Atelier
Processus PAIE-
PAIE-RH Existant
Destinataires Daniel NAËL,
Martine DROUIN,
Carole DOTTI,
Bruno DELACRESSONIERE,
Jean-Michel DUMAS,
Daniele HAFFNER,
Nathalie LEFEVRE,
Excusé Jean-Paul BACHMAN,
Farid TEMCAMANI,
Date Jeudi 3 septembre 2010 – 9h30 – 12h30
Version V 1.01
Etat d’avancement du document Projet Définitif non validé Validé
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Légende dans le texte
Commentaire nécessitant une attention et une vigilance particulière de
l’établissement.
Commentaire qu’il faut prendre en compte lors de la définition et de la mise en œuvre
des processus cibles (septembre, octobre, novembre 2010 : phase de définition ; dès
janvier 2011 pour la mise en œuvre)
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Légende du logigramme
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Détail de l’atelier de travail processus PAIE - RH
Rappel de l’ordre du jour
Préciser le contexte dans lequel les ateliers de description des processus ont lieu,
Préciser la méthode adoptée : l’approche par les processus. Décrire l’existant,
puis construire et décrire la cible des futurs processus adaptés aux RCE(*) et à
SAP-SIFAC(**)
Décrire les processus existant de l’élaboration de la PAIE et de la gestion des
Ressources Humaines (RH) l’ENSEA.
En général, le processus de gestion des Ressources Humaines comprend :
la gestion de l’évolution des personnels de l’ENSEA,
le recrutement de l’ensemble des personnels (personnels contractuel, personnels
fonctionnaires, personnels),
l’organisation de la paie des personnels, à savoir la préparation de la paie des
personnels de l’état (fonctionnaire) et le règlement sur le budget propre de
l’école des personnels sous contrat (non fonctionnaires).
(*) : RCE Responsabilités et Compétences élargies
(**) : SAP-SIFAC Progiciel SAP adapté aux Systèmes d’Informations Financier Analytique et Comptable des établissements
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d’enseignement supérieurs
Détail de l’atelier de travail processus PAIE - RH
Dans le cadre de l’ENSEA, les processus de gestion de la PAIE et des RH peuvent se
décomposer en 8 cas possibles, afin de faciliter l’analyse. Pour des raisons d’impact
liés à mise en œuvre de SIFAC, de maîtrise des délais du projet, seules 3 variantes de
processus sont décrites dans la suite. Seules 2 variantes seront détaillées en ateliers.
L’atelier de travail a permis de décrire :
Le processus de PAIE pour les personnels ayant le statut fonctionnaire
« Processus PAIE ETAT »,
Le processus de PAIE pour les personnels contractuels dont la paie est
comptabilisée sur le budget propre de l’établissement « Processus PAIE
ETABLISSEMENT ».
Le processus de RECRUTEMENT pour les personnels fonctionnaires (Enseignants-
Chercheur)
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Description des Processus PAIE-RH
Le processus de PAIE se décompose en deux sous processus :
Le processus de PAIE ETAT (pour les personnels fonctionnaires),
Le processus de PAIE ETABLISSEMENT (pour les personnels contractuels payés
sur un budget propre à l’établissement),
Le Processus PAIE ETAT représente :
~100 bulletins de salaire par mois
~20 modifications par mois. Les mois importants, c’est-à-dire nécessitant une
mobilisation significative des personnels sont :
Septembre,
Octobre,
Novembre,
Décembre,
Le processus de PAIE ETAT déclenche l’envoi de fichiers de la trésorerie générale vers
l’ENSEA. Ces fichiers sont :
Fichiers KA : les bulletins de paie,
Fichiers J5 : les primes,
Fichiers JE : Fichier de liaison c.-à-d. les récapitulatifs de l’état de situation
Ces fichiers constituent des moyens de contrôle de la bonne réalisation du
processus de PAIE ETAT.
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Description des Processus PAIE-RH
Les processus de gestion des Ressources Humaines et de la Paie sont liés. Le
processus de gestion de RH (notamment la phase de recrutement) est un processus
en amont de la PAIE (Il faut avoir recruter pour payer !).
La campagne de recrutement d’un personnel contractuel ne sera pas décrit car ce
n’est pas le cas le plus courant.
Dans la suite du document, il est décrit un processus de recrutement d’un personnel
fonctionnaire, cas le plus courant, même s’il n’est pas fréquent (nombre d’occurrence
par an à préciser).
Les instances qui valident le recrutement d’un personnel (contractuel ou
fonctionnaire) sont le CA (conseil d’administration), le CS (comité scientifique).
L’ordonnateur dispose d’un droit de véto.
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Description des Processus PAIE-RH
Pour un nombre significatifs d’agents de l’établissement, il est nécessaire de faire une
déclaration multi employeur (RAFP).
Pour le personnel fonctionnaire, il existe plusieurs cas de figure qui s’apparente à un
recrutement :
La mutation : donne lieu à des phases d’entretien,
Le détachement
Pour les personnels fonctionnaire, le recrutement s’effectue par concours (interne ou
externe).
Pour les personnels contractuels, le recrutement s’effectue uniquement par entretien.
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Détail de l’atelier de travail processus PAIE ETABLISSMENT
Processus PAIE Détail
1. Finalité Effectuer le paiement (règlement financier) des personnels de l’établissement à la bonne
date en respectant les engagements initiaux contractuels. On distingue 2 processus :
Le Processus PAIE ETAT
Le processus PAIE ETABLISSEMENT
2. Processus amont Amont : Budget, Recrutement,
et aval Aval : Achat
3. Acteurs Les services de l’école
L’ordonnateur,
Le services des ressources Humaines,
Le service financier,
4. Fournisseurs Ministère,
d’informations Rectorat,
Collectivités territoriales,
ANR, CNRS
Pôle-emploi
5. Informations A compléter
d’entrée
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Détail de l’atelier de travail processus PAIE ETABLISSMENT
Processus BUDGET Détail
6. Clients du Processus RH (Variante Recrutement)
processus
7. Informations de Les bulletins de paie,
sortie Les déclarations de charge et de net à payer PAIE ETABLISSEMENT
Fichier informatique : changement en tout genre (adresse, primes, modification carte,
page) PAIE ETAT
8. Activités critiques Non défini
9. Eléments de Non défini
maîtrise
10. Indicateurs Non défini
d’efficacité et de
performance
(étudier la pertinence
de leur mise en
œuvre)
11. Responsable du Non défini
processus
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Logigramme du processus PAIE ETABLISSEMENT
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Processus PAIE ETAT (Fonctionnaire)
Processus PAIE ETAT Détail
(Fonctionnaire)
1. Finalité Rémunérer les agents de l’établissement ayant le statut de fonctionnaire
2. Processus amont Amont : Recrutement du personnel fonctionnaire, Budget
et aval
3. Acteurs
4. Fournisseurs
d’informations
5. Informations
d’entrée
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Processus PAIE ETAT (Fonctionnaire)
Processus PAIE ETAT Détail
(Fonctionnaire)
6. Clients du ENSEA
processus
7. Informations de Arrêté d’affectation.
sortie
8. Activités critiques Non défini
9. Eléments de Non défini
maîtrise
10. Indicateurs Non défini
d’efficacité et de
performance
(étudier la pertinence
de leur mise en
œuvre)
11. Responsable du Non défini
processus
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Logigramme du processus PAIE ETAT (Fonctionnaire)
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Détail de l’atelier de travail processus RECRUTEMENT
Personnel Fonctionnaire (Enseignant Chercheur) ou Contractuel
Processus RH Détail
RECRUTEMENT
Enseignant-
Chercheur
1. Finalité Pourvoir à un besoin permanent ou ponctuel (cas des personnels contractuels) dans le
cadre des missions de l’école
2. Processus amont Amont : BUDGET,
et aval Aval : PAIE ETAT,
3. Acteurs Le CA, le CS,
Les services de l’école
L’ordonnateur,
Le services des RH (Ressources Humaines),
Le service financier
4. Fournisseurs Ministère,
d’informations Rectorat,
Collectivités territoriales,
ANR, CNRS
5. Informations Publication d’un poste d’enseignant-chercheur
d’entrée
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Détail de l’atelier de travail processus RECRUTEMENT
Personnel Fonctionnaire (Enseignant Chercheur) ou Contractuel
Processus RH Détail
RECRUTEMENT
Enseignant-
Chercheur
6. Clients du ENSEA
processus
7. Informations de Arrêté d’affectation (document définitif), avis d’affectation (document temporaire
sortie provisoire, en attente de l’arrêté)
Contrat de travail, feuille de service : environ 400 contrats / an
8. Activités critiques Non défini
9. Eléments de Non défini
maîtrise
10. Indicateurs Non défini
d’efficacité et de
performance
(étudier la pertinence
de leur mise en
œuvre)
11. Responsable du Non défini
processus
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Logigramme du processus RECRUTEMENT Fonctionnaire
Cas : Enseignant-Chercheur, Professeur, Maître de Conférence
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Processus RECRUTEMENT
Contrat de travail, feuille de service : environ 400 contrats / an
250 à 300 contrats de travail pour les concours faisant l’objet de 1 à 3 bulletins
de paie,
1 à 3 bulletins de paie,
Remarque : certains agents sont payés pour 2 concours,
1200 bulletins de paies par an
40 à 150 personnels vacataires payés de 1 à 9 fois /an, soit 360 à 1000
bulletins / an,
15 à 20 personnels en paie mensuelle, soit 180 à 250 bulletins de paie / an,
40 à 50 bulletins / an sur les indemnités.
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