Microsoft Project
2010
Fonctionnalits de
base
Microsoft Project est un logiciel de la suite Microsoft
Office. Il sagit dun logiciel de gestion de projet et plus
prcisment de gestion de planning de projet. Nous
allons voir ensemble les fonctionnalits de base du
logiciel qui ne reprsente que 10 % de ses capacits
Par ailleurs, vous pouvez insrer Ms project, Gestion du
Projet comme comptence sur vos CVs, une pure valeur
ajoute.
I. Le bandeau de dmarrage.
Comme tout logiciel de la suite Pack Office, MS Project est
structur autour dun bandeau dans lequel nous utiliserons
que 5 onglets.
Fichier : longlet classique pour enregistrer, imprimer
Tache : va permettre de travailler sur les diffrentes
taches du produit.
Ressource : va permettre de crer les ressources et de
les organiser.
Projet : va permettre de dfinir le projet
Affichage : pour grer les paramtres daffichage du
logiciel.
II. La mise en place dun projet
Pour apprendre se servir de ce logiciel, nous allons tudier
lexemple du projet suivant : le projet va commencer le 24
Avril 2017
Prdcesse Responsab
Tache Dure urs le
A : Etude du dossier 2j Alain
B : Modlisation 3D du
montage 7j A Bernard
C : Fabrication du
montage 8j E;B Cdric
D : Commande des
pices 1j A Delphine
E : Rception des pices 1 j D + 3 jours Eric
1. Prparation du projet
Il sagit dans cette tape de dfinir le calendrier, les cadences
de travail et la date de dbut du projet
Notre calendrier crer est le suivant : 7 h/j de
8h 12h et de 13h 16h. Le 27 fvrier est
chm dans lentreprise pour cause de
sminaire.
Il faut dans un premier temps mettre en place le calendrier de
travail de lentreprise. Licne
Modifier le temps de Travail permet de changer les
horaires et dajouter des jours chms ou fris dans le
calendrier. Deux possibilits de calendrier :
Le calendrier standard dun projet pour MS Project :
tous les jours 9h-12h et 14h-18h
Un calendrier personnalis en le crant et en donnant
vos propres horaires ( crer un nouveau calendrier
, , onglet exception pour dclarer un jour chm
ou spcifique
Onglet semaines de travail et icone dtail
pour dfinir chaque jours)
Dfinir les horaires de travail :
Il faut ensuite informer le dmarrage des taches lheure
souhait (ici 8 h). Pour cela , appuyer sur Option puis
dans longlet Panification indiqu un Dbut par
dfaut et une Fin par dfaut qui correspond au
calendrier mis en place.
Il faut enfin dfinir la date de dbut de projet et spcifier quon
utilise le calendrier que nous venons de crer.
Se placer dans longlet Projet puis Informations sur
le projet et entrer la date de dbut de projet (ici le 11
Dcembre 2012 remplacer par le 24 Avril 2017) et le
calendrier Standard remplacer par Mon Calendrier .
Pour finir, il faut lui demander de mettre en place un affichage
qui correspond notre calendrier crer. Pour cela, Clic droit sur
lchelle de temps du diagramme de Gantt puis Echelle des
temps
Onglet Priode chmes et choix du Calendrier.
Il est possible a postriori de dplacer un projet dans le temps
via licne Dplacer le projet et choisir la nouvelle date
de dbut de projet.
2. Squenage du projet
On peut remarquer 5 grandes taches ce projet:
Prdcess
Tache Dure eurs
A : Etude du dossier 2j
B : Modlisation 3D du
montage 7j A
C : Fabrication du
montage 8j E;B
D : Commande des
pices 1j A
D + 3
E : Rception des pices 1 j jours
On va rentrer ces taches dans le logiciel via longlet Tache
Chaque ligne correspond une tache qui porte un numro, un
nom, une dure. Concernant la dure, il est possible dindiquer
des minutes (1 min), des heures (1 h), des jours (pas besoin de
le prciser, cest ce qui est fait par dfaut) et des semaines (1
sm)
On peut mettre les prdcesseurs en utilisant les numros de
ligne de chaque tache (et uniquement les numros de lignes,
pas le nom des taches). Si plusieurs prdcesseurs, mettre des
;.
On peut remarquer alors la planification du projet au plus tt
partir de la date de dbut du projet.
Il est possible dinsrer des jours dattente entre deux taches
via la commande FD (exemple : ici la tache C dbutera 2
jours aprs la fin de la tache B):
On peut aussi mettre des jours de chevauchement entre deux
taches via la commande (exemple : ici la tache C commencera
une journe avant la fin prvue de la tache B):
Il existe dautres options pour dcaler les taches :
FD : fin dbut (la tache dbutera X jours aprs la fin de
la tache prcdente)
DD : dbut dbut (la tache dbutera X jours aprs le
dbut de la tache prcdente)
FF : fin fin (la tache finira X jours aprs la fin de la tache
prcdente)
DF : dbut fin (la tache finira X jours aprs le dbut de la
tache prcdente)
3. Planification automatique dun projet :
Un fois toutes les taches rentres et les prdcesseurs
indiqus, il est possible de demander au logiciel de planifier
automatiquement le projet :
Au plus tt (ds que possible)
Au plus tard (le plus tard possible)
Pour cela, un icone Information est prsent dans longlet
Tache .
Slectionner la ou les taches puis Cliquer sur
Informations , Avances et type de
contrainte et ensuite Ds que possible ou Le
plus tard possible
Il est aussi possible de planifier de manire manuelle en
dplaant les taches avec la sourie directement dans le
planning.
4. Organisation des taches en phase.
Pour MS Project, une phase est une tache rcapitulative.
Elle va vous permettre principalement de connaitre le temps
du projet ou dune partie du projet. Pour cela, insrer une ligne
(Clic Droit Insrer une tache) avant la 1er tche du projet.
Slectionner les taches de la phase et cliquez sur lIcne
Abaisser la tche
La tache rcapitulative (Projet) vous donne la dure du projet (9
jours), la date de dbut et la date de fin. Pratique
Il est possible de crer des grandes parties au projet et de
mettre des contraintes denchainement entre les grandes
parties comme on peut le voir dans cet exemple o le projet est
divis en 2 grandes parties 1 et 2 qui senchaine avec 1 jour de
dcalage.
5. Visualisation du chemin critique du projet
MS Project permet de visualiser rapidement le chemin
critique du projet via longle Format en cochant Taches
critiques .
Les taches du chemin critique apparaissent en rouge. Les
marges (libres) en noir.
III. La Gestion des ressources (Onglet
Ressources ).
Pour MS Project, une ressource est une personne travaillant sur
une ou plusieurs taches du projet. Il est possible de crer
autant de ressources possible et de leur affecter un cout et un
temps de travail (100% tant un temps plein, 50% un Mi-
temps, 125 % quivaut un temps plein et 25% dheures
supplmentaires)
1. Cration des ressources :
Dans longlet Tache puis licne droulant dans Vue ,
choisir Tableau des ressources
Lensemble des ressources et de leurs informations
saffiche. Avec longlet Ressources il est possible
dajouter des nouvelles ressources :
Ressources de travails : des hommes
Ressources matriels : des machines
Exercice : crer les ressources du projet en leur
affectant un temps plein chacun.
2. Affecter les ressources une tache.
Une fois les ressources cres, on peut les affecter aux
taches dans le diagramme de Gantt (menu droulant de
Vue dans onglet Tache ) en les slectionnant dans la
colonne des ressources
Il est tout fait possible daffecter plusieurs personnes une
mme tache. On remarque dans cet exemple que Cdric est
utilis sur 2 taches en parallle. Il est donc utilis 200%. MS
Project nous le signal par les petits bonhommes rouges dans la
1er colonne.
Par un clic droit sur les taches problme, on a la possibilit
de re-plannifier automatiquement les taches pour viter la
surcharge de Cdric. On pourrait aussi ignorer le problme et
le surcharger. Enfin, on peut aussi modifier manuellement le
planning pour lever la surcharge en dplaant la sourie les
taches dans le diagramme de Gantt.
Il est possible tout instant de visualiser lutilisation de
toutes les ressources via le Graph des ressources , les
surcharges sont indiqus en rouge.
IV. Suivi davancement dun projet
Une fois quun projet est rentr sur MS Project, il est possible
dassurer son suivi. Suivre le projet signifie que nous allons
informer un instant donn (une date) ltat davancement rel
du projet. MS Project sera alors capable de nous dire si le projet
est dans les temps par rapport la planification initiale, en
avance par rapport la planification ou en retard.
Reprenons lexemple du dbut du tutoriel :
Le projet a dbut le 4 fvrier. Il est constitu de 5
taches (A, B, C, D, E). Les dures et les enchainements
donnent la planification prvisionnelle suivante.
En thorie, le projet doit donc finir le 27 Fvrier. Chacune des
taches une date de dbut et de fin prvue par le logiciel.
Le projet commence vritablement le 4 Fvrier. Au bout dune
semaine, cest--dire le 11 fvrier, le chef de projet fait un
point davancement sur son projet. En interrogeant tous les
acteurs du projet, voil lavancement rel du projet :
La tache A est compltement finie
Seul 25 % de la tache B e t effectu. (il reste donc 75 %
du travail)
La tache C na pas commence.
La tache D est acheve 50 %
La tache E na pas commenc.
Le chef de projet souhaite savoir si le projet avance
conformment la prvision, sil est en retard ou en avance.
Si cela nest pas le cas il aimerait connaitre la nouvelle date
de fin de projet.
Pour faire cela, le chef de projet va faire appel MS Project en
utilisant longlet Projet .
1. Dfinir la date dtat
La premire action faire est de rentrer dans MS project la
date dtat. Cette date dtat correspond au jour o le chef de
projet fait son bilan davancement. Dans notre cas, la date
dtat est le 11 fvrier.
Cliquer sur licne Date dtat et rentrer la bonne date (11
Fvrier)
2. Informer MS Project de lavancement des
taches.
La deuxime action mener est dinformer MS Project de
ltat davancement des taches la date dtat. (Dans notre
cas : A 100%, B 25%, C 0%, D 50%, E 0%)
On se place tout dabord dans le mode Suivi Gantt :
Il faut insrer une nouvelle colonne qui permettra dentrer le %
de travail achev.
En cliquant sur licne Ajouter une nouvelle colonne,
slectionner % Achev
Par dfaut lavancement de toutes les taches est 0%,
nous allons le complter en fonction de lavancement rel
(Dans notre cas : A 100%, B 25%, C 0%, D 50%, E 0%)
Remarque :
Il est aussi possible de rentrer cet avancement, en
slectionnant une tache puis par un Clic Droit douvrir les
Informations et de complter le champ davancement.
Exercice : faire le suivi de projet sur lexemple de
cette partie.
3. Indicateur dtat dune tache
A partir de ce moment, MS Project est capable de nous dire
quelles sont les taches en avance ou en retard, la date dtat
(le 11 fvrier dans notre cas). Pour cela dans la partie tableau,
cliquer sur
Ajouter une nouvelle colonne
Choisir dans la liste la colonne Indicateur dtat .
Des icnes apparaissent pour nous dire si :
La tche est acheve
La tche est en retard
La tche est juste dans les temps.
4. Modification automatique du planning en cas
de retard
Attention cette fonctionnalit nest possible qu
partir de MS Project 2007. Pour les versions
antrieures, il faut le faire manuellement
(voir suite du tutorial)
Pour finir, MS Project sera capable de replanifier le projet en
prenant en compte lavancement rel rentr la date dtat.
Pour cela, se placer en mode de planification automatique en
slectionnant toutes les taches puis licne Planification
automatique :
Dans longlet Projet cliquez sur Mettre jour le projet
Puis Prvoir nouveau le travail en indiquant la
date laquelle il doit recommencer la planification (la
date dtat dans la majorit des cas).
On peut remarquer que MS Project fractionne les taches en
retard et dcale les parties non ralises des taches du projet
partir de la date dtat( le 11 fvrier).
La date de fin initiale du projet tait le 27 fvrier.
Finalement, en prenant en compte les retards constats le
11 fvrier, la nouvelle date de fin de projet sera le 30 fvrier
(soit 2 jours de retard).
Un tel suivi de projet peut tre effectu tous les jours par
exemple afin de dtecter au plus vite un retard.
5. Modification manuelle du planning en cas de
retard
Si vous possdez une version de MS Project antrieur la version
2007, la replanification automatique nexiste pas. Il faut dans ce cas
le faire manuellement en suivant cette procdure :
Dans un premier temps, se placer en mode de planification
manuelle en slectionnant toutes les taches puis licne
Planification manuelle :
Pour chacune des taches en retard (par exemple la B) cliquez
sur licne Fractionner . il va nous permettre de dcouper
la tche en 2 partie : une partie ralise et une partie non
ralise.
Pour faire cela, utiliser le curseur qui apparait sur le Gantt et
cliquez lendroit souhait (essayez dtre prcis, vous
pouvez utiliser un zoom du Gantt).
On remarque alors les taches fractionne :
On peut alors bouger manuellement les taches fractionnes
pour placer la partie non ralise la date dtat
On remarque que les autres taches (mme les taches lies) ne
bougent pas. Cest normal car on est en dplacement manuel.
On peut demander de replacer les taches lis via licne
Respecter les liaisons en ayant pris soin de slectionner
toutes les taches du projet.
On tombe sur le mme rsultat quavec la planification
automatique.
