COMUNICACIÓ
N
ORGANIZACION
AL
Titulo
Agenda de la sesión
• Principio de la comunicacion
• Barreras de la comunicación
• Comportamientos que fortalecen la comunicación
interpersonal
• Búsqueda de la informacion
Propósito
En esta sesión lograremos
identificar la importancia
de Las comunicaciones en
las empresas ?
El Proceso de la
Comunicación
Profesor: Neptali Franco T
e-mail: [email protected]:
[email protected]
Principios de la
comunicación
¿Qué es COMUNICACIÓN
• COMUNICACIÓN proviene del latín communis que
significa común.
• En el castellano el radical común es compartido por
los términos comunicación y comunidad.
Definición
• Trato, correspondencia entre dos o más personas.
• Transmisión de señales mediante un código común al emisor y
al receptor.
Definición
• Proceso de transmitir ideas,
información, emociones, sentimientos y
actitudes con el fin de provocar alguna
reacción en quien recibe el mensaje.
• La comunicación es un proceso
transaccional. (R. Verderber)
Proceso de comunicación
• Interacción
• Dinamismo
• Complejidad
Elementos
• Comunicador
• La persona con ideas, intenciones, información
y que tiene por objetivo el comunicarse .
• Codificación/Decodificación
• Es un proceso que convierte las ideas del
comunicador en un conjunto sistemático de
símbolos o idioma que expresa el objetivo que
este persigue.
• Mensaje
• Es el resultado del proceso de codificación.
Elementos (cont.)
• Medio de comunicación
• Modo de transferir el mensaje del
comunicador al receptor.
Ejemplos: entrevistas personales, por
teléfono, en reuniones, por fax,
memos, carteles, tele-conferencias,
entre otros.
• Receptor
• Es la persona que recibe y decodifica
el mensaje.
Elementos (cont.)
• Retroinformación
• Es la respuesta al mensaje por
parte del receptor.
• Error o Ruido
• Se puede definir como cualquier
factor que distorsiona la intención
que perseguía el mensaje y puede
producirse en todos los
elementos de la comunicación.
Saberes
Desarrollo del
tema
Comunicación
Organizacional
Definiciones
• Conjunto total de
mensajes que se
intercambian entre los
integrantes de una
organización, y entre
ésta y su medio.
Importancia
• La importancia de la comunicación
organizacional radica en que ésta se
encuentra presente en toda actividad
empresarial.
• Además, es el proceso que involucra
permanentemente a todos los
empleados.
• Las funciones de planificación,
organización y control sólo cobran
cuerpo mediante la comunicación
organizacional.
Clases
• Comunicación Interna
• Actividades efectuadas por
cualquier organización para la
creación y mantenimiento de
buenas relaciones con y entre sus
miembros.
• Comunicación Externa
• Conjunto de mensajes emitidos por
cualquier organización hacia sus
diferentes públicos externos.
Comunicación
Descendente
• Fluye desde los niveles más altos de una organización
hasta los más bajos.
• Va del superior al subordinado.
• Tipos
• Instrucciones de trabajo
• Explicación razonada del trabajo
• Información sobre procedimientos y prácticas
organizacionales
• Retro-comunicación al subordinado respecto a la ejecución
• Información de carácter ideológico para iniciar la noción de
una misión por cumplir.
Comunicación
Ascendente
• Fluye desde los niveles más bajos de la organización hasta los
más altos.
• Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y
procedimientos de presentación de quejas.
• Por otro lado, la gente tiende a compartir solamente
las buenas noticias con sus supervisores y a eliminar
las malas noticias, porque:
• Quieren parecer competentes.
• Desconfían de su jefe.
• Temen a que el jefe castigue al mensajero.
• Creen que ayudan a sus jefes si lo protegen de sus
problemas.
Comunicación Horizontal
• Es la comunicación que
fluye entre funciones.
• Producción, Mercadeo,
Finanzas, etc.
Comunicación Diagonal
• Cruza distintas
funciones y niveles de
una organización.
Comunicación Formal vs
Informal
• Formal
• Mensajes oficiales que
genera una organización.
• Informal
• Carecen del respaldo
organizacional para su
transmisión.
• Los llamamos chismes o
rumores.
Reflexiones
• La comunicación es fundamental
para el funcionamiento de mi
organización...
• Cuando la comunicación fluye de
forma eficiente, contribuye a...
Comunicación
Interpersonal
• Comunicación Verbal
• Comunicación No Verbal
• Comunicación Escrita
Comunicación Verbal
• Implica el debate cara a cara,
conversaciones telefónicas,
presentaciones y discursos
formales, entre otros.
• Toda situación donde el
mensaje se transmite de
forma oral.
• Esta influenciado por nuestras
habilidades interpersonales.
Singular vs Dual
• Singular: Comunicación en un solo
sentido.
• Proceso en el que la información fluye
solamente en una dirección, del emisor al
receptor, sin ciclo de retrocomunicación.
• Dual: Comunicación en dos sentidos.
• Proceso en el cual la información fluye en
dos direcciones: el receptor proporciona la
retrocomunicación y el emisor es receptivo a
la ésta.
Comunicación No Verbal
• Es la parte del mensaje que se
transmite a través de gestos,
expresiones y movimientos
corporales.
• El significado varia de cultura a
cultura.
• Ejemplos: inclinarse ligeramente
hacia el frente, hacer contacto
visual directo, fruncir la frente, etc.
Características de la
comunicación no verbal
• Ocurre de forma continua.
• Puede utilizar más de un
canal al mismo tiempo.
• Es ambigua, se manifiesta de
modo consciente e
inconsciente.
• Es reconocido por personas
de otras culturas.
• Desempeña una función
limitada.
Funciones de la comunicación no
verbal
• Complementa la
comunicación oral o escrita.
• Sustituye el lenguaje verbal.
• Contradice el lenguaje
verbal.
• Regula el flujo de la
conversación.
Comunicación Escrita
• Implica la transmisión
de un mensaje a través
de un medio escrito o
electrónico.
El proceso de redacción
• La elaboración de cualquier
comunicado escrito implica la
participación del redactor en un
proceso dual que pone en función
dos actividades interrelacionadas:
• El proceso de desarrollar nuestra
habilidad discursiva.
• El proceso de componer un
comunicado específico.
Estrategias para convertir la
redacción en un proceso de diálogo
• Situación - ¿Por qué escribo
el comunicado? ¿Hay algún
obstáculo que me impida o
dificulte esa tarea?
• Asunto - ¿Qué mensaje
quiero transmitirle al lector?
¿Cuál es el punto o los
puntos principales que debo
recordar?
Estrategias para convertir la
redacción en un proceso de
diálogo
• Lector - ¿Quién es? ¿Cuántos
y cuán diferentes son? ¿Qué
esperan o qué desean? ¿cuál
es la relación que mantengo
con esa persona? ¿Cómo
puedo usar el escrito para
establecer o mejorar la
relación con el lector?
Estrategias para convertir la
redacción en un proceso de
diálogo
• Propósito - ¿Qué quiero lograr con
el comunicado escrito? ¿Qué
acción o qué respuesta debe
provocar para demostrar que ha
sido efectivo? ¿Qué espero que
haga el lector?
Fallas en la
comunicación
• El mensaje que envía el
emisor no siempre “llega” al
receptor.
Barreras en la comunicación
• Factores Físicos
• Ruido.
• Calor o frío.
• Distancia entre las
personas.
• No mirar cara a cara.
• Necesidades del
momento (sueño,
hambre, etc.)
Barreras en la Comunicación
(cont.)
• Factores Biológicos
• Defectos (habla o
audición)
• Estado de salud crítico
Barreras en la Comunicación
(cont.)
• Factores Sociales
• Idioma (semántica).
• Estatus o posición.
• Valores y actitudes.
• Prejuicios.
• Percepciones – muchas maneras de ver lo mismo.
• ¿Tomamos en consideración los puntos de vista de los demás?
• Expectativas – comunicar lo que creemos que se quiere
escuchar.
• No escuchar - no poder interpretar el mensaje.
Barreras en la Comunicación
(cont.)
• Factores Psicológicos y
Emocionales
• Coraje
• Estar a la defensiva
• Tono de voz
• Distracciones – falta de
enfoque
Barreras en la Comunicación
(cont.)
• Otros Factores
• Generalizar (siempre, nadie, nunca).
• Pensar que sabemos lo que el otro
piensa, siente o quiere.
• Mensajes incompletos.
• Acusación continua.
• Amenazas.
• Discutir muchas ideas a la vez.
• Tiempo – se enfatiza la “urgencia.”
Indicadores de actitudes,
estados anímicos y otros
rasgos personales
• Falta de Atención
• Expresión Facial
• Voz
• Postura
• Movimientos Corporales
• Apariencia Personal
Actitudes y comportamientos
que dificultan las relaciones
interpersonales
• Descuido al elegir lo que
se dice y cómo se dice.
• Impetuosidad al hablar.
• Terquedad u obstinación.
• Tendencia a entablar
altercados.
• Exceso de competitividad.
Podría ocurrir que no
prestemos atención porque…
• Nos concentramos en algún
problema, asunto pendiente o
recuerdo agradable.
• Oímos las palabras pero no
comprendemos el mensaje.
• Comprendemos
momentáneamente el asunto
escuchado.
• Presumimos que ya sabemos todo
lo que se va a decir.
Mejorando la
Comunicación
1. Planificar y organizar las ideas.
2. Preparar un bosquejo.
3. Evite estructuras monótonas.
4. Buscar ser breves y claros.
5. Ajustar la escritura al estilo de la
audiencia.
6. Evitar el argot y los caprichos).
Buena Redacción
7. Evite la redundancia.
8. Evite los eufemismos.
9. Evite errores
gramaticales y de
escritura.
Tipos de documentos
• Registros y libretas.
• Cartas de la empresa
• Memorandos
• Cartas del gerente
• Correo electrónico
Principios fundamentales para
mantener relaciones
interpersonales armoniosas
• Respeto hacia los demás.
• Confianza en sí mismo.
• Confiabilidad y
credibilidad.
• Sentido de justicia.
Actitudes que fortalecen
la comunicación
interpersonal
• Presumir que la otra persona
actúa de buena fe.
• Colocarse en el lugar del otro.
• Estar en disposición de cambiar.
Comportamientos que
fortalecen la comunicación
interpersonal
• Escuchar con atención.
• Hablar para ser
comprendido.
• Iniciar el diálogo a partir
de los puntos en común.
Credibilidad
• Actúe con sentido ético.
• Respete las normas, reglamentos y
políticas de la organización.
• Cumpla con las tareas y acciones que
prometa
• Sea organizado.
• Mantenga una comunicación franca y
abierta.
Credibilidad (cont.)
• Trate a las demás personas
con respeto y sentido de
justicia.
• Mantenga a las personas
bien informadas y provea
información confiable.
• Ocúpese de estar al día en
todo lo relacionado con su
especialidad, disciplina o
profesión.
Escuchar
Escuchar: una destreza
esencial
• Escuchar es mucho más que el
mero oír o captar los sonidos
emitidos por la persona con quien
hablamos. Requiere:
• Prestar atención
• Comprender el mensaje
• Evaluarlo
• Recordarlo
• Responder de forma
adecuada
En el contexto laboral, el carecer de la destreza para escuchar
de modo eficiente es la causa de:
• Errores al transmitir mensajes recibidos,
ejecutar tareas y efectuar trámites.
• Trabajos que deben volver a realizarse
porque no se prestó la debida atención a las
instrucciones.
• Pérdida de tiempo, materiales, recursos
humanos, clientes y dinero.
• Disgustos que afectan las relaciones
humanas debido a los errores y a las
pérdidas
Receptor activo
• Ejercer mejor control sobre los
sonidos a los que debemos prestar
atención.
• Asumir una actitud positiva.
• Investigar acerca del emisor y del
asunto.
• Adoptar una postura que nos
facilite captar el mensaje.
• Dejar que la otra persona termine
de hablar para entonces
intervenir.
Receptor activo (cont.)
• Prestar atención al lenguaje no
verbal.
• Controlar las emociones.
• Evitar el concentrarse a pensar en
lo que uno va a decir cuando le
corresponda el turno de intervenir.
• Reconocer la labor de quien hace la
presentación.
• Organizar la información según se
recibe.
Importancia de la formulación
de preguntas
• Es indispensable interrogar
con el propósito de:
• Conseguir información.
• Interaccionar con otras
personas.
• Conocer la forma de pensar
de otros.
• Ganar la confianza de otros.
• Verificar información.
Actividad
Trabajando en
clase
EJERCICIOS DE
COMUNICACION
• Elaborar un comunicado anunciado buenas noticias
• Elaborar un comunicado anunciando malas noticias
• Evaluar el impacto de cada noticia
Conclusiones
¿Qué aprendimos hoy?
Repasemos
Resumen de la clase
• Tipos de comunicación y ejemplos
• Importancia de la comunicación organizacional
• Barreras de la comunicación
Reto
Poniendo a prueba
lo
aprendido
Ejemplos de
comunicación
• Aplicado a las organizaciones y los tipos de organización
Bibliografía
Encuentra más
información
