1.
Introduction
Lexiques et abréviation.
Abréviations Désignation Symboles Désignation
BC Bon de commande Bon de commande
BL Bon de livraison
CC Conseiller commercial
Bon de livraison
OR Ordre de réparation
PDR Pièces de rechanges
RRI Résponsable de recouvrement et d'immatriculation Facture
RS Résponsable du site
SAV Service après vente Avance
VN Véhicules neufs
RZ Résponsable de zone Bon de sortie
RP Résponsable de parc
Ordre de réparation
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 1
1. Revue des procédures de contrôle interne :Achat VN
CC Gérant
Déclenchement de la commande
Link
Facturation
1
2
Fiduciaire RS Commande et FCADS
ABAROUNE réservation
CIEL
COMPTA Link
6 Mise à jour du
tableau de suivi du
stock
Comptabilisation 7
Convoyeur SAIS TIRSO
Convoyeur
Vérification des Réception des
véhicules 5 véhicules 3
Mécanicien
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 2
5. Revue des procédures de contrôle interne : Achats PDR
Client/conseiller
de service
Déclenchement JIBAL
Auto
JIBAL de la commande
Auto
1 Link
2
4
la saisie des FCA
RA Commande
Aide comptable factures
3
comptabilisation Réception via le
transporteur
Fiduciaire CIEL
ABAROUNE COMPT
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 3
5. Revue des procédures de contrôle interne : Achats
Processus achats, investissements nécessaires à l’exploitation et relations fournisseurs
Prévoir la rédaction d’un manuel de procédures signé par le gérant
Prévoir la mise en place d’une autorisation écrite du gérant pour la réalisation de chaque commande
d’approvisionnement.
Prévoir la création de bons de commandes (BC) papier numérotés de façon continue et signé par le gérant afin de
matérialiser la commande pour chaque approvisionnement et de demander des confirmations par mail ou par
retour du BC signé des fournisseurs (dont FCA) :
Existence de « notes de consignation » pour les réservation des voitures ne valant pas bons de commande car
les prix peuvent changer et la réservation annulée à toute moment ;
L’annexe B-2) du contrat de concession de vente stipule que les commandes passés doivent être acceptés par
le concédant pour être ferme.
Prévoir un état annuel de l’ensemble des commandes valorisées comportant notamment une indication sur celles
réalisées et non réalisées. Cet état devrait être mis à jour quotidiennement et permettrait notamment le suivi des
commandes encours non réceptionnées;
Toutes les livraisons de véhicules font l’objet de contrôles qualitatif et quantitatif et sont matérialisés sur les bons de
livraison (BL) du transporteur (véhicules livrées par le convoyeur de la FCA). Nous recommandons la création d’un
document interne pré-numéroté de façon continue destiné à valider ces contrôles pour chaque véhicule et pour
chaque lot de pièces détachées. Ces documents doivent être centralisés chez la RS afin de procéder aux
réclamations des avoirs et des factures complémentaire auprès de la FCA.
Prévoir la mise en place d’un document garantissant la gestion des dysfonctionnements lors de la réception de la
commande. Ces dysfonctionnements pourraient être mis en évidence notamment lors du rapprochement du bon de
commandes (BC) avec le bon de livraisons (BL) et lors du contrôle qualitatif et quantitatif des biens réceptionnés par
les gestionnaires du stock;
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 4
5. Revue des procédures de contrôle interne : Achats
Processus achats, investissements nécessaires à l’exploitation et relations fournisseurs
Prévoir la matérialisation sur les factures d’achats des rapprochements, avant règlements des fournisseurs, entre les
factures d’achats avec les BC et BL:
Mention d’un « OK » sur la facture
Mention de la signature du responsable chargé de réaliser le contrôle
Prévoir la réalisation d’un inventaire physique des immobilisations, de fichiers des immobilisations et d’un listing des
immobilisations rapproché de la comptabilité générale.
Matérialiser la distinction immobilisations/charges sur les factures d’achat.
Prévoir un classeur répertoriant toutes les factures des immobilisations. Cette information est généralement exigées
en cas de contrôle fiscal par l’inspecteur vérificateur.
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 5
5. Revue des procédures de contrôle interne : Achats
Processus gestion des stocks
Nous recommandons la mise en place d’un inventaire annuel des véhicules appartenant à la FCA et en consignation
chez SAIS AUTO. Ce document doit être validé par la FCA. En conséquence ces stocks ne doivent pas être reconnus
dans la comptabilité de SAIS AUTO.
Existence d’un inventaire permanent valorisé (donné par le logiciel JIBEL) sur les pièces détachées. Absence d’un
inventaire permanent (donné par un système d’information) pour les véhicules automobiles appartenant à la SAIS
AUTO. Néanmoins, SAIS AUTO dispose d’un inventaire extra-comptable valorisé établi mensuellement mais qui n’est
encore à jour quotidiennement.
Nous recommandons à la société de prévoir des procédures d’inventaires sur l’ensemble de ses stocks et en
identifiant les stocks défectueux et à rotation lente.
L’inventaire du stock au 31/12/2016 qui ne nous a été remis n’a pas pu être rapproché de la comptabilité générale à
la même date. En conséquence nous ne sommes en mesure de nous prononcé sur la réalité et la correcte évaluation
du stock. La société s’expose à un risque fiscal ;
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 6
5. Revue des procédures de contrôle interne : Ventes VN
CC
Déclenchement de
la commande
Excel 1
Suivi de l'état des La création du
RS CCF
ventes
Confirmation de la
commande
2
Signature des Réservation de la
RRI
documents par le déclaration de mise
client et livraison en circulation
JIBAL Etablissement et CIEL
Auto validation de la COMPT
Excel
facture
Suivi de tableau comptabilisation
de TVA
3 4
Préparation de la
Fiduciaire
feuille Aide comptable
ABAROUNE
d'immatriculation
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 7
5. Revue des procédures de contrôle interne : Ventes PDR
Comptoir PDR
Déclenchement de
la commande
Magasinier
Préparation de BL JIBAL
JIBAL des PDR Auto
Auto
2
3 4
Préparation de la Encaissement des
Caissière
facture factures
CIEL
COMPT
6
Fiduciaire comptabilisation
Aide comptable
ABAROUNE
5
Excel Suivi de tableau
de TVA
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 8
5. Revue des procédures de contrôle interne : Ventes SAV
JIBAL Suivi de tableau Excel
Auto de TVA
1 5 6
Préparation et
Prise de rendez vous Caissière encaissement de la Aide comptable
facture
2 7
Préparation de l'OR Fiduciaire
comptabilisation
ABAROUNE
CIEL
3 COMPT
4
Contrôle physique du Reception du véhicule Chef d'atelier
véhicule dans l'atelier
Travaux de
réparation
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 9
5. Revue des procédures de contrôle interne : Ventes
Processus ventes et relations avec les clients
Prévoir un document interne formalisant la réception des avances des clients dont un exemplaire est remis au client
et un exemplaire conservé par la RS dans le dossier client.
Prévoir l’obtention des factures d’achats des véhicules avant émission des factures de ventes afin d’éviter le stock
négatif sur le système JIBAL Auto.
Prévoir l’établissement d’un état permettant le suivi des bons de commandes en particulier des commandes non
traitées.
Les véhicules destinés à l’essaie (DEMO CAR) doivent faire l’objet d’une livraison à soi-même par émission d’une
facture de vente au nom de SAIS AUTO. Les remises accordées par la FCA sur ces véhicules doivent être reconnu en
comptabilité avant le délai de 6 mois.
Les ventes de produits accessoires et de convoyage réalisés en interne doivent être soumises à la TVA au taux de
20%.
Prévoir la formalisation des rapprochements sur la facture de ventes entre les Bons de livraison (ou de sortie du
stock)/BC/facturation;
Prévoir une procédure de gestion des bons de retours et des avoirs émis aux clients.
la société reçoit des avoirs correspondant à des remises du fournisseur (FCA) sur des ventes anticipées de véhicules,
ces derniers doivent faire l'objet d'un produit constaté d'avance.
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 10
5. Revue des procédures de contrôle interne : Encaissements
JIBAL
1
Préparation de la
facture proforma client
Caissier
2
Transmission de la
facture finale RS
3
Validation de la
facture finale
Transmission des
factures
5
Fiduciaire Transmition des Aide
ABAROUN factures comptable
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 11
5. Revue des procédures de contrôle interne : Décaissements
CC
Transmission de
chèque avance client
1
2
Préparation et
RS transmission du RRI
dossier client
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 12
5. Revue des procédures de contrôle interne : Trésorerie
Processus trésorerie
Le gérant doit disposer des rapprochements bancaires à la fin de chaque semaine afin de connaître la situation
exacte des comptes bancaires de la SAIS AUTO. Dans le cas contraire, il conviendrait de prévoir la mise en place d’un
outil extracomptables de gestion de la trésorerie de la société afin de faire face notamment aux échéances des
fournisseurs, de la paie et de la TVA.
Non formalisation systématique du suivi de la séquence des chèques notamment par un visa sur les talons de
chèque d’une personne habilité par le management;
Absence de l’inventaire monétaire de caisse quotidien signé par une personne habilité.
Nous n’avons pas identifié un rapprochement quotidien entre la caisse physique tenu par le cassier, l’état des
mouvements de caisse établi par un responsable désigné par la direction générale avec la comptabilité générale.
Mettre en place un suivi des comptes fournisseurs et clients par échéance afin d’éviter le paiement des pénalités de
retard.
Prévoir une politique de facturation de pénalités de retards
Confidentiel – Projet pour discussion – 13 septembre 2013 13
