Diagrama de Gantt y
Diagrama PERT
Jose Caballero
DIAGRAMA DE GANTT
Es una herramienta sumamente útil cuando de formulación
y gerencia de proyectos se habla, ya que permite definir, de
una manera gráfica, práctica y sistemática, la duración de
las distintas actividades que deben ejecutarse para
completar de forma exitosa un determinado proyecto.
DIAGRAMA DE GANTT
CARACTERÍSTICAS
En este tipo de diagrama las actividades del proyecto se
muestran siempre de manera vertical, mientras que los
tiempos aparecen representados de manera horizontal.
En otras palabras, la gráfica de Gantt no es más que un
gráfico de barras, una estrategia de planeación que puede
servir como una especie de guía a la hora de poner en
marcha todas las labores necesarias para ir de un punto A
hasta un punto B.
DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama o gráfica de Gantt funciona como una especie
de calendario, conformado por barras, en el que se
establece la fecha de inicio y de culminación de cada
actividad correspondiente a un proyecto, y en donde
además pueden incorporarse datos relacionados con el
material, el capital, el personal requerido, entre otros
aspectos fundamentales, para tener una visión más clara de
lo que implica el proyecto.
Es lo más parecido a un plan de acción, que puede ser
monitoreado de manera gráfica, para conocer si
efectivamente está siendo cumplido o si requiere de la
realización de determinados ajustes.
DIAGRAMA DE GANTT
VENTAJAS
Brinda una perspectiva visual que facilita el entendimiento del
proyecto a desarrollar.
Permite ordenar eficientemente las actividades requeridas para
la ejecución del proyecto.
Facilita el control y supervisión de los procesos.
Da un estimado del tiempo que tomará cada actividad
individualmente y del tiempo que tomará la ejecución del
proyecto en su totalidad.
DIAGRAMA DE GANTT
VENTAJAS
Ayuda a conocer si el desarrollo de una actividad interfiere con
la ejecución de otra en términos de tiempo, permitiendo ajustar
la duración de cada una para una mejor distribución.
Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada
por casi cualquier persona, desde los niveles más bajos en una
jerarquía organizacional hasta el nivel gerencial, y que puede
elaborarse ya sea mediante herramientas de uso informático o
con la ayuda de un lápiz y un papel.
DIAGRAMA DE GANTT
PROCEDIMIENTO
1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por
hacer una lista de todas las actividades que puede requerir un
proyecto. Puede que, como resultado, se obtenga una lista
demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto se definen los
tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de
consecución. Además, se agruparán las actividades por partidas
específicas para simplificar al máximo la gráfica.
2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático
posible. Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado
con frecuencia. Las personas implicadas en el proceso deben
quedarse con una idea clara de lo que está sucediendo en un
momento concreto del proceso.
DIAGRAMA DE GANTT
PROCEDIMIENTO
3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión
más detallada para la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al
diagrama de Gantt, es posible una monitorización clara del
progreso para descubrir con facilidad los puntos críticos, los
períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución.
De este modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y
permite reprogramar las tareas de acuerdo a las nuevas
condiciones.
4) Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y
bajo coste se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y
medianas empresas.
DIAGRAMA DE GANTT
DIAGRAMA DE PERT
PERT es la forma abreviada con la que se designa el Project
Evaluation and Review Techniques o, lo que es lo mismo, Técnicas
de Evaluación y Revisión de Proyectos. Se trata de un modelo de
seguimiento y gestión aplicado en principio al sector de las
tecnologías, pero que con el paso del tiempo se hizo extensivo a
otras áreas.
DIAGRAMA DE PERT
Visto de cerca, el diagrama es en realidad una malla compuesta
por las distintas tareas de un proyecto y sus respectivos plazos.
Está planteado de esta forma para visualizar la importancia de las
labores interconectadas. De acuerdo a esta característica, PERT es
una herramienta especialmente valiosa para gestionar proyectos
complejos, a largo plazo y en los que interactúen muchos actores.
DIAGRAMA DE PERT
Su objetivo es la integración. Para aplicar un diagrama de este
tipo, primero se deben tener claros algunos aspectos de su
configuración. Veamos algunos de ellos.
El cuadro está compuesto por nodos. Éstos, a su vez, se
conectan a través de líneas continuas. Las líneas son las
actividades del proyecto, a las cuales se añade una variable
que es el tiempo estimado de ejecución.
Sólo hay un vértice de inicio y otro de final. Estos dos puntos
son los que marcan el principio y el desenlace del proyecto. Si
hubiese más de un vértice en cada caso, estaríamos hablando
de más de un proyecto.
Además del tiempo estimado para realizar una tarea, cada
actividad puede ir acompañada de otras variables, como por
ejemplo la duración esperada, el tiempo de inicio y de final
más temprano, y la holgura.
DIAGRAMA DE PERT
BENEFICIOS
El principal aporte de este modelo es haber proporcionado una
visión integral de los procesos. De ahí se derivan otros beneficios
prácticos que se pueden apreciar en la elaboración de cualquier
proyecto:
Mejora la planificación del proyecto y la toma de decisiones.
Mayor integración y presentación de datos.
Optimiza la evaluación de los tiempos de ejecución.
Da a cada actividad un tratamiento individual y otro integrado.
Facilita la identificación de puntos críticos.
Promueve la elaboración de un plan maestro para cada
proyecto.
DIAGRAMA DE PERT
INCONVENIENTES
Subjetividad: la recogida de información previa al análisis es el
principal origen de limitada calidad en los datos. Por una parte,
puede adolecer de falta de objetividad, pues es el propio
Director de Proyecto quien hace la selección de las fuentes.
Esfuerzo: tanto en lo concerniente al tiempo como en lo relativo
a los recursos que hay que emplear para elaborar el diagrama
de PERT, el esfuerzo que la organización debe hacer es
importante.
Foco en el tiempo: la unidad de medida empleada en PERT es el
tiempo. Horas, días, semanas o meses que se dedican a
actividades, determinando los requisitos de mano de obra,
equipos y materiales. Pero, ¿qué podría suceder si alguna de
las estimaciones de tiempo es errónea?
DIAGRAMA DE PERT
DEBILIDADES
Cambios en actividades, redefinición de esquema y rutas.
Falta de actualización del diagrama PERT, necesita monitoreo
riguroso.
Confianza en la ruta crítica
RECOMENDACIONES
- Emplear la herramienta como facilitador de la gestión.
- Fomentar la colaboración.
- Complementar PERT con otras metodologías.
- Automatizar en la medida de lo posible.
DIAGRAMA DE PERT
PROCEDIMIENTO
El diagrama de PERT no tiene secretos para quienes siguen los
siguientes pasos en su aplicación:
Definición del propósito de la iniciativa.
Determinación de las actividades a realizar y su duración
estimada.
Identificación de las dependencias entre actividades previa a su
representación gráfica, donde se unirán con flechas.
Determinación de las fechas de inicio y fin de cada actividad,
concretando las más tempranas que se estimen realistas y
determinación de la versión más tardía posible de las mismas
fechas.
Cálculo de la ruta crítica y el margen de tiempo libre disponible
asociado a cada actividad.
Establecimiento del camino crítico para el proyecto.
EJERCICIO
Obtener el diagrama de Gantt y PERT en un proyecto con las
siguientes tareas, dependencias y duraciones:
Tarea Actividad previa Duración (Sem)
A - 4
B A 6
C A 2
D B 2
E C 8
F D-E 4
EJERCICIO
Obtener el diagrama de Gantt y PERT en un proyecto con las
siguientes tareas, dependencias y duraciones:
EJERCICIO
Teniendo en cuenta la información del siguiente proyecto,
realizar los diagramas de Gantt y PERT correspondientes:
EJERCICIO
Teniendo en cuenta la información del siguiente proyecto,
realizar los diagramas de Gantt y PERT correspondientes:
EJERCICIO
Teniendo en cuenta la información del siguiente proyecto,
determinar el listado de actividades, sus tiempos y
dependencias, con el fin de realizar el diagrama PERT
correspondiente:
EJERCICIO: Teniendo en cuenta la información del siguiente
proyecto, realizar los diagramas de flujo, cursograma analítico, Gantt
y PERT correspondientes, indicar el camino crítico y su respectiva
interpretación:
