Universidad La
Providencia
Administración básica
Módulo cuatro
“Proceso Administrativo”
El proceso
administrativo es el
conjunto de fases o
etapas sucesivas
a través de las
cuales se efectúa la
administración.
Planeación
Es la determinación de escenarios
futuros y del rumbo hacia donde se
dirige la empresa, y de los
resultados que se pretenden
obtener para minimizar riesgos y
definir las estrategias para lograr el
propósito de la organización con
una mayor probabilidad de éxito.
Tipos de planeación
Estratégica. Define los lineamientos generales de la planeación de la empresa; esta
labor la realizan los altos directivos para establecer los planes generales de la
organización; generalmente es a mediano y a largo plazo, y abarca toda la organización.
• Táctica o funcional. Comprende planes más específicos que se elaboran en cada uno
de los departamentos o áreas de la empresa, y que se subordinan a los planes
estratégicos. Los planes tácticos son planes detallados de cada gerencia para lograr el
plan estratégico.
• Operativa. Es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo con la planeación táctica;
se realiza en los niveles de sección u operación. Su tarea consiste en la formulación y
asignación de resultados y actividades específicas que deben ejecutar los últimos niveles
jerárquicos de la empresa.
Importancia
• Permite encaminar y aprovechar mejor los
esfuerzos y recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que
se pueden presentar en el futuro.
• Permite hacer frente a las contingencias
que se presenten.
• Es un sistema racional para la toma de
decisiones a futuro, evitan las corazonadas
o empirismos.
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha
al máximo las oportunidades.
• Al planear se define el rumbo y las bases a
través de las cuales operará la empresa.
• Es la base de los elementos
Elementos
a) Filosofía. Conjunto de valores, prácticas, objetivos, creencias y políticas, que son la
razón de ser de la empresa y representan el compromiso de la organización ante la
sociedad.
b) Credo. Conjunto de valores, postulados o creencias que orientan la conducta de la
organización.
c) Valores. Pautas o principios que orientan la conducta de los individuos en la
organización. Todos los miembros de la empresa deben compartir y practicar estos
valores.
d) Compromiso. Responsabilidad de la empresa ante la sociedad.
e) Visión. Enunciado que describe el estado al que se aspira en el
futuro. Provee dirección y forja el futuro de la organización.
f ) Misión. Definición amplia del propósito de la organización y la descripción del negocio
al que se dedica la empresa.
g) Objetivos estratégicos. Resultados específicos que se desean alcanzar, medibles y
cuantificables a un tiempo, para lograr la misión.
h) Políticas estratégicas. Cursos de acción que muestran la dirección y el empleo
general de los recursos para lograr los objetivos.
i) Programa. Conjunto de acciones, responsabilidades y tiempos necesarios para
Técnicas
Las técnicas de planeación son herramientas que se utilizan para llevar a cabo
eficientemente la administración.
• Cuantitativas. Las que se basan en métodos matemáticos.
• Cualitativas. Son herramientas y conocimientos que surgen de la experiencia o el
criterio u observación.
Análisis FODA
El análisis FODA consiste en detectar Fortalezas,
Oportunidades, Debilidades y Amenazas que pueden
afectar el logro de los planes.
• Las fortalezas son puntos fuertes y características de la
empresa que facilitan el logro de los objetivos.
• Las oportunidades son factores externos del entorno que
propician el logro de los objetivos.
• Las debilidades son puntos débiles, factores propios de la
empresa que impiden el logro de los objetivos.
• Las amenazas son factores externos del entorno que
afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos.
La finalidad del FODA es convertir las debilidades en
fortalezas y las amenazas en oportunidades. También es
conocido como DOFA o SWOT (por sus siglas en inglés). Se
basa en el análisis del entorno y se fundamenta en
proyecciones estadísticas, económicas y financieras.
Gráfica de Gantt
Es la técnica más comúnmente utilizada para establecer de manera gráfica las etapas de un
programa. Fue creada por Henry Lawrence Gantt. Para elaborarla se siguen los siguientes pasos:
1. Identificar y determinar todas las actividades para lograr las estrategias.
2. Ordenarlas cronológicamente.
3. Asignar a cada actividad su duración, la fecha de inicio y la fecha de terminación, así como el
responsable de realizarla.
En la gráfica se anotan estos datos y se incluye
una barra o línea continua
que indique la fecha de inicio y terminación
programada. Conforme se van realizando las
actividades, debajo de cada barra programada
se elabora otra barra donde se compara el
tiempo de ejecución real de cada actividad. De
esta manera se lleva un control de las
actividades en cuanto a la fecha programada y
la fecha real de ejecución. Esta técnica es la
más usual y reporta múltiples ventajas para la
administración de cualquier proyecto, ya que
facilita el trabajo y la planeación y control de las
actividades.
