CIRCULARE
START!
CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y
PRESENTACIÓN
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de
carácter general.
La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones,
normas, lineamientos y políticas.
La circular externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos
productos o servicios, entre otros.
Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- tratar un solo tema;
- iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar un tratamiento respetuoso y cortés;
- emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de
cada
organización, y
- distribuir el texto de acuerdo con su extensión..
CLASES DE CIRCULARES
Circular
General Carta Circular
Se dirige a un grupo Está dirigida en forma
específico de personalizada.
personas.
S
CREDIT
PARTES
Encabezado:
De cero a una interlínea libre de la Zona 1 se escribe la
palabra circular, en mayúscula sostenida y centrada,
acompañada por el consecutivo que la identifica, si se
requiere.
Código
Se recomienda escribirlo a una o dos interlíneas libres del
encabezado y a 3 cm ó 4 cm del borde superior, dejando
de cero a una interlínea libre cuando el papel tiene el
logotipo o membrete, según el estilo.
Lugar de origen y fecha de elaboración
Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlíneas
libres del código y en forma completa en orden de: nombre
del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin
separarlo con punto), según el estilo.
PARTES
Encabezamiento y destinatarios
De dos a tres interlíneas libres de la fecha, se escribe la
palabra para, en mayúscula sostenida, seguida del grupo
destinatario de la circular y su ubicación, de acuerdo con el
estilo utilizado. En el caso de
la carta circular se utiliza la misma estructura para la
elaboración de la carta; únicamente cambian los datos del
destinatario. La preposición para no va seguida de dos
puntos (:); en el caso de la carta circular, no se debería
utilizar.
EJEMPLO 1 Estilo bloque
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
EJEMPLO 2 Estilo bloque extremo
PARA COORDINADORES ÁREAS DE SISTEMAS, LOGÍSTICA Y
JURÍDICA
EJEMPLO 3 Estilo bloque extremo
PARA PROVEEDORES
PARTES
Asunto
Se escribe a dos interlíneas libres de los datos del
destinatario contra el margen izquierdo.
Saludo
Se incluye en el inicio del texto.
Texto
Se inicia de dos a tres interlíneas libres del asunto. Se
escribe a interlineación sencilla y cada párrafo se separa
del anterior con una interlínea libre. En circulares de uno o
dos párrafos se puede dejar in
Despedida
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.
PARTES
Remitente y firmas responsables
Los datos del remitente están conformados por el nombre
y el cargo. El nombre se sitúa de cuatro a cinco
interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida
y el cargo se escribe en la línea siguiente con mayúscula
inicial sin centrar.
La firma debe ubicarse en la parte superior del nombre
del remitente. Estos elementos se ubican de acuerdo con
el estilo elegido.
Líneas especiales
Si se requieren las líneas especiales, se recomienda
escribirlas a dos interlíneas libres de los datos del
remitente, en la misma fuente y con un tamaño de letra
menor al utilizado en el texto.
El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado
sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque
correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una
interlínea libre del anterior y también alineado.
PARTES
Identificación de páginas subsiguientes
El encabezado se escribe de tres a cuatro centímetros del
borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos
interlíneas libres del logotipo o razón social, con
mayúscula inicial. Está constituido por la línea de
identificación contra el margen izquierdo y el número de
la página contra el margen derecho.
La línea de identificación debe contener el número de la
circular, el código o la fecha.
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia
de una a dos interlíneas libres del encabezamiento. La
última página debe contener como mínimo, el párrafo de
cierre antes de la despedida.
Línea de identificación en el margen izquierdo y número
de página en el margen derecho.
EJEMPLO 1 Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009 2
EJEMPLO 2 DG-1-057
ACTIVIDAD
De acuerdo con lo indicado por la docente, realice
circulares.
