GESTION
DE EVENTOS
Mg. Sandra Ivonne Leytón Miranda
FASES EN EL DESARROLLO DE UN
EVENTO
PLANIFICACIÓN PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN SEGUIMIENT CELEBRACIÓ
O EVALUACIÓN
N
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
1. PLANIFICACION
1.1. DEFINICIÓN DEL PROYECTO
1.2. DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS
1.3. DETERMINACIÓN DE LAS VIAS DE FINANCIAMIENTO
1.4. DETERMINACIÓN DEL PÚBLICO OBJETIVO
1.5. ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
2. PROGRAMACIÓN
2.1. FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO
2.2. DETERMINACIÓN DEL NUMERO Y TIPO DE ASISTENTES
2.3. SELECCIÓN DEL LUGAR DE REALIZACIÓN DEL EVENTO
2.4. DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS
[Link] DEL PERSONAL
[Link] DE MATERIAL
[Link] TÉCNICAS
2.5. ELABORAR EL PRESUPUESTO DEL EVENTO (INGRESOS /EGRESOS)
2.6. CONTENIDO DEL PROGRAMADA DE ACTIVIDADES
3. EJECUCIÓN
3.1. BUSQUEDA DE FINANCIAMIENTO
3.2. DISEÑO Y ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES, CARTEL Y OTROS
3.3. COMUNICACIÓN Y PROMOCIÓN DEL EVENTO
3.4. CONTRATACIÓN DE PERSONAL
3.5. CONTRATACIÓN DE SERVICIO
4. SEGUIMIENTO
4.1. PREEVENTO
4.2. DURANTE EL EVENTO
4.3. POST EVENTO
5. CELEBRACIÓN
5.1. RECEPCIÓN DE PARTICIPANTES
5.2. REGISTRO DE PARTICIPANTES
5.3. REALIZACIÓN -ACTO DEL EVENTO
5.4. COCTEL DE BIENVENIDA
5.5. DESARROLLO DEL PROGRAMA (IMAGEN DE FORMATO)
5.6. CLAUSURA DEL EVENTO
6. EVALUACIÓN
6.1. AGRADECIMIENTOS
6.2. FEEDBACK
1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
DEFINICIÓN DEL PROYECTO
• Elección del nombre, modalidad del acto y características del
evento a realizar
DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS
• Identificar los beneficios esperados por la realización de
este evento
DETERMINACIÓN DE LAS VÍAS DE FINANCIACIÓN
• Establecer el modo obtención de los recursos que permitan satisfacer las
necesidades del evento y decidir sobre su gratuidad o no.
DETERMINACIÓN DEL PÚBLICO OBJETIVO
• Identificación del público al que va dirigido el
evento
ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
• Establecer las personas responsables de la organización de las
distintas áreas del evento
Organización del trabajo en un
evento
Coordinador/a general
Responsable general del desarrollo del evento.
Supervisa las tareas encargadas a los distintos grupos de trabajo y es
el enlace con la u organismo que encargó el evento
Comisión
Comisiones o grupos de Se académica
encarga de
trabajo
Equipos de personas encargadas de la
programa, confirmar
desarrollar el
revisar el temario a
ponentes,
diferentes
gestión de áreas del evento, siguen las recopilar materiales,
desarrollar,
publicación
coordina la de los trabajos,
directrices coordinador/a emite certificados,
general. etc.
Comisión de Comisión de Comisión
logística Atiende comunicación
las tareas dirigidas a la financiera
Es responsable de las tareas de Responsable de las
desplazamientos,
transporte difusión del evento; se
promoción administrativas
actividades y financieras del
de invitados.
alojamientoEs responsable
y de de la web;del
encarga gestiona las redes Elabora
[Link] presupuesto, busca
todo lo relacionado con imagen y
coordinar mantiene contacto por
sociales, establece convenios con
patrocinios,
grabaciones, streaming;
sonido; supervisa
email conel diseño e imagen del hoteles, pago de servicios, etc. y
restaurantes,
Seguridad; Aseo; Ambientación y
señalización; promoción,
material elabora carpeta gestión
toda la financiera que lleva
de materiales durante todo el
provisión regalos para ponentes e
informativas, asociado el event
evento invitados o
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTO
FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO
Seleccionar la fecha de realización del evento
Se ha de tener en cuenta:
1. Que haya suficiente margen de tiempo
para preparar las actividades
necesarias para que el evento se
desarrolle con normalidad.
2. Se ha de evitar que la fecha de
realización coincida con la fecha de
eventos similares, o dirigidos al
mismo público objetivo
3. Si es mejor programar las actividades
durante la semana o en el fin de semana
4. Se ha de comprobar la frecuencia del
transporte y las posibilidades de
alojamiento para tal fecha
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTODETERMINACIÓN DEL NÚMERO Y TIPO DE
ASISTENTES
INVITADOS
PARTICIPANTES ESPECIALES
Personas que Personas que por
PONENTES y su prestigio,
asisten al evento EXPOSITORES reconocimiento
en calidad de Son los encargados científico, social o
público de hacer las político, el
disertaciones, evento le
charlas,el debates confiere
ACOMPAÑANTES
duranteevento No están notoriedad
relacionados
DELEGADOS directamente con
Asisten al evento el evento.
en Acompañan a
ponentes,
representación
delegados e
de una empresa, invitados
institución u especiales
otras
organizaciones
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTO
SELECCIÓN DE LUGAR DE REALIZACIÓN DE
EVENTO
Se ha de tener en cuenta:
1. Ciudad elegida para el evento
2. Instalaciones específicas para su realización
• Capacidad de las instalaciones
• Comodidad
• Facilidades de acceso
• Iluminación
• Equipos y salas
3. La anticipación para realizar la reserva
4. Buscar espacios sostenibles
5. Coste de la reserva
6. Exclusividad o concurrencia con otros eventos
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTO
DETERMINACIÓN DE RECURSOS
Identificar las necesidades que el evento supone, en los siguientes ámbitos
1. Necesidades de personal. Especializado, atención al público, operarios,
voluntarios, etc.
2. Necesidades materiales. Papelería, estanterías, refrescos, carpetas,
mesas, sillas, etc. e
instalaciones a utilizar.
3. Necesidades técnicas. Equipos de sonido, videoproyectores,
intepretación simultanea, comunicaciones y reproducción,
apoyo audiovisual etc.
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTO
Elaborar presupuesto del
evento
EGRESOS O GASTOS
INGRESOS
(-) Alquiler de espacios y
salas (-) Publicidad y
(+) promoción
Patrocinadores (-) Diseño e impresión
(+) de documentos
Colaboradores (-) Montaje de stands
(+) Donativos (-) Diseño web y
(+) Espacios rrsss (-) Alquiler de
publicitarios (+) equipos (-)
Inscripciones al evento Alojamiento
(+) Concesiones para (-) Transporte
venta (+) Actividades (-) Captación y
especiales (+) Venta de selección personal
merchandising (+) (-) Servicios de
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTO
CONTENIDO DEL PROGRAMA
Una vez alcanzada la fecha de cierre, se ultima el programa y se envía a imprenta. Este será el
documento que recibirán los asistentes y le servirá de guía durante su asistencia al evento. Los
contenidos mínimos que ha de tener son los siguientes:
•PLANO DE UBICACIÓN
•MENSAJE DE BIENVENIDA
•INFORMACIÓN GENERAL (DE LA CIUDAD Y HORARIOS GENERALES DEL EVENTO, ACCESO)
•CRONOGRAMA CON LAS ACTIVIDADES (SI ES POSIBLE)
•ACTIVIDADES SOCIALES (DÓNDE Y CUÁNDO)
•OTROS SERVICIOS QUE SE BRINDAN EN EL EVENTO (ACCESO A WIFI, SERVICIO DE RESTAURACIÓN, ETC.)
•NOMBRE DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ ORGANIZADOR
•EVENTOS ANTERIORES
•AGENDA: HORARIOS, NOMBRES DE LOS PARTICIPANTES Y UBICACIÓN DE LAS CHARLAS
•ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
•PATROCINADORES Y COLABORADORES
•INFORMACIÓN TURÍSTICA (SI HUBIERA ASISTENTES DE OTRAS CIUDADES O PAÍSES)
•LISTADO ALFABÉTICO DE ORADORES
•A VECES SUCEDE QUE EL EVENTO DURA MUCHOS DÍAS Y CON UN GRAN NÚMERO DE ORADORES QUE PARTICIPARÁN EN
ACTIVIDADES PARALELAS. ESTO NOS LLEVA A QUE EL TAMAÑO DEL PROGRAMA FINAL SEA MUY EXTENSO Y POR ENDE
MUY PESADO. SI EL PRESUPUESTO NOS LO PERMITE, UNA SOLUCIÓN ES ENTREGAR CON LA ACREDITACIÓN JUNTO AL
PROGRAMA DIARIO. PUEDE SER UNA HOJA A4 QUE INCLUYE LAS ACTIVIDADES DEL DÍA EN CUESTIÓN
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
El cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de
su comienzo y final. Es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos
puesto que:
Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada
una de las actividades que componen el proyecto.
Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda
alcanzar la meta del proyecto de manera óptima.
Facilita la evaluación de la manera en que cada retraso puede afectar a otras
actividades y a los resultados finales.
Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede
proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.
Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
2. PROGRAMACIÓN DEL
EVENTO
PRESUPUES LÍMITE FECH
ACTIVIDADES RESPONSABLE ESTADO
TO PRESUPUES A
UTILIZADO TO LÍMIT
E
DISEÑO PÁGINA WEB COMUNICACIÓN WORKING 1.200 € 6.000 € 15 MARZO
ON IT!
CONTACTO FINANCIERO WORKING 200 € 1.000 € 31 MARZO
CON ON IT!
PATROCINADORE
S
RESERVA ESPACIOS LOGÍSTICA DONE! 6.500 € 5.000 € 28 FEBRERO
PREPARACIÓN ACADÉMICA WORKING 500 € 4000 € 20 MARZO
PROGRAMA ON IT!
MERCHANDISING COMUNICACIÓN NOT STARTED! 0€ 15.000 € 5 DE ABRIL
AMBIENTACIÓN CULTURAL DONE! 4.000 € 5.500 € 15 MARZO
BAILES BAILES
REGIONALES
RESERVA BILLETES ACOMPAÑANTES NOT STARTED! 0 20.000 € 20 DE ABRIL
ACOMPAÑANTES
3. EJECUCIÓN DEL EVENTO
En esta fase se comienzan a gestionar o a poner en marcha las actividades
programadas en la fase anterior
Búsqueda de financiación:
Se inician los contactos ante diferentes organizaciones para el patrocinio, colaboración o
financiación del proyecto
Diseño y elaboración del programa de actividades, cartel y otros impresos
Se establecen los contactos con posibles ponentes que participen en el evento. Se elabora
el programa definitivo de actividades y se da orden de impresión para entregar a los
asistentes
Comunicación y promoción del evento
Comienza el proceso para dar a conocer y promocionar el evento a través de los
distintos medios de comunicación. Publicidad, redes sociales, mailing, etc. Cualquier
forma es válida para promocionar el evento, dependerá de los recursos que
dispongamos.
3. EJECUCIÓN DEL EVENTO
En esta fase se comienzan a gestionar o a poner en marcha las actividades
programadas en la fase anterior
Contratación de servicios.
Alquiler de espacios, adquisición de materiales,
contratación website, alquiler de equipos,
suministros, reservas, etc.
Contratación de personal .
Captación y selección de personal, así
como preparación para el evento.
Personal técnico, operarios, azafat@s,
seguridad,
voluntarios, etc.
3. EJECUCIÓN DEL EVENTO
CONFECCIONAR EL CARTEL DEL EVENTO
FACTORES A TENER EN CUENTA
1. PIENSA MUY BIEN TU MENSAJE
2. ADAPTA LOS CONTENIDOS A TU PUBLICO OBJETIVO
3. SIMPLIFICA! CREA UN MENSAJE BREVE Y SENCILLO
4. USA IMÁGENES DE IMPACTO
5. HACER USO DE LOS VALORES. LOS MENSAJES POSITIVOS
RESULTAN MÁS ATRACTIVOS
6. CUIDA LA TIPOGRAFÍA
7. NO OLVIDES LOS DATOS IMPRESCINDIBLES
8. CONFIGURA TEXTO E IMAGEN ADECUADAMENTE
9. CUIDA TU ORTOGRAFÍA
CONFIGURACIÓN DEL TEXTO E IMAGENES
Imagen centrada, texto justo debajo: esta composición suele utilizarse cuando lo que se pretende
es hacer una mera presentación del producto.
Cuando no usamos la alineación centrada, el producto o el protagonista de la imagen también
suele colocarse a la izquierda y el texto más a la derecha para que el peso visual quede equilibrado,
pues salvo excepciones, al contrario tiende a parecer descompensado.
Cuando se quiere llamar la atención con la imagen, ésta ocupa la mayor parte del espacio y el
texto se coloca en un tamaño muy inferior en alguna de las esquinas del cartel
4. SEGUIMIENTO DEL
PROCESO
PRE - EVENTO • Control de costes _ PRESUPUESTO
• Control de calidad _ ESTANDARES
• Control de tiempo – PLAZOS DE
EJECUCIÓN
Comprobar que todos las actividades
DURANTE EL EVENTO
se van desarrollando conforme a lo
previsto, y hacer frente a las
eventualidades
Establecer un sistema para recoger el
POST - EVENTO FEED – BACK de los asistentes al
evento, con el fin de evaluar grado de
satisfacción, áreas a mejorar, nuevas
propuestas, etc.
5. CELEBRACIÓN DEL
EVENTO
6. EVALUACIÓN DEL
EVENTO
AGRADECIMIENTOS
TIPO DE AGENTE
ASISTENTES
PONENTES Y EXPOSITORES
PATROCINADORES
EMPRESAS COLABORADORAS
TRABAJADORES Y PERSONAL PARTÍCIPE
PROVEEDORES Y EMPRESAS DE SERVICIOS
6. EVALUACIÓN DEL
EVENTO
RECOGER FEEDBACK
