien du bâtiment
o Site (agence/siège)
o Type de prestation
 Contrats
o N° de contrat

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement thématique : dossiers & classeurs
Conditions et durée de conservation
o Conservation des réponses de soumissionnaires/1 an avant destruction
o Aucun versement à SADEPOL

[Link] Patrimoine

Groupe et sous-groupe de type de documents

 Ouvrage (Eau/électricité/station de pompage)
 Acquisition
 Expropriation
 Occupation temporaire
 Régularisation

 Bâtiment
 Commun (siège/agence)
o Acquisition
o Expropriation
 Dépôt
o Acquisition
o Expropriation
 Magasin
o Acquisition
o Expropriation
 Courrier
o Courrier Entrant
o Courrier Sortant
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.

Index/Clé de recherche
o N° de dossier

o
Intitulé du projet
o
Titre foncier
o
N° du projet
o
Année
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement par numéro de dossiers

Conditions et durée de conservation

o Numérisation des dossiers en cours
o 2 Armoires : Boite d’archives & classeurs = classement par numéro de dossiers
o Pas d’archives chez SADEPOL

[Link] Contrôle de gestion

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Elaboration des budgets et actualisation
o Suivi mensuel des réalisations
o Vérification des FNP
o Vérification de la réception PO (écriture sous oracle)
o Validation des demandes d’achat
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Non applicable
Formats & classement des docs
o Version électronique uniquement
Conditions et durée de conservation
o Non applicable

[Link] Investissement

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Budget quinquennal
o Budget d’investissement de l’année N
o Note de présentation du budget
o Fiche budget et croquis
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Budget d’investissement annuel :
 Année
o Fiche budget & croquis :
 Année
 Nom du projet
 Commune
 Montant
Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement chronologique
Conditions et durée de conservation
o Le responsable a intégré depuis 2015 (il n’a pas récupéré de fonds documentaire)
o Budget quinquennal disponible depuis 2015
o Base numérique depuis 2002 des budgets d’investissement à l’exception de quelques directions

[Link] Synthèse

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DAAI Total 5 946 3 519 436 7 500
Achats non stockés 200,00 30 600,00 -

Achats stockés 1 000,00 153 000,00 -

Achats référenciés 1 500,00 1 020 000,00 -

Achats via AO (DAM) - - -

Magasin (Eau/assainissement) - 1 166 200,00 -

Magasin (Elec) - 550 800,00 -

Location 287,00 58 548,00 -

Gestion GPS - - -

Carburant 25,00 255 000,00 -

Véhicules propriétaires 1 813,00 33 252,00 -

Etude et suivi de projets bâtiments (Copies) - - -

Entretien du bâtiment 812,00 98 260,00 -

Sureté du bâtiment & ouvrage (copie DCF) 18,00 4 590,00 -

Moyens de comm (Copies DCF) 6,00 1 440,00 -

Photocopieuses (Copies DCF) - - -

Patrimoine 31,00 3 332,00

Contrôle de gestion (Docs numériques) - -

Investissement 254,00 144 414,00 7 500,00

3.2.7 DRH

[Link] Fiche DRH

Groupe et sous-groupe de type de documents

o DRH
o ADMINISTRATION RH
 Dossier administratif
o REMUNERATION
o MEDECIN DE TRAVAIL
 Dossier médical
o SANTE/QSE
 Dossiers AT
 Dossiers Visites médicales
 Dossiers QSE/DRH
o DEVELOPPEMENT RH
 Recrutement
 Formation
 Mobilité
 Stagiaire
o ORGANISMES SOCIAIX
 Dossiers retraités
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Budget d’investissement annuel :
 Année
o Fiche budget & croquis :
 Année
 Nom du projet
 Commune
 Montant
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement thématique
Conditions et durée de conservation
o Conservation physique du dossier du personnel au niveau des bureaux de la DRH :
 Dossiers administratifs
 Dossiers de la paie
 Dossier développement RH
o Conservation électronique :
 Opération de scan : depuis 2002 des décisions et nominations

[Link] Synthèse

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DRH Total 39 635 821 780 -
DRH 16,00 2 006,00

Administration RH 180,00 76 500,00

Rémunération 25 320,00 430 440,00

Médecin de travail 185,00 10 234,00 -

Santé/QSE 1 224,00 42 840,00

Développement RH 12 590,00 229 160,00

Organismes sociaux 120,00 30 600,00

3.2.8 DAM

[Link] Fiche DAM

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Marché
o AO
o Consultation
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o N° AO
o N° de marché
o Année
o Intitulé du marché
o Titulaire
o DOP (Tanger/Tétouan)
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement thématique
Conditions et durée de conservation
o 15 armoires
o Archivage après 1 année

[Link] Synthèse

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DAM Total 1 390 1 859 800 -
Marché/DED 1 390,00 1 859 800,00 -

3.2.9 DCF

[Link] Fiche DCF

Groupe et sous-groupe de type de documents

o Gestion des fournisseurs :
 Par AO
 Achat DED
 Paiement
o Gestion des clients
 Agence/particulier
 Grand compte
o Comptabilité générale
 Provision
 Règlement
o Gestion de trésorerie
o Gestion de la fiscalité
o Contrôle de gestion
o Contrôle interne
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Gestion des fournisseurs : N° de boite /cote topographique/type de document/ N° fournisseur
/Nom fournisseur/Année/Mois
o Gestion des clients : N° de boite /cote topographique/type de document/ Agence/ Date de
journée de caisse
o Comptabilité générale : N° de boite /cote topographique/Type de doc/Mois/N° doc /Année
o Gestion de trésorerie : N° de boite /cote topographique/Type de doc/Mois/N° Mandat/Année
o Gestion de la fiscalité : N° de boite /cote topographique/Type de doc/Mois/Année

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement chronologique au niveau de boites d’archives /Classeurs
Conditions et durée de conservation
o Conservation physique :
 Archivage après 1 an
o Conservation électronique :
 Contrôle de gestion
 Contrôle interne

[Link] Synthèse

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DCF Total 15 714 4 828 374 -
(TE/TA) Gestion des fournisseurs 8 562,00 1 746 648,00

Gestion des clients 4 320,00 1 101 600,00

Comptabilité générale 2 832,00 1 756 950,00

Gestion de la trésorerie - 183 600,00 -

Gestion de la fiscalité - 39 576,00

Contrôle de gestion (numérique) - -

Contrôle interne (numérique) - -

3.2.10 COMMUNICATION

[Link] Fiche communication

o Groupe et sous-groupe de type de documents

o Dossiers de sponsoring
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Nom du bénéficiaire/année/thème
Formats & classement des docs
o Format A4
o Classement thématique
Conditions et durée de conservation
o Conservation physique dans les bureaux à partir de 2017

[Link] Synthèse

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
COM Total 20 1 000 -
Dossiers de sponsoring 20,00 1 000,00

3.2.11 DJCR

[Link] Fiche DJCR

o Groupe et sous-groupe de type de documents

o Affaires contentieuses
 Affaires civiles
 Affaires commerciales
 Affaires administratives
 Affaires sociales
 Affaires pénales
o Contrats
 Contrats marchés privés
 Contrats marchés publics
 Conventions
o Recouvrement & avis juridiques
 Recouvrement
 Avis juridique
o Assurance
 Polices d’assurance
 Sinistralité

Typologie des documents et fréquence de production

o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Affaires contentieuses
 N° de l’affaire/nom de l’affaire/commune/date
o Contrats
o Assurance
 Polices
 Sinistres
o Recouvrement
 N° de dossier

Formats & classement des docs

o Format A4
o Classement thématique
o Classement numérique : Dossiers d’expertise/jugement/contentieux/ 1ère convocation/certaines requêtes
Conditions et durée de conservation
o Conditions de conservation :
 Affaires/ Recouvrement : 5 armoires
 Assurance : 2 armoires
o Conditions de conservation :
 Recouvrement : après clôture => versement à SADEPOL
 Avis juridique : après l’avis => destruction (pas d’archivage)

[Link] Synthèse

ATELIERS
(ARCHIVES COUR + INTER)
DIR ENTITE
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
DJCRA Total 700 450 500 -
Affaires contentieuses 100,00 195 500,00 -

Contrats 100,00 195 500,00

Recouvrement & avis juridiques (scanné) - -

Assurance 500,00 59 500,00

3.2.12 QSE

[Link] Fiche QSE

o Groupe et sous-groupe de type de documents

o Documents qualité
o Enregistrement QSE
Typologie des documents et fréquence de production
o La liste des types de documents sera récapitulée au niveau du plan de classement (Format Excel) en plus
de fréquence de production annuelle.
Index/Clé de recherche
o Codification définie selon procédure de la gestion documentaire.
Formats & classement des docs
o Format A4/A3
o Classement : Chronologique/thématique/Numérique
Conditions et durée de conservation
o Conservation physique dans les bureaux avec un versement périodique chez SADEPOL

[Link] Synthèse

ATELIERS
DIR ENTITE (ARCHIVES COUR + INTER)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0
QSE Total 13 107 100 -
Documents/Fréquence annuelle 1,00 5 100,00

Enregistrement/QSE 12,00 102 000,00

3.3 Synthèse de la volumétrie : Tanger

ATELIERS CARTO DOC (ARCHIVES
(ARCHIVES COUR + INTER) SADEPOL COUR + INTER)
DIR ENTITE (1) (REPORTING) (3)
(2)
FDP PAGES A4/A3 PAGES A0 PAGES A4/A3 PAGES A0

Total des directions 267 368 33 201 062 328 300 23 200 500 34 784 141 317 970
DEL Total 41 204 5 385 821 15 520 746 500 4 396 638 288 000
DET/DEL Total 9 180 2 726 851 121 280 - 1 806 629 18 880
DET Total 660 261 800 88 000 - 212 700 10 400
DEA Total 55 906 5 520 600 96 000 - 13 265 018 -
DCL Total 97 000 7 718 000 - 16 179 500 13 015 270 -
DAAI Total 5 946 3 519 436 7 500 1 611 000 626 080 690
DRH
Total
39 635 821 780 - - 1 104 056 -
DJCRA Total 700 450 500 - 698 000 - -
DAM Total 1 390 1 859 800 - 533 500 357 750 -
DCF (TE/TA) Total 15 714 4 828 374 - 2 447 000 - -
COM Total 20 1 000 - - - -
QSE Total 13 107 100 - - - -

 Source (1) :
o Les donnes sont issues des entretiens menés avec les responsables des
différentes directions ;
o La volumétrie est définie à partir de la fréquence de production et le
nombre de pages défini par type de document.

 Source (2) :
o Les données du prestataire sont communiquées en termes de nombre
de boites ;
o Le calcul est basé sur le nombre de page moyen par boite (1boite = 500
pages).

 Source (3) :
o Les données sont issues de la cartographie documentaire communiquée
par AMENDIS (déjà analysée au niveau de la première partie du présent
rapport).

4 SYNTHESE DE L’ETUDE & RECOMMANDATIONS

 Les recommandations formulées ci-après récapitulent les principaux points

discutés en comité de pilotage en plus de nouvelles propositions issues de
l’analyse faite au niveau du présent rapport ;
 Il faut noter que les doublons sont neutralisés du volume déjà communiqué
par site ;
 Pour rappel, la démarche détaillée de mise en œuvre sera détaillée au niveau
du premier Draft du CPS.

4.1 SYNTHESE : SITE TETOUAN

Ci-après les recommandations formulées dans le cadre de la prestation d’étude du site de TETOUAN :

 Prévoir une revue globale des données recensées, depuis les entretiens, avec les responsables des différentes
directions. Les objectifs de cet exercice se présentent comme suit :
o Vérifier l’exhaustivité des données pour s’assurer de la couverture du périmètre ;
o Valider l’exactitude de la volumétrie (merci de se référer au plan de classement joint au présent
rapport pour évaluer la fréquence de production communiquée par les responsables) ;

 Prévoir une opération de TRI des archives avant de lancer la numérisation. Ci-après les éléments qui
justifient cette recommandation :
o Le fond documentaire de certaines directions intègre des doublons en plus de documents à
ne pas numériser. De ce fait, l’opération de TRI en collaboration avec les responsables métier
permettra de nettoyer le fonds avant de lancer la numérisation pour ne pas impacter le
compteur global du marché en termes de nombre de pages ;
o L’opération de TRI ne sera pas obligatoire pour tous les services (point à rediscuter lors de la
préparation du CPS) ;
o L’opération de TRI sera accompagnée par une mise en boite & étiquetage :
 La codification des étiquettes dépendra des composants à identifier au niveau de la
cote topographique (point à détailler)

 Prévoir un site de digitalisation pour offrir de bonnes conditions au prestataire qui s’occupera des
travaux de numérisation ;
 Etudier l’option de la mise à disposition d’un seul local d’archivage :
o Identifier les sites couverts par l’opération de dématérialisation : comme déjà précisé au
niveau du rapport d’étude, certains sites n’ont pas été visités

4.2 SYNTHESE : SITE TANGER

Ci-après les recommandations formulées dans le cadre de la prestation d’étude du site de TANGER :

 Prévoir un site de digitalisation pour offrir de bonnes conditions au prestataire qui s’occupera des
travaux de numérisation :
o Les archives seront transportées depuis le prestataire SADEPOL et déposées contre des
bordereaux de versement/de retrait ;
o Les opérations de versement/ retrait seront pilotées par les coordinateurs de chaque site ;
o Il faut déterminer également les conditions de dématérialisation des archives courantes
(documents archivés au niveau des bureaux : l’opération de scan sera effectuée au niveau des
bureaux ou au niveau du site de digitalisation ?).

 Il est recommandé de prévoir une prestation de reclassement chez le prestataire pour appliquer la nouvelle
cote archivistique à intégrer au niveau du futur plan de classement (option à valider au niveau de la partie liée
à l’analyse de la cartographie documentaire du présent document) ;

 Prévoir la reconnaissance optique du stock numérique des archives (point à intégrer au niveau de la
démarche de mise en œuvre).

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