1.

Généralité :

1.1. Fonctions principales :

Fonctions principales I S
Gestion des équipements Module de base (voir doc. Ci-joint) ×
Gestion électronique des documents ×
Gestion des stocks Module de base (voir doc. Ci-joint) ×
Valorisation du stock et inventaire ×
Gestion des achats de maintenance Module de base (voir doc. Ci-joint) ×
Achat de prestations sous traitées ×
Gestion des travaux Module de base (voir doc. Ci-joint) ×
Maintenance préventive ×
Imagerie vidéo ×
Gros arrêts ×
Gestion des historiques et des coûts Module de base (voir doc. Ci-joint) ×
Suivi budgétaire ×
I : indispensable. S : souhaitable.
1.2. Interface possible avec :

Système interne de Gestion des Achats.

Système interne de Comptabilité Analytique.
Gestion électronique des documents.
Tableurs.

1.3. Utilisation :
Réseau.
Nombre de postes possibles :
Internet.
Gestion des autorisations.

1.4. Suppléments :

Contrat d’assistance et mise à jour.

Formation :
- Nombre de jours :
- Nombre de personne :
Possibilité Jeu d’Essai.

1
 2. Fonctions principales :

2.1. Gestion des équipements :

Pour pouvoir entretenir efficacement le matériel de l’entreprise, le système de GMAO

doit permettre l’inventaire, le classement et la codification des matériel, équipements, des
bâtiments à entretenir.
Deux types de nomenclature du matériel sont à créer dans la GMAO :
- La nomenclature fonctionnelle du matériel ou « Arborescence fonctionnelle»
Ce découpage du matériel est fonctionnel par rapport à la production.
Cette nomenclature fonctionnelle est la véritable « colonne vertébrale » du système de
GMAO car elle permet de gérer de nombreux fichiers avec les fonctionnalités les liants.
Il faudra apporter un soin particulier à la structuration de cette nomenclature, base
importante pour une bonne exploitation du système de GMAO.
Ex : Fonex/Ligne U1/Fabrication/Presse/vérin principal…
- La nomenclature technique du matériel ou « Arborescence technique »
Le découpage et le classement du matériel sont effectués par famille de matériel.
Il est utilisé uniquement pour :

 Repérer des matériels identiques ou semblables implantés sur plusieurs postes de

production, classer la documentation technique d’équipements et de sous-ensembles
communs à plusieurs postes.
 Suivre les coûts de maintenance par type d’équipements et de sous-ensembles.
Ex : Mécanique /Pièces d’usure/ Presse

On peut prévoir, de rattacher aux différents niveaux des nomenclatures de matériel des fiches
techniques pré-formatées comprenant :

 Les éléments d’identification : constructeur, type, données techniques générales, …

(fiche moteur, pompe, réducteur, …)
 La liste des plans et schémas et leurs implantations géographiques.
Ultérieurement, une liaison de la GMAO avec des systèmes informatiques de gestion
électroniques des documents pourrait permettre d’y avoir accès directement à partir d’un
niveau des nomenclatures de matériel.

2
 Fonctionnalités Droits d’accès

Tous Technicien Agent Magasin Admini-

de
méthodes strateur
maîtrise

CREATION / MODIFICATION / SUPPRESSION

- Arborescences avec liens entre niveaux et codification des niveaux X

-Arborescences : équipements, ensembles, sous-ensemble, organe X

CONSULTATION

- Consultation des arborescences par accès direct à un niveau des X

nomenclatures de matériel

 Code des nomenclatures de matériel

 Libellé ou partie du libellé
 Code constructeur ou fournisseur
 Caractéristiques techniques
 Recherche multicritères ci-dessus

- Recherche de caractéristiques par : X

 Code des nomenclatures de matériel

 Libellé ou partie du libellé
 Localisation géographique (à valider)
 Constructeur ou fournisseur (caractères du nom ou code)
 Caractéristiques techniques
 Recherche multicritères ci-dessus

- Consultation fournisseur ou constructeur avec accès par : X

 Libellé fournisseur
 Code fournisseur
- Consultation des arborescences « inverses ». Recherche des X
différents niveaux d’arborescence ayant le même composant par :

 Code des nomenclatures

 Libellé ou partie du libellé
 Code constructeur ou fournisseur
 Recherche multicritères ci-dessus
EDITION

- Edition des arborescences X

3
 2.2. Gestion de stock :

Le système repose sur le « fichier des articles » en magasin comprenant les « lots de
Maintenance » par équipement et sur les mouvements entrées/sorties du magasin.
Le catalogue des articles :
Le catalogue des articles représente une sélection des articles nécessaires à la maintenance
classés et regroupés par famille. Ces articles sont :

 Des fournitures : huiles, dégrippants, …

 Des outillages.
 Des pièces de rechange, que ces pièces de rechange soient stockées ou non
stockées.
But du catalogue :
- Permettre aux utilisateurs de connaître si un article déterminé est répertorié et
si cet article est approvisionné sur stock.
- Faciliter la standardisation (tous les articles semblables étant regroupés au sein
d’une même famille dans le catalogue)
- Permettre, en cas de rupture d’un article, de trouver un article voisin pour se
dépanner.
- Orienter le classement des articles stockés au magasin.
Le fichier articles :
Le fichier articles doit comprendre, pour la Maintenance, 3 parties bien distinctes
(informations à regrouper si possible dans la GMAO en ces 3 parties ou écrans) :
- Les données d’identification et de stock : Le n° de code de l’article ; Le ou les
fournisseurs usuels avec leurs références; Le stock physique en casier; Le stock
disponible (stock physique – réservations)…..
- les données et paramètres de gestion-les statistiques : Le délai moyen ; La
consommation moyenne prévue ; Le stock de protection; La méthode de gestion
utilisée…
- les mouvements de stock et les réapprovisionnements : La date et la référence
du document de chaque mouvement (entrée ou sortie) ; Les entrées ; Les sorties
prévues ou réservations ; Les sorties réelles….

4
 Utilisateurs concernés
Fonctionnalités Tous Technicien Agents Magasin Admini
Méthode de strateur
Maîtrise
CREATION –MODIFICATION – SUPPRESSION
 Famille du catalogue (préciser par technicien Méthode les types de X
famille qu’il doit gérer)
- Accès par code famille
- Accès par libellé et partie de libellé de la famille
 Fiche article, accès par :
- Code des nomenclatures de matériel X
- Code famille
- Libellé ou partie de libellé de la famille
- Code article
- Code comptable
- Code article substituable
- Libellé ou partie de libellé de l’article
- Code fournisseur
- N° de plan
- Code emplacement
 Liens article  niveau des nomenclatures de matériel X
 Fiche fournisseur, accès par :
- Code article Service
- Libellé ou partie de libellé article Achats
- Code fournisseur
- Libellé ou partie de libellé du fournisseur
 Réservation, accès par :
- (dito accès fiche article) X X
+
- N° BT
 Réception, accès par :
- Code article X X
- Libellé article
- +
- Accès par n° de commande
 Réintégration en stock, accès par : X
- Code article
- Libellé article
- N° BT
 Sortie du stock, accès par :
- Code article X
- Libellé article X
- N°BT X
 Inventaire – mise à jour des fiches articles suite à inventaire, X X
accès par :
- (accès dito fiche article)

5
 Fonctionnalités (suite) Utilisateurs concernés
Tous Technici Agent Magas Administrat
en s de in eur
Méthode Maîtri
se
CONSULTATION
 Famille du catalogue X
- Accès par code famille
- Accès par libellé ou partie de libellé de la famille
 Fiche article X
 Fiche fournisseur, accès dito à création, modification, X
suppression X
 Réservation
 Sortie du stock, accès par : X X
- (accès dito à création, modification, suppression)
+
- Nom de l’intervenant
- Période
 Demande de réapprovisionnement, accès par : X
- Accès dito à création, modification, suppression
+
- Accès par statut - sans commande
- avec commande
EDITION
 Inventaire : fiches d’inventaires déclenchées pour réaliser les X
inventaires tournants ou inventaires annuels (triées par code
gisement)
X
 Liste des demandes de réapprovisionnements non réceptionnées X
triées par statut (sans cde ou avec cde)
 Etats des stocks valorisés triés par famille avec sous totaux des X
stocks par famille
(une ligne par article avec code article, libellé, P.U., quantité en
stock, valeur en stock)
 ABC des stocks X
 ABC des consommations X
EXTRACTION
 Famille du catalogue X X X
 Fiche article même accès que pour création, X X X
modification, suppression
 Fiche fournisseur X X X

6
 2.3. Gestion des achats de maintenance :

Caractéristiques de la fonction en maintenance : beaucoup de références et de fournisseurs

pour des quantités faibles et des délais courts. Ce module doit permettre, en interface avec le
logiciel du service « achat » de maîtriser et de gérer avec aisance les différents achats
concernant le service maintenance à savoir :
- Les achats de fournitures et pièces de rechange pour réapprovisionner les stocks.
- Les achats directs de fournitures et pièces de rechange spécifiques à la réalisation d’un
B.T.
- Les achats de prestations sous traitées.
Achats de prestations sous traitées :
Les modes de sous-traitance adoptés par la maintenance peuvent être les suivants :
- Sous-traitance en dépenses contrôlées :
Un prix de l’heure est défini par spécialité professionnelle pour la main d’œuvre et la location
de matériel. Le sous-traitant est rémunéré sur la base des prix horaires définis X quantités
d’heures mises en œuvre.
- Sous-traitance au bordereau :
Un prix d’unité d’œuvre pour opération élémentaire répétitive est défini. Le sous-traitant est
rémunéré sur la base des prix d’unités d’œuvre définis X quantités réalisées. Ce mode de sous-
traitance pourrait être utilisé pour la réalisation de travaux ou opérations répétitives tels que :
remise en état de bobinoirs, réparation des pompes, des moteurs électriques, …
- Forfait ou contrat forfaitaire
Les prestations sont réalisées selon un cahier des charges définissant les travaux
qualitativement et quantitativement pour un prix et un délai convenu.
Pour suivre et améliorer la gestion de la sous-traitance, la maintenance a besoin de connaître:

 Les dépenses sous-traitées par mode de sous-traitance (codification mode de sous-

traitance à mettre en place)
 Les parts main d’œuvre et fournitures + pièces rechange mises en œuvre par les sous-
traitants pour tous les modes de sous-traitance avec :
 Le nombre d’heures et unité d’œuvre bordereau réalisées par un sous-traitant (valeurs
mensuelles et cumulées pour un exercice).

7
 Utilisateurs concernés
FONCTIONNALITES Tous Technicien Agents Magasin Administra
Méthode de teur
Maîtrise
CREATION –MODIFICATION – SUPPRESSION
 Demande d’achat de fournitures/pièces de rechange et X X
prestations X
 Codification mode de sous-traitance X
 Codification spécialité professionnelle
CONSULTATION
 Demande d’achat accès par : X
- Code des nomenclatures de matériel
- Code fournisseur ou prestataire
- Statut : sans commande, avec commande
 Commande accès par : X
- Code des nomenclatures de matériel
- Code fournisseur ou prestataire
- Statut : - en attente de livraison, délai non dépassé
- en attente de livraison, délai dépassé
 Code mode sous-traitance X
 Code spécialité professionnelle X X X
 Heures et unités d’œuvre réalisées par un sous-traitant et pour X X
une période donnée accès par :
- Code prestataire
EDITION / EXTRACTION
 Tableau de bord mensuel et annuel sous-traitance comprenant X
- Dépenses maintenance sous traitées / dépenses totales
- Répartition des dépenses de maintenance sous traitées
par mode de sous-traitance et type de dépenses (main
d’œuvre, fournitures et pièces de rechange)
- Répartition des dépenses par types de fournitures
 C.A annuels réalisés par prestataire / type de dépenses / X
spécialité professionnelle / type de fournitures

8
 2.4. Gestion des travaux :

1. Les demandes d’interventions :

Toutes les anomalies constatées ou incidents qui nécessitent une maintenance corrective
doivent être signalées par une demande d’interventions de maintenance.
Des codes pour les pannes, les effets et les modes de défaillances peuvent être enregistrés
au moment de la demande et confirmés lors de la remise en état (en texte libre ou/et par
référence à des répertoires). Les comptes rendus de pannes peuvent être saisis à ce niveau.
La demande doit impérativement identifier :
 Le code du niveau de la nomenclature fonctionnelle concernée.
 La date et l’heure de l’anomalie constatée.
 Une description de l’anomalie avec, si possible, un premier diagnostic sur les causes
possibles.
 Le nom du demandeur.

Les demandes sont enregistrées et consultables. Une demande peut être :

 En attente
 Refusé (avec les raisons du refus)
 En cours (dépannage)

La liste des demandes doit être consultable selon plusieurs critères :

 Priorité (voir plus loin le code priorité)

 Niveau des nomenclatures
 Cause de pannes
 Type de demandes (curatif, préventif)
Au moment de la saisie d’une demande sur un matériel, le système doit indiquer les
demandes déjà enregistrées récemment sur ce matériel.

9
 2. La validation de la demande et la transformation de la demande en B.T :
La demande est analysée par rapport aux travaux en cours et au plan de préventif. La demande
est ensuite validée, en B.T. et est initialisée par recopie des éléments de la demande.
Il doit toujours être possible de maintenir la filiation Demande - B.T. Si la demande est refusée
le motif est enregistré dans la demande et le demandeur en est informé.
Le B.T. peut être codifié par type de B.T., type de travail et priorité :
Codification par type de B.T. :
La codification par type de B.T. peut être utilisée pour différencier les B.T. spécifiques à une
intervention des B.T. permanents suivants :

 B.T. permanent de petits travaux (B.T. P.P.T)

Ces B.T. correspondent aux petits travaux qui ne font pas l’objet d’un B.T. spécifique pour
alléger l’organisation et la gestion de la maintenance (environ 30 à 40 interventions qui
représentent 5% des dépenses). La valeur unitaire maxi des dépenses imputées à un B.T.P.P.T
(heures et sorties magasin) doit être fixée par le Responsable Maintenance. Ces B.T.P.P.T
doivent être contrôlés par les Techniciens Méthodes et/ou le Responsable de Maintenance
pour éviter des dérives (imputations sur B.T.P.P.T excessives)

 B.T. permanent de consignes préventives (B.T.P.C.P)

Les contrôles en cours de marche, à l’arrêt et les petites interventions systématiques de
fréquences inférieures ou égales à un mois sont souvent regroupées sur un B.T. permanent
imputé au niveau chaîne d’entretien.

 B.T. permanent de travaux répétitifs (B.T.P.T.R.)

Les travaux répétitifs importants réalisés sur une unité d’intervention peuvent être regroupés
dans un B.T. permanent pour alléger l’organisation de la maintenance.

Codification par type de travail :

La codification par type de travail doit permettre d’isoler les dépenses concernant les
différentes natures de travaux et connaître les dépenses réelles de maintenance
Codification type de travail envisageable :

 Entretien correctif
 Entretien préventif
 Amélioratif pour réduire le coût global de maintenance

10
Codification par priorité :
La codification par priorité a pour objet de définir une procédure ou un circuit au sein de
l’organisation maintenance.

 Priorité 1 : Travaux à entreprendre immédiatement ou dans la journée (programme

journalier des équipes à modifier), définie par la production, qui présente les
caractéristiques suivantes :
- Danger immédiat pour la sécurité.
- Arrêt de production (ou ralentissement sensible)
-
 Priorité 2 : Travaux urgents à effectuer dans la semaine en cours et à lancer avant la
réunion programme hebdomadaire.
 Priorité 3 : Travaux programmables
Les priorités 2 et 3 sont définies par les responsables de maintenance.

3. La préparation du B.T. :
Les B.T. importants doivent être préparés et faire l’objet d’une gamme qui comprend :

 La définition du mode opératoire; le découpage en phase

 Pour chaque phase de travail :
- Procédures de Sécurité
- Outillages Spéciaux d’Entretien
- Fournitures et pièces de Rechange
- Points clefs du Travail
- Composition de l’Equipe
- Temps Prévu

D’où la nécessité du stockage des gammes-types par type de matériel. L’utilisateur peut faire
appel à ces gammes-types pour établir des gammes spécifiques à une intervention.

4. L’ordonnancement des travaux :

Le système doit être capable de :

 Suivre l’avancement des travaux par stade (voir stades d’avancement proposés ci-
après).
 Présélectionner des travaux et constituer un programme hebdomadaire.

11
Stades d’avancement proposés :
- B.T. en attente d’étude
- B.T. en attente de décision
- B.T. en attente d’estimation
- B.T. en attente de préparation
- B.T. en préparation
- B.T. préparés bloqués en attente d’arrêt de production
- B.T. préparés bloqués en attente d’approvisionnement
- B.T. préparés disponibles
- B.T. Réalisé suspendu
- B.T. Entreprise sous-traitante

5. Le déclenchement et le suivi de la maintenance préventive :

Le module préventif a pour but de déclencher les gammes correspondantes en temps voulu,
Les paramètres d’usure (heures de marche, unités d’œuvre produites, seuils d’un paramètre,
…) étant périodiquement enregistrées, les travaux préventifs arrivant à échéance sont alors
listés.
Les B.T. à effectuer en fonction d’un calendrier d’échéances sont eux même déclenchés de
façon prioritaire par rapport aux précédentes. Un choix est alors opéré sur les B.T. à lancer au
vu d’un répertoire édité périodiquement. Après décision il est alors extrêmement simple de
lancer les B.T. mis en mémoire par préparation et pris en compte dans le portefeuille des
travaux.

6. Les tableaux de bords

On pourra trouver plusieurs types de tableaux de bord :

 Tableaux de bord de types techniques :

- Cumul de temps d’arrêts / ligne / secteur : évolution par un Pareto
- Temps d’ouverture / Temps d’arrêts subis et programmés
- Rendement global maintenance / Disponibilité programmée et subie
 Tableaux de bord de types humains
- Nombre d’intervention des agents de maintenance et de l’équipe
- Taux d’occupation suivant le type de maintenance effectuée (préventive,
curative…

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 Utilisateurs concernés
Fonctionnalités Tous Techni Agent Magasin Admi
cien de nistra
Méthode Maîtrise teur
CREATION / MODIFICATION / SUPPRESSION
 Demande d’intervention ou demande avec accès par :

- Niveau des nomenclatures du matériel Création X X X

- Demandeur Modification X X X
- N° demande (n° généré par GMAO) Suppression
demandeur X X
seul
 Validation de la demande et transformation en O.T. avec accès X X
dito Demande
 Ordre de travail (B.T.) et préparation Du B.T. avec accès par X X
- N° de demande
- Demandeur
- Code des nomenclatures de matériel
- Préparateur
- Code priorité
- Type du B.T. et type de travail
- Code cause et remède
- Tri multicritères (selon critères ci-dessus)
 Stades d’avancement du B.T avec accès dito préparation de X X
l’B.T.
 Programme hebdomadaire avec accès par : X
- Dito préparation de l’B.T.
- Agent de Maîtrise chargé de la réalisation
- N° de semaine
 Répertoires code cause et remède, type B.T., type de X
travail, priorité, stade d’avancement, spécialité
professionnelle
 Codification outillages spéciaux d’entretien X
 Paramètres d’usure X
 Enregistrement des compteurs d’usure avec accès par : X
- Code des nomenclatures de matériel
- N° de gamme

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 Utilisateurs concernés
Tous Technicien Agent Magasin Adminis
Fonctionnalités (suite) Méthode de trateur
Maîtrise
CONSULTATION
 Demande et répertoire des Demande avec accès par : X
- Code des nomenclatures de matériel
- Demandeur
- N° de demande
- Statut (en attente, refusé, transformé en B.T.)
 B.T. et répertoire des B.T. avec accès X
- Dito demande
- N° d’B.T.
- Codes cause et remède
- Priorité
- Stade d’avancement
- Type B.T. et type de travail
- Préparateur
- Agent de maîtrise chargé de réalisation
 Programme hebdomadaire des B.T. avec accès par : X
- N° de semaine
- Agent de maîtrise
- Code des nomenclatures de matériel

EDITION
 Répertoire des B.T. triés par X X
- Code des nomenclatures de matériel
- Stade d’avancement

 Programme hebdomadaire des B.T. triés par : X

- N° de semaine
- Code des nomenclatures des matériels
- Agents de maîtrise chargés de la réalisation

14
 2.5. Gestion des historiques et des coûts :

La gestion analytique ne permet que des « macroanalyses » des comptes. Un découpage

plus fin de la fonction maintenance doit donc pouvoir permettre des analyses détaillées
grâce à la GMAO, l'objectif étant le suivi de l'évolution des dépenses par activité dans un
budget donné.
La fonction gestion des dépenses permet, de préparer, d’enregistrer les dépenses
prévisionnelles et de relever les écarts par rapport à leurs réalisations.
Le système doit pouvoir apporter une aide à l‘élaboration du budget par l’application de
coefficient ou par le regroupement (ou l’éclatement) de montants de références.

Utilisateurs concernés
Tous Technicien Agent Magasin Adminis
Fonctionnalités Méthode de trateur
Maîtrise
EDITION
Les ventilations des coûts: MO, Pièces sorties X
magasin, MO+pièces, Achats hors stock sur DA
peuvent être réalisées :
- à tout niveau d'arborescence des équipements
- sur les sections analytiques
- par type de maintenance
- par métier
- par urgence
Récapitulatif des dépenses d’entretien : X
- centre de coût
- usine
- mois
- type de travaux
Suivi d’activité : X
- année
- secteur d’activité
- machine
- ligne de fabrication
- type de travaux
- usine

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 Utilisateurs concernés
Tous Technicien Agent Magasin Adminis
Fonctionnalités (suite) Méthode de trateur
Maîtrise
Valorisations des travaux du mois : X
- B.T
- Machine
Répartition des dépenses par priorité : X
- usine
- secteur d’entretien
- centre de coût
Analyse ABC des coûts : X
- machine
- B.T
Tableau de bord :
- % Coût total d’entretien / valeur à neuf des équipements X X
 total usine
 par secteur

- % Coût de préventif / dépenses totales d’entretien

Coût d’entretien décomposé par : X

- Type de travaux (préventif, curatif…)
- Nature de dépenses (Main d’œuvre, pièce de rechange,
sous-traitance)
- Total usine
- Par secteur
X
Dépenses en une période
Dépenses totales
- Total usine
- Par secteur
X
Temps imputés sur OT
Temps de présence du personnel

X
Temps passés
Temps prévus

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