Création – Open Office Text

L'assistant revient à l'étape 3, dont la 2ème partie est maintenant disponible. Il est courant
que le nom et l'adresse du destinataire apparaissent en haut de la lettre.
Si tel est le cas, cochez "Ce document contiendra un bloc d'adresses".

Vérifiez que les champs (le prénom, le nom, etc.) sont bien placés dans l'ordre souhaité. Si ce
n'est pas le cas, cliquez sur "Plus..." pour afficher d'autres propositions et les éditer.

Vous pouvez sélectionner un autre bloc d'adresse, créer un nouveau ou éditer un bloc
existant.

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 Création – Open Office Text

Pour éditer un bloc, faites glisser les champs d'un cadre à l'autre pour en ajouter ou
supprimer. Utilisez les flèches pour déplacer des champs dans un bloc.

Cliquez sur "OK" pour confirmer.

La partie 3 permet d'associer le nom du champ du mailing et les en-têtes de colonne de la

source de données (utile uniquement si vous avez utilisé une banque de données créée au
préalable avec un autre logiciel, dans laquelle les intitulés des champs ne sont pas
identiques).

Enfin, la partie 4 vous permet de visualiser le résultat.

Cliquez sur "Suivant" ou dans le menu pour passer à l'étape suivante.

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 Création – Open Office Text

Étape 4 : Ligne de salutations

Vous pouvez créer des salutations automatiques personnalisées en début de lettre.
Exemple: Cher Monsieur Goffin

• Cochez "Ce document contiendra des salutations"

• Cochez "Insérer des salutations personnalisées"
• En face des rubriques "Homme" ou "Femme", cliquez sur "Nouveau"
• Une nouvelle boîte s'ouvre pour installer des champs et les personnaliser.
• Cliquez sur "Suivant" ou dans le menu pour passer à l'étape suivante.

Étape 5 : Mise en page

Cette étape vous permet de définir la position des blocs d'adresses et des
salutations. Cliquez sur "Suivant" ou dans le menu pour passer à l'étape suivante.

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 Création – Open Office Text

Étape 6 : Éditer la lettre type

Utilisez les flèches |<, <, >, >| pour parcourir les fiches et vérifier les
documents personnalisés.

Cliquez sur "Éditer le document" pour accéder à la lettre type.

Vous pouvez directement faire des modifications dans votre document (caractère, taille,
position, etc.).

• Cliquez sur "Revenir à l'assistant Publipostage" pour passer à l'étape suivante.

• Cliquer sur "Suivant" pour créer des lettres personnalisées.

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 Création – Open Office Text

Étape 7 : Personnaliser le résultat

Vous pouvez également rechercher une lettre en particulier et l'éditer si besoin (les
modifications ne s'appliqueront pas aux autres fiches).

Étape 8 : Enregistrer, imprimer ou envoyer

Enregistrer le document de base
Permet d'enregistrer la lettre type et de revenir à l'assistant pour d'autres options

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 Création – Open Office Text

Enregistrer le document fusionné

Enregistre le produit de la fusion en un seul ou en plusieurs documents (1 pour chaque
lettre) sans la lettre type.

Imprimer le document fusionné

Imprime le résultat de la fusion

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 Création – Open Office Text

Envoyer le document fusionné par e-mail

Pour envoyer par mail le résultat de la fusion.

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 Création – Excel

SE FAMILIARISER

Dans cette partie du module, vous allez vous familiariser avec les multiples fonctionnalités
d'un tableur.

Présentation
Qu'est-ce qu'Excel ?

Excel est un logiciel spécialisé dans le traitement des données, comme par exemple :

• faire des calculs,

• trier des données par ordre alphabétique ou numérique,
• filtrer des listes,
• appliquer des formules ou des fonctions, etc.

On dit aussi qu'Excel est un tableur parce que les données sont alignées dans des tableaux.

Excel est un logiciel commercialisé par la firme Microsoft et qui fait partie d'un ensemble de
logiciels destiné à des applications bureautiques : la suite Office.

Il est donc possible de combiner des éléments créés avec ces différents logiciels, comme par
exemple d'insérer un tableau Excel dans un document Word.

À quoi ça sert ?

Dans la vie de tous les jours, vous pouvez utiliser Excel :

• comme une calculatrice, avec l'avantage de pouvoir appliquer automatiquement la

même opération pour un grand nombre de données,
• pour dresser un inventaire de vos livres, par exemple, puis les trier selon divers
critères,
• pour sélectionner dans une liste les enregistrements qui répondent à certains critères
• ou encore pour visualiser, sous forme de graphiques, l'équilibre de votre budget de
vacances, de l'année, de chaque mois, etc.
Il ne s'agit que de quelques exemples. Vous pouvez imaginer vos propres
applications.

Il existe toute une palette d'outils pour améliorer la présentation des "feuilles de calcul" et
même pour créer automatiquement des graphiques.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 1

 Création – Excel

Lancer Excel
Comme souvent, il existe plusieurs façons d'ouvrir une application (dans le jargon des
informaticiens, on dit aussi "lancer une application"). La méthode la plus évidente consiste à
parcourir la liste des programmes installés sur votre ordinateur.

Voici le chemin à emprunter :

1. cliquer sur le bouton "démarrer" (en bas à gauche de votre écran)

2. cliquer sur "Tous les programmes > Microsoft Office 2013 > Excel 2013"

Quelques instants plus tard, le logiciel Excel démarre.

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 Création – Excel

La feuille de calcul
Lorsque vous ouvrez Excel, la fenêtre qui s'ouvre ressemble à une feuille quadrillée. C'est la
feuille de calcul.

Cette feuille de calcul comporte trois zones distinctes :

• le ruban
• la zone d'affichage
• la barre d'onglets (tout en bas)

Zoom sur le ruban

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 Création – Excel

MANIPULER LES DONNÉES

Dans cette partie, vous allez apprendre à :

• saisir des données

• modifier des données
• formater les cellules
• trier des données
• ajouter/supprimer des colonnes/lignes

Saisir les données

Le tableur Excel permet de manipuler toutes sortes de données : des mots, des nombres,
des devises, des dates, des pourcentages, etc.

Selon le type de données, il sera possible d'effectuer certaines opérations. Par exemple, on
pourra :

• additionner ou soustraire des nombres,

• calculer un pourcentage,
• trier des mots par ordre alphabétique,
• filtrer des listes selon certains critères,
• classer des dates par ordre chronologique.

On utilise généralement la première ligne pour nommer les colonnes. Sur l'illustration ci-
dessous, vous remarquez que la feuille de calcul comporte 6 colonnes intitulées
respectivement : Numéro, Date, Motif, Catégorie, Mode de paiement, Montant.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 1

 Création – Excel

Sous la ligne de titres, il y a 6 enregistrements correspondant à six dépenses. Avec cette liste,
nous pourrons par exemple :

• retrouver facilement une dépense en classant les montants dépensés par ordre
croissant
• regrouper les dépenses par catégorie
• calculer les dépenses totales par jour ou par catégorie
• ...

Avant de saisir une donnée, nous devons commencer par sélectionner la cellule où nous
voulons l'inscrire. Le contour de la cellule sélectionnée apparaît en gras.

Nous pouvons ensuite taper les

caractères (lettres ou chiffres) dans
cette cellule. Si vous voulez saisir des
nombres, vous pouvez utiliser le clavier
ou le pavé numérique si votre
ordinateur en est équipé. Pour saisir
une nouvelle donnée, tapons sur la
touche "Enter". Le nombre s'affiche
dans la cellule sélectionnée et la cellule
située juste en dessous est automatiquement sélectionnée.

Si le nombre que nous avons tapé est trop long, des caractères étranges apparaissent.
Tapons par exemple : "14295309210422". Une suite de dièses apparaît à la place :

Pour pouvoir afficher le nombre complet, il faut élargir la colonne. Nous verrons plus loin
dans ce module comment élargir la colonne. Cette fois, le nombre précédemment masqué
apparaît correctement.

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 Création – Excel

Modifier les données

Corriger les données
Si nous voulons corriger des données, il faut :

1. double-cliquer dans la cellule à corriger (un trait vertical se met à clignoter)

2. avec le pointeur de la souris, surligner les caractères à corriger (ils apparaissent
en couleur inversée)
3. taper les caractères

Les nouveaux caractères effacent les anciens au fur et à mesure de la frappe.

Alternativement, vous pouvez procéder comme suit à partir de l'étape 3 :

• déplacer le trait à l'endroit souhaité en cliquant sur le bouton de la souris (ou en
utilisant les touches fléchées du clavier)
• taper les caractères
• effacer les caractères superflus

Effacer les données

Pour effacer des données d'une cellule, il faut :

1. sélectionner la cellule
2. taper sur la touche "Del" ou "Delete" du clavier

Les caractères ont disparu.

Déplacer une cellule ou un bloc de cellules
Nous avons vu comment saisir des données. Imaginons que nous voulions déplacer une
cellule comportant une donnée :

1. sélectionner la cellule avec la souris

2. placer le pointeur de la souris sur le bord de la cellule ; il se transforme en une

croix fléchée

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 3

 Création – Excel

3. cliquer et maintenir le bouton de la souris enfoncé

4. déplacer la cellule jusqu'à l'endroit souhaité

Pour déplacer un bloc de cellules, il faut procéder de la même façon sauf qu'il faut
sélectionner tout le bloc de cellules.

1. placer le pointeur de la souris sur la première cellule

2. cliquer sur le bouton de la souris et maintenir le bouton enfoncé
3. déplacer le pointeur de la souris de manière à englober tout le bloc de cellules

1. placer le pointeur de la souris sur le bord du bloc de cellules ; il se transforme en une

croix fléchée
2. cliquer et maintenir le bouton de la souris enfoncé
3. déplacer tout le bloc de cellules jusqu'à l'endroit souhaité

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 Création – Excel

Formater les cellules

Formater une cellule
Il est possible de "formater" une cellule, c'est-à-dire de définir le type de données qui vont y
être saisies (un nombre, une date, une devise, etc.) ou encore d'améliorer leur présentation
(alignement, italique, couleur, etc.).

Commençons par le type de données. La façon la plus simple consiste à sélectionner un des
formats proposés sur la barre d'outils :

le symbole monétaire par défaut

pourcentage
séparation des milliers
réduire le nombre de décimales
augmenter le nombre de décimales

Par exemple, pour indiquer que le montant saisi correspond à des euros, il faut :

1. sélectionner la cellule

2. cliquer sur le symbole monétaire et

sélectionner l'euro

Notre montant est maintenant suivi d'un "€",

symbole de l'euro.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 5

 Création – Excel

Astuce : si nous voulons appliquer un même formatage à plusieurs cellules, il n'est pas
nécessaire de répéter l'opération pour chaque cellule. Nous pouvons formater un bloc de
cellules ou même toute une colonne. Pour cela, il faut commencer par sélectionner le bloc
de cellules ou la colonne et poursuivre de la façon expliquée précédemment.

Reformater une cellule

Supposons maintenant que nous voulions modifier la devise, que nous voulions afficher des
livres sterling (£) plutôt que des euros (€). Pour reformater la cellule :

1. sélectionner la cellule à modifier

2. cliquer sur "Nombre".

3. dans la catégorie "Monétaire", sélectionner le symbole de la livre sterling (£)

4. cliquer sur "OK"

Le montant apparaît cette fois avec le symbole de la

livre anglaise.

Les autres onglets de la boîte "Format de cellule"

permettent d'améliorer la présentation des cellules.

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 Création – Excel

Ajouter/supprimer
Ajouter une ligne
Nous avons appris à saisir des données et à les modifier. Maintenant, nous allons voir
comment ajouter un nouvel enregistrement.

Imaginons que nous tenons un inventaire de notre collection de films italiens. Nous avons
acheté le DVD « Le voleur de bicyclette » et nous voulons actualiser notre liste. Nous voulons
l'insérer à la suite des autres comédies qui figurent déjà dans notre collection.

Voici comment procéder :

1. sélectionner la ligne "4" qui suit directement le point d'insertion

2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Insérer"
3. cliquer sur "Insérer des lignes dans la feuille"

La nouvelle ligne est insérée.

Il ne reste plus qu'à saisir les caractéristiques du DVD !

Voyons maintenant comment procéder à l'opération inverse :

Supprimer une ligne

1. sélectionner la ligne à supprimer

2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Supprimer"
3. cliquer sur "Supprimer des lignes dans la feuille"

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 7

 Création – Excel

La ligne sélectionnée est supprimée.

Les lignes suivantes se décalent pour remplir l'espace vide.

Ajouter une colonne

Après avoir mis notre liste à jour, nous nous rendons compte qu'un champ supplémentaire
serait bien utile. Par exemple, il serait intéressant de connaître la durée des films. Nous
allons donc insérer une colonne "Durée" avant la colonne "Année".

Voici comment procéder :

1. sélectionner la colonne "Année" qui suit directement le point d'insertion

2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Insérer"
3. cliquer sur "Insérer des colonnes dans la feuille"

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 8

 Création – Excel

La nouvelle colonne est insérée.

Il ne reste plus qu'à saisir la durée des films !

Supprimer une colonne

1. sélectionner la colonne à supprimer
2. dans l'onglet "Accueil", dans le groupe "Cellules", ouvrir le menu "Supprimer"
3. cliquer sur "Supprimer des colonnes dans la feuille"

La colonne sélectionnée est supprimée.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 9

 Création – Excel

Trier des données

Pour retrouver facilement un enregistrement dans une longue liste, vous pouvez utiliser la
fonction "Trier".

S'il s'agit d'une liste de noms, la fonction "Trier" permettra de les classer.

• soit par ordre alphabétique, de A à Z

• soit dans l'ordre alphabétique inverse, de Z à A

S'il s'agit d'une liste de nombres, la fonction "Trier" permettra de les classer

• soit par ordre croissant, de 0... à 9...

• soit par ordre décroissant, de 9... à 0...

Pour accéder à la fonction "Trier", vous devez aller dans le groupe "Édition" de l'onglet
"Accueil", cliquez sur "Trier et filtrer".

Prenons l'exemple d'une collection de DVD. Les albums sont listés dans un ordre aléatoire.
"Habemus Papam" est classé avant "Affreux, sales et méchants", etc.

Nous voulons trier cette liste par ordre alphabétique.

1. Sélectionner toutes les lignes de la liste (attention à ne pas sélectionner la ligne de

titres !).

2. Dans le groupe Édition de l'onglet Accueil, cliquez sur Trier et filtrer.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 10

 Création – Excel

Pour trier dans l'ordre alphanumérique croissant, cliquez sur Trier de A à Z.

La liste est maintenant triée par ordre alphabétique.

Astuce : en procédant comme décrit ci-dessus, c'est la première colonne qui sert de
référence pour le tri. Dans notre exemple, la liste est triée en fonction du titre du film.

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 Création – Excel

METTRE EN FORME

Vous apprendrez dans cette partie à utiliser plusieurs outils pour mettre en forme les
cellules, mais aussi le contenu des cellules, afin de faciliter la lecture de vos tableaux.

Colonnes et lignes
Largeur des colonnes
Il existe plusieurs manières de changer la largeur d'une ou plusieurs colonnes :

S'il s'agit d'une seule colonne, vous pouvez

simplement cliquer sur la petite ligne qui sépare la
case de la lettre représentant votre colonne et celle
de droite :

Le pointeur de votre souris se change en une sorte

de croix composée d'une double flèche : cela
signifie que vous êtes prêt à élargir ou rétrécir la
colonne.

Ensuite, maintenez la pression sur le bouton

gauche de votre souris et...

Si vous voulez donner une dimension précise,

sélectionnez la (les) colonne(s) concernée(s) et
cliquez droit.

Dans le menu qui apparaît, cliquez sur "Largeur de

colonne ...".

Une petite fenêtre s'ouvre et vous pouvez insérer

une dimension précise (à titre d'information, les
colonnes d'un tableau Excel mesurent par défaut
10,71 et les lignes 12,75). C'est la même procédure
pour la hauteur des lignes !

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 1

 Création – Excel

Hauteur des lignes

Vous pouvez aussi changer la hauteur des lignes. La marche à suivre correspond à celle qui a
été décrite pour changer la largeur des colonnes.

Mettez le pointeur de la souris (qui se transformera alors en petite croix fléchée) entre la
ligne que vous voulez agrandir et celle du bas.

Pour agrandir, vous devez diriger votre

geste vers le bas.

Pour rétrécir, ce sera vers le haut.

Attention : tout comme pour les colonnes,

cela ne fonctionne que si vous mettez votre
pointeur sur le petit trait qui sépare la ligne
et la suivante (pas la précédente !).

Vous pouvez aussi élargir plusieurs lignes en même temps.

Sélectionnez les lignes que vous voulez agrandir. Et puis cliquez sur la ligne entre la case de
la dernière ligne et celle du dessous.

Ajustez comme vous le désirez...

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 Création – Excel

Encadrement et couleurs
Bordures
Vous avez peut-être déjà vu les bordures dans Word.

En effet, il s'agit d'une fonctionnalité commune aux tableurs et aux tableaux. Vous pouvez
donc faire la même chose dans un tableau Excel ! Les bordures vous permettent de mettre
en évidence certains éléments de votre tableau, ou faciliter la lecture de votre tableau en
affichant certaines lignes.

Voici les données "brutes", sans aucune mise en

évidence :

Dans la feuille de calcul, sélectionnez les cellules pour

lesquelles vous souhaitez ajouter une bordure.

Dans le groupe "Police", de l'onglet "Accueil", cliquez

sur la flèche située en regard du bouton "Bordures"

Le bouton "Bordures" affiche le dernier style de

bordure utilisé. Vous pouvez cliquer sur le bouton
"Bordures" (pas sur la flèche) pour appliquer ce style.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 3

 Création – Excel

Cliquez sur la flèche et le menu suivant apparaît.

Sous "Bordures", cliquez sur un ou plusieurs boutons

pour indiquer l’emplacement de la bordure.

Voilà, les bordures ont été ajoutées.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 4

 Création – Excel

Couleurs de fond
Nous pouvons mettre en évidence des cellules en changeant
la couleur de fond (ou de remplissage).

Dans le groupe Police, de l'onglet Accueil, cliquez sur la

flèche située en regard du bouton "Couleur de
remplissage"

Le bouton Couleur de remplissage affiche la dernière

couleur utilisée. Vous pouvez cliquer sur le bouton Couleur
de remplissage pour appliquer cette couleur.

Sélectionnez la couleur souhaitée dans le menu.

Observez les différences

Astuce : si vous voulez enlever une couleur de remplissage, il ne

faut pas choisir la couleur blanche (car le quadrillage par défaut
d'Excel disparaîtrait). Vous devez en fait utiliser "Aucun
remplissage" !

Évidemment, vous pouvez toujours changer la couleur des

données avec l'icône "Couleur de police" , comme dans
Word, ainsi que le format des caractères (gras, italique,
souligné, autre police de caractère...), comme illustré ci-
contre.

Votre tableau est plus lisible, n'est-ce pas ?

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 Création – Excel

Masquer / Afficher
Que faire lorsque votre tableau dépasse de votre écran ?
Dans le tableau ci-dessous, seules les données de ces deux dernières années vous
intéressent... mais vous devez utiliser les ascenseurs pour les voir !

Vous pouvez alors cacher des colonnes et des lignes entières.

Vous devez sélectionner les colonnes et les lignes que vous voulez masquer. Ensuite, cliquez
droit et choisissez l'option Masquer (ou dans le groupe "Cellules" de l'onglet "Accueil",
cliquez sur "Format", sous "Visibilité", pointez vers "Masquer et afficher", puis cliquez sur
"Masquer les lignes" ou "Masquer les colonnes").

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 Création – Excel

Et le tour est joué !

Comment les rendre visibles à nouveau ?

Rien de plus simple : sélectionnez les colonnes et lignes, cliquez droit et optez pour
"Afficher"
- ou -
Dans le groupe "Cellules" de l'onglet "Accueil", cliquez sur "Format".
Sous "Visibilité", pointez vers "Masquer & afficher", puis cliquez sur "Afficher les lignes" ou
"Afficher les colonnes").

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 Création – Excel

Aligner et fusionner
Alignement
Il existe plusieurs sortes d'alignement que vous pouvez paramétrer dans
"Format / Cellule...". Cliquez sur l'onglet "Alignement" de la boîte de dialogue.

1. Horizontal : vous pouvez choisir dans un menu déroulant le type d'alignement

horizontal (centré, gauche, droite, recopié, justifié, centré sur plusieurs colonnes,
distribué)
2. Vertical : vous avez le choix entre "haut", "centré", "bas", "justifié" et "distribué".
3. Contrôle du texte
a. Renvoyer à la ligne automatiquement : le texte est renvoyé à la ligne pour ne
pas dépasser la largeur de la cellule.
b. Ajuster : la taille du texte s'adapte afin de correspondre à la taille de la cellule
c. Fusionner les cellules : plusieurs cellules sont fusionnées en une.
4. Orientation : le texte peut être orienté de côté ou vers le bas.

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 Création – Excel

Fusion des cellules

La fusion des cellules peut être particulièrement utile lorsque vous avez un contenu plus
long que la taille d'une cellule par défaut et que vous ne voulez pas agrandir toute la colonne
(car vous voulez inscrire des données en dessous par exemple).

Prenons ce titre assez long saisi dans la cellule "A1": nous aimerions lui donner une couleur
de fond et l'encadrer... Comment faire ?

Nous pouvons nous servir de la

fusion de cellules

1. Sélectionnez les cellules à

fusionner.
2. Sous l'onglet "Accueil", dans
le groupe "Alignement",
cliquez sur la flèche en
regard de "Fusionner et
centrer", puis cliquez sur
Fusionner".

Voilà le résultat !

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 9

 Création – Excel

Fusionner et centrer
Imaginons maintenant que nous voulons un titre encore plus grand. Nous pouvons agrandir
la taille de caractère. Mais nous avons le même problème, le titre est trop grand que pour
entrer dans une seule cellule. Il faut sélectionner le titre et nous pouvons en un seul clic
fusionner les cellules et centrer le texte : tout ça, grâce à l'icône "Fusionner et centrer"
située dans la barre d'outils.

Et voici le résultat :

Attention ! Excel ne garde que les données situées dans la cellule supérieure gauche. Si des
données existent dans d'autres cellules, ces données seront supprimées.

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 Création – Excel

Reproduire la mise en forme

Pour reproduire la mise en forme d'une cellule ou d'une plage de cellules dans une autre,
rien de plus facile !

Voici la marche à suivre :

1. Sélectionnez la cellule avec la mise en forme à copier

2. Sous l'onglet "Accueil", dans le groupe "Presse-papiers",

cliquez sur l'icône "Reproduire la mise en forme".

3. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous voulez copier cette mise en

forme.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 11

 Création – Excel

Et voilà qui est fait !

Astuces
Si vous voulez appliquer la mise en forme à plusieurs endroits différents (et que vous ne pouvez
pas simplement sélectionner la plage de cellules), double-cliquez sur l'icône de mise en forme et
cliquez ensuite sur les cellules isolées (ou sélectionnez les plages de cellules séparées). Pour
cesser la reproduction de mise en forme, cliquez à nouveau sur cette icône. Le pinceau vous
permet aussi de recopier les largeurs de colonne.

Vous devez sélectionner l'en-tête de la colonne (dont la largeur est à reproduire) et cliquer sur
l'icône de reproduction de mise en forme, puis enfin sur l'en-tête de la colonne à laquelle vous
voulez appliquer la largeur copiée.

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 Création – Excel

CALCULER

Vous allez apprendre à utiliser les calculs et les formules prédéfinis de votre tableur, mais
aussi apprendre à en créer vous-même.

Calculs simples
Pour obtenir l'argent restant pour les enfants dans ce tableau, voici le calcul à effectuer :
150+80-186=
Ce résultat obtenu devra apparaître dans la cellule E2

Comment faire ?
Solution 1 : calcul manuel
Dans la cellule E2 :

1. Tapez le signe "=" et le calcul

2. Cliquez sur "Enter", voilà le résultat.

Inconvénient de cette solution : si l'un des nombres (80, 150, 186) change, le résultat de la
cellule E2 ne se modifiera pas.

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 Création – Excel

Solution 2 : construire une formule avec des références

Dans la cellule E2 :

1. Au lieu de taper les nombres, utilisez la référence de la cellule dans laquelle chaque
nombre se trouve (B2, C2, D2).
Tapez le signe "=" et les références des 3 cellules séparées par l'opérateur qui
convient (+, -, *, /).

2. Tapez sur "Enter", le résultat s'affiche.

En utilisant cette solution, en cas de changement dans les valeurs (les nombres) du tableau,
le résultat sera modifié en conséquence puisque, dans la formule de calcul, ce ne sont plus
des nombres qui sont utilisés, mais des références de cellule. Même si le contenu de la
cellule change, sa référence ne se modifie pas.

Les opérateurs à utiliser dans Excel :

+ addition
- soustraction
* multiplication
/ division

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 Création – Excel

Copier une formule de calcul

Lorsque l'on travaille dans des tableaux, il est très fréquent de devoir appliquer la
même formule de calcul à plusieurs reprises sur des données différentes.
Excel vous permet de gagner du temps en ne recopiant pas cette formule manuellement à
chaque fois. Il la répète automatiquement en adaptant la référence des cellules contenant
les données concernées.

Comment procéder ?

Cliquez sur le coin inférieur droit de

la cellule qui contient le résultat de
la première ligne.

Maintenez la pression et descendez

jusqu'à la dernière cellule sur
laquelle vous désirez appliquer la
formule de calcul (ici E5).

Les résultats s'affichent.

Observez le résultat contenu dans la

cellule E4 par exemple et la formule
de calcul qui correspond à ce
résultat : on le voit, Excel a adapté
automatiquement cette formule en
y indiquant les bonnes références de
cellules.

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 Création – Excel

Fonction "Moyenne"
Il peut être intéressant de calculer la moyenne de certaines données, et ce, de manière
totalement automatique. Un exemple connu est celui du professeur qui veut calculer les
notes finales de ses élèves ou celui d'un ménage qui veut calculer ses dépenses moyennes
(approximatives) par mois.

Rendez-vous dans la cellule où

vous désirez inscrire le résultat
et tapez sur "=".

Appuyez sur la flèche à droite

de "MINUSCULE".

Dans la liste déroulante qui

apparaît, cliquez sur
"MOYENNE".

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 Création – Excel

Maintenant, une fenêtre s'ouvre et il faut vérifier que les cellules sélectionnées par Excel
correspondent bien à celles que vous voulez calculer ...

Ici, cela ne correspond pas ! Vous ne voulez pas prendre en compte la cellule « Total sur 60 »
qui représente déjà les autres valeurs.

Vous devez donc corriger la plage de cellules en surbrillance : au lieu de E2, il faut indiquer
D2. En effet, nous faisons bien la moyenne des notes qui se trouvent dans les cellules allant
de B2 à D2.

Appuyez ensuite sur "OK" et le résultat s'affiche là où vous l'aviez choisi.

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 Création – Excel

Pour connaître rapidement les moyennes des autres élèves, rien de plus simple : recopiez la
formule de calcul.

Cliquez sur le coin inférieur

droit dans la case contenant la
formule (ici: F2).

Maintenez le bouton de la
souris enfoncé et descendez
jusqu'à la cellule F5.

Le résultat apparaît.

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 Création – Excel

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 7

 Création – Excel

Fonction "Somme"
Souvent, dans un tableau Excel, les éléments d'un calcul sont disposés en colonne ou en
ligne. Lorsqu'ils sont alignés ainsi, il est plus aisé pour les additionner d'utiliser l'icône
"Somme" :

Elle vous permettra de gagner pas mal de temps !

Cette icône se trouve dans l'onglet "Accueil", groupe
"Edition" :

Comment procéder à une somme automatique ?

Sélectionnez les données à

additionner.

Cliquez sur le bouton

"Somme".

Le total s'inscrit dans la cellule

se trouvant en dessous de la
dernière cellule sélectionnée

- OU -

À côté de la dernière cellule

sélectionnée.

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 Création – Excel

Lorsque la cellule contenant le total ne se trouve pas directement en dessous

des cellules à additionner, comment faire ?

Cliquez dans la cellule où devra apparaître le résultat.

Cliquez sur la petite flèche noire à droite du bouton

"Somme".

Cliquez sur "Somme"

À ce moment, le programme entoure en pointillés la page

de cellules qu'il a l'intention d'additionner (ici B2 à B8) et
indique l'opération qu'il va effectuer.

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 Création – Excel

Si la sélection vous convient, cliquez sur "Enter" et le

résultat s'affiche.

Si la plage de cellule sélectionnée ne vous convient pas, modifiez-la manuellement en

cliquant dans la parenthèse :

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 Création – Excel

CRÉER DES GRAPHIQUES

Dans cette partie, vous découvrirez les différents types de graphiques et vous apprendrez à
en créer vous-même.

Types de graphiques
Lorsque vous désirez visualiser les informations de vos données, vous pouvez le faire en
quelques clics à peine grâce à un assistant graphique !

C'est très pratique et vous avez le choix entre plusieurs types de graphiques. La sélection se
fera en fonction de vos données mais dépendra aussi de ce que vous voulez montrer ou
mettre en évidence.

Voici quelques-unes des représentations graphiques les plus utilisées.

Histogramme
Il permet la comparaison entre des éléments, et l'accent est mis sur les variations dans le
temps. Il est souvent utilisé pour montrer les changements d'une (ou plusieurs) donnée(s)
pendant une période déterminée.

Courbes
Pour représenter les changements de données sur une période plus courte (secondes,
minutes, semaines), le graphique "Courbes" sera plus approprié. S’il y a un grand nombre de
données à représenter, les courbes sont préférables aux blocs des histogrammes, car elles
prennent moins de place. Les périodes sont alors illustrées par des points (reliés entre eux).

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 Création – Excel

Barres
Ce type de graphique met l'accent sur la comparaison des valeurs.

Secteurs
On les appelle aussi "camembert" !
Ce graphique expose la taille relative de chaque élément d'une série ou le pourcentage
(l'importance) de différents éléments qui composent un tout. Il représente toujours une
seule série de données.

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 Création – Excel

Insertion de graphiques
Lorsque vous créez vos graphiques, vous devez être attentifs à 2 choses :
• choisir le type de graphique adéquat aux données que vous voulez visualiser et/ou
mettre en évidence.
• sélectionner auparavant les données à introduire dans le graphique.

Pour créer assez rapidement des graphiques avec Excel :

Sélectionnez
vos données.

Cliquez sur l'onglet "Insertion" et utilisez les commandes qui se trouvent dans le groupe
"Graphiques" et choisissez le graphique qui vous convient.

Le graphique apparaît immédiatement sur votre page.

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 Création – Excel

Modifier un graphique
Il est possible dans Excel d'améliorer la mise en page des graphiques et de modifier la
présentation des données. Pour cela, utilisez les "Outils de graphique" et les 2 onglets :
création – format.

Ces onglets apparaissent seulement lorsque vous avez sélectionné votre graphique en
cliquant dessus.

Nous allons ici nous concentrer sur quelques-uns des boutons de chaque onglet :
Onglet "Création"
Cliquez sur l’icône suivante et choisissez le graphique adéquat dans la fenêtre qui s'ouvre. Le
changement est immédiat.

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 Création – Excel

Avec les boutons suivants, choisissez également de mettre ou non un titre, une légende à
votre graphique, choisissez l'endroit où se placera la légende de votre graphique et la
manière dont les informations s'afficheront.

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 Création – Excel

Pensez également à utiliser les boutons situés à

droite du graphique sélectionné, ils permettent
un accès rapide à certaines modifications.

Dans le groupe "Styles de graphique" vous trouvez de nombreuses manières de modifier

l'apparence du graphique.

Pour faire apparaître tous les styles à votre disposition, cliquez sur les flèches à droite.
Il ne vous reste qu'à choisir !

Onglet "Format"

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 Création – Excel

En utilisant les commandes du groupe "Insérer des formes", vous pouvez ajouter, à
l'intérieur même de la zone de votre graphique, des images, du texte, des formes.

C'est dans le groupe "Sélection active" que vous pouvez sélectionner l'élément sur lequel
vous allez intervenir, celui dont vous allez modifier la mise en forme.

Ci-dessous, c'est l'élément "Titre du graphique" qui est sélectionné.

Dans le groupe "Styles de formes", vous trouvez la majorité des options de mise en forme.

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 Création – Excel

À gauche, les mises en forme automatiques. À droite, les options pour personnaliser votre
mise en forme.

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 Création – Open Office Calc

SE FAMILIARISER AVEC CALC

Présentation
Calc est un logiciel spécialisé dans le traitement des données, comme :

• faire des calculs,

• trier des données par ordre alphabétique ou numérique,
• filtrer des listes,
• appliquer des formules ou des fonctions, etc.

On dit aussi que Calc est un tableur parce que les données sont alignées dans des tableaux.
Calc fait partie d'un ensemble de logiciels destiné à des applications bureautiques : la suite
Open Office qui comprend outre le tableur Calc, un traitement de texte Writer, une base de
données Base, etc. Il est donc aisé de combiner des éléments créés avec ces différents
logiciels, comme par exemple d'insérer un tableau Calc dans un texte Writer.

Principale différence avec Windows Office :

Open Office est un logiciel "libre" et gratuit. Les logiciels "libres" se distinguent des logiciels
commerciaux par le fait que leur code source est ouvert et accessible à tous. À l'inverse des
éditeurs commerciaux qui vendent des licences d'exploitation, le projet [Link] met
gratuitement sa suite logicielle à la disposition des utilisateurs (plus d'infos sur le site
Wikipédia francophone).

À quoi ça sert ?
Dans la vie de tous les jours, vous pouvez utiliser Calc :

• comme une calculatrice, avec l'avantage de pouvoir appliquer automatiquement la

même opération pour un grand nombre de données,
• pour dresser un inventaire de vos CD musicaux puis les trier selon divers critères,
• pour sélectionner dans une liste les enregistrements qui répondent à certains critères
• ou encore pour visualiser, sous forme de graphiques, l'équilibre de votre budget de
vacances, de l'année, de chaque mois, etc.

Il ne s'agit que de quelques exemples. Vous pouvez imaginer vos propres applications.

Il existe toute une palette d'outils pour améliorer la présentation des "feuilles de calcul", et
même pour créer automatiquement des graphiques.

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 Création – Open Office Calc

Lancer Calc

Comme souvent, il existe plusieurs façons d'ouvrir

une application (dans le jargon des informaticiens,
on dit aussi "lancer une application"). La méthode
la plus évidente consiste à parcourir la liste des
programmes installés sur votre ordinateur.

Voici le chemin à emprunter :

• cliquer sur "Démarrer" (en bas à gauche de

votre écran)
• cliquer sur "Tous les programmes >
[Link] > [Link] Calc"

Une fenêtre Calc devrait bientôt s'ouvrir.

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 Création – Open Office Calc

La feuille de calcul
Lorsque vous ouvrez Calc, la fenêtre qui s'ouvre ressemble à une feuille quadrillée, qui vous
rappelle probablement vos cours de math. C'est la feuille de calcul.

Cette feuille de calcul comporte trois zones principales :

• les barres de menu et d'outils

• la zone d'affichage
• la barre d'onglets (en bas à gauche).

Barre de menus et d’outils

Comme pour Writer, la barre de menu

est la partie de fenêtre où sont affichés
les titres des menus de fonctions
disponibles dans Calc.

En cliquant sur le titre du menu, vous

obtenez un menu dans lequel vous
pouvez sélectionner une fonction en
cliquant sur le nom de cette fonction.

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 Création – Open Office Calc

Quant à la barre d'outils, il s’agit de rangées d'icônes regroupées en bloc, qui peuvent être
retirées ou ajoutées de l'interface graphique.

Dans Calc, il y a :

• La barre « standard » où les icônes représentent des raccourcis pour atteindre des
fonctionnalités que l'on retrouve également dans les menus déroulants.

• la barre de formatage et mise en forme des données

• la barre de « formule » où nous pourrons introduire des opérations de calcul comme

la somme ou d'autres fonctions mathématiques

Zone d'affichage
Une feuille de calcul est formée d'une rangée de colonnes, nommées de A à Z ... et d'un
nombre quasi illimité de lignes, nommées de 1 à 65.536.

Pour sélectionner une colonne, nous devons cliquer sur la lettre désignant la colonne.
Pour sélectionner une ligne, nous devons cliquer sur le numéro de la ligne.

À l'intersection d'une colonne et d'une ligne, on trouve la cellule. Lorsqu'une cellule est
sélectionnée, elle est encadrée en noir.

Cellule
Chaque cellule possède ses propres coordonnées.
Ainsi, pour la cellule sélectionnée, il est inscrit dans la
cellule "A1" au début de la barre de formule. Elle est à
l’intersection de la colonne A et de la ligne 1.
On précise d'abord la lettre de la colonne puis le numéro
de la ligne.

Notez pour terminer que les coordonnées de la cellule

ainsi que son contenu sont automatiquement reproduits dans la barre de formule.

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 Création – Open Office Calc

Barre d’onglets

La barre d'onglets permet d'accéder aux diverses feuilles de calcul que contient un
document Calc.

En effet, un document créé avec Calc contient automatiquement plusieurs feuilles de calcul.
D'ailleurs, un document Calc s'appelle un "classeur".
Par défaut, un classeur Calc contient trois feuilles, dont une seule est visible à la fois.

Pour pouvoir accéder aux autres feuilles, deux possibilités :

• cliquer sur l'onglet correspondant (ex.: "Feuille1" sur l'illustration)

• cliquer sur les petites flèches noires pour se déplacer d'une feuille à l'autre

Vous n'êtes pas limité à 3 feuilles. Vous pouvez toujours en ajouter de nouvelles ou en
supprimer.

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 Création – Open Office Calc

MANIPULER LES DONNÉES

Saisir les données

Le tableur Calc permet de manipuler toutes sortes de données : des mots, des nombres, des
devises, des dates, des pourcentages, etc.

Selon le type de données, il sera possible d'effectuer certaines opérations.

Par exemple, on pourra :

• additionner ou soustraire des nombres,
• calculer un pourcentage,
• trier des mots par ordre alphabétique,
• filtrer des listes selon certains critères,

On utilise généralement la première ligne pour nommer les colonnes. Prenons l'exemple
d'un tableau reprenant vos dépenses quotidiennes.

Sur l'illustration ci-dessous, vous remarquez que la feuille de calcul comporte 6 colonnes
intitulées respectivement : Numéro, Date, Motif, Catégorie, Mode de paiement, Montant.

Sous la ligne de titres, il y a 6 enregistrements correspondants à six dépenses. Avec cette

liste, nous pourrons par exemple :

• retrouver facilement une dépense en classant les montants dépensés par ordre
croissant
• regrouper les dépenses par catégorie
• calculer les dépenses totales par jour ou par catégorie
• ...

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 Création – Open Office Calc

Avant de saisir une donnée, nous devons commencer par sélectionner la cellule où nous
voulons l'inscrire. Le contour de la cellule sélectionnée apparaît en gras.

Nous pouvons ensuite taper les caractères (lettres ou chiffres) dans cette cellule. Si vous
voulez saisir des nombres, vous pouvez utiliser le clavier ou le pavé numérique si votre
ordinateur en est équipé.

Pour saisir une nouvelle donnée, tapons sur la touche "Enter".

Le nombre s'affiche dans la cellule sélectionnée et la cellule située juste en dessous est
automatiquement sélectionnée.

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 Création – Open Office Calc

Si le nombre que nous avons tapé est trop long, des caractères étranges apparaissent.

Tapons par exemple : "14295309210422". Une suite de dièses apparaît à la place. Pour
pouvoir afficher le nombre complet, il faut élargir la colonne.

Cette fois, le nombre précédemment masqué apparaît correctement.

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 Création – Open Office Calc

Modifier les données

Corriger les données
Si nous voulons corriger des données, il faut :

1. double-cliquer dans la cellule à corriger

2. avec le pointeur de la souris, surligner les caractères à corriger (ils apparaissent en
couleur inversée)
3. taper les caractères

Les nouveaux caractères effacent les anciens au fur et à mesure de la frappe.

Alternativement, vous pouvez procéder comme suit à partir de l'étape 3 :

1. déplacer le trait à l'endroit souhaité en cliquant sur le bouton de la souris (ou en

utilisant les touches fléchées du clavier)
2. taper les caractères
3. effacer les caractères superflus

Effacer les données

Pour effacer des données d'une cellule, il faut :

1. sélectionner la cellule (elle est entourée d'un bord noir)

2. taper sur la touche retour (<— ) du clavier

Tous les caractères sont effacés. Alternativement, vous pouvez supprimer les données de
façon sélective :

1. sélectionner la cellule ou un bloc de cellules

2. taper sur la touche "Del" ou "Delete" du clavier
3. dans la boîte de dialogue, cocher une des cases ou la case "supprimer tout"
4. cliquer sur "OK"

Déplacer une cellule ou un bloc de cellules

Nous avons vu comment saisir des données. Imaginons que nous voulions déplacer une
cellule ou un bloc de cellules :

1. sélectionner la cellule ou la première cellule du bloc (une bordure noire apparaît)

2. cliquer sur cette cellule et, tout en maintenant le
bouton enfoncé, déplacer le pointeur de la souris
jusqu'à ce que toute la cellule ou toutes les
cellules du bloc apparaisse(nt) en couleurs
inversées
3. cliquer n'importe où à l'intérieur de la cellule ou
du bloc et, tout en maintenant le bouton
enfoncé, déplacer jusqu'à l'endroit souhaité.
(Sur cette capture d'écran, un bloc de cellules).

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 Création – Open Office Calc

Copier / coller le contenu d'une cellule

Imaginons que nous voulions déplacer une cellule comportant une donnée :

1. double-cliquer une première fois dans la cellule

2. double-cliquer une deuxième fois, les caractères apparaissent maintenant en couleur
inversée, lettres blanches sur fond noir

3. cliquer dans la zone noire et, tout en maintenant le bouton enfoncé, déplacer la
cellule jusqu'à l'endroit souhaité

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 Création – Open Office Calc

Formater les données

Il est possible de "formater" une cellule, c'est-à-dire de définir le type de données qui vont y
être saisies (un nombre, une date, une devise, etc.). Ou encore d'améliorer leur présentation
(alignement, italique, couleur, etc.). Commençons par le type de données. La façon la plus
simple consiste à sélectionner un des formats proposés sur la barre d'outils :

le symbole monétaire par défaut

pourcentage

enlever le formatage existant

augmenter le nombre de décimales

réduire le nombre de décimales

Par exemple, pour indiquer que le montant saisi correspond à des euros, il faut :

1. sélectionner la cellule

2. cliquer sur le symbole

monétaire et sélectionner
l'euro

Notre montant est maintenant suivi

d'un "€", symbole de l'euro.

Astuce : si nous voulons appliquer un même formatage à plusieurs cellules, il n'est pas nécessaire
de répéter l'opération pour chaque cellule. Nous pouvons formater un bloc de cellules ou même
toute une colonne.
Pour cela, il faut commencer par sélectionner le bloc de cellules ou la colonne et poursuivre de la
façon expliquée précédemment.

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 Création – Open Office Calc

Ajouter / supprimer
Ajouter une ligne
Nous avons appris à saisir des données et à les modifier. Maintenant, nous allons voir
comment ajouter un nouvel enregistrement.

Imaginons que nous tenons un inventaire de notre collection de DVD. Nous avons acheté le
DVD "Bienvenue chez les Ch'tis" et nous voulons actualiser notre liste. Nous voulons l'insérer
à la suite des autres comédies qui figurent déjà dans notre collection.

Voici comment procéder :

1. sélectionner la ligne "7" qui suit directement le point d'insertion
2. dans la barre des menus, ouvrir le menu "Insertion"
3. cliquer sur "Lignes"

La nouvelle ligne est insérée.

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 7

 Création – Open Office Calc

Il ne reste plus qu'à saisir les caractéristiques du DVD !

Voyons maintenant comment procéder à l'opération inverse.

Supprimer la ligne.
1. sélectionner la ligne à supprimer
2. dans le menu "Édition", cliquer sur "Supprimer des cellules"

La ligne sélectionnée est supprimée.

Les lignes suivantes se décalent pour remplir l'espace vide.

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 Création – Open Office Calc

Ajouter une colonne

Après avoir mis notre liste à jour, nous nous rendons compte qu'un champ supplémentaire
serait bien utile. Par exemple, il serait intéressant de connaître la durée des films. Nous
allons donc insérer une colonne "DUREE" avant la colonne "GENRE".

Voici comment procéder :

1. sélectionner la colonne "GENRE" qui suit directement le point d'insertion
2. dans le menu "Insertion", cliquer sur "Colonnes".

La nouvelle colonne est insérée.

Il ne reste plus qu'à saisir la durée des films !

Supprimer une colonne

1. sélectionner la colonne à supprimer
2. dans le menu "Édition", cliquer sur "Supprimer des cellules"

La colonne sélectionnée est supprimée.

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 Création – Open Office Calc

Trier des données

Pour retrouver facilement un enregistrement dans une longue liste, vous pouvez utiliser la
fonction "Trier".

S'il s'agit d'une liste de noms, la fonction "Trier" permettra de les classer

• soit par ordre alphabétique, de A à Z

• soit dans l'ordre alphabétique inverse, de Z à A

S'il s'agit d'une liste de nombres, la fonction "Trier" permettra de les classer

• soit par ordre croissant, de 0... à 9...

• soit par ordre décroissant, de 9... à 0...

Pour accéder à la fonction "Trier", 2 manières de faire :

1. Dans le menu "Données", cliquez sur "Trier".

2. Dans la barre d'outils, cliquez sur cette icône

Prenons l'exemple d'une collection de DVD. Les albums sont listés dans un ordre aléatoire.
"Ratatouille" est classé avant "Monstres & Cie"... Trions cette liste par ordre alphabétique.

1. Sélectionner toutes les lignes de la liste (attention à ne pas sélectionner la ligne de

titres).

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 Création – Open Office Calc

2. Dans le menu "Données", cliquez sur "Trier".

Pour trier dans l'ordre alphanumérique croissant, cliquez sur Trier selon + choisir la
colonne sur laquelle effectuer le tri

3. La liste est maintenant triée par ordre alphabétique.

Astuce : en procédant comme décrit ci-dessus, c'est la première colonne qui sert de référence
pour le tri. Dans notre exemple, la liste est triée en fonction du titre du film.

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 Création – Open Office Calc

METTRE EN FORME

Colonnes et lignes : largeur et hauteur

Largeur des colonnes
Il existe plusieurs manières de changer la largeur d'une ou plusieurs colonnes.

S'il s'agit d'une seule colonne, vous pouvez simplement cliquer

sur la petite ligne qui sépare la case de la lettre représentant
votre colonne et celle de droite :

Le pointeur de votre souris se change en une sorte de croix composée d'une

double flèche : cela signifie que vous êtes prêt à élargir ou rétrécir la
colonne

Ensuite, maintenez la pression sur le bouton gauche de votre souris et...

Si vous voulez donner une dimension précise, sélectionnez la (les) colonne(s) concernée(s) et
cliquez droit.

Dans le menu qui apparaît, cliquez sur "Largeur de colonne ...".

Une petite fenêtre s'ouvre et vous pouvez insérer une dimension précise (à titre
d'information, les colonnes d'un tableau Calc mesurent par défaut 10,71 et les lignes 12,75).

C'est la même procédure pour la hauteur des lignes.

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 Création – Open Office Calc

Hauteur des lignes

Vous pouvez aussi changer la hauteur des lignes. La marche à suivre correspond à celle qui a
été décrite pour changer la largeur des colonnes.

Mettez le pointeur de la souris (qui se transformera alors en petite croix fléchée) entre la
ligne que vous voulez agrandir et celle du bas. Vous pouvez aussi élargir plusieurs lignes en
même temps. Sélectionnez les lignes que vous voulez agrandir.

Pour agrandir, vous devez diriger

votre geste vers le bas.

Pour rétrécir, ce sera vers le haut.

Attention : tout comme pour les colonnes, cela ne fonctionne que si vous mettez votre
pointeur sur le petit trait qui sépare la ligne et la suivante (pas la précédente !).

Vous pouvez aussi élargir plusieurs lignes en même temps.

Sélectionnez les lignes que vous voulez agrandir. Et puis cliquez sur la ligne entre la case de
la dernière ligne et celle du dessous.

Ajustez comme vous le désirez...

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 Création – Open Office Calc

Encadrement et couleurs
Bordures
Vous avez peut-être déjà vu les bordures dans Writer.

En effet, il s'agit d'une fonctionnalité commune aux tableurs et aux tableaux. Vous pouvez
donc faire la même chose dans un tableau Calc ! Les bordures vous permettent de mettre
en évidence certains éléments de votre tableau, ou faciliter la lecture de votre tableau en
affichant certaines lignes.

Voici les données "brutes", sans aucune mise en

évidence :

Dans la feuille de calcul, sélectionnez les cellules pour

lesquelles vous souhaitez ajouter une bordure.

Dans la barre d’outils, cliquez sur la flèche située en

regard du bouton "Bordures"

Le bouton "Bordures" affiche le dernier style de bordure

utilisé. Vous pouvez cliquer sur le bouton "Bordures"
(pas sur la flèche) pour appliquer ce style.

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 Création – Open Office Calc

Le menu suivant apparaît. Cliquez sur un ou plusieurs

boutons pour indiquer l’emplacement de la bordure.

Voilà, les bordures ont été ajoutées.

Couleurs de fond
Nous pouvons mettre en évidence des cellules en
changeant la couleur de fond (ou de remplissage).

Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche située en

regard du bouton "Couleur d'arrière-plan"

Le bouton Couleur d'arrière-plan affiche la dernière

couleur utilisée. Vous pouvez cliquer sur le bouton
Couleur d'arrière-plan pour appliquer cette couleur.

Sélectionnez la couleur souhaitée dans le menu.

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 Création – Open Office Calc

Observez les différences

Astuce:
Si vous voulez enlever une couleur de remplissage, il ne faut pas choisir la couleur blanche (car le
quadrillage par défaut de Calc disparaîtrait). Vous devez en fait utiliser "Sans remplissage" !

Évidemment, vous pouvez toujours changer la couleur des données avec l'icône "Couleur de

police" , comme dans Word, ainsi que le format des caractères (gras, italique, souligné,
autre police de caractère ...).

Votre tableau est plus lisible n'est-ce pas?

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 Création – Open Office Calc

Masquer / afficher
Que faire lorsque votre tableau dépasse de votre écran?
Dans le tableau ci-dessous, seules les données de ces deux dernières années vous
intéressent... mais vous devez utiliser les ascenseurs pour les voir !

Vous pouvez alors cacher des colonnes et des lignes entières.

Vous devez sélectionner les colonnes et les lignes que vous voulez masquer. Ensuite,
choisissez le menu "Format", sélectionnez "Colonne" (ou "Ligne" si c'est une ligne) et dans le
sous-menu proposé, cliquez sur "Masquer"...

Et le tour est joué !

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 Création – Open Office Calc

Comment les rendre visibles à nouveau?

Rien de plus simple: sélectionnez la (les) colonne(s) et ligne(s) précédente(s) et suivante(s),
cliquez dans le menu "Format", puis sélectionnez "Colonne / Ligne", et enfin "Afficher".

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 Création – Open Office Calc

Aligner et fusionner
Aligner
Il existe plusieurs sortes d'alignement que vous pouvez paramétrer dans le menu : "Format /
Cellules..."

Cliquez sur l'onglet "Alignement" de la boîte de dialogue qui apparait.

Fusionner
La fusion des cellules peut être
particulièrement utile lorsque
vous avez un contenu plus long
que la taille d'une cellule par
défaut et que vous ne voulez
pas agrandir toute la colonne
(car vous voulez inscrire des
données en dessous par
exemple).

Prenons ce titre assez long saisi

dans la cellule "A1": nous
aimerions lui donner une
couleur de fond et l'encadrer...
Comment faire ?

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 Création – Open Office Calc

Nous pouvons nous servir de la

fusion de cellules !

1. Sélectionnez les cellules

à fusionner.

2. Dans le menu "Format",

cliquez sur "Fusionner
les cellules".

Voilà le résultat !

Vous pouvez les défusionner en reproduisant la même procédure.

Pour fusionner et défusionner, vous pouvez aussi cliquer sur cette icône

© PMTIC - LabSET – ULg 2014 9

 Création – Open Office Calc

Reproduire la mise en forme

Pour reproduire la mise en forme d'une cellule ou d'une plage de cellules dans une autre,
rien de plus facile avec cette icône ! Voici la marche à suivre :

Cliquez sur le bouton « Appliquer le format »

Astuce : si vous voulez appliquer la mise en forme à plusieurs endroits différents (et que vous ne
pouvez pas simplement sélectionner la plage de cellules), double-cliquez sur l'icône "Appliquer le
format" et cliquez ensuite sur les cellules isolées (ou sélectionnez les plages de cellules séparées).
Pour cesser la reproduction de mise en forme, cliquez à nouveau sur cette icône.

Le gros pinceau vous permet aussi de recopier les largeurs de colonne. Vous devez
sélectionner l'en-tête de la colonne (dont la largeur est à reproduire) et cliquer sur l'icône
"Appliquer le format", puis enfin sur l'en-tête de la colonne à laquelle vous voulez appliquer
la largeur copiée (vous devez veiller à ce que le pointeur de votre souris se change en petit
pot de peinture).

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 Création – Open Office Calc

CALCULER

Calculs de base
L'addition
Commençons par l'addition.

Vous voulez calculer la somme de ces deux cellules :

Vous devez vous placer dans la cellule où vous voulez que le

résultat soit affiché. Vous tapez sur la touche "=" et ensuite le
nom de la première cellule ("A1") suivi du signe "+" et enfin du
nom de la deuxième cellule ("A2").

Appuyez sur "Enter" et vous obtiendrez le résultat dans la

cellule dans laquelle vous vous trouviez.

Lorsque vous double-cliquez sur la cellule contenant la formule,

vous verrez le détail de cette formule :

Les autres opérations

Pour effectuer manuellement d'autres opérations, la marche à suivre est presque la même
sauf qu'il faut changer le signe "+" par le signe "-" pour une soustraction, "*" pour une
multiplication et "/" pour une division.

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 Création – Open Office Calc

Somme automatique
Souvent, dans un tableau Calc, les éléments d'un calcul sont disposés en colonnes (ou en
lignes). Lorsqu'ils sont alignés ainsi, il est plus aisé d'utiliser l'icône "somme automatique":
(un "sigma" de l'alphabet grec, ressemblant à un "M" de côté). En effet, le logiciel
reconnaîtra automatiquement les éléments précédents (de la colonne ou de la ligne
concernée).

Cette fonction offre un autre avantage appréciable : si plus tard vous changez des données,
la somme sera automatiquement recalculée, sans devoir recommencer l’opération. Bref,
vous gagnerez du temps et de la justesse.

Vous pouvez bien sûr effectuer des sommes automatiques. Mais vous pouvez aller plus loin.
Par exemple, Calc vous permet de calculer la moyenne arithmétique (souvent utilisée en
évaluation scolaire).

Comment procéder à un calcul automatique?

C'est très simple, mais quand on calcule à l'aide d'un tableur, il faut toujours bien rester
concentré, car une erreur est vite arrivée.

Lorsque les données se suivent régulièrement (autrement dit, elles sont "adjacentes") et que
votre cellule contenant le total se trouve juste en dessous :

Cliquez dans la cellule où vous

voulez inscrire le résultat du
calcul

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 Création – Open Office Calc

Cliquez sur l'icône Somme

La sélection se fait
automatiquement. Confirmez en
appuyant sur la touche "Enter"
ou sur l'icône (Accepter)

Le résultat apparaît alors dans la

bonne cellule.

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 Création – Open Office Calc

Saisie automatique de formules

Lorsque l'on travaille sur des tableurs, il est très fréquent de devoir réutiliser la même
formule pour une partie des données. Il n'est pas nécessaire de la recopier manuellement à
chaque fois... Calc reconnaît votre formule et l'adapte en sélectionnant les cellules que vous
désirez calculer.

Exemple : imaginons que nous avons déjà additionné les résultats d'un(e) élève à l'aide
d'une somme automatique. Maintenant, nous voulons copier la même formule pour les
autres élèves, c'est-à-dire faire la somme des trois interrogations.

Nous pouvons bien sûr recopier manuellement la formule, mais ce n'est pas la manière la
plus rapide.

Pour aller plus vite

Appuyez sur le coin inférieur droit de la cellule en maintenant le bouton enfoncé

Faites ensuite glisser votre pointeur jusqu'à la dernière cellule où vous voulez appliquer la
formule

Les résultats sont bien corrects : la formule a été adaptée avec succès !

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 Création – Open Office Calc

CRÉER DES GRAPHIQUES

Types de graphiques
Lorsque vous désirez visualiser les informations de vos données, vous pouvez le faire en
quelques clics à peine grâce à un assistant graphique.

C'est très pratique et vous avez le choix entre plusieurs types de graphiques. La sélection se
fera en fonction de vos données, mais dépendra aussi de ce que vous voulez montrer ou
mettre en évidence.

Voici quelques-unes des représentations graphiques les plus utilisées.

Colonnes

Ce graphique affiche les changements de données pendant une période déterminée. Il

permet la comparaison entre des éléments, et l'accent est mis sur les variations dans le
temps.

Chaque colonne correspond plutôt à des périodes de temps assez longues, telles que des
mois ou des années.

Mais attention, car il existe une erreur fréquente qui est d'utiliser les diagrammes en
colonnes pour une période de temps trop longue et les colonnes s'en retrouvent alors toute
minces et trop rapprochées les unes des autres.

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 Création – Open Office Calc

Lignes
Lorsque l'on veut représenter des périodes plus courtes, des secondes, des minutes ou des
semaines, le graphique "Courbes" sera plus approprié. Il en va de même pour un grand
nombre de données (les diagrammes en colonnes prendraient trop de place).

Les périodes sont alors

illustrées par des points (reliés
entre eux).

Barres
Ce type de graphique permet de comparer des éléments individuels. Les catégories sont
présentées horizontalement, ce qui met l'accent sur la comparaison des valeurs.

Source : [Link]

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Secteurs
On les appelle aussi "camemberts"!
Ce graphique expose la taille relative ou le pourcentage de différents éléments qui
composent un tout. Il représente toujours une seule série de données.

Source: [Link]

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Insertion de graphiques
Même si cela peut paraître très compliqué de créer un diagramme, sachez qu'il n'en est rien.
En quatre ou cinq clics, il est possible d'en créer un ! En effet, il suffit d'utiliser un assistant
diagramme dans le menu "Insertion / Diagramme...", qui va vous guider dans vos
démarches.

Il faut cependant être attentif à:

• choisir le style de diagramme adéquat aux données que vous voulez visualiser et/ou
mettre en évidence.
• sélectionner auparavant les données à introduire dans le graphique.

Ensuite, vous suivez les instructions de l'assistant et votre diagramme apparaîtra tout seul.

Comment créer un graphique ?

Sélectionnez les données que vous voulez représenter

Ensuite, rendez-vous dans le menu "Insertion / Diagramme...".

Une boîte de dialogue s'ouvre alors : l'assistant diagramme vous aidera à créer votre
diagramme en 4 étapes :

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1. Type du diagramme
Vous pouvez choisir le type de diagramme le plus représentatif par rapport à ce que
souhaitez mettre en évidence (une proportion, une évolution, une répartition ...).

2. Plage de données
La plage de données que vous aviez sélectionnée précédemment est reprise ici. Vous
pouvez la modifier directement dans ce formulaire.

Cliquez sur le bouton "Suivant" pour passer à l'étape 3.

Vous pouvez toujours revenir en arrière en cliquant sur le bouton "Précédent".

"Première ligne et colonne comme étiquette" : cochez les cases correspondantes si la

première ligne et la première colonne de votre collection comprennent des données à faire
apparaître en légende.

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3. Séries de données
Vous pouvez modifier la plage source de toutes les séries de données séparément, en
incluant leurs étiquettes.

4. Éléments du diagramme
Vous pouvez insérer un titre, un sous-titre, ainsi que l'intitulé des axes et définir l'affichage
de la légende. Vous pouvez également faire apparaître un quadrillage vertical et/ou
horizontal en arrière-plan.

Cliquez enfin sur "Terminer".

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Voici le diagramme qui apparaît.

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Modifier un graphique
Déplacer un diagramme
Il faut d'abord le sélectionner en cliquant une fois dessus. Vous verrez apparaître des
poignées de sélection vertes.

Ensuite, vous cliquez et glissez le diagramme jusqu'à ce qu'il atteigne l'endroit désiré.

Redimensionner un diagramme
Vous devez sélectionner le diagramme et ensuite cliquer sur une des poignées de sélection
et la tirer jusqu'à ce que la dimension du graphique corresponde à celle que vous voulez.

Pour redimensionner la largeur et la longueur en même temps, utilisez uniquement les

poignées de sélection situées dans les coins !

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Modifier un élément du diagramme

Vous pouvez modifier les différents éléments constituant votre diagramme.

Double-cliquez sur le diagramme (il sera alors entouré d'un bord grisâtre) et ensuite cliquez
une fois sur l’élément du diagramme que vous désirez changer (apparaîtront des poignées
de sélection vertes).

Cliquez droit et un menu contextuel spécifique en fonction de la zone cliquée s'ouvrira.

Voici un aperçu de quelques modifications que vous pouvez apporter à un diagramme en

cliquant sur l'élément concerné :

Formater le titre : pour modifier les paramètres de format du titre.

Position et taille : pour ajuster la position et les dimensions d'un élément du graphique.

Type de diagramme : vous constatez que le type de graphique choisi n'est pas adapté, vous
pouvez toujours le modifier par la suite.

Plage de données : il est également possible de limiter ou d'étendre les données que le
graphique doit représenter.

Insérer des titres : pour ajouter des titres supplémentaires par la suite.

Modifier les légendes : pour modifier la légende d'un graphique.

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Formater la zone du
diagramme : pour
définir les bordures ou la
couleur de fond du
graphique.

Formater les séries de données : pour changer les propriétés d'une série de données
sélectionnée (la couleur par exemple).

Insérer des étiquettes de données :

pour afficher les données en vis-à-vis
de chaque élément.

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