Archivo
¿Qué es archivo?
El concepto de archivo proviene del latín archivum, y se
refiere al conjunto de documentos producidos por
personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, en
ejercicio de su actividad
la Clasificación documental es la labor intelectual
mediante la cual se identifican y establecen las Series
que componen cada agrupación documental ( fondo,
sección y subsección) de acuerdo con la estructura
orgánico -funcional de la entidad.
Gestión Documental
La producción de documentos al interior de las empresas, exige en sí
misma, regulación, control y sobre todo planeación en los diferentes
procesos administrativos.
8 pasos de la gestión documental
Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los
principios y estrategias para el tratamiento adecuado de los
documentos y de la información, a fin de garantizar su acceso y
conservación.
Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y
valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto
legal, técnico y funcional de la empresa. En esta etapa se lleva
a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades
y objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias
futuras en cuanto a la gestión documental.
Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su
creación, ingreso y categorización, teniendo en cuenta su
relevancia y funcionabilidad en los procesos en los que incide.
De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación,
estructura, soportes y medios de tratamiento de los
documentos y la ejecución de tecnologías y de estrategias, con
el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de
recursos.
Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera
integral, es decir, su incidencia en los procesos de la empresa,
así como las funcionabilidades que tiene en el exterior. Se da
revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel
de relevancia, la calidad y facilidad del acceso que este debe
tener.
Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en
el que por medio de una revisión a fondo del documento se
establece su categoría, serie documental, valorización, tiempo
de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo
de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de
establecer ordenación y almacenamiento documental, con
base en su ciclo de vida.
Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase
de archivo en donde se tienen en cuenta los formatos,
migración, estructura, conservación y conversión,
ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).
Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de selección y
valoración del documento, en pro de su conservación o
eliminación; teniendo como base las tablas de retención y
valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos
los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su
respectivo tratamiento, y de ser el caso, de establecer las
pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.
Preservación a largo plazo:
Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que
se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de
gestión documental y archivo, con el propósito de garantizar
su preservación a largo plazo. De este modo se implementan
los medios y formas para la conservación de la información.
Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus
valores primarios y secundarios, los cuales ayudan a
establecer su relevancia al interior de la empresa y de este
modo su conservación y disposición final, temporal o
definitiva.
Proceso
Clasificación
La clasificación el primer paso del conjunto de procesos
destinados a la organización de archivos tendientes a
controlar, recuperar y conservar la información contenida en
los documentos para su utilización administrativa, jurídica y
científica
El proceso archivístico, la clasificación permite la identificación y el
agrupamiento sistemático de documentos semejantes con
características comunes como teniendo como la base la estructura
orgánico - funcional de las instituciones y los trámites administrativos
que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones.
La clasificación debe reflejar la estructura de cada
entidad de tal manera que las agrupaciones
documentales resultantes correspondan a las
subdivisiones que conforman la institución.
Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos
teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas
por una institución a lo largo de su gestión.
Clasificar e identificar la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una
institución a lo largo de su gestión.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En el proceso de clasificación, la procedencia (productor) permite
identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser
institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y
subsecciones documentales). Los institucionales están referidos a la
totalidad de los documentos producidos por una entidad.
La procedencia está dada por las dependencias, las unidades
administrativas, divisiones o secciones , en que están organizadas las
instituciones de acuerdo con la estructura orgánica.
ORDEN ORIGINAL
Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del
conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el
orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un
trámite
Esto solo se puede lograr, si todas las oficinas o unidades
administrativas productoras de documentos, conocen sus funciones y
su participación en los diferentes trámites administrativos
El orden original (secuencia administrativa de producción) se
relaciona con las Unidades Documentales1 , en las que se plasman
las actividades adelantadas en la resolución de un asunto, que por
función le es asignado a una dependencia para el logro de los
objetivos para los que fue creada.
Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe
preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes;
es decir, que se respete el estatus de cada documento, de acuerdo
con el lugar que ocupe en un trámite determinado
• Ejemplo: Las Tesorerías de Rentas Municipales, deben rendir cuenta de los pagos
que efectúan por diferentes conceptos, para lo cual cumplirán con los trámites
establecidos en los Manuales de Procedimientos. Dichos procedimientos señalan
los documentos necesarios para la gestión administrativa e indican en el orden en
que deben agruparse según su producción. La reunión de estos documentos da
como resultado la Unidad Documental “Orden de Pago”. Así, esta unidad
documental podría estar conformada por los siguientes:
• Solicitud de compra
• Cotizaciones
• Certificado de Disponibilidad Presupuestal
• Registro de Disponibilidad Presupuestal
• Factura de compra
• Orden de compra
• Entrada de almacén
• Recibo a satisfacción
