Logiciels Tableur et Bases de Données
Applications SGBD
Thème 2-01 : Concepts et Pratique élémentaires d'un SGBD
EPS-Bachelier-U.F.:754603U32D1
1. Les Bases de Données .................................................................................................... 1-1
1.1. Introduction....................................................................................................................................... 1-1
1.1.1. Données-Traitement-Informations ........................................................................................................... 1-1
1.1.2. Types de données.................................................................................................................................... 1-1
1.2. Description ....................................................................................................................................... 1-2
1.3. Conception ....................................................................................................................................... 1-2
2. Le logiciel ACCESS......................................................................................................... 2-3
2.1. Description ....................................................................................................................................... 2-3
2.2. Lancement de Access ...................................................................................................................... 2-3
2.3. Environnement de travail.................................................................................................................. 2-3
2.3.1. Fenêtre principale d'ACCESS .................................................................................................................. 2-3
2.3.2. Fenêtre "Base de données" ..................................................................................................................... 2-4
2.4. Les classes d'objets d'ACCESS....................................................................................................... 2-4
2.4.1. Les Tables:............................................................................................................................................... 2-4
2.4.2. Les Requêtes: .......................................................................................................................................... 2-4
2.4.3. Les Formulaires: ...................................................................................................................................... 2-4
2.4.4. Les États: ................................................................................................................................................. 2-4
2.4.5. Les Macros............................................................................................................................................... 2-5
2.4.6. Les Modules:............................................................................................................................................ 2-5
2.4.7. Les Pages ................................................................................................................................................ 2-5
2.5. Conventions de notation................................................................................................................... 2-5
3. Application : Ventes des représentants 1er Trimestre 20xx .......................................... 3-6
3.1. Description de l'application............................................................................................................... 3-6
3.2. Opérations sur les Tables ................................................................................................................ 3-6
3.2.1. Conception et modification de la structure ........................................................................................ 3-6
3.2.2. Feuille de données dynamique .......................................................................................................... 3-7
3.2.3. Barre de déplacement.............................................................................................................................. 3-7
3.2.4. Barre d'outils d'une "Feuille de données dynamique" .............................................................................. 3-8
3.3. Opérations de Requêtes et de Filtres............................................................................................... 3-9
3.3.1. Requête 1 : Conception .................................................................................................................... 3-9
3.3.2. Exécution............................................................................................................................................ 3-9
3.3.3. Libellé en SQL (Structured Query Language).................................................................................... 3-9
3.3.4. Requête 2 : Conception .................................................................................................................. 3-10
3.3.5. Libellé en SQL (Structured Query Language).................................................................................. 3-10
3.3.6. Requête 3 : Conception .................................................................................................................. 3-11
3.3.7. Exécution.......................................................................................................................................... 3-11
3.3.8. Libellé en SQL (Structured Query Language).................................................................................. 3-11
3.4. Conception de Formulaires ............................................................................................................ 3-12
3.5. Conception d'Etats ......................................................................................................................... 3-12
4. Lexique de base ............................................................................................................. 4-13
5. Importation et liaison de données dans Access.......................................................... 5-14
1. Les Bases de Données
1.1. Introduction
1.1.1. Données-Traitement-Informations
On entend par :
information : Tout fait ou concept permettant de renforcer un système de connaissances afin de éventuellement
poser un acte de décision .
donnée : codification de l'information; une donnée est transcrite et véhiculée sur un support (papier,
magnétique, optique); une donnée est un élément dont la consultation ou en général le traitement
permet de dégager l'information voulue
un traitement : est un ensemble d'opérations que l'on fait subir à des données pour obtenir les informations ou les
actions souhaitées.
Traitement
Données Informations
les traitements informatiques sont ceux où l'homme n'intervient pas lors du traitement qui se fait sous le contrôle
d'un programme informatique (moyens logiciels) qui pilote les différentes composantes de l'ordinateur (moyens matériels)
Ainsi, le traitement 'infor matique de données consiste en un ensemble de "démarches et procédures logicielles" en vue
de l'obtention d'informations nécessaires à poser un "acte de gestion"..
Exemples : sortie de listings comptables, "filtre" d'un listing client en vue d'extraire "des informations Marketing " ou
d'imprimer des lettres de rappel …
Les phases logiques du traitement informatique des données sont :
- entrée des données (par clavier ou autre périphérique d'entrée ou périphérique mixte);
- traitement de celles-ci à l'aide de procédures logicielles;
- sortie des données traitées (sur écran, imprimante ou tout autre périphérique …);
1.1.2. Types de données
On distingue deux grandes classes de données :
- les données numériques
sont des nombres, càd des données destinées à subir des traitements mathématiques ou
assimilés.(quatre opérations fondamentales (+,-,*,/), fonctions mathématiques (puissances,
racines, etc. ...)1
- les données alphanumériques
sont des "chaînes de caractères" ; données qui ne sont pas destinées à subir les
traitements mathématiques dont question ci-dessus; ce sont les données présentées sous
forme d'un texte, ... ou d'une suite de chiffres ne constituant pas un nombre (par exemple,
un code postal).
Les dates sont considérées comme un forme particulière de nombres.
Ces types de données se caractérisent en plus par leur format, à savoir la forme sous laquelle elles sont présentées.
Exemple :
un nombre peut être présenté au format : standard, monétaire … pourcentage … à 2 décimales, scientifique …
1 "ordinateur" se dit computer en anglais
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1.2. Description
Un système de gestion de base de données est un logiciel permettant d'enregistrer, d'organiser, de rechercher et de
présenter une quantité importante de données.
Une base de données regroupe des données qui ont des caractéristiques ou des références communes.
Par exemple: des dossiers du personnel, des adresses, les livres d'une bibliothèque...
Un système de gestion de base de données relationnelles (SGBDR) contient des liens entre les données, ce qui permet
d'éviter de créer une base de données très complexe où une multitude de données seraient dupliquées.
Par exemple, des employés gèrent des commandes. On stockera donc les données concernant les employés dans une
table appelée « Employés » et celles concernant les commandes dans une table appelée « Commandes ».
Un lien entre les tables « Employés » et « Commandes >} permettra de savoir quel est l'employé qui a passé telle ou telle
commande ou combien de commandes un employé a passées le mois dernier, même si ces renseignements sont stockés
dans des endroits différents.
Couramment, on parle de « Fichier Clients », « Fichier Produits ».
1.3. Conception
Une base de données est en résumé l'équivalent d'une banque d'informations structurées, permettant la collecte, la
gestion et la recherche la plus pertinente possible.
Ces informations peuvent être de plusieurs types : texte, numérique, booléen, son ou image.
La conception de la structure d'une base de données représente l’étape la plus importante dans la création d’une nouvelle
base de données.
L’élaboration d’une base de données peut se décomposer en plusieurs étapes :
1. La définition de l’Objectif consiste à préciser les tâches assurées et les informations (données) qui seront
traitées.
2. La définition de la Structure des tables consiste à répartir les différentes informations sous forme d’entités
distinctes (Tables).
La table CLIENTS contiendra toutes les informations relatives à chaque client,
La table PRODUITS contiendra toutes les informations relatives au stock.
3. Dans une table, chaque catégorie d’informations correspond à un Champ. La référence du produit, sa
désignation, son prix, … peuvent constituer des champs de la table PRODUITS. Un Enregistrement de la table
contiendra les valeurs saisies pour ces champs et ceci pour un produit donné.
4. Chaque table contient une Clé primaire, champ dont la valeur identifie de façon unique un enregistrement de la
table (par exemple la référence d’un produit).
5. La définition des Relations permet de spécifier les liens unissant les données de plusieurs tables. La liaison entre
les tables se fait depuis la clé primaire d’une table A vers la Clé externe de la table B (champ correspondant à la
clé primaire de la table A).
6. Les Requêtes de sélection permettent d’interroger la base de données et de définir un ensemble de données à
visualiser par l’intermédiaire de Formulaires (Ecran) ou d’Etat (Impression).
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2. Le logiciel ACCESS
2.1. Description
Le logiciel Access est un logiciel "Gestionnaire de Bases de Données". Il fait partie de la suite logicielle MICROSOFT
OFFICE (Word, Excel, …, Powerpoint) mais offre un environnement et une démarche de travail assez différents que ces
derniers.
Access est un logiciel de Gestion de Base de Données Relationnelle (SGBDR) qui permet d'enregistrer, d'organiser, de
rechercher et de présenter des données organisées en enregistrements et en champs.
Dans Access, une base de données est un fichier portant l'extension mdb 2; il contient non seulement les données mais
aussi les outils pour les exploiter.
2.2. Lancement de Access
Par le menu Démarrer / Programmes / Microsoft Office…/… Access ou tout autre procédure
présente spécifiquement sur l'ordinateur (Raccourci sur le bureau, Barre "Quick launch" …)
2.3. Environnement de travail
2.3.1. Fenêtre principale d'ACCESS
Menu de commandes
Barre d'outils générale
Barre de titre :
Nom & Nature de l’objet
Barre d'outils Objets
Objets créés dans
la classe en cours
6 types d’objets
Base de Données
Barre d'état
2 MDB pour Microsoft Data Base
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2.3.2. Fenêtre "Base de données"
Légende
A. Catégories d'objets de la base de données
B. Ouvrir la "Table" actuellement sélectionnée
C. Modifier l'objet actuellement sélectionné
D. Créer un nouvel objet "Table"
E. Effacer l'objet "Table" actuellement sélectionné
F. Boutons de gestion du mode d'affichage des objets
G. Liste des outils d'aide à la création de tables
2.4. Les classes d'objets d'ACCESS
Une base de données Access peut contenir les types d'objets suivants :
2.4.1. Les Tables:
Une table stocke des données se rapportant à un sujet. Les informations se présentent sous forme de colonnes {champs)
et de lignes {enregistrements), à la manière d'un tableur. Chaque table peut contenir jusqu'à 255 champs.
2.4.2. Les Requêtes:
Une requête sert à poser des questions. Les enregistrements obtenus suite à une requête se trouvent affichés dans une
feuille de réponses dynamique. Il est possible de mettre à jour les données à partir de la feuille de réponses.
2.4.3. Les Formulaires:
Un formulaire est créé, en général, pour faciliter la saisie d'enregistrements. La liste des champs (d'une ou plusieurs
tables) peut facilement être affichée afin de sélectionner le champ désiré. On peut alors disposer et formater les champs,
puis visualiser les données sous forme de feuille de données ou de formulaire.
2.4.4. Les États:
Un état permet de présenter les informations que l'on veut imprimer, en incluant, par exemple, des totaux, des sous-totaux
pour un groupe d'enregistrements donné mais aussi des graphes et d'autres objets divers.
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2.4.5. Les Macros
Une macro est un ensemble de commandes; elle permet d'automatiser certaines fonctions simples sans programmer
(exemple: une liste d'actions).
2.4.6. Les Modules:
On appelle module, un objet contenant des procédures écrites en "Visual Access Basic" (langage de programmation
implémenté dans Access); leur développement nécessite des connaissances de base en programmation.
2.4.7. Les Pages
Pour les versions les plus récentes d'Access, un "générateur de page Web" (en langage html est disponible.
2.5. Conventions de notation
Types d'objets Exemples de notations: Commentaires
Tables TVentes
Requêtes RVentes|Bernay
RVentes|Hervé|>=7000
RVentes|Jacquart|Entre5000Et7000
Formulaires FVentes
États Eventes|Entre01/02/2006Et28/02/2006
Dans ces notations, la barre verticale | prend le sens traditionnel ensembliste de "tel que"
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er
3. Application : Ventes des représentants 1 Trimestre 20xx
3.1. Description de l'application
1. Lancer le logiciel ACCESS; ouvrir ensuite, à partir de votre dossier de travail,
le fichier "base de données" VentesRepresentants00.mdb
2. L'enregistrer ensuite immédiatement sous le nom VentesRepresentants-1Trim2006.mdb
Ce "fichier Base de données ACCESS" comporte une table contenant "60 enregistrements sur 5 champs" à partir de
laquelle seront effectuées les opérations suivantes :
Tables Conception et modification de la structure; ajout et modification d'enregistrements
Formulaires Conception et modification d'outils d'aide à la saisie de données (en mode automatique et manuel)
Requêtes Interrogations et traitements par des "requêtes sélection"
Etats Conception et modification d'outils d'aide à la présentation-impression de données (mode auto/manuel)
3.2. Opérations sur les Tables
3.2.1. Conception et modification de la structure
Modifier la structure initiale de la table Ventes pour arriver à la structure ci-dessous :
Légende
A. Basculer de -Mode Création / Mode Feuille de données-
B. Sauvegarder les changements à la structure de la table
C. Gestion des index
D. Insérer une nouvelle ligne (nouveau champ)
E. Supprimer la ligne (supprimer le champ en cours)
F. Ajouter/Supprimer des boutons-Personnaliser la barre d'outils
G. Indique que le champ est la clé primaire
H Fait du champ courant est la clé primaire
I Champ en cours d'édition
J Propriétés de la table
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3.2.2. Feuille de données dynamique
Légende
A. donnée de type "numérique" (numéro automatique)
B. donnée au format "date"
C. ensemble des champs de la table
D. donnée au format "monétaire"
E. quelques enregistrements de la table
F. donnée de type "texte"
G. barre de sélection d'enregistrements
3.2.3. Barre de déplacement
Certaines classes d'objets de Access (Tables, Requêtes …) comportent des Barre de navigation permettant le
déplacement au sein des enregistrements.
Légende :
A. se déplacer vers le premier enregistrement de la table.
B. se positionner sur l'enregistrement précédent.
se positionner sur un enregistrement de numéro déterminé OU indiquer le
C.
numéro de l'enregistrement en cours
D. se positionner sur l'enregistrement suivant.
E. se déplacer vers le dernier enregistrement de la table.
F. créer un nouvel enregistrement en fin de table.
G. indique le nombre total d'enregistrements dans la table.
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3.2.4. Barre d'outils d'une "Feuille de données dynamique"
Légende.
A. Basculer Mode Création / Mode Feuille de données.
B. Pointeur d'enregistrement en cours.
C. Sauvegarder les changements de mise en forme de la feuille de données.
D. Trier les enregistrements par ordre décroissant.
E. Trier les enregistrements par ordre croissant.
F. Filtrer par sélection (sur la donnée en cours).
G. Filtrer par une grille de formulaire.
I. Insérer un enregistrement.
J. Supprimer l'enregistrement en cours.
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3.3. Opérations de Requêtes et de Filtres
Créer à l'aide de l'assistant les Requêtes Sélection suivantes :
3.3.1. Requête 1 : Conception
Ventes inférieures à 5.000,00 €
3.3.2. Exécution
3.3.3. Libellé en SQL (Structured Query Language)
Le SQL (Structured Query Language) est un langage "standard" d'interrogation de base de données reconnu par la
plupart des logiciels SGBD; SQL utilise la notation pointée "orientée objet".
La requête ci-dessous traduite en SQL donne initialement :
SELECT TVentes.Num, TVentes.Date, TVentes.Délégués, TVentes.[Ventes HTVA], TVentes.District
FROM TVentes
WHERE (TVentes.[Ventes HTVA]<5000);
… et après modification de la structure de la Table :
SELECT TVentes.NVente, TVentes.Date, TVentes.Vendeur, TVentes.Montant, TVentes.District
FROM TVentes
WHERE (TVentes.Montant<5000);
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3.3.4. Requête 2 : Conception
Ventes de Jacquart comprises entre 5.000,00 € et 10.000,00 €
3.3.5. Libellé en SQL (Structured Query Language)
La requête ci-dessous traduite en SQL donne initialement :
SELECT TVentes.Num, TVentes.Date, TVentes.Délégués, TVentes.[Ventes HTVA], TVentes.District
FROM TVentes
WHERE (((TVentes.Délégués)="jacquart") AND ((TVentes.[Ventes HTVA]) Between 5000 And 10000));
… et après modification de la structure de la Table :
SELECT TVentes.NVente, TVentes.Date, TVentes.Vendeur, TVentes.Montant, TVentes.District
FROM TVentes
WHERE (((TVentes.Vendeur)="jacquart") And ((TVentes.Montant) Between 5000 And 10000));
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3.3.6. Requête 3 : Conception
Ventes de Jacquart avec calcul de sa Commission de 10% sur ses ventes :
3.3.7. Exécution
3.3.8. Libellé en SQL (Structured Query Language)
La requête ci-dessous traduite en SQL donne initialement :
SELECT TVentes.NVente, TVentes.Date, TVentes.Vendeur, TVentes.Montant, [Montant]*0.1 AS Commission
FROM TVentes
WHERE TVentes.Vendeur="Jacquart";
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3.4. Conception de Formulaires
Créer à l'aide de l'assistant le Formulaire de saisie associé à la table Ventes et le modifier comme ci-dessous :
3.5. Conception d'Etats
Créer à l'aide de l'assistant l'Etat ci-dessous puis le modifier comme indiqué :
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4. Lexique de base
Champ
Elément d’une table contenant une information spécifique. Dans une feuille de données les différents champs d’une table
sont représentés en colonne.
Contrôle
Objet graphique placé sur un formulaire ou un état, et utilisé pour afficher des données d’une table, le résultat d'un calcul,
améliorer l’aspect du formulaire ou de l’état par ajout de texte, titre dessin ou une image.
Etat
Un état est conçu pour imprimer les données provenant d’une table ou d’une requête.
Evénement
Action reconnue par un objet (clic, frappe d’une touche...) et pour laquelle on peut définir une réponse sous forme de
macro ou de module.
Feuille de réponse
Ensemble d'enregistrements dynamiques répondant à une requête.
Formulaire
Un formulaire est conçu pour afficher les données provenant d’une table ou d’une requête de façon personnalisée. Les
formulaires peuvent être utilisés pour visualiser, modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements.
Index
Ensemble de pointeurs triés logiquement selon l'ordre des valeurs d'une clé. Les index créés sur une table permettent un
accès plus rapide aux enregistrements lors des requêtes et peuvent obliger l'unicité des enregistrements dans une table.
Jointure
Association entre deux champs de même type dans des tables ou des requêtes indiquant la façon dont les données sont
liées
Macro
Une macro est une séquence d’actions dont l’exécution est déclenchée par un événement survenu dans un formulaire ou
un état. Elle permet d’automatiser des tâches.
Module
Un module contient des procédures et fonctions Visual Basic permettant d'automatiser l’utilisation de la base de données.
Objet
Elément identifiable désignant une table, un formulaire, un état ou un contrôle pouvant être sélectionné et manipulé en tant
qu'entité indépendante.
Propriété
Attribut paramétrable d’un contrôle, d’un champ ou d’un objet d’une base de données.
Relation
Association de champs communs à deux tables. Une relation peut être de type un-à-un (11) ou un-à-plusieurs. (1n)
Les relations sont utiles pour afficher des données de plusieurs tables et éviter la "redondance" (répétition) de données.
Requête
Une requête permet d’extraire certaines données d’une ou de plusieurs tables en fonction d'un ou plusieurs critères.
Certaines requêtes permettent d’agir directement sur le contenu des tables. (Requêtes d’action)
Table
Elément fondamental de la structure de la base de données. Chaque table contient des données relatives à un sujet
spécifique. Une base de données est souvent constituée de plusieurs tables entre lesquelles sont définies des relations.
Visual Basic
Langage de programmation traditionnel procédural fonctionnant dans un environnement graphique d'exploitation (p.e
W INDOWS).
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5. Importation et liaison de données dans Access
Source de données Version ou format géré
Base de données Microsoft Access 2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000
Projet Microsoft Access 9.0/2000
III, III+, IV et 5
dBASE
7 (La liaison (lecture/écriture) (nécessite Borland Database Engine 4.x)
3.x, 4.x et 5.0
Paradox, Paradox for Windows
8.0 (la liaison (lecture/écriture
Feuilles de calcul Microsoft Excel 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95, 8.0/97 et 9.0/2000
Feuilles de calcul Lotus 1-2-3
.wks, .wk1, .wk3, et .wk4
(liaison en lecture seule)
Microsoft Exchange Toutes versions
Fichiers texte délimité Tous jeux de caractères
Fichiers texte à longueur fixe Tous jeux de caractères
1.0 (liste)
HTML,XML
2.0, 3.x (table ou liste)
Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 et 6.x
Tables SQL, Microsoft Visual FoxPro
Données issues d'autres
programmes et bases de données voir liste des pilotes ODBC pris en charge,
qui reconnaissent le protocole ODBC
ODBC (Open Database Connectivity)
Protocole standard permettant d'accéder aux informations de serveurs de base de données SQL, tels que Microsoft SQL
Server. Il est possible d’installer des pilotes ODBC qui permettent à différents SGBD de se connecter à ces serveurs SQL
et d'accéder aux données des bases de données SQL.
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