Athne Royal Thomas Edison
5e Technicien Commercial
[Link]
Keirsbilck Ludovic
Secrtariat Dactylo Bureautique
Le Classement
CONTENUS OPERATIONNELS ET SITUATIONS
D'APPRENTISSAGE
Le classement manuel
Selon des consignes ou en fonction des besoins:
identifier le type de classement utilis (lettres et documents commerciaux,
catalogues, etc.);
classer divers documents;
rechercher une information classe dans un support papier ou informatique.
Le classement informatique
Mettre en pratique les principales fonctions de lExplorateur de Windows :
dmarrer le logiciel ;
distinguer les dossiers et les fichiers ;
afficher les caractristiques sous forme dicnes ou de dtails ;
rechercher un fichier sur le disque dur en indiquant le nom du document ou des
mots du texte ;
Dans le cadre dune rorganisation de larchivage informatique :
attribuer un nom de dossier pertinent et y dplacer les fichiers adquats ;
copier un fichier dans un autre dossier et /ou sur un autre lecteur ;
renommer des fichiers et des dossiers ;
classer et trier des fichiers alphabtiquement et chronologiquement ;
supprimer des fichiers, des dossiers obsoltes et vider la corbeille ;
distinguer les extensions de fichiers et ouvrir un document ;
Comptences matriser la fin du module
Utiliser des rfrences courantes (fichiers, catalogues, rpertoires, tarifs,
annuaires, etc.): identifier l'ordre et le mode de classement (4.1.1).
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Le Classement manuel
Les qualits dun bon classement
Un bon classement doit tre complet :
Utiliser tout document utile
Simple : permettre une recherche rapide
Fiable : constater quaucun support me manque ou nest dclass
Peu encombrant : occuper un minimum de place
Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers
Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)
Discret : protger les documents contre des lments destructeurs et
contre Les indiscrtions
Identification du mot directeur
Dfinition du mot directeur
Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est dtermin
parmi un ensemble de mots appels (raison sociale, dnomination, rubrique)
Dtermination du mot directeur
Nom de la personne
Exemple :
Entreprise DUMONT et fils
Entreprise Abdel ALAOUI
Entreprise ROGEZ
Remarque : les articles le, la, les, sont considrs comme faisant
partie du nom sauf de et d
Exemple :
Entreprise de GAULL
Nom gographique
Le mot directeur est le nom gographique dans une rubrique
Exemple :
Htel CASABLANCA
Remarque : les points cardinaux et leurs composs sont considrs
comme mot directeur , galement le mot centre qui marque le
lieu.
Exemple :
Htel du Nord.
Htel du Nord du MAROC
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Le Classement Alphabtique
Le classement alphabtique est le plus pratiqu pour les documents concernant des
tiers : dossiers du personnel, tat informatiques nominatifs.
Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs des lettres dans
lalphabet.
Lapplication de cette rgle, simple pour les mots isols, est souvent dlicate pour
les dnominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut choisir, dans
chaque dnomination, le mot directeur.
Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en vidence en
vidence en indexant la dnomination.
La dnomination indexe est place lendroit le plus visible du dossier, compte
tenu du mode de classement adopt.
Rgle gnrale
On prend comme mot directeur de classement :
Le premier nom propre de la dnomination :
nom propre de la personne
nom propre gographique
nom publicitaire
ou, dfaut :
le premier verbe
ou le premier nom commun lexception des mots
ou adjectif pris substantivement compagnie et
socit
Les mots unis par un trait dunion doivent tre considrs comme un seul
mot.
Les abrviations, les chiffres et les sigles doivent tre transcrits en toutes
lettres.
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Exercice
Classe alphabtiquement les noms suivants.
Stassin
Adam
Delaunois
Adant
Bruyeer
Amand
Adam
Andali
Vandael
Armand
Soudan
Benadou
Vercauteren
Boulanger
Andali
Bruyeer
Soupar
Bruyre
Delaunoy
Delanois
Bruyre
Delaunois
Adant
Delaunoy
Vandaele
Soudan
Delanois
Soupar
Boulanger
Staquet
Armand
Stassin
Benadou
Vandael
Amand
Vandaele
Vasseur
Vasseur
Staquet
Vercauteren
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Le Classement Numrique
Le classement numrique consiste attribuer un numro chacun des lments
classer et ranger ces lments daprs lordre des nombres.
Lors de larrive dun nouvel lment, on lui donne le numro suivant. Si les
lments sont identifis par une dnomination, il est indispensable dtablir un
rpertoire alphabtique qui permet, connaissant la dnomination, de trouver
rapidement le numro de llment. La recherche seffectue ensuite sans
hsitation.
Exercice
lAthne Royal Thomas Edison de Mouscron, ce 25 janvier.
Mme Spileers, professeur de mathmatique, distribue les dossards en tenant
compte de l'heure d'inscription. L'lve qui s'inscrit le premier reoit le
dossard n 1, celui qui s'est inscrit juste aprs reoit le dossard n 2 et ainsi
de suite.
Indique le n de dossard de chaque lve de 3TQ dans la colonne concerne.
Procde au classement de chaque lve en fonction du temps ralis.
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Liste d'lves
Heure d'inscription
N dossard
Temps ralis
Classement
ABRASSART Patrice
13h00
11
25'45"
10
ANNSSEAU Ludovic
13h27
24
25'05"
BERTIN Anne-Lise
13h15
18
27'05"
16
BRUNO Franoise
12h35
26'40"
14
CANTINEAU Francine
13h02
12
28'51"
23
DHAINAUT Lise
13h10
16
25'25"
DUQUENNE Jimmy
12h38
28'15"
20
FANNI Lise
13h23
22
25'02"
GOBERT Michel
12h51
28'05"
19
HARDY Sylvain
12h58
10
25'13"
HENRY Logan
13h13
17
27'34"
17
HONOREZ Didier
13h21
21
25'58"
12
MEUNIER Marie
12h44
25'32"
MILANI Adriane
12h40
28'48"
22
PANIER Laurence
13h05
14
25'10"
POLOME Sabine
13h30
25
35'35"
25
PUCHE Jocelyne
12h54
27'52"
18
QUINET Aurlien
13h25
23
29'12"
24
SIMON Cdric
13h03
13
25'21"
SIMON Laurent
12h47
26'53"
15
SISTI Lydie
13h17
19
25'53"
11
VATEL Laure
12h42
25'15"
WAUTHIER Pierre
13h08
15
28'30"
21
WERY Anne
12h56
26'20"
13
ZANON Marie
13h19
20
25'37"
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Le Classement Idologique
Le classement idologique consiste ranger les lments par thmes.
Le plan de classement comporte la division de la matire en sujets, des sujets en
sous-sujets, etc.
Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en gnral classes dans lordre
alphabtique.
Exemple :
Voici le plan de classement dune documentation relative lquipement du bureau
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Exercice
Tu travailles la rdaction du magazine "Bon pied, bon il".
Classe les diffrents sujets dans lune des catgories suivantes :
sant ou psycho ou bien-tre ou famille ou beaut.
Voici la liste des sujets :
Lacupuncture: les aiguilles qui soulagent
Prvenir les dangers des accidents domestiques ge par ge
Le blues des ados
Lopration des seins sans cicatrices
Le don dorganes
La dpression nerveuse
La tuberculose
Le guide du savoir dormir et du bon rveil
La sinusite
Pouce ou ttine? Le pour et le contre
Faites rajeunir vos mains
Le guide des mamans
Lopration de lpaule
Cancer du poumon - Accident crbral Angine de poitrine Infarctus
Cancer du sein Sida Il est possible de les viter
La minceur par les plantes
La jalousie est une maladie
Spcial cheveux
Faites rajeunir vos mains
La minceur par les plantes
Lopration des seins sans cicatrices
Spcial cheveux
Le guide du savoir dormir et du bon rveil
Le guide des mamans
Pouce ou ttine? Le pour et le contre
Prvenir les dangers des accidents domestiques ge par ge
Beaut
Bien-tre
Famille
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Psycho
La dpression nerveuse
La jalousie est une maladie
Le blues des ados
Cancer du poumon - Accident crbral Angine de poitrine Infarctus
Cancer du sein Sida Il est possible de les viter
Sant
Lacupuncture: les aiguilles qui soulagent
Lopration de lpaule
La sinusite
La tuberculose
Le don dorganes
Le Classement Chronologique
Il consiste classer les dossiers dans lordre des dates, des plus anciennes aux plus
rcentes.
Il est utilis lorsque la date apparatre comme un lment essentiel didentification
dun document.
Toutefois, le document le plus rcent doit toujours tre plac sur le dessus.
Le classement chronologique est utilis particulirement pour le classement de la
correspondance, des revues et des journaux
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
Exercice
Lanne scolaire se termine. Le professeur dorganisation de bureau te
demande de classer par ordre chronologique les tests de lanne et de
complter le rpertoire.
Date
Intituls
8 juin
Analyse de lettres-types simples
10 octobre
Apprendre les relations
15 novembre-
Laccueil des visiteurs
12 fvrier
Lannuaire commercial
30 janvier
Lannuaire des particuliers
25 mai
La signalisation
16 fvrier
Le carbone
14 dcembre
Le classement alphabtique
13 mars
Le classement chronologique
17 avril
Le classement gographique
4 fvrier
Le classement numrique
5 mai
Le matriel de classement
10 juin
Le mobilier de classement
20 mars
Le papier autocopiant
4 avril
Le photocopieur
15 mars
Le rpertoire tlphonique
19 mai
Les diffrentes parties dune lettre
20 septembre
Les qualits de lemploy(e)
18 dcembre
Savoir transmettre un message
3 dcembre
Se prsenter
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
10
Rponse
Date
Intituls
20 septembre
Les qualits de lemploy(e)
10 octobre
Apprendre les relations
15 novembre
Laccueil des visiteurs
3 dcembre
Se prsenter
14 dcembre
Le classement alphabtique
18 dcembre
Savoir transmettre un message
30 janvier
Lannuaire des particuliers
4 fvrier
Le classement numrique
12 fvrier
Lannuaire commercial
16 fvrier
Le carbone
13 mars
Le classement chronologique
15 mars
Le rpertoire tlphonique
20 mars
Le papier autocopiant
4 avril
Le photocopieur
17 avril
Le classement gographique
5 mai
Le matriel de classement
19 mai
Les diffrentes parties dune lettre
25 mai
La signalisation
8 juin
Analyse de lettres-types simples
10 juin
Le mobilier de classement
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement manuel
11
Le Classement informatique1
Exercice 1 : Cration de fichiers
Source : Uni3-Genve
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
12
Exercice 2 : Cration dun dossier
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
13
Exercice 3 : Diffrentes possibilits daffichage
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
14
Exercice 4 : Classement par ordre alphabtique
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
15
Exercice 5 : Classement par thme
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
16
Exercice 6 : Cration de sous-dossiers lintrieur des sous-dossiers
Exercice 7 : suite
Exercice 8 : suite
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
17
Larborescence
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
18
Exercice 9
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
19
Les raccourcis
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
20
Exercice 10 : Cration de raccourcis
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
21
Exercice 11 : Cration dun raccourcis (autre mthode)
Athne Royal Thomas Edison | Le Classement informatique
22
Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier2
Quiconque travaille avec un ordinateur est appel crer des fichiers. Souvent pour soimme, parfois pour l'envoyer quelqu'un, la plupart du temps par courrier lectronique.
Alors, lorsque la petite bote Enregistrer sous apparat l'cran, le crateur est souvent
hsitant, ne sachant trop comment nommer le fichier.
Je dcris ici 3 rgles simples suivre, la porte de tous, pour choisir le nom d'un fichier.
En respectant ces 3 rgles, vous faciliterez non seulement votre propre travail, mais aussi
celui de toutes les gnrations venir qui travailleront partir de vos fichiers
informatiques.
Rgle 1: Les caractres permis pour nommer un fichier
Les caractres permis pour nommer un fichier sont les 26 lettres de l'alphabet
latin (le ntre), les 10 chiffres arabes (0, 1, 2, , 9), le point (.), le tiret bas (_) et
le trait d'union (-). Vous avez donc un total de 39 caractres parmi lesquels choisir
pour vos noms de fichier.
Il ne faut pas utiliser les espaces, les caractres accentus (, , , etc.) et les
signes de ponctuations autres que les 3 mentionns (apostrophe, barre oblique,
guillemets, etc.). Un exemple de mauvais nom de fichier serait:
Jrme et l'[Link]
Utilisez plutt
jerome_et_l_economie.pdf
Source : Miguel Tremblay
Athne Royal Thomas Edison | Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier
23
Rgle 2: Utilisation des chiffres, dont les dates, dans les noms de
fichier
On utilise souvent des chiffres pour nommer un fichier, notamment lorsqu'il y a une
srie de fichiers (des photos par exemples) ou encore un numro de version
(documentation_v_1.[Link]).
Dans la mesure du possible, il faut toujours utiliser un nombre constant de
caractres pour les chiffres, en utilisant le '0' plac au dbut du nombre.
Par exemple, lorsque l'on encode un CD de musique sur son ordinateur, on crira le
numro de la piste avec deux caractres, sachant bien qu'il y a souvent plus
de 9 pistes.
Une fois encods, les noms de fichiers seront comme ceci:
01_artiste_piste.mp3
02_artiste_piste.mp3
10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3
Suivre cette nomenclature est une bonne habitude car elle donne un ordre logique
lorsqu'une liste alphabtique des fichiers est utilise, ce qui est l'affichage par
dfaut le plus commun.
Si un nombre de caractres exact tait utilis, cela donnerait en ordre
alphabtique:
1_artiste_piste.mp3
10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3
...
2_artiste_piste.mp3
20_artiste_piste.mp3
Ce qui est moins logique, on en conviendra.
Pour les dates, la mme logique s'applique. De faon gnrale, il est prfrable
d'utiliser
la
nomenclature YYYYMMDD o YYYY reprsente
l'anne,
avec 4 chiffres, MM le mois (01 pour janvier, 02 pour fvrier, etc.) et DD le jour.
Par exemple, si vous avez des fichiers que vous voulez utiliser pour votre baladeur
mp3, vous devriez utiliser la date de publication telle que nrj_20120102.mp3 et
nrj_20120103.mp3.
Athne Royal Thomas Edison | Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier
24
Rgle 3: Choisir un nom significatif qui traversera le temps
Lorsque l'on cre un fichier, il faut lui choisir un nom qui aura un sens pour les
autres personnes et qui nous dira quelque chose si on le revoit dans plusieurs
annes.
C'est un exercice qui, souvent, n'est pas vident. Contrairement aux rgles 1 et 2,
on ne peut pas vrifier avec certitude si le nom choisi respecte la rgle 3.
C'est ici que vous pouvez faire ressortir votre ct artistique.
D'autre part, il faut viter de donner une signification aux lettres minuscules et
majuscules, car les architectes originaux d'un certain systme d'exploitation ont fait
le choix trs discutable d'ignorer la case des lettres dans les noms de fichier.
Ainsi, pour eux, [Link] et [Link] ont le mme nom.
Personnellement, je n'utilise que des lettres minuscules pour nommer des fichiers;
c'est simple suivre et a m'vite de me poser des questions.
Finalement, certains mots sont proscrire. Les mots nouveau et final par
exemple. Un fichier, sa cration, sera toujours nouveau . Cinq ans plus tard, a
risque d'tre un peu moins vrai. Quant au mot final , il est illusoire de penser
qu'un fichier va un jour en tre sa version finale. a va viter des contradictions
du genre final2 .
Conclusion
Les
fichiers
sont
les
mots
pour
communiquer
qu'utilisent
les
systmes
informatiques. Le respect de ces 3 rgles vous permettra d'viter les erreurs
d'interprtation par la quantit de systmes informatiques qui existe, ainsi que
ceux venir, et assurera ainsi la prennit de vos crations.
Et vous verrez, la satisfaction est grande lorsque, 8 ans plus tard, vous affichez la
liste des fichiers que contient un rpertoire perdu aux confins de votre systme et
que les noms de ces fichiers apparaissent dans le bon ordre et que vous comprenez
immdiatement de quoi il s'agit.
Athne Royal Thomas Edison | Les 3 rgles d'or pour nommer un fichier
25
Les extensions de fichiers
Une extension de fichier, galement nomme une extension de nom de fichier, est le
suffixe la fin d'un nom de fichier, qui indique de quel type de fichier il s'agit.
Par exemple, vous pouvez dire que le fichier "[Link]" est un fichier image JPEG,
bas sur l'extension ".jpg". De la mme faon, vous pouvez dire que "[Link]" est un
document texte et que "[Link]" est un document Microsoft Word. Il peut tre trs
utile de savoir quelles sont les extensions utilises par les types de fichiers les plus
courants.
Alors que la plupart des extensions de fichier sont constitues de trois caractres,
certaines en ont moins (.H, .PS) tandis que d'autres en ont plus (.FLAC, .TORRENT).
Lorsque vous double-cliquez sur un fichier, votre ordinateur utilise l'extension du fichier
pour dterminer quel programme devrait l'ouvrir. Il est possible de changer l'extension du
fichier, ce qui peut galement changer le programme que votre ordinateur utilise pour
ouvrir le fichier.
En consquence, vous devriez faire attention quand vous changez l'extension d'un fichier,
puisque votre ordinateur peut se retrouver incapable d'ouvrir le fichier.
Par exemple, si vous changez un fichier avec une extension .txt en une extension .doc,
Microsoft Word devrait l'ouvrir. En revanche, si vous changez un fichier .txt en un fichier
.jpg, le fichier ne s'ouvrira pas car le type de fichiers passera de texte image.
Puisqu'il y a des dizaines de milliers de logiciels disponibles, il y a galement des milliers
d'extensions de nom de fichier. Bien qu'il soit utile d'apprendre les extensions de fichier les
plus communment utilises, il n'est pas possible de se souvenir de toutes. Donc chaque
fois que vous voyez une extension que vous ne connaissez pas, rechercher sa signification
laide de Google.
Athne Royal Thomas Edison | Les extensions de fichiers
26
Extensions de fichiers communes
Extension
Catgorie
Type de fichier
Programmes
Apple QuickTime Player
Roxio Easy Media Creator
AVI
Vido
Fichier Audio Video Interleave
VideoLAN VLC media player
Microsoft Windows Media Player
Nullsoft Winamp
BMP
Image Matricielle
Fichier Image Bitmap
Adobe PhotoShop
Microsoft Windows Photo Gallery Viewer
Microsoft Word
DOC
Texte
Document Microsoft Word
[Link] Writer
Word Viewer
Microsoft Word 2010
DOCX
Texte
Document Open XML Microsoft Word
Microsoft Word 2007
[Link] Writer
EXE
Excutable
Fichier Excutable Windows
fonctionne seul
Adobe Flash Player
FLV
Vido
Fichier Vido Flash
FLV Player
Media Player Classic
GIF
Image Matricielle
Fichier Format Graphique Interchangeable
HTM
Web
Fichier HyperText Markup Language
HTML
Web
Fichier HyperText Markup Language
Adobe PhotoShop
Photoshop Elements
navigateur web
diteur texte
navigateur web
Dreamweaver
diteur de texte
JPEG
Image Matricielle
Fichier Image JPEG
JPG
Image Matricielle
Fichier Image JPEG
M3U
Audio
Fichier Liste de Lecture Mdia
M4A
Audio
Fichier Audio MPEG-4
Microsoft Photo Editor
Adobe PhotoShop
Microsoft Photo Editor
Adobe PhotoShop
Windows Media Player
Apple iTunes
QuickTime Player
Windows Media Player
MDB
Donnes
Base de Donnes Microsoft Access
MP3
Audio
Fichier Audio MP3
MP4
Vido
Fichier Vido MPEG-4
MPA
Audio
Fichier Audio MPEG-2
MPG
Vido
Fichier Vido MPEG
MSG
Texte
Message Email
Microsoft Access
Microsoft Windows Media Player
Apple iTunes
Apple QuickTime Player
Lecteur multimdia
Apple QuickTime Player
Apple QuickTime Player
Microsoft Windows Media Player
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook Express
Adobe Acrobat
PDF
Mise En Pages
Fichier Portable Document Format
Adobe Reader
Foxit Reader
Athne Royal Thomas Edison | Les extensions de fichiers
27
PNG
Image Matricielle
Graphique Rseau Portable
Microsoft Windows Photo Gallery Viewer
GIMP
Microsoft PowerPoint
PPS
Donnes
PowerPoint Slide Show
PowerPoint Viewer
OpenOffice Impress
[Link] Impress
Microsoft PowerPoint
PPT
Donnes
Prsentation PowerPoint
PPTX
Donnes
Document Open XML Microsoft PowerPoint
RAR
Compress
Archive Compresse WinRAR
WMA
Audio
Fichier Audio Windows Media
Microsoft Windows Media Player
WMV
Vido
Fichier Windows Media Video
Microsoft Windows Media Player
XLS
Donnes
Feuille Calcul Microsoft Excel
PowerPoint Viewer
Microsoft PowerPoint 2010
Microsoft PowerPoint 2007
IzArc
Winrar
Microsoft Excel
OpenOffice Calc
Microsoft Excel Viewer
XLSX
Donnes
Document Open XML Microsoft Excel
ZIP
Compress
Fichier Zipp
Microsoft Excel 2010
Microsoft Excel 2007
WinZip
IzArc
Athne Royal Thomas Edison | Les extensions de fichiers
28
