STOCKPRO : DU DEVIS AU RGLEMENT, LES APPORTS DU PGI
- DOSSIER TUDIANT SOMMAIRE :
LE CONTEXTE............................................................................................................................ 1/16
TRAVAIL FAIRE....................................................................................................................... 4/16
ANNEXES - DOCUMENTS 1 4................................................................................................... 5/16
ANNEXES - DOCUMENTS 5 8................................................................................................... 8/16
LES RESSOURCES..................................................................................................................... 11/16
LE CONTEXTE
PRSENTATION DE LENTREPRISE STOCKPRO
Date de cration : 1998
STOCKPRO est une socit franaise, spcialise dans le
Capital : 76 220
domaine du stockage de donnes informatiques.
Chiffre d'affaires : 1 220 000
STOCKPRO propose toute une gamme de solutions de stockage
Effectif : 15 salaris
scuris de type CDROM, DVDROM, DVD - ou +R/RW,
NAF : 518G
systmes de sauvegarde et solutions de gravure autonome.
La particularit de STOCKPRO est de ne concevoir que des gammes de produits exclusifs, dans tous
les environnements, et sans logiciel requis pour l'installation ou la configuration de son matriel.
Elle propose le concept du Plug & Play rseau afin de rpondre aux attentes des services
informatiques.
STOCKPRO
propose une gamme de produits oriente mtier :
ducation :
Tour de CD DVD, conue spcifiquement pour le milieu de lducation : CDI, laboratoires de
langues, mdiathques ou bibliothques. Elle permet de partager tous les modles de lecteurs
CD/DVD-Rom
Solution de gravure CD DVD pour la sauvegarde des productions
Juridique :
Le dossier partag, stockage permettant la mutualisation des donnes, la simplification de la
gestion et lamlioration de la scurit.
Le partage des guides juridiques permet daccder tous les titres de CD DVD pour la
connaissance des Lois et Rglements.
La gravure et sauvegarde : station bureautique de production de CD pour permettre tous les
acteurs de lentreprise de produire leurs propres CD avec contenus (fichiers informatiques,
dossiers clients, images, graphiques...).
PME/PMI
La solution de stockage dpartemental qui se substitue linvestissement dun serveur de
fichiers + dune tour de CD + dune solution de gravure et darchivage.
Dossier tudiant
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LE RLE DES DIFFRENTS ACTEURS DE LENTREPRISE
- Le dirigeant dfinit la stratgie de lentreprise, recrute les collaborateurs, coordonne leurs
activits.
- Lassistante gre les agendas, les dplacements, la participation aux salons des collaborateurs.
Elle remplace temporairement des collaborateurs absents.
- La directrice commerciale : Elle ralise des tudes auprs des clients et prospects, dfinit les
produits et services offerts par lentreprise, prsente les produits de lentreprise dans les salons, se
dplace chez les clients et contrle les activits du service.
- Lassistant commercial prend en charge les demandes de devis et les commandes des clients.
- Le responsable tudes est charg de la conception des produits de lentreprise proposs sur
catalogue et donne son avis sur la faisabilit des produits sur-mesure.
- Le responsable Montage gre la ralisation des produits sur catalogue et sur-mesure et le
rapprovisionnement des stocks de matires premires.
- La responsable magasin reoit les livraisons des fournisseurs, fournit les pices dtaches
latelier de montage, entre en stock les produits catalogue et prpare les livraisons pour les clients.
- Comptable enregistre les oprations courantes non-commerciales, prpare les budgets, ralise les
oprations dinventaire.
LORGANIGRAMME DE L'ENTREPRISE
S to c k P ro
M ic h e l P ie r r a t
D ir ig e a n t
E l o d ie N e c
A s s is ta n t
M a r ie L a p o in te
D i r e c t r i c e c o m m e r c i a le
M a rc S a v a rd
A s s is ta n t c o m m e r c ia l
P i e r r e B o i v in
R e s p o n s a b le E tu d e s
S o p h ie B o u c h a rd
E m i l ie n E ll o u e t
A m e lie L o m b r e t
R e s p o n s a b le m o n ta g e
R a c h e l l e M a t t a is
R e s p o n s a b le M a g a s in
R o c k T r e m b la y
C o m p t a b le
M o n te u rs
5 e m p lo y s
Lentreprise est prsente sur les salons professionnels, dans les annuaires professionnels, et dispose
dun show room dans ses locaux. Elle rcupre aussi des listes de clients potentiels qui elle
envoie des propositions commerciales. Lentreprise propose un catalogue en ligne sans tarifs en
raison de la grande volatilit du prix des composants.
Le service commercial emploie deux personnes. La directrice commerciale et lassistant
commercial sont les interlocuteurs privilgis des clients. La directrice commerciale informe les
clients, dfinit leurs besoins, l'assistant commercial gre les demandes de devis manant des clients
ainsi que leurs commandes.
Dossier tudiant
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LE PROCESSUS DE VENTE SUR CATALOGUE
Demande de devis
Les demandes de devis provenant des clients sont reues par lassistant commercial.
Lassistant consulte le compte du client afin de vrifier sa solvabilit. Si le client possde un solde
ngatif, lassistant prvient le client quil ne peut pas traiter sa demande. Sil sagit dun nouveau
client, il cre sa fiche.
Lassistant examine la demande de devis et consulte les stocks afin de vrifier la disponibilit du
produit. Si celui-ci nest pas disponible lassistant interroge latelier de montage pour obtenir un
dlai de ralisation, puis il tablit un devis destin au client.
Si la demande de devis ne peut pas aboutir (client insolvable, composants manquants pour raliser
le produit), lassistant contacte le client pour linformer du rejet de sa demande de devis. Le client
peut, sil le souhaite, rdiger une nouvelle demande de devis pour les produits disponibles.
Traitement des commandes
Chaque matin lassistant commercial dpouille des bons de commande reus et les devis accepts
(courrier, fax, mail). Il rapproche les commandes en attente avec les entres en stock.
Dans le cas dune commande, avant tout traitement, lassistant vrifie si le client est jour de ses
paiements. Dans le cas contraire, il avertit le client et refuse la commande.
Il consulte ensuite le stock et si le stock est suffisant, il saisit la commande, la valide afin que celleci soit traite par le magasinier. Si le produit est manquant il dclenche une demande de
rapprovisionnement auprs de latelier.
Dans tous les cas il avertit le client de la prise en compte de sa commande. Il lui prcise le dlai de
livraison.
Livraison et facturation
Le responsable magasin consulte rgulirement les commandes valides par lassistant commercial,
puis il prpare les produits et vrifie la prsence de chaque lment. Il tablit alors le bon de
livraison et la facture. Le premier sera remis au transporteur, le second envoy au client.
Rglement
Chaque jour, le comptable rcupre les rglements parvenus par courrier ou consulte les comptes
bancaires de lentreprise. Il procde alors leur enregistrement et au rapprochement avec la dette du
client. Chaque semaine il dite une balance ge et relance les clients qui ont dpass la date limite
de paiement.
Dossier tudiant
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TRAVAIL FAIRE
PREMIER TRAVAIL : ANALYSER DES FLUX ET DES TRAITEMENTS D'INFORMATION
1. Analyser le diagramme de flux correspondant la demande de devis (document 1) dans un
tableau de ce type :
N
d'opration
Opration
Acteur
metteur
Acteur destinataire
2. Complter le diagramme de flux du traitement des commandes (document 2).
3. Raliser les diagrammes de flux pour la livraison-facturation, le rglement et la relance clients.
4. Aprs avoir consult le diagramme vnements-rsultats relatif au traitement des devis
(document 3), indiquer :
- les activits du processus tudi,
- les vnements dclencheurs,
- les conditions de synchronisation,
- les conditions d'mission.
5. Complter le diagramme vnements-rsultats relatif au traitement des commandes (document
4).
6. Raliser les diagrammes vnements-rsultats relatifs la livraison-facturation et au rglement.
SECOND TRAVAIL : RALISER DES ACTIVITS SUR PGI
1. Composer des quipes de quatre tudiants.
2. Au sein de chaque quipe, attribuer un des rles suivants chacun : assistant commercial,
responsable magasin, comptable et directrice commerciale.
3. Raliser l'enchanement des travaux demands dans les fiches correspondant au rle de chacun
(documents 5, 6, 7 et 8) et rpondre aux questions de chaque fiche.
4. Prsenter les productions obtenues par les quatre tudiants dans un dossier.
Dossier tudiant
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ANNEXES
DOCUMENT
1 : Diagramme de flux d'informations relatif la demande de devis
DOCUMENT
2 : Diagramme de flux d'informations du traitement des commandes
Assitant
commercial
Magasin
Client
Dossier tudiant
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DOCUMENT
Priode
3 : Diagramme vnements-rsultats de la demande de devis
Client
Assistant commercial
Atelier
Type
Demande
Devis
laboration d'un devis
Vrification solvabilit
Consultation catalogue
Cration d'un devis
Manuel
Refus En stock A raliser
Refus
devis
Demande
dlai
Envoi
devis
Rponse
Devis hors stock
Rdaction rponse
Cration d'un devis
Accord
Manuel
Refus
Envoi
devis
Envoi
Refus
devis
Dossier tudiant
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DOCUMENT
Priode
4 : Diagramme vnements-rsultats du traitement des commandes
Client
Dossier tudiant
Commercial
Magasinier
Atelier
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DOCUMENT
5 : Fiche de travail de l'assistant commercial
ASSISTANT COMMERCIAL
Nom : Marc SAVARD
IDENTIFIANT et MOT DE PASSE : SAVARDM
FONCTION : Gestion des demandes de devis et des commandes
TCHES EFFECTUER
- Prendre connaissance des demandes
- Crer les devis demands
- Vrifier l'existence des clients et l'tat de leur
paiement
- Crer les clients, si ncessaire
- Vrifier la disponibilit des articles en stock
- Crer les lettres d'accompagnement du devis et
les envoyer en pices jointes de courriels
- Transfrer les devis dans la GED (en PDF)
RESSOURCES
- Messages des clients
- Commandes des clients
- Modes opratoires :
. Consultation et cration de clients
. Cration d'un devis
. Transfert d'un devis dans un
texteur
. Transfert d'un document dans la
GED
. Gnration d'un bon de commande
partir d'un devis
- Prendre connaissance des commandes
. Cration d'un bon de commande
- Comparer les bons de commande avec les devis
sans devis
- Vrifier la disponibilit des articles en stock
- Crer les bons de commande en ajoutant
ventuellement les frais de port
PRODUCTIONS
- Lettres d'accompagnement des devis
- Bons de commande
QUESTIONS
- Pouvez-vous accder au menu ACHATS ? Pourquoi ?
- Quel peut tre l'origine des courriels ?
- Comment allez-vous vrifier que le client a pay ses factures antrieures ?
- Qui a saisi cette information ?
- Comment le responsable du magasin aura t-il connaissance des commandes livrer ?
- Quel est l'intrt de transfrer les documents dans la GED ?
Dossier tudiant
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DOCUMENT
6 : Fiche de travail du responsable de magasin
RESPONSABLE MAGASIN
NOM : Rachelle MATTAIS
IDENTIFIANT et MOT DE PASSE : MATTAISR
FONCTION : Prparation des livraisons, dition des factures, contrle des stocks
TCHES EFFECTUER
- Consulter la liste des commandes prparer
- Prparer les livraisons
- tablir les bons de livraison et les factures
- Transfrer les bons de livraison et les factures
dans la GED (en PDF)
RESSOURCES
- Modes opratoires :
. Consultation des commandes
. Consultation des stocks
. Cration d'une facture
. Cration d'un bon de livraison
. Transfert d'un document dans la
GED
PRODUCTIONS
- Bons de livraison
- Factures
QUESTIONS
- Pouvez-vous accder aux menus ACHATS, ARTICLES ET STOCKS, RELATIONS
CLIENTS ? Pourquoi ?
- Qui a saisi les informations sur les commandes ?
- Avez-vous besoin de mettre jour les stocks ? Pourquoi ?
- Quel est l'intrt de transfrer les documents dans la GED ?
DOCUMENT
7 : Fiche de travail du comptable
COMPTABLE
NOM : Rock TREMBLAY
IDENTIFIANT et MOT DE PASSE : TREMBLAYR
FONCTION : Enregistrement des rglements, dition d'une balance ge et relance des
clients
TCHES EFFECTUER
- Contrler l'enregistrement des factures
- Prendre connaissance des rglements
- Saisir les critures de rglement
- Lettrer les critures
- diter la balance ge des clients
RESSOURCES
- Chques de clients
- Extrait du compte bancaire
- Modes opratoires :
. Consultation des critures de
vente
. Saisie d'une criture de
rglement
. dition d'une balance ge
PRODUCTIONS
- Balance ge des clients
QUESTIONS
- Pouvez-vous accder au menu ACHATS ? Pourquoi ?
- D'o proviennent les critures de vente ? Quelqu'un les a t-il saisies ?
Dossier tudiant
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DOCUMENT
8 : Fiche de travail de la directrice commerciale
DIRECTRICE COMMERCIALE
NOM : Marie LAPOINTE
IDENTIFIANT et MOT DE PASSE : LAPOINTEM
FONCTION : Contrle les activits du service, prend en charge les rclamations des clients
TCHES EFFECTUER
- Consulter l'ensemble des oprations
ralises avec un client
- Adresser un courrier au client
- Transfrer le courrier dans la GED (en
PDF)
RESSOURCES
Message de rclamation d'un client
Mode opratoire :
- Consultation d'un client dans le module
de GRC
PRODUCTIONS
- Lettre au client
QUESTIONS
- Pouvez-vous accder au module COMPTABILIT ?
- D'o proviennent les informations concernant le client ?
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LES RESSOURCES
Messages reus des clients par courrier lectronique
Client existant
De : nece@[Link]
A: savardm@[Link]
Objet : Devis
Michel,
Une nouvelle demande de devis traiter
Client crer
Monsieur,
Nous souhaiterions acqurir pour notre PME un disque dur de
500 Go et un graveur Blue ray + Hdd de 500 Go
Merci de nous faire parvenir un devis avec une option de
maintenance.
Cordialement,
F. Grimoni
Socit Grimoni
3 rue des Prs
95000 Argenteuil
[Link]@[Link]
Dossier tudiant
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Messages reus des clients par tlphone
MESSAGE TLPHONIQUE
Reu par : lodie
mis par : Atomic +
Objet : Demande de devis
- 2 Serveur de sauvegarde (SAUVBASE + RACK4U+HDD Hot
Swap)
Client crer
Suite donner :
Envoyer devis :
ATOMIC+ 12, bd Poissonnire 75009 PARIS
MESSAGE TLPHONIQUE
Reu par : lodie
mis par : Cabinet Herviet
Objet : Demande de devis
- Disque dur 250 Go Ultra DMA
- Lecteur DVD 16 X
Client existant
Suite donner :
Envoyer devis l'adresse du client
Dossier tudiant
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Commandes reues des clients
AZC
8 rue de Bezons
36000 Chateauroux
BON DE COMMANDE
Date:
Cde n: 1254
Rf
Fourn. : n1673
Nom : Stockpro
Adresse : 17 Av. H. Barbusse
94110 ARCUEIL
Description
Quantit Prix unitaire
1
Tour CD PRO lecteur
DVD-ROM 28 images CD
+ 20 Go de stockage +
256Mo R
Installation sur site
Montant
1830,00
1 830,00
525,00
525,00
HT
TVA 19,6%
TTC
Devis
pralable sans
transport
2 355,00
461,58
2 816,58
ATOMIC+
12 bd Poissonnire
75009 PARIS
BON DE COMMANDE
Date:
Cde n: 1255
Rf
Fourn. : n1673
Nom : Stockpro
Adresse : 17 Av. H. Barbusse
94110 ARCUEIL
Description
Quantit Prix unitaire
SAUVBASE +
RACK4U+HDD Hot Swap
Installation sur site
Transport
1
1
Dossier tudiant
Montant
2434,00
4864,00
525,00
40,00
525,00
40,00
5 429,00
1 064,08
6 493,08
HT
TVA 19,6%
TTC
Devis
pralable avec
transport
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ASTRAL FRANCE
14, rue mile Dubois
92420 VAUCRESSON
BON DE COMMANDE
Date:
Cde n: 1256
Rf
Fourn. : n1673
Nom : Stockpro
Adresse : 17 Av. H. Barbusse
94110 ARCUEIL
Description
Quantit Prix unitaire
Montant
Mmoire 512 Mo RAM
Disque dur 500 Go Ultra
DMA
2
1
78,00
250,00
156,00
250,00
Transport
40,00
40,00
446,00
87,42
533,42
HT
TVA 19,6%
TTC
Client existant
Sans devis
pralable avec
transport
EURO 3000
52, rue pot d'Etain
91100 CORBEIL
BON DE COMMANDE
Date:
Cde n: 1257
Rf
Fourn. : n1673
Nom : Stockpro
Adresse : 17 Av. H. Barbusse
94110 ARCUEIL
Description
Quantit Prix unitaire
Lecteur de DVROM
4
2 Graveurs Blue Ray + Hdd
de 500 Go
1
Dossier tudiant
Montant
30,00
120,00
2 808,00
2 808,00
HT
TVA 19,6%
TTC
Client crer
Sans devis
pralable sans
transport
2 928,00
573,89
3 501,89
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Chques reus par l'entreprise
CRDIT DE LA LOIRE
B.P.F. 2 816,58
Payez contre ce chque non endossable : Deux mille huit cent seize euros et 58
cts ........................................................................................................................................
STOCKPRO..................................................................................
Payable
Crdit de la Loire
Compensable Nantes
Tl. : 03/26/56/15/43
428942785324
AZC
8, rue de Bezons
36000 CHATEAUROUX
Reims le ................ / 200.
Signature
BANQUE POPULAIRE
Payez contre ce chque non endossable sauf au profit ......
Payez ...
rdiger
exclusivement
SIX MILLE QUATRE CENTQUATRE VINGT TREIZE
en euros
*EUROS HUIT CTS*
*STOCKPRO*
Payable en
France
chque n
*6 493,08*
Compte 05412477554128.
ATOMIC
12, bd Poissonnire
75009
PARIS ......................................................
......................
..................................................................
..........
A
LE
PARIS
01/XX/200X
(97
)
CRDIT LYONNAIS
B.P.F. 533,42
Payez contre ce chque non endossable : Cinq cent trente trois euros quarante deux
centimes.........................................................................................................................
STOCKPRO..................................................................................
Payable
Crdit Lyonnais
578410287440089
ASTRAL FRANCE
14, rue mile Dubois
Compensable Paris 92420 VAUCRESSON
Dossier tudiant
Reims le ............ / 200X
Signature
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BDP
r
d
i
g
e
r
e
x
c
l
u
s
i
v
e
m
e
n
t
e
n
e
u
r
o
s
Payez contre ce chque
BANQUE DE PARIS
Trois mille cinq cent un euros et quatre vingt neuf centimes
non endossable sauf au profit d'une banque ou d'un
tablissement assimil
___________________________________________________________________
3 501,89
STOCKPRO
________________________________________________________________
Payable
BDP VRY
N de compte
07902448156
N du chque
Dossier tudiant
EURO 3000
52, rue Pot d'tain
91100 CORBEIL
Fait Corbeil
____________________
Le
05/XX/200X__________
__________
Signature :
Page 16 sur 17
0037028
0061937410382
06908248000
Message de rclamation d'un client
MESSAGE TLPHONIQUE
Reu par : lodie
mis par : AZC Conseil
Objet : Rclamation
- Le disque de la tour DVD-Rom que je vous ai achet il y a
moins de trois mois est dj satur. Je pense donc qu'il y a eu erreur
de livraison par rapport ma commande.
Suite donner :
Vrifier l'historique de cette commande
Dossier tudiant
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