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Hugues Marchat

Le kit du
! chef de projet
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J + de 20 000 personnes farmées

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8 à la méthode 3P

V
~ COMPLÉMENTS EN LIGNE
SUR 3P.ALLIENCE.FR
EYROLLES
 Le kit du
chef de projet
Dans la sixième édition de cette bible de la gestion de projets, l'une
des références en la matière, l'auteur apporte de nouveaux outils
aux chefs de projet et aborde la problématique de la posture du
chef de projet, notamment dans ses prises de parole en public. Les
livrables, les modèles de documents et l'entraînement à la labelli-
sation de la méthode 3P - mise au point par l'auteur - ont évolué
et ont été complétés.
Et toujours: des fichiers de modèles de documents prêts à l'emploi
à télécharger - cadrage, communication, planification, analyse des
risques, bilan du projet.
Qu'il soit débutant ou expert, cet ouvrage apportera au lecteur des
réponses claires et efficaces à toutes ses questions, lui enseignant
les fondamentaux d'une méthode éprouvée et efficace.
Téléchargez les fichiers des matrices de conduite de projet, les dix
vidéos explicatives de chaque étape et les labellisations depuis
www.3P.allience.fr

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Hugues Marchat a fondé Allience, cabinet spécialiste du conseil, de
0
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l'accompagnement et de la formation, avec des références dans tous
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les grands secteurs d'activité du territoire. Il est également fondateur
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et dirigeant de Allience-Bretagne, société qui organise des séminaires
@ de team-building en stand-up paddle pour les managers et les équipes
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projet. li met en œuvre ses méthodes d'analyse aussi bien dans les TPE et
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>, les PME que dans les grands groupes et les collectivités locales. Impliqué
Cl.

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0 dans la transmission des savoirs, il a publié plusieurs ouvrages autour ~"'
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de la gestion de projet et de l'organisation, et enseigne à l'université, au ui

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CNAM, à l'École Centrale Paris et à HEC Genève. 0
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 Le kit du chef de projet
Sixième édition

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 Groupe Eyrolles
61, bd Saint-Germain
75240 Paris cedex 05

www.editions-eyrolles.corn

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En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement

le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation del' éditeur ou du Centre français
d'exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.

© Groupe Eyrolles, 2002, 2004, 2007, 2008, 2012, 2016

ISBN: 978-2-212-56297-2
 Hugues Marchat

Le kit du chef de projet

Sixième édition

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 Sommaire

Modes d'accès 1

Préface 3
Le cas Ed 3
La méthode 4
Le contrôle 5
Introduction - Une méthode en trois phases pour gérer tous les projets 7
Que trouverez-vous dans cette introduction? 7
Quels sont les points importants ? 8
Quelques questions 8
En quoi consiste la méthode proposée ? 24
Comment utiliser la méthode proposée ? 33
~
Ul
Comment fonctionne ce guide méthodologique? 34
,...0
>,
UJ
\0
,-4
Première partie
0
N
@ L'avant-projet 35
.....,
s:
Ol
-;::::
Que trouverez-vous dans cette partie ? 36
>,
o.
0 Qu'est-ce que l'avant-projet? 36
u
À quoi sert l'avant-projet? 37
Quel lien avec la stratégie de l'entreprise ? 39
Comment re'al"iser l' etu d e d' opportumte
I •I (
. 42
Comment réaliser l'étude de faisabilité ? 43
Outils et réalisation 45

V
 Le kit du chef de projet

Deuxième partie
10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans la gestion
de projet 51
Que trouverez-vous dans cette partie ? 52
Quels sont les points importants ? 52
D'où vient la méthode? 53
Fiche 1 - Formuler la demande et la présenter 54
Fiche 2 - Mettre la commande en mode projet 59
Fiche 3 - Définir les objectifs de communication 65
Fiche 4 - Construire le planning détaillé 71
Fiche 5 - Chiffrer les coûts 77
Fiche 6 - Analyser les risques 82
Fiche 7 - Valider le cadrage du projet 88
Fiche 8 - Mettre à jour la planification 93
Fiche 9 -Assurer le reporting 98
Fiche 10 - Faire le bilan du projet. 103

Troisième partie
10 livrables à l'usage de ceux qui ont déjà conduit
~
Ul des projets ou qui ont lu la deuxième partie 109
,...0
>,
UJ
Que trouverez-vous dans cette partie ? 110
\0
,-4
0
Quels sont les points importants ? 110
N
@
.....,
Que sont les livrables ? 110
s:
Ol
-;::::
>,
Comment utiliser les outils bureautiques pour mettre
o.
0 en œuvre les livrables ? 111
u
Livrable 1 - Commande du commanditaire 115
Présentation sommaire 115
Conseils de mise en œuvre 115
Présentation détaillée 116
Points d'utilisation dans la méthode 117

VI
 Sommaire

Livrable 2 - Note de cadrage 118

Présentation sommaire 118
Conseils de mise en œuvre 118
Présentation détaillée 119
Présentation détaillée (suite) 120
Points d'utilisation dans la méthode 122
Livrable 3 - Plan de communication 123
Présentation sommaire 123
Conseils de mise en œuvre 123
Présentation détaillée 124
Présentation détaillée (suite) 125
Points d'utilisation dans la méthode 12 7
Livrable 4 - Planning détaillé 128
Présentation sommaire 128
Conseils de mise en œuvre 128
Présentation détaillée 129
Présentation détaillée (dans le cas de l'utilisation de Project) 130
Points d'utilisation dans la méthode 131
Ul
~ Livrable 5 - Budget détaillé 133
,...0
>,
UJ Présentation sommaire 133
\0
,-4
0
N Conseils de mise en œuvre 133
@
.....,
s: Présentation détaillée 134
Ol
-;::::
>,
o. Points d'utilisation dans la méthode 136
0
u
Livrable 6 - Grille d'analyse des risques 137
Présentation sommaire 137
Conseils de mise en œuvre 13 7
Présentation détaillée 138
Points d'utilisation dans la méthode 140

VII
 Le kit du chef de projet

Livrable 7 - Compte rendu de réunion 141

Présentation sommaire 141
Conseils de mise en œuvre 141
Présentation détaillée 142
Points d'utilisation dans la méthode 144
Livrable 8 - Revue de projet. 145
Présentation sommaire 145
Conseils de mise en œuvre 145
Présentation détaillée 146
Points d'utilisation dans la méthode 14 7
Livrable 9 - Fiche de reporting 149
Présentation sommaire 149
Conseils de mise en œuvre 149
Présentation détaillée 150
Points d'utilisation dans la méthode 15 2
Livrable 10 - Grille de bilan 153
Présentation sommaire 153
Conseils de mise en œuvre 15 3
Présentation détaillée 154
Ul
~ Points d'utilisation dans la méthode 155
,...0
>,
UJ
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Quatrième partie
.....,
s:
Ol
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Conseils sur la communication et les relations
>,
o.
0
entre les acteurs du projet 157
u
Que trouverez-vous dans cette partie ? ................••.................... 158
Quels sont les points importants ? 158

Rappels sur la communication dans un projet 159

Les trois types de communication 159
[évolution vers le changement.. 161

VIII
 Sommaire

Les comportements face au projet 163

Les huit typologies d'acteurs 164
Changement et communication 166
Communiquer vers une typologie d'acteur. 168
La complexité de la communication 170

La communication à chaque étape méthodologique 173

1. Formuler la demande et la présenter. 173
2. Mettre la commande en mode projet 175
3. Définir les objectifs de communication 176
4. Construire le planning détaillé 178
5. Chiffrer les coûts 179
6. Analyser les risques 181
7. Valider le cadrage du projet 182
8. Mettre à jour la planification 184
9. Assurer le reporting 185
1 O. Faire le bilan du projet 187

Cinquième partie
~
Ul
Conseils sur la prise de parole du chef de projet 189
,...0
>,
UJ Que trouverez-vous dans cette partie ? 190
\0

Quels sont les points importants ?

,-4
0
N
190
@
....., Les 10 situations types que vivent tous les chefs de projet. 191
s:
Ol
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>,
o.
0
u
Sixième partie
10 questionnaires de contrôle à l'usage des experts
ou de ceux qui ont lu les deuxième et troisième parties .... 207

IX
 Le kit du chef de projet

Septième partie
Labellisation du chef de projet 219
Labellisation Silver 220
Labellisation Gold 221
Labellisation Platinum 221
Se préparer et obtenir la labellisation Silver 222

Conclusion 24 7
Que trouverez-vous dans cette conclusion? 247
Quels sont les points importants ? 247
Comment utiliser au mieux une méthode ? 248
Comment utiliser la méthode selon les types de projets ? 249
Comment conduire la mise en place progressive de la gestion
de projet ? 254

Les matrices des outils à disposition sur le site http://JP.allience.fr 257

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X
 Modes d'accès

Ce livre peut être utilisé de plusieurs façons suivant votre niveau de

connaissance de la conduite de projets. Ainsi, que vous soyez débu-
tant ou expert, vous pourrez mettre au mieux en œuvre les tech-
niques de gestion de projet et vous gagnerez un temps précieux.
Entrez dans le tableau suivant à partir de votre niveau de connais-
sance de la conduite de projets, vous serez alors directement opéra-
tionnel. Certains éléments comme les matrices des documents et les
questions des check-lists sont aussi accessibles en téléchargement sur
editions-eyrolles.com :

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 Le kit du chef de projet

Évaluez votre niveau Commencez la lecture Le livre et le site

en conduite de projets : par la partie suivante : proposent:

Vous êtes débutant Introduction Concepts

Définitions

!
Vous connaissez
les concepts ---- - . Partie 1

Vous avez déjà

mené un projet --------- --· Partie 2

Vous êtes expert

et conduisez Partie 3 .. ....

.... !
des projets
1
1
11
1

Parties 4-5-6

2
0
Ul

....
>,
UJ . ...
•
! 1
1
11
1

I.D
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0
N des conseils Conclusion
@
Conseils
....., méthodologiques
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OI
1:::
>,
Cl.
0
u

2
 Préface

Dans toutes les sociétés, petites ou grandes, les placards sont remplis
d'études de consultants sur :
t l'organisation ;
t l'optimisation des coûts ;
t de belles idées prospectives ;
t etc.
Les études restent souvent dans les placards. Pourquoi ?
t soit parce qu'on les oublie vite (les rythmes dans les entreprises
aujourd'hui sont effrénés) ;
t soit parce que le dirigeant ne sait pas comment les faire aboutir
par crainte de réactions hostiles, de non-adhésion de ses troupes
ou toute forme de barrage au changement.
Dans toutes les sociétés, il y a aussi les personnes de l'encadrement
Ul
« petit, moyen ou grand» qui ont des idées pour rendre leur service
2
0
.... plus performant, leur environnement et donc leur entreprise, mais
>,
UJ
I.D
on les écoute peu ou pas, en tout cas pas assez.
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0
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Ed
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.....,
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OI
Le cas 1
1:::
>,
Cl.
0
Devant l'ampleur des changements à conduire, j'ai voulu mettre en
u
place une organisation de progrès pour :
t éviter autant que possible devant l'ampleur et le nombre des pro-
jets de se heurter aux difficultés ;
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~
o
© 1. Ed s'appelle maintenant Dia.

3
 Le kit du chef de projet

t mixer des personnes de tous horizons et de tout grade dans l'en-

treprise, mais identifiés comme ayant les plus grandes capacités à
faire aboutir les projets confiés ;
t s'appuyer sur une méthodologie simple, facile à assimiler par tous
et sur un suivi rigoureux des projets ;
t éviter le dévoiement d'un projet pour lequel la cible a été mal
définie;
t éviter des engagements financiers in fine qui n'ont plus rien à voir
avec les projets initiaux ;
t s'assurer que les calendriers établis ne deviennent pas trop
élastiques.

La méthode
Le comité de direction fixe tous les ans, en séminaire, les grands
objectifs facteurs de progrès pour Ed.
Le même comité définit les cibles à atteindre et à quelle échéance ;
certains projets ont des durées de vie longues, et il identifie une pre-
mière liste des possibles meilleurs chefs de projets.
C'est à l'occasion du premier séminaire que j'ai décidé de faire appel
à un cabinet spécialisé dans la conduite de projets pour :
t Apprendre aux sponsors et chefs de projets la façon d'aborder une
Ul
~ tâche pour laquelle on n'a souvent jamais été formé.
,...0
>,
UJ
\0
t Démystifier l'ampleur de la tâche, sécuriser, donner confiance
,--4
0
N
aux personnes en charge des projets par l' « apprentissage » à la
@
.....,
conduite de projets, alors que la plupart d'entre elles sont figées
s:
Ol d'effroi devant une responsabilité venant en sus de leur travail
-;::::
>,
o.
0
quotidien.
u
t Apprendre à structurer, conduire une réunion pendant laquelle on
devra faire avancer des personnes avec lesquelles on n'a aucun lien
hiérarchique ou de service.
t Apprendre à bâtir un squelette de fiche de projet, début indispen-
sable et premier garde-fou contre les dérives.
t Apprendre à définir des besoins tant humains que financiers.

4
 Préface

Le contrôle
D'abord, par considération pour ceux qui ont la charge des projets,
le contrôle est indispensable pour détecter les dérives, les points de
blocage, l'essoufflement des équipes, la perte de confiance ou encore
l'incapacité, quelquefois physique, devant la surcharge de travail liée
au projet. Pour ce faire, un comité d'objectifs mensuel a été mis en
place auquel assiste tout le comité de Direction.
Merci à Hugues Marchat et à son équipe d'avoir compris nos
préoccupations et mon désir de simplicité et d'efficacité, dans la
mise en place de la gestion de projets chez Ed et merci pour leur
accompagnement.
À tous ceux qui liront ce livre, ils seront nombreux j'en suis sûr,
bonne lecture et bonnes réflexions.
jean-Pierre Granié,
Ex-président-directeurgénéral de Ed

Ul
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 I ntrod ucti on

Une méthode en trois phases

pour gérer tous les projets

Cette introduction va permettre à ceux qui débutent en gestion de

projet d'appréhender le vocabulaire de base. Ce vocabulaire leur per-
mettra de mieux comprendre les développements qui vont suivre et
de mettre en œuvre au mieux la méthode.

Que trouverez-vous dans cette introduction ?

Les définitions touchant aux thèmes suivants :
Ul
~
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>,
UJ t la gestion de projet ;
\0
,-4
0
N
t les objectifs ;
@
....., t les petits projets ;
s:
Ol
-;::::
>,
t les organisations projet ;
o.
u
0
t les acteurs d'un projet ;
t les outils de gestion de projet ;
t la méthode de gestion de projet.

7
 Le kit du chef de projet

Quels sont les points importants ?

La gestion de projet ne comporte pas de difficultés particulières dans
la compréhension de ses techniques. En effet, elle fait appel au bon
sens, et au quotidien vous mettez en œuvre certaines de ces tech-
niques. Toutefois il faut être méfiant, car les difficultés apparaissent
dans la mise en œuvre, celle-ci étant conditionnée par :
t les résistances au changement des acteurs qui travailleront avec
vous sur le projet ;
t l'organisation de l'entreprise dans laquelle se déroule le projet ;
t le niveau de délégation donné au chef de projet ;
t l'aptitude des managers qui voudraient que leurs équipes appliquent
la méthode, mais qui ne veulent pas la mettre en œuvre eux-mêmes ;
t la culture du pays dans lequel le projet se déroule.
Ce qui est important avant tout, c'est de bien se comprendre.
Lorsque vous aurez lu cette introduction, assurez-vous que ceux qui
travaillent avec vous sur le projet mettent les mêmes concepts der-
rière les mots que vous allez employer. Faites un essai et demandez à
un membre de votre équipe de définir un objectif, vous serez peut-
être surpris de sa réponse ; quant à la définition d'un projet, les
réponses laissent parfois rêveur ...

~
Ul
Quelques questions ...
,...0
>,
UJ
\0
Avant d'aborder l'aspect méthodologique, il est nécessaire de définir
ce qu'est un petit projet. À cet effet, quelques questions essentielles
,--4
0
N
@
....., méritent d'être posées :
s:
Ol
-;::::
>,
t qu'est-ce qu'un projet ?
o.
u
0
t qu'est-ce qu'un objectif?
t qu'est-ce qu'un chef de projet ?
t qu'est-ce que la gestion de projet ?
t pourquoi se mettre en mode projet?
t quelles sont les caractéristiques d'un petit projet ?
t quelles sont les organisations existantes pour gérer les petits projets ?

8
 Introduction

t quels sont les acteurs impliqués dans un petit projet ?

t quels sont les outils nécessaires à la gestion d'un petit projet ?
t quels sont les apports d'une méthode?

Qu'est-ce qu'un projet ?

C'est avant tout une façon particulière de traiter un problème. Cette
façon repose sur une grande anticipation. En effet, il va falloir au
début du projet imaginer tout ce que va être I' « histoire du projet» et
raconter cette histoire avant qu'elle n'arrive ; c'est le principe du scé-
nario. Un projet est déclenché par une commande passée au début
du projet. Cette commande est plus ou moins explicite suivant le
niveau préalable de « maturation du projet ». Dans certains cas, la
commande est détaillée dans un cahier des charges précisant ce que
veut celui qui passe la commande. Celui qui passe la commande
s'appelle le commanditaire. Un projet est borné par des objectifs qui
imposent des contraintes de réalisation au projet.
Le projet consistera à fabriquer un produit. Le produit est ce qui va
satisfaire le besoin du commanditaire. Le produit peut être physique
et concret, ou moins palpable comme une étude ou un service. Pour
fabriquer le produit, il va falloir organiser les ressources nécessaires
à sa fabrication. Les ressources d'un projet sont humaines (internes
à l'entreprise ou en sous-traitance), financières, matérielles, tem-
porelles, etc. Un projet est un ensemble fini, par exemple dans le
2
Ul
temps, puisqu'il y a nécessairement un début et une fin.
0
....
>,
UJ
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u
Commande
- -

Le système projet

9
 Le kit du chef de projet

Qu'est-ce qu'un obiectif ?

Un objectif est une contrainte qui va être « imposée » au système
projet afin qu'il se réalise dans un cadre. Ce cadre est imposé par le
commanditaire. Un projet comporte trois niveaux d'objectifs :
t les objectifs de qualité ;
t les objectifs de temps ;
t les objectifs de coût.
• Objectifs de qualité
Ce sont tous les éléments qui vont « qualifier » le produit qui va
sortir du projet. Ces éléments vont constituer les performances du
produit; ce sont ces performances qui vont satisfaire le besoin.

• Objectifs de temps
C'est le calendrier dans lequel le projet doit se réaliser. Ce calendrier
comporte une date de début du projet, une date de fin du projet, des
échéances intermédiaires éventuelles.

• Objectifs de coût
C'est la somme du coût des ressources nécessaires à la mise en œuvre
du projet. Un objectif doit répondre à un certain nombre de critères:
t il doit être mesurable ;
Ul
t il doit être réalisable ;
~
,...0
>,
t il doit être négociable ;
UJ
\0
,-4
t il doit être partagé ;
0
N
@
t il doit être individualisé.
.....,
s:
Ol
-;::::
Mesurable : car il faut pouvoir le visualiser et le comprendre, il doit
>,
o.
0
donc être quantifié. Cela permettra par ailleurs de savoir sil' objectif
u
a été atteint par la mesure des résultats à la fin du projet.
Réalisable : car il faut pouvoir atteindre l'objectif. L'objectif impli-
quera un engagement du chef de projet; et pour que celui-ci s'engage
sur les objectifs, il faut bien sûr quel' objectif soit atteignable.
Négociable : pour obtenir un engagement mutuel entre celui qui
fixe l'objectif et celui qui se propose de l'atteindre, la négociation

10
 Introduction

s'engage afin d'avoir un accord mutuel qui donne toutes les chances
au projet d'aboutir.
Partagé: si l'objectif va être réalisé par un groupe de personnes, il
faut que cet objectif soit compris par toutes afin qu'il n'y ait aucune
ambiguïté entre elles et sur le but à atteindre.
Individualisé : on ne fixe pas un objectif directement à un groupe
de personnes. On s'assure que l'objectif a été réparti entre ces per-
sonnes et que chacune connaît sa part d'objectif à atteindre. Les trois
objectifs coût/qualité/temps sont interdépendants et interagissent
pendant le projet ; si l'on modifie un seul des objectifs en cours de
projet, les deux autres objectifs vont être modifiés. Lassemblage des
trois objectifs s'appelle le « triangle de la performance ».

Qu'est-ce qu'un chef de projet ?

Le chef de projet est celui qui va s'engager à organiser et fédérer
les ressources (humaines, matérielles, financières, temporelles ... )
afin d'atteindre les objectifs. Le chef de projet s'engage vis-à-vis
du commanditaire qui passe la commande. Le chef de projet doit,
de manière périodique (au minimum une fois par mois), faire un
état des lieux du projet au commanditaire. L'état des lieux consiste
à fournir des indicateurs d'avancement sur chacun des objectifs,
c'est-à-dire :
t Où en est le projet en matière de fabrication du résultat ?
Ul
~
,...0
t Où en est le projet par rapport au calendrier de réalisation
>,
UJ prévisionnel ?
\0
,-4
0
N
t Où en est le projet en matière de dépense des ressources ?
@
....., Le chef de projet peut être aussi appelé « porteur de projet ».
s:
Ol
-;::::
>,
o.
Le chef de projet n'a pas de rôle hiérarchique à proprement parler,
u
0
c'est plutôt un chef d'orchestre, un coordinateur, un facilitant, c'est
pourquoi l'appellation « chef» peut être mal interprétée.
Le chef de projet ne détient pas nécessairement l'expertise nécessaire
à la réalisation du résultat, il doit alors s'entourer d'experts qui vont
le conseiller et réaliser ou faire réaliser à sa place.

11
 Le kit du chef de projet

Mesurables Réalisables

Négociables Partagés

'
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T
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Individualisés
Les objectifs de coût

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est l'ensemble des actes organisationnels néces-
saires à l'accomplissement du projet.
Ul
2
0
....
>,
UJ Lensemble de ces actes est fondé sur le bon sens. Cependant, le bon
I.D
.-l
0 sens n'est en général pas suffisant pour réussir tous les projets. Si l'on
N
@ additionne du bon sens et de la chance, le projet peut réussir, mais
.....,
.c
OI il est difficile d'apprécier si ces conditions vont être réunies dans un
1:::
>,
Cl. projet. La gestion de projet fournit des outils permettant de rendre
0
u ce bon sens opérationnel. En fait, gérer un projet c'est se poser un
certain nombre de questions (check-list) qui vont permettre d'anti-
ciper ou de réagir face aux événements.
Les actes de gestion de projet sont :
t s'assurer que les objectifs sont clairs et bien compris de tous ;
t organiser la communication entre les acteurs du projet ;

12
 Introduction

t planifier les actions à entreprendre pour atteindre les objectifs ;

t chiffrer le budget et les ressources humaines nécessaires à l' ac-
complissement des tâches du planning ;
t analyser les éléments qui pourraient freiner l'atteinte des objectifs ;
t suivre le déroulement du projet et réajuster éventuellement les
objectifs à atteindre ;
t faire un bilan pour tirer des enseignements du projet.

Ressources temporelles

Sous-traitance interne • • • Ressources financières

Ressources matérielles • • Sous-traitance externe

Ressources humaines • '

Le chef de projet

~
Ul Les principales techniques à maîtriser sont :
,...0
>,
UJ
t les techniques de planification ;
\0
,-4
0
t les techniques de communication ;
N
@ t les techniques d'analyse des risques.
.....,
s:
Ol
-;:::: Lensemble des actions de gestion de projet est assemblé dans une
>,
o.
0 méthode qui se présente sous la forme d'une check-list de tous les
u
points auxquels le chef de projet doit penser pour que le projet
' .
réussisse.
Les techniques de gestion de projet sont applicables quel que soit le
type de projet, qu'il s'agisse de construire une maison, de mener une
étude, de fabriquer ou de lancer un produit ... Cela explique que
le chef de projet n'est pas nécessairement un expert du sujet mais

13
 Le kit du chef de projet

surtout un chef d'orchestre de l'ensemble. Il est préférable d'avoir

un chef de projet qui ne connaisse rien au produit qu'il fabrique et
qui maîtrise la gestion de projet (il faudra bien sûr qu'il s'entoure
d'experts), qu'un expert qui ne connaisse rien à la conduite de pro-
jet. 80 o/o des causes d'échecs dans les projets sont liées à deux fac-
teurs principaux:
t objectifs pas clairs ;
t rôles des acteurs mal définis.
Quitte à être réducteur, pour diminuer considérablement les causes
d'échecs dans les projets, il suffirait de se poser ces six questions :
t quels sont les résultats attendus ?
t à quelle date doit-on livrer ces résultats ?
t quel est le budget nécessaire à l'atteinte de ces résultats dans le
calendrier ?
t qui décide ?
t qui valide ?
t qui fait quoi ?
La gestion de projet répond à ces questions et lève ces ambiguïtés.

Ul
~
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>,
UJ
\0
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0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

La gestion de projet

14
 Introduction

Pourquoi se mettre en mode projet ?

Se mettre en mode projet, c'est décider de donner toutes les chances à
quelque chose d'aboutir.C'est aussi casser la « routine», faire travailler
ensemble des personnes qui n'ont pas nécessairement l'habitude de
le faire, c'est également associer des compétences complémentaires.
Se mettre en mode projet, c'est surtout mettre en place une certaine
dynamique qui permettra de motiver les acteurs qui vont participer
au projet. Mais c'est aussi être ambitieux et privilégier la performance
en se disant que l'on peut se dépasser et atteindre des objectifs que
l'on ne pourrait atteindre dans un mode de fonctionnement courant.
Se mettre en mode projet, c'est acquérir un état d'esprit qui associe
un esprit d'équipe à la transparence sur les objectifs à atteindre.
L'état d'esprit du mode projet, c'est :
t travailler en équipe ;
t être transparent ;
t avoir des objectifs ambitieux ;
t mesurer et accepter les risques ;
t rechercher la performance.

Ul
2
0
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UJ
I.D
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OI
1:::
>,
Cl.
0
u

Le mode projet

15
 Le kit du chef de projet

Se mettre en mode projet, c'est participer à une aventure technique

et humaine, où l'on va prendre des risques.
Finalement, la réussite d'un projet repose bien sur les hommes, c'est-
à-dire sur ceux qui vont participer au projet. Le choix judicieux des
personnes est absolument essentiel tout en sachant que l'équipe
idéale est souvent une équipe hétérogène complémentaire qui pour-
rait être composée de la typologie suivante :
t le réalisateur : homme ou femme d'action très proche du terrain ;
t le guide : homme ou femme, actif mais sachant parfois prendre
de la hauteur ;
t l'ancien : celui ou celle mémoire du projet, qui a accumulé les
expenences ;
I '

t le sage : celui ou celle capable de conceptualiser et d'apporter une

vue large du projet;
t le créatif: celui ou celle peu structuré, mais apportant de la diver-
sité et des éclairages nouveaux.

Quelles sont les caractéristiques d'un petit projet ?

Les caractéristiques d'un petit projet peuvent être :
t un petit nombre d'acteurs impliqués dans le projet ;
t un budget peu élevé ;
Ul t des ressources partageant leur temps entre le projet et d'autres
~
,...0
>,
actrvites ;
' ' I

UJ
\0
,--4
t un périmètre technique très spécialisé ;
0
N
@
t un acteur qui remplira plusieurs rôles dans le projet ;
.....,
s:
Ol
t des ressources matérielles partagées avec d'autres activités .
-;::::
>,
o.
0 La caractéristique principale d'un petit projet est donc le partage des
u
ressources (humaines, financières, matérielles, temporelles, etc.) avec
d'autres activités. Ce partage des ressources n'est souvent pas défini clai-
rement. Les conséquences du partage des ressources sont les suivantes:
t on travaille sur le projet quand on a le temps ;
t le budget affecté au projet est souvent amputé au profit d'autres
activités ;

16
 Introduction

t le projet n'est pas vu par les acteurs comme une priorité ;

t le projet vient en surcharge des activités habituelles ;
t le projet n'est pas correctement planifié;
t le projet est géré avec du bon sens mais peu de méthode;
t il n'existe pas de lieu spécifique pour se réunir;
t les documents du projet sont mélangés avec ceux des autres
actrvites ;
• • I

t le chef de projet n'est pas clairement identifié ;

t les risques ne sont pas analysés ;
t l'action prend le pas sur la réflexion.
Pourtant, la taille d'un projet n'a rien à voir avec son importance,
certains petits pro3ets sont tres strateg1ques et nécessitent une ven-
• • • \ I • f • I •

table gestion de projet afin de leur donner des chances de réussir.

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
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0
N
@
.....,
.c
OI
1::: Les petits projets
>,
Cl.
0
u
Quelles sont les organisationsexistantes
pour gérer les petits projets ?
Il n'existe pas à proprement parler d'organisation spécifique pour
gérer les petits projets. Le petit projet partage souvent ses res-
sources avec le travail de tous les jours, voire avec d'autres projets ;
les ressources dédiées étant finalement assez rares. Il serait pourtant

17
 Le kit du chef de projet

nécessaire d'avoir une ressource principale, l'idéal étant que ce soit

le chef de projet, à qui la priorité est donnée en termes de temps ou
de résultat :
t soit il consacre plus de 50 °/o de son temps au projet ;
t soit c'est sur la réussite du projet qu'il sera jugé.
Lorsque le projet est suffisamment important, il est préférable d'avoir
une petite équipe qui consacre beaucoup de temps au projet qu'une
grande équipe qui consacre peu de temps au projet. En clair, il faut
répartir le travail sur le moins de personnes possible.
La répartition de la charge du projet sur un nombre réduit de per-
sonnes permet de diminuer les temps de coordination (réunions)
très consommateurs de temps et d'énergie.
Évidemment, cela n'est possible que si l'expertise nécessaire à la
réalisation du projet peut être concentrée sur un petit nombre de
personnes.

Task force Équipe

Ul
Dm Dm.. __ Temps sur le projet --.... &Il &Il &Il &Il
2
0
....
>,
UJ
Les organisations
I.D
.-l
0
N En tout état de cause et si c'est possible, l'organisation de type task
@
.....,
.c
force est à privilégier, car c'est elle qui donne toutes les chances au
OI
1:::
>,
projet de réussir. La task force est une équipe entièrement dédiée au
u
Cl.
0 projet. Ce groupe est « isolé » afin que les ressources se concentrent
sur le projet.

18
 Introduction

Quels sont les acteurs impliqués dans un petit projet ?

Les acteurs impliqués dans les petits projets sont :
t le commanditaire ;
t le chef de projet ;
t les experts ;
t les ressources.
Le commanditaire : c'est l'acteur qui va passer la commande du pro-
jet, qui peut nommer le chef de projet; ce peut être celui qui a été
générateur de l'idée initiale. Le commanditaire a pour responsabilité
de s'assurer tout au long du projet que celui-ci reste conforme aux
objectifs.
Le chef de projet : c'est l'acteur qui va s'engager sur l'atteinte des
objectifs du projet. Il devra, de manière périodique, fournir des indi-
cateurs sur l'avancement des objectifs au commanditaire.
Les experts : ce sont les acteurs qui vont apporter l'expertise néces-
saire au chef de projet dans les domaines qu'il ne maîtrise pas. Cette
expertise va notamment servir en phase de préparation du projet
pour la planification prévisionnelle. Les experts peuvent, dans cer-
tains cas, piloter et coordonner les ressources.
Les ressources : ce sont les acteurs qui vont exécuter les tâches du
planning qui permettront de fabriquer le résultat. Ces ressources
~
Ul peuvent être regroupées en équipes par domaine de compétences.
,...0
>,
UJ
Plus le projet est petit, plus les rôles des ressources vont être confon-
\0
,-4 dus. On peut ainsi imaginer que quelqu'un qui aurait une idée, et
0
N
@
qui déciderait de la réaliser entièrement seul, pourrait en fait avoir
.....,
s: tous les rôles dans son propre projet .
Ol
-;::::
>,
o. Néanmoins, même sil' on est seul, tous les rôles doivent être remplis
0
u au risque d'avoir des dysfonctionnements graves dans le projet. On
peut ainsi comparer une course autour du monde en bateau en équi-
page où l'on va trouver le skipper, le navigateur, le cuisinier, le res-
ponsable des manœuvres, les équipiers, avec une course en solitaire
où un seul homme va remplir tous les rôles sans exception.

19
 Le kit du chef de projet

•••
. ,.s•
•

-i
Commanditaire Chef de projet

Homme orchestre

Les acteurs

Quels sont les outils nécessaires à la gestion d'un projet ?

Un petit projet, comme un grand, doit être géré avec méthode. Une
méthode est un ensemble d'étapes structurées qui guident le chef
de projet pas à pas dans la gestion du projet. Pour réaliser les étapes
de la méthode, il est nécessaire de mettre en œuvre des techniques,
lesquelles sont mises en œuvre avec des outils. La mise en œuvre des
outils donne lieu à la fabrication de livrables qui sont les documents
qui « traceront » la vie du projet. Les outils qui vont intervenir dans
Ul
2 la gestion de projet sont :
0
....
>,
UJ t la formulation de la commande ;
I.D
.-l
0
N
t la fixation des objectifs ;
@
....., t la communication ;
.c
OI
1:::
>,
t la planification des tâches ;
Cl.

u
0
t la gestion des coûts ;
t l'analyse des risques ;
t la conduite de réunions ;
t la présentation de projet ;
t le reporting des tâches ;
t la capitalisation.

20
 Introduction

Chacun des outils va donner lieu aux livrables suivants :

• la commande du commanditaire ;

• la note de cadrage ;

• le plan de communication ;

• le planning détaillé ;

• le budget détaillé ;

• la grille d'analyse des risques ;

• le compte rendu de réunion ;

• la revue de projet ;

• la fiche de reporting ;

• la grille de bilan.

Fixation des objectifs

Formulation de la commande

2
0
Ul

....
/
>,
UJ Conduite de réunions
I.D
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0
N
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.....,
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OI
1:::
>,
Cl.
0
u

Gestion des coûts

Reporting Analyse des risques

Les outils

21
 Le kit du chef de projet

Chacun des documents est incontournable ; quelle que soit la taille

du projet, l'absence de l'un des documents impliquera des dysfonc-
tionnements majeurs dans le projet.
La mise en œuvre des techniques permettra d'augmenter les chances
de réussite du projet, mais permettra aussi de capitaliser pour les
autres projets en gardant des traces écrites de tous les événements du
projet. L expérience acquise devient donc réutilisable pour soi mais
aussi pour les autres.

Quels sont les apports d'une méthode?

Une méthode offre un certain nombre d'apports, c'est-à-dire:
t un langage commun aux acteurs qui l'utilisent ;
t une garantie de reproductibilité de la façon de faire ;
t la possibilité de consolider les données de plusieurs projets ;
t un garde-fou pour le chef de projet;
t un fil rouge pour mener les actions.
La méthode est une garantie de créativité, car elle permet de se libé-
rer l'esprit des tâches organisationnelles pour se consacrer au cœur
du sujet.
La méthode nécessite de prévoir un « budget» temps pour la mettre
en œuvre ; on considère que la mise en œuvre d'une méthode de
gestion de projet coûte environ 20 o/o du budget total du projet, mais
Ul
~ qu'elle permet de réduire de 50 °/o le taux d'échec dans les projets.
,...0
>,
UJ C'est donc un investissement hautement rentable.
\0

Par ailleurs, il faudra prévoir un budget supplémentaire pour la

,--4
0
N
@
.....,
première mise en œuvre de la méthode car certaines techniques
s:
Ol
-;::::
requièrent une phase d'apprentissage. Il faut donc accepter sur un
>,
o.
0
premier projet d'investir du temps supplémentaire, soit environ
u
10 °/o du budget total du projet.
Le principe de base étant d'accepter d'investir du temps pour en
gagner après.

22
 Introduction

La méthode

Les 10 points à retenir

l. Un projet est un ensemble fini qui part d'une commande pour aboutir à
un produit.
2. Le triangle de la performance est composé des objectifs de qualité, de coût
et de temps.
3. Le chef de projet s'engage sur l'atteinte des objectifs.
4. 80 % des échecs dans les projets sont liés à des objectifs pas clairs ou
des rôles mal définis.
5. Se mettre en« mode projet», c'est avant tout avoir un état d'esprit centré
sur l'esprit d'équipe et l'atteinte des objectifs.
Ul 6. La gestion d'un petit projet nécessite la mise en œuvre des techniques de
2
0
.... gestion du temps des ressources humaines.
>,
UJ 7. Il vaut mieux avoir peu de ressources dédiées au projet que beaucoup de
I.D
.-l
0
ressources partagées avec d'autres projets ou d'autres tâches .
N
@
8. Dans une organisation projet tous les rôles doivent être remplis : comman-
....., ditaire, chef de projet, experts et ressources .
.c
OI
1:::
>,
9. La mise en place des outils se traduit nécessairement par des documents
Cl.
0 qui servent à la gestion du projet.
u
l O.Le temps investi dans l'élaboration d'une méthode est toujours très rentable.

23
 Le kit du chef de projet

En quoi consiste la méthode proposée ?

La méthode comporte trois éléments :
t des phases ;
t des fiches ;
t des livrables.

Les trois phases de la méthode

La méthode comporte trois phases. Une phase contient un certain
nombre de fiches, elle correspond à une grande étape de la vie d'un
projet. Les phases de la méthode sont :
1. Préparer.
2. Piloter.
3. Progresser.
La phase préparer est la plus importante en termes de méthodolo-
gie. Elle permet, entre autres, de lever les deux ambiguïtés à l'origine
de 80 °/o d'échecs dans les projets : la clarification des objectifs et des
rôles. Cette phase contient sept fiches.
La phase piloter est celle qui se déroule conjointement avec la réa-
lisation du résultat ; c'est une phase qui consistera à vérifier l'état
d'avancement des objectifs, à fabriquer un tableau de bord de suivi
du projet et à rendre compte au commanditaire de l'état d'avance-
2
Ul
ment. Cette phase contient deux fiches méthodologiques qui vont
0
....
>, être utilisées plusieurs fois pendant toute la durée de la fabrication
UJ
I.D
.-l
du produit.
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::

0
>,
Cl.
0
u

La méthode 3p

24
 Introduction

La phase progresserest déroulée lorsque le projet est terminé au sens

fabrication du produit. Cette phase va permettre de faire un bilan du
projet et de capitaliser sur les expériences vécues pendant le projet.

Les dix fichesde la méthode

La méthode contient dix fiches réunies dans la deuxième partie de
ce livre. Ces fiches permettent au chef de projet d'avoir une check-
list des actions à entreprendre à chaque étape de la vie du projet.
Les fiches de la phase préparersont :
1. Formuler la demande et la présenter ;
2. Mettre la commande en mode projet;
3. Définir les objectifs de communication ;
4. Construire le planning détaillé;
5. Chiffrer les coûts ;
6. Analyser les risques ;
7. Valider le cadrage du projet.
Les fiches de la phase piloter sont :
8. Mettre à jour la planification ;
9. Assurer le reporting.
La fiche de la phase progresserest :

Ul
10. Faire le bilan du projet.
~
,...0
>,
UJ
\0 1 Formuler la demande et la présenter
,-4
0
N
@ 2 Mettre la commande en mode projet
.....,
s:
Ol
-;:::: 3 Définir les objectifs de communication
>,
o. 8 Mettre à jour la planification
0
u 4 Construire le planning détaillé 1 O Faire le bilan du projet

9 Assurer le reporting
5 Chiffrer les coûts

6 Analyser les risques

7 Valider le cadrage du projet

La méthode et ses fiches

25
 Le kit du chef de projet

• La fiche 1 « Formuler la demande et la présenter»

C'est un acte de réflexion réalisé par le commanditaire
qui va évaluer la faisabilité de son projet avant de le
confier à un chef de projet. Cette demande va être
formulée dans un document. Il va ensuite choisir un
chef de projet et lui présenter sa demande. Le temps
nécessaire à cette formulation est directement dépendant de la com-
plexité du projet.

• La fiche 2 « Mettre la commande en mode projet »

Cette fiche est réalisée par le chef de projet qui, à
partir de la commande, va la décliner dans le triangle
de la performance (coût/qualité/temps) afin de la
rendre plus opérationnelle et compréhensible. C'est
aussi dans cette fiche que le chef de projet prendra en
compte tout le contexte du projet.

• La fiche 3 « Définir les objectifs de communication »

Cette fiche consiste à demander au commanditaire
s'il a prévu une stratégie de communication et à lui
proposer une organisation de la communication pour
l'ensemble du projet. Cette fiche est certainement
l'une des plus difficiles à mettre en œuvre, car elle
Ul
dépend du contexte humain du projet qui est parfois très difficile à
2
0
appréhender.
....
>,
UJ
I.D
.-l
• La fiche 4 « Construire le planning détaillé»
0
N
@ Cette fiche fait appel aux techniques de planifica-
.....,
.c
OI
tion. Elle consiste à réaliser un planning détaillé de
1:::
>,
Cl.
l'ensemble du projet en listant l'ensemble des tâches
0
u qui doivent être effectuées par les ressources du pro-
jet. C'est aussi à ce moment que l'on va constituer
les arbitrages relatifs aux conflits de ressources lorsque ces mêmes
ressources vont être en sur-utilisation.

26
 Introduction

• La fiche 5 « Chiffrer les coûts»

Cette fiche consiste à décider du périmètre des coûts à
affecter au projet, puis à décider des coûts de chacune
des ressources. Ensuite, à partir du planning détaillé
des tâches et des ressources affectées à ces tâches, le
chef de projet va calculer le budget nécessaire à l' ac-
complissement de chaque tâche, puis à l'accomplissement du projet.

• La fiche 6 « Analyser les risques »

'. "- <"lf Cette fiche permet une grande anticipation sur les
événements prévisibles qui pourraient advenir en

Ô >J cours de projet. Il va falloir imaginer tout ce qui pour-

rait arriver et nuire à l'atteinte des objectifs, et donc
mettre en place des actions préventives et curatives qui
vont limiter les risques.

• La fiche 7 « Valider le cadrage du projet »

Cette fiche vient clore la phase de préparation. Elle va
._ • • permettre de valider la cohérence globale du projet et
de s'assurer une nouvelle fois de sa faisabilité. Cette
fiche scellera un contrat entre le commanditaire et le
chef de projet, contrat qui sera un engagement mutuel
entre les deux parties sur les conditions de réalisation du projet.

2
Ul
• La fiche 8 « Mettre à jour la planification »
0
....
>,
UJ Cette fiche permet de récupérer les informations
I.D
.-l
0
auprès des ressources qui réalisent les tâches du plan-
N
@ ning de manière périodique et de mettre à jour le
.....,
.c
OI
planning pour l'ensemble du projet. Ces actions de
1:::
>,
Cl.
mises à jour sont ensuite suivies d'éventuels réajuste-
0
u ments, notamment lors des retards pris dans l'exécution des tâches.

27
 Le kit du chef de projet

• La fiche 9 « Assurer le reporting »

Cette fiche permet de mettre en forme et commu-
niquer les éléments de suivi du projet aux différents
acteurs et notamment au commanditaire. À la suite de
ces actions de reporting, un certain nombre de déci-
sions vont être prises et des actions de réajustement
mises en œuvre.

• La fiche 10 « Faire le bilan du projet»

7 Cette fiche vient clore la méthodologie ; elle permet
....... de réaliser une dernière réunion avec les différents
(Ï} acteurs du projet, de faire un bilan des points forts
~ et des points faibles du projet, et de décider de plans
d'actions à mettre en œuvre lors d'un prochain projet
en termes de méthode ou de fabrication du produit, si le thème du
projet est similaire.

Les dix livrables ou documents de la méthode

La méthode contient dix livrables réunis dans la troisième partie de
ce livre. Les livrables sont les documents qui illustrent la mise en
œuvre des outils décrits dans les fiches de la méthode.
Les livrables seront décrits précisément dans la troisième partie.

Ul
Des matrices de ces livrables réalisées sous Ward, Excel et Power-
2
0
....
Point sont à disposition du lecteur en téléchargement sur editions-
>,
UJ eyrolles.com. Les livrables sont :
I.D
.-l
0
N
1. La commande du commanditaire ;
@
.....,
2. La note de cadrage;
.c
OI
1:::
3. Le plan de communication ;
>,
Cl.
0 4. Le planning détaillé;
u
5. Le budget détaillé ;
6. La grille d'analyse des risques ;
7. Le compte rendu de réunion ;
8. La revue de projet ;
9. La fiche de reporting ;
10. La grille de bilan.

28
 Introduction

Certains livrables peuvent servir dans plusieurs fiches, ainsi avons-

nous l'assemblage suivant entre les phases, les fiches et les livrables :

• La commande du commanditaire
1
Commande
C'est le document initial qui va lancer le système pro-
ducommanditai,e jet. C'est un document renseigné par le commanditaire
du projet qui va expliquer ses souhaits et les conditions
de réalisation du projet Ce document est en quelque
sorte le « cahier des charges » du produit et du pro-
jet. Cependant, lorsque la demande est complexe il
est souhaitable de constituer un véritable cahier des
charges qui explicitera en détail les résultats attendus.

• La note de cadrage
2 Ce document est élaboré par le chef de projet. Il va ser-
Note
de cadraqe vir à transformer une commande en un projet. La com-
mande va être formulée en termes d'objectifs afin que
le chef de projet et le commanditaire puissent obtenir
un accord commun sur les résultats attendus. C'est aussi
dans ce document que seront précisés les éléments du
contexte du projet. Ce document est certainement le
plus important de tous les documents de la méthode, car
il servira de contrat entre les acteurs du projet et restera
un référentiel permanent pendant toute la vie du projet.
Ul
~
,...0 • Le plan de communication
>,
UJ
\0
,-4
3
Plan
Ce document va formaliser toute l'organisation de la
0
N communication dans le projet. Ce travail est le fruit
@
.....,
s:
d'une réflexion conjointe entre le commanditaire et le
Ol
-;::::
>,
chef de projet. Ce travail est difficile et doit être réalisé
o.
u
0 avec soin, notamment dans les projets où il existe des
problématiques humaines. Par exemple, en matière de
résistance, une bonne communication est un des pre-
miers facteurs de réussite.

29
 Le kit du chef de projet

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u

30
 Introduction

• Le planning détaillé
4
Planning
Ce document nécessite beaucoup de rigueur dans sa
détaillé
construction et fait appel aux techniques de plani-
fication décrites plus loin. Le planning est élaboré
conjointement entre les experts et le chef de projet. Le
planning détaillé va constituer l'un des éléments essen-
tiels du tableau de bord du chef de projet. C'est un livre
de route indispensable pour un bon pilotage du projet.

• Le budget détaillé
s
Budget
Ce document est établi à partir des tâches du planning
détaillé détaillé. Pour chacune d'elles, les ressources et leurs
coûts associés vont être comptabilisés afin de calculer le
budget nécessaire à la réalisation du projet. Ce budget
sera actualisé au fur et à mesure des événements qui se
dérouleront en phase de pilotage.

• La grille d'analyse des risques

6 Ce document est le fruit d'une réflexion tendant à
Grille
d'analyse des risques imaginer tous les événements qui pourraient arriver en
phase de pilotage et qui pourraient nuire à l'atteinte des
objectifs du projet. Cette grille sera complétée par les
actions préventives et curatives à mettre en place ou à
Ul
prévoir dans des scénarios de secours.
~
,...0
>,
UJ
• Le compte rendu de réunion
\0
,-4
0 7 Ce document va servir à la fois de document prépa-
N Compte rendu

@
de réunion ratoire aux réunions de pilotage du projet, mais aussi
.....,
s:
Ol
de document pour consigner les décisions prises au
-;::::
>,
o. cours de la phase de pilotage. Un compte rendu sera
0
u réalisé pour chaque réunion, que ces réunions soient
tenues avec les experts et avec les ressources, ou avec le
commanditaire.

31
 Le kit du chef de projet

• La revue de projet
a Ce document est une présentation officielle des étapes
Revue
de projet de pilotage. Il sert au chef de projet à réaliser une
communication soignée de la vie du projet. Ces élé-
ments sont destinés soit au commanditaire du projet,
soit pour réaliser des communications vers des acteurs
externes au projet ou à l'entreprise. Ces communica-
tions vont servir à valoriser le projet et ses résultats, ou
le chef de projet et les acteurs qui travaillent avec lui
sur le projet.

• La fiche de reporting
9 C'est un document qui va permettre aux ressources
Fiche
de reporting qui vont accomplir les tâches du planning de fournir
des informations sur l'état d'avancement des tâches qui
leur ont été confiées. Il est indispensable que ces infor-
mations soient écrites et présentées toutes de la même
façon, pour que le chef de projet puisse les consolider
au niveau du projet afin de mettre à jour les éléments
du tableau de bord, et notamment le planning.

• La grille de bilan
10 C'est le document final de la méthode qui va permettre
Ul Grille
~ de bilan de dégager les points forts et points faibles du projet. À
,...0
>,
UJ
la suite de cette analyse, un plan d'action sera établi dans
\0
,--4
0
le but d'améliorer la manière de gérer les prochains pro-
N
@
jets. Cette grille de bilan peut faire l'objet d'une commu-
.....,
s:
Ol
nication à d'autres acteurs afin qu'ils puissent capitaliser
-;::::
>,
o.
sur les expériences vécues.
0
u
La méthode peut être caractérisée uniquement par l'intermédiaire
de ses livrables. Ainsi, une logique s'installe dans la création des dif-
férents documents au fur et à mesure du déroulement méthodolo-
gique. Le chef de projet qui aura compris l'intégralité de la méthode
pourra ainsi faire abstraction des fiches et gérer son projet unique-
ment avec la mise en œuvre des documents.

32
 Introduction

Toutefois, faire abstraction des repères méthodologiques donnés

dans les fiches nécessite une bonne maîtrise et une expérience suffi-
sante en conduite de projets.

Comment utiliser la méthode proposée ?

Les fiches de la méthode sont numérotées de manière séquentielle,
cependant il est évident que, sur le terrain, certaines fiches peuvent
être mises en parallèle pour gagner du temps, ou tout simplement
car certains éléments d'une fiche sont complémentaires d'une autre.

3 6
Plan de Grille d'analyse
communication des risques

...... ::··.:::···
.....·· -, -,
..
-,
.: ··. ~
: ···· ....
... 7 9 ....
•••• Compte rendu Fiche

.. ..··
Ul •••• de réunion de reporting •••• ••
2
0
....
>,
······················ ··········
UJ
I.D
.-l
······1:Ji:liffiwMID
...
0
N Grille de bilan
..• :
@
....., ······················
.c
OI
1::: La méthode par les livrables
>,
Cl.
0
u
Une méthode n'est donc pas un « système à cliquet » qui ne permet
pas de revenir en arrière.
Toutefois, le découpage des phases reste très important ; en effet,
il est très risqué de se lancer dans le pilotage sans avoir déroulé de
manière exhaustive les sept fiches de la phase de préparation. De
la même façon, il est inutile de vouloir faire un bilan si au cours

33
 Le kit du chef de projet

Bilan

La méthode par les livrables

de la phase de pilotage, on a négligé de remplir les documents qui

assurent la trace des événements du projet.

Comment fonctionne ce guide méthodologique?

Le guide méthodologique est constitué de dix fiches réunies dans la
deuxième partie de ce livre. Pour chacune des fiches, vous trouverez
un descriptif synthétique récapitulant :
t le ou les acteurs concernés par la fiche ;
Ul
t le ou les acteurs destinataires des documents générés par la fiche ;
2
0
.... t le nom du document qui peut être utilisé pour réaliser les actions
>,
UJ
I.D
déclenchées par la fiche ;
.-l
0
N t le type de document, disponible en téléchargement sur editions-
@
....., eyrolles.com (Word/Excel/PowerPoint) ;
.c
OI
1:::
>,
t les actions à entreprendre par celui qui remplit la fiche;
Cl.

u
0
t des remarques correspondant aux dysfonctionnements majeurs.
La fiche est suivie d'un descriptif des actions à entreprendre. La des-
cription de chaque action se termine par quelques conseils et la fiche
par une liste de dix points à retenir.

34
 PREMIÈRE PARTIE

L'avant-projet

Voici deux étapes et deux outils à l'usage de ceux qui réalisent

l'avant-projet.
Ul
Cette première partie est destinée aux comités de direction, aux
~
e> managers, ainsi qu'aux chefs de projet qui doivent effectuer un tra-
UJ
I.D
vail préalable au lancement d'un projet. Elle permet de comprendre
l'imbrication entre la stratégie de l'entreprise, le management des
,--4
0
N
@ projets et la gestion par projet.
.....
.I::.
tn
ï::::
>
Cl.
0
u
 Le kit du chef de projet

Que trouverez-vous dans cette partie ?

t la définition del' avant-projet ;
t la place de l'avant-projet dans le processus global de conduite de
projet;
t les deux étapes de l'avant-projet;
t les deux outils permettant de mettre en œuvre les étapes ;
t les dix points à retenir.

Qu'est-ce que l'avant-projet?

C'est un ensemble de deux étapes méthodologiques préalables au
lancement officiel d'un projet. Ces deux étapes préalables, appelées
« étude d'opportunité » et « étude de faisabilité », contribuent gran-
dement à la réussite globale du projet, même si, dans les faits, elles
sont souvent réalisées trop rapidement et pas par les bons acteurs.
Lavant-projet constitue aussi un lien entre la stratégie de l'entre-
prise et la mise en œuvre des projets permettant de déployer cette
stratégie.

Comment savoir si l'on est dans I'ovcnt-projet ou le projet ?

Lorsque l'on est dans l'avant-projet:
Ul
~
,...0 Il est facile de décider d'arrêter de mettre en œuvre le processus.
>,
UJ
\0 Le chef de projet n'est pas encore nommé.
,--4
0
N Le commanditaire n'est parfois pas identifié.
@
.....,
s: Le budget peut être très macroscopique .
Ol
-;::::
>,
o. Le calendrier ne peut comporter que des souhaits et non des dates
0
u butoirs.
Le comité de direction et les managers peuvent participer à cette
étape.
Lorsque l'on est dans le projet :
Larrêt du projet peut engendrer des frustrations chez le chef de
projet ou dans l'équipe projet.

36
 Première partie - L'avant-projet

Le chef de projet est nommé et sa nomination est communiquée

à l'ensemble des acteurs.
Le commanditaire doit être clairement identifié.
Le budget s'affine et peut même être verrouillé.
Le calendrier devient progressivement un planning.
[instance décisionnelle du projet ne peut être que le comité de
pilotage ou le commanditaire.

À quoi sert l'avant-projet?

Du pointde vue humain Du point de vue technique

• Le SOFT • Le HARD

Implique tous les acteurs décisionnels

D de l'entreprise D Évite des objectifs intenables

Limite les risques de faire « porter Permet d'affiner le besoin

D D
»
le chapeau au chef de projet et le cahier des charges

Assure une compréhension plus globale Permet d'arrêter le projet

D des enjeux du projet aux acteurs D en limitant les dépenses
Ul
2
0
....
>,
D Facilite le choix du chef de projet D Clarifie le contexte technique du projet
UJ
I.D
.-l
0
N Il implique tous les acteurs décisionnels de l'entreprise
@
.....,
.c La direction de l'entreprise va décider de mettre en mode projet une
OI
1:::
>, réalisation et de confier celle-ci à une personne qui en prendra la
Cl.

u
0
responsabilité (chef de projet). Cet acte est très impliquant, car il
résulte de deux études réalisées en amont, sur la base d'éléments
</)
factuels et écrits.
~
~
~[ li limite les risques de faire porter le chapeau au chef de projet
J Les éléments des deux études ( opportunité et faisabilité) permettent
@ d'affiner les objectifs pour les rendre non seulement plus « visibles »

37
 Le kit du chef de projet

pour le chef de projet, mais aussi beaucoup plus précis. Cet affinage
successif, qui permet de passer de l'idée au projet, est le moyen de
se rapprocher de la notion de « faisabilité » des objectifs. Le chef de
projet va donc pouvoirs' engager sur la base d'éléments réalisables et
non souhaités, désirés ou imposés.

Il assure une compréhension plus globale du projet

aux acteurs
Lavant-projet obligeant à faire le lien entre la stratégie (plan straté-
gique) et la tactique (mise en œuvre du projet), il permet de forma-
liser les éléments de contexte du projet (déclencheurs du projet et
facteurs environnementaux), grâce auxquels non seulement le chef
de projet mais aussi l'équipe seront à même de comprendre pourquoi
le projet existe.

Il facilite le choix du chef de projet

Laffinage des éléments du projet permet de moins se tromper à
la fois sur la technicité des livrables du projet (quelle expertise est
nécessaire ?) et sur les aspects managériaux (quel niveau de manage-
ment de projet est nécessaire ?). Ces éléments favoriseront une meil-
leure sélection du chef de projet, notamment quant aux exigences
de maîtrise de la conduite de projet et à la conception des livrables.

Il évite de fixer des obiectils intenables

Ul
~ Létude de faisabilité va permettre de « dégrossir » le triangle coût/
,...0
>,
UJ qualité/temps et de le réajuster si nécessaire, de manière macros-
\0
,--4
0
copique. La rédaction de la commande du commanditaire (voir
N
@ méthode 3P, phase 1) n'en sera que plus pertinente, précise et réaliste.
.....,
s:
Ol
-;::::
>, Il permet d'affiner le besoin et le cahier des charges
o.
0
u La définition des livrables étant souvent particulièrement légère,
notamment dans les projets où les livrables sont immatériels,
l'avant-projet permet d'impliquer certains clients/utilisateurs afin de
mieux cerner l'usage futur, voire de faire une analyse fonctionnelle
macroscopique.

38
 Première partie - L'avant-projet

Il permet d'arrêter le projet en limitant les dépenses

Les mots « opportunité » et « faisabilité » induisent naturellement des
« Go/No Go ». Il est donc facile de stopper le processus lors de ces
étapes, à la fois sur le plan psychologique et sur le plan technique. En
effet, dans la plupart des cas, la « fabrication » n'a pas commencé. Pour
faire un parallèle, ils' avère plus facile de stopper un projet de construc-
tion d'une maison lorsque l'on est à l'étape des premiers plans, que
lorsque les « premières pierres» sont déjà posées. Lavant-projet devrait
permettre d'arrêter la réalisation de 30 °/o des idées émises.

Il clarifie le contexte technique du projet

[étape de faisabilité nécessite de faire un « benchmark » des solu-
tions techniques afin d'avoir un éclairage plus large sur les solutions
possibles, et aussi par exemple d'évaluer la concurrence ( dans le cadre
d'un projet d'innovation produit par exemple). Cette étape permet
aussi de justifier auprès du chef de projet les contraintes techniques
imposées aux livrables.

Quel lien avec la stratégie de l'entreprise?

• Vision de la direction
générale
• Objectifs généraux
Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
.-l
0
N
P.want- • Étude d'opportunité
@ • Étude de faisabilité
.....,
.c
P..!f)jet
OI
1:::
>,
Cl.

u
0
Go/No Got
• Macro-budget
stratégique
• Macro-planning
des projets

39
 Le kit du chef de projet

La direction générale
Elle définit sa stratégie dans un plan stratégique. Au départ, ce docu-
ment contient la vision à horizon trois ans ( comment elle voit l'entre-
prise à long terme). Cette vision est déclinée en objectifs généraux :
t produits et services à commercialiser (commercial) ;
t moyens de communication externes (marketing) ;
t résultats financiers ( chiffre d'affaires et résultats) ;
t moyens humains et matériels à mettre en place (organisation).

Le comité de direction
Il effectue un brainstorming et liste toutes les idées qui permettront
d'atteindre les objectifs de la direction générale. On obtient ainsi
une liste d'idées qu'il faut« apurer » :
Le premier filtre est l'étude d'opportunité : elle consiste à vérifier
l'adéquation entre l'idée émise et la stratégie de l'entreprise. Si
l'idée est jugée inopportune, elle est écartée de la liste.
Le second filtre est l'étude de faisabilité : elle consiste à « dégros-
sir » le triangle coût/ qualité/temps et à vérifier l'équilibre entre
les livrables attendus (besoin), le délai souhaité pour les réa-
liser (calendrier), et les ressources disponibles dans l'entreprise
(budget).

Ul Le comité de direction (ou la cellule de coordination des projets]

~
,._0 Il construit le planning consolidé des projets et le budget conso-
>,
UJ
\0
,--4
lidé. Ce document permet d'avoir un tableau de bord de pilotage de
0
N stratégie del' entreprise et de mettre en œuvre des revues de projets
@
.....,
s:
régulières. C'est le meilleur moyen de suivre l'évolution des objectifs
Ol
-;::::
>,
généraux et ainsi de revoir sa stratégie, si nécessaire.
o.
0
u
Quel est le lien entre la définition des obiectifset l'avant-proiet?
La référence essentielle de la conduite de projet est le triangle de
la performance (coût/qualité/temps) : c'est le tableau de bord du
projet. Il est nécessaire de comprendre comment ce tableau de bord
évolue, en fonction del' étape de maturation du projet.

40
 Première partie - L'avant-projet

Maturation
Étape Qualité Temps Coût Stade
du triangle

Stratégie D Non défini Non défini Non défini Vision

Défini très Idée-Avant-

Opportunité OoD macro
Non défini Non défini
projet

OoDTo Défini très Défini très Concept-

Faisabilité Défini macro
Co macro macro Avant-projet

01DT1
Préparation Défini détaillé Défini détaillé Défini détaillé Projet
C1

02DT2
Pilotage Suivi détaillé Suivi détaillé Suivi détaillé Projet
~

QnDTn Capitalisation Capitalisation Capitalisation

Bilan Projet
en détaillée détaillée détaillée

• Au niveau de la stratégie
On ne parle pas de projet.
Les objectifs généraux sont évoqués.
2
Ul
Il n'y a pas de triangle de la performance.
0
....
>,
UJ
I.D
• Au niveau de l'opportunité
.-l
0
N On parle d'idées.
@
.....,
.c
On évoque les résultats attendus de chaque projet (qualité) .
OI
1:::
>,
Cl.
Le triangle ne comprend qu'une seule composante.
0
u
• Au niveau de la faisabilité
On évoque le calendrier (temps).
On évoque les ressources (coût).
On vérifie l'équilibre du triangle.

41
 Le kit du chef de projet

• Au niveau de la préparation (phase 1 de la méthode 3P)

On finalise le cahier des charges (qualité).
On construit le planning détaillé (temps).
On construit le budget détaillé (coût).

• Au niveau du pilotage (phase 2 de la méthode 3P)

On vérifie la conformité des livrables intermédiaires (qualité).
On suit l'avancement des tâches (temps).
On suit la consommation de ressources (coût).

• Au niveau du bilan (phase 3 de la méthode 3P)

On analyse la conformité des livrables finaux (qualité).
- On analyse les décalages temporels (temps).
- On analyse les décalages budgétaires (coût).
Ainsi, il est facile de comprendre quel' avant-projet permet d'affiner
les objectifs du projet. Cela permet d'engager deux actions très fortes
et limitant les risques :
t la clarification de la commande par le commanditaire ;
t l'engagement du chef de projet sur des objectifs atteignables.

Comment réaliser l'étude d'opportunité?

~
Ul
Prendre en compte la stratégie
,...0
>,
UJ
Lire le plan stratégique.
\0
,--4
0
Se faire commenter les objectifs généraux par la direction générale.
N
@
.....,
Réaliser un brainstorming des idées pour atteindre les objectifs
s:
generaux.
/ /

Ol
-;::::
>,
o.
0
u Prendre en compte l'environnementexterne
Faire un benchmark des produits et des services similaires à l'idée
retenue.
Mesurer le niveau d'innovation de l'idée.
Vérifier la cohérence entre l'idée et la vision.

42
 Première partie - L'avant-projet

• ••
. t'>
~- •

-·
Prendre en compte l'environnementinterne
Prendre en compte la motivation du comité de direction pour
l'idée.
Définir les niveaux globaux de résistance au changement.
Reformuler l'idée si nécessaire.

Ul Go/No Go
2
0
....
>, Il faut vérifier l'adéquation générale entre l'idée, la stratégie et l'envi-
UJ
I.D
.-l
ronnement: supprimer l'idée de la liste ou la confier au responsable
0
N de l'étude de faisabilité.
@
.....,
.c
OI

Comment réaliser l'étude de faisabilité ?

1:::
>,
Cl.
0
u
Affiner les résultats attendus
Commencer une analyse des besoins macroscopiques.
Consulter les experts externes.
Consulter les experts internes.

43
 Le kit du chef de projet

/
-·
Placer la réalisation dans le temps
Prendre en compte les bilans temporels de projets similaires.
Faire un découpage temporel des grandes étapes.
Placer les échéances incontournables.

Évaluer les moyens nécessaires

Prendre en compte les bilans financiers de projets similaires.
Ul
2 Évaluer les moyens humains et matériels pour chaque étape.
0
....
>,
UJ Prendre en compte les contraintes budgétaires de l'entreprise.
I.D
.-l
0
N
@
Go/No Go
.....,
.c
OI Il faut vérifier l'équilibre entre les résultats attendus, le calendrier et
1:::
>,
Cl. les moyens: supprimer l'idée de la liste ou la confier à un comman-
0
u ditaire qui choisira un chef de projet.

44
 Première partie - L'avant-projet

Ul
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45
 Le kit du chef de projet

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46
 Première partie - L'avant-projet

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47
 Le kit du chef de projet

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48
 Première partie - L'avant-projet

Qui doit réaliser l'étude d'opportunité?

Dans l'idéal, l'étude d'opportunité devrait être réalisée juste après la
rédaction du plan stratégique. Ce serait donc au comité de direction
de mener cette réflexion et de prendre la décision du Go/No Go.
Cela peut être aussi chaque directeur, qui, en tant que responsable
de son « portefeuille de projets ». réalise les études d'opportunité de
ce dernier.
Cependant, certaines idées peuvent émerger pendant le plan stra-
tégique, alors même que celui-ci a déjà démarré. Cette étude peut
donc être réalisée par la cellule de coordination de projets, si elle
existe, en collaboration avec la direction générale.
Afin d'assurer la fiabilité de cette étude, il est nécessaire que celui
qui la réalise soit un acteur doté d'une compréhension globale de la
stratégie de l'entreprise.

Qui doit réaliser l'étude de faisabilité ?

Dans l'idéal, ce serait au commanditaire pressenti de réaliser ce tra-
vail. En effet, cela permet non seulement d'affiner la commande,
mais aussi de s'impliquer pleinement dans le processus.
Si le projet est complexe et de grande taille, l'étude de faisabilité
peut constituer un projet à part entière (logique de poupées russes).
Il peut donc y avoir un chef de projet de l'étude de faisabilité, dont
Ul le livrable est un document permettant de déclencher la commande
~
,...0 du commanditaire (Phase 1 de la méthode 3P).
>,
UJ
\0
,-4
D'une manière générale, il n'est pas souhaitable que le chef de projet
0
N réalise cette étude, car, d'une part, il sera juge et partie, d'autre part,
@
.....,
s: on lui demande souvent de prendre des engagements sur objectifs
Ol
-;::::
>,
avant même que ceux-ci soient dégrossis, évalués et que le triangle
o.
u
0 coût/ qualité/temps soit équilibré.

49
 Le kit du chef de projet

Les l O points à retenir

1. L'avant-projet consiste à transformer une idée en projet.

2. L'avant-projet permet de créer un lien entre la stratégie de l'entreprise et les
projets à mener.
3. Les projets à mener découlent des objectifs généraux émanant de la vision.
4. L'avant-projet est composé de l'étude d'opportunité et de l'étude de
faisabilité.
5. L'étude d'opportunité consiste à évaluer la cohérence entre l'idée et la stra-
tégie de l'entreprise.
6. L'étude de faisabilité consiste à vérifier l'équilibre entre les trois côtés du
triangle de la performance.
7. L'étude d'opportunité devrait être réalisée par le comité de direction.
8. L'étude de faisabilité devrait être réalisée par le commanditaire du projet.
9. L'étude de faisabilité, si elle est importante, peut être menée en mode projet.
1 O. Toutes ces étapes doivent être clairement différenciées, même sur un petit
projet.

Ul
~
,_0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
ï::::
>,
o.
0
u

50
 DEUXIÈME PARTIE

10 fiches à l'usage
de ceux qui débutent
dans la gestion de projet

Ul
~
e> Cette partie est destinée à ceux qui débutent dans la gestion de pro-
UJ
I.D
jet. Elle favorise une approche méthodologique progressive et simple
de la gestion de projet. L'introduction a permis d'aborder le vocabu-
,--4
0
N
@
.....
laire employé tout au long du chapitre.
.I::.
tn
ï::::
>
Cl.
0
u
 Le kit du chef de projet

Que trouverez-vous dans cette partie ?

t une présentation détaillée de la méthode et de son architecture;
t une présentation des dix fiches de la méthode;
t une présentation des documents qui peuvent être créés dans la
méthode ; le détail et la présentation des documents sont réalisés
dans la partie 3 ;
t un schéma général qui montre la démarche méthodologique à
travers l'élaboration des documents;
t une explication du fonctionnement de la méthode.
Pour chaque fiche méthodologique vous trouverez :
t une présentation générale de la fiche avec les acteurs, les actions
à entreprendre, les documents mis en œuvre, les remarques
importantes ;
t le détail des actions à entreprendre avec des conseils;
t les dix points à retenir.

Quels sont les points importants ?

Cette partie demande un peu plus d'investissement en temps que les
autres dans la mesure où elle nécessite une lecture approfondie de
chaque fiche. Il ne faut pas nécessairement chercher, dès le premier
Ul projet, à mettre en œuvre toutes ces techniques au risque de vous
~
,._0
>,
décourager. La mise en œuvre peut être progressive d'un projet sur
UJ
\0
l'autre en vous fixant des objectifs de progression réalistes.
,-4
0
N
Ainsi, vous choisissez une technique à mettre en œuvre sur un seul
@
.....,
s: projet et lorsque cette technique est acquise vous en ajoutez une
Ol
-;::::
>, autre sur le projet suivant. Vous n'alourdirez pas trop votre charge
o.
u
0
de travail et ces techniques deviendront des automatismes qui vous
serviront d'ailleurs aussi dans d'autres circonstances que dans la ges-
tion de projet.
Ce qu'il faut retenir : la gestion de projet, c'est avant tout un état
d'esprit, une manière de fonctionner.

52
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proie!

D'où vient la méthode ?

Cette méthode est le fruit d'une expérience de terrain d'une ving-
taine d'années. Elle est simple et condensée afin que :
t tous les collaborateurs del' entreprise puissent l'utiliser ;
t les collaborateurs puissent facilement l'adapter à leurs besoins en
personnalisant les outils associés ;
t l'on puisse y recourir pour tout type de projet ;
t la conduite de projet puisse se muer en mode de fonctionnement.
En quinze ans, plus de trente mille personnes ont été formées à cette
méthodologie, notamment via des sessions de formation de deux
jours permettant d'acquérir les fondements de la conduite de projet.
Dans cette nouvelle édition, les outils (modèles de documents) ont
été adaptés et ont légèrement évolué afin d'être à la fois plus com-
plets et plus faciles à utiliser.
Par ailleurs, la méthode a été baptisée« 3P ». ce qui correspond à ses
trois principales phases. De plus, il est désormais possible de devenir
« labellisé» sur cette méthode, ce qui garantit l'acquisition des méca-
nismes de conduite de projet.

Ul
2
0
.... La méthode
>,
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.
0 La septième partie de ce livre comporte un test d'entraînement à
u
la labellisation. Cela vous permettra, si vous le souhaitez, d' acqué-
rir le label et de le faire figurer sur votre CV. La septième partie
propose enfin toutes les explications nécessaires sur les niveaux de
labellisation.
Pour tout renseignement complémentaire sur la labellisation, contac-
tez-nous en écrivant à : [email protected]

53
 Le kit du chef de projet

FICHE l - FORMULERLA DEMANDE ET LA PRÉSENTER

Bilan ~

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

Commanditaire Chef de projet

Documentutilisé Type de document

1
Commande du commanditaire Commande
du commanditaire

Ul
2 Actionsà entreprendre
0
....
>,
UJ • Étudier la faisabilité globale du projet
I.D
.-l • S'assurer de la cohérence du projet avec les autres projets
0
N • Formuler la commande par écrit
@ • Choisir un chef de projet
.....,
.c • Présenter le projet au chef de projet
OI
1:::
>,
Cl.
0
Remarque
u
Toutes les idées ne doivent pas devenir des projets. Trop de projets lancés en même
temps finissent par nuire à la dynamique projet et éroder la motivation des acteurs.

54
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

Cette fiche nécessite la mise en œuvre des techniques de rédaction et

d'entretien. La formulation de la commande doit être la plus précise
possible afin qu'il n'y ait aucune ambiguïté possible sur les résultats
à obtenir.

Détail des actions à entreprendre

• Étudier la faisabilité globale du projet
À ce niveau, il faut évaluer chacun des objectifs du projet (coût/qua-
lité/temps) de manière grossière afin de vérifier qu'il n'y a pas d'inco-
hérence dès le départ. Ce travail peut nécessiter une mobilisation des
ressources importante si le projet est compliqué ou novateur.

- Reprendre toutes les notes collectées en entretien avec le comman-

ditaire et faire une synthèse avec les éventuels documents joints à la
commande du commanditaire.
- Réaliser plusieurs moutures de la formulation du but à atteindre.
- Le chef de projet doit toujours être « force de proposition », c'est
pourquoi il peut élargir ou rétrécir le champ du but à atteindre.
- Cette étape est essentielle et conditionne toute la démarche projet.
Le projet ne peut démarrer si le but général n'est pas compris et
partagé.
Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
• S'assurer de la cohérence du projet avec les autres projets
@
....., Dans une entreprise, la stratégie de développement et d'évolution se
s:
Ol
-;::::
>,
réalise à travers le management des projets. Celui-ci passe par la réali-
o.
0 sation d'un plan directeur, d'un schéma directeur, d'un projet d' éta-
u
blissement ou d'un projet d'entreprise. Ces documents et le pilotage
de leur mise en œuvre permettent de s'assurer de la cohérence entre
les projets, autant en termes de stratégie que de planification.
À ce niveau, il convient de s'assurer qu'il n'existe pas de projets
concurrents à celui qui va être lancé, ce qui peut être le cas dans une
entreprise qui ne centralise pas la gestion de ses projets.

55
 Le kit du chef de projet

- Une entreprise qui n'innove pas, meurt. Les projets sont un véritable
moteur de l'innovation, néanmoins le lancement des projets doit être
cohérent avec la politique générale annoncée.
- Une bonne communication sur la stratégie générale de l'entreprise
assurera une bonne compréhension des acteurs sur chacun des pro-
jets et donc un facteur supplémentaire de motivation.

• Formuler la commande par écrit

Le produit à fabriquer peut être plus ou moins complexe. Si le pro-
duit est complexe ou novateur, la description de ses fonctionnalités
devra être réalisée dans un cahier des charges.
Afin de réaliser un cahier des charges exhaustif et opérationnel, il est
nécessaire de connaître les techniques d'analyse de la valeur et d'ana-
lyse fonctionnelle. La réalisation d'un cahier des charges dans le cas
où le produit du projet est un service est souvent plus difficile car les
éléments du produit sont moins concrets.
Si le produit est simple, ou déjà connu par celui ou ceux qui vont
le réaliser, il suffira de préciser dans la commande les références des
documents ou produits existants qui serviront de points d'appui
pour le projet.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
- Réaliser un cahier des charges ne s'invente pas. C'est le fruit d'une
0
N réflexion conduite avec méthode qui émane de l'expression du
@
....., besoin. Le besoin est exprimé par celui qui va être le futur utilisateur
s:
Ol
-;::::
du produit et non pas par le commanditaire, sauf si celui-ci est direc-
>,
o. tement utilisateur du résultat.
0
u
- Chaque mot employé pour exprimer la commande doit être pesé. La
commande doit pouvoir être comprise par quelqu'un qui n'est pas
un expert du sujet. Il est souvent nécessaire d'obtenir cette validation
avant de communiquer les éléments au chef de projet.

56
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Choisir un chef de projet

Le chef de projet est l'acteur essentiel/phare du système.
C'est notamment celui qui va assurer la continuité du projet dans
le temps. C'est aussi celui qui va être le moteur permanent du sys-
tème. Il faut à la fois s'assurer que le chef de projet a la disponibilité
nécessaire en temps pour conduire le projet, qu'il a la disponibilité
intellectuelle, qu'il n'est pas dans une période où il est préoccupé par
d'autres affaires professionnelles ou personnelles.
Le chef de projet doit être choisi pour sa capacité à coordonner les
ressources plus que pour son expertise.
Le chef de projet doit être fiable, méthodique et organisé.

- Le chef de projet n'est pas un homme ou une femme de pouvoir, il

doit être un fédérateur.
- Le choix du chef de projet est un acte essentiel pour la réussite du
projet. Il faut préférer quelqu'un qui est reconnu par ses pairs à
quelqu'un qui « plaît» au commanditaire.
- Le chef de projet doit avoir suffisamment de « poids » et de « carac-
tère » pour être un contre-pouvoir et un régulateur vis-à-vis du com-
manditaire. Les« béni-oui-oui » ne font pas de bons chefs de projet !
- Le chef de projet idéal est celui qui maîtrise les techniques de gestion
Ul
~ de projet et qui a une « culture » technique du produit à réaliser.
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N • Présenter le projet au chef de projet
@
.....,
s: Le commanditaire doit « vendre » son projet au chef de projet. C'est
Ol
-;::::
>,
o.
pour cela qu'il faut respecter une certaine rigueur et une certaine
u
0
solennité lors de cet acte. Tous les éléments ayant trait au projet
doivent être remis en même temps à l'occasion d'un entretien indi-
viduel avec le chef de projet. Il faut que le commanditaire prévoie
un temps suffisant pour que le chef de projet puisse l'interroger sur
tous les aspects du projet. Le chef de projet prendra alors un cer-
tain nombre de notes qui lui permettront de réaliser la fiche 2 qui
consiste à mettre en mode projet la commande.

57
 Le kit du chef de projet

Le commanditaire ne doit pas présenter son projet à la « canto-

nade » avant de l'avoir présenté officiellement au chef de projet. Il
est fortement dommageable qu'un acteur apprenne par des bruits
de couloir qu'on va lui confier un projet.
Le projet ne doit pas être présenté « à la machine à café ». Le
commanditaire qui va confier une mission à un chef de projet qui
va s'engager sur les objectifs à atteindre doit donner un caractère
solennel à cet entretien.
Le commanditaire doit jouer la transparence avec le chef de projet
et lui fournir tous les éléments nécessaires à la compréhension du
contexte.

Les 10 points à retenir

l. La vérification de la faisabilité d'un projet appartient à celui qui passe la

commande du projet, c'est-à-dire le commanditaire.
2. Un chef de projet n'est jamais tenu d'accepter des objectifs impossibles à
atteindre.
3. Un projet réussi est un projet cohérent avec la stratégie générale de
l'entreprise.
4. Un projet doit servir les intérêts de celui qui en passe la commande, mais
aussi les intérêts de ceux qui le réalisent.
5. Une commande réalisée par oral démontre le peu d'importance que le com-
manditaire attache au projet et au chef de projet.
6. L'écrit permet une réflexion concrète sur le sujet à développer, etc' est aussi
Ul
~ un formidable outil pour conduire un débat et des échanges.
,...0
>, 7. Le chef de projet est un chef d'orchestre et un coordinateur avant d'être un
UJ
\0 expert.
,-4
0
N 8. La reconnaissance du chef de projet par le commanditaire se traduit aussi
@ par la manière dont il va confier le projet et communiquer les éléments du
.....,
s:
Ol
projet .
-;::::
>,
o.
9. Le temps passé à la clarification de la commande est du temps investi extrê-
u
0 mement rentable pour la suite du projet.
l O. Le chef de projet ne doit jamais être choisi par hasard ou opportunisme, car
il est la clef de tout le système projet.
l'essentiel en 3 minutes :

58
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proie!

FICHE 2 - METTRE LA COMMANDEEN MODE PROJET

Bilan ~

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

Chef de projet Commanditaire

Documentutilisé Type de document

2
Note de cadrage Note
de cadrage

Ul
2
0
.... Actionsà entreprendre
>,
UJ
I.D • Reformuler les termes de la commande
.-l
0 • Lister les résultats attendus
N
@ • Formuler le contexte du projet
....., • Faire une macro-planification et un macro-budget du projet
.c
OI
1:::
• Valider l'adéquation entre les objectifs
>,
Cl.

u
0 Remarque

Rares sont les ptoiets totalement novateurs; très souvent, des éléments d'autres ptoieis
sont réutilisables, mais une mauvaise communication nuit à la réutilisation des expé-
~ riences passées.
~>,
w
[
:::)

~
o
@

59
 Le kit du chef de projet

Cette fiche permet de transformer une demande en objectifs opéra-

tionnels. Ces objectifs opérationnels vont ensuite être modélisés sous
forme de tableau de bord afin d'assurer le pilotage du projet. Lun
des éléments du tableau de bord sera le planning détaillé.

Détail des actions à entreprendre

• Reformuler les termes de la commande
La reformulation par le chef de projet permet à celui-ci de s' appro-
prier le contenu même du projet. Cette reformulation doit passer
par une formulation du but général du projet qui doit être rédigé
en quelques mots simples et compréhensibles par tous. Le but à
atteindre peut être aussi appelé objet du projet. Un but est différent
d'un objectif Le but peut être large et général et ne nécessite pas de
répondre à tous les critères qui caractérisent un objectif (mesurable,
réaliste, etc.). Cette réécriture permettra aussi des' assurer de la com-
préhension mutuelle entre le chef de projet et le commanditaire.

- Reprendre toutes les notes collectées en entretien avec le comman-

ditaire et faire une synthèse avec les éventuels documents joints à la
commande du commanditaire.
- Réaliser plusieurs moutures de la formulation du but à atteindre.

Ul
- Le chef de projet doit toujours être « force de proposition », c'est
~ pourquoi il peut élargir ou rétrécir le champ du but à atteindre.
,...0
>,
UJ - Cette étape est essentielle et conditionne toute la démarche projet.
\0
,-4
0
Le projet ne peut démarrer si le but général n'est pas compris et
N
@
partagé.
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0 • Lister les résultats attendus
u
Ce travail consiste à formuler les objectifs de qualité, à faire la liste la
plus concrète possible del' ensemble des produits qui seront fabriqués
par le projet. Si ces produits ne sont pas qualifiés correctement en
termes de performances, soit dans la commande du commanditaire,
soit dans le cahier des charges, il est nécessaire d'émettre des hypo-
thèses de travail mesurables ensuite validées par le commanditaire.

60
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

- Si le résultat du projet est un service ou une étude, il faut être tout

particulièrement attentif à la qualification du résultat qui sera plus
difficile à définir que lorsque le produit est concret.
- Si les produits sont complexes, le cahier des charges doit être com-
plet. Ce n'est pas nécessairement au chef de projet d'écrire le
cahier des charges, c'est un travail d'analyse fonctionnelle qui peut
être réalisé par d'autres acteurs.

• Formuler le contexte du projet

À ce niveau, il faut élargir le champ de vision du projet afin d' exami-
ner son environnement. Il faut étudier les éventuels projets similaires
qui ont eu lieu dans l'entreprise, voire dans d'autres environnements
concurrentiels.
Par ailleurs, il est nécessaire de lister les déclencheurs du projet, qui
sont tous les éléments internes ou externes à l'initiative du projet.
Le chef de projet doit, pour effectuer ce travail, récupérer toutes les
études et documents se rapportant au sujet traité.
Certains éléments du contexte peuvent rester dans le domaine du
non-dit, il est indispensable alors de creuser ces éléments auprès du
commanditaire afin d'avoir un éclairage le plus exhaustif possible sur
~ le projet et son environnement.
,...
0
>-
UJ
\0
..-4
0
N
@
....., - Les résistances humaines font partie du contexte du projet et sont cer-
s:
Ol
·;::
tainement les éléments les moins palpables mais les plus importants
>-
0. à prendre en compte.
0
u
Le chef de projet doit, à ce niveau, collecter le plus d'informations
possible sur le projet et sur le sujet ; à ce titre, tous les moyens
peuvent être employés (entretiens, Intranet, Internet. .. ).
Il faut avoir une vue plus large que le seul contexte de l'entreprise ;
les expériences vécues dans d'autres entreprises sont souvent
riches et exploitables pour éviter de faire des erreurs commises
par d'autres.

61
 Le kit du chef de projet

• Faire une macro-planification et un macro-budget du projet

Le commanditaire donne rarement des éléments de planification au
chef de projet, à part le plus souvent la date de fin ou de livraison
de certains résultats. La macro-planification oblige le chef de projet
à réfléchir sur la démarche générale à mettre en place pour atteindre
le résultat.
La première chose à faire est de lister les acteurs qui vont participer
au projet. Le chef de projet peut ensuite s'appuyer éventuellement
sur les experts pour effectuer ce premier découpage de la planifica-
tion. Ce macro-planning doit être étayé par une série de jalons qui
sont des dates importantes du projet. Ces dates peuvent être soit des
dates de livraison, soit des dates de fin de grandes étapes.
Il faut accepter, à ce niveau, un pourcentage d'erreur élevé, qui peut
aller jusqu'à 1 OO 0/o dans le cas d'un projet où il n'y a eu aucune
étude de faisabilité.

- Le chef de projet doit penser à s'inspirer des planifications faites sur

des projets similaires.
- S'il existe un décalage très important entre les desiderata du com-
manditaire et la macro-planification du chef de projet, il est néces-
Ul saire de faire immédiatement un point avec le commanditaire avant
~
,...0 d'aller plus loin dans la démarche projet.
>,
UJ
Le chef de projet devra conserver une trace de cette première pla-
\0
nification même si elle est sujette à des modifications importantes.
,-4
0
N
@
.....,
- Il ne faut prendre aucun engagement sur une macro-planification qui
s: reste trop grossière pour devenir contractuelle .
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

• Vérifier l'adéquation entre les objectifs

Les éléments du triangle de la performance sont maintenant définis.
Il est donc possible de mesurer précisément si le projet reste encore
faisable. Si cela n'est pas le cas et que les distorsions entre les objectifs
sont trop importantes, un point immédiat avec le commanditaire est

62
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

alors nécessaire. C'est aussi le moment pour hiérarchiser les objectifs

entre eux.
Généralement, le commanditaire dans sa commande priorise les
objectifs. Ces éléments sont essentiels car ils vont aider le chef de
projet dans ses arbitrages en cours de pilotage.
Si c'est le temps qui est prioritaire, en cas de dérapage en phase de
pilotage, on pourra soit augmenter les coûts, soit diminuer la qua-
lité. Si c'est le coût qui est prioritaire, on pourra diminuer la qua-
lité ou augmenter le temps. Si c'est la qualité qui est prioritaire, on
pourra augmenter le temps ou augmenter les coûts.

- Foire préciser ou commanditaire les contraintes qu'il place sur les

objectifs et qui sont non négociables.
- Négocier sur les contraintes posées arbitrairement et qui ne sont pas
vraiment des contraintes de l'entreprise.
- Foire préciser ou commanditaire les éventuelles marges de monœuvre
sur les contraintes sur objectifs.
- Le chef de projet engage sa responsabilité personnelle s'il poursuit la
démarche projet tout en sachant que les objectifs sont incohérents.
- Le commanditaire engage sa responsabilité personnelle si, malgré
les remorques du chef de projet, il n'accepte pas de négocier des
Ul
objectifs incohérents.
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

63
 Le kit du chef de projet

Les 10 points à retenir

1. Le chef de projet doit toujours proposer au commanditaire des hypothèses

de travail sur les éléments qui n'ont pas été définis au préalable.
2. La reformulation du but à atteindre par le chef de projet facilite l'appropria-
tion du projet.
3. Les objectifs qualitatifs doivent faire l'objet d'une attention particulière
lorsque le projet est un service ou une étude.
4. Tous les résultats attendus doivent faire l'objet d'une description avec des
critères quantitatifs précis.
5. Le contexte humain est l'un des facteurs essentielsà prendre en compte pour
réussir un projet.

6. Il faut élargir l'étude du contexte afin de récupérer tous les éléments suscep-
tibles de faire gagner du temps ou de réduire les risques.
7. La macro-planification peut avoir une marge d'erreur de 1 OO%.
8. Il ne faut prendre aucun engagement contractuel à l'issue d'une
macro-planification.
9. Il faut connaître toutes les marges de manœuvre dont on dispose sur les
objectifs avant la phase de pilotage.
1 O. Un projet dont les objectifs sont incohérents doit être arrêté par le comman-
ditaire ou le chef de projet.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4 L'essentiel en 3 minutes:
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

64
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proie!

FICHE 3 - DÉFINIR LES OBJECTIFS DE COMMUNICATION

6 8

Bilan

-~ï
Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

•••
.
• •

Chef de projet Commanditaire

Documentutilisé Type de document

Plan de communication

Ul
2 Actionsà entreprendre
0
....
>,
UJ
• Demander au commanditaire ses exigences en matière de communication
I.D
.-l
0
• Prendre en compte la communication habituelle de l'entreprise
N
• Lister les objectifs et cibles à atteindre en matière de communication
@
....., • Lister les moyens de communication à mettre en oeuvre
.c • Lister les tâches de communication
OI
1:::
>,
Cl.
0 Remarque
u
La communication en externe et en interne est un levier puissant pour réussir un proie:
Une communication mal pensée et mal organisée est l'un des facteurs de démotivation.

65
 Le kit du chef de projet

Lorganisation de la communication dans un projet reste l'une des

tâches les plus importantes à réaliser. Cependant, les techniques à
mettre en œuvre sont beaucoup moins rigoureuses que d'autres,
comme la planification par exemple. La communication prend en
compte les aspects humains peu modélisables.
Ce travail peut nécessiter l'intervention d'un expert en communi-
cation. Un projet induit souvent des changements importants. Ces
changements induisent des résistances qu'il faut prendre en compte
très en amont dans le projet. Les acteurs d'un projet parlent d'ac-
compagnement au changement. Malheureusement, cet accompa-
gnement est souvent un « fourre-tout » peu structuré et peu organisé.

Détail des actions à entreprendre

• Demander au commanditaire ses exigences
en matière de communication
La communication peut avoir un tel impact dans un projet que ce
n'est pas au chef de projet de prendre l'ensemble des responsabilités.
Le commanditaire doit s'engager dans cette démarche, et si ce n'est
pas lui qui organise la communication il doit en donner les grandes
orientations.

Ul Impliquer le plus tôt possible le commanditaire dans la stratégie de

~
,...0 communication.
>,
UJ
\0 S'assurer qu'il n'existe pas des éléments de stratégie de communi-
,-4
0
N
cation au niveau du projet d'entreprise (schéma directeur, projet
@
.....,
d'établissement. .. ).
s:
Ol
-;::::
Ne prendre aucune initiative en matière de communication sans
>,
o. avoir l'aval du commanditaire.
0
u
- Informer le commanditaire de l'impact négatif que peut avoir une
mauvaise communication dons un projet.

66
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Prendre en compte la communication habituelle de l'entreprise

Il est possible d'adopter deux stratégies de communication dans un
projet. La première consiste à avoir un mode de communication
cohérent avec la manière dont l'entreprise communique habituel-
lement. Cela consiste, entre autres, à utiliser les mêmes vecteurs de
communication pour le projet et l'entreprise. La seconde solution
consiste à avoir une communication décalée par rapport aux habi-
tudes de l'entreprise, autant sur le fond que sur la forme.

S'assurer que l'entreprise n'impose pas des règles en matière de

communication (charte de communication).
Une communication décalée doit être menée avec la plus gronde pru-
dence cor elle aura un impact fort et négatif si le projet est un échec.
Il vaut mieux une communication simple et bien maîtrisée, qu'une
communication très ambitieuse qui dérape et qui est mise en œuvre
po rtiel lement.

• Lister les objectifs et les cibles à atteindre

en matière de communication
À ce niveau, il est nécessaire, dans un premier temps, de faire la liste
Ul
des cibles à atteindre en communication. Une cible peut être un
~
,...0 acteur ou une instance composée d'un groupe d'acteurs. Pour cha-
>,
UJ cune des cibles, les objectifs à atteindre en matière de communica-
\0
,-4
0
N
tion seront listés. La communication doit permettre de couvrir des
@
.....,
champs opérationnels (communication qui sert à faire fonctionner
s:
Ol le projet) et des champs promotionnels (communication qui sert à
-;::::
>,
o.
0
assurer la promotion du résultat du projet ou des acteurs qui parti-
u
cipent au projet).

67
 Le kit du chef de projet

- Il ne faut pas hésiter à décomposer les objectifs de communication

cible par cible et acteur par acteur, afin d'avoir une communication
sur mesure pour chacun des objectifs.
- La communication doit prendre aussi en compte les acteurs et les
cibles externes à l'entreprise qui supporte le projet.
- La communication sur un projet doit se démarquer de la communi-
cation institutionnelle afin d'avoir plus d'impact sur les acteurs. Un
projet doit rester unique, même dans les actions de communication.

• Lister les moyens de communication à mettre en œuvre

Les moyens mis en œuvre doivent être adaptés aux objectifs à
atteindre, aux cibles et au type de communication (opérationnelle
ou promotionnelle). La recherche des moyens doit faire appel à la
créativité du chef de projet qui doit, si nécessaire, s'entourer de spé-
cialistes pour organiser la communication. Les moyens employés
pour communiquer dans les projets peuvent être : les réunions de
décision, les réunions de validation, les réunions d'information, les
entretiens individuels, les groupes de travail, la messagerie d'entre-
prise, le courrier électronique, le téléphone, le fax, mais aussi la
machine à café, les réunions « debout», les repas et les pots. Le choix
du moyen influe directement sur le résultat à atteindre. La mise en
Ul place des moyens doit répondre aux questions suivantes:
~
,...0
>,
UJ
t comment mettre en place la communication ?
\0
,-4
0
t quand mettre en place la communication ?
N
@ t où mettre en place la communication ?
.....,
s:
Ol
-;::::
t qui va mettre en œuvre la communication ?
t combien de fois doit-on communiquer ?
>,
o.
0
u
t combien va coûter la communication ?

68
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

- Utiliser le QQOQCPC pour penser à tous les aspects de l'organisa-

tion de la communication.
- Ne pas engager des moyens aux coûts disproportionnés par rapport
au coût du projet au risque d'avoir des critiques des acteurs du projet.
- Éviter de trop utiliser les réunions pour mener toutes les actions de com-
munication car elles sont consommatrices de temps donc de coûts, et
souvent démobilisatrices de par leur trop grand nombre et leur durée.
- Ne jamais utiliser l'e-mail comme outil de management des acteurs
d'un projet.

• Lister les tâches de communication

Chacune des actions de communication va se traduire par des tâches
à accomplir dans le projet. Les actions de communication opéra-
tionnelle se traduisent généralement pour chaque action par trois
tâches : la préparation, la mise en œuvre de l'action, la rédaction
du compte rendu. Les actions de communication promotionnelle
se traduisent pour chaque action par trois tâches : la préparation, la
mise en œuvre de l'action, le bilan de l'action. Il n'est pas rare que
les tâches de préparation soient trois ou quatre fois plus importantes
en termes de charge que la mise en œuvre de l'action.
Certaines actions de communication vont revenir périodiquement,
Ul comme les réunions de suivi du projet. Ces tâches seront appelées
~
,...0 « tâches répétitives » dans le planning.
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s: - Ne jamais sous-estimer la charge de travail que nécessite la prépa-
Ol
-;::::
>,
o. ration d'une action de communication.
0
u Penser que la communication ne sera pas mise en œuvre que par le
chef de projet ; il faudra donc, avant de prévoir les tâches, obtenir
l'aval des acteurs qui doivent mener les tâches de communication
pour s'assurer notamment de leur disponibilité.
- Ne pas hésiter à revoir cette liste des tâches de communication à la
fin de la phase « Préparer » pour s'assurer que les tâches prévues
sont toujours en phase avec l'état du projet.

69
 Le kit du chef de projet

Les 10 points à retenir

1. Le commanditaire doit être informé de la stratégie de communication rete-

nue pour le projet.
2. Le commanditaire doit approuver et valider l'ensemble des tâches de com-
munication prévues dans le projet.
3. La communication sur un projet peut être en adéquation avec la manière
dont communique l'entreprise ou volontairement décalée.
4. Si l'on choisit volontairement une communication décalée, il faudra prendre
en compte les risques inhérents à cette stratégie.
5. Les cibles de la communication peuvent être des acteurs ou des instances,
externes ou internes à l'entreprise.
6. Les objectifs de la communication doivent couvrir les champs opérationnels
et les champs promotionnels.
7. Il faut élargir les moyens employés pour communiquer afin d'avoir toujours
une adéquation entre le moyen employé et les objectifs à atteindre.
8. Les réunions et la messagerie d'entreprise ne doivent pas être considérés
comme les outils« miracles » de toute la communication dans un projet.
9. La mise en place de la communication est souvent lourde en termes de
charge de travail et de coûts pour le projet.
1 O. Il vaut mieux priviliéger une communication simple et bien pensée mise en
œuvre de manière exhaustive, à une communication complexe et quantita-
tive que l'on ne pourra pas mettre en œuvre faute de temps ou d'argent.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N L'essentiel en 3 minutes:
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

70
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proie!

FICHE 4 - CONSTRUIRE LE PLANNING DÉTAILLÉ

Bilan :1

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

Chef de projet Commanditaire

Documentutilisé Type de document

4
Planning détaillé Planning
détaillé

Ul Actionsà entreprendre
2
0
.... • Lister les grandes tâches du projet
>,
UJ • Détailler chaque grande tâche en actions à entreprendre
I.D
.-l • Estimer la charge de travail et la durée de chaque tâche
0
N • Affecter les ressources nécessaires sur chaque tâche
@ • Optimiser et arbitrer sur l'utilisation des ressources
.....,
.c
OI
1:::
>,
Remarque
Cl.
0
u Le planning est l'élément essentiel du tableau de bord du chef de proiet. Si le planning
est impossible à réaliser, c'est souvent révélateur d'ob;ectifs pas clairs ou de rôles mal
définis.

71
 Le kit du chef de projet

La planification va permettre de constituer un élément essentiel du

tableau de bord de pilotage du projet. La planification est réalisée par
le chef de projet sur le conseil des experts qui vont donner les éléments
en matière de charge et de durée des tâches à accomplir pour arri-
ver au résultat final. C'est un travail qui nécessite d'être méticuleux et
rigoureux. La mise en œuvre graphique de la planification peut être
effectuée avec un logiciel spécialisé, par exemple Project de Microsoft.
Lutilisation du logiciel ne doit pas masquer la réflexion préalable indis-
pensable à la planification. Ce n'est pas parce que l'on utilise un logi-
ciel que le planning est bon. Lexcellence de la planification repose sur
l'expérience et l'expertise.
Par ailleurs, il est nécessaire de respecter les étapes méthodologiques à
l'établissement d'un bon planning et réaliser ce planning par itérations
successives afin d'arriver au planning optimal.

Détail des actions à entreprendre

• Lister les grandes tâches du projet
Le premier travail de planification consiste à effectuer un premier
découpage « macro » du planning. Chaque grande tâche du plan-
ning sera complétée par une date de début et une date de fin, ainsi
qu'une évaluation grossière de la charge de travail globale nécessaire
à la réalisation de chaque tâche.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
Effectuer un premier découpage en thèmes du projet. Ce premier
découpage peut correspondre à des métiers différents.
,-4
0
N
@
.....,
- Éviter de trop communiquer sur ce premier découpage de la plani-
s: fication, ou préciser que ce découpage est une estimation qui sera
Ol
-;::::
>,
o. corrigée ultérieurement.
0
u
Utiliser comme unité de charge pour chaque tâche les jours x
hommes qui correspondent au nombre de jours de travail néces-
saires pour accomplir la tâche.

72
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Détailler chaque grande tâche en actions à entreprendre

Les grandes tâches de la macro-planification doivent ensuite être décou-
pées en tâches subordonnées, puis en tâches élémentaires. Les tâches
élémentaires correspondent aux actions à entreprendre pour arriver au
résultat. Le niveau de découpage, et donc de tâches subordonnées, est
directement dépendant du niveau de complexité du projet.

- Le nombre de tâches subordonnées doit être homogène dans tout le

planning, ce qui veut dire que le niveau de détail du planning doit
être identique partout.
- Toutes les tâches élémentaires doivent commencer par un verbe
d'action, ce qui oblige à bien définir la tâche à accomplir.
- Plus on décompose, plus la charge sera facile à évaluer.

• Estimer la charge de travail et la durée de chaque tâche

La durée d'une tâche est le nombre de jours travaillés sur lesquels
la tâche va pouvoir s'exécuter. La charge est le nombre de jours
X hommes nécessaires à l'accomplissement de la tâche. La durée et
la charge sont estimées par les experts de chaque domaine du projet.
Lestimation à ce niveau doit être indépendante des ressources dis-
Ul ponibles. Il faut donc se poser la question suivante : si j'avais toutes
~
,...0 les ressources disponibles, dans quelle durée cette tâche pourrait-elle
>,
UJ
\0
être accomplie ? Les tâches sont ensuite liées entre elles, c'est-à-dire
que l'on va chercher toutes les tâches qui doivent nécessairement
,-4
0
N
@
.....,
s'accomplir avant que la tâche examinée puisse s'exécuter.
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

- L'idéal est de faire estimer les durées et les charges par plusieurs
experts et de faire échanger ces experts entre eux afin d'obtenir une
évaluation la plus réaliste possible.
- Il faut accepter qu'un planning soit faux, car il est impossible de
prévoir tous les paramètres d'un projet et de les inclure dans la
planification.

73
 Le kit du chef de projet

- Un planning détaillé peut comporter une erreur d'estimation de 25 %

tout en restant acceptable pour piloter un projet.
- Ce n'est jamais au chef de projet, lorsqu'il n'est pas expert du sujet,
d'estimer la charge et la durée des tâches.
- Ne pas hésiter à récupérer des plannings et des bilans de projets
passés pour avoir des référentiels de planification sur des projets
similaires.

• Affecter les ressources sur chaque tâche

À ce niveau, il faut faire la liste des ressources disponibles pour le pro-
jet. Chaque ressource doit disposer de son calendrier. Le calendrier de
la ressource contient ses jours de vacances, ses horaires et son taux de
disponibilité sur le projet ; ce taux s'appelle le « pourcentage d' affec-
tation». La disponibilité d'une ressource peut se calculer simplement
en pourcentage d'affectation, ainsi en ne dépassant pas ce pourcentage
on peut disposer de cette ressource à n'importe quel moment du pro-
jet. La disponibilité peut aussi se planifier de manière plus rigide en
déterminant exactement à quels moments la ressource sera disponible
sur le projet. On pourra alors dire qu'une ressource est disponible à
50 o/o de son temps tous les matins pendant toute la durée du projet.

Ul
- Bien s'assurer de connaître la disponibilité exacte des ressources
~
,...0 avant de les affecter sur les tâches du planning pour éviter de refaire
>,
UJ plusieurs fois le planning.
\0
,-4
0 Ne pas nécessairement détailler les ressources si la tâche est sous-
N
@ traitée en interne ou en externe, car le pilotage de ces ressources
.....,
s: n'appartiendra pas au chef de projet.
Ol
-;::::
>,
o. - Compléter le planning avec des jalons qui permettront de mieux
0
u visualiser les échéances les plus importantes.
- Le planning peut aussi être complété par les livrables intermédiaires.
- Informer directement chacune des ressources avant de les affecter
sur le planning afin de limiter les résistances.

74
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Optimiser et arbitrer sur l'utilisation des ressources

Une fois que toutes les ressources sont affectées, il faut constater
les différents conflits de planification. Les conflits peuvent être des
sur-utilisations ou des sous-utilisations de ressources. Dans le cas
d'une ressource sous-utilisée, il faut vérifier si les tâches sur lesquelles
elle est affectée ne peuvent être déplacées afin d'optimiser le plan-
ning. Dans le cas d'une ressource sur-utilisée, il faut vérifier si l'on
peut décaler les tâches dans le temps pour régler cette sur-utilisation.
Si le décalage dans le temps est inacceptable pour le projet, il faut
chercher alors une autre ressource pour remplacer la première sur
certaines tâches. C'est en fait un arbitrage sur le triangle coût/qua-
lité/temps qui permettra de résoudre les conflits sur le planning. Il
sera de toute façon impossible d'optimiser le planning à 1 OO o/o, ce
qui est d'ailleurs inutile compte tenu des erreurs d'estimation sur les
durées ou sur les charges.

- Utiliser une ressource à l 30 % pendant plus de trois mois consécu-

tifs finit par altérer la qualité du résultat du produit. On peut ainsi
pendant des périodes courtes « surcharger » les ressources, mais en
s'assurant d'un système de récupération ou de« récompense».
- Si l'on doit remplacer une ressource par une autre, il faut s'assurer
qu'elle a le même niveau de compétence, sinon il faudra éventuel-
Ul lement revoir l'estimation de la durée ou de la charge de la tâche.
~
,...0 Ne pas oublier que l'on peut aussi arbitrer sur la qualité du résultat
>,
UJ
\0 qui permet de baisser la qualité en maintenant les coûts et le temps.
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

75
 Le kit du chef de projet

Les 10 points à retenir

1. Le macro-planning ne peut servir d'outil de pilotage, car sa décomposition

n'est pas assez précise.
2. Il ne faut pas prendre d'engagements contractuels sur une macro-planifica-
tion qui peut comporter des erreurs de planification de 1 OO %.
3. Le découpage détaillé des tâches de la macro-planification est effectué par
les experts de chaque domaine du projet.
4. Le découpage détaillé du planning doit être homogène, quel que soit le sujet
traité dans le planning.
5. L'estimation de la charge et de la durée doit être validée par plusieurs
experts.
6. L'estimation de la durée doit être faite dans un premier temps à« ressources
infinies ».
7. Les ressourcesdoivent être informées individuellement avant d'être affectées
sur les tâches d'un planning.
8. Chaque ressource doit disposer de son propre calendrier qui définit les
conditions d'utilisation de cette ressource sur le projet.
9. La mise en mode projet ne doit pas être un prétexte à une sur-utilisation des
ressourcespermanente.
1 O. Chaque ressource est différente, sa compétence et sa manière de travailler
influent sur la durée de réalisation de chaque tâche.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
L'essentiel en 3 minutes:
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

76
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proie!

FICHE 5 - CHIFFRER LES COÛTS

Bilan

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

Chef de projet Commanditaire

Documentutilisé Type de document

5
Budget détaillé Budget
détaillé

Ul
2
0 Actionsà entreprendre
....
>,
UJ
I.D
• Décider des ressources qui vont être imputées ou projet
.-l
0 • S'informer des coûts des ressources externes
N
• S'informer des coûts des ressources internes
@
....., • Calculer le coût de choque tâche du planning
.c
OI • Calculer le coût global du projet
1:::
>,
Cl.
0 Remarque
u
Le coût d'un proie! fait partie des indicateurs pertinents qui permettent un arbitrage
ob;ectif. Les coûts des ressources internes doivent être valorisés afin de connaître le coût
réel du proiet.

77
 Le kit du chef de projet

Les coûts sont directement dépendants des ressources affectées aux

tâches. Le coût total d'un projet est égal à la somme des coûts des res-
sources employées sur le projet, c'est-à-dire : les ressources humaines,
les ressources matérielles, les achats et les sous-traitants. Généralement,
les ressources humaines sont évaluées grâce à leur coût horaire ou leur
coût de journée. Les ressources matérielles sont évaluées grâce à leur
coût horaire, ce coût pouvant être augmenté d'un coût par utilisation.
Le coût par utilisation est une somme fixe qui s'ajoute au coût horaire
lorsqu'on utilise la ressource matérielle, comme le coût de mise en
route d'une machine ou de l'ouverture d'un dossier.

Détail des actions à entreprendre

• Décider des ressources qui vont être imputées au projet
Avant de chiffrer les coûts, il faut tenir compte du périmètre de
consolidation des coûts. Celui-ci comprend toutes les ressources
dont le coût va être affecté au projet. Ce périmètre est dépendant
de la décision du commanditaire, mais aussi des règles de comptabi-
lité analytique del' entreprise. Les coûts des ressources qui vont être
utilisées sur plusieurs projets doivent être homogènes d'un projet à
l'autre de façon à pouvoir consolider les projets entre eux.

- Le périmètre doit être le plus exhaustif possible de façon à connaître

~
Ul
le coût réel du projet.
,...0
>, Si le commanditaire réduit le périmètre de consolidation, il peut être
UJ
\0
,-4
intéressant de connaître le coût total du projet en chiffrant à port les
0
N ressources qui n'ont pas été prises en compte dons le périmètre mois
@ qui vont être utilisées dons le projet.
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
u
0
• S'informer des coûts des ressources externes
Les coûts des ressources externes sont généralement les coûts des
sous-traitants ou les coûts des achats. Ce chiffrage est souvent simple
et est constitué des coûts les plus visibles, car ils vont de fait être
facturés à l'entreprise qui réalise le projet. Ces coûts peuvent toute-
fois être amortis, il faut donc connaître les règles d'imputation de ces
coûts dans la comptabilité, surtout si certains des éléments vont être
réutilisés sans facturation supplémentaire dans un autre projet.
78
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

Ne jamais se limiter à la somme des coûts externes ou des achats

dans le coût d'un projet.
- Dans le cas d'une sous-traitance interne refacturée, s'assurer que les
tarifs appliqués ne sont pas prohibitifs ou sous-estimés par rapport à
la valeur réelle des ressources.
- Prendre en compte dans les coûts des éventuels échéanciers s'il est
nécessaire de faire un plan de trésorerie du projet.

• S'informer des coûts des ressources internes

Les ressources internes impactent généralement lourdement le projet,
cependant leur chiffrage est moins évident car il nécessite au moment
de l'estimation de connaître les règles qui régissent ces coûts ; et au
moment du pilotage, il faut effectuer un suivi du temps réellement
dépensé sur le projet. Si les règles ne sont pas fixées dans l'entreprise,
il est toutefois nécessaire d'effectuer un chiffrage des coûts internes.
Ce chiffrage peut reposer sur une estimation moyenne des ressources
à 300 euros par jour d'utilisation d'une ressource. Ce chiffrage moyen
peut être détaillé en tenant compte de la répartition moyenne sui-
vante: coût d'un non-cadre 200 euros par jour, cadre moyen 300 euros
par jour, cadre supérieur 450 euros par jour, cadre dirigeant 750 euros
par jour. Tous les chiffrages des ressources internes doivent prendre en
compte les salaires, les charges, les avantages en nature et l'ensemble
Ul
~ des frais nécessaires au fonctionnement du poste de travail de la res-
,...0
>,
UJ source, si la mise en œuvre de ce poste est nécessaire pour le projet ou
\0
,-4
0
si ce poste ne peut être utilisé pendant la durée du projet.
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u - Même si le commanditaire ne l'exige pas, effectuer un chiffrage des
coûts exhaustif en tenant compte des ressources internes.
- Attention à la communication sur les coûts sur des ressources claire-
ment identifiées : il faut ménager les susceptibilités et certains coûts
peuvent rester confidentiels.
S'assurer que les coûts des ressources internes sont les mêmes d'un
projet à un autre afin de pouvoir comparer les projets entre eux.

79
 Le kit du chef de projet

• Calculer le coût de chaque tâche du planning

Chaque tâche élémentaire du planning va ainsi être valorisée par le
calcul de la somme des coûts des ressources. Ce chiffrage par tâche
permettra ainsi de voir à quel moment les sommes devront être
libérées pour effectuer le paiement des ressources. Le plan de tré-
sorerie d'un projet est essentiel si le projet s'étale beaucoup dans le
temps, car les sorties financières peuvent être génératrices de coûts
financiers comme des prêts-relais par exemple. Ces coûts financiers
sont généralement élevés surtout s'ils n'ont pas été anticipés. Dans
certains cas, ces erreurs peuvent conduire à l'arrêt momentané ou
définitif du projet. Si le chiffrage d'une tâche est compliqué, la tâche
peut être assortie d'une fiche descriptive de tâche reprenant tout le
détail des coûts ainsi que les règles d'imputation.

- S'assurer qu'aucune ressource n'a été oubliée sur la tâche à chiffrer.

- Chiffrer le coût de chaque tâche élémentaire afin de préparer la
consolidation au niveau du projet.
- Certaines tâches ne contiennent pas de ressources internes ni de
charge, elles sont seulement présentes pour indiquer un paiement à
un fournisseur externe par exemple.

~ • Calculer le coût global du projet

,...
0
>-
UJ
Le coût global est la somme des coûts de toutes les tâches. Néanmoins,
\0
,--4 il est nécessaire de s'assurer qu'il ne faut pas ajouter à ce coût global
0
N
@
le coût de certaines études préalables à la mise en mode projet et
.....,
s: qui peuvent parfois constituer des sommes très importantes. Le coût
Ol
ï::::
>-
0.
global du projet permettra de calculer le retour sur investissement.
u
0
Même si le coût d'un projet ne constitue pas le seul élément d'arbi-
trage, c'est un des éléments tangibles qui permet la prise de décision.
Dans certains projets, il ne semble pas « politiquement correct » de
parler de coût même si une forte sensibilisation des acteurs des entre-
prises privées ou publiques est en place. La sous-estimation des coûts
d'un projet peut entraîner l'entreprise dans des difficultés sérieuses,
voire au dépôt de bilan ; le travail sur les coûts est donc indispensable.

80
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

Vérifier que tous les coûts de toutes les tâches ont été chiffrés.
Faire une consolidation des coûts par grand thème du projet et/ ou
par niveau de découpage du planning.
S'assurer de l'éventuelle confidentialité sur les données concernant
les coûts du projet.
Communiquer les coûts en premier au commanditaire avant de les
annoncer éventuellement à d'autres acteurs.

Les 10 points à retenir

l. Le coût d'un projet est la somme des coûts de toutes les ressources néces-
saires à l'accomplissement des tâches.
2. Le périmètre de consolidation des coûts doit être le plus large possible afin
de connaître le coût réel du projet.
3. Les achats de sous-traitance ou de matériel doivent être imputés à une tâche,
quitte à créer une tâche fictive dans le planning qui correspond au paiement
de ces achats.
4. S'assurer des règles d'imputation des achats surtout si certains achats
servent à plusieurs projets.
5. Les coûts des ressources internes reposent soit sur les règles de comptabilité
de l'entreprise, soit sur un chiffrage moyen du coût journée d'une ressource.
6. Les coûts des ressources internes doivent être précis, car ils peuvent donner
lieu à de la refacturation entre services ou directions de la même entreprise.
7. Les coûts doivent être chiffrés pour chaque tâche élémentaire du planning ;
~
Ul
ce chiffrage permettra la consolidation par thème du projet.
,...0
>, 8. Si le chiffrage des coûts d'une tâche est compliqué, il faut faire une fiche
UJ
\0 descriptive de tâche expliquant le calcul des coûts.
,-4
0
N 9. Le coût total d'un projet doit toujours être chiffré même si le commanditaire
@ ne l'exige pas.
.....,
s:
Ol l O. La communication sur les coûts doit être organisée et réfléchie de façon
-;::::
>,
o. à ne pas créer des conflits ou des résistances chez les acteurs internes ou
0
u externes au projet.

l'essentiel en 3 minutes :

81
 Le kit du chef de projet

FICHE 6 - ANALYSER LES RISQUES

Bilan

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

•••
. ,.s•
•

i
Chef de projet Commanditaire

Documentsutilisés Typesde documents

4 5
Planning Budget
Ul Grille d'analyse des risques détaillé détaillé
2
0 Planning détaillé
....
>,
UJ
Budget détaillé
I.D
.-l
0
N
@
....., Actionsà entreprendre
.c
OI
1::: • Lister tous les éléments qui pourraient freiner l'atteinte des objectifs
>,
Cl.
0
• Lister tous les éléments qui pourraient accélérer l'atteinte des objectifs
u • Lister les actions préventives et les actions curatives
• Chiffrer les coûts et insérer les actions préventives dans le planning détaillé
• Réaliser le planning « au pire » avec les actions curatives

Remarque

L'anticipation dans les proiets est essentielle. li faut imaginer toutes les situations pos-
sibles et planifier les scénarios catastrophes qui se révèlent souvent être les scénarios
réels.

82
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

Lanalyse des risques est un élément indispensable à la gestion de

projet. Se mettre en mode projet constitue déjà une forme d'analyse
des risques. Néanmoins ce volet fait partie intégrante de la métho-
dologie et constitue une tâche à part entière. Il faut former un petit
groupe de travail avec le ou les expert(s), et dans certains cas avec le
commanditaire s'il le souhaite, et dresser ainsi la liste de tous les fac-
teurs pouvant modifier l'atteinte des objectifs. On s'efforcera dans
l'analyse des risques de traiter des deux volets (négatifs et positifs)
modifiant les objectifs en bien ou en mal. Lanalyse des risques peut
conduire à l'élaboration de scénarios catastrophes, ou tout simple-
ment à l'arrêt du projet. Il vaut mieux arrêter un projet que d' entraî-
ner l'entreprise dans des dépenses qui ne serviront à rien.

Détail des actions à entreprendre

• Lister tous les éléments
qui pourraient freiner l'atteinte des objectifs
À l'occasion du groupe de travail, il faut lister tous les éléments qui
peuvent rallonger la durée du projet, augmenter les coûts, réduire
la qualité. Cette liste doit être créée dans un premier temps sans
recherche de pertinence, il convient donc que tous les risques cités
par les acteurs soient pris en compte. Lorsque la liste est terminée,
il faut effectuer une classification des risques suivant trois critères :
l'impact, la probabilité, l'anticipation. Limpact est le niveau de
~
Ul dégradation des objectifs lorsque le risque arrive ; la probabilité est
,...0
>,
le nombre de chances pour que le risque survienne ; l'anticipation
UJ
\0
,-4
est la possibilité de voir venir le risque le plus tôt possible. Un risque
0
N majeur est un risque dont la probabilité est forte, l'impact sur les
@
....., objectifs fort, et qu'il n'est pas possible d'anticiper .
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

- Ne jamais exclure un risque exprimé par un acteur a priori même si

le risque évoqué peut sembler farfelu.
Effectuer une cotation chiffrée de l à 3 pour chacun des critères de
classification des risques (impact, probabilité, anticipation).
- Classifier les risques en multipliant la cotation des trois critères.

83
 Le kit du chef de projet

• Lister tous les éléments

qui pourraient accélérer l'atteinte des objectifs
Analyser les risques, c'est aussi prendre en compte tous les éléments
susceptibles d'accélérer l'atteinte des trois niveaux d'objectifs. Pour
chacun des éléments listés, il faut mettre en place les actions qui
permettront d'exploiter ces facteurs facilitants.

- Ce qui peut être un facteur frein peut aussi être un facteur facilitant dans
certains cas, il faut donc examiner le risque dans tous les cas de figure.
- Ne pas oublier les facilitants humains, c'est-à-dire certaines per-
sonnes qui pourraient devenir « sponsors » du projet, car elles ont
intérêt à ce que le projet réussisse.

• Lister les actions préventives et les actions curatives

Lorsque les risques sont listés, il faut pouvoir réduire le risque. La
réduction du risque consiste à imaginer ce qui peut être fait pour que
le risque n'arrive pas ou soit atténué ; ce sont les actions préventives.
Si malgré les actions préventives, et qu'elles peuvent être mises en
place, le risque arrive quand même, il faut avoir imaginé des scéna-
rios de secours qui tendront à endiguer les conséquences du risque ;
ce sont les actions curatives. Chacune de ces actions doit faire l'objet
d'une planification détaillée avec l'ensemble des tâches à accomplir.
Ul
~
,...0
>,
UJ
Les actions préventives seront systématiquement insérées dans le
\0
,-4 planning détaillé prévisionnel et viendront ainsi s'ajouter aux tâches
0
N
@
de réalisation du résultat. Dans certains cas, les actions préventives et
.....,
s: curatives n'existent pas, le risque doit donc être accepté ainsi que les
Ol
-;::::
>, conséquences de ce risque. Lorsqu'un événement se produira à coup
o.
u
0
sûr dans le projet, ce n'est plus un risque, la survenance d'un risque
est toujours incertaine même si le risque est fortement probable.

84
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

- Commencer par lister les actions préventives et curatives pour les

risques majeurs.
- La planification de chacune des actions préventives et curatives doit
être aussi détaillée que la planification du projet.
- Les actions préventives doivent systématiquement être consolidées
avec le planning prévisionnel.
- La planification des actions curatives ne sera utilisée que dans l'éla-
boration de scénarios.

• Chiffrer les coûts et insérer les actions préventives

dans le planning détaillé
La mise en place des actions curatives et préventives doit être arbitrée
par un chiffrage exhaustif des coûts. Comme pour la planification
détaillée, chacune des tâches va être valorisée par les ressources qui
lui sont affectées. C'est ce chiffrage des coûts qui permettra de déci-
der de la mise en place des actions ; en effet si l' « assurance » du
risque coûte plus cher que le risque lui-même, les tâches ne seront
pas planifiées. Il faut néanmoins faire attention de replacer cette ana-
lyse dans le contexte humain du projet. Certaines conséquences de
l'arrivée d'un risque sur la motivation par exemple sont très difficiles
à chiffrer et ne doivent pas être sous-estimées. Néanmoins l'arbitrage
~
Ul
final se fera en fonction del' atteinte des objectifs du projet.
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
....., - Ne pas négliger les risques qui ont des conséquences sur les acteurs
s:
Ol
-;:::: du projet et notamment sur leur motivation.
>,
o. Le chiffrage des coûts des actions préventives et curatives doit être
0
u
aussi détaillé que pour le reste du planning du projet.
- Faire appel aux experts et aux éventuels bilans antérieurs sur d'autres
projets pour effectuer les estimations de budgets.

85
 Le kit du chef de projet

• Réaliser le planning« au pire» avec les actions correctives

Le scénario au mieux est le planning prévisionnel consolidé avec la
totalité des actions préventives. Le scénario au pire est le planning
consolidé entre le planning prévisionnel, les actions préventives et la
totalité des actions curatives. C'est en fait une vue du projet où l'on
aurait imaginé que tous les risques sont survenus. Ce planning est
très intéressant car il peut donner au commanditaire une vue d'une
situation qu'il n'aurait jamais imaginée. Cette communication au
commanditaire permet aussi au chef de projet de « se couvrir » en
alertant sur les scénarios catastrophes. Il peut aussi être intéressant de
construire les scénarios intermédiaires qui constituent une combinai-
son des actions curatives, cependant ce travail nécessite beaucoup de
temps si l'on veut faire une planification détaillée des actions et un
chiffrage des coûts pertinent et déclencheur de la prise de décision.

- Ne jamais communiquer un seul scénario (au pire ou au mieux).

- Faire valider les scénarios par les experts.
- Les scénarios doivent être chiffrés en temps et en coût de manière
détaillée.
- Le scénario au pire se révèle souvent en termes de durée être proche
de ce que va être la réalité du projet.
Ul
- L'ensemble des scénarios devra être archivé dans la documentation
~
,...0 du chef de projet.
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

86
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

Les 10 points à retenir

1. La liste des facteurs pouvant freiner l'atteinte des objectifs doit être la plus
exhaustive possible et être établie sans aucune censure.
2. Ne mettre dans la liste des risques que les événements qui ne sont pas sûrs
d'arriver.
3. L'analyse des risques doit aussi comporter l'analyse des facteurs facilitants
qui peuvent accélérer l'atteinte des objectifs.
4. L'analyse des facteurs facilitants doit intégrer les facilitants «humains», per-
sonnes sur lesquelles on peut s'appuyer pour améliorer le fonctionnement
du projet.
5. Les actions préventives sont les actions à mettre en place pour limiter l'appa-
rition des risques ou les conséquences des risques.
6. Les actions curatives sont les actions à prévoir en cas de survenance des
risques malgré les mesures préventives.
7. Chaque action curative et préventive doit faire l'objet d'un planning détaillé
et d'un chiffrage des coûts liés à la mise en œuvre de ces actions.
8. Les actions préventives doivent être consolidées avec la planification détail-
lée du projet.
9. Les actions curatives permettront d'élaborer différents scénarios du projet :
le scénario idéal où l'ensemble des actions préventives seraient totalement
efficaces, et le scénario catastrophe où il faudrait mettre en œuvre toutes les
actions curatives.
1 O. L'analyse des risques peut conduire à l'arrêt du projet, notamment si les
conséquences humaines ou économiques sont trop importantes.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
....., L'essentiel en 3 minutes:
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

87
 Le kit du chef de projet

FICHE 7 - VALIDER LE CADRAGE DU PROJET

Bilan

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

•••
. ,.s•
•

ï
Chef de projet I Commanditaire

Documentsutilisés Typesde documents

Note de cadrage 2 3
Note Plan
Ul
Plan de communication de cadrage
2 Planning détaillé
0
.... Budget détaillé
>, 4 5
UJ
I.D
Grille d'analyse des risques Planning Budget
détaillé détaillé
.-l
0
N
@
.....,
Actionsà entreprendre
.c
OI
1::: Vérifier la cohérence des documents projet
>,
Cl. Préparer l'entretien de présentation du projet
0
u Présenter le projet au commanditaire
Négocier les objectifs avec le commanditaire
Mettre à jour les documents, les signer et les communiquer

Remarque

Il faut obtenir un accord mutuel entre le commanditaire, le chef de projet puis avec les
acteurs sur l'ensemble des objectifs du projet, car un projet ne doit pas démarrer sur
des malentendus.

88
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

Cette fiche correspond au point de passage qui va permettre de bas-

culer dans la réalisation du produit. La validation du projet doit être
réalisée par rapport à tous les éléments étudiés dans la phase de prépa-
ration. C'est un risque majeur que de rentrer en phase de pilotage sans
s'être assuré que le projet est totalement cadré, que tous les acteurs du
projet ont compris les objectifs et les enjeux du projet, que le comman-
ditaire est d'accord sur tous les éléments du cadrage. Cette validation
doit se faire à travers la vérification de tous les livrables de la gestion
de projet, c'est-à-dire la note de cadrage, le planning détaillé, le plan
de communication, le budget détaillé, la grille d'analyse des risques.

Détail des actions à entreprendre

• Vérifier la cohérence des documents projet
Tous les documents convergent vers le planning détaillé. Ainsi l'on
y trouvera les actions prévues dans le plan de communication, les
actions préventives prévues dans la grille d'analyse des risques. C'est
aussi à partir de ce planning détaillé que le budget global sera éla-
boré. Il faut donc vérifier que tous les documents concordent et
éventuellement mettre à jour ceux qui ne seraient pas complets.

- Vérifier que les tâches du planning permettent bien d'atteindre les

objectifs de qualité indiqués dans la note de cadrage.
Ul
~ - Vérifier que le plan de communication est à jour et au besoin le
,...0
>,
UJ
compléter en n'oubliant pas d'actualiser le planning.
\0
,-4 - Vérifier que les acteurs qui ont participé à la phase de préparation
0
N
détiennent les dernières versions des documents.
@
.....,
s: - Centraliser les documents du projet sur un même lieu physique ou
Ol
-;::::
>, électronique.
o.
0
u

• Préparer l'entretien de présentation du projet

Afin de valoriser son travail, le chef de projet doit donner à cette
présentation un caractère solennel, c'est pourquoi il est nécessaire de
préparer un diaporama simple d'une dizaine de diapos avec Power-
Point. Ce point de passage doit être préparé soigneusement, car il

89
 Le kit du chef de projet

va permettre la négociation. Le chef de projet peut éventuellement

dresser une dernière liste de questions à poser au commanditaire.

- Imprimer tous les documents et constituer un dossier du projet à

remettre au commanditaire.
- Réserver une salle de réunion ou un endroit qui permettra d'être
tranquille pendant la présentation.
- Consacrer tout le temps nécessaire pour faire une présentation
professionnelle.

• Présenter le projet au commanditaire

La présentation au commanditaire doit commencer par un rappel
des objectifs de cette réunion. Cette réunion doit aboutir sur un
accord commun sur les objectifs à atteindre, mais aussi sur la manière
de les atteindre. Il peut être nécessaire dans certains cas de demander
au commanditaire de signer les documents avec pour objectif des' en
servir comme engagement contractuel. La présentation du projet
peut se dérouler en une vingtaine de minutes et ensuite un échange
pourra se réaliser entre le commanditaire et le chef de projet. Le plus
difficile, lorsque le commanditaire est très proche du projet et du
chef de projet, est de conserver le caractère formel de cette réunion.
Ul C'est pourquoi il n'est pas inutile pour le chef de projet de rappeler
~
,...0
>,
au commanditaire la méthodologie pour conduire le projet et l'inté-
UJ
\0
rêt de ce point de passage de validation.
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o. - Ne pas hésiter à préciser au commanditaire les objectifs de la réu-
0
u nion et le résultat à obtenir à la fin de la réunion.
Garder tout au long de la présentation un caractère formel qui
démontre au commanditaire le professionnalisme du chef de projet.
Si possible, cette réunion doit se dérouler en tête-à-tête entre le com-
manditaire et le chef de projet, ce qui veut dire que tous les docu-
ments ont été validés par les experts.

90
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Négocier les objectifs avec le commanditaire

La clarté que donnent les documents du projet peut amener le
commanditaire à revenir sur les objectifs coût/qualité/temps. Cette
négociation ne doit normalement pas remettre en cause profondé-
ment le projet mais peut donner lieu à des échanges qui doivent
aboutir à un équilibre dans le triangle coût/qualité/temps. Le chef de
projet ne maîtrise pas toujours les techniques de négociation, mais
sa maîtrise du sujet lui permettra d'obtenir une bonne négociation.
Cependant, lorsque le chef de projet est dans une liaison directe-
ment hiérarchique avec le commanditaire, il n'est pas toujours aisé
de négocier. Il ne faut pas oublier que cette réunion aboutit à un
engagement du chef de projet sur l'atteinte des objectifs, il est donc
nécessaire pour le chef de projet de se « protéger» en faisant prendre
ses responsabilités au commanditaire en cas de déséquilibre dans le
triangle coût/qualité/temps.

- Prévoir avant la négociation le seuil en deçà duquel le chef de projet

n'acceptera pas de descendre ou monter.
- Une bonne négociation doit aboutir sur un accord win-win
(gag na nt-gag na nt).
- Il est souhaitable que les conclusions de la négociation soient écrites.

~
Ul
Le chef de projet est aussi responsable que le commanditaire s'il
,...0 accepte des objectifs irréalisables qui mettent en péril le projet, les
>,
UJ
\0
acteurs et peut-être l'entreprise.
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;:::: • Mettre à jour les documents, les signer et les communiquer
>,
o.
u
0
À la suite de la dernière réunion, les objectifs sont souvent modifiés
d'un accord commun entre le commanditaire et le chef de projet. Il
s'agit donc de mettre à jour tous les documents de la phase de pré-
paration. Les documents seront ensuite communiqués à l'ensemble
des acteurs du projet afin qu'ils puissent avoir la dernière version des
documents. À cette occasion, il est nécessaire de faire une réunion de
lancement du projet afin de remobiliser les acteurs sur les objectifs.

91
 Le kit du chef de projet

En effet, le chef de projet est impliqué de manière régulière pendant

toute la phase de préparation, il est conscient que le projet continue
à vivre, mais certains acteurs sont impliqués de manière ponctuelle
pendant cette phase, leur mobilisation n'est peut-être donc pas maxi-
male. Cette réunion peut être le point de lancement d'un journal du
projet qui tracerait l'historique de manière mensuelle par exemple.

La mobilisation des acteurs doit être maximale, car le projet va réel-

lement démarrer au sens réalisation.
Les documents du projet doivent être accessibles et centralisés.
Une seule personne, qui peut être le chef de projet, pourra mettre
à jour les documents du projet, cela permet une gestion centralisée
des différentes versions en phase de pilotage.

Les 10 points à retenir

l. Toutes les informations doivent être cohérentes dans tous les documents de
la phase de préparation.
2. Le planning du projet est un document central qui doit être le reflet exact de
tout ce qui a été prévu dans le projet.
3. L'entretien avec le commanditaire doit être très bien préparé par le chef de
projet afin de rassurer le commanditaire et démontrer le professionnalisme
du chef de projet.
4. Les documents qui vont être présentés au commanditaire doivent être soi-
Ul
~ gnés et bien présentés dans un dossier projet.
,...0
>, 5. La réunion avec le commanditaire a un caractère formel afin d'obtenir son
UJ
\0 engagement sur les ressources à fournir pour le bon fonctionnement du projet.
,-4
0
N 6. La réunion avec le commanditaire doit être un tête-à-tête.
@ 7. Une bonne négociation satisfait chacun des acteurs de cette négociation.
.....,
s: 8. Les conclusions de la négociation doivent être formulées par écrit .
Ol
-;::::
>,
o. 9. Les documents finaux de la phase de préparation doivent être centralisés et
0
u placés sous la responsabilité d'une seule personne.
l O. Le basculement vers la phase de pilotage peut nécessiter une réunion avec
l'ensemble des acteurs du projet afin de les remobiliser autour des objectifs.

L'essentiel en 3 minutes:

92
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proie!

FICHE 8 - METTRE À JOUR LA PLANIFICATION

Bilan

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

•••
• •
. •.S
i
Chef de projet

Documentsutilisés Typesde documents

-----j_A
Planning détaillé 4 5
Planning Budget
Budget détaillé détaillé détaillé

Ul
2
0 Actionsà entreprendre
....
>,
UJ
I.D
• Récupérer les informations sur le « réalisé » des tâches
Mettre à jour le planning
.-l
0 •
N
• Mettre à jour le budget
@
....., • Prendre en compte les actions curatives
.c
OI • Planifier et chiffrer les actions curatives
1:::
>,
Cl.

u
0 Remarque

La mise à iou: régulière du planning est une contrainte mais constitue l'occasion de faire des
points d'arrêt qui permettent de prendre du recul par rapport au ptoiet.

93
 Le kit du chef de projet

Le planning est le tableau de bord permanent du projet ; c'est ce qui va

permettre de décider des réajustements à faire sur les objectifs. Néan-
moins, mettre à jour le planning constitue une vraie difficulté car bien
souvent les aspects techniques de fabrication du produit prennent le
pas sur la gestion du projet. Le chef de projet ne réserve alors plus le
temps nécessaire à la mise à jour du planning et le tableau de bord
ne permet plus le pilotage et limite considérablement l'anticipation.
Le planning devrait être mis à jour au moins une fois par semaine,
ce qui laisse en fait une marge de réactivité égale à une semaine, cela
veut dire aussi que l'on accepte de ne pas voir les problèmes dans le
projet pendant une semaine. Cette tâche de mise à jour du planning
souvent prise par le chef de projet comme une tâche administrative,
surtout si c'est un expert du produit, est une tâche essentielle qui
démontre là encore le professionnalisme du chef de projet.

Détail des actions à entreprendre

• Récupérer les informations sur le « réalisé » des tâches
La mise à jour du planning nécessite que le chef de projet dispose de
toutes les informations venant des ressources. Là encore, la difficulté
majeure va être de récupérer ces informations auprès des ressources
qui ressentent cette action comme du « flicage ». Si le chef de projet
a décidé de mettre son planning à jour de manière hebdomadaire,
cela veut dire que chacune des ressources doit également fournir un
Ul état de ses tâches toutes les semaines.
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@ Dès qu'une ressource tarde à informer le chef de projet sur son
.....,
s:
Ol
avancement, le chef de projet doit relancer la ressource sans tarder.
-;::::
>,
o. - Imposer un modèle de document ou une matrice qui soit commune
0
u à toutes les ressources pour assurer la remontée des informations.

• Mettre à jour le planning

La mise à jour du planning consiste à mettre en face de chacune
des tâches le réalisé, ce qui va permettre la comparaison entre le
prévu et le réalisé. Chaque tâche peut être mise à jour en fonction

94
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

de son pourcentage d'avancement et de sa durée d'exécution. Les

ressources doivent aussi informer le chef de projet du réel consommé
en matière de charge et de coût.

- Choisir une manière uniforme de mettre à jour les tâches du planning

soit en pourcentage, soit en durée, soit en charge.
- Communiquer régulièrement le planning à jour de façon à ce que
les ressources visualisent l'intérêt de la remontée d'informations qui
leur est demandée.
- Mettre à jour le planning au fur et à mesure de la remontée de
l'information.

• Mettre à jour le budget

Le calcul de la charge réellement consommée permet de calculer
les coûts réellement engagés. Ces coûts comportent comme pour la
partie prévisionnelle les dépenses de temps des ressources internes,
les coûts des sous-traitants, les achats éventuels et les coûts des res-
sources matérielles. Cette démarche permet ainsi de faire un vrai
suivi budgétaire du projet, ainsi que de prévoir la trésorerie néces-
saire tout au long du déroulement du projet. Il est certain que ce
suivi demande beaucoup de rigueur et de temps, mais il autorise
Ul une réelle anticipation sur les événements du projet. Ce travail sur
~
,...0
>,
les coûts peut avoir un certain niveau de confidentialité qu'il faudra
UJ
\0
respecter tout au long du projet.
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o. - Exiger des ressources des données prec1ses quant aux dépenses
0
u réelles, surtout si le suivi budgétaire du projet doit être précis.
- Le suivi des coûts doit être réalisé par le chef de projet afin que certaines
données qui pourraient être confidentielles ne soient pas divulguées.
Le budget du projet peut être suivi simplement dans une feuille Excel,
cependant des outils comme Project permettent d'effectuer ce suivi
des coûts par un calcul automatique à partir de la charge réellement
consommee.'

95
 Le kit du chef de projet

• Prendre en compte les actions curatives

Le pilotage ne se borne pas à un simple constat. Un projet est en
perpétuel mouvement et, en fonction des événements, des actions
de réajustement sont mises en place : les actions qui tendent à corri-
ger un dérapage dans les objectifs coût/ qualité/temps, et les actions
qui tendent à optimiser le projet tout au long de son déroulement.
La recherche de la performance est un leitmotiv permanent pour le
chef de projet ; le dépassement des objectifs fait aussi partie del' état
d'esprit de la gestion de projet. Les actions curatives peuvent, dans
certains cas, sortir du champ de pouvoir du chef de projet. Il faudra
donc que celui-ci ait l'aval du commanditaire pour mettre en place
des actions curatives.

- Le chef de projet ne doit pas sortir de son champ de pouvoir afin de

mettre en place une action curative.
- Le chef de projet peut mettre en œuvre, sans en informer le comman-
ditaire, une action qui rentre dans son champ de pouvoir.
- La rapidité de mise en place des actions curatives est directement
dépendante de la fréquence de mise à jour de la planification.
- Les actions curatives d'ordre technique doivent être construites avec
l'avis des experts.

Ul
~
,...0
>,
• Planifier et chiffrer les actions curatives
UJ
\0
,-4 Les actions curatives font l'objet d'un chiffrage, notamment si le
0
N
@
commanditaire doit prendre la décision de les mettre en œuvre ou
.....,
s: pas. Ce chiffrage prend en compte la charge et le coût de mise en
Ol
-;::::
>, œuvre des actions. Dans certains cas, il est souhaitable d'envisager
o.
u
0
plusieurs scénarios d'actions curatives. Chaque action doit alors faire
l'objet d'un chiffrage ; ces scénarios sont ensuite consolidés avec le
planning central puis présentés au commanditaire. Ce travail de
simulation est souvent difficile et rebutant à la main, les logiciels de
planification type Project de Microsoft apportent une grande sou-
plesse dans l'élaboration de ces scénarios autant sur le plan de la
durée, de la charge que des coûts. Cependant, le travail de pilotage

96
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

nécessite d'être méticuleux, précis et aussi d'avoir le temps de mise

en œuvre. Lutilisation d'un logiciel de planification pour effectuer
le suivi d'un projet requiert une formation au produit. Les chefs de
projet qui n'ont pas été formés déduisent souvent hâtivement que
le produit logiciel n'est pas bon alors que ce sont fréquemment des
problèmes de méconnaissance du produit.

Présenter au commanditaire plusieurs scénarios d'actions curatives

avec les avantages et les inconvénients de chaque scénario.
Utiliser de préférence un outil de planification afin de gagner du
temps dans les re-calculs et dans les consolidations.

Les 10 points à retenir

1. Le planning doit être mis à jour au minimum une fois par semaine pour être
très réactif face aux changements d'objectifs.
2. Relancer fermement les ressources qui ne fournissent pas les éléments per-
mettant de mettre à jour le planning.
3. Le planning mis à jour doit être communiqué aux acteurs afin de leur donner
une vision globale du projet.
4. La communication du planning mis à jour aux acteurs permet de leur démon-
trer l'intérêt et l'utilisation des données qui leur sont demandées.
5. Le suivi du budget doit être réalisé en fonction des objectifs à atteindre :
~
Ul
un suivi budgétaire réel du projet ou un suivi à titre d'information sur les
,...0 dépenses réelles.
>,
UJ
\0
6. Les données concernant le budget du projet peuvent être confidentielles.
,-4
0
N
7. Les actions curatives portent sur le triangle coût/ qualité/temps.
@
.....,
8. Les actions curatives doivent être élaborées avec les experts.
s: 9. Un suivi de la planification précis nécessite la mise en œuvre d'un outil de
Ol
-;::::
>,
o.
planification.
0
u 1 O. La consolidation des scénarios des actions curatives avec le planning géné-
ral permettra au commanditaire de décider des actions à entreprendre.

l'essentiel en 3 minutes :

97
 Le kit du chef de projet

FICHE 9 - ASSURER LE REPORTING

6 8

Bilan ~

Acteur réalisant la fiche Acteur destinataire du document

•••
•. ,_s•
ï
Chef de projet

Documentsutilisés Typesde documents

Planning détaillé 4 5
Planning Budget
Budget détaillé détaillé détaillé
Ul
2 Compte rendu de réunion
0
.... Revue de projet 7 8 9
>,
UJ Fiche de reporting Compte rendu Revue Fiche
de réunion de projet de reporting
I.D
.-l
0
N
@ Actionsà entreprendre
.....,
.c
OI • Mettre à jour tous les documents projet
1:::
>, • Préparer les actions de reporting
Cl.

u
0 • Assurer les actions de reporting
• Consigner les décisions prises
• Communiquer les décisions prises

Remarque

Le chef de proie! ne doit pas agir seul ; lorsque les décisions sortent de son champ de
pouvoir, il va consulter le commanditaire à travers des actions de reporting régulières.

98
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

Le reporting comprend toutes les actions de communication vers

les acteurs du projet. Ces actions de communication portent essen-
tiellement sur l'état d'avancement du projet. Elles s'inscrivent donc
dans la communication opérationnelle du projet. Cette communi-
cation va être réalisée vers le commanditaire. Néanmoins, les actions
de reporting peuvent aussi être menées vers les ressources du projet
afin de maintenir leur motivation, dans ce cas on va utiliser des élé-
ments de communication opérationnelle (par exemple le planning
à jour) pour mener des actions promotionnelles. Le reporting peut
aussi être assuré à un niveau de consolidation plus élevé. En effet,
certains projets peuvent nécessiter une coordination entre eux soit
parce qu'ils ont des périmètres communs, soit parce qu'ils utilisent
des ressources communes. Le reporting peut donc être effectué vers
la personne en charge de cette consolidation multiprojet.

Détail des actions à entreprendre

• Mettre à jour tous les documents projet
Le planning doit être mis à jour au fur et à mesure del' avancement du
projet et notamment une fois par semaine. Cependant, il faut aussi
que tous les documents du projet puissent ainsi évoluer en fonction
des événements. On pourra, par exemple, faire des avenants à la note
de cadrage si un changement important d'objectif est demandé par
le commanditaire. La grille d'analyse du risque peut être complé-
Ul tée, car de nouveaux risques peuvent apparaître au cours du projet.
~
,...0 Le plan de communication lui aussi peut évoluer et nécessiter une
>,
UJ
\0
actualisation par l'ajout de nouvelles actions de communication.
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o. - S'assurer lors de la mise à jour du planning que les autres documents
0
u ne nécessitent pas aussi des mises à jour.
- Le chef de projet est responsable de la mise à jour de toute la docu-
mentation projet.
Le dossier projet est le tableau de bord de pilotage du projet, il doit
donc être à jour et centralisé.

99
 Le kit du chef de projet

• Préparer les actions de reporting

Chaque action de reporting doit être soigneusement préparée afin
de l'adapter à la cible vers laquelle elle est destinée. Le moyen choisi
pour mener l'action de reporting doit être adapté aux objectifs de la
communication et à la cible.

- Ne pas négliger le temps nécessaire à la préparation des actions de

reporting qui peut être plus important que l'action elle-même.
- S'appuyer sur le plan de communication pour mettre en place les
actions de reporting.

• Assurer les actions de reporting

Dans un petit projet, les actions de reporting peuvent utiliser plusieurs
moyens de communication. Ces moyens peuvent aller de la réunion
formelle à un échange informel autour d'un café. Toutefois, toute com-
munication sera appuyée par un document qui consignera les décisions
prises. Lorsque le moyen de communiquer est une réunion, un certain
nombre de règles de base doivent être respectées : la réunion doit se
dérouler dans un temps très court (maximum une heure), l'animation
et l'organisation de la réunion appartiennent au chef de projet, les réu-
nions démarrent à l'heure. Ces règles sont d'autant plus importantes
~
Ul que ces actions sont récurrentes ; sil' on ne veut pas voir s'installer l' ab-
,...0
>,
sentéisme, la lassitude de la part des acteurs, ces actions doivent être
UJ
\0 parfaitement organisées, et respecter la planification de chacun.
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o. - Les réunions doivent être courtes et dynamiques.
0
u Les réunions doivent commencer et finir à l'heure.
- L'animation des réunions fait partie des attributions du chef de projet
donc des compétences à acquérir pour gérer un projet.
Il faut privilégier dans les réunions l'utilisation de moyens tels que
projecteur informatique et vidéo, présentations PowerPoint. ..
- Certaines réunions peuvent être organisées de manière moins for-
melle mais nécessitent toutes un compte rendu.

100
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Consigner les décisions prises

Pour les réunions relevant d'actions de reporting, il est souhaitable
de rédiger le compte rendu en temps réel, c'est-à-dire au fur et à
mesure de la réunion. Lidéal reste de disposer d'un projecteur infor-
matique qui permet à l'ensemble des participants à la réunion de
visualiser le compte rendu qui est saisi par le chef de projet ou la
personne chargée de le faire. Ainsi, à l'issue de la réunion, le compte
rendu est directement diffusé aux acteurs présents. Ce dynamisme
permet de ne pas perdre de temps dans des comptes rendus rédigés
a posteriori, qui peuvent être modifiés volontairement ou involontai-
rement par celui qui les rédige et partent ensuite dans un circuit de
distribution courrier parfois très lent.

- Un projet doit rester dynamique, ainsi les décisions prises doivent

pouvoir être exécutées le plus tôt possible.
- Il est souhaitable que le compte rendu soit rédigé par une autre
personne que celui qui anime la réunion afin de ne pas nuire à
l'animation.
- Les comptes rendus doivent être très synthétiques, ce sont plutôt des
relevés de décisions présentés sous forme de tableau.

~ • Communiquer les décisions prises

,._
0
>-
UJ
Les réunions de reporting concernent généralement un nombre
\0
,-4
0
réduit d'acteurs (cinq à sept personnes maximum). Cependant, il est
N
@
ensuite nécessaire de communiquer l'information aux acteurs qui
.....,
s: vont être impactés par les décisions prises. Cette information peut
Ol
ï::::
>-
0.
être diffusée par messagerie électronique ou par oral, mais là encore
u
0
elle doit être étayée par les relevés de décisions qui la crédibilisent.
Dans certains cas, la transmission des informations ne conduit pas
nécessairement à des actions directes par l'acteur concerné. La com-
munication peut avoir pour seul motif le maintien de la motivation,
ou tout simplement une information au titre des bonnes relations
qu'il peut y avoir entre les acteurs. Normalement, toutes ces actions
devraient être organisées dans le plan de communication du projet

101
 Le kit du chef de projet

et c'est ce plan qui va guider le chef de projet dans les actions de

reporting. Dans certaines situations, on peut diffuser l'information
par un journal du projet ou une réunion d'information.

La communication peut avoir pour seul objectif de maintenir la moti-

vation des acteurs.
Il faut vérifier de ne communiquer que des décisions qui sont validées.
Afin de faciliter le mode de communication, l'utilisation de docu-
ments préformatés est toujours souhaitable.
Les comptes rendus de réunions et les relevés de décisions permettent
d'assurer la traçabilité du projet.
La consignation par écrit des décisions permet de protéger le chef
de projet contre la mauvaise foi et les malentendus.

Les 10 points à retenir

1. En phase de pilotage, tous les documents du projet doivent faire l'objet de

mises à jour régulières.
2. Le dossier projet doit être centralisé aussi bien en termes de documentation
que de fichiers électroniques.
3. La préparation d'une action de reporting peut prendre plus de temps que
l'action elle-même.
4. Si la communication va vers un acteur ou une instance décisionnelle, la forme
de la communication a autant d'importance que l'information elle-même.
ui 5. Une réunion doit être conduite dans les règles de l'art sous peine d'éroder
~
,_0 la motivation des acteurs.
>,
UJ 6. La gestion du temps dans une réunion est l'un des éléments essentiels.
\0
,--4
0
7. Les comptes rendus de réunions doivent être synthétiques et permettre la
N
mise en action immédiate des décisions prises.
@
....., 8. Les comptes rendus de réunions doivent être rédigés pendant la réunion et
s:
Ol
ï:::: non a posteriori.
>,
o. 9. Il faut vérifier que les décisions ont été complètement validées avant de les
0
u
communiquer au plus grand nombre.
1 O. Dans certains cas, la communication a pour seul but d'informer pour main-
tenir la motivation.
l'essentiel en 3 minutes :

102
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proie!

FICHE 10 - FAIRE LE BILAN DU PROJET

Bilan

~ rea
Acreur , 1.rson t Ia f"rc he Acteur destinataire
d d t
u ocumen

Chef de projet •;J=i.{i-i'iik4i

Documentutilisé Type de document

10
Grille de bilan Grille
de bilan
Ul
2
0
.... Actionsà entreprendre
>,
UJ
I.D
.-l • Rassembler tous les documents du projet
0
N • Réunir les acteurs principaux du projet
@
....., • Analyser les « + » et les « - » du projet
.c • Construire un plan d'amélioration
OI
1:::
>, • Communiquer le plan d'amélioration
Cl.
0
u
Remarque

Le bilan fait partie intégrante du proie). Même si une certaine lassitude s'est installée,
le temps investi dans le bilan est extrêmement rentable. S'il n'y pas de bilan écrit, les
erreurs seront répétées sur d'autres piolets.

103
 Le kit du chef de projet

La phase de bilan est généralement la plus négligée du projet, même

si c'est elle qui peut offrir le meilleur retour sur investissement. Les
raisons sont simples : la lassitude des acteurs ne les pousse pas à
revenir sur un projet qui au sens commanditaire est terminé puisque
le résultat est livré, le projets' est peut-être mal déroulé et il n'est pas
politiquement correct de revenir sur les événements passés, le chef
de projet s'est vu confier un nouveau projet et n'a plus le temps de
faire le bilan. Pourtant, le bilan apporte beaucoup, autant sur le plan
individuel qu'au niveau del' entreprise. Le bilan ne peut pas se limi-
ter à de l'oral, c'est une véritable action de gestion qui rentre dans
la logique de capitalisation de l'entreprise. Le bilan de projet est un
outil puissant du knowledge management.

Détail des actions à entreprendre

• Rassembler tous les documents du projet
En théorie tous les documents du projet devraient être centralisés
pendant la phase de pilotage, cependant il est nécessaire de collec-
ter tous ceux qui pourraient être détenus par les différents acteurs
du projet. Ces documents sont tous les documents de gestion du
projet, ainsi que les différents comptes rendus de réunions successifs
aux actions de reporting. Il convient ensuite de classer ces docu-
ments par date afin de pouvoir tracer l'histoire du projet. Un travail
de synthèse est alors réalisé par le chef de projet sur les principaux
Ul
~ événements du projet notamment en matière de modification des
,...0
>,
UJ
objectifs, consécutivement à des demandes du commanditaire ou à
\0
,-4
0
des aléas.
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u Faire une réunion d'information avec les experts et les ressources
principales en leur demandant d'effectuer un recensement des docu-
ments projet.
- Mettre les documents dans un support, en vue d'une consultation
ultérieure facile.
Faire une synthèse chronologique des événements du projet en s'ap-
puyant sur les plannings.

104
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Réunir les acteurs principaux du projet

La réunion doit être organisée de façon à ce qu'elle ne soit pas un
règlement de comptes, mais bien un travail sur les faits qui se sont
déroulés dans le projet.

- Rappeler en début de réunion les objectifs de la capitalisation.

- Demander éventuellement un travail préparatoire aux participants
de la réunion.
- Terminer la réunion par un pot ou un repas en n'oubliant pas de
remercier les acteurs qui ont contribué au projet.

• Analyser les « + » et les « - » du projet

Cette analyse doit être réalisée à partir de l'historique synthétique
effectué par le chef de projet, cela permet d'avoir une structure de
travail et que le débat ne parte pas dans tous les sens. Ce travail doit
s'effectuer sur deux plans : celui de la gestion de projet et celui de
la fabrication du produit. Ainsi, l'analyse critique pourra être faite
à la fois par les experts et les ressources sur les aspects techniques,
et par le chef de projet sur les aspects de gestion. Lanalyse doit être
mise dans un tableau affiché au mur ou sur un paperboard afin que
Ul
l'échange puisse être efficace. En face de chaque élément critiqué, il
~ faut faire une analyse des causes en se posant la question du dysfonc-
,...0
>,
UJ tionnement ou du bon fonctionnement. D'une manière générale,
\0
,-4
0
la recherche des causes doit plutôt porter sur des faits que sur des
N
@ personnes. C'est au chef de projet qui anime cette réunion de veiller
.....,
s:
Ol
à ce que la réunion ne dérive pas .
-;::::
>,
o.
0
u

- Dresser un tableau avant la réunion avec les + et les - et les causes,

et utiliser ce tableau pour animer la réunion en le remplissant au fur
et à mesure.

105
 Le kit du chef de projet

- Si le projet a rencontré des conflits ou des difficultés sur le plan

humain, il peut être utile de faire animer cette réunion par quelqu'un
de neutre par rapport au projet ou par un consultant externe.
- Utiliser éventuellement un diagramme d'lshikowo pour la recherche
des causes.

• Construireun plan d'amélioration

Un bilan sans plan d'action ne sert à rien. Le plan d'amélioration
doit aussi comporter les deux volets, technique et de gestion. Lidéal
est de construire un plan d'amélioration à court terme, à moyen
terme, à long terme. Dans une première phase, ce plan d' améliora-
tion doit être construit sans aucune censure, avec le plus de créativité
possible. Dans ce cas, la réunion peut être construite en deux temps:
un premier temps de créativité avec l'ensemble des acteurs du projet,
un second temps avec un groupe restreint chargé de faire le tri entre
les idées afin de ne retenir que celles réalisables et en adéquation avec
la stratégie de l'entreprise. Cette réunion doit être effective dès la fin
du projet, car il sera ensuite très difficile de mobiliser les ressources,
voire de les rencontrer. En outre, si la réunion intervient trop tardi-
vement, même si cela permet une certaine prise de recul, beaucoup
d'informations seront perdues ou oubliées. La solution « riche »
serait de faire un bilan à chaud et un bilan quelques semaines plus
tard.
Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
- Laisser tous les acteurs s'exprimer sur le plan d'amélioration sans
@
....., retenue .
s:
Ol
-;:::: - Organiser si possible cette première partie de la réunion sous forme
>,
o.
u
0 de « remue-méninges ».
- Si un tri est effectué à la suite du remue-méninges, informer ceux qui
ont participé des résultats du tri.
Impliquer le commanditaire dans toutes les phases du bilan.

106
 Deuxième partie - 10 fiches à l'usage de ceux qui débutent dans fa gestion de proiei

• Communiquerle plan d'amélioration

Avant d'effectuer la communication, le bilan doit être mis sous une
forme exploitable en fonction des objectifs de communication. Là
encore on peut raisonner sur les deux registres, promotionnel et
opérationnel. Le bilan s'il est globalement positif, doit servir aussi
à mettre en valeur les acteurs engagés dans le projet, c'est pourquoi
une communication plus promotionnelle peut être mise en œuvre
sans bien sûr que celle-ci soit disproportionnée par rapport au pro-
jet. La communication opérationnelle doit consister en une inter-
vention du chef de projet vers de futurs chefs de projet susceptibles
de mener un projet similaire. La capitalisation est alors immédiate et
hautement rentable pour l'entreprise. Les projets les plus intéressants
en matière de capitalisation sont ceux qui ont connu d'importantes
difficultés, le bilan est alors parfois difficile à communiquer. Enfin,
pour terminer le projet il faut archiver l'ensemble des dossiers du
projet. Cet archivage organisé au niveau de tous les projets permettra
aux futurs chefs de projet d'accéder à de l'information et des docu-
ments directement utilisables pour leur propre projet. Aujourd'hui
cet archivage dynamique est grandement facilité par des produits de
type intranet documentaires ou des produits de conduite de projet
dédiés ou développés sur mesure.

Ul
~ - Valoriser les acteurs du projet en utilisant le bilan dans une commu-
,...0
>,
UJ nication promotionnelle.
\0
,-4
0
- Favoriser une communication large sur les difficultés d'un projet et sur
N
@
les causes de ces difficultés.
.....,
s:
Ol
Utiliser les outils informatiques pour archiver les dossiers projets car
-;::::
>,
o.
ils obligent à avoir une organisation structurée et dynamique.
0
u

107
 Le kit du chef de projet

Les 10 points à retenir

1. Faire une synthèse de l'histoire du projet en s'appuyant sur le planning et

les comptes rendus.
2. Rassemblertous les dossiers du projet dans un lieu et avec un moyen unique
et centralisateur.
3. Faire une réunion de tous les acteurs du projet en leur demandant de prépa-
rer en amont une synthèsede leur perception du projet.
4. Finir la réunion par un pot ou un repas pour fédérer une dernière fois
l'équipe.
5. Faire une analyse des points forts et des points faibles du projet sur les
aspects techniques et sur les aspects organisationnels.
6. Analyser uniquement les faits et non pas les comportements des différents
acteurs pendant le projet.
7. Organiser un remue-méninges sur les points d'amélioration à mettre en
œuvre.
8. Impliquer le commanditaire dans la réalisation du bilan du projet.
9. Utiliser le bilan pour faire une communication écrite et orale auprès des
autres acteurs de l'entreprise.
1 O. Organiser l'archivage des documents du projet avec pour objectif une réu-
tilisation dynamique des éléments du projet.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4 L'essentiel en 3 minutes:
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

108
 ÎROISIÈME PARTIE

10 livrables à l'usage
de ceux qui ont déjà conduit
des projets ou qui ont lu
la deuxième partie

Ul
~
e>
UJ
I.D
,--4
Cette partie permet de mettre en œuvre facilement la méthodologie
0
N
en s'appuyant sur les documents qui jalonnent la vie d'un projet.
@
.....
.I::.
Les documents peuvent être modifiés et personnalisés en fonction
tn
ï::::
> de l'utilisation que vous voulez en faire ou des projets que vous
Cl.

u
0
souhaitez mettre en œuvre. Les livrables peuvent être complétés par
la check-list de questions de la quatrième partie. Ainsi, vous pour-
rez dérouler la méthode facilement et rapidement. Tous les livrables
sont importants, cependant, pour un projet en particulier, le chef de
projet peut décider d'ignorer la mise en œuvre d'un livrable ou de le
remplacer par un autre document.
 Le kit du chef de projet

Que trouverez-vous dans cette partie ?

Pour chaque livrable vous trouverez :
t une présentation sommaire du document ;
t des conseils de mise en œuvre du document aussi bien pour son
remplissage que pour le déploiement des techniques ;
t une présentation sous forme de hard copy du document ;
t un rappel des cinq points principaux concernant la mise en œuvre
des techniques liées au document;
t un schéma indiquant à quelles étapes de la méthode le document
peut être utilisé.

Quels sont les points importants?

Cette partie est essentielle, car c'est par la mise en œuvre des docu-
ments que se traduit la gestion de projet. Celle-ci est rendue visible
par ses livrables qui démontrent le professionnalisme du chef de
projet. La mise en œuvre des documents permet de rassurer le com-
manditaire sur la façon de procéder. Elle donne une transparence
au projet et assure une excellente capitalisation des éléments projet.
Cette partie permet d'appuyer les deux assertions suivantes :
Tout ce qui n'est pas écrit n'existe pas.
- Tout ce qui peut être mal compris le sera.
Ul
~
,...0
?
>,
UJ
\0
Que sont les livrables
,--4
0
N
@
La méthode contient dix livrables, c'est-à-dire les documents qu'il-
.....,
s:
Ol
lustre la mise en œuvre des outils décrits dans les fiches de la méthode .
-;::::
>,
o.
Les livrables seront détaillés dans cette partie. Des matrices de ces
0
u livrables réalisées sous Word, Excel et PowerPoint sont disponibles
en téléchargement sur www.editions-eyrolles.com.
Ces livrables sont les suivants :
1. La commande du commanditaire ;
2. La note de cadrage;
3. Le plan de communication ;

110
 Troisième partie - 7 0 livrables

4. Le planning détaillé ;
5. Le budget détaillé ;
6. La grille d'analyse des risques ;
7. Le compte rendu de réunion ;
8. La revue de projet;
9. La fiche de reporting ;
10. La grille de bilan.
À titre de rappel, les livrables s'articulent dans la méthode de la
manière suivante :

....
.. ····~~1-~
. .
·· -,
• •• Commande du •
••••••• commanditaire '•. -,

••••••••
•·······...

3 6
Plan de Grille d'analyse
communication des risques

······· 4
),:··· Planning ···,: •

....··
•
••• ••• ••••
···....
-,
détaillé

5 ••• ••
.. ••••••••
.
••••••• -,

•';
pi\oter
:
:: -,

-~=-:-.~ ··
0B0udget
détaillé .

... 7
•••• Compte rendu

2
Ul '•..
.. -, ..
de réunion

0
....
>, ·················
,. . ... { ··:;· · · ····· Qi1i!ffi14-d
UJ
I.D
.-l
0
N ••••••. Grille de bilan ••• ••
@
....., ······················
.c
OI
1:::
La méthode par les livrables
>,
Cl.
0
u

Comment utiliser les outils bureautiques

pour mettre en œuvre les livrables?
Vous pourrez mettre en œuvre l'ensemble des livrables avec le Pack
Office de Microsoft, contenant les logiciels Word, Excel et Power-
Point. Toutefois, pour le planning détaillé, vous pourrez utiliser au

111
 Le kit du chef de projet

choix Excel ou Project. Ce dernier n'est donc pas indispensable pour

mettre en œuvre la méthode, mais compte tenu de sa diffusion gran-
dissante, même parmi les acteurs dont ce n'est pas le métier de gérer
des projets, il semble recommandable d'offrir la possibilité de plani-
fier avec un outil performant et pratique.
Les documents seront donc mis en œuvre par les produits bureau-
tiques suivants :

Nom du document Logiciel utilisé

01 Commande du commanditaire Word

02 Note de cadrage Word

03 Plan de communication Excel

04 Planning détaillé Excel ou Project

05 Budget détaillé Excel

06 Grille d'analyse des risques Word

07 Compte rendu de réunion Word

08 Revue de projet PowerPoint

09 Fiche de reporting Excel

10 Grille de bilan Word

Pour chaque document, vous trouverez les rubriques suivantes:

Ul
~
,...0
>,
UJ t une présentation sommaire du document ;
\0
,--4
0
N
t des conseils de mise en œuvre du document à l'intérieur de la
@
.....,
méthode;
s:
Ol
-;:::: t une présentation détaillée du document avec des explications
>,
o.
0 pour renseigner chaque rubrique (à l'intérieur du document
u
disponible sur le site www.editions-eyrolles.com, vous trouverez
pour chaque rubrique une info-bulle qui vous renseignera sur les
éléments à insérer pour chacun des thèmes) ;
t les cinq points importants concernant la mise en œuvre du
document;
t les points d'utilisation du document dans la méthode.

112
 Troisième partie - 10 livrables

Tous les documents ont une présentation uniforme afin de faciliter

la communication entre les acteurs du projet.
Les documents possèdent aussi un en-tête et un pied de page qu'il
convient de renseigner afin d'assurer la traçabilité des documents
dans la démarche projet. Ainsi, il peut être utile de conserver les
différentes versions des documents qui constituent des avenants à la
version précédente.
La conservation des documents permet non seulement de faire le
bilan du projet plus facilement, mais aussi de capitaliser en mettant
à disposition des autres chefs de projet les documents d'un projet
similaire.
Tous les documents sont libres d'utilisation pour tous les projets que
vous mènerez. Ils peuvent bien sûr être complétés et améliorés en
fonction des projets que vous avez à conduire.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
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113
 Ul
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LI.J
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Cl.
0
u
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE l - COMMANDE DU COMMANDITAIRE

1
Commande Présentation sommaire
du commanditaire

C'est le document initial qui va lancer le système pro-

jet. C'est un document renseigné par le commanditaire du projet
qui va expliquer ses souhaits et les conditions de réalisation du pro-
jet. Ce document est en quelque sorte le « cahier des charges » du
produit et du projet. Cependant, lorsque la demande est complexe,
il est souhaitable de réaliser un véritable cahier des charges qui expli-
citera en détail les résultats attendus. Ce cahier des charges viendra
en annexe de la commande du commanditaire.

Conseils de mise en œuvre

Proposer au commanditaire la matrice du document lorsqu'il lance
le projet en lui expliquant éventuellement l'utilité des documents et
les grands principes de la méthode.
Si le commanditaire ne souhaite pas renseigner le document, c'est au
chef de projet de lui faire une proposition de contenu.
Rester synthétique dans le document, ne pas hésiter à lui joindre des
annexes qui contiendront le développement de certains thèmes. C'est
~
Ul le cas par exemple du cahier des charges, mais aussi parfois d'autres
,...0
>,
éléments comme des études de faisabilité ou des budgets prévision-
UJ
\0
,-4
nels qui ont pu être réalisés en amont du lancement du projet.
0
N
@
Éviter de réaliser trop de versions de la commande ; la note de
.....,
s: cadrage qui suit servira à affiner les objectifs et à gérer de manière
Ol
-;::::
>, beaucoup plus précise les évolutions de la commande.
o.
0
u
Si c'est possible, la commande du commanditaire doit être signée
par celui qui la rédige.
Si celui qui rédige la commande n'est pas l'initiateur du projet, il faut
faire valider la commande par celui qui a lancé le projet initialement.
Ne pas accepter de continuer la méthodologie ni le projet si un
document ne formalise pas la commande initiale.

115
 Le kit du chef de projet

Présentation détaillée
Nom du projet COMMANDE DU COMMANDtTAIR! Llvreblo N°01

. __
CIIMdrittM*hit,,tt
-
At1.«llib0ft,tyt(
-
x..x.....

-
l'aWnpiro;n,

-·~··
Olef et. PfOjet

-
-"-
...
fJe. M- ,. l/1
N' .. _
OlliPnce _ .. _ -·-·--

But à atteindre : Indiquer de manière générale le but que l'on se

propose d'atteindre dans le cadre du projet ; le but peut être appelé
« objet du projet ».

Contexte de la demande : Donner tous les éléments susceptibles

d'améliorer la compréhension du projet et de son environnement
~ (interne ou externe à l'entreprise).
Résultats attendus : Faire la liste de tous les éléments, produits et
I.D
.-l livrables qui devront être réalisés dans le projet. Cette liste doit com-
0
N
@
prendre aussi les documents.
.....,
.c
OI Calendriersouhaité : Donner les dates de début et de fin souhaitées
1:::
>- pour le projet. Indiquer si nécessaire les échéances intermédiaires
Cl.
0
u dont les dates sont contraignantes.
Budget prévu : Donner les éléments d'évaluation financière du
budget du projet. Ce budget peut être complété par les ressources
humaines ou matérielles nécessaires au projet.
Articulation avec d'autresprojets : Indiquer si le projet est dépen-
dant d'autres projets et s'il fait partie du projet d'entreprise.

116
 Troisième partie - 7 0 livrables

Chef de projet souhaité : Préciser la personne que le commandi-

taire souhaite pour effectuer la gestion du projet.
Nom du demandeur : Donner le nom et les coordonnées de la per-
sonne qui effectue la demande de projet; si celui qui rédige est diffé-
rent de l'initiateur du projet, donner le nom de l'initiateur.

Les 5 points importants

l . Ne pas commencer un projet sans que la demande soit formulée par écrit
par le commanditaire ou le chef de projet.
2. Les éléments de la commande ne sont pas figés, ce sont les points de départ
du cadrage du projet qui sera réalisé de manière détaillée ensuite.
3. Il faut connaître l'origine du projet, c'est-à-dire notamment la personne qui a
été l'initiateur de la demande.
4. Il faut élargir la définition du contexte du projet au contexte externe, la
concurrence par exemple.
5. Si le commanditaire ne veut pas rédiger le document, le chef de projet doit
être « force de proposition » et rédiger le document lui-même en le faisant
valider ensuite par le commanditaire.

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Préparer », et créé dans la
fiche n ° 1 « Formuler la demande et la présenter».

ui
2
0
.... 5
>-
UJ
I.D
.-l
0
N
@ 4 Bilan
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

•• ••
••
•1 •• 0 Création

-
Modification
Commande
du commanditaire

117
 Le kit du chef de projet

LIVRABLE 2 - NOTE DE CADRAGE

Nite Présentation sommaire

de cadrage

Ce document est réalisé par le chef de projet. Il va

servir à transformer une commande en un projet. La commande va
être formulée en termes d'objectifs afin que le chef de projet et le
commanditaire puissent obtenir un accord commun sur les résultats
attendus. C'est aussi dans ce document que seront précisés les élé-
ments du contexte du projet. Ce document est certainement le plus
important de tous les documents de la méthode, car il va servir de
contrat entre les acteurs du projet et restera un référentiel permanent
pendant toute la vie du projet.

Conseils de mise en œuvre

Réaliser une première mouture complète de la note de cadrage,
même si elle est imparfaite, pour l'utiliser comme base de travail
pour une réunion avec le commanditaire, car il est toujours plus
facile d'améliorer les éléments à partir d'une base de travail.
Préciser sur la note de cadrage que tous les éléments de la planifica-
tion sont des hypothèses de travail et qu'ils nécessitent une planifica-
tion détaillée pour constituer une base contractuelle.
Ul
La note de cadrage est un document qui va continuer d'être enrichi
(l)

....
0 jusqu'à la fiche 7. Il est donc nécessaire de gérer plusieurs versions et
>-
de conserver les versions antérieures pour mémoriser les évolutions
I.D
.-l
0
N
dans les objectifs du projet.
@
....., Il ne faut pas chercher à tout mettre dans la note de cadrage, qui doit
.c
OI
1::: rester un document synthétique. Il vaut mieux mettre en annexe des
>-
Cl.
0 documents complémentaires qui détaillent certains éléments devant
u
être explicités.
La note de cadrage est le document principal de la gestion de projet,
c'est en quelque sorte le « cahier des charges» du projet; sa rédaction
est sous la responsabilité du chef de projet avec la validation du com-
manditaire. Par conséquent, cette rédaction ne doit pas être déléguée
à quelqu'un d'autre que le chef de projet.

118
 Troisième partie - 7 0 livrables

La note de cadrage peut servir comme document de communica-

tion, notamment à destination des acteurs extérieurs au projet. Il
faut donc faire attention à la confidentialité éventuelle de certaines
informations, ou réaliser deux versions de cette note, dont une édul-
corée servira à la communication courante.

Présentation détaillée
1 Nom du projet I NOTC DE CADIIAGf I llvnblt N"OZ I

-
An.àtvb1,otlrH<
d"1Wnprefl'b "''"""'""
M ... - •• , ......
ov._,..,w.s
p,t-ali
nomwtabon4111 c)M,f

""'*'
..........
UJtitdft hrtWH )()uwoc,u

Ul
olli nce
:Je. ..._
.._ .. ..,_ _,,...., .. _ ... ...
...
. _ 1/i

2
0
.....
i.ti' But du projet: Reprendre la formulation générale du commandi-
1.0
~ taire sur le but du projet et la reformuler de manière plus précise et
@
.....,
opérationnelle .
.c
.gi Déclencheurs du projet : Faire la liste de tous les éléments qui ont
8>-
été à l'origine du projet et qui ont permis la décision de le mettre en
œuvre.
Contexte du projet: Faire la liste des éléments qui permettent de
cerner le contexte et l'environnement dans lesquels le projet est
mené, tels que les éléments du contexte politique, concurrentiel,
humain, technique, réglementaire, etc.

119
 Le kit du chef de projet

Articulation avec d'autres projets : Indiquer si le projet est dépen-

dant d'autres projets et s'il fait partie du projet d'entreprise.
Réalisations, études ou livrables préalables à la nomination du
chef de projet : Faire la liste de toutes les études ou fabrications
antérieures à la nomination du chef de projet. Cette liste peut com-
porter des éléments ayant été réalisés en amont du projet (étude
de faisabilité) ou des éléments réalisés par d'autres acteurs, même
externes à l'entreprise.
Liste des livrables attendus : Donner la liste de tous les résultats
concrets attendus par le commanditaire. Cette liste doit être com-
plétée par les critères de performance de ces résultats qui satisferont
le commanditaire.

Présentation détaillée (suite)

Hom du projet _____.........._ _ NOTE 1)( CADftAGE
______ ......._
livrable N"02

Oflt* Oattff Qwp A.utffl_ps,_tl, '-

Phues du projet cltbvt 1111 1..,J•ht , .. -,en-.- 1..,<l

.. 1n.. m111o du p<ojtt :

--~~-~-~---~----1
Ul
(l) COffin\1114iUlrt
Ul.lt illft Mltitff
Oll(Offlll.dt
....
0 dup,ojtt
plot..-:
>-
OM!ldt p<..,..:
I.D
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0
N
@
....., , .... --·· 0/XX/Xnx
.c , .. le ........ de pllot.lp '/t;X/n/'IOOCI.
OI

_
1:::
>-
Cl.
0
u
..
-·- .......
f}e ...... "'
olli nce _...,....., __ ............

Macro-planning et macro-budget du projet : Faire la liste des grandes

tâches nécessaires à la réalisation du projet. Chaque tâche doit comporter
une date de début et une date de fin. Puis chiffrer pour chaque grande

120
 Troisième partie - 10 livrables

tâche du projet la charge totale en jours X hommes nécessaires, ainsi que

les autres charges, achats, ressources matérielles à mobiliser pour la réali-
sation de la tâche. Si nécessaire, dissocier les ressources internes à l'entre-
prise des ressources externes. Enfin, calculer le budget indispensable à la
réalisation de chacune des grandes tâches du projet. Ce budget corres-
pond à la somme du coût des ressources humaines ajoutée à la somme
des achats, ajoutée à la somme des coûts des ressources matérielles.
Contraintes sur les objectifs : Indiquer les contraintes à prendre
en compte sur les résultats, les délais ou le coût. Préciser si ces
contraintes sont non négociables.
Liste des acteurs du projet: Faire la liste de tous les acteurs qui vont
participer de près ou de loin au projet. Doivent être cités obligatoire-
ment le commanditaire, le chef de projet et les experts.
Objectifs à renégocier : Faire la liste des objectifs qui nécessitent
une renégociation auprès du commanditaire. Ces objectifs permet-
tront d'équilibrer le triangle coût/qualité/temps.
Date de validation de la note de cadrage : Préciser la date à laquelle le
document a été validé par le commanditaire et/ ou le comité de pilotage.
Documents joints : Lister tous les documents qui vont être joints à
la note de cadrage pour l'étayer ou pour détailler certaines informa-
tions trop synthétiques.

Ul Les 5 points importants

~
,._0
>, 1. Il vaut mieux réaliser n versions de la note de cadrage et négocier les objec-
UJ
\0
,--4
tifs avant de lancer le projet, plutôt que de vouloir aller vite et lancer le projet
0
N
avec un cadrage imparfait.
@
....., 2 . La note de cadrage est le document le plus important de la gestion de projet,
s: il ne faut donc pas envisager de lancer un projet sans note de cadrage .
Ol
·;::
>,
o. 3. Le chef de projet doit investir le temps nécessaire à l'élaboration de la note
0
u de cadrage, quitte à multiplier les entretiens avec le commanditaire.
4. La note de cadrage doit être rédigée de façon à ce qu'elle soit compréhen-
sible par une personne qui ne fait pas partie du projet. Les termes techniques
doivent donc faire l'objet d'un glossaire.
U)

~
~
>-
UJ 5. La note de cadrage doit être synthétique, et accompagnée si besoin est de
œ
o,
::, documents complémentaires plus développés.
Q
0
@

121
 Le kit du chef de projet

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Préparer ». et créé dans la
fiche n ° 2 « Mettre la commande en mode projet». Il va être mis à
jour dans la fiche n ° 7 « Valider le cadrage du projet ».

··················~
•
:•
• •..t. •
6 • •
•
• •• ••
•• 1

••
••
•• Bilan

• •
•
•
••
••
1
0 Création

~-
# ..

2 9 1 1 Modification

Note 1 • •
.,....
de cadrage

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

122
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE 3 - PLAN DE COMMUNICATION

Pfan Présentation sommaire

Ce document va formaliser toute l'organisation de la
communication dans le projet. Ce travail est le fruit d'une réflexion
conjointe entre le commanditaire et le chef de projet. Il est difficile
et doit être réalisé avec soin, notamment dans les projets où il existe
des problématiques humaines. Par exemple, en matière de résistance
au changement, une bonne communication est l'un des premiers
facteurs de réussite.

Conseils de mise en œuvre

Un plan de communication doit être simple afin qu'il soit applicable.
Mieux vaut un plan de communication simple et compréhensible, et
appliqué de manière exhaustive, qu'un plan de communication très
ambitieux que l'on n'aura pas les moyens ou le temps de mettre en
œuvre.
Si le commanditaire n'exprime pas de souhaits en matière de com-
munication, c'est au chef de projet de proposer une organisation
de la communication. Les propositions doivent être validées par
le commanditaire avant d'être mises en œuvre dans le projet. La
Ul
communication peut faire des dégâts très importants si elle est mal
~
,...0
construite.
>,
UJ
\0
Le choix d'une stratégie de communication peut être en décalage
,-4
0
N
total avec les habitudes de communication de l'entreprise ; cette
@
....., orientation peut permettre au projet de bénéficier d'une très grande
s:
Ol
-;::::
reconnaissance de la part des acteurs del' entreprise.
>,
o.
u
0 Certains acteurs pouvant être destinataires de plusieurs types de
communication, il faut s'assurer de la cohérence des éléments com-
muniqués : c'est l'objectif du plan de communication.
Le plan de communication peut faire l'objet d'une mise à jour dans la
fiche n ° 7 de la méthode, à l'occasion de la validation du cadrage du
projet. Si, en cours de pilotage, les objectifs sont radicalement modi-
fiés, il peut être utile de modifier aussi le plan de communication.

123
 Le kit du chef de projet

Les réunions ne sont pas le seul moyen de communication, il faut

être créatif et imaginer ou utiliser tous les moyens possibles en s' assu-
rant qu'ils sont adaptés.
Attention à ne pas sous-estimer la charge de travail nécessaire à la
mise en œuvre du plan de communication.

Présentation détaillée
Nom du projet PLAN DE COMMUNICATION

lie. _.
Ul
(l)

....
0
>-
-.......
ollience
,.. ~ .. ~-- ----
....... ,,._

I.D
~ Tâches : Indiquer la liste des tâches du projet, reprendre les tâches
@
.....,
du macro-planning .
.c
.gi Communication opérationnelle : Indiquer toutes les tâches qui
8>-
vont servir à la coordination de la réalisation du produit final en
utilisant généralement une récurrence hebdomadaire.
Communication décisionnelle: Indiquer toutes les tâches qui vont
servir à l'arbitrage sur les objectifs, en utilisant généralement une
récurrence mensuelle, par exemple des points d'avancement avec le
commanditaire ou des réunions de comité de pilotage.

124
 Troisième partie - 7 0 livrables

Communication promotionnelle : Réparties dans le planning,

elles permettent de motiver les acteurs ou de vendre le produit. On
peut répartir ces communications dans le planning sous la forme
de triangles jaunes qui peuvent être une réunion de lancement, un
journal du projet, des réunions d'information, des démonstrations,
une réunion de clôture.
Commentaires : Donner des précisions sur la manière dont va être
organisée chaque communication promotionnelle.

Présentation détaillée (suite)

Nom du projet PLAN DE COMMUNICATION Livrable N°3

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--·--
.. ODOt • r.-on •
i---

Ul
2

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0
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0 ollience
N
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@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.
0
Souhaits du commanditaire : Préciser si le commanditaire a men-
u
tionné des modalités de communication particulières, notamment
en matière de fréquence ou de destinataires à ne pas oublier.
Cibles et destinataires : Indiquer à qui les actions et supports de
communication sont destinés (comité de pilotage, équipe projet,
utilisateurs, etc.).

125
 Le kit du chef de projet

But {pourquoi ?) : Indiquer quels sont les objectifs que l'on veut
atteindre en mettant en œuvre cette communication vers une cible
donnée.
Contenu (quoi ?) : Indiquer quelles informations seront transmises
lors de cette communication.
Responsable et émetteur (qui?) : Indiquer la personne en charge
de la communication vers cette cible.
Rythme/fréquence (quand ê) : Indiquer à quelle fréquence la com-
munication vers cette cible doit être réalisée.
Moyens, outils et supports (commenr i) : Indiquer quels moyens
vont être employés pour mettre en œuvre la communication (e-mail,
réunion, journal, etc.).
Lieu {où ?) : Indiquer le lieu où la communication sera mise en
œuvre.
Nombre d'actions (combien ?) : Préciser le nombre d'actions de
communication à réaliser au cours du projet vers cette cible.
Charge et coût de l'action de communication (pour combien ?) :
Indiquer la charge de travail liée à la préparation, l'exécution et l'ex-
ploitation de la communication, ainsi que le coût lié à la mise en
œuvre de la communication.

Ul
(l)
Les 5 points importants
....
0
>-
1. Le plan de communication doit être clair, synthétique et réalisable afin d'être
I.D
.-l mis en œuvre dans sa totalité.
0
N
@
2. Les moyens de communication choisis doivent être variés et adaptés aux
.....,
.c
objectifs à atteindre .
OI
1::: 3. Le plan de communication doit toujours être validé par le commanditaire.
>-
Cl.

u
0 4. Un plan de communication peut évoluer comme un planning, il peut donc
faire l'objet de mises à jour régulières.
5. Le plan de communication est difficile à mettre en place dans le cas de
résistances humaines fortes, il peut alors être nécessaire de faire appel à un
spécialiste de la communication.

126
 Troisième partie - 7 0 livrables

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Préparer ». et créé dans la
fiche n ° 3 « Définir les objectifs de communication ». Il va être mis
à jour dans la fiche n ° 7 « Valider le cadrage du projet» .

•••••••••••••••••••••

..~.
• •
3
Plan
.,....
de communication
•• 6 •• •••
•
8

• 5 •• .
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•• !!!.
....
ii;'

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•

1 0 Création

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UJ
I.D
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OI
1:::
>,
Cl.
0
u

127
 Le kit du chef de projet

LIVRABLE4 - PLANNING DÉTAILLÉ

4
Planning Présentation sommaire
détaillé

Ce document nécessite beaucoup de rigueur dans sa

construction et fait appel aux techniques de planification. Le plan-
ning est élaboré conjointement entre les experts et le chef de projet.
Le planning détaillé va constituer l'un des éléments essentiels du
tableau de bord du chef de projet ; c'est un livre de route indispen-
sable pour un bon pilotage du projet. Ce document peut être réalisé
sous Excel ou sous Project si vous disposez du produit.

Conseils de mise en œuvre

Faire la liste des tâches récapitulatives et élémentaires en utilisant des
conventions typographiques différentes ou les fonctions de Project
afin de faciliter la lecture du planning. Le nombre de niveaux de
découpage doit être homogène pour toutes les tâches du planning.
Indiquer les dates de début et de fin de chacune des tâches. Le dif-
férentiel entre la date de début et la date de fin donne le délai de
réalisation de la tâche.
Demander aux experts les contraintes techniques existantes entre les
tâches de façon à établir le séquencement des tâches entre elles.
Ul
(l)

....
0 Faire évaluer les durées et les charges par les experts pour chacune
>-
des tâches du planning.
I.D
.-l
0
N Chaque tâche doit normalement aboutir à un résultat concret. La
@
....., validation de ce résultat concret ou livrable permet de déterminer en
.c
OI
1::: phase de pilotage l'état d'avancement du projet.
>-
Cl.

u
0
Déterminer les ressources nécessaires à l'accomplissement de chaque
tâche en n'oubliant pas les ressources matérielles.
Lusage basique de Project reste simple, il faut donc si possible utili-
ser cet outil pour planifier, car les modifications du planning et les
mises à jour seront beaucoup plus faciles à effectuer qu'avec Excel.

128
 Troisième partie - 7 0 livrables

Présentation détaillée
Nom du p,oje1

MilA

-·-·

l}e
--~-
olll f\CP
---
,..-

Tâches: Pour la réalisation des actions et des livrables (partie haute),

indiquer le nom des tâches à accomplir pour arriver au résultat; pen-
ser à les numéroter. Pour le pilotage du projet (partie basse), indi-
quer les actions à mettre en œuvre concernant la communication du
Ul
2
0
projet et suivi du projet.
....
>,
UJ
I.D
Livrable: Lister les résultats concrets obtenus à l'issue de la tâche.
.-l
0
N Qui fait? : Lister les ressources nécessaires pour accomplir la tâche.
@
.....,
.c
OI
Charge : Calculer le nombre total de jours de l'ensemble des res-
1:::
>,
Cl.
sources affectées à la tâche et nécessaires pour la réaliser.
0
u
Liens : Indiquer le numéro de tâche dite « prédécesseur » pour
laquelle la réalisation de la tâche est dépendante.
Début prévu: Indiquer la date de début prévisionnelle de la tâche. Il
est à noter que la date de début réelle sera actualisée dans la colonne
dédiée.

129
 Le kit du chef de projet

Fin prévue : Indiquer la date de fin prévisionnelle de la tâche. Il est à

noter que la date de fin réelle sera actualisée dans la colonne dédiée.
Avancement : Pendant la phase de pilotage, indiquer si la tâche est
« à faire» (par défaut), «encours» ou « fait», ce qui permet de visua-
liser l'avancement du projet (le fait et le reste à faire).

Présentation détaillée (dans le cas de l'utilisation

de Project)

Nom du Projet PLANNING OETAILI.E Outil N04

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...
'"""
......
-----' ......
Olw

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J),on o ..
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0 pr~,,.....,.,. ,

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
.-l
0
N
@ Nom de la tâche: Indiquer le nom des tâches à accomplir pour arri-
.....,
.c
OI
ver au résultat ( ce champ peut être utilisé pour indiquer un livrable :
1:::
>-
Cl.
il faut saisir une valeur de O dans le champ durée, la tâche s'affiche
0
u alors sous la forme d'un jalon).
Début: Indiquer la date de début de la tâche (la saisie peut être faite
à travers un calendrier accessible sous la forme d'une boîte à liste).
Fin : Indiquer la date de fin de la tâche (la saisie peut être faite à
travers un calendrier accessible sous la forme d'une boîte à liste).

130
 Troisième partie - 10 livrables

Durée : Indiquer le nombre de jours travaillés pour accomplir la

tâche (par défaut, dans Project, une semaine équivaut à cinq jours ;
tous ces éléments sont paramétrables dans les options et dans le
calendrier).
Charge: Calculer le nombre total d'heures (8 h = 1 j par défaut dans
Project) de l'ensemble des ressources affectées à la tâche et néces-
saires pour la réaliser. Ce champ, à l'origine appelé « travail » dans
Project, a été modifié afin d'être homogène avec le planning réalisé
sous Excel.
Ressource : Indiquer le nom ou le code des ressources nécessaires
à la réalisation de la tâche ( cette affectation peut aussi être réalisée
avec la boîte de dialogue spécifique pour l'affectation des ressources ;
attention : le travail avec les ressources dans Project nécessite un
minimum de formation, car les modes d'affectation sont nombreux
et agissent sur le calcul de la durée ou de la charge.

Les 5 points importants

l. Les données contenant le planning (tâches, durées, liens, charges et res-

sources) doivent être fournies par les experts.
2. L'utilisation basique de Project ne nécessite pas de formation et permet un
gain de temps en modification et en pilotage.
3. Le planning doit être réalisé en commun s'il y a plusieurs experts. Chaque
expert doit valider sa partie. L'idéal serait d'avoir deux experts pour chaque
Ul
spécificité technique et de confronter leur planning respectif.
~
,...0 4. Un planning doit pouvoir être lu et compris par une personne extérieure au
>,
UJ projet, il faut donc que sa représentation graphique soit simple.
\0
,-4 5. Privilégier si possible l'utilisation de la couleur en affichage et en impression
0
N afin de faciliter la lecture du planning.
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u
Points d'utilisation dans la méthode
Le document est utilisé dans la phase « Préparer ». et créé dans la
fiche n ° 4 « Construire le planning détaillé ». Il va être mis à jour
dans la fiche n ° 7 « Valider le cadrage du projet », et évoluer pério-
diquement dans la fiche n ° 8 « Mettre à jour la planification » de la
phase « Piloter ».

131
 Le kit du chef de projet

Bilan ~

0,~ Création

~-
1
• 1 Modification

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
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0
N
@
.....,
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OI
1:::
>-
Cl.
0
u

132
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE 5 - BUDGET DÉTAILLÉ

5
Budget Présentation sommaire
détaillé

Ce document est établi à partir des tâches du plan-

ning détaillé. Pour chacune des tâches du planning, les ressources et
leurs coûts associés vont être comptabilisés afin de calculer le budget
nécessaire à la réalisation du projet. Ce budget sera actualisé au fur
et à mesure des événements qui se dérouleront en phase de pilotage.

Conseils de mise en œuvre

Le budget peut être soit une estimation indicative du coût total du
projet, soit un chiffrage détaillé des coûts en respectant par exemple
les règles de comptabilité analytique de l'entreprise dans laquelle se
déroule le projet. Dans le second cas, le chiffrage détaillé nécessitera
un découpage plus fin des tâches afin de prendre en compte le coût
de chaque ressource humaine sur une seule tâche.
Avant d'imputer des coûts dans le budget prévisionnel, il faut s'assu-
rer du périmètre de consolidation des coûts. Ce périmètre corres-
pond à l'ensemble des coûts qui vont être imputés au projet.
Le document doit être validé par les experts et le commanditaire avant
d'être diffusé. En effet, le chiffrage financier d'un projet produit un
impact fort sur les décisionnaires, car il va permettre de calculer le
Ul
~
,...0
>,
UJ
retour sur investissement. Ce calcul peut entraîner l'arrêt du projet.
\0
,-4
0
N
La réalisation du budget dépend directement du niveau de précision
@
.....,
du planning détaillé. Il peut donc être utile de revenir à la planifica-
s:
Ol tion pour calculer le budget .
-;::::
>,
o.
0 Certains chiffrages complexes peuvent nécessiter une fiche complé-
u
mentaire pour décrire les coûts affectés à une tâche.
Le chiffrage des coûts peut aussi être effectué dans Project dans le
fichier du planning détaillé. Néanmoins, l'utilisation de ces fonc-
tions requiert la maîtrise de la gestion des ressources dans le logiciel,
sauf si on utilise la colonne coût fixe, dans laquelle on indique le
coût total de la tâche.

133
 Le kit du chef de projet

Présentation détaillée
Nom du projet BUDGET DffAILLÉ
....- , Livrable N"S

~---~
Pfl"\l'\f>t .. tApt>,rfuptôjf>I ,,_,.,. ... ,_ •1o
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.......
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. ..,.,
·-
·-
<OCIIO<

........
................. ,_ .................
---
---
Coût moyen journalier RH : Indiquer le coût moyen journalier
des ressources internes affectées à la réalisation des tâches. C'est sur
la base de cette donnée de référence que sera évalué le coût des res-
sources humaines.
Ul
(l)
Coût moyen journalier sous-traitance : Indiquer le coût moyen
....
0
>- journalier des sous-traitants affectés à la réalisation des tâches. C'est
I.D
.-l
0
sur la base de cette donnée de référence que sera évalué le coût de la
N
@
sous-traitance.
.....,
.c
OI Phases et étapes : Récupérer la liste des tâches venant du plan-
1:::
>- ning détaillé (version tableau Excel). Si vous utilisez Project et que
Cl.
0
u
vous maîtrisez la gestion des ressources et des coûts, tous ces calculs
peuvent être réalisés dans le fichier du planning détaillé.
Charge RH (prévu/actualisé) : Reprendre la charge prévisionnelle
de la tâche des ressources humaines internes mobilisées à la réali-
sation de la tâche. Lors de la phase de pilotage, indiquer la charge
réelle pour effectuer la tâche.

134
 Troisième partie - 10 livrables

Coût RH (prévu/actualisé) : Le coût RH est égal à la charge

RH multipliée par le coût journalier moyen RH de référence (les
colonnes se calculent automatiquement). Si vous désirez un chif-
frage précis du coût des tâches, et que plusieurs ressources humaines
ont un coût différent sur une tâche, il vous faudra décomposer la
tâche en deux tâches sur deux lignes différentes et saisir le coût jour-
nalier de la ressource différent du coût moyen de référence dans la
formule de calcul.
Charge sous-traitance (prévu/actualisé): Indiquer la charge prévi-
sionnelle des sous-traitants mobilisés à la réalisation de la tâche. Lors
de la phase de pilotage, indiquer la charge réelle qui a été nécessaire
pour effectuer la tâche.
Coût sous-traitance (prévu/actualisé) : Le coût sous-traitance
est égal à la charge sous-traitance multipliée par le coût journalier
moyen sous-traitance de référence (les colonnes se calculent automa-
tiquement). Si vous désirez un chiffrage précis du coût des tâches,
et que plusieurs sous-traitants ont un coût différent sur une tâche,
il vous faudra décomposer la tâche en deux tâches sur deux lignes
différentes et saisir le coût journalier de la ressource différent du coût
moyen de référence dans la formule de calcul.
Coût ressources matérielles et achats (prévu/actualisé) : Indiquer
le total des coûts des ressources matérielles et des achats nécessaires
à la réalisation de la tâche.
~ Coût total (prévu/actualisé): Le total est égal à la somme des coûts
~ RH, sous-traitance et ressources matérielles et achats.
UJ
\0
,--4
0
N
@ Les 5 points importants
.....,
s:
.gi 1. Le chiffrage des coûts peut être réalisé seulement à titre indicatif, il faudra
i5: alors s'assurer de l'éventuelle confidentialité du coût du projet.
0
u 2. La valorisation des ressources doit être homogène pour tout le projet afin
d'avoir un chiffrage cohérent des coûts.

U)
3. Le coût doit toujours être calculé dans un projet pour connaître le retour sur
~ investissement.
~
>-
UJ 4. Le travail sur les coûts doit être effectué avec les experts et validé par le
œ
o,
::,
commanditaire avant toute diffusion.
Q
0 5. Les coûts vont évoluer comme le planning en phase de pilotage, d'où les
@ données du « prévu » et de I' « actualisé ».

135
 Le kit du chef de projet

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Préparer ». et créé dans la
fiche n ° 5 « Chiffrer les coûts ». Il va être mis à jour dans la fiche
n ° 7 « Valider le cadrage du projet», et évoluer périodiquement dans
la fiche n ° 8 « Mettre à jour la planification » de la phase « Piloter».

5
Budget
détaillé
•

Bilan

1 0 Création

•,_ 1
#'
Modification

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

136
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE 6 - GRILLE D'ANALYSE DES RISQUES

6
Grille
d'analyse des risques
Présentation sommaire
Ce document est le fruit d'une réflexion tendant à
imaginer tous les événements qui pourraient se produire en phase de
pilotage et nuire à l'atteinte des objectifs du projet. Cette grille sera
complétée par les actions préventives et les actions curatives à mettre
en place ou à prévoir dans des scénarios de secours.

Conseils de mise en œuvre

Pour renseigner le document, il faut constituer un groupe de travail
avec les experts et réaliser un « remue-méninges ». Celui-ci va per-
mettre de lister de manière exhaustive les risques que chacun ima-
gine possibles et qui nuiraient à l'atteinte des objectifs. La liste doit
être établie sans aucune censure et tous les risques imaginés doivent
être pris en compte dans la grille.
Pour chacun des risques listés, il faut mesurer l'effet sur les objectifs,
c'est-à-dire le niveau de dégradation de la qualité, l'augmentation des
coûts, l'allongement des délais. Cette évaluation permettra d'évaluer
l'impact des risques sur les objectifs. Elle peut être complétée par
Ul
une analyse de la probabilité de survenance du risque.
~
,...0
>,
Il faut ensuite lister les mesures qui pourraient endiguer l'arrivée du
UJ
\0
,-4
risque ou limiter ses effets : ce sont les mesures préventives. Pour
0
N chaque mesure préventive, il faut établir une planification des tâches
@
....., liées à la mise en œuvre des actions préventives et chiffrer les coûts
s:
Ol
-;:::: relatifs à cette mise en œuvre. Dans certains cas, les mesures préven-
>,
o. . ' .
0 trves n existent pas.
u
Enfin, il faut faire la liste des mesures curatives, mesures qu'il va
falloir mettre en œuvre si les mesures préventives ont échoué ou si
elles n'existent pas. Pour chaque mesure curative, il faut établir une
planification des tâches liées à la mise en œuvre des actions curatives
et chiffrer les coûts liés à cette mise en œuvre. Dans certains cas, les
. n 'existent
mesures curatives . pas.

137
 Le kit du chef de projet

Létablissernenr des planifications et l'évaluation des coûts des

mesures préventives et curatives vont permettre de décider de
déployer ces mesures. Dans certains cas, les mesures ne seront pas
mises en place, car elles coûtent plus cher que les conséquences du
risque lui-même.

Présentation détaillée
Nom du projet GRILLE D'ANALYSE DES RISQUES livrable N.6

. --
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Ul
(l)

....
0
>-
-
........... ~.,..,.. .. -.-.
olllPnce

---
I.D
.-l
0
Risques potentiels : Indiquer tous les événements qui pourraient
N
@
dégrader l'atteinte des objectifs en faisant un brainstorming avec les
.....,
.c
OI
experts .
1:::
>-
Cl.
0
Effets sur les objectifs : Indiquer pour chaque risque les effets sur
u
le calendrier du projet, sur le budget du projet ou sur le résultat
attendu.
Impact : Indiquer la cotation de l'impact sur les objectifs, 5 pour
une dégradation très forte des objectifs et 1 pour une dégradation
très faible des objectifs.

138
 Troisième partie - 10 livrables

Probabilité : Indiquer la cotation de la probabilité d'apparition des

risques, 5 si l'apparition du risque est très fortement probable, 1 si
l'apparition du risque est très faiblement probable.
Détection: Indiquer si le risque peut être détecté très tôt avant qu'il
n'apparaisse ; s'il peut être détecté très tôt la cotation est 1, s'il sera
détecté très tard, juste avant son apparition, la cotation est 5.
Criticité: La criticité se calcule automatiquement par la multiplica-
tion de l'impact par la probabilité par la détection.
Décision : Après hiérarchisation des risques par la criticité, décider
(oui/non) si l'on souhaite mettre en place des mesures préventives et
curatives.
Mesures préventives : Indiquer toutes les mesures pouvant être
prises pour réduire en amont l'apparition du risque.
Mesures curatives: Indiquer toutes les mesures pouvant être mises
en œuvre si le risque se produit malgré les mesures préventives.
Dates : Indiquer les dates de début et de fin des actions préventives
et curatives, et les liens avec les autres tâches du planning (à insérer
dans le planning au mieux).
Coûts : Chiffrer le budget à prévoir pour la mise en œuvre des
. preventives
actions ' . et curatives.
.

~
Ul
Les 5 points importants
...
0
>,
UJ
1. L'analyse des risques est le fruit d'un travail collectif avec les experts, ce
\0
,-4
travail est ensuite communiqué au commanditaire du projet.
0
N 2. La liste des risques doit être réalisée de manière exhaustive, et sans censure
@
....., ni débat .
s:
Ol
-;:::: 3. Les mesures préventives et curatives doivent être planifiées et chiffrées en
>,
o. matière de coût de façon à évaluer la faisabilité de leur mise en place.
0
u
4. Tous les risques ne peuvent être couverts soit parce que les parades n'existent
pas, soit parce que la prévention du risque coûte plus cher que les consé-
U)
quences du risque.
~
~ 5. L'analyse des risques permet d'élaborer des scénarios « au pire » ou « au
>-
UJ
mieux » du projet qui permettront de visualiser aussi bien que possible la
œ
Q.
::, planification et les coûts du projet.
Q
0
@

139
 Le kit du chef de projet

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Préparer ». et créé dans la
fiche n ° 6 « Analyser les risques ». Il va être mis à jour dans la fiche
n ° 7 « Valider le cadrage du projet».

Bilan O

0 Création

~-
~~
1 1 J Modification

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

140
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE 7 - COMPTE RENDU DE RÉUNION

7
Compte rendu Présentation sommaire
de réunion

Ce document va servir non seulement de document

préparatoire aux réunions de pilotage du projet, mais aussi de docu-
ment pour consigner les décisions prises au cours de la phase de
pilotage. Un compte rendu sera effectué pour chaque réunion, que
ces réunions soient réalisées avec les experts et les ressources, ou avec
le commanditaire.

Conseils de mise en œuvre

La partie haute du tableau doit être renseignée à l'avance ; l'ensemble
des participants doit être consulté afin que chacun donne la liste des
thèmes qu'il considère nécessaire d'aborder, ainsi que le temps prévu
pour aborder chacun des thèmes.
Le chef de projet fait ensuite une classification par ordre d'impor-
tance des thèmes afin d'arbitrer si la somme du temps nécessaire
dépasse quatre-vingt-dix minutes - auquel cas il est nécessaire d'or-
ganiser deux réunions (les réunions trop longues sont inefficaces).
Le chef de projet doit informer qu'aucun thème supplémentaire ne
pourra être ajouté en cours de réunion. Les éventuels thèmes qui
Ul
~ pourraient apparaître en cours de réunion seront ajoutés à la liste à
...
0
>,
UJ
aborder lors de la réunion suivante .
\0
,-4
0
N
Lensemble des thèmes est ensuite communiqué à tous les partici-
@
.....,
pants au moins trois jours avant la réunion.
s:
Ol
-;::::
>,
Les actions et décisions prises sont consignées en temps réel pendant
o.
0 la réunion ou par le biais d'un ordinateur connecté à un projecteur
u
informatique, afin que tout le monde puisse suivre la formulation du
compte rendu. Le document est ensuite immédiatement imprimé et
communiqué aux participants qui partent avec le compte rendu.
Au besoin, le compte rendu est rédigé à la main en temps réel; une
photocopie en est alors faite à l'issue de la réunion afin que chacun
parte avec le compte rendu.

141
 Le kit du chef de projet

Une personne appelée « modérateur » suit le planning prévu pour

chacun des thèmes et régule ainsi la réunion pendant tout son
déroulement.
Ce type de compte rendu n'est pas adapté à des réunions de type
groupe de travail ou « remue-méninges, » mais à des réunions de
pilotage de projet.

Présentation détaillée
L . Nom du Pl'oi<'t 1 COMPTERtNOU Of REUNION 1 Livrable N"07_]

o.,.
u..
.......
111-priw,
-
.
,...,.. ,._,

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....
N•H...,...
111

I.D
.-l
0
N
@
....., Date: Indiquer la date de la réunion.
.c
OI
1:::
>- Lieu : Indiquer le lieu de la réunion.
Cl.
0
u Heure: Indiquer l'heure de la réunion.
Type de réunion : Indiquer le type de réunion.
Participants: Lister l'ensemble des participants à la réunion.
Thèmes prévus: Lister les thèmes à aborder pendant la réunion.

142
 Troisième partie - 10 livrables

Temps prévu : Indiquer le temps prévu pour aborder chacun des

thèmes listés.
Décisions prises, actions à entreprendre : Lister les décisions et
actions à entreprendre concernant la thématique abordée.
Dates d'échéance : Indiquer les échéances des décisions ou actions
notifiées au cours de la réunion.
Acteurs : Lister les personnes qui vont mettre en œuvre les actions
ou les décisions prises en cours de réunion.
Prochaine réunion : Indiquer le type de la prochaine réunion.
Date/Lieu/Heure : Indiquer la date, le lieu et l'heure de la réunion
suivante.
Thèmes à aborder: Lister les thèmes à aborder pendant la réunion
suivante.

Les 5 points importants

1. Une réunion commence toujours à l'heure, même si le responsable hié-

rarchique n'est pas là, dans la mesure où il a été informé de l'heure au
préalable.
2. Il ne faut pas ajouter de thèmes supplémentaires en cours de réunion, au
risque de faire des réunions fleuves qui érodent la motivation et qui sont
inefficaces.
3. Une réunion de pilotage de projet ne doit pas dépasser une heure trente
ui
~ minutes pour l'ensemble des thèmes.
...
0
>, 4. Il ne doit pas y avoir de thème « divers » qui va servir de « fourre-tout » et
UJ
\0 faire dériver la réunion.
,-4
0
N 5. Le chef de projet doit animer les réunions avec rigueur et professionnalisme
@ car c'est le projet qui est jugé à travers la manière dont sont conduites les
.....,
s:
Ol
réunions .
ï::::
>,
o.
0
u

143
 Le kit du chef de projet

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Piloter ». et créé dans la fiche
n ° 9 « Assurer le reporting ». Il sera créé autant d'exemplaires qu'il y
a de réunions de projet.

6 8

Bilan

•• •• 0 Création

~-
7
•
# ._
Compte rendu • 1 Modification
de réunion

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

144
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE 8 - REVUE DE PROJET

8
Revue
de projet
Présentation sommaire
Ce document est une présentation officielle des étapes
de pilotage. Il sert au chef de projet à réaliser une communication
soignée de la vie du projet. Ces éléments sont destinés soit au com-
manditaire du projet, soit pour réaliser des communications vers des
acteurs externes au projet ou à l'entreprise. Ces communications
vont servir à valoriser le projet et ses résultats, ou le chef de projet et
les acteurs qui travaillent avec lui sur le projet.

Conseils de mise en œuvre

Soigner la réalisation du diaporama, car cet échange fait partie aussi
de la communication opérationnelle.
Préparer le diaporama avec les différents experts afin de ne proposer
que des solutions validées aux problèmes évoqués.
Utiliser l'insertion dans PowerPoint des documents Excel ou Project
concernant la planification et les coûts afin de limiter le temps de
préparation de la revue de projet.
Utiliser les règles de base pour réaliser le diaporama PowerPoint :
phrases courtes, représentations schématiques autant que possible,
Ul
~
...
0
>, une diapo pour deux minutes d'échanges .
UJ
\0
,-4
0
N
Utiliser un projecteur informatique pour passer le diaporama si les
@
.....,
participants à la réunion sont plus de deux.
s:
Ol
-;::::
>,
Compléter la revue de projet par un compte rendu de réunion afin
o.
0 de consigner les décisions prises.
u
Utiliser les règles et techniques de présentation orale afin de valoriser
le contenu de la présentation : ne pas tourner le dos à l'auditoire,
s'exprimer comme dans une conversation normale, établir le contact
visuel avec chacun des participants, se déplacer de temps en temps
dans la salle pour rompre la monotonie du son de la voix, cadrer la
présentation au début de l'intervention (objectifs et horaires).

145
 Le kit du chef de projet

Présentation détaillée
...._ . ..
Ordre du jour
/ 0/ ~ • Ra,ppels dfl objectifs
/,~~
/-, • twdu rfa,05' / prévu
~ ... ., -PotntwrleploM"'C
Projet XXXX
/~ - - ..., ln llwlilln

...............
Revue de Pro,et

~ <# , .J •
/
;
-Poontwrltbudcet
Arbltn&es et Décisions à prendre

• Point sur lt • Reste à fai~ •

...... -__ ---

,•. :Je.

IIW(O(-
_.... 1111/UtO(- ....- ....
Rappels des objectifs État du réalisé/ prévu
l'/j
" ./ / • Objectif 1 0 / _/ · Point sur le planning

~A~<#
• /
Objectlf2
• Objectif 3
~~
. . ~ <# ·
/""~

/
- M•Mvs Pmisionnel
Point sur les livra~s
- Malîws vs prêws
// /// • Point sur le budget
/_,
,, ., ,'.J ~ - Malisévs Pr~onnel

~"'"
~ =- --- .:. .. - --·-
,•:Je. -

.......... ,.,.,, .... .,..

Arbitrages
0 Point sur le « reste à faire »

--~~1. ~=:. . . .
Ul
(l) et décisions à prendre
....
0
>-
I.D
.-l
I'
~~.,
~ • Problèmes rencontr~s
-Pr~l ;'?:~~,
~/
· #
,; • ,r
• Pointl

·
Point2
Point3

0 /~ • Point4
N • Point S
/./~ - Solution 1
@
....., ,# ,# ' .J - Solution 2 ~"''-'
.c - Solution 3
OI
1:::
,. :Je. -
>-
Cl.
0
.... ~--
:Je. ---- ~· ... -- --·-
u

Date de la revue: Indiquer la date de la revue de projet.

Ordre du jour : Ajuster l'ordre du jour de la revue de projet si
nécessaire.
Rappels des objectifs : Rappeler les principaux objectifs du projet.

146
 Troisième partie - 10 livrables

Arbitrages et décisions à prendre : Indiquer les décisions qui

devront être prises pendant la revue de projet.
Point sur le planning : Insérer le planning détaillé de la période
examinée qui retrace l'état du réalisé par rapport au prévisionnel.
Point sur les livrables : Lister les livrables prévus dans la planifi-
cation prévisionnelle et préciser ceux réalisés à la date de revue du
projet.
Point sur le budget: Insérer le budget détaillé de la période exami-
née qui indique l'état des dépenses réellement engagées par rapport
aux coûts prévisionnels pour la période examinée.
Problèmes rencontrés : Lister des problèmes rencontrés pendant la
période examinée.
Solutions préconisées : Dresser la liste des solutions validées qui
peuvent être choisies pour régler les problèmes.
Point sur le« reste à faire» : Lister les principales actions ou livrables
qui restent à réaliser.

Les 5 points importants

1. La présentation doit être soignée autant à l'oral que dans les documents
utilisés afin de valoriser le contenu.
2. Consigner par écrit dans un compte rendu de réunion les décisions prises au
ui cours de la revue de projet.
~
...
0 3. Ne proposer que des solutions validées par les experts afin de réduire la
>,
UJ durée de la revue de projet.
\0
,-4
0 4. Utiliser le plus possible des schémas et des représentations graphiques.
N
@ 5. Adapter le niveau de synthèse de l'information à l'interlocuteur et à son
.....,
s: niveau de prise de décision .
Ol
ï::::
>,
o.
0
u

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Piloter ». et créé dans la fiche
n ° 9 « Assurer le reporting ». Il sera créé autant d'exemplaires que de
réunions de reporting avec le commanditaire.

147
 Le kit du chef de projet

Bilan

0... Création

~-
~
8
Revue de projet ••• 1 1 Modification

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
.-l
0
N
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.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

148
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE 9 - FICHE DE REPORTING

9
Fiche Présentation sommaire
de reporting

C'est un document qui va permettre aux ressources

qui vont accomplir les tâches du planning de fournir des informa-
tions sur l'état d'avancement des tâches qui leur ont été confiées. Il
est indispensable que ces informations soient écrites et présentées
toutes de la même façon pour permettre au chef de projet de les
consolider au niveau du projet, afin de mettre à jour les éléments du
tableau de bord, et notamment le planning.

Conseils de mise en œuvre

La fiche de reporting doit être communiquée aux ressources dès la
fin de la fiche n° 7 de la méthode ou à la fin de la préparation.
Les fiches de reporting doivent être remises par les ressources au plus
tard le jeudi de manière périodique; cela laisse le vendredi au chef de
projet pour relancer les ressources ou les experts qui n'auraient pas
remis la fiche dans les temps.
Le chef de projet doit expliquer aux ressources et aux experts com-
ment remplir la fiche afin d'être sûr d'avoir des réponses homogènes
et consolidables.
Ul
~
...
0 Les fiches de reporting devraient être renseignées de manière hebdo-
>,
UJ madaire afin que les décisions nécessaires au pilotage puissent être
\0
,-4
0
N
prises rapidement.
@
....., Utiliser de préférence l'e-mail pour la transmission des fiches de
s:
Ol
-;::::
>,
reporting afin de gagner du temps.
o.
0
u De préférence, confier le remplissage des fiches de reporting tou-
jours aux mêmes personnes afin d'homogénéiser la présentation des
informations.
Mettre à jour tous les documents projets à partir de la fiche de repor-
ting, c'est-à-dire le planning détaillé et le budget détaillé.

149
 Le kit du chef de projet

Transformer cette information opérationnelle et détaillée en infor-

mation de synthèse avant de la communiquer vers le commanditaire,
la fiche de reporting étant avant tout un outil pour le chef de projet.

Présentation détaillée
Nom du projet FICHE DE REPORTING Livrable N"9
--
--- -- - -
o.. .... ,...

• •''"~"'' ..ah,n~

-...
'°"
-

-·-
.................

lie
- ............ .
olli!.>nce
......... _.... -·-
-·- .-_ .,

Ul
Référence projet: Indiquer la date de début du projet, la date de fln
cible et estimée suite à la mise à jour du planning.
(l)

....
0
>-
I.D
N° de reporting : Préciser le numéro de reporting.
.-l

Date de mise à jour : Saisir la date à laquelle est effectué le repor-

0
N
@
.....,
.c
ting ; les informations indiquées concerneront la période entre la
OI
1:::
>-
date du dernier reporting et celui-ci.
Cl.
0
u Livrables/jalons : Indiquer la liste des livrables/jalons qui doivent
être réalisés par l'acteur concerné.
0/o de réalisation : Indiquer le degré de réalisation du livrable (de
O o/o si pas commencé à 1 OO % si terminé).
Degré d'avancement : Indiquer l'état d'avancement du livrable
par rapport au planning prévisionnel. Cet état d'avancement peut

150
 Troisième partie - 10 livrables

prendre trois valeurs à saisir ( 1 conforme au prévu, 2 en retard, 3 en

retard critique).
Degré de difficulté de réalisation : Préciser si la réalisation du
livrable comporte des difficultés particulières. Ces difficultés
peuvent être une dépense supérieure aux ressources prévues pour la
réalisation du livrable. Le livrable peut prendre trois valeurs ( 1 pas
de difficultés particulières pour l'élaboration, 2 quelques difficultés
par rapport à ce qui était prévu, 3 de grandes difficultés pour réaliser
le livrable).
Date de fin prévue : Indiquer la date estimée, en tenant compte du
degré de difficulté rencontrée, à laquelle le livrable sera entièrement
réalisé.
Date de fin réelle: Indiquer la date à laquelle le livrable a été terminé.
Ressources consommées : Indiquer les ressources humaines, maté-
rielles ou en termes de sous-traitance réellement consommées (en
charge ou en coût) pour réaliser les livrables ou les résultats attendus.
Penser à indiquer l'unité des ressources consommées (j*h ou€).
Remarques : Donner des précisions sur les livrables ou résultats
attendus afin de faciliter la lecture de la fiche de reporting.

Les 5 points importants

Ul 1. Ne jamais hésiter à relancer les ressources ou les experts qui tarderaient à

~
...
0 fournir leur fiche de reporting.
>,
UJ 2. Un projet correctement piloté doit avoir un planning mis à jour une fois par
\0
,-4
0
semaine, ce qui implique une grande rigueur dans les dates de remise des
N
fiches de reporting.
@
....., 3. Former les ressources et les experts pour remplir les fiches de reporting afin
s:
Ol
-;:::: d'avoir une présentation unique.
>,
o.
0 4. Mettre à jour à partir de la fiche de reporting le planning et le budget du
u
projet.
5. Conserver dans un répertoire toutes les fiches de reporting archivées par
dates pour préparer le bilan du projet.

151
 Le kit du chef de projet

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Piloter ». et créé dans la fiche
n ° 9 « Assurer le reporting ». Il sera créé autant d'exemplaires que
d'actions de reporting.

Bilan

0 Création

- ..1
.-
1 Modification
9
Fiche de reporting
~

Ul
(l)

....
0
>-
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

152
 Troisième partie - 10 livrables

LIVRABLE l O - GRILLE DE BILAN

10
Grille Présentation sommaire
de bilan

C'est le document final de la méthode qui va per-

mettre de dégager les points forts et les points faibles du projet. À la
suite de cette analyse, un plan d'action sera établi afin d'améliorer la
manière de gérer les prochains projets. Cette grille de bilan peut faire
l'objet d'une communication à d'autres acteurs afin qu'ils puissent
capitaliser sur les expériences vécues.

Conseils de mise en œuvre

Recueillir et classer tous les documents du projet afin de faire une
première synthèse et un bref historique des événements du projet.
Organiser une réunion avec les experts et certaines ressources en leur
présentant l'historique du projet.
Sous la forme d'un « remue-méninges», demander à chacun la liste
de ce qui est positif et négatif dans le projet. Il est nécessaire de
préciser dès le début de la réunion qu'il ne s'agit pas de régler des
comptes, mais simplement de s'attaquer aux faits.
Faire une analyse des causes pour chaque événement en utilisant éven-
Ul
tuellement un diagramme d'Ishikawa afin de remonter à la vraie cause.
~
...
0
>,
Identifier les points d'amélioration en les rédigeant sous forme de
UJ
\0
,-4
plans d'actions très opérationnels, tout en restant synthétique.
0
N
@
Préparer une synthèse pour le commanditaire sur le bilan du pro-
.....,
s: jet en classant les actions à entreprendre en actions à court terme,
Ol
-;::::
>, moyen terme, long terme.
o.
0
u
Communiquer le bilan à des chefs de projet susceptibles de mener
des projets similaires.
Archiver le bilan en le rendant accessible aux autres chefs de projet,
sauf si le projet est confidentiel.
Classer l'ensemble des dossiers projets en séparant les documents qui
sont directement réutilisables par d'autres.

153
 Le kit du chef de projet

Présentation détaillée
Nomdu p,ojel Gltlllt Of 811.AH Uvr•blt H'lO

C.quh
~
blffl

se
ollirOCP
4,INT
........ ,..- ... ,...,. .... __ .....
-
_ 1(1

Organisation du projet : Renseigner les rubriques contenues dans

ce thème qui regroupe tout ce qui touche à la gestion du projet. Ce
thème permet d'analyser la manière dont la méthode a été appliquée.
Réalisation du résultat : Renseigner les rubriques contenues dans
Ul
(l)
ce thème qui regroupe tout ce qui touche à la réalisation du résul-
....
0 tat attendu par le commanditaire. Ce thème permet d'analyser les
>-
I.D
aspects techniques du projet.
.-l
0
N Ce qui a bien marché : Renseigner les rubriques contenues dans ce
@
.....,
.c
thème qui regroupe tous les événements du projet qui ont bien fonc-
OI
1:::
>-
tionné, autant en matière de gestion que sur les aspects techniques.
Cl.
0
u Ce qu'il faudrait améliorer : Renseigner les rubriques contenues
dans ce thème qui regroupe tous les événements du projet qui ont
mal fonctionné, autant en matière de gestion que sur les aspects
techniques.
Éléments analysés : Lister tous les événements qui vont faire l'objet
d'une analyse dans le bilan.

154
 Troisième partie - 7 0 livrables

Causes : Lister les causes du bon fonctionnement ou du dysfonc-

tionnement analysé.
Plan d'actions : Lister toutes les actions à entreprendre soit pour
reproduire ce qui a bien fonctionné, soit pour améliorer ce qui a mal
marché.

Les 5 points importants

1. Un bilan n'est pas un règlement de comptes mais une action pour progresser.
2. Ne pas négliger les gains énormes que peut apporter le bilan à l'entreprise
et aux acteurs.
3. Les éléments mis dans le bilan, notamment les plans d'actions, doivent être
très concrets et faciles à mettre en œuvre (ce ne sont pas des vœux pieux).
4. Le bilan doit être mis à la disposition du plus grand nombre dans l'entre-
prise, ainsi il peut être accompagné d'une présentation PowerPoint.
5. Le bilan se termine par une petite manifestation à proportionner avec l'im-
portance du projet. Cette manifestation permet de remercier les acteurs qui
ont activement participé au projet.

Points d'utilisation dans la méthode

Le document est utilisé dans la phase « Progresser ». et créé dans la
fiche n ° 10 « Faire le bilan du projet ».
Ul
2 6 8
0
....
>,
UJ 10
I.D
.-l
0
N
@
Grille de bilan
~ & ~• •

.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.
0
u

1 0 Création

~-
# ..
1 1 Modification

155
 Ul
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0
....
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LI.J
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ri
0
N
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......
.c:
0)
1:::
>
Cl.
0
u
 ÜUATRIÈME PARTIE

Conseils sur la communication

et les relations
entre les acteurs du projet

Ul
~
e> Cette partie est plus particulièrement destinée au chef de projet. En
UJ
I.D
effet, elle va lui apporter un éclairage spécifique sur la communica-
tion dans un projet. Lorganisation de la communication appartient
,--4
0
N
@
.....
au chef de projet, elle est réalisée dans l'étape n° 3 de la méthode.
.I::.
tn
ï::::
Toutefois, la communication démarre dès le premier contact avec le
>
Cl.
0
commanditaire, il est donc nécessaire d'avoir un bon éclairage sur ce
u
sujet car une mauvaise communication est souvent l'une des sources
de difficultés importantes, voire d'échec.
Vous pouvez désormais passer les labellisations en ligne :
http://3P.allience.fr
 Le kit du chef de projet

Que trouverez-vous dans cette partie ?

Des rappels concernant la communication dans un projet et les
typologies comportementales des acteurs dans un projet, ainsi que
l'utilisation de ces typologies dans le cadre d'un changement.
Puis vous trouverez pour chaque étape de la méthodologie:
t une explication détaillant les actions de communication à cette
étape méthodologique du projet ;
t des conseils sur la mise en œuvre de la communication à cette
étape;
t les risques qu'encourt le projet en cas de mauvaise communication;
t les trois points importants à retenir.

Quels sont les points importants ?

Cette partie est essentielle, puisque c'est elle qui va « mettre de
l'huile » dans les rouages du projet. La communication est un accé-
lérateur de projet si elle est bien réalisée, car elle va bien sûr véhiculer
l'information opérationnelle et décisionnelle, mais elle va surtout
permettre aux différents acteurs de se sentir concernés par le projet,
et donc d'être motivés.
Nous mettrons dans cette partie l'accent sur la communication pro-
Ul motionnelle, qui est finalement la plus difficile à mettre en place et
~
...
0 a' mettre en œuvre.
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

158
 Rappels sur la communication
dans un projet

Les trois types de communication

La communication dans un projet est de trois types :
t la communication opérationnelle ;
t la communication décisionnelle ;
t la communication promotionnelle.

Ul
Opérationnel le Décisionnelle Promotionnel le
2
0
....
>,
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.

u
0 « Fonctionner » « Arbitrer » « Vendre - Motiver »

Ji La communication opérationnelle est celle qui va faire fonctionner

~
L.G le projet, c'est une communication qui va privilégier la pertinence
J de l'information (le fond) ; l'information sera par ailleurs détaillée.
o
@

159
 Le kit du chef de projet

La communication opérationnelle se traduit, par exemple, par :

t un point informel sur l'avancement du projet lors du café du
matin;
t des réunions rapides et hebdomadaires entre les membres actifs
du projet;
t l'envoi de l'avancement d'une tâche par mail de l'une des res-
sources du projet.
La communication décisionnelle est celle qui va permettre de faire
des arbitrages dans le projet au fur et à mesure de son avancement,
ou en cas de problème important. Ces arbitrages se font générale-
ment en fonction des trois critères classiques de pilotage du projet (la
qualité du produit, le temps et le budget). C'est une communication
qui privilégie la forme (au sens formel du terme) et le fond, car si
l'information reste synthétique, elle doit être factuelle.
La communication décisionnelle se traduit, par exemple, par :
t des réunions mensuelles avec un comité de pilotage;
t des points hebdomadaires avec le commanditaire du projet.
La communication promotionnelle a un double objectif; elle doit
permettre à la fois de « vendre » le produit aux clients du projet
(ces clients pouvant être externes ou internes à l'entreprise) et de
maintenir la motivation des acteurs sur le projet. C'est la forme qui
Ul
est privilégiée dans ce type de communication, l'information ayant
~
...
0 parfois un contenu moins factuel que dans les deux autres types de
>,
UJ communication.
\0
,-4
0
N La communication promotionnelle se traduit, par exemple, par :
@
.....,
s: t une réunion de lancement au démarrage du projet;
Ol
-;::::
>,
o.
t des réunions d'information aux étapes importantes du projet ;
0
u
t des manifestations amicales (déjeuner ou pot) tout au long du
projet;
t la rédaction d'un journal du projet;
t la mise en œuvre de communiqués de presse ;
t la rédaction de plaquettes internes ou externes pour promouvoir
le produit.

160
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proiei

On peut ainsi résumer les trois types de communication :

Type Objectifs Destinataires Information Moyens

Réunions
Faire informelles
Experts
Opérationnelle fonctionner Détaillée Réunions
Ressources
le projet formelles
Mail

Comité
Arbitrer Réunions
Décisionnelle de pilotage Synthétique
sur le QCT formelles
Commanditaire

Journal du projet
Clients Réunion d'info
Vendre et
Promotionnelle Ressources Synthétique Plaquettes
motiver
Experts Intranet
Manifestations ...

Et s'il ne fallait retenir qu'une chose

N'utilisez pas l'e-mail pour faire de la communication promotionnelle, vous n'aurez aucun
retour d'information sur la perception de vos cibles de communication, car plus de 80 %
de la communication passe par le non-verbal !

l'évolutionvers le changement
Ul
~ Un projet implique nécessairement une situation d'évolution ou de
...
0
>,
UJ changement, à la fois pour les acteurs qui travaillent sur le projet,
\0
,-4
0
mais aussi pour ceux qui vont utiliser le produit du projet.
N
@
....., Tout changement implique de la peur et des résistances. Ainsi, les
s:
Ol
-;::::
acteurs participant de près ou de loin au projet vont devoir traverser
>,
o.
0
la« vallée de la peur ». La vallée de la peur est le processus psycho-
u
logique normal par lequel les acteurs vont passer pour accepter le
changement.
Ce processus comporte les étapes suivantes :
t l'euphorie à l'annonce du changement, la première réaction est
de dire : « Ça va changer... en mieux, sinon pourquoi changer... » ;
cette phase est très courte ;

161
 Le kit du chef de projet

t la résistance suit directement l'euphorie : Maispourquoi chan-

«
ger Qu'est-ce qui va changer... Qu'est-ce que ça va changer pour
moi Maisje n'ai pas très envie de changer... Finalement ce n'est
pas si mal en ce moment ... je n'ai pas envie de changer. . . » ;
t la résignation si le projet perdure et avance : De toute façon, le
«
projet va sefaire avec ou sans moi ... Autant que ce soit avec moi ... » ;
t l'acceptation, c'est le moment où le changement va se traduire
par des actes factuels d'évolution.

Des doutes 9
I\CCEPT A TION

Engagement
De l'intérêt
/
_/ De la peur Adaptation

!,)
-4· EUPHORIE
RÉSIGNATION
"\, '
La communication doit accompagner nos acteurs dans le déroule-
ment de ce processus psychologique. Ce processus est systématique-
ment présent dans des projets dits de service, impliquant notamment
Ul
2 des changements d'organisation pour les acteurs y participant, ou
0
....
>,
UJ
utilisant le résultat du projet .
I.D
.-l
0
N
Et s'il ne fallait retenir qu'une chose
@
.....,
.c
OI
1:::
Ne pensez pas qu'il suffit de communiquer une fois au début du projet pour que le
>,
Cl. processus se déroule inexorablement. Nos acteurs auront tôt fait de faire demi-tour dans
0
u la vallée de la peur, et de revenir sur leurs pas si la communication n'accompagne pas le
processus de changement.

162
 Les comportements face au projet

Selon la carte des partenaires définie dans La stratégiedu projet latéral

d'Olivier Herbemont et Bruno César (Dunod), il existe huit typolo-
gies d'acteurs dans les projets.

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.
0
u

163
 Le kit du chef de projet

Les huit typologies d'acteurs

Les passifs
Leur vie n'est pas dans le projet:
t grande partie des acteurs, c'est la « majorité silencieuse » ils
constituent donc l'enjeu du projet ;
t n'aiment pas participer ;
t ne sont pas concernés par le projet, n'ont pas d'opinion et ne
considèrent pas le projet comme un enjeu ;
t ni alliés, ni opposants, ils ont d'autres sujets d'intérêt ; ils sui-
vront ... peut-etre;
"

t ne pas compter sur eux pour faire avancer les choses;

t peuvent facilement glisser vers l'opposition si on les oublie.

Les hésitants
Ils négocient leur implication dans le projet :
t ont des arguments « pour » et des arguments « contre » le projet
souvent pertinents ;
t peuvent être actifs pour mieux comprendre, même sans vous;
t ont peu de chemin à faire pour devenir alliés du projet et peuvent
aussi basculer vers l'opposition ; leur soutien est conditionnel.

~
Ul
Les déchirés
...
0
>,
UJ Avec eux, c'est tout ou rien :
\0
,-4
0
N
t sont totalement pour ou contre le projet, mais ne restent pas long-
@
.....,
temps dans cette situation instable (sont généralement pour le pro-
s:
Ol jet, mais contre la manière dont la situation est menée) .
-;::::
>,
o.
u
0
Les révoltés
Leur objectif est en opposition fondamentale avec le projet :
t préfèrent tout perdre plutôt que de laisser le projet réussir;
t le projet n'est pas le leur et ils font tout ce qu'ils peuvent pour s'y
opposer;
t ne sont pas accessibles à la discussion, insensibles à tout.

164
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proiei

Les opposants
Ils sont largement en désaccord et usent du rapport de force:
t sensibles au rapport de force, grande capacité à utiliser les
tensions ;
t développent une activité réelle et crédible contre le projet ;
t sont accessibles à la discussion et essaient de vous convaincre que
le projet est mauvais ;
t ont toujours raison.

Les grognons
Ils remontent toutes les tensions, ce sont les signaux d'alarme :
t expriment leur désaccord, râlent mais ne font rien de concret
pour agir contre le projet ;
t disent tout haut ce que d'autres pensent tout bas ;
t peuvent contaminer les « passifs ».

Les engagés
Ils sont très impliqués dans la vie du projet, mais manquent de capa-
. ' cnt1que
cite . . :
t totalement pour le projet, sans recul ni esprit critique, suiveurs
parfois capables d'initiatives ;
~
Ul
t sont prêts à tout faire mais ne savent pas toujours défendre le
...
0
>, projet;
UJ
\0
,-4 t peuvent aider à faire avancer le projet.
0
N
@
.....,
s:
Les triangles d'or
Ol
-;::::
>,
o.
Ils sont les véritables « moteurs » du projet :
0
u
t peuvent porter le projet, proposer et faire des actions concrètes
dans le sens des objectifs poursuivis ;
U)

~ t montrent leur sens critique à l'égard du projet et de la manière

~
>-
UJ dont il est mené ;
œ
o,
::,
Q t défendent le projet contre les opposants ;
0
@ t développent un jeu personnel et peuvent parfois être difficiles à gérer.

165
 Le kit du chef de projet

La répartition moyenne des pourcentages des acteurs est la suivante:

t Passifs, hésitants et grognons = 20 o/o chacun, soit 60 °/o;
t Opposants = 10 % ;
t Déchirés = 1 % ;
t Révoltés= 5 à 10 °/o ;
t Triangles d'or= 5 à 10 % ;
t Engagés= 10 %.
Et s'il ne fallait retenir qu'une chose
Les triangles d'or sont la richesse et le moteur du projet, il faut apprendre à les détecter très
tôt afin de les utiliser au mieux pour accélérer le projet.

Changement et communication
Dans tous les projets, nous pouvons avoir des résistances au change-
ment, par exemple :
t la mise en place d'une nouvelle méthode si les acteurs ne sont pas
prêts à modifier leurs habitudes de travail;
t le lancement d'un nouveau produit si le produit est trop novateur;
t la mise en place d'une nouvelle organisation si elle modifie les
champs de pouvoir ;
Ul
t la mise en place d'un nouveau mode de rémunération si les modes
~
...
0 de calculs sont différents;
>,
UJ
\0
t la construction d'une nouvelle habitation si elle entraîne un
déménagement géographique important ...
,-4
0
N
@
....., La communication accompagne le changement et va donc être un
s:
Ol
ï:::: moyen puissant du management du changement.
>,
o.
u
0 Beaucoup trop de managers pensent qu'il vaut mieux attendre le
dernier moment pour annoncer un changement. Ils pensent aussi
que peut-être les choses vont passer sans douleur et sans heurts, c'est
la politique de l'autruche et du « pas de vagues ».
D'autres pensent que faire participer tout le monde au changement
est une bonne solution. On rentre alors dans des débats sans fin qui
conduisent à l'enlisement du projet.

166
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proiei

En fait, la communication doit être organisée en fonction de la tra-

versée de la vallée de la peur :
t il faudra du temps pour faire passer le changement ; il faut donc
annoncer le projet assez tôt afin que les acteurs aient le temps de
traverser la « vallée de la peur » ( de six mois à un an) ;
t il faudra adapter la communication à chaque phase de la traversée.

Dans la phase d'euphorie

Communiquer sur les risques du projet, être le plus transparent pos-
sible, s'assurer que les objectifs du projet ont été bien compris.

Dans la phase de résistance

Prendre en compte les typologies des acteurs, leur positionnement
en fonction du projet, et construire une stratégie en s'appuyant sur
les « triangles d'or ».

Dans la phase de résignation

Prendre le temps de communiquer sur les avantages du projet. Mettre
en avant les gains individuels et collectifs. Informer les acteurs sur
l'avancement du projet.

Dans la phase d'acceptation

Faire participer les acteurs à la construction du projet, les valoriser
par une communication promotionnelle. Récompenser les acteurs
~ qui se sont montrés particulièrement actifs.
...
0
>,
UJ
\0
Euphorie Résistance Résignation Acceptation
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol

t
-;::::
>,
o.
0
u

Objectifs
Risgues

167
 Le kit du chef de projet

Et s'il ne fallait retenir qu'une chose

Communiquez tôt et clairement sur les objectifs du projet, cela permettra aux acteurs de
se positionner par rapport aux objectifs, et ainsi d'adopter une aptitude plus claire et plus
lisible, et par ailleurs de déclencher le processus de changement. C'est tellement plus facile
de terminer un projet (livrer le produit) dans la phase d'acceptation ...

Communiquer vers une typologie d'acteur

La communication interpersonnelle doit être adaptée à la typologie
comportementale de l'acteur qui va être la cible de la communica-
tion. Ainsi, il est indispensable que le chef de projet sache adapter
sa communication en fonction du positionnement de l'acteur vers
lequel il communique.

Communiquer avec un passif

Communiquer de manière très formelle et régulière sans chercher à
le convaincre du bien-fondé du projet. Ne pas perdre de temps avec
lui car il cherche à ralentir le projet. La manière formelle permet de
lui démontrer la détermination à mettre en œuvre le projet.

Communiquer avec un hésitant

Il ne sait pas toujours comment se positionner. Il faut le rassurer en
Ul
~ passant un peu de temps avec lui pour comprendre ses inquiétudes.
...>-
0

UJ
Une communication individuelle peut être alors intéressante si le
\0
..-4
0
périmètre du projet n'est pas trop large.
N
@
.....,
s:
Ol
Communiquer avec un déchiré
ï::::
>-
0.
0 Totalement ingérable et extrémiste, il ne faut pas passer de temps
u
avec lui, l'exclure si possible des tâches stratégiques du projet.

Communiquer avec un révolté

Il n'est pas nécessaire de l'informer abondamment sur le projet, car
il va se servir des informations pour le saborder. Si possible, le laisser
en marge du système projet.

168
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proie!

Communiquer avec un opposant

La stratégie consiste à l'écouter et le faire travailler sur une piste qu'il
a lui-même suggérée. Cet« os» qu'on lui donne à « ronger» permet
del' occuper pour faire avancer le projet pendant ce temps-là.

Communiquer avec un grognon

Le grognon est une source d'information, car il dit tout haut ce que
les autres pensent tout bas. Il peut aider à avoir l'information suffi-
samment tôt sur le comportement et les avis des autres acteurs.

Communiquer avec un engagé

Lengagé ne doit pas mener les actions de communication car il est
considéré comme « vendu à la cause » et donc non crédible. Faire le
point régulièrement avec lui pour savoir s'il n'est pas parti sur des
pistes non compatibles avec la logique générale du projet.

Communiquer avec un triangle d'or

Véritable fer de lance de la communication, le triangle d'or doit
mener les actions de communication. Les autres acteurs savent qu'un
triangle d'or ne va avancer que s'il a des preuves tangibles que le pro-
jet est bon. C'est avec lui que l'on va organiser la communication.

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D

...
.-l
0
N
@
Ex~liguer
.....,
.c

!
OI
1:::
>, Le chef de projet « caméléon»
Cl.
0 dans sa communication
u

Négocier

Vendre
Remercier
Animer

169
 Le kit du chef de projet

Et s'il ne fallait retenir qu'une chose

Communiquer c'est avant tout écouter, écouter ses interlocuteurs, écouter « son projet »,
avant de parler. Chaque acteur est porteur d'un ou de plusieurs messagesqu'il faut analyser
pour mieux comprendre et mieux communiquer, le chef de projet en véritable caméléon
saura s'adapter en fonction des personnes et de la situation.

La complexité de la communication
La communication se traduit par un plan de communication, lequel
est la traduction opérationnelle de toute la réflexion menée en amont.
On voit que la communication ne se résume pas à une simple liste
de réunions de suivi, elle doit tenir compte de multiples paramètres,
notamment au niveau de la communication promotionnelle.
La stratégie de communication promotionnelle tient compte :
t des objectifs du projet :
- sujet du projet (objectifs de qualité) ;
- budget consacré au projet.
t del' organisation du projet:
projet vertical ou transversal ;
- existence d'un comité de pilotage ;
- exigences du commanditaire.
Ul
t du planning du projet :
~
...
0 durée globale du projet ;
>,
UJ
\0
contraintes des échéances intermédiaires ;
,-4
0
N dates non négociables.
@
.....,
s:
t du comportement des acteurs:
Ol
·;::
>,
pourcentage de « pour » et pourcentage de « contre » ;
o.
u
0 - cartographie individuelle en fonction de la position dans le projet ;
- comportement général des acteurs face au projet.
t de la résistance au changement :
profondeur du changement ;
- durée nécessaire pour que se déroule le processus de changement.

170
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proie!

c
/>.
L-J.
De.sdoute.s
ACCEPTATION

/ R~ISTANCE E~"""'t
T

~~-i-
De: rintérit ""' /

/
EUPHORIE
Delape~
,-_
Ada:;ation
i,.t
Contraintes sur ob 'ectifs
[j RÉ~N

Wf 1Jü
Organisation du ~rojet
La communication
prend en compte

Com ortementdes acteurs

Et s'il ne fallait retenir qu'une chose

Lo communication mérite une véritable réflexion avec la mise en perspective de tous les
paramètres du projet pour qu'elle soit efficace.

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
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0
N
@
.....,
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OI
1:::
>,
Cl.
0
u

171
 Ul
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0
....
>
LI.J
I.D
ri
0
N
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......
.c:
0)
1:::
>
Cl.
0
u
 La communication
à chaque étape méthodologique

1 . Formuler la demande et la présenter

Ul
2
0
4 ...
....
>,
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.
2 9
0
u

La communication à cette étape se traduit par :

t un ou plusieurs entretiens avec le commanditaire du projet ;
t un ou plusieurs entretiens avec les acteurs qui ont mené les études
préalables et/ ou les études de faisabilité.

173
 Le kit du chef de projet

Quelques conseils pour communiquerà cette étape

Vous devez tout d'abord vous assurer que vous avez affaire au vrai
commanditaire du projet, c'est-à-dire à celui ou celle qui a le pouvoir
de dire que le projet va se faire ou pas.
Même si vous connaissez très bien le commanditaire ou si vous tra-
vaillez régulièrement avec lui, vous devez adopter une aptitude très
professionnelle, vous devez prendre des notes, lui dire que vous allez
faire un compte rendu d'entretien (vous pouvez d'ailleurs utiliser
comme compte rendu le modèle de document « Commande du
cornmanditaire »).
Observez bien le « non-verbal » du commanditaire qui vous donnera
de nombreuses informations sur sa volonté de mettre en place le
projet et de le voir aboutir.
Prenez du temps pour discuter sous la forme d'un entretien libre
avec ceux qui ont participé aux études ayant précédé le lancement du
projet, ils vous donneront des informations précieuses sur sa genèse
et sur les difficultés qu'ils ont pu rencontrer. Si le projet continue
de les intéresser, prenez soin de les informer de l'avancement, ils
peuvent être des alliés précieux.

Les risques en cas de mauvaisecommunication

t se lancer dans un projet sans avoir compris le positionnement du
Ul
commanditaire;
~
...
0
>,
t partir avec des incompréhensions mutuelles sur les objectifs à
UJ
\0
atteindre.
,--4
0
N
@ Les 3 points importants
.....,
s:
Ol
-;:::: • Comprendre son commanditaire en adoptant une écoute active lors de l'entretien.
>,
o. • Connaître les personnes qui ont déjà travaillé sur le sujet et échanger avec eux.
0
u • Prendre des notes et faire des comptes rendus pour valider les échanges par oral.

174
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proie!

2. Mettre la commande en mode projet

6 8

4 .

La communication à cette étape se traduit par :

t des entretiens successifs avec le commanditaire pour valider les
objectifs à atteindre ;
t des échanges avec les experts pour faire des premières évaluations
des charges et des coûts.

Quelques conseils pour communiquer à cette étape

C'est une étape qui nécessite à la fois d'entrer en contact avec le com-
manditaire le plus souvent possible, mais aussi d'avoir une grande
Ul
2
0
....
>,
UJ
rigueur méthodologique afin d'obtenir des validations successives .
I.D
.-l
0 Vous risquez d'agacer un commanditaire peu disponible avec vos
N
@
.....,
questions, le mieux est de le prévenir dès le début de cette étape que
.c
OI vous aurez besoin de faire des points fréquents avec lui. Il ne sera
1:::
>,
Cl. donc pas surpris si vous le sollicitez fréquemment.
0
u
En ce qui concerne les experts, il sera éventuellement difficile d' ob-
tenir d'eux des estimations macro, ils auront tendance à vouloir aller
dans le détail et ne pas vouloir prendre des engagements sans avoir
fait une analyse détaillée.
Ce premier contact avec eux est déterminant, il faut que vous mon-
triez votre rigueur organisationnelle, surtout si ce sont des sous-

175
 Le kit du chef de projet

traitants afin de leur faire comprendre que vous aurez des exigences
de fiabilité sur le projet.
N'oubliez pas néanmoins que vous ne devez pas vous placer dans un
rapport hiérarchique avec les experts, sachez reconnaître le fait qu'ils
sont indispensables et sachez les écouter.

Les risques en cas de mauvaise communication

t ne pas obtenir une validation progressive du commanditaire sur
les objectifs et fournir un travail qui va être rejeté en bloc ;
t donner un sentiment aux experts que le projet n'est pas maîtrisé
dans son organisation ;
t générer des situations de blocage avec les experts dès le début du
projet.

Les 3 points importants

• Prévenir le commanditaire qu'il va être fortement sollicité.

• Être professionnel et prévenant avec les experts.
• Être plutôt animateur et organisateur que« chef».

3. Définir les objectifs de communication

6 8
Ul
2
0
....
>-
UJ
I.D
.-l
0
N
4 .
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

2 9

La communication à cette étape se traduit par :

t un échange avec le commanditaire pour connaître ses objectifs en
matière de communication ;

176
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proiei

t des échanges avec les principaux interlocuteurs du projet pour

comprendre leur positionnement ;
t une présentation au commanditaire de la stratégie générale de
communication.

Quelques conseils pour communiquer à cette étape

La communication est souvent mal comprise, vous devez avoir une
aptitude pédagogique pour faire comprendre la complexité, les
enjeux de la communication et la démarche que vous allez adopter.
Si vous utilisez la carte des partenaires, soyez prudent dans votre
communication sur cet outil, il est souvent préférable de garder pour
vous la cartographie des acteurs.
Vous devez avoir une écoute particulièrement active afin de pouvoir
comprendre le positionnement de chacun par rapport au projet ;
pour cela, n'hésitez pas à rappeler de la manière la plus claire pos-
sible les objectifs du projet à chaque fois que vous rencontrez une
nouvelle personne.
Présentez d'abord au commanditaire votre stratégie de communi-
cation avant d'en parler à qui que ce soit, vous devez lui donner la
primeur de ce que vous avez construit.
Pensez que la communication est étroitement liée à la « politique »
de l'entreprise sur les projets et aussi à la culture d'entreprise. Faites
~
Ul des préconisations pour que le projet marche, mais ne soyez pas sur-
...
0
>,
pris si votre plan est modifié pour des raisons politiques.
UJ
\0
,-4
0
N
Les risques en cas de mauvaise communication
@
....., t ne pas comprendre la volonté du commanditaire pour la commu-
s:
Ol
-;:::: nication;
>,
o.
u
0 t se tromper sur le positionnement des acteurs par rapport au projet ;
t mener une communication en décalage avec l'entreprise.

Les 3 points importants

• Être pédagogique dans votre approche de la communication.

• Prendre le temps d'échanger avec tous les acteurs du projet.
• Penser que la communication c'est stratégique et très politique.

177
 Le kit du chef de projet

4. Construire le planning détaillé

2 9

La communication à cette étape se traduit par :

t les échanges avec les différents experts pour obtenir leurs décou-
pages et leurs estimations du projet ;
t un entretien avec le commanditaire pour lui présenter le planning;
t des négociations avec les experts et le commanditaire dans la
phase d'ajustement du planning.

Quelques conseils pour communiquer à cette étape

C'est une étape technique où le chef de projet va apporter son
savoir-faire en termes de techniques de planification, et les experts
Ul en termes de technique de fabrication du produit. Le chef de pro-
2
0
....
>,
jet doit éviter de remettre en cause les découpages proposés par les
UJ
I.D
experts sauf s'ils semblent aberrants.
.-l
0
N Si c'est possible, il faut procéder par itérations successives sur des
@
.....,
.c
versions V1 à Vn du planning en confrontant les avis des différents
OI
1:::
>,
experts. Dans cette phase, le chef de projet a un rôle d'animateur et
u
Cl.
0 n'intervient pas dans le contenu, il se contente de le mettre en forme
et en musique.
La phase de présentation au commanditaire est délicate car celui-ci
souhaitera à la fois voir une planification synthétique (ce niveau d'infor-
mation lui suffit pour prendre ses décisions) et avoir des justifications
des estimations de charge et de durée, ce qui demandera de descendre
dans le détail sans le noyer pour qu'il prenne la bonne décision.

178
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proie!

Il est indispensable de communiquer auprès du commanditaire pour

lui dire que le planning est une supposition et qu'il sera évidemment
amené à évoluer.

Les risques en cas de mauvaise communication

t avoir des débats interminables des experts sur tel ou tel choix
technique;
t faire de l'ingérence dans le travail des experts, ce qui les conduit à
se désengager de la planification qui leur est finalement imposée ;
t avoir un désintérêt du commanditaire sur le planning car le
niveau de détail n'est pas adapté à sa prise de décision.

Les 3 points importants

• Adapter le niveau de détail du planning à la personne à qui on le communique.

• Rester dans un rôle d'animateur vis-à-vis des experts.
• Procéder par itérations successives et négocier au fur et à mesure des versions du planning.

5. Chiffrer les coûts

8

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
4 ..
.-l
0
N
@
.....,
.c
1
OI
1:::
>,
Cl.
0
u 2 9

La communication à cette étape se traduit par :

t un échange avec le commanditaire sur le périmètre de consoli-
dation;
t une communication au commanditaire sur le budget du projet.

179
 Le kit du chef de projet

Quelques conseils pour communiquer à cette étape

Avant de calculer le budget, il faut savoir ce que l'on va imputer au
projet. Soit l'entreprise possède ses propres règles d'imputation, et le
chef de projet les applique afin que le chiffrage des projets se fasse
selon les mêmes formules de calcul, c'est le commanditaire qui va
donner les règles de calcul. Le chef de projet peut alors donner son
avis sur la manière de comptabiliser les coûts.
Cette phase est très sensible car la communication sur le coût d'un
projet peut avoir des incidences fortes sur le comportement des
acteurs. Seul le commanditaire a le pouvoir de décider si l'on doit
communiquer sur le coût d'un projet.
Le mieux, c'est que de toute façon le chef de projet calcule le coût
global du projet, sans nécessairement le communiquer, ne serait-ce
que pour alerter si le retour sur investissement est mauvais. Le chef
de projet doit alors tenir une « double comptabilité » : le budget réel
du projet et le budget communiqué.
Afin de ne pas froisser les susceptibilités, le coût d'un projet peut être
exprimé en jours X homme, ce qui a un impact nettement moindre
que l'expression du budget en euros.

Les risques en cas de mauvaise communication

t calculer le budget officiel d'un projet en sortant du périmètre de
Ul
consolidation ou en ajoutant des éléments hors périmètre ;
~
...
0
>,
t communiquer sur un budget global alors qu'il avait été décidé de
UJ
\0
ne communiquer qu'une partie des informations.
,--4
0
N
@ Les 3 points importants
.....,
s:
Ol
-;:::: • Prendre en compte les règles de gestion de l'entreprise ou celles du commanditaire, et
>,
o. s'y tenir.
0
u • Avoir la validation du commanditaire sur la communication du budget du projet.
• Accompagner la communication du budget avec des explications sur ce qui a été imputé
effectivement.

180
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proie!

6. Analyser les risques

2 9

La communication à cette étape se traduit par :

t l'animation d'un groupe de travail avec les experts;
t la présentation des risques du projet et des scénarios au comman-
ditaire.

Quelques conseils pour communiquerà cette étape

Lévaluation des risques est directement dépendante de l'expérience
des experts sur la typologie du projet abordée, et de la capitalisation
Ul
de l'entreprise sur les projets similaires précédents.
2
0
....
>,
Là encore, le chef de projet se place dans un rôle d'animateur et il
UJ
I.D devra éviter de trop intervenir dans le contenu.
.-l
0
N
@
La séance d'analyse des risques doit être animée en deux temps, une
.....,
.c phase de brainstorming et une phase de groupe de travail.
OI
1:::
>,
Cl.
0
Dans la phase de brainstorming, il est indispensable de laisser place à
u
la créativité afin d'être le plus exhaustif possible. Sur un gros projet, il
est conseillé de laisser l'animation du brainstorming à un spécialiste.
L'animation de la partie groupe de travail est plus classique et per-
mettra de faire la classification des risques.
La présentation des risques au commanditaire est la phase la plus
délicate, car le chef de projet est souvent pris comme quelqu'un de

181
 Le kit du chef de projet

négatif qui cherche à démontrer que le projet ne va pas fonction-

ner comme prévu, notamment lors de la présentation des scénarios
au pire ; là encore, un peu de pédagogie vers le commanditaire est
nécessaire afin de ne pas arriver à une situation de blocage.

Les risques en cas de mauvaise communication

t lancer des débats d'experts dans la phase de créativité ;
t générer de la part du commanditaire une mauvaise appréciation
de la volonté du chef de projet à s'engager sur le projet.

Les 3 points importants

• Faire animer le brainstorming par un professionnel dans des grands projets.

• Faire de la pédagogie sur les risques auprès du commanditaire avant de lui présenter
les scénarios.
• Présenter les scénarios au pire, mais ne pas oublier les scénarios au mieux.

7. Valider le cadrage du projet

8

2
Ul
4 -itlr•i,tth,t•L
0
....
>-
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
2 9
>-
Cl.
0
u

La communication à cette étape se traduit par :

t un point de négociation et de validation avec le commanditaire ;
t la communication de tous les documents aux acteurs du projet ;
t la réunion de lancement de la phase de réalisation du projet ;
t la communication sur les modes de reporting.

182
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proiei

Quelques conseils pour communiquer à cette étape

Lengagement doit être mutuel entre le commanditaire et le chef
de projet. Pour ce faire, il est bon de rendre officielle la validation
de l'ensemble des documents du projet. Même si l'engagement
est moral, il doit néanmoins être tracé dans un compte rendu de
' .
reuruon.
La transmission de la dernière version de tous les documents permet
de mettre au même niveau d'information tous les acteurs du projet,
il ne faut écarter personne sous peine de générer des frustrations et
plus tard des blocages. La transmission est plus efficace si elle se fait
lors d'une réunion.
Il est souhaitable que la réunion de lancement du projet soit animée
par le commanditaire, même sic' est le chef de projet qui l'organise.
Cela donne un caractère officiel au projet et permet de réaffirmer la
volonté de la direction de faire avancer le projet.
Il faut profiter de l'euphorie du lancement pour communiquer aux
différentes ressources les outils de reporting ; cela génère des réti-
cences, il faut donc rappeler quelle est leur utilité pour le projet et
informer que c'est « obligatoire » de les remplir.

Les risques en cas de mauvaise communication

t démarrer un projet alors que tous les objectifs ne sont pas
Ul
cohérents ;
~
...
0
>,
t démarrer un projet avec des niveaux d'information différents;
UJ
\0
,-4
t démobiliser les acteurs qui seront restés sur la touche ;
0
N
@
t ne pas insuffler la rigueur nécessaire au suivi du projet.
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
Les 3 points importants
o.
8 • Être clair avec le commanditaire et refuser de commencer la fabrication si les objectifs
ne sont pas cohérents.
• Mettre tout le monde ou même niveau d'information ou lancement de la réalisation .
.,, • Rappeler que le mode projet c'est aussi« rendre compte» à travers le reporting.
~
~
>-
UJ

[
::,
Q
0
@

183
 Le kit du chef de projet

8. Mettre à jour la planification

4 ...

2 9

La communication à cette étape se traduit par :

t demander aux différents acteurs les éléments de leur avancement;
t échanger avec les experts pour trouver des solutions en cas de
problème.

Quelques conseils pour communiquer à cette étape

La position du chef de projet, pendant toute cette période de pilo-
2
Ul
tage, n'est pas confortable : il devra relancer sans cesse les différents
0
....
>,
acteurs pour savoir ce qu'ils ont réalisé dans les tâches du planning.
UJ
I.D
.-l
Cela demande de la rigueur et de la ténacité, en démontrant que
0
N l'on ne « lâchera pas le morceau ». mais toujours dans le calme et le
@
....., respect des personnes. Le chef de projet doit être exemplaire dans
.c
OI
1:::
>,
son comportement, et s'il demande de l'information, cela veut dire
Cl.
0 qu'il saura aussi donner l'information qu'il détient le plus rapide-
u
ment possible (reporting descendant).
Les échanges avec les experts servent notamment à préparer les comi-
tés de pilotage pour proposer aux décideurs des solutions viables
techniquement pour résoudre les problèmes de dérapages (temps et
coûts). Il est nécessaire de bien positionner les experts dans leur rôle
dès le départ afin qu'ils ne fassent pas d'ingérence. Ils n'ont d'ailleurs

184
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proie!

pas leur place dans les comités de pilotage. Le travail avec eux se fait
dans des groupes de travail animés par le chef de projet.
Le chef de projet doit penser à construire un planning de suivi pou-
vant être communiqué à différents niveaux (opérationnels et déci-
sionnels), et donc pouvoir avoir différents niveaux de présentation
(synthétique et détaillé).

Les risques en cas de mauvaise communication

t ne pas obtenir les informations d'avancement, et donc ne pas
pouvoir mettre à jour le planning;
t fournir des plannings qui ne sont pas lus.

Les 3 points importants

• Expliquer pourquoi le reporting est utile dans un projet et préciser que ce n'est pas une
volonté de contrôle mais de pilotage.
• Penser à ajuster la maille du planning à l'interlocuteur qui le lit.
• Se montrer tenace et tenir la distance dans la demande de reporting faite aux ressources.

9. Assurer le reporti ng
6 8

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
.-l
4 .. 1111n•10
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.
0
u

</)

f
~
La communication à cette étape se traduit par :
J t animer les comités de pilotage ou les réunions de suivi avec le
@ commanditaire;

185
 Le kit du chef de projet

t informer les experts et les ressources des décisions prises ;

t informer les clients du projet de l'avancement des livrables ;
t maintenir la motivation de l'ensemble des acteurs.

Quelques conseils pour communiquer à cette étape

Le comité de pilotage est un examen périodique de l'avancement du
projet sous la responsabilité du chef de projet. Ce dernier en assure
l'organisation et l'animation, il est donc nécessaire que cela soit à la
fois impeccablement organisé mais aussi parfaitement animé. C'est
un « examen régulier» que le chef de projet passe, il est en quelque
sorte testé mensuellement lors de ce comité.
Les décisions prises par le comité de pilotage doivent donner lieu
rapidement à une information descendante dans le système projet,
au risque de voir les acteurs se démotiver car ils auront appris les
décisions de manière non officielle avant que le chef de projet ne les
informe lui-même.
Les clients utilisateurs, même s'ils ne sont pas directement opéra-
tionnels dans cette phase, doivent être informés de l'avancement. Le
mieux est de prévoir avec eux des réunions d'information dans les
étapes marquantes de fabrication du produit.
Le maintien de la motivation des acteurs passe par la réalisation
périodique de petits points, formels ou informels, pendant lesquels
~
Ul
le chef de projet peut s'entretenir avec les acteurs pour connaître
...
0
>,
leurs opinions, leur état moral et physique.
UJ
\0
,--4
0
N Les risques en cas de mauvaise communication
@
.....,
s:
t donner une image négative du chef de projet et du projet à travers
Ol
-;::::
>,
le comité de pilotage ;
o.
u
0
t bloquer l'avancement du projet par la non-communication des
décisions prises en comité de pilotage ;
t démotiver les clients du projet ;
t démotiver les acteurs actifs du projet.

186
 Quatrième partie - Conseils sur la communication et les relations entre les acteurs du proie!

Les 3 points importants

• Consacrer du temps à la préparation des comités de pilotage.

• Faire redescendre les décisions prises le plus rapidement possible.
• Écouter et informer pour continuer à maintenir la motivation.

1 O. Faire le bilan du projet

6 8

4 ..

2 9

La communication à cette étape se traduit par :

t animer une réunion de bilan avec les experts et certaines
ressources ;
Ul
t communiquer sur le bilan du projet au reste de l'entreprise ;
2
0
....
>,
t clôturer officiellement le projet.
UJ
I.D
.-l
0
N
Quelques conseils pour communiquer à cette étape
@
....., La réunion de bilan ne doit pas tourner au règlement de comptes,
.c
OI
1:::
>,
il faut dès son début désamorcer toute tentative de vindicte. C'est
Cl.
0 au chef de projet de savoir prendre le recul nécessaire pour que cette
u
réunion soit une réunion d'analyse que l'on peut terminer par une
petite manifestation amicale à définir en fonction de la taille du pro-
jet. Cette réunion doit être l'occasion de remercier ceux qui ont tout
particulièrement contribué au projet.
La capitalisation passe par le transfert d'informations. L'idéal est de
pouvoir rapidement communiquer les résultats du projet aux chefs

187
 Le kit du chef de projet

de projet susceptibles de mener un projet similaire. On peut le faire

avec humour et autocritique, en restant pragmatique. À ce stade,
le projet doit être totalement dépersonnalisé, il faut ainsi en rester
aux faits sans citer les personnes concernées. Cette manifestation est
beaucoup plus efficace que le simple archivage des documents sur
un serveur ou dans un intranet. Linvestissernent pour l'organiser et
l'animer est largement rentabilisé par les économies réalisées dans les
autres projets.
La clôture officielle peut être réalisée par exemple par la sortie d'un
numéro spécial du journal du projet, et diffusé à toute l'entreprise
sic' était un projet transversal. Il faut au minimum qu'un document
officialise la fin du projet et le désengagement du chef de projet et
des acteurs.

Les risques en cas de mauvaisecommunication

t avoir un bilan qui se termine par des incompréhensions, voire
des conflits ;
t ne pas utiliser l'expérience acquise et reproduire les mêmes
erreurs ;
t continuer à mobiliser des ressources sur un projet qui n'en finit
pas;
t générer des frustrations chez les acteurs qui n'ont ni été remerciés
ni été félicités malgré leur engagement.
Ul
~
...
0
>, Les 3 points importants
UJ
\0
,-4
0 • Ne pas utiliser le bilan pour régler des comptes mais pour progresser.
N
• Mettre un mot« fin » au projet en communiquant vers l'ensemble des acteurs.
@
....., • Remercier ceux qui se sont tout particulièrement engagés sur le projet .
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

188
 CINQUIÈME PARTIE

Conseils sur la prise de parole

du chef de projet

Cette partie est également destinée au chef de projet.

Ul
~ Nous avons précisé précédemment que le chef de projet devait maî-
e>
UJ triser le Hard (partie méthodologique de la gestion de projet) et le
I.D
,--4
0
Soft (partie humaine de la gestion de projet). La prise de parole fait
N
@ partie du Soft comme le management de l'équipe et la communica-
.....
.I::.
tn
tion. Maîtriser ses prises de parole va permettre au chef de projet de
ï::::
>
Cl.
crédibiliser son positionnement dans le projet vis-à-vis de tous les
0
u acteurs internes et externes.
 Le kit du chef de projet

Que trouverez-vous dans cette partie ?

t les différentes situations de prise de parole en public du chef de
projet;
t les acteurs présents dans chaque situation;
t l'organisation à mettre en œuvre pour que cela fonctionne
correctement ;
t les risques de dérapage sil' action n'est pas conduite correctement ;
t les conseils de mise en œuvre pour le chef de projet.

Quels sont les points importants ?

Au-delà des techniques classiques de prise de parole en public qui
peuvent être mises en œuvre dans toutes les situations de face-à-face,
il convient d'adapter sa posture en fonction de l'objectif poursuivi.
Nul doute que le chef de projet peut être mis en difficulté dans
cet exercice difficile qui décrédibilisera son rôle dans l'organisation
projet s'il n'est pas à la hauteur de l'exercice ; ce risque est d'autant
plus important dans une organisation matricielle où la légitimité du
chef de projet en tant que manager de l'équipe peut être remise en
cause facilement par les hiérarchiques de l'équipe et des contribu-
teurs. Enfin, l'obtention des arbitrages par les acteurs décisionnels
est directement dépendante de la capacité du chef de projet à animer
Ul les instances décisionnelles, et notamment le comité de pilotage où
~
,...0
>,
la forme et la posture importent autant que le fond.
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

190
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

Les 1 0 situations types que vivent

tous les chefs de projet
Situation l - L'entretien avec le commanditaire
lors du lancement du projet

• Les objectifs

• comprendre la commande du commanditaire ;

• intégrer les objectifs qui sont négociables et ceux qui ne le sont

pas;

ui
• comprendre le positionnement du commanditaire par rapport au
projet (son positionnement dans la carte des partenaires).
2
0
....
• {; organisation

•
>,
UJ
I.D
.-l un face-à-face de 15 minutes à 1 heure ;

•
0
N
@ généralement dans le bureau du commanditaire;

•
.....,
.c
OI
1::: une ou plusieurs fois si le projet est complexe, au moment de la
>,
Cl.
0 passation de la commande par le commanditaire.
u

• Les acteurs
Ji
~
t le chef de projet ;
L.G
[
t le commanditaire ;
J t parfois le représentant des clients utilisateurs finaux des livrables
@ du projet.

191
 Le kit du chef de projet

• Les risques
t le commanditaire évoque surtout le contexte du projet et peu les
objectifs ;
t la formulation des objectifs n'est pas assez concrète ;
t le chef de projet se laisse imposer des contraintes alors qu'elles
auraient pu etre negoc1ees ;
• ;... I • I

t un rapport hiérarchique s'installe au détriment d'une collabora-

tion en mode projet.

Ce que je dois Faire en tant que chef de projet

• Je prépare mes questions en amont en étudiant les éventuels éléments mis à ma
disposition.
• Je m'assure d'établir un lien de confiance immédiat.
• J'observe le langage non verbal et analyse les intentions du commanditaire.
• J' autocritique mon langage non verbal et mesure ses effets sur la relation établie avec
le commanditaire.
• Je mets en place les bonnes conditions matérielles d'échanges.

Situation 2 - La réunion plénière du lancement du projet

Ul
2
0
....
>-
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

• Les objectifs
t informer les clients utilisateurs du lancement officiel du projet ;
t lancer le processus d'accompagnement au changement ;
t communiquer sur les principaux jalons du projet ;

192
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

t mobiliser l'équipe projet afin qu'elle mesure les enjeux ;

t parfois, faire intervenir les membres de l'équipe projet sur des
points techniques.
• ~ organisation
t réunion plénière dans une salle adaptée au nombre de participants ;
t préparation d'un diaporama synthétique avec objectifs, planning,
acteurs;
t présentation synthétique du commanditaire ;
t présentation détaillée du chef de projet du projet (50 minutes
maximum);
t en général, une fois au début du projet en 2 heures maximum
tout compris.

• Les acteurs
t direction générale si projet stratégique ;
t commanditaire;
t chef de projet ;
t équipe projet ;
t si possible, tous les clients utilisateurs des livrables du projet.

• Les risques
t une présentation trop politiquement correcte avec des objectifs
~
Ul
non atteignables et donc non crédibles ;
,...0
>,
UJ
t un langage trop technique au détriment des résultats et change-
\0
,-4 ments impactant les clients ;
0
N
@ t un long discours sans saveur et démobilisateur.
.....,
s:
Ol
-;::::
>, Ce que je dois faire en tant que chef de projet
o.
0
u • Je positionne ma légitimité de chef de projet dès le lancement de la réunion : travail de
ma présentation et accroche verbale.
• Je définis les rôles dans l'animation et les prises de parole : commanditaire, équipe projet. ..
• Je prépare la structure de mon message et je l'adapte à la diversité du public projet.
• Je m'entraîne en amont à un volume de voix porteur.
• J'anticipe les questions et objections et je définis les règles de prise de parole.
• Je travaille la gestion de mon espace.
• Je définis le timing de la situation d'animation et de prise de parole.

193
 Le kit du chef de projet

Situation 3 - Les réunions de suivi avec l'équipe projet

•t Les objectifs
faire un point d'avancement détaillé du planning ;
t résoudre des problèmes techniques avec les experts;
t échanger avec les membres de l'équipe pour évaluer leurs mati-
vation/fatigue/problématiques personnelles impactant le projet ;
t choisir des options techniques pour régler les problèmes.

•t {; organisation
en présentiel ou en vidéoconférence ;
2
ui t sur une durée de 2 heures maximum ;
0
....
>,
UJ
t toutes les semaines, si possible .

•t
I.D
.-l
0
N Les acteurs
@
.....,
.c
tous les membres de l'équipe projet avec le chef de projet ;
OI
1:::
>,
Cl.
t parfois un expert externe à l'équipe pour débattre d'une probléma-
u
0
tique technique particulière.

•t Les risques
se plonger trop dans le détail de certains points au détriment des
<f)

...!!!
~>,
arbitrages ; w
Q)
Q_
~
t rentrer dans l'affect à cause notamment de débats techniques ou o
~

de la fatigue inhérente à certaines phases du projet; ©

194
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

t un chef de projet trop directif qui impose et empêche le débat;

t un manque de préparation de l'équipe et du chef de projet dans
les outils de pilotage (planning et budget notamment).

Ce que je dois faire en tant que chef de projet

• Je définis les objectifs de prise de parole de l'équipe projet.
• Je prépare les réunions en ciblant les informations de l'état d'avancement du projet.
• Je cadre les contenus pour optimiser les temps d'échange.
• Je reste maître de la situation : je guide, je recentre et j'apporte la dynamique de la
réunion.
• Je motive et fédère mon équipe autour du projet.

Situation 4 - Animation des comités de pilotage

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
• Les objectifs
.-l
0
N t informer les acteurs décisionnels de l'avancement du projet ;
@
.....,
.c
t obtenir des arbitrages sur l'évolution des objectifs (coût/qualité/
OI
1:::
>,
temps) ;
Cl.

u
0
t continuer à impliquer les acteurs décisionnels en leur faisant
jouer leur rôle.

Ji • I' organisation
~
L.G t réunion en salle de réunion ;
[
J t présentation par le chef de projet de l'état du projet sur une
@ période donnée ;

195
 Le kit du chef de projet

t échanges et arbitrages sur les solutions proposées par le chef de

projet;
t durée de 1 h 30 maximum tous les mois au minimum ;
t aboutit à un relevé de décision avec des arbitrages en temps
réel pendant la réunion, sinon report du point à soulever à la
prochaine réunion.

• Les acteurs
t commanditaire, représentant des clients utilisateurs, payeurs
pnnc1paux, coordinateur de projet (Project Officer) et chef de
projet.

• Les risques
t manque de préparation du chef de projet tant sur le fond que sur
la forme;
t dérives politiques sur des sujets hors projet ;
t interventions d'acteurs « invités » en décalage avec le projet et son
fonctionnement ;
t non-présence des acteurs décisionnaires qui envoient des
représentants n'ayant pas le pouvoir de décider en temps réel ;
t manque de positionnement du chef de projet qui accepte des
objectifs impossibles à tenir.

~
Ul
Ce que je dois faire en tant que chef de projet
,...0
>, • Je prépare mon animation en tenant compte des profils des membres du comité de pilo-
UJ
\0 tage: travail d'argumentation, d'anticipation des objections et de négociation.
,--4
0 • Je me prépare psychologiquement à affronter des situations déstabilisantes : légitimité
N
@ et crédibilité !
....., • Je reste assertif en motivant mes arguments (arbitrages coûts/ qualité/temps) .
s:
Ol
-;:::: • Je fais un état des lieux du projet précis et visant chaque membre du comité de pilotage.
>,
o.
0
u

196
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

Situation 5 - Présentation d'un cahier des charges

à des sous-traitants lors d'un appel d'offres

• Les objectifs

• présenter les exigences fonctionnelles et techniques de la réalisa-

tion souhaitée ;

• pouvoir répondre aux questions des fournisseurs potentiels ;

• connaître les fournisseurs ;

2
ui
• reformuler les exigences.

•
0
....
>,
L organisation

•
UJ
I.D
.-l
0 salle de réunion pouvant recevoir tous les fournisseurs potentiels ;

•
N
@
....., présentation de 30 minutes maximum ;

•
.c
OI
1::: temps de questionnement à dimensionner suivant la complexité ;

•
>,
Cl.
0
u système d'enregistrement des questions et des réponses ;

• diffusion de l'intégralité de la présentation, questions et réponses

aux fournisseurs ne pouvant pas être présents.

• Les acteurs
t chef de projet ;

197
 Le kit du chef de projet

t représentants des clients pour la partie fonctionnelle ;

t experts pour la partie technique ;
t fournisseurs potentiels.

• Les risques
t manque d'homogénéité dans la maille des éléments présentés ;
t dérives techniques sur des points de détail ;
t manque d'écoute sur la partie comportementale des fournisseurs ;
t incompréhensions sur les besoins engendrant des réponses
inadaptées.

Ce que je dois faire en tant que chef de projet

• J'accorde une dimension relationnelle importante à la situation en évitant les dérives du
type « copinage ».
• Je reste centré sur mon objectif d'entretien : la signature potentielle d'un contrat.
• Je transmets une information pragmatique et uniforme à chaque sous-traitant.
• Je mets l'accent sur les objectifs non négociables.
• Je mets l'accent sur les points disposant de marges de manœuvre.

Situation 6 - Entretien d'évaluationde l'un des membres

de l'équipe projet

Ul
2
0
....
>-
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>-
Cl.
0
u

• Les objectifs
t prendre le pouls du projet ;
t comprendre le positionnement del' acteur par rapport au projet ;

198
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

t avoir des éléments factuels pour évaluer les compétences ;

t mieux connaître les membres de l'équipe ;
t évaluer l'état de fatigue ou de stress.

• Lorganisation
t préparation éventuellement avec le hiérarchique du membre si le
projet est en organisation matricielle ;
t échange en face-à-face de 2 heures maximum;
t lieu convivial et calme propice à un échange constructif;
t retour vers le responsable hiérarchique si nécessaire.

• Les acteurs
t chef de projet ;
t éventuellement hiérarchique du membre de l'équipe ;
t membre de l'équipe évalué.

• Les risques
t se méprendre sur les facteurs de motivation ;
t sur ou sous-évaluer les résultats ;
t occulter l'énergie mise dans le projet par le collaborateur ;
t ne pas donner de chances au collaborateur d'être récompensé
pour sa contribution au projet.
Ul
~
,...0 Ce que je dois faire en tant que chef de projet
>,
UJ
\0
• Je prépare mon entretien : bilan du niveau d'implication du membre de l'équipe et de
sa contribution au projet.
,-4
0
N
• J'analyse avec le membre de l'équipe projet les résultats obtenus.
@
....., • J'apprends à argumenter l'éventuelle exclusion du membre de l'équipe projet et à main-
s:
Ol tenir sa motivation pour un autre projet.
-;::::
>, • Je mène le face-à-face en gérant mes émotions.
o.
u
0 • Je rédige un compte rendu ou je remplis la grille d'évaluation et la fais valider par la
personne évaluée.

199
 Le kit du chef de projet

Situation 7 - Annonce de l'arrêt du projet

• Les objectifs

• annoncer aux acteurs du projet l'arrêt du projet ;

• mettre en place une communication factuelle sur les difficultés

ou motifs de l'arrêt ;

•• capitaliser sur les parties réalisées ;

communiquer sur les actions post-projet.

• Lorganisation

• préparation minutieuse des éléments factuels ;

• réunion officielle dans un lieu convivial ;

2
ui • 30 minutes maximum de présentation puis questions-réponses.
0
....
• Les acteurs

••
>,
UJ
I.D
.-l
0
chef de projet ;
N
@ commanditaire si communication vers l'extérieur du projet ;

•
.....,
.c
OI
1::: acteurs cibles de la communication (comité de pilotage, équipe,
>,
Cl.
0 clients du projet, partenaires externes et internes).
u

• Les risques

• cultiver une incompréhension sur les motifs de l'arrêt ;

<f)

...!!!

•
~>,
continuer à dépenser de la ressource alors que le projet est voué w
Q)

a' l'éech ec;

Q_
~
~

•
o
générer de la démotivation pour les projets suivants. ©

200
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

Ce que je dois faire en tant que chef de projet

• J'explique et je motive l'annonce de l'arrêt.
• J'apporte de la reconnaissance sur l'investissement de chacun.
• J'aide à dédramatiser et à prendre du recul face à la décision.
• Je motive l'équipe pour les autres projets en cours et/ ou à venir : maintenir un même
niveau d'implication.
• Je récupère tous les éléments capitalisables humains et techniques.

Situation 8 - Animationd'une réunion de négociation

avec des sous-traitants internes ou externes

• Les objectifs

• obtenir des arbitrages sur objectifs ;

• conclure une négociation;

2
ui
• trouver et partager des solutions ;

•
0
....
>-
I' organisation

•
UJ
I.D
travaux préparatoires sur les marges négociables et non
.-l
0
N
@ négociables ;

•
.....,
.c
OI
réunion de travail d'une demi-journée maximum ;

•
1:::
>-
Cl.
0 salle de travail conviviale, propice à la négociation ;

•
u
rédaction des conclusions de la négociation .
</)

~
• Les acteurs

••
~
w>-
œ
o,
chef de projet ;
:::)

~
o tous les experts nécessaires au sujet ;
@

201
 Le kit du chef de projet

t payeurs du projet si arbitrages financiers.

• Les risques
t pas d'accord commun sur les solutions à mettre en place ;
t soumission de l'une des parties engendrant des frustrations ;
t accord fondé sur des incompréhensions ou une analyse trop
macro de la problématique.

Ce que je dois faire en tant que chef de projet

• Je vise les éléments à négocier : prix, temps, ressources, organisation, logistique, etc.
• Je travaille mes techniques d'argumentation.
• J'anticipe les objections.
• Je rédige les conclusions de la négociation, les fait valider et éventuellement signer.

Situation 9 - Entretien avec un contributeurdu projet

en difficulté

Ul
2
0
....
>,
UJ
I.D
.-l
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.
0
u

• Les objectifs

••
<f)

...!!!
~
évaluer le type de difficulté ; w>-
Q)
Q.
~
cibler les causes des difficultés ;

•
~
o
partager les remèdes ; ©

202
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

t définir un calendrier de mise en œuvre.

• Lorganisation
t entretien en face-à-face de 2 heures maximum;
t éventuellement, moment convivial à la suite de l'échange (pot,
repas) ;
t retour vers les RH, si nécessaire (difficultés psychologiques
notamment) ;
t retour vers le responsable hiérarchique, si nécessaire.

• Les acteurs
t chef de projet ;
t éventuellement, responsable hiérarchique du contributeur si les
difficultés sont liées à un problème de surcharge projet cumulé
avec les objectifs quotidiens ;
t contributeur.

• Les risques
t passer à côté de problématiques liées au stress et à la charge ;
t juger sur des a priori (syndrome du catalogue) ;
t mettre en œuvre des solutions non partagées.

Ce que je dois faire en tant que chef de projet

Ul
~ • J'adopte un comportement empathique et cherche à comprendre le sens profond de la
,...0 difficulté rencontrée.
>,
UJ • J'observe le langage non verbal de la personne et je mets en relation ses attitudes et ses
\0
,-4 explications.
0
N • J'utilise le recadrage de sens pour remotiver et donner une perception du problème
@ différente: ouvrir les champs d'action possibles .
.....,
s: • Je conclus positivement l'entretien quelle que soit la décision prise .
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

203
 Le kit du chef de projet

Situation 10 - Animationd'une réunion de bilan de projet

avec le commanditaire et avec l'équipe

•t Les objectifs
dore le projet ;
t proposer d'autres actions ;
ui
2
0
t capitaliser sur le plan technique ;
....
>,
UJ
I.D
t capitaliser sur le plan méthodologique ;
t
.-l
0
N remercier les acteurs du projet;
@
....., t préparer le deuil du projet .
.c

•t
OI
1:::
>,
Cl.
0
{; organisation
u
récupération de tous les documents du projet ;
t mise en forme d'une synthèse chronologique du projet ;
<f)

...!!!
t une réunion, ou 2 réunions séparées (commanditaire et équipe) ~>,
w
si gros projet ; Q)
Q_
~
t présentation de la synthèse ; o
~
©

204
 Cinquième partie - Conseils sur la prise de parole du chef de proiet

t analyse des éléments ;

t rédaction des éléments capitalisables ;
t moment convivial (pot, déjeuner, dîner, fête).
• Les acteurs
t commanditaire (en face-à-face si gros projet) ;
t équipe proche du projet (principaux experts et contributeurs) ;
t chef de projet.

• Les risques
t ne pas placer de date de fin officielle ;
t laisser traîner le projet sans objectifs précis ;
t passer en « maintenance» des livrables sans clore le mode projet;
t ne pas accompagner les acteurs dans leur reclassement;
t perdre des éléments capitalisables ;
t ne pas profiter de ce moment pour valoriser le travail du chef de
projet aux yeux du commanditaire.

Ce que je dois faire en tant que chef de projet

• Je fais un bilan macro du projet à destination du commanditaire : choix des informations

et des outils utilisés.
• J'adopte une posture positive lors de l'entretien de clôture du projet avec le comman-
ditaire: je communique mon envie et mes compétences pour mener d'autres projets.
Ul • Je fais une réunion de bilan avec les contributeurs du projet et l'équipe projet: je com-
~
,...0 mente les résultats analysés en ciblant les faits et non les personnes.
>,
UJ
• J'accompagne l'équipe projet dans le deuil du projet: arriver à passer à autre chose,
\0 repositionner sa motivation sur un autre projet.
,-4
0 • Je capitalise les analyses des résultats obtenus : communication aux chefs de projets des
N
@ démarches, des outils, des points de vigilance, des risques potentiels, etc.
....., • Je rédige une synthèse .
s:
Ol
-;:::: • Je mets à disposition la synthèse et je propose une communication orale aux chefs de
>,
o. projets potentiels ou en cours sur des projets similaires.
0
u

205
 Le kit du chef de projet

Les incontournables pour réussir votre prise de parole

• Je m'assure que l'organisation est impeccable.

• Je choisis le lieu en fonction des objectifs à atteindre.
• Je rédige des notes synthétiques facilement accessibles.
• Je rappelle les objectifs, le timing et l'organisation au démarrage de mon intervention.
• J'utilise des supports de communication simples et efficaces.
• J'adapte le rythme de ma voix.
• Je prends le temps de respirer pendant mon intervention.
• Je balaye du regard tous mes interlocuteurs.
• Je réponds aux questions avec calme et assurance.
• Je réponds aux objections sans agressivité.
• Je parle assez fort et j'articule.
• Je ne suis pas obligé de répondre à toutes les questions dans l'instant.
• J'observe le non-verba I de mes interlocuteurs.
• Je me déplace de temps en temps dans la salle pour casser le rythme.
• Je conclus en rappelant l'étape suivante.
• Je remercie mes interlocuteurs de leur attention.

Ul
~
,_0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
ï::::
>,
o.
0
u

206
 SIXIÈME PARTIE

10 questionnaires
de contrôle à l'usage
des experts ou de ceux
qui ont lu les deuxième
et troisième parties
Ul
~
e>
UJ
I.D
,--4
0
N
@
.....
.I::.
Vous allez trouver une check-list de questions qui vous permettront
tn
ï::::
> de dérouler rapidement et efficacement l'ensemble de la méthode de
Cl.

u
0
gestion de projet.
Les questions sont réparties dans les dix questionnaires méthodo-
logiques. On considérera que le point méthodologique est validé si
vous pouvez répondre « oui » à la question.
 Le kit du chef de projet

Les questions sont mises sous la forme de tableau. Vous pouvez ainsi, soit
faire une copie du tableau et cocher les questions en fonction de l' avan-
cement du projet, soit utiliser le tableau Excel, disponible en télécharge-
ment, et qui permet de suivre l'avancement méthodologique du projet.
Les questions peuvent être pondérées afin d'avoir un avancement
personnalisé en fonction du projet. Les questions sont réparties en
quatre volets :
t les questions incontournables qui doivent absolument être vali-
dées afin de ne prendre aucun risque sur le projet;
t les questions importantes qui assurent un maximum de sécurité
au projet;
t les questions complémentaires qui peuvent être activées en fonc-
tion du projet que vous menez ;
t les questions qui correspondent à votre mode de fonctionnement
ou à celui de votre entreprise.
Vous pouvez créer par type de projet (thèmes techniques ou métiers)
votre propre check-list et ainsi entrer dans une logique de capitalisation.

Quels sont les points importants ?

Le principe de l'utilisation d'une check-list est de passer en revue
de manière exhaustive toutes les questions afin de ne rien oublier.
C'est au chef de projet de décider ensuite d'omettre volontairement
Ul
la mise en œuvre d'actions liées à une question. La question n'est pas
~
,...0 une contrainte mais un rappel des principales actions à accomplir.
>,
UJ
\0
,--4
0
N
Comment utiliser les livrables ?
@
....., Pour mettre en œuvre cette partie, vous pouvez utiliser les livrables
s:
Ol
-;:::: proposés en téléchargement, soit les modifier pour les adapter à votre
>,
o.
0 mode de fonctionnement, soit créer vos propres documents. Ainsi,
u
comme pour les questions, vous pouvez créer votre propre base de
données de documents adaptée à vos projets et à vos métiers.

Comment utiliser la liste de questions en téléchargement?

Au fur et à mesure que vous répondrez aux questions, des indicateurs
rouges et verts vous donneront votre tableau de bord projet.

208
 Sixième partie - 7 0 questionnaires de contrôle à l'usage des experts

l
Formuler
la demande
et la présenter

Questionsincontournables Ok Poids Total

La faisabilité générale du projet a-t-elle été vérifiée ?

Les objectifs sont-ils réalistes (coût, qualité, temps) ?

Le projet est-il cohérent avec la stratégie générale de l'entreprise ?

Le projet est-il formalisé dans un document ?

Le chef de projet est-il nommé ?

Questionsimportantes Ok Poids Total

Le projet a-t-il été présenté au chef de projet ?

La nomination du chef de projet a-t-elle été formulée par écrit?

La nomination du chef de projet a-t-elle été communiquée ?

La compréhension mutuelle, sur la définition du projet, entre le chef de

projet et le commanditaire a-t-elle été validée ?

Les résultats attendus par le commanditaire sont-ils formulés de

manière concrète ?

Questionscomplémentaires Ok Poids Total

Y a-t-il eu une première ébauche de planification par le
commanditaire ?
Ul
2
0 Les ressources nécessaires à la réalisation du projet ont-elles été
....
>, évaluées par le commanditaire ?
UJ
I.D
.-l La dépendance du projet avec d'autres projets a-t-elle été évaluée?
0
N
Le projet fait-il partie du schéma directeur, du projet d'entreprise ou du
@
....., projet d'établissement?
.c
OI
1::: La personne qui a présenté le projet au chef de projet est-elle le
>,
Cl. commanditaire initial ?
0
u
Vos questions Ok Poids Total

Total

209
 Le kit du chef de projet

2
Mettre
la commande
en mode projet

Questionsincontournables Ok Poids Total

La commande a-t-elle été complétée par le chef de projet ?

La reformulation par le chef de projet de la commande a-elle été

validée par le commanditaire ?

Les résultats attendus ont-il été rédigés sous la forme d'objectifs

qualitatifs ?

Les objectifs qualitatifs sont-ils mesurables ?

Le contexte humain du projet a-t-il été pris en compte ?

Questionsimportantes Ok Poids Total

Le contexte global du projet a-t-il été suffisamment défini ?
La macro-planification du projet a-t-elle été réalisée ?
Le chef de projet connaît-il les marges de manœuvre dont il dispose
sur les objectifs ?

Les objectifs sont-ils cohérents entre eux ?

La note de cadrage a-t-elle été rédigée par le chef de projet ?
Questionscomplémentaires Ok Poids Total
Ul La note de cadrage a-t-elle été validée par le commanditaire ?
2
0
....
>,
Les déclencheurs du projet sont-ils identifiés ?
UJ
Le chef de projet a-t-il récupéré tous les documents réalisés
au préalable sur le projet ?

Les principaux acteurs du projet sont-ils identifiés ?

Le budget du projet a-t-il été réalisé ?
Vos questions Ok Poids Total

Total

210
 Sixième partie - 7 0 questionnaires de contrôle à l'usage des experts

3
Définir
les objectifs
de
communication

Questions incontournables Ok Poids Total

Les souhaits du commanditaire en matière de communication ont-ils été pris
en compte?

L'articulation entre la communication sur le projet et la communication

habituelle de l'entreprise a-t-elle été validée?

Les cibles de la communication ont-elles été listées ?

La communication a-t-elle été réfléchie en fonction des résultats à produire?

Le commanditaire a-t-il validé les propositions du chef de projet en matière de
communication ?

Questions importantes Ok Poids Total

Les moyens de communication sont-ils en adéquation avec les objectifs
à atteindre ?
Le choix des moyens de communication est-il approprié par rapport
aux acteurs impliqués dans le projet ?

La communication promotionnelle a-t-elle été prise en compte ?

La communication opérationnelle a-t-elle été prise en compte ?

La communication décisionnelle a-t-elle été prise en compte ?

Ul Questions complémentaires Ok Poids Total

2
0
.... Les coûts liés à la mise en œuvre de la communication ont-ils été évalués ?
>,
UJ
I.D Les tâches liées à la mise en œuvre de la communication ont-elles été listées ?
.-l
0
N Le plan de communication est-il compréhensible ?
@
....., Le plan de communication est-il réaliste par rapport aux ressources
.c disponibles ?
OI
1:::
>,
Cl. Le plan de communication a-t-il été validé par le commanditaire ?
0
u
Vos questions Ok Poids Total

Total

211
 Le kit du chef de projet

4
Construire
le planning détaillé

Questions incontournables Ok Poids Total

Toutes les grandes tâches du projet ont-elles été listées ?

Chaque grande tâche a-t-elle été détaillée en actions à entreprendre ?

La charge de chaque tâche élémentaire a-t-elle été estimée ?

Les ressources nécessaires à l'accomplissement de chaque action

élémentaire sont-elles connues ?

L'utilisation des ressources a-t-elle été optimisée ?

Questions importantes Ok Poids Total

Le planning a-t-il été validé par le commanditaire ?

Les experts ont-ils participé à l'élaboration du planning ?

Les calendriers de chaque ressource ont-ils été définis ?

Les ressources ne sont-elles pas en sur-utilisation permanente ?

À l'achèvement du planning, l'arbitrage entre les objectifs a-t-il été fait?

Questions complémentaires Ok Poids Total
Le découpage du planning est-il homogène dans toutes les grandes
tâches?

Ul Le planning a-t-il été communiqué aux ressources après sa validation

2 définitive ?
0
....
>,
UJ La planification des sous-traitants a-t-elle été prévue ?

Les livrables intermédiaires apparaissent-ils sur le planning ?

Le planning est-il suffisamment lisible et communicable ?

Vos questions Ok Poids Total

Total

212
 Sixième partie - 7 0 questionnaires de contrôle à l'usage des experts

Biian
5
Chiffrer
les coûts

Questions incontournables Ok Poids Total

Le périmètre de consolidation des coûts est-il connu ?

Connaît-on le coût des ressources externes ?

Connaît-on le coût des ressources internes ?

Le coût de chaque tâche a-t-il été calculé ?

Le coût global du projet a-t-il été calculé ?

Questions importantes Ok Poids Total

Le coût des ressources internes est-il compatible
avec les règles de comptabilité de l'entreprise?

Le coût des ressources internes est-il homogène suivant les tâches du projet ?

La communication sur les coûts du projet a-t-elle été réfléchie

et organisée avec le commanditaire ?

Le commanditaire a-t-il validé le chiffrage des coûts ?

Tous les coûts imputables au projet ont-ils été pris en compte ?

Questions complémentaires Ok Poids Total

Les coûts des sous-traitants ont-ils été comparés et vérifiés ?

Ul Les coûts des ressources internes sont-ils homogènes avec les autres
2 projets de l'entreprise ?
0
....
>,
UJ Les experts ont-ils validé le chiffrage des coûts ?
I.D
.-l
0 Les coûts liés à un paiement ponctuel ont-ils été pris en compte ?
N
@ La coût global du projet a-t-il été comparé aux coûts d'autres projets
.....,
.c similaires ?
OI
1:::
>,
Cl.
Vos questions Ok Poids Total
0
u

Total

213
 Le kit du chef de projet

6
Analyser
les risques

Questions incontournables Ok Poids Total

Tous les éléments susceptibles de freiner l'atteinte des objectifs ont-ils été
listés ?

Tous les éléments susceptibles d'accélérer l'atteinte des objectifs ont-ils

été listés ?

Les actions préventives ont-elles été listées ?

Les actions curatives ont-elles été listées ?

Les coûts des actions préventives et curatives ont-ils été listés ?

Questions importantes Ok Poids Total

Le planning au pire a-t-il été construit ?

Le planning au mieux a-t-il été construit ?

Les plannings au pire et au mieux ont-ils été communiqués

au commanditaire ?

Compte tenu de l'analyse des risques la faisabilité du projet a-t-elle été évaluée ?

Les scénarios ont-ils été validés par les experts ?

Questions complémentaires Ok Poids Total

Les risques humains ont-ils été analysés de manière exhaustive ?
Ul
2
0 Les bilans d'autres projets ont-ils été consultés pour faire l'analyse des risques?
....
>,
UJ Les risques ont-ils été classifiés en fonction de l'impact, de la probabilité
et de l'anticipation ?

Le scénario au pire est-il acceptable pour l'entreprise

et le commanditaire ?

Les éléments de l'analyse des risques ont-ils été consolidés de manière

exhaustive avec le planning détaillé ?

Vos questions Ok Poids Total

Totol

214
 Sixième partie - 7 0 questionnaires de contrôle à l'usage des experts

Bia..
7
Valider le cadrage
du projet

Questionsincontournables Ok Poids Total

Tous les documents projet sont-ils cohérents entre eux ?

L'entretien avec le commanditaire a-t-il été soigneusement préparé?

Le projet cadré a-t-il été présenté au commanditaire ?

Les objectifs ont-ils été négociés avec le commanditaire ?

Les documents validés ont-ils été communiqués ?

Questionsimportantes Ok Poids Total

Le planning est-il le reflet exact du contenu de tous les autres
documents projet ?

Les documents à présenter au commanditaire sont-ils suffisamment

soignés?

Les conclusions de l'entretien avec le commanditaire ont-elles été

consignées dans un compte rendu ?

Une communication générale avec tous les acteurs du projet sur

le cadrage définitif du projet a-t-elle été organisée ?

Tous les documents de la phase de préparation ont-ils été centralisés ?

Questionscomplémentaires Ok Poids Total

Ul
2 Tous les acteurs sont-ils mobilisés autour du projet ?
0
....
>,
UJ
Le plan de communication est-il complet et cohérent par rapport
I.D à la date de cadrage définitif du projet ?
.-l
0
N Les documents du cadrage ont-ils été signés par les sous-traitants ?
@
....., Une personne a-t-elle été désignée pour gérer la documentation du projet ?
.c
OI
1::: Existe-t-il un accord entre le chef de projet et le commanditaire sur tous
>,
Cl. les éléments du projet ?
0
u
Vos questions Ok Poids Total

Total

215
 Le kit du chef de projet

8
Mettre à jour
la planification

Questions incontournables Ok Poids Total

Toutes les informations sur le réalisé ont-elles été récupérées ?

Le planning a-t-il été mis à jour ?

Le budget a-t-il été mis à jour ?

Les actions correctives ont-elles été listées ?

Les actions correctives ont-elles été planifiées et chiffrées ?

Questions importantes Ok Poids Total

Les actions correctives ont-elles été validées par le commanditaire ?

La nouvelle planification a-t-elle été communiquée à tous les acteurs

du projet?

Les actions correctives ont-elles été élaborées avec les experts ?

Un outil de planification est-il mis en œuvre pour suivre la planification ?

Les ressources fournissent-elles des données détaillées sur

l'avancement de leurs travaux?

Questions complémentaires Ok Poids Total

Les ressources n'ayant pas fourni leurs données d'avancement
Ul ont-elles été relancées immédiatement ?
2
0
.... Les matrices permettant le suivi de l'avancement
>,
UJ ont-elles été communiquées à toutes les ressources ?

Le planning est-il mis à jour de manière hebdomadaire ?

Chaque action corrective est-elle présentée au commanditaire avec

un tableau avantages-inconvénients ?

La confidentialité de certaines informations est-elle respectée ?

Vos questions Ok Poids Total

Total

216
 Sixième partie - 7 0 questionnaires de contrôle à l'usage des experts

Biian
9
Assurer
le reporting

Questions incontournables Ok Poids Total

Tous les documents projet sont-ils à jour ?
Les actions de reporting sont-elles suffisamment préparées ?

Toutes les actions de reporting ont-elles été réalisées

vers tous les acteurs concernés ?

Les décisions prises ont-elles été toutes consignées dans un compte rendu ?

Les décisions prises ont-elles été communiquées ?

Questions importantes Ok Poids Total

Le dossier projet, et tous ses éléments, est-il toujours centralisé ?

Les actions de communication vers le commanditaire

sont-elles suffisamment bien préparées en termes de forme ?

Les réunions de reporting respectent-elles les règles de conduite

de réunion ?

Le chef de projet respecte-t-il les règles de gestion du temps ?

Les comptes rendus de réunions sont-ils bien rédigés pendant les réunions ?

Questions complémentaires Ok Poids Total

Ul Les formats des documents sont-ils respectés pour les actions
2 de communication ?
0
....
>,
UJ Le temps de préparation des réunions de reporting est-il suffisant ?
I.D
.-l
0 Les décisions prises sont-elles exécutées en temps réel ?
N
@ Les comptes rendus de réunions sont-ils suffisamment synthétiques ?
.....,
.c Les moyens modernes sont-ils utilisés pour l'animation des réunions?
OI
1:::
>,
Cl. Vos questions Ok Poids Total
0
u

Total

217
 Le kit du chef de projet

10
Faire le bilan
du projet

Questions incontournables Ok Poids Total

Tous les documents du projet ont-ils été rassemblés ?

Les acteurs principaux du projet sont-ils réunis ?

Les + et les - du projet ont-ils été analysés de manière exhaustive ?

Un plan d'amélioration a-t-il été construit ?

Le plan d'amélioration a-t-il été communiqué?

Questions importantes Ok Poids Total

La réunion de bilan s'est-elle terminée par une petite manifestation
amicale?

Les acteurs qui ont été particulièrement sollicités pour le projet

ont-ils été remerciés en public ?

La réunion de bilan s'est-elle bien centrée sur des faits

et non sur des personnes ?

L'archivage des documents a-t-il été organisé?

Une communication orale du bilan à d'autres chefs de projet

a-t-elle été organisée ?

Questions complémentaires Ok Poids Total

Ul
2 Les outils informatiques de type intranet documentaire
0
.... ont-ils été utilisés pour archiver les dossiers projet ?
>,
UJ
Le commanditaire a-t-il été impliqué dans le bilan ?

Le commanditaire a-t-il lu la grille de bilan de projet?

Le chef de projet a-t-il fait un bilan individuel ?

Le repos nécessaire pour les ressources fortement sollicitées

a-t-il été organisé ?

Vos questions Ok Poids Total

Total

218
 SEPTIÈME PARTIE

Labellisation du chef de projet

Ul
~ Comme indiqué en introduction, il est désormais possible d'obtenir
e> une labellisation sur la méthode 3P. Louvrage que vous tenez entre
UJ
I.D
,--4
0
vos mains a été vendu à trente-cinq mille exemplaires, et plus de
N
@
trente mille chefs de projet ont été formés à la méthode que vous
..... venez de découvrir .
.I::.
tn
ï::::
>
Cl. Fruit d'une expérience de terrain d'une vingtaine d'années, la métho-
0
u
dologie 3P de conduite de projets a été développée pour :
offrir une méthode simple, opérationnelle, utilisable par tous, et
cela sur tout type de projet ;
faciliter la mise en œuvre des projets ;
impulser et accompagner le déploiement du mode projet au
niveau des organisations.
 Le kit du chef de projet

Pour s'approprier notre méthodologie 3P, nous proposons un par-

cours de formations sur les différentes dimensions de la conduite de
projet avec obtention d'une labellisation (Silver, Gold, Platinum).
Ces formations labellisées permettront :
t Pour l'entreprise :
- de faire partager à l'ensemble des acteurs concernés un vocabu-
laire, une méthode et des outils communs ;
- d'harmoniser et de structurer les pratiques pour conduire les
projets;
de répondre aux exigences de ses clients et partenaires ;
- d'avoir une visibilité sur l'état des projets.
t Pour les chefs de projet :
de se professionnaliser à la conduite de projets ;
de cadrer et piloter plus sereinement ses projets ou portefeuilles
de projets;
de mobiliser et impliquer les acteurs autour du projet ;
de maîtriser les différentes dimensions d'un projet;
de valoriser grâce à la labellisation les compétences acquises.

LabellisationSilver
Cette labellisation, qui correspond au premier niveau, permet de
Ul
~ s'assurer que :
,._0
>,
UJ t vous avez compris la logique méthodologique et vous la maîtrisez;
\0
,-4
0
N
t vous êtes en mesure de mettre en œuvre les dix outils sans
@
.....,
difficultés ;
s:
Ol
-;:::: t vous savez piloter un petit projet (environ six mois, jusqu'à
>,
o.
0
1 OO 000 €, impliquant une dizaine d'acteurs) de façon autonome.
u
La formation de base à la conduite de projet repose entièrement
sur les éléments contenus dans ce livre. Ainsi, sur deux journées, la
première demi-journée est consacrée aux principes de la conduite
de projet que l'on trouve en introduction, puis un jour et demi est
consacré à la mise en œuvre de la méthode et des outils décrits dans
ce livre.

220
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

Nous voulons donner la possibilité non seulement aux lecteurs, mais

aussi aux personnes formées sur des sessions de deux jours de devenir
labellisés sur la méthode au niveau « Silver ».
Pour obtenir la labellisation Silver, il faut, selon nous :
t avoir suivi une formation de deux jours ;
t ou bénéficier d'une expérience de chef de projet sur plusieurs
petits projets ;
t enfin avoir lu ce livre et testé la méthode et les outils dans le cadre
d'un projet réel.

Labellisation Gold
La labellisation Gold correspond au deuxième niveau et permet de
s'assurer que :
t vous connaissez le cycle de vie d'un projet, del' opportunité au bilan ;
t vous êtes en mesure d'adapter les outils en fonction du projet ou
de son environnement;
t vous savez piloter un projet de taille moyenne (environ un an,
500 000 €, impliquant une cinquantaine d'acteurs) de façon
autonome.
Pour obtenir la labellisation Gold, il faut avoir suivi une formation
de quatre jours découpés en deux modules :
Ul
t les bases de la méthode sur deux jours;
~
,...0 t la gestion d'équipe sur deux jours.
>,
UJ
\0
,-4
En outre, il faut avoir mis en œuvre la méthode et les outils sur au
0
N moins un projet de taille moyenne ou avoir piloté plusieurs petits
@
....., projets liés entre eux (logique de petit portefeuille de projets sur une
s:
Ol
-;::::
>,
même thématique technique).
o.
0
u

Labellisation Platinum
Cette labellisation correspond au troisième niveau et permet de s' as-
surer que:
t vous connaissez tous les détails des étapes techniques d'un projet
et de leurs cahiers des charges associés ;

221
 Le kit du chef de projet

t vous êtes en mesure de créer des outils supplémentaires pour

gérer un projet;
t vous savez piloter un grand projet (plusieurs années, plus de
500 000 €, plus de cinquante acteurs impliqués) de façon autonome;
t vous savez gérer un portefeuille de projets.
Enfin, concernant la labellisation Platinum, des modules de forma-
tion, dont le cumul représente six jours, permettent d'acquérir les
dés nécessaires :
t les bases de la méthode sur deux jours;
t la gestion d'équipe sur deux jours ;
t la prise de parole en public sur deux jours.

Se préparer et obtenir la labellisation Silver

Nous vous proposons de vous préparer à la labellisation Silver en nous
envoyant un e-mail à [email protected]. Nous vous transmettrons les
éléments, simples à mettre en œuvre, pour passer cette labellisation.
Pour vous préparer, vous allez répondre à un test de cent affirma-
tions par tranches de dix affirmations. Vous trouverez les réponses et
les explications après chaque tranche.

Questions Vrai Faux

Ul Le chef de projet doit avoir la double compétence méthodologique et de
~ 1
« team building »
,_0
>,
UJ Il est souhaitable que le chef de projet n'ait pas la compétence technique
2
\0
,--4
du sujet
0
N 3 Le chef de projet a un pouvoir réduit sur la modification des objectifs
@
....., 4 L'étude de faisabilité peut être faite par le chef de projet
s:
Ol
-;::::
>,
5 L'étude d'opportunité ne devrait pas être faite par le chef de projet
o.
0 On ne peut appeler « projet » une idée que si elle a été jugée opportune
u 6
et faisable

7 La conduite de projet est un langage commun applicable à toute l'entreprise

La conduite de projet est l'un des outils de mise en œuvre de la stratégie

8
de l'entreprise

9 La conduite de projet augmente le coût global du projet de 10 à 30 %

Le taux global d'échec dans les projets est d'environ 30 % quelle que
10
soit l'entreprise

222
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

7. Le chef de projet doit avoir la double compétence

méthodologique et de « team building »,
VRAI : Un bon chef de projet doit savoir maîtriser non seulement
les techniques liées à la gestion du projet (cadrage, planification,
analyse des risques, etc.), mais aussi les techniques de gestion des
hommes (management d'équipe, gestion de conflits, mise en œuvre
de la communication promotionnelle, etc.). Cette double compé-
tence est la caractéristique des chefs de projet performants.

2. Il est souhaitable que le chef de projet n'ait pas la compétence

technique du sujet.
FAUX : Même si l'on préfère un chef de projet qui se consacre avant
tout à son rôle de chef d'orchestre, une culture du sujet constituera tou-
jours un « plus », notamment en termes de crédibilité auprès des experts.

3. Le chef de projet a un pouvoir réduit sur la modification

des objectifs.
VRAI : Effectivement, le pouvoir de modification des objectifs
(coût, qualité, temps) appartient au commanditaire ou au comité
de pilotage. Toutefois, le chef de projet peut avoir une marge de
manœuvre sur chaque objectif afin de pouvoir agir en phase de pilo-
tage sans avoir à consulter les instances de pilotage concernant des
evenements mineurs.
I I •

~
Ul
4. L'étude de faisabilité peut être faite par le chef de projet.
,...0
>,
UJ
VRAI : Le chef de projet prend des engagements sur l'atteinte des
\0
,-4
0
objectifs. Comment peut-on s'engager si l'on ne connaît pas le degré
N
@
de faisabilité du projet? Dans l'idéal, l'étude de faisabilité est réalisée
.....,
s:
Ol
sous la responsabilité du commanditaire, en amont de la nomina-
-;::::
>,
o.
tion du chef de projet.
0
u
5. L'étude d'opportunité ne devrait pas être faite par le chef de projet.
VRAI: Létude d'opportunité consiste à vérifier l'adéquation du pro-
jet avec les objectifs généraux du plan stratégique. Ce n'est donc pas
au chef de projet de la réaliser, mais au commanditaire ou aux repré-
sentants de la direction, voire à la direction générale. Cette étude se
fait évidemment en amont del' étude de faisabilité.

223
 Le kit du chef de projet

6. On ne peut appeler« projet» une idée que si elle a été jugée

opportune et faisable.
VRAI : Évidemment ! C'est le corollaire des deux questions précé-
dentes. Une idée n'est pas un projet, mais peut le devenir si elle est à
la fois en adéquation avec la stratégie et réalisable.

7. La conduite de projet est un langage commun applicable

à toute l'entreprise.
VRAI : C'est même un moyen de mettre en place un langage com-
mun, car les méthodologies de conduite de projet peuvent s'appliquer,
quel que soit le sujet ; de plus, la mise en œuvre des outils permet de
consolider les données communes comme le planning et le budget.

B. La conduite de projet est l'un des outils de mise en œuvre

de la stratégie de l'entreprise.
VRAI : Grâce au langage commun, la direction générale peut pilo-
ter la mise en œuvre de sa stratégie à travers le pilotage des projets.
La stratégie générale et les objectifs généraux associés peuvent être
déclinés en projets thématiques, regroupés en portefeuille de projets
confiés à des directions par exemple. C'est donc un moyen de mise
en œuvre efficace de la stratégie.

9. La conduite de projet augmente le coût global du projet

de 10à 30 %.
Ul
~ VRAI : La conduite de projet est un investissement rentable, car elle
,._0
>,
UJ permet d'éviter des surcoûts importants liés à une mauvaise appré-
\0
,--4
0
ciation des objectifs et à une définition erronée des rôles. Toutefois,
N
@ elle nécessite d'accomplir un certain nombre de tâches engendrant
.....,
s:
Ol
des coûts de gestion .
-;::::
>,
o.
u
0 7 O. Le taux global d'échec dans les projets est d'environ 30 %,
quelle que soit l'entreprise.
FAUX : C'est une donnée moyenne toutes entreprises confondues.
Cependant, certaines enregistrent un taux de maturité très élevé en
conduite de projet, ce qui permet de réduire considérablement le
taux d'échec des projets, notamment grâce au cadrage des objectifs
et à la définition du rôle des acteurs dans les projets.

224
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

11 Seul le comité de pilotage a le pouvoir d'arbitrer sur les objectifs

Il n'est pas nécessaire d'avoir un représentant de la direction de

12
l'entreprise dans le comité de pilotage
La charge nécessaire pour faire un bilan est peu importante au regard des
13
gains attendus en matière de capitalisation
Lorsque la charge de pilotage dépasse 10 % du total, cela provient d'une
14
préparation bâclée

15 Un plan stratégique est constitué de plusieurs portefeuilles de projets

La responsabilité du portefeuille de projet doit être confiée à un manager

16
et non à un chef de projet

17 Un programme est un ensemble de projets contribuant à un objectif général

18 Dans un projet, il y a 3 types d'objectifs : qualité, coût, temps
19 Les 3 types d'objectifs sont indépendants les uns des autres

20 Étudier la faisabilité, c'est regarder si le triangle coût/qualité/temps est équilibré

11. Seul le comité de pilotage a le pouvoir d'arbitrer sur les objectifs.

FAUX: Le chef de projet peut disposer dans certains projets d'une
marge de manœuvre sur certains objectifs, ce qui lui permet de faire
des arbitrages. Dans certains petits projets, le comité de pilotage
n'existe pas ; c'est alors le commanditaire qui effectue certains arbi-
trages sur objectifs.

12. li n'est pas nécessaire d'avoir un représentant de la direction

de l'entreprise dans le comité de pilotage.
Ul
~ FAUX : C'est absolument nécessaire, dans la mesure où cet acteur
,...0
>,
UJ est garant de la cohérence avec le plan stratégique de l'entreprise. Si
\0
,-4
0
le comité de pilotage n'existe pas, c'est le commanditaire qui doit
N
@ s'assurer de cette cohérence.
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
13. La charge nécessaire pour faire un bilan est peu importante au
u
o.
0 regard des gains attendus en matière de capitalisation.
VRAI : La charge d'un bilan représente environ 1 o/o du coût total
d'un projet. Dresser le bilan peut rapporter beaucoup plus, car cela
permet de ne pas répéter des erreurs successives lors des projets
suivants, ainsi que de capitaliser sur les acteurs, notamment en les
remerciant et en les accompagnant dans la phase de fin de projet
( dissolution de l'équipe projet notamment).

225
 Le kit du chef de projet

7 4. Lorsque la charge de pilotage dépasse 7 0 % du total,

cela provient toujours d'une préparation bâclée.
FAUX: Les projets complexes mobilisant de nombreux acteurs, ceux
ayant un contexte humain sensible ou ayant un volet de conduite de
changement important impliquent une vigilance en pilotage et de
nombreuses actions de communication.

7 5. Un plan stratégique est constitué de plusieurs portefeuilles

de projets.
VRAI : Dans une petite entreprise, le portefeuille de projets est en
fait une déclinaison directe du plan stratégique. Il est constitué de
quelques projets, voire d'un projet par thématique.

7 6. La responsabilité du portefeuille de projets doit être confiée

à un manager et non à un chef de projet.
VRAI : Le chef de projet est responsable d'un projet ; le directeur
de projet gère un ensemble de « sous-projets ». chacun piloté par
un chef de projet. Le manager pilote un ensemble de projets ayant
une même destination (thématique ou contribuant à des objectifs
généraux communs).

7 7. Un programme est un ensemble de projets

contribuant à un objectif général.
VRAI : Un programme est une sorte de portefeuille de projets,
Ul
~ puisqu'il est constitué de plusieurs projets. Toutefois, dans la notion
,...0
>,
UJ
de programme, l'objectif général est souvent beaucoup plus précis
\0
,--4
0
et s'inscrit dans un périmètre technique bien défini (par exemple, la
N
@
conception et le lancement d'une nouvelle automobile).
.....,
s:
Ol
-;:::: 7 8. Dans un projet, il y a trois types d'objectifs : qualité, coût, temps.
>,
o.
u
0
VRAI : Ce sont effectivement les trois éléments qui seront définis
au début du projet, puis pilotés. Ces trois éléments constituent le
triangle de la performance.

7 9. Les trois types d'objectifs sont indépendants les uns des autres.
FAUX: Les trois types d'objectifs sont liés entre eux; la modification
de l'un entraîne des changements chez les autres. Linterdépendance

226
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

entre les objectifs se traduit par la modification d'un ou de plusieurs

côtés du triangle de la performance.

20. Étudier la faisabilité, c'est regarder si le triangle coût/ qualité/

temps est équilibré.
VRAI : Si, pour un résultat attendu (côté qualité), on dispose du
délai nécessaire (côté temps) et des ressources (côté coût) pour réali-
ser le résultat dans le délai souhaité, le projet est réputé faisable.

L'opportunité se juge uniquement à partir du retour sur investissement

21
attendu dans la mise en œuvre du livrable du projet

22 Le chef de projet prend des engagements sur une partie des objectifs

23 Chaque objectif comporte nécessairement une marge de manœuvre

Un projet n'offrant aucune marge de manœuvre sur chacun des objectifs

24
est impossible à mener

La note de cadrage du projet est le document le plus important du

25
dossier projet

La note de cadrage est exactement le même document que la lettre de

26
mission du chef de projet

Le commanditaire doit écrire lui-même sa commande de projet, sinon le

27
projet ne peut pas être lancé

Le commanditaire est celui qui fournit les ressources nécessaires à la

28
réalisation du projet

Les objectifs d'un projet doivent être négociés et partagés entre le chef
29
de projet et le commanditaire

Ul Un tiers des projets satisfait partiellement les besoins des utilisateurs du

~ 30
livrable
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
2 7. L'opportunité se juge uniquement à partir du retour sur
.....,
s: investissement attendu dans la mise en œuvre du livrable du projet .
Ol
-;::::
>,
o. FAUX: Un projet est opportun s'il est en adéquation avec la stratégie
0
u de l'entreprise. Un projet peu rentable et entrant dans la stratégie
globale peut s'avérer acceptable, donc opportun.

22. Le chef de projet prend des engagements sur une partie

des objectifs.
FAUX : Le chef de projet prend des engagements sur les trois objec-
tifs. C'est seulement dans ce cas que l'on peut considérer que l'on est

227
 Le kit du chef de projet

en mode projet. Si l'un des objectifs n'est pas défini ou piloté, on ne

peut pas considérer pouvoir appliquer le mode projet.

23. Chaque objectif comporte nécessairement

une marge de manœuvre.
FAUX: Un ou deux côté(s) du triangle peu(ven)t être verrouillé(s),
par exemple le temps pris par de l'événementiel. Si les trois côtés
sont verrouillés, le projet devient impossible au sens du pilotage, car
cela signifierait qu'aucun événement perturbateur ne va se produire,
ce qui est impossible.

24. Un projet n'offrant aucune marge de manœuvre sur aucun

des objectifs est impossible à mener.
VRAI : Ce projet n'est pas pilotable. Sinon, ce serait accepter qu'il
n'y ait aucun aléa, ni risque, ni changement d'objectif, ni encore
erreur d'estimation en phase de pilotage.

25. La note de cadrage du projet est le document le plus important

du dossier projet.
VRAI : S'il ne devait y avoir qu'un seul document, ce serait celui-là.
C'est celui que l'on met en place en premier lorsqu'il n'existe rien en
matière de conduite de projet. Il est essentiel car il définit les objec-
tifs et les rôles des acteurs, source de 80 o/o des problèmes survenant
dans les projets.
Ul
~
,...0
26. La note de cadrage est exactement le même document
>,
UJ que la lettre de mission du chef de projet.
\0
,-4
0 FAUX : Même si la lettre de mission peut reprendre certaines
N
@ rubriques de la note de cadrage, elle est plus restrictive car elle défi-
.....,
s:
Ol nit les missions du chef de projet et ses « pouvoirs », notamment sa
-;::::
>,
o. marge de manœuvre dans les arbitrages sur objectifs.
0
u
27. Le commanditaire doit écrire lui-même sa commande de projet,
sinon le projet ne peut pas être lancé.
FAUX: Même s'il est idéal que le commanditaire rédige lui-même la
commande, dans beaucoup de cas, c'est le chef de projet qui le fait
après entretien avec le commanditaire. Cependant, ce dernier devra
toujours valider ce qui a été écrit.

228
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

28. Le commanditaire est celui qui fournit les ressources nécessaires

à la réalisation du projet.
FAUX: C'est en réalité le payeur du projet, sauf si le commanditaire
est à la fois payeur et commanditaire. Le ou les payeur(s) va/vont
fournir les ressources matérielles, humaines et financières du projet.

29. Les objectifs d'un projet doivent être négociés et partagés entre
le chef de projet et le commanditaire.
VRAI : La négociation doit permettre d'équilibrer les objectifs coûts-
qualité-temps. Il est primordial que les deux parties, chef de projet
et commanditaire, aient la même vision des objectifs et attendus du
projet.

30. Un tiers des projets satisfait partiellement les besoins

des utilisateurs du livrable.
VRAI : La satisfaction partielle des besoins est liée à une mauvaise
expression du besoin, ou à une évolution des besoins en cours sans
réactualisation des objectifs, ou encore à un déficit de prise en
compte des besoins exprimés.

Questions Vrai Faux

Investir dans 20 % de conduite de projet est nécessaire, quel que soit
31
le projet

Ul Les trois grandes étapes de la conduite de projet sont la préparation,

~ 32
le pilotage et le bilan
,...0
>,
UJ Le bilan est la phase la plus lourde à mener, c'est pour cela qu'il n'y a
33
\0
,-4
presque pas de bilans
0
N Le comité de pilotage est nécessaire dans tous les projets quel que soit
@ 34
....., son sujet ou sa taille
s:
Ol
-;:::: Le représentant de la direction de l'entreprise dans le comité de
>, 35
o. pilotage vérifie l'adéquation du projet avec la stratégie globale
0
u 36 Dans un comité de pilotage, seuls les payeurs principaux sont présents

Les utilisateurs dans un projet devraient être systématiquement appelés

37
« clients », cela faciliterait le travail sur la communication

38 Un projet est un ensemble fini

La conduite de projet n'est pas un effet de mode, c'est une nécessité

39
pour les entreprises qui veulent assurer leur développement

40 Les experts doivent connaître les techniques de conduite de projet

229
 Le kit du chef de projet

3 7. Investir dans 20 % de conduite de proie: est nécessaire,

quel que soit le proie:
FAUX: Tout dépend du niveau de maturité del' entreprise qui porte
le projet en matière de conduite de projet et de la complexité du pro-
jet. La fourchette est de 10 à 30 o/o en général ; sur les projets néces-
sitant beaucoup de communication, la conduite de projet atteint
facilement 30 % du coût.

32. Les trois grandes étapes de la conduite de proiet

sont la préparation, le pilotage et le bilan.
VRAI : Ce sont effectivement les grandes phases de la conduite de
projet, la phase de préparation étant essentielle, dans la mesure où
elle permet de lever les deux ambiguïtés constatées dans les projets :
« objectifs obscurs » et « rôles mal définis ».

33. Le bilan est la phase la plus lourde à mener;

c'est pour cela qu'il n'y a presque pas de bilans.
FAUX: C'est au contraire la phase la moins lourde (moins de 1 °/o
du coût du projet) et celle qui peut rapporter le plus aux autres pro-
jets. Les raisons expliquant la non-réalisation des bilans sont les sui-
vantes : lassitude, nouveau projet ayant démarré alors que le premier
n'était pas encore terminé, résistance à reparler de ce qui a mal fonc-
tionné, enfin pas de temps prévu dans le planning pour faire le bilan.
Ul
~
,...0
>,
34. Le comité de pilotage est nécessaire dans tous /es ptoiets,
UJ
\0
quel que soit son su;et ou sa taille.
,--4
0
N FAUX: Le comité de pilotage est constitué si les acteurs comme le
@
.....,
s:
commanditaire, les clients, les payeurs et le représentant de la direc-
Ol
-;::::
>,
tion sont des personnes différentes.
o.
0
u
35. Le représentant de la direction de l'entreprise dans le comité
de pilotage vérifie l'adéquation du proie: avec la stratégie globale.
VRAI : C'est le garant de l'adéquation du projet avec le plan stra-
tégique del' entreprise, aussi bien dans la phase de préparation que
dans la phase de pilotage ; c'est pourquoi cet acteur est membre du
comité de pilotage.

230
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

36. Dans un comité de pilotage, seuls les payeurs principaux

sont présents.
VRAI: Oui, car si toutes les personnes qui fournissent des ressources
(par exemple matérielles) étaient présentes au comité de pilotage, le
nombre d'acteurs serait bien trop élevé pour effectuer des arbitrages
sur objectifs.

37. Les utilisateurs dans un projet devraient être systématiquement

appelés « clients », cela faciliterait le travail sur la communication.
VRAI : Le terme « client » désigne ceux qui vont faire usage du
résultat du projet. Ce sont notamment les acteurs pouvant faire de
la résistance au changement. Leur identification claire permet de
déterminer les actions de communication à mettre en œuvre afin
qu'ils adhèrent au projet et aux livrables fabriqués dans le projet.

38. Un projet est un ensemble fini.

VRAI : Il est achevé dans le temps (il a une date de début et une de
fin) en ce qui concerne le livrable ( un résultat fini conforme aux per-
formances du cahier des charges) et en termes de coût (un ensemble
de ressources définies pour réaliser le livrable dans le temps donné).

39. La conduite de projet n'est pas un effet de mode, c'est une

nécessité pour les entreprises qui veulent assurer leur développement.
Ul
~
,...0
VRAI : Il faut renouveler les produits et services offerts à la clientèle
>,
UJ le plus rapidement possible, car le cycle de vie des produits est court
\0
,-4
0 et représente un coût concurrentiel. La conduite de projet permet de
N
@ piloter ces trois paramètres et d'innover en capitalisant.
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o. 40. Les experts doivent connaitre les techniques de conduite de projet.
0
u
FAUX: C'est le rôle du chef de projet et non des experts. L'expert est
un acteur qui conçoit et peut réaliser ; le chef de projet coordonne
les différentes expertises dans le cadre des objectifs du projet.

231
 Le kit du chef de projet

Questions Vrai Faux

L'équipe projet est constituée uniquement du planificateur et du
41
gestionnaire de ressources financières
Un projet peut être loti, c'est-à-dire décomposé en lots de travaux pour
42
faciliter son pilotage
Le directeur de projet accomplit des actes de gestion du projet au même
43
titre que le chef de projet
Les membres de l'équipe projet ont pour rôles de réaliser, proposer, être
44
un appui technique au chef de projet
La taille de l'équipe projet ne varie jamais, quelle que soit la phase du
45
projet
La note de cadrage est un document de communication et de
46 contractualisation

47 Le chef de projet doit avoir été un expert du sujet traité dans le projet

Le chef de projet doit être aussi compétent sur la partie gestion humaine
48
que sur la partie méthodologique
Les meilleures estimations des charges sont celles qui s'appuient sur des
49
retours d'expériences
La réduction du délai d'une tâche est proportionnelle à l'affectation des
50
ressources sur cette tâche

4 7. L'équipe proie: est constituée uniquement du planificateur

et du gestionnaire de ressources financières.
FAUX: L'équipe projet est une démultiplication des travaux du chef
de projet dans le cadre d'un gros projet. Elle peut être constituée d'un
planificateur, d'un chargé de communication, d'un gestionnaire de
Ul ressources humaines, d'un gestionnaire de ressources financières,
~
,...0 d'un gestionnaire de ressources matérielles et d'un gestionnaire de la
>,
UJ
\0
documentation du projet.
,-4
0
N
@
42. Un projet peut être loti, c'est-à-dire décomposé en lots
.....,
s:
Ol
de travaux pour faciliter son pilotage .
-;::::
>,
o. VRAI : Les gros projets sont généralement décomposés en lots (sous-
0
u projets) pilotés par des chefs de projet, eux-mêmes pilotés par un
directeur de projet.

43. Le directeur de projet accomplit des actes de gestion du projet

au même titre que le chef de proiet.
VRAI : Il agit au niveau consolidé, c'est-à-dire qu'il mêle les diffé-
rents éléments de résultats, planification et budget au niveau des

232
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

différents lots qui lui sont fournis par les différents chefs de projet.
Le directeur de projet doit être directement impliqué dans la gestion
du projet afin de ne pas rester qu'un acteur politique.

44. Les membres de l'équipe pro;et ont pour rôles de réaliser.

propose~ être un appui technique au chef de proiet.
VRAI : Le rôle du chef de projet est de coordonner et de veiller à l' at-
teinte des objectifs. Il n'est pas nécessairement un expert technique
de la problématique traitée par le projet. C'est pourquoi il s'appuie
sur ses experts qui constituent l'équipe projet pour mettre en œuvre
les actions, faire des propositions techniques.

45. La taille de l'équipe proie: ne varie iamais, quelle que soit

la phase du proie;
FAUX: En fonction des résultats ou des livrables à réaliser, certaines
phases de réalisation du projet vont nécessiter de mobiliser plus ou
moins de compétences.

46. La note de cadrage est un document de communication

et de contractualisation.
VRAI: La note de cadrage peut être considérée comme un référen-
tiel et un contrat entre le commanditaire et le chef de projet, voire
avec les membres de l'équipe projet. Il est donc important que ce
document soit compris et partagé par tous.

47. Le chef de proie: doit avoir été un expert du su;et traité dans
Ul
~
,...0
>,
UJ
le proiet.
\0
,-4
0 FAUX : Même si la connaissance technique du sujet facilite le dia-
N
@ logue avec les acteurs, ne serait-ce que par la connaissance du voca-
.....,
s:
Ol
bulaire, mieux vaut un chef de projet qui maîtrise les techniques
-;::::
>,
o. de gestion de projet et n'est pas un expert du sujet, qu'un excellent
0
u technicien qui ne maîtrise pas du tout la conduite de projet.
48. Le chef de proie: doit être aussi compétent sur la partie gestion
humaine que sur la partie méthodologique.
VRAI : Les deux étant parfaitement complémentaires et indispen-
sables, il est difficile de trouver un bon chef de projet à l'aise à la fois
pour la structuration du projet et les relations humaines.

233
 Le kit du chef de projet

49. Les meilleures estimations des charges sont celles

qui s'appuient sur des retours d'expériences.
VRAI : En capitalisant sur les retours d'expériences de projets simi-
laires, on affine plus précisément la charge et les délais associés à la
réalisation d'une tâche.

50. La réduction du délai d'une tâche est proportionnelle

à l'affectation des ressources sur cette tâche.
FAUX: Certaines tâches présentant une contrainte technique ne peuvent
être compressées dans le temps (on ne peut pas faire un enfant en moins
de neuf mois, même si on multiplie les ressources sur la tâche). Et même
si la tâche est compressible dans le temps, la multiplication des ressources
nécessite des charges de coordination, d'ailleurs exponentielles si les tâches
sont intellectuelles (par exemple des tâches d'étude et de conception).

Questions Vrai Faux

Le délai est égal à la durée si la tâche se déroule du lundi au vendredi et
51
que tous les jours sont travaillés

La charge peut s'exprimer en jours x homme ou tout simplement en

52
heures
L'équivalent temps plein est une unité qu'il faut systématiquement utiliser
53
en conduite de projet
Un logiciel de planification sera utile pour identifier les actions à mener
54
et estimer leurs charges
La loi de Parkinson dit que tout projet se dilate dans le temps qui lui est
55
imparti
Ul
~ 56 Les liens entre les tâches sont uniquement techniques, jamais temporels
,...0
>,
UJ On ne peut pas planifier correctement sans un outil logiciel de
57
\0
,--4
planification
0
N 58 Project n'est pas un outil de gestion de projet
@
....., Le périmètre de consolidation des charges et des coûts est identique
s: 59
Ol quelle que soit l'entreprise
-;::::
>,
o.
0
60 Le coût d'un projet dépend de son périmètre de consolidation
u

5 7. Le délai est égal à la durée si la tâche se déroule du lundi

au vendredi et que tous /es jours sont travaillés.
VRAI : Le délai désigne la différence en jours entre la date de fin et
celle de début, entre la durée et le nombre de jours travaillés. Si la
tâche ne comprend pas le week-end, le délai est alors égal à la durée.

234
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

52. La charge peut s'exprimer en jours x homme ou tout

simplement en heures.
FAUX: La charge doit toujours s'exprimer en jours X homme. On
peut l'exprimer en heures X homme, mais pas simplement en heures.

53. L'équivalent temps plein est une unité

qu'il faut systématiquement utiliser en conduite de projet.
FAUX: C'est une façon d'exprimer la charge de manière « adminis-
trative», qui occulte ce quel' on appelle le pourcentage d'utilisation
d'une ressource qui produit un impact sur le projet ; la ressource X
est à 50 °/oet la ressource Y aussi.

54. Un logiciel de planification sera utile pour identifier les actions

à mener et estimer leurs charges.
FAUX: Un logiciel de planification est juste un outil qui permet de
mettre en forme et de rendre visible l'ordonnancement ou l'articula-
tion des actions entre elles.

55. La loi de Parkinson dit que tout projet se dilate dans le temps
qui lui est imparti.
VRAI : Si l'on donne plus de temps qu'il n'en faut pour réaliser un
projet, celui-ci prendra tout le temps disponible. Il peut parfois être
utile de créer artificiellement une situation d'urgence afin de lancer
la dynamique projet et d'utiliser les marges de manœuvre en fonc-
Ul
tion des événements qui surviendront dans le pilotage.
~
,...0
>,
UJ
56. Les liens entre les tâches sont uniquement techniques,
\0
,-4
jamais temporels.
0
N
@ VRAI : Un lien est une condition de réalisation d'une tâche. Il peut
.....,
s:
Ol
être de quatre natures (fin-début, début-début, fin-fin, début-fin). Il
-;::::
>,
o. traduit sous forme graphique dans le diagramme le niveau de dépen-
0
u dance entre deux tâches, l'une précédant l'autre.

57. On ne peut pas planifier correctement sans un outil logiciel

de planification.
FAUX: Mieux vaut un planning fait à la main sur la base de don-
nées émanant d'un organigramme des tâches complet qu'un plan-
ning réalisé avec un outil de planification sans réflexion préalable.

235
 Le kit du chef de projet

Loutil de planification facilite uniquement la modélisation et le

« re-calcul » en simulation ou en pilotage.

58. Project n'est pas un outil de gestion de projet.

VRAI : C'est simplement un outil de planification. Il ne permet pas
d'effectuer le cadrage du projet, l'analyse des risques, ni de gérer les
aspects humains. C'est simplement un tableau de bord permettant
de gérer les livrables, les tâches, les charges et les coûts.

59. Le périmètre de consolidation des charges et des coûts

est identique quelle que soit l'entreprise.
FAUX: Il dépend essentiellement des règles de comptabilité analy-
tique del' entreprise. Il diffère donc d'une entreprise à une autre. Cela
peut aller d'une entreprise qui ne valorise pas du tout le temps passé
des ressources sur le projet à une entreprise qui prend en compte en
détail, et ressource par ressource, tout le temps passé sur le projet.

60. Le coût d'un projet dépend de son périmètre de consolidation.

VRAI : Ce qui explique qu'il n'est pas possible de comparer deux
projets n'ayant pas le même périmètre de consolidation. Le coût
annoncé d'un projet n'est intéressant que si l'on explique quelles
règles de gestion ont été utilisées pour calculer ce coût.

Questions Vrai Faux

Le coût d'un projet se calcule à partir de la somme des coûts de toutes
Ul 61
~ les tâches du projet
,...0
>, Le coût d'une tâche est calculé uniquement sur la base des ressources
62
UJ
humaines nécessaires à cette tâche
\0
,-4
0
N
63 Tous les projets nécessitent une vraie gestion de trésorerie
@ Le coût peut être exprimé uniquement en charge dans certaines
....., 64
s: entreprises, mais c'est une approche réductrice des coûts
Ol
-;::::
>,
o. 65 Le chef de projet doit maîtriser les techniques de prise de parole en public
0
u 66 Le cahier des charges des besoins peut remplacer la note de cadrage

Le plan de communication ne peut pas être construit si la stratégie

67
globale de communication n'a pas été validée par le commanditaire

La stratégie de communication est élaborée uniquement par le chef de

68
projet

69 La stratégie de communication s'élabore sur la base du macro-planning

70 La communication coûte tellement cher qu'elle est souvent négligée

236
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

6 7. Le coût d'un projet se calcule à partir de la somme des coûts

de toutes les tâches du projet.
VRAI : C'est effectivement à partir du planning quel' on va pouvoir
calculer le budget. Le coût d'une tâche est égal à la somme des coûts
de toutes les ressources affectées au projet.
62. Le coût d'une tâche est calculé uniquement sur la base
des ressources humaines nécessaires à cette tâche.
FAUX : Il peut y avoir des ressources matérielles représentant un
coût, ainsi que des achats de prestations, par exemple au forfait.
63. Tous les projets nécessitent une vraie gestion de trésorerie.
FAUX: Un projet qui utilise uniquement des ressources humaines
internes ne nécessite pas une gestion de trésorerie, mais une gestion
du temps des personnes affectées au projet.
64. Le coût peut être exprimé uniquement en charge dans certaines
entreprises, mais c'est une approche réductrice.
VRAI : Dans certaines entreprises, les charges ne sont pas valorisées
en coût, car on ne connaît pas les coûts unitaires des ressources, ou
on juge inutile de calculer le coût total du projet. Cette méthode de
travail peut induire des décisions inappropriées, puisqu'elle ne per-
met pas de calculer le retour sur investissement.
65. Le chef de projet doit moiiriser les techniques
Ul
de prise de parole en public.
~
,...0 VRAI: Il y a en effet de nombreuses occasions de le faire: comité de
>,
UJ
\0
pilotage, réunion de lancement pour mobiliser les acteurs, réunions
d'information, réunions d'équipe, animation de négociation avec
,-4
0
N
@
....., des partenaires, etc.
s:
Ol
-;::::
>, 66. Le cahier des charges des besoins peut remplacer la note
o.
u
0 de cadrage.
FAUX: Le cahier des charges des besoins est un document qui pré-
cise de manière détaillée les attendus du projet. Il peut alors être le
déclencheur de la mise en œuvre d'un projet ; dans ce cas, il sera
annexé à la note de cadrage qui se veut synthétique. Dans d'autres
cas, le cahier des charges des besoins peut être l'un des résultats
attendus ou un livrable du projet à réaliser.

237
 Le kit du chef de projet

67. Le plan de communication ne peut pas être construit si la stratégie

globale de communication n'a pas été validée par le commanditaire.
VRAI : [organisation de la communication est un processus com-
plexe qui passe par la réflexion sur un certain nombre de paramètres
(temporels, budgétaires, psychologiques, comportementaux). L étude
de ces paramètres permet de définir une stratégie globale qui doit être
validée par le commanditaire. C'est seulement lorsque la stratégie sera
validée que l'on pourra construire le plan de communication.

68. La stratégie de communication est élaborée uniquement

par le chef de projet.
FAUX : Le commanditaire doit être impliqué dans la communica-
tion, au minimum dans la validation de la stratégie générale.

69. La stratégie de communication s'élabore sur la base

du macro-planning.
VRAI : On place sur le macro-planning toutes les actions de com-
munication (opérationnelles, décisionnelles, promotionnelles).

70. La communication coûte tellement cher qu'elle est souvent

négligée.
VRAI : Chaque action de communication nécessite du temps et
des coûts de préparation, d'exécution et d'exploitation. La moindre
réunion est souvent consommatrice de plusieurs jours X homme de
Ul ressources humaines.
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
Questions Vrai Faux
0
N 71 Un risque est un événement très peu probable et qui dégraderait le projet
@
....., 72 Un risque entraîne toujours des mesures préventives
s:
Ol
-;:::: Les scénarios au pire et au mieux sont élaborés après avoir fait
>,
o. 73
0 une analyse des risques
u
74 Le commanditaire devrait participer à l'analyse des risques
La criticité dépend uniquement de la probabilité d'apparition
75
du risque

L'analyse des risques nécessite d'avoir une approche systémique

76
du projet

Le reporting ascendant vers le comité de pilotage est de préférence

77
mensuel

238
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

Questions Vrai Faux

Le reporting descendant vers les ressources doit être très rapide, sinon
78
cela érode la motivation

Le reporting ascendant vers le comité de pilotage est optionnel

79
lorsqu'il n'y a pas d'alerte sur les objectifs

Sur les projets longs (six mois et plus), il est inutile de programmer
80
des bilans intermédiaires

77. Un risque est un événement très peu probable

et qui dégraderait le projet.
FAUX: Un risque, même si son apparition n'est jamais sûre (sinon
ce n'est plus un risque), peut avoir une probabilité très forte.

72. Un risque entraine toujours des mesures préventives.

FAUX : Parfois, le coût des mesures préventives est tellement élevé
que l'on ne dispose pas des moyens nécessaires pour les financer dans
le cadre du projet.

73. Les scénarios au pire et au mieux sont élaborés après avoir fait
une analyse des risques.
VRAI : La consolidation des mesures préventives et des mesures
curatives avec le planning détaillé prévisionnel permet de construire
des scénarios aux mieux (toutes les actions préventives ont fonc-
tionné) et au pire (il a fallu en plus mettre en œuvre toutes les actions
Ul
curatives).
~
,...0
>,
UJ
74. Le commanditaire devrait participer à l'analyse des risques.
\0
,-4
0 VRAI: Cela faciliterait grandement la communication sur les risques
N
@ identifiés qui donne souvent une vision catastrophiste du projet.
.....,
s:
Ol La crédibilité des experts dans le groupe de travail sur l'analyse des
-;::::
>,
o. risques permet d'étayer la réflexion et implique le commanditaire
0
u dans la démarche.

75. La criticité dépend uniquement de la probabilité d'apparition

du risque.
FAUX : Elle dépend de trois paramètres : la probabilité, la détection
et l'impact. C'est la multiplication des trois facteurs qui donne le
niveau de criticité.

239
 Le kit du chef de projet

7 6. L'analyse des risques nécessite d'avoir une approche

systémique du projet.
VRAI : Oui, car les risques peuvent être internes et externes au pro-
jet. De plus, la prévention d'un risque pour le couvrir peut induire
un autre risque qui n'existerait pas si l'on n'avait pas déployé l'action
préventive.

77. Le reporting ascendant vers le comité de pilotage

est de préférence mensuel.
VRAI : C'est une fréquence généralement souhaitable qui correspond à la
disponibilité nécessaire et réalisable d'acteurs décisionnels. C'est aussi une
fréquence« raisonnable» pour opérer des réajustements sur les objectifs.

78. Le reporting descendant vers les ressources doit être

très rapide, sinon cela érode la motivation.
VRAI : Rien ne sert d'attendre pour répercuter des décisions prises
en comité de pilotage. L'idéal est de transmettre les arbitrages au plus
tard le lendemain du comité de pilotage. Cela dynamise le projet et
démontre que l'exigence de reporting que peut avoir le chef de pro-
jet vis-à-vis des ressources est en adéquation avec la rigueur et la célé-
rité de ce dernier dans l'information descendante vers son équipe.

79. Le reporting ascendant vers le comité de pilotage est optionnel

Ul lorsqu'il n'y a pas d'alerte sur les objectifs.
~
,...0
>, FAUX: Faire un reporting ascendant vers le comité de pilotage per-
UJ
\0
,--4
met non seulement de promouvoir et valoriser le travail des membres
0
N de l'équipe projet, mais aussi de les rassurer sur le déroulement du
@
.....,
s:
projet en leur offrant une visibilité sur son avancement .
Ol
-;::::
>,
o.
u
0 80. Sur les projets longs {six mois et plus), il est inutile
de programmer des bilans intermédiaires.
FAUX: Il est utile et nécessaire de programmer des bilans intermédiaires
afin d'évaluer et de réajuster si nécessaire les modalités de reporting, les
actions de communication, voire le planning de réalisation pour obtenir
les résultats attendus si de nombreux aléas sont survenus au cours du
projet et ont produit un impact sur les objectifs coût/qualité/temps.

240
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

Questions Vrai Faux

Le bilan est une phase très rentable car elle consomme peu de
81
ressources et peut rapporter gros

82 Le bilan est l'occasion de remercier les contributeurs du projet

83 Mieux vaut ne pas faire de bilan si le projet a été un échec

La dissolution de l'équipe peut être un passage douloureux, même si

84
le projet s'est très mal passé

Le chef de projet a la responsabilité du reclassement de son équipe

85
après le projet

Un bon chef de projet est celui qui sait à tout moment du projet où en
86
sont les trois types d'objectifs

Un bon chef de projet est rare car il faut être bon dans deux registres,
87
humain et méthodologique, pas toujours compatibles

Le métier de chef de projet se professionnalise car on comprend mieux

88
son rôle dans l'entreprise

Faire le bilan de projet, c'est aussi un moyen pour le chef de projet de

89
remettre en cause ses propres pratiques

90 Un planning ne doit pas servir d'agenda

8 7. Le bilan est une phase très rentable, car il consomme

peu de ressources et peut rapporter gros.
VRAI : Il ne représente que 1 o/o du coût du projet et peut rappor-
ter beaucoup, dans la mesure où il permet de ne pas reproduire les
Ul
mêmes erreurs dans les projets suivants, et, dans une logique de qua-
~
,...0 lité, de faire progresser les pratiques.
>,
UJ
\0
,-4
0
N
82. Le bilan est l'occasion de remercier les contributeurs du projet.
@
....., VRAI : C'est le moment de remercier en public l'ensemble des
s:
Ol
-;::::
>,
contributeurs. Sans manier la « langue de bois », on peut remercier
o.
0 ceux qui ont été tout particulièrement actifs dans le projet.
u

83. Mieux vaut ne pas faire de bilan si le projet a été un échec.

FAUX: Un échec est toujours très enrichissant en termes de capi-
talisation. Il faudra néanmoins essayer de détacher les faits des per-
sonnes afin que le bilan ne soit pas un règlement de comptes. On
apprend souvent plus des échecs que des réussites.

241
 Le kit du chef de projet

84. La dissolution de l'équipe peut être un passage douloureux,

même si le projet s'est très mal passé.
VRAI : Un projet est mobilisateur, et même si les objectifs ne sont
pas atteints, sa dynamique et les liens qui y sont associés sur le plan
humain constituent un mode collaboratif souvent apprécié (notion
d'équipe). Il faut donc travailler sur la transition entre le mode projet
et le retour à un fonctionnement plus traditionnel et parfois moins
motivant.

85. Le chef de projet a la responsabilité du reclassement

de son équipe après le projet.
FAUX : Même si le chef de projet doit se préoccuper de cette phase,
ce n'est pas lui qui doit « replacer » les membres de son équipe. Il
doit toutefois s'assurer avant la fin du projet que cette phase a bien
été prévue et que les personnes seront prises en charge.

86. Un bon chef de projet est celui qui sait à tout moment du projet
où en sont les trois types d'objectifs.
VRAI : Il doit être capable de savoir où l'on en est de la fabrication
des livrables, au niveau du planning et du budget. Ces trois para-
mètres constituent le tableau de bord du chef de projet.

87. Un bon chef de projet est rare, car il faut être bon dans deux
~
Ul registres, humain et méthodologique, pas toujours compatibles.
,...0
>, VRAI : À la fois cerveau gauche (rationnel) et cerveau droit (créatif
UJ
\0
,--4
et relationnel), à la fois « ingénieur » et « communicant », un bon
0
N chef de projet est en effet une denrée rare.
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
88. Le métier de chef de projet se professionnalise,
u
o.
0 car on comprend mieux son rôle dans l'entreprise.
VRAI : La progression des entreprises en matière de conduite de
projet, notamment dans les services qui accusaient un retard par rap-
port à l'industrie, permet à celles-ci de comprendre qu'il s'agit d'un
métier à part entière et qu'il peut être bon pour l'entreprise d'avoir
quelques personnes spécialisées dans la conduite des projets straté-
giques. C'est ainsi que l'on voit se constituer des maîtrises d'ouvrage.

242
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

89. Faire le bilan de projet, c'est aussi un moyen pour le chef

de projet de remettre en cause ses propres pratiques.
VRAI : Le bilan se réalise à titre collectif, mais aussi individuel. Le
chef de projet dans ses échanges avec le commanditaire et avec son
équipe devra accepter de remettre en cause ou d'améliorer ses pra-
tiques. Il peut, à ce titre, demander à son équipe, lors du bilan, de
l'évaluer.

90. Un planning ne doit pas servir d'agenda.

VRAI : Un planning n'a pas pour vocation de planifier en détail la
journée de chaque ressource, surtout si ces ressources sont impli-
quées dans d'autres projets. Il ne faut pas surcharger le planning de
détails.

Questions Vrai Faux

91 L'organigramme des tâches est optionnel si le projet est petit

Un bon planning doit pouvoir être lu facilement par le comité de

92
pilotage

Piloter, c'est faire l'état des lieux du projet et communiquer ces

93
éléments au comité de pilotage

Le commanditaire peut se substituer au comité de pilotage en cas de

94
décision urgente à prendre
Le chef de projet n'a finalement aucun pouvoir; c'est le comité de
95
pilotage qui les exerce tous

Le chef de projet a toute latitude sur l'ensemble des objectifs, sous

Ul 96
~ réserve de préserver l'équilibre du triangle coût/qualité/temps
,...0
>, La conduite du changement est placée sous la responsabilité du chef
UJ 97
\0 de projet
,-4
0
N 98 La conduite du changement peut être un lot de projet
@
....., 99 Un bon chef de projet ne respecte pas toujours la méthode
s:
Ol
-;:::: 100 Un bon chef de projet fera un bon manager
>,
o.
0
u

9 7. L'organigramme des tâches est optionnel si le projet est petit.

FAUX: Il faut toujours dessiner l'organigramme du projet. Cela per-
met de voir le positionnement des différents acteurs et notamment
les éventuelles interférences entre l'organigramme hiérarchique de
l'entreprise et l'organigramme du projet.

243
 Le kit du chef de projet

92. Un bon planning doit pouvoir être lu facilement par le comité

de pilotage.
VRAI : Oui, car c'est un outil de pilotage à la fois macro pour le comité
de pilotage, et détaillé pour le chef de projet, l'équipe et les ressources.
Il faut donc trouver un moyen (outil de planification) pour avoir plu-
sieurs niveaux de lecture du planning (synthétique et détaillé).

93. Piloter, c'est faire l'état des lieux du proie! et communiquer

ces éléments au comité de pilotage.
FAUX: Pas seulement, car piloter dépasse le simple constat; ils' agit
de comparer le prévu et le réalisé et de mettre en œuvre des réajuste-
ments sur les objectifs (coût/qualité/temps).
94. Le commanditaire peut se substituer au comité de pilotage
en cas de décision urgente à prendre.
VRAI : Si le comité de pilotage est placé loin dans le temps par rap-
port à un événement important, ou s'il n'est pas possible de convo-
quer un comité de pilotage extraordinaire, le commanditaire peut se
substituer au comité de pilotage ; mais cela doit rester une exception.
95. Le chef de proiet n'a finalement aucun pouvoir; c'est le comité
de pilotage qui les exerce tous.
FAUX : Le chef de projet dispose de marges de manœuvre (qui
peuvent être nulles ... ) sur les objectifs. Ces marges déterminent sa
Ul part de pouvoir dans les arbitrages. Hors de ces marges, il doit solli-
~
,...0
>,
citer l'arbitrage du comité de pilotage ou du commanditaire.
UJ
\0
,-4 96. Le chef de proiet a toute latitude sur l'ensemble des ob;ectifs,
0
N
@
sous réserve de préserver l'équilibre du triangle coût/ qualité/temps.
.....,
s:
Ol FAUX : Il doit rester dans son champ de pouvoirs donné par ses
-;::::
>,
o. marges de manœuvre ; d'où l'intérêt de bien définir son rôle et ses
0
u pouvoirs, qui peuvent différer d'un projet à l'autre ou d'une entre-
. a' une autre.
pnse
97. La conduite du changement est placée sous la responsabilité
du chef de proiet.
VRAI : Même si le chef de projet fait appel à un expert dans le
domaine, le second reste sous la coupe du premier. Le chef de projet

244
 Septième partie - Labellisation du chef de projet

est donc responsable de la mise en œuvre des actions de conduite du

changement, comme dans la construction de la stratégie de commu-
nication promotionnelle.

98. La conduite du changement peut être un lot du projet.

VRAI : Si c'est un élément important constituant un ensemble de
tâches produisant un impact fort sur le projet, il peut être considéré
comme un lot à part entière, piloté par un expert en conduite du
changement (chef de projet conduite du changement). Dans ce cas,
le chef de projet est donc directeur de projet.

99. Un bon chef de projet ne respecte pas toujours la méthode.

VRAI : Il doit être doté de souplesse intellectuelle pour adapter la
méthode et les outils de conduite de projet à la situation et aux évé-
nements. La méthode n'est pas une procédure, mais une aide sous la
forme de check-list.
7 OO. Un bon chef de projet fera un bon manager.
VRAI : Généralement oui, car sa capacité à se structurer cumulée
avec celle à manager des équipes correspondent à ce que devrait être
un bon manager. Il faut ajouter à ces deux éléments la capacité à
s'insérer dans une stratégie plus globale et à accepter des relations
plus hiérarchiques que fonctionnelles.

Ul
~
,...0
>,
UJ
\0
,-4
0
N
@
.....,
s:
Ol
-;::::
>,
o.
0
u

245
 Ul
-9:!
0
....
>
LI.J
I.D
ri
0
N
@
......
.c:
0)
1:::
>
Cl.
0
u
 Conclusion

Cette conclusion permet de mettre en avant les particularités de

certains projets. Elle contient donc des conseils d'utilisation de la
méthode de manière générale mais aussi en fonction de l'environne-
ment et de la typologie du projet.

Que trouverez-vous dans cette conclusion ?

Vous y trouverez des conseils touchant aux thèmes suivants :
t la bonne utilisation d'une méthode;
t les projets avec une problématique technique;
t les projets avec une problématique humaine ;
t les projets dans les services ;
t les projets dans l'industrie ;
2
Ul
t la mise en place progressive de la gestion de projet.
0
....
>,
UJ
I.D

Quels sont les points importants ?

.-l
0
N
@
.....,
.c
OI La méthodologie de gestion de projet est finalement assez simple et
1:::
>,
Cl. sa compréhension ne pose pas vraiment de problèmes.
0
u
Toutefois, la réussite passe également par la compréhension de l'en-
vironnement du projet aussi bien sur le plan humain que technique.
La méthode peut ainsi être adaptée en fonction de la problématique
à résoudre, mais aussi des acteurs qui y participent, ainsi il faudra:
t mettre l'accent sur certaines étapes méthodologiques ;
t modifier et adapter certains documents et livrables ;

247
 Le kit du chef de projet

t supprimer certains documents ;

t ajouter des documents à la méthode;
t assouplir la mise en œuvre de certains points méthodologiques.
Finalement, c'est cette adaptation qui fera non seulement la réussite
du projet mais aussi la satisfaction des acteurs qui auront participé
au projet. Un bon chef de projet est celui qui a réussi à comprendre
la philosophie générale de la méthode et qui, dans son application,
saura l'adapter à l'environnement.
Les conseils de ce chapitre sont donc particulièrement précieux pour
passer de l' « efficacité » à l' « efficience ».
Les gens efficaces « font bien » les choses, mais les gens efficients
« font bien les bonnes choses», ils sont capables de hiérarchiser les
tâches à réaliser en fonction de l'importance et de l'urgence.

Comment utiliser au mieux une méthode ?

Une méthode est un guide général qui permet d'aller d'un point
à un autre sans rien oublier. Elle doit donc avant tout servir de fil
rouge au chef de projet.
Le chef de projet doit évaluer à chaque étape les risques qu'encourt
le projet s'il ne respecte pas l'étape. C'est donc à lui de décider de
mettre en œuvre les éléments méthodologiques.
Ul
~
,...0
Certains utilisent les méthodes pour éviter d'accomplir les tâches.
>,
UJ C'est-à-dire qu'ils considèrent que la méthode c'est la loi et qu'elle
\0
,-4
0 est incontournable. Si les étapes méthodologiques ne sont pas res-
N
@ pectées à la lettre, ils bloquent le projet.
.....,
s:
Ol
-;:::: Les managers doivent comprendre que la méthode n'est qu'un
>,
o.
0 moyen et il est certain qu'au début de la mise en œuvre il faut être
u
scolaire ; ensuite il faudra être beaucoup plus souple afin que cha-
cun puisse se laisser aller à une certaine créativité pour adapter la
méthode au contexte.

248
 Conclusion

•;h+Mi#·fi et

l•ffi@I
Le fil rouge du chef de projet

Afin de s'assurer du bon fonctionnement d'une méthode, il faudra donc :

t former les acteurs à la méthode ;
t s'assurer qu'ils ont compris l'esprit de la gestion de projet ;
t mettre en place les moyens d'adapter la méthode ;
t appliquer dans un premier temps la méthode de manière scolaire;
t assouplir l'utilisation de la méthode en l'adaptant au contexte et
aux projets ;
t préciser les points méthodologiques incontournables et non
négociables ;
t laisser aux acteurs une certaine latitude pour réaliser leur propre
méthode;
t transférer les adaptations de la méthode aux autres acteurs ;
t vérifier de manière périodique quel' esprit de la gestion de projet
est conservé.
Ul
2
0
....
Comment utiliser la méthode selon les types
>,
UJ
I.D
.-l
0
N de projets?
@
.....,
.c
OI
Les projets avec une problématique technique
1:::
>,
Cl.
0
Un projet avec une problématique technique est un projet où il n'y
u
a pas de barrières particulières sur le plan humain. Dans ce type de
projet, on considère que les acteurs adhèrent au projet et qu'ils sont
globalement pour le projet.
La problématique technique peut être liée à plusieurs facteurs :
t le projet est nouveau pour l'entreprise, elle n'a donc que peu d'ex-
périence sur le sujet abordé ;

249
 Le kit du chef de projet

t le sujet abordé est totalement nouveau, par exemple dans un pro-

jet innovant.
Dans ce type de projet, il faudra apporter un soin tout particulier à
la planification ; en effet, celle-ci permettra :
t de s'assurer que le découpage des tâches est suffisant pour avoir
une maîtrise du sujet ;
t la participation active des experts au projet, non seulement dans
les étapes choisies pour arriver au résultat, mais aussi dans la coor-
dination des étapes ;
t de valider la réalité du planning par rapport aux objectifs du
commanditaire.

Ul
2
0
....
>,
UJ Les projets avec une problématique technique
I.D
.-l
0
N
Les projets avec une problématiquehumaine
@
.....,
.c
OI Un projet avec une problématique humaine est un projet qui ne
1:::
>,
Cl. pose apparemment pas de problèmes techniques particuliers, mais
0
u qui comporte un environnement humain résistant.
Lenvironnement humain complexe et résistant peut se traduire par:
t certains acteurs qui ne veulent pas du changement provoqué par
la mise en place du projet et de son résultat;
t certains acteurs qui ont peur des nouvelles implications de la
mise en place du projet;

250
 Conclusion

t des acteurs qui ne veulent pas participer au projet;

t des acteurs déjà surchargés et qui n'ont que peu de temps à consa-
crer au projet.

Alliés

Les projets avec une problématique humaine

Dans ce type de problématique, il faudra mettre l'accent sur la com-

munication dans le projet. La mise en œuvre de cette communica-
tion nécessite un certain nombre de préalables et le respect des règles
liées à cette communication.
Lorganisation de la communication pourra se faire avec le canevas
suivant:

•
Ul
2
0
.... clarifier de manière formelle et exhaustive les objectifs avant de
>,
UJ
les communiquer aux acteurs;

•
I.D
.-l
0
N communiquer les objectifs aux acteurs et détecter les acteurs
@ ' .
résistants ;
.....,

•
.c
OI
1::: détecter les « alliés » du projet ;

•
>,
Cl.

u
0
construire un plan de communication en s'appuyant sur les alliés ;

</)

~
• être prêt à remettre en cause le plan de communication en fonc-
tion de la réaction des acteurs.
~>,
w
œ
o,
:::)

~
o
@

251
 Le kit du chef de projet

Les projets dans les services

D'une manière générale, les projets dans le milieu des services sont
plus difficiles à manager que dans le milieu industriel. En effet, l'en-
vironnement est moins favorable à la mise en œuvre de la conduite
de projets:
t le produit du projet est plus difficile à définir et les objectifs sont
souvent moins mesurables ;
t les exigences en matière de méthodes sont moins importantes et
il y a une moins grande rigueur dans la construction du projet ;
t les projets sont souvent « non budgétés » tant en matière de
charges qu'en matière de coûts.
Tous ces éléments font qu'il est plus difficile de mettre en œuvre
toutes les techniques, car les acteurs du projet sont moins habitués
et enclins à la rigueur.
La principale difficulté réside dans la définition du résultat du pro-
jet. En effet, lorsque le produit est par exemple une étude, la mise en
place d'un logiciel ou d'une organisation, les objectifs sont souvent

Qui va faire
quoi?

• • ••
ui
2
0
....
>,
UJ
I.D

• •• •
.-l

••
0

•
N
@
.....,
.c
OI
'
1:::
>,
Cl.
0
u

Les projets dans les services

252
 Conclusion

difficiles à définir. Quelques points méthodologiques doivent être

particulièrement bien respectés :
t la définition des objectifs de qualité en utilisant autant que pos-
sible des critères mesurables ;
t la mise en place d'une planification détaillée qui va permettre un
calcul des charges et des coûts;
t une définition exacte des rôles des acteurs dans l'organisation
projet;
t des tests du résultat afin de vérifier qu'il est conforme à la com-
mande initiale.

Les projets dans l'industrie

Dans le milieu industriel les méthodes font partie du quotidien, il
existera donc moins de difficultés à mettre en place la gestion de pro-
jet. Il faudra alors profiter de cette synergie pour aller plus vite dans la
formation des acteurs et gestionnaires de projet. Cependant, certains
aspects sont négligés, comme la gestion des ressources humaines :
t les ressources humaines sont quantifiées comme les res-
sources matérielles, alors que l'on n'a pas la même garantie de
reproductibilité ;
t les modes de management sont parfois simplistes et uniformes
alors qu'ils devraient être différenciés selon les individus ;
~
Ul
t la communication promotionnelle est souvent « monolithique »,
,...0 voire parfois absente des systèmes projet.
>,
UJ
\0
,-4
0
Un travail important doit donc être réalisé sur tous les aspects
N
@ humains et il faudra mettre l'accent sur les points méthodologiques
.....,
s: suivants:

•
Ol
-;::::
>,
o.
0
les échanges entre le chef de projet et le commanditaire dans la
u
définition des objectifs et dans la phase de cadrage;

U)

~
• la construction de la communication promotionnelle à travers le
plan de communication ;

•
~>,
UJ
l'intégration de la créativité dans la manière de gérer le projet;

•
œ
o,
::,
Q
0
un management par le chef de projet adapté à un fonctionne-
@ ment hors hiérarchie.

253
 Le kit du chef de projet

Plusieurs voies
~ possibles
Un travail
coopératif

Les projets dans l'industrie

Comment conduirela mise en place progressive

de la gestion de projet ?
La mise en place d'une méthode de conduite de projets peut être
conduite de la manière suivante:

Étude de l'existant {acteurs internes, consultants)

t constitution d'une équipe mixte acteurs internes/consultants;

• cadrage du projet de mise en place de la méthode;

2
0
ui

....
>,
UJ
• cartographie des méthodes existantes.

I.D
.-l Rëdaction guide
0
N
@
.....,
.c
OI
1:::
>,
Cl.

u
0
Phase I Phase 2 Phase 3
~~~~~~~~+-~~~~~~~~~~~e--~~~~ .....Terrps

Mise en place de la conduite de projet

Analyse externe {consultants)

t comparaison avec les méthodes du marché ;
t capitalisation sur ce qui est réutilisable directement.

254
 Conclusion

Diagnostic {consultants, commanditaire)

t rédaction du diagnostic ;
t rédaction des propositions d'améliorations.

Rédaction du guide {consultants, acteurs internes)

t réalisation du guide ;
t validation du guide.
Tutorat méthodologique {consultants, acteurs internes)
t choix d'un projet pilote ;
t accompagnement des acteurs internes par les consultants sur un
projet.

Formation méthode {consultants, acteurs à former)

t rédaction des manuels de formation ;
t formation à la méthode avec projet pilote comme exemple
d'illustration.

Mise en place outil logiciel de conduite de projet

{consultants, acteurs terrain)
t paramétrage du logiciel en fonction du guide méthodologique ;
t déploiement du logiciel et formation des chefs de projet.

~
Ul
Bilan et réojustements {consultants, commanditaire)
,...0
>,
UJ t bilan du projet ;
\0
,-4
0
N
t plan d'action pour les trois prochaines années.
@
....., Vous pouvez donc, à partir de la méthode contenue dans cet ouvrage,
s:
Ol
-;::::
>,
vous constituer votre propre méthode pour conduire vos projets.
o.
0 N'oubliez donc pas que cela va bien au-delà de la constitution d'un
u
guide méthodologique, mais que c'est bien une action de conduite
du changement.
La conduite de projet est l'un des vecteurs puissants du changement,
il serait dommage de s'en priver, d'autant plus que sa mise en place
ne nécessite aucune j ustification particulière et s'avère particulière-
ment rentable.

255
 Le kit du chef de projet

Il ne faut pas « changer le pansement»

11 faut « penser le changement »

- Pierre DAC -

Sortir de la logique de l'urgence

Les 15 points à retenir

1. Une méthode n'est pas une loi, c'est un fil rouge qui rappelle les points
importants.
2. Un bon chef de projet peut prendre la décision de ne pas respecter cer-
taines étapes méthodologiques en ayant évalué les risques.
3. Les projets avec une problématique technique dominante doivent être rigou-
reusement planifiés.
4. Dans un projet à « caractère technique», il faut s'appuyer sur les experts.
5. Les projets avec une problématique humaine dominante doivent avoir un
plan de communication exhaustif et adapté aux réactions des acteurs.
6. Dans un projet à « caractère humain », le chef de projet doit identifier ses
alliés et utiliser ces acteurs pour atteindre les objectifs.
7. Les projets de service doivent faire l'objet d'une évaluation exhaustive des
charges et des coûts.
Ul
2 8. Les objectifs qualitatifs d'un projet de service doivent être mesurables et
0
.... détaillés dans un cahier des charges du résultat attendu.
>,
UJ
I.D
.-l
9. Dans les projets industriels, le management doit permettre la créativité des
0
N acteurs et la reconnaissance du travail effectué.
@ 1 O. Les projets industriels doivent comporter un plan de communication détaillé
.....,
.c et exhaustif.
OI
1:::
>,
Cl. 11. La mise en place d'une méthodologie est un projet à part entière qui néces-
0
u site du temps et une stratégie bien définie.
12. La méthode doit être adaptée au contexte et au langage de l'entreprise qui
va la mettre en œuvre.
13. Gérer un projet, c'est avant tout anticiper et sortir de la logique de l'urgence
pour aller vers une logique de prévision.
14. La gestion de projet est l'affaire de tous dans l'entreprise.
15. Tout le monde doit connaître et appliquer la gestion de projet.

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