Phase 2 : Mettre en œuvre
Gestion des projets
Les étapes de mise en
œuvre
La méthodologie
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes en amont
E. Définition des étapes
Faire un découpage du projet en étapes
De manière appropriée
Trop simple : risque d’oubli d’éléments importants
Trop détaillé : ingérable / perte de temps
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes en amont
F. Actions à mener
Liste des tâches
Action => résultat
Caractérisé par :
§ Un objectif précis et mesurable
§ Des ressources humaines, matérielles et financières
adaptées
§ Une charge de travail (exprimée en nombre de journées-
homme)
§ Une durée, assez courte (< ou = à 15 jours)
§ Une date de début, une date de fin
Source Nathalie RONZIERE CH Cannes
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes en amont
F. Actions à mener
Les outils :
Analyse fonctionnelle
« Todo list », tâches à faire
Diagramme PERT : interdépendance des tâches
Réseau des antécédents
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: Analyse fonctionnelle
Principe – Objectif
Structurer le projet
Répartir le projet (technique et humains) en lots et sous lots
Utilisation cadre gestion des projets
§ Projet
§ Activités
§ Tâches
§ Sous tâches
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: Analyse fonctionnelle
Description des tâches ó Approche processus
Un input (produit en entrée) : souvent livrable tâche précédente
Un output (produit en sortie) : livrable
Une durée : date de début et de fin
Des acteurs: pilote, réalisation
Une charge de travail : j / homme
Des ressources nécessaires
Input Pilote, réalisation; j/h; autres ressources Livrable
Date de début Date de fin
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: Analyse fonctionnelle
Identification et inter dépendance des tâches
Séquence chronologique
Dépendance des tâches
Estimation de la durée
Estimation des charges de travail
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: Analyse fonctionnelle
Estimation des charges de travail
Par activité et tâche
Charge de travail non corrélée forcément à la durée des tâches
Répartir la charge entre les acteurs du projet selon la matrice « RACI »
R = Réalise
A = Approuve (valide et se porte garant)
C = est Consulté (avant)
I = est Informé (après)
NB: en anglais sens différent du sigle (R = responsable)
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: Analyse fonctionnelle
Estimation des charges de travail : RACI
! Chaque tâche doit avoir à minima un pilote et un acteur réalisation
Domaine Tâche Acteur 1 Acteur 2 Acteur 3 Acteur 4
Gestion des Suivre les I A R
risques non
conformités
et les
analyser
Audits Réaliser les I A R
audits
Pilotage Réaliser les A R
revues de
direction
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: Analyse fonctionnelle
Estimation des charges de travail
Nivellement par les charges
Valeur globale = durée x intensité
Selon les tâches :
Nivellement possible :
1 semaine à 100 % = 2 semaines à 50 %
La charge reste la même
Nivellement impossible : tâches à « durée fixe »
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: « Todo List »
Principe – Objectif
Elaborer la liste et la répartition des tâches
Utilisation cadre gestion des projets
Niveau de difficulté d’emploi : facile
Quand :
En phase de lancement
Actualisée au cours du déploiement
Comment :
« Fil rouge / check list » vérifié lors des réunions équipe projet
Combinaison possible avec PERT et réseau des antécédents
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: « Todo List »
Présentation (exemple)
Objectif Tâche Pilote ou Date de Date de Suivi Niveau
« RACI » début réalisation alerte
prévue ou attendue
effective ou réelle
Objectif 1 Tâche 1 Mr X 15/1/2014 30/3/2014 Déroulement
conforme au
04/03/14
Tâche 2 Mme Y 15/1/2014 30/12/2014 Pas
commencé au
04/03/14
Objectif 2 Tache 1 Mr X 1/3/2014 15/03/2014 Achevé le
10/03/14
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes en amont
G. Choix des acteurs
Maître d’ouvrage = acheteur du produit du projet ; il assume
l’orientation du projet.
Maître d’oeuvre = personne engagée, vis-à-vis du maître
d’ouvrage, sur le bon achèvement du projet.
Chef de projet = personne chargée, par le maître d’oeuvre, du
bon achèvement du projet avec les ressources qui lui sont
affectées
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes en amont
G. Choix des acteurs
Par rapport aux besoins évalués :
Client Commanditaire / Utilisateur
Prise de décision Direction(s), commanditaires
Pilotage Chef de projet, coordonnateur
Réalisation Equipe projet (multidisciplinaire)
Partenaires
Utilisation Utilisateurs finaux
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes en amont
G. Choix des acteurs
Nomination du chef de projet – pilote
§ Responsabilité du déroulement du projet
§ Conduite du projet
§ Valide et met en œuvre les plans d’action
§ Veille au respect du calendrier et du budget
§ Manage l’équipe projet
§ Communique tant en interne qu’en externe
§ Compétence technique, managériale, négociation,
communication et … gestion de projet
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes en amont
Constitution de l’équipe projet
Durée de vie limitée = durée du projet
Nombre limité de personnes
Multi disciplinaire, multi professionnelle : compétences et visions
complémentaires
Transversalité ; Fonctionnement hors hiérarchie (sauf // pilote)
Esprit, objectifs, démarche communs
Pas de conflits d’intérêt
Solidairement responsables
Expertises
Techniques
Fonctionnelles
Disponibles !
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Gestion des réunions
Types de réunions au cours des projets
Réunion de lancement
Réunion pilotage
Avec commanditaires et pilotes
Point ponctuel ; analyse des écarts
Réunion groupe projet
ensemble équipe projet
point régulier (hebdomadaire)
suivi du déroulement, point problématiques rencontrées
Réunion technique
certains membres équipe projet
experts de la problématique
Réunion communication
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion de projets: Calendrier
Calendrier de GANTT
Echelle globale de temps
Représentation graphique et temporelle des phases, tâches, ressources …
Lignes = tâches
Colonne = temps
Avantages :
Très simple
Pas besoin d’outil spécifique
Limite :
Interrelations entre les tâches pas / peu visibles
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Outils Gestion
Plan
d'ac)on
de projets:Réalisation
et
calendrier Calendrier
Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Avril Mai Juin
APPROFONDISSEMENT DE
INITIATION À ACQUISITION DU SAVOIR – SAVOIR ÊTRE – SAVOIR FAIRE
’ENCADREMENT
M1
M2
M3
M4
M5
M6
-‐ Acquérir
une
démarche
-‐ Acquérir
une
démarche
de
-Acquérir
une
démarche
Connaissances
générales
d’encadrement
forma)on
méthodologique
-‐ -‐
Expression
orale
-‐ -‐
Développer
des
compétences
de
-‐ -‐
Développer
des
compétences
-‐ -‐
Conduire
une
recherche
-‐
Santé
Publique management
pédagogiques
professionnelle
-‐
Acquérir
des
théories
et
des
-‐
Mobiliser
des
théories,
des
ou)ls
managériaux concepts
et
des
ou)ls
pédagogiques
-‐
U)liser
des
ou)ls
méthodologiques
-‐
Se
posi)onner
/
Argumenter
des
choix
STAGE
STAGE Fonction STAGE
STAGE STAGE
Hors secteur encadrement Approfon-
Administrartif Formation
Sanitaire dissement
VAP - Master I & II MAE
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
Spécialités EESS
Cer4fica4on
ISO
Ecole
cadres
Synthèse
Promo
2012
2013
19
ou ASIFI projets
part
3
Outils Gestion de projets: Calendrier
Calendrier de GANTT
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes réalisation
Réalisation du projet
Engagement de la direction
Formalisé
Déploiement
Selon planning
Suivi
En continu, par pilote & équipe projet
Validation des livrables
Evaluation
Régulier, selon le planning
Retour vers commanditaires et utilisateurs
Adaptation si besoin du projet
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes transversales
Gestion des ressources
§ Humaines
§ Matérielles
§ Financières
Gestion du budget
§ Estimation initiale
§ Dépenses engagées ; par tâche, cumulé
§ Poursuivre et finir le projet
§ Responsabilité // financeur
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes transversales
Communication
§ Plan de communication initial
§ Lancement ; Nom du projet ; Logo
§ Etapes intermédiaires
§ Transparence
§ Valorisation du projet
§ Rassurer les utilisateurs
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes transversales
Suivi du projet – Pilotage
Analyse des écarts
Ne pas rechercher de bouc émissaire
Comprendre les causes
Objectifs : trop nombreux ? mal définis ?
Ressources (humaines, matérielles, financières)
situations possibles d’indisponibilité ?
Temps : suffisant ?
Compétences : suffisantes ?
Outils : adaptés ?
Suivi : suffisant ?
Motivation des équipes : soutenue ?
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etapes post projet
Clôture du projet
§ Bilan // attendu
Atteinte des objectifs
Livrables obtenus
Ressources engagées
Budget
Satisfaction des utilisateurs
…
§ Débriefing avec l’équipe projet ; remerciements
§ Dégager un retour d’expérience ; capitaliser au
niveau de l’équipe et institutionnellement
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Gestion de projets: synthèse
Importance de la préparation du projet
Impact majeur sur sa réussite
Respect des méthodologies
Utilisation des outils (et pour suivi)
Phases de réalisation
Approche dynamique du projet
Réactivité nécessaire
Pas de modification des objectifs, du livrable final, des délais
Ajustements possibles sur modes d’y arriver
(utilisation des ressources)
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Gestion de projets: synthèse
Les
étapes
Les
objec)fs
Les
ou)ls
Périmètre
du
projet
Défini4on
des
livrables
Analyse
fonc4onnelle
Ges4on
des
risques
Prévenir
et
surveiller
SWOT
;
AMDEC
Préciser
Défini4on
des
étapes
Todo
list
Iden4fier
les
acteurs
Liste
des
tâches
avec
Matrice
RACI
responsabilité,
coordina4on
Planifier
Durée
et
ordre
des
tâches
PERT
Ressources
Iden4fier
les
ressources
PERT
nécessaires
et
disponibles
Calendrier
Définir
dans
le
temps
GanT
Piloter;
repor4ng
Suivi
financier
Gérer
le
budget
Courbes
en
S
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Gestion de projets: synthèse
Les points clés de réussite de la gestion de projet
Méthode
Objectif
Rigueur
Risques
Fin
Début
Méthodo
Organisation
Évaluation
Projet
Equipe
Epanouissement
Prise de décision Communication
Coordination Adhésion
Arbitrage Reconnaissance
Bilan Mana Motivation
Pilotage
gement
Source Nathalie RONZIERE CH Cannes
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Gestion de projets: synthèse
Les causes d’échecs de la gestion de projet
Incohérence de stratégie
Objectifs flous
Livrables mal ou non identifiés
Pas de formulation des risques
Manque de ressources
Estimations fausses
Pas d’échéance
Pas de suivi
Méthodo
Absence de langage commun
Pas d’esprit d’équipe Projet
Faible disponibilité
Manque de motivation
Jeux d’influence
Pas de meneur Défaut de compétences
Pas de décideur Pas de reconnaissance
Trop de décideurs Mana
Pilotage
gement
Source Nathalie RONZIERE CH Cannes
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
3
Etude de cas
Proposez un planning de Gantt détaillé correspondant à votre
démarche qualité de la prise en charge de la douleur des
patients dans votre établissement
R
Collomp
-‐
D
Qualité
D
1
Ges4on
de
projets
part
2
