Canadian Council of Archives

Conseil canadien des archives

Numérisation
et archives
 Table des matières

Déclaration de principes concernant la relation entre la numérisation

et la préservation des archives ........................................................................................1

Arbre de décision pour des projets de numérisation ..................................................2

Bibliographie sélective ......................................................................................................6

Études de cas ......................................................................................................................8

Comité de préservation
Octobre 2002

ii Conseil canadien des archives

 Déclaration de principes concernant la relation entre
la numérisation et la préservation des archives1
La numérisation est la conversion de données analogiques (quels que soient leur forme
et leur support d’origine) en valeurs numériques porteuses de la même information.
Le Comité de préservation du Conseil canadien des archives énonce les principes suivants
pour orienter les services d’archives qui développent un système de numérisation :
1. La numérisation favorise la préservation en limitant la manipulation des documents
originaux.
2. La numérisation est, avant tout, diffusion.
3. Le processus de numérisation ne doit pas, au cours des manipulations qui sont
nécessaires, présenter des risques de détérioration pour les documents numérisés.
4. La mise en place d’un système de numérisation ne doit pas se faire au détriment des
droits de propriété matériels ou intellectuels (droit de propriété, droit d’auteur et droit
au respect de la vie privée).
5. La numérisation des archives doit chercher à préserver au maximum l’authenticité et
l’intégrité de l’information. L’amélioration des documents (enlèvement des égratignures,
des bruits de fond, etc.) est possible au cours du processus de numérisation. Elle doit
viser à faciliter l’accès aux documents. S’il procède à l’amélioration de certains docu-
ments, le service d’archives préservera toujours une version non-améliorée de ceux-ci
(que ce soit l’original analogique ou une copie numérique « authentique »).
6. Les services d’archives doivent définir clairement leurs objectifs (que ce soit la diffusion
ou la diffusion accompagnée de la conservation à long terme de l’information numérique)
avant de mettre en place un système de numérisation.
7. Les documents à numériser doivent faire l’objet d’une sélection rigoureuse, conforme
aux objectifs, respectueuse des contraintes juridiques, des caractéristiques des docu-
ments à numériser et en relation avec les ressources disponibles.
8. Les moyens technologiques choisis doivent être conformes aux objectifs identifiés et
correspondre aux caractéristiques des documents qui sont l’objet du projet de numérisation.
9. Des outils de repérage des documents numérisés doivent satisfaire aux besoins des
utilisateurs. Ils sont une composante essentielle d’un système de numérisation.
10. Puisque l’information numérique présente des risques d’obsolescence technique (des
supports et des formats de même que des logiciels de repérage et de lecture), les
services d’archives désireux de s’engager dans un programme de préservation à
long terme des formats numériques doivent être conscients des dangers encourus,
de la complexité d’un tel programme et des coûts qu’il implique2.

1 Parmi les réflexions intéressantes sur la relation entre la préservation et la numérisation des archives, notons Conway dans Sitts (2000),
Dorr et Hartmut (1997), Gertz (1999), Kenney et Rieger (2000), Menne-Haritz et Brübach (1999), Smith (1999) et SAA (1997).
2 Il est essentiel d’évaluer les coûts récurrents des systèmes de numérisation (coût de chaque conversion nécessaire à tous les trois à

cinq ans).
Numérisation et archives 1
 11. Les services d’archives ne doivent pas négliger d’autres activités en allouant leurs
ressources à la mise en place et au maintien d’un système de numérisation.
12. Les services d’archives doivent évaluer l’impact de la mise en place d’un système
de numérisation sur leurs activités de diffusion (sur la fréquentation de leur salle de
consultation, sur la commande de reproduction, etc.) afin de prendre des décisions
éclairées.
13. Face aux coûts inhérents à la mise en place des systèmes de numérisation ainsi qu’à
leur complexité technique, les services d’archives devraient chercher à mettre leurs
ressources (financières, matérielles et humaines) en commun.

2 Conseil canadien des archives

 Arbre de décision pour des projets
de numérisation
Cet arbre de décision veut aider les archivistes à identifier les unités de descriptions à
numériser en leur rappelant certaines données fondamentales :
• d’abord, que des objectifs clairs permettent d’identifier et d’obtenir les
moyens technologiques nécessaires;
• ensuite, qu’un système de numérisation doit être entretenu et que cela
implique des déboursés à long terme et que, de ce fait, le service
d’archives doit obtenir le soutien de son organisme parrain.
Notre approche s’apparente donc à la macroéconomie liée au développement d’un tel
système. En ce qui concerne sa microéconomie, abordant de manière plus précise les
questions technologiques, nous avons préféré donner des références à une documentation
que le lecteur aura le loisir d’explorer. Le lecteur notera que nous privilégions une gestion
« par projets » de numérisation. Les caractéristiques des documents qui forment les unités
de description, les objectifs possibles et les moyens qui permettent de les concrétiser
sont si diversifiés que des solutions d’application générale sont difficilement envisageables.
1
Il faut clairement identifier
l’objectif. En effet, les moyens L’objectif poursuivi est-il
clairement identifié ? Les services d’archives
et les ressources nécessaires
OUI NON doivent identifier l’objectif
à la réussite d’un projet de
• Diffusion qu’ils poursuivent.
numérisation doivent être au
• Diffusion et préservation
diapason de l’objectif.

2
Des documents fragiles doivent
souvent être consolidés ou
Les documents visés par le projet nécessiter des attentions
OUI de numérisation3 sont-ils en NON spéciales avant leur numérisa-
danger de détérioration ? tion. Une vérification de leur
état doit être faite par une
personne compétente.

3
D’autres moyens de reproduction
peuvent parfois être envisagés. Puisque la numérisation
Si le service d’archives a pour La numérisation permet-elle favorise, avant tout, la diffusion;
objectif la préservation, certains OUI d’assurer une meilleure NON le service d’archives peut avoir
procédés analogiques, tel le préservation ? cette dernière comme seul
microfilm, demeurent de meilleures objectif.
solutions pour certains supports.

3 Plusieurs publications renferment des listes de critères visant à aider les archivistes à sélectionner les unités de description qui seront
l’objet d’un projet de numérisation. Parmi ces publications, notons Ayris (1998), Colombia University (1998), De Stefano dans Kenney et
Rieger (2000), Gertz (1999), Menne-Haritz et Brübach (1999) ainsi que Vogt-O’Connor dans Sitts (2000).
Numérisation et archives 3
 4
À moins de viser le développe-
ment de la consultation d’une
Une forte demande peut justifier
unité de description ou favoriser
une numérisation à des fins de
L’unité de description est-elle son entreposage dans des
conservation préventive puisque OUI NON
fréquemment consultée ? magasins distants des salles de
la numérisation limitera la
consultation, il n’est générale-
manipulation des documents.
ment pas utile de numériser des
documents faiblement consultés.

5
Le service d’archives peut
aussi considérer la possibilité de
stimuler l’intérêt pour une unité
de description en la rendant
accessible, par exemple, sur
Internet. Il peut aussi, viser à
développer sa notoriété dans Si la numérisation n’améliore
son milieu. Il est utile de noter La numérisation améliore-t-elle pas l’accès aux documents, le
OUI NON
que la numérisation peut aug- l’accès à l’unité de description ? service d’archives doit identifier
menter la demande pour une autre unité de description.
l’utilisation des documents
non-numérisés autant que pour
ceux qui l’ont été. Cela peut
donc générer une augmentation
des besoins en matière de
préservation.

6
Si la reproduction disponible
satisfait à l’objectif, il vaut mieux Le service d’archives doit
mettre fin à l’étude du projet. Si L’unité de description est-elle réfléchir à la pertinence de pro-
elle ne le satisfait pas, le service
OUI NON duire des copies de préserva-
reproduite sur un autre support ?
d’archives peut envisager la tion de bonne qualité.
numérisation de la reproduction.

7
Le service d’archives doit
s’assurer que son objectif, par-
ticulièrement s’il implique une
Le service d’archives doit docu-
Le service d’archives est-il diffusion élargie, est réalisable
menter l’obtention des droits de
conscient des contraintes en fonction de la Loi sur le droit
propriété matériels et intellectuels
d’auteur (LRC, chap. C-42, 1997,
ainsi que les autorisations de OUI juridiques encadrant la NON alinéas 31.1 a à 31.1 f) de même
reproduction (comprenant l’identi- reproduction et la diffusion que des lois sur la protection
fication du créateur) lorsque
des archives ? de la vie privée et des ren-
nécessaire.
seignements personnels ainsi
que des contrats d’acquisition
des documents.

4 Conseil canadien des archives

 8
L’accès à des copies numériques
Le niveau de préparation Le service d’archives doit
oblige généralement à un traite-
intellectuel est-il suffisant pour planifier le traitement intellectuel
ment plus précis (tri, description OUI NON
donner accès aux copies de l’unité de description avant
et indexation) de l’unité de
d’entreprendre la numérisation.
description. numériques ?

9
Le service d’archives et son
organisme parrain disposent-ils
des ressources (humaines, finan-
Le service d’archives a-t-il cières, matérielles, technologiques)
envisagé de s’associer à des nécessaires pour réaliser l’objectif Des ressources humaines,
partenaires pour réaliser ce financières, matérielles,
du projet de numérisation et pour
projet ? technologiques insuffisantes
OUI le maintenir à long terme ? NON peuvent amener une modifica-
• Numérisation par une
• Préparation intellectuelle tion de l’ampleur du projet ou la
entreprise privée
• Préparation matérielle4 sélection d’une autre unité de
• Mise en commun de ressources • Numérisation description.
avec des organismes du milieu • Contrôle de la qualité5
• Stockage
• Repérage
• Diffusion
• Migration et conversion

10
Les moyens techniques6 à
utiliser pour réaliser l’objectif
Les moyens techniques utilisés du projet de numérisation
ont un impact considérable sur le ont-ils été identifiés ?
plan financier, sur la gestion du Étudier les meilleurs moyens
projet, sur l’utilisation présente • Type d’image (n&b ou couleur;
nombre de bits) disponibles et choisir ceux qui
et future des copies numériques OUI NON permettent de satisfaire
ainsi que sur la pérennité de • Format de fichier (tiff, jpeg, mpeg,
mp3, imagettes, etc.) l’objectif.
l’information numérique.
• Densité7 (en dpi) et dimension
(en pixels) de l’image
• Stockage (disque dur, cédérom, etc.)
• Repérage (base de données)
• Diffusion (Internet, cédérom, etc.)

4 Y compris l’application de mesures de conservation préventive et, s’il y a lieu, la restauration des documents.
5 Les services d’archives doivent développer une procédure rigoureuse de contrôle de la qualité. Ce contrôle de la qualité s’exerce à trois
étapes : d’abord, lors de la préparation d’un cahier des charges utile autant lorsque le projet est réalisé à l'interne qu’à l’externe; ensuite,
lors des principales étapes de réalisation du projet; finalement, lors de la livraison du produit final.
6 En ce qui concerne les moyens techniques et leur impact sur la réalisation des objectifs en relation avec les ressources disponibles, lire Chapman

dans Sitts (2000), Fleischauer (1998), Kenney dans Kenney et Rieger (2000), Price-Wilkin dans Kenney et Rieger (2000), Puglia et Roginski (1998),
Puglia (1999), et Puglia dans Sitts (2000). À propos du contrôle de la qualité, le lecteur consultera Rieger dans Kenney et Rieger (2000).
7 Le service d’archives qui envisage permettre la reconnaissance optique des caractères dans ses documents textuels rendus accessibles sous

forme numérique devra choisir une densité satisfaisant à cet objectif.

Numérisation et archives 5
 11
Le service d’archives qui
s’engage dans la numérisation à
des fins de conservation à long
terme du format numérique8 doit
s’astreindre à une veille tech-
nologique et à des investissements
importants afin d’assurer la
pérennité de l’information. Alors
Les migrations/conversions
que certains supports sont
l’objet de normes internationales, ont-elles été planifiées ? Évaluer les coûts inhérents à
il n’en va pas de même pour les la conservation à long terme
OUI • Changement de support NON
composantes logicielles (logiciel du format numérique et obtenir
• Conversion des formats numériques
système, base de données les ressources nécessaires.
• Migration des bases de données
permettant le repérage, logiciel Si les ressources ne sont pas
de visualisation) et les formats disponibles, modifier l’objectif.
numériques pour lesquels
demeure un certain degré de
gestion du risque.9 Cette planifi-
cation s’impose si le service
d’archives pense préserver à
long terme le format et l’informa-
tion numérique.

12
Si l’unité de description choisie
répond aux conditions énoncées,
si l’objectif est au diapason des
moyens technologiques et des
ressources dont dispose le service
d’archives, si l’organisme parrain
supporte le service d’archives dans
cette voie, le projet de numérisa-
tion peut être mis en branle.

8 La problématique de la préservation des formats numériques est abordée dans plusieurs textes dont les références sont fournies en
bibliographie. Dans l’état actuel de la technologie, la conversion de documents analogiques vers des formats numériques dans le but
d’éliminer le format originel n’est pas recommandée puisque les formats numériques n’offrent pas les garanties de pérennité suffisantes.
Il existe des exceptions à cette règle. En effet, la substitution (remplacement des originaux analogiques par des reproductions numériques)
des documents audio visuels (documents sonores et vidéos) est envisageable si les équipements nécessaires à la lecture des formats
analogiques deviennent obsolètes. Il faudra, cependant, que les organismes parrains de ces services d’archives s’engagent à soutenir, à
long terme, le programme de numérisation/préservation qui sera mis en place. À ce sujet, lire Besser (2001), Murphy (1997) et Paton (1998).
9 En ce qui concerne la gestion du risque, lire Conway dans Sitts (2000) et Lawrence (2000).

6 Conseil canadien des archives

Bibliographie sélective
Afin de mettre à jour et de compléter cette bibliographie sélective, le lecteur consultera
le site web de la National Library of Australia qui comprend une section intitulée PADI –
Preserving Access to Digital Information qui se définit comme un « subject gateway to
digital preservation resources ». Il y trouvera des bibliographies organisées par sujets
où les références sont souvent commentées : National Library of Australia. Preserving
Access to Digital Information (PADI). Canberra: National Library of Australia.
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Les références à des ressources disponibles sur Internet ont été vérifiées le 30 janvier 2002.
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nationales du Québec. [Link]

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Gertz, Janet. 1999. « Is Digital Conversion Really Part of Preservation ? ». Abbey

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Numérisation et archives 7
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8 Conseil canadien des archives

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Numérisation et archives 9
 Études de cas
Les ressources documentaires dont la référence suit comprennent ou dirigent le lecteur
vers des exemples ou des études de cas :
Les références à des ressources disponibles sur Internet ont été vérifiées le 30 janvier 2002.
• Kenney, Anne R. et Oya Y. Rieger. 2000. Moving Theory Into Practice. Digital Imaging for
Libraries and Archives. Mountain View, CA: Research Libraries Group.
• National Library of Australia. Preserving Access to Digital Information (PADI). Canberra:
National Library of Australia. [Link]
• Sitts, Maxine K. (ed.). 2000. Handbook for Digital Projects: A Management Tool for
Preservation and Access. Andover: Northeast Document Conservation Center.
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