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le publipostage
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Exercices - publipostage
Sommaire
CRÉER UNE LETTRE TYPE .................................................................................................................................. 3
LA PREMIÈRE ÉTAPE EST DE LIER LES DEUX DOCUMENTS : ................................................................................................. 4
LA DEUXIÈME ÉTAPE CONSISTE À TERMINER LA FUSION :................................................................................................... 9
CRÉER DES ETIQUETTES .................................................................................................................................. 11
UTILISER UN FICHIER EXCEL ............................................................................................................................ 17
CRÉER UN RÉPERTOIRE ................................................................................................................................... 21
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CRÉER UNE LETTRE TYPE
1. Ouvrir catalogue hiver.docx et AdressesPro.docx
2. Cliquer sur l'onglet Affichage, dans la zone Fenêtre, cliquer sur Afficher côte à côte
3. Les deux documents s'affichent à l'écran l'un à côté de l'autre
Champ de fusion
Société
Enregistrement
4. D'un côté se trouve la lettre type, qui contient le texte standard, de l'autre côté le
fichier d'adresses
5. Le but de cet exercice est de personnaliser la lettre avec les informations contenues
dans le fichier
6. Chaque intitulé de colonne est appelé champ de fusion, chaque ligne correspondant
à l'adresse d'une personne est un enregistrement
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La première étape est de lier les deux documents :
7. Cliquer dans la lettre, puis sur l'onglet Publipostage, Zone Démarrer la fusion et le
publipostage, puis sur Démarrer la fusion et le publipostage
8. Sélectionner Lettres
9. Dans la zone Démarrer la fusion et le publipostage, cliquer sur Sélection des
destinataires, puis sur Utiliser la liste existante
10. Sélectionner AdressesPro.docx
11. Le lien entre les deux documents est établi
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12. Cliquer dans la lettre au niveau du deuxième paragraphe, le curseur clignote à cet
endroit
Cliquer ici
13. Cliquer sur Bloc d'adresse, une boîte de dialogue s'affiche :
14. Cliquer sur Faire correspondre les champs
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15. Cliquer dans la liste Code postal et sélectionner CP
16. Cliquer sur OK deux fois, un champ de fusion BlocAdresse est affiché au niveau du
curseur
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17. Pour visualiser les résultats, cliquer sur Aperçu des résultats
18. La première adresse du fichier apparaît
19. Pour visualiser les autres adresses, cliquer sur le bouton Suivant, dans la zone Aperçu
des résultats
20. Dans la lettre, vus allez insérer le champ de fusion Titre, pour afficher Madame ou
Monsieur selon le cas
21. Cliquer dans la lettre devant la virgule
Cliquer ici
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22. Cliquer dans l'onglet Publipostage, Zone Champs d'écriture et d'insertion, sur
Insérer un champ de fusion
23. Sélectionner Titre
24. Le champ de fusion Titre apparaît dans la lettre, si vous avez laissé l'aperçu, Madame
s'affiche
25. Refaire la même méthode pour la formule de politesse :
26. Enregistrer le document
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La deuxième étape consiste à terminer la fusion :
1. Cliquer sur Terminer et fusionner dans l'onglet Publipostage
2. Sélectionner Modifier des documents individuels, pour visualiser le résultat de la
fusion sans imprimer
3. Sélectionner Tous et cliquer sur OK
4. Un nouveau document est créé, contenant 21 pages
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5. Cliquer sur le bouton Aperçu avant impression
6. Cliquer sur Zoom
7. Dans la boîte de dialogue, cliquer sur Plusieurs pages
8. Sélectionner 3 pages :
9. Vous afficher le document final sur 3 pages
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10. Enregistrer le document final sous publipostage catalogue hiver.docx
CRÉER DES ETIQUETTES
1. Créer un nouveau document
2. Cliquer sur l'onglet Publipostage, Zone Démarrer la fusion et le publipostage, puis
sur Démarrer la fusion et le publipostage
3. Cliquer sur Étiquettes
4. Sélectionner dans Fournisseurs des étiquettes : Avery A4/A5, puis dans Numéro de
référence : L7163
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5. Cliquer sur OK
6. Dans le document un tableau est créé avec le format des étiquettes
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7. Dans la zone Démarrer la fusion et le publipostage, cliquer sur Sélection des
destinataires, puis sur Utiliser la liste existante
8. Sélectionner AdressesPro.docx
9. Le lien entre les deux documents est établi, dans le tableau s'affiche dans chaque
cellule : Enregistrement suivant
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10. Cliquer sur Bloc d'adresse, une boîte de dialogue s'affiche :
11. Cliquer sur Faire correspondre les champs
12. Cliquer dans la liste
Code postal et
sélectionner CP
13. Cliquer sur OK deux
fois, un champ de
fusion BlocAdresse est
affiché au niveau du
curseur
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14. Cliquer sur Mettre à jour les étiquettes
15. Pour visualiser les résultats, cliquer sur Aperçu des résultats
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16. Enregistrer le document sous modele etiquette L7163.docx
17. Cliquer sur Terminer et fusionner dans l'onglet Publipostage
18. Sélectionner Modifier des documents individuels, pour visualiser le résultat de la
fusion sans imprimer
19. Sélectionner Tous et cliquer sur OK
20. Votre document final comporte deux pages
21. Enregistrer le document sous etiquettes adresses L7163.docx
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UTILISER UN FICHIER EXCEL
1. Ouvrir le document lettre type voyage.docx
2. Pour ce publipostage vous allez utiliser un fichier Excel, Adressespro.xlsx
3. Cliquer dans la lettre à la position de l'adresse des destinataires
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Cliquer ici
4. Cliquer dans la lettre, puis sur l'onglet Publipostage, Zone Démarrer la fusion et le
publipostage, puis sur Démarrer la fusion et le publipostage
5. Sélectionner Lettres
6. Dans la zone Démarrer la fusion et le publipostage, cliquer sur Sélection des
destinataires, puis sur Utiliser la liste existante
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7. Sélectionner Adressespro.xlsx
8. Sélectionner adresses$ puis cliquer sur OK
9. Refaire les mêmes étapes que pour la lettre type Catalogue hiver
10. Enregistrer lettre type voyage.docx
11. Enregistrer le document final sous publipostage voyage.docx
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Bloc d'adresse
Champ de fusion
Titre
Champ de fusion
Titre
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CRÉER UN RÉPERTOIRE
1. Créer un nouveau document
2. A partir d'un fichier Excel listeSalaries.xls, vous allez créer un répertoire (une liste),
avec certains champs, NomEmp, Prénom, Service et Statut
3. Insérer un tableau 4 colonnes, 1 ligne
4. Sélectionner le tableau
5. Dans l'onglet Outils de tableau Création, Styles de tableau, sélectionner un style
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6. Cliquer sur l'onglet Publipostage, Zone Démarrer la fusion et le publipostage, puis
sur Démarrer la fusion et le publipostage
7. Cliquer sur Répertoire
8. Dans la zone Démarrer la fusion et le publipostage, cliquer sur Sélection des
destinataires, puis sur Utiliser la liste existante
9. Sélectionner listeSalaries.xlsx
10. Cliquer sur OK
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11. Cliquer sur Modifier la liste des destinataires
12. Dans la liste Service, cliquer sur Tri croissant et cliquer sur OK
13. Cliquer dans la première cellule du tableau et cliquer sur Insérer un champ de fusion
: NomEmp
14. Cliquer dans la deuxième cellule du tableau et cliquer sur Insérer un champ de fusion
: Prénom
15. Cliquer dans la troisième cellule du tableau et cliquer sur Insérer un champ de fusion
: Service
16. Cliquer dans la deuxième cellule du tableau et cliquer sur Insérer un champ de fusion
: Statut
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17. Enregistrer le document sous modele repertoire.docx
18. Cliquer sur Terminer et fusionner dans l'onglet Publipostage
19. Sélectionner Modifier des documents individuels, pour visualiser le résultat de la
fusion sans imprimer
20. Sélectionner Tous et cliquer sur OK
21. La liste s'affiche et comprend plusieurs pages
22. Enregistrer le document final sous repertoire salaries.docx
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