QHSE_PR_01_R00
Procdure de matrise des
Approuv par : S. Ajaha documents Date de diffusion :10/11/2016
LISTE DE DIFFUSION :
DIRECTION
Service QUALITE HYGIENE SECURITE et ENVIRONNEMENT
Service VENTE et LIVRAISON
Service PRODUCTION et TECHNIQUE
Service LOGISTIQUE et APPROVISIONNEMENT
Service RESSOURCES HUMAINES
Service FINANCE et COMPTABILITE
Service COMMERCIAL et MARKETING
EVOLUTIONS:
Indice de rvision Nature de la modification Date
00 Cration de la procdure 07/11/2016
Rdig par : [Link] Rvis par : Approuv par :[Link]
Fonction : Responsable QHSE Fonction Fonction: DAF
Date:07/11/2016 Date : Date : 10/11/2016
Date de diffusion : 10 /11/2016
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Sommaire
I. OBJET..3
II. CHAMP DAPPLICATION....3
III. RESPONSABILITES........3
IV. REFERENCES..3
V. TERMINOLOGIE...3
VI. CODIFICATION.....4
VII. PRESENTATION ET CONTENU DES DOCUMENTS QUALITE.6
VIII. EXECUTION .....8
VIIII. LES DOCUMENTS ASSOCIES9
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La prsente procdure a pour objet de dcrire les oprations de cration ou de modification, de
validation et de diffusion et les rgles de codification des documents SONOFET.
II. CHAMP DAPPLICATION
Cette procdure concerne tous les documents qualit mis en place dans lusine : instructions,
procdures, enregistrements, mode opratoire.....
III. RESPONSABILITES
Responsables de service : responsables de la cration, de la modification et de la validation
technique des documents qualit mis en place dans leur service.
Responsables de la Qualit : responsable de la validation des documents qualit (validation sur
la forme), responsable de la diffusion et de la mise en place des documents qualit dans les
services concerns, responsable du retrait des documents qualit prims.
[Link]
Norme ISO 9001, version 2008,
Norme ISO TS 16949 V 2009 4.2.
V. TERMINOLOGIE
PROCEDURE
Rgle crite dorganisation qui dtermine la manire daccomplir une activit.
INSTRUCTION
Document spcifiant la manire dexcuter une tche.
ENREGISTREMENT
Document justifiant quune tche a t excute conformment une procdure ou une
instruction.
PROCESSUS
Systme d'activits qui utilise des ressources pour transformer les lments d'entre en lments
de sortie avec une valeur ajoute.
MODE OPERATOIRE
Ensemble des tapes suivre pour obtenir le rsultat souhait. Chaquetape est minutieusement
dcrite pour que le mode opratoire soit facile suivre.
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VI. CODIFICATION
Le code est constitu de 4 parties permettant lidentification du document :
XX - YY - ZZ - Rx
re me me me
1 2 3 4
XX : service concern
YY : initiale du type de document
ZZ : numro document
Rx : indice de rvision
Lettres Service
DR Direction
QHSE Qualit Hygine Scurit et Environnement
VL Ventes et Livraison
PT Production et Technique
LA Logistique et Approvisionnement
RH Ressources humaines
FC Finance et Comptabilit
CM Commercial et Marketing
Lettres Type de document
PR Procdure
IN Instruction
EN Enregistrement
MO Mode opratoire
PO Processus
CR Courrier
PC Plan de contrle
FC Fiche
FR Formulaire
TB Table
Exemple :
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VII. PRESENTATION ET CONTENU DES DOCUMENTS QUALITE
VI.1. PRESENTATION ET
CONTENU
Prsentation des procdures
Entte
Cartouche de bas de page
Contenu des procdures
La premire page contient :
Liste de diffusion
Historique des volutions de la procdure
Tableau dapprobation, vrification, rdaction
Puis les autres pages contiennent :
Objet
Champ dapplication
Responsabilits
Lexcution
Les documents associs
Autres chapitres variables suivant les procdures (contrles, Actions correctives mener
en cas de non-conformits,)
Prsentation des instructions
Entte
Cartouche de bas de page
Contenu des instructions (variables suivant les instructions)
Qui effectue la tche ?
Comment effectuer la tche?
Quel matriel utiliser ?
Quelles matires mettre en uvre?
Quels contrles effectuer ?
Quels enregistrements remplir ?
Que faire en cas de non-conformits ?
Prsentation des enregistrements
Entte
Cartouche de bas de page
Prsentation des courriers
Tous courrier doit tre imprim dans le papier entte et contient :
Lobjet
La rfrence (la rfrence contient Numro du courrier/lanne)
NB :
chaque courrier doit tre enregistr dans le cahier diffusion des courriers.
Une copie doit tre classe dans le dossier des courriers selon son numro de
rfrence.
Une copie doit tre scanne et archive dans un dossier numrique selon son numro de
rfrence.
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VI.2. ENTETE :
Lentte des documents comprend :
o Le logo de la socit
o Le titre du document
o La codification
o La date de diffusion
o Le nom de lapprobateur
Exemple:
VI.3. CARTOUCHE DE BAS DE PAGE
La cartouche de bas de page comprend:
Le code du document
Le numro de la page sur le nombre total des pages existantes.
Exemple:
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VIII. EXECUTION :
Enregistrement
Une fois le document est cre, il est enregistr dans la table de gestion des documents QHSE_TB
_01_R00. selon sa nature.
Cration
Une fois le besoin de cration dun document nouveau se justifie, les acteurs concerns se runissent
afin de discuter du fond et de la forme du document.
Rdaction
Le Rdacteur de la procdure dans laquelle le document sintgre, contrle la forme et le fond du
document.
Vrification
Le RQ vrifie le document quant leur forme avant que celui-ci ne soit appliqu.
Approbation
Tous les documents sont approuvs par la Direction.
Diffusion
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La diffusion du document est sous la responsabilit du responsable qualit .Les destinataires du
document sont nomms sur la page de garde de chaque procdure et fiche de poste.
Classement
Le RQ classe les originaux de tout document nouvellement cr. Le document dorigine porte la mention
APPROUVE est class dans des classeurs ou dans des dossiers par groupe de documents et scann dans le
systme .
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QUOI QUI COMMENT
Chaque personne a le droit de
Cration dun nouveau document qualit Personnel SONOFET proposer un document qui le voit
ncessaire
Le responsable du service
Examen du document Le responsable du service concern corrige et valide
concern techniquement le document
Contrle du document Le responsable qualit Le responsable qualit valide le
document (sur la forme)
Approbation du document Direction Le document est approuv par le
DG ou le DAF.
Le responsable qualit diffuse le
document sous forme de copie
Le responsable qualit dclars laide dun tampon
Diffusion du document APPROUVE bleu sur tous les
sites concerns de lusine et
lintgre aux documents qualit
dj existants.
Le responsable qualit conserve
loriginal du nouveau
Le responsable qualit document document dclar
Conservation du document
original Dans le dossier du
service qualit dans le serveur et
la direction.
Le responsable qualit met jour
les listes de diffusion des
documents qualit et les tables de
Le responsable qualit matire de chaque classeur
Mise jour de la table de qualit.
gestion des documents Le responsable du service
concern affiche un avis de
modification du document dans
Le responsable du service les ateliers et les services
Affichage dun avis de cration dun document concern concerns.
Le personnel de latelier ou du
Personnel du service concern service signe cet avis.
Signature de lavis de modification
Lavis de la modification du
Le responsable qualit document qualits est archiv par
Archivage de lavis de modification le service qualit (dure 1 an).
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VII.2. MODIFICATION, VALIDATION ET DIFFUSION DES DOCUMENTS QUALITE :
. Modification du document
Une fois le besoin de modification dun document se justifie, les acteurs concerns se runissent afin de
discuter les changements envisags.
Rdaction
Le rdacteur de la procdure dans laquelle le document sintgre, contrle si les modifications ont bien
t ralises.
Mise jour
Aprs que les modifications aient t effectues, une Mise Jour de ldition du document est faite sur
le fichier table de gestion des documents afin de matriser la documentation.
Les ditions des fiches de poste et des Enregistrements Relatifs la Qualit sont modifies
indpendamment des procdures.
Vrification
Le RQ vrifie les documents avant que ceux-ci ne soient diffuss et appliqus.
Approbation
Tous les documents sont approuvs par la Direction.
Diffusion
La diffusion du document est sous la responsabilit du responsable qualit. Les destinataires du
document sont nomms sur la page de garde de chaque procdure et fiche de poste.
Classement
Le Responsable qualit classe le document original de toutes les versions valides, en cours
dapplication, dutilisation, ou prims. Le document original est class dans un classeur ou un dossier selon sa
nature et scann dans le systme. Les documents prims portant la mention PERIME et ARCHIVE sont
classs dans des classeurs ou des dossiers.
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QUOI QUI COMMENT
Modification dun document Chaque personne a le droit de
Personnel SONOFET proposer une modification qui la
voit ncessaire
Examen du document Le responsable du service Le responsable du service concern
concern corrige et valide la modification
techniquement
Le responsable qualit valide la
Contrle du document Le responsable qualit modification (sur la forme)
Le responsable qualit diffuse le
document sous forme de photocopies
dclares laide dun tampon de
Diffusion du document Le responsable qualit couleur dtenu par le service qualit
sur tous les sites concerns de lusine
et lintgre aux documents qualit
dj existants.
Le responsable qualit conserve
Conservation du document Le responsable qualit loriginal du nouveau
document document dclar
original laide dun tampon de
couleur dtenu par le service qualit
Dans le dossier du service qualit.
Dtrioration du lancienne
version Le responsable qualit Le responsable qualit retire et dtruit
le document prim de chaque
classeur qualit.
Le responsable qualit archive
Archivage du document Le responsable qualit lexemplaire original du document
prim dans le dossier anciens
documents qualit du service qualit
dure darchivage 3 ans.
Le responsable qualit met jour les
Mise jour du table de gestion des docuents Le responsable qualit listes de diffusion des documents
QHSE_TB_01_R00 qualit et les tables de matire de
chaque classeur qualit.
Le responsable du service concern
Affichage dun avis de modification du document Le responsable du service affiche un avis de modification du
concern document dans les ateliers et les
services concerns.
Signature de lavis de modification Personnel du service concern Le personnel de latelier ou du
service signe cet avis.
Archivage de lavis de modification Le responsable qualit Lavis de la modification du
document qualits est archiv par le
service qualit (dure 1 an).
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VIIII-Les documents associs :
QHSE_TB_01_R00 Table de matrise des documents.
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