openCourrier Documentation

Version 4.0

openMairie

30 05 2017
 Table des matires

1 Manuel de lutilisateur 3
1.1 Manuel de lutilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1.1 Prambule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1.2 Ergonomie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1.2.1 Connexion, dconnexion et permissions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1.2.1.1 Connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1.2.1.1.1 Navigateur Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.1.2.1.1.2 Saisie des informations de connexion . . . . . . . . . . . . . . 5
1.1.2.1.1.3 Connexion choue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.1.2.1.1.4 Connexion russie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.1.2.1.2 Dconnexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.1.2.1.3 Les droits et profils des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1.2.2 Ergonomie gnrale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1.2.2.1 Le logo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.2.2.2 Les actions personnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.2.2.3 Les raccourcis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.1.2.2.4 Le menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2.2.5 Les actions globales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2.3 Ergonomie des formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2.3.1 Les listings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2.3.1.1 Les actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2.3.1.2 En haut gauche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2.3.1.3 A gauche devant chaque lment . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.1.2.3.1.4 Sur llment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.1.2.3.1.5 Divers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.1.2.3.2 Les formulaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.1.2.3.2.1 Les onglets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.1.3 Gestion des courriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.3.1 Saisir un courrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.3.1.1 Courrier arrive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.1.3.1.2 Courrier dpart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.1.3.2 Lier un courrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.1.3.3 Saisir une tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.1.3.4 Tlcharger un fichier / dossier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.1.3.5 La recherche de courriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.1.3.6 La recherche de tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.1.3.7 Les tches non soldes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.1.3.8 Les archives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.1.4 Traitement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.1.4.1 La remise zro des registres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.1.4.2 Larchivage des courriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.1.5 Paramtrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

i
 1.1.5.1 Tables de rfrences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.1.5.1.1 Le service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1.1.5.1.2 Le correspondant (metteur / destinataire) . . . . . . . . . . . . . . . 26
1.1.5.1.3 La bible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1.1.5.1.4 La civilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1.1.5.1.5 Le type de correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.1.5.1.6 Llu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1.1.5.1.7 La catgorie des courriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
1.1.5.1.8 La catgorie des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.1.5.1.9 Ltat des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
1.1.5.2 Paramtres gnraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
1.1.5.3 Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/var.inc . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
1.1.5.4 Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/config.inc.php . . . . . . . . . . . . . 34
1.1.5.5 Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/mail.inc.php . . . . . . . . . . . . . 34

2 Guide du dveloppeur 37
2.1 Guide du dveloppeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.1 Pr-requis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2 Dploiement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2.1 Installation des fichiers de lapplicatif . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2.1.1 Tlcharger larchive zip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2.1.2 Dcompresser larchive zip dans le rpertoire de votre serveur
web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2.2 Cration et initialisation de la base de donnes . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2.2.1 Crer la base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2.2.2 Initialiser la base de donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.1.1.2.2.3 Initialiser un jeu de donnes de dmonstration (optionnel) . . . 37
2.1.1.2.3 Configuration de lapplicatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.1.2.3.1 Positionner les permissions ncessaires au serveur web . . . . 38
2.1.1.2.3.2 Configuration de la connexion la base de donnes . . . . . . 38
2.1.1.3 Connexion lapplication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.1.3.1 Ouverture dans le navigateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.1.3.2 Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.1.4 En cas derreur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.1.4.1 Activer le mode debug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.1.2 Intgration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.2.1 Les principes dune application composite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.2.2 La golocalisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.1.2.3 Les widgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

3 Bibliographie 41

4 Contributeurs 43

ii
 openCourrier Documentation, Version 4.0

Note : Cette cration est mise disposition selon le Contrat Paternit-Partage des Conditions Initiales lIdentique
2.0 France disponible en ligne http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/fr/ ou par courrier postal Creative
Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

openCourrier est un logiciel de gestion de courrier entrant et sortant dans une organisation. Il est conu pour
traiter simplement larrive et le dpart de courrier sans se substituer aux traitements existants dans les logiciels
mtier (factures, demande demploi, autorisation durbanisme, ...). Il rpond un besoin de gestion de courrier
centralise avec un suivi de la relation citoyen (gestion de tches) dans une organisation ayant un organigramme
de traitement de courrier assez plat avec de nombreux mtiers comme les mairies (organigramme en rateau). De
ce fait, il ne gre quune seule numrotation de registre de dpart et darrive. (Il existe sur la forge de ladullact
dautre logiciel libre de courrier pouvant grer une multiplicit de registre de dpart et darrive).
Ce document a pour but de guider les utilisateurs et les dveloppeurs dans la prise en main du projet.
Bonne lecture et nhsitez pas nous faire part de vos remarques ladresse suivante : [email protected] !

Table des matires 1

openCourrier Documentation, Version 4.0

2 Table des matires

 CHAPITRE 1

Manuel de lutilisateur

Manuel de lutilisateur

Prambule

openCourrier est un logiciel qui permet de :

grer le courrier entrant/sortant dans une organisation.
lier des courriers entre eux.
affecter un courrier UN service de traitement.
associer des documents (courriers numriss, courriers dpart, rapport dintervention) pour constituer un
dossier depuis un courrier.
numriser le courrier arriv ( la vole dans un rpertoire) et en lassociant un numro de registre inscrit
automatiquement sur le courrier scann.
associer le courrier numris la vole dans un rpertoire en lui inscrivant le numro de registre et en
lassociant au dossier du courrier.
affecter une ou plusieurs tches des services (notification de ces services par email) dpendant ou non
du service de traitement : les tches peuvent ainsi tre suivies jusqu ce quelles soient soldes par les
services.

Ergonomie

Cette partie vise prsenter lergonomie du logiciel cest--dire dcrire la connexion lapplication, la structure
de lapplication, la navigation et lutilisation du menu, ainsi que la prsentation et la description des principaux
icnes. Cette rubrique peut sappliquer toute application mtier dveloppe avec OpenMairie.

3
openCourrier Documentation, Version 4.0

Contents
Ergonomie
Connexion, dconnexion et permissions
Connexion
Navigateur Web
Saisie des informations de connexion
Connexion choue
Connexion russie
Dconnexion
Les droits et profils des utilisateurs
Ergonomie gnrale
Le logo
Les actions personnelles
Les raccourcis
Le menu
Les actions globales
Ergonomie des formulaires
Les listings
Les actions
En haut gauche
A gauche devant chaque lment
Sur llment
Divers
Les formulaires
Les onglets

Connexion, dconnexion et permissions

Connexion

Note : Pour raliser cette tape, votre administrateur doit vous fournir une adresse Web pour accder lapplica-
tion, un identifiant utilisateur ainsi quun mot de passe. Ces lments auront t pralablement configur dans le
logiciel.

1.1.2.1.1.1 Navigateur Web Lapplication est accessible via un navigateur Web, pour y accder il faut saisir
ladresse Web fournie par votre administrateur dans la barre dadresse.

4 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Note : Ce logiciel est dvelopp principalement sous le navigateur Mozilla Firefox, il est donc conseill dutiliser
ce navigateur pour une efficacit optimale.

1.1.2.1.1.2 Saisie des informations de connexion Cet cran de connexion est compos de deux zones de texte
et dun bouton.

1.1. Manuel de lutilisateur 5

openCourrier Documentation, Version 4.0

Dans lcran didentification, il faut saisir son identifiant et son mot de passe puis cliquer sur le bouton Se
connecter .

Note : Lidentifiant et le mot de passe doivent tre saisis en respectant la casse, cest--dire les minuscules et
majuscules.

1.1.2.1.1.3 Connexion choue Si les identifiants saisis sont incorrects, un message derreur apparat et il faut
ressaisir les informations de connexion.

1.1.2.1.1.4 Connexion russie Si les identifiants sont corrects, vous tes redirig vers la page demande sur
laquelle le message suivant doit dafficher.

Dconnexion

Pour une question de scurit vidente, il est important de se dconnecter de lapplication pour quun autre utili-
sateur ne puisse pas accder au logiciel via votre compte utilisateur.
Laction Dconnexion est disponible tout moment dans les actions personnelles en haut droite de lcran.

6 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Une fois dconnect, cest le formulaire de donnexion qui saffiche avec un message expliquant la russite de la
dconnexion.

Les droits et profils des utilisateurs

Les droits et profils des utilisateurs permettent de limiter laccs aux informations et aux actions uniquement aux
personnes autorises. Chaque utilisateur est associ un profil. Le profil correspond un ensemble de permissions
de lutilisateur. Les profils sont hirarchiques et lists de faon croissante, cest dire que les permissions dun
profil son valable pour les suivants, par dfaut il existe cinq profils :
1. Consultation : peut visualiser les courriers arrives/dparts, les courriers archivs et les tches non sol-
des de son service, ainsi que les courriers recherchs de chaque service.
2. Utilisateur limit : peut modifier les tches non soldes de son service.
3. Utilisateur : peut ajouter ou modifier les courriers arrives/dparts de son service et les objets lis celui-
ci. Il peut aussi paramtrer lapplication : ajouter/modifier/supprimer les metteurs/destinataires, la
bible, les civilits, les types de correspondants et les courriers types.
4. Super utilisateur : peut faire les traitements concernant le registre et larchivage, les exports des ditions
et des requtes mmorises, le paramtrage des services, des tats, des sous-tats et des lettres type.
5. Administrateur : peut paramtrer les collectivits, les paramtres de lapplication, les profils, les droits,
les utilisateurs, les widgets, importer des tables et utiliser le gnrateur.
Chaque page de lapplication est associe un profil. Pour chaque accs une page, lapplication vrifie si luti-
lisateur a un profil suprieur ou gal au profil de la page consulte, si cest le cas lutilisateur donc le droit
daccder aux informations.
Les profils ainsi que leurs permissions associes sont modifiables par ladministrateur.

Ergonomie gnrale

Lapplication, sur la grande majorit des crans, conserve ses composants disposs exactement au mme endroit.
Nous allons dcrire ici le fonctionnement et lobjectif de chacun de ces composants. Cette structuration de lap-
plication permet donc lutilisateur de toujours trouver les outils au mme endroit et de se reprer rapidement.

1.1. Manuel de lutilisateur 7

openCourrier Documentation, Version 4.0

Note : Les actions et affichages de lapplication diffrent en fonction du profil de lutilisateur. Il se peut donc que
dans les paragraphes qui suivent des actions soient dcrites et napparaissent pas sur votre interface ou inversement
que des actions ne soient pas dcrites mais apparaissent sur votre interface.

Le logo

Cest le logo de lapplication, il vous permet en un seul clic de revenir rapidement au tableau de bord.

Les actions personnelles

Cet lment affiche plusieurs informations importantes.

La premire information est lidentifiant de lutilisateur actuellement connect ce qui permet de savoir tout
moment si nous sommes bien connects et avec quel utilisateur. Ensuite est not le nom de la collectivit sur
laquelle nous sommes en train de travailler. En mode multi, une action est disponible sur cette information pour
permettre de changer de collectivit. Ensuite la liste sur laquelle nous sommes en train de travailler, une action est
disponible sur cette information pour permettre de changer de liste. Enfin laction pour permettre de changer de
mot de passe et pour se dconnecter sont disponibles en permanence.

Les raccourcis

Cet lment permet dafficher des raccourcis vers des crans auxquels nous avons besoin daccder trs souvent.
Par exemple, ici nous avons un raccourci direct vers le tableau de bord.

8 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Le menu

Cet lment permet de classer les diffrents crans de lapplication en rubriques. En cliquant sur lentte de
rubrique, nous accdons la liste des crans auxquels nous avons accs dans cette rubrique.
Le nombre de rubriques disponibles dans le menu peut varier en fonction du profil des utilisateurs. Un utilisateur
ayant le profil Consultation naura probablement pas accs aux six rubriques prsentes sur cette capture.

Les actions globales

Cet lment permet dafficher en permanence le numro de version du logiciel. Ensuite les diffrentes actions sont
des liens vers le site officiel du logiciel ou vers la documentation.

Ergonomie des formulaires

De manire gnrale, il y a une rgle simple dans les applicatifs openMairie : on accde dabord un listing
dlments puis depuis ce listing on peut ajouter un nouvel lment ou modifier un lment existant en accdant
au formulaire ddi cet lment.

Les listings

Un listing est un tableau qui liste des lments rcapitulant des informations permettant didentifier un lment
parmi les autres.

1.1.2.3.1.1 Les actions

1.1.2.3.1.2 En haut gauche

Ajouter : cette action reprsente par un plus permet daccder au formulaire de cration dun lment.

Autre : il peut y avoir dautres actions positionnes ici qui reprsentent des actions que lon peut faire sur
un lot dlments par exemple.

1.1.2.3.1.3 A gauche devant chaque lment

Modifier : cette action permet daccder au formulaire de modification dun lment.
Supprimer : cette action permet daccder au formulaire de suppression dun lment.
Autre : il peut y avoir dautres actions positionnes ici qui permettent deffectuer des actions rapides sur
llment.

1.1. Manuel de lutilisateur 9

openCourrier Documentation, Version 4.0

1.1.2.3.1.4 Sur llment

Modifier : cette action permet daccder au formulaire de modification dun lment.

1.1.2.3.1.5 Divers
Afficher les lments expirs : sur les lements qui possdent une date de validit, par dfaut les l-
ments qui sont dans le pass napparaissent pas, il est ncessaire de cliquer sur cette action pour les faire
apparatre. Laction se situe au dessus du tableau.
Imprimer le listing en PDF : sur les lments pour lesquels ldition existe une action reprsente par une
imprimante permet de tlcharger un pdf qui reflte le contenu du listing sans aucun filtre de recherche.
Laction se situe au dessus du tableau.

Les formulaires

Un formulaire dans cet applicatif peut soit tre soit dajout, soit de modification, soit de suppression.
Voici lexemple dun formulaire en mode modification.

Les actions de formulaires :

Modifier : cette action permet daccder au formulaire de llment en mode modification. Une fois le
formulaire de modification valid alors un bouton retour nous permet de revenir au listing des lments.
Supprimer : cette action permet daccder au formulaire de llment en mode suppression. Une fois le
formulaire de suppression valid alors un bouton retour nous permet de revenir au listing des lments.

1.1.2.3.2.1 Les onglets Sur le formulaire dun lment, il peut apparatre plusieurs onglets qui correspondent
des lments lis llment en cours. Un onglet prsente un listing de ces lments lis avec des actions qui
permettent galement daccder des formulaires sur ces lments lis.
Par exemple sur limage suivante, on peut voir sur le profil un onglet tableau de bord qui liste les tableaux de
bord lis au profil utilisateur.

10 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Gestion des courriers

Ce chapitre vous propose dutiliser la gestion de courrier.

Contents
Gestion des courriers
Saisir un courrier
Courrier arrive
Courrier dpart
Lier un courrier
Saisir une tche
Tlcharger un fichier / dossier
La recherche de courriers
La recherche de tches
Les tches non soldes
Les archives

Les lments permettant la gestion du courrier sont disponibles dans la rubrique (Courrier) du menu.

Saisir un courrier

Les courriers sont saisis soit en courrier arrive soit en courrier dpart.

Courrier arrive

(Courrier Courrier arrive)

Ce sont les courriers entrants dans lorganisation.

Dans ce listing les actions possibles depuis le tableau sont :

1.1. Manuel de lutilisateur 11

openCourrier Documentation, Version 4.0

Accder au tableau de bord du courrier

Tlcharger ldition PDF Rcapitulatif du courrier
Tlcharger ldition PDF Accus de rception (ce courrier est paramtrable via le menu (Administration
Etat)
Il est possible de crer ou modifier un courrier arrive dans le formulaire ci dessous.

Il est saisi dans courrier arrive :

le premier courrier scann du rpertoire utilisateur (si un SCAN existe) associer saffiche
Si une rponse est souhaite ce courrier : permet de crer automatiquement une tche associe. Ce champ

12 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

est visible seulement si loption autocreation_tache est activ paramtrable par ladministrateur technique.
la nature : lettre mail ... (paramtrable par ladministrateur technique)
la date arrive (date du jour par dfaut) et date du courrier [obligatoire] (Vous pouver utilisez le calendrier)
lmetteur : nom, prnom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un metteur
actif dans la table metteur en appuyant sur la flche et de sauvegarder un metteur en cochant la case (en
ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des donnes de lemetteur est rapatri dans la table
courrier
lObjet : possibilit dutiliser des textes paramtrs en appuyant sur le lien bible
la catgorie de courrier
le service : service charg du traitement, obligatoire et eventuellement le rfrent
la diffusion : service(s) ou lu(s) ayant une copie (facultatif)
Tableau de bord dun courrier arrive

Courrier dpart

Cette fonctionnalit est optionnelle dans lapplication, il est possible dactiver ou de dsactiver la fonctionnalit
dans le paramtrage (paramtrage de loption courrier dpart).
(Courrier Courrier dpart)
Ce sont les courriers sortants de lorganisation.

Il est possible de crer ou modifier un courrier dpart dans le formulaire ci dessous.

1.1. Manuel de lutilisateur 13

openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est saisi dans courrier dpart :

la nature : lettre mail ... (paramtrable par ladministrateur technique)
la date signature (date du jour par dfaut) et la date de dpart
le destinataire : nom, prnom, adresse, CP, Ville, type de correspondant. Il est possible de chercher un
destinataire actif dans la table metteur en appuyant sur la flche et de sauvegarder un metteur en cochant
la case (en ajout seulement). Si un emetteur est choisi, l ensemble des donnes de lemetteur est rapatri
dans la table courrier

14 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

lObjet : possibilit dutiliser des textes paramtrs en appuyant sur le lien bible
le service : service charg du traitement : obligatoire et eventuellement le rfrent
la diffusion : service(s) ou lu(s) ayant une copie (facultatif)
Tableau de bord dun courrier sortant

Rgles :
Il est noter que si un courrier scann est associ lors de lajout du dun courrier, il est rajout un enregistrement
dans la table dossier avec sur le scan en rouge, le numro de registre et sa date darrive.
Il est conseiller de rajouter un utilisateur spcifique pour le scan.

Lier un courrier

Il est propos de dcrire dans ce paragraphe la liaison de courrier.

1.1. Manuel de lutilisateur 15

openCourrier Documentation, Version 4.0

La liaison des courriers se fait en 3 tapes :

1. dans le formulaire courrier_depart ou courrier_arrivee, appuyer sur le plus (ajout de courrier li)
2. le moteur de recherche de courrier apparait, saisir votre recherche et valider

3. une liste de courrier correspondant la recherche apparait, valider le courrier

le courrier correspondant est li

La liaison stablit par un numro commun aux courriers lis qui font chacun rfrence aux autres...

16 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Saisir une tche

Cet onglet permet de saisir les tches associes aux courriers.

Il est propos de dcrire dans ce paragraphe la saisie dune tache associ un courrier arrive.

Il est possible de creer ou modifier une tche dans le formulaire ci dessous

Il est saisi :
ltat de la tche
la catgorie de la tche
la date butoir
la date excution
le Solde : Oui si solde, Non sinon. (Voir traitement : courrier -> taches non soldes)
le Service de traitement de la tache (les services fils ou sous service)

1.1. Manuel de lutilisateur 17

openCourrier Documentation, Version 4.0

observations : Texte libre

Chronorponse ventuellement Texte libre ou courrier li

Tlcharger un fichier / dossier

Avertissement : Il est impratif de sauvegarder le rpertoire trs/ o sont stocks les documents. Il faut donc
conserver ce rpertoire en cas de changement de version. Il faut donner apache les droits dcriture sur ce
rpertoire.

Le dossier sert conserver lensemble des documents relatifs au courrier :

le courrier arriv scann (voir paragraphe saisir le courrier)
les courriers dparts (au format PDF)
les divers rapports dintervention
les pices jointes ...
Il est propos de dcrire dans ce paragraphe lupload de document dans les dossiers dans longlet dossier dun
courrier dpart ou arrive.
Les documents du dossier sont lists dans longlet dossier

Il est possible de creer ou modifier un dossier dans le formulaire ci dessous

Les zones saisir sont les suivantes :

le fichier associer depuis son poste de travail
Le fichier est stock dans le rpertoire trs par centaine
exemple : pour le courrier 1051 ; le fichier est stock sous le nom 10/a_1051.pdf si courrier arrive
et d_1051.pdf si courrier dpart et ventuellement d_1051_2.pdf si un deuxime courrier dpart est
implment...
la date
lobservation : champ texte

18 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

le type : dpart ou arriv

La recherche de courriers

(Courrier Recherche Courrier)

La recherche des courriers est accessible pour chaque profil dutilisateur et permet de visualiser tous les courriers
entrants et sortants de lapplication.

Les critres de recherches sont sauvegards au changement de page.

La recherche de tches

(Courrier Recherche Tche)

La recherche des courriers est accessible pour chaque profil dutilisateur et permet de visualiser toutes les tches
de lapplication.

1.1. Manuel de lutilisateur 19

openCourrier Documentation, Version 4.0

Les critres de recherches sont sauvegards au changement de page.

Les tches non soldes

(Courrier Tche non solde)

la liste des taches non soldes est accessible en : courrier -> tche non solde

Il est possible de modifier une tche non solde dans le formulaire ci dessous
(Saisir une tche)

20 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Les archives

(Courrier Archive)

Avertissement : Larchivage des courriers une date prcise se fait sur la date du courrier sans vrification
des dates ou de lexcution des taches associes

la liste des courrier archivs est accessible en : courrier -> Archive

Les archives ne sont pas modifiables et ne sont pas accessibles par le moteur de recherche.

1.1. Manuel de lutilisateur 21

openCourrier Documentation, Version 4.0

Traitement

Nous vous proposons dans ce chapitre de mettre en oeuvre les traitements.

Contents
Traitement
La remise zro des registres
Larchivage des courriers

Les lments permettant le traitements des courriers sont disponibles dans la rubrique (Traitement) du menu.

La remise zro des registres

Ce traitement est faire chaque dbut danne. Il remet zro la squence utilise pour les registres (les identi-
fiants des squences sont registre_seq pour les courriers arrive et registre_depart_seq pour les courriers dpart).
Ce traitement est accessible via le menu (Traitement Registre) :

22 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Larchivage des courriers

Ce traitement archive les courriers, dossiers et tches partir dune date. Il permet dacclrer les recherches.
Ce traitement est accessible via le menu (Traitement Archivage) :

Les archives ne sont pas modifiables et ne sont pas accessibles par le moteur de recherche. Elles sont uniquement
consultables via le menu (Courrier Archive) :
(Les archives)

Paramtrage

Le paramtrage permet dadapter openCourrier votre organisation.

Contents
Paramtrage
Tables de rfrences
Le service
Le correspondant (metteur / destinataire)
La bible
La civilit
Le type de correspondant
Llu
La catgorie des courriers
La catgorie des tches
Ltat des tches
Paramtres gnraux
Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/var.inc
Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/config.inc.php
Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/mail.inc.php

1.1. Manuel de lutilisateur 23

openCourrier Documentation, Version 4.0

Tables de rfrences

Les tables de rfrences sont disponibles dans la rubrique (Paramtrage) du menu.

Le service

(Paramtrage Service)
Il est propos de dcrire dans ce paragraphe la saisie dun service dans le menu paramtrage.
Les services sont lists dans loption service du menu paramtrage

24 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est possible de creer ou modifier une voie dans le formulaire ci dessous

Il est saisi :
code
libelle
diffusion oui/non (reoit ou non du courrier en traitement)
service pre (lien hirarchique)
Rgles :
seul un service pre peut attribuer des tches un service fils
paramtrage des services en om_utilisateur :
Le paramtrage service de lutilisateur est spcifique openCourrier

1.1. Manuel de lutilisateur 25

openCourrier Documentation, Version 4.0

cas particulier :
En affectant tous service dans la case service, les droits de l utilisateur stend tous les services
Gestion des scan
Les scans dun utilisateur sont stocks dans le repertoire trs/collectivite/utilisateur
exemple : scan/1/2 pour om_collectivite=1 et om_utilisateur=2

Le correspondant (metteur / destinataire)

(Paramtrage metteur / Destinataire)

Il sagit ici de ne saisir que les correspondants permanents ou frquents (prfecture, trsorerie, ...) pour viter de
resaisir les informations du correspondant chaque nouvelle saisie de courrier.
Lcran suivant permet de lister les diffrents correspondants ainsi que les actions possibles sur ces derniers.

Il est possible de crer ou modifier un correspondant dans le formulaire suivant.

26 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est saisi :
civilite
nom
prnom
adresse
complment
cp
ville
tlphone
type de correspondant
Note : Il est possible de crer un correspondant frquent/permanent directement depuis le formulaire de cration
de courrier en cochant la case cration metteur ou cration destinataire.

La bible

(Paramtrage Bible)
La bible sert complter lobjet dun courrier. Il est donc possible de stocker des phrases rutilisables lidentique
pour chaque courrier.
Les textes bibles sont lists dans le formulaire suivant

Il est possible de crer ou modifier bible dans le formulaire ci dessous

1.1. Manuel de lutilisateur 27

openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est saisi :
un libell affich en fentre lors de la saisie du courrier
un contenu rcupr dans objet_courrier lors de la saisie du courrier

La civilit

(Paramtrage Civilit)
La civilit correspond au titre de civilit dune personne. Elle est utilise dans lapplication lors de la saisie de
correspondants.
Lcran suivant permet de lister les diffrentes civilits ainsi que les actions possibles sur ces dernires.

Il est possible de crer ou modifier une civilit dans le formulaire suivant.

28 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est saisi :
le libell

Le type de correspondant

(Paramtrage Type de correspondant)

Le type de correspondant permet de catgoriser une personne. Il est utilis dans lapplication lors de la saisie de
correspondants.
Lcran suivant permet de lister les diffrents types de correspondant ainsi que les actions possibles sur ces der-
niers.

Il est possible de crer ou modifier un type de correspondant dans le formulaire suivant.

Il est saisi :
le libell du type de correspondant

Llu

(Paramtrage lu)
Les lus peuvent tre mise en copie sur les courriers.
Lcran suivant permet de lister les lus.

1.1. Manuel de lutilisateur 29

openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est possible de crer ou modifier un lu sur le formulaire suivant.

Il est saisi :
la civilit
le nom de llu
le prnom de llu
activer lauto-insertion en copie sur chaque courrier, pour cela il faut activer loption (voir paramtrable
par ladministrateur)

La catgorie des courriers

(Paramtrage Catgorie Des Courriers)

La catgorie des courriers permet de catgoriser un courrier. Elle est utilise dans lapplication lors de la saisie
des courriers et nest pas obligatoire.
Lcran suivant permet de lister les diffrentes catgories de courrier ainsi que les actions possibles sur ces der-
nires.

Il est possible de crer ou modifier une catgorie de courrier dans le formulaire suivant.

30 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est saisi :
le libell de la catgorie de courrier

La catgorie des tches

(Paramtrage Catgorie Des Tches)

La catgorie des tches permet de catgoriser une tache. Elle est utilise dans lapplication lors de la saisie des
tches. Cest un champ obligatoire.
Lcran suivant permet de lister les diffrentes catgories de tche ainsi que les actions possibles sur ces dernires.

Il est possible de crer ou modifier une catgorie de tche dans le formulaire suivant.

Il est saisi :
le libell de la catgorie de tche

Ltat des tches

(Paramtrage tat Des Tches)

Ltat des tches permet dindiquer lavancement dune tache. Il est utilis dans lapplication lors de la saisie des
tches. Cest un champ obligatoire.
Lcran suivant permet de lister les diffrents tats de tche ainsi que les actions possibles sur ces derniers.

1.1. Manuel de lutilisateur 31

openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est possible de crer ou modifier un tat de tche dans le formulaire suivant.

Il est saisi :
le libell de ltat de tche

Paramtres gnraux

Ce paramtrage permet de configurer certaines options spcifiques de lapplication. Il est accessible via le menu
(Administration Paramtre).
Voici le descriptif de ces paramtres :

32 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Paramtre Description
Nom du maire.
maire
Nom de la ville.
ville
Par dfaut : [annee]-[seq]. Caractristique du registre dans notre cas 2012-0001.
re-
gistre_arrivee
Par dfaut : [annee]-D-[seq]. Caractristique du registre dans notre cas 2012-D-0001.
re-
gistre_depart
Par dfaut : true. Utilisation du courrier dpart.
op-
tion_courrier_depart
Par dfaut : 1. Indique si les tches peuvent tre affectes uniquement aux services enfants
ser-
du service qui traite le courrier (1) ou tous les services de la commune (0).
vice_tache
Par dfaut : false. Affiche la gestion des lus sur les courriers (identique aux services).
option_elu
Par dfaut : false. Ajoute une case cocher sur les services et les lus pour quils soient
autoinser-
automatiquement en diffusion lors de lajout dun courrier.
tion_diffusion
Par dfaut : true. Cration automatique dune tche de rponse lors de la cration dun
autocrea-
courrier.
tion_tache
Par dfaut : 15. Dlai de rponse un courrier. Permet de saisir la date butoir dune tche
de-
cre automatiquement.
lai_reponse
Par dfaut : false. Possibilit au service de voir les lments de ses sous services.
vue_sous_service
Par dfaut : false. Active la golocalisation des tches.
vop-
tion_localisation

Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/var.inc

Ce paramtrage est rserv ladministrateur technique de lapplication. Il permet de configurer des options
critiques ou des listes de rfrences non destines tre modifies rgulirement. Il est accessible via le systme de
fichiers directement sur le serveur. Il nest pas possible de modifier ce paramtrage via linterface de lapplication.
paramtres de dyn/var.inc
<?php
...

// nature dans objet courrier

$select_nature = array('','CH','F','L','LAR','MAIL','TEL','TLE');
$select_naturelib = array(
'Votre choix',
'Chronopost',
'Fax',
'Lettre',
'Lettre A/R',
'Email',
'T&eacute;l&eacute;copie',
'T&eacute;l&eacute;gramme',
);

// type dans objet courrier

$select_type = array('', 's');
$select_typelib = array('Votre Choix', 'signale');

...
?>

1.1. Manuel de lutilisateur 33

openCourrier Documentation, Version 4.0

Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/config.inc.php

Ce paramtrage est rserv ladministrateur technique de lapplication. Il permet de configurer des options
critiques ou des listes de rfrences non destines tre modifies rgulirement. Il est accessible via le systme de
fichiers directement sur le serveur. Il nest pas possible de modifier ce paramtrage via linterface de lapplication.
paramtres de dyn/config.inc.php
<?php
...

/**
* Configuration de la notification par mail des nouvelles taches attribuees aux utilisateurs du s
* Default : false
*/
$config['notification_email'] = false;

/**
* Mail de notification
*/
$config['notification_email_title']=utf8_decode("OpenCourrier [ville] : une nouvelle tche vous a
$config['notification_email_corps']=utf8_decode("Bonjour,
<br/><br/>
Une nouvelle tche vous a t affecte sur l'application openCourrier.<br/>
Vous pouvez la consulter en suivant le lien prsent ci-dessous :
<br/><br/>
<a href='http://demo.openmairie.org/opencourrier/scr/form.php?obj=tache&idx=[id_task]'>
Lien vers la tache.</a>
<br/><br/>
Cordialement,<br/>
L'administrateur de openCourrier, [ville].");

/**
* Configuration du nombre de colonnes sur le tableau de bord.
*/
$config['dashboard_nb_column'] = 2;

/**
* Option pour la gestion du scan automatique
* Cette option permet d'activer lors de l'ajout d'un courrier la rcupration
* dans le rpertoire ../scan/<ID_COLLECTIVTE>/<ID_UTILISATEUR>/ d'un fichier
* PDF qui aurait t pralablement scann et dpos dans ce rpertoire.
* Lors de l'enregistrement du courrier ce fichier est rattach au courrier
* via l'onglet dossier et le numro de registre est inscrit en rouge directement
* dans le PDF. Ce fichier est alors supprim.
* Valeurs disponibles :
* - true => Option active
* - false => Option dsactive
* Default : $config['option_scanpdf'] = true;
*/
$config['option_scanpdf'] = true;

...
?>

Paramtres spcifiques dans le fichier dyn/mail.inc.php

Ce paramtrage est rserv ladministrateur technique de lapplication. Il permet de configurer des options
critiques ou des listes de rfrences non destines tre modifies rgulirement. Il est accessible via le systme de
fichiers directement sur le serveur. Il nest pas possible de modifier ce paramtrage via linterface de lapplication.
paramtres de dyn/config.inc.php

34 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

<?php
...

/**
*
*/
$mail = array();

/**
* Informations sur $mail
*
* La variable $mail est un tableau associatif. Ce tableau peut, de ce
* fait, contenir plusieurs configurations de serveur mail diffrentes.
*
* Chaque serveur est reprsente par une cle de tableau. Ces cles se
* retrouvent dans le fichier database.inc.php et permettent d'associer
* une base de donnees precise a un serveur mail precis.
*
* Les autres cles de configuration :
*
* mail_host -> Adresse du serveur de mail
* mail_port -> Port d'ecoute du serveur de mail
*
* mail_username -> Identifiant de l'utilisateur du serveur de mail
* mail_pass -> Mot de passe de cet utilisateur
*
* mail_from -> Adresse email de l'expediteur
* mail_from_name -> Nom de l'expediteur
*/
$mail["mail-default"] = array(
'mail_host' => '',
'mail_port' => '',
'mail_username' => '',
'mail_pass' => '',
'mail_from' => '',
'mail_from_name' => '',
);

...
?>

1.1. Manuel de lutilisateur 35

openCourrier Documentation, Version 4.0

36 Chapitre 1. Manuel de lutilisateur

 CHAPITRE 2

Guide du dveloppeur

Guide du dveloppeur

Installation

Pr-requis

Vous devez avoir installer :

un serveur web (apache, ...)
PHP
le moteur de base de donnees PostGreSQL
Sous windows, il est facile de trouver de la documentation pour linstallation de ces lments en utilisant wamp
(http://www.wampserver.com/) ou easyphp (http://easyphp.fr/) par exemple.
Sous Linux, il est facile de trouver de la documentation pour linstallation de ces lments sur votre distribution.

Dploiement

Installation des fichiers de lapplicatif

2.1.1.2.1.1 Tlcharger larchive zip https://adullact.net/frs/?group_id=297

2.1.1.2.1.2 Dcompresser larchive zip dans le rpertoire de votre serveur web Exemple sous windows
dans wamp : wamp/www/opencourrier Exemple sous linux avec debian : /var/www/opencourrier

Cration et initialisation de la base de donnes

2.1.1.2.2.1 Crer la base de donnes Par dfaut la base de donnes sappelle opencourrier.

2.1.1.2.2.2 Initialiser la base de donnes Il faut initialiser les tables, les squences et donnes de param-
trage :
data/pgsql/init.sql
data/pgsql/init_metier.sql
data/pgsql/init_parametrage.sql

2.1.1.2.2.3 Initialiser un jeu de donnes de dmonstration (optionnel) Il est possible dinitialiser un jeu de
donnes pour tester lapplicatif avec des donnes de dmonstration :
data/pgsql/init_data.sql

37
openCourrier Documentation, Version 4.0

Configuration de lapplicatif

2.1.1.2.3.1 Positionner les permissions ncessaires au serveur web Exemple sous linux avec debian : chown
-R www-data :www-data /var/www/opencourrier

2.1.1.2.3.2 Configuration de la connexion la base de donnes La configuration se fait dans le fichier

dyn/database.inc.php :
// PostgreSQL
$conn[1] = array(
"opencourrier",
"pgsql",
"pgsql",
"root", // Remplacer ici le login de l'utilisateur PostgreSQL
"", // Remplacer ici le mot de passe de l'utilisateur PostgreSQL
"",
"localhost",
"",
"",
"opencourrier", // Remplacer ici le nom de la base de donnes
"AAAA-MM-JJ",
"",
"",
"",
"", // Remplacer ici la configuration du serveur mail
);

Connexion lapplication

Ouverture dans le navigateur

http://localhost/opencourrier/

Login

Utilisateur administrateur :
identifiant : admin
mot de passe : admin
Utilisateur dmonstration (si le fichier dinitalisation du jeu de donnes de dmonstration a t appliqu) :

identifiant : demo
mot de passe : demo
Le message de bienvenue doit tre affich Votre session est maintenant ouverte.

En cas derreur

Activer le mode debug

Il est possible dactiver le mode debug pour visualiser les messages derreur dtaills. Dans le fichier
dyn/debug.inc.php, il faut commenter le mode production et dcommenter le mode debug.
Mode production :
//define('DEBUG', VERBOSE_MODE);
//define('DEBUG', DEBUG_MODE);
define('DEBUG', PRODUCTION_MODE);

38 Chapitre 2. Guide du dveloppeur

 openCourrier Documentation, Version 4.0

Mode debug :
//define('DEBUG', VERBOSE_MODE);
define('DEBUG', DEBUG_MODE);
//define('DEBUG', PRODUCTION_MODE);

Intgration

Nous vous proposons dans ce chapitre de dcrire lintgration dopenCourrier dans le systme dinformation
principes dune application composite (mashup)
les fonds de cartes internet et golocalisation des taches
le tableau de bord parametrable (widget)

Les principes dune application composite

openCourrier permet de construire une application composite en intgrant des contenus venant dapplications
externes.
Suivant wikipedia : Une application composite (ou mashup ou encore mash-up) est une application qui combine
du contenu ou du service provenant de plusieurs applications plus ou moins htrognes.
http://fr.wikipedia.org/wiki/Application_composite
Les applications composites permettent de construire une application rapidement a un faible cot grace la fusion
de multiples services internet. Les composants sont facilement r utilisables
Il est dcrit ici les principes dintegration dopenCourrier dans le domaine de linformation gographique pour la
golocalisation des tches (option prvue dans une prochaine version).
Il est decrit ensuite lintgration au travers de tableau de bord personnalis.

La golocalisation

La golocalisation des tches est une demande de la DGST dArles non encore implment (fonctionnement prvu
sous postgresql)

Les widgets

openCourrier permet de construire une application composite en integrant des widgets dans le tableau de bord.
Le mode de fonctionnement des widget est dcrit dans le guide du dveloppeur openMairie.
Il est decrit ensuite lintegration au travers de tableau de bord personnaliss.

2.1. Guide du dveloppeur 39

openCourrier Documentation, Version 4.0

Il est donc possible de crer tout type de widget et de les intgrer dans un tableau de bord personnalis :
Dans notre cas ci dessus, lutilisateur demo a accs :
des applications externes

la mto Arles
l'horoscope du jour
les actualits via google
des applications internes

courriers non solds

des applications composites
finances, ressources humaines

40 Chapitre 2. Guide du dveloppeur

 CHAPITRE 3

Bibliographie

http://www.openmairie.org/telechargement/openMairie-Guidedudveloppeur.pdf/view

41
openCourrier Documentation, Version 4.0

42 Chapitre 3. Bibliographie
 CHAPITRE 4

Contributeurs

(par ordre alphabtique)

atReal
Florent Michon
Francois Raynaud

43