Convocation à une réunion
avec ordre du jour
Description
Afin d’être efficace, une réunion doit avoir un ordre du jour clair, qui permettra à chaque
participant de la préparer, mais aussi qui servira de fil directeur à la réunion elle-même.
La convocation à la réunion doit donc détailler l’ordre du jour.
Plus les personnes convoquées seront informées du déroulement de la réunion et de ses
objectifs, mieux se passera la réunion.
Notice
Une convocation pour une réunion doit fournir toutes les informations indispensables à
son bon déroulement :
la date et l’heure ;
le lieu précis, avec éventuellement le moyen de s’y rendre ;
la liste des participants, en indiquant à quel titre ils sont présents ;
l’ensemble des points inscrits à l’ordre du jour ;
ce que chaque participant doit faire pour préparer cette réunion.
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Convocation à une réunion
Vous êtes convoqué à une réunion le [date] au sujet de [sujet général de la réunion].
Date et lieu de la réunion
Le [jour/ mois/ année] ;
de [x] heures à [x] heures ;
adresse : [rue, ville] ;
salle : [identification de la salle].
Participants
La réunion sera [présidée/ dirigée/ animée] par : [nom et prénom], [nom de l’organisation],
[titre ou responsabilité].
Les personnes convoquées sont :
[nom et prénom], [nom de l’organisation], [titre ou responsabilité] ;
[nom et prénom], [nom de l’organisation], [titre ou responsabilité] ;
[nom et prénom], [nom de l’organisation], [titre ou responsabilité] ;
[nom et prénom], [nom de l’organisation], [titre ou responsabilité].
Ordre du jour
L’objectif de la réunion est [de décider.../ d’évaluer…/ de consulter les participants à
propos de…].
Les points qui seront abordés sont les suivants :
1. [sujet] : [éventuellement : détails] ;
2. [sujet] : [éventuellement : détails] ;
3. [sujet] : [éventuellement : détails] ;
4. [sujet] : [éventuellement : détails] ;
5. questions diverses.
Pré-requis
Afin de préparer cette réunion :
Selon les cas ;
vous devez prendre connaissance des documents suivants : [liste des documents].
[nom et prénom] fera une présentation à propos de [sujet].
[nom et prénom] proposera ses recommandations à propos de [sujet].
