Almacén de indirectos MRO
(Mantenimiento, Reparación y
Operaciones)
(Contreras-Márquez)
La definición de inventario MRO puede variar
dependiendo de su punto de vista o tipo de negocio. En
este libro, materiales MRO son piezas y materiales
comprados por una empresa para conformar
adecuadamente el inventario de existencias que brindará
apoyo a sus necesidades de funcionamiento interno.
El mundo de la contabilidad considera MRO como
"material indirecto", mientras que el "material directo" es
todo aquel que forma parte del producto terminado. En
esencia, inventarios MRO se refiere efectivamente a la
gestión de piezas de repuesto para los equipos críticos de
producción, instalaciones y equipos de transporte de los
que las empresas dependen diariamente. El reto es
mantener en almacén suficiente material para lograr altos
niveles de disponibilidad.
La solución más fácil e inmediata es,
simplemente, mantener más piezas en el
inventario. De esta forma, cualquiera que sea el
nivel de servicio requerido, usted tiene el
inventario a la mano, sea necesario o no.
Pero mantener almacenes llenos con
cantidades superiores a las realmente
necesitadas origina costos reales
adicionales para el negocio.
El dinero queda inmovilizado, los estantes
llenos de artículos innecesarios o utilizados
con muy poca frecuencia que
mayoritariamente tienden a convertirse en
obsoletos y los costos se mantendrán
vigentes hasta que ese inventario no sea
eliminado.
Los inventarios MRO pueden tener un
fuerte impacto en la rentabilidad del
negocio, pero administrado correctamente
puede crear un valor significativo mediante
una mayor eficiencia y competitividad de
toda la organización.
Las decisiones de gestión de inventarios
son básicamente determinar cuándo,
cuánto y cuáles artículos deben reponerse,
los niveles de seguridad, cómo debe ser
clasificado el inventario y qué
consideraciones deben ser hechas para
equipos viejos cuyos repuestos son escasos
o posiblemente descontinuados.
Para la empresa existen muchas
oportunidades en la gestión de inventarios
MRO, mejorando el desempeño financiero y
operacional, especialmente a través de:
• Mejora de la disponibilidad de piezas
• Reducción del número de artículos de inventario
• Reducción del gasto anual a través de la reducción de
costos del inventario
• Disminución del tiempo para reparaciones
Toda acción que conduzca a optimizar la gestión de
inventarios de mantenimiento debe tomar en
consideración cuatro aspectos claves que constituyen los
objetivos principales para lograr el propósito de alcanzar
la máxima rentabilidad de la necesaria inversión que debe
hacerse para poder llevar a cabo una eficaz y eficiente
gestión del mantenimiento. Los aspectos a los que se ha
hecho referencia son los siguientes:
Eliminación del exceso de inventarios.
Fijación de los niveles iniciales de repuestos.
Mejorar la disponibilidad.
Establecer las mejores estrategias.
Eliminación del exceso de inventarios En muchas fábricas
del mundo entero las estadísticas revelan que los niveles
de inventario exceden entre el 20 % y el 50 % de las
necesidades reales de la planta y esto en términos
monetarios representa una inversión muy elevada que
indudablemente afecta el desempeño financiero de las
organizaciones.
El principal obstáculo para la eliminación del exceso de
materiales almacenados es la costumbre, probablemente
durante muchos años, de mantener en inventario grandes
cantidades de repuestos, sin justificación alguna, pero que
brindan la tranquilidad de poder disponer ilimitadamente
de cualquier artículo cuando es necesitado.
Fijación de los niveles iniciales de repuestos
Al principio de la vida útil de cualquier activo no se cuenta
con un historial de uso, por lo que determinar la cantidad
apropiada de repuestos a mantener en inventario es una
decisión muy difícil y generalmente la única información
disponible es la recomendación de los vendedores. Fijar
los niveles iniciales de repuestos basándose únicamente
en estas recomendaciones es una decisión que podría
resultar muy costosa debido al interés comercial presente
en esta situación.
Al momento de una negociación, es primordial exigir al
proveedor información relacionada con la confiabilidad del
activo que se está adquiriendo, esto es, se debería
disponer al menos del Tiempo Medio Para Fallar - TMPF
(Mean Time To Failure - MTTF) de cada uno de los
componentes principales.
Mejorar la disponibilidad
Una de las grandes preocupaciones del personal de
mantenimiento es tener un nivel de inventario de
repuestos suficientemente grande para evitar la pérdida
de producción al momento de necesitarlos.
Para minimizar ese riesgo se acude a las
recomendaciones de los vendedores como elemento
confiable y autorizado, en el que se podría justificar la
responsabilidad de las decisiones tomadas, sin embargo,
está demostrado que estas recomendaciones producen
excedentes que pueden alcanzar hasta el 40 %.
También se apela a la opinión del personal de
mantenimiento, especialmente al de mayor experiencia,
pero que en cualquier caso actuará en forma
conservadora para no correr riesgos e igualmente este
tipo de recomendaciones producirá excesos de inventarios
entre de hasta el 50 %.
Ante la incertidumbre asociada a la imposibilidad de
determinar con cierta precisión la tasa de utilización de un
repuesto determinado, se recurre al análisis del riesgo
desde el punto de vista económico, de manera tal la
decisión de mantener o no un repuesto en el almacén
depende del costo financiero de la alternativa
seleccionada.
En cualquier caso, el enfoque que se debe tener cuando
hay que fijar los niveles de inventarios para los repuestos
es dar respuesta a los siguientes planteamientos:
1) Si una pieza se necesita y la misma no está disponible
en el almacén, ¿Cuánto afectará esto a la producción?
¿Cuál es la criticidad de la pieza? 2) Cuando la pieza es
instalada, ¿Cuánto tiempo se estima que dure? Estime el
TMPF (MTTF).
Establecer las mejores estrategias Hasta ahora se ha
analizado suficientemente la importancia de mantener
estrictamente el mínimo nivel de inventarios que
garantice la continuidad de las operaciones significando
esto mayor rentabilidad empresarial.
Caso ÉxitoMáquinas de Vending industrial Autocrib
Lo último en sistemas para gestión de la cadena
de suministro. Robocrib® VX500 es un sistema
robótico de seguimiento de inventario para
herramientas de corte, sujetadores, suministros de
taller y PPE.
Caso Éxito
Máquinas expendedoras y Taquillas inteligentes para
equipos de protección individual (EPIs), herramientas,
material de oficina, productos sanitarios…
Gesmatik controla tu material de trabajo y te permite
conocer cuándo, quién y qué productos han sido
suministrados.
Las máquinas expendedoras no son sólo para pillar agua,
refrescos y chocolatinas. De hecho hay vendings para casi
todo (especialmente en Japón). Y en el sector industrial no
íbamos a ser menos: cada vez son más las empresas
manufactureras de cierta envergadura que tienen dentro de
sus naves máquinas expendedoras de Equipos de
Protección Individual (EPIs). Taquillas automáticas que
en el mismo lugar de trabajo suministran a los operarios
guantes de protección, gafas de seguridad, tapones
auditivos, mascarillas, cascos, chalecos, y demás material
de trabajo (herramientas, brocas, discos de corte…).
Pero, ¿por qué deberías tener en tu fábrica o taller una o
más máquinas expendedoras de EPIs? Aquí tienes 5 buenas
razones:
[Link] EL CONSUMO.- Las taquillas suministradoras
automáticas de equipos de protección laboral facilitan la
adopción de hábitos de consumo racionales, hasta el punto
que se puede conseguir entre un 20 y un 40% de ahorro en
consumibles. Esto es gracias a que cada empleado dispone
de su propia tarjeta personal o PIN de acceso, lo que
permite a la empresa saber quién, cuándo y qué ha cogido,
y de este modo establecer controles o límites de consumo
de forma individualizada.
1) Si una pieza se necesita y la misma no está disponible
en el almacén, ¿Cuánto afectará esto a la producción?
¿Cuál es la criticidad de la pieza? 2) Cuando la pieza es
instalada, ¿Cuánto tiempo se estima que dure? Estime el
TMPF (MTTF).
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
Gestión de inventarios. Se define como la serie de políticas y controles que
monitorean los niveles de inventario y determinan los niveles que se deben
mantener, el momento en que las existencias se deben reponer y el tamaño que
deben tener los pedidos. Un sistema de inventario provee las políticas operativas
para mantener y controlar los bienes que se van almacenar.
El sistema de inventario es responsable de ordenar y recibir los bienes; de
coordinar la colocación de los pedidos y hacerle seguimiento al mismo. A demás
el sistema debe mantener un control para responder a preguntas como: ¿El
proveedor ha recibido el pedido? ¿Este ha sido despachado? ¿Las fechas son
correctas? ¿Existen procedimientos para hacer un nuevo pedido o devolver la
mercancía indeseable?.
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
Se entiende por Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al
control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican
métodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de
estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y
salidas de dichos productos.
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades básicas a
saber:
1.- Determinación de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos
necesarios para consolidar la información referente a las existencias físicas de los
productos a controlar incluyendo los procesos de:
• Toma física de inventarios
• Auditoria de Existencias
• Evaluación a los procedimientos de recepción y ventas (entradas y salidas)
• Conteos cíclicos
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
2.- Análisis de inventarios: Se refiere al análisis estadísticos que se realicen para
establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que
deberíamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra
y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas
existencias. Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son:
• Formula de Wilson (máximos y mínimos)
• Just in Time (Justo a Tiempo)
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
3.- Control de producción: La cual se refiere a la evaluación de todos los procesos
de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay
transformación de materia prima en productos terminados para su
comercialización, los métodos más utilizados para lograr este fin son:
• MPS (plan maestro de producción)
• MRP II (planeación de recursos de manufactura)
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
Tipos de inventarios. Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos
fijos que una empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el
cual pertenece al patrimonio productivo de la empresa. Los inventarios de
acuerdo a las características físicas de los objetos a contar, pueden ser de los
siguientes tipos:
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
Tipos de inventarios. Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una
empresa mantiene en existencia en un momento determinado, el cual pertenece al patrimonio
productivo de la empresa. Los inventarios de acuerdo a las características físicas de los objetos
a contar, pueden ser de los siguientes tipos:
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos: Son los
productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de la empresa, es decir
no serán colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas de la misma, estos
productos pueden ser: maquinarias, repuestos, artículos de oficinas, etc.
Inventario en Consignación: Son aquellos artículos que se entregan para ser vendidos o
consumidos en el proceso de manufactura pero la propiedad la conserva el proveedor.
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
Significado económico de los inventarios.
La gestión de inventarios implica dos costos básicos:
• Costos de penalización por inexistencia de los materiales: Estos costos son
proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto, produce
problemas de pérdida de imagen en la empresa.
• Costos de almacenamiento: Estos representan costos tanto en capital
inmovilizado como en costos de gestión física y administrativa de estos
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
MÁXIMOS Y MÍNIMOS.
Consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un periodo fijo de revisión de sus
niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre el
máximo y la existencia total (cantidad existente más cantidad en tránsito). Solo en casos especiales se
colocaran pedido fuera de las fechas de revisión cuando por una demanda anormalmente alta la
existencia llegue al punto mínimo antes de la revisión. En sistemas automatizados estas fechas no se
preestablecen, sino que se calculan los puntos de revisión y el sistema avisa cual es el mejor momento
de efectuar la compra y la cantidad a solicitar.
Tipos de Gestión de almacenes de
Indirectos
El ejemplo que dimos anteriormente, es el más básico en el modelo de demanda independiente, pero
para su más eficaz aplicación debe tenerse en cuenta una variable conocida como existencia de seguridad
o "colchón", la cual será igual al punto mínimo de inventario.
FORMULAS MATEMÁTICAS.
Pp = Punto de pedido
Tr = Tiempo de reposición de inventario (en días)
Cp = Consumo promedio (diario)
CM = Consumo máximo (diario)
Cm = Consumo mínimo (diario)
EM = Existencia máxima
Em = Existencia mínima (o de seguridad)
CP = Cantidad de pedido
E = Existencia actual
Pp = Cp x Tr + Em ; EM = CM x Tr + Em ; Em = Cm x Tr CP = EM – E
Clasificación de los modelos de
inventarios
Gestión de Inventarios
Se basa por medio de técnicas, métodos, controles que le permiten tener a la empresa las mercaderías de
los productos en los niveles deseados con el fin de optimizar costos por el nivel de mantenimiento
y reposición. El principal problema surge cuando la demanda es inestable, existen métodos que
sirven a la empresa a evitar imprevistos como inventarios de seguridad por medio de compras masivas,
etc18. La base para controlar el inventario por medio de una adecuada gestión se basa en:
• Pronósticos adecuados
• Adecuado control físico
• Confianza con el proveedor
• Reducción de Inventarios de Seguridad
• Stock suficiente para cubrir la demanda.
• Costos de gestionar el stock.
• Rotación de cada uno de los productos
Clasificación de los modelos de
inventarios
Modelo de Cantidad Económica de Pedido
Modelo desarrollado en el año 1915 por F. W. Harris y luego por F. E.
Raymond en 1930, ilustra el manejo de inventarios en base a modelos
de gestión claros y didácticos. El objetivo del modelo es encontrar el
monto del pedido que se realizara con el fin de reducir al mínimo posible el
costo total de los inventarios mantenidos por la empresa.
Clasificación de los modelos de
inventarios
El modelo de control de inventarios Cantidad Económica de Pedidos
maneja tres constantes dentro de su fórmula:
• La demanda del producto (conocida y constante)
• El costo de mantener el inventario
• El costo de ordenar un pedido.
Clasificación de los modelos de
inventarios
Alternativas posibles dentro del Modelo Cantidad Económica de Pedido
Existen tres posibles alternativas que se pueden dar en el mercado:
Clasificación de los modelos de
inventarios
Demanda variable y tiempo de anticipación constate. En esta alternativa plantea a la
demanda como aleatoria a través del tiempo, es decir no es constante ni conocida,
lo que provoca que en cualquier momento pueda generarse un pedido, más los
días de reposición del proveedor son conocidos con precisión.
Demanda constante y tiempo de anticipación variable. En este caso se cambia lo
planteado anteriormente, en este caso la demanda es determinística (constante en el
tiempo), más los días de reposición de los proveedores no es claramente conocido por la
empresa, es decir ya no es fijo.
Demanda variable y tiempo de anticipación variable. Aquí se tiene incertidumbre tanto
de la demanda que se tendrá como de los das de reposición del proveedor, lo que
suele usarse en este caso son métodos probabilísticos y sus fluctuaciones más comunes
para tener un conocimiento más cercano a la realidad (Reino-Chérrez 2014)
Clasificación de los modelos de
inventarios
Pasos para la Aplicación del Modelo Cantidad Económica de Pedido
La aplicación del modelo de gestión es un proceso a través de pasos:
[Link] calcula el pedido óptimo: para la que se aplica la fórmula:
Fórmula 1: Cantidad Económica de Pedido
Fuente: SUARES, María, Gestión de Inventarios: Una nueva fórmula de Calcular la Competitividad
Clasificación de los modelos de
inventarios
En donde:
Ǫ= Volumen óptimo de pedido
K = Costo de realización de un pedido
D = Volumen de la demanda
g = Coste anual de mantener almacenada una unidad de producto
2.Cálculo del número de pedidos al año que se debe realizar.
Clasificación de los modelos de
inventarios
[Link] el tiempo que pasa entre dos pedidos
Una vez encontrado el pedido óptimo, se puede calcular el paso número
dos, Número de Pedidos que se realiza anualmente con estos datos el
tiempo entre dos pedidos (T):
Clasificación de los modelos de
inventarios
[Link] con anterioridad datos como el plazo de aprovisionamiento y
el stock de seguridad, se puede proceder a calcular el punto de pedido:
• Punto de Pedido = Demanda estimada en el plazo de
aprovisionamiento + stock de seguridad.
• Demanda estimada en el plazo de aprovisionamiento = demanda
diaria * plazo de aprovisionamiento.
Clasificación de los modelos de
inventarios
[Link] con anterioridad datos como el plazo de aprovisionamiento y
el stock de seguridad, se puede proceder a calcular el punto de pedido:
• Punto de Pedido = Demanda estimada en el plazo de
aprovisionamiento + stock de seguridad.
• Demanda estimada en el plazo de aprovisionamiento = demanda
diaria * plazo de aprovisionamiento.
Clasificación de los modelos de
inventarios
Clasificación de los modelos de
inventarios
Modelo TOC en inventarios
La Teoría de las Restricciones (Theory of Constraints) basa su filosofía
administrativa en la meta de la empresa que es “ganar dinero de forma sostenida
ahora y en el futuro” en base de la compresión y análisis de los sistemas que
maneja cada empresa u organización; ayuda a encontrar métodos que modifiquen
los problemas que tiene la empresa independientemente de su actividad
económica o tamaño todo esto a través de la mejora continua.
Clasificación de los modelos de
inventarios
El TOC tiene como ventaja la forma de solucionar grandes obstáculos con suma
facilidad y sencillez, claro que la única manera de solucionar los problemas de
la organización es eliminando las restricciones, estas determinan el ritmo
de la producción y los cuellos de botella, es decir cualquier recurso cuya
capacidad es menor que la demandada, estos no están direccionados a minimizar
los gastos, si no a mejorar su operaciones para generar ventas.
Clasificación de los modelos de
inventarios
Como meta del TOC es generar ventas para aumentar las utilidades
Clasificación de los modelos de
inventarios
De acuerdo con este las restricciones que miden como está funcionando el
sistema son tres:
• El Throughput: la velocidad en la que una empresa genera ventas y gana
dinero por la venta de su producto.
• En el Inventario: cuánto dinero la empresa destina a tener el producto
detenido en la bodega, y que piensa vender en algún momento.
• En los Gastos de Operación: este tema abarca todo el dinero que la empresa
invierte o gasta para generas las unidades para la venta, el elemento que
falla en la organización y hace retrasar los pedidos en la producción es el cuello
de botella.
Clasificación de los modelos de
inventarios
De acuerdo con este las restricciones que miden como está funcionando el
sistema son tres:
• El Throughput: la velocidad en la que una empresa genera ventas y gana
dinero por la venta de su producto.
• En el Inventario: cuánto dinero la empresa destina a tener el producto
detenido en la bodega, y que piensa vender en algún momento.
• En los Gastos de Operación: este tema abarca todo el dinero que la empresa
invierte o gasta para generas las unidades para la venta, el elemento que
falla en la organización y hace retrasar los pedidos en la producción es el cuello
de botella.
Para lograr estas metas Goldratt describió nueve reglas de programación de la
producción:
[Link] equilibre la capacidad, equilibre el flujo.
[Link] nivel de utilización de un recurso sin cuello de botella no se determina por su
propio potencial sino por alguna otra restricción del sistema.
[Link] utilización y la activación de un recurso no son la misma cosa.
[Link] hora perdida en un cuello de botella es una hora perdida para todo el
sistema.
[Link] hora ahorrada en un no embotellamiento es un espejismo.
[Link] cuellos de botella rigen tanto el throughput o demanda atendida como el
inventario en el sistema.
[Link] lote de transferencia no puede y, muchas veces, no debe ser igual al lote
del proceso.
[Link] lote de proceso debe ser variable tanto a lo largo de su ruta como en el
tiempo.
[Link] prioridades pueden fijarse únicamente examinando las restricciones del
sistema. El plazo se deriva del programa.
