III.
Hoja de Cálculo
Formulario e impresión
Frase del Día
Objetivo
• Aplicar el uso de formularios en las Hojas
de cálculo para una correcta
administración de la información.
Temas
• Funciones básicas del formulario para los
registros: nuevos, eliminar, restaurar,
navegadores
Formularios
Un formulario en Excel es básicamente un
método que permite ingresar datos a las hojas
de cálculo, son de mucha utilidad porque nos
ayuda a evitar errores en la captura de
información, facilitándonos la posibilidad que se
puedan añadir datos de manera manual o que nos
permita elegir ciertos datos que previamente se han
ingresado al crear el formulario.
Fácilmente, podemos comparar los formularios en
Excel con los formularios impresos en papel, o en la
actualidad, con los formularios que podemos
encontrar en Internet y que posiblemente estamos
acostumbrados a diligenciar.
Tipos de Formularios en
Excel
Existen tres tipos de formularios Excel
destinados a este tipo de tareas.
• Formulario de datos.
• Hojas de Excel con controles ActiveX y manejos de datos
• Formularios para usuarios en VBA.
Cada uno puede ser usado de forma
independiente o cohesiva con los demás.
Formulario de datos
• Mejor visualización de los datos o
elementos a seleccionar
1.
• Permite editar la información que
vamos a solicitar o crear nuevos
2. registros
• Se puede generar automáticamente un
formulario para cualquier tabla
3.
• Si vas a trabajar con formularios y una
N celda tiene una fórmula, no se podrá
modificar, sólo mostrará el resultado sin
ot poder editarlo.
a:
Crear Formularios
Un paso previo totalmente necesario antes de comenzar a
crear formularios en Excel para datos, consiste en introducir las
correspondientes etiquetas de cada columna
Estas deben ir en la parte superior de las mismas, y no se debe
olvidar etiquetar ninguna que se encuentre dentro de la tabla o
rango. De esta manera, Excel utiliza estas etiquetas al encargarse
de establecer nuevos campos en el formulario en cuestión.
Ahora bien, en cuanto a la creación de la herramienta como
tal, se tendrán dos filas, en la primera deben ir las etiquetas,
que se convertirán en los nombres de campo.
Estos últimos son, por ejemplo: nombre, apellido, edad, calle,
ciudad, estado o cualquier otro que se crea pertinente o necesario.
Mientras que, en la segunda, se mantendrán los espacios en blanco. Porque
allí irán los datos de Excel que se escriban en los distintos campos de dicho
formulario.
Agregar Botón Formulario a
la Barra de Herramientas
Haga Clic en la flecha que aparece junto a la
barra de herramientas de acceso rápido
Después haga clic en Más comandos.
En el cuadro de comandos disponibles, haga
clic en Todos los comandos
Después, seleccione el botón Formulario en la
lista. Haga clic en Agregar y luego Aceptar.
• Ubicarse en la
primera etiqueta
(campo) de la tabla
• En la barra de acceso
rápido haga clic en
Formulario
• Hacer clic en Aceptar
si aparece un
mensaje de
Información
Ejemplos:
Controles ActiveX y manejos
de datos
Los controles de formulario en Excel nos permiten
introducir información y ver los datos en una misma
cuadrícula, mediante una lista para facilitar la selección
de los elementos.
De igual manera podemos agregar otros controles que
nos ayudarán a crear formularios más avanzados, como
por ejemplo: Agregar botones, casillas de verificación,
cuadros combinados, barra de desplazamiento, control
de número, cuadro de grupo, cuadro de lista y etiquetas
Este tipo de formulario en Excel nos permite interactuar
con los datos de la celda sin la necesidad de usar
código VBA.
Además, los controles ActiveX pueden personalizarse,
tanto en apariencia como en su comportamiento y
pueden usarse con o sin el uso de código VBA.
Agregar Lista Desplegable
Seleccionar la celda donde queremos crear
la lista desplegable, en el ejemplo: Ciudad.
Clic en la pestaña de Datos,
Luego en el menú Validación de Datos,
seleccionar la opción Validación de Datos…
En el cuadro de diálogo en la opción
Permitir, seleccionar Lista
Añadir elementos a la lista
Para • La primera de ellas, es
añadir los escribiendo la información
directamente separadas por
punto y coma (;),
elementos • O puedes hacerlo
seleccionando un rango de
a la lista celdas que contengan los
valores que estarán
tenemos disponibles en nuestra lista
desplegable.
• También, podremos crear una
varias lista desplegable utilizando el
nombre de un rango.
opciones.
Escribir los valores directamente
Solo debemos poner los valores
separados por punto y coma.
Para nuestro ejemplo, en la
casilla de Origen escribiremos
de la siguiente manera: Pasaje;
Machala; Santa Rosa; Zaruma;
El Guabo
Presionamos Aceptar
Insertar desde un rango
Cabe resaltar que
previamente debes haber
creado un listado de los
valores en el rango de
datos que se va a utilizar.
El rango de datos puede
ser escrito en la misma
hoja o en otra hoja
diferente.
En este caso no
escribiremos los datos
manualmente sino que
los vincularemos a un
rango de celdas.
Por lo cual, en la casilla
de Origen daremos clic
en el icono con una
flecha y procederemos
a seleccionar nuestro
rango de celdas.
Una vez seleccionado
el rango, presionar
Enter y, luego Aceptar
en el cuadro de diálogo
Insertar desde un nombre de
rango de datos
Para emplear esta opción, lo
primero que deberás hacer es
ponerle el nombre a un rango de
datos.
En nuestro ejemplo, tenemos un
rango de ciudades, seleccionar las
celdas, luego vamos al cuadro de
nombre y le ponemos un nombre a
nuestro rango de datos, en este
caso, le pondré Ciudades y
presionamos Enter.
Vamos a la pestaña de
validación de datos
En Origen vamos a poner Igual
(=) y escribimos el nombre del
rango, que para nuestro
ejemplo, sería =Ciudades
Damos clic en aceptar
Crear controles ActiveX
Este tipo de formulario admite la introducción y
visualización de los datos desde la misma cuadrícula,
así como la validación de estos.
Una de las ventajas, es que los controles
ActiveX permiten la interacción con la
información de las celdas sin la necesidad de
utilizar el código VBA (que muchos no saben
emplear).
Además, cuentan con diversidad de
propiedades que dejan personalizarlos tanto en
comportamiento como en la apariencia.
Antes de poder crear formularios en Excel para datos
con controles de contenido, se necesita contar con la
ficha de Programador (Desarrollador) visible en el
menú.
Agregar pestaña Programador a
la Barra de Herramientas
Ir al botón Archivo del menú superior,
Dentro de este, a la última pestaña Opciones
En la ventana que aparece, dar clic en
Personalizar cinta de opciones
Añadir la pestaña Programador y presionar
Aceptar para guardar los cambios
Ahí podemos elegir y posicionar los controles
ActiveX.
Añadir un control
Hacer clic en el
menú superior en la
nueva pestaña
“Programador”,
En la sección
“Controles” presionar
“Insertar”.
El último paso
consiste en elegir y
posicionar los
controles del ActiveX
que se quieran
añadir.
Configurar cuadro combinado
Hacer clic en la opción
Propiedades del grupo
Controles del menú
Programador.
Aparecerá la ventana de
propiedades del control,
donde se pueden configurar
las propiedades o
características de los objetos.
Propiedades
Name: permite
cambiar el
nombre del objeto
ListFillRange:
permite indicar el
rango donde se
encuentra la lista
de valores
LinkedCell:
permite indicar la
celda donde se
colocará el valor
seleccionado
Cada vez que Así mismo, una vez
deseamos que culminamos de
configurar o configurar el
modificar las control, debemos
propiedades desactivar el modo
debemos verificar Diseño para que se
que esté activado el ejecute el cuadro
Modo Diseño. combinado.
• Ejemplo de la
ejecución del cuadro
combinado:
Otras propiedades
ColumnHeads: Permite
indicar si tomará como
encabezado de la columna
BorderColor: permite
elegir el color del borde
Font: permite elegir el tipo
de letra
Formularios de usuario en
VBA
Los formularios de usuario en
VBA son cuadros de diálogo que
se implementan para solicitar
información al usuario, son
conocidos como UserForm y son
creados desde el editor de
Visual Basic y administrados
desde código VBA.
Por lo general, este tipo de
formularios son más avanzados
y son creados específicamente
para cumplir con la tarea, que es
la de capturar la información del
usuario de manera más fácil
para él.
Conociendo los UserForms
Para trabajar los
UserForms, nos ubicamos
en la parte inferior de la
hoja donde se encuentra el
nombre y damos clic
derecho,
De la lista desplegable
seleccionamos Ver código.
Microsoft Visual Basic para
Aplicaciones
Debajo del menú
Archivo, presionamos
el botón Insertar
UserForm
Dentro de la lista
desplegable
seleccionar UserForm
Y el Cuadro de
Herramientas
Nos muestra el donde nos
cuadro de control muestra los
Formulario. controles que
pueden colocarse
en el Formulario
Para poder
modificar las
En el menú
características
Ver, hacemos
de los
clic en la
formularios y
opción
sus objetos,
Ventana
utilizamos la
Propiedades
ventana
Propiedades.
Revisar Video:
• Formulario en • https://
VBA Excel www.youtube.com/
watch?v=N2KyLuhpHdY
(Nuevo,
Modificar,
Buscar, Eliminar,
Limpiar)
• Canal del Tío
Tech
¿Qué aprendimos hoy?
Actividad ExtraClase
• Los datos de la
Hojas, deben ser
ingresados utilizando
formularios.
• Controlar que las
formas de pago solo
puede contener los
valores: Efectivo,
Tarjeta de crédito,
Crédito directo.
Anuncio del nuevo tema
• Macros
