CONCEPTOS Y
PRINCIPIOS
ARCHIVISTICOS
ING. FELICIA ESCOBAR
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el
medio utilizado.
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su
gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Documento electrónico de archivo: Registro de información generada,
producida o recibida o comunicada por medios electrónicos, que permanece
almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida, producida, por
una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal, legal, o valor científico, histórico, técnico o cultural y que
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según
los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los
archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos
y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo
de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia
o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan
manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio
hasta su resolución definitiva.
Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones
electrónicos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o
procedimiento, acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados
entre sí, manteniendo la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que
les dio origen y que se conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con
el fin de garantizar su consulta en el tiempo.
Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice
electrónico en un mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de
garantizar su integridad, orden y autenticidad.
Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un
expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la
Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo
formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un
expediente (unidad documental compleja)
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o
jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Fondo Abierto: Documentación de Entidades Administrativas Vigentes.
Fondo Cerrado: Documentación de Entidades Suprimidas.
Fondo Acumulado: Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su
vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.
Folio: Hoja.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación
incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente
todos los folios de cada unidad documental”.
Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.
Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Página: Lo escrito o impreso en una cara.
Paginar: Acción de numerar páginas.
Organización de Documentos
La teoría y práctica archivística establece tanto los principios como las técnicas para
organizar cualquier tipo de archivo. Por lo general se encuentran desorganizados y sólo
los propietarios pueden acceder a ellos. Sin embargo, muchas veces, por carecer de
una organización adecuada, se desconoce qué documentos se guardan y por qué.
La organización documental implica tres procesos vinculados:
la clasificación, la ordenación y la identificación.
La clasificación es el proceso que consiste en conformar las carpetas de acuerdo con
las funciones asignadas a cada una de las dependencias de la entidad.
La ordenación consiste en ubicar los documentos dentro de las series documentales y
el respectivo fondo, de acuerdo con la secuencia en que se realizó el trámite, dándole
una disposición física a los documentos, de conformidad con un sistema de ordenación
previamente definido: Alfabético, cronológico y mixto.
La identificación consiste en el proceso de descripción de los principales elementos que
caracterizan a un expediente.
Ecuación Recordatoria de Organización Documental de
Archivos
Principios Archivísticos Documentales
Principio de procedencia: Se define como aquél según el cual cada
documento debe estar situado en el fondo documental del que procede,
teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de
cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de los documentos.
El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la
organización de los documentos del archivo, como en la ordenación,
clasificación y descripción de estos.
Principio de Orden Original: se define como la ubicación física de los
documentos dentro de un expediente, respetando el orden cronológico en que
se recibieron, produjeron o tramitaron con miras a solucionar un asunto
determinado, es decir, hace relación al orden que conservan los documentos
dentro de cada serie, de acuerdo con la secuencia que originó el expediente y
en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones
y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto
determinado, iniciado y resuelto en la dependencia que tiene la
competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de
los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto
Se presenta un ejemplo explicativo del principio de orden original.
ACTIVIDAD
Contesta:
¿Qué entiendes por expediente?
¿Qué entiendes por fondo acumulado?. ejemplifica
Comenta :
que dice el principio de procedencia
Que dice el principio de Orden Orgininal
Valido: 5P Entrega : / /
