LE RAPPORT PROFESSIONNEL Un rapport est un texte de nature professionnelle qui concerne une question prcise: il prsente des faits
et des rflexions pour quune dcision claire puisse tre prise sur la question tudie. Les circonstances dans lesquelles un rapport peut tre requis sont diverses. Elles concernent surtout la vie professionnelle, mais aussi la formation prparatoire laccomplissement des tches de plusieurs mtiers et professions. Les comptables, les gestionnaires, les travailleurs sociaux, les consultants de toutes sortes (en marketing, en informatique, en droit, par exemple) doivent produire des rapports. Dans presque tous les secteurs dactivit, on peut tre amen analyser une situation afin de favoriser une prise de dcision. Les principales qualits dun bon rapport sont lobjectivit et la concision. Gnralement, un rapport est adress des dcideurs, il a pour objet de les informer de certains faits ou de certaines situations requrant leur attention et de donner les lments requis pour porter un jugement ou prendre une dcision dans ce contexte. videmment, un rapport peut aussi se conclure sur une recommandation, puisque gnralement cest un avis professionnel que lon sollicite sous la forme dun rapport. Le rapport est un texte essentiellement informatif. Il sadresse des gens dont le temps est prcieux et qui doivent rendre une dcision rapide sur un sujet prcis. Linformation de base doit tre expose clairement et compltement, sans digression ni considrations inutiles. Un bon rapport est efficace sil rend possible la solution dun problme prcis. La page titre du rapport doit comporter le nom de lorganisme concern, celui de lauteur, la date de production, le numro de dossier sil y a lieu, qui le rapport est adress, etc. Lintroduction doit prsenter les raisons pour lesquelles le rapport a t command et la problmatique dont il traite. Le dveloppement prsente dabord les circonstances et les faits concerns. Vient ensuite leur analyse. Cest en conclusion quinterviennent les recommandations et les raisons qui les justifient. Si la comprhension du rapport ncessite quon fournisse certains documents, ils seront placs en annexe. Tout rapport doit tre divis en autant de parties que ncessaire. Chaque partie doit tre clairement numrote et avoir un titre, de manire ce quon puisse dresser une table des matires complte et dtaille. Cet lment est important, car les lecteurs doivent pouvoir se rfrer aisment nimporte quel lment du rapport et retrouver facilement toute information pertinente. La longueur dun rapport professionnel varie selon la nature du problme tudi. Lvaluation actuarielle du rgime de retraite des employs du gouvernement du Qubec peut stendre sur plus de cent pages, alors que lvaluation de soumissions pour la ralisation dune vido peut prendre moins dune page. En rgle gnrale, le canevas de base pour la rdaction dun rapport professionnel est le suivant.
Les ditions de la Chenelire inc., 2006, Savoir plus : outils et mthodes de travail intellectuel, 2e d. (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
Canevas dun rapport Page de titre Titre du rapport Objet du rapport Auteur du rapport Destinataire du rapport Organisme Date Table des matires Prsentation dtaille du contenu du rapport Liste des tableaux Liste des annexes Introduction Expos de lobjet du rapport Mthodes utilises pour tablir le rapport Division du sujet Dveloppement Premire partie: expos des faits et de la situation Deuxime partie: analyse de la situation Conclusion lments requis pour prendre une dcision Recommandations et justifications des recommandations
Les ditions de la Chenelire inc., 2006, Savoir plus : outils et mthodes de travail intellectuel, 2e d. (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
Signature Tout rapport est un document officiel et doit donc tre sign par son ou ses auteurs. Annexes numrotes Tout document ncessaire la comprhension du rapport
Marche suivre 1. Assurez-vous que la commande est claire: quel degr de prcision le rapport exige-t-il, dsire-t-on une recommandation, etc.? 2. Faites dabord enqute sur la situation tudier et son contexte; recueillez les donnes, les analyses et les tmoignages les plus diversifis possible, selon le temps qui vous est imparti. 3. Commencez votre rapport par une description des faits: prsentez la situation le plus objectivement possible. 4. Rdigez ensuite lanalyse que vous en faites. 5. Ajoutez vos recommandations, en prenant soin de les justifier compltement. 6. Faites la page de titre et les pages de parties du rapport; noubliez pas de joindre toutes les annexes requises. Exemple Certains rapports professionnels crits par des gestionnaires, des ingnieurs, des comptables, etc., sont disponibles dans les bibliothques ou les centres de documentation. Nous pouvons illustrer le contenu dun rapport professionnel quun responsable de la tenue dvnements spciaux peut avoir rdiger par un exemple volontairement simplifi et abrg. Mise en situation: Votre client a reu cinq devis de maisons de production spcialises en vido. Le cot des soumissions varie entre 100 000 $ et 200 000 $. Vous avez en votre possession la totalit des informations requises et des documents pertinents pour formuler une recommandation votre client. Voici, en peu de mots, quoi pourrait ressembler le contenu de votre rapport professionnel.
Les ditions de la Chenelire inc., 2006, Savoir plus : outils et mthodes de travail intellectuel, 2e d. (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
Madame ou Monsieur, La prsente fait suite au mandat que vous mavez confi le 12 fvrier dernier. Jai pris connaissance des cinq devis que vous mavez alors remis. Aprs avoir srieusement tudi les diffrents projets, je vous recommande ladoption du projet no 2 pour les motifs suivants: 1. Le devis no 2 respecte intgralement les composantes du scnario que vous avez fourni; 2. Le calendrier de ralisation de ce projet tient compte de vos chances; 3. La maison de production a t en mesure de respecter le cadre budgtaire propos ( environ 150 000 $ ); 4. La maison de production porteuse du projet no 2 a dj ralis des vidos pour une clientle semblable la vtre. [Formule de politesse et signature.]
Exercice partir du canevas prsent prcdemment et dun exemple concret ayant trait votre travail ou votre champ dintrt, faites le plan dun rapport que vous pourriez avoir rdiger.
Plus encore Un rapport doit tre efficace. Cela signifie quil ne faut jamais perdre de vue ce qui fait sa valeur: sa capacit de clarifier une situation, dexposer tout ce qui est pertinent pour la comprendre et de permettre un jugement clair. Il faut donc liminer tout ce qui peut dtourner de ce but et adopter la structure la plus simple et la plus transparente possible. Lerreur la plus frquente consiste noyer les informations vraiment pertinentes dans une masse dinformations secondaires ou sans rapport avec la dcision prendre. Dans chaque champ professionnel, il existe des rgles spcifiques respecter dans la rdaction des rapports. Il est ncessaire de sinformer de ces normes. Complment louvrage Savoir plus, 2e d. 2006, Les ditions de la Chenelire inc.
Les ditions de la Chenelire inc., 2006, Savoir plus : outils et mthodes de travail intellectuel, 2e d. (Raymond Robert Tremblay et Yvan Perrier)
