REDACCIÓN
COMERCIAL
SESION 4
Redacción comercial
• Son todas aquellas que se realizan dentro de parámetros específicos y con su debida
documentación facturas liquidaciones, (en zonas francas) ejemplo: compras, ventas,
alquileres etc. Estas se pueden realizar con diferentes tipos de pagos ya sea contado,
crédito, pago con bonos.
• También se realizan a diferente nivel: al por mayor, menor, compras a través de la web
y en distintos países. Algunos documentos de las operaciones comerciales. Si se sigue
el ciclo de la actividad de una empresa o negocio a la hora de realizar una venta (y de
forma análoga en una compra) va a tener que emplear diferentes documentos o
justificantes de la misma.
• Así, cuando se realiza el proceso de compra los procedimientos pueden ser los
siguientes:
• Presupuesto
• Pedido o Solicitud de compra
• Guía de remisión
• Recibo
• Factura
Presupuesto
• Previamentea la realización del pedido la empresa proveedora
manda un presupuesto a la empresa compradora, en este
documento se ha de registrar los datos acerca de las condiciones
económicas de las mercancías en venta.
Orden de compra
• Esel documento en el que el comprador solicita al vendedor el
bien o servicio a adquirir.
• Generalmente viene precedido por una petición previa sobre el
precio y las características del mismo.
Pedidos
• Los
pedidos suelen realizarse en un documento normalizado de la
empresa proveedora y puede hacerse tanto por correo ordinario
como por email.
• Endicho documento se han de reflejar los siguientes puntos:
Mercancía que se solicita, precio, cantidad, descuentos, periodo
forma de pago y fecha y modo de envío. Este documento suele
enviarse como mínimo por duplicado de forma que el cliente f irme
uno de los ejemplares y nos lo devuelva firmado y viceversa.
Guía de remisión
• Esel documento a través del cual se va a justificar la salida de los
productos o la prestación de los servicios desde la empresa
proveedora y así mismo acredita el transporte y la llegada de la
mercancía al comprador o en caso de servicios la realización de los
mismos.
• El
número de copias que se confeccionan es de cuatro, siendo una
copia para el almacén desde donde sale la mercancía, otra para el
departamento de administración para que se confeccione la
factura y otras dos copias que se envían al cliente para que nos
devuelva una de ellas firmada.
Recibo
• Esla forma de constatación en papel de que un pago ha sido
realizado, en otras palabras, es un comprobante que verifica que el
pago se ha realizado
Factura
• Esel instrumento en el cual se va a reflejar la transacción
realizada bien de las mercancías vendidas o bien de los servicios
prestados y es el justificante que acredita la venta realizada.
Documentos de tesorería
Son varios los documentos en los que nos vamos a apoyar para
llevar a cabo la contabilización y seguimiento de la tesorería de la
empresa.
• Hoja de caja: Documento en el que se recoge el movimiento de
dinero en efectivo que existe en la empresa, generalmente se
destina a pequeños pagos del día a día y suele dotarse con una
cantidad fija que se va reponiendo periódicamente.
• Extracto bancario: documento que nos envía la entidad bancaria
en la que se recogen las operaciones realizadas por banco en
relación a cobros clientes, pagos proveedores, comisiones,
prestamos, leasing, además de su envío por correo postal,
podemos obtener esta información a través de la banca
electrónica.
• Tip: Para realizar este tipo de documentos de las operaciones
OPERACIONES COMERCIALES
NORMALES
• Sonoperaciones que reflejen condiciones de mercado en el país de
origen que se hayan realizado habitualmente o dentro de un
período representativo entre compradores y vendedores
independientes.
• Entreotros factores, se considerará que no corresponden a
operaciones comerciales normales, las ventas realizadas a pérdida
en los términos establecidos en la normatividad vigente, así como
las realizadas entre partes vinculadas o asociadas que no reflejen
los precios y costos comparables con operaciones celebradas entre
partes independientes.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTOS
COMERCIALES
• Losdocumentos comerciales son todos los comprobantes extendidos
por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se
realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres
generalizadas y las disposiciones de la ley.
• Lamisión que cumplen los documentos comerciales es de suma
importancia. En ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus
derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba
para demostrar la realización de los actos comerciales.
• Constituyentambién el elemento fundamental para la contabilización
de dichas operaciones. Permiten el control de las operaciones
practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los
asientos de contabilidad.
Importancia
Los documentos son muy importantes en una empresa porque
cumplen con las siguientes funciones:
• De control
• Jurídica
• Contable
FUNCIÓN CONTROL
• Esaquella que permite individualizar a las partes que intervienen
en la operación, la mercadería involucrada, su cantidad, calidad,
precio, etc.
FUNCIÓN JURÍDICA
• Porque los documentos comerciales constituyen un medio de
prueba frente a inconvenientes de tipo legal
FUNCIÓN CONTABLE
•A través de ellos se puede llevar registros contables de las
transacciones comerciales efectuadas por las distintas
organizaciones
Clasificación
Negociable
Función
Económica
No
DOCUMENTO negociable
S
COMERCIALE
S Informativos
Función
Administrativ
a
De Soporte
Función Económica
Los documentos según su Función Económica se clasifican en
negociable y no negociable
• Negociable Son aquellos que por seguridad y comodidad
reemplazan el dinero en efectivo o respaldan una deuda, dentro de
ellos tenemos: el cheque, la letra de Cambio, el pagaré, la factura
cambiaria, entre otros. Estos también se denominan títulos de
valor
• No negociables: sirven de información sobre las transacciones
comerciales de la empresa. Estos son: la cotización, el pedido, la
remisión, la tarjeta kardex, el recibo de caja, comprobante de
egreso, nota de débito y crédito, consignación bancaria, entre
otros.
Función Administrativa
Según la Función Administrativa se dividen en: Informativos y de
Soporte.
• Documentos informativos
Estos sólo sirven para brindar información sobre los productos o
servicios que posee la empresa, dentro de estos tenemos:
• La cotización,
• El pedido,
• La guía de remisión,
• El kardex,
• Notas de contabilidad,
• Entre otros
Documentos de soporte
• Documento de soporte son los que sirven de respaldo a las transacciones
comerciales de la empresa, ejemplo: el recibo de caja, el soporte a una
venta o una compra, el comprobante de egreso que es el soporte a un pago
efectuado por la empresa, entre otros.
En el proceso de compra y venta se trabajan los siguientes documentos:
• La cotización, el pedido, la remisión, la factura, el recibo de caja, el cheque.
LA COTIZACIÓN
• Su objetivo fundamental es facilitar la información al cliente para la toma de
decisiones acerca de la mejor opción, por esta razón el cliente antes de cualquier
negociación solicita varias cotizaciones y se queda con la mejor propuesta
Partes de la cotización
• Número es el orden consecutivo que permite a la empresa
controlar e identificar de forma rápida la cotización
• Nombre del cliente: persona natural o jurídica a quien se
dirige la cotización
• Fecha: día mes y año en que se ofrece la cotización
• Tiempo de validez: periodo de vigencia de las condiciones
ofrecidas
• Forma de pago: a crédito o de contado
• Forma de despacho: vía aérea marítima y fluvial
• Descripción del objeto de cotización: características,
precio unitario, cantidad, descuentos, cargos y valor total
• Observaciones: son las condiciones particulares de la
negociación
• Firma de los responsables: de quién cotiza y de quién
aprueba
Nota: En todo documento comercial no puede faltar el
nombre de la empresa, razón social, logotipo, lema, NIT,
dirección, teléfono, email, página web y fax
EL PEDIDO
Es el compromiso formal para una compra. Su objetivo es dejar
constancia por escrito sobre la negociación. Sus partes son
• Membrete
• Nombre del documento
• Número
• Nombre del cliente
• Fecha del pedido
• Forma de entrega o pedido
• Nombre del vendedor
• Forma de pago
• Descripción del objeto de pedido
• Firma de responsables
LA GUÍA DE REMISIÓN
Tiene una función informativa que permite al comprador la confrontación
de la mercancía recibida con la solicitada en su pedido. Es un documento
no contable y externo. En esta se relaciona los bienes enviados. Consta
de
• Membrete
• Nombre del documento
• Número consecutivo
• Nombre y dirección del comprador
• Datos del transportador o empresa que
entrega la mercancía
• Descripción de la mercancía
• Observaciones
• Firma de los responsables
TARJETA KARDEX
• Su función es ofrecer información inmediata sobre la existencia de un producto y disponer de
un control permanente de las entradas y salidas del almacén y permite además valorizar el
inventario. Partes de la tarjeta kardex
• Membrete
• Nombre del documento
• Fecha
• Detalle
• Valor unitario
• Entradas
• Salidas
• Saldo
• Proveedores
• Ubicación
• Unidad
• Mínimo y máximo
• Artículo
• Método
LA FACTURA COMERCIAL
Es el soporte de la compra venta realizada. Sirve de base para el cobro de la
mercancía despachada o servicio prestado al cliente. Partes de la factura
comercial:
• Membrete de la empresa
• Nombre del documento
• Número consecutivo
• Datos del cliente
• Nombre del vendedor
• Fecha de facturación
• Lugar de despacho
• Forma de pago
• Número de cédula o ruc del comprador
• Descripción de la mercancía
• Imputación contable
• Firma de los responsables
RECIBO DE CAJA
También se conoce como comprobante de ingreso. Su función es servir de constancia
de pago efectuado por un cliente y de comprobante de todos los ingresos a la
empresa. Consta de:
• Membrete
• Nombre del documento
• Número consecutivo
• Persona de quien se recibe el documento
con su respectiva identificación
• Fecha de ingreso
• Concepto o motivo del ingreso
• Valor en el número y letras
• Forma de pago
• Imputación contable
• Firma y sello del funcionario que recibe el pago
EL CHEQUE
Es un documento negociable, mediante el cual el titular de una cuenta
corriente ordena al banco que pague determinada cantidad de dinero a
una persona natural o jurídica que previa presentación firma y entrega
del cheque al mismo banco. Consta de :
• El nombre del banco girado
• Serie y número del cheque
• Ciudad y fecha de expedición
• Valor en números y letras
• Nombre del beneficiario
• Firma del girador o titular de la cuenta
• Número de la cuenta corriente
• nota:
Todos los cheques se imprimen en papel de seguridad para
impedir falsificaciones
• Gracias
