E4 - Processus et Paramtrage Finance

Semaine de cours SAP

CSC - ESIAL

COURS DE

Jean-Franois Cavalire

Sommaire
La comptabilit gnrale (FI-GL) La comptabilit client (FI-AR) La comptabilit fournisseur (FI-AP) La comptabilit des immobilisations (FI-AA) La comptabilit analytique (CO)

Plan du cours de la comptabilit gnrale (FI-GL)

RAPPEL
Modle de donnes SAP Socit Domaine dactivit Plan comptable SAP

SAISIE DUNE ECRITURE COMPTABLE

Sans rapprochement Avec rapprochement

MODIFICATION DUNE PIECE SAISIE DUNE FACTURE

RAPPEL
Intgration Factures MM,SD, Interface outil mtier, comptabilisation manuelle OD Restitutions comptables Compte de rsultat Bilan Reporting

Gestion des rglements

Lettrage / rapprochement

Travaux dinventaires

Sous- module

Principes de fonctionnement
Le module FI offre la possibilit dlargir les processus de prises de dcisions stratgiques pour les besoins financiers de la socit. Il centralise les donnes de la comptabilit financire dans un contexte international, avec de multiples socits, langages, devises et diagrammes de comptabilit.

Comptabilit gnrale (FI-GL)

Comptabilit fournisseurs (FI-AP) Comptabilit clients (FI-AR) Comptabilit bancaire (FI-BL) Comptabilit des immobilisations (FI-AA) Comptabilit budgtaire (FI-FM) Gestion des dplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spciaux (FI-SL)

Solution SAP
SD
Sales & Distribution

Donnes de base principales

FI
Financial Accounting

PS
Sales & Distribution

CO
Controlling

MM
Material Management

TR
Tresorery

PP
Production Planning

IM

SAP R/3
Client /serveur
PM CS
Customers Services

Investment Management

BW

QM
Quality Management Plant Maintenance

HUM WM TRA
Gestion des transports Handling Unit management Warehouse management

PLM
Product life Cycle Management

HR
Human resources

Socit SAP Type de pice Plan comptable Compte G/L Dates Clients Fournisseurs Banques Immobilisations

Modle de donnes SAP : Structures organisationnelles

Primtre de rsultat (CO-PA) 0 ou 1 n Primtre Financier (FM) 0 ou 1 0 ou 1 Socit 1 Organisation dachats (MM) n Division n
On peut paramtrer une dtermination du DA partir de la Division

Primtre analytique n n 1

1 n n Objets CO (ex Centres de cots)

1 n Organisation commerciale (SD)

n n Domaine dactivit

Pas de dpendances relles entre Socit et Domaine dActivit (sauf contrles ajouts par paramtrage)

La socit (ou lentit comptable)

Le concept de socit a pour objet didentifier les units dune organisation pour lesquelles un ensemble complet et indpendant de comptes doit tre produit Chaque socit constitue une structure comptable indpendante
Un plan de comptes (propre ou partag) lui est associ, ainsi quune devise de gestion Les critures sont numrotes et enregistres par socit et exercice comptable Les comptes sont tenus et produits par socit (balances, grands livres, journaux, documents de synthse) Les arrts priodiques et les traitements de clture sont raliss par socit
Fonction Objet SAP Mandant

Socit S/L Comptabilit

Socit

La majorit des traitements comptables peuvent tre effectus pour plusieurs socits en mme temps ( lexception de la gestion des rfrentiels) Des structures de centralisation ou de consolidation peuvent tre dfinies dans le cas dorganisations complexes

Domaine de valorisation

Division

Le domaine dactivit
Le concept de domaine dactivit a pour objet didentifier les entits organisationnelles qui correspondent un secteur dactivit ou un domaine de responsabilit spcifique
La dfinition des domaines dactivit est facultative dans le PGI Les mouvements comptables enregistrs par socit peuvent tre galement affects des domaines dactivit

Entreprise

Objets SAP

Mandant

Il est possible dtablir des tats financiers par domaine dactivit, des fins de restitution interne

Entit lgale

Socit

Production de bilans internes, comptes de rsultat ou de balances par branche ou domaine dexploitation dune entreprise Remarque : dautres objets du PGI hors comptabilit gnrale et financire tels que les centres de profit pourraient tre utiliss dans la mme optique que les Etablissement / Usine domaines dactivit / Dpt

Domaine dactivit

Division

Le Plan Comptable SAP

Dun point de vue fonctionnel :
Le plan comptable est constitu par la nomenclature des comptes de comptabilit gnrale
1 code, 1 libell court, 1 libell long

Un compte gnral dans SAP :

Est gr sous la forme dune fiche contenant lensemble des attributs du compte Peut tre bloqu pour comptabilisation (mais ne peut tre supprim sil a t mouvement) Doit tre cr dans un plan comptable et doit tre ouvert dans une socit pour pouvoir tre imput dans une criture

Le Plan Comptable SAP

Il existe plusieurs plans comptables dans SAP
Plan comptable oprationnel :
Utilis pour la saisie des critures Utilis pour la production des tats financiers Dfini au niveau mandant, certaines caractristiques sont communes toutes les entits : Dsignation du compte Groupe de comptes Lien avec le plan comptable groupe Chaque socit utilise tout ou partie du plan de comptes et les complte des attributs et proprits qui lui sont propres

A des fins de prsentation (restitution) et en aucun cas pour passer des critures Plan comptable groupe :
Permet dalimenter des comptes Groupe pour des besoins de restitutions

Plan comptable alternatif (ou national) :

Permet dalimenter des comptes nationaux pour des besoins rglementaires du pays

Saisie dune criture comptable Sans et avec rapprochement

Saisie dune criture

Modification dune pice

Saisie dune facture

Autres fonctionnalits du sous module FI-GL

Comptabilisation dune pice sans rapprochement

2

Comptabilisation dune pice sans rapprochement

1 2

Comptabilisation dune pice sans rapprochement

10

Comptabilisation dune pice sans rapprochement

12

11

Comptabilisation dune pice sans rapprochement

13

Comptabiliser une pice avec rapprochement

2

Comptabiliser une pice avec rapprochement

7

1 3 4

6 5

Comptabiliser une pice avec rapprochement

Donnes de base Notions SAP cls

Comptabiliser une pice avec rapprochement

5 1 3

Comptabiliser une pice avec rapprochement

3 2

Comptabiliser une pice avec rapprochement

Comptabiliser une pice avec rapprochement

7

Comptabiliser une pice avec rapprochement

Modification dune pice

Saisie dune criture

Modification dune pice

Saisie dune facture

Autres fonctionnalits du sous module FI-GL

Modification dune pice

2

1 2 1

Modification dune pice

Modification dune pice

Modification dune pice

6

Modification dune pice

Modification dune pice

Modification dune pice

Modification dune pice

Modification dune pice

Saisie dune facture

Saisie dune criture

Modification dune pice

Saisie dune facture

Autres fonctionnalits du sous module FI-GL

Saisie dune facture directe

2

Saisie dune facture directe

1 2 3 5 4

7 8

Saisie dune facture directe

3 1 4 2

Saisie dune facture directe

Informations relatives au(x) poste(s) de la pice

Saisie dune facture directe

4 5 3

Saisie dune facture directe

2

Autres fonctionnalits du sous module FI-GL

Saisie dune criture

Modification dune pice

Saisie dune facture

Autres fonctionnalits du sous module FI-GL

Autres fonctionnalits du sous module FI-GL

CONTREPASSATION
Individuelle En masse

Selon les raisons de contre-passation que vous avez choisies, une nouvelle pice est comptabilise dans le but de rapprocher les soldes mensuels ou le solde mensuel est simplement enregistr nouveau. RAPPROCHEMENT ET ANNULATION DUN RAPPROCHEMENT
Manuel Automatique Semi-automatique

OPERATIONS DE CLOTURE
Fermeture et ouverture des priodes (y compris priodes spciales) Report nouveau Provision pour perte de change Etc.

REPORTING (Bilan, compte de rsultat, journal, grand livre, divers)

Sommaire
La comptabilit gnrale (FI-GL) La comptabilit client (FI-AR) La comptabilit fournisseur (FI-AP) La comptabilit des immobilisations (FI-AA) La comptabilit analytique (CO)

Plan du cours de la comptabilit client (FI-AR)

DONNEES DE BASE PROCESSUS ACOMPTE / FACTURE COMPTABILISATION DE LENCAISSEMENT AFFICHAGE DE LA BALANCE ET DES POSTES CLIENTS

Rappel
Intgration Factures MM,SD, Interface outil mtier, comptabilisation manuelle OD Restitutions comptables Compte de rsultat Bilan Reporting

Gestion des rglements

Lettrage / rapprochement

Travaux dinventaires

Sous- module
Comptabilit gnrale (FI-GL) Comptabilit fournisseurs (FI-AP)

Principes de fonctionnement
Le module FI offre la possibilit dlargir les processus de prises de dcisions stratgiques pour les besoins financiers de la socit. Il centralise les donnes de la comptabilit financire dans un contexte international, avec de multiples socits, langages, occurrences et diagrammes de comptabilit.

Comptabilit clients (FI-AR)

Comptabilit bancaire (FI-BL) Comptabilit des immobilisations (FI-AA) Comptabilit budgtaire (FI-FM) Gestion des dplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spciaux (FI-SL)

Solution SAP
SD
Sales & Distribution

Donnes de base principales Socit SAP Type de pice Plan comptable Compte G/L Clients Fournisseurs Immobilisations

FI
Financial Accounting

PS
Sales & Distribution

CO
Controlling

MM
Material Management

TR
Tresorery

PP
Production Planning

IM

SAP R/3
Client /serveur
PM CS
Customers Services

Investment Management

BW

QM
Quality Management Plant Maintenance

HUM WM TRA
Gestion des transports Handling Unit management Warehouse management

PLM
Product life Cycle Management

HR
Human resources

Notions de comptes collectifs et auxiliaires

Les Comptabilits auxiliaires
Dans le PGI, les oprations enregistres dans le module FI-GL (comptabilit gnrale) sont imputes directement sur les comptes gnraux En revanche, lorsquelles doivent tre enregistres dans les modules de comptabilits auxiliaires (comptabilit fournisseur FI-AP, comptabilit client FI-AR), les oprations ne peuvent pas tre imputes directement sur les comptes gnraux mais sont obligatoirement imputes sur les comptes auxiliaires des tiers (fournisseur, client) Chaque tiers tant li dans le PGI un compte de comptabilit gnrale dit compte collectif et un seul, lvnement comptable intervenant sur un tiers est imput en temps rel en comptabilit gnrale sur le compte collectif gnral correspondant ce tiers

Exemple
en comptabilit auxiliaire Fournisseurs : compte collectif = 401 en comptabilit auxiliaire Clients : comptes collectifs clients = 41

Donnes de base

Donnes de base

Processus Acompte / Facture

Affichage de la Comptabilisation de lencaissement balance & des postes clients

Autres fonctionnalit s du sous module FI-AR

Donnes de base Un client est reprsent dans SAP par lintermdiaire dune fiche client Les fiches client prsentent trois groupes dinformation appeles vues :

Un ensemble de donnes client communes sur le systme (vue Mandant) Un client est cr une seule fois dans le systme. Ces donnes niveau mandant sont visibles par tous les utilisateurs. Un ensemble de donnes client propres la socit (vue Comptabilit) Ces informations sont renseignes pour chacun des clients que lon souhaite auxiliariser dans la comptabilit.

Un ensemble de donnes client propres au domaine commercial (vue ADV) Ces informations sont renseignes pour chacun des clients que lon souhaite facturer via le module SD (donnes vente et distribution).

Donnes de base
Les donnes gres dans la fiche client :
Certaines donnes doivent tre obligatoirement renseignes pour que l'enregistrement du client soit possible.
Donnes gnrales: Adresse, paramtrage (nSiren,) Paiement: [Link] [Link] Les crans de la fiche Client Comptabilisation: Gestion : Compta, Compte collectif Correspondance:

Pour assurer lintgration avec le module SD, la vue ADV de la fiche client doit tre gre et notamment les fonctions partenaires :
Donneur dordre (celui qui commande la marchandise), Client livr (celui qui reoit la marchandise), Client destinataire de la facture (celui qui reoit la facture), Client payeur (celui qui paie la facture).

Donnes de base Cration fiche client (1/4)

2

Donnes de base Cration fiche client (2/4)

1 2 3

4 5

Donnes de base Cration fiche client (3/4)

Donnes de base Cration fiche client (4/4)

Autres fonctionnalits de la fiche client

SAP offre la possibilit lutilisateur :
Deffectuer des modifications sur la fiche client Dafficher les informations renseignes dans la fiche De bloquer un client pour comptabilisation De supprimer un client

Processus Acompte / Facture

Processus Donnes de base Acompte / Facture

Affichage de la Comptabilisation de lencaissement balance & des postes clients

Autres fonctionnalit s du sous module FI-AR

Enregistrement dun acompte

2

Enregistrement dun acompte

Enregistrement dun acompte

Enregistrement dune facture

2

Enregistrement dune facture

Compensation de lacompte
2

Compensation de lacompte

3 3

Compensation de lacompte

Cration dune pice comptable qui compense lacompte

Montant restant facturer

Ecriture au dbit du compte client

Comptabilisation de lencaissement

Processus Donnes de base Acompte / Facture

Affichage de la Comptabilisation de lencaissement balance & des postes clients

Autres fonctionnalit s du sous module FI-AR

Comptabilisation de lencaissement
Encaissement manuel
Lencaissement manuel client seffectue par une transaction SAP standard de saisie des encaissements. La transaction dencaissement contient un module de gestion des postes non solds (dit PNS), qui permet, par la recherche sur plusieurs critres des pices existantes, de lister les postes ventuellement solder.

Encaissement automatique
Lorsque lutilisateur est lorigine de lencaissement, il est possible de gnrer ce dernier via lutilisation du programme de paiement automatique (identique celui utilis pour les dcaissements). Cela peut tre le cas dans le cadre dun rglement par prlvement ou par effet. Des fonctionnalits de gestion de chques reus (comptabilisation automatique via intgration de registre) sont galement disponibles dans le systme.

Encaissement manuel
2

Encaissement manuel

Encaissement manuel

1 2

Affichage de la balance et des postes clients

Donnes de base

Processus Acompte / Facture

Affichage de la Comptabilisation de lencaissement balance & des postes clients

Autres fonctionnalit s du sous module FI-AR

Affichage de la balance client

2

Affichage de la balance Client

L onglet Soldes ne reprend que les postes clients nayant pas t imputs sur un compte collectif divergent (CGS) Double cliquer sur une case pour avoir accs aux pices comptables constitutives du montant

Affichage de la balance Client

Icnes permettant la mise en forme de laffichage : fonctions de tri, de somme, de sous somme Gestion des variantes daffichage

En double cliquant sur une ligne on accde la pice comptable

Affichage de la balance Client

Cliquer sur loverview pour afficher compltement la date comptable

Affichage de la balance Client

Affichage de la balance Client

L onglet CGS ne reprend que les postes clients ayant t imputs sur un compte collectif divergent (CGS) (critures passes sur le client mais ne pointant pas sur le compte collectif de la fiche client). Les mmes affichages sont possibles que ceux prsents prcdemment.

Affichage des postes Client

2

Affichage des postes Client

Choisir la slection souhaite

Choisir la ou les slections souhaites : - postes standards - oprations CGS (effets, acomptes - postes pour mmoire (effets lacceptation non encore retourns)

Affichage des postes Client

Autres fonctionnalits du sous module FI-AR

Donnes de base

Processus Acompte / Facture

Affichage de la Comptabilisation de lencaissement balance & des postes clients

Autres fonctionnalits du sous module FI-AR

Autres fonctionnalits du sous module FI-AR

RELANCE La relance dans SAP permet de suivre les clients redevables qui n'ont pas rgl leurs factures en cours dans un intervalle de temps donn. Le systme de relance traite les documents suivants :
Factures clients en cours, y compris les factures partiellement crdites ou rgles Factures incluant des versements Avoirs clients Encaissements non bass sur des factures

REPORTING CLIENT

Sommaire
La comptabilit gnrale (FI-GL) La comptabilit client (FI-AR) La comptabilit fournisseur (FI-AP) La comptabilit des immobilisations (FI-AA) La comptabilit analytique (CO)

Plan du cours de la comptabilit fournisseur (FI-AP)

DONNEES DE BASE LE MODULE DES ACHATS MM
Prsentation Intgration avec les autres modules Rappels

LE FLUX DAPPROVISIONNEMENT
Prsentation Le traitement des factures dachats
Processus MM: Facture sur commande Processus FI: Facture sans commande

Le rglement des fournisseurs

Proposition de paiement Comptabilisation du paiement Dcaissement manuel

Rappel
Intgration Factures MM,SD, Interface outil mtier, comptabilisation manuelle OD Restitutions comptables Compte de rsultat Bilan Reporting

Gestion des rglements

Lettrage / rapprochement

Travaux dinventaires

Sous- module
Comptabilit gnrale (FI-GL)

Principes de fonctionnement
Le module FI offre la possibilit dlargir les processus de prises de dcisions stratgiques pour les besoins financiers de la socit. Il centralise les donnes de la comptabilit financire dans un contexte international, avec de multiples socits, langages, occurrences et diagrammes de comptabilit.

Comptabilit fournisseurs (FI-AP)

Comptabilit clients (FI-AR) Comptabilit bancaire (FI-BL) Comptabilit des immobilisations (FI-AA) Comptabilit budgtaire (FI-FM) Gestion des dplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spciaux (FI-SL)

Solution SAP
SD
Sales & Distribution

Donnes de base principales Socit SAP Type de pice Plan comptable Compte G/L Clients Fournisseurs Banques Immobilisations

FI
Financial Accounting

PS
Sales & Distribution

CO
Controlling

MM
Material Management

TR
Tresorery

PP
Production Planning

IM

SAP R/3
Client /serveur
PM CS
Customers Services

Investment Management

BW

QM
Quality Management Plant Maintenance

HUM WM TRA
Gestion des transports Handling Unit management Warehouse management

PLM
Product life Cycle Management

HR
Human resources

Introduction
Un achat est un processus qui permet dacqurir des biens ou des services auprs dun fournisseur. Le flux achat dans MM est compos de 4 tapes
Ltablissement dun contrat avec un fournisseur, Le passage dune commande, La rception de la commande, Le rglement de la commande. -> Lensemble est appel flux dapprovisionnement..

La saisie et le contrle de facture peut tre pris en charge par diffrents services : le service des achats, le service de la comptabilit ou un service ddi Lintgration entre le module des achats MM et celui de la comptabilit fournisseur FI-AP trouve son origine au travers du traitement des factures. Dun point de vue comptable, limputation dune commande est dtermine par larticle achet via la classe de valorisation qui lui est associe. Loprateur renseigne limputation dans la demande dachat, qui, une fois transforme en commande engagera automatiquement lobjet rcepteur de cots (centre de cots, ordre, lment OTP).

Donnes de base

Donnes de base

Le module des Achats MM

Le flux dapprovisionnement

Autres fonctionnalits du sous module FI-AP

Donnes de base Cration fiche fournisseur (1/4)

2

Donnes de base Cration fiche fournisseur (2/4)

1 2 3 5 4

Donnes de base Cration fiche fournisseur (3/4)

Donnes de base Cration fiche fournisseur (4/4)

Le module des achats MM

Donnes de base

Le module des Achats MM

Le flux dapprovisionnement

Autres fonctionnalits du sous module FI-AP

Prsentation du module MM (Material Management)

DOCUMENTS FONCTIONS

Le module MM couvre les fonctions suivantes :

Commande Avis de livraison
Entre en Stock

Facture fournisseur
Contrle

Gestion des donnes de base, Achats (demandes dachat, contrats, appels doffres, offres, commandes), Suivi de la planification des besoins via le MRP, Gestion des stocks (rception et sortie de stock, avis de livraison, retours, transferts et inventaire),

(Achats et Stocks)

MM

DONNES

Articles Fournisseurs Fiches Info Achats Conditions de prix

Reporting.

Intgration entre MM et les autres modules

Prvisions Industrielles et Commerciales Gestion de la demande / Plan Directeur de Production Calcul des Besoins Fournisseurs
MM PP PS

Clients

SD

Gestion de projet
PM

Ventes Expditions Facturation

Gestion des capacits Contrle de la production Cots Information system

Gestion des interventions et de la maintenance

QM

Achats Gestion de magasins Contrle facture

Contrle qualit

FI

CO

AA

HR

Comptabilit

Contrle de gestion

Gestion des Immobilisation

Gestion des Ressources Humaines

RAPPELS

SAP est un systme INTEGRE. Il IMPACTE lensemble des flux de lentreprise. Il traite et gnre un NOMBRE CONSIDERABLE DE DONNEES. Par exemple, un ARTICLE MAL CREE PERTURBERA le flux dapprovisionnement, une commande mal saisie impactera la rception voire la facturation

Le flux dapprovisionnement

Le module Donnes de base des Achats MM Le flux dapprovisionnement

Autres fonctionnalits du sous module FI-AP

Prsentation du flux dapprovisionnement

Demande d achat

Paiement
Facture fournisseur

Expression de Besoins

Commande

Contrle des factures

Dtermination de la source d approvisionnement

Rception des marchandises

Slection du fournisseur
Commande

Suivi de la commande

Cration de la commande

 Deux mthodes de facturation sont disponibles dans le systme : la facture sur commande dans MM et la facture sans commande dite facture FI. Facture MM
Le processus de saisie de facture dans MM se fait en rfrence une commande dachat rceptionne (transaction MIRO).

Facture FI
La saisie de facture dun fournisseur dans FI sans rfrence une commande (transaction FB60).
Equipe Achats
Dtermination de limputation analytique Manuel Semi automatique Automatique SAP Rception marchandises/ services

Demande dachat

Commande dachats

Equipe de saisie des factures

Compte dachat fonction de larticle

Saisie facture fournisseur

Intgration des relevs de banque

Equipe Comptabilit
Rception comptable Rglement fournisseur Rapprochement bancaire

Equipe Contrle de gestion

Prparation Budget EXCEL Saisie du budget SAP Mise jour des engagements Mise jour du rel

SAP MM SAP FI SAP CO

Le traitement dune facture - Gnralits

Toute facture doit obligatoirement tre rapproche dune commande, except dans le cas dune facture sans commande dans FI (transaction FB60). A la saisie de la rception administrative de la marchandise (transaction MIGO Entre de marchandises Commande), le systme gnre automatiquement les pices comptables (Crdit HT du compte 408 Factures non parvenues et Dbit du compte de charge avec imputations CO (centre de cots, lment de projet).et met jour le ralis. Le rapprochement facture/commande se fait au moment de la saisie de la facture. Ce rapprochement se fait poste par poste (pour un poste factur, on peut avoir 1 ou n postes de commande). Une facture est dclare bonne payer cest--dire conforme si :
les quantits factures sont gales aux quantits commandes et reues, les prix facturs sont gaux aux prix indiqus sur les commandes.

Le processus MM Saisie de facture (1/3)

Vrifier que lopration courante pour la transaction est bien la facture

2 4

Le processus MM Saisie dune facture (2/3)

Enregistrement dune facture avec cart

Le processus MM Saisie dune facture (3/3)

Le processus MM Saisie dun avoir

Vrifier que lopration courante pour la transaction est bien lavoir

Le processus FI Saisie dune facture sans commande (1/2)

6

2
Numro de facture fournisseur

Rsultat de la simulation:

Le processus FI Saisie dune facture (2/2)

6

2
Numro de facture fournisseur

Rsultat de la simulation:

Le processus FI Saisie dun avoir

Dans cet onglet, il est possible de rattacher lavoir une facture existante.

Le rglement des fournisseurs

Suite au traitement de la facture, la comptabilit a la responsabilit du rglement des fournisseurs : Diffrents modes de paiement sont possibles :
le mode de paiement est renseign dans la fiche fournisseur ou dans la pice, il est, soit automatique, soit manuel.

Exemples :
de paiement manuel : chque manuel de paiement automatique : virements

Le programme automatique de paiements :

mme procdure quel que soit le mode, tapes suivre 1. gestion des paramtres, 2. proposition programme de paiement, 3. traitement de la proposition, 4. validation du rglement & criture comptable, 5. prparation du programme d'dition, 6. lancement du programme d'dition.

Le rglement des fournisseurs Prsentation

Dans le cadre dun projet SAP, le dcaissement seffectue selon deux modes :
Par lintermdiaire du programme de paiement automatique pour les virements et les prlvements, Par lintermdiaire du dcaissement manuel, mode utilis exceptionnellement pour rgler et lettrer un fournisseur (sans utiliser les campagnes de rglement).

Le principe de fonctionnement du programme de paiement est reprsent dans le schma suivant : 1 Elaboration de la proposition de paiement
La premire tape permet de crer la liste des postes lettrer, La seconde tape consiste lancer le protocole de rglement sur les postes slectionns, ce qui va permettre les critures de dbit sur les comptes fournisseurs et les critures de crdit sur les comptes de banque, La troisime tape concerne le lancement du cycle de paiement. Le programme prend en compte les rglements fournisseurs standards, mais galement les rglements dacomptes fournisseurs et dacomptes pour notes de frais (par lintermdiaire des codes CGS).
Choix des pices payer suivant la date dchance Choix des socits traiter Choix et hirarchisation des modes de paiement traiter Choix des fournisseurs payer

Possibilit de traiter les pices arrivant chance avant la date thorique de prochaine proposition

2 Gnration de la proposition de paiement

Consultation de la proposition de paiement

Possibilit de bloquer certains paiements suivant une liste de motifs

3 Lancement du cycle de paiement

Consultation des paiements effectus Impression des listes et formulaires de paiement Sauvegarde des donnes sur supports

Le rglement des fournisseurs

Elaboration dune proposition de paiement (1/3)

Le rglement des fournisseurs

Elaboration dune proposition de paiement (2/3)

1 4

2 3

Le rglement des fournisseurs

Elaboration dune proposition de paiement (3/3)
Confirmation de la gnration de la proposition de paiement

Affichage de la proposition de paiement :

Le rglement des fournisseurs

Comptabilisation des paiements (1/2)
2

Le rglement des fournisseurs

Comptabilisation des paiements (2/2)

Affichage de la liste des paiements :

Le rglement des fournisseurs

Dcaissement manuel (1/2)

Le rglement des fournisseurs

Dcaissement manuel (2/2)

Autres fonctionnalits du sous module FI-AP

Donnes de base

Le module des Achats MM

Le flux dapprovisionnement

Autres fonctionnalits du sous module FI-AP

Autres fonctionnalits du sous module FI-AP

RESTITUTION Le flux dapprovisionnement fait lobjet de diffrents reportings. Ces tats sont tablis dans les modules MM et FI. Il est ainsi possible de constater et danalyser le droulement du flux dapprovisionnement et sa finalit comptable. Il sagit de :
Laffichage des donnes de base fournisseurs propres MM et FI, Laffichage des commandes et des documents dachats, Laffichage des postes / des pices fournisseurs : visualisation des postes / pices fournisseurs et des comptes gnraux spciaux, Laffichage des comptes fournisseurs : visualisation des balances auxiliaires et des soldes des comptes fournisseurs,

le systme permet, partir de laffichage des comptes, des pices et des soldes, de revenir interactivement la pice dorigine.

Sommaire

La comptabilit gnrale (FI-GL) La comptabilit client (FI-AR) La comptabilit fournisseur (FI-AP) La comptabilit des immobilisations (FI-AA) La comptabilit analytique (CO)

Plan du cours de la comptabilit des immobilisations (FI-AA)

LA FICHE DIMMOBILISATION Cration Modification Consultation Blocage

LA GESTION DES MOUVEMENTS DES BIENS DIMMOBILISATION La saisie des factures La cession dimmobilisation

Rappel
Intgration Factures MM,SD, Interface outil mtier, comptabilisation manuelle OD Restitutions comptables Compte de rsultat Bilan Reporting

Gestion des rglements

Lettrage / rapprochement

Travaux dinventaires

Sous- module
Comptabilit gnrale (FI-GL) Comptabilit fournisseurs (FI-AP) Comptabilit clients (FI-AR) Comptabilit bancaire (FI-BL)

Principes de fonctionnement
Le module FI offre la possibilit dlargir les processus de prises de dcisions stratgiques pour les besoins financiers de la socit. Il centralise les donnes de la comptabilit financire dans un contexte international, avec de multiples socits, langages, occurrences et diagrammes de comptabilit.

Comptabilit des immobilisations (FI-AA)

Comptabilit budgtaire (FI-FM) Gestion des dplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spciaux (FI-SL)

Solution SAP
SD
Sales & Distribution

Donnes de base principales Socit SAP Type de pice Plan comptable Compte G/L Dates Clients Fournisseurs Banques Immobilisations

FI
Financial Accounting

PS
Sales & Distribution

CO
Controlling

MM
Material Management

TR
Tresorery

PP
Production Planning

IM

SAP R/3
Client /serveur
PM CS
Customers Services

Investment Management

BW

QM
Quality Management Plant Maintenance

HUM WM TRA
Gestion des transports Handling Unit management Warehouse management

PLM
Product life Cycle Management

HR
Human resources

Introduction :
Suite une demande de cration dune fiche dimmobilisation ou la rception dune facture dun fournisseur dimmobilisation, une fiche immobilisation est cre. Elle rassemble les donnes comptables et logistiques propres limmobilisation (gnralits, affectation, valuations...). La ncessit de dissocier au bilan les investissements issus des acquisitions de biens dimmobilisation impose une gestion particulire dans SAP. Dun point de vue comptable les immobilisations sont comptabilises suivant :
La catgorie dimmobilisation La cl daffectation des comptes

La fiche dimmobilisation

La fiche dimmobilisation

La gestion des mouvements des biens dimmobilisation

Autres fonctionnalits du sous module FI-AA

Crer une fiche dimmobilisation

Crer une fiche dimmobilisation

4

Crer une fiche dimmobilisation

8

1 2 3 4 5 6

Crer une fiche dimmobilisation

1 2 3

Crer une fiche dimmobilisation

2

2 1 5 6

Crer une fiche dimmobilisation

La gestion des mouvements des biens dimmobilisation

La fiche dimmobilisation

La gestion des mouvements des biens dimmobilisation

Autres fonctionnalits du sous module FI-AA

La fiche immobilisation - Modification

Le majorit des donnes de la fiche sont modifiables, celles-ci ne sont pas grises. La catgorie dimmobilisation, et donc le compte, ne peut JAMAIS tre modifie. Une nouvelle fiche avec une autre catgorie doit tre cre, et un transfert de fiche fiche doit tre effectu. Le montant ne peut pas tre modifi, il ne fait pas partie des donnes de base. Le montant de la fiche immobilisation sera aliment par lentre des mouvements sur la fiche (facture, avoir, transfert).

La fiche immobilisation - Consultation

Laffichage dune fiche immobilisation permet de visualiser toutes les donnes de base et son historique de modification, Laffichage dune fiche immobilisation permet de visualiser toutes les valeurs de la fiche, relles et simules, Les amortissements ne sont JAMAIS passs par fiches, mais par compte damortissement. Seule une ventilation analytique est effectue selon les centres de cots des fiches.

La fiche immobilisation - Blocage

Une fiche immobilisation peut tre bloque puis dbloque ultrieurement. En cas de blocage, une fiche continue exister part entire, Une fiche immobilisation ne peut tre supprime que dans la mesure o elle est totalement solde au niveau de ses mouvements, Une fiche supprime est efface physiquement et ne peut jamais tre remise en service.

La saisie des factures de biens dimmobilisation

La saisie des mouvements dimmobilisations est effectue par le biais de fiches immobilisations. Les cls de comptabilisation dfinissent le sens (Dbit/Crdit) de lcriture, et le type de compte utiliser (Tiers, gnral, immobilisation). Lavoir doit tre saisi en rfrence une facture pour ne rgler que son solde. Le code mouvement est obligatoire sur les postes dimmobilisations, il dpend du mouvement (entre ou sortie) et de lexercice dentre de limmobilisation dans le cas de lavoir.

La saisie des factures de biens dimmobilisation

La saisie des factures de biens dimmobilisation

8

1 2 5

7 6

La saisie des factures de biens dimmobilisation

1 2

La saisie des factures de biens dimmobilisation

1 2 3

La saisie des factures de biens dimmobilisation

2

Autres fonctionnalits du sous module FI-AA

La fiche dimmobilisation

La gestion des mouvements des biens dimmobilisation

Autres fonctionnalits du sous module FI-AA

Autres fonctionnalits du sous module FI-AA :

La saisie des avoirs de biens dimmobilisation Le transfert des immobilisations (valeur brute, amortissements et VNC)

Les oprations de clture des immobilisations :

Gestion des amortissements mensuels Clture des immobilisations (rapprochement des comptes, changement et clture dexercice)

La restitution (lancement des tats et reportings) :

2 simulations existent : - les simulations au niveau individuel - les simulations au niveau collectif

Sommaire
La comptabilit gnrale (FI-GL) La comptabilit client (FI-AR) La comptabilit fournisseur (FI-AP) La comptabilit des immobilisations (FI-AA) La comptabilit analytique (CO)

Plan du cours de la comptabilit analytique (CO)

CREATION DE DONNEES DE BASE
Centres de cots Ordres internes Ratios statistiques Natures comptables

COMPTABILITE ANALYTIQUE
Saisie dcritures primaires et visualisation du rsultat dans CO Saisie dcritures secondaires et visualisation du rsultat dans CO

CONTROLE BUDGETAIRE
Saisie du budget
Manuellement Par intgration dun ou plusieurs fichiers

Consultation du budget

RAPPEL
Processus budgtaire Commande Achat Vente
Engagement dpenses

CA prvisionnel

Rpartition Par centre Danalyse

Processus rel Intgration

Factures MM,SD, Interface outil mtier, comptabilisation manuelle OD

Intgration CO

Rpartition Par centre Danalyse

Sous- module
CO-OM : Contrle des frais gnraux CO-PC : Contrle des cots par produits CO-PA : Compte de rsultat et analyse par segment de march EC-PCA : Comptabilit des centres de profits

Principes de fonctionnement
Le module contrle de gestion fournit les informations ncessaires une gestion efficace et prcise de la comptabilit interne des frais. Son intgration complte permet un flux de donnes permanent et en temps rel entre les modules financiers et logistiques de SAP R/3

Solution SAP
SD
Sales & Distribution

Donnes de base principales Primtre analytique Centre de cots Nature comptable Ordre interne Centre de profit Objet de rsultat Types dactivits, ratios statistiques

FI
Financial Accounting

PS
Sales & Distribution

CO
Controlling

MM
Material Management

TR
Tresorery

PP
Production Planning

IM

SAP R/3
Client /serveur
PM CS
Customers Services

Investment Management

BW

QM
Quality Management Plant Maintenance

HUM WM TRA
Gestion des transports Handling Unit management Warehouse management

PLM
Product life Cycle Management

HR
Human resources

Le primtre analytique
Fonction Objets SAP

Un primtre analytique est un systme tanche de comptabilit analytique

Il est impossible denregistrer des oprations de transfert ou des imputations concernant plusieurs primtres analytiques
Mandant

Plusieurs primtres peuvent tre dfinis en fonction des besoins danalyse et de retraitement des cots
Contrle de gestion

Primtre de rsultat

Chaque primtre analytique dispose :

De ses propres rfrentiels danalyse de cots De ses propres rgles de gestion De ses propres mthodes de calcul ou de traitement des cots De ses propres restitutions
Primtre analytique

Socit

La comptabilit analytique est tenue par primtre analytique

Cration de donnes de base

Cration de donnes de base

Comptabilit analytique

Contrle budgtaire

Autres fonctionnalits du module CO

Notion de Primtre analytique

Dans SAP, le primtre analytique correspond au niveau organisationnel o sont effectues les analyses de comptabilit analytique et plus particulirement de suivi des frais gnraux. Il est indpendant des obligations lgales et peut regrouper des entits juridiques partageant un mme plan comptable.

A titre dexemple :

Socit A

Socit B

Socit A

Socit B

Plan de comptes AB

Plan de comptes A

Plan de comptes B

Primtre analytique AB

Primtre analytique AB

OK

KO

Notion de Centre de cots

Les centres de cots sont des collecteurs de cots qui reprsentent en principe les sections des entreprises (Services, dpartements, etc.) ou les centres budgtaires Il existe deux types de centres de cots :
Les centres de cots dits oprationnels correspondent la plus petite structure organisationnelle de lentreprise ; ils sont clairement rattachs un responsable budgtaire Les centres de cots dits techniques sont utiliss pour les oprations techniques

Principales caractristiques des centres de cots

Ils se regroupent dans une hirarchie principale et exhaustive appele Hirarchie Standard Ils sont typs : le type dun centre de cots permet dautoriser ou non certaines oprations (Saisies dactivits, mise jour des engagements) Les centres de cots sont affects ncessairement une socit et ventuellement un domaine dactivit, un centre de profit ou encore un domaine fonctionnel En fin de mois, les charges portes par des centres de cots peuvent se rpartir sur dautres centres de cots ou bien sur dautres objets CO (mais pas sur des centres de profit)

Notion dOrdres internes

Les ordres internes sont des collecteurs fins de cots qui reprsentent en principe des projets ou des travaux internes lentreprise caractre plus phmre que les centres de cots.
Exemples : projets de recherche, projets informatiques, immobilisations en cours, ordres dabonnement analytique de certaines charges, etc. Dans certains cas, les ordres internes peuvent tre analyss pour reprsenter dautres notions (un vhicule, un outil de production, )

Principales caractristiques des ordres internes

Les ordres internes ont un statut (cr, lanc, clture technique, clture comptable, ) Il existe une typologie des ordres ; le type dun ordre permet dautoriser ou non certaines oprations, de le numroter, dafficher les zones ncessaires sa description, etc. Certains ordres sont dits statistiques ; ils ne peuvent tre utiliss comme seul objet dimputation. Ils servent dtailler les cots imputs sur un autre objet de cots (parc auto. par exemple). Les ordres statistiques ne peuvent pas tre dverss. Les ordres internes peuvent tre affects une socit, un domaine dactivit, un centre de profit, voire un domaine fonctionnel. En fin de mois, les ordres internes rels peuvent se dverser sur dautres ordres internes ou bien sur dautres objets CO (mais pas sur des centres de profit)

Notion de Ratios statistiques

Les ratios statistiques sont principalement utiliss comme cls de rpartition (hors %) des cots (au budget comme au rel). Ils peuvent tre : de type Totaux : la valeur saisie sadditionne aux prcdentes (units tl., temps CPU) de type Constante : la valeur saisie annule et remplace la prcdente (effectif, m) Exemple : rpartition des frais de tlphone au prorata du nombre de tlphones par service Centre de cots A Ratios statistiques

CC B 100 euros

Frais tlphoniques Total du mois : 1000 euros

B - 10 units tl. C - 20 units tl. D - 70 units tl. CC C 200 euros CC D 700 euros

Notion de Natures comptables

Le plan de comptes FI comprend des comptes de bilan (1), des comptes de rsultat utiliss dans CO (2) et des comptes de rsultat non utiliss dans CO (3) Les natures CO se divisent en natures primaires (4) et natures secondaires (5) Les natures primaires correspondent gnralement aux comptes de rsultat FI crs comme natures comptables ( (2) = (4) ). Certains comptes de bilan (stock, immobilisations) peuvent galement tre crs comme natures primaires mais des fins purement statistiques Les natures secondaires ne sont utilises que dans CO et ont toujours un solde nul au niveau de la socit Les natures primaires et secondaires peuvent se regrouper en Groupes de natures (6) notamment pour les tats de gestion (exemple, toutes les natures dachat, de frais de personnel, ) 1

Comptes gnraux
Comptes de bilan

Natures comptables

Groupes de natures

2
Comptes de rsultat crs comme nature dans CO Autres comptes de rsultat

4
Natures Primaires

6
Groupes de natures

Natures secondaires

Transactions de comptabilit financire

Transactions de comptabilit analytique

Etats de gestion

Comptabilit analytique

Cration de donnes de base

Comptabilit analytique

Contrle budgtaire

Autres fonctionnalits du module CO

Introduction gnrale sur les oprations CO

Pour les oprations analytiques (rpartitions de cots, ), SAP distingue lobjet de cot metteur (qui est crdit) et lobjet de cot rcepteur (qui est dbit) Les rpartitions de cots sont enregistres dans SAP au moyen dune nature dimputation, crdite sur lmetteur et dbite sur lmetteur (le solde de la nature dimputation est toujours gal 0) Il existe plusieurs traitements diffrents dans SAP CO pour ces oprations analytiques (rpartitions dtaille et globale, rpartition dactivit, saisies manuelles par transfert de cots, abonnement priodique)
metteur
Nature dimputation 9xxxxx Affectation de cots 1000,00 1000,00

Rcepteur
Nature dimputation 9xxxxx

Zoom sur la saisie dcritures primaires / relles

Les critures relles proviennent de plusieurs sources :
La comptabilit gnrale & auxiliaire (module FI) :
Ecritures comptabilises directement dans le module FI que ce soit manuellement ou par interface (par exemple : linterface paye)

La comptabilit des immobilisations (module AA) :

Pices comptables gnres par le programme de calcul et de comptabilisation des dotations aux amortissements

La comptabilit des achats (module MM)

Pices comptables gnres par les rceptions ou factures relatives des commandes dachats

Toute criture de charge FI gnre un flux dcriture CO sur un support de cot (centre de cots, ordre interne, lment dOTP, ordre de fabrication) via une nature comptable primaire Le support de cot dimputation est indiqu lors du passage de lcriture FI

Saisie dcritures primaires / relles

Saisie dune criture de charge

Saisie dune criture de charge

2

Visualisation du rsultat dans CO

Visualisation du rsultat dans CO

5 1 2 3

Visualisation du rsultat dans CO

Visualisation du rsultat dans CO

A

Zoom sur la saisie dcritures secondaires

Les critures secondaires sont les critures internes de CO. Elles seffectuent avec des natures comptables secondaires et sont utilises dans le cadre : De limputation dactivits Denregistrements de cots additionnels (en clture de priode) Dimputations dordres et dEOTP (en clture de priode) De rpartitions des cots (en clture de priode) De transferts de charges ou de produits entre les objets analytiques du module CO :
Centre de cots Ordre interne Projet Ordre de fabrication

Zoom sur la saisie dcritures secondaires Schmas rcapitulatifs

Centre de cots Autres modules SAP Centre de cots Projets Compta. financire - FI
- rpartitions globales - imputations dactivits - imputations / transferts

Ordres de fab.

Achats - MM

Ordres internes

Contrle budgtaire

Cration de donnes de base

Comptabilit analytique

Contrle budgtaire

Autres fonctionnalits du module CO

Budget Quelques dfinitions pour commencer

Il est possible d'affecter un profil budgtaire selon les responsabilits de l'utilisateur. Concernant la budgtisation manuelle des cots, SAP fournit en standard un certain nombre de profils de planification couvrant la majorit des besoins des entreprises. Le profil budgtaire permet, via des schmas de budgets, de :
Dfinir plusieurs colonnes de codes ou de valeurs Afficher les caractristiques dans l'en-tte Afficher titre d'information des colonnes de comparaison non-accessibles (valeurs d'exercice antrieur, valeurs relles, autre version) Modifier la largeur des colonnes

Exemple d'un cran de budgtisation (cran synthse) :

Exercice : 2007 Priode de : 1 12 Centre de cots : 2300 Production Type d'activit Nature comptable Heures 606100

Cots fixes 12.000

Cl rp. Cots variables 001 4000

Cl rp. 002

Ces profils du planificateur peuvent tre librement dfinis en fonction des besoins spcifiques dune entreprise Le profil de budgtisation est protg par des objets d'autorisations. Il permet chaque utilisateur de navoir accs qu lcran de saisie dont il a effectivement besoin

Budget Principes de budgtisation

Il est possible dtablir des budgets sur la maille suivante :
Natures comptables ou groupes de natures comptables Centres de profits Centres de cots Ordres internes lments dOTP

Concernant le budget sur centre de cots il est possible de crer par exemple :
un budget de cots et produits par nature et par mois un budget annuel de prestation dactivit en quantit et prix de cession des valeurs budgtes annuelles de ratios statistiques

Concernant le budget sur ordre interne :

un budget de cots et produits par nature et par an (mensualis ensuite au douzime)

Concernant le budget des centres de profits :

un budget par nature et par mois

Budget Quelques dfinitions pour commencer

Un Schma de pr-budgtisation correspond un masque de budgtisation comportant : Un cran de slection et un cran de saisie Les schmas de budgtisation sont ensuite rattachs des profils de budgtisation, qui eux mmes sont affects des utilisateurs Les profils de budgtisation sont en principe rattachs par dfaut aux utilisateurs SAP. Version de budget : Il est possible dans SAP de grer plusieurs versions de budget en parallle

Budget Principes de budgtisation

Fonctions de copie : En rgle gnrale, la budgtisation se fonde sur des budgets existants
Il est possible de copier une partie ou la totalit de la budgtisation ralise sur des priodes prcdentes ou encore d'autres versions. Les critres de slection proposs lors de la copie sont : Le primtre analytique L exercice comptable La priode La version de budget Le centre de cots La transaction de budgtisation (cots directs dpendants de l'activit) Il est possible de modifier le budget manuellement ou automatiquement par revalorisation

Fonctions de mensualisation selon des cls librement dfinies Intgration automatique avec HR, AM et PP
Il est possible de saisir le budget Manuellement Par intgration dun ou plusieurs fichiers Excel

Budget Les tapes dune saisie de budget manuelle

1. 2. 3. 4. Slectionner le profil du responsable budgtaire Slectionner le schma budgtaire associ Slectionner la socit, la version de budget, lexercice comptable, la maille budgtaire (NC), un centre de cots ou intervalle de centres de cots Saisir le budget la main dans lcran SAP qui saffiche alors Exemple de saisie de budget manuelle Transaction KP06

Budget Les tapes dune saisie de budget par intgration de fichier

1. 2. 3. 4. 5. 6. Slectionner le profil du responsable budgtaire Slectionner le schma budgtaire associ Slectionner la socit, la version de budget, lexercice comptable, la maille budgtaire (NC), un centre de cots ou intervalle de centres de cots Enregistrer alors une copie du fichier Excel qui souvre dans SAP Renseigner le fichier enregistr Intgrer le fichier renseign transaction KP06

Budget Consultation du budget

1

Budget Saisi KP07

Mensualisation

Comparaison Budget / Rel

Autres fonctionnalits du module CO

Cration de donnes de base

Comptabilit analytique

Contrle budgtaire

Autres fonctionnalits du module CO

Autres fonctionnalits du module CO :

Oprations de clture :
Cycles de rpartition Rpartition sur centres de cots Visualisation du rsultat de la rpartition

Reporting :
Compte de rsultat (Profit & Loss) Etat comparaison entre le budget et le rel (sur centres, sur ratios) Etat de suivi des cots par natures et entits clientes Etat de suivi des frais de fonctionnement par entits clientes

Annexes :
Saisie du budget manuel et par intgration de fichier(s) Lancement dune rpartition sur centres de cots