Fédération des étudiants de l’UCL
Soirée formation à la passation
d’associations
Le 28 avril 2010
1
En quoi consiste la méthode records
management? [Pages 3-5]
Nos conseils pour la mise en œuvre du RM et
pour l’archivage papier et électronique de vos
documents en général [pages 6-26]
Créer un tableau de gestion et d’archivage avec un plan de classement
par activité [pages 7-8]
Choisir les dossiers et les documents à conserver [pages 9-10]
Créer une arborescence informatique des dossiers à partir du plan de
classement [pages 11-12]
Prévoir l’archivage électronique [pages 13-14]
Suivre les instructions de nommage et de numérisation des dossiers et
fichiers [pages 15-22]
Sauvegarder et pérenniser l’information [page 22 ]
Classer et étiqueter les dossiers papier [pages 23-26 ]
2
3
Qui va vous permettre de savoir où classer vos documents au fur
et à mesure et combien de temps il vous faut les conserver
Qui va vous aider à faire le tri dans vos documents papier et
électroniques et à ne garder, entre autres, que ceux obéissants à
des exigences légales de conservation et de communication (les
records)
Qui va vous prémunir en cas de contentieux en garantissant la
conservation des documents à valeur probante qu’il faut parfois
devoir présenter (les records)
Qui va limiter les pertes de documents, notamment ceux
produits et conservés sur le réseau informatique qui risquent
plus facilement d’être supprimés
4
Qui favorise l’archivage électronique au détriment du
papieret libère des surfaces
Qui homogénéise les pratiques, accélère le partage, la
recherche et la transmission des informations
Qui va rendre plus visible l’activité de votre
association et améliorer l’intégration des nouveaux
arrivants
Qui permettra à votre successeur de se retrouver dans
vos archives, mais aussi, d’assurer la tenue et la
reprise des dossiers en cours
Qui vous permettra d’apporter votre contribution à la
sauvegarde de la mémoire étudiante de notre
université
5
Fédération des étudiants de l’UCL
6
Qui prévoit un plan de classement par activité uniquement, en
mettant à plat l’ensemble des activités et sous activités
Qui exclut les noms de personnes, et ne prend en compte que les
fonctions
Qui utilise un vocabulaire commun à tous. Il faut donc le définir
Qui laisse apparaître les dossiers et documents produits et gérés
dans ces activités, une étude préalable de l’existant est donc
indispensable
Qui prévoit les durées de conservation, la numérisation, le sort final
des documents
Qui reflète la réalité du terrain
7
8
9
de ne conserver pour une durée illimitée que les documents juridiques,
les CA, les AG, les élections, les livres légaux de comptabilité, et les
documents relatifs au personnel (Urssaf, assedic, retraite compl., DADS,
registre, livre de paie, bulletins de salaire, contrats ou certificat de
travail)
10 ans pour les déclarations fiscales (TVA, taxe sur salaires, IS, etc.)
10 ans pour les documents comptables (factures, documents bancaires,
bilans, etc.)
30 ans pour les documents comportant un engagement à l’égard d’un
tiers (contrats, affectation de subvention, rapport du Commissaire aux
comptes, etc.)
Le reste doit faire l’objet d’un tri et d’une évaluation historique qui sera
inscrite dans le tableau de gestion et d’archivage
Les publications sont à archiver ad vitam æternam dans cette optique de
mémoire (revues, journaux, plaquettes, événementiels, web, …)
10
En respectant le plan, les catégories,
la codification, un système d’archivage
et ensuite,
les instructions pour le nommage
des fichiers que l’on va intégrer
11
12
13
Concernant la gestion des documents de
réunion du Conseil d’administration :
Archivage
courant
Archivage
définitif
ARCHIVAGE DEFINITIF EN RESEAU
+1 COPIE SUR CDR
Faire une
veille sur
les
supports
14
1. Mettre un nom explicite, significatif
2. Ne pas utiliser de noms ou prénoms de personne pour les dossiers
et documents
3. Eviter les points, accents, (caractères parasites), éviter les articles
4. Mettre des tirets bas_le tiret du 8_pour séparer les mots. Ne pas
mettre d’espaces (caractère parasite)
5. Utiliser de préférence les minuscules pour les fichiers, les
majuscules pour les dossiers
6. Appliquer le Versioning qui consiste à créer une nouvelle version
d’un document à chaque fois qu’il y aura des modifications ou
mises à jour apportées à ce document. On indiquera "VD" quand il
s’agira de la version définitive d’un document. 15
Concernant les réunions, conseils, assemblées,…
16
Concernant les documents de projets,
17
CR = Compte-Rendu
OJ = Ordre du jour
JO = Journal Officiel
RGT = Règlement Intérieur
STUT = Statuts
RI = Relations Internationales
CA, AG, PV,…
Il faut vous trouver un vocabulaire et un
lexique commun et le communiquer
18
19
Pour cela, je me réfère au tableau de gestion
et d’archivage commun à mon association
20
Dégrafer les dossiers avant de les scanner
Numériser dans l’ordre initial des pages
Reclasser ensuite le dossier papier dans l’ordre
Toujours scanner les documents papier en pdf
Pour les dossiers = 1 seul pdf par dossier
contenant plusieurs vues
1 document isolé = 1vue pdf
Utiliser le jpg pour les photos
Et le mp3 pour le son
Le format Windows Media Player pour les vidéos
21
dans les dossiers correspondants de
votre arborescence
22
Aujourd’hui il ne faut pas trop penser en terme de format
pérenne. Les formats ne sont pas pérennes, les logiciels non
plus et le matériel encore moins.
Mais il faut penser en terme de migration de fichiers,
migration du matériel et en terme de conversion de formats,
Il faut contrôler régulièrement vos supports de
conservation (les dvd, cdrom par exemple) et réaliser
éventuellement leur migration en cas de non lisibilité et
assurer la conversion vers des formats pérennes,
Une veille sur les supports et les formats doit être mise en
œuvre
23
Utilisez un matériel de conservation adapté
Des boites d’archives de 15cm de largeur de gamme
moyenne
Des étiquettes pour les boites format L 99,1 x H 139 mm
Des chemises avec ou sans élastique et des sous-chemises
pour les dossiers et documents
24
Toujours se référer au plan de
classement (classification) du tableau
de gestion et d’archivage pour créer
des étiquettes. Exemple pour une
boite d’AG à archiver
2.2
Préparez vos GESTION DES INSTANCES
ASSEMBLEES GENERALES
modèles à 2005-2006
l’avance! À
2008-2009
25
2.2
AG FEUCL 2005-2006 GESTION DES
INSTANCES
ASSEMBLEES GENERALES
Ex : Tous les dossiers 2005-2006
À
des AG antérieurs à 2008-2009
2009-2010 ont été
numérisé
1 dossier = 1 fichier pdf
Puis archivés
26
2.2
1.4
GESTION DES
INSTANCES ADMINISTRATION
GENERALE
ASSEMBLEES
GENERALES RAPPORTS
D’ACTIVITES
2009-2010
À 2005-2006
2013-2014 À
2008-2009
27
Vos interlocutrices pour vous aider à
mettre en place votre système de
Records Management
Corinne DESMETTRE Audrey MACQUART
Responsable du Assistante au
Service Central des Archives Service Central des Archives
et du Records Management et du Records Management
03 59 31 50 14 03 59 31 50 15
[email protected] [email protected]
Institut Catholique de Lille
Bureau E003 - entresol de l’Hôtel Académique
60 Bd Vauban – 59016 Lille cedex
archivesunivcatholille.wordpress.com/
Support réalisé par C. Desmettre pour le 28/04/2010
28
