Sage 100 Comptabilité

Version 16

Manuel de référence

© Sage
Composition du progiciel
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• le cédérom sur lequel est enregistré le programme,
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Propriété & Usage

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tement de Sage est illicite (Loi du 11 Mars 1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils cons-
titueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code
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vention de licence, est strictement interdite sous peine de sanctions pénales (Loi
du 3 Juillet 1985, Art. 46).

Conformité & Mise en garde

Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme de manuel
électronique, les spécifications visées dans la présente documentation consti-
tuent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le
progiciel pour permettre de mesurer exactement l'adéquation de ses besoins aux
fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire
préalablement la documentation.

Evolution
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des
mises à jour du logiciel peuvent être opérées sans modification de la documenta-
tion. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présen-
ter les modifications et améliorations apportées à ces mises à jour.

La fiche Suggestion
Sage recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation.
Nous invitons notre clientèle à nous faire parvenir ses suggestions et les éven-
tuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en
dernière page du manuel.

Marques
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et Sage Coala.

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Sommaire

25 Introduction et généralités

34 Menu Système

36 Menu Application

37 Menu Fichier

200 Menu Edition

201 Menu Structure

363 Menu Traitement

713 Menu Etat

948 Menu Fenêtre

964 Menu Aide (?)

965 Annexes

1144 Lexique

© 2009 Sage 3
 Sommaire détaillé

Sommaire détaillé

Introduction et généralités Exercice comptable et longueur des comptes........ 46

Introduction ................................................26 Ouvrir…..................................................... 48

Utilisation en client/serveur.............................. 27 Ouverture du dossier comptable ......................48
A propos de Microsoft BackOffice Small Business Ser- Ouverture du fichier expert...............................50
ver... ........................................................................ 27
Nouveautés de la version 16 ........................... 28 Favoris ...................................................... 51
Fonctions disponibles ...................................... 29
Fermer ...................................................... 52
Fonctions disponibles des versions Windows ........ 29
Fonctions disponibles des versions Macintosh ...... 32
A propos de… ........................................... 53
Documentation fournie .................................... 32
Volet Identification - A propos de….................54
Volet Initialisation - A propos de… ...................56
Menu Système
Volet Contacts - A propos de…........................61
Menu Application Volet Paramètres - A propos de… ...................62
Sous-volet Saisie – Volet Paramètres.................... 63
Menu Fichier Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres .... 67
Sous-volet Recouvrement – Volet Paramètres ...... 68
Nouveau ....................................................39
Volet Préférences - A propos de…...................70
Assistant de création d'un nouveau fichier comp-
table................................................................. 39 Volet Fiscal – A propos de…............................76

Raison sociale et reprise des informations société Sous-volet Comptabilisation – Volet Fiscal ......76
– Assistant de création de fichier comptable ... 39 Sous-volet Cerfa – Volet Fiscal ........................78
Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assis- Sous-volet EDI-TVA – Volet Fiscal...................79
tant de création de fichier comptable............... 40
Volet Ajustement lettrage – A propos de… ......81
Exercice et longueur de compte – Assistant de
création de fichier comptable........................... 41 Volet Synchro compta – A propos de… ...........84

Paramétrage des devises – Assistant de création Volet Options - A propos de…..........................86

de fichier comptable ........................................ 42 Champ statistique tiers........................................... 88
Caractéristiques de votre monnaie de tenue de Code interbancaire ................................................. 90
compte – Assistant de création de fichier compta- Code risque ............................................................ 91
ble.................................................................... 42
Devise .................................................................... 92
Reprise des éléments comptables – Assistant de
Fichiers liés ............................................................ 95
création de fichier comptable........................... 43
Filtre de révision ..................................................... 96
Sélection des éléments comptables – Assistant de
création de fichier comptable........................... 43 • Enregistrement des filtres de révision ............... 96
• Enregistrement des énumérés .......................... 97
Création du fichier comptable – Assistant de créa-
tion de fichier comptable.................................. 44 Information libre ..................................................... 98
• Détail d’une information libre............................. 98
Création manuelle du fichier comptable .......... 45

© Sage 4
 Sommaire détaillé

• Information libre de type Table......................... 100 Exporter…............................................... 142

• Information libre de type Valeur calculée ......... 101
Exportations de données : mode opératoire ..143
Mode de règlement ............................................... 103
Choix d'un modèle d'exportation .......................... 143
Motif de litige ......................................................... 104
Exportation au format Sage Espagne ............144
Motif de rejet ......................................................... 105
Format de sélection.............................................. 144
Nature de compte.................................................. 105
Structure du fichier exporté .................................. 145
Niveau d'analyse ................................................... 108
Particularités ........................................................ 145
Organisation.......................................................... 109
Exemples de fichier exporté ................................. 145
Pays ...................................................................... 114
Paramétrage d'un nouveau modèle
Période de rappel.................................................. 115 d'exportation ...................................................147
Plan analytique...................................................... 117
Informations à extraire ......................................... 148
• Enregistrement des plans analytiques ............. 117
Insertion, modification, suppression d'une ligne... 150
• Plans analytiques structurés ............................ 119
• Paramétrage du plan IFRS .............................. 121
Utilisation d'un modèle d'exportation déjà
créé ................................................................151
Résolution ............................................................. 123
Impression du contenu du modèle
Service des contacts ............................................. 123 d'exportation ...................................................151
Structure banque................................................... 124
Lancement de l'exportation ............................151
• Banques résidentes / Banques à l’étranger ..... 124
Type contact.......................................................... 125 Exporter au format Sage......................... 153
Type tiers .............................................................. 126
• Numérotation des tiers ..................................... 126 Exporter au format Trésorerie Sage et
• Comptes généraux par défaut.......................... 127 Ciel.......................................................... 154

Lire les informations.................................130 Exporter au format EDIFACT.................. 155

Boutons ......................................................... 132
Calculer les cumuls ............................................... 133
Exporter au format paramétrable ............ 156
• Renuméroter les pièces et registres ................ 133
• Régénération des registres .............................. 134
Exporter la balance ................................. 157

Configuration système et partage............136 Format import/export paramétrable ........ 161

Autorisations d’accès...............................137 Synchro compta ...................................... 163

Généralités sur les communications ..............163
Importer…................................................138 Opérations préliminaires ................................166
A propos des formats d'importation ............... 138 Procédure de transfert....................................167
Format standard.................................................... 138 Marquage des écritures..................................168
Format paramétrable............................................. 139
Lancement de la Synchro compta en l’absence de
fichier comptable ouvert .................................169
Importer au format Sage..........................140
Etape 1 : Détection du mode de communication . 169
Etape 2 : Sélection du fichier de synchro ............. 170
Importer un fichier au format
paramétrable............................................141 Etape 3 : Création du dossier et récupération des don-
nées ..................................................................... 170

© Sage 5
 Sommaire détaillé

Lancement de la Synchro compta en cours d’utili- Imprimer les paramètres société............. 189
sation d’un fichier comptable ......................... 171
Mode Synchro compta Client vers Mise en page…....................................... 191
Expert-Comptable ................................................. 171
• Choix du traitement à opérer - Synchro compta
Format d’impression…............................ 192
Client vers Expert-Comptable ............................... 171
• Transmettre ma comptabilité - Synchro compta
Client vers Expert-Comptable ............................... 172 Impression différée ................................. 193
• Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable -
Synchro compta Client vers Expert-Comptable .... 174 Lancement des programmes Sage......... 194
Mode Synchro compta Expert-Comptable vers
Client ..................................................................... 175 Outils....................................................... 195
• Choix du traitement à opérer - Synchro compta Ex-
pert-Comptable vers Client ................................... 175 Purge des extraits ..........................................195
• Transmettre mes écritures à mon client - Synchro Etape 1 - Présentation de la purge des extraits ... 195
compta Expert-Comptable vers Client .................. 176 Etape 2 - Sélection des extraits bancaires à
• Intégrer les écritures de mon client - Synchro comp- purger ................................................................... 196
ta Expert-Comptable vers Client ........................... 176 • Contrôles du programme avant et pendant la purge
Mode Synchro compta + Client vers des extraits ........................................................... 197
Expert-Comptable ................................................. 176
Recalcul des informations libres.....................198
• Choix du traitement à opérer - Synchro compta +
Client vers Expert-Comptable ............................... 177
Quitter ..................................................... 199
• Transmettre ma comptabilité - Synchro compta +
Client vers Expert-Comptable ............................... 177
• Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable - Menu Edition
Synchro compta + Client vers Expert-Comptable . 179
Mode Synchro compta + Expert-Comptable vers Menu Structure
Client ..................................................................... 180
• Choix du traitement - Synchro compta + Expert-
Comptable vers Client........................................... 180 Plan comptable ....................................... 202
• Transmettre mes écritures à mon client - Synchro Opérations possibles sur la liste des comptes gé-
compta + Expert-Comptable vers Client ............... 181 néraux ............................................................202
• Intégrer les écritures de mon client - Synchro comp- Barre d’outils Navigation ...................................... 203
ta + Expert-Comptable vers Client ........................ 183
Menu contextuel de la liste du plan comptable .... 204
Caractéristiques des fichiers de données...... 184
Personnaliser la liste du plan comptable.............. 206
Fichiers codés ....................................................... 184
Assistant de création d'un compte général.....206
Message E-mail et fichier magnétique .................. 184
Numéro et intitulé du compte ............................... 206
• Message E-mail ............................................... 184
• Fichier magnétique........................................... 185 Compte général – Détail de la fiche ...............208

Traitement de la réception d’un transfert de don- Volet Fiche Principale - Compte général........209
nées............................................................... 185 Volet Analytique/IFRS – Compte général.......213
Réception des données par Synchro compta ....... 185
Volet Bloc-notes - Compte général ................215
• Message E-mail ............................................... 186
Volet Budgets - Compte général ....................215
• Fichier magnétique........................................... 187
Enregistrement d'un budget général .................... 217
Traitement des erreurs.......................................... 187
Enregistrement d'un sous-budget ........................ 217
Journal de traitement ............................................ 188
Réception des données par Synchro compta + .... 188 Volet Information libre - Compte général........218

© Sage 6
 Sommaire détaillé

Volet Cumuls - Compte général .................... 219 Plan tiers ................................................. 244
Gestion des graphiques – Comptes généraux220 Opérations possibles sur la liste des comptes
Sélection de la série du graphique........................ 220 tiers.................................................................244
Menu contextuel de la liste du plan tiers .............. 245
Plan analytique ........................................221 Personnaliser la liste du plan tiers ....................... 246
Opérations possibles sur la liste des sections ana- Compte tiers – Détail de la fiche ....................247
lytiques .......................................................... 221
Volet Identification - Compte tiers ..................248
Menu contextuel de la liste du plan analytique ..... 222
Volet Contacts – Compte tiers........................251
Personnaliser la liste du plan analytique............... 223
Volet Complément - Compte tiers ..................252
Section analytique – Détail de la fiche........... 224
Volet Banques - Compte tiers ........................256
Volet Fiche principale - Section analytique.... 224
Coordonnées banque tiers ................................... 259
Plans analytiques et structure des numéros de
section................................................................... 225 Volet Solvabilité - Compte tiers ......................260
Paramétrage manuel des numéros de section ..... 226 Sous-volet Solvabilité – Compte de tiers........260
Paramétrage d’une section en fonction d’une structure Sous-volet Surveillance – Compte de tiers ....262
définie.................................................................... 228
• Numéro de section ........................................... 228
Volet Modèles - Comptes tiers .......................262
• Modifier / supprimer un modèle de document. 263
Volet Budgets - Section analytique................ 229
Volet Champs libres - Compte tiers................263
Enregistrement d'un budget analytique................. 230
Enregistrement d'un sous-budget général ............ 230
Sous-volet Statistique tiers – Compte de tiers264

Volet Information libre - Section analytique ... 231 Sous-volet Information libre – Compte de
tiers.................................................................265
Volet Cumuls - Section analytique................. 232
Sous-volet Documents – Compte de tiers......265
Assistant de génération automatique des
sections ......................................................... 233 Volet Cumuls - Compte tiers ..........................267

Sélection du plan analytique – Assistant de géné- Gestion des graphiques – Comptes tiers .......268
ration automatique des sections.................... 233 Sélection de la série du graphique ....................... 269
Informations générales – Assistant de génération Duplication des comptes tiers ........................269
automatique des sections.............................. 234
Sélection des ruptures – Assistant de génération Collaborateurs......................................... 270
automatique des sections.............................. 234
Opérations possibles sur la liste des collabora-
Sections de type Total – Assistant de génération teurs ...............................................................270
automatique des sections.............................. 236 Boutons ................................................................ 270
Barre de navigation .............................................. 271
Plan reporting ..........................................238
Affichage sélectif .................................................. 271
Opérations possibles sur la liste des comptes re-
Menu contextuel de la liste des collaborateurs .... 271
porting............................................................ 238
Personnaliser la liste des collaborateurs.............. 272
Menu contextuel de la liste du plan reporting........ 239
Personnaliser la liste du plan reporting ................. 239
Détail de la fiche - Collaborateur ....................272

Compte Reporting – Détail de la fiche........... 240 Volet «Identification» - Collaborateur .............272

Volet Fiche principale - Compte reporting ..... 240 Volet «Profil» - Collaborateur .........................274

Volet Cumuls - Compte reporting .................. 242

Taux de taxes ......................................... 275

© Sage 7
 Sommaire détaillé

Opérations possibles sur la liste des taux de Modèles de saisie ................................... 302
taxes .............................................................. 275
Opérations possibles sur la liste des modèles de
Menu contextuel de la liste des taux de taxes ...... 275 saisie ..............................................................302
Personnaliser la liste des taux de taxes................ 276 Menu contextuel de la liste des modèles de saisie 303
Taux de taxes – Détail de la fiche ................. 276 Personnaliser la liste des modèles de saisie........ 303
Modèles de saisie : présentation....................304
Codes journaux........................................280
Boutons de fonction des modèles de saisie ...305
Opérations possibles sur la liste des codes jour-
naux............................................................... 280 Colonnes d’un modèle de saisie ....................308

Menu contextuel de la liste des codes journaux ... 281 Menu contextuel d’un modèle de saisie ............... 308

Personnaliser la liste des codes journaux............. 281 Personnaliser la liste des colonnes d’un modèle de sai-
sie......................................................................... 309
Assistant de création d'un code journal ......... 282
Zones de saisie des modèles de saisie..........309
Définition du journal – Assistant de création d'un
En-tête d'un modèle ............................................. 309
code journal ................................................... 282
Saisie d'une ligne de pièce................................... 310
Caractéristiques des journaux de trésorerie – As-
sistant de création d'un code journal ............. 283 Fonctions des modèles de saisie ...................317

Numérotation du journal – Assistant de création Aide au paramétrage............................................ 320

d'un code journal ........................................... 283 Exemples de modèles de saisie........................... 320
Saisie manuelle d’un code journal................. 284 Modèles de saisie analytique .........................321
Zones de saisie des modèles de saisie
Codes journaux analytiques ....................289 analytique .......................................................323
Opérations possibles sur la liste des codes jour-
naux analytiques............................................ 289 Modèles de grille..................................... 325
Menu contextuel de la liste des codes journaux analyti- Opérations possibles sur la liste des modèles de
ques ...................................................................... 289 grille................................................................325
Personnaliser la liste des codes journaux Menu contextuel de la liste des modèles de grille 326
analytiques ............................................................ 290
Personnaliser la liste des modèles de grille ......... 326
Paramétrage d'un journal analytique ............. 290
Fenêtre de paramétrage des modèles de
grille................................................................327
Banques...................................................292
Opérations possibles sur la liste des banques292 Modèles de règlement ............................ 329
Menu contextuel de la liste des banques .............. 292 Opérations possibles sur la liste des modèles de
Personnaliser la liste des banques ....................... 293 règlement .......................................................329
Banque – Détail de la fiche............................ 293 Menu contextuel de la liste des modèles de
règlement ............................................................. 329
Volet Identification - Banque.......................... 294
Fenêtre de paramétrage des modèles de règle-
Volet Contacts - Banque................................ 295 ment ...............................................................330
Volet R.I.B. - Banque..................................... 296
Coordonnées de l’agence ..................................... 299 Modèles d'abonnement........................... 333
Volet Complément - Banque ......................... 299 Opérations possibles sur la liste des modèles
d'abonnement.................................................333
Modèles ...................................................301 Menu contextuel de la liste des modèles
d’abonnement ...................................................... 334

© Sage 8
 Sommaire détaillé

Personnaliser la liste des modèles d’abonnement 334 Paramétrage des regroupements de compte....... 354
Fenêtre de paramétrage des modèles d'abonne- • Volet Fourchettes – Regroupement des cycles de
ment............................................................... 334 révision ................................................................. 354
• Volet Observations – Regroupement des cycles de
Duplication des modèles ............................... 337 révision ................................................................. 354
Particularités de la duplication .............................. 337 Volet Consignes – Cycle de révision..............355
Volet Tableaux - Cycle de révision.................356
Libellés.....................................................338
Liste des libellés ............................................ 338 Fusion….................................................. 358
Menu contextuel de la liste des libellés................. 338
Procédure de fusion .......................................359
Personnaliser la liste des libellés .......................... 339
Sélection du fichier d’origine ................................ 359
Détail d’un libellé ........................................... 339 Sélection du fichier de destination ....................... 360
Choix des données .............................................. 360
Postes budgétaires ..................................341
Particularité de la fusion du plan tiers ............361
Opérations possibles sur la liste des postes bud-
gétaires.......................................................... 341 Fusion des comptes .......................................361
Menu contextuel de la liste des postes
budgétaires ........................................................... 342 Menu Traitement
Personnaliser la liste des postes budgétaires....... 342
Poste budgétaire – Détail de la fiche............. 342 Saisie par pièce ...................................... 365

Volet Fiche principale - Poste budgétaire...... 343

Ajout d’une pièce .................................... 366
Volet Dotations - Poste budgétaire................ 344
Boutons – Saisie des pièces ..........................366
Volet Comptes - Poste budgétaire................. 345
Zones de saisie de la fenêtre de saisie par
Duplication des postes budgétaires............... 346 pièce...............................................................368
Saisie des informations générales ....................... 369
Scénarios de recouvrement.....................347
Saisie des écritures – Saisie par pièce ..........370
Opérations possibles sur la liste des scénarios de Règlements multiéchéances ................................ 371
recouvrement................................................. 347
Saisie des écritures de règlement ........................ 372
Menu contextuel de la liste des scénarios de recouvre-
ment ...................................................................... 348 Menu contextuel de la saisie des pièces.............. 372

Personnaliser la liste des scénarios de Personnaliser les colonnes de la saisie des

recouvrement ........................................................ 348 pièces ................................................................... 372

Détail de la fiche - Scénario de recouvrement348 Lettrage en saisie des pièces.........................373

Ventilations analytique et IFRS des lignes de piè-
Cycles de révision....................................351 ces..................................................................373
Principe d’utilisation des cycles de révision... 351 Plans analytiques en colonne .............................. 374

Opérations possibles sur la liste des cycles de ré-

vision ............................................................. 351 Visualisation/modification d’une pièce .... 376
Menu contextuel de la liste des cycles de révision 352 Menu contextuel de la saisie des lignes de pièce 377

Personnaliser la liste des cycles de révision......... 352 Traitements réalisés ............................................. 377

Cycle de révision – Détail de la fiche............. 353

Saisie des opérations bancaires ............. 379
Volet Fiche principale – Cycle de révision..... 353

© Sage 9
 Sommaire détaillé

Saisie des opérations bancaires – Description de Corps de la fenêtre – Visualisation des écritures à ré-
la fenêtre........................................................ 380 gler ....................................................................... 393

Boutons de la fenêtre – Saisie des opérations ban- Menu contextuel de la liste des écritures à régler 394
caires ............................................................. 380 Personnaliser la liste des écritures à régler ......... 395
Zones de saisie de l’en-tête – Saisie des opéra- Sélection des écritures – Visualisation des écritures à
tions bancaires .............................................. 382 régler .................................................................... 395

Informations de totalisation – Saisie des opéra- Traitement des règlements partiels et des
tions bancaires .............................................. 382 écarts..............................................................396

Colonnes de la fenêtre – Saisie des opérations Ecritures d’écart ................................................... 396

bancaires ....................................................... 383
Menu contextuel de la saisie des opérations Saisie des écritures................................. 398
bancaires............................................................... 385
Personnaliser la liste des opérations bancaires.... 385 Saisie par lot ........................................... 400
Saisie des opérations bancaires.................... 386 Ouverture ou création du fichier de saisie par
lot....................................................................401
Incorporation des mouvements bancaires..... 386
Liste des journaux du lot de saisie .................402
Proposition de génération automatique des écritu-
res de trésorerie ............................................ 387 Menu contextuel de la liste des journaux du lot de
saisie .................................................................... 403
Association des mouvements bancaires aux écri-
Personnaliser la liste des journaux du lot de saisie 403
tures à régler ................................................. 387
Mise à jour comptable des journaux du lot de sai-
Ventilation analytique et IFRS d’un
sie...................................................................404
mouvement.................................................... 388
Contrôles lors de la mise a jour de la saisie par lot 406
Ventilation IFRS d’un mouvement......................... 389
Contrôles des écritures importées ou
Affectation d’un compte d’attente .................. 389
exportées........................................................406
Suppression d’une pièce ............................... 389
Impression du rapport de saisie par lot ..........406
Impression des écritures de trésorerie .......... 390
Impression du brouillard de la saisie par lots .407
Génération des écritures de trésorerie .......... 390 Sélection simplifiée – Impression du brouillard de la
Solde final théorique ............................................. 390 saisie par lots ....................................................... 407
Statut du code journal ........................................... 390 Format de sélection – Impression du brouillard de la
saisie par lots ....................................................... 409
Association de l’ensemble des mouvements à des écri-
tures à régler ......................................................... 390 Saisie d’un journal - Saisie par lot ..................410
Génération des écritures de trésorerie.................. 390 • Menu contextuel des colonnes d’un journal de sai-
• Génération des écritures de taxes ................... 390 sie par lot.............................................................. 412
• Personnaliser les colonnes d’un journal de saisie
• Lettrage et pré-lettrage en montant ou en
par lot ................................................................... 413
devise.................................................................... 390
• Génération des écritures d’écart ...................... 391 Mise à jour comptable d’un journal d’un lot de
saisie .................................................................... 413
• Génération de l’analytique ............................... 391
Impression du brouillard d’un journal d’un lot de
• Génération des registres de taxes ................... 391
saisie .................................................................... 413
Visualisation des écritures à régler................ 391
Boutons – Visualisation des écritures à régler ...... 392 Saisie des OD analytiques...................... 415
Informations de totalisation – Visualisation des écritu-
res à régler ............................................................ 393 Ajout d’une OD analytique ...................... 416
Fenêtre de saisie des OD analytiques ...........416

© Sage 10
 Sommaire détaillé

Boutons ................................................................. 416 Fenêtre Saisie analytique..................................... 463

Totalisations .......................................................... 417 Saisie manuelle de la ventilation analytique...464
Menu contextuel des OD analytiques ................... 417 Sélection d’une section analytique ....................... 465
Zones de saisie des OD analytiques ............. 418 Plans analytiques en colonne.........................466
Utilisation d'un modèle de grille analytique ....467
Visualisation/modification d’une OD ........421
Transfert des ventilations analytiques lors d’une
synchronisation ..............................................468
Journaux de saisie...................................422
Application des normes IAS/IFRS aux lignes de
Opérations possibles sur la liste des journaux422 pièces .............................................................468
• Boutons ............................................................ 423
Plan IFRS géré en colonne .................................. 470
• Barre d’outils Navigation .................................. 423
• Pas de gestion analytique ............................... 470
Saisie d’un journal ......................................... 425
Saisie d'un registre .........................................471
Menu contextuel des journaux de saisie ............... 425
Registre révision – Saisie des registres .........471
Personnaliser les colonnes des journaux de saisie 427
Gestion des registres révisions ............................ 472
Fenêtre de saisie des journaux – Description 427
Registre taxe – Saisie des registres...............472
En-tête – Fenêtre de saisie des journaux...... 428
Incidence de la gestion des codes taxes ............. 475
Utilisation de la barre d’outils Navigation – Saisie Gestion des registres taxes transférés................. 475
des journaux .................................................. 429
Visualisation d’une pièce................................476
Boutons de fonctions des journaux de saisie 431
Extourne / Annulation d'une pièce..................476
Zones de saisie des journaux........................ 433
• Extourne d’écritures importées ou exportées.. 479
Saisie classique d’un mouvement ................. 447
Saisie d’informations libres.............................479
Paramètres à définir.............................................. 447
Interrogation d’un compte...............................480
Déplacements du curseur ..................................... 448
Gestion de la TVA sur les encaissements......480
Contrôle de saisie des zones obligatoires ..... 449
Principe général de la TVA sur les encaissements via
Saisie d’un mouvement en devise................. 449 les registres taxes ................................................ 480
Automatisation des écritures d’écart de Cas particuliers .................................................... 484
conversion............................................................. 450
Transfert d’écritures .......................................484
Saisie d'un mouvement multiéchéances ....... 452
Transfert d’écritures importées ou exportées....... 486
Ecriture enregistrée sur un journal de
Visualisation des écritures à régler ................487
trésorerie ....................................................... 453
Modification du solde du journal............................ 453 Impression du brouillard .................................487

Ecriture de contrepartie......................................... 454

Clôture manuelle des journaux ............... 489
Calcul automatique de la TVA ou des taxes para-
fiscales........................................................... 454 Assistant de clôture manuelle des journaux...489
Saisie sans gestion du code taxe.......................... 455 Fenêtre de présentation – Assistant de clôture
manuelle des journaux ...................................490
Saisie avec gestion du code taxe.......................... 455
Clôture partielle et totale ................................490
Utilisation des modèles de saisie .................. 457
Sélection des journaux en cas de clôture partielle – As-
Création d’un modèle de saisie à partir d’un
sistant de clôture manuelle des journaux ............. 490
journal ................................................................... 460
Sélection des journaux en cas de clôture totale – Assis-
Ventilation analytique d’une ligne de journal . 462 tant de clôture manuelle des journaux ................. 491

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Impression des journaux – Assistant de clôture ma- Suppression du lettrage, du pointage ou du pré-
nuelle des journaux ............................................... 492 lettrage ...........................................................513
Clôture période – Assistant de clôture manuelle Ajustement lettrage ........................................514
des journaux .................................................. 493
Calcul de l’écart de conversion ............................ 514
Utilisation manuelle de la fonction Clôture manuel- Calcul de l’écart de règlement.............................. 515
le des journaux .............................................. 493
Calcul de l’écart de change .................................. 515
Effets de la clôture totale des journaux ......... 496
Affectation ou modification d'un registre.........516
Effets de la clôture période............................ 496
Impression d'un extrait de compte..................516
Contraintes – Clôture des journaux ............... 496
Sélection simplifiée – Extrait de compte............... 516
Procédure de clôture des journaux................ 497
Format de sélection – Extrait de compte.............. 518
Clôture totale......................................................... 497
Clôture partielle ..................................................... 497 Interrogation tiers .................................... 521
Journal à clôturer non encore imprimé.................. 498 Menu contextuel – Interrogation tiers ................... 522
Imprimer et clôturer simultanément un journal...... 498 Personnaliser la liste – Interrogation tiers ............ 523
Effectuer des sélections multiples......................... 498 Lettrage manuel des tiers..................................... 523
Refermer la commande sans exécuter de clôture 498 Suppression du lettrage, du pointage et du pré-let-
Journaux synchronisés ......................................... 498 trage – Interrogation tiers ...............................524
Impression des extraits de compte tiers.........524
Interrogation et lettrage............................500 Sélection simplifiée – Extrait de compte tiers....... 525
Fenêtre d'interrogation générale - description501 Format de sélection – Extrait de compte tiers ...... 526
Menu contextuel de l’interrogation générale ......... 503 • Impression du justificatif de solde des comptes
tiers ...................................................................... 526
Personnaliser les colonnes de l’interrogation
générale ................................................................ 504
Lettrage / Délettrage automatique des mouve- Historique des rappels / recouvrements . 528
ments............................................................. 505 Entête .............................................................528
Paramètres du lettrage automatique..................... 505 Boutons ..........................................................528
Lettrage automatique des mouvements................ 507
Historique rappels ..........................................530
Délettrage automatique des mouvements ............ 507
Zones de totalisation ............................................ 530
Lettrage / Pointage / Pré-lettrage manuel des Colonnes .............................................................. 530
mouvements .................................................. 508
Imprimer l’historique des rappels ......................... 531
Sélection des mouvements à traiter...................... 508
Supprimer des rappels de l’historique des rappels 532
Choix de l'opération à réaliser............................... 509
Personnaliser la liste – Historique des rappels .... 532
Saisie de la lettre................................................... 510
Menu contextuel - Historique des rappels ............ 532
Sélection des lignes à traiter ................................. 510
Historique recouvrements ..............................533
Enregistrement de l'opération ............................... 510
Zones de totalisation ............................................ 533
Enregistrement d’écritures importées ou
exportées .............................................................. 511 Colonnes .............................................................. 534
Enregistrement d'une écriture d’équilibre.............. 511 Personnaliser la liste – Historique des dossiers de re-
couvrement .......................................................... 534
Délettrage des mouvements - Dépointage d'un
compte........................................................... 513 Menu contextuel– Historique des dossiers de recouvre-
ment ..................................................................... 535

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Imprimer l’historique des dossiers de • Le poste n’est pas équipé du programme

recouvrement .........................................................535 Telbac .................................................................. 558
Impression chaînée des extraits de compte......... 559
Interrogation analytique ...........................537
Sélection des mouvements analytiques ........ 538 Rapprochement bancaire automatique... 560
Sélection des écritures analytiques....................... 539 Rapprochement bancaire et gestion des
devises ...........................................................561
Liste des mouvements – Interrogation
analytique ...................................................... 539 Rapprochement des écritures dans la devise du
RIB ....................................................................... 561
Affichage de l'écriture d'origine d’une ventilation
analytique ...................................................... 540 Rapprochement des écritures dans la monnaie de te-
nue de comptabilité .............................................. 561
Suppression d'une ligne ........................................ 540
Gestion des ajustements en devise ..................... 561
Modification d'une écriture analytique ................... 540
Préconisations...................................................... 562
Impression d'un extrait de compte de la
Présentation de la fenêtre Rapprochement ban-
section ........................................................... 540
caire................................................................562
Sélection simplifiée – Impression d’une section.... 540
Entête ................................................................... 563
Format de sélection – Impression d’une section... 542
Partie haute de la fenêtre - Lignes d’extrait
bancaire ............................................................... 564
Gestion des extraits .................................544 Partie basse de la fenêtre - Ecritures comptables 564
Liste des extraits de compte.......................... 544 Menus contextuels du rapprochement
Menu contextuel – Comptes bancaires................. 546 automatique ......................................................... 564
• Menu contextuel des mouvements de l’extrait 565
Personnaliser la liste – Comptes bancaires .......... 546
• Menu contextuel des mouvements bancaires. 565
Consultation des extraits de compte ............. 546
Personnaliser les listes du rapprochement bancaire
Menu contextuel de la liste des extraits de automatique ......................................................... 565
comptes................................................................. 547
• Personnaliser la liste des mouvements de
Personnaliser la liste des extraits de compte........ 548 l’extrait .................................................................. 566
Saisie d’un extrait / modification d’un extrait . 548 • Personnaliser la liste des mouvements
bancaires.............................................................. 566
Solde du journal .................................................... 551
Sélection des mouvements ............................566
Menu contextuel des colonnes de l’extrait ............ 552
Sélection des écritures ......................................... 567
Personnaliser la liste de l’extrait............................ 553
Consultation des mouvements ............................. 568
Liste des écritures rapprochées – Extraits de
compte........................................................... 554 Tri de la liste ......................................................... 568

Libellés complémentaires – Extraits de Rapprochement automatique .........................568

compte........................................................... 554 Rapprochement manuel .................................569
Impression de l’extrait.................................... 556 Lettre rapprochement ........................................... 569
Incorporation des extraits .............................. 556 Pointage des mouvements................................... 570
Intégration des extraits reçus de la banque par Rapprochement déséquilibré – Écritures
modem .................................................................. 556 d’ajustement ......................................................... 570
• Incorporation des extraits et gestion de la devise Tableau récapitulatif des combinaisons de rappro-
RIB ........................................................................ 557 chement..........................................................571
Intégration des extraits par Internet et messagerie élec- Rapprochement selon la monnaie de tenue de compta-
tronique ................................................................. 557 bilité ...................................................................... 571
• Le poste est équipé du programme Telbac...... 558

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• Rapprochement sur les comptes de Impression de la liste des règlements à

contrepartie ........................................................... 571 effectuer .........................................................592
• Rapprochement sur les comptes de trésorerie 572
Génération des règlements ............................592
Rapprochement selon la devise du compte
Effets de la génération des règlements sur les registres
bancaire ................................................................ 572
de trésorerie ......................................................... 597
• Rapprochement sur les comptes de
contrepartie ........................................................... 572 Impression de l'état de paiement ......................... 597

• Rapprochement sur les comptes de trésorerie 573 Contenu des écritures de règlement générées .... 598

Annulation d’un rapprochement..................... 573 Génération des règlements et lettrage ................. 601
Génération d’écritures importées ou exportées ... 601
Effet du rapprochement sur les extraits de
compte........................................................... 574 Génération de l'impression sur la messagerie602
Impression du rapprochement....................... 574
Sélection simplifiée – Impression du
Rappel/relevé.......................................... 603
rapprochement ...................................................... 574 Sélection des mouvements à traiter ...............603
Format de sélection – Impression du Visualisation des mouvements à relancer......606
rapprochement ...................................................... 575
Modification des niveaux de relance des écritures 608

Rapprochement bancaire manuel............576 Ajouter à un dossier de recouvrement ................. 608

Fenêtre du rapprochement bancaire manuel 576 Menu contextuel de la visualisation des rappels .. 609
Personnaliser la liste de visualisation des rappels 610
Modification de l'ancien solde du journal............... 578
Menu contextuel du rapprochement bancaire Impression des lettres de rappel, des relances
manuel .................................................................. 578 préventives et des relevés..............................610
Personnaliser la liste du rapprochement bancaire ma- Impression de la proposition de rappel ..........611
nuel ....................................................................... 579
Sélection des mouvements – Rapprochement Recouvrement......................................... 612
bancaire manuel ............................................ 579
Dossier de recouvrement ...............................612
Pointage des mouvements – Rapprochement Opérations possibles sur la liste des dossiers de recou-
bancaire manuel ............................................ 581 vrement ................................................................ 612
Rapprochement d’écritures importées ou • Barre d’outils Navigation ................................. 614
exportées .............................................................. 581
• Menu contextuel de la liste des dossiers de recou-
Impression de l'état de rapprochement – Rappro- vrement ................................................................ 614
chement bancaire manuel ............................. 582 • Personnaliser la liste des dossiers de
recouvrement ....................................................... 614
Règlement tiers........................................583 Détail de la fiche - Dossier de recouvrement ....... 615

Sélection des mouvements à traiter .............. 583 • Volet «Ecritures»............................................. 618

• Volet «Interventions» ...................................... 625
Visualisation des règlements......................... 587
• Volet «Contacts»............................................. 628
Menu contextuel de la visualisation des
• Statut des interventions................................... 630
règlements ............................................................ 588
• Définition d’une alerte ..................................... 631
Personnaliser la liste de visualisation des r
• Enregistrement d’une promesse de règlement 631
èglements.............................................................. 589
• Modifications manuelles.................................. 631
Association de plusieurs mouvements .......... 590
Gestion des actions........................................633
Règlement partiel d’une facture..................... 591
Personnaliser la liste des actions de
Règlement partiel et lettrage ................................. 591 recouvrement ....................................................... 634
Règlement en devise..................................... 591

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Menu contextuel de la liste des actions de recouvre- Personnaliser la liste de la révision par cycle....... 653
ment ...................................................................... 634
Sélection des mouvements ............................653
Gestion des provisions .................................. 635
Saisie d’un registre de révision ......................653
Paramétrages préalables essentiels ..................... 635
Saisie des observations du cycle ...................654
Opérations possibles sur la liste des provisions ... 635
• Présentation de la fenêtre ................................ 636 Saisie des observations du regroupement de
comptes..........................................................655
• Personnaliser la liste des dossiers
provisionnés .......................................................... 638 Saisie des consignes du cycle .......................656
• Menu contextuel de la liste des dossiers provision- Menu contextuel de la saisie des consignes ........ 657
nés ........................................................................ 639
Personnaliser la liste de saisie des consignes ..... 657

Réévaluation des dettes et des créances en Saisie d’un tableau .........................................658

devise ......................................................640 Passage à un nouveau cycle .........................659
Assistant de réévaluation des comptes en Menu contextuel de la saisie des consignes (passage à
devise ............................................................ 641 un nouveau cycle) ................................................ 659
Présentation et sélection du type de
réévaluation ................................................... 642 Recherche d'écritures ............................. 661
Sélection des natures de compte – Assistant de Sélection simplifiée – Recherche d’écritures..661
réévaluation des comptes en devise ............. 642
Format de sélection – Recherche d’écritures.663
Sélection des journaux – Assistant de réévalua-
Liste des écritures trouvées – Recherche d’écritu-
tion des comptes en devise ........................... 643
res ..................................................................666
Sélection des devises – Assistant de réévaluation Consultation du journal ........................................ 667
des comptes en devise.................................. 644
Ventilation d'une écriture...................................... 667
Génération des écritures de pertes et de gains –
Impression du résultat de la recherche ................ 668
Assistant de réévaluation des comptes en
devise ............................................................ 644
Cas d’une réévaluation de l’exercice .................... 645
Réimputation........................................... 669
• Définition des paramètres de comptabilisation 645
• Définition des écritures de provisions pour les per-
Réimputation des écritures générales .... 670
tes ......................................................................... 646 Fenêtre de paramétrage – Réimputation des écri-
Cas d’une réévaluation périodique........................ 646 tures générales...............................................670

Extourne automatique – Assistant de réévaluation Réimputation sur des écritures importées ou

des comptes en devise.................................. 647 exportées ............................................................. 672

Edition de l’état des pertes et gains – Assistant de

Réimputation des écritures analytiques .. 673
réévaluation des comptes en devise ............. 648
Fenêtre de paramétrage – Réimputation des écri-
Confirmation – Assistant de réévaluation des
tures analytiques ............................................673
comptes en devise......................................... 648
Génération d’écritures importées ou exportées –
Ecritures d'abonnement .......................... 676
Assistant de réévaluation des comptes en
devise ............................................................ 649 Liste des écritures d’abonnement à générer ..676
Menu contextuel de la liste des écritures
Révision par cycle....................................650 d’abonnement ...................................................... 678

Révision par cycle – Description de la fenêtre650 Personnaliser la liste des écritures d’abonnement 679

Menu contextuel de la fenêtre de révision par Génération d’écritures importées ou

cycle ...................................................................... 651 exportées........................................................679

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Compaction..............................................681 Archivage fiscal des données ................. 707

Etape 1 - Choix du type d’archivage fiscal .....707
Fin d'exercice...........................................684
Etape 2 - Opérations périodiques ou
annuelles ........................................................708
Nouvel exercice .......................................685
Opérations périodiques ........................................ 708
Assistant Nouvel exercice ............................. 685 Opérations annuelles ........................................... 709
Sélection du traitement – Assistant Nouvel exerci- Etape 3 - Synthèse des opérations ................710
ce................................................................... 686
Synthèse des opérations périodiques .................. 710
Le fichier ne comporte qu’un seul exercice........... 686
Synthèse des opérations annuelles ..................... 711
• Création de l’exercice antérieur ....................... 686
L’exercice en cours est le dernier ......................... 687 Etape 4 - Création des fichiers d’archivage....711

L’exercice suivant a déjà été créé......................... 688 Formats des fichiers d’archive.............................. 711
Nom des fichiers d’archive ................................... 712
Génération des reports à nouveaux – Assistant
Nouvel exercice ............................................. 688 Etats d’archivage.................................................. 712

Génération des reports à-nouveaux analytiques – Informations complémentaires ............................. 712

Assistant Nouvel exercice ............................. 690 Etape 5 - Lancement de Sage Direct .............712
Options de sélection du mode de report – Assis-
tant Nouvel exercice ...................................... 691 Menu Etat
Options de génération des à-nouveaux – Assis-
tant Nouvel exercice ...................................... 692 Généralités sur les impressions.............. 715
Paramétrage du N° pièce – Assistant Nouvel exer-
cice ................................................................ 694 Etats personnalisés… ............................. 716
Paramétrage du libellé des écritures d’à-nou- Impression d’un état personnalisé ....................... 716
veaux – Assistant Nouvel exercice................ 694
Utilisation manuelle de la commande Nouvel exer- Contenu du menu ................................... 717
cice ................................................................ 695
A propos des reports analytiques.......................... 699 Brouillard................................................. 719
Génération d’écritures importées ou exportées .... 699 Fenêtre de sélection simplifiée - Brouillard ....719
Format de sélection - Brouillard .....................721
Report des budgets .................................700
Journal .................................................... 725
Clôture de l’exercice ................................702
Journal…................................................. 726
Etats de clôture........................................703
Calcul des pièces de clôture.......................... 703 Journal centralisé.................................... 728
Etats de clôture.............................................. 704 Fenêtre de sélection simplifiée – Journal centrali-
Brouillard de clôture .............................................. 704 sé....................................................................728
Journal de clôture.................................................. 704 Format de sélection – Journal centralisé........729
Balance de clôture ................................................ 704
Journal général... .................................... 731
Archivage du premier exercice... .............705
Grand-livre des comptes......................... 732

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Sélection simplifiée - Grand-livre des Dossiers de recouvrement ...................... 782

comptes ......................................................... 732
Sélection simplifiée – Dossiers de
Format de sélection – Grand-livre des recouvrement .................................................782
comptes ......................................................... 735
Format de sélection – Dossiers de
recouvrement .................................................783
Balance des comptes... ...........................741
Sélection simplifiée – Balance des comptes . 741 Registres-taxe......................................... 784
Format de sélection – Balance des comptes. 743 Format de sélection – Registres-taxe.............786
Exporter les données..................................... 748
Déclaration de taxes... ............................ 788
Echéancier...............................................750 Généralités sur les déclarations de taxe .............. 788

Sélection simplifiée - Echéancier................... 750 • Modalités d’application.................................... 788

• Particularités des états Cerfa .......................... 788
Format de sélection - Echéancier.................. 751
• Adaptation de Sage 100 Comptabilité............. 789
• Gestion des arrondis ....................................... 789
Balance âgée...........................................755
• Lexique lié à EDI-TVA..................................... 789
Sélection simplifiée – Balance âgée.............. 755 • Formulaires EDI TVA gérés ............................ 790
Format de sélection – Balance âgée ............. 758 • Notion de millésime pour les formulaires DGI. 790

Etats tiers.................................................762 Etat déclaration de taxes ........................ 791

Sélection simplifiée – Etat déclaration de
Grand livre des tiers.................................763 taxes...............................................................791
Sélection simplifiée – Grand-livre des tiers ... 763 Format de sélection – Déclaration de taxes ...793
Format de sélection – Grand-livre des tiers... 765 Gestion des arrondis ......................................795
Mise à jour des écritures de taxes..................795
Balance des tiers .....................................769
Paramétrage de la déclaration de taxes.........797
Sélection simplifiée – Balance des tiers ........ 769
Insertion de rubriques .......................................... 798
Format de sélection – Balance des tiers ....... 770 Déplacement des rubriques ................................. 798
Modification d’une rubrique .................................. 798
Justificatif de solde à date .......................775
Saisie des formules .............................................. 801
Sélection simplifiée – Statistiques tiers ......... 775 • Addition, soustraction, multiplication et division de
Format de sélection – Balance des tiers ....... 775 rubriques .............................................................. 801
• Parenthèses pour isoler les rubriques............. 802
Statistiques tiers ......................................776 • Tests conditionnels ......................................... 802

Sélection simplifiée – Statistiques tiers ......... 776 Saisie des constantes ....................................802
Régime simplifié ................................................... 803
Format de sélection – Statistiques tiers......... 777
Calcul de la déclaration de TVA sur les débits803
Historiques des rappels ...........................780 Rubrique de type Taxe ......................................... 804
Sélection simplifiée – Historique des rappels 780 Rubrique de type Montant .................................... 804

Format de sélection – Historique des rappels 781 Rubrique de type Constante ................................ 804
Rubrique de type Formule.................................... 804

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Calcul de la déclaration de TVA sur les encaisse- Etape 4 – Choix de la méthode et lancement 823
ments............................................................. 805 Traitement effectué .............................................. 824
Les registres ne sont pas utilisés pour la gestion de la
TVA sur encaissement .......................................... 805
Rapport d’activité... ................................. 825
• Rubrique de type Taxe..................................... 805
• Rubrique de type Montant................................ 805
Sélection simplifiée – Rapport d’activité.........825

Registres utilisés pour la gestion de la TVA sur encais- Format de sélection – Rapport d’activité ........826
sements................................................................. 805 Paramétrage du rapport d'activité ..................827
• Rubrique de type Taxe..................................... 805
Insertion de rubriques .......................................... 828
• Rubrique de type Montant................................ 805
Déplacement des rubriques ................................. 828

Génération EDI-TVA................................806 Modification d’une rubrique .................................. 829

Contrôles préalables – Génération EDI-TVA. 806

Bilan/Compte de résultat......................... 831
Assistant de génération du fichier EDI-TVA .. 807
Sélection simplifiée – Bilan/compte de
Etape 1 - Saisie des dates de déclaration ..... 807 résultat............................................................831
Etape 2 - Saisie des constantes .................... 808 Format de sélection – Bilan/compte de
résultat............................................................832
Etape 3 - Saisie des informations complémentai-
res.................................................................. 809 Paramétrage – Bilan/compte de résultat ........834
Calcul de la déclaration......................................... 810
Contrôles de cohérence des valeurs de la Etats analytiques..................................... 835
déclaration............................................................. 810 Journaux analytiques .....................................835
Etape 4a - Saisie du règlement ..................... 811 Balance analytique .........................................837
Contrôles............................................................... 813
Grand-livre analytique ....................................838
Suppression d'un paiement................................... 813
Contrôle des cumuls analytiques ...................839
Etape 4b - Références prélèvement.............. 813
Bilan/ Compte de résultat ...............................840
Etape 4c - Formulaire "NEANT" .................... 814
Format de sélection........................................841
Etape 5 - Saisie du remboursement .............. 815
Etape 6 - Saisie des zones Commentaires ... 817 Etats budgétaires... ................................. 846
Etape 7a - Annexe 3310 A - Commentaires.. 817 Sélection simplifiée – Etats budgétaires.........846
Etape 7b - Annexe 3310 A - Liquidation des Format de sélection – Etats budgétaires........848
taxes .............................................................. 818
Récupération de données dans Excel............850
Etape 8 - Lancement du traitement ............... 819 Présentation ......................................................... 850
Traitement effectué ............................................... 820 Procédure............................................................. 851
Impression de l'état récapitulatif des paiements ... 820 Syntaxe des formules........................................... 851
Gestion des accès................................................ 855
Mise à jour fiscale ....................................821
Assistant de mise à jour fiscale ..................... 821 Etats reporting......................................... 856
Etape 1 – Téléchargement des outils
EDI-TVA ........................................................ 821 Grand-livre reporting ............................... 857
Etape 2 – Généralités et actions possibles ... 822 Sélection simplifiée – Grand-livre reporting....857
Etape 3 – Règles de mise à jour ................... 822 Format de sélection – Grand-livre reporting...858

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Balance reporting.....................................860 Sélection simplifiée - Palmarès des comptes .890

Sélection simplifiée – Balance reporting........ 860 Format de sélection - Palmarès des comptes 891
Format de sélection – Balance reporting....... 860
Tableau de bord personnalisé ................ 894
Etats analytiques reporting ......................863 Sélection simplifiée - Tableau de bord personnali-
sé....................................................................894
Sélection simplifiée – Etats analytiques
reporting ........................................................ 863 Format de sélection - Tableau de bord personna-
lisé ..................................................................896
Format de sélection – Etats analytiques
reporting ........................................................ 864 Paramétrage des états - Tableau de bord person-
nalisé ..............................................................897
Bilan/Compte de résultat reporting... .......868 Détail d’un état - Tableau de bord
personnalisé ...................................................898
Sélection simplifiée – Bilan/compte de résultat re-
porting............................................................ 868 Volet Fiche principale – Tableau de bord person-
nalisé ..............................................................899
Format de sélection – Bilan/compte de résultat re-
porting............................................................ 869 Saisie des comptes généraux .............................. 901

Paramétrage – Bilan/compte de résultat Saisie des valeurs ................................................ 902

reporting ........................................................ 871 Volet Ligne – Tableau de bord personnalisé..903
Volet Colonne – Tableau de bord
Etats budgétaires reporting......................872 personnalisé ...................................................905
Sélection simplifiée – Etats budgétaires
reporting ........................................................ 872 Contrôles comptables ............................. 906
Format de sélection – Etats reporting Contrôles comptables - Liste..........................906
budgétaires.................................................... 873
Contrôles comptables – Impression ...............907
Analyse et contrôles ................................877 Contrôles comptables – Paramétrage............908

Comparatif multiexercices .......................878 Contrôle des registres taxes ................... 912

Sélection simplifiée - Comparatif Sélection simplifiée – Contrôle des registres
multiexercices................................................ 878 taxes...............................................................912

Format de sélection – Comparatif Format de sélection - Contrôle des registres

multiexercices................................................ 880 taxes...............................................................913

Comparatif multiexercices – Saisie des commen-

taires.............................................................. 882 Contrôles du paramétrage ...................... 915
Menu contextuel de l’état comparatif des comptes 884 Contrôles effectués ........................................915
Personnaliser la liste de l’état comparatif des Contrôles sur le bilan et le compte de résultat ..... 915
comptes................................................................. 884 • Détection des comptes non affectés ............... 915
• Détection des doublons................................... 916
Analyse des journaux ..............................885 Analyse des comptes par nature.......................... 916
Sélection simplifiée – Analyse des journaux . 885 • Présentation de l’état ...................................... 919
Etat Analyse des journaux .................................... 886 Association des comptes généraux aux comptes de
tiers ...................................................................... 920
Format de sélection - Analyse des journaux . 888
• Présentation de l’état ...................................... 921

Palmarès des comptes ............................890 Rattachement des comptes aux budgets ............. 921

© Sage 19
 Sommaire détaillé

• Présentation de l’état ....................................... 922 Menu Fenêtre

Sélection simplifiée - Contrôles du
paramétrage .................................................. 922 Réorganiser ............................................ 949
Format de sélection - Contrôles du
paramétrage .................................................. 923 Actualiser ................................................ 950

Registres révision... .................................926 Personnaliser l’interface.......................... 951

Sélection simplifiée - Registres révision ........ 927
Personnaliser la liste............................... 953
Format de sélection - Registre révision ......... 928
Etat Registre-Révision................................... 929 Ajustement automatique des colonnes ... 954

Etat révision par cycle..............................931 Préférences… ......................................... 955

Sélection simplifiée – Etats de révision par Numérotation driver fax ..................................957
cycle .............................................................. 931
Identification du numéro de télécopie .................. 957
Format de sélection – Etats de révision par
Gestion du préfixe de numérotation ..................... 957
cycle .............................................................. 932
Gestion des numéros internationaux ................... 957
Etat révision par cycle – Etat imprimé ........... 935
Gestion du code région / indicatif ......................... 958

Contrôle de caisse ...................................936 Utilisation du driver fax ......................................... 958

Sélection simplifiée – Contrôle de caisse ...... 936

Barre verticale......................................... 959
Format de sélection – Contrôle de caisse ..... 936
Mode assistant........................................ 960
Etats libres... ............................................939
Mode personnalisé.................................. 961
Liste des comptes généraux....................940
Sélection simplifiée – Liste des comptes Liste des exercices ................................. 962
généraux........................................................ 940
Format de sélection – Liste des comptes Liste des fenêtres ouvertes..................... 963
généraux........................................................ 940
Menu Aide (?)
Liste des comptes tiers... .........................942
Sélection simplifiée – Liste des comptes tiers 942 Annexes
Format de sélection – Liste des comptes tiers943
Fichiers et champs de mise en page ...... 966
Liste des sections analytiques... ..............945 Objet état........................................................967
Sélection simplifiée – Liste des sections analyti- Dossier entreprise ..........................................967
ques............................................................... 945
Option dossier ................................................969
Format de sélection – Liste des sections analyti-
ques............................................................... 946 Comptes généraux .........................................970
Sections analytiques ......................................972
Comptes tiers .................................................973
Collaborateurs ................................................976

© Sage 20
 Sommaire détaillé

Codes journaux ............................................. 977 Motif de rejet ...................................................... 1012

Codes journaux analytiques .......................... 978 Nature de compte............................................... 1013

Banques ........................................................ 978 Niveau d'analyse ................................................ 1013

Organisation ....................................................... 1014
Ecritures générales........................................ 980
Plan analytique................................................... 1014
Ecritures analytiques ..................................... 982
Enuméré analytique ........................................... 1015
Libellés complémentaires des éléments
Période de rappel ............................................... 1015
extraits ........................................................... 982
Recouvrement .................................................... 1016
Dossiers de recouvrement............................. 982
Drapeau d’en-tête : #MRCO .............................. 1016
Extrait de compte général.............................. 984
Résolution .......................................................... 1016
Extrait de compte tiers................................... 985
Service des contacts .......................................... 1016
Extrait de compte analytique ......................... 987 Paramétrage des résultats ................................. 1016
Rappel/relevé ................................................ 988 Informations fiscales .......................................... 1017
Règlement tiers ............................................. 990 Structure banque................................................ 1019
Recherche d’écritures générales................... 991 Type contact....................................................... 1019

Recherche d’écritures analytiques ................ 991 Types tiers.......................................................... 1020

Registre .............................................................. 1020
Etat journal .................................................... 992
Ajustement lettrage ............................................ 1021
Etat grand-livre des comptes......................... 992
Code interbancaire ............................................. 1022
Etat grand-livre des tiers................................ 994
Contacts dossiers............................................... 1022
Etat contrôle comptable................................. 996
Pays ................................................................... 1023
Etat registre taxe ........................................... 998 Plan comptable .................................................. 1024
Budget plan comptable ...................................... 1025
Fichiers d'importation / exportation
Répartition analytique plan comptable ............... 1026
gamme...................................................1000
Plan analytique / Section.................................... 1026
Forme générale des fichiers d’importation .. 1000
Budget plan analytique....................................... 1027
Drapeaux de type général................................... 1000
Plan reporting ..................................................... 1027
Structure des fichiers .......................................... 1001
Plan tiers ............................................................ 1028
Nombre d’importations effectuées ...................... 1001
Banque tiers ....................................................... 1031
Liste des fichiers d’importation et drapeaux 1002
Règlement tiers .................................................. 1032
Dossier Entreprise............................................... 1004
Lieu de livraison clients ...................................... 1032
Champ Statistique Tiers...................................... 1008
Contacts tiers ..................................................... 1033
Enuméré statistique ............................................ 1008
Historique des rappels ....................................... 1033
Code risque......................................................... 1009
Collaborateur...................................................... 1034
Devise ................................................................. 1009
Taux de taxe ...................................................... 1035
Filtre révision....................................................... 1010
Codes journaux .................................................. 1036
Filtre Dossier comptable ..................................... 1010
Codes journaux analytiques ............................... 1036
Information libre .................................................. 1010
Banque ............................................................... 1037
Enumérés informations libres.............................. 1011
Contacts banques .............................................. 1041
Mode de règlement ............................................. 1012
Conditions de valeurs banques .......................... 1041

© Sage 21
 Sommaire détaillé

Conditions éléments banques............................. 1041 Fichier Sections analytiques .............................. 1070

Modèle de saisie ................................................. 1043 Fichier comptes reporting................................... 1073
Modèle de saisie / Ecriture comptable ................ 1043 Fichier comptes Tiers ......................................... 1073
Modèle de saisie / Ecriture analytique ................ 1044 Fichier Taux de taxes ......................................... 1076
Modèle de grille................................................... 1045 Fichier codes journaux ....................................... 1077
Modèle de règlement .......................................... 1046 Fichier codes journaux analytiques .................... 1078
Modèle d'abonnement......................................... 1046 Fichier Banques ................................................. 1078
Libellé.................................................................. 1047 Fichier Modèles de saisie................................... 1079
Poste budgétaire ................................................. 1047 Fichier Modèles de grille .................................... 1080
Ecriture générale................................................. 1048 Fichier Modèles de règlement ............................ 1081
Ecriture analytique .............................................. 1049 Fichier Modèles d'abonnement .......................... 1081
Registre révision ................................................. 1049 Fichier Libellés ................................................... 1082
Registre taxe ....................................................... 1050 Fichier Postes budgétaires................................. 1082
Information libre .................................................. 1051 Fichier Ecritures comptables .............................. 1083
Extrait bancaire ................................................... 1052 Fichier Ecritures analytiques .............................. 1085
OD et Reports analytiques .................................. 1053 Fichier Registres révisions ................................. 1085
Cycle ................................................................... 1054 Fichier Registres taxes....................................... 1086
Consigne ............................................................. 1054 Reports analytiques ........................................... 1086
Tableau ............................................................... 1054 Extraits bancaires............................................... 1087
Regroupement .................................................... 1055 Cycles observations ........................................... 1088
Regroupement / Fourchette ................................ 1055 Regroupements observations ............................ 1088
Regroupement / Observation .............................. 1056 Consignes des cycles ........................................ 1089
Révision par cycle / Consignes de cycle............. 1056 Valeurs tableaux ................................................ 1089
Révision par cycle / Observations de cycle......... 1056 Cycles de révision .............................................. 1090
Révision par cycle / Elément tableau : #METB ... 1057 Regroupements.................................................. 1090
Regroupements fourchettes ............................... 1090
Fichiers d'Import / Export CIEL ..............1058 Consignes .......................................................... 1090
Export des écritures au format Ciel ............. 1058 Tableaux ............................................................ 1091

Fichiers d'import / export Sage ..............1060 Déclaration de taxes aux modèles

Importation des comptes ............................. 1060 CERFA.................................................. 1092
Tests effectués sur ce fichier .............................. 1060 Codification des rubriques............................1092
Exportation des comptes tiers ..................... 1061 Type de rubriques ........................................1092

Import / Export des écritures ....................... 1061 Modèles Cerfa - Codifications ......................1093
Tests effectués sur ce fichier .............................. 1064
Format d’exportation de la balance....... 1094
Critères des formats d'exportation.........1066 Exportation de la balance au format Sage Etats fi-
Paramètres généraux.......................................... 1066
nanciers........................................................1094

Fichier Dossier entreprise ................................... 1066 Exportation de la balance au format

Microlucien ...................................................1094
Fichier Comptes généraux .................................. 1067

© Sage 22
 Sommaire détaillé

Exportation de la balance au format Arpège 1095 Export des statistiques tiers .........................1107
Statistiques clients ............................................ 1107
Exportation des états .............................1097 Statistiques Fournisseurs .................................. 1107
Export du brouillard ..................................... 1098 Analyse Vulnérabilité clients ............................. 1107
Brouillard base ou continu................................... 1098 Export de la balance analytique ...................1108
• Ecritures générales ....................................... 1098
Balance base ..................................................... 1108
• Ecritures analytiques...................................... 1098
• Avec le détail des comptes généraux .......... 1108
Brouillard développé tiers.................................... 1099 • Sans le détail des comptes généraux .......... 1108
• Ecritures générales ....................................... 1099
Balance développée........................................... 1108
• Ecritures analytiques...................................... 1099
• Avec le détail des comptes généraux .......... 1108
Brouillard développé devise ................................ 1100 • Sans le détail des comptes généraux .......... 1109
• Ecritures générales ....................................... 1100
Export de la balance analytique inversée.....1109
• Ecritures analytiques...................................... 1100
Balance base .................................................... 1109
Export du Grand livre général, complet, clients ou
fournisseurs ................................................. 1101 Balance développée .......................................... 1109

Grand livre base ................................................. 1101 Export du grand livre analytique...................1110

Grand livre développé ........................................ 1101 Grand livre analytique base .............................. 1110

Grand livre développé Devise ............................ 1101 Grand livre analytique développé ...................... 1110

Export du Grand livre Devise....................... 1102 Grand livre analytique inversé ........................... 1111

Grand livre base ................................................. 1102 Export du journal analytique.........................1111

Grand livre développé ........................................ 1102 Journal base ...................................................... 1111

Grand livre développé devise ............................. 1102 Journal développé ............................................. 1111

Export de la balance.................................... 1103 Export de la balance analytique sur rupture.1112

Balance base ..................................................... 1103 Export de l’état de contrôle des cumuls .......1112
Balance développée ........................................... 1103 Export du journal des reports analytiques ....1112
Balance 6 colonnes ............................................ 1103 Export des budgets ......................................1113
Balance 8 colonnes ............................................ 1104 Etat sur les postes budgétaires .......................... 1113
Export de l’échéancier ................................. 1104 • Sans le détail des comptes .......................... 1113

Export de la Balance âgée .......................... 1104 • Avec le détail des comptes .......................... 1113
Etat sur les comptes généraux (Axe général) .... 1114
Export du Grand livre tiers........................... 1105
• Sans le détail des sous-budgets analytiques 1114
Grand livre base ................................................. 1105
• Avec le détail des sous-budgets analytiques 1114
Grand livre développé Paramétrable (colonnes par dé-
Etat sur les sections analytiques
faut) .................................................................... 1105
(Axe analytique) ................................................. 1115
Grand livre développé devise ............................. 1105 • Sans le détail des sous-budgets généraux .. 1115
Export de la balance tiers ............................ 1106 • Avec le détail des sous-budgets généraux .. 1115
Balance base ...................................................... 1106 Export des états reporting ............................1116
• Sans le détail des comptes généraux ........... 1106
Grand livre reporting ......................................... 1116
• Avec le détail des comptes généraux ........... 1106
Balance reporting .............................................. 1116
Balance développée............................................ 1106
Grand-livre analytique reporting ........................ 1116
• Sans le détail des comptes généraux ........... 1106
Balance analytique reporting.............................. 1117
• Avec le détail des comptes généraux ........... 1107

© Sage 23
 Sommaire détaillé

• Avec détail des comptes ............................... 1117 • IdentiqueRefPiece() ...................................... 1128

• Sans détail des comptes ............................... 1117 • Jour(Date) ..................................................... 1128
Bilan et compte de résultat reporting ................. 1117 • Longueur(Texte)............................................ 1128

Etats budgétaires ................................................ 1117 • Milieu(Texte;Ind;Len) .................................... 1128

• Etat sur Postes Budgétaires........................... 1117 • Mois(Date)..................................................... 1129

• Etats sur Comptes généraux (Axe général) ... 1118 • NbreAnnee(DateDebut;DateFin)................... 1129

• Etat sur Sections analytiques • NbreJour(DateDebut;DateFin) ...................... 1129

(Axe analytique) .................................................. 1119 • NbreMois(DateDebut;DateFin)...................... 1129
Export des états registres révision .............. 1119 • Non................................................................ 1129
• Numerotation() .............................................. 1129
Export du Bilan et du compte de résultat..... 1120
• Ou ................................................................. 1130
Export du Rapport d’activité ........................ 1120 • PartEnt(Valeur) ............................................. 1130
Export du contrôle de caisse ....................... 1120 • Resultat ......................................................... 1130
• Si…Alors…Sinon…FinSi............................... 1130
Paramétrage des contrôles comptables 1121 • Suivant…Autre…FinSuivant ......................... 1131
Généralités .................................................. 1121 • Valeur1 à Valeur10 ....................................... 1132
• Vrai................................................................ 1132
Rédaction des scripts.......................................... 1121
• Erreurs dans les scripts.................................. 1122 Comptes généraux .......................................1132
Principe de fonctionnement des contrôles Comptes Tiers ..............................................1133
comptables.......................................................... 1122
Ecritures .......................................................1134
Opérateurs .......................................................... 1123
Objets de mise en page ...............................1135
Variables ............................................................. 1123
Fonctions............................................................. 1124
Imports / exports paramétrables ........... 1136
• Alerte(Message)............................................. 1124
Champs du fichier Ecritures comptables......1137
• Alors ............................................................... 1124
• Annee............................................................. 1124 Champs du fichier Tiers ...............................1139
• Arrondi(Valeur;Nbre décimales)..................... 1124 Champs du fichier Comptes et sections analyti-
• Autre .............................................................. 1125 ques..............................................................1140
• CDText (Date) ................................................ 1125 Champs du fichier Codes journaux ..............1141
• CDLText (Date longue) .................................. 1125
Définition des correspondances ...................1141
• Commentaire.................................................. 1125
• CVDate (Texte) .............................................. 1125
Lexique
• CVLDate (Texte) ............................................ 1125
• CVNum (Texte) .............................................. 1126
• CVText (Valeur) ............................................. 1126
• Date(jj;mm;aa)................................................ 1126
• DateJour() ...................................................... 1126
• Droite(Texte;Nombre) .................................... 1126
• Et.................................................................... 1127
• Faux ............................................................... 1127
• FinSi ............................................................... 1127
• FinSuivant ...................................................... 1127
• Gauche(Texte;Nombre) ................................. 1127
• IdentiquePiece() ............................................. 1128

© Sage 24
 Introduction et généralités

Introduction et généralités

Ce chapitre donne accès aux titres suivants :

• «Introduction», page 26,

• «Utilisation en client/serveur», page 27,
• «Nouveautés de la version 16», page 28,
• «Fonctions disponibles», page 29,
• «Documentation fournie», page 32.

© Sage 25
 Introduction et généralités

Introduction

Sage 100 Comptabilité est un progiciel destiné à la réalisation de toutes les opérations
comptables :

• création d’un plan comptable,

• gestion de la comptabilité générale,
• gestion de la comptabilité tiers,
• gestion de la comptabilité analytique,
• gestion du reporting,
• gestion budgétaire,
• gestion des devises,
• règlements des tiers, relances clients et relevés tiers,
• gestion des recouvrements,
• rapprochement bancaire,
• transfert de données vers d’autres logiciels et communication client/expert comptable,
• recherche d'écritures,
• gestion d'écritures d'abonnement,
• édition des états comptables,
• déclaration de TVA.
Il appartient à la famille des programmes de gestion Sage avec la Gestion commerciale, la Paie,
les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire Telbac.

Ces programmes sont disponibles en deux versions, l’une pour utilisation sur micro-ordinateur
Apple Macintosh à partir du système d’exploitation 10.XX et l’autre pour utilisation sur PC/PS
équipé du programme Microsoft Windows 2000, Windows XP, Windows 2003 Server ou Windows
Vista 32 bits et 64 bits.

De plus, sur chacun de ces environnements, les programmes sont déclinés en plusieurs
versions :

• sur Windows, il en existe quatre : Gamme Start, Ligne 30, Ligne 100, 100 Pack et 100
Pack +,

• sur Macintosh, Ligne 100.

Les versions Macintosh et Windows utilisant les mêmes fichiers et bénéficiant des mêmes princi-
pes de fonctionnement et d’utilisation sous les deux environnements, il nous a semblé plus simple
de les décrire dans un même manuel illustré toutefois à partir de l’environnement Microsoft Win-
dows.

Lorsque les descriptions de fonctionnement et d’utilisation varient d’un environnement à l’autre,

elles sont identifiées par les mots «Windows» ou «Macintosh» placés dans la marge.

La lecture de ce manuel et l’utilisation du programme sous-entendent que le maniement du Mac-

intosh ou de Windows n’ont pas de secrets pour vous.

© Sage 26
 Introduction et généralités

Si ce n’est pas le cas, il convient de parfaire votre connaissance du système que vous utilisez
avant de poursuivre car nous ne décrirons pas toutes les manipulations nécessaires pour ouvrir,
fermer, déplacer les fenêtres, utiliser les menus, cliquer sur les cases et les boutons et toutes les
opérations qui relèvent exclusivement de l’utilisation du Macintosh ou de Microsoft Windows.
Windows L’intégrateur Microsoft Windows n’est pas fourni avec le programme. Vous devez en faire l’acqui-
sition séparément et l’installer sur votre disque dur avant la comptabilité. L’usage d’une souris est
indispensable.

Les descriptions faites dans ce manuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Com-
me tout programme fonctionnant sous Microsoft Windows, il est possible de réaliser la presque
totalité des manœuvres à partir du clavier. Les raccourcis clavier vous sont donnés dans le «Ma-
nuel de la gamme».

Le format des données est le même pour la version Macintosh de la comptabilité et pour sa ver-
sion Microsoft Windows.

Vous pourrez donc échanger, sans aucun problème, après une simple reconnaissance du systè-
me ayant servi à formater le support magnétique, les données saisies sous l’un ou l’autre des sys-
tèmes d’exploitation.

En particulier, la comptabilité s’accommode tout à fait des réseaux hétérogènes combinant Mac-
intosh et PC, dans lesquels il est possible d’interroger et de travailler sur un même fichier de ges-
tion à partir des deux types de micro-ordinateurs.

Vous devez néanmoins disposer des deux versions du programme (Macintosh et Windows) et du
logiciel serveur pour prétendre à ce type d’utilisation.

Cette compatibilité s’étend à la récupération des données commerciales exportées par la gestion
commerciale qui peuvent être importées, au choix, sur une version Macintosh ou une version Win-
dows du programme de comptabilité.

Dans le cas où l’utilisateur possède simultanément la comptabilité et la gestion commerciale, il

peut lier étroitement le fichier comptable et le fichier commercial dont certaines informations se-
ront directement utilisées par la gestion et éviteront toute conversion lors des transferts compta-
bles en fin de périodes.

La même gestion peut être adoptée avec les logiciels de gestion, d’immobilisations et de moyens
de paiements.

Utilisation en client/serveur

L’utilisation des applications Sage en réseau client/serveur nécessite une mise à jour du program-
me Sage Serveur 100 (pour Windows NT ou pour Mac OS).

Les logiciels pour Windows sont compatibles Microsoft BackOffice Small Business Server.

A propos de Microsoft BackOffice Small Business Server...

Microsoft BackOffice Small Business Server (SBS) est une solution complète de produits d'admi-
nistration d'un Serveur NT proposée à un coût très avantageux qui contient Windows NT Server
4, SQL Server, Internet Information Server, Microsoft Exchange, Outlook 97, Serveur Fax, Proxy
server, Front Page, Crystal report... Le nombre maximum de licences est de 25.

En plus de ces solutions complètes clés en mains, Small Business Server permet l'administration
du Serveur NT 4 et de ses différents composants en toute simplicité et sur une seule console.

© Sage 27
 Introduction et généralités

Cette console d’administration SBS est personnalisable et peut accueillir un assistant d'adminis-
tration des logiciels Ligne 100 qui permet de procéder à l'installation automatique sur les postes
clients des applications compatibles SBS lors du démarrage.
Exemple
La Comptabilité a été installée sur le Serveur SBS et ajoutée dans la liste des composants des
postes clients sur la console du poste serveur. Lorsque les postes clients se connectent au poste
serveur SBS, un message s'affiche proposant l'installation de la Comptabilité sur le poste client.

Pour plus d'informations sur la gestion du Serveur SBS, veuillez vous référer à la documentation
fournie par Microsoft.

Nouveautés de la version 16

La version 16 du programme de comptabilité dispose de fonctionnalités nouvelles qui faciliteront

l’utilisation du programme :

Gestion des Vous pouvez désormais gérer les dossiers de recouvrement de créances et mettre en place des
dossiers de scénarios définissant les étapes à suivre.
recouvrement
Vous gérez, en fonction de vos besoins, les actions à réaliser (création, modification et suppres-
sion).

Les écritures comptables sont accessibles directement depuis le dossier de recouvrement auquel
elles sont rattachées.

Vous avez la possibilité d’enregistrer pour chaque dossier de recouvrement les provisions pour
risques et charges (dotation, reprise, créance irrécouvrable).

La gestion des dossiers de recouvrement n’est disponible qu’en Sage 100 Pack+ Comptabilité.

OD analytiques En version 16, les OD analytiques sont intégrées dans :

• le bilan et compte de résultat analytique,

• le calcul du réalisé pour les états budgétaires.

Tiers La version 16 vous permet de :

• dupliquer des comptes de tiers,

• réimputer des comptes de tiers dans les écritures générales.

Gestion des La gestion des collaborateurs permet :

collaborateurs
• l’impression de la balance âgée par représentant,
• l’impression des lettres de relance par représentant,
• la sélection du collaborateur dans les dossiers de recouvrement.

© Sage 28
 Introduction et généralités

Interfaçage Les documents scannés par l’application Sage 100 Scanfact sont directement visualisables dans
Scanfact la comptabilité.

Autres Les autres nouveautés portent sur :

• la gestion des dossiers favoris,

• la gestion des relances préventives,
• la gestion d’une clôture de période,
• les options supplémentaires dans les fenêtres de sélection simplifiée des états (brouillard,
grand livre des comptes, échéancier, balance âgée, balance des tiers),

• la mise en sommeil des comptes généraux.

Fonctions disponibles

Vous trouverez ci-après la liste des fonctionnalités de la comptabilité disponibles par version.

Fonctions disponibles des versions Windows

Les fonctions disponibles des versions Windows sont les suivantes :

Découpage fonctionnel 100 Base 100 Pack 100 Pack +

Gestion des IFRS Oui Oui Oui

Impression au format PDF Win Win Win

Liens Offices Win Win Win

Gestion des informations libres Oui Oui Oui

Gestion des devises 4 4 32

Gestion du driver fax Oui Oui Oui

Personnalisation des menus Oui Oui Oui

Personnalisation de l’écran Oui Oui Oui

Gestion du colonage Oui Oui Oui

Personnalisation des documents Oui Oui Oui

Etats personnalisés Oui Oui Oui

Etats complémentaires SQL

Clent/Serveur Oui Oui Oui

Favoris Oui Oui Oui

Gestion des collaborateurs Oui Oui Oui

Assistants Oui Oui Oui

Création d’un nouveau fichier comptable Oui Oui Oui

© Sage 29
 Introduction et généralités

Découpage fonctionnel 100 Base 100 Pack 100 Pack +

Création d’un compte général Oui Oui Oui

Création d’un code journal Oui Oui Oui

Aide au paramétrage des modèles de saisie Oui Oui Oui

Génération des reports à nouveau Oui Oui Oui

Génération EDI TVA Oui Oui Oui

Réévaluation des dettes en devises Oui

Archivage fiscal des données comptables Oui Oui Oui

Purge des extraits bancaires Oui

Saisie

Saisie par lot Oui Oui

Saisie par modèle Oui Oui Oui

Saisie par pièce Oui Oui Oui

Gestion des modèles en saisie par pièce Oui Oui Oui

Sélection rapide des modèles Oui Oui Oui

Utilisation des informations libres tiers dans les formules Oui Oui Oui
des modèles

Génération des écritures à partir des extraits bancaires Oui Oui Oui

Gestion des règlements tiers Oui Oui Oui

Gestion des devises 4 4 32

Réimputation des écritures générales Oui Oui Oui

Gestion des abonnements Oui Oui Oui

Gestion des quantités Oui Oui Oui

Fonctions Internet Direct Direct Direct

Envoi d’un message - Connexion à un site Oui Oui Oui

Impression vers la messagerie des états tiers Oui Oui Oui

Recherche d’adresse - Solvabilité Oui Oui Oui

Récupération des extraits bancaires via la messagerie ou Oui

Internet

TVA

Encaissements via le compte de contrepartie générale Oui Oui Oui

Encaissements via les registres taxes Oui

Génération EDI TVA Oui Oui Oui

Comptabilité analytique

Nombre de plans 2 11 11

Bilan et Compte de résultat analytique Oui

Saisie des OD analytiques Oui

Réimputation des écritures analytiques Oui Oui Oui

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 Introduction et généralités

Découpage fonctionnel 100 Base 100 Pack 100 Pack +

Gestion des quantités Oui Oui Oui

Option de ventilation obligatoire Oui Oui Oui

Interrogation analytique en saisie Oui Oui Oui

Echanges de données

Export / Import au format propriétaire Oui Oui Oui

Export / Import paramétrable Oui Oui Oui

Conversion des formats d’import / export paramétrable Oui Oui Oui

Export / Import XML Oui Oui Oui

Affectation de la grille analytique présente sur le compte Oui Oui Oui

général

Export / Import EDIFACT

Fonctions avancées

Réévaluation des dettes en devises Oui

Communication Client / Expert-Comptable Oui Oui Oui

Synchronisation Client / Expert-Comptable Oui Oui Oui

Tableau de bord personnalisé Oui Oui Oui

Outils de contrôles du paramétrage Oui Oui Oui

Outils d’analyse Oui Oui Oui

Outils de contrôles comptables Oui

Cycles de révision et révision par cycle Oui

Comptabilité budgétaire Oui Oui

Sur compte général ou section analytique Oui Oui

Postes budgétaires sur compte général Oui Oui

Postes budgétaires sur section analytique Oui Oui

Postes budgétaires sur champ statistique Oui Oui

Liens vers Excel Oui Oui Oui

Gestion des extraits bancaires Oui

Purge des extraits bancaires Oui

Rapprochement bancaire manuel Oui Oui Oui

Tri sur montant Oui Oui Oui

Gestion de la date de rapprochement Oui Oui Oui

Rapprochement simultané de plusieurs lignes Oui Oui Oui

Rapprochement bancaire automatique Oui

Rapprochement sur numéro de facture Oui

Rapprochement sur code AFB Oui

Rapprochement sur N° de pièce Oui

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 Introduction et généralités

Découpage fonctionnel 100 Base 100 Pack 100 Pack +

Rapprochement sur Montant Oui

Puissance de rapprochement paramétrable Oui

Paramétrage écart de date Oui

Gestion des Rappels / Relevés Oui Oui Oui

Gestion des historiques des rappels Oui Oui Oui

Calcul automatique des intérêts de retard Oui Oui Oui

Imputation de frais d’impayés Oui Oui Oui

Exclusion des rappels de fiches tiers Oui Oui Oui

Décalage des dates d’échéance avec calcul des intérêts Oui Oui Oui
de retard différentiels

Boutons de raccourci pour sortir des écritures du circuit Oui Oui Oui
relance

Gestion des recouvrements

Dossiers de recouvrement Non Non Oui

Gestion des actions Non Non Oui

Gestion des provisions Non Non Oui

Gestion des règlements unifiés

(avec la Gestion Commerciale et Moyens de Paie-
ment)

Gestion des modèles d’impression par tiers Oui Oui Oui

Etats libres Oui Oui Oui

Etats personnalisables Oui

Nombre d’exercices en ligne 5 5 5

Fonctions disponibles des versions Macintosh

Pour les versions Macintosh, reportez-vous au tableau précédent en appliquant les correspon-
dances suivantes :

• la version 30 Macintosh correspond à la version 100 Base Windows,

• la version 100 Macintosh correspond à la version 100 Pack + Windows.

Documentation fournie

La documentation fournie avec un programme se compose de :

• un «Manuel de la gamme», qui vous donne toutes les explications sur l’installation du pro-
gramme, l’utilisation des fenêtres, des menus, de la barre d’outils Navigation, etc., pro-
posé sur le CD-ROM de l'application, au format électronique,

• un «Manuel de référence», que vous consultez actuellement, qui vous décrit, menu par
menu, toutes les commandes du programme, également proposé sur le CD-ROM de
l'application, au format électronique,

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 Introduction et généralités

• un «Manuel pédagogique» qui vous permettra de vous familiariser avec les fonctionnalités
du programme.

Le manuel de référence doit être considéré comme la bible du programme. Il décrit toutes les
commandes dans l’ordre des menus et non pas dans l’ordre logique des traitements.

Si vous recherchez des explications sur une commande ou une zone de saisie particulière, nous
vous conseillons de consulter l’index en fin de manuel ou le sommaire en début de manuel.

Nous vous conseillons très vivement de consulter au préalable le «Manuel de la gamme» qui vous donnera
toutes les explications concernant l’utilisation des fenêtres, des menus et de toutes les particularités relati-
ves à l’ergonomie du programme et à celles de votre environnement de travail. Par souci de simplification,
nous ne reprendrons pas dans le présent manuel toutes les explications concernant le maniement des
fenêtres et des zones de saisie.

Nous supposerons également que vous avez installé et lancé le programme comme indiqué dans
le «Manuel de la gamme».

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 Menu Système

Menu Système

Ce menu permet de déplacer, redimensionner, refermer la fenêtre.

Windows Ce menu existe pour toutes les fenêtres du programme sauf les fenêtre dites « modales ». On re-
connaît ces dernières au fait qu’elles comportent des boutons [OK] et/ou [Annuler].

Chaque fenêtre comporte son propre menu Système qui donne accès aux commandes permet-
tant de déplacer la fenêtre à laquelle il se rapporte, de la redimensionner, de la refermer. Il permet
aussi, parfois, de réaliser certaines opérations propres à la fenêtre concernée.
Exemple
Les fenêtres de liste (fenêtres de document) présentent deux commandes supplémentaires ap-
pelées Fermer la liste (CTRL + F5) et Déplacer la sélection (CTRL + F3).

Toute fenêtre d’un programme fonctionnant sous Microsoft Windows possède son menu Systè-
me. Une distinction doit cependant être faite entre la fenêtre d’exécution du programme ou fenêtre
d’application (celle dans laquelle s’exécute la comptabilité) et les fenêtres des commandes ou fe-
nêtre de document que le programme permet d’ouvrir.

Lorsqu’il s’agit du menu Système de la fenêtre du programme, les commandes disponibles sont,
pour quelques-unes, identiques à celles évoquées précédemment. Elles permettent en plus de
fermer le programme, c’est-à-dire de le quitter, de le réduire sous forme d’icône, c’est-à-dire de le
mettre temporairement en veille.

Vous ouvrez un menu Système en cliquant avec la souris sur la case à gauche de la barre
de titre, symbolisée par l’icône du programme, ou bien en pressant la combinaison de tou-
ches ALT + ESPACE pour le menu Système de la fenêtre d’application et ALT + 6 (touche du cla-
vier alphanumérique) pour ouvrir celui d’une fenêtre de document.

Certaines fenêtres ne comportent pas de menu Système. Ce sont en général des messages ou des boîtes
de dialogue.

Une différence essentielle apparaît entre le menu Système de la fenêtre d’application et les me-
nus Système des fenêtres de document.

Dans le premier cas, les raccourcis clavier s’obtiennent avec la touche ALT, dans le second avec
la touche CTRL dans la plupart des cas.

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 Menu Système

Ils sont résumés dans le tableau ci-après.

Commande Fenêtre du programme Fenêtres de commandes

Ouvrir menu Système ALT + ESPACE ALT + 6

Déplacer CTRL + F7

Taille CTRL + F8

Réduire CTRL + F9

Agrandir CTRL + F10

Fermeture / Fermer ALT + F4 CTRL + F4

Fermer la liste CTRL + F5

Déplacer la sélection CTRL + F3

Les commandes qui apparaissent estompées dan un menu ne sont pas utilisables en l’état actuel
du déroulement du programme.

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 Menu Application

Menu Application

Macintosh Ce menu n’existe que dans la version Macintosh du programme.

Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme» qui décrit les fonctionnalités
générales de ce menu.

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 Menu Fichier

Menu Fichier

Ce menu permet de :

• créer, ouvrir, fermer un fichier comptable ou de cycles :

- «Nouveau», page 39,
- «Ouvrir…», page 48,
- «Favoris», page 51,
- «Fermer», page 52,

• enregistrer, modifier, consulter la fiche de l’entreprise ainsi que toutes les options de
l’entreprise : «A propos de…», page 53,

• lire les informations sur l’entreprise : «Lire les informations», page 130,
• consulter la configuration système et les partages de fichiers : «Configuration système et
partage», page 136,

• avoir accès au sous-menu permettant de sécuriser l’utilisation du programme : «Autorisa-

tions d’accès», page 137,

• importer des données : «Importer…», page 138 qui donne accès aux fonctions suivantes :
- «Importer au format Sage», page 140,
- «Importer un fichier au format paramétrable», page 141,

• exporter des données : «Exporter…», page 142 qui donne accès aux fonctions suivantes :
- «Exporter au format Sage», page 153,
- «Exporter au format Trésorerie Sage et Ciel», page 154,
- «Exporter au format EDIFACT», page 155,
- «Exporter au format paramétrable», page 156,
- «Exporter la balance», page 157,

• paramétrer les formats d’importation ou d’exportation : «Format import/export paramétra-

ble», page 161,

• lancer les communications entre client et expert comptable : «Synchro compta»,

page 163,

• imprimer les paramètres concernant la société : «Imprimer les paramètres société»,

page 189,

• avoir accès à la commande de mise en page : «Mise en page…», page 191,

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 Menu Fichier

• enregistrer le format d’impression des différents documents et états de la comptabilité :

«Format d’impression…», page 192,

• lancer l'impression des documents dont l'impression a été différée : «Impression différée»,
page 193,

• lancer les autres applications Sage éventuellement présentes sur le poste : «Lancement
des programmes Sage», page 194,

• avoir accès au sous-menu «Outils», page 195 et lancer notamment le commande «Purge
des extraits», page 195 particulière au programme de comptabilité.

• quitter le programme : «Quitter», page 199.

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 Menu Fichier

Nouveau
Fichier / Nouveau

Cette commande permet de créer un nouveau fichier de la comptabilité. Elle n'est accessible que
si aucun fichier n’est ouvert.

Cliquez sur le bouton [Nouveau fichier] de la barre d’outils Standard pour activer cette com-
mande.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + N.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + N

La création d’un fichier comptable peut s’effectuer de deux manières possibles :

• avec un assistant qui guide l’utilisateur dans les principales étapes de la création d’un
fichier : «Assistant de création d'un nouveau fichier comptable», page 39,

• manuellement : «Création manuelle du fichier comptable», page 45.

Assistant de création d'un nouveau fichier comptable

Lorsque la fonction Mode assistant du menu Fenêtre est activée, un assistant est affiché pour
vous guider dans la création d'un nouveau fichier.

Les différentes étapes de l’assistant de création d’un nouveau fichier comptable sont les
suivantes :

• «Raison sociale et reprise des informations société – Assistant de création de fichier

comptable», page 39,

• «Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier comptable»,

page 40,

• «Exercice et longueur de compte – Assistant de création de fichier comptable», page 41,

• «Paramétrage des devises – Assistant de création de fichier comptable», page 42,
• «Caractéristiques de votre monnaie de tenue de compte – Assistant de création de fichier
comptable», page 42,

• «Reprise des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable»,

page 43,

• «Sélection des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable»,

page 43,

• «Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier comptable», page 44.

Raison sociale et reprise des informations société – Assistant de création de fichier compta-
ble

La première étape de la création de fichier comptable concerne la raison sociale et la possibilité

de reprise des informations déjà saisies.

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 Menu Fichier

Raison sociale
Indiquez la raison sociale de votre société (zone de 35 caractères alphanumériques maximum).

Reprendre les informations

Lorsque la raison sociale a été définie, la zone suivante devient accessible. Indiquez à l’aide des
boutons d’option si vous souhaitez ou non reprendre les coordonnées de l’entreprise renseignée
au moment de l’installation du logiciel.

Cliquez sur le bouton [Suivant] pour poursuivre la création du fichier.

Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler]. Dans ce cas, le programme ne
crée pas le fichier comptable.

Saisie des coordonnées de l’entreprise – Assistant de création de fichier comptable

La deuxième étape de la création de fichier comptable concerne les coordonnées de l’entreprise.

Si les coordonnées ne sont pas reprises, renseignez les différentes zones (Activité, Adresse,
Complément, C.P., Ville, Région, Pays, N° SIRET, NAF (APE), N° identification, Téléphone,
Télécopie) selon les principes définis dans la fiche de l’entreprise.

Pour plus d’informations, reportez-vous au «Volet Identification - A propos de…», page 54.

Si l’option Reprise des informations société est activée, la fenêtre reprend par défaut les coor-
données de l’entreprise renseignées lors de l’installation.

Cliquez sur le bouton [Suivant] pour poursuivre la création du fichier.

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 Menu Fichier

Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler].

Exercice et longueur de compte – Assistant de création de fichier comptable

La troisième étape de la création de fichier comptable concerne la définition de l’exercice et de la

longueur des comptes.

Date début / Date fin d’exercice

Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable. Si les dates proposées ne conviennent
pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaitées. La saisie
doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs).
Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date de début
postérieure à la date de fin, un message vous en prévient.
Un exercice comptable est limité à 36 mois.
Les dates de l’exercice pourront être modifiées par la commande Fichier / A propos de….

Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable «à cheval» sur deux années civiles.

Longueur d’un compte

Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie.
Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères.
Exemple
Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères.

Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes, renseignez la zone par 0
(zéro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanu-
mériques. La longueur des comptes est dite «flottante».
Après la création du premier compte, ces longueurs ne sont plus modifiables. Il ne sera pas non
plus possible de revenir d’une longueur flottante à une longueur fixe.

Si vous optez un peu plus loin pour la reprise des éléments comptables du modèle standard livré avec le
programme, la longueur des comptes du modèle (longueur fixe de 8 caractères pour les comptes généraux
et variable pour les comptes analytiques) sera adaptée à la longueur que vous venez de définir. En effet, si
la longueur des comptes dont vous avez besoin (dans la limite de 13 caractères) est supérieure à celle du
modèle, le programme ajoutera autant de zéros que nécessaire derrière le préfixe de chaque compte du
modèle. Si au contraire, la longueur des comptes dont vous avez besoin est plus courte (dans la limite de 3
caractères), le programme tronquera les numéros du modèle. Enfin, si vous souhaitez être libre de créer
sans problème des comptes de différentes longueurs, choisissez la longueur dite «flottante».

Cliquez sur le bouton [Suivant] pour poursuivre la création.

Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler].

© Sage 41
 Menu Fichier

Paramétrage des devises – Assistant de création de fichier comptable

L’étape suivante concerne le paramétrage des devises.

Monnaie de tenue de compte

Sélectionnez votre monnaie de tenue de compte :
• Euro,
• Autre : précisez l'intitulé de votre monnaie de tenue de compte.
Cliquez sur le bouton [Suivant] pour poursuivre la création.

Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler].

Caractéristiques de votre monnaie de tenue de compte – Assistant de création de fichier

comptable

Cette fenêtre apparaît uniquement si vous avez sélectionné Autre comme monnaie de tenue de
compte. Elle vous permet de définir les caractéristiques de votre monnaie.

Nombre de décimales / Séparateur de décimales / Séparateur de milliers

Précisez le nombre de décimales de votre monnaie (par défaut, 2), les séparateurs de décimales
et de milliers (par défaut, ceux définis dans les Paramètres régionaux de Windows).
Ces informations permettent de définir le format Montant de votre monnaie de tenue de compte.
Exemple
Nombre de décimales : 2

© Sage 42
 Menu Fichier

Séparateur de décimales : , (virgule)

Séparateur de milliers : (espace).
Le format Montant de la monnaie de tenue de compte sera # ###0,00

Code ISO
Indiquez le code ISO de la devise nouvellement paramétrée. La codification des codes ISO des
devises les plus courantes est disponible dans le «Manuel de l'Euro».

Sigle
Indiquez le signe de la devise, c'est-à-dire l'abrégé qui apparaîtra dans la barre d'état vous per-
mettant de connaître la devise d'expression des valeurs monétaires.

Reprise des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable

Votre fichier comptable peut être créé à partir de modèles.

Cette fenêtre vous permet de choisir entre les options suivantes :

• Oui, à partir du modèle standard : le fichier est créé par copie du fichier modèle livré en
standard, puis la mise à jour des informations de la fiche A propos de… est effectuée.
• Oui, avec sélection partielle : l'utilisateur pourra alors sélectionner les fichiers structure
(comptes généraux, codes journaux, taux de taxes …) récupérés du fichier modèle,
• Non : le fichier est alors créé vide de tout élément de structure.

Pour connaître l’emplacement de stockage du modèle, référez-vous au «Manuel d’installation».

Cliquez sur le bouton [Suivant] pour poursuivre la création.

Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler].

Sélection des éléments comptables – Assistant de création de fichier comptable

Cette fenêtre apparaît uniquement si l'option Oui, mais avec une sélection partielle est sélec-
tionnée à l’étape précédente.

© Sage 43
 Menu Fichier

Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez récupérer. Le plan comptable est par défaut sélec-
tionné et non modifiable.

Création du fichier comptable – Assistant de création de fichier comptable

Cette dernière étape permet d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fi-
chier comptable.

Nom
Cliquez sur le bouton [Parcourir] pour ouvrir une fenêtre de dialogue dans laquelle vous indiquez
le nom du fichier comptable à créer. Vous pouvez, si nécessaire, sélectionner un autre répertoire
de stockage grâce à la zone Enregistrer sous de la fenêtre affichée.
Windows Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement
ajoutée au nom que vous donnez au fichier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la
saisir.

Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko.

La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers (zones
Taille et Dispo).

La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou par validation.
La fiche d’identification de l’entreprise apparaît alors.

La fiche d’identification de l’entreprise est présentée dans le «Volet Identification - A propos

de…», page 54.

© Sage 44
 Menu Fichier

Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer le traitement.

Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler].

Création manuelle du fichier comptable

Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande Fichier / Nouveau,
c'est-à-dire lorsque la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée.

Le programme propose tout d’abord d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nou-

veau fichier comptable.

Reportez-vous au manuel de Microsoft Windows ou du Macintosh pour l’utilisation d’une telle

boîte de dialogue.

Le programme propose l’enregistrement du nouveau fichier dans le dossier d’installation du

programme : il apparaît dans la zone Dans.

Nom
Indiquez le nom du fichier comptable à créer.
Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement
ajoutée au nom que vous donnez au fichier lors de sa création. Il n’est donc pas nécessaire de la
saisir.

Capacité en Ko
Par défaut, la taille d’un nouveau fichier est fixée à 1000 Ko, ce qui ne permet que la saisie des
informations de base (options, journaux, quelques comptes). Nous vous conseillons de fixer la
taille du fichier à 2000 Ko.
Exemple
Pour 10000 lignes, prévoir environ 15000 Ko.

Ne prévoyez cependant pas trop grand car les fichiers utiliseraient une place inutile sur le disque
dur.

© Sage 45
 Menu Fichier

En fonction de la place disponible dans les fichiers, le programme procède de manière automati-
que à l’agrandissement des fichiers de travail. Chaque agrandissement s’effectue par tranche de
100 Ko.

Les opérations d’agrandissement peuvent vous retarder dans vos travaux. Pour optimiser les
temps de saisie, nous vous conseillons de donner à vos fichiers une taille suffisante. Veillez éga-
lement à ce que le disque dur ait suffisamment d’espace libre pour que l’agrandissement puisse
s’opérer.

La commande Fichier / Lire les informations vous renseigne sur l’état de remplissage des fichiers (zones
Taille et Dispo).

La taille minimale d’un fichier comptable est de 200 Ko. La taille maximale est de 2 Go (Giga oc-
tets), soit 2 000 Mo ou 2 000 000 Ko.

La création du fichier est lancée lorsque vous cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou par validation.

Lorsque le nom du fichier sélectionné existe déjà, un double message de confirmation d'écrasement du
fichier est affiché.

Exercice comptable et longueur des comptes

Le programme propose ensuite la fenêtre «Création de l’exercice».

Date début / Date fin d’exercice

Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable.
Si les dates proposées ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin
d'indiquer les dates souhaitées. La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans sépara-
teurs).

Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable «à cheval» sur deux années civiles.
Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date de début
postérieure à la date de fin, un message vous en prévient :
«Un exercice comptable est limité à 36 mois.»
Les dates de l’exercice pourront être modifiées dans la commande Fichier / A propos de....

Longueur d’un compte

Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie.
Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 à 13 caractères.
Exemple
Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères.

Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes renseignez la zone par 0
(zéro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanu-
mériques. La longueur des comptes est dite «flottante».
Après la création du premier compte, ces longueurs ne seront plus modifiables. Il ne sera pas
non plus possible de revenir d’une longueur flottante à une longueur fixe.

© Sage 46
 Menu Fichier

Si vous souhaitez récupérer des éléments comptables du modèle standard livré avec le programme, la lon-
gueur des comptes du modèle (longueur fixe de 8 caractères pour les comptes généraux et variable pour
les comptes analytiques) sera adaptée à la longueur que vous venez de définir.
En effet, si la longueur des comptes dont vous avez besoin (dans la limite de 13 caractères) est supérieure
à celle du modèle, le programme ajoutera autant de zéros que nécessaire derrière le préfixe de chaque
compte du modèle.
Si au contraire, la longueur des comptes dont vous avez besoin est plus courte (dans la limite de 3 caractè-
res), le programme tronquera les numéros du modèle.
Enfin, si vous souhaitez être libre de créer sans problème des comptes de différentes longueurs, choisissez
la longueur dite «flottante».

Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de l’exercice.

Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler]. Dans ce cas, le programme ne
crée ni l’exercice, ni le fichier comptable.

La fiche d’identification de l’entreprise apparaît alors.

La fiche d’identification de l’entreprise est présentée dans la commande «A propos de…»,

page 53 du même menu. Elle apparaît après définition des paramètres généraux (cf. ci-après).

© Sage 47
 Menu Fichier

Ouvrir…
Fichier / Ouvrir

Cette commande permet d’ouvrir un fichier comptable existant.

Elle permet également d’avoir accès aux informations d'un fichier comptable si aucun autre n’est
ouvert.

Cliquez sur le bouton [Ouvrir] un fichier de la barre d’outils Standard pour activer cette com-
mande.

Equivalent clavier sous Windows : CTRL + O.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + O.

Ouverture du dossier comptable

La fenêtre «Ouvrir le fichier comptable» permet la sélection du fichier comptable à ouvrir.

Reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou du Macintosh pour l’utilisa-

tion d’une telle boîte de dialogue.

Le programme ouvre par défaut le dossier d’installation du programme. Si nécessaire, utilisez la

zone Explorer pour ouvrir un autre dossier, ou cliquez sur le bouton [Dossier parent].

Sélectionnez dans la fenêtre le fichier qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, ou bien cli-
quez sur le bouton [Ouvrir].

Si le fichier est protégé, votre nom et votre mot de passe vous seront alors demandés.

© Sage 48
 Menu Fichier

Nom d'utilisateur
Sélectionnez le niveau créé dans les autorisations d'accès.

Le paramétrage des utilisateurs et de leurs autorisations d’accès est effectué dans la commande
«Autorisations d’accès», page 137.

Mot de passe
Zone de 4 caractères alphanumériques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ci
exactement comme il a été enregistré. Les lettres majuscules sont considérées comme différen-
tes des minuscules. Afin d’en préserver la confidentialité, les caractères tapés sont remplacés à
l’écran par des étoiles sur Windows et par des points sur Macintosh.
Cliquez sur le bouton [OK] ou validez pour ouvrir le dossier comptable.
Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton [Annuler].

Si le programme refuse d'ouvrir un fichier comptable en affichant un message de type :

«Ce dossier est déjà ouvert. Veuillez le refermer ou utiliser les outils de maintenance !»

(par exemple à la suite d'une panne de courant survenue pendant l'utilisation de la comptabilité), lancez le
programme Sage Maintenance et ouvrez le fichier comptable en question. Il vous est alors proposé de
déconnecter les utilisateurs fictifs. Validez en cliquant sur le bouton [OK].

Pour plus d'informations, veuillez vous reporter au «Manuel de la gamme».

Impact de la Si l’option «Norme DGI» a été cochée dans le volet «Initialisation / A propos de...» lors de la créa-
Norme DGI tion du fichier comptable ou de sa conversion d’une version précédente, et qu’à l’ouverture plus
de deux exercices non clôturés sont en présence, le message d’alerte suivant apparaît :

«Accès impossible à l’exercice AAAA/AAAA !

En vertu du BOI 13 L-1-06 N°12, vous devez procéder au préalable à la clôture
et à l’archivage de l’exercice AAAA/AAAA.
[OK]»

Cliquez sur [OK].

Si le Mode Assistant est validé dans le menu Fenêtre, le programme demande alors :

«Souhaitez-vous procéder à l’archivage de votre exercice AAAA ?»

[Oui] / [Non]

[Oui]
Ce bouton permet de lancer la fonction d’archivage du premier exercice non clôturé du fichier
comptable.

[Non]
Ce bouton permet d’accéder au premier exercice ouvert du fichier comptable, sans lancer la
fonction d’archivage.

© Sage 49
 Menu Fichier

Ouverture du fichier expert

Windows Ce paragraphe concerne les utilisateurs possédant la version 100 Pack +.

La fenêtre d’ouverture du fichier expert est proposée si l’option Ouverture du fichier expert de la com-
mande Fenêtre / Préférences est cochée. Cette fenêtre n'est pas proposée si le fichier expert lié est défini
dans l’option A propos de… / Options / Fichiers liés.

Le programme propose ensuite l’ouverture du fichier expert. Il contient l’ensemble des cycles de
révision.

Sélectionnez le dossier puis le fichier expert à ouvrir.

Le bouton [Nouveau] permet de créer un nouveau fichier expert.

Le programme propose alors d’enregistrer le nom et l’emplacement de stockage du nouveau fi-

chier.

Enregistrez le nom du nouveau fichier expert de la même manière que pour un nouveau fichier
comptable.

© Sage 50
 Menu Fichier

Favoris
Fichier / Favoris

Le sous-menu Favoris permet d’enregistrer des raccourcis vers les dossiers de gestion les plus
couramment utilisés. Il simplifie ainsi le processus d’ouverture d’une société, par la sélection, non
d’un fichier, mais d’une société référencée.

Le paramétrage des favoris est réalisé dans le menu «Personnaliser l’interface», page 951.

Le menu Favoris est grisé si aucun favori n’est défini.

Sélectionnez dans la liste le raccourci vers le dossier qui vous intéresse.

© Sage 51
 Menu Fichier

Fermer
Fichier / Fermer

Cette commande permet de fermer un fichier comptable avant d’en ouvrir ou d’en créer un autre.

Cliquez sur le bouton [Fermer le fichier] de la barre d’outils Standard pour activer cette com-
mande.

Equivalent clavier sous Windows :CTRL + W.

Equivalent clavier sur Macintosh : COMMANDE + W.

Le programme ferme les fichiers comptable et expert en même temps.

Cette commande ne sert pas à la fermeture des fenêtres ouvertes à l’écran.

Si vous lancez cette commande alors que des fenêtres sont encore ouvertes à l’écran, elles se-
ront automatiquement refermées comme si vous aviez validé, c’est-à-dire accepté les modifica-
tions éventuellement faites.

© Sage 52
 Menu Fichier

A propos de…
Fichier / A propos de…

Cette commande permet de consulter et modifier les paramètres de la société.

Cliquez sur le bouton [A propos du fichier] de la barre d’outils Standard pour activer cette com-
mande.

Les paramètres d’une société sont enregistrés sur des volets accessibles par des onglets sous
Windows et par des boutons sur Macintosh.

Le nom de cette commande est complété par celui du fichier comptable ouvert.

Cette fenêtre apparaît automatiquement après la création d’un nouveau fichier (sauf lorsque ce
dernier est créé à partir de la commande Structure / Fusion…).

Pour imprimer le contenu de la fiche société ainsi que les Options du fichier, utilisez les fonctions accessi-
bles par la commande Fichier / Imprimer les paramètres société.

Le volet «Identification» regroupe les coordonnées de la société.

Le volet «Initialisation» permet :

• de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité, ainsi que la devise d’équi-
valence,

• de demander la gestion de la norme IFRS,

• de modifier les dates de l’exercice comptable et la longueur des comptes,
• d’enregistrer le format des montants et des quantités,
• de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analyti-
que), et l’adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI,

• de demander la gestion de la norme DGI.

Le volet «Contacts» regroupe les coordonnées des différents contacts.

Le volet «Paramètres» vous permet :

• de gérer les numéros de pièce,

• de définir le journal des à-nouveaux et les comptes concernés,
• de déterminer quels sont les registres gérés par la société,
• d’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu’à votre activité (utilisation des
registres, saisie cabinet comptable…).

Le volet «Préférences» vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la sai-
sie, l’importation et l’exportation des données, les éditions... de votre dossier.

Le volet «Fiscal» qui permet l’enregistrement des données concernant la fiscalité.

Le volet «Ajustement lettrage» permet d’enregistrer les paramètres de génération d’écritures

d’équilibrage en cas d’écart de règlement, d’écart de change ou d’écart d’arrondi de conversion.

Le volet «Synchro compta» permet l’enregistrement des données nécessaires au transfert des
données.

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 Menu Fichier

Le volet «Options» regroupe les informations générales qu’il est indispensable de renseigner
avant toute utilisation du programme de comptabilité.

Nous vous rappelons que toutes les informations concernant la saisie, l’utilisation des fenêtres et
des boutons, la barre d’outils Navigation, la commande Rechercher et bien d’autres commandes
d’usage général sont regroupées dans le «Manuel de la gamme».

La partie supérieure de la fenêtre présente une rangée d’onglets sur Windows ou de boutons sur
Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux différents volets dont se compose la
fiche de la société.

Onglet / Bouton [Identification]

Permet de revenir au «Volet Identification - A propos de…», page 54 lorsqu’on consulte
un autre volet de la fiche.

Onglet / Bouton [Initialisation]

Permet d’accéder au «Volet Initialisation - A propos de…», page 56. Ce volet permet
d’enregistrer les informations générales concernant la gestion des devises de tenue de
comptabilité ainsi que leurs formats.

Onglet / Bouton [Contacts]

Permet d’accéder au «Volet Contacts - A propos de…», page 61. Ce volet permet
d’enregistrer des informations générales concernant la gestion des contacts.

Onglet / Bouton [Paramètres]

Permet d’accéder au «Volet Paramètres - A propos de…», page 62. Ce volet permet
d’enregistrer des informations générales concernant la gestion comptable.

Onglet / Bouton [Préférences]

Permet d’accéder au «Volet Préférences - A propos de…», page 70. Ce volet permet
d’adapter le programme à vos habitudes de travail.

Onglet / Bouton [Fiscal]

Donne accès au «Volet Fiscal – A propos de…», page 76 dans lequel il est possible de
paramétrer des informations concernant la fiscalité : mise à jour des écritures de taxes,
imprimés Cerfa, adresse du centre des impôts, etc.

Onglet / Bouton [Ajustement lettrage]

Permet d’accéder au «Volet Ajustement lettrage – A propos de…», page 81. Ce volet
permet le paramétrage de toutes les données nécessaires au lettrage des divers comp-
tes de tiers.

Onglet / Bouton [Synchro compta]

Permet d’accéder au «Volet Synchro compta – A propos de…», page 84. Ce volet per-
met d’enregistrer des informations générales concernant le transfert des données.

Onglet / Bouton [Options]

Permet d’accéder au «Volet Options - A propos de…», page 86. Ce volet regroupe des
informations générales à renseigner avant toute utilisation du programme.

Volet Identification - A propos de…

Pour revenir à ce volet, cliquez sur l’onglet «Identification» ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.

Par défaut, la commande A propos de… s’ouvre sur ce volet.

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 Menu Fichier

Le volet «Identification» regroupe les coordonnées de la société.

Les différentes zones dont se compose ce volet ont les rôles suivants :

Raison sociale
Zone de 35 caractères (maximum) permettant l'enregistrement de la raison sociale de la société.
Cette information est obligatoire.

Activité
Zone de 35 caractères (maximum) destinée à préciser l'activité de la société.

Adresse complète
Enregistrez l'adresse complète de la société sur les zones Adresse (35 caractères maximum),
Complément (35 caractères maximum), Code postal (9 caractères maximum), Bureau distri-
buteur - Ville (35 caractères maximum), Code région - Région (9 caractères maximum) et
Pays (35 caractères maximum).

Commentaire
Zone libre de 69 caractères (maximum) destinée à la saisie d’informations diverses.

N° de SIRET / Code NAF (APE)

Enregistrez le numéro de Siret et le code NAF (APE) de la société, respectivement sur 14 et 5
caractères. La zone N° de SIRET n’admet pas les espaces entre les caractères.

Lorsque le code pays correspond à celui de la France, un contrôle permet de valider le format du numéro
de SIRET. Un message d’alerte apparaît et demande la confirmation de la saisie.

N° d'identifiant
Zone de 25 caractères alphanumériques (maximum) pour l’enregistrement du numéro d’identifi-
cation CEE de la société.

Télécommuni- L'encadré Télécommunication est composée de quatre zones :

cation
• Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
• Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum),
• E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et
• Site (69 caractères alphanumériques maximum).

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Les légendes des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent l’un de lancer le programme
de messagerie et d’envoyer un message à l’adresse indiquée et l’autre de se connecter au site
mentionné en lançant le navigateur Internet disponible sur le poste.

Volet Initialisation - A propos de…

Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet «Initialisation» ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.

Le volet «Initialisation» permet :

• de déterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilité ainsi que la devise d’équi-
valence,

• de demander la gestion de la norme IFRS,

• de modifier les dates de l’exercice comptable et la longueur des comptes,
• d’enregistrer le format des montants et des quantités,
• de paramétrer le mode de gestion des budgets (par compte général ou section analyti-
que), et l’adaptation du programme aux contraintes de la norme EDI.,

• de demander la gestion de la norme DGI.

Monnaie de Cet encadré permet de définir toutes les caractéristiques de la devise utilisée pour tenir la comp-
tenue de comp- tabilité.
tabilité
Intitulé
Indiquez dans cette zone l’intitulé de la monnaie de tenue de comptabilité, c’est-à-dire la devise
d’expression des valeurs monétaires de la comptabilité. Elle est obligatoire.

Au moment de la conversion des bases comptables, si aucune devise n’existe dans la liste, la devise
compte est créée par défaut. Nous vous recommandons de la modifier en indiquant la monnaie locale.
Lors de la création d’un dossier, il est impossible de refermer la fenêtre «A propos de…» ou de passer à un
autre volet tant que cette devise n’est pas définie.
La modification de la monnaie de tenue de comptabilité ne peut être envisagée qu’en respectant la cohé-
rence des formats. Le remplacement de la monnaie de tenue de comptabilité ne peut se faire que par une
autre devise ayant un format identique, à savoir un nombre identique ou supérieur de décimales.

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 Menu Fichier

Important ! La modification de l’intitulé de la monnaie de tenue de comptabilité n’entraîne aucune

conversion des valeurs monétaires.

Unité
Cette zone reprend l’unité de la devise sélectionnée (l’euro par exemple), si celle-ci existe dans
la table des devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractères alphanumériques
maximum pour saisir l’unité correspondant à la monnaie de tenue de comptabilité. Le pro-
gramme utilisera cette information pour l’impression des montants en lettres.

Sous-unité
Cette zone reprend la sous-unité de la devise sélectionnée (le centime par exemple), si celle-ci
existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous disposez de 21 caractères alphanu-
mériques maximum pour saisir la sous-unité correspondant à la monnaie de tenue de comptabi-
lité. Le programme utilisera cette information pour l’impression des montants en lettres.

Format montant
Cette zone reprend le format de la devise sélectionnée, si celle-ci existe dans la table des devi-
ses. Dans le cas contraire, vous pouvez définir le format de la monnaie de tenue de comptabilité.
Ce format est utilisé en saisie des journaux et lors des impressions dans les colonnes Débit et
Crédit. Le signe # remplace n’importe quel chiffre. Les chiffres non significatifs ne sont pas
imprimés. Un 0 force l’impression d’un chiffre (quelconque) à la position où il se trouve. Le format
par défaut est # ##0,00. La zone accepte jusqu’à 31 caractères (dont 4 décimales), chiffres, let-
tres ou signes de ponctuation.
Exemple
# ##0,00 Euros
Le programme imprime tout nombre avec au moins un chiffre des unités (0 s’il y a lieu) et deux
décimales (égales à 0 s’il y a également lieu). Les milliers sont séparés des centaines par un es-
pace, les décimales par une virgule. Le symbole de l’euro est ajouté à la fin de chaque nombre
(ne doit pas être saisi).
Exemple
# ###,00
Le programme n’imprime rien si le nombre est nul. S’il est décimal, il s’affiche avec deux chiffres.

Vous pouvez enregistrer trois formats différents pour les valeurs positives, négatives et nulles.
Ces formats devront être séparés par des points-virgules. Les nombres négatifs sont par défaut
précédés du signe moins (–).
Exemple
# ##0,00;(# ##0,00);0
Le programme affiche les nombres positifs suivant la présentation standard et les chiffres négatifs
entre parenthèses. Les nombres nuls sont représentés par un seul zéro.

Un format pourra être modifié : vous pourrez le passer de 2 à 3 décimales. L'inverse sera par con-
tre impossible si des écritures ont été enregistrées.
Un message vous demandera alors de confirmer ce changement.

Devise d’équivalence
Cette zone est initialisée par défaut à la valeur Aucune. Cependant, la zone à liste déroulante
vous permet de sélectionner une autre devise qui servira dans les calculs d’équivalence. Cette
devise d’équivalence permet :
• d’utiliser l’inverseur (affichage des valeurs à l’écran en devise d’équivalence),
• de régler les paramètres permettant la gestion automatique des écarts de conversion,
• d’équilibrer les écritures en export / import si la devise exportée ou stockée dans le fichier
d’import est la devise d’équivalence.

Si aucune devise n’est affectée à la devise d’équivalence, l’accès à l’Inverseur n’est pas autorisé.

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 Menu Fichier

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inver-

seur.

Application des Application des normes comptables internationales IFRS

normes IFRS Cette case sera cochée dans le cas où la société est concernée par les normes internationales
de tenue de la comptabilité IAS/IFRS.
Si la société n’est pas concernée, cas des entreprises n’ayant ni filiale ni maison mère à l’étran-
ger, il est conseillé de ne pas cocher cette case. Toutes les zones concernant l’IFRS seront ainsi
masquées à l’utilisateur et les fenêtres de saisie et d’affichage seront plus claires.
Si cette case est cochée, elle rendra disponible non seulement la zone qui suit, Saisie IFRS,
mais aussi toutes les fonctionnalités qui en dépendent :
• activation de la barre d’outils Norme,
• disponibilité des zones propres à l’IFRS dans l’option Plan analytique, la fonction Codes
journaux, la saisie des pièces, etc.
Il n’est plus possible de décocher cette zone dès l’instant où :
• un journal de type IFRS a été créé,
• un journal analytique IFRS a été créé,
• des écritures IFRS ont été saisies.
Saisie IFRS
Cette zone à liste déroulante offre les choix suivants :
• Journaux IFRS (valeur par défaut) : les écritures de type IFRS sont regroupées dans des
journaux de ce type et peuvent ainsi être retrouvées ou traitées plus rapidement.
• Tous types de journaux : les écritures IFRS sont autorisées dans tous les types de jour-
naux.
Cette option permet aux entreprises d’importer des écritures comptables issues de pro-
gramme ne permettant pas de distinguer les écritures IFRS des autres.
Il est toujours possible de modifier le contenu de cette zone de Journaux IFRS en Tous types
de journaux. Par contre, l’inverse n’est pas possible si des écritures de type IFRS ont été sai-
sies dans des journaux dont l’option Réservé IFRS n’a pas été cochée. Un message d’erreur le
signalera.

Généralités sur les normes IAS/IFRS. Les normes IAS/IFRS décrivent les standards de tenue de la
comptabilité à différents niveaux : présentation des états financiers, comptabilisation, règles par-
ticulières à certaines activités… afin de permettre aux sociétés multinationales possédant un siè-
ge ou des filiales à l’étranger de produire des documents comparables entre les différents modes
de tenue comptable nationaux.

L’application de ces normes n’est cependant pas obligatoire pour les entreprises ne présentant
pas cette particularité. C’est la raison pour laquelle, les fonctionnalités propres à ces normes et
proposées dans les programmes de comptabilité Sage sont optionnelles et, dans le cas où leur
application est nécessaire, les écritures saisies disposent de trois options de base :

• Nationale permettant de poursuivre une gestion comptable réservée au seul marché inté-
rieur français dans les mêmes conditions que par le passé sans référence aucune aux
normes IFRS ;

• IFRS applicable aux sociétés dont la comptabilité s’effectue exclusivement au niveau

européen ;

• Les deux : lorsque les entreprises doivent fournir des comptes sociaux à la fois aux nor-
mes françaises et internationales (pour la maison mère en France et les filiales à l’étran-
ger par exemple).

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 Menu Fichier

La présentation des états financiers selon les normes IAS/IFRS impose que les opérations comp-
tables spécifiques soient clairement identifiées :

• indication si les normes IFRS sont gérées ou non : les fonctions du présent encadré le
permettent ;

• notion de journal spécifique IFRS : dans le paramétrage des codes journaux,

• identification de chaque type d’écriture : nationale, IFRS ou les deux dans les fonctions de
saisie des écritures.

L’objectif de la norme IAS 14 est d’établir des principes de communication d’informations finan-
cières sectorielles (informations sur les différentes lignes de produits et services et sur les diffé-
rentes zones géographiques).

Le logiciel de comptabilité doit, en conséquence, être capable de fournir les informations selon
deux axes : Secteur d’activité et Zone géographique. Les états financiers doivent pouvoir être re-
présentés suivant ces deux axes.

Pour la mise en application de ce principe, le programme Sage 100 Comptabilité permet :

• La ventilation sectorielle se fera, pour des raisons de similarité de traitement, par l’intermé-
diaire d’un nouveau plan IFRS présent au sein des plans analytiques mais totalement dis-
socié de la saisie analytique ainsi que des options de saisie analytique affectées aux
comptes généraux et aux journaux.

• L’utilisation de deux modes de gestion possibles :

- un seul plan structuré avec des ruptures sur les Secteurs d’activité et les Zones géo-
graphiques,
- deux plans distincts.

• L’affectation de zones géographiques pour les tiers.

• Une ventilation sectorielle par défaut pour les comptes généraux avec l’utilisation de fonc-
tions pour récupérer automatiquement la zone géographique du tiers.

Exercice Exercice / Date début / Date fin

Le programme rappelle les dates de l’exercice saisies lors de la création du fichier comptable.
Vous pouvez modifier ces dates. La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans sépa-
rateurs).
Lorsqu’il existe plusieurs exercices dans le fichier, seules la date début du premier exercice et la
date fin du dernier sont modifiables.

Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable «à cheval» sur deux années civiles.

Le programme effectue un contrôle sur la validité des dates. Si vous saisissez une date de début
postérieure à la date de fin, un message vous prévient. Un exercice comptable est limité à 36
mois.

Le programme permet de gérer simultanément plusieurs exercices. Pour ouvrir un nouvel exer-
cice (précédent ou suivant), voir la commande «Nouvel exercice», page 685.

Changement d'exercice.
Lorsqu’un fichier comptable comporte plusieurs exercices, le menu Fenêtre en présente la liste. Vous pou-
vez ainsi sélectionner celui sur lequel vous désirez travailler. La sélection d’un de ces exercices modifie ins-
tantanément l’exercice affiché dans la présente fenêtre.
Un changement d’exercice referme automatiquement les fenêtres des commandes du menu Traitement (en
enregistrant les valeurs saisies).
Au démarrage, le programme sélectionne par défaut l'exercice correspondant à la date système. Pour

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 Menu Fichier

démarrer la comptabilité sur l'exercice utilisé lors des derniers traitements, utilisez le fichier REPRENDRE
LA COMPTA.

Supprimer un exercice : il suffit de sélectionner sa ligne et d’utiliser le bouton [Supprimer] de

la barre d’outils Navigation.
Vous pouvez supprimer un exercice dans la mesure où :
• aucune écriture n'a été passée sur l’exercice en question,
• il existe plusieurs exercices paramétrés dans le dossier,
• la suppression ne porte pas sur un exercice intermédiaire.
Les exercices clôturés sont précédés d’un cadenas fermé.

Longueur d’un compte

Les longueurs affichées ont été enregistrées lors de la création de la société. Vous pouvez les
modifier si aucun compte n’a été créé. Il ne sera pas possible de revenir d’une longueur flottante
à une longueur fixe. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe ou variable (de 3 à 13
caractères).
Exemple
Si la longueur choisie est 5, tous les comptes seront saisis sur 5 caractères.

Pour que le programme accepte des longueurs de comptes différentes, renseignez la zone par 0
(zéro). La longueur des comptes saisis pourra varier de 3 caractères numériques à 13 alphanu-
mériques. La longueur des comptes est dite «flottante».

Il est conseillé de laisser flottante la longueur des comptes si vous voulez pouvoir récupérer le plan compta-
ble du fichier comptable livré avec le programme. Si vous souhaitez utiliser la possibilité de complément
des comptes par des zéros (volet «Préférences»), il est conseillé de paramétrer une longueur fixe des
comptes.

Format Quantité
Ce format est utilisé en saisie des journaux, dans la colonne Quantité. Son utilisation est simi-
laire à celle de la zone Format montant.

Gestion des budgets

Version Cette zone est disponible à partir de la version 100 Pack.
Cette zone permet de demander une gestion des budgets par compte général ou section analyti-
que. La zone à liste déroulante propose trois options :
• Aucune : le programme ne permet pas la saisie de budgets ni sur les fiches des comptes,
ni sur les fiches des sections analytiques. L'accès aux fiches de saisie correspondantes
est impossible,
• Axe analytique : des budgets peuvent être enregistrés sur chaque fiche de section analy-
tique. Un volet «Budgets» sera alors disponible,
• Axe général : des budgets peuvent être enregistrés sur chaque fiche de compte général.
Un volet «Budgets» sera alors disponible.

Après la saisie du premier budget, cette zone n'est plus modifiable. Quelle que soit l’option sélectionnée,
vous avez toujours la possibilité de saisir des dotations sur les postes budgétaires.

Norme EDI
Si cette option est cochée, le programme s'adapte automatiquement aux contraintes de la norme
EDI. La longueur maximale d'un numéro de compte général passe à 12 caractères maximum.
Lors de la saisie d'un compte de nature client ou fournisseur, le programme oblige l'utilisateur à
saisir un compte de tiers.

Cette case à cocher n'est plus accessible après la création du premier compte.

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Norme DGI
Cette option répond aux exigences du Bulletin Officiel de Impôts 13-L-1-06 N°12 qui définit -
entre autre- les obligations des comptabilités informatiques en matière de conservation des don-
nées et donc d’archivage.
Par défaut, cette option n’est pas cochée.
Si vous validez cette option en cochant la case, le programme générera un message d’alerte
dans les cas suivants :
• Lors de la génération EDI de la TVA ; dans ce cas la clôture de la période M-1 est systé-
matiquement proposée.
• Si plus de deux exercices non clôturés sont en présence ; dans ce cas le message devient
bloquant. Il vous faut alors procéder à la clôture de l’exercice le plus ancien en liste.
• A l’ouverture des journaux ; dans ce cas la clôture de la période M-2 est proposée.
Si par la suite, vous décochez cette case, le programme affichera le message d’alerte suivant :

«Attention ! La modification de ce paramètre engage votre responsabilité

dans le cadre du BOI 13-L-1-06 N°12 sur les comptabilités informatisées.
[OK]»

Volet Contacts - A propos de…

Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet «Contacts» ou sur le bouton ci-contre pour
la version Macintosh du programme.

Le volet «Contacts» regroupe les différents contacts au sein de votre société. Leur nombre est
illimité.

Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de té-
léphone fixe et portable ainsi que télécopie de chacun.

Civilité
Zone à liste déroulante permettant d’indiquer devant le nom du contact :
• M. : pour Monsieur ; le programme indique cette information par défaut ;
• Mme : pour Madame ;
• Melle : pour Mademoiselle.

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Nom
Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement du nom du contact.

Prénom
Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement du prénom du contact.

Service
Zone à liste déroulante reprenant les noms des contacts définis dans l’option Fichier / A propos
de votre société / Options / Service des contacts.

Fonction
Zone de 35 caractères maximum permettant l’enregistrement de la fonction du contact.

Type de contact
Zone à liste déroulante reprenant les types de contacts définis dans Fichier / A propos de … /
Options / Type contact.

A l’initialisation de la société, le type de contact Interlocuteur est proposé par défaut.

Cliquez sur le bouton [Adresse] afin de renseigner l’adresse du contact. La fenêtre «Adresse du
contact» s’ouvre. Renseignez les zones puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider ou sur le bou-
ton [Annuler] pour abandonner la saisie.

Ces informations sont notamment utilisées pour la gestion des contacts Entreprise dans les dossiers de
recouvrement.

Lors de la conversion d’un fichier, les zones d’adresse des contacts sont mises à blanc.

Télécommuni- La zone est composée des éléments suivants :

cation
• Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
• Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
• Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et
• E-mail (69 caractères alphanumériques maximum).
La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie
et d’envoyer un message à l’adresse indiquée.

Volet Paramètres - A propos de…

Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet «Paramètres» ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.

Le volet «Paramètres» comporte trois sous-volets :

• «Sous-volet Saisie – Volet Paramètres», page 63,

• «Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres», page 67,
• «Sous-volet Recouvrement – Volet Paramètres», page 68.
Ces sous-volets sont accessibles par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante
sur Macintosh.

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Sous-volet Saisie – Volet Paramètres

Ce sous-volet permet :

• de gérer les numéros de pièce,

• d’adapter le programme à vos habitudes de travail ainsi qu’à votre activité (délai client
maximum, validation en saisie, saisie cabinet comptable…),

• de déterminer les registres gérés par la société,

• de définir les journaux des à-nouveaux et les comptes concernés,
• de préciser les comptes de résultat de l’exercice,
• de définir le mode de gestion de la TVA sur encaissements,
• d’enregistrer le nombre de jours maximum des délais de règlement clients.

Gestion des Protection de la zone N° pièce

numéros de Cette case à cocher permet d’interdire la saisie et la modification des numéros de pièce quel que
pièce soit le journal.

Numérotation continue pour le fichier

Cette case à cocher n’est accessible que si l’option Protection de la zone N° pièce est cochée.
Elle permet d’avoir une numérotation unique et continue pour l’ensemble des journaux.

Le journal des à-nouveaux est toujours exclu de cette numérotation.

Lorsque la case est cochée, au niveau de la commande Structure / Codes journaux :

- Tous les journaux ont l’option non modifiable de numérotation Continue pour le fichier ;
- Le journal des à-nouveaux a, par défaut, l’option Continu pour le journal. Il a donc une numérota-
tion à part de la numérotation générale.

Incidences de La protection des numéros de pièce a une incidence sur toutes les fonctions alimentant les jour-
la protection naux, c'est-à-dire :
des numéros de
pièce • Saisie des journaux : le numéro de pièce est affecté au moment de la validation de la
ligne.

© Sage 63
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• Saisie par modèle : le numéro de pièce est affecté au moment de la validation de la pièce.
• Interrogation générale / Interrogation tiers : les écritures générées par ajustement lettrage
manuel ou automatique sont numérotées à partir du dernier numéro de pièce utilisé quelle
que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.

• Import des écritures au format Sage 100 et 30 : si le numéro de pièce est protégé, l'import
dans ce format doit également l'appliquer. Le numéro de pièce qui figure dans le fichier est
donc recalculé à partir du dernier numéro utilisé pour le fichier ou journal selon le cas.

• Importation des écritures au format Sage et Ciel (Communication) : l'option Conserver la

référence pièce d'origine est systématiquement appliquée, quelle que soit sa valeur.

• Importation des écritures au format Sage ou Sage Expert (Synchro compta +) : afin de
conserver l’équilibre des pièces, il est conseillé à l’utilisateur de cocher les options Protec-
tion de la zone N° pièce et Numérotation continue pour le fichier. En effet, si le
numéro de pièce est absent du fichier comme par exemple pour les écritures générées à
partir du programme Sage Expert, l’application doit la renuméroter automatiquement. La
renumérotation se fera en fonction de l’ordre de tri suivant : code journal, date, numéro de
pièce, référence pièce.

Ce processus n’empêche pas la présence d’un même numéro sur plusieurs pièces comptables mais garan-
tit l’unicité des pièces par période (indispensable pour une bonne gestion de la TVA).

• Rapprochement bancaire : les écritures d'ajustement sont numérotées à partir du dernier

numéro de pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.

• Ecritures d'abonnement : les écritures générées sont numérotées à partir du dernier

numéro de pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.

• Réévaluation des dettes et créances : les écritures générées sont numérotées à partir du
dernier numéro de pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.

• Déclaration de taxes : les écritures générées sont numérotées à partir du dernier numéro
de pièce utilisé quelle que soit la valeur définie dans le modèle de saisie.

Saisie cabinet Complément à zéro

Si cette option est cochée, le programme complète automatiquement par des zéros la racine du
compte saisi, s’il existe. Si le compte n’existe pas, la liste des comptes apparaît pour vous per-
mettre d’en choisir un.

Il est nécessaire que la longueur des comptes soit fixe et non flottante. Reportez-vous au «Volet
Initialisation - A propos de…», page 56 de cette même fonction.

Cette option est grisée lorsque les comptes généraux sont de longueur variable.

Validation par
Cette option détermine le mode de déplacement du curseur en saisie (si vous préférez le clavier
à la souris).
• Tabulation : vous actionnerez la touche TABULATION du clavier pour déplacer le curseur
sur les zones de saisie à renseigner.
• Entrée : vous utiliserez la touche ENTREE.
Cette option ne concerne que la commande Traitement / Saisie des journaux.
Dans les autres fenêtres, la touche TABULATION permet de se déplacer de zone en zone.

Vous pourrez également utiliser la souris en cliquant successivement sur les zones à renseigner.

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Registre Ces options permettent de sélectionner le type de registre géré dans votre société. Les deux re-
gistres proposés (révision et taxe) regroupent des informations complémentaires relatives aux
écritures.

Gestion registres révision

Les registres Révision sont utilisés dans le cadre d'une révision comptable des comptes. La sai-
sie de ces registres pourra s'effectuer en saisie des écritures et en interrogation de compte.

Gestion registres taxe

Les registres Taxe sont utilisés pour gérer les cas particuliers de taxes. Ils constituent également
l’élément de base pour la gestion de la TVA aux encaissements. Leur utilisation pour la déclara-
tion de taxes aux encaissements sera décrite au chapitre traitant de la saisie des journaux.
En fonction du (ou des) registre(s) coché(s), lors de la saisie des journaux, le programme propo-
sera une fenêtre de saisie supplémentaire, permettant l'enregistrement des informations néces-
saires au registre.

Les registres de taxes sont également utilisés pour le calcul de la créance HT dans la gestion des
provisions. La case Gestion registres taxe doit être cochée afin de permettre la génération des écri-
tures de perte, reprise ou créance irrécouvrable.

Registres taxe
Cette zone à liste déroulante offre les choix suivants :
• Mise à jour automatique : les registres taxe sont mis à jour automatiquement. Cette
option s’applique dans les cas suivants :
- en saisie à partir d’un modèle,
- en saisie manuelle dès que l’équilibre d’une pièce est vérifié.
• Pas de mise à jour : aucune mise à jour du registre des taxes n’est effectuée.
• Après confirmation : la mise à jour des registres de taxes est subordonnée à confirma-
tion.

TVA sur les Utilisation des registres

encaissements Par défaut cette case n’est pas cochée. Si vous la cochez, le calcul des registres de trésorerie
sera effectué selon le mode d’affectation de la TVA défini ci-dessous.
Version L’utilisation des registres taxes pour la détermination de la TVA sur les encaissements n’est dis-
ponible qu’en version Pack +.

Les registres de taxes sont également utilisés pour le calcul de la créance HT dans la gestion des
provisions. La case Utilisation des registres doit être cochée afin de permettre la génération des
écritures de perte, reprise ou créance irrécouvrable.

Mode d’affectation
Cette zone permet de calculer pour chaque règlement enregistré, qu’il soit total, partiel, multié-
chéances ou multifactures, la répartition du montant entre hors taxe et TVA.
Il existe deux modes d’affectation :
• Au prorata des montants Hors Taxe : c’est la valeur proposée par défaut.
• Priorité aux taux sur les débits : les affectations de TVA seront effectuées en priorité
pour les taux sur débit, ensuite pour les taux sur encaissements et à régime égal pour les
taux les plus élevés.

Journaux de Type d’écriture

report des à- Le type des écritures passées sur ce journal sera au choix :
nouveaux

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• Normal : ce type correspond aux écritures de gestion quotidienne (achat, vente...).

• A-nouveau : ce type correspond aux écritures d’à-nouveaux saisies directement par l’utili-
sateur dans le journal désigné plus haut.

Journal général
Renseignez dans cette zone le code du journal général des à-nouveaux. Cette information
permet :
• de proposer automatiquement ce journal, lors de la génération des à-nouveaux en fin et
en début d’exercice,
• d’attribuer aux écritures saisies sur ce journal, lors de la création d’un nouveau dossier
comptable ou lors d’ajustements effectués, le type «à-nouveau manuel».
Les écritures générées par la commande Nouvel exercice conservent le statut «à-nouveau» quel
que soit le journal sélectionné : journal d’à-nouveaux défini ou autre journal de type général.

L’option Réservé IFRS du journal de type Général sélectionné ne doit pas être cochée. Si tel est le
cas, un message d’alerte bloquant s’affichera. Il faudra alors sélectionner un autre journal.

Lors de la saisie ou de la modification d’éléments comptables dans ce journal des à-nouveaux, les écritures
peuvent avoir le statut «à-nouveau» et être gérées comme telles dans les éditions du Grand-livre et de la
Balance.

Journal OD analytique
Zone permettant de saisir ou de sélectionner un code journal d’OD analytiques pour les reports
des sections analytiques. Cette information n’est pas obligatoire.

Journal IFRS
Cette zone permet de saisir ou de sélectionner un journal pour les reports des à-nouveaux IFRS.
Cette saisie n’est pas obligatoire.
Si la gestion IFRS n’a pas été sélectionnée, cette zone n’apparaît pas.
Si la gestion IFRS a été paramétrée, les sélections possibles dans cette zone dépendent du
choix fait dans la zone Application des normes comptables IFRS du volet «Initialisation» de la
présente fonction :
• si le choix porte sur Journaux IFRS, seule la sélection d’un journal de type Général avec
l’option Réservé IFRS cochée est autorisée ; dans le cas contraire un message d’alerte
bloquant s’affichera ;
• si le choix porte sur Tous les types de journaux, il est possible de sélectionner n’importe
quel journal de type Général. Un message d’alerte bloquant s’affiche si le journal n’est
pas de ce type.

Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Journal ODA IFRS

Zone permettant de saisir ou de sélectionner un code journal d’OD analytiques pour les reports
des à-nouveaux IFRS. Cette information n’est pas obligatoire. Cette zone est masquée si la ges-
tion IFRS n’a pas été demandée.
Si le choix fait dans la zone Application des normes comptables IFRS du volet «Initialisation»
de la présente fonction est Journaux IFRS, seule la sélection d’un journal comportant l’option
Réservé IFRS cochée est autorisée ; dans le cas contraire un message d’alerte bloquant s’affi-
chera.

Résultat de Comptes
l’exercice Pour la génération des à-nouveaux et l’affectation du résultat, il est possible de définir les comp-
tes utilisés par défaut pour les comptes d’ouverture, de bénéfice et de perte.

© Sage 66
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Délai client maximum (jours)

Indiquez le nombre de jours maximum toléré pour les règlements clients.
Lors de l'enregistrement des écritures, le programme propose une date d'échéance calculée
automatiquement (modifiable) en fonction du mode de règlement enregistré dans la fiche du tiers
(commande Plan tiers).
Si lors de la validation d’une ligne d’écritures sur un tiers de type client, le nombre de jours
d’échéance calculé par le programme est supérieur au délai fixé ici, un message d’avertissement
apparaît.

Ne saisissez rien dans cette zone, si vous ne souhaitez pas effectuer de contrôle sur le délai des règle-
ments clients.

Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres

Ce volet regroupe les options spécifiques à la gestion des extraits permettant la génération des
écritures comptables.

Génération des Les zones de cet encadré permettent de générer des écritures comptables à partir des mouve-
écritures comp- ments bancaires saisis ou incorporés.
tables
Recherche systématique des écritures
Cette option permet, lors de la saisie des extraits bancaires, la recherche des écritures non let-
trées du tiers afin de les lettrer avec les écritures de règlement saisies.

Type d’écart
Liste déroulante permettant de préciser le type d’écart à partir duquel sera effectuée la recherche
des écritures non lettrées :
• Ecart de montant : (valeur par défaut) la recherche d’écritures s’effectue sur le montant.
• Ecart de pourcentage : la recherche d’écriture s’effectue sur un pourcentage qui peut
éventuellement dépasser 100 % du mouvement bancaire saisi.

Ecart de montant
Cette zone sert à la saisie de la valeur de tolérance pour la recherche des écritures non lettrées.
Elle portera sur les écritures en tenant compte de la fourchette définie (en plus ou en moins).
Cette valeur doit être saisie en montant ou en pourcentage en fonction du choix fait dans la zone
Type d’écart.

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En cas de pourcentage, celui-ci ne doit pas comporter de décimales.

Exemple
Pour un montant de 100 avec un écart de 3, le programme affichera la liste des écritures dont le
montant est compris entre 97 et 103, bornes comprises.

Compte d’attente
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le compte par défaut utilisé pour la généra-
tion des écritures comptables.

Report du N° d’extrait
Liste déroulante permettant de préciser dans quelle colonne sera reporté le numéro de l’extrait
de compte issu de la fonction Saisie des opérations bancaires :
• Pièce trésorerie (valeur par défaut),
• Référence,
• N° de pièce. Ce dernier choix n’est pas disponible dans le cas où une numérotation des
journaux continue pour le fichier a été paramétrée et la protection du numéro de pièce
demandée.

Voir les fonctions «Saisie des opérations bancaires», page 379, «Codes journaux», page 280
ainsi que le «Sous-volet Saisie – Volet Paramètres», page 63.

Une écriture de contrepartie unique

Cette option, si elle est cochée, centralise en une seule ligne les écritures. Par défaut (non
cochée) autant de lignes d’extraits que de pièces sont générées.

Escomptes Code journal

clients / four- Zones permettant l’enregistrement du code journal sur lequel seront passées les écritures relati-
nisseurs ves aux écarts d’escomptes clients ou fournisseurs issues de la fonction Saisie des opérations
bancaires.

Modèle
Zones à liste déroulante permettant de sélectionner le modèle de saisie qui permettra le calcul
des écarts d’escomptes accordés aux clients ou par les fournisseurs.

Suppression des extraits après incorporation

Si cette case est cochée, le programme supprimera automatiquement le fichier de transfert des
extraits de comptes après l’avoir incorporé (téléchargé) dans le fichier comptable.

Rapprochement sur
Cette zone permet d’indiquer sur quelle devise est effectué le rapprochement bancaire
automatique :
• Monnaie de tenue de comptabilité (valeur par défaut),
• Devise du RIB.

Sous-volet Recouvrement – Volet Paramètres

Ce volet permet d’effectuer les premiers paramétrages donnant à l’entreprise une lisibilité sur les
recouvrements clients. Il propose de :
• gérer les pénalités de retard,
• gérer les frais d’impayés,
• déterminer le solde minimum d’un rappel,
• définir le journal et les modèles de saisie relatifs aux écritures de provision,

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• définir le compte relatif aux créances irrécouvrables,

• sélectionner un modèle de relevé qui sera utilisé dans la gestion des dossiers de recou-
vrement.

Pénalités de Lorsque vous cochez cette zone vous renseignez le paramétrage nécessaire au calcul et à la
retard comptabilisation des pénalités de retard.

Taux
Indiquez le taux à imputer sur le montant de la facture au prorata des jours de retard. Ce taux est
celui déterminé dans les conditions générales de vente de votre entreprise.

Imputation pénalités
Sélectionnez le mode d’imputation des pénalités :
• par ordre d’échéance, c’est à dire par ordre des écritures pointées,
• proportionnellement au montant des écritures pointées.
Ce calcul sera réalisé lors des lettres de rappel.

Un bouton [Mise à jour comptable des pénalités et frais d’impayés] lancera le traitement

Code journal
Sélectionnez le code journal (de type Général) sur lequel les pénalités de retard doivent être
enregistrées.

Modèle de saisie
Un modèle de saisie Pénalités de retard est proposé dans les modèles de saisie. Vous pouvez le
sélectionner parmi ceux proposés dans la liste déroulante, ou en sélectionner un que vous avez
vous-même créé.
Des écritures seront ainsi automatiquement enregistrées suivant ce modèle dans le journal indi-
qué ci-dessus.

Frais d’impayés Cette zone, non cochée par défaut, gère le paramétrage nécessaire au calcul et à la comptabili-
sation des frais d’impayés. Ces derniers sont calculés suivant leur code journal et leur schéma
d’écriture.

© Sage 69
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Code journal
Sélectionnez le code journal (de type Général) sur lequel les pénalités de retard doivent être
enregistrées.

Modèle de saisie
Un modèle de saisie Frais d’impayés est proposé dans les modèles de saisie. Vous pouvez le
sélectionner parmi ceux proposés dans la liste déroulante, ou en sélectionner un que vous avez
vous-même créé.
Des écritures seront ainsi automatiquement enregistrées suivant ce modèle dans le journal indi-
qué ci-dessus.

Un bouton [Frais d’impayés] ouvrira une fenêtre de saisie du montant.

Solde mini- Solde minimum

mum de rappel Zone de 14 caractères numériques permettant de définir le seuil en dessous duquel les relances
ne sont pas effectuées. Si aucun montant n’est renseigné, les relances seront effectuées quel
que soit le solde débiteur du compte de tiers. Les valeurs négatives sont interdites dans cette
zone.

Ecritures de Code journal

provision Sélectionnez le code journal sur lequel seront générées les écritures comptables de provision.
La liste déroulante propose l’ensemble des codes journaux de type général.

Dotation aux provisions

Sélectionnez le modèle de saisie qui sera proposé pour la saisie des écritures de dotation aux
provisions. La liste déroulante propose l’ensemble des modèles de saisie de type général.

Reprise sur provisions

Sélectionnez le modèle de saisie qui sera proposé pour la saisie des écritures de reprise sur pro-
visions. La liste déroulante propose l’ensemble des modèles de saisie de type général.

Créances irré- Compte de perte

couvrables Sélectionnez le compte sur lequel seront générées les écritures comptables de perte sur créan-
ces irrécouvrables. La liste déroulante propose l’ensemble des comptes généraux.

Modèle de Le bouton [Attacher...] permet de sélectionner un fichier de mise en page *.BMA qui servira lors
relevé de la génération du relevé depuis le dossier de recouvrement.

Le bouton [Supprimer] permet de détacher le fichier de mise en page *.bma précedemment sé-
lectionné.

Volet Préférences - A propos de…

Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet «Préférences» ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.

Le volet «Préférences» permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie,
l’importation ou l’exportation des données, les éditions… du dossier.

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Paramètres de Equilibre devises

saisie La zone vérifie l’équilibre des lignes exprimées en devises, à savoir :
Montant en devise * Cours de la devise = Montant en monnaie de tenue de comptabilité.
Windows Cette zone existe uniquement dans la version 100 Pack +.
La zone à liste déroulante propose quatre actions en cas de déséquilibre :
• Non : aucune correction n’est effectuée. C’est la valeur proposée par défaut par le logiciel.
• Afficher un message d’alerte : aucune modification n’est effectuée, mais un message
s’affiche pour prévenir du déséquilibre.
• Modifier le montant en devise : le montant en devise est automatiquement ajusté pour
vérifier l’égalité.
• Modifier le cours de la devise : le cours est recalculé pour conserver les montants en
devises et les montants en monnaie locale.

Affectation analytique
Cette zone permet de définir le traitement que le logiciel doit effectuer en saisie d’écritures sur
les comptes faisant l’objet d’une répartition analytique par défaut. La ventilation peut être :
• Manuelle : la ventilation se fait manuellement lors de la saisie.
• Automatique : la ventilation analytique s’opère automatiquement dès qu’une ligne d’écri-
ture comportant une ventilation analytique par défaut est validée.
• Après confirmation : la fenêtre «Saisie analytique» s’affiche avec la répartition par défaut
et il vous est demandé de la confirmer.

Pour ces trois options, la fenêtre de saisie analytique n’apparaît que si l’option Saisie analytique est cochée
au niveau du journal et du compte.

Ventilation des quantités/devises

La zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Non : le logiciel n’effectue aucune vérification de la ventilation analytique, que ce soit en
quantité ou en devises. De ce fait, l’utilisateur peut, au choix et ponctuellement, effectuer
manuellement une répartition en quantité ou en devises.
• Quantité : le contrôle est automatiquement effectué sur la zone Quantité qui doit être
ventilée à 100% sur les cinq premiers plans analytiques.
• Devise : le contrôle est automatiquement effectué sur la zone Montant devise qui doit
être ventilée à 100% sur les cinq premiers plans analytiques.

© Sage 71
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Numéro de pièce règlement

Cette zone permet lors de la génération des règlements de stocker le numéro du chèque dans
une des zones suivantes :
• Numéro de pièce : le «1er numéro» précisé dans la fenêtre de génération des règlements
est placé dans la colonne Numéro de pièce du journal de banque choisi pour le règle-
ment. Ce numéro est bien sûr incrémenté pour chaque ligne de règlement.
• Référence : le logiciel numérote la pièce automatiquement en fonction du journal. De ce
fait, la facture perd sa référence d’origine, mais le journal conserve sa numérotation auto-
matique.
• Libellé : le numéro de chèque est indiqué dans les premiers caractères du libellé. Ce der-
nier est ensuite complété par le libellé d’origine ou le libellé automatique selon le choix de
l’utilisateur.

Appel des tiers

La zone à liste déroulante propose les choix suivants pour la saisie des tiers en saisie des
journaux :
• Sur le numéro : lors de la saisie, la liste des tiers affichée est triée en fonction de la zone
Numéro (valeur par défaut).
• Sur l’abrégé : lors de la saisie, la liste des tiers affichée est triée en fonction de la zone
Abrégé.

Appel des sections

La zone à liste déroulante propose les choix suivants pour la saisie des sections analytiques en
saisie des journaux :
• Sur le numéro : lors de la saisie, la liste des sections affichée est triée sur la zone
Numéro (valeur par défaut).
• Sur l’abrégé : lors de la saisie, la liste des sections affichée est triée sur la zone Abrégé.
Seuil équilibre de TVA
Déterminez le montant du déséquilibre maximum au-dessus duquel le programme pourra géné-
rer des écritures d’écart.
Exemple
Montant TTC = 218
Formule calculant la TVA : (218/1+1,196)x0,196 = 35,73
Formule calculant le HT : 35,73/0,196 = 182,30
or 35,73+ 182,30 = 218,03 d’où un écart de 0,03.
Si l’écart est < ou = au seuil équilibre TVA paramétré, l’écart est imputé au montant HT.
Si l’écart est > ou = au seuil équilibre TVA paramétré, le programme génère une écriture d’écart,
pour le montant de l’écart.

Ouverture compte en saisie

Si cette option est cochée, le programme autorise la création d'un compte en cours de saisie
d'un journal. Dans ce cas, tapez le radical du compte à créer suivi de ? pour accéder directement
à la fiche de création d'un compte.

Extourne/annulation en négatif
Cochez cette case d’option pour permettre de contre-passer les écritures en négatif par la fonc-
tion Visualisation d’une pièce.

Suppression après validation

Cochez cette option pour autoriser la suppression d'une écriture (ou plusieurs) dans le journal
tant que celui-ci n’a pas été clôturé.

Après une clôture, partielle ou totale, la suppression d'une écriture (enregistrée sur la période clôturée)
devient impossible même si cette case est cochée.

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Interdire les éléments en sommeil

Cette case est non cochée par défaut. Cochez-la si vous souhaitez interdire totalement l’utilisa-
tion des éléments mis en sommeil lors de création ou modification de données. Dans ce cas,
chaque fois qu’un élément mis en sommeil sera sollicité dans une commande de création ou de
modification de données (saisie écriture , interrogation et lettrage etc.), un message d’alerte blo-
quant apparaîtra à l’écran.

La commande Fichier/Importer n’est pas concernée par cette interdiction.

Import Mise à jour en import

Le programme permet d’importer un fichier de comptes de tiers.
Si le fichier importé contient un numéro de compte de tiers existant déjà dans le fichier compta-
ble, indiquez le mode de mise à jour à effectuer :
• Sans modification : la procédure d’importation sera stoppée dès lors que le fichier
d’importation contient un compte de tiers existant dans le fichier comptable,
• Modification : (valeur par défaut) le programme remplacera le compte de tiers du fichier
comptable par celui du fichier importé,
• Choix manuel : le programme affichera un message vous invitant à confirmer ou non la
mise à jour du compte.
Le paramétrage de cette zone s’applique également à l’importation des comptes en provenance
de fichiers Sage (fichiers d’exportation comportant l’extension .PNC).

Les paramétrages faits dans cette zone ne sont pas observés lors d’importation de données à l’aide de la
commande Fichier / Synchro compta.

La mise à jour porte sur les zones du fichier d’importation suivantes.

Champ Type Interprétation dans la comptabilité Mise à jour

Type de compte G Général Non applicable

X Auxiliaire
A Analytique

Code du compte 13 AN (a) Numéro de compte ou de section Non modifiable

Intitulé 31 AN Modifiable

Sens privilégié / Nature (b) 1 AN Voir ci-dessous Non modifiable

Caractéristiques 2 AN Non repris

Niveau d’accessibilité 1 AN Non repris

Regroupement / Compte 13 AN Pour les tiers, correspond au compte

associé collectif

Adresse 1 21 AN Modifiable

Adresse 2 21 AN Modifiable

Code postal 6 AN Modifiable

Ville 21 AN Modifiable

Téléphone 15 AN Modifiable

a. AN : caractère alphanumérique.
b. Sens privilégié / Nature : voir les explications ci-dessous.

Sens privilégié / Nature : l’information de ce champ est reprise de la manière suivante :

• Comptes généraux : non repris.

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• Comptes de tiers : correspond au type de tiers :

- C : client,
- F : fournisseur,
- D ou vide : autre (sauf si le compte associé est de nature Salarié).
Dans le cas d’un compte de nature Salarié, lors de l’importation le logiciel vérifie pour les comp-
tes de type D si le compte général associé appartient à la nature de compte Salarié définie dans
l’option A propos de… / Options / Nature de compte et lui attribue, le cas échéant, cette nature.
Dans le cas contraire, le type Autre est attribué.

Equilibre journal
Cette option est utilisée pour l’import des écritures. Deux choix vous sont offerts si le programme
constate que les journaux en import sont déséquilibrés :
• Non : la procédure d’import est arrêtée.
• Par journal / période : une écriture d’écart est générée pour chaque journal / période pré-
sentant un déséquilibre.

Appliquer la préventilation des comptes

Si aucune ventilation n’a été réalisée sur les écritures importées, le programme récupère la pré-
ventilation analytique des comptes généraux et des comptes tiers et les impute sur les écritures
importées.

Si le compte de tiers de l’écriture possède une préventilation IFRS, celle-ci est affectée en priorité.

Automatisation Compte d’écart débit / Compte d’écart crédit

des écarts Ces zones doivent être obligatoirement renseignées si l’option Par journal / période a été
sélectionnée dans la zone Equilibre journal. Les zones à liste déroulantes vous permettent de
choisir dans le plan comptable de la société les comptes généraux appropriés.
Les comptes d’écart débit et crédit paramétrés pour l’import sont également utilisés pour la
génération automatique des écritures d’écart d’arrondi de conversion lors de la saisie d’écritures
en devise.

La fonction d’automatisation des écritures d’écart d’arrondi de conversion est détaillée au para-
graphe Saisie d’un mouvement en devise de la fonction «Journaux de saisie», page 422.

Vous devez également renseigner ces deux zones si vous utilisez l’EuroPass’Port, afin d’équilibrer les jour-
naux après conversion des montants.

Pour en savoir plus sur la procédure de basculement vers l’Euro avec l’EuroPass’Port, reportez-
vous au «Guide de l’Euro».

Analyse Grand-livre
Cette zone permet de définir trois périodes de comparaison pour l'impression du grand-livre des
comptes. Indiquez ici la durée, exprimée en mois, de chacune de ces périodes.
Exemple
Si la première période est de 3 mois, il sera possible d’adjoindre à un Grand-livre au 30/06, une
colonne de solde du 01/01 au 31/03 correspondant aux trois mois définis dans cette première pé-
riode.
Pour enregistrer les périodes d’analyse, opérez de la façon suivante :
• sélectionnez tout d’abord une des trois périodes dans le menu local (la période 1 est la
plus rapprochée, la période 3 la plus éloignée) ;
• tapez le nombre de mois dans la zone de saisie de droite ;
• répétez l’opération pour les deux autres périodes.

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Exemple
Si les périodes sont définies comme suit, pour un exercice de 12 mois : Période 1 : 4 - Période 2 :
5 - Période 3 : 3 - La période 1 correspondra aux 4 premiers mois de l'exercice. La période 2, aux
9 premiers mois. La période 3, aux 12 mois de l'exercice.

Résultat à zéro
Pour les impressions, le programme vous permet de demander ou non l’impression des mon-
tants à zéro.
• Imprimer blanc : les résultats à zéro ne seront pas imprimés,
• Imprimer zéro : les résultats à zéro seront affichés sous la forme 0,00 (en fonction du for-
mat des montants choisi).
Exemple
Si le solde d’un compte mouvementé est nul, la colonne Solde de la Balance sera vide si l’option
Impression blanc a été choisie ; elle contiendra 0,00 si Impression zéro a été sélectionné.

Impression référence
Deux choix sont possibles :
• N° facture si vous souhaitez que le numéro de la facture apparaisse dans l’édition,
• Référence si vous souhaitez que la référence de la pièce apparaisse dans l’édition.
Confirmation suppressions
Cette zone permet de demander une confirmation «manuelle» de l'utilisateur lors des suppres-
sions. Trois options sont proposées :
• Aucune : en cas de suppression, le programme s'exécute immédiatement sans demander
confirmation à l'utilisateur ;
• Eléments : le programme demande confirmation avant toute suppression ; si la demande
de suppression concerne plusieurs éléments, une confirmation est demandée pour
chacun ;
• Liste : le programme demande également confirmation avant toute suppression ; à la dif-
férence de l'option précédente, si la demande de suppression concerne plusieurs élé-
ments, la confirmation est globale.
Cette zone ne concerne que le fichier comptable en cours d'utilisation. Si vous souhaitez proté-
ger la suppression de données par poste de travail (en réseau notamment), enregistrez vos
réglages dans la commande Fenêtre / Préférences.

Code traitement
Cette zone détermine les informations proposées par défaut lors de la création d'un compte.
Deux options sont proposées : Proche et Par nature.
• Proche : lors de la création d'un compte de type Détail, le programme recopie le paramé-
trage du compte dont le numéro est le plus proche.
Les informations récupérées sont : Report à-nouveau (Aucun, Solde, Détail), Type
(Détail), ainsi que toutes les options des cases à cocher.
Exemple
Les comptes suivants sont créés :
444Etat-Impôts sur les bénéfices,
4455TVA à décaisser,
4458TVA à régulariser.
Lors de la création du compte 4456 TVA déductible…, le programme récupère le paramé-
trage du compte 4455 (le plus proche numériquement).

• Par nature : les options paramétrées au niveau de la nature de compte pour l'intervalle
concerné sont appliquées.

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La définition des options applicables par nature et par intervalle est détaillée dans l’option
«Nature de compte», page 105.

Volet Fiscal – A propos de…

On accède au volet «Fiscal» en cliquant sur l’onglet correspondant sur Windows et sur
le bouton [Fiscal] sur Macintosh.

Le volet «Fiscal» comporte trois sous-volets :

• «Sous-volet Comptabilisation – Volet Fiscal», page 76,

• «Sous-volet Cerfa – Volet Fiscal», page 78,
• «Sous-volet EDI-TVA – Volet Fiscal», page 79.
Il contient toutes les informations relatives à la définition des comptes et paramètres de compta-
bilisation des écritures de TVA.
Macintosh Le sous-volet «EDI-TVA» est absent de la version Macintosh.

Rappelons que l’on accède aux sous-volets par des onglets sur Windows et par une zone à liste
déroulante sur Macintosh.

Sous-volet Comptabilisation – Volet Fiscal

Ce sous-volet contient toutes les informations relatives à la définition des comptes et paramètres
de comptabilisation des écritures de TVA.

Mise à jour des Code journal

écritures de Sélectionnez le code journal (de type Général) sur lequel les écritures de TVA doivent être enre-
taxes gistrées.
Un message d’erreur s’affiche si le type du journal est incorrect.

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 Menu Fichier

TVA à décaisser
Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour équilibrer le journal si
son solde est débiteur (exemple : 4455100).

Crédit de TVA
Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour équilibrer le journal si
son solde est créditeur (exemple : 4456700).

Ecart d’arrondi débit

Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour générer les écritures
d’écart liées aux différences d’arrondis survenues lors de la génération des écritures de TVA. En
France, il s’agit du compte 658000 – Charges de gestion courante.

Ecart d’arrondi crédit

Le compte sélectionné sur cette zone sera utilisé par le programme pour générer les écritures
d’écart liées aux différences d’arrondis survenues lors de la génération des écritures de TVA. En
France, il s’agit du compte 758000 – Produits de gestion courante.

L’arrondi est effectué à la valeur entière la plus proche selon les nouvelles règles d’arrondi.

Pour chaque compte de TVA le programme enregistre une écriture en sens inverse dans le journal sélec-
tionné.

Exemple
Le compte 4457100 – TVA collectée est créditeur au moment de la déclaration. Lors de la mise à
jour dans le journal, le programme enregistre au débit la valeur calculée dans la colonne Taxes
brutes de la déclaration de taxes.
L’écriture est composée comme suit :

Zones Information reprise

Date de pièce Date saisie

Numéro de pièce Selon numérotation code journal

Référence de pièce Rien

Numéro de compte géné- Compte de taxe

ral

Numéro de compte de Rien

tiers

Contrepartie générale Compte d’équilibre du journal (TVA à décaisser ou crédit de

TVA)

Contrepartie tiers Rien

Libellé écriture Régularisation TVA + «Date saisie»

Mode de règlement Rien

Date d’échéance Date saisie

Devise Rien

Parité Rien

Quantité Rien

Montant devise Rien

Montant débit Reprise du montant crédit du compte de taxe

Montant crédit Reprise du montant débit du compte de taxe

© Sage 77
 Menu Fichier

Rembourse- TVA remboursée

ment demandé Cette zone permet de sélectionner un compte dans lequel, le cas échéant et après génération,
un remboursement de TVA sera mentionné.

Rubrique BCR remb.

Cette zone permet d’appliquer un code rubrique correspondant à la constante comportant la
valeur du remboursement demandé.

Sous-volet Cerfa – Volet Fiscal

Ce sous-volet contient toutes les informations nécessaires à la déclaration papier selon le modèle
Cerfa.

Informations Régime
fiscales Cette zone propose la liste des régimes gérés par le programme :
• Réel normal - CA3,
• Mini réel - CA3,
• Réel simplifié - CA12/CA12E,
• Réel simplifié agriculture - CA3.

Le régime sélectionné sera rappelé dans le titre de la fenêtre «Déclaration de taxes».

Recette
Saisir dans cette zone le nom du centre des impôts auquel vous êtes rattaché. Cette information
figure sur les modèles Cerfa.

Les zones suivantes : N° dossier, CM, CDI, Inspection, % déduction sont à renseigner en fonc-
tion des indications portées sur les états Cerfa imprimés reçus de l’administration fiscale.

Date limite (Jour/Mois)

La date limite est une donnée variable (ou fixe si périodicité annuelle) sous la forme JJMM, avec
JJ pour le jour limite de dépôt et MM pour le mois. Elle dépend de la périodicité des déclarations.

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• Mensuelle : entre le 15 et le 24 du mois suivant la période de déclaration, selon la catégo-

rie de redevable ;
• Trimestrielle : le 5 du 2ème mois suivant le trimestre de déclaration (05/02, 05/05, 05/08
ou 05/11) ;
• Annuelle : le 30/04 de l'année suivant l'année de déclaration.
Il faut obligatoirement saisir la date pour les déclarations mensuelles ou trimestrielles.

Pour la sélection du mois, une zone à liste non éditable propose :

• Mois suivant, valeur par défaut,
• Deuxième mois suivant,
• Janvier à Décembre (utilisé dans le cas d'un dépôt à date fixe).
Affiliation à la chambre des métiers
Cochez cette case si l’entreprise est affiliée à une Chambre des Métiers.

Centre des Cet encadré contient tous les renseignements relatifs au centre des impôts auquel vous êtes rat-
impôts taché. Ces informations figurent sur les modèles Cerfa.

Sous-volet EDI-TVA – Volet Fiscal

Ce sous-volet permet de définir les éléments nécessaire à la génération EDI-TVA (TéléTVA).

Macintosh Ce volet est absent de la version Macintosh du programme.

Identification N° FRP
du redevable Saisir le numéro FRP issu de deux informations présentes dans le fichier comptable :
• Code recette (7 caractères),
• Numéro de dossier (6 caractères),
• plus une clé (2 caractères).
Des contrôles sont présents sur cette zone afin de vérifier la validité du numéro saisi.

A l’attention des utilisateurs, le N° FRP figure :

© Sage 79
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- Pour les entreprises relevant des BIC/IS/IS groupe :

-sur la dernière déclaration de TVA préimprimée reçue (3310 CA3, 3517 S CA12/CA12E).
- Pour les exploitants agricoles :
-les exploitants qui reçoivent des déclarations 3310 CA3 préidentifiées utilisent le n° FRP figu-
rant sur le dernier imprimé 3310 CA3 reçu ;
-les exploitants qui ne reçoivent pas de déclaration 3310 CA3 préidentifiée utilisent le n° FRP qui
figure sur le dernier bulletin d'échéance trimestriel n° 3525 bis en leur possession ou sur la
déclaration récapitulative n° 3517 bis CA12A, si elle est plus récente (non gérée dans le pro-
gramme Sage 100 Comptabilité ).
- Pour les titulaires de revenus non commerciaux :
-sur le dernier imprimé (pour les assujettis à la TVA).

Représentant
Sélectionnez dans la boîte à liste le représentant légal de l’entreprise :
• Principal (valeur par défaut), les informations téléphone et E-mail du volet «Identification»
seront générés dans le fichier EDI-TVA.
• Liste des noms et prénoms des contacts enregistrés dans le volet «Contacts» (les infor-
mations suivantes sont restituées : nom, prénom, fonction, téléphone et e-mail). Avec ce
choix, la saisie de la fonction devient obligatoire dans le volet «Contacts».

Voir le «Volet Identification - A propos de…», page 54 et le «Volet Contacts - A propos de…»,
page 61.

Procédure EDI- Typologie entreprise

TVA Sélectionnez dans la liste la typologie de l’entreprise :
• Non définie (valeur par défaut) ;
• Appartient au périmètre de la DGE, quel que soit le chiffre d’affaires de l’entreprise ;
• CA supérieur à 1,5 millions d’euros, si l’entreprise est hors du périmètre de la DGE ;
• CA compris entre 760 000 et 1,5 millions d’euros, si l’entreprise est hors du périmètre
de la DGE ;
• CA inférieur à 760 000 euros, si l’entreprise est hors du périmètre de la DGE.
L’obligation d’une part de souscrire sa déclaration par voie électronique et d’autre part, d’utiliser
un moyen de paiement particulier est lié à la typologie d’entreprise :

Télédéclara- Télépaie-
Typologie Moyen de paiement autorisé
tion ment

Appartient au périmètre de la Obligatoire Obligatoire Télérèglement A

DGE

CA supérieur à 1,5 millions Obligatoire Obligatoire Télérèglement A

d'euros

CA compris entre 760 000 et Facultatif Facultatif Virement,

1,5 Millions d'euros Télérèglement A si adhésion à
TéléTVA.

CA inférieur à 760 000 euros Facultatif Facultatif Espèces,

Chèque,
Virement,
Télérèglement A si adhésion à
TéléTVA.

© Sage 80
 Menu Fichier

Une information Procédure TéléTVA obligatoire (déclaration et paiement) est restituée dans le fichier EDI-
TVA dans le cas où l’entreprise :
- appartient au périmètre de la DGE (Direction des Grandes Entreprises),
- a un chiffre d'affaires supérieur à 1,5 millions d'euros.

Elle peut être à l'origine du rejet du fichier si mal renseignée. Veillez à bien sélectionner la catégorie d'entre-
prises à laquelle vous appartenez.

Adhésion Télédéclaration
Case à cocher, non cochée par défaut, permettant à l'utilisateur d'indiquer qu'il a bien adhéré à la
procédure de déclaration de TVA.

Même si vous entrez dans le cadre des entreprises obligataires, ne cochez cette zone que si, d'une part
vous avez effectué les démarches pour adhérer à la procédure TéléTVA, et d'autre part, vous avez reçu la
«lettre de prise en compte de la souscription». La procédure TéléTVA ne devient opérationnelle qu'à partir
de ce moment-là. Dans le cas contraire, votre fichier de déclaration sera systématiquement rejeté.

Adhésion Télépaiement
Case à cocher accessible uniquement si la zone Adhésion Télédéclaration est cochée. Un
télépaiement seul ne peut en effet pas être généré.
Cette zone est par défaut cochée, non accessible si l'utilisateur entre dans le cadre de la loi avec
l'obligation de souscrire et payer sa TVA par voie électronique.

Autre tiers Autre tiers émetteur

émetteur Case à cocher, non cochée par défaut, permettant d'indiquer si la déclaration de l'entreprise est
effectuée par un autre tiers : expert-comptable pour le compte de son client, maison mère pour
les filiales…
Le fait de la cocher permet de saisir les informations pour l'identification du tiers émetteur.

Identification du tiers émetteur

L'utilisateur doit saisir les coordonnées du tiers émetteur.

Cession / Cessation
Case à cocher, non cochée par défaut permettant d'indiquer si l'entreprise est en cours de ces-
sion ou cessation d'activité.
En effet, dans ce cas, le redevable dispose d'un délai légal pour déposer ses déclarations fisca-
les de clôture d'activité. Dans TéléTVA, tout dépôt de déclaration reste autorisé jusqu'au 31/12/
N+2, N étant l'année de cession/cessation. Au-delà de ce délai, les déclarations doivent alors
s’effectuer sur un formulaire papier.

A la validation de la saisie, un message d'alerte bloquant est affiché si au moins une information
obligatoire n'est pas saisie :

«La saisie des zones Raison sociale, N° Siret, Adresse,

Code postal et Ville, Téléphone est obligatoire !»

avec le bouton [OK] pour refermer le message et revenir sur le volet.

Volet Ajustement lettrage – A propos de…

Rappelons que le lettrage consiste à pointer les mouvements de sens opposé, c'est à dire les
mouvements débiteurs et créditeurs, d’un compte. Vous pouvez ainsi pointer factures et avoirs,
factures et règlements, factures et acomptes...

Si ce lettrage révèle une différence, il convient d’enregistrer une écriture d’ajustement.

© Sage 81
 Menu Fichier

Le volet «Ajustement lettrage» permet d’enregistrer les paramètres de génération d’écritures

d’équilibrage en cas de lettrage déséquilibré dû à un écart de règlement, un écart de change ou
d’arrondi de conversion.

Voir les fonctions «Interrogation et lettrage», page 500 et «Interrogation tiers», page 521.
Exemple
Un client débiteur de 1 000,00 Euros. règle la somme de 999,00 Euros. pour solde de tout compte.
Après lettrage de son compte, le solde constaté est de 1,00 Euros.

Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet «Ajustement lettrage» ou sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

Ce volet est composé de cinq sous-volets correspondants aux types de comptes ou de tiers.

• Les quatre premiers volets concernent les types de tiers : Client, Fournisseur, Salarié,
Autre.

• Le volet «Général» concerne les comptes généraux.

Le mode de saisie est identique pour chacun.

Ecart de règle- Code journal

ment Sélectionnez le journal qui sera mouvementé par l’écriture d’ajustement.

Voir la commande «Codes journaux», page 280.

Modèle de saisie débit / crédit

Le programme propose les modèles de saisie créés dont le type correspond au journal choisi. A
défaut, la liste complète des modèles de saisie est proposée.
Sélectionnez le schéma d’écriture adapté à un ajustement débiteur dans l’encadré Débit. Si le
compte est débiteur, le programme utilisera ce modèle de saisie. Procédez de la même manière
au crédit.
Exemple
Sur le volet «Client : Perte sur ajustement client».
Sur le volet «Fournisseur : Produit sur ajustement fournisseur».

© Sage 82
 Menu Fichier

Sélectionnez le schéma d’écriture adapté à un ajustement créditeur dans l’encadré Crédit. Si le

compte est créditeur, le programme utilisera ce modèle de saisie.
Exemple
Sur le volet «Client : Produit sur ajustement client».
Sur le volet «Fournisseur : Perte sur ajustement fournisseur».

Maximum
Indiquez le montant maximum de l’écart qui entraînera la génération d’un ajustement.

Ecart d’arrondi Il ne peut y avoir d’écarts de conversion que si deux devises sont équivalentes. C’est le cas de
de conversion l’Euro et du Franc durant la phase de transition, ainsi que toutes les monnaies de la zone Euro ou
monnaies «In».

Un écart de conversion peut être généré :

• Lors des saisies en devise sur les journaux si les paramétrages nécessaires ont été réali-
sés.
Cette possibilité doit être permise dans la commande Fenêtre / Préférences.

• Par la fonction Règlement tiers : c’est le cas lorsque des différences de règlement inter-
viennent pour un montant inférieur au seuil d'écart d'arrondi de conversion défini.

• Par la fonction Calcul différence de change : les modèles d’écart de conversion sont en
priorité appliqués lorsque les devises des factures et règlements sont des monnaies «In».

Pour plus d'informations sur la conversion lors des saisies, reportez-vous au paragraphe «Auto-
matisation des écarts», page 74.
Exemple
Supposons que la monnaie de tenue de comptabilité soit le Franc français, la devise d’équivalen-
ce l’Euro et que :
1 Euro = 6,55957 FRF
Supposons également que 10 factures soient émises d’un montant de 10 Euros (soit 65,59 FRF
chacune), soit au total 656,00 FRF.
Le règlement s’élève à 100 Euros, soit 655,96 FRF d’où un écart de 4 centimes.
Lors du règlement tiers, le lettrage en devises est équilibré tandis que celui en monnaie locale ne
l’est pas du fait de l’écart des 4 centimes.
Une écriture d’écart de conversion est alors générée.

Pour pouvoir générer des écarts de conversion, renseignez les zones suivantes :

Gestion des écarts de conversion

Cocher cette case permet de gérer les écarts de conversion lorsque les devises des écritures
(factures et règlements) lettrées appartiennent toutes à la zone Euro. Les zones qui suivent sont
alors actives.

Pour en savoir plus sur l’Inverseur, reportez-vous au «Manuel de la gamme».

Code journal
La zone à liste déroulante permet de définir le journal de type général sur lequel seront enregis-
trées les écritures d’ajustement.

Modèles débit / crédit

Le programme propose les modèles de saisie créés dont le type correspond au journal choisi. A
défaut la liste complète des modèles de saisie est proposée.

© Sage 83
 Menu Fichier

Sélectionnez le schéma d’écriture adapté à un ajustement débiteur dans l’encadré Débit. Si le

compte est débiteur, le programme utilisera ce modèle de saisie. Procédez de la même manière
au crédit.

Seuil
Déterminez le montant du déséquilibre maximum (en valeur absolue) au-dessous duquel le pro-
gramme pourra générer des écritures d’écart de conversion ; au-delà, il s'agit d'un écart de
règlement.

Ecart de Code journal

change La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner un journal de type général.

Modèles de saisie Débit / Crédit

La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner un modèle de saisie de type général. Ce
dernier définit les comptes utilisés en cas d’écart de change.

Les écarts de change sont générés grâce à la fonction Calcul différence de change suite à un lettrage en
devise équilibré alors que le lettrage en monnaie locale ne l’est pas.

Exemple
Facture 1000 Francs suisses = 681 Euros (parité=6,81)
Règlement1000 Francs suisses = 680 Euros (parité=6,80)

Volet Synchro compta – A propos de…

Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet «Synchro compta» ou sur le bouton corres-
pondant pour la version Macintosh du programme.

Le volet «Synchro compta» permet d’enregistrer toutes les informations nécessaires au transfert
des données par le moyen de la commande Fichier / Synchro compta.

Les zones à renseigner sont les suivantes.

© Sage 84
 Menu Fichier

Modalités de Sens du transfert

transfert des Sélectionnez dans la boîte à liste le sens du transfert :
données
• Client -> Expert-comptable qui identifie par défaut l’émetteur en tant que client.
• Expert-comptable -> Client qui identifie par défaut l’émetteur en tant qu’expert-compta-
ble.

Type
Sélectionnez dans la boîte à liste le type du transfert :
• Synchro compta : valeur par défaut qui permet le transfert simple des données par l’inter-
médiaire du fichier propriétaire Sage 100, XML ou Ciel.
• Synchro compta + : permet le transfert et la mise à jour des données par l'intermédiaire
d’un fichier XML.
Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des transferts en
mode Synchro compta.

Un message de confirmation s’affiche pour toute modification du sens car elle peut générer des distorsions
entre les dossiers. Le bouton [Oui] rend le changement effectif alors que le bouton [Non] ne prend pas en
compte les modifications.

Moyen de communication
Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne gèrent pas cette zone.
Sélectionnez dans la boîte à liste le moyen de communication du transfert :
• Messagerie,
• Fichier magnétique.
Format destinataire
Sélectionnez dans la boîte à liste le programme destinataire du transfert :
• Sage Start, 30 & 100,
• Sage Expert,
• Ciel.
Le tableau suivant définit les formats des fichiers de transfert générés en fonction du type de
transfert et du programme destinataire :

Type Format destinataire Format de fichier

Synchro compta Sage Start, 30 et 100 Propriétaire ligne 100

Sage Expert XML

Ciel Propriétaire Ciel

Synchro compta + Sage Start, 30 et 100 XML

Sage Expert

Ciel

Un utilisateur de Sage 100 Comptabilité qui souhaite transférer ses données au format XML en mode
Synchro compta, doit sélectionner le format destinataire Sage Expert.

© Sage 85
 Menu Fichier

Identification N° dossier
Expert-Comp- Zone de 8 caractères alphanumériques majuscules. Enregistrez dans cette zone le numéro de
table dossier que l’expert comptable a attribué au client.
Cette information sera reprise dans l’objet du message généré. Elle doit être unique pour éviter
tout mélange de dossiers.

Intitulé Expert Comptable

Zone de 35 caractères alphanumériques (maximum) pour l’enregistrement du nom de l’expert.

E-mail Expert comptable

Adresse E-mail du cabinet de l’expert comptable (zone de 69 caractères alphanumériques maxi-
mum).
Cette information est utilisée par le programme du client pour envoyer les fichiers à l’expert
comptable.

Code expert comptable

Zone spécifique dédiée à Coala de 8 caractères alphanumériques permettant d’identifier
l’expert-comptable via le serveur Cool.

Cette zone doit être renseignée obligatoirement si le logiciel destinataire est Sage Expert.

E-mail Client
Adresse E-mail du client (zone de 69 caractères alphanumériques maximum).
Cette information est utilisée par le programme de l’expert pour envoyer les fichiers au client.

Dernière synchronisation le
Zone non accessible reprenant la date saisie sur l'assistant par le client lors de la dernière syn-
chronisation lorsque la génération des données a totalement aboutie.
Cette zone ainsi que la suivante n’apparaissent au bas de l’écran que si le choix Synchro
compta + a été fait dans la zone Type.

Dernière validation le
Zone non accessible reprenant la date spécifiée par l'expert-comptable sur l'assistant de syn-
chronisation et présente dans le fichier XML.

Volet Options - A propos de…

Pour accéder à ce volet, cliquez sur l’onglet «Options» ou sur le bouton ci-contre pour la
version Macintosh du programme.

Le volet «Options» regroupe les informations générales qu’il est indispensable de renseigner
avant toute utilisation du programme de comptabilité.

Les options disponibles sont :

• «Champ statistique tiers», page 88 : ils sont utilisés pour réaliser des sélections lors des
impressions ;

• «Code interbancaire», page 90 ou codes AFB : ces codes, édictés par l'Association Fran-
çaise des Banques (AFB) permettent d'identifier le type d'opération figurant dans les rele-
vés ou extraits de compte (chèques payés, remise chèques sur place, virements émis
…) ;

• «Code risque», page 91 : ils reflètent la solvabilité ou l’insolvabilité potentielle d’un client ;

© Sage 86
 Menu Fichier

• «Devise», page 92 : cette option permet de pré enregistrer les données relatives aux devi-
ses utilisées lors des transactions avec vos clients et fournisseurs ;

• «Fichiers liés», page 95 : vous pouvez, dans cette option, vérifier quels fichiers de travail
sont associés aux programmes Sage dont vous disposez et les modifier éventuellement ;

• «Filtre de révision», page 96 : cette option est accessible uniquement si un fichier expert
est ouvert ;

• «Information libre», page 98 : cette option permet d’ajouter aux fiches des comptes géné-
raux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des écritures générales, des infor-
mations complémentaires personnalisées ;

• «Mode de règlement», page 103 : ils sont utilisés dans les comptes de tiers pour enregis-
trer le mode de règlement habituel des clients et présélectionner un mode de règlement
par fournisseur ; ils sont également accessibles en saisie des écritures ;

• «Motif de litige», page 104 : ils codifient les différents cas de litige dans les dossiers de
recouvrement ;

• «Motif de rejet», page 105 : ils codifient les différents cas de rejet des opérations
bancaires ;

• «Nature de compte», page 105: les natures de compte regroupent des comptes de même
nature et permettent un contrôle de la cohérence des écritures saisies, ainsi que des auto-
matismes de saisie suivant le type de journal mouvementé ;

• «Niveau d'analyse», page 108 : ils permettent d'établir une classification des dépenses
indépendante des plans et sections analytiques, ainsi que des champs statistiques ;

• «Organisation», page 109 : cette option permet de définir les colonnes que l'on souhaite
voir à l'affichage dans les fenêtres du menu Traitement ;

• «Pays», page 114 : cette option vous permet d’enregistrer les différents pays avec les-
quels vous êtes en relation ;

• «Période de rappel», page 115 : elles permettent d'éditer des commentaires, en fonction
du nombre de jours de retard de paiement des clients, lors de l'édition des lettres de
relance et permettent des sélections dans la commande Rappels/Relevés clients ;

• «Plan analytique», page 117: un plan analytique regroupe un ensemble de sections

analytiques ; un plan analytique particulier supplémentaire peut être affecté à la gestion
IFRS ;

• «Résolution», page 123 : elles codifient les différentes solutions applicables aux dossiers
de recouvrement.

• «Service des contacts», page 123 : option permettant d’enregistrer l’intitulé des services
auxquels appartiennent les contacts ;

• «Structure banque», page 124 : cette option correspond à la codification des RIB et au
contrôle de clé ;

• «Type contact», page 125 : ils servent pour le paramétrage des fiches des contacts.
• «Type tiers», page 126 : ils permettent le rattachement des comptes généraux aux comp-
tes de tiers ou leur création automatique (lorsqu'ils n'existent pas).

© Sage 87
 Menu Fichier

La liste des options est classée par ordre alphabétique d’intitulé. Cette première liste est fixe, vous
ne pourrez ni ajouter, ni supprimer ou modifier les éléments contenus.

Vous pouvez déplacer le curseur dans cette liste au moyen des touches BAS ou HAUT.

Pour descendre dans la hiérarchie des options, cliquez sur l’option retenue puis sur le bouton
[Voir/modifier] de la barre d’outils Navigation. Vous pouvez aussi cliquer deux fois sur sa li-
gne. La liste des sous-options vous est alors proposée.
Exemple
Les Champs statistique tiers donnent encore accès à un niveau inférieur, procédez de la même
façon pour l’atteindre.

Remontez dans la hiérarchie des niveaux en cliquant sur le titre de la liste et en choisissant l’op-
tion souhaitée.

Pour ajouter une sous-option, cliquez sur une ligne vide puis tapez la désignation et les informa-
tions dans les zones en bas de la fenêtre.

Cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils Navigation ou validez par la touche
ENTREE.

Pour une modification, cliquez sur l’option en question. Ses caractéristiques s’affichent alors dans
les zones de saisie, à droite de la liste. Après correction, cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre
d’outils Navigation.

Pour supprimer une option existante, cliquez dessus puis sur le bouton [Supprimer] de la bar-
re d’outils Navigation. Si le contenu de l'option donne accès à des sous-options, celles-ci de-
vront être préalablement supprimées.

Attention ! La correspondance entre un élément d’un des fichiers de structure et une option s’effec-
tue selon l’ordre des listes d’option. Par conséquent, si vous modifiez l’ordre d’une liste d’options
après leur affectation à certains éléments, ceux-ci ne seront plus associés à leur option d’origine.

Rappelons que l'impression des options s'effectue à l'aide de la commande Fichier / Imprimer les
paramètres société / Dossier.

Champ statistique tiers

Les champs statistiques permettent l’affectation d’informations supplémentaires sectorielles, par

activité ou toute autre classification, utilisées comme critères de sélection lors des impressions.

© Sage 88
 Menu Fichier

Utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale : les champs statistiques tiers enregistrés ici sont
récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.

Ils sont définis sur deux niveaux : un premier servant à l’enregistrement des intitulés des champs
et un deuxième servant à leur énumération. Le nombre d’intitulés de champs est limité à 10 (de
35 caractères maximum) mais celui des énumérés est illimité.

Les champs statistiques sont utilisés :

• dans les comptes de tiers, volet «Complément», pour leur affectation à l’un de ces
champs,

• dans les postes budgétaires,

• dans l’édition de certains états (Statistiques tiers).
Pour accéder au niveau suivant, faites un double-clic sur l'intitulé du champ statistique à enregis-
trer.

Il n’est pas possible de sélectionner une ligne vide avant de taper son contenu. Tout ce que vous
tapez dans la zone Intitulé (21 caractères maximum) va se ranger dans la liste par ordre alpha-
numérique. Il est donc possible que ce que vous tapez ne se place pas dans l’ordre logique que
vous souhaitez.

© Sage 89
 Menu Fichier

L’ordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres, ma-
juscules, lettres minuscules.
Exemple
Vous voulez effectuer des statistiques sur l’implantation régionale de vos clients. Vous pouvez
créer un champ statistique appelé Localisation clients et comme énumérés statistiques les ré-
gions dans lesquelles ils sont implantés.

Code interbancaire

Cette option permet d’enregistrer les codes interbancaires qui seront associés aux mouvements
bancaires figurant dans les relevés ou extraits de compte. Ils sont notamment utilisés lors du rap-
prochement bancaire automatique.

La liste des codes déjà enregistrés est présentée.

Leurs caractéristiques sont les suivantes :

Code AFB
Zone obligatoire de 2 caractères numériques. Ce code correspond à la codification des différents
types d’opérations par l’Association Française des Banques.

Deux codes AFB identiques peuvent coexister s’ils ont une zone Sens différente.

Code nature
Zone de 5 caractères alphanumériques majuscules. Ce code permet de classer les mouvements
bancaires par nature facilement identifiables.

Intitulé
Zone obligatoire de 35 caractères alphanumériques maximum.

Sens
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants selon le type de la transaction :
• Décaissement bancaire ou Crédit comptable,
• Encaissement bancaire ou Débit comptable.
Mode de règlement associé
Cette zone à liste déroulante propose une série de type de mode de règlement qui, associé aux
autres paramètres, permet un rapprochement bancaire automatique performant.

© Sage 90
 Menu Fichier

Un mode de règlement peut être utilisé pour plusieurs Codes AFB.

Pour plus d’informations, veuillez vous reporter à l’option «Mode de règlement», page 103.

Code risque

Cette option permet d’enregistrer les codes risque qui seront associés à chaque client. Un code
risque reflète la solvabilité ou l’insolvabilité potentielle d’un client.

Dix codes risque peuvent être enregistrés, chacun étant associé à une action. Chaque client se
verra appliquer l’action du code risque qui lui est rattaché.

Le premier code risque de la liste étant affecté par défaut à tout nouveau compte client, il est conseillé d’y
enregistrer le plus courant.

Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.

Les codes risque enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum.

Les actions et dépassements d’encours n’ont pas de répercussions en comptabilité. Ces zones ne concer-
nent que les utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.

Action
Sélectionnez l’action à associer au code risque en cours :
• A livrer (valeur par défaut) : cette action n’a aucun effet sur la gestion des pièces du client
auquel le code risque est rattaché,
• A surveiller : la création ou la transformation d’un bon de commande client en bon de
livraison ou en facture s’accompagnera d’un message d’avertissement sur la possibilité
d’un problème de règlement,
• A bloquer : la transformation d’un bon de commande client en bon de livraison ou en fac-
ture ne pourra pas être réalisée. Il sera toutefois possible de créer un devis et/ou un bon
de commande avec un message d’avertissement sur la solvabilité du client.

Dépassement d’encours
Enregistrez une fourchette de montants de dépassement à associer au code risque.

© Sage 91
 Menu Fichier

Le programme utilisera ces montants en gestion commerciale pour associer automatiquement

un code risque à chaque client.

Les fourchettes de montants de deux codes risque ne doivent pas se chevaucher.

Devise

Cette option permet d'enregistrer les données relatives aux devises utilisées lors des transactions
avec vos clients et fournisseurs (la devise privilégiée ou par défaut de chaque tiers est enregistrée
sur sa fiche). Grâce à ces informations, le programme convertit automatiquement les montants
saisis sur les journaux.

Si votre activité nécessite une gestion des devises, enregistrez les informations suivantes.

Intitulé
Saisie obligatoire du libellé de la devise (35 caractères alphanumériques maximum) qui apparaî-
tra sur la liste de sélection lors de la saisie des fiches tiers et en saisie des journaux.

Unité monétaire / Sous unité

Indiquez l’unité et la sous unité monétaire de la devise.

Format
Format utilisé, en saisie des journaux, dans la colonne Montant devise.
Le format par défaut est # ##0,00. Le signe # remplace n’importe quel chiffre. Les chiffres non
significatifs ne sont pas imprimés. Un 0 force l’impression d’un chiffre (quelconque) à la position
où il se trouve. Le programme accepte jusqu’à 31 caractères, chiffres, lettres ou signes de ponc-
tuation.

Les montants en devise calculés par le programme seront arrondis en fonction du format des montants en
devise enregistré (zone Format devise).

Sigle
Zone de 5 caractères alphanumériques maximum. Elle indique le sigle permettant de reconnaî-
tre la devise dans laquelle sont exprimés les montants affichés sur les barres de titres et de navi-
gation, à savoir monnaie de tenue de comptabilité ou devise d’équivalence.
Le champ Sigle vous permettra de visualiser dans quelle devise sont exprimés les montants à
l’écran : monnaie de tenue de comptabilité ou devise d’équivalence.
Il est important de le préciser pour une meilleure lisibilité des valeurs monétaires.

© Sage 92
 Menu Fichier

Zone Euro
Cochez cette case si la devise appartient à la zone Euro.

Code ISO
Il s’agit d’une norme internationale permettant de codifier de façon uniforme les différentes devi-
ses existantes. Le code ISO est utilisé au niveau des RIB, pour la gestion des extraits et dans le
fichier d’import / export. Vous disposez de 3 caractères alphanumériques pour saisir ce code.
Exemple
Pour les pays appartenant à la zone Euro ou pays «in», le code devise ISO est EUR.

Iso num
Il s’agit d’un code provenant de l’administration fiscale utilisé dans les fichiers de décompte
monétique commerçant permettant d’identifier la devise de transaction. Ce code est notamment
utilisé dans Sage Moyens de Paiement.
Ce code est calculé lors de l’enregistrement en fonction du Code ISO de la devise en question.
Si vous désirez le saisir vous-même, vous disposez de 4 caractères alphanumériques pour le
faire.

Cotation
Cette zone permet d’indiquer s’il s’agit du cours actuel ou de l’ancien cours. Le choix se fait par
une zone à liste déroulante qui propose :
• Cotation et
• Ancienne cotation.

Cotation Cet encadré permet d’indiquer s’il s’agit du cours actuel ou de l’ancien cours en sélectionnant
l’un des choix proposés par la zone à liste déroulante.

Si vous sélectionnez Cotation, renseignez les zones suivantes.

Cours
C’est le cours de la devise étrangère en vigueur au-delà de la date limite fixée pour l’ancienne
cotation si celle-ci est renseignée.

Cette zone n'est pas accessible lorsque la case Euro est cochée.

Mode de cotation
Cette zone concerne la gestion de l’euro :
• Incertain : c’est le mode de cotation actuel. La devise étrangère est exprimée par rapport
à la devise de cotation.
Soit 1 unité de la devise créée = x unités de la devise de cotation.
Exemple
1 USD =1,12345 EUR
• Certain : c’est le mode d’expression de l’euro par rapport aux monnaies européennes des
pays «In». La devise de cotation sert de référence pour l’expression de la devise étran-
gère.
Soit 1 unité de la devise de cotation = x unités de la devise étrangère créée.
Exemple
1 EUR = 1,12345 USD (et non 1 USD = 1,12345 EUR en mode incertain)

Selon le mode de cotation, l’interprétation du cours est différente dans la fenêtre de saisie des
journaux :
• en cotation certaine, le montant en devise est divisé par le cours pour obtenir le montant
en monnaie courante.

© Sage 93
 Menu Fichier

• en cotation incertaine, le montant en devise est multiplié par le cours pour obtenir le mon-
tant en monnaie courante.
Exemple
L’expression du dollar selon les modes certain et incertain :

Devise
Mode de Format
Intitulé Cours de cota- Calcul
cotation Montant
tion

Dollar US Incertain 1,12345 Euro # #0,00 $ 100 $ = 100 * 1,12345= 112,35 Euros

Dollar US Certain 1,12345 Euro # #0,00 $ 100 $ = 100 / 1,12345 = 89,01 Euros

Devise cotation
La zone à liste déroulante permet de choisir la devise de cotation parmi toutes les devises para-
métrées.

En création de devise ou en affectation des devises de tenue de compte et d’équivalence, le programme

contrôle qu’il n’y ait pas plus de deux niveaux intermédiaires de conversion entre la devise et la devise de
cotation

Expression de la cotation
Le programme affiche automatiquement sous la zone Devise de cotation l’expression du cours
de la devise par rapport à la devise de cotation.
Toutefois, l’expression de la cotation est différente selon le mode de cotation sélectionné, à
savoir le mode Certain et le mode Incertain.
• Avec le mode Certain :
1 Intitulé de la devise de cotation = Cours * Intitulé de la devise
• Avec le mode Incertain :
1 Intitulé de la devise = Cours * Intitulé de la devise de cotation
Exemple

Devise
Mode de Format
Intitulé Cours de cota- Expression
cotation Montant
tion

Franc Certain 40,3399 Euro # #0,00 FB 1 Euro = 40,3399 Franc Belge

Belge

Dollar US Incertain 0,94 Euro # #0,00 1 Dollar US = 0,94 Euro

USD

Cours période
Zone indicative précisant le cours de change moyen de la monnaie locale avec le Euro (cours
moyen, cours au premier jour du mois, …) et permettant d'effectuer des comparaisons de cours
ou des ajustements périodiques des comptes (réévaluation périodique des dettes et créances en
devises). Vous pouvez enregistrer un montant avec 6 décimales.

Cours clôture
Cette zone précise le cours de fin d’exercice. Il est utilisé notamment pour la réévaluation
annuelle des dettes et créances en devises. Le cours s’étend sur 14 caractères numériques dont
6 décimales maximum.

Ancienne cota- Si vous sélectionnez Ancienne cotation, vous devez renseigner les zones suivantes.
tion

© Sage 94
 Menu Fichier

Date limite
Cette zone permet d’indiquer à partir de quelle date l’ancien mode de cotation ne doit plus être
appliqué.

La zone Date limite doit obligatoirement être renseignée si un cours (zone ci-dessous) est défini.

Cours
Le cours de l’ancien mode de cotation défini est utilisé pour toutes les saisies d’écritures anté-
rieures à la date limite.

Mode de cotation
Sélectionnez le mode Certain ou Incertain.

Pour plus de renseignement sur les modes de cotation Certain et Incertain, reportez-vous à la
description de la zone Mode de cotation.

Devise de cotation
La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner la devise de cotation parmi les devises
paramétrées.

Expression de la cotation
L’expression de la cotation s’affiche sous la zone Devise de cotation.

Un zone à liste déroulante permet de définir notamment dans le cas du basculement de la table
des devises à l’euro, les cotations en vigueur avant le basculement.

Fichiers liés

L'option Fichiers liés vous permet de définir les chemins d'accès aux fichiers de données gérés
par chacune des applications des lignes Sage 100, 30 et Start Compta.
Exemple
Le paramétrage de cette option déclenche, lors de l'ouverture d'un fichier comptable, l'ouverture
simultanée de l'ensemble des fichiers liés nécessaires et notamment, pour la Gestion commercia-
le, l'ouverture du fichier commercial et du fichier comptable.

Le programme propose de paramétrer les fichiers liés suivants :

• Fichier commercial : permet de définir le fichier commercial utilisé,

© Sage 95
 Menu Fichier

• Fichier immobilisations : permet de définir le fichier immobilisations utilisé,

• Fichier Moyens de paiement : permet de définir le fichier Moyens de paiement utilisé,
• Fichier paramètres BCR : permet de définir le fichier de paramètres BCR utilisé,
• Fichier expert : permet de définir le fichier Cycles de révision utilisé,
• Fichier salarié : permet de définir le fichier salarié.
Macintosh Le Fichier salarié n'est disponible que sur la version Macintosh du programme.

Pour chaque fichier, la partie droite de la fenêtre vous permet de sélectionner le fichier de données
correspondant. Le programme enregistre ainsi son chemin d'accès.

Sélection d'un Le bouton [Attacher] permet de sélectionner un nouveau fichier. Lorsque vous cliquez sur ce bou-
fichier ton la fenêtre de sélection apparaît. Après sélection du fichier et validation du choix le chemin
d'accès au fichier est indiqué en regard du bouton [Attacher].

Suppression Le bouton [Supprimer] permet d'annuler l'association d'un fichier. Lorsque vous cliquez sur ce
d'un fichier bouton le programme demande confirmation. La suppression du lien est effective lorsque vous
cliquez sur le bouton [OK].

Filtre de révision

L’option Filtre de révision est accessible uniquement si un fichier expert a été ouvert lors de
l’ouverture du fichier comptable.

Reportez-vous à la commande «Ouvrir…», page 48.

Version Cette option n’est disponible qu’en version Pack +.

Elle permet de définir 10 filtres différents composés chacun de 10 énumérés. En saisie des con-
signes, le filtre sélectionné sera utilisé pour comparer les consignes correspondant aux critères
de dossier.

Enregistrement des filtres de révision

Enregistrez chacun des filtres de révision. Vous disposez de 35 caractères alphanumériques

maximum. 10 filtres différents peuvent être saisis.

© Sage 96
 Menu Fichier

Enregistrement des énumérés

Un double clic sur l’intitulé d’un filtre de révision permet d’accéder à la fenêtre de saisie de ces
énumérés.

Vous disposez de 21 caractères alphanumériques maximum pour enregistrer les énumérés cor-
respondants à chaque filtre de révision. 10 énumérés peuvent être saisis.

Filtre dossier comptable

Cette case à cocher permet de rattacher l’un des énumérés au dossier comptable ouvert. Lors
du traitement de révision par cycle, le programme incorporera uniquement les consignes corres-
pondant au dossier.
Exemple
Dans les options, vous avez saisi un filtre Régime avec comme énumérés : B.I.C. et B.N.C..
B.N.C. correspond au régime du dossier en cours (ouvert), vous allez donc cocher Filtre dossier
comptable. Toutes les consignes de révision dont l'option B.N.C. a été cochée sont alors incorpo-
rées lors du traitement.

© Sage 97
 Menu Fichier

Information libre

Cette option permet d’ajouter des informations complémentaires personnalisées sur les fiches
des comptes généraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des écritures générales.

Si des informations libres sont paramétrées pour un fichier, un volet de saisie supplémentaire, «In-
formation libre», apparaîtra pour la commande considérée (Plan comptable, Plan analytique ou
Plan tiers du menu Structure et Saisie des journaux du menu Traitement).

Les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :

• dans la commande Rechercher,

• dans les formats de sélection des impressions,
• dans les formats de sélection des exportations de données,
• dans l’identification des objets de mise en page.

Détail d’une information libre

Faites un double-clic sur le fichier pour lequel vous voulez enregistrer la ou les informations libres.
La fenêtre de paramétrage suivante s’affiche.

© Sage 98
 Menu Fichier

64 informations libres, soit 64 nouvelles zones de saisie, peuvent être paramétrées par fichier.

L’ordre de saisie des informations libres sera le même que celui de leur affichage dans cette fe-
nêtre.

Les boutons Monter et Descendre permettent de reclasser cette liste, donc de modifier
l’ordre de saisie des informations.

Equivalent clavier pour Monter :

• Macintosh : COMMANDE + CTRL + 1.
• Windows : MAJUSCULE + F1.
Equivalent clavier pour Descendre :
• Macintosh : COMMANDE + CTRL + 2.
• Windows : MAJUSCULE + F2.
Ce reclassement a un effet rétroactif sur les informations libres déjà saisies sauf pour les formats de sélec-
tion et d’exportation déjà enregistrés.

Intitulé
L’intitulé saisi apparaîtra en face de la zone de saisie de l’information libre. Vous disposez de 31
caractères alphanumériques maximum.

Type
Sélectionnez le type d’information qui sera saisi. Ce peut être :
• du texte, 69 caractères alphanumériques maximum,
• un montant de 14 caractères gérés selon le paramétrage de la zone Montant pour le dos-
sier,
• une valeur numérique, comportant de 0 à 4 décimales,
• une date, qui sera saisie au format JJMMAA,
• une date longue, qui sera saisie au format JJMMAAAA,
• une table, paramétrée par vos soins ; faites un double-clic sur son intitulé pour la paramé-
trer.

Longueur
Pour une information libre de type texte, indiquez la longueur de l’information à saisir : de 1 à 69
caractères alphanumériques.

Valeur calculée
Cette option indique que le résultat de l’information libre sera une valeur déterminée à l’aide
d’une formule de calcul.
Dans ce cas, deux éléments supplémentaires apparaissent sur la ligne de l’intitulé de l’informa-
tion libre :

• une icône placée à gauche de l’intitulé précise que cette information est calculée ;

• un petit triangle disposé à droite rappelle à l’utilisateur qu’une page de paramétrage

supplémentaire devient accessible pour cette information.

Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table.

Application source
Cette zone n’est accessible que si l’option Valeur calculée a été cochée.
Dans ce cas, cette zone permet de choisir l’application à l’origine de la mise à jour de l’informa-
tion libre :

© Sage 99
 Menu Fichier

• Toutes : (valeur par défaut) l’information libre peut être mise à jour à partir de n’importe
quelle application Sage. Seuls les champs des fichiers partagés entre toutes les applica-
tions seront accessibles.
• Comptabilité / Gestion commerciale / Saisie de caisse décentralisée /
Immobilisations / Moyens de paiement : seule l’application mentionnée permettra l’ini-
tialisation et la mise à jour de l’information libre concernée. Les champs disponibles seront
tous ceux des fichiers accessibles et gérés par l’application.
Exemple
Les fichiers partagés entre toutes les applications appartiennent au menu Structure et concernent
les comptes généraux, les sections analytiques et, sous certaines réserves, les comptes tiers.

Toute une série de messages d’erreurs pourront apparaître dans le cas où les conditions de pa-
ramétrage des informations libres calculées ne sont pas respectées.

Si vous effectuez un double-clic sur une information libre de type Valeur calculée qui n’ait pas
été enregistrée avec le programme Sage 100 Comptabilité, un message d’erreur apparaîtra :

«Saisie impossible ! La saisie/modification de la

formule de calcul ne peut être effectuée que par
l’application source [Nom de l’application].»
Exemple
Une information libre de type Valeur calculée concernant les comptes tiers et ayant comme Ap-
plication source Gestion commerciale/SCD ne pourra être modifiée à partir de la Comptabilité car
les champs qui peuvent y être mentionnés peuvent être différents de ceux de la comptabilité.

Il est conseillé de paramétrer les informations libres de type Valeur calculée dans les applications
qui les calculent.

Cette zone est inaccessible dans le cas des informations libres de type Table.

Information libre de type Table

Pour une information libre de type Table, faites un double-clic sur son intitulé pour définir les énu-
mérés de la table.

Le nombre d'énumérés de chaque table est illimité.

Il n’est pas possible de sélectionner une ligne vide avant de taper son contenu.

© Sage 100
 Menu Fichier

Tout ce que vous tapez dans la zone Intitulé (21 caractères maximum) va se ranger dans la liste
par ordre alphanumérique. Il est donc possible que ce que vous tapez ne se place pas dans l’ordre
logique que vous souhaitez.

L’ordre de classement du programme est le suivant : signes de ponctuation, chiffres, lettres, ma-
juscules, lettres minuscules.

Information libre de type Valeur calculée

Dans le cas des informations libres de type Valeur calculée, il faut faire un double-clic sur l’intitulé
pour ouvrir une fenêtre permettant d’enregistrer la formule de calcul.

Si vous tentez d’ouvrir une information libre de type Valeur calculée dont l’application source n’est pas celle
en cours d’utilisation, un message d’erreur vous en empêchera.

Les informations libres de ce type sont normalement mises à jour par la fonction Fichier / Lire les
informations. Elles peuvent également être saisies manuellement sans que cette saisie ne détrui-
se la formule de calcul.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la fonction «Lire les informations», page 130.

Une telle information libre peut également être mise à jour par un modèle de saisie.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la fonction «Modèles de saisie», page 302.

Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.

Zone de gauche
Cette zone reste vide et ne peut servir à enregistrer des informations.

Formule de calcul
Cette zone sert à la saisie ou à l’enregistrement de la formule de calcul. Sa capacité est de 1024
caractères alphanumériques.

Voir ci-dessous les conseils pour l’enregistrement d’une formule de calcul ainsi que les Annexes.

© Sage 101
 Menu Fichier

Bouton [Saisie d’une fonction]

Ce bouton ouvre la fenêtre d’un assistant à la saisie des éléments de la formule de cal-
cul.

Cette fenêtre ainsi que les fonctions auxquelles elle donne accès sont décrites dans le «Manuel
de la gamme». Veuillez vous y reporter.

Fonctions
Zone à liste déroulante présentant toutes les fonctions et opérateurs disponibles pour l’élabora-
tion d’une formule de calcul.
Dans le cas où le fichier source serait différent de Tous, des fonctions prédéfinies portant sur les
seules données des fichiers de la comptabilité sont également disponibles.

Toutes les fonctions communes aux programmes ainsi que les opérateurs sont décrits dans le
«Manuel de la gamme».

Les fonctions prédéfinies propres au programme Sage 100 Comptabilité sont décrites en
Annexe.

Fichiers
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner les fichiers du programme dont certains
champs doivent être utilisés dans la formule de calcul.
Les fichiers proposés dépendent de l’application source de la formule de calcul.

Champ
Zone à liste déroulante dont le contenu dépend du fichier sélectionné dans la zone Fichiers pré-
cédente.

Conseils pour Trois méthodes peuvent être envisagées pour l’enregistrement d’une formule de calcul :
l’enregistre-
ment d’une for- • la saisie manuelle : il est alors nécessaire d’enregistrer les intitulés des fonctions et leurs
mule de calcul arguments strictement comme le programme les attend ;

• l’utilisation d’un assistant : en cliquant sur le bouton [Saisie d’une fonction], vous appelez
un assistant qui vous aide dans la détermination de la fonction de calcul à utiliser ainsi
qu’au paramétrage des arguments éventuellement attendus par cette fonction ;

© Sage 102
 Menu Fichier

• la méthode mixte : cette méthode sera certainement la plus souvent utilisée puisqu’elle
consiste à utiliser l’assistant pour insérer les fonctions les plus complexes et la saisie
manuelle pour les opérateurs simples comme ceux de l’addition, de la soustraction et
autres.

Précisons que l’on peut utiliser des variables qui ne sont valables que pour la formule en cours
de paramétrage et dont le résultat ne peut être utilisé dans une autre formule.

Les différents membres d’une formule de calcul doivent être séparés les uns des autres par un
point virgule (;).

Précisons également que la valeur finale de la formule doit commencer par la mention :
Resultat =.

Modification du La création de nouvelles informations libres pour un fichier n’a aucune conséquence sur les infor-
paramétrage mations libres existantes.
des informa-
tions libres Toute modification ou suppression d’informations libres peut occasionner la perte de données
préalablement enregistrées. Nous vous conseillons de lire attentivement ce qui suit.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d’explications sur la saisie des formules et
sur l’assistant.

Voyez également l’annexe pour des explications plus approfondies sur les fonctions prédéfinies.

Modification En cas de modification du type ou de la longueur d’une information libre, le programme perd les
d’une informa- valeurs enregistrées précédemment pour cette information, dans le fichier concerné.
tion libre
Si une telle modification est effectuée, à la validation de la zone, le programme affiche un messa-
ge d’avertissement sur la perte des informations. Vous pouvez alors annuler votre demande de
modification.

Suppression En cas de suppression d’une information libre, le programme perd les valeurs enregistrées pré-
d’une informa- cédemment pour cette information, dans le fichier concerné.
tion libre
Le cas échéant, le programme affiche un message d’avertissement sur la perte des informations.
Vous pouvez alors annuler votre demande de suppression.

Utilisation d’une version réseau du programme : en cas de modification ou de suppression d’une

information libre, le programme lance automatiquement une procédure de ré indexation des fi-
chiers. Si plusieurs utilisateurs sont connectés, cette ré indexation ne peut pas s’opérer. Le pro-
gramme le signale par un message.

Pour quitter la fenêtre de paramétrage des informations libres, vous pouvez alors taper la touche
ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh.

Mode de règlement

Le programme permet de saisir jusqu'à 30 modes de règlement de 35 caractères alphanuméri-

ques (maximum). Ces informations seront utilisées dans :

• les comptes de tiers pour préciser leur mode habituel de règlement,

© Sage 103
 Menu Fichier

• l’enregistrement des règlements tiers pour présélection d’un mode de règlement,

• les modèles de règlements,
• l'enregistrement d'une ligne d'écriture.

Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale :

Les modes de règlement enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la Gestion commerciale.

Intitulé
Enregistrez l’intitulé de chaque mode de règlement. Vous disposez de 35 caractères alphanumé-
riques maximum.

Code règlement
Enregistrez le code préconisé par les normes EDI pour le mode de règlement en cours.

Motif de litige

La table des motifs de litige est utilisée dans la gestion des dossiers de recouvrement.

30 motifs de litige peuvent être enregistrés.

© Sage 104
 Menu Fichier

Intitulé
Identifiez chaque motif de litige sur 35 caractères alphanumériques maximum.

Motif de rejet

La table des motifs de rejet permet la correspondance des codes de fichier d'extrait bancaire té-
léchargé par la commande Traitement / Gestion des extraits. Elle codifie les différents cas de rejet
des opérations bancaires. Il s’agit de la table normalisée AFB (Association Française de Ban-
ques).

50 motifs de rejet peuvent être enregistrés.

Intitulé
Identifiez chaque motif de rejet sur 35 caractères alphanumériques maximum.

Code motif de rejet

Zone de 2 caractères numériques.

Nature de compte

Cette option permet de définir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numéros de
comptes. Ainsi, en création de compte, le programme affecte automatiquement la nature du
compte en fonction de son numéro.

De plus, en saisie des journaux, le programme contrôle la cohérence des écritures. Il suffit de cli-
quer sur la ligne de la nature de compte à définir pour saisir la fourchette de numéros de comptes
correspondants.

© Sage 105
 Menu Fichier

Le programme propose 14 natures de compte définies par la norme EDI. Faites un double-clic sur
l’intitulé du compte pour accéder au détail du paramétrage.

Fourchette de compte de / à
Ces 2 zones obligatoires de 35 caractères alphanumériques permettent de définir l'intervalle de
compte.

Options par défaut

Ensemble de 7 cases à cocher et de 2 listes déroulantes accessibles après la définition de la
fourchette de compte. Ces options sont par défaut appliquées en création d'un nouveau compte
général appartenant à cet intervalle de compte. Par défaut les fourchettes de comptes et les
options sont définies avec les valeurs suivantes :

Fourchette de
Options par défaut
comptes
Nature de
compte Regro
Report Saisie Saisie Saisie Saisie Lettr. Saisie
De à upe-
AN anal. éché. quant. devise auto. tiers
ment

Client 411 411ZZZ Détaillé Non Non Oui Non Non Oui Oui
…

© Sage 106
 Menu Fichier

Fourchette de
Options par défaut
comptes
Nature de
compte Regro
Report Saisie Saisie Saisie Saisie Lettr. Saisie
De à upe-
AN anal. éché. quant. devise auto. tiers
ment

413 413ZZZ Détaillé Non Non Oui Non Non Oui Oui
…

Fournisseur 401 401ZZZ Détaillé Non Non Oui Non Non Oui Oui
…

403 403ZZZ Détaillé Non Non Oui Non Non Oui Oui
…

404 404ZZZ Détaillé Non Non Oui Non Non Oui Oui
…

Salarié 421 421ZZZ Détaillé Non Non Oui Non Non Oui Oui
…

Banque 51 519ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

Caisse 53 530ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

Amortis/Provi- 28 299ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
sion …

39 399ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non

…

49 499ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non

…

59 599ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non

…

Résultat -Bilan 11 129ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

Charge 6 699ZZZ Aucun Non Oui Non Non Non Non Non
…

Produit 7 799ZZZ Aucun Non Oui Non Non Non Non Non
…

Résultat -Ges- 89 899ZZZ Aucun Non Non Non Non Non Non Non
tion …

Immobilisation 20 27ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

Capitaux 10 109ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

13 189ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non

…

Stock 3 399ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

Titre 50 509ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

Aucune 43 499ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non
…

© Sage 107
 Menu Fichier

Fourchette de
Options par défaut
comptes
Nature de
compte Regro
Report Saisie Saisie Saisie Saisie Lettr. Saisie
De à upe-
AN anal. éché. quant. devise auto. tiers
ment

52 52ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non

…

54 599ZZZ Solde Non Non Non Non Non Non Non

…

La nature Aucune n'existe pas dans la liste. Les comptes n'appartenant à aucune nature comportent cette
mention. Par définition, il s'agit des comptes devant normalement être soldés en fin d'exercice.

Niveau d'analyse

Les niveaux d'analyse seront utilisés pour les sections analytiques, et surtout pour les états ana-
lytiques. Ils permettent d’introduire une classification des dépenses indépendante des plans et
sections analytiques.

Vous pouvez ainsi introduire une notion nouvelle qui permet des sélections sur 10 centres de
coûts auxquels vous aurez rattaché certaines sections analytiques.

Utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale :

Les niveaux d'analyse enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.

Vous pouvez saisir 30 niveaux d'analyse et leur intitulé peut comprendre jusqu’à 35 caractères
alphanumériques.
Exemple
Votre établissement dispose de trois ateliers de production. Chacun d’eux fait l’objet, dans votre
plan analytique, d’un certain nombre de comptes pour évaluer avec précision leurs charges de
fonctionnement.
En particulier, vous avez déterminé certaines sections analytiques pour qu’elles reflètent les char-
ges relevant de l’approvisionnement, de la commercialisation et de la distribution.
Si vous voulez, en fin d’exercice, pouvoir éditer un état vous montrant clairement la part que re-
présente chacun des trois ateliers dans ces dépenses d’approvisionnement, de commercialisa-
tion et d’administration, vous pouvez alors créer trois Niveaux d'analyse à ce nom et les affecter

© Sage 108
 Menu Fichier

aux sections analytiques correspondantes. Il vous suffira alors d’éditer l’état après une présélec-
tion sur le niveau de coût souhaité.

Organisation

Les options de ce titre s'articulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramétrer le caractère
obligatoire et l’affichage optionnel des informations des différentes fenêtres du menu Traitement.

La commande «Personnaliser la liste...», page 953 permet par ailleurs de choisir d’afficher ou
non les colonnes des listes du programme.

Le premier niveau affiche la liste des commandes dans l’ordre où elles apparaissent dans le menu
Traitement.

Le second niveau permet le paramétrage des colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans
l’écran de la commande sélectionnée au premier niveau.

Une information peut revêtir quatre statuts.

© Sage 109
 Menu Fichier

Obligatoire pour l’application : les informations précédées d’un cadenas sont obligatoires.
Leur statut ne peut pas être modifié par l’utilisateur. Elle ne pourront pas être supprimées par
la commande Fenêtre / Personnaliser la liste.

Obligatoire pour le fichier : les informations précédées de ce signe ont été rendues obliga-
toires par l’utilisateur. Leur statut peut être modifié. Elle ne pourront pas être supprimées par
la commande Fenêtre / Personnaliser la liste.

Masquée pour le fichier : les informations masquées n’apparaîtront pas dans les fenêtres
de la commande en cours de paramétrage. Leur statut peut être modifié. Elle ne seront pas
visibles par la commande Fenêtre / Personnaliser la liste.

Disponible pour le fichier : les colonnes pourront être ponctuellement affichées ou mas-
quées grâce à la commande Fenêtre / Personnaliser la liste.

Hormis les informations obligatoires pour l’application, vous pouvez modifier le statut proposé :
sélectionnez la ligne de l’information et cliquez sur le bouton d’option correspondant.

L’ordre des colonnes dans les tableaux qui suivent n’est pas forcément identique à celui affiché à l’écran.

Les tableaux ci-après présentent les statuts proposés par défaut par le programme.

Saisie des
Interroga- Interroga-
Saisie par opéra- Interroga-
Journaux tion géné- tion analy-
pièce tions ban- tion tiers
rale tique
caires

N° ligne interne M M M M M M

Code journal F F F

Jour A A A A A

Date de saisie D D M M M

N° pièce A F F F F

Numéro facture F D D D D

Pièce de trésore- F D M M M
rie

N° compte géné- A A A F F
ral

N° compte tiers F A F F M

Contrepartie M D D M M M
générale

Contrepartie tiers M D D M M M

Code taxe D D D M M M

Libellé d’écriture F F F F F

Mode de règle- M D D D D M
ment

Date d’échéance F D F D D M

Devise D D D D M

Parité D D D D M

Quantité M D D D D M

Montant devise D D D D M

© Sage 110
 Menu Fichier

Saisie des
Interroga- Interroga-
Saisie par opéra- Interroga-
Journaux tion géné- tion analy-
pièce tions ban- tion tiers
rale tique
caires

Montant devise F
débit (a)

Montant devise F
crédit (a)

Montant débit A A A A A A

Montant crédit A A A A A A

Lettrage montant D A A M

Lettrage devise D D M M

Pointage D F F M

Niveau de rappel D D M M

Position journal F M M M

Position registre D M D M

Position Expert D M M M

Type écritures D M M M

Révision D M M M

Lettrage rappro-
chement

N° de section M M M

Position règle-
ment

Montant à régler

Quantité à régler

Position rappel

Plan analytique

N° section

Quantité analyti- F
que

Montant analyti- A
que débit

© Sage 111
 Menu Fichier

Saisie des
Interroga- Interroga-
Saisie par opéra- Interroga-
Journaux tion géné- tion analy-
pièce tions ban- tion tiers
rale tique
caires

Montant analyti- A
que crédit

Code AFB D

Commentaires D D D D

Dossier recouvre- M M M
ment

Type norme D D D D M

Position IFRS D D D D D

Documents ratta- D D D
chés

Plan analytique D D D D D
en colonne (b)

Information libre 1 D D D D D
à 64

N° pièce DGI M

a. Uniquement si saisie en devise.

b. Limité à 3 plans.
A Obligatoire pour l’application
F Obligatoire pour le fichier
M Masquée pour le fichier
D Disponible pour le fichier
Videnon paramétrable

Disponibilité des colonnes dans les autres fonctions.

Rapproche- Rappel/
Règlement Recherche Recherche
ment ban- relevé
tiers générale analytique
caire clients

N° ligne interne M M M M M

Code journal F F F F F

Jour A A A A A

Date de saisie M M M M M

N° pièce D F F F F

Numéro de fac- F D D D M
ture

Pièce de trésore- A M M M M
rie

N° compte géné- F F F F F
ral

N° compte tiers M F F F M

Contrepartie M M M M M
générale

Contrepartie tiers M M M M M

© Sage 112
 Menu Fichier

Rapproche- Rappel/
Règlement Recherche Recherche
ment ban- relevé
tiers générale analytique
caire clients

Code taxe M M M M M

Libellé d’écriture F F F F F

Mode de règle- D F F D D
ment

Date d’échéance D D F D D

Devise D D D D M

Parité D D D D M

Quantité D D D D M

Montant devise D D D D M

Montant devise
débit (a)

Montant devise
crédit (a)

Montant débit A A A A A

Montant crédit A A A A A

Lettrage montant M D D D M

Lettrage devise M D D D M

Pointage M M M M M

Niveau de rappel M M M M M

Position journal M M M M M

Position registre M M M M M

Position Expert M M M M M

Type écritures M M M M M

Révision M M M M M

Lettrage rappro- F
chement

N° de section M

Position règle- A
ment

Montant à régler F

Quantité à régler F

Position rappel A

Plan analytique A

N° section A

© Sage 113
 Menu Fichier

Rapproche- Rappel/
Règlement Recherche Recherche
ment ban- relevé
tiers générale analytique
caire clients

Quantité analyti- F
que

Montant analyti- A
que débit

Montant analyti- A
que créd.

Commentaires D D D D D

Type norme D D D D D

Position IFRS D D D

Plan analytique D D
en colonne (b)

Information libre D D D D D

Date validation D

Origine D

a. Uniquement si saisie en devise.

b. Limité à 3 plans.
A Obligatoire pour l’application
F Obligatoire pour le fichier
M Masquée pour le fichier
D Disponible pour le fichier
Videnon paramétrable

Les modifications faites ici ont un effet immédiat sur les modèles de saisie et la saisie des journaux. Les
modèles de saisie n’afficheront que les colonnes autorisées même si elles ont été paramétrées avec
d’autres.

Après les colonnes spécifiques à chaque fonction, les intitulés des informations libres possibles,
ou à défaut leurs données, complètent la liste des colonnes de chaque fonction.

Le Numéro de ligne et la Date de saisie sont des informations enregistrées automatiquement

par le programme et incrémentées à chaque saisie d’une nouvelle ligne quel que soit le paramé-
trage fait dans la présente commande.

Si vous demandez l’affichage de cette information en cours d’exercice, les numéros qui s’affiche-
ront correspondront donc à la séquence atteinte.

Les informations libres apparaissent également dans l’option Organisation. Des lignes blanches sont réser-
vées à cet effet, à moins qu’elles ne soient déjà utilisées.

Pays

Cette option vous permet d’enregistrer les différents pays avec lesquels vous êtes en relation.
Lors de la mise en place du plan tiers, vous pourrez associer à chaque compte de tiers, l’un des
pays enregistrés ici.

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Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale :

Les pays enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans ce programme.

Intitulé
Nom du pays saisi sur 35 caractères alphanumériques maximum.

Code pays
Code du pays selon la norme ISO3166. 3 caractères alphanumériques sont disponibles.

Les informations suivantes n’ont pas de répercutions en comptabilité. Ces paragraphes ne concernent que
les utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.

Code D.E.I.
Zone de 3 caractères alphanumériques.

Code ISO 2
Zone de 2 caractères alphanumériques utilisée pour les virements étrangers.

Coefficient d’assurance
Il permet de calculer la valeur statistique d’une ligne de pièce pour la Déclaration d’échanges de
biens (pour les échanges intracommunautaires). Zone de 14 caractères numériques maximum.

Coefficient de transport
Il permet de calculer la valeur statistique d’une ligne de pièce pour la Déclaration d’échanges de
biens (pour les échanges intracommunautaires). Zone de 14 caractères numériques maximum.
Dans la Déclaration d’échanges de biens, la valeur statistique d’une ligne de pièce est égale à sa
valeur hors taxes augmentée de ces deux taux.

Période de rappel

Les périodes de rappel correspondent à des commentaires, liés à un certain nombre de jours de
retard de paiement du client. Lors de l'édition des relances clients, pour chaque ligne d'écriture,
le programme imprimera le commentaire associé au retard de paiement.

© Sage 115
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Dix périodes peuvent être enregistrées. Chaque période est définie par un intitulé (de 35 caractè-
res maximum) et un nombre de jours de retard (3 caractères numériques maximum) délimité sous
forme de fourchette (entre x jours et y jours). Le programme effectue un contrôle : ces fourchettes
ne doivent pas se chevaucher.

Les périodes de rappel peuvent être définies après la date d’échéance du règlement ou avant
dans le cadre de la gestion des relances préventives.

Si la période de rappel est définie avant la date d’échéance, le programme affiche dans la liste un décompte
en jours négatif.

Pour une période donnée il est possible de définir l’intervalle (avec un maximum de 3 caractères
numériques) entre deux rappels. Ce critère intervient uniquement si une première relance a été
effectuée.
Exemple
Une relance a été effectuée le 15 Janvier sur une facture à date d’échéance du 1er Janvier.
Le nombre de jours entre deux rappels est renseigné à 10.
Si vous effectuez une impression le 18 Janvier, la relance n’apparaîtra pas.
Si vous effectuez une impression le 30 Janvier, l’écriture sera relancée.

Le nombre de jours entre deux rappels ne peut être supérieur au nombre de jours défini pour chaque
période. Dans notre exemple il ne peut excéder 30 jours pour la période de rappel «Relance», au-delà la
période de rappel sera «Contentieux».

Á chaque période peut être associé un modèle de mise en page de la lettre de relance en fonction
de la langue du tiers concerné. Après définition du modèle (par la commande Fichier / Mise en
page), sélectionnez la langue concernée puis cliquez sur le bouton [Attacher] pour ouvrir une fe-
nêtre de sélection et choisir le modèle qui convient à la fois à la langue et à la période. Pour sup-
primer l’association d’un modèle à une période et à une langue, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Exemple
Vous pouvez définir 3 périodes correspondant aux retards de paiement suivants :
Relancede 0 à 30 jours de retard
Contentieuxde31 à 60 jours de retard
Poursuitesde61 à 90 jours de retard
Lors de l'impression des relances clients :
• si un règlement a moins de 30 jours de retard, l'édition fera apparaître la mention
«Relance» dans la colonne Commentaire,
• si un règlement a de 31 à 60 jours de retard, l'édition fera apparaître "Contentieux",
• si un règlement a de 61 à 90 jours de retard, l'édition fera apparaître "Poursuites".

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Plan analytique

Les plans analytiques sont destinés à regrouper un ensemble de sections analytiques. Cette op-
tion permet également de définir la structure du numéro de chaque section analytique.

Cette option permet également d’enregistrer un Plan IFRS destiné au stockage des écritures de
type IFRS dans le cas où ce mode de gestion a été retenu.

Enregistrement des plans analytiques

Lors de sa création, chaque section analytique est associée à un plan. L’option Plan analytique
permet de les définir.

Utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale :

Les plans analytiques enregistrés ici sont récupérés automatiquement dans la gestion commerciale.

Chaque plan est, en fait, le titre des différentes comptabilités analytiques utilisées. Vous pouvez
saisir 10 plans analytiques de 35 caractères alphanumériques maximum. Un onzième plan est
destiné aux ventilations IFRS si ce mode de gestion a été paramétré.

Attention ! Chacun des dix plans analytiques donne lieu à des états analytiques distincts.

Exemple
Si votre activité est double (produits et agences), vous pouvez créer deux plans analytiques : Pro-
duits et Agences. Vous pourrez ainsi affecter à chacun de ces plans, les sections analytiques qui
s’y rapportent.

Lors des saisies analytiques, les 5 premiers plans analytiques devront obligatoirement être ventilés
à 100 %. Il en est de même du plan IFRS si celui-ci est utilisé.

En effet, il est à noter que lors des saisies analytiques sur les journaux, le programme n’effectuera
de contrôle sur la totalité de la ventilation que sur les cinq premiers plans ainsi que sur le plan
IFRS. La ventilation à 100% sur les cinq derniers ne sera pas contrôlée.

Pour définir la structure de vos plans analytiques, renseignez les zones suivantes.

Intitulé
Un numéro de section est défini par un intitulé pouvant atteindre 21 caractères maximum et une
longueur pouvant varier de 1 à 13.

L’intitulé du plan analytique devant être obligatoirement renseigné, le programme l’intitule par
défaut, «Plan (n° plan)». (n° plan) correspond au numéro d’ordre de création du plan.

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En cas de conversion d’une version antérieure, si l’intitulé d’un plan analytique n’est pas renseigné, le pro-
gramme lui attribue par défaut l’intitulé «Plan [N° plan]». S’il s’agit par exemple du troisième plan créé, le
programme attribue alors l’intitulé «Plan 3».

La longueur des comptes analytiques définie dans le volet «Paramètres» n’est prise en compte par le pro-
gramme que pour les plans analytiques pour lesquels aucune structure de numéro n’est enregistrée.

Plan principal
Cette case à cocher permet de préciser le plan principal de votre comptabilité analytique. Au
moment de la saisie, le programme propose ce plan par défaut.
Il ne peut exister qu’un seul plan principal.
Si aucun plan n’est défini en tant que plan principal, lors de la saisie le programme proposera le
premier plan paramétré. Si un autre plan doit être paramétré comme principal, il est nécessaire
de valider cette modification pour qu’elle soit prise en compte.
Le plan principal est repéré par une coche dans la liste.

Plan obligatoire
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si vous souhaitez ventiler systématiquement
100% de chaque écriture sur le plan renseigné. Une fois cochée, il est impératif de renseigner
une section analytique d’attente.

Lorsqu’un plan est obligatoire, un pictogramme en forme de crayon apparaît à la gauche de son intitulé
dans la liste.

Pour que la ventilation soit effective, le compte et le code journal doivent être autorisés à la saisie analyti-
que.

Plan analytique en colonne

Cette option permet l’affichage du plan analytique concerné sous forme de colonne dans les
fenêtres de saisie des fonctions suivantes du menu Traitement :
• Saisie par pièce,
• Saisie par lot,
• Journaux de saisie,
• Saisie des opérations bancaires.
Un plan pouvant être affiché en colonne apparaît dans la fenêtre «Personnaliser la liste» de la
fonction concernée et peut être ainsi affiché.
Dans ce cas aussi, il est nécessaire de valider toute modification apportée à cette option pour
qu’elle s’applique au plan.
Lorsque le plan IFRS est paramétré pour un affichage en colonne, le titre de la colonne apparais-
sant dans les fenêtres de saisie est systématiquement IFRS quel que soit l’intitulé du plan IFRS.

Le nombre de plans qui peuvent être affichés en colonne est limité à 3. Un message d’avertissement
apparaîtra si vous tentez d’en paramétrer un nombre supérieur.

Il est possible à tout moment d’annuler cette présentation en colonne sans que cela ait une inci-
dence quelconque sur les ventilations faites.

Le paramétrage des plans analytiques en colonne a une incidence sur la sélection de ces plans
dans les fenêtres de ventilation analytique. Voir les commentaires faits sous le titre «Plans analy-
tiques en colonne», page 466 de la saisie des pièces.

Plan IFRS
Cette case à cocher permet de préciser le plan destiné à la gestion IFRS. Elle est masquée si
aucune gestion IFRS n’a été demandée.

Le paramétrage de la gestion IFRS se fait dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

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Lorsqu’un plan est désigné comme IFRS, il apparaît dans la liste avec une icône particulière.
Un seul plan peut être désigné comme IFRS.

Pour accéder aux autres niveaux de paramétrage, faites un double-clic sur la ligne ou utilisez le
bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils Navigation.

Voir ci-dessous le détail des fenêtres de paramétrage.

Il n’est pas nécessaire qu’un plan IFRS soit structuré.

Un plan peut être à la fois principal, obligatoire, en colonne et IFRS.

Cependant, même si un plan cumule plusieurs caractéristiques, un seul pictogramme ne peut s’afficher à
côté de son intitulé. L’ordre de priorité d’affichage des pictogrammes est le suivant :

- : pour l’option Plan IFRS ;

- : pour l’option Plan obligatoire ;

- : pour l’option Plan principal.

Aucun pictogramme ne symbolise l’option Plan analytique en colonne.

Section analytique d’attente

Vous devez définir la section analytique d’attente sur laquelle est porté le déséquilibre constaté
au moment de la mise à jour directe des écritures avec des ventilations analytiques. La zone à
liste déroulante vous propose de choisir parmi la liste des sections analytiques paramétrées
dans le menu Structure.

Imputation de la section
Cette zone à liste déroulante n’est accessible que lorsque le plan sélectionné est le plan IFRS.
Elle permet, en cas d’absence d’indication précise de la section à ventiler lors de la saisie des
écritures, d’effectuer cette ventilation, à la validation de la ligne, sur la section d’attente enregis-
trée dans la zone précédente en fonction des trois choix proposés :
• Aucune (valeur par défaut) : la section d’attente n’est pas reprise. La ventilation manuelle
est nécessaire.
• Comptes de charge et produit : la ventilation est réalisée sur la section d’attente et sur
toutes les lignes de la pièce comportant des comptes de charge ou de produit.
• Tous les comptes : la ventilation s’effectue sur la section d’attente et sur toutes les lignes
de la pièce non déjà ventilées.
Cette option est utile lorsque la majorité des écritures doit être ventilée sur un même compte.
Les exceptions doivent alors être traitées manuellement.

Plans analytiques structurés

A chaque plan, vous pouvez associer une structure de numéro composée de 6 éléments. La lon-
gueur totale du numéro de section, soit le total de chacun de ses éléments ne doit pas excéder
13 caractères.

Les plans structurés apparaissent dans la liste des plans analytiques avec un petit triangle dis-
posé à droite de leur intitulé. Ceci précise que d’autres fenêtres de paramétrage sont disponi-
bles par un double-clic sur la ligne du plan.

Structure des Pour chaque plan analytique, le programme vous permet de définir la structure des numéros des
numéros de sections qui lui seront rattachées, dans la mesure où aucune section n’a été créée au préalable
sections pour ce plan.

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Ainsi, toutes les sections du plan auront une structure de numéro commune.

Les plans analytiques pour lesquels une structure est enregistrée sont signalés par l’icône ci-
contre placée juste à côté du nom du plan.

Ce paramétrage n’a aucun caractère obligatoire. Vous pouvez choisir de créer librement vos sections ana-
lytiques avec pour seule limite la taille des numéros de section définie lors de la création du dossier (et
éventuellement modifiée sur le volet «Paramètres»).

Exemple
Votre organisation interne prévoit la codification suivante :

Région Représentant Produits

NO - Nord DUP - M. Dupont FAN - Bijouterie fantaisie

ES - Est ALF - M. Alfred O18 - Or 18 carats

OU - Ouest BER - M. Bernard O24 - Or 24 carats

SU - Sud

Les numéros des sections du plan analytique Région peuvent être structurées comme suit :
• les 2 premiers caractères correspondent à la Région,
• les 3 caractères suivants correspondent au Représentant,
• les 3 derniers caractères correspondent aux Produits.
Un plan structuré peut compter jusqu'à 6 ruptures maximum. Dans cet exemple 3 ruptures exis-
tent (Région, Représentant et Produits).

La longueur cumulée du numéro de section doit être comprise entre 3 et 13 caractères.

Exemple
Les combinaisons possibles des sections analytiques du plan Région seront donc :
NODUPFANNord - M. Dupont - Bijouterie fantaisie
NODUPO18Nord - M. Dupont - Or 18 carats
ESDUPFANEst - M. Dupont - Bijouterie fantaisie
NOALFFANNord - M. Alfred - Bijouterie fantaisie
etc.
Cette codification vous permettra d’obtenir un plan analytique homogène.

Pour enregistrer la structure de numérotation d’un plan analytique, faites un double-clic sur son
intitulé.

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Après la création de la première section analytique, la modification d’une structure devient impossible pour
le champ analytique concerné.

Enumérés de chaque rupture analytique.

Un double clic sur un élément de liste permet d’accéder à un troisième niveau.

Enregistrez ici chaque rupture, soit, dans l’exemple ci-dessus, la liste des régions.

Un poste est défini par un Numéro de 1 ou 2 caractères alphanumériques et un Intitulé pouvant

atteindre 21 caractères alphanumériques maximum.

En création de section, vous pouvez utiliser ces tables afin de fiabiliser la création des sections analytiques.

Un assistant de génération automatique des sections vous permet, à partir de la version Pack, de
créer les sections à votre convenance de manière simple et fiable.

Paramétrage du plan IFRS

Le paramétrage ci-après n’est possible que si la gestion IFRS a été demandée.

© Sage 121
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Le paramétrage d’un plan IFRS est strictement identique à celui des plans analytiques structurés.
Il s’effectue sur deux niveaux :

• Un premier niveau auquel on accède par un double-clic sur la ligne du plan IFRS dans la
liste des plans (ou l’utilisation du bouton [Voir/Modifier] de la barre d’outils Navigation) per-
met d’enregistrer les niveaux de rupture.

Le cumul de la longueur des ruptures ne doit pas excéder 13 caractères.

La zone Type de rupture n’est utilisable que dans le cas des plans IFRS. Elle permet de
préciser :
- Aucun : le niveau correspondant n’est pas utilisé comme rupture.
- Zone géographique : le niveau correspondant est utilisé comme rupture sur la zone
géographique conformément aux normes IAS/IFRS.
- Secteur d’activité: le niveau correspondant est utilisé comme rupture sur le secteur
d’activité conformément aux normes IAS/IFRS.
Les niveaux de rupture Zone géographique et Secteur d’activité ne peuvent être utilisés
qu’une seule fois. L’affectation d’une de ces ruptures à un autre niveau remet le précédent
au niveau de rupture Aucun.

• Un second niveau permet d’enregistrer les différents énumérés du niveau correspondant.

La longueur du numéro d’énuméré doit correspondre à la valeur paramétrée. Un message

le rappellera.

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Résolution

La table des résolutions est utilisée dans la gestion des dossiers de recouvrement. Les résolutions
représentent les solutions mises en place pour clôturer les dossiers de recouvrement.

30 résolutions peuvent être enregistrées.

Exemples
Règlement partiel, règlement total, liquidation judiciaire...

Intitulé
Identifiez chaque motif de litige sur 35 caractères alphanumériques maximum.

Service des contacts

Cette option vous permet de définir une liste (jusqu'à 10) de type de contact entièrement paramé-
trable parfaitement adaptée à la structure de votre entreprise.

Pour cela, il vous faut renseigner les zones suivantes.

© Sage 123
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Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum qui indique le type de service.

Abrégé
Zone de 3 caractères alphanumériques majuscules. Ce code permet d’identifier de façon unique
un type de service. Un message d’alerte apparaît en cas de redondance.

Structure banque

Cette option permet de paramétrer la structure des comptes pour les banques locales ou étran-
gères. Les formats IBAN ou BBAN ne sont pas modifiables.

Banques résidentes / Banques à l’étranger

Vous pouvez définir la structure des comptes pour les banques résidentes, ainsi que pour les ban-
ques étrangères.

La fenêtre présente les zones suivantes.

Liste des structures

La zone de gauche présente la liste des structures proposées par le programme :
• Locale : structure des comptes bancaires du pays d’appartenance de la société.
• Autre : structure composée à l’identique de la structure locale mais dans laquelle les
zones de saisie prennent leur valeur maximale et ne sont pas modifiables.
• BBAN (Basic Bank Accournt Number – Identifiant national d’un compte bancaire) : équi-
valent du RIB français.
• IBAN (Identifiant international de compte) : structure composée de 34 caractères répartis
en 8 * 2 caractères plus 1 * 2 caractères.

La structure BIN des versions précédentes du programme n’existe plus.

Structure EDI
Cette case n’est pas cochée pour les banques résidentes. Toutefois, si vous la cochez, toutes les
zones qui suivent sont grisées, non modifiables et affichent la longueur maximale.

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Code banque
Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 14 caractères maxi-
mum pour modifier la valeur définie ainsi que son type (numérique ou alphanumérique).
Vous avez néanmoins la possibilité de régler la longueur du code banque (entre 0 et 14 caractè-
res) selon que vous ayez un RIB à la norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte
différente.

Code guichet
Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractères maxi-
mum pour modifier la valeur définie ainsi que son type (numérique ou alphanumérique). Vous
avez néanmoins la possibilité de régler la longueur du code guichet (entre 0 et 17 caractères)
selon que vous ayez un RIB à la norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte diffé-
rente.

Numéro de compte
Le programme renseigne cette zone automatiquement. Vous disposez de 17 caractères maxi-
mum pour modifier la valeur définie ainsi que son type (numérique ou alphanumérique). Vous
avez néanmoins la possibilité de régler la longueur du numéro de compte (entre 0 et 17 caractè-
res) selon que vous ayez un RIB à la norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte
différente. L’intégralité du compte bancaire est saisie dans cette zone. Dans ce cas, le pro-
gramme ne gère pas les séparateurs.

Le format IBAN est structuré différemment. Il est composé de 8 zones de 4 caractères maximum. Deux
autres caractères viennent compléter ce numéro. Il peut donc posséder jusqu'à 34 caractères quand
l'ensemble des zones sont complètement remplies. Le format BIN est, quant à lui, composé de 2 zones de
17 caractères.

Clé
Le programme renseigne cette zone automatiquement.
Vous disposez de 2 caractères maximum pour modifier la valeur définie ainsi que son type
(numérique ou alphanumérique).
Vous avez néanmoins la possibilité de régler la longueur de la clé (entre 0 et 2 caractères) selon
que vous ayez un RIB à la norme française (5, 5, 11, 2) ou une structure de compte différente.

Contrôle de la clé
Cette zone n’est pas accessible si la case Structure EDI est cochée.
La zone à liste déroulante vous propose les valeurs suivantes :
• Aucun : aucun contrôle ne sera effectué sur la clé RIB. C’est la valeur par défaut pour les
structures Etranger (hors Espagne, Portugal et Belgique), IBAN et BIN.
• France : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB des banques résidentes. C’est
la valeur par défaut pour la structure Locale.
• Espagne : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB.
• Portugal : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB.
• Belgique : le programme effectue un contrôle sur la clé RIB.

Type contact

La table des types de contact est utilisée pour le paramétrage des fiches des contacts dans «Volet
Contacts - A propos de…», page 61.
Exemple
Interlocuteur (par défaut), avocat, huissier...

© Sage 125
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Pour en savoir plus, reportez-vous au «Manuel de la gamme».

Type tiers

Les types de tiers sont utilisés lors de la création des comptes de tiers (commande Structure /
Plan tiers).

Ils permettent la création automatique des comptes généraux (lorsqu'ils n'existent pas) rattachés
à chaque compte de tiers ou le rattachement compte général / compte de tiers.

Numérotation des tiers

La génération automatique totale ou partielle des numéros de tiers est proposée lors de la créa-
tion de nouveaux clients ou fournisseurs. Les champs à renseigner sont les suivants.

Numérotation
La zone à liste déroulante propose les options suivantes pour définir la méthode de numérotation
des comptes tiers (clients et fournisseurs) :

© Sage 126
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• Manuelle : les numéros de comptes tiers sont saisis manuellement lors de la création. Les
deux autres zones sont alors non disponibles à la saisie. Il s’agit du choix par défaut.
• Automatique : lors de la création d’un nouveau tiers, la valeur du numéro affecté sera le
dernier numéro + 1, non modifiable. Les deux autres zones sont disponibles à la saisie.
• Manuelle avec racine : lors de la création d’un nouveau tiers, la racine sera automatique-
ment inscrite dans le numéro et vous pourrez le compléter.

La méthode de numérotation peut être différente pour les comptes Clients et pour les comptes Fournis-
seurs.

Longueur
Zone de 2 caractères numériques qui indique le nombre de caractères pour la numérotation ( de
0 à 17). Aucune valeur n’est proposée par défaut. La saisie est obligatoire dans le cas d’une
numérotation automatique.

Racine
Zone de 17 caractères alphanumériques maximum qui définit la racine des comptes tiers. La
modification de cette racine reste possible même si des tiers ont déjà été créés. La numérotation
reprend alors à partir de cette nouvelle racine.

Le nombre de caractères pour la racine ne peut être supérieure ou égale à celui définit pour la longueur du
numéro de compte.

Exemple
Numérotation automatique

Numérota-
Paramétrage Longueur Racine Numéros attribués aux clients
tion

Valeurs initiales Automatique 7 CO1 C010001, C010002, C010003, C010004,

C010005, …

Nouvelles Automatique 7 CO2 C020001, C020002, C020003, C020004,

valeurs …

Numérotation manuelle avec racine

Numérotation Longueur Racine Numéro attribué au client

Manuelle avec racine 7 CO1 C01XXXX

A la création d’un nouveau tiers le début du numéro proposé est C01. A vous de le compléter pour
que celui-ci corresponde au format défini : C012345 ou C01FR02 par exemple.
Si la longueur ne correspond pas, le programme vous propose de compléter par des 0. En cas de
refus, vous retournez au volet «Identification» de la fiche Tiers.

Si vous modifiez la racine, un message d’alerte apparaît.

Comptes généraux par défaut

Les types tiers sont également utilisés lors de la création des comptes tiers (commande
Structure / Plan tiers). Ils permettent la création automatique des comptes généraux (lorsqu'ils
n'existent pas) rattachés à chaque compte tiers ou le rattachement compte général / compte tiers.

Pour créer les comptes généraux rattachés à un type tiers, faites un double-clic sur l'intitulé du
type de tiers à définir.

© Sage 127
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Intitulé
L'intitulé saisi ici constituera les premiers caractères de l'intitulé du compte général créé automa-
tiquement rattaché au compte de tiers.
Il peut être saisi sur 17 caractères alphanumériques maximum. Le programme le complétera
automatiquement par l'intitulé du compte de tiers.

Radical / Compte
Cette zone définit la construction du numéro du compte général créé automatiquement :
• Radical : le numéro du compte général sera composé d'un radical saisi, suivi du numéro
du compte de tiers. Le radical peut être saisi sur 13 caractères maximum, les 3 premiers
étant numériques,
• Compte : le numéro du compte général sera le numéro saisi, sans juxtaposition du
numéro du compte de tiers. Il peut être saisi sur 13 caractères alphanumériques maxi-
mum. Il est toujours affiché en majuscule.

Pour plus d'informations, veuillez vous reporter à l’option «Nature de compte», page 105.

Les valeurs par défaut de l'ensemble de ces zones sont présentées dans le tableau suivant.

Numérota-
Type tiers Longueur Racine Intitulé Type Numéro
tion

Client Manuelle 8 411 Cl. compte 41100000

Fournisseur Manuelle 8 401 Fr. compte 40100000

Salarié Manuelle 8 421 Sal. compte 42100000

Aucune valeur par défaut n'est proposée pour le type tiers Autre.

Exemple
Le type tiers Client est défini comme suit :
Intitulé :Cl.
Radical :411
Lors de la création du compte tiers suivant
Numéro :DUPOND
Intitulé :Monsieur Dupond
Type tiers :Client
le programme créera automatiquement le compte général rattaché :

© Sage 128
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Numéro :411DUPOND(radical + numéro compte tiers)

Intitulé :Cl. Monsieur Dupond(intitulé + intitulé compte tiers)
Exemple
Le type tiers Fournisseur est défini comme suit :
Intitulé : Fr.
Compte :401000
Lors de la création du compte tiers suivant
Numéro :DURAND
Intitulé :Monsieur Durand
Type tiers :Fournisseur
le programme créera automatiquement le compte général rattaché :
Numéro :401000(compte)
Intitulé :Fr. Monsieur Durand(intitulé + intitulé compte tiers)

Principal
Si plusieurs modes de création de comptes sont ainsi rattachés à un type de tiers (le programme
permet de créer 10 possibilités), indiquez le compte principal qui sera utilisé par la gestion com-
merciale, en cliquant sur la case à cocher correspondante.

© Sage 129
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Lire les informations

Fichier / Lire les informations

Cette commande permet d’avoir une vue instantanée de votre comptabilité.

Cliquez sur le bouton [Lire les informations] de la barre d’outils Standard pour activer cette
commande. Elle permet de consulter les informations générales concernant le dossier
ouvert.

Cette commande précise, pour l'exercice comptable en cours :

• si l’option d’archivage fiscal des données est active, la dernière période archivée (mois et
année) ou la mention Aucune si aucun archivage de données n’a jamais été réalisé ;

• la dernière période clôturée (mois et année) ou la mention Aucune si aucune clôture n’a
encore été réalisée ;

La dernière période clôturée sera alimentée par les fonctions :

- Traitement / Clôture période,
- Traitement / Archivage fiscal des données.

La dernière période clôturée est obligatoirement supérieure ou égale à la dernière période archivée.

• des informations d’ordre général sur le nombre de comptes généraux, sections analyti-
ques, comptes reporting et de tiers, sur le nombre de taux de taxes, de journaux, de
modèles de saisie enregistrés, etc. ;

• les totaux par période en mouvements débiteurs ou créditeurs, le solde des comptes de
gestion signé en négatif si le solde est créditeur, les lignes saisies et celles traitées, c’est-
à-dire clôturées ;

• les totaux par période en écritures analytiques...

© Sage 130
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Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner les cumuls que l’on désire voir affichés
après action sur le bouton [Calculer les cumuls] :
• Toutes les écritures générales,
• Toutes les écritures analytiques,
• Écritures générales nationales,
• Écritures analytiques nationales,
• Écritures générales IFRS,
• Écritures analytiques IFRS.
Ces quatre dernières options ne sont présentes que si la gestion IFRS a été demandée.
La valeur proposée par défaut dépend de la sélection faite sur la barre d’outils Norme nationale
ou IFRS :

• si le bouton [Norme nationale] est actif, le choix proposé par défaut sera Écritures
générales nationales,

• si le bouton [Norme IFRS] est actif, le choix proposé par défaut sera Écritures géné-
rales IFRS,
• si la gestion IFRS n’est pas active ou si elle est active et qu’aucun des boutons de la barre
d’outils ci-dessus n’est actif, le choix proposé par défaut sera Toutes les écritures géné-
rales.
Le tableau ci-après résume les types d’écritures qui seront affichées en fonction de la sélection
faite dans cette zone et de la norme sélectionnée (sur la barre d’outils Norme nationale ou
IFRS).

Type d’écriture Norme Affichage

Écritures générales Toutes Toutes les écritures générales quelle que soit la norme.

Écritures analytiques Toutes Toutes les écritures analytiques quelle que soit la norme.

Écritures générales nationa- Nationale Toutes les écritures générales aux normes Nationale et Les
les deux

Écritures analytiques natio- Nationale Toutes les écritures analytiques aux normes Nationale et
nales Les deux

Écritures générales IFRS IFRS Toutes les écritures générales aux normes IFRS et Les
deux

Écritures analytiques IFRS IFRS Toutes les écritures analytiques aux normes IFRS et Les
deux

Rappelons que les normes d’écritures Nationale, IFRS ou Les deux sont précisées lors de la saisie des
pièces et que seule la norme Nationale est disponible si la gestion IFRS n’est pas active.

Exemple
En fin d’exercice les écritures suivantes sont enregistrées :
• une provision pour garantie client de 150,
• une charge constatée d’avance de 100,
• des dotations aux amortissement d’un matériel informatique d’une valeur de 1000 acquis
au 01/01/N et amorti :
selon la norme Nationale : amortissement économique de 5 ans en linéaire et fiscal de 5
ans en dégressif,
selon la norme IFRS : amortissement de 3 ans en linéaire (la notion d’amortissement fiscal
n’existe pas en IFRS).

© Sage 131
 Menu Fichier

Le journal OD de décembre N comporte les écritures suivantes :

N° Compte Intitulé Type norme Débit Crédit

1 681 Dotation amort. et provisions exploita- Les deux 150.00

tion

1512 Provision pour garantie client Les deux 150.00

2 486 Charges constatées d’avance Les deux 100.00

6156 Maintenance Les deux 100.00

3 681120 Dotation amort. Nationale 100.00

28183 Dot. matériel informatique Nationale 100.00

687250 Dot. amortissement dérogatoire Nationale 75.00

145 Amortissement dérogatoire Nationale 75.00

Le journal ODI (réservé IFRS) de décembre N comporte les écritures de dotation suivantes :

N° Compte Intitulé Type norme Débit Crédit

4 1512 Dotation amortissements IFRS 33.33

681 Dot. matériel informatique IFRS 33.33

Ces écritures auraient pu être portées dans le journal OD mentionné plus haut si la saisie IFRS
avait été positionnée sur Tous types de journaux.
La fonction Lire les informations donnera, entres autres, les résultats suivants en fonction du choix
Type d’écritures :
• Écritures générales nationales (Les deux + Nationale) :

Mouvements Mouvements Solde cptes Écritures sai- Écritures clô-

Période
débit crédit gestion sies turées

Dec. N 425.00 425.00 225.00 8 0

• Écritures générales IFRS (Les deux + IFRS) :

Mouvements Mouvements Solde cptes Écritures sai- Écritures clô-

Période
débit crédit gestion sies turées

Dec. N 283.33 283.33 16.67 6 0

Boutons

La fenêtre propose différents boutons.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux fonctions suivantes :

• Calculer,
• Renuméroter : voir «Renuméroter les pièces et registres», page 133,

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 Menu Fichier

• Régénérer : voir «Régénération des registres», page 134.

Ces fonctions peuvent être directement accessibles par des boutons ajoutés à droite du bouton [Fonctions].
L’affichage de ces boutons est personnalisable, voir le Manuel de la gamme.

Bouton [Calculer]

Le bouton [Calculer] permet de lancer la commande «Calculer les cumuls»,

page 133.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Calculer les cumuls

La commande Calculer les cumuls ou le bouton [Calculer] permettent de lancer le

calcul des mouvements et soldes affichés dans la moitié inférieure de la fenêtre.

La dernière ligne de l’état donne le total des colonnes.

Si, à la suite d’une coupure de courant, le programme constate un déséquilibre dans un journal,
il vous le signale au lancement de cette commande. Dans ce cas, il vous faudra aller en saisie de
journaux (menu Traitement) pour enregistrer une écriture corrective ou supprimer les mouve-
ments non équilibrés.

Vous pouvez obtenir un état des différents cumuls à l'aide de la commande Fichier / Imprimer les paramè-
tres société / Cumuls dossier.

La zone à liste déroulante permet d'afficher les informations concernant les écritures générales
ou les écritures analytiques. Les périodes sont automatiquement affichées en fonction de l’exer-
cice sélectionné.

Renuméroter les pièces et registres

La commande Renuméroter les pièces et registres permet de sélectionner le

type de numérotation et/ou les éléments auxquels l’appliquer.

Cette commande n’est pas accessible si vous n’êtes pas l’administrateur ni si vous n’êtes pas seul à utiliser
le programme.

Après avoir sélectionné la commande, une fenêtre de sélection apparaît.

Type de traitement
Deux boutons d’options permettent de choisir entre :
• Numéro de pièces : la renumérotation est effectuée selon les critères Date de pièce à N°
pièce. Le nouveau numéro de pièce est également reporté au niveau du registre taxe cor-
respondant. Il s’agit de la sélection par défaut. La renumérotation est réinitialisée pour
chaque année civile.

© Sage 133
 Menu Fichier

• Numéro de registres : la renumérotation de la zone Numéro chronologique de tous les

registres taxes est effectuée.

Code journal
Zone à liste déroulante qui présente les différents codes journaux du fichier. Cette zone n'est dis-
ponible que lorsque la renumérotation des pièces est sélectionnée. La valeur par défaut est
Tous.

Premier numéro
Zone de 13 caractères alphanumériques qui définit la valeur du premier numéro attribué aux piè-
ces (les registres commencent obligatoirement par 1).
Version Option disponible uniquement dans la Sage 100 Pack + Comptabilité.

Si vous avez demandé une renumérotation des pièces, le traitement est lancé lorsque vous vali-
dez le message :

«Attention ! Une renumérotation des pièces sera effectuée

pour les journaux sélectionnés. Ce processus est irréversible !
Confirmez-vous le traitement ?»

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et lancer le traitement.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Régénération des registres

La commande Régénérer des registres permet de lancer la vérification, le recal-

cul et éventuellement la création des registres de taxes des journaux d'achats et
de vente.

Cette commande n’est pas accessible si vous n’êtes pas l’administrateur ni si vous n’êtes pas seul à utiliser
le programme.

La régénération peut être lancée pour une période de date donnée et/ou un journal donné. Une
fenêtre s'affiche pour la sélection des codes journaux concernés et/ou la saisie des dates.

Seules les écritures des journaux d'achat et de vente dont la date de pièce est comprise dans cet
intervalle seront concernées par le traitement. Un message de confirmation est ensuite affiché.

Cette fonction ne tient pas compte de l'option Gestion des registres définie dans le volet «A propos de… /
Paramètres».

A l'issue du traitement :

• Tous les registres taxes des journaux d'achat et vente sont recalculés, c'est-à-dire :

© Sage 134
 Menu Fichier

- Recalcul des répartitions Base taxable et Montant taxe par taux de taxe ; les registres
conservent cependant leur N° registre d'origine,
- Réaffectation du bon type de registre, en cas de modification,
- Création du registre s'il n'existe pas pour la pièce concernée.

Les registres existant sont systématiquement recalculés si l’option Traiter uniquement les écritures
sans registres n’est pas cochée. Les modifications apportées manuellement sont donc perdues.

• Le journal d'import comporte les informations suivantes :

- La date et l'heure de lancement du traitement
- Pour chaque pièce, séparé par tabulations : Code journal, Période, N° pièce, Erreur
détectée.
- La date et l'heure de fin de traitement.

Seules les erreurs détectées lors du traitement sont mentionnées dans le journal d'import, c'est-à-
dire :
- Le registre n'existe pas : la mention "Création du registre" est portée sur le journal,.
- La pièce est déséquilibrée, c'est-à-dire que le Total débit est différent du Total crédit pour un
lot comportant le même Numéro de pièce : la mention "Pièce déséquilibrée - Non traitée" est
portée sur le journal.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et lancer le traitement.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© Sage 135
 Menu Fichier

Configuration système et partage

Fichier / Configuration système et partage

Cette commande permet d’obtenir des informations sur le système de l’ordinateur et sur l’utilisa-
tion du programme en réseau. Elle vous permet d’avoir des informations sur la configuration sys-
tème du poste de travail.

De plus, si vous utilisez la version réseau du programme, cette commande vous permet de con-
naître les utilisateurs actuellement connectés au dossier moyens de paiement et de leur envoyer
un message.

Vous pouvez également accéder à cette commande par le bouton [Configuration système et
partage] de la barre d’outils Standard.

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 136
 Menu Fichier

Autorisations d’accès
Fichier / Autorisation d’accès

Le sous-menu Autorisation d’accès permet à l’administrateur de sécuriser l’accès et l’utilisation

du programme de comptabilité.

Les fonctions suivantes sont disponibles :

Ces fonctions sont communes à l’ensemble des produits de la gamme.

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 137
 Menu Fichier

Importer…
Fichier / Importer

Cette commande permet d’importer, dans votre fichier comptable, des informations en provenan-
ce d’autres programmes. Elle ouvre un menu hiérarchique.

Ce menu donne accès à deux fonctions :

• Format Sage qui permet l’importation au format des fichiers du programme Sage Comp-
tabilité : «Importer au format Sage», page 140,

• Format paramétrable qui permet d’importer des données selon un format paramétrable
par l’utilisateur : «Importer un fichier au format paramétrable», page 141.

Ces commandes peuvent être lancées à partir d’un fichier comptable ouvert ou non. Une fenêtre
s’ouvre, permettant de sélectionner le fichier d’importation.

Elles présentent cependant une particularité car elles ne peuvent pas être annulées, c’est-à-dire
arrêtées en cours d’exécution. En effet, un arrêt intempestif de l’exécution de ces commandes
peut entraîner des fichiers déséquilibrés.

L’import d’écritures, quel que soit le format, n’est pas autorisé par le programme sur les périodes
clôturées.

Voir la commande «Clôture manuelle des journaux», page 489.

Ces commandes ne peuvent pas être utilisées en mode Multiutilisateurs.

Voir la commande «Autorisations d’accès», page 137.

A propos des formats d'importation

La commande Importer propose deux types d'importations :

• Format standard, permettant l'importation d'un fichier de données émanant d'un pro-
gramme Sage.

• Format paramétrable, permettant l'importation d'un fichier de données émanant d'un autre
programme.

Format standard

C'est le format des fichiers des programmes Sage.

Les importations au format Sage sont présentées sous le titre «Importer au format Sage»,
page 140.

© Sage 138
 Menu Fichier

Format paramétrable

Le programme permet de définir des formats de fichiers utilisés lors de l'exportation ou l'importa-
tion de données vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au for-
mat ASCII. Les formats paramétrables ont pour extension .EMA.

La commande Importer / Format paramétrable permet donc d’importer :

• des écritures comptables,

• des comptes généraux,
• des comptes tiers,
• des codes journaux.

Les importations au format paramétrable sont présentées sous le titre «Importer un fichier au for-
mat paramétrable», page 141.

Les procédures de définition et l'utilisation des formats paramétrables sont présentées dans le
"Manuel de la gamme".

Les structures des fichiers Sage sont présentées en Annexe : Les imports/exports paramétrables.

© Sage 139
 Menu Fichier

Importer au format Sage

Fichier / Importer / Format Sage

Cette commande vous permet d'importer un fichier de données émanant d'un programme Sage.
On peut lancer cette commande en cliquant sur l’icône [Importer au
format Sage] de la barre verticale Fonctions avancées.

Bouton correspondant de la barre d’outils Fonctions avancées :

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 140
 Menu Fichier

Importer un fichier au format paramétrable

Fichier / Importer / Format paramétrable

Cette commande permet d'importer des fichiers issus de programmes (autres que Sage ou Ciel)
pour lesquels vous avez créé un format paramétrable (ayant pour extension .EMA).

La commande Importer / Format paramétrable permet d’importer :

• des écritures comptables,

• des comptes généraux,
• des comptes tiers,
• des codes journaux.
En cas d’importation d’écritures comptables non ventilées ou avec des ventilations déséquilibrées sur des
plans obligatoires, les sections analytiques d’attente sont utilisées afin d’obtenir une ventilation analytique à
100% sur chaque plan obligatoire.

Cette fonction est présentée dans le «Manuel de la gamme», les procédures de définition et l'uti-
lisation des formats paramétrables également.

© Sage 141
 Menu Fichier

Exporter…
Fichier / Exporter

Cette commande permet d’exporter les données enregistrées dans le fichier comptable vers un
tableur ou un programme acceptant des données sous forme de fichiers SYLK, texte, HTML, XML
et classeur Microsoft Excel®.

Comme pour la commande Importer…, l'exportation peut s’exécuter en tâche de fond. Son dérou-
lement peut être interrompu en cliquant sur le bouton [Annuler].

Cette commande ne modifie en rien le contenu des fichiers de la comptabilité. Si la commande

est annulée en cours d’exécution, le fichier n’est pas généré.

L’export des données peut être effectué dans n’importe quelle devise.

Cette commande ouvre un menu hiérarchique qui propose :

• Format Sage, HTML : il s’agit de la fonction classique d’exportation qui se traduit par
l’ouverture ou la création d’un modèle d’export puis la génération d’un fichier aux différents
formats suivants :
- format texte à la norme du programme Sage 100 Comptabilité ou Sage 30 Compta-
bilité,
- format Sylk : format de fichier compatible avec la plupart des tableurs du marché,
- format HTML : ce format permet la génération d'un fichier qui pourra directement être
exploité par des navigateurs Internet,
- format Classeur Microsoft Excel : permet le lancement en automatique de Microsoft
Excel® et l'ouverture du fichier exporté. Cette fonction n'est disponible que sur la ver-
sion Windows du programme.
- format XML : format d’enregistrement de fichier autorisant la modification du contenu.

Voir la fonction «Exporter au format Sage», page 153.

• Format Trésorerie Sage et Ciel : cette option permet de générer des écritures au format :
- Trésorerie 100 : uniquement disponible sous Windows ; cette option remplace la fonc-
tion Transfert vers la trésorerie du menu Traitement des versions antérieures ;
- Ciel.
Voir la fonction «Exporter au format Trésorerie Sage et Ciel», page 154.

• Format EDIFACT : ce format permet l’exportation des comptes, des écritures et de la

balance. Il est décrit plus loin.
Voir la fonction «Exporter au format EDIFACT», page 155.

• Format paramétrable, permettant l'exportation d'un fichier de données vers n'importe

quel logiciel capable de recevoir des fichiers au format ASCII paramétrés par vos soins
(par la commande Fichier / Définition format paramétrable).
Voir la fonction «Exporter au format paramétrable», page 156.

• Balance : permet d’exporter une balance des comptes dans différents formats admis par
des programmes permettant l’impression d’états financiers.
Voir la fonction «Exporter la balance», page 157.

© Sage 142
 Menu Fichier

Les fichiers ainsi générés devront être ouverts à partir des applications (tableur, traitement de tex-
te, programme de gestion) capables de lire leur format.

Le principe des fonctions d’exportation du programme Sage Comptabilité est identique quel que
soit le format du fichier exporté. Nous décrivons ci-après :

• d’abord les différents formats d’exportation,

• puis le mode opératoire pour réaliser une exportation.
Un complément d’information sur le processus d’exportation vous est donné sous les titres sui-
vants :

• «Exportations de données : mode opératoire», page 143,

• «Exportation au format Sage Espagne», page 144,
• «Paramétrage d'un nouveau modèle d'exportation», page 147,
• «Utilisation d'un modèle d'exportation déjà créé», page 151,
• «Impression du contenu du modèle d'exportation», page 151,
• «Lancement de l'exportation», page 151.

Exportations de données : mode opératoire

Choix d'un modèle d'exportation

Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre vous permettant d’ap-
peler un format d’exportation déjà créé ou d’en enregistrer un nouveau.

Sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser ou modifier, puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou
cliquez sur le bouton [Nouveau] pour enregistrer un nouveau modèle d’exportation.

© Sage 143
 Menu Fichier

Exportation au format Sage Espagne

La balance peut être exportée au format Sage Espagne. Ce format est principalement utilisé par
l'Espagne pour communiquer avec leur propre logiciel Etats financiers. Il peut cependant être uti-
lisé par tout utilisateur pour des besoins de gestion interne.

Les données de la balance exportée au format Sage Espagne sont similaires à celle de la balan-
ce 6 colonnes avec :

• Solde Début période : solde de la période antérieure, incluant les écritures à-nouveaux,
• Mouvements Débit / Crédit : mouvements de la période,
• Solde Fin période : soldes cumulés, c'est-à-dire solde début période +/– mouvements de
la période.

Format de sélection

Renseignez les zones de la fenêtre «Export de la balance» comme suit.

Format de transfert
Par défaut positionné sur Sage Espagne, nouveau format d'export.

Devise de conversion
Ne modifiez pas la valeur par défaut Aucune, car les données doivent être en monnaie de tenue
de compte.

Date d'écriture
Indiquez la période des écritures à exporter. Elle doit obligatoirement appartenir à l'exercice cou-
rant.

N° compte
Indiquez si nécessaire les comptes exportés. Lorsque aucune sélection n’est effectuée, tous les
comptes sont exportés.

Distinction des tiers débiteurs/créditeurs

Option non accessible pour le format Sage Espagne.

© Sage 144
 Menu Fichier

Structure du fichier exporté

La structure du fichier de la balance devant faire l’objet d’une exportation au format Sage Espa-
gne est la suivante :

Lon-
Champ Type Commentaire
gueur

Nº Identifiant 10 AN (a) Nº identifiant de la société. Cadré à droite, complété à

gauche par blancs.

Nº compte 4 AN Cadré à droite, complété à gauche par blancs.

Solde Début période 12 AN Comporte le nombre de décimales de la devise de trans-

fert. Cadré à droite, complété à gauche par blancs.

Solde Fin période 12 AN Comporte le nombre de décimales de la devise de trans-

fert. Cadré à droite, complété à gauche par blancs.

Total Mouvement 12 AN Comporte le nombre de décimales de la devise de trans-

Débit fert. Cadré à droite, complété à gauche par blancs.

Total Mouvement 12 AN Comporte le nombre de décimales de la devise de trans-

Crédit fert. Cadré à droite, complété à gauche par blancs.

Exercice soldes 4 AN Année des soldes

Drapeau Devise 1 AN Reprendre le premier caractère de l'intitulé de la devise

d’édition. Exemple : ‘P’ : Pesetas, ‘E’ :Euros.
Si Aucune, premier caractère de la monnaie de tenue de
compte.
a. AN : alphanumérique.

Particularités

N° compte sur 4 caractères

Un regroupement est effectué par racine de compte (sur 4 caractères). Les comptes de type
Détail comportant cette même racine sont cumulés.

Solde Début période

Pour chaque exercice, il s'agit du solde de la période antérieure, incluant les écritures d'à-nou-
veaux.

Solde Fin période

Pour chaque exercice, il s'agit solde début période + total mouvements débit – total mouvements
crédit.

Exercice soldes
L'année des écritures exportées est affichée sur 4 caractères. Il s'agit de l'année correspondant
à la date de début d'exercice. Par exemple, si l'exercice est à cheval, du 1er octobre 1999 au 30
septembre 2000, c'est 1999 qui est indiqué.

Exemples de fichier exporté

Exemple
Exercice en cours 1999- du 01/01/1999 au 31/12/1999 (1er exercice du fichier comptable)

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 Menu Fichier

La balance 6 colonnes du 01/01/1999 au 31/12/1999 fournit les soldes suivants :

Soldes au 31/12/1999 Mouvements période Soldes cumulés

N° compte
Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit

40100000 1 000 1 206 206

41100000 3 015 2 000 1 015

4456620 206 206

4457120 515 515

5120 2 000 1 000 1 000

601020 1 000 1 000

701020 2 500 2 500

L'export de cette balance au format Sage Espagne donne les résultats suivants :
N° NIFRaci SoldeDebSoldeFinMvtDebitMvtCreditExerD
A5883632140100 −206 1000 12061999P
A5883632141100 1015 3015 20001999P
A5883632144560 206 206 01999P
A5883632144570 −515 0 5151999P
A5883632151200 1000 2000 10001999P
A5883632160100 1000 1000 01999P
A5883632170100 −2500 0 25001999P

Exemple
Exercice en cours 2000- du 01/01/2000 au 31/12/2000 (incluant les à-nouveaux)
La balance 6 colonnes du 01/01/2000 au 31/12/2000 fournit les soldes suivants :

Soldes au 31/12/2000 Mouvements période Soldes cumulés

N° compte
Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit

12000000 1 500 1 500

40100000 206 1 412 1 731 525

41100000 1 015 3 618 1 015 3 618

4456605 25 25

4456620 206 206 412

4457120 515 618 1 133

5120 1 000 1 015 1 412 603

601005 500 500

601020 1 000 1 000

701020 3 000 3 000

L'export de cette balance au format Sage Espagne donne les résultats suivants :
N° NIFRaci SoldeDebSoldeFinMvtDebitMvtCreditExerD
A5883632112000 -1500 0 15002000P
A588363214010206-527 1412 17312000P
A588363214110101536183618 10152000P
A588363214456206437 231 02000P
A588363214457-515-11330 6182000P

© Sage 146
 Menu Fichier

A5883632151201000603 1015 14122000P

A5883632160100 1500 1500 02000P
A5883632170100 -3000 0 30002000P

Les soldes créditeurs sont signés en négatif (–)

Ligne 4456 = Cumul des comptes 4456605 et 4456620
Ligne 6010 = Cumul des comptes 601005 et 601020

Paramétrage d'un nouveau modèle d'exportation

Si vous enregistrez un nouveau modèle d'exportation en cliquant sur le bouton [Nouveau] de la

fenêtre «Ouvrir le modèle d’export», le programme vous invite à lui affecter un nom et un empla-
cement de stockage.

Cliquez ensuite sur le bouton [Enregistrer].

Un écran de paramétrage vide apparaît alors.

Le principe d'utilisation de cet écran est identique à celui de beaucoup de commandes de la

comptabilité.

Les colonnes servent au stockage des informations de sélection et les zones au-dessus des titres
des colonnes permettent la saisie de ces informations.

© Sage 147
 Menu Fichier

La largeur des colonnes de la liste de critères peut être ajustée mais leur position est invariable.

Le boutons [Fonctions] donne l’accès en liste aux fonctions [Exporter] et [Impri-

mer] le modèle d’export.

Le bouton [Exporter] permet de lancer la génération du fichier d’exportation en

fonction des critères enregistrés dans les colonnes de la fenêtre.

Le bouton [Imprimer] permet d’éditer et de conserver sous forme imprimée la liste

des critères du modèle d’export.

Informations à extraire

Intitulé
Cette zone permet d'enregistrer le titre du modèle. Il s'agit d'une simple information permettant
de décrire le modèle plus précisément que par son nom de document. Cet intitulé n’est pas
transféré dans le fichier généré.
Les informations à extraire sont précisées dans les deux premières colonnes. La première sert à
l'indication du fichier, la seconde, à celle du champ à l’intérieur de ce fichier.

Fichier
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le fichier dont seront extraites les informa-
tions à exporter.
Le programme permet d'exporter :
• le contenu du dossier de l’entreprise et les options : informations enregistrées par la com-
mande Fichier / A propos de…,
• toutes les informations enregistrées par les commandes du menu Structure,
• les écritures comptables et les écritures analytiques enregistrées par la commande
Traitement / Saisie des journaux,
• les données du fichier Expert.
Les informations qu'il est possible d'exporter sont précisées en Annexe.

Champ
Cette zone à liste déroulante permet de préciser le champ dont doivent être extraites les infor-
mations à exporter.
Les champs dépendent bien évidemment du fichier sélectionné dans la colonne précédente. La
liste des champs en fonction des fichiers est donnée en Annexe.

Groupe
Cette zone permet de réunir des lignes de critères affectées à la même sélection. Un modèle
d’exportation peut comporter autant de groupes que cette zone permet d’en saisir.
Un «et» logique s’établit entre les lignes d’un même groupe.
Un «ou» logique s’établit entre les groupes.
Cette colonne accepte un maximum de 6 caractères alphanumériques.

Cellule L:C
Cette zone permet de préciser à partir de quelle cellule du tableur (si vous faites des transferts
sur un tableur, cas le plus fréquent), les informations extraites seront insérées dans la feuille de
calcul.
Si les transferts doivent s’effectuer en format texte, les informations saisies dans cette colonne
n’ont aucune importance mais ne doivent pas être nulles sous peine d'être considérées comme
de simples critères de sélection par le programme.
Les informations exportées sont insérées en colonnes à partir de la cellule indiquée ici.
L’adresse de la cellule doit être précisée de la façon suivante : X:Y.
X est le numéro de la ligne et Y le numéro de la colonne.

© Sage 148
 Menu Fichier

Les valeurs doivent être inférieures aux limites du programme destinataire. Il ne faut pas taper
de L pour ligne ni de C pour colonne. L’adresse est toujours numérique même si le tableur desti-
nataire numérote les colonnes par des lettres.
Exemple
Supposons un transfert de plan comptable (numéro de compte et intitulé seulement). Vous avez
enregistré dans la commande les paramètres suivants :

Fichier Champ Cellule L:C De à

Comptes géné- Numéro 10:5 281500 2818300

raux

Comptes géné- Intitulé 10:7

raux

A l'issue de l'exportation, vous verrez les données apparaître dans la feuille de calcul de la façon
suivante :

Ligne / Colonne 5 6 7

10 2815000 Amort. installation techn.

11 2818100 Amort. installation génér.

12 2818200 Amort. matériel de transport

13 2818300 Amort. mat. bureau et infor.

Une ligne comportant comme adresse :Y (sans mention de numéro de ligne) impose au program-
me d’ajouter les informations à la suite de celles déjà insérées dans cette même colonne. Cette
possibilité n’est envisageable que si vous précisez des groupes.
Exemple
Vous avez, dans un premier groupe, sélectionné et affiché les comptes de classe 2 à partir de la
cellule L50:C80.
Vous voulez, à la suite de ces comptes, dont vous ignorez le nombre, insérer les comptes de tré-
sorerie (classe 5). Vous paramétrerez ainsi les critères de sélection.

Fichier Champ Groupe Cellule L:C De à

Comptes géné- Numéro A 50:80 2000000 2999999

raux

Comptes géné- Numéro B :80 5000000 5999999

raux

Une ligne comportant comme adresse 0:0 (zéro:zéro) est simplement destinée à la sélection (voir
l’exemple ci-dessous). Ses valeurs ne seront pas transférées dans le fichier export.
Exemple
Si vous souhaitez extraire d’une part les comptes généraux avec leur solde et d’autre part les

© Sage 149
 Menu Fichier

comptes clients avec le détail des montants, paramétrez le modèle comme suit :

Fichier Champ Groupe Cellule L:C De à

Comptes généraux Choix transfert A 0:0 Détaillé

Comptes généraux Numéro A 1:1

Comptes généraux Solde A 1:2

Ecritures compta- Compte géné- B 1:3 411 411

bles ral

Ecritures compta- Montant débit B 1:4

bles

Ecritures compta- Montant crédit B 1:5

bles

La première ligne du groupe A permettra une lecture dans le fichier des écritures afin d’établir les
totalisations sur les comptes de ce groupe (information non transférée). Les lignes suivantes,
dans le même groupe, inséreront le numéro de compte ainsi que le solde en colonne à partir des
cellules du tableur L1:C1 et L1:C2.
Le groupe B sélectionnera simultanément et insérera dans la même feuille de calcul les numéros
de comptes clients (sélection sur 411/411) à partir de la cellule L1:C3, le montant débit à partir de
L1:C4 et le montant crédit à partir de L1:C5. Les valeurs comptables sont bien entendues extraites
du fichier historique.

Colonne De…
Cette zone sert à la saisie d’un critère de sélection. Ce critère est unique dans le cas où le
Champ sélectionné l’impose. La zone à liste déroulante permet alors d’ouvrir la liste des répon-
ses possibles. Si une fourchette de limites peut être saisie, les valeurs doivent être tapées dans
cette zone et la suivante.

Colonne à…
Zone servant à l’enregistrement manuel de la deuxième limite de sélection si le champ l’impose.
Par défaut, toutes les informations dépendant d’un critère de sélection non mentionné sont
sélectionnées.

Colonne Echelonnement
Cette zone permet de sélectionner l’échelonnement des périodes d’après lesquelles les valeurs
vont être extraites. Le programme propose les options suivantes :
• Aucun : les valeurs sont extraites en détail,
• Jour : les valeurs sont totalisées par jour,
• Semaine : les valeurs sont totalisées par semaine,
• Mois : seuls les totaux mensuels sont extraits,
• Trimestre : les valeurs extraites sont les totaux trimestriels calendaires,
• Semestre : les valeurs extraites sont les totaux semestriels calendaires,
• Année : les totaux de l’année sont exportés.

Insertion, modification, suppression d'une ligne

Pour créer une nouvelle ligne, enregistrez son contenu dans les zones de saisie au-dessus
des colonnes, validez par la touche ENTREE ou cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre
d’outils Navigation. Vous pouvez également valider si le curseur se trouve dans une zone d’édi-
tion.

© Sage 150
 Menu Fichier

Pour modifier une ligne, sélectionnez-la au préalable, apportez les modifications et validez.

Pour supprimer une ligne, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre
d’outils Navigation.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour les sélections dans les listes.

Utilisation d'un modèle d'exportation déjà créé

Si l'exportation à réaliser a déjà été effectuée par le passé, vous pouvez réutiliser le modèle qui
avait été créé alors.

Dans ce cas, sur la fenêtre vous permettant d’appeler un format d’exportation déjà créé ou d’en
enregistrer un nouveau, sélectionnez le modèle que vous voulez utiliser puis cliquez sur le bouton
[Ouvrir].

Impression du contenu du modèle d'exportation

Si vous le souhaitez, le programme permet d'imprimer le contenu du modèle affiché à l'écran.

Le bouton [Imprimer] le modèle d’export permet en effet d’éditer et de conserver

sous forme imprimée la liste des critères du modèle.

Lancement de l'exportation

Que le modèle d'exportation utilisé soit nouveau ou ancien, la procédure d'exportation se déclen-
che de la même manière.

Le bouton [Exporter] permet de lancer la génération du fichier d’exportation en

fonction des critères enregistrés dans les colonnes de la fenêtre.

© Sage 151
 Menu Fichier

Reportez-vous, si nécessaire, au manuel de Microsoft Windows ou à celui du Macintosh pour

l’utilisation d’une telle boîte de dialogue.

Enregistrez le nom que vous souhaitez donner au fichier d'exportation. Si nécessaire, changez
l’emplacement de stockage.

L'exportation est immédiatement lancée lorsque vous cliquez sur le bouton [Enregistrer].

© Sage 152
 Menu Fichier

Exporter au format Sage

Fichier / Exporter / Format Sage

La première fonction du sous-menu Exporter permet d’exporter des valeurs sous les formats
suivants :

• Texte,
• Sylk,
• HTML,
• Classeur Microsoft Excel®
• XML.
On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Exporter au
format Sage] de la barre verticale Fonctions avancées.

Bouton correspondant de la barre d’outils Fonctions avancées :

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 153
 Menu Fichier

Exporter au format Trésorerie Sage et Ciel

Fichier / Exporter / Format Trésorerie Sage et Ciel

Windows Cette commande ne concerne que la version Windows du programme.

Cette commande permet le transfert des écritures comptables vers :

• les produits banque et trésorerie de Sage ou tout autre logiciel de la gamme Sage capable
d’exploiter les fichiers *.PNM et *.PNC,

• les produits Ciel.

Cliquer sur le bouton [Exporter au format de Trésorerie Sage et Ciel] de la barre d’outils
Fonctions avancées revient à activer cette commande.

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 154
 Menu Fichier

Exporter au format EDIFACT

Fichier / Exporter / Format EDIFACT

Cette commande peut également être lancée en cliquant sur le bouton [Export Edifact] de la
barre d’outils Fonctions avancées.

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 155
 Menu Fichier

Exporter au format paramétrable

Fichier / Exporter / Format paramétrable

Cette commande permet d’exporter des fichiers de la Comptabilité selon un format paramétrable,
défini par l’utilisateur.

Vous pouvez activer cette commande par le bouton [Export paramétrable] de la barre d’outils
Fonctions avancées.

L’exportation de données au moyen d’un format paramétrable est détaillée dans le «Manuel de la
gamme».

Cette fenêtre vous permet de sélectionner un des formats créés.

Voir la commande «Format import/export paramétrable», page 161 pour la création des formats
paramétrables.

© Sage 156
 Menu Fichier

Exporter la balance
Fichier / Exporter / Balance

Cette fonction permet d’exporter une balance des comptes au format admis par les états finan-
ciers Sage mais aussi suivant les formats reconnus par les logiciels d’états financiers Microlucien
et Arpège. Il sera donc possible aux utilisateurs de ces programmes d’importer les écritures en
provenance du programme Sage 100 Comptabilité.

Seuls les comptes généraux de type Détail sont concernés par cette exportation.
On peut lancer la commande en cliquant sur l’icône [Export balance] de la barre
verticale Fin d’exercice.

Bouton correspondant de la barre d’outils Fonctions avancées :

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans cet environnement.

Le lancement de cette commande ouvre une fenêtre de sélection.

Les zones dont se compose cette fenêtre sont les suivantes.

Format de transfert
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Sage Etats financiers : (valeur par défaut) l’exportation des données de la balance se
fera dans le format reconnu par le programme Sage Etats financiers.
• Microlucien : l’exportation s’effectue dans le format spécifique Microlucien.
• Arpège : l’exportation s’effectue dans le format spécifique Arpège.
Le format des fichiers est décrit en Annexe.

Devise de conversion
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Aucune : (valeur par défaut) l’exportation des données s’effectue dans la devise de tenue
de la comptabilité.
• Liste des devises : cette liste affiche les devises enregistrées dans les options de l’entre-
prise. La sélection de l’une d’entre elles entraînera la conversion automatique des mouve-
ments et des soldes de la balance en fonction du cours enregistré dans ces mêmes
options.

Pour plus d'informations, reportez-vous à l’option «Devise», page 92.

Date écriture de / à
Zones permettant de définir la période de sélection des écritures.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

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 Menu Fichier

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

N° compte de / à
Zones permettant de définir la fourchette de comptes concernés par cette exportation.

Il est rappelé que seuls les comptes de type Détail sont concernés.

Distinction des tiers débiteurs/créditeurs

Cette case à cocher permet de différencier, pour les comptes collectifs tiers, les valeurs débitri-
ces des valeurs créditrices.

Cette option ne s’applique qu’aux comptes dont l’option Saisie compte tiers est cochée (dans le volet
«Fiche principale du compte»).

Exemple
Soit la balance suivante avec détail des comptes généraux :

Mouvement Solde
Compte tiers Compte général
Débit Crédit Débit Crédit

CARAT 4110000 60 000.00 55 000.00 5 000.00

4130000 25 000.00 25 000.00

CISEL 4110000 20 000.00 5 000.00 15 000.00

DIAMA 4110000 2 412.00 2 412.00

EMERA 4110000 15 075.00 15 075.00

Totaux 120 075.00 77 487.00 42 588.00

Export de la balance sans l’option Distinction des tiers débiteurs/créditeurs :

Mouvement Solde
Compte général Intitulé
Débit Crédit Débit Crédit

4110000 Collectif client 95 075.00 77 487.00 17 588.00

4130000 Collectif client – 25 000.00 25 000.00

EAR

Totaux 120 075.00 77 487.00 42 588.00

Export de la balance avec l’option Distinction des tiers débiteurs/créditeurs :

Mouvement Solde
Compte général Intitulé
Débit Crédit Débit Crédit

4110000 Collectif client 95 075.00 75 075.00 20 000.00

4110000 Collectif client 2 412.00 2 412.00

4130000 Collectif client – 25 000.00 25 000.00

EAR

Totaux 120 075.00 77 487.00 42 588.00

L’option Saisie compte tiers peut être modifiée à tout moment. Deux cas peuvent donc se produire qui
sont traités différemment par le programme :

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 Menu Fichier

- cette option n’est pas cochée mais il existe des écritures avec un compte de tiers associé : ce
compte est traité comme un compte général classique et c’est son solde qui est pris en compte,
- cette option est cochée mais le compte possède des écritures sans compte de tiers associé : les
lignes d’écritures sont alors cumulées pour former un solde unique. Ce solde est inclus, selon son
sens, dans la ligne tiers débiteur ou tiers créditeur.

Selon la norme
Cette zone à liste déroulante n’est pas visible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.
Elle permet de sélectionner les écritures de la balance à exporter :
• Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures de la balance correspondant aux sélec-
tions faites dans les autres zones de la fenêtre seront exportées.
• Nationale : seront exportées les écritures de types Les deux et Nationale.
• IFRS : seront exportées les écritures de types Les deux et IFRS.
• Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront exportées.
• Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront exportées.
• Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront exportées.

Bouton [OK]
Lance l’exportation selon le paramétrage effectué dans les zones précédentes.

Une fenêtre de dialogue s’ouvre pour donner un nom au fichier de stockage des écritures. Le pro-
gramme propose par défaut la génération du fichier correspondant au choix fait dans la zone For-
mat de transfert :

• balance au format Sage Etats financiers : fichier de texte (extension .TXT),

• balance au format Microlucien (sans extension) : le nom proposé est BANNNNNN où
NNNNNN est le numéro de dossier qui doit être enregistré dans la zone Commentaire du
volet «Fichier / A propos de… / Identification»,

• balance au format Arpège (extension .ARP) : le nom proposé est BANNNNNN.ARP où

NNNNNN est le numéro de dossier qui doit être enregistré dans la zone Commentaire du
volet «Fichier / A propos de… / Identification».

• balance au format Sage Espagne.

Les formats de fichiers générés sont décrits en Annexe.

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 Menu Fichier

Bouton [Annuler]
Aucune exportation de valeurs n’est réalisée.

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 Menu Fichier

Format import/export paramétrable

Fichier / Format import/export paramétrable

Cette commande permet de définir des formats de fichiers qui serviront de référence lors de l'ex-
portation ou l'importation de données vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir
des fichiers au format ASCII.

Les structures de format paramétrables sont stockées dans des fichiers *.EMA.

Les procédures de définition et l'utilisation des formats paramétrables sont présentées dans le
"Manuel de la gamme".

Les structures de fichiers Sage sont présentées en Annexe : les imports/exports paramétrables.
Vous pouvez lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Format
import/export paramétrable] de la barre verticale Fonctions avancées.

Bouton correspondant de la barre d’outils Fonctions avancées :

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans cet environnement.

Particularité Il est désormais possible de paramétrer un format permettant d’affecter par défaut un plan analy-
tique particulier (de 1 à 11 en version Pack et Pack+) au sections analytiques importées dans
Sage 100 Comptabilité.

Le paramétrage consiste à insérer un champ permettant d’indiquer le numéro du plan à affecter

aux sections analytiques importées, puis à lui affecter une valeur.

En création ou en visualisation de format, la fenêtre suivante apparaît.

Pour insérér le champ N° plan analytique et lui affecter une valeur dans le format, suivez la pro-
cédure suivante :
1 . Dans la zone Type de données, sélectionnez l’option Compte généraux/analytique.

© Sage 161
 Menu Fichier

2 . Dans la liste déroulante en bas à gauche de la fenêtre, sélectionnez l’option N° de plan

analytique.
3 . Cliquez ensuite sur le bouton [Insérer] pour créer le champ. Ce dernier apparaît alors dans
la liste.
4 . Sélectionnez la ligne du champ. Elle se met en surbrillance.
5 . Cliquez ensuite sur le bouton [Propriété].
6 . La fenêtre «Champ : N° plan analytique» s’ouvre.

7 . Dans la zone Valeur par défaut, indiquez le numéro de plan analytique que vous souhai-
tez attribuer par défaut à chaque nouvelle section créée en importation.

En version Pack et Pack+, si la valeur saisie dépasse 11, les sections sont automatiquement impor-
tées sur le plan 1.

8 . Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de la fenêtre «Champ : N°
plan analytique».
9 . Si tout les champs obligatoires ont été insérés, vous pouvez alors sortir de la fenêtre prin-

cipale en cliquant sur .

© Sage 162
 Menu Fichier

Synchro compta
Fichier / Synchro compta

Cette commande permet un échange d’informations et de données beaucoup plus simple entre
deux versions du programme Sage Comptabilité (Start, 30 ou 100) ou bien entre ces program-
mes et Sage Expert ou Ciel Comptabilité. L’un des programmes est installé chez l’utilisateur,
l’autre est implanté chez l’expert comptable qui s’occupe de la gestion et du suivi de ses comptes.
On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Synchro compta] de
la barre verticale Traitements périodiques.

Bouton correspondant de la barre d’outils Fonctions avancées : .

La synchronisation de nouvelles écritures dans les journaux clôturés n’est pas autorisée par le pro-
gramme.

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans cet environnement.

Les descriptions de cette fonction apparaissent sous les titres :

• «Généralités sur les communications», page 163,

• «Opérations préliminaires», page 166,
• «Procédure de transfert», page 167,
• «Marquage des écritures», page 168,
• «Lancement de la Synchro compta en l’absence de fichier comptable ouvert», page 169,
• «Lancement de la Synchro compta en cours d’utilisation d’un fichier comptable»,
page 171,

• «Caractéristiques des fichiers de données», page 184,

• «Traitement de la réception d’un transfert de données», page 185.

Généralités sur les communications

Cette fonction permet au client :

© Sage 163
 Menu Fichier

• d’effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de
l’informatisation croissante des PMI et PME,

• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à sa gestion courante,

• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet comptable et ce dans
des délais plus ou moins rapprochés à convenir entre le client et l’expert comptable.

Cette fonction permet à l’expert comptable :

• d’incorporer immédiatement les données reçues dans ses propres fichiers,

• de surveiller la bonne marche des affaires de son client,
• d’exercer son rôle de conseil de manière immédiate sans devoir attendre la fin de l’année
fiscale pour intervenir, au cas où la situation nécessiterait une mesure corrective qui ne
pourrait être salutaire si elle n’était prise dans les plus courts délais.

Cette fonction regroupe deux modes de transfert de données différents :

• La Synchro compta : elle permet un transfert simplifié d’informations et de données entre

deux programmes.
Les données ainsi transférées ne sont pas supprimées du site à partir duquel elles sont
exportées.

Pour connaître les différents formats des fichiers de transfert générés en mode Synchro
compta, reportez-vous à la description du volet Synchro compta de la fonction A propos de...

Le transfert des éléments de structure ne s’effectue que s’il est expressément demandé.

Cette particularité est sans effet lors des transferts avec les programmes Ciel Comptabilité puisque, dans
ces derniers, l’intitulé des comptes est transféré avec chaque ligne d’écriture.

• La Synchro compta + : elle permet l’échange dynamique des écritures et des données
de structure entre un client équipé d’un programme Start Compta, Sage 100 Comptabi-
lité ou Sage 30 Comptabilité et son expert-comptable utilisant une de ces applications ou
Sage Expert.
La synchronisation permet de gérer également la suppression et la modification des écri-
tures et des éléments de structure transmis par le client ou l’expert-comptable (comptes
généraux, comptes de tiers, codes journaux,…).
Les écritures synchronisées sont clairement identifiées par la présence d’icônes spéciales
apparaissant dans la colonne Position expert.
Le processus intègre une gestion des conflits lorsque, par exemple, un élément est modi-
fié simultanément entre les deux intervenants.

En mode Synchro compta +, le fichier généré est au format XML standard Sage permettant d’as-
surer la communication entre les applications Windows Sage Start Compta, Sage 100 Compta-
bilité ou Sage 30 Comptabilité et Sage Expert.

Toutes les écritures y compris la date de synchronisation ou de validation transitent dans le fichier
XML à partir du moment où elles ont le statut Nouvelles où qu'elles ont fait l'objet d'une modifica-
tion.

Le fichier XML contient deux dates qui permettent de déterminer la période sur laquelle les deux
entités peuvent agir :

• Date de synchronisation : seul le client gère cette date, c'est forcément une date fin de
période.

• Date de validation : seul l'expert comptable gère cette date, c'est forcément une date fin
de période inférieure ou égale à la date de synchronisation.

© Sage 164
 Menu Fichier

Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une période identique
de manière à garantir la cohérence des écritures. Toutes les modifications extra comptables (let-
trage, rapprochement…) sont toujours accessibles sur toutes les périodes.

L’exemple du tableau ci-dessous récapitule les droits d’accès et les actions qui peuvent être réa-
lisées de part et d’autre sur les écritures générales en fonction des dates de synchronisation et
de validation.

Date validation Date synchronisation

Avant date de validation
31/01/03 31/03/03

Suppres- Modifi- Suppres- Modifi- Suppres- Modifi-

Ajout Ajout Ajout
sion cation sion cation sion cation

Client I I I I I I P P P

Expert I I I P P P I I I

I = Impossible
P = Possible

L'option de synchronisation transforme dans Sage Expert les caractères minuscules des comptes. Du fait
des différences des formats entre les applications, Sage Expert gère une table de correspondance pour les
comptes tiers de manière à ce que l'utilisateur Ligne 100 conserve la codification de ses tiers (jusqu'à 17
caractères). L'application Sage Expert ne permettant pas d'associer à un même tiers plusieurs comptes
collectifs.

Dans le cas de modifications simultanées des deux bases, une gestion des conflits est appliquée
avec définition d’un intervenant prioritaire.

Eléments Identifiant Expert Identifiant Client Fichiers liés

Comptes généraux Prioritaire

Journaux Prioritaire

Codes taxes Prioritaire

Ecritures comptables Prioritaire Ecritures analytiques, regis-

tre taxe

Comptes de tiers Prioritaire Banque tiers

Sections analytiques Prioritaire

L’expert modifie l’intitulé d’un compte de tiers : la modification est prise en compte chez le client.

Le client envoie ses données puis modifie un compte tiers. L’expert modifie également le compte
qui apparaît donc dans le retour de la synchronisation. L’application détecte qu’une modification
a été effectuée par le client et n’intègre donc pas la modification de l’expert. Cette information sera
indiquée dans le journal d’import.

Ces transferts de données s’effectuent de manière beaucoup plus simple et beaucoup plus rapide
que les classiques fonctions importer et exporter décrites précédemment. Cette fonction génère
les données sous forme de :

• fichiers joints à des messages E-mail qui sont automatiquement envoyés par utilisation de
la technologie Internet : cette option nécessite que chaque site soit équipé d’un modem et
dispose d’une adresse E-mail auprès d’un fournisseur de service Internet,

• ou de fichiers magnétiques qui sont générés mais dont l’envoi doit être assuré par l’utilisa-
teur lui-même selon les techniques à sa disposition (programme de transfert de fichiers
par modem ou simple disquette).

© Sage 165
 Menu Fichier

Macintosh Les versions du programme fonctionnant sur Macintosh ne peuvent générer que des fichiers ma-
gnétiques. Le mode de transfert synchronisé n’est pas géré sur Macintosh.

Dans les transmissions en mode Synchro compta +, le programme permet de saisir des com-
mentaires qui apparaîtront uniquement dans le journal de traitement où ils pourront être consultés
ou imprimés.

Pour plus d’informations sur la commande Journal de traitement, reportez-vous au «Manuel de

la gamme».

De plus, sur les lignes d’écritures comptables, deux informations libres de type texte peuvent être
utilisées pour gérer un commentaire expert et un commentaire client sur les lignes d’écritures. Il
est impératif de leur affecter les intitulés suivants :

• «Commentaire client»,
• «Commentaire expert».
Seul le commentaire client est exporté par un dossier client et inversement.

Les opérations d’envoi et de réception de données ainsi que l’intégration des données dans les
programmes destinataires s’effectuent à l’aide d’un assistant qui décompose chaque opération à
effectuer et guide l’utilisateur pas à pas.

Les données ainsi transférées ne sont pas supprimées du site à partir duquel elles sont exportées.

Pour faciliter le transfert des données, nous vous conseillons vivement de cocher les cases Protection de
la zone N° pièce et Numérotation continue pour le fichier du volet «Paramètres de la commande A pro-
pos de….»

Opérations préliminaires

Le transfert des données nécessite les paramétrages préalables suivants. :

• Saisie des informations concernant le type du transfert de données dans le volet «Fichier /
A propos de… / Synchro compta».

• Définition du sens du transfert client vers expert-comptable ou expert-comptable vers

client : permet d’identifier le type d’intermédiaire dans le processus de transmission de
données.

• Type : Synchro compta ou Synchro compta +.

• Moyen de communication : Messagerie ou fichier magnétique.
• Format destinataire : Sage Start Comptabilité, Sage 30 Comptabilité ou Sage 100
Comptabilité, Sage Expert ou Ciel Comptabilité.

• Autres informations :
- Numéro du dossier comptable : afin de pouvoir transférer les données, ce numéro doit
être renseigné, à l’identique, dans le fichier comptable de l’expert et dans celui du
client,
- Nom du cabinet d’expertise comptable,
- Adresse de la messagerie de l’expert comptable afin que le programme du client sache
où envoyer les données,
- Adresse de la messagerie du client pour les opérations inverses des précédentes.

L’absence de ces informations générera des messages d’erreur lors de l’utilisation de cette commande

© Sage 166
 Menu Fichier

Le mode de transfert en mode Synchro compta + nécessite le respect des paramétrages

suivants :

• Sage Start Compta , Sage 100 Comptabilité ou Sage 30 Comptabilité : les zones Pro-
tection de la zone N° pièce et Numérotation continue pour le fichier doivent être obli-
gatoirement cochées dans le volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Saisie» ;

• Sage Expert : en cas d’utilisation de ce programme, la longueur des comptes généraux

doit être fixe et inférieure ou égale à 11 caractères exclusivement numériques.

Lors de l’installation du programme, l’utilitaire d’installation créera un dossier (ou répertoire) COM-
MUNICATION dans lequel se trouveront quatre dossiers :

• EMIS : dossier destiné au stockage des fichiers exportés à partir de la comptabilité et en

attente de transfert soit par disquette soit par un autre support ;

• RECUS : dossier destiné au stockage des fichiers d’importation ; le programme va recher-

cher dans ce dossier les données à intégrer dans les fichiers de gestion ;

• REJETES : dossier contenant tous les fichiers rejetés lorsqu’une anomalie ou une incohé-
rence est détectée ; l’utilisateur peut, après correction, procéder à l’intégration directement
dans la comptabilité ou copier le fichier corrigé dans le dossier REÇUS d’où il sera intégré
dans les fichiers de gestion ;

• TRAITES : dossier contenant les fichiers d’importation dont les données ont été intégrées
dans les fichiers de gestion utilisés par le programme dans les cas où l’on n’a pas
demandé leur suppression après intégration et où l’intégration s’est correctement dérou-
lée.
Si l’on ne demande pas la suppression des fichiers d’importation, il sera nécessaire de
vider périodiquement ces dossiers par les fonctions de l’Explorateur Windows ou bien du
Finder Macintosh afin de ne pas s’encombrer de fichiers devenus inutiles.

Voir le «Manuel d’installation» pour connaître les emplacements de stockage des fichiers.
Sur Windows les emplacements de ces dossiers peuvent être modifiés lors de l’installation du
programme.
Sur Macintosh il n’est pas possible de modifier les emplacements des dossiers ci-dessus.

Lors de l’importation sur un poste, le programme reconnaît le format du fichier entrant et réalise
les conversions si elles s’avèrent nécessaires. A l’exportation, la forme du fichier est déterminée
par les données paramétrées dans l’assistant.

Procédure de transfert

Nous résumons ci-après les grandes lignes de la procédure d’envoi et de réception de données.

Réception de données :

• Lecture de la boîte de réception des messages E-mail pour recherche des messages non
lus ou bien, dans le cas de transfert de fichiers magnétiques, lecture du dossier de stoc-
kage RECUS.

• Lecture de l’en-tête du fichier comportant le numéro de dossier.

• Import des données dans le dossier comptable concerné et marquage des écritures
reçues. Clôture des écritures si paramétrage en ce sens.

Emission de données :

• Génération du fichier de données selon les critères paramétrés dans l’assistant.

© Sage 167
 Menu Fichier

• Emission d’un message destiné à la boîte aux lettres du client avec, en pièce jointe, le ou
les fichier générés ou bien stockage du fichier magnétique dans le dossier ÉMIS si ce
mode a été retenu.

• Marquage des écritures expédiées et clôture si paramétrage en ce sens dans l’assistant.

Le processus est identique chez le client.

Le nom du fichier exporté est créé automatiquement ainsi que l’objet du message dans le cas d’un
transfert par messagerie ; ils portent le même nom :

• Code de 1 caractère permettant d’identifier l’origine des informations : C pour la Compta-

bilité,

• Code de 2 caractères alphanumériques permettant d’identifier le message :

- SA pour les logiciels Sage Start Compta, Lignes 30 et 100 en mode Synchro
compta au format propriétaire ligne 100,
- SC pour le logiciel Sage Expert et Sage en mode Synchro compta + (format XML),
- CI pour le logiciel Ciel en mode Synchro compta au format propriétaire CIEL,
- CD pour tous les logiciels en mode Synchro compta au format XML.
- CZ pour les formats XML compressés.

• Date de transfert sous la forme JJMMAA,

• Code du dossier renseigné dans la fiche «A propos de…»,
• Numéro expert renseigné dans la fiche «A propos de…» (champ spécifique au pro-
gramme Sage Expert utilisé en mode Synchro compta +),

• Heure du transfert sous la forme HHMMSS,

• Raison sociale du dossier sur 25 caractères alphanumériques,
• Extension de compression.XML.ZIP le cas échéant.
Exemple
Fichier de comptabilité du dossier 75001, numéro expert 00512399, envoyé le 22 novembre 2007
à 15H00, en mode Synchro compta, au format Sage Expert.
CCD2211077500100512399150000000000000000000BIJOU_SARL

Le corps du message comporte le texte suivant :

«Ce message contient un fichier de données émis par un site distant et destiné aux logiciels Sage,
Sage Expert et Ciel. Pour être intégré automatiquement par le logiciel concerné, l'objet du mes-
sage et le nom du fichier joint ne doivent en aucun cas être modifiés. De plus, ce message doit
conserver son statut Non lu.».

Dans le processus de Synchro compta, le programme procède à la reconnaissance automatique

du format de fichier en importation. En exportation le format d’export des fichiers dépend des don-
nées spécifiées dans l’assistant. En Synchro compta +, le processus est entièrement automati-
sé.

Marquage des écritures

Afin de les distinguer à la réception comme à l’émission, les données envoyées par la présente
commande sont différenciés à l’aide d’un statut qui peur être consulté dans la colonnes Position
expert des journaux de saisie.

Cette zone peut prendre les valeurs suivantes :

© Sage 168
 Menu Fichier

• Pas de statut (Nouvelle) : l’écriture a été saisie sur le poste et n’a été ni reçue ni
envoyée ;

• : l’écriture a été émise ;

• : l’écriture a été reçue.

Lancement de la Synchro compta en l’absence de fichier comptable ouvert

Lancer la fonction Synchro compta directement à partir du programme, sans qu’aucun fichier
comptable ne soit ouvert, permet de réceptionner un dossier comptable afin de le créer sur son
poste.

L’assistant procède en trois étapes :

• «Etape 1 : Détection du mode de communication», page 169,

• «Etape 2 : Sélection du fichier de synchro», page 170,
• «Etape 3 : Création du dossier et récupération des données», page 170.

Etape 1 : Détection du mode de communication

La fenêtre de l’assistant permet d’indiquer le mode de réception du dossier.

Messagerie
Cochez cette option afin de recevoir les données par messagerie.

Fichier magnétique
Cette option sélectionnée par défaut permet de recevoir les données par fichier magnétique.

Supprimer les messages ou les fichiers après importation

Cette option, cochée par défaut, permet de supprimer automatiquement les e-mail et fichiers
reçus une fois la transmission réussie. Si l’option est décochée, les messages sont conservés
dans la messagerie et notés comm lus, tandis que les fichiers magnétiques sont transférés dans
le sous-dossier TRAITES du dossier COMMUNICATION.

Cliquez sur le bouton [Fin], sinon abandonnez en cliquant sur [Annuler].

© Sage 169
 Menu Fichier

Etape 2 : Sélection du fichier de synchro

Une fois le mode de réception paramétré, le programme affiche la fenêtre permettant de sélec-
tionner le fichier des données comptables à récupérer.

Le programme affiche la fenêtre permettant de sélectionner le fichier à réceptionner.

Sélectionnez le fichier puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].

En l’absence de message non lu contenant une pièce jointe dont le nom commence par CSA, CSC ou CCI
dans la messagerie, le programme se positionne directement sur le répertoire C:\DOCUMENTS AND SET-
TINGS\ALL USERS\APPLICATION DATA\COMMUNICATION\RECUS.

Si plusieurs fichiers font l’objet d’une création de dossier comptable, relancez la procédure autant
de fois que nécessaire.

Etape 3 : Création du dossier et récupération des données

La fenêtre de création du fichier comptable apparaît.

Reportez-vous à la «Procédure de transfert», page 167.

Quelques distorsions d’écriture peuvent apparaître après récupération de la raison sociale, du fait de cer-
tains caractères interdits automatiquement remplacés par le caractère «_».

© Sage 170
 Menu Fichier

Cliquez sur le bouton [Parcourir] pour sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez placer
le fichier comptable.

Afficher le journal de traitement

Cette option, cochée par défaut, entraîne l’affichage automatique du journal des traitements
après la réception des données.

Cliquez sur [Fin] pour procéder à l’intégration des données.

Si le fichier ne contient pas de données permettant la création d’un fichier comptable, le programme affiche
le message suivant :

«Le fichier sélectionné ne contient pas les informations

nécessaires à la création d’un dossier ! [OK]»

Lancement de la Synchro compta en cours d’utilisation d’un fichier comptable

Dans ce cas, le programme prend en compte le paramétrage défini dans Fichier / A propos de… /
Synchro compta de la société en cours d’utilisation.

Selon le paramétrage réalisé dans la zone Sens du transfert et Type du volet «Fichier / A propos
de… / Synchro compta», les fenêtres de l’assistant diffèrent.

Mode Synchro compta Client vers Expert-Comptable

Le tableau suivant rappelle le paramétrage défini dans Fichier / A propos de / Synchro compta
pour le cas présent :

Zone Sélection

Sens du transfert Client vers Expert-Comptable

Type de transfert Synchro compta

Le mode Synchro compta dans ce sens permet au client de :

• Transmettre sa comptabilité à son Expert-Comptable,

• Intégrer les écritures de son Expert-Comptable.
Le plan s’articule de la façon suivante :

• «Choix du traitement à opérer - Synchro compta Client vers Expert-Comptable»,

page 171,

• «Transmettre ma comptabilité - Synchro compta Client vers Expert-Comptable»,

page 172,

• «Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable - Synchro compta Client vers Expert-
Comptable», page 174.

Choix du traitement à opérer - Synchro compta Client vers Expert-Comptable

La première fenêtre de l’assistant permet de sélectionner le traitement.

© Sage 171
 Menu Fichier

Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre de
l’assistant.

Cette fenêtre propose au choix de :

• Transmettre ma comptabilité (valeur par défaut) : permet la génération du message ou

du fichier,

• Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable : permet d’interroger la boîte de récep-

tion ou la sélection du fichier magnétique.

Bouton [Suivant]
Ouvre l’écran suivant de l’assistant.

Bouton [Annuler]
Referme l’assistant sans rien faire.

Transmettre ma comptabilité - Synchro compta Client vers Expert-Comptable

Dans ce cas, il s’agit d’une émission. Les différentes étapes de l’assistant pour transmettre la
comptabilité sont les suivantes :

• «Choix des données à transférer - Synchro compta Client vers Expert-Comptable»,

page 172,

• «Sélection complémentaire - Synchro compta Client vers Expert-Comptable», page 173.

Choix des don- Si vous avez choisi Transmettre ma comptabilité, la validation de la première fenêtre de l’assis-
nées à transfé- tant par le bouton [Suivant] fait apparaître la fenêtre «Sélection des données».
rer - Synchro
compta Client
vers Expert-
Comptable

© Sage 172
 Menu Fichier

Transférer l’intégralité du dossier

Cette zone n’est accessible que lorsque l’option Sage Expert est sélectionnée dans la zone For-
mat destinataire de Fichier / A propos de / Synchro compta. Elle est non cochée par défaut.
Cochez-la pour émettre le dossier comptable complet de la société. Dès lors, les autres zones
de la fenêtre sont grisées et deviennent inaccessibles.

Transfert des écritures jusqu’au

Sélectionnez la date jusqu’à laquelle le programme doit transmettre les écritures générales.

Souhaitez-vous définir des paramètres particuliers pour le transfert de vos données ?

Par défaut, cette option est positionnée sur Non. Cliquez sur Oui afin de pouvoir paramétrer la
transmission d’écritures supplémentaires.

Sélection com- Si vous demandez à émettre des écritures supplémentaires, le bouton [Suivant] apparaît, vous
plémentaire - permettant d’accéder à la fenêtre «Sélection complémentaire».
Synchro
compta Client
vers Expert-
Comptable

Cette fenêtre permet de sélectionner les données particulières à exporter.

Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet la sélection des écritures :
• Nouvelles : (valeur par défaut) seules les écritures non envoyées seront transmises,
• Déjà transmises : seules les écritures qui ont déjà été envoyées seront transmises,
• Nouvelles et déjà transmises : seules les écritures non envoyées ou déjà envoyées
seront transmises,
• Toutes : toutes les écritures seront transmises quel que soit leur statut.

© Sage 173
 Menu Fichier

Date d’écriture de / à
Ces deux zones permettent de transmettre les écritures appartenant à une période particulière.
Le programme propose par défaut la date de fin du mois précédent la date système.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Voulez-vous transmettre les écritures de reports à nouveau ?

Par défaut, cette option est positionnée sur Non. Cliquez sur Oui si vous souhaitez transmettre
les écritures présentes dans les journaux de type A nouveau défini dans Fichier / A propos de /
Paramètres.

Voulez-vous transmettre les données de structure ?

Par défaut, cette option est positionnée sur Oui. Cliquez sur Non si vous ne souhaitez pas trans-
mettre les données de structure.
Exemple
Comptes, tiers, sections etc.

Voulez-vous clôturer les écritures transmises ?

Par défaut, cette option est positionnée sur Non. Cliquez sur Oui si vous souhaitez que le pro-
gramme attribue le statut «Clôturé» aux écritures dans les dossiers émetteur et récepteur.

Les boutons au bas de la fenêtre ont un rôle identique à celui évoqué précédemment.

Bouton [Précédent]
Ce bouton permet de revenir au stade précédent de l’assistant afin de modifier les valeurs para-
métrées.

Bouton [Fin]
Lance le traitement défini.

Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable - Synchro compta Client vers Expert-
Comptable

Dans ce cas, il s’agit d’une réception.

Si vous avez choisi Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable comme traitement, la va-
lidation de la première fenêtre de l’assistant par le bouton [Suivant] fait apparaître la fenêtre «Ré-
ception des données».

© Sage 174
 Menu Fichier

Supprimer les messages ou les fichiers après importation

Cette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnéti-
ques après leur incorporation dans les fichiers du programme Sage 100 Comptabilité
Si l’option n’est pas cochée, les messages E-mail sont conservés dans la boîte de réception de
votre programme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont trans-
férés dans le sous-dossier TRAITÉS du dossier COMMUNICATION.

Afficher le journal de traitement

Cette option, cochée par défaut, entraîne l’affichage systématique du journal de traitement après
une réception de données.

Voulez-vous clôturer les écritures intégrées ?

Si vous répondez Oui (valeur par défaut) à cette option les écritures incorporées dans le fichier
destinataire seront clôturées afin d’éviter toute modification ou suppression ultérieure.
Si toutes les écritures d’un journal se trouvent ainsi clôturées, celui-ci aura le statut partiellement
clôturé.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi
la fin du traitement et la réception du message ou du fichier magnétique.

Mode Synchro compta Expert-Comptable vers Client

Le tableau suivant rappelle le paramétrage défini dans Fichier / A propos de /Synchro compta
pour le cas présent :

Zone Sélection

Sens du transfert Expert-Comptable vers Client

Type de transfert Synchro compta

Le mode Synchro compta dans ce sens permet à l’Expert-Comptable de :

• Transmettre ses écritures à son client,

• Intégrer les écritures de son client.
Le plan s’articule de la façon suivante :

• «Choix du traitement à opérer - Synchro compta Expert-Comptable vers Client»,

page 175,

• «Transmettre mes écritures à mon client - Synchro compta Expert-Comptable vers

Client», page 176,

• «Intégrer les écritures de mon client - Synchro compta Expert-Comptable vers Client»,
page 176.

Choix du traitement à opérer - Synchro compta Expert-Comptable vers Client

La première fenêtre de l’assistant permet de choisir entre les deux traitements possibles.

© Sage 175
 Menu Fichier

La fenêtre propose au choix :

• Transmettre mes écritures à mon client (valeur par défaut) : permet la génération du
message ou du fichier,

• Intégrer les écritures de mon client : permet d’interroger la boîte de réception ou la

sélection du fichier magnétique.

Transmettre mes écritures à mon client - Synchro compta Expert-Comptable vers

Client

Dans ce cas, il s’agit d’une émission. Le traitement Transmettre mes écritures à mon client est
rigoureusement identique à celui du traitement Transmettre ma comptabilité dans le sens Client
vers Expert-Comptable.

Reportez-vous à la partie «Transmettre ma comptabilité - Synchro compta Client vers Expert-

Comptable», page 172.

Intégrer les écritures de mon client - Synchro compta Expert-Comptable vers Client

Dans ce cas, il s’agit d’une réception. Le traitement Intégrer les écritures de mon client est ri-
goureusement identique à celui du traitement Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable
dans le sens Client vers Expert-Comptable.

Reportez-vous à la partie «Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable - Synchro compta

Client vers Expert-Comptable», page 174.

Mode Synchro compta + Client vers Expert-Comptable

Le tableau suivant rappelle le paramétrage défini dans Fichier / A propos de / Synchro compta
pour le cas présent :

Zone Sélection

Sens du transfert Client vers Expert-Comptable

Type de transfert Synchro compta +

Le mode Synchro compta + dans ce sens permet au client de :

© Sage 176
 Menu Fichier

• Transmettre sa comptabilité à son Expert-Comptable,

• Intégrer les écritures de son Expert-Comptable.
Le plan s’articule de la façon suivante :

• «Choix du traitement à opérer - Synchro compta + Client vers Expert-Comptable»,

page 177,

• «Transmettre ma comptabilité - Synchro compta + Client vers Expert-Comptable»,

page 177,

• «Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable - Synchro compta + Client vers Expert-
Comptable», page 179.

Choix du traitement à opérer - Synchro compta + Client vers Expert-Comptable

La première fenêtre de l’assistant permet de choisir entre les deux traitements possibles.

Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre de
l’assistant.

Cette fenêtre propose au choix :

• Transmettre ma comptabilité (valeur par défaut) : permet la génération du message ou

du fichier,

• Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable : permet d’interroger la boîte de récep-

tion ou la sélection du fichier magnétique.

Bouton [Suivant]
Passe à l’écran suivant de l’assistant.

Bouton [Annuler]
Referme l’assistant sans rien faire.

Transmettre ma comptabilité - Synchro compta + Client vers Expert-Comptable

Dans ce cas, il s’agit d’une émission. Les différentes étapes de l’assistant pour transmettre la
comptabilité sont les suivantes :

• «Choix des données à transmettre - Synchro compta + Client vers Expert-Comptable»,

page 178,

© Sage 177
 Menu Fichier

• «Commentaires à l’attention du destinataire - Synchro compta + Client vers Expert-Comp-

table», page 179.

Choix des don- Précisons qu’il s’agit ici d’une étape de l’émission du type Synchro compta + dans le sens client
nées à trans- vers expert-comptable.
mettre -
Synchro La validation du choix Transmettre ma comptabilité par le bouton [Suivant] fait apparaître une
compta + Client nouvelle fenêtre de l’assistant.
vers Expert-
Comptable

Cette fenêtre permet de sélectionner les données à exporter.

Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet la sélection des écritures en fonction de leur statut. La zone
Position expert (voir plus haut) peut servir d’indicateur pour identifier ce statut. Cette liste
propose :
• Nouvelles : (valeur par défaut) seules les écritures non envoyées seront transmises.
• Déjà transmises : seules les écritures qui ont déjà été envoyées, reçues ou modifiées
seront transmises, c’est-à-dire celles qui ont déjà fait l’objet d’une synchronisation.
• Nouvelles et déjà transmises : seules les écritures non envoyées et celles déjà
envoyées, reçues et modifiées seront transmises.
• Toutes : toutes les écritures seront transmises quel que soit leur statut.
Le choix Toutes ne doit être utilisé qu’en cas de perte de données ou d’incohérences survenues
entre les dossiers client et expert.

Date de synchronisation
Par défaut, l’application propose la date de la fin du mois précédant la date de l’ordinateur (date
système) et appartenant à l’exercice en cours. La date de synchronisation doit appartenir à
l’exercice courant, être une fin de période et être supérieure ou égale à la dernière date de syn-
chronisation.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ?

L’option Non est cochée par défaut. Si vous cochez la case Oui, une fenêtre supplémentaire
pour la saisie d’un commentaire est accessible avec le bouton [Suivant].

© Sage 178
 Menu Fichier

Voulez-vous transmettre les écritures de reports à nouveau ?

Par défaut, cette option est positionnée sur Non. Cliquez sur Oui si vous souhaitez transmettre
les écritures présentes dans les journaux de type A nouveau défini dans Fichier / A propos de /
Paramètres.

Commentaires Si dans l’étape précédente vous avez demandé à ajouter un commentaire au destinataire, le bou-
à l’attention du ton [Suivant] apparaît vous permettant ainsi d’accéder à la fenêtre «Saisie d’un commentaire».
destinataire -
Synchro
compta + Client
vers Expert-
Comptable

Saisir le commentaire dans le corps de cette fenêtre. Ce commentaire est enregistré dans le jour-
nal de traitement et peut servir pour l’enregistrement d’informations complémentaires.

Bouton [Fin]
Lance le traitement défini.

Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable - Synchro compta + Client vers

Expert-Comptable

Dans ce cas, il s’agit d’une réception.

La validation de l’option Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable par le bouton [Sui-
vant] fait apparaître une nouvelle fenêtre de l’assistant.

Supprimer les messages ou les fichiers après importation

Cette option, cochée par défaut, entraînera la suppression des mails ou des fichiers magnéti-
ques après leur incorporation dans les fichiers du programme Sage 100 Comptabilité.

© Sage 179
 Menu Fichier

Si l’option n’est pas cochée, les messages E-mail sont conservés dans la boîte de réception de
votre programme de messagerie (mais notés comme lus) et les fichiers magnétiques sont trans-
férés dans le sous-dossier TRAITÉS du dossier COMMUNICATION.

Afficher le journal de traitement

Cette option, cochée par défaut, entraîne l’affichage systématique du journal de traitement après
une réception de données.
Ce journal permettra notamment de vérifier les éléments modifiés, supprimés ou créés et de véri-
fier également les éventuels conflits d’importation survenus ou encore de consulter le commen-
taire expert ou client saisi dans l’assistant de communication.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi
la fin du traitement et la réception du message ou du fichier magnétique.

Mode Synchro compta + Expert-Comptable vers Client

Le tableau suivant rappelle le paramétrage défini dans Fichier / A propos de / Synchro compta
pour le cas présent :

Zone Sélection

Sens du transfert Expert-Comptable vers Client

Type de transfert Synchro compta +

Le mode Synchro compta + dans ce sens permet à l’Expert-Comptable de :

• Transmettre ses écritures à son client,

• Intégrer les écritures de son client.
Le plan s’articule de la façon suivante :

• «Choix du traitement - Synchro compta + Expert-Comptable vers Client», page 180,

• «Transmettre mes écritures à mon client - Synchro compta + Expert-Comptable vers
Client», page 181,

• «Intégrer les écritures de mon client - Synchro compta + Expert-Comptable vers Client»,
page 183.

Choix du traitement - Synchro compta + Expert-Comptable vers Client

Nous vous recommandons de prendre connaissance des informations affichées par chaque fenêtre de
l’assistant.

© Sage 180
 Menu Fichier

Cette fenêtre offre à choisir entre :

• Transmettre mes écritures à mon client (valeur par défaut) : permet la génération du
message ou du fichier,

• Intégrer les écritures de mon client : permet d’interroger la boîte de réception ou la

sélection du fichier magnétique.

Bouton [Suivant]
Passe à l’écran suivant de l’assistant.

Bouton [Annuler]
Referme l’assistant sans rien faire.

Transmettre mes écritures à mon client - Synchro compta + Expert-Comptable vers

Client

La validation du traitement Transmettre mes écritures à mon client par le bouton [Suivant] fait
apparaître une nouvelle fenêtre de l’assistant.

Type d’écritures
Cette zone à liste déroulante permet la sélection des écritures en fonction de leur statut. La
valeur inscrite dans la colonne Position expert- (voir plus haut) peut servir d’indicateur pour
identifier ce statut. Cette liste propose :
• Nouvelles : (valeur par défaut) seules les écritures non envoyées seront transmises.
• Déjà transmises : seules les écritures qui ont déjà été envoyées, reçues ou modifiées
seront transmises, c’est-à-dire celles qui ont déjà fait l’objet d’une synchronisation.

© Sage 181
 Menu Fichier

• Nouvelles et déjà transmises : seules les écritures non envoyées ou déjà envoyées,
reçues ou modifiées seront transmises.
• Toutes : toutes les écritures seront transmises quel que soit leur statut.
Le choix Toutes ne doit être utilisé qu’en cas de perte de données ou d’incohérences survenues
entre les dossiers client et expert.

Date de synchronisation
Cette zone est inactive et inaccessible en mode Synchro compta + de l’Expert-Comptable vers
Client.

Voulez-vous adresser un commentaire à votre destinataire ?

L’option Non est cochée par défaut. Si vous cochez la case Oui, une fenêtre supplémentaire
pour la saisie d’un commentaire est accessible avec le bouton [Suivant].

Voulez-vous valider les écritures synchronisées ?

Par défaut, l’option Non est activée.
L’expert peut envoyer des écritures, des éléments de structure sans valider (clôturer) les jour-
naux concernés : il laissera alors l’option Non cochée.

Date de validation
Accessible si le choix de validation des écritures est activé. Cette date permet d’attribuer le statut
clôturé à toutes les écritures générées dans le fichier XML, dans la base de l’expert et dans la
base du client après importation du fichier. Les modifications extracomptables restent possibles
sur ces écritures dans les deux bases de données.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Voulez-vous transmettre les écritures de reports à nouveau ?

Par défaut, cette option est positionnée sur Non. Cliquez sur Oui si vous souhaitez transmettre
les écritures présentes dans les journaux de type A nouveau défini dans Fichier / A propos de /
Paramètres.

Commentaires Si dans l’étape précédente vous avez demandé à adresser un commentaire au destinataire, une
à l’attention du fenêtre supplémentaire apparaît accessible avec le bouton [Suivant].
destinataire -
Synchro
compta +
Expert-Comp-
table vers
Client

Saisir le commentaire dans le corps de cette fenêtre. Ce commentaire apparaîtra dans le journal
de traitement.

© Sage 182
 Menu Fichier

Deux informations libres de type texte (69 caractères alphanumériques) peuvent être utilisées
pour gérer un commentaire expert et un commentaire client sur les lignes d’écritures.

Afin d’assurer la communication avec le programme Sage Expert, il est impératif de leur affecter
les intitulés suivants :

• «Commentaire client»,
• «Commentaire expert».
Dans le cas d’écritures modifiées, si le commentaire client ou le commentaire expert sont présents
dans le fichier XML, ils seront repris systématiquement.

Dans le cas contraire, si les écritures du fichier qui réceptionne les données comportent des in-
formations libres de ce type, les commentaires seront conservés.

En cas de modification simultanée par le client et l'expert, le client perd sa modification du fait de
la priorité de l'expert sur les écritures.

Voir plus haut le tableau définissant les priorités.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] change de nom dans cette fenêtre et devient le bouton [Fin]. Il marque ainsi
la fin du traitement et la génération du message ou du fichier magnétique.

Le mail sera envoyé dès l’utilisation de ce bouton. Si le modem est indisponible, le mail sera clas-
sé dans les messages en attente et l’utilisateur devra alors l’émettre de façon manuelle par l’in-
termédiaire de son programme de messagerie.

Si le profil n’a pas été défini dans la zone Profil de la messagerie de la commande Fenêtre / Pré-
férences , l’application fera appel au profil défini par défaut dans le logiciel de messagerie.
Macintosh Les profils ne sont pas utilisés sur Macintosh.

Si aucun numéro de dossier n’a été enregistré dans la zone N° dossier du volet «Ficher / A pro-
pos de… / Synchro compta», un message d’erreur apparaîtra.

«Le numéro du dossier n’est pas renseigné dans

le volet Synchro compta Client/Expert-Comptable
de l’A propos de la société ! [OK]»

Si l’adresse de messagerie de l’expert comptable n’a été enregistrée dans la zone Adresse mes-
sagerie Expert-comptable du volet «Fichier / A propos de… / Synchro compta», un message
d’erreur apparaîtra.

«L’adresse de messagerie de l’Expert-Comptable n’est pas

renseignée dans le volet Synchro compta Client/Expert-Comptable
de l’A propos de la société ! [OK]»

Dans le cas où la génération d’un fichier magnétique a été demandée, celui-ci sera stocké dans
le dossier EMIS lui-même présent dans le dossier COMMUNICATION.
Macintosh Sur ce micro-ordinateur, seule la génération d’un fichier magnétique est possible.

Intégrer les écritures de mon client - Synchro compta + Expert-Comptable vers Client

Dans ce cas, il s’agit d’une réception. Le traitement Intégrer les écritures de mon client est ri-
goureusement identique à celui du traitement Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable
dans le sens Client vers Expert-Comptable.

© Sage 183
 Menu Fichier

Reportez-vous à la partie «Intégrer les écritures de mon Expert-Comptable - Synchro compta +

Client vers Expert-Comptable», page 179.

Caractéristiques des fichiers de données

Fichiers codés

Le programme accepte l’importation de fichiers codés :

• C : les données proviennent d’un programme de comptabilité,

• SA : les données proviennent au format format propriétaire ligne 100 d’un programme
Start Compta, Sage 100 Comptabilité ou Sage 30 Comptabilité en mode Synchro
compta,

• SC : les données proviennent au format XML d’un programme en mode Synchro compta
+,

• CI : les données proviennent d’un programme Ciel en mode Synchro compta,

• CD : les données proviennent au format XML d’un programme en mode Synchro
compta.

Message E-mail et fichier magnétique

Message E-mail

Dans le cas où le choix d’un message E-mail a été décidé, le programme générera un message
avec les caractéristiques suivantes :

• l’adresse du destinataire sera celle enregistrée dans la zone Adresse messagerie

Expert-comptable ou Client, en fonction du sens, du volet «Fichier / A propos de… /
Synchro compta» (si aucune adresse n’a été mentionnée, un message d’erreur apparaî-
tra),

• l’objet du message sera automatiquement créé par le programme et se composera des

caractères suivants :
- le premier caractère alphanumérique représentera le programme ayant généré le
message : C pour le programme Sage 100 Comptabilité,
- les deux caractères alphanumériques suivants identifient le fichier destinataire :
SA pour les logiciels Sage Start Compta, Ligne 30 ou 100,
CI pour un logiciel Ciel,
CD pour communiquer au format XML,
- les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du mes-
sage sous la forme JJMMAA,
- les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le code du dos-
sier enregistré dans la zone N° dossier du volet «Fichier / A propos de… / Synchro
compta». Si ce numéro est absent, un message d’erreur s’affichera préalablement.
Voir ci-dessus.
Exemple
Exemple d’objet de message généré par le programme :
CSA15069901GEBO01

© Sage 184
 Menu Fichier

Cprogramme Sage Comptabilité

SAprogramme destinataire, Sage en l’occurrence
150699le mail a été généré le 15/06/99
GEBO01numéro de dossier.

• un fichier de texte au format reconnu par le programme destinataire sera joint au message
et contiendra les informations transférées. Le nom de ce fichier est généré automatique-
ment par le programme selon une codification identique à celle de l’objet :
- le premier caractère représentera le programme ayant généré le fichier : C pour le pro-
gramme Sage 100 Comptabilité,
- les deux caractères suivants identifient la structure du fichier en fonction du pro-
gramme destinataire :
SA pour un programme Sage Start Compta, Ligne 30 ou 100,
CI pour un programme Ciel,
CD pour communiquer au format XML,
- les 6 caractères numériques suivants représenteront la date de génération du fichier
sous la forme JJMMAA,
- les caractères alphanumériques restants, 8 au maximum, représentent le numéro de
dossier enregistré dans la zone N° dossier du volet «Fichier / A propos de… / Synchro
compta»,
- l’extension .TXT pour un fichier de texte.
Exemple
Exemple de désignation de fichier joint généré par le programme :
CCI15069901GEBO01.TXT
Cprogramme Sage Comptabilité
CIstructure de fichier destiné à un programme Ciel
150699le fichier a été généré le 15/06/99
GEBO01numéro du dossier
.TXTextension du fichier.

Si l’exportation des données de la structure (plan comptable, plan tiers et codes journaux) est demandée en
même temps que les écritures, toutes les données seront enregistrées dans le même fichier.

Fichier magnétique

Le fichier magnétique généré, si le paramétrage a été fait en ce sens, est strictement identique au
fichier joint décrit ci-dessus.

Il est enregistré dans le dossier (ou répertoire) EMIS qui, lui-même, se trouve dans le dossier
COMMUNICATION.

Reportez-vous aux informations données précédemment sur ces dossiers.

L’utilisateur devra alors utiliser les moyens en sa possession pour faire parvenir ce fichier au site
principal où il devra être enregistré dans le sous-dossier RECUS du dossier COMMUNICATION.

Traitement de la réception d’un transfert de données

Réception des données par Synchro compta

Aucun message n’est généré pendant l’incorporation des données. En fin de processus, un mes-
sage s’affiche conseillant de consulter le journal d’import. Vous pouvez alors consulter les éven-
tuelles erreurs générées lors de l’incorporation des fichiers.

© Sage 185
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«Procédure d’import terminée ! Veuillez consulter le journal de

transfert pour traiter les éventuelles anomalies ! [OK]»

Le traitement des erreurs d’importation est détaillé plus loin sous le titre «Traitement des
erreurs», page 187.

Deux cas sont à considérer suivant la forme sous laquelle les données sont importées :

• sous la forme d’un fichier joint à un message E-mail,

• sous la forme d’un fichier magnétique.

Message E-mail

Dans le cas où l’importation des données est réalisée à partir d’un message E-mail.

Le programme n’accepte que les messages et les fichiers joints dont le code dossier est identique
à celui du fichier comptable actuellement ouvert sur le poste récepteur. Le numéro de dossier doit
être enregistré dans la zone N° de dossier du volet «Fichier / A propos de… / Synchro compta».

Reportez-vous, plus haut, à la forme des messages et des fichiers générés lors de l’exportation.

Les messages non lus ayant comme objet une codification reconnue par l’assistant et possédant
en pièce jointe un fichier dont le nom est également accepté sont traités.

Les autres messages dont l’objet ne correspond pas sont ignorés.

Si plusieurs mails ou plusieurs fichiers magnétiques sont arrivés dans la boîte aux lettres ou dans le dossier
RECUS, le programme ne traite que les fichiers dont le numéro de dossier correspond au fichier ouvert et
ignore les autres messages ou fichiers.

Il est important de ne pas ouvrir les E-mails contenus dans la boîte de réception car leur statut
deviendrait «lu» et ils ne pourraient être traités automatiquement par l’assistant.
Si, par accident, un tel message est ouvert, il est possible de récupérer les données en procédant
ainsi :
- ouvrez le message en question dans le programme de messagerie,
- lancez la commande Enregistrer les pièces jointes,
- enregistrez les pièces jointes dans le sous-dossier Recus du dossier Communication,
- importez les données comme un fichier magnétique.

Si le programme ne trouve aucun message à traiter, il affiche un message d’avertissement.

«Vous n’avez aucun message ou fichier à traiter».

S’il n’y a pas de fichier joint au message reçu, le message suivant s’affiche :

«Le message concernant le dossier XXX ne

contient pas de données à intégrer».

Si le fichier joint n’est pas reconnu comme un fichier XML, le message suivant s’affiche :

«Le format du fichier XXX est incorrect».

Si le fichier joint est un fichier identifié, mais ne comporte pas de numéro de dossier :

«Le fichier XXX ne peut être traité !».

Si le fichier joint est un fichier identifié, mais le numéro de dossier précisé n’existe pas :

«Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter !».

© Sage 186
 Menu Fichier

Ces messages d’erreur sont systématiquement générés même si l’option Afficher les avertissements
n’est pas cochée.

L'intégralité du fichier est vérifiée ; les anomalies détectées sont reportées dans le journal de traite-
ment. Cela correspond à la réponse Oui à la question

" … ! Souhaitez-vous poursuivre en ignorant cet enregistrement ?"

Lorsque les messages ont été traités par l’assistant de communication, ils sont, en fonction du
paramétrage fait dans la zone Supprimer les fichiers importés, soit supprimés soit notés com-
me lus dans la boîte de réception de votre programme de messagerie. Il sera alors nécessaire
que l’utilisateur du programme supprime les messages dont il n’a plus l’utilité. Cette opération de-
vra s’effectuer dans le programme de messagerie.

Après l’incorporation d’un E-mail, le fichier joint est copié dans le répertoire TRAITÉS sauf si l’op-
tion Supprimer les fichiers importés a été cochée.

Fichier magnétique

Si l’importation est faite à partir d’un fichier magnétique, le programme incorpore les données de
tous les fichiers de texte placés dans le dossier (ou répertoire) RECUS qui, lui-même, se trouve
dans le dossier COMMUNICATION.

Reportez-vous plus haut pour les informations données sur ces dossiers.

Le programme n’accepte que les fichiers magnétiques dont le numéro de dossier est identique à
celui paramétré dans la zone N° dossier du volet «Fichier / A propos de… / Synchro compta».

En mode Synchro compta + avec un dossier Sage Expert, un contrôle supplémentaire est ef-
fectué sur la zone Code expert du volet «Fichier / A propos de… / Synchro compta».

Si le dossier RECUS n’existe pas, un message d’erreur s’affiche.

«Problème d’installation ! Le répertoire de stockage

des fichiers de communication n’existe pas !
Veuillez procéder à la réinstallation de votre application ! [OK]»

Si ce dossier ne contient aucune donnée à intégrer, un message d’alerte similaire à celui décrit
plus haut apparaît.

«Vous n’avez aucun nouveau message ou fichier à traiter ! [OK]»

Une fois l’importation des données effectuée, les fichiers magnétiques sont, en fonction du para-
métrage fait dans la zone Supprimer les fichiers importés, supprimés ou transférés dans le
dossier TRAITÉ d’où ils devront être périodiquement supprimés à partir de l’Explorateur Windows
ou du Bureau Macintosh.

Traitement des erreurs

Nous avons présenté dans les paragraphes précédents un certain nombre de messages d’erreur
parmi les plus courants que vous pouvez voir apparaître si le programme rencontre des problè-
mes lors de l’exécution des fonctions.

Bien d’autres messages peuvent apparaître et il serait fastidieux de les présenter tous ici. Leur
libellé est suffisamment explicite et vous indiquera l’origine de l’erreur. Certaines anomalies inter-
rompent le processus de traitement.

© Sage 187
 Menu Fichier

Lorsqu’une anomalie est détectée :

• les enregistrements corrects qui précèdent celui présentant une anomalie sont traités,
• le fichier initial est transféré dans le sous-dossier REJETÉS du dossier COMMUNICA-
TION et son extension est modifiée en .OLD. Si le fichier existe déjà, son nom est com-
plété d’un numéro d’ordre commençant à 1 et si ce numéro existe déjà il est incrémenté
de 1,

• l’enregistrement présentant une anomalie ainsi que les suivants sont recopiés dans un
fichier du même nom que le fichier initial.

Reportez-vous aux informations données sur l’importation des fichiers dans les Annexes.

Journal de traitement

Chaque fois que le programme traite un fichier d’importation par le biais de la commande Synchro
compta, il génère ou complète un journal de traitement avec les caractéristiques des données im-
portées ainsi que les erreurs rencontrées.

Ce fichier a pour nom JIMPORT.TXT sur Windows et Journal import sur Macintosh. Il est enregis-
tré dans le dossier du programme.

Il peut être consulté ou imprimé par l’intermédiaire d’un éditeur de texte (Bloc-notes sur Windows
— SimpleText sur Macintosh) ou bien au moyen de la commande Edition / Afficher le journal de
traitement (consultation à l’écran seulement).

Il peut être supprimé au moyen de l’Explorateur Windows ou du Bureau Macintosh.

Réception des données par Synchro compta +

Le processus et les messages d’erreur sont identiques à ceux décrits pour la réception des don-
nées par communication.

Un message spécifique à la synchronisation peut apparaître :

«L’émetteur du fichier est invalide.»

Ce message s’affiche si le client ou l’expert-comptable importent un fichier qui est émis et reçu
par le même dossier, ce qui est impossible : il est impossible de recevoir un fichier qu’on émet.

© Sage 188
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Imprimer les paramètres société

Fichier / Imprimer les paramètres société

Rappelons que la fonction Rechercher / Remplacer de la barre d’outils Navigation permet de re-
chercher et d'imprimer les éléments des fichiers du programme à l’exception des informations sur
la société qui ne peuvent être imprimées qu’à partir de la présente commande.

Pour plus d’informations sur la fonction Rechercher / Remplacer, reportez-vous au «Manuel de

la gamme».

La fonction Imprimer les paramètres société complète cette possibilité en proposant l'impression
des paramètres suivants du dossier ouvert :

• Dossier entreprise,
• Options dossier,
• Cumuls dossier,
• Paramètres BCR,
• Tableaux de bord personnalisés.
Ce choix s’effectue dans un menu hiérarchique ouvert par la commande.

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

Options dossier Cet état reprend les options enregistrées pour le dossier dans le volet «Fichier / A propos de… /
Options».

Cumuls dossier Cet état présente le nombre d'enregistrements réalisés pour chaque fichier du dossier : nombre
de comptes généraux créés, de sections analytiques, de banques, de modèles, etc.

Cet état vous renseigne également sur le nombre de lignes d'écritures saisies par période, le cu-
mul des mouvements enregistrés, pour les écritures générales et analytiques.

Paramètres BCR Cet état liste les caractéristiques des rubriques contenues dans les états :

• Bilan,
• Compte de résultat,
• Soldes intermédiaires de gestion,
• Déclaration de taxe,
• Rapport d'activité,

© Sage 189
 Menu Fichier

• Bilan reporting,
• Compte de résultat reporting,
• Soldes intermédiaires reporting.
Ces paramètres sont enregistrés, dans le menu Etat (dans le fichier PARAM.BCR).

Tableaux de Cet état présente le paramétrage des tableaux de bord enregistré (dans le fichier PARAM.BCR)
bord personna- par la commande Etat / Tableau de bord personnalisé.
lisés

© Sage 190
 Menu Fichier

Mise en page…
Fichier / Mise en page

Cette commande permet de mettre en page des états que certaines commandes de la comptabi-
lité utilisent.

Cliquer sur le bouton [Mise en page] de la barre d’outils Standard a le même effet que d’ac-
tiver la commande Fichier / Mise en page.

Cette commande donne accès à un véritable programme de mise en page comportant ses pro-
pres menus et permettant l’élaboration des documents pour les adapter à vos habitudes ou à vo-
tre papier.

Le «Manuel de la gamme» présente cette fonctionnalité.

Les fichiers et champs de la mise en page sont détaillés en Annexe.

© Sage 191
 Menu Fichier

Format d’impression…
Fichier / Format d’impression…

Cette commande permet de paramétrer le format d’impression des documents que le programme
permet d’imprimer.

Cliquez sur le bouton [Format d’impression] de la barre d’outils Standard pour activer cette
commande.

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 192
 Menu Fichier

Impression différée
Fichier / Impression différée

Cette commande permet de lancer les impressions dont vous avez différé l'exécution.

Cliquer sur le bouton [Impression différée] de la barre d’outils Standard a le même effet que
d’activer la commande Fichier / Impression différée. Lorsque vous lancez cette commande,
la liste de toutes les impressions différées demandées s’affiche.

Si aucune impression différée n'a été demandée, aucune fenêtre ne s'ouvre.

Les impressions différées sont demandées par le bouton [Différer], à partir des fe-
nêtres de lancement des impressions qui bénéficient de cette possibilité.

Tous les documents sélectionnés sont dirigés vers la même imprimante. Ils disparaissent de la
liste dès leur impression achevée.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour les sélections dans les listes.

Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour déclencher l’impression.

Le bouton [Annuler] referme la commande sans lancer d'impression. Les documents restent in-
changés dans la liste.

Le bouton [Modifier] permet de revenir sur le format de sélection de l’impression pour modifica-
tion. L’impression différée doit dans ce cas être demandée de nouveau.

Le bouton [Supprimer] supprime les documents sélectionnés dans la liste.

Attention ! Si vous quittez le programme alors qu'il existe des impressions en attente, un message
vous avertira que ces dernières seront supprimées.
Les réponses possibles sont les suivantes :
- [OK] : les impressions différées sont supprimées et le programme est refermé.
- [Annuler] : la fermeture du programme est annulée et les impressions différées sont toujours
présentes.

© Sage 193
 Menu Fichier

Lancement des programmes Sage

Fichier / Liste des programmes

Le menu Fichier vous permet de lancer automatiquement les autres programmes Sage qui pour-
raient être installés sur votre poste de travail :

• Gestion commerciale,
• Saisie de caisse décentralisée,
• Immobilisations,
• Moyens de paiement,
• Paie (uniquement en environnement Macintosh).
Les fichiers de travail automatiquement ouverts sont ceux paramétrés dans l’option Fichiers liés
du volet «Fichier / A propos de… / Options».

La commande Fenêtre / Préférences permet de paramétrer la fermeture ou non du présent pro-

gramme avant l’ouverture de celui sélectionné ici.

Pour plus d’informations sur cette possibilité, reportez-vous à la fonction «Préférences…»,

page 955.

© Sage 194
 Menu Fichier

Outils
Fichier / Outils

Le sous-menu Outils donne accès aux fonctions suivantes :

• «Purge des extraits», page 195,

• «Recalcul des informations libres», page 198,
• Importer les préférences,
• Exporter les préférences.
Hormis la fonction Purge des extraits particulière au programme de comptabilité, les commandes
présentées ci-dessus sont communes à toutes les applications de la gamme.

Les fonctions Maintenance et Afficher le journal de la maintenance apparaissent lorsque le module

Maintenance est installé.

Versions La fonction Réorganisation de la base apparaît uniquement dans les versions SQL Server et Sa-
geSQL.

Pour en savoir plus sur ces fonctions, hormis pour la Purge des extraits, consultez le «Manuel de
la gamme».

Purge des extraits

Fichier / Outils / Purge des extraits

La fonction Purge des extraits permet de supprimer les anciens extraits complètement rapprochés
ou non rapprochés, qui alourdissent les listes d’affichage des extraits bancaires, alors qu’ils n’ont
plus lieu de s’y trouver.

Comme les autres fonctions du menu Outils, la commande Purge des extraits peut être appelée par la
Barre d’outils si vous la personnalisez. La commande Purge des extraits est également accessible par le
bouton [Fonctions avancées] de la Barre verticale

Lorsque vous lancez la fonction, un assistant apparaît pour vous guider dans les étapes de la pur-
ge des extraits.

Etape 1 - Présentation de la purge des extraits

La première fenêtre de l’assistant présente le traitement de la purge en insistant sur son caractère
irréversible et conseillé.

© Sage 195
 Menu Fichier

La purge des extraits, qu’ils soient saisis ou téléchargés, peut être utilisée sur une société comp-
table gérant ou non le rapprochement bancaire.

Si la société comptable gère le rapprochement bancaire, la purge supprime les extraits complè-
tement rapprochés et contigus jusqu’à la date du nouveau solde indiquée.

Si la société comptable ne gère pas le rapprochement bancaire, la purge supprime tous les ex-
traits jusqu’à la date du nouveau solde indiquée.

Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante de «Sélection des extraits à purger»
ou sur le bouton [Annuler] pour sortir de l’assistant.

Etape 2 - Sélection des extraits bancaires à purger

Cette fenêtre permet d’indiquer les critères de sélection des extraits qui seront purgés.

Compte de... à
Par défaut, ces zones ne sont pas renseignées. Les laisser à blanc correspond à sélectionner
tous les comptes.
Si vous souhaitez sélectionner une tranche précise de comptes à traiter, utilisez la liste dérou-
lante.
Les comptes de début et de fin de sélection apparaissent sous la forme suivante :
• Abrégé du compte,
• suivi du numéro de RIB.
Exemple
BEU1 01200149785

© Sage 196
 Menu Fichier

Veuillez indiquer la date limite de purge

Par défaut, le programme indique la date de la fin de l’exercice comptable précédent en se
basant sur la date système.

S’il n’existe pas d’exercice précédent, le programme indique le premier jour de l’exercice en cours.

Si la date système n’appartient pas à un exercice en ligne, le programme affiche la date système.

Le programme s’intéressera aux extraits dont la Date nouveau solde est inférieure à la Date li-
mite de purge. La liste déroulante vous permet de sélectionner une date qui vous intéresse.

Ce délai permet d’éviter de supprimer des extraits et des lettrages de rapprochements sur les écri-
tures de la période comptable en cours non clôturée.

Cliquez sur le bouton [Fin] pour lancer le traitement, sur le bouton [Précédent] pour revenir à l’éta-
pe précédente ou sur le bouton [Annuler] pour sortir de l’assistant.

Contrôles du programme avant et pendant la purge des extraits

Etant donné le caractère irréversible du traitement de purge des extraits, le programme effectue
les alertes et contrôles suivants :

Validation du Avant de lancer le traitement, le programme vous demande de confirmer la purge :

traitement
«Confirmez-vous la purge des extraits jusqu’au [date de purge] ? [Oui] / [Non]»

Ce message permet d’éviter une validation par erreur.

Aucun extrait S’il n’existe aucun extrait bancaire dans la société comptable, le programme affiche le message
suivant :

«Traitement impossible ! Il n’existe aucun extrait de compte ! [OK]»

Extraits partiel- Le programme ne purge ni les extraits partiellement rapprochés, ni les extraits dont au moins une
lement rappro- ligne est liée au code de rapprochement d’une autre ligne d’un autre extrait.
chés
Aucun message ne s’affiche pour ne pas bloquer le traitement. Toutefois, vous avez accès au journal du
traitement que le programme vous propose de consulter une fois la purge terminée :

«Traitement effectué ! Veuillez consulter le journal de traitement. [OK]»

Réseau En cas de gestion en réseau, la purge n’est possible que si un seul utilisateur ne travaille sur la
société comptable. Si un autre utilisateur se connecte, le programme lui interdit l’accès par le mes-
sage suivant :

«Plus d’un utilisateur connecté !»

© Sage 197
 Menu Fichier

Recalcul des informations libres

Fichier / Outils / Recalcul des informations libres

Le bouton [Recalcul des informations libres] de la barre d’outils Fonstions avancées permet
de mettre à jour les informations libres de type Valeur calculée s’il s’en trouve dans votre
base comptable. Une fenêtre «Recalcul des informations libres» s’ouvre.

Pour en savoir plus, consultez le «Manuel de la gamme».

© Sage 198
 Menu Fichier

Quitter
Fichier / Quitter

Cette commande permet de quitter le programme.

Raccourci clavier sur Windows : CTRL + Q ou ALT + F4.

Raccourci clavier sur Macintosh : COMMANDE + Q.

Cette commande fait quitter complètement le programme de comptabilité. Le fichier comptable

qui pouvait être ouvert est refermé et les dernières modifications enregistrées.
Macintosh Le mode opératoire détaillé dans le paragraphe qui suit n’est disponible que sur Macintosh.

En cas de réouverture de l'application par le fichier REPRENDRE LA COMPTA, vous retrouvez

l'environnement de travail que vous venez de quitter (même fichier ouvert, mêmes fenêtres à
l'écran, etc.). Vous ne disposez pas de cette facilité lorsque vous lancez le programme en effec-
tuant un double-clic sur l'icône la comptabilité.

Si vous quittez l'application alors que des impressions différées sont en attente, un message vous en aver-
tira.

© Sage 199
 Menu Edition

Menu Edition

Ce menu donne accès aux commandes classiques d’un menu Edition :

• Annuler,
• Couper,
• Copier,
• Coller,
• Effacer,
• Sélectionner tout,
• Dupliquer.

La commande Dupliquer s’applique aux commandes Plan comptable, Plan analytique, Plan tiers, Modèles
de saisie et Postes budgétaires.

De plus, il donne accès aux commandes de la barre d’outils Navigation :

• Ajouter,
• Voir/Modifier,
• Consulter,
• Supprimer,
• Précédent,
• Suivant,
• Rechercher,
• Atteindre,
• Calculette Sage,
• Inverseur.

La fonction Tri de la barre d'outils Navigation n’est pas disponible dans le menu Edition.

Une fonction permet de consulter le journal des importations et exportations de données :

• Journal de traitement.

Toutes les commandes du menu Edition sont présentées dans le «Manuel de la gamme».

© Sage 200
 Menu Structure

Menu Structure

Ce menu vous donne accès aux commandes suivantes :

• «Plan comptable», page 202,

• «Plan analytique», page 221,
• «Plan reporting», page 238,
• «Plan tiers», page 244,
• «Collaborateurs», page 270,
• «Taux de taxes», page 275,
• «Codes journaux», page 280,
• «Codes journaux analytiques», page 289,
• «Banques», page 292,
• «Scénarios de recouvrement», page 347,
• «Modèles de saisie», page 302,
• «Modèles de grille», page 325,
• «Modèles de règlement», page 329,
• «Modèles d'abonnement», page 333,
• «Libellés», page 338,
• «Postes budgétaires», page 341,
• «Cycles de révision», page 351,
• «Fusion…», page 358.
Ces commandes sont parmi les plus importantes de la comptabilité puisqu’elles permettent l’en-
registrement de toutes les variables utilisées dans le traitement de la comptabilité.

© 2009 Sage 201

 Menu Structure

Plan comptable
Structure / Plan comptable

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan compta-
ble.
On peut ouvrir le plan comptable en cliquant sur l’icône [Plan comptable] de
la barre verticale Saisie des écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît.

Pour accéder directement à la création d’une fiche de compte général,
vous pouvez aussi cliquer sur l’icône [Créer un compte général] de la
barre verticale Saisie des écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans cet environnement.

Pour atteindre la fiche d’un compte précis, cliquez sur le bouton [Atteindre un compte géné-
ral] de la barre d’outils Comptabilité générale.

La liste des comptes généraux présente les informations suivantes :

• le Type de compte représenté par une icône :

- Détail,

- Total,

• le Numéro du compte ainsi que

• son Intitulé.

Opérations possibles sur la liste des comptes généraux

La liste des comptes créés présente, pour chaque compte, son type, son numéro et son intitulé.

Zone à liste déroulante

Vous pouvez moduler l’affichage des comptes au choix :

© 2009 Sage 202

 Menu Structure

• Tous les comptes généraux : tous les comptes généraux s’affichent dans la liste, qu’ils
soient actifs ou mis en sommeil (option par défaut).

• Comptes généraux actifs : seuls les comptes généraux actifs, c’est-à-dire qui n’ont pas
été mis en sommeil dans leur fiche principale, s’affichent dans la liste.

• Comptes généraux mis en sommeil : seuls les comptes généraux mis en sommeil dans
leur fiche principale, s’affichent dans la liste.

Bouton [Ouvrir]
Utilisez ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

Bouton [Nouveau]
Utilisez ce bouton pour ajouter un nouvel élément.

Pour en savoir plus sur la création d’un compte, reportez-vous aux parties «Compte général –
Détail de la fiche», page 208 et «Assistant de création d'un compte général», page 206.

Le nombre de comptes saisissables n’est limité que par la taille du fichier.

Bouton [Supprimer]
Ce bouton permet de supprimer le compte sélectionné dans la liste, si toutefois
celui-ci n’est pas mouvementé sur l’exercice en cours ou sur un autre exercice (si
vous travaillez sur plusieurs exercices simultanément) ou encore utilisé dans une
autre commande des menus Fichier ou Structure (par exemple, un compte utilisé dans les taux
de taxes).

Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramétré sur le volet «Préféren-
ces» du dossier de l’entreprise (commande Fichier / A propos de…).

Reportez-vous à la fonction «A propos de…», page 53 pour plus de détail.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Barre d’outils Navigation

Les icônes de la barre d’outils Navigation sont pleinement utilisables.

Création d'un Cliquez sur l’icône [Ajouter] de la barre d’outils Navigation. La fenêtre de saisie des comptes
compte s’ouvre.

Consultation Cliquez sur la ligne du compte qui vous intéresse puis sur l’icône [Consulter] de la barre
d'un compte d’outils Navigation pour consulter l’élément sélectionné. Aucune modification ne pourra être
apportée lors de l'accès en consultation.

Modification Cliquez sur la ligne du compte en question puis sur l’icône [Voir/Modifier] de la barre d’outils
d’un compte Navigation. Vous pouvez également cliquer deux fois sur la ligne du compte dans la liste.

© 2009 Sage 203

 Menu Structure

Suppression Cliquez sur la ligne du compte à supprimer puis sur le bouton [Supprimer] ou sur le bouton
d’un compte [Supprimer] de la barre d’outils Navigation. Il n’est pas possible de supprimer un compte
mouvementé sur l’exercice en cours ou sur un autre exercice (si vous travaillez sur plusieurs exer-
cices simultanément) ou encore utilisé dans une autre commande des menus Fichier ou Structure
(par exemple, un compte utilisé dans les taux de taxes).

Classement des Utilisez la zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils Navigation.
comptes
Elle permet de sélectionner un critère de tri à appliquer à la liste des comptes :

• Numéro : les comptes sont classés par ordre croissant de numéro.

• Abrégé : le tri s’effectue d’abord sur le contenu de la zone Abrégé de chaque fiche
compte puis sur son numéro s’il y a des doublons.

• Type : le classement s’effectue d’abord sur le type du compte (enregistré dans la zone
Type de chaque fiche compte) : détail puis total, puis sur le numéro de compte.

Défilement de Les boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils Navigation permettent de faire dé-
la liste filer la liste des comptes bloc par bloc. Il est également possible d'utiliser la bande de dé-
filement verticale.

Rechercher un Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d’outils Navigation dont le maniement est décrit
compte dans le «Manuel de la gamme». Elle permet d'imprimer un compte ou la liste du plan comp-
table.

Pour rechercher rapidement un compte dans la liste, tapez les premiers caractères du numéro de
compte ou les premiers caractères du classement en fonction du mode de tri actif.

Menu contextuel de la liste du plan comptable

Les menus contextuels permettent un accès rapide à certaines commandes, sans passer par la
barre de menus.

Ils sont affichés par le bouton droit de la souris sur Windows et par la touche CTRL + clic sur Mac-
intosh.

© 2009 Sage 204

 Menu Structure

Voir/Modifier l’élément sélectionné

Ouvre la fiche de l’élément sélectionné sur la liste. Activer cette commande revient à faire
un double clic sur la ligne de l’élément à afficher ou encore à cliquer sur le bouton [Ouvrir]
ou sur l’icône [Voir/Modifier] de la barre d’outils Navigation.

Consulter l’élément sélectionné

Permet uniquement de consulter la fiche de l’élément sélectionné dans la liste, sans pouvoir
apporter de modification sur cet élément. Activer cette commande revient à cliquer sur le
bouton [Consulter] de la barre d’outils Navigation.

Supprimer les éléments sélectionnés

Supprime les éléments sélectionnés dans la liste comme le bouton [Supprimer] ou l’icône
[Supprimer] de la barre d’outils Navigation.

Sélectionner tout
Sélectionne l’ensemble de la liste.

Dessélectionner l’élément courant

Annule la sélection de l’élément.

Dessélectionner tout
Annule la sélection de l’ensemble des éléments sélectionnés sur la liste.

Ajouter un nouvel élément

Affiche la fenêtre de création d’un nouvel élément comme le bouton [Ajouter] de la barre
d’outils Navigation.

Atteindre
Ouvre la fenêtre «Atteindre», pré-positionnée sur le fichier de la liste. Activer cette com-
mande revient à cliquer sur le bouton [Atteindre] de la barre d’outils Navigation.

Rechercher
Ouvre la fenêtre de recherche, pré positionnée sur le fichier de la liste, comme le bouton
[Rechercher] de la barre d’outils Navigation.

Numéro
Permet d’afficher la liste des comptes selon l’ordre croissant des numéros.

Abrégé
Permet d’afficher la liste des comptes dans l’ordre alphanumérique des abrégés.

Type
Permet d’afficher la liste des comptes selon les types de fichiers. Les fichiers de type Détail
(comptes de saisie) apparaissent avant ceux de type Total (comptes centralisateurs).

Personnaliser la liste
Permet de d’adapter la liste des comptes à vos besoins. Cela revient à activer la commande
Fenêtre / Personnaliser la liste....

Pour en savoir plus sur cette commande, reportez-vous à la partie «Personnaliser la liste du plan
comptable», page 206.

Ajustement automatique des colonnes

Permet d’adapter la taille des colonnes à leur contenu.

Interroger le compte
La commande Interroger le compte est spécifique au menu contextuel de la liste du plan compta-
ble.

© 2009 Sage 205

 Menu Structure

Elle permet d’accéder rapidement à la commande Traitement / Interrogation et lettrage. Il con-

vient d’avoir préalablement sélectionné le compte à interroger sur la liste.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Interrogation et lettrage», page 500.

Personnaliser la liste du plan comptable

Il est possible de personnaliser la liste des comptes généraux en utilisant la commande Person-
naliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus), soit à partir du menu Fenêtre, soit
par le bouton [Options].

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Assistant de création d'un compte général

Si le Mode assistant est activé, la première fenêtre de l'Assistant de création d'un compte général va appa-
raître. Dans le cas contraire, c'est la boîte de dialogue Compte général qui s'ouvre.

Reportez-vous à la commande «Mode assistant», page 960 pour activer ou désactiver le mode
assistant.

Seuls les comptes de type Détail peuvent être enregistrés lorsque l'assistant est activé. En outre seules les
informations minimales d'un compte général sont définies dans l'assistant.
Les options définies au niveau de la nature de compte sont appliquées par défaut.
Vous pouvez, après création du compte, revenir en modification et apporter les ajustements nécessaires
(affectation d'un compte reporting par exemple).

Numéro et intitulé du compte

La première fenêtre de l'assistant permet la saisie du numéro et de l'intitulé du compte général.

© 2009 Sage 206

 Menu Structure

Si aucune information libre n'est définie pour les comptes généraux, la création du compte s'arrête
là. Vous pouvez :

• soit valider le compte et quitter l'assistant,

• soit valider le compte et en créer un nouveau. Dans ce cas, la fenêtre est réaffichée avec
les zones vides.

S'il existe au moins une information libre, la fenêtre de saisie est différente.

La fenêtre de saisie des informations libres est alors proposée après action sur le bouton [Sui-
vant].

Pour saisir une information libre :

1 . Sélectionnez la ligne concernée.

© 2009 Sage 207

 Menu Structure

2 . Positionnez le curseur sur la zone d'édition au bas de la fenêtre.

3 . Saisissez la valeur correspondante et validez par la touche ENTREE.

Après saisie des informations, vous pouvez :

• soit valider le compte et quitter l'assistant,

• soit valider le compte et en créer un nouveau. Dans ce cas, la fenêtre est réaffichée avec
les zones vides.

Compte général – Détail de la fiche

Les informations qui suivent décrivent les zones d’une fiche de compte général. Ce sont ces in-
formations qu’il faut compléter lors de la création manuelle d’un compte général sans utilisation
de l’assistant lorsque la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée.

Un compte général se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Win-
dows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets
suivants.

Onglet / Bouton [Fiche principale]

Ils permettent de revenir au «Volet Fiche Principale - Compte général», page 209 du
compte général.

Onglet / Bouton [Analytique/IFRS]

Ils donnent accès au «Volet Analytique/IFRS – Compte général», page 213 qui permet
de paramétrer les ventilations analytiques du compte.
Si la gestion de la norme IFRS n’a pas été activée, cet onglet port la seule désignation
«Analytique».

La gestion de la norme IFRS est réalisée dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Onglet / Bouton [Bloc-notes]

Ils donnent accès au «Volet Bloc-notes - Compte général», page 215 qui permet
d’enregistrer des informations diverses sur le compte.

Onglet / Bouton [Budgets]

Ils donnent accès au «Volet Budgets - Compte général», page 215 qui permet de para-
métrer les valeurs prévisionnelles du compte.

Onglet / Bouton [Information libre]

Ils donnent accès au «Volet Information libre - Compte général», page 218 qui permet
d’enregistrer des informations annexes sur le compte.

Onglet / Bouton [Cumuls]

Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Compte général», page 219 qui affiche les
cumuls du compte.

Boutons Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

© 2009 Sage 208

 Menu Structure

• Interroger : pour interroger le compte général, ce qui revient à cliquer sur le bouton [Inter-
roger].
• Graphique : permet d’afficher les graphiques d’évolution des mouvements ou soldes cor-
respondant aux valeurs présentées dans le volet «Cumuls».

Pour plus en savoir plus sur la commande Graphique, reportez-vous également «Gestion des
graphiques – Comptes généraux», page 220.

La fonction Graphique peut être directement accessible par un bouton ajouté à droite du bouton [Fonc-
tions]. L’affichage de ce bouton est paramétrable, voir le «Manuel de la gamme».

Le bouton [Interroger] permet d’accéder directement à la commande «Interroga-

tion et lettrage», page 500. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les écritures
enregistrées sur le compte sans passer par le menu.

Bouton [OK]

Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Bouton [Annuler]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Volet Fiche Principale - Compte général

Le volet «Fiche principale» d’un compte regroupe toutes ses caractéristiques.

Pour revenir à ce volet, cliquez sur l’onglet «Fiche principale» ou sur le bouton ci-contre
pour la version Macintosh du programme.

La saisie ou la modification d’un compte général se fait dans une fenêtre intitulée «Compte». Ce
titre est suivi du numéro du compte et de son intitulé.

Notez la mention affichée en bas au milieu de la fenêtre : elle indique la date de création du comp-
te.

Rappel : Le menu Edition

Les commandes du menu Edition peuvent être utilisées sur le plan des comptes généraux pour copier, cou-

© 2009 Sage 209

 Menu Structure

per et coller le contenu d'une zone. Les zones recopiées lorsqu'un compte est dupliqué sont : Nature,
Report à-nouveau, Compte reporting, Type, Saut de page, ainsi que toutes les boîtes à cocher.

Un compte général est défini sur les zones suivantes.

Numéro de compte
Enregistrez ici le numéro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes généraux ne
peuvent porter le même numéro.
La longueur des numéros de compte a été paramétrée lors de la création du dossier comptable.
Pour les comptes de longueur fixe, lorsque l’option Complément à zéro du volet «A propos de... /
Paramètres» est cochée, le simple fait de cliquer sur un autre volet complète automatiquement
le numéro de compte par des zéros à la longueur définie.

Cette longueur peut être modifiée dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56 si aucun
compte n’est créé.

Si vous dépassez cette longueur, un message d’avertissement vous prévient quand vous refer-
mez la fenêtre. La longueur minimale d’un compte de type Détail est de 3 caractères numériques
et sa longueur maximale de 13 alphanumériques. Les trois premiers caractères doivent donc obli-
gatoirement être numériques.
La longueur des comptes fixée dans le volet «Fichier / A propos de... / Initialisation» ne concerne
que les comptes de type Détail.
En saisie le programme complète les zéros lorsqu’on presse la touche TABULATION en saisie
de journaux.

Type
Le programme distingue deux types de comptes :

• les comptes de type Détail.

Ce sont les comptes classiques servant à l’enregistrement en détail des écritures. Pour ce
type de compte, toutes les zones de la fenêtre sont saisissables.

Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.

• les comptes de type Total.

Ce sont les comptes servant à la totalisation des comptes de détail ayant même racine.
Seules les zones Numéro, Type, Intitulé, Abrégé, Saut de lignes / page et Nombre de
ligne(s) sont disponibles. Toutes les autres sont estompées, marquant ainsi qu’elles sont
inaccessibles.

Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
La sélection du type de compte est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation,
cette zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un compte déjà enregistré, il
est nécessaire de le supprimer et de le recréer.
Pour une cohérence des états sur les comptes totalisateurs, veillez à paramétrer des comptes de
type Total pour chaque racine de comptes définie.
Exemple
Un enregistrement de type Total peut par exemple être effectué pour tous les comptes donnant
les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance. Les comptes de cais-
se, de banques ou de TVA, eux, peuvent être totalisés sur des comptes enregistrés comme tels.

La liste du plan comptable peut être classée selon le type du compte.

Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation
du compte.

© 2009 Sage 210

 Menu Structure

Abrégé
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Celui-ci sert au tri et à la
recherche du compte.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les
modifier.

Nature de compte
La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numéro. Rappelons en effet
que les natures de comptes sont créées sur le volet «A propos de… / Options». A chaque nature
de compte est associée une ou plusieurs fourchettes de numéros de comptes.
En fonction de la nature du compte mouvementé, le programme réalisera un certain nombre de
contrôles lors de la saisie des journaux. Par exemple, il signalera par l'affichage d'un message
que la nature du compte mouvementé n'est pas habituelle sur le journal de saisie (utilisation d'un
compte de nature banque sur un journal de ventes). Dans ce cas l'écriture ne sera validée
qu'après confirmation de l'utilisateur.

Le Code traitement (proche ou par nature) demandé dans le volet «A propos de… / Préférences» déter-
mine les informations affichées par défaut lors de la création d'un compte.

Pour toute explication, reportez-vous au «Volet Préférences - A propos de…», page 70.

Report à-nouveau
Sélectionnez le mode de report des écritures en fin d’exercice, à mettre en œuvre lors des opé-
rations de fin d’année :
• Aucun : pas de report du solde ou des mouvements détaillés du compte. Ce choix est
adapté pour les comptes de charges et de produits ne devant pas être reportés.
• Solde : seul le solde du compte est reporté sur l’exercice suivant.
• Détail : tous les mouvements non lettrés du compte sont reportés en détail sur l’exercice
suivant. Ce mode est à sélectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront
être reportés en détail si vous avez pris soin de les lettrer.

Compte reporting
Les comptes reporting permettent d’obtenir une classification des mouvements débit et crédit
enregistrés, différente de celle des comptes généraux, notamment pour la production d’états
Bilan/Compte de résultat à une société mère (voir plus loin).
Si vous saisissez un numéro de compte non créé, le programme proposera sa création lors de la
fermeture de la fenêtre Compte.

La fiche d’un compte Reporting est présentée sous le titre «Plan reporting», page 238.

Compte tiers rattaché

Le programme permet d'associer à chaque compte général créé, un ou plusieurs comptes de
tiers. Ils doivent être créés dans le Plan tiers.
Sélectionnez le compte souhaité à partir de la zone à liste déroulante puis validez par la touche
ENTREE pour qu’il s’affiche sur la liste des comptes tiers rattachés.
Si un seul compte de tiers est rattaché, lorsque le compte général sera mouvementé, le compte
de tiers sera automatiquement proposé.
Si plusieurs comptes de tiers sont rattachés, le premier compte de tiers de cette liste sera auto-
matiquement proposé lorsque le compte général sera sélectionné en saisie des journaux.

© 2009 Sage 211

 Menu Structure

Le rattachement des comptes tiers aux comptes généraux peut être effectué à partir des comptes tiers.

Code taxe
Il est possible d'affecter un taux de taxe par défaut pour les comptes de nature Charge et Pro-
duit. Cette gestion est très utile si vous avez paramétré des subdivisions de comptes par taux.
Le code taxe est alors automatiquement proposé en saisie des journaux.

Raccourci
Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques) permet d’appeler le compte correspon-
dant lors de la saisie.

Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfoncées les touches COMMANDE + OPTION sur Macin-
tosh ou CTRL + MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit bien sûr se
trouver dans une zone de saisie d'un numéro de compte. Vous pouvez utiliser ce raccourci dans toutes les
zones recevant un compte (exemple : comptes de TVA dans les tables taxes).

Saut de Lignes / Page

Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de
l'impression du grand-livre des comptes et de la balance par exemple.
Le saut de page correspond au saut d’une page. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre
de ligne(s) s’estompe et devient par conséquent inaccessible.

Nombre de lignes
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une
ligne.

Regroupement
Si cette case est cochée, le détail des écritures enregistrées sur le compte pourra, à la demande
de l'utilisateur, être regroupé sur le grand livre.

Saisie analytique
Cette option détermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le
compte.
Le programme n’effectue de contrôle sur l’équilibrage des ventilations analytiques que sur les
plans analytiques obligatoires enregistrés dans l’option A propos de… / Options / Plan analyti-
que.
Le programme vérifiera que la totalité du montant à imputer de la ligne est bien ventilée sur une
ou plusieurs sections appartenant à un même plan.
Par contre, vous pouvez réaliser des ventilations partielles sur les autres plans.

Saisie de l'échéance
Si cette case est cochée, il sera nécessaire de saisir une date d’échéance lorsque ce compte
sera appelé dans un journal ou dans une pièce comptable.

Cette date pourra être calculée automatiquement si le compte est associé à un compte de tiers et
que ce dernier a des conditions de règlements rattachées.
La saisie de l’échéance n’est pas vérifiée dans les journaux de trésorerie.

Saisie de la quantité
Cette option autorise ou non la saisie des quantités dans la colonne prévue à cet effet.

Saisie en devise
Cette option rend possible ou non la saisie d’écritures en devises sur le compte concerné.

Si vous avez coché la case, sélectionnez éventuellement la devise qui sera proposée par défaut
en saisie d’écritures sur ce compte. La zone à liste déroulante vous propose de la choisir parmi
l’ensemble des devises définies dans les options de la commande A propos de….

© 2009 Sage 212

 Menu Structure

Lettrage automatique
Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lors-
que vous en ferez la demande), grâce à la fonction Interrogation et Lettrage.

Un compte est toujours lettrable manuellement.

Saisie compte tiers

Si cette case est cochée, et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le
programme obligera la saisie d'un compte de tiers.

La sélection des colonnes est effectuée dans l’option «Organisation», page 109 pour le journal
considéré.

Mise en sommeil
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si vous souhaitez que le compte ne soit plus
mouvementé.
Si par la suite, vous sollicitez en saisie le compte mis en sommeil, le programme vous avertira
par le message suivant :
«Le compte a l’option Mise en sommeil cochée.
Voulez-vous réellement l’utiliser?
[Oui]/[Non]»
Cliquez sur le bouton [Oui] pour utiliser le compte malgré tout.

Si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans le volet «A propos de... / Préfé-
rence», les comptes que vous mettez en sommeil ici ne pourront pas être utilisés ultérieurement.

Il sera possible, dans les formats de sélection, de demander de ne pas imprimer les comptes dont
l'option est cochée.

Volet Analytique/IFRS – Compte général

Ce volet peut apparaître dans la fiche d’un compte général sous deux désignations :

• Analytique si la gestion IFRS n’a pas été demandée,

• Analytique/IFRS si elle a été demandée.

Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Il concerne uniquement les comptes généraux de type Détail. Ce volet existe uniquement si l’op-
tion Saisie analytique de la fiche principale du compte est cochée.

Le volet «Analytique/IFRS» permet de définir la répartition analytique par défaut des comptes ain-
si que la répartition IFRS si la gestion IFRS a été paramétrée.

Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet «Analytique» ou sur le bouton ci-contre pour la
version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 213

 Menu Structure

Le bouton [Grille] permet d’attribuer un modèle de grille analytique à la répartition ana-

lytique du compte.

Le modèle de grille analytique s’applique à l’ensemble des plans lors de la répartition analytique du compte.
Si vous demandez l’application d’un modèle de grille analytique alors qu’une répartition existe déjà pour le
compte, le programme vous propose au choix :
- de supprimer les répartitions existantes en les remplaçant par le modèle,
- de conserver les répartitions existantes et d’ajouter celles du modèle,
- d’interrompre l’affectation des lignes de répartition du compte.

Reportez-vous à la fonction «Modèles de grille», page 325 afin d’en savoir plus sur la création
d’un modèle de grille analytique.

Plan analytique
La zone à liste déroulante vous permet de choisir parmi les 11 plans disponibles, 10 plans analy-
tiques plus 1 plan IFRS s’il est utilisé, celui sur lequel la répartition devra être affectée.

Si vous souhaitez affecter une répartition analytique sur un autre plan, ouvrez cette liste, choisissez un
deuxième plan si nécessaire. Recommencez l’opération pour chaque plan pour lequel il doit y avoir une
répartition.

Numéro de section
La zone à liste déroulante vous permet de sélectionner les sections du plan analytique ou du
plan IFRS sur lesquelles le compte sera réparti.

Valeur
Cette zone permet d’indiquer la valeur de répartition analytique. Trois possibilités s’offrent à
vous :
• Indiquer un Pourcentage : la répartition analytique du compte se fera en pourcentage sur
la section.
• Indiquer un Montant : la répartition analytique du compte sera fixe sur la section.
• Laisser la zone vide afin de demander l’Equilibre : le programme affectera automatique-
ment à la section analytique le montant qu’il reste à répartir, une fois les sections analyti-
ques de types Pourcentage et Montant affectées.

L’équilibre est marqué par l’icône d’une balance.

Vérifiez que la répartition est bien égale à 100 % car, à ce niveau, il n’existe aucun contrôle. Si le
total de la répartition dépasse les 100 %, vous ne serez pas averti. Ce n’est que lors de la saisie que
le programme vous préviendra s’il existe des déséquilibres. Ce contrôle sera effectué uniquement
sur les plans analytiques obligatoires.

© 2009 Sage 214

 Menu Structure

Volet Bloc-notes - Compte général

L'utilisateur exploite le bloc-notes à sa guise. Il peut constituer un aide-mémoire spécifique à cha-

que compte.

Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet «Bloc-notes» ou sur le bouton ci-contre pour la
version Macintosh du programme.

Un bloc-notes peut contenir jusqu'à 255 caractères libres.

Un état de la commande Rechercher de la barre d’outils Navigation est paramétré pour imprimer
tous les bloc-notes des comptes.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d'informations.

Volet Budgets - Compte général

Version Seules les versions Pack et Pack + permettent la gestion des budgets.

Ce volet permet une gestion budgétaire spécifique au compte.

Pour enregistrer des dotations budgétaires associées à un ensemble de comptes, utilisez la com-
mande Structure / Poste budgétaires.

Pour ouvrir ce volet cliquez sur l’onglet «Budgets» ou sur le bouton ci-contre pour la ver-
sion Macintosh du programme.

Ce volet n'est accessible que si la zone Gestion budgets du volet «Fichier / A propos de… / Ini-
tialisation» est paramétrée sur Axe général.

© 2009 Sage 215

 Menu Structure

Après la saisie du premier budget, le choix effectué sur la zone Gestion budgets du volet «Initialisation»
n'est plus modifiable.

Charge / Produit
Choisissez le sens du budget dans les totalisations : Charge ou Produit.

Budget global
Sélectionnez le type de prévision paramétré :
• Faible ou forte,
• Pour le dernier exercice, pour l'exercice N-1 ou pour l'exercice N-2 (s'ils existent).
Quantité / Valeur
Saisissez le montant du budget annuel correspondant en quantité et/ou en valeur. Ces montants
doivent être validés par la touche ENTREE pour être pris en compte.
Exemple
La conjoncture étant peu favorable, vous hésitez entre une prévision de ventes à l'exportation éle-
vée ou plus faible.
Vous pouvez ainsi, après sélection de la dotation correspondante, enregistrer les montants pério-
diques du budget dans ces deux hypothèses.

Bouton [Grille]
Permet de choisir une grille de répartition du budget.

Général / Plan analytique

La zone à liste déroulante située sous le bouton [Grille] permet de choisir le type de répartition du
budget :
• Général : le budget est dans ce cas réparti sur chacune des périodes de l'exercice.
• Liste des plans analytiques : ce choix permet de répartir des sous-budgets analytiques
par plan analytique. Le budget est dans ce cas réparti «librement» sur des sections analy-
tiques ou en fonction d'un modèle de grille analytique préenregistré. Les plans analytiques
proposés varient selon le paramétrage du dossier.
• Plan IFRS : comportement identique à l’option précédente mais le plan concerné est dans
ce cas le plan IFRS. Cette option n’est pas visible si la gestion IFRS n’a pas été deman-
dée.

© 2009 Sage 216

 Menu Structure

Enregistrement d'un budget général

Par défaut, le programme propose une répartition homogène du budget annuel, en quantité et en
valeur, sur chacune des périodes de l'exercice.

Pour éviter les écarts d’arrondis lors du calcul des dotations mensuelles et du recalcul de la dotation glo-
bale, le programme les répercute sur la dernière dotation mensuelle.

Exemple
Une dotation globale de 10 000 Euros sera répartie mensuellement de la façon suivante :
Les onze premières dotations = (10 000 / 12) =833,33 Euros
La dernière dotation = 833,33 + [10 000 -(833,33 x 12)] = 833,37 Euros

Pour modifier le montant d'une période, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante et de saisir
le nouveau montant dans l’une des zones situées en bas à droite de la fenêtre.

Validez ensuite par la touche ENTREE.

Si le montant en quantité ou en valeur d'une période est modifié, le programme recalcule automa-
tiquement la dotation annuelle.

Ce montant global peut être également réparti en sous-budgets analytiques (voir explications don-
nées au paragraphe suivant).

Enregistrement d'un sous-budget

L’enregistrement d’un sous-budget n’a aucun caractère obligatoire. Un compte peut se voir associer uni-
quement un budget général.

Sélectionnez dans un premier temps le plan analytique dont les sections seront utilisées pour la
répartition du budget.

Utilisez pour cela la zone à liste déroulante affichée sous le bouton [Grille].

Le programme propose les plans analytiques enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de… /
Options».

Lorsqu'un plan analytique de répartition est choisi, le bouton [Grille] devient actif. Il per-
met d'accéder à la liste des modèles de grille de type analytique ou IFRS enregistrés par
la commande Structure / Modèles.

Le choix d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout à fait enregistrer manuellement une
nouvelle répartition.

Une grille peut être de type Général ou Analytique. Seules les grilles de type Analytique sont proposées.

Si le modèle de grille utilisé contient un paramétrage sur plusieurs plans analytiques, toutes les
répartitions seront rattachées au sous-budget.

© 2009 Sage 217

 Menu Structure

Le bas de la fenêtre fait apparaître deux zones à liste déroulante.

Section
Sélectionnez successivement les sections analytiques sur lesquelles le montant annuel est
réparti. Seules les sections analytiques rattachées au plan analytique sélectionné sont propo-
sées.

Une section analytique est rattachée à un plan analytique lors de sa création, sur son volet «Fiche princi-
pale».

Reportez-vous à la commande «Plan analytique», page 221.

Pourcentage / Equilibre / Montant

Sélectionnez le type de la répartition à associer à la section analytique :
• Pourcentage : le montant affecté à la section analytique correspond à un pourcentage du
budget total.
• Equilibre : le programme solde la répartition sur la section analytique.
• Montant : le montant affecté à la section analytique est une valeur fixe.

Volet Information libre - Compte général

Si des informations libres ont été paramétrées pour les comptes généraux dans le volet «Fichier /
A propos de... / Options», ce volet permet d’ajouter à la fiche compte des informations complé-
mentaires personnalisées.

Reportez-vous à l’option «Information libre», page 98 pour plus d'informations.

Pour ouvrir ce volet sélectionnez l’onglet «Information libre» ou cliquez sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les comptes généraux.

Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées dans la liste par une icône par-
ticulière.
La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre. Validez
ensuite par la touche ENTREE. Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire.

Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :

© 2009 Sage 218

 Menu Structure

- dans la commande Rechercher,

- dans les formats de sélection des impression,
- dans les formats de sélection des exportations de données,
- dans l’identification des objets de mise en page.

Pour supprimer une information, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton [Sup-
primer] de la barre d’outils Navigation. Vous pouvez également l’afficher sur la zone de saisie
et l’effacer par la touche RET.ARR..

Volet Cumuls - Compte général

Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur le compte (débits, crédits,
soldes en devises).

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Cumuls» ou en cliquant sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

Mouvements dans la devise

Cette zone vous permet de visualiser les cumuls dans n’importe quelle devise. Vous avez plu-
sieurs possibilités :
• Toutes (valeur par défaut) : les cumuls de toutes les écritures enregistrées dans la base
sont exprimés dans la monnaie de tenue de comptabilité.
• Aucune : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées en monnaie de tenue
de comptabilité, c’est-à-dire avec la zone devise non renseignée.
• Devise : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées dans la devise sélec-
tionnée.

En fonction du choix de la devise, le format des montants qui s’applique est celui défini dans la table des
devises.

Le programme affiche, pour chaque période (mensuelle) de l'exercice en cours, le total des mou-
vements débiteurs et créditeurs enregistrés ainsi que les soldes correspondants.
Les montants sont totalisés en bas de la fenêtre.

L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre, sauf si vous avez sélectionné une devise spécifi-
que dans la zone Mouvements dans la devise.
Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
- Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;

© 2009 Sage 219

 Menu Structure

- IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour avoir plus de précisions sur le fonctionnement de

l’inverseur.

Gestion des graphiques – Comptes généraux

Bien que la commande soit accessible dans tous les volets de la fiche des comptes généraux à partir du
bouton [Fonctions], les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce
volet. C’est la raison pour laquelle elle est décrite ici.

La commande Visualisation d’un graphique est disponible dans les fiches des comptes généraux
par le bouton [Fonctions. Il permet l’affichage de graphiques correspondant aux valeurs statisti-
ques affichées dans le volet «Cumuls».

Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le gra-
phique.

Sélection de la série du graphique

Les valeurs qu’il est possible d’imprimer sont les suivantes :

• Mouvements débit,
• Mouvements crédit,
• Solde (valeur sélectionnée par défaut).
Cochez ou laissez cochées les options qui vous intéressent.

Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de

courbes ou de secteurs.

Le «Manuel de la gamme» présente les diverses représentations graphiques que vous pouvez
obtenir.

© 2009 Sage 220

 Menu Structure

Plan analytique
Structure / Plan analytique

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les sections pour chaque plan
analytique défini.

Cliquez sur le bouton [Plan analytique] de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgé-
taire pour activer cette commande. La liste des sections analytiques s’affiche.

Le bouton [Créer] une section de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire don-
ne un accès direct à la fenêtre de saisie d’une section analytique.

Le bouton [Atteindre une section] de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire

ouvre la fenêtre de la commande Atteindre en la pré-paramétrant pour la recherche d’une
section analytique.

La liste des sections analytiques présente les informations suivantes :

• le Type de section représenté par une icône :

- Détail,

- Total,

• le Numéro de section ainsi que

• son Intitulé.

Opérations possibles sur la liste des sections analytiques

Cette liste présente la liste des sections analytiques en rappelant pour chacune d’elles, son type,
son numéro, son abrégé et son intitulé.

Barre de navi- Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
gation plan comptable.

Pour toute information, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des
comptes généraux», page 202.

© 2009 Sage 221

 Menu Structure

Affichage Deux listes déroulantes, affichées sur le bord inférieur de la fenêtre, permettent respectivement
sélectif de sélectionner un des dix plans analytiques et le plan IFRS s’il existe ainsi que leurs sections en
fonction du statut de mise en sommeil de ces dernières.

Sélection du plan
Les sections listées actuellement dans la fenêtre sont celles qui ont été rattachées au plan sélec-
tionné en bas de la liste.
Pour afficher les sections appartenant à un autre plan, il suffit de sélectionner ce dernier.

Le programme conserve la dernière sélection effectuée. Ainsi: lors de la prochaine ouverture de la fenêtre
«Plan analytique», le programme proposera le dernier plan sélectionné.

Sélection sur le type d'enregistrement

Cette zone à liste déroulante du bas de la fenêtre permet de sélectionner :
• Toutes les sections : (valeur par défaut) toutes les sections analytiques créées sont
affichées ;
• Sections actives : seules les sections analytiques dont l’option Mise en sommeil n’est
pas cochée sont affichées ;
• Sections mises en sommeil : seules les sections analytiques dont l’option Mise en som-
meil est cochée sont affichées.

La mise en sommeil d'une section est demandée sur sa fiche, dans le volet «Fiche principale».

Génération Le bouton [Générer], disposé en haut à gauche de la liste du plan analytique, lance l’as-
automatique sistant de génération des sections analytiques uniquement dans le cas de plans struc-
des sections turés.

Voir le titre «Assistant de génération automatique des sections», page 233.

Boutons de Bouton [Ouvrir]

validation
Utilisez ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

Bouton [Nouveau]

Utilisez ce bouton pour ajouter un nouvel élément.

Bouton [Supprimer]

Utilisez ce bouton pour supprimer l’élément sélectionné.

Bouton [Fermer]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Menu contextuel de la liste du plan analytique

Un menu contextuel est disponible sur la liste des sections analytiques.

© 2009 Sage 222

 Menu Structure

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

La commande Interroger la section est spécifique au menu contextuel de la liste du plan analyti-
que. Elle permet d’accéder rapidement à la commande Traitement / Interrogation analytique. Il
convient d’avoir préalablement sélectionné la section à interroger sur la liste.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Interrogation analytique», page 537.

Personnaliser la liste du plan analytique

Il est possible de personnaliser la liste des sections analytiques en utilisant la commande Person-
naliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Il est possible d’ajouter aux colonnes sélectionnées par défaut les colonnes suivantes :
• Abrégé,
• Niveau d’analyse,
• Raccourci,
• Mise en sommeil.

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 Menu Structure

Section analytique – Détail de la fiche

Une section analytique se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur
Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets
suivants.

Onglet / Bouton [Fiche principale]

Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale - Section analytique», page 224 de
la section analytique.

Onglet / Bouton [Budgets]

Ils donnent accès au «Volet Budgets - Section analytique», page 229 qui permet de
paramétrer les valeurs prévisionnelles de la section.

Onglet / Bouton [Information libre]

Ils donnent accès au «Volet Information libre - Section analytique», page 231 qui per-
met d’enregistrer des informations annexes sur la section.

Onglet / Bouton [Cumuls]

Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Section analytique», page 232 qui affiche les
cumuls de la section.

Volet Fiche principale - Section analytique

Le volet «Fiche principale» d’une section regroupe toutes ses caractéristiques.

Sélectionnez le volet «Fiche principale» soit en cliquant sur l’onglet du même nom pour
la version Windows soit en cliquant sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du
programme.

La saisie ou la modification d’une section analytique se fait dans une fenêtre intitulée «Section».
Ce titre est suivi du numéro et de l'intitulé de la section.

Notez la mention affichée en bas au milieu de la fenêtre : elle indique la date de création de la
section.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Interroger : pour interroger la section analytique, ce qui revient à cliquer sur le bouton
[Interroger].
• Analytique : revient à cliquer sur le bouton [Analytique].
• Graphique : pour visualiser un graphique.
La fonction Graphique peut être directement accessible par un bouton ajouté à droite du bouton [Fonc-
tions]. L’affichage de ce bouton est paramétrable, voir le «Manuel de la gamme».

Pour plus en savoir plus sur la commande Graphique, reportez-vous au «Manuel de la gamme».

Le bouton [Interroger] permet d’accéder directement à la commande Traitement /

Interrogation analytique. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les écritures
ayant mouvementé les sections sans passer par le menu.

© 2009 Sage 224

 Menu Structure

Pour plus d'informations sur la commande Interroger, reportez-vous à la partie «Interrogation

analytique», page 537.

Le bouton [Analytique] permet de créer automatiquement une nouvelle section

conformément à la structure de numéro définie pour le plan analytique.

Pour plus d'informations sur la commande Analytique, reportez-vous à la partie «Numéro de sec-
tion», page 228.

Bouton [OK]

Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Plans analytiques et structure des numéros de section

Les sections analytiques sont regroupées par plans analytiques. Ces derniers sont enregistrés
dans le volet «Fichier / A propos de... / Options».

Ce volet «Options» permet également, pour chaque plan analytique, de définir la structure des
numéros des sections qui lui seront rattachées. Ainsi, toutes les sections d’un même plan analy-
tique ont une structure de numéro commune.

Le paramétrage de la structure des numéros de section n’a aucun caractère obligatoire.

Vous pouvez choisir de créer librement vos sections analytiques avec pour seule limite la taille
des numéros de section définie lors de la création du dossier (et éventuellement modifiée sur le
volet «Initialisation»).

Pour plus d’informations, reportez-vous à la description de l’option «Plan analytique», page 117.

En fonction du choix effectué dans le volet «Fichier / A propos de... / Options», deux méthodes de
création sont donc possibles :

• une création «libre» des numéros de section, si aucune structure n’est définie,
• une création avec gestion de la structure des numéros de section.

© 2009 Sage 225

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Paramétrage manuel des numéros de section

Rappel : Le menu Edition

Les commandes du menu Edition peuvent largement être utilisées sur le plan des sections analytiques pour
copier, couper et coller le contenu d'une zone. Les zones recopiées lorsqu'une section est dupliquée sont :
Niveau d'analyse, Plan analytique, Type, Saut de page / ligne et la boîte à cocher Report à-nouveau.

Numéro de section
Enregistrez ici le numéro de la section, en caractères majuscules (s'il est saisi en minuscules, le
programme le transforme).
Cette saisie est obligatoire. Deux sections de même type ne peuvent porter le même numéro.
La longueur des numéros de section a été paramétrée lors de la création du dossier comptable.

Cette longueur peut être modifiée, si aucune section n’est créée, dans le «Volet Initialisation - A
propos de…», page 56.

La longueur minimale d’une section de type détail est de 3 caractères alphanumériques et sa lon-
gueur maximale de 13 alphanumériques.
Le programme n’accepte pas de sections avec un numéro plus court que celui paramétré dans la
fiche société, sauf s’il s’agit d’une section de type Total (voir zone suivante).

Type
Le programme distingue deux types de sections.
• Les sections de type Détail : ce sont les sections classiques recevant les montants enre-
gistrés sur les comptes généraux ventilables (pour lesquels la saisie analytique est
demandée) lors de la saisie des journaux. Pour ce type de section, toutes les zones de la
fenêtre sont saisissables.

Sur la liste du plan analytique, ce type de section est symbolisé par l’icône ci-contre.
• Les sections de type Total : ce sont les sections servant à la totalisation des sections de
détail ayant même racine. Seules les zones permettant la saisie du numéro, de l’abrégé,
du saut de lignes ou de page et du nombre de lignes sont disponibles. Toutes les autres
zones sont estompées, marquant ainsi qu’elles sont inaccessibles.
Un enregistrement de type Total sera effectué pour toutes les sections donnant les totaux
des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance analytique ou du grand-
livre analytique.

Sur la liste du plan analytique, ce type de section est symbolisé par l’icône ci-contre.
La sélection du type de section est obligatoire. La forme de la section étant figée après valida-
tion, cette zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’une section déjà enre-
gistrée, il est nécessaire de la supprimer et de la recréer.

La liste du plan analytique peut être classée selon le type du compte.

© 2009 Sage 226

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Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation
de la section.

Abrégé
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au tri et à
la recherche de la section.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les
modifier.

Niveau d'analyse
Cette zone à liste déroulante affiche la liste des niveaux d’analyse enregistrés dans les Options
de la fiche société (commande Fichier / A propos de...). La zone est estompée lorsque la section
est de type Total.
Les niveaux d'analyse permettent d’introduire une classification supplémentaire des sections
analytiques. Cette classification sera utilisée dans les états analytiques pour regrouper des sec-
tions concernant un même niveau d'analyse.

Plan analytique
Cette zone à liste déroulante affiche la liste des plans analytiques ainsi que l’éventuel plan IFRS
enregistrés dans les Options de la fiche société (commande Fichier / A propos de…). La sélec-
tion d’un des éléments de cette liste affectera la section analytique à cette comptabilité. Après
validation de la création de la section, cette zone devient inaccessible.

Raccourci
Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques majuscules) permet d’appeler la section
analytique correspondant dans n’importe quelle pièce.

Pour appeler une section en saisie : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macin-
tosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit bien sûr
se trouver dans une zone de saisie d'un numéro de section.

Saut de Lignes/Page
Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de
l'impression des états analytiques.
Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de
ligne(s) s’estompe et devient par conséquent inaccessible.

Nombre de lignes
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une
ligne.

Report à-nouveau
Cette case à cocher permet de demander la reprise des écritures enregistrées sur la section
dans le journal des à-nouveaux de l’exercice suivant.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la partie sur la commande «Nouvel exercice»,

page 685.

Mise en sommeil
Cochez cette case si vous souhaitez que la section ne soit plus mouvementée.
Si par la suite, vous sollicitez en saisie la section mise en sommeil , le programme vous avertira
par le message suivant :
«La section analytique a été mise en sommeil.
Souhaitez-vous réellement l’utiliser?
[Oui]/[Non]»
Cliquez sur le bouton [Oui] pour utiliser la section malgré tout.

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Si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans le volet «A propos de... / Préfé-
rence», les sections que vous mettez en sommeil ici ne pourront pas être utilisées ultérieurement.

Il sera possible, dans les formats de sélection, de demander de ne pas imprimer les sections dont
l'option est cochée.

Paramétrage d’une section en fonction d’une structure définie

Pour le plan analytique en cours, vous avez défini la structure des numéros des sections qui lui
seront rattachées.
Exemple
La structure des numéros des sections du plan analytique Région enregistrée dans la commande
Fichier / A propos de... est la suivante :
• les 3 premiers caractères correspondent à la Localisation,
• les 2 caractères suivants correspondent à la Matière première,
• les 2 caractères suivants correspondent au Responsable,
• les 3 derniers caractères correspondent aux Produits.
Les énumérés de chacun de ces postes ont ensuite été enregistrés :

Localisation Matière première Représentant Produits

57P - Prod. Metz AG - Argent BR - Brian BAG - Bague

69P - Prod. Lyon OR - Or CA - Camet BRA - Bracelet

75P - Prod. Paris COL - Collier

ORF - Orfèvrerie

Le numéro de toute nouvelle section analytique doit donc correspondre à cette structure.

L’enregistrement d’une section analytique doit donc être réalisé comme suit.

Numéro de section

Vous pouvez le saisir directement dans la zone de saisie N° section, en vous

conformant à la structure définie, ou le créer à l’aide de la fenêtre «Section» ap-
pelée par la commande Analytique du bouton [Fonctions] ou par le bouton [Ana-
lytique].

Sélectionnez le Plan analytique pour lequel la structure est enregistrée, puis le Type de la sec-
tion à créer.

© 2009 Sage 228

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Pour plus d’informations sur ces zones, reportez-vous aux explications données sous le titre
«Paramétrage manuel des numéros de section», page 226.

Les zones à liste déroulante proposées ensuite dépendent de la structure définie, puisqu’il s’agit
des postes enregistrés pour le plan analytique.

Sélectionnez pour chacun l’énuméré de la section à créer.

Le programme crée automatiquement l’Intitulé de la section en juxtaposant chaque énuméré.

Cette donnée peut bien entendu être modifiée.

Pour plus d’informations sur les autres zones, reportez-vous aux explications données sous le
titre «Paramétrage manuel des numéros de section», page 226.

Vous pouvez également créer des sections sur des plans analytiques structurés grâce à l’assistant de
génération automatique des sections.

Volet Budgets - Section analytique

Ce volet permet une gestion budgétaire spécifique à la section.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Budgets» sur Windows ou sur le bouton
ci-contre pour la version Macintosh du programme. Ce volet n'est accessible que si la
zone Gestion budgets du volet «Fichier / A propos de…/ Initialisation» est paramétrée
sur Axe analytique.

Après la saisie du premier budget, le choix effectué dans la zone Gestion budgets du volet «Initialisation»
n'est plus modifiable.

Charge / Produit
Choisissez le sens du budget dans les totalisations : Charge ou Produit.

Il est possible de définir des dotations sur trois exercices selon deux niveaux.

Budget global
Sélectionnez le type de prévision paramétré :
• Faible ou forte,
• Pour le dernier exercice, pour l'exercice N-1 ou pour l'exercice N-2 (s'ils existent).
Quantité / Valeur
Saisissez ensuite le montant du budget annuel correspondant en quantité et / ou en valeur.
Ces montants doivent être validés par la touche ENTREE pour être pris en compte.

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Analytique / Général
La zone à liste déroulante située sous le bouton [Grille] permet de choisir le type de répartition du
budget :
• Analytique : le budget est dans ce cas réparti sur chacune des périodes de l'exercice.
• Général : le budget est dans ce cas réparti «librement» sur des comptes généraux ou en
fonction d'un modèle de grille préenregistré.

Enregistrement d'un budget analytique

Par défaut, le programme propose une répartition homogène du budget annuel, en quantité et en
valeur, sur chacune des périodes de l'exercice.

Pour éviter les écarts d’arrondis lors du calcul des dotations mensuelles et du recalcul de la dotation glo-
bale, le programme les répercute sur la dernière dotation mensuelle.

Exemple
Une dotation globale de 10 000 Euros sera répartie mensuellement de la façon suivante :
Les onze premières dotations = (10 000 / 12) =833,33 Euros
La dernière dotation = 833,33 + [10 000 -(833,33 x 12)] = 833,37 Euros

Pour modifier le montant d'une période, il suffit de double-cliquer sur la ligne correspondante et
de saisir le nouveau montant dans l’une des zones situées en bas à droite de la fenêtre.

Validez ensuite par la touche ENTREE.

Si le montant en quantité ou en valeur d'une période est modifié, le programme recalcule automa-
tiquement la dotation annuelle. Ce montant global peut être également réparti en sous-budget gé-
néral (voir les explications données au paragraphe suivant).

Enregistrement d'un sous-budget général

L'utilisation des sous-budgets n'est pas obligatoire. Vous pouvez utiliser les budgets des sections sans
gérer les sous-budgets.

Pour la saisie d'un budget général, le bouton [Grille] devient actif. Ce bouton permet
d'accéder à la liste des modèles de grille de type Analytique enregistrés dans la com-
mande Structure / Modèles de grille.

Le choix d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout à fait enregistrer manuellement une
nouvelle répartition.

Un modèle de grille est associé à un Type. Une grille peut être de type Général ou Analytique. Seules les
grilles de type Analytique sont proposées ici.

En bas du volet «Budgets» apparaissent deux zones à liste déroulante.

© 2009 Sage 230

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Numéro
Choisissez successivement les comptes généraux sur lesquels doit être réparti le montant de la
dotation annuelle.

Pourcentage / Equilibre / Montant

Choisissez le type de répartition pour chaque compte.
• Pourcentage : le montant affecté au compte général correspond à un pourcentage du
budget total.
• Equilibre : le programme solde la répartition sur le compte général.
• Montant : le montant affecté au compte général est une valeur.
Il est recommandé d’utiliser le type de répartition Equilibre sur un des comptes paramétrés. Cela
permet de garantir la répartition totale de la dotation annuelle définie.

L’inverseur peut être activé dans cette commande. Reportez-vous au «Guide de l'Euro» pour en savoir plus
sur le fonctionnement de l’inverseur.

Volet Information libre - Section analytique

Si des informations libres ont été enregistrées pour les sections analytiques dans le volet
«Fichier / A propos de... / Options», ce volet permet d’ajouter à la fiche compte des informations
complémentaires personnalisées.

Pour en savoir plus, reportez-vous aux explications données sur l’option «Information libre»,
page 98.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Information libre» sur Windows ou sur le
bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les sections analyti-
ques.

Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées dans la liste par une icône par-
ticulière.

La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre.

Validez ensuite par la touche ENTREE.

Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire.

Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :

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- dans la commande Rechercher,

- dans les formats de sélection des impression,
- dans les formats de sélection des exportations de données,
- dans l’identification des objets de mise en page.

Pour supprimer une information, sélectionnez sa ligne et cliquez sur le bouton [Supprimer]
de la barre d’outils Navigation. Vous pouvez également l’afficher dans la zone de saisie et
l’effacer par la touche RET.ARR..

Volet Cumuls - Section analytique

Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur la section analytique.

Sélectionnez ce volet sur Windows en cliquant sur l’onglet «Cumuls» ou sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

En fonction de l'activation ou non de l'inverseur, le format des montants qui s’applique est celui défini dans
la table des devises.

Type d'écritures analytiques

Cette zone à liste déroulante permet de restreindre le nombre de mouvements inclus dans les
cumuls.
Vous pouvez sélectionner :
• Toutes les écritures (valeur par défaut)
• les Ecritures analytiques uniquement ; il s'agit des écritures issues de la ventilation d'une
écriture générale,
• les Reports analytiques,
• les OD analytiques.

Cumuls des Le programme affiche le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés sur chaque pé-
mouvements riode de l'exercice en cours ainsi que les soldes correspondants.

Les montants débit et crédit sont totalisés.

L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre.

Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
- Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;
- IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.

© 2009 Sage 232

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Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur.

Assistant de génération automatique des sections

Cette fonctionnalité permet de se faire assister par le programme pour la création des sections
analytiques. L’Assistant Génération automatique des sections permet :

• d'optimiser et d'accélérer la création des sections analytiques,

• de générer des sections analytiques de type Total.
La génération automatique des sections analytiques est lancée par le bouton [Générer]
qui se trouve sur le bord inférieur de la fenêtre de liste des sections analytiques lorsque
le plan sélectionné a été structuré.

Voir l’option «Plan analytique», page 117.

L’utilisation de cette assistance est subordonnée au paramétrage, dans le volet «Fichier / A pro-
pos de... / Options», des plans analytiques et de leur structure.

L’activation de ce bouton ouvre une première fenêtre, «Assistant Génération automatique des
sections», qui vous permet de sélectionner le plan analytique concerné par la création de la sec-
tion.

Les différentes étapes de cet assistant de génération automatique des sections sont les
suivantes :

• «Sélection du plan analytique – Assistant de génération automatique des sections»,

page 233,

• «Informations générales – Assistant de génération automatique des sections», page 234,

• «Sélection des ruptures – Assistant de génération automatique des sections», page 234,
• «Sections de type Total – Assistant de génération automatique des sections», page 236,

Sélection du plan analytique – Assistant de génération automatique des sections

Une fois le plan analytique sélectionné, cliquez :

• sur le bouton [Suivant] pour continuer le processus ou

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• sur le bouton [Annuler] pour l’interrompre.

Si le processus est poursuivi, une deuxième fenêtre s’ouvre.

Informations générales – Assistant de génération automatique des sections

Cette fenêtre vous donne un certain nombre d’informations que nous vous invitons à étudier at-
tentivement, les opérations menées sur les fenêtres suivantes en dépendent.

Cliquez ensuite :

• sur le bouton [Suivant] pour continuer le processus ou

• sur le bouton [Précédent] pour revenir au stade précédent ou
• sur le bouton [Annuler] pour l’interrompre.
Une troisième fenêtre apparaît.

Sélection des ruptures – Assistant de génération automatique des sections

Cette fenêtre a la particularité d’apparaître autant de fois que de ruptures ont été paramétrées
dans le plan analytique.
Exemple
La structure du plan analytique comporte :

© 2009 Sage 234

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• le département sur 3 caractères,

• la matière première sur 2 caractères,
• les initiales du responsable sur 2 caractères,
• le type de produit sur 3 caractères.
La fenêtre apparaîtra trois fois pour le paramétrage des trois éléments composant la structure des
sections.

Le contenu de la zone de liste dépend de la position de la zone Sélectionner le type de rupture.

Sélectionner le type de rupture

Cette zone à liste déroulante propose trois choix :
• Enuméré (valeur par défaut),
• Intervalle,
• Incrément.
Nous verrons successivement les trois possibilités offertes.

Sélection par Par défaut, cette fenêtre propose tous les énumérés enregistrés pour la rupture (dans le volet «A
énuméré propos de... / Options»).

Tous les énumérés sont sélectionnés par défaut.

• pour en dessélectionner un, cliquez sur sa ligne (la coche disparaît),

• pour en re-sélectionner un, cliquez à nouveau sur sa ligne, la coche réapparaît.

L’assistant générera uniquement les sections se rapportant aux énumérés sélectionnés.

Exemple
Reprenons l’exemple ci-dessus. Considérons le niveau 1 de la structure, c’est-à-dire les départe-
ments. Si un seul département est conservé coché, seules les sections correspondant à ce dé-
partement pourront être créées. Si deux sont conservées, seules les sections correspondant à
ces deux départements seront créées et ainsi de suite.

Sélection par Si cette option est sélectionnée dans la zone Sélectionner le type de rupture, la zone de liste
intervalle se vide et les deux zones de saisie de Définir les valeurs à partir de / à deviennent actives.

Elles permettent de définir une fourchette d’éléments qui seront sélectionnés et permettront de
créer des sections.
Exemple
Reprenons l’exemple des départements et supposons que seules les sections analytiques corres-
pondant aux départements de la couronne parisienne doivent être créées. Il faut donc saisir de
91 à 95.

Cette fonction ne crée aucun élément dans la liste des énumérés de la structure analytique. Ce processus
n’est utilisable que sur des caractères numériques.

Il n’est pas obligatoire de créer les différents énumérés dans la commande A propos de.... L’inti-
tulé des sections se composera de celui du niveau de rupture (Département dans notre exemple)
suivi de son numéro.

Sélection par Si cette option est sélectionnée dans la zone Sélectionner le type de rupture, la zone de liste
incrément se vide et la première zone de saisie de Définir les valeurs à partir de devient active.

© 2009 Sage 235

 Menu Structure

Elle permet la saisie de l’énuméré à partir duquel la génération sera faite.

Les numéros d’ordre créés par cette fonction doivent être réservés à un identifiant unique (un nu-
méro de chantier par exemple).

Il n’est pas obligatoire de créer les différents énumérés dans la commande A propos de.... L’intitulé des sec-
tions reprendra le numéro de l’incrément généré.
Ce processus n’est utilisable que sur des caractères numériques.

Important ! Il est nécessaire de faire la distinction entre Enuméré, Intervalle et Incrément. Si la sélec-
tion porte sur Enuméré, l’intitulé doit avoir été saisi au préalable dans la structure (volet «Fichier / A
propos de... / Options»). Si la sélection porte sur Intervalle ou Incrément, c’est la valeur numérique
générée qui sera mentionnée dans l’intitulé de la section analytique, qu’elle ait été enregistrée ou
non dans la structure.

Lorsque le paramétrage de la rupture est terminé, vous pouvez :

• soit cliquer sur le bouton [Suivant] pour passer au paramétrage de la rupture suivantes,
• soit cliquer sur le bouton [Précédent] pour revenir au stade précédent et faire d’éventuel-
les modifications,

• soit cliquer sur le bouton [Annuler] pour annuler le processus de création.

Une fois le paramétrage de toutes les ruptures terminé, cliquez sur le bouton [Suivant].

Sections de type Total – Assistant de génération automatique des sections

Vous aboutissez sur la fenêtre qui vous permet de générer des sections de type Total.

Générer les sections analytiques de type total

Deux options s’offrent à vous :
• Oui : cliquez sur cette case d’option si vous souhaitez créer une totalisation, jusqu’au
niveau de rupture désiré, des sections analytiques.
Dans ce cas, la zone Jusqu'à quel niveau de rupture est active.
• Non : cliquez sur cette case d’option si vous ne souhaitez pas créer une totalisation des
sections analytiques.

Jusqu'à quel niveau de rupture

Cette zone est accessible uniquement si vous avez répondu Oui à la génération de sections
analytiques de type Total.
Choisissez le niveau de rupture jusqu’où vous souhaitez créer des sous-totalisations et totalisa-
tion des sections analytiques.

© 2009 Sage 236

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Exemple
Admettons que le plan analytique Production par site comporte les zones de ruptures suivantes :
1ière ruptureLocalisation 57P69P75P
2ième ruptureMatières premièresORAR
3ième ruptureResponsableBRCA
4ième ruptureProduitBAGBRACOLORF
Si vous indiquez Matières premières dans la zone, le programme créera des sections de type To-
tal pour les niveaux Localisations et Matières premières.
Les ruptures suivantes sont créées :
Niveau 157POR57PAR69POR69PAR75POR75PAR
Niveau 257P69P 75P

Les cumuls s’effectuent en fonction de l’ordre d’apparition des ruptures. De ce fait, observez bien cette
structure pour être sûr d’obtenir les cumuls des sections analytiques que vous souhaitez.

Une fois ces sélections effectuées, le bouton [Suivant] est remplacé par le bouton [Fin]. Cliquez
sur ce dernier pour lancer le traitement. Vous voyez ensuite apparaître dans la liste la ou les sec-
tions analytiques ainsi paramétrées.

© 2009 Sage 237

 Menu Structure

Plan reporting
Structure / Plan reporting

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan reporting.

Cliquez sur le bouton [Plan reporting] de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer
cette commande.

Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît.

Le plan reporting permet d’obtenir une représentation du plan comptable général selon un axe pa-
rallèle.

Par exemple, pour la communication des bilans et comptes de résultat à la société mère implan-
tée dans un pays étranger.

Pour refléter le plus possible la réalité, il est recommandé d’affecter à chaque compte général un
compte reporting.

La liste des comptes reporting présente les informations suivantes :

• le Type de compte représenté par une icône :

- Détail,

- Total,

• le Numéro du compte ainsi que

• son Intitulé.

Opérations possibles sur la liste des comptes reporting

Cette liste présente, comme sur la liste des comptes généraux, le type du compte, son numéro et
son intitulé.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables, de la même manière que sur le
plan comptable.

Reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes généraux»,

page 202.

© 2009 Sage 238

 Menu Structure

Bouton [Fermer]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Bouton [Ouvrir]

Utilisez ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

Bouton [Nouveau]

Utilisez ce bouton pour ajouter un nouvel élément.

Bouton [Supprimer]

Utilisez ce bouton pour supprimer l’élément sélectionné.

Menu contextuel de la liste du plan reporting

Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes reporting.

Les commandes de ce menu sont communes à l’ensemble des listes. Elles sont présentées
dans le paragraphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste du plan reporting

Il est possible de personnaliser la liste des comptes reporting en utilisant la commande Person-
naliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

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 Menu Structure

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Il est possible d’ajouter la colonne Abrégé aux colonnes sélectionnées par défaut.

Compte Reporting – Détail de la fiche

Un compte reporting se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur
Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets
suivants.

Onglet / Bouton [Fiche principale]

Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale - Compte reporting», page 240 du
compte reporting.

Onglet / Bouton [Cumuls]

Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Compte reporting», page 242 qui affiche les
cumuls du compte.

Les boutons accessibles de la fiche sont les suivants.

Bouton [Fonctions]

Le bouton donne accès à la commande Visualiser un graphique accessible éga-

lement par le bouton [Graphique].

Bouton [Graphique]

Ce bouton permet d’afficher les valeurs sous forme de graphe.

Pour plus en savoir plus sur cette commande, reportez-vous au «Manuel de la gamme».

Bouton [OK]

Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Volet Fiche principale - Compte reporting

Le volet «Fiche principale» d’un compte reporting regroupe toutes ses caractéristiques.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Fiche principale» de Windows ou cliquez

sur le bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

La saisie ou la modification d’un compte reporting se fait dans une fenêtre intitulée «Reporting».
Ce titre est suivi du numéro du compte et de son intitulé.

© 2009 Sage 240

 Menu Structure

Rappel : Le menu Edition

Les commandes du menu Edition peuvent être utilisées sur le plan des comptes reporting pour copier, cou-
per et coller le contenu d'une zone. Seule la commande Dupliquer n'est pas accessible.

Un compte reporting est défini sur les zones suivantes.

Numéro
Enregistrez ici le numéro du compte, en caractères majuscules (s'il est saisi en minuscules, le
programme le transforme).
Cette saisie est obligatoire. Deux comptes de même type ne peuvent porter le même numéro.
La longueur des numéros de comptes a été paramétrée lors de la création du dossier comptable.

Cette longueur peut être modifiée, si aucun compte n’est créé, dans le «Volet Initialisation - A
propos de…», page 56.

La longueur minimale d’un compte est de 3 caractères numériques et sa longueur maximale de

13 alphanumériques.
Le programme n’accepte pas de comptes avec un numéro plus court que celui paramétré dans
la fiche société, à l’exception des comptes de totalisation.

Type
Le programme distingue deux types de comptes :
• les comptes de type Détail : ce sont les comptes classiques qui pourront être affectés à un
ou plusieurs comptes généraux.

Dans la liste du plan reporting, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.

Le compte de reporting doit être de même type que le compte général auquel il est associé.

• les comptes de type Total : ce sont les comptes servant à la totalisation des comptes de
type détail ayant même racine.

Dans la liste du plan reporting, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.

La sélection du type de compte est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation,
cette zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un compte déjà enregistré, il
est nécessaire de le supprimer et de le recréer.

La liste du plan reporting peut être classée selon le type du compte.

Pour plus d’informations sur l’association d’un compte reporting à un compte général, voir le
«Volet Fiche Principale - Compte général», page 209.

Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères dont la saisie est obligatoire. Elle précise la désignation
du compte reporting.

© 2009 Sage 241

 Menu Structure

Abrégé
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au tri et à
la recherche du compte.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les
modifier.

Saut de Lignes / Page

Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de
l'impression du grand-livre des comptes et de la balance.
Le nombre de sauts de page est limité à 1. Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de
ligne(s) s’estompe et devient par conséquent inaccessible.

Nombre de lignes
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une
ligne.

Volet Cumuls - Compte reporting

Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur le compte reporting.

Sélectionnez le volet en cliquant sur l’onglet «Cumuls» de Windows ou sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

Le programme affiche le total des mouvements débiteurs et créditeurs enregistrés sur chaque pé-
riode de l'exercice en cours, ainsi que les soldes correspondants.

Les montants débit et crédit sont totalisés.

L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre, sauf si vous avez sélectionné une devise spécifi-
que dans la zone Mouvements dans la devise.
Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
- Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;
- IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.

Reportez-vous au «Guide de l'Euro» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur.

Mouvements dans la devise

Cette zone vous permet de demander à visualiser les cumuls dans n’importe quelle devise. Vous
avez plusieurs possibilités :
• Toutes (valeur par défaut) : les cumuls de toutes les écritures enregistrées dans la base
sont exprimés dans la monnaie de tenue de comptabilité. valeur par défaut

© 2009 Sage 242

 Menu Structure

• Aucune : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées en monnaie de tenue
de comptabilité, c’est-à-dire avec la zone Devise non renseignée.
• Devise : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées dans la devise sélec-
tionnée.

En fonction du choix de la devise, le format des montants qui s’applique est celui défini dans la table des
devises.

© 2009 Sage 243

 Menu Structure

Plan tiers
Structure / Plan tiers

Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan tiers.
On peut ouvrir le plan tiers en cliquant sur l’icône [Plan tiers] de la barre
verticale Gestion et suivi des tiers.

Bouton correspondant de la barre d’outils Gestion des tiers :

On peut aussi créer une fiche client ou une fiche fournisseur en cliquant
sur les icônes [Créer un client] et [Créer un fournisseur] de la barre verti-
cale Gestion et suivi des tiers.
Bouton correspondant [Créer un tiers] de la barre d’outils Gestion des

tiers :

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans cet environnement.

Pour une modification ou une consultation, notez que le bouton [Atteindre un tiers] de la barre
d’outils Gestion des tiers ouvre la fenêtre de la commande Atteindre de la barre d'outils Na-
vigation en la pré-paramétrant pour la recherche d’un compte tiers.

Lorsque vous lancez cette commande, la liste des comptes créés apparaît.

La liste des comptes tiers présente les informations suivantes :

• le Type de tiers représenté par une icône :

- Client,

- Fournisseur,
- Salarié,
- Autre.

• le Numéro du compte,
• son Intitulé,
• son Abrégé.
Vous pouvez afficher le nom du collaborateur rattaché à chaque tiers de type Client ou Fournisseur de la
liste. La colonne Collaborateur présentant cette information n’apparaît pas par défaut. Pour l’intégrer,
«Personnaliser la liste du plan tiers», page 246.

Opérations possibles sur la liste des comptes tiers

Cette liste présente, pour chaque compte, son type, son numéro et son intitulé.

© 2009 Sage 244

 Menu Structure

Vous pouvez atteindre un compte tiers rapidement en tapant les premiers caractères du numéro.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Affichage Deux zones à liste déroulante, affichées en bas de la fenêtre, permettent de réduire le nombre de
sélectif comptes listés.

Sélection du type de compte

Vous verrez plus loin que lors de sa création, un compte tiers est caractérisé par un type saisi
dans les options du fichier (commande Fichier / A propos de…).
Les comptes listés actuellement dans la fenêtre sont associés au type dont le nom apparaît en
bas de la fenêtre. Pour afficher les comptes d'un autre type, sélectionnez ce dernier à partir de la
zone à liste déroulante.
Le choix Tous permet d'afficher tous les comptes tiers quel que soit leur type.

Le programme conserve la dernière sélection effectuée : lors de la prochaine ouverture de la fenêtre Plan
tiers, le programme proposera le même type de compte.

Sélection sur le type d'enregistrement

La seconde zone à liste déroulante du bas de la fenêtre permet de sélectionner :
• Tous les tiers : (valeur par défaut) tous les tiers créés sont affichés ;
• Tiers actifs : seuls les tiers dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée sont
affichés ;
• Tiers mis en sommeil : seuls les tiers dont l’option Mise en sommeil est cochée sont
affichés.

La mise en sommeil d'un tiers est demandée sur sa fiche, dans le volet «Complément».

Menu contextuel de la liste du plan tiers

Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes tiers.

© 2009 Sage 245

 Menu Structure

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Ce menu contextuel présente deux commandes spécifiques :

Interroger le compte de tiers

Permet d’accéder rapidement à la commande Traitement / Interrogation tiers. Il convient d’avoir
préalablement sélectionné le compte de tiers à interroger sur la liste.

Reportez-vous à la commande «Interrogation tiers», page 521.

Mettre à jour la surveillance financière

Permet de consulter la santé financière du tiers considéré à partir de sites Internet spécialisés.

Le «Manuel de la gamme» décrit cette fonction.

Personnaliser la liste du plan tiers

Il est possible de personnaliser la liste des comptes de tiers en utilisant la commande Personna-
liser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

© 2009 Sage 246

 Menu Structure

Compte tiers – Détail de la fiche

Un compte de tiers se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Win-
dows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets
suivants.

Onglet / Bouton [Identification]

Ils permettent de revenir au «Volet Identification - Compte tiers», page 248.

Onglet / Bouton [Contacts]

Ils donnent accès au «Volet Contacts – Compte tiers», page 251 qui permet de paramé-
trer les contacts chez le tiers.

Onglet / Bouton [Complément]

Ils donnent accès au «Volet Complément - Compte tiers», page 252 qui permet d’enre-
gistrer des informations complémentaires sur le compte.

Onglet / Bouton [Banques]

Ils donnent accès au «Volet Banques - Compte tiers», page 256 qui permet d’enregis-
trer les comptes bancaires du tiers.

Onglet / Bouton [Solvabilité]

Ils donnent accès au «Volet Solvabilité - Compte tiers», page 260 qui permet de contrô-
ler la sovabilité du tiers.

Onglet / Bouton [Champs libres]

Ils donnent accès au «Volet Champs libres - Compte tiers», page 263 qui permet
d’enregistrer des informations annexes sur le compte.

Onglet / Bouton [Cumuls]

Ils donnent accès au «Volet Cumuls - Compte tiers», page 267 qui affiche les cumuls
du compte de tiers.

Notez la mention affichée en bas au milieu de la fenêtre : elle indique la date de création du comp-
te.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Interroger : revient à cliquer sur le bouton [Interroger] de la fenêtre.
• Courrier : revient à cliquer sur le bouton [Courrier] de la fenêtre.
• Adresse : permet d’importer l’adresse du tiers considéré à partir des sites Internet spécia-
lisés.
• Surveillance : permet de consulter la santé financière du tiers considéré à partir de sites
Internet spécialisés.
• Graphique : permet d’afficher les graphiques d’évolution des mouvements ou soldes cor-
respondant aux valeurs présentées dans le volet «Cumuls».

Toutes ces commandes, hormis Interroger, sont présentées dans le «Manuel de la gamme».

Pour en savoir plus sur la commande Graphique, reportez-vous au titre «Gestion des graphiques
– Comptes tiers», page 268.

Ces fonctions peuvent être directement accessibles par des boutons ajoutés à droite du bouton [Fonctions].
L’affichage de ces boutons est paramétrable, voir le «Manuel de la gamme».

© 2009 Sage 247

 Menu Structure

Bouton [Interroger]
Le bouton [Interroger] permet d’accéder directement à la commande
Traitement / Interrogation tiers. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les écri-
tures enregistrées sur le compte sans passer par le menu.

Pour en savoir plus sur la commande Interroger, reportez-vous à la partie «Interrogation tiers»,
page 521.

Bouton [Courrier]
Les fiches tiers comportent ce bouton qui permet d'ouvrir le programme de traite-
ment de texte Microsoft® Word afin de préparer ou de compléter un document
pour le tiers. Ce bouton est sans effet si ce programme n'est pas installé.

Le «Manuel de la gamme» décrit cette fonction.

La fonction Informations adresse et Siret n’est disponible que si vos droits d’accès au portail Sage
ont été actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?) / Actualiser les droits
d’accès au portail.

Comme la fonction précédente, la fonction Surveillance financière n’est disponible que si vos droits
d’accès au portail Sage ont été actualisés. Cette actualisation s’effectue dans la commande Aide (?)
/ Actualiser les droits d’accès au portail. De plus cette fonction ne devient active que si l’option
Placé sous surveillance est cochée dans le sous-volet «Solvabilité / Solvabilité de la fiche tiers».

Bouton [OK]

Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Rappel : Le menu Edition

Les commandes du menu Edition peuvent largement être utilisées sur le plan des comptes tiers pour
copier, couper et coller le contenu d'une zone.

Volet Identification - Compte tiers

Le volet «Identification» d’un compte regroupe toutes ses caractéristiques.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Identification» de Windows ou sur le bou-

ton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

La saisie ou la modification d’un compte tiers se fait dans une fenêtre intitulée «Tiers». Ce titre est
suivi du numéro du compte et de son intitulé.

© 2009 Sage 248

 Menu Structure

Un compte tiers est défini sur les zones suivantes.

Numéro
Selon le mode de numérotation paramétré dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Type
Tiers :
• Pour une numérotation Manuelle : enregistrez ici le numéro du compte sur 17 caractères
alphanumériques maximum (majuscules). Cette saisie est obligatoire. Deux comptes tiers
ne peuvent porter le même numéro même s'ils sont de type différent.
• Pour une numérotation Automatique : le programme propose le dernier numéro incré-
menté de 1.

Si le numéro maximum de la racine est atteint, un message d'alerte apparaît.

• Pour une numérotation Manuelle avec racine : la racine saisie est automatiquement
affectée. A vous de compléter la zone avec les caractères souhaités.

Type
Le programme distingue quatre types de comptes tiers :
• les comptes de type Client.
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
• les comptes de type Fournisseur.
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
• les comptes de type Salarié.
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
• les comptes de type Autre.
Dans la liste du plan tiers, ce type de compte est symbolisé par l’icône ci-contre.
La sélection du type est obligatoire. La forme du compte étant figée après validation, cette zone
s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un tiers déjà enregistré, il est néces-
saire de le supprimer et de le recréer.
En fonction du type de compte sélectionné, le programme proposera la création du ou des
comptes généraux rattachés (voir plus loin) en se référant au paramétrage effectué par l'option
Fichier / A propos de… / Options / Type tiers.

© 2009 Sage 249

 Menu Structure

Les comptes de type Fournisseur ou Client sont repris dans la gestion commerciale et les comptes de
type Salarié sont repris dans la paie dans le cas où le fichier comptable est ouvert.

Le type par défaut dépend de la liste précédente.

Si vous aviez laissé la zone à liste déroulante sur Tous, le type par défaut sera le premier de la
liste, soit Client. Si vous voulez créer des fournisseurs, nous vous conseillons d’afficher la liste
des tiers sur Fournisseur. Ainsi, en création de compte tiers, le programme positionnera le type
tiers sur Fournisseur.

Intitulé
Zone 35 caractères alphanumériques maximum. Elle permet la saisie de l’intitulé du compte.

Abrégé
Zone destinée à la saisie d’un code de 17 caractères alphanumériques. Ce code sert au classe-
ment et à la recherche du compte.
Par défaut, cette zone propose les 17 premiers caractères de l’intitulé. Il vous est possible de les
modifier.

Compte collectif
Zone à liste déroulante qui propose par défaut la valeur associée à la nature du type tiers défini.

Concernant le rattachement du compte général collectif, le compte principal est automatiquement affecté en
fonction du type de tiers sélectionné à la validation de tiers, soit par fermeture de la fenêtre, soit par change-
ment de volet.

Qualité
Précisez sur cette zone de 17 caractères maximum la qualité du tiers en cours (société, indépen-
dant,…).

Contact
Personne à contacter représentant le tiers (zone de 35 caractères maximum).

Adresse
Coordonnées complètes du tiers composées de son adresse (35 caractères maximum), un
éventuel complément (35 caractères maximum), son code postal (9 caractères alphanuméri-
ques), la ville ou bureau distributeur (35 caractères maximum), la région et le pays (respective-
ment sur 9 et 35 caractères alphanumériques maximum).

Les pays sont enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de... / Options».

Numéro de SIRET / NAF (APE)

Zones de saisie permettant d'enregistrer le numéro de SIRET et le code NAF/APE du tiers, res-
pectivement sur 14 et 5 caractères alphanumériques.

Numéro d'identifiant
Zone de 25 caractères alphanumériques correspondant au numéro d’identifiant CEE de la
société.
Le programme vérifie que le numéro identifiant n’existe pas déjà dans le fichier des tiers. Si le
numéro d’identifiant existe déjà dans une autre fiche tiers, un message vous propose d’en saisir
un nouveau, ou de confirmer l’enregistrement.

Télécommuni- La zone est composée des éléments suivants :

cation
• Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
• Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum),
• E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et

© 2009 Sage 250

 Menu Structure

• Site (69 caractères alphanumériques maximum).

Les désignations des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer
le programme de messagerie présent sur votre poste et d’envoyer un message à l’adresse indi-
quée et de se connecter au site Internet correspondant par l’intermédiaire du navigateur installé
sur le poste.

Volet Contacts – Compte tiers

Ce volet permet de gérer les contacts en rapport avec le compte tiers.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l'onglet «Contact» de Windows ou sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

Le volet «Contacts» regroupe les différents contacts dont le nombre est illimité.

Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de té-
léphone fixe et portable de chacun.

Les zones à renseigner sont les suivantes :

Civilité
Zone à liste déroulante permettant d’indiquer devant le nom du contact :
• M.(par défaut) : pour Monsieur ;
• Mme : pour Madame ;
• Melle : pour Mademoiselle.
Nom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du nom du contact.

Prénom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du prénom du contact.

© 2009 Sage 251

 Menu Structure

Service
Zone à liste déroulante. Elle reprend les noms des contacts définis dans l’option Fichier / A pro-
pos de… / Options / Service des contacts.

Fonction
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement de la fonction du contact.

Type de contact
Zone à liste déroulante reprenant les types de contacts définis dans Fichier / A propos de … /
Options / Type contact.

A l’initialisation de la société, le type de contact Interlocuteur est proposé par défaut.

Télécommuni- La zone est composée des éléments suivants :

cation
• Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
• Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
• Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et
• E-mail (69 caractères alphanumériques maximum).
La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie
présent sur le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée.

Volet Complément - Compte tiers

Ce volet permet de compléter les informations sur le compte tiers.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Complément» de Windows ou sur le bou-

ton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 252

 Menu Structure

Devise
Sélectionnez la devise du tiers. Elle sera utilisée en saisie, pour l'enregistrement des écritures,
pour obtenir automatiquement la devise du tiers et le cours de cette dernière.
La liste propose les devises paramétrées dans le volet «Fichier / A propos de… / Options».

Langue
Cette option est définie dans le programme Sage Gestion commerciale 100. L’information indi-
quée dans cette zone peut ensuite être utilisée comme critère de sélection, au moment de l’édi-
tion des extraits tiers.
La zone à liste déroulante vous propose d’indiquer :
• Aucune : c’est la valeur que le programme propose par défaut. Dans ce cas le code lan-
gue n’est pas un critère de sélection pour le tiers.
• Langue 1 : il s’agit du premier code langue créé en Gestion commerciale 100. Sélection-
nez-le s’il peut servir à caractériser le tiers.
• Langue 2 : il s’agit du deuxième code langue créé en Gestion commerciale 100. Sélec-
tionnez-le s’il peut servir à caractériser le tiers.

Comptes rattachés
Liste des comptes généraux rattachés au compte de tiers.
En fonction du type du compte, le programme propose la création ou l'affectation du ou des
comptes généraux rattachés en se référant au paramétrage effectué par la commande Fichier /
A propos de… (option Type de tiers).

Rappel : un type de tiers est défini par :

- Intitulé : il constitue les premiers caractères de l'intitulé du compte général créé automatiquement ;
le programme le complète automatiquement par l'intitulé du compte de tiers.
- Radical/Compte : mode de composition du numéro du compte général :
Radical : le numéro du compte général est composé d'un radical saisi, suivi du numéro du compte
de tiers ou des premiers caractères du numéro de tiers ;
Compte : le numéro du compte général est fixe (sans juxtaposition du numéro du compte de tiers).

Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre traitant de la commande «A propos de…»,

page 53.

Pour sélectionner un compte général déjà créé, cliquez sur le bouton de la zone à liste déroulante
et choisissez-le dans la liste.

Tapez la touche ENTREE pour valider la sélection.

Pour créer un nouveau compte général, tapez son numéro sur la zone de la zone à liste
déroulante ; confirmez ensuite sa création.

Pour que le programme crée automatiquement le compte général rattaché en fonction

du type de tiers, cliquez sur le bouton [Associer les comptes].

Le programme affiche alors un message indiquant que le compte général n'existe pas et propose
sa création, uniquement s’il est indiqué dans la zone Type tiers que le compte est de type Radi-
cal.

Dans l'affirmative, il apparaît aussitôt sur la liste des comptes rattachés.

Le programme affiche la fiche du compte général lorsque vous faites un double-clic sur sa ligne (dans la
liste des comptes rattachés). Ceci vous permet éventuellement de la compléter. Remarquez que le compte
tiers lui est automatiquement rattaché (encadré Comptes tiers rattachés du volet «Fiche principale» du
compte général). Vous pouvez faire un double-clic sur sa ligne pour revenir à la fiche du compte tiers.

Principal
Un des comptes généraux sélectionné doit être défini comme Principal.

© 2009 Sage 253

 Menu Structure

Le premier compte sélectionné est toujours considéré comme «principal» par le programme.
Il est repéré dans la liste par une «coche».
Il est impossible de supprimer le compte principal de la liste des comptes rattachés. Il faut au
préalable déclarer un autre compte comme principal.
Si vous sélectionnez un second compte, qui doit être considéré comme le principal, cliquez sur la
boîte à cocher principal lorsque sont numéro apparaît dans la zone.
Tapez la touche ENTREE. Le premier est alors automatiquement «décoché».

Pour rappeler un compte en saisie : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macin-
tosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit bien sûr
se trouver dans une zone de saisie d'un compte de tiers.

En saisie, lorsque vous indiquez le compte tiers, le compte général proposé sera le compte rattaché
principal.

Représentant
Cette liste déroulante apparaît uniquement pour les tiers de type Client. Elle propose l’ensemble
des collaborateurs ayant la case Représentant cochée dans le profil collaborateur. Choisissez
celui qui correspond au compte sélectionné.

Le nom du collaborateur de type Représentant que vous sélectionnez ici pour le compte client, s’affiche
pour celui-ci dans la liste des comptes tiers, si vous avez personnalisé l’affichage de la liste avec la colonne
Collaborateur.

Acheteur
Cette liste déroulante apparaît uniquement pour les tiers de type Fournisseur. Elle propose
l’ensemble des collaborateurs ayant la case Acheteur cochée dans le profil collaborateur. Choi-
sissez celui qui correspond au compte sélectionné.

Le nom du collaborateur de type Acheteur que vous sélectionnez ici pour le compte fournisseur, s’affiche
pour celui-ci dans la liste des comptes tiers, si vous avez personnalisé l’affichage de la liste avec la colonne
Collaborateur.

Raccourci
Ce code (maximum de 6 caractères alphanumériques) permet d’appeler le compte tiers corres-
pondant dans n’importe quelle pièce.

Lettrage automatique
Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lors-
que vous en ferez la demande).

Un compte est toujours lettrable manuellement.

Validation automatique des règlements

Si le compte de tiers est associé à un mode de règlement prévoyant plusieurs échéances,
lorsqu’il est mouvementé en saisie des journaux, le programme affiche une fenêtre présentant
les différentes échéances calculées automatiquement.
Si vous souhaitez ne pas voir s’afficher cette fenêtre, cochez l’option Validation automatique
des règlements.

Hors rappel/relevé
Si le tiers sélectionné est un client, cocher cette case permet d’indiquer au programme que ce
client ne doit pas faire l’objet d’une relance.
Si le tiers sélectionné est un fournisseur, cocher cette case permet d’indiquer au programme que
ce fournisseur ne doit pas être pris en compte dans les relevés d’écritures.
Qu’il s’agisse d’un client ou d’un fournisseur, lorsque vous demanderez un rappel ou un relevé
(commande Traitement / Rappel/Relevé), le tiers pour lequel vous aurez coché la case Hors rap-
pel/relevé ne sera pas pris en compte dans la fourchette définie.

© 2009 Sage 254

 Menu Structure

Non soumis à des pénalités de retard

Si l’option est cochée, le tiers est exclu des pénénalités de retard lors de la saisie des échéan-
ces.

Mise en sommeil
Cochez cette case si vous souhaitez que le compte ne soit plus mouvementé.
Si par la suite, vous sollicitez en saisie le compte mis en sommeil , le programme vous avertira
par le message suivant :
«Le compte tiers a été mis en sommeil.
Souhaitez-vous réellement l’utiliser?
[Oui]/[Non]»
Cliquez sur le bouton [Oui] pour utiliser le compte malgré tout.

Si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans le volet «A propos de... / Préfé-
rence», les comptes tiers que vous mettez en sommeil ici ne pourront pas être utilisés ultérieure-
ment.

Saut de Lignes / Page

Sélectionnez soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de
l'impression des états tiers.
Le nombre de sauts de page est limité à 1.
Si vous choisissez cette option, la zone Nbre de ligne(s) s’estompe et devient par conséquent
inaccessible.

Nombre
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99.
La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur proposée par défaut est un saut d’une
ligne.

Tiers payeur
Cette zone permet d’enregistrer le numéro de compte du tiers payeur dans le cas d’un client ou
encaisseur dans le cas d’un fournisseur. Par défaut, elle mentionne le numéro du tiers de la fiche
en cours.
Cette information n’est utilisée que dans les programmes Sage Gestion commerciale et Sage
Moyens de paiement.

Ventilation IFRS
Cette zone ne s’affiche que si la gestion IFRS a été paramétrée.

Voir le «Volet Identification - A propos de…», page 54.

Dans ce cas, il est possible de lui affecter une des sections enregistrées sur le plan IFRS.

Voir la fonction «Plan analytique», page 221.

Appel à un modèle de règlement

Sélectionnez ou enregistrez le modèle de règlement à associer au tiers.
Après sélection et validation, son contenu s'affiche dans la partie basse de la fenêtre.

Les Modèles de règlement sont enregistrés dans le menu Structure. Le programme permet de modifier le
modèle sélectionné depuis la fiche tiers.

L'appel à un modèle de règlement pré-paramétré n'est pas obligatoire : il peut être saisi directe-
ment dans les zones du bas de la fenêtre.
Les conditions de règlement d'un tiers sont constituées de :
• une valeur saisie directement dans la zone :
- valeur en pourcentage (ex : 30%),

© 2009 Sage 255

 Menu Structure

- valeur en montant (ex : 100),

- aucune valeur pour l’équilibre.

Une ligne d'équilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernière est calculée automati-
quement par le programme.

• un nombre de jours de délai à respecter entre la date de la pièce génératrice du paiement

(facture) et la date de premier versement du règlement ;
• une condition dont le programme se servira pour déterminer la date de départ du calcul de
l'échéance :
- jour net : à partir de la date d’écriture ;
- fin de mois civil : à partir de la date d’écriture, l’application se positionne au dernier
jour du mois. Le nombre de jours est ajouté à cette date pour calculer la date
d’échéance, en tenant compte que tous les mois de l’année durent 30 jours. La date
d’échéance est ajustée au dernier jour réel du mois. Ainsi, le 30 janvier devient le 31
janvier et le 30 février devient le 28 février ou le 29 février s’il s’agit d’une année bissex-
tile.
- fin de mois : le nombre de jours est ajouté à la date d’écriture en tenant compte des
jours réels du mois. La date d’échéance est égale au dernier jour du mois de la date
calculée précédemment.
• le jour de tombée du règlement : trois types de valeur peuvent être indiqués dans cette
zone :
- vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la
condition,
- un jour précis saisi manuellement,
- jusqu'à 6 jours séparés par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj.
• un mode de règlement ; les différents modes de règlement utilisés sont enregistrés sur le
volet «Fichier / A propos de… / Option».
Exemple
Les exemple suivants présentent l'incidence de la condition sur la date d'échéance d'un
règlement :

Règlement 30 jours Règlement 30 jours Règlement 30 jours

Date de facture
net fin de mois civil fin de mois

01/01/03 31/01/03 28/02/03 31/01/03

10/01/03 09/02/03 28/02/03 28/02/03

25/01/03 24/02/03 28/02/03 28/02/03

31/01/03 02/03/03 28/02/03 31/03/03

Le détail de l'enregistrement d'un modèle de règlement est présenté dans le paragraphe traitant
de la commande «Modèles de règlement», page 329.

Commentaire
Zone de saisie libre de 35 caractères alphanumériques correspondant aux informations tiers.

Volet Banques - Compte tiers

Ce volet permet d'enregistrer les coordonnées bancaires du tiers.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Banques» de Windows ou sur le bouton

ci-contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 256

 Menu Structure

Liste des banques

La banque principale est repérée par une «coche».

Intitulé
Intitulé de la banque du tiers (35 caractères alphanumériques).

Bouton [Coordonnées de l’agence]

Ce bouton permet d’enregistrer l’adresse de la banque dont l’intitulé est sélectionné ainsi
que diverses autres informations.

Voir sous le titre «Coordonnées banque tiers», page 259 la description de cette fenêtre.

Devise
Cette zone permet d’indiquer la devise à utiliser pour les opérations internationales.
La zone à liste déroulante vous propose les valeurs suivantes :
• Le programme indique par défaut la monnaie de tenue de comptabilité.
• Autre devise : si vous souhaitez utiliser une autre devise que la monnaie de tenue de
comptabilité pour effectuer vos opérations internationales, la zone à liste déroulante vous
permet de la sélectionner.

Banque principale
Si la fiche ne mentionne qu'une seule banque, elle est automatiquement déclarée «principale».
Cette boîte à cocher indique la banque utilisée lors des règlements.

Pays
Par défaut, le programme indique le pays indiqué sur le volet «Identification». La liste déroulante
vous permet de modifier cette valeur.

Code BIC
Il s’agit de l’identifiant international de l’établissement. Ce code contient 8 ou 11 caractères
alphanumériques. Saisissez le code BIC correspondant à l’établissement bancaire du tiers.
Il prend le format BBBBPPAASSS :
• BBBB : correspond à l’identifiant de l’établissement financier ;
• PP : correspond au code pays ISO ;
• AA : correspond au code localisation (ville, état...) ;

© 2009 Sage 257

 Menu Structure

• SSS : correspond au code succursale (agence, guichet ou service de la banque) ; ce code

n’est pas obligatoire.

Si le code BIC saisi ne correspond pas à 8 ou 11 caractères, le programme affiche un message d’alerte non
bloquant :

«La longueur du code BIC doit être composée de 8

ou 11 caractères. Confirmez-vous la saisie ? [Oui] [Non]».
Cliquez sur [oui] pour valider l’information
ou sur [Non] pour modifier la saisie.

Si la structure du code BIC saisi ne respecte pas le format établi, le programme affiche un message d’alerte
non bloquant :

«La structure du code BIC est incorrecte.

Confirmez-vous la saisie ? [Oui] [Non]».
Cliquez sur [oui] pour valider l’information
ou sur [Non] pour modifier la saisie.

RIB
Zone à liste déroulante qui propose quatre types de structure :
• Locale (valeur par défaut) pour une banque située sur le territoire national,
• Autre pour une banque située en dehors du territoire national,
• BBAN pour une banque disposant de compte à ce format (34 caractères alphanuméri-
ques),
• IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens
de paiement.
Cette option permet d’attribuer au RIB de la banque du tiers la structure préétablie dans l’option
Fichier / A propos de... / Options / Structure banque.
Si vous ne cochez pas cette case, c’est la structure du RIB des banques étrangères qui sera
attribuée à celle de la banque du tiers. De la même manière, la structure du RIB des banques
étrangères est préétablie dans le volet «Fichier / A propos de... / Options».

Code banque / Guichet / Numéro de compte / Clé

Ces zones sont grisées si la longueur des comptes a été initialisée à 0 lors de la création du dossier.

Un contrôle est effectué sur le type de caractères saisis. Des caractères alphabétiques, par exem-
ple, ne peuvent pas être saisis pour des zones de type Numérique.
La longueur des codes est limitée en fonction du paramétrage des banques : résidentes, autres,
IBAN ou BBAN qui est effectué dans l’option Fichier / A propos... / Options / Structure banque.

Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques résidentes ou étrangères, reportez-vous
à l’option «Structure banque», page 124.
• Pour une banque locale ou étrangère, renseignez les zones comme suit :
- Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractères numériques pour saisir le code
de l'agence dont relève le compte du tiers.
- Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractères numériques pour saisir le code guichet
dont relève le compte du tiers.
- Numéro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractères alphanumériques pour
saisir le numéro de compte du tiers.
- Clé : elle est saisie sur 2 caractères numériques. Le programme effectue le contrôle de
la validité de cette clé. Si vous n’en êtes pas sûr, ne saisissez rien dans la zone clé car
le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrôle s'effectue uniquement si la
zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure ban-
que est positionnée sur la valeur France. De la même manière, il n’y a aucun contrôle
de la clé si la case Structure EDI a été cochée dans cette même option.

© 2009 Sage 258

 Menu Structure

• Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules.

• Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Rensei-
gnez les zones comme suit :
- Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir
le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé.
- Numéro de RIB : 30 caractères (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numéro au format
Local.
Des contrôles sont effectués par le programme et généreront des messages d’erreur si :
- la clé ne correspond pas au numéro IBAN ;
- les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays
sélectionné ;
- le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.

La structure BIN des anciennes versions du programme n’existe plus et est remplacée par le format BBAN.

Lorsqu’il s’agit d’un RIB de structure locale, si la clé n’est pas saisie, le programme affiche un message
d’alerte non bloquant :

«La clé RIB n’est pas renseignée.

La cohérence de la structure de l’IBAN ne pourra pas être assurée.
Confirmez-vous la saisie ? [Oui] [Non]». Cliquez sur [oui] pour valider
l’information ou sur [Non] pour modifier la saisie.

Calcul automatique de l’IBAN

Lorsque la liste déroulante RIB est positionnée sur Local ou Autre, cette case, cochée par
défaut lors de la création d’un nouveau RIB, permet de calculer le numéro IBAN correspondant
au compte, obligatoire dans le cadre des transmissions de fichiers SEPA. Décochez cette case,
si vous souhaiter pouvoir saisir manuellement le numéro IBAN de la banque.

Si l’option Calcul automatique de l’IBAN est activée, à chaque modification d’un élément constitutif de
l’enregistrement de la banque (ex : pays, RIB), le programme recalcule automatiquement le numéro IBAN.

IBAN
Lorsque la zone de saisie est accessible, vous pouvez indiquer manuellement l’identifiant inter-
national du compte sur 9 zones de saisie : 8 de 4 caractères et 1 de 2.

Commentaire
Zone de saisie libre de 69 caractères correspondant aux informations de la banque.

Coordonnées banque tiers

Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Coordonnées de l’agence] après sélection
d’une banque dans la liste des banques du tiers.

Elle permet d’enregistrer le nom et l’adresse de l’agence bancaire.

© 2009 Sage 259

 Menu Structure

Volet Solvabilité - Compte tiers

Ce volet regroupe les indicateurs économiques liés au tiers. Il est divisé en deux sous-volets.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Solvabilité» de Windows ou sur le bouton

ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Ce volet comporte deux sous-volets :

• «Sous-volet Solvabilité – Compte de tiers», page 260,

• «Sous-volet Surveillance – Compte de tiers», page 262.
Ces sous-volets sont accessibles par des onglets sur Windows et par une zone à liste déroulante
sur Macintosh.

Sous-volet Solvabilité – Compte de tiers

Les informations saisissables de ce volet sont à destination des utilisateurs du programme Sage
Gestion Commerciale.

Elles ne sont pas utilisées en comptabilité.

Contrôle de l’encours client

Cette zone n’est accessible que pour les tiers de type Client.
La modification de cette zone est possible en comptabilité mais son utilisation est gérée dans le
programme Sage Gestion Commerciale.
Le programme propose trois options :
• Contrôle automatique : (valeur par défaut) le code risque sera calculé de manière auto-
matique lors de la saisie des documents dans le programme Sage Gestion commerciale,
en fonction du dépassement d’encours selon les règles définies dans l’option Fichier / A
propos de… / Options / Code risque et suivant les paramétrages faits dans le volet
«Fichier / A propos de… / Comptable» du programme de gestion commerciale.
• Selon code risque : l’affectation du code risque s’effectue manuellement par l’utilisateur.
Le programme ne tient pas compte des réglages faits dans les fonctions décrites pour
l’option Contrôle automatique.

© 2009 Sage 260

 Menu Structure

• Compte bloqué : le compte client est totalement bloqué. Aucun mouvement ne peut être
saisi pour le client. Ici aussi le programme ne tient pas compte des réglages faits dans les
fonctions décrites pour l’option Contrôle automatique.

Encours maximum autorisé

Pour les comptes clients, enregistrez le montant de l'encours d'opérations maximum qui lui est
autorisé (14 caractères numériques maximum).

L’état Statistiques tiers (Analyse vulnérabilité clients) permet d’éditer la liste des dépassements d'encours.

Plafond assurance crédit

Enregistrez le plafond d'assurance crédit accordé au client sur 14 caractères numériques maxi-
mum.

Code risque
Cette zone n’est accessible que pour les tiers de type Client. Le programme propose les codes
risque enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de... / Options». Après sélection, le pro-
gramme affiche le paramétrage du code risque choisi : Action et Dépassement d’encours.

Le code risque est géré dans le programme Sage Gestion Commerciale.

Les descriptions qui suivent concernent les informations données dans la partie droite de la fenê-
tre.

Encours autorisé
Cette zone reprend le montant de l’encours maximum autorisé enregistré à gauche.

Solde au...
Cette zone présente le solde du compte à la date du jour, soit le cumul des quatre zones suivan-
tes.

Echus à 1 mois / 2 mois / 3 mois

Le programme indique les montants de retard de paiement du tiers (par rapport à la date
d’échéance des mouvements) : de moins de 30 jours, de 30 à 60 jours, de plus de 60 jours.

Non échus
Cumul des montants des mouvements non échus.

Dépassement
Différence entre l’encours autorisé et le solde à la date du jour.

Assurance crédit
Cette zone reprend le montant de Plafond d’assurance crédit enregistré plus haut.

Risque réel
Le risque réel correspond au cumul du solde à la date du jour du portefeuille en cours diminué de
l’assurance crédit.

Dernière facture
Date de la dernière facture enregistrée dans un journal de vente pour un tiers de type Client,
dans un journal d’achat pour un tiers de type Fournisseur, dans un journal de vente, achat ou
général pour un tiers de type Salarié ou Autre.

Dernier règlement
Date du dernier règlement enregistré dans un journal de type trésorerie.

L’inverseur permet de visualiser les valeurs monétaires dans la devise d’équivalence définie dans le volet
«A propos de... / Initialisation».

© 2009 Sage 261

 Menu Structure

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur, reportez-vous au «Manuel de la

gamme».

Placé sous surveillance / N° EASY

Ces zones permettent, en liaison avec le Portail Sage, de récupérer les informations financières
de ce tiers.
Vous pouvez, selon votre contrat d'abonnement, placer un certain nombre de clients (les clients
à risque) sous surveillance.

Si le N° Easy n’est pas renseigné, lorsque vous cliquez sur le bouton [Surveillance financière], le
programme affiche le message d’alerte suivant :

«Le N° EASY n’est pas renseigné pour le tiers,

il est impossible de réaliser la surveillance financière !
Souhaitez-vous effectuer la recherche du N° EASY ? [Oui]/[Non]»

Sous-volet Surveillance – Compte de tiers

Le sous volet «Surveillance» mentionne différents éléments se rapportant à la société tiers : date
de création, forme juridique, etc. issus de la fonction de surveillance des tiers via Internet.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour plus d'informations.

Volet Modèles - Comptes tiers

Si des modèles d’impression ont été enregistré dans le menu Structure/ Modèles/Modèles de sai-
sie, ils sont associés aux documents destinés au tiers.

Sélectionnez ce volet en cliquant sous l’onglet du même nom sous Windows ou sur le bou-
ton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 262

 Menu Structure

Les modèles qui peuvent être associés à un tiers sont les suivants :
• Extrait tiers,
• Règlement tiers,
• Rappel / relevé.
Pour associer un modèle de mise en page à un tiers vous devez procéder de la façon suivante :
1 . Aucune ligne ne doit être sélectionnée dans la liste.
2 . Choisissez un type de document ans la zone Document.
3 . Validez par le bouton [Entrée] ou la fonction Ajouter un nouvel élément du menu contex-
tuel. Une fenêtre classique de sélection de fichier s’ouvre.
4 . Choisissez ou créez un modèle. Ceux-ci sont stockés dans le répertoire Modèles tiers.
5 . Enregistrez les valeurs sélectionnées en validant les fenêtres.

Modifier / supprimer un modèle de document

Il n’est pas possible de modifier un modèle. Vous devez supprimer le modèle rattaché et en asso-
cier un nouveau.
Pour supprimer un modèle, sélectionnez le modèle à supprimer et cliquez sur le bouton [Suppri-
mer] de la barre d’outils Navigation.

Volet Champs libres - Compte tiers

Si des informations libres concernant les tiers ont été enregistrées dans le volet «Options» de la
fonction Fichier / A propos de..., ce volet permet d’ajouter à la fiche compte des informations com-
plémentaires personnalisées.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Champs libres» de Windows ou sur le bou-
ton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Le volet donne accès à troissous-volets :

• «Sous-volet Statistique tiers – Compte de tiers», page 264,

© 2009 Sage 263

 Menu Structure

• «Sous-volet Information libre – Compte de tiers», page 265,

• «Sous-volet Documents – Compte de tiers», page 265.

Sous-volet Statistique tiers – Compte de tiers

Vous pouvez ici compléter la fiche tiers par une ou plusieurs informations de votre choix.

Le programme fait ici référence aux Champs statistiques tiers enregistrés dans le volet «Fichier / A propos
de… / Options».

Rappelons qu'un champ statistique correspond à un ensemble d'informations saisies par vos
soins : les énumérés statistiques. Chacun des 10 champs statistiques tiers peut correspondre à
un nombre illimité d'énumérés.

Sélectionnez le champ statistique dont l'un des énumérés (significatif pour le tiers en cours) sera
choisi sur la zone située en dessous (Enum. stat.).
Exemple
Pour pouvoir étudier l’implantation régionale de vos clients, vous sélectionnez ici le champ statis-
tique Localisation et vous précisez sur la zone suivante, la région du tiers.
Pour que le client puisse faire l'objet d'une étude parallèle concernant par exemple le représentant
l'ayant démarché, sélectionnez le champ statistique Représentant puis la personne l'ayant con-
tacté sur la zone suivante.

Ces informations pourront être utilisées pour réaliser des sélections lors des impressions.

Enuméré statistique
La zone à liste déroulante propose les énumérés enregistrés pour le champ statistique sélec-
tionné sur la zone précédente.
Vous pouvez procéder successivement à plusieurs sélections :
1 . choisissez le premier champ statistique qui vous intéresse (exemple : Localisation), sur la
zone précédente,

© 2009 Sage 264

 Menu Structure

2 . choisissez l'énuméré à associer au client (par exemple Ouest),

3 . choisissez le second champ statistique à étudier (exemple : Représentant),
4 . l'énuméré à associer au client (par exemple Cedoc Jean-Pierre).

Si vous tapez un énuméré qui n'existe pas, le programme propose sa création.

Sous-volet Information libre – Compte de tiers

Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les comptes de tiers.

Les informations libres de type Valeur calculée sont repérées dans la liste par une icône par-
ticulière.

La saisie des informations libres est effectuée sur la zone affichée en bas de la fenêtre.

Validez ensuite par la touche ENTREE. Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire.

Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :
- dans la commande Rechercher,
- dans les formats de sélection des impressions,
- dans les formats de sélection des exportations de données,
- dans l’identification des objets de mise en page.

Pour supprimer une information, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton [Sup-
primer] de la barre d’outils Navigation. Vous pouvez également l’afficher sur la zone de saisie
et l’effacer par la touche RET.ARR..

Sous-volet Documents – Compte de tiers

Ce volet permet de compléter la fiche d'identification du tiers par le rattachement d'un fichier lié.
A chaque fichier lié peut être associé un commentaire de 69 caractères.

© 2009 Sage 265

 Menu Structure

Liste des La liste présente les fichiers liés dans l’ordre dans lequel ils ont été associés à la fiche tiers.
fichiers liés
Lorsque vous cliquez sur la ligne d'un fichier lié, le programme rappelle, en bas de la fenêtre :

• le commentaire sur le fichier,

• l'intitulé du fichier lié,
• le type de fichier.

Attacher un Pour associer un fichier au tiers :

fichier
1 . Saisissez éventuellement un commentaire qui sera rattaché au fichier
2 . Cliquez sur le bouton [Attacher] pour afficher une fenêtre de sélection du fichier.

3 . Sélectionnez le fichier souhaité puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].

© 2009 Sage 266

 Menu Structure

L’attachement ne modifie en rien le fichier d’origine qui reste dans le dossier dans lequel il se trouvait.

Une copie du fichier est réalisée automatiquement et stockée dans un sous-dossier MULTIMEDIA
créé dans le dossier du fichier comptable.
Exemple
Soit un document stocké dans le dossier suivant :
C:\COURRIERS\CARAT 15032001.DOC
Ce fichier est associé au tiers CARAT. Le fichier comptable est stocké dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\MAESTRIA
Le programme fait une copie de ce fichier et la stocke dans le dossier :
C:\PROGRAM FILES\MAESTRIA\MULTIMEDIA\CARAT_15032001.DOC.

Si le nom du fichier comprend les caractères /, %, +, $, le point (.) ou l’espace, ces caractères sont, pour
permettre un éventuel transfert via Internet (utilisation de E-commerce par exemple), remplacés par un trait
de soulignement (_). En cas de doublons, un numéro d’ordre (1, 2, 3,…) est ajouté à la suite du nom du
fichier du document.

Le document sélectionné et le commentaire associé apparaissent alors dans le sous-volet «Do-

cuments».

Modifier un Lorsque vous double-cliquez sur un fichier lié, le programme ouvre automatiquement sa copie,
fichier lié enregistrée dans le dossier MULTIMEDIA du fichier comptable.

L'application permettant son ouverture doit être présente sur le disque dur de l'ordinateur.

Supprimer un Pour supprimer le lien avec un fichier :

lien
1 . Sélectionnez le fichier dans la liste ;

2. Cliquez sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils Navigation.

La suppression d’un fichier n’affecte pas le fichier original.

Elle supprime le lien avec la fiche tiers ainsi que la copie du fichier stocké dans le dossier MULTIMEDIA..

Volet Cumuls - Compte tiers

Le volet «Cumuls» présente le cumul des mouvements enregistrés sur le compte.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Cumuls» de Windows ou sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 267

 Menu Structure

Le programme affiche, pour chaque période (mensuelle) de l’exercice en cours, le total des mou-
vements débiteurs et créditeurs enregistrés ainsi que les soldes correspondants.
Les montants sont totalisés en bas de la fenêtre.

L’inverseur peut être activé depuis cette fenêtre, sauf si vous avez sélectionné une devise spécifi-
que dans la zone Mouvements dans la devise.
Pour afficher les cumuls selon la norme IAS1 (normes IAS/IFRS), sélectionnez une de ces normes
dans la barre d’outils Norme nationale ou IFRS :
- Nationale : les cumuls correspondront aux écritures de types Nationale et Les deux ;
- IFRS : les cumuls correspondront aux écritures de types IFRS et Les deux.

Mouvements dans la devise

Cette zone vous permet de demander à visualiser les cumuls dans n’importe quelle devise. Vous
avez plusieurs possibilités :
• Toutes (valeur par défaut) : les cumuls de toutes les écritures enregistrées dans la base
sont exprimés dans la monnaie de tenue de comptabilité.
• Aucune : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées en monnaie de tenue
de comptabilité, c’est-à-dire avec la zone devise non renseignée.
• Devise : seuls apparaissent les cumuls des écritures enregistrées dans la devise sélec-
tionnée.

En fonction du choix de la devise, le format des montants qui s’applique est celui défini dans la table des
devises. L’inverseur permet d’obtenir les cumuls dans la devise d’équivalence si la devise sélectionnée est
Toutes, Aucune ou la monnaie de tenue de comptabilité.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inverseur, reportez-vous au «Guide de l'Euro».

Gestion des graphiques – Comptes tiers

Bien que le bouton lançant cette commande soit accessible à partir de tous les volets de la fiche des tiers,
les valeurs qui seront représentées sous forme de graphique sont celles tirées de ce volet. C’est la raison
pour laquelle elle est décrite ici.

La commande Visualiser un graphique est disponible dans les fiches des tiers. Il permet l’afficha-
ge de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affichées dans le volet «Cumuls».

© 2009 Sage 268

 Menu Structure

Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à utiliser pour le gra-
phique.

Sélection de la série du graphique

Les valeurs qu’il est possible d’imprimer sont les suivantes :

• Mouvements débit,
• Mouvements crédit,
• Solde (valeur sélectionnée par défaut).

Cochez ou laissez cochées les options qui vous intéressent.

Les différentes représentations graphiques peuvent apparaître sous la forme d’histogrammes, de

courbes ou de secteurs.

Le «Manuel de la gamme» présente les diverses représentations graphiques que vous pouvez
obtenir.

Duplication des comptes tiers

Cette fonction n’est active lorsque le compte de tiers que l’on souhaite dupliquer est ouvert à
l’écran. Pour ce faire, sélectionnez au choix :

• Edition / Dupliquer,
• l’option correspondante du menu contextuel.
La fenêtre «Dupliquer un compte tiers» apparaît alors.

Tiers Original La première partie de la fenêtre reprend le numéro de compte, l’intitulé ainsi que le type du tiers
que l’on souhaite dupliquer.

Nouveau tiers La seconde partie de la fenêtre permet de saisir le numéro ainsi que l’intitulé du nouveau compte
tiers.

Les mêmes contrôles qu’en création de tiers sont réalisés par le programme, notamment concernant le
caractère unique du numéro de compte.

Si la numérotation paramétrée dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Type Tiers est Automatique,
la zone N° de compte est grisée et renseignée par défaut par le programme. Par contre, si la numérotation
paramétrée est Manuelle, la zone est accessible.

© 2009 Sage 269

 Menu Structure

Collaborateurs
Structure / Collaborateurs

La fonction Collaborateurs permet d’identifier et d’attribuer un type aux différents collaborateurs

du dossier.

Lorsque vous lancez cette commande, la liste des collaborateurs créés apparaît.

Elle présente pour chaque collaborateur les informations suivantes :

• son nom,
• son prénom,
• sa fonction.

Opérations possibles sur la liste des collaborateurs

La fonction Collaborateurs ouvre la liste des collaborateurs du dossier comptable.

Boutons

Bouton [Ouvrir]
Utilisez ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

Bouton [Nouveau]
Utilisez ce bouton pour ajouter un nouvel élément.

Bouton [Supprimer]
Utilisez ce bouton pour supprimer l’élément sélectionné.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

© 2009 Sage 270

 Menu Structure

Barre de navigation

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
plan comptable.

Pour toute information, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des
comptes généraux», page 202.

Affichage sélectif

Une zone à liste déroulante, affichée en bas de la fenêtre, permet d’affiner l’affichage des colla-
borateurs dans la liste :

• Tous les collaborateurs : valeur par défaut ;

• Vendeurs / Représentants ;
• Caissiers ;
• Acheteurs ;
• Réceptionnaires ;
• Chargés de recouvrement.

Tri Peu importe les critères d’affichage demandés, le tri des collaborateurs est par défaut réalisé en
fonction de la colonne Nom. Toutefois, il est possible de demander le tri par rapport à la colonne
Fonction en double-cliquant sur l’intitulé de celle-ci.

Menu contextuel de la liste des collaborateurs

Un menu contextuel standard est disponible sur la liste des collaborateurs.

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

© 2009 Sage 271

 Menu Structure

Personnaliser la liste des collaborateurs

Il est possible de personnaliser la liste des collaborateurs en utilisant la commande Personnaliser

la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Détail de la fiche - Collaborateur

La fiche d’un collaborateur se compose de différents volets :

• volet «Identification»,
• volet «Profil».
On y accède par des onglets sur Windows ou par des boutons sur Macintosh.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Volet «Identification» - Collaborateur

Le volet «Identification» d’un collaborateur regroupe toutes ses caractéristiques.

© 2009 Sage 272

 Menu Structure

Nom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du nom du collaborateur.

Prénom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du prénom du collaborateur.

Fonction
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement de la fonction du collaborateur.

Service
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du service du collaborateur.

Adresse
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement de l’adresse du collaborateur.

Complément
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement éventuel d’un complément
d’adresse du collaborateur.

CP / Ville
Zones respectivement de 9 et 35 caractères alphanumériques maximum. Elles permettent
l’enregistrement du code postal et de la ville ou bureau distributeur du collaborateur.

Région / Pays
Zones respectivement de 9 et 35 caractères alphanumériques maximum. Elles permettent
l’enregistrement de la région et du pays du collaborateur.

Télécommuni- La zone est composée des éléments suivants :

cation
• Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
• Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
• Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum),
• E-mail (69 caractères alphanumériques maximum).
La désignation de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie
présent sur votre poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée.

© 2009 Sage 273

 Menu Structure

Volet «Profil» - Collaborateur

Le volet «Profil» permet d’indiquer le type du collaborateur.

Vendeur / représentant
Par défaut, cette case est cochée. Elle indique que le collaborateur est vendeur ou un représen-
tant.

Caissier
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si le collaborateur est caissier.

Acheteur
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si le collaborateur est acheteur.

Réceptionnaire
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si le collaborateur est réceptionnaire.

Chargé de recouvrement
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si le collaborateur est chargé de recouvre-
ment.

Niveau d’utilisateur
Cette zone permet d’affecter un des niveaux d’utilisateurs créés dans la fonction Fichier / Autori-
sations d’accès.

Cette zone concerne le profil Caissier utilisé dans Sage Saisie de caisse décentralisée. Elle concerne éga-
lement le profil Chargé de recouvrement afin de positionner le chargé de recouvrement dans la gestion des
actions en fonction de l’utilisateur connecté.

© 2009 Sage 274

 Menu Structure

Taux de taxes
Structure / Taux de taxes

Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxe.

Cliquez sur le bouton [Liste des taux de taxes] de la barre d’outils Comptabilité générale pour
activer cette commande.

Cette commande permet d’affecter à des comptes du plan général les taux de TVA et les taux de
TP (taxe parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilité.

Opérations possibles sur la liste des taux de taxes

Lorsque vous lancez la commande, la liste des taux créés apparaît.

Elle présente le sens (déductible ou collectée) des écritures à générer, le code taxe, l'intitulé de
chaque taux, le numéro de compte correspondant et sa valeur.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Cette fenêtre affiche deux colonnes particulières.

Colonne Sens
Le sens est repéré par une icône :

• Déductible : la TVA calculée par ce taux est déductible,

• Collecté : la TVA calculée par ce taux est collectée.

Colonne Code taxe

Cette colonne affiche le code taxe affecté au taux. Il sert de classement par défaut.

Menu contextuel de la liste des taux de taxes

Un menu contextuel est disponible sur la liste des taux de taxe.

© 2009 Sage 275

 Menu Structure

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des taux de taxes

Il est possible de personnaliser la liste des taux de taxes en utilisant la commande Personnaliser
la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Taux de taxes – Détail de la fiche

La saisie ou la modification d’un taux de taxe se fait dans une fenêtre intitulée «Taxe». Ce titre est
suivi de l’intitulé de la taxe.

© 2009 Sage 276

 Menu Structure

Les taux de taxe et les comptes associés sont utilisés dans les modèles de saisie, et par consé-
quent dans les saisies de journaux, pour automatiser le calcul du montant de la taxe et également
lors de l'édition de la Déclaration de taxes.

L’utilisation directe des comptes de TVA et de TP reste toujours possible. Comme vous le verrez dans la
partie du manuel traitant de la saisie des journaux, ils permettent le calcul automatique du montant de la
taxe sous certaines conditions.

Toutes les zones de cette fiche doivent obligatoirement être saisies, excepté les comptes géné-
raux de rattachement (bas de la fenêtre) :

Code taxe
Identifiant unique des taux de taxes. Vous disposez de 5 caractères numériques. Sa saisie est
obligatoire.

Sens
Zone à liste déroulante dont la valeur est modifiable après la création. Cette indication permet de
déterminer le sens des écritures à générer en comptabilité. La liste propose les valeurs suivan-
tes :
• Déductible (le sens privilégié du montant taxe est Débit),
• Collectée (le sens privilégié du montant taxe est Crédit).
Par défaut c'est la valeur Déductible qui est sélectionnée.

Intitulé de la taxe
Zone alphanumérique de 35 caractères.

Compte
Saisissez le numéro de compte (13 caractères alphanumériques) sur lequel seront enregistrés
les mouvements pour lesquels le taux est utilisé.

Vous pouvez définir le même compte pour plusieurs taxes différentes.

Si le compte n'existe pas dans le plan comptable, un message vous propose de le créer lors de
la fermeture de la fenêtre. Le cas échéant, la fenêtre de saisie des comptes vous est alors propo-
sée.

Taux
Précisez la valeur de la taxe correspondant au taux :
• Taux % : la taxe est un pourcentage de la valeur de la base taxable.
• Montant F : la taxe est égale à un montant forfaitaire.
• Quantité U : la taxe est égale au montant unitaire saisi multiplié par la valeur de la
colonne Qté/devise. Ainsi, la base de calcul n'est plus un montant mais une quantité.
Saisissez ensuite la valeur correspondant à la sélection précédente : un taux saisi en pourcen-
tage (compris entre 0 et 100), un montant fixe ou un montant unitaire.

© 2009 Sage 277

 Menu Structure

Pour les utilisateurs du programme Sage Gestion commerciale, la conversion des taux de
taxes de type Montant F ou Quantité U est effectuée dans le logiciel de gestion commerciale.
Pour plus d’explications, référez-vous au manuel de référence de ce programme et au «Guide
de l’Euro».

Type de taxe
Sélectionnez le type de taxe adéquat :
• TVA/débits : TVA sur les débits, à la facturation.
• TVA/encaissements : TVA sur les encaissements - décaissements.
• TP/HT : taxe parafiscale sur hors taxes.
• TP/TTC : taxe parafiscale sur TTC.
• TP/poids : taxe parafiscale sur poids.
• TVA/CEE : taxe sur les échanges intracommunautaires.
• Surtaxe : utilisée par les pays Export, il s'agit d'une taxe complémentaire au taux de TVA
classique.

Numéro de compte
Liste des comptes du plan général auxquels ce compte de taxe sera systématiquement associé.
Il est nécessaire d'associer un compte différent par type de taxe afin que tous les automatismes
fonctionnent.
Sélectionnez successivement, depuis la zone Numéro, les comptes généraux (en général
comptes de charge, de produit ou d’immobilisation), associés au compte de taxe.
Pour saisir ces comptes, tapez leur numéro dans la zone du bas et validez, ce qui a pour effet de
transférer le numéro dans la fenêtre de liste. Les comptes sont automatiquement classés dans
l’ordre croissant.

Pour sélectionner rapidement tous les comptes de même racine, tapez cette dernière puis la touche
ENTREE. Le programme propose alors d'intégrer tous les comptes généraux commençant par "la racine
saisie". Il est également possible de transférer les comptes par glissement.

Le «Manuel de la gamme» détaille la manière d’opérer ces transferts.

Un menu contextuel est disponible sur la liste des comptes généraux associés. Les commandes suivantes
ne sont pas disponibles : Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné, Personnaliser
la liste.

Taxe non perçue

Case à cocher réservée aux utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale.

Provenance
Zone à liste déroulante qui propose les valeurs suivantes : Nationale, Intercommunautaire,
Export, Divers 1, Divers 2, Divers 3, Divers 4 et Divers 5. La valeur par défaut est : Nationale.

Code regroupement TVA

Zone de 5 caractères alphanumériques majuscules qui permet la saisie d'un numéro de regrou-
pement de taxe.

Ce numéro est utilisé en saisie des écritures dans les journaux d'achat et de vente pour automatiser la
création des écritures de TVA. Il doit être obligatoirement renseigné pour bénéficier de ces automatismes.

Assujettissement
Zone de 3 caractères numériques de 1 à 100. Elle indique le pourcentage de TVA affecté au
compte. 100 est la valeur par défaut.
Exemple
Un ordinateur est acheté 3000 Euros au taux de 20,6%. Il est utilisé à 70% pour un usage profes-
sionnel et à 30% pour un usage privé. Le montant de la TVA déductible correspond à 70% de la

© 2009 Sage 278

 Menu Structure

TVA soit 432,60 Euros. Les 185,40 Euros de TVA non déductible doivent être réintégré au mon-
tant HT.

Aucun contrôle de cohérence n'est effectué sur la répartition à 100% d'un même code regroupement.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 279

 Menu Structure

Codes journaux
Structure / Codes journaux

Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux.
On peut lancer cette fonction en cliquant sur l’icône [Codes journaux] de la
barre verticale Saisie des écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans l’environnement Macintosh.

Elle permet le paramétrage des journaux qui seront utilisés en saisie des écritures.

La liste des codes journaux présente les informations suivantes :

• le Type de journal représenté par une icône :

- Achat,

- Ventes,

- Trésorerie,

- Général,

- Situation,

• le Code du journal ainsi que

• son Intitulé.

Opérations possibles sur la liste des codes journaux

Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux créés apparaît.

Le programme rappelle le type, le code et l'intitulé de chaque journal.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

© 2009 Sage 280

 Menu Structure

Le bouton [Rechercher] de la barre d’outils Navigation permet d'imprimer la liste des journaux. L'impression
des journaux proprement dits est réalisée au moyen de la commande Etat / Journal.

Affichage La zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de réduire le nombre
sélectif de journaux listés par la sélection de :

• Tous les journaux : (valeur par défaut) tous les journaux créés sont affichés ;
• Journaux actifs : seuls les journaux dont l’option Mise en sommeil n’est pas cochée
sont affichés ;

• Journaux mis en sommeil : seuls les journaux dont l’option Mise en sommeil est
cochée sont affichés.

La mise en sommeil d'un journal est demandée sur sa fiche.

Création d’un La création d’un code journal peut se faire de deux façons différentes :
code journal
• soit avec l’aide d’un assistant qui précise les principales étapes de la création d’un tel élé-
ment : «Assistant de création d'un code journal», page 282,

• soit manuellement en enregistrant les zones de paramétrage d’une fiche de code journal :
«Saisie manuelle d’un code journal», page 284.

Menu contextuel de la liste des codes journaux

Un menu contextuel est disponible sur la liste des codes journaux.

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des codes journaux

Il est possible de personnaliser la liste des codes journaux en utilisant la commande Personnali-
ser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

© 2009 Sage 281

 Menu Structure

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

La colonne Réservé IFRS n’est proposée que si la gestion IFRS a été demandée.

Assistant de création d'un code journal

Si le Mode assistant est coché ( ) dans le menu Fenêtre, la première fenêtre de l'Assistant de
création d'un code journal va apparaître.

Dans le cas contraire, la fenêtre «Code journal» s'ouvre pour vous permettre de saisir manuelle-
ment les paramètres du code journal.

Pour plus d'informations sur la saisie manuelle des journaux, reportez-vous au titre «Saisie
manuelle d’un code journal», page 284.

Reportez-vous à la commande «Mode assistant», page 960 pour activer ou désactiver le mode
assistant.

Les différentes étapes de l’assistant de création d’un code journal sont les suivantes :

• «Définition du journal – Assistant de création d'un code journal», page 282,

• «Caractéristiques des journaux de trésorerie – Assistant de création d'un code journal»,
page 283,

• «Numérotation du journal – Assistant de création d'un code journal», page 283.

Définition du journal – Assistant de création d'un code journal

La première fenêtre de l'assistant permet la saisie des paramètres du journal.

© 2009 Sage 282

 Menu Structure

Pour plus d'informations, reportez-vous au détail des zones sous le titre «Saisie manuelle d’un
code journal», page 284.

Caractéristiques des journaux de trésorerie – Assistant de création d'un code journal

Cette fenêtre s'affiche uniquement si le type de journal sélectionné est Trésorerie.

Numérotation du journal – Assistant de création d'un code journal

La fenêtre suivante permet de définir le mode de numérotation du journal.

© 2009 Sage 283

 Menu Structure

Si l'option Protection du N° pièce est activée dans le volet «A propos de … / Paramètres» avec Numéro-
tation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible.

Après saisie des informations, vous pouvez :

• soit valider le code journal et quitter l'assistant,

• soit valider le code journal et en créer un nouveau : dans ce cas, la fenêtre est réaffichée
avec les zones vides.

Saisie manuelle d’un code journal

Les descriptions qui suivent concernent la saisie manuelle d’un code journal, c'est-à-dire lorsque
la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée.

La saisie ou la modification d’un journal se fait dans une fenêtre intitulée «Code journal». Ce titre
est suivi du code du journal en question et de son intitulé.

Un journal est défini sur les zones suivantes :

Code
Le code journal (6 caractères alphanumériques au maximum) sert de raccourci pour la recher-
che et l’affectation du journal.
Le programme fait la différence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est
obligatoire. Il est recommandé de donner à ce code une consonance rappelant la destination du
journal.

© 2009 Sage 284

 Menu Structure

Type
Sélectionnez le type du journal à paramétrer. Il est impossible de modifier le type d’un journal
après sa création. Cette information est obligatoire.
Le type du journal détermine le pré-positionnement automatique du curseur en saisie :
• Achats : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de
nature Fournisseur ou Salarié, dans la colonne débit si il est de nature Charges.

Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
• Ventes : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de
nature Produits.

Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
• Trésorerie : le curseur se pré-positionne selon le sens du compte : crédit pour les comp-
tes de nature Client et Produits, débit pour les comptes de nature Fournisseur, Salarié
et Charges.

Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
• Général : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de
nature Amortissement ou Produits.

Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
• Situation : le curseur se place dans la colonne crédit si le compte mouvementé est de
nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas être clô-
turé ni compacté.

Dans la liste des codes journaux, ce type de journal est symbolisé par l’icône ci-contre.
Hormis le pré-positionnement du curseur, le programme contrôle la saisie et affiche un message
de confirmation si la nature du compte mouvementé semble incompatible avec le type de jour-
nal.

Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères pour l’enregistrement obligatoire du titre du journal.

Numérotation des pièces

Sélectionnez le mode de numérotation souhaité pour les pièces enregistrées sur le journal (par
la commande Traitement / Saisie des journaux).
• Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre,
• Continue par journal : le programme numérote automatiquement les pièces, par journal.
Il incrémente le plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l’exercice, par journal,
• Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par
fichier comptable. Il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus,
• Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces à l’ouverture du journal.
Il incrémente le plus grand numéro saisi sur la période en cours.

En cas de numérotation mensuelle, le programme n’effectue aucun contrôle sur les numéros qui pourraient
avoir été saisis sur d’autres périodes.

Si l'option Protection du N° pièce est paramétrée dans le volet «A propos de … / Paramètres» sur Numé-
rotation continue pour le fichier, cette option n'est pas accessible.

Saisie analytique
Cette option autorise ou non les écritures sur les sections analytiques pour le journal considéré.

Réservé IFRS
Cette zone n’apparaît dans la fenêtre de paramétrage des codes journaux que si la gestion IFRS
a été demandée.

© 2009 Sage 285

 Menu Structure

Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Elle permet de préciser si le journal est réservé à la saisie des seules écritures de type IFRS.

Rappelons que les écritures de ce type peuvent être enregistrées soit dans des journaux réservés à cette
fin soit dans n’importe quel journal en fonction du paramétrage fait dans le volet «Initialisation» de la fiche
de la société.

Cette case peut être cochée :

• lors de la création du code journal,
• après création à la condition que le journal concerné ne comporte aucune écriture de type
Nationale ou Les deux. S’il existe au moins une écriture de ce type, un message d’erreur
vous préviendra que cette modification est impossible.
Cette case peut être décochée :
• si aucune écriture n’a été saisie sur le journal ;
• si le journal comporte des écritures et si l’option Saisie IFRS du volet «Fichier / A propos
de… / Initialisation» est paramétrée sur Tous types de journaux. Si ce n’est pas le cas,
un message d’erreur vous préviendra de cette impossibilité.
Il n’est pas possible d’enregistrer d’écritures de types Les deux ou Nationale dans un journal
réservé IFRS.

Compte de trésorerie
Cette zone n’est active (non estompée) que si le journal est de type Général, Situation ou Tré-
sorerie. Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire.
Sélectionnez, sur la liste des comptes généraux (comptes de détail seulement) le compte sur
lequel la contrepartie sera automatiquement enregistrée.
Vous pouvez également saisir le numéro de compte directement sur la zone. S’il n’existe pas, le
programme proposera sa création à la fermeture de la fenêtre «Code journal».
Hormis pour un journal de type Trésorerie pour lequel l'affectation d'un compte de contrepartie
est obligatoire, si vous ne désirez pas bénéficier de cette contrepartie automatique, il suffit de ne
rien enregistrer dans cette zone.

Contrepartie à chaque ligne

Cette option n’est active que lorsque le journal est de type Trésorerie. Elle détermine le mode
d'enregistrement de la contrepartie (sur le compte renseigné zone précédente).
• Pour obtenir une contrepartie globale (débit et crédit) de l'ensemble des mouvements sai-
sis sur la pièce, ne cochez pas cette case.
• Pour obtenir une écriture automatique de contrepartie après chaque saisie de ligne,
demandez une contrepartie à chaque ligne.
En saisie des journaux, si la zone Contrepartie à chaque ligne n’est pas cochée, les écritures
de contrepartie apparaissent sur deux lignes : une pour les mouvements débiteurs et une autre
pour les mouvements créditeurs. Le programme leur affecte le libellé : «Centralisation mois
de…», automatiquement complété du nom de la période et du quantième de l’exercice.
Exemple
Vous avez enregistré le compte 5310000 Caisse comme contrepartie au journal de caisse. Vous
enregistrez un pourboire remis à un livreur en le débitant du compte 6238000 Pourboires, dons,
etc.
Il ne vous est pas nécessaire de porter cette somme au crédit (dépense) du compte de caisse
puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immédiatement sur une ligne parti-
culière.

Si en cours de saisie, vous décidez de modifier cette option, ce changement sera pris en compte
uniquement pour les périodes non mouvementées.
Dans le cas de la gestion IFRS, il est conseillé de paramétrer une contrepartie à chaque ligne
pour éviter les déséquilibres en exportation de données.

© 2009 Sage 286

 Menu Structure

En effet, les journaux de type IFRS génèrent des écritures de contrepartie du même type IFRS.
Par contre, dans le cas où la gestion IFRS est paramétrée sur Tous les journaux, des lignes de
saisie peuvent être typées Nationale mais les lignes de contrepartie mensuelles sont systémati-
quement typées Les deux.
Exemple
Les écritures suivantes ont été portées sur un journal de trésorerie avec contrepartie mensuelle
sur le compte 5125 et une saisie IFRS paramétrée sur Tous les journaux :

Compte général Norme Débit Crédit

4010000 Nationale 1000.00

4010000 Nationale 200.00

5125 Les deux 1200.00

Lors de l’exportation de la balance à la norme IFRS (en fait IFRS + Les deux), l’écriture sur le
compte 5125 sera bien prise en compte mais pas celles du compte 4010000 d’où une balance
déséquilibrée.
Si une contrepartie à chaque ligne est demandée, nous obtiendrons :

Compte général Norme Débit Crédit

4010000 Nationale 1000.00

5125 Nationale 1000.00

4010000 Nationale 200.00

5125 Nationale 200.00

et aucun déséquilibre ne sera constaté à l’exportation IFRS (les lignes à la norme Nationale ne
seront pas exportées dans ce cas).

Rapprochement
Cette option vous permet de demander spécifiquement le rapprochement des écritures du jour-
nal sélectionné. La zone à liste déroulante vous propose au choix :
• Aucun : vous ne souhaitez pas rapprocher les écritures du journal.
• Contrepartie : vous souhaitez rapprocher les écritures selon la méthode habituelle du
logiciel.
• Trésorerie : vous souhaitez rapprocher les écritures enregistrées sur le compte de tréso-
rerie, associé au code journal. Cette option ne peut être sélectionnée que si l’option Con-
trepartie à chaque ligne est cochée.

Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Rapprochement bancaire, un contrôle est effectué lors de
la sélection du journal. Seuls les journaux dont la zone Rapprochement a été renseignée par Contrepartie
ou Trésorerie peuvent être rapprochés.
Lorsque vous lancerez la commande Traitement / Fin d’exercice / Suppression du premier exercice, seuls
seront traités les journaux dont la case Rapprochement aura été cochée.
Contrairement au mode Aucun, les modes de rapprochement Contrepartie et Trésorerie ne sont plus
modifiables dès qu’une écriture est saisie dans le journal.

Règlement définitif
Cette case, cochée par défaut, permet au programme d’utiliser le code journal pour la saisie des
règlements définitifs. Plusieurs zones (Statut règlement, Montant réglé, Date de dernier règle-
ment) seront ainsi mises à jour automatiquement dans l’écriture.

© 2009 Sage 287

 Menu Structure

Masquer les totaux

Cette option permet de masquer les cumuls des journaux à l'ouverture pour les journaux de type
Achat, Vente, Général et Situation.

Mise en sommeil
Cette option permet d’empêcher la saisie (dont la génération automatique des écritures), le let-
trage, le rapprochement, l’import de données d’un autre logiciel et la mise à jour des données à
partir d’un autre logiciel sur le journal sélectionné.
Si par la suite, vous sollicitez en saisie le code journal mis en sommeil , le programme vous aver-
tira par le message suivant :
«Le code journal a été mis en sommeil.
Souhaitez-vous réellement l’utiliser?
[Oui]/[Non]»
Cliquez sur le bouton [Oui] pour l’utiliser malgré tout et saisir dans le journal.

Si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans le volet «A propos de... / Préfé-
rence», les codes journaux que vous mettez en sommeil ici ne pourront pas être utilisés ultérieure-
ment. Seule leur consultation sera autorisée par le programme.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 288

 Menu Structure

Codes journaux analytiques

Structure / Codes journaux analytiques

Cette commande permet de paramétrer des journaux de type OD analytique destinés à l'enre-
gistrement des écritures analytiques pures.

Cliquez sur le bouton [Codes journaux analytiques] de la barre d’outils Comptabilité analyti-
que et budgétaire pour activer cette commande.

Opérations possibles sur la liste des codes journaux analytiques

Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux créés apparaît. Le programme rappelle
le code et l'intitulé de chaque journal.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Menu contextuel de la liste des codes journaux analytiques

Un menu contextuel est disponible sur la liste des journaux analytiques.

© 2009 Sage 289

 Menu Structure

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des codes journaux analytiques

Il est possible de personnaliser les colonnes de la liste des codes journaux analytiques.

Il n’est pas possible d’ajouter de colonne mais on peut en enlever une.

La colonne Réservé IFRS n’est proposée dans la liste que si la gestion IFRS a été demandée.

Paramétrage d'un journal analytique

La saisie ou la modification d’un journal analytique se fait dans une fenêtre intitulée «Code journal
analytique». Ce titre est suivi du code du journal en question et de son intitulé.

Un journal est défini sur les zones suivantes :

Code
Le code journal (6 caractères alphanumériques au maximum) sert de raccourci pour la recher-
che et l’affectation du journal. Le programme fait la différence entre les majuscules et les minus-
cules. La saisie de ce code est obligatoire. Il est recommandé de donner à ce code une
consonance rappelant la destination du journal.

Intitulé
Zone alphanumérique de 35 caractères pour l’enregistrement obligatoire du titre du journal.

Mise en sommeil
Cette case à cocher permet d’empêcher la saisie et l'importation de données d'un autre logiciel,
sur le journal.
Si par la suite, vous sollicitez en saisie le code journal analytique mis en sommeil , le programme
vous avertira par le message suivant :

© 2009 Sage 290

 Menu Structure

«Le code journal analytique a été mis en sommeil.

Souhaitez-vous réellement l’utiliser?
[Oui]/[Non]»
Cliquez sur le bouton [Oui] pour l’utiliser malgré tout et saisir dans le journal analytique.

Si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans le volet «A propos de... / Préfé-
rence», les codes journaux analytiques que vous mettez en sommeil ici ne pourront pas être utilisés
ultérieurement. Seule leur consultation sera autorisée par le programme.

Réservé IFRS
Cette zone n’apparaît dans la fenêtre de paramétrage des codes journaux analytiques que si la
gestion IFRS a été demandée.

Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Elle permet de préciser si le journal est réservé à la saisie des seules écritures analytiques de
type IFRS.

Rappelons que les écritures de ce type peuvent être enregistrées soit dans des journaux réservés à cette
fin soit dans n’importe quel journal en fonction du paramétrage fait dans le volet «Initialisation» de la fiche
de la société.

Cette case peut être cochée :

• lors de la création du code journal,
• après création à la condition que le journal concerné ne comporte aucune écriture de type
Nationale ou Les deux. S’il existe au moins une écriture de ce type, un message d’erreur
vous préviendra que cette modification est impossible.
Cette case peut être décochée :
• si aucune écriture n’a été saisie sur le journal ;
• si le journal comporte des écritures et si l’option Saisie IFRS du volet «Fichier / A propos
de… / Initialisation» est paramétrée sur Tous types de journaux. Si ce n’est pas le cas,
un message d’erreur vous préviendra de cette impossibilité.
Il n’est pas possible d’enregistrer d’écritures de types Les deux ou Nationale dans un journal
réservé IFRS.
Version Cette option n’est disponible que dans la version 100 Pack Plus du programme.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 291

 Menu Structure

Banques
Structure / Banques

Cette commande permet de créer, consulter, modifier, supprimer les coordonnées des différents
établissements bancaires de la société.

Cliquer sur le bouton [Banques] de la barre d’outils Comptabilité générale revient à activer
cette commande.

Opérations possibles sur la liste des banques

Lorsque vous lancez la commande, la liste des banques créées apparaît. Le programme rappelle
l'intitulé, le code postal et la ville de chaque banque.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Menu contextuel de la liste des banques

Un menu contextuel est disponible sur la liste des banques.

© 2009 Sage 292

 Menu Structure

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des banques

Il est possible de personnaliser la liste des banques en utilisant la commande Personnaliser la

liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Banque – Détail de la fiche

Une fiche de banque se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur
Windows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets
suivants.

Onglet / Bouton [Identification]

Ils permettent de revenir au «Volet Identification - Banque», page 294.

Onglet / Bouton [Contacts]

Ils donnent accès au «Volet Contacts - Banque», page 295 qui permet d’enregistrer les
divers correspondants au sein de la banque.

Onglet / Bouton [R.I.B.]

Ils donnent accès au «Volet Budgets - Compte général», page 215 qui permet d’enre-
gistrer les numéros de comptes bancaires.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 293

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Volet Identification - Banque

Le volet «Identification» permet la saisie des coordonnées complètes de la banque.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Identification» de Windows ou sur le bou-

ton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Abrégé
17 caractères alphanumériques sont disponibles pour enregistrer un code abrégé significatif qui
sera utilisé dans la commande Règlement tiers.
La saisie de l'abrégé est obligatoire et unique.

Code BIC
Cette zone permet la saisie du code BIC (Identifiant international de l’établissement). 11 caractè-
res alphanumériques. Ce code est repris dans la fenêtre «Banque» précisant l’adresse de la
banque. Le modifications qui pourraient y être faites seront reportées dans cette zone.

Contact
Personne à contacter (zone de 35 caractères maximum).

Adresse
Coordonnées complètes de la banque composées de :
• son adresse (35 caractères maximum),
• un éventuel complément (35 caractères maximum),
• son code postal (9 caractères alphanumériques maximum),
• la ville ou bureau distributeur (35 caractères maximum),
• la région et le pays (respectivement sur 9 et 35 caractères alphanumériques maximum).

Télécommuni- La zone est composée des éléments suivants :

cation
• Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
• Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
• Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum),

© 2009 Sage 294

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• E-mail (69 caractères alphanumériques maximum) et

• Site (69 caractères alphanumériques maximum).
Les titres des zones E-mail et Site sont des liens qui permettent respectivement de lancer le pro-
gramme de messagerie installé sur le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée ou de
lancer le programme de navigation pour se connecter au site indiqué.

Volet Contacts - Banque

Ce volet permet d'enregistrer les coordonnées de vos différents contacts.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l'onglet «Contacts» de Windows ou sur le bouton

correspondant pour la version Macintosh du programme.

Les contacts déjà définis sont présentés dans une liste spécifiant : nom, fonction, numéros de té-
léphone fixe et portable de chacun.

Les zones à renseigner sont les suivantes.

Nom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du nom du contact.

Prénom
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement du prénom du contact.

Service
Zone à liste déroulante. Elle reprend les noms des contacts définis dans l’option A propos de… /
Options / Service des contacts.

Fonction
Zone de 35 caractères maximum. Elle permet l’enregistrement de la fonction du contact.

Type de contact
Zone à liste déroulante reprenant les types de contacts définis dans Fichier / A propos de … /
Options / Type contact.

© 2009 Sage 295

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A l’initialisation de la société, le type de contact Interlocuteur est proposé par défaut.

Télécommuni- La zone est composée des éléments suivants :

cation
• Téléphone (21 caractères alphanumériques maximum),
• Portable (21 caractères alphanumériques maximum),
• Télécopie (21 caractères alphanumériques maximum) et
• E-mail (69 caractères alphanumériques maximum).
Le titre de la zone E-mail est un lien qui permet de lancer le programme de messagerie installé
sur le poste et d’envoyer un message à l’adresse indiquée.

Volet R.I.B. - Banque

Ce volet permet d'enregistrer les différents comptes détenus par la société.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «R.I.B.» de Windows ou sur le bouton ci-
contre pour la version Macintosh du programme.

Abrégé
Zone de 5 caractères alphanumériques majuscules qui permet d'enregistrer un code abrégé
significatif qui sera utilisé dans la commande Règlement tiers. La saisie de l'abrégé est obliga-
toire et unique. Par défaut le programme propose les 3 premiers caractères de la banque suivi
d'un numéro d'ordre.

Devise
Cette zone permet d’associer une devise au compte bancaire. Le programme indique par défaut
la monnaie de tenue de comptabilité, mais vous pouvez sélectionner une autre devise en utili-
sant la zone à liste déroulante. Le code ISO s’affiche directement au côté droit de cette zone.

Pays
Sélectionnez le pays où se situe la banque.

© 2009 Sage 296

 Menu Structure

Code BIC
Cette zone permet la saisie du code BIC (Identifiant international de l’établissement). 8 ou 11
caractères alphanumériques. Ce code est repris du volet «Identification» de la fiche Banque. Le
modifications qui pourraient y être faites seront reportées dans cette zone.

Pour en savoir plus, reportez-vous à la partie «Volet Banques - Compte tiers», page 256.

Bouton [Coordonnées de l’agence]

Ce bouton permet d’enregistrer l’adresse de la banque dont l’intitulé est sélectionné ainsi
que diverses autres informations.

Voir la description de cette fenêtre sous le titre «Coordonnées de l’agence», page 299.

Structure
Zone à liste déroulante qui propose quatre types de structure :
• Locale (valeur par défaut) pour une banque située sur le territoire national,
• Autre pour une banque située en dehors du territoire national,
• BBAN : structure de compte de 34 caractères alphanumériques majuscules qui remplace
le code BIN mentionné dans les versions précédentes du programme,
• IBAN pour une gestion des virements internationaux dans le programme Sage Moyens
de paiement.
Cette option permet d’attribuer au RIB de la banque la structure préétablie dans l’option Fichier /
A propos de... / Options / Structure banque.

Code banque / Code guichet / Numéro de compte / Clé

Les zones Code banque, Code guichet, Numéro de compte et Clé sont grisées si la longueur des comp-
tes a été initialisée à 0 lors de la création du dossier.

Un contrôle est effectué sur le type de caractères saisis. Des caractères alphabétiques, par exem-
ple, ne peuvent pas être saisis pour des zones de type Numérique. La longueur des codes est
limitée en fonction du paramétrage des banques : résidentes, étrangères, IBAN ou BBAN, qui est
effectué dans l’option Structure banque.

Pour en savoir plus sur la structure du RIB des banques résidentes ou étrangères, reportez-vous
à l’option «Structure banque», page 124.
• Pour une banque locale ou étrangère, renseignez les zones comme suit :
- Code banque : vous disposez de 5 ou 14 caractères numériques pour saisir le code
de l'agence dont relève le compte du tiers.
- Guichet : vous disposez de 5 ou 17 caractères numériques pour saisir le code guichet
dont relève le compte du tiers.
- Numéro de compte : vous disposez de 11 ou 17 caractères alphanumériques pour
saisir le numéro de compte dont relève le compte du tiers.
- Clé : Elle est saisie sur 2 caractères numériques. Le programme effectue le contrôle de
la validité de cette clé. Si vous n’en êtes pas sûr, ne saisissez rien dans la zone clé car
le programme refuse toute valeur incorrecte. Ce contrôle s'effectue uniquement si la
zone Contrôle de la clé de l’option Fichier / A propos de... / Options / Structure ban-
que est positionnée sur la valeur France. De la même manière, il n’y a aucun contrôle
de la clé si la case Structure EDI a été cochée dans cette même option.

• Une structure BBAN se compose de 34 caractères alphanumériques majuscules.

• Une structure IBAN se compose de 8 zones de 4 caractères et d’une zone de 2. Rensei-
gnez les zones comme suit :

© 2009 Sage 297

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- Code pays + Clé de contrôle : vous disposez de 2 caractères numériques pour saisir
le code du pays selon la norme ISO2 et 2 caractères pour la clé.
- Numéro de RIB : 30 caractères (7*4 + 1*2) pour enregistrer ce numéro au format
Local.
Des contrôles sont effectués par le programme et généreront des messages d’erreur si :
- la clé ne correspond pas au numéro IBAN ;
- les deux premiers caractères de l’IBAN ne correspondent pas au code ISO2 du pays
sélectionné ;
- le numéro de RIB inclus dans l’IBAN ne correspond pas au RIB saisi par ailleurs.

La structure BIN des anciennes versions du programme est supprimée et remplacée par la nature BBAN.

Lorsqu’il s’agit d’un RIB de structure locale, si la clé n’est pas saisie, le programme affiche un message
d’alerte non bloquant :

«La clé RIB n’est pas renseignée.

La cohérence de la structure de l’IBAN ne pourra pas être assurée.
Confirmez-vous la saisie ? [Oui] [Non]».
Cliquez sur [oui] pour valider l’information
ou sur [Non] pour modifier la saisie.

Calcul automatique de l’IBAN

Cette case, cochée par défaut lors de la création d’un nouveau RIB, permet de calculer le
numéro IBAN correspondant au compte, obligatoire dans le cadre des transmissions de fichiers
SEPA. Décochez cette case, si vous souhaiter pouvoir saisir manuellement le numéro IBAN de
la banque.

Si l’option Calcul automatique de l’IBAN est activée, à chaque modification d’un élément constitutif de
l’enregistrement de la banque (ex : pays, RIB), le programme recalcule automatiquement le numéro IBAN.

Si le code pays renseigné un peu plus haut ne correspond pas au code IBAN calculé, le programme
affiche le message suivant :

«Attention! L’IBAN doit commencer par [Codepays],

code ISO 2 du pays sélectionné !
Confirmez-vous la saisie ? [Oui] / [Non]»

IBAN
Vous pouvez indiquer manuellement l’identifiant international du compte sur 9 zones de saisie : 8
de 4 caractères et 1 de 2.
Si l’option Calcul automatique de l’IBAN a été cochée, le numéro IBAN sera automatiquement
reporté dans ces zones, mais ne sera pas modifiable (zone grisée).

Compte intra-groupe
Cette option s’applique à des comptes bancaires du même groupe, mais qui ne sont pas gérés
directement depuis le fichier comptable de la société.
Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si vous souhaitez identifier le compte ban-
caire en tant que compte bancaire intra-groupe et qu’il soit destinataire notamment de virement
de trésorerie.

Si vous cochez cette case, la zone à liste déroulante Journal banque est mise à blanc et devient
inaccessible.

Commentaire
Zone de saisie libre de 69 caractères alphanumériques.

Journal banque
Sélectionnez le code du journal sur lequel seront enregistrés les mouvements du compte. Le
programme propose les codes journaux de type Trésorerie.
Il est possible d’affecter un journal de trésorerie réservé IFRS s’ils sont utilisés.

© 2009 Sage 298

 Menu Structure

Cette zone à liste déroulante est mise à blanc et devient inaccessible lorsque la case Compte intra-
groupe est cochée.

Coordonnées de l’agence

Cette fenêtre s’ouvre en cliquant sur le bouton [Coordonnées de l’agence] après sélection
d’une banque dans la liste des banques du tiers.

Elle permet d’enregistrer le nom (35 caractères alphanumériques maximum) et l’adresse de

l’agence bancaire.

Les modifications apportées dans cette fenêtre doivent être validées en cliquant sur le bouton [OK]
mais aussi en validant par la touche ENTRÉE les informations sur la banque dans le volet «R.I.B.».

Volet Complément - Banque

Le volet «Complément» permet d’indiquer l’adresse du site Internet de chaque banque, nécessai-
re à la récupération des extraits bancaires par Internet.

La zone suivante est à renseigner :

Site bancaire
Indiquez dans cette zone l’URL permettant d’accéder au site de la banque. Elle sera utilisée pour
la connexion lors de la réception de fichiers.
Exemple
www.entreprises.bnpparibas.net

© 2009 Sage 299

 Menu Structure

Si vous cliquez ensuite sur le lien, le site se lance automatiquement.

© 2009 Sage 300

 Menu Structure

Modèles
Structure / Modèles

Cette commande permet de gérer les fonctions suivantes :

• modèles de saisie d'écritures : «Modèles de saisie», page 302,

• grilles de ventilation types : «Modèles de grille», page 325,
• modèles de règlement : «Modèles de règlement», page 329,
• et modèles de saisie d'écritures d'abonnement : «Modèles d'abonnement», page 333.
Elle ouvre un menu hiérarchique.

Les modèles de saisie d'écritures permettent de paramétrer et d’automatiser toutes les saisies les
plus courantes en réduisant au strict minimum les frappes au clavier.

Les modèles de grilles permettent de pré enregistrer des grilles de ventilation qui pourront être
utilisées pour définir la répartition analytique par défaut des comptes généraux et pour répartir le
budget associé à un compte, lors du paramétrage des modèles de saisie analytiques, en saisie
analytique ou encore lors d'une recherche.

Les modèles de règlement permettent de pré enregistrer l'ensemble des modalités de règlement
généralement pratiquées par votre société.

Les modèles d'abonnement permettent de pré enregistrer les contrats d'abonnements contractés
par la société.

© 2009 Sage 301

 Menu Structure

Modèles de saisie
Structure / Modèles / Modèles de saisie

Cliquez sur le bouton [Modèles de saisie] de la barre d’outils Comptabilité générale pour ac-
tiver cette commande.

Le modèle de saisie est une des commandes essentielles de la comptabilité. Il apporte une solu-
tion simple et définitive à la partie la plus fastidieuse de la comptabilité, c’est-à-dire la saisie.

Par un simple rappel de lignes pré enregistrées, dans lesquelles le curseur se positionne automa-
tiquement aux endroits adéquats, les modèles permettent de composer des brouillards de saisie
adaptés à vos habitudes, votre profession, vos usages.

Vous pourrez ainsi paramétrer et automatiser toutes les saisies les plus courantes en réduisant
au strict minimum l’enregistrement des écritures que vous passez le plus souvent.
Exemple
Entre autres, l'utilisation d'un modèle de saisie est particulièrement adaptée à l'enregistrement
d'une facture de téléphone.
Pour éviter une saisie fastidieuse, enregistrez un modèle de saisie qui vous proposera automati-
quement tous les comptes à mouvementer. Bien sûr, les écritures moins courantes pourront tou-
jours être saisies de la façon classique : numéro de compte, libellé, montant, contrepartie, etc.

Les modèles de saisie sont définis pour un type de journal particulier. Lors de la saisie des écri-
tures, vous disposez d’un bouton qui fait s’afficher la liste des modèles enregistrés pour le type
de journal mouvementé.

Vous y choisissez celui correspondant au mouvement à enregistrer et vous n’avez plus qu’à saisir
les informations non répétitives : dates, montants, échéances, etc.

Vous pouvez également adopter la démarche inverse : vous saisissez une écriture et vous la déclarez
ensuite comme modèle de saisie, grâce à la fonction Visualisation d’une pièce disponible en saisie des jour-
naux.

Reportez-vous à la commande «Journaux de saisie», page 422 pour plus d’explications.

Opérations possibles sur la liste des modèles de saisie

Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de saisie créés apparaît. Elle présente
le type, l'intitulé de chaque modèle et le raccourci clavier qui lui est associé.

La liste des modèles de saisie présente les informations suivantes :

• le Type de modèle représenté par une icône :

- Achats,

- Ventes,

- Trésorerie,

- Général,

- Situation,

• l’Intitulé du modèle ainsi que

• son Raccourci.

© 2009 Sage 302

 Menu Structure

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Menu contextuel de la liste des modèles de saisie

Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de saisie.

Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des modèles de saisie

Il est possible de personnaliser la liste des modèles de saisie en utilisant la commande Person-
naliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

© 2009 Sage 303

 Menu Structure

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Aucune colonne ne peut être ajoutée mais il est possible d’en supprimer.

Modèles de saisie : présentation

La création ou la modification d’un modèle de saisie s’effectuent dans une fenêtre qui comporte
les mêmes colonnes que celles du journal auquel le modèle est destiné.

En haut et à gauche de la fenêtre de saisie des modèles, apparaissent plusieurs boutons dont le
fonctionnement est expliqué plus loin. Ces boutons peuvent être actifs ou estompés (inutilisables)
en fonction de la colonne dans laquelle se trouve le curseur.

Le bas de la fenêtre est occupé par les colonnes composant le modèle de saisie. Ces colonnes
sont définies dans l’option Fichier / A propos de… / Options / Organisation, pour le type de journal
concerné.

Il est bien entendu possible de déplacer les colonnes comme cela vous sera décrit plus loin. Les
colonnes Jour, N° compte général, Débit et Crédit sont obligatoires et toujours mentionnées,
les autres sont facultatives.

Lorsque l'option Protection des N° pièce est activée en saisie des journaux, la colonne corres-
pondante est grisée et non accessible. Le numéro de pièce est attribué automatiquement lors de
la validation de la pièce. Si une valeur fixe a été définie dans le modèle, elle est ignorée.

Les colonnes N° de ligne et Date de saisie n’apparaissent pas dans cette commande. Le pro-
gramme numérote systématiquement les lignes de pièce et met à jour leur date de saisie. Ces
deux colonnes apparaissent en saisie de journaux.

Il est possible d’insérer des colonnes particulières :

© 2009 Sage 304

 Menu Structure

• trois colonnes au maximum correspondant à trois plans analytiques dont l’option Plan
analytique en colonne a été cochée dans l’option Plan analytique ; dans ce cas les titres
des colonnes reprennent l’intitulé du plan ;

• une colonne dont le titre sera IFRS (quel que soit l’intitulé du plan) dans le cas où la ges-
tion IFRS est autorisée.

Il sera possible de mentionner dans ces colonnes des numéros de sections qui seront utilisées
par défaut pour la ventilation des écritures (modification possible en saisie).

Pour les plans analytiques en colonne, voir l’option «Plan analytique», page 117.

Toute modification des colonnes autorisées à l’affichage dans l’option A propos de... / Options / Organisa-
tion se répercute immédiatement sur les modèles de saisie paramétrés. Les paramétrages qui auraient pu
être faits dans des colonnes masquées ne sont pas perdus pour autant. Ils seront à nouveau utilisables si
vous faites réapparaître les colonnes correspondantes

Par défaut, le programme affecte le bouton [Saisir] à toutes les colonnes absentes
lors de la création du modèle de saisie.

Les titres suivants détaillent le paramétrage des modèles de saisie :

• «Boutons de fonction des modèles de saisie», page 305,

• «Colonnes d’un modèle de saisie», page 308,
• «Zones de saisie des modèles de saisie», page 309,
• «Fonctions des modèles de saisie», page 317,
• «Modèles de saisie analytique», page 321.

Boutons de fonction des modèles de saisie

Les boutons permettent d’insérer dans une zone une fonction particulière aux modèles de saisie.
Deux fonctions différentes ne peuvent pas se trouver dans la même zone. La dernière enregistrée
remplace la précédente.

Cliquer sur un bouton (lorsqu’il est actif) permet d’enregistrer la fonction correspondante à l’en-
droit où se trouve le curseur, c’est-à-dire sur une ligne et dans une colonne du modèle. Pour ce
faire, placez au préalable le curseur dans la zone considérée. Vous pouvez également utiliser son
raccourci clavier.

Les raccourcis clavier sont présentés dans le «Manuel de la gamme».

Les automatismes enregistrés dans les Modèles de saisie supplantent ceux des journaux.

Bouton [Saisie]
Cette fonction indique que la valeur correspondante doit être saisie manuellement
par l’utilisateur.

Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particu-
lière.
Exemple
Vous utiliserez cette fonction pour enregistrer la date sur la première ligne de saisie.

Il est possible de faire précéder ou suivre cette fonction d’une valeur fixe pré-saisie.

© 2009 Sage 305

 Menu Structure

Exemple
Utilisez le bouton [Saisie manuelle] pour créer un libellé type tel que «Fact. n° X». Dans ce cas,
renseignez la zone Libellé comme suit :
Fact. n° +

En saisie de journal, lorsqu’un modèle comporte des fonctions de saisie manuelle, le curseur se
positionne automatiquement dans la première des zones ainsi définies puis sur les suivantes
après action sur la touche TABULATION.

Bouton [Répéter]
Cette fonction oblige le programme à reprendre à cet endroit la même valeur que
celle mentionnée sur la ligne précédente dans la même colonne. Il est bien
entendu possible de modifier la valeur recopiée en retapant par dessus.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particu-
lière.
Exemple
Cette fonction permettra la recopie sur les autres lignes des valeurs constantes enregistrées sur
la première (date, libellé).

Utilisez cette fonction pour récupérer le numéro de pièce suivant du journal. En effet, le program-
me propose le dernier numéro incrémenté de 1 dans le bandeau de saisie.

Bouton [Incrémenter]
Cette fonction permet de demander la reprise de la valeur mentionnée sur la
ligne précédente dans la même colonne et l’incrémente de 1.

Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particu-
lière.
Utilisez cette fonction pour récupérer le numéro de pièce suivant de votre journal.

Bouton [Equilibrer]
Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par équili-
brage avec les autres montants saisis en débit et crédit.
Les montants sur lesquels l’équilibrage est calculé peuvent avoir été saisis
manuellement ou calculés au moyen de la fonction Calculer décrite ci-dessous.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particu-
lière.

N’utilisez pas cette fonction sur une ligne servant à calculer une autre ligne du modèle.

Exemple
Les écritures classiques sont formées de trois lignes :
• Montant HT,
• Montant TVA,
• Montant TTC.
La commande Taux de taxes permet par ailleurs de calculer automatiquement le montant de la
TVA par rapport au compte HT associé.
Si vous enregistrez une fonction Equilibrage sur la ligne HT, vous créez ainsi une référence circu-
laire que le programme sera incapable de résoudre.
Paramétrez alors les lignes et les colonnes Débit et Crédit de la façon suivante :
Montant HTFonction Saisie manuelle
Montant TVAFonction Calcul (voir ci-dessous)
Montant TTCFonction Equilibrage

Notez que la zone de saisie peut être la dernière de la pièce.

© 2009 Sage 306

 Menu Structure

Dès la validation du montant HT (à l'aide de la touche TABULATION), le programme calcule le

montant de la TVA puis équilibre ces deux valeurs sur la ligne TTC.

Bouton [Calculer]
Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone suivant un
paramétrage enregistré dans une autre commande du programme.

Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particu-
lière.
Exemple
Vous enregistrez la fonction Calcul dans la colonne Crédit d’une ligne correspondant à un compte
de TVA collecté.
Le programme calcule automatiquement le montant de la TVA en fonction de deux paramètres
enregistrés dans la commande Taux de taxes :
• la valeur du taux,
• les comptes associés.
Il sera bien sûr nécessaire qu'une des lignes de la pièce mentionne l'un des comptes associés
afin qu’un montant HT soit saisi (ou automatiquement calculé au moyen de la fonction Equilibra-
ge).
Exemple
Enregistrez la fonction Calcul dans la colonne Date d’échéance. Le programme renseignera alors
automatiquement ce champ en fonction de la date d’échéance indiqué lors de l’enregistrement de
la facture du tiers.

Bouton [Fonction]
Cette fonction permet d’insérer une fonction pré paramétrée.
Les fonctions appelées au moyen de ce bouton apparaissent en clair dans les
colonnes du modèle de saisie.

Les fonctions disponibles par l’intermédiaire du bouton [Fonction] sont présentées sous le titre
«Fonctions des modèles de saisie», page 317.

Bouton [Paramétrage]
Cette fonction ouvre la fenêtre de paramétrage de la zone définie plus loin. Il
s'agit d'une aide au paramétrage avec description des différentes fonctions
utilisables pour la zone concernée.

Les fonctions disponibles par l’intermédiaire du bouton [Paramétrage] sont présentées sous le
titre «Aide au paramétrage», page 320.

Le bouton [Actions] propose l’accès à la commande Paramétrer la saisie analytique.

La fenêtre de paramétrage du modèle de saisie analytique qui s’ouvre alors est dé-
crite plus loin.

Pour plus d'informations, reportez-vous au titre «Modèles de saisie analytique», page 321.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

© 2009 Sage 307

 Menu Structure

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Colonnes d’un modèle de saisie

Ordre des Les colonnes sont décrites dans l’ordre où elles apparaissent dans le modèle de saisie, c’est-à-
colonnes dire dans l’ordre de leur sélection dans les Options du fichier pour le type de journal concerné.

Pour plus d'informations, reportez-vous à l’option «Organisation», page 109.

Une colonne non affichée dans le modèle de saisie se voit affecter par défaut la fonction de saisie
manuelle.

Les colonnes Date de saisie, Numéro de ligne et Pièce de trésorerie ne sont jamais utilisées
dans cette commande et n’apparaissent donc pas.

Ajout d’une Il est impossible d’ajouter une colonne non prévue dans l’option Organisation de la fiche société
colonne (commande Fichier / A propos de…). Si vous devez réaliser une telle opération, il est nécessaire
de refermer le modèle, d’ouvrir l’option Organisation, de sélectionner le journal correspondant au
type du modèle de saisie et d’y autoriser les colonnes voulues puis de revenir modifier le modèle
incomplet.

Suppression Une colonne ne peut être supprimée qu’en interdisant sa mention dans l’option Organisation de
d’une colonne la fiche société (commande Fichier / A propos de…) pour le type de journal concerné.

La suppression d’une colonne par ce moyen la masque dans tous les autres modèles de saisie
de même type ainsi qu’en saisie de journal.

Déplacement Il est possible de réorganiser les lignes d’un modèle pour l’adapter à vos habitudes de saisie. Pour
des lignes cela, deux boutons sont présents sur le bord inférieur de la fenêtre.

Le bouton [Déplacement vers le haut] déplace la ligne sélectionnée au dessus de celle qui la
surmonte. Ce bouton est sans effet sur la première ligne du modèle.

Le bouton [Déplacement vers le bas] déplace la ligne sélectionnée au dessous de celle qui
la suit. Ce bouton est sans effet sur la dernière ligne du modèle.

Dans le cas où plusieurs lignes sont sélectionnées, seule la première est concernée par ce dé-
placement.

Prenez garde, en déplaçant les lignes, à ne pas entraver le fonctionnement de certaines fonctions des
modèles, en particulier celles concernant les icônes [Répétition] et [Incrémentation] ou les lignes compor-
tant des formules de calcul faisant appel à d’autres lignes.

Menu contextuel d’un modèle de saisie

Un menu contextuel est disponible sur la liste des lignes d’un modèle de saisie.

© 2009 Sage 308

 Menu Structure

Il présente toutes les fonctions classiques des menus contextuels à l’exception des deux
suivantes :
• Voir/Modifier l’élément sélectionné,
• Consulter l’élément sélectionné.

Voir le paragraphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des colonnes d’un modèle de saisie

Il est possible de personnaliser la liste des lignes des modèles de saisie en utilisant la commande
Personnaliser la liste soit à partir du menu contextuel soit à partir du menu Fenêtre.

La fenêtre de personnalisation qui s’ouvre dépend du type de journal auquel le modèle est desti-
né.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Zones de saisie des modèles de saisie

En-tête d'un modèle

Un modèle de saisie est caractérisé par les informations suivantes.

Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle de saisie est obligatoire. Cette zone est composée de 35
caractères alphanumériques maximum.

Raccourci
Ce code permet d’appeler le modèle correspondant en saisie des journaux. Il est enregistré sur 6
caractères alphanumériques majuscules.

Pour appeler un modèle en saisie de journal : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION
sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici.

Type
Zone à liste déroulante permettant de rattacher le modèle à un type journal.
Le programme propose les types de journaux déjà rencontrés lors de l'enregistrement des
Codes journaux.
Après enregistrement du modèle de saisie, cette zone ne sera plus accessible.

© 2009 Sage 309

 Menu Structure

Code journal
La liste propose les codes journaux correspondant au type du modèle de saisie.
L’objectif d’associer un code journal dans un modèle de saisie est d’affecter directement ce code
journal dans la Saisie par pièce après sélection du modèle de saisie.

Saisie d'une ligne de pièce

Pour vous déplacer de zone en zone dans le bandeau de saisie au dessus des titres des colon-
nes, utilisez de préférence la touche TABULATION ou la combinaison de touches MAJUSCULE
+ TABULATION pour revenir à la zone précédente.

Vous pouvez, suivant le cas, y taper des textes, des dates ou des montants. Vous pouvez égale-
ment y enregistrer des fonctions à l’aide des boutons correspondants.

Il n’est pas possible de placer deux fonctions dans une même zone.

Par contre, il est possible de combiner des informations fixes et une fonction de Saisie manuelle.
Des valeurs ne peuvent être enregistrées simultanément dans les zones Débit et Crédit d’une
même ligne.

Lorsqu’une ligne est complètement saisie, validez-la en pressant la touche ENTREE.

Le programme vous propose de saisir immédiatement la ligne suivante et y affiche les mêmes va-
leurs que celles de la ligne précédente, à l’exception des zones Débit et Crédit qui sont mises à
blanc.

Si vous saisissez des valeurs numériques dans les colonnes Débit et Crédit, le programme ne vérifie pas
leur égalité.

Pour effacer le contenu d’une zone, utilisez la touche RET.ARR..

Pour supprimer une ligne, utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils Navigation après
avoir sélectionné cette ligne.

Rappelons que les colonnes Numéro de ligne, Date de saisie et Pièce de trésorerie ne peuvent pas être
paramétrées et que leur position, si vous en demandez l’affichage, est toujours la première.

Lorsque le modèle de saisie est fini, refermez la fenêtre pour enregistrer les informations.

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Tableau de syn- Le tableau ci-après présente toutes les possibilités détaillées dans les pages suivantes, zone par
thèse zone. La lettre D signifie la disponibilité de la fonction dans la colonne considérée.

Saisie Saisie
Colonnes Répétition Incrémentation Calcul Equilibrage
manuelle fonction

Jour D D D

N° de pièce D D D D D

Référence pièce D D D D D

N° compte général D D D D

N° compte tiers D D D D

Contrepartie générale D D D D

Contrepartie tiers D D D D

Libellé écriture D D D

Echéance D D D D

Mode règlement D (sélection)

Devise D (sélection)

Parité D D D D

Quantité D D D

Montant devise D D D

Débit/Crédit D D D D

Code taxe D D D D

Informations libres D D D

Plans analytiques D

IFRS D

Vous pouvez remarquer que, sur pratiquement toutes les zones, le bouton [Fonc-
tion] est accessible.

Etant donné le caractère particulier de ce dernier bouton, nous lui consacrons un paragraphe
sous le titre «Fonctions des modèles de saisie», page 317.

Jour
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition et Saisie fonction.
Cette colonne permet d’enregistrer la date du mouvement. L’enregistrement porte sur le quan-
tième du jour (deux chiffres maximum), le mois et l’année sont fixés par le journal sur lequel
s’effectuent les saisies.
Le programme effectue, lors de l'utilisation de cette pièce, un contrôle sur les dates saisies en
fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de l’année (normale ou bissextile).
Si les dates de chaque ligne peuvent être différentes, enregistrez des fonctions de Saisie
manuelle. Si ces dates peuvent être les mêmes, enregistrez une fonction de Saisie manuelle à la
première ligne et des fonctions Répétition sur les autres.

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Numéro de pièce
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Incrémentation, Calcul et Saisie fonc-
tion.
Cette colonne permet l’enregistrement du numéro de pièce.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13.
Pour que le numéro de pièce soit saisi par l'utilisateur, choisissez la fonction Saisie manuelle.
Si la fonction Répétition se trouve sur la première ligne du modèle de saisie, le programme pro-
posera le numéro suivant la numérotation des pièces définie dans les Codes journaux.
Sinon, le programme reprend la valeur de la ligne précédente.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Codes journaux», page 280.

Pour que le programme ajoute 1 à la valeur précédemment calculée, choisissez la fonction Incré-
mentation.

Référence de pièce
Les boutons accessibles sont Saisie manuelle, Répétition, Incrémentation, Calcul et Saisie fonc-
tion. Cette colonne sert à l’enregistrement de la référence de l’écriture qui sera passée.
Le paramétrage de cette zone peut être effectué de trois façons :
• soit en enregistrant la référence si elle est invariable,
• soit en enregistrant une fonction de Saisie manuelle si elle doit être précisée par l’opéra-
teur,
• soit en combinant les deux méthodes si la référence à saisir présente une partie fixe et
une partie variable.
En outre si la référence doit être la même pour toutes les lignes de la pièce, vous pouvez utiliser
la fonction Répétition pour reproduire la valeur de la première ligne (ou de la ligne précédente).
Si vous souhaitez que la référence de la pièce soit un numéro directement incrémenté par le pro-
gramme, cliquez sur le bouton [Incrémentation].
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 17.

N° compte général
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition], [Calcul] et [Saisie fonction].
Cette colonne concerne la saisie du numéro de compte. Le nombre maximal de caractères
alphanumériques saisissables est de 13. Les caractères alphabétiques apparaissent automati-
quement en majuscules.
La saisie peut être réalisée de plusieurs façons :
• soit en enregistrant le numéro de compte in extenso s’il est invariable (dans ce cas, il faut
que le compte existe dans le plan comptable),
• soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle s’il doit être précisé par l’opérateur,
• soit en combinant les deux méthodes si le numéro à saisir appartient à une tranche de
comptes.
Exemple
Si la ligne de pièce que vous paramétrez doit toujours mentionner le compte de vente de produits
finis : tapez directement 7010000.
Si la ligne de pièce peut comporter différents comptes, insérez la fonction Saisie manuelle. Si la
ligne doit toujours comporter un compte fournisseurs, enregistrez le radical des comptes de tiers
fournisseurs et ajoutez la fonction Saisie manuelle (401 Saisie manuelle) ; l'utilisateur n’aura plus
qu’à compléter.

Lorsque vous enregistrez un numéro de compte existant, son intitulé apparaît dans la zone
Compte en haut de la fenêtre.
Le programme vérifie l’existence du compte que vous mentionnez.

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Les comptes peuvent être transférés par glissement. Cette méthode est expliquée dans le «Manuel de la
gamme». Ils peuvent également être rappelés par leur raccourci clavier.

Lorsqu’une pièce analytique est attachée à une ligne de pièce, le numéro de compte apparaît en
caractères gras sur Macintosh et en caractères italiques sous Windows. Voir plus loin les explica-
tions données sur ces pièces.
L’utilisation de la fonction Calcul dans la zone Numéro de compte permet de reprendre par
défaut le compte principal associé après saisie du compte.

N° compte tiers
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition], [Calcul] et [Saisie fonction].
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 17. Les caractères
alphabétiques apparaissent automatiquement en majuscules.
Le programme vérifie l’existence du compte que vous mentionnez.
La saisie du numéro de compte de tiers peut être réalisée de plusieurs façons :
• soit en enregistrant le numéro de compte s’il est invariable,
• soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle s’il doit être précisé par l’opérateur,
• soit en combinant les deux méthodes si le numéro à saisir appartient à une tranche de
comptes.
Si vous insérez la fonction Calcul, le programme calculera le compte tiers dès lors que le compte
général sera saisi : il prendra le premier tiers de la liste des comptes tiers rattachés au compte
général.

Contrepartie générale
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition], [Calcul] et [Saisie fonction].
Cette colonne est destinée à l’enregistrement du numéro de compte servant de contrepartie au
compte saisi dans la colonne N° compte général. Cette information sera mentionnée dans les
états ou les extraits de compte et indiquera sur quel compte la contrepartie, totale ou partielle, a
été enregistrée.
Cela vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de
dépenses.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13.
Cette colonne permet l’enregistrement manuel, la répétition de la valeur saisie sur la ligne précé-
dente ou l’insertion automatique d’un numéro de compte par le biais des boutons [Calcul] ou
[Saisie fonction].
A partir de la seconde ligne, le programme affecte toujours en compte de contrepartie, le numéro
de compte de la première ligne.
L’enregistrement manuel ou la répétition étant simples à concevoir et à mettre en œuvre, nous
ne développerons ici que les possibilités offertes par l’enregistrement de la fonction Calcul dans
la colonne Contrepartie générale.
Le comportement de la commande diffère selon le journal dans lequel le modèle est utilisé.

Utilisation dans Dans la colonne Contrepartie, le programme inscrit automatiquement le numéro du compte de
un journal de tiers, de produit ou de charge sur la ligne du compte de banque ou de caisse et ce dernier numéro
trésorerie en contrepartie des autres lignes.
Exemple
Cas de l’enregistrement direct d’une vente.

Numéro compte Contrepartie

512 411

411 512

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Utilisation dans Le programme indique, en première ligne du modèle, le compte général de la seconde ligne et,
un journal de pour les autres lignes, le compte général de la première ligne.
type achat,
Exemple
vente, général
ou situation Nous ne présentons que les colonnes Numéro de compte et Contrepartie.

Numéro compte Contrepartie

401 607

6071 401

44561 401

6072 401

44562 401

Contrepartie tiers
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition], [Calcul] et [Saisie fonction].
Cette colonne est destinée à l’enregistrement du numéro de compte de tiers servant de contre-
partie au compte saisi dans la colonne N° compte tiers. Cette information sera mentionnée
dans les états ou les extraits de compte et indiquera sur quel compte la contrepartie, totale ou
partielle, a été enregistrée. Cela vous permet de retrouver beaucoup plus facilement la prove-
nance de recettes ou de dépenses.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 17.
Cette colonne permet l’enregistrement manuel, la répétition de la valeur saisie sur la ligne précé-
dente ou l’insertion automatique d’un numéro de compte par le biais des boutons [Calcul] ou
[Saisie fonction].
A partir de la seconde ligne, le programme affecte toujours en compte de contrepartie tiers, le
numéro de compte de tiers de la première ligne.

Libellé écriture
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition] et [Saisie fonction].
Cette colonne sert à enregistrer le libellé de l’écriture qui sera passée. Comme pour le numéro
de compte, le paramétrage de cette zone peut être effectué de trois façons :
• soit en enregistrant le libellé s’il est invariable,
• soit en enregistrant une fonction Saisie manuelle s’il doit être précisé par l’opérateur,
• soit en combinant ces deux méthodes si le libellé à saisir présente une partie fixe et une
partie variable.
De plus, si le libellé doit être le même pour toutes les lignes de la pièce, vous pouvez utiliser la
fonction Répétition pour reproduire la valeur de la première ligne (ou de la ligne précédente).
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 35.
Exemple
La ligne de pièce que vous paramétrez doit toujours mentionner la même information, tapez-la
directement : Prélèvement emprunt.
La ligne de pièce peut comporter différents libellés, insérez la fonction Saisie manuelle.
La ligne doit toujours comporter un libellé fixe et une information variable, enregistrez le texte
constant et ajoutez la fonction Saisie manuelle ; l’utilisateur n’aura plus qu’à compléter : Chèque
n° (Saisie manuelle).

Echéance
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition], [Calcul] et [Saisie fonction].
Cette colonne sert à l’enregistrement d’une date d’échéance. Celle-ci peut être saisie à la main
en insérant la fonction Saisie manuelle ou calculée en insérant la fonction Calcul. Dans ce der-
nier cas, le calcul ne peut s’effectuer que pour les comptes de tiers.

© 2009 Sage 314

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Il est en effet possible d’enregistrer, sur la deuxième fiche du compte, le type d’échéance, le
délai de règlement et le jour de tombée.
Le calcul de la date d’échéance s’effectue donc à partir des informations enregistrées dans le
compte et de la date enregistrée dans la colonne Jour sur la même ligne.
Cette zone accepte une date de 6 caractères au maximum suivant le format jjmmaa.
Si le compte de tiers ne mentionne aucune condition de règlement, c’est la date du jour qui est
proposée. Il ne vous sera possible de compléter cette zone pour un compte donné que si vous
avez autorisé cette saisie sur la fiche du compte général.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Plan comptable», page 202.

Nous vous conseillons de mettre la fonction Calcul pour tous les comptes même pour ceux qui n'enregistre-
ront pas de date d'échéance ; ainsi, lors de la saisie des écritures, le curseur ne se positionnera pas dans la
colonne Echéance.

Mode de règlement
Le programme propose trois types de sélections :
• Aucun, pour ne présélectionner aucun mode de règlement,
• Calcul, choix permettant de demander la récupération du modèle de règlement enregistré
sur la fiche du compte de tiers mouvementé,
• la sélection d'un Mode de règlement depuis la liste affichée : en saisie (avec utilisation
d'un modèle de saisie), il vous sera impossible de modifier le mode de règlement.

Devise
Le programme propose trois types de sélections :
• Aucune, pour ne présélectionner aucune devise,
• Calcul, choix permettant de demander la récupération de la devise enregistrée sur la fiche
du compte de tiers mouvementé,
• la présélection d'une Devise depuis la liste affichée : en saisie (avec utilisation d'un
modèle de saisie), il vous sera impossible de modifier cette colonne.

Parité
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition], [Calcul] et [Saisie fonction] pour
reprendre le cours en vigueur.
Dans cette colonne, vous pouvez saisir le taux de change afin d’automatiser la saisie en devise.
La colonne parité est liée à la devise : si le compte saisi est associé à un compte de tiers possé-
dant une devise, la parité sera automatiquement calculée.

Quantité / Montant en devise

Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Saisie fonction] et [Equilibrage].
Cette colonne permet d’enregistrer les quantités mises en jeu ou les devises le cas échéant. La
valeur maximale saisissable dans cette zone est 9.999.999.999,99.
Les valeurs saisies dans cette colonne seront utilisées dans le grand-livre, les états statistiques
tiers et les états analytiques.
Il ne vous sera possible de compléter cette zone pour un compte donné que si vous avez auto-
risé cette saisie sur la fiche compte.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Plan comptable», page 202.

Si cette colonne est utilisée pour la saisie des devises, le programme effectue automatiquement
la conversion devise/Euro lorsque le taux de change est renseigné dans la colonne parité.
La fonction Equilibrage n’a pas d’utilité si vous enregistrez des quantités mais réalise l’équili-
brage si vous saisissez des devises.

© 2009 Sage 315

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Exemple
Pour l’enregistrement des ventes export vous avez créé la pièce comptable suivante :

N° compte Parité Montant en devise Débit Crédit

Compte tiers

Ventes march.

Transp. march.

Vous constatez après saisie et validation de la dernière ligne le résultat suivant :

N° compte Parité Montant en devise Débit Crédit

Compte tiers 3,40 50 Euros 170

Ventes march. 3,40 40 Euros 136

Transp. march. 3,40 10 Euros 34

Débit / Crédit
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Calcul], [Saisie fonction] et [Equilibrage].
Ces deux colonnes ont un fonctionnement identique. Elles permettent la saisie des montants.
La saisie peut s’effectuer de cinq manières différentes :
• en insérant la fonction Saisie manuelle si la valeur est chaque fois différente,
• en insérant la fonction Equilibrage pour un calcul automatique par rapport aux autres
valeurs saisies,
• en insérant la fonction Calcul lorsque la nature de la ligne le permet (ligne de TVA, de TP,
devise),
• en tapant le montant s’il est constant,
• en insérant la fonction Saisie fonction, décrite plus loin.
Exemple
Si le remboursement d’un emprunt s’effectue par prélèvements constants, vous pouvez enregis-
trer toutes ces valeurs dans une pièce comptable. L’appeler à dates fixes correspondra en quel-
que sorte à des écritures d’abonnement.

Code taxe
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition], [Calcul] et [Saisie fonction].
Cette colonne concerne la saisie du code taxe. Vous disposez de 3 caractères numériques maxi-
mum.
Pour la Saisie manuelle, il vous suffit d'enregistrer la valeur souhaitée.
Pour la fonction Répétition, c'est la valeur du code taxe de la ligne supérieur qui est reprise.
Pour la fonction Calcul, i.e. saisie automatique :
• Si le compte général de la ligne est de nature Charge ou Produit, le code taxe affecté au
compte général est automatiquement repris.
• Si le compte général de la ligne est de type Taux de taxes, le code taxe correspondant au
compte général est automatiquement repris. Si plusieurs taux de taxes comportent le
même compte général, c'est le 1er qui est par défaut repris.
Pour la Saisie fonction, c'est la valeur du code taxe d'une ligne sélectionnée qui est reprise.

© 2009 Sage 316

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Informations libres
Rendez disponibles les informations libres sur les écritures générales (commande Fenêtre / Per-
sonnaliser la liste) et autorisez la saisie des fonctions de paramétrage des lignes sur celles-ci, si
vous souhaitez qu’elles soient automatiquement renseignées par les autres données du fichier.
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle], [Répétition] et [Saisie fonction].
Choisissez :
• le bouton [Saisie manuelle] si l’information est à chaque fois différente,
• le bouton [Répétition] si l’information est toujours la même,
• le bouton [Saisie fonction] si vous souhaitez reprendre l’information saisie sur la même ou
sur une autre ligne.

Fonctions des modèles de saisie

Le bouton [Fonction], accessible dans pratiquement toutes les colonnes du modè-

le, appelle une des fonctions préenregistrées permettant la reprise automatique
d’une information saisie sur une autre ligne, ou sur la même ligne.

© 2009 Sage 317

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Le tableau suivant récapitule les fonctions proposées :

Le programme récu- Le programme récu-

Nom de la fonction Nom de la fonction
père... père...

Date_E la date de l’écriture Code Taxe le code taxe affecté au

(reprend une date et compte
non un jour)

Date_S la date de saisie Devise la devise

Piece le numéro de pièce Parite la parité

Facture le numéro de facture Qte la quantité

Ref_P la référence Mont_Dev le montant en devise

Cpte_G le numéro du compte Debit le montant débit

général

Cpte_T le numéro du compte Credit le montant crédit

de tiers

Contre_G le compte de contre- Montant le montant, quel que

partie du compte géné- soit son sens
ral

Contre_T le compte de contre- Int_T l’intitulé du compte de

partie du compte tiers tiers

Libelle le libellé de l’écriture Int_G l’intitulé du compte

général

Info_lib_T une information libre Info_lib_G une information libre

tiers d’une ligne d’écri- compte général d’une
ture ligne d’écriture

Info_lib_E une information libre Echéance la date d’échéance de

écriture d’une ligne l’écriture
d’écriture

CDTexte la date avec sa trans- Mode le mode de règlement

formation en lettres

Lorsqu’une fonction est insérée dans une colonne, elle s’affiche sous la forme =Date_E( ).
Le curseur clignote entre les parenthèses. Il suffit d’indiquer le numéro de la ligne du modèle de
saisie sur laquelle le programme doit récupérer l’information.

La fonction Date_S ne nécessite pas la saisie d’un numéro de ligne puisque le programme récupère la date
système.

Exemple
1ère ligne : Le montant TTC de la facture est saisie manuellement.
2ème ligne : La fonction calcule le montant de la TVA sur la base du montant de la première ligne.
3ème ligne : Le mouvement est équilibré sur le compte de tiers.

© 2009 Sage 318

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Le bouton [Calcul] aurait également pu être utilisé pour le montant TVA si ce compte était paramétré dans
les taux de taxes.

Exemple
Reprise, dans le libellé de l'écriture, de l'intitulé du compte tiers de la ligne 1.

Exemple
Il est possible de combiner du texte fixe avec une fonction.
Vous pouvez par exemple demander dans le libellé l’indication de la mention «Fact. du» suivie de
la date d’écriture. Dans ce cas, saisissez dans la zone :
= "Fact. du " + CDText(Date_E(1))

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Aide au paramétrage

Lorsque le curseur se trouve dans la plupart des zones du bandeau de saisie,

le bouton [Paramétrage] devient actif. Celui-ci renvoie sur la fenêtre de para-
métrage de la zone.

Ce bouton n'est pas disponible pour les zones faisant appel à une liste déroulante : Mode de règlement et
Devise.

Catégorie
Cette liste présente les catégories de fonctions utilisables pour la zone sélectionnée :
• Commandes prédéfinies : cette option regroupe les boutons de fonctions,
• Fonctions : cette option regroupe les «Fonctions», c'est-à-dire les zones utilisables dans
une formule,
• Opérateurs : les opérateurs arithmétiques utilisables sont indiquées sous cette option.
Nom de la fonction
Cette liste présente les fonctions utilisables pour la zone sélectionnée.

Détail de la fonction
Lorsqu'une fonction est sélectionnée (liste Nom de la fonction), une explication concise est don-
née au bas de la fenêtre.

Valeur
Cette zone de saisie de 35 caractères permet de saisir le mode de calcul de la zone sélection-
née.

Nous vous invitons à lire attentivement le texte explicatif de chaque fonction pour son utilisation. De plus, un
exemple d'utilisation vous est à chaque fois présenté.

Exemples de modèles de saisie

Le fichier comptable Compta Bijou fourni avec le programme comporte des exemples de modèles
de saisie d’intérêt général s’appliquant à bon nombre de cas.

Nous vous proposons d’ouvrir ce fichier et de consulter les modèles qu’il propose. Ils pourront être
repris dans votre propre comptabilité par l’intermédiaire de la commande Structure / Fusion….

© 2009 Sage 320

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Modèles de saisie analytique

Si vous avez autorisé les saisies analytiques dans un code journal, il vous sera possible, pour cha-
que ligne du modèle de saisie (si le compte le permet), d’enregistrer une répartition des montants
sur des comptes analytiques.

Voir les commandes «Plan comptable», page 202 et «Codes journaux», page 280.

Vous trouverez des descriptions complémentaires sur les modèles de saisie analytique sous les
titres :

• «Zones de saisie des modèles de saisie analytique», page 323.

Lorsque vous appellerez un modèle en saisie de journal, vous pourrez répartir les sommes sur
les différentes sections analytiques préenregistrées.

Le modèle de saisie analytique apparaît lorsque vous cliquez sur la commande Analytique propo-
sée par le bouton [Actions].

Cette opération n’est possible que si vous avez, au préalable, sélectionné une ligne à ventiler
dans le modèle de saisie, en cliquant dessus.

Cette fenêtre présente beaucoup de similitudes avec celle de saisie des modèles de saisie comp-
tables. Le nombre de boutons est plus réduit.

Une ligne de pièce peut être ventilée sur les comptes de plusieurs comptabilités analytiques. Le
nombre maximal de comptabilités analytiques sur lesquelles une même ligne peut être ventilée
est limité à dix, onze avec le plan IFRS s’il est utilisé.

Le programme n’effectue pas de contrôle sur l’équilibrage lors du paramétrage de la pièce. Si votre modèle
analytique n’est pas équilibré, vous obtiendrez un message d’erreur lors de l’utilisation du modèle de saisie.

Exemple
Vous souhaitez ventiler les dépenses du Service Après Vente à la fois sur les agences commer-
ciales de votre société et sur les types de clientèle (grossistes, détaillants, particuliers par exem-
ple). Vous allez donc sélectionner le plan analytique qui concerne les agences et répartir les frais
sur les différents comptes des agences en fonction de leur importance. Vous ferez de même pour
le plan analytique recouvrant la typologie de clientèle et répartir la totalité des mêmes frais sur les
comptes correspondant aux clients.

Lorsqu’une ligne de modèle de saisie est ventilée sur un modèle analytique, le numéro de compte
apparaît en caractères gras sur Macintosh et en italiques sous Windows.

Pour permettre le choix du plan analytique et du plan IFRS, une zone à liste déroulante est ac-
cessible au-dessus des zones de saisie. Les plans analytiques ainsi que le plan IFRS sont enre-
gistrés dans l'option Fichier / A propos de… / Options / Plan analytique.

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Les colonnes proposées sont fixes et concernent le compte analytique, la quantité/devises et le

montant. Il est impossible de modifier la largeur et la position des colonnes.

Pour vous déplacer de zone en zone, utilisez de préférence la touche TABULATION.

Pour insérer une fonction, placez le curseur dans la zone considérée et cliquez avec le pointeur
sur le bouton correspondant. Deux fonctions différentes ne peuvent pas se trouver dans la même
zone. La dernière enregistrée remplace la précédente.

Deux des trois fonctions accessibles ont déjà été rencontrées dans les modèles de saisie comp-
table.

Bouton [Saisir]
Cette fonction indique que la valeur correspondante doit être saisie manuellement
par l’utilisateur.

Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particu-
lière.
Exemple
Vous utiliserez cette fonction pour enregistrer le montant sur la première ligne de saisie.

Comme dans les modèles de saisie comptable, il est possible de faire précéder ou suivre cette
fonction d’une valeur fixe pré-saisie.
Exemple
Si la section analytique à enregistrer doit appartenir à une série de comptes précise, vous pourrez
pré enregistrer cette dernière : 921SI + Saisie manuelle. Il ne restera à l’utilisateur qu’à compléter
le radical 921SI avec le numéro de la section.

Lorsque vous utilisez un modèle analytique pour ventiler une dépense (ou une recette), le curseur
se positionne automatiquement dans la première des zones possédant une fonction de Saisie
manuelle et sur les suivantes après avoir pressé la touche TABULATION.

Bouton [Equilibrer]
Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par équili-
brage avec les autres montants saisis dans le modèle et le montant total à impu-
ter indiqué dans la zone en haut de la fenêtre.
Dans la liste des lignes de la pièce cette fonction apparaît sous la forme d’une icône particu-
lière.
Exemple
Si la ventilation comporte plusieurs lignes, utilisez cette fonction sur la dernière pour enregistrer
le solde du montant à ventiler. Cette méthode a le mérite d’éviter que des centimes, dus aux cal-
culs sur les pourcentages, restent non affectés et empêchent la ventilation automatique (dans le
cas où l’équilibrage de la ventilation est imposé).

Bouton [Grille]
Cette fonction permet d'accéder à la liste des modèles de grille enregistrés par la
commande Modèles de grille.

© 2009 Sage 322

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Voir la fonction«Modèles de grille», page 325 .

Rappelons que les grilles correspondent à des modèles de répartition préenregistrés. Le choix
d'une grille n'est pas obligatoire. Vous pouvez tout à fait enregistrer «manuellement» une nouvelle
répartition.

Si une grille analytique a déjà été saisie pour le compte général, le programme vous propose d’affecter de
manière automatique les répartitions analytiques définies. Si vous refusez, aucune affectation analytique ne
sera effectuée.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Zones de saisie des modèles de saisie analytique

Rappelons qu’après avoir sélectionné une ligne à ventiler dans le modèle de saisie, vous devez cliquer sur
le bouton [Modèle analytique] pour ouvrir un modèle de saisie analytique.

Plan analytique
Le programme propose la liste des plans analytiques ainsi que le plan IFRS (s’il est utilisé) enre-
gistrés dans les options de la fiche société (commande Fichier / A propos de…).
Sélectionnez le plan contenant les sections analytiques sur lesquelles le mouvement sera ven-
tilé.

Section
Le bouton accessible est [Saisie manuelle].
Cette colonne permet l’enregistrement des sections analytiques de ventilation.
Enregistrez la première section analytique dans la première colonne ou sélectionnez la fonction
Saisie manuelle si le choix de la section doit être fait en saisie.
Le programme vérifie l’appartenance des sections saisies au plan analytique sélectionné.
Les comptes peuvent être transférés par glissement comme cela vous est montré dans le
«Manuel de la gamme».
Pour vous déplacer de zone en zone, utilisez de préférence la touche TABULATION.

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Quantité/Devise
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle] et [Equilibrage].
Cette colonne permet d’enregistrer les quantités ou un montant en devise le cas échéant. Elle
autorise la saisie d’un montant, d’un pourcentage ou la sélection de la fonction Saisie manuelle
ou Equilibrage.
Les valeurs saisies dans cette colonne seront utilisées dans les états analytiques.

Montant
Les boutons accessibles sont [Saisie manuelle] et [Equilibrage].
Cette zone permet la saisie d’un montant fixe, d’un montant saisi par l’utilisateur, d’un pourcen-
tage fixe ou saisi et permet aussi l’équilibrage automatique.

La commande Modèles de saisie n’effectue aucun contrôle sur la validité ou la cohérence des montants
que vous enregistrez ici. S’ils s’avèrent être supérieurs ou inférieurs aux montants à ventiler, un message
d’erreur vous en avertira lors de la saisie de journaux.

Exemple
Si le montant total de la ligne doit être ventilé sur un seul compte analytique, enregistrez la fonc-
tion Equilibrage.
Si la ventilation doit être faite en pourcentage sur plusieurs comptes, saisissez de préférence la
fonction Equilibrage sur la dernière ligne pour éviter les problèmes de décimales sur les calculs
dans le cas où l’équilibrage est demandé.
Par exemple, vous utilisez cette commande pour ventiler les frais d’assurances entre les diffé-
rents services de votre société. Les primes étant en général fixes sur une période plus ou moins
longue, vous pouvez d’ores et déjà enregistrer la quote-part de chaque service.

Rappelez-vous que tout montant enregistré dans un modèle de saisie peut être modifié en saisie
du journal.
Lorsqu’une ligne est saisie, validez en pressant la touche ENTREE. Continuez alors l’enregistre-
ment des comptes, ou bien choisissez un autre plan analytique, ou encore refermez la fenêtre.

Rappelons que pour éviter tout message d’erreur lors de l’utilisation d’un modèle analytique en saisie, il est
nécessaire que le montant soit totalement ventilé sur chaque plan obligatoire.

Un menu contextuel est disponible sur la liste des sections. Quatre commandes ne sont pas disponibles :
Voir/Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné, Ajouter un nouvel élément et Person-
naliser la liste.

Suppression Pour supprimer un modèle analytique, sélectionnez puis supprimez toutes ses lignes au
d’un modèle moyen du bouton [Supprimer] de la barre d’outils Navigation. Répétez cette opération pour
analytique chaque plan analytique.

Impression d’un La ventilation analytique d'un modèle apparaît dans l’impression du modèle de saisie.
modèle analyti-
que

Exemples de Certains modèles de saisie fournis avec le fichier exemple Compta Bijou comportent une ventila-
modèles analy- tion analytique. Nous vous proposons de vous y référer pour vous faire une idée de ce qu’il est
tiques possible de réaliser.

© 2009 Sage 324

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Modèles de grille
Structure / Modèles / Modèles de grille

Cliquer sur le bouton [Modèles de grille] de la barre d’outils Comptabilité analytique et bud-
gétaire revient à activer cette commande.

Cette commande permet de pré enregistrer une grille de ventilation qui pourra être utilisée pour
répartir le budget associé à un compte lors du paramétrage des modèles de saisie analytiques,
en saisie analytique ou encore lors d'une recherche.

Cette répartition peut être effectuée sur les comptes généraux (modèle de grille de type général)
ou sur les sections d'un plan analytique sélectionné (modèle de grille de type analytique).

Sur le volet «Complément» du dossier (commande Fichier / A propos de…), vous avez choisi de gérer des
budgets par compte général (Axe général), ou par compte analytique (Axe analytique).
Dans le premier cas, sur le volet «Budgets d'un compte général», le programme permet de sélectionner un
modèle de grille de type analytique.
Si vous avez opté pour une gestion des budgets sur axe analytique, sur le volet «Budgets» d'une section
analytique, le programme permet de sélectionner un modèle de grille de type général.

Opérations possibles sur la liste des modèles de grille

Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de grille créés apparaît. Elle présente le
type, l'intitulé de chaque modèle et le raccourci clavier qui lui est éventuellement associé.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

La liste des modèles de grille présente les informations suivantes :

• le Type de modèle représenté par une icône :

- Analytique,

- Général,

• l’Intitulé du modèle ainsi que

• son Raccourci.

© 2009 Sage 325

 Menu Structure

Menu contextuel de la liste des modèles de grille

Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de grille.

Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des modèles de grille

Il est possible de personnaliser la liste des modèles de grille en utilisant la commande Personna-
liser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Aucune colonne ne peut être ajoutée mais il est possible d’en supprimer.

© 2009 Sage 326

 Menu Structure

Fenêtre de paramétrage des modèles de grille

En-tête d'un Un modèle de grille est caractérisé par les informations suivantes.
modèle de
grille Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle de grille est obligatoire. Cette zone est composée de 35 carac-
tères alphanumériques maximum.

Type
Une grille peut être de type :
• Général : la ventilation s'effectue sur des comptes généraux.
Les grilles de ce type sont repérées dans la liste des grilles par l’icône ci-contre.
• Analytique : la ventilation s'effectue sur des sections analytiques.
Les grilles de ce type sont repérées dans la liste des grilles par l’icône ci-contre.

Sélectionnez le type de grille à paramétrer.

Les modèles de grille de type analytique seront accessibles sur le volet «Budgets» d'un compte
général (le sous-budget du compte sera une répartition par plan analytique et section) en saisie
des comptes généraux pour affecter une ventilation par défaut, en saisie analytique et en recher-
che d'écritures afin d'effectuer une ventilation automatique des écritures analytiques

Les modèles de grille de type général pourront être appelés sur le volet «Budgets» d'une section
analytique ; le sous-budget de la section sera une répartition par compte général.
Exemple
Plusieurs comptes généraux sont répartis de la même manière en analytique. Il est donc intéres-
sant de créer un modèle de grille de type analytique.
Ce modèle de grille pourra ainsi être utilisé en saisie courante. Il pourra également être appliqué
à un modèle de saisie.

Raccourci
Ce code permet d’appeler le modèle de grille correspondant en saisie des budgets, en saisie
analytique ou pour appliquer une grille après une recherche d'écritures. Il peut être enregistré
sur 1 à 6 caractères alphanumériques majuscules.

Pour appeler un modèle de grille en saisie de pièce : vous maintenez enfoncées les touches COMMANDE
et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et vous tapez le raccourci enregistré ici.

Plan analytique
Sélectionnez le ou les plans analytiques qui seront associés à ce modèle de grille. On pourra
ainsi définir des répartitions différentes suivant le plan sélectionné.

© 2009 Sage 327

 Menu Structure

Grille de répar- La partie inférieure de la fenêtre permet d'enregistrer les comptes ou sections de ventilation et le
tition montant qui leur est associé. Les sélections sont réalisées à partir des zones situées en bas de
la fenêtre.

Numéro
Sélectionnez successivement les comptes (généraux ou analytiques suivant le type de grille) sur
lesquels doit être réparti le montant.

Pourcentage / Equilibre / Montant

Cette zone permet d’indiquer directement le mode de saisie de chaque montant de répartition.
Trois possibilités s’offrent à vous :
• Saisir un pourcentage : dans ce cas, le montant affecté au compte sélectionné correspond
à un pourcentage du montant total. Sur la liste des lignes de ventilation, le programme
indique ce type de choix par le caractère pour cent : %.
• Ne rien saisir pour demander l’équilibre : dans ce cas, le programme solde la répartition
sur le compte.

Ce choix est repéré dans la liste des répartitions par l’icône ci-contre.
• Saisir un montant : dans ce cas le montant affecté au compte est fixe.
Tapez la touche ENTREE pour valider chaque ligne.

Un menu contextuel est disponible sur la liste des répartitions. Trois fonctions ne sont pas disponibles Voir/
Modifier l’élément sélectionné, Consulter l’élément sélectionné et Personnaliser la liste.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 328

 Menu Structure

Modèles de règlement
Structure / Modèles / Modèles de règlement

Cette commande permet de pré enregistrer l'ensemble des modalités de règlement généralement
pratiquées par votre société.

Cliquer sur le bouton [Modèles de règlement] de la barre d’outils Gestion des tiers revient à
activer cette commande.

Un modèle de règlement peut être appliqué à un compte de tiers (volet «Structure / Plan tiers /
Complément») afin que la gestion des règlements de ce dernier soit automatisée.

Opérations possibles sur la liste des modèles de règlement

Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles de règlement créés apparaît, classée
dans un ordre croissant d'intitulé (chiffres de 0 à 9 puis lettres de A à Z majuscules puis minuscu-
les).

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Menu contextuel de la liste des modèles de règlement

Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles de règlement.

© 2009 Sage 329

 Menu Structure

Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

La commande Personnaliser la liste n’est pas disponible.

Fenêtre de paramétrage des modèles de règlement

Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle de règlement est obligatoire. Cette zone est composée de 35
caractères alphanumériques maximum.

La partie basse de la fenêtre permet d'enregistrer le détail des modalités de règlement.

Les sélections sont réalisées à partir des zones situées en bas de la fenêtre.

Valeur
Indiquez directement dans la zone le mode de saisie de chaque montant de répartition. Trois
possibilités s’offrent à vous :
• Indiquer un pourcentage : le montant affecté à la ligne du modèle de règlement correspon-
dra à un pourcentage du montant total du mouvement.
• Laisser la zone vide afin de demander l’équilibre : le programme solde le montant total du
mouvement sur la ligne. Une ligne d'équilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur
puisque cette dernière est calculée automatiquement par le programme.
Le programme indique ce type de choix par l’icône d’une balance en regard de la
ligne.
• Indiquer un montant : le montant affecté à la ligne du modèle de règlement est fixe. Dans
la partie centrale de la fenêtre, le programme indique ce type de choix par la lettre F.

Une ligne de modèle de règlement correspond à un mode de règlement et à une échéance.

© 2009 Sage 330

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Jour
Indiquez le nombre de jours de «battement» à respecter entre la date de la pièce génératrice du
paiement (facture) et la date de premier versement du règlement (première échéance).

Condition
Le programme se servira de cette condition pour déterminer la date de départ du calcul de
l'échéance :

Date d’écriture de Date d’échéance

Condition Calcul effectué par le programme
la facture calculée

60 jours nets 12/01/03 13/03/03 Calcul du nombre de jours réels en

tenant compte des mois de 28 , 29,
30 ou 31 jours.

60 jours nets le 25 12/01/03 25/03/03 Idem calcul précédent.

La date d'échéance est la date de
tombée au 25 correspondant au mois
en cours ou au mois suivant (si date
supérieure à date de tombée).

60 jours fin de 12/01/03 31/03/03 La date de début de calcul de

mois civil l'échéance est la date de fin de mois
de l'écriture. Le nombre de jours est
alors appliqué sur la base de mois de
30 jours.
Date de début de calcul de
l'échéance : 31/01/03
Nombre de jours : 60 (2 mois)
Echéance fin de mois : 31/03/03

60 jours fin de 12/01/03 25/04/03 Idem calcul précédent.

mois civil le 25 La date d'échéance est la date de
tombée au 25 correspondant au mois
en cours ou au mois suivant (si date
supérieure à date de tombée).

60 jours fin de 12/01/03 31/03/03 Le nombre de jours réels (mois de

mois 28, 29, 30 ou 31 jours) est appliqué
sur la date d'écriture ; le résultat est
ramené à la date de fin de mois.
Date début de calcul de l'échéance :
12/01/03
Echéance intermédiaire : 11/03/03
Echéance fin de mois : 31/03/03

60 jours fin de 12/01/03 25/04/03 Idem calcul précédent.

mois le 25 La date d'échéance est la date de
tombée au 25 correspondant au mois
en cours ou au mois suivant (si date
supérieure à date de tombée).

Le
Indiquez dans cette zone le jour de tombée du règlement : jour précis saisi manuellement.
Vous pouvez enregistrer jusqu’à 6 jours de tombée (compris entre 1 et 31) en tapant ces jours
sous la forme jj, jj, jj, jj, jj, jj. Le programme prendra en compte la date de tombée la plus proche
de la date trouvée.
Si la zone est à blanc, le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours
de «battement» et la condition.

Si la valeur saisie pour le délai de règlement est, dans le cas d’un client, supérieure à celle paramétrée
dans la commande Fichier / A propos de… zone Délai client maximum, un message vous le rappellera.

© 2009 Sage 331

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Mode de règlement
Sélectionnez le mode de règlement utilisé pour la ligne du modèle (échéance).
Les différents modes de règlement proposés sont enregistrés dans le volet «Fichier / A propos
de… / Options».

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 332

 Menu Structure

Modèles d'abonnement
Structure / Modèles / Modèles d’abonnement

Cette commande permet de pré enregistrer les contrats d'abonnements contractés par la société.

Cliquez sur le bouton [Modèles d’abonnement] de la barre d’outils Comptabilité générale

pour activer cette commande.

Le terme «abonnement» est à prendre au sens large. En effet, vous pouvez par cette commande
enregistrer les caractéristiques liées à des écritures répétitives revenant à intervalle régulier. Il
peut donc s'agir d'écritures de loyers, d'assurances, d'emprunts, etc..
Exemple
Vous avez souscrit un emprunt que vous remboursez par un prélèvement mensuel. Chaque mois,
son enregistrement vous oblige à rechercher :
• le compte de capitaux sur lequel inscrire le remboursement du capital,
• le compte de charges sur lequel imputer l’intérêt de l’emprunt,
• celui où vous noterez les frais d’assurance.
Pour éviter ce travail fastidieux, enregistrez un modèle d'abonnement qui vous proposera auto-
matiquement tous ces comptes.

Les modèles d'abonnement définissent les dates, durée et périodicité auxquelles les écritures se-
ront enregistrées. A chaque modèle d'abonnement est associé un modèle de saisie représentant
le contenu de l'écriture (les imputations) qui sera passée conformément aux indications du modè-
le d'abonnement.

L'enregistrement d'un modèle d'abonnement ne signifie pas que les écritures correspondantes sont
enregistrées ! C'est par la commande Traitement / Ecritures d'abonnement que l'enregistrement des
écritures est rendu effectif.

Opérations possibles sur la liste des modèles d'abonnement

Lorsque vous lancez la commande, la liste des modèles d'abonnement créés apparaît, présentant
le code du journal dans lequel seront générées les écritures d'abonnement et l'intitulé du modèle.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

© 2009 Sage 333

 Menu Structure

Menu contextuel de la liste des modèles d’abonnement

Un menu contextuel est disponible sur la liste des modèles d’abonnement.

Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des modèles d’abonnement

Il est possible de personnaliser la liste des modèles d’abonnement en utilisant la commande Per-
sonnaliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Fenêtre de paramétrage des modèles d'abonnement

La création ou la modification d’un modèle d'abonnement s’effectuent dans la fenêtre suivante.

© 2009 Sage 334

 Menu Structure

Intitulé
La saisie de l'intitulé d'un modèle d'abonnement est obligatoire. Cette zone est composée de 35
caractères alphanumériques maximum.

Date de début / Date de fin

Indiquez la durée du contrat d'abonnement par la saisie de sa date de début et de fin (JJMMAA).
Lors de la génération des abonnements, la première écriture sera générée à la date de début
enregistrée ici.
Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Périodicité
Précisez l'intervalle de temps à respecter entre deux écritures.
Indiquez si la périodicité est exprimée en nombre de jours, de semaines, de mois ou d'années.
Indiquez ensuite le nombre jours, de semaines, de mois ou d'années devant s'écouler entre
deux écritures (obligatoirement supérieur ou égal à 1).

Code journal
Indiquez le code du journal dans lequel seront générées les écritures d'abonnement (par saisie
ou sélection). Le programme vérifie l'existence du journal mentionné.
En fonction de l’option Réservé IFRS enregistrée dans le code journal, le programme affectera
les statuts suivants aux écritures :
• Les deux si cette option n’est pas cochée,
• IFRS si cette option est cochée.

Voir la fonction «Codes journaux», page 280.

Référence
La référence de chaque écriture générée peut être préenregistrée sur cette zone (sur 13 caractè-
res alphanumériques majuscules).

Modèle de saisie
Sélectionnez le modèle de saisie à reproduire pour chaque écriture de l'abonnement en cours.
Le programme vérifie l'existence du modèle mentionné.

Montant global / Montant période

Indiquez si le montant saisi correspond :
• au montant global qui sera éclaté en fonction du nombre d'échéances de l'abonnement
(durée/périodicité),

© 2009 Sage 335

 Menu Structure

• au montant de chacune des échéances de l'abonnement (montant affecté à chaque écri-

ture).
Exemple
Soit les paramètres d'abonnement suivants :
Date de début :010103
Date de fin : 310303
Périodicité : 1 Mois
Code journal : BEU
Modèle de saisie : Remboursement d'un emprunt :

Compte Débit Crédit

164000 Emprunt auprès établissement de Calcul

crédit

661000 Charges d'intérêts = Montant (1)*8/10

Les modèles de saisie utilisés dans un modèle d’abonnement doivent comporter en première ligne la fonc-
tion Saisie manuelle ou Calcul dans les colonnes Jour et Débit ou Crédit.
De plus, pour un journal de trésorerie avec contrepartie en pied de page, il ne faut pas indiquer de ligne
avec le compte de trésorerie.
Lors de la génération de l'abonnement, ces deux comptes, ainsi que le compte de contrepartie de
trésorerie, seront mouvementés aux dates suivantes : 01/01/03 ; 01/02/03 et 01/03/03.
Dès la validation du montant, le programme propose la création du modèle d'abonnement.

Si vous répondez par l'affirmative, le programme calcule le montant affecté à chaque écriture et
affiche l'échéancier de l'abonnement.
Cette liste indique, la date et le montant de chaque écriture et si cette dernière a été générée ou
non.
Lors de la prochaine génération des abonnements (commande Traitement / Ecritures d'abonne-
ment) toutes les écritures non encore générées et à échéance seront proposées.

Vous pouvez remodeler cet échéancier. Pour supprimer une échéance, cliquez sur sa ligne
puis sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils Navigation.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour la sélection des lignes dans une liste.

Ecriture générée
Comme il est stipulé ci-dessus, les écritures non encore générées seront proposées lors de l'uti-
lisation de la commande Ecritures d'abonnement.
Cette case à cocher vous permet de déroger au côté systématique de la génération des
abonnements :
• Si vous ne souhaitez pas générer une des échéances affichées, cliquez sur sa ligne puis
sur cette boîte à cocher et validez. Le «Non» affiché dans la colonne Génération se trans-
forme alors en «Oui». L'écriture ne sera donc pas proposée lors de la prochaine généra-
tion des abonnements.
Cette possibilité peut être très utile si vous vous apercevez que l'échéance a déjà été sai-
sie comme une écriture «classique» par la commande de saisie des journaux.
Elle permet dans ce cas d'éviter un doublon.
• Si, à l'inverse, vous souhaitez traiter une seconde fois une des lignes déjà générée (la
colonne Génération mentionne «Oui»), cliquez sur sa ligne puis sur cette boîte à cocher
et validez.
Le «Oui» affiché dans la colonne Génération se transforme alors en «Non».
L'écriture sera donc proposée lors de la prochaine génération des abonnements.

© 2009 Sage 336

 Menu Structure

Vous utiliserez cette possibilité si vous vous apercevez par exemple que l'échéance géné-
rée a été supprimée par erreur du journal.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Duplication des modèles

Il est possible de créer des modèles de saisie, de grille, de règlement ou d’abonnement par du-
plication d’un modèle existant.

Pour cela :
1 . Ouvrez le modèle d’origine.

2. Lancez la fonction Edition / Dupliquer (ou utilisez les raccourcis clavier ou le bouton de
la barre d’outils Standard).
3 . Le modèle dupliqué remplace celui à l’écran et il apparaît dans la liste.
4 . Modifiez éventuellement le modèle dupliqué et son intitulé si nécessaire.

Particularités de la duplication

La duplication des modèles présente quelques particularités :

• Modèles de saisie : le modèle dupliqué conserve le même type et le même intitulé auquel
est ajouté « (2) » (ou « (3) », etc., en fonction du modèle d’origine) . Cet intitulé peut être
modifié. Le raccourci n’est pas dupliqué puisqu’il doit rester unique pour tout le pro-
gramme.

• Modèle de grille : le type de modèle est conservé et ne peut être modifié. L’intitulé et le
raccourci clavier doivent être ressaisis.

• Modèles de règlement : l’intitulé doit être ressaisi.

• Modèles d’abonnement : l’intitulé doit être ressaisi, le code journal ne peut être modifié
et les écritures ont le statut Non généré.

© 2009 Sage 337

 Menu Structure

Libellés
Structure / Libellés

Cette commande permet de pré enregistrer l'ensemble des libellés qui pourront être utilisés à di-
vers endroits du programme.

Cliquez sur le bouton [Libellés] de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer cette
commande.

Les libellés sont des mentions que vous êtes amenés à taper fréquemment lors des saisies d’in-
titulé ou de libellé et dont vous pouvez, grâce à cette commande, automatiser le rappel et la saisie.

Liste des libellés

La liste des libellés vous est présentée lors du lancement de cette commande. Le programme rap-
pelle le raccourci servant à appeler le libellé, et son intitulé.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Menu contextuel de la liste des libellés

Un menu contextuel est disponible sur la liste des libellés.

© 2009 Sage 338

 Menu Structure

Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des libellés

Il est possible de personnaliser la liste des libellés en utilisant la commande Personnaliser la liste
soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Il n’est pas possible d’ajouter de colonnes mais on peut en supprimer.

Détail d’un libellé

Un libellé est défini dans la fenêtre suivante.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum dont la saisie est obligatoire.

© 2009 Sage 339

 Menu Structure

Raccourci
Ce code permet d’appeler le libellé correspondant (principalement en saisie des journaux). Il est
enregistré sur 1 à 6 caractères alphabétiques majuscules.

Pour appeler un libellé en saisie de pièce : maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur
Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sous Windows et tapez le raccourci enregistré ici. Le curseur doit se
trouver dans une zone de saisie d'un libellé d'écriture.

Exemple
Pour accélérer la saisie des prélèvements bancaires.
Créez un libellé Prélèvement du et donnez lui un raccourci qui vous rappelle phonétiquement son
contenu : PR.
Chaque fois que vous devrez enregistrer le libellé d’un prélèvement fait sur votre compte, main-
tenez enfoncées les touches :
• COMMANDE et OPTION sur Macintosh
• ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows
• et tapez PR.
Vous n’aurez alors plus qu’à compléter avec la date du prélèvement.

Il est également possible de transférer un libellé dans un journal par glissement.

Les explications sur cette possibilité sont données pour la commande «Journaux de saisie»,
page 422.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 340

 Menu Structure

Postes budgétaires
Structure / Postes budgétaires

Cette commande permet de créer, consulter et mettre à jour les dotations budgétaires associées
à un compte ou à un ensemble de comptes de la comptabilité générale ou analytique.

Cliquer sur le bouton [Postes budgétaires] de la barre d’outils Comptabilité analytique et bud-
gétaire revient à activer cette commande.

Le bouton [Créer un poste budgétaire] de la barre d’outils Comptabilité analytique et budgé-

taire donne un accès direct à la fenêtre de saisie d’un poste budgétaire.

Le bouton [Atteindre un poste budgétaire] de la barre d’outils Comptabilité analytique et bud-

gétaire ouvre la fenêtre de la commande Atteindre en la pré-paramétrant pour la recherche
d’un poste budgétaire.

Rappelons que le volet «Budgets» d'un compte permet d'enregistrer parallèlement une gestion
budgétaire spécifique au compte.

Le programme vous permet de créer deux types de dotations budgétaires : une faible et une forte,
pour l'exercice en cours, l'exercice N-1 ou l'exercice N-2 (s'ils existent).

Opérations possibles sur la liste des postes budgétaires

Lorsque vous lancez la commande, la liste des postes créés apparaît. Elle présente le type, le
numéro et l'intitulé de chaque budget.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

La liste des postes budgétaires présente les informations suivantes :

• le Type de poste représenté par une icône :

- Détail,

- Total,

- Centralisateur,

© 2009 Sage 341

 Menu Structure

• le Numéro du poste budgétaire ainsi que

• son Intitulé.

Menu contextuel de la liste des postes budgétaires

Un menu contextuel est disponible sur la liste des postes budgétaires.

Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des postes budgétaires

Il est possible de personnaliser la liste des postes budgétaires en utilisant la commande Person-
naliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Poste budgétaire – Détail de la fiche

Un poste budgétaire se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Win-
dows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets
suivants.

© 2009 Sage 342

 Menu Structure

Onglet / Bouton [Fiche principale]

Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale - Poste budgétaire», page 343.

Onglet / Bouton [Dotations]

Ils donnent accès au «Volet Dotations - Poste budgétaire», page 344 qui permet de
paramétrer les valeurs prévisionnelles de la section.

Onglet / Bouton [Comptes]

Ils donnent accès au «Volet Comptes - Poste budgétaire», page 345 qui permet d’enre-
gistrer des informations annexes sur la section.

Les boutons qui suivent sont accessibles depuis tous les volets.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Volet Fiche principale - Poste budgétaire

Le volet «Fiche principale» permet d’identifier chaque poste budgétaire.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Fiche principale» de Windows ou sur le

bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Numéro
Zone alphanumérique de 13 caractères dont la saisie est obligatoire. Ce numéro doit être uni-
que.
Le paramétrage des numéros est déterminant pour la sous-totalisation et la totalisation des
valeurs budgétées dans les budgets de type Total.
Exemple
Vous avez paramétré deux postes budgétaires respectivement numérotés et dénommés 6010
Prévisions charges directes et 6020 Prévisions charges indirectes.
Vous désirez cumuler les montants saisis dans ces deux postes. Vous pouvez enregistrer le bud-
get de totalisation 60 Prévisions charges.

© 2009 Sage 343

 Menu Structure

Type
Sélectionnez le type du poste budgétaire :
• Détail : poste budgétaire permettant l’enregistrement du détail des montants budgétés.
• Total : poste permettant de cumuler les postes de détail ayant une même racine.
• Centralisateur : poste permettant de totaliser tous les budgets qui lui sont rattachés.
La saisie du type est obligatoire. La forme du poste budgétaire étant figée après validation, cette
zone s’estompe après saisie. Si vous voulez modifier le type d’un poste déjà enregistré, il est
nécessaire de le supprimer et de le recréer.

Intitulé
Zone de 35 caractères alphanumériques maximum dont la saisie obligatoire.

Général / Plan analytique / Champ statistique

Zone à liste déroulante permettant la sélection de la nature du budget :
• Général : le budget s'appliquera à des comptes généraux.
• Plan analytique : le budget s'appliquera à des sections analytiques.
• Champ statistique : le budget s'appliquera à des énumérés statistiques.
Section / Enuméré
Le programme propose des choix différents selon la sélection précédente.
Si le poste budgétaire est Général, cette zone est grisée.
Si le poste budgétaire est associé à un plan analytique, le programme propose la sélection de la
section analytique.
Si le poste budgétaire est associé à un champ statistique tiers, le programme propose la sélec-
tion d'un énuméré.

Rappelons que ces informations sont enregistrées dans la fiche société (options de la commande Fichier /
A propos de…).

Sens
Sélectionnez le sens du budget pour les totalisations : positif pour Charge et négatif pour Pro-
duit.
Ceci permettra d'obtenir un résultat budgétaire sur les états.
Pour tous les comptes dont le sens normal est débiteur mettre le sens sur Charge (clients, char-
ges) et inversement pour ceux dont le sens normal est créditeur mettre le sens sur Produits
(fournisseurs, produits).

Centralisateur
Indiquez, le cas échéant, le budget centralisateur auquel le budget en cours doit être rattaché. Le
programme propose les postes budgétaires centralisateurs créés. Vous pouvez également saisir
le numéro du budget centralisateur dans la zone prévue à cet effet.

Volet Dotations - Poste budgétaire

Le volet «Dotations» permet la saisie des montants budgétés.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Dotations» de Windows ou sur le bouton

ci-contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 344

 Menu Structure

Dotation
Sélectionnez le type de prévision paramétré : faible ou forte, pour l'exercice en cours, l'exercice
N-1 ou l'exercice N-2 (s'ils existent).
Vous pouvez enregistrer parallèlement plusieurs types de dotations.
Exemple
La conjoncture étant peu favorable, vous hésitez entre une prévision de ventes à l’exportation éle-
vée ou une plus médiocre. Vous pourrez ainsi, après sélection de la dotation correspondante, en-
registrer les montants périodiques du budget dans ces deux hypothèses.

Quantité / Montant
Après sélection du type de dotation, enregistrez le montant correspondant. S'il s'agit d'un budget
global à répartir sur les périodes de l'exercice, enregistrez la quantité et/ou le montant dans ces
zones.
Validez par la touche ENTREE.
La répartition de ce montant sur les périodes se fait immédiatement. Il est alors possible de
modifier le montant affecté à certains mois.

Pour éviter les écarts d’arrondis lors du calcul des dotations mensuelles et du recalcul de la dotation glo-
bale, le programme les répercute sur la dernière dotation mensuelle.

Exemple
Une dotation globale de 10 000 Euros sera répartie mensuellement de la façon suivante :
Les onze premières dotations = (10 000 / 12) =833,33 Euros
La dernière dotation = 833,33 + [10 000 -(833,33 x 12)] = 833,37 Euros

Si vous souhaitez enregistrer un montant période par période, enregistrez ce dernier dans la zone
Montant période (zone suivante) après avoir sélectionné la période concernée. Dans ce dernier
cas, le programme calcule et affiche les cumuls saisis à droite du type de dotation.

Montant période
Cette zone affiche le montant affecté à la période sélectionnée, permettant ainsi sa modification.
Au fur et à mesure des saisies (validées par la touche ENTREE), le programme affiche le cumul
des montants à droite du type de dotation.

Volet Comptes - Poste budgétaire

Le volet «Comptes» permet la saisie des comptes concernés par le poste budgétaire.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Comptes» de Windows ou sur le bouton

ci-contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 345

 Menu Structure

Ce volet présente les comptes concernés par le poste budgétaire, préalablement sélectionnés sur
la zone à liste déroulante située en bas de la fenêtre. Le transfert des comptes par glissement
peut être utilisé dans cette fenêtre.

L’utilisation de cette possibilité est présentée dans le «Manuel de la gamme».

Seuls les comptes de type Détail peuvent être sélectionnés.

Tapez le numéro de chaque compte puis pressez la touche ENTREE ou sélectionnez-le à l’aide
de la zone à liste déroulante. Le compte et son intitulé apparaissent alors dans la liste des comp-
tes.

Si vous tapez et validez une racine de compte, le programme propose d'intégrer tous les comptes généraux
correspondant.

Le programme contrôle qu'un compte général n'a pas été rattaché à un poste budgétaire de type
général.

Duplication des postes budgétaires

Pour dupliquer un poste budgétaire il faut :

1 . Ouvrir le poste budgétaire d’origine.

2. Lancer la fonction Edition / Dupliquer (ou utiliser les raccourcis clavier ou le bouton de
la barre d’outils Standard).
3 . Enregistrer un nouveau numéro et un nouvel intitulé pour le poste dupliqué.
4 . Compléter la définition du poste budgétaire par la saisie des volets «Dotations» et «Comp-
tes».

© 2009 Sage 346

 Menu Structure

Scénarios de recouvrement
Structure / Scénarios de recouvrement

Cette fonction permet de paramétrer des scénarios de recouvrement des créances clients, dans
le but d’en obtenir le paiement le plus rapidement possible.

Cliquez sur le bouton [Scénarios de recouvrement] de la barre d’outils Gestion des tiers pour
activer cette commande.

Un scénario se définit par des étapes, c’est-à-dire des actions à mener dans un ordre préétabli.
Ces étapes sont espacées dans le temps en fonction d’un délai que vous déterminez.

Le scénario de recouvrement permet :

• de définir les étapes,

• d’associer le modèle d’impression,
• de définir des frais d’impayés et des pénalités de retard,
• de modifier le risque client afin de bloquer les livraisons,
• de renseigner un pourcentage de pertes probables pour la gestion des provisions.
Chaque dossier de recouvrement est associé à un scénario afin de lui donner un schéma indicatif
des interventions à réaliser.

Opérations possibles sur la liste des scénarios de recouvrement

A l’appel de la fonction, la fenêtre «Scénarios de recouvrement» s’ouvre. Elle liste l’ensemble des
scénarios créés.

La liste permet la visualisation des intitulés des scénarios créés ainsi que le nombre d’étapes res-
pectives.

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables de la même manière que sur le
plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

© 2009 Sage 347

 Menu Structure

La suppression d’un scénario de recouvrement est impossible si un dossier de recouvrement lui est
rattaché.

Menu contextuel de la liste des scénarios de recouvrement

Un menu contextuel est disponible sur la liste des scénarios de recouvrement.

Les premières commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le para-
graphe intitulé «Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des scénarios de recouvrement

Il est possible de personnaliser la liste des scénarios de recouvrement en utilisant la commande

Personnaliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenê-
tre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Détail de la fiche - Scénario de recouvrement

Un scénario de recouvrement se définit par un intitulé ainsi que par les différentes étapes qui le
composent.

© 2009 Sage 348

 Menu Structure

Scénario
Saisissez obligatoirement dans cette zone un intitulé de scénario de recouvrement. Vous dispo-
sez de 35 caractères alphanumériques maximum.

Etape
Saisissez un intitulé explicite définissant l’étape du scénario que vous créez. Vous disposez de
35 caractères alphanumériques maximum.

Vous pouvez redéfinir l’ordre des étapes en cliquant sur les boutons de déplacement situés à droi-
te de la zone Etape. L’ordre de saisie des étapes n’est donc pas figé. Une étape peut être dépla-
cée dans la liste pour être replacée avant ou après une autre des étapes du scénario.

Délai
Indiquez dans cette zone numérique de 0 à 999 le délai en jours entre l’étape précédente et
l’exécution de l’étape en cours.

Pour la première étape, il est recommandé de saisir 0 jours de délai, afin que l’étape soit réalisée
immédiatement lors de la création du dossier de recouvrement.

Traitement Risque client

Cette liste déroulante permet d’indiquer l’état du risque client, dans le but de bloquer les livrai-
sons Sage 100 Gestion Commerciale si le client faisant l’objet d’un dossier de recouvrement en
venait à atteindre cette étape :

• Aucune modification (option par défaut) : dans ce cas, les livraisons ne sont pas blo-
quées.

• Liste des codes risques définis dans Fichier / A propos de votre société / Options : lorsque
l’option Insolvable est sélectionnée, les livraisons du clients sont bloquées lorsque le dos-
sier de recouvrement atteint cette étape.

Calcul des pénalités de retard

Par défaut, cette case n’est pas cochée.Cochez-la si vous souhaitez imputer des pénalités de
retard de règlement au client faisant l’objet d’un dossier de recouvrement qui en viendrait à
atteindre cette étape. Le calcul sera effectué lors de l’exécution de cette étape dans un dossier
de recouvrement.

© 2009 Sage 349

 Menu Structure

Pourcentage de perte probable

Saisissez au besoin dans cette zone le pourcentage de perte probable estimé lorsque le dossier
de recouvrement atteint cette étape. Ce pourcentage est alors utilisé dans la gestion des provi-
sions pour la génération des écritures de provision.

Frais d’impayés
Saisissez si nécessaire dans cette zone un montant de frais d’impayés. Les frais seront imputés
au client lorsque le dossier de recouvrement atteint cette étape.

Attacher un Type d’envoi

document Cette liste déroulante permet de qualifier le type d’envoi du document qui sera attaché à l’étape :

• Aucun (option par défaut) : dans ce cas, aucune action relative à l’enregistrement, l’envoi
ou l’impression de document n’est réalisée lors de l’éxécution de l’étape.

• Impression d’un courrier : dans ce cas, l’impression du document attaché est envoyée
directement à l’imprimante lors de l’éxécution de l’étape.

• Envoi direct par messagerie : l’impression du modèle de mise en page est réalisé au for-
mat PDF, puis rattachée en tant que pièce jointe à un message électronique. Ce dernier
est envoyé directement au contact client du dossier lors de l’éxécution de l’étape.
Macintosh Cette option n’est pas disponible en version Macintosh.

• Aperçu avant envoi par messagerie : l’impression du modèle de mise en page est réali-
sée dans un fichier au format PDF, puis rattachée en tant que pièce jointe à un message
électronique. Ce dernier s’ouvre avant envoi afin de permettre à l’utilisateur de modifier
son contenu. Ensuite, il est envoyé au contact client du dossier lors de l’éxécution de
l’étape.
Macintosh Cette option n’est pas disponible en version Macintosh.

• Enregistrement d’un fichier PDF : le modèle de mise en page est imprimé dans un
fichier au format PDF.

Le bouton [Attacher] permet de sélectionner le fichier de mise en page au format BMA à enregis-
trer, imprimer ou envoyer. Ce bouton est inaccessible lorsque le type d’envoi est Aucun.

Le bouton [Supprimer] permet d’annuler la sélection du fichier de mise en page au format BMA
précédemment attaché.

Nom du fichier
Cette zone est uniquement informative. Elle indique le nom du fichier attaché. Aucune modifica-
tion n’est possible.

La suppression d’une étape de scénario de recouvrement est impossible si elle est en cours dans
un dossier de recouvrement.

Boutons Bouton [OK]

Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

© 2009 Sage 350

 Menu Structure

Cycles de révision
Structure / Cycles de révision

Cette commande permet de paramétrer les cycles utilisés lors de la révision comptable.

Pour que cette commande soit accessible, un fichier expert doit être ouvert.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la commande «Ouvrir…», page 48.

Le bouton [Cycles de révision] de la barre d’outils Révision permet également d’activer cette
commande.

Principe d’utilisation des cycles de révision

Des consignes, des tableaux et des regroupements de comptes sont associés à chaque cycle de
révision.

A chaque regroupement de comptes, on associe des fourchettes de comptes et des observations

comme précisé dans le synopsis suivant.

Cycles de révision

Regroupements

Fourchettes

Observations

Consignes

Tableaux

Le commande Cycles de révision permet de mettre en place ce cadre de travail.

Le programme est livré avec des cycles de révision préenregistrés que nous vous invitons à con-
sulter.

Opérations possibles sur la liste des cycles de révision

Lorsque vous lancez la commande, la liste des cycles créés apparaît.

© 2009 Sage 351

 Menu Structure

Les boutons de la barre d’outils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

Pour toute information sur les boutons de la fenêtre ainsi que sur l’utilisation de la barre d’outils
Navigation, reportez-vous au paragraphe «Opérations possibles sur la liste des comptes géné-
raux», page 202.

Menu contextuel de la liste des cycles de révision

Un menu contextuel est disponible sur la liste des cycles de révision.

Les commandes, communes à l’ensemble des listes, sont présentées dans le paragraphe intitulé
«Menu contextuel de la liste du plan comptable», page 204.

Personnaliser la liste des cycles de révision

Il est possible de personnaliser la liste des cycles de révision en utilisant la commande Person-
naliser la liste soit à partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit à partir du menu Fenêtre.

© 2009 Sage 352

 Menu Structure

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Il n’est pas possible d’ajouter de colonne mais on peut en supprimer.

Cycle de révision – Détail de la fiche

Un poste budgétaire se compose de différents volets auxquels on accède par des onglets sur Win-
dows ou par des boutons sur Macintosh. Ces onglets et ces boutons donnent accès aux volets
suivants.

Onglet / Bouton [Fiche principale]

Ils permettent de revenir au «Volet Fiche principale – Cycle de révision», page 353.

Onglet / Bouton [Consignes]

Ils donnent accès au «Volet Consignes – Cycle de révision», page 355 qui permet de
paramétrer les intitulés des consignes.

Onglet / Bouton [Tableaux]

Ils donnent accès au «Volet Tableaux - Cycle de révision», page 356 qui permet d’enre-
gistrer les modèles de tableaux liés au cycle.

Les boutons qui suivent sont accessibles depuis tous les volets.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Le bouton [Ok] n’apparaît pas en mode Consultation.

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Volet Fiche principale – Cycle de révision

Le volet «Fiche principale» permet de paramétrer les regroupements de comptes.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Fiche principale» de Windows ou sur le

bouton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 353

 Menu Structure

Un cycle est défini par un Numéro (10 caractères alphabétiques) et un Intitulé (35 caractères al-
phanumériques).

La liste présente les regroupements créés et associés au cycle.

Paramétrage des regroupements de compte

Cliquez sur le bouton [Ajouter] de la barre d’outils Navigation pour enregistrer un nouveau
regroupement.

Le bouton [Voir/Modifier] permet de consulter ou modifier le paramétrage sélectionné.

Volet Fourchettes – Regroupement des cycles de révision

Le volet «Fourchettes» permet d’associer un ensemble de fourchettes de comptes au regroupe-

ment en cours.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Fourchettes» de Windows ou sur le bouton

ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Chaque regroupement est défini par un Numéro et un Intitulé, respectivement enregistrés sur 10
et 35 caractères alphanumériques.

Les deux listes déroulantes affichées en bas de la fenêtre permettent de saisir ou sélectionner les
deux bornes de chaque fourchette.

Choisissez la borne inférieure puis la borne supérieure de la fourchette et validez par la touche
ENTREE.

Volet Observations – Regroupement des cycles de révision

Le volet «Observations» permet d’enregistrer les observations du regroupement en cours.

© 2009 Sage 354

 Menu Structure

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Observations» de Windows ou sur le bou-

ton ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Sélection du dossier
Sélectionnez tout d’abord, dans la zone à liste déroulante, l’exercice comptable concerné par
l'observation. Le programme propose les exercices créés dans le fichier (maximum 5) et un dos-
sier permanent.

Vous pouvez enregistrer des observations différentes pour chaque dossier.

Les informations sont enregistrées sur 2024 caractères maximum.

Le texte peut être saisi avec des "retours chariot" et des tabulations.
Windows Sous Windows utilisez les touches CTRL + ENTREE pour les retours chariot et CTRL + TABU-
LATION pour les tabulations.

Pour refermer la fenêtre, cliquez dans sa case de fermeture.

Volet Consignes – Cycle de révision

Le volet «Consignes» présente les consignes associées au cycle.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Consignes» de Windows ou sur le bouton

ci-contre pour la version Macintosh du programme.

Le bouton [Ajouter] de la barre d’outils Navigation permet d’enregistrer un nouveau regrou-

pement.

Le bouton [Voir/Modifier] permet de consulter ou modifier le paramétrage sélectionné.

© 2009 Sage 355

 Menu Structure

Chaque consigne est définie par les éléments suivants.

Numéro
Numéro d’identification de la consigne, saisi sur 10 caractères numériques.

Intitulé
Intitulé de la consigne saisi sur 69 caractères alphanumériques.

Filtres de révision
La zone à liste déroulante présente les filtres de révision enregistrés dans les options de l’entre-
prise.

Pour paramétrer les filtres de révision, reportez-vous au «Volet Options - A propos de…»,
page 86.

Cochez les options correspondant à la consigne.

Mission
Le programme propose les 10 tables de 10 énumérés constituants les éléments de filtrage per-
mettant d’associer la consigne au dossier. Cochez les options adéquates.

Cette consigne doit figurer dans l’annexe

Si cette case est cochée, la consigne du dossier annuel sera reportée en Annexe.

Volet Tableaux - Cycle de révision

Le volet «Tableaux» présente les modèles de tableaux associés au cycle.

Sélectionnez ce volet en cliquant sur l’onglet «Tableaux» de Windows ou sur le bouton

ci-contre pour la version Macintosh du programme.

© 2009 Sage 356

 Menu Structure

Le bouton [Saisir un tableau] affiché dans le coin inférieur droit de la fenêtre permet de
saisir les valeurs d'un tableau sélectionné dans la liste.
Macintosh Dans cet environnement, le bouton [Saisir un tableau] se trouve en haut de la fenêtre et n’apparaît
que lorsque la liste des modèles de tableaux est affichée.

La saisie d’un tableau est détaillée sous le titre «Saisie d’un tableau», page 658 dans la fonction
Traitement / Révision par cycle.

Le bouton [Ajouter] de la barre d’outils Navigation permet d’enregistrer un nouveau tableau.

Le bouton [Voir/Modifier] permet de consulter ou modifier le paramétrage sélectionné.

Chaque tableau est défini par un Numéro et un Intitulé, respectivement enregistrés sur 10 et 35
caractères alphanumériques.

La partie centrale de la fenêtre présente la composition du tableau. Chaque colonne est rensei-
gnée au moyen des zones du bas de la fenêtre.

Case à cocher
Seules les colonnes comportant cette case à cocher sont accessibles en saisie.

Intitulé de la colonne
Enregistrez l’intitulé de la colonne sur 35 caractères alphanumériques. Vous pouvez paramétrer
jusqu'à 20 colonnes.
Cliquez sur la case à cocher qui précède cette zone pour valider l’utilisation de la colonne.

Type
Sélectionnez le type de la colonne :
• Montant,
• Texte,
• Date.
La modification du type d’une colonne n’est plus possible dès lors que l’on a effectué une saisie de tableau
pour le cycle concerné.

Total colonne
Sélectionnez Oui ou Non selon que vous souhaitez ou non un total de la colonne.

© 2009 Sage 357

 Menu Structure

Fusion…
Structure / Fusion

Cette commande permet de transférer des données d’un fichier comptable vers un autre.

Cliquez sur le bouton [Fusion] de la barre d’outils Fonctions avancées pour activer cette com-
mande.

Les données qu'il est possible de fusionner sont celles des fonctions du menu Structure :

• Plan comptable,
• Plan analytique,
• Plan reporting,
• Plan tiers,
• Collaborateurs,
• Taux de taxes,
• Codes journaux,
• Codes journaux analytiques,
• Banques,
• Modèles de saisie,
• Modèles de grille,
• Modèles de règlement,
• Modèles d'abonnement,
• Libellés,
• Postes budgétaires,
• Scénarios de recouvrement.
L'utilisation de cette commande vous permettra d'éviter quantité de saisies fastidieuses.

Le programme vous a été fourni avec une structure complète pré paramétrée. Vous pouvez donc
transférer ses éléments dans votre fichier et simplement les adapter à votre activité.

Les fonctions de cette fenêtre ne font pas appel à la barre d’outils Navigation.

© 2009 Sage 358

 Menu Structure

Lorsque cette commande est lancée, il est impossible d’accéder à une autre commande des me-
nus. Ces dernières ne sont d’ailleurs pas disponibles.

Cette commande ne supprime pas les éléments du fichier comptable d’origine. Elle peut être utilisée à partir
d’un fichier possédant des écritures vers un autre en possédant également.

Si le fichier comptable destinataire n’est pas vide et que le programme trouve deux éléments iden-
tiques, il affichera une fenêtre proposant de :

• continuer, c’est-à-dire ne pas remplacer l’élément existant par celui en provenance du

fichier recopié,

• modifier : remplace l’élément du fichier destinataire par celui du fichier d’origine et conti-
nue la fusion,

• annuler : arrête l’opération de transfert.

Si le programme trouve plusieurs fois des éléments identiques, il proposera d’appliquer la derniè-
re réponse sélectionnée.

Le bouton [OK] permet de quitter la commande. On peut également utiliser la touche ECHAP sur
Windows ou ESC sur Macintosh.

Les fichiers comptables éventuellement ouverts sont alors refermés.

Procédure de fusion

Pour fusionner les fichiers de deux dossiers comptables, il convient tout d’abord d’ouvrir ces der-
niers.

Sélection du fichier d’origine

Par défaut, lorsque vous activez cette commande, le programme propose la fusion du plan comp-
table du fichier comptable ouvert.

Pour sélectionner un autre fichier comptable, cliquez sur le bouton [Fermer].

Cliquez ensuite sur le bouton [Ouvrir] pour sélectionner afficher la boîte de dialogue «Ouvrir le fi-
chier comptable».

© 2009 Sage 359

 Menu Structure

Sélectionnez le fichier comptable souhaité.

Après sélection, remarquez que le programme indique le nom du fichier comptable et le nombre
d’éléments disponibles.

Sélection du fichier de destination

Procédez comme indiqué ci-dessus pour sélectionner le fichier comptable dans lequel les don-
nées devront être récupérées.

La boîte de dialogue permet de créer un nouveau fichier comptable par le bouton [Nouveau]. Une seconde
fenêtre se superpose alors à la précédente ; elle est décrite dans la commande Fichier / Nouveau.

Notez que la création d’un fichier comptable de cette façon n’entraîne pas l’apparition de la fenêtre
«A propos de…».

Choix des données

La zone Fichier permet de sélectionner les données à fusionner. Sélectionnez ensuite les élé-
ments à transférer en cliquant dessus. Le nombre d’éléments sélectionnés apparaît au-dessus du
bouton [Copie].

Le «Manuel de la gamme» décrit les sélections dans les listes.

Le bouton [Copie] devient alors actif et indique dans quel sens s’effectuera la copie. Cliquez des-
sus pour la lancer. Pour changer ce sens, il faut sélectionner un ou des éléments de l’autre liste.
Si besoin est, sélectionnez un autre fichier de données et recommencez les opérations ci-dessus.

Cliquez sur le bouton [OK] pour refermer la commande après recopie des données.

© 2009 Sage 360

 Menu Structure

Particularité de la fusion du plan tiers

Si un compte général rattaché à un compte tiers fusionné n'existe pas, le programme propose de
recopier également le compte général. Si vous répondez Oui, le plan comptable est modifié en
conséquence. Si vous répondez Non, la procédure est interrompue.

Fusion des comptes

Dans le cas où une fusion est demandée entre deux plans comptables de longueur fixe et diffé-
rente de l’un à l’autre ou variable, le programme peut effectuer deux conversions :

• si les comptes fusionnés ont une longueur inférieure à celle du plan destinataire, le pro-
gramme ajoutera des zéros à la droite pour obtenir la longueur paramétrée,

• si les comptes fusionnés ont une longueur supérieure à celle du plan destinataire, les
comptes sont tronqués par la droite même s’il se trouve des chiffres significatifs.

La fusion est possible également entre plans de longueur fixe et plans de longueur variable.
Si la longueur du plan origine est fixe et celle du plan destinataire variable, aucun problème.
Dans le cas contraire, les comptes du plan variable excédant la longueur du plan fixe seront tronqués par la
droite des chiffres en excédent.

En cas de doublons constatés par le programme, une fenêtre «Liste des comptes en double»
s’ouvre pour permettre à l’utilisateur de préciser un autre numéro.

L’utilisateur doit alors :

1 . sélectionner une ligne présentant un doublon,
2 . enregistrer le nouveau numéro de compte dans la zone de saisie du bas (en respectant la
longueur du plan destinataire),
3 . valider la saisie par la touche ENTREE : un contrôle est effectué pour vérifier que le nou-
veau compte n’existe pas déjà,
4 . continuer avec le doublon suivant,
5 . cliquer sur le bouton [OK] pour valider toutes les saisies ou sur le bouton [Annuler] pour
interrompre l’affectation des doublons. Les comptes qui ne présentent pas de doublons
sont fusionnés.

Attention ! Il est impossible, à ce niveau, de supprimer un compte.

Le principe, qui consiste à tronquer ou à compléter avec des zéros les comptes fusionnés, s’ap-
plique également en cas de fusion indirecte. On appelle fusion indirecte la fusion :

• de comptes généraux pour les comptes reporting rattachés,

• de comptes tiers pour les comptes généraux collectifs rattachés,
• de taux de taxes pour les comptes généraux liés aux taux de taxes,

© 2009 Sage 361

 Menu Structure

• de codes journaux pour les comptes de contrepartie,

• de modèles de saisie pour les comptes saisis,
• de modèles de grille pour les sections analytiques,
• de postes budgétaires pour les comptes généraux ou sections analytiques rattachés.
Attention. Lors d’une fusion indirecte, si les comptes fusionnés ont été tronqués ou complétés avec
des zéros, la gestion des doublons n’est pas possible. C’est le premier compte qui est alors affecté
par défaut.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

© 2009 Sage 362

 Menu Traitement

Menu Traitement

Les différentes fonctions auxquelles ce menu donne accès sont les suivantes :

• «Saisie par pièce», page 365 qui donne accès aux fonctions suivantes :
- «Ajout d’une pièce», page 366,
- «Visualisation/modification d’une pièce», page 376,

• «Saisie des opérations bancaires», page 379,

• «Saisie des écritures», page 398,
• «Saisie par lot», page 400,
• «Saisie des OD analytiques», page 415 qui donne accès aux fonctions suivantes :
- «Ajout d’une OD analytique», page 416,
- «Visualisation/modification d’une OD», page 421,

• «Journaux de saisie», page 422,

• «Clôture manuelle des journaux», page 489,
• «Interrogation et lettrage», page 500,
• «Interrogation tiers», page 521,
• «Historique des rappels / recouvrements», page 528,
• «Interrogation analytique», page 537,
• «Gestion des extraits», page 544,
• «Rapprochement bancaire automatique», page 560,
• «Rapprochement bancaire manuel», page 576,
• «Règlement tiers», page 583,
• «Rappel/relevé», page 603,

© Sage 363
 Menu Traitement

• «Recouvrement», page 612 qui donne accès aux fonctions suivantes :

- «Dossier de recouvrement», page 612,
- «Gestion des actions», page 633,
- «Gestion des provisions», page 635,

• «Réévaluation des dettes et des créances en devise», page 640,

• «Révision par cycle», page 650,
• «Recherche d'écritures», page 661,
• «Réimputation», page 669 qui donne accès aux fonctions suivantes :
- «Réimputation des écritures générales», page 670,
- «Réimputation des écritures analytiques», page 673,

• «Ecritures d'abonnement», page 676,

• «Compaction», page 681,
• «Fin d'exercice», page 684 qui donne accès aux fonctions :
- «Nouvel exercice», page 685,
- «Report des budgets», page 700,
- «Clôture de l’exercice», page 702,
- «Etats de clôture», page 703,
- «Archivage du premier exercice...», page 705,

• «Archivage fiscal des données», page 707.

© Sage 364
 Menu Traitement

Saisie par pièce

Traitement / Saisie par pièce

Ce sous-menu permet de saisir par pièce des écritures, de les visualiser ou modifier.

Ce sous-menu hiérarchique permet de choisir le traitement désiré :

• «Ajout d’une pièce», page 366,

• «Visualisation/modification d’une pièce», page 376.

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Ajout d’une pièce

Traitement / Saisie par pièce / Ajout d’une pièce

La commande Ajout d’une pièce est accessible par différents boutons.

On peut ajouter une pièce en cliquant sur l’icône [Ajout d’une pièce] de la bar-
re verticale Saisie des écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

La saisie par pièce bénéficie des automatismes de la saisie des journaux par période :

• Vérification de l’équilibre avant validation,

• Création automatique des échéances en cas de règlements multiples,
• Ventilation analytique automatique,
• Génération automatique des registres-taxes.

Il est impossible de saisir une écriture sur une période clôturée. Un message bloquant apparaît.

Les titres suivants donnent accès aux explications sur la saisie des pièces :

• «Boutons – Saisie des pièces», page 366,

• «Zones de saisie de la fenêtre de saisie par pièce», page 368,
• «Saisie des écritures – Saisie par pièce», page 370,
• «Lettrage en saisie des pièces», page 373,
• «Ventilations analytique et IFRS des lignes de pièces», page 373.

Boutons – Saisie des pièces

Différents boutons sont accessibles depuis cette fenêtre :

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Fonctions Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Equilibrer : revient à cliquer sur le bouton [Equilibrer] de la fenêtre,

• Libellé,
• Supprimer,
• Enregistrer.
Les trois dernières commandes peuvent être directement accessibles par des boutons ajoutés à droite du
bouton [Fonctions]. L’affichage de ces boutons est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme». La des-
cription des commandes est identique à celle des boutons présentés ci-dessous.

Bouton [Equilibrer]
Ce bouton permet de demander au programme de reporter le solde de la pièce
en cours dans le montant débit ou crédit de l’écriture en cours de saisie.

Bouton [Libellé]
Ce bouton ouvre la liste et propose la sélection d'un des libellés automatiques
enregistrés dans la commande «Libellés», page 338 du menu Structure.

Bouton [Supprimer]
Cliquez sur la ligne à supprimer puis sur ce bouton.

La suppression de la pièce ne peut s’effectuer que si aucune écriture n’est lettrée, rapprochée ou
clôturée. Dans le cas contraire, un message d’alerte bloquant s’affiche.

Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramétré dans le volet «Fichier / A propos
de… / Préférence». Un message de confirmation apparaît dans ce cas.

«ATTENTION ! Ce traitement est irréversible !

Confirmez-vous la suppression de la pièce NNN ?
Toutes les lignes d’écritures seront définitivement supprimées !
[Oui] / [Non]»

Bouton [Enregistrer]
Ce bouton valide la saisie effectuée et permet de noter les écritures saisies
dans le fichier comptable.

Actions Le bouton [Actions] propose l’accès aux commandes complémentaires suivantes :

• Saisir la ventilation analytique : permet d’enregistrer, de consulter, de modifier ou de sup-

primer la ventilation analytique de la ligne sélectionnée.

Voir plus loin le titre «Ventilations analytique et IFRS des lignes de pièces», page 373.
• Lettrer le compte : accessible en saisie de tous les types de journaux exceptés les jour-
naux de type Situation. En sélectionnant cette commande, vous accéderez à la fenêtre
«Visualisation des écritures à régler» pour le tiers sélectionné.
Cette fonction a deux objectifs :
- pointer les règlements avec les factures afin d'associer le lettrage entre ces écritures,

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- si vous avez demandé la gestion des registres de taxes dans le volet «Fichier / A pro-
pos de... / Paramètres», le programme générera automatiquement les registres de tré-
sorerie correspondants, à partir des registres d’achat ou de vente.
Si vous gérez la TVA sur encaissements via les registres, il est impératif d'utiliser ce bou-
ton pour associer le règlement en cours de saisie avec la ou les factures.
De cette façon le registre trésorerie sera mis à jour et permettra le calcul des bases et
montants de TVA.

En cas de lettrage en saisie, l’application génère un registre sur la ou les lignes concernées mais non sur la
pièce.

Le lettrage s’effectue uniquement dans les cas suivants :

• la combinaison numéro compte tiers / numéro compte général doit être identique,
• aucune ligne pré-sélectionnée ne doit être supprimée par un autre utilisateur,
• aucune ligne ne doit être lettrée par un autre utilisateur.

Fermeture Bouton [Fermer]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Zones de saisie de la fenêtre de saisie par pièce

Les lignes d’écritures saisies sont enregistrées dans un fichier temporaire avant la validation. Plu-
sieurs utilisateurs peuvent ainsi se connecter en même temps.

L’enregistrement ne peut s’effectuer si le journal d’une période donnée est ouvert par plusieurs uti-
lisateurs.

Devise de la Devise
pièce Cette zone à liste déroulante vous permet de choisir une devise paramétrée dans la commande
Fichier / A propos de…
Vous devez sélectionner Aucune afin d’effectuer vos saisies dans la partie inférieure. Si vous
sélectionner une devise, pour enregistrer des saisies manuelles, vous devez avoir coché l’option
Saisie Devise.

Cours
Cette zone est associée à la zone précédente. Elle est paramétrée dans la commande Fichier /
A propos de… et peut être modifiée.

Zones d’infor- Ces zones sont disposées à droite et en dessous des boutons.
mations et de
cumuls Compte
Affiche l’intitulé du compte dont la ligne est sélectionnée dans la pièce.

Les soldes apparaissent dans la zone de totalisation en haut et à droite de la fenêtre de saisie.
En cours de saisie, ce solde s’affiche dès que le compte (ou sa ligne) est sélectionné.

Total pièce
Cette zone présente les cumuls débits et crédits de la pièce en cours de saisie.

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Solde
Cette zone affiche le solde débit ou crédit des lignes saisies, indiquant le montant restant à impu-
ter.
En saisie d’une pièce en devise, l’encadré Totalisation propose les informations suivantes :
• Total pièce dans la devise sélectionnée,
• Solde dans la devise sélectionnée.
Solde compte
Cette zone présente, si elle est paramétrée dans la commande Fenêtre / Préférences, le solde
du compte en cours.

Saisie des informations générales

Modèle
Cette zone à liste déroulante permet d’accéder à la liste des modèles de saisie paramétrés. Lors
de la saisie de la pièce, vous pouvez faire appel à un modèle paramétré. Vous saisissez les pre-
miers caractères et validez par la touche TAB afin de retrouver la fenêtre de sélection des modè-
les.
L’option Conserver ce modèle après validation conserve la sélection du modèle dans l’en-tête.

Journal
Cette zone propose la liste des journaux. A l’ouverture de l’application, le premier code journal
est proposé par défaut. Lors de la même session, le dernier code utilisé est proposé.
Si un code journal n’est pas sélectionné mais qu’il est rattaché à un modèle de saisie, celui-ci est
automatiquement sélectionné à la validation du modèle.

Date
Un calendrier est proposé pour la saisie de la date d’écriture. Le programme propose par défaut :

• la date du jour, si la date est celle de l’exercice en cours,

• la date du premier jour de l’exercice, si la date système est antérieure à l’exercice en
cours,
• la date du dernier jour de l’exercice en cours, si la date système est postérieure à l’exer-
cice en cours.

La date de pièce doit appartenir à l’exercice en cours. Dans le cas contraire, un message d’alerte bloquant
s’affiche.

Numéro pièce
Cette zone est :
• Accessible si le numéro de pièce n’est pas protégé. Le dernier numéro de pièce + 1 est
proposé par défaut,
• Non accessible si le numéro de pièce est protégé. A la validation de la pièce, le numéro
est automatiquement attribué selon l’option de numérotation du journal et le dernier
numéro attribué.

Numéro facture
Cette zone alphanumérique vous permet de saisir le numéro de la facture enregistré dans le pro-
gramme de Gestion commerciale.

Libellé
La saisie du libellé de l'écriture peut être effectuée de plusieurs façons :
• en tapant directement le libellé (35 caractères alphanumériques sont disponibles) ;

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• en utilisant un libellé automatique (enregistré dans la commande Structure / Libellés) ;

sélectionnez pour cela sur la commande Appeler un libellé accessible par le bouton [Fonc-
tions] ou pressez la touche F4 sur Windows ;
• en utilisant le raccourci affecté au libellé automatique : maintenez enfoncées les touches
COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez
le raccourci associé au libellé.
Les libellés que vous appelez peuvent être précédés ou suivis de textes tapés directement au
clavier dans la limite des 35 caractères disponibles.

Référence
Cette zone indique la référence de l'écriture d'origine.

Type norme
Cette zone est masquée si la gestion de la norme IFRS n’a pas été demandée.
Dans le cas contraire, elle permet de préciser le statut des écritures saisies :
• Les deux (valeur par défaut),
• Nationale,
• IFRS.

Voir les explications données dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Lorsque toutes les informations générales ont été enregistrées, il est nécessaire de les valider
(par la touche ENTRÉE) afin de pouvoir saisir les lignes de la pièce.

Saisie des écritures – Saisie par pièce

Lors de la saisie en devise, deux colonnes supplémentaires s’affichent :

• Devise Débit,
• Devise Crédit.
L’utilisateur saisit les écritures soit directement en devise, soit dans la monnaie de tenue de comp-
te.

La saisie des lignes de pièce s’effectue exactement comme pour la saisie des journaux.

Voir la commande «Journaux de saisie», page 422.

Pour obtenir la génération automatique de la TVA, il est nécessaire que la colonne Code taxe soit présente.
Pour l’insérer, reportez-vous au titre «Personnaliser les colonnes de la saisie des pièces», page 372.

Si une écriture a le statut IFRS, la colonne Position IFRS affichera une icône particulière.

La validation d’une pièce est proposée dès que le solde est égal à zéro :

«La pièce est équilibrée. Souhaitez-vous l’enregistrer ?

[Oui] / [Non]»

Elle se confirme en cliquant sur le bouton [Oui] ou s’infirme en cliquant sur le bouton [Non] du
message de confirmation qui s’affiche alors.

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Règlements multiéchéances

Si le tiers mentionné dans la pièce dispose d’un règlement multiéchéances, une fenêtre apparaî-
tra pour vous les présenter et permettre leur éventuelle modification.

Pour modifier une échéance :

1 . sélectionnez sa ligne ;
2 . apportez les modifications souhaitées dans les zones de saisie ;
3 . validez. Les échéances apparaissent comme autant de lignes dans la pièce.

La validation de cette fenêtre fait apparaître toutes les lignes d’échéance dans la pièce.

Si la pièce est équilibrée, le programme vous propose alors de la valider comme présenté ci-des-
sus.

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Saisie des écritures de règlement

Pour saisir des écritures de règlement opérez comme suit :

1 . Enregistrez l’en-tête de la pièce et validez-la.
2 . Sélectionnez d’abord le compte de tiers, le compte général s’inscrira de lui-même.
3 . Saisissez les autres valeurs de la ligne et validez-la.

4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour terminer la saisie de la pièce.

Pour plus d’informations sur le lettrage en saisie, reportez-vous au titre «Lettrage en saisie des
pièces», page 373.

Menu contextuel de la saisie des pièces

Un menu contextuel est disponible sur la liste des écritures.

Le menu contextuel est toujours le même quelle que soit la fenêtre où il est appelé. Reportez-
vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus.

Personnaliser les colonnes de la saisie des pièces

Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre de saisie par pièce au moyen de la com-
mande Personnaliser la liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre.

Voir le «Manuel de la gamme» sur la personnalisation des listes.

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Les colonnes disponibles dépendent du paramétrage fait dans l’option Fichier / A propos de… /
Options / Organisation et dans le volet «A propos de… / Initialisation» en ce qui concerne la ges-
tion de l’IFRS.

Lettrage en saisie des pièces

Le lettrage en saisie n’est possible que sur les journaux de type Général ou Trésorerie.

Pour réaliser un lettrage en saisie, opérez comme suit :

1 . Sélectionnez une ligne de tiers.
2 . Sélectionnez la commande Lettrer le compte proposée par le bouton [Actions].
3 . Une fenêtre «Visualisation des écritures à régler» s’ouvre. Elle propose des écritures por-
tées sur le compte du tiers sélectionné.

4 . Sélectionnez la ou les lignes à lettrer avec l’écriture sélectionnée.

5. Cliquez sur le bouton [Associer]. Une coche ( ) apparaît dans la colonne

Position règlement au droit des écritures réglées.
6 . Cliquez sur le bouton [OK], les écritures sont lettrées.

Ventilations analytique et IFRS des lignes de pièces

Si un compte général comporte une ventilation analytique sur un ou plusieurs plans analytiques
(paramétrage dans le volet «Analytique/IFRS» de sa fiche), ces ventilations seront automatique-
ment appliquées par le programme.

Il est possible de les modifier en sélectionnant la ligne puis en sélectionnant la commande Saisir
la ventilation analytique proposée par le bouton [Actions]. Une fenêtre s’ouvre alors pour en don-
ner le détail et permettre les modifications.

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Fonctions Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Equilibrer : revient à cliquer sur le bouton [Equilibrer] de la fenêtre,

• Grille.
La dernière commande peut être directement accessible par un bouton ajouté à droite du bouton [Fonc-
tions]. L’affichage de ce bouton est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme». La description de la
commande est identique à celle du bouton présenté ci-dessous.

Bouton [Equilibrer]
Ce bouton permet de demander au programme de reporter le solde de la pièce
en cours dans le montant débit ou crédit de l’écriture en cours de saisie.

Bouton [Grille]
Ce bouton permet la sélection d’une grille analytique.

Pour en savoir plus sur la commande Appeler une grille, reportez-vous à la partie «Utilisation
d'un modèle de grille analytique», page 467

Validation Bouton [Supprimer]

Utilisez ce bouton pour supprimer le ou les éléments sélectionnés.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton OK.

Bouton [Suivant]
Utilisez ce bouton pour procéder à une autre saisie analytique.

Plans analytiques en colonne

Si un plan analytique a été déclaré en colonne, il n’est pas disponible dans cette fenêtre «Saisie
analytique».

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Si des ventilations ont été enregistrées sur certaines de ses sections, dans le volet «Analytique/
IFRS» de la fiche du compte général ventilé, elles seront appliquées mais seul le premier numéro
de section apparaîtra dans la colonne correspondant au plan analytique (si elle est affichée). Ces
ventilations apparaîtront lors de l’édition des états analytiques.

Pour ventiler les écritures sur une section d’un tel plan, il est nécessaire d’en afficher la colonne
(commande Fenêtre / Personnaliser la liste) et d’enregistrer le numéro de section qui convient.
Une seule section peut alors servir à la ventilation.

Le paramétrage des plans analytiques en colonne s’effectue dans l’option «Plan analytique»,
page 117.

Si aucun numéro de section n’est enregistré dans la colonne d’un plan analytique, le programme
y insérera, à la validation de la ligne, la section analytique d’attente éventuellement enregistrée
dans l’option Plan analytique.

Voir le titre «Ventilation analytique d’une ligne de journal», page 462 pour ce qui concerne les
ventilations analytiques des lignes de pièces ainsi que le titre «Application des normes IAS/IFRS
aux lignes de pièces», page 468 pour ce qui concerne l’application des normes IFRS à ces
mêmes lignes.

Norme IFRS Dans le cas où la gestion de la norme IFRS est autorisée, l’affichage de la colonne IFRS dans la
fenêtre de saisie de pièce permet d’enregistrer une section exactement de la même manière que
pour les sections analytiques.

Lors de la saisie d’une écriture, dans le cas d’une gestion de la norme IFRS active, le programme
recherchera la section IFRS à affecter dans l’ordre suivant :

• en premier lieu, si la ligne mentionne un compte de tiers, il recherche la section IFRS

éventuellement associée à ce compte ; une section IFRS peut être associée à un compte
de tiers dans le volet «Complément» de sa fiche ; la section IFRS est alors automatique-
ment affectée à la ligne d’écriture sur laquelle ce compte est mentionné même si l’affi-
chage de la colonne du plan IFRS n’a pas été paramétré ;

• si ce n’est pas le cas, il recherche ensuite la ou les sections IFRS associées au compte
général mentionné sur la ligne ; une ou des sections IFRS peuvent être associées à un
compte général dans le volet «Analytique/IFRS» de sa fiche exactement comme pour des
sections analytiques ; la ou les sections IFRS sont alors automatiquement affectées à la
ligne d’écriture sur laquelle ce compte est mentionné ; si la colonne IFRS est affichée,
seule la première section IFRS sera mentionnée ;

• s’il n’en trouve pas, il affecte la section d’attente paramétrée dans l’option Plan analytique
de la fiche de l’entreprise.

Si la gestion de la norme IFRS est active et si aucun numéro de section n’est enregistré dans la colonne du
plan IFRS, un message d’erreur apparaîtra et il faudra enregistrer au moins une section IFRS pour pouvoir
continuer les saisies.
Si l’écriture comptable a été enregistrée par le biais d’un modèle de saisie, c’est la section affectée au
compte de tiers qui est affectée par défaut.

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Visualisation/modification d’une pièce

Traitement / Saisie par pièce / Visualisation / modification d’une pièce

La commande Visualisation/modification d’une pièce est accessible par différents boutons.

On peut visualiser et/ou modifier une pièce en cliquant sur l’icône [Vi-
sualisation/modification d’une pièce] de la barre verticale Saisie des
écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Après avoir lancé la fonction Visualisation / modification de pièce, vous devez renseigner les zo-
nes Journal, Date, N° pièce, Référence ou N° de facture pour la recherche de votre pièce. Va-
lidez par la touche ENTRÉE.

Le programme recherche la première pièce correspondant aux critères définis et affiche le résul-
tat.

Un message d’alerte s’affiche si aucune pièce ne correspond aux critères définis. Vous pouvez
revenir sur la fenêtre «Visualisation / modification d’une pièce» en cliquant sur le bouton [OK].

Vous pouvez faire défiler les pièces à l’aide des boutons [Précédent] et [Suivant] de la bar-
re d’outils Navigation.

Toutes les zones de saisie, boutons et autres fonctionnalités sont identiques à ceux décrits dans
le cadre de la fonction Ajout de pièce. Veuillez vous y référer. Ne sont présentés ici que les points
qui diffèrent de la saisie de pièce. Les zones estompées ou grisées ne sont pas modifiables.

Voir la fonction «Ajout d’une pièce», page 366.

Procédez aux modifications en respectant les conditions suivantes :

• les pièces doivent être équilibrées,

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• les lignes ne doivent pas être clôturées,

• les lignes d’écritures des comptes tiers non lettrées,
• les journaux de trésorerie non rapprochés,
• les pièces comportant la même devise.
Les zones Code journal et N° pièce ne peuvent être modifiées.

La date de pièce peut être modifiée à condition d’appartenir à la même période mois /année .
Dans le cas contraire vous pouvez effectuer un glisser / déposer à partir de la fonction Journaux
de saisie.

La validation de la pièce est proposée dès que le solde est à zéro.

En cas de suppression de la pièce affichée à l’écran, le message de confirmation qui apparaît dans ce cas
est différent de celui de l’ajout des pièces.

«ATTENTION ! Ce traitement est irréversible !

Confirmez-vous la suppression de la pièce [Numéro de pièce] ?
Toutes les lignes de la pièce seront définitivement supprimées !
[Oui] / [Non]»

Menu contextuel de la saisie des lignes de pièce

Un menu contextuel est disponible sur la liste des écritures.

Le menu contextuel propose la fonction Extourner / Annuler la pièce en Visualisation / Modifica-

tion d’une pièce. Cette commande permet d’extourner ou d’annuler l’ensemble d’une pièce, quel
que soit le nombre de lignes sélectionnées. A la validation, les modifications apportées sont
enregistrées et les écritures d’extourne / annulation sont crées dans le fichier comptable.

Le menu contextuel est toujours le même quelle que soit la fenêtre où il est appelé. Reportez-
vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus.

Traitements réalisés

Lors de l’enregistrement de la pièce, les traitements suivants sont effectués :

• enregistrement des écritures saisies dans le journal / période,

• saisie des registres révision et des informations libres,

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• calcul de la ventilation analytique,

• génération des registres-taxes,
• lettrage des règlements et des écritures sélectionnées si le lettrage en saisie est
demandé.

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Saisie des opérations bancaires

Traitement / Saisie des opérations bancaires

La fonction de saisie des opérations bancaires permet :

• de saisir manuellement ou d’incorporer des écritures de trésorerie reçues via un modem

(extraits de comptes bancaires par exemple) dans un journal de trésorerie temporaire
associé à un compte bancaire,

• d’associer ces écritures et de les lettrer avec des écritures à régler (écritures d’achat, de
vente, …),

• puis de transférer ces écritures et leur(s) association(s) dans à un journal de trésorerie

définitif.
On peut lancer cette fonction en cliquant sur l’icône [Saisie des opérations
bancaires] de la barre verticale Saisie des écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans cet environnement.

Il est impossible de saisir une opération bancaire sur une période clôturée. Un message bloquant
apparaît.

Les différents titres en rapport avec la saisie des opérations bancaires sont les suivants :

• «Saisie des opérations bancaires – Description de la fenêtre», page 380,

• «Saisie des opérations bancaires», page 386,
• «Incorporation des mouvements bancaires», page 386,
• «Proposition de génération automatique des écritures de trésorerie», page 387,
• «Association des mouvements bancaires aux écritures à régler», page 387,
• «Ventilation analytique et IFRS d’un mouvement», page 388,
• «Affectation d’un compte d’attente», page 389,
• «Suppression d’une pièce», page 389,
• «Impression des écritures de trésorerie», page 390,
• «Génération des écritures de trésorerie», page 390,
• «Visualisation des écritures à régler», page 391,
• «Traitement des règlements partiels et des écarts», page 396.

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Saisie des opérations bancaires – Description de la fenêtre

Le sens des montants saisis dans cette fenêtre est le sens bancaire :
- Décaissement = débit bancaire,
- Encaissement = crédit bancaire.

Cette fenêtre comporte dans son titre :

• le code du journal considéré,

• l’abrégé du compte bancaire,
• le numéro de compte bancaire,
• la devise du RIB,
• le numéro de l’extrait.
Les principales zones de la fenêtre sont décrites sous les titres suivants :

• «Boutons de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires», page 380,

• «Zones de saisie de l’en-tête – Saisie des opérations bancaires», page 382,
• «Informations de totalisation – Saisie des opérations bancaires», page 382,
• «Colonnes de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires», page 383.

Boutons de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires

Les différentes zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Toutes les fonctions lancées
par les boutons présentés ci-dessous sont décrites plus loin.

Fonctions Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Incorporer : revient à cliquer sur le bouton [Incorporer] de la fenêtre.

• Imprimer : revient à cliquer sur le bouton [Imprimer] de la fenêtre.

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• Supprimer.
• Générer : revient à cliquer sur le bouton [Générer] de la fenêtre.
La commande Supprimer peut être directement accessible par un bouton ajouté à droite du bouton [Fonc-
tions]. L’affichage de ce bouton est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme».

Bouton [Incorporer]
Ce bouton permet de récupérer le ou les extraits de compte reçus de la banque
sous forme de fichiers informatiques. Ces fichiers doivent se trouver dans le
dossier (ou répertoire) TELBAC sur Windows ou DOSSIER SYSTÈME:TRANS-
FERTS EN ATTENTE:FICHIER TRANSMIS sur Macintosh.
Ne peuvent être intégrés que les extraits correspondant au journal mentionné dans la zone
Journal de cette même fenêtre.

Reportez-vous à la partie «Incorporation des mouvements bancaires», page 386.

Bouton [Imprimer]
Ce bouton permet d’imprimer les écritures de trésorerie saisies dans cette fenê-
tre.

Bouton [Générer]
Ce bouton permet de générer, dans le journal de banque sélectionné dans la
zone Journal, les écritures de trésorerie saisies ou incorporées.

Bouton [Supprimer]
Ce bouton permet la suppression des lignes de l’extrait affiché dans la fenêtre.
L’extrait conserve, après suppression, les éléments de l’en-tête.

Actions Le bouton [Actions] propose l’accès aux commandes complémentaires suivantes :

• Saisir la ventilation analytique : permet de ventiler manuellement ou automatiquement le

montant du mouvement sélectionné sur des sections analytiques.

Reportez-vous à la partie «Ventilation analytique et IFRS d’un mouvement», page 388.

• Voir/Associer les écritures comptables : fait apparaître la fenêtre «Visualisation des écritu-
res à régler» afin :
- d’associer un mouvement bancaire à l’écriture à régler,
- de visualiser l’écriture associée à un mouvement bancaire.

Reportez-vous à la partie «Association des mouvements bancaires aux écritures à régler»,

page 387.
• Affecter un compte d’attente : permet d’affecter au mouvement bancaire, dans la colonne
Compte général, le compte d’attente renseigné dans le sous-volet «Fichier / A propos
de… / Paramètres / Rapprochement». Si aucun compte d’attente n’a été défini dans ce
volet, le bouton est estompé.

Reportez-vous à la partie «Affectation d’un compte d’attente», page 389.

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Zones de saisie de l’en-tête – Saisie des opérations bancaires

Les zones de l’en-tête sont les suivantes.

Journal
Cette zone à liste déroulante ne propose que les journaux de type Trésorerie. Les écritures de
trésorerie seront générées dans celui qui est sélectionné. Il est nécessaire de valider par la tou-
che ENTRÉE la sélection d’un journal.
La saisie des opérations bancaires implique que le code journal sélectionné soit associé à un
compte bancaire. Ceci s’effectue dans le volet «RIB» de la fiche de la banque.
Si le code journal sélectionné n’est pas associé à un compte bancaire ou si plusieurs comptes
bancaires sont associés à un code journal, un message vous en avertit.

Il est toujours possible de modifier le journal par la touche ENTRÉE même en cours de saisie. Dans
ce cas, les données saisies sur le journal en cours sont conservées et il est possible de revenir ulté-
rieurement compléter la saisie.

N° d’extrait
Le numéro d’extrait correspond à la référence portée sur l’extrait de compte. 17 caractères
alphanumériques.
Un numéro est proposé à l’utilisateur en fonction du paramétrage fait dans la zone Report du N°
d’extrait du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement».
Ce numéro s’incrémente de 1 à chaque nouvel extrait de banque.
La saisie d’un numéro d’extrait est obligatoire. Un message le rappellera. Le numéro d’extrait
peut être modifié, même en cours de saisie.
En saisie manuelle d’écritures de trésorerie, le programme vérifie que le numéro de pièce, la
référence de pièce ou la pièce de trésorerie saisis sur la ligne sont identiques au numéro de
l’extrait (en fonction du choix fait dans la zone Report du N° d’extrait du sous-volet «Fichier / A
propos de… / Paramètres / Rapprochement»). Si ce n’est pas le cas, un message d’erreur vous
en avertit.

Solde initial
Cette zone propose le solde initial du code journal et affiche la devise du RIB rattaché.
Le solde est calculé dans la devise du RIB associée au code journal.
Le montant est positif si le solde bancaire est créditeur et négatif s’il est débiteur.
Le solde initial proposé peut être modifié à tout instant.

Solde final
Cette zone facultative permet de s’assurer, en génération des écritures de trésorerie, que le
solde final renseigné dans la zone Solde intermédiaire (solde initial + mouvements) est le
même que le solde final.

Informations de totalisation – Saisie des opérations bancaires

Les zones en haut et à droite de la fenêtre vous informent sur les totaux des opérations en cours.

Totaux mouvements
Affiche le total des encaissements ou des décaissements de tous les mouvements présents
dans la fenêtre.

Solde intermédiaire
Affiche le cumul du solde initial et du total des mouvements présents dans la fenêtre.

A imputer
Le montant affiché correspond au solde final déduit du solde intermédiaire.

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Colonnes de la fenêtre – Saisie des opérations bancaires

Le corps de la fenêtre permet à l’utilisateur de saisir les écritures de trésorerie à partir de l’extrait
bancaire ou de visualiser les mouvements incorporés.

Nous ne détaillons ci-dessous que les colonnes présentant des particularités. Pour les autres, re-
portez-vous à la fonction de saisie des journaux.

Voir la fonction «Journaux de saisie», page 422.

Colonne Jour
La date du jour est proposée sur la première ligne. La date enregistrée sur la première ligne
(sous la forme JJMMAA) est proposée sur les lignes suivantes. Cette information est obligatoire.
Un message d’erreur vous le rappellera.
Le programme contrôle les dates saisies en fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de
l’année (année normale ou bissextile).

Colonne N° de pièce
La reprise du numéro d’extrait dépend des zones :
• Report du N° d’extrait et Une écriture de contrepartie unique du sous-volet «Fichier /
A propos de… / Paramètres / Rapprochement»,
• Protection de la zone N° pièce du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres /
Saisie».
Le tableau suivant résume le comportement du programme en ce qui concerne le numéro
d’extrait proposé dans l’en-tête et celui proposé sur la ligne.

Report du Protection de Numéro Un écriture de

Numéro de pièce proposé sur
N° la zone N° d’extrait de contrepartie uni-
la ligne
d’extrait pièce l’en-tête que

Référence Non cochée Référence Cochée Tient compte de la numérotation

ou Pièce incrémenté du code journal avec un numéro
de trésore- de 1 ou de pièce identique sur chaque
rie «Ext.» + date ligne
du jour pour
Pièce de tré-
sorerie

Non cochée Tient compte de la numérotation

du code journal avec un nouveau
numéro de pièce sur chaque
ligne (à l’exception des lignes de
TVA)

Référence Cochée Référence Cochée Pas de numéro de pièce pro-

ou Pièce incrémenté posé.
de trésore- de 1 ou Le numéro de pièce sera calculé
rie «Ext.» + date lors de la génération des écritu-
du jour pour res de trésorerie en tenant
Pièce de tré- compte de la numérotation du
sorerie code journal avec un numéro de
pièce identique sur chaque ligne

© Sage 383
 Menu Traitement

Report du Protection de Numéro Un écriture de

Numéro de pièce proposé sur
N° la zone N° d’extrait de contrepartie uni-
la ligne
d’extrait pièce l’en-tête que

Non cochée Pas de numéro de pièce pro-

posé.
Le numéro de pièce sera calculé
lors de la génération des écritu-
res de trésorerie en tenant
compte de la numérotation du
code journal avec un nouveau
numéro de pièce sur chaque
ligne (à l’exception des lignes de
TVA)

N° de Indifférent Reprend le Cochée par défaut Reporte le numéro de l’extrait sur

pièce dernier chaque ligne d’écriture
numéro de
pièce + 1.

Colonne Référence
Cette zone de 17 caractères alphanumériques sera renseignée automatiquement ou non en
fonction de l’option Report du N° d’extrait du sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres /
Rapprochement» :
• si cette option est positionnée sur Référence, le programme proposera le numéro de
l’extrait sur toutes les nouvelles lignes saisies ;
• si l’option ci-dessus est positionnée sur un autre choix, aucun numéro n’est proposé.
La référence proposée est toujours modifiable.

Colonne Pièce trésorerie

Cette zone de 17 caractères alphanumériques sera renseignée automatiquement ou non en
fonction de la position de l’option Report du N° d’extrait du sous-volet «Fichier / A propos de…
/ Paramètres / Rapprochement» :
• si cette option est positionnée sur Pièce trésorerie, le programme proposera le numéro
de l’extrait sur toutes les nouvelles lignes saisies ;
• si l’option ci-dessus est positionnée sur un autre choix, aucun numéro n’est proposé.
La référence proposée est toujours modifiable.

Colonne Code taxe

Cette zone permet de générer automatiquement, à la validation de la ligne, la ou les écritures de
taxes correspondantes, dès lors qu’un numéro de compte HT a été saisi sur la ligne.
Lorsque l’utilisateur saisit un code taxe dans cette zone, une écriture de taxe sera automatique-
ment générée dans la fenêtre de saisie des opérations bancaires à la suite de l’écriture compor-
tant ce code taxe.
La touche F4 ouvre la liste des codes taxes.

Colonnes Décaissement / Encaissement

Ces deux zones permettent la saisie des montants.

Le sens des montants saisis dans ces zones est le sens bancaire :
- Décaissement = débit bancaire,
- Encaissement = crédit bancaire.

La saisie peut s’effectuer de plusieurs manières :

• en tapant le montant dans la colonne qui convient,

© Sage 384
 Menu Traitement

• en cliquant sur le bouton [Equilibrer] ; le programme insère alors automati-

quement le montant équilibrant le mouvement à la position du curseur,
• par insertion automatique dans le cas où vous utilisez un compte correspondant à un taux
de taxes préenregistré.
- S'il s'agit d'un compte de taxe (TVA ou TP), le taux défini est appliqué au solde de la
pièce pour calculer le montant de la taxe.
- S'il s'agit d'un autre type de compte, le solde de la pièce est automatiquement proposé.

Ces automatismes peuvent être levés en cochant l'option Ne pas gérer les automatismes de saisie de la
commande Fenêtre / Préférences.

Menu contextuel de la saisie des opérations bancaires

Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de cette fenêtre.

Le menu contextuel est toujours le même quelle que soit la fenêtre où il est appelé. Reportez-
vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus.

Personnaliser la liste des opérations bancaires

Il est possible de personnaliser les colonnes de la fenêtre en utilisant la fonction Personnaliser la

liste du menu contextuel ou du menu Fenêtre.

Pour plus d’informations, reportez-vous au «Manuel de la gamme».

Les colonnes disponibles dépendent du paramétrage fait dans l’option Fichier / A propos de… /
Options / Organisation et dans le volet «A propos de… / Initialisation» en ce qui concerne la ges-
tion de l’IFRS.

© Sage 385
 Menu Traitement

Saisie des opérations bancaires

La saisie des écritures de trésorerie s’effectue comme suit :

1 . Enregistrement des informations de l’en-tête.
2 . Saisie manuelle des écritures de trésorerie dans les zones de saisie disposées au-dessus
des titres des colonnes ou incorporation des mouvements reçus par modem. En saisie
manuelle, chaque ligne doit être validée par la touche ENTRÉE.
3 . Association des écritures de trésorerie avec les écritures à régler.
4 . Traitements divers :
- Ventilation analytique des comptes suivant le cas,
- Affectation d’un compte d’attente,
- Suppression de la pièce si nécessaire,
- Fermeture de la pièce pour reprise des traitements ultérieurement,
- Impression des écritures de trésorerie.
5 . Génération des écritures de trésorerie :
- Contrôle de solde initial par rapport au solde final,
- Lettrage ou pré-lettrage en montant ou en devise,
- Suppression des mouvements bancaires si nécessaire,
- Gestion des registres taxes,
- Mise à jour de l’analytique.

Incorporation des mouvements bancaires

L’incorporation des extraits bancaires reçus par modem ne peut se faire que lorsque le code jour-
nal et le numéro d’extrait ont été renseignés.

Les opérations sont lancées en cliquant sur le bouton [Incorporer].

Les extraits relatifs aux banques dont la case Compte intra-groupe a été cochée dans Structure /
Banque / Volet «RIB», ne sont pas incorporés.

Dès lors, le solde initial et le solde final sont automatiquement récupérés dans l’en-tête du docu-
ment ainsi que les mouvements bancaires dans le corps de la fonction.

Si le programme ne trouve pas de fichier à incorporer dans le dossier (ou répertoire) dans lequel
ils sont stockés habituellement, il ouvre une fenêtre «Ouvrir» pour permettre à l’utilisateur de pré-
ciser l’emplacement du fichier à incorporer.

© Sage 386
 Menu Traitement

Proposition de génération automatique des écritures de trésorerie

Lorsque :

• le solde intermédiaire est égal au solde final

• et que tous les mouvements ont été associés à un compte général,
un message vous propose de procéder à la génération des écritures de trésorerie.

A la génération des écritures, si l’option Date limite a été renseignée dans le volet «A propos de... / Fiscal /
Cerfa», le programme calcule s’il est indiqué de procéder à l’archivage d’une période. Si tel est le cas, un
message indique quelle période il est recommandé d’archiver. Vous pouvez alors procéder directement à
l’archivage de la période si l’assistant d’archivage est activé dans le menu Fenêtre.

Association des mouvements bancaires aux écritures à régler

Les écritures à régler apparaissent dans une fenêtre intitulée «Visualisation des écritures à ré-
gler». Cette fenêtre apparaît :

• à la validation d’une ligne saisie lorsque l’option Recherche systématique des écritures
est cochée dans le sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement»,

• en sélectionnant la ligne puis en choisissant la commande Voir/associer les écritures

comptables par le bouton [Actions],

• en réalisant un double-clic sur une ligne.

© Sage 387
 Menu Traitement

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Visualisation des écritures à régler», page 391
de ce chapitre.

Ventilation analytique et IFRS d’un mouvement

Le compte général d’une ligne ventilée apparaît en caractères gras dans la liste.

La ventilation analytique d’une ligne de document s’effectue :

• automatiquement à la validation de la ligne si l’option Saisie analytique est cochée dans

la fiche du compte général (volet «Fiche principale») :
- si une ventilation a été définie15, les répartitions sont automatiquement effectuées ;
- dans le cas contraire la fenêtre de ventilation illustrée ci-dessous s’ouvre ;

• par la commande Saisir la ventilation analytique proposée en bas à gauche de la fenêtre,

lorsqu’un mouvement est sélectionné et que l’option Saisie analytique a été cochée dans
la fiche du compte général.

La fenêtre de ventilation analytique qui s’ouvre dans ces deux cas est identique à celle de la saisie
des journaux.

Pour en savoir plus sur le fonctionnement de cette fenêtre, reportez-vous à la partie «Ventilations
analytique et IFRS des lignes de pièces», page 373.

© Sage 388
 Menu Traitement

A imputer
Le montant des quantités ou devises et le montant de l'écriture à ventiler apparaissent dans les
zones prévues à cet effet (en haut et à droite).

Total imputé
Au fur et à mesure des saisies, ces zones affichent le cumul des montants ventilés.

Solde
Ces zones présentent les montants restant à imputer. Si aucune ventilation n'a encore été saisie,
le solde est égal au montant à imputer.

Ventilation IFRS d’un mouvement

Si la gestion de la norme IFRS est active, la ventilation sur la section IFRS se fera à l’identique
de la ventilation analytique.

Rappelons que la section IFRS, appliquée à toutes les lignes de la pièce, peut être paramétrée :

• dans le compte de tiers (volet «Complément» de la fiche tiers),

• dans le compte général (volet «Fiche principale» de la fiche du compte),
• ou à défaut dans la section d’attente (option Plan analytique de la fiche de l’entreprise).

Affectation d’un compte d’attente

L’utilisateur peut affecter un compte d’attente à un mouvement bancaire en utilisant la commande

Affecter le compte d’attente proposée par le bouton [Actions] en bas à gauche de la fenêtre.

Cette commande n’est active que lorsqu’un compte d’attente a été défini dans le sous-volet «Fi-
chier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement».

Le mode opératoire est le suivant :

1 . Saisir l’écriture de trésorerie sans enregistrer de compte général.
2 . Valider la ligne.
3 . La sélectionner si nécessaire puis cliquer sur le bouton [Affecter le compte d’attente]. Le
compte d’attente est affecté.

Un compte définitif pourra être affecté au mouvement par la suite en ouvrant l’extrait, en sélec-
tionnant la ligne et en saisissant ou en sélectionnant le compte qui convient.

Suppression d’une pièce

Le bouton [Supprimer] permet de supprimer une pièce bancaire par la suppres-

sion des mouvements sélectionnés qu’ils soient saisis ou incorporés.

Si des écritures de TVA sont présentes, elles sont également supprimées.

Les informations de l’en-tête de l’extrait ne sont pas modifiées.

Si une association entre écritures de trésorerie et écritures comptables à régler est constatée par
le programme, il affiche un message d’alerte.

© Sage 389
 Menu Traitement

Impression des écritures de trésorerie

Le bouton [Imprimer] permet d’imprimer le contenu de la fenêtre «Saisie des opé-

rations bancaires».

Génération des écritures de trésorerie

Après saisie ou incorporation des écritures bancaires et association de l’ensemble

à des écritures comptables, le bouton [Générer] lance les contrôles et traitements
suivants.

Solde final théorique

Avant de générer les écritures de trésorerie à partir des mouvements bancaires, le programme
s’assure, et ce uniquement dans le cas où un solde final a été enregistré dans l’en-tête, que ce
solde final est égal au solde intermédiaire.

Si les deux valeurs ne sont pas égales, un message vous en avertit.

Si aucun solde final n’a été saisi, le programme n’effectue aucun contrôle.

Statut du code journal

Si un journal a fait l’objet d’une clôture ou d’une synchronisation, la génération des écritures de
trésorerie propose de mettre à jour les écritures sur la période suivante et vous en avertit par un
message.

Association de l’ensemble des mouvements à des écritures à régler

L’ensemble des mouvements bancaires doit être associé à un compte général.

Génération des écritures de trésorerie

Génération des écritures de taxes

Si l’option Une écriture de contrepartie unique du sous-volet Fichier / A propos de… / Paramè-
tres / Rapprochement est cochée, le programme générera une pièce comptable avec le même
numéro de pièce et écriture de contrepartie unique.

Lettrage et pré-lettrage en montant ou en devise

La génération des écritures de trésorerie effectue automatiquement, si l’option Lettrage automa-

tique du compte général est cochée, les traitements suivants entre les écritures à régler et les
écritures de trésorerie générées à partir des mouvements bancaires :

• lettrage en montant,
• pré-lettrage en montant si les montants des deux écritures sont différents,
• lettrage en devise,

© Sage 390
 Menu Traitement

• pré-lettrage en devise si les montants en devise des deux écritures sont différents.

Génération des écritures d’écart

La fonction de génération des écritures génère également les écarts de règlement qui pourraient
se présenter.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Traitement des règlements partiels et des
écarts», page 396.

Génération de l’analytique

L’ensemble des ventilations analytiques définies au niveau des mouvements bancaires est auto-
matiquement reporté dans les écritures de trésorerie générées dans le journal de banque.

Génération des registres de taxes

Si l’option de gestion de la TVA sur encaissement via les registres a été cochée (dans le sous-
volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Saisie»), le lettrage entraîne la génération du registre
règlement correspondant dans le journal de trésorerie avec répartition base HT / taxe par taux en
fonction du montant lettré.

Le registre de taxes n’est généré que pour les écritures de trésorerie associées à des écritures
d’achat ou de vente qui possèdent déjà un registre de taxes.

Visualisation des écritures à régler

Rappelons que les écritures à régler apparaissent dans une fenêtre «Visualisation des écritures
à régler». Cette fenêtre s’affiche à partir de la fenêtre «Saisie des opérations bancaires» :

• à la validation d’une ligne saisie lorsque l’option Recherche systématique des écritures
est cochée dans le sous-volet «Fichier / A propos de… / Paramètres / Rapprochement» ;

• en sélectionnant la ligne de l’écriture de trésorerie puis en choisissant la commande Voir/

associer les écritures comptables proposée par le bouton [Actions] en bas à gauche de la
fenêtre ;

• en réalisant un double-clic sur une ligne d’écriture de trésorerie.

© Sage 391
 Menu Traitement

Cette fenêtre se compose des éléments suivants.

Boutons – Visualisation des écritures à régler

Fonctions Bouton [Associer]

Ce bouton permet de pointer la ou les écritures sélectionnées dans la liste et de
les associer au mouvement bancaire correspondant. Lorsque les écritures sont
pointées, une coche ( ) apparaît dans la colonne Position règlement. Pour
dessélectionner une écriture pointée par erreur, faites de même.

Bouton [Ecart]
Ce bouton permet de générer un règlement partiel ou un écart sur une écriture poin-
tée. Il est estompé lorsqu’aucune ligne n’est sélectionnée ou lorsque plusieurs lignes
sont sélectionnées. Il ouvre la fenêtre «Règlements et écarts».

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Traitement des règlements partiels et des
écarts», page 396.

Sélection Bouton [Sélectionner les écritures]

Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de sélectionner les écritu-
res à afficher.

L’aspect du bouton est celui qu’il prend lorsqu’une sélection est active. Voir le «Manuel de la gamme» sur
ce point.

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Sélection des écritures – Visualisation des écri-
tures à régler», page 395.

Bouton [Elargir la sélection]

Ce bouton, disposé sur le bord inférieur de la fenêtre, permet d’élargir la sélection des
écritures affichées dans la liste en supprimant certains critères de sélection enregistrés
dans la fenêtre «Sélection des écritures».

© Sage 392
 Menu Traitement

Pour plus d’informations, reportez-vous au titre «Sélection des écritures – Visualisation des écri-
tures à régler», page 395.

A chaque clic sur ce bouton, un palier est franchi. Ils correspondent à, dans l’ordre :
• mise à blanc de la référence pièce et du mode de règlement,
• mise à blanc du montant et de son sens,
• mise à blanc du tiers,
• mise à blanc du compte général.
Lorsque le dernier niveau est atteint (sélection la plus large), le bouton s’estompe.

Les paliers présentés ci-dessus peuvent être modifiés en fonction des critères enregistrés par l’utilisateur
au niveau de la saisie des opérations bancaires.

Classement des écritures

Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre, permet de modifier
l’ordre de classement des écritures affichées dans la fenêtre :
• Compte tiers (valeur par défaut),
• Date d’échéance,
• Date,
• N° de pièce.

Validation Bouton [Fermer]

Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Informations de totalisation – Visualisation des écritures à régler

Montant sélection
Affiche le montant de l’écriture de trésorerie de la fenêtre «Saisie des opérations bancaires» à
partir de laquelle la fenêtre de visualisation des écritures à régler a été ouverte. Ce montant n’est
pas renseigné si aucun montant n’a été enregistré au préalable sur la ligne d’écriture de trésore-
rie correspondante dans la fenêtre «Saisie des opérations bancaires».

Solde pointé
Cette ligne affiche le solde de la ou des écritures à régler pointées dans le corps de la fenêtre.

Rappelons que le pointage est symbolisé par la présence d’une coche ( ) dans la colonne Position règle-
ment.

A imputer
Cette ligne affiche la différence entre :
• le montant sélection (positif si encaissement, négatif si décaissement)
• et le solde pointé (positif si débiteur, négatif si créditeur).
Elle informe sur le montant restant à imputer.

Corps de la fenêtre – Visualisation des écritures à régler

Certaines colonnes de cette fenêtre présentent les particularités suivantes.

© Sage 393
 Menu Traitement

Colonne Position règlement

Cette colonne permet d’informer l’utilisateur sur le statut d’association d’une écriture à régler
avec un mouvement bancaire. Deux types de valeurs peuvent y être renseignées :
• une croix ( ) lorsqu’une association a déjà été réalisée sur une autre écriture lors de la
même session de saisie des opérations bancaires ;
• une coche ( ) lorsque l’écriture est associée au mouvement en cours.
Si l’utilisateur affecte une autre association à une écriture déjà associée, la croix ( ) est remplacée par une
coche ( ).

Colonne Montant à régler

Cette colonne mentionne le montant du ou des règlements affectés à la ligne d’écriture. Ce mon-
tant est positif s’il est débiteur, négatif s’il est créditeur.
Il est affecté automatiquement par pointage d’un ou plusieurs mouvements ou bien précisé
manuellement par l’intermédiaire de la fenêtre «Règlements et écarts».
Il est toujours renseigné dans la devise du RIB.

Colonne Ecart
Cette colonne mentionne les écarts enregistrés sur la ligne d’écriture. Ce montant est positif s’il
est débiteur, négatif s’il est créditeur.
Il est précisé manuellement par l’intermédiaire de la fenêtre «Règlements et écarts».
Il est toujours renseigné dans la devise du RIB.

Colonnes Débit / Crédit

Les valeurs mentionnées dans ces colonnes sont présentées non pas dans le sens bancaire
mais dans le sens comptable.

Menu contextuel de la liste des écritures à régler

La fenêtre «Visualisation des écritures à régler» comporte un menu contextuel.

Seules sont disponibles les commandes suivantes :

• Sélectionner tout,
• Dessélectionner l’élément courant,
• Dessélectionner tout,
• Personnaliser la liste
• Ajustement automatique des colonnes,
• Pointer/dépointer l’élément courant,
• Associer un règlement partiel/des écarts.

© Sage 394
 Menu Traitement

Le menu contextuel est toujours le même quelle que soit la fenêtre où il est appelé. Reportez-
vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus.

Personnaliser la liste des écritures à régler

Il est possible de personnaliser les colonnes de cette fenêtre en lançant la fonction Personnaliser
la liste depuis le menu contextuel ou le menu Fenêtre.

Pour plus d’informations sur les personnalisations, reportez-vous au «Manuel de la gamme».

Sélection des écritures – Visualisation des écritures à régler

Cette fenêtre de sélection s’ouvre en cliquant sur le bouton [Sélectionner les écritures]
disposé sur le bord inférieur de la fenêtre «Visualisation des écritures à régler».

Cette fenêtre de sélection apparaît déjà renseignée avec certaines des valeurs extraites de la li-
gne de la fenêtre «Saisie des opérations bancaires» à partir de laquelle la fenêtre de visualisation
des écritures à régler a été ouverte. D’autres données sont issues du sous-volet «Fichier / A pro-
pos de… / Paramètres / Rapprochement».

Il est possible de modifier ou compléter les valeurs enregistrées pour affiner ou élargir la sélection
qui sera lancée par le bouton [OK].

Type montant
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le type de montant sur lequel la recherche
s’effectuera :
• Montant en devise : si la devise du RIB est différente de la monnaie de tenue de compte,
• Montant : si la devise du RIB est la même que la monnaie de tenue de compte.

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 Menu Traitement

Pour plus d’informations sur les autres zones, reportez-vous aux descriptions de la fenêtre «Sai-
sie des opérations bancaires» et au «Sous-volet Rapprochement – Volet Paramètres», page 67.

Traitement des règlements partiels et des écarts

La fenêtre «Règlements et écarts» s’affiche lorsqu’une seule ligne est sélectionnée

dans la fenêtre «Visualisation des écritures à régler» et qu’on clique sur le bouton
[Ecart].

Montant écriture à régler

Cette zone non modifiable affiche le montant de la ligne sélectionnée dans la fenêtre «Visualisa-
tion des écritures à régler». Ce montant est affiché en valeur absolue mais le programme tiendra
compte du sens débiteur ou créditeur de l’écriture d’origine.

Montant à régler
Cette zone affiche :
• soit le montant renseigné dans la colonne Montant à régler de la fenêtre «Visualisation
des écritures à régler»,
• soit, si la colonne Montant à régler n’a pas été renseignée, le montant A imputer men-
tionné dans la fenêtre «Visualisation des écritures à régler».
Dans ce cas, le montant proposé est limité à celui de l’écriture à régler si ce dernier est
inférieur au montant du règlement.
Il est possible de modifier le contenu de cette zone dans le cas d’un règlement partiel.

Ecritures d’écart

Ecart à imputer
Cette zone affiche la valeur :
Montant écriture à régler – Montant à régler.

Ecart de règlement / Ecart de change / Ecart d’escompte

Ces zones ont un fonctionnement identique. Elles se composent d’une boîte à cocher qui permet
de sélectionner le type d’écart à traiter et d’une zone de montant qui affiche par défaut le mon-
tant de la zone Ecart à imputer. Plusieurs écarts peuvent être traités simultanément.
Si le solde à créditer est positif (débiteur), la zone Ecart d’escompte est estompée et inutilisa-
ble.

Autre écart
Le cochage de cette option donne accès aux zones ci-après.

© Sage 396
 Menu Traitement

Modèle de saisie
Cette zone permet de sélectionner un modèle de saisie affecté au traitement d’un écart particu-
lier, autre que ceux proposés dans la fenêtre.
La zone Montant disposée à la droite de la zone Code journal permet de préciser la valeur de
l’écart qui doit être généré.

Code journal
Zone à liste déroulante permettant de sélectionner le code journal dans lequel seront générées
les écritures de l’écart Autre.
La liste des codes journaux dépend du modèle de saisie sélectionné.

Bouton [OK]
Valide les informations saisies dans la fenêtre et revient à la visualisation des écritures à régler.
La colonne Montant à régler de la fenêtre de visualisation des écritures à régler reprend la
valeur qui était affichée dans la zone Montant à régler et la colonne Ecart affiche le ou les
écarts (signés) enregistrés.

Si la gestion de la norme IFRS est active, la génération du règlement entraînera sa ventilation IFRS suivant
les indications portées dans la fiche du compte de tiers ou, à défaut, avec la section d’attente enregistrée
dans l’option Plan analytique.

Bouton [Annuler]
Referme la fenêtre sans génération d’écart.

© Sage 397
 Menu Traitement

Saisie des écritures

Traitement / Saisie des écritures

Cette commande ouvre une fenêtre de sélection permettant une saisie rapide et simplifiée d'un
journal sur une période donnée.
On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur l’icône [Saisie des
écritures] de la barre verticale Saisie des écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Macintosh La barre verticale n’existe pas dans cet environnement.

Une fenêtre de sélection «Ouvrir un journal/période» permet de sélectionner le journal sur lequel
vous souhaitez travailler.

Cette même fenêtre vous sera proposée si, dans la fenêtre de saisie des jour-
naux, vous sélectionnez la commande Atteindre par le bouton [Fonctions] ou cli-
quez sur le bouton [Atteindre] dans le cas où vous avez paramétré son affichage,
afin de sélectionner un autre journal sur lequel réaliser des saisies.

Par défaut le programme propose :

• pour le code journal, le premier de la liste,

• pour la période,
- le mois en cours lorsque la date du jour est incluse dans l'exercice en cours,
- le premier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est antérieure à l'exercice
en cours,
- ou enfin le dernier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est postérieure à
l'exercice en cours.
Exemple
2 exercices sont créés dans le fichier comptable :
N du 01/01/N au 31/12/N
N+1 du 01/01/N+1 au 31/12/N+1
Selon la date système, la période est positionnée sur :

Date système Exercice affiché par défaut à l’ouverture Période

28/12/N-1 N Janv.N

15/01/N N Janv.N

01/06/N N Juin.N

18/02/N+1 N+1 Fév.N+1

30/11/N+1 N+1 Nov.N+1

15/01/N+2 N+1 Dec.N+1

© Sage 398
 Menu Traitement

Lors d'un retour à la fonction au cours d'une même session, le code journal et la période proposés par
défaut sont les derniers sélectionnés.

Le titre de la fenêtre de saisie rappelle l'intitulé du journal et la période sélectionnés.

Cette fenêtre est accessible soit à partir de la fonction Journaux de saisie (les zones Journal et Période
sont alors déjà renseignées), soit à partir de la fonction Saisie des écritures (les zones Journal et Période
sont alors à renseigner).
Si le journal est Réservé IFRS, la mention «IFRS» apparaît dans son titre.

Lorsque vous choisissez un journal sur une période autorisée en saisie, le curseur se positionne
dans la première zone de saisie.

Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants :

• l'exercice ou la période est clôturé,

• le journal a fait l'objet d'une procédure de clôture totale,
• le type de journal n'est pas autorisé en saisie pour l'utilisateur concerné (commande
Fichier / Autorisations d'accès).

La description des opérations possibles en saisie des écritures est détaillée dans le chapitre «Journaux de
saisie», page 422.

© Sage 399
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Saisie par lot

Traitement / Saisie par lot

Cette commande permet des saisies d’écritures décentralisées, notamment lors de l’utilisation du
programme en réseau.
Version Cette fonction est disponible dans les versions Pack et Pack +.

Cette commande peut être lancée par le bouton [Saisie par lot] de la barre d'outils Compta-
bilité générale.

Le principe de fonctionnement est le suivant :

• l’utilisateur ouvre ou crée un fichier de saisie indépendant auquel il donne la désignation

de son choix (il est conseillé d’y inclure le quantième de l’exercice correspondant) et dont
l’extension est .LOT (sous Windows) ; un dossier de stockage LOT sera créé lors de l’ins-
tallation du programme pour y stocker ces fichiers ; nous désignerons par fichier lot ou
fichier de saisie par lot un tel fichier dans les explications qui suivent ;

• il y saisit des écritures et bénéficie de toutes les opérations et facilités offertes pour la sai-
sie classique des journaux (modèles de saisie, numéros de pièces, calcul de la TVA,
etc.) ;

• il réalise ensuite la mise à jour du fichier comptable de base avec les mouvements qu’il
sélectionne.

En saisie par lot, si l’option Date limite a été renseignée dans le volet «A propos de... / Fiscal / Cerfa», le
programme calcule s’il est indiqué de procéder à l’archivage d’une période. Si tel est le cas, un message
indique quelle période il est recommandé d’archiver. Vous pouvez alors procéder directement à l’archivage
de la période si l’assistant d’archivage est activé dans le menu Fenêtre.

Il est impossible de saisir un lot sur une période clôturée. Un message bloquant apparaît.

Norme IFRS Toutes les fonctionnalités propres à la gestion de la norme IFRS s’appliquent aux saisies par lot :

• notion de Type norme,

• ventilation IFRS des écritures,
• impression du brouillard des saisies selon une norme.
Á cela s’ajoute également la présentation des plans analytiques en colonne.

Les fonctionnalités de la saisie par lot sont regroupées sous les titres suivants :

• «Ouverture ou création du fichier de saisie par lot», page 401,

• «Liste des journaux du lot de saisie», page 402,
• «Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie», page 404,
• «Contrôles des écritures importées ou exportées», page 406,
• «Impression du rapport de saisie par lot», page 406,
• «Impression du brouillard de la saisie par lots», page 407,
• «Saisie d’un journal - Saisie par lot», page 410.

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Ouverture ou création du fichier de saisie par lot

Le lancement de la commande Saisie par lot fait apparaître une fenêtre «Ouvrir» demandant
d’ouvrir un fichier lot de saisie.

Sélectionnez un fichier existant puis cliquez sur le bouton [Ouvrir] ou bien créez-en un nouveau.
Pour cela cliquez sur le bouton [Nouveau]. La fenêtre «Créer le fichier lot» apparaît.

Avant de procéder à la création d’un fichier de saisie par lot, vérifiez l’exercice en cours. Les périodes du lot
sont créées en fonction de l’exercice actif sélectionné dans le menu Fenêtre.

Enregistrez le nom du fichier (qu’il est préférable de faire suivre du quantième de l’exercice), aug-
mentez éventuellement la taille du fichier (la gestion de cette taille sera assurée par le programme
lui-même), puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Le fichier est alors créé.

Dans les deux cas, ouverture ou création, apparaît ensuite la liste des journaux intitulée «Lot de
saisie» suivi du nom du fichier. Voir plus loin.

Le nombre de fichiers de saisie par lot qui peut être créé n’est pas limité. Cependant un seul fichier
lot peut être ouvert à la fois sur un même poste.

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Un contrôle est effectué lors de l’ouverture d’un fichier lot, car celui-ci est lié au fichier comptable
qui était actif au moment de sa création. Un message d’erreur vous préviendra de l’incohérence
entre le fichier de saisie par lot et le fichier comptable actuellement ouvert.

Si l’option Gestion transparente des lots a été activée dans la commande Fenêtre / Préférences, le
lancement de la commande Saisie par lot propose automatiquement le premier lot créé ou sélec-
tionné sur le poste. Il suffit de décocher cette case pour que la fenêtre d’ouverture des lots réappa-
raisse lors du lancement de la commande Saisie par lot.

Liste des journaux du lot de saisie

Les traitements possibles dans cette liste sont strictement identiques à ceux de la saisie classi-
que.

Pour ouvrir un journal, il suffit de faire un double-clic sur sa ligne ou bien de la sélectionner
et de valider. On peut aussi, après sélection, cliquer sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre
d'outils Navigation.

Cette liste affiche tous les journaux de l’exercice qui étaient actifs lorsque le fichier a été créé.

La position de chaque journal est repérée par des icônes.

• Rien : aucune saisie n’a été faite dans le journal.

• Des saisies ont été faites dans le journal mais n’ont pas été imprimées.

• Le brouillard a été imprimé.

• Les écritures ont été mises à jour (en totalité ou en partie).

Bouton [Actions]
Ce bouton donne accès aux commandes suivantes :

• Mettre à jour la comptabilité : permet la mise à jour comptable des journaux du lot de sai-
sie. Voir le titre «Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie», page 404.
• Imprimer le rapport de saisie : permet l’impression d’un rapport sur les saisies. Voir le titre
«Impression du rapport de saisie par lot», page 406.
• Imprimer le brouillard : permet l’impression du brouillard des saisies par lot du ou des jour-
naux sélectionnés. Voir le titre «Impression du brouillard de la saisie par lots», page 407.

Bouton [Ouvrir]
Utilisez ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

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Bouton [Supprimer]
Utilisez ce bouton pour supprimer l’élément sélectionné.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Menu contextuel de la liste des journaux du lot de saisie

Un menu contextuel est disponible sur la liste des journaux du lot de saisie.

Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme».

Deux fonctions ne sont pas disponibles par rapport aux menus contextuels standard :

• Consulter l’élément sélectionné,

• Ajouter un nouvel élément.

Personnaliser la liste des journaux du lot de saisie

On peut personnaliser les colonnes de la liste des journaux du lot de saisie, soit par une des com-
mandes du menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste.

Le «Manuel de la gamme» vous explique comment personnaliser une liste.

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Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie

La commande Mettre à jour la comptabilité proposée par le bouton [Actions] permettant de mettre
à jour les écritures saisies dans un lot.

Cette fonction ne permet pas les mises à jour d’une sélection d’écritures. Pour cela, il faut faire cette mise à
jour directement à partir du journal.

Si un des journaux sélectionnés comporte des écritures déjà mises à jour et non supprimées, un
message d’erreur vous avertit et vous demande si vous souhaitez continuer la mise à jour comp-
table.

«Des écritures ont déjà été comptabilisées.

Souhaitez-vous continuer la mise à jour ?
[Oui] / [Non]»

Répondez Oui pour continuer le traitement ou Non pour l’arrêter.

La mise à jour comptable affiche une fenêtre de paramétrage «Mise à jour comptable du lot».

Procédez de la façon suivante :

1 . sélectionnez, dans la liste, les journaux dont les écritures doivent être mises à jour (voir le
«Manuel de la gamme» pour les sélections dans les listes) ;
2 . lancez la fonction Réaliser la mise à jour comptable ;
3 . sélectionnez un mode de numérotation pour chacun des journaux sélectionnés ;
4 . enregistrez éventuellement une date de comptabilisation unique ;
5 . paramétrez les autres options ;
6 . lancez la mise à jour en cliquant sur le bouton [OK].

Si vous constatez que des journaux ont été sélectionnés par erreur, il faut annuler le processus
et recommencer.

Il est possible de faire cette mise à jour individuellement, journal par journal notamment pour sélectionner
les écritures à mettre à jour.

Voir le titre «Mise à jour comptable d’un journal d’un lot de saisie», page 413.

Les zones qui composent cette fenêtre ont les rôles suivants.

Liste des journaux

Cette liste affiche le type, le code et l’intitulé de tous les journaux qui étaient sélectionnés avant
le lancement de la fonction. Il est impossible d’en supprimer ou d’en ajouter à ce niveau. Il faut
recommencer les sélections.

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Gestion numérotation
La zone à liste déroulante propose les trois choix suivants :
• Saisie : le numéro de pièce enregistré dans la saisie par lot sera conservé lors de la mise
à jour.
• Journal (valeur par défaut) : la numérotation s’effectuera en fonction des paramétrages
faits pour chaque journal destinataire. Voir plus loin le complément d’informations sur ce
point.
• Premier n° de pièce : les pièces mises à jour seront numérotées à partir du numéro saisi
dans la zone Numéro à droite de cette zone, lorsque cette option est sélectionnée. Il est
nécessaire de valider le numéro enregistré comme premier de la série.
Ce paramétrage doit être fait journal par journal. Il est possible de demander au programme
d’éditer un état donnant la correspondance entre numéro de pièce dans le lot et numéro de pièce
définitif (voir plus loin).
La valeur proposée par défaut dans cette zone dépend du paramétrage de numérotation enre-
gistré pour le journal correspondant. Il est rappelé dans le tableau qui suit (D = valeur proposée
par défaut).

Option numérotation
Numérotation des
pièces dans le journal
Journal Saisie Premier numéro de pièce

Manuelle D

Continue par journal D

Continue pour le fichier D

Mensuelle D

Lors de la mise à jour comptable, si la numérotation du journal est Continue pour le journal, Conti-
nue pour le fichier ou Mensuelle, vous risquez de perdre la numérotation du journal avec les options
de numérotation Saisie ou Premier n° pièce. Pour l’option Premier n° pièce, vérifiez que le numéro
saisi est bien supérieur au dernier numéro de pièce utilisé dans le journal destinataire sur la période
concernée sinon vous risquez de retrouver des écritures sans rapport les unes avec les autres et
portant le même numéro.

Date de comptabilisation unique

Par défaut, cette option n’est pas cochée. Les pièces seront mises à jour avec leur date de sai-
sie.
Si vous souhaitez que les écritures mises à jour soient toutes inscrites à la même date, cochez
cette option. La zone qui se trouve à sa droite devient active et propose par défaut la date du jour
(date du micro-ordinateur).

Suppression des écritures mises à jour

Cette option est cochée par défaut. Les écritures du fichier de saisie par lot seront supprimées
dès que leur transfert dans la comptabilité sera effectué.

En cas de non suppression il est possible de mettre à jour plusieurs fois les mêmes écritures. Un message
d’avertissement vous préviendra.

Impression du rapport de numérotation

Cette option est cochée par défaut. Elle propose d’imprimer sur papier (ou à l’écran) un état don-
nant la correspondance entre numéro de pièce du lot et numéro de pièce définitif.

Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la mise à jour selon le paramétrage effectué.

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Contrôles lors de la mise a jour de la saisie par lot

La mise à jour des écritures des lots dans les fichiers définitifs s’assortit d’un certain nombre de
contrôles rappelés ici et qui seront marqués par l’apparition de messages d’erreur.

• Contrôles de cohérence (dans le cas où plusieurs journaux sont sélectionnés pour mise
à jour, la non conformité aux contrôles ci-dessous entraîne l’arrêt total de la mise à jour) :
- tentative de mise à jour d’un lot dans un journal en cours d’utilisation par un autre
poste ;
- la date de comptabilisation appartient à un exercice archivé ou inexistant ;
- le code journal n’existe pas ;
- le journal ou la sélection d’écritures comptables est déséquilibré ;
- les informations libres du fichier de saisie par lot ne correspondent pas à celles du jour-
nal destinataire (le message permet de continuer la mise à jour en perdant les informa-
tions libres).

• Contrôles liés aux écritures comptables (dans le cas où plusieurs journaux sont mis à
jour, ceux ne satisfaisant pas à ces conditions sont rejetés, mais les autres sont mis à
jour) :
- la date d’écriture n’appartient pas à un exercice ouvert ;
- le compte général n’existe pas ;
- le compte tiers n’existe pas ;
- l’option Saisie compte tiers du compte est cochée et aucun tiers n’est défini ;
- la date d’échéance est inférieure à la date d’écriture (le message propose de continuer
ou de s’arrêter) ;
- le délai de paiement est dépassé ;
- la section analytique n’existe pas.

Si l’option Mise à jour registres taxes (volet «Fichier / A propos de... / Paramètres») est positionnée sur
Après confirmation ou sur Automatique, cette mise à jour s’effectue de manière automatique (quelle que
soit l’option) lors de la mise à jour et non lors de la saisie.

Contrôles des écritures importées ou exportées

Dans le cas d’un journal synchronisé par le client, si une écriture a une date antérieure à la date
de synchronisation alors un message d’alerte bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal synchronisé est impossible».

Dans le cas d’une mise à jour d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être posté-
rieures à la date de validation sinon un message bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal clôturé est impossible».

Dans le cas d’une mise à jour d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être anté-
rieures à la date de synchronisation sinon un message bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal non synchronisé est impossible».

Impression du rapport de saisie par lot

L’impression de ce rapport est lancée par la commande Imprimer le rapport de saisie accessible
depuis le bouton [Actions] de la fenêtre «Lot de saisie». Une fenêtre de paramétrage «Impression
du rapport de saisie» apparaît.

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Cet état indique, pour le fichier de saisie par lot actuellement ouvert, tous les utilisateurs qui l’ont
utilisé sur une période donnée, le temps qu’ils ont passé dessus ainsi que le nombre d’écritures
générales et analytiques qu’ils ont saisies.

Date de / à
Indiquez la période sur laquelle le rapport doit être imprimé. Par défaut aucune date n’est propo-
sée ce qui revient à sélectionner la totalité de l’exercice. L’utilisateur peut limiter l’impression à
une période donnée.

Classement
La zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Utilisateur (valeur par défaut) : les informations seront classées par code utilisateur.
• Date d’entrée : les informations seront classées par ordre de date de saisie.
Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l’impression de l’état.

L’état imprimé comporte deux colonnes particulières :

• Code utilisateur : cette information est par défaut le «login» de l’utilisateur, c’est-à-dire
son nom dans le réseau. Si le programme est protégé par des mots de passe, c’est le
niveau affecté à chaque utilisateur qui sera inscrit.

• Indice performance : il correspond au nombre d’écritures générales saisies à l’heure

(rapport entre le nombre de lignes d’écritures générales et la durée d’utilisation du fichier).

Impression du brouillard de la saisie par lots

L’impression du brouillard des saisies par lot peut être lancée à partir de la liste «Lot de saisie»
en sélectionnant la commande Imprimer le brouillard accessible depuis le bouton [Actions]. Une
fenêtre de sélection s’ouvre.

Sélection simplifiée – Impression du brouillard de la saisie par lots

Cette fenêtre permet de paramétrer l’impression des brouillards des journaux de saisie par lot (lots
de saisie).

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Les zones qui la composent ont les effets suivants.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Plus : revient à cliquer sur le bouton [Plus] de la fenêtre.

• Différer : revient à cliquer sur le bouton [Différer] de la fenêtre.
Bouton [Plus]
Ce bouton permet d’accéder à un format de sélection plus complet.

Bouton [Différer]
Ce bouton permet de différer l’impression qui résulte des critères de sélection que
vous avez paramétrés.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour tout ce qui concerne les formats de sélection
simplifiés.

Code journal
La zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Tous (valeur par défaut) : tous les types de journaux seront imprimés,
• Liste des codes journaux : permet la sélection d’un des codes journaux parmi ceux que
vous avez enregistrés dans le menu Structure.

Date saisie de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de saisie de
pièces.

Il est possible d’enregistrer des dates s’étendant sur plusieurs mois à l’intérieur d’un même exercice.

Date écriture de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de pièces. Par
défaut, le programme propose les limites de l’exercice.

N° pièce de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser un numéro ou une fourchette de numéros de pièces.

Type d’état
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Base (valeur par défaut) : le brouillard s’imprime de façon classique.
• Développé tiers : chaque écriture d’une pièce s’imprime sur deux lignes, la première est
classique et la seconde indique, s’il y a lieu, la référence pièce, le numéro de tiers et le
mode de règlement.
• Développé quantités / Montant en devises : chaque écriture d’une pièce s’imprime sur
deux lignes, la première est classique et la seconde indique, s’il y a lieu, la parité, la quan-
tité et le montant en devise.

Devise
Cette zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures seront sélectionnées quelle que soit la
devise.
• Aucune : aucune devise ne sera sélectionnée.

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• Liste des devises : offre la liste des devises telles qu’elles ont été enregistrées dans les
Options de la fiche de l’entreprise (commande Fichier / A propos de...) et permet de sélec-
tionner les écritures qui la comportent.

Selon la norme
Cette zone à liste déroulante n’est pas visible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.
Elle permet de sélectionner les écritures du brouillard à imprimer :
• Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures du brouillard correspondant aux sélections
faites dans les autres zones de la fenêtre seront imprimées.
• Nationale : seront imprimées les écritures de types Les deux et Nationale.
• IFRS : seront imprimées les écritures de types Les deux et IFRS.
• Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront imprimées.
• Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront imprimées.
• Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront imprimées.

Cliquez sur le bouton [OK] afin de lancer l’impression du ou des brouillards de saisie.

Format de sélection – Impression du brouillard de la saisie par lots

Ce format de sélection apparaît lorsque l’on clique sur le bouton [Plus] dans la fenêtre
de sélection simplifiée de l’impression du brouillard de saisie par lot.

Nous vous indiquons ci-après les informations disponibles pour constituer un nouveau format de
sélection.

Pour tout détail sur la présentation de cette fenêtre, les boutons proposés et les méthodes de
saisie et sélection, reportez-vous au «Manuel de la gamme».

Fichier Champ Choix proposés Voir

Brouillard décentralisé Type d’état Base, Développé tiers, Développé Qtés/Devi- (a)
ses

Brouillard décentralisé Classement Par date d’écriture, Par n° pièce, Par date de (b)
saisie

Brouillard décentralisé Rupture Aucune, Sur n° de pièce, Sur date de saisie (b)

Brouillard décentralisé Impression venti- Oui, Non (b)

lations analyti-
ques

© Sage 409
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Fichier Champ Choix proposés Voir

Sélection standard Code journal A saisir (b)

Sélection standard Date A saisir (a)

Sélection standard Devise d’édition Monnaie de tenue de comptabilité, Liste des (b)
devises

Ecritures comptables Date saisie A saisir (a)

décentralisées

Ecritures comptables N° pièce A saisir (a)

décentralisées

Ecritures comptables Devise Toutes, Aucune, Liste des devises (a)

décentralisées

Ecritures comptables Type norme Toutes, Nationale, IFRS, Écritures Les deux, (a)
décentralisées Écritures Nationale, Écritures IFRS

a. Fenêtre de sélection simplifiée.

b. Voir ci-dessous.

Les valeurs en caractères gras sont les valeurs par défaut.

Brouillard décentralisé / Classement

La zone à liste déroulante de la colonne De précise comment seront classées les écritures lors
de l’impression :
• Par date d’écriture (valeur par défaut),
• Par n° de pièce,
• Par date de saisie.
Brouillard décentralisé / Rupture
La zone à liste déroulante de la colonne De précise si le programme doit réaliser des ruptures et
si oui sur quelles valeurs :
• Aucune (valeur par défaut) : le programme n’effectuera aucune rupture,
• Sur N° de pièce : chaque nouveau numéro de pièce provoquera une rupture,
• Sur date de saisie : une rupture sera effectuée à chaque changement de date de saisie.
Sélection standard / Code journal
Ce critère existe dans le format de sélection simplifié, mais son mode de saisie est différent.
Ici, il faut saisir dans les colonnes De et à les codes du journal ou la fourchette de codes de jour-
naux à imprimer.

Sélection standard / Devise d’édition

Sélectionnez la devise d’édition du brouillard décentralisé par l’intermédiaire de la zone à liste
déroulante, qui vous propose les choix suivants :
• la monnaie de tenue de comptabilité (valeur par défaut),
• la liste des devises qui apparaissent dans l’ordre de leur enregistrement.

Saisie d’un journal - Saisie par lot

La saisie d’un journal par lot est identique à celle d’un journal classique.

© Sage 410
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Pour en savoir plus sur la saisie d’un journal, reportez-vous à la commande «Saisie des écritu-
res», page 398.

Cette partie présente uniquement les fonctionnalités disponibles et les fonctionnalités qui peuvent
présenter une différence avec les journaux classiques.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Equilibrer : revient à cliquer sur le bouton [Equilibrer] de la fenêtre.

• Imprimer : revient à cliquer sur le bouton [Imprimer] de la fenêtre.
• Libellé : ouvre la liste et propose la sélection d'un des libellés automatiques enregistrés
dans la commande «Libellés», page 338 du menu Structure.

• Atteindre : permet d’accéder à un autre journal. Il ouvre une fenêtre de sélection «Ouvrir
un journal/période» présentée dans la partie «Saisie des écritures», page 398.

• Enregistrer : permet d’enregistrer la saisie.

Les trois dernières fonctions peuvent être directement accessibles par des boutons ajoutés à droite du bou-
ton [Fonctions]. L’affichage de ces boutons est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme».

Bouton [Equilibrer]
Ce bouton permet d’enregistrer la valeur d’équilibre des lignes déjà saisies.

Bouton [Imprimer]
Ce bouton lance l’impression du brouillard de saisie du journal actuellement
ouvert. Cette fonction est décrite plus loin.

Zone Compte
Cette zone affiche le libellé du compte dont la ligne est sélectionnée. Un double-clic sur cette
zone insère ce libellé dans la colonne Libellé écriture.

Zone de totalisation
Cette zone disposée en haut et à droite n’affiche que deux informations :
• Totaux journal : totaux débiteurs et créditeurs du journal,

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• Solde journal : solde du journal (dans le cas des journaux de trésorerie) ou solde partiel
en cours de saisie.

Colonnes
Les colonnes se manient de façon identique à celles d’un journal classique.
La colonne P (Position) présente une icône supplémentaire par rapport à celles que l’on trouve
dans les journaux classiques :
L’écriture a été mise à jour.

L’icône [Impression journal] n’existe pas dans les journaux de saisie par lot. Seule l’icône [Impression
brouillard] est présente.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Menu contextuel des colonnes d’un journal de saisie par lot

Les colonnes d’un journal de saisie par lot disposent d’un menu contextuel.

Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme».

Deux commandes ne sont pas disponibles par rapport aux menus contextuels standard :
• Voir/Modifier l’élément sélectionné,
• Consulter l’élément sélectionné.
Cinq fonctions nouvelles apparaissent :
• Saisir une information libre,
• Créer un modèle de saisie,
• Visualiser la pièce,
• Extourner/annuler les éléments sélectionnés?
• Visualiser les documents rattachés.

Ces fonctions correspondent à des commandes qu’on peut lancer par les boutons disposés sur
le bord inférieur de la fenêtre. Voir plus haut les explications données à leur sujet.

© Sage 412
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Personnaliser les colonnes d’un journal de saisie par lot

On peut personnaliser les colonnes d’un journal décentralisé soit par une des commandes du
menu contextuel, soit en utilisant la fonction Fenêtre / Personnaliser la liste.

Cette personnalisation est tout à fait identique à celle des journaux classiques.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser un journal.

Mise à jour comptable d’un journal d’un lot de saisie

La commande Mettre à jour la comptabilité accessible depuis le bouton [Actions] lance la mise à
jour comptable des écritures sélectionnées du journal actuellement ouvert. Une fenêtre de para-
métrage «Mise à jour comptable du lot» s’ouvre.

Cette fenêtre est en tous points identique à celle décrite précédemment, mais ne concerne que le
journal actuellement ouvert.

Reportez-vous au titre «Mise à jour comptable des journaux du lot de saisie», page 404.

Impression du brouillard d’un journal d’un lot de saisie

La commande Imprimer de la fenêtre du journal décentralisé lance l’impression du brouillard de

saisie du journal actuellement ouvert. Une fenêtre de paramétrage s’ouvre.

Les fonctions présentes dans cette fenêtre permettent d’imprimer le brouillard des saisies du jour-
nal actuellement ouvert.

Date saisie de / à
Ces zone de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de saisie de piè-
ces.

Date écriture de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser une date ou une fourchette de dates de pièces. Par
défaut le programme propose les limites de la période.

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N° pièce de / à
Ces zones de saisie permettent de préciser un numéro ou une fourchette de numéros de pièces.

Impression ventilations analytiques

Cette option est cochée par défaut. Les ventilations analytiques, si elles existent, seront impri-
mées avec les écritures générales.

Selon la norme
Cette zone à liste déroulante n’est pas visible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.
Elle permet de sélectionner les écritures du brouillard à imprimer :
• Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures du brouillard correspondant aux sélections
faites dans les autres zones de la fenêtre seront imprimées.
• Nationale : seront imprimées les écritures de types Les deux et Nationale.
• IFRS : seront imprimées les écritures de types Les deux et IFRS.
• Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront imprimées.
• Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront imprimées.
• Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront imprimées.

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Saisie des OD analytiques

Traitement / Saisie des OD analytiques

La commande Saisie des OD analytiques permet de saisir les écritures d'OD analytiques.

Les OD analytiques sont des écritures analytiques pures, totalement extra-comptables. Elles per-
mettent de corriger une ventilation analytique sans pour autant modifier les ventilations analyti-
ques d'origine ou enregistrer de nouvelles écritures générales. Elles n'ont aucun impact sur la
comptabilité générale.

Les OD analytiques apparaissent dans les Etats analytiques du menu Etat.

La fonction Saisie des OD analytiques ouvre une menu hiérarchique qui permet d’accéder à deux
fonctions :

• «Ajout d’une OD analytique», page 416,

• «Visualisation/modification d’une OD», page 421.

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Ajout d’une OD analytique

Traitement / Saisie des OD analytiques / Ajout d’une OD analytique

Cette fonction permet de saisir les écritures d’OD analytiques.

Avant de saisir Les écritures d'OD analytiques sont enregistrées dans un journal spécifique. Plusieurs journaux
une OD analyti- d'OD peuvent être gérés permettant d'effectuer des simulations différentes.
que

Les Journaux d'OD sont paramétrés dans la commande «Codes journaux analytiques»,
page 289.

OD analytiques Comme il est dit plus haut, les OD analytiques sont extra-comptables. Par conséquent la clôture
et clôture des journaux et la clôture périodique n'ont aucune incidence sur les journaux d'OD.

Par contre, la clôture d'exercice interdit toute saisie ou modification des OD analytiques (au même
titre que les écritures analytiques rattachées aux écritures générales).

Les reports analytiques sont générés sous forme d'écritures d'OD analytiques dans un journal
d'OD analytique à définir.

Fenêtre de saisie des OD analytiques

On peut lancer cette commande en cliquant sur le bouton [Ajout d’une OD analytique] de la
barre d’outils Comptabilité analytique et budgétaire.

Boutons

Les boutons affichés en haut à gauche de la fenêtre permettent respectivement :

© Sage 416
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Fonctions Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Equilibrer : revient à cliquer sur le bouton [Equilibrer] de la fenêtre.

• Libellé : voir plus bas.
• Supprimer : voir plus bas.
• Enregistrer : revient à cliquer sur le bouton [Enregistrer] de la fenêtre.
Les fonctions Libellé et Supprimer peuvent être directement accessibles par des boutons ajoutés à droite
du bouton [Fonctions]. L’affichage de ces boutons est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme». La
description de ces commandes est la même que celle de leur bouton respectif.

Bouton [Equilibrer]
Le bouton [Equilibrer] permet de solder de la pièce en cours sur la ligne en cours
de saisie.

Bouton [Libellé]
Ce bouton permet d’ouvrir la liste et de sélectionner un libellé automatique enregis-
tré dans la commande «Libellés», page 338 du menu Structure.

Bouton [Enregistrer]
Le bouton [Enregistrer] valide les lignes saisies et permet l'enregistrement
d'une nouvelle écriture.

Bouton [Supprimer]
Cliquez sur la ligne à supprimer puis sur ce bouton.

Totalisations

En haut à droite de la fenêtre, le programme indique :

• le total de la pièce et son solde en montant : cumuls débit et crédit de la pièce en cours de
saisie,

• le total de la pièce et son solde en quantité : cumuls débit et crédit de la zone Quantité
analytique de la pièce en cours de saisie.

Menu contextuel des OD analytiques

Un menu contextuel est disponible sur les colonnes de la fenêtre de saisie des OD analytiques.

© Sage 417
 Menu Traitement

Voir le «Manuel de la gamme» sur les fonctions des menus contextuels.

Des fonctions ne sont pas disponibles :

• Voir/modifier l’élément sélectionné,
• Consulter l’élément sélectionné,
• Personnaliser la liste.

Zones de saisie des OD analytiques

Plan analytique
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le plan analytique à mouvementer.
Par défaut, le plan principal est sélectionné (il est coché dans l’option Fichier / A propos de… /
Options / Plan analytique).
La sélection d'un plan analytique est obligatoire.

Si la gestion de la norme IFRS est active, le plan IFRS est également proposé.

Informations Journal
générales Zone à liste déroulante permettant de saisir ou sélectionner le journal de type OD analytique sur
lequel doit porter la saisie. La saisie d'un journal est obligatoire.

Si le journal sélectionné n'est pas un journal d'OD analytique, le programme l'indique par l'affichage d'un
message :

«Attention, le code journal analytique XXX n'existe pas !»

Date
Indiquez la date d'enregistrement de l'écriture d'OD analytique ; à saisir sous la forme JJMMAA.
La saisie d'une date est obligatoire.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Voir le «Manuel de la gamme» pour toute information sur le calendrier.

Type norme
Cette zone est masquée si la gestion de la norme IFRS n’a pas été demandée.
Dans le cas contraire, elle permet de préciser le statut des écritures saisies :
• Les deux (valeur par défaut),
• Nationale,
• IFRS.

Voir les explications données dans le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Numéro de pièce
Le programme gère la numérotation des pièces automatiquement. Cette zone n'est donc pas
accessible en saisie.

La numérotation des OD analytiques est indépendante des numéros de pièce des écritures générales.

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Numéro de facture
Cette zone alphanumérique (de 17 caractères alphanumériques au maximum) vous permet
d'enregistrer le numéro de la facture.

Libellé
La saisie du libellé de l'écriture peut être effectuée de plusieurs façons :
• en tapant directement le libellé (35 caractères alphanumériques sont disponibles) ;
• en utilisant un libellé automatique (enregistré dans la commande Structure / Libellés) ;
sélectionnez pour cela sur la commande Appeler un libellé proposée par le bouton
[Actions] ou pressez la touche F4 sur Windows ;
• en utilisant le raccourci affecté au libellé automatique : maintenez enfoncées les touches
COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez
le raccourci associé au libellé.
Les libellés que vous appelez peuvent être précédés ou suivis de textes tapés directement au
clavier dans la limite des 35 caractères disponibles.

Compte général
Zone vous permettant d'indiquer le compte général dont la ventilation doit être modifiée :
• par saisie de son numéro directement dans la zone de saisie
• par son raccourci clavier : sur la zone de saisie, maintenez enfoncées les touches COM-
MANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le rac-
courci associé au compte sur sa fiche ;
• par sélection sur la liste des comptes : tapez les premiers caractères du numéro du
compte puis la touche TABULATION puis sélectionnez dans la liste qui s’ouvre.
Par défaut, à l’ouverture de la fenêtre, seuls les comptes actifs s’affichent. Les comptes
mis en sommeil n’apparaissent pas dans la liste. Pour les afficher également dans la liste,
cochez la case Inclure les comptes généraux mis en sommeil.

Si le compte que vous sélectionnez a été mis en sommeil, le programme affiche un message d’alerte
non bloquant. Par contre si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans le volet
«A propos de... / Préférence», le compte ne peut être utilisé. Le programme affiche alors un mes-
sage bloquant.
L'intitulé du compte sélectionné apparaît sur la zone suivante. La saisie d'un compte général est
obligatoire.

Le compte sélectionné doit avoir l'option Saisie analytique cochée sur sa fiche.

Saisie des La saisie des lignes de la pièce s’effectue exactement comme dans la saisie des pièces ou celle
lignes de la des journaux.
pièce

Voir la commande «Saisie par pièce», page 365 ou le titre «Saisie d’un journal», page 425.

Les colonnes de la fenêtre sont fixes et non paramétrables.

Equilibre du Lors de la saisie, la valeur des zones Jour, Compte et Libellé est conservée tant que la pièce
journal n'est pas équilibrée (lorsque la pièce est équilibrée, le solde du journal est égal à 0).

Lorsque vous saisissez, modifiez ou supprimez une écriture, et que le solde du journal devient différent de
0, les zones Journal et Plan analytique sont grisées et non accessibles.

Lorsque le journal est équilibré, la saisie peut être enregistrée. Si le journal n'est pas équilibré, un
message d'alerte bloquant s'affiche.

© Sage 419
 Menu Traitement

Pour reporter le solde du journal sur la ligne en cours de saisie, cliquez sur le bou-
ton [Equilibrer].

Validation La validation n'est possible que lorsque la pièce est équilibrée en montants et quantités.

Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton [Enregistrer].

© Sage 420
 Menu Traitement

Visualisation/modification d’une OD
Traitement / Saisie des OD analytiques / Visualisation/modification d’une OD

Pour visualiser, modifier ou supprimer une OD analytique, vous pouvez aussi utiliser les comman-
des Interrogation analytique ou Recherche d'écritures.

Voir les commandes «Interrogation analytique», page 537 ou «Recherche d'écritures»,

page 661.

Après avoir lancé la fonction Visualisation / modification d’une OD, vous devez renseigner les zo-
nes Plan analytique, Journal, Date, N° pièce ou Référence pièce pour la recherche de la pièce
analytique. Validez par la touche ENTRÉE.

Le programme recherche la première pièce correspondant aux critères définis et affiche le résul-
tat.

Un message d’alerte s’affiche si aucune pièce ne correspond aux critères définis. Vous pouvez
revenir sur la fenêtre «Visualisation / modification d’une pièce» en cliquant sur le bouton [OK].

Vous pouvez faire défiler les pièces à l’aide des boutons [Précédent] et [Suivant] de la bar-
re d’outils Navigation.

Pour les traitements à réaliser sur une OD analytique existante, faites comme pour un ajout. Voir
les explications données sous le titre «Ajout d’une OD analytique», page 416.

© Sage 421
 Menu Traitement

Journaux de saisie
Traitement / Journaux de saisie

Cette commande permet de visualiser, de modifier et d’enregistrer les mouvements sur les jour-
naux.
Vous pouvez activer cette commande en cliquant sur l’icône [Journaux de
saisie] de la barre verticale Saisie des écritures.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Macintosh La barre verticale n’existe pas dans cet environnement.

Le programme permet d'enregistrer des mouvements simples ou :

• avec ventilations analytiques,

• mono ou multiéchéances,
• avec devises,
• avec calcul des taxes (TVA et taxes parafiscales) automatique.
La saisie peut être réalisée manuellement ou à l'aide des modèles de saisie créés dans la com-
mande Structure / Modèles de saisie ou à partir d’une autre écriture.

Cette commande permet en outre de modifier les écritures et de les imprimer.

Les principales fonctionnalités de la saisie des journaux sont décrites sous les titres suivants :

• «Opérations possibles sur la liste des journaux», page 422,

• «Saisie d’un journal», page 425.

Opérations possibles sur la liste des journaux

Lorsque cette commande est activée, la liste des journaux apparaît.

Cette liste est établie automatiquement par le programme en fonction des codes journaux saisis
dans le menu Structure et des périodes de début et de fin d'exercice paramétrées dans le volet
«Initialisation» (commande Fichier / A propos de…).

Vous constatez ainsi que tous les journaux sont simultanément disponibles et qu’il n’est pas né-
cessaire de clôturer une période pour pouvoir saisir des mouvements sur la suivante.

© Sage 422
 Menu Traitement

Cette liste présente les informations suivantes :

Colonne Position
Elle indique l’état dans lequel se trouve le journal considéré :
• Ecritures non imprimées. Vous pouvez encore faire toutes les modifications et sup-
pressions possibles.
• Brouillard. Une trace écrite des saisies a été gardée mais des modifications et des
suppressions peuvent encore y être apportées.
• Journal. Les écritures ont été imprimées. Vous pouvez encore ajouter des mouve-
ments, modifier ou supprimer les valeurs comptables enregistrées.
• Non clôturé. Toutes les opérations détaillées ci-dessus sont encore réalisables.
• Clôturé partiellement : La suppression ou modification des éléments comptables
(date, numéro de compte, montant) n'est plus autorisée. Il est cependant possible d'ajou-
ter de nouvelles écritures.
• Clôturé. Vous avez clôturé le journal correspondant. Il n’est plus possible d’y faire des
suppressions ou des saisies. Vous pouvez cependant consulter et imprimer le journal.

Pour plus d'informations, reportez-vous au «Volet Préférences - A propos de…», page 70.

Un journal non encore utilisé n’affiche aucune icône de position. Dès que vous réalisez une saisie,
il affiche les deux icônes : écritures non imprimées et journal non clôturé.

Les icônes de position ci-dessus seront également affichées sur les lignes du journal dans la co-
lonne Position journal.

La colonne Période indique le mois et l’année auxquels correspond le journal ; cette information
est automatiquement créée par le programme en fonction des dates d’exercice saisies dans le
volet «Fichier / A propos de... / Initialisation».

Le code et l'intitulé du journal sont ensuite indiqués, tels qu’ils ont été saisis dans la commande
Structure / Codes journaux.

Les périodes générées par le programme correspondent toujours à des mois calendaires, sauf pour la
période de début ou fin d'exercice éventuellement.

Boutons

Bouton [Ouvrir]
Utilisez ce bouton pour voir / modifier l’élément sélectionné.

Bouton [Supprimer]
Utilisez ce bouton pour supprimer l’élément sélectionné.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Barre d’outils Navigation

La liste des journaux utilise les commandes suivantes de la barre d’outils Navigation.

© Sage 423
 Menu Traitement

Consultation Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton [Consulter]. Cette commande
d’un journal ne vous permet pas de modifier l’écriture.

Modification Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton [Voir/Modifier]. Vous pouvez
d’un journal également cliquer deux fois sur la ligne du journal, si cette option est sélectionnée dans la
commande Fenêtre / Préférences.

En cas de modification de la date d’une ligne d’écriture comptable, le message d’alerte suivant
s’affiche :

«Vous venez de modifier la date jour de cette écriture comptable !

Souhaitez-vous la reporter sur l’ensemble des lignes de cette pièce.
[Oui] / [Non]»

En cas de modification d’un compte général ventilé analytiquement par un compte n’ayant pas la
saisie analytique activée, le message d’alerte suivant s’affiche :

«Le compte XXX n’a pas l’option Saisie analytique cochée.

Cette écriture possède des ventilations analytiques, la modification
du compte général les supprimera Voulez-vous continuer ?
[Oui] / [Non]»

Suppression des Cliquez sur la ligne du journal à supprimer puis sur le bouton [Supprimer]. Le programme
écritures supprime alors toutes les écritures du journal sélectionné sous réserve qu'aucune écriture du
journal ne soit lettrée, pointée, rapprochée, rattachée à un dossier de recouvrement ou clôturée.
Dans le cas contraire, aucune suppression d'écritures ne sera effectuée pour le journal dans la
période sélectionnée.

Cette opération n'est pas possible si le journal est totalement clôturé.

Lorsqu’une pièce contenant au moins une ligne d’écriture rattachée à un dossier de recouvrement
est supprimée, un message d’alerte bloquant s’affiche :

«Le journal xxx pour la période XX possède des écritures

rattachées à des dossiers de recouvrement X ! [Ok]»

Défilement de Les boutons [Précédent] et [Suivant] permettent de faire défiler la liste des journaux.
la liste
Il est également possible d'utiliser la bande de défilement verticale.

Rechercher ou Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d’outils Navigation dont le maniement est décrit
imprimer un dans le «Manuel de la gamme».
code journal

Atteindre Utilisez le bouton [Atteindre] de la barre d’outils Navigation pour consulter un élément soit en
le sélectionnant dans la liste correspondante, soit en ouvrant directement sa fiche. Son ma-
niement est décrit dans le «Manuel de la gamme».

Classement des Utilisez la zone à liste déroulante Tri de la barre d'outils Navigation pour choisir le mode de tri de
journaux la liste : par code journal ou période de saisie.

© Sage 424
 Menu Traitement

Saisie d’un journal

Le titre de la fenêtre de saisie rappelle l'intitulé du journal et la période sélectionnée.

La description des zones de cette fenêtre ainsi que les actions possibles sont décrites sous le
titre «Fenêtre de saisie des journaux – Description», page 427.

Cette fenêtre est accessible soit à partir de la fonction Journaux de saisie (les zones Journal et Période
sont alors prépositionnées), soit à partir de la fonction Saisie des écritures (les zones Journal et Période
sont alors à renseigner).

A l’ouverture du journal, si l’option Date limite a été renseignée dans le volet «A propos de... / Fiscal /
Cerfa», le programme vérifie s’il est indiqué de procéder à l’archivage d’une période. Si tel est le cas, un
message indique quelle période il est recommandé d’archiver.Vous pouvez alors procéder directement à
son archivage grâce à l’assistant d’archivage.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’«Archivage fiscal des données», page 707.

Lorsque vous choisissez un journal sur une période autorisée en saisie, le curseur se positionne
dans la première zone de saisie. Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants :

• l'exercice ou la période est clôturé,

• le journal a fait l'objet d'une procédure de "clôture totale",
• le journal correspond à une période ayant fait l’objet d’une procédure de «clôture
période»,

• le type de journal n'est pas autorisé en saisie pour l'utilisateur concerné (commande
Fichier / Autorisations d'accès).

Menu contextuel des journaux de saisie

Un menu contextuel s’ouvre sur la liste des écritures d’un journal.

© Sage 425
 Menu Traitement

Les menus contextuels et leurs commandes sont décrits dans le «Manuel de la gamme».

Les commandes suivantes sont ajoutées au menu contextuel commun à l’ensemble des listes.
Elles peuvent également être activées par les boutons de la fenêtre «Journal».

• Interroger le compte général : cette commande permet d’accéder rapidement à la com-

mande Traitement / Interrogation et lettrage. Il convient d’avoir préalablement sélectionné
la ligne d’écriture du compte à interroger.

• Interroger le compte de tiers : cette commande permet d’accéder rapidement à la com-

mande Traitement / Interrogation tiers. Il convient d’avoir préalablement sélectionné la
ligne d’écriture du compte tiers à interroger.

• Saisir un registre : cette commande permet d’accéder rapidement à la fenêtre de saisie

d’un registre.

La saisie d’un registre révision et/ou taxe doit avoir été demandée dans le volet «Fichier / A propos de... /
Paramètres».

• Supprimer les registres associés : si des registres de révision et des registres de taxe sont
associés aux écritures, c’est-à-dire si vous avez coché les zones correspondantes du
volet «Fichier / A propos de... / Paramètres» et si vous sélectionnez cette commande, une
fenêtre apparaîtra pour vous demander de préciser quel(s) registre(s) doi(ven)t être sup-
primé(s).

• Recalcul des registres associés : cette commande recalcule un registre-taxe sur une ou
plusieurs pièces.

© Sage 426
 Menu Traitement

• Saisir une information libre : cette commande permet d’accéder rapidement à la fenêtre de
saisie d’une information libre.

La saisie d’informations libres doit avoir été paramétrée dans le volet «Fichier / A propos de... / Options».
Il est cependant possible d'afficher les informations libres en colonnes, les zones supplé-
mentaires définies sont en effet disponibles dans la fonction Personnaliser la liste.

• Créer un modèle de saisie : cette commande permet d’accéder rapidement à la fenêtre de

création d’un modèle de saisie, de la même manière que le bouton [Créer modèle] de la
fenêtre de visualisation de la pièce.

• Visualiser la pièce : cette commande permet d’afficher le détail de la pièce sélectionnée.

• Extourner/annuler les éléments sélectionnés : cette commande permet d’afficher la fenê-
tre d’enregistrement d’une extourne ou d’une écriture d’annulation de la pièce sélection-
née.

Personnaliser les colonnes des journaux de saisie

Il est possible de personnaliser les colonnes des journaux en utilisant la commande Personnaliser
la liste soit à partir du menu contextuel soit à partir du menu Fenêtre.

Le «Manuel de la gamme» explique comment personnaliser une liste.

Les colonnes disponibles dépendent du paramétrage fait pour le journal considéré dans l’option
Fichier / A propos de… / Options / Organisation ainsi que dans l’option Plan analytique pour les
plans en colonne et dans le volet «A propos de… / Initialisation» en ce qui concerne la gestion de
l’IFRS.

Fenêtre de saisie des journaux – Description

Les différentes zones de la fenêtre de saisie des journaux et les fonctionnalités attachées à ces
zones sont décrites sous les titres suivants :

• «En-tête – Fenêtre de saisie des journaux», page 428,

• «Utilisation de la barre d’outils Navigation – Saisie des journaux», page 429,
• «Boutons de fonctions des journaux de saisie», page 431,
• «Zones de saisie des journaux», page 433
• «Saisie classique d’un mouvement», page 447

© Sage 427
 Menu Traitement

• «Contrôle de saisie des zones obligatoires», page 449,

• «Saisie d’un mouvement en devise», page 449,
• «Saisie d'un mouvement multiéchéances», page 452,
• «Ecriture enregistrée sur un journal de trésorerie», page 453,
• «Calcul automatique de la TVA ou des taxes parafiscales», page 454,
• «Utilisation des modèles de saisie», page 457,
• «Ventilation analytique d’une ligne de journal», page 462,
• «Application des normes IAS/IFRS aux lignes de pièces», page 468,
• «Saisie d'un registre», page 471,
• «Visualisation d’une pièce», page 476,
• «Extourne / Annulation d'une pièce», page 476,
• «Saisie d’informations libres», page 479,
• «Interrogation d’un compte», page 480,
• «Gestion de la TVA sur les encaissements», page 480,
• «Transfert d’écritures», page 484,
• «Visualisation des écritures à régler», page 487,
• «Impression du brouillard», page 487.

En-tête – Fenêtre de saisie des journaux

En haut et à gauche de la fenêtre se trouvent les boutons des fonctions accessibles. Ils sont pré-
sentés au paragraphe suivant.

Modèle de saisie
Sélectionnez si besoin un modèle de saisie par la liste déroulante. Les modèles de saisie sont
enregistrés dans la commande Structure / Modèles de saisie.

Son utilisation est détaillée sous le titre «Utilisation des modèles de saisie», page 457.

En dessous, la zone Compte affiche le libellé du compte de la ligne en cours de saisie ou de mo-
dification. Par défaut, le programme affiche l’intitulé du compte général. Si l’écriture mouvemente
également un compte de tiers, c’est ce dernier qui apparaît.

En haut et à droite, le programme affiche sur deux colonnes, débit à gauche, crédit à droite, des
informations sur le journal considéré.

Ancien solde
Pour les journaux de type Trésorerie uniquement, cette zone affiche le solde débiteur ou crédi-
teur des périodes précédant celle de saisie. Le fait de cliquer sur ce titre ouvre une fenêtre per-
mettant la saisie du solde du journal. Notez que ce montant ne sera pas enregistré à la fermeture
du journal.

Pour plus d'informations, reportez-vous au paragraphe «Ecriture enregistrée sur un journal de

trésorerie», page 453.

© Sage 428
 Menu Traitement

Totaux journal
Totaux des écritures portées au débit et au crédit du journal en cours ; la mise à jour se fait dès la
validation d’une ligne.

Ces cumuls peuvent être masqués si l'option Masquer les totaux est cochée dans la fiche du Code journal
concerné (menu Structure).

Nouveau solde
Dans le cas d’un journal de trésorerie, cette zone affiche le solde de toutes les écritures saisies
sur le journal depuis le début de l’exercice jusqu’à la dernière écriture de la période en cours. Mis
à part les journaux de trésorerie, cette zone doit être vide pour pouvoir refermer le journal.

Le bas de la fenêtre se compose des colonnes dans lesquelles s’afficheront les écritures saisies.
Les colonnes qui apparaissent ici correspondent au paramétrage fait dans les options du fichier,
commande Fichier / A propos de…. Les zones disposées au-dessus de chaque colonne servent
aux saisies.

Utilisation de la barre d’outils Navigation – Saisie des journaux

Tous les boutons de la barre d’outils Navigation sont utilisables :

Saisie d’une Le bouton [Ajouter] permet de valider une nouvelle ligne d’écriture dans le journal, après sai-
nouvelle ligne sie des informations obligatoires (jour, compte général, montant). L’enregistrement d’une li-
gne se fait aussi en validant (par la touche ENTRÉE).

Dans le cas d'une numérotation automatique du numéro de pièce, celui-ci n'est affecté qu'à l'enregistre-
ment de la ligne. Il est donc possible d'utiliser cette fonction même en cas de fonctionnement en réseau.

Interrogation Cliquez sur la ligne du compte puis sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d'outils Naviga-
d’un compte tion. La fenêtre de la fonction Interrogation générale ou Interrogation tiers s’ouvre en fonction
du compte sélectionné.

Modification Cliquez sur la ligne du journal en question. Les informations qu’elle comporte sont reportées dans
d’une ligne les zones de saisie au-dessus des titres des colonnes.

Suppression Cliquez sur la ligne à supprimer puis sur le bouton [Supprimer]. Rappelons que le mode de
d’une ligne confirmation des suppressions est paramétré sur le volet «Fichier / A propos de… / Préféren-
ce».

En cas de suppression d’une ligne d’écriture rattachée à un dossier de recouvrement, le message

d’alerte bloquant suivant s’affiche :

«La ligne est rattachée au dossier de recouvrement X !

Sa suppression est impossible. [Ok]»

En cas de modification de la date d’une ligne d’écriture comptable, le message d’alerte suivant
s’affiche :

«Vous venez de modifier la date jour de cette écriture comptable !

Souhaitez-vous la reporter sur l’ensemble des lignes de cette pièce.
[Oui] / [Non]»

© Sage 429
 Menu Traitement

Défilement des Les boutons [Précédent] et [Suivant] permettent d’afficher le journal précédent et suivant
journaux selon le mode de tri de la liste des journaux :

• Code journal,
• Période.

Rechercher Utilisez le bouton [Rechercher] de la barre d’outils Navigation dont le maniement est décrit
dans le «Manuel de la gamme» pour rechercher un ou plusieurs éléments du menu Structure
selon des critères précis, ou effectuer leur impression.

Atteindre Utilisez le bouton [Atteindre] de la barre d’outils Navigation pour consulter un élément soit en
le sélectionnant dans la liste correspondante, soit en ouvrant directement sa fiche. Son ma-
niement est décrit dans le «Manuel de la gamme».

Interrogation Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton [Voir/Modifier]. Vous pouvez
d’un compte également cliquer deux fois sur la ligne.

La fenêtre qui s'affiche alors est présentée dans le paragraphe «Interrogation et lettrage»,
page 500.

Inverseur Le bouton [Inverseur] est un des outils mis en place avec l’euro. Il permet, durant la phase
transitoire et au delà, la visualisation instantanée à l’écran des montants en devise d’équi-
valence (euro ou devise locale selon le paramétrage effectué en initialisation de la société).

ATTENTION. La saisie avec inverseur actif est possible. Cependant, en procédant de cette manière,
des déséquilibres dus aux conversions en monnaie de tenue de comptabilité des montants saisis
en devise d’équivalence peuvent être constatés.

Exemple
Si le solde du journal est à 0.00, il sera nécessaire de cliquer sur l'inverseur pour revenir à la mon-
naie de tenue de comptabilité et procéder à l'équilibrage du journal.
Cette écriture d’équilibre peut être générée automatiquement par le programme. Reportez vous
au paragraphe «Saisie d’un mouvement en devise», page 449.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour en savoir plus sur le fonctionnement de l’inver-

seur. Vous serez en même temps renseigné sur les particularités de la saisie avec inverseur
actif.

Calculette Sage Le bouton [Calculette Sage] est également un des outils mis en place avec l’euro. Outre le fait
qu’elle permette d’effectuer les opérations de calcul classiques, la calculette permet de con-
vertir les devises en euros.

Le fonctionnement de la Calculette Sage est présenté dans le «Manuel de la gamme».

© Sage 430
 Menu Traitement

Classement des Utilisez la zone Tri de la barre d'outils Navigation pour choisir le mode de tri des lignes d’écriture :
lignes par date d’écriture, numéro de ligne ou numéro de pièce.

Vous pouvez également trier la liste en cliquant sur la colonne correspondante (si elle correspond
à un critère de tri).

Boutons de fonctions des journaux de saisie

Différents boutons sont accessibles.

Fonctions Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Equilibrer : revient à cliquer sur le bouton [Equilibrer].
• Imprimer : revient à cliquer sur le bouton [Imprimer].
• Libellé : ouvre la liste des libellés saisis dans la commande Structure / Libellés. Son utili-
sation est détaillée pour la zone de saisie Libellé.
• Atteindre : permet de sélectionner un nouveau journal et/ou une nouvelle période. S'il est
activé alors que le journal est déséquilibré (solde non nul), un message d'alerte est affi-
ché. Il ouvre une fenêtre de sélection d’un journal et d’une période. Voir la fonction «Saisie
des écritures», page 398.

Ces fonctions peuvent être directement accessibles par des boutons ajoutés à droite du bouton [Fonctions].
L’affichage de ces boutons est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme».

Les autres boutons de la fenêtre de saisie des journaux sont estompés lorsqu’ils ne sont pas uti-
lisables. Les cas particuliers seront précisés le moment venu.

Bouton [Equilibrer]
Cette fonction permet de demander au programme de reporter le solde de la
pièce en cours dans le montant débit ou crédit de l’écriture en cours de saisie.

Bouton [Imprimer]
Cette fonction permet de lancer l’impression du brouillard de saisie des écritures.

Se reporter au titre «Impression du brouillard», page 487.

Une fois l’impression effectuée, le programme enregistre dans la colonne Position, l’icône
[Brouillard] (s'il n'a jamais été imprimé en journal ou clôturé). Cette même icône apparaît éga-
lement dans la liste des journaux.

Actions Le bouton [Actions] propose l’accès aux commandes complémentaires suivantes :

• Analytique : permet d’accéder à la fenêtre des saisies analytiques.

Cette fenêtre est décrite dans le paragraphe «Ventilation analytique d’une ligne de jour-
nal», page 462.
Si vous utilisez la comptabilité analytique, c’est-à-dire si vous avez paramétré des plans
analytiques dans le volet «Fichier / A propos de… / Options», ainsi que des sections ana-

© Sage 431
 Menu Traitement

lytiques dans la commande Structure / Plan analytique, cette fonction permet de ventiler
les lignes saisies dans les journaux sur les sections analytiques.
La saisie analytique n'est possible que sur :
- les journaux pour lesquels la saisie analytique est demandée : l’option Saisie analyti-
que est cochée ;
- les comptes déclarés ventilables sur leur fiche : l’option Saisie analytique est cochée.
Cette fonction n’est utilisable que lorsqu’une ligne est sélectionnée ou en cours de saisie.
C’est le montant de cette ligne qui sera ventilé sur les sections analytiques.

• Registres : permet d’accéder à la fenêtre de saisie des registres. Cette fonction est décrite
au paragraphe «Saisie d'un registre», page 471. Elle n'est accessible que si les registres
sont sélectionnés dans les options du dossier (commande Fichier / A propos de…). Cette
fonction n’est utilisable que lorsqu’une ligne est sélectionnée.

• Visualisation pièce : permet de visualiser la pièce et ses totaux afin de vérifier son équili-
bre. La fenêtre «Visualisation d’une pièce» permet également d’enregistrer un modèle de
saisie à partir de la pièce sélectionnée et d’annuler ou d’extourner cette dernière. Cette
fonction est décrite au paragraphe «Visualisation d’une pièce», page 476.

• Informations libres : permet d’accéder à la fenêtre de saisie des informations libres. Si des
informations libres ont été paramétrées dans le volet «Fichier / A propos de... / Options»,
ce bouton permet d’associer à l’écriture des informations complémentaires personnali-
sées. Cette fonction est décrite au paragraphe «Saisie d’informations libres», page 479.

• Lettrage : cette fonction n’est accessible qu’en saisie de journaux de types Général et
Trésorerie et uniquement si vous êtes positionné sur une ligne d’écriture concernant un
tiers.
En sélectionnant cette fonction, vous accéderez à la fenêtre «Visualisation des écritures à
régler» pour le tiers sélectionné.
Cette fonction permet de :
- pointer les règlements avec les factures afin d'associer le lettrage entre ces écritures,
- si vous avez demandé la gestion des registres de taxes dans le volet «Fichier / A pro-
pos de... / Paramètres», le programme générera automatiquement les registres de tré-
sorerie correspondants à partir des registres d’achat ou de vente.
Si vous gérez la TVA sur encaissements via les registres ou si vous générez les écritures
de provision pour risque et charge, il est impératif d'utiliser ce bouton pour associer le
règlement en cours de saisie avec la ou les factures.
De cette façon le registre trésorerie sera mis à jour et permettra le calcul des bases et
montants de TVA, ainsi que le montant de la créance HT pour chaque dossier de recou-
vrement dans la gestion des provisions.

• Interrogation générale : cette commande de la fenêtre de saisie des journaux permet

d’accéder à la commande Interrogation et lettrage pour le compte général rattaché à l’écri-
ture sélectionnée sans passer par le menu Traitement. Vous pouvez aussi faire un double-
clic sur la ligne d’écriture à interroger. Voir la commande «Interrogation et lettrage»,
page 500.

• Interrogation tiers : permet d’accéder à la commande Interrogation tiers du compte de tiers

rattaché à l’écriture sélectionnée sans passer par le menu Traitement. Voir la commande
«Interrogation tiers», page 521.

• Documents rattachés : cette commande devient active losrqu’une ligne d’écriture est
sélectionnée. Elle permet d’attacher à celle-ci un document quel que soit son extention.
Voir la partie «Association d’un document à une ligne d’écriture», page 433.

Lorsqu’un document est attaché à une ligne d’écriture, la colonne Document associé de celle-ci s’enrichit
de l’icône [Capturer icône]. Pour cela, il faut préalablement avoir personnalisé la liste des colonnes et
demandé l’affichage de la colonne Documents associés.

© Sage 432
 Menu Traitement

Pour ouvrir un fichier rattaché à une ligne d’écriture, sélectionnez la ligne en question puis cliquez sur le
bouton [Documents associés]. A ce niveau, double-cliquez sur le document pour l’ouvrir.
Autre solution, sélectionnez la fonction Visualiser les documents rattachés dans le menu contextuel.

En cas de Glisser-déposer des écritures comptables, les nouvelles écritures récupèrent ou non les
documents associés, selon que vous supprimiez ou non les écritures d’origine.

En cas d’annulation d’extourne, la nouvelle écriture ne récupère pas les documents associés.

Fermeture Bouton [Fermer]

Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Association La commande Documents rattachés ouvre une fenêtre permettant de sélectionner le fichier à at-
d’un document tacher à la ligne d’écriture.
à une ligne
d’écriture

Le bouton [Attacher] ouvre une fenêtre d’exploration permettant la sélection du fichier.

Le bouton [Supprimer] permet de supprimer le rattachement du fichier à la ligne

d’écriture.

Pour ouvrir le fichier rattaché, double-cliquez sur celui-ci.

Bouton [Fermer]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre.

Zones de saisie des journaux

Ce paragraphe présente toutes les zones de saisie disponibles sur un journal. Nous vous rappe-
lons que leur affichage dans chaque journal est paramétré dans l'option Fichier / A propos de… /
Options / Organisation.

Modèle de saisie
La zone à liste déroulante propose la liste des modèles de saisie créés dont le type correspond
au journal.
Cochez l’option Conserver ce modèle après validation si vous souhaitez que le programme
ouvre de nouveau le même modèle après validation de la saisie. Ceci vous évitera d’avoir à le
sélectionner à nouveau.

© Sage 433
 Menu Traitement

Vous pouvez consulter le paragraphe «Utilisation des modèles de saisie», page 457 pour plus de
détails sur l’emploi des modèles de saisie.

Compte
Cette zone se distingue des autres par sa position en dessous des boutons de fonction.
Elle n’est pas accessible et sert à l’affichage du libellé du compte de la ligne en cours de saisie
ou de modification. Vous pouvez utiliser cette zone d'affichage pour récupérer l'intitulé du compte
sur la zone Libellé écriture (voir plus loin).

Colonne Numéro de ligne

Il s'agit d'un compteur interne des lignes d'écritures enregistrées. Cette zone est gérée automati-
quement par le programme et ne peut donc pas être modifiée. La numérotation est continue et
unique pour tout le fichier comptable.

Colonne Jour
Le jour apparaissant automatiquement dans cette zone correspond au jour le plus élevé enregis-
tré sur le journal. S’il n’y a encore eu aucune saisie sur ce journal pour la période considérée, le
programme affiche le premier jour du mois.
Vous pouvez modifier le jour proposé. L’enregistrement porte sur le quantième du jour (deux chif-
fres au maximum), le mois et l’année sont fixés par le journal sur lequel s’effectuent les saisies.
Le programme contrôle les dates saisies en fonction du mois (28, 29, 30 ou 31 jours) ou de
l’année (année normale ou bissextile).

Colonne Date de saisie

Il s'agit de la date système de l'ordinateur ; elle est gérée automatiquement par le programme et
ne peut donc pas être modifiée.

Colonne N° pièce
Cette colonne est destinée à l’enregistrement du numéro de pièce interne à l'entreprise (numéro
de facture client, numéro chronologique des pièces d'achat…). Elle obéit au paramétrage effec-
tué dans la zone Numérotation des pièces de la commande Structure / Codes journaux :
• Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre ; le dernier numéro saisi est
proposé ;
• Continue par journal : le programme numérote automatiquement les pièces, par journal ;
il incrémente le plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l’exercice, par journal ;
• Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par exer-
cice comptable ; il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus ;
• Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces à l’ouverture du
journal ; il incrémente le plus grand numéro saisi sur la période en cours. Le premier
numéro de pièce d'une nouvelle période du journal est 1.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13 (majuscules).

La commande «Codes journaux», page 280.

Il est possible d'empêcher toute saisie du numéro de pièce grâce à l'option Fichier / A propos de… /
Paramètres / Protection du N° pièce. Dans ce cas, le numéro de pièce n'est affecté qu'à l'enregistrement de
la ligne selon le mode de numérotation définie au niveau du journal. Ne vous étonnez donc pas d'avoir un
numéro de pièce vide.

Le lettrage des mouvements peut se faire sur ce numéro. Par ailleurs, le programme peut effectuer une rup-
ture sur ce numéro lors des éditions (brouillard et grand-livre).

Colonne Numéro de facture

Saisissez sur cette zone le numéro de pièce externe à l'entreprise (par exemple, numéro d'une
facture d'achat, numéro de contrat d'un emprunt). 17 caractères alphanumériques au maximum.

© Sage 434
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Colonne Référence
Cette zone permet la saisie de la référence de l’écriture concernée.

Colonne Pièce de trésorerie

Cette colonne disponible uniquement en consultation, permet, après l’exécution d’un rapproche-
ment bancaire, de visualiser les références de l’extrait de compte ayant servi au rapprochement
bancaire pour l’écriture concernée.

Voir les commandes «Rapprochement bancaire automatique», page 560 et «Rapprochement

bancaire manuel», page 576 du menu Traitement.

Colonne N° compte général

Le choix du compte à mouvementer peut s’effectuer de différentes façons : par saisie de son
numéro, par son raccourci clavier, par sélection sur la liste des comptes.

Saisie du Tapez directement le numéro de compte dans la zone de saisie ; le programme vérifie son exis-
numéro de tence. Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13 dont les 3 pre-
compte miers sont obligatoirement numériques. Les caractères alphabétiques tapés apparaissent en
majuscules.

Vous pouvez également taper la touche F4 pour ouvrir la liste des comptes.

Si le compte existe, son intitulé apparaît dans la zone Compte en haut de la fenêtre. Si le compte
n’existe pas, le programme affiche la fenêtre «Sélection d’un compte» présentée ci-après.

Si vous utilisez un compte de trésorerie dans un journal de type général, le programme affiche le message
suivant :

«L’écriture sur le compte XXX utilisé en rapprochement du journal YYY

sera exclue de l’état de rapprochement correspondant.
Confirmez-vous son utilisation ? [Oui] / [Non]»

Si la création d’un compte en saisie est autorisée dans la zone du même nom du volet «Fichier /
A propos de... / Préférences», le programme vous permet également de créer un compte :
1 . Tapez le radical du numéro de compte suivi d’un point d’interrogation (?) puis la touche
TABULATION.
2 . La fenêtre de paramétrage des comptes généraux s’ouvre alors.
Exemple
Pour enregistrer un nouveau compte de charge, tapez 601? puis la touche TABULATION. Le pro-
gramme affiche l’écran de paramétrage des comptes.

La fiche d’un compte général est présentée dans la commande «Plan comptable», page 202.

Appel d’un Sur la zone de saisie, maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION pour Macintosh
compte par son ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associé au compte sur sa fiche.
raccourci cla-
vier

Sélection dans Tapez les premiers caractères du numéro du compte sur la zone de saisie puis pressez la touche
la liste des TABULATION. Le programme ouvre alors une liste des comptes commençant par celui dont le
comptes géné- numéro se rapproche le plus des caractères tapés.
raux

© Sage 435
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Si vous tapez des caractères alphanumériques sur les 3 premières positions du compte, cette liste sera
classée par ordre de classement (zone Classement de la fiche du compte).
Cette fenêtre s’ouvre également en pressant la touche F4.

Par défaut, à l’ouverture de la fenêtre, seuls les comptes actifs s’affichent. Les comptes mis en
sommeil n’apparaissent pas dans la liste.

Inclure les comptes généraux mis en sommeil

Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si vous souhaitez que s’affichent également
dans la liste tous les comptes généraux mis en sommeil.

Si le compte que vous sélectionnez a été mis en sommeil, le programme affiche un message d’alerte
non bloquant. Par contre si l’option Interdire les éléments mis en sommeil a été activée dans le volet
«A propos de... / Préférence», le compte ne peut être utilisé. Le programme affiche alors un mes-
sage bloquant.

Le programme vous permet de trier la liste des comptes par Numéro ou par code Classement.

Pour transférer un compte sur le journal, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous
pouvez aussi utiliser la fonction glisser/déposer (voir le «Manuel de la gamme»).

Le bouton [Annuler] permet de revenir sur le journal sans sélection de compte.

Le bouton [Créer] permet d’afficher la fenêtre de création d’un compte. Il n’est pas actif si l’ouver-
ture d’un compte en saisie n’est pas autorisée dans le volet «Fichier / A propos de... / Préféren-
ces».

La fiche de création d’un compte dans la commande «Plan comptable», page 202.

Compte général rattaché à un compte auxiliaire.

Si le compte général sélectionné est rattaché à un compte de tiers, ce dernier apparaît automatiquement
dans la zone correspondante : Compte tiers. Dans ce cas, il est possible d'omettre la saisie du compte
général et de sélectionner directement le compte tiers. Le programme affiche alors le compte général prin-
cipal associé automatiquement.

Modèle analytique rattaché à une écriture.

Lorsqu’une pièce analytique est attachée à une ligne de modèle, le numéro de compte apparaît en caractè-
res gras à la validation de la ligne. Voir plus loin les explications données sur ces pièces.

Le programme prévoit par ailleurs l'affichage d'un message de confirmation si la nature du compte
semble incompatible avec le journal.
Exemple
Un compte client est mouvementé au débit d'un journal de type Achat. Le programme affiche le
message :
«Confirmez-vous l'utilisation du compte de nature Client
dans le journal Achats ? [Oui] / [Non]»

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Optimisation Comme cela vient d’être détaillé, la saisie d’une racine de compte dans un journal, suivie d'une
de la sélection validation par les touches TABULATION ou ENTRÉE entraîne, selon le type de longueur de
des comptes compte et l’option de saisie spécifiés dans la zone Saisie cabinet du volet «A propos de… / Pa-
ramètres», le résultat suivant :

• Longueur fixe : selon l’option Complément à zéro, le programme complète automatique-

ment par des zéros la racine du compte saisi, s’il existe, ou affiche la liste des comptes.

• Longueur flottante : la liste des comptes s’affiche automatiquement.

Dans le but d’optimiser la saisie, le rapatriement automatique du compte est proposé lorsque la
racine de compte est unique, et ce quels que soient les chiffres suivant cette racine de compte.

La saisie d’une racine de compte suivie d’un point d’interrogation (exemple : 10442?) autorise toujours la
création d’un nouveau compte.

Colonne N° compte tiers

Si un compte général est sélectionné, le premier tiers rattaché à ce compte (si l'option Saisie
compte tiers de la fiche du compte général est cochée) est affiché. Il est possible de sélection-
ner un autre tiers.
Nous recommandons cependant, pour les opérations courantes, de saisir d'abord le numéro de
compte tiers, le compte général principal s'affichera automatiquement ; il sera bien entendu
modifiable.

La saisie d'un compte tiers est obligatoire si l'option Saisie compte tiers de la fiche du Compte général
mouvementé est cochée.

Les modes de sélection du compte tiers sont identiques à ceux du compte général (voir zone pré-
cédente). Comme pour le compte général, il est également possible de créer un compte tiers en
cours de saisie si l'option Ouverture compte en saisie est cochée (volet «Fichier / A propos
de... / Préférences»).
Notez que la liste des comptes de tiers peut être classée par numéro de compte ou par abrégé
selon l'option Appel des tiers défini dans le volet «A propos de… / Préférences».

Un compte de tiers peut être «mis en sommeil» sur sa fiche. Si tel est le cas pour le compte saisi, le pro-
gramme affiche le message suivant :

«Le compte tiers XXX a l’option Mise en sommeil cochée.

Voulez-vous réellement utiliser ce compte ?
Oui Non.»

Vous pouvez alors choisir de le mouvementer ou non.

Si l’option Interdire les éléments en sommeil est active (volet «A propos de... / Préférences»), le pro-
gramme interdit l’utilisation du compte tiers.

Sélection dans En saisie de journaux, il est possible de faire apparaître la liste de sélection des tiers. Il faut pro-
la liste des céder de la manière suivante :
comptes de
1 . placez la sélection dans la zone N° compte tiers ;
tiers
2 . saisissez le ou les premiers caractères du nom du tiers ;
3 . pressez ensuite la touche TABULATION.

Vous pouvez également taper la touche F4 pour ouvrir la liste des comptes. La saisie d’un radical n’est
alors pas nécessaire.

La fenêtre «Sélection d’un compte de tiers» apparaît.

© Sage 437
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Cette liste fait apparaître les tiers correspondant au journal en cours de saisie :
• clients pour les journaux de vente,
• fournisseurs pour les journaux d’achat,
• tous les tiers pour les autres journaux.
Le bouton [Nouveau] vous permet de procéder à la création d'un compte.

Liste triée par

Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre «Sélection d’un compte
de tiers» propose quatre choix :
• Numéro : les comptes sont classés par numéro.
• Abrégé : les comptes sont classés sur le contenu de la zone Abrégé.
• Type de tiers : le programme indique cette valeur par défaut.
• Code postal.

Le mode de tri demandé est conservé jusqu'à la fermeture du journal.

Type de tiers
Cette zone à liste déroulante disposée sur le bord inférieur de la fenêtre «Sélection d’un compte
de tiers» offre plusieurs choix :
• Tous,
• Client,
• Fournisseur,
• Salarié,
• Autre.

Colonne Contrepartie générale

Indiquez le numéro de compte servant de contrepartie au compte saisi dans la zone N° compte
général.
Cette information sera mentionnée dans les états ou les extraits de compte et indiquera sur quel
compte la contrepartie, totale ou partielle, a été enregistrée. Cela vous permet de retrouver
beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dépenses.
La saisie d’un compte dans cette colonne obéit aux mêmes règles que la colonne N° compte
général.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 13. Le programme véri-
fie l’existence du compte.
Le compte de contrepartie devant être saisi sur la première ligne du mouvement, les explications
données ci-dessous concernent donc les autres lignes.

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Utilisation dans Dans la colonne Contrepartie générale, le programme inscrit automatiquement le numéro du
un journal de compte de tiers, de produit ou de charge sur la ligne du compte de banque ou de caisse et ce
type Trésorerie dernier numéro en contrepartie des autres lignes.
Exemple
Cas de l’enregistrement d'un règlement client.

Numéro compte Contrepartie

1 ère ligne 411 512

2 ème ligne 512 411

Si vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements / décaissements, il est nécessaire de saisir dans la
colonne contrepartie du journal de banque ou de caisse, le numéro de compte de TVA concerné lors du
règlement client ou fournisseur.

Ce n'est cependant pas nécessaire si vous gérez la TVA sur les encaissements via les registres
taxes (uniquement en version Pack +).

Utilisation dans Le programme indique, à partir de la deuxième ligne, le compte général de la première ligne.
un journal
Exemple
autre que Tré-
sorerie
Numéro compte Contrepartie

1 ère ligne 401

2 ème ligne 6071 401

3 ème ligne 44561 401

4 ème ligne 6072 401

5 ème ligne 44562 401

Colonne Contrepartie tiers

Indiquez le numéro de compte de tiers servant de contrepartie au compte saisi dans la zone N°
compte général.
Cette information sera mentionnée dans les états ou les extraits de compte et indiquera sur quel
compte de tiers la contrepartie, totale ou partielle, a été enregistrée. Cela vous permet de retrou-
ver beaucoup plus facilement la provenance de recettes ou de dépenses.
La saisie d’un compte de tiers dans cette colonne obéit aux mêmes règles que la colonne Con-
trepartie générale.
Le nombre maximal de caractères alphanumériques saisissables est de 17. Le programme véri-
fie l’existence du compte.

Colonne Code taxe

Cette zone indique par défaut la valeur du code taxe défini au niveau du compte général. Il est
possible de la saisir ou de la modifier.
Les écritures de TVA sont alors automatiquement générées si un code regroupement est défini
au niveau du taux de taxe.

Si vous souhaitez que les écritures de TVA soient automatiquement générées, veillez à renseigner le code
regroupement au niveau des taux de taxes.

© Sage 439
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Colonne Libellé écriture

Comme pour le numéro de compte, la saisie du libellé de l'écriture peut être effectuée de plu-
sieurs façons :
• en tapant directement le libellé (35 caractères sont disponibles) ;
• en utilisant un libellé automatique (enregistré par la commande Structure / Libellés) ;
sélectionnez pour cela sur la commande Libellé proposée par le bouton [Fonctions] ;

• en utilisant le raccourci affecté au libellé automatique : maintenez enfoncées les touches

COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez
le raccourci associé au libellé ;
• vous pouvez, enfin, presser la touche F4 pour faire apparaître la liste des libellés.
Pour que le libellé reprenne l'intitulé du compte mouvementé, cliquez sur la zone Compte (située
sous les boutons de fonctions) dont le contenu est alors automatiquement transféré.
Il est également possible de transférer le libellé du compte par la combinaison de touches
COMMANDE + OPTION + > sur Macintosh ou CTRL + MAJUSCULE + > sur Windows.
Les libellés que vous appelez peuvent être précédés ou suivis de textes tapés directement au
clavier dans la limite des 35 caractères disponibles.
Exemple
Vous avez enregistré le libellé automatique Facture n° et vous lui avez donné le raccourci F.
Tapez simultanément la combinaison de touches COMMANDE + OPTION + F sur Macintosh ou
CTRL + MAJUSCULE + F sur Windows. Vous voyez apparaître ce texte qui peut être complété
du numéro de la facture.
Dans le cas des journaux de trésorerie à contrepartie automatique, la ou les dernières lignes du
journal sont automatiquement générées par le programme et mentionnent «Centralisation mois
de» suivi du nom et de l’année de la période en cours.
Sur les mêmes lignes, dans les colonnes Débit et Crédit, sont mentionnés les montants des
contreparties de la période.

Colonne Mode de règlement

Le programme propose la liste des modes de règlement enregistrés dans le volet «A propos
de… / Options».
Le programme réagit différemment selon la nature du journal mouvementé :

Le journal n’est Si un compte de tiers est mouvementé et mentionne un mode de règlement (dans son volet
pas de type «Complément»), le premier de la liste est proposé automatiquement. Si la fiche du compte de tiers
Trésorerie prévoit des règlements sur plusieurs échéances, le programme affiche la fenêtre «Multiéchéan-
ces» à la validation de l'écriture.

Le paragraphe «Saisie d'un mouvement multiéchéances», page 452 présente ce cas.

Après validation d'une fenêtre multiéchéances, le programme affiche sur le journal, autant de li-
gnes d'écritures que d'échéances.

© Sage 440
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Le mode de calcul de l’échéance est enregistré dans le «Volet Complément - Compte tiers»,
page 252.

Si cette colonne n’est pas présente dans le journal, la date d’échéance conservée dans les fichiers est celle
des deux cas évoqués ci-dessus.

Le journal est Dans ce cas, aucun mode de règlement n'est proposé, mais vous pouvez en saisir un ainsi qu'une
de type Tréso- échéance.
rerie
Colonne Echéance
La date d’échéance doit être tapée sous la forme numérique jjmmaa (6 caractères obligatoires)
lorsqu’elle ne s’affiche pas automatiquement. Plusieurs cas doivent être distingués.
• Si le compte général utilisé dans la ligne de pièce n’autorise pas la saisie de l’échéance
(l’option Saisie de l'échéance de la fiche du compte n'est pas cochée) le curseur ignore
cette colonne.
• Si le compte autorise la saisie de l’échéance, le programme réagit différemment selon la
nature du journal mouvementé :

Si vous gérez la TVA sur les encaissements via les registres taxes, la date d'échéance doit être particulière-
ment renseignée dans le cas d'une remise à l'escompte. Les opérations escomptées non échues ne doi-
vent être déclarées qu'à l'échéance effective.

Le journal n’est Si aucune échéance n’est mentionnée, c’est la date du jour qui est proposée.
pas de type
Trésorerie Si un compte de tiers est mouvementé et mentionne un mode de calcul de l'échéance (dans son
volet «Complément»), elle est proposée automatiquement et calculée par rapport à la date du
mouvement.

Si la fiche du compte de tiers prévoit des règlements sur plusieurs échéances, le programme af-
fiche la fenêtre «Multiéchéances».

Après validation d'une fenêtre multiéchéances, le programme affiche sur le journal, autant de li-
gnes d'écritures que d'échéances.

Pour les écritures sur un tiers de type Client, un contrôle supplémentaire est effectué par le pro-
gramme en fonction du nombre de jours fixé pour l'option Délai maxi client du volet «Fichier / A
propos de... / Paramètres».

Le mode de calcul de l’échéance est enregistré dans le «Volet Complément - Compte tiers»,
page 252.

Si cette colonne n’est pas présente dans le journal, la date d’échéance conservée dans les fichiers est celle
des deux cas évoqués ci-dessus.

Le journal est Aucune échéance n'est dans ce cas proposée mais vous pouvez en saisir une, ainsi qu'un mode
de type Tréso- de règlement.
rerie
Si la date d'échéance saisie est antérieure à la date d'écriture, le programme demande de confirmer la sai-
sie.

Colonnes Devise / Parité / Montant devise

Le programme propose en priorité la devise définie au niveau de la fiche du compte tiers ou, à
défaut celle de la fiche du compte général.

© Sage 441
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Si elle n'est renseignée, la zone à liste déroulante propose la liste des devises enregistrées dans
l'option Fichier / A propos de... / Options / Devise.
Après validation ou sélection d'une devise, le programme affiche automatiquement son cours
dans la colonne Parité et attribue son format à la colonne Montant devise.

Les zones Devise et Montant devise ne sont accessibles que si vous avez autorisé la gestion des devises
en cochant l’option Saisie de la devise sur la fiche du compte général mouvementé.

Il est recommandé de créer un compte collectif client et fournisseur par devise.

Exemple
Vous réalisez des opérations à l’exportation.
Après avoir renseigné la colonne Parité par le taux de change, vous indiquez dans la colonne
Montant devise le montant correspondant en devises ce qui entraînera automatiquement la con-
version devise/montant en monnaie de tenue comptable dans les colonnes Débit ou Crédit.

Le calcul de la conversion se fait en fonction du mode de cotation (certain ou incertain) et en fonc-

tion de la monnaie de tenue de comptabilité.

Pour en savoir plus sur le mode de cotation au certain ou à l’incertain ainsi que sur la devise de
cotation, reportez-vous au «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Colonne Quantité
La colonne Quantité peut servir à la mention des heures correspondant à l’imputation d’une
tâche.
Vous pouvez y mentionner le prix de revient ou le prix d’achat lié à un montant HT de vente.
Ou alors, vous pouvez aussi y inscrire les coûts avant remise pour imputation sur le C.A. de
vente.
Les valeurs saisies dans cette colonne sont utilisées dans les impressions du grand-livre des
comptes, des états analytiques et des états budgétaires.

La zone Quantité est accessible uniquement si vous avez autorisé la gestion avec l’option Saisie de la
quantité sur la fiche du compte général mouvementé.

Colonnes Montants Débit / Crédit

Ces deux zones permettent la saisie des montants.
La saisie peut s’effectuer de plusieurs manières :
• en tapant le montant dans la colonne qui convient,

• en cliquant sur le bouton [Equilibrer] ; le programme insère alors automati-

quement le montant équilibrant le mouvement à la position du curseur,
• par insertion automatique dans le cas où vous utilisez un compte correspondant à un taux
de taxes préenregistré.
- S'il s'agit d'un compte de taxe (TVA ou TP), le taux défini est appliqué au solde de la
pièce pour calculer le montant de la taxe.
- S'il s'agit d'un autre type de compte, le solde de la pièce est automatiquement proposé.

Ces automatismes peuvent être levés en cochant l'option Ne pas gérer les automatismes de saisie de la
commande Fenêtre / Préférences.

© Sage 442
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Suivant le journal utilisé, le curseur se positionne, soit sur la zone Débit, soit sur la zone Crédit
(si vous utilisez le clavier pour passer d’une zone à la suivante).

Journal utilisé Nature du compte mouvementé Position du curseur

Achats Fournisseur ou Salarié Crédit

Charges Débit

Client Débit

Ventes Produits Crédit

Client Débit

Fournisseur Crédit

Trésorerie Client ou Produits Crédit

Fournisseur, Salarié ou Charges Débit

Général Amortissement ou Produits Crédit

Charges Débit

Situation Amortissement ou Produits Crédit

Charges Débit

Si le journal mouvementé est de type Achat ou Vente, le montant est calculé automatiquement
en fonction du compte de taxe ou du Code Taxe (si cette colonne est affichée) affecté à l’écriture.
Vous pouvez saisir de manière indifférente les opérations dans l’ordre, ordre préconisé pour la
gestion des automatismes de TVA :
• TTC, TVA et HT,
• TTC, HT et TVA.
Colonne Lettrage montant
Cette zone n'est pas accessible. Si l'écriture a été lettrée en monnaie courante, le programme
indique le code lettrage affecté à l'écriture.

Colonne Lettrage devise

Cette zone n'est pas accessible. Si l'écriture a été lettrée en devise, le programme indique le
code lettrage affecté à l'écriture.

Colonne Pointage
Cette zone n'est pas accessible. Le programme indique, le cas échéant, le code pointage affecté
à l'écriture.

Colonne Niveau rappel

Cette zone n'est pas accessible. Le programme indique le niveau de rappel affecté à l'écriture.

Colonne Position journal

Cette colonne indique l’état dans lequel se trouve la ligne d’écriture.
Si rien n'est indiqué, la ligne n'est pas imprimée et reste modifiable.
• Brouillard. La ligne a été imprimée dans un brouillard ; elle est encore modifiable.
• Journal. La ligne a été imprimée dans un journal ; elle est encore modifiable.

• Clôturé partiellement. Il est encore possible d'ajouter de nouvelles lignes dans ce

journal. Cependant, la suppression et la modification des éléments comptables des lignes
clôturées ne sont pas autorisées.

© Sage 443
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• Clôturé. Aucun ajout, suppression ou modification des éléments comptables n'est

autorisée si le journal comporte ce statut. Il est cependant possible de modifier les don-
nées extra-comptables (échéance, libellé, analytique...).

Colonne Position registre

La gestion d'un registre est paramétrée dans le volet «A propos de… / Paramètres».
Cette zone marque par une icône, sur les lignes déjà saisies, si un registre est enregistré :

• Taxe,
• Révision.

Reportez-vous au paragraphe sur la «Saisie d'un registre», page 471.

Colonne Révision
Par défaut, le programme renseigne cette zone par Non révisée. Si l'écriture en cours a été sai-
sie alors qu'un fichier expert était ouvert en même temps que le fichier comptable, elle aura le
statut Révisée.
Version Cette zone apparaît uniquement en version Pack +.

Reportez-vous à la commande «Révision par cycle», page 650.

Colonne Type d'écritures

Cette zone gérée par le programme indique la nature de la ligne d'écriture :

• Cette icône est attribuée aux écritures courantes enregistrées dans les journaux.

• Les écritures d'à-nouveaux générées par la procédure Nouvel exercice comportent ce

statut.

• Il s'agit des écritures d'à-nouveaux saisies dans le journal des à-nouveaux mentionné
dans le volet «Fichier / A propos de... / Paramètres».

Colonne Type norme

Cette colonne ne pourra être affichée que si la gestion de la norme IFRS a été demandée.

Voir le «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Elle affiche la norme à laquelle s’applique l’écriture :

• IFRS dans le cas où le journal de saisie est réservé IFRS (paramétrage fait dans la fiche
du code journal),
• Les deux dans le cas d’un journal non réservé IFRS mais que la gestion des normes
IFRS est active.
En cas d’utilisation d’un modèle de saisie, le programme renseigne cette colonne de la façon sui-
vante :
• pour les journaux non réservés IFRS, la norme Les deux est systématiquement
appliquée ;
• pour les journaux de type Réservé IFRS, la norme IFRS est systématiquement appliquée.

© Sage 444
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En modification de ligne, elle permet d’affecter à la ligne les normes résumées dans le tableau
suivant en fonction des valeurs enregistrées dans les zones Saisie IFRS du volet «A propos
de… / Initialisation» et Réservé IFRS du code journal.

Type journal
Saisie IFRS
Pas de type particulier Réservé IFRS

Journaux IFRS Les deux IFRS

Nationale

Tous types de journaux Les deus IFRS

Nationale
IFRS

Ces modifications sont possibles tant que la pièce n’est pas clôturée.
Les écritures d’une même pièce doivent normalement être affectées à la même norme. En saisie
de lignes, le programme conservera la même norme tant que la pièce ne sera pas soldée et
qu’un nouveau numéro de pièce ne sera pas proposé.
En modification de ligne, un message s’affichera s’il existe deux types de normes différents pour
les lignes de la même pièce.
«Attention ! La pièce XXX comporte des lignes ayant des types
de norme différents. Cela peut engendrer des incohérences
dans la restitution des états financiers. Confirmez-vous la saisie ?
[Oui] [Non]»
Les réponses possibles ont les effets suivants :
• Oui : la saisie est confirmée et la modification enregistrée.
• Non : le programme revient au bandeau de saisie pour permettre d’annuler les modifica-
tions.
Exemple
Soient les trois pièces suivantes :

Type
N° Compte Débit Crédit Commentaire
norme

1 1512 Les deux 150.00 Choix du type Les deux

1 681 Les deux 150.00 Type conservé

2 681120 Nationale 100.00 Choix du type Nationale

2 28183 Nationale 100.00 Type conservé

2 687250 Nationale 75.00 Type conservé

2 145 Nationale 75.00 Type conservé

3 486 Les deux 100.00 Choix du type Les deux

3 6156 Nationale 100.00 Message d’alerte

Colonne Position IFRS

Cette colonne ne peut être affichée que si la gestion de la norme IFRS est demandée.

Elle comporte une icône particulière si la ligne a été ventilée sur le plan IFRS.
Cette ventilation est réalisée par le biais de la fenêtre «Saisie analytique».

Cette ventilation peut également s’effectuer automatiquement. Voir le titre «Application des nor-
mes IAS/IFRS aux lignes de pièces», page 468.

© Sage 445
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Colonne IFRS
Cette colonne ne peut être affichée que si la gestion de la norme IFRS est demandée.
Elle permet la saisie de la section du plan IFRS sur laquelle l’écriture sera ventilée.
Pour appeler une section du plan IFRS :
• tapez son numéro ou
• tapez le radical de son numéro puis pressez la touche TABULATION. La liste des sections
du plan s’ouvre alors et permet la sélection d’une seule de ces sections.

Colonnes Plans analytiques

Si cela a été paramétré dans l’option Plan analytique, il est possible d’afficher un maximum de
trois plans analytiques en colonnes.

Voir l’option «Plan analytique», page 117.

Les titres des colonnes sont alors les intitulés des plans analytiques enregistrés dans leur option.
Pour appeler une section :
• tapez son numéro ou
• tapez le radical de son numéro et pressez la touche TABULATION. La liste des sections
du plan analytique s’ouvre alors pour en sélectionner une.
En saisie directe, il n’est pas possible de ventiler une ligne sur plus d’une section appartenant à
un plan en colonne. Cette ventilation est systématiquement à 100 %.

Si la ligne est issue d’un modèle de saisie et que le compte général ventilé a été paramétré pour une venti-
lation multiple sur le même plan analytique en colonne (dans le volet «Analytique/IFRS» de la fiche du
compte), le programme ventile effectivement le montant de la ligne sur toutes les sections du modèle mais
n’affiche que la première section analytique paramétrée.

Si aucun numéro de section n’est enregistré dans la colonne du plan IFRS, le programme y insé-
rera, à la validation de la ligne, la section d’attente éventuellement enregistrée dans l’option Plan
analytique.

Colonne Date validation

Cette colonne, disponible uniquement en consultation, indique le cas échéant la date de clôture
totale de la période.

Colonne N° de pièce DGI

Cette colonne, disponible uniquement en consultation, indique le numéro de ligne continu par
écriture et par pièce généré en cas de clôture totale d’une période.

Colonne Origine
Cette colonne permet d’identifier le programme créateur de la ligne d’écriture comptable. La
valeur indiquée par le programme est mise à jour à chaque modification.
Exemple
Une ligne d’écriture créée par le programme Sage 100 Gestion commerciale prendra la valeur
Sage Gescom dans la colonne Origine. Si cette ligne est modifiée dans le programme Sage 100

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Comptabilité, alors la colonne Origine prendra la valeur Sage Compta.

Saisie classique d’un mouvement

La saisie classique d’un mouvement fait appel à toutes les possibilités décrites précédemment
pour chaque zone du journal. Nous vous invitons à vous y reporter pour connaître le détail des
possibilités offertes :

• numérotation des lignes si vous en avez demandé l'affichage dans les options du fichier,
• insertion de date automatique puisque le programme propose celle du mouvement précé-
dent,

• numérotation automatique des pièces conformément au paramétrage du journal utilisé,

• appel d’un compte (général et/ou de tiers) en tapant les premiers caractères de son
numéro,

• mention automatique du compte de contrepartie,

• insertion automatique des libellés,
• insertion automatique de l’échéance si la saisie de cette dernière est demandée sur la
fiche du compte mouvementé,

• calcul automatique du montant en euro, produit du montant de la devise par la parité,

• calcul automatique du montant de la TVA ou des taxes parafiscales,
• équilibrage automatique du mouvement,
• ventilation de la ligne sur les sections analytiques si cette possibilité a été prévue dans le
journal et le compte,

• affectation automatique ou après confirmation d'un registre taxe.

Les titres et paragraphes suivants présentent quelques particularités à retenir.

Paramètres à définir

Rappelez-vous que certaines zones du volet «Fichier / A propos de… / Préférences» peuvent
autoriser, ou interdire, certaines opérations lors des saisies sur les journaux et en particulier :

Ouverture compte en saisie

Permet d'autoriser ou non la création d'un compte en cours de saisie d'un journal.

Suppression après validation

Permet d'autoriser la suppression d'une écriture (ou plusieurs) dans le journal tant que celui-ci
n’a pas été clôturé.

Ventilation quantités/devises pour la saisie analytique

En fonction de la position de l’option Ventilation Quantité/devise dans le volet «Fichier / A pro-
pos de... / Préférences», il faudra :
• répartir totalement ou partiellement les valeurs mentionnées dans les champs Quantité
ou Devise si l’option a été positionnée sur Non ;
• répartir totalement et obligatoirement la valeur mentionnée dans le champ Quantité sur
les cinq premiers plans analytiques, si l’option a été positionnée sur Quantité ;

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• répartir totalement la valeur mentionnée dans le champ Devise sur les cinq premiers
plans analytiques, si l’option a été positionnée sur Devise.

Pour plus de détails, reportez-vous au «Volet Préférences - A propos de…», page 70.

Déplacements du curseur

Le volet «A propos de… / Paramètres» permet de paramétrer le mode de déplacement du cur-

seur.

L’option Validation par détermine le mode de déplacement du curseur en saisie (si vous préférez
le clavier à la souris).

• Tabulation : pressez la touche TABULATION du clavier pour déplacer le curseur sur les
zones de saisie à renseigner.
La validation de la ligne est réalisée grâce à la touche ENTRÉE.

• Entrée : utilisez la touche ENTRÉE pour déplacer le curseur. La validation de la ligne est
réalisée avec cette même touche lorsque la dernière zone de saisie est renseignée.

Si vous utilisez le clavier pour déplacer le curseur, vous constaterez que le passage du curseur
sur une zone déjà saisie sélectionne son contenu en totalité et qu’il suffit de taper n’importe quelle
valeur pour le remplacer.

Si vous voulez le conserver, il suffit de presser une touche TABULATION ou ENTRÉE (selon le
paramétrage du volet «Paramètres») pour passer à la zone suivante.

Cette possibilité ne vous est pas offerte si vous utilisez la souris pour déplacer le curseur de zone
en zone.

Modification/ Pour modifier une ligne, il suffit de la sélectionner, ce qui entraîne le transfert de ses valeurs dans
suppression les zones de saisie où elles peuvent être modifiées. Pressez la touche ENTRÉE une fois les mo-
d'une ligne difications faites.

Si vous modifiez le montant affiché sur une ligne dont le compte autorise la saisie analytique (ainsi
que le journal), la fenêtre de saisie analytique vous est automatiquement présentée.

La saisie analytique est présentée sous le titre «Ventilation analytique d’une ligne de journal»,
page 462.

Pour effacer le contenu d’une zone, utilisez la touche RET. ARR..

Pour supprimer une ligne, utilisez le bouton [Supprimer] de la barre d’outils Navigation (après
avoir sélectionné cette ligne).

La suppression d'une écriture lettrée, rapprochée ou clôturée est impossible.

Validation d'une Lorsque vous validez une ligne, une partie des valeurs enregistrées reste dans les zones de saisie
ligne ou d'une pour vous permettre de les réutiliser éventuellement.
pièce
L’utilisation de la touche ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows n’annule pas les saisies va-
lidées puisque l’enregistrement des mouvements s’effectue en temps réel, ligne à ligne, dès leur
validation. Elle permet d’annuler le contenu d'une ligne non validée, en supprimant le contenu des
champs.

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La validation de la dernière ligne d’une pièce valide cette pièce. Le programme propose alors
automatique le numéro de pièce suivant.

A la validation de l’entête d’une pièce, si l’option Date limite a été renseignée dans le volet «A propos de... /
Fiscal / Cerfa», le programme vérifie s’il est indiqué de procéder à l’archivage d’une période. Si tel est le
cas, un message indique quelle période il est recommandé d’archiver. Vous pouvez procéder directement à
son archivage grâce à l’assistant d’archivage.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’«Archivage fiscal des données», page 707.

Contrôle de saisie des zones obligatoires

La possibilité est offerte d'effectuer les contrôles de saisie des zones obligatoires :

• à la validation de la ligne,
• ou à chaque saisie d'une zone obligatoire.
Le type de contrôle choisi par l'utilisateur est à spécifier dans la zone Contrôle des zones obli-
gatoires de la commande Fenêtre / Préférences.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la fonction «Préférences…», page 955.

Ce contrôle concerne les zones suivantes :

• Jour,
• N° compte général,
• N° compte tiers : selon option Saisie compte tiers du compte général,
• Date d'échéance : selon option Saisie échéance du compte général.
A noter que le contrôle sur les zones Montant débit et Montant crédit ne peut être effectué qu’au
moment de la validation de la ligne.

Enfin, cette option ne modifie en rien les contrôles de cohérence opérés sur la date (exemple : 31
avril) ou sur la nature des tiers (exemple : saisie d'un compte client dans un journal d'achat).

Le contrôle est inopérant si l’utilisateur positionne le curseur sur un champ donné à l’aide de la souris.

Saisie d’un mouvement en devise

Les zones Devise, Parité et Montant devise sont accessibles uniquement si vous avez autorisé la gestion
devises en cochant l’option Saisie devise sur la fiche principale du compte général mouvementé.

La saisie d'un mouvement en devise est opéré de la manière suivante :

• Devise : la devise du tiers ou du compte général est automatiquement proposée, sinon la

renseignez,

• Parité : le cours défini au niveau de la devise est automatiquement proposé, il est possible
de le modifier pour mentionner le cours du jour.
Cette information est conservée à la ligne.

• Montant devise : saisissez le montant en devise de l'écriture,

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• Montant Débit/Crédit : selon le sens privilégié du compte, le montant dans la monnaie de

tenue est automatiquement calculé.

Le calcul de la conversion se fait en fonction du mode de cotation (certain ou incertain) et en fonc-

tion de la monnaie de tenue de comptabilité.

Pour en savoir plus sur le mode de cotation au certain ou à l’incertain ainsi que sur la devise de
cotation, reportez-vous au «Volet Initialisation - A propos de…», page 56.

Si aucun contrôle n’a été demandé, c’est la somme du montant HT et de la TVA en monnaie de
tenue de comptabilité qui équilibrera le compte de contrepartie.

Si vous avez demandé un contrôle de l’équilibre des écritures en devises (zone Equilibre devi-
ses du volet «Fichier / A propos de... / Préférences»), celui-ci s’effectue ligne à ligne.

Lorsque l’égalité :

Montant devise * (ou /) Cours devise = Montant en monnaie de tenue de comptabilité

(la multiplication ou la division dépendent du mode de cotation)

n’est pas vérifiée, le programme propose au choix d’afficher un message d’alerte, de modifier le
montant en devises ou de modifier le cours de la devise.

Si aucun contrôle n’a été demandé, c’est la somme du montant HT et de la TVA en monnaie de
tenue de comptabilité qui équilibrera le compte de contrepartie.

Selon le choix effectué ci dessous, l'application de la parité sur le montant en devises peut donner
un résultat différent du montant en monnaie de tenue de comptabilité :

• Non : aucun contrôle n'est effectué, la ligne est validée en l'état.

• Afficher un message d'alerte : un message vous avertit du déséquilibre entre ces deux
valeurs. Il vous est alors possible :
- d'enregistrer l'écriture avec cet écart,
- de modifier le montant en monnaie de tenue de comptabilité,
- de revenir sur le bandeau de saisie.

• Modifier le cours de la devise : le cours est automatiquement ajusté pour conserver les
montants en devise et en monnaie de tenue de comptabilité saisis.

S'il s'agit d'une monnaie appartenant à la zone Euro, la parité est fixe et irrévocable. Elle ne peut être modi-
fiée.

• Modifier le montant en devises : ce dernier est ajusté pour conserver les parités et le
montant en monnaie de tenue de comptabilité.

Automatisation des écritures d’écart de conversion

En saisie d’écritures, un écart d’arrondi de conversion peut-être constaté du fait de la conversion

ligne à ligne des éléments de la facture.

Cette fonction permet d’automatiser la génération d’une écriture d’écart d’arrondi de conversion
en saisie de journal, après avoir validé la dernière ligne d’une écriture en devise dont le solde est
déséquilibré.

Cet automatisme nécessite de paramétrer au préalable :

• le seuil d’écart d’arrondi de conversion dans le volet «A propos de… / Ajustement

lettrage» :

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- sous-volet «Client» pour les journaux de type Vente,

- sous-volet «Fournisseur» pour les journaux de type Achat,
- sous-volet «Autre» pour les journaux de type Trésorerie ou Situation,
- sous-volet «Général» pour les journaux de type Général.

• les comptes pour la génération des écritures d’écart débit et crédit dans le volet «Préfé-
rences».

Le paramétrage des comptes d’écart est décrit dans le «Volet Préférences - A propos de…»,
page 70.

La génération automatique des écritures d’écart d’arrondi de conversion n’est pas obligatoire.

C’est à l’utilisateur de spécifier sa volonté d’utiliser cette fonction dans la zone Equilibre des sol-
des de la fonction Fenêtre / Préférences.

Le traitement effectué par le programme, en présence d’une écriture dont le solde est inférieur au
seuil défini, est fonction du type d’équilibre choisi dans cette zone :

• Non : aucun traitement n’est effectué. Le curseur revient alors à la première zone du ban-
deau de saisie.

• Automatique : une ligne d’équilibre est automatiquement générée avec le solde du jour-
nal. Le curseur revient alors à la première zone du bandeau de saisie.

• Après confirmation : le message d’alerte suivant s’affiche :

«Le solde de la pièce est inférieur ou égal au
seuil d’écart d’arrondi de conversion.
Souhaitez-vous générer une écriture d’écart ?»
Les réponses possibles ont les effets suivants :
- Oui : l’écriture d’écart d’arrondi de conversion est automatiquement générée avec les
dates d’écriture, numéro de pièce, libellé d’écriture et références de l’écriture précé-
dente. Les zones Devise et Parité sont reprises si l’option Saisie devise est cochée
pour le compte d’écart.
- Non : le curseur revient sur la première zone du bandeau de saisie du journal.
Exemple
Le seuil d’écart d’arrondi paramétré dans le volet «A propos de… / Ajustement lettrage» pour les
clients est de 0,03. Les comptes d’écart débit et crédit du volet «Préférences» sont respective-
ment 668000 et 768000.

Compte Montant en
Compte tiers Devise Débit Crédit
général devise

4110000 Carat Euro 603,00 3955,42

4457120 Euro 103,00 675,64

701020 Euro 500,00 3279,79

Totaux 3955,42 3955,43

Solde 0,01

Après validation de la dernière ligne, le programme détecte que le solde est inférieur au seuil
défini : une ligne supplémentaire est ajoutée soit en automatique, soit après confirmation selon
l’option paramétrée.

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La pièce comporte dès lors les éléments suivants :

Compte Montant en
Compte tiers Devise Débit Crédit
général devise

4110000 Carat Euro 603,00 3955,42

4457120 Euro 103,00 0,01 675,64

701020 Euro 500,00 3279,79

Totaux 3955,43 3955,43

Solde 0,00

Les comptes d’écart utilisés afin d’équilibrer une écriture fonctionnent à l’inverse du sens du solde du
journal :
- si le solde du journal est débiteur, le compte d’écart crédit est utilisé,
- si le solde du journal est créditeur, le compte d’écart débit est utilisé.

Saisie d'un mouvement multiéchéances

Comme il a été précisé plus haut, le programme gère les mouvements à plusieurs échéances de
règlement (multiéchéances).

Pour que ce type de gestion soit possible, il convient de respecter certaines conditions :

• les modes de règlement doivent être créés dans le volet «Fichier / A propos de… /
Options» ;

• la saisie de l'échéance doit être demandée sur le volet «Fiche principale» du compte
général mouvementé (case à cocher Saisie de l'échéance) ;

• le compte tiers doit être associé à plusieurs modes de règlement sur le volet «Complé-
ment» de sa fiche, (il peut éventuellement être rattaché à un modèle de règlement multié-
chéances).

Lorsque vous validez le montant TTC de l'écriture, le programme affiche la fenêtre de saisie des
échéances.

Si l'option Validation automatique des règlements est cochée sur la fiche du compte tiers, la fenêtre mul-
tiéchéances n'apparaît pas.

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Le programme propose les modes de règlement et échéances conformément au paramétrage du

compte de tiers ou du modèle de règlement qui lui est éventuellement associé.

Le cas échéant, il propose également les devises qui lui sont associées.

Toutes les informations affichées sont modifiables : échéance, mode de règlement, quantité et
montant devise (réparti proportionnellement aux montants des différentes échéances) et montant.

Le mode de calcul des échéances est détaillé au chapitre traitant des «Modèles de règlement»,
page 329.

Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Equilibrer : revient à cliquer sur le bouton [Equilibrer],
• Supprimer : permet de supprimer une échéance.
La fonction Supprimer peut être directement accessible par un bouton ajouté à droite du bouton [Fonctions].
L’affichage de ce boutons est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme».

Bouton [Equilibrer]
Le bouton [Equilibrer] permet d’équilibrer le montant à imputer.

Après validation de cette fenêtre, le programme affiche sur le journal, autant de lignes d'écritures
que d'échéances.

Lors des impressions du brouillard ou du grand-livre, il vous sera possible d'obtenir une rupture par numéro
de pièce (ce qui correspond au TTC d'une facture).

Ecriture enregistrée sur un journal de trésorerie

Modification du solde du journal

Avant toute saisie, si vous utilisez un journal de trésorerie, il vous est peut-être utile de modifier
l’ancien solde du journal si par exemple le report à-nouveau du compte financier n'a pas encore
été saisi.

Pour ce faire, cliquez sur le titre Ancien solde dans la zone en haut et à droite de la fenêtre.

Une fenêtre de saisie s’ouvre permettant d'enregistrer la nouvelle valeur du solde.

Cliquez sur :

• Positif pour un montant débiteur,

• Négatif pour un montant créditeur.
Cliquez ensuite sur le bouton [OK] ou validez.

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Ce montant ne sera pas enregistré à la fermeture du journal. N’oubliez pas que les montants dé-
biteurs sur les extraits bancaires sont créditeurs dans votre comptabilité et inversement.

Comme il a été dit précédemment, après validation de chacune des lignes, les valeurs sont trans-
férées de la zone de saisie dans les colonnes du journal. Dans le même temps, les Totaux jour-
nal sont modifiés ainsi que le Nouveau solde. Lorsque les écritures sont équilibrées, les Totaux
journal sont identiques et le Nouveau solde est nul (sauf pour les journaux de trésorerie).

La zone Masquer les totaux d'une fiche code journal permet de masquer les cumuls à l'ouverture des jour-
naux. Cette option s'applique à tous les journaux sauf ceux de type Trésorerie.

Ecriture de contrepartie

Selon le paramétrage du journal (commande Structure / Codes journaux) :

• le programme propose une écriture de contrepartie après chaque saisie de ligne (l’option
Contrepartie à chaque ligne du journal est cochée),.
Si vous réalisez une saisie manuelle dans un journal comportant à la fois un compte de
trésorerie et la contrepartie à chaque ligne, il vous est conseillé de :
- saisir en premier le compte de tiers (ou de charge ou de produit),
- d’enregistrer ensuite le mouvement sur le compte de trésorerie.
Vous constaterez qu’en procédant ainsi, le programme proposera automatiquement le
compte de trésorerie en contrepartie du compte de tiers sur la première ligne, et que, sur
la seconde ligne, une inversion se produira entre le numéro de compte et la contrepartie
de la ligne précédente ainsi qu’entre les montants débiteurs et créditeurs.

• Ou il génère une écriture de contrepartie globale (débit et crédit) de l'ensemble des mou-
vements saisis sur le journal période (l’option Contrepartie à chaque ligne du journal
n'est pas cochée). Il s'agit du mode Centralisation.
Exemple
Vous avez enregistré le compte 5310000 Caisse comme compte de trésorerie du journal de cais-
se. Vous enregistrez un pourboire remis à un livreur en le débitant du compte 6238000 Pourboi-
res, dons, etc.
Il ne vous est pas nécessaire de porter cette somme au crédit (dépense) du compte de caisse
puisque le programme le fera pour vous automatiquement et immédiatement sur une ligne parti-
culière.

Le programme leur affecte le libellé : «Centralisation mois de…» automatiquement complété du

nom de la période et du quantième de l’exercice.

En cas de contrepartie globale, si les lignes de centralisation ne sont pas visibles, vous pouvez
les faire apparaître à l’écran en partageant celui-ci horizontalement.

Le partage de l’écran est présenté dans le «Manuel de la gamme».

Calcul automatique de la TVA ou des taxes parafiscales

Deux modes de gestion peuvent être adoptés : avec ou sans gestion des codes taxes. Nous vous
les présentons dans les paragraphes ci-dessous.

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Saisie sans gestion du code taxe

Si vous voulez automatiser le calcul du montant de la TVA ou des taxes parafiscales, il est néces-
saire de réaliser les saisies dans l'ordre suivant :

• montant HT,
• compte de TVA (ou de TP),
• montant TTC.
Exemple
Ecriture de Vente
Compte de vente mouvementé : 701019 - Ventes à 19,6 %
Vous saisissez le montant de la vente hors taxes : 1.000,00 au crédit.
Compte de TVA : 4457119 - TVA collectée à 19,6 %
Le programme calcule automatiquement le montant de TVA : 196,00 (au crédit).
Compte client : 411xxx - Client xxx
Le programme calcule automatiquement le montant TTC : 1196,00 (au débit).

Si la facture comporte un seul taux de TVA, l'ordre de saisie peut également être le suivant :

• montant TTC,
• compte de TVA (ou de TP),
• montant HT.
Exemple
Ecriture de Vente
Compte client : 411xxx - Client xxx
Vous saisissez le montant de la vente TTC : 1.196,00 au débit.
Compte de TVA : 4457119 - TVA collectée à 19,6 %
Le programme calcule automatiquement le montant de TVA : 196,00 (au crédit).
Compte de vente mouvementé : 701019 - Ventes à 19,6 %
Le programme calcule automatiquement le solde hors taxes : 1.000,00 (au crédit).

Le calcul automatique de la TVA est effectuée uniquement si le taux de taxes est de type Montant F. Dans
le taux d'une taxe exprimée en Quantité U, le montant de TVA doit être saisi. Il est cependant possible de
l'automatiser à l'aide des modèles de saisie

Ces automatismes peuvent être levés en cochant l'option Ne pas gérer les automatismes de saisie de la
commande Fenêtre / Préférences.

Si cette option est cochée, l’utilisateur doit renseigner manuellement les montants de TVA et le
solde de la pièce.

Dans le dernier cas, le bouton [Equilibrer] permet de reporter le solde de la pièce

sur la ligne en cours de saisie.

Saisie avec gestion du code taxe

Ce mode de saisie permet de simplifier et d'accélérer la saisie des écritures. Une ou plusieurs li-
gnes de taxes peuvent être générées par le programme après saisie du compte HT concerné.

Les automatismes décrits ci-dessous sont gérés uniquement si la colonne Code taxe est affichée dans la
fenêtre de saisie des journaux.

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Les écritures de TVA sont générées uniquement si le code taxe est renseigné au niveau d'une ligne de
nature Charge, Produit ou Immobilisation dans les journaux d'achat et vente. La saisie du code taxe sur
une autre nature ou un autre type de journal n'a aucune incidence.

Grâce à la gestion du code taxe, il ne sera plus nécessaire de saisir les lignes de TVA.

Elles sont automatiquement calculées en fonction des comptes, du taux et du pourcentage d'as-
sujettissement définis au niveau du taux de taxes.

Au préalable, le paramétrage suivant doit être effectué :

• Au niveau des taux de taxes : pour chaque taux de taxes, vérifier que le code regroupe-
ment est bien renseigné. Si plusieurs lignes de TVA doivent être générées pour un même
compte HT, les taux de taxes doivent comporter le même code regroupement.
Nous verrons plus loin un exemple concret avec la saisie des achats intracommunautai-
res.

• Au niveau des comptes généraux, il est possible d'associer le code taxe par défaut au
niveau du compte général, ce dernier est alors automatiquement proposé.

L'ordre de saisie dans l'exemple ci-dessous est le suivant :

• Montant HT,
• Calcul automatique des montants TVA,
• Solde de la pièce pour le montant TTC.
Exemple
Dans le cas d'un achat intracommunautaire, deux lignes de TVA doivent être générées : une TVA
déductible à 19,6 % et une TVA collectée du même taux, annulant la TVA calculée.
Les taux de taxes suivants sont créés :

Assujettis-
Code N° compte Code regrou-
Type Taux Provenance sement
taxe général pement
%

CE1 Déducti- 4456900 19,6 % CEE Intracommunau- 100

ble taire

CE2 Collectée 4457900 19,6 % CEE Intracommunau- 100

taire

Le code taxe CE1 est affecté au compte 601090 – Achats intracommunautaires.

La saisie suivante est réalisée :
Dans le journal d'achats, vous effectuez la saisie suivante :
Vous saisissez la ligne HT :
• Saisie du compte HT 601090,
• Le code taxe CE1 est automatiquement proposé,
• Saisie d'un montant de 2000,00 au Débit,
A la validation par la touche ENTREE, les deux lignes de TVA sont automatiquement proposées :
• Compte 4456900 avec le code taxe CE1 pour un montant de 392,00 au Débit,
• Compte 4457900 avec le code taxe CE2 pour un montant de 392,00 au Crédit.
Vous saisissez enfin la ligne TTC :
• Saisie du compte Fournisseur,
• Le solde de la pièce est automatiquement proposé.
En quelques manipulations, une pièce de 4 lignes est générée.

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Les mêmes automatismes sont conservés si la saisie est effectuée dans l’ordre suivant :

• Montant TTC,
• Montant HT,
• Calcul automatique des montants TVA.

Utilisation des modèles de saisie

Il est possible d’enregistrer des écritures dans les journaux de la comptabilité en utilisant les mo-
dèles de saisie que vous avez définis dans la commande Structure / Modèles de saisie ou à partir
d’une autre pièce.

Pour appeler un modèle de saisie depuis un journal, sélectionnez un modèle dans la liste dérou-
lante Modèle de saisie.

La liste des modèles enregistrés apparaît. Les modèles proposés sont ceux correspondant au
journal dans lequel doit se faire la saisie.

Cochez l’option Conserver ce modèle après validation si vous souhaitez que le programme
ouvre de nouveau le même modèle après validation de la saisie. Ceci vous évitera d’avoir à le
sélectionner à nouveau. Lorsque la saisie sera terminée, vous effacerez la fenêtre du modèle par
la touche ECHAP sur Windows ou ESC sur Macintosh.

Pour choisir un modèle de saisie à partir de cette liste vous pouvez cliquer sur sa ligne puis sur le
touche Entrée.

Vous pouvez également utiliser les raccourcis enregistrés dans la commande Structure / Modèles
de saisie : maintenez enfoncées les touches CTRL et MAJUSCULE sur Windows ou COMMAN-
DE et OPTION sur Macintosh et tapez le raccourci associé au modèle que vous voulez appeler.
Vous pouvez aussi utiliser la fonction glisser / déposer depuis la liste des modèles de la fonction
du menu Structure.

Lorsque le modèle est appelé, les lignes qui le composent vont occuper les zones de saisie au
dessus des titres des colonnes du journal.

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Si le nombre de lignes du modèle est important et si la fenêtre de saisie du journal est de petites
dimensions, le programme s’arrange pour toujours laissez visibles trois lignes des écritures déjà
enregistrées. Si nécessaire, il n’affiche alors qu’une partie des lignes de la pièce et une barre de
défilement verticale apparaît au niveau de la pièce. Le défilement de lignes de cette pièce s’effec-
tue automatiquement lors de la saisie.

Le curseur se positionne automatiquement dans la première des zones déclarées comme saisis-
sables dans le modèle. Si la pièce comporte plusieurs zones de saisie, utilisez la touche TABU-
LATION pour passer de l’une à l’autre (ou la combinaison MAJUSCULE + TABULATION pour
revenir en arrière). Si la zone combine valeur fixe et saisie manuelle, le curseur se positionne au
bon endroit pour vous permettre de terminer la saisie.

Nous souhaitons attirer votre attention sur les points suivants.

Saisie du Les possibilités de sélection et de création des comptes présentées plus haut sont également dis-
compte ponibles ici.

Voir le titre «Saisie d’un journal», page 425.

Numérotation Dans le cas d’une gestion automatique des numéros de pièces, ceux-ci ne sont affectés qu’à l’en-
automatique registrement de la ligne. Il est donc possible d’utiliser cette fonction en réseau.
des pièces

Modification de Il est possible de modifier des zones déclarées non saisissables manuellement dans le modèle
zones non sai- en cliquant dessus avec le pointeur de la souris.
sissables
Il est toujours possible de modifier une valeur en modification de pièce.

Saisie analyti- Si une ou plusieurs lignes doivent être ventilées analytiquement, la ou les fenêtres de saisie des
que écritures analytiques apparaissent automatiquement soit lorsque vous utilisez la touche TABULA-
TION pour passer d’une zone de saisie à la suivante, soit lorsque vous validez la pièce définitive.

© Sage 458
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Lorsqu’une fenêtre de saisie analytique s’ouvre, le montant à ventiler apparaît dans la zone A im-
puter.

Vous pouvez compléter cette fenêtre comme indiqué dans le paragraphe traitant de la saisie ana-
lytique, en vous assurant de la ventilation totale du montant sur le plan analytique obligatoire le
cas échéant. Si aucun plan n’est obligatoire et si vous souhaitez ne rien saisir, pressez la touche
ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows.

Pour plus d'informations, reportez-vous au titre «Ventilation analytique d’une ligne de journal»,
page 462.

Pré-ventilation Si la pièce analytique rattachée au modèle de saisie est équilibrée, le programme n'affiche pas la
analytique fenêtre de ventilation analytique.
enregistrée
dans le modèle Si la pièce analytique rattachée au modèle de saisie n'est pas équilibrée et que le compte et le
de saisie journal mouvementés autorisent la saisie analytique (l'option est cochée sur leur fiche), le pro-
gramme affiche la fenêtre de ventilation analytique.

Dans le cas où une ou plusieurs pièces analytiques comportant des fonctions Saisie manuelle
ont été rattachées au modèle de saisie utilisé, elles s’ouvriront pour saisie au moment de la vali-
dation. Pour les refermer après saisie, cliquez dans leur case de fermeture (ou pressez la touche
ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows).

En saisie par modèle, le montant est obligatoirement ventilé à 100 % sur le plan analytique obligatoire le
cas échéant.

Validation Ne validez pas les lignes d’un modèle individuellement. N’utilisez la touche ENTRÉE que lorsque
d’une ligne toutes les zones à saisie manuelle ont été renseignées. Si une zone a été oubliée, un message
vous le signale et le curseur se positionne automatiquement dessus.

Contrôles de Le programme effectue tous les calculs demandés dans le modèle (équilibrages, calcul de TVA,
cohérence et etc.) au fur et à mesure des saisies.
validation
Seule la validation de la pièce comptable détecte les erreurs de saisie.

Si vous voulez refermer un modèle de saisie sans le valider, pressez la touche ECHAP sur Win-
dows ou ESC sur Macintosh.

Saisie cabinet Si l’option Validation par de la zone Saisie cabinet du volet «A propos de… / Paramètres» est
paramétrée sur Entrée, la validation définitive d’une pièce s’effectue en pressant sur la touche
sur la dernière zone comportant l’icône [Saisie manuelle]. En fonction du mode de validation dé-
fini, et après avoir fait appel à un modèle de saisie dans un journal, l’utilisateur obtiendra les ré-
sultats suivants :

• Validation par Tabulation : la touche TABULATION permet de passer d’une zone de sai-
sie à une autre, le curseur revient sur la zone Jour après saisie de la dernière zone et uti-
lisation de la touche TABULATION.
La touche ENTRÉE permet de valider la saisie à tout moment ; les contrôles de cohérence
sont alors effectués.

• Validation par Entrée : la touche ENTRÉE permet de passer d’une zone de saisie à
l’autre. La validation par la touche ENTRÉE sur la dernière zone de saisie manuelle per-
met de valider la pièce ; les contrôles de cohérence sont alors effectués.

© Sage 459
 Menu Traitement

Saisie d'un Rappelons que la gestion d'un registre de taxe est demandée dans le volet «Fichier / A propos
registre de… / Paramètres».

Si, dans cette même commande, la mise à jour du registre taxe est demandée dans le volet «Pa-
ramètres», le programme affiche le message :

«Voulez-vous mettre à jour les registres taxe ?»

Si vous répondez par l'affirmative, le registre est alors rattaché à la première ligne du modèle.

Création d’un modèle de saisie à partir d’un journal

Les modèles de saisie d’écritures peuvent être créés à partir d’une pièce comptable déjà saisie
dans un journal.

Pour plus d’explications sur les modèles de saisie, voir la commande «Modèles de saisie»,
page 302.

Après sélection des lignes de la pièce, la commande Créer un modèle de saisie du menu contex-
tuel permet de créer un modèle à partir de la sélection. Une fenêtre «Création d’un modèle de
saisie» s’ouvre pour vous permettre de définir les caractéristiques du nouveau modèle.

Intitulé
Nom du modèle à saisir sur 35 caractères alphanumériques maximum.

Type
Sélection du type de journal dans lequel le modèle sera disponible :
• Achats,
• Ventes,
• Trésorerie,
• Général,
• Situation.
Par défaut, le programme propose le type du journal à partir duquel le modèle a été créé.

Raccourci
Ce code permet d’appeler le modèle correspondant en saisie des journaux. 6 caractères alpha-
numériques majuscules maximum.

Pour appeler un modèle en saisie : maintenez enfoncées les touches CTRL et MAJUSCULE sur Windows
ou COMMANDE et OPTION sur Macintosh et tapez le raccourci enregistré ici.

Création modèle de saisie

Le programme propose deux options de création :
• Reprise des montants de la pièce,
• Montants variables.

© Sage 460
 Menu Traitement

En fonction du choix fait, lors de l’utilisation du modèle le programme proposera les montants de
la pièce d’origine ou non.
Le tableau suivant détaille les éléments à saisir ou repris de la pièce d’origine lors de l’utilisation
d’un tel modèle.

Zone Reprise des montants de la pièce Montants variables

Jour Saisie sur la première ligne. Répétition Saisie sur la première ligne. Répétition
sur les autres sur les autres

Numéro de pièce Répétition sur toutes les lignes Répétition sur toutes les lignes

Numéro de fac- Saisie Saisie

ture

Référence Saisie Saisie

N° compte géné- Reprise du compte de la pièce d’origine Reprise du compte de la pièce d’origine
ral

N° compte tiers Reprise du compte de la pièce d’origine Reprise du compte de la pièce d’origine

Contrepartie Reprise du compte de la pièce d’origine Reprise du compte de la pièce d’origine

générale

Contrepartie tiers Reprise du compte de la pièce d’origine Reprise du compte de la pièce d’origine

Libellé d’écriture Reprise du libellé de la pièce d’origine Reprise du libellé de la pièce d’origine

Mode de règle- Calcul Calcul

ment

Date d’échéance Calcul Calcul

Devise Calcul Calcul

Parité Calcul Calcul

Quantité Reprise de la valeur de la pièce d’ori- Saisie

gine

Montant devise Reprise du montant de la pièce d’ori- Saisie

gine

Montant débit Reprise du montant de la pièce d’ori- Saisie

gine

Montant crédit Reprise du montant de la pièce d’ori- Saisie

gine

Plan analytique Reprise du plan de la pièce d’origine Reprise du plan de la pièce d’origine

Numéro de sec- Reprise de la section de la pièce d’ori- Reprise de la section de la pièce d’ori-
tion analytique gine gine

Quantité analyti- Reprise de la valeur de la pièce d’ori- Saisie

que gine

Montant analyti- Reprise du montant de la pièce d’ori- Saisie

que gine

Après saisie de ces paramètres, cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer le nouveau modèle
qui peut être adapté à vos besoins dans la fonction Structure / Modèles de saisie.

© Sage 461
 Menu Traitement

Ventilation analytique d’une ligne de journal

Des informations complémentaires aux ventilations analytiques sont données sous les titres
suivants :

• «Saisie manuelle de la ventilation analytique», page 464,

• «Plans analytiques en colonne», page 466,
• «Utilisation d'un modèle de grille analytique», page 467,
• «Transfert des ventilations analytiques lors d’une synchronisation», page 468.
La ventilation analytique d’une ligne de journal est possible lorsque le compte général ainsi que
le journal utilisés sont autorisés à la saisie analytique.

Si vous utilisez la comptabilité analytique, c’est-à-dire si vous avez paramétré des plans analyti-
ques dans les options de la commande Fichier / A propos de… ainsi que des sections analytiques
dans la commande Structure / Plan analytique, vous pouvez ventiler les lignes saisies dans les
journaux sur les sections analytiques.

La saisie analytique n'est possible que sur :

• les journaux pour lesquels la saisie analytique est demandée, c’est-à-dire dont l’option
Saisie analytique est cochée dans leur fenêtre de paramétrage (commande Structure /
Code journal) ;

• les comptes généraux déclarés ventilables sur leur fiche principale : l’option Saisie analy-
tique est cochée. Il est également possible de leur affecter une ventilation analytique par
défaut.

Dans la fenêtre de saisie du journal, la commande Saisir la ventilation analytique accessible par
le bouton [Actions], après sélection de la ligne, permet d’afficher la fenêtre des ventilations ana-
lytiques déjà enregistrées sur une ligne (dans la liste des écritures, le numéro de compte général
est affiché en caractères gras).

Selon l'option Affectation analytique du volet «A propos de… / Préférences», le comportement suivant est
observé :
- Automatique : les écritures analytiques sont générées selon la ventilation analytique définie au
niveau du compte général. Dans le cas contraire, ou en cas de déséquilibre de la ventilation, la fenê-
tre Saisie analytique est affichée.
- Après confirmation : la fenêtre de ventilation s’ouvre avec par défaut la répartition définie dans le
compte général. Dans ce cas validez ou modifiez la ventilation analytique.
- Manuelle : la fenêtre de ventilation s’ouvre sans aucune répartition par défaut.

Les écritures doivent être ventilées obligatoirement et intégralement sur le ou les plans analytiques
obligatoires.

© Sage 462
 Menu Traitement

Fenêtre Saisie analytique

Les boutons accessibles sont les suivants.

Fonctions Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Equilibrer : revient à cliquer sur le bouton [Equilibrer],
• Grille : voir plus bas.
• Supprimer : voir plus bas.
Les commandes Grille et Supprimer peuvent être directement accessibles par des boutons ajoutés à droite
du bouton [Fonctions]. L’affichage de ces boutons est personnalisable, voir le «Manuel de la gamme».

Bouton [Equilibrer]
Ce bouton permet d'équilibrer une ventilation sur une section analytique sur les
zones Qté/devise et Montant.

Bouton [Grille]
Ce bouton permet d’ouvrir la liste des modèles de grille enregistrés dans la com-
mande Structure / Modèles de grille. Cette possibilité est présentée dans «Utilisation
d'un modèle de grille analytique», page 467.

Bouton [Supprimer]
Le bouton [Supprimer] propose l’accès à la commande complémentaire Suppri-
mer permettant d’effacer la ligne sélectionnée dans la liste des ventilations.

Zones et affi- A imputer

chage Le montant des quantités ou devises et le montant de l'écriture à ventiler apparaissent dans les
zones prévues à cet effet (en haut et à droite).

Total imputé
Au fur et à mesure des saisies, ces zones affichent le cumul des montants ventilés.

Solde
Ces zones présentent les montants restant à imputer. Si aucune ventilation n'a encore été saisie,
le solde est égal au montant à imputer.

Plan
Pour saisir les ventilations analytiques manuellement, sélectionnez le Plan analytique de venti-
lation à l'aide de la zone à liste déroulante.

© Sage 463
 Menu Traitement

Par défaut le programme indique le plan analytique défini comme étant le plan principal.

Voir l’option «Plan analytique», page 117.

Le programme propose les plans analytiques enregistrés dans le volet «Fichier / A propos de… /
Options».
Pour changer de plan analytique, vous pouvez également utiliser le bouton [Suivant]. L’ordre
d’apparition respecte l’ordre de création des plans dans le volet «Fichier / A propos de... /
Option».

Seuls les plans analytiques obligatoires doivent être ventilés à 100 %.

Section
Le choix de la section à mouvementer peut s’effectuer de différentes façons :
• par saisie de son numéro,
• par son raccourci clavier,
• par sélection sur la liste des comptes.
Une fois la section analytique sélectionnée, vous pouvez accéder directement à sa fiche en cliquant sur le
lien hypertexte.

Voir ci-dessous les différentes possibilités de «Sélection d’une section analytique», page 465.

Contrairement à ce qui se passait dans les versions précédentes du programme, il n’est plus possible
d’accéder à la fenêtre d’interrogation analytique à partir des lignes de cette fenêtre.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider la saisie et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Bouton [Suivant]
Utilisez ce bouton pour valider la saisie et saisir une autre ventilation analytique.

Saisie manuelle de la ventilation analytique

Qté/devise
Saisissez la ventilation de la quantité ou du montant des devises mentionnée dans la ligne de
pièce.

Le bouton [Equilibrer] est utilisable.

Vous n'avez accès à cette zone que si l’option Saisie de la quantité est sélectionnée dans la fiche du
compte général ventilé.
En fonction de la position de l’option Ventilation Qtés/devises dans le volet «Fichier / A propos de... / Pré-
férences», il faudra :
- répartir totalement ou partiellement les valeurs des champs Quantité ou Devise si l’option a été
positionnée sur Non ;
- répartir totalement et obligatoirement la valeur du champ Quantité sur les cinq premiers plans ana-
lytiques, si l’option a été positionnée sur Quantité ;
- répartir totalement le montant du champ Devise sur les cinq premiers plans, si l’option a été posi-
tionnée sur Devise.

© Sage 464
 Menu Traitement

Montant
Enregistrez le montant de la ventilation sur la section.

Le bouton [Equilibrer] est également disponible à cet endroit.

Si vous avez ventilé 100 % des plans obligatoires, vous pouvez cliquez sur le lien de la zone Section. Vous
accédez directement à la fiche principale de la section analytique sélectionnée. De là, vous pouvez cliquer
sur le bouton [Interrogation analytique]. Cela entraîne la fermeture de la fenêtre de saisie analytique.

Si vous avez ventilé 100 % des plans obligatoires, un double clic sur une ligne de ventilation entraîne
l’ouverture de la fenêtre d’interrogation de la section et la fermeture de la fenêtre de saisie analytique.

Validez en pressant la touche ENTRÉE lorsque la ligne est complète.

Répétez cette opération autant de fois qu’il le faut pour ventiler complètement le montant de la
ligne de pièce sélectionnée.

Le programme n’effectue de contrôle sur l’équilibrage des ventilations analytiques que sur le ou
les plans analytiques obligatoires enregistrés dans les options du fichier.

La validation d’une répartition analytique a pour effet de faire apparaître le numéro de compte de
la ligne ainsi ventilée en caractères gras.

La modification d’une ventilation analytique s’effectue de la même façon que la saisie après sé-
lection de la ligne d’écriture.

Si vous modifiez et validez le montant d’une ligne à laquelle est rattachée une saisie analytique, la fenêtre
des ventilations analytiques apparaît automatiquement.

La suppression s’obtient en sélectionnant une ligne de ventilation et en cliquant sur le bouton

[Supprimer] de la barre d'outils Navigation. Pour supprimer une ventilation complète, faites
de même pour toutes les lignes de ventilation.

Le numéro de compte réapparaît en caractères normaux si toutes les ventilations ont été suppri-
mées.

Sélection d’une section analytique

Saisie du Tapez directement le numéro de section dans la zone de saisie ; le programme vérifie son exis-
numéro de sec- tence.
tion
Si la section existe, son intitulé apparaît dans la zone Section en haut de la fenêtre.

Si la section n’existe pas, le programme affiche la fenêtre «Sélection d’une section» présentée ci-
dessous.

Si l’option Ouverture compte en saisie est cochée dans le volet «Fichier / A propos de... / Pré-
férences», le programme vous permet également de créer une section : tapez le radical du numé-
ro de section suivi d’un point d’interrogation (?) ou le point d’interrogation seul (?), puis la touche
TABULATION. La fenêtre de paramétrage des sections analytiques s’ouvre alors. La section sera
créée sur le plan sur lequel vous êtes positionné dans la fenêtre de saisie analytique. Les élé-
ments autres que le numéro et l’intitulé de la section seront attribués par défaut comme en créa-
tion par le menu Structure.

Le bouton [Créer une section] est également accessible.

La fiche de création d’une section est détaillée dans la commande «Plan analytique», page 221.

© Sage 465
 Menu Traitement

Appel de la Dans la zone de saisie, maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh
section par son ou CTRL et MAJUSCULE sur Windows et tapez le raccourci associé à la section analytique sur
raccourci cla- sa fiche.
vier

Sélection dans Tapez les premiers caractères du numéro de la section sur la zone de saisie puis la touche TA-
la liste des sec- BULATION. Le programme ouvre alors une liste des sections commençant par celles dont le nu-
tions méro se rapproche le plus des caractères tapés.

Vous pouvez aussi taper la touche F4.

Le programme vous permet de trier la liste par Numéro ou par Abrégé. La liste est triée par défaut
en fonction de l'option Appel des sections du volet «A propos de… / Préférences».

Sélectionnez la section analytique à mouvementer puis cliquez sur le bouton [OK]. Vous pouvez
aussi utiliser la fonction glisser / déposer (expliquée dans le «Manuel de la gamme»).

Le bouton [Annuler] permet de revenir sur la fenêtre Saisie analytique sans sélection de compte.

Le bouton [Créer] permet d’afficher la fenêtre de création d’une section. Il n’est pas actif si l’option
Ouverture compte en saisie n’est pas cochée dans le volet «Fichier / A propos de... / Préféren-
ces».

La création d’une section est détaillée dans la commande «Plan analytique», page 221.

Section mise en Une section analytique peut être «mise en sommeil» en cochant l’option du même nom dans sa
sommeil fiche. Si l’option Interdire les éléments en sommeil est également activée dans le volet «A pro-
pos de... / Préférences», alors la section choisie ne peut pas être mouvementée. Le programme
affiche dans ce cas le message bloquant suivant :

«La section XXX a l’option Mise en sommeil cochée.

Son utilisation est donc impossible !»

Plans analytiques en colonne

Si un plan analytique a été déclaré en colonne, il n’est pas disponible dans la fenêtre «Saisie ana-
lytique».

© Sage 466
 Menu Traitement

Si des ventilations ont été enregistrées sur certaines de ses sections, dans le volet «Analytique/
IFRS» de la fiche du compte général ventilé, elles seront appliquées mais seul le premier numéro
de section apparaîtra dans la colonne correspondant au plan analytique. Ces ventilations appa-
raîtront lors de l’édition des états analytiques.

Pour ventiler manuellement les écritures sur une section d’un tel plan, il est nécessaire d’en affi-
cher la colonne (commande Personnaliser la liste) et d’enregistrer le numéro de section qui con-
vient. Une seule section peut alors servir à la ventilation. La sélection d’une section peut
s’effectuer comme indiqué plus haut.

Le paramétrage des plans analytiques en colonne s’effectue dans l’option «Plan analytique»,
page 117.

Si, dans un modèle de saisie, des ventilations multiples ont été faites sur plusieurs sections d’un
même plan en colonne, ces ventilations seront réalisées par le programme mais seule la première
section ventilée apparaîtra dans la colonne du journal.

Si aucun numéro de section n’est enregistré dans la colonne du plan IFRS, le programme y insé-
rera, à la validation de la ligne, la section analytique d’attente éventuellement enregistrée dans
l’option Plan analytique.

Utilisation d'un modèle de grille analytique

La commande Appeler une grille proposée par le bouton [Fonctions] ouvre la liste des grilles de
ventilation de type analytique enregistrées dans la commande Structure / Modèles de grille. Pour
choisir un modèle de grille à partir de cette liste, vous pouvez :
• cliquer sur sa ligne puis sur le bouton [OK],
• déplacer la zone contrastée par les touches BAS ou HAUT et valider,
• utiliser les transferts par glissement.

Le transfert par glissement ou glisser / déposer est présenté dans le «Manuel de la Gamme».

Vous pouvez également utiliser les raccourcis enregistrés dans la commande Modèles de grille :
maintenez enfoncées les touches COMMANDE et OPTION sur Macintosh ou CTRL et MAJUS-
CULE sur Windows et tapez le raccourci associé.

Le curseur doit se trouver dans la colonne Qté/devise ou Montant.

Le montant de l'écriture est alors réparti conformément au paramétrage du modèle de grille sé-
lectionné.

Un modèle de grille peut porter sur un plan analytique en colonne. Les ventilations multiples seront réali-
sées même si seule la première section est affichée.

© Sage 467
 Menu Traitement

Chaque ligne de ventilation peut être modifiée.

Le programme permet également de supprimer une ligne ou d'en ajouter une.

Pressez la touche ESC sur Macintosh ou ECHAP sur Windows pour ne rien saisir.

Si une ventilation a été affectée au compte dans le modèle de saisie, c’est cette dernière qui prime sur la
répartition du compte.

Si aucune ventilation n’est définie sur le compte dans le modèle de saisie alors que le compte et
le journal ont l’option Saisie analytique cochée, l’affectation analytique se fera en fonction du
mode de répartition défini dans le volet «Fichier / A propos de... / Préférences».

Transfert des ventilations analytiques lors d’une synchronisation

Les ventilations analytiques ne sont pas traitées lors des transferts d’écritures via les formats
Sage Expert et Ciel. Par contre, elle sont gérées lors d’une synchronisation d’un dossier Sage
vers un autre dossier Sage.

Pour les écritures nouvelles transférées, si le code journal et le compte ont l’option analytique co-
chée et que le fichier XML ne contient pas de ventilations, la comptabilité utilise par défaut la sec-
tion analytique éventuellement paramétrée au niveau du compte général.

Lors de l’intégration avec Sage Expert qui ne gère pas les modifications d’écritures, le transfert
d’une écriture dont la valeur est modifiée amène une répartition proportionnelle des ventilations
par rapport à celles présentes dans la base de données réceptrice Sage.

Au contraire si l'application émettrice gère l'analytique, les ventilations existantes seront écrasées
au profit de celles contenues dans le fichier XML.

Application des normes IAS/IFRS aux lignes de pièces

Lorsque la gestion de la norme IFRS est demandée dans le volet «Fichier / Á propos de… / Ini-
tialisation», les ventilations IFRS obéissent à de nombreux paramètres.

Ces paramètres sont les suivants :

• boîte à cocher Application des normes comptables internationales IFRS du volet

«Fichier / Á propos de… / Initialisation» qui active ou désactive les ventilations IFRS ;

• zone Saisie IFRS de ce même volet qui précise si les ventilations IFRS doivent s’exécuter
sur des journaux particuliers ou sur tous les journaux utilisés ;

• zone Réservé IFRS de la fiche des codes journaux qui permet d’affecter un ou plusieurs
journaux aux seules ventilations IFRS ;

• zone Plan IFRS de l’option Fichier / Á propos de… / Options / Plan analytique qui permet
d’affecter un plan analytique aux ventilations IFRS ;

• zone de saisie Section analytique d’attente et zone à liste déroulante Imputation de la

section de cette même option qui permettent d’indiquer quelle section analytique doit être
utilisée à défaut d’indication d’une section précise et comment cette application doit se
faire ;

Pour les sociétés comptables gérant les normes IFRS, si le plan IFRS est également défini comme plan
obligatoire, les sections utilisées en saisie indirecte (règlements tiers, imports et autres traitements que la
saisie directe) seront dans l’ordre de priorité :

© Sage 468
 Menu Traitement

- section du tiers,
- section du compte général,
- section analytique d’attente.

• zone Ventilation IFRS du volet «Fiche principale» des comptes généraux qui permet
d’affecter une des sections du plan IFRS à la ventilation des écritures portées sur le
compte général ;

• zone Ventilation IFRS du volet «Complément» des fiches tiers qui permet d’affecter une
des sections du plan IFRS à la ventilation des écritures portées sur le compte tiers ; ces
sections concernent plus particulièrement la zone géographique du tiers ;

• colonne IFRS dont on peut demander l’affichage dans les journaux afin d’y enregistrer
manuellement les sections IFRS pour la ventilation des écritures.

Rappelons que les écritures IFRS ne sont pas des écritures comptables qui doivent être saisies
indépendamment de la comptabilité générale, mais une simple possibilité de répartir certains des
montants saisis dans cette comptabilité, afin de pouvoir les consulter ou les éditer selon les deux
axes principaux d’analyse imposés par la norme IFRS :

• la zone géographique et
• le secteur d’activité
dans le cas de sociétés possédant des établissements dans plusieurs pays, afin de pouvoir com-
parer les résultats obtenus sur des bases identiques quelles que soient les normes de comptabi-
lité utilisées. Il s’ensuit que les écritures IFRS sont exclues de tous les traitements sur les tiers
(règlements tiers, rappels, états tiers, etc.).

Une ligne d’écriture peut ne pas comporter de ventilation IFRS.

Quand une ventilation IFRS est appliquée à la première ligne d’une pièce, elle se répercute sur
toutes les autres lignes de la pièce (uniquement en cas de plan IFRS géré en colonne). Il en est
de même si aucune ventilation n’est appliquée : aucune des lignes n’est ventilée.

Si elle n’est pas saisie manuellement, la ventilation IFRS peut provenir, dans l’ordre :

• de la section enregistrée dans le compte tiers ou, à défaut, de la section d’attente si la

zone Imputation de la section (de l’option Plan analytique) est paramétrée sur Tous les
comptes ;

• dans le cas d’un compte général :

- s’il est de charge ou de produit : de la section enregistrée dans sa fiche ou, à défaut, de
la section d’attente si la zone Imputation de la section (de l’option Plan analytique)
est paramétrée sur Les comptes de charge et produit ;
- s’il est d’une autre nature : de la section enregistrée dans sa fiche ou, à défaut, de la
section d’attente si la zone Imputation de la section (de l’option Plan analytique) est
paramétrée sur Tous les comptes.

L’ordre de saisie des comptes revêt également de l’importance. Si le compte général est saisi
avant le compte de tiers, c’est en général la section affectée au compte général qui sera appli-
quée. Voir cependant le tableau qui suit pour des précisions sur le fonctionnement des présélec-
tions analytiques.

Lorsque les modèles de saisie sont utilisés, le compte de tiers est réputé être saisi en premier.

Le tableau ci-dessous précise les ventilations réalisées par le programme en fonction des diffé-
rentes combinaisons possibles (uniquement dans le cas de plans analytiques gérés en colonne).

© Sage 469
 Menu Traitement

La lettre P indique les paramètres de la combinaison. Quand cette lettre apparaît dans les deux
colonnes d’un même titre, cela signifie l’un ou l’autre.

Section d’attente Ventilation Compte de l’écriture

Les
comptes Section utilisée pour la ventila-
Charge
de Tous les Compte Compte tion
Aucune ou pro- Autre
charge comptes général tiers
duit
et pro-
duit

P P Pas de ventilation

P P P Pas de ventilation

P P P Section du compte général

P P P Pas de ventilation

P P P P Section du compte tiers si saisi en

premier sinon pas de ventilation

P P P P P Section du compte tiers si saisi en

premier sinon section du compte
général

P P Section d’attente

P P Pas de ventilation

P P P Section du compte général

P P P Pas de ventilation

P P P P P Section du compte tiers si saisi en

premier sinon section du compte
général

P P P P Section du compte tiers si saisi en

premier sinon section d’attente

P P P Section d’attente

P P P P Section du compte général

P P P P P Section du compte tiers si saisi en

premier sinon section du compte
général

P P P P Section du compte tiers si saisi en

premier sinon section d’attente

Plan IFRS géré en colonne

Pas de gestion analytique

Lorsque le plan IFRS est géré en colonne et que la société ne gère pas l’analytique, le programme
réalise les ventilations des façons suivantes :

• Seul le plan IFRS est accessible en saisie.

© Sage 470
 Menu Traitement

• Quel que soit le paramétrage de la zone Affectation analytique du volet «Fichier / Á pro-
pos de… / Préférences», la répartition de la ventilation IFRS est réalisée automatiquement
si :
- la ventilation ne s’effectue que sur une seule section du plan IFRS (ventilation paramé-
trée dans le volet «Analytique/IFRS» du compte général) ;

- cette section comporte l’icône [Equilibre].

• Á défaut, l’affectation de la ventilation s’effectuera conformément au tableau présenté ci-

dessus.

Si ces conditions ne sont pas respectées, aucune ventilation ne s’effectuera.

Dans tous les cas, si la ventilation enregistrée n’est pas équilibrée, le programme effectuera néan-
moins une ventilation à 100 %.

Saisie d'un registre

L'utilisation des registres révision permet de préparer la saisie des opérations de régularisation
en fin d'exercice.

En cas de révision comptable, le registre de révision permet au réviseur d'enregistrer des infor-
mations complémentaires relatives aux écritures.

Le registre de taxe permet de regrouper les renseignements relatifs aux taux de taxes.

Il sera utilisé pour la déclaration de taxes sur encaissements.

Rappelons que la gestion d'un registre de taxes et/ou de révision est demandée dans le «Volet
Paramètres - A propos de…», page 62.

Sélectionnez la ligne, puis la commande Voir les registres associés proposée par le bouton [Ac-
tions].

Si la gestion des deux registres est demandée pour le dossier, le programme affiche une fenêtre
permettant de sélectionner le registre à saisir.

Si le programme ne gère qu’un seul registre pour le dossier, cette fenêtre n'apparaît pas.

D’autres informations sont données sous les titres suivants :

• «Registre révision – Saisie des registres», page 471,

• «Registre taxe – Saisie des registres», page 472.

Registre révision – Saisie des registres

Les informations sont saisies sur la fenêtre «Registre : révision».

© Sage 471
 Menu Traitement

Date début / Date fin

Ces dates peuvent correspondre à la date de début et de fin d'un contrat.

Ainsi, lorsque vous imprimerez les états des registres - révision, le programme pourra calculer la
charge ou le produit appartenant strictement à l'exercice en cas de charges ou de produits ayant
une période de consommation à cheval sur deux périodes.

La saisie doit être réalisée sous la forme JJMMAA (sans séparateurs).

Ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement

une date.

Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Réviseur / Contrôleur
Zones de 35 caractères alphanumériques permettant d'identifier le réviseur puis le contrôleur de
la révision.

Date révision / Date contrôle

Indiquez successivement la date de la révision puis la date du contrôle.

Commentaire
Zone de 69 caractères que le réviseur peut utiliser à sa guise.

Cliquez sur le bouton [Annuler] pour ne pas enregistrer la saisie. Cliquez sur le bouton [OK] ou
validez par la touche ENTRÉE pour enregistrer les informations.

Dans ce dernier cas, la colonne Registre du journal mentionne alors l’icône [Révision].

Gestion des registres révisions

En communication client / expert via le processus de synchronisation, les registres révisions ne

sont pas gérés.

Registre taxe – Saisie des registres

Les informations sont saisies dans la fenêtre «Registre taxe».

© Sage 472
 Menu Traitement

Le registre taxe permet d'obtenir la répartition base taxable et montant taxe par taux de TVA.

Il est calculé à partir des informations de la pièce.

D'une manière générale, il est recommandé de ne pas le modifier.

Il faut porter les modifications au niveau des lignes d'écritures dans le journal, le registre est ajusté
en conséquence.

Le N° pièce est repris dans l'en-tête de la fenêtre. De même la mention «Tiers» suivie du numéro de
compte tiers n'apparaît dans l'en-tête que lorsqu'il existe un tel compte.

Type
Sélectionnez le type de taxe concerné par le registre taxe :
• Achat : ce type de registre correspond aux journaux d’achat, ainsi qu’aux écritures enre-
gistrées au crédit sur des comptes de tiers de nature Autre.
• Vente : ce type de registre correspond aux journaux de vente, ainsi qu’aux écritures enre-
gistrées au débit sur des comptes de tiers de nature Autre.
• Général achat : ce type de registre correspond aux journaux de type Général, ainsi
qu’aux écritures enregistrées sur des comptes de nature Fournisseur ou Salarié.
• Général vente : ce type de registre correspond aux journaux de type Général, ainsi
qu’aux écritures enregistrées sur des comptes de nature Client.
• Règlement achat : ce type de registre correspond aux journaux de type Trésorerie, ainsi
qu’aux écritures enregistrées sur des comptes de nature Fournisseur ou Salarié.
• Règlement vente : ce type de registre correspond aux journaux de type Trésorerie, ainsi
qu’aux écritures enregistrées sur des comptes de nature Client.

Les registres de type Règlement achat et vente sont appelés Registres de Trésorerie. Ce sont eux qui
gèrent la TVA sur encaissements.
Les registres de trésorerie sont créés :
- automatiquement lorsqu’on active le bouton [Lettrage] disponible dans les journaux de type Tréso-
rerie et Général,
- lorsqu’on lance la commande Traitement / Règlement tiers,
- ou manuellement.

Reportez-vous au paragraphe «Gestion de la TVA sur les encaissements», page 480.

Date de pièce
Le programme propose par défaut la date de l'écriture sélectionnée. Vous pouvez la modifier en
respectant la syntaxe de saisie : JJMMAA.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Pour la gestion de la TVA sur encaissement via les registres, veillez à mentionner la date d'échéance des
effets escomptés non échus. En effet, ces opérations ne doivent figurer sur la déclaration de TVA qu'à a
date d'échéance effective.

© Sage 473
 Menu Traitement

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

N° chronologique
Le numéro d'enregistrement chronologique des registres taxe est géré par le programme. Il est
spécifique pour chaque type de registre et commence par : 1.

Le numéro chronologique n'est pas affecté par la modification de la pièce. Il reste le même.

Date registre
Le programme propose par défaut la date de saisie. Vous pouvez la modifier en respectant la
syntaxe de saisie : JJMMAA.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

La date registre n'est pas affectée par la modification de la pièce. Elle reste la même.

Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

La moitié inférieure de la fenêtre permet l'enregistrement des lignes de registre (au maximum 10).
Les saisies sont réalisées sur les zones du bas de la fenêtre.

Code taxe
Zone à liste déroulante qui indique les différents code taxe disponibles. Les lignes de registres
sont générées par code taxe distinct (si géré) ou par compte de taxe.

Provenance
Le programme propose au choix les sélections suivantes :
• Nationale,
• Intracommunautaire,
• Export,
• Divers 1,
• Divers 2,
• Divers 3,
• Divers 4,
• Divers 5.
La provenance définie au niveau du taux de taxe est automatiquement proposée.

Compte TVA
Le programme propose par défaut le ou les numéros de compte de TVA de la ligne d'écriture.
Vous pouvez saisir ou sélectionner un autre compte de taxe (enregistré dans la commande
Structure / Taux de taxes).

Taux
Le programme indique automatiquement le taux correspondant au compte de TVA sélectionné
(enregistré par la commande Structure / Taux de taxes).
Cette zone est toutefois accessible afin que vous puissiez définir le taux si le lien taux de taxes /
compte général n’est pas établi.

Pour conserver une cohérence des données, nous vous recommandons plutôt d'établir le lien taux de
taxes / compte général.

Vous pouvez choisir les options suivantes :

• Taux % : le taux s’affiche sous forme de pourcentage. C’est le cas le plus fréquent.
• Montant F : cette option est utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale 100
ou 30. Elle permet d’indiquer le montant forfaitaire de la taxe.

© Sage 474
 Menu Traitement

• Quantité U : cette option est utilisée dans le programme Sage Gestion commerciale 100
ou 30. Elle permet d’indiquer le montant unitaire de la taxe.

En fonction de l’option choisie, indiquez dans la zone réservée à cet effet le taux, le montant for-
faitaire ou le montant unitaire de la taxe.

Base taxable
Le montant du compte hors taxe de la ligne d'écriture est proposé par défaut.

Montant taxe
Le programme affiche le montant de l'écriture passé sur le compte de TVA .

Cliquez sur le bouton [Annuler] pour ne pas enregistrer la saisie. Cliquez sur le bouton [OK] ou
validez par la touche ENTRÉE pour enregistrer les informations.

Dans ce dernier cas, la colonne Registre du journal mentionne alors l’icône [Taxes].

Le tableau de la fenêtre «Registre taxes» peut contenir jusqu'à 10 lignes.

Les modifications apportées au niveau des lignes d'écritures de la pièce sont automatiquement
reportées au niveau du registre. Il s'agit des informations :
• Pour une ligne TTC, c'est-à-dire , comportant un compte général de nature Tiers : l'en-
tête est modifié en cas de changement sur les zones : N° pièce, Date pièce/Date
d'échéance ou N° compte tiers. Les changements apportés aux autres zones n'ont
aucune incidence.
• Pour une ligne HT, c'est-à-dire comportant un compte général de nature Charge, Produit
ou Immobilisations) : une modification des zones N° compte général ou Montant
entraîne un recalcul des bases et/ou montants.
• Pour une ligne TVA, c'est-à-dire comportant un compte général créé dans la liste des taux
de taxe : une modification des zones N° compte général, Code taxe ou Montant
entraîne un recalcul des bases et/ou montants.

Incidence de la gestion des codes taxes

La gestion des codes taxes a principalement deux incidences sur la gestion des registres taxes :

• La répartition des bases taxables / montant taxe est calculée par combinaison code taxe /
numéro de compte général : ce qui permet de paramétrer un seul et même compte de
taxe pour l'ensemble des taux.

• Pour les écritures exonérées de TVA, il est désormais possible de générer automatique-
ment le registre associé si le code taxe correspondant est renseigné au niveau de la ligne
HT.

Gestion des registres taxes transférés

En communication client / expert via le processus de synchronisation, les registres taxes ne sont
pas traités par Sage Expert et Ciel.

Les utilisateurs des programmes Sage de la Ligne 100 qui gèrent les registres taxes pour la dé-
claration de TVA aux encaissements devront donc procéder aux ajustements nécessaires.

La synchronisation ne permet pas de supprimer un registre taxe en modification du montant d'une

écriture, si ce dernier est présent dans le fichier XML, il est systématiquement repris, dans le cas
contraire il est conservé. En de modification du montant d'une écriture sur laquelle il existe un re-
gistre taxe alors qu'il n'est pas présent dans le fichier XML, recrée automatiquement le registre.

© Sage 475
 Menu Traitement

Visualisation d’une pièce

Sélectionnez la ligne d’écriture pour laquelle vous souhaitez visualiser la pièce puis sélectionnez
la commande Visualiser la pièce proposée par le bouton [Actions].

Voir la description de cette fonction dans la commande «Saisie par pièce», page 365.

Extourne / Annulation d'une pièce

La commande Extourner ou annuler les éléments sélectionnés du menu contextuel de la fenêtre

de saisie du journal permet, après sélection des lignes de la pièce à traiter :

• d’annuler la pièce,
• de la contre-passer dans un autre journal même si ce dernier appartient à un autre exer-
cice.

Lorsque vous extournez ou annulez une écriture rattachée à un dossier de recouvrement, le pro-
gramme propose de rattacher l’écriture d’extourne ou d’annulation à celui-ci. Pour ce faire, il affiche
le message d’alerte suivant :

«L’écriture comptable est rattachée au dossier de recouvrement x !

L’écriture d’annulation (ou extourne) doit-elle être rattachée
au dossier de recouvrement ? [Oui] / [Non]

Si vous avez coché l’option Extourne/annulation en négatif dans le volet «Fichier / A propos
de... / Préférences», l’écriture sera annulée ou extournée en négatif. C’est-à-dire qu’au lieu de
contre-passer les débits par des crédits et inversement, le programme contre-passe les débits par
des débits négatifs et les crédits par des crédits négatifs. Cela a pour avantage de ne pas aug-
menter les flux.

Une fenêtre s’affiche qui permet de choisir l’opération à réaliser.

Annulation / Extourne
Cliquez sur la case d’option correspondant à l’opération à effectuer.

L’extourne n’est possible que si les écritures sélectionnées sont équilibrées entre elles

Date d’écriture
Indiquez la date de la nouvelle écriture.
En cas d’annulation, le programme propose la date de la pièce d’origine. En cas d’extourne, le
premier jour du mois suivant.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

© Sage 476
 Menu Traitement

Voir le «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Code journal
Le programme propose le code du journal utilisé pour la pièce initiale. Vous pouvez en sélection-
ner un autre.

Numéro de pièce
Le programme propose un numéro en se conformant au paramétrage du code journal utilisé :
• Manuelle : la saisie du numéro de pièce est laissée libre ;
• Continue par journal : le programme numérote automatiquement les pièces, par journal ;
il incrémente le plus grand numéro saisi sur toutes les périodes de l’exercice, par journal ;
• Continue pour le fichier : le programme numérote automatiquement les pièces, par
fichier comptable ; il incrémente le plus grand numéro saisi, tous journaux confondus ;
• Mensuelle : le programme numérote automatiquement les pièces à l’ouverture du
journal ; il incrémente le plus grand numéro saisi sur la période en cours.

Libellé écriture
En cas d’annulation, le programme propose : «Annulation» suivi du libellé de l’écriture d’origine.
En cas d’extourne, le programme propose : «Extourne» également suivi du libellé de l’écriture
d’origine.

Comptes de virement
En cas d’annulation de la pièce d’origine, sélectionnez le compte général et le compte de tiers à
utiliser.
Notez que les mouvements analytiques sont transférés automatiquement sur ces comptes si le
compte général est paramétré dans ce sens : l’option Saisie analytique de sa fiche est cochée.
Le programme calcule automatiquement le mode de règlement, la date d’échéance, la devise et
la parité en fonction du paramétrage du compte de tiers sélectionné.

© Sage 477
 Menu Traitement

Le tableau suivant détaille la composition de la nouvelle écriture issue d’une annulation ou d’une
extourne.

Zone Annulation Extourne

Date d’écriture Reprise de la date de la pièce d’ori- 1er jour du mois+1 (par rapport à la
gine pièce d’origine)

Numéro de pièce Selon mode de numérotation du Selon mode de numérotation du

code journal code journal

Numéro de facture Reprise de la référence de la pièce Reprise de la référence de la pièce

d’origine d’origine

Référence Reprise de la référence de la pièce Reprise de la référence de la pièce

d’origine d’origine

N° compte général Reprise du compte de la pièce d’ori- Reprise du compte de la pièce d’ori-
gine gine

N° compte de tiers Reprise du compte de la pièce d’ori- Reprise du compte de la pièce d’ori-
gine gine

Contrepartie générale Reprise du compte de la pièce d’ori- Reprise du compte de la pièce d’ori-
gine gine

Contrepartie tiers Reprise du compte de la pièce d’ori- Reprise du compte de la pièce d’ori-
gine gine

Libellé d’écriture «Annulation» + reprise libellé de la «Extourne» + reprise du libellé de la

pièce d’origine pièce d’origine

Mode de règlement Reprise du mode de règlement de la Reprise du mode de règlement de la

pièce d’origine pièce d’origine

Date d’échéance Reprise de la date d’échéance de la Reprise de la date d’échéance de la

pièce d’origine pièce d’origine

Devise Reprise de la devise de la pièce Reprise de la devise de la pièce

d’origine d’origine

Parité Reprise de la parité de la pièce d’ori- Reprise de la parité de la pièce d’ori-

gine gine

Quantité Reprise de la quantité de la pièce Reprise de la Quantité de la pièce

d’origine d’origine

Montant devise Reprise du montant devise de la Reprise du montant devise de la

pièce d’origine pièce d’origine

Montant débit Reprise du montant crédit de la Reprise du montant crédit de la

pièce d’origine pièce d’origine

Montant crédit Reprise du montant débit de la pièce Reprise du montant débit de la pièce
d’origine d’origine

Plan analytique Reprise du plan de la pièce d’origine Reprise du plan de la pièce d’origine

Numéro de section Reprise de la section de la pièce Reprise de la section de la pièce

d’origine d’origine

Quantité analytique Reprise de la quantité de la pièce Reprise de la quantité de la pièce

d’origine d’origine

Montant analytique Reprise du montant de la pièce d’ori- Reprise du montant de la pièce d’ori-
gine gine

Après saisie de ces paramètres, cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la nouvelle écriture.

© Sage 478
 Menu Traitement

Le type de registre est conservé et le numéro chronologique est recalculé à partir du dernier numéro utilisé
pour le type de registre défini.

Extourne d’écritures importées ou exportées

Dans le cas d’un journal synchronisé par le client, si une écriture a une date antérieure à la date
de synchronisation alors un message d’alerte bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal synchronisé est impossible».

Dans le cas d’une génération d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être posté-
rieures à la date de validation sinon un message bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal clôturé est impossible».

Dans le cas d’une génération d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être antérieu-
res à la date de synchronisation sinon un message bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal non synchronisé est impossible».

Saisie d’informations libres

La commande Saisir les informations libres proposée par le bouton [Actions] de la fenêtre de sai-
sie des journaux permet d’accéder à la fenêtre de saisie des informations libres.

Si le volet «Fichier / A propos de... / Options» a été paramétré dans ce sens, ce bouton permet
d’associer à l’écriture sélectionnée des informations complémentaires personnalisées.

Voir l’option «Information libre», page 98.

Le programme propose la saisie des informations libres paramétrées pour les écritures compta-
bles.

La saisie des informations libres est effectuée dans la zone du bas de la fenêtre (qui prend le titre
de l’information libre sélectionnée).

Validez ensuite par la touche ENTRÉE.

Cette saisie n’a aucun caractère obligatoire.

Les informations libres liées aux écritures comptables peuvent être affichées en colonnes dans
un journal. Dans ce cas, la saisie s'opère comme pour les autres colonnes.

Notez cependant que les informations libres pourront être utilisées comme critère de sélection :
- dans la commande Rechercher,

© Sage 479
 Menu Traitement

- dans les formats de sélection des impression,

- dans les formats de sélection des exportations de données,
- dans l’identification des objets de mise en page.

Pour supprimer une information, il suffit de l’afficher sur la zone de saisie, de l’effacer par la touche
SUPPR et de valider par la touche ENTRÉE.

Interrogation d’un compte

La commande Interroger le compte général proposée par le bouton [Actions] de la fenêtre de sai-
sie des journaux permet d’accéder à la commande Interrogation et lettrage pour le compte géné-
ral rattaché à l’écriture sélectionnée sans passer par le menu Traitement. Vous pouvez aussi faire
un double-clic sur la ligne d’écriture à interroger.

Voir la commande «Interrogation et lettrage», page 500.

La commande Interroger le compte tiers proposée par le bouton [Actions] permet d’accéder à la
commande Interrogation tiers pour le compte de tiers rattaché à l’écriture sélectionnée sans pas-
ser par le menu Traitement.

Voir la commande «Interrogation tiers», page 521.

Il est également possible de lancer ces fonctions en cliquant sur le bouton [Voir/Modifier] de la barre d'outils
Navigation après sélection de la ligne mentionnant le compte désiré.

Gestion de la TVA sur les encaissements

Deux méthodes peuvent être adoptées pour gérer la TVA sur les encaissements :

• définir le compte de TVA sur encaissements dans la zone Compte de contrepartie géné-
rale de la ligne du compte tiers (montant TTC) au niveau du journal de trésorerie : cette
méthode est applicable dans le cas de règlements mono taux,

• utiliser les registres taxe, notamment dans le cas de factures multitaux et multirégimes.
Version Cette dernière possibilité n'est offerte que dans la version Pack +.

Les registres taxe permettent d'obtenir pour chaque ligne la répartition par taux de TVA de la base
taxable et du montant de la taxe. Il est nécessaire de les activer grâce à l'option Gestion registres
taxe du volet «Fichier / A propos de… / Paramètres».

Dans tous les cas, il est nécessaire d'identifier le type TVA sur encaissement dans la table des taux de
taxes.

Principe général de la TVA sur les encaissements via les registres taxes

Avant toute chose, il est nécessaire de renseigner les zones suivantes dans le volet «Fichier / A-
propos de… / Paramètres».

• Registres taxes : sélectionnez l'option Mise à jour automatique, cela évite l'affichage
systématique du message
«Voulez-vous mettre à jour les registres taxe ?»
à chaque saisie.

© Sage 480
 Menu Traitement

• Cochez l’option Utilisation des registres dans l’encadré TVA sur les encaissements.
• Dans la zone Mode d'affectation des bases taxables et taxes en cas de factures multi-
taux et multi-échéances, sélectionnez le mode d'affectation le plus approprié à votre
gestion : Prorata des montants HT ou Priorité aux taux sur les débits.

N'utilisez ces options que si vous gérez la TVA sur les encaissements dans votre entreprise. Vous vous
exposeriez dans le cas contraire à une augmentation non justifiée de la taille de votre fichier comptable.

La gestion de la TVA sur encaissement s'opère en deux temps :

1 . Saisissez les pièces d'achat ou de vente comportant un taux de taxes.
Un registre taxe de type Achat, Vente ou Général selon le journal est créé, soit automati-
quement, soit après confirmation (selon paramétrage de l’option Registres taxe du volet
«A propos de… / Paramètres»).
2 . Saisissez le règlement.
Le lettrage du règlement avec la ou les factures concernées permet de répartir les bases
taxables et taxes par taux de TVA dans les registres de type Règlement des journaux de
trésorerie, selon le mode d'affectation au Prorata des montants HT ou Priorité aux taux
sur les débits défini.

Les registres de type Règlement peuvent être créés :

• automatiquement grâce à la fonction Lettrage en saisie disponible dans les journaux de

type Trésorerie et Général,

• via la fonction Règlement Tiers,

• manuellement par l’utilisateur.
L'édition de la déclaration de TVA pour les taux sur encaissements s'appuie sur ces registres pour
déterminer les bases taxables et montants taxes de la période sélectionnée.
Exemple
L'entreprise émet une facture mixte au 01/10/N à échéance le 15/11/N comportant à la fois des
ventes de marchandises (taux sur les débits à 20,6 %) et des services (taux sur les encaisse-
ments à 20,6%).
La facture se présente ainsi :

Compt
N° e Compt Eché- Taux
Date Libellé Débit Crédit
pièce géné- e tiers ance TVA
ral

01/10 1 70102 Vente marchandises 1000,0

0 20,6 % 0

01/10 1 44570 TVA sur débit 20,6 % 20,6 206,00

20

01/10 1 701120 Services 20,6 % 500,00

01/10 1 44571 TVA sur enc à 20,6 % 20,6 103,00

20

01/10 1 411000 CARA 15/11 1

T 809,00

© Sage 481
 Menu Traitement

Le registre de type Vente créé à l’enregistrement de la facture se présente ainsi :

Date Compte TVA Taux Base taxable Montant taxe Total TTC

01/10 4457020 20,60 % (Deb) 1 000,00 206,00 1 206,00

01/10 4457120 20,60 % (Enc) 500,00 103,00 603,00

Total 1 500,00 309,00 1 809,00

L'entreprise reçoit un règlement total au 15/11/N

Le règlement est enregistré soit à partir de la commande Règlement tiers, soit saisi dans le journal
de trésorerie. Dans ce dernier cas, la commande Lettrage en saisie permet d'associer le règle-
ment à la facture.
Le registre de type Règlement vente est alors automatiquement créé :

Montant réglé Montant réglé

Date Compte TVA Taux Montant taxe
HT TTC

15/11 4457020 20,60 % (Deb) 1 000,00 206,00 1 206,00

15/11 4457120 20,60 % (Enc) 500,00 103,00 603,00

Total 1 500,00 309,00 1 809,00

L'entreprise reçoit plusieurs règlements successifs

En cas de règlement partiel, le montant de règlement peut être éclaté selon les différents taux de
TVA grâce à deux méthodes :
• au prorata des montants HT,
• priorité aux taux sur les débits : les affectations de TVA seront effectuées en priorité pour
les taux sur les débits, ensuite sur les taux sur encaissements et à régime égal pour les
taux les plus élevés.
Ces différentes méthodes sont illustrées ci-dessous.
Trois règlements sont reçus aux dates suivantes :
• 31/10/N Règlement de 609,00
• 30/11/NRèglement de 600,00
• 31/12/NRèglement de 600,00
1ere option : Au prorata des montants HT
A chaque règlement partiel, la base taxable et le montant de taxes correspondant à ce règlement
sont calculés au prorata des montants HT pour chaque taux.
Les registres suivants sont créés au fur et à mesure des règlements (grâce aux lettrages partiels
successifs).
1er règlement de 609,00 au 31/10 :

Date Compte TVA lié Montant réglé HT Montant taxe Montant réglé TTC

31/10 4457020 336,65(a) 69,35 406,00

31/10 4457120 168,33 34,67 203,00

Total 504,98 104,02 609,00

a. 336,65 = 1000 * 609 / 1809 avec 1000 = Montant HT; 1809 = Montant TTC; 609 = Montant règlement TTC.

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 Menu Traitement

2ème règlement de 600,00 au 30/11 :

Date Compte TVA lié Montant réglé HT Montant taxe Montant réglé TTC

30/11 4457020 331,67 68,33 400,00

30/11 4457120 165,84 34,16 200,00

Total 497,51 102,49 600,00

3ème règlement de 600,00 au 31/12 :

Date Compte TVA lié Montant réglé HT Montant taxe Montant réglé TTC

31/12 4457020 331,67 68,33 400,00

31/12 4457120 165,84 34,16 200,00

Total 497,51 102,49 600,00

Vous remarquez que la répartition Base taxable / Montant taxe est strictement identique entre la
facture et le règlement.
2ème option : Priorité aux TVA sur les débits :
Les montants sont affectés selon les règles suivantes :
en priorité pour les taux sur débit du plus élevé au plus bas,
puis pour les taux sur encaissements du plus bas au plus élevé,
à taux équivalents, en priorité sur le plus fort montant.
Les registres suivants sont créés au fur et à mesure des règlements (grâce aux lettrages partiels
successifs).
1er règlement 609,00 :

Date Compte TVA lié Montant réglé HT Montant taxe Montant réglé TTC

31/10 4457020 504,98 104,02 609,00

Total 504,98 104,02 609,00

Le montant du règlement est inférieur au Montant HT + TVA correspondant au taux sur débit à
20,6 % : le règlement est totalement affecté au taux sur débit à 20,6 %.
2ème règlement 600,00 :

Date Compte TVA lié Montant réglé HT Montant taxe Montant réglé TTC

30/11 4457020 495,02 101,98 597,00

30/11 4457120 2,49 0,51 3,00

Total 497,51 102,49 600,00

Le règlement est affecté au taux sur débit à 20,6 %, puis au taux sur les encaissements à hauteur
du montant restant.
3ème règlement 600,00 :

Date Compte TVA lié Montant réglé HT Montant taxe Montant réglé TTC

31/12 4457120 497,51 102,49 600,00

Total 497,51 102,49 600,00

© Sage 483
 Menu Traitement

Le dernier règlement est imputé en totalité sur le taux sur les encaissements à 20,6 %.

Cas particuliers

Dans certains cas, le montant HT et quelque fois le taux sont inconnus. Le calcul automatique des
registres taxes ne peut être effectué que si des règles précises de gestion sont définies :

Saisie d’avances et acomptes sans facture :

Le montant HT et la TVA ne sont pas connus.

Le registre doit être renseigné manuellement par la saisie du taux et la répartition base taxable et montant
taxe.

Règlement indéterminé :

Tout règlement saisi dans les journaux de trésorerie et non lettré est considéré comme indétermi-
né. Le montant HT et le montant TVA correspondant ne sont donc pas connus.

Le registre doit être renseigné manuellement par la saisie du taux et de la répartition base taxable et mon-
tant taxe. La répartition base taxable et montant taxe doit être effectuée manuellement.

Frais bancaires et assimilés :

Certains frais bancaires comportent de la TVA. Ces écritures de frais n’étant pas lettrées, il faut
savoir comment répartir la TVA.

Ces opérations sont généralement soumises à la TVA sur les débits. Le problème ne devrait pas se poser
avec la méthode de calcul actuelle de la TVA sur les débits.

Facture comportant uniquement de la TVA :

En cas de déclaration d’échanges de biens intracommunautaires par exemple, il n’y a pas de base
taxable.

Il est possible de saisir un registre taxe avec une base taxable à zéro.

Transfert d’écritures

Le programme permet de transférer un ensemble d’écritures saisies dans un journal vers un

autre.

Vous devez d’abord ouvrir le journal qui contient les écritures à transférer, puis le second journal
qui va recevoir les écritures.

Pour pouvoir afficher deux fenêtres de journaux simultanément à l’écran, il est nécessaire que l’option Affi-
chage libre des fenêtres de la commande Fenêtre / Personnaliser l’interface / volet «Affichage» soit
cochée.

Sélectionnez les écritures à transférer et, à l’aide de la fonction Glisser-déposer, transférez-les

vers l’autre journal. Une fenêtre s’ouvre pour vous proposer différentes options et en particulier
une concernant les ventilations IFRS si la gestion de cette norme est active.

La fonction Glisser-déposer est décrite dans le «Manuel de la gamme».

© Sage 484
 Menu Traitement

Suppression des écritures d’origine

Si cette case est cochée, le programme supprimera les écritures du journal d’origine. Si le jour-
nal est clôturé, un message d’avertissement apparaîtra et le traitement sera interrompu.
Si cette case n’est pas cochée, le programme conservera les écritures d’origine.

Lorsque cette case est cochée, les écritures rattachées à un dossier de recouvrement qui sont
transférées, conservent leur lien avec celui-ci.

Contrôle de l’option Saisie analytique du code journal

Le programme vérifie que le journal qui reçoit les écritures a l'option Saisie analytique cochée
(dans la fiche code journal).
Dans le cas contraire, le transfert ne s'effectue pas.

A propos du rapprochement bancaire

Lorsque la ligne d'écriture transférée est rapprochée, c'est-à-dire comporte un numéro de pièce de trésore-
rie, et en fonction du compte de trésorerie du journal de banque et de l'option Suppression des écritures
d'origine, le traitement suivant est effectué :
- Les journaux d'origine et destination comportent le même compte de trésorerie : si 'option Suppres-
sion des écritures d'origine est cochée : le rapprochement est également transféré dans le nou-
veau journal. Dans le cas contraire, l'écriture d'origine conserve son rapprochement.
- Les journaux d'origine et de destination ne comportent pas le même compte de trésorerie : quelle
que soit l'option Suppression des écritures d'origine, le rapprochement n'est pas transféré.

En cas d’incohérence du type de norme selon journal

Cette zone à liste déroulante n’apparaît dans cette fenêtre que si la gestion de la norme IFRS est
active.
Dans ce cas, elle propose les actions suivantes, lorsque les journaux d’origine et de destination
ont une option Réservé IFRS différente :
• Ne pas transférer les écritures,
• Modifier le type de norme en Les deux;
• Modifier le type de norme en Nationale,
• Modifier le type de norme en IFRS,
selon les modalités précisées dans le tableau ci-dessous, modalités qui dépendent du mode de
saisie IFRS.

© Sage 485
 Menu Traitement

Ces modalités sont les suivantes.

Journal d’ori- Journal de desti-

Saisie IFRS Traitement
gine nation

Tous les journaux Non réservé IFRS Non réservé IFRS RAS (a)

Non réservé IFRS Réservé IFRS Choix proposés :

– Ne pas transférer les écritures (b),
– Modifier le type de norme en IFRS.

Réservé IFRS Non réservé IFRS RAS (a)

Réservé IFRS Réservé IFRS RAS (a)

Journaux IFRS Non réservé IFRS Non réservé IFRS RAS (a)

Non réservé IFRS Réservé IFRS Choix proposés :

– Ne pas transférer les écritures (b),
– Modifier le type de norme en IFRS.

Réservé IFRS Non réservé IFRS Choix proposés :

– Ne pas transférer les écritures (c),
– Modifier le type de norme en Les
deux,
– Modifier le type de norme en Natio-
nale.

Réservé IFRS Réservé IFRS RAS (a)

a. La zone à liste déroulante est estompée et la copie des écritures s’effectue à la validation de la fenêtre.
b. Concerne les écritures de types Les deux ou Nationale.
c. Concerne les écritures de type IFRS.

Rappelons que l’option Réservé IFRS est paramétrée dans la fiche du code journal et que le mode de sai-
sie IFRS est paramétré dans le volet «Á propos de… / Initialisation».

Validez les critères en cliquant sur le bouton [OK]. Un message d’avertissement apparaît alors :

Cliquez sur [OK] pour confirmer le traitement.

Pour ne pas bloquer le traitement, le programme recalcule automatiquement la date de fin de mois d’une
écriture, pour la rendre conforme au dernier jour du mois du journal de destination.

Exemple
Une écriture d’un mois de 31 jours vers un mois de 28, 29 ou 30 jours.

Transfert d’écritures importées ou exportées

Dans le cas d’un journal synchronisé par le client, si une écriture a une date antérieure à la date
de synchronisation alors un message d’alerte bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal synchronisé est impossible».

Dans le cas d’une génération d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être posté-
rieures à la date de validation sinon un message bloquant s’affiche :

© Sage 486
 Menu Traitement

«L’ajout d’écritures sur un journal clôturé est impossible».

Dans le cas d’une génération d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être antérieu-
res à la date de synchronisation sinon un message bloquant s’affiche :

«L’ajout d’écritures sur un journal non synchronisé est impossible».

Visualisation des écritures à régler

Cette fonction n’est accessible, en sélectionnant la commande Lettrer le compte accessible par
le bouton [Actions] de la fenêtre de saisie du journal, qu’en saisie de journaux de types Général
et Trésorerie et uniquement si la ligne d’écriture sélectionnée concerne un tiers.

Vous accéderez à la fenêtre «Visualisation des écritures à régler» pour le tiers sélectionné.

Cette fonction permet de pointer les règlements avec les factures afin d’associer le lettrage entre
ces écritures.

Pour cela :
1 . Repérez la ou les lignes de la liste réalisant l’équilibre avec l’écriture du journal à partir
duquel cette fenêtre a été ouverte.
2 . Cliquez sur la ou les lignes pour les sélectionner.

3. Cliquez sur le bouton [Associer]. Une coche ( ) apparaît dans la colonne

Position règlement.
4 . Cliquez sur le bouton [OK] pour lettrer les écritures cochées avec celle d’origine ou sur le
bouton [Annuler] pour n’en rien faire.

Impression du brouillard

L'écran de saisie permet l'impression du brouillard des écritures du journal affichées à l'écran et
permet leur sélection en fonction des normes IFRS si elles sont utilisées.

Lancer l'impression (ou la réimpression) du brouillard par le bouton [Imprimer] a le

même effet que d'utiliser la commande Etat / Brouillard.

Une fois l’impression effectuée, le programme enregistre dans la colonne Position journal,
l’icône [Brouillard]. Cette même icône apparaît également dans la liste des journaux.

© Sage 487
 Menu Traitement

Si vous validez cette fenêtre en l'état, le brouillard imprimé contiendra toutes les écritures de la
période du journal en cours.

Date saisie de / à
Seules les écritures enregistrées entre les deux dates saisies et appartenant au journal ouvert
seront imprimées sur le brouillard.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Date écriture de / à
Seules les écritures dont la date est comprise dans la fourchette indiquée seront imprimées sur
le brouillard. Ces dates doivent correspondre à ou être incluse dans une période du journal. Elles
sont saisies sous la forme JJMMAA.
Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement
une date.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

N° pièce de / à
Seules les écritures dont le numéro de pièce est compris dans la fourchette indiquée et apparte-
nant au journal ouvert seront imprimées sur le brouillard.

Impression ventilations analytiques

Cette boîte à cocher est sélectionnée par défaut. Elle oblige le programme à imprimer les éven-
tuelles ventilations analytiques qui ont pu être faites en saisie.

Selon la norme
Cette zone à liste déroulante n’est pas visible si la gestion de la norme IFRS n’est pas active.
Elle permet de sélectionner les écritures du brouillard à imprimer :
• Toutes (valeur par défaut) : toutes les écritures du brouillard correspondant aux sélections
faites dans les autres zones de la fenêtre seront imprimées.
• Nationale : seront imprimées les écritures de types Les deux et Nationale.
• IFRS : seront imprimées les écritures de types Les deux et IFRS.
• Écritures Les deux: seules les écritures de type Les deux seront imprimées.
• Écritures Nationale: seules les écritures de type Nationale seront imprimées.
• Écritures IFRS: seules les écritures de type IFRS seront imprimées.

Cliquez sur le bouton [OK] pour déclencher l'impression. Le bouton [Annuler] permet de revenir
sur la fenêtre de saisie sans impression.

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 Menu Traitement

Clôture manuelle des journaux

Traitement / Clôture manuelle des journaux

Cette commande permet de clôturer un ou plusieurs journaux.

Vous pouvez lancer cette commande en cliquant sur l’icône [Clôture des
journaux] de la barre verticale Fin d’exercice.

Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale :

Macintosh La barre verticale n’est pas disponible dans cet environnement.

La clôture des journaux peut s’effectuer de deux façons différentes :

• Avec l’aide d’un assistant si la fonction Mode assistant est cochée ( ), la première fenêtre
de l’«Assistant de clôture manuelle des journaux», page 489 va apparaître.

• Manuellement, lorsque la fonction Mode assistant n’est pas cochée, c'est la fenêtre «Clô-
ture des journaux» qui s'ouvre : «Utilisation manuelle de la fonction Clôture manuelle des
journaux», page 493.

Reportez vous au titre «Utilisation manuelle de la fonction Clôture manuelle des journaux»,
page 493 pour l'utilisation de la fenêtre Clôture des journaux.

Reportez vous à la commande «Mode assistant», page 960 pour activer ou désactiver le mode
assistant.

Les journaux de type IFRS peuvent être clôturés comme les autres journaux.

Assistant de clôture manuelle des journaux

Les principales étapes de la clôture manuelle des journaux au moyen de l’assistant sont les
suivantes :

• «Fenêtre de présentation – Assistant de clôture manuelle des journaux», page 490,

• «Sélection des journaux en cas de clôture partielle – Assistant de clôture manuelle des
journaux», page 490,

• «Sélection des journaux en cas de clôture totale – Assistant de clôture manuelle des jour-
naux», page 491,

• «Impression des journaux – Assistant de clôture manuelle des journaux», page 492.

© Sage 489
 Menu Traitement

Fenêtre de présentation – Assistant de clôture manuelle des journaux

Type de clôture
• Partielle : les éléments comptables des écritures déjà validées ne seront plus modifiables
mais de nouvelles écritures pourront être passées dans les journaux. Le lettrage et la ven-
tilation analytique par exemple pourront tout de même être effectués.
• Totale : les journaux ne seront plus modifiables.
• Période : les journaux jusqu’à la période sélectionnée ne seront plus modifiables.
Lorsque la clôture de la période est totale, le programme génère automatiquement le champ Date valida-
tion pour toutes les écritures clôturées. La date système du jour de la clôture est indiquée dans ce champ.

Lorsque la clôture de la période est totale, le programme renseigne également automatiquement le champ
N° de ligne continu de chaque écriture de l’exercice dans la base. Le compteur repart à 1, lorsque l’exer-
cice est clôturé et archivé.

Pour en savoir plus, reportez-vous à l’«Archivage fiscal des données», page 707.

Cliquez sur :
• le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante de l’assistant,
• le bouton [Annuler] pour quitter la fonction sans rien faire.

Clôture partielle et totale

Sélection des journaux en cas de clôture partielle – Assistant de clôture

manuelle des journaux

Cette fenêtre est affichée uniquement si l'option Partielle est sélectionnée à la première étape.

© Sage 490
 Menu Traitement

Le principe est le suivant : l'utilisateur sélectionne le ou les journaux concernés par le traitement,
puis saisit une date limite.

Liste des journaux

Aucun journal n'est sélectionné par défaut.
Pour sélectionner un journal, cliquez sur sa ligne. Une coche ( ) apparaît dans la colonne P.
Pour dessélectionner faites de même.
Les boutons [Tout sélectionner] et [Dessélectionner tout] permettent un choix plus rapide.

Les journaux de situation ne peuvent pas être clôturés et ne sont pas affichés.

Précisez la date limite de validation des écritures

La date de pièce doit obligatoirement appartenir à l'exercice en cours. Par défaut le programme
affiche la date du jour –1.
Cette date est par défaut applicable à l'ensemble des journaux sélectionnés.

Souhaitez-vous éditer les journaux/périodes clôturés ?

Seuls les journaux/périodes pour lesquels une clôture partielle est effectuée et dont le statut est
non imprimé sont édités. Par conséquent, un journal/période n'ayant eu aucun ajout d'écritures
n'est pas édité.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] change de nom et lance la clôture des journaux en fonction des paramètres
saisis.
Ce bouton devient accessible si au moins un journal est sélectionné et si la date limite est défi-
nie.

Cliquez sur :
• le bouton [Précédent] pour revenir à l’étape précédente de l’assistant,
• le bouton [Annuler] pour quitter la fonction sans rien faire.

Sélection des journaux en cas de clôture totale – Assistant de clôture

manuelle des journaux

Cette fenêtre est affichée uniquement si l'option Totale est sélectionnée à la première étape.

© Sage 491
 Menu Traitement

Liste des journaux

Aucun journal n'est sélectionné par défaut.
Pour sélectionner un journal, cliquez sur sa ligne. Une coche ( ) apparaît dans la colonne P.
Pour dessélectionner faites de même.
Les boutons [Tout sélectionner] et [Dessélectionner tout] permettent un choix plus rapide.

Les journaux de situation ne peuvent pas être clôturés et ne sont pas affichés.

Sélectionner la période limite à clôturer

Ce menu local non éditable présente la liste des périodes de l'exercice. Par défaut, il affiche le
mois précédant le mois en cours.
La clôture est effectuée depuis le 1er mois de l'exercice jusqu'à une période à définir. Il n'est pas
possible, comme dans la clôture partielle, de sélectionner des journaux intermédiaires.
Le bouton [Suivant] devient accessible si au moins un journal est sélectionné et si la date limite
est définie.

Cliquez sur :
• le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante de l’assistant,
• le bouton [Précédent] pour revenir à l’étape précédente de l’assistant,
• le bouton [Annuler] pour quitter la fonction sans rien faire.

Impression des journaux – Assistant de clôture manuelle des journaux

Cet écran n’apparaît que dans le cas d’une clôture totale.

Après définition des journaux et sélection de la période limite de clôture, l'édition des journaux est
proposée.

© Sage 492
 Menu Traitement

Souhaitez-vous imprimer ?
• Les journaux non encore imprimés : les journaux non encore édités appartenant à la
période définie sont édités.
• Tous les journaux : tous les journaux du 1er mois de l'exercice au mois sélectionné sont
édités.

Bouton [Fin]
Le bouton [Suivant] change de nom et lance la clôture des journaux en fonction des paramètres
saisis. Il ne devient accessible que si au moins un journal est sélectionné et si la date limite est
définie.

Cliquez sur :
• le bouton [Précédent] pour revenir à l’étape précédente de l’assistant,
• le bouton [Annuler] pour quitter la fonction sans rien faire.

Clôture période – Assistant de clôture manuelle des journaux

Préciser la période limite de clôture

Cette zone à liste déroulante propose l’ensemble des périodes de l'exercice, clôturées ou non.
Par défaut, il affiche la période suivant la dernière période clôturée.

Souhaitez-vous imprimer ?
• Les journaux non encore imprimés : les journaux non encore édités appartenant à la
période définie sont édités.
• Tous les journaux : tous les journaux du 1er mois de l'exercice au mois sélectionné sont
édités.

Cliquez sur :
• le bouton [Fin] pour lancer le traitement,
• le bouton [Précédent] pour revenir à l’étape précédente de l’assistant,
• le bouton [Annuler] pour quitter la fonction sans rien faire.

Utilisation manuelle de la fonction Clôture manuelle des journaux

Le lancement de cette commande affiche la liste des journaux sur lesquels des saisies de mou-
vements ont été effectuées. Elle n'apparaît que lorsque le mode assistant n'est pas sélectionné.

© Sage 493
 Menu Traitement

Cette fenêtre apparaît si le Mode assistant n’est pas coché. Dans le cas contraire, c'est la fenêtre
de «l'Assistant de clôture des journaux» qui s'ouvre.

Reportez vous au titre «Assistant de clôture manuelle des journaux», page 489 pour l'utilisation
de cet assistant.

Reportez vous à la commande «Mode assistant», page 960 pour activer ou désactiver le mode
assistant.

Le programme rappelle l'état actuel et futur du journal par une icône :

• Les écritures du journal ne sont pas imprimées.

• Le brouillard des écritures a été édité.

• Les écritures du journal ont été imprimées.

• Le journal n'est pas clôturé.

• Le journal est clôturé.

• Le journal est partiellement clôturé.

Les lignes clôturées lors de la clôture partielle d'un journal comportent l’icône [Totalement clôturé] et celles
qui ne le sont pas ne comportent aucune icône (dans la fenêtre des journaux notamment). Ces dernières
peuvent être modifiées ou supprimées.

La période, soit le mois et l’année auxquels correspond le journal, est ensuite rappelée. Apparais-
sent également le code et l'intitulé du journal tels qu’ils ont été saisis dans la commande
Structure / Codes journaux.

Les boutons proposés dans la fenêtre sont :

Bouton [Fonctions]

Ce bouton donne accès aux commandes :

• Clôture totale : revient à cliquer sur le bouton [Clôture totale].
• Clôture partielle : revient à cliquer sur le bouton [Clôture partielle].
• Imprimer : revient à cliquer sur le bouton [Journaux].
Bouton [Clôture totale]
Ce bouton entraîne une clôture totale des lignes du journal sélectionné. Il ne
sera plus possible de modifier les éléments comptables ou de supprimer des
écritures existantes ou d’en ajouter de nouvelles.

© Sage 494
 Menu Traitement

La clôture totale nécessite que le journal ait été imprimé. Cette opération peut se faire en même temps que
la clôture.

Bouton [Clôture partielle]

Ce bouton entraîne une clôture partielle des lignes du journal sélectionné.
Si l’on précise une fourchette de dates ou de numéros de pièces à l’intérieur
de la période du journal, seules les pièces correspondantes seront clôtu-
rées. Si l’on ne précise rien, toutes les écritures non clôturées le seront, mais il sera possible
d’en ajouter de nouvelles. Les écritures ainsi clôturées ne sont ni modifiables (en dehors des
informations extra comptables) ni supprimables.

Bouton [Imprimer]
Ce bouton permet d'imprimer un journal (sans sortir de la commande), condition à
remplir pour permettre sa clôture totale. Il paramètre l’impression du journal
sélectionné sous la forme de journal.

Clôturer les périodes jusqu’à

Par défaut, cette case n’est pas cochée. Cochez-la si vous souhaitez clôturer les journaux en
fonction d’une ou plusieurs périodes.

Lorsque la case Clôturer les périodes jusqu’à est cochée, les boutons [Clôture totale], [Clôture partielle] et
[Imprimer les journaux], ainsi que les zones de sélection en bas de la fenêtre ne sont plus accessibles. A
cet instant, tous les journaux s’affichent.

Période à clôturer
Sélectionnez dans la liste déroulante la période jusqu’à laquelle la clôture des journaux doit
s’opérer. Le programme affiche l’ensemble des périodes de l’exercice courant, cloturées ou non
clôturées.

Sélection des journaux

La zone à liste déroulante propose les choix suivants :
• Tous (valeur par défaut) : tous les journaux apparaissent dans la liste.
• Non clôturés : seuls les journaux non clôturés apparaissent dans la liste.
• Partiellement clôturés : n’apparaissent que les journaux pour lesquels une clôture par-
tielle a été réalisée.
• Totalement clôturés : n’apparaissent que les journaux pour lesquels une clôture totale a
été réalisée.

Saisie de la date de pièce

Cette zone de saisie en bas et à droite, correspondant à la colonne Date pièce, permet de saisir
la date limite en cas de clôture partielle. La date saisie doit appartenir à la période du journal
sélectionné.

Cette zone comporte un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et de sélectionner facilement

une date.

Reportez-vous au «Manuel de la gamme» pour des informations sur cette commande.

Saisie du numéro de pièce

Cette zone de saisie en bas et à droite correspondant à la colonne N° pièce, permet de saisir le
numéro de pièce limite en cas de clôture partielle.

Si le programme constate un déséquilibre débit/crédit sur les lignes à clôturer, il affiche un mes-
sage d’erreur et interrompt la clôture.

Il est nécessaire que les numéros de pièces enregistrés ici appartiennent à la période du journal sélec-
tionné. Tous les numéros de pièces appartenant à des périodes antérieures ou postérieures à celle sélec-
tionnée seront ignorés.
En cas de mise à jour d’une installation existante, les journaux clôturés dans une version précédente se

© Sage 495
 Menu Traitement

verront attribuer l’état de partiellement clôturé. Nous vous recommandons de les clôturer totalement si vous
ne souhaitez effectuer aucun ajout. Attention, cette opération est irréversible.

Bouton [OK]
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.

L’action de cliquer sur le bouton est identique à l’action de cliquer sur le bouton [OK].

Bouton [Annuler]
Utilisez ce bouton pour fermer la fenêtre sans valider le paramétrage.

Effets de la clôture totale des journaux

La clôture a les effets suivants :<