PROTOCOLO
DEFINICIÓN
Es la colección ordenada de las
escrituras matrices, de las actas de
protocolación, razones de legalización
de firmas y documentos que el Notario
registra de conformidad con esta Ley.
Art. 8 Código Notariado
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Ejemplo de texto de pie de página 01/03/20XX 3
APERTURA
El protocolo se abre con el primer
instrumento que el Notario
autorice, la cual llevara siempre el
número UNO, la que principiara en
la primera línea del folio inicial. Art.
12 CN.
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Contenido
El protocolo del notario contendrá:
- Las escrituras públicas o escrituras
matrices
- Las actas de protocolización
- Las razones de legalización de firmas
art. 8 CN
- Documentos que el notario registra
de conformidad con la ley.
Razón de cierre,
Índice; y
Atestados
REQUISITOS LEGALES PARA
LA APERTURA
La apertura legal del protocolo, como
registro notarial, ocurre con la
autorización del primer instrumento
del año, puede ocurrir entre el 01 de
enero al 31 de diciembre de cada
año, y depende en que momento sea
requerido el notario para autorizar
ese primer instrumento enero año
calendario que se trate.
Ejemplo de texto de pie de página 01/03/20XX 6
Si bien apertura del registro
notarial, o protocolo, desde el
punto de vista legal, ocurre
con la autorización del primer
instrumento que autorice el
Notario, existe una obligación
de tipo administrativo y
pecuniario, que debe ser
satisfecha. Art. 11 C.N.
Ejemplo de texto de pie de página 01/03/20XX 7
El Notario debe pagar, por concepto
de derecho de apertura anual al
protocolo, en total, la suma de
cincuenta quetzales (Q. 50.00) esto
puede ser considerado como la
cobertura y satisfacción de una
tasa de tipo administrativo, ya que
su destino es a favor del Archivo
General de Protocolos.
Ejemplo de texto de pie de página 01/03/20XX 8
Formalidades: (art. 13 CN)
El protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:
Los instrumentos llevarán numeración
Los instrumentos públicos se cardinal, y se escribirán uno a
redactarán en español y se continuación de otro, por riguroso orden El protocolo llevará foliación
escribirán a máquina o a mano, de de fechas y dejando de instrumento a cardinal, escrita en cifras.
manera legible y sin abreviaturas. instrumento, sólo el espacio necesario
para las firmas.
La numeración fiscal del papel sellado no
En el cuerpo del instrumento, las podrá interrumpirse más que para la
fechas, números o cantidades, se Los documentos que deban intercalación de documentos que se
insertarse o las partes protocolen; o en el caso de que notario
expresarán con letras. En caso de
hubiere terminado la serie.
discrepancia entre lo escrito en conducentes que se transcriban,
Los espacios en blanco que permitan
letras y cifras, se estará a lo se copiarán textualmente. intercalaciones se llenarán con una línea
expresado en letras. antes de que sea firmado el instrumento
Ejemplo de texto de pie de página 01/03/20XX 9
Cierre (art. 12 Código de Notariado)
El protocolo se cerrará cada año el 31 de diciembre, o
antes, si el Notario dejare de cartular.
El cierre es mediante una razón notarial, la cual debe
contener:
la fecha,
el número total de instrumentos autorizados,
indicando cuántos de ellos son escrituras públicas,
en número de actas de protocolización,
de razones de legalización,
el número de escrituras canceladas,
si lo hubieran; así como el total de folios utilizados;
observaciones si fueran necesarias y la firma del notario.
Ejemplo:
RAZÓN DE CIERRE.
En la ciudad de Salamá, Baja Verapaz el treinta y uno de diciembre de
dos mil veintiuno, procedo a cerrar el Registro Notarial a mi cargo; el cual
contiene diez instrumentos públicos, de los cuales siete son escrituras
públicas, un acta de protocolación, una razón de legalización de firmas y
una escritura pública cancelada. Dicho protocolo constas de quince folios.
Firma y sello del Notario
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Índice: (art. 15 CN) El índice se elabora
en papel bond
Columnas que debe contener el índice:
1. El número de orden del instrumento.
2. El lugar y fecha de su otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. El objeto del instrumento.
5. El folio en que principia.
Ejemplo de texto de pie de página 01/03/20XX 12
ÍNDICE
Del Registro Notarial del Notario Samuel Isaí Cancinos Morales, correspondiente al año
dos mil veintiuno (2021)
Folio en que inicia
No. Lugar y fecha Otorgantes Objeto
1
1 Salamá, Baja Juan Antonio González Anavisca Compraventa
Verapaz 5 de y
Impuesto: 50 Centavos por hoja, Art. septiembre 20221 Telma Esperanza Mayen
5 numeral 6 Ley de Timbres Fis
cales. 2 Salamá, Baja Eugenia Ubeda y Arrendamiento 2
Verapaz 2 de Allan Márquez
EJEMPLO DE INDICE octubre 2021
4R
3 Salamá, Baja Escritura pública Cancelada
Verapaz, 10 de
noviembre 2021
4 Salamá, Baja Samuel Isaí Cancinos Morales Protocolización de 4 R
Verapaz, 25 de Acta de Matrimonio
noviembre 2021
5 Salamá, Baja Samuel Isaí Cancinos Morales Razón de 5
Verapaz, 15 de legalización de
diciembre 2021 firmas
Únicamente autorice los instrumentos públicos indicados en el presente índice, el cual
extiendo, sello y firmo en esta hoja de papel bond tamaño oficio. En el municipio de
Guatemala departamento de Guatemala, el treinta y uno de diciembre del año dos mil
dieciséis………………………………………..
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Atestados (art. 17 CN)
Son los documentos que el Notario agrega al final de su protocolo y tienen relación con los instrumentos
autorizados.
Atestados obligatorios, según la ley:
1- Comprobante de pago de apertura de protocolo, art. 11 y 17
CN
2- Certificación de acta de enmienda del protocolo, art. 96 CN
3- Copia del acta de inventario, art. 563 CPCyM
Otros atestados:
Constancia de entrega de testimonio especial. Art. 37 CN.
Constancia de entrega de testimonio del índice. Art. 92 CN.
Copias de los avisos. Art. 38 y 43 Ley del UISI
Constancia de salud de los contrayentes en un matrimonio. Art.
97 CC.
Copia de documento personal de identificación de los
comparecientes.
Ejemplo de texto de pie de página 01/03/20XX 14
Empastado: (art. 18
CN) Dentro de los 30
días siguientes al
cierre del protocolo el
Notario debe mandar a
empastar su protocolo.
Depósito: (art. 27 CN) El Notario no es
propietario del protocolo, solamente es
depositario, según la ley.
Clases de depósito
1- Por ausencia del país por tiempo
menor de 1 año.
2- Por ausencia del país por +1 año
3- Por inhabilitación.
4- Por entrega voluntaria
5- Por fallecimiento
Reposición, art. 90 CN
Circunstancia que se da cuando se pierde, destruye o deteriora el protocolo.
Al enterarse el notario de esta circunstancia dará aviso al juez de Primera Instancia de su domicilio para los
efectos de la reposición.
Caso: Un Notario por descuido vota una hoja de papel sellado especial para protocolos en el agua, la cual se
deshace en su totalidad. ¿Qué procede, la reposición o la enmienda del protocolo?
Inspección y revisión (art. 84 y 85 CN) Reposición, inspección y
Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley, revisión:
el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección en su
presencia.
Clases de inspección y revisión:
1- Ordinaria. Se hará cada año Art. 84 y 86 CN.
2- Extraordinaria: se hace por orden de la Corte Suprema de Justicia
3- Especial: Es por averiguación de delito. Art. 19 al 21 y 81 numeral 2 CN.
Esta tiene por objeto comprobar si en el protocolo se han llenado los requisitos formales establecidos en la ley,
el notario, está obligado a presentar el protocolo y sus comprobantes, debiéndose practicar la inspección en su
presencia
Enmienda del protocolo: art. 96 del Código de Notariado.
Procedencia. Cuando en el protocolo se incurre en los
errores de forma siguientes:
a- Alterar la numeración cardinal de los instrumentos,
b- Alterar la foliación,
c- Alterar el orden de la serie,
d- Dejar una página en blanco,
e- Inutilización de una hoja o lote del protocolo.
Trámite
1- El Notario solicita ante el Juez de Primera Instancia
exponiendo las razones,
2- En caso de que proceda la enmienda, se hace constar en
acta,
3- La certificación del acta se debe agregar entre los
comprobantes del protocolo.
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Papel sellado especial para Protocolos
Este tipo de papel es utilizado exclusivamente para la redacción de instrumentos
públicos protocolares. El papel debe contener las características reguladas en el
Acuerdo de Directorio 21-2012.
Impuesto. Las hojas de papel sellado especial para protocolos están afectas al
Impuesto de Papel Sellado Especial para protocolos, el cual es de Q10
Reformas. El Directorio de la SAT mediante Acuerdo de Directorio 6-2017 había
modificado las características de la hoja de papel sellado especial para
protocolos, sin embargo la Corte de Constitucionalidad suspendió
provisionalmente dicho acuerdo.
