Exemples : Description partielle dun circuit ventes (commande expdition, facturation) sous forme de diagrammes : vertical et horizontal.
Cet exemple est prsent dans les pages suivantes. -REPRESENTATION SOUS FORME DE DIAGRAMME VERTICAL
DESCRIPTION NARRATIVE
DESCRIPTION GRAPHIQUE
-RECEPTION COMMANDES -
DES COURRIER TELEPHONE
3 LIASSE 1 COMMANDE 2
ETABLISSEMENT DE LA LIASSE COMMANDE
-EXPEDITIONS VERS LE SERVICE ACHATS EN CAS DANS LE DE COLIS INCOMPLETE
DATE DEXPEDITION QUANTITES EXPEDIEES SIGNATURE
1 COMMANDE
4 INVENTAIRE -ETABLISSEMENT FACTURES DES PERMANENT
NUMERO DE COMMANDE NOTE SUR LA FACTURE
4 3
FACTURE 1 PRE-NUMEROTEE
3 COMPTABILITE GENERALE
TARIF
1 CLIENT 2
COMPTES CLIENTS
REPRESENTATION SOUS FORME DE DIAGRAMME HORIZONTAL
SERVICE EXPEDITION SERVICE FACTURATION
SERVICE COMMANDE
NUMERO DE COMMANDE NOTE SUR LA FACTURE
COURRIER
TELEPHONE
3 2 LIASSE 1 COMMANDE
DATE DEXPEDITION QUANTITES 2 EXPEDIEES SIGNATURE
4
FACTURE 1 PRE-NUMEROTEE
4 3 2
INVENTAIRE PERMANENT COMPTABILITE GENERALE COMPTES CLIENTS
1 3 DANS LE COLIS
CLIENT
VERS LE SERVICE ACHATS EN CAS DE COMMANDE INCOMPLETE
Avantages et inconvnients Lutilisation des diagrammes permet dacqurir une connaissance approfondie de lensemble de la procdure tudie. Ils dcrivent le cheminement des diffrents documents rsultant dun ensemble doprations. Par simple visualisation, le rviseur aura la possibilit danalyser tous les aspects dune opration et notamment les contrles qui sont prvus (squences numriques, comparaison de documents, vrification arithmtique, visas divers). Par contre, la mthode est assez longue mettre en uvre. La prcision demande exige de la part du rviseur, de la logique, du soin et de lexprience. De plus, les diagrammes ne fournissent aucune indication sur le facteur temps (dure des cycles dopration, temps sparant lenchanement de deux oprations) et certaines oprations se prtent mal une description graphique. Le diagramme vertical est assez simple rdiger. La ligne de flux unique permet un trac facile et il pose peu de problmes de lecture et de comprhension grce la correspondance qui existe entre la partie graphique et la partie narrative. Malheureusement, cette ligne de flux unique limite la porte du diagramme et celui-ci ne donne pas une vision densemble du circuit. De plus, il ne donne aucune indication sur la sparation des tches. Le diagramme horizontal prsente les caractristiques inverses du diagramme prcdent. Il est plus difficile concevoir compte tenu notamment du nombre de flux possibles. Comme il a dj t indiqu, des renvois sont presque toujours indispensables en annexe pour ne pas le surcharger exagrment. Par contre, il possde plusieurs avantages apprciables. Il permet la synthse grce la visualisation intgrale du circuit et lanalyse grce au regroupement des oprations par service. En outre, il facilite lapprciation du degr dauto-contrle que ralise la sparation des tches. La technique du diagramme est donc recommander pour ltude densemble des procdures assez complexes comportant un nombre lev de documents.
SYMBOLES POUR REPRESENTER LES CIRCUITS DE DOCUMENTS
DOCUMENT. LE TRIANGLE NOIR INDIQUE O LE DOCUMENT EST PREPARE INITIALEMENT INDIQUER :
PRENUMEROTE
PRENUMEROTE NUMEROTE QUAND EMIS NON NUMEROTE
LIASSE DE DOCUMENTS ; LE NOMBRE DE DOCUMENTS REPRESENTES A CELUI DE LA LIASSE.
INDIQUER LES COULEURS OU LES NUMEROS.
CLASSEMENT PROVISOIRE
LA LETTRE DANS LE TRIANGLE
A ALPHABETI QUE
INDIQUE LE MODE DE CLASSEMENT. N NUMERIQUE C CHRONOLOGIQUE SANS ORDRE CLASSEMENT DEFINITIF. -
CIRCULATION PHYSIQUE DUN DOCUMENT.
TRANSFERT D'INFORMATIONS D'UN DOCUMENT A UN AUTRE.
SORTIE D'UN DOCUMENT. INDIQUER LA DESTINATION OU L'ORIGINE DU DOCUMENT ARRIVEE D'UN DOCUMENT.
DESTRUCTION D'UN DOCUMENT
POINT DE DEPART D'UN CIRCUIT PLACE AU-DESSUS DU DOCUMENT INITIAL.
RENVOI A UNE AUTRE PAGE AU MEME SYMBOLE PORTANT LA MEME LETTRE.
OPERATION ADMINISTRATIVE. INDIQUER BRIEVEMENT L'OPERATION DANS LE CERCLE. SYMBOLE A NE PAS TROP UTILISER.
RATTACHEMENT PHYSIQUE DE DOCUMENTS DIFFERENTS.
OUI
CHOIX : INDIQUER LA QUESTION DANS LE LOSANGE
NON
DOCUMENT RECAPITULATIF.
DOCUMENT PREEXITANT ET PERMANENT : TARIF, LIVRE, INVENTAIRE
BANDE DADDITIONNEUSE.
