SYSTEME DARCHIVAGE Service
archives
ELECTRONIQUE (SAE) Fiche
pratique
Note d'information DGP/SIAF/2014/005 du 8 juillet 2014 relative la journalisation
des vnements.
Standard dEchange de Donnes pour lArchivage (SEDA) (Version 1.0 du 12
septembre 2012).
Modle conceptuel : OAIS (Systme ouvert d'archivage de l'information), Modle
Cadre
conceptuel destin la gestion, l'archivage et la prservation long terme de
lgislatif et
documents numriques (Version internationale : ISO 14721 : 2012).
rglementaire
Norme technique : Afnor NF Z42-013 de 2009, Spcifications relatives la
conception et lexploitation de systmes informatiques en vue dassurer la
conservation et lintgrit des documents stocks dans ces systmes (Version
internationale : ISO 14641-1 : 2012).
Note dinformation DGP/SIAF/2011/008 du 2 mai 2011 relative larchivage
numrique dans les collectivits territoriales.
Dfinition et objectifs
Un systme darchivage lectronique (SAE) est un outil informatique permettant la conservation
prenne et scurise des documents lectroniques. Une fois intgr dans un SAE, un document nest
plus modifiable et conserve donc sa valeur probante.
En ce sens, le SAE diffre dun serveur et dune GED :
Un serveur : outil de stockage ou de sauvegarde des donnes. Il nassure pas la gestion de ces
donnes ni le maintien de leur valeur probante.
Une GED : systme informatique permettant la gestion des documents lectroniques dans leur
utilisation quotidienne. Il ne peut pas en assurer la prennit sur le long terme (possibilit de dtruire
les documents) ni la prservation de leur intgrit (possibilit de les modifier).
Les quatre objectifs dun SAE
Objectifs Dfinitions Comment
- Vrification rgulire de ltat et de lexploitabilit des donnes.
- Migration des donnes vers de nouveaux supports et formats.
Assurer la lisibilit du document dans - Informations sur le format du document pour en permettre la
Prennit le temps restitution indpendamment de son environnement dorigine (inclus
dans les mtadonnes).
- Conservation des donnes dans un format standard prenne (ex :
PDF, XML).
- Vrification de lidentit de lauteur par la signature lectronique.
- Horodatage (association dune date et dune heure au document
Assurer lauthenticit du lectronique permettant de le sceller).
document cest--dire la non-
Intgrit modification possible du contenu et de - Vrification de la non-modification du document par la gestion des
la forme mtadonnes.
- Traage de toute modification d'une donne/document dans un
journal des vnements.
Dterminer lhistorique du cycle de vie - Horodatage.
du document : description de toutes - Enregistrement des transactions relatives aux documents dans un
Traabilit les oprations effectues journal des vnements horodat et sign pendant toute la dure
(consultations, migrations, etc.) de conservation.
Assurer la conservation du document - Dfinition des rgles daccs suivant la communicabilit (dans le
long terme. temps) et les utilisateurs.
Scurit
Limiter la communication suivant la - Duplication du document.
lgislation en vigueur. - Conservation dans des coffres distants ou sur serveur scuris.
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ELECTRONIQUE (SAE) Fiche
pratique
Les fonctionnalits : les prconisations de la norme OAIS
Etapes Objectifs Actions Equivalent archivage papier
- Archivage du document dcrit
- Archiver le document (mtadonnes dorigine et/ou
clos. ajoutes). - Versement physique des
Entre des dossiers avec bordereaux de
donnes - Verser le document dans - Transformation du document pour versements.
le SAE. tre lisible par nimporte quel outil
informatique (interoprabilit SEDA).
- Suivi du vieillissement.
Stockage / - Grer le support du - Gestion de lespace disponible. - Gestion physique des archives
conservation document. verses dans le local.
- Scellement numrique interdisant la
modification du document
- Description des documents. - Rdaction de linventaire.
- Recherches des documents ayant - Utilisation des instruments de
Gestion de - Grer la base de
fait lobjet de demandes de recherche.
donnes donnes.
communication.
- Rdaction de bordereaux
- Campagnes dliminations. dlimination.
- Rception des demandes de
- Utiliser lInterface entre le consultation.
Accs SAE et lutilisateur / - Communication du document.
lecteur. - Communication du document
lutilisateur / lecteur.
- Veille technologique en matire de
- Etablir des politiques de supports. - Vrification des conditions de
Planification
conservation sur le long conservation.
de la - Migrations des donnes.
prennisation terme. - Veille juridique.
- Suivi de lactivit des producteurs.
Externalisation
Depuis la loi n2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, les collectivits territoriales ont la possibilit
dexternaliser leurs archives lectroniques intermdiaires. Pour cela, elles doivent faire appel un
tiers-archiveur agr par les Archives de France, qui assure une conservation rpondant la lgislation
en vigueur.
Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter les fiches pratiques Externaliser vos archives et
Conservation des documents lectroniques sans SAE .
Le service Archives du CIG vous accompagne dans vos dmarches
darchivage lectronique.
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